Manual
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1. lhe apresentado um assistente para auxiliar a inicia o do documento Convocat ria Seleccione a convocat ria para a acta a realizar tas de reuni o N mero Designa o P a Gg 5 Nov a Eliminar pasa VW 2 2009 2010 Departamento de Inform tica Detalhe o E d ES N mero Designa o Data Neste assistente seleccione a 1 2009 2010 Departamento de Inform tica 07 09 2009 convocat ria da acta e escolha o secret rio clique para localizar Secret rio da reuni o Secret rio 177 014 Clara Aurora Azevedo Torres E Anexos er vota dc E me Fig 8 INICIAR a acta Fig 9 Janela para CRIAR a acta de reuni o P gina 8 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contactoQutilsoft pt Web www utilsoft pt amp Utilsoft MANUAL UTILACTAS UTILIZADOR desde 1993 Efectuado o passo anterior lhe apresentada uma janela de edi o da acta com diversas funcionalidades id nticas ao Microsoft Word ou OpenOffice tais como formata o de tipos de letra alinhamentos inser o de I imagens tabela etc Aqui tamb m poss vel alterar a lista de presen as CRIAR ANEXOS ver capitulo C e VALIDAR a acta ver passo 5 Departamento de Inform tica 5 Io eE A ew 2Aa l elamela ol EEE E Validar rio ir q Aral 0 e ala A E DO gt W a NI S l A s AZ Balt O Larguradeod La2. ginal del Linha5 Coluna 39 Fig 11 Janela de aprova o valida o da acta de reuni o ATEN O Ap s valida o n o ser poss vel efectuar mais nenhum tipo de altera o na acta Dependendo de permiss es algumas destas op es podem n o estar disponiveis P gina 10 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contactoQutilsoft pt Web www utilsoft pt mammumeras porno Utilsoft desde 1993 ANEXOS Para anexar declara es e ou ficheiros aos documentos tem de seleccionar a op o ANEXOS na janela da acta ver Fig ui onde lhe apresentada uma lista com os anexos j criados DEER DEER 1 CRIAR ALTERAR ELIMINAR DECLARA ES Para criar uma nova declara o clique no bot o ADICIONAR ser lhe apresentada uma janela para indicar o nome para a declara o seguidamente proceda da mesma forma como fez para a cria o da acta a Anexos o LS E ao Aa Titulo TA nexe declara es e ficheiros a esta acta a SS EE Dedara o de voto b Nesta janela tamb m tem dispon veis as mer e Er opera es ALTERAR ou Seege e El IMI N A R d C la rac O S S texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto i A texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto
3. programa Cronvocat ria Validar Acta de reuni o Validar 1 ENTRAR NO PROGRAMA Atraves do cone colocado no ambiente de trabalho ou atrav s do menu INICIAR gt TODOS OS PROGRAMAS execute a aplica o UtilActas Seleccione o utilizador introduza a password e clique OK Util Gestao de Actas Uiizador P d mg mun Fig 1 Janela de autentica o Uma vez autenticado lhe apresentada uma janela onde deve seleccionar o rg o para o qual deseja gerir documentos e o tipo de documento Departamento de Inform tica Coordenador a Qual o rg o que deseja gerir Sae r So br e w Qual o tipo de documento que deseja gerir Seleccione o rg o para o qual deseja gerir documentos Departamento de Inform tica Coordenador a Departamento de Matem ticas e Ci ncias Experimentais Professor a Si Berend Psi d Actas de avalia o Fig 2 Janela de selec o rg o e tipo de documento P gina 4 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contactoQutilsoft pt Web www utilsoft pt amp Utilsoft MANUAL UTILACTAS UTILIZADOR desde 1993 Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Entrar no programa Convocat ria Validar Acta de reuni o Validar 2 CONVOCAR UMA REUNI O Ap s seleccionar a op o convocat ria apresentada uma li
4. de convocat rias No separador CONVOCADOS pode inserir ou eliminar j g e Convocat FEZ ESSA elementos Novo HEES e gt E sagt Detalhe dl Departamento de Inform tica 2 2009 Zell Gravar X Cancelar g Documento Outros dados Convocados Observa es 1 Data e hora Data da reuni o 15 10 2009 Hora 10 00 1 2003 2010 Departamento de Inform tica E 220092010 Departamento de Inform tica 2 Local Local da reuni o 13 3 Ordem de trabalhos 1 Planifica o de trabalhos P 2 Outros assuntos Nesta janela pode tamb m imprimir aprovar e validar o documento EX Validar i o ee Race Szenen Dese Ka Estado do documento F Aprovado F Validado Imprimir Fig 6 Janela de edi o 2 3 ELIMINAR IMPRIMIR REENVIAR EMAIL Na janela de convocat rias imagem em cima pode eliminar imprimir e reenviar emails s precisa de seleccionar o documento e clicar na opera o desejada ver s mbolo P gina 6 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contactoQutilsoft pt Web www utilsoft pt amp Utilsoft MANUAL UTILACTAS UTILIZADOR desde 1993 Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Entrar no programa Convocat ria Validar Acta de reuni o Validar 3 VALIDAR CONVOCAT RIA A aprova o da convoca
