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MANUAL do UTILIZADOR

1. 14 8 im 22 2 8 2 Be EEE Manual de Utilizador CONTAB POCE 56 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABI OU LD8 Ano colocado automaticamente N Guia campo num rico para indicar o n mero da guia Fonte de Financiamento preenchida automaticamente em fun o da classifica o escolhida Data de Pagamento use o formato dd mm aaaa Classifica o digite a classifica o econ mica da receita que indicou na guia Ao selecionar este campo apresentado uma tabela com todas as Classifica es Econ micas em uso pelas escolas Valor indique o valor da receita referente a cada classifica o N o utilize o separador de milhares e use a v rgula como separador decimal b No final Gravar e Sair Resumindo Depois de elaborar a Requisi o de Fundos Modelo RF3 Plano de Aplica o de Verbas para Despesas Correntes de Material e Capital Balancetes e Guias de Receitas de Estado toda a informa o necess ria exporta o da rea de Financiamento Funcionamento encontra se gravada no programa 5 Como criar e enviar o Ficheiro XML E Envio de Informa o para ME Esta op o destina se exporta o de informa o para o Minist rio da Educa o referente rea de Financiamento Funcionamento Indique o m s a exportar Data da Exporta o Fevereiro ra Indique opera o pretendida Gravar ficheiro no disco Exportar para o
2. mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA lt INFORMA O AOS UTILIZADORES Para os utilizadores desta aplica o e respons veis pelos servi os apresenta se de seguida um conjunto de orienta es a ter em considera o 1 O programa identificado por CONTAB POCE tendo na base do seu funcionamento as normas previstas no POC Educa o para o regime geral Portaria n 794 2000 de 20 de setembro e as orienta es divulgadas pela DGO Circular S rie A N 1369 simplificando alguns procedimentos face ao regime de funcionamento das escolas p blicas de ensino n o superior 2 Na reprodu o de mapas e listagens foram considerados mapas obrigat rios previstos no POC Educa o e outros que integram o sistema atual de escritura o Alguns destes mapas destinam se a opera es de controlo interno permitindo o cruzamento da informa o registada na aplica o 3 Relativamente aos mapas de escritura o corrente que possibilitam a substitui o da escritura o manual tenha em especial aten o a Di rio de Fluxos Financeiros Embora permita a sua impress o entre datas dever ser impresso diariamente Para facilitar a an lise da informa o que consta neste mapa os termos D bito e Cr dito foram substitu dos por Entradas e Sa das movimentos de Caixa e Dep sitos e Levantamentos Movimentos Banc rios Vem substituir o mapa anteriormente designado por Folha de Cofre b Contas Correntes
3. o do m s de trabalho em uso Com este procedimento impede o acesso a lan amentos ou altera es de qualquer m s j conclu do bem como evita a introdu o de movimentos com datas diferentes do m s em que se est a trabalhar Nesta op o deve ser indicada a Conta do Plano Financeiro por onde s o efetuados os pagamentos de vencimentos descontos e outros encargos com remunera es do pessoal Cosieturai ss Ano de trabalho 2013 Conta do Plano Financeiro utilizada para pagamento de vencimentos 12111 Bloquear Meses iJaneiro _ Permitir altera es na grelha de lan amentos ATEN O Na op o Movimentos Lan amentos qualquer utilizador que tenha permiss es de acesso a essa op o poder alterar a descri o dos movimentos j gravados Para o efeito basta um duplo clique em cima da descri o que se pretende alterar para que esta seja editada Para que seja permitido a esses utilizadores adotarem o mesmo procedimento para alterarem tamb m os campos Data Conta a D bito Conta a Cr dito Req Cabimento Compromisso e Fornecedor apenas nos separadores Patrimonial Anal tica e Abertura dever ser assinalada com um V a ltima op o do painel anterior Esta op o apenas poss vel de assinalar quando ainda n o tenham sido registados movimentos na contabilidade com exce o do lan amento dos or amentos iniciais e movimentos de abertura Depois de assinalada e desde que j existam
4. o Tal como acontecia na vers o anterior tamb m esta nova vers o continua a ter a possibilidade da sua utiliza o apenas nas funcionalidades relativas ao Envio de Informa o para o MEC c A empresa reserva se no direito de n o prestar apoio t cnico aos utilizadores que ainda n o frequentaram atividades de forma o no mbito desta nova aplica o e ou demonstrem n o reunirem os requisitos b sicos para operarem com a aplica o Para al m dos conhecimentos sobre o manuseamento da aplica o tamb m fundamental o utilizador ter conhecimentos t cnicos de contabilidade or amental financeira e anal tica d A vers o demo anteriormente disponibilizada para utiliza o exclusiva em atividades de forma o sofreu v rias modifica es nos planos de contas e altera o da estrutura de algumas tabelas Assim para as escolas que j instalaram a vers o DEMO dever o desinstalar essa vers o e proceder a uma instala o completa reinstalar aplica o com a vers o agora disponibilizada reportada ao ANO de 2014 e A instala o da aplica o CONTAB POCE n o substitui a vers o anterior do CONTASB ficando as duas a funcionar em paralelo A nova vers o do programa fica instalada numa pasta com o nome POCE O procedimento de instala o igual ao que era utilizado no CONTAB e o ficheiro de licenciamento continua a ser o mesmo para as duas aplica es f No arranque do ano econ mico de 2014 para al
5. o da mesma tabela criada no CONTAB vers o utilizada em 2013 recorrendo para o efeito op o Utilit rios Importa o CONTAB Contabilidade P blica Importa o de dados Contab POC Educa o Caminho para o programa Contab CAJPMICONTABidados A Procurar C digo Novo C digo Nome N Contribuinte 4 CFILIS 001 Centro de Forma o Ld 500100305 CTT B 002 CTT Correios 500100306 DIV 002 C Fomecedores Diversos D 999999999 E ED P 004 EDP 500100300 LEMA 005 Leiria Maquinas e Equipamentos Ld 500100307 LUSA 006 Papelaria Lusa 500100302 OFrep 007 Oficina de Repara es Ld 500100303 EE 008 PT Comunica es SA 500100304 SMAS 009 SMAS SA 500100301 SUPLE 010 Supermercados do Centro La 500100308 RIR RN Desmarcar todos W Marcar Todos A Indique o caminho onde se encontra instalado o CONTAB vers o 2 5 xx B C digo usado no CONTAB vers o 2 5 xx Campo bloqueado nesta tabela C C digo a utilizar na nova vers o do CONTAB POCE Este campo pode ser alterado nesta tabela antes da importa o do registo para a nova tabela D e E Campos edit veis para eventual corre o ou altera o antes da importa o dos registos para a nova tabela do CONTAB POCE Manual de Utilizador CONTAB POCE 70 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA 7 Preencha o ficheiro de CLIENTES com os registos necess rios utiliza o da aplica o 8
6. o ou SAIR e efetuar a impress o mais tarde Manual de Utilizador CONTAB POCE 46 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 a J PM amp ABreu LDa h No caso de pretender no mesmo m s elaborar uma segunda requisi o requisi o adicional utilize os mesmos procedimentos indicando apenas um novo n mero de requisi o Ver ponto 6 deste Anexo i Se pretender ELIMIMAR uma Requisi o de Fundos elaborada por engano proceda da seguinte forma ES ua Repi i Selecione o m s pretendido Clique em cima do quadrado que antecede o n mero de requisi o de fundos para que apare a o s mbolo de uma tesoura Pressione o bot o APAGAR 3 Na op o MAPAS aceda ao mapa Aplica o de Verbas Aplica o de Verbas M s Fonte de Financiamento Sec o Q Imprimir a Selecione o m s e a Fonte de Financiamento b Assinale a op o Correntes Cap c Pressione o bot o IMPRIMIR Manual de Utilizador CONTAB POCE 47 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 JPM amp ABICeU LDA Introdu o de Valores Aplica o de Verbas Requisitadas OE Janeiro Fonte Financiamento 111 Correntes f Capital Import ncias Requisitadas Encargos Liquidados at Import ncias a liquidar Acumuladas este m s exclusiv neste m s 08 02 03 C000 000 15 000 00 06 02 03 D000 0 00 11 02 00 0000 0 00 11 02 00 D000 0 00 08 02 03 C009 0 00 11 02 00 C009 0 00 Eua Es E Gravar
