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6.2. o spectrum - Repositório Aberto da Universidade do Porto

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1. errar 154 6 2 5 17 Sa da do objeto Object exit sisisi sms sieeasseistepesrista seneesa ieoa ree TEERDE STe kT ESEESE os eaS ss 156 6 2 5 18 Empr stimos sa da Loans out seessssssssresseessesssesssessseseeesitesttsstesstessestsessesseeesetssttesressessres 158 6 2 5 19 Perda e danos Loss and damage essccesscessseceseeecsseceeneecsaeceseeecsaeceeeecsaeceeneecaeeeeneeeaeeenees 162 6 2 5 20 Desincorpora o e aliena o das cole es Deaccession and disposal 164 6 2 5 21 Documenta o retrospectiva Retrospective documentation 165 6 2 6 Ostequisitos de informa o cs ssssssuntas eo casessneedeidh on vheebsesssejebes SEEE EE E Eo SEET EEE rE E TE r ERE S EERTSE 168 7 TR S CAMINHOS UM OBJETIVO ssa racao aa Aa Uta 177 7 1 O PROJETO DE TRADU O E ADAPTA O DO SPECTRUM EM PORTUGAL cecsscceseesceceeseeeeeeeneeeessneseenenaes 180 Tl OSPECTRUM em Portugal drecken sae R aE O T E EEE E EEES R EE NIRSA 184 TAQ A tradu o do SPECTRUM enceintes aeeoe EEE Ee ce nica EEE E EE ca surra SEEE E s 187 7 1 3 Adapta o do SPECTRUM PT realidade portuguesa errar 192 T2 O MUSEU DE CIENCIA E O SPECTRUM ssssessssscessessonensnseassescenensnseassessensnenseassesssesnensensssensagsensenessosees 196 7 2 1 As cole es da Universidade de Coimbra hist ria da sua digitaliza o 0 eee ee eeeeteeetecneeeee 199 7 2 2 O
2. 2 Escolher uma BD suficientemente flex vel 3 N o pensar localmente 4 Limitar as singularidades ao m nimo 5 Discutir tudo 6 Normaliza o 7 Disponibilizar 8 Preservar para o futuro Parecendo nos bastante bvias dado o contexto apresentado neste e nos anteriores cap tulos do presente trabalho n o podemos deixar de nos deter nas ltimas duas regras enunciadas pelos autores Uma e outra focam a aten o nas quest es da utiliza o futura da informa o e constituem na nossa opini o dois pontos fortes a justificar o investimento na digitaliza o do patrim nio Investimento que sabemos elevado e sem retorno vis vel a curto prazo Este conjunto de regras demonstra bem o enorme trabalho exigido ao Museu e aos seus colaboradores desde 2005 Numa primeira fase com a cria o de um conjunto de ferramentas e processos que permitiram a organiza o do trabalho e num segundo momento com o estudo investiga o e confirma o de informa o que tornaram poss vel a introdu o dos mais de 50 000 271 registos de diferentes tipologias de informa o atualmente existentes no sistema de gest o de cole o do Museu da Ci ncia O Museu da Ci ncia sabe que este um trabalho inacabado e dadas as circunst ncias cada vez mais exigente No entanto n o tem deixado de demonstrar o firme prop sito de continuar a informatiza o das cole es ainda que num ritmo n o t o elevado como no bi
3. 5 Eventos Assistente Entrada de Objectos maj E M Entrada de Objecto 4 N mero de entrada Entrada Data de entrada Depositante N mero Data E lM 4 Os objectos s o esperado 4 Preparar pr entrada 4 Descri o sum ria 4 Informa o da entrada 4 Justifica o 4 M todo Anexe o n mero de entrada ao Objecto 4 Requisitos de propriet rio Registe a localiza o do objecto 4 Data de devolu o acordada _ 7 4 Propriet rio se diferente do der 4 Colaborador E Trata se de uma incorpora o a 4 Objectos 4 Estado conserva o 4 Materiais de embalagem 4 Informa o de recolha etnogr fi Trata se de um empr stimo 4 Informa o de recolha de campc 4 Informa oes adicionais a 4 Depositante presente 4 Depositante conhecido 4 Emiss o de recibo 8 4 Anexe o n mero de entrada e regis 4 Trata se de uma incorpora o 4 Trata se de um empr stimo O 4 Trata se de um dep sito n o so 14 O objecto deve ser devolvido 00262 x ERIK Depositante RIKI Prepare incorpora o Trata se de um dep sito n o solicitado Prepare incorpora o Novo Guardar Anterior Pr ximo Ilustra o 13 Ecr do prot tipo do procedimento de Entrada de objetos com hiperliga o para os procedimentos relacionados Finalmente salientamos que o processo de conce o destes prot tipos considerou a sua integra o com a estrutura de dados e consequentemente com as disposi
4. A vers o Holandesa do SPECTRUM encontra se dispon vel em http www cultureelerfgoed nl Spectrum N Consultado em 17 03 2012 64 n o podemos no contexto em que se insere este trabalho deixar de abordar a produ o normativa espanhola no que diz respeito documenta o e gest o de cole es museol gicas Desde logo importa referir que o modelo de gest o do patrim nio cultural espanhol assenta na divis o administrativa do estado ou seja a gest o do patrim nio como acontece em todas as reas do estado descentralizada e assenta na organiza o do pa s em 17 Comunidades e 2 Cidades Ceuta e Melilla Aut nomas Assim compete a cada comunidade definir a forma como pretende administrar o patrim nio cultural da sua rea geogr fica e providenciar os meios administrativos financeiros e humanos para cumprir essa fun o Fruto desta organiza o administrativa conforme nos reporta Patr cia Remelgado 2009 56 podemos encontrar algumas institui es e projetos que nas diversas comunidades t m como objetivo potenciar recursos dos museus atrav s da partilha de informa o de recursos e da elabora o de pol ticas comuns que possam beneficiar os museus que as comp em ou sobre os quais t m influ ncia direta como s o os casos das redes de museus da 8 Extremadura ou de Navarra por exemplo No entanto e pese embora o facto da divis o administrativa espanhola influenciar significativamente as p
5. 3 Minimum standard indica o dos requisitos m nimos a cumprir quando uma institui o implementa a norma Pode tamb m ser utilizado como uma lista de verifica o e avalia o dos procedimentos previamente existentes 4 SPECTRUM workflow diagram apresenta o de um diagrama com o fluxo de tarefas a desempenhar para executar o procedimento de acordo com o definido na norma Este diagrama apresentado em cada procedimento de acordo com o seguinte 117 Pr entrada Entidades Processo Procedimentos Informa o Sistema relacionados Notifica o de potencial doa o ou decis o interna para Ee incorporar o s objeto s atrav s de compra asf cole es Pessoal do Museu Verifique se a incorpora o adequada reportando se ds pol tica de Incorpora es Da focerpora o Doador i y Atribua um n mero nico ao s objeto s Identifica o i do objeto Pessoal do Museu Ilustra o 1 Exemplo de diagrama de fluxo de trabalho SPECTRUM Realiza o de pr entrada Adicionalmente foram eliminadas todas as informa es desnecess rias e redundantes como a repeti o da mesma informa o inicial em Minimum standard MCKENNA PATSATZI 2009 39 ou em Sources of help and advice MCKENNA PATSATZI 2009 44 de cada procedimento informa o que nesta vers o passou a integrar o SPECTRUM Advice dispon vel no portal Collections Link Deste modo e reduzindo
6. 320 CROFTS Nick et al 2003 Scope Definition of the CIDOC Conceptual Reference Model Em linha International Committee for Documentation Consultado em 28 07 2006 Dispon vel em http cidoc ics forth gr scope html CROFTS Nick 2000 MDA Spectrum CIDOC CRM mapping Em linha Consultado em 16 10 2011 Dispon vel em http www cidoc crm org docs MDA 20Spectrum CIDOC CRM mapping pdf CRUZ Cristina Barroso Silva da 2011 Viver a morte em Portugal o potencial informativo dos relat rios antropol gicos de campo 1994 2007 Em linha Coimbra s n Consultado em 20 07 2012 Dispon vel em http hdl handle net 10316 18490 CRUZ V M 1996 La normalizaci n del sistema de informaci n del Patrim nio Hist rico de Andalucia el tesauro del Patrim nio Hist rico PH Boletin del Instituto Andaluz del Patrimonio Hist rico n 14 pp 110 115 CSIKSZENTMIHALYI Mihaly e ROBINSON Rick E 1990 The Art of Seeing An Interpretation of the Aesthetic Encounter The J Paul Getty Trust ed Malibu California Getty Center for Education in the Arts CURR S Em lia 1982 Las ciencias de la documentaci n y informaci n Barcelona Editorial Mitre DAVIS Ben e TRANT Jennifer 1996 Introduction to Multimedia in Museums Em linha International Committee for Documentation Consultado em 08 05 2011 Dispon vel em http cidoc mediahost org archive cidoc site 2006 12 31 introtomultimediamus
7. financeiros e comerciais da empresa nomeadamente com o processo de internacionaliza o que tem em curso para os pa ses da lusofonia mas tamb m com o desenvolvimento mundial das tecnologias que a vincula a uma permanente atualiza o No contexto competitivo internacional dificilmente seria justific vel empreender esfor os desta natureza com base na tecnologia usada nas anteriores vers es Com base em novas tecnologias de desenvolvimento e programa o associando os conhecimentos e experi ncia adquiridos com as vers es anteriores a empresa poder criar um sistema completamente novo mais funcional e capaz de responder s exig ncias dos museus e dos seus utilizadores com o qual poder enfrentar os desafios que tem pela frente respeitando os valores de qualidade e inova o que procurou desde o primeiro dia Com efeito esta gama de produtos que existe desde 2007 ser alvo de um processo de programa o completamente novo utilizando um conjunto de tecnologias como o Visual Studio Silverlight ferramentas desenvolvidas pela Telerik entre outras que possibilitar o a cria o de um sistema de gest o de cole es compat vel com as principais plataformas e sistemas operativos dispon veis no mercado e ao mesmo tempo aproveitando todas as funcionalidades que a mais recente vers o do motor de dados normalmente utilizado pela empresa o SQL Server possibilita para a constru o e gest o da estrutura de dado
8. o de Espa os Industriais Porto 2002 Reconvers o e musealiza o de espa os industriais actas S 1 Associa o para o Museu da Ci ncia e Ind stria SEMEDO Alice e NASCIMENTO Elisa Noronha Org 2010 Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Em linha Vol 1 Porto Biblioteca Digital Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 09 03 2011 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8035 pdf SEMEDO Alice e NASCIMENTO Elisa Noronha Org 2010 Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Em linha Vol 2 Porto Biblioteca Digital Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 09 03 2011 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8034 pdf SEMEDO Alice e NASCIMENTO Elisa Noronha Org 2010 Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Em linha Vol 3 Porto Biblioteca Digital Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 09 03 2011 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8637 pdf SILVA Armando Malheiro da 1999 Arquiv stica teoria e pr tica de uma ci ncia da informa o Porto Edi es Afrontamento SILVA Armando Malheiro da 2002 Arqu vistica biblioteconomia e museologia do empirismo patrimonialista ao paradigma
9. o de Antropologia MUSEU DA CI NCIA 201 1a ou a tabela cronostratigr fica utilizada para o registo de informa o cronol gica nas cole es de mineralogia MUSEU DA CI NCIA s d 1 por cada cole o sempre antecedida de 3 ou 4 d gitos FIS 0005 BOT 00010 conforme a cole o que permitam a sua ordena o num campo alfanum rico O manual de procedimentos indica algumas regras claras sobre a atribui o de diferentes tipos de entidade para a mesma pessoa um fot grafo pode ser ao mesmo tempo autor e propriet rio por exemplo e na defini o do registo do seu nome completo sempre que conhecido MUSEU DA CI NCIA 201 la 300 As tabelas auxiliares representam um conjunto de informa o que pode e deve ser gerido atrav s de uma lista auxiliar de termos que possibilita um maior controlo sobre a informa o existente na base de dados 224 O manual de normas para a fotografia tratamento e gest o da imagem MUSEU DA CI NCIA 2007 como referimos outro indicador da preocupa o com a qualidade que o Museu da Ci ncia coloca neste projeto Este manual incide numa mat ria sobre a qual os museus t m tido alguma dificuldade dada a escassez de recursos t cnicos ou de recursos financeiros para os contratar Sublinhamos que em Portugal esta uma preocupa o dos respons veis pela tutela dos museus a n vel estatal desde h muitos anos A Divis o de Documenta o Fotogr fica do extinto Instituto de Museus e
10. o de objetos 229 unidades de informa o Grupos de informa o de procedimentos 142 unidades de informa o Grupos de Informa o de refer ncias 12 unidades de informa o Outros grupos de informa o 93 unidades de informa o Os grupos de informa o por seu turno e como percet vel pela enumera o de unidades de informa o que atr s referimos s o conjuntos de unidades de informa o agrupadas de forma a permitir o registo de informa o dos objetos e esp cimes dos eventos que se relacionam com a gest o da cole o da institui o das refer ncias documentais a uns e outros e finalmente das entidades indiv duos grupos e institui es e locais associados cole o ou aos eventos A constitui o destes grupos de informa o permite a organiza o estrutural do sistema documental de acordo com a categoria de informa o respetiva ou seja as unidades relativas recolha de campo dos objetos por exemplo est o concentradas no grupo de informa o correspondente Esta situa o configura conforme j hav amos referido a exist ncia no SPECTRUM de uma norma de estrutura de dados pass vel de ser utilizada para o presente processo de compatibiliza o Existem grupos de informa o para a descri o f sica das cole es dimens es estado etc e tamb m para o registo de dados hist ricos a eles associados recolha de campo proveni ncias etc 212 No SPECTRUM
11. o e por outro pelo sistema que possibilitaria a cria o e gest o das bases de dados onde seria carregada a informa o sobre o patrim nio cultural Esta preocupa o revelou se determinante como veremos adiante para a sustentabilidade e flexibilidade que a empresa procurava para os seus produtos e ia de encontro ao definido no posicionamento e objetivos que tinha em rela o aos potenciais clientes A ferramenta de programa o determina em grande medida o resultado final do desenvolvimento ou seja O software que instalado nos postos de trabalho onde ser carregada a informa o nas bases de dados Assim a Sistemas do Futuro procurou uma ferramenta que possibilitasse a constru o de uma aplica o semelhante ao que era o standard dos Grafic User Interfaces GUD em 1996 e que ao mesmo tempo n o comprometesse a cria o das funcionalidades necess rias ao sistema de invent rio cuja estrutura de informa o tinha de ser concordante com a normaliza o internacional para o invent rio do patrim nio cultural A escolha recaiu no sistema de programa o integrado Visual Basic desenvolvido pela Microsoft Este software de programa o tem como o pr prio nome indica dois componentes que o definem A linguagem de programa o que utiliza o BASIC tida como linguagem mais comum na hist ria da computa o e o m todo visual de cria o do interface gr fico que o utilizador final v no seu computador e que pe
12. realidade brasileira utilizando para o efeito a tradu o que promovemos e que pretende no mbito do acordo ortogr fico ser a nica a disponibilizar em portugu s Sabendo da sua import ncia e do papel que o SPECTRUM desempenha nos museus do Reino Unido n o quisemos deixar de comprovar que a sua adapta o realidade museol gica portuguesa simples e a m dio e longo prazo traz benef cios que julgamos ser imposs vel ignorar no atual contexto de dificuldades vividas no setor Neste projeto procuramos verificar a exist ncia de dificuldades ou barreiras implementa o da norma no Museu da Ci ncia e contribuir com os 411 PEES E 3 a p Queremos tamb m salientar que o tema da normaliza o na documenta o e gest o de cole es ao contr rio do que sucedia em 2007 MATOS 2007 tem suscitado a aten o de diversos profissionais e entidades relacionadas com o setor Destacamos a cria o no mbito da Associa o Nacional de Bibliotec rios Arquivistas e Documentalistas de um grupo de trabalho sobre Sistemas de Informa o em Museus com o objetivo de refletir sobre os problemas da documenta o de cole es nestas institui es de mem ria com base na experi ncia e saber das suas cong neres 412 Cf http www collectionslink org uk events openculture 2012 Consultado em 01 07 2012 413 Cf http www pinacoteca org br Consultado em 01 07 2012 306 elementos necess rios para que este museu
13. 78 pretens o a dissemina o da informa o produzida pelos museus e o est mulo da comunica o entre os museus e consequentemente com os seus p blicos O trabalho que passar ent o a desenvolver centra se em tr s eixos informa o publica o de um boletim da RPM presen a online e defini o de linha editorial forma o qualifica o dos profissionais de museus atrav s de a es de forma o sobre diferentes reas funcionais dos museus e qualifica o concretizado atrav s de diferentes programas de apoio a museus como o ProMuseus ou o Programa de Apoio T cnico a Museus Paralelamente a estas iniciativas tomadas no in cio pela RPM foi desenvolvido com a participa o de um grupo de trabalho composto por Ana Duarte Gra a Filipe Isabel Silva Jos Gameiro e Margarida Lima de Faria o Regulamento de Ades o RPM conclu do em 2001 que de acordo com a defini o de museu preconizada pelo ICOM estipulou os par metros globais CAMACHO 2002 sobre os quais os museus seriam avaliados para concretizar a sua ades o Rede Estes par metros estiveram na origem da cria o um formul rio que formaliza o pedido de ades o dos museus ao que se seguiam a aprecia o dessas propostas pela RPM uma visita ao museu candidato e por fim a elabora o de um relat rio final no qual se inclu a a aprecia o da candidatura e sugest es ou recomenda es necess rias Todas estas fases seguiam
14. Na altura em que o SPECTRUM 4 0 foi publicado j n s t nhamos estudado com alguma profundidade os 21 procedimentos da norma e conhec amos bem a sua estrutura e organiza o Todo o trabalho de investiga o e pesquisa bibliogr fica que realiz mos at ent o centrou se na utiliza o de uma norma cuja edi o datava de 2005 editada por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi cuja utiliza o estava bastante consolidada no Reino Unido e era apresentada nos mais diversos f runs de discuss o internacionais como a norma de refer ncia sobre a gest o e documenta o para as cole es museol gicas N o obstante a ltima vers o n o implicou altera o significativa ao essencial da norma Sem preju zo das altera es em termos de organiza o e formato da nova vers o do SPECTRUM nomeadamente a inclus o dos diagramas de fluxo de trabalho em cada procedimento e a separa o em dois volumes dos procedimentos e dos requisitos de informa o j para n o mencionar a altera o estrutural referente ao aconselhamento defini o de pol ticas e contexto legal a considerar na utiliza o implementa o da norma pelos museus quer os procedimentos quer os requisitos de informa o mant m se praticamente inalterados Posto isto e depois de uma reflex o cuidada secundada quer pelo orientador acad mico quer pelo orientador na empresa decidimos optar por utilizar neste trabalho a vers o mais recente da norma A utiliz
15. Por outro lado a divulga o da ci ncia e a preocupa o com a literacia cient fica dos cidad os tem constitu do uma preocupa o do mundo ocidental que em geral procura a constru o de uma democracia mais informada e portanto s lida que possa contribuir a prazo para o desenvolvimento cient fico e social almejado DELICADO 2010 Um e outro ponto t m contribu do para uma altera o do papel do museu n o s no que concerne utiliza o das suas cole es no ensino e investiga o mas tamb m no fortalecimento do papel educativo que os museus das mais diversas tipologias t m vindo a assumir de acordo de resto com o que se encontra inscrito na sua pr pria defini o ICOM 2007 S o utilizados novos meios e tecnologias nas exposi es os servi os de educa o atentos s novas exig ncias dos p blicos criam programas e atividades direcionados para a educa o n o formal na sua maioria DELICADO 2010 e s o considerados na produ o das exposi es e de outros materiais de divulga o e educa o do museu Contudo esta transforma o s tem repercuss o em Portugal algumas d cadas depois A utiliza o das cole es continuou a servir quase em exclusivo as tarefas relativas ao ensino e de forma limitada dada a prefer ncia demonstrada por outros meios e m todos de ensino mais atualizados tend ncia que tamb m se fez sentir nas universidades portuguesas Este facto contribuiu significativame
16. aN PORTO FACULDADE DE LETRAS UNIVERSIDADE DO PORTO SPECTRUM Uma norma de gest o de cole es para os museus portugueses Alexandre Manuel Ribeiro Matos Doutoramento em Museologia UNIVERSIDADE DO PORTO FACULDADE DE LETRAS DEPARTAMENTO DE CI NCIAS E T CNICAS DO PATRIM NIO SPECTRUM uma norma de gest o de cole es para os museus portugueses Alexandre Manuel Ribeiro Matos Doutoramento em Museologia Orientador Prof Doutor Rui Manuel Sobral Centeno Porto 2012 Apoio Programa de Bolsas de Doutoramento em Empresa Funda o para a Ci ncia e Tecnologia Refer ncia da bolsa SFRH BDE 33815 2009 QUADRO DE REFER NCIA p O H ESTRAT GICO Funda o para a Ci ncia e a Tecnologia NACIONAL MINIST RIO DA CI NCIA TECNOLOGIA E ENSINO SUPERIOR PORTUGAL 2007 2013 ii UNI O EUROPEIA Fundo Social Europeu Aos meus filhos In s e Jo o ili iv Agradecimentos A conclus o deste trabalho n o teria sido poss vel sem o apoio e contributo de diversas entidades e pessoas que importa aqui reconhecer e agradecer Desde logo ao Prof Doutor Rui Centeno orientador desta tese pela forma exigente e cr tica com que acompanhou o desenvolvimento deste projeto O seu contributo atrav s de conselhos e v rias discuss es sobre o tema e interesse manifestado foi essencial para a conclus o deste trabalho Ao orientador na empresa Dr Fernando Cabral pelo est mulo perseveran a interesse c
17. es da normaliza o de estrutura de 290 dados e de terminologia utilizada pelos museus seguida atentamente pela Sistemas do Futuro A utiliza o deste tipo de assistentes como se observa na imagem seguinte respeita o modelo de dados existente adaptando se a ele atrav s da utiliza o de outras funcionalidades como as ferramentas de controlo terminol gico dispon veis para a introdu o de dados em diversos campos das tarefas e subtarefas dos sistemas de gest o de cole es B gt Eventos Assistente Entrada de Objectos Ea El M Entrada de Objecto N mero de entrada Entrada As ni x ae N ma O Tabelas Auxiliares Tabelas Espec ficas bolbos 4 Os objectos s o esperado Materiais arquivo m 2 4 Preparar pr entrada Depo Materiais fotogr fico E 4 Descri o sum ria Materiais gr ficos E M todos f 8 Informa o da entrada Matriz Achado fortuito Justifica o des Meio mee Acompanhamento M todo alto it M todos det Escava o 4 Requisitos de propriet rio Mo na epee aa Indeterminado moedas 4 Data de devolu o acordada Monografias Prospec o 4 Propriet rio se diferente do der Movimento Salvamento 4 Colaborador Nomenclatura Aberta Sondagem 8 Objectos Numera es Trabalhos hist ricos 4 Estado conserva o Ecos Mineral Valoriza o 4 Materiais de embalagem Ocupa o 4 Informa o de recolha etnogr fi Or amentos 4 Informa o de recolha
18. o Cultural Desportiva e Recreativa de Freixo de Num o Museu da Casa Grande centrava a sua aten o no desenvolvimento de novos m dulos para a rea da Arqueologia O terceiro e mais recente foi assinado em 2009 e representa uma parceria com a Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa e o seu Instituto de Hist ria de Arte que tem como objetivo desenvolver um projeto de investiga o sobre azulejaria e cer mica no mbito da Rede Tem tica de Estudos de Azulejaria e Cer mica Jo o Miguel dos Santos Sim es no mbito do qual foi disponibilizada gratuitamente a aplica o In patrimonium que suporta a estrutura de informa o do referido projeto Uma outra rea de atua o que se prende tamb m com o desenvolvimento dos sistemas de gest o de patrim nio da empresa a sua participa o sempre que solicitada em projetos de investiga o acad micos ou de outra natureza cujo tema se relacione com alguma mat ria relativa documenta o e gest o de patrim nio cultural e natural Referimos como exemplos o caso do doutoramento da Dr Cristina Barroso Cruz sobre antropologia biol gica apresentada Universidade de Coimbra CRUZ 2011 que permitiu criar as bases para o desenvolvimento de um 3 Esta componente do protocolo dificilmente poderia ser concretizada no mbito daquele projeto uma vez que era necess rio tempo para que os museus pudessem concretizar a necess ria digitaliza o do seu acervo an
19. o do SPECTRUM no territ rio nacional Como referimos a tradu o e adapta o do SPECTRUM um trabalho que n o se pode esgotar no mbito da presente tese Iremos apresentar uma primeira vers o da tradu o e discutir alguns 16 aspetos da sua adapta o ao contexto legal e profissional portugu s mas n o nossa pretens o apresentar um documento fechado dado que a sua pr pria natureza recordamos que o SPECTRUM fruto da participa o de centenas de profissionais de museus por todo o mundo resulta de uma constru o participativa Esperamos t o s criar as bases para a exist ncia de uma comunidade ativa e participativa que possa testar discutir e promover a utiliza o da norma nos museus portugueses Por ltimo e no mesmo sentido temos a adapta o ao SPECTRUM das aplica es desenvolvidas pela Sistemas do Futuro SF raz o fundamental e primordial que nos levou a desenvolver esta investiga o e que permitiu a candidatura deste projeto ao programa de Bolsas de Doutoramento em Empresas que a Funda o para a Ci ncia e Tecnologia gere Neste ponto iremos criar um mapeamento da estrutura de dados usada pela Sistemas do Futuro para o desenvolvimento das suas aplica es e dos requisitos de informa o enunciados no ap ndice 1 do SPECTRUM DAWSON HILLHOUSE 2011 que nos permita avaliar quais os grupos de informa o e campos que t m de ser alterados ou criados nos sistemas de gest o de cole es da S
20. o do processo de credencia o dos museus ou mesmo apenas um deles 16 Cf os casos mencionados atr s da produ o de manuais de procedimentos por diversos museus municipais e outros projetos de invent rio de patrim nio 124 Os procedimentos do SPECTRUM podem ainda servir como instrumento de avalia o e melhoria do processo de documenta o tal como definido pelo museu por meio de verifica o da sua compatibilidade com a norma Um outro elemento importante a considerar na implementa o e utiliza o da SPECTRUM a exist ncia da norma m nima para cada procedimento Esta pode ser utilizada de duas formas para verifica o da conformidade dos procedimentos j implementados pelo museu ou para assun o como objetivo a cumprir no procedimento definido pelo museu O cumprimento da norma m nima garantia da utiliza o bem sucedida do SPECTRUM Em termos pr ticos a implementa o da norma feita com o aux lio dos diagramas de fluxo de trabalho que ilustram cada procedimento Este tipo de diagramas muito comum na defini o de processos de trabalho em diferentes ind strias e organiza es produtivas resulta da defini o de Standard Operation Procedures SOP KOCH 2012 que poder ser completada com Business Process Models BPM de modo a providenciar uma gest o eficiente e adaptada s necessidades do museu e do seu p blico KOCH 2012 Os diagramas representam os elementos do processo de documen
21. o estrutural e nas unidades de informa o existentes nas duas estruturas Para este efeito remetemos para a consulta e utiliza o do SPECTRUM Ap ndice 1 Requisitos de informa o ANEXO II e do Manual do Utilizador que acompanha as vers es Premium das aplica es da empresa onde toda a estrutura de dados que ser utilizada na vers o In patrimonium Net est detalhada em Informa o gen rica Grupos de informa o espec fica e Unidades de informa o Num primeiro n vel o da organiza o estrutural foi interessante registar um conjunto de semelhan as Em primeiro lugar uma que consideramos ser de extrema import ncia a verificada na divis o da RIS em unidades e grupos de informa o e nas semelhan as que esta tem com a 37 Este Manual est dispon vel em todas as instala es das aplica es da Sistemas do Futuro 273 divis o entre informa o gen rica grupos de informa o e unidades de informa o campos na base de dados que utilizada na ESF Pese embora esta aparente ter mais um n vel na estrutura N facto que se deve apenas simplifica o de introdu o de dados nas aplica es da Sistemas do 380 Futuro o mesmo informa o gen rica pode para os objetivos desta an lise ser considerado como mais um grupo de informa o n o comprometendo a compatibiliza o Por outro lado a pr pria organiza o da estrutura da RIS acima listada revelou se totalmente compat
22. por assegurar a qualidade da informa o atrav s do rigor cient fico e t cnico na sua recolha 302 Esta escolha merit ria na nossa opini o compromete a apresenta o de resultados quantitativos elevados e ao mesmo tempo exige um prazo maior para atingir a meta pretendida No entanto consideramos que a qualidade da informa o um fator determinante para uma gest o de cole es eficaz e que responda s exig ncias ticas e legais a que o museu est obrigado S desta forma poss vel decidir quais os objetos t m as condi es necess rias para um empr stimo qual a sua origem que direitos est o associados e quem os det m onde o poderemos encontrar entre outro tipo de informa es absolutamente necess rias para o trabalho di rio nos museus Um outro aspeto positivo que encontramos nesta avalia o prende se com a experi ncia e conhecimento da equipa do museu em rela o ao invent rio e gest o das cole es N o s a que tem acumulado no projeto de invent rio em curso e cujos resultados podem ser observados no Museu Digital mas tamb m na experi ncia acumulada por determinados elementos da equipa do museu ao longo de v rios anos na documenta o e gest o de processos de empr stimo cria o de exposi es restauro etc que principalmente no contexto das cole es de Antropologia revelaram se determinantes para a verifica o e compara o relativamente aos procedimentos definidos no
23. rea de neg cio da empresa O nosso trabalho na empresa centra se na procura e investiga o de normas de estrutura de dados procedimentos e terminologia suscet veis de melhorar as ferramentas tecnol gicas criadas e comercializadas pela empresa e consequentemente dotar os museus com ferramentas que respeitem o trabalho desenvolvido pela comunidade museol gica nacional e internacional na cria o de refer ncias normativas para a documenta o e gest o de cole es Neste processo deparamo nos com a seguinte quest o A utiliza o do SPECTRUM ser proveitosa para os museus e comunidade museol gica portuguesa A resposta a esta quest o mais complexa do que parece partida Existem diversos fatores a considerar para dar uma resposta t o objetiva quanto desej vel no contexto de um trabalho de investiga o A utiliza o de um documento escrito em circunst ncias espec ficas como o caso da comunidade museol gica angl fona a sua tradu o os aspetos legais e processuais da sua adapta o realidade portuguesa as diferen as entre as realidades portuguesa e inglesa no contexto profissional dos museus a resposta da comunidade museol gica portuguesa a esta proposta etc s o alguns que poderemos referir como exemplo Mas por outro lado importante perceber as vantagens decorrentes de um sistema normativo na rea de documenta o de museus e suas cole es verdadeiramente internacional e regulador
24. sigarra up pt flup planos estudos geral formview p Pe 1175 Consultado em 24 05 2012 116 Sobre este assunto importa refletir sobre os dados avan ados no relat rio da Collections Trust intitulado Celebrating UK Culture Online COLLECTIONS TRUST 2012 sobre a baixa percentagem de cole es dispon veis online 5 a 10 de acordo com os dados do projeto ENUMERATE www enumerate eu para todo o setor cultural 94 documenta o em museus em termos de estrutura de dados procedimentos terminologia e interc mbio de informa o 2 Qualidade Embora seja um crit rio de avalia o subjetiva na maior parte dos casos um fator essencial a considerar num processo desta natureza A qualidade de determinada norma pode ser atestada por uma institui o internacional como a International Standards Organization ISO como aconteceu com o CIDOC CRM ou reconhecida pela generalidade da comunidade museol gica internacional como acontece com o SPECTRUM ou o Art amp Architecture Thesaurus 3 Implementa o internacional A utiliza o de determinada norma por um grande n mero de pa ses ou museus normalmente o reconhecimento da sua fiabilidade e qualidade As normas mais utilizadas t m uma maior probabilidade de adequa o s necessidades exigidas pela documenta o e gest o do patrim nio cultural Esta informa o pode ser recolhida nos trabalhos apresentados por cada uma destas institui es nas confer ncias inte
25. www mast br projetovalorizacao textos cole es 20luso brasileiras 16 200 20MUSEU 20DE 20CI NCIA 20DA 20UNIVERSIDADE 20DE 20 ILISBOA pdf LUNA Maria Isabel 2011 Incorpora o e Desincorpora o em Museus Hist ria realidade e perspectivas futuras Em linha Lisboa ISCTE IUL Disserta o de mestrado Consultado em 05 03 2012 Dispon vel em http hdl handle net 10071 3129 MACDONALD Sharon 1996 Theorizing museums representing identity and diversity in a changing world Oxford Blackwell Publishers MAGALH ES Rodrigo 1997 Sistemas de Informa o defini o origens e perspectivas para Portugal Sistemas de Informa o Revista da Associa o Portuguesa de Sistemas de Informa o Guimar es 6 ISSN0872 7031 53 56 Manual de Procedimentos do Sistema de Informa o dos Museus de Cascais 2006 Aprovado em sess o camar ria a 4 de Dezembro Cascais C mara Municipal de Cascais Documento policopiado MARIN TORRES Maria Teresa 2002 Historia de la documentaci n museol gica la gesti n de la memoria art stica Madrid Ediciones Trea S L MATEUS D PRIMO J SILVA D 1999 Infomuse Base de dados museol gica Manual do Utilizador Cadernos de Sociomuseologia n 4 Centro de Estudos de Sociomuseologia Lisboa Universidade Lus fona de Humanidades e Tecnologias MATOS Alexandre 2007 Os sistemas de informa o na gest o de colec es museol gicas Contribui es para
26. A primeira op o diz nos a experi ncia de evitar Muitas das d vidas e discuss es que o processo iria suscitar foram j consideradas e em boa parte resolvidas pela comunidade 10 internacional que se tem debru ado sobre estas quest es Al m disso o tempo e esfor o financeiro e humano que da decorreria seria face segunda op o um desperd cio dif cil de justificar A segunda op o parece nos ser a mais acertada por dois motivos principais por um lado a exist ncia de normas criadas pela comunidade e testadas na pr tica por algumas centenas de institui es por outro o benef cio que decorre do facto de os museus portugueses fazerem parte de uma comunidade internacional que se rege pelas mesmas premissas E assim com as normas estrutura de dados e pode ser da mesma forma em rela o aos procedimentos de documenta o bvio que a ado o de normas internacionais n o isenta a comunidade de museus portugueses de qualquer reflex o nesta mat ria Antes pelo contr rio importar maior aten o sobre este problema porque exige a sua revis o a sua adapta o a quest es legais e s especificidades portuguesas assim como exige ainda mais do que no atual contexto a cria o de pol ticas de cole es que mais tarde influenciar o todos os procedimentos definidos pela norma Este processo far com que os museus portugueses atrav s dos seus profissionais e a comunidade acad mica ligada
27. Cambridge Collections Trust LEONARDO Ant nio Jos Fontoura 2005 Segredos da luz e da mat ria materiais para a exposi o de pr figura odo Museu das Ci ncias da Universidade de Coimbra Em linha Disserta o de Mestrado em Ensino da F sica e da Qu mica Coimbra Departamento de F sica de Faculdade de Ci ncias e Tecnologia da Universidade de Coimbra Consultado em 08 10 2011 Dispon vel em http hdl handle net 10316 12321 LESSARD H BERT Michelle et al 1994 Investiga o qualitativa fundamentos e pr ticas Lisboa Instituto Piaget LESSEN Tammo van 2007 An Execution Engine for Semantic Business Processes Em linha Proceedings of Service Oriented Computing ICSOC 2007 Workshops vol 4907 200 211 Consultado em 09 05 2012 Dispon vel em http www taval de publications INPROC 2007 100 20Semantics4WS LessenEtAl cameraready pdf 326 L VESQUE France 1989 Standards for object names in the decorative arts and related fields Draft Ottawa Canadian Heritage Information Network LISTON D ed 1993 Museum Security and Protection A Handbook for Cultural Heritage Institutions London International Council of Museums e Routledge LONGWORTH Christine amp WOOD Barbara 2000 eds Standards in Action Working with Archaeology Cambridge MDA LOPEZ HUERTAS Maria Jos 2008 Aproximaciones para el dise o de un tesauro de Museos MAST Colloquia Vol 10 Documenta o em Mus
28. Conocimiento en l nea al servicio del ciudadano Em linha SIAM 2011 Consultado em 01 02 2012 Dispon vel em http www siam201 1 eu wp content uploads 2011 10 Raul Alonso ponencia abtract pdf SAGU S Maria del Carmen Vald s 1999 La difusi n cultural en el museo servicios destinados al gran p blico Gij n Ediciones Trea SALVADO Teresa 1997 A inform tica ao servi o da arte In arte revoluciona mercado Mac In PC In pp 40 43 S NCHEZ Jos R Bertomeu BELMAR Antonio Garc a Belmar s d Abriendo las cajas negras los instrumentos cient ficos de la Universitat de Val ncia Universitat de Val ncia Em linha Consultado em 18 07 2012 Dispon vel em http www uv es bertomeu material museo instru pdf Abriendo pdf SANTOS Cl udia Penha dos 2008 A Cole o de Objetos de Ci ncia e Tecnologia do Museu de Astronomia e Ci ncias Afins reflex es sobre a documenta o museol gica MAST Colloquia Vol 10 Documenta o em Museus Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST SANTOS Boaventura de Sousa 1989 Introdu o a uma ci ncia p s moderna Porto Edi es Afrontamento SANTOS Boaventura de Sousa 1987 Um discurso sobre as ci ncias Porto Edi es Afrontamento SANTOS Jorge Alves dos e NEVES Jos Soares 2005 Os Museus Municipais de Cascais Pol ticas Culturais Locais e Patrim nio M vel Lisboa Observat rio das Actividades Culturais SAN
29. DOERR LEBOUEF 2009 Neste tipo de normas segundo o CIDOC 2001 s o ainda importantes as normas ISO 8879 1982 Information processing Text and office systems Standard Generalized Markup Language SGML e ISO 2709 2008 Information and documentation Format for information exchange ambas reconhecidas pela organiza o internacional a ISO bem como a que deriva do protocolo de recupera o de informa o Z39 50 utilizado principalmente pelas bibliotecas atualmente tamb m definido como uma norma internacional a ISO 23950 1998 Information and documentation Information retrieval 239 50 Application service definition and protocol specification Atualmente este tipo de normas permite a exist ncia de plataformas de pesquisa e recupera o de informa o disseminadas pela internet que t m como objetivo concentrar num s local a pesquisa entre diversos reposit rios de diferentes institui es A n vel europeu o projeto mais ambicioso e conhecido do grande p blico tem a sua face vis vel no portal Europeana www europeana eu cofinanciado pela Uni o Europeia e gerido pela Funda o Europeana que tem como objetivos providenciar acesso ao patrim nio cient fico e cultural da Europa atrav s de um portal entre diferentes dom nios facilitar a exist ncia de um acordo entre museus arquivos e bibliotecas sobre como cooperar na cria o de um portal nico estimular e facilitar iniciativas que re nam
30. Data de entrada 04 Depositante Data entrada E 4 Os objectos s o esperado O 4 Preparar pr entrada Depositante 7 Descri o sum ria 8 0 4 Informa o da entrada O 4 Justifica o O 4 M todo O 4 Requisitos de propriet rio O 4 Data de devolu o acordada O 4 Propriet rio se diferente do der 14 Colaborador amp 4 Objectos O 4 Estado conserva o Descri o sum ria 14 Materiais de embalagem O 4 Informa o de recolha etnogr fi O 4 Informa o de recolha de campc O 4 Informa oes adicionais 4 Depositante presente O 4 Depositante conhecido 14 Emiss o de recibo 8 0 4 Anexe o n mero de entrada e regis O 4 Trata se de uma incorpora o 0 4 Trata se de um empr stimo 14 Trata se de um dep sito n o so 14 O objecto deve ser devolvido Novo Guardar Anterior Pr ximo Pr entrada 7 Os objectos s o esperados Prepare pr entrada Ilustra o 10 Primeiro ecr do prot tipo do Procedimento de Entrada de objetos Este prot tipo dividido em duas partes A primeira apresentada do lado esquerdo do ecr representa a lista de verifica o dos passos j conclu dos e dos que ainda est o incompletos ou por realizar Na segunda parte posicionada direita encontramos os grupos unidades de informa o e tarefas que o utilizador tem que preencher ou realizar para completar aquele passo do procedimento Abaixo de uma e outra rea inclu mos respetivamente uma lista de todos
31. Durante os anos oitenta a MDA para al m da participa o em alguns projetos como o da cria o da Social History and Industrial Classification SHIC um sistema de classifica o que permite estabelecer rela es entre objetos documentos fotografias etc guardados pelos museus tendo Poder o consultar mais informa o sobre este projeto em http tartarus org martin PorterStemmer index html Consultado em 14 12 2012 Tivemos a oportunidade de conhecer Richard Light e conversar um pouco sobre o tema do presente trabalho no mbito do CIDOC Essa aprendizagem foi importante tamb m no esclarecimento de alguns pontos sobre o trabalho da MDA que n o est o devidamente documentados e publicados 56 como base uma qualquer atividade humana e o seu contexto cria e lan a em 1987 o MODES Museum Object Data Entry System O MODES um software que permite o registo e gest o da informa o sobre as cole es de museus acolhido com enorme sucesso na comunidade museol gica brit nica Este conjunto de aplica es veio a ser adquirido dez anos depois pela MODES User Association MUA que hoje a organiza o respons vel pelo seu desenvolvimento e atualiza es Devemos referir que esta uma situa o completamente in dita ao que conhecemos mas muito interessante dado que s o os membros da associa o que contribuem para o desenvolvimento das aplica es quer monetariamente quer a n vel conceptual e de conheciment
32. Um dos exemplos que ilustra estas adapta es a reuni o dos dois grupos que come aram por trabalhar autonomamente Data and Terminology Working Group e Data Model Working Group e que agora comp em o grupo de Normas de Documenta o CIDOC 2008c bem como a menor import ncia de grupos dentro do comit que se relacionam direta e especificamente com determinadas cole es arte contempor nea hist ria natural ou etnologia por exemplo em face do aparecimento de um Uma vers o de trabalho deste documento pode ser consultada em linha em http cidoc mediahost org principles6 pdf Consultado em 14 01 2012 Este grupo de trabalho segundo podemos concluir de uma consulta recente p gina do CIDOC j n o existe embora estivesse mencionado na p gina institucional do CIDOC quando retir mos estes dados e por isso resolvemos manter aqui a refer ncia 42 grupo como o Transdisciplinary Approaches in Documentation que tem como objetivo conciliar as diferen as de documenta o entre distintas tipologias de objetos CIDOC 2005 Na hist ria do CIDOC o trabalho destes grupos tem contribu do para convencer a comunidade museol gica internacional da import ncia da documenta o para os museus e para as suas cole es providenciando aos profissionais desta rea espec fica um conjunto de recursos que lhes permitem cumprir esta importante tarefa com maior sucesso N o nos ser poss vel elencar no mbito do pr
33. atrav s de uma ferramenta de pesquisa e consulta Atualmente designada por Museu Digital dispon vel no endere o http museudaciencia inwebonline net consultado em 05 06 2012 qual se pode aceder atrav s 26 Foram criados dois manuais um para as cole es de hist ria natural e outro para as de instrumentos cient ficos pedag gicos e etnogr ficos que correspondem nas quest es relativas s diferen as de classifica o s aplica es In natura e In arte O In patrimonium utiliza recursos dos dois manuais uma vez que utiliza tarefas dos outros dois sistemas 264 Conforme podemos verificar na defini o de uma pol tica espec fica para as imagens no projeto Europeana Cf http pro europeana eu documents 900548 960640 Europeana Portal Image Policy Consultado em 21 05 2012 206 da rea relativa s cole es do portal do Museu da Ci ncia http www museudaciencia org consultado em 05 06 2012 No Museu Digital atrav s do In web o Museu da Ci ncia decidiu disponibilizar as cole es em tr s grandes grupos Hist ria Natural Instrumentos cient ficos e Etnografia Mais tarde viria a ser criado um quarto grupo designado por Modelos que pretendeu resolver as quest es colocadas pela inclus o dos modelos da cole o de bot nica Modelos de flores e frutos que s o artefactos de produ o humana no grupo de Hist ria Natural onde se reuniram os esp cimes que comp em as cole es de hist r
34. cidoc mediahost org infcentresw g en E1 xml CIDOC s d c CIDOC ICOM recommendation on Linked Open Data for museums Draft Em linha International Committee for Documentation Consultado em 02 06 2012 Disponivel em http network icom museum fileadmin user_upload minisites cidoc LoD_For_Museums_v1 7 draft en pdf CIDOC 1995 International Guidelines for Museum Object Information The CIDOC Information Categories Em linha International Committee for Documentation Consultado em 22 03 2012 Disponivel em http icom museum fileadmin user_upload pdf Guidelines CIDOC guidelines 1995 pdf CIDOC 2001 Developments in museum and cultural heritage information standards Em linha International Committee for Documentation Consultado em 11 07 2012 Disponivel em http cidoc mediahost org archive cidoc site 2006 12 31 standl html CIDOC 2005 Groups of the International Committee for Documentation of the International Council of Museums ICOM CIDOC Em linha International Committee for Documentation Consultado em 23 06 2012 Dispon vel em http cidoc mediahost org archive cidoc site 2006 12 31 wgl html CIDOC 2007 Statement of Principles of Museum Documentation Em linha International Committee for Documentation Consultado em 20 12 2011 Dispon vel em http cidoc mediahost org principles6 pdf CIDOC 2008 Archaeological sites Em linha International Committee for Documentation Consul
35. completamente assegurado nos sistemas de gest o de cole es informatizados dos quais os museus poder o tirar maior benef cio 170 etc Esta informa o pode ser carregada diretamente nas unidades de informa o respetivas J no que concerne aos dados sobre a autoria do objeto deparamos mos com toda a informa o existente relativa a essa entidade para al m do seu nome Neste tipo de situa es o que o SPECTRUM bem como outro tipo de normas de estrutura de dados defendem a cria o de um grupo de informa o de entidades que poder ser registada com diferentes tipologias autor propriet rio etc onde se dever registar toda a informa o relativa s entidades pessoas grupos de pessoas ou institui es Ou seja no caso das autorias dos objetos apenas encontramos o nome do autor mas o sistema permitir atrav s de uma refer ncia ao grupo de informa o sobre entidades a consulta de toda a informa o biogr fica dessa entidade A utiliza o de um esquema de dados desta natureza facultar a corre o atualiza o de informa o de forma centralizada no grupo da entidade e a atualiza o via refer ncia existente nas autorias para o presente exemplo da informa o sobre o autor no grupo de informa o dos objetos correspondente Tendo em conta que a liga o entre todos os grupos de informa o ser feita atrav s do n mero de identifica o do objeto comummente designado n mero de invent rio
36. dia da institui o ou em tr nsito assegurar a disponibilidade de uma quantia m nima para pagamento de indemniza es quando necess rio A gest o de seguros e indemniza es da responsabilidade de cada museu e portanto uma tarefa que deve ser conduzida internamente Sem preju zo o museu deve definir claramente as suas atribui es e responsabilidades na sua pol tica de cole es Acresce que nos casos de empr stimo dep sitos transporte conserva o etc dos objetos as responsabilidades de cada uma das partes DI Ver Artigos n 32 e seguintes da Lei n 47 2004 de 19 de Agosto que aprova a Lei quadro dos Museus Portugueses 148 intervenientes devem ser definidas inequivocamente para cada procedimento Por outro lado os seguros s o normalmente contratados a empresas especializadas das quais importa conhecer e registar toda a informa o relevante contactos moradas identifica o fiscal etc Muito embora se espere n o ter de necessidade de acionar seguros ou apresentar pedidos de indemniza o sinais de que falharam todas as medidas preventivas este n o deixa de ser um procedimento a ter em conta na gest o do museu Entendemos ali s que a sua exist ncia deveria ser condi o obrigat ria para gerir uma cole o Relacionados com este procedimento est o em momentos antag nicos o procedimento de Controlo de avalia es Valuation control que permite fornecer os dados necess rios
37. elemento crucial para o sucesso na implementa o das normas de procedimentos num museu A tecnologia t o s um elemento facilitador do processo uma ferramenta que quando bem constru da proporciona ao museu a qualidade pretendida e o retorno do investimento nesta rea A equipa de profissionais e o seu conhecimento especializado assim como a motiva o da institui o e os recursos de que disp e para a sua concretiza o constituem na nossa opini o os elementos fundamentais para que apoiados num sistema capaz as cole es e o patrim nio cultural sejam documentadas e geridas de acordo com a aten o que o seu valor merece e Importa salientar que mesmo os procedimentos estabelecidos no SPECTRUM podem e devem na nossa opini o ser implementados de acordo com a metodologia recentemente apresentada pelos respons veis pelo grupo de trabalho MPI 294 8 Conclus o 295 296 Documentation the management of information about collections is the key to unlocking the potential of our museums It is more than simply a means of managing an object in a collection It is a way of turning that object into a working artifact a vital part of the creative process which transforms recognition into inspiration for our users Mike Houlihan Antigo Chairman da MDA A documenta o das cole es dos museus ou seja os registos de informa o que o museu det m sobre objetos ou esp cimes e a sua gest o constitui sem qualquer
38. es e altera es a mais utilizada na publica o de projetos de digitaliza o de bens culturais Nela foram introduzidas altera es tecnol gicas significativas no motor de pesquisa foi acrescentada uma nova forma de pesquisar a informa o denominada Pesquisa Orientada e foram inclu das duas formas distintas de configura o desta aplica o Uma que consistia na exporta o da informa o pretendida para um ficheiro XML Extended Markup Language que depois seria lido por uma vers o espec fica da aplica o e outra que lia os dados diretamente do servidor de SQL utilizado para a gest o da base de dados A primeira salvaguardava a impossibilidade de publica o direta dos dados na Internet por quest es de seguran a mas tinha o inconveniente de obrigar exporta o de dados sempre que se verificasse uma altera o ou introdu o de nova informa o sobre as cole es A segunda tinha como principal vantagem a publica o direta dos dados atrav s de uma funcionalidade da aplica o mas tinha a desvantagem sens vel em determinados contextos das quest es de seguran a que se levantam ao expor uma base de dados na rede Exemplos de uma e outra configura o podem ser consultados atrav s do portal www inwebonline net Consultado em 28 06 2012 O avan o tecnol gico representado por aquela nova gama de produtos permite nos dois anos que se seguem a conce o e desenvolvimento de outras duas aplica es que viria
39. foi o In arte Plus Ao contr rio das outras aplica es esta n o foi apenas uma atualiza o das vers es anteriores mas sim a cria o de uma aplica o completamente nova O c digo de programa o utilizado era agora completamente modelar e permitia a atualiza o e cria o de novas funcionalidades em prazos menores e utilizando menos recursos A estrutura de dados por sua vez foi tamb m completamente redefinida com o objetivo de dar uma resposta mais capaz s imposi es da normaliza o e paralelamente permitir uma maior flexibilidade na cria o de novas unidades e grupos de informa o e consequentemente na pr pria evolu o do software Esta mudan a principalmente no que diz respeito a este ltimo ponto revelou se fundamental uma vez que a organiza o da estrutura de dados das aplica es da Sistemas do Futuro sobre a qual falaremos adiante exatamente a mesma que ainda hoje a empresa utiliza no desenvolvimento dos diversos sistemas que comercializa No que concerne a normaliza o na qual se baseia aquela vers o a empresa esteve particularmente atenta problem tica e discuss o que se verificava ent o no seio do CIDOC sobre o CIDOC CRM que viria a transformar se na ISO 21127 2006 e ao recente documento normativo criado pelo Minist rio da Cultura espanhol CARRETERO 1998 atrav s do qual a empresa conseguiria dotar o sistema com os requisitos necess rios para a sua expans o para o p
40. marca o de objetos fotografia manuseamento dos objetos e produ o de cat logos Contempla tamb m a alus o normaliza o internacional de refer ncia e a inclus o de exemplos de fichas de registo de objetos as quais s o representadas de acordo com as normas referidas NAGEL 2008 59 72 O segundo cap tulo versa sobre as ferramentas metodol gicas dispon veis no Programa SUR no qual s o consideradas algumas quest es importantes a ter em conta pelos respons veis dos museus 71 e documenta o das cole es no desenvolvimento destes processos tais como uma explica o mais completa sobre o pr prio sistema inform tico dispon vel para o registo e documenta o do patrim nio chileno a iconografia bibliografia e terminologia na documenta o das cole es e o tr fico il cito de obras de arte O terceiro cap tulo embora na forma de anexos publica o n o deixa de ser demonstrativo do cuidado posto na elabora o deste manual Cont m dois pequenos textos Um sobre procedimentos a considerar no caso de roubo de um objeto museol gico NAGEL 2008 136 e outro uma breve compila o retirada do c digo deontol gico do ICOM de informa o de car ter deontol gico e tico sobre documenta o tr fico il cito e avalia o do patrim nio cultural O trabalho desenvolvido pelo CDBP por isso em nosso entender uma refer ncia a n vel mundial quer pelo aproveitamento que faz das normas j exis
41. nio inicial do projeto atrav s da manuten o dos contratos com alguns dos inventariantes chamados inicialmente para o projeto e ao mesmo tempo das reuni es de trabalho sobre a documenta o de cole es ainda no mbito da parceria com a Sistemas do Futuro A juntar a este trabalho interno o museu tem tamb m participado em v rias iniciativas nacionais e internacionais de entre as quais se destaca a n vel nacional o projeto do Thesaurus de Instrumentos 21 Neste n mero incluem se n o s os registos de objetos e esp cimes como tamb m os de documenta o e entidades associadas gest o da cole o que detalharemos frente Com o final do projeto POC o qual cofinanciou o projeto do Museu Virtual do Museu da Ci ncia a grande maioria dos inventariantes contratados ao abrigo desse programa deixaram de prestar esse servi o ao museu Nessa altura os meios dedicados em exclusivo a esta tarefa reduziram substancialmente e como consequ ncia o ritmo da introdu o de dados diminuiu significativamente 209 Cient ficos em L ngua Portuguesa em parceria com museus e universidades de Portugal e Brasil j mencionado e a cria o do Cons rcio Nacional para a Valoriza o e Uso Cient fico das Cole es de Hist ria Natural NatCol 4 em conjunto com as universidades do Porto e Lisboa com o Instituto de Investiga o Cient fica e Tropical IICT e com o Museu de Hist ria Natural do Funchal tutelado por
42. o como meio did tico e instrutivo mas ao mesmo tempo pol tico e moralizador BENNETT 1995 Nestes cat logos come am a ser not rias as preocupa es com a sistematiza o e normaliza o da informa o Os avan os nas ci ncias mormente o importante 1 Cf http cidoc mediahost org Consultado em 02 01 2012 21 sistema de classifica o taxon mica introduzido em 1735 por Lineu atrav s da obra Systema Naturae e nos estudos de arte obrigavam os museus a adotar regras criadas pelos cientistas de cada rea no que diz respeito organiza o das cole es e por consequ ncia sua documenta o Ainda hoje pese embora as modifica es decorrentes da evolu o do conhecimento percet vel a influ ncia que este per odo teve na cria o organiza o e gest o das cole es Apenas como nota importante recordar que neste per odo que ocorre em Coimbra a reforma da Universidade pensada pelo Marqu s de Pombal no mbito do esp rito iluminista que se vivia ent o que d origem a uma das mais importantes cole es cient ficas portuguesas da atualidade CASALEIRO 2010 O s culo seguinte aquele em que se consolida a import ncia da documenta o para os museus o que acontece a par da pr pria solidifica o do museu enquanto institui o Nesse sentido a import ncia que a produ o dos primeiros cat logos organizados sistematicamente deu quele trabalho museol gico agora reconhecida
43. o das cole es que seja capaz de acordo com a norma de facilitar a tarefa de gest o providenciando uma ferramenta simples mas eficaz que acompanhe os t cnicos dos museus em todos os passos da implementa o de um procedimento SPECTRUM revela se no atual contexto uma mais valia consider vel Da mesma forma a ado o e cria o deste tipo de funcionalidades ap s a compatibiliza o das estruturas atr s mencionada ser vantajosa para a empresa Em primeiro lugar porque permite que o sistema In patrimonium Net re na todas as condi es para obter a certifica o junto da Collections Trust nosso primeiro objetivo mas tamb m porque a cria o deste tipo de ferramentas tem sido o principal elemento diferenciador da sua concorr ncia nacional Isto a empresa poder continuar a atuar de acordo com a sua preocupa o de providenciar aos museus sistemas de informa o tecnologicamente avan ados e que respondam s exig ncias dos processos de gest o de cole es na atualidade conforme a sua miss o e objetivos determinam Al m do mais temos a consci ncia decorrente da participa o em diversos projetos de digitaliza o de patrim nio e da investiga o que temos desenvolvido ao longo dos ltimos anos MATOS 2007 2009 que todas as ferramentas e tecnologias que facilitem o trabalho de carregamento de dados e organiza o da informa o neste tipo de sistemas s o imprescind veis para cumprir os objetivos qu
44. o de cole es com este fim O desenvolvimento exponencial desta rea bastante sens vel no que concerne a conserva o e seguran a do patrim nio resultou mesmo na elabora o e publica o da obra Circula o de Bens Culturais M veis PEREIRA 2004 coordenada por Anabela Carvalho e inserida na cole o Cf http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 04 03 2012 1 Esta publica o aborda algumas quest es que s o tratadas no SPECTRUM em outros procedimentos como por exemplo os dep sitos transporte localiza o e movimentos ou conserva o No entanto pareceu nos ser este o 158 Temas de Museologia pelo ent o Instituto Portugu s de Museus IPM Este guia de boas pr ticas na circula o de bens culturais a obra de refer ncia e de consulta obrigat ria em Portugal uma vez que ilustra e clarifica todas as fases do processo incluindo a cria o de pol ticas de gest o de cole es PEREIRA 2004 9 e o respetivo enquadramento legal com sugest o de formul rios e documentos necess rios Muito embora esta publica o tenha um prop sito semelhante norma do SPECTRUM o seu mbito simultaneamente mais abrangente e espec fico Por um lado as notas sobre as normas 99197 orientadoras de ced ncia para exposi es tempor rias que definem alguns aspetos relevantes a considerar pelo museu tais como a idoneidade do solicitan
45. o de thesauri nacionais a utilizar por todos os museus de determinado pa s e finalmente para um contexto internacional no qual as normas criadas s o normalmente resposta a um problema global e assim sendo s o fruto do interesse de diferentes pa ses e normalmente depois reconhecidas por organismos como a International Standard Organization ISO Um outro tipo de menos comum por enquanto mas que os autores tamb m referem s o os Open Standards Uma forma de cria o de normas que se pretende mais transparente e democr tica mas que exige um consenso muito alargado sem sobreposi o de uma parte outra e permite a participa o de todos os interessados independentemente da sua condi o para a cria o de normas que tenham repercuss o e aceita o a uma escala global MCKENNA DE LOOF 2009 10 Para todos estes tipos encontramos exemplos diretamente relacionados com a museologia e a gest o de informa o sobre o patrim nio cultural e natural Vejamos ent o de que maneira No que diz respeito documenta o em contexto museol gico dada a diversidade imensa do patrim nio guarda destas institui es a normaliza o assume um papel fundamental uma vez que condi o de validade e utiliza o ao longo do tempo dos dados e informa o que recolhemos nos 34 sistemas de documenta o CIDOC 2001 com recurso s normas que os museus podem definir ou escolher a estrutura dos sistemas de gest o criar
46. o do SPECTRUM e da promo o de uma comunidade ativa de utilizadores em Portugal Os procedimentos descritos na norma incluem um conjunto de tarefas comuns aos museus mais ou menos utilizadas dependendo da sua escala tipologia tutela etc que descreveremos sumariamente incluindo o seu mbito de aplica o e a norma m nima exigida no SPECTRUM 6 2 5 Os procedimentos do SPECTRUM Os procedimentos tratados no SPECTRUM abrangem v rias fases e processos com especial relev ncia para as cole es nos museus Est o previstos procedimentos que incluem aspetos aparentemente mais simples como a prepara o para a entrada do objeto a entrada propriamente dita a incorpora o a verifica o do seu estado de conserva o e a cataloga o e procedimentos 11 Indicamos a t tulo de exemplo a necessidade de adapta o aos procedimentos exigidos pela legisla o portuguesa em mat ria de empr stimos para o estrangeiro de objetos que integrem o patrim nio m vel classificado Cf artigos 64 e seguintes do Decreto Lei n 107 2001 de 8 de Setembro e Decreto n 19 2006 de 18 de Julho 12 Os j referidos documentos que fazem parte do SPECTRUM Advice Dispon veis em http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 03 03 2012 126 seguramente mais complexos como a avalia o o empr stimo a desincorpora o a gest o de direitos ou a utiliza o interna e externa
47. o e reserva que recebem as cole es e os procedimentos a cumprir para que os mesmos tenham as condi es ideais para o seu acondicionamento A revis o dos telhados a limpeza as inspe es s instala es el tricas e ao material de seguran a as indica es para o acondicionamento dos objetos etc s o algumas das quest es tratadas nesta mat ria De seguida s o estabelecidas as normas para a monitoriza o e controlo ambiental e biol gico apresentando valores sobre a humidade relativa temperatura e ilumina o para os diversos tipos de materiais bem como indicando os princ pios a seguir para providenciar o melhor ambiente poss vel para a preserva o das cole es S o referidos os cuidados a ter com o controlo de pragas que possam afetar o estado de conserva o do acervo e as medidas de preven o do seu aparecimento Finalmente s o tratadas as quest es da seguran a f sica das cole es alertando para os cuidados a ter em termos de vigil ncia restri es no usufruto do museu e os cuidados a ter para evitar inc ndios nas reas que cont m cole es exposi o e reserva completando o referido no Plano de Emerg ncia e Seguran a A Pol tica de Incorpora es do Museu da Ci ncia MUSEU DA CI NCIA s d c um documento que sumariamente se prop e definir as regras e as condi es exigidas para incorporar um ou v rios objeto ou esp cime na cole o do museu O documento caracteriza brevemente as c
48. o em exposi es Relativamente aos requisitos de informa o salientamos a introdu o de novas unidades de informa o para responder s exig ncias decorrentes dos melhoramentos introduzidos em diversos procedimentos e do conceito de unidades comuns a diferentes procedimentos que permitiam uma maior integridade referencial na constru o da estrutura dos sistemas de informa o A defini o das unidades de informa o que comp em o SPECTRUM foi tamb m revista e melhorada com o objetivo de facilitar aos museus a sua compreens o e refor ar a sua correta utiliza o DAWSON 2012 Nesta vers o foram tamb m atualizadas as quest es legais e de gest o da informa o e acrescentada uma nova sec o de aconselhamento para cada procedimento Em termos de apresenta o gr fica foi introduzida uma navega o por c digos de cor facilitador da consulta da norma 126 O conhecimento que temos desta segunda vers o fruto da consulta de outros documentos sobre o desenvolvimento do SPECTRUM DAWSON 2012 uma vez que n o conseguimos obter acesso a esta vers o da norma durante o processo de investiga o 127 Designa es que mant m atualmente DAWSON HILLHOUSE 2011 105 Ap s a publica o desta vers o do SPECTRUM verifica se um hiato de oito anos at sua terceira vers o Durante este per odo registam se v rias iniciativas que de certa forma complementam o SPECTRUM e auxiliam os museus nos processos de d
49. organizada pelo Museu de Caminha uma breve reflex o MATOS s d Uma importante reflex o sobre o novo paradigma desta ci ncia e a sua contribui o nos Museus Bibliotecas e Arquivos feita pelo Prof Armando Malheiro da Silva SILVA 2002 7 Ver em http www cilip org uk Consultado em 12 01 2012 26 d cada de 90 com o trabalho da Museum Documentation Association MDA e do CIDOC definir normas de estrutura de informa o e de procedimentos a utilizar na documenta o das suas cole es e na constru o dos sistemas de informa o usados em museus MATOS 2007 Em termos pr ticos os museus herdam das outras institui es documentais quest es como o controlo de autoridades ou a necessidade da utiliza o de terminologia controlada no processo de classifica o da informa o que s o essenciais por exemplo na posterior pesquisa e divulga o da informa o No decorrer do s culo passado contamos com a importante contribui o da Museologia da Inform tica no sentido amplo e da Ci ncia da Informa o como instigadores das altera es verificadas no mbito da documenta o de cole es E a partir destas ci ncias decorrem as altera es que se fazem sentir na forma o acad mica e profissional daqueles que trabalham nos museus Sem referir especificamente os profissionais de museus Armando Malheiro da Silva e Fernanda Ribeiro num artigo intitulado Forma o perfil e compet ncias do
50. s quest es pr ticas legais e ticas que est o presentes na gest o das cole es e na sua disponibiliza o neste trabalho com o objetivo de dotar a comunidade museol gica e acad mica com os instrumentos suficientes para a concretiza o da adapta o do SPECTRUM a Portugal a breve prazo 300 N o se pense que abandonamos o projeto de adapta o pelo contr rio Sucede que temos a consci ncia que um trabalho desta natureza s pode ser feito com sucesso atrav s da participa o e esfor o coletivo dos museus e dos seus profissionais Neste sentido para al m da primeira vers o portuguesa do SPECTRUM e dos seus requisitos de informa o que apresentamos em anexo Anexos I e Il estamos a criar em conjunto com o Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra no que se relaciona com o SPECTRUM e com a Sistemas do Futuro um portal sobre normaliza o digitaliza o documenta o e gest o de cole es e patrim nio cultural que incluir a possibilidade de obter a licen a de utiliza o da norma e dos requisitos de informa o bem como os recursos necess rios para a sua utiliza o pelos museus O portal foi concebido a pensar na participa o ativa da comunidade museol gica portuguesa pelo que abrir espa o para a cria o de uma comunidade de utilizadores do SPECTRUM em Portugal essencial para a sua dissemina o onde pretendemos assumir um papel ativo na constru o das futuras vers es da norma O segu
51. sendo relevante para este e outros trabalhos na an lise de informa o sobre a estas mat rias n o caberia no mbito e tempo dispon veis deste trabalho de investiga o Sem preju zo do exposto obtivemos um conjunto de respostas que nos podem dar algumas indica es sobre este tema No que concerne experi ncia dos inquiridos neste tipo de tarefas da totalidade dos inquiridos apenas 26 n o trabalha atualmente num museu sendo que uma maioria significativa das respostas obtidas 77 considera se Experiente ou Muito experiente na rea da documenta o em museus Na sua maioria j tiveram contacto com um dos sistemas de gest o de cole es dispon veis no mercado portugu s e utiliza como normas de invent rio ou procedimentos as normas de invent rio criadas pelo IMC 82 do total de inquiridos manuais de invent rio e procedimentos criados pelo pr prio museu 62 do total de inquiridos ou outra publica o de refer ncia internacional como o Museum Registration Methods BUCK e GILMORE 2010 por exemplo 14 do total de inquiridos O trabalho de documenta o mais comum dos profissionais dos museus o invent rio e a cataloga o das cole es 93 dos inquiridos indicaram j ter feito este tipo de tarefa num museu seguido da gest o de exposi es 52 empr stimos 35 e conserva o 35 Sublinhamos a 234 Importa referir que no contexto do recentemente criado Grupo de Trabalho sobre Sistemas
52. t cnico como as de pesquisa e recupera o ou as de interc mbio de informa o MCKENNA DE LOOF 2009 Na primeira categoria para al m das acima descritas criadas no contexto das necessidades dos museus temos um conjunto de normas como os j citados EAD e ISAD G aos quais se junta o amp Um agregador onde podemos pesquisar informa o sobre diferentes cole es de museus e bibliotecas Pode ser consultado em http www culturegrid org uk Consultado em 22 01 2012 Um projeto liderado pela Collections Trust que tem como principal objetivo criar uma base de informa o estat stica sobre digitaliza o preserva o digital e acesso atrav s da internet ao patrim nio cultural europeu que permita sustentar decis es de financiamento no setor 65 A PAS 197 pretende estabelecer um conjunto de recomenda es que permitam implementar desenvolver e manter um sistema de gest o de cole es que inclua procedimentos e pol ticas sobre o desenvolvimento a informa o a acessibilidade e a conserva o das mesmas 59 ISSAR CPF no cap tulo das normas espec ficas para arquivos No campo das bibliotecas ainda dentro desta primeira categoria o MARC o FRBR a norma ISO 2709 ou MODS entre outras Por fim temos tamb m outras normas como a MIDAS o VRA o DUBLIN CORE ou o TEI que atuando em quest es mais espec ficas contribuem igualmente para o trabalho de documenta o e gest o do
53. um local onde se poder encontrar refer ncias e recursos atuais sobre o tema e onde se venha a gerar um debate que ter que ser na nossa opini o urgente e inclusivo A longo prazo para al m dos benef cios bvios que a utiliza o do SPECTRUM poder trazer para a gest o e digitaliza o das cole es em termos de qualidade e quantidade dos registos a nossa maior expectativa a do reconhecimento do SPECTRUM como norma oficial para a documenta o e gest o das cole es museol gicas nacionais e ao mesmo tempo como refer ncia obrigat ria para a credencia o de museus pela RPM Sabemos que esta expectativa s poder vir a ser concretizada depois de uma utiliza o massiva da norma pelos museus portugueses que confirme a qualidade e potencialidade que internacionalmente lhe s o atribu das e que obrigue os respons veis a equacionar essa possibilidade O caminho a percorrer portanto longo e exigente De seguida daremos o segundo passo tra ando o segundo caminho que nos propusemos percorrer ao longo deste trabalho a utiliza o do SPECTRUM pelo Museu de Ci ncia da Universidade de Coimbra 7 2 O Museu de Ci ncia e o SPECTRUM 28 Fruto das reuni es iniciais com a Prof Alice Semedo e principalmente da nossa participa o na confer ncia OPENCULTURE e nas ltimas duas confer ncias anuais do CIDOC conseguimos obter um conjunto de contactos principalmente no Brasil que possibilitar no futuro a
54. vel com a divis o da ESF que se baseia como vimos num modelo constru do de acordo com a normaliza o internacional que a empresa procura respeitar meticulosamente Para melhor percebermos o exposto indicaremos na seguinte tabela as correspond ncias entre uma e outra estruturas relativamente aos diferentes grupos de informa o Dos Invent rio Objetos e Patrim nio Natural Invent rio Objetos e Patrim nio Natural Invent rio Objetos e Patrim nio Natural Invent rio Objetos e Patrim nio Natural Tabela 4 Correspond ncia das tarefas do In patrimonium com a estrutura dos Requisitos de Informa o do SPECTRUM todas as tarefas das aplica es SF t m as unidades de informa o inclu das neste grupo de informa o 380 A diferencia o entre Informa o gen rica e grupos de informa o espec fica representa apenas a divis o entre a informa o b sica para a identifica o de um objeto N mero de invent rio Descri o Designa o ou T tulo e Museu Instituig o respons vel A Sistemas do Futuro optou h muito por diferenciar a designa o deste tipo de informa o para conseguir a sua identifica o inequ voca mas ele pode tamb m ser considerado como mais um grupo de informa o sobre o objeto 381 Importa salientar que a terminologia grupos de informa o quando relativa aos RIS correspondente ao termos Tarefas que utilizamos neste trabalho quando nos referimos s principais div
55. 2 P Na sua versao Deste processo resultou o fornecimento das aplica es In arte e In natura Plus que viriam a ser instaladas num servidor disponibilizado pelos servi os de inform tica da Universidade ao qual os utilizadores acediam atrav s da rede interna da Universidade utilizando a vers o cliente da aplica o que era instalada nos diferentes postos de trabalho Na altura foram tamb m realizadas sess es de forma o sobre a utiliza o das aplica es e verificada a possibilidade de importa o de alguns dados em formato digital resultado de algumas tentativas de cria o de bases de dados que pudessem conter e organizar informa o sobre os exemplares das suas cole es pelos colaboradores de diferentes departamentos e museus da UC Os museus da UC passaram a contar com as ferramentas necess rias para a informatiza o das suas cole es conforme era inten o da Reitoria para o projeto mais amplo do Museu das Ci ncias Por m a especificidade das cole es de hist ria natural e as exig ncias de car ter cient fico do tratamento da informa o a elas relativa viriam ainda a proporcionar um refor o da rela o entre a UC e a referida empresa atrav s da assinatura de um protocolo de colabora o relacionado com a Aplica o das Tecnologias da Informa o ao Patrim nio Natural realizada a 22 de Fevereiro de 2002 no qual ambas as institui es se comprometem a cooperar em termos t cnicos e c
56. 9 Cf http www sistemasfuturo pt encontro2007 Consultado em 20 06 2012 350 Cf http www sistemasfuturo pt encontro2007 programa html Consultado em 20 06 2012 1 Falaremos adiante sobre o trabalho desenvolvido por estes grupos 32 Importa referir que o Museu Municipal de Portim o tinha desde h largos anos iniciado o seu projeto de invent rio das cole es para o qual escolheu o In patrimonium 353 Cf http www sistemasfuturo com encontro2010 programa html Consultado em 20 06 2012 4 A repeti o deste tema que j tinha sido abordado no encontro anterior tem a ver com o crescimento verificado no desenvolvimento de projetos nesta rea pela Sistemas do Futuro em conjunto com diferentes institui es 256 Picasso 2 02 A confer ncia e o workshop bem como as restantes apresenta es tiveram uma enorme recetividade e segundo os respons veis da empresa o modelo utilizado neste ltimo encontro com uma confer ncia inaugural de um especialista internacional e uma atividade em que o p blico convidado a participar seguidas das restantes apresenta es para manter nas edi es futuras A Sistemas do Futuro est consciente da import ncia que estes encontros t m para o desenvolvimento dos seus produtos dado que s o apresentados e discutidos diversos assuntos e temas que t m contribu do para melhorar os seus produtos Por m ap s sete edi es a empresa compreende que o principal benef c
57. 97 Despacho conjunto n 616 2000 D R n 130 S rie II de 2000 06 05 Cria uma estrutura de projeto denominado rede portuguesa de museus RPM que funciona na depend ncia directa do Instituto Portugu s de Museus e define a sua composi o e atribui es Lei n 107 2001 D R n 209 S rie I A de 2001 09 08 Estabelece as bases da pol tica e do regime de protec o e valoriza o do patrim nio cultural Lei n 47 2004 D R n 195 S rie I A de 2004 08 19 Aprova a Lei Quadro dos Museus Portugueses Despacho Normativo n 3 2006 D R n 18 S rie I B de 2006 01 25 Aprova o formul rio de candidatura credencia o de museus Lei n 5 2006 D R n 39 S rie I A de 2006 02 23 Aprova o novo regime jur dico das armas e suas muni es Decreto n 19 2006 D R n 137 S rie I de 2006 07 18 Procede classifica o como bens de interesse nacional de um conjunto de bens culturais m veis integrados nos museus dependentes do Instituto Portugu s de Museus Decreto Lei n 97 2007 D R n 63 S rie I de 2007 03 29 Aprova a org nica do Instituto dos Museus e da Conserva o I P Portaria n 377 2007 D R n 64 S rie I de 2007 03 30 Aprova os Estatutos do Instituto dos Museus e da Conserva o I P Lei n 17 2009 D R n 87 S rie I de 2009 05 06 Procede segunda altera o Lei n 5 2006 de 23 de Fevereiro que aprova o novo regime jur dico das a
58. Brit nica de Museus Museum Association no seio da qual nascer um s culo mais tarde a Museum Documentation Association MDA MAR N TORRES 2002 181 associa o centrada no estudo e cria o de normas para o setor O mesmo acontece noutros pa ses onde s o criadas A Museum Association ainda hoje mant m a sua atividade desempenhando um papel central no panorama museol gico do Reino Unido A Museum Documentation Association MDA qual nos dedicaremos em cap tulo posterior foi substitu da pela Collections Trust CT em 2008 22 organiza es semelhantes inglesa caso dos Estados Unidos da Am rica ou da Alemanha ou com pa ses na altura culturalmente mais pr ximos da Fran a como o caso de Portugal onde o caminho legislador tamb m seguido embora mais tardiamente nos in cios do s culo XX LOUREIRO 2008 32 As altera es ent o verificadas no que diz respeito documenta o dos museus e a uma nova conce o do objeto como documento portador de informa o OTLET 1996 fazem com que alguns pensadores como o belga Paul Otlet incluam o museu a par das bibliotecas e arquivos no grupo das institui es documentais considerando que o museu sem a documenta o das suas cole es se torna um armaz m de objetos vazios de significado e in teis na divulga o e cria o de conhecimento inscritos na sua defini o Otlet e o seu colega jurista Henri La Fontaine ambicionavam um mundo em
59. Ci ncia j tem definido um conjunto de documentos regulamentares que apesar de avulsos refletem as op es da institui o sobre diversos processos de gest o da sua cole o Desde logo no seu Regulamento Interno MUSEU DA CI NCIA 2011b dispon vel para consulta na p gina da institui o que enuncia a miss o os objetivos a organiza o os hor rios a seguran a e as normas de visita as regras sobre a utiliza o e acesso s cole es e sua documenta o nomeadamente no que respeita a pedidos de empr stimo para exposi o ou investiga o a pedidos de investiga o e estudos de objetos e esp cimes por parte de entidades externas ao museu para a sua consulta as regras para acesso s reservas e documenta o e por fim as condi es do registo fotogr fico das cole es e a sua posterior divulga o bem como as condi es de ced ncia de imagens do seu arquivo fotogr fico Este documento incide num aspeto com particular import ncia para as cole es que a sua utiliza o e para o qual o SPECTRUM define um procedimento espec fico Adicionalmente existem outros quatro documentos regulamentares que direta ou indiretamente importam para a gest o das cole es O Plano de Emerg ncia e Seguran a do Museu da Ci ncia MUSEU DA CI NCIA s d a onde se definem os sistemas de seguran a e preven o dos edif cios do museu as normas e restri es aos visitantes os proc
60. Conserva o conta j com uma larga experi ncia e conhecimento nesta mat ria muito embora atue apenas no registo fotogr fico das cole es dos museus dependentes daquele organismo Seguindo este exemplo e considerando o registo fotogr fico das suas cole es um elemento essencial para o projeto do Museu Virtual o Museu da Ci ncia decidiu criar um manual de normas que salvaguardasse a uniformiza o de m todos e um patamar de qualidade m nimo para a documenta o fotogr fica das suas cole es No manual de gest o da documenta o fotogr fica o Museu da Ci ncia reconhece a import ncia que a fotografia atualmente assume na identifica o dos objetos e seus estados de conserva o assim como mais recentemente na divulga o do patrim nio cultural atrav s das plataformas tecnol gicas atuais e reflete sobre algumas das preocupa es que tem em rela o utiliza o da imagem digital como elemento da gest o da cole o Entre outras a obsolesc ncia MUSEU DA CI NCIA 2007 desse tipo de material uma mat ria sens vel na rea das tecnologias de informa o mas que raramente considerada neste tipo de projetos sendo que o manual de procedimentos n o define qualquer plano de atua o para esta situa o a preserva o dos esp cimes fotogr ficos n o digitais previamente existentes por m sem concretiza o em termos de planifica o geral as quest es legais ticas e funcionais que se l
61. Jan Jun p 219 257 336 SILVA Armando Malheiro da RIBEIRO Fernanda 2002 Das ci ncias documentais ci ncia da informa o ensaio epistemol gico para um novo modelo curricular Porto Edi es Afrontamento SILVA Augusto Santos e PINTO Jos Madureira 1986 Metodologia das ci ncias sociais Porto Edi es Afrontamento SILVA Raquel Henriques da coord 2000 Inqu rito aos museus em Portugal Lisboa Instituto Portugu s de Museus e Observat rio das Actividades Culturais SMIT Joahanna W 2008 A documenta o e suas diversas abordagens MAST Colloquia Vol 10 Documenta o em Museus Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST pp 11 23 SISTEMAS DO FUTURO 2012 Manual da Aplica o In patrimonium Premium Em linha Sistemas do Futuro Consultado em 09 01 2012 Dispon vel em http www sistemasfuturo com manual SOLA Tomislav 1997 Essays on museums and their theory towards the cybernetic museum Helsinki Finnish Museums Association SOUSA Maria da Concei o Borges de e BASTOS Celina 2004 Normas de Invent rio Mobili rio artes pl sticas e artes decorativas Direc o de Servi os de Invent rio Instituto Portugu s de Museus coord Lisboa Instituto Portugu s de Museus SOUSA Maria van Zeller 2010 Re design da ficha de invent rio online Que contributos colaborativos e interactivos poderemos acrescentar num contexto cient fi
62. Jo o Muralha Cardoso no mbito do projeto do seu doutoramento CARDOSO 2007 O segundo o In doc desenvolvido com base nas normas ISAD G 36 e EAD permite a gest o de material de arquivo e pretende ser uma resposta para as institui es que pretendem para al m das suas cole es gerir tamb m o patrim nio arquiv stico que guardam O seu desenvolvimento ocorreu no mbito de algumas parcerias entre as quais se destaca a estabelecida com a Funda o Eug nio de Almeida respons vel pelo projeto de invent rio e digitaliza o do patrim nio cultural da Diocese de vora que tem sido ao longo dos anos um dos mais ativos utilizadores deste recurso Desde 2006 a empresa tem vindo a atualizar toda a sua gama de sistemas de gest o de cole es introduzindo novas subtarefas para a gest o do patrim nio integrado 8 criando novas funcionalidades como a gest o estruturada da informa o sobre o patrim nio im vel natural arquiv stico e imaterial representada numa rvore de depend ncias que pode ser gerida pelos inventariantes de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pelas diferentes institui es e atualizando os tecnologicamente de acordo com as novas vers es de sistemas operativos motor da base de dados SOL Server e outras tecnologias importantes que entretanto foram sendo atualizadas n 339 ou mesmo criadas de raiz A gama Premium tem sido desde ent o a vers o que lidera as escolhas dos mus
63. Lei quadro dos Museus Portugueses 193 museol gicas est o associadas aos 21 procedimentos da norma conforme a rea espec fica onde se inserem como se mostra na ilustra o 2 p g 121 acima apresentada Propomos que se adote o mesmo princ pio ao caso portugu s A defini o de uma pol tica de incorpora es por exemplo ter influ ncia nos procedimentos de Pr entrada Entrada e Incorpora o Da mesma forma a exist ncia de um documento sobre a conserva o das cole es num museu associar se aos procedimentos definidos para a Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Perda e danos Conserva o e preserva o das cole es Gest o de riscos e Transporte Sem preju zo do exposto concretamente da exig ncia de algumas informa es sobre invent rio investiga o interpreta o e exposi o das cole es no mbito do processo de credencia o junto do RPM n o existe obriga o formal de defini o de pol ticas de documenta o ou utiliza o de cole es em Portugal dom nio que na nossa opini o merece maior aten o O mesmo poderia ser dito em rela o rea que define as regras de acesso e utiliza o das cole es Vamos conhecendo alguns casos de museus portugueses que t m tido o cuidado de definir regras nesta mat ria n o obstante n o encontramos na legisla o nacional qualquer refer ncia defini o de pol ticas neste dom nio nem tampouco de out
64. Maria Teresa Soares Mendes coadjuvada por v rios diretores e coordenadores dos diferentes museus e cole es est o na origem da cria o de uma pol tica de interven o neste setor que possibilitasse a realoca o de meios e o desenvolvimento de um projeto consistente de preserva o recupera o e divulga o sob formas modernas do acervo museol gico de ci ncias MOTA s d 3 Esta iniciativa de resto refor ada tamb m pela publica o dos Estatutos do Museu de Hist ria Natural da Universidade em 1996 DELICADO 2010 pretendia servir o prop sito de refor ar a liga o entre a Universidade e a sociedade utilizando metodologias e meios atuais que possibilitassem a divulga o da ci ncia atrav s do acervo cient fico da universidade aproximando o discurso dos diferentes p blicos sem colocar em risco como bvio o rigor esperado Havia ent o que proceder an lise do acervo dispon vel nos diversos departamentos da universidade e concentrar a aten o na procura de solu es que permitissem concretizar a utiliza o das cole es para esse efeito A avalia o das cole es ficou a cargo de dois importantes investigadores Michel van Pra t e Robert Halleux especialistas em museologia cient fica e nela ficou expressa conforme nota Paulo Gama Mota 2010 a grande relev ncia nacional e interesse internacional das cole es cient ficas dos museus da Universidade de Coimbra e a possibilidade
65. Standards Institution CAM Centro de Arte Moderna Jos de Azeredo Perdig o CBPS Committee on Best Practices and Standards CCO Cataloging Cultural Objects CDBP Centro de Documentaci n de Bienes Patrimoniales CDWA Categories for the Description of the Works of Art CDWA Lite Categories for the Description of the Works of Art Lite CER ES Colecciones en Red CHIN Canadian Heritage Information Network CIDOC International Committee for Documentation CIDOC CRM CIDOC Conceptual Reference Model CILIP Chartered Institute of Library and Information Professionals CIMI Consortium for the Computer Interchange of Museum Information CITES Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora CONA The Cultural Objects Name Authority CRM CIDOC Conceptual Reference Model xiii CRM SIG Conceptual Reference Model Special Interest Group CT Collections Trust DCTP Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio DGPC Dire o Geral do Patrim nio Cultural DIBAM Direcci n de Bibliotecas Archivos y Museos EAD Encoded Archival Description ESF Estrutura de dados da Sistemas do Futuro FLUP Faculdade de Letras da Universidade do Porto GRIPHOS General Retrieval and Information Processor for Humanities Oriented Studies HTML HiperText Markup Language ICA International Council of Archives ICHIM Interconnectivity and Hypermedia in Museums ICOM International Council
66. a um dos seus colaboradores O projeto de investiga o interno que se mant m tem apresentado excelentes resultados e a empresa tem se destacado enquanto unidade de investiga o na rea do patrim nio a n vel nacional Atualmente decorrem na empresa tr s projetos de doutoramento paralelos O primeiro iniciado em 2009 refletido neste trabalho e pretende dedicar a aten o como vimos normaliza o de procedimentos utilizados para a gest o de cole es criando as condi es para que as aplica es da empresa sejam compatibilizadas com o SPECTRUM O segundo iniciado em 2010 da responsabilidade de Fernando Cabral diretor geral da empresa e co orientador da nossa investiga o versa sobre a adapta o das aplica es da empresa ao CIDOC CRM ISO 21127 2006 com o objetivo de possibilitar o interc mbio de dados e a intera o entre sistemas de gest o de patrim nio cultural museus bibliotecas e arquivos O terceiro representa a continuidade do trabalho que a sua respons vel iniciou em 2011 com a apresenta o da sua disserta o de mestrado sobre a utiliza o de terminologia controlada na gest o do patrim nio cultural tendo como base o thesaurus do Getty Institute que atr s referimos A sua respons vel Nat lia Jorge viu a candidatura ao doutoramento aprovada em Julho do presente ano A realiza o deste projeto de investiga o tem proporcionado a todos os colaboradores da empresa a participa o em
67. a e salvaguarda das cole es e da sua documenta o a quantidade de informa o dispon vel a qualidade de informa o pretendida a complexidade dos sistemas de informa o e a sua dissemina o por todos os setores do museu a gest o de direitos associados s cole es a garantia de propriedade das cole es a gest o de empr stimos a divulga o das cole es e cria o de conhecimento Estes e outros aspetos contribuem para que a exist ncia de normas processuais seja cada vez mais um pilar no qual obrigatoriamente deve assentar o invent rio e documenta o que s o na nossa opini o e n o s o ponto de partida para uma boa gest o de todo o museu HILLHOUSE 2009 Mas concretamente a que procedimentos de documenta o de cole es nos referimos Ser o os que est o mencionados nas Normas de Invent rio do extinto IMC IPM Ser o os que cada um dos sistemas de informa o nos exige para poder trabalhar com as ferramentas que disponibilizam N o pelo contr rio os procedimentos que nos interessam s o aqueles que podem ser utilizados inclusive quando n o existe um sistema de informa o computorizado s o aqueles que nos permitem saber como registar uma entrada de um objeto seja ela provis ria empr stimo definitiva incorpora o ou com diferente car ter um dep sito por exemplo dizendo nos que pessoas devem estar envolvidas que documenta o necess ria qual o quadro legal
68. aliena o Deaccession and disposal sempre que um objeto seja desincorporado ou abatido da cole o permanente do museu e essa situa o implique a sa da do objeto das suas instala es Controlo de localiza es e movimentos Location and movement control nas situa es em que o museu necessita de manter atualizada toda a informa o sobre a localiza o e movimentos dos objetos que d o sa da Transporte Transport quando a sa da implica o transporte dos objetos at outras instala es Controlo de invent rio Inventory control para a atualiza o dos registos de invent rio relativos aos objetos inclu dos no procedimento Gest o de seguros e indemniza es Insurance and indemnity management para garantir a contrata o dos seguros necess rios e das indemniza es correspondentes sempre que o objeto deixa as instala es do museu 157 Os requisitos de informa o prendem se com a informa o sobre o objeto identifica o estados de conserva o dimens es descri o etc e sobre as localiza es e movimentos com dados espec ficos sobre a sa da do objeto motivo respons veis autoriza o etc com informa es detalhadas sobre as entidades que interv m no processo assim como sobre os locais que ir o receber os objetos que saem do museu A lista de grupos e unidades de informa o poder ser consultada no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO II Este pr
69. ao momento prevendo a sua integra o no In patrimonium Net sem que a mesma constitua uma altera o substancial no interface ou implique a utiliza o de ferramentas e tecnologias fora do mbito das que foram escolhidas para esta nova vers o Um outro aspeto relevante a relativa novidade que as ferramentas tecnol gicas deste g nero principalmente no contexto nacional representam para os museus e para os seus profissionais N o existe tanto quanto sabemos qualquer sistema em Portugal Ed e no dom nio do patrim nio que tenha implementado este tipo de solu es De modo que reconhecemos como naturais algumas d vidas sobre a sua recetividade que se levantaram no decorrer deste processo e que influenciaram o seu desfecho A primeira decis o relacionava se com a forma como os 21 procedimentos deveriam ser integrados na aplica o A solu o mais simples teria sido a mera identifica o dos RIS no sistema e depois deixar a cargo do utilizador a consulta norma Anexo I e aos diagramas de fluxo de trabalho de cada procedimento para a concretiza o dos processos de documenta o e gest o Esta solu o n o foi sequer equacionada dado que contrariava todos os objetivos e pressupostos que guiaram a concretiza o desta investiga o 3 uma novidade na rea espec fica do Patrim nio Cultural KOCH e KOCH 2012 281 Portanto optamos por propor um assistente para cada procedimento que indique ao utili
70. aos t cnicos e investigadores respons veis pelas cole es de Antropologia Bot nica Mineralogia Zoologia Astronomia F sica e Qu mica MOTA s d 8 Um outro aspeto fundamental para o museu alcan ar os objetivos a que se prop s foi a parceria estabelecida com a Sistemas do Futuro com base no protocolo de coopera o referido tendo em vista o desenvolvimento das ferramentas e solu es inform ticas sistemas de gest o de cole es e sistema de publica o online bem como a consultoria especializada sobre documenta o em museus que suportou algumas das decis es tomadas relativamente aos procedimentos de carregamento de dados e utiliza o dos sistemas Nesta altura do processo as aplica es utilizadas pelos museus da Universidade de Coimbra foram atualizadas para a vers o mais recente das aplica es In arte In natura e In patrimonium a vers o Premium Esta vers o representa um passo determinante na atualiza o tecnol gica e normativa que permitiu ao museu no mbito deste novo impulso contar com ferramentas mais recentes flex veis e capazes de responder s necessidades de documenta o que o projeto exigia A concretiza o de um projeto desta natureza n o no entanto uma tarefa f cil Exige um planeamento eficiente e coordena o forte para que os diferentes elementos possam compor um conjunto coerente e s lido Desde cedo a dire o do museu percebeu que teria que considerar entre outras as
71. aquele munic pio madeirense com o objetivo de promover o acesso e utiliza o das cole es pelos cientistas MOTA e CASALEIRO 2011 9 Uma e outra iniciativa s o de extraordin rio valor para os museus de ci ncia portugueses A primeira j t nhamos referido dada a import ncia do estudo e estrutura o da terminologia para o invent rio e acessibilidade das cole es A segunda iniciativa pelo papel que poder assumir na preserva o e investiga o de cole es de hist ria natural que como sabido em Portugal se concentram maioritariamente nas nossas universidades A n vel internacional o Museu da Ci ncia tem tido o cuidado de estabelecer parcerias no dom nio das cole es e sua gest o nomeadamente um projeto referido por Mota e Casaleiro 2011 9 que conta com a participa o de alguns dos maiores museus europeus de ci ncia e t cnica cujo principal objetivo a cria o de um portal sobre patrim nio cient fico europeu e da hist ria da ci ncia e da tecnologia a partir da sua cultural material 2011 9 onde se levantam desafios complexos e interessantes no dom nio da l ngua e da defini o da metainforma o que sustentar a pesquisa e utiliza o da informa o Uma outra parceria internacional que poder trazer benef cios consider veis para o museu aquela que possibilitou esta investiga o e que o associa Collections Trust para a tradu o e adapta o do SPECTRUM realida
72. aqui raramente s o considerados O documento 47 ainda em vers o de trabalho poder ser consultado e comentado atrav s da seguinte hiperliga o http cidoc mediahost org principles6 pdf Consultado em 18 02 2012 3 2 2 O importante contributo da Am rica do Norte A par do importante trabalho que tem vindo a ser desenvolvido no mbito do CIDOC encontra se o contributo trazido por tr s institui es da Am rica do Norte duas dos EUA e uma do Canad a Museum Computer Network MCN o Getty Research Institute e a Canadian Heritage Information Network CHIN Importa referir que a escolha destas institui es decorre do trabalho de normaliza o e sistematiza o da documenta o e gest o de cole es que t m vindo a desenvolver ao longo das ltimas d cadas Se assim n o fosse ter amos tamb m de incluir neste cap tulo a American Association of Museums AAM que desenvolve nos Estados Unidos da Am rica um sistema de acredita o de museus refer ncia a n vel internacional que inclui um conjunto de expectativas legais ticas e sociais que a comiss o avaliadora das candidaturas espera ver cumpridas em termos da preserva o e documenta o das cole es AAM 2005 Centremos ent o a nossa aten o na sua afiliada MCN e no trabalho que tem desenvolvido sobre a documenta o e gest o de cole es Esta institui o criada em 1967 numa fase muito inicial de implementa o de computado
73. autoriza es necess rias A liga o entre o pessoal do museu e os respons veis pela entrega dos objetos ao museu sejam eles depositantes intermedi rios propriet rios etc deve ser o mais pr xima poss vel de forma a 129 assegurar a regular comunica o entre as partes intervenientes em cada processo que por sua vez facilitar a documenta o exaustiva necess ria nestas situa es Relacionam se diretamente com este procedimento os que indicaremos de seguida juntamente com informa o do momento em que ocorrem Assim temos Pr entrada Pre entry a utilizar na prepara o da chegada do objeto sempre que este esperado pelo museu Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment a utilizar na verifica o do estado de conserva o do objeto quando este entra fisicamente no museu Controlo de localiza o e movimentos Location and Movement Control a utilizar no registo e gest o da localiza o do objeto dentro do museu assim como na movimenta o interna e externa do objeto Incorpora o Acquisition a utilizar no caso de se tratar de uma entrada que conduzir a uma incorpora o prevista ou n o nas cole es do museu Empr stimos Entrada Loans in a utilizar se a entrada do objeto na institui o se relacionar com um empr stimo solicitado Desincorpora o e aliena o Deaccession and dispos
74. cia na documenta o e na gest o das cole es referida por Clara Camacho que v rias vezes ocasiona cole es deficientemente estudadas e conservadas logo deficientemente comunicadas Ibidem 13 Estes problemas e consequ ncias retirados da avalia o feita s primeiras candidaturas dos museus originam da parte da RPM uma resposta direta atrav s das recomenda es feitas nos relat rios finais e uma a o continuada baseada nos par metros definidos no referido regulamento que visa o melhoramento da gest o das cole es atrav s da informatiza o dos acervos e da defini o de pol ticas de documenta o e gest o das cole es pelos museus A atua o da RPM assume uma import ncia que embora n o seja ainda poss vel aferir na sua totalidade ser na nossa opini o determinante no m dio e longo prazo para os museus portugueses Por um lado dada a exig ncia da defini o de pol ticas de cole es obriga os museus a refletir sobre o contexto objetivo e defini o das suas cole es e a equacionar a forma de gest o das mesmas estabelecendo crit rios a seguir sobre incorpora es abates empr stimos conserva o documenta o etc o que at exist ncia da RPM era raro conforme nos diz Alice Semedo 2005 307 Por outro dada a insist ncia na informatiza o dos acervos pressupondo n s aqui um processo assente na normaliza o internacional e sustentado em pol ticas de cole es pree
75. cil Com este produto a empresa conseguiu dar uma 323 resposta adequada a diversas necessidades do setor Importa referir que em linha com a pol tica de desenvolvimento das aplica es enunciada estas duas vers es reuniram o importante contributo de especialistas de institui es como a Universidade do Minho a Universidade do Porto e de diversos museus dos quais gostar amos de destacar o Museu Regional de Arqueologia D Diogo de Sousa onde o In patrimonium foi testado atrav s de uma parceria com a Universidade do Minho e do Museu da Cidade de Lisboa onde foi apresentada pela primeira vez a tecnologia que proporcionou estes produtos 322 Sobre este tipo de utiliza o do In patrimonium importa referir a comunica o que apresent mos conjuntamente com a Dr Maria Jos de Almeida da C mara Municipal de Cascais e com Fernando Cabral da Sistemas do Futuro sobre a integra o deste sistema com o sistema de georreferencia o do patrim nio utilizado naquela entidade para facilitar os processos de gest o urban stica no que diz respeito s quest es levantadas pelo patrim nio cultural ALMEIDA et al s d 323 Um dos elementos interessantes para an lise das vantagens que o In patrimonium trouxe para diversas institui es mas principalmente para as Autarquias o facto de apenas uma das que s o clientes da Sistemas do Futuro ter optado por adquirir as aplica es In arte e In domus de forma separada e n o
76. cio deste projeto a vers o oficial do SPECTRUM era a 3 2 editada como vimos por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi publicada em 2009 Constava de um nico volume com 393 p ginas de texto t cnico onde se apresentavam procedimentos e requisitos sobre documenta o e gest o de cole es cuja tradu o era morosa e complexa Adicionalmente a tradu o da vers o 3 2 concretamente das sec es Before you start Legal environment e Policy requirements MCKENNA PATSATZI 2009 exigia a adapta o ao contexto portugu s e consequentemente informa o muito especializada Se na sec o Sources of help and advice disp nhamos de recursos e documenta o espec fica do contexto portugu s a que acrescem as refer ncias indicadas pela norma ainda que espec ficas para o Reino Unido a sec o sobre o contexto legal de cada procedimento em Portugal encerrava grande complexidade e especificidade 187 r i ie Seah aus 236 que implicava trazer para o projeto o contributo de conhecimento jur dico especializado de que n o disp nhamos Cientes dessa realidade precis vamos de encontrar um parceiro institucional que subscrevesse o protocolo de colabora o com a CT que trouxesse para o projeto os referidos contributos nos termos exigidos por esta institui o atrav s da SPECTRUM International License A licen a internacional do SPECTRUM resulta de um protocolo de colabora o assinado entre a CT e uma institui o do
77. cole es O sucesso do processo de internacionaliza o desta norma assim O comprova Neste sentido com este trabalho procuramos verificar a pertin ncia e vantagens daquela norma para os museus portugueses e para o relevante trabalho de digitaliza o documenta o e gest o dos acervos que a maioria tem em curso h alguns anos Conhecendo as dificuldades existentes no que diz respeito aos recursos humanos e financeiros destas institui es nossa pretens o disponibilizar uma ferramenta que sendo simples de utilizar sirva a prepara o e execu o da gest o do patrim nio museol gico Este documento resulta de tr s trabalhos que empreendemos nesse sentido A tradu o e adapta o do SPECTRUM realidade e contexto legal nacionais a verifica o da compatibilidade da norma atrav s do estudo de caso da sua aplica o no Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra e a adapta o e constru o de um sistema de gest o de cole es compat vel com aquela norma em colabora o com a empresa Sistemas do Futuro Palavras chave Normaliza o em Museus Procedimentos de gest o de cole es Gest o de cole es Sistemas de Informa o em Museus SPECTRUM vii viii ndice de ilustra es Ilustra o 1 Exemplo de diagrama de fluxo de trabalho SPECTRUM li 118 Ilustra o 2 SPECTRUM e PAS 19 722009 sc sis ssessscuseteaciunsavel eisagea es aposenta persa ima mesas Casa ga S