5. e simples compreender todo o funcionamento da aplica o ao nivel da informatiza o do processo de convoca o de reuni es e elabora o das respectivas actas FUNCIONALIDADES DO UTILACTAS A caracteristica principal do UtilActas para al m da integra o a forma como a centraliza o dos dados feita O programa gira em torno das convocat rias actas de reuni o e actas de avalia o que tem um nico processo sequencial desde a cria o inicial da convocat ria at valida o final da acta possivel ainda anexar documentos e fazer o lan amento da lista de presen as de uma forma r pida e eficiente Opera es Como cone E Convocat rias Barra lateral gt Convocat rias Actas de reuni o Barra lateral gt Actas de reuni o Actas de avalia o vers o escolar Barra lateral gt Actas de avalia o Actas gt Anexos Processo de gest o simples e eficaz Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Entrar no programa Convocat ria Validar Acta de reuni o Validar Em seguida explicamos os 5 passos a realizar para efectuar as tarefas mais comuns relacionadas com a convocat ria as actas de reuni o e de avalia o P gina 3 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contactoQutilsoft pt Web www utilsoft pt EsUtilsoft MANUAL UTILACTAS UTILIZADOR desde 1993 Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Entrar no
6. grama Convocat ria Validar Acta de reuni o Validar 5 VALIDAR ACTA DE REUNI O A aprova o da acta de reuni o feita pelo respons vel do rg o e tem uma fun o meramente informativa pretende apenas demonstrar ao rg o de Gest o que esta acta de reuni o est pronta para ser validada Para validar uma acta de reuni o tem de EDITAR ver 4 2 Editar o documento que pretende e clicar no bot o VALIDAR e alterar estado assinalando uma das seguintes op es Aprovado Validado E Validar E Departamento de Inform tica olola Ja Md A da o O A E P AM 33 Q EI ke f Valdar a TT Ces s Uu sl a a ge Gai NI S h sviAD E E c E E 2 Largura de p gina v m 0 Fechar documento L EK TETERE RR EC EE EE AR RR RE ECHO EECHER Li EE om Confirmar documento HI N mero 9 201 Org o Departamento de Inform tica Data e hora 15 10 2009 Sala Presidente Nome do Presidente Secret rio Nome d O ata Conferido em Es Ar DE OO Sery reunj T O Director a T E Aos quinze dias do m s de Outubro de dois mil e nove pelas dez horas reuniu o Departamento de Inform tica na sala 1 3 tendo sido a reuni o presidida por Nome Um Rodrigues Dias Apelido e secretariada por Nome Dois Azevedo Tr s estando presentes os abaixo assinados CE E Ingl s Nome Apelido Tr s Ed ele o l4 esa P gina 1 P
7. inovar Utilsoft desde 1993 e bel Util E Gest o de Actas Escolares Manual Utilizador Vers o 4 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contactoQutilsoft pt Web www utilsoft pt amp Utilsoft MANUAL UTILACTAS UTILIZADOR desde 1993 NDICE INTRODU O usas as SR CS EE 3 FUNCIONALIDADES DO UTILACTAS amante na e 3 TE ENTRARENO PROCR ARA a E 4 DCONVOCAR UNA REUNI O ee 5 E PR e EE 5 EE 6 2 3 ELIMINAR IMPRIMIR REENVIAR EMAIL 6 3 VALIDAR CONVOCATORIA assis saradas ses sida ne dad dA aa a AME aaa ad ssa sata 7 A ELABORAR ACTA DE REUNI O tege 8 to CRIA pa A E A 8 4 2 EDITAR ELIMINAR IMPRIMIR cgi 9 5 VALIDAR ACTA DE REUNI O EE 10 ANEXOS EE 11 1 CRIAR ALTERAR ELIMINAR DECLARA ES s seeesseeseseesereseeresererserrrserreserrrserersererseee 11 2 ADICIONAR ELIMINAR COPIAR FICHEIROS ssseeseeeseesesessesereeserreserreserreseerererererrersers 12 ASSISTENCIA TECNICA scisas dsoanina ne Deiincisoa pianista dio Pasasiasiadasiasjnoniieniad din idiota dandas de sagimes 12 P gina 2 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contactoQutilsoft pt Web www utilsoft pt amp Utilsoft MANUAL UTILACTAS UTILIZADOR desde 1993 INTRODU O Este Manual fornece instru es b sicas ao utilizador da aplica o UtilActas que permite conseguir de forma r pida
8. l er ER Adicionar B copiar File name Files of type Todos os ficheiros Fig 13 Janela para ADICIONAR ELIMINAR ficheiros ASSIST NCIA T CNICA Em caso de d vidas ou necessidade de esclarecimentos a nossa Equipa TI est sua disposi o atrav s dos seguintes contactos Emails Geral contacto utilsoft pt T cnico Gil utilsoft pt P gina 12 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contacto utilsoft pt Web www utilsoft pt