7. 14 Altera es Sempre que se justifique a altera o para mais ou para menos de um movimento de despesa este pode ser efetuado atrav s do Auxiliar de Lan amentos tendo em aten o a afeta o da altera o em coer ncia com as fase j registadas Na grelha de lan amentos as altera es que correspondam a ESTORNO devem ser registadas com as mesmas contas do lan amento inicial afetando se apenas o VALOR com sinal negativo 15 REPOSI ES DE VENCIMENTOS Face op o implementada no GPV para regulariza es ao Modelo RF3 Requisi o de Fundos e tendo em aten o a necess ria articula o com os lan amentos a efetuar no CONTAB POCE vejamos como proceder luz do seguinte exemplo 1 Num determinado m s um funcion rio foi abonado em excesso numa rubrica onde j n o volta a ser abonado mas continua a ser pago pela escola 2 Em alternativa correspondente emiss o da Guia de Reposi o para devolu o ao Tesouro poder a escola com o acordo do funcion rio processar no GPV o valor a devolver na coluna REPOSI ES da sec o de DESCONTOS ficando com o valor em saldo 3 Antes de calcular o Modelo RF3 referente ao m s em que ocorreu o acerto reposi o registar na op o Altera es Modelo RF3 o valor da reposi o objeto de desconto no GPV associado correspondente classifica o fonte de financiamento e atividade 4 Ao calcular o Modelo RF3 e desde que na correspondente classific
8. Doc sequencial na contabilidade Conta D bito 02572 Conta Cr dito 02472 Valor valor requisitado para capital Descri o Cr dito Dispon vel FF123 Capital OBS Com estes lan amentos estamos a registar na contabilidade que a partir desta data temos disposi o um cr dito para assumir obriga es na FF 123 Sempre que efetuado o lan amento de um compromisso o sistema vai abater esse valor ao cr dito dispon vel possibilitando obter a qualquer momento o valor do cr dito ainda dispon vel para assumir novos compromissos O exemplo dos lan amentos acima apresentado deve ser reproduzido com as contas correspondentes sempre que se tratarem de verbas das fontes de financiamento 242 e 280 8 Devolu o de verbas pelo Tesouro FF123 242 e 280 Em qualquer Fonte de Financiamento o registo da receita ocorre no momento em que o dinheiro entra nos cofres da escola O movimento a que se refere este exemplo n o considerado uma receita mas apenas um movimento extra or amental pela entrada do dinheiro na escola A receita j foi registada aquando da entrada do dinheiro pela primeira vez Posteriormente a escola entregou as receitas ao Tesouro estando essa entidade agora a devolver as verbas em consequ ncia da requisi o de fundos que anteriormente foi elaborada Repete se o movimento para cada fonte de financiamento alterando a conta 132 Data N Doc D bito Cr dito Descri o
9. Este mapa obtido em v rias sec es devendo a sua impress o ser efetuada por meses Sendo a CAPA a primeira folha a considerar mensalmente dever organizar um caderno onde constem todas as sec es deste mapa Embora com uma disposi o gr fica diferente do modelo oficial em uso este mapa cont m toda a informa o que integra o modelo oficial c Di rio de Compromissos Este mapa apresenta todos os compromissos assumidos pela escola incluindo as despesas com pessoal d Caixa O programa permite a impress o de dois modelos escriturados em duas perspetivas Or amental onde inclui as despesas com pessoal pelos valores il quidos Financeira onde apenas reflete os valores l quidos movimentados pela escola e Encargos por Liquidar Apresenta todos os encargos cuja fase da obriga o j foi registada e encontram se por liquidar 4 Todas as folhas que constituem os mapas referidos no ponto anterior individualmente por mapa devem ser numeradas sequencialmente desde a primeira ltima folha do ano rubricadas pelo Conselho Administrativo e s depois objeto de arquivo 5 Os mapas e listagens relativos organiza o da Conta de Ger ncia impressos no programa destinam se a auxiliar a elabora o dos modelos oficiais 6 Os lan amentos na contabilidade devem estar em dia de forma a permitir no final de cada m s a impress o e arquivo dos mapas e listagens devidamente atualizados Todo o apoio t cnico no
10. O software est preparado para funcionar em monoposto ou num sistema de Rede Windows Embora os procedimentos de instala o sejam comuns generalidade dos programas em Windows dever ter em considera o as indica es referidas no in cio deste manual 3 FICHEIROS 3 1 Servi o Organismo Esta ficha deve ser preenchida e estar permanentemente atualizada com os dados solicitados No que respeita ao N mero de Contribuinte um dado reservado ao licenciamento Sempre que pretender alterar o N Contribuinte dever solicitar novo ficheiro de licenciamento Manual de Utilizador CONTAB POCE 9 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA a 2 4 Utilizadores 3 2 Utilizadores Destina se esta op o cria o de c digos de acesso para os diferentes utilizadores do programa Para criar um NOVO utilizador indique o nome o respetivo c digo de acesso at 10 carateres e assinale com um Y APENAS as op es a que o utilizador poder ter acesso Para modificar as condi es de acesso para um utilizador ao entrar nesta op o clique na lupa que se encontra no final do campo Nome do Utilizador e selecione o utilizador pretendido Ser o editadas as condi es de acesso podendo ser alteradas inclu ndo os c digos Antes de come ar a utilizar o programa n o esque a de alterar o c digo de acesso do GESTOR de forma a que este s fique conhecido pelo gestor do programa e q F
11. bito 2519 onde tipo 1 menos D bito 25211 D bito 25221 D bito 25222 onde tipo 1 Cr dito 2511 Cr dito 2512 D bito 2519 onde tipo 2 3 4 5 menos D bito 25211 D bito 25221 D bito 25222 onde tipo 2 3 4 5 Exclui o saldo da conta 132 verbas na posse do Tesouro 26 Total do valor em saldo nas contas 132 considera os registos como Doc 20 27 Cr dito 251711 D bito 25271199 Saldo 5911 excluindo os registos que para o mesmo N DOC movimentem contas 132 e N DOC diferente de zero Saldo das contas 2422 2423 2424 2429 2455 2461 2421 2425 2441 Considera os registos com o N DOC 0 nas restantes situa es Resultado da opera o campo 11 campo 19 Considera os registos com o N DOC 0 Manual de Utilizador CONTAB POCE 79 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA 2014 02 24 Orienta o T cnica n 2 CONTAB POCE Assunto Cabimento e compromisso anual para despesas com encargos das instala es aplic vel tamb m a outras situa es similares Salvo melhor entendimento e sem preju zo de novas orienta es que sobre este assunto venham a ser divulgadas colocamos considera o de V Exas a an lise e eventual ado o dos procedimentos que a seguir se transcrevem Sendo solicitada a comunica o do N de Cabimento e Compromisso para os encargos anuais a supor
12. cativa o de dota o or amental para fazer face aos compromissos a asumir em comunica es durante os 3 pr ximos meses Neste exemplo poderemos atrav s desta op o registar um cabimento na rubrica fonte de financiamento e atividade correpondentes pelo valor aproximado para fazer face aos compromissos de comunica es a assumir nesse per odo Posteriormente ao registar cada um desses compromissos vamos associar o n de cabimento registado antecipadamente nesta tabela Permite ainda a impress o do documento com a Informa o de cabimento Manual de Utilizador CONTAB POCE 14 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 JPM amp ABFOU LDA 5 MOVIMENTOS A rea de movimentos aquela onde o utilizador ir desenvolver maior atividade Est dividida nas op es que a seguir iremos analisar Contab Contabilidade P blica POC Educa o Ano 2013 quinta feira 22 de Agosto 2013 11 26 08 Ficheiros IEEE l Apuramentos Gesso P Vers o 3 0 0 Janeiro de 2014 5 1 Lan amentos Movimentos Lan amentos persa Or amental Patrimonial i HE 421 2999 um 150 00 Receita de fotoc pias 03 01 2013 4 2511107199 212999 150 00 Receita de fotoc pias I 0301 2013 aian 2511107199 150 00 Receita de fotoc pias z 0901 2013 82
13. cnicas sobre elabora o e altera o dos planos complementar este plano de acordo com as necessidades de cada escola Neste plano todas as contas 25 64 e as restantes contas assinaladas com um X nas colunas PCC Plano de Contas Central ou PCL Plano de Contas Local n o podem ser alteradas ou eliminadas Tratam se de contas com c digos fixos a utilizar em eventuais exporta o de dados para a DGO ou MEC Manual de Utilizador CONTAB POCE 12 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA Contabilidade P blica Plano de Contas Financeiro POC Educa o Contabilidade P blica POC Educa o Conta Descricao CE mM Caixa Descricao 118 Fundo de maneio 12 Dep sitos em institui es financeiras 121 Dep sitos ordem 1211 Banco x 12111 Conta 12112 Conta B 1212 Banco Y 12121 Conta 12122 Conta B 13 Contas no Tesouro 131 Tesouro Homebanking na DGT 132 e Aceda a UCA Novo Registo e Editar Registo Com um clique 1322 Tesouro Receitas pr prias OCR FF123 L4 o SR de nestas op es apresentado este quadro onde d E E R tem que lan ar o c digo da conta e a descri o 211 Clientes c c 211999 Diversos 212 Alunos c c 212999 Diversos 213 Utentes c c 213999 Diversos 218 Clientes alunos e utentes de cobran a duvidosa ee Ponto MADE aa 218999 Diversos ava e dg ai sen Graya 219 diantamentos de clientes alunos e utentes x 21