78. cole es nos museus que o utilizam Muito embora seja uma norma criada e mantida pela CT uma organiza o de mbito nacional de um pa s estrangeiro acima de tudo um trabalho que resulta da experi ncia e conhecimento pr tico de um conjunto de profissionais de museus de todo o mundo que todos os dias lidam ativamente com os procedimentos que lhe d o corpo Portanto o SPECTRUM reflete a forma mais comum de gerir e documentar cole es nos museus cuja implementa o em Portugal nos parece poss vel e desej vel Pese embora o facto de n o ser uma norma formal ou que tenha reunido a unanimidade da comunidade museol gica que a transformaria potencialmente numa norma ISO re ne atualmente um consenso internacional que a define como a norma de refer ncia internacional para a gest o de cole es em museus argumento que nos parece ser suficientemente bom para pelo menos considerarmos a sua utiliza o nos museus portugueses Contudo a utiliza o de normas na documenta o de museus como vimos atr s um facto que no caso portugu s como noutros relativamente incomum No mbito das nossas fun es na Sistemas do Futuro constatamos que a normaliza o n o considerada como um elemento fundamental do trabalho de documenta o Ainda assim e apesar do processo de digitaliza o do patrim nio cultural portugu s e em grande parte europeu se centrar ainda na quest o do invent rio das 167 O conhecimento de
79. com uma subtarefa ou grupo de informa o Por fim a terceira situa o relativa inexist ncia de correspond ncia assinalada com a express o Novo campo seguida da indica o do grupo que ir incluir essa unidade de informa o Todos estes grupos de informa o ficar o no Embora j exista na ESF uma unidade de informa o relacionada com os Cr ditos decidimos propor a sua inclus o num grupo completamente novo conforme proposto nos RSI ANEXO II 384 Os nomes de grupos de informa o ou unidades de informa o s o representados com alguma frequ ncia atrav s de um conjunto de tr s letras que identifica na ESF a sua depend ncia O acr nimo app por exemplo indicador que aquela informa o ser criada num grupo de informa o gen rica de uma subtarefa e o acr nimo obj seguido do nome do grupo de informa o representa a depend ncia da subtarefa de objetos Esta a nomenclatura definida internamente pela empresa para a constru o de todas as bases de dados que suportam os seus sistemas Sendo uma correspond ncia direta indic mos aqui o grupo de informa o espec fica que ir conter esta unidade de informa o 386 Como podemos observar na correspond ncia da unidade de informa o Related object number do grupo sobre hist ria e rela es dos objetos a qual feita atrav s do m dulo de rela es ou fichas relacionadas com as subtarefas de invent rio obj
80. condition checking and technical assessment de forma a reunir toda a informa o necess ria sobre o estado do objeto que permitir a autoriza o do empr stimo e a indica o das condi es impostas em termos de preserva o e seguran a O mesmo procedimento dever ser realizado antes da sua devolu o ao museu e ap s a realiza o dos transportes de ida e volta 160 Preserva o e conserva o das cole es Conservation and collections care quando for necess ria a realiza o de interven es de conserva o preventiva ou interventiva que possibilitem o empr stimo dos objetos ou quando for necess ria uma interven o ap s o empr stimo Utiliza o das cole es Use of collections para registar a informa o que resulta das reprodu es fotogr ficas dos objetos a emprestar e os motivos que presidiram sua solicita o Gest o de seguros e indemniza es Insurance and indemnity management para registar todo o processo de obten o dos seguros relativos a cada empr stimo e obter os devidos comprovativos assegurando as condi es impostas nesta mat ria pela pol tica de cole es do museu e que permitam uma atua o r pida e eficaz em caso de acidente Sa da do objeto Object exit a implementar quando o objeto abandona as instala es do museu de forma a obter uma confirma o da sua chegada ao destino Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control pa
81. conduzido por Kerridwen Harvey com o objetivo de controlar a informa o inserida no sistema sobre as disciplinas relacionadas com cada objeto gt Este projeto nasce da necessidade dos museus alcan arem uma audi ncia t o vasta quanto poss vel algo que no in cio deste s culo com a massifica o da internet se verificou um pouco por todo o mundo O endere o do projeto http www museevirtuel virtualmuseum ca Consultado em 25 02 2012 A norma encontra se dispon vel em http www pro rcip chin gc ca bd dl ddrcip sh chindd hs eng jsp Consultado em 21 01 2012 54 HARVEY 1994 A estes trabalhos relevantes juntam se v rias outras normas criadas ou utilizadas na documenta o do patrim nio cultural e natural do Canad que fazem do CHIN um dos organismos mais respeitados e procurados para dar resposta s quest es levantadas naquela rea A CHIN acompanhou tamb m as mudan as que o setor sofreu ao longo dos anos E se nos primeiros anos teve de criar as normas para um sistema inform tico centralizado mais tarde veio a criar o Collections Management Software Review um programa que analisa atrav s da Criteria Checklist a capacidade de resposta dos sistemas de gest o de cole es em rela o gest o do patrim nio gest o da informa o ao interface de utiliza o s pesquisas e extra o de informa o para relat rios aos requisitos t cnicos e finalmente pr pria administra
82. contactar em caso de acidente a forma o da equipa e volunt rios do museu sobre a gest o dos riscos e a recupera o ap s o desastre a responsabiliza o pelos objetos durante e ap s o acidente A condu o deste procedimento deve ser sempre da responsabilidade da equipa do museu dado que a informa o gerada ir suportar a pol tica de gest o de riscos e auxiliar na determina o dos planos de atua o do museu em caso de desastre Todavia o museu deve cuidar do registo e documenta o sobre todas as entidades que poder o intervir numa situa o de desastre acompanhando essa informa o com a responsabilidade correspondente e garantir que os respons veis pela cria o do plano de seguran a do museu s o tamb m devidamente identificados no sistema A exist ncia e aplica o pr tica deste procedimento n o se relacionam diretamente com outros procedimentos definidos no SPECTRUM por m inequ voca a sua import ncia para a seguran a dos museus dos seus profissionais e das suas cole es A correta implementa o deste procedimento exige que o museu garanta a exist ncia de informa o sobre a identifica o dos objetos a sua localiza o e as condi es espec ficas destes em termos de salvaguarda e conserva o grupos de informa o previstos na norma como requisitos de informa o O SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO IJ cont m informa o 147 detalhada sobre est
83. d vida uma parte integrante do pr prio processo de colecionar Desde bem cedo que os museus o perceberam e como vimos na contextualiza o hist rica sobre documenta o museol gica do trabalho de Maria Teresa Mar n Torres 2002 desde cedo come aram a acautelar a recolha da informa o sobre os objetos e a refletir sobre a forma como essa informa o deve ser guardada gerida e acima de tudo utilizada Hoje em dia incontest vel que os museus a par das bibliotecas e arquivos s o institui es de mem ria que favorecem melhor do que qualquer outra a cria o de conhecimento A sua miss o no que diz respeito ao estudo e divulga o das cole es passa por recolher criar registar e gerir toda a sua informa o respeitando as imposi es legais propriedade e direitos e ticas conserva o e salvaguarda determinadas nos c digo deontol gico dos profissionais de museus bem como no contexto da sociedade de informa o em que vivemos dotar o museu com o conhecimento necess rio para enriquecer a experi ncia e narrativas apresentadas aos seus visitantes f sicos e virtuais POOLE 2012 N o se trata apenas de criar conhecimento sobre os objetos e a sua hist ria Trata se de com cada vez maior urg ncia recolher criar registar e gerir toda a informa o que influencia a vida e a utiliza o das cole es enquanto estas est o sob a responsabilidade de uma institui o museol gica N o serve o simple
84. da tradu o em Novembro de 2011 Esta vers o de trabalho foi enviada para revis o de diversos especialistas em documenta o entre os quais alguns colaboradores do Museu de Ci ncia tendo em vista recolher as suas corre es e sugest es ao documento Com este contributo pretend amos fechar uma primeira vers o do SPECTRUM PT que pudesse ser submetida a avalia o de um comit de especialistas a ser criado no futuro com a responsabilidade t cnica e cient fica da valida o da norma Esta revis o que se iniciou nos primeiros meses de 2012 prolongou se quase at Junho do corrente ano levou nos a decidir em conjunto com a dire o do museu e com os orientadores deste trabalho pelo adiamento da constitui o do referido comit de avalia o e consequentemente da publica o da primeira vers o SPECTRUM PT para garantir o m ximo de qualidade poss vel no processo N o obstante a revis o est feita e ap s a conclus o deste trabalho iniciaremos juntamente com o Museu da Ci ncia o processo de valida o t cnica e cient fica da norma que permita a sua publica o Ap s a tradu o inicial foi necess rio contribuir com a nossa experi ncia e conhecimento da rea de gest o e documenta o de cole es Em colabora o estreita com a equipa de profissionais de tradu o revimos o documento at estabelecer uma vers o mais cuidada Foram tidos em considera o os seguintes pontos corre o de termos que
85. dar para uma correta documenta o e gest o do patrim nio Em termos pr ticos estas normas definem os passos a seguir por um colaborador de um museu quando apenas para citar um exemplo um dos objetos da sua cole o solicitado para empr stimo Os documentos a tratar os momentos de aceita o ou recusa do empr stimo a informa o de suporte decis o os colaboradores chamados a intervir o transporte as condi es de seguran a etc e a data em que cada um destes assuntos tratado constituem uma norma de procedimento para aquele caso Este tipo de normas definidas em conformidade com as pol ticas de cole es e documenta o do museu que integram o procedimento pretendem ser o guia do museu para a gest o das cole es no que concerne a aquisi o incorpora o invent rio cataloga o empr stimo exposi o transporte e aliena o do patrim nio ROBERTS 1988 A sua import ncia para os museus crescente conforme podemos aferir da inclus o de 8 procedimentos da norma SPECTRUM DAWSON HILLHOUSE 2011 13 no sistema de credita o de museus do Reino Unido como condi o m nima em termos de documenta o para o reconhecimento do museu naquele sistema de qualidade Por ltimo as normas de interc mbio de informa o respondem s quest es t cnicas que permitem a interliga o de diferentes sistemas dentro da mesma institui o e a comunica o entre sistemas de diferentes institui es
86. de Entrada Verifica o e Incorpora o localiza o e Uso de colec es avalia o t cnica do Desincorporag ao e movimentos Empr stimos Saida estado de aliena o Cataloga o conserva o Seguros e Preserva o e indemnizag o conserva o das Controlo de avalia o colec es Auditoria Gest o de riscos Gest o de direitos Perdase danos Saida do objecto Documenta o Retrospectiva SPECTRUM Procedimentos Ilustra o 2 SPECTRUM e PAS 197 2009 O segundo argumento por seu turno contribui de forma direta para a divulga o das normas preconizadas pelo SPECTRUM A conformidade com os procedimentos prim rios da norma no dom nio da gest o das cole es um requisito obrigat rio na credita o de museus inglesa 121 DAWSON HILLHOUSE 2011 13 Os procedimentos prim rios do SPECTRUM s o Object entry Acquisition Location and movement control Cataloguing Object exit Retrospective documentation Loans in e Loans out Esta exig ncia do sistema de credita o de museus justifica e argumento a favor do investimento que as tutelas fazem ou podem fazer neste setor espec fico dos museus e a prazo favorece o acr scimo na qualidade e quantidade da documenta o que suporta a gest o das cole es Descritas as duas vers es do SPECTRUM que estudamos importa definir qual a vers o que utilizaremos no presente trabalho 6 2 3 A escolha entre duas vers es
87. de Informa o em Museus da Associa o Nacional de Bibliotec rios Arquivistas e Documentalistas est a ser debatida a possibilidade de levar a cabo um trabalho desta natureza para o contexto dos museus que fazem parte da Rede Portuguesa de Museus Este grupo e os seus objetivos ser o apresentados no pr ximo congresso daquela associa o 185 elevada percentagem de museus que j tem uma pol tica de gest o de cole es 62 do total de respostas embora a percentagem de museus que torna este tipo de documentos acess veis ao p blico seja francamente menor a avaliar pela percentagem de respostas 68 do total de respostas que classificaram este tipo de documentos como internos n o acess veis ao p blico O contexto que tra amos a partir desta primeira parte do inqu rito n o nos surpreendeu e confirmou a maior parte da informa o que vamos recolhendo nos contactos que temos com a comunidade museol gica nacional N o podemos deixar de notar no entanto que apenas 14 dos 127 inquiridos n o responderam quest o 1 3 sobre a utiliza o de sistemas de gest o e que os dados obtidos na resposta a essa quest o indicam uma utiliza o comum deste tipo de ferramentas nos museus portugueses ANEXO VI Na segunda parte do inqu rito centrada diretamente no SPECTRUM procur mos conhecer alguns dados sobre o conhecimento que havia da norma e aferir a recetividade sua utiliza o em Portugal N o nos surpreenderam as
88. de aliena o ou abate dos objetos foi cuidadosamente considerada e que todas as opini es e elementos relevantes para a decis o est o de acordo com a pol tica de cole es do museu assegurar que os elementos e opini es relevantes para a decis o est o de acordo com a legisla o em vigor e com os estatutos da institui o 23 Entendemos para o presente trabalho a desincorpora o como termo que representa o ato de documenta o e certifica o legal da aliena o ou abate de objetos cole o do museu conforme tamb m defendido por Isabel Luna 2011 91 na sua recente disserta o e que vai de encontro ao esp rito preconizado pelos autores do SPECTRUM 204 Sobre esta mat ria remetemos para o relevante contributo de Isabel Luna com a disserta o Incorpora o e Desincorpora o em Museus Hist ria realidade e perspetivas futuras LUNA 2011 CF Aprovadas respetivamente pela Lei n 47 2004 de 19 08 e Lei n 107 2001 de 08 09 164 assegurar que o museu faz todos os esfor os necess rios e poss veis para determinar a propriedade dos objetos envolvidos e que estes n o t m impostas na sua incorpora o quaisquer condi es que impe am o abate ao invent rio assegurar que a decis o de aliena o dos objetos n o da compet ncia exclusiva de uma s pessoa e que a mesma autorizada pela tutela e dire o do museu assegurar que cumprido o direito de prefer ncia nos casos de transf
89. de campc Origens imaterial a j Informa oes adicionais firma pinos 4 Depositante presente 4 Depositante conhecido 4 Emiss o de recibo 8 4 Anexe o n mero de entrada e regis 4 Trata se de uma incorpora o O 4 Trata se de um empr stimo M todo entrada O 4 Trata se de um dep sito n o so O 4 O objecto deve ser devolvido 00262 h Novo Guardar Anterior Pr ximo Ilustra o 14 Ecr do prot tipo com a utiliza o das Tabelas Auxiliares para o controlo de terminologia Estes dois prot tipos foram sujeitos a uma avalia o inicial por alguns membros da equipa do Museu da Ci ncia que optou pelo segundo prot tipo de assistente apresentado semelhan a do que aconteceu nos testes realizados internamente As principais raz es desta escolha prenderam se com a facilidade de utiliza o e compreens o do interface e com a apresenta o encadeada dos diferentes passos de cada processo Estes testes teriam finalizado esta segunda fase de adapta o do In patrimonium Net ao SPECTRUM n o fora a considera o do trabalho que tem sido realizado no CIDOC sobre este tipo de normaliza o que esteve na origem de um novo grupo de trabalho sobre a implementa o de processos em museus 0 Museum Process Implementation MPI Esta recente linha de 9 Este grupo de trabalho foi apresentado e criado na ltima confer ncia do CIDOC que se realizou em Hels nquia entre os dias 10 e 14 de Julho do presente an
90. de com uma correta musealiza o este acervo poder adquirir uma relev ncia internacional A par foram tamb m criadas as bases para o processo de muscaliza o gt a pr figura o do Museu da Ci ncia baseado no proposto por Michel van Pra t e Jacqueline Eidelman CASALEIRO 2010 para a remodela o da Galeria de Zoologia do Museu de Hist ria Natural de Paris que mais tarde 253 Bem como de outras institui es universit rias que tamb m contam com museus como a Universidade da Beira Interior por exemplo 254 Das cole es e dos edif cios pombalinos escolhidos para acolher o Museu da Ci ncia CASALEIRO 2005 79 201 serviria de modelo no projeto de requalifica o do Laboratorio Chimico e na formata o e metodologia utilizadas para expor as cole es do museu naquele espa o experimentando solu es e metodologias numa escala reduzida que depois seriam avaliadas e introduzidas nas fases seguintes do projeto Com base nas avalia es realizadas sobre as cole es da Universidade a Reitoria decide em 1999 sob a responsabilidade do Prof Doutor Fernando Seabra dos Santos na altura Vice Reitor da Universidade de Coimbra criar uma Comiss o para o Programa do Museu das Ci ncias da Universidade de Coimbra com o objetivo de produzir um documento program tico que viria a sustentar o projeto do Museu da Ci ncia da Universidade tal como o conhecemos Atualmente MOTA s d 4 Adicionalmente a Unive
91. de desenvolvimento de uma nova vers o do software que dar origem vers o 3 0 do Matriz onde se anuncia como principal novidade a inclus o das Supercategorias Ci ncia e T cnica e Hist ria Natural e a possibilidade de documentar e gerir o patrim nio Imaterial dando cumprimento ao estipulado no artigo 3 n l do Decreto Lei n 97 2007 de 29 de Mar o que aprova a lei org nica do ent o Instituto de Museus e Conserva o instituto que sucedeu o IPM nas suas atribui es Esta nova vers o lan ada em 2011 apresentada pelo IMC e pela empresa BOND a parceira de tecnologia para o desenvolvimento da aplica o como a refer ncia do Minist rio da Cultura para invent rio gest o e divulga o online de Patrim nio Cultural m vel im vel e imaterial e Natural cf http www matriz imc ip pt pt apresentacao php Consultado em 10 01 2012 Para al m da aplica o e da publica o dos cadernos de normas j referidos foram desenvolvidos alguns procedimentos mormente no que diz respeito incorpora o aliena o e circula o de bens culturais e ced ncia de imagens a terceiros cuja publica o mais relevante e bastante til o primeiro t tulo da Cole o Temas de Museologia dedicado precisamente circula o de bens culturais PEREIRA 2004 Apesar de valorizarmos o trabalho realizado pelos organismos que ao longo do tempo t m tido a responsabilidade sobre os museus centrai
92. de documenta o e salvaguarda do patrim nio que de outra forma ficaria esquecido e negligenciado Dada a natureza das cole es origin rias daquele continente este trabalho tem o grande m rito de estabelecer grupos de informa o espec ficos para cole es de hist ria natural e etnologia que posteriormente s o utilizadas tamb m em sistemas de invent rio e gest o de cole es fora de frica disto exemplo a altera o que com base no referido documento fizemos ao sistema de invent rio do Museu de Antropologia da Universidade de Coimbra concretamente sobre a informa o de recolha de campo das importantes cole es africanas e brasileiras detidas por este museu Em termos de estrutura o documento est subdividido em duas partes constitu das pelas normas a seguir pelos museus para as cole es de humanidades e para as cole es de ci ncias naturais Cada uma destas partes inclui categorias de informa o que ajudam a documentar as cole es que se encontram organizadas em descri o gest o e hist ria dos objetos e que s o procedias por um item espec fico de documenta o organizado por cada museu que deve incluir os documentos de apoio ao invent rio e gest o das cole es como as refer ncias bibliogr ficas fotografias processos de conserva o etc E um documento que se reveste de capital import ncia no contexto em que se insere e que responde nas palavras do presidente do ICOM retiradas do
93. de mestrado em 313 Museologia e Patrim nio sob a orienta o do Prof Doutor Henrique Coutinho Gouveia Lisboa Faculdade de Ci ncias Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa ARA JO Yann 2012 Os peritos em bens culturais em Portugal Informa o ICOM PT S rie II n 18 Set Nov Lisboa ICOM Portugal ARMBRUSTER Barbara e PARREIRA Rui 1993 Invent rio do Museu Nacional de Arqueologia Colec o de ourivesaria Invent rio do Patrim nio Cultural M vel 1 ed Vol I Lisboa Instituto Portugu s de Museus ARTIGA V A 1993 Evoluci n hist rica de las tecnologias de la informaci n y su aplicaci n en el proceso documental Revista General de Informaci n y Documentaci n vol 3 no 2 pp 131 142 ARTS COUNCIL 2011 Accreditation Scheme for Museums and Galleries in the United Kingdom Guidance for section two collections Em linha Londres Arts Council Consultado em 05 02 2012 Dispon vel em http www artscouncil org uk media uploads pdf Accreditation guidance section two pdf ASHBY Helen MCKENNA Gordon and STIFF Matthew Ed SPECTRUM Knowledge Standards for cultural information management Cambridge Museum Documentation Association ASKERUD P e CLEMENT E 1997 Preventing the Illicit Traffic in Cultural Property A Resource Handbook for the Implementation of the 1970 UNESCO Convention Paris UNESCO BACA Murtha 1996 Una relaci n fructifera la colabo
94. de pol ticas de aquisi o ou de qualquer outra rea relacionada com a gest o de cole es n o era uma pr tica comum ibidem inviabilizando portanto uma correta documenta o e informatiza o do patrim nio que pudesse 10 Embora sem indicar ainda uma data de publica o desta atualiza o sobre o panorama museol gico em Portugal valorizamos a refer ncia sua continuidade Ver em http www oac pt a not cia referente ao projeto Panorama Museol gico em Portugal 2004 2010 1 Dados sobre normas de estrutura de dados procedimentos e terminologia seguidas pelos museus 76 resultar de um rumo ou estrat gia tra ados pelos respons veis Como causas para o exposto a mesma autora aponta na continua o daquele texto as deficientes condi es financeiras dos museus a falta de recursos humanos e a inexist ncia de uma estrutura de forma o profissional na rea da museologia poca assim como diferentes exig ncias colocadas por outras tarefas que desviavam a aten o da gest o das cole es por parte das pequenas equipas dos museus No mesmo sentido Lu s Pequito Antunes aponta tamb m a omiss o dos programas dos cursos de museologia das quest es relacionadas com o impacto das novas tecnologias na gest o das cole es numa altura em o assunto era j amplamente discutido nos f runs internacionais sobre documenta o ANTUNES 2002 Da mesma maneira conforme j t nhamos referido noutro estudo M
95. de pr ticas que diz nos a experi ncia n o s o muito diferentes entre os diversos pa ses Os procedimentos para entrada de um objeto numa cole o ou para o seu empr stimo por exemplo n o divergem quase nada entre diferentes pa ses e por isso a exist ncia de uma norma internacional um elemento facilitador nos mais diversos momentos forma o profissional colabora o entre museus cria o e divulga o do conhecimento etc Propomo nos responder a essa pergunta percorrendo tr s caminhos O primeiro caminho que nos propomos seguir o de tornar os sistemas de gest o de patrim nio desenvolvidos pela Sistemas do Futuro compat veis com o SPECTRUM Com efeito um dos 14 objetivos finais deste trabalho preparar os referidos sistemas para uma candidatura ao programa Partners Scheme da Collections Trust Um segundo caminho efetuar a tradu o do SPECTRUM para portugu s e a sua adapta o ao contexto legal e profissional dos museus em Portugal Este trabalho ter o seu in cio neste projeto no entanto em virtude da exig ncia da Collections Trust de uma parceria que envolva o licenciamento do SPECTRUM para tradu o e adapta o a determinada l ngua assim como a continuidade da sua utiliza o n o ficar conclu do no termo da presente investiga o Um trabalho acad mico desta natureza n o disp e de recursos para a adequada divulga o e a promo o da utiliza o do SPECTRUM por uma comu
96. de seguros e indemniza es Insurance and indemnity management para assegurar a contrata o do seguro e poss vel indemniza o durante o per odo de dura o do empr stimo Incorpora o Acquisition a utilizar nos casos em que a devolu o do objeto n o seja poss vel como por exemplo no caso de morte do seu propriet rio Desincorpora o ou aliena o Deaccession and disposal para os casos em que n o sendo poss vel a devolu o o museu n o tenha interesse em incorporar o objeto ou sua incorpora o n o esteja de acordo com o exigido na pol tica de cole es estabelecida 17 Embora esta seja uma situa o muito pouco comum a sua previs o na norma possibilita que o museu saiba os passos a dar quando confrontado com este tipo de circunst ncias Importa referir que estes casos implicam que o propriet rio n o tenha herdeiros legais conhecidos 132 Sa da do objeto Object exit para completar o processo de empr stimo com a devolu o f sica do objeto ao seu propriet rio Os requisitos de informa o deste procedimento abrangem um conjunto de grupos de informa o a consultar no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO I que permitem o registo de informa o adicional sobre a identifica o do objeto e sobre o empr stimo como evento mas tamb m asseguram o registo de dados sobre seguros indemniza es entidades avalia es estado de conserva o e refer ncias
97. de uma pol tica de gest o de cole es e finalmente de um plano de documenta o s o os elementos preparat rios que consideramos imprescind veis passar pr xima fase deste processo 7 2 3 2 Implementa o 312 Embora o processo participativo seja na nossa opini o favor vel cria o de um documento mais completo o museu deve estar ciente da necessidade de media o e tomada de decis o sob pena de se alongar no tempo a sua finaliza o 233 A implementa o dos procedimentos do SPECTRUM em qualquer museu n o deve ser vista com a habitual apreens o Antes pelo contr rio a sua implementa o dever ser vista como uma oportunidade para a constitui o de um sistema de documenta o e gest o das cole es mais eficiente e fator de melhoria da gest o do museu nas suas diversas val ncias Sabemos que a documenta o das cole es um elemento fundamental para as pr prias cole es Se para os museus Sabemos cada vez mais que de extraordin ria import ncia para os diferentes p blicos dos museus entre outras raz es porque favorece a cria o de conhecimento atrav s dos programas de educa o das exposi es e da sua disponibiliza o na Internet Assim sendo o museu deve munir se de todas as ferramentas sua disposi o para que este trabalho seja cumprido com elevados n veis de qualidade tendo em conta os recursos humanos e materiais existentes O SPECTRUM na nossa opini o uma das pr
98. desvirtuar o objetivo fundamental da utiliza o das normas de documenta o das cole es O valor acrescentado por cada uma das ci ncias deve ser relevante para a cria o de conhecimento sem interferir no entanto na utiliza o das normas e regras pr prias da documenta o em museus Assente a necessidade de enquadrar a tarefa de documenta o e gest o de cole es num quadro normativo coloca se o problema de saber qual deve ser a op o do museu a cria o de normas novas ou a ado o de normas preexistentes Entendemos que no atual contexto global a cria o de normas novas constitui um desperd cio de recursos financeiros e humanos O processo de cria o complicado moroso e exige para al m de recursos financeiros um conhecimento aprofundado sobre mat rias muito diversas E um caminho que julgamos ser in til e desnecess rio A ado o de normas preexistentes na nossa opini o a melhor op o mesmo considerando as dificuldades que podem decorrer do elevado n mero de documentos normativos existentes no panorama museol gico internacional A escolha deve ter em considera o o seguinte 1 Institui o respons vel e enquadramento Institui es como o CIDOC a CHIN o Getty Institute e a Collections Trust t m assumido ao longo dos anos um papel preponderante nesta rea e contam com uma experi ncia s lida no desenvolvimento de documentos normativos para comunica o em Museus Cf http
99. dire o do museu conhecendo a norma SPECTRUM e o contributo que poderia dar nesta mat ria decidiu em boa hora na nossa opini o adot la como norma para a gest o da sua cole o MOTA e CASALEIRO 2011 6 aguardando pelo principal resultado desta investiga o os sistemas de gest o de cole es compat veis com aquela norma A decis o do museu coincidiu com o interesse da Sistemas do Futuro na utiliza o daquela norma de refer ncia j utilizada por alguns concorrentes da empresa no mercado internacional para melhorar significativamente a componente de gest o das cole es dos sistemas que desenvolve Estavam reunidas as condi es para a implementa o da norma SPECTRUM no Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra para a qual o nosso trabalho pretende contribuir delimitando algumas quest es pr vias e apontando o caminho para a utiliza o bem sucedida dos procedimentos da norma inglesa Para melhor compreens o dividiremos o processo de implementa o das normas em tr s momentos Prepara o Implementa o e Utiliza o nos sistemas de gest o de cole es 7 2 3 1 Prepara o O Museu da Ci ncia necessita de preparar a introdu o de uma norma como o SPECTRUM atrav s da realiza o de alguns trabalhos pr vios indispens veis para que a gest o da sua cole o possa ser uniforme e integrada O primeiro porventura o mais exigente e com maior responsabilidade desde que o museu assumiu a import n
100. diversas confer ncias e congressos nacionais e internacionais alguns com apresenta o de comunica es sobre os projetos realizados ou em desenvolvimento e simultaneamente tem facultado a publica o em diversas publica es especializadas de diferentes artigos sobre os temas nos quais a empresa centra a sua aten o ALMEIDA et al s d MATOS 2009 MATOS 2010 MATOS 2011 MATOS s d O projeto que representa para a empresa um consider vel esfor o em termos de tempo e investimento financeiro tem trazido claros benef cios no que diz respeito ao desenvolvimento dos produtos e capacidade e conhecimentos te ricos e pr ticos adquiridos pela equipa com franca 259 melhoria nos servi os e produtos que a empresa disponibiliza aos museus e outras institui es do setor 7 3 2 2 O projeto externo Embora o desenvolvimento interno deste projeto tenha correspondido s expectativas que a empresa tinha na sua cria o o mesmo n o teria sido poss vel sem a componente externa que o complementa Esta parte externa do projeto de investiga o da Sistemas do Futuro tem sido fundamental e determinante para o sucesso da empresa mesmo antes de sua formaliza o Como referimos a empresa cria o seu primeiro sistema atrav s da rela o que estabelece com a Pol cia Judici ria do Porto Esta colabora o podemos afirm lo com convic o definiu a metodologia de desenvolvimento de aplica es que tem vindo a ser co
101. diz respeito realidade portuguesa 307 centrados nas expectativas dos utilizadores dos museus f sicos e virtuais atrav s dos processos de documenta o descritos permitir ao museu nas palavras de Mike Houlihan MCKENNA PATSATZI 2009 que abrem o presente cap tulo desbloquear o potencial dos nossos museus Em Portugal esta mudan a depende de maior aten o e investimento nesta rea do trabalho dado o papel fundamental que desempenha nos museus inquestion vel que sem o conhecimento das suas cole es os museus n o poderiam cumprir as fun es mais b sicas que justificam a sua g nese No entanto e apesar do investimento e aten o de algumas institui es em projetos pr prios como o caso do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra julgamos que n o existe uma consci ncia generalizada da import ncia que as cole es e o conhecimento que sustenta a sua utiliza o representam para o seu desenvolvimento cultural social e at econ mico do nosso pa s Nesta reflex o est o presentes como n o poderia deixar de ser as altera es introduzidas recentemente no setor com a cria o da nova dire o Geral do Patrim nio Cultural com aquelas que a nova org nica do setor poder trazer para o invent rio e gest o das cole es dos museus tutelados pelo estado central DGPC e Dire es Regionais de Cultura e a influ ncia que poder o exercer sobre o restante panorama museol gico nac
102. do s tio na Internet do projeto ainda n o definido Um outro aspeto que n o nos pareceu trazer qualquer dificuldade para a adapta o do SPECTRUM realidade portuguesa foi a obrigatoriedade de cria o de pol ticas nomeadamente pol ticas de cole es essenciais para a correta implementa o dos procedimentos definidos nesta norma No contexto portugu s a Lei quadro dos Museus Portugueses obriga os museus candidatos integra o na RPM a apresentarem um conjunto de documentos de gest o de cole es que coincidem com alguns dom nios tratados pelo SPECTRUM nomeadamente a incorpora o a a 5 is RE x 242 conserva o a seguran a o invent rio e a utiliza o das cole es O SPECTRUM remete para a utiliza o da norma PAS197 em vigor no Reino Unido que define que a politica de gest o de cole es das institui es culturais museus arquivos e bibliotecas deve assentar na miss o da institui o e conter instru es claras em termos de pol ticas processos e procedimentos para o desenvolvimento das cole es para a sua documenta o assim como para o acesso e para a conserva o e preserva o das mesmas Estas quatro reas das pol ticas de cole es 242 Conforme podemos verificar no Despacho normativo n 3 2006 de 25 01 que aprova o formul rio e os documentos necess rios a entregar RPM no mbito do processo de credencia o dos museus previsto nos artigos 110 e seguintes da
103. do conhecimento adquirido bem como evitar os erros experimentados usando a experi ncia de uns em benef cio de outros Este grupo que preocupa se tamb m com a informa o estat stica para os museus CIDOC s d b MPI Museum Process implementation o mais recente grupo de trabalho do CIDOC e reflete as preocupa es que se sentem no setor sobre os procedimentos na gest o de cole es e as implica es que da adv m para a comunidade internacional Falaremos frente com maior detalhe deste recente grupo de trabalho Multimedia O ltimo grupo tem como objetivo dar a conhecer comunidade museol gica a tecnologias e aplica es da multim dia em museus assim como definir um conjunto de linhas de orienta o para a sua utiliza o e a par representar os interesses da comunidade museol gica no dom nio do desenvolvimento das tecnologias multim dia suporte formatos aplica es etc Um dos seus trabalhos mais relevantes a publica o do texto Introduction to Multimedia in Museums DAVIS TRANT 1996 que uma ferramenta essencial para os museus que utilizem ou estejam interessados em vir a utilizar tecnologias multim dia nas suas atividades A atividade destes grupos representa um pouco da hist ria do CIDOC e permite tamb m compreender a evolu o das preocupa es dos seus membros e as mudan as que o trabalho de alguns grupos trouxeram para este comit internacional e para a sua organiza o interna
104. do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Vol 1 pp 430 432 Porto Biblioteca Digital Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 08 06 2011 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8 148 pdf LOUREIRO Maria Lucia de Niemeyer Matheus 2010 Divulga o Cient fica em Museus as Cole es e seu Papel na Linguagem Expogr fica Em linha Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Vol 2 pp 207 215 Porto Biblioteca Digital Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 08 06 2011 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8197 pdf LOUREN O Marta 2010 Os Museus de Ci ncia Hoje CAMACHO C F Dir Museologia pt n 4 Lisboa Instituto dos Museus e Conserva o pp 100 105 327 LOUREN O Marta 2010 O Patrim nio Invis vel Hist ria Organiza o e Preserva o do Patrim nio Cient fico em Portugal CAMACHO C F Dir Museologia pt n 4 Lisboa Instituto dos Museus e Conserva o pp 106 125 LOUREN O Marta 2010 O MUSEU DE CI NCIA DA UNIVERSIDADE DE LISBOA patrim nio cole es e pesquisa Em linha GRANATO Marcus LOUREN O Marta Ed Cole es Cient ficas Luso Brasileiras patrim nio a ser descoberto Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST MCT Consultado em 09 04 2012 Dispon vel em http
105. do museu O planeamento inicial deste projeto de investiga o contemplava a realiza o de testes implementa o do SPECTRUM em alguns procedimentos do museu Todavia o atraso no processo de tradu o da norma para portugu s e a indisponibilidade das novas aplica es adaptadas norma associadas necessidade de realizar a avalia o da documenta o atual do Museu da Ci ncia impediram a concretiza o do planeado Ainda assim julgamos ter reunido todos os dados e indicado todos os passos necess rios que possibilitar o em breve a ado o do SPECTRUM e a sua implementa o ainda que de forma faseada 7 3 O SPECTRUM na Sistemas do Futuro Atrav s das Novas Tecnologias dar uma nova dimens o ao Patrim nio Cultural e Natural A empresa Sistemas do Futuro Multim dia Gest o e Arte Lda em larga medida a respons vel pela realiza o do presente trabalho de investiga o No mbito do projeto empresarial que representa desde a sua cria o a empresa tem desenvolvido um conjunto de sistemas de gest o de patrim nio cultural e natural l deres em Portugal e tamb m com uma importante presen a no mercado espanhol baseando a sua atua o na constante procura de inova o e qualidade que permitam a satisfa o das necessidades e exig ncias dos museus e outras institui es que atuam neste setor Neste sentido a empresa tem desenvolvido um conjunto de iniciativas no foro interno e externo com o o
106. e terminologia e deixando de lado uma an lise sobre projetos de inventaria o documenta o e divulga o do patrim nio cultural que entendemos ser necess ria para a avalia o da utiliza o das normas mas para a qual n o existem dados suficientes que permitam o rigor desej vel num estudo dessa natureza Est em curso neste momento um projeto financiado pela Comiss o Europeia liderado pela Collections Trust cujo objetivo reunir dados estat sticos fi veis sobre a digitaliza o preserva o digital e acesso online ao patrim nio cultural europeu e que permitir a breve prazo fazer avalia es mais reais sobre este problema O projeto designa se por Enumerate e pode ser consultado em http www enumerate eu Consultado em 22 02 2012 61 3 4 1 It lia O caso italiano pela quantidade de patrim nio que o pa s det m era o que nos suscitava mais interesse desde o in cio da pesquisa que efetu mos Desde cedo cheg mos institui o de refer ncia em It lia sobre invent rio e documenta o de patrim nio o Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione dependente do Ministero per i Beni e le Attivit Culturali que tem por obriga o definir os procedimentos normas e instrumentos para a cataloga o e documenta o do patrim nio arqueol gico arquitet nico hist rico art stico etnogr fico e antropol gico italiano salvaguardando as diferen as existentes entre as v rias regi e
107. em aceitar o SPECTRUM como uma norma por lhe faltar o reconhecimento da institui o de normaliza o internacional Ainda que este seja um argumento relevante sublinhamos que o SPECTRUM n o um mero manual de boas pr ticas ou um conjunto de linhas de orienta o um documento alheio preexist ncia de qualquer sistema inform tico espec fico que reflete o conhecimento e experi ncia de centenas de profissionais e aplicado com bastante sucesso em centenas de museus N o nos parece haver melhor contexto para a utiliza o da palavra norma do que este O SPECTRUM uma norma que cabe no definido por community standard ou seja 48 Para mais informa es sobre o regime de credita o de museus no Reino Unido que serviu de exemplo para o projeto portugu s consultar http www artscouncil org uk what we do supporting museums accreditation scheme Consultado em 02 03 2012 2 A vers o holandesa pode ser consultada na p gina do SPECTRUM N da Cultural Heritage Agency do Minist rio da Educa o Cultura e Ci ncia holand s http www cultureelerfgoed nl Spectrum N Consultada em 02 03 2012 Conforme noticiado por Nick Poole atrav s do blogue da CT em http www collectionstrust org uk 2010 03 the ukraine adopts the spectrum standard Consultado em 02 03 2012 gt A B lgica atrav s da Culturele Biografie Vlaanderen vzw foi um dos primeiros parceiros da CT que juntamente com a Netherlands Museum Advisor
108. em situa es de compromisso entre as tecnologias utilizadas e as exig ncias das normas A prioridade deve ser dada neste tipo de situa es ao cumprimento escrupuloso da norma em causa 5 Consideramos como mero exemplo o programa curricular do Mestrado em Museologia da Faculdade de Letras da Universidade do Porto no qual existe uma disciplina semestral dedicada a esta mat ria Tecnologias da informa o e 93 nessa mat ria Resulta do exposto um desconhecimento generalizado sobre as normas internacionais mais relevantes para esta rea espec fica do patrim nio que se traduz em dificuldades no planeamento da documenta o e gest o das cole es pelos profissionais de museus conforme ilustram os reduzidos valores quantitativos e arriscar amos dizer em alguns casos qualitativos REMELGADO 2008 dos reposit rios de cole es dispon veis na Internet A prolifera o de normas n o deixa de ser o resultado de um setor onde a diversidade tem tica e tipol gica do objeto de estudo as cole es museol gicas implica um tratamento documental inclusivo de outras ci ncias e disciplinas N o se pode documentar uma cole o de arqueologia ou de esp cimes de bot nica por exemplo utilizando os mesmos pressupostos que s o usados em cole es de arte ou de ci ncia e t cnica essencial o contributo de cada uma dessas ci ncias na medida em que acrescenta valor e conhecimento s cole es por m tal facto n o dever
109. em rela o ao definido nos manuais de procedimentos de invent rio Da mesma forma a equipa do museu dever rever os conceitos utilizados em cada uma das atuais bases de dados para que a utiliza o de determinado termo seja igual independentemente do bem cultural que se pretende documentar No caso dos registos de informa o de invent rio e restantes tarefas dos sistemas o processo passar por uma avalia o de poss veis repeti es que seguramente ocorrer o nas tarefas relativas s entidades de concatena o entre registos similares e de verifica o das rela es existentes com os registos que no processo ser o eliminados alterando as atrav s da remiss o para os registos que os substituem Note se que o museu anteviu a unifica o destas bases de dados quando definiu n meros de invent rio compostos de uma sigla identificadora de cada cole o CASALEIRO 2010 facto que impediu a repeti o destes c digos de identifica o e que por isso facilita agora esta integra o Pese embora a complexidade e o risco de um processo de unifica o de bases de dados julgamos que neste momento est o reunidas as condi es para a sua realiza o Por um lado a equipa do museu j tem alguns anos de experi ncia nesta rea e por outro as vantagens de ter apenas um sistema de gest o de cole es no qual se possam cruzar informa es entre as cole es de Zoologia 8 P oe ae A i 30 o i Bot nica Antropo
110. em situa es de contrata o de seguros ou de indemniza es 149 A exist ncia de defini es claras sobre esta mat ria na pol tica de cole es do museu deve conciliar as quest es legais e ticas que se levantam na avalia o financeira do patrim nio cultural para o que deve ter em conta a legisla o sobre patrim nio cultural nacional e internacional em vigor A implementa o do procedimento dever permitir ao museu respeitar a seguinte norma m nima assegurar que a informa o de avalia o se encontra dispon vel para satisfazer as necessidades do museu nesta mat ria assegurar que os procedimentos definidos para as avalia es s o aprovados e usados sem exce o assegurar que a informa o das avalia es tratada confidencialmente e fornecida a terceiros com a devida autoriza o assegurar que as avalia es dos objetos s o atualizadas de acordo com o requerido pelo museu As avalia es de objetos ou da cole o devem ser tanto quanto poss vel atos de gest o internos Contudo o museu poder acautelando as quest es de confidencialidade da informa o requerer avalia es a entidades externas desde que devidamente autorizado pela sua tutela e administra o Em ambas as situa es necess rio que todas as informa es relevantes das pessoas que realizam as avalia es sejam registadas no sistema de informa o do museu Este processo intrinsecamente relacionado c
111. entrada n o um procedimento prim rio do SPECTRUM 6 2 5 2 Entrada de objeto Object Entry 14 A avalia o do estado de conserva o do objeto pode aqui ser necess ria para a realiza o do transporte do s objeto s ou como um elemento essencial a ter em conta na avalia o de uma poss vel incorpora o Nestes casos devem ser consultados os procedimentos de Transporte Transport e de Incorpora es Acquisitions 175 Os requisitos de informa o necess rios para este procedimento podem ser consultados no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de Informa o 128 O procedimento de entrada de objetos reflete a gest o e documenta o do processo de rece o de objetos e informa o associada que n o integram formal e legalmente a cole o do museu Todos os objetos nesta situa o e aos quais ainda n o tenha sido atribu do um n mero de invent rio da organiza o devem ser aqui processados Um exemplo muito claro para a utiliza o deste procedimento a entrada de um objeto na institui o por dep sito Todos os objetos que d o entrada no museu nas referidas condi es devem ser documentados de acordo com o definido neste procedimento Como todos o procedimento de entrada de objeto deve cumprir o estabelecido na pol tica de cole es do museu concretamente a parte referente rece o e dep sito de objetos Fica claro uma vez mais a relev ncia que a norma confere exist ncia de pol ticas de gest
112. es museol gicas Desde o seu aparecimento e at d cada de 70 do s culo passado o CIDOC ent o liderado por Yvonne Oddon transformou a forma como se olhava para o museu O museu passou a ser encarado como um centro de documenta o que produz e comunica informa o sobre o patrim nio cultural e natural que recolhemos e guardamos Durante aquele per odo o CIDOC teve um papel 39 preponderante vertido na obra Elements of Museum Documentation ODDON 1968 na dissemina o da import ncia da tarefa de documenta o das cole es para a equipara o do museu a um centro de investiga o que estude as cole es na procura de mais conhecimento filosofia ainda hoje seguida pela maior parte dos museus A documenta o tida como o principal suporte investiga o estudo que se encontra inscrita na pr pria defini o do museu MATOS 2009 140 o tempo em que se define o prop sito do museu enquanto centro de documenta o segundo a vis o ja explorada de Otlet e que marcar a atua o dos profissionais do setor at aos nossos dias Ap s a d cada de 70 o CIDOC centra a sua aten o no estudo de necessidades espec ficas dos museus e na produ o de normas que possam facilitar a tarefa da gest o das cole es N o estranho a esta altera o do CIDOC agora mais pr tico o aparecimento dos computadores e a sua utiliza o por cada vez mais museus Ali s as tecnologias t m sido verdadeiras impulsio
113. es de um infind vel n mero de projetos em museus e outras institui es para a organiza o da documenta o dos bens culturais que gerem Al m disso o pr prio CIDOC baseado na verifica o 264 da necessidade de estabelecer normas mais eficazes dentro desta rea criou recentemente em 2012 um novo grupo de trabalho sobre procedimentos em museus intitulado Museum Process Implementation MPI presidido por Walter Koch que tem como objetivo criar fluxos de trabalho de refer ncia semelhantes aos que representam os procedimentos do SPECTRUM para os principais procedimentos que podemos encontrar em museus e instituigdes similares KOCH KOCH 2012 A empresa reconhece que a implementa o dos procedimentos definidos pelo SPECTRUM um passo essencial para dotar a aplica o de um conjunto de funcionalidades que possibilitam aos seus utilizadores a gest o das cole es e a gest o da informa o sobre as mesmas atrav s da realiza o das tarefas de uma forma estruturada que integra passo a passo todos os elementos necess rios para a sua correta documenta o Este tipo de esquema de funcionamento permitir no futuro a realiza o de um processo de empr stimo por exemplo de acordo com os passos que a norma indica para a sua concretiza o com seguran a e qualidade indicando a cada momento as pessoas documentos e informa o que o utilizador necessita de envolver ou registar no sistema de informa
114. estudos de caso na sua disserta o de mestrado apresentada Universidade Nova de Lisboa em 1996 PEREIRA 1996 e aos quais acrescentamos na altura a aplica o desenvolvida em parceria pela Sistemas do Futuro Lda e o N cleo de furtos de obras de arte do Porto da Pol cia Judici ria que viria a ser comercializada como In arte No entanto ao contr rio do que Paulo Ferreira da Costa afirma COSTA 2011 25 a despeito dos m ritos particulares especificidade cient fica e escala de cada uma dessas experi ncias nossa opini o que a sua exist ncia teve uma repercuss o maior do que a referida pelo autor certo que cada um destes projetos n o teve na poca a escala do projeto Matriz mas cada um deles contribuiu de forma decisiva para a discuss o e aplica o pr tica de metodologias que mais tarde viriam a ser incorporadas nas aplica es desenvolvidas pela Sistemas do Futuro respons vel pelos sistemas de gest o de cole es do Museu da Cidade do Museu de Ci ncia da Universidade de Lisboa e embora de forma particular do Museu Regional de Arqueologia D Diogo de Sousa Estes sistemas s o hoje em dia utilizados por museus universidades funda es c maras municipais e outras institui es com responsabilidades na rea do patrim nio cultural e 81 natural e tamb m t m contribu do desde a sua cria o para a qualifica o do tecido museol gico nacional Mesmo com todos os m ritos que qualquer sist
115. europeus A t tulo de exemplo podemos apontar que a maior parte dos projetos pr ticos de documenta o como o JOCONDE MAR N TORRES 2002 criado pelo Governo Franc s em 1971 ou o tardio caso portugu s com o in cio da implementa o do Matriz COSTA 2010 24 em 1995 s se realizaram pelo forte investimento dos respetivos Estados na implementa o de um sistema de informa o dado que exigiam elevados recursos financeiros para a aquisi o de meios t cnicos No entanto considerando que o museu cria gere e divulga informa o sobre os seus objetos as suas cole es e a sua hist ria dando corpo a um dos objetivos elementares da sua exist ncia a ado o das novas tecnologias constitui um marco de mudan a radical neste trabalho espec fico Como bvio n o iremos refletir neste estudo sobre a import ncia do computador e novas tecnologias nos museus naquilo em que estes s o iguais a outras institui es Na mais simples tarefa de gest o o computador transforma a ang stia da corre o ortogr fica de um of cio escrito numa m quina de escrever na leveza da corre o autom tica que hoje temos como dado adquirido e que permite uma substancial poupan a de recursos N o ser este o foco da nossa aten o Interessam nos sim as altera es no mbito do invent rio documenta o e gest o das cole es isto na gest o da informa o Salientamos que no presente estudo abordamos a inform tica n o com
116. face p blica Sem preju zo do exposto julgamos ser este o momento ideal para o museu dar um segundo impulso no projeto e criar as condi es para melhorar a efici ncia do seu j merit rio trabalho Neste contexto o museu aceitou a parceria que juntamente com a Sistemas do Futuro lhe propusemos inicialmente tendo em vista a utiliza o do SPECTRUM nos sistemas de gest o de cole es que utiliza Vindo depois a estabelecer com a Collections Trust o acordo que lhe conferiu os direitos inscritos na licen a internacional daquela norma para o territ rio nacional e que num 303 PRE Boy A escolha do formato digital atualmente a mais sensata uma vez que a qualidade n o afetada e os recursos financeiros exigidos s o consideravelmente menores neste caso 304 ANA fate hess Tia Ap s a realiza o da digitaliza o ou fotografia a imagem da resultante passa por um processo de tratamento inform tico que permite corrigir alguns erros de ilumina o cor ou brilho por exemplo para obter o ficheiro digital que ficar no reposit rio digital 305 Sai Behe a f j O processo de cria o das rela es bastante simples bastando ao utilizador arrastar a imagem para cima da rea multim dia do registo de invent rio correspondente 226 futuro pr ximo a habilitar a implementar os procedimentos do SPECTRUM na sua atividade di ria 7 2 3 O Museu da Ci ncia e a utiliza o do SPECTRUM Em 2009
117. http www bpmn org Consultado em 02 07 2012 42 Walter Koch menciona na sua apresenta o a cria o de diferentes CIDOC Guidebooks sobre o assunto a publicar ainda este ano How to describe a Museum process How to write a Standard Operation Procedure SOP defining a sub process e Introduction to Web Modelling s o alguns dos t tulos referidos pelo autor KOCH 2012 Cf http en wikipedia org wiki Api Consultado em 02 07 2012 292 metodologias e princ pios Service Oriented Architecture BELL 2008 que possibilitam o desenvolvimento de um sistema de gest o de cole es interoper vel com outro tipo de sistemas ou solu es tecnol gicas KOCH 2012 Tendo tomado conhecimento ainda que tardiamente dos factos expostos no presente contexto n o os pod amos ignorar De modo que inici mos um processo de investiga o paralelo a este que pretende observar os diagramas criados pelo CIDOC para os principais processos de gest o que ocorrem em museus e institui es similares de acordo com os dados de que dispomos atualmente no sentido de adquirir o conhecimento e experi ncia necess rios para integrar o resultado do trabalho do grupo de trabalho Museum Process Implementation tal como fizemos em rela o ao SPECTRUM No mesmo sentido estamos a utilizar a metodologia princ pios e ferramentas agora propostos pelo CIDOC no desenvolvimento das funcionalidades que suportar o a implementa o da norma ingles
118. inquiridos indicam que a informatiza o das cole es est em curso e que para o indicador est prevista o valor de 32 SILVA 2000 108 e que na segunda o primeiro destes dois indicadores sobe para 35 7 num total de 591 museus inquiridos SANTOS 2005 55 Recordamos que os dados mais atuais que conhecemos s o os tornados p blicos no estudo O Panorama Museol gico em Portugal 2000 2003 SANTOS 2005 e que segundo informa es que 15 recolhemos na p gina oficial do Observat rio das Atividades Culturais OAC http www oac pt s ser o atualizados a pedido da Dire o Geral do Patrim nio Cultural numa outra publica o relativa ao per odo entre 2004 e 2010 cujo projeto j se encontra em desenvolvimento e sobre o qual estamos expectantes Ressalvamos no entanto que no caso da documenta o e gest o das cole es seria necess rio recolher num estudo estat stico mais aprofundado outras informa es complementares s dos estudos referidos e que nos facultassem uma no o mais clara sobre esta rea Informa es sobre os sistemas de informa o a qualifica o espec fica dos profissionais ligados documenta o os tipos de informa o recolhidos e registados a qualidade da informa o embora sabemos dif cil de aferir a disponibiliza o p blica da informa o ou quest es sobre a normaliza o utilizada pelos museus permitiriam tra ar uma perspetiva mais fi
119. is co reference Em linha Confer ncia Annual do CIDOC Atenas Consultado em 06 12 2011 Dispon vel em http cidoc mediahost org what is coref pdf ELLIOT Peter SMITH Louise 2002 Standards in action Book 4 Managing archive collections in museums Cambridge MDA EWING Calum 1992 Standards for the use of the Material MA Technique MT and related fields in the Humanities National Database of the Canadian Heritage Information Network CHIN Ottawa Canadian Heritage Information Network EWING Calum e COLLINS Paul 1991 Data Dictionary for Small Museums Collections Inventory Halifax Nova Scotia Museum FACHIN Od lia 1993 Fundamentos de metodologia S o Paulo Editora Atlas FAHY Anne ed 1998 Collections Management London Routledge FARIA Sonia Paulo Castro 2010 O objecto e os museus de medicina aprofundamento de um modelo de estudo Em linha Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Paises de Lingua Portuguesa e Espanhola Vol 3 pp 139 142 Porto Biblioteca Digital Faculdade 322 de Letras da Universidade do Porto Consultado em 08 09 2011 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 863 1 pdf FELICIANO H ctor 2007 O Museu desaparecido 1 Ed Lisboa Dom Quixote FERN NDEZ Luis Alonso 1993 Museologia introduccion a la teoria y practica del museo Madrid Istmo FERNANDEZ Luis Alonso 2006 Museolog a y museograf a Barcelona E
120. linha Disserta o apresentada ao Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio da Faculdade de Letras da Universidade do Porto para a obten o do grau de Mestre em Museologia Consultado em 09 01 2012 Dispon vel em http hdl handle net 10216 57349 THE GETTY ART HISTORY INFORMATION PROGRAM 1997 Categories for the Description of Works of Art Santa Monica The Getty Art History Information Program THOMPSON M A ed 1992 The Manual of Curatorship a guide to museum practice London Ed Butterworth THORNES R 1995 Protecting Cultural Objects through International Documentation Standards A Preliminary Survey Santa Monica Getty Art History Information Program THORNES R 1997 Protecting Cultural Objects in the Global Information Society The Making of Object ID Santa Monica Getty Information Institute THORNES R e BOLD J ed 1998 Documenting the Cultural Heritage Los Angeles Getty Information Institute TRANT Jennifer 1991 Canadian Centre for Architecture Collections Documentation Guide Montreal Canadian Centre for Architecture UNIVERSIDADE DE COIMBRA 2011 As colec es Em linha Universidade de Coimbra Consultado em 06 07 2012 Dispon vel em http www uc pt org historia ciencia na uc coleccoes 6 ascol UNIVERSIDADE DE COIMBRA 2009 COI Herb rio do Departamento de Bot nica da Universidade de Coimbra Em linha COI Consultado em 06 07 2012 Dispon vel em ht
121. lio mas tamb m para todos os profissionais de museus ou candidatos a que em contexto profissional ou no decorrer do percurso 26 Cf Artigo 19 n 5 da Lei quadro dos Museus Portugueses 21 Sobre este assunto importa retomar a posi o cr tica que temos vindo a defender acerca da produ o normativa na documenta o de cole es se basear em Portugal no desenvolvimento de um sistema de gest o de cole es e n o na produ o de uma norma que depois possa dar origem a diferentes sistemas como habitualmente acontece 28 Como o caso da publica o de refer ncia sobre circula o de bens culturais m veis da s rie Temas de Museologia cujo texto da responsabilidade de Mar lia Pereira do Museu Nacional de Arte Antiga PEREIRA 2004 Como o caso do Manual de Procedimentos do Sistema de Informa o dos Museus de Cascais aprovado em reuni o de C mara a 04 12 2006 182 acad mico passariam a dispor de um instrumento essencial para gerir ou aprender a gerir as cole es de acordo com uma norma reconhecida e utilizada por diversos museus de todo o mundo Inici mos desde logo os contactos necess rios para esse prop sito Numa primeira fase junto da dire o da empresa Sistemas do Futuro de quem precis vamos de autoriza o para come ar o projeto que como veremos adiante traria enormes benef cios para a qualidade dos produtos que desenvolve e comercializa e dos servi os que presta comunidade
122. livro de recomenda es A sua estrutura formal a men o a uma estrutura de dados mapeada inclusivamente com o CIDOC CRM CROFTS 2000 bem como a comunidade profissional que promoveu o seu desenvolvimento e a forma determinada como a Collections Trust tem cuidado da sua internacionaliza o permitem afirmar sem grandes d vidas que estamos perante uma norma aplic vel a qualquer projeto de documenta o num museu independentemente da sua natureza Sabemos que o SPECTRUM n o uma norma formal ou seja n o est no momento sujeito avalia o e controlo por qualquer autoridade nacional ou internacional como a British Standards Institution BSI ou a International Standards Organization ISO como acontece com o CIDOC CRM que deu origem ao ISO 21127 2006 Por m este facto n o diminui as qualidades do SPECTRUM e a sua cont nua ado o como regra por diferentes profissionais museus e pa ses disso prova Ver a p gina de parceiros do SPECTRUM nesta mat ria Cf http www collectionslink org uk spectrum resources 1242 the spectrum partner scheme consultado em 12 01 2012 14 O SPECTRUM era anteriormente gerido pela Museum Documentation Association MDA que licenciava a norma atrav s do pagamento da publica o 2 Como pode ser consultado na p gina oficial da ISO Cf http www iso org iso iso_catalogue catalogue_tc catalogue_detail htm csnumber 34424 consultado a 14 10 2011 12 Atualmente exi
123. museol gica portuguesa como fornecedora de solu es para o invent rio e gest o de cole es e parceira de diferentes projetos de investiga o na rea do patrim nio cultural Na mesma altura apresent mos o projeto ao Prof Doutor Rui Centeno nosso orientador na disserta o de mestrado MATOS 2007 com quem discutimos as diferentes possibilidades para levar adiante a sua realiza o no contexto de um projeto de doutoramento a realizar na Faculdade de Letras da Universidade do Porto no contexto dos Estudos p s graduados em Museologia designa o pela qual era reconhecido altura o programa de doutoramento em que o presente trabalho se insere Nessa reuni o foram discutidas v rias formas de executar o projeto e tamb m a melhor entidade a contactar para cumprir a exig ncia que nos foi colocada pela CT para a assinatura do protocolo Estavam reunidas ent o todas as condi es que julg vamos necess rias para iniciar o projeto no entanto mant nhamos sobre o assunto uma d vida para a qual necessit vamos de encontrar uma resposta satisfat ria ser que os profissionais de museus veriam com agrado a tradu o e adapta o do SPECTRUM Ser que o iriam utilizar Conclu mos pela necessidade de fazer uma consulta direta aos profissionais de museus pelo que constru mos e public mos um question rio ver anexo IV dirigido concretamente aos profissionais de museus e n o s institui es onde colaboram co
124. na tradu o inicial estavam incorretos ou poderiam ter interpreta o duvidosa altera o de termos de linguagem comum para termos utilizados mais frequentemente na rea da museologia 240 A vers o 3 2 do SPECTRUM constava de 393 p ginas enquanto a vers o 4 0 consta de 261 p ginas 2 Com a redu o destes encargos a tradu o inicial do SPECTRUM p de ser suportada integralmente pela empresa Sistemas do Futuro 191 utiliza o da terminologia t cnica e cient fica associada a diversas pr ticas nos museus conserva o empr stimos incorpora es etc decis o sobre termos a adotar quando confrontados com a possibilidade de utiliza o dois ou mais termos para o mesmo conceito como aconteceu a t tulo de exemplo com os termos abate disposi o e aliena o corre o sempre que necess ria da tradu o que n o refletia a inten o do texto original Uma vez estabelecida esta vers o mais cuidada procedemos a uma outra revis o baseada agora nos coment rios e contribui es de outros especialistas que nos permitiu melhorar o texto que agora apresentamos em anexo ANEXOS Le IN O trabalho de tradu o da norma foi como referimos um dos principais objetivos deste trabalho O SPECTRUM PT poder e dever em nosso entender tornar se numa ferramenta de apoio essencial para a gest o das suas cole es nos museus portugueses Contudo sabemos a tradu o da norma n o por si s suf
125. nele contida definir o entendimento que o museu tem do trabalho de documenta o por realizar sobre as suas cole es 207 No original em ingl s o SPECTRUM utiliza o termo backlogs para se referir ao trabalho de documenta o em atraso que necessita de ser feito para cumprir com os requisitos da norma HARRISON MCKENNA 2008 166 trabalhar de forma a reduzir o trabalho de documenta o das cole es acumulado rever o progresso da redu o do trabalho de documenta o acumulado de forma regular trabalhar para conseguir melhorar significativamente a qualidade da informa o sobre os objetos e cole o rever o progresso da melhoria da qualidade da informa o dos objetos e cole o do museu A documenta o das cole es um trabalho da compet ncia da equipa do museu Contudo o trabalho de investiga o e pesquisa que conduzem obten o de novas informa es ou corre es da previamente existente n o tarefa exclusiva do museu Assim o museu deve cuidar para que todos os intervenientes neste processo internos ou externos sejam devidamente identificados no sistema de gest o de cole es e que a informa o registada por estes seja referenciada com a data de registo de maneira a identificar claramente a responsabilidade associada O procedimento Documenta o retrospetiva n o tem como se verifica no esquema apresentado na norma qualquer outro procedimento SPECTRUM diretamente rel
126. no que diz respeito documenta o em museus e do que nela tem tido influ ncia ao longo do tempo Esta abordagem que gen rica pretende apenas definir balizas que enquadrem uma an lise mais profunda sobre o trabalho de investiga o e cria o de normas que tem ocorrido desde a cria o do ICOM e do CIDOC no p s guerra Importa salientar que decidimos ap s uma cuidada an lise centrar a nossa aten o no per odo que decorre desde a cria o do CIDOC at aos nossos dias sem querer negligenciar a import ncia das conquistas previamente conseguidas nas referidas disciplinas Entendemos que a partir de ent o que se come am a criar as bases para o desenvolvimento da documenta o em museus e para a forma como vemos este setor de atua o nos museus neste in cio de s culo em que a sociedade da informa o uma realidade 28 3 0 ponto de situa o internacional 29 30 La administraci n de las colecciones nunca fue tarea f cil pero en las ltimas d cadas el trabajo parece haberse complicado a n mas por el crecimiento de los fondos en los museos al ser organismos en continua expansi n y sobre todo por las demandas de informaci n de la sociedade atual MAR N TORRES 2002 296 O Museu como reflexo da sociedade onde se insere teve ao longo do s culo XX mudan as substanciais traduzidas na atual defini o preconizada pelo ICOM A museum is a non profit permanent institution in
127. no universo dos museus p blicos e privados que necessitavam cada vez mais de realizar estudos das suas cole es e tratar da sua organiza o e divulga o seguindo os princ pios trazidos pelo racionalismo cient fico Ainda nas palavras de Marin Torres 2002 175 La documentaci n en los museos llegar a ser una funci n tan importante y pr cticamente consolidada a finales del siglo que incluso se lleg a pensar en su normalizaci n tanto estatal para los museos de la rbita europea como con estudios y reglamentaci n por parte de asociaciones de museos o asociaciones profesionales en el mundo anglosaj n facto que demonstra perfeitamente as necessidades sentidas pelos profissionais de museus na gest o de um n mero cada vez maior de objetos e da complexidade que o seu estudo e os avan os cient ficos nas mais diversas reas traziam luz do dia No mesmo cap tulo podemos tamb m ler sem grande surpresa as preocupa es sentidas por alguns respons veis de museus franceses e ingleses que apresentam algumas propostas no sentido de clarificar atrav s da cria o de normas o processo de invent rio e documenta o das cole es no mbito das obriga es do conservador de museu No caso franc s o Estado agiu como regulamentador da profiss o legislando sobre os conte dos funcionais do conservador No caso ingl s a resposta surgiu atrav s dos pr prios conservadores com a cria o em 1889 da Associa o
128. norma o museu tem acesso a uma estrutura de informa o que lhe permitir implementar devidamente os procedimentos e por sua vez as empresas que desenvolvem sistemas de informa o t m um instrumento bastante til para a constru o e posterior avalia o dos mesmos Descreveremos de seguida de que forma est o organizados e apresentados na norma 6 2 6 Os requisitos de informa o Os requisitos de informa o s o os elementos de uma estrutura de dados que permitem registar a informa o recolhida e usada para cada um dos procedimentos da norma e est o publicados num volume separado do SPECTRUM A ado o destes requisitos pelo museu seja num sistema informatizado ou n o resultar na cria o e recolha de informa o sobre as cole es entidades associadas e mesmo sobre os pr prios procedimentos de gest o que deve ser registada e tratada de um ponto de vista documental no referido sistema Assim a estrutura de dados deve assegurar o cumprimento destes requisitos para que o museu possa registar e gerir toda a informa o sobre as suas cole es 210 O SPECTRUM pode ser utilizado na nossa opini o para definir prioridades em rela o pol tica de gest o de cole es e documenta o dos museus de acordo com o que os esquemas de credita o de museus exigem como acontece com os 8 procedimentos prim rios exigidos no caso ingl s Para tal seria necess rio no caso portugu s que a Rede Portuguesa de Museus RPM
129. o de cole es abrangentes As referidas pol ticas devem traduzir a norma m nima preconizada pelo SPECTRUM ou seja o procedimento de entrada de objeto deve estabelecer os crit rios de rece o para dep sito ou entrada dos objetos identificar de forma inequ voca os objetos ou grupos de objetos recebidos em cada processo assegurar a responsabiliza o da institui o por cada objeto deixado ao seu cuidado providenciar um recibo para entregar ao respons vel pela entrega dos objetos ajudar a estabelecer o mbito da responsabilidade da institui o justificar a rece o do objeto determinar uma data para o fim do dep sito ou para a sua reavalia o assegurar os termos de devolu o do objeto ao seu propriet rio se for o caso assegurar a verifica o dos objetos e documenta o a eles associada na altura da sua rece o de forma a garantir a correspond ncia com informa o constante no invent rio ou na documenta o de transfer ncia de propriedade estabelecer o detentor legal do objeto de forma a acautelar a posterior incorpora o na cole o do museu registar informa o essencial sobre o objeto e considerar o seu futuro desenvolvimento permitir um processo de decis o informado aos respons veis no museu Na entrada do objeto deve ser acautelada a participa o dos respons veis pelo procedimento no museu e a presta o de todos os esclarecimentos aos respons veis pelas
130. o de recursos na cria o de thesauri processo que s uma institui o da natureza do IMC ou da recente sucessora DGPC tem condi es para desenvolver com sucesso A necessidade de thesauri no processo de documenta o das cole es cada vez mais premente e tem estado na origem de projetos pontuais na rea dos instrumentos cient ficos e da azulejaria a par de alguns projetos de investiga o em museologia sobre o assunto nomeadamente o de Nat lia Jorge sobre a adapta o do Art amp Architecture Thesaurus do Getty Institute realidade de um museu portugu s JORGE 2011 Sucede que a realiza o deste tipo de trabalho uma tarefa de longo prazo que exige recursos avultados financeiros e humanos conhecimento de uma grande diversidade de cole es e conhecimentos t cnicos e cient ficos em diversas reas arte hist ria ci ncias hist ria natural etnologia lingu stica etc que s podem ser reunidos por uma institui o de cariz nacional ou internacional A plataforma Matriz seria a primeira beneficiada de projetos dessa natureza pois teria sua disposi o uma ferramenta que necessariamente evitaria algumas das contradi es descritas por Patr cia Remelgado na avalia o ao MatrizWeb relativas aos dados dispon veis sobre designa es de objetos e autorias dos museus tutelados pelo IMC REMELGADO 2008 88 89 contradi es que sabemos poder o ser encontradas noutros reposit rios digitais que util
131. o departamental da Universidade antes da exist ncia do museu e que tem como consequ ncia uma duplica o do esfor o realizado em determinadas tarefas relacionadas com a gest o de entidades eventos e documenta o de refer ncia A estas condicionantes associam se as dificuldades financeiras e de recursos humanos que os museus enfrentam atualmente em Portugal facto que contribui para a inexist ncia de profissionais dedicados exclusivamente s tarefas de documenta o e gest o das cole es quando no caso ingl s existe inclusivamente uma categoria profissional espec fica para estas tarefas os registrars sendo aquelas asseguradas entre tantas outras pela equipa reduzida do museu Por outro lado esta avalia o permitiu encontrar um conjunto de dados positivos que tamb m influenciam o processo de implementa o e utiliza o da norma O primeiro prende se com a qualidade da informa o No in cio do projeto de digitaliza o das cole es confrontados com a dualidade quantidade qualidade da informa o os respons veis pelo Museu da Ci ncia privilegiaram inequivocamente a qualidade em detrimento da quantidade Todos sabemos que a avalia o destes projetos tende a ser quantitativa e com base nesse crit rio que t m sido concebidos diversos projetos deste g nero No entanto pensando no futuro e nas diferentes perspetivas de utiliza o e reutiliza o da informa o que pretendia registar o museu decidiu optar
132. o deste procedimento de acordo com o definido na norma m nima do SPECTRUM possibilitar ao museu assegurar que a institui o mant m gere e documenta uma revis o regular dos objetos que fazem parte da cole o e da informa o com eles relacionada assegurar que a auditoria aos objetos feita na presen a dos pr prios objetos assegurar que a documenta o relacionada com os objetos atualizada de forma constante assegurar que s o tomadas a es corretivas nos casos em que a auditoria detete o desaparecimento de um objeto documenta o errada ou mesmo objetos que n o se encontram ainda documentados assegurar que as auditorias ao invent rio s o testemunhadas sempre que poss vel por algu m que n o tenha responsabilidade pelo seu acondicionamento ou documenta o As auditorias s o atos de gest o interna levados a cabo pela equipa do museu que assumir a responsabilidade pela sua condu o e pelos resultados gerados A informa o sobre os respons veis e testemunhas das auditorias deve ser retida e gerida no sistema de informa o do museu identificando claramente quais as datas e respetivas responsabilidades O procedimento de auditoria relevante para determinar potenciais erros ou n o conformidades nos restantes procedimentos do SPECTRUM e ser utilizado sempre que se pretenda verificar e confirmar a sua qualidade Assim Controlo de invent rio Inventory control sempre que seja
133. o do patrim nio essencial para que o museu cumpra as tarefas inscritas na sua defini o e deve ser considerada parte fundamental no seu planeamento estrat gico No entanto a resposta bvia mais dif cil de obter quando a pergunta passa para o n vel seguinte ou seja se a documenta o essencial para o museu como que ela deve ser feita O que devemos 31 considerar Que metodologias devemos seguir Que instrumentos temos nossa disposi o para realizar esta tarefa Aqui a resposta n o f cil nem simples Envolve um conjunto de fatores que s o determinados pela diversidade e ambiguidade do objeto enquanto documento ou suporte de informa o que o diferencia dos livros e documentos tratados pelas bibliotecas e arquivos e que exigem de certa forma uma reflex o aut noma Neste sentido procuramos neste cap tulo esclarecer dois assuntos de primordial import ncia no contexto da atual pr tica de documenta o em museus Em primeiro lugar procuraremos refletir sobre os principais temas e reas de investiga o que t m preocupado a comunidade museol gica no que diz respeito documenta o de museus Em segundo faremos uma apresenta o t o exaustiva quanto nos poss vel pela recolha bibliogr fica que fizemos das institui es que foram sendo criadas durante a segunda metade do s culo passado e que se t m dedicado ao desenvolvimento de normas e recursos pr ticos com influ ncia no atual esta
134. o do SPECTRUM the UK Museum Documentation Standard em 1994 GRANT 1994 editada por Alice Grant que nos proporcionou o primeiro contacto com a norma no mbito da p s gradua o em Museologia da Faculdade de Letras da Universidade do Porto Nesta primeira vers o organizada de forma semelhante atual ou seja com a mesma subdivis o entre procedimentos e requisitos de informa o o SPECTRUM contava apenas com um total de 20 procedimentos designados por Object entry Loans in Acquisition Inventory control Location and movement control Cataloguing Condition checking Conservation Reproduction Risk management Insurance management Indemnity management Valuation control Audit Exhibitions and displays Despatch Loans out Loss Deaccession and disposal e Retrospective documentation GRANT 1994 Cada um destes procedimentos continha uma defini o introdut ria qual se seguia a indica o da norma m nima a cumprir pelo museu na implementa o do SPECTRUM No seguimento eram descritas as a es que compunham o procedimento com inclus o de notas explicativas para facilitar a compreens o do prop sito de cada uma Por fim a descri o dos procedimentos enumerava as fontes de ajuda e aconselhamento e mencionava todos os requisitos de informa o necess rios para o registo da informa o criada ou recolhida durante o processo O corpo da primeira vers o do SPECTRUM inclu a cap tulos que se revelaram muito importantes
135. o do correspondente invent rio museol gico entendido o invent rio como a rela o exaustiva dos bens culturais que constituem o acervo pr prio de cada museu independentemente da modalidade de incorpora o e que visa a identifica o e individualiza o de cada bem cultural e integra a respetiva documenta o de acordo com as normas t cnicas mais adequadas sua natureza e caracter sticas conforme o disposto no artigo 16 n 1 e 2 Este dever consubstancia de forma evidente um dos princ pios definidos pela lei Esta obriga o d resposta ao cumprimento do princ pio de informa o enunciado no artigo 2 n 1 al f que determina a recolha e divulga o de dados sobre o patrim nio cultural como ferramenta potenciadora da aquisi o e interc mbio do conhecimento acumulado pelos museus O legislador concretiza indicando dois elementos fundamentais do invent rio o n mero e ficha de invent rio O n mero de invent rio nico intransmiss vel deve ser atribu do e associado de forma permanente a cada objeto incorporado conforme os requisitos definidos no artigo 18 O cuidado que o legislador coloca na caracteriza o do n mero de invent rio parecendo exagerado percet vel luz das discuss es que temos assistido ao longo dos anos nos museus sobre o assunto No que concerne a ficha de invent rio a lei determina que a cada objeto incorporado deve corresponder uma ficha acompanhada da
136. o do trabalho de documenta o no museu com um detalhe que importa destacar A t tulo de exemplo vejamos o que sucede numa situa o de preingreso ou de entradas temporales CARRETERO 1998 25 50 Num primeiro momento a norma aponta para a forma como se dever organizar uma base de dados para o registo da informa o nestas situa es destacando diferen as entre as entradas de car ter permanente doa es compras etc ou tempor rias empr stimos dep sitos etc e identifica j alguns dos procedimentos a cuidar aprova o do ingresso pela tutela ou dire o do museu por exemplo quando se procede documenta o daquela tarefa Em paralelo dada uma explica o do tratamento inform tico que a informa o e documenta o geradas pelo processo devem ter para que o sistema funcione da melhor forma seguida da representa o esquem tica e descri o detalhada de todas as tabelas e campos que a base de dados dever conter para possibilitar a recolha da informa o necess ria Como n o poderia deixar de ser num documento desta natureza cada campo explicado atrav s de uma descri o e dos atributos que deve comportar tipo de campo repetibilidade da informa o forma de introdu o indexa o e obrigatoriedade aos quais se seguem exemplos e notas para facilitar a sua compreens o e utiliza o e nos casos em que tal se justifique a indica o de tabelas auxiliares ou thesauri a utilizar no preenchimento d
137. of Museums ICRH Institute for Computer Research in the Humanities IFLA International Federation of Library Associations and Institutions IIS Institute of Information Scientists IMC Instituto de Museus e Conserva o IPM Instituto Portugu s de Museus IRGMA Information Retrieval Group da MA ISAD G General International Standard Archival Description ISO International Standards Organization LAUK Library Association LIDO Lightweight Information Describing Objects MA Museums Association MAD II Manual of Archive Description 2 edi o MARC Machine Readable Cataloging MCG Museu Calouste Gulbenkian MCN Museum Computer Network XIV MDA Museum Documentation Association MLA Museums Libraries Archives Council MODES Museum Object Data Entry System MODS Metadata Object Description Schema MPI Museum Process Implementation MUA MODES User Association OAI Open Archives Initiative OAI PHM Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting POC Programa Operacional para a Cultura RIS Requisitos de informa o SPECTRUM RNBP Rede Nacional de Bibliotecas P blicas RPM Rede Portuguesa de Museus SF Sistemas do Futuro SGML Standard Generalized Markup Language SHIC Social History and Industrial Classification SIGEC Sistema Informativo Generale del Catalogo SOP Standard Operating Procedures SQL Structured Query Language SSAR CPF International stand
138. os requisitos exigidos pela norma podem ser consultados no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO ID Este procedimento n o classificado como prim rio no SPECTRUM nem priorit rio nos planos de documenta o dos museus nacionais que conhecemos No entanto sabemos de alguns museus que j h algum tempo iniciaram o registo dos projetos de investiga o internos e externos 194 baseados em objetos das suas cole es 6 2 5 17 Sa da do objeto Object exit Neste procedimento s o geridas e documentadas todas as sa das dos objetos das instala es da institui o O museu dever definir no mbito da sua pol tica de gest o de cole es quais as circunst ncias e condi es em que os objetos poder o sair das suas instala es informando a equipa do museu inequivocamente sobre o assunto A implementa o deste procedimento permitir ao museu de acordo com a norma m nima do SPECTRUM assegurar que os requisitos legais e as condi es estabelecidas na pol tica de cole es do museu s o cumpridos rigorosamente quando os objetos saem das suas instala es Os museus de Cascais t m esta situa o prevista no seu manual de procedimentos e contam com registos documentais de estudos sobre as suas cole es que j foram inclusivamente publicados Manual de procedimentos do Sistema de Informa o dos Museus de Cascais 2006 156 assegurar que o museu respons ve
139. os respons veis dentro da institui o pela avalia o e autoriza o da entrada do s objeto s e a entidade que det m a sua propriedade ou serve de intermedi rio no processo Na implementa o deste procedimento ser necess rio ter em conta os procedimentos de Incorpora o Acquisition de forma a verificar a sua conformidade com a pol tica de cole es do museu de Verifica o e avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment para realizar a necess ria avalia o pr via do estado de conserva o e de Entrada do objeto Object Entry para o caso de se decidir pela entrada dos objetos tempor ria ou definitiva O procedimento de Pr entrada dos menos exigentes do SPECTRUM no que concerne aos requisitos de informa o S o referenciados apenas os grupos de informa o relativos identifica o dos objetos e s refer ncias documentais necess rias para registar os documentos e bibliografia que suportam a avalia o da entrada e justifica o da decis o tomada pelo museu Recordamos que o museu deve garantir desde cedo um conjunto m nimo de informa o sobre os objetos nomeadamente a referente s suas dimens es peso materiais estado de conserva o etc que permitir assegurar as melhores condi es na altura do seu transporte e acondicionamento na institui o Apesar da sua import ncia na constru o de uma cole o o procedimento Pr
140. poder amos chamar como universo SPECTRUM ou seja o conjunto de recursos institui es especialistas e documenta o dispon veis como fontes de ajuda e aconselhamento para a implementa o da norma Em boa verdade estes recursos est o ainda muito focalizados naquilo que a realidade dos museus no Reino Unido contudo o projeto de adapta o do SPECTRUM realidade nacional pretende como veremos adiante suprir as necessidades e dificuldades que os museus poder o sentir caso pretendam utilizar esta norma nos seus processos de gest o Dentro dos recursos dispon veis destacamos pela sua import ncia para o processo de documenta o o SPECTRUM Advice factsheets e o SPECTRUM terminologies ambos j mencionados e dispon veis no portal Collections Link e o conjunto de publica es da CT sobre este assunto de que destacamos Documentation a pratical guide de Margaret Harrison e Gordon McKenna 2008 Collections Management a pratical guide de Susanna Hillhouse 2009 e Collections and Governance a pratical guide de Alex Dawson 2011 obras de refer ncia obrigat ria que refletem o trabalho de excel ncia desenvolvido nos ltimos anos pelos museus e profissionais do Reino Unido neste dom nio 7 Dispon vel em http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 05 05 2012 8 Est o dispon veis atrav s do portal Collections Link diversos thesauri que pode
141. por defini o de prote o do seu pr prio patrim nio cultural Antes pelo contr rio Todavia julgamos que a dificuldade verificada com a cria o e manuten o de museus universit rios principalmente no s culo XX GIL 2005 36 41 tem contribu do significativamente para o descuido verificado at h relativamente pouco tempo sobre as cole es universit rias de ci ncia 22 Ana Delicado refere se concretamente aos museus de Hist ria Natural DELICADO 2010 no entanto consideramos que algumas das causas apontadas se podem estender a todas as cole es do Museu da Ci ncia 199 No in cio da segunda metade do s culo internacionalmente a situa o come a a inverter se com a utiliza o das cole es cient ficas em exposi es projetos educativos e de investiga o conduzidos e organizados por museus principalmente dos meios citadinos como meio de alerta para as quest es ambientais de prote o da natureza biodiversidade ecologia interven o humana nos ecossistemas etc que na altura come aram a ser levantadas pelos meios cient ficos DELICADO 2010 As preocupa es da comunidade cient fica encontraram nas cole es museol gicas de ci ncia pela sua particularidade o ve culo perfeito de transmiss o do conhecimento sobre os problemas detetados e consequentemente um meio de aux lio divulga o da mudan a comportamental que a preserva o do meio ambiente e da natureza exigiam e ainda exigem
142. portuguesa e tamb m lus fona um instrumento valioso para o seu trabalho di rio sem as dificuldades levantadas pela sua disponibiliza o apenas em ingl s O processo n o est no entanto encerrado Este um trabalho que exigir no futuro a participa o ativa da comunidade museol gica nacional Sem o seu envolvimento e contributo para a utiliza o e constru o futura do SPECTRUM compromete se o valor que esta norma pode acrescentar ao conhecimento sobre as cole es e produtividade na sua gest o Assim estamos j a trabalhar numa plataforma de comunica o e colabora o na Internet que suportar o apoio que pretendemos dar a e Ra x i 411 todas entidades e profissionais que demonstrem interesse no tema O objetivo a cria o de uma comunidade ativa do SPECTRUM em Portugal que semelhan a do caso ingl s organize forma o auxilie museus na documenta o das cole es sugira altera es ou novos procedimentos ou seja que sirva de refer ncia para o setor museol gico nacional na sua rea de atua o Ao mesmo tempo cientes da import ncia que a liga o entre as comunidades museol gicas nacional e brasileira tem hoje em dia apresent mos no contexto da participa o na confer ncia OPENCULTURE 2012 este projeto a um colega brasileiro da Pinacoteca do Estado de S o 413 Paulo que j demonstrou Collections Trust o interesse em empreender o projeto de adapta o da norma
143. portugueses por tratar de forma central da circula o e ced ncia de bens culturais 197 Uma ajuda importante para a cria o de pol ticas de cole es relativas a esta mat ria 18 Apesar de ser um trabalho not vel e de extrema utilidade para os museus portugueses o recurso representa o do procedimento atrav s de um sistema de gest o de cole es espec fico o Matriz PEREIRA 2004 97 em vez de descrever e esquematizar as fases do procedimento em abstrato potenciando a sua utilidade para museus que n o utilizem o mesmo sistema na nossa opini o um ponto fraco da publica o 159 assegurar que todas as solicita es de empr stimo s o avaliadas de acordo com as pol ticas definidas pela institui o assegurar a exist ncia de acordos de empr stimos assinados pelas partes antes da data acordada para o empr stimo assegurar que o empr stimo tem um per odo de dura o predeterminado assegurar que o museu det m um registo de todos os empr stimos onde estejam inclu dos detalhes da institui o solicitante os locais per odo de dura o e o prop sito do empr stimo providenciar um controlo efetivo do processo de empr stimo assegurar que a institui o que recebe o objeto pretende e tem os meios para assegurar a preserva o cuidado e seguran a dos objetos e que as condi es do empr stimo s o por ela respeitadas escrupulosamente assegurar que os objetos emprestados est o abran
144. possa empreender o pr ximo passo no excelente trabalho que tem vindo a desenvolver com a documenta o do seu acervo Uma dessas ferramentas o In patrimonium Net ser em breve capaz de responder a este desafio e possibilitar ao museu a realiza o das tarefas de gest o de cole es de forma normalizada mais r pida e eficiente e de acordo com os elevados n veis de qualidade definidos pelos respons veis do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra como premissa para o tratamento da informa o sobre as suas cole es Por m no que diz respeito constru o desta nova vers o da aplica o n o ficamos satisfeitos apenas com a integra o dos requisitos de informa o e procedimentos desta norma No momento em que apresentamos este trabalho em diversos f runs internacionais discutem se v rias altera es aos processos organiza o e gest o das cole es e dos pr prios museus POOLE 2012 LE BOEUF 2012 CABRAL et al 2012 com reflexo inevit vel na pr xima gera o de sistemas de gest o de cole es Nessa nova gera o que o In patrimonium Net procurar representar os sistemas dever o integrar obrigatoriamente as normas definidas pelas institui es de refer ncia e um conjunto de funcionalidades como a gest o e cria o dos diagramas de fluxo de trabalho espec ficos de cada institui o ou pa s os sistemas modulares de intera o via Internet ou intranet com outros sistemas de informa o
145. pub online normas ContentDetail aspx Consultado em 07 06 2012 194 Utilizando o SPECTRUM partimos do pressuposto razo vel pelo menos da exist ncia de uma pol tica de cole es abrangente e que reflita todo o ciclo de vida do objeto desde que incorporado e adquire o estatuto de objeto museol gico Na nossa opini o a rela o entre miss o do museu pol tica de gest o de cole es e procedimentos a utilizar pelo museu que favorece um trabalho sustentado e eficiente no invent rio documenta o e gest o das mesmas Por este motivo julgamos ser indispens vel que os museus portugueses considerem a cria o e implementa o de pol ticas de ae tendo o cuidado de acautelar todas as cole es de encontro ali s ao preconizado pela RPM perspetivas que a gest o de cole es Atualmente exige Este trabalho beneficiar substancialmente n o s a cole o mas tamb m a gest o da pr pria institui o No seguimento do exposto e semelhan a do modelo ingl s em que se baseia a cria o do nosso sistema de credencia o SEMEDO 2005 321 julgamos ser poss vel a utiliza o em Portugal dos procedimentos definidos numa norma de gest o de cole es para suporte da credencia o dos museus naquilo que se relaciona diretamente com a gest o das cole es No Reino Unido como vimos a implementa o dos 8 procedimentos prim rios do SPECTRUM condi o obrigat ria para a credencia o do museu p
146. publica o dos Standards in Action LONGWORTH WOOD 2000 e a continua o de um trabalho de acompanhamento e aux lio a todos os museus e institui es que no Reino Unido 5 8 ISAD G General International Standard Archival Description a norma adotada pelo International Council of Archives ICA para identificar e explicar o contexto e conte do do material de arquivo de maneira a promover a sua acessibilidade MAD II Manual of Archive Description 2 edi o uma norma de descri o de material de arquivo inglesa que se concentra na ajuda que o sistema pode dar dentro de um reposit rio espec fico para a recupera o de informa o COOK 1990 O EAD uma norma XML que permite a descri o de material de arquivo de uma forma que permita uma leitura autom tica pelos sistemas inform ticos permitindo assim as pesquisas e a manuten o e interc mbio da informa o SAA 2010 57 pretendessem adotar a norma No entanto em 2004 com a nomea o de Nick Poole como diretor da MDA inicia se um processo de mudan a da institui o que vai levar sua refunda o como Collections Trust tr s anos mais tarde Entretanto o trabalho de desenvolvimento do SPECTRUM n o parou Em 2005 publicada a sua 3 vers o editada por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi MCKENNA PATSATZI 2005 como resultado de um processo de revis o da anterior vers o participado em larga escala pela comunidade museol gica brit nic
147. publicadas como vers o 3 1 e 3 2 respetivamente A vers o 3 1 MCKENNA PATSATZI 2007 editada tamb m por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi utiliza uma nova metodologia criada pela Museums Libraries Archives Council MLA e pela CT designada Revisiting collections COLLECTIONS TRUST 2009 para a documenta o de cole es altera as unidades de informa o necess rias para o registo da informa o gerada na sua implementa o DAWSON 2012 atualiza as quest es legais relacionadas com as incorpora es e tr fico il cito de bens culturais no Reino Unido e finalmente remove alguns textos de aconselhamento pr tico que s o integrados em fichas de apoio para a implementa o da norma agora publicadas separadamente Em sequ ncia da introdu o da metodologia referida a vers o 3 2 MCKENNA PATSATZI 2009 publicada em 2009 acrescenta e rev as unidades de informa o que comp em os requisitos de informa o do SPECTRUM COLLECTIONS TRUST 2009 19 Esta segunda vers o era como veremos adiante a norma vigente quando demos in cio ao desenvolvimento do presente trabalho de investiga o Entre 2005 e 2009 para al m da publica o e atualiza es da norma h outros factos que importa referir para uma melhor contextualiza o da evolu o do SPECTRUM Um deles a manuten o pela CT de uma pol tica de publica es suplementares com express o na edi o do livro Documentation a pratical guide da respons
148. qual n o conhecemos paralelo nos mais diversos estudos graduados e p s graduados que conhecemos isto um curso espec fico para documenta o do patrim nio como por exemplo o da Universidade de 8 Todas as informa es sobre o referido instituto podem ser consultadas em http www iccd beniculturali it Consultado em 23 02 2012 Est o dispon veis na p gina do referido instituto em http www iccd beniculturali it index php en 1 15 cataloguing standards Consultado em 23 02 2012 so Poder o ser encontradas mais informa es sobre este sistema em http www iccd beniculturali it index php en 118 general information system for cataloguing Consultado em 12 03 2012 62 Modena e Reggio Emilia Normalmente a forma o avan ada nesta rea est inclu da em programas de Museologia ou de Ci ncias da Informa o onde a documenta o e cataloga o do patrim nio cultural se encontram integrados com as restantes mat rias Vemos numa primeira an lise vantagens e desvantagens de uma situa o como esta mas o que importa salientar a pr pria cria o destes cursos e as parcerias criadas com o Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione 3 4 2 Holanda Os Pa ses Baixos t m atuado na rea de documenta o em museus e patrim nio cultural em geral de forma bastante ponderada S o um dos pa ses europeus que em resultado da sua Hist ria reuniu e produziu uma enorme e valiosa heran a c
149. que me t m ensinado ao longo do anos Aos amigos pelo apoio e pelo papel especial que t m na minha vida A toda a fam lia em especial aos Pais Irm os Sogros e Cunhados pelo est mulo e exemplo e pelo importante contributo na conclus o de mais esta etapa tia Milai e ao tio Z que j partiram fica um agradecimento especial por terem sempre acreditado em mim A Sandra pela revis o e leitura do texto mas principalmente pelo amor e est mulo e por ser uma m e sem igual E por fim In s e ao Jo o pelo mimo aten o e amor que me d o O esfor o e empenho que coloquei neste trabalho s o inteiramente dedicados a voc s A todos muito obrigado vi Resumo A gest o do patrim nio cultural guarda dos museus portugueses exige a aten o dos seus respons veis e dos organismos estatais que definem a pol tica museol gica nacional O elevado n mero de museus e o aumento assinal vel de bens culturais que aqueles t m vindo a incorporar bem como as mudan as significativas que o sector museol gico sofreu nas ltimas d cadas obrigam estas institui es e os seus profissionais a procurar os meios mais eficientes para realizar tarefas estruturantes da sua actividade documentar e gerir as suas cole es O SPECTRUM The UK Museum Collections Management Standard tem vindo a afirmar se na comunidade museol gica internacional como uma das mais eficientes e bem elaboradas normas de procedimentos para gest o de
150. quest es levantadas pela estrutura o e organiza o da informa o e pela coer ncia necess ria na defini o da terminologia adotada no invent rio e classifica o das cole es de forma a possibilitar e facilitar o acesso s cole es pretendido Para o fazer o Museu da Ci ncia decidiu agir em tr s planos CASALEIRO 2010 300 implementar um regime de reuni es mensais de acompanhamento do projeto criar manuais de 22 Embora outras cole es estejam tamb m a ser inventariadas e digitalizadas o Museu da Ci ncia decidiu iniciar o projeto por estas que constituem a maioria do acervo da UC 205 procedimentos e estabelecer um projeto espec fico para a cria o e gest o das imagens dos objetos e esp cimes abrangidos pelo projeto O primeiro destes planos foi na nossa opini o a pedra basilar do projeto O conjunto de reuni es mensais de acompanhamento das reuni es entre os coordenadores de sec o e do projeto e das reuni es espec ficas entre os inventariantes e conservadores que utilizavam as aplica es de gest o de cole es foi determinante para a avalia o do desenvolvimento do processo de digitaliza o e a resolu o de problemas que no decorrer do mesmo eram levantados aos t cnicos que concretizavam esse trabalho Numa primeira fase o objetivo destas reuni es era a defini o dos manuais de procedimentos a utilizar no processo atrav s dos quais a equipa do museu definia as tarefas e campos a
151. redefinisse os seus requisitos sobre a documenta o de cole es Cf o ponto 12 do Despacho normativo n 3 2006 do Minist rio da Cultura de acordo com o SPECTRUM ou numa situa o que esperamos n o vir a acontecer com outra norma que venha a ser criada por aquela entidade 168 No SPECTRUM esses requisitos de informa o s o definidos e apresentados em dois n veis distintos a saber Unidades de informa o s o o n vel prim rio de registo de informa o e normalmente representam os dados inseridos num campo do sistema de gest o de cole es Segundo o SPECTRUM podem tamb m ser representadas pelo nome atribu do a esse campo ou pelas instru es de registo de dados no mesmo Grupos de informa o s o conjuntos de unidades de informa o organizados de forma a possibilitar o registo de informa o relativa a Objetos informa o intr nseca e extr nseca 2 a estes informa o de car ter hist rico administrativo etc eventos informa o relativa aos momentos da vida das cole es e sua gest o entidades pessoas grupos sociais ou institui es que tenham rela o com as cole es locais informa o relativa a locais associados aos objetos ou eventos As unidades de informa o referem se ao primeiro n vel de registo os campos necess rios segundo o SPECTRUM para documentar os objetos a cole o e toda a informa o gerada nos eventos para os quais a norma define proc
152. respetiva imagem e produzida de acordo com as regras t cnicas adequadas sua natureza conforme o disposto no artigo 19 n 1 Independentemente da tipologia do objeto a registar a ficha de invent rio integra obrigatoriamente os seguintes elementos N mero de invent rio Nome da Institui o Denomina o ou t tulo Autoria quando aplic vel Data o Material meio e suporte quando aplic vel Dimens es Descri o Localiza o Historial Modalidade de incorpora o Data de incorpora o 87 Ao museu dada a liberdade de a preencher de forma manual ou informatizada consoante os recursos de que disp e Sem preju zo do disposto os artigos 20 e 21 estabelecem algumas regras pe o 2 10 ANAL para a informatiza o das cole es e sua contrata o no dom nio da seguran a e coer ncia de 111 iad Er dados assim como a sua divulga o essenciais neste tipo de trabalho N o podemos deixar de destacar a importante refer ncia que feita para a normaliza o das fichas de invent rio e a atribui o dessa tarefa ao Instituto Portugu s de Museus agora DGPC que dever aprovar as normas t cnicas e divulgar as diretrizes que entenda mais adequadas para as diferentes tipologias de patrim nio cultural e embora a lei n o refira expressamente natural cf artigo 19 n 5 Nesta mat ria j o referimos h ainda um longo caminho a
153. respostas primeira e segunda quest o deste grupo ANEXO VD Sab amos que h ainda algum desconhecimento sobre esta norma algo que julg mos ser comum a outras normas internacionais e sab amos que n o ter amos muitas respostas positivas sobre a utiliza o do SPECTRUM num projeto de documenta o de cole es nacional Assim a percentagem de inquiridos que n o conhecia o SPECTRUM 35 do total de respostas a esta quest o e que nunca o utilizou num projeto de documenta o 91 do total de respostas a esta quest o n o nos surpreende Contudo a percentagem de inquiridos que considera a tradu o e adapta o do SPECTRUM ao contexto nacional muito interessante francamente alta demonstrando uma clara recetividade a este projeto Como se confirma pelas respostas recolhidas na quest o 2 4 os efeitos que os inquiridos esperam obter com a implementa o de uma norma deste g nero justificam a recetividade demonstrada No mesmo sentido v o os dados recolhidos no terceiro e ltimo grupo de quest es onde percebemos a import ncia dada certifica o dos museus com base na avalia o dos processos de invent rio documenta o e gest o de cole es bem como qualidade da informa o que suporta essa avalia o pela entidade que avalia e concede a credita o aos museus ambas refletidas nas respostas s quest es 3 2 e 3 3 ANEXO VI 235 Importa referir aqui que o total de respostas quest o 1 6 foi de