9. m zl fo Fechar documento TT i 7 8 EECHER E Anexos E Validar E UtilSoft Utilit rios e Software Lda Mo We Acta n 2 2009 2010 Educa o Aos quinze dias do m s de Outubro de dois mil e nove pelas dez hora Conferido em poss vel copiar texto do Word e colar no corpo da acta do UtilActas Utilize os bot es Reuni o de Departamento de Inform tica o o Lista de presen as Departamento de Inform tica na sala 1 3 tendo sido a reuni o presidida por Nome U Ee Para inserir ou eliminar Dias Apelido e secretariada por Nome Dois Azevedo Tr s estando presentes os ab Copiar l i e elementos apenastem D E de adicionar ouremover nn Jecienci B cour linhas na tabela o RA Ce Ingl s Nome Apelido Tr s gt TESE P gina 1 P gina 1 de3 Linha7 Coluna 1 KL Fig 10 Janela de EDI O da acta de reuni o A acta iniciada com um modelo pr definido pelo administrador do programa 4 2 EDITAR ELIMINAR IMPRIMIR Para EDITAR ELIMINAR ou IMPRIMIR uma acta s precisa de seleccionar o documento que pretende e clicar na opera o desejada ver Fig P gina 9 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contactoQutilsoft pt Web www utilsoft pt EsUtilsoft MANUAL UTILACTAS UTILIZADOR desde 1993 Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Entrar no pro
10. sta com todas as convocat rias j criadas Fig 3 Para cada uma delas possivel verificar se j est validada e nesse caso se j foi efectuada a acta correspondente Validar Ver passo 3 2 1 CRIAR Para criar uma nova convocat ria clique no bot o NOVO e ser lhe apresentado um assistente que auxilia em todo processo de cria o Deve preencher todos os campos que lhe v o sendo pedidos mein EE Novo 7 Editar 5 Eliminar e e g Detalhe N mero Designa o Data Hora l Sala Estado H d 1 2009 2010 Departamento de Inform tica UAR E Validar Imprimir 2 Reenviar email Q Em aberto D Aprovado O validado Acta validada Fig 3 Janela de manuten o das convocat rias P gina 5 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contacto utilsoft pt Web www utilsoft pt desde 1993 Ap s clicar no bot o NOVO apresentado o seguinte assistente para cria o da convocat ria Cria o de convocat rias Inicio Data e hora Sala i Ordem de trabalhos LA Este assistente ir ajud do a criar a sua convocat ria de uma St 2 forma simples e pr tica Clique em seguinte para continuar Fig 4 Assistente para cria o de uma nova convocat ria 2 2 EDITAR Para alterar ou consultar uma convocat ria tem de seleccionar o documento que pretende e clicar em EDITAR Fig 5 Janela
11. t ria feita pelo respons vel do rg o e tem uma fun o meramente informativa pretende apenas demonstrar ao rg o de Gest o que esta convocat ria est pronta para ser validada Para validar uma convocat ria tem de EDITAR ver 2 2 Editar o documento que pretende e alterar estado assinalando uma das seguintes op es Aprovado Validado Fig 7 Janela de EDI O da convocat ria Valida o ATEN O A valida o consiste na aceita o da convocat ria para que seja poss vel criar a respectiva acta Uma vez validado o documento j n o pode ser alterado nem eliminado Dependendo de permiss es algumas destas op es podem n o estar disponiveis P gina 7 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contacto utilsoft pt Web www utilsoft pt amp Utilsoft MANUAL UTILACTAS UTILIZADOR desde 1993 Passo 1 Passo 2 Passo 3 Passo 4 Passo 5 Entrar no programa Convocat ria Validar Acta de reuni o Validar 4 ELABORAR ACTA DE REUNI O Assim que as convocat rias estiverem validadas j poss vel criar a respectiva acta bastando apenas seleccionar a op o ACTAS DE REUNI O Aqui apresentada uma lista com todas as actas de reuni o j criadas Anexar Ver pag 11 Validar Ver passo 5 4 1 CRIAR Para CRIAR uma acta de reuni o tem de clicar no bot o NOVO e em seguida
12. texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto LI Adicionar texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto texto a Alterar V Eliminar Vota o Fig 12 Janela para CRIA O de declara es le L P gina 11 de 12 UTILSOFT Rua da Bandeira n 550 4900 561 Viana do Castelo Telf 351 258 817 910 Email contacto utilsoft pt Web www utilsoft pt amp Utilsoft MANUAL UTILACTAS UTILIZADOR desde 1993 2 ADICIONAR ELIMINAR COPIAR FICHEIROS Para realizar qualquer uma destas opera es praticamente s tem de clicar nos bot es e ADICIONAR clique no bot o e em seguida seleccione a localiza o do ficheiro e ELIMINAR seleccione o ficheiro que pretende e clique no bot o eliminar para realizar a opera o e COPIAR seleccione o documento clique no bot o copiar e em seguida escolha a localiza o destino Kurt EE Anexos Aneve declara es e ficheiros a esta acta Lookin BE Desktop e ZEN Librari Ka i ibraries A E System Folder Recent Places Va Homegroup q System Folder Desktop Gilberto a System Folder Libraries A Computer P E System Folder A Computer Network System Folder i Adaha Das dao Iesch H
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