14. m das informa es que constam neste manual tenham em especial aten o as orienta es divulgadas no Anexo F Na vers o 3 0 1 foi introduzida a Fonte de Financiamento 129 Embora este manual n o fa a refer ncia a essa nova fonte de finaciamento os procedimentos a adotar s o equiparados FF123 sendo as receitas registadas na conta afeta a classifica o econ mica 06 05 01 Administra o Local Continente Manual de Utilizador CONTAB POCE 4 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 a fa J P M amp ABI OU LDA INSTALA O Como proceder para instalar o software CONTAB POCE 1 Introduza o CD na drive ou execute o ficheiro INSTALAR EXE recolhido na Pagina da Internet da JPM amp ABREU Lda 2 Quando aparecer o painel seguinte tenha em especial aten o ao tipo de instala o que pretende efectuar j5 Programa POCE Instala o so a Op es de instala o Escolha o tipo de instala o Indique o tipo de instala o e clique em seguinte Reinstalar Aplica o Vers o detectada 3 0 0 0 l B Aplica o Instalada em C PROGRAM FILES X86 4JPMAPOCEA C CUIDADO Apenas dever continuar a instala o se j consultou as orienta es disponibilizadas em paralelo com esta vers o lt Anterior Seguinte gt Cancelar A Para o caso de estar a utilizar uma vers o anterior e pretender atualizar o programa mantendo os dados j introduzidos n o se aplica
15. 2014 40 026212131 027212131 200 00 003 7 7 Lan amento de testes 30 01 2014 40 02421 02521 200 00 003 7 7 Lan amento de testes Movimento fase Cabimento Obriga o Ed Compromisso v Autoriza o 026212131 Outros bens Act 192 FF111 Data 31 01 2014 m Valor 200 koreco 003 MT a Descri o Lan amento de testes led Anos nt Obriga o Anal tica f Conta Descri o Valor 312 Ga Mercadorias Lan amento de testes s 200 00 v Venda ou consumo imediato apenas para as contas 312 e 316 1 Fornecedor Credor 6 xs Sair Sem Gravar i ii Gravar e Sair Cn m a O campo Venda ou consumo imediato apenas deve ser assinalado quando na fase da obriga o s o indicadas as contas 312 ou 310 e o seu consumo imediato ou a curto prazo dando assim cumprimento ao procedimento referido no Anexo E e consequente automatismo na aplica o Manual de Utilizador CONTAB POCE 17 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA Com exe o das despesas relativas a aquisi o de compras onde n o se verifique a condi o referida no par grafo anterior ou aquisi o de imobilizado registo de contas da classe 4 na fase da obriga o todos os restantes movimentos efetuados nas contas da classe 3 e 6 t m de ter o correspondente registo na contabilidade anal tica Aten o No caso da entidades que n o estejam a utilizar a contab
16. 2015 sf J PM amp ABICU LDA Caixa Minist rio Educa o Contribuinte N 999999999 Organismo LIVRO CAIXA Or amental Receita Data N Doc Descri o gs Te O ee AR IES AA Cr dito das contas 2511 2512 D bito das contas 2519 Correntes Nat 1 e 2 Capital Nat 3 Na FF280 apenas apresenta na mesma coluna as receitas correntes e de capital Nat 2 3 Outros Movimentos Cr dito das contas 2517 Minist rio Educa o Organismo LIVRO CAIXA Or amental N Doc Descri o o eau Econ mica E RR EE DO hom Do S e A Saldo D bito das contas 2521 2522 Cr dito das contas 2529 Correntes Nat 1e2 Capital Nat 3 Outros movimentos D bito das contas 2527 excluindo todos os registos criados na importa o de vencimentos para as contas 2527 Manual de Utilizador CONTAB POCE 63 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA Omania LIVRO CAIXA Financeira aci Amo Aquela de 22 Listagem dos movimentos efetuados sendo D bito das contas 11 D bito das contas 12 131 Cr dito das contas 11 Cr dito das contas 12 131 A C B A B C D E F D Di rio de Compromissos Listagem dos registos efetuados a d bito das contas 026 por contrapartida da 027 Encargos por Liquidar Identifica todos os registos das contas 22 24 26 2527
17. 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA 7 Nas situa es em que o valor da reposi o n o descontado no processamento do vencimento do funcion rio dado que este j n o abonado pela escola a reposi o ser efetuada atrav s de GUIA n o havendo lugar a movimentos na contabilidade 16 REQUISI O DE VERBAS SEGUROS Requisi o de verbas na classifica o 01 03 09 Seguros Dado que o montante requisitado consta do Modelo RF3 a sua importa o para o CONTAB POCE ocorre nas fases do CABIMENTO e COMPROMISSO Ao efetuar a importa o das fases da OBRIGA O AUTORIZA O e PAGAMENTO atendendo ao facto destes valores n o se encontrarem processados no GPV afetos individualmente a cada funcion rio dever o utilizador efetuar manualmente os lan amentos op o NOVO correspondentes obriga o autoriza o e pagamento no momento em que se verificar a liquida o do encargo No momento em que for liquidado o encargo dever efetuar na contabilidade os seguintes lan amentos Data N Doc _ D bito Cr dito Descri o a b c a Data do movimento b O mesmo que foi utilizado na importa o das fases do cabimento e compromisso c Texto que identifique o movimento 17 Pagamentos com reten o D vidas de fornecedores ao Estado Sempre que ao efetuar um pagamento e nos termos previstos na legisla o em vigor a entidade esteja obrigada reten o de uma
18. 3 4 6 7 Soma autom tica dos campos 3 4 3a Introdu o manual no ano 2014 C pia autom tica do saldo final nos anos seguintes 8 9 Total do valor registado a CR DITO nas contas 132 10 Cr dito das contas 251711 25271101 25271102 excluindo os registos que para o mesmo N DOC movimentem contas 132 Cr dito das contas 2422 2423 2424 2429 2455 2461 Cr dito das contas 251721 24512 24522 24532 24542 24582 263 Cr dito das contas 2421 2425 2441 Cr dito das contas 24512 24522 24532 24542 24582 203 Lan amento manual Manual de Utilizador CONTAB POCE 78 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA Fluxo de Caixa Pagamentos m1000321 Controlo Or amental Despesa mM 1000322 Controlo Or amental Receita M1000323 Fluxo de caixa Recebimentos Mm 1000320 Fluxo de caixa Pagamentos m1000321 Reconcilia es Banc rias mM 1000148 Contrata o Administrativa m3112 Unidade de Tesouraria Mm 1000139 Saldo para a Ger ncia Seguinte Entrega ao Tesouro em Conta de receitas pr prias 15 Saldo para a ger ncia seguinte Total 22 0 00 Descontos em vencimentos e sal rios Execu o Ur amental Total 23 ua REseasdo Caiado 16 Execu o Or amental de Dota es FF 111 Correntes Opera es de Tesouraria 47 Execu o Or amental de Dota es FF 111 Capital Import nci
19. 36 619 29 Vencimento Base Docente 546 23 01 2013 Po 126212 9 892 79 Vencimento Base N o Docente 547 Tl aw Auxiliar de Or amento de Or amento de Fundos Reconcilia o Guias de Importa o de Novo Lan amentos Receitas Despesas Dispon veis Banc ria Receita vencimentos No painel anterior s o visualizados todos os registos contabil sticos efetuados na contabilidade Para facilitar a consulta e an lise dos lan amentos efetuados a grelha de registos est dividida em v rias sec es a saber Movimentos Lan amentos eu as EEE pa A E O OO O e O O O N sam JJ rev ar as ma sn w aco ser our nov Dez Todos ordena o Entrada Manual de Utilizador CONTAB POCE 15 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA Or amental Apresenta todos os registos efetuados em contas da classe 0 zero com exce o dos or amentos iniciais e os cabimentos efetuados diretamente na op o Tabelas Cabimentos Patrimonial Apresenta todos os registos efetuados na contabilidade patrimonial ou seja lan amentos nas contas das classes 1 a 8 com exce o dos movimentos de abertura Anal tica Apresenta todos os registos efetuados na contabilidade anal tica ou seja lan amentos nas contas da classe 9 Abertura Apresenta os movimentos de abertura registados
20. Informa o ME Esta op o destina se ao envio mensal de informa o para o Minist rio da Educa o e Ci ncia referente rea Financeira Funcionamento Sobre os procedimentos a observar nesta op o analise os ANEXO B e C que se encontram dispon veis na parte final deste MANUAL 7 8 Importa o CONTAB Esta op o apenas se encontra dispon vel durante o primeiro semestre de 2014 e destina se importa o da tabela de fornecedores em uso no CONTAB vers o usada em 2013 bem como os dados dos balancetes de DEZEMBRO de 2013 a serem considerados na exporta o de dados a efetuar em janeiro de 2014 Manual de Utilizador CONTAB POCE 26 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 ek JAM amp ABIeU LDA 9 Informa es complementares Em complemento das informa es fornecidas nas atividades de forma o sobre o funcionamento deste software tenha ainda em especial aten o 9 1 Na data de 01 de janeiro o or amento a registar na Fonte de Financiamento 111 deve corresponder ao inicial do ano anterior 9 2 Ao efetuar o lan amento dos or amentos iniciais nas Fontes de Financiamento 123 242 e 280 dever o considerar tamb m na sec o de RECEITAS os valores correspondentes aos saldos na posse de servi o ou Tesouro pressupondo o retorno dessas verbas a favor da entidade 9 3 Nos lan amentos de ABERTURA proceda em conformidade com os exemplos abaixo apresentados Lan amentos com data de 01 de jan