154. s caminhos de desenvolvimento que pretendem sustentar a avalia o positiva ou negativa que esperamos concluir no final deste estudo Poder amos ter optado por concentrar os esfor os num s caminho Contudo pareceu nos que dada a sua pertin ncia no processo a exclus o de qualquer um deles prejudicaria o enquadramento que presidiu ao desenvolvimento de um trabalho acad mico desta natureza realizado num contexto empresarial e apoiado por uma bolsa de investiga o cujo objetivo promover investiga o cient fica que se reflita de forma direta na melhoria dos produtos ou servi os da institui o de acolhimento Descreveremos cada um dos tr s caminhos que procur mos concretizar dentro dos limites temporais e recursos existentes para este projeto O primeiro caminho por um lado a base de todo o trabalho e portanto um fator que condicionou de sobremaneira o desenvolvimento do trabalho e a calendariza o que definimos no in cio do projeto por outro resulta de uma grande ambi o nossa uma vez que a tradu o e adapta o do SPECTRUM realidade portuguesa ser assim o esperamos um instrumento de trabalho importante para o futuro das cole es em Portugal O segundo caminho permitir nos perceber melhor como adaptar o SPECTRUM realidade portuguesa atrav s do estudo de caso do Museu de Ci ncia da Universidade de Coimbra institui o que conta com importantes cole es no panorama museol gico nacional
155. se neste princ pio e estamos certos que a pr tica da sua utiliza o pelos museus portugueses assim o vir a comprovar 309 310 Bibliografia 311 312 AAM 1984 Caring for collections strategies for conservation maintenance and documentation Washington American Association of Museums AAM 2005 The Accreditation Commission s Expectations Regarding Collections Stewardship Em linha American Association of Museums Consultado em 14 06 2011 Dispon vel em http www wipo int export sites www tk en folklore creative heritage docs aam collections pdf AGENJO X B 1991 La catalogaci n cooperativa en el entorno de la interconexi n de sistemas abiertos Boletin de la ANABAD vol 51 no 3 4 pp 241 249 AISA L M 1998 La problem tica de la biblioteca en nuestros museos Boletin de la ANABAD vol 38 no 3 pp 43 45 ALARC O Teresa e PEREIRA Teresa Pacheco 1999 Normas de Invent rio T xteis Direc o de Servi os de Invent rio Instituto Portugu s de Museus Coord Lisboa Instituto Portugu s de Museus ALBARELLO Luc et al 1997 Pr ticas e m todos de investiga o em ci ncias sociais Lisboa Gradiva Publica es ALCAL J T 2001 El museo ante el reto de las nuevas tecnologias en el siglo XXI Binaria Revista de comunicaci n cultura y tecnologia no 1 ALEXANDER Edward P 1987 Museums in Motion An Introduction to the History and Functions of M
156. sejam muito sentidos nos museus destacamos o gigantesco e important ssimo trabalho realizado pelo Getty Research Institute com os seus vocabul rios Na sociedade de informa o atual um instrumento da maior relev ncia para quem regista a informa o e ainda mais para quem precisa de a encontrar independentemente do menor ou maior conhecimento que possa ter sobre o assunto 5 Ver as indicadas no s tio institucional do CHIN em http www pro rcip chin ge ca normes standards normes principales core standards index eng jsp Consultado em 23 11 2011 Este recurso est dispon vel em http www pro rcip chin gc ca sommaire summary collections logiciel collections software eng jsp Consultado em 22 12 2011 E http www archimuse com conferences mw html Consultado em 23 11 2011 55 3 2 3 A Museum Documentation Association A par do CIDOC e dos exemplos que escolhemos para ilustrar o papel dos EUA e do Canad no desenvolvimento da documenta o em museus obrigat rio reconhecer e explorar o importante contributo dado pelo Reino Unido nesta mat ria N o iremos alargar a nossa abordagem a outras institui es que tamb m influenciaram o trabalho da gest o das cole es como a Museums Association MA por exemplo mas centraremos a aten o no contributo trazido pela Museum Documentation Association MDA A MDA nasce em Fevereiro de 1977 como uma empresa nascida no seio do Information Retrieval
157. src zoologia amp tab historia Consultada em 16 07 2012 Sendo apenas dois s o exemplos representativos da quantidade de informa o inserida nas fichas ou subtarefas sobre as Esp cies representadas nas cole es de Coimbra 21 A constru o destes grupos de informa o obedece ao estabelecido nas Information Categories do CIDOC CIDOC 1995 para a defini o da estrutura da informa o Em cada um dos grupos de informa o existem diversos campos para registo de dados sobre a categoria de informa o correspondente MATOS 2007 105 22 Inclu mos aqui apenas os dados relativos s cole es em an lise neste trabalho 220 Tabela 3 N mero de registos existentes nos grupos de informa o espec fica por cole o Cole o N mero de registos nos grupos de informa o espec fica Estes registos representam um total de mais de meio milh o 537 891 de registos com dados sobre autorias localiza es estados de conserva o estatuto de conserva o aplica o fun o utiliza o dimens es biometria etc que complementam a informa o gen rica sobre esp cies esp cimes e objetos e permitem com maior rigor avaliar o volume de informa o criado no projeto de invent rio at atualidade Acresce que o trabalho de informatiza o das cole es n o se centra apenas na tarefa de invent rio Os dados sobre eventos entidades documenta o e multim dia devem tamb m ser considerados nesta a
158. t m correspond ncia tal como aconteceu em rela o ao invent rio encontramos diferentes situa es A correspond ncia direta entre unidades de informa o RSI com os campos da ESF n o levanta qualquer quest o e est identificada com a mesma metodologia atr s utilizada A exist ncia de unidades de informa o que implicam rela es com outras subtarefas grupos de informa o e campos da ESF tamb m identificada atrav s da indica o da rela o No entanto tamb m aqui verificamos a necessidade de criar novos campos para possibilitar a concilia o entre estruturas que aqui s o identificados pela express o Nova subtarefa ou Novo campo O terceiro grupo de an lise relativo s refer ncias documentais n o constituiu qualquer tipo de problema em termos de an lise e decis o da cria o de campos ou altera es na estrutura ESF Esta 387 A cria o do Evento Aquisi o servir para complementar os dados de incorpora o existentes nas subtarefas de Invent rio Embora a verifica o do Estado de conserva o dos objetos exista j na ESF no Grupo de informa o espec fica de objetos e esp cimes intitulado Estados o registo do processo de verifica o respons vel metodologia motivos etc n o estava ainda contemplado Por este motivo resolvemos propor tamb m a sua cria o 389 Embora seja bastante semelhante ao Evento Abate este novo evento cuja cria o agora propomos tem um m
159. ter em conta os trabalhos de investiga o realizados por entidades externas trabalhos acad micos por exemplo retirando da toda a informa o relevante para a hist ria e gest o dos objetos que guarda 9 Dispon vel em http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 16 07 2012 167 Conclu mos deste modo a descri o de todos os procedimentos de gest o e documenta o das cole es museol gicas que comp em a norma SPECTRUM Consideramos bastante satisfat rio o modo como abrange os atos mais comuns da documenta o e gest o das cole es Reconhecemos que dado o atual contexto nacional SANTOS 2005 e internacional STROEKER VOGELS 2012 da documenta o das cole es e o esfor o financeiro e humano requerido ser o poucos os museus portugueses com condi es para implementar todos estes procedimentos Sublinhamos por isso a vantagem de o SPECTRUM poder ser implementado em fases distintas adequando se s necessidades e recursos existentes nos museus e considerando as exig ncias impostas nesta mat ria pela comunidade museol gica na qual se inserem Acresce que o SPECTRUM tamb m embora de forma secund ria uma refer ncia internacional na defini o normativa da estrutura de informa o necess ria para o registo e documenta o eficiente das cole es Atrav s dos requisitos de informa o publicados em forma de ap ndice na vers o 4 0 da
160. um sistema de documenta o assente numa plataforma de software livre muito em voga nos pa ses da Am rica latina que permite aos museus dependentes do DIBAM inventariar e catalogar as suas cole es atrav s de um sistema centralizado cujo controlo de qualidade e consolida o da informa o assumido pelo CDBP institui o respons vel por zelar pela manuten o da informa o e do sistema Esta iniciativa designada Programa SUR Sistema Unificado de Registro Este programa assenta a sua estrutura em dois s tios online que permitem cumprir os objetivos propostos na sua cria o ou seja por um lado a inventaria o e cataloga o das cole es dos museus e por outro a sua disponibiliza o p blica No primeiro desses s tios com car ter administrativo disponibilizada uma ferramenta de documenta o normalizada acess vel atrav s de credenciais fornecidas aos museus pelo CDBP atrav s da qual feito o carregamento de dados sobre as cole es No segundo dispon vel de forma universal e aberta encontramos um sistema de pesquisa nas cole es j carregadas e validadas no Programa SUR no qual podemos encontrar atrav s de pesquisas simples ou avan adas um conjunto de informa es sobre os objetos que Os thesauri podem ser consultados online em http tesauros mcu es index htm Consultado em 04 03 2012 ou consultados e descarregados no seguinte endere o http www mcu es museos MC CERES Pub
161. uma consulta semelhante que temos hoje em dia nos motores de pesquisa mais comuns O utilizador digitava um termo e o motor de pesquisa procurava o nos registos da base de dados e devolvia todos os registos em que aquele termo estivesse presente A segunda direcionada para especialistas e utilizadores avan ados permitia a pesquisa em campos espec ficos definidos por cada museu de acordo com as tipologias das suas cole es que facilitavam a pesquisa para quem possu sse dados sobre aquele patrim nio O terceiro concebido para facilitar a pesquisa para a maioria dos utilizadores consistia na disponibiliza o de uma rvore de categorias classifica es tipologias etc atrav s da qual o utilizador poderia chegar at cada um dos registos sem conhecer nada sobre as cole es de cada museu Esta pesquisa como o pr prio nome indica pretendia guiar o utilizador na descoberta do patrim nio cultural que a plataforma disponibilizava Esta primeira vers o do In web respondendo constante e acelerada evolu o que se registava ent o na Internet KATZ et al 2001 foi atualizada apenas dois anos depois do seu lan amento para a vers o 2 0 em 2001 e apresentada com a aplica o In natura que referimos atr s Esta atualiza o pouco vis vel para os utilizadores da ferramenta consistiu numa atualiza o das tecnologias e programa o do c digo que permitia a pesquisa dos dados que passou ent o a ser 326 O Programa Operac
162. utilizados os processos e grupos de informa o podem ser apresentados de forma integrada ou seja no caso acima o pr prio sistema poderia fornecer diretamente os dados em falta ou providenciar uma forma r pida para que o respons vel possa proceder a essa verifica o 173 Admitimos que numa primeira abordagem o SPECTRUM poder parecer uma norma complexa de dif cil implementa o todavia a pr tica de centenas de museus por todo o mundo e a exist ncia de mais de um milhar de museus creditados no Reino Unido de diferentes dimens es tutelas tipologias etc n o o confirmam Com efeito o SPECTRUM uma norma flex vel N o sendo casu stica no sentido de se alterar de caso para caso admite as adapta es necess rias em cada museu para cumprir com a norma m nima exigida Acresce que o SPECTRUM pode e deve na nossa opini o ser implementado de forma faseada de acordo com as necessidades e recursos do museu possibilitando assim uma mudan a de h bitos gradual cujos benef cios ser o vis veis a m dio prazo na qualidade de informa o sobre as cole es De qualquer modo o sucesso da sua utiliza o no museu n o depende exclusivamente da qualidade da norma Ao museu cabe a maior responsabilidade pelo sucesso ou insucesso de utiliza o da norma Desde logo a responsabilidade de definir pol ticas de cole es que reflitam e permitam alcan ar o definido na miss o do museu e onde se estabele am os seus obje
163. utilizar a terminologias adotadas e respondia a quest es pr ticas de que exemplo a organiza o dos novos n meros de invent rio adotados pelo museu CASALEIRO 300 Os manuais de procedimentos criados no mbito do projeto foram e ainda s o instrumentos essenciais para alcan ar os objetivos pretendidos nomeadamente a publica o na Internet atrav s de um sistema de pesquisa nico dos resultados do projeto O registo fotogr fico das cole es era al m dos outros dois pontos citados por Casaleiro um dos aspetos essenciais para o sucesso deste projeto Atualmente os processos de digitaliza o de cole es de museus ou de outro tipo de patrim nio que n o acautelem a quest o da imagem n o t m o alcance que poderiam e deveriam ter Percebendo as implica es nesta mat ria o projeto do Museu Virtual teve o cuidado de utilizar os dois t cnicos de fotografia fot grafo e t cnico de imagem digital acima referidos para criar um plano que lhe permitiu fotografar um n mero consider vel de objetos e esp cimes utilizando crit rios de qualidade que possibilitassem a reutiliza o das imagens captadas para outros fins al m dos pretendidos no mbito do projeto Estas tr s linhas de a o juntamente com o empenho e dedica o dos inventariantes e t cnicos que fizeram a inventaria o e digitaliza o das cole es viriam a permitir a publica o online do resultado da digitaliza o das cole es
164. 001 International Council of Museums Statutes Em linha International Council of Museums Consultado em 31 06 2012 Dispon vel em http icom museum statutes html ICOM 2006 The Future of Collections Newslletter of the International Council of Museums Paris ICOM Vol 59 n 4 ICOM 2007 Museum Definition Em linha ICOM Consultado em 05 08 2011 Dispon vel em http icom museum who we are the vision museum definition html ICOM Portugal 2009 C digo Deontol gico do ICOM para Museus Lisboa ICOM Portugal Instituto Portugu s de Museus 2002 Actas do F rum Internacional de Redes de Museus Lisboa Instituto Portugu s de Museus e Rede Portuguesa de Museus JONES GARMIL K Ed 1997 The Wired Museum Washington D C American Association of Museums 325 JORGE Nat lia 2011 Ensaio sobre o AAT Art amp Architecture Thesaurus proposta terminol gica de adapta o realidade portuguesa Em linha Disserta o de mestrado apresentada ao Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio da Faculdade de Letras da Universidade do Porto para a obten o do grau de Mestre em Museologia Consultado em 22 01 2012 Dispon vel em http hdl handle net 10216 57042 JUEGA M Isabel Bravo 2000 El sistema de documentaci n de museos militares del Ministerio de Defensa el Museo del Ej rcito modelo de actuaci n Madrid Ministerio de Defensa Secretar a General T cnica KANTER N
165. 004 Lei quadro dos Museus Portugueses 32 primeira vista exige do museu e da sua equipa um trabalho de investiga o cuidado e moroso que implica o contributo de diferentes disciplinas e ci ncias Num primeiro plano destaca se o contributo das ci ncias e disciplinas que se relacionam diretamente com o contexto em que aquele objeto produzido Isto se estivermos perante uma obra de arte a hist ria a hist ria da arte e as belas artes s o essenciais para o seu estudo e o mesmo se dir em rela o engenharia mec nica se estivermos a analisar um carro antigo ou em rela o zoologia se estivermos perante um esp cimen de uma cole o de hist ria natural Num outro plano n o menos importante temos o contributo de outras ci ncias e disciplinas como a museologia a ci ncia da informa o e a inform tica que fornecem aos museus t cnicas e ferramentas que permitem planear a documenta o e estabelecer processos de documenta o com recurso a meios tecnol gicos que os tornam devidamente usados mais eficientes N o desprezando de qualquer maneira o contributo important ssimo das primeiras centramos a nossa aten o no contributo dado pelas ci ncias que diretamente influenciam o processo documental A investiga o nestas reas essencial para que sejam disponibilizados aos museus novos e melhores recursos e ferramentas que facilitem o trabalho de registo e posterior divulga o das cole es museol
166. 011 no mbito da confer ncia OPENCULTURE organizada pela CT realizada a primeira reuni o internacional dos utilizadores do SPECTRUM designada por SPECTRUM Roadmap Meeting cujo objetivo proporcionar a reuni o das entidades e profissionais interessados na defini o e desenvolvimento de estrat gias de melhoria da norma Esta reuni o anual j vai na sua 134 Tivemos a oportunidade de assistir na confer ncia anual do CIDOC realizada em Atenas em Setembro de 2008 a um workshop sobre a internacionaliza o do SPECTRUM que est na origem do projeto de investiga o aqui apresentado Cf http www cidoc mediahost org archive cidoc2008 EN site Home t section html 135 S o os utilizadores do SPECTRUM que contribuem com a sua experi ncia para o desenvolvimento da norma 109 segunda edi o e conforme pudemos testemunhar na edi o deste ano um importante momento de reflex o e discuss o sobre o SPECTRUM onde poss vel estabelecer contacto e colher a experi ncia de utilizadores mais avan ados de modo a evitar erros cometidos na internacionaliza o e adapta o da norma a outras realidades que n o a do Reino Unido Em 2012 para al m da realiza o da segunda edi o do SPECTRUM Roadmap Meeting em 26 de Junho tamb m no contexto da confer ncia OPENCULTURE a CT criou o SPECTRUM Group para possibilitar uma maior intera o e comunica o entre os diferentes atores do desenvolvimento e adapta e
167. 2011 onde fez saber que se encontram j publicados os thesauri de Materiais Cer micos 2002 Mobili rio 2005 Materiais 2008 Numism tica 2009 e de objetos associados a ritos cultos e cren as prevendo ainda a publica o dos thesauri de objetos de express o art stica Arquitetura e estruturas de Iconografia temas e personagens das religi es monote stas e de Contextos culturais Culturas euro mediterr nicas SA Z 2011 Estes recursos 68 est o dispon veis no s tio do projeto CER ES e constituem uma ferramenta de extrema utilidade para todos os profissionais dos museus espanh is e de outros pa ses que utilizem o espanhol como l ngua principal 3 4 4 Chile A par da Espanha o Chile no contexto dos pa ses de l ngua espanhola um dos mais ativos no dom nio da documenta o do seu patrim nio cultural Na realidade na ltima d cada do s culo passado o governo chileno atrav s da Subdirecci n de Museos dependente da Direcci n de Bibliotecas Archivos y Museos DIBAM do Minist rio da Educa o daquele pa s investiu alguns recursos humanos e financeiros na cria o de uma aplica o normalizada que permitisse a gest o das cole es dos museus Esse processo foi liderado pelo Centro de Documentaci n de Bienes Patrimoniales CDBP que at hoje o organismo p blico respons vel pelas pol ticas de documenta o que vigoram para os museus chilenos A ferramenta ent o criada hoje
168. 290 Ilustra o 14 Ecr do prot tipo com a utiliza o das Tabelas Auxiliares para o controlo de TET Leea F MAAE AEE EEE bee agas AE E E E 291 Ilustra o 15 Modelo de funcionamento dos procedimentos no Jn patrimonium Net 294 IX ndice de Tabelas Tabela 1 N mero de objetos e esp cimes das cole es da Universidade de Coimbra 216 Tabela 2 N mero de objetos inventariados em Julho de 2012 confrontando com a estimativa das POLE COG Suit arcs tase E E CC ORA ER a O E ans 217 Tabela 3 N mero de registos existentes nos grupos de informa o espec fica por cole o 221 Tabela 4 Correspond ncia das tarefas do In patrimonium com a estrutura dos Requisitos de Informa o doSPECTRUM iSe aaa ao aaa USANDO Rr Ra A aaa 274 Tabela 5 Representa o das quatro reas do processo de mapeamento de dados RIS ESF 275 Tabela 6 Indice de compatibilidade entre a RSI e a ESF ccccsccssessssssssessessessessessesssescsseessseseeseees 279 xi xii Lista de abreviaturas AAM American Association of Museums AAT The Art amp Architecture Thesaurus AITF Art Information Task Force API Application Programming Interface APOM Associa o Portuguesa de Museologia ASP Active Server Pages BDE Bolsas de Doutoramento em Empresas BPEE Business Process Execution Engines BPM Business Process Models BPMN Business Process Model and Notation BSI British
169. 47 215 registos em todas as bases de dados do Museu da Ci ncia a que acrescem como referimos os 537 891 registos existentes nos grupos de informa o 6 espec fica das subtarefas da tarefa de invent rio e um total de rela es entre as distintas subtarefas de 127 317 registos Como podemos constatar o resultado bem mais significativo do que a percentagem 10 de bens culturais digitalizados atualmente indica O volume de informa o consideravelmente maior e a sua an lise mais detalhada remete para a quest o da qualidade da informa o Ali s neste projeto atribu da primazia inequ voca qualidade em detrimento da quantidade como ja referimos acerca dos dados sobre as esp cies que a equipa do museu recolhe Facto que a consulta dos manuais de procedimentos para o invent rio das cole es e dos procedimentos para a documenta o fotogr fica criados para o processo de digitaliza o das cole es reitera demonstrando a exig ncia de qualidade da informa o que a dire o do museu entendeu assumir desde o in cio Desde logo a pr pria produ o dos manuais revela essa op o A exist ncia destes manuais acautela por um lado a normaliza o dos procedimentos e terminologia utilizados no invent rio e por outro a procura da continuidade das metodologias utilizadas alheia a mudan as nos intervenientes Na maior parte dos casos que conhecemos estes dois fatores t m como consequ ncia o aume
170. 76 em contraposi o com o total de respostas para a pergunta 1 5 que contou com 117 respostas v lidas 186 Reconhecemos que ficam muitas perguntas por fazer e que podem ser levantadas algumas d vidas e quest es sobre a pertin ncia de um projeto desta natureza Contudo considerando os dados aqui recolhidos e as indica es do sucesso da implementa o do SPECTRUM em pa ses onde j norma oficial como a Holanda por exemplo ou em diferentes museus que a adotam como regra para a gest o das suas cole es entendemos que a sua adapta o ao contexto portugu s poder contribuir de forma acentuada para o progresso desta atividade essencial para os museus e cole es portugueses Assim e com base nestes pressupostos cri mos um plano de trabalho a realizar em tr s anos que definia os prop sitos e a calendariza o deste trabalho de investiga o Um dos pontos desse plano de trabalhos foi precisamente a tradu o do SPECTRUM para portugu s como suporte fundamental para a adapta o da norma realidade nacional e posteriormente para a sua utiliza o pelos museus portugueses 7 1 2 A tradu o do SPECTRUM A tradu o do SPECTRUM para portugu s um fator determinante para o sucesso do trabalho que pretendemos desenvolver neste projeto de investiga o Contudo pelos motivos que apresentaremos adiante revelou se ser de realiza o mais complexa do que antev amos no seu in cio Recordamos que no in
171. ATOS 2007 28 em Portugal verificava se um desinteresse generalizado pela cria o de regulamentos normas ou linhas de orienta o que servissem de resposta s necessidades dos museus tomando como referencia os trabalhos de institui es como o CIDOC a MDA ou a CHIN nos dom nios da normaliza o e gest o das cole es A resposta encontrada no dom nio da documenta o e gest o das cole es museol gicas em Portugal decorre de duas iniciativas concretas a cria o da Rede Portuguesa de Museus e a defini o de normas espec ficas sobre gest o e documenta o do patrim nio cultural pelo estado Um e outro caminho ter o m ritos e sortes diferentes 4 1 O papel da Rede Portuguesa de Museus A cria o da Rede Portuguesa de Museus uma ambi o antiga J em 1941 era defendida por Jo o Couto no II Congresso do Pessoal Superior dos Museus de Arte incidindo numa ideia de coopera o entre museus e coordena o das suas atividades que pudesse ser apoiada pelo Estado CAMACHO FREIRE PIGNATELLI e MONTEIRO 2001 12 N o obstante os primeiros passos para a sua concretiza o formal s acontecem no virar do s culo com a cria o em 2000 da Estrutura de projeto da Rede Portuguesa de Museus RPM pelo Despacho Conjunto n 616 2000 de 17 de Maio O tempo que medeia aqueles dois factos hist ricos foi tamb m sendo preenchido como nos d nota Carlos Loureiro 2008 33 35 por diversas outras propostas para a conc
172. AWSON HILLHOUSE 2011 refletindo a evolu o do SPECTRUM que passou de uma norma centrada na documenta o de cole es de museus para uma norma cujo objetivo a pr pria gest o da cole o e que abrange recomenda es e procedimentos para al m da simples documenta o As altera es introduzidas nesta vers o s o significativas e est o intrinsecamente relacionadas com a estrat gia de internacionaliza o e localiza o do SPECTRUM A estrutura fundamental da norma mant m se inalterada desde a primeira vers o ou seja subsistem duas partes principais os procedimentos e os requisitos de informa o Todavia os procedimentos foram alvo de reformula o e s o representados por diagramas de fluxo de trabalho facilitadores da implementa o e pr tica corrente nos museus Os requisitos de informa o que se mant m inalterados s o apresentados numa publica o separada o SPECTRUM Appendix 1 information requirements DAWSON HILLHOUSE 201 1a Para al m destas altera es que veremos adiante com maior detalhe todo o texto de aconselhamento existente na vers o anterior passou definitivamente para as SPECTRUM Advice Factsheets e o enquadramento legal e de pol ticas foi inserido num cap tulo pr prio facilitando a sua adapta o pelas institui es s especificidades do seu contexto de acordo com a pol tica de internacionaliza o e adapta o s diferentes realidades dos pa ses preconizada pela CT Em 2
173. Ci ncia e Tecnologia como fontes documentais para a Hist ria das Ci ncias Resultados parciais Em linha VII ENANCIB Encontro Nacional de Pesquisa em Ci ncia da Informa o 28 a 31 de Outubro Salvador da Ba a Brasil Debates em Museologia e Patrim nio Comunica o oral Consultado em 02 05 2012 Dispon vel em http www enancib ppgci ufba br artigos DMP 035 pdf GRANATO Marcus LOUREN O Marta Ed Cole es Cient ficas Luso Brasileiras patrim nio a ser descoberto Em linha Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST MCT Consultado em 09 04 2012 Dispon vel em http www mast br projetovalorizacao textos cole es 20luso brasileiras 00 20parte 20inicial 20e 20sum rio 20 20C pia pdf GRANT Alice ed 1994 SPECTRUM The U K Museum Documentation Standard Cambridge The Museum Documentation Association GRANT Alice 1996 Museums Information and Collaboration Why a single standard is not enough Study Series CIDOC n 3 Paris ICOM CIDOC GUAPO Amanda L cia Gama Pereira Dias 2010 Avalia o museol gica Estudo de caso avalia o da exposi o permanente do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Segredos da luz e da mat ria Em linha Disserta o de Mestrado em Museologia e Patrim nio Coimbra Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra Consultado em 08 03 2012 Dispon vel em http hdl handle net 10316 14226 GUEDES Nat lia Cor
174. Confer ncia Museus e Sociedade 2011 Caminha Museu Municipal de Caminha MATOS Jos Lu s de 1995 Invent rio do Museu Nacional de Arqueologia Colec o de escultura romana Invent rio do Patrim nio Cultural M vel 1 ed Lisboa Instituto Portugu s de Museus MARQUES Isabel da Costa 2010 O Museu como sistema de informa o Em linha Disserta o apresentada ao Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio da Faculdade de Letras da Universidade do Porto para a obten o do grau de Mestre em Museologia Consultado em 23 09 2011 Dispon vel em http hdl handle net 10216 55282 MARTINS Maria do Ros rio MIRANDA Maria Arminda 2010 Marcas de vida Cokwe na Colec o do Museu Antropol gico da Universidade de Coimbra Em linha Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Vol 1 pp 441 444 Porto Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 05 09 2011 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8151 pdf MARTINS Maria do Ros rio MIRANDA Maria Arminda 2011 Serpentes cobras e lagartos no imagin rio dos Cabinda Em linha Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Consultado em 06 05 2012 Dispon vel em http www museudaciencia pt gfx bd 110202175529 Cobras e lagartos no imaginario dos Cabi nda pdf MARTINS Maria do Ros rio AMARAL Ana Rita 2011 Hist ria e atualidade das cole es de Timo
175. ENTAGAO ssssccsessscecssseececeneeecessaececessaececsuseeenesaeeecsenaes 80 43 A LEI QUADRO DE MUSEUS E A DOCUMENTA O csessssecececeessnececececsesenaececececeeseseaeeeeeceseeaaeeeeeeseeennaaeees 85 5 A COMPLEXIDADE NORMATIVA NOS MUSEUS cccssscssscssssccssccsscsssssssssssssssscssscseessesseesseessesesesssessees 91 6 UMA NORMA PARA A GEST O DAS COLE ES ssssssssssssscssesscssssssssssssnsssssnssssnssessssseessesssssessesssessseesess 97 6 1 BREVE HIST RIA DO SPECTRUM ses taii netas nin cs is ds nc Ghat A E aunties 102 6 2 OSBECTRUM sm issee E eee see pease od Sve Seo Saeed Ss a De EASES eens SG ado Re eed 110 021 COSBECERUM S AAE A T ai Table Dios Com Ee 115 6 22 OSPECTRUM A Oean mora seedh evans avenge et tee cates ITENS E SONS EREE na qua aaa 117 6 2 3 A escolha entre duas VersOes c cccecsscecsssceceessececeesececseceecessseeecsesaececeeseeceesaeeecseaaeeeseeseecessneeeeneaaeees 122 6 2 4 Utiliza o e implementa o do SPECTRUM ou eee cee cseeeeeeeeeeeeeseeesecaecaecsaecsaecaeesaeseaeeeeeeeees 123 6 25 Os procedimentos do SPEC ERUM sesepi neona E coved ane Eae a ar RE 126 6 2 5 1 Pr entrada Pre entry procedure cssssa seas cssecssehsvesducessnss iesist t Teese RES EESE e ESETE SREE ESET sta nina 127 6 2 5 2 Entrada de objeto Object Entry sesseesesesesseesrsreesssesrrssesressesresrsseerrssertentestenteseertnsesrneesrenesee 128 6 2 5 3 Empr stimos Entrada Loans in s s
176. F e da mesma forma referenciar as correspond ncias com os campos j existentes Para al m do cruzamento e referencia o entre as duas estruturas de dados tamb m nosso objetivo criar um conjunto de novas funcionalidades que possibilitem aos utilizadores daqueles sistemas seguir passo a passo atrav s de fluxos de trabalho preestabelecidos os procedimentos propostos pelo SPECTRUM As altera es decorrentes deste trabalho de investiga o t m como objetivo disponibilizar sistemas que respeitem o maior n mero de normas internacionais e facultar ferramentas que contribuam para que os museus possam realizar as tarefas de documenta o das suas cole es com maior qualidade Neste sentido inten o da dire o da empresa apresentar no futuro uma candidatura ao Partners Scheme da Collections Trust para que todos os seus sistemas possam usar comercialmente a marca SPECTRUM Compliant certificando assim a sua qualidade no que diz respeito s normas de procedimentos documentais para os museus Temos presente que um trabalho ambicioso mas ao mesmo tempo necess rio para a comunidade museol gica portuguesa e lus fona A exist ncia de uma norma de procedimentos para a documenta o do patrim nio cultural e natural far estamos certos com que a informa o que os museus det m sobre o patrim nio sua guarda sofra melhoramentos significativos e possibilite da mesma forma a um crescimento na cria o de conhecimento inter
177. General de Tecnolog as y Sistemas de Informaci n baseado nos pressupostos normativos descritos na Normalizaci n Documental de Museos e oferecido aos museus atrav s da assinatura de um protocolo no qual o museu se compromete a disponibilizar a sua base de dados para acesso p blico atrav s do portal da Red Digital de Colecciones de Museos de Espaiia http ceres mcu es Consultado em 22 04 2012 65 Ea E fata 87 Este excelente texto normativo composto por quatro n veis de normaliza o A saber 1 Os elementos que comp em o sistema indicando quais as tarefas que um sistema dever disponibilizar para uma correta gest o das cole es museol gicas 2 A sua estrutura de informa o os campos tabelas e interliga es entre eles que permitam a descri o e cataloga o das cole es e dos documentos a elas associados 3 Os procedimentos utilizados a s forma s correcta s de trabalhar com e documentar patrim nio dentro de um sistema de gest o de cole es de acordo com as tarefas mais comuns nos museus empr stimos exposi es entrada de objetos etc 4 A terminologia usada relativa organiza o de todos os termos de qualquer natureza que s o utilizados no sistema de gest o de cole es atrav s de ferramentas como gestores de thesauri ou de listas de termos estruturadas hierarquicamente Para cada um destes n veis a norma fornece todas as indica es necess rias para uma correta execu
178. Group da MA IRGMA em consequ ncia do trabalho a desenvolvido numa altura em que os museus e os seus profissionais procuravam encontrar melhores e mais eficientes respostas em termos de documenta o e gest o das cole es motivados como atr s referimos pela maior procura de informa o e pelas novas exig ncias colocadas pelo desenvolvimento cient fico nas mais diversas reas As novas tecnologias e os desafios colocados pelo processamento eletr nico de dados atrav s de computadores s o tamb m neste caso o fator que despoleta o seu aparecimento Inicialmente a MDA foi dirigida por Martin Porter autor do Porter Stemming Algorithm um algoritmo que auxilia sistemas de recupera o de informa o removendo as termina es morfol gicas e inflex es de palavras escritas em ingl s e por uma equipa de especialistas entre os quais se destacam Andrew Roberts que mais tarde tamb m ser respons vel pela MDA e Richard Light importantes investigadores sobre documenta o de museus e autores de alguns dos textos mais relevantes sobre esta mat ria Na primeira d cada de exist ncia a MDA centra a sua aten o na disponibiliza o de servi os de processamento de dados para museus criando inclusivamente o MDA Computer Bureau em 1979 com esse fim Recordamos que este o tempo dos grandes mainframes aos quais poucos museus tinham acesso e que exigiam conhecimentos muito especializados para a sua opera o e utiliza o
179. HO C F Dir 2010 Museologia pt ano IV n 4 Lisboa Instituto de Museus e Conserva o CAMACHO C F FREIRE PIGNATELLI C MONTEIRO J S 2001 Rede Portuguesa de Museus Linhas Program ticas Lisboa Instituto Portugu s de Museus e Rede Portuguesa de Museus CAMERON F KERENDINE S 2007 Theorizing Digital Cultural Heritage A Critical Discourse Cambridge Massachusetts London England The MIT Press CAMPOS Teresa 1999 Normas de Invent rio Cer mica cer mica de revestimento artes pl sticas e artes decorativas Direc o de Servi os de Invent rio Instituto Portugu s de Museus coord Lisboa Instituto Portugu s de Museus CARBONELL Bettina Messias 2004 Museum studies an anthology of contexts Malden Blackwell Publishers CARDOSO J M 2007 Castanheiro do Vento Horta do Douro Vila Nova de Foz C a Um Recinto Monumental do III e II mil nio a C Problem tica do S tio e das suas Estruturas Escala Regional Tese de Doutoramento apresentada Faculdade de Letras da Universidade do Porto CARREIRA I REIS J A BAPTISTA M T e RIBEIRO R 2000 Gabinete de Hist ria Natural Reviv ncias Cat logo da exposi o Coimbra Museu Zool gico da Faculdade de Ci ncias e Tecnologias da Universidade de Coimbra CARRETERO Andr z ed 1998 Normalizaci n documental de museos elementos para una aplicaci n inform tica de gesti n museogr fica Madrid Dire
180. HOUSE 2011a em vez de parte integrante dos pr prios procedimentos facto que se compreende devido s diferen as existentes entre pol ticas de gest o e documenta o das cole es dos v rios museus e entre distintos contextos legais dependentes das tutelas dos museus das respetivas regi es administrativas ou inclusive no mbito da internacionaliza o do SPECTRUM dos pa ses em que se encontram Por outro e em sequ ncia das altera es ao esquema de credita o dos museus do Reino Unido a CT pretende promover a cria o e utiliza o de pol ticas que se afirmem como garantia da qualidade da documenta o e gest o das cole es Este novo cap tulo inclui especificamente para o caso ingl s os passos a seguir na cria o de a 160 f 161 pol ticas relacionadas com Collections development Information Documentation Collections 162 163 E Care and Conservation e Collections access dando resposta aos requisitos do esquema de 58 Os grupos de informa o representam conjuntos de unidades de informa o agregadas de acordo com o tipo de informa o necess ria para o registo dos dados O SPECTRUM separa convenientemente os grupos que dizem respeito diretamente a objetos e procedimentos de outros grupos relativos a entidades informa o geogr fica moradas ou locais por exemplo gest o de registos ou refer ncias bibliogr ficas e documentais DAWSON HILLHOUSE 201la 3 Os detalhes de util
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183. M 40 que contem mais informa o til para a implementa o do procedimento nos museus O procedimento de incorpora o constitui um dos procedimentos mais importantes na documenta o de museus e devia na nossa opini o ser de cumprimento obrigat rio A documenta o das cole es desde o momento de entrada dos objetos contribuiria simultaneamente para o alargamento do conhecimento das cole es dos museus e para a luta contra o tr fico il cito de bens culturais 6 2 5 5 Controlo de invent rio Inventory control O procedimento de controlo de invent rio refere se manuten o de informa o atualizada sobre os objetos e sua localiza o em rela o aos quais a institui o tenha qualquer tipo de responsabilidade legal ou tica Este procedimento permitir que o museu responda de acordo com a sua responsabilidade a qualquer quest o relacionada com as suas cole es O invent rio da cole o museol gica deve incluir pelo menos informa o sobre o n mero de identifica o permanente ou tempor rio a designa o a descri o a localiza o o tipo de incorpora o ou a responsabilidade 1 Dispon vel em http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 04 03 2012 135 do museu sobre o objeto e as datas e os inventariantes respons veis pelas informa es registadas Sublinhamos que este tipo de informa o o m nimo exigido Para cumpri
184. MCKENNA PATSATZI 2009 22 24 e inclu dos cap tulos que versam temas como a relev ncia da documenta o para os museus a utiliza o do SPECTRUM e a sua import ncia para dar resposta a problemas como a justifica o de recursos a cria o de manuais de cataloga o a cria o de pol ticas de gest o de cole es e planos de documenta o e atua o em situa es de crise Ao mesmo tempo inclui um cap tulo dedicado sustentabilidade da informa o nos museus onde se abordam quest es como a preserva o e o acesso interno e externo informa o produzida pela institui o E tamb m inclu do nesta vers o um gloss rio que cont m termos com 153 A utiliza o de hiperliga es para referenciar os grupos de unidades de informa o era extremamente til na vers o 3 2 porque permitia uma consulta r pida e eficiente dos recursos necess rios para o procedimento no que concerne aos requisitos de informa o MCKENNA PATSATZI 2009 154 Pese embora esta quest o n o se coloque com frequ ncia hoje em dia o SPECTRUM aplica se igualmente s duas situa es 155 Importa relembrar que s o acrescentados na vers o 3 0 os procedimentos de Pre entry Rights management e Transport eliminados os procedimentos Reproduction e Indemnity management cujos conte dos passam a fazer parte de Use of Collections ou Rights management no caso do primeiro e para Insurance and Indemnity management no segundo e por fim s o r
185. Normas de Invent rio que a necessidade de produ o e divulga o de orienta es t cnicas e boas pr ticas para o invent rio de reas de particular relev ncia do patrim nio cultural m vel nacional COSTA 2010 27 justificava por si s Assim desde 1999 t m vindo a ser publicadas estas normas organizadas em Normas Gerais e Normas Espec ficas para as tr s tipologias de patrim nio Arte Arqueologia e Etnologia sobre as quais o Instituto Portugu s de Museus restringiu a sua atua o devido natureza das suas cole es COSTA 2011 24 Comete assim um erro n o admiss vel a um entidade p blica que legalmente tem como objetivo superintender planear e estabelecer um Sistema Nacional de Museus visando a coordena o e execu o de uma pol tica museol gica integrada e promover e assegurar a execu o da pol tica museol gica nacional em conformidade com as orienta es da tutela e em di logo permanente nomeadamente com as institui es do Estado detentoras de patrim nio cultural as autarquias a Igreja e os privados e orientar t cnica e normativamente os museus No mbito da vig ncia do Decreto Lei n 278 91 9 de Agosto conforme o disposto no artigo 1 n 2 82 E a Poe 104 dependentes do Minist rio da Cultura bem como todos os outros museus 5 3 refletiu a Sem preju zo do exposto a cole o Normas de Invent rio composta de 12 t tulos experi ncia e conhe
186. Pessoas 8 Indiv duo 9 Locais 10 Gest o de registos a Hist rico de altera es b Utiliza o da informa o c Registo de informa o 11 Refer ncias 172 Em cada um destes grupos de informa o est o inclu das as unidades de informa o necess rias para uma documenta o eficaz das cole es e dos processos associados sua gest o N o iremos no corpo deste trabalho descrever pormenorizadamente cada grupo de informa o uma vez que esse trabalho est feito no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o que apresentamos no anexo II Sublinhamos por m que n o pode haver implementa o pr tica da norma num museu sem que o seu sistema de informa o respeite as regras aqui definidas Caber ao museu atrav s de um processo de avalia o interna determinar o grau de compatibilidade entre os requisitos de informa o do SPECTRUM e a estrutura de informa o em uso no museu e na sua aus ncia promover as a es necess rias para a conseguir concretizar A utiliza o dos requisitos de informa o na implementa o do SPECTRUM est nesta nova vers o representada na coluna Informa o dos diagramas de fluxo de trabalho que representam os passos de cada procedimento Sempre que exigido s o a indicados os grupos de informa o necess rios para a documenta o daquele passo espec fico do procedimento Vejamos o seguinte exemplo onde est representado o in cio do procedimento de controlo d
187. RPM aprovado pelo Despacho Normativo n 3 2006 do Minist rio da Cultura publicado no DR n 18 S rie I B de 25 01 2006 89 90 5 A complexidade normativa nos Museus 91 92 Como podemos constatar pelo exposto o universo normativo na rea da documenta o museol gica deveras complexo Este facto bastante discutido na rea dos museus e da ci ncia da informa o pesa consideravelmente no planeamento do trabalho de documenta o de museus ao contr rio do que acontece nas bibliotecas e arquivos dado que a op o por determinada norma em detrimento de qualquer outra poder no futuro condicionar o trabalho de invent rio cataloga o e gest o das cole es O que se pede aos respons veis pela documenta o nos museus exigente A op o por determinada norma exige conhecimento profundo normalmente incompat vel com o tempo e recursos dispon veis em cada museu das normas de estrutura de dados procedimentos e terminologia bem como preocupa o com as normas mais t cnicas de interc mbio de informa o com os cuidados a ter com a escolha de plataformas tecnol gicas ou ainda com os problemas levantados pelo registo fotogr fico das cole es e pela georreferencia o do patrim nio cultural cada vez mais prementes Esta situa o particular dos museus bem retratada na publica o do projeto ATHENA ATHENA 2009 sobre o panorama normativo na rea do patrim nio cultural tamb m traz dificuldad
188. Research Institute NAGEL VALLE 2001 e cria o do Tesauro Regional Patrimonial da responsabilidade do CDBP que tem como objetivo compilar terminologia relativa a patrim nio cultural material e imaterial das culturas pr colombianas e de cole es etnogr ficas da regi o central dos Andes e da Meso Am rica Um e outro thesaurus s o excelentes ferramentas para o contexto chileno mas n o Cf Not cia sobre o Programa SUR em http www dibam cl noticias asp sh amp id 7715 Consultado em 22 02 2012 a Ch http www dibam cl subdirec_museos contenido asp id_contenido 63 amp id_submenu 109 amp id_menu 56 Consultado em 23 02 2012 Dispon vel em http www tesauroregional cl Consultado em 14 03 2012 70 podemos deixar de sublinhar a extraordin ria mais valia que a tradu o de uma importante ferramenta universal como o A amp AT representa para os pa ses e comunidades que falam castelhano Os procedimentos tamb m foram alvo da aten o dos respons veis do CDBP No seu longo trabalho de prepara o e pesquisa sobre normas internacionais destaca se o momento n o esquecido por Murtha Baca BACA 2008 do in cio da rela o entre o CDBP e v rias institui es norte americanas Esse momento ocorreu na confer ncia Connected Cultures organizada pela Museum Computer Network MCN e pela Interconnectivity and Hypermedia in Museums ICHIM em Washington D C em 1994 na qual participaram v r
189. SPECTRUM Da mesma forma a capacidade demonstrada pela equipa na defini o de normas internas carregamentos de dados terminologia sistem tica fotografia etc foi essencial para conseguirmos recolher com menos esfor o a informa o necess ria para este trabalho no que diz respeito aos processos utilizados atualmente no museu A consulta aos manuais internos criados e utilizados no mbito do projeto de invent rio foi um dos elementos essenciais deste processo Considerando os elementos recolhidos nesta avalia o consideramos que a utiliza o do SPECTRUM no Museu da Ci ncia n o s poss vel como recomend vel Para cada um dos procedimentos definidos na norma encontramos um conjunto de elementos no invent rio e documenta o do museu que nos permite concluir que o processo de documenta o atualmente utilizado pelo Museu corresponde na maior parte dos processos aos requisitos m nimos indicados para a implementa o da norma no que diz respeito informa o criada e recolhida e tamb m aos passos seguidos assegurando a primeira condi o necess ria para a sua implementa o no Museu No entanto recomendamos ao museu a realiza o de determinadas tarefas preparat rias essenciais para o processo nomeadamente a reuni o de toda a informa o numa s base de dados a cria o de uma pol tica de cole es global e a cria o de um plano de documenta o que clarifique os objetivos calendariza o meto
190. TOS Jorge Alves dos 2011 A parceria como forma de articula o dos museus da Rede Portuguesa de Museus Museologia pt n 5 Lisboa Instituto de Museus e Conserva o pp 58 67 SANTOS Maria de Lourdes Lima dos coord 2005 O panorama museol gico em Portugal 2000 2003 Lisboa Observat rio das Actividades Culturais e Instituto Portugu s de Museus SANTOS Maria Jo o Canha Ferreira dos 2005a Radiografia documental dos museus portugueses inqu rito de avalia o da documenta o enquanto processo Lisboa Faculdade de Ci ncias Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa Disserta o de mestrado em Museologia e Patrim nio sob a orienta o da Prof Doutora Francisca Hern ndez Hern ndez SARASAN Lenore e NEUNER A M 1983 Museum Collections and Computers Report of an ASC Survey Lawrence Kansas Association for Systematics Collections SEMEDO Alice 2003 O PANORAMA PROFISSIONAL MUSEOL GICO PORTUGU S ALGUMAS CONSIDERA ES Revista da Faculdade de Letras I S rie vol 2 Porto Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio pp 165 181 335 SEMEDO Alice Coord 2005 Colec es de ci ncias f sicas e tecnol gicas em museus universit rios Homenagem a Fernando Bragan a Gil Porto Faculdade de Letras do Porto Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio Sec o de Museologia SEMEDO Alice et al 2003 Col quio de Museologia Industrial Reconvers o e Musealiza
191. VI Em conclus o a Lei quadro dos Museus constitui um valioso instrumento que os museus podem utilizar em seu benef cio Constitui uma refer ncia de qualifica o que a par do processo de credencia o pela Rede Portuguesa de Museus deve ser utilizada por todos os museus novos e antigos independentemente das suas tutelas tipologias ou condicionantes geogr ficas financeiras etc Naquilo que respeita a documenta o foi sem d vida um passo inicial e determinante para dotar os museus das condi es necess rias para executar essa tarefa No entanto julgamos ser absolutamente necess rio um maior cuidado com os requisitos relativos ao invent rio e 113 documenta o exigidos no processo de candidatura RPM que na nossa opini o deveriam ter como refer ncia normas de estrutura de dados e de procedimentos que possibilitassem uma aferi o quantitativa e qualitativa da informa o existente sobre as cole es dos museus candidatos 112 O formul rio identifica para recolha dados importantes como a exist ncia de pol tica de incorpora es a quantidade de bens inventariados ou a seguran a de dados sobre a cole o por m n o tem em conta como acontece no sistema de credencia o ingl s uma norma que possa avaliar a qualidade da informa o O sistema ingl s de credencia o de museus utiliza alguns procedimentos do SPECTRUM como refer ncia ARTS COUNCIL 2011 113 Cf Formul rio de candidatura
192. a Assim a equipa de desenvolvimento da Sistemas do Futuro encontra se no momento a criar uma API que far a liga o entre a estrutura de dados e funcionalidades do In patrimonium Net e um Business Process Execution Engines BPEE a aplica o que permite a execu o dos Business Process Model que seguindo o modelo anunciado pelo CIDOC permitir a execu o dos procedimentos definidos no SPECTRUM dos modelos que o CIDOC criar para os principais processos realizados na gest o das cole es ou ainda de quaisquer outros procedimentos definidos especificamente para responder s necessidades de determinado museu ou institui o similar O modelo de funcionamento dessa API o que apresentamos na imagem seguinte 404 Cf http en wikipedia org wiki Service oriented architecture Consultado em 02 07 2012 45 De acordo com a metodologia utilizada pela Sistemas do Futuro e com o compromisso da mesma em rela o normaliza o internacional que criada pelas institui es de refer ncia 293 Defini o de procedimentos BPMN cria o representa o gr fica dos procedimentos XML BPEE Motor de execu o dos procedimentos Web API Ilustra o 15 Modelo de funcionamento dos procedimentos no In patrimonium Net A adapta o ao SPECTRUM pela nova vers o do In patrimonium Net ficar com este ltimo elemento conclu da Contudo imperativo afirmar neste momento que n o a tecnologia o
193. a o de uma vers o anterior da norma dificilmente seria justific vel num trabalho de investiga o que se pretende atual Acresce que dado o objeto deste trabalho a vers o mais recente da norma permite que os interessados se concentrem especificamente nos procedimentos sem terem 16 Referimos aqui a vers o 3 0 do SPECTRUM 122 necessariamente de conhecer de forma exaustiva os requisitos de informa o utilizando a se for o caso como ferramenta de an lise para os procedimentos j em uso pelos museus Um outro fator importante para nossa decis o o objetivo de adapta o dos produtos da Sistemas do Futuro norma que por raz es bvias de estrat gia e prepara o da candidatura ao SPECTRUM Partners 68 exige a utiliza o da norma mais recente Por ltimo mas n o menos importante esta Scheme ltima vers o do SPECTRUM facilita o projeto de tradu o para portugu s e adapta o realidade do pa s como veremos adiante em termos dos recursos necess rios e dos benef cios a longo prazo 6 2 4 Utiliza o e implementa o do SPECTRUM O SPECTRUM 4 0 uma norma simplificada com 21 procedimentos apresentados sob a forma de diagramas de fluxo de trabalho dos quais 8 s o considerados prim rios pela sua import ncia no contexto da gest o das cole es que auxilia os museus na defini o de pol ticas de cole es e fomenta uma cultura de avalia o e responsabiliza o da documenta o e gest o de
194. a o guardada nos sistemas de informa o A defini o da pol tica de gest o das cole es pois o primeiro passo que os museus devem considerar antes mesmo de definirem as normas sobre as quais se reger o seu sistema de informa o Deve incluir e deve abranger as quest es do desenvolvimento incorpora o e desincorpora o informa o ou documenta o acesso utiliza o das cole es e conserva o das cole es Uma vez definida a pol tica de gest o das suas cole es o museu pode ent o definir quais as normas que ir o orientar a documenta o do patrim nio que tem sua guarda ent o que na nossa opini o o SPECTRUM se constitui como uma das escolhas mais acertadas Com efeito a estrutura e organiza o da norma t m sido um dos fatores que mais contribui para o seu sucesso internacional O SPECTRUM adapta se escala dos museus e pode ser utilizado por qualquer tipo de museu ou cole o sem quaisquer restri es De tal forma que indiferente se usado num museu nacional com espera se alguns recursos ou num museu de escala regional ou mesmo local com uma equipa de duas pessoas por exemplo A divis o do SPECTRUM em 21 procedimentos permite que o museu utilize aqueles que se adequarem ao estado de desenvolvimento da documenta o das suas cole es O museu pode restringir a aplica o da norma utiliza o dos 8 procedimentos prim rios que reiteramos no Reino Unido s o condi
195. a deve ser tido em conta na avalia o de todo o projeto desenvolvido pela equipa do Museu da Ci ncia O resultado deste trabalho uma revolu o completa no conhecimento e divulga o das cole es da Universidade de Coimbra Acresce que a informatiza o dos processos de invent rio que permitiu numa segunda fase a cria o do portal de pesquisa Museu Digital tamb m essencial para 265 Cf http www museudaciencia org index php iAction Coleccoes Consultado em 05 06 2012 266 Plataforma web de disponibiliza o pesquisa e consulta de cole es criada pela Sistemas do Futuro e utilizada em diferentes projetos deste tipo Cf http www sistemasfuturo pt e http www inwebonline net Consultados em 05 06 2012 267 Estes dados s o apresentados no I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola realizado em 2009 no Porto e as respetivas atas s o publicadas no ano seguinte 207 a gest o interna das cole es no museu MOTA e CASALEIRO 2011 1 No entanto a realiza o deste trabalho morosa e enfrenta diversos obst culos para os quais o museu teve de se preparar previamente com a defini o de uma estrat gia clara de objetivos ambiciosos mas exequ veis e estabelecendo um plano a m dio e longo prazo que permitiu concretizar as metas que definiu antecipadamente para esta rea de atua o Gerir a cole o em grande medida uma parte consider vel da g
196. a normas gerais Direc o de Servi os de Invent rio Instituto Portugu s de Museus coord Lisboa Instituto Portugu s de Museus REDE PORTUGUESA DE MUSEUS 2001 Rede Portuguesa de Museus defini o Boletim trimestral da Rede Portuguesa de Museus n 1 Lisboa RPM p 1 REED Patricia Ann 1995 CIDOC Relational Data Model A guide Em linha International Committee for Documentation Consultado em 29 06 2009 Dispon vel em http cidoc mediahost org content archive data_model datamodel pdf REIBEL Daniel B 1991 Registration Methods for Small History Museums A Guide for Historical Collections 2 ed Yardley DBR Publication REIBEL Daniel B 1997 Registration methods for the Small Museum London Altamira REILLY P e RAHTZ S 1992 Archaeology in the Information Age A Global Perspective One World Archaeology London Routledge Vol 21 REMELGADO Patricia 2008 Gest o Integrada de colec es museol gicas proposta aplicada aos Museus da C mara Municipal do Porto Em linha Disserta o apresentada ao Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio da Faculdade de Letras da Universidade do 333 Porto para a obten o do grau de Mestre em Museologia Consultado em 20 05 2010 Dispon vel em http hdl handle net 10216 9142 RESOURCE THE COUNCIL FOR MUSEUMS ARCHIVES AND LIBRARIES 2004 Plano para a Certifica o de Museus na Gr Bretanha Padr es Museologia Re
197. a Este facto contribuiu de forma marcada para o sucesso do SPECTRUM verificado na ado o massiva da norma pelos museus ingleses e no interesse demonstrado por esta norma nos f runs internacionais sobre estes temas como o CIDOC A partir de 2008 a antiga MDA agora Collections Trust CT tem como miss o auxiliar os museus galerias bibliotecas e arquivos a explorar o potencial das suas cole es atrav s da partilha do seu conhecimento e experi ncia com uma vis o que procura promover a excel ncia e questionar as pr ticas estabelecidas atrav s da procura incessante de novas ideias e da promo o do debate e discuss o pelos maiores especialistas sobre a mat ria a n vel internacional Esta internacionaliza o est patente na promo o do SPECTRUM como uma norma verdadeiramente internacional atrav s do estabelecimento de parcerias com institui es de diferentes pa ses tendo em vista a sua tradu o e utiliza o pelas comunidades museol gicas locais bem como na participa o da CT em diferentes projetos internacionais de entre os quais se destaca a Europeana No mesmo sentido a CT lan ou em 2011 uma nova vers o do SPECTRUM a 4 0 que simplifica toda a norma atrav s da desloca o da informa o sobre os aspetos legais espec ficos de cada procedimento para um cap tulo espec fico sobre a legisla o e pol ticas a considerar num processo de documenta o e da inclus o em cada um dos procedimentos de
198. a defini o de 130 campos divididos entre Entidades Entities para as pessoas ou objetos Grupos de campos Group fields onde se poderiam descrever informa es relativas produ o locais etc e Campos comuns Common fields para conceitos comuns a mais que uma entidade ou grupo MDA 121 A nica norma de documenta o em Museus nascida na comunidade museol gica e classificada como norma ISO que conhecemos a ISO 21127 2006 desenvolvida no mbito do CIDOC como CIDOC CRM Como vimos atr s esta norma est dispon vel em http www cidoc crm org Consultado em 08 04 2012 122 J referimos esta norma atr s Encontra se dispon vel em http archives icom museum object id Consultado em 07 05 2012 123 A cria o deste standard revela desde logo algumas preocupa es que se mant m dentro desta comunidade e a n vel internacional at aos nossos dias nomeadamente a cria o dos sistemas de informa o com base em regras predeterminadas e o consequente interc mbio de informa o entre diferentes sistemas 103 1991 No mesmo ano foi tamb m publicado pela MDA um guia b sico para a documenta o de museus da responsabilidade de Stuart Holm o Facts and Artefacts how to document a museum collection HOLM 1991 que na opini o de Alex Dawson 2012 um precursor dos procedimentos apresentados algum tempo mais tarde no SPECTRUM Esta linha de trabalho da MDA resulta na publica o da primeira vers
199. a s vizinho bem como aos restantes documentos normativos do CIDOC e de outras institui es de refer ncia internacional como a CHIN o Getty Institute a MDA etc j referidos A partir da cria o da nova estrutura e c digo da vers o Plus do In arte a Sistemas do Futuro come ou a desenvolver outros produtos tamb m na rea do invent rio e gest o do patrim nio cultural que tinham como objetivo providenciar uma resposta s necessidades reportadas por 319 A designa o Plus foi atribu da vers o 3 0 da aplica o In arte e utilizada nos restantes produtos desenvolvidos a partir de 1999 Cf http www sistemasfuturo com index html inarte 1 Consultado em 23 06 2012 Cf http www cidoc crm org Consultado em 26 05 2012 321 Esta expans o foi poss vel atrav s de uma parceria comercial com a empresa Ifigenia S A que durante alguns anos foi a representante oficial dos produtos da Sistemas do Futuro no mercado espanhol e com a qual a Sistemas do Futuro trabalhou no sentido de respeitar a norma de documenta o criada para os museus e cole es espanholas CARRETERO 1998 244 diversos clientes e parceiros da empresa e tamb m verificadas atrav s da presen a em diferentes simp sios e confer ncias nacionais onde o tema da gest o do patrim nio era abordado Assim logo em 2000 a empresa lan a no mercado duas aplica es o In domus e o In patrimonium O In domus tem como objetivo dota
200. a um conjunto de outros aspetos por prever e que dever o fazer parte de um documento geral sobre a Pol tica de Gest o de Cole es do Museu da Ci ncia Esta ser uma tarefa para a equipa do museu que dever estabelecer os restantes princ pios crit rios e normas reguladores da gest o da cole o que sustentem a aplica o de todos os procedimentos do SPECTRUM Com base no contexto pol tico social e financeiro em que se insere o museu dever criar um documento estrat gico sobre o desenvolvimento e gest o das cole es que atenda miss o e objetivos da institui o e onde se identifique claramente o contexto estatut rio legal e tico associado O documento dever ser atualizado e revisto com regularidade de acordo com a dimens o e caracter sticas do museu e uma vez aprovado pelos organismos de gest o da institui o deve ser tornado p blico e disponibilizado a todos os potenciais interessados A pol tica de gest o de cole es deve ser assumida por cada um dos membros da equipa do museu e ser utilizada diariamente na gest o das cole es HILLHOUSE 2009 16 17 No caso ingl s por exemplo o PAS197 define quatro grandes reas que a pol tica de gest o de cole es deve contemplar o desenvolvimento das cole es a informa o ou documenta o das cole es o acesso s cole es e a preserva o e conserva o das cole es Estas reas de gest o muito amplas podem incluir como vimos dife
201. a Ci ncia encontra se subdividida pelas ci ncias cujo estudo determinou a sua constru o F sica Qu mica Antropologia Zoologia Bot nica Mineralogia Paleontologia Geologia Astronomia Medicina e Farm cia s o as ci ncias representadas por diferentes tipologias de objetos esp cimes que constituem a cole o que sofreu ao longo da hist ria diferentes formas e din micas de evolu o at ao atual momento E uma hist ria rica e 197 diversificada intrincada na da pr pria Universidade e por consequ ncia na do pa s fruto do importante contributo que esta institui o centen ria tem dado ao longo dos s culos para o desenvolvimento cient fico econ mico e social portugu s Pese embora a sua import ncia a origem e hist ria mais antiga das cole es do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra ter que ser obrigatoriamente deixada de parte no contexto do presente trabalho em detrimento da an lise do processo de digitaliza o do acervo iniciado pela Universidade de Coimbra h cerca de duas d cadas Essa an lise permitir perceber a atual situa o do invent rio e documenta o da cole o e dos processos os suportam tendo em considera o o contexto da adapta o e ado o da norma SPECTRUM realidade do Museu da Ci ncia que norteia esta investiga o Centraremos a nossa aten o no per odo recente de documenta o das cole es da Universidade onde os meios tecnol gicos assu
202. a Sistemas do Futuro s o incind veis s o considerados pela empresa como elementos fundamentais para o desenvolvimento de software de gest o os seus principais produtos mas tamb m de outros que tem desenvolvido ao longo da sua hist ria Se assim n o fosse dificilmente poderia ter o sucesso e a representatividade no mercado nacional que hoje det m A permanente atualiza o da tecnologia e do conhecimento te rico e t cnico na rea da museologia condi o da constru o de solu es adequadas ao tempo e contexto tecnol gico em que vivemos bem como s necessidades sentidas pelos museus e outras institui es culturais que trabalham quotidianamente com a gest o do patrim nio cultural e natural O desenvolvimento de qualquer plataforma inform tica traduz decis es importantes sobre o tipo de tecnologia e meios a utilizar o que obriga a considerar n o apenas as circunst ncias presentes mas tamb m as futuras bem como os objetivos definidos para um projeto desta natureza Esta perspetiva colocar se cada vez mais em todos os setores de atividade econ mica por m nas empresas de tecnologia verdadeiramente incontorn vel 240 Assim em 1996 a empresa precisou de se dotar dos meios tecnol gicos necess rios para realizar o projeto Tendo em conta as necessidades existentes para a cria o do sistema de invent rio a escolhas mais importantes estavam relacionadas por um lado com a linguagem e ferramentas de programa
203. a a partir de 1993 uma vez que todos os museus que a comp em 161 segundo dados do portal CER ES utilizam o sistema SOF http www mcu es museos MC NDM index html Consultado em 02 05 2012 A cria o em 2009 de uma ferramenta de pesquisa nas cole es dos museus espanh is atrav s de um microsite inserido no s tio institucional do Minist rio da Cultura de Espanha j mencionada por Reyes Carrasco Garrido numa comunica o do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola GARRIDO 2010 326 WGF http ceres mcu es Consultado em 22 05 2012 67 integrado de gest o e documenta o DOMUS e t m o objetivo comum de tornar acess veis os conte dos sobre as suas cole es numa plataforma nica O CER ES disponibiliza segundo dados recolhidos no in cio de 2012 mais de 170 000 bens culturais e mais de 271 000 imagens pertencentes a 74 museus contendo informa es sobre as tipologias dos objetos autores iconografia proveni ncias etc que podem ser consultadas atrav s de um sistema de pesquisa global ou restringido a um museu ou um conjunto definido de museus de acordo com a necessidade do utilizador No contexto do presente trabalho importa referir que a empresa Sistemas do Futuro por altura da sua internacionaliza o para o mercado espanhol em 2000 desenvolveu contactos com os respons veis pela cria o das normas nomeadamente com o Prof Andr s C
204. a abaixo assim o comprovam Herb rio 760 000 F sica 3 000 Antropologia 14 000 Zoologia 190 000 Mineralogia Paleontologia e Geologia 21 000 Bot nica 3 000 Astronomia 1 000 Qu mica 1 000 Medicina 5 000 Farm cia 1 000 Tabela 1 N mero de objetos e esp cimes das cole es da Universidade de Coimbra Como vimos esta uma cole o vasta e diversificada que coloca ao museu diferentes desafios O primeiro dos quais por ser uma tarefa elementar para qualquer museu o seu invent rio Embora o museu tenha conseguido dar um impulso significativo a este trabalho com o projeto do Museu Digital como j era esperado pelos respons veis do museu o mesmo n o conseguiu promover o registo inicial da totalidade do acervo que agora se encontra sob a sua al ada Em todo o caso na nossa opini o o desenvolvimento que esse projeto teve nomeadamente na prepara o das metodologias de trabalho que deu origem aos manuais de procedimentos para o invent rio das diferentes cole es MUSEU DA CI NCIA 2011a MUSEU DA CI NCIA s d e ao manual relativo ao processo de documenta o fotogr fica MUSEU DA CI NCIA 2007 das cole es demonstra que o principal objetivo n o era a inser o em quantidade de registos sobre as cole es mas sim a qualidade da informa o guardada e disponibilizada a investigadores e p blico em geral que pode ser consultada atualmente no Museu Digital 284 O somat rio dos n meros apresentad
205. a certifica o de museus Em linha Disserta o apresentada ao Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio da Faculdade de Letras da Universidade do Porto para a obten o do grau de Mestre em Museologia Consultado em 09 01 2012 Dispon vel em http hdl handle net 10216 13038 MATOS Alexandre 2007 Da escava o ao museu caminhos da informa o Em linha Praxis Archaeologica no 2 pp 39 48 Consultado em 09 10 2010 Dispon vel em http www praxisarchaeologica org issues PDF 2007 3948 pdf MATOS Alexandre 2009 Sistemas de Gest o de Colec es que futuro CAMACHO C F Dir Museologia pt n 3 Lisboa Instituto dos Museus e Conserva o pp 139 145 MATOS Alexandre 2010 Normaliza o de procedimentos nas colec es museol gicas Em linha Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Vol 3 pp 27 35 Porto Biblioteca Digital Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 04 05 2012 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8620 pdf MATOS Alexandre 2011 A import ncia da documenta o e gest o das colec es na qualidade e certifica o dos museus Em linha Ensaios e pr ticas em museologia vol 01 pp 328 5 22 Consultado em 04 05 2012 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8932 pdf MATOS Alexandre s d Documentar da informa o ao conhecimento Actas da
206. a de dados da primeira vers o da aplica o MATOS 2007 Adicionalmente estabeleceu parcerias com diversas institui es ligadas rea do patrim nio cultural atrav s das quais os sistemas pudessem ser utilizados e testados na pr tica di ria da inventaria o das cole es Esta avalia o pr tica permitia realizar os testes quer estrutura de dados criada de acordo com a normaliza o internacional quer s funcionalidades de introdu o gest o e pesquisa de informa o verificando se uma e outra respondiam s necessidades dos museus e institui es que geriam o patrim nio Dessa avalia o e do retorno de informa o que a empresa recebia surgiam novas funcionalidades e adapta es estrutura de dados que melhoravam os produtos comercializados As primeiras parcerias que a Sistemas do Futuro estabeleceu com aqueles objetivos foram com a Pol cia Judici ria mais precisamente com o N cleo de Investiga o de Furtos de Obras de Arte do Porto e com a Diocese do Porto que ainda utiliza um sistema de invent rio desenvolvido pela empresa Em consequ ncia em 1996 a Sistemas do Futuro cria o In arte o primeiro produto da empresa e aquele que viria a ser durante muitos anos o produto mais conhecido e utilizado de entre os que a empresa desenvolve e comercializa O In arte o software de invent rio e gest o de cole es com que a Sistemas do Futuro se lan a no mercado Em 1996 como referimos era
207. a e t cnica da pr pria institui o Note se que na maior parte dos sistemas de informa o utilizados pelos museus que conhecemos a sua utiliza o restrita s quest es de documenta o pese embora assistindo a gest o com a informa o que cont m Contudo cada vez mais encontramos casos de museus que fruto da natureza da sua tutela ou da organiza o em que se inserem procedem com sucesso interliga o dos seus sistemas de documenta o com outros sistemas de informa o usados pela mesma entidade ALMEIDA MATOS CABRAL s d Exemplos comuns em museus s o a liga o dos sistemas de documenta o a sistemas de controlo financeiro bilh tica ou a outros reposit rios de informa o digital como os das bibliotecas e arquivos ou os sistemas de informa o geogr fica 35 As normas de sistemas de informa o dever o ser criadas com o aux lio dos especialistas em documenta o e museologia no entanto o contributo da inform tica neste ponto determinante Para obtermos um bom sistema de informa o importante que ele seja constru do de acordo com m todos de programa o e estrutura que possibilitem a inclus o de novas funcionalidades e a adapta o evolu o das normas de dados ou de procedimentos Acresce que estes sistemas ter o que cumprir dois requisitos fundamentais para qualquer institui o a atualiza o e integra o com os avan os tecnol gicos mais recentes sistemas operativos formato
208. a em rela o ao conjunto da cole o que guardam Apenas algumas das tarefas de conserva o maioritariamente as de natureza preventiva est o ao alcance dos t cnicos dos museus e devem ser asseguradas de forma a maximizar o tempo de vida dos bens culturais guardados por estas institui es Neste procedimento importante que se registem os dados de todas as entidades intervenientes nos processos de conserva o e restauro e assegurar a rela o destas com as tarefas realizadas Os processos de conserva o das cole es ocorrem normalmente nos momentos em que um objeto ou grupo de objetos precisam de uma interven o que possibilite a sua utiliza o ou como definido na pol tica de cole es as prioridades de conserva o da cole o assim o determinem No entanto 145 para a realiza o destas a es estar em conformidade com o SPECTRUM necess rio que se usem nos momentos certos os procedimentos seguintes Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control sempre que um objeto precisa de ser movimentado para o local onde ser realizada a interven o Gest o de seguros e indemniza es Insurance and indemnity management antes da realiza o de uma a o de conserva o necess rio acautelar um seguro e correspondente indemniza o para ressarcir qualquer preju zo decorrente de dano ou destrui o do objeto durante o processo Sa da de objeto Object exit semp
209. a estrutura formal da norma substituindo o texto que expunha os passos de cada procedimento por diagramas de fluxo de trabalho e excluiu todos os aspetos relevantes sobre o contexto legal da sua aplica o aos diferentes pa ses motivada como vimos pelas exig ncias do projeto de internacionaliza o da norma Este atraso teve como consequ ncia a n o da adapta o da norma ao contexto legal portugu s que sab amos dif cil mesmo sem os constrangimentos referidos Por m diferentemente das anteriores vers es do SPECTRUM o facto n o releva para a sua implementa o nos museus Com efeito na vers o 4 0 do SPECTRUM a primeira que reflete a estrat gia de internacionaliza o definida pela Collections Trust todas as quest es legais a considerar para a implementa o de um procedimento no processo de gest o foram retiradas e passaram a constar de um importante conjunto de elementos de apoio os SPECTRUM Advice que a partir do lan amento desta nova vers o em Mar o de 2011 passaram a conter informa es sobre o contexto legal e tico da aplica o de cada procedimento prim rio Por outro lado percebemos que no mbito do presente trabalho e com o tempo dispon vel n o pod amos reunir todas as condi es indispens veis adapta o da norma realidade dos museus portugueses e ao contexto legal em que se inserem Assim decidimos centrar a nossa aten o na tradu o da norma e na reuni o de informa o relativa
210. a l der de mercado em Portugal no desenvolvimento e comercializa o de sistemas de gest o de cole es que como vimos tem como constante preocupa o a investiga o sobre normaliza o na rea da gest o de cole es e viu neste projeto a oportunidade que procurava para melhorar os produtos e servi os na rea do patrim nio cultural A terceira e ltima entidade o Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra onde pudemos verificar as condi es existentes nos museus portugueses para a implementa o dos procedimentos de gest o de cole es definidos no SPECTRUM e aferir as vantagens e desvantagens que estas institui es ganham com a sua utiliza o Com o apoio destas entidades definimos um plano de atua o atrav s do qual fosse poss vel alcan ar os objetivos propostos Esse plano dividiu se em tr s caminhos distintos mas complementares onde procur mos de forma paralela demonstrar a influ ncia da normaliza o de processos de gest o de cole es a tradu o para portugu s e adapta o do SPECTRUM a prepara o da sua implementa o num caso concreto o Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra e finalmente como objetivo principal a adapta o dos sistemas de gest o de cole es desenvolvidos pela Sistemas do Futuro O primeiro desses caminhos paralelos centrava se na tradu o e adapta o do SPECTRUM como elemento fundamental para a concretiza o dos restantes um facto que sem est
211. a norma m nima o museu dever assegurar que o transporte realizado de acordo com o definido para estas situa es na pol tica de cole es da institui o assegurar que no caso de objetos emprestados todos os requisitos e condi es impostos pelos propriet rios s o cumpridos a 186 a P ee assegurar que todas as quest es legais s o respeitadas incluindo as autoriza es alfandeg rias e a Sud Ro 187 de exporta o tempor ria de bens culturais o cumprimento das normas exigidas pelo CITES pela lei das armas e se for o caso as quest es de seguran a da avia o assegurar que realizada e registada uma verifica o do estado de conserva o do objeto antes do transporte ser realizado assegurar que o processo realizado com um m todo predeterminado que inclua uma avalia o dos riscos subjacentes e um plano de emerg ncia assegurar a contrata o de seguro com a indemniza o apropriada de forma pr via assegurar a manuten o de um registo atualizado sobre os motivos meios datas e entidades envolvidos no transporte dos objetos Neste tipo de procedimento verificada com frequ ncia a participa o de entidades externas ao museu Assim para al m da identifica o de todos os membros da equipa do museu que participam no transporte de objetos necess rio assegurar o registo completo das empresas de transporte couriers conservadores ou colaboradores de in
212. a norma ou caso contr rio como refer ncia para os que a pretendam rejeitar Paralelamente utiliza o do Museu da Ci ncia como estudo de caso para o desenvolvimento deste trabalho era tamb m importante conseguir estabelecer como mencionamos uma parceria com a entidade que det m os direitos legais e que autoriza a utiliza o do SPECTRUM a Collections Trust Essa parceria visa obter os direitos necess rios para a tradu o divulga o e promo o da norma inglesa para o territ rio nacional e pretende nesta primeira fase permitir a utiliza o do SPECTRUM em portugu s no mbito do presente trabalho Esta parceria essencial para a presente investiga o foi inicialmente proposta por n s com o conhecimento pr vio da entidade que gere a norma Faculdade de Letras da Universidade do Porto institui o que abriga formalmente o presente trabalho Pareceu nos o parceiro mais indicado uma vez que tem como sabido um papel determinante na forma o em museologia em Portugal e poderia ser de forma mais abrangente um importante catalisador para a promo o da utiliza o do SPECTRUM em Portugal No entanto o projeto n o foi aceite pela dire o da faculdade e em boa hora o Museu da Ci ncia institui o que j tinha aceitado cooperar com esta investiga o como caso de estudo aceitou o nosso repto e no presente momento o parceiro institucional portugu s da Collections Trust para a tradu o e adapta
213. a o desenvolvimento inicial deste software atualmente desatualizada e incompat vel com as altera es que este projeto obriga a segunda tem a ver com o facto de ser uma aplica o para a qual a empresa tinha estabelecido o fim do seu per odo comercial para 2010 e a terceira mais importante prendia se com o cada vez menor n mero de museus e outras institui es que ainda utilizam esta gama de produtos Exclu da esta gama restavam outras duas a Premium e a Net A primeira foi como vimos desenvolvida inicialmente em 2003 e embora seja a gama mais s lida e completa e a que representa mais instala es j se encontra em fase avan ada do ciclo de vida normal dos sistemas inform ticos A empresa n o tem planos a curto ou m dio prazo para a descontinuar ou deixar de desenvolver novas funcionalidades conforme tem feito at ao momento todavia a natureza de um processo de altera es global como o caso representado neste trabalho implica a utiliza o de recursos humanos e financeiros que dificilmente poderia ser justificado no mbito de um programa inform tico que conta j com quase uma d cada de desenvolvimento Por este motivo a empresa decidiu tamb m deixar de fora deste processo pelo menos numa fase inicial a gama Premium Assim no que diz respeito adapta o e compatibiliza o com a norma SPECTRUM a op o da empresa recaiu sobre a gama Net Os motivos desta escolha prendem se com os objetivos 266
214. a presa a um acordo do qual n o se pudesse desvincular Como contrapartida a CT garante a qualidade da norma em atualiza es futuras atribuiu os direitos a quem faz a adapta o e tradu o para diferentes contextos e incentiva a participa o dessas comunidades no processo de constru o do SPECTRUM Posto isto procur mos uma institui o que pudesse assumir um acordo desta natureza e que nos desse ao mesmo tempo garantias de qualidade e empenho necess rios ao projeto O Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio DCTP da Faculdade de Letras da Universidade do Porto FLUP pareceu nos ent o uma escolha bvia a casa de um dos mais reputados cursos de museologia em Portugal no qual foram j produzidas diferentes disserta es sobre documenta o ou gest o de cole es em Museus MATOS 2007 LOUREIRO 2008 REMELGADO 2008 MARQUES 2010 JORGE 2011 algumas com suporte no SPECTRUM LOUREIRO 2008 e onde sempre se utilizou esta norma como refer ncia para a gest o de cole es nas disciplinas que versam ou versavam sobre esta mat ria Por outro lado a FLUP reunia recursos com interesse e utilidade para o projeto Em primeiro lugar sendo a faculdade que ministra os cursos superiores de l nguas tem um departamento e pessoas qualificadas para atestar a qualidade da tradu o da norma Depois porque se trata de uma institui o de ensino superior com bastante experi ncia ao n vel da forma o pr
215. a se de um empr stimo Trata se de um dep sito n o so O objecto deve ser devolvido Anterior Ilustra o 11 Prot tipo com informa o introduzida O processo repete se como podemos ver na imagem seguinte at conclus o do procedimento Entrada de Objecto N mero de entrada Entrada Data de entrada Depositante N mero 00262 16 05 2012 Os objectos s o esperado o 4 Preparar pr entrada Depositante Manuel Fonseca e Costa Descri o sum ria Informa o da entrada Justifica o M todo O depositante est presente 4 Requisitos de propriet rio A Data de devolu o acordada O depositante conhecido o a gamas Propriet rio se diferente do der Colaborador bjectos 2 Estado conserva o Registe tanta informa o quanto poss vel no registo de Entrada 4 Materiais de embalagem 4 Informa o de recolha etnogr fi 4 Informa o de recolha de campc Informa oes adicionais Depositante presente Depositante conhecido 4 CERAR Anexe o n mero de entrada e regis Trata se de uma incorpora o Trata se de um empr stimo Forne a ao depositante uma c pia do formul rio de entrada como recibo Trata se de um dep sito n o so O objecto deve ser devolvido 4 Af o o o Ilustra o 12 Ecr com o passo fin
216. abilidade de Gordon McKenna e Margaret Harrison HARRISON MCKENNA 2008 cuja inten o atualizar a publica o de Stuart Holm HOLM 1991 atr s referida desta feita com um enfoque intencional nos procedimentos prim rios do SPECTRUM e na sua aplica o nos processos de documenta o e gest o de cole es do Reino Unido Outro a publica o das v rias vers es do SPECTRUM em alem o 2007 e em flamengo e 132 Cf http www collectionslink org uk spectrum resources 1242 the spectrum partner scheme Consultado em 07 05 2012 133 Atualmente s o parte do SPECTRUM Advice Factsheets http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 07 05 2012 108 holand s 2009 o que representa a firme vontade da CT em dotar esta norma com um car ter verdadeiramente internacional atrav s do estabelecimento de parcerias com entidades de diferentes pa ses tendo em vista a tradu o do SPECTRUM quando necess rio a promo o da utiliza o da norma junto dos museus e dos profissionais de documenta o e n o menos importante a obten o do reconhecimento oficial do SPECTRUM atrav s da sua adapta o ao contexto legal e sc 134 profissional de cada pa s Em 2011 precisamente em Mar o publicada a vers o 4 0 do SPECTRUM Esta vers o editada por Alex Dawson e Susanna Hillhouse passa a designar se como SPECTRUM 4 0 the UK Collections Management Standard D
217. acionado Todavia constatamos que a sua exist ncia favorecer a implementa o e utiliza o dos restantes procedimentos Desde logo permitir verificar a exist ncia e conformidade da informa o relativa a outros procedimentos da informa o constante no invent rio e cat logo da documenta o que justifica as incorpora es etc sem esquecer a relev ncia que poder assumir num sistema de credita o de museus que considere a quantidade e qualidade de informa o existente sobre a cole o Este procedimento tem como objetivo definir a estrat gia e o plano de a o para reduzir o trabalho de documenta o incompleto e dessa forma contribuir para a melhoria da qualidade da informa o sobre as cole es A sua implementa o traduz se na cria o ou utiliza o de uma pol tica de documenta o que permitir a avalia o da documenta o existente e suportar a pr tica do museu Este procedimento classificado no SPECTRUM como prim rio sendo parte integrante do esquema de certifica o de qualidade dos museus no Reino Unido A CT produziu e disponibiliza no portal Collections Link a publica o Retrospective documentation and making an inventor SPECTRUM 4 07 que contem mais informa o til para a implementa o do procedimento nos museus 208 O museu tem a obriga o de investigar internamente a hist ria das suas cole es e todos os aspetos relevantes sobre a mesma no entanto dever tamb m
218. ada por ordem alfab tica no anexo II correspondente ao SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o no cap tulo Unidades de Informa o Importa salientar que o sistema de informa o do museu n o ter obrigatoriamente que ter partida todas as unidades de informa o descritas A sua exist ncia depender necess ria e diretamente dos procedimentos que o museu deseja implementar Se o museu quiser implementar o procedimento de Utiliza o de cole es por exemplo os requisitos de informa o a exigidos ter o que existir ou ser criados de acordo com o definido no SPECTRUM Por sua vez as unidades de informa o t m uma depend ncia direta dos grupos de informa o aos quais pertencem Estes grupos de informa o constituem um segundo n vel de requisitos de informa o no SPECTRUM e um elemento fundamental da estrutura que suportar a documenta o das cole es Os grupos de informa o representam conjuntos de unidades de informa o relacionadas entre si e devem ser usados para o registo de diferentes tipologias de informa o sobre os objetos como as suas dimens es ou o contexto de recolha por exemplo sobre um procedimento ou processo relativo gest o das cole es movimentos conserva o empr stimo etc ou sobre uma entidade ou local que de alguma forma se relacione com a cole o ou com um evento Os grupos de informa o est o divididos entre grupos de objetos e grupos de procedimento
219. adas categorias de informa o E sempre que a normaliza o CIDOC e SPECTRUM assim o exija por outro Esta divis o na estrutura de dados da Sistemas do Futuro assenta na divis o entre Invent rio Terminologia Thesauri Eventos Entidades Documenta o e Multim dia Uma poss vel representa o deste esquema pode ser a que apresentamos a seguir Terminologia Thesauri v Eventos Documentos Patrim nio Entidades Multim dia Ilustra o 4 Modelo de dados da Sistemas do Futuro Esta estrutura essencial para a organiza o da informa o que depois facilitar a recupera o de informa o atrav s das ferramentas de pesquisa internas e externas n o implica por m uma separa o das diferentes categorias de informa o que comp em as suas subtarefas dado que o sistema foi pensado de forma a possibilitar a cria o de liga es entre a informa o registada em qualquer tabela atrav s de um sistema de rela es entre todas as subtarefas presente na estrutura de dados Esta liga o permite a cria o de rela es entre as subtarefas de duas maneiras distintas Uma direta na qual a rela o entre tabelas feita dentro da pr pria estrutura de dados de que um exemplo poss vel a exist ncia do campo Autor Entidade no grupo de informa o Autorias da subtarefa objetos atrav s de uma rela o direta com a tarefa de gest o das entidades sendo os 373 Em determinadas categorias de informa
220. ade de criar um f rum de discuss o sobre a rea da gest o do patrim nio onde a empresa e os utilizadores dos seus sistemas pudessem refletir sobre o trabalho que desenvolvem paralelamente As primeiras quatro edi es destes encontros consistiam apenas na apresenta o de novas funcionalidades ou vers es dos produtos desenvolvidos pela empresa e por vezes em forma o espec fica na rea da fotografia digital da gest o do arquivo digital dos museus ou sobre a utiliza o e controlo de terminologia para o invent rio e classifica o do patrim nio Normalmente eram sess es de apenas um dia ou parte de um dia onde ap s a apresenta o e forma o era aberto um per odo de discuss o Estes primeiros encontros foram organizados em colabora o com o Museu da Cidade de Lisboa a Universidade de Coimbra o Museu Regional D Diogo de Sousa e a Faculdade de Ci ncias da Universidade do Porto institui es que estiveram ligadas como vimos ao desenvolvimento do In arte In natura e In patrimonium Estes encontros t m desde o seu in cio a particularidade de serem gratuitos para as institui es que utilizam as bases de dados que a empresa comercializa Em 2005 a empresa decidiu alterar a formata o desta reuni o anual com parceiros e clientes para uma confer ncia de dois dias em que o foco de aten o se virava totalmente para a apresenta o de projetos ou iniciativas de investiga o com recurso s ferramentas desen
221. ados etc torna por si s obrigat ria cuidando de o fazer de forma vi vel a n vel financeiro quer para a empresa quer para os seus clientes como enuncia de forma exemplar Norbert Kanter 2008 Vejamos como o fez a partir de determinado momento 7 3 2 O projeto de investiga o na Sistemas do Futuro Exclu mos deliberadamente da contextualiza o hist rica da empresa a constitui o da sua equipa e do projeto de forma o e investiga o que a determinada altura a empresa decidiu organizar com o objetivo de potenciar os recursos de que dispunha Com rela o sua equipa de trabalho a heterogeneidade das reas de forma o inicial e avan ada tem sido segundo os seus respons veis um dos elementos mais importantes para o sucesso deste projeto empresarial Note se que a g nese da empresa conta com o empreendedorismo de duas pessoas que tinham forma o em campos t o distintos como as Matem ticas aplicadas e a Hist ria Talvez por isso e cientes da import ncia que da inclus o de diferentes conhecimentos te ricos e t cnicos para o desenvolvimento do projeto os seus respons veis procuraram desde bem cedo contratar colaboradores de diferentes reas como a hist ria inform tica na qual se incluem reas como a programa o os sistemas de gest o de bases de dados redes hardware etc gest o museologia gest o do patrim nio cultural design multim dia documenta o etc Alguns exem
222. ados o que corresponde a toda a cole o de objetos etnogr ficos referida por Casaleiro 2010 298 ficando apenas de fora a cole o de osteologia humana que ser alvo de um processo de ie beat 28 invent rio especializado O pequeno aumento percentual verificado durante este per odo poder ter diversas explica es de car ter interno e externo mas identificamos duas que nos parecem ser especialmente importantes A primeira relaciona se diretamente com o fim do financiamento do POC que tinha permitido a contrata o adicional de t cnicos para a inventaria o e informatiza o das cole es Esta situa o afetou especialmente o trabalho nas cole es de Mineralogia Geologia Paleontologia e Bot nica A segunda decorre do fim daquele financiamento A diminui o do n mero de t cnicos dedicados em exclusivo a esta tarefa veio sobrecarregar o trabalho aos conservadores e t cnicos do museu que respondem a diversas solicita es nas reas do servi o educativo comunica o exposi es organiza o do museu e planifica o da segunda fase do projeto do Museu da Ci ncia e como natural n o se dedicam exclusivamente tarefa de invent rio e gest o das cole es Esta situa o n o nova para os museus portugueses A aus ncia de equipas especializadas na inventaria o digitaliza o e gest o de cole es uma dificuldade com que os museus nacionais se confrontam MATOS 2007 desde h muito t
223. adua o em museologia do pa s disponibilizando um licenciamento espec fico das suas aplica es para as universidades que o solicitassem Este licenciamento implicava apenas a assinatura de um protocolo de ensino e o pagamento das despesas de configura o da aplica o no servidor daquelas entidades e ao mesmo tempo disponibilizava membros da sua equipa especializados na documenta o e gest o de cole es para a realiza o de aulas tem ticas sobre esta mat ria e nos casos em que existisse o protocolo de ensino dar forma o na utiliza o dos seus sistemas sem qualquer encargo adicional para as universidades Embora tenha colaborado ao longo dos anos com diversas universidades como a Universidade Nova de Lisboa a Universidade do Minho a Universidade Cat lica a Universidade Portucalense a Universidade de vora entre outras a nica com quem assinou um protocolo de ensino formalmente em 2004 foi a Faculdade de Letras da Universidade do Porto que organiza h quase duas d cadas um programa de estudos avan ados na rea da Museologia no mbito do qual foi criada esta parceria Esta colabora o com o ensino na rea da museologia e patrim nio que naturalmente constitui uma oportunidade promocional para os seus produtos tem sido bastante til na forma o e aprendizagem dos membros da equipa da empresa que preparam e ministram as referidas aulas e permite um contacto com o contexto real dos museus atrav
224. age Information Network Consultado em 08 03 2011 Dispon vel em http www pro rcip chin gc ca GetForumRecord do lans en amp type sd amp id FORUM 23183 amp ens cnRsTGFuZzlIbiZ dGxUeXBIPXNk HENNING Michelle 2006 Museums media and cultural theory Berkshire Open University Press HERNANDEZ Francisca Hernandez 1994 Manual de Museologia Madrid Editorial Sintesis HERNANDEZ Francisca Hern ndez 1998 El museo como espacio de comunicaci n Gij n Ediciones Trea HERN NDEZ Josep Ballart JUAN I TRESSERAS Jordi 2005 Gesti n del patrimonio cultural Barcelona Ariel HIGGINS Tony 1997 Imaging the past electronic imaging and computer graphics in museums and archaeology London British Museum HILL Manuela Magalh es e HILL Andrew 2005 Investiga o por question rio 2 ed Lisboa Edi es S labo HILLHOUSE Susanna 2009 Collections Management a pratical guide Cambridge Collections Trust HOLM Stuart A 1991 Facts amp Arte Facts How to document a Museum Collection Cambridge Museum Documentation Association HOLM Stuart A 1993 Cataloguing Made Easy How to Use the MDA Simple Catalogue Card Cambridge Museum Documentation Association HOOPER GREENHILL Eilean 1992 Museums and the Shaping of Knowledge London and New York Routledge HOOPER GREENHILL Eilean 2000 Museums and the interpretation of visual culture London Routledge ICOM 2
225. al a utilizar em todos os dep sitos n o solicitados que n o resultam em processos de incorpora o Sa da do objeto Object Exit a utilizar no momento acordado para a devolu o do objeto ao seu propriet rio ap s a conclus o de um dep sito ou empr stimo Este um procedimento mais complexo do que o anteriormente descrito pelo que os requisitos de informa o necess rios s o em maior n mero Para al m da identifica o do objeto reunida num s grupo de informa o s o indicados outros grupos de informa o relativos a entrada do objeto avalia o seguro recolha do objeto para as situa es de trabalho de campo em arqueologia etnologia ou antropologia por exemplo estado de conserva o localiza o incorpora o reprodu o ou ainda os detalhes sobre entidades como as moradas contactos etc Este procedimento classificado no SPECTRUM como prim rio sendo parte integrante do esquema de certifica o de qualidade dos museus no Reino Unido A CT produziu e disponibiliza 176 Os requisitos de informa o necess rios para este procedimento podem ser consultados no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de Informa o 130 no portal Collections Link a publica o Object Entry SPECTRUM 4 0 7 que cont m mais informa o til para a implementa o do procedimento nos museus 178 6 2 5 3 Empr stimos Entrada Loans in A implementa o deste procedimento permitir ao m
226. al do procedimento de Entrada de objetos A representa o gr fica deste prot tipo n o tem as vantagens que decorrem da semelhan a com os diagramas de fluxo de trabalho Por isso foi equacionada a introdu o de uma hiperliga o em cada 289 procedimento que possibilitar sem sair do assistente a consulta do diagrama correspondente Este prot tipo tem a vantagem da consulta e pesquisa de informa o ser facilitada uma vez que a mesma apresentada na janela do assistente sempre que o utilizador pretenda A navega o nos dois prot tipos diferente No primeiro a indica o de conclus o de um passo direciona o utilizador para o passo seguinte no segundo a navega o feita atrav s das setas Seguinte e Anterior apresentadas do lado direito na parte inferior do ecr do assistente ou atrav s das hiperliga es existentes nos pontos apresentados na lista de verifica o Apesar das diferen as ambas permitem a visualiza o e consulta informa o introduzida sendo que no caso do primeiro prot tipo conforme referimos aberta uma outra janela onde se encontram as unidades de informa o e tarefas Em ambos os prot tipos s o escrupulosamente respeitadas todas as tarefas do SPECTRUM sendo que nos casos em que o diagrama assim o indique s o tamb m inclu das as necess rias hiperliga es para diferentes procedimentos conforme podemos verificar na imagem apresentada em seguida
227. alho que tinha dois objetivos fundamentais a constru o de aplica es com base na investiga o das normas internacionais em vigor e na valida o pr tica do resultado do desenvolvimento efetuado pelos museus e seus profissionais 316 Esta aplica o de gest o e cria o de bases de dados s foi utilizada numa primeira fase do processo de desenvolvimento tendo sido completamente abandonada logo na primeira vers o da aplica o comercializada pela Sistemas do Futuro Desde o seu in cio a empresa teve uma pol tica de acesso livre estrutura de informa o que criou de acordo com as normas internacionais em vigor de maneira a permitir o acesso informa o guardada no sistema de invent rio que sempre considerou ser propriedade da institui o Assim qualquer base de dados criada pela empresa acess vel sem recurso s aplica es por ela criadas 242 Desde cedo a empresa participou em diversas confer ncias internacionais sobre o assunto entre as quais se destacam as do CIDOC o comit internacional para a documenta o do ICOM onde se re nem os maiores especialistas nesta rea para apresentar e discutir os resultados das investiga es cient ficas e projetos de museus naquela rea e atrav s das quais s o definidas as normas formais e informais de refer ncia para o setor A par a empresa teve tamb m o cuidado de conduzir um processo de investiga o com meios pr prios que lhe permitiu criar a estrutur
228. aliza o s o classificados como internos por raz es administrativas ou seja todas as localiza es poss veis dentro da organiza o administrativa do museu nos quais se podem incluir outros edif cios da mesma tutela ou por raz es f sicas todos os locais dentro do espa o do museu 184 importante referir neste ponto que a localiza o dos objetos um trabalho que exige uma atualiza o e aten o constantes das equipas dos museus Esta informa o vital para o desempenho geral do museu e para as quest es de seguran a e salvaguarda das cole es 137 A identifica o da localiza o dos objetos e dos movimentos a s o sujeitos relaciona se com outros dois procedimentos Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment sempre que necess rio movimentar um objeto para confirmar se tem as condi es exigidas para ser movimentado Transporte Transport sempre que o movimento exija que o objeto seja transportado com condi es espec ficas A verifica o do estado de conserva o dos objetos antes e ap s as movimenta es a que sujeito com ou sem transportes espec ficos fundamental para garantir a preserva o e seguran a f sica das cole es e tamb m para ser poss vel determinar a responsabilidade nos casos em que ocorra algum acidente ou deteriora o causada pelo transporte Neste procedimento os requisitos d
229. am como objetivo perceber a recetividade utiliza o da norma pelos profissionais dos museus contextualizando as suas respostas com os dados relativos experi ncia profissional e com as expectativas do reconhecimento deste tipo de tarefa por via da sua inclus o no processo de credita o dos museus em Portugal de uma forma mais completa do que a atual O inqu rito foi desenvolvido e apresentado aos orientadores do presente trabalho e depois de inclu das as suas observa es e corre es e foi por sugest o do Prof Rui Centeno desenvolvido e publicado atrav s da ferramenta que a Google disponibiliza na internet de forma gratuita no servi o conhecido como Google Docs para a cria o e publica o em linha de formul rios A vantagem do recurso a este tipo de ferramentas para realiza o de inqu ritos que n o exigem a avalia o de um grande n mero de dados que a recolha de informa o completamente din mica e a pr pria aplica o do Google apresenta os dados recolhidos em forma de gr fico e com as percentagens de resposta obtidas para cada uma das op es apresentadas no inqu rito Acresce que este tipo de ferramentas tem a vantagem de facilitar o processo de resposta aos inqu ritos Sabemos por experi ncia pr pria MATOS 2008 que uma das maiores dificuldades que a investiga o por inqu rito acarreta exatamente a obten o de resposta em tempo til T nhamos no o das dificuldades que ti
230. andards Wiki a ferramenta de discuss o e desenvolvimento para a rea normativa da CT Sobre este recurso falaremos com mais detalhe adiante Est dispon vel em http standards collectionslink org uk index php title Main Page Consultado em 02 03 2012 183 A rea SPECTRUM Terminologies em termos gerais a que tem tido menos destaque no portal da CT o Collections Link no entanto julgamos que esta rea resultante do excelente trabalho j desenvolvido pelo Terminology Working Group da MDA que participou no desenvolvimento de thesaurus como o British Museum Object Name Thesaurus ver http www collectionslink org uk discover manage information 1071 british museum object names thesaurus Consultado em 02 03 2012 e pelo papel relevante que a MDA teve nesta rea fundamental da documenta o 144 Os diferentes recursos desta rea est o dispon veis em http www collectionslink org uk spectrum resources Consultado em 02 03 2012 145 Dispon veis na vers o inglesa em http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 02 03 2012 146 Tivemos a oportunidade de participar na reuni o de 2012 realizada em Londres a 26 de Junho convidados por Alex Dawson que divide a responsabilidade da edi o do SPECTRUM 4 0 com Susanna Hillhouse para apresentar o projeto de tradu o do SPECTRUM para portugu s que faz parte do plano definido para o corrente trabalho e discutir diferentes per
231. antagens Acresce que segundo o mesmo autor os curr culos acad micos e de forma o profissional n o t m conseguido acompanhar o desenvolvimento t cnico verificado neste setor o que se traduz conforme testemunhamos na pr tica corrente do trabalho que desenvolvemos na Sistemas do Futuro atrav s do qual verificamos as s rias dificuldades dos museus na constru o de um caderno de encargos para a escolha de software e mais importante ainda no planeamento e defini o de pol ticas de documenta o e gest o das cole es Tendo em considera o estas quest es bem como a realidade em termos de produ o normativa nacional referida no cap tulo sobre o caso portugu s e dadas as circunst ncias muito espec ficas do presente trabalho desenvolvido no mbito das nossas fun es na empresa Sistemas do Futuro propomo nos contribuir para um maior conhecimento e utiliza o generalizada pela comunidade museol gica nacional de um dos documentos normativos mais relevante e mais utilizado pelos profissionais de museus de todo o mundo o SPECTRUM Esta norma inglesa vem de encontro como referimos linha de investiga o que temos seguido em termos acad micos e profissionais cujo desenvolvimento visa por um lado contribuir para que 101 a Sistemas do Futuro uma das principais fornecedoras de sistemas de gest o de cole es do universo museol gico portugu s melhore a sua oferta com benef cio para o invent rio e
232. anteriores propriet rios sobre as condi es nas quais o museu aceita a incorpora o dos objetos independentemente de se tratar de uma doa o compra etc cumprir o que disposto nas pol ticas em vigor no museu e em todos os tratados leis c digos de tica e regulamentos aos quais o museu est legalmente associado assegurar a exist ncia de c pias de seguran a atualizadas dos registos e processos de incorpora o A proveni ncia dos objetos muito diversa pelo que o processo de incorpora o envolve normalmente v rias entidades Arque logos coletores advogados anteriores propriet rios equipas de outros museus intermedi rios etc s o alguns exemplos do tipo de entidades com as quais se lida nestas circunst ncias conforme a proveni ncia e contexto pr vio dos objetos O museu dever cuidar do registo rigoroso de todas as informa es dispon veis e legais sobre as entidades que interv m no processo salvaguardando a sua posi o em eventuais quest es e disputas legais que possam vir a ocorrer Relacionam se com este procedimento em diferentes momentos os seguintes procedimentos do SPECTRUM Entrada de objeto Object entry no momento necess rio do planeamento da rece o f sica do objeto no museu Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment que permite avaliar o estado de conserva o do objeto e determinar a
233. ao DCTP A ideia foi bem acolhida e fomos informados da aceita o e da nomea o de Prof Doutora Alice Semedo e Dr Paula Menino Homem como respons veis no departamento pelo projeto 238 Designa o que utilizaremos para a tradu o e adapta o ao contexto nacional do SPECTRUM A parceria entre o DCTP e o departamento respons vel pelos cursos de tradu o n o foi poss vel mas a pr pria FLUP atrav s da Unidade de Apoio Presta o de Servi os UNAPS enviou nos um or amento para a tradu o da norma 190 com a representa o dos procedimentos da norma atrav s de diagramas de fluxo de trabalho Para al m de que as quest es relacionadas com a adapta o e enquadramento legal da norma em diferentes pa ses deixaram de estar associadas a cada um dos procedimentos no corpo do texto da norma para passarem a integrar um cap tulo DAWSON HILLHOUSE 2011 7 8 com linhas de orienta o gen ricas e remiss o para publica es aut nomas de aconselhamento e orienta o Deste modo reduziram se substancialmente o n mero de p ginas e de palavras com benef cio evidente para o processo de tradu o nomeadamente no que diz respeito ao valor dos encargos financeiros Zu gt 241 necessarios a primeira fase Em sequ ncia da assinatura do protocolo entre a CT e o Museu da Ci ncia escolhemos uma empresa que nos pareceu dar todas as garantias de qualidade que o projeto necessitava e obtivemos a primeira vers o
234. ap tulo em particular pretende definir as condi es para que a empresa possa dotar as suas aplica es nomeadamente as que dizem respeito ao patrim nio cultural m vel da estrutura de dados e funcionalidades que permitam a compatibiliza o total com a norma que temos vindo a analisar o SPECTRUM Propomo nos proceder por um lado verifica o da compatibilidade entre a estrutura de informa o que as aplica es da Sistemas do Futuro utilizam e a definida nos requisitos de informa o da referida norma ANEXO II e por outro estabelecer os par metros que possibilitar o equipa t cnica de programa o e desenvolvimento inform tico a cria o das funcionalidades que a implementa o dos 21 procedimentos do SPECTRUM exige Pretendemos dotar os sistemas de gest o de cole es da Sistemas do Futuro com todas as condi es que lhe permitam participar no SPECTRUM Partners Scheme da Collections Trust que atribuir ap s uma avalia o por aquela entidade a possibilidade de se tornar SPECTRUM Compliant N s como a empresa acreditamos que aquela norma inglesa cuja qualidade reconhecida internacionalmente pode ser a resposta mais adequada para a rea de normaliza o dos procedimentos utilizados na gest o de cole es dos museus portugueses 239 7 3 1 Breve hist ria da Sistemas do Futuro A Sistemas do Futuro Multim dia Gest o e Arte Lda normalmente conhecida apenas por Sistemas do Futuro u
235. apel fundamental na disponibiliza o na internet do patrim nio cultural do Canad quer atrav s do cont nuo apoio aos museus e seus profissionais na rea das tecnologias da informa o quer com a 2 A CHIN nasce em 1972 ainda como National Inventory Programme e s em 1982 muda a designa o para a atual CHIN 2011a Cf http www pro rcip chin gc ca artefact index eng jsp Consultado em 24 02 2012 53 execu o de projetos como o Virtual Museum of Canada lan ado em 2001 onde os museus canadianos podem divulgar todos os seus projetos CHIN 201 1a A CHIN tamb m uma institui o bastante ativa e atuante na defini o de normas na rea de documenta o do patrim nio cultural e natural quer por iniciativa pr pria como veremos adiante quer atrav s da participa o em diferentes projetos internacionais como o CIMI sobre o qual j nos debru amos ou em projetos liderados pelo CIDOC S o da sua responsabilidade o CHIN Humanities Data Dictionary e o CHIN Artefacts Canada Humanities Data Dictionary normas de estrutura de dados que definem as unidades e grupos de informa o e as suas rela es e depend ncias possibilitando aos museus canadianos desde a sua cria o centralizada uma uniformidade muito importante que se mant m at aos dias de hoje mesmo com sistemas n o centralizados A primeira dessas normas uma das mais antigas criada especificamente para museus e compat vel porq
236. ar os museus num eventual processo de implementa o dos procedimentos Reconhecemos a sua import ncia e o valor do contributo que podem dar no entanto as circunst ncias relativas ao processo de licenciamento da obra e os limites temporais a que nos obrigamos desde o in cio do projeto impediram que pud ssemos ir mais longe nesse campo Ainda assim julgamos que o nosso trabalho constitui um importante contributo na rea da documenta o e gest o de cole es Desde logo pela oportunidade que nos deu de concretizar um projeto que ambicion vamos desde 2008 quando soubemos do processo de internacionaliza o desta norma A nossa experi ncia profissional no mbito de projetos de invent rio e gest o de patrim nio cultural das mais diversas entidades revela que os processos de gest o das cole es realizados nos museus portugueses trazem v rias quest es para os profissionais encarregues destas tarefas O SPECTRUM uma norma de refer ncia internacional criada no seio da comunidade museol gica do Reino Unido por profissionais e especialistas na documenta o e gest o de 305 cole es onde podemos encontrar a resposta para muitas daquelas quest es A sua tradu o e o projeto de adapta o ao contexto museol gico nacional que o Museu da Ci ncia assumiu com a assinatura do protocolo com a Collections Trust s o apenas os primeiros passos de um projeto ambicioso que agora disponibiliza comunidade museol gica
237. ara a participa o no SPECTRUM Partners Scheme Como se verifica os resultados da an lise s o bastante positivos Contudo sublinhamos que a ESF comporta conforme se pode perceber da consulta ao Manual de Utiliza o das aplica es SISTEMAS DO FUTURO 2012 uma vasta quantidade de campos relativos a v rias tipologias de informa o que possibilitam uma resposta mais abrangente s quest es da documenta o e gest o de cole es do que aquela que poderia ser oferecida s com as solu es apresentadas pelos RSI Da que a nossa proposta tenha sido logo partida no sentido da altera o e adapta o da ESF e n o a cria o de uma nova baseada no definido no RSI Conclu da esta fase do projeto soubemos que a adapta o da ESF exigente em termos de an lise era exequ vel e n o implicava altera es estruturais que impedissem a sua concretiza o Percebemos tamb m a import ncia do pr ximo passo na adapta o do In patrimonium Net ao SPECTRUM a cria o das funcionalidades que permitam a utiliza o da norma 7 3 3 2 A utiliza o dos procedimentos SPECTRUM no In patrimonium Net Finalizada a primeira fase da adapta o do SPECTRUM ao In patrimonium relativa estrutura de dados necess ria para receber a informa o que a implementa o dos 21 procedimentos da norma recolhe e gera iniciamos a segunda fase n o menos importante de conceber as funcionalidades necess rias na aplica o que permitissem ao
238. ara o patrim nio cultural e natural EIDE 2008 Data Harvesting and Interchange Working Group Este grupo criado em 2009 tem como objetivo informar e suportar o desenvolvimento e aplica o de formatos e t cnicas que permitam a recolha e interc mbio de informa o entre portais que pretendam obter dados de distintos sistemas de gest o de cole es O seu principal foco de aten o prende se com o formato LIDO Lightweight Information Describing Objects que tem sido desenvolvido a partir dos esquemas CDWAlite e museumdat apoiando se tamb m no SPECTRUM e CIDOC CRM com o objetivo de proporcionar um esquema de metadados que possam ser utilizados por uma enorme variedade de servi os na internet CIDOC s d Digital preservation Este grupo foca a sua aten o nos problemas levantados pela preserva o a longo prazo da informa o digital sobre o patrim nio guarda dos museus seja ela criada pelos processos de documenta o das cole es ou parte integrante dos pr prios objetos o caso de v deos na arte contempor nea um dos grupos que ter grande import ncia no futuro medida que nos vamos tornando cada vez mais dependentes das ferramentas tecnol gicas e discute um problema que a maior parte dos museus ainda n o percecionou CIDOC 2008b Documentation Standards O grupo de normas de documenta o resulta da jun o de dois grupos preexistentes o Data and Terminology Working Group e o Data Model Working Grou
239. ard archival authority record for corporate bodies persons and families SUR Sistema Unificado de Registro TGN The Getty Thesaurus of Geographic Names TIC Tecnologias da Informa o e da Comunica o UC Universidade de Coimbra ULAN The Union List of Artist Names URL Uniform Resource Locator VRA Visual Resources Association XML eXtensible Markup Language XML DTD eXtensible Markup Language Document Type Definition XV xvi ndice AGRADECIMENTOS vvsssssccinsesissssesasecdesonisocesosscecessnsensensssecsecduonsescebcesecesbarseassbedsececssetasesscodnssnsondeesesecbeseedcodesoasc ceseaseaseus V RESUMO wisscsssssssedsntenicsvesonssedescasccsessnsedsccscsasscectecndesssbessesssbedseaesbabdeesshseduesesootessnsecbsdesscosesesdcadeseadecvesonsedscisosusseesdbusdesssaees vil INDICE DE ILUSTRA ES gas sa TES tao E ASR AU RDNS CR SRA GONG SR IX NDICE D TABELAS assis siosspssssusscvessgnsabsvessoava pivnsea suns SS ap ia ip tao XI LISTA DE ABREVIATURAS seccsssssecsscsssesocessessossseseascvassenesssosaseesdenssensccnsanssdeveonsddsaesoasSenoasssssonsoosscesassassenoesdeseeessaoses XIII BIND CO Ae EEEE E E EE ATE SAE EE E ls AA XVII 1 INTRODU O 3 cicsisseasastesescteass cosas pnstnnsonsestotvnsesnsnnasaosnascbnesseasesapbonsysboapocvouse pasta edaeaasSau dbus beaneaspedapachoosnatatapoonenees 1 2 DO OBJETO GEST O DA COLE O wescsssssssssssessssssessessssssesssssscssnsesesescsnsesscsscsncssnsesesecssusessssscsncesn
240. ardada no sistema de informa o do museu e de Cataloga o Cataloguing das cole es no qual ser o acrescentadas e compiladas coerentemente todas as informa es intr nsecas e extr nsecas dos objetos Este um procedimento de extrema utilidade e import ncia para a gest o da documenta o das cole es e para a avalia o da qualidade da mesma al m de que confere ao museu um instrumento sats Pi E o s PANO as 182 de controlo que facilitar o cumprimento de uma obriga o legal o invent rio das suas cole es 6 2 5 6 Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control 182 Cf artigo 15 n 1 da Lei Quadro dos Museus portugu s aprovada pela Lei 47 2004 de 19 08 136 A implementa o deste procedimento habilita o museu a gerir e documentar toda a informa o relativa s localiza es atuais e passadas dos objetos que tem ao seu cuidado podendo a qualquer momento providenciar a sua localiza o exata O SPECTRUM define localiza o como o local espec fico onde os objetos est o acondicionados no museu quer se trate de um local na exposi o ou nas reservas Esta uma informa o da maior relev ncia para a gest o das cole es e do pr prio museu uma vez que sustenta decis es sobre a gest o do espa o dispon vel e sobre as condi es de seguran a e conserva o que esse espa o proporciona para as cole es De modo que o museu dever integrar na sua pol tica d
241. arretero P rez e teve o cuidado de tornar as suas aplica es compat veis com a Normalizaci n Documental de Museos possibilitando aos seus clientes espanh is a participa o em projetos de divulga o da natureza do CER ES como de resto tem vindo a acontecer numa escala mais alargada com projetos como o Europeana j atr s mencionados Este processo s foi poss vel porque a norma foi previamente definida e publicada o que reiteramos permite a qualquer empresa que atue nesta rea proceder compatibiliza o das suas ferramentas com a norma Por fim no mbito deste projeto e da decorrente cataloga o das cole es espanholas foi poss vel cumprir um dos grandes objetivos do projeto de normaliza o documental dos museus do pa s vizinho a normaliza o da terminologia e a estrutura o do vocabul rio t cnico utilizado na documenta o das cole es De facto a cria o de thesauri e dicion rios e a sua publica o online um importante contributo para todos os museus e cole es que em Espanha e noutros pa ses que usem a mesma l ngua se debatem com d vidas sobre nomenclaturas tipologias iconografia fun es etc Estes thesauri foram apresentados por Ra l Alonso Sa z t cnico da Subdirecci n General de Museos Estatales de Espanha numa comunica o apresentada no III Semin rio Ibero americano de Investiga o em Museologia realizado na Universidade Aut noma de Madrid entre 27 e 29 de Outubro de
242. articipar num workshop sobre a internacionaliza o do SPECTRUM ministrado por Gordon McKenna e Nick Poole No decorrer do referido workshop tivemos pela primeira vez contacto com algu m que lidava com o SPECTRUM e com a comunidade que o desenvolveu de forma di ria percebendo melhor o impacto que a norma tem no Reino Unido como resultado da participa o de um elevado n mero 224 de profissionais de museus na sua constru o Do mesmo modo tom mos conhecimento das 3 Recordamos que Gordon McKenna o editor das vers es 3 0 3 1 e 3 2 do SPECTRUM 224 A participa o e envolvimento na cria o de uma norma um elemento que contribui decisivamente para a dissemina o do SPECTRUM e tamb m na nossa opini o um fator que determina a sua qualidade e efic cia 180 altera es que a Collections Trust introduziu em termos estrat gicos no desenvolvimento do SPECTRUM A primeira dessas altera es deu se na pol tica de acesso ao SPECTRUM que deixou de ser pago e em papel para ser acess vel por via eletr nica atrav s do mero preenchimento dos dados sobre a pessoa ou institui o que pretendia obter o acesso e da aceita o de um termo de responsabilidade sobre a sua utiliza o vari vel de acordo com o tipo de entidade pessoas ou institui es que o solicitavam Embora esta altera o estrat gica possa parecer menor justo dizer que se tornou a decis o mais acertada no desenvolvimento d
243. as cole es exposi es invent rios anteriores abates conserva o preventiva restauro organiza o de reservas incorpora es doa es dep sitos documenta o educa o etc 313 No que diz respeito sua seguran a salvaguarda e conserva o por exemplo 314 Embora saibamos que haver no futuro a necessidade de realizar este trabalho para todas as cole es do Museu da Ci ncia decidimos restringir por quest es de tempo e recursos necess rios a an lise apenas cole o de Antropologia Esta decis o teve em conta como n o poderia deixar de ser o facto de esta ser uma das cole es mais emblem ticas e mais solicitadas da UC e tamb m o facto de ter quase conclu do o processo de informatiza o do invent rio 234 A principal conclus o da consulta efetuada que n o se verifica qualquer incompatibilidade entre os procedimentos anteriormente utilizados e aqueles que o SPECTRUM preconiza Como par metros para analisar a documenta o e verificar se os elementos constantes do arquivo eram conformes utiliz mos a norma m nima exigida pelo SPECTRUM Com efeito na maior parte dos casos constatamos o cumprimento daquela norma m nima e conclu mos que a documenta o dos processos principalmente os que implicavam a sa da dos objetos das instala es do Museu para exposi es conserva o investiga o etc era bastante mais completa do que o SPECTRUM exige Al m disso a an lise da troca d
244. as situa es adversas Os requisitos impostos dizem respeito identifica o e descri o detalhadas dos objetos aos seus estados de conserva o ao hist rico de a es de conserva o e restauro a que foram sujeitos s refer ncias documentais e fotogr ficas que os permitam identificar e os grupos de informa o que possibilitam o registo das perdas e danos dos objetos como um evento Adicionalmente necess rio documentar tamb m todas as entidades que interv m no processo propriet rio equipa do museu autoridades etc e a rela o entre elas e a circunst ncia que o museu se encontra a documentar O procedimento Perda e danos Loss and damage n o um procedimento prim rio no SPECTRUM Ainda assim pela import ncia que a documenta o assume neste tipo de eventos entendemos que o museu lhe deve dedicar uma aten o especial integrando os planos de emerg ncia na pol tica de cole es do museu e documentando todos os passos realizados em situa es desta natureza Com estes dados o museu poder tomar as devidas medidas corretivas e preventivas da ocorr ncia de perdas e danos nas cole es 202 A lista completa dos requisitos de informa o deste procedimento poder ser consultada no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO II 163 6 2 5 20 Desincorpora o e aliena o das cole es Deaccession and disposal Os atos de aliena o de cole es dos museus independentemente dos mo
245. asos em que o museu tenha j adotado outros procedimentos a norma m nima serve como uma lista de verifica o das condi es a cumprir em cada procedimento Assim o museu deve verificar a documenta o existente e perceber se os registos e informa o que disp e lhe permitem satisfazer os requisitos m nimos de cada procedimento Estamos cientes do esfor o exigido pelo que sugerimos que o museu planeie a implementa o dos procedimentos a m dio e longo prazo de acordo com o melhor equil brio poss vel entre os recursos e as necessidades detetadas para a resolu o dos problemas de documenta o das cole es Outra op o aplic vel apenas em alguns procedimentos estabelecer que utiliza o da norma ir afetar os processos de gest o a partir da data da sua implementa o deixando o registo da informa o anterior a essa data ao cuidado do procedimento de Documenta o retrospetiva solu o acolhida na pr pria norma HARRISON MCKENNA 2008 48 236 Finalmente para cumprir o disposto para cada um dos procedimentos prim rios do SPECTRUM bastar ao museu seguir as indica es que s o apresentadas passo a passo nos esquemas de fluxo de trabalho apresentados Nesses esquemas o museu disp e de indica es sobre as entidades envolvidas e sobre as a es necess rias e finalmente da informa o que deve ser registada no respetivo sistema do museu Note se que o SPECTRUM uma norma aberta pelo que acolh
246. balho publicado em 2002 sobre a hist ria da documenta o museol gica MAR N TORRES 2002 com a transcri o do pr logo do invent rio da Abadia de Saint Denis e de alguns outros excertos que nos indicam dados como o valor e forma de aquisi o de alguns dos objetos Tamb m desde cedo os primeiros gabinetes de curiosidades como ent o se chamavam criaram formas de identificar e registar informa o sobre os objetos que acumulavam com o objetivo de melhorar o ensino nomeadamente em disciplinas como a medicina atrav s de cat logos ilustrados como o Cat logo de Worm que serviu de manual de hist ria natural na poca MAR N TORRES 2002 A mesma forma era utilizada por nobres e reis que pretendiam ver as suas cole es catalogadas como s mbolo de riqueza prest gio e poder o caso tamb m mencionado por Torres 2002 do cat logo do Cabinet du Roi criado com o intuito de difundir em Fran a e atrav s dos seus embaixadores nas mais importantes cortes europeias la gloria del Rey Sol Olef Worm 1588 1655 foi um m dico e colecionador dinamarqu s cujo cat logo da sua cole o o c lebre Musei Wormiani Historia foi publicado na cidade de Leiden em 1655 j ap s a sua morte 3 S mais tarde nos finais do s c XVIII com o advento do museu moderno fruto da nova sociedade nascida da revolu o Francesa e da dissemina o dos seus valores pelo mundo ocidental e com a cria o de cole es que refletia
247. bilitam o registo de informa o estruturada sobre cada uma dessas categorias de informa o Estes grupos de informa o cont m na maior parte dos objetos e esp cimes pelo menos um registo com dados sobre cada categoria de informa o que o Museu da Ci ncia considera fundamental para o processo de informatiza o das cole es Ou seja para cada um dos objetos e esp cimes inventariados existe um conjunto de informa o adicional cuja recolha morosa e exigente de estudo e investiga o sobre as cole es que permite conhecer dados relevantes sobre a sua hist ria utiliza o origem etc e que por sua vez possibilitam que a utiliza o destas cole es pelo museu e por outros investigadores e cientistas Nas diferentes categorias de informa o escolhidas para registar dados sobre os objetos e esp cimes nos sistemas de gest o de cole es encontr mos os valores que apresentamos na seguinte tabela 1 292 separados por cole es Cole o N mero de registos nos grupos de informa o espec fica Antropologia 199 733 20 Cf com os exemplos da ficha da cole o de mineralogia com o n de invent rio MIN HAL 0000131 dispon vel em http museudaciencia inwebonline net ficha aspx id 175 amp src mineralogia amp tab historiat Consultada em 16 07 2012 e da ficha da cole o de zoologia com o n de invent rio Z00 0002025 dispon vel em http museudaciencia inwebonline net ficha aspx id 493 amp
248. bito diferenciado no contexto do SPECTRUM Anexo II 277 atrav s das subtarefas existentes na Tarefa de Documenta o totalmente compat vel com os RSI indicados pela norma Por fim o quarto grupo de an lise que inclui tipologias de informa o relativas s entidades cronologia locais e datas relacionadas com as cole es e tamb m outras diretamente ligadas gest o da informa o e dos seus metadados que agrupamos para facilitar o processo de an lise tem correspond ncias diferenciadas de acordo com as tipologias de informa o acima mencionadas Os grupos de informa o que de alguma forma se relacionam com qualquer tipo de entidade t m a sua correspond ncia com a tarefa Entidades existente na ESF Da mesma forma os grupos de informa o relacionados com localiza es datas e gest o utiliza o de registos t m tamb m assegurada a correspond ncia na ESF atrav s da exist ncia de campos nas subtarefas de invent rio para os dois primeiros e da exist ncia de uma tarefa de gest o de registos no In patrimonium onde se incluem os dados de gest o da informa o necess rios para responder s exig ncias do RSI sobre este tipo de informa o Ainda assim verific mos aqui a necessidade de criar uma nova subtarefa sobre Locais e S tios com todas as unidades de informa o indicadas no RSI e para a qual propomos tamb m uma compatibiliza o adaptando os conte dos s necessidades do contexto naciona
249. bito da adapta o das aplica es ao SPECTRUM O perfil da empresa nomeadamente o seu interesse permanente pela investiga o cient fica que potencie a qualidade e inova o dos seus produtos e servi os foi o fator essencial que determinou a realiza o deste trabalho no mbito que a Funda o para a Ci ncia e Tecnologia define para o programa de Bolsas de Doutoramento em Empresas BDE do qual usufru mos Com efeito o objetivo formulado no regulamento da BDE a forma o avan ada em ambiente empresarial atrav s da coopera o entre empresas e universidades em torno de projetos de interesse para a empresa assenta em medida perfeita na metodologia e objetivos da empresa relativos adapta o ao SPECTRUM com todos os benef cios que este projeto pretende trazer para os museus em Portugal 7 3 3 A adapta o das aplica es SF ao SPECTRUM 2 Desenvolvida para a C mara Municipal de Oeiras em parceria com a empresa Mind 3 De que exemplo a liga o do In web com o reposit rio de imagens digitais da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto ExLibris Digitool desenvolvido em parceria com o Museu daquela faculdade Cf http inarte fe up pt inweb geral aspx Consultado em 24 06 2012 4 Este projeto foi coordenado em Portugal pela Funda o Museu Nacional Ferrovi rio Cf http www fmnf pt Site Page Index projectos europeanalocal Consultado em 26 06 2012 5 Dispon vel em http alfa fct m
250. bjetivo de reunir todos os meios necess rios para a cria o de plataformas atuais e 238 tecnologicamente avan adas recorrendo a uma metodologia de trabalho implementada desde cedo que lhe tem permitido ao longo dos 16 anos da sua exist ncia afirmar se como uma das institui es de refer ncia na rea do invent rio documenta o e gest o do patrim nio cultural e natural a n vel nacional Essas iniciativas de que o presente trabalho apenas um exemplo prendem se com o constante trabalho de investiga o sobre esta rea de conhecimento recorrendo como veremos a diferentes parcerias realizado e apresentado em diferentes confer ncias de refer ncia ALMEIDA et al s d e at em contexto acad mico atrav s da realiza o de disserta es de mestrado de alguns dos seus colaboradores SOUSA 2010 JORGE 2011 MATOS 2007 que refletem os processos de investiga o necess rios para o desenvolvimento das solu es que disponibiliza no mercado Recentemente a empresa constatou a necessidade de atualizar os seus produtos e como tem sido seu h bito empreendeu os esfor os necess rios para munir os museus e institui es que j utilizam ou venham a utilizar os seus produtos de uma ferramenta que seja constru da com as mais recentes tecnologias de programa o dispon veis e principalmente que integre as normas internacionais de refer ncia para a gest o do patrim nio cultural Desta forma o nosso trabalho e este c
251. blications electronic publications cdwa index html Consultado em 09 01 2012 Um documento que descreve formalmente os elementos de sintaxe e os par metros de uma linguagem web Ver defini o em http www w3schools com schema schema intro asp Consultado em 20 01 2012 48 As VRA Core Categories http www vraweb org projects vracore4 index html Consultado em 22 01 2012 s o um esquema de descri o de metadados que resulta de uma iniciativa da Visual Resources Association que faz parte da International Association of Image Media Professionals http www vraweb org index html Consultado em 22 01 2012 52 Por ltimo n o podemos deixar de registar a preocupa o do Getty Research Institute com alguns aspetos pr ticos dos sistemas de informa o de museus quando afirma The use of the CDWA framework will contribute to the integrity and longevity of data and will facilitate the inevitable migration of data to new systems as information technology continues to evolve Above all it will help to give end users consistent reliable access to information regardless of the system in which it resides It is our hope that these guidelines will provide a common ground for reaching agreement on what information should be included in art information systems and what information will be shared or exchanged with other institutions or systems CDWA 2009 Na nossa opini o s o exatamente as quest es da longevidade
252. ca es para a Internet que possibilitassem a utiliza o da informa o que os museus registavam nos sistemas de gest o de cole es para diversos fins para al m da gest o interna do acervo No in cio do mil nio este era o ponto em que a Sistemas do Futuro se encontrava A empresa conseguiu obter uma importante quota de mercado nomeadamente com a instala o dos seus sistemas em museus tutelados por munic pios funda es e universidades o que lhe permitiu obter cada vez mais conhecimento e experi ncia pr tica dos processos de implementa o e utiliza o das aplica es no mbito do invent rio e gest o dos acervos Em 2003 a Sistemas de Futuro foi a empresa escolhida pela Funda o Calouste Gulbenkian para a aquisi o de um programa de invent rio e gest o de cole es para suprir as necessidades do Museu Calouste Gulbenkian MCG e tamb m do Centro de Arte Moderna Jos de Azeredo Perdig o CAM Esta foi a oportunidade para dar continuidade evolu o dos seus sistemas de gest o de cole es completando ou criando as ferramentas necess rias para o registo e documenta o de processos de conserva o produ o de cat logos gest o de exposi es de empr stimos de iniciativas educativas etc de acordo com a normaliza o internacional de refer ncia para a gest o 328 Alguns exemplos da primeira vers o do In web est o dispon veis no arquivo digital da Sistemas do Futuro mas fruto da atuali
253. calas tutelas e tipologias A institui o respons vel pela sua edi o a Collections Trust CT institui o que substituiu como vimos atr s a Museum Documentation Association MDA primeira respons vel pela cria o do SPECTRUM e sobre a qual devem recair os m ritos da sua transforma o numa norma aberta de acesso livre bem como da aposta na sua internacionaliza o A utiliza o desta norma reconhecida internacionalmente como SPECTRUM The UK Museum Collections Management Standard assegura de acordo com os seus respons veis que o museu segue as melhores pr ticas na gest o e utiliza o das cole es de uma forma que ao mesmo tempo proporcional aos recursos do museu e vai de encontro s responsabilidades p blicas da institui o COLLECTIONS TRUST 2012 O mesmo ser dizer que o SPECTRUM uma norma que atrav s da defini o dos procedimentos mais comuns utilizados para a documenta o e gest o das cole es providencia aos museus e seus profissionais uma ferramenta de trabalho que de forma escal vel se adapta s necessidades dos museus e dos seus recursos e permite uma uniformiza o dos processos utilizados na documenta o e gest o das cole es que ter como consequ ncia uma melhoria geral do desempenho destas institui es no que concerne a essa tarefa primordial Em termos gen ricos o SPECTRUM reconhecido apenas como uma norma documental no entanto hoje em dia bem ma
254. cci n General de Bellas Artes y Bienes Culturales CARVALHO Margarida Chor o MARTINS Adolfo Silveira 1999 O Matriz no Museu Nacional de Arqueologia Em linha O Arque logo Portugu s S rie IV 17 pp 101 109 Consultado em 05 05 2012 Dispon vel em http biblioteca mnarqueologia ipmuseus pt oarqueologo OAP S4 vl7 1999 0AP S4 vl7 1999 150dpi pdf p101 110 p101 110 pdf CARVALHO Maria Joao Vilhena de 2004 Normas de Inventario Escultura artes plasticas e artes decorativas Direc o de Servi os de Invent rio Instituto Portugu s de Museus coord Lisboa Instituto Portugu s de Museus CASALEIRO Pedro J lio Enrech 2005 Laboratorio Chimico a prefigura o do Museu de Ci ncia da Universidade de Coimbra SEMEDO Alice Coord Colec es de Ci ncias F sicas e Tecnol gicas em Museus Universit rios Homenagem a Fernando Bragan a Gil 1 Ed Porto Faculdade de Letras da Universidade do Porto pp 77 102 CASALEIRO Pedro J lio Enrech 2010 Museologia da Ci ncia Perspectivas cruzadas numa d cada de excel ncia e inova o CAMACHO C F Dir Museologia pt n 4 Lisboa Instituto dos Museus e Conserva o CASALEIRO Pedro J lio Enrech 2010 A Reorganiza o das Colec es da Universidade de Coimbra Museu da Ci ncia Em linha Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia 317 dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Vol 1 pp 293 303 Porto Biblioteca Digi
255. cia das suas cole es e criou o projeto do Museu Virtual a unifica o das diversas bases de dados com a integra o dos registos das anteriores cole es departamentais da UC num nico sistema que contemple todos os registos da cole o do Museu da Ci ncia Isto dar resposta altera o da estrutura de gest o das cole es que passou da depend ncia dos diferentes departamentos para uma gest o centralizada decorrente da cria o da Funda o para o Museu da Ci ncia e do acordo de ced ncia de cole es celebrado entre aquela institui o e a UC A concretiza o desse trabalho implica a colabora o estreita entre a equipa do Museu da Ci ncia e a equipa t cnica da Sistemas do Futuro que com a devida autoriza o do museu far o a avalia o e integra o dos registos de todas as tarefas das aplica es em uso tendo em aten o a exist ncia de 228 poss veis conflitos nas tarefas comuns e nas tabelas de termos por exemplo e cuidado especial na integra o dos registos relativos s tarefas de entidades eventos e documenta o No caso das tabelas necess ria uma especial aten o na jun o das tabelas de designa es de objetos da atual base de dados de Antropologia com as de Fisica e Quimica por exemplo bem como s tarefas de classifica o das esp cies existentes na base de dados de Zoologia e Bot nica para que o sistema de classifica o n o sofra qualquer altera o
256. ciais permitem um aumento da procura de servi os de cultura e entretenimento Assim verifica se um aumento significativo de institui es museol gicas naquele per odo A par deste fen meno mas tamb m fruto das condi es existentes 7 a TEE 5 22 em todo o setor as cole es aumentam significativamente em n mero A par d se o aparecimento e desenvolvimento de uma ci ncia de museus a Museologia que tem como objeto de estudo o Museu e em conjunto com outras ci ncias reflete sobre os diversos saberes que este tipo de institui es alberga como a conserva o a documenta o a comunica o educa o etc O seu desenvolvimento permite tamb m uma maior especializa o t cnica e acad mica do pessoal afeto ao trabalho museal o que tem levado a melhoramentos significativos em todas as reas relacionadas com este setor constituindo a forma o profissional como um importante fator de mudan a para os museus A nova ci ncia e os novos conte dos funcionais proporcionam a n vel interno uma maior especializa o profissional e mesmo a cria o de novas profiss es como os registrars no Reino Unido para dar um exemplo na rea da gest o das cole es Sobre o aumento do n mero de museus no s culo passado ver o Inqu rito aos Museus em Portugal SILVA 2000 51 Sobre a museologia como ci ncia importa aqui referir que a consideramos como uma das que se incluem dentro do grupo dos estudos sobre cult
257. cient ficas de onde prov m os objetos e esp cimes assim organizados e disponibilizados online O n cleo de cole es de hist ria natural dividido por Zoologia Bot nica Geologia e Antropologia o que representa a maior parte da cole o A cole o de Zoologia aquela que apresenta o maior n mero de esp cimes e simultaneamente a que apresenta os objetos de maior dimens o que ocupam atualmente a maior rea do Col gio de Jesus e onde se integram as tr s salas e o mobili rio hist rico original do Gabinete de Hist ria Natural CASALEIRO 2010 298 uma cole o com cerca de 190 000 esp cimes Destes apenas uma pequena parte s o vertebrados sendo a maior parte da cole o constitu da por insetos 150 000 e conchas de moluscos 40 000 Cont m tamb m uma cole o de aves representativa da fauna portuguesa e dos pa ses de l ngua portuguesa acompanhada por uma cole o de ovos e ninhos que a complementa Nos mam feros s o normalmente destacados por serem esp cies extintas em Portugal um urso e um casal da subesp cie de cabra do Ger s por m conta com diversos exemplares de mam feros e peixes conservados em seco e preparados para exposi o Na Bot nica o museu tem uma cole o de cerca de 2 700 exemplares MOTA s d de sementes ramos e frutos e um conjunto de produtos vegetais resinas gomas fibras cascas e madeira provenientes de Portugal Brasil e pa ses africanos de express o portuguesa Fa
258. cimento que os museus nacionais ou tutelados pelo IPM acumulariam com a utiliza o da segunda vers o do programa Matriz e onde definiu boas pr ticas no dom nio das cole es de pintura escultura cer mica geral de revestimento e utilit ria arqueologia alfaia agr cola escultura t xteis e tecnologia associada e esp lio documental Cada uma destas normas refletia a organiza o das cole es preconizada na primeira vers o do Matriz a divis o das cole es em tr s grandes Supercategorias Arte Arqueologia e Etnologia divididas em Categorias e subdivididas em Subcategorias que deveriam corresponder a uma especifica o de ordem funcional que visa auxiliar a gest o interna das cole es conforme descrito nas Normas Gerais de Artes Pl sticas e Decorativas PINHO FREITAS 1999 As referidas normas recomendam prud ncia e cuidado especial na cria o de outras categorias ou subcategorias para al m das definidas PINHO FREITAS 1999 18 19 e que podem ser consultadas em anexo daquela publica o PINHO FREITAS 1999 83 87 alertando para o facto da diversifica o das categorias e subcategorias poder ser contraproducente em termos de recupera o de informa o e da duplica o de dados em diferentes campos Ap s a especifica o do sistema de classifica o para cada uma das reas mencionadas seguia se em cada norma geral ou espec fica uma explica o sobre os campos existentes
259. classificados como prim rios no SPECTRUM Contudo tendo em conta o atual panorama recessivo do mundo ocidental n o pode ser desconsiderada a necessidade de alienar o patrim nio cultural em benef cio dos recursos f sicos financeiros e humanos dos museus desde que devidamente salvaguardadas as devidas quest es ticas e legais implicadas 6 2 5 21 Documenta o retrospectiva Retrospective documentation 206 z i O caso das data es realizadas atrav s de radio carbono por exemplo 165 O procedimento de documenta o retrospetiva pretende ajudar os museus a obter melhores ndices na documenta o e a cumprir as normas m nimas de cada procedimento do SPECTRUM atrav s da pesquisa e registo de novas informa es sobre os objetos e cole es sua guarda O trabalho de documenta o das cole es extenso diversificado e exigente para os museus e para as suas equipas por todos conhecida a situa o do invent rio do patrim nio museol gico em Portugal e as dificuldades que os museus t m sentido na sua realiza o conforme a an lise dos ltimos dados publicados SANTOS 2005 Assim sendo muito frequente encontrar invent rios onde consta apenas um registo sum rio dos objetos com informa o m nima que possibilite a sua identifica o e descri o acrescido de informa es quase obrigat rias como o estado de conserva o a localiza o dos objetos ou o seu registo fotogr fico Este tipo de re
260. co de um objecto museol gico Em linha Disserta o de mestrado em Multim dia apresentado Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Consultado em 09 01 2011 Dispon vel em http hdl handle net 10216 60031 SOUZA Rosali Fernandez de 2008 Thesaurus como Linguagem de Representa o da Informa o MAST Colloquia Vol 10 Documenta o em Museus Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST pp 117 127 STIFF Matthew Ed 2000 Standards in action Book 3 working with archaeology Cambridge Museum Documentation Association STROEKER Natasha VOGELS Ren 2012 Survey Report on Digitisation in European Cultural Heritage Institutions 2012 Em linha EUMERATE Thematic Network Consultado em 06 06 2012 Dispon vel em http www enumerate eu fileadmin ENUMERATE documents ENUMERATE Digitisation Survey 2012 pdf STUCKERT Caroline M 1991 Cataloging from Scratch A Manual for Cataloging Undocumented Collections in Small Museums 2 ed Havertown MACC Associates SULLIVAN Mary 1989 Object Names Standards in Fine Arts Ottawa Canadian Heritage Information Network TARRETE Odile 1997 Hidden treasure museum libraries and documentation centres Museum International XLIX 3 Paris UNESCO pp 43 48 337 TEIXEIRA Mariana Jacob 2011 A natureza e gest o das colec es dos museus militares na depend ncia da Direc o de Hist ria e Cultura Militar Ex rcito Em
261. colher aprendizagens das quest es que a eram apresentadas e discutidas por especialistas de diferentes reas A par deste projeto interno a empresa de acordo com a sua pol tica de atua o no mercado criou tamb m as condi es para participar quando solicitada em projetos de investiga o cient ficos relacionados com a rea do patrim nio cultural geridos e organizados por outras institui es como 346 A empresa providenciou a forma o t cnica necess ria para que os colaboradores da rea de inform tica pudessem alcan ar o objetivo de se tornarem Microsoft Certified Professional e consequentemente capacitar a empresa a tornar se Microsoft Solution Provider 254 universidades museus funda es ou mesmo outras empresas atrav s dos quais pudesse enriquecer a sua experi ncia revelando interesse pelas problem ticas do setor e os produtos que desenvolve dotando os de novas funcionalidades criadas no mbito destes projetos A reuni o destas duas reas de atua o interna e externa constituem ent o o projeto de investiga o que a empresa tem desenvolvido formalmente desde 2005 que para melhor compreens o abordaremos separadamente 73 21 O projeto interno A primeira iniciativa que a empresa desenvolveu neste sentido ainda sem ter definido formalmente o projeto foram os Encontros de Utilizadores que organiza regularmente a cada dois anos Estes encontros inaugurados em 2000 surgiram da necessid
262. conte dos digitais j existentes suportar e facilitar a digitaliza o do patrim nio cultural e cient fico europeu gt Este um projeto ambicioso e que exige por parte dos seus respons veis t cnicos um trabalho minucioso de adapta o e conjuga o de um conjunto de normas espec ficas de museus arquivos e bibliotecas e que deu origem ao Europeana Data Model EDM apresentado na confer ncia anual da International Federation of Library Associations and Institutions em 2010 na cidade de Gotemburgo Su cia DOERR et al 2010 33 Cf http www cidoc crm org index html consultado em 14 01 2012 Cf http www cidoc crm org crm mappings html consultado em 14 01 2012 35 Cf http pro europeana eu web guest about europeana foundation Consultado em 12 03 2012 38 Este o conjunto de tipologias normativas que em termos de documenta o deve ser considerado para que os museus possam construir selecionar sistemas de informa o capazes de responder a um conjunto de solicita es que ao longo dos ltimos anos e com o desenvolvimento tecnol gico se tem alargado de forma consider vel bvio que n o se pede a um t cnico de um museu ou um documentalista que seja um especialista em cada um deste tipo de normas O que se lhe pede para que possa construir um bom sistema dentro do museu onde trabalha que se preocupe em exigir a cada momento que a plataforma que o museu adotar ou criar internamente se
263. ctes pt apoios bolsas regulamentobde phtml pt Consultado em 26 06 2012 263 A Sistemas do Futuro como vimos baseia a sua atividade num processo cont nuo de inova o dos seus produtos e servi os sustentados por uma constante investiga o e pela aten o ao mercado em que se insere Neste sentido consciente das dificuldades que os museus enfrentam nos seus processos de invent rio documenta o e gest o das suas cole es tem vindo ao longo dos anos a dotar as ferramentas tecnol gicas que desenvolve com diferentes tipos de capacidades com o objetivo de facilitar a concretiza o deste importante trabalho Neste pressuposto quando lhe expusemos a possibilidade de adaptar as suas aplica es ao SPECTRUM a empresa mostrou se totalmente interessada e facultou a realiza o deste trabalho cient fico inserido no contexto profissional da sua e nossa atividade Na base da decis o de participar neste projeto estiveram quatro motivos essenciais A import ncia que a empresa atribui normaliza o internacional para a gest o do patrim nio cultural a qualidade da norma em causa e o reconhecimento que tem granjeado na comunidade museol gica internacional a disponibiliza o de funcionalidades novas que tornam os seus produtos melhores e possibilitam um trabalho de qualidade aos seus utilizadores e a possibilidade de poder participar no SPECTRUM Partners Scheme da Collections Trust tornando se parceira desta institui o d
264. da cole o A utiliza o da norma nestes processos facilita a gest o e documenta o destas fases assegurando o controlo e responsabiliza o do museu e dos seus profissionais pelo patrim nio que t m sua guarda e garante o valor e a credibilidade da informa o sobre os objetos e cole es fundamentais para a gest o e cumprimento da miss o do museu Neste cap tulo apresentaremos os procedimentos obedecendo ordem proposta pela norma Para al m da defini o de cada procedimento e da norma m nima exigida faremos algumas considera es sobre o mbito do procedimento em quest o e as raz es da sua utiliza o Importa referir que para este prop sito iremos utilizar a primeira vers o da norma em portugu s de agora em diante denominada como SPECTRUM PT mantendo a correspond ncia para o t tulo original dos procedimentos 6 2 5 1 Pr entrada Pre entry procedure Neste procedimento s o geridos e documentados os estudos e avalia es realizados pelo museu sobre potenciais incorpora es de objetos antes da sua chegada institui o O procedimento de pr entrada deve ser utilizado sempre que o museu estuda uma cole o um objeto ou um conjunto de objetos com o objetivo de os incorporar ou sempre que estiver confrontado com qualquer outra situa o de entrada de objetos na institui o ainda que temporariamente como por exemplo um dep sito A implementa o deste procedimento deve sempre estar
265. dard fit for purpose is understood to be fundamental and that the search for the core standard or the international documentation standard is no longer appropriate then what should museums be working towards Jointly and internationally we might take a better look at what exactly we do want standards for Rather than assuming a single international documentation standard will meet all our needs we might choose to take a long hard look at the tools we have before us at this time and agree how best to employ them in the jobs we do GRANT 1996 10 A procura incessante de uma norma documental para os museus tem sido ao longo dos anos o Santo Graal da comunidade museol gica internacional Embora a preocupa o quase obsessiva com as normas de documenta o das cole es tenha sofrido uma evolu o consider vel desde as normas para a simples cataloga o passando para formas de interpreta o e reinterpreta o dos objetos que guardamos nos museus at aos procedimentos para tarefas b sicas e rotineiras de gest o da cole o e subsequentemente do museu cont nua a procura de uma norma internacional que responda a todas as necessidades dos profissionais de museus nesta mat ria Contudo como questiona Alice Grant 1996 no artigo Museums Information and Collaboration Why a single standard is not enough publicado na Study Series do CIDOC e ICOM ser efectivamente necess ria uma norma gen rica e de
266. data em que apresent mos a pretens o de realizar esta investiga o sobre a utiliza o do SPECTRUM nos museus portugueses o Museu da Ci ncia tinha j publicado atrav s do Museu Digital um total de 21 000 registos e esp cimes das suas cole es Este era o resultado vis vel de um trabalho que come ou ainda que de forma t mida e compartimentada em 2001 e que tem continuado pese embora as dificuldades at ao momento atual Este trabalho de invent rio e documenta o das cole es tem como referimos dois objetivos principais a gest o das cole es e a sua divulga o atrav s do Museu Digital MOTA s d O objetivo de divulga o foi cumprido por via da publica o online das cole es do Museu da Ci ncia J no que concerne a gest o das cole es entendemos que o cumprimento do objetivo fixado estar aqu m do pretendido Como vimos o museu disp e Atualmente de um conjunto de regras que lhe permitem ter um volume consider vel de informa o sobre as suas cole es Por m a informa o relacionada com a gest o das cole es ou seja os empr stimos exposi es processos de conserva o iniciativas educativas etc n o ainda na maior parte dos casos tratada atrav s dos sistemas de gest o de cole es que o museu tem ao seu dispor Ali s a informa o sobre os processos de gest o de cole es mesmo a pouca que tratada informaticamente gerida e registada de forma compartimentada por col
267. de forma o espec fica que pudessem ser teis para o trabalho que cada colaborador realiza na empresa O primeiro trabalho realizado dentro deste projeto foi a disserta o de mestrado em Museologia que apresentamos a Faculdade de Letras da Universidade do Porto intitulada Os sistemas de informa o na gest o de cole es museol gicas Contribui es para a certifica o de museus que pretendeu refletir sobre a necessidade de utiliza o de uma estrutura de dados normalizada nos sistemas de gest o de cole es que possibilitasse por um lado a sua pr pria avalia o e por outro permitisse a avalia o quantitativa e qualitativa por parte das entidades respons veis do invent rio de cada cole o ao abrigo do processo de certifica o de museus que a RPM tinha ent o j implementado O segundo trabalho da responsabilidade de Maria van Zeller Sousa dedicado investiga o na rea multim dia A disserta o de mestrado em Multim dia que esta colaboradora apresentou em 2010 Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto intitulada Re design da ficha de invent rio online SOUSA 2010 tinha como principal objetivo nas suas pr prias palavras conceber o design de uma ficha de invent rio online projetada para a Internet com uma implementa o que permita a participa o do p blico SOUSA 2010 7 e representava para a Sistemas do Futuro a possibilidade de repensar a constru o da p
268. de informa o confusa e err nea em vez de cumprir o seu prop sito criando enormes dificuldades na gest o do museu e das cole es impedindo no futuro a sua correta divulga o uma situa o que temos verificado com frequ ncia em alguns projetos com os quais colaboramos Poder amos dizer no entanto que tais manuais n o s o necess rios Durante anos os museus criaram invent rios e registos sem qualquer aux lio de um documento normativo que os ajudasse a cumprir essa tarefa Mas o problema que as exig ncias atuais fruto da sociedade de informa o e da procura crescente de informa o e conhecimento n o nos permitem trabalhar com o tempo os m todos e as ferramentas que ent o eram usados Hoje em dia o museu tem que responder a uma procura de informa o exigente tem que competir num mercado cultural que disputa a aten o do p blico tem que proteger conservar e ao mesmo tempo divulgar o patrim nio que guarda fazendo interagir uma cada vez maior quantidade de saberes e profiss es com que se relaciona diretamente Tal s poss vel com novas metodologias e ferramentas Desta forma a normaliza o dos procedimentos usados na documenta o de museus torna se absolutamente necess ria por diversos motivos Mencionamos apenas alguns que nos parecem indiscut veis o aumento do n mero de museus o crescimento das cole es guarda dos museus a exig ncia de pol ticas de cole es a seguran
269. de informa o conjuntos de unidades de informa o reunidos de acordo com a tipologia de informa o a registar com o prop sito de facilitar a consulta e utiliza o das unidades de informa o at aqui feita de forma dispersa 130 De acordo com o World Wide Web Consortium W3C um DTD tem como prop sito definir a estrutura de um documento XML de acordo com um conjunto de elementos preestabelecidos http www w3schools com xml xml dtd asp Consultado em 06 05 2012 131 Nas vers es anteriores eram apresentadas apenas as unidades de informa o necess rias para cada procedimento do SPECTRUM GRANT 1994 107 No mesmo ano a Museum Documentation Association atenta evolu o da rea dos sistemas de gest o de cole es nomeadamente o aparecimento de novas empresas interessadas no desenvolvimento destes sistemas d in cio ao SPECTRUM Partners Scheme projeto que tem como objetivo a certifica o dos sistemas de informa o de acordo com o SPECTRUM Este esquema de valida o qualitativa do software existente no mercado vantajoso quer para os museus e seus profissionais quer para as empresas Os primeiros podem adquirir sistemas validados por uma norma de refer ncia as empresas podem atrav s dos testes realizados pela equipa da CT e das exig ncias da norma melhorar a qualidade das aplica es que desenvolvem e comercializam Esta terceira vers o do SPECTRUM contou ainda com duas revis es que foram
270. de nacional dotando o Museu da Ci ncia que j assumiu publicamente a ado o futura desta norma de um elemento essencial para a gest o das suas cole es MOTA e CASALEIRO 2011 6 Como vemos o Museu da Ci ncia est consciente das dificuldades e exig ncia que a informatiza o das cole es acarreta e reconhece que este um trabalho de continuidade e perseveran a para o qual s poder amos decretar um fim se as cole es museol gicas se extinguissem e se os museus deixassem de ter como miss o o seu estudo preserva o e divulga o Assim o museu tem procurado dotar se dos meios e condi es que lhe permitam realizar a gest o da 273 Dispon vel em http chcul fc ul pt thesaurus Consultado em 08 06 2012 774 O documento pelo qual se rege o cons rcio pode ser consultado em http www ul pt pls portal docs 1 298639 PDF Consultado em 09 06 2012 75 Os museus que participam neste projeto s o origin rios de diferentes pa ses com diferentes l nguas o que levanta um problema na disponibiliza o e consulta da informa o pelo p blico ao qual se destina o portal MOTA e CASALEIRO 2011 9 210 sua cole o com a qualidade que a sua liga o Universidade de Coimbra e o valor intr nseco do seu patrim nio exigem 2 PORE zai E com base nesta conjuntura que o Museu da Ci ncia prepara o futuro das suas cole es E Vejamos em concreto alguns dados sobre estas cole es para melhor percebermos a
271. decorrem da maior utiliza o e solicita es externas a que estas duas cole es est o sujeitas Nas entidades o valor apresentado reflete o trabalho desenvolvido pela equipa do museu na pesquisa e registo de informa o sobre as entidades que de alguma forma se relacionam com as cole es A maior parte das 1 329 entidades que se encontram registadas nas bases de dados concentra se nos tipos de entidade relativos a Autores de objetos 505 Autores de documentos 216 Coletores 177 e propriet rios 106 As restantes entidades Colaboradores Fot grafos Intervenientes Inventariantes Seguradoras e outros tipos indiferenciados apresentam valores sempre abaixo da centena de registos Muito embora os inventariantes procurem registar mais do que o nome da entidade a maior preocupa o incide sobre a pesquisa de informa o sobre os Autores e Coletores que permitir validar a hist ria e proveni ncia das cole es Nestes dois casos verificamos a exist ncia nas bases de dados de informa o biogr fica e cronol gica de diversos indiv duos que depois complementada com a informa o dos objetos e esp cimes dos quais s o autores ou coletores Nas refer ncias documentais o valor apresentado centra se na tarefa sobre documenta o de refer ncia que se encontra dispon vel no sistema de gest o de cole es do Museu da Ci ncia O intuito desta tarefa providenciar aos museus uma ferramenta de registo e cria o de refe
272. dedigna e julgamos extremamente necess ria para a defini o de estrat gias e pol ticas a seguir no futuro Tendo em considera o estes n meros tamb m importante que nos detenhamos sobre alguns aspetos do panorama museol gico portugu s que influenciam diretamente a documenta o das cole es Segundo Alice Semedo no in cio da d cada de 90 era comum nos museus portugueses a exist ncia de alguns problemas em gest o de cole es SEMEDO 2005 307 indicando de seguida alguns dos aspetos que a preocuparam no estudo que ent o conduzia a saber a documenta o das cole es era muitas vezes inadequada e sofria de falta de defini o de normas e nessa altura a informatiza o do invent rio ou de qualquer outra informa o era ainda uma novidade nos museus Portugueses A verdade que a documenta o era na maior parte dos casos pouco consistente resultando em cole es pobremente documentadas Registos documenta o inadequada e pobre significa que as cole es pouca utilidade t m para al m de todos os problemas legais e ticos que poderiam ser apontados significa que se torna mais dif cil prevenir e detetar problemas em rela o nomeadamente sua conserva o e seguran a significa que a interpreta o das cole es quer atrav s de exposi es quer atrav s de outros programas de comunica o se encontra truncada ibidem Na mesma linha refere ainda que A defini o
273. defini o reda o e posteriores testes pr ticos conseguiram criar uma das mais influentes normas de gest o de cole es da atualidade A import ncia que a MDA conferiu a este trabalho e sua continua o confirmada no par grafo final da introdu o desta publica o The Museum Documentation Association is committed to SPECTRUM as a continuing project not only to ensure its adoption across the country but also to guarantee its growth and development in response to feedback from those who use it GRANT 1994 O SPECTRUM teve uma grande aceita o no Reino Unido e tamb m internacionalmente pelo que passados apenas tr s anos no seguimento do proposto na primeira vers o em 1997 a MDA publica a segunda vers o do SPECTRUM Z editada desta vez por Jeff Cowton com algumas altera es que resultaram das avalia es e cr ticas da comunidade de profissionais que utilizavam a norma quotidianamente Esta segunda vers o conta com algumas altera es significativas DAWSON 2012 Os procedimentos Condition checking Conservation e Exhibitions and displays s o melhorados e passam a designar se respetivamente como Object condition checking and technical f PRA bo assessement Conservation and collections care e Use of collections 7 refletindo altera es sentidas no mbito da museologia nestas reas nomeadamente no que concerne ao entendimento da utiliza o das cole es para al m da sua participa
274. dem ser consultados no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO II Este n o um dos 8 procedimentos prim rios definidos no SPECTRUM mas importante que o museu defina e mantenha uma pol tica de verifica o da documenta o que lhe serve para gerir e utilizar as suas cole es N o o fazer com regularidade pode aumentar a repeti o de erros de documenta o e ainda pior conduzir a decis es de gest o da cole o baseadas em informa o errada 6 2 5 15 Gest o de direitos Rights management Neste procedimento s o geridas e documentadas todas as informa es relevantes sobre os direitos relacionados com os objetos da cole o do museu ou pelos quais este temporariamente respons vel de modo a acautelar os benef cios e obriga es associados A gest o de direitos uma tarefa essencial para os museus hoje em dia As quest es legais e financeiras que lhe est o associadas s o complexas e variam de acordo com as leis do pa s ou regi o a que pertence o museu De modo que necess rio que o museu e os seus profissionais estejam informados sobre o enquadramento legal exigido e que de acordo com o exposto a pol tica de cole es de cada museu defina a sua atua o nesta rea A implementa o deste procedimento pretende de acordo com a norma m nima do SPECTRUM providenciar que o museu possa 152 assegurar que a institui o tem em considera o a legisla o de direitos ap
275. descritos no SPECTRUM e nos permita tirar da as conclus es para avaliar o m rito ou dem rito da utiliza o daquela norma como refer ncia naquele museu 18 Cf http www collectionstrust org uk wp content uploads 2011 10 Intro SPECTRUM PARTNERS SCHEME pdf consultado em 14 01 2012 15 A escolha do Museu da Ci ncia para este estudo de caso n o foi aleat ria A hist ria do museu a diversidade e interesse cient fico das suas cole es a sua equipa de trabalho a forma como o projeto tem sido conduzido a abertura em rela o presente investiga o demonstrada pelos seus respons veis essencial num projeto desta natureza e n o menos importante a parceria existente com a Sistemas do Futuro e consequente utiliza o das ferramentas criadas pela empresa sistemas de gest o de cole es e cole o online foram alguns das raz es que motivaram a escolha desta institui o como parceira Outro fator determinante foi o facto de o museu estar no momento em que propusemos a parceria a refletir sobre os procedimentos que deveria adotar ou criar para a documenta o e gest o das suas cole es Consideramos que a avalia o que iremos conduzir neste museu poder ser transposta para museus de outras tutelas tipologias e dimens o uma vez que a utiliza o de cada procedimento do SPECTRUM depois de testada e verificada no Museu da Ci ncia servir como exemplo para futuros projetos que pretendam adotar a referid
276. diciones del Serbal FERREIRA Daniela Pinto 2010 Gest o da qualidade em museus A aplica o da norma np en iso 9001 2008 Em linha Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Vol 3 pp 160 163 Porto Biblioteca Digital Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 08 06 2011 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8636 pdf FERREZ Helena Dodd 1994 Documenta o museol gica teoria para uma boa pr tica Estudos de Museologia Cadernos de Ensaios 2 Rio de Janeiro Minist rio da Cultura Instituto do Patrim nio Hist rico e Art stico Nacional Departamento de Promo o p 65 74 FINK Eleanor E 1999 The Getty Information Institute A Retrospective Em linha D Lib Magazine Vol 5 n 3 Consultado em 04 01 2012 Dispon vel em http dlib org dlib march99 fink 03fink html FIOLHAIS Carlos 2009 Patrim nio da ci ncia O Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Em linha Pedra amp Cal N 42 Maio Junho pp 4 5 Consultado em 06 05 2012 Dispon vel em http hdl handle net 10316 12600 FOODY William 1996 Como perguntar teoria e pr tica da constru o de perguntas em entrevistas e question rios trad de Lu s Campos 1 ed Oeiras Editora Celta FUNDA O PARA A CI NCIA E TECNOLOGIA 2012 Regulamento da BDE Em linha FCT Consultado em 06 07 2012 Dispon vel em http alfa f
277. do da arte apontando o seu contributo para cada uma das reas de investiga o atr s referidas Na conjuga o destes dois temas teremos uma primeira parte de an lise do contexto internacional apresentado que concluiremos com a cita o de alguns casos espec ficos verificados em diferentes pa ses 3 1 A documenta o de cole es A documenta o das cole es uma tarefa gigantesca e que consome um vasto leque de recursos humanos t cnicos e financeiros sem ter uma contrapartida imediata para o museu um trabalho essencial mas os resultados que produz s poder o ser avaliados no m dio e longo prazos O que coloca o museu e os seus respons veis perante um dilema de gest o decidir se a documenta o deve ser encarada como um investimento ou um desperd cio de recursos No entanto segundo podemos aferir pelos ltimos dados que temos dispon veis MATOS 2007 62 s o os pr prios museus a salientar a relev ncia da documenta o de cole es no cumprimento da sua miss o Desde que o museu toma como sua a responsabilidade sobre um objeto ou um conjunto de objetos x E x 5 E 28 P fica obrigado a cuidar estudar investigar divulgar e expor cada um desses objetos Para tal absolutamente necess rio que documente todos os aspetos cient ficos hist ricos f sicos legais etc que se relacionam com o objeto e a sua hist ria Essa tarefa que poder parecer simples 8 Cf Art 7 Lei n 47 2
278. do em 17 10 2011 Dispon vel em 330 http www museudaciencia org gfx bd 120627161643 Museu da Ciencia Regulamento Interno pdf MUSEU DE ETNOLOGIA 1989 Inform tica e museus Lisboa Minist rio da Educa o Instituto de Investiga o Tropical MUSEUM DOCUMENTATION ASSOCIATION 1991 The MDA Data Standard Cambridge Museum Documentation Association MUSEUM DOCUMENTATION ASSOCIATION 2006 MDA Documentation Planning Pack Em linha Cambridge Museum Documentation Association Consultado em 31 01 2007 Dispon vel em http www mda org uk plan htm MYETTE E 1988 How This Book came to be CASE M ed Registars on record Essays on museum collections management Washington American Association of Museums IX XIV NAGEL Lina e VALLE Francisca del 2001 El Art Architecture Thesaurus una herramienta necesaria para la normalizaci n del vocabulario Em linha Santiago do Chile CDBP Consultado em 12 04 2012 Dispon vel em http www aatespanol cl taa publico 01 0000000007 htmfl NAGEL Lina Ed 2008 Manual de Registro y Documentaci n de Bienes Culturales Santiago do Chile DIBAM e Getty Institute NASCIMENTO Rosana 1998 O objeto museal sua historicidade implica es na a o documental e na dimens o pedag gica do museu Em linha Cadernos de Sociomuseologia Centro de Estudos de Sociomuseologia N 11 Lisboa Universidade Lus fona de Humanidades e Tecnologias Consultad
279. do em 21 01 2012 Guidelines for Electronic Text Encoding and Interchange define um conjunto de atributos que podem ser inseridos no formato eletr nico de um texto de maneira a identificar a sua estrutura ou elementos espec ficos de um documento O objetivo desta norma permitir ao computador um processamento autom tico da informa o retida nesse documento Encontra se dispon vel em http www tei c org Guidelines P5 Consultado em 21 01 2012 Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting disponivel em http www openarchives org OAI openarchivesprotocol html Consultado em 22 01 2012 Information retrieval 239 50 Application service definition and protocol specification ISO 23950 1998 um protocolo para implementar a pesquisa e recupera o de informa o em sistemas clente servidor 60 cole es Por este motivo o conhecimento sobre todas as vertentes torna se essencial para a execu o pr tica desta tarefa Cada museu poder adotar ou at criar as normas que pretende seguir em rela o estrutura de dados procedimentos e terminologia que utiliza ou forma como pretende depois publicar e divulgar os conte dos relacionados com o patrim nio que gere conhecendo o panorama internacional relativo normaliza o documental de museus e a partir da percorrer o seu caminho justificando as suas escolhas nesta mat ria 3 4 Outros casos de mbito nacio
280. documentais essenciais para a correta documenta o do empr stimo de objetos Este procedimento classificado no SPECTRUM como prim rio sendo parte integrante do esquema de certifica o de qualidade dos museus no Reino Unido A CT produziu e disponibiliza no portal Collections Link a publica o Loans in SPECTRUM 4 0 que cont m mais informa o til para a implementa o do procedimento nos museus Note se que estas fontes de informa o adicional cont m v rios conselhos muito teis na implementa o dos procedimentos principalmente para os museus do Reino Unido 6 2 5 4 Incorpora o Acquisition O procedimento que agora descrevemos facilita a gest o e documenta o da incorpora o de objetos e da sua informa o na institui o e na sua cole o permanente independentemente do seu enquadramento legal No caso ingl s h uma clara separa o entre o processo de aquisi o ou transfer ncia de t tulo entre duas entidades e o ato formal de incorporar o objeto na cole o Opt mos por designar este procedimento por incorpora o dado que denomina o adotada pela Lei quadro dos Museus Portugueses e definida como a integra o formal de um bem cultural no acervo do museu artigo 13 n 1 e porque implica a posse legal do bem em causa O procedimento tem como principal objetivo proporcionar ao museu toda a informa o sobre o s objeto s incorporado s que o habilite a por um lado confi
281. dologia recursos responsabilidade e custos associados a esta tarefa TWOP http museudaciencia inwebonline net Consultado em 01 07 2012 303 Neste ponto dada a sua experi ncia e conhecimento o Museu poder utilizar o SPECTRUM como refer ncia e seguir os passos descritos nos diagramas de fluxo de trabalho sempre que se confrontar com um processo de documenta o e gest o da sua cole o Contudo a implementa o da norma dever ser feita de forma faseada assegurando inicialmente a integra o dos procedimentos prim rios do SPECTRUM e numa segunda fase os restantes Naturalmente este processo ter que ser suportado pela utiliza o de uma aplica o compat vel com o SPECTRUM em rela o qual nos propusemos criar as condi es para a sua constru o no terceiro eixo deste trabalho Nesta ltima parte do nosso trabalho de investiga o t nhamos como objetivo criar as condi es para compatibilizar as aplica es da Sistemas do Futuro com a norma SPECTRUM e assim tornar poss vel a participa o da empresa no SPECTRUM Partners Scheme e a obten o da designa o SPECTRUM Compliant para os produtos que comercializa Neste processo pretend amos juntamente com a empresa verificar todos os elementos necess rios para que a aplica o pudesse integrar os requisitos exigidos pela norma no que diz respeito aos grupos e unidades de informa o onde devem ser registados os dados recolhidos e criados duran
282. dos imagens v deo som etc constitu da por 532 categorias e subcategorias de informa o o que demonstra claramente a sua extens o e cont m um grupo espec fico de categorias 13 que s o consideradas como obrigat rias para a identifica o e descri o b sica dos objetos CDWA 2009 e designadas por core categories A estrutura da norma muito semelhante que encontramos nas CIDOC Information Categories embora mais completas Temos um conjunto de categorias de informa o que depois dividido em subcategorias que representam a informa o que deve ser registada em cada categoria Ou seja para a categoria Medidas ou Dimens es temos as subcategorias Descri o das medidas Tipo de medidas Valor medido Unidade de Medida Extens o das medidas Escala etc HARPRING 2011 5 como acontece a n vel de estrutura com o Measurement information 51 Group das CIDOC Information Categories embora com menos subcategorias no caso deste ltimo CIDOC 1995 55 A par das defini es dos conceitos e da organiza o estrutural da norma s o tamb m apresentados em cada uma das categorias e subcategorias alguns exemplos de informa o que pode ali ser registada linhas de orienta o e quest es levantadas por cada categoria bem como a forma sintaxe e tipo de campo que devem ser utilizados para registar a informa o Por ltimo s o tamb m mencionadas as categorias relacionadas e os melhores procedimentos pa
283. dos contemplam para al m da indica o do formato de datas a indica o da n o utiliza o de abreviaturas para os nomes de pa ses ou a utiliza o de mai sculas sempre que se insere um registo em qualquer tabela auxiliar da base de dados entre outras regras de ortografia Neste caso o museu teve especial cuidado na defini o das regras sobre o T xon a utilizar tipo de nomenclatura nome do autor da classifica o e o nome vulgar da esp cie ou do esp cime uma vez que este tipo de informa o vital para as cole es que recorrem classifica o taxon mica permitida pelo In natura Neste caso s o tamb m definidas as regras para a introdu o da informa o sobre a biometria a caracteriza o o estatuto de conserva o da esp cie a descri o do habitat sobre outras numera es nomes vulgares sinon mia tipo de esp cime exist ncias coletas estado de conserva o dos esp cimes proveni ncia localiza o prepara o sistema cristalogr fico dos minerais dureza e densidade aplica o etc MUSEU DA CI NCIA s d Um e outro manual cont m anexos com a estrutura das tabelas auxiliares em utiliza o no sistema de gest o de cole es nas quais se incluem as tabelas gerais comuns a todas as cole es como o estado de conserva o dos objetos e esp cimes por exemplo e outro tipo de tabelas de car ter mais espec fico de que s o exemplo as tabelas de fun es e de categoria para a cole
284. dos dados que a empresa pretendia garantir aos museus e o facto de n o se tratarem de sistemas fechados ou seja motores de bases de dados propriet rios que impedem o acesso aos dados por qualquer outra via que n o seja a uma aplica o propriet ria Na mesma altura a empresa ciente da necessidade de forma o da sua equipa estabelece uma parceria com a Microsoft atrav s da sua filial nacional que tem como objetivo a forma o e aconselhamento necess rios para a programa o e desenvolvimento dos produtos que pretendia lan ar no mercado O segundo vetor prende se como vimos com a aquisi o de conhecimento t cnico e cient fico do setor para o qual pretendia desenvolver os seus produtos o do patrim nio cultural Reportando nos ao panorama nacional em 1996 no dom nio dos sistemas de invent rio de cole es PEREIRA 1996 conclu mos que os sistemas utilizados tinham quase todos a mesma origem eram aplica es criadas no mbito de um ou v rios museus Ademais a documenta o e gest o de cole es como vimos anteriormente era em Portugal uma mat ria pouco discutida e estudada e os museus confrontavam se com s rias dificuldades na gest o di ria das suas cole es SEMEDO 2005 que era ainda feita com recurso aos antigos invent rios e dossiers de pe as em papel e em muitos casos apenas atrav s do livro de cadastro do museu Neste contexto a Sistemas do Futuro decide utilizar uma metodologia de trab
285. dos em objetos s o normalmente assumidas internamente pela equipa especializada do museu Se aplic vel essas situa es devem ser devidamente comunicadas aos propriet rios dos objetos ou institui o que os emprestou ao museu Nestes casos a sua colabora o indispens vel para autorizar medidas de conserva o e restauro de objetos danificados ou para auxiliar com informa o e autorizar outras medidas de recupera o de objetos perdidos ou furtados O reporte de perda ou furto de objetos dire o e tutela do museu e posteriormente s autoridades competentes deve ser feita de forma r pida e bem 201 documentada Este procedimento considera todas as situa es e circunst ncias em que podem ocorrer perda ou estragos em qualquer item das cole es De modo que relaciona se de forma direta em determinados pontos do fluxo de trabalho da norma com outros procedimentos necess rios para assistir o museu na documenta o e gest o de forma integrada 200 Cf http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 04 03 2012 21 Uma norma a ter em conta sobre a informa o a prestar s autoridades numa situa o de perda dos objetos por furto a norma Object ID desenvolvida pelo J Paul Getty Trust anteriormente referida por n s Para obter mais informa es poder o consultar http archives icom museum object id Consultado em 05 03 2012 162 Gest
286. dos quais destacamos o caso dos Museus de Cascais Manual de procedimentos do Sistema de Informa o dos Museus de Cascais 2006 do Museu da Ci ncia de Coimbra da Diocese do Porto e o do Museu da Olaria em Barcelos que denotam um despertar de consci ncia por parte de museus que empreenderam projetos de invent rio de dimens o consider vel Infelizmente esta n o a situa o comum na maior parte dos museus 7 o sistema de gest o de cole es utilizado pelos museus e pal cios tutelados pelo antigo IMC Cf http www matriz imc ip pt consultado em 12 01 2012 8 Publicados no projeto Collecciones en Red Cf http www mcu es museos MC CERES Tesauros html consultado em 12 01 2012 Portal da Uni o Europeia para a Cultura Cf http www europeana eu consultado em 12 01 2012 a Dispon veis em formato PDF em http www ipmuseus pt pt PT recursos publicacoes edicoes_online pub_online_normas ContentDetail aspx consultado em 12 01 2012 8 A necessidade de cria o ado o de um manual de procedimentos surge na nossa opini o no momento em que o museu decide investir na gest o e documenta o das suas cole es e adquire um sistema de informa o que passar a ser utilizado por todos os conservadores inventariantes e demais profissionais que necessitam de conhecer e registar informa o sobre as cole es com que trabalham A utiliza o desse sistema sem qualquer regra pr via est na origem
287. e o e n o como seria til ao museu de uma forma generalizada para todas as cole es e sustentada num conjunto de regras definidas previamente para o efeito Como seria de prever esta separa o est na origem de alguns problemas na organiza o e defini o de processos e consequentemente na sua documenta o e registo No entanto a cria o da Funda o que gere o Museu da Ci ncia e o acordo de ced ncia das cole es estabelecido com a Universidade de Coimbra t m vindo a contribuir para uma a gest o cada vez mais centralizada e comum a um conjunto de cole es antes geridas separadamente conforme as regras definidas pelos diferentes departamentos da UC Este foi de resto um dos prop sitos da pr pria cria o do Museu da Ci ncia a gest o integrada das cole es da Universidade de Coimbra MOTA s d O Museu da Ci ncia confrontou se ent o com a necessidade de estabelecer um conjunto de regras ou procedimentos que pudessem ser implementados na gest o de todas as antigas cole es departamentais da UC agora a cole o do Museu da Ci ncia que funcionassem como os seus 221 manuais de procedimentos para o invent rio atr s mencionados mas agora focando a aten o na gest o dos diversos eventos que afetam a vida do seu acervo Numa das reuni es mensais sobre documenta o das cole es em que particip mos a equipa do museu ciente desta necessidade prop s a cria o destas regras Contudo a
288. e refer ncia e ver os seus produtos certificados num dos processos mais exigentes da ind stria Desde a sua funda o que a empresa reconhece a import ncia que a normaliza o representa para a rea da documenta o digitaliza o gest o e divulga o do patrim nio O aumento do n mero de objetos e patrim nio que entram nas cole es ou s o classificados o aumento consider vel de exposi es nacionais e internacionais o aumento da circula o de bens culturais verificado nas ltimas d cadas a luta contra o seu tr fico il cito a cria o de reposit rios digitais os processos de cria o de conhecimento atrav s da curadoria da informa o digital entre muitas outras s o as raz es pelas quais a comunidade museol gica deve concentrar esfor os na cria o atualiza o e acima de tudo utiliza o das normas internacionais de refer ncia para a gest o do patrim nio cultural e especificamente neste caso das cole es dos museus Neste sentido o SPECTRUM tem sido uma norma de refer ncia que mais sucesso tem alcan ado n o s no contexto do pa s de onde origin rio mas tamb m em diferentes pa ses de todo mundo com contexto e l ngua diversas do Reino Unido Como vimos atr s esta norma constru da pelos profissionais de museus brit nicos tem sido adotada com bastante sucesso em diferentes pa ses europeus e a base no que diz respeito normaliza o de procedimentos na gest o de cole
289. e Servi os de Invent rio Instituto Portugu s de Museus ed Lisboa Instituto Portugu s de Museus PINNIGER David 2008 Pest Management a pratical guide Cambridge Collections Trust POL CIA JUDICI RIA 1996 Actas do Semin rio Furto e Tr fico Internacional de Obras de Arte Situa o Actual e Estrat gias para o Futuro Lisboa Pol cia Judici ria POOLE Nick 2012 New Contexts for Museum Information Em linha Collections Link Consultado em 0809 2012 Dispon vel em http www collectionslink org uk media com form2content documents c 1 a634 f6 New 20Conte xts 20for 20Museum 20Information pdf phpMyAdmin O Y NyINPdn3sQmoXugKH1 geCLSW 0 PORTA Eduard et al 1982 Sistema de documentaci n para Museos Barcelona Dep de Cultura de la Generalitat de Catalunya PORTER Martin F 1978 Establishing a museum documentation system in the United Kingdom Museum XXX 3 4 Paris UNESCO pp 169 178 PROWN J 1994 Mind in Matter An Introduction to Material Culture Theory and Method PEARCE Susan M ed Interpreting Objects and Collections London Routledge pp 133 137 QUIVY Raymond e VAN CAMPENHOUDT Luc 1992 Manual de Investiga o em Ci ncias Sociais Lisboa Gradiva RAPOSO Lu s 1993 A estrutura administrativa do Estado e o patrim nio cultural V rtice n 54 Maio Junho Coimbra pp 38 45 RAPOSO Lu s e MARTINS Adolfo da Silveira 2000 Normas de Invent rio Arqueologi
290. e a possibilidade de o museu adicionar um passo ou concentrar dois passos num s se entender que pode facilitar ou completar o processo desde que assegure os passos necess rios ao cumprimento da norma m nima definida Como vemos a implementa o do SPECTRUM n o complicada Estamos cientes que exigente em termos de recursos e tempo por isso alert mos j para o compromisso que a dire o do museu e toda a sua equipa mesmo a que n o lida diariamente com a documenta o e gest o das cole es ter o obrigatoriamente que assumir No entanto os benef cios que um sistema de gest o de cole es que cumpra em termos de documenta o das cole es o disposto na norma m nima referida s o bastante consider veis e justificam todo o empenho e esfor o necess rios para a sua concretiza o 7 2 3 3 Utiliza o do SPECTRUM atrav s dos Sistemas de Gest o de cole es Este ltimo ponto relaciona se diretamente com o trabalho que temos vindo a desenvolver no mbito desta investiga o no sentido de dotar os sistemas de gest o de cole es da Sistemas do Futuro nomeadamente os utilizados pelo museu das funcionalidades e grupos de informa o necess rios para a compatibiliza o com a norma SPECTRUM e que um dos principais prop sitos do presente estudo No mbito do projeto do Museu da Ci ncia consideramos que a utiliza o de um sistema de gest o de cole es que tenha integrado o SPECTRUM facilita a
291. e cole es a defini o da atua o dos seus colaboradores no que respeita a esta mat ria A implementa o do procedimento de controlo de localiza es e movimentos dos objetos deve assegurar como norma m nima o seguinte manter um registo atualizado sobre a localiza o habitual em reserva ou exposi o de cada objeto manter um registo atualizado das localiza es n o habituais dos objetos providenciar que a localiza o seja acess vel pelo menos atrav s do n mero de identifica o do objeto e do nome ou c digo de localiza o manter um registo atualizado das mudan as de localiza o internas dos objetos manter um registo atualizado de todos os movimentos internos dos objetos registar a informa o sobre os colaboradores respons veis pelos movimentos dos objetos registar a informa o sobre os colaboradores respons veis pelas autoriza es dos movimentos manter um registo do hist rico de localiza es dos objetos desde que est o ao cuidado da institui o O controlo das localiza es e movimenta es dos objetos um processo exclusivamente gerido pela equipa do museu sem qualquer participa o de entidades externas ao museu Contudo de extrema import ncia que os respons veis pelo movimento e pela sua autoriza o sejam sempre devidamente identificados S desta forma se garante a responsabiliza o pelas localiza es dos objetos 183 Os registos de loc
292. e correspond ncia entre institui es no caso dos empr stimos por exemplo permitiu nos verificar a semelhan a entre os passos seguidos pelos t cnicos do museu e os definidos nos diagramas de fluxo de trabalho que representam graficamente aquele procedimento do SPECTRUM Esta an lise apenas permitiu avaliar as semelhan as entre os procedimentos utilizados e o SPECTRUM nos casos em que o museu habitualmente documente esses procedimentos Por exemplo muito embora fa a auditorias o museu n o documenta este procedimento A equipa t cnica do museu realiza de forma aleat ria constantes verifica es dos objetos ou da sua informa o por m as evid ncias deste processo cingem se s atualiza es dos registos da tarefa correspondente n o se guardando informa es sobre os objetos auditados sobre os motivos da auditoria as datas de realiza o etc conforme exigido no SPECTRUM para este procedimento Face ao exposto entendemos que o Museu da Ci ncia pode utilizar o SPECTRUM para definir um conjunto de procedimentos agora comuns a todas as cole es e tipologias de objetos que permitir cumprir com os par metros de qualidade que presidiram ao projeto do invent rio com o disposto na pol tica de cole es e consequentemente na miss o da institui o Assim tendo por base a pol tica de gest o de cole es e o plano de documenta o o Museu da Ci ncia dever programar a implementa o do SPECTRUM de modo fa
293. e dados capaz e adequada s necessidades da maior parte dos museus e que ao mesmo tempo pudesse ser refer ncia para uma participa o correta e amplamente difundida do processo de invent rio e documenta o das cole es na certifica o de qualidade de museus Em Portugal a credita o de museus entendida como a avalia o e no reconhecimento oficial da sua qualidade t cnica gerida pela Rede Portuguesa de Museus RPM desde 2000 data em que esta estrutura de miss o foi originariamente criada na depend ncia direta do ent o Instituto Portugu s de Museus IPM A instru o do processo de credencia o est atualmente dependente da entrega de um formul rio aprovado pelo Despacho Normativo n 3 2006 de 25 01 que elenca a informa o e documenta o obrigat ria a prestar pelo museu A exig ncia de dados referentes de invent rio conforme ponto 12 do despacho na nossa opini o exclusivamente focada em aspetos quantitativos e manifestamente omissa em rela o a aspetos que consideramos essenciais Entendemos que isto se verifica porque n o se encontram definidas normas de refer ncia principalmente de normas de estrutura de dados e normas de procedimentos que os museus possam seguir e que a RPM possa utilizar na avalia o do invent rio e documenta o das cole es N o queremos com isto dizer que tal preocupa o n o tenha estado presente no organismo estatal que at h pouco tempo orie
294. e financiamento para a necessidade de defini o e aplica o de pol ticas de gest o que exigem mudan as substanciais e uma cultura de avalia o intr nseca O primeiro argumento prende se com a participa o da CT na cria o do PAS 197 2009 documento estrat gico sobre a gest o de patrim nio cultural para o Reino Unido 163 Daie z Bhs f 3 Pol ticas que definem a atua o do museu no que diz respeito ao acesso f sico virtual interno e externo s suas cole es DAWSON HILLHOUSE 2011a 8 O esquema de credita o ingl s est dispon vel no seguinte endere o http www artscouncil org uk what we do supporting museums accreditation scheme Consultado em 02 03 2012 No entanto a CT atrav s do portal Collections Link disponibiliza um conjunto de recursos para auxiliar os museus no processo de credita o Estes recursos est o dispon veis em http www collectionslink org uk programmes museum accreditation Consultado em 02 03 2012 165 Especificamente atrav s do documento Sources of Help and Advice for SPECTRUM 4 0 dispon vel em http www collectionslink org uk programmes museum accreditation 75 sources of help and advice for spectrum Consultado em 02 03 2012 120 Um PAS de acordo com o BSI uma norma informal desenvolvida de acordo com o modelo das normas do BSI e baseada no consenso geral entre as partes envolvidas na sua cria o A maior diferen a de um PAS para um Br
295. e fundamentam o avultado investimento nos processos de invent rio do patrim nio cultural e natural Consideradas as vantagens que museus e empresa ganham com este tipo de funcionalidade entendemos que o seu prop sito fundamental a capacita o dos sistemas de informa o atuais em rela o aos passos envolvidos na concretiza o do disposto nas normas de procedimentos de gest o de cole es como o SPECTRUM Ou seja a cria o de uma ferramenta atrav s da qual seja o 280 pr prio sistema a indicar os passos j efetuados na documenta o e gest o de um empr stimo de uma exposi o de uma a o de conserva o ou restauro etc e tamb m os passos que ainda faltam para completar o processo de acordo com o definido previamente na norma e nas pol ticas de gest o de cole es de cada museu A cria o de uma ferramenta desta natureza uma tarefa complexa Os museus dependendo da sua hist ria contexto escala tutelas e pol ticas definidas t m diferentes condi es para a implementa o de um procedimento normalizado A constitui o e tamanho das equipas a percentagem de invent rio digitalizado ou mesmo a pr pria org nica da institui o entre outras situa es t m uma influ ncia direta na forma como a gest o das cole es efetuada de museu para museu Da mesma maneira na conce o desta nova funcionalidade t nhamos que considerar a metodologia de desenvolvimento utilizada pela empresa at
296. e informa o exigidos abrangem informa o que deve ser registada no grupo de identifica o do objeto e no grupo de informa o sobre localiza es principalmente mas tamb m exige o registo de informa o sobre tipos de localiza o moradas condi es requisitos dos objetos entidades refer ncias documentais e movimentos A atualiza o dos dados constantes no grupo de informa o sobre localiza es com refer ncia a datas e entidades respons veis pelo movimento um dos mais importantes para a gest o das cole es nos museus Este procedimento classificado no SPECTRUM como prim rio sendo parte integrante do esquema de certifica o de qualidade dos museus no Reino Unido A CT produziu e disponibiliza no portal Collections Link a publica o Location and movement control SPECTRUM 4 pre que cont m mais informa o til para a implementa o do procedimento nos museus 6 2 5 7 Transporte Transport Este procedimento pretende gerir e documentar o transporte de objetos pelos quais o museu de alguma forma respons vel Sendo muitas vezes realizado por entidades externas ao museu fundamental que o seu planeamento e execu o sejam tratados com rigor obedecendo conforme imp e o SPECTRUM a um conjunto de requisitos simples 185 Dispon vel em http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 04 03 2012 138 Para garantir o cumprimento d
297. e integridade da informa o da possibilidade de migra o para sistemas mais avan ados tecnologicamente e da utiliza o da informa o por conservadores investigadores ou p blico em geral que justificam o dispendioso e complexo trabalho da cria o de normas para documentar o patrim nio cultural O Getty Research Institute percecionou estas quest es bem cedo e em boa hora investiu na cria o dos thesauri e das CDWA A ltima institui o norte americana cujo trabalho gostar amos aqui de destacar pela import ncia que tem no mbito internacional a Canadian Heritage Information Network CHIN A CHIN nasce numa altura em que os museus principalmente os dos pa ses desenvolvidos percebem as vantagens que podem retirar da utiliza o das tecnologias de informa o e comunica o emergentes um facto que no in cio da d cada de 70 e finais da d cada de 60 como vimos no caso da MCN as tecnologias existentes come am a interessar institui es que t m de gerir enormes quantidades de informa o como o caso dos museus No caso do CHIN esse interesse come ou com o invent rio nacional de objetos museol gicos do Canad durante a d cada de 70 designado por Artefacts Canada e que hoje conta com cerca de 4 milh es de objetos e mais de 600 mil imagens dispon veis para consulta CHIN 2011 atrav s do s tio da internet da institui o Desde a sua cria o e at aos nossos dias a CHIN tem desempenhado um p
298. e invent rio Controlo de invent rio Entidades Processo Procedimento Informa o relacionados identifique a responsabilidade inequ voca por assegurar que a informa o do invent rio se encontra completamente acess vel e atualizada Sistema de gest o de cole es Pessoal Identifica o do dokken A informa o central do invent rio que se segue deve estar disponivel para cada objeto objeto ou grupo de objetos Localiza o do N mero de invent rio do s objeto s incluindo se relevante os n meros objeto tempor rios Localiza o e Designa o do objeto s Endere o e Descri o sum ria Record e Localiza o do objeto s Hist rico de e Data em que a informa o foi registada no invent rio e nome do altera es inventariante Data lt Situa o do objeto ou seja se adquirido depositado emprestado Incorpora o i encontrado nas reservas etc Empr stimo Entrada Ilustra o 3 In cio do procedimento de Controlo de Invent rio Neste caso sendo necess ria determinada informa o essencial sobre os objetos para prosseguir o procedimento s o apresentados na coluna Informa o todos os grupos de informa o requeridos para verificar a sua exist ncia ou possibilitar o seu registo facilitando ao respons vel pelo evento a localiza o da informa o no sistema de gest o de cole es No caso dos sistemas informatizados dependendo dos sistemas
299. e pudesse tornar o reposit rio de informa o das cole es por todos os museus do pa s e que mais tarde abandonada em detrimento de uma outra que incorpora outros tipos de cole es e sistemas MISUNAS URBAN 2007 Como aconteceu com o CIDOC esta mudan a de paradigma motivada pelo aparecimento e maior utiliza o dos computadores pessoais com custos mais baixos e de utiliza o simplificada pelos museus Assim a MCN ap s a retirada do programa GRIPHOS em 1979 dedica se cria o de normas de interc mbio de informa o mantendo o esp rito que presidiu funda o da institui o sem no entanto condicionar os museus em termos de software ou hardware necess rios para trabalhar com aquele sistema Tal vis o deu origem no final dos anos 80 ao aparecimento do projeto Computer Interchange of Museum Information que mais tarde se tornaria independente Consortium for the Computer Interchange of Museum Information e produziria a CIMI Standards Framework em 1993 Esta norma tem como objetivo facilitar atrav s de um conjunto de recomenda es sobre sistemas a constru o de bases de dados protocolos estrat gias de implementa o etc FINK 1999 bem como a utiliza o e recupera o de informa o entre distintos reposit rios BEARMAN PERKINS 1993 A partir de ent o este grupo do qual faziam tamb m parte o Smithsonian o Getty Information Institute a Canadian Heritage Information Netwrok a Eas
300. e que aceitou em Setembro de 2000 o CIDOC CRM como candidato Seis anos mais tarde a 9 de Dezembro de 2006 o CIDOC CRM passa a ser uma norma internacional oficial designada por ISO 21127 2006 Information and documentation A reference ontology for the interchange of cultural heritage information CIDOC CRM 2006 O CRM como vulgarmente designado um documento t cnico que pretende providenciar as defini es e uma estrutura formal para descrever os conceitos impl citos e expl citos e as rela es utilizados na documenta o do patrim nio cultural e natural CIDOC CRM 2011 Tem como principal objetivo a cria o de uma rede sem ntica abrangente que possa ser utilizada em qualquer sistema de informa o sobre patrim nio e que possibilite o seu entendimento de forma global Desta forma poder ser utilizada como uma linguagem comum na qual os museus ou os respons veis pela documenta o se baseiam para definir os requisitos a exigir na implementa o ou constru o de um sistema de documenta o e gest o de cole es normalizado A par tamb m seu prop sito constituir se como norma de interc mbio de informa o que possibilite o cruzamento de dados e recupera o de informa o proveniente de diferentes reposit rios atrav s da linguagem sem ntica que pretende disseminar entre museus e outras institui es como as bibliotecas e os arquivos 46 A sua cria o baseada num conjunto de princ pios
301. e tem vindo a ser constante no percurso acad mico e profissional que vimos fazendo na rea dos museus em rela o documenta o e gest o das cole es a cria o e utiliza o de normas relativas estrutura de dados procedimentos e terminologia a usar pelos profissionais do setor enquanto elemento essencial para o desenvolvimento de um trabalho eficiente e capaz de responder a requisitos de certifica o e qualidade A documenta o em museus tem sido ao longo dos tempos um assunto da maior import ncia para os seus profissionais E uma condi o fundamental para a salvaguarda dos tesouros que ficam guarda de qualquer institui o Antes at de se poder falar em Museu no sentido que hoje damos palavra quando se reuniam cole es de s mbolos de poder ou de determinada religi o ou culto como acontecia nas civiliza es pr cl ssicas e cl ssicas os respons veis criavam listas e formas de identifica o desses objetos com o intuito de os salvaguardar e de cuidar da informa o relevante sobre os mesmos quem os ofereceu quem simbolizavam a que culto respondiam por que os tinham oferecido etc MAR N TORRES 2002 Esta preocupa o foi continuada tamb m pela igreja em diversos momentos da sua hist ria com os invent rios que foram sendo criados embora pontualmente em algumas catedrais e igrejas para referencia o dos objetos que as adornam Mar a Teresa Mar n Torres aponta isso mesmo no brilhante tra
302. e trabalho pr vio dificilmente conseguir amos ter o instrumento que nos permitia a adapta o das aplica es da Sistemas do Futuro e principalmente o processo de prepara o para a implementa o da norma no Museu da Ci ncia Contudo o principal objetivo consideravelmente mais amplo do que o mbito restrito aqui apresentado era providenciar comunidade museol gica portuguesa uma norma de procedimentos para a gest o das cole es que tida como a refer ncia internacional para o setor 299 Para tal com o apoio da Collections Trust do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra e da Sistemas do Futuro conseguimos concretizar a primeira parte deste objetivo Depois da Faculdade de Letras da Universidade do Porto FLUP ter desistido de obter a licen a do SPECTRUM para o territ rio nacional aquelas institui es assinaram o protocolo que atribui ao Museu da Ci ncia os direitos de tradu o e adapta o do SPECTRUM em Portugal atrav s do qual inici mos o processo de tradu o da norma na sua vers o 4 0 que permitiu a concretiza o dos restantes objetivos Todavia este primeiro passo sofreu um consider vel atraso e s no final do segundo ano do projeto foi poss vel reunir as condi es para a sua realiza o Contribu ram para esse facto o atraso da assinatura do protocolo inicialmente previsto para ser assinado pela Collections Trust e pela FLUP e o lan amento da vers o 4 0 da norma que modificou
303. edimentos empr stimos conserva o movimenta o de objetos etc O SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO II apresenta os na ltima sec o Unidades de Informa o e descreve os sempre de acordo com a estrutura que apresentamos em seguida Nome da unidade de informa o nome pelo qual conhecida e identificada no sistema a unidade de informa o Defini o descri o breve da unidade de informa o Como registar linhas de orienta o simples sobre como registar a informa o Exemplos exemplos da informa o que poder ser registada na unidade de informa o Os exemplos n o s o exaustivos e servem apenas como uma ilustra o do tipo de informa o que poder ser registada nesta unidade Os diferentes exemplos s o separados por ponto e v rgula Utiliza o identifica o da rela o existente entre a unidade de informa o descrita e outras e indica o da repetibilidade deste tipo de informa o para cada registo Grupo de informa o indica o do s grupo s de informa o onde a unidade de informa o est representada 211 Informa o que o pr prio objeto comporta como as dimens es materiais forma etc 212 Informa o sobre o objeto que encontrada ou recolhida em outras fontes que n o o objeto documentos objetos semelhantes informa o hist rica etc 169 A totalidade das unidades de informa o requeridas no SPECTRUM apresent
304. edimentos a seguir pela equipa do museu e pelos visitantes em caso de cat strofe inc ndio inunda es amea as de bomba etc e emerg ncia as instru es de utiliza o dos meios de extin o e a sua localiza o com o recurso planta do museu Este plano visa a seguran a dos visitantes e dos seus profissionais e n o contempla a es de salvaguarda 30 No per odo de transfer ncia dos dados para um sistema nico o carregamento de informa o ter for osamente que ser interrompido 310 Este processo s pode ser realizado com sucesso com a participa o de todos os respons veis das cole es e os respetivos inventariantes 230 espec ficas para o acervo por m dado que os elementos que define poder o contribuir para a preserva o das cole es importante registar a preocupa o manifestada nesta rea espec fica As Normas Gerais de Invent rio constituem um documento introdut rio aos manuais de procedimentos referidos que esclarece o prop sito e as ferramentas utilizadas no mbito do processo de invent rio e digitaliza o das cole es e assinala o seu ponto de situa o As Normas e Procedimentos de Conserva o Preventiva MUSEU DA CI NCIA s d b constituem um documento que define as boas pr ticas e regras a seguir para conhecer e prevenir os mecanismos de deteriora o das cole es do museu atrav s de meios de controlo ambiental Primeiramente s o caracterizados os espa os de exposi
305. eferir que se n o fosse o papel desempenhado nos ltimos anos pela RPM os museus portugueses n o teriam com certeza o n vel de qualidade apresentado atualmente 7 Na nossa opini o teriam numa primeira fase de ser menos dos que os 8 procedimentos prim rios do SPECTRUM no entanto a longo prazo seria importante que pelo menos a implementa o desses procedimentos fosse condi o obrigat ria para que o museu possa obter a credencia o 195 Esta comunidade ativa do SPECTRUM em Portugal mencionada na licen a internacional conferida ao Museu da Ci ncia ter a responsabilidade de criar a documenta o de apoio ao SPECTRUM em termos de contexto legal e aconselhamento para a defini o de pol ticas e implementa o do SPECTRUM assim como de providenciar atrav s de parcerias a devida forma o sobre a norma O alicerce da sua atividade dever ser um s tio na Internet para divulga o e promo o da utiliza o do SPECTRUM atrav s da disponibiliza o da norma e dos requisitos de informa o de fichas de apoio para a implementa o dos procedimentos de tutoriais com instru es espec ficas para o mesmo efeito e tamb m de um conjunto de recomenda es estudos de casos ou experi ncias de profissionais de museus no mbito da utiliza o da norma Este s tio ser escala do mundo lus fono o mesmo que o portal Collections Link representa para a gest o e documenta o de cole es no Reino Unido Ou seja
306. ela comunidade museol gica internacional 71 O projeto de tradu o e adapta o do SPECTRUM em Portugal Um ano ap s a conclus o da nossa disserta o de mestrado tivemos a possibilidade de participar pela primeira vez na reuni o anual do Comit Internacional de Documenta o do ICOM o CIDOC que se realizou em Atenas em Setembro de 2008 Os objetivos definidos em conjunto com a empresa Sistemas do Futuro para essa participa o prendiam se com as atribui es profissionais assumidas no contexto do departamento de Investiga o e Forma o da referida empresa concretamente com a necess ria atualiza o de conhecimentos para um desempenho de fun es mais eficiente e consequentemente na melhoria dos produtos e servi os que a empresa fornece Uma pol tica seguida de forma consistente na gest o de recursos humanos da empresa e que tem dado um retorno significativo empresa na qualidade do trabalho que apresenta Na prepara o pr via da confer ncia identificamos algumas reas de interesse centradas de forma quase exclusiva nas apresenta es sobre normaliza o de estruturas de informa o e sobre projetos de documenta o realizados em museus de todo o mundo com diferentes realidades e contextos que poderiam ser teis no desenvolvimento dos projetos que t nhamos em m os e principalmente poderiam ser fonte de informa o para futuros projetos No primeiro dia da confer ncia tivemos a oportunidade de p
307. elo Arts Council DAWSON HILLHOUSE 2011 13 Propomos o mesmo para o contexto museol gico portugu s Na nossa opini o com a utiliza o de uma norma de refer ncia internacional como o SPECTRUM facto que garantiria uma valida o semelhante existente para as normas criadas no mbito do CIDOC e a defini o dos respetivos procedimentos a considerar na avalia o no processo de credencia o a RPM beneficiaria de um conjunto de crit rios definidos por uma comunidade internacional de especialistas e os museus de regras claras para a sua avalia o as quais lhes trariam obrigatoriamente uma maior responsabilidade na documenta o e gest o dos seus acervos Com este trabalho de investiga o e o trabalho complementar que nos exigido no futuro s poss vel atrav s da cria o de uma comunidade SPECTRUM ativa em Portugal pretendemos contribuir para que a prazo possam ser dados passos importantes nessa dire o 25 No sentido abrangente que atr s expusemos 6 Embora na nossa opini o a Rede Portuguesa de Museus pudesse no que diz respeito documenta o de cole es ser bastante mais exigente com os museus exigindo a defini o de uma pol tica sobre esta rea que pudesse alavancar este importante trabalho compreendemos tamb m a necessidade de diluir no tempo as exig ncias feitas aos museus sob pena de n o ter nenhum que re na as condi es necess rias para obter a credencia o Importa r
308. em o franc s italiano ou holand s Em Portugal foi j defendida uma tese de mestrado em museologia na Faculdade de Letras do Porto que versa sobre este thesaurus e a sua utiliza o no contexto nacional JORGE 2011 Este seria por si s um importante contributo desta institui o mas suas preocupa es levaram tamb m cria o das Categories for the Description of the Works of Art CDWA Esta norma foi criada no in cio da d cada de 90 do s culo passado pela Art Information Task Force AITF que iniciou o seu desenvolvimento com o objetivo de criar linhas de orienta o para a cataloga o de obras de arte e arquitetura e outros grupos de objetos assim como das imagens e outra informa o que lhes estivesse associada Como acontece normalmente neste tipo de projetos a AITF era constitu da por conservadores de museus historiadores de arte inventariantes bibliotec rios documentalistas e outros especialistas t cnicos o que permitiu uma vis o bastante alargada das quest es que a cataloga o e gest o da informa o deste tipo de patrim nio levantam A CDWA uma norma que pretende descrever os conte dos de uma base de dados sobre arte atrav s da utiliza o de um quadro conceptual previamente estruturado que permita a cataloga o e posterior acesso informa o sobre arte e arquitetura o seu principal foco de aten o mas tamb m de outro tipo de patrim nio e conte dos multim dia que lhe est o associa
309. em conformidade com o definido na pol tica de cole es da institui o principalmente no que diz respeito s incorpora es dep sitos e outros tipos de entradas de objetos nas cole es As referidas pol ticas devem traduzir a norma m nima preconizada pelo SPECTRUM ou seja o procedimento de pr entrada deve clarificar de acordo com a pol tica de cole es do museu as condi es de entrada tempor ria ou permanente dos objetos na institui o providenciar todos os registos documentais da transa o em causa ao depositante anterior propriet rio do objeto 1B Zi E gt Incluiremos sempre que entendermos necess rio algumas notas sobre a op o tomada na tradu o de determinados termos 127 avaliar o impacto que a entrada destes objetos na institui o ter em termos de recursos humanos e financeiros no espa o necess rio nas reservas em termos de conserva o e preserva o n o esquecendo tamb m as quest es legais que poder o ser levantadas atribuir um n mero de entrada relacionado com o local onde foram recolhidas ou com as cole es de onde prov m para melhor identifica o das proveni ncias e da documenta o dos objetos em causa assegurar junto do depositante anterior propriet rio as condi es de seguran a necess rias no transporte dos objetos e definir uma data para a chegada do objeto ao museu Este procedimento tem como condi o uma intera o pr xima entre