21. Reajuste o plano de contas financeiro caso se justifique a cria o ou desdobramento de alguma conta 9 No caso de pretender utilizar um plano de contas anal tico diferente da proposta que apresentada com a instala o do programa proceda ao seu reajustamento N o pretendendo efetuar uma afeta o individualizada dos custos na contabilidade anal tica todos os custos dever o ser registados nas contas 99x As despesas com pessoal importadas diretamente do GPV s o automaticamente registadas na conta 991 10 Proceda ao lan amento dos or amentos iniciais e movimentos de abertura Neste primeiro ano de utiliza o do CONTAB POCE todas as despesas efetuadas em 2013 ter o de ser registadas na vers o anterior ou seja o per odo complementar apenas produz efeitos no segundo ano de utiliza o desta nova aplica o 11 Preencha a tabela de Fundos Dispon veis com a informa o relativa aos primeiros tr s meses do ano econ mico de 2014 12 Ap s conclus o de todos os registos contabil sticos de 2013 na vers o anterior do CONTAB recorrendo fun o Importar Balancete de Dezembro 2013 que se encontra tamb m dispon vel em Utilit rios Importa o Contab proceda importa o dos balancetes de dezembro de 2013 para que estes sejam considerados na primeira exporta o de dados para o MEC exporta o de janeiro de 2014 13 Tenha ainda em aten o nesta nova vers o do CONTAB POCE a O n m
22. Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento 12 4 Transportes Escolares Nas situa es em que a escola funciona como intermedi ria na entrega dos passes de transporte e consequente cobran a das correspondentes verbas estamos perante um movimento igual ao anterior Assim executa se o passo 1 no momento da cobran a e o passo 2 quando as verbas foram entregues a entidade gestora dos transportes Autarquia 13 Movimenta o de verbas no GIAE vs Contabilidade O GIAE movimenta verbas em dois momentos diferentes o primeiro quando se procede ao CARREGAMENTO dos cart es e o segundo quando se procede aquisi o de bens e servi os por d bito em cart o Vejamos pois como proceder nas diferentes situa es Manual de Utilizador CONTAB POCE 38 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 1 Pressupondo que a escola utiliza uma conta banc ria pr pria para depositar o valor proveniente dos carregamentos dos cart es 1 1 No final de cada dia e com base nas listagens obtidas no GIAE apura o valor dos carregamentos efetuando na contabilidade os seguintes lan amentos extra or amentais Data N Doc D bito Cr dito Descri o a b 251721 21 26 c 11 12 251721 a Data do movimento b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento 1 2 Sempre que forem efectuadas devolu es de saldos ter em aten o o movimento segu
23. autoriza o para pagar Pagamento 11 12 Emiss o de cheque transfer ncia Movimento automatizado pelo sistema sempre que assumido um compromisso Este movimento vai reduzir o cr dito dispon vel pelo valor do compromisso Este movimento n o se aplica s despesas com pessoal remunera es Ciclo da Receita 21 24 26 Pela aquisi o do direito Recebimento 251 21 24 26 Pelo recebimento 11 E 2 251 Manual de Utilizador CONTAB POCE 43 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA ANEXO B As orienta es que constam neste anexo dirigem se prioritariamente s escolas que utilizam o CONTAB POCE apenas para dar resposta aos procedimentos para efeitos de exporta o de informa o para o MEC Se j est a utilizar em pleno o CONTAB POCE nada impede que proceda leitura deste anexo mas tenha em especial aten o toda a restante informa o disponibilizada neste MANUAL Este ANEXO uma reprodu o da informa o que j constava no manual da vers o anterior do CONTAB e cujos procedimentos de base n o se alteraram na nova vers o De acordo com o previsto no Despacho n 26377 2005 de Sua Exa a Ministra da Educa o publicado na Il S rie do DR de 21 de Dezembro a partir do ano 2006 obrigat rio o envio mensal de informa o para os Servi os Centrais do Minist rio da Educa o devendo as aplica es inform ticas em uso nas
24. com o N DOC 0 Or amentos Apresenta os registos dos or amentos iniciais Cabimentos Apresenta os registos dos cabimentos iniciais efetuados atrav s da op o Tabelas Cabimentos e posteriores regulariza es quando j se encontrem associados a compromissos A informa o aparece no ecr separada por meses permitindo desta forma a consulta ou altera o mais individualizada Se pretender consultar todos os movimentos em conjunto clique em Todos Verificar Lan amentos Verifica se para cada N DOC registado na contabilidade o valor a d bito igual ao valor a cr dito Auxiliar de Lan amentos Despesa Atrav s desta op o podem ser efetuados os lan amentos relativos s diversas fases do ciclo da despesa Auxiliar de Lan amentos qu u e pae N Documento N Requisi o N Cabimento N Compromisso DESPESA 30 PRE n Sem movimentos para este documento Movimento fase Cabimento Obriga o Compromisso Autoriza o Data Bl Valor 0 Fornecedor led Descri o led nos nt os i Gravar e Sair 7 Sair Sem Gravar Manual de Utilizador CONTAB POCE 16 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA Os n meros de documento cabimento e compromisso s o automaticamente atribu dos pelo sistema na sequ ncia dos registos j efetuados Pode no entanto o uilizador alterar estes n meros para dar continuidade a lan amen
25. criado identificado com o nome FMMAAAA999999IJPM ZIP sendo F Funcionamento MMAAAA m s e ano a que se refere a exporta o 999999 c digo oficial do estabelecimento c digo da Requisi o de Fundos JPM identifica o do produtor da aplica o O ficheiro fica protegido por uma palavra passe sendo poss vel visualizar o seu conte do atrav s da op o Ler Ficheiro XML que consta do painel anterior Os utilizadores do CONTAB POCE devem consultar regularmente o endere o WWNW JPMABREU PT e estarem atentos a toda a informa o enviada pelos diversos organismos e servi os do Minist rio da Educa o e Ci ncia Manual de Utilizador CONTAB POCE 56 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABI OU LDA ANEXO D Mapas Listagens Contabilidade P blica POC Educa o Di rio de Movimentos Di rio de Fluxos Financeiros Fluxos de Caixa Contas Correntes Caixa Di rio de Compromissos Extrato de Conta Extrato de Fornecedor Extrato de Cliente Conta de Ger ncia Eletr nica Encargos por Liquidar Balancete contas Controlo Or amental Despesa Controlo Or amental Receita Altera es Or amentais Despesa Altera es Or amentais Receita Descontos e Reten es Entrega de Descontos e Reten es Desenvolvimento das Despesas com Pessoal Demonstra o de Custos e Proveitos 4 sf Nn amp ABreu LOS Di rio de Movimentos o ser registado qualquer movimen
26. despesa nas fases do Cabimento e Compromisso pelo valor trimestral previsto para os encargos com a eletricidade O N Compromisso oferecidos pelo sistema o n mero a comunicar c De seguida adote os restantes procedimentos j referidos no cen rio anterior sendo que no ciclo da despesa relativo a cada trimestre usado um novo N DOC sequencial da contabilidade O N de Cabimento e N de Compromisso repetem se em todos os ciclos relativos a esta despesa Manual de Utilizador CONTAB POCE 81 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 2014 02 24 Orienta o T cnica n 3 CONTAB POCE Pr Ativo CTT Salvo melhor entendimento e sem preju zo de novas orienta es que sobre este assunto venham a ser divulgadas colocamos considera o de V Exas a an lise e eventual ado o dos procedimentos que a seguir se transcrevem Para as escolas que formalizam com os CTT um contrato pr ativo correspondendo este a adiantamentos em conta corrente para futuros encargos no que respeita aos lan amentos a efetuar no CONTAB POCE apresentamos de seguida dois poss veis cen rios a adotar em alternativa Cen rio 1 i A cada entrega de valores aos CTT deve corresponder o registo do ciclo completo de uma despesa tendo por base a fatura ou documento equivalente emitido por essa entidade a comprovar o valor entregue j Quando receber o extrato discriminativo dos servi os prestados pelos CTT e no pr