310. em pouco tempo registar a totalidade do seu acervo e cumprir o seu objetivo Por outro um museu que registe para al m daquela informa o os dados sobre estados de conserva o dimens es proveni ncias autores coletores etc ir cumprir o mesmo prop sito num prazo obrigatoriamente mais alargado 286 Estas duas cole es est o a ser inventariadas no In arte Premium com a colabora o dos departamentos de Medicina e Farm cia 287 Toda a informa o sobre o Herb rio de Coimbra COI pode ser consultada em http www uc pt herbario digital Consultado em 12 06 2012 217 Em Julho de 2012 temos um total de 23 588 objetos e esp cimes inventariados e informatizados o que representa um total de pouco mais de 10 das cole es guarda do Museu da Ci ncia da 288 Universidade de Coimbra Um n mero que tendo em conta o esfor o da equipa do Museu nesta mat ria poder ainda ser considerado baixo mas que representa um acr scimo de 4 em rela o percentagem de informatiza o das cole es em 2009 CASALEIRO 2010 300 No per odo que intervala estas duas an lises sublinhamos o esfor o realizado com a cole o de Antropologia da Universidade de Coimbra Segundo Casaleiro 2010 300 em 2009 cerca de metade desta cole o estava tratada e informatizada situa o que j na altura merecia destaque Atualmente pelos dados que recolhemos verificamos que 83 da cole o est inserida na base de d
311. em que se insere que tipos de registos devem ser feitos etc de forma a salvaguardar todas as entidades que interv m no processo e acima de tudo a salvaguardar o objeto que origina o procedimento Em Portugal para citar um manual desta natureza teriamos que referir a publica o Circula o de Bens Culturais M veis PEREIRA 2004 como a mais aproximada porque a determinada altura ver p gina 97 e seguintes comete o erro de centrar a explana o dos procedimentos documentais sobre a aplica o em uso nos museus tutelados pelo poder central dificultando a sua dissemina o por outros sistemas e at comprometendo a sua utiliza o nas futuras atualiza es do sistema utilizado como hoje podemos verificar com a apresenta o do Matriz 3 0 Claro que alguns dos manuais de procedimentos criados localmente pelos museus que atr s referimos poderiam ser citados como exemplo mas a sua adequa o e contexto restrito utiliza o interna faz com que tamb m n o possam ser considerados como um verdadeiro documento normativo aplic vel sem altera es a qualquer entidade similar As circunst ncias da sua cria o principalmente no que diz respeito abrang ncia das cole es e suas reas cient ficas ou dimens o de cada um dos museus s o fatores que impedem tamb m o seu alargamento Desta forma restam nos duas alternativas A cria o de uma norma de procedimentos nacional ou a ado o de uma existente
312. em termos de avalia o dos objetos para contratualizar com as seguradoras as coberturas indemnizat rias e pr mios de seguro e o procedimento de Perda e danos Loss and damage que dever ser utilizado no caso de ocorr ncia que implique danos no objeto ou a sua perda total de maneira a que o museu possa ser ressarcido pelo valor da repara o dos danos e conserva o do objeto ou pelo valor da perda Os requisitos de informa o necess rios neste procedimento est o diretamente relacionados com a informa o sobre os objetos identifica o descri o produ o estados de conserva o etc ou sobre o contrato de seguro Quando necess rio deve ser acautelado o registo de perdas totais dos objetos para o que se recorre ao procedimento de Desincorpora o e aliena o Deaccession and disposal Acresce que as entidades e refer ncias documentais associadas a cada processo de seguro ou indemniza o devem ser registadas e acess veis atrav s da identifica o dos objetos ou dos processos de seguro O atual procedimento n o classificado como prim rio no SPECTRUM muito embora seja uma obriga o de todos os museus acautelar a exist ncia de seguros que salvaguardem perda ou danos nas suas cole es 6 2 5 13 Controlo de avalia o Valuation control Neste procedimento gerida e documentada toda a informa o relacionada com as avalia es financeiras de objetos ou grupos de objetos que ocorrem normalmente
313. ema de informa o pudesse trazer para a concretiza o do dif cil trabalho de documenta o e gest o das cole es a sua introdu o nos diferentes museus n o se traduziu numa significativa digitaliza o das suas cole es S o v rios os motivos que podemos apontar para o sucedido Para al m da escassez de recursos humanos capacitados e da pouca abrang ncia dos meios inform ticos mencionados por Paulo Ferreira da Costa 2011 26 julgo que tamb m poderemos apontar as dificuldades que a usabilidade dos sistemas inform ticos apresentava ou a novidade que as tecnologias representavam para a maior parte dos museus portugueses nos quais os computadores eram principalmente utilizados para tarefas como processamento de texto necessariamente diferentes das exig ncias de um sistema de informa o para invent rio das cole es Assim e perante as dificuldades o Instituto Portugu s de Museus viu se obrigado a agir para que os resultados do processo de invent rio e gest o das suas cole es pudessem melhorar Para o que come a a desenvolver em 1998 a segunda vers o do programa Matriz e reorganiza se passando a ter no seu organigrama um departamento respons vel por este processo a Dire o de Servi os de Invent rio Pese embora com esta atualiza o o programa tenha sofrido consider veis melhorias COSTA 2010 27 o contributo mais importante desta segunda fase de desenvolvimento foi o in cio da publica o da cole o
314. emergente da Ci ncia da Informa o Porto Sociedade Portuguesa de Antropologia e Etnologia SILVA Armando Malheiro da 2002 Arquiv stica Biblioteconomia e Museologia do empirismo patrimonialista ao paradigma emergente da Ci ncia da Informa o Em linha 7 Congresso Internacional de Arquivos Bibliotecas Centros de documenta o e Museus FEBAVB ed S o Paulo Imprensa Oficial SP Consultado em 01 02 2011 Dispon vel em http repositorio aberto up pt handle 10216 52183 SILVA Armando Malheiro da 2003 Conhecimento Informa o Sinon mia e ou diferencia o Em linha RODRIGUES Georgete e LOPES Ilza Org Organiza o e representa o do conhecimento na perspectiva da Ci ncia da Informa o Estudos Avan ados em Ci ncia da Informa o Bras lia Thesaurus pp 23 41 Consultado em 05 06 2011 Dispon vel em http hdl handle net 10216 39304 SILVA Armando Malheiro da 2005 Ci ncia da Informa o e Sistemas de Informa o rejJexame de uma rela o disciplinar Em linha Revista Prisma com CETAC Porto Consultado em 10 11 2011 Dispon vel em http prisma cetac up pt edicao n5 dezembro de 2007 ciencia da informacao e sistem html SILVA Armando Malheiro da 2006 A Informa o da compreens o do fen meno e constru o do objecto cient fico Porto Edi es Afrontamento SILVA Armando Malheiro da 2007 Os Arquivos e o acesso global informa o F rum Braga 41
315. empo e com a qual dado o contexto atual se prev que os museus ter o que continuar a lidar tentando encontrar solu es para minimizar os seus efeitos negativos 88 Segundo os dados retirados da comunica o de Pedro Casaleiro 2010 o total cifra se em 233 000 objetos e esp cimes quando retiradas as cole es de Medicina Farm cia e o Herb rio Recordamos que estamos a apresentar as estimativas do Museu da Ci ncia 28 A Sistemas do Futuro encontra se a desenvolver uma ferramenta espec fica para o invent rio deste tipo de cole es o In anthropos O desenvolvimento desta ferramenta uma parte de um projeto de doutoramento em Antropologia apresentado Universidade de Coimbra CRUZ 2011 218 Esta an lise simples dos n meros de registos de invent rio demonstra claras dificuldades no que diz respeito ao desenvolvimento deste trabalho contudo poderemos contrapor outros dados recolhidos na mesma an lise ao processo de informatiza o das cole es indicadores do esfor o que o Museu da Ci ncia tem feito ao longo dos ltimos anos Com efeito as bases de dados utilizadas em Coimbra s o constru das de acordo com a normaliza o internacional e tiveram em conta os pressupostos definidos pelo CIDOC para a composi o da estrutura de dados que suporta o sistema de gest o de cole es ideal MATOS 2007 102 104 Nessa estrutura est o contempladas diferentes tarefas principais das quais dependem um conjunto de s
316. enomeados os procedimentos de Despatch como Object exit Insurance management como Insurance and indemnity management e Loss como Loss and damage MCKENNA PATSATZI 2005 2009 116 significado particular no mbito da norma e que poderiam ser objeto de interpreta es erradas MCKENNA PATSATZI 2009 33 35 Esta vers o era disponibilizada num nico documento cuja complexidade e tamanho 383 p ginas era constantemente alvo de queixa e discuss o por parte dos utilizadores Contudo a sua estrutura descritiva da intera o entre os procedimentos e os requisitos de informa o foi um elemento fundamental para a compreens o extensiva da norma Com efeito o seu estudo permitiu nos uma melhor compreens o dos objetivos desta norma e auxiliou nos na descoberta das altera es presentes na vers o que a sucede sobre a qual refletiremos a partir daqui 6 2 2 O SPECTRUM 4 0 A atual vers o do SPECTRUM a 4 0 substituiu a estrutura descritiva da vers o anterior mantendo inalterada a informa o essencial de cada procedimento Os 21 procedimentos s o agora apresentados numa estrutura mais simplificada com recurso a diagramas que representam o fluxo de trabalho a realizar em cada procedimento Na vers o 4 0 cada procedimento apresentado da seguinte forma 1 Procedure name designa o do procedimento 2 Definition explica o do mbito do procedimento ou de poss veis termos amb guos comummente usados pelo setor
317. ependentemente do setor a que se destina a normaliza o introduz mudan as significativas nos m todos de trabalho e implica uma cultura de avalia o constante inerente procura de qualidade que a justifica facto que deve ser considerado na sua cria o e posterior utiliza o Os processos de cria o de normas documentais em museus n o diferem muito dos de outras reas n o obstante poucas normas museol gicas se candidatam certifica o por institui es que 11 Cf Processo de cria o de normas na ISO em http www iso org iso home standards development htm Consultado em 07 05 2012 120 Cf Processo de cria o de normas na BSI em https www bsigroup com en Standards and Publications About standards How are standards made Consultado em 07 05 2012 102 regulam a sua cria o e consequente reconhecimento internacional Como vimos isto n o resulta de um menor estatuto ou reconhecimento do SPECTRUM ATHENA 2009 antes de uma diferen a na classifica o atribu da norma De acordo com a classifica o assumida no projeto ATHENA 2009 8 11 s o v rios os tipos de normas nesta rea Existem normas de facto e de jure normas criadas por uma institui o para uso interno e criadas no mbito de uma comunidade normas nacionais e internacionais reconhecidas por institui es como a BSI ou a ISO de entre as quais encontramos exemplos relevantes e teis e no dom nio que inv
318. epercutir at aos nossos dias A reforma da universidade coimbr planeada por Sebasti o Jos de Carvalho e Melo Marqu s de Pombal permitiu com a expuls o dos Jesu tas em 1759 a desocupa o de v rios edif cios e a constru o de outros que viriam a albergar as novas val ncias necess rias ao estudo experimental que as faculdades de Matem tica e Philosofia ent o criadas CASALEIRO 2010 296 exigiam O programa de transforma es ent o definido ainda segundo Pedro Casaleiro promoveu a constru o dos Gabinetes de F sica e Hist ria Natural do Teatro Anat mico e o Dispensat rio Farmac utico todos instalados no Col gio de Jesus assim como o Laboratorio Chimico o Observat rio Astron mico e o Jardim Bot nico que serviriam de instrumentos de ensino no mbito do iluminismo preconizado pelo governante Para al m do edificado que resulta da Reforma Pombalina as cole es do atual Museu da Ci ncia t m a sua origem no mesmo enquadramento hist rico e nas ideias defendidas e institu das por Pombal nos Estatutos da Universidade de Coimbra de 1772 nessa altura que se cria a base da cole o do atual Museu da Ci ncia CASALEIRO 2010 que viria a ser desenvolvida ao longo dos s culos XIX e XX com o contributo entre outros dos professores e investigadores da Universidade Sendo uma das principais cole es de objetos cient ficos de Portugal inigual vel em diversos aspetos a cole o do atual Museu d
319. er ncia de propriedade para institui es reconhecidas no caso portugu s para outros museus da Rede Portuguesa de Museus por exemplo assegurar que a propriedade efetivamente transferida para uma qualquer entidade assegurar que todos os objetos abatidos s o identificados como tal no registo de invent rio assegurar que no caso de destrui o dos objetos o processo conduzido de forma respons vel assegurar que todas as decis es e a es tomadas durante o processo s o completamente documentadas O ato de aliena o e desincorpora o de objetos da exclusiva responsabilidade do museu tutela dire o e corpo t cnico e normalmente n o se verifica a participa o de terceiros neste procedimento Sem preju zo todas as pessoas que interv m no processo devem ser registadas no sistema identificando se a responsabilidade e rela o existente com as decis es e tarefas realizadas Pese embora a responsabilidade e aten o exigidas nesta tarefa n o existem como seria de esperar outro tipo de procedimentos diretamente relacionados com este No entanto a implementa o de outros procedimentos poder originar como descrito a realiza o de um abate e consequente desincorpora o de objetos da cole o Na nossa experi ncia constatamos que os exemplos mais FCMS a 206 frequentes prendem se com a necessidade de realiza o de an lises de car ter destrutivo Este n o um dos 8 procedimentos
320. erar tamb m a implementa o do Pre entry por exemplo ou de continuidade a liga o entre Acquisition e Object Entry por exemplo 4 Informa o s o aqui listados de forma gen rica os requisitos de informa o para cada passo do processo No entanto para aferir a totalidade de grupos e unidades de informa o necess rias para cada procedimento deve ser consultado o volume do SPECTRUM referente aos requisitos de informa o DAWSON HILLHOUSE 2011a 5 Sistema nesta coluna encontramos sempre a refer ncia a Sistema de Gest o de Cole es dado que o SPECTRUM concebido como uma norma que constitui por si s um sistema de gest o de cole es e cada procedimento deve ser considerado como uma parte integrante do mesmo Esta representa o gr fica permite uma compreens o quase imediata dos processos definidos e facilita a adapta o da norma realidade de utiliza o nos museus na qual se verificam muitas vezes especifica es locais que necessitam de ser integradas nos diagramas apresentados Sublinhamos que semelhan a do que acontece no Reino Unido a implementa o do SPECTRUM dever ser acompanhada por aconselhamento especializado em forma de publica es auxiliares norma cuja produ o n o se coaduna com o mbito recursos e prazos definidos no presente trabalho Por m registamos a necessidade de no futuro se proceder sua cria o no mbito da continuidade do projeto de adapta
321. es s entidades que se dedicam ao seu desenvolvimento e cria o de sistemas de gest o de patrim nio cultural dado que obriga a um investimento consider vel na investiga o dos textos normativos e consequente compatibiliza o do software O custo desta investiga o a que acresce os custos com a investiga o na rea da programa o e desenvolvimento tecnol gico do software ser necessariamente repercutido no valor final das ferramentas e no atraso na implementa o e aproveitamento dos recursos tecnol gicos dispon veis com preju zo para os museus quer em termos financeiros quer em termos de utiliza o do sistema Outro problema decorrente da prolifera o de normas na rea da documenta o nos museus prende se com a respetiva forma o dos profissionais dos museus A multiplicidade de normas implica que os programas das disciplinas lecionadas nos cursos de museologia relacionadas com estudos e gest o de cole es ou tecnologias de informa o e comunica o em museus n o possam abranger exaustivamente todas as normas existentes nestes dom nios N o poss vel aprofundar o 115 conhecimento de apenas uma norma num semestre quanto mais de todas as que s o relevantes 4 A compatibiliza o de um sistema de gest o de cole es com uma norma um processo que exige investiga o da parte das entidades que o desenvolvem e apurados testes em cen rios aproximados realidade que poder o resultar
322. es Estes meios de controlo invent rios criados em formato de livro e mais tarde organizados por fichas permitiam a recupera o de informa o ainda que de forma demorada por artista materiais tipo de objeto classifica o etc facto que sugere o aparecimento dos primeiros m todos de documenta o manual segundo Mar n Torres 2002 A este despertar da consci ncia de preserva o decorrente da sedimenta o do conhecimento que os cat logos internos e os publicados pelas mais diversas raz es proporcionaram seguiu se a perce o ao longo do s c XIX com particular prem ncia na sua segunda metade da imprescindibilidade desta fun o para a gest o das cole es e dos museus que as detinham Tanto assim foi que como nos reporta ainda Torres na parte final deste s culo se lleg a pensar en su normalizaci n tanto estatal para los museos de la rbitra europea como con estudios y reglamentaciones por parte de asociaciones de museos o asociaciones profesionales en el mundo anglosaj n Pero sobre todo se habla de normalizaci n a partir de la segunda mitad del siglo 2 2 RE o PER E Como o caso da classifica o taxon mica criada Carolus Linnaeus e publicada na obra Systema Naturae e que na sua 10 edi o teve um impacto definitivo na forma como ainda hoje classificamos as esp cies naturais 4 siendo la primera mitad una etapa todavia de formaci n y consolidaci n MARIN TORRES 2002 175 O s
323. es desenvolvidos pela Sistemas do Futuro e utilizados no Museu da Ci ncia Contudo sendo a maior cole o em n mero de esp cimes da Universidade de Coimbra n o poder amos deixar de referir aqui alguns dados a seu respeito Esta cole o constitu da por cerca de 700 000 exemplares CASALEIRO 2010 299 e organizada e gerida pelo departamento de Bot nica da UC situado no Col gio de S o Bento J lio Henriques diretor do Jardim Bot nico no final do s culo XIX e princ pio do s culo XX foi o seu fundador sendo que a organiza o atual do COI da responsabilidade de Ab lio Fernandes seu respons vel entre 1943 e 1960 UNIVERSIDADE DE COIMBRA 2009 De acordo com a p gina institucional do projeto este herb rio integra a maior cole o portuguesa de plantas de todo o mundo entre as quais se destaca uma cole o de plantas africanas especialmente valiosa o Herb rio Hist rico de Moritz Willkomm 1821 1895 autor da primeira Flora da Pen nsula Ib rica uma cole o de Crytogamia uma cole o de duplicados que permitem trocas com outras institui es semelhantes a n vel internacional outros herb rios hist ricos encadernados a cole o nica e hist rica de Rubus do especialista Henri Sudre 1862 1918 um Semin rio com 3072 esp cies e uma cole o Carpol gica que complementa muitos dos exemplares do herb rio UNIVERSIDADE DE COIMBRA 2009 O Herb rio da Universidade de Coimbra presta tamb
324. es grupos de informa o bem como das unidades de informa o que os comp em Muito embora n o seja um dos procedimentos prim rios da norma a sua aplica o nos museus portugueses pode apoiar o cumprimento dos requisitos de seguran a impostos pela Rede Portuguesa ee 191 de Museus para a credita o dos museus 6 2 5 12 Gest o de seguros e indemniza es Insurance and indemnity management Neste procedimento gerida e documentada a informa o relativa aos seguros e indemniza es necess rios para a cole o do museu ou para os objetos sobre os quais esta institui o assume temporariamente qualquer tipo de responsabilidade A defini o das condi es e circunst ncias em que a cole o ou determinado objeto necessitam de ser cobertas por contrato de seguro devem ficar bem expressas na pol tica de gest o de cole es do museu Pol tica esta que deve acautelar o disposto na norma m nima do SPECTRUM e que imp e ao museu o seguinte assegurar que todos os objetos sob a responsabilidade da institui o s o segurados de acordo com o definido legal e estatutariamente assegurar que cumprido o definido pela pol tica de cole es em vigor no que diz respeito aos seguros dos objetos assegurar que as pol ticas de cole es s o revistas e atualizadas regularmente assegurar que os contratos de seguros est o atualizados assegurar as indemniza es para todos os objetos que est o sob a cust
325. es spectrum Collections Trust 2012a History Em linha Collections Trust Consultado em 09 01 2012 Disponivel em http www collectionstrust org uk about us history COMISS O NACIONAL DA UNESCO Patrim nio Cultural Imaterial Em linha Comiss o Nacional da UNESCO Portugal Consultado em 08 01 2012 Dispon vel em http www unesco pt cgi bin cultura temas cul tema php t 9 COOK Michael 1990 The British Move toward Standards of Archival Description The MAD Standard Em linha The American Archivist Vol 53 N 1 Winter pp 130 138 Consultado em 10 09 2011 Dispon vel em http www jstor org stable 40293432 CORDEIRO Isabel coord et al 1993 Invent rio do Museu de vora Colec o de ourivesaria Invent rio do Patrim nio Cultural M vel 1 ed Lisboa Instituto Portugu s de Museus COSTA Paulo Ferreira da 2010 Invent rio de Colec es e T cnica Contextos Fronteiras L gicas classificat rias Normas de Invent rio Ci ncia e T cnica Normas Gerais 1 Edi o Lisboa Instituto de Museus e Conserva o Crit rios de Classifica o de Bens Im veis 1996 2 ed Lisboa Instituto Portugu s do Patrim nio Arquitect nico CROFTS Nick e REED P 1996 Data Standards Workgroup Report Em linha International Committee for Documentation Consultado em 28 07 2012 Dispon vel em http cidoc mediahost org archive cidoc site 2006 12 31 artel6 html
326. esente estudo todos os contributos do CIDOC nesta mat ria Terfamos de referir todo o trabalho realizado pelo antigo Centro de Documenta o do ICOM e pelos seus respons veis bem como por Ivonne Oddon frente do entretanto criado CIDOC e referenciar os primeiros debates suscitados pelo aparecimento e utiliza o pelos museus dos novos meios tecnol gicos Uma an lise hist rica desta natureza embora importante apenas possibilitaria um enquadramento mais aprofundado sobre o trabalho deste comit No entanto e porque influenciam diretamente o atual panorama da documenta o museol gica a n vel internacional n o podemos deixar de referenciar os contributos mais importantes Tomam a forma de tr s documentos de car ter normativo e uma carta de princ pios j referida O CIDOC dedicou se ap s a d cada de 70 e em sequ ncia da introdu o do computador nas tarefas de documenta o discuss o e cria o de regras que possibilitassem uma utiliza o t o eficiente quanto poss vel daqueles meios O primeiro fruto desse trabalho ocorre apenas em Junho de 1995 com a publica o das International Guidelines for Museum Object Information The CIDOC Information Categories pelo referido comit no seguimento do trabalho de Robert G Chenhall e Peter Homulos apresentado como proposta confer ncia anual de 1978 CHENHALL HOMULOS 1978 que inclu a um conjunto de 16 categorias de informa o sobre a identifica o dos objetos
327. esenvolvimento destas aplica es a Sistemas do Futuro mant m tamb m na rea do patrim nio cultural mencionada na sua miss o uma outra rea de desenvolvimento para produ o de solu es multim dia para diferentes plataformas e suportes O objetivo inicial como ja referimos era aumentar ou refor ar o valor do trabalho de invent rio e gest o das cole es estabelecendo as condi es necess rias para a reutiliza o dos conte dos em diversos suportes e permitindo aos museus a utiliza o de tecnologias apropriadas divulga o do seu patrim nio Foi com base neste pressuposto que nasceu o departamento de Design e Multim dia da empresa que se t m ocupado da conce o e desenvolvimento de ferramentas como as diferentes vers es do In web de CD ROM e DVD educativos de s tios institucionais de museus suportados por um gestor de conte dos din mico o In site de filmes sobre o patrim nio de roteiros interativos de quiosques De entre os quais gostar amos de destacar o projeto Fonte da Vila http fontedavila org Consultado em 06 07 2012 2 O In patrimonium Premium a reuni o de pelo menos dois dos programas que a empresa comercializa nos casos em que os clientes da empresa precisem de gerir de forma integrada diferentes tipos de patrim nio A Universidade de Coimbra por exemplo utiliza o In patrimonium com as val ncias relativas ao patrim nio m vel e ao patrim nio natural esp cies e esp cimes no e
328. est es de seguran a conserva o legais e ticas que poder o surgir com a sua utiliza o A documenta o e gest o inerentes a este procedimento dever o quando implementada a norma m nima do SPECTRUM permitir institui o providenciar a utiliza o dos objetos interna ou externamente para pesquisa exposi o ou demonstra o da forma de funcionamento dos mesmos estabelecer um controlo efetivo do acesso s cole es e informa o relacionada com estas estabelecer o planeamento e calendarizar a utiliza o dos objetos assegurar a cont nua responsabiliza o pelos objetos e registos de documenta o associados 192 Casos dos museus de arte contempor nea onde esta quest o de extrema import ncia e implica o cumprimento rigoroso das quest es ticas e legais associadas 154 adicionar informa o relevante que resulte das investiga es efetuadas aos registos do cat logo e tornar p blicos esses resultados atrav s de publica es ou exposi es sempre que apropriado manter um registo dos utilizadores e utiliza es das cole es ao longo do tempo assegurar que os detalhes da utiliza o sejam acess veis atrav s do n mero de identifica o dos objetos Os processos de utiliza o das cole es s o muito diversificados variando de acordo com o prop sito a que se destinam Portanto para al m da equipa do museu e dos conservadores que asseguram as condi es neces
329. est o da informa o gerada nestes processos 6 2 5 11 Gest o de riscos Risk management Este procedimento pretende gerir e documentar a informa o relacionada com os perigos e amea as potenciais para a cole o do museu ou para os objetos pelos quais a institui o temporariamente respons vel Deste procedimento resultar tamb m a produ o e divulga o de informa o que possibilitar a implementa o de medidas preventivas e a defini o de planos de emerg ncia para a 146 salvaguarda das cole es em situa es de calamidade ou desastre Escusado ser dizer que um aspeto essencial a definir nas pol ticas de gest o de cole o nos museus A exist ncia de planos de emerg ncia e identifica o clara dos procedimentos associada condu o de simulacros e estabelecimento de parcerias com as autoridades podem ser a diferen a entre a perda total ou parcial das cole es e a sua salvaguarda Ap s a implementa o deste procedimento o museu dever ser capaz de responder ao exigido na norma m nima do SPECTRUM na qual a se define que a documenta o dever servir de suporte e informar as seguintes tarefas a execu o de uma avalia o dos riscos que correm os objetos ao cuidado do museu a defini o de c digos que identifiquem edif cios e prioridades de evacua o dos objetos de reas de desastre a manuten o e revis o anual de um registo atualizado com todas as entidades a
330. est o do pr prio museu A Universidade de Coimbra seguida depois pelo Museu de Ci ncia apercebeu se rapidamente das vantagens que este processo apesar de dif cil e custoso reiteramos traria a m dio prazo para a acessibilidade e gest o das cole es Soube na nossa opini o concretiz lo e por isso em 2009 contava com 21 000 registos CASALEIRO 2010 299 dispon veis para consulta p blica atrav s do Museu Digital e viu o seu esfor o reconhecido com a atribui o do Pr mio APOM para a Melhor Aplica o de Gest o de Multim dia em 20107 que distinguiu para al m da aplica o o excelente trabalho e empenho do museu e da sua equipa numa tarefa que comummente descurada em Portugal Paulo Gama Mota e Pedro Casaleiro 2011 no artigo sobre a import ncia das bases de dados para a museologia e hist ria da ci ncia refletem sobre a concretiza o do projeto indicando e explicando algumas regras que nortearam o Museu da Ci ncia na concretiza o dos objetivos para o invent rio e digitaliza o das suas cole es N o nos alongando na defini o e explica o de cada uma como fizeram Mota e Casaleiro importa aqui tamb m referir esse conjunto de regras por dois motivos simples Desde logo porque s o estas regras que definem a estrat gia e o caminho tra ados pelo Museu da Ci ncia nosso objeto de estudo e tamb m porque acreditamos que o modelo definido pelos dois respons veis do Museu da Ci ncia e utilizado d
331. esta situa o resultou que o excelente esfor o levado a cabo pelos museus e seus colaboradores na produ o e publica o das conhecidas Normas de Invent rio publicadas desde h alguns anos pelo referido instituto n o tenha tido a amplitude necess ria uma vez que esses documentos referiam se nica e exclusivamente a apenas uma das aplica es usada nos museus portugueses Considerando as quest es atr s levantadas quando come mos a pensar numa proposta de trabalho para esta investiga o em continuidade com o anterior trabalho a defini o fundamental do seu tema pareceu nos muito clara Dever amos debru ar a nossa aten o sobre os procedimentos que os museus seguem nos seus processos de documenta o e que se repercutem nas tarefas de invent rio e gest o das cole es uma rea na nossa opini o pouco discutida e estudada em Portugal mas sobre a qual recai grande parte do peso da qualidade ou falta dela dos invent rios Se refletirmos sobre acontecimentos t o comuns na vida das cole es de um museu como a entrada ou incorpora o de um novo objeto e a forma como documentamos esse momento percebemos a import ncia da cria o de procedimentos para este tipo de tarefas No entanto a sua cria o ou ado o n o tem sido comum nos museus portugueses H alguns exemplos de museus que criaram as suas pr prias regras atrav s de manuais de procedimentos para os seus sistemas de informa o
332. estado atual da digitaliza o das cole es da UC 211 7 2 3 O Museu da Ci ncia e a utiliza o do SPECTRUM 221 723 1 Erepara o ss ias tibia e seen Coal lidas asas sondas cs te eerste DONE nO CU rendas des nadas Sado USE Soa oa Ga 228 123 2 Implementa o neinir es Es EErEE EE ESTEE EE Ga E AE EE Con caem ies 233 7 2 3 3 Utiliza o do SPECTRUM atrav s dos Sistemas de Gest o de cole es 237 73 O SPECTRUM NA SISTEMAS DO FUTURO ccecscesecsseesesseesessecesesecseesecnecseessesessecseesscsesesessensssseseuesseneeegs 238 7 3 1 Breve hist ria da Sistemas do Futuro ie ereerrere eee eraceaera cera aeaaarantrnaaa 240 73 2 O projeto de investiga o na Sistemas do Futuro eee 253 7 3 2 1 Os ProjetO Inferno E E R EE ETF 255 7 3 2 2 O projeto extern ene A ih Re Es ESS ESS 260 7 3 3 A adapta o das aplica es SF ao SPECTRUM eee 263 7 3 3 1 Os requisitos de informa o do SPECTRUM e a estrutura de dados SF 268 7 3 3 2 A utiliza o dos procedimentos SPECTRUM no In patrimonium Net 279 Bor GON CUUSAG csc testis a e a a a a a a 295 BIBLIOGRAFIA ssssssssssssesssssssersssessevsesessessssessessssessessesessessesessessssessessssesessesesassesessessesessessesessessesessessesessessesessens 311 xviii 1 Introdu o O presente trabalho reflete uma preocupa o qu
333. este tipo espec fico de patrim nio CIDOC 2008 Transdisciplinary Approaches in Documentation Discute a natureza da documenta o na forma digital como metodologia para a pesquisa e investiga o nas diferentes disciplinas e ci ncias arte hist ria natural arqueologia etc que interferem com o estudo das cole es O grupo de Hist ria Natural por exemplo integra agora este grupo A sua inten o procurar 40 entender as diferen as semelhan as na documenta o de cole es cient ficas art sticas hist ricas etc CIDOC s d Conceptual Reference Model Special Interest Group um dos grupos mais interessantes e importantes do CIDOC e tem como principal responsabilidade a manuten o e atualiza o do CIDOC CRM ISO 21127 2006 bem como a cria o de guias de boas pr ticas ou ferramentas que apoiem os museus e outras institui es produtoras de informa o na implementa o desta norma CIDOC 2008 Co reference Este grupo criado em 2007 em Viena tem como objetivo encontrar uma solu o para as quest es de referencia o de informa o entre distintos sistemas de cataloga o atrav s da partilha do conhecimento em rede Um exemplo deste tipo de trabalho s o os sistemas que guardam informa o sobre nomes de locais que depois s o partilhados e usados por outros sistemas para identificar determinado local na sua base de dados A longo prazo este grupo pretende criar uma rede de refer ncias p
334. estigamos Por exemplo irrefut vel a import ncia do Object ID 2 no contexto em que se insere por m n o uma norma reconhecida por qualquer institui o reguladora O mesmo se dir em rela o ao SPECTRUM A valia deste tipo de normas criadas pela comunidade museol gica exatamente o facto de se alicer arem no conhecimento extenso da pr tica e dos problemas que a gest o de informa o acarreta para a salvaguarda estudo utiliza o gest o e difus o do patrim nio cultural O SPECTRUM nasce do esfor o da Museum Documentation Association MDA que tendo em conta as quest es que se levantavam na d cada de 70 com a introdu o de novos m todos de trabalho impostos pela crescente utiliza o e massifica o dos computadores pessoais decidiu criar o MDA Data Standard para o que recolheu diversos contributos da comunidade muscol gica do Reino Unido Esta norma consistia num modelo de dados com campos e rela es entre eles e regras para a introdu o de dados em termos de vocabul rio e sintaxe a utilizar que deveriam ser o suporte a utilizar para o desenvolvimento de sistemas de informa o de museus tendo em vista a possibilidade de concretizar o interc mbio de informa o entre diferentes bases de dados DAWSON 2012 O fruto do trabalho de desenvolvimento desta norma que se estendeu segundo Alex Dawson 2012 pelas d cadas de 70 e 80 foi a sua publica o em 1991 ap s uma revis o que resultou n
335. et mctes pt apoios bolsas regulamentobde phtml pt GARRIDO Reyes Carrasco 2010 Un Modelo de Normalizaci n Documental para los Museos Espa oles Domus y la Red Digital de Colecciones de Museos de Espana Em linha Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Vol 1 pp 318 329 Porto Biblioteca Digital Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 08 06 2011 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8136 pdf GETTY ART HISTORY INFORMATION PROGRAM CIDOC 1993 Developments in International Museum and Cultural Heritage Information Standards Santa Monica Getty Art History Information Program GIL Fernando Bragan a 2005 Museus Universit rios sua especificidade no mbito da Museologia Em linha SEMEDO Alice Coord Colec es de Ci ncias F sicas e Tecnol gicas em Museus Universit rios Homenagem a Fernando Bragan a Gil Porto Faculdade de Letras da Universidade do Porto pp 33 52 Consultado em 02 05 2012 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 7644 pdf GODONOU Alain 1999 Documentation in the service of conservation an African training experiment Museum international LI 1 Paris UNESCO pp 28 32 323 GRANATO Marcus et al ed 2008 MAST Colloquia Vol 10 Documenta o em Museus Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST GRANATO Marcus et al 2007 Objectos de
336. eting Objects and Collections London e New York Routledge pp 125 132 PEARCE Susan M 1994c Collecting Reconsidered PEARCE Susan M ed Interpreting Objects and Collections London e New York Routledge pp 193 204 PEARCE Susan M 1995 On Collecting an Investigation into Collection in the European Tradition London Routledge PEDLEY Maggie 1998 Standards in action Book 1 a guide to using SPECTRUM Cambridge MDA PEREIRA Mar lia 2004 Circula o de Bens Culturais M veis Colec o Temas de Museologia CARVALHO Anabela Coord 1 Ed Lisboa Instituto Portugu s de Museus PEREIRA Pedro de Arag o Morais Teot nio 1996 Os sistemas de documenta o dos museus a informatiza o dos sistemas de documenta o Lisboa Faculdade de Ci ncias Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa Tese de mestrado em Museologia e Patrim nio sob a orienta o do Dr S rgio de Andrade PIMENTEL Cristina 2005 O sistema museol gico portugu s 1833 1991 em direc o a um novo modelo te rico para o seu estudo Lisboa Funda o Calouste Gulbenkian PINHEIRO Lena Vania Ribeiro 2008 Horizontes da Informa o em Museus MAST Colloquia Vol 10 Documenta o em Museus Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST pp 81 103 332 PINHO Elsa Garrett e FREITAS In s da Cunha 1999 Normas de Invent rio Normas Gerais Artes Pl sticas e Decorativas Direc o d
337. etos e esp cimes 276 mbito dos resultados desta an lise na depend ncia das subtarefas de invent rio relativas ao patrim nio m vel e natural existentes no In patrimonium Premium Em Eventos ou seja no grupo relativo aos procedimentos que representa o segundo maior da RSI encontramos 142 unidades agrupadas em 18 grupos de informa o distintos sobre todos os eventos previstos na norma associados gest o das cole es museol gicas Esta rea de grupos de informa o corresponde conforme referimos s tarefas de Eventos que existem na estrutura das aplica es da Sistemas do Futuro A an lise dos grupos de informa o eventos revelou a necessidade de criar um total de cinco novas subtarefas de Eventos a saber Aquisi o Auditoria Avalia o do estado de conserva o 8 Re 38 Indemniza o Perda e Danos Al m destas foi necess rio criar um novo conjunto de campos na ESF unidades comuns aos procedimentos atrav s dos quais poder o ser registadas tipologias de informa o comuns a todos os procedimentos como por exemplo os dados sobre o respons vel pelo procedimento os custos associados as datas de in cio e fim do procedimento os motivos o estado etc A cria o destas novas subtarefas como aconteceu em rela o ao Invent rio est indicada na tabela de correspond ncia com a express o Nova subtarefa seguida do nome proposto para a inclus o na ESF Nos grupos que
338. etty Institute e o alem o FG Dokumentation im DMB Comit de Documenta o da Associa o de Museus Germ nica apresentaram o estudo da interliga o dos esquemas CDWA Lite e museumdat com a ISO 21127 2006 com o objetivo de criar um nico esquema compat vel com esta norma que possa comportar a abordagem multidisciplinar e orientada por eventos do CIDOC CRM aliada simplicidade do esquema proposto pelo Getty Institute e utilizado pelo comit de documenta o alem o para a cria o do seu pr prio esquema XML o museumdat COBURN STEIN 2008 Este tipo de iniciativas tem tido uma forte ades o por parte dos especialistas proporcionando maior coopera o entre institui es internacionais e museus que depois ser o os principais beneficiados com a aplica o pr tica destes estudos 7 O maior exemplo o CIDOC CRM ISO 21127 2006 norma desenvolvida pelo CIDOC que permite o interc mbio de informa o entre sistemas atrav s de um conjunto de defini es de conceitos e as suas rela es na informa o sobre o patrim nio cultural Cf http www cidoc crm org Consultado em 12 01 2012 8 Como o caso julgamos que ainda em discuss o da recomenda o sobre URI Uniform Resouce Identifier para a identifica o dos recursos dos museus nas mais diversas aplica es inform ticas de uma forma consistente e nica CIDOC s d 100 Na linha do exposto Norbert Kanter um representante de uma empresa de desenvo
339. eums pdf DAWSON Alex 2011 Collections and Governance a pratical guide Londres Collections Trust DAWSON Alex 2012 History of SPECTRUM Draft Londres Collections Trust DAWSON Alex HILLHOUSE Susanna Ed 2011 SPECTRUM 4 0 The UK Museum Collections Management Standard Vers o 4 0 Londres Collections Trust DAWSON Alex HILLHOUSE Susanna Ed 20114 SPECTRUM 4 0 The UK Museum Collections Management Standard Appendix 1 Information Requirements Vers o 4 0 Londres Collections Trust DELGADO A L 1993 Documentaci n informatizada en los museos andaluces PH Boletin del Instituto Andaluz del Patrimonio Hist rico n 4 pp 1 2 DELICADO Ana 2010 For scientists for students or for the public Em linha Journal of History of Science and Technology Vol 4 Fall 2010 Consultado em 02 05 2012 Dispon vel em http johost eu print asp 0id 96 _edn121 DELICADO Ana 2010 Museus Divulga o da Ci ncia e Cultura Cient fica em Portugal CAMACHO C F Dir Museologia pt n 4 Lisboa Instituto dos Museus e Conserva o pp 144 165 DELROY Stephen H 1987 1988 Object Name and Related Standards Ottawa Canadian Heritage Information Network 321 DESHAIES Bruno 1992 Metodologia da investiga o em ci ncias humanas Lisboa Instituto Piaget DOERR Martin CROFTS Nick 1999 Electronic esperanto the role of the object oriented CIDOC Reference Model ICH
340. eus Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST pp 128 143 L PEZ YEPES Jos 1978 Teoria de la documentaci n Pamplona Eunsa pp 122 126 LOPEZ YEPES Jos coord 1996 Manual de Informaci n y Documentaci n Madrid Ed Pir mide LORD Gail Dexter LORD Barry 2001 Manual of museum planning 2 Ed Walnut Creek Altamira Press LOUREIRO Jos Mauro Matheus 2008 A Documenta o e suas diversas abordagens esbo o acerca da unidade museol gica MAST Colloquia Vol 10 Documenta o em Museus Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST pp 24 30 LOUREIRO Maria Lucia de Niemeyer Matheus 1998 Museu Informa o e arte a obra de arte como objeto museol gico e fonte de informa o Disserta o de Mestrado em Ci ncia da Informa o IBICT UFRJ LOUREIRO Maria Lucia de Niemeyer Matheus 2003 Museus de Arte no ciberespa o uma abordagem conceitual Doutorado em Ci ncia da Informa o IBICT UFRJ LOUREIRO Carlos Alberto Fernandes 2008 Modelos de Gest o de Colec es em Museus de Ci ncias F sicas e Tecnol gicas Disserta o apresentada ao Departamento de Ci ncias e T cnicas do Patrim nio da Faculdade de Letras da Universidade do Porto para a obten o do grau de Mestre em Museologia LOUREIRO Carlos Alberto Fernandes 2010 Modelos de Gest o de Colec es em Museus de Ci ncias F sicas e Tecnol gicas Em linha Actas
341. eus e institui es que queiram usar a norma dentro daquele territ rio dever da mesma forma providenciar oportunidades de forma o sobre a norma dever trabalhar para criar uma comunidade de utilizadores ativa no territ rio que possa contribuir para a melhoria da norma as contribui es desse territ rio para a norma s poder o ser inclu das ap s uma discuss o nos f runs internacionais criados pela CT para o efeito 236 Tamb m o ser na vers o 4 0 do SPECTRUM mas n o diretamente no corpo da norma e sim na documenta o de aconselhamento que ser depois produzida com a ajuda da comunidade museol gica nacional DAWSON HILLHOUSE 2011 188 dever respeitar os direitos legais da CT sobre a norma e a sua publica o dever atualizar a norma de acordo com altera es introduzidas na vers o principal dever nomear um representante que possa reunir anualmente com a CT e possa da mesma forma participar nos f runs internacionais sobre o SPECTRUM contribuindo para o seu desenvolvimento ativo Este um conjunto de exig ncias que acarreta uma responsabilidade consider vel para a institui o que o assume A manuten o da qualidade da norma exige neste tipo de acordos internacionais que a CT defenda a sua posi o com alguma intransig ncia para que os projetos de tradu o n o sejam conduzidos de forma ligeira ou se extingam menor dificuldade encontrada deixando a institui o ingles
342. eus para novas instala es e a par tem sido tamb m adotada por institui es que utilizavam a vers o anterior da aplica o atrav s de um processo simples de atualiza o do software e da estrutura de dados que como n o poderia deixar de ser permite a migra o de dados de forma autom tica e gratuita entre as duas vers es Apesar da solidez e capacidade de resposta que esta ltima vers o das aplica es tem demonstrado desde a sua cria o o ritmo da evolu o tecnol gica e a altera o dos h bitos de utiliza o das tecnologias trazida pela massifica o do acesso s tecnologias que se tem verificado ao longo da ltima d cada associada s altera es verificadas no panorama normativo 336 Cf http www icacds org uk eng standards htm Consultado em 05 06 2012 337 Cf http www inventarioaevora com pt Consultado em 07 06 2012 38 Como patrim nio integrado entenda se todo o patrim nio que se encontra associado ao edificado Azulejo frescos pintura mural etc 339 Os sistemas desenvolvidos pela Sistemas de Futuro t m sido atualizados pontualmente com novas tecnologias que possibilitam uma melhor gest o da informa o Um dos exemplos mais recentes inclu dos nas aplica es a utiliza o do Google Maps para auxiliar nas refer ncias geogr ficas do patrim nio quando a institui o n o disp e de um sistema de georeferencia o pr prio 340 Como refer ncia vejam se os dados da Pordata sob
343. evantam com a utiliza o das imagens pelo museu e por terceiros e o acesso a documenta o investiga o e estudo das cole es empr stimos recolha e ced ncia de imagens e difus o do acervo onde se definem as regras para a utiliza o das imagens da sua cole o preocupa es refletidas simultaneamente nos artigos 15 a 20 do regulamento do Museu da Ci ncia MUSEU DA CI NCIA 201 1b Feita esta reflex o o manual define os procedimentos para a capta o das imagens quer atrav s da digitaliza o de imagens j existentes quer atrav s da realiza o de novas fotografias j em formato o Pode ser encontrada informa o sobre esta divis o em http www ipmuseus pt pt PT recursos fotografia ContentDetail aspx Consultado em 15 07 2012 32 A DDF era a institui o respons vel pela defini o de procedimentos para a recolha tratamento e digitaliza o das fotografias do invent rio dos museus tutelados pelo IMC e tamb m a entidade respons vel pela sua gest o atrav s do MatrizPix http www matrizpix imc ip pt matrizpix home aspx Consultado em 15 07 2012 225 digital a indicando a forma de realiza o de um e outro trabalho e concretamente definindo para o segundo as quest es de ilumina o fundos utilizados metodologia de trabalho de campo e elementos a considerar na escolha dos objetos e esp cimes a fotografar de acordo com quest es de seguran a conserva o divulga o e val
344. exist ncia de um projeto espec fico de localiza o no Brasil utilizando a tradu o portuguesa da norma com as devidas adapta es de terminologia que este projeto permitiu No entanto nossa inten o futura alargar o mbito deste projeto a todos os pa ses e comunidades lus fonas que demonstrem esse interesse 2 Que possa incluir todos os intervenientes desta rea ou seja museus profissionais de museus profissionais da informa o associa es profissionais de ambos os setores empresas tutelas e organismos p blicos com responsabilidade direta como a RPM e a recentemente criada Dire o Geral do Patrim nio Cultural DGPC 196 A miss o do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra a constitui o de um grande centro nacional de difus o da cultura cient fica e tecnol gica contribuir para inspirar e motivar os cidad os para a ci ncia e contribuir para o conhecimento cient fico e de hist ria da ci ncia baseado nas cole es da Universidade de Coimbra MUSEU DA CI NCIA 2001b O Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra uma institui o muito recente alicer ada no entanto nos v rios s culos da universidade coimbr A sua hist ria come a nas palavras de Pedro Casaleiro com a Reforma pombalina de 1772 e a introdu o do ensino das ci ncias experimentais em Portugal CASALEIRO 2010 com a qual a universidade portuguesa sofreu uma altera o profunda cujos efeitos se viriam a r
345. fica e tecnol gica e para inspirar e motivar os cidad os para a ci ncia e criar em Coimbra um centro de refer ncia 250 A hist ria das diferentes cole es que comp em a atual cole o do Museu da Ci ncia tem vindo a ser feita ao longo do tempo por diversos investigadores que se dedicam Hist ria da Ci ncia CARREIRA et al 2000 RUIVO 1997 21 Tendo em considera o que s o tutelados por institui es de ensino e investiga o 198 nacional A sua utiliza o pressup e a necessidade de as estudar e conhecer reunindo e tratando toda a informa o que for poss vel obter sobre as mesmas de modo a facilitar a cria o de conhecimento atrav s de exposi es publica es e outros meios ao dispor do museu Este caminho primeira vista simples revela se exigente para o Museu da Ci ncia cujo sucesso a longo prazo depende do resultado da gest o das suas cole es 7 2 1 As cole es da Universidade de Coimbra hist ria da sua digitaliza o As cole es da Universidade de Coimbra UC t m sido como de resto aconteceu com quase todas as cole es universit rias a n vel internacional negligenciadas ao longo dos ltimos 50 anos MOTA s d S o v rios os motivos que se podem apontar na opini o de Ana Delicado 2010 para o esquecimento que este tipo de material pedag gico na sua origem sofreu ao longo do s culo XX Uma das causas apontadas foi o desenvolvimento da gen tica e da microbiolog
346. fluxos de trabalho em forma de gr fico que permitem uma compreens o mais f cil da norma e facilitam a sua implementa o nos museus Esta nova vers o mais simples de traduzir acompanhada por um ap ndice que contem todos os requisitos de informa o necess rios para a correta utiliza o do SPECTRUM num sistema de gest o de cole es Al m disso a CT atrav s do projeto Collections Link providencia um conjunto de recursos para quem pretenda utilizar aquela norma nos quais se encontra o SPECTRUM Advice que s o um conjunto de documentos com respostas s quest es mais frequentes colocadas na pr tica de cada procedimento 6 amp 1 O Collections Link um portal e ao mesmo tempo uma rede social onde podemos encontrar v rios recursos e informa o sobre forma o fornecedores estudos de caso etc para utilizar em benef cio da documenta o e divulga o das cole es Est dispon vel em http www collectionslink org uk Consultado em 20 01 2012 O conjunto de documentos que faz parte do SPECTRUM Advice pode ser descarregado em http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets phpMyAdmin O Y NyINPdn3sQmoXugKH1gcCLS WO Consultado em 20 01 2012 58 Por ltimo importante ressalvar que a CT tem desenvolvido um conjunto de outros projetos que marcam a sua atua o e a colocam na linha da frente no que diz respeito ao desenvolvimento e disponibiliza o de recurs
347. gest o do patrim nio cultural nacional e por outro dotar a comunidade museol gica dos pa ses e comunidades de l ngua portuguesa de um instrumento normativo que se tem revelado de extrema import ncia nos pa ses e comunidades onde j foi adotado como a Holanda a Ucr nia ou o Reino Unido de onde origin ria Em paralelo pretendemos demonstrar a possibilidade do SPECTRUM ser utilizado pelos museus portugueses independentemente da sua escala tutela tipologia ou miss o como refer ncia para os procedimentos comummente utilizados na gest o do patrim nio de acordo com as especifica es e circunst ncias nacionais e como instrumento de aux lio produ o de pol ticas e planos de documenta o que propiciem no futuro o desenvolvimento de uma cultura de avalia o e responsabiliza o sobre todos os aspetos relevantes para a gest o das cole es e patrim nio cultural Vejamos ent o como nasceu e em que consiste o SPECTRUM e como poder ser til aos museus portugueses justificando a escolha desta norma para o desenvolvimento de procedimentos na gest o da informa o sobre patrim nio cultural 6 1 Breve hist ria do SPECTRUM O processo de cria o de normas como podemos ver nos s tios institucionais da International Organization for Standardization ISO e da British Standards Institution BSD complexo e exige um conhecimento t cnico aprofundado da s mat ria s a normalizar Com efeito ind
348. gicas Neste sentido a investiga o que aquelas ci ncias ou disciplinas produzem no dom nio da documenta o centrada na cria o de normas que permitam aos museus e seus profissionais cumprir um conjunto de tarefas de uma forma organizada e sustentada obtendo resultados finais mais fidedignos na recolha e tratamento da informa o sobre as cole es Sabemos que norma tem o mesmo significado que lei modelo m todo princ pio que serve de regra ou ainda procedimento costume ou h bito aceite No entanto para melhor compreens o do que pretendemos expor importa referir a mais antiga institui o que assume o encargo de cria o de normas a British Standards Institution BSD A defini o de standard para esta institui o Put at its simplest a standard is an agreed repeatable way of doing something It is a published document that contains a technical specification or other precise criteria designed to be used consistently as a rule guideline or definition Standards help to make life simpler and to increase the reliability and the effectiveness of many goods and services we use Standards are created by bringing together the experience and expertise of all interested parties such as the producers sellers buyers users and regulators of a particular material product process or service BSI 2012 33 Tendo em conta esta defini o e ainda segundo McKenna e De Loof podemos encontrar dois tipos principais de no
349. gidos por um seguro e indemniza o se for o caso durante o per odo de vig ncia do empr stimo Os empr stimos de objetos s o normalmente tratados entre duas entidades o museu e a institui o que solicita o empr stimo O museu dever ter o cuidado de registar toda a informa o poss vel sobre a entidade que solicita o empr stimo inquirindo a diretamente para obter toda a informa o necess ria incluindo aqui por quest es bvias dados sobre os espa os condi es de seguran a hor rios condi es ambientais etc que possa ser til para a avalia o e autoriza o do empr stimo Simultaneamente o museu dever cuidar que todas as informa es relevantes sobre as pessoas que interv m no processo conservadores couriers respons veis pelo empr stimo em uma e outra institui o etc sejam tamb m registadas no sistema de informa o O empr stimo de objetos n o um procedimento isolado na gest o de cole es Invariavelmente quando o museu aceita emprestar um objeto ou grupo de objetos da sua cole o verifica se a necessidade de executar outras tarefas ou procedimentos relacionadas com aquela decis o Tipicamente a verifica o do estado de conserva o ou as quest es relacionadas com a sua sa da das instala es do museu s o duas dessas tarefas De acordo com o SPECTRUM relacionam se com este os seguintes procedimentos Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object
350. gisto de informa o sobre os objetos resulta de uma op o conforme aos parcos recursos dispon veis na maior parte dos museus e tem como consequ ncia a exist ncia de in mera informa o que n o devidamente tratada e registada no sistema de informa o do museu No entanto por via da investiga o sobre as cole es por exemplo o museu vai acrescentando conhecimento e informa o sobre as cole es que n o raras vezes permitir o corrigir ou fundamentar dados j guardados Este procedimento prop e se tratar da documenta o preexistente no museu frequentemente incompleta de modo a adequa la ao definido nas normas m nimas do SPECTRUM para cada procedimento Em paralelo prev que o museu defina um plano de documenta o que enquadre o n vel de qualidade e quantidade de informa o pretendido para o trabalho interno de gest o das cole es e para a sua utiliza o externa consulta p blica exposi es educa o etc Posto isto o museu dever definir os objetivos para a documenta o da sua cole o e objetos que tem sua guarda no mbito da sua pol tica de cole es Para o efeito dever ter em conta o definido na norma m nima exigida para este procedimento do SPECTRUM concretamente dever definir os objetivos do sistema de documenta o e gest o de cole es do museu sendo que os principais objetivos dever o ser sempre a responsabilidade pelas cole es e o acesso informa o
351. gue necess ria ap s a utiliza o Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control sempre que haja a necessidade de movimentar o objeto alterando a sua localiza o Desincorpora o e aliena o Deaccession and disposal para as situa es em que a utiliza o dos objetos configure a sua destrui o como acontece nos casos de recurso a m todos de an lise e 193 destrutivos como a data o por radio carbono 193 M todo de data o frequentemente utilizado nas cole es de Arqueologia por exemplo 155 Cataloga o Cataloguing sempre que a utiliza o dos objetos produza informa o relevante para adicionar ao registo dos objetos no sistema de informa o do museu Os requisitos de informa o para este procedimento s o extensos Destacam se tr s grupos de informa o que assumem consider vel import ncia para a utiliza o das cole es os grupos de informa o dos objetos e dos seus estados de conserva o que permite a avalia o e autoriza o do uso dos objetos e a atualiza o de informa o ap s a conclus o do procedimento os grupos de informa o que permitem o registo da utiliza o das cole es dos seus motivos das pessoas envolvidas e resultados dessa utiliza o e por fim os grupos de informa o sobre a localiza o e movimentos dos objetos que permitem um controlo rigoroso e responsabiliza o pelas cole es em qualquer momento Todos
352. he Museum Computer Network Em linha Museum Computer Network Consultado em 07 10 2011 Dispon vel em http www mcn edu brief history MORGAN Peter J ed 1986 Conference held at the National Museum of Wales Cardiff 1982 A national plan for systematic collections proceedings of a conference held at the National Museum of Wales Cardiff 1982 Cardiff Amgueddfa Genedlaethol Cymru MOTA Paulo Gama s d Museu da Ci ncia Patrim nio Cultural e Natural Patrim nio Material Em linha GCU Coimbra Universidade de Coimbra Consultado em 03 05 2012 Dispon vel em http aa uc pt aaprj candunesco patrimonio patrimonio material PDF PCN MAT museu da ciencia pdf MOTA Paulo Gama 2009 The eighteenth century Laboratorio Chimico in the context of the Science Museum of the University of Coimbra LOURENCO Marta C CARNEIRO Ana ed Spaces Collections and Archives in the History of Science The Laboratorio Chimico Ouverture Lisboa Museu de Ci ncia da Universidade de Lisboa pp 227 234 MOTA Paulo Gama CASALEIRO Pedro J lio Enrech 2011 A import ncia das bases de dados para a gest o museol gica e a investiga o em Hist ria da Ci ncia FIOLHAIS Carlos et al Coord Livro de Resumos do Congresso Luso Brasileiro de Hist ria das Ci ncias Universidade de Coimbra 26 28 de Outubro Coimbra MUA 2012 The Modes Users Association Em linha MODES Consultado em 08 09 2012 Dispon vel em ht
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354. ia utiliza o de terminologia controlada ou outras condicionantes a que esteja sujeita CIDOC 1995 45 4 O termo utilizado em ingl s accountability de dif cil tradu o Escolhemos utilizar o termos responsabilidade porque nos parece ser o mais apropriado para explicar a ideia de responsabiliza o que o processo de documenta o acarreta 44 Este documento foi e continua a ser uma refer ncia importante para os documentalistas Cont m aquilo que podemos classificar como b sico em qualquer sistema de gest o de cole es sendo a sua verifica o um excelente instrumento para a an lise destes sistemas Um outro documento normativo o que resulta do trabalho de profissionais de alguns museus africanos em parceria com o CIDOC intitulado Handbook of Standards Documenting African Collections ANNABI et al 1996 e publicado pelo ICOM em 1996 Na sua origem estiveram principalmente as preocupa es com a defesa e seguran a do patrim nio cultural dos pa ses africanos mas tamb m com o desenvolvimento das atividades cient ficas e de divulga o dos seus museus que s podem ser levados a cabo com bons invent rios e interc mbio de informa es sobre as cole es A import ncia deste documento n o reconhecemos a mesma que o anterior Mas a sua exist ncia ainda que assumindo uma forma pouco t cnica o que n o habitual neste tipo de documentos possibilitou em alguns pa ses a cria o de projetos
355. ia da cultura imaterial entre outros fazem com que os museus e a museologia evoluam significativamente no que diz respeito aos processos de registo e documenta o das suas cole es Atualmente os museus produzem informa o que utilizam de distintas formas sendo as mais relevantes a gest o interna das cole es e do museu a investiga o interna e externa sobre as cole es e temas com elas relacionados sendo aqui tratados como centros de documenta o a seguran a e preserva o do patrim nio cultural natural e imaterial no qual se inclui a luta contra o tr fico il cito de bens culturais a divulga o e comunica o da informa o produzida em diversas plataformas Esta utiliza o resulta da conjuga o dos fatores de oferta de novos meios tecnol gicos e de procura temos agora uma sociedade vida por informa o e tamb m das novas metodologias de trabalho que a comunidade museol gica criou e colocou ao dispor do museu MAR N TORRES 2002 296 portanto f cil afirmar que a introdu o de sistemas informatizados nas tarefas de documenta o foi uma verdadeira revolu o A partir do momento em que os museus come aram a usar os recursos inform ticos dispon veis gest o da informa o atrav s de bases de dados de informa o sobre as cole es um novo mundo literalmente ficou disposi o dos profissionais que asseguram esta tarefa A import ncia da introdu o deste meio nos m
356. ia e da biologia molecular ci ncias que n o necessitam de cole es de museus extensas mas antes de laborat rios cient ficos e onde a experimenta o substituiu o ensino e conhecimento baseado nos sistemas de classifica o produzidos atrav s do estudo das cole es museol gicas desta rea No ensino por seu turno a utiliza o das cole es foi substitu da pela utiliza o de novas metodologias que recorriam tamb m experimenta o ou a meios audiovisuais que permitiam sem o recurso a objetos antigos com elevado grau de degrada o e manuten o dispendiosa transmitir e explicar a mat ria e pela novidade captar a aten o dos alunos Finalmente no campo da divulga o cient fica as cole es universit rias ainda segundo Delicado 2010 passaram a ter a concorr ncia de outros museus nos quais se incluem os Jardins Zool gicos os Parques Naturais ou os Centros de Ci ncia e de outros meios de divulga o da ci ncia para as massas como o cinema e a televis o Um outro aspeto a considerar sobre o decl nio das cole es cient ficas relativo especificamente s cole es universit rias de ci ncia a dificuldade administrativa que as institui es de ensino encontravam para justificar a cria o de uma institui o de mem ria como s o os museus no mbito das suas obriga es estatut rias e da sua miss o primordial N o queremos com isto dizer que as Universidades n o devam assumir o papel seu
357. ia natural da UC As diferentes tipologias de cole es foram ent o agrupadas nesses quatro grupos CASALEIRO 2010 301 de acordo com a sua natureza e tipologias sendo que a forma de pesquisar a informa o e de apresentar os resultados era com pequenas diferen as sempre a mesma facilitando a coer ncia na pesquisa de informa o e em consequ ncia o processo de consulta De acordo com Pedro Casaleiro 2010 300 o projeto do Museu Virtual do Museu da Ci ncia que tinha como objetivo conv m recordar fazer avan ar o processo de invent rio e digitaliza o das cole es em curso antes de 2005 permitiu a introdu o de 6 do total das cole es de ci ncia da UC Um n mero que poder ser considerado baixo se n o considerarmos o n mero total de objetos e esp cimes das cole es Note se que apenas as cole es de Zoologia representam um total de 190 000 esp cimes CASALEIRO 2010 298 e que data em que s o revelados estes dados os referidos 6 incluem quase a totalidade dos objetos que comp em a cole o de F sica e 50 das cole es de Antropologia e Qu mica CASALEIRO 2010 300 Al m do mais n o nos podemos esquecer que a apresenta o dos n meros sem mais tende a negligenciar um aspeto importante nos processos de digitaliza o do patrim nio que a qualidade da informa o registada Este aspeto particular que pode e deve ser aferido atrav s da consulta da informa o na referida plataform
358. ias pessoas da Am rica latina entre as quais Lina Nagel e Marcela Roubilard do CDBP Lina Nagel conhece nesse ano o respons vel pelo A amp AT no Getty Research Institute Toni Petersen e nesse encontro lan a as bases para o que viria a ser a parceria acima referida que possibilitaria a tradu o do conceituado thesaurus para castelhano iniciada entre 1996 e 1997 No mbito dessa parceria tamb m foi poss vel aos respons veis pelo CDBP estreitar o conhecimento que detinham sobre o CDWA a norma seguida no Programa SUR no que respeita estrutura do sistema de informa o e acompanhar o desenvolvimento do Cataloging Cultural Objects CCO um manual de procedimentos de cataloga o para arte arquitetura e objetos culturais BACA 2008 criado pela Visual Resources Association VRA Estas duas normas juntamente com a norma Object ID tiveram na base da cria o de uma norma de procedimentos para o registo e documenta o das cole es nos museus chilenos publicada em 2008 cujo t tulo Manual de Registro y Documentaci n de Bienes Culturales NAGEL 2008 Esta publica o que consideramos um exemplo a seguir est organizada em 3 cap tulos acrescida de uma concisa introdu o sobre a pertin ncia do manual No primeiro cap tulo destacam se as preocupa es sobre as quest es mais b sicas do invent rio e documenta o das cole es como a defini o dos conceitos de registo e documenta o os campos a utilizar
359. iciente para a sua implementa o em larga escala indispens vel que a norma seja adaptada nossa realidade e ao trabalho da comunidade museol gica nacional nesta rea considerando da mesma forma o enquadramento legal portugu s 7 1 3 Adapta o do SPECTRUM PT realidade portuguesa A ltima vers o do SPECTRUM ou melhor a primeira vers o do SPECTRUM PT composta por um conjunto de 21 procedimentos e seus requisitos de informa o descritos de forma esquem tica que facultam a aplica o de regras de gest o das cole es nos museus reconhecidas internacionalmente Todavia as regras impostas pela norma por via dos seus procedimentos e requisitos de informa o precisam de ser avaliadas de acordo com o enquadramento administrativo e legal de cada territ rio que as adote tendo em vista o cumprimento da legisla o e pol ticas j institu dos Como referimos o enquadramento legal de cada um dos procedimentos SPECTRUM que no mbito da anterior vers o da norma MCKENNA PATSATZI 2009 era indispens vel era uma das tarefas que nos trazia maior dificuldade dado o conhecimento jur dico especializado requerido No plano de trabalho que t nhamos inicialmente previsto para esta investiga o acautelamos a inclus o no comit de revis o da norma de um especialista na rea do direito cultural que nos permitiria conferir as normas legais nacionais e internacionais aplic veis a cada um dos 21 192 p
360. ico ou t cnicas como o funcionamento em rede de acordo com uma estrutura Cliente Servidor diferencia o de acessos controlo de acessos interoperabilidade e compatibilidade entre sistemas ou ainda quest es relacionadas com a acessibilidade informa o entre as quais o acesso ao reposit rio das cole es 255 Esta comiss o era constitu da por Michel van Praet MHN Paris Gon alo Byrne FCTUC Paulo Gama Mota FCTUC e Jo o Rui Pita FFUC e por uma Comiss o de Acompanhamento institucional onde participavam outras entidades e setores com interesse no projeto MOTA s d 4 202 atrav s de um browser o controlo da informa o a disponibilizada e a recupera o da informa o atrav s de pesquisas flex veis eram a par da adequa o da estrutura de dados s necessidades de registo de informa o sobre objetos conjuntos de objetos conserva o empr stimos exposi es documenta o historial etc alguns dos requisitos enunciados Nos requisitos era tamb m exigido que as solu es apresentadas permitissem o tratamento de dois tipos de acervos cada qual com caracter sticas pr prias Um desses tipos de acervos contava principalmente com instrumentos cient ficos e objetos etnogr ficos e o segundo dizia respeito s particularidades de informa o das cole es de hist ria natural zoologia mineralogia paleontologia e bot nica que exigem o cumprimento de normas espec ficas de classifica o 257
361. ient ficos no desenvolvimento da aplica o In natura MOTA e CASALEIRO 2011 5 Este protocolo visava obter uma aplica o que pudesse responder s necessidades verificadas pelos especialistas da UC nesta rea sem esquecer por m as fun es comuns s outras cole es atrav s da implementa o Utilizado para a digitaliza o das cole es de objetos etnogr ficos Museu de Antropologia e instrumentos cient ficos F sica e Qu mica 257 Utilizado para a digitaliza o das cole es de hist ria natural Zoologia Bot nica Mineralogia e Paleontologia 258 A vers o Plus das aplica es desenvolvidas pela Sistemas do Futuro representava a gama de produtos mais avan ada em 2001 S mais tarde em 2003 foi desenvolvida a vers o Premium dos mesmos produtos 25 Ainda existem no arquivo da Sistemas do Futuro algumas c pias desta informa o no entanto n o conseguimos aferir se foi realizado algum trabalho de importa o desta informa o para os sistemas adquiridos pela UC em 2001 203 no software dos resultados dos estudos t cnicos e trabalhos cient ficos realizados pela UC com o estudo do seu acervo Pese embora a import ncia que julgamos ter constitu do a aquisi o do software mencionado para a inventaria o das referidas cole es reveladora do interesse da Reitoria em fornecer os meios para a realiza o deste trabalho o trabalho de inventaria o e digitaliza o das cole es n o teve
362. imento desse trabalho N o obstante o enorme Este portal pretende ser um ve culo de comunica o e instrumento de participa o relacionado com a rea da documenta o de cole es museol gicas e patrim nio cultural semelhan a do que acontece com o portal Collections Link desenvolvido pela Collections Trust http www collectionslink org uk Consultado em 29 06 2012 301 esfor o do museu e da sua equipa o resultado do processo de invent rio e digitaliza o representa ainda uma percentagem pequena da totalidade das cole es da universidade coimbra Constatamos ainda que o Museu da Ci ncia n o tem uma pol tica de cole es abrangente da totalidade dos procedimentos de gest o tratados pelo SPECTRUM pese embora o especial cuidado que coloca na mat ria como ali s se exige atualmente a este tipo de institui es Atualmente o museu tem pol ticas definidas relativamente incorpora o acesso utiliza o seguran a e preserva o das cole es que respondem ao estabelecido na sua miss o Contudo s o tratadas separadamente em documentos distintos e omissas em rela o a determinados procedimentos do SPECTRUM como as auditorias ou a gest o da informa o sobre os direitos associados s cole es apenas para citar dois exemplos Acresce que a avalia o realizada demonstrou a utiliza o no processo de invent rio e gest o das cole es de v rias bases de dados facto que resulta da divis
363. imento econ mico verificado e com os benef cios sociais da resultantes A restrutura o do mercado de trabalho a institui o de f rias para os trabalhadores feriados e fins de semana o Salientamos a recente not cia relativa colabora o entre o Mundaneum e a Google para o acesso informa o daquele Centro de Arquivos na B lgica 23 aumento salarial e melhoria das condi es de vida proporcionada pelo forte crescimento econ mico levou a um aumento da procura de entretenimento e cultura Por outro lado ao longo do s culo XX a consci ncia e alerta para a salvaguarda do patrim nio e para a sua promo o passam para primeiro plano e d o origem cria o de novas estruturas algumas decorrentes de projetos previamente existentes que t m como miss o a defesa e promo o do patrim nio tanto escala global como nacional e local N o que as quest es relacionadas com o patrim nio n o fossem j uma preocupa o mas a sua institucionaliza o e o papel mais interventivo dos Estados s o agora uma realidade que por um lado decorre dos processos de democratiza o e por outro da afirma o das diversas identidades culturais no contexto global Seguem se dados conhecidos e que n o importa no contexto do presente trabalho aprofundar significativamente mas a sua refer ncia importante para contextualizar alguns dos pontos seguintes Em primeiro lugar o tempo dispon vel e as condi es so
364. imples facto de se verificar a preocupa o com uma sistematiza o do pr prio ato de documentar as cole es prevendo a normaliza o em termos de gest o documental das cole es denota uma importante evolu o no pensamento dos profissionais do setor durante aquele per odo No entanto os meios n o facilitavam a pr tica Estes invent rios continuaram a ser criados e mantidos nos meios dispon veis altura livros de cadastro fichas de invent rio manuscritas e constantemente rasuradas com as altera es e atualiza es de informa o Pese embora fossem timos poca estes instrumentos acarretavam enormes dificuldades no que diz respeito pesquisa atualiza o e partilha de informa o dentro e fora do museu Normalmente eram c pias nicas e mantidas por uma nica pessoa normalmente o conservador de determinada cole o com acesso restrito por imposi o do meio papel mas tamb m pela comum jun o a existente de informa o do foro privado da institui o museu com informa o n o classificada que podia ser acess vel sem grande preocupa o com a privacidade dos dados Durante longos anos esta foi a realidade dos museus e dos seus invent rios e documenta o Com a chegada e democratiza o dos meios tecnol gicos que caracterizam o mundo contempor neo ocorreu uma verdadeira revolu o No s culo XX tendo em conta o desenvolvimento na rea das tecnologias e comunica es por causa e ap s a
365. incipais ferramentas que os museus Atualmente disp em A implementa o do SPECTRUM uma tarefa ao alcance de todos os museus Embora circunscritos realidade do Reino Unido a implementa o dos procedimentos do SPECTRUM na maior parte dos museus que conhecemos HILLHOUSE 2009 revela a exist ncia de procedimentos anteriores que apesar de incompletos quando comparados com a norma refletem as preocupa es e metodologias preconizados nos novos procedimentos Quer isto dizer que em frequentemente os museus utilizam m todos de trabalho para diversas reas da documenta o e gest o de cole es que respeitam o determinado no SPECTRUM O facto n o nos surpreende uma vez que esta norma inglesa o reflexo da determina o da comunidade museol gica do Reino Unido na elabora o de um documento que espelhasse a pr tica profissional da gest o de cole es Portanto os procedimentos do SPECTRUM s o o reflexo dessa pr tica Cientes disso decidimos conhecer as metodologias utilizadas Atualmente em Coimbra na gest o das suas cole es tendo em vista determinar as poss veis semelhan as ou diferen as em rela o norma que o museu pretende implementar Solicitamos o acesso ao arquivo da cole o de Antropologia do antigo Museu de Hist ria Natural da UC agora Museu da Ci ncia para consultar os elementos documentais guardados para os processos de gest o da cole o como os empr stimos entrada e sa da estudo d
366. io destes eventos reside na cria o de uma comunidade que partilha problemas e objetivos comuns atrav s dos contactos entre diversos t cnicos e institui es que os encontros propiciam Assim sem preju zo do contexto econ mico e financeiro atual a empresa est totalmente empenhada em manter a realiza o destes eventos estando mesmo prevista a realiza o da pr xima edi o do Encontro de Utilizadores no in cio do pr ximo ano Um outro projeto importante que surgiu em 2005 foi o dos Grupos de Trabalho de Normaliza o que a empresa decidiu criar com o objetivo de discutir assuntos relacionados com a normaliza o utilizada para a gest o do patrim nio cultural que pudessem contribuir para a melhoria dos seus sistemas de informa o nas reas da terminologia estrutura de dados e procedimentos Os grupos que foram criados na altura dividiam se em 4 reas distintas Arqueologia Arte Etnologia Ci ncia e t cnica Estes grupos funcionavam de forma independente utilizando os meios eletr nicos de comunica o existentes Estava prevista a realiza o de duas reuni es anuais por grupo e uma anual que reunisse todos os participantes dos diferentes grupos O objetivo de certa forma ambicioso era o de criar um documento nico a disponibilizar na Internet com um conjunto de recomenda es e regras nas reas de normaliza o que mencion mos acima Este projeto cuja continuidade garantida pelos respons veis da emp
367. io subordinado ao tema Digitaliza o do Patrim nio Religioso realizado no primeiro dia onde respons veis das dioceses de Evora Porto Lamego e Santar m discutiram diferentes quest es sobre os processos de digitaliza o que tinham em curso h j alguns anos O 7 Encontro de Utilizadores e ltimo que a empresa realizou teve lugar em Portim o em 2010 a 352 4 5 de eae no novo Museu Municipal daquela cidade Os temas deste encontro foram multim dia e 354 5 A A i A na educa o cole es online e projetos em parceria Como tinha acontecido na anterior edi o a Sistemas do Futuro decidiu incluir no primeiro dia deste encontro a realiza o de um workshop dedicado ao tema Museums and Social Media um assunto que ent o como agora alvo de debate aceso nos diversos f runs nacionais e internacionais de museus e museologia introduzido atrav s de uma confer ncia de abertura da responsabilidade de Conxa Rod respons vel na altura do projeto de Internet do Museo Picasso de Barcelona e especialista nesta rea intitulada Museo 7 Toda a informa o sobre este encontro est dispon vel em http www sistemasfuturo pt encontro2005 Consultado em 21 06 2012 A empresa decidiu como este novo formato criar uma p gina para cada encontro que permitisse a sua mem ria futura 8 Cf Programa do encontro em http www sistemasfuturo pt encontro2005 programa html Consultado em 21 06 2012
368. ional Todavia acreditamos que uma altera o significativa nesta rea s poder ser bem sucedida se traduzir o esfor o conjunto de tutelas museus e profissionais para a cria o de uma estrat gia de m dio e longo prazo de refor o de utiliza o das cole es e da informa o associada principalmente pelos setores educativo e tur stico Esta estrat gia de utiliza o das cole es deveria ter na nossa opini o como objetivo principal a preocupa o com o aumento do conhecimento e a capta o de novos p blicos semelhan a do que acontece nos programas de apoio ao setor museol gico noutros pa ses Como tal a sua aplica o futura deve ser medida e acompanhada com um rigoroso sistema de avalia o que permitisse perceber a rela o entre custos e benef cios do investimento nesta rea A documenta o de cole es um trabalho silencioso e de longo prazo N o tem um retorno r pido nem direto Mas considerando que o conhecimento e a informa o s o do ponto de vista econ mico e social fatores chave poder o os respons veis da rea continuar a descurar este trabalho N o podem Com este trabalho procuramos disponibilizar algumas ferramentas que minimizem o peso dos custos na rela o com os benef cios trazidos pelos bons projetos de documenta o O SPECTRUM 415 Decreto Lei n 115 2012 de 25 de Maio e Portaria n 223 2012 de 24 de Julho 308 PT e a nova vers o do In patrimonium Net baseiam
369. ional para a Cultura Eixo 2 Medida 2 2 apoiava diretamente programas de Invent rio e digitaliza o do patrim nio im vel e m vel e sua divulga o e privilegiava a utiliza o das novas tecnologias de informa o para acesso cultura Cf http www qca pt pos poc asp Consultado em 22 06 2012 7 Utilizaremos a express o browser para as aplica es que permitem a consulta e navega o na Internet porque nos parece mais apropriada do que o termo em portugu s navegador 247 mais r pida e eficaz na apresenta o dos resultados Diferentemente da primeira vers o do In 328 b web e apesar dos conte dos estarem desatualizados encontramos ainda um exemplo desta 2 329 vers o dispon vel para consulta atrav s do In web do Museu Municipal de Vale de Cambra o endere o http www museusportugal org mmvc_inweb Consultado em 20 06 2012 O In web foi a primeira iniciativa da empresa no desenvolvimento de aplica es para a Internet e representou de certa forma o in cio de um novo ciclo no seu percurso onde a divulga o do patrim nio cultural atrav s das novas tecnologias existentes assume um papel preponderante A ferramenta propriamente dita foi inovadora em Portugal A empresa estava consciente da sua import ncia para os museus no futuro pelo que decidiu criar um novo departamento designado por Design e Multim dia que teria a responsabilidade de conceber desenhar e programar estas e outras apli
370. is es da estrutura de dados da Sistemas do Futuro 274 Neste primeiro n vel de an lise a elevada compatibilidade que verificamos na ESF uma indica o clara na nossa opini o da influ ncia que a normaliza o internacional nesta rea tem tido nos diversos projetos e do constante trabalho de concilia o entre as diversas normas que tem sido feito nos ltimos anos CROFTS 2000 KOCH e KOCH 2012 Contudo importa fazer um segundo n vel de an lise mais detalhado relativo estrutura espec fica de cada grupo de informa o e das unidades que os comp em onde estabelecemos a correspond ncia entre cada unidade de informa o dos RIS com os campos subtarefas e suas rela es da ESF O resultado desta an lise pode ser observado na Tabela de correspond ncia RSI ESF Anexo VII no volume de anexos que acompanha o presente trabalho Importa no entanto abordar alguns pontos da nossa an lise no sentido de esclarecer algumas op es e estrat gias que nortearam o mapeamento das duas estruturas Desde logo tom mos a decis o de agregar os diferentes grupos de informa o da RSI em apenas quatro categorias de forma a obtermos uma inequ voca refer ncia s tarefas do ESF correspondentes que demonstramos a seguir Documenta o Grupo de refer ncias Outros grupos Outros Grupos Pessoas Grupos culturais Institui es Locais Administra o e gest o do sistemas Tabela 5 Representa o das quatro reas d
371. is do que isso Na p gina de refer ncia deste programa da Collections Trust o SPECTRUM anunciado n o apenas como um standard mas sim como um 99139 way of working with museum collections representado num programa da CT que se divide em tr s importantes reas Cf http www collectionslink org uk programmes spectrum Consultado em 06 07 2012 111 1 SPECTRUM Standard a parte do programa na qual se inclui a norma propriamente dita bem como os projetos de tradu o para outras l nguas ou mais recentemente os projetos de adapta o da norma a determinado local localizations o termo usado pelos respons veis da a a Standards CT Nesta rea do programa encontramos tamb m o SPECTRUM Schema Wiki e as SPECTRUM Terminologies 2 SPECTRUM Resources esta sec o do programa cont m os recursos criados pela CT contando com o contributo dos profissionais e dos museus para auxiliar os museus na aplica o pr tica da norma Destacamos nesta rea o SPECTRUM Advice constitu do por um conjunto de fichas de apoio aplica o da norma que constituem uma ferramenta fundamental sobre esta mat ria para o museu e os seus profissionais Nesta rea podemos tamb m aceder a outros recursos como as diferentes licen as do SPECTRUM para institui es ou indiv duos uma apresenta o do SPECTRUM Partners Scheme uma introdu o ao SPECTRUM ou ainda um gloss rio COLLECTIONS TRUST 2011 co
372. itish Standard a n o obrigatoriedade de incorporar no primeiro os coment rios e contribui es de todas as partes permitindo assim a constru o r pida de uma norma de car ter consultivo e informal que representa o primeiro passo numa rea necessitada de normaliza o formal BSI 2012 A sua cria o pretende constituir um c digo de pr tica para os arquivos bibliotecas e museus que t m a seu cargo a gest o do patrim nio cultural obrigando os a construir um enquadramento para a gest o das cole es que inclua pol ticas processos e procedimentos em termos de acesso documenta o conserva o e desenvolvimento das mesmas BSI 2012 Apresentamos em seguida para facilitar a compreens o e abrang ncia desta quest o o esquema extra do do SPECTRUM 4 0 que identifica as rela es existentes entre os procedimentos e a organiza o definida pelo PAS 197 2009 em termos de pol ticas de gest o de cole es Recolha da Declara o de Miss o da Institui o Pol ticas de gest o de cole es Desenvolvimento de Colec es pol ticas Informa o de A Acesso Colec o Colec es Conserva o e processos e procedimentos Documenta o pol ticas processos e pol ticas processos e procedimentos Cuidado das Colec es pol ticas processos e procedimentos procedimentos Pr entrada Controlo de invent rio Empr stimos Transporte Entrada de objecto Cortrolo
373. ity record for corporate bodies persons and families 2nd edition html Consultado em 20 01 2012 em diferentes l nguas E MAchine Readable Cataloguing publicado pela Library of Congress e dispon vel em http www loc gov marc bibliographic ecbdhome html Consultado em 20 01 2012 Functional Requirements for Bibliographic Records publicado pela International Federation of Library Associations and Institutions IFLA e do qual j falamos a prop sito da sua rela o com o CIDOC CRM Information and documentation Format for Information Exchange ISO 2709 1996 revista pela ISO 2709 2008 7 Metadata Object Description Schema tamb m publicado pela Library of Congress e dispon vel em http www loc gov standards mods Consultado em 20 01 2012 A norma do Reino Unido para a descri o do ambiente hist rico de edif cios s tios arqueol gicos locais de naufr gio etc dispon vel em http www english heritage org uk professional archives and collections nmr heritage data midas heritage Consultado em 21 01 2012 publicada pela English Heritage Uma norma para a descri o de obras de artes visuais e das imagens que as documentam publicada pela Visual Resources Association e dispon vel em http www vraweb org projects vracore4 Consultado em 21 01 2012 Uma norma que facilita a recupera o de informa o em reposit rios digitais Est dispon vel em http dublincore org documents 1999 07 02 dces Consulta
374. iza o dizem respeito a quest es como a repetibilidade da informa o registar mais do que um estado de conserva o por exemplo para manter um hist rico desse tipo de informa o e s rela es que cada unidade tem com outras a unidade de informa o sobre o estado de conserva o tem como bvio uma rela o direta com a unidade de informa o relativa data do estado de conserva o 160 Pol ticas que definem a atua o do museu quanto incorpora o e desincorpora o de objetos DAWSON HILLHOUSE 201la 8 16l Pol ticas que definem a atua o do museu sobre a documenta o das suas cole es DAWSON HILLHOUSE 201 La 8 2 Pol ticas que definem a atua o do museu em rela o conserva o preventiva e interventiva das suas cole es DAWSON HILLHOUSE 201 La 8 119 credita o de museus definido pelo Arts Council Na vis o da CT com a qual concordamos a depend ncia direta dos procedimentos implementados na gest o e documenta o das cole es das pol ticas definidas pelos museus permitir a m dio ou longo prazo a sua avalia o qualitativa de acordo com os objetivos e miss o do museu Esta avalia o por seu turno permitir ao museu realizar as necess rias corre es altera es aos m todos e processos que n o apresentem os resultados esperados pela institui o cumprindo desta forma um ciclo de aperfei oamento dos atos de gest o que trar benef cios importan
375. izem diferentes sistemas de gest o de informa o N o obstante a nossa posi o cr tica sobre esta mat ria de inteira justi a o reconhecimento do papel desempenhado pelos diferentes organismos que t m cuidado do setor a n vel governamental O IPM e sucessores constru ram um legado importante nesta mat ria quer atrav s da RPM quer do projeto Matriz que tem uma clara influ ncia na defini o de um outro instrumento de valor reconhecido por toda a comunidade museol gica nacional a Lei quadro dos Museus Portugueses Lei n 47 2004 de 19 de Agosto 4 3 A Lei quadro de Museus e a documenta o A Lei quadro dos Museus constituiu um marco deveras importante na recente hist ria da museologia portuguesa A sua elabora o e aprova o completa primeira etapa de um longo percurso que tem por objetivo refor ar a valoriza o e a qualifica o dos museus assegurar a salvaguarda e a frui o p blica do patrim nio sua guarda incentivar a forma o e o reconhecimento profissional de quantos neles trabalham OLEIRO 2004 1 E sendo apenas um instrumento fundamental para sustentar um processo de adapta o moderniza o e consolida o 108 No caso de cria o de thesauri em Portugu s dever amos juntar organiza es dos diferentes pa ses de l ngua portuguesa como acontece com o Thesaurus de Instrumentos Cient ficos que est a ser organizado por diferentes institui es de Portugal e Brasil Cf h
376. ja constru da de acordo com as normas mais indicadas para cada situa o Isto obriga ao conhecimento do trabalho de um conjunto de institui es internacionais que se t m dedicado ao trabalho de produ o normativa um pouco por todo o mundo 3 2 As institui es relevantes Como referimos a documenta o em museus teve o seu grande desenvolvimento ap s a II Grande Guerra Nessa altura come aram a formar se na Europa e nos Estados Unidos principalmente algumas institui es de mbito internacional ou nacional com o intuito exclusivo de se dedicar ao estudo sobre documenta o em museus em todas as suas vertentes 3 2 1 O CIDOC Comit Internacional para a Documenta o do ICOM A primeira e mais importante institui o que se dedica s problem ticas levantadas por esta tarefa foi fundada em 1950 como um dos comit s internacionais do International Council of Museums ICOM com a designa o de CIDOC ou The International Committee for Documentation A sua cria o segundo nos diz Teresa Marin Torres 2002 305 foi solicitada pelo personal del proprio centro de documentaci n del ICOM en Paris Desde ent o esta entidade tem sido o motor para o desenvolvimento da documenta o em museus dentro do ICOM sendo o seu trabalho no dom nio da normaliza o documental e na posterior informatiza o dos museus um dos mais importantes que encontramos ao longo dos anos e com maior impacto no conhecimento das cole
377. jetos e estes estejam num local externo ao museu Preserva o e conserva o das cole es Conservation and collections care sempre que necess rio executar algum ato de conserva o que permita o transporte dos objetos Gest o de seguros e indemniza es Insurance and indemnity management para assegurar a contrata o do seguro e indemniza o apropriada Sa da do objeto Object exit para os objetos cujo transporte os levar para fora do espa o da institui o Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control nos casos em que o transporte seja de natureza interna Os requisitos de informa o necess rios neste procedimento prendem se com os dados de identifica o dos objetos e estados de conserva o necess rios para a autoriza o do seu transporte com a informa o referente avalia o dos objetos para contratar um seguro de acordo com esses dados com as condi es necess rias para o seu transporte e os documentos que est o associados com cada processo Uma lista completa dos requisitos de informa o do procedimento Transporte poder ser consultada no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO II O procedimento Transporte n o um procedimento prim rio do SPECTRUM pelo que a sua implementa o no museu poder ser considerada secund ria No entanto sublinhamos que o SPECTRUM poder ser um instrumento til para utilizando a norma m nima c
378. jetos verdadeiramente transformadores do setor como o CIMI ou ainda o Object ID Destacamos entre os seus mais relevantes contributos a cria o de thesauri e a cria o da norma Categories for the Description of Works of Art CDWA A cria o de thesauri ou terminologia controlada para descrever e classificar patrim nio cultural e natural uma ambi o antiga dos profissionais de museus Desde cedo com a introdu o de sistemas computorizados sentida a necessidade de utilizar um conjunto de termos e conceitos comuns que permitam a recupera o r pida e eficiente da informa o Ora essa necessidade s pode ser resolvida com a cria o por parte de quem det m a informa o de listas de termos e suas defini es estruturadas com depend ncias e rela es entre cada um dos conceitos e termos que depois possam ser utilizadas pelos sistemas de gest o de cole es e os portais de pesquisa de informa o para registar e recuperar a informa o de acordo com os crit rios e significado pretendidos de um e outro lado O GettyResearch Institute tem vindo ao longo dos ltimos anos a fazer um trabalho not vel neste campo espec fico com aquilo a que designa Getty Vocabularies Neste projeto desenvolve quatro vocabul rios estruturados que podem ser utilizados na cataloga o do patrim nio e no acesso a este atrav s de portais de pesquisa Cada um dos vocabul rios compat vel com as normas internacionais de constr
379. junto de fichas exclusivamente dedicadas ao invent rio das cole es daqueles Museus com funcionalidades distintivas m nimas para as grandes reas patrimoniais das suas cole es Arte Arqueologia e Etnologia e assentava em tecnologia UNIX numa plataforma servidor cliente qual se juntava um sistema de gest o de ficheiros de imagem de capacidade reduzida suportado por servidor pr prio com discos ticos externos COSTA 2010 24 Esta estrutura para al m das limita es que apresentava e das quais se destaca a sua fraca interoperabilidade com outras ferramentas como as de produtividade por exemplo exigia ao IPM um enorme esfor o financeiro para suportar a sua aquisi o e os recursos humanos necess rios com forma o t cnica especializada para assegurar a opera o do sistema nos museus dependentes Na mesma altura conseguimos tamb m perceber a emerg ncia de diferentes projetos embora pontuais que nasciam no seio de alguns museus portugueses com o objetivo de utilizar as tecnologias emergentes sistemas operativos aplica es de produtividade como o Microsoft Access ou o FileMaker por exemplo e outras para facilitar um trabalho at ent o identificado como moroso e pouco rent vel se continuasse a ser realizado da forma tradicional Os projetos mais relevantes nessa mat ria j foram por n s identificados em 2007 MATOS 2007 30 com base na avalia o feita por Pedro Teot nio Pereira atrav s de diferentes
380. kup Language SGML Genebra International Organization for Standardization ISO 2709 2008 Information and documentation Format for information exchange Genebra International Organization for Standardization ISO 9735 9 1999 Electronic data interchange for administration commerce and transport EDIFACT Application level syntax rules Syntax version number 4 Part 9 Security key and certificate management message message type KEYMAN Genebra International Organization for Standardization ISO 23950 1998 Information and documentation Information retrieval 239 50 Application service definition and protocol specification Genebra International Organization for Standardization ISAD G general international standard archival description adopted by the Committee on Descriptive Standards Stockholm Sweden PAS 197 2009 Code of practice for cultural collections management London British Standard Institution 341 342 Legisla o Decreto Lei n 278 91 D R n 182 S rie I A de 1991 08 09 Cria o Instituto Portugu s de Museus Decreto Lei n 161 97 D R n 145 S rie I A de 1997 06 26 Aprova a org nica do Instituto Portugu s de Museus IPM do Minist rio da Cultura e revoga o Decreto Lei n 278 91 Decreto Lei n 398 99 D R n 239 S rie I A de 1999 10 13 Aprova a org nica do Instituto Portugu s de Museus IPM do Minist rio da Cultura e revoga o Decreto Lei n 161
381. l com a estrutura definida para o Getty Thesaurus of Geographic Names por n s j referido e que representa quase um milh o de registos sobre este tipo de informa o No entanto importante referir que a ESF prev a exist ncia de uma subtarefa de invent rio que permite a identifica o e gest o do patrim nio im vel que nas rela es com esta tipologia de bens culturais pode suprir algumas das necessidades a que a nova subtarefa proposta procura responder Seguem se alguns dados estat sticos que traduzem as condi es que a empresa enfrenta no desenvolvimento da nova vers o Grupo de Total de Unidades Unidades novas Percentagem Informa o Unidades RSI compat veis compatibilidade Invent rio Eventos A proposta de compatibiliza o com este thesaurus feita tendo em conta a metodologia utilizada pela empresa no que diz respeito utiliza o de normas internacionais e os trabalhos de investiga o que tem desenvolvido na rea da terminologia em anos recentes JORGE 2011 Este recurso do Getty Institute pode ser acedido em http www getty edu research tools vocabularies tgn Consultado em 30 06 2012 218 Grupo de Total de Unidades Unidades novas Percentagem Informa o Unidades RSI compat veis compatibilidade Tabela 6 Indice de compatibilidade entre a RSI e a ESF O resultado desta an lise que n o nos surpreende bastante animador em rela o aos objetivos da empresa p
382. l e pode responder por todas as sa das de objetos incluindo as relativas a dep sitos empr stimos e outras situa es semelhantes assegurar que a informa o sobre a localiza o dos objetos atualizada assegurar que os objetos s saem com a devida autoriza o assegurar a exist ncia de um recibo assinado por ambas as partes na transfer ncia de cust dia do objeto entre institui es Deve ser tamb m acautelada a exist ncia de assinaturas e documenta o quando se verifique a exist ncia de intermedi rios empresas de transporte ou couriers na sa da dos objetos A sa da de objetos deve ser sempre acautelada pela equipa do museu em colabora o pr xima com os representantes da institui o que ir acolher temporariamente o objeto e com os intermedi rios que possam tamb m intervir no processo O museu deve certificar se que toda a informa o relevante sobre cada uma das entidades intervenientes pedida e guardada no sistema de informa o e gest o das cole es Este procedimento est relacionado por diversos motivos com outros procedimentos do SPECTRUM concretamente Entrada de objetos Object entry sempre que a entrada dos objetos seja tempor ria Empr stimo Entrada Loans in para a devolu o dos objetos ao seu propriet rio Empr stimo Sa da Loans out nas situa es em que a sa da decorre de um empr stimo dos objetos da cole o do museu Desincorpora o e
383. lat rios T cnicos n 6 Tradu o Maur cio O Santos e Patr cia Souza S o Paulo Editora da Universidade de S o Paulo e Funda o Vitae RESOURCE THE COUNCIL FOR MUSEUMS ARCHIVES AND LIBRARIES 2004 Da Austr lia a Zanzibar Planos de Certifica o de Museus em Diversos Pa ses Museologia Relat rios T cnicos n 6 Tradu o Maur cio O Santos e Patr cia Souza S o Paulo Editora da Universidade de S o Paulo e Funda o Vitae RIBEIRO Fernanda 2005 Organizar e representar informa o apenas um meio para viabilizar o acesso Revista da Faculdade de Letras Ci ncias e T cnicas do Patrim nio Porto Faculdade de Letras da Universidade do Porto I S rie vol IV pp 83 100 RIBEIRO Fernanda SILVA Armando Malheiro da 2004 Forma o perfil e compet ncias do profissional da Informa o Em linha Actas do 8 Congresso Nacional de Bibliotec rios Arquivistas e Documentalistas Lisboa e Estoril Consultado em 10 11 2011 Dispon vel em http hdl handle net 10216 14056 ROBERTS Andrew D e LIGHT R B 1980 Progress in Documentation Journal of Documentation Bradford Emerald Vol 36 No 1 ROBERTS Andrew D et al 1986 Museum documentation systems developments and applications London Butterworths ROBERTS Andrew D ed 1988 Collections Management for Museums Proceedings of an International Conference Cambridge Museum Documentation Association ROBERTS Andrew D e
384. lataforma de disponibiliza o e publica o das cole es o In web Na mesma linha de atua o em 2011 apresentada a disserta o de mestrado em Museologia apresentada Faculdade de Letras da Universidade do Porto da responsabilidade de Nat lia Jorge intitulada Ensaio sobre o AAT Art amp Architecture Thesaurus proposta terminol gica de adapta o realidade portuguesa JORGE 2011 onde a autora refletiu e apresentou uma solu o de gest o de thesauri multilingues com base no conceituado thesaurus do Getty Institute visando a sua tradu o e adapta o futuras realidade portuguesa Este trabalho representou a oportunidade para criar uma proposta de sistema de gest o e controlo de terminologia o In thesauri que a Sistemas do Futuro j desenvolveu e se encontra agora a ser testado por diversas institui es Sobre 258 este trabalho destacamos a import ncia que esta mat ria assume no contexto nacional onde s o t o raros como necess rios os projetos e processos de cria o de terminologia para a rea do patrim nio Paralelamente realiza o destes projetos de investiga o a empresa tem continuado a apoiar outros colaboradores principalmente na rea da programa o na participa o em cursos col quios e confer ncias internacionais relacionadas com as tecnologias que a empresa utiliza no desenvolvimento dos seus produtos e apoia tamb m a realiza o de uma licenciatura nesta rea
385. lic vel e se mant m atenta s altera es legislativas assegurar que conduzida uma pesquisa bem documentada sobre todos os direitos associados sempre que s o adquiridos ou incorporados novos objetos registar detalhadamente e acompanhar as altera es de todos os direitos associados com a cole o assegurar que nas negocia es contratuais sobre bens sujeitos a direitos de Propriedade Intelectual sejam tidas em conta as quest es da entidade legal detentora desses direitos das restri es legais sua utiliza o de requisitos impostos pelos patrocinadores ou dire o do museu assim como as quest es relativas aos impostos e taxas aplic veis assegurar que os direitos de outras entidades s o assegurados pelo museu ou por outras entidades assegurar que os direitos do museu s o respeitados por outras institui es ou pessoas assegurar que h uma consci ncia generalizada para a exist ncia de material com direitos de publica o ou outros associados e que os direitos de publica o retidos pela institui o n o s o perdidos de forma acidental assegurar que na produ o de novo material ou conte dos o museu regista os direitos associados assegurar que quando a institui o encomenda algum trabalho todos os direitos de Propriedade Intelectual s o atribu dos institui o ou tratados de acordo com a legisla o em vigor Neste procedimento h uma forte intera o entre a equipa do museu q
386. licacionesDigitales html Consultado em 04 03 2012 2 Cf http www dibam cl subdirec museos index asp id submenu 1084 amp id menu 2 Consultado em 20 02 2012 3 Cf http www dibam cl Consultado em 20 02 2012 Cf http www cdbp cl Consultado em 20 02 2012 Para al m dos museus dependentes do DIBAM participam tamb m neste programa o Departamento de Antropologia da Universidade do Chile e a Pinacoteca da Universidad de Concepci n Cf http www dibam cl subdirec museos contenido asp id contenido 63 amp id submenu 109 amp id menu 56 Consultado em 21 02 2012 Cf http www surdoc cl Consultado em 23 02 2012 69 comp e as cole es museol gicas do Chile Este sistema comportava em Outubro de 2010 um total de 103 058 registos de objetos e 97 188 imagens dos mesmos Este esfor o de documenta o das cole es dos museus chilenos foi sendo realizado de uma forma sustentada desde a cria o do programa SUR segundo nos foi dado a conhecer numa comunica o apresentada confer ncia anual do CIDOC de 2009 em Santiago do Chile Os seus respons veis t m assumido uma postura respons vel no desenvolvimento do projeto prevendo por um lado a atualiza o das ferramentas e normas seguidas ao longo dos anos e por outro a sua internacionaliza o atrav s de parcerias com a vizinha Argentina por exemplo que beneficiar o o projeto com a introdu o de melhorias propostas por estes no