27. emitido ou comprovativo da transfer ncia banc ria 12 Movimentos Extra Or amentais Entradas e Sa das A escola est sujeita ao movimento de verbas que n o sendo afetas a qualquer classifica o econ mica e por conseguinte n o integrando os or amentos em uso dever o ser objeto de registo na Folha Cofre e Livro Caixa Estamos a falar de verbas consignadas em que a escola executa a cobran a e posterior entrega dessas verbas s entidades respetivas assumindo durante esse periodo a fun o de fiel deposit rio Estas verbas n o s o consideradas receitas da escola refletindo se apenas na contabilidade o movimento extra or amental desses fluxos Nos movimentos extra or amentais de opera es de tesouraria movimenta se a conta 251721 pela entrada e a conta 25272199 pelas sa das 12 1 Verbas provenientes de chamadas telef nicas particulares Este movimento refere se situa o em que a escola n o faz refletir o dinheiro das chamadas particulares na FF123 registo de receita optando por abater o valor diretamente na fatura no ato do pagamento 1 Sempre que entra dinheiro na escola cuja origem s o chamadas particulares Data N Doc D bito Cr dito Descri o a b 251721 21 26 c 251721 d Data do movimento e Sequencial na contabilidade f Texto que identifique o movimento Nota A escola poder optar pela cria o de uma subconta ex 11x Caixa Chamadas particul
28. escolas estarem tecnicamente preparadas para responder a esta determina o legal A informa o a exportar para o MEC divide se em duas reas Pessoal e Vencimentos e a parte financeira da rea de funcionamento Quanto primeira a resposta obtida pela utiliza o do GPV Gest o de Pessoal e Vencimentos No que respeita segunda veio o CONTAB a partir da vers o 2 5 0 dar resposta Assim as escolas utilizadoras do GPV Pessoal e Vencimentos e que ainda n o estejam a utilizar o CONTAB POCE em pleno dever o proceder da seguinte forma 1 Efetuar uma leitura atenta deste MANUAL 2 Proceder a uma INSTALA O INICIAL do programa O programa deve ser instalado para o mesmo SERVIDOR onde se encontra instalado o GPV atentos s indica es referidas neste manual 3 Ao aceder pela primeira vez ao programa digite como Utilizador a palavra GESTOR e como C digo de Acesso tamb m a palavra gestor Posteriormente e na op o de Utilizadores altere o c digo de acesso do GESTOR 4 No Ficheiro de Servi os preencha a Ficha com toda a informa o solicitada Aten o que o c digo a digitar nesta ficha deve corresponder ao c digo que indicado nas Requisi es de Fundos Depois destes procedimentos e n o estando a utilizar em pleno o programa CONTAB POCE poder utilizar algumas das op es do programa que v o permitir o tratamento e exporta o da informa o para o Minist rio da Educa o transcrevendo se de seg
29. f Ao GRAVAR e SAIR a informa o fica guardada no programa para posterior exporta o para o Minist rio da Educa o g Repita a opera o para todas as Fontes de Financiamento e Atividades utilizadas 4 Registo das Guias de Receita de Estado Sempre que atrav s de Guias de Receita sejam entregues verbas ao Tesouro dever o de imediato ser registadas numa op o pr pria que o programa disponibiliza na rea de Movimentos Lan amentos a Pressione o bot o assinalado para que seja editada a tabela seguinte Font Financ Data Pagamento ifi Valor 123 09 01 2007 a 160102030 500 00 123 1 n5 02 2N07 202040506 300 00 123 02 02 01 01 13 Lotarias BIG 200 00 123 04 01 99 99 13 Taxas 1 450 00 123 04 02 99 99 13 Multas 123 05 02 01 01 13 Juros 123 06 01 02 99 13 Transfer ncias Privadas 123 06 02 01 01 13 Transfer ncias Soc Financeiras 123 06 03 07 07 13 Transfer ncias IEFP 123 06 03 07 99 13 Transfer ncias Outras 123 06 05 01 01 13 Transfer ncias Adm Local 123 06 07 01 01 13 Transfer ncias Inst sf fins lucrativos 123 06 08 01 99 13 Transfer ncias Familias 123 07 01 99 99 13 Venda de Bens 123 07 02 99 99 13 Servi os 123 16 01 03 01 13 Saldo na posse do servi o 123 16 01 05 01 13 Saldo na posse do Tesouro 230 06 06 03 01 13 Financiamento Comunit rio 230 16 01 03 01 13 Saldo na posse do servi o 230 16 01 05 01 13 Saldo na posse do Tesouro
30. fluxos de caixa IV V vi 45 127 97320 Altera es a considerar no mapa de Fluxos de Caixa ANUAL Nota A impress o completa deste mapa anual apenas poss vel ap s o Fecho de Ano Comparativamente an lise legenda do mapa mensal devem ser observadas as seguintes diferen as no c lculo dos valores a apresentar Total dos movimentos d bito 2511 2512 cr dito 2519 agrupados e desdobrados por classifica o econ mica onde tipo da conta 2 4e5 Exclui as classifica es iniciadas por 15 e 10 xx xx saldos devolvidos entidade no ano seguinte e que voltam a ser registados como receita Total dos movimentos d bito 2511 2512 cr dito 2519 onde tipo da conta 3 Exclui as classifica es iniciadas por 15 e 10 xx xx saldos devolvidos entidade no ano seguinte e que voltam a ser registados como receita Total dos movimentos a d bito das contas 25271199 D bito 5911 excluindo os registos que para o mesmo N DOC movimentem contas 132 D bito das contas 2422 2423 2424 2429 2455 2461 2421 2425 2441 Reprodu o dos valores relativos ao saldo a transitar para a ger ncia seguinte sendo c pia da informa o que consta no mapa m1000321 da CGE ver imagem da p gina 79 deste manual detalhando os valores que constam nos campos 22 a 29 Manual de Utilizador CONTAB POCE T7 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU
31. fundos dispon veis e a tabela de cabimentos 2 Plano de Contas Or amental 4 1 Plano de Contas Or amental O Plano de Contas Or amental foi estruturado para poder dar resposta a todas as exig ncias de controlo or amental nas escolas do ensino b sico e secund rio Cada conta principal est dividida por Classifica o econ mica atividade e fonte de financiamento no que respeita a contas para despesas correntes de material e despesas de capital Classifica o econ mica Pessoal Docente ou N o Docente e actividade relativamente a contas para remunera es de pessoal Sendo certo que os Agrupamentos ser o as institui es que mais contas ir o utilizar O facto de constarem no plano contas que n o sejam utilizadas em nada altera o seu normal funcionamento Esta tabela encontra se fechada n o permite altera es sendo da responsabilidade da empresa sua altera o sempre que tal se justifique O plano de contas or amental integra as contas e subcontas da classe 0 desde a conta 01 or amentos do exerc cio at conta 034 Previs es corrigidas a E E Plano de Contas Financeira 4 2 Plano de Contas Financeira Os lan amentos de movimentos na rea financeira ou patrimonial s o efetuados com base nas contas registadas nesta tabela O plano j vai elaborado com base na estrutura divulgada pela Circular S rie A N 1369 DGO podendo o utilizador tendo em aten o as normas t
32. m s e que s o enviados no ficheiro XML para a MISI A op o Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem elaborados Pressione o bot o IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classifica es Saldo 1 000 00 1 000 00 300 00 300 00 400 00 400 00 1 700 00 1 700 00 1 200 00 35 00 1 165 00 1 800 00 1 800 00 3 000 00 35 00 2 965 00 1 000 00 1 000 00 6 000 00 430 00 5 570 00 1 300 00 595 00 705 00 8 300 00 1 025 00 7 275 00 2 500 00 528 00 1 972 00 1 800 00 1 800 00 4 300 00 528 00 3 772 00 2 700 00 1 717 00 Recalcular Totais ES A Gravar e Sair a Nesta grelha digite manualmente os valores referentes elabora o do balancete correspondente ao m s anteriormente indicado m s anterior ao da requisi o de fundos Oc Coigdo Nesta coluna devem ser lan ados os valores por Classifica o Econ mica do Or amento Corrigido para o ano de trabalho Manual de Utilizador CONTAB POCE 49 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 at JAM amp ABIeU LDA Reg Acumulado _ Nesta coluna deve ser lan ado o total de todas as classifica es econ micas requisitadas e acumuladas at ao m s anterior Desp Acumulado Nesta coluna devem ser lan ados os valores por classifica o econ mica de todos os valores j despendidos at ao final do m s anterior SakdoEscola Nesta coluna apresentado o saldo em poder da escola de todas as classifica es ec