387. logia F sica Qu mica Mineralogia etc com uma gest o centralizada em termos de acesso permiss es de utiliza o atualiza es ou assist ncia t cnica parecem nos 36 Esta avalia o ter que ser feita para todas as tabelas auxiliares que estejam a ser usadas nas diferentes bases de dados 307 A t tulo de exemplo apontamos a utiliza o dos termos para definir um estado de conserva o ou seja o museu deve definir em rela o a todas as tipologias de objetos o que entende por bom ou mau estado de conserva o 308 O cruzamento de informa o sobre a coleta de objetos no terreno apenas para dar um exemplo poderia fornecer dados mais completos sobre o trabalho desenvolvido por diversos investigadores e cientistas que contribu ram para a riqueza de v rias cole es da Universidade de Coimbra atrav s da recolha de diversos objetos e esp cimes nos trabalhos de campo que desenvolveram 229 PANE 309 demasiadamente evidentes Este processo acarreta um razo vel investimento de tempo e recursos 310 ee cane z E humanos e a necessidade absoluta de verifica o dos dados ap s a sua conclus o O segundo trabalho preparat rio j foi iniciado pelo museu Prende se com a defini o de uma pol tica de gest o de cole es para o Museu da Ci ncia que tem obrigatoriamente de abordar os temas de todos os procedimentos tratados pelo SPECTRUM para facultar a sua implementa o Neste momento o Museu da
388. ltou na entrada de cerca de 400 objetos daquela regi o brasileira em 1806 na Universidade de Coimbra CASALEIRO 2010 298 Alguns dos objetos etnogr ficos da cole o de antropologia da UC s o dos mais antigos que se encontram em todo o mundo e representam culturas que atualmente se encontram em risco de extin o ou inclusivamente j desapareceram fazendo com que esta cole o tenha uma posi o de relevo no panorama internacional para o estudo de culturas do Brasil Angola e Mo ambique MOTA s d CASALEIRO 2010 Al m destes pa ses existem objetos que representam a cultura de Portugal Timor S Tom Guin Goa Macau etc A cole o de osteologia humana contabiliza um total de 2 300 exemplares CASALEIRO 2010 298 Para al m destas ci ncias as cole es da Universidade de Coimbra s o tamb m constitu das por um importante esp lio das reas da F sica Qu mica Astronomia Medicina e Farm cia Deste n cleo destaca se a cole o de F sica Um not vel conjunto de instrumentos de investiga o e ensino que reflete o trabalho desenvolvido pela Universidade desde 17772 nesta rea cient fica de entre o qual se destaca pelo seu valor hist rico e tamb m art stico um famoso conjunto de pe as do s culo XVIII CASALEIRO 2010 298 Os cerca de 3 000 objetos que a comp em representam a hist ria do ensino desta ci ncia em Coimbra e colocam a Universidade numa posi o cimeira a n vel internacional no
389. lvimento de sistemas de gest o de cole es a Zetcom AG da Su a fez uma apresenta o naquela confer ncia onde atrav s da resposta quest o How do the facts of increasing demands the growing number of standards the education of museum professionals and budget concerns within cultural institutions go together enuncia uma cole o de requisitos que em resultado do maior conhecimento e forma o nesta rea os museus e seus profissionais t m vindo a exigir nos seus sistemas de informa o KANTER 2008 Esses requisitos v o desde a mais b sica resposta s normas documentais integra o com outros sistemas ao interc mbio de informa o salvaguarda e preserva o dos reposit rios digitais passando pela importante quest o da utiliza o de sistemas de vocabul rios controlados para acabar com as quest es relativas atualiza o tecnol gica em termos de software e hardware e com as funcionalidades e interfaces espec ficos solicitados por distintos museus Sem preju zo da import ncia destas quest es para as institui es que lidam com a documenta o do patrim nio Kanter questiona se todos os museus necessitam efetivamente de um sistema assim completo e se esse sistema existe Conclui que n o h at ao momento um sistema venda no mercado que proporcione todas aquelas funcionalidades e que n o existir um museu incluindo os de maior dimens o que dele conseguisse retirar todas as v
390. m a completar a oferta da empresa o In memoria e o In doc O primeiro destes produtos o In memoria responde preocupa o crescente que se vinha a verificar com a documenta o do patrim nio imaterial nomeadamente desde a confer ncia anual do CIDOC de 2002 em Porto Alegre Brasil sob o tema Preservando Culturas Documentando o Patrim nio Imaterial onde se apresentaram e discutiram um conjunto de iniciativas nesta rea e desde a aprova o em 2003 da Conven o para a Salvaguarda do Patrim nio Cultural Imaterial ratificada por Portugal apenas em 2008 COMISS O NACIONAL DA UNESCO s d onde se define o mbito e objetivos a ter em conta na salvaguarda desta tipologia de patrim nio Tendo em vista o seu desenvolvimento a empresa realizou uma investiga o sobre determinados projetos principalmente sul americanos cujos resultados j eram ent o pass veis de pesquisa em linha e contou em Portugal com a colabora o de diversas entidades interessadas na ferramenta bem Uma c pia de arquivo do s tio institucional da confer ncia pode ser consultada atrav s do CIDOC em Apa trie ee oe ae Zee bl Consultado em 03 06 2012 33 Aprovada pela Resolu o da Assembleia da Rep blica n 12 2008 de 24 de Janeiro e ratificada pelo Decreto do Presidente da Rep blica n 28 2008 de 26 de Mar o 250 como com um teste espec fico sobre a documenta o de t cnicas de constru o em terra levado a cabo por
391. m a inten o de recolher alguns dados que nos permitissem esclarecer esta quest o Apesar de todos os cuidados que tivemos na constru o do inqu rito e na recolha e an lise dos dados obtidos obtivemos apenas alguns dados que sustentam a opini o que resulta da nossa experi ncia profissional 230 Atrav s da participa o no SPECTRUM Partners Scheme e da consequente avalia o dos sistemas que desenvolve pela equipa da CT 31 De entre os quais destacamos pela sua pertin ncia e atualidade o projeto Thesaurus de Acervos Cient ficos em L ngua Portuguesa dispon vel em http chcul fc ul pt thesaurus Consultado em 24 06 2012 e o projeto da Rede Tem tica em estudos de azulejaria e cer mica Jo o Miguel dos Santos Sim es dispon vel em http redeazulejo fl ul pt Consultado em 24 06 2012 para os quais forneceu o sistema de informa o e a ferramenta de pesquisa na internet que possibilitam o trabalho das duas equipas 183 7 1 1 O SPECTRUM em Portugal O inqu rito composto por tr s grupos de perguntas que se dividem da seguinte forma 1 Grupo relativo experi ncia e contexto profissional em rela o documenta o e gest o de cole es 2 Grupo relativo ao SPECTRUM e sua adapta o e utiliza o em Portugal 3 Grupo relativo utiliza o da documenta o e gest o de cole es como crit rio fundamental para a certifica o dos museus Os tr s grupos de perguntas tinh
392. m as altera es que resultam da aprendizagem e experi ncia acumulados em 16 anos de exist ncia a base do sucesso e qualidade dos seus produtos e servi os Neste projeto externo a empresa cumpre os seus objetivos atrav s da concretiza o de diferentes iniciativas que descreveremos apontando sempre que poss vel alguns exemplos A primeira destas iniciativas assenta no estabelecimento de protocolos de colabora o com museus e outras institui es que utilizam as aplica es da Sistemas do Futuro com o objetivo de investigar e desenvolver novas funcionalidades nos sistemas de gest o da empresa ou mesmo de criar aplica es totalmente novas como aconteceu como vimos no caso do In natura que foi desenvolvido atrav s de protocolos de colabora o estabelecidos com a Faculdade de Ci ncias da Universidade do Porto e a Universidade de Tr s os Montes e Alto Douro O primeiro desses protocolos foi criado no mbito do projeto GEIRA com o objetivo de desenvolver a vers o 3 0 do Jn arte a vers o Plus portanto e promover a sua utiliza o pelos museus que participavam naquele projeto da Universidade do Minho O protocolo estabelecido em 1998 com esta universidade tinha tamb m como objetivo o desenvolvimento de uma plataforma comum de publica o e consulta dos registos de invent rio realizados pelos museus o que tendo em conta o momento da sua realiza o revelador da capacidade de inova o daquelas duas entidade
393. m conhecimento aqui que ancora tamb m a contribui o que a Ci ncia da Informa o no entendimento de grande parte os seus defensores a ci ncia que deve cuidar analisar classificar ordenar conservar e difundir rigorosamente da informa o SILVA 2003 sa 2 trouxe para os processos de documenta o em museus A A Ci ncia da Informa o assim batizada em 1958 RIBEIRO SILVA 2004 para a qual contribuiu significativamente a cria o no Reino Unido do Institute of Information Scientists IIS hoje designado Chartered Institute of Library and Information Professionals CILIP fruto da fus o daquele instituto com a Library Association LAUK em 2002 atrav s da reflex o e estudo sobre a informa o e metodologias de trabalho utilizadas pelos profissionais que dela tratam bibliotec rios arquivistas documentalistas assume um papel determinante nas mudan as que as institui es documentais entre as quais se inclui o museu reportando nos aqui ainda vis o antecipada de Otlet OTLET 1996 sofrem com o advento da Sociedade de Informa o Com efeito a sua influ ncia na forma como o museu trabalha a informa o fundamental S o os avan os conseguidos h mais tempo nas reas das bibliotecas e arquivos institui es que est o na base da Ci ncia da Informa o que permitem aos profissionais de museus principalmente na Sobre o assunto apresentamos na Confer ncia Museus e Sociedade
394. m esta nova forma de pensar o mundo racionalizando e sistematizando o conhecimento que a necessidade de novas formas de cataloga o se tornou premente Nesta altura as cole es come aram a ser reunidas de forma pensada e estruturada com objetivos preestabelecidos e como resposta a necessidades bastante espec ficas de ensino de promo o social ou simplesmente est ticas Estas circunst ncias estiveram na origem da cria o de sistemas de classifica o taxon mica antes existiam apenas cat logos ilustrados sem nenhuma organiza o espec fica para satisfazer as exig ncias de um tempo onde a primazia da raz o dominava a constru o do conhecimento e a par a forma de organiza o dos museus e a constru o das suas cole es nesta altura coeva com a cria o de grandes Museus como o British o Louvre ou o Museu do Vaticano que conhecemos os primeiros cat logos produzidos com base em estudos desenvolvidos de arte arquitetura filosofia est tica ci ncia ou mesmo em tratados sobre a forma de organizar e sistematizar as cole es MAR N TORRES 2002 Foi o tempo de tomada de consci ncia da import ncia da documenta o e inventaria o do patrim nio para a sua preserva o O aumento das cole es e a sua nova organiza o originaram novos meios de controlo interno os primeiros sistemas de documenta o manual criados para responder s necessidades das pessoas e institui es encarregues das cole
395. m os termos chave utilizados na norma que identifica e esclarece alguns conceitos fundamentais na documenta o e gest o de cole es 3 SPECTRUM Community uma comunidade internacional de pessoas e entidades que utilizam o SPECTRUM para gerir o patrim nio que t m sua guarda dentro desta comunidade que poss vel acompanhar e participar no desenvolvimento do SPECTRUM contribuindo com sugest es corre es altera es ou mesmo novas partes que ser o consideradas e avaliadas pela comunidade atrav s de uma reuni o anual o SPECTRUM Roadmap Meeting normalmente realizada na confer ncia anual da CT a OPENCULTURE na qual s o tamb m definidas as grandes linhas de orienta o do SPECTRUM e do trabalho da CT nesta rea espec fica Nesta comunidade participam tamb m sem qualquer constrangimento atrav s do SPECTRUM 140 O SPECTRUM pode ser descarregado atrav s do seguinte endere o do portal Collections Link http www collectionslink org uk spectrum standard Consultado em 02 03 2012 141 O SPECTRUM Schema um esquema do SPECTRUM em XML eXtensible Markup Language que foi criado no mbito da vers o 3 1 da norma e que agora resultado da implementa o de uma nova vers o a 4 0 est a ser novamente desenvolvido por Richard Light segundo informa o obtida atrav s de Alex Dawson uma das editoras desta nova vers o na recente edi o da confer ncia OpenCulture Londres 26 e 27 de Junho de 2011 2 A St
396. m ser acedidos atrav s de uma pesquisa com o termo thesaurus naquele portal 175 Para al m destes recursos e de outros dispon veis a partir do portal Collections Link encontramos no mesmo s tio a SPECTRUM Network um grupo aberto de discuss o e partilha recentemente 0 2 222 criado e dinamizado pela CT que poder vir a ser uma importante fonte de aconselhamento e partilha de experi ncias sobre a norma Um outro recurso de extrema import ncia para o desenvolvimento de sistemas de gest o de cole es e para os projetos de adapta o local da norma que ser disponibilizado atrav s do Collections Link a vers o XML do SPECTRUM 4 0 dos requisitos de informa o e do SPECTRUM Schema Reiteramos que a gest o de cole es uma tarefa essencial para os museus N o apenas no que concerne conserva o das cole es e passagem do legado para as gera es futuras mas principalmente no que concerne a cria o e dissemina o de conhecimento atrav s da reuni o e tratamento dos dados e informa es respetivos que permitem ao museu e ao seu p blico as gera es atuais a sua utiliza o MATOS s d Os museus bem como outras institui es culturais como as bibliotecas e arquivos desempenham neste ponto um papel preponderante de media o entre as suas cole es e a Hist ria ou hist rias nelas contidas e a expectativa crescente dos seus p blicos acerca do conhecimento q
397. m servi os de apoio investiga o nacional e internacional e s o diversos os resultados do estudo deste acervo como poderemos verificar na 280 p gina institucional do COI Os seus respons veis de acordo com Pedro Casaleiro 2010 300 conseguiram disponibilizar um total de 34 000 esp cimes de plantas atrav s do Herb rio Online dispon vel no endere o http www uc pt herbario digital herbarioonline herbario online Consultado em 19 06 2012 Sendo esta parte da cole o a mais numerosa 700 000 exemplares as restantes tipologias de objetos ainda de acordo com aquele autor contabilizavam no in cio do projeto do Museu Digital uns impressionantes 300 000 objetos e esp cimes CASALEIRO 2010 299 Como j vimos a 78 Cole o bot nica de sementes 277 Cole o de frutos 280 Concretamente no seguinte endere o http www uc pt herbario digital herb uc Consultado em 10 06 2012 e De acordo com a informa o dispon vel na p gina de internet da UC http www uc pt org historia ciencia na uc coleccoes 6 ascol Consultado em 20 06 2012 esse n mero mais baixo 240 000 objetos e esp cimes No entanto o n mero que ir guiar a nossa an lise o indicado por Pedro Casaleiro 212 maior parte dos objetos geridos agora pelo Museu da Ci ncia est o divididos em quatro tipologias Instrumentos cient ficos Etnografia Hist ria Natural e Modelos No entanto s o v rias as reas
398. m uma caracteriza o gen rica de cada esp cie como podemos consultar no Museu Digital http museudaciencia inwebonline net Consultado em 17 06 2012 No campo N mero de Invent rio indica se a regra da sua constru o para cada cole o ou seja uma sigla de 3 letras correspondente cole o e depois o n mero de invent rio dos objetos ou esp cimes para os previamente existentes ANT Ang 143 QUI 0096 ou nos casos de novos n meros a mesma sigla seguida por uma numera o a come ar em 223 car ter obrigat rio e se faz parte do conjunto de informa o que o Museu da Ci ncia pretende disponibilizar atrav s do Museu Digital Do mesmo modo definem a norma a utilizar para a descri o e designa o dos objetos para a sua classifica o para a descri o do seu estado de conserva o para o registo da localiza o da incorpora o dos materiais medidas t cnicas proveni ncias e valores MUSEU DA CI NCIA 2011a Estes manuais cont m ainda indica es para v rias subtarefas de eventos entidades e documenta o onde se destaca a preocupa o com a duplica o de registos relativos mesma pessoa ou institui o bastante frequente nos sistemas inform ticos desta natureza Com rela o ao Manual de Procedimentos MUSEU DA CI NCIA s d referente ao carregamento de esp cies e esp cimes auxiliado pela aplica o In natura as regras gerais de introdu o de informa o na base de da
399. ma o e constru o de estrutura de dados Todavia a heterogeneidade da equipa por muitos m ritos que lhe possamos reconhecer n o seria suficiente para dotar a institui o das condi es e conhecimentos exigidos para alcan ar aquilo que prop e na sua miss o A empresa n o podia esperar nem esperava que a contrata o de um t cnico com forma o em Hist ria ou Design por exemplo o capacitasse automaticamente para responder a todas as solicita es que o desenvolvimento de aplica es inform ticas ou produtos espec ficos desta rea implicam Por isso tendo em considera o as vantagens e inconvenientes que uma equipa reduzida acarreta no in cio de 2005 a empresa decidiu constituir um projeto de forma o e investiga o interno e transversal cujo principal objetivo proporcionar aos seus colaboradores as condi es necess rias para adquirirem conhecimentos te ricos e pr ticos que pudessem ser utilizados no mbito da sua colabora o com a empresa A sua constitui o representou no entanto uma mera formalidade uma vez que na pr tica a empresa vinha proporcionando a forma o de diversos colaboradores na rea do desenvolvimento e programa o 6 desde a sua funda o facto que foi decisivo no mbito do desenvolvimento inicial das suas aplica es bem como a participa o em diferentes congressos e confer ncias nacionais e internacionais com o objetivo de estabelecer contactos comerciais mas tamb m
400. ma aplica o 325 Existem alguns museus de tutela municipal como o Museu do Rei D Carlos em Cascais e o Museu de Hist ria Natural da Madeira que poderiam ter interesse num software deste tipo 246 melhorar os seus processos de gest o de cole es tendo em vista a disponibiliza o gradual da consulta virtual dos acervos por parte da generalidade do p blico e dos especialistas em particular quer localmente em postos colocados dentro do edif cio quer atrav s da Internet Neste sentido pouco tempo depois seriam criados diversos programas de apoio para o invent rio e divulga o do patrim nio cultural portugu s de entre se destaca pela import ncia que teve para o patrim nio nacional o Programa Operacional para a Cultura criado em 2000 no mbito do III Quadro Comunit rio de Apoio atrav s do qual entre 2000 e 2006 um grande n mero de museus e institui es nacionais na rea da cultura conseguiram os meios financeiros para o desenvolvimento daquele trabalho A primeira vers o desta tecnologia era baseada num motor de dados ainda bastante rudimentar e em tecnologia ASP Active Server Pages e HTML HiperText Markup Language que permitiam respetivamente a consulta da informa o no servidor e sua disponibiliza o ao utilizador atrav s de 327 um browser Nesta primeira vers o foram desde logo disponibilizadas tr s formas distintas de pesquisa Geral Avan ada e Guiada A primeira permitia
401. ma empresa que nasceu no Porto em 1996 resultado da vontade de dois irm os Fernando e Alberto Cabral um licenciado em Matem tica e outro em Hist ria que tinham como objetivo conceber e desenvolver um software de gest o de bases de dados na rea do Patrim nio Cultural A ideia da cria o da empresa surge quando um dos seus fundadores Fernando Cabral assistia a uma reportagem televisiva sobre o furto de obras de arte onde os respons veis pelo N cleo de Investiga o de Obras de Arte da Pol cia Judici ria do Porto abordavam as diversas dificuldades que tinham na luta contra o tr fico il cito de bens culturais revelando a oportunidade de empreendedorismo que procurava SALVADO 1997 A partir dessa ideia os seus respons veis procuraram reunir todas as informa es sobre o setor e construir um plano de neg cios de m dio e longo prazo que permitisse ao projeto ter todas as condi es para se constituir como uma refer ncia no mercado portugu s e depois de consolidado pudesse crescer para outros mercados como o espanhol e dos pa ses da lusofonia pela proximidade cultural e econ mica que representam O plano de neg cio foi constru do tendo em conta dois vetores a tecnologia que o desenvolvimento destes sistemas necessariamente tem que considerar e o conhecimento te rico e t cnico sobre a rea de atua o da empresa concretamente as quest es ligadas museologia e gest o de cole es Estes dois vetores que n
402. mem um relevo consider vel em resultado por um lado de uma maior consciencializa o da Universidade acerca da import ncia do vasto patrim nio museol gico que se encontra sua guarda e por outro do papel desempenhado por diversos colaboradores dos diferentes museus da Universidade na organiza o estudo utiliza o e divulga o das suas cole es MOTA s d Este per odo recente n o pode ser dissociado da crescente import ncia que os museus concretamente os museus de ci ncia t m vindo a assumir na divulga o do conhecimento cient fico no contexto portugu s e internacional em contraposi o aos centros de ci ncia beneficiando do enquadramento da ci ncia no tempo e da irrepetibilidade das experi ncias que o car ter nico dos objetos de cada cole o permite DELICADO 2010 Da mesma forma n o podemos esquecer a import ncia que as cole es cient ficas nomeadamente as guardadas em museus de ci ncia de universidades t m vindo a assumir como fontes prim rias para o estudo da hist ria das ci ncias a par das fontes tradicionais como os documentos e bibliografia tratados respetivamente pelos arquivos e bibliotecas GRANATO et al 2007 O Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra coloca o seu centro de gravidade o equil brio da sua atua o nas suas cole es conforme podemos ver no enunciado da sua miss o O Museu baseia se nas suas cole es para promover a difus o da cultura cient
403. mite ao museu o planeamento e execu o de um projeto de documenta o e gest o de cole es que servir para sustentar a pr pria gest o da institui o no futuro criando as I6 Refletindo desta forma as orienta es da norma PAS 197 2009 para a constru o de um quadro de refer ncia para a gest o de cole es 174 bases para que o trabalho interno marketing investiga o curadoria exposi es conserva o etc e a utiliza o externa investiga o educa o exposi es etc sobre as cole es sejam suportados pelo maior conhecimento existente sobre estas A gest o das cole es n o deve no entanto become an end in itself It should always serve the wider aims of the organisation within it happens At the same time it should never be viewed as secondary Collections management is every bit as vital to the education and engagement of the public as the creation of an exhibition or an online resource HILLHOUSE 2009 3 Tendo em conta a import ncia que atribu mos gest o e documenta o das cole es e o seu papel essencial para a cria o de conhecimento nos museus acrescentar amos com alguma dose de dramatismo reconhecemos que a gest o das cole es mais vital para a educa o e interesse do p blico do que a pr pria cria o de uma exposi o ou de um recurso online Outro elemento relevante para a implementa o e utiliza o do SPECTRUM pelos museus aquele a que
404. mos at constitui o do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra eram organizadas em museus disciplinares MOTA 2009 repartindo pelos distintos departamentos da universidade coimbra a responsabilidade da sua preserva o e gest o o que multiplica os recursos necess rios para o fazer e distorce na nossa opini o o contexto geral sobre a hist ria da pr pria universidade que o cruzamento dos resultados da investiga o e estudo daquelas cole es pode trazer Agora com a decis o da cria o de uma unidade de gest o representada pelo Museu da Ci ncia e principalmente com o empenho demonstrado no processo de invent rio e informatiza o concretizaram se os primeiros passos nesse sentido Todavia o percurso longo 83 N o contabilizados para efeitos da cole o museol gica que se encontra sob a responsabilidade do Museu da Ci ncia mas disponibilizados na Internet pela equipa do Observat rio Astron mico da Universidade de Coimbra Cf http www astro mat uc pt novo observatorio site index html Consultado em 09 07 2012 215 Para uma no o mais precisa das circunst ncias atuais vejamos alguns dos resultados desse processo com base em dados recentes As cole es da Universidade de Coimbra soma dos objetos e esp cimes que comp em as cole es atr s descritas totalizam quase um milh o de exemplares Os dados retirados do artigo de Casaleiro 2010 que apresentamos em forma de tabel
405. mosteiros nas grandes catedrais europeias nas cole es reais etc eram criados e mantidos registos dos objetos usados para os cultos para a evangeliza o ou para a promo o social dos seus propriet rios Esses registos ainda que de forma muito incipiente continham informa o sobre os objetos que permitia a sua salvaguarda e ajudava na sua utiliza o comum indicando por exemplo a que culto se destinavam que materiais usavam os seus autores etc MAR N TORRES 2002 A informa o gerada ent o cumpria determinados prop sitos que com o advento do museu moderno no s culo XVIII e a diferente utiliza o dada ent o aos objetos se alteram profundamente Ainda segundo Torres 2002 117 desde ent o se imponen una sistematizaci n y racionalizaci n de los contenidos de los saberes una sobriedad mayor en la presentaci n de las colecciones y un rigor en su recuento y classificaci n de las colecciones que s o fruto das constantes transforma es sociais pol ticas e tamb m cient ficas que se verificam a altura da cria o de importantes museus como o British o Museu do Vaticano ou o Louvre da reorganiza o de outros como a Galeria dos Uffizi em Floren a MAR N TORRES 2002 121 122 e da publica o dos seus cat logos tendo em conta por um lado a necessidade de organiza o que o crescente n mero de objetos obriga e por outro a maior abertura destas institui es ao p blico e a sua utiliza
406. mpanha o transporte s o dois contactos essenciais neste procedimento Assim como acontece em todos os procedimentos do SPECTRUM Relacionam se com Empr stimos entrada um conjunto de procedimentos que se sucedem a partir do momento em que o objeto rececionado pelo museu Os procedimentos s o os seguintes Entrada do objeto Object entry para completar a informa o de entrada do objeto com os dados do empr stimo e adicionar uma marca o tempor ria ao objeto que o identifique no museu Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment para elaborar um relat rio de estado ap s a chegada e abertura das caixas de transporte do objeto para controlar durante o per odo de empr stimo as condi es ambientais e de seguran a do objeto e para elaborar novamente um relat rio de estado de conserva o antes da sa da do objeto e devolu o ao seu propriet rio Conserva o e preserva o das cole es Conservation and collections care para preparar as interven es de conserva o necess rias conforme o estipulado no acordo de empr stimo Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control para registar a localiza o do objeto ou movimentos necess rios dentro do museu Controlo de avalia es Valuation control para determinar os valores de indemniza o necess rios para a contrata o do seguro Gest o
407. museologia em Portugal contribuam tamb m para desenvolver a norma adotada atrav s de propostas de novos procedimentos ou altera es aos existentes que decorram de melhorias t cnicas novas metodologias ou de circunst ncias diferentes das atuais Acresce que a ado o de uma norma internacional permitir melhor forma o profissional mais e melhor comunica o entre os museus em casos de empr stimos ou de produ o de exposi es internacionais e acima de tudo um incremento significativo na qualidade da informa o sobre as cole es que o principal prop sito da exist ncia de normas nesta rea espec fica do trabalho dos museus E neste ponto que o presente trabalho pretende desempenhar um papel relevante e munir os museus portugueses e seus profissionais como acontece de resto em outros pa ses de uma norma testada e usada por milhares de museus em mais de 40 pa ses 22 o SPECTRUM A sua escolha para o desenvolvimento do presente trabalho assenta na avalia o que temos vindo a fazer desde que frequentamos a p s gradua o em Museologia da Faculdade de Letras da Universidade do Porto FLUP at ao presente momento e que nos permite concluir que aquele 4 Pol ticas de cole o onde estejam refletidas as regras de constru o e utiliza o interna e externa das cole es dos museus 2 Como anunciado na p gina do programa SPECTRUM no Collections Link Cf http www collectionslink org uk programmes spect
408. museu uma vez que acarreta implica es e responsabilidades para a institui o Sabemos que h institui es que por diversos motivos n o t m nas suas equipas t cnicos qualificados para este tipo de verifica o e avalia o que exige conhecimentos cada vez mais especializados Desta forma os museus e institui es semelhantes recorrem a servi os externos de especialistas ou a parcerias com outros museus ou institui es ligadas conserva o e restauro Nestes casos o museu deve definir a responsabilidade de cada interveniente no processo e documentar convenientemente todas as interven es e avalia es realizadas Como referimos a Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o dos objetos um procedimento utilizado como parte de outros procedimentos pelo que quando necess rio deve ser tido em conta e utilizado com as devidas diferen as Se atentarmos no diagrama de fluxo de trabalho desta tarefa ANEXO I verificamos que para cada um dos procedimentos mencionados existem situa es espec ficas nas quais os museus dever o registar diferentes tipos de informa o Por exemplo no caso de um empr stimo registam se atrav s deste procedimento informa es sobre o estado condi es ambientais recomendadas instru es de manuseamento e acondicionamento condi es de embalagem e transporte ou requisitos espec ficos impostos pelos materiais da mesma 143 forma o procedimento de Verifica
409. n lise para compreendermos a rela o entre o tempo e recursos despendidos no projeto e a informa o que este gerou at ao presente momento Sumariamente as bases de dados da Universidade de Coimbra tinham em Julho de 2012 um total de 333 eventos 1 329 entidades 8 190 refer ncias documentais e 9 618 ficheiros multim dia registados Nos eventos o valor apresentado indica a quantidade de registos de informa o sobre abates empr stimos exposi es iniciativas educativas movimentos conserva o produ o de cat logos projetos de investiga o reprodu o e seguros em todas as bases de dados utilizadas pelo Museu da Ci ncia Um valor relativamente baixo mas justificado pela prioridade do projeto a informatiza o do invent rio Veremos adiante as quest es relacionadas com a gest o da cole o que t m nesta tarefa especial relev ncia contudo destacamos o volume de registos sobre conserva o de objetos 234 processos e exposi es 84 exposi es registadas relativos s cole es de F sica e 3 Importa referir que alguns destes registos representam mais do que um campo de informa o No caso da localiza o do acervo por exemplo para al m da informa o do local estruturada numa tabela existem tamb m campos para a data de localiza o e informa es adicionais por exemplo 24 Dos quais 9558 s o ficheiros de imagem digital 221 Antropologia que na nossa opini o
410. n museum studies 2 ed London Mansell WORMS B rbara et al 2008 Gu a para un plan de proteci n de colecciones ante emergencias Madrid Secretar a General T cnica Ministerio de Cultura 339 340 Normas EAD Encoded Archival Description Washington DC Library of Congress ISO 8601 2004 Datas Specification for Representation of Dates and Times in Information Interchange Genebra International Organisation for Standardisation ISO 2788 1986 Thesauri Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri Genebra International Organisation for Standardisation ISO 5964 1985 Thesauri Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri Genebra International Organization for Standardization ISO 21127 2006 Informa o e documenta o A reference ontology for the interchange of cultural heritage information Genebra International Organization for Standardization ISO 23950 1998 Comuncica o de dados Information and documentation Information retrieval 239 50 Application service definition and protocol specification Genebra International Organization for Standardization ISO 21127 2006 Information and documentation A reference ontology for the interchange of cultural heritage information Genebra International Organization for Standardization ISO 8879 1982 Information processing Text and office systems Standard Generalized Mar
411. na aplica o Matriz acompanhada de exemplos e quando necess rio explica es processuais para tarefas comuns como a marca o dos objetos PINHO FREITAS 1999 31 32 o registo de informa es sobre as medidas dos objetos SOUSA BASTOS 2004 43 45 ou ainda a identifica o de determinada t cnica utilizada na produ o de determinado objeto SOUSA BASTOS 2004 38 42 O seu objetivo era alertar os utilizadores para os cuidados a ter quando registam informa o relativa a cada campo de forma a n o dificultar a posterior recupera o de informa o No mbito do projeto e assente nestes pressupostos normativos assistimos uns anos mais tarde ao aparecimento do MatrizWeb em 2003 e do MatrizPix em 2008 COSTA 2011 30 com o objetivo de responder por um lado necessidade de publica o do trabalho realizado no invent rio das cole es dos museus dependentes do IPM e por outro para responder necessidade de gest o interna e externa dos esp cimes fotogr ficos produzidos ou geridos pela mesma institui o Esta segunda aplica o j segundo Paulo Ferreira da Costa uma primeira abordagem daquilo que viria a ser o desenvolvimento do Matriz nos anos seguintes 104 No mbito da vig ncia do Decreto Lei n 398 99 13 de Outubro conforme o disposto no artigo 3 n 1 al neas a e c 105 Ver refer ncias na bibliografia consultada para o presente trabalho 83 Assim em 2010 inicia se um processo
412. nadoras de um constante desenvolvimento na pr tica comum dos museus A utiliza o de um computador neste tipo de processos acarreta uma necessidade de adapta o sentida no mbito do CIDOC e que teve como fruto a cria o de documentos normativos como as CIDOC Information Categories CIDOC 2005 e tamb m de um conjunto de grupos de trabalho que se dedicaram aos problemas espec ficos levantados por cole es como a etnologia e a arte contempor nea ou pela terminologia bases de dados e internet apenas para citar alguns exemplos Em primeiro lugar importa destacar a cria o dos grupos de trabalho como resposta s diferentes necessidades que se t m sentido dentro do CIDOC e pelos especialistas em documenta o em museus que se re nem nesta organiza o ao longo das ltimas d cadas A sua cria o ou extin o proposta dire o do CIDOC por qualquer membro ativo da organiza o e votada nas confer ncias anuais Ao longo do tempo os grupos t m sido alterados e hoje em dia encontram se em atividade segundo o s tio do CIDOC http network icom museum cidoc os seguintes Archaeological Sites Preocupa se com a informa o proveniente de s tios arqueol gicos com especial relev ncia para as quest es levantadas por pa ses que come am a documentar este tipo de patrim nio e em criar as condi es para que essa informa o possa ser utilizada escala internacional tendo em vista a prote o e divulga o d
413. nal A normaliza o na documenta o de institui es como museus bibliotecas e arquivos tende a ser pela pr pria natureza uma constru o universal normalmente conduzida por institui es supranacionais que conseguem reunir atrav s da sua estrutura contributos de diversos especialistas nas diversas mat rias levantadas neste mbito assim com o ICOM e o CIDOC para os museus ou com o International Council of Archives ICA e o seu Committee on Best Practices and Standards CBPS para os arquivos por exemplo Contrariando esta tend ncia podemos encontrar alguns exemplos de normaliza o origin ria de um pa s normalmente criada para responder a necessidades sentidas por profissionais desse pa s que ao longo do tempo s o abra adas pela comunidade internacional e utilizadas fora do mbito exclusivo desse pa s O SPECTRUM um dos maiores exemplos deste tipo de normas que pela sua qualidade pertin ncia e abrang ncia come am como resposta de um pa s apenas e se tornam numa norma verdadeiramente internacional Assim obrigat rio no contexto do presente estudo destacar alguns exemplos de cria o de normas em contexto nacional que em nossa opini o s o ou poder o vir a ser bons contributos para o panorama da normaliza o documental de museus a n vel internacional Abordamos esta quest o centrando a nossa aten o de forma exclusiva em projetos que criam normas de estrutura de informa o procedimentos
414. ncia nesta rea durante os ltimos 40 anos Este facto n o nos pode causar admira o se atentarmos nos dados fornecidos pelo Inqu rito aos Museus em Portugal publicado em 2000 sobre a cria o abertura e tempo de exist ncia dos museus portugueses nos quais verificamos que 53 do total destas institui es surgiram nas d cadas de 80 e 90 SILVA 2000 51 numa tend ncia iniciada na d cada de 70 em que o n mero de museus passou de 26 para 46 em todo o pa s Ora esta situa o contribui como bvio para o atraso que verificado em termos da documenta o e informatiza o das cole es Ali s esse atraso demonstrado pelos dados do mesmo estudo liderado pelo j extinto Instituto Portugu s de Museus e pelo Observat rio das Atividades Culturais onde verificamos um valor percentual muito baixo 4 mesmo se nos referirmos a 1999 em termos de museus nos quais a informatiza o das suas cole es Est completa no essencial SILVA 2000 108 N meros que embora tenham um pequeno crescimento nos anos seguintes ficando pelos 10 em 2002 SANTOS 2005 55 n o se alteram significativamente e comprovam as dificuldades sentidas pelos museus nesta mat ria No mesmo plano importa destacar os dados apresentados pelos referidos estudos que apontam para ndices positivos no que concerne ao desenvolvimento desta tarefa em grande parte dos museus Assim com agrado que observamos que na primeira an lise 26 dos
415. ndependentemente da sua natureza e possibilitar aos museus o cumprimento de alguns princ pios b sicos da documenta o como a responsabilidade cria o de conhecimento seguran a e acesso s cole es Est organizado em tr s partes fundamentais a defini o das categorias de informa o que devem ser utilizadas no registo dos objetos a explica o das regras e conven es para a introdu o da informa o em cada categoria e indica es sum rias acerca da terminologia que poder ser usada em cada uma das categorias CIDOC 1995 19 Em termos pr ticos o documento est organizado em grupos de informa o subdivididos em categorias de informa o que comportam a informa o espec fica sobre essa categoria Utilizando como exemplo a localiza o dos objetos o documento agrega a informa o relacionada no Grupo de Informa o Localiza o que depois comporta as seguintes Categorias de Informa o Localiza o atual Tipo de localiza o atual Data de localiza o atual Localiza o habitual O Grupo de informa o cont m para al m das categorias a indica o do prop sito que lhe d origem alguns exemplos de informa o e notas adicionais com esclarecimentos importantes sobre a aplica o pr tica do documento Da mesma forma as Categorias de Informa o cont m uma breve defini o alguns exemplos pr ticos nomes alternativos dados mesma categoria e notas que poder o incluir a refer nc
416. ndo caminho tra ado com a colabora o e apoio do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra tinha como principal objetivo testar em contexto nacional a implementa o do SPECTRUM de maneira a perceber as vantagens e desvantagens da sua utiliza o para os museus portugueses Para o que partindo da avalia o do atual ponto de situa o daquela institui o relativamente ao invent rio digitaliza o e gest o das suas cole es refletimos sobre a capacidade do museu integrar no processo de documenta o e gest o de cole es os procedimentos definidos no SPECTRUM e definimos os elementos necess rios para que o museu possa implementar com sucesso a norma A avalia o feita documenta o daquela institui o cormbr revelou aspetos positivos e negativos que refletem em boa medida aquilo que as estat sticas oficiais sobre o setor t m demonstrado ultimamente sobre esta rea espec fica do trabalho nos museus Por um lado considerando a quantidade e qualidade impressionante de objetos e esp cimes que fruto da hist ria da mais antiga universidade portuguesa o Museu da Ci ncia det m o invent rio das cole es insuficiente e a sua documenta o incompleta Cientes dessa situa o a pr pria Universidade e mais tarde o Museu da Ci ncia decidiram criar um programa espec fico sobre o invent rio das suas cole es que como vimos pretendia dotar o museu com as condi es essenciais para o desenvolv
417. necess rio verificar o invent rio existente e as informa es que o integram ou criar novos registos de objetos n o documentados Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control sempre que seja necess rio avaliar e confirmar a localiza o dos objetos no museu confrontando a com os registos de documenta o dos objetos Incorpora es Acquisitions sempre que numa auditoria sejam encontrados objetos sem qualquer documenta o e os respons veis decidam pela sua incorpora o Este procedimento ir ligar se com o de Controlo de invent rio Inventory control 151 Perda e danos Loss and damage sempre que se detete o desaparecimento de objetos Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment sempre que o respons vel pela auditoria entenda necess rio proceder a uma avalia o do estado de conserva o uma vez que se encontra na presen a do objeto poder detetar situa es an malas Cataloga o Cataloguing sempre que seja necess rio acrescentar informa o ou atualizar a documenta o relativa aos objetos e informa o auditada Os requisitos de informa o aqui exigidos s o bastante amplos e variados uma vez que potencialmente toda a documenta o existente no museu pode ser alvo de uma auditoria Os grupos de informa o espec ficos sobre o processo e sobre as entidades por eles respons veis po
418. ng Museum amp Bibliographic Information the Sculpteur Project Em linha ICHIM 05 International Conference on Hypermedia and Interactivity in Museum San Diego Estados Unidos da Am rica Consultado em 09 08 2009 Disponivel em http www archimuse com publishing ichim_05 html BOEUF P 1 2012 Biblioth que National de France An example of library and museum cooperation the FRBRoo conceptual model Keynote Speech Confer ncia Anual do CIDOC 2012 Helsinki Finland BOYLAN P J et al 1998 History of ICOM 1946 1996 Paris International Council of Museums BOYLAN P J 1999 Universities and museums past present and future Museum Management and Curatorship Oxford Butterworth Heinemann Vol 18 N 1 pp 43 56 BOYLAN P J Ed 2004 Running a museum A pratical handbook Paris ICOM BOSTICK W A 1977 The Guarding of Cultural Property Paris UNESCO BRIGOLA Jo o Carlos Pires 2003 Colec es gabinetes e museus em Portugal no s culo XVIII Lisboa Funda o Calouste Gulbenkian BRIGOLA J et al 2003 Documento apresentado pelo grupo de trabalho da Associa o Portuguesa de Museologia ao Conselho Consultivo do Instituto Portugu s de Museus no mbito da elabora o da Lei Quadro dos Museus Lugar em Aberto Revista da APOM no 1 pp 32 45 315 BSI 2012 What is a standard Em linha British Standard Institution Consultado em 20 06 2012 Dispon vel em http
419. nidade alargada de utilizadores em Portugal que este tipo de parceria exige Por este motivo tivemos que procurar um parceiro que pudesse assumir no futuro a responsabilidade de divulgar e contribuir para a utiliza o do SPECTRUM pelos museus portugueses e seus profissionais Neste segundo caminho dadas as limita es quedamo nos por iniciar este importante processo e por obter uma primeira tradu o formal que possa depois ser utilizada e melhorada pelos museus e institui es que se interessem pela sua utiliza o Um terceiro caminho importante como os demais testar o SPECTRUM num contexto de trabalho de museu A escolha recaiu sobre o Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra cujo contexto e circunst ncias atuais nos deram todas as garantias necess rias ao cumprimento deste objetivo fundamental Nesta parte do trabalho iremos tentar obter resposta pergunta enunciada atrav s do estudo de caso do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra entidade criada no mbito da Universidade de Coimbra para gerir as cole es adquiridas durante s culos pelos diversos departamentos e cujo n cleo mais importante teve origem na conhecida reforma Pombalina da universidade coimbr ocorrida nos finais do s culo XVIII Pretendemos perceber de que forma o museu documenta as suas cole es e quais os m todos e procedimentos que tem utilizado nesse processo criando um modelo que possamos comparar com os vinte e um procedimentos
420. no e externo com base nas fontes primordiais que os objetos s o para a investiga o nas mais diversas ci ncias 17 Acresce que cremos que o projeto de tradu o e adapta o do SPECTRUM poder originar uma comunidade preocupada com a problem tica da documenta o em museus com poss veis reflexos significativos no que diz respeito ao investimento e pol ticas nesta rea criando condi es para que o processo de credita o de museus valorize devidamente esta rea fundamental do trabalho museol gico 18 2 Do objeto gest o da cole o 20 Documentation is essential to all aspects of a museums activities sic Collections without adequate documentation are not true museum collections A nota de abertura da p gina oficial do Comit Internacional para a Documenta o do ICOM CIDOC que acima transcrevemos reflete a opini o que vimos defendendo h muitos anos sobre a import ncia que a documenta o tem para as cole es e consequentemente para os museus N o poss vel ter um verdadeiro museu ou cole o sem o conhecimento ainda que m nimo sobre os objetos que a constituem O seu registo e documenta o s o tarefas primordiais que devem ser assumidas sem qualquer condicionamento como elemento fundamental na miss o e objetivos de qualquer museu A consci ncia da import ncia da documenta o para o patrim nio como nos diz Mar n Torres 2002 antiga Nos primeiros templos nos
421. ntanto o Museu da Cidade de Lisboa e a maioria dos museus municipais t m instalada a vers o que permite a gest o do patrim nio m vel e im vel 383 Na gama Net que tem um sistema de licenciamento completamente distinto das outras a empresa optou por apenas utilizar a designa o In patrimonium e incluir nela os m dulos necess rios para responder s solicita es das institui es interessadas 252 i ste od P PO 344 x du multim dia de jogos e de guias interativos para plataformas m veis etc respeitando a miss o e soat aco Ne 345 2 Z objetivos da empresa em rela o qualidade e inova o pretendidas tamb m para esta rea O objetivo da empresa com o desenvolvimento destas duas reas paralelas e complementares providenciar aos museus e institui es que a escolhem como fornecedora de sistemas de gest o e divulga o do patrim nio cultural um conjunto de solu es capazes de satisfazer as cada vez mais complexas exig ncias que o setor do patrim nio cultural tem definido para esta rea de atua o Em consequ ncia tem que cuidar da investiga o e atualiza o constante no dom nio da normaliza o na gest o de cole es estrutura de dados procedimentos terminologia interc mbio de dados integra o com sistemas de outras institui es de mem ria etc n o descurando a evolu o tecnol gica que a atualiza o das ferramentas sistemas operativos motores de bases de d
422. ntava politicamente os museus em Portugal Antes pelo contr rio O Instituto Portugu s de Museus teve preocupa es e refletiu sobre o assunto No entanto n o seguiu Conforme o disposto no artigo 110 da Lei quadro dos Museus Portugueses aprovada pela Lei 47 2004 de 19 08 Mais recentemente a estrutura de miss o da RPM foi criada pela Resolu o do Conselho de Ministros n 117 2005 de 21 07 prorrogada pela Resolu o do Conselho de Ministros 133 2006 de 16 10 revogados pelo DL 97 2007 de 29 03 que aprova a lei org nica do IMC IP 9 O Instituto Portugu s de Museus IPM do Minist rio da Cultura foi criado pelo Decreto Lei n 278 91 de 09 08 com lei org nica aprovada pelo Decreto Lei n 398 99 de 13 10 O IPM deu lugar ao atual IMC IP na nossa opini o o caminho mais correto Em vez de ter criado uma aplica o para invent rio e gest o de cole es museol gicas que vendida comercialmente o Matriz deveria ter criado ou adotado normas em rela o estrutura de dados e procedimentos a utilizar por museus e por empresas que pretendam atuar neste mercado A par da cria o ou ado o de normas deveria ter centrado a sua aten o como fez o Minist rio da Cultura Espanhol por exemplo na constru o de thesauri que os museus pudessem usar facilitando a introdu o de informa o nos sistemas e a sua posterior utiliza o e partilha atrav s de agregadores de informa o como a Europeana D
423. nte julgamos que ningu m contraria o valor em termos de seguran a preserva o salvaguarda e valoriza o do patrim nio trazido pela informatiza o das cole es museol gicas e do patrim nio em geral Portanto este foi outro dos argumentos favor veis concretiza o deste segundo f lego na digitaliza o do patrim nio da UC Assim sendo segundo o diretor do Museu da Ci ncia Prof Paulo Gama Mota s d 8 o projeto pretendia atingir quatro objetivos 260 A informa o incluindo os relat rios de execu o sobre este programa de apoio que decorreu entre 2000 e 2006 no mbito do III Quadro Comunit rio de Apoio pode ser encontrada no seguinte endere o http www qca pt pos poc asp Consultado em 02 06 2012 251 A execu o de alguns projetos apoiados pelo POC prolongou se para este ano como resulta dos relat rios de execu o publicados em http www qca pt pos relatorios asp poc Consultado em 02 06 2012 204 a uniformiza o da informa o sua informatiza o e digitaliza o a disponibiliza o online a cria o de um portal do Museu da Ci ncia o desenvolvimento de exposi es virtuais Para concretizar os objetivos propostos o museu atrav s do financiamento do POC conseguiu criar uma equipa dedicada exclusivamente ao projeto e constitu da por cinco inventariantes um fot grafo e um t cnico de imagem digital CASALEIRO 2010 299 equipa esta que serviria de apoio
424. nte para a passagem das cole es de uma posi o central na atividade escolar para um papel secund rio que exigia a bem da justifica o do valor e recursos despendidos com a sua conserva o e preserva o uma tomada de posi o das universidades sobre este g nero de patrim nio Rejeitamos no entanto a ideia de um completo alheamento das universidades em rela o ao seu patrim nio cultural Se assim fosse muito do valor patrimonial e hist rico que os museus da 200 Universidades do Porto Lisboa e Coimbra det m teria sido perdido h muito tempo Contudo s muito recentemente conforme Bragan a Gil 2005 e Ana Delicado 2010 exp em as universidades parecem ter encontrado um rumo ou rumos consoante as diferentes op es tomadas para a preserva o e ainda mais importante utiliza o estrat gica do valioso patrim nio que det m E kaataa De Hess da l 253 Deixando de parte os caminhos escolhidos pelas institui es universit rias de Porto e Lisboa no que diz respeito aos museus e suas cole es centramos a nossa aten o no tra ado pela universidade coimbr nos anos mais recentes Segundo Paulo Gama Mota 2006 em 1994 ocorreu uma mudan a significativa em rela o forma como a universidade trata o seu acervo museol gico na rea das ci ncias Se at a como vimos a universidade descuida a responsabilidade da sua preserva o e divulga o o empenho e iniciativa da Vice Reitora
425. nto da qualidade da informa o inserida nos sistemas de gest o de cole es Estes manuais de procedimentos tratam de quest es simples Definem o formato das datas a inserir nos campos de data bem como as regras a seguir quando a refer ncia cronol gica conhecida apenas tem forma textual como por exemplo o comum in cio do s culo XX e n o poss vel determinar uma data ou per odo que possa ser inserida em campos de data Definem o modo como a informa o deve ser registada em cada uma das tarefas subtarefas e grupos de informa o nes E a 2 7 sin especifica indicando a norma definida pelo museu para esse campo 8 se essa informa o de 26 O m dulo de rela es das aplica es da Sistemas do Futuro uma ferramenta transversal a todas as tarefas dos sistemas de gest o de cole es por ela desenvolvidos Permite a cria o de registos que estabelecem uma rela o entre dois registos de qualquer tarefa esta ferramenta que permite cruzar a informa o de um objeto com as exposi es onde esteve presente estabelecer as rela es entre a documenta o e os objetos criando automaticamente as refer ncias bibliogr ficas em Portugal de Acordo com a NP405 ou estabelecer as rela es entre os objetos esp cimes e os processos de restauro registados na subtarefa conserva o de objetos ou conserva o de esp cimes 27 S o dados que v o muito para al m da simples classifica o taxon mica e que permite
426. ntos s o acess rios e ferramentas dos instrumentos CASALEIRO 2010 298 bem como por uma importante cole o de cartografia e livro antigo aos quais se juntam fruto da atividade do observat rio um conjunto de 30 000 imagens de espetros solares O Museu da Ci ncia estima que a cole o de Medicina atualmente a ser estudada tem um total de 5 000 objetos das mais diferentes reas de entre as quais se encontra j organizado um n cleo de objetos de anatomia patol gica com cerca de 300 modelos e um milhar de esp cimes reais conservados por via l quida CASALEIRO 2010 299 Inclui tamb m modelos constru dos pelas mais prestigiadas casas produtoras europeias atr s mencionadas um herb rio de plantas medicinais prepara es histol gicas instrumentos cient ficos e algum mobili rio entre todas as cole es a que apresenta um potencial de crescimento maior fruto da sua liga o direta com os Hospitais da Universidade de Coimbra e do natural ciclo de vida dos objetos e instrumentos em uso naquelas institui es Por fim a cole o de Farm cia proveniente da hist ria do ensino desta rea cient fica em Coimbra constitu da por cerca de um milhar de objetos do s culo XX provenientes em grande parte do Laborat rio de Gal nica e Tecnologia Farmac utica E constitu da por instrumentos cient ficos m quinas de fabrico de comprimidos e estufas CASALEIRO 2010 299 Estas cole es como atr s referi
427. o onde empresa participou com a apresenta o de uma comunica o sobre o Thesaurus de Instrumentos Cient ficos em L ngua Portuguesa intitulada One language two countries the project of developing a thesaurus of scientific instruments em parceria com os respons veis em Portugal e Brasil desse projeto Cf http www cidoc2012 fi en File 1640 cidoc2012 programme pdf Consultado em 01 07 2012 291 investiga o que surgiu da necessidade da comunidade de especialistas do CIDOC atuar na normaliza o de procedimentos sustenta a possibilidade de representar os fluxos de trabalho utilizados pelos museus na documenta o e gest o das cole es com recurso a um modelo normalmente utilizado em setores como a produ o industrial por exemplo Este modelo descrito por Walter Koch KOCH 2012 num dos workshops realizado na confer ncia anual do CIDOC deste ano baseia se na utiliza o das metodologias de Business Process Management para a defini o de Standard Operating Procedures SOP que suportar o a cria o de Business Process Models BPM a dois n veis um gen rico menos detalhado e um espec fico com todos os detalhes do processo atrav s de uma t cnica comummente usada para o efeito e denominada Business Process Model and Notation BPMN cujo resultado s o diagramas de fluxo de trabalho anotados num esquema semelhante ao da norma SPECTRUM compreens veis para os museus e seus profissionais e para os re
428. o In patrimonium 245 Entretanto a Sistemas do Futuro estava ciente de que havia uma rea cient fica qual n o tinha sido ainda dada a aten o devida e que precisava de ser inclu da na sua oferta a do patrim nio natural Uma vez mais utilizando a estrat gia que adotou para o desenvolvimento de novos produtos o In natura foi desenvolvido em colabora o com a Faculdade de Ci ncias da Universidade do Porto e com a Universidade de Tr s os Montes e Alto Douro institui es com as quais assinou protocolos de colabora o e seria disponibilizado comercialmente no decorrer de 2001 Com recurso tecnologia que adotara anos antes com as vers es Plus a Sistemas do Futuro desenvolveu duas novas subtarefas uma para o registo de esp cimes e outra para o registo e classifica o gen rica das esp cies baseadas nos sistemas de classifica o das esp cies h muito utilizados na hist ria natural nomeadamente a Sistem tica de Lineu de forma a responder com maior precis o s exig ncias impostas por este tipo de cole es Este novo modelo pretendia conciliar a necessidade de utiliza o de informa o e metodologias de classifica o das ci ncias da natureza necess rias para a investiga o e estudo nestas reas com o tratamento museol gico a que aquelas tipologias de objetos t m que respeitar quando integram uma cole o de museu Este modelo viria a revelar se extremamente til para a parceria que depois foi e
429. o SPECTRUM enquanto norma de refer ncia internacional na gest o das cole es A partir do momento em que passa a ser uma norma de acesso livre e aberta participa o no seu desenvolvimento pela comunidade museol gica internacional aparecem os primeiros interessados na sua tradu o e adapta o aos diferentes contextos como o caso da tradu o para alem o flamengo e holand s A segunda altera o estrat gica resultou da vontade de internacionaliza o do SPECTRUM pela CT institui o que como vimos substitui a MDA em 2008 no sentido de estabelecer uma maior abertura participa o no desenvolvimento da norma de pa ses e comunidades museol gicas com experi ncias e perspetivas necessariamente diferentes das que presidiram sua cria o Esta mudan a estrat gica rapidamente teve resultados Depois de tomarmos conhecimento destas altera es e ainda na discuss o p blica sobre os projetos de tradu o do SPECTRUM manifestamos a vontade de assumir com o apoio da Collections Trust o projeto de tradu o e adapta o da norma realidade nacional No final dessa sess o esclarecemos com Gordon McKenna e Nick Poole quais as condi es da CT para celebrar um acordo formal para a tradu o portuguesa do SPECTRUM e demos conta do contexto da nossa participa o no CIDOC como representantes de uma empresa que desenvolve e comercializa sistemas de gest o de cole es Sobre este ltimo ponto os representan
430. o SPECTRUM s o agora publicados como vimos atr s num volume anexo ao texto principal da norma denominado SPECTRUM Ap ndice 1 Requisitos de informa o que foi traduzido no mbito do presente trabalho e pode ser consultado no volume de anexos deste texto ANEXO II Organizam se em dois n veis distintos de informa o as unidades de informa o Information units e os grupos de informa o Information groups onde est o inclu dos todos os requisitos necess rios ao registo da informa o gerada ou recolhida no mbito dos 21 procedimentos No documento ANEXO II podemos encontrar tamb m uma lista alfab tica de todas as unidades de informa o seguida quando necess rio de termos secund rios sin nimos n o preferenciais utilizados no contexto de origem da norma para as designa es das unidades que poder o facilitar a sua compreens o As unidades de informa o s o o n vel mais b sico de registo de informa o e s o normalmente representadas pelos dados que s o introduzidos em determinado campo de um sistema de informa o de museu No entanto podem tamb m ser apresentadas ao longo dos requisitos de informa o como o pr prio nome do campo ou em forma de instru es para o seu preenchimento S o os campos de uma tabela que podem ser utilizados para o registo de dados no sistema No total o SPECTRUM tem 476 unidades de informa o divididas pelos seguintes grupos de informa o Grupos de informa
431. o campo e de outras tabelas com as quais o campo dever estar relacionado No campo Estado ingreso CARRETERO 1998 29 por exemplo podemos encontrar todos os elementos atr s descritos e perceber como facilitam a utiliza o de um sistema 87 Como se poder conferir na apresenta o do documento dispon vel no s tio institucional do Minist rio da Cultura de Espanha http www mcu es museos MC NDM index html Consultado em 22 04 2012 66 baseado nesta norma e consequentemente a cria o ou adapta o de sistemas de gest o de cole es nos quais haja a pretens o de conformidade com ela uma conce o da documenta o com um duplo sentido Por um lado a reuni o de toda a informa o sobre as cole es e documentos associados num s local de forma estruturada Por outro a defini o dos procedimentos adotados em Espanha que permite a gest o uniforme e exaustiva das cole es facilitando a gest o do museu e do patrim nio que a ele confiado O objetivo central providenciar uma ferramenta que permita que o museu passe de um simples contentor de informa o para uma institui o que ao produzir preservar e usar a informa o que det m possa ajudar a criar conhecimento dando cumprimento ao disposto no artigo 149 2 da Constitui o Espanhola sobre comunica o cultural CARRETERO 1998 xi A realiza o deste trabalho de cria o de normas antes de partir para a informatiza o e digitaliza
432. o como por exemplo Autorias Estados Localiza es a estrutura de dados deve permitir a inser o ilimitada de registos prevendo a possibilidade da exist ncia de mais do que um registo na mesma categoria um objeto com mais do que um autor por exemplo e permitindo a constru o de um hist rico do invent rio documenta o e gest o das cole es a atualiza o dos estados de conserva o e localiza o dos objetos s o exemplos em que esta situa o acontece frequentemente 269 dados do autor carregados uma nica vez na ficha de Entidades relativa aos Autores E a segunda representada pelo grupo de informa o espec fica Fichas relacionadas ou pelo m dulo de Rela es ambos transversais a todas as tarefas e subtarefas das aplica es atrav s dos quais poss vel criar rela es entre quaisquer registos de informa o previamente carregados na base de 374 bi n aa a a x S dados classificando as e registando notas adicionais sobre os motivos que levaram sua cria o Al m de todas as vantagens j enumeradas este tipo de estrutura utilizado pela Sistemas do Futuro permite tamb m a atualiza o e cria o de novas categorias de informa o que possam vir a ser criadas para cada uma das tarefas em resultado da atualiza o das normas utilizadas ou de e amp f lt S 37 solicita es dos museus relativamente a necessidades de cole es muito espec ficas A Com base nesta estrutu
433. o das cole es dos museus espanh is ao contr rio do que se verificou em Portugal com o Matriz foi assumido pelos respons veis do setor como momento essencial de prepara o de uma tarefa que cedo compreenderam ser complexa e que exige um planeamento atento para ser bem sucedida Ali s a apresenta o da norma no s tio institucional do Minist rio da Cultura de Espanha por n s j referida acaba com o seguinte par grafo El objetivo de este trabajo de normalizaci n documental fue la concepci n de un sistema de documentaci n como tarea previa a la informatizaci n de los museos el intercambio y la difusi n del conocimiento emanado de los mismos que exigen coherencia en los sistemas de trabajo y consistencia de la informaci n enunciando duas ideias que julgamos imprescind veis para o sucesso da documenta o em museus a coer ncia dos sistemas e a consist ncia da informa o Com efeito em boa medida esta preocupa o que permite a cria o do portal CER ES Colecciones en Red alguns anos mais tarde apresentado como um cat logo coletivo online que re ne informa es e imagens de uma importante sele o de bens culturais que integram as cole es de todos os museus que comp em a Red Digital de Colecciones de Museos de Espaiia Esta rede digital composta por museus de diferentes dimens es tutelas e regi es um dos resultados mais vis veis do trabalho normativo desenvolvido pelo Minist rio da Cultur
434. o de riscos Risk management sempre que descoberta a perda ou dano num objeto necess rio que o museu avalie atrav s do seu planeamento para a ocorr ncia de desastres a forma de atua o previamente definida e atue em conformidade Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control no caso da ocorr ncia de danos em objetos se ter verificado quando o objeto estava a ser movimentado Sa da do objeto Object exit nos casos em que o objeto sofre danos durante os passos determinados neste procedimento Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment quando a verifica o dos danos ocorre na execu o do procedimento que permite a verifica o e avalia o dos estados de conserva o dos objetos Preserva o e conserva o das cole es Conservation and collections care quando a verifica o dos danos ocorre na execu o do procedimento que permite a avalia o das a es de conserva o preventiva e interventiva O procedimento que documenta e gere as situa es de perda e danos nas cole es dever ter pela parte do museu uma aten o redobrada no que diz respeito aos requisitos de informa o impostos pelo SPECTRUM A exist ncia dos grupos e unidades de informa o exigidos permitir uma documenta o completa de todas as decis es e a es tomadas pela institui o bem como gest o mais eficiente dest
435. o de um procedimento at determinado ponto e a sua continua o a partir da num outro dia 3 No qual s o definidos todas as permiss es atribu das aos utilizadores ou aos perfis de utiliza o em rela o base de dados e a partir de agora tamb m em rela o aos procedimentos 37 As aplica es da Sistemas de Futuro t m um m dulo denominado Layouts que permite a cria o e formata o de documentos para impress o ou envio por correio eletr nico entre outros usos que possibilita a exporta o de informa o das bases de dados consoante as diferentes necessidades e utiliza o da mesma 282 No que se refere ao local os assistentes que recordamos representam os procedimentos passam a ser ativados atrav s da tarefa Eventos a parte do modelo utilizado pela Sistemas do Futuro para as tarefas relacionadas com a gest o da cole o ou atrav s de um cone presente numa barra de ferramentas nova criada para os Procedimentos onde se incluem outras tarefas relacionadas como a pesquisa a impress o de relat rios de cada procedimento ou a visualiza o de dados estat sticos sobre os processos realizados e registados no sistema Esta nova funcionalidade da aplica o tem caracter sticas muito semelhantes s que os m dulos de controlo terminol gico e de gest o de thesauri apresentam ou seja uma e outra funcionalidade s o comuns a distintas tarefas e subtarefas dos sistemas de gest o de cole es e portanto a s
436. o disciplina de engenharia de constru o de sistemas mas sim como Sistemas de informa o ou arquitetura de sistemas como 25 bem a descreve Rodrigo Magalh es MAGALH ES 1997 53 54 citado por Malheiro da Silva SILVA 2005 Pode dizer se que a Arquitetura est para a Engenharia Civil assim como os Sistemas de Informa o est o para a Inform tica ou Computa o Em ambos os casos Arquitetura e Sistemas de Informa o a preocupa o n o a de construir fisicamente mas sim de planear desenhar ou avaliar constru o Em ambos os casos existe a incumb ncia da integra o de aspetos sociais e humanos com aspetos puramente tecnol gicos isto uma abordagem s cio t cnica Ou seja para al m da dial tica mais tradicional com que normalmente s o vistos os meios tecnol gicos ou seja hardware e software o que est em causa a sua integra o no contexto profissional e as altera es provocadas no mbito da documenta o em museus cuja avalia o completa ainda est longe de poder ser feita Os meios tecnol gicos desde os primeiros sistemas de cart es perfurados que permitiam m quina a leitura de determinados dados at aos atuais sistemas de documenta o complexos de utiliza o quase obrigat ria no museu atual permitem altera es significativas na forma como juntamos e organizamos dados obtendo informa o que poder mais tarde e de acordo com determinados fatores transformar se e
437. o do museu Conseguindo alcan ar este feito atrav s do desenvolvimento de novas tarefas e funcionalidades a empresa poder obter o reconhecimento da Collections Trust e ver os produtos adaptados ao SPECTRUM a ganhar uma mais valia competitiva no mbito do seu posicionamento no mercado nacional e internacional nos quais procura como bvio expandir se Uma vez aceite o projeto a empresa teve necessidade de definir alguns crit rios quanto forma e condi es em que faria a adapta o dos seus produtos a esta norma Recordamos que o SPECTRUM uma norma que se destina a museus e institui es similares e gest o das suas cole es o que desde logo levantou internamente a quest o sobre o interesse de certificar cada uma das aplica es de forma independente ou certificar a reuni o das v rias aplica es atrav s da adapta o da norma ao sistema In patrimonium que inclui ou pode incluir qualquer uma das outras cinco aplica es que a empresa comercializa Da mesma forma foi necess rio decidir quais as gamas de aplica es que seriam certificadas Seria conveniente certificar todas Estando a gama Plus descontinuada traria algum benef cio empresa o tempo e recurso necess rio para a sua adapta o E a gama Premium que apesar das altera es introduzidas foi desenvolvida com tecnologia de 2003 deveria ser adaptada Estas e outras quest es atinentes tecnologia e metodologia de programa o a adapta o das a
438. o do objeto Cf http Awww collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 04 03 2012 142 assegurar que todas as responsabilidades individuais ou coletivas dentro da institui o sobre a verifica o do estado de conserva o est o definidas e identificadas facilmente assegurar que s o registados os dados da data respons vel e motivo para todos os procedimentos de verifica o do estado de conserva o assegurar que feita uma verifica o do estado de conserva o sempre que haja uma altera o no objeto na sua utiliza o ou no meio ambiente a que est sujeito assegurar que guardado um hist rico de registos sobre os estados de conserva o de forma a poder ser feita uma monitoriza o de altera es ao longo do tempo assegurar que dado o seguimento devido quando s o identificados sinais preocupantes sobre o estado de conserva o dos objetos assegurar que realizado como parte dos seguintes procedimentos Entrada de objeto Object entry Empr stimos entrada Loans in Incorpora es Acquisition Preserva o e conserva o das cole es Conservation and collections care Utiliza o das cole es Use of collections e Desincorpora o e aliena o Deaccession and disposal A avalia o e verifica o do estado de conserva o dos objetos uma tarefa que deve ser sempre realizada por membros qualificados da equipa do
439. o do sistema em termos de seguran a indexa o permiss es etc Este sistema de avalia o utilizado j em Portugal pelo Museu de Serralves como crit rio de sele o dos sistemas atrav s de um concurso p blico permite aos museus uma escolha mais informada acerca das capacidades e funcionalidades que cada sistema disponibiliza As empresas que desenvolvem e comercializam este tipo de sistemas s o normalmente gratas por estas iniciativas dado que constituem documentos de refer ncia que podem ser seguidos para providenciar melhores produtos e que adicionalmente permitem uma an lise criteriosa dos produtos concorrentes para benef cio dos museus J defendemos num outro texto MATOS 2007 145 e em diversos f runs p blicos um esquema semelhante a utilizar em Portugal para a avalia o dos sistemas de gest o de cole es dispon veis no pa s que permitisse uma escolha informada por parte dos museus Este um trabalho por desenvolver Estas institui es da Am rica do Norte t m sido ao longo das ltimas d cadas um verdadeiro motor de desenvolvimento na rea da documenta o e gest o das cole es Do seu trabalho direto e da sua participa o em projetos ou em discuss es em f runs como o CIDOC ou o Museums amp The Web t m surgido novas metodologias e ferramentas que facilitam e resolvem ao museu e aos seus profissionais os problemas levantados pela documenta o do patrim nio Pese embora os seus efeitos n o
440. o documento que indica a data e o autor da marca Um exemplo desta situa o foi a cria o de um Grupo de Informa o Espec fico para a Numism tica que foi pensado e desenvolvido em parceria com a Casa Tait do Porto 36 A nica exce o a este modelo a estrutura das Tabelas Auxiliares que permitem a cria o e controlo de terminologia atrav s de uma organiza o de depend ncias entre registos No entanto a nova vers o ter uma subtarefa de gest o de thesauri que ser feita de acordo com o modelo de dados das restantes subtarefas 270 Tarefa principal E EEE Informa o espec fica Unidades de informa o Ilustra o 5 Esquema de estrutura de dados utilizada pela Sistemas do Futuro Condi es especiais Esta organiza o estrutural com pequenas exce es para as quais a pr xima vers o ter uma resposta tem permitido o desenvolvimento dos diversos sistemas e a sua utiliza o pelos museus e institui es similares no invent rio documenta o e gest o das cole es sem problemas significativos assinalados Os grupos de informa o existentes atualmente s o em maior n mero do que na primeira vers o da gama Premium ou ainda com maior destaque da gama Plus por m a empresa tem optado por manter nas diversas vers es a compatibilidade total entre a estrutura de dados relativa tarefa de Invent rio fazendo com que os grupos de informa o gen ricos e espec ficos das subtarefas q
441. o e Avalia o t cnica do estado de conserva o dos objetos pode estar na origem de um procedimento de desincorpora o ou abate do objeto ANEXO I Com efeito este procedimento est frequentemente associado ao in cio de outros Um deles o procedimento de Controlo de localiza es e movimentos Location and movement control que deve ser utilizado sempre que necess rio mudar o objeto de local para realizar a avalia o e verifica o do seu estado de conserva o O outro o procedimento de Preserva o e conserva o das cole es Conservation and collections care que deve ser realizado quando a avalia o do estado de conserva o conduz a uma interven o de restauro Neste caso sempre necess rio a devida consulta a um t cnico especializado Neste procedimento os requisitos de informa o necess rios relacionam se com os grupos de informa o que permitem registar a identifica o dos objetos o seu estado de conserva o e os dados sobre a sua avalia o os requisitos e condi es dos objetos bem como os dados de todas as entidades individuais e coletivas que t m ou tiveram algum tipo de responsabilidade na avalia o realizada Todos os grupos e correspondentes unidades de informa o necess rias podem ser consultados no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO ID Pese embora a import ncia significativa desta tarefa nos museus este procedimento n o um dos classificados c
442. o em 09 05 2012 Dispon vel em http cadernosociomuseologia ulusofona pt Arquivo arquivo htm NETO Maria Jo o Martins Pereira 2010 Os audioguias na acessibilidade aos museus a sua aplica o ao Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Em linha Disserta o de II Ciclo em Hist ria especializa o em Museologia Coimbra Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra Consultado em 07 05 2012 Dispon vel em http hdl handle net 10316 15108 NEVES L M 2005 O Programa Operacional da Cultura na Moderniza o e Dinamiza o dos Museus Portugueses Disserta o de mestrado da Museologia apresentada ao Departamento de Arquitectura Urbanismo e Geografia da Universidade Lus fona de Humanidades e Tecnologias Lisboa ODDON Yvonne 1968 Elements of museum documentation UNESCO Jos Jos Museum OLIVEIRA Ana Maria Constante de 2007 PATRIM NIO S EM DI LOGO Redes de Museus Municipais Gest o e implementa o de estrat gias Caso de Cascais Em linha INSTITUTO DE HIST RIA DE ARTE Faculdade de letras da Universidade de Lisboa Mestrado em Arte Patrim nio e Restauro Consultado em 21 10 2010 Dispon vel em http hdl handle net 10451 384 OLEIRO Manuel Bairr o 2004 IPM Novos desafios Boletim Trimestral da Rede Portuguesa de Museus n 13 Lisboa RPM pp 1 3 OREY Maria Leonor Borges de Sousa de 2003 Invent rio do Museu Nacional de Arte Antiga colec o de metais cruzes proce
443. o procedimento de pr entrada 286 Registe a informa o essencial sobre as dimens es e conte do dos bens a adquirir de forma a auxiliar com Avalia o segundo os crit rios de aquisi o Avalia o do estado de conserva o Decis es sobre o transporte e manuseamento Acondicionamento em reserva SSS 8 Determina o de quem det m o t tulo legal dos objetos Determina o de quem det m direitos de propriedade intelectual associados aos bens lt Identifique a data prov vel de chegada e emita recomenda es para os cuidados que o propriet rio deve ter com os objetos antes Para as aquisi es propostas procure acordo de princ pio para transferir o t tulo com anteced ncia Proceda verifica o do estado de conserva o antes dos objetos serem transportados Ir para procedimento de Entrada do Objeto Ilustra o 9 Passos finais do procedimento de Pr entrada O segundo prot tipo foi constru do com base na uni o de dois prot tipos que equacion mos neste processo um que consistia na utiliza o de uma lista de verifica o com a indica o de todos os passos de cada procedimento e outro que os apresentava em diferentes caixas de di logo Apresentamos na imagem seguinte o prot tipo relativo ao procedimento de Entrada de objetos 287 B Eventos Assistente Entrada de Objectos E I Entrada de Objecto CO 4 N mero de entrada N entrada O
444. o processo de mapeamento de dados RIS ESF As duas primeiras tarefas Invent rio e Eventos representam o maior volume de unidades de informa o 371 existente no RSI e s o na nossa opini o as unidades de informa o mais relevantes para a qualidade do processo de invent rio e documenta o proposto no SPECTRUM Assim Em Invent rio conforme podemos observar no referido anexo existem 17 grupos de informa o atrav s dos quais podemos registar diversa informa o sobre patrim nio m vel e natural Incluem tipologias de informa o que v o desde a descri o f sica dos objetos Object description 382 O grau de import ncia diz respeito apenas quest o essencial ainda por ultrapassar em Portugal da exist ncia pr via de invent rios informatizados das cole es N o significa no entanto uma menor aten o pelos outros dois grupos em an lise os quais s o essenciais para a implementa o do SPECTRUM num museu 215 information a sua hist ria Object history and association information ou quest es mais b sicas como a sua identifica o Object identification information at as diferentes rela es com os procedimentos do SPECTRUM de que s o exemplo os dados das auditorias Audit information ou da utiliza o s cole es Object use information Dos 17 grupos existentes apenas 5 n o existiam ainda na ESF S o os grupos de informa o relativa auditoria aos objetos um dos procedimen
445. o que apresentamos na imagem seguinte 285 a B gt Eventos Pr entrada de Objectos Lo llaol z m Verifique se a in N pr entrada ENT 0001 Entrada Grave a pr entrada e indique os utilizadores a serem notificados Alexandre Matos Enviar notifica o Ilustra o 8 Primeiro passo do procedimento de Pr entrada acedido atrav s da hiperliga o do diagrama Zz A principal vantagem deste prot tipo a semelhan a entre a sua representa o gr fica e os diagramas que s o apresentados no SPECTRUM o que permitiria a utiliza o da norma e o esclarecimento de d vidas na introdu o de informa o de uma forma sistem tica e mais simples No entanto esta representa o gr fica traz algumas dificuldades na visualiza o dos dados introduzidos e representa uma mudan a substancial no interface normalmente utilizado nas aplica es da empresa Todas as funcionalidades relacionadas com os procedimentos como a cria o elimina o altera o pesquisa etc de registos est o inclu das para o presente prot tipo na barra de ferramentas de procedimentos atr s mencionada Este prot tipo permite a realiza o de todos os passos determinados no procedimento indicando no final a liga o com o procedimento seguinte entrada e a sua representa o com o processo e 398 finalizado a seguinte 398 Est o representados na imagem apenas os ltimos passos d
446. o registo da sua hist ria e proveni ncias e outro tipo de informa es teis no mbito do invent rio das cole es Essa proposta haveria de se tornar uma recomenda o do CIDOC aos comit s nacionais do ICOM como base normativa do trabalho de documenta o CIDOC 1995 e seria desenvolvida entre 1980 e 1992 de forma paralela pelos dois grupos de trabalho do CIDOC que deram origem ao atual grupo de Normas de Documenta o Documentation Standards Na confer ncia de 1992 o CIDOC decidiu consolidar o trabalho entretanto desenvolvido separadamente pelos dois grupos e criar a atual vers o publicada em 1995 que substitui formalmente as recomenda es da proposta de Chenhall e Homulos 43 Este documento um importante marco na hist ria da documenta o em museus porque pela primeira vez os museus e os profissionais de documenta o contam com um documento simples que pode ser usado por qualquer museu independentemente da sua escala na cria o ou desenvolvimento de um projeto de documenta o bem como por qualquer empresa que pretenda criar um sistema de gest o de cole es museol gicas e serve tamb m de guia para os profissionais de museus que de alguma forma contactam com a documenta o do patrim nio cultural e natural Em termos gen ricos um documento que pretende esclarecer as categorias de informa o m nimas que um sistema de documenta o deve conter para registar a informa o sobre os objetos i
447. o ritmo que os seus respons veis desejariam Admitimos que a escassez de recursos humanos dedicados exclusivamente a esta tarefa seja o principal motivo Todavia concorrem para este relativo insucesso inicial outras quest es nomeadamente a inexist ncia altura de pol ticas de gest o das cole es de manuais de procedimentos internos para o carregamento de dados de thesauri ou listas de termos adequados e de outros recursos t cnicos scanners m quinas fotogr ficas etc que facilitam de sobremaneira a realiza o desta tarefa Em 2005 considerando essas dificuldades a Universidade de Coimbra procura dar um impulso ao programa de informatiza o das cole es atr s referido atrav s da cria o do projeto do Museu Virtual do Museu da Ci ncia Este projeto cofinanciado pelo Programa Operacional para a Cultura POC entre 2005 e 2007 tem como objeto a disponibiliza o da informa o das cole es universit rias de Coimbra atrav s da Internet como aconteceu de resto em 2001 aquando da primeira iniciativa da reitoria nesta mat ria Com efeito n o se tratando de algo completamente novo para al m da referida acessibilidade informa o por especialistas investigadores comunidade universit ria e p blico em geral o projeto pretendia dotar o museu de uma ferramenta Atualmente indispens vel para a gest o do seu acervo e consequentemente para a pr pria gest o da institui o MOTA s d 8 Atualme
448. ocedimento classificado no SPECTRUM como prim rio sendo parte integrante do esquema de certifica o de qualidade dos museus no Reino Unido A CT produziu e disponibiliza no portal Collections Link a publica o Object exit SPECTRUM HO que cont m mais informa o til para a implementa o do procedimento nos museus 6 2 5 18 Empr stimos sa da Loans out Este procedimento tem como objetivo gerir e documentar os empr stimos de objetos a outras institui es por tempo determinado para fins de exposi o investiga o conserva o reprodu o ou educa o O empr stimo de objetos Atualmente um procedimento bastante comum na gest o das cole es fruto do desenvolvimento da colabora o entre museus e outras institui es nos mais diversos projetos de investiga o O aumento do n mero de exposi es nacionais e internacionais onde as cole es portuguesas dada a sua qualidade especificidade hist ria etc est o representadas tem tamb m contribu do para que os museus tenham cada vez mais solicita es de empr stimo dos seus objetos A par o aumento do conhecimento e estudo das cole es nacionais cuja face vis vel a publica o de cat logos de museus ou de exposi es e mais recentemente a publica o na Internet dos invent rios dos museus ou de patrim nio cultural portugu s detido por outro tipo de institui es tem tamb m contribu do para um aumento significativo da circula
449. ocumenta o e gest o das suas cole es nomeadamente a publica o de fichas de apoio implementa o da norma a promo o de a es de forma o relacionadas com a sua aplica o pr tica e o desenvolvimento de diversos thesauri de suporte documenta o das cole es mais tarde associados designa o SPECTRUM terminologies DAWSON 2012 Em 1998 publicado o Standards in action Book 1 a guide to using SPECTRUM com a chancela da MDA PEDLEY 1998 a primeira publica o desta s rie centrada na utiliza o dos oito procedimentos prim rios do SPECTRUM que viriam no mesmo ano a constituir a base da norma m nima de documenta o exigida pelo Museum and Galleries Registration Scheme for UK Museums KAVANAGH 1994 o atual UK Museums Accreditation Scheme gerido pelo Arts Council Este facto constitui de certa forma um reconhecimento oficial da import ncia e relev ncia que o SPECTRUM assumiu quase desde a sua cria o na documenta o e gest o das cole es do Reino Unido Em 1998 ocorreu outro facto relevante para o desenvolvimento do SPECTRUM que foi a constitui o da SPECTRUM Advisor Network uma rede de profissionais de museus que tendo contribu do para a cria o do SPECTRUM tinham interesse direto como utilizadores da norma nas institui es onde trabalhavam no seu desenvolvimento e na sua implementa o nacional tendo em conta os benef cios verificados na gest o e documenta o do pa
450. ofissional e cont nua que poderia assegurar no futuro todas as a es de forma o sobre o SPECTRUM a desenvolver no mbito do projeto e das quais poderia retirar algumas contrapartidas Por fim embora n o menos relevante o SPECTRUM PT poderia ser utilizado como norma de refer ncia 189 para a gest o de cole es nos estudos de 2 e 3 ciclo em Museologia o que contribuiria estamos x sae ee 237 certos para uma maior divulga o e utiliza o da norma pelos museus e seus profissionais Com a indica o inicial da aceita o deste projeto inici mos os trabalhos prevendo tr s fases distintas A tradu o por profissionais habilitados que lhe conferisse a indispens vel valida o qualitativa a revis o por uma equipa de especialistas em museologia cujos membros seriam escolhidos pelo DCTP e por n s cuidando para que tivessem tanto quanto poss vel experi ncia na 238 gest o e documenta o de cole es e finalmente a publica o do SPECTRUM PT Coube nos a incumb ncia de procurar o apoio necess rio para suportar os encargos financeiros que a tradu o inicial da norma realizada por profissionais de tradu o exigia O DCTP por seu lado deveria providenciar pelo cumprimento dos tr mites necess rios para que o protocolo pudesse ser firmado pela Faculdade de Letras do Porto Sucede que dado o contexto de crise econ mica atual a que as universidades portuguesas n o escapam o p
451. ol ticas culturais e museol gicas de cada regi o o Minist rio da Cultura Espanhol teve o m rito de criar atrav s da Comisi n de Normalizaci n Documental de Museos 1993 1996 uma proposta de organiza o do sistema de documenta o de museus que viria a constituir se como o trabalho normativo de refer ncia para os museus espanh is e serviria de suporte cria o de uma aplica o inform tica desenvolvida pelo referido rg o governamental o DOMUS O trabalho daquela comiss o seria publicado pela primeira vez em 1996 com o t tulo Normalizaci n Documental de Museos Elementos para una aplicaci n informatica de gesti n museografica CARRETERO 1998 e desde ent o tem sido usado pelos museus espanh is das mais diversas tutelas como refer ncia na cria o escolha do sistema de informa o do museu ou no mbito da utiliza o da aplica o DOMUS distribu da gratuitamente pelo rg o do governo respons vel pelo setor cultural mediante um protocolo firmado entre as partes interessadas Hoje em dia n o conseguimos encontrar qualquer p gina oficial das redes referidas por Patr cia Remelgado a n o ser a refer ncia nas p ginas institucionais das Comunidades Aut nomas respetivas aos museus que comp em a rede O programa DOMUS um sistema de documenta o e gest o museogr fica desenvolvido pelo Minist rio da Cultura Espanhol atrav s das Subdirecci n General de Museos Estatales e Subdirecci n
452. ole es do museu a sua finalidade inicial e os m todos pelos quais foram constitu das Ap s o que faz o enquadramento do processo de incorpora o nomeadamente as condi es t cnicas legais e ticas que orientam o processo e a decis o final de aceita o dos novos objetos indicando as modalidades de incorpora o poss veis Na parte final o documento estabelece os respons veis pelas incorpora es e os procedimentos que os t cnicos do museu devem acautelar para documentar todo o processo garantindo o cumprimento de todas as regras estabelecidas na lei e possibilitando no futuro a prova da propriedade dos objetos incorporados 231 A pol tica de incorpora es um documento essencial e um instrumento de gest o essencial para os museus uma vez que define a estrat gia de valoriza o da cole o do museu Permite ao museu saber como completar a sua cole o com objetos relevantes e defende o por exemplo em rela o a doa es de objetos irrelevantes para a miss o e objetivos do museu e da sua cole o A obrigatoriedade da sua inclus o no processo de credita o dos museus portugueses foi uma das medidas mais acertadas da RPM Contudo o trabalho na cria o destes documentos n o est conclu do Se por um lado algumas quest es de conserva o preventiva seguran a incorpora o e utiliza o das cole es est o tratadas nos documentos apresentados no mbito da implementa o do SPECTRUM existe aind
453. olhido um que permitir atrav s da tarefa eventos a introdu o e gest o da informa o relativa aos 21 procedimentos do SPECTRUM Uma vez que se trata de uma quest o estrat gica ficou a cargo da empresa a escolha da vers o da aplica o que suportar estas novas estrutura e funcionalidade e que consequentemente ser avaliada pela Collections Trust no mbito do processo de certifica o de sistemas acima mencionado Este ltimo caminho visa o principal objetivo desta investiga o realizada em contexto empresarial ou seja dotar a empresa de um sistema de cole es compat vel com a normaliza o de refer ncia em termos de procedimentos de gest o de cole es e assim contribuir para que os museus informados da sua qualidade o considerem na escolha das ferramentas que utilizar o O resultado deste trabalho de investiga o encontra se neste momento a ser produzido pela empresa e dever ser apresentado nos pr ximos meses ap s a realiza o da avalia o por parte da Collections Trust Com a concretiza o destes tr s caminhos conclu mos o trabalho de investiga o que propusemos realizar neste projeto Julgamos que o fizemos com sucesso tendo alcan ado os objetivos propostos em cada parte deste trabalho No que diz respeito adapta o do SPECTRUM realidade portuguesa gostar amos de ter conseguido para al m da tradu o da norma produzir os documentos de aconselhamento necess rios para auxili
454. om o procedimento anterior dada a necessidade de ter informa es de avalia o dispon veis e atualizadas sempre que se procede contrata o de um seguro ou indemniza o de uma entidade por dano ou perda de objetos pode interessar a outros atos de gest o ou avalia es do patrim nio guarda dos museus com relevo por exemplo para a elabora o de planos or amentais nas reas de conserva o e restauro O controlo de avalia es embora trate de quest es sens veis para a gest o do museu n o um procedimento prim rio do SPECTRUM 6 2 5 14 Auditoria Audit Este procedimento pretende examinar os objetos e a sua informa o para verificar e confirmar a sua localiza o autenticidade e rela es estabelecidas A auditoria s cole es e sua documenta o um instrumento essencial para a confirmar a qualidade da informa o guardada e gerida pelos museus sobre os objetos que est o sua guarda A 150 exist ncia de um plano de auditoria constante definido na pol tica de cole es relativa documenta o permitir ao museu verificar regularmente a qualidade dos registos do seu sistema de informa o e principalmente tomar medidas quando os resultados das auditorias revelem situa es de erro Adicionalmente a realiza o destas auditorias e o seu registo no sistema de informa o favorecem a identifica o das causas dos erros na documenta o das cole es A implementa
455. omo prim rios no SPECTRUM Entendemos que o facto decorre da especial complexidade e especializa o necess rios para a correta implementa o de um procedimento desta natureza que n o est o ao alcance dos museus de escala mais pequena Contudo sendo a conserva o e preserva o do patrim nio que t m sua guarda uma das principais preocupa es dos museus este dever ser um dos procedimentos a ter em conta na defini o dos planos de documenta o e pol ticas das cole es 6 2 5 10 Preserva o e conserva o das cole es Conservation and collections care Neste procedimento s o geridas e documentadas todas as informa es resultantes de a es interventivas e preventivas de conserva o das cole es A conserva o e preserva o das cole es uma tarefa muito exigente do ponto de vista de recursos humanos e financeiros De modo que o museu deve definir previamente no mbito da pol tica de gest o da cole o a sua forma de atua o nas a es de conserva o preventiva e 144 interventiva bem como o modo como deve ser gerida e documentada a respetiva informa o em benef cio do museu e do futuro da sua cole o A gest o da informa o nesta rea espec fica da documenta o em museus reveste se de uma import ncia significativa uma vez que a corre o da descri o das a es tomadas neste tipo de interven es permitir avaliar suas as consequ ncias retirando li e
456. on quasaanatpd dd 121 Ilustra o 3 Inicio do procedimento de Controlo de Invent rio 173 Ilustra o 4 Modelo de dados da Sistemas do Futuro 00 ceeeeeeeeeceeeeceseeeceeeeeceeeeeceeeeeceteeeeeteeeee 269 Ilustra o 5 Esquema de estrutura de dados utilizada pela Sistemas do Futuro 271 Ilustra o 6 Modelo de dados da Sistemas do Futuro com a inclus o dos procedimentos SPECTRUM ia Lipo Ei a S E Ga a da o 283 Ilustra o 7 Prot tipo do Procedimento Pr entrada com a representa o dos seus primeiros passos Sic sna a a a a li E a aaa iA Coad och 285 Ilustra o 8 Primeiro passo do procedimento de Pr entrada acedido atrav s da hiperliga o do CVA SLAIN A ee serieren seias teias rama n nao AEE EREE EEE onda ia nai ads a dada aaa efa dane a Rae on Rea atm 286 Ilustra o 9 Passos finais do procedimento de Pr entrada e cc ceesceceescecesneeceeceeceeeeeceteeeenteeeees 287 Ilustra o 10 Primeiro ecr do prot tipo do Procedimento de Entrada de objetos 288 Ilustra o 11 Prot tipo com informa o introduzida re ererereeraaneraaeena 289 Ilustra o 12 Ecr com o passo final do procedimento de Entrada de objetos 289 Ilustra o 13 Ecr do prot tipo do procedimento de Entrada de objetos com hiperliga o para os procedimentos relacionados inina assi adiadas a paia aa l ag Sealand
457. onal de normaliza o Contudo entendemos que a classifica o do SPECTRUM como uma norma por uma institui o como a BSI ou a ISO n o constitui o nico ou sequer o mais importante requisito para o classificar como norma como de resto j tivemos a oportunidade de referir O SPECTRUM produto da colabora o de mais de 300 profissionais de museus a n vel mundial e utilizado por mais de 7 000 museus COLLECTIONS TRUST 2011b em mais de 100 pa ses DAWSON HILLHOUSE 2011 Est j traduzido para Holand s Flamengo e Alem o e neste momento encontram se em desenvolvimento projetos de tradu o para Franc s Grego rabe e Portugu s bem como projetos de localiza o e adapta o para outros pa ses de l ngua inglesa como a frica do Sul por exemplo O SPECTRUM reconhecido oficialmente como norma de gest o de cole es no Reino Unido onde parte integrante do programa de credita o de museus o Accreditation Scheme do Arts Council e noutros pa ses como a Holanda e a Ucr nia Acresce que existem projetos de tradu o e comunidades ativas do SPECTRUM na B lgica Alemanha Gr cia Noruega Su cia Su a frica do Sul e Portugal sobre os quais vamos tendo conhecimento e acompanhando o seu desenvolvimento atrav s de encontros informais e ou comunica es apresentadas nas confer ncias anuais da CT e do CIDOC Pese embora estes factos sabemos que existe da parte de alguns setores alguma relut ncia
458. onde tentaremos compreender os m todos e processos at agora utilizados na gest o e documenta o do acervo e a forma como aquela norma pode contribuir para melhorar significativamente o trabalho desenvolvido nesta rea pela equipa do museu O ltimo caminho e aquele que constitui o principal motivo deste trabalho favorecer esperamos o desenvolvimento de melhores sistemas de gest o de cole es por parte da Sistemas do Futuro atrav s da utiliza o do SPECTRUM e a consequente candidatura ao SPECTRUM Partners Scheme para obten o da certifica o de qualidade por parte de uma institui o de refer ncia internacional como a Collections Trust Cada um destes caminhos partilha do objetivo comum de refor ar os instrumentos dispon veis nos museus portugueses para a gest o e documenta o de cole es Seja atrav s da disponibiliza o da norma e dos recursos que o projeto pretende disponibilizar no futuro seja atrav s da demonstra o 179 das dificuldades e ou vantagens da utiliza o da norma que o estudo de caso do Museu da Ci ncia ou finalmente atrav s da disponibiliza o de sistemas de informa o constru dos de acordo com a norma os museus portugueses e seus profissionais ter o sua disposi o mais instrumentos para avaliar reformular ou mesmo iniciar projetos de documenta o das cole es que permitir o a sua gest o de uma forma integrada como defendido pelos respons veis pelo SPECTRUM e p
459. onferir se em caso de transporte existe a informa o necess ria para uma correta documenta o e gest o das cole es 6 2 5 8 Cataloga o Cataloguing O procedimento de cataloga o refere se compila o e manuten o de informa o essencial que faculte a identifica o e descri o dos objetos Embora os termos cataloga o e invent rio sejam sin nimos no contexto museol gico cataloga o est associada ao processo de documenta o de cole es mais exigente do ponto de vista do conhecimento de dados representativos sobre a hist ria dos objetos Trata informa o como as anteriores proveni ncias as exposi es nas quais figuraram os restauros os empr stimos a hist ria da sua origem etc O seu registo de acordo com o SPECTRUM poder n o ser mantido no mesmo local ou na mesma base de dados mas a De acordo com a defini o proposta pelo dicion rio de Lingua Portuguesa Priberam dispon vel online em http www priberam pt dlpo Consultado em 05 03 2012 140 institui o dever manter um sistema de refer ncias cruzadas que permita um acesso simples a toda a informa o relevante que esteja relacionada com os objetos e a sua hist ria A pol tica de cole es do museu deve definir os seus prop sitos em rela o cataloga o da sua cole o mencionando de forma clara os m todos e objetivos a alcan ar nesta mat ria pela equipa do museu Essa defini o deve traduzir a no
460. onhecimento cr ticas e acima de tudo amizade sem os quais n o seria poss vel a concretiza o deste trabalho Ao Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra objeto de estudo do presente trabalho e sua dire o pelo interesse e acolhimento deste projeto com uma refer ncia especial ao Prof Doutor Paulo Gama Mota e ao Prof Doutor Pedro Casaleiro pela disponibilidade e confian a manifestadas A toda a equipa do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra fica tamb m o nosso reconhecimento no entanto pelo papel determinante que tiveram no presente trabalho n o podemos deixar de agradecer em particular Dr Maria do Ros rio Martins pelo tempo ajuda e amizade e ao Dr Gilberto Pereira pelo apoio e interesse Collections Trust ao seu CEO Nick Poole ao Gordon McKenna e Alex Dawson devido um agradecimento especial pelo apoio e confian a e pelo interesse neste projeto A empresa Sistemas do Futuro que tem sabido ao longo dos anos apoiar e investir na forma o dos seus quadros e que permitiu a realiza o deste trabalho em contexto empresarial Funda o para a Ci ncia e Tecnologia pelo apoio financeiro atrav s do Programa de Bolsas de Doutoramento em Empresa Ao Ad o Santos Armindo Dias Ant nio Almeida Hugo Mesquita Maria van Zeller Nat lia Jorge e S nia Guedes colegas e amigos pela inexced vel ajuda que foram ao longo destes tr s anos A todos os colegas de profiss o pelo
461. onjunto de grupos de informa o espec fica sobre a sua Aplica o Brilho Caracteriza o Clivagem Cores Forma Fratura G nese H bito Ocorr ncia Outros nomes Parag nese Sinon mia e Transpar ncia aos quais se junta a sistem tica mineral cujo registo foi alvo de desenvolvimento espec fico pela Sistemas do Futuro em colabora o com os t cnicos respons veis por esta cole o As esp cies minerais t m ainda informa o sobre a sua F rmula Qu mica Sistema Cristalogr fico Dureza e Densidade 219 Ainda sobre as subtarefas de invent rio Esp cies e Esp cies Minerais importante referir que quase todos os campos se encontram preenchidos e validados como poderemos verificar para a maioria deles numa consulta s cole es de Hist ria Natural atrav s do Museu Digital Segue se a segunda informa o sobre a tarefa de invent rio que n o apresentamos Nas fichas relativas ao invent rio de objetos esp cimes e esp cimes minerais existe tamb m um conjunto de grupos de informa o espec fica que complementa a informa o gen rica de cada uma dessas subtarefas Aqui encontramos grupos de informa o comuns a sistemas de gest o de cole es como o estado de conserva o localiza o dimens es classifica o incorpora o propriet rio proveni ncia etc e outros espec ficos das cole es em an lise como a recolha etnogr fica biometria espec fica fun o uso coleta idade etc que possi
462. onjunto de normas de invent rio criadas pelo IPM entidade respons vel pela produ o normativa para a documenta o das cole es museol gicas a que se sucedeu o IMC e mais recentemente a DGPC estas n o nos parecem ser suficientemente abrangentes dado que se centram de forma quase exclusiva nas quest es relacionadas com o invent rio das cole es esquecendo ou relegando para outras publica es a normaliza o dos procedimentos relacionados com a pr pria gest o das cole es onde o SPECTRUM a refer ncia internacional Por outro lado dizia nos a experi ncia profissional que os museus tinham grandes dificuldades na documenta o e gest o das suas cole es e na defini o dos procedimentos necess rios para cumprir essas tarefas Esta dificuldade levou em grande parte ao aparecimento de diferentes manuais de procedimentos criados de acordo com as necessidades de cada museu ou conjunto de museus cuja produ o exigia um grande disp ndio de tempo e esfor o das suas equipas A conjuga o de todos estes fatores deu nos uma oportunidade que dificilmente poder amos recusar Regress mos a Portugal entusiasmados com a perspetiva de criar um projeto de tradu o e adapta o do SPECTRUM dado que consider vamos ent o tal como agora que um projeto desta natureza pode ser uma grande mais valia num primeiro plano para os museus portugueses sobre os quais recai a responsabilidade de gerir e documentar o esp
463. optar pelos m dulos que necessita para a gest o da sua cole o com condi es diferenciadas em termos de custo de aquisi o Esta vers o apresentar para escolha os m dulos de patrim nio m vel im vel natural imaterial e de arquivo e incluir os m dulos das tarefas de eventos documenta o refer ncias entidades e multim dia em qualquer configura o escolhida Em termos de manuten o esta vers o representar uma evolu o significativa para os museus e para a Sistemas do Futuro Tendo como base a sua utiliza o atrav s de uma rede interna ou da Internet com um browser a aplica o ser instalada num servidor central tal como a base de dados ao qual os diferentes utilizadores aceder o por via de um URL com uma valida o de seguran a que os identificar e far a verifica o do n vel de acesso e permiss es que lhes foi atribu do pela institui o Este sistema centralizado tem vantagens consider veis na atualiza o do pr prio sistema sempre que existam novas vers es ou atualiza es de seguran a e rotina mas tamb m evita que seja necess ria uma reinstala o de todos os postos de trabalho nos diferentes computadores da institui o fazendo com que os recursos utilizados pelos museus nestas tarefas decres am substancialmente Esta decis o comporta diversas vantagens pelo que dificilmente poderia deixar de ser tomada pela empresa Do ponto de vista deste trabalho tornou imp
464. or do presente trabalho inicia se um percurso que seguir tr s caminhos paralelos os quais nos permitir o refletir e concluir sobre os objetivos propostos Um trabalho com a natureza do presente de certa forma pouco usual numa tese de doutoramento em museologia Na maior parte dos casos este tipo de trabalhos levado a cabo por profissionais de museus ou acad micos que por motivos pr ticos ou de desenvolvimento te rico se debru am sobre determinado assunto de particular relev ncia para os museus e seus profissionais Ao contr rio n s temos um contexto profissional que n o comum em profissionais de museus e que muito menos se reflete num projeto acad mico como o presente A explica o resulta da circunst ncia que trabalhamos numa empresa que desde 1996 desenvolve de forma quase exclusiva sistemas de gest o e documenta o para o patrim nio cultural e natural este o seu principal foco de aten o e rea de neg cio preferencial que complementada por outros tipos de 16 Nick Poole menciona a exist ncia de uma comunidade portuguesa j ativa na apresenta o intitulada Where next for museum Documentation Cf http www slideshare net nickpoole where next for museum documentation consultada em 13 01 2012 1 J existem contactos com diversas entidades estatais e estaduais brasileiras com esse prop sito 13 trabalhos que na maior parte dos casos se relacionam diretamente com a principal
465. or parte dos pa ses do que o verificado nas bibliotecas e arquivos Em Portugal como nos aponta Lu s Pequito Antunes na sua disserta o de mestrado sobre as diferen as pr ticas e te ricas na rea de documenta o em Portugal 27 ANTUNES 2002 as quest es tecnol gicas e o novo paradigma que a contribui o da Ci ncia da Informa o trouxe n o tido em conta at bem tarde na forma o dos profissionais de museus S na ltima d cada do s culo XX com a cria o da p s gradua o em Museologia na Faculdade de Letras da Universidade do Porto em 1994 se verifica de forma mais consistente a introdu o no ensino das quest es da documenta o e gest o de cole es associadas de forma estrat gica s novas tecnologias Note se que o eixo comum entre a Museologia e a Ci ncia da informa o a introdu o das tecnologias primeiro com o computador pessoal e depois com a Internet e as altera es que se verificam ap s a massifica o da sua utiliza o nos museus Documentar ou melhor gerir a informa o de uma cole o passa a ser uma tarefa ainda mais complexa que exige planeamento a longo prazo e a produ o de documentos normativos estrutura de dados procedimentos terminologia etc que possibilitem aos profissionais de cada museu o cumprimento eficiente da mais b sica das suas obriga es conhecer a cole o entrada no novo mil nio este o panorama gen rico com que nos deparamos
466. or patrimonial dos mesmos Ap s a capta o das imagens definem se os procedimentos a seguir para o seu tratamento digital e identifica o e organiza o no reposit rio de imagens criado para guardar os ficheiros digitais onde cada uma das imagens nomeada com o acr nimo da cole o n mero de invent rio do objeto ou esp cime e finalmente com um n mero de imagem todos separados com a utiliza o do car ter underscore S ap s este tratamento e organiza o que as imagens s o introduzidas na subtarefa de Material Fotogr fico dependente da tarefa Documenta o onde ser o introduzidas informa es sobre o fot grafo formato localiza o etc e a partir da qual se far o as respetivas rela es com as fichas da tarefa de Invent rio Durante a associa o do ficheiro de imagem ficha de Material Fotogr fico os metadados do ficheiro digital s o tamb m associados e guardados no sistema de gest o de cole es O manual conclui com algumas considera es sobre os recursos necess rios para a elabora o ou digitaliza o das fotografias e para o tratamento digital atr s mencionados Estes manuais t m permitido ao Museu da Ci ncia manter a coer ncia na informa o que registam e gerem sobre as suas cole es Entendemos que a exist ncia destes manuais uma das principais raz es para a qualidade do projeto de invent rio das cole es do Museu da Ci ncia demonstrada pelo Museu Digital a sua
467. ora o e aliena o Deaccession and disposal o museu deve ter o cuidado de atualizar as informa es correspondentes nos registos dos objetos afetados Neste procedimento os requisitos de informa o exigidos est o relacionados maioritariamente com a informa o dos objetos que permita registar a sua identifica o descri o hist ria produ o proveni ncias locais associados etc A par s o tamb m mencionadas na norma como requisitos de informa o os grupos de informa o sobre entidades relacionadas com a hist ria dos objetos propriet rios autores etc A lista detalhada de todos os grupos e unidades de informa o 141 necess rios para o registo completo da informa o pode ser consultada em SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO II Este procedimento classificado no SPECTRUM como prim rio sendo parte integrante do esquema de certifica o de qualidade dos museus no Reino Unido A CT produziu e disponibiliza no portal Collections Link a publica o Cataloguing SPECTRUM 4 0 que cont m mais informa o til para a implementa o do procedimento nos museus providenciando para o caso ingl s algumas fontes de ajuda e aconselhamento em rela o cataloga o das cole es 6 2 5 9 Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment Este procedimento procede gest o e documenta o de toda a inf
468. orbert 2008 From collections to museum management systems A critical review of demands and features Em linha Confer ncia Anual do CIDOC 2008 Atenas CIDOC Consultado em 14 01 2012 Dispon vel em http cidoc mediahost org archive cidoc2008 Documents papers drfile 2008 06 50 pdf KAVANAGH Gaynor M 1990 History Curatorship Leicester e London Leicester University Press Leicester Museums Studies KAVANAGH Gaynor M 1991 Museum Languages Objects and Texts Leicester e London Leicester University Press KAVANAGH Gaynor M 1994 Museum provision and professionalism London Routledge KATZ James E et al 2001 The Internet 1995 2000 Access Civic Involvement and Social Interaction Em linha Syntopia Project Consultado em 22 06 2012 Dispon vel em http arxiv org html cs 0109032 KNELL Simon ed 1994 Care of Collections London Routledge KOCH Walter e KOCH Gerda 2012 Cultural Heritage On the Way to Europeana Em linha Confer ncia Anual do CIDOC 2012 Helsinki Finland Consultado em 12 07 2012 Dispon vel em http www cidoc2012 fi en File 149 1 cidoc2012 koch abstract pdf KOCH Walter 2012 404 Museum Processes and business processes Em linha Confer ncia Anual do CIDOC 2012 Helsinki Finland Consultado em 06 07 2012 Dispon vel em http www cidoc2012 fi en File 1639 museum procedures pdf KORN Naomi MCKENNA Gordon 2009 Copyright a pratical guide
469. orma o relativa ao estado de conserva o e avalia o t cnica das cole es que permitir ao museu definir as recomenda es quanto sua utiliza o tratamento e condi es ambientais A avalia o feita pelos t cnicos dos museus sobre o estado de conserva o dos objetos outra tarefa fundamental nos museus com implica es diretas na forma como o museu gere e utiliza a cole o que tem ao seu dispor A pol tica de cole es do museu dever estabelecer a forma de atua o em rela o verifica o do estado de conserva o definindo em que situa es pode o museu expor ou emprestar os seus objetos bem como as circunst ncias espec ficas nas quais os objetos precisam de interven es de restauro Atrav s deste procedimento podem tamb m estabelecer se condi es espec ficas para a utiliza o das cole es como veremos adiante no procedimento Utiliza o das cole es Use of collections Este procedimento quando implementado no museu dever permitir que o museu consiga obter o definido na sua norma m nima A saber assegurar que a documenta o da verifica o do estado de conserva o feita por pessoal qualificado para o fazer assegurar que toda a documenta o sobre a verifica o do estado de conserva o das cole es se encontra atualizada assegurar que toda a informa o registada no sistema de gest o de cole es e est acess vel pelo n mero de identifica
470. os cient ficos necess rios para o efeito MUA 2012 N o portanto surpresa que o MODES dada a sua origem seja uma aplica o baseada no MDA Data Standard e nas normas ISAD G e MAD IP respeitando tamb m o SPECTRUM e a norma EAD Encoded Archival Description espec fica para arquivos A ltima d cada do s culo passado determinante na hist ria e relev ncia que a MDA assume a n vel nacional e principalmente internacional Em primeiro lugar porque nesta d cada mais precisamente em 1993 que o SPECTRUM The UK Museum Documentation Standard pela primeira vez publicado mas tamb m pelos importantes projetos desenvolvidos pela MDA como a publica o do MDA Data Standard ou do livro Cataloguing Made Easy HOLM 1993 e ainda pelos lan amentos da SPECTRUM Adviser Network e do 24 Hour Museum projetos com enorme repercuss o na documenta o das cole es e sua divulga o respetivamente Ainda nessa d cada foi lan ada uma segunda vers o do SPECTRUM Esta norma veio colmatar uma falha numa rea para a qual n o existia pelo que sabemos regras definidas e globais os procedimentos a utilizar na gest o e documenta o de cole es A sua cria o sem qualquer d vida a realiza o mais importante que a MDA conseguiu pela import ncia que alguns anos mais tarde o SPECTRUM assumiu no contexto internacional Na viragem do s culo o cont nuo sucesso nacional e internacional do SPECTRUM possibilitou a
471. os crit rios definidos pelo regulamento de ades o e permitiam instruir os decisores RPM e dire o do IPM com os elementos necess rios para proceder avalia o e aceita o do candidato como museu da rede ou como museu em processo de ades o CAMACHO 2002 12 A cria o deste organismo foi recebida com muito entusiasmo pela comunidade museol gica nacional o que se percebe pela apresenta o entre Junho e Outubro de 2001 de 61 candidaturas No entanto este processo como acontecer com todos os projetos semelhantes n o esteve isento de cr ticas mormente pela inclus o direta na RPM dos museus tutelados pelo IPM que apesar das dificuldades estruturais com que se debatiam n o foram submetidos ao processo de avalia o como os restantes museus Sem preju zo o desenvolvimento ao longo da ltima d cada tem comprovado a sua absoluta necessidade As melhorias verificadas nos museus na investiga o cient fica na forma o dos profissionais nas parcerias entre institui es na organiza o de exposi es etc s o per si o comprovativo do papel determinante assumido pela RPM No que concerne concretamente documenta o de museus a RPM assume da mesma forma esse papel determinante Nos primeiros processos de ades o foram encontradas diversas dificuldades 79 comuns aos museus candidatos De entre essas sublinhamos pela import ncia que tem para o presente trabalho a debilidade e falta de efic
472. os de informa o as rela es com diferentes tarefas o m dulo de multim dia o m dulo de administra o do 396 dace x 2 397 sistema e a ferramenta de cria o de documentos e impress es ie Pese embora o trabalho de an lise dos procedimentos e a defini o dos passos a construir atrav s dos assistentes seja o trabalho mais dif cil ainda havia que definir duas quest es essenciais o local e a forma que estes novos assistentes iriam ocupar na estrutura de dados e consequentemente no interface de utiliza o do sistema 2 Um assistente wizard o termo mais utilizado nas plataformas Windows em inform tica um interface que apresenta ao utilizador uma sequ ncia de caixas de di logo que o guiam atrav s de uma s rie de passos previamente definidos Podemos encontrar este tipo de interface na maior parte dos sistemas inform ticos que utilizamos no dia a dia como o caso do sistema de pagamento ou levantamento de dinheiro numa caixa de Multibanco ou na reserva online de um voo ou de um quarto de hotel 33 Definida nos requisitos de informa o comuns a todos os procedimentos Cf Anexo II Grupos de informa o sobre procedimentos 34 A cria o de documentos como os recibos de entrega de objetos ou relat rios de verifica o do estado de conserva o Condition Reports por exemplo 35 Permitindo a execu o do procedimento ao longo de diversos dias esta nova funcionalidade tinha que prever a grava
473. os e ferramentas para o setor O Culture Grid o papel de lideran a que assume no projeto UNUMERATE financiado pela Uni o Europeia a cria o da confer ncia OpenCulture e n o menos importante a cria o da norma PAS 197 2009 Code of practice for cultural collections management em parceria com a British Standard Institution BSI s o disso exemplo 3 3 O restante panorama normativo A normaliza o em museus tal como acontece noutras institui es que lidam com informa o um campo muito vasto As normas existentes abrangem quest es pr ticas t cnicas de sem ntica ou de terminologia a utilizar pelos museus e seus profissionais nos projetos de digitaliza o do patrim nio projetos em curso um pouco por toda a Europa e que contam com um grande apoio da parte da pr pria Uni o Europeia Nesse sentido apoiados pela estrutura e resultados do projeto ATHENA MCKENNA DE LOOF 2009 importa mencionar outro tipo de normas que n o estando diretamente ligadas a museus na sua cria o influenciam por raz es t cnicas ou cient ficas a documenta o e disponibiliza o do patrim nio atrav s dos reposit rios online dos museus Essas normas organizam se em tr s categorias distintas as que dizem respeito aos esquemas e descri o de informa o entre as quais encontramos as normas espec ficas para bibliotecas e arquivos os formatos multim dia para texto v deo imagem etc e por fim outras de car ter
474. os grupos de informa o dividem se de acordo com a seguinte estrutura 1 Grupos de informa o de objetos 2 Grupos de informa o de procedimentos 3 Informa o sobre endere os 4 Informa o sobre cronologia 5 Informa o sobre localiza es 6 Informa o sobre institui es 7 Informa es sobre grupos culturais 8 Informa o sobre indiv duos 9 Informa o sobre lugares e s tios 10 Grupos de informa o sobre gest o dos registos 11 Informa o sobre refer ncias Esta estrutura representa a organiza o encontrada pelos editores da norma e profissionais de museus do Reino Unido para dar corpo s necessidades de documenta o dos 21 procedimentos SPECTRUM Incluem a informa o diretamente relacionada com os objetos e a sua hist ria a informa o e dados que s o gerados com a execu o de um processo de gest o dos diferentes eventos as necess rias refer ncias documentais fundamentais para a valida o da informa o na base de dados um conjunto de grupos de informa o sobre entidades e locais e n o menos importante os metadados relacionados com os registos criados no sistema e a sua gest o Considerando as duas estruturas apresentadas a estrutura de dados SF ESF e os requisitos de informa o do SPECTRUM RIS revelava se necess ria a sua an lise detalhada campo a campo com o objetivo de perceber as correspond ncias existentes em duas mat rias essenciais ou seja na organiza
475. os indica uma estimativa de 999 000 exemplares 216 Sublinhando que s o apenas dados quantitativos vejamos o n mero de registos de invent rio de objetos e esp cimes feita at Julho de 2012 data da consulta s bases de dados Jn arte In natura e In patrimonium Total de objetos esp cimes Registos invent rio Estimativa 2009 Julho de 2012 Mineralogia Paleontologia e Geologia Tabela 2 N mero de objetos inventariados em Julho de 2012 confrontando com a estimativa das cole es As cole es de Medicina e Farm cia n o foram contempladas no mbito do projeto do Museu a ES a 2 Digital pelo que n o as teremos em considera o no nosso estudo O mesmo sucede por outras raz es com o Herb rio da UC que gerido pelo departamento de Bot nica e a sua inventaria o gest o e divulga o realizada com o recurso a uma outra ferramenta inform tica 285 N o podemos deixar de alertar como temos vindo a fazer frequentemente que a avalia o quantitativa de um trabalho de invent rio pode per si ser injusta Este tipo de an lise ter que ser feita considerando tamb m os dados qualitativos da informa o inserida Imagine se o seguinte caso por um lado temos um museu que no seu processo de invent rio decide apenas registar informa o sum ria sobre os objetos que comp em a sua cole o Se registar o n mero de invent rio designa o descri o e fotografia s dos objetos consegue
476. os processos inseridos na base de dados e as ferramentas de cria o navega o e grava o dos registos completadas pela barra de ferramentas relativa aos procedimentos A introdu o de informa o ou a execu o das tarefas indicados no lado direito era automaticamente representada na lista de verifica o com a inclus o de um visto nas unidades de informa o ou tarefas finalizadas conforme podemos verificar na imagem seguinte onde a introdu o de informa o no campo N de entrada indicada como finalizada na lista de verifica o 288 1 Entrada de Objecto i N mero de entrada N entrada 00262 ao Data de entrada Depositante Data entrada 16 05 2012 Os objectos s o esperado 14 Preparar pr entrada Depositante Manuel Fonseca e Costa Ho Informa o da entrada Justifica o M todo Requisitos de propriet rio Data de devolu o acordada Propriet rio se diferente do der Colaborador bjectos A Estado conserva o Descri o sum ria 4 Materiais de embalagem 4 Informa o de recolha etnogr fi 14 Informa o de recolha de campc Informa oes adicionais Depositante presente Depositante conhecido 4 Emiss o de recibo ir o n mero de entrada e regis y por OD DEE cone SaaS SASSA Es Pr entrada 7 Os objectos s o esperados Prepare pr entrada Soy Soy De Sr SS A D Trata se de uma incorpora o Trat
477. os que constituem a norma MATOS 2007 As normas de regras e conven es e as normas de terminologia est o intrinsecamente ligadas Definem a regras a utilizar na introdu o da informa o e a terminologia a utilizar quando registamos os dados Campos de informa o obrigat ria formatos de datas utiliza o de mai sculas pontua o ou controlo do vocabul rio usado atrav s de listas de termos e thesauri preestabelecidos s o algumas das regras que ser o criadas dentro do contexto proposto pelas normas de dados Este um ponto onde as normas de sistemas de informa o se cruzam com as normas de interc mbio de dados de uma forma clara Sobre o assunto poder o consultar o exemplo dado por Nick Crofts da implementa o do CIDOC CRM com uma base de dados relacional utilizada num museu CROFTS 1999 30 No original Data structure Data content e Data value CIDOC 2001 lt Campo de data Num rico Campo de texto etc 36 Sobre este tipo de normas refletimos de forma mais aprofundada na disserta o de mestrado no entanto n o podemos deixar de reafirmar a absoluta necessidade de cria o ou ado o de normas deste tipo pelos museus a partir delas que se constroem projetos de documenta o s lidos e v lidos no longo prazo As normas de procedimentos incidem sobre os procedimentos utilizados pelos museus na documenta o e gest o das suas cole es Neste tipo de normas definem se as regras e os passos a
478. oss vel testar a aplica o adaptada ainda que de forma condicionada uma vez que o tempo de desenvolvimento da nova aplica o incluindo a forma o das equipas nas novas ferramentas utilizadas ultrapassa a calendariza o que propusemos inicialmente no plano deste trabalho Contudo cientes desta dificuldade pretendemos definir neste trabalho todas as condi es para que a empresa possa no final do processo de desenvolvimento ver este sistema avaliado positivamente pela Collections Trust obtendo a possibilidade de utilizar a marca SPECTRUM Compliant na sua promo o e comercializa o como a garantia de qualidade que a empresa procurava 7 3 3 1 Os requisitos de informa o do SPECTRUM e a estrutura de dados SF As aplica es da Sistemas do Futuro s o desenvolvidas com base num esquema de dados que descrevemos em 2007 MATOS 2007 102 104 Esse modelo sustentado obrigatoriamente numa base de dados relacional assenta na divis o entre diversas tarefas relativas a diferentes tipologias de informa o que devem respeitar o princ pio da irrepetibilidade da informa o por um lado e 371 Cf http www ietf org rfe rfc 1738 txt Consultado em 29 06 2012 372 A estrutura de dados deve ser constru da de forma a evitar a repeti o de registos sobre o mesmo objeto entidade evento ou documento MATOS 2007 102 268 a dust es AE E P 4 i i 37 a possibilidade da exist ncia de diversos registos para determin
479. ou adotar procedimentos para a documenta o definir a linguagem e termos a usar na introdu o e classifica o dos dados ou ainda as futuras utiliza es da informa o no que concerne divulga o e comunica o do patrim nio Mas quais s o essas normas De acordo com o comit internacional de documenta o do ICOM o CIDOC s o quatro os grandes grupos de normas que influenciam diretamente o trabalho de documenta o nos museus A saber Normas de sistemas de informa o Information system standards Normas de dados Data standards Normas de procedimentos Procedural standards Normas de interc mbio de informa o Information interchange standards Importa definir cada uma dessas categorias de normas bem como o modo como as normas interagem entre si e influenciam o trabalho pr tico de documenta o nos museus e institui es similares Atualmente qualquer institui o deve considerar a informa o como um recurso fundamental a par dos recursos humanos financeiros e materiais MAR N TORRES 2002 296 Isto implica que a informa o seja tratada de forma eficiente recorrendo aos sistemas mais adequados para o efeito As normas de sistemas de informa o servir o para definir os componentes funcionais de um sistema de documenta o como um todo CIDOC 2001 diferenciando no caso do museu entre o que diz respeito ao invent rio gest o de cole es divulga o das mesmas ou gest o financeir
480. ou desenvolvidos por diferentes fornecedores O CIDOC CRM desenvolvido inicialmente no mbito dos Documentation Standards Working Group e CIDOC CRM SIG ambos grupos de trabalho do comit internacional para a documenta o do ICOM desde 2006 uma norma da International Standards Organization reconhecida pelo c digo ISO 2 A partir de 31 de Mar o de 2012 o Museums Libraries amp Archives Council deixa de controlar o sistema de credita o de museus do Reino Unido como acontecia at agora ver http www mla gov uk what raising standards accreditation consultado em 17 01 2012 e a partir dessa data o Arts Council England passar a ter essa responsabilidade como se pode verificar em http www artscouncil org uk what we do supporting museums accreditation scheme consultado em 18 03 2012 37 21127 2006 Segundo a defini o apresentada no seu s tio na internet esta norma pretende criar definitions and a formal structure for describing the implicit and explicit concepts and relationships used in cultural heritage documentation que permitam por sua vez a cria o de uma linguagem comum para formular requisitos dos sistemas de informa o e atrav s da qual se possam mapear semanticamente os conte dos de diferentes reposit rios O CIDOC CRM tem tido um crescimento e aceita o consider veis na comunidade cient fica e a pretens o de se estender o seu mbito de aplica o s bibliotecas e arquivos
481. p e tem como objetivo ser um ponto de liga o entre projetos entidades ou investigadores que atuem na rea da documenta o museol gica Na pr xima assembleia geral do ICOM em 2013 no Rio 3 Para mais informa es sobre este importante trabalho do Getty Institute ver em linha http getty art museum research publications electronic publications cdwa cdwalite html consultado em 12 01 2012 Um outro trabalho relevante nesta rea o desenvolvido pela Associa o de Museus Alem Especificamente pelo grupo de trabalho sobre documenta o http www museumdat org index php In en amp t home consultado em 12 01 2012 41 de Janeiro submeter vota o a Declara o de Princ pios de Documenta o em Museus criando assim um c digo deontol gico com que os museus e profissionais se possam comprometer Faz tamb m um importante trabalho de publica o de normas de estrutura de dados sendo sua a responsabilidade das CIDOC Information Categories CIDOC 1995 e de terminologia a ser usada na documenta o das cole es CIDOC 2008c Information Centres um grupo de trabalho que pretende intensificar a cria o de redes entre institui es de suporte documenta o de museus em diferentes pa ses como a Canadian Heritage Information Network e a Collections Trust com o objetivo de conhecer os recursos ferramentas e processos utilizados por essas institui es de refer ncia para disseminar o valor
482. para a sua implementa o nos museus e na nossa opini o para a dissemina o que a norma veio a registar nos anos seguintes Referimo nos aos cap tulos sobre a utiliza o do SPECTRUM e a sua implementa o no museu sobre as quest es legais associadas informa o e sobre as quest es de documenta o colocadas nos processos de defini o de pol ticas de cole es GRANT 1994 Esta primeira vers o da norma resultou do trabalho e contribui o ativa de um conjunto alargado de bids f 125 i profissionais de museus alguns envolvidos diretamente nos grupos de trabalho que deram origem 124 A maior parte dos procedimentos criados ent o mant m atualmente o mesmo nome mas registam se alguns casos de fus o entre dois procedimentos caso dos relativos a seguros e indemniza es de novas designa es para o mesmo procedimento o procedimento Loss agora Loss and Damage ou mesmo a extin o cria o de procedimentos Reproduction foi extinto e Pre entry foi criado entretanto No entanto todos os procedimentos registam uma evolu o desde esta primeira vers o O desenvolvimento do SPECTRUM contou com a participa o atrav s de coment rios testes contributos etc de muitos profissionais de museus que n o est o referidos individualmente nos agradecimentos ou ficha t cnica desta primeira vers o 104 norma e referenciados nesta primeira vers o GRANT 1994 IV que por via da reflex o discuss o
483. patrim nio cultural e natural A segunda categoria de normas inclui um conjunto de normas formatos multim dia texto v deo imagem som realidade virtual etc que pela sua extens o e principalmente por serem normas comummente utilizadas por todos n s nos mais diversos contextos nos escusaremos a enumerar remetendo para a lista apresentada por McKenna e De Loof MCKENNA DE LOOF 2009 44 81 Por ltimo n o podemos deixar de mencionar algumas normas mais t cnicas mas de extrema import ncia para a recupera o e interc mbio de informa o sobre o patrim nio cultural que t m permitido ao longo dos ltimos anos um acesso cada vez mais simplificado pelo p blico em geral aos reposit rios digitais Nesta terceira categoria destacamos o OAI PHM e o Z39 50 como os protocolos que possibilitam uma melhor recupera o da informa o atrav s das ferramentas que hoje se encontram dispon veis na Internet Como se verifica a normaliza o em museus bastante variada e tal facto poder constituir uma maior dificuldade para os museus e para os especialistas encarregues da documenta o e gest o das International standard archival authority record for corporate bodies persons and families publicado pelo International Congress on Archives ICA e fruto do trabalho do ICA Committee on Descriptive Standard Encontra se dispon vel em __http www ica org 10203 standards isaar cpf international standard archival author
484. percorrer A lei esclarece ainda algumas situa es que se prendem com a classifica o dos bens culturais e com as diferen as a considerar sobre o invent rio de bens p blicos e privados remetendo para a Lei n 107 2001 de 8 de Setembro que estabelece as bases da pol tica e do regime de prote o e valoriza o do patrim nio cultural Finalmente o legislador afirma a necessidade de complementar o invent rio com registos subsequentes que possibilitem aprofundar e disponibilizar informa o sobre os bens culturais bem como acompanhar e historiar o respetivo processamento e a atividade do museu conforme o disposto no art 25 inscrevendo na lei a obriga o dos museus e seus profissionais cuidarem n o apenas do invent rio dos bens culturais mas tamb m da documenta o e gest o de cole es Apesar de a Sec o IV da Lei quadro dos Museus apontar diretamente para as quest es relacionadas com o invent rio e documenta o do patrim nio guardado naquelas institui es dificilmente se encontra nesta lei uma sec o cap tulo que possa negligenciar a import ncia destas duas reas fundamentais do seu trabalho O legislador conferiu s quest es atinentes ao invent rio e documenta o do patrim nio a devida dignidade autonomizando as sistematicamente na Sec o IV da Lei quadro N o obstante sabido que qualquer dom nio de atividade do museu e dos seus profissionais relaciona se com estes processos Qualque
485. permitindo dessa forma o cruzamento de informa o relativa ao objeto com os procedimentos entidades datas e locais do sistema os grupos de informa o existentes no SPECTRUM est o organizados de acordo com a 215 seguinte estrutura 1 Grupos de informa o de objetos Auditoria Recolha o pb Avalia o t cnica e estado a Oo Tratamentos e conserva o Descri o h Hist ria e rela es Identifica o ga Localiza o ua Contribui o do propriet rio j Produ o k Requisitos l Direitos m Utiliza o de direitos 25 Na tradu o para portugu s do SPECTRUM mantivemos a ordem pela qual s o apresentados os grupos de informa o no original em ingl s para facilitar posteriores atualiza es da norma no projeto portugu s 171 n Ced ncia de direitos o Utiliza o p Avalia o q Contribui o do utilizador 2 Grupos de informa o de procedimentos Unidades comuns aos procedimentos o S Incorpora o Auditoria a 0 Avalia o t cnica e verifica o do estado Conserva o e tratamentos Eh Aliena o Indemniza o gt ga Seguro pmi o Empr stimo entrada j Empr stimo sa da k Perda e danos 1 Movimentos m Entrada de objetos n Sa da de objetos o Processo p Avalia o q Utiliza o da Cole o 3 Endere os 4 Datas 5 Localiza o 6 Institui es 7
486. plica es nova estrutura de dados que os requisitos de informa o da norma exigem e por ltimo a escolha do formato das novas 366 Cf http network icom museum cidoc working groups mpi museum process implementation Consultado em 28 06 2012 265 funcionalidades precisavam de ser definidas em colabora o com a empresa para que o presente trabalho pudesse ser executado Tendo em considera o o exposto decidimos implementar a adapta o dos sistemas de gest o de patrim nio atrav s de dois processos distintos O mapeamento da estrutura de dados utilizada na Sistemas do Futuro com os requisitos de informa o do SPECTRUM e posteriormente a defini o da metodologia que nortear o desenvolvimento das novas funcionalidades que permitam aos utilizadores seguir na aplica o a norma nos processos de documenta o e gest o das cole es dos seus museus No que concerne a op o estrat gica da empresa quanto ao s produto s e gama s que seriam alvo do processo de adapta o e candidatura ao SPECTRUM Partners Scheme esta teria de ser estabelecida pelos seus respons veis Confrontada com a necessidade de definir quais os sistemas que iria adaptar ao SPECTRUM a Sistemas do Futuro com a nossa colabora o concluiu que a gama Plus teria necessariamente de ser exclu da do lote de possibilidades Para a excluir baseou se em tr s ordens de raz o A primeira est relaciona se com a tecnologia utilizada par
487. plos destes produtos podem ser consultados na p gina da empresa em www sistemasfuturo pt nas reas relativas Internet e Multim dia Consultado em 09 12 2012 Uma e outra premissa foram reconhecidas pelo Comit Internacional do ICOM para o Audiovisual AVICOM com o pr mio que foi atribu do Men o especial na rea multim dia pelo j ri do Festival Internacional do Audiovisual e Multim dia sobre Patrim nio FIAMP em 2009 ao projeto que desenvolveu com o Museu Nacional Ferrovi rio intitulado Multimedia Audio Guide National Railway Museum Cf http www unesco org webworld avicom index php section Onews amp news 0 Consultado em 18 06 2012 253 complementando as com a realiza o de est gios profissionais realizados em outras reas como a hist ria natural ou as ci ncias da informa o sempre que as circunst ncias o exigiam A reuni o dos diferentes contributos que cada um dos elementos da sua equipa trouxe para o projeto permitiu que a empresa conseguisse percecionar melhor as necessidades dos museus e institui es para os quais desenvolve os sistemas de gest o atrav s das melhorias de comunica o entre as duas partes proporcionada pela exist ncia de colaboradores com forma o espec fica na rea e ao mesmo tempo possibilitou a constru o e organiza o de um sistema de informa o complexo que n o teria sido poss vel sem os conhecimentos que a empresa det m na rea dos sistemas de infor
488. pref cio da publica o a uma das 45 maiores preocupa es da organiza o the fight against the illicit traffic of cultural property ANNABI et al 1996 O terceiro e ltimo documento que pretendemos destacar na nossa opini o o trabalho mais significativo em termos normativos produzido pelo CIDOC at ao momento Representa o culminar do trabalho de mais de 10 anos de dois grupos de trabalho do CIDOC o Documentation Standards Working Group que iniciou o processo com a cria o e desenvolvimento do CIDOC Relational Data Model apresentado pela primeira vez em 1996 CROFTS e REED 1996 e mais tarde transformado fruto da decis o dos membros daquele grupo de trabalho de trabalhar o documento atrav s de uma metodologia object oriented no CIDOC Conceptual Reference Model CRM Esta abordagem tinha como objetivo utilizar as mais valias desta norma para lidar com a variedade e complexidade das estruturas de dados existentes e utilizadas por diferentes museus e sistemas de gest o de cole es e possibilitar o interc mbio de informa o entre sistemas de informa o de museus e de institui es relevantes na rea como as bibliotecas e arquivos CIDOC CRM 2006 No mesmo sentido na confer ncia anual de 1999 realizada em Londres o CIDOC tomou a decis o de candidatar o CRM International Standards Organization institui o que det m a autoridade para a cria o de verdadeiras recomenda es internacionais
489. profissional da Informa o alertam para a necessidade de mudan as significativas Com efeito o envolvimento da sociedade pelo fen meno da Informa o em plena simbiose com as Tecnologias da Informa o e da Comunica o TIC determina comportamentos atitudes e fomenta pr ticas de organiza o e pesquisa da informa o designadamente na Internet que n o podem ser alheias ao perfil do profissional que for osamente ter de substituir o tradicional bibliotec rio arquivista documentalista RIBEIRO SILVA 2004 Pese embora as diferen as entre a forma o nas reas das bibliotecas e arquivos e a que diz respeito museologia no decorrer do s culo XX os avan os na forma o profissional e acad mica naquelas reas s o not rios Assiste se a uma mudan a de paradigma que se reflete nas ferramentas que a produ o cient fica tem ao dispor e que deixou para tr s uma vis o assistencialista de apoio s ci ncias centrada no tratamento t cnico e recupera o da informa o RIBEIRO SILVA 2004 para uma vis o mais global do tratamento da informa o que decorre do desenvolvimento tecnol gico mas tamb m da cria o e avan os da Ci ncia da Informa o A forma o em museologia tamb m sofre altera es no entanto a documenta o tida como mais uma das disciplinas que contribuem para o trabalho no museu LORD LORD 1997 e o desenvolvimento nesta rea espec fica mais lento na mai
490. quais cont m instru es detalhadas passo a passo para a realiza o do trabalho 6 Sources of help and advice indica o de publica es ou institui es que poder o servir de fontes adicionais de informa o e ajuda para cada procedimento A par desta estrutura na sec o relativa ao procedimento s o inclu dos os requisitos de informa o com a especifica o das unidades ou grupos de informa o necess rios por meio de uma X 153 Ra Bas E pe hiperliga o para a sua defini o nos pontos do procedimento onde se considera necess ria a sua utiliza o para o registo de informa o No final do documento s o apresentados os grupos de informa o divididos entre os que se referem a dados sobre objetos e sobre procedimentos e as unidades de informa o descritas por ordem alfab tica atrav s da sua defini o forma de registo exemplos utiliza o e grupos de informa es dos quais fazem parte Os grupos de informa o e as unidades de informa o constituem os requisitos necess rios para registar os dados referentes a cada objeto invent rio ou procedimento eventos e funcionam como uma norma de estrutura de dados que os sistemas de informa o de museus informatizados ou nao devem respeitar em ordem correta implementa o do SPECTRUM nos processos de gest o de cole es Na vers o 3 2 do SPECTRUM dado um especial destaque evolu o da norma a partir da vers o 3 0
491. que por si s um fator de motiva o elevado acrescido pela experi ncia e conhecimento da gest o de cole es que as equipas daquelas duas institui es possu am seria o fator determinante para a evolu o e atualiza o tecnol gica dos sistemas bem como para o seu sucesso Com base nos resultados do projeto Gulbenkian foi criada a aplica o In arte Premium e logo em 2004 a empresa apresentaria uma gama totalmente nova de 23538 produtos a Premium no A gama Premium representou um avan o tecnol gico fundamental nos produtos que a Sistemas do Futuro desenvolve Por um lado em termos de estrutura de dados registaram se importantes altera es decorrentes da introdu o de novas subtarefas das tarefas de Eventos e Documenta o de novos grupos de informa o em quase todas as tarefas e uma restrutura o completa na estrutura de dados utilizada para a gest o de entidades relacionadas com o invent rio ou gest o das cole es dando solu o a um problema identificado nas anteriores vers es do sistema que obrigava ao registo duplicado da mesma pessoa ou institui o caso estivesse associada a mais do que uma 332 5 32 Por outro foram acrescentadas diversas funcionalidades novas entre as tipologia de entidade quais destacamos um novo sistema mais completo e eficaz de rela es entre as tarefas novas ferramentas de pesquisa com a apresenta o din mica dos seus resultados e a consolida o das ferramenta
492. que independentemente da tutela ou dimens o queira documentar e gerir as suas cole es com uma vis o de futuro O CIDOC ciente dessas dificuldades disponibiliza na p gina oficial do CRM www cidoc crm org um conjunto de documentos e tutoriais que facilitam a sua compreens o e entre os quais gostar amos de destacar o tutorial apresentado por Stephen Stead cf http www cidoc crm org cidoc tutorial index html consultado em 09 02 2012 Para finalizar esta breve e por isso injusta exposi o sobre o contributo do CIDOC para o atual panorama da documenta o em museus n o poder amos deixar de mencionar a Declara o de Princ pios de Documenta o em Museus que ser submetida vota o na pr xima confer ncia trienal do ICOM no Rio de Janeiro Se vier a ser aprovada esta declara o de princ pios um passo enorme no sentido da afirma o da import ncia da documenta o para os museus uma vez que os compromete a seguir um conjunto de princ pios que parecendo bvios at agora n o se encontravam elencados num documento formal Nesta declara o s o definidos princ pios em rela o s pol ticas recursos humanos sistemas normaliza o acesso informa o necessidades dos utilizadores procedimentos seguran a e preserva o CIDOC 2007 que a par do c digo deontol gico do ICOM se tornar o argumentos irrefut veis para o investimento de tempo e recursos nos processos de documenta o que at
493. que aquelas institui es pudessem reunir num nico cat logo todo o conhecimento produzido pelo homem que pudesse ser disponibilizado a todos os que o procurassem o conhecido Mundaneum MUNDANEUM s d No entanto tal intento e vis o n o lhe eram ent o permitidos S mais tarde com a cria o da Internet como hoje a conhecemos tal vis o se pode concretizar No entanto partilhamos com Marin Torres atrav s de quem descobrimos este autor a opini o da genialidade da proposta daquele autor no seu Tratado de Documentaci n OTLET 1996 e da antecipa o das transforma es que o museu sofrer mais tarde com o advento da sociedade da informa o um tempo muito importante para os museus e seus profissionais no entanto os verdadeiros avan os na documenta o de cole es s se vieram a concretizar mais tarde ap s a II Guerra Mundial O p s guerra uma altura de profundas mudan as sociais econ micas pol ticas geopol ticas e por maioria de raz o culturais que afetam em larga escala toda a humanidade portanto n o se pode afirmar que as altera es sentidas nos museus se devem exclusivamente a este ou aquele fator Antes pelo contr rio foi a conjuga o de diversos fatores e circunst ncias que permitiu que a documenta o em museus ali s todo o trabalho nos museus se alterasse significativamente Numa an lise mais gen rica poder amos dizer que as altera es mais profundas se deram com o cresc
494. que diz respeito ao patrim nio existente nesta rea A cole o de Qu mica constitu da por cerca de um milhar de objetos CASALEIRO 2010 298 guardados agora no Laboratorio Chimico que permitem ilustrar diversos tipos de experimenta o e o desenvolvimento da qu mica CASALEIRO 2010 298 ao longo do tempo assim como o ensino desta ci ncia na UC Como acontece na cole o de F sica os objetos mais importantes desta cole o espec fica s o os que datam do s culo XVIII dado que existem poucos objetos com estas caracter sticas nas cole es dos museus de ci ncia europeus MOTA s d A sua origem liga se de forma umbilical com a reforma pombalina de 1772 e com a introdu o do experimentalismo no ensino das ci ncias preconizado como vimos pelo iluminismo ou despotismo esclarecido preconizado pelo ministro de D Jos I 282 Destes quase 12 000 s o objetos etnogr ficos MOTA s d e 2 300 s o exemplares de osteologia humana 214 A cole o de Astronomia de acordo com Pedro Casaleiro uma cole o de grande qualidade com instrumentos do s c XVIII do antigo observat rio no Pa o das Escolas que foi demolido por ocasi o das obras do Estado Novo 2010 298 e que agora est o depositados no Observat rio Astron mico de Santa Clara constitu da por cerca de 1 000 objetos dos quais cerca de 200 s o instrumentos de observa o de m dia e grande dimens o MUSEU DE CI NCIA 2011 e outros ta
495. que j enumeramos no contexto da disserta o de mestrado MATOS 2007 20 que esclarecem o mbito de aplica o da norma nos museus indicando a exclus o de informa o gerada nas tarefas administrativas ou a que respeita ao controlo de visitantes por exemplo e afirmam a inten o de respeitar as tecnologias emergentes sem descurar os sistemas mais antigos ainda utilizados pelas institui es O seu foco de aten o a informa o relativa ao patrim nio cultural e natural e a documenta o do seu mais nfimo detalhe uma norma cada vez mais utilizada e referenciada pelos especialistas da rea e neste momento existem j normas como o SPECTRUM por exemplo a desenvolver projetos de integra o ou a mapear as suas estruturas de informa o de acordo com a sem ntica criada pelo CRM Um projeto de refer ncia e que permitir uma maior integra o com as bibliotecas uma rela o que consideramos imprescind vel o que o CIDOC e a IFLA criaram e implementaram atrav s do International Working Group on FRBR CIDOC CRM Harmonisation com o objetivo de tornar compat veis os dois modelos CRM e FRBR de maneira a que possamos recuperar informa o equivalente entre as duas plataformas DOERR LEBOUEF 2009 Sendo um modelo bastante complexo e t cnico de compreens o dif cil para a maior parte dos profissionais que trabalham na documenta o de museus No entanto esta norma indispens vel para qualquer museu
496. r ncias documentais e bibliogr ficas que possam ser utilizadas no processo de invent rio e posteriormente na gest o das cole es Aqui o volume de registos mais significativo O total de refer ncias a monografias peri dicos material fotogr fico material gr fico audiovisual cartografia correspond ncia e documenta o em formato digital de 8 190 registos Este volume de registos traduz o enorme esfor o de constitui o de um arquivo fotogr fico das cole es 7 919 registos de Material fotogr fico sendo que das restantes subtarefas apenas se destacam as Monografias com 242 registos Por fim nos ficheiros multim dia o valor apresentado representativo da enorme aten o dada pelo Museu da Ci ncia ao registo fotogr fico das cole es desde o in cio do projeto onde se privilegiou a qualidade em detrimento da quantidade Nesta tarefa encontram se registadas todas as fotografias e ficheiros multim dia que os inventariantes associam aos registos das restantes tarefas 295 Importa referir que sobre esta entidade os respons veis da cole o de Antropologia conceberam uma ficha de coletor depois desenvolvida pela Sistemas do Futuro onde se apresentam os dados da referida entidade e um conjunto de informa o relevante sobre os objetos por ele recolhidos como o Pa s Etnias Categorias Tipo de incorpora o Refer ncias bibliogr ficas e total de objetos recolhidos 222 Estes valores perfazem um total de
497. r as institui es que t m a responsabilidade de gest o do patrim nio cultural im vel de uma ferramenta similar ao In arte Autarquias dioceses arque logos universidades e projetos de investiga o sobre este tipo de patrim nio s o chamados a gerir pelas mais diversas raz es um conjunto de informa es de car ter hist rico ou relativas sua gest o sobre o patrim nio im vel cada vez mais volumoso e complexo O In patrimonium por seu turno representa a uni o das duas outras aplica es de gest o do patrim nio atr s referidas Ou seja com este sistema as institui es passavam a ter a possibilidade de gerir o patrim nio cultural m vel e im vel na mesma plataforma uma situa o que altura representou uma inova o da empresa quer no mercado nacional quer no mercado internacional deste setor Com esta aplica o os arque logos por exemplo puderam come ar a tratar o esp lio e o s tio arqueol gico com uma nica ferramenta que referencia toda a informa o as c maras municipais puderam ter apenas um sistema que pode ser instalado em museus das mais diversas tipologias mas tamb m nos departamentos de gest o urban stica e planeamento do territ rio as dioceses puderam come ar a fazer invent rios de patrim nio m vel acompanhados da informa o sobre o patrim nio im vel de onde o primeiro prov m os projetos de investiga o sobre patrim nio beneficiaram de uma consist ncia at ent o dif
498. r integralmente a sua miss o e respeitar as pol ticas de gest o de cole es e documenta o que sustentam o SPECTRUM sempre que disponha de recursos o museu deve registar toda a informa o conhecida sobre cada objeto A implementa o deste procedimento permitir ao museu cumprir com o exigido na norma m nima do SPECTRUM para o controlo de invent rio ou seja permitir a responsabiliza o do museu por todos os objetos da cole o em qualquer altura disponibilizar sempre que seja solicitada informa o atualizada sobre todos os objetos sobre os quais o museu tem responsabilidade incluindo os empr stimos dep sitos e outros objetos sua guarda indicar refer ncias documentais sobre a propriedade de todos os objetos conhecer a localiza o exata de todos os objetos O controlo de invent rio um procedimento de natureza interna N o h portanto a necessidade de qualquer interven o de entidades externas ao museu para a sua implementa o Algo que poder acontecer na sua continuidade no procedimento de Auditoria Audit que tamb m faz parte do SPECTRUM e sobre o qual falaremos adiante O controlo do invent rio facilita o conhecimento sobre os objetos que est o sobre a responsabilidade do museu a qualquer momento Por m assume uma especial relev ncia na sua rela o com os procedimentos de Incorpora o Acquisition com o controlo da informa o inicial do objeto que registada e gu
499. r na Universidade de Coimbra Em linha Atas do Col quio Timor Miss es Cient ficas e Antropologia Colonial AHU 24 25 de maio Consultado em 08 03 2012 Dispon vel em http www historyanthropologytimor org wp content uploads 2012 01 05 MARTINS MR AMARAL AR pdf MCKENNA Gordon e PATSATZI Efthymia ed 2005 SPECTRUM The UK Museum Documentation Standard Vers o 3 0 Cambridge Museum Documentation Association MCKENNA Gordon e PATSATZI Efthymia Ed 2007 SPECTRUM The UK Museum Documentation Standard Vers o 3 1 Cambridge Museum Documentation Association MCKENNA Gordon e PATSATZI Efthymia Ed 2009 SPECTRUM The UK Museum Documentation Standard Vers o 3 2 Cambridge Collections Trust MCKENNA Gordon e DE LOOF Chris 2009 digitisation standards landscape for european museums archives libraries ATHENA WP3 Working group Identifying Standards and Developing Recomendations Roma ATHENA MEIRINHO In s 2010 A exposi o DARWIN 1501200 do Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Disserta o de Mestrado em Hist ria especializa o em Museologia apresentada Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra Coimbra MINEIRO Clara coord 2004 Temas de Museologia Museus e Acessibilidades 1 ed Lisboa Instituto Portugu s de Museus MOORE Kevin 1999 Management in museums London Athlone Press 329 MISUNAS Marla e URBAN Richard 2007 A Brief History of t
500. r tarefa de documenta o n o seria poss vel sem o estudo e investiga o das cole es Sec o II Sabemos que a incorpora o Sec o III conduz obrigatoriamente ao registo de informa o sobre o objeto e a sua entrada nas cole es do museu que a seguran a das cole es Sec o VI bem como a sua conserva o Sec o V dependem diretamente do conhecimento que 110 Cf Artigo 20 n 3 que prev a obriga o de assegurar c pias de seguran a regulares como forma de garantir a integridade e a inviolabilidade da informa o 11 Cf Artigo 20 n s 1 2 e 5 que prev a utiliza o de um mesmo n mero na identifica o de um objeto nos diversos suportes sistema de informa o livro de tombo etc 88 temos do estado dos objetos da sua localiza o e outra informa o relevante em termos dos materiais que as comp em e ainda que n o seria poss vel da mesma forma expor e divulgar Sec o VII as cole es sem o seu conhecimento pr vio Por fim sendo a documenta o tarefa transversal a todo o museu tamb m devemos ter em aten o na defini o de um plano de gest o de cole es e dos procedimentos necess rios para registar toda a informa o gerada em processos como a expropria o o dep sito de pe as em museus a aquisi o atrav s do direito de prefer ncia do Estado o acesso p blico a determinados dados dos bens culturais p blicos etc que s o referidos nos cap tulos IV V e
501. ra atualizar e supervisionar a localiza o e movimentos do objeto no per odo de empr stimo Os requisitos de informa o deste procedimento s o extensos e implicam uma redobrada aten o do museu sobre a recolha e confirma o da informa o relativa aos empr stimos Os grupos de informa o necess rios para este procedimento s o os referentes identifica o e descri o dos objetos ao empr stimo em si utiliza o das cole es avalia o dos objetos seguros refer ncias documentais condi es e requisitos do objeto estados de conserva o e interven es de restauro localiza es etc No caso das entidades como referimos acima o museu ter tamb m que registar para al m da informa o comum morada contactos informa o fiscal e legal por exemplo todas as informa es relevantes para a avalia o das condi es de seguran a e preserva o de cada institui o que solicita um empr stimo O procedimento de Empr stimos sa da um dos 8 procedimentos prim rios do SPECTRUM que servem de crit rio de avalia o da documenta o dos museus no esquema de credita o ingl s um procedimento exigente em termos de documenta o das cole es no entanto a sua implementa o condi o da efetiva responsabiliza o dos diversos intervenientes Em Portugal este procedimento dever ser sempre acompanhado dos elementos e pr ticas sugeridos na publica o Circula o de Bens Cultu
502. ra de dados geral foi tamb m desenvolvido pela empresa um modelo de organiza o da estrutura das subtarefas que dependem das seis tarefas que a comp em Esse modelo que referimos em 2007 divide a estrutura das fichas de cada subtarefa em tr s partes a saber Informa o gen rica Grupos de informa o espec fica e Multim dia A primeira parte permite a introdu o da informa o essencial para a identifica o de cada registo para a qual n o haja a necessidade de introduzir mais do que um registo ex N mero de invent rio e Designa o comum em objetos ou T tulo e Editor em Monografias A segunda como seria de esperar cont m todas categorias de informa o que possam ter a necessidade ainda que remota de inclus o de mais do que um registo como a localiza o de objetos os autores em Monografias os tratamentos em Conserva o etc A terceira permite a associa o de todos os registos de informa o em formato digital imagem som v deo documentos etc a cada um dos registos das diferentes subtarefas que existem na aplica o Para uma melhor compreens o do modelo apresentamos em seguida um esquema do mesmo a t tulo de exemplo 374 As rela es criadas atrav s deste sistema podem ser a t tulo de exemplo entre um objeto e uma exposi o entre esta e uma monografia entre um esp cime e a sua ficha de conserva o ou restauro ou mesmo entre um registo espec fico de determinada marca de um objeto e
503. ra encontrar e identificar elementos iconogr ficos de determinado objeto Pode ser descarregada em formato PDF uma brochura sobre o referido curso da Universidade de Modena e Reggio Emilia no seguinte endere o http www iccd beniculturali it index php en 193 master Consultado em 21 03 2012 8 Mais informa es sobre o ICONCLASS poder o ser encontradas no s tio institucional do projeto http www iconclass nl Consultado em 12 04 2012 63 A partir dos anos 90 o ICONCLASS passou com a colabora o da Universidade de Utrecht a dispor de edi es digitais que culminaram com o desenvolvimento de uma aplica o que permite a navega o no sistema atrav s da internet o ICONCLASS 2100 Browser apresentado em Novembro de 2009 Hoje em dia o ICONCLASS gerido pelo Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie RKD Instituto de Hist ria de Arte Holand s e conta com tr s componentes principais Sistema de Classifica o 28 000 defini es organizadas hierarquicamente ndice alfab tico 14 000 palavras chave utilizadas para encontrar as defini es no sistema Bibliografia 40 000 refer ncias bibliogr ficas sobre iconografia Sabemos que t m sido desenvolvidos esfor os de tradu o deste sistema de classifica o para diversas l nguas de forma a permitir a sua utiliza o por uma comunidade cada vez maior e como consequ ncia a obter respostas mais precisas para as pesquisas sobre as represen
504. ra indexar e obter acesso informa o registada A par desta norma coexistem dois outros trabalhos complementares importantes o CDWA Lite e o Cataloging Cultural Objects CCO O primeiro um esquema XML que permite a descri o do formato dos registos sobre o patrim nio cultural baseado nas categorias do CDWA e no CCO A sua inten o possibilitar a utiliza o da informa o por agregadores e reposit rios de informa o que utilizem o protocolo de recupera o de informa o da Open Archives Initiative OAI CDWA 2011 Este esquema como atr s referimos juntamente com o museumdat desenvolvido pelo comit de documenta o da Associa o de Museus Alem integra o novo esquema designado por LIDO apresentado na confer ncia internacional do CIDOC em 2010 e desenvolvido no seio do CIDOC Data Harvesting and Interchange Working Group com a inten o de se tornar um esquema nico que responda aos requisitos dos seus predecessores e seja compat vel com as normas CIDOC CRM e SPECTRUM CDWA 2011 O CCO um guia para a descri o de objetos e das suas imagens que cont m um conjunto de regras e exemplos para o registo da informa o em algumas das categorias e subcategorias do CDWA e das VRA Core Categories Um documento que indica os procedimentos a seguir para registar a informa o sobre os objetos e as suas imagens ae A estrutura das CDWA pode ser consultada em http www getty edu research pu
505. raci n entre el Centro de Documentaci n de Bienes Patrimoniales y el Getty Information Institute Revista Museos n 22 Santiago do Chile DIBAM BACA Murtha 1998 Introduction to metadata pathways to digital information Getty Information Institute Em linha Getty Research Institute Consultado em Agosto de 2007 Dispon vel em http www getty edu research conducting_research standards intrometadata BACA Murtha 2008 Estandares de la documentaci n NAGEL Lina Ed Manual de Registro y Documentaci n de Bienes Culturales Santiago do Chile DIBAM e Getty Institute BACHMANN K ed 1992 Conservations Concerns A Guide for Collections amp Curators Washington Smithsonian Institute BARBOZA Christina Helena 2008 Documenta o e Pesquisa A Hist ria das Ci ncias com base em Arquivos Museol gicos MAST Colloquia Vol 10 Documenta o em Museus Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST pp 44 57 BARBUY Helo sa 2002 Os museus e seus acervos sistemas de documenta o em desenvolvimento Apresentado no Integrar 10 Congresso Internacional de Arquivos Bibliotecas Centros de Documenta o e Museus S Paulo pp 67 77 BARBUY Helo sa 2008 Documenta o museol gica e pesquisa em museus MAST Colloquia Vol 10 Documenta o em Museus Rio de Janeiro Museu de Astronomia e Ci ncias Afins MAST pp 31 43 BEARMAN David 1994 Automating the future Muse
506. rais PEREIRA 2004 refer ncia indispens vel em termos do enquadramento legal e defini o de pol ticas necess rias para este procedimento A CT A lista completa dos requisitos de informa o deste procedimento poder ser consultada no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO II 161 disponibiliza tamb m no portal Collections Link a publica o Loans out SPECTRUM 4 0 cujo objetivo auxiliar os museus na implementa o da norma Esta publica o todavia direcionada para o contexto do Reino Unido 6 2 5 19 Perda e danos Loss and damage A implementa o deste procedimento capacita o museu a gerir e documentar as a es a tomar em caso de perda ou danos em objetos que se encontrem sob a sua responsabilidade O procedimento de Perda e danos dever facultar ao museu uma prepara o pr via para este tipo de situa es evitando uma atua o desordenada n o planeada e com potenciais resultados nefastos para os objetos A utiliza o deste procedimento dever permitir ao museu de acordo com a norma m nima do SPECTRUM cumprir os seguintes pontos capacitar a institui o para tomar todas as medidas razo veis para prevenir perdas e danos de objetos no futuro assegurar que todas as decis es e a es tomadas na resposta da institui o na resposta a danos ou perda de objetos sejam completamente documentadas As decis es e a es a tomar em casos de perda ou danos sofri
507. re os valores de Assinantes do acesso internet em Portugal em http pordata pt Portugal Assinantes do acesso a Internet 2093 Consultado em 11 06 2012 251 internacional foram circunst ncias que obrigaram a empresa uma vez mais a atualizar as plataformas que comercializa Nesse sentido desde 2007 a empresa tem em curso um projeto de desenvolvimento de uma nova vers o designada como Jn patrimonium Net sobre a qual falaremos com maior detalhe adiante que est a ser utilizada de forma experimental e com bastante sucesso em alguns projetos Esta vers o ter no futuro um papel preponderante na evolu o que a empresa pretende para os seus sistemas de gest o do patrim nio Atualmente a empresa conta com tr s gamas de produtos Plus Premium e Net A Plus avaliada a rela o entre custo e benef cio que a sua atualiza o tecnol gica obriga recordamos que uma tecnologia desenvolvida em 1999 foi descontinuada e j n o comercializada sendo que a empresa garante o seu funcionamento aos clientes que n o pretendam atualizar o sistema para uma nova vers o at vers o 7 do Windows Portanto Atualmente os sistemas disponibilizados s o o r A 42 In arte o In domus In natura In memoria In doc e In patrimonium todos na gama Premium e o 343 In patrimonium na gama Net como se verifica na consulta p gina institucional da empresa em http www sistemasfuturo pt A par do d
508. re que seja necess rio levar o objeto para fora das instala es do museu o que acontece com frequ ncia quando se contratam institui es ou empresas especializadas nesta rea Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment de forma a avaliar o estado do s objeto s antes da interven o e definir as recomenda es para a sua realiza o Os requisitos de informa o necess rios para documentar e gerir a informa o resultante deste tipo de trabalho nos museus est o diretamente ligados com os grupos de informa o relativos aos objetos sua descri o e localiza o bem como aos dados espec ficos das a es de conserva o nomeadamente as entidades respons veis os t cnicos os produtos usados as metodologias os requisitos dos objetos os dados de seguro e indemniza o e outras informa es necess rias para a correta documenta o das cole es como os motivos da interven o a utiliza o que ir ser dada aos objetos ap s a interven o etc Estes requisitos poder o ser consultados de forma detalhada no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXO II Este n o um procedimento prim rio no SPECTRUM por m aconselh vel que o museu defina previamente os seus objetivos e prioridades quanto conserva o preventiva e interventiva das suas cole es que depois possam ser refletidas e condicionar a documenta o e g
509. reia 2004 Thesaurus Vocabul rio de Objectos do Culto Cat lico Vila Vi osa Funda o da Casa de Bragan a e Universidade Cat lica Portuguesa GUERREIRO Dalia 2009 Reposit rio digital de patrim nio cultural m vel Uma aplica o a objectos do culto cat lico Disserta o para a obten o do Grau de Mestre em Estudos de Informa o e Bibliotecas Digitais Lisboa ISCTE HALL Edward T 1986 A Dimens o Oculta 1 ed Lisboa Rel gio d gua Editores Handbook of Standards Documenting African Collections 1996 Paris International Council of Museums HARPRING Patricia 2011 CATEGORIES FOR THE DESCRIPTION OF WORKS OF ART CDWA List of Categories and Definitions Em linha Los Angeles J Paul Getty Trust amp College Art Association Inc Consultado em 07 12 2011 Dispon vel em http www getty edu research publications electronic publications cdwa definitions pdf HARRISON Margaret MCKENNA Gordon 2008 Documentation a pratical guide Cambridge Collections Trust HARRISON R ed 1994 Manual of Heritage Management Oxford Oxford University Press HARVEY Kerridwen 1994 Proposal for Expansion of the Humanities National Database Ottawa Canadian Heritage Information Network Documentation Research Group 324 HARVEY Kerridwen 1994 CHIN Discipline Authority List proposed for the Humanities Derived from the Art amp Architecture Thesaurus Em linha Canadian Herit
510. relacionados com o patrim nio ou as ferramentas de controlo e avalia o que possibilitar o aos respons veis e tutelas um maior conhecimento da utiliza o e documenta o das cole es criando as condi es para que o processo de decis o sobre uma e outra seja baseado em informa o cred vel A sua implementa o no museu ser cada vez mais centrada no papel do utilizador e na organiza o da institui o permitindo a intera o entre os diversos setores e a reutiliza o da informa o criada e registada para os mais diversos fins e objetivos definidos pelos museus Estes sistemas al m das funcionalidades descritas e de outras que a tecnologia agora permite ter o o seu foco na obten o de informa o e narrativas de qualidade obtidas atrav s de ferramentas de controlo da sua proveni ncia Estas mudan as como referimos refletem a altera o do foco de aten o dos processos de documenta o de cole es antigamente preso ao registo de informa o descritiva sobre os objetos ou seja o simples invent rio para a necessidade de cria o de conte dos e narrativas que reforcem a import ncia que o patrim nio cultural tem na sociedade em termos de educa o cultura e identidade e salientem em termos econ micos a mais valia que museus e institui es culturais representam num pa s com mais de oitocentos anos de Hist ria A cria o destes conte dos 414 n P 2 x Ainda muito necess rio no que
511. rentes procedimentos do SPECTRUM DAWSON HILLHOUSE 2011 ou seja reas sujeitas defini o de pol ticas mais espec ficas Assim o museu ter de refletir e decidir sobre quest es b sicas como o controlo de localiza o dos objetos o transporte ou a verifica o do estado de conserva o dos objetos mas tamb m quest es de natureza mais complexa como os direitos legais de imagem ou de utiliza o associados cole o a gest o dos riscos a forma de atua o no caso de perdas e danos sofridos ou o abate e desincorpora o de 311 No caso do Museu da Ci ncia da UC a pol tica de gest o das cole es deveria ser disponibilizada a todos os investigadores que as estudam e comunidade acad mica coimbr A disponibiliza o deste tipo de documentos devia ser na nossa opini o obrigat ria 232 objetos das cole es Portanto sugerimos que a cria o da pol tica de cole es em Coimbra se possa basear na estrutura de procedimentos definidos naquela norma cumprindo assim os requisitos necess rios para a sua implementa o no processo de gest o Outro aspeto relevante no desenvolvimento das pol ticas necess rias para a gest o das cole es a sua abrang ncia O seu desenvolvimento n o pode ser unilateral decorrente da imposi o de um departamento ou da dire o Deve ser um processo participativo e cujo resultado final seja aceite por toda a equipa que o vai utilizar no trabalho quotidiano da instit
512. res em alguns museus nos Estados Unidos atrav s de uma parceria entre diversos museus da regi o de Nova Iorque que viram nas potencialidades de um conjunto de programas criados por Jack Heller investigador do Institute for Computer Research in the Humanities ICRH da Universidade de Nova Iorque aos quais chamou General Retrieval and Information Processor for Humanities Oriented Studies GRIPHOS uma possibilidade de criar e partilhar um prot tipo de um sistema para um banco de dados O projeto presidido por um documentalista do Metropolitan Museum William D Wilkerson arrancou com financiamento do New York Council of the Arts e da funda o Old Dominion MISUNAS URBAN 2007 A MCN evolui de uma institui o que centrava o seu trabalho no desenvolvimento do sistema proposto por Heller GRIPHOS criado para operar em mainframes que exigiam um esfor o financeiro s acess vel a grandes museus ou atrav s de parcerias entre museus que possibilitassem a divis o dos custos entre as v rias institui es para uma institui o aberta a membros individuais e Cf A p gina do programa de acredita o de museus em http www aam us org museumresources accred index cfm Consultado em 14 01 2012 48 que se preocupa com a constru o de normas de interc mbio de informa o entre sistemas Uma evolu o que tamb m afeta a vis o defendida inicialmente pela MCN de uma rede suportada por um sistema nico a n vel nacional que s
513. resa n o tem todavia 7 E a e ie 3 as decorrido conforme as expectativas que a empresa tinha inicialmente As raz es que conseguimos apurar prendem se com os constrangimentos financeiros do pa s que afetam diretamente as institui es cujos t cnicos foram convidados a participar bem como a defini o de 355 Este projeto do Museo Picasso foi distinguido na categoria Social Media no mbito da Confer ncia Museums and the Web de 2010 Cf http www museumsandtheweb com forum congratulations mw2010 best web winners Consultado em 20 06 2012 36 Ficou aberta a possibilidade de criar um grupo na rea da Hist ria Natural que pudesse analisar as quest es levantadas pelas cole es de zoologia mineralogia bot nica etc 37 A nica exce o ainda que com consider veis dificuldades tem sido o grupo de trabalho de Arqueologia o qual tem conseguido realizar alguns encontros e discutido quest es sobre o invent rio e gest o do patrim nio arqueol gico 257 outras prioridades equipa da Sistemas do Futuro que n o tem tido a disponibilidade necess ria para garantir a coordena o do projeto Ainda no mbito do projeto de investiga o interno sublinhamos a promo o e financiamento da forma o avan ada da equipa de acordo com vontade e iniciativa dos seus colaboradores e com um plano que a dire o da empresa definiu O objetivo deste plano era possibilitar a realiza o de trabalhos acad micos ou
514. resposta abrangente a todas as necessidades de documenta o nos museus E poder a comunidade museol gica internacional fazer uma norma dessa natureza e mbito Considerando o panorama e a realidade museol gica internacional entendemos que n o N o seria poss vel fazer uma norma nica que inclu sse estrutura de informa o procedimentos e terminologia as tr s principais reas de produ o normativa nos museus acrescida de aspetos t cnicos sobre multim dia interc mbio de dados ou metadados Quer pela amplitude quer pela aplicabilidade pr tica essa seria uma tarefa imposs vel Admitindo os benef cios de uma norma t o abrangente os recursos financeiros e humanos que um trabalho internacional desta natureza necessitam seriam dificilmente justific veis De resto diz nos a experi ncia de diversos projetos internacionais sobre normaliza o documental em museus que um projeto nico deste tipo poderia inclusivamente ser prejudicial caso n o considere uma leitura t o global quanto poss vel do atual panorama normativo existente como muito bem refere Alice Grant GRANT 1996 10 99 Na realidade dispomos Atualmente de um conjunto de documentos normativos criados a n vel internacional nacional ou por uma comunidade espec fica de especialistas que independentemente de serem ou n o reconhecidos pelas institui es internacionais de normaliza o respondem de forma bastante satisfat ria s exig ncias dos muse
515. retiza o de uma rede de museus em Portugal no entanto s o crescimento verificado no n mero de museus criados por todo o pa s na sua maioria de iniciativa do poder local que possibilita e arriscamos dizer obriga defini o e cria o de uma rede de museus sustentada por uma pol tica nacional de museus que pudesse funcionar como um rg o regulador semelhan a do que acontece nas 77 bibliotecas com a Rede Nacional de Bibliotecas P blicas RNBP salvaguardando as devidas diferen as O referido despacho proferido no mbito da org nica do Instituto Portugu s de Museus IPM aprovada pelo Decreto Lei n 398 99 de 13 de Outubro define a estrutura do projeto e elenca as suas compet ncias cf art 5 als a a f Para al m da defini o e concretiza o do projeto de rede enunciado na lei org nica do IPM foram atribu das aquela estrutura compet ncias na rea da documenta o das cole es e forma o em museologia cf al neas b e f que influenciaram de forma marcante a evolu o da gest o e documenta o de cole es desde o in cio do trabalho da RPM estrutura do projeto compete legalmente a cria o de programas de apoio a museus na rea do invent rio e informatiza o de acervos e cole es e a cria o de programas de forma o profissional que pudessem aprofundar os crit rios de qualidade exigidos aos recursos humanos dos museus o que vai de encontro s necessidades descri
516. rma m nima preconizada pelo SPECTRUM ou seja a cataloga o deve providenciar um n vel de descri o suficiente para identificar um objeto e destacar as suas diferen as com outros que lhe sejam semelhantes providenciar um registo hist rico sobre o objeto no qual se possam consultar atrav s de refer ncias informa o registadas noutros sistemas ou em diferentes locais do mesmo sistema ser mantido num sistema no qual o acesso seja simples e eficiente atrav s de ndices ou de pesquisa de texto simples A cataloga o das cole es uma tarefa interna n o estando prevista neste procedimento qualquer interven o de entidades externas N o obstante essencial que o museu mantenha um registo atualizado sobre os colaboradores internos que executam e s o respons veis por esta tarefa A veracidade qualidade e seguran a da informa o recolhida e registada depende de certa maneira da exist ncia de um hist rico de altera es da informa o que registe a pessoa e data respons veis A cataloga o um procedimento que encerra outros procedimentos dado o objetivo de atualiza o permanente do cat logo da cole o Portanto no final dos procedimentos de Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control de Preserva o e conserva o das cole es Conservation and collections care Controlo de avalia es Avaluation control Gest o de direitos Rights management e Desincorp
517. rmar a veracidade da sua proveni ncia n o contribuindo assim para o tr fico il cito de bens culturais e por outro a responsabilizar se sobre todos os itens que fazem parte da sua cole o permanente Por sua vez a defini o de pol ticas de incorpora o e desenvolvimento da cole o permitir que todos os profissionais do museu saibam em qualquer circunst ncia se um objeto ou grupo de 180 Dispon vel em http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 04 03 2012 133 objetos re ne as condi es impostas para poder incorporar a cole o permanente A aplica o deste procedimento implica como nos restantes o cumprimento de uma norma m nima no sentido de assegurar que a propriedade legal dos objetos antes da incorpora o pode ser comprovada e que a institui o que a incorpora assegura o t tulo de propriedade dos mesmos assegurar que a informa o sobre a incorpora o seja conciliada e relacionada com os registos de invent rio e documenta o permitindo futuras auditorias aos processos de incorpora o identificar o objeto com um nico n mero que dever ser marcado no objeto e em toda a documenta o a ele associada no sistema de documenta o do museu assegurar a documenta o e identifica o de todos os processos de incorpora o assegurar a manuten o da informa o sobre os processos de incorpora o informar os
518. rmas as de facto e as de jure As primeiras embora n o reconhecidas formalmente por nenhuma institui o como a ISO ou o BSI s o as usadas e reconhecidas em determinado setor como as mais comuns e abrangentes veja se o facto do formato doc para a cria o de documentos por exemplo As segundas s o as reconhecidas por uma institui o que define normas ISO ou BSI por exemplo e s o constru das de acordo com as necessidades comuns de determinados grupos com interesse direto na norma sem haver sobreposi o ou preval ncia de determinados interesses em rela o a outros por quest es sociais pol ticas ou econ micas T m a seu desfavor o tempo que demoram a ser criadas e implementadas e a dificuldade de adapta o velocidade da inova o tecnol gica MCKENNA DE LOOF 2009 Podem tamb m ser tipificadas pelo contexto da sua cria o ou seja pelas caracter sticas do grupo do contexto local ou circunst ncias espec ficas que levaram sua cria o Segundo os mesmos autores no trabalho desenvolvido para o projeto ATHENA MCKENNA DE LOOF 2009 9 podemos encontrar normas criadas para um projeto espec fico de uma institui o com o objetivo de responder a um prop sito simples criar um thesaurus espec fico de determinada atividade cientifica por exemplo para uma comunidade com o objetivo de criar uma norma que simplificasse a realiza o de determinada tarefa por exemplo para um contexto nacional com a cria
519. rmas e suas muni es Decreto Lei n 115 2012 D R n 102 S rie I de 2012 05 25 Aprova a org nica da Dire o Geral do Patrim nio Cultural Portaria n 223 2012 D R n 142 S rie I de 2012 07 24 Aprova a estrutura nuclear da Dire o Geral do Patrim nio Cultural 343 344 Refer ncias online American National Standards Institute http www ansi org American Alliance of Museums http www aam us org Archives amp Museum Informatics http www archimuse com Art amp Architecture Thesaurus http www getty edu research conducting research vocabularies aat Biblioteca Nacional de Portugal http www bn pt BAD http www apbad pt Canadian Heritage Information Network http www chin gc ca CIDOC Conceptual Reference Model http www cidoc crm org index html CIPA Heritage Documentation http cipa icomos org Collect amp Share http www collectandshare eu Collections Trust http www collectionstrust org uk Collections Link http www collectionslink org uk Digital Culture Centre http www dcc ac uk index Direc o Geral do Patrim nio Cultural http www patrimoniocultural gov pt Docbase http www did pt docbase European Museums Information Institute http emii eu European Heritage Network http www european heritage net Eurovoc http eurovoc europa eu Getty Research In
520. rmite a cria o de aplica es para a plataforma Windows em menos tempo do que era usual na altura Esta linguagem de programa o f cil de aprender e utilizar apresentava vantagens tamb m no que respeita o tempo e os recursos exigidos Sistemas do Futuro para a aprendizagem da sua utiliza o Por ltimo mas igualmente importante este sistema permitia por via de sistemas de interliga o espec ficos a consulta e liga o a bases de dados um crit rio essencial para sua escolha dado a natureza dos sistemas que se pretendiam construir O mesmo cuidado foi colocado na escolha do sistema de gest o de base de dados que suportaria da em diante a estrutura de informa o do sistema de invent rio Neste caso a escolha recaiu tamb m 35 BASIC o acr nimo de Beginners All Purpose Symbolic Instruction Code http msdn microsoft com en us library xk24xdbe v vs 90 aspx Consultado em 22 06 2012 241 sobre sistemas desenvolvidos e comercializados pela Microsoft o Access e o SOL Server Uma e outra aplica o s o sistemas de gest o de bases de dados com diferentes posicionamentos no mercado A primeira dirigida ao mercado de consumo mais abrangente a segunda dirigida ao mercado empresarial e aos projetos e sistemas que necessitem de motores de bases de dados mais potentes e com elevadas exig ncias de seguran a Na escolha destas ferramentas estiveram duas condi es basilares a seguran a e fiabilidade
521. rnacionais do CIDOC institui o que dentro do ICOM tem a responsabilidade de refletir e propor normas para a documenta o do patrim nio cultural e onde se re nem anualmente os maiores especialistas mundiais do setor bem como noutras iniciativas dessas institui es Por ltimo importa referir que tanto quanto poss vel a escolha de normas n o deve ser iniciativa de um museu apenas Na nossa opini o atendendo complexidade envolvida a escolha deve resultar de uma discuss o alargada entre museus comunidades de museus profissionais empresas e institui es com responsabilidade na defini o de pol ticas museol gicas a n vel nacional e internacional Um processo inclusivo desta natureza permite que a escolha beneficie todas as partes e facilita os processos de credita o de museus de cria o de curr culos formativos de desenvolvimento de sistemas de gest o de cole es etc Acresce que a exist ncia de uma comunidade cr tica de utilizadores favorece o desenvolvimento das normas e refor a a cria o de conhecimento atrav s do aumento e melhoria da informa o existente sobre o patrim nio Este o caminho que propomos sempre que nos confrontam com esta quest o e como n o poderia deixar de ser o caminho que nos propomos seguir com a reflex o e trabalho desenvolvido no contexto desta investiga o 95 96 6 Uma norma para a gest o das cole es 97 98 If the importance of a stan
522. ro tipo de documentos como s o exigidos para as incorpora es por exemplo Permite se assim que os empr stimos de objetos a utiliza o das cole es para investiga o e educa o ou os aspetos a considerar na decis o de exibir publicamente a cole o ou parte dela fiquem merc de decis es que podem inclusive ser contr rias ao definido na miss o e objetivos do museu A legisla o nacional aborda com alguma clareza a quest o do invent rio das cole es e o pr prio IMC agora DGPC tem criado sobre esta mat ria um conjunto de documentos que auxiliam e orientam os museus Contudo os processos e procedimentos necess rios para a defini o de pol ticas assim como sobre a responsabilidade da sua implementa o n o s o nem devem ser reguladas por lei As quest es essenciais do controlo de invent rio de auditoria documenta o de gest o de direitos do controlo de localiza o e movimenta o dos objetos e outras definidas no SPECTRUM carecem da defini o de pol ticas de documenta o que em Portugal depende exclusivamente da decis o de cada museu Cf Sec o IV Invent rio e documenta o artigos 15 e seguintes da Lei quadro dos Museus Portugueses Lei n 47 2004 de 19 de Agosto 24 A s rie Normas de Invent rio pode ser encontrada em grande parte em edi o digital gratuita atrav s do seguinte endere o http www ipmuseus pt pt P T recursos publicacoes edicoes online
523. rocedimentos No entanto dados os contratempos descritos e o decorrente atraso na tradu o da norma n o pudemos constituir o referido comit Adicionalmente a aprova o da vers o 4 0 do SPECTRUM pela CT e a consequente a exclus o do corpo da norma de toda a informa o relacionada com o aconselhamento e ambiente legal antes prevista na sec o Before you start MCKENNA PATSATZI 2009 alterou o planeado Deste modo para cumprir o disposto no acordo firmado entre a CT e o Museu da Ci ncia no que concerne a tradu o desta nova vers o do SPECTRUM opt mos por prosseguir o trabalho de adapta o norma de acordo com o previsto na vers o 4 0 DAWSON HILLHOUSE 2011 7 8 para as Pol ticas e contexto legal que altera significativamente como vimos a forma das suas vers es anteriores Esta altera o cuja inten o claramente facilitar os processos de tradu o e localiza o da norma permitiu nos adiar o enquadramento legal para posteriores edi es de aconselhamento a criar no mbito da continua o do projeto dado que n o disp nhamos do tempo e nem dos recursos necess rios para as incluir neste trabalho Relevante para esta decis o foi tamb m a perce o da import ncia do trabalho multidisciplinar abrangente e integrador dos diversos saberes e experi ncias legal t cnica cient fica etc na cria o de documentos de aconselhamento Estes documentos bem como o SPECTRUM PT ficar o dispon veis atrav s
524. rotocolo acabou por n o ser aceite A assinatura do protocolo era condi o para a autoriza o da tradu o e adapta o pela CT por sua vez necess ria para a obten o dos fundos necess rios para financiar a tradu o inicial Assim a falta do protocolo comprometeu a execu o da tradu o nos termos previstos Ap s a recusa da FLUP tivemos rapidamente que encontrar um outro parceiro que aceitasse assinar o protocolo com a CT nos termos que acima referimos Decidimos propor o projeto dire o do Museu de Ci ncia da Universidade de Coimbra institui o que j tinha aceitado ser objeto de estudo do presente trabalho sob compromisso de juntamente com a Sistemas do Futuro colaborar afincadamente no projeto como de resto foi sempre a nossa inten o A dire o do Museu da Ci ncia aceitou em pouco tempo a nossa proposta e em Julho de 2011 foi finalmente assinado o protocolo de coopera o SPECTRUM International License entre as duas institui es e pudemos dar in cio ao plano que t nhamos definido para este trabalho Apesar das contrariedades descritas no per odo que decorreu entre a recusa da FLUP e a aceita o do Museu da Ci ncia tivemos a not cia da publica o da nova vers o o SPECTRUM 4 0 Como referimos esta vers o reduziu significativamente o volume de texto que incorpora e passou a contar 237 Com estes argumentos atrav s do nosso orientador acad mico o Prof Rui Centeno propusemos o projeto
525. rsidade decidiu tamb m iniciar o processo de inventaria o e digitaliza o do seu acervo tendo em vista a constitui o dos meios necess rios gest o informada das cole es como forma de facilitar o trabalho dos seus respons veis e possibilitar ou facilitar o acesso s cole es cient ficas da Universidade atrav s da sua disponibiliza o pela Internet nesta altura que pela primeira vez se cruzam os caminhos dos museus da Universidade de Coimbra e da Sistemas do Futuro A inten o de dotar os museus da Universidade dos meios necess rios para a digitaliza o das cole es fez com que a Universidade abrisse um processo de aquisi o de programas de gest o de bases de dados para a informatiza o dos Museus da Universidade atrav s do qual convidou diferentes empresas a apresentar propostas para o fornecimento de software que cumprisse um conjunto de requisitos definidos pelo Gabinete T cnico da Reitoria da Universidade de Coimbra A Sistemas do Futuro juntamente com a Pararede na altura a empresa que comercializava o Matriz e a Sogeti empresas que tinham altura solu es para esta rea espec fica foram as empresas que responderam ao convite formulado pela UC Os requisitos de avalia o eram v rios tendo a UC acautelado um conjunto de situa es que permitiria o cumprimento dos objetivos deste processo de aquisi o Quest es meramente pr ticas como a facilidade de utiliza o e ambiente gr f
526. rtantes benef cios para a cria o dos sistemas de gest o de cole es baseados no SPECTRUM e para a integra o dos diferentes projetos de tradu o em curso 8 J t nhamos constatado no contexto do trabalho de mestrado a aus ncia quase total de preocupa o das institui es como o CIDOC e a CT pela mem ria do trabalho que desenvolvem Algo que tem vindo a ser melhorado mas que muito not rio nas informa es sobre trabalhos realizados h mais de uma d cada Veja se o exemplo da publica o das atas das confer ncias exclusivamente na Internet sem que se acautele a sua disponibiliza o futura caso da confer ncia anual do CIDOC realizada no Chile em 2009 cuja p gina j n o se encontra dispon vel 110 SPECTRUM o acr nimo de Standard ProcEdures for CollecTions Recording Used in Museums GRANT 1994 uma norma aberta de livre acesso para a gest o de cole es em museus publicada pela primeira vez em 1994 ap s um processo de desenvolvimento colaborativo entre diversos profissionais de museus e que hoje em dia reconhecida internacionalmente como a principal fonte de especifica es para a gest o das cole es e da sua documenta o COLLECTIONS TRUST 2012 Atualmente uma norma mantida e desenvolvida atrav s do contributo de uma comunidade de profissionais de museus muito focada neste assunto e conta tamb m com o contributo da experi ncia e conhecimento de centenas de museus de diferentes es
527. rum consultado em 12 01 2012 11 documento se afirma como principal refer ncia no que diz respeito aos procedimentos de documenta o em Museus Desde ent o 1999 conhecemos j diversos projetos museus institui es e profissionais do setor cultural que reportam as diversas vantagens que obtiveram com a utiliza o ainda que adaptada a cada realidade de uma norma testada validada e referenciada com sucesso em diversos museus de distintas reas dimens es e tutelas por todo o mundo Conhecemos tamb m empresas que desenvolvem sistemas de gest o de patrim nio com base no estabelecido pela norma que s o referenciadas como casos de sucesso e se tornam ao longo do tempo importantes parceiros dos museus no trabalho de documenta o e gest o das cole es Para al m da avalia o da utiliza o da norma em contexto pr tico tamb m importante mencionar o trabalho desenvolvido pela Collections Trust entidade qual pertence a propriedade legal do SPECTRUM na transforma o daquilo que era uma norma de acesso restrito e de mbito geogr fico e lingu stico diminuto numa norma verdadeiramente internacional traduzida para diversas l nguas e usada pelas comunidades museol gicas de diversos pa ses N o querendo antecipar aqui o que far parte de um cap tulo sobre o SPECTRUM sublinharmos desde j que o consideramos uma verdadeira norma e n o como temos ouvido em alguns f runs de discuss o um manual ou um
528. s a es a realizar de acordo com as pol ticas de incorpora o e conserva o em vigor no museu 134 Gest o de direitos Rights management que permite conhecer avaliar e registar todos os direitos propriedade imagem etc legais associados aos objetos a incorporar Utiliza o das cole es Use of collections a utilizar no momento da documenta o fotogr fica dos objetos que fazem parte do processo Localiza o e controlo de movimentos Location and movement control para registar a localiza o inicial do objeto no museu e manter atualizada a informa o sobre o paradeiro dos objetos desde que incorporam a cole o permanente Os requisitos de informa o necess rios para registar os dados recolhidos num procedimento t o sens vel como a incorpora o de objetos s o descritos detalhadamente no SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o No entanto gostar amos aqui de destacar a import ncia dos grupos de informa o sobre entidades hist ria dos objetos e as suas associa es refer ncias documentais e como n o poderia deixar de ser sobre os dados do processo em si que devem ser registados no grupo de informa o relativo s incorpora es Este procedimento classificado no SPECTRUM como prim rio sendo parte integrante do esquema de certifica o de qualidade dos museus no Reino Unido A CT produziu e disponibiliza no portal Collections Link a publica o Acquisition SPECTRU
529. s acompanhados de um conjunto de outros grupos de informa o sobre locais endere os datas entidades refer ncias documentais e gest o dos registos Os dois primeiros cont m as unidades de informa o necess rias para tratar da informa o relativa aos objetos e aos eventos Os restantes n o menos importantes permitem registar e tratar a informa o sobre as pessoas institui es locais datas e refer ncias que servir o de suporte aos primeiros A separa o entre estas tipologias de informa o permite que o sistema de gest o de cole es trate a informa o contida nestes grupos de forma separada mantendo a respetiva e imprescind vel integridade Para melhor entendermos esta separa o vejamos o exemplo seguinte Nos grupos de informa o relativos ao objeto iremos encontrar dados sobre a sua forma materiais dimens es 213 Nestes dois casos sempre que necess ria a sua utiliza o a norma indica a cria o de uma refer ncia cruzada com a qual atrav s do nome da entidade ou designa o do local poderemos aceder totalidade da informa o registada no sistema sobre as entidades e locais ANEXO II 214 O presente exemplo servir tanto para sistemas informatizados como para sistemas manuais uma vez tamb m poss vel a refer ncia cruzada no sistema manual se o museu mantiver um sistema de registo das entidades que se relacionam com a cole o No entanto atualmente este tipo de funcionalidades est
530. s No entanto deste protocolo resultou apenas o desenvolvimento da vers o Plus do In arte 358 Cf http www geira pt Consultado em 22 06 2012 260 e do In patrimonium n o tendo sido poss vel antes do encerramento do projeto Geira concretizar o 2 oa 359 portal de pesquisa nas diversas cole es dos museus participantes Seguiram se outros protocolos Para al m dos que permitiram a cria o do In natura j referidos em 2002 foi celebrado um protocolo com a entidade que ent o tutelava o Museu Nacional da Ci ncia e T cnica em Coimbra o Instituto de Hist ria da Ci ncia e da T cnica visando a adapta o do In arte s cole es daquelas tipologias em 2003 foi celebrado um protocolo com o Centro Regional do Porto da Universidade Cat lica Portuguesa com o objetivo de melhorar a rea de gest o dos processos de conserva o e restauro atrav s do desenvolvimento de novos m dulos que refletissem a experi ncia e conhecimento do Departamento de Conserva o e Restauro da Escola das Artes daquela universidade Ainda na mesma linha de atua o a empresa estabeleceu tr s outros protocolos de colabora o para o desenvolvimento das suas aplica es que merecem tamb m o nosso destaque O primeiro destes assinado em 2002 foi por n s j referido no cap tulo anterior e previa uma estreita colabora o entre a Sistemas do Futuro e a Universidade de Coimbra O segundo assinado em Fevereiro de 2006 com a Associa
531. s rias ao uso dos objetos as entidades que interv m neste procedimento poder o ser tamb m bastante diversificadas um investigador um outro museu ou um visitante que pretende mais informa o sobre determinado objeto do museu ou entidades associadas utiliza o comercial ou reprodu o dos objetos para diversos fins De modo que o museu deve providenciar um completo registo de informa es sobre cada uma das entidades e da rela o que tem com a utiliza o dos objetos Essa informa o permitir por exemplo informar futuras autoriza es de utiliza o dos objetos A utiliza o das cole es implica o recurso a um conjunto de procedimentos do SPECTRUM que est o diretamente relacionados com este Assim Empr stimos Sa da Loans out sempre que o pedido de utiliza o implique um empr stimo a outra institui o Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment sempre que haja um pedido de utiliza o de um objeto ou grupo de objetos o museu deve basear a sua informa o nas condi es de conserva o em que o objeto se encontra e executar no final da utiliza o um controlo do estado de conserva o Preserva o e conserva o das cole es Conservation and collections care sempre que se verifique a necessidade de realizar alguma a o de restauro ou conserva o preventiva que permita a utiliza o do objeto ou que se jul
532. s tem acesso informa o sobre a institui o e sobre o processo de empr stimo providenciar o seguro necess rio para o per odo de dura o do empr stimo manter registos atualizados sobre localiza o seguran a conserva o e condi es ambientais que permitam um controlo eficiente dos objetos na sua passagem pelo museu 17 Dispon vel em http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 04 03 2012 8 A tradu o das express es inglesas Loans in e Loans out obrigou nos a optar por fazer a distin o nos procedimentos que tratam os empr stimos dos que tratam de sa das ou entradas dos objetos relativamente institui o que implementa o procedimento No presente caso tratam se os empr stimos que o museu solicita a outra entidade 131 O empr stimo de objetos exige uma colabora o pr xima entre a equipa do museu e a entidade qual s o pedidos os objetos Neste procedimento devem ser considerados dentro da institui o os respons veis pelo processo em si os respons veis pela autoriza o dos pedidos de empr stimos a outras entidades e os conservadores respons veis pela avalia o do estado de conserva o no transporte e entrada do objeto no museu O museu dever cuidar para obter junto da institui o que empresta os objetos os contactos necess rios para a boa execu o das tarefas necess rias O conservador respons vel e o courier que aco
533. s Foundation iniciaram projetos de internacionaliza o do SPECTRUM traduzindo a norma para flamengo Cf a correspond ncia eletr nica enviada por Gordon McKenna para a lista de discuss o MCN L http mcn edu pipermail mcn 1 2007 March 000754 html Consultado em 02 03 2012 152 Nick Poole menciona num artigo do blogue da CT o interesse dos profissionais da Su cia e Noruega na tradu o do SPECTRUM questionando mesmo a possibilidade da cria o de um projeto mais gen rico denominado SPECTRUM Scandinavia onde participariam membros das comunidades daqueles dois pa ses Cf http www collectionstrust org uk 2009 04 spectrum heading to sweden Consultado em 02 03 2012 114 uma norma criada por uma comunidade em seu benef cio seguindo a formula o sobre tipologias de normas do projeto Athena ATHENA 2009 8 9 Outro exemplo deste tipo de normas a Normalizaci n Documental de Museos CARRETERO 1998 espanhola criada pelo minist rio da cultura espanhol para benef cio dos museus e seus profissionais em Espanha Feita esta apresenta o do programa SPECTRUM entendido como um todo constitu do pela norma recursos e comunidade de utiliza o e desenvolvimento importa agora centrar a nossa aten o no principal resultado deste programa o SPECTRUM The UK Museum Collections Management Standard Sem preju zo da relev ncia e interesse das vers es anteriores centraremos a nossa aten o nas
534. s de ficheiros metadados etc e a liberdade de utiliza o da informa o que pertence ao museu ou seja a possibilidade do museu migrar os dados para um sistema diferente ou de consultar a informa o sem utilizar o software que sustenta o sistema de informa o us ado As normas de dados representam o que na nossa opini o essencial na constru o de um sistema de documenta o normalizado dentro de um museu Significa isto que ser o as primeiras a ter em conta em sistemas inform ticos ou manuais para assegurar que a informa o registada o mais corretamente poss vel Estas normas definem a forma como se organiza um sistema inform tico e como que a informa o deve ser guardada dentro do sistema Ainda segundo o CIDOC 2001 E s A o i 30 estas normas dividem se em tr s partes estrutura regras e conven es e terminologia As normas de estrutura prop em a defini o dos campos e tabelas juntamente com as suas especifica es t cnicas como o seu tamanho e tipologia que constituem um registo sobre determinada categoria de informa o o caso das CIDOC Information Categories CIDOC 1995 que cont m ainda que de forma n o muito desenvolvida uma estrutura de informa o que os museus poder o usar na constru o dos seus projetos de documenta o Para al m da defini o dos campos e tabelas neste tipo de normas devem tamb m ser descritas todas as rela es existentes entre os camp
535. s de gest o e auditoria utiliza o da base de dados e informa o nela contida entre muitas outras Esta evolu o resultou uma vez mais da metodologia de desenvolvimento que a empresa adotou desde o in cio ou seja sem prescindir da investiga o por meios pr prios na rea da tecnologia e normaliza o a empresa procurou recolher o importante conhecimento de um novo parceiro a Funda o Calouste Gulbenkian e empreendeu a constru o de um sistema mais avan ado que pudesse responder maior exig ncia que os novos tempos e tecnologias apresentavam 31 Em 2004 foram lan adas as vers es In arte Premium In domus Premium In natura Premium e In patrimonium Premium 332 Se a mesma pessoa fosse por exemplo um autor e propriet rio de um objeto nas vers es anteriores teria que ser registada nas subtarefas Autores e Propriet rios A partir desta vers o aquela pessoa apenas registada uma vez e os tipos de entidade a que ela pertence representam um atributo do seu registo nico que depois apresentado por via do software nas diferentes subtarefas de entidades 33 Que a partir de ent o permite a constru o de rela es atrav s do grupo de informa o espec fica Fichas Relacionadas e tamb m a caracteriza o do tipo de rela o que estabelecido entre registos 249 Ainda sob a gide deste projeto foi desenvolvida uma nova vers o do In web a 3 0 que viria a ser com constantes atualiza
536. s de invent rio e mais tarde para a gest o de cole es De facto a realiza o de um trabalho desta natureza sem as tr s componentes da normaliza o documental atr s enunciadas e sem a generaliza o da sua utiliza o pelos museus comprometeria os princ pios de qualidade cient fica que normalmente presidem atua o destas institui es O mesmo aconteceria por seu turno com a cria o das ferramentas tecnol gicas que s o atualmente utilizadas e na nossa opini o indispens veis para a sua concretiza o Como acontece noutros setores a tecnologia o principal elemento motivador e ao mesmo tempo o principal benefici rio x k 7 is 408 dos desenvolvimentos que se t m verificado nesta rea nas ltimas d cadas A normaliza o utilizada para a gest o das cole es tem sido desde que inici mos fun es na empresa Sistemas do Futuro o eixo atrav s do qual temos desenvolvido a nossa atividade acad mica Na base desta escolha est a import ncia que a mesma tem no nosso contexto profissional e principalmente o papel fundamental que desempenha na gest o do patrim nio cultural Este trabalho desenvolvido em contexto empresarial como n o poderia deixar de ser consequ ncia dessa op o e pretendeu analisar e discutir a import ncia da normaliza o de procedimentos para os museus atrav s de uma metodologia que consider mos na defini o do plano de trabalhos fundamental para alcan ar o
537. s dificuldades sentidas no projeto e enquadrarmos a necessidade da sua informatiza o e o seu contributo para a sociedade do conhecimento atual 7 2 2 O estado atual da digitaliza o das cole es da UC N o ser necess rio afirmar neste contexto o elevado valor e unicidade das cole es da Universidade de Coimbra As suas caracter sticas s o bem conhecidas e representam a preocupa o daquela universidade desde a reforma pombalina na procura de objetos e esp cimes que possibilitem o ensino e investiga o nas diferentes reas cient ficas que percorrem As solicita es para as mais diversas exposi es e as diferentes avalia es de especialistas em hist ria e museologia da ci ncia MOTA s d s o suficientemente esclarecedoras da sua relev ncia A universidade consciente desse facto e da import ncia que as cole es podem assumir na comunidade cient fica e na liga o da universidade sociedade decidiu como vimos investir na sua preserva o e digitaliza o No entanto qual a dimens o do trabalho que espera a equipa do Museu da Ci ncia Quantos objetos quantos esp cimes em que estado qual a sua origem que hist ria ou hist rias nos podem contar como classificar este patrim nio etc foram algumas das quest es que os respons veis do museu pretenderam responder com o processo de invent rio As cole es da Universidade de Coimbra que antes da cria o do projeto do Museu da Ci ncia e da consti
538. s do pa s e que tem a seu cargo a gest o do Sistema Informativo Generale del Catalogo e a forma o dos profissionais do setor nesta rea do trabalho nos museus Em termos de produ o normativa destaca se a cria o de um conjunto de normas estrutura de dados procedimentos e terminologia de acordo com o tipo de patrim nio que se pretende catalogar ou documentar assim como de uma estrutura de aux lio cataloga o atrav s de um sistema de gest o de autoridades entidades individuais ou coletivas relacionadas com os bens culturais e de um outro para a utiliza o e gest o de ficheiros multim dia associados gest o das cole es Estas normas fazem parte e suportam um sistema central de cataloga o de bens culturais gerido pelo Instituto denominado Sistema Informativo Generale del Catalogo SIGEC que se encontra implementado no pa s atrav s de organismos regionais que t m a responsabilidade de catalogar e documentar o patrim nio cultural italiano A par deste desenvolvimento normativo o Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione desenvolve um programa formativo dedicado aos que pretendem aprender sobre documenta o e invent rio de patrim nio cuja oferta mais relevante e interessante do ponto de vista da forma o nesta rea s o um conjunto de cursos lecionados por Universidades atrav s de parcerias Zz estabelecidas com aquele instituto Salientamos que esta uma situa o para a
539. s dos t cnicos e profissionais que participam nestes cursos 262 Finalmente a ltima parte deste projeto relaciona se diretamente com quest es t cnicas do desenvolvimento do software e tem sido conduzido maioritariamente por membros do departamento de sistemas de informa o apoiados pela rea de investiga o e forma o Nesta rea de atua o a empresa pretende obter conhecimentos t cnicos que permitam a inclus o de novas funcionalidades no software atrav s da realiza o de projetos espec ficos e de pequena dura o realizados uma vez mais em parceria com institui es que utilizam os seus produtos ou com outras empresas que desenvolvem outras plataformas de gest o ligadas a esta rea Estes pequenos projetos pretendem responder a necessidades espec ficas de alguns museus e que a Sistemas do Futuro entende ser teis para outros museus e institui es tais como a intera o entre os sistemas de gest o de patrim nio e os sistemas de informa o geogr fica ALMEIDA et al ae a ferramenta de s d a liga o a outros reposit rios de informa o de bibliotecas e arquivos exporta o de dados criada no mbito do projeto Europeana Local portugu s e recentemente o projeto de remodela o dos m dulos de empr stimo entrada e sa da e movimentos do Museu Calouste Gulbenkian e do Centro de Arte Moderna da FCG que tamb m serviu para ensaiar algumas solu es que este trabalho preconiza no m