33. ncias IEFP 123 06 03 07 99 13 Transfer ncias Outras 123 06 05 01 01 13 Transfer ncias Adm Local 123 06 07 01 01 13 Transfer ncias Inst sf fins lucrativos 123 06 08 01 99 13 Transfer ncias Fam lias 123 07 01 99 99 13 venda de Bens 123 07 02 99 99 13 Servi os 123 16 01 03 01 13 Saldo na posse do servi o 123 16 01 05 01 13 Saldo na posse do Tesouro 230 06 06 03 01 13 Financiamento Comunit rio 230 16 01 03 01 13 Saldo na posse do servi o 230 16 01 05 01 13 Saldo na posse do Tesouro 500 00 300 00 200 00 1 450 00 p A 4 Classifica es y E 4 A Gravar e Sair Manual de Utilizador CONTAB POCE 50 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 a J PM amp ABreu LDa Ano colocado automaticamente N Guia campo num rico para indicar o n mero da guia Fonte de Financiamento preenchida automaticamente em fun o da classifica o indicada Data de Pagamento use o formato dd mm aaaa Classifica o Selecione a classifica o econ mica da receita que indicou na guia Ao selecionar este campo apresentado uma tabela com todas as Classifica es Econ micas em uso pelas escolas Valor indique o valor da receita referente a cada classifica o N o utilize o separador de milhares e use a v rgula como separador decimal b No final Gravar e Sair 6 Instru es para elaborar Requisi es Adicio
34. o das despesas com pessoal processadas no GPV para as fontes de financiamento 111 153 e 242 Com base nas tabelas GPV Or amental e GPV Patrimonial importa os dados que constam na Requisi o de Fundos Modelo RF3 e na op o Consultar Alterar classificando automaticamente o processamento de sal rios nas fases de Cabimento Compromisso Obriga o Autoriza o e Pagamento Embora esta op o j esteja preparada para importar tamb m eventuais despesas com pessoal na FF123 para j esta funcionalidade encontra se inativa Isto porque at orienta es em contr rio as despesas com pessoal processadas na FF123 dever o ser consideradas no or amento de despesas correntes de material sendo registadas na rubrica 02 02 25 Notas Face ao disposto no Of cio n 5033 2013 da DGPGF e consequente reajustamento no funcionamento da aplica o foi retirado o Bloco P nos Balancetes de classifica es Considerando que a nova vers o do GPV passa a permitir altera es ao processamento ap s a elabora o do modelo RF3 ver orienta es divulgadas na adendo do GPV nas grelhas apresentadas nas diversas fases da importa o apenas passa a ser possivel reajustar valores nas classifica es dos encargos da entidade patronal CGA ADSE e Seg Social dando assim resposta eventual necessidade de reajustar valores por for a dos arredondamentos Ja Permite visualizar os lan amentos efetuados para o N DOC indicado Paralelamente
35. prai Pessoal dos quadros iara lE EDAN Pessoal dos Quadros Docente wiria Dri 021110311 Quadro Docente Act 190 jj i 021110312 Quadro Docente Act 191 metia mn i 021110313 Quadro Docente Act 192 021110315 m 021110315 Quadro Docente Act 197 T 021110316 Quadro Docente ct 198 021110317 Quadro Docente Act 199 02111032 Pessoal dos Quadros N o Docente 021110321 Quadro N o Docente Act 190 021110322 Quadro N o Docente Act 191 021110323 Quadro N o Docente Act 192 021110325 Quadro N o Docente Act 197 Pessoal em Contrato Individual Trabalho Pessoal Cont Ind Trabalho Docente 021110411 Cont Ind Trabalho Docente Act 190 021110412 Cont Ind Trabalho Docente Act 191 021110413 Cont Ind Trabalho Docente Act 192 021110415 Cont Ind Trabalho Docente Act 197 021110416 Cont Ind Trabalho Docente Act 198 021110417 Cont Ind Trabalho Docente Act 199 02111042 Pessoal Cont Ind Trabalho N o Docente 021110421 Cont Ind Trabalho N o Docente Act 190 021110422 Cont Ind Trabalho N o Docente Act 191 A DATA corresponde ao dia 1 de janeiro do ANO a que respeita o or amento e o N de DOC corresponde obrigatoriamente ao n mero 1 dados estes que s o atribu dos pelo sistema Na primeira linha da tabela da coluna Conta POCE pressione F1 para abrir o Plano de Contas e pesquisar a conta Duplo clique na conta de lan amento pretendida e depois s
36. que n o estejam saldadas Aplica o de Verbas Balancete Classifica es Estes mapas mant m a configura o dos modelos adotados na vers o 2 5 do CONTAB dando assim resposta informa o solicitada pela DGPGF Balancete Contas Listagem dos valores mensais e acumulados agrupados por conta Manual de Utilizador CONTAB POCE 64 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA Controlo Or amental Despesa Minist rio Educa o Organismo Contribuinte N 999999999 Controlo Or amental Despesa M s Agosto Fonte Financiamento 111 Geral Todas hs SA RES C D E A B Agrupado por classifica o A Cr dito 021 02211 0222 D bito 02212 0224 B Saldo das contas 0223 C Cr dito da 027 D D bito das contas 25211 25221 E D bito das contas 25222 Controlo Or amental Receita Minist rio Educa o Organismo Contribuinte N 999999999 Controlo Or amental Receita M s Agosto Fonte Financiamento 111 Geral A B C D E CF G H Saldo das contas 034 D bito das contas 2512 D bito das contas 2511 Cr dito das contas 2519 D bito das contas 2519 Manual de Utilizador CONTAB POCE 65 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 J PM amp ABRIU LDA Altera es Or amentais Despesa Minist rio Educa o Organismo Contri
37. receita OCR foram tamb m criadas subcontas em 024 e 025 que permitem efectuar o mesmo procedimento para as fontes de financiamento 123 242 e 280 Claro que nestes casos o lan amento far se no momento em que s o requisitados os valores j entregues na conta do Tesouro ou seja no mesmo dia em que enviado o Mod RF3 para o MEC Manual de Utilizador CONTAB POCE 24 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 5 1 4 Reconcilia o Banc ria Na fase do lan amento do pagamento atrav s do Auxiliar de Movimentos ao indicar o N de Cheque Transfer ncia criada automaticamente nesta tabela o correspondente registo Em alternativa esta op o permite tamb m o registo manual de movimentos referentes a cheques emitidos e posterior impress o de listagem com cheques por levantar Como proceder a Sempre que emitir um cheque aceda a esta op o e clique em para criar uma linha em branco b Esta op o adota os mesmos procedimentos que uma tabela normal Na linha em branco fa a duplo clique para editar o campo e digite DATA formato dd mm aaaa N CHEQUE C digo da CONTA que est criada no Plano de Contas Financeiro e da qual emitido o cheque CONTA da entidade credora que consta tamb m no Plano Financeiro e o VALOR c Esta opera o sucessivamente efetuada por cada cheque ou transfer ncia emitida d Quando comparar esta listagem com o extrato banc rio assin
38. sobre as Guias de Receita de Estado Se a escola ainda n o utiliza o programa CONTAB POCE em pleno dever ter em considera o as orienta es transmitidas no ANEXO B deste MANUAL Para as escolas que j utilizam o CONTAB POCE em pleno tenham em especial aten o as orienta es seguintes 2 Diariamente procedem aos lan amentos na aplica o com vista ao tratamento dos registos contabil sticos e consequente impress o dos mapas oficiais de escritura o e outros de gest o e controlo interno Por outras palavras continuam a executar no programa e de forma regular as tarefas di rias de acordo com as indica es que foram transmitidas durante as a es de forma o Esta uma vers o mais completa de uma aplica o destinada gest o da Contabilidade Or amental e Financeira sendo a exporta o de informa o para o MEC um ato paralelo e complementar das atividades di rias das escolas Pretende o MEC com estes procedimentos e numa fase posterior reduzir gradualmente o envio de informa o em suporte de papel A colabora o das escolas um fator determinante na implementa o destes processos sendo o seu contributo ao n vel da atualiza o permanente da informa o nos programas fundamental para a valida o e consequente ado o a t tulo definitivo destes sistemas 3 Antes de proceder cria o do ficheiro XML com informa o a enviar ao Minist rio da Educa o e Ci ncia execute os seguintes procedim
39. 3 mar o de 2015 sf JPAM amp ABICeU LDA Contas Correntes Despesas correntes de material e capital Classifica o M s Ano Fonte de Financiamento 07 01 2013 Total Acumulado Rae Dota o Corrigida 3 bia 2 Dota o Comprometida 4 Do a o Dispon vel 5 Movimentos 026 027 D bito das contas 25211 25221 25222 Saldo da conta 011 3 5 Saldo da conta 023 n ps mm O AUN x Ne N N N Valores obtidos nos registos das contas de Nat 2 e Nat 3 respetivamente para despesas correntes de material e capital Mes AnG Fonte de Financlkmentdo Outas Despesas Correntes Capital 11 02 00 Mago A Valor obtido na requisi o de Fundos RF3 para a rubrica 06 B Cr dito da 027 para todas as contas de Nat 2 C Para as contas de Nat 2 D bito 25211 25221 25222 D Esta coluna fica trancada porque as despesas nas FF111 e 242 s o requisitadas na requisi o de fundos de pessoal Eventuais despesas para pagamento de pessoal na FF123 s o classificadas e registadas como despesas de funcionamento correntes material EJA C D F Valor obtido na requisi o de Fundos RF3 para a rubrica 11 G Cr dito da 027 para todas as contas de Nat 3 H Para as contas de Nat 3 D bito 25211 25221 25222 Cr dito das contas 25231 I F H Manual