540. s duas guerras mundiais as mudan as operaram se a uma velocidade sem igual Em pouco tempo apenas algumas d cadas passamos de sistemas muito complexos caros e inacess veis maior parte dos museus para sistemas simples baratos e acess veis disseminados por todo o mundo ocidental Hoje temos capacidade de processamento no bolso dos nossos casacos que h quatro d cadas s era poss vel em mainframes No mesmo tempo a sociedade alertada pelas consequ ncias das guerras mundiais tomou consci ncia da necessidade da salvaguarda do patrim nio atrav s do seu registo e documenta o A era da Informa o e da democratiza o da procura do conhecimento confronta os museus detentores de uma parte importante da cultura material humana com novas formas de trabalho e novas metodologias impostas pelos meios inform ticos 3 Mya s Z Uma oportunidade de pesquisa sobre a Hist ria da Documenta o em Museus seria a confronta o entre os cat logos p blicos e os registos documentais internos dos museus com o objetivo de percecionar as diferen as qualitativas e quantitativas existentes em termos de informa o 5 Por outro lado o aparecimento de novos museus p blicos e privados o aumento das suas cole es a preocupa o com a salvaguarda do patrim nio cultural e natural a crescente preocupa o com novos formatos de patrim nio como o industrial fruto da Revolu o Industrial a consci ncia da import nc
541. s e informa o nela contida Esta nova vers o ter em considera o todo o trabalho de investiga o que a empresa tem desenvolvido at ao momento e toda a experi ncia e conhecimento adquiridos no desenvolvimento das que a antecederam tendo a empresa decidido como veremos adiante utilizar o mesmo 70 esquema e estrutura de dados que utiliza desde a vers o Plus e manter as principais funcionalidades e recursos dos sistemas de gest o de cole es que os museus se habituaram a ter dispon veis A nova vers o que passar a ter apenas a designa o In patrimonium Net ser desenvolvida e disponibilizada atrav s de um processo de licenciamento diferente das atuais vers es comercializadas pela empresa A empresa pretende manter o mesmo sistema de disponibiliza o diferenciada que utiliza atualmente em que o museu ou institui o que pretenda utilizar o sistema HEF http www microsoft com visualstudio en us Consultado em 29 06 2012 368 CF http www microsoft com silverlight Consultado em 29 06 2012 30 CF http www telerik com Consultado em 29 06 2012 30 Mantendo a compatibilidade com a normaliza o internacional para esta rea mas refletindo as necess rias adapta es aos requisitos de informa o do SPECTRUM e sofrendo uma depura o em alguns grupos de informa o que a an lise interna s bases de dados e a sua utiliza o pelos museus t m demonstrado ser precisa 267 poder
542. s e pelo desenvolvimento da pol tica para o setor mormente na realiza o das cole es Normas de Invent rio e Temas de Museologia consideramos que deveriam ter sido tomadas outras op es Desde logo j o defendemos em 2007 MATOS 2007 144 145 deveria ter sido criada uma norma que definisse claramente uma estrutura de dados baseada na normaliza o internacional j referida a ser utilizada quer pelos museus quer pelas empresas na cria o e desenvolvimento de sistemas de gest o de cole es A mesma norma poderia ser a base para um processo de certifica o destes sistemas pela Rede Portuguesa de Museus no mbito da avalia o que fazem aos invent rios dos museus Um esquema que n o impedia o desenvolvimento do projeto Matriz antes permitia uma maior clarifica o das val ncias desta aplica o e das aplica es concorrentes em claro benef cio dos museus e seus profissionais 10 Podem ser consultados diversos documentos de refer ncia na p gina institucional do IMC atrav s do link http www ipmuseus pt pt PT recursos regulamentos ContentDetail aspx Consultado em 22 12 2011 107 Esta cole o conta duas publica es sobre Museus e Acessibilidade e Plano de Conserva o Preventiva Est o dispon veis em http www ipmuseus pt pt P T recursos publicacoes edicoes online pub online museologia ContentDetail aspx Consultado em 10 01 2012 84 Al m disso esta solu o beneficiaria a concentra
543. s em quest es mais abrangentes como a defini o de pol ticas de cole es onde se incluem as pol ticas de incorpora o documenta o empr stimos etc e nas quest es legais e ticas impl citas gest o do patrim nio cultural sobre as quais urge refletir seriamente e que s o condicionantes da implementa o s ria e eficiente de qualquer norma de documenta o Sem este enquadramento pr vio invi vel que qualquer museu possa implementar o SPECTRUM no seu trabalho di rio Vejamos ent o em que consiste a norma propriamente dita e como est organizada na sua vers o 4 0 A norma definida da seguinte forma SPECTRUM represents a common understanding of good practice for collections management in museums It contains detailed procedures for managing the processes that an object goes through during its lifecycle in a museum DAWSON HILLHOUSE 2011 Percebe se nesta defini o do SPECTRUM um especial cuidado com a n o utiliza o da palavra standard que julgamos ser fruto de uma preocupa o dos seus autores com a inexist ncia de uma 147 Como veremos adiante um dos objetivos mais importantes do presente trabalho preparar as aplica es desenvolvidas pela Sistemas do Futuro para as submeter avalia o da CT atrav s deste programa possibilitando assim a utiliza o do SPECTRUM pela comunidade de utilizadores daqueles sistemas 113 classifica o formal ou legal por uma institui o internaci
544. s internacionais do SPECTRUM Ainda nesta linha de trabalho prev se ainda este ano a publica o do SPECTRUM 4 0 do SPECTRUM Appendix 1 e do SPECTRUM Schema todos em formato XML DAWSON 2012 A CT tem exercido ao longo da sua exist ncia a filosofia que esteve presente no momento da cria o desta norma pela MDA ou seja a manuten o e atualiza o do SPECTRUM com e para a comunidade museol gica sem contudo ter deixado de acrescentar ao projeto uma componente internacional que o refor a significativamente como refer ncia na gest o e documenta o de cole es Esta breve hist ria do desenvolvimento do SPECTRUM pretende registar de uma forma sucinta o resultado de quase cinco d cadas de trabalho atrav s da compila o de informa o dispersa em diferentes comunica es artigos e p ginas da Internet A recolha destes elementos semelhan a do que acontece em outros projetos desta natureza dif cil e morosa e por vezes imposs vel de aferir Todavia consideramos til dar a conhecer aquilo que conhecemos da hist ria do desenvolvimento do SPECTRUM e dessa forma permitir um melhor enquadramento da norma que elegemos como instrumento de trabalho para a gest o das cole es nos museus portugueses 6 2 O SPECTRUM 136 Cf http www collectionslink org uk collaborate my groups viewgroup 23 SPECTRUM Consultado em 07 05 2012 137 A publica o destes tr s documentos em formato XML trar impo
545. s museus independentemente da sua escala ou recursos a gest o normalizada das suas cole es Sobre esta segunda fase do processo de adapta o ao SPECTRUM assim como na primeira levantaram se algumas quest es relativas ao desenvolvimento deste tipo de funcionalidades qual o seu prop sito como ajudariam os museus especificamente o Museu da Ci ncia a melhorar a sua performance em termos da documenta o e gest o do patrim nio como as utilizariam os profissionais de museus como as poder amos conceber de que forma se integrariam na aplica o quais os recursos necess rios para a sua produ o ou seja quais as vantagens para a 219 empresa e para os museus decorrentes da cria o de uma funcionalidade destas no sistemas de informa o Para o museu as vantagens s o bvias A utiliza o de uma norma como o SPECTRUM como vimos atr s traz benef cios inquestion veis para a qualidade dos processos de documenta o Todavia a implementa o de uma regra com a dimens o do SPECTRUM onde se organizam e normalizam os principais processos relacionados com a gest o dos museus e institui es similares implica a exist ncia de pol ticas de gest o complexas e um trabalho de documenta o pr vio relativo ao simples invent rio das cole es que far com que os museus excedam facilmente as capacidades dos seus recursos humanos e financeiros Por isso a exist ncia de um sistema de informa o e gest
546. s objetivos a que nos propusemos no seu in cio Dada a sua natureza cedo verific mos que a sua concretiza o exigia a reuni o de um conjunto de condi es essenciais para desenvolver todas as tarefas propostas inicialmente Assim procur mos obter e conseguimos o apoio de diversas entidades sem o qual dificilmente apresentar amos estes resultados 407 Indicamos aqui as tipologias normativas relativas documenta o museologica mas n o esquecemos como bvio um conjunto de outras tipologias de car ter t cnico interc mbio de dados formatos etc que interferem tamb m no trabalho de documenta o e gest o das cole es 408 A introdu o da tecnologia motiva a preocupa o com as normas e a sua produ o e como resultado as ferramentas tecnol gicas utilizadas para a gest o das cole es refletem ou devem refletir o disposto nos documentos normativos 298 A primeira dessas entidades foi a Collections Trust a entidade respons vel pela norma SPECTRUM surgida das altera es que ditaram o fim da Museum Documentation Association MDA com a qual tivemos contacto pela primeira vez em 2008 na confer ncia anual do CIDOC realizada em Atenas num workshop que aquela institui o dirigiu precisamente sobre o processo de internacionaliza o da norma Atrav s dela conseguimos obter a licen a que permitiu o processo de tradu o e adapta o do SPECTRUM A segunda entidade foi a Sistemas do Futuro Empres
547. s para a es futuras Para cumprir com o estipulado na norma m nima deste procedimento ap s a sua implementa o o museu dever conseguir assegurar que toda a informa o relativa conserva o est atualizada e acess vel atrav s do n mero de identifica o dos objetos assegurar que s o obtidas todas as autoriza es necess rias antes de um processo de conserva o assegurar que os detalhes das interven es de restauro e das medidas preventivas tomadas s o registadas no sistema de informa o assim como guardados os dados sobre a institui o t cnico e local onde se realizaram aquelas a es assegurar que o cat logo sobre as cole es atualizado sempre que haja novas informa es ou perda de informa es como resultado de uma interven o de restauro assegurar que ap s uma a o de restauro s o definidas verifica es do estado de conserva o de forma peri dica e implementadas as medidas de conserva o preventivas necess rias A conserva o das cole es uma mat ria que exige uma cada vez maior especializa o por parte dos t cnicos que a executam Por este motivo este trabalho entregue responsabilidade de t cnicos especializados em empresas ou organismos p blicos que se dedicam quase em exclusividade conserva o e restauro das cole es Ao museu cabe a tarefa de identificar os objetos que necessitam de tratamento e de definir as prioridades nessa mat ri
548. s registo de invent rio ainda que bastante completo com a descri o f sica e dados hist ricos sobre os objetos para providenciar aos museus todos os elementos necess rios gest o de uma cole o Atualmente importa associar a esta informa o todos os dados resultantes dos processos de conserva o empr stimos exposi es estudos publica es etc independentemente da sua origem e segundo a opini o de alguns especialistas EDSON 2004 POOLE 2012 todos os dados sobre recursos humanos financeiros ou administrativos que interferem de alguma forma na gest o e utiliza o dos bens culturais 297 Tendo em vista estes objetivos ao longo do tempo os museus atrav s de algumas institui es de mbito nacional e internacional como o CIDOC a CHIN a MDA o Getty Institute a AAM a Collections Trust por exemplo t m criado v rias regras para a defini o de estrutura de dados procedimentos e terminologia que se t m revelado essenciais para o rigor e qualidade pretendida neste processo Os fatores que motivaram a preocupa o com estes tr s tipos de normas foram como sabemos o aumento consider vel da quantidade de objetos que passaram principalmente a partir da segunda metade do s culo passado a integrar as cole es de museus por todo o mundo e a partir principalmente da d cada de 70 do s culo XX a introdu o no setor dos novos meios tecnol gicos como ferramenta de trabalho essencial para os processo
549. seado Numa primeira fase implementando os 8 procedimentos prim rios definidos na norma 1 Entrada de objetos 2 Incorpora o 3 Controlo de localiza o e movimentos 4 Cataloga o 5 Sa da de objetos 235 6 Empr stimos Entrada 7 Empr stimos Sa da 8 Documenta o retrospetiva Numa primeira fase que constitui tamb m um teste s metodologias e recursos utilizados no processo de implementa o o museu deve concentrar os esfor os num procedimento de cada vez ao inv s de tentar implementar todos os procedimentos prim rios de uma s vez Assim Em primeiro lugar em cada um dos procedimentos o museu dever ter resposta para as seguintes quest es O que Porque o fazemos Quando o fazemos Quem o deve fazer Que decis es s o necess rias Que informa o deve ser registada HARRISON MCKENNA 2008 A resposta a estas quest es deve estar como vimos na pol tica de cole es e no plano de documenta o da a sua sublinhada import ncia Assim qualquer membro da equipa do museu dever saber exatamente quando como quem de que forma etc deve atuar quando confrontado com qualquer um dos procedimentos de gest o de cole o em uso De seguida deve ser avaliado o estado atual da documenta o das cole es O SPECTRUM prev um conjunto de condi es que devem ser cumpridas para que o sistema de documenta o do museu responda positivamente norma m nima do SPECTRUM Nos c
550. seseeneeses 19 3 O PONTO DE SITUA O INTERNACIONAL ccsssssssssssssesssssesssssesssssnsssssnsssssnsssssnsssssnsescsncenssnsessensescenceseenees 29 3 1 A DOCUMENTA O DE COLE ES sitio hn sinita oito ndo Aisin LA in ek tia hii A i a 32 3 2 AS INSTITUI ES RELEVANTES heie aviso scten poke stars e EE Ere EE oorsee e cheeses tiera E arere ne aE a p ient 39 3 2 1 O CIDOC Comit Internacional para a Documenta o do ICOM ese eneeeeeeeeeeeeeeeeeeenseenaes 39 3 2 2 O importante contributo da Am rica do Norte eeesssesseseesssreerestseresrsreersstertssertrntestestesrertsserrresesresresreet 48 3 2 3 A Museum Documentation Association cccccccceessecessssceceeseececsessececseseececeeseecsesaececseasececeneeeceeseeeecsenaes 56 3 3 O RESTANTE PANORAMA NORMATIVO niiina ea Ee EEE E E TE E a e aare 59 3 4 OUTROS CASOS DE MBITO NACIONAL ccscessessesseseesceseescesecseusecnsesecuseeaesaecsesaecnecsecaseesceaecsesaecnaseesaseseeneenees 6l BAidic 11 T EE E E S E EE ese cease E E A E 62 3 42 Holanda ere ae ea aee ae aee ee a e R n aa e e san da REEE 63 a SS PA SS ee 10 1 V EEA EE E E E E E E 64 ZAA Chileissii ee a E n ARE a E A IE ev E 69 4 O CASO PORTUGUES iniernacia iaire ee ao ieia iae E Taar aaaea a a aa eai Ea 73 4 1 O PAPEL DA REDE PORTUGUESA DE MUSEUS cesscecssscesscecssecesneecaecesneeceaeceencecaeeeeceecsaeeeeeeecsaeeeeaeecaeeeeaeerss 17 4 2 O MATRIZ E A CRIA O DE NORMAS PARA A DOCUM
551. spetivas e abordagens para o futuro desta norma 112 Partners Scheme as empresas que desenvolvem sistemas de gest o de cole es para museus e que pretendem utilizar o SPECTRUM na constru o das suas aplica es Atrav s deste esquema de parceria com a CT as empresas de software v m as suas aplica es testadas e verificadas no que diz respeito utiliza o da norma e caso sejam aprovadas nos testes de compatibilidade com o SPECTRUM poder o utilizar comercialmente a express o SPECTRUM Compliant nos seus produtos Por fim integra esta comunidade o programa SPECTRUM Local uma iniciativa da CT que cumpre o prop sito definido na estrat gia de internacionaliza o da norma de assegurar s comunidades museol gicas fora do Reino Unido as condi es necess rias para os projetos de tradu o e localiza o licenciados pela CT Estas tr s grandes reas permitem acompanhar o desenvolvimento do SPECTRUM de uma forma global e aceder a um vasto conjunto de informa o criada pela CT e pelos seus parceiros Trata se pois de uma fonte de informa es e recursos imprescind vel para os profissionais de museus no seu trabalho di rio e n o menos importante na defini o de estrat gias e planeamento da documenta o e gest o do patrim nio cultural Como veremos adiante para al m da componente normativa instrumental para as tarefas museol gicas o SPECTRUM constitui uma ferramenta para os museus e tutela
552. spons veis pela cria o dos sistemas de gest o de cole es O objetivo deste grupo de trabalho do CIDOC facultar a todos os atores no processo museus e empresas ou respons veis pelo desenvolvimento tecnol gico um conjunto de ferramentas que permita a cria o dos diagramas referidos e a sua utiliza o nomeadamente ferramentas como os Business Process Execution Engines BPEE ligadas por via de Application Programming Interface API com os sistemas de gest o de cole es que permitir o a execu o das tarefas conforme o modelo definido KOCH 2012 A utiliza o desta metodologia segundo Koch 2012 altera significativamente a forma como hoje em dia os museus Os seus profissionais e as empresas utilizam e desenvolvem os sistemas de gest o de cole es relativamente normaliza o de procedimentos No seu entender o trabalho deste novo grupo do CIDOC permitir que a documenta o seja determinada pelos procedimentos previamente definidos e exigir cada vez mais a coopera o entre os diferentes profissionais e departamentos dos museus providenciando lhes tamb m um maior conhecimento para a realiza o desta tarefa Por outro lado permitir tamb m aos respons veis pelo desenvolvimento das tecnologias a cria o de funcionalidades que respondam s necessidades de cada museu atrav s da implementa o de Low level e high level Business Process Models no original KOCH 2012 01 Cf
553. ssesseseeseeeseseseseseessessssessesstesstessreseseeereeeserssresstessreseeseees 131 6 2 5 4 Incorpora o AcguiSiton iroi a e a A E A E RE Taio NES N S 133 6 2 5 5 Controlo de invent rio Inventory control seesseessesssesesessreesresstessreesesetsseeeseerserssresseesseeeees 135 6 2 5 6 Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control 136 6 2 5 7 Transporte Transport nrin ereere ot EEE EE EE EEE E EEEE EEEE aura AEE Gana 138 6 2 5 8 Cataloga o Catalo suing ise ipese eener eeste piir sses si eeaeee apr adendo cri dos 140 6 2 5 9 Verifica o e Avalia o t cnica do estado de conserva o Object condition checking and technical assessment renra n duped A a e a a S s 142 6 2 5 10 Preserva o e conserva o das cole es Conservation and collections care 144 6 2 5 11 Gest o de riscos Risk ManageMENl ceeeeceseceececsseceeeeecseceseeecaeceeeeecsaeeeeeeecaeeeeaeecsaeeeenees 146 6 2 5 12 Gest o de seguros e indemniza es Insurance and indemnity management 148 6 2 5 13 Controlo de avalia o Valuation control ic rrecrereeereeereracenana 149 6 2 5 14 Auditoria A dit si peee eneen e ain ee atts ao e parana aut atd AAT TREERE EVERE ca tan dees 150 6 2 5 15 Gest o de direitos Rights management ereta 152 6 2 5 16 Utiliza o das cole es Use of collections
554. ssionais s culos XII XVI Lisboa Instituto Portugu s de Museus 331 ORNA Elizabeth 1983 Build Yourself a Thesaurus A Step by Step Guide Norwich Running Angel ORNA Elizabeth e PETTITT Charles 1980 Information Handling in Museums New York K G Saur Publishing Group ORTEGA Cristina D LARA Marilda 2010 A no o de documento de Otlet aos dias de hoje Em linha DataGramaZero Revista de Ci ncia da Informa o v 11 n 2 Abril Consultado em 09 04 2012 Dispon vel em http www dgz org br abr10 Art 03 htm OTLET Paul 1996 la ed 1934 El Tratado de Documentaci n el libro sobre el libro teoria y pr ctica Trad Maria Dolores Ayuso Garcia M rcia Universidad de Murcia PAINE Crispin 1999 Godly things museums objects and religion London Leicester University Press PEARCE Susan M 1989 Museum studies in material culture Leicester Leicester University Press PEARCE Susan M 1990 Objects of knowledge London The Athlone Press PEARCE Susan M 1992 Museums Objects and Collections A Cultural Study Leicester e London Leicester University Press PEARCE Susan M ed 1994 Interpreting Objects and Collections London Routledge PEARCE Susan M 1994a Museum Objects PEARCE Susan M ed Interpreting Objects and Collections London e New York Routledge pp 9 11 PEARCE Susan M 1994b Thinking about objects PEARCE Susan M ed Interpr
555. ssistente Esta escolha pretendeu estabelecer uma rela o direta entre a realiza o do procedimento com o diagrama de fluxo de trabalho que a representa Assim neste prot tipo apresentamos passo a passo os elementos de cada procedimento no diagrama conforme podemos ver na imagem ao lado relativa pr entrada de objetos 284 objeto s atrav s de compra Verifique se a incorpora o adequada reportando se pol tica de Incorpora es Envie com anteced ncia os requisitos necess rios para acompanhar a documenta o embalagem e transfer ncia de t tulo A Registe a informa o essencial sobre as dimens es e conte do dos bens a adquirir de forma a auxiliar com Avalia o segundo os crit rios de aquisi o Avalia o do estado de conserva o Decis es sobre o transporte e manuseamento Acondicionamento em reserva DO 0O 0 0a Determina o de quem det m o t tulo legal dos objetos Determina o de quem det m direitos de propriedade intelectual associados aos bens Ilustra o 7 Prot tipo do Procedimento Pr entrada com a representa o dos seus primeiros passos O texto apresentado a cada passo inclui uma hiperliga o para uma outra janela do assistente onde o utilizador pode introduzir toda a informa o necess ria e seguir o determinado no SPECTRUM para poder passar ao passo seguinte Esta janela relativa s primeiras tarefas do procedimento de pr entrada semelhante a
556. stabelecida com a Universidade de Coimbra onde a rela o entre instrumento de ci ncia e objeto museol gico foi melhorada significativamente Salientamos ainda que no caso portugu s o In natura uma aplica o quase exclusivamente utilizada por museus universit rios dado que estes re nem a grande maioria das cole es desta tipologia no panorama nacional facto que n o obstou a que a empresa sabendo da baixa percentagem de potenciais clientes investisse na sua cria o completando a sua oferta e providenciando uma ferramenta essencial para aquele tipo de patrim nio Paralelamente atenta evolu o que no setor no dom nio da digitaliza o e acesso ao patrim nio a empresa desenvolve e apresenta em 1999 a primeira vers o da sua plataforma de publica o da Internet o In web Recordamos que nos encontr vamos numa poca em que a sociedade em geral come ava a utilizar a Internet como uma ferramenta di ria de trabalho e comunica o e que os museus nomeadamente os portugueses como podemos depreender das palavras de Margarida Chor o de Carvalho e Adolfo Silveira Martins 1999 109 come avam a procurar formas de 324 Os protocolos de colabora o entre a Sistemas do Futuro e estas institui es s o em tudo semelhantes ao protocolo que a empresa viria a estabelecer um ano depois com a Universidade de Coimbra e sobre o qual fal mos no cap tulo anterior e que incidiria tamb m no desenvolvimento da mes
557. stabelecidas tendo em conta o manancial de informa o detido pelos museus e a democratiza o do conhecimento que as novas redes de comunica o proporcionam 4 2 O Matriz e a cria o de normas para a documenta o Uma outra perspetiva do desenvolvimento verificado na documenta o dos museus portugueses poder ser encontrada na cria o ou ado o de normas que regulamentassem este trabalho em Portugal A iniciativa de criar tais documentos deveria partir na nossa opini o do organismo que tem a responsabilidade pol tica e os requisitos t cnicos para o fazer isto a atual Dire o Geral do Patrim nio Cultural qual antecederam cronologicamente o Instituto de Museus e Conserva o IMC e o Instituto Portugu s de Museus IPM Por m esta entidade optou por concentrar esfor os na cria o de uma aplica o inform tica e n o na defini o ou ado o de uma estrutura de dados dos procedimentos e terminologia a utilizar para ent o criar uma solu o inform tica que cumprisse os referidos requisitos 80 Em 1993 com algum atraso em rela o aos cong neres europeus Portugal atrav s do rec m criado Instituto Portugu s de Museus IPM come ou o desenvolvimento do projeto Matriz inserido num processo de requalifica o e moderniza o estrat gicas definidas para os museus na sua depend ncia COSTA 2010 24 O programa conforme nos indica Paulo Ferreira da Costa era constitu do por um con
558. stem j tradu es na Flandres B lgica e Alemanha e comunidades ativas na Su cia Gr cia Fran a e Su a estando previstas tamb m tradu es para rabe e chin s Em Portugal um dos objetivos deste trabalho j reconhecido por Nick Poole CEO da Collections Trust o de iniciar uma comunidade ativa que possa liderar o processo de tradu o do SPECTRUM para Portugu s cuidando tamb m do envolvimento futuro no processo de pa ses como o Brasil Angola Mo ambique Cabo Verde Guin Timor e restantes comunidades lus fonas indispens veis para a dissemina o das boas pr ticas em documenta o propostas pela referida norma O SPECTRUM reconhecido a n vel internacional como a refer ncia de boas pr ticas em termos processuais na documenta o de museus Por este motivo escolhemos esta norma para ser o eixo estruturante do presente trabalho acad mico assumindo desde j que consideramos a sua utiliza o pelos museus e seus profissionais essencial para o desenvolvimento de projetos de documenta o No entanto n o esperem os museus um documento fechado ou direcionado exclusivamente para um caso espec fico O SPECTRUM uma norma que pressupondo a exist ncia de pol ticas de cole es em cada museu indica em cada passo dos seus 21 procedimentos a melhor forma de implementar uma pr tica que conduza a uma documenta o eficiente das cole es Assim considerando o SPECTRUM como o principal fio condut
559. stemas de informa o em museus e para as empresas que os desenvolvem no entanto para a maior parte dos utilizadores dos museus poder servir apenas como documento de consulta pontual de forma a esclarecer d vidas sobre a utiliza o de determinado grupo ou unidade de informa o 118 cont m os requisitos de informa o divididos como acontecia na vers o anterior em grupos de 5 158 E informa o e unidades de informa o Para al m da separa o formal em dois documentos a vers o 4 0 n o trouxe altera es significativas no que respeita os grupos e unidades de informa o mantendo se a estrutura descritiva das unidades de informa o uma breve descri o da unidade seguida de uma explica o sobre como registar os dados de exemplos dos detalhes de utiliza o e dos grupos de informa o aos quais est o vinculadas DAWSON HILLHOUSE 2011a O SPECTRUM 4 0 alterou a abordagem s quest es legais e s pol ticas de gest o de cole es definidas pelo museu ou tutela Na vers o 3 2 existia uma sec o denominada Before You Start que detalhava as pol ticas e contexto legal de cada procedimento Na vers o mais recente os seus editores resolveram substituir essas sec es por um cap tulo gen rico denominado Policies and Legal Context DAWSON HILLHOUSE 2011 Esta altera o prende se por um lado com a classifica o das pol ticas e contexto legal como related guidance DAWSON HILL
560. stitui es externas A participa o e responsabilidade de cada entidade assim como as datas entre as quais ocorre essa participa o s o tamb m elementos cujo registo muito relevante O museu deve garantir que est na posse de todos esses dados assim como dos contactos diretos de cada entidade que participa no transporte O transporte de objetos acontece com relativa frequ ncia nos museus e n o raras vezes ocorre a partir de um dos momentos que deram origem aos procedimentos do SPECTRUM De acordo com o estipulado na norma este procedimento deve ser sempre precedido do relativo ao Controlo de localiza o e movimentos Location and movement control Elencamos de seguida todos os procedimentos relacionados 186 Adiante abordaremos em conjunto a quest o do enquadramento legal dos procedimentos que fazem parte do SPECTRUM 187 CITES a sigla que reptesenta a Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora Toda a informa o sobre esta conven o internacional poder ser consultada em http www cites org Consultado em 05 03 2012 188 Lei n 5 2006 de 23 02 alterada pela Lei n 17 2009 de 06 05 que aprova o regime jur dico das armas e suas muni es 139 Pr entrada Pre entry sempre que n o exista qualquer documenta o sobre os objetos e necess rio o seu transporte Empr stimos Entrada Loans in sempre que n o exista qualquer documenta o sobre os ob
561. stitute http www getty edu research CIDOC ICOM http network icom museum cidoc 345 International Council of Museums http www icom museum International Organization for Standardization http www iso org Instituto Portugu s da Qualidade http www ipq pt Instituto dos Museus e da Conserva o http www ipmuseus pt Minerva Thesauri http www mek oszk hu minerva survey Minist rio da Cultura Espanhol http www mcu es Mouseion http www mouseion me Museum Association http www museumsassociation org Museum Collections http www museumcollections org uk museologia porto http museologiaporto ning com National Information Standards Organization www niso org New York Public Library http www nypl org Object ID http archives icom museum object id Secretaria Geral do Minist rio da Cultura http www sg mc gov pt Servi os de documenta o da Faculdade de Letras da Universidade do Porto http sdi letras up pt Servi os de documenta o da Universidade de Aveiro http www doc ua pt Servi os de documenta o da Universidade do Minho http www sdum uminho pt Servi os de documenta o da Universidade de Coimbra http www uc pt sibuc Sistemas do Futuro Lda http www sistemasfuturo com Smithsonian Institute http www si edu UNESCO http www unesco org 346
562. substancialmente o tamanho do documento facilitou se a compreens o e implementa o da norma Outra mudan a relevante a estrutura o da norma em dois volumes separando os 21 procedimentos do SPECTRUM dos requisitos de informa o necess rios para a cria o adapta o do sistema de informa o do museu Esta separa o pretende tornar mais claras as compet ncias e o conhecimento necess rio para os profissionais dos museus trabalharem com a norma A inclus o dos requisitos de informa o no corpo do texto a cada passo do procedimento onde seriam necess rios dificultava a sua leitura e utiliza o num contexto pr tico Sem preju zo da necessidade de se estabelecerem os requisitos de informa o para a constru o do sistema de informa o do museu que deve precaver a exist ncia de todos os grupos e unidades de informa o a inclus o desta informa o nos termos e com o n vel de detalhe da vers o 3 2 revelou se inconveniente para a efic cia da consulta execu o de determinado procedimento Deste modo o SPECTRUM 4 0 dividido em duas publica es a norma em si descrita nos termos atr s enunciados e o SPECTRUM 4 0 Appendix 1 Information requirements DAWSON HILLHOUSE 2011a que 156 Cf http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 02 03 2012 157 Este volume sobre os requisitos de informa o imprescind vel para os profissionais ligados aos si
563. ta es iconogr ficas presentes no contexto da arte do mundo ocidental dos sistemas de informa o e recupera o de informa o sobre patrim nio cultural No mesmo sentido foi desenvolvida uma aplica o que permite aos sistemas de gest o de cole es de museus ou sistemas de informa o sobre patrim nio atrav s da internet um acesso direto ao ICONCLASS e a sua utiliza o para a classifica o das cole es sempre de acordo com a vers o mais atual deste elaborado sistema Ainda sobre os Pa ses Baixos devemos referir que este foi o primeiro pa s a traduzir juntamente com a B lgica e a adotar o SPECTRUM dando um passo significativo na promo o de uma comunidade europeia para o desenvolvimento de normas para a gest o e documenta o de cole es 3 4 3 Espanha Importa salientar que n o pretendemos quando apontamos exemplos de normaliza o dos diferentes pa ses fazer uma resenha sobre o processo que do ponto de vista hist rico ou legislativo conduziu em determinado espa o e tempo produ o espec fica deste ou daquele projeto No caso espanhol este tipo de abordagem seria at redundante dado o excelente trabalho realizado na tese de Teresa Mar n Torres sobre a Hist ria da Documenta o Museol gica MAR N TORRES 2002 onde dado particular relevo como se compreende s cole es e patrim nio espanhol No entanto Dispon vel em http www iconclass org Consultado em 22 03 2012
564. ta o e gest o das cole es definidos no SPECTRUM bem como as rela es que cada procedimento tem com outros procedimentos entidades envolvidas requisitos de informa o necess rios e a sua liga o intr nseca com os sistemas de gest o de cole es Sendo a sua estrutura comum a todos os procedimentos vejamos como se organizam os diagramas do SPECTRUM O diagrama de fluxo de trabalho de cada procedimento apresenta 5 elementos em diferentes colunas a saber 1 Entidades em cada um dos 21 procedimentos definidos nesta norma encontramos liga es a entidades coletivas ou individuais externas ou internas ao museu que interferem no processo Na coluna referente s entidades indicado o papel de cada uma e o n vel de intera o que lhe requerido 2 Processo uma representa o em diagrama das atividades que fazem parte do procedimento Apresenta cada passo com as op es a seguir e os elementos de informa o a registar de forma detalhada para cumprir o estipulado na norma m nima 3 Procedimentos relacionados est o representados aqui os procedimentos que se relacionam de alguma forma com o procedimento que estamos a utilizar A rela o entre os procedimentos pode 170 S o documentos escritos contendo instru es claras e precisas dos passos e atividades necess rias num processo ou procedimento KOCH 2012 125 ser de obrigatoriedade para implementar o procedimento Object Entry devemos consid
565. tado em 20 04 2012 Dispon vel em http cidoc mediahost org wg archaeological sites en E1 xml CIDOC 20084 The CIDOC Conceptual Reference Model Special Interest Group Em linha International Committee for Documentation Consultado em 09 03 2012 Dispon vel em http cidoc mediahost org wg_cidoc_crm en E1 xml CIDOC 2008b Digital Preservation Em linha International Committee for Documentation Consultado em 20 05 2012 Disponivel em http cidoc mediahost org wg digital preservation en E1 xml CIDOC 2008c CIDOC Documentation Standards Working Group Em linha International Committee for Documentation Consultado em 12 01 2012 Dispon vel em http cidoc mediahost org wg_docstand en E1 xml CIDOC CRM 2006 Who we are Em linha International Committee for Documentation Consultado em 07 05 2012 Dispon vel em http www cidoc crm org who_we_are html CIDOC CRM 2011 CIDOC CRM Em linha International Committee for Documentation Consultado em 07 05 2012 Dispon vel em http www cidoc crm org index html CLAUDEL Anne 1992 Proposition de fiche documentaire minimale pour les collections g n ralistes Vers o n 2 Berna Banque de donn es des biens culturels suisses CLAUDEL Anne e IMBACH Pia 1995 Initiation la pratique documentaire informatis e Berna Banque de donn es des biens culturels suisses 319 CLAUDEL Anne et al 1991 Syst me descriptif po
566. tal Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 12 12 2010 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8134 pdf CASTRO M 1997 Hacia una pol tica de museos Revista Museos n 23 Santiago do Chile DIBAM CDWA 2009 Introduction Categories for the Description of Works of Art Em linha Los Angeles J Paul Getty Trust Consultado em 09 12 2011 Dispon vel em http www getty edu research publications electronic publications cdwa introduction html CDWA 2011 CDWA Lite Em linha Los Angeles J Paul Getty Trust Consultado em 09 12 2012 http www getty edu research publications electronic publications cdwa cdwalite html CEIA Carlos 1995 Normas para apresenta o de trabalhos cient ficos Lisboa Editorial Presen a CHENHALL Robert G 1978 Nomenclature for Museum Cataloging A System for Classifying Man Made Objects Nashville American Association for State and Local History Press CHENHALL Robert G e HOMULOS P 1978 Museum Data Standards Museum Paris UNESCO vol 314 p 205 212 CHENHALL Robert e VANCE David 1988 Museum collections and today s computers New York Greenwood Press CHIN 1993 Humanities data dictionary of the Canadian Heritage Information Network Ottawa Canadian Heritage Information Network CHIN 2011 Digital Heritage Content Em linha Canadian Heritage Information Network Consultado em 12 01 2012 Disponivel em
567. talhado sobre esta parte espec fica da norma caber na nossa opini o aos profissionais e empresas que atuam diretamente na constru o dos sistemas de informa o nos museus 168 Cf http www collectionslink org uk spectrum resources 1242 the spectrum partner scheme Consultado em 03 03 2012 123 cole es STROEKER VOGELS 2012 percebemos de alguns anos a esta parte um esfor o dos museus na procura de normas que os ajudem a documentar o seu esp lio de uma forma mais simples Contudo infelizmente n o se verificam repercuss es desse esfor o e dos excelentes trabalhos que da t m resultado Um passo significativo dado nesse sentido foi a cria o da Rede Portuguesa de Museus e a inclus o no processo de candidatura e credita o dos museus da sua responsabilidade da obriga o de criar pol ticas de incorpora o e de conserva o conforme o disposto nos art 12 e 28 da Lei quadro dos Museus Portugueses e no Despacho normativo n 3 2006 de 25 01 que aprova o formul rio de candidatura credencia o Estas normas legais conferem aos museus um primeiro instrumento de trabalho no qual podem basear a cria o ou ado o de normas para a gest o e documenta o das suas cole es normas essas que por sua vez favorecem o cumprimento rigoroso das pol ticas e miss o do museu como defende o SPECTRUM DAWSON HILLHOUSE 2011 8 e no futuro trazem diversas melhorias ao n vel da qualidade de inform
568. tas por Alice Semedo 2005 307 no que respeita aus ncia de pol ticas de gest o de cole es e deficiente inventaria o e digitaliza o dos acervos A RPM foi concebida como um sistema de media o e de articula o entre entidades de ndole museol gica tendo por objetivo a promo o da comunica o e da coopera o com vista qualifica o da realidade museol gica portuguesa REDE PORTUGUESA DE MUSEUS 2001 e que se baseia na ades o volunt ria daquelas entidades de forma progressiva e abrangente Claramente inspirada pelo modelo de rede ingl s SEMEDO 2005 321 tem como preocupa es Fee coh bos E 102 desde a sua cria o e de acordo com o s tio institucional do IMC lt a valoriza o e qualifica o da realidade museol gica nacional a coopera o institucional e a articula o entre museus a descentraliza o de recursos O planeamento e a racionaliza o dos investimentos p blicos em museus a difus o da informa o relativa aos museus a promo o do rigor e do profissionalismo das pr ticas museol gicas e das t cnicas museogr ficas o fomento da articula o entre museus A RPM organiza se em duas vertentes complementares por um lado uma rede f sica que tem como objetivo a interliga o entre museus e a sua qualifica o e por outro uma rede de informa o cuja Cf http www ipmuseus pt pt PT rpm ContentDetail aspx Consultado em 05 06 2012
569. te a qualidade da exposi o o tempo de empr stimo solicitado etc PEREIRA 2004 17 20 por exemplo conferem publica o uma abrang ncia mais ampla Por outro trata se de uma publica o dirigida ao contexto nacional enquadra quer em termos pr ticos quer legais os procedimentos realidade portuguesa sendo por isso mais espec fica O SPECTRUM por seu turno cinge se aos passos pr ticos a realizar para gerir e documentar o empr stimo de objetos apresentando o procedimento em forma de diagrama ficando as quest es relacionadas com a pol tica de cole es e enquadramento legal sujeitas a defini o pr via O procedimento proposto pelo SPECTRUM enuncia os passos necess rios para cumprir uma tarefa neste caso o empr stimo de objetos secundada por grupos e unidades de informa o que permitem registar e documentar o processo de forma clara e rigorosa independentemente do sistema de gest o de cole es utilizado no museu Sublinhamos que embora o SPECTRUM n o d quaisquer orienta es sobre o conte do da pol tica de cole es relativa ao empr stimo e ced ncia de objetos a implementa o da norma como temos visto noutros procedimentos exige inequivocamente a sua preexist ncia Assim com base na defini o das referidas pol ticas e na implementa o do SPECTRUM o museu dever conseguir como norma m nima o seguinte procedimento mais indicado para referir este valioso instrumento para os museus
570. te os procedimentos e construir atrav s da an lise dos procedimentos ferramentas dentro dos sistemas de gest o de cole es que os museus utilizem para a sua implementa o A primeira parte deste processo exigiu uma an lise detalhada a duas estruturas de dados distintas a representada pelos Requisitos de informa o do SPECTRUM Anexo II e a estrutura de dados utilizada pela Sistemas do Futuro baseada na normaliza o internacional definida pelo CIDOC que permitiu o mapeamento entre unidades e grupos de informa o do qual a cria o de uma nova estrutura doravante utilizada pela Sistemas do Futuro que cont m todas as unidades de informa o exigidas pela norma acrescida de muitas outras que j constavam das estruturas de dados anteriormente usadas pela empresa Um segundo trabalho que tivemos que realizar para concretizar o nosso objetivo passava por criar as condi es para que os museus pudessem utilizar os sistemas de gest o de cole es da empresa nos processos de implementa o do SPECTRUM Deste modo analis mos os procedimentos do SPECTRUM e todos os seus passos determinando quais os grupos unidades de informa o e tarefas exigidas para a sua realiza o e concebemos atrav s da metodologia de desenvolvimento de aplica es normalmente utilizada na empresa um conjunto de prot tipos de assistentes dos quais depois de testados e verificados com a informa o das bases de dados do museu foi 304 esc
571. tentes n o despendendo tempo e recursos com a tenta o de criar novas normas quer pela interven o ativa quando as circunst ncias o exigem como o caso do manual que criaram absolutamente necess rio para os inventariantes e respons veis nos museus e o caso do projeto de tradu o do A amp AT recurso importante n o s para os museus chilenos mas tamb m para todos os pa ses de l ngua espanhola 12 4 0 caso portugu s 73 74 Embora j tenhamos abordado o contexto portugu s em 2007 MATOS 2007 27 32 e este n o tenha sofrido altera es significativas a n vel estrutural importante referenciar aqui o trabalho que tem sido feito no nosso pa s e estabelecer os paralelos poss veis com casos de outros pa ses como a Espanha ou o Chile por exemplo quer na cria o ou ado o de normas quer na defini o de estrat gicas e pol ticas que possam contribuir para o desenvolvimento do setor sabido que Portugal fruto de diversas circunst ncias hist ricas tem um atraso estrutural que leva o pa s a um desenvolvimento tardio em rela o aos restantes pa ses europeus assim na economia nas quest es sociais e por maioria de raz o assim no setor cultural e consequentemente no setor museol gico Da mesma forma a documenta o e gest o do patrim nio museol gico n o teve entre n s o desenvolvimento descrito e que reflete em grande parte a tradi o anglo sax nica que tem sido a refer
572. tes da publica o dos registos nessa plataforma comum Cf http redeazulejo fl ul pt Consultado em 23 06 2012 1 principal resultado deste projeto pode ser consultado em __http redeazulejo fl ul pt pesquisa az imovel pesquisa aspx Consultado em 23 06 2012 261 novo produto o Jn anthropos dedicado documenta o e investiga o de ossadas humanas encontradas em contexto de escava o arqueol gica ou o caso da disserta o de mestrado da Dr Mariana Jacob Teixeira intitulada A natureza e gest o das cole es dos museus militares na depend ncia da dire o de Hist ria e Cultura Militar Ex rcito TEIXEIRA 2011 que prop s algumas regras de utiliza o e procedimentos a adotar no mbito do projeto de gest o das cole es dos museus militares do Ex rcito Portugu s e que utiliza um sistema desenvolvido pela Sistemas do Futuro Estes dois exemplos servem apenas para representar a disponibilidade da empresa para estes projetos dos quais tamb m retira experi ncia e conhecimento A liga o ao meio universit rio n o fica apenas pela participa o nos projetos de investiga o ou nos protocolos que a empresa tem estabelecido com estas entidades para o desenvolvimento dos seus produtos Consciente do d fice de forma o que existe em Portugal na rea de documenta o e gest o do patrim nio SEMEDO 2005 308 com os meios ao seu alcance colaborou com os principais cursos de p s gr
573. tes da CT n o levantaram nenhuma obje o ao contr rio do que sucede em Portugal onde a discuss o nos f runs oficiais sobre normaliza o ou a sua produ o raramente v como positiva a participa o das empresas N o tendo sido uma surpresa uma vez que conhecemos diversas empresas que participam ativamente e h muito tempo no CIDOC n o Este processo est concentrado atualmente no portal Collections Link atrav s do qual com uma conta registada podemos ter acesso ao SPECTRUM sob os termos definidos nas licen as da norma para indiv duos ou institui es no seguinte endere o http www collectionslink org uk spectrum standard Consultado em 04 07 2012 181 podemos deixar de salientar esta abertura e elogiar a vis o mais abrangente neste aspeto das institui es de refer ncia internacional sobre documenta o em museus Com rela o s condi es exigidas pela CT para a adapta o e tradu o do SPECTRUM surpreendeu nos a sua simplicidade Precis vamos apenas de encontrar uma institui o que demonstrasse interesse no projeto e que se dispusesse a assinar um protocolo de coopera o com a CT que apenas exigia o pagamento de um valor simb lico de um euro onde assumisse a obriga o de traduzir o SPECTRUM adapt la realidade e contexto legal portugu s promover a sua utiliza o em Portugal e divulgar a norma junto da comunidade museol gica nacional Relembramos que apesar de existir um c
574. tes para o seu futuro O contexto legal que anteriormente era tratado em cada procedimento na sec o Before You Start passa a integrar as pol ticas definidas pelos museus sob os argumentos de que estes documentos devem respeitar a legisla o em vigor mencionando a sempre que necess rio e de que os museus s o os melhores conhecedores do contexto legal em que se integram e portanto devem ser os pr prios a fazer o devido enquadramento da gest o das cole es DAWSON HILLHOUSE 2011 7 Esta modifica o na norma n o significa que a CT tencione abandonar a responsabilidade de providenciar ajuda e linhas de orienta o para a defini o de pol ticas e do contexto legal aos museus uma vez que continuar a faz lo atrav s do SPECTRUM Advice dispon vel no Collections Link e por meio de outras publica es das quais excelente exemplo o livro Collections Management a practical guide de Susanna Hillhouse HILLHOUSE 2009 Ainda no dom nio da cria o e implementa o de pol ticas remetemos para outros dois importantes instrumentos de aux lio aos museus e seus profissionais a PAS 197 2009 Code of Pratice for cultural collections management publicado pelo British Standard Institution BSI e os 8 procedimentos prim rios do SPECTRUM de cumprimento obrigat rio no processo de avalia o do esquema brit nico de credita o de museus Um e outro instrumento constituem fortes argumentos junto das tutelas e dos centros d
575. the service of society and its development open to the public which acquires conserves researches communicates and exhibits the tangible and intangible heritage of humanity and its environment for the purposes of education study and enjoyment ICOM 2007 Com ele mudaram tamb m como vimos atr s os profissionais e as metodologias por estes usadas nas mais diversas tarefas realizadas nos museus Em consequ ncia a documenta o de cole es mudou consideravelmente e hoje em dia s podemos compreender a sua import ncia para o museu luz da transforma o desta institui o que se verifica na passagem da era industrial para a era da informa o MAR N TORRES 2002 295 Se detivermos a nossa aten o na defini o de museu transcrita acima rapidamente verificamos que em nenhum momento referida a palavra documenta o ou qualquer outra men o a esta tarefa primordial do museu No entanto a sua presen a est impl cita em cada uma das fun es atribu das ao museu Se assim n o fosse de que forma poder amos conservar pesquisar estudar divulgar expor comunicar o patrim nio material e imaterial de cada museu se n o o conhec ssemos previamente E como se conhece o patrim nio Como se passa esse conhecimento Como se obt m os dados f sicos ou contextuais dos objetos N o precisamos primeiro de conhecer o patrim nio que pretendemos estudar conservar e divulgar A resposta bvia e afirmativa A documenta
576. tivos e metodologias em termos de desenvolvimento informa o acesso e conserva o das cole es constituindo assim um quadro de refer ncia que suportar no futuro a avalia o e corre es necess rias aos processos utilizados na documenta o e gest o das cole es HILLHOUSE 2009 A abordagem gest o das cole es deve ser feita de uma forma hol stica integrada e proporcional HILLHOUSE 2009 2 Hol stica por que deve considerar todos os aspetos da cadeia de documenta o abrangendo todo o ciclo de vida dos objetos no museu e todos os elementos que constituem a equipa do museu que de alguma forma interagem com os objetos Integrada porque sendo a cole o o suporte da exist ncia do museu todos os aspetos relevantes para esta conserva o documenta o utiliza o etc s o determinantes para atingir os objetivos e cumprir a miss o da institui o E por fim proporcional porque qualquer aspeto da gest o das cole es dever sempre considerar o tempo dispon vel e os recursos humanos e financeiros existentes no museu e ser definida e planeada de acordo com estes bem como direcionada de acordo com as necessidades e expectativas dos seus p blicos utilizadores Deste modo o museu poder desenvolver com base numa pol tica de cole o abrangente e apoiada por todos os setores do museu um projeto de documenta o e gest o de cole es com grande probabilidade de xito Esta abordagem per
577. tivos que os justificam e 203 ove 4 da sua consequente desincorpora o s o geridos e documentados atrav s deste procedimento A gest o de cole es museol gicas inclui com frequ ncia atos de aliena o de objetos Este ato sendo legal e eticamente poss vel e muitas vezes at aconselh vel conforme nota Isabel Luna um assunto quase interdito no universo e na literatura museol gica praticamente imposs vel encontrar um relato um estudo uma opini o um aconselhamento uma prele o ou uma discuss o sobre o assunto 2011 91 A coberto das ideias de seguran a e privacidade dos museus esta mat ria tem impedido uma discuss o alargada sobre o problema da gest o das cole es de museus na atualidade No mbito deste procedimento o museu dever definir na sua pol tica de cole es as regras que permitir o sua equipa e dire o decidir sobre a aliena o do patrim nio cultural sua guarda Nesta mat ria espec fica remetemos para a legisla o portuguesa nomeadamente para o disposto 205 12 assim como na Lei quadro dos Museus Portugueses e na Lei de Bases do Patrim nio Cultura para as quest es ticas tratadas no c digo deontol gico do ICOM ou de outras profiss es relacionadas com o patrim nio cultural ICOM Portugal 2009 A implementa o deste procedimento permite ao museu cumprir a norma m nima definida no SPECTRUM concretamente assegurar que a decis o
578. tman Kodak e a inglesa Museum Documentation Association MDA continuaria os seus esfor os de normaliza o e respetiva divulga o atrav s de uma importante confer ncia anual de publica es das entre quais salientamos a revista Spectra editada entre 1974 e 2002 e do f rum MCN L listserv que se mant m atualmente como um s tio de discuss o e troca de ideias sobre tecnologias e normaliza o em museus Atualmente o trabalho e objetivos da MCN agora associa o dos profissionais de informa o dos museus centram se na constru o de programas de forma o e no apoio aos profissionais do setor na utiliza o correta das tecnologias quer em benef cio dos museus quer do seu trabalho espec fico 2 Cf http old cni org pub CIMI framework html Consultado em 05 01 2012 Cf http www men edu men l Consultado em 05 01 2012 49 Uma outra institui o que a par do CIDOC tem um contributo preponderante no contexto internacional da documenta o de museus da normaliza o necess ria e da utiliza o de tecnologias o Getty Research Institute conhecido at 1999 como Getty Information Institute Da mesma forma que o CIDOC a sua preocupa o global demonstrando interesse por quest es de estrutura de dados de procedimentos de documenta o ou pela terminologia a usar para descrever e classificar o patrim nio cultural Ao longo da sua hist ria desenvolveu por si e participou no desenvolvimento de pro
579. tos associados refer ncias documentais e informa es sobre as entidades coletivas e individuais relacionadas com este assunto Para obter uma lista exaustiva dos requisitos de informa o dever ser consultado o SPECTRUM Ap ndice I Requisitos de informa o ANEXOIN O procedimento de gest o de direitos n o um dos 8 procedimentos prim rios do SPECTRUM no entanto a sua implementa o num sistema de documenta o quase obrigat ria para determinadas p i 192 ges An ate tipologias de museus nas quais esta mat ria assume maior relev ncia 6 2 5 16 Utiliza o das cole es Use of collections Neste procedimento s o geridas e documentadas todas as informa es sobre a utiliza o e servi os baseados nos objetos e cole es do museu A utiliza o das cole es compreende as exposi es a utiliza o para fins educativos o manuseamento e opera o de objetos pesquisa inqu ritos reprodu es uso para fins comerciais e todos outros fins que impliquem o uso f sico do objeto ou da documenta o a ele associada S o considerados utilizadores das cole es todo o pessoal do museu volunt rios investigadores e p blico em geral independentemente do meio escolhido ou disponibilizado pelo museu para o acesso utiliza o dos objetos e documenta o associada O mbito e condi es de utiliza o da cole o devem ser considerados na defini o da pol tica de cole es do museu antecipando qu
580. tos do SPECTRUM a implementar no sistema utiliza o onde s o registadas as informa es sobre os n veis de acessibilidade aos cr ditos e status dos objetos em rela o exposi o aos contributos externos nos quais se pretende registar a informa o resultante da an lise aos objetos por entidades externas e finalmente aos direitos adquiridos e cedidos onde como o pr prio nome indica se registam as informa es relevantes para a gest o dos direitos associados aos objetos Estes grupos ficar o como j acontece em rela o aos restantes na depend ncia das fichas de objetos e esp cimes que est o inclu das nas subtarefas de invent rio Nos restantes grupos todos com correspond ncia gen rica com a ESF conforme poder ser observado no campo In patrimonium da tabela Anexo VII encontramos tr s situa es distintas as unidades com correspond ncia direta os campos em que a correspond ncia feita atrav s de uma rela o com outras tarefas da ESF e por fim as unidades de informa o sem correspond ncia com os campos existentes no Jn patrimonium No primeiro caso indicamos no campo Correspond ncia a tarefa subtarefa ou grupo de 384 385 informa o onde se encontra este campo dentro da ESF No segundo indicamos com o termo 13 Eh r i a x es x app relacao que representa o m dulo transversal de rela es a cria o de uma liga o direta ou yt A 386 a o o E indireta
581. tos e riscos de uma importa o de dados que tal acarreta Estes e outros factos contribu ram para que a partir de 2005 o SPECTRUM tenha acelerado o seu ritmo de desenvolvimento e a consequente publica o de novas vers es ou atualiza es Em 2005 foi publicada a terceira vers o do SPECTRUM Esta vers o ainda publicada com a chancela da MDA e editada por Gordon McKenna e Efthymia Patsatzi MCKENNA PATSATZI 2005 Cont m altera es significativas da norma a saber o procedimento Reproduction foi eliminado e as quest es de gest o e documenta o que tratava passam ent o a ser consideradas em Use of collections e Rights management Indemnity management e Insurance management passam a ser apenas um procedimento designado como Insurance and Indemnity management Despatch renomeado como Object exit e atualizado Loss tamb m renomeado e revisto Passa a designar se como Loss and damage s o criados os procedimentos Pre entry Rights management e Transport introduzida para cada procedimento a sec o Before you start as unidades de informa o s o agora apresentadas na descri o do procedimento exatamente no ponto em que s o necess rias Acrescem a estas altera es a revis o completa das unidades de informa o que comp em os requisitos do SPECTRUM de forma a suportar as altera es e novos procedimentos introduzidos e a cria o de uma sec o espec fica para os grupos
582. tp www modes org uk index asp page about MUNDANEUM s d History Em linha Mons Mundaneum Consultado em 04 01 2012 Dispon vel em http archives mundaneum org en history MUSEU DA CI NCIA s d Manual de Procedimentos colec es in natura Coimbra Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Documento Policopiado MUSEU DA CI NCIA s d a Plano de Emerg ncia e Seguran a Coimbra Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Documento Policopiado MUSEU DA CI NCIA s d b Normas e Procedimentos de Conserva o Preventiva Coimbra Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Documento Policopiado MUSEU DA CI NCIA s d c Pol tica de Incorpora es Coimbra Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Documento Policopiado MUSEU DA CI NCIA 2007 Manual de Procedimentos Fotografia Coimbra Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Documento Policopiado MUSEU DA CIENCIA 2011 Descri o das colec es do Museu de Ci ncia Em linha Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Consultado em 09 05 2012 Dispon vel em http www museudaciencia org index php iAction Coleccoes amp iArea 4 MUSEU DA CI NCIA 2011a Manual de Procedimentos colec es In arte Coimbra Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Documento Policopiado MUSEU DA CI NCIA 2011b Regulamento interno do Museu da Ci ncia Em linha Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra Consulta
583. tp www uc pt herbario digital herb uc VAN PRA T Michel 2010 Museus e Patrim nio das Ci ncias Naturais em Fran a CAMACHO C F Dir Museologia pt n 4 Lisboa Instituto dos Museus e Conserva o VAUDOU Marie Odile 2004 Inventory and global management in archaeology the example of the Neuch tel Museum Museum international LVI 3 223 Paris UNESCO pp 68 76 VICTOR Isabel e MELO Margarida 2010 A Qualidade em Museus Atributo ou Imperativo Divulga o Cient fica em Museus as Cole es e seu Papel na Linguagem Expogr fica Em linha Actas do I Semin rio de Investiga o em Museologia dos Pa ses de L ngua Portuguesa e Espanhola Vol 2 pp 156 167 Porto Biblioteca Digital Faculdade de Letras da Universidade do Porto Consultado em 09 03 2012 Dispon vel em http ler letras up pt uploads ficheiros 8193 pdf VICTORIA AND ALBERT MUSEUM 1992 Colections Management Procedures Manual London Ed Victoria and Albert Museum VILAR Ana 2011 Unidades de informa o cria o e gest o de cat logos electr nicos em colec es museol gicas Disserta o apresentada Universidade Fernando Pessoa como parte dos requisitos para obten o do grau de mestre em Ci ncias da Informa o e da Documenta o Porto 338 WILL Leonard 1994 Museums as information centres Museum international XLVI 1 Paris UNESCO pp 20 25 WOODHEAD Peter 1994 Keyguide to information sources i
584. trim nio museol gico brit nico Esta rede tornou se fundamental na dissemina o do SPECTRUM auxiliando os museus na sua implementa o e compreens o dado que reunia em si conhecimento e experi ncias pr ticas francamente teis para os museus que se iniciavam na utiliza o da norma Entre 1998 e 2005 ano da publica o da terceira vers o da norma surgem um conjunto de publica es relacionadas com a norma e com incid ncia em quest es mais espec ficas como a utiliza o das cole es ASHBY et al 2001 e a documenta o de diferentes tipos de cole es como por exemplo as de arqueologia STIFF 2000 ou de documentos ELLIOT SMITH 2002 28 Agora conhecidas como SPECTRUM Advice Factsheets http www collectionslink org uk spectrum resources 1222 spectrum advice factsheets Consultado em 08 05 2012 12 Alguns destes thesauri est o agora dispon veis no portal Collections Link http www collectionslink org uk consultado em 07 04 2012 106 Nesse per odo foi tamb m produzido pela MDA um XML DTD que pretendia facilitar o interc mbio dos dados e informa es das cole es de acordo com o preconizado no SPECTRUM atrav s da disponibiliza o de uma estrutura em XML que servisse para a cria o de sistemas de gest o de cole es e simultaneamente desse resposta cabal para o problema j antigo nos museus relativo mudan a entre diferentes solu es inform ticas e os elevados cus
585. ttp chcul fc ul pt thesaurus Consultado em 01 02 2012 85 dos museus portugueses e constitui simultaneamente ainda nas palavras de Manuel Bairr o Oleiro um referencial exigente e respons vel na cria o de novos museus Ibidem 2 A Lei quadro dos Museus resulta do desenvolvimento e reconhecimento da museologia em Portugal que com a cria o do IPM e da Rede Portuguesa de Museus reflete o crescente n mero de museus as melhorias verificadas na forma o profissional e acad mica a introdu o de novas e a maior metodologias e tecnologias o conhecimento da realidade museol gica do pa s exig ncia dos diferentes p blicos do setor A aprova o de uma Lei quadro uma ambi o antiga dos profissionais do setor qual em boa hora o IPM deu resposta assumindo a responsabilidade da sua prepara o e entrega ao poder pol tico sem deixar de envolver nesse processo representantes da APOM do ICOM da ANMP diretores de museus e docentes universit rios CAMACHO 2004 1 cujo contributo percebeu ser indispens vel A atual Lei quadro aprovada por unanimidade na Assembleia da Rep blica tem como objeto principal entre outros a defini o das principais linhas de orienta o no que diz respeito pol tica museol gica nacional e introduz e define dois conceitos que permitir o uma maior clarifica o do setor Museu e cole o Visit vel conforme o disposto nos artigos 3 e 4 da Lei q
586. tui o da funda o que lhe d suporte legal e estatut rio se encontravam divididas em museus disciplinares tutelados pelos distintos departamentos MOTA 2009 s o constitu das maioritariamente por instrumentos cient ficos objetos etnogr ficos esp cimes de geologia zoologia e bot nica e incluem tamb m livro antigo cartografia pain is pedag gicos e arquivos UNIVERSIDADE DE COIMBRA 2011 Al m destas cole es a Universidade possui um dos mais importantes herb rios da Europa o segundo maior da pen nsula ib rica conhecido pela sigla internacional COI 776 O museu encontra se a preparar desde o in cio do ano uma nova plataforma de pesquisa e consulta das cole es em parceria com a Sistemas do Futuro De acordo com a p gina institucional do COI um herb rio uma cole o de plantas desde pequenas algas a grandes rvores As plantas ou parte delas s o prensadas e secas montadas em folhas de cartolina 30x42 cm identificadas etiquetadas e dispostas ordenadamente segundo classifica es internacionalmente reconhecidas Cf http www uc pt herbario digital herb uc Consultada em 19 06 2012 211 Pese embora seja agora parte constituinte das cole es do Museu da Ci ncia CASALEIRO 2010 299 o herb rio da UC gerido por um software e disponibilizado na internet para consulta atrav s de um projeto paralelo CASALEIRO 2010 300 que n o utiliza os sistemas de gest o de cole
587. u o de thesauri e pode ser licenciado para usos espec ficos ou consultado na internet de forma gratuita S o eles The Art amp Architecture Thesaurus AAT cont m termos descri es e outras informa es para conceitos gen ricos relacionados com arte e Arquitetura The Cultural Objects Name Authority CONA inclui t tulos e suas atribui es e outro tipo de informa o relacionados com arte e Arquitetura tamb m The Getty Thesaurus of Geographic Names TGN cont m nomes descri es e outras informa es relevantes sobre locais importantes em termos de arte e Arquitetura projeto iniciado pelo J Paul Getty Trust em 1993 com o objetivo de lutar contra o tr fico il cito do patrim nio cultural Cf http archives icom museum object id index html Consultado em 05 12 2011 45 Cf http www getty edu research tools vocabularies Consultado em 03 01 2012 50 The Union List of Artist Names ULAN cont m nomes biografias e outras informa es sobre artistas e arquitetos Embora muito direcionados para arte e arquitetura deixando de fora reas t o importantes como a ci ncia e t cnica ou a hist ria natural estes vocabul rios d o o mote e s o exemplo do que urge ser feito nesta rea Este trabalho do Getty Research Institute conta j com a contribui o de comunidades ativas em diferentes pa ses que no caso do AAT se encontram a traduzir cada um dos termos e suas defini es para espanhol al
588. ua inclus o no modelo de dados da Sistemas do Futuro ter que refletir esta condi o Consequentemente o modelo de dados utilizado na empresa de agora em diante passar a ter a seguinte representa o Cole es Vo Ilustra o 6 Modelo de dados da Sistemas do Futuro com a inclus o dos procedimentos SPECTRUM No que se refere forma dos assistentes a quest o merecia uma maior aten o da nossa parte Que formato pretend amos para esta ferramenta Como ir amos incluir em termos de interface as quest es atr s mencionadas Qual seria a melhor op o a tomar tendo em conta a utiliza o que iriam ter e as condicionantes expostas 283 Com base nestas quest es decidimos desenvolver prot tipos que com a avalia o dos utilizadores do Museu da Ci ncia nos auxiliassem nesta decis o Foram criados quatro prot tipos diferentes que nos permitiram testar com base em dados reais retirados das diferentes bases de dados da Universidade de Coimbra v rias situa es que ocorrem diariamente na condu o de processos desta natureza Desses quatro prot tipos iniciais testados internamente decidimos excluir dois porque n o satisfaziam as necessidades atr s mencionadas ou revelavam uma complexidade elevada na forma Analisemos ent o os dois prot tipos finais O primeiro prot tipo consiste na utiliza o da representa o gr fica dos diagramas de fluxo de trabalho para criar o interface do a
589. uadro Os seus objetivos e os princ pios que regem a pol tica museol gica nacional definidos nos artigos 1 e 2 apontam claramente o caminho para a moderniza o e uniformiza o legislativa jur dica de um setor com uma realidade multifacetada CAMACHO 2004 1 e at ent o em claro crescimento uma lei reguladora que define as regras e os procedimentos para as institui es preexistentes ou novas obterem o reconhecimento oficial da qualidade de Museu Sobre a Lei quadro e os efeitos que poder produzir a m dio longo prazo julgamos que ainda n o ter decorrido o tempo necess rio para uma avalia o s ria no entanto claramente reconhecida na comunidade museol gica a necessidade de um corpo legal do g nero que pudesse dar maior consist ncia s pretens es dos que diariamente trabalham neste tipo de institui es No contexto do presente estudo destacamos alguns dos pontos definidos na Lei quadro que se relacionam de forma direta ou indireta com a documenta o e gest o das cole es A Sec o IV Invent rio e Documenta o do cap tulo II da Lei quadro define conceitos deveres e regras a considerar neste dom nio Sublinhe se a import ncia dada ao Dever de inventariar e documentar previsto no art 15 Os bens culturais incorporados s o obrigatoriamente objeto de 10 Proveniente do excelente trabalho desenvolvido pelo Inqu rito aos Museus em Portugal SILVA 2000 86 elabora
590. ubtarefas compostas por um grupo de informa o gen rica e diversos grupos de informa o espec fica que variam em n mero de acordo com as necessidades de informa o existentes As tarefas principais s o Invent rio Terminologia Entidades Eventos Documenta o e Multim dia Sobre a tarefa Invent rio apresent mos na Tabela 2 os n meros totais de registos para cada cole o reservando para agora a descri o de dois dados que alteram significativamente o valor qualitativo dos n meros apresentados Um desses dados reflete o trabalho das equipas que utilizam a aplica o In natura para as cole es de hist ria natural na caracteriza o gen rica das Esp cies e Esp cies Minerais caracteriza o que depois utilizada para a classifica o e compara o com os esp cimes e esp cimes minerais existentes fisicamente nas cole es Umas e outras totalizam 3 039 registos A caracteriza o das Esp cies maioritariamente das cole es de Zoologia cont m dados da classifica o taxon mica seguida pelo museu a sistem tica de Lineu MOTA e CASALEIRO 2011 5 e um conjunto de informa es espec ficas sobre cada esp cie relativas sua Biometria Caracteriza o Estatuto de Conserva o Habitats Numera es Nomes Vulgares e Sinon mia A caracteriza o das Esp cies Minerais da cole o de mineralogia organizada de acordo com as classifica es de Strunz e Dana MUSEU DA CI NCIA 2011 cont m um c
591. ue avalia e controla as condi es de aplica o e respeito pelos direitos associados a um objeto fotografia documento ou texto o detentor desses direitos que poder ser o museu ou um seu colaborador ou uma entidade externa e outras entidades que tal como o museu tenham interesse em utilizar os bens ou materiais com direitos legais associados como o caso de investigadores que pretendam usar objetos e documentos para a realiza o de determinada pesquisa O museu deve assumir o controlo do cumprimento dos direitos associados respeitando assim as quest es legais que lhe s o impostas e assegurando dessa forma que os seus pr prios direitos s o tamb m respeitados N o existe nenhuma rela o direta entre este procedimento e outros conforme se poder verificar no respetivo diagrama de fluxo de trabalho N o obstante a gest o dos direitos associados aos objetos informa o ou documenta o nos museus condiciona algumas das decis es que fazem parte de outros processos disso exemplo a impossibilidade de utilizar determinado objeto numa exposi o ou numa publica o do museu por n o estarem assegurados os seus direitos de imagem ou publica o facto que condiciona o procedimento relativo utiliza o das cole es 153 Neste procedimento s o poucos os requisitos de informa o Prendem se diretamente com a informa o relacionada com a identifica o dos objetos com os grupos de informa o sobre direi
592. ue dela dependem sejam exatamente os mesmos nas gamas Plus Premium e Net Atualmente existem na base de dados entre as tarefas de Invent rio Eventos Documenta o Entidades e Multim dia um total de 4891 unidades de informa o agregadas de acordo com a tipologia de informa o a que pertencem a diversos grupos de informa o espec fica ou gen rica A tarefa de invent rio onde s o registados os dados dos objetos ou dos esp cimes e esp cies de hist ria natural representa a maioria 1470 dessas unidades de informa o As restantes contam com Eventos 526 Documenta o 422 Entidades 45 e Multim dia 10 Por seu turno o SPECTRUM al m da defini o dos 21 procedimentos que permitem a gest o das cole es de acordo com uma regra comum prop e um conjunto de requisitos de informa o que refletem tamb m uma estrutura de dados m nima que deve ser respeitada pelos sistemas de informa o dos museus que pretendam obter a compatibilidade com a norma 377 Importa salientar que os 45 campos existentes em Entidades dizem respeito a uma tabela que comum a todos os tipos de entidades necess rios para o invent rio e gest o das cole es Nessa mesma tabela s o inseridos registos de autores propriet rios intervenientes conservadores editores autores de documentos etc que depois s o apresentados nas outras tarefas de acordo com o tipo de entidade que representam 271 Os requisitos de informa o d
593. ue lhes serviu de modelo com as CIDOC Information Categories CHIN 2011b Com a mesma perspetiva foi tamb m criado o CHIN Natural Sciences Data Dictionary com o objetivo de dar resposta s quest es espec ficas do patrim nio natural como a utiliza o na documenta o de museus da classifica o taxon mica habitualmente usada no contexto cient fico e de investiga o das ci ncias da vida Esta norma cont m um conjunto de 544 campos para registar informa o sobre bot nica ci ncias da terra paleontologia zoologia etc CHIN 2011c Em termos de terminologia o CHIN criou diferentes vocabul rios estruturados e utilizou como recomendado pelas boas pr ticas de documenta o outros j criados e testados por outras entidades como o caso do AAT do Getty Research Institute ou os thesauri criados pela Dire o de Museus de Fran a Os mais relevantes que criou foram o Standards for the use of the Material MA Technique MT and related fields on the Humanities National Database of the Canadian Heritage Information Network criado por Calum Ewing em 1992 no mbito de um projeto de investiga o para o desenvolvimento de linhas de orienta o relativas informa o sobre t cnicas e materiais utilizada para descrever os objetos EWING 1992 e a CHIN Discipline Authority List proposed for the Humanities uma deriva o do Art amp Architecture Thesaurus tamb m resultado de um projeto de investiga o desta feita
594. ue podem adquirir da utiliza o das cole es HILLHOUSE 2009 Esta por natureza uma tarefa sem fim que acarreta uma enorme responsabilidade para o museu e para a sua equipa Por isso a gest o das cole es deve ser tratada caso a caso respeitando a miss o e os objetivos do museu bem como as necessidades e expectativas dos seus utilizadores e utilizando sempre que poss vel normas e regras que favore am a sua avalia o e a responsabiliza o dos intervenientes nos seus processos Este trabalho procura responder ao desafio apontando tr s caminhos distintos 29 Dispon vel em http www collectionslink org uk collaborate my groups viewgroup 23 SPECTRUM Consultado em 05 06 2012 2 Ainda n o dispomos de muita informa o sobre este recurso n o obstante reconhecemos grande potencialidade a este tipo de iniciativas que contam com a participa o dos utilizadores 21 A vers o XML destes tr s documentos est a ser produzida por Richard Light especialista em documenta o que participou no projeto do SPECTRUM desde o seu in cio COLLECTIONS TRUST 2012a Estes documentos segundo nos informou Alex Dawson estar o em breve dispon veis no Collections Link 176 7 Tr s caminhos um objetivo 177 178 Este trabalho de investiga o tem como principal objetivo avaliar a possibilidade de utiliza o de uma norma de gest o de cole es o SPECTRUM pelos museus portugueses Para o que definimos tr
595. ui o HILLHOUSE 2009 17 Sem preju zo da relev ncia deste documento para a utiliza o e implementa o do SPECTRUM tal como a norma a defini o das pol ticas necess rias poder ser faseada de acordo com as necessidades da institui o Finalmente a prepara o pr via da implementa o da norma no Museu da Ci ncia obriga defini o de um Plano de Documenta o Este documento elaborado com base numa avalia o cuidada da documenta o existente permitir identificar os problemas existentes e estabelecer um plano que permita a sua resolu o O plano dever definir a calendariza o as metodologias utilizadas os equipamentos e materiais necess rios estabelecer inequivocamente as tarefas e responsabilidade da equipa do museu e indicar ainda que aproximadamente os custos associados sua implementa o HARRISON MCKENNA 2008 52 O Museu de Ci ncia dever definir neste documento o modo como pretende implementar os procedimentos do SPECTRUM sobre o qual falaremos adiante e estabelecer os objetivos e prioridades a ter em conta nesta nova fase do trabalho de documenta o do acervo A cria o e utiliza o deste plano facultar o ao museu o controlo e avalia o do trabalho de documenta o e gest o das cole es efetuado at ao momento e a introdu o das corre es necess rias para a resolu o dos problemas identificados Em conclus o a utiliza o de um nico sistema a defini o
596. ultural e onde os museus t m assumido um destaque preponderante na cena internacional O projeto holand s na rea da produ o normativa que conhecemos foi criado segundo Patr cia Remelgado 2009 49 na d cada de 50 em Leiden uma cidade entre Amsterd o e Roterd o por Henri van de Waal 1910 1972 professor de Hist ria de Arte da universidade local Inicialmente era sua pretens o criar um sistema de classifica o de assuntos temas e motivos que pudesse ser utilizado no contexto da arte ocidental No entanto a sua primeira vers o s viria a ser conclu da na d cada de 70 j ap s a morte do seu mentor e ter sido publicada pela Academia Real de Artes e Ci ncias holandesa entre 1973 e 1985 O ICONCLASS apresentado como um sistema de classifica o de assuntos organizado de forma hier rquica que cont m defini es de objetos pessoas eventos e ideias abstratas que constituem o assunto inerente a uma imagem Este sistema de classifica o utilizado por historiadores de arte conservadores curadores investigadores museus e institui es que gerem ou guardam patrim nio cultural para descrever classificar e examinar os assuntos representados nas mais variadas express es art sticas visuais como desenhos pinturas fotografias gravuras etc A sua sistematiza o permite uma classifica o das cole es assente na precis o de uma norma preestabelecida que depois utilizada na pesquisa e investiga o pa
597. um international XLVI 1 pp 38 41 314 BEARMAN David 1995 Multimedia computing and museums technology knowledge representative and cultural heritage ICHIM 95 International Conference on Hypermedia and Interactivity in Museums San Diego Estados Unidos da Am rica pp 1 3 BEARMAN David e PERKINS John Standards Framework for the Computer Interchange of Museum Information Em linha CIMI Standards Framework Consultado em 05 01 2012 Dispon vel em http old cni org pub CIMI framework html BELCHER Michael 1991 Exhibitions in Museums London and Leicester Leicester University Press BEKIARI C CONSTANTOPOULOS P amp DOERR M 2005 Information design for cultural documentation Em linha 9th DELOS Network of Excellence thematic workshop Digital Repositories Interoperability and common Services Consultado em 03 08 2007 Dispon vel em www ics forth gr isl publications paperlink information 20design pdf BENNETT Tony 1995 The birth of the museum history theory politics London Routledge BESSER H e TRANT J 1995 Introduction to Imaging Santa Monica The Getty Art History Information Program BLACKABY James R et al 1988 The Revised Nomenclature for Museum Cataloging A Revised and Expanded Version of Robert G Chenhall s System for Classifying Man Made Objects Nashville American Association for State and Local History Press BOEUF P 1 et al 2005 Integrati
598. um pa s ou regi o que pretenda traduzir a norma Este protocolo contempla naturalmente direitos e deveres para ambas as partes No entanto como seria de esperar tendo em vista a defesa da qualidade e reputa o da norma no panorama internacional dos museus a CT coloca bastantes exig ncias aos seus signat rios Destacam se algumas das condi es impostas na licen a internacional do SPECTRUM a institui o dever assegurar que o trabalho de tradu o e adapta o do SPECTRUM ser feito com cuidado e compet ncia por uma pessoa ou grupo de pessoas que possuam as compet ncias t cnicas para a tradu o e adapta o legal da norma e experi ncia profissional adequada n o deve ser feita qualquer modifica o na norma a n o ser as estritamente necess rias para a sua adapta o legal ou para a sua tradu o as varia es nas pr ticas pol ticas e legisla o aplic veis devem ser feitas de acordo com o territ rio onde se aplica o acordo a tradu o e adapta o do SPECTRUM deve ser publicada sob uma licen a n o comercial a institui o dever pedir aos utilizadores da norma o registo de algumas informa es na aceita o da licen a de utiliza o individual do SPECTRUM a Institui o dever promover defender e consciencializar os museus associa es profissionais e outros interessados para a import ncia da norma dever providenciar ou coordenar o suporte t cnico necess rio para os mus
599. um produto desenvolvido em Visual Basic e tinha como motor de dados na vers o 1 0 o Microsoft Access Era uma aplica o j bastante desenvolvida para a poca principalmente no que diz respeito gest o das imagens associadas ao invent rio Nos dois primeiros anos do projeto a aplica o foi atualizada duas vezes para as vers es 1 5 e 2 0 Nestas duas vers es foram acrescentados diversos melhoramentos funcionais e diferentes campos na estrutura de dados decorrentes da metodologia definida pela empresa a cont nua investiga o da normaliza o internacional MATOS 2007 e a inclus o de sugest es provenientes dos clientes e parceiros que a empresa tinha conseguido granjear naquele per odo inicial Estas primeiras vers es 318 A estrutura de dados das aplica es da Sistemas do Futuro desde sempre baseada nos pressupostos que regem as CIDOC Information Categories CIDOC 1995 sendo que desde o in cio tem bastante mais campos do que os enunciados naquela refer ncia normativa 243 da aplica o permitiram empresa adquirir um conhecimento sobre o invent rio documenta o e gest o de cole es que viria a revelar se essencial no futuro do projeto Esse conhecimento a par da evolu o tecnol gica acelerada que se verifica no final da d cada de 90 possibilitou o desenvolvimento e produ o de uma linha de produtos essenciais para a Sistemas do Futuro O primeiro desses produtos lan ado para o mercado em 1999
600. um size Museum Museums Journal London Museums Association Vol 86 n 4 pp 199 201 CABALLERO Zoreda L 1988 La documentaci n museol gica Boletin Anabad Madrid Anabad XXX VIII n 4 pp 455 493 CABRAL Clara 2009 Patrim nio Cultural Imaterial Proposta de uma Metodologia de Inventaria o Disserta o Conducente Obten o do Grau de Mestre em Ci ncias Antropol gicas Lisboa Instituto Superior de Ci ncias Sociais e Pol ticas CABRAL Fernando BRITO M rio 2000 In Patrimonium A Data Model for Museum and Cultural Heritage Information Computer Applicactions and Quantative Methods in Archaeology Proceedings of the 28 Conference Ljubljana Abril pp 357 361 CABRAL Fernando et al 2012 One language two countries the project ofdeveloping a thesaurus of scientific instruments Confer ncia Anual do CIDOC 2012 Helsinki Finland CANADIAN HERITAGE PARKS 1997 Look and Learn About Our Collections of Objects Descriptive and Visual Dictionary of Objects Vol 1 Ottawa Minister of Public Works and Government Services Canada CAMACHO C F 2002 Rede Portuguesa de Museus um projecto em constru o Rede Portuguesa de Museus Org Actas do F rum Internacional de Redes de Museus 1 Ed Lisboa Instituto Portugu s de Museus Rede Portuguesa de Museus pp 7 15 316 CAMACHO C F Dir 2009 Museologia pt ano III n 3 Lisboa Instituto de Museus e Conserva o CAMAC
601. ur les collections d histoire et d ethnologie r gionale Draft Berna Banque de donn es des biens culturels suisses CLAUDEL Anne et al 1996 Cat gorie d information pour l inventaire des biens culturels mobiliers Berna Banque de donn es des biens culturels suisses COBURN Erin STEIN Regine 2008 CDWA lite and museumdat New developments in metadata standards for cultural heritage information Em linha Confer ncia anual do CIDOC 2008 Atenas Consultado em 12 03 2012 Dispon vel em http cidoc mediahost org archive cidoc2008 Documents papers drfile 2008 06 48 pdf COLLECTIONS TRUST 2009 Revisiting Museum Collections Toolkit Em linha Collections Trust Consultado em 08 06 2012 Disponivel em http www collectionslink org uk media com_form2content documents c1 a514 f6 revisiting muse ums_toolkit 1 pdf COLLECTIONS TRUST 2011 Glossary for SPECTRUM 4 0 Em linha Dawnson Alex ed Collections Link Consultado em 02 03 2012 Dispon vel em http www collectionslink org uk spectrum resources 666 glossary for spectrum 40 COLLECTIONS TRUST 2011b Introduction to SPECTRUM Factsheet Em linha Collections Link Consultado em 02 03 2012 Disponivel em http www collectionslink org uk attachments article 1097 Intro_SPECTRUM4 pdf COLLECTIONS TRUST 2012 SPECTRUM Programme Em linha Collections Link Consultado em 03 05 2012 Disponivel em http www collectionslink org uk programm
602. ura e patrim nio mas que n o se pode restringir apenas s ci ncias documentais MARIN TORRES 2002 302 Sobre a defini o de registrar ver http www museumsassociation org careers 9916 consultado em 20 01 2012 24 importante sublinhar que o desenvolvimento dos estudos no campo da museologia s se verifica porque diversas ci ncias como a comunica o a f sica e qu mica a inform tica as mais diversas engenharias e todas as outras ci ncias e disciplinas que influenciam diretamente o trabalho no museu sofrem durante este s culo avan os not veis que permitem a conservadores muse logos educadores documentalistas e outros profissionais dos museus cumprir as suas fun es usando meios e m todos de trabalho mais avan ados e eficientes A par dos desenvolvimentos cient ficos verificados um aspeto determinante especialmente na rea da documenta o em museus foi o desenvolvimento da inform tica e computa o Ali s o desenvolvimento nesta rea afetou n o s a metodologia usada na documenta o e invent rio do patrim nio cultural e natural mas todas as tarefas de um museu como a gest o a conserva o a divulga o e educa o N o se pense no entanto que este foi um processo r pido A introdu o de computadores nas diversas tarefas do museu foi faseada e envolveu nas fases iniciais pesados custos financeiros que n o estiveram dispon veis para a maior parte dos museus portugueses e
603. urante o projeto pode servir de exemplo a outros museus independentemente da sua tipologia para a defini o da estrat gia a seguir n o apenas no que diz respeito escolha do software mas principalmente nas quest es mais abrangentes que o invent rio documenta o e gest o das cole es colocam atualmente a essas institui es Segundo aqueles autores as regras a considerar nos processos de informatiza o das cole es dos museus s o 1 N o tentar desenvolver uma aplica o dedicada 268 Estes 21 000 registos contemplam objetos e esp cimes das cole es de Antropologia Bot nica Zoologia Mineralogia F sica e Qu mica Este pr mio foi atribu do ao Museu da Ci ncia da Universidade de Coimbra e Sistemas do Futuro Lda pela aplica o In patrimonium Premium Cf http www apom pt Consultado em 14 06 2012 270 nossa firme opini o que o software hoje em dia o menor dos problemas para estes processos gra as ao avan o tecnol gico verificado nas ltimas d cadas No entanto a sua escolha n o deixa de ser um momento que exige ao museu e sua equipa um conhecimento gen rico desta rea de trabalho Sobre este assunto consulte se o excelente esquema de avalia o de Sistemas de Gest o de Cole es proposto pela CHIN Cf http www pro rcip chin gc ca gestion collections collections management evaluation logiciels software review index eng jsp Consultado em 08 07 2012 208
604. us em termos do invent rio documenta o e gest o das cole es A comunidade de especialistas em documenta o em museus dever conforme proposto por Alice Grant 1996 no texto que inicia a presente sec o deste trabalho olhar para as ferramentas que existem Atualmente estudando as e compreendendo as o melhor poss vel para que as possa aplicar da melhor forma poss vel ao trabalho exigente que temos pela frente neste sentido que diferentes comunidades de profissionais do setor como o CIDOC CHIN Collections Trust AAM apenas para citar os exemplos mais relevantes t m vindo a direcionar a sua atividade muitas vezes colaborando mutuamente no desenvolvimento das diferentes normas que produzem apostando na intera o das normas em pontos comuns como por exemplo os relacionados com a estrutura de informa o para recolha de dados e consequente interc mbio de informa o ou na recomenda o comum de normas mais t cnicas E Nas diferentes confer ncias do CIDOC em que temos participado desde 2008 t m sido apresentados v rios exemplos de recurso e adapta o de v rias normas preexistentes em projetos de documenta o de museus ou de digitaliza o de cole es de menor ou maior escala bem como de um ponto de vista mais conceptual e t cnico estudos sobre a interliga o entre as diversas normas e respetivas vantagens Erin Coburn e Regine Stein representando respetivamente o CDWA Lite Advisory Committee do G
605. useu gerir e documentar todos os processos de empr stimo de objetos por si solicitados para os mais diversos fins O procedimento deve ser utilizado sempre que o museu pretende para fins de exposi o pesquisa ou outras situa es menos t picas pedir emprestado determinado objeto ou grupos de objetos Neste tipo de situa es o museu fica respons vel pelos objetos que requisitou a outras entidades durante um per odo de tempo e com um objetivo espec fico e por isso fica obrigado a assegurar determinados requisitos exigidos pela norma condi o da boa implementa o do SPECTRUM a defini o de pol ticas de cole o da institui o que contenham as regras e condi es para atuar nesta circunst ncia Acresce a necessidade de ter em conta o cumprimento da norma m nima que no caso de Empr stimos Entrada inclui o seguinte estabelecimento do prop sito do empr stimo cuidar do s objeto s nas mesmas circunst ncias e condi es que s o dadas cole o permanente da institui o obter previamente acordos assinados entre as entidades participantes garantir que os termos e condi es estabelecidos nesses acordos s o respeitados assegurar que os empr stimos t m um per odo de dura o j determinado assegurar que os empr stimos s o devidamente registados e documentados assegurar que o processo de empr stimo controlado pelo museu assegurar que a entidade que empresta o s objeto
606. useums Nashville American Association for State And Local History ALMEIDA Maria Jos de MATOS Alexande e CABRAL Fernando s d The Integrated Archaeological Management System at Cascais Portugal From Management to Public access CONTRERAS Francisco MELERO Francisco Javier e FARJAS Mercedes eds Proceedings of the 38th Conference on Computer Applications and Quantitative Methods in Archaeology Granada Espanha Abril 2010 Granada s n ALONSO V C 1989 El museo centro documental El tratamiento archivistico de los documentos en el museo De un archivo de oficina a un archivo historico Boletin de la ANABAD vol 39 no 2 pp 219 230 AMBROSE Timothy 1993 Museum basics London ICOM ANABAD 1988 Redes y sistemas Actas Congreso de la Anabad 4 Corufia 1988 Madrid Anabad ANDERSON Gail 2004 Reinventing the museum historical and contemporary perspectives on the paradigm shift Lanham Rowman amp Littlefield Publishers ANDRADE Juliana 2008 O museu na era da comunica o online Disserta o de Mestrado em Ci ncias da Comunica o Area de Especializa o em Publicidade amp Rela es P blicas Braga Universidade do Minho ANNABI Ch dlia et al 1996 Handbook of standards Documenting African Collections Paris ICOM ANTUNES Lu s Manuel Loyo Pequito 2002 Museus e Documenta o Entre a Teoria e a Pr tica Uma Abordagem da Realidade Portuguesa 1910 1980 Tese
607. useus refletida na cria o de categorias profissionais que at ent o n o existiam no meio museol gico de que os registars s o um perfeito exemplo SEMEDO 2005 A par temos outro contributo importante que o desenvolvimento da Ci ncia da Informa o e a sua intromiss o positiva nos m todos e meios que os museus passam a dispor Como em tantos outros casos esta uma ci ncia com que a museologia se cruza com sucesso ainda que moderado em Portugal SILVA RIBEIRO 2002 Chegados a este ponto temos as bases operacionais para que a documenta o dos museus sofra mudan as radicais e se distancie de uma vez por todas dos processos pouco teis e morosos seguidos durante d cadas pelos museus refletindo seriamente sobre o grande desafio que esta mat ria apresenta Boa parte do trabalho que temos desenvolvido ao longo do tempo nesta rea do conhecimento e que teve como fruto a disserta o de mestrado em museologia que defendemos em 2007 na Faculdade de Letras da Universidade do Porto MATOS 2007 visa melhorar a forma como os museus portugueses documentam e gerem as suas cole es refletindo sobre as normas de estrutura de dados e dotando as ferramentas tecnol gicas de respostas capazes e seguras aos problemas levantados pelo invent rio cataloga o e gest o do patrim nio cultural e natural Nesse trabalho analisamos com especial cuidado as quest es decorrentes da escolha de uma estrutura d
608. utiliza o generalizada da norma Com efeito o sistema tornar mais simples o desenvolvimento do processo de documenta o e gest o da cole o uma vez que a equipa t cnica do museu apenas se ter que preocupar em seguir os passos e elementos pedidos pelo sistema para cada um dos procedimentos que pretenda implementar A adapta o das aplica es pois um dos principais motivos sen o mesmo o principal para a concretiza o deste trabalho que apresentaremos no pr ximo cap tulo com a descri o do processo de investiga o e estudo que permitir empresa a cria o de produtos totalmente compat veis com 237 o SPECTRUM e consequentemente mais teis aos museus que pretendam adotar essa norma como o caso do Museu da Ci ncia Estes tr s eixos que consideramos fundamentais para implementa o do SPECTRUM em qualquer museu re nem as condi es essenciais para o Museu da Ci ncia com base na an lise apresentada adotar o SPECTRUM para a gest o da sua cole o Salientamos que a ado o da norma um trabalho de equipa e participativo e que o compromisso do Museu da Ci ncia para com a sua utiliza o apresenta se como um desafio A implementa o do SPECTRUM um processo demorado cujos resultados s ser o verificados a longo prazo Contudo estamos convictos que beneficiar a qualidade do sistema de informa o e documenta o do Museu da Ci ncia e consequentemente da gest o da cole o e
609. vemos na obten o das respostas dos museus que inquirimos no mestrado e tamb m por esse motivo opt mos por este meio de recolha 22 Nesta altura procedemos a alguns testes pr ticos para eliminar alguma situa o que pudesse condicionar a resposta ao inqu rito ou resolver qualquer problema t cnico que pudesse surgir 233 Dispon vel em https docs google com Consultado em 21 06 2012 184 O inqu rito foi publicado na Internet no blogue Mouseion atrav s do endere o http www mouseion me index php inquerito Consultado em 12 02 2012 Por motivos de seguran a condicion mos a visualiza o e a resposta s quest es valida o por meio de uma palavra de seguran a indicada na mensagem de correio eletr nico ver anexo V atrav s da qual convid mos 254 profissionais de museus a responder ao inqu rito Os endere os de correio eletr nico foram recolhidos da lista de contactos da empresa Sistemas do Futuro selecionando pessoas que contactam ou contactaram em algum momento com invent rio e documenta o de cole es Obtivemos 127 respostas n mero de acordo com o que definimos como condi o m nima para a valida o do inqu rito e utiliza o dos seus dados para avaliar a pertin ncia do SPECTRUM para os profissionais dos museus em Portugal Reconhecemos a necessidade de fazer um estudo bastante mais profundo sobre o invent rio documenta o e gest o das cole es em Portugal estudo que
610. vers es 3 2 MCKENNA PATSATZI 2009 e 4 0 DAWSON HILLHOUSE 2011 por terem sido as que utilizamos em duas fases distintas no presente trabalho 6 2 1 O SPECTRUM 3 2 No in cio desta investiga o em 2009 vigorava como vers o oficial do SPECTRUM a 3 2 De modo que foi sobre esta vers o que iniciamos o trabalho de investiga o e recolha de informa o sobre as suas implica es e aplica es pr ticas A vers o 3 2 apresentada num nico documento que cont m os 21 procedimentos que comp em a norma assim como os requisitos de informa o grupos e unidades de informa o necess rios para documentar cada a o mencionada nos procedimentos Os procedimentos s o apresentados em texto e organizados de acordo com a seguinte estrutura 1 Procedure name designa o do procedimento 2 Definition defini o do mbito do procedimento ou de poss veis termos ambiguos comummente usados pelo setor 3 Minimum standard indica o dos requisitos m nimos a cumprir quando uma institui o implementa a norma 4 Before you start indica o da informa o que a institui o precisa de ter em considera o para a implementa o do procedimento As quest es legais que influenciam os procedimentos e a defini o pr via de pol ticas pela institui o s o aqui focadas para cada procedimento 115 5 Procedure explica o detalhada de cada procedimento organizados normalmente em subprocedimentos os
611. volvidas pela empresa de diversos museus e institui es que as utilizam diariamente A participa o e escolha dos projetos neste novo modelo continuou a ser da responsabilidade da empresa respeitando sempre a qualidade e inova o com que procura nortear a sua atua o 255 O primeiro encontro com esta nova formata o o 5 Encontro de Utilizadores aconteceu no Museu de Pontevedra na Galiza e foi dedicado aos seguintes temas manuais de procedimentos patrim nio religioso patrim nio imaterial e a utiliza o de thesauri para o controlo terminol gico relacionado com o invent rio e gest o do patrim nio A participa o neste encontro muito embora tenha sido realizado em Espanha superou completamente as expectativas da empresa e o formato embora com algumas altera es manteve se nos encontros seguintes O 6 Encontro de Utilizadores foi realizado em Portugal em vora e o parceiro foi a Funda o Eug nio de Almeida respons vel pelo invent rio do patrim nio religioso da Diocese de vora Os 5 temas 0 escolhidos foram a apresenta o dos grupos de trabalho sobre normaliza o diversas experi ncias de invent rio multim dia e educa o e integra o com sistemas de informa o geogr fica No entanto este ano a empresa decidiu pela pertin ncia e relev ncia que o tema assumia no contexto da institui o que acolheu a realiza o do encontro associar sua realiza o um col qu
612. vos parceiros Esta abertura e iniciativa chilena manifestada por Lorena Cordero Vald s coordenadora do Programa SUR quando afirma na apresenta o do programa recolhida no s tio institucional da Subdirecci n Nacional de Museos tenemos esperanzas en la posibilidad de que otros paises de la region se interesen y colaboren en generar un proceso de integraci n de la informaci n sobre las colecciones de los museos latinoamericanos que est disponible para todos los ciudadanos del mundo interesados en conocer mejor el patrimonio cultural regional A execu o deste programa semelhan a do que acontece no caso de Espanha traduziu se na necessidade de refletir sobre outras ferramentas necess rias para a execu o da tarefa de documenta o das cole es dos museus que participam no Programa SUR A exist ncia por si s de uma solu o inform tica por mais completa e elaborada que fosse n o respondia s quest es levantadas pelos procedimentos e terminologia imprescind veis no invent rio e cataloga o do patrim nio cultural Conscientes desta quest o os respons veis do CDBP perceberam que tinham de paralelamente ao desenvolvimento da aplica o inform tica disponibilizar thesauri e manuais de procedimentos para o registo da informa o As quest es levantadas pela terminologia a adotar levam cria o do projeto de tradu o para Espanhol do supra referido Art amp Architecture Thesaurus do Getty
613. www bsigroup com en Standards and Publications About standards What is a standard BRITO Joaquim Pais de et al 2000 Normas de Invent rio Alfaia agr cola etnologia 2000 Direc o de Servi os de Invent rio Instituto Portugu s de Museus Coord Lisboa Instituto Portugu s de Museus BRITO M rio Armando Nogueira Pereira de et al 1999 Normaliza o em Museus Proposta de conclus es Documento policopiado BRITO M rio Armando Nogueira Pereira de 2004 Museos do Eixo Atl ntico S 1 Eixo Atl ntico BROWN A 2002 Digital Archiving Strategy Em linha English Heritage Centre for Archaeology Consultado em 12 11 2009 Dispon vel em www english heritage org uk upload pdf dap manual archiving pdf BROWN A 2002 Preservation management Procedures manual Em linha English Heritage Centre for Archaeology Consultado em 12 11 2009 Dispon vel em www english heritage org uk upload pdf dap_manual_preservation pdf BROWN A PERRIN K 2000 A model for the description of archaeological archives information management amp collections Em linha English Heritage Centre for Archaelogy Consultado em 13 11 2009 Disponivel em www english heritage org uk upload pdf archive_model pdf BUCK Rebecca A e GILMORE Jean Allman 2010 Museum Registration Methods 5 Ed Washington DC AAM Press BUTLER Stella e WEBB Pauline 1987 A cataloguing system for a Medi
614. za o tecnol gica ocorrida desde ent o n o poss vel a sua consulta com o recurso aos meios atuais tecnologicamente mais avan ados o que nos remete para a quest o essencial do papel que a evolu o tecnol gica assume em rela o obsolesc ncia dos ficheiros e recursos tecnol gicos como este tipo de software e sua salvaguarda e registo hist rico atrav s da salvaguarda do hardware que permite a sua consulta 32 Esta vers o do In web quando consultada em determinados browsers j n o funciona devidamente No browser Firefox da Mozilla por exemplo um dos elementos essenciais que j n o funciona o ativar da pesquisa atrav s do bot o disponibilizado para esse efeito Se utilizarmos diferentes browsers na consulta a esta vers o do In web observamos comportamentos distintos Esta situa o remete para o problema que enunci mos na nota anterior sobre a atualiza o tecnol gica e a salvaguarda da informa o digital 33 Recordamos que o MatrizNet o interface de pesquisa do Matriz s foi disponibilizado pela primeira vez em 2003 COSTA 2010 30 248 e documenta o das cole es e simultaneamente com os procedimentos definidos pelo MCG e CAM para a gest o do seu acervo O projeto de desenvolvimento de uma nova ferramenta para aquelas institui es foi determinante para a Sistemas do Futuro A escolha da empresa por uma entidade de prest gio nacional e internacional como a Funda o Calouste Gulbenkian
615. zador do sistema passo a passo as tarefas e o tipo de informa o necess rio para a sua concretiza o Esta op o implica uma an lise detalhada de cada procedimento facilitada na vers o da norma que decidimos utilizar o SPECTRUM 4 0 que representa os procedimentos em diagramas de fluxo de trabalho os quais s o depois transformados na aplica o em assistentes que agrupam os passos num conjunto de caixas de di logo nas quais se permite a introdu o de informa o e a realiza o de tarefas como a solicita o de autoriza es a cria o e impress o de documentos ou a associa o atrav s do m dulo de rela es atr s referido com registos das subtarefas objetos esp cimes documenta o etc de acordo com o definido para cada procedimento Adicionalmente a cria o desta ou de qualquer outra solu o ter que acautelar o seguinte o registo da metainforma o de cada procedimento 3a indica o dos passos do processo conclu dos e dos n o realizados a salvaguarda de toda a informa o acrescentada ou criada por essa via em qualquer momento do procedimento o per odo de tempo no qual decorre o procedimento e tamb m a identifica o inequ voca de cada processo registado Al m destas quest es essenciais para a utiliza o e compatibiliza o com a norma esta nova funcionalidade ter que se integrar com as restantes funcionalidades j existentes na aplica o tais como a pesquisa e filtr
616. zem parte tamb m desta parte da cole o um conjunto muito relevante de modelos de flores e frutos produzidos pelas mais reputadas casas produtoras europeias Ziegler Brandel Vasseur e Auzoux CASALEIRO 2010 298 e ainda uma cole o de instrumentos f sseis de plantas pain is did ticos e objetos produzidos com mat ria vegetal A cole o de Geologia Paleontologia e Mineralogia constitu da por exemplares recolhidos em Portugal e em diversos pa ses de express o portuguesa Segundo Casaleiro 2010 298 atingem um total de 21 000 esp cimes que se encontram atualmente no Col gio de Jesus A cole o de mineralogia composta por 5 000 exemplares e parte deles encontram se expostos na Galeria Jos Bonif cio de Andrade e Silva As cole es de paleontologia e geologia respetivamente com 10 000 f sseis e 6 000 amostras perfazem o restante juntamente com uma relevante cole o de material cartogr fico mapas e equipamento relativo geologia que servia de apoio investiga o e ensino desta disciplina 213 A cole o de Antropologia conta com um total de cerca de 14 000 objetos CASALEIRO 2010 298 Esta sem qualquer margem de d vida uma das mais conhecidas e importantes cole es da UC composta por objetos etnogr ficos e por uma cole o de osteologia humana Esta cole o teve a sua origem na Viagem Philosofica Amaz nia empreendida por Alexandre Rodrigues Ferreira no s culo XVIII que resu

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