40. 5 2 963 225 95 2 963 228 95 1 091 00 1 091 00 9 665 00 649 25 6 246 96 5 041 54 21 602 75 1 200 00 14 700 00 15 900 00 500 00 db 099 15 46 099 15 47 705 00 364 949 51 842 654 51 3 939 859 97 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf J PM amp ABreu LDa Class Pagamentos Despesas 30 Despesas or amentais FF 111 Econ mica Correntes Funcionam ento 01 01 03A0A0 pessoal CIT Quadro RPSC Docente 1 479 044 49 01 01 034080 Pessoa CIT Quadro RPSC N o Doc ente 127 708 20 01 01 0440B0 Pessoal CIT Quadro RGSS N o Docente 116 606 96 01 01 054040 Pessoal CIT Termo RPSC Docente 7101243 01 01 064040 Pessoal CIT Termo RGSS Docente 95 601 46 01 01 084040 Pessoal Aguardar Aposenta o Docente 31 4 512 56 01 01 0840B0 Pessoal Aguardar Aposenta o N o Docente 1 900 05 01 01 09A050 pessoal Qualquer O Situa o N o Docente 512 16 01 01 424040 Pessoa Suplementos e Pr mios Doc ente 14 493 08 01 01 134040 Subs dio de Refei o Docente 66 150 84 01 01 1340B0 Subs dio de Refei o N o Docente 31 884 09 01 01 145F A0 Subs dio de F rias docente 149 682 93 Capital 07 01 07 Equipamento inform tico 500 11 07 01 10 Equipamento b sico a 590 89 Total da des pesa de capital FF 111 1 091 00 TotaldadespesaporC FF111 33 2 964 319 95 Despesas or
41. 68831 12111 120 00 Entrega saldos ao Tesouro esp T 0301 2013 9 256831 112111 300 00 Entrega saldos FF123 Cor a 0301 2013 9 256851 nam 500 00 Entrega saldos FF123 Cap as Ata 10 251721 26889 300 00 Verhas de pass s escolares E E E S 14 01 2013 wmn 251721 300 00 Verbas de passes escolares 438 14 01 2013 11 211999 7331 400 00 Aluguer de salas as 14 01 2013 11 2511107299 211999 400 00 Aluguer de salas 500 14 01 2013 111111 2511107299 400 00 Aluguer de salas 50 1401 2013 rss nm 12000 Fotoc pias CB 1401 2013 122511107199 12000 Fotoc pias T 1401 2013 12m1 12000 Fotoc pias 1501 2013 njian 82000 Dep sito se liga 1501 2013 6622171 221003 380 00 Papelaria Lusa fat50 5 T os 16 01 2013 14 62211 221001 1 500 00 EDP fat 78 s2 001 17 01 2013 15 268312 7432 1 450 00 Subsidio CM 519 17 01 2013 15 2511106501 268312 1 450 00 Subs dio CM 520 17 01 2013 15 121110 2511106501 1 450 00 Subsidio CM 521 18 01 2013 5 62216_ 6400 Pap Lusa fat453 526 J 18 01 2013 16 622323 205 00 Oficina de Repara es fat 790 531 J 004 18012013 17622222 iz 00 TLP t600 O L 005 mona 18288311 74 84 511 77 Requisi o de fundos n 1 s o q 23 01 2013 18 2511063011 268 CO 84511 77 Requisi o de fundos n 1 543 23 01 2013 18 12111 25111063011 84 511 77 Requisi o de fundos n 1 544o 23 01 2013 7 26211
42. 9 99 11 Venda de Bens 123 07 02 99 99 11 Servi os 123 08 01 99 9911 Outras receitas correntes 123 09 04 03 01 11 Venda de Bens de Investimento 123 13 01 01 0111 Indemniza es 123 16 01 03 0111 Saldo na posse do servi o 123 16 01 05 01 11 Sald posse do Tesouro 123 17 03 01 01 11 Reposi o Abatida Pagament 242 06 06 03 0111 Financiamento Comunit rio 242 13 01 01 0111 Indemniza es 242 16 01 030111 Saldo na posse do servi m u Le 242 1601050111 Saldo na posse do Tesouro 7 242 17 03 01 0111 Reposi o Abatida Pagament o Sb 280 0609019911 Financiamento EU Outras IPM amp ABreu LDA 280 1601030111 Sald posse do servi P 280 16 01 05 0111 Sald posse do Tes Z Imprimir 280 17 03 01 01 11 Reposi o Abatida nos Pagamentos Ano colocado automaticamente N Guia Campo num rico para indicar o n mero da guia Fonte de Financiamento Preenchida automaticamente em fun o da classifica o escolhida Data de Pagamento Use o formato dd mm aaaa Classifica o Selecione a classifica o econ mica da receita que indicou na guia Ao selecionar este campo apresentado uma tabela com todas as Classifica es Econ micas em uso nas escolas Valor Indique o valor da receita referente a cada classifica o N o utilize o separador de milhares e use a virgula como separador decimal No final Gravar e Sair 5 1 2 Lan amento dos Or amentos Inic
43. 9999 Diversos 22 Fornecedores x A 1 de 11197 Conta Actividade Classificacao ClassificacaoAA 4 1 Q ad ABreu LD3 E JPM amp Pesquisar em z Nova Ficha E Editar Ficha e as Plano de Contas Anal tica 4 3 Plano de Contas Anal tica De acordo com as normas previstas na Portaria n 794 2000 a utiliza o do regime geral do POC Educa o contempla tamb m a contabilidade anal tica A estrutura base deste plano integrada na aplica o tem por base uma adapta o das sugest es que constam no livro POCE Explicado Editora Rei dos Livros e cujos autores integraram o grupo de trabalho que conduziu aprova o do POC Educa o Este plano dever ser reajustado ou complementado com as contas necess rias para dar resposta ao tratamento e obten o de informa o anal tica sobre custos e proveitos seguindo no entanto a estrutura apresentada na aplica o As contas iniciadas por 90 e 99 n o podem ser eliminadas ou alteradas S o contas fixas no plano As orienta es de natureza t cnico contabil stica sobre a elabora o deste plano e os movimentos na contabilidade anal tica s o objeto de an lise nas atividades de forma o promovidas pela JPM amp ABREU Lda Manual de Utilizador CONTAB POCE 13 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA hs Fundos Dispon veis 4 4 Tabela de Fundos Dispon veis Sobre o preenchimento e atualiza o d
44. As tee d Neste painel digite manualmente os valores referentes ao Plano de Aplica o de Verbas correspondente Requisi o de Fundos que pretende enviar ao Gabinete de Gest o Financeira e GRAVE a informa o e poder de imediato imprimir o modelo a enviar ao GGF ou efetuar a impress o mais tarde f Repita esta opera o para as restantes Fontes de Financiamento onde a escola est a requisitar verbas 9 A partir do m s de fevereiro os valores que ir o ser apresentados na coluna IMPORT NCIAS REQUISITADAS ACUMULADAS ser o os totais requisitados at ao m s anterior ao que est a elaborar o Plano de Alplica o de Verbas Requisitadas Ex no m s de mar o s o apresentados os valores requisitados at fevereiro Manual de Utilizador CONTAB POCE 48 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 at JAM amp ABI OU LD8 4 Na rea de MAPAS aceda op o BALANCETE Balancete Classifica es M s Fonte de Financiamento Setembro X Atividade Balancetes Elaborados Balancetes Elaborados F Eliminar Balancete TE gt Selecione o m s anterior ao da Requisi o de Fundos que pretende enviar Note que o Balancete apresenta a situa o financeira reportada ao m s anterior ao da requisi o de fundos que est a ser enviada ao GGF Indique a Fonte de Financiamento e Atividade pretendida Na op o Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por
45. LDA ANEXO H Conta de Ger ncia Eletr nica Fluxo de Caixa Recebimentos m1000320 Controlo Or amental Despesa mM 1000322 Controlo Or amental Receita m1000323 Fluxo de caixa Recebimentos m1000320 Fluxo de caixa Pagamentos Mm 1000321 Reconcilia es Banc rias m 1000148 Contrata o Administrativa m3112 Unidade de Tesouraria mM 1000139 Saldo da Ger ncia anterior g e ag Recebido do Tesouro em receitas pr prias Saldo da ger ncia anterior Total Execu o Or amental Total EE Import ncias retidas para entrega ao Estado Execu o Or amental de Dota es FF 111 Correntes Receitas do Estado 10 F Opera es de Tesouraria Execu o Or amental de Dota es FF 111 Capital deli 11 Descontos em vencimentos e sal rios Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o 123 l 12 j Execu o r amental Recetas pr prias Posse do Servi o 129 Receitas do Estado o pera es de Tesouraria 13 Execu o Dr amental Recetas pr prias Posse do Servi o 2d Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o 280 Ac o Social Escolar Receitas pr prias Posse do Tesouro 5 saldo da Ger ncia Anterior Receita do Estado 6 Recebimentos pera es de Tesouraria Desc vencimentos e sal rios Receita do Estado 8 Exclu dos os documentos com o N DOC 0 1 e2 Soma autom tica dos campos
46. ME apenas se este computador estiver ligado Internet Dx E Ler Ficheiro YML Confirmar Cancelar Manual de Utilizador CONTAB POCE 57 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA Ao entrar na op o Enviar Informa o para o ME na rea de UTILIT RIOS apresentado o painel acima reproduzido M s Selecione o m s referente exporta o m s correspondente requisi o de fundos que foi enviada ao MEC Data da Exporta o apresentada a data atual do sistema e n o deve alterar esta data Apenas no caso do rel gio interno do computador estar avariado e a data apresentada n o corresponder ao dia em que est a efetuar a opera o dever ent o reajustar a data para o dia atual Opera o Pretendida Se o computador onde est a executar este procedimento tiver liga o INTERNET basta selecionar a segunda op o Exportar para o ME No caso do computador n o ter liga o INTERNET dever escolher a primeira op o Gravar Ficheiro no Disco Confirmar Ao pressionar este bot o ir o ocorrer uma das seguintes situa es Se indicou a primeira op o dever escolher o local pasta onde guardar o ficheiro e posteriormente proceder ao seu envio de acordo com as indica es fornecidas pelo ME Se a op o escolhida foi a segunda ser criado o ficheiro e exportado diretamente para o servidor do Minist rio da Educa o Notas Finais O ficheiro
47. T cnica n 7 CONTAB POCE Registo de guias comunicadas pela DGPGF Salvo melhor entendimento e sem preju zo de novas orienta es que sobre este assunto venham a ser divulgadas colocamos considera o de V Exas a an lise e eventual ado o dos procedimentos que a seguir se transcrevem As guias de receita de Estado t m de ser registadas em op o pr pria para o efeito dispon vel na aplica o possibilitando assim a sua associa o ao Modelo RF3 no momento em que as verbas s o requisitadas As guias s o registadas na aplica o com numera o sequencial reportadas data da entrega do dinheiro nos cofres do Estado n o sendo poss vel a repeti o do n mero da guia para datas diferentes Considerando que a DGPGF utiliza uma numera o sequencial pr pria nas guias que emite haver certamente situa es em que o n mero da guia utilizado pela DGPGF j se encontra registado na aplica o referente a outra guia elaborada pela escola Face ao exposto e no sentido de encontrar um procedimento que permita contornar esta situa o recomendamos a utiliza o de duas s ries aut nomas na identifica o das guias e consequente registo na aplica o sendo a Para as guias emitidas pela escola utilizar uma s rie com a numera o de 1 a 99 b Nas guias emitidas pela DGPGF utilizar o n mero da guia atribu do por esse organismo acrescido do n mero 100 Por exemplo a DGPGF emite a guia n mero 7 No progr
48. a o econ mica o montante a requisitar seja igual ou superior quantia objeto de reposi o o valor ser abatido na requisi o de fundos desse m s 5 Na reprodu o de mapas no CONTAB ap s a importa o de dados do GPV vai ocorrer um valor requisitado inferior aos encargos a liquidar no m s saldo negativo sendo a diferen a relativa ao saldo da reposi o que se encontra na posse da escola 6 Importa pois no momento em que a reposi o ocorre e o dinheiro fica na posse da escola efetuar na contabilidade um movimento de regulariza o com o objetivo de ANULAR o DESPENDIDO pelo valor da reposi o Note se que a reposi o n o deve ser considerada como uma receita que entra na escola mas uma anula o de um encargo anteriormente liquidado Este movimento a efetuar na op o Lan amentos NOVO a partir da fase da obriga o deve ser individualizado por classifica o fonte de financiamento e atividade sendo o valor registado a NEGATIVO Estorno Data N Doc D bito Cr dito Descri o a b c a Data do movimento b O mesmo N DOC usado na importa o dos vencimentos a que se refere a reposi o c Texto que identifique o movimento ATEN O Embora o plano de contas financeiro contemple as contas 2529 para reposi es para j e at orienta es t cnicas em contr rio adota se o procedimento referido nos pontos anteriores Manual de Utilizador CONTAB POCE 40 Vers o 3 1
49. a b 251711 c 251711 a Data do dep sito na conta da escola b Sequencial na contabilidade podendo repetir se nas tr s fontes de financiamento c Texto que identifique o movimento 9 Dep sito em Banco das receitas em numer rio As receitas em numer rio s o registadas na Contabilidade a d bito da conta 11 CAIXA Sempre que pretender transferir essas receitas para a conta do Banco dever efetuar na contabilidade o seguinte lan amento Data data do dep sito no Banco N Doc sequencial da contabilidade Conta D bito 12 Conta Cr dito 11 Valor valor depositado Descri o Dep sito OBS A cada dep sito no Banco corresponde um destes movimentos sendo o documento de suporte o tal o de dep sito ou o comprovativo de transfer ncia Manual de Utilizador CONTAB POCE 35 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 10 Transfer ncia de verbas de Caixa para Banco Aplica se o mesmo movimento do exemplo anterior 11 Transfer ncia de verbas de Banco para Caixa Sempre que a escola tenha necessidade de transferir dinheiro de Banco para Caixa dever efectuar na contabilidade o seguinte lan amento Data data da transfer ncia N Doc sequencial da contabilidade Conta D bito 11 Conta Cr dito 12 Valor valor transferido Descri o Transfer ncia para OBS Serve como documento de suporte a c pia do cheque
50. a contabilidade e o valor efetivamente vencido no in cio do m s Despesas Correntes 02521 02421 Despesas de Capital 02571 02471 VALOR Corresponde sempre ao valor do s duod cimo s vencido s no in cio do m s mesmo que este n o seja requisitado na totalidade Sempre que num determinado momento autorizada a antecipa o de um ou mais duod cimos o valor deve corresponder soma dos duod cimos autorizados Utilizando as correspondentes contas do plano 024 e 025 o mesmo procedimento deve ser adotado sempre que sejam requisitadas verbas para despesas correntes e capital nas restantes fontes de financiamento ver exemplo 8 Manual de Utilizador CONTAB POCE 33 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 6 Entrega de Verbas ao Tesouro Or amento Privativo Durante o m s a escola vai arrecadando receitas por conta da Fonte de Financiamento 123 242 e 280 No momento em que estes valores entram nos cofres da escola procede se ao lan amento das correspondentes receitas Em regra no in cio do m s seguinte e cumprindo as orienta es sobre esta mat ria a totalidade das receitas arrecadadas s o entregues ao TESOURO Na data em que estas verbas foram entregues ao Tesouro pela via manual procedemos aos seguintes lan amentos Fonte de Financiamento 123 Data N Doc _ D bito Cr dito Descri o a b 1322 25271199 c 25271199 Fonte de Financiamento 242 N Do
51. a efetuar N Requisi o Preencher quando aplic vel N Cabimento e Compromisso Oferecidos automaticamente pelo sistema em fun o da fase do compromisso j registado atrav s do Auxiliar de Lan amentos Descri o Texto livre para identifica o do movimento Estas duas op es destinam se ao lan amento dos or amentos iniciais de receita e despesa bem como o registo de posteriores altera es or amentais Ver ponto 5 1 2 Nesta op o podemos efetuar a qualquer momento a consulta dos fundos dispon veis tendo como refer ncia os dados previamente introduzidos na op o Tabela Fundos Dispon veis e os movimentos de receitas compromissos e pagamentos j registados no programa Permite ainda em paralelo a consulta do duod cimo ou cr dito dispon vel para assumir novos compromissos Destina se ao controlo dos cheques emitidos ou transfer ncias e consequente reconcilia o banc ria Ver ponto 5 1 4 Destina se ao registo das Guias de Receita de Estado relativas s Fontes de Financiamento de receitas pr prias que integram os or amentos privativos Sempre que atrav s de Guias de Receita s o entregues verbas ao Tesouro dever o de imediato ser registadas numa op o pr pria que o programa disponibiliza na rea de Movimentos Lan amentos Ver ponto 5 1 1 Manual de Utilizador CONTAB POCE 20 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA Permite a importa
52. ale com vV os cheques que j foram levantados e a fm e 7 x e Este painel utilizado em v rias aplica es da JPM permitem criar e eliminar linhas na tabela confirmar a grava o dos dados e movimentar entre o primeiro e ltimo registo das tabelas F anena No de HERE E Ordenar por Data E l l f amp Esta op o permite ordenar os registos lan ados na tabela IMPRIMIR Permite a qualquer momento a impress o de uma listagem com os cheques por levantar Indique a conta para a qual pretende efectuar a reconcilia o e a DATA Manual de Utilizador CONTAB POCE 25 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA 5 2 Lan amentos Eliminados Nesta tabela s o automaticamente registados todos os registos eliminados da rea de Movimentos Lan amentos 5 3 Apuramentos e Fecho do Ano Estas duas op es s o utilizadas no final de cada ano econ mico e destinam se ao apuramento de resultados encerramento de contas e fecho do exerc cio Aten o Antes de executar qualquer uma destas op es certifique se que mais nenhum terminal est a usar o programa proceda a uma manuten o de dados e atualize a c pia de seguran a 5 4 Requisi o de Fundos Mod RF3 Esta op o destina se elabora o e reprodu o do Modelo RF3 Requisi o de Fundos Tenha em aten o que apenas poder requisitar valores nas Fontes de Financiamento 123 e 280 que j foram entregues ao T
53. am entais com com pensa o em rec pr pria e com ou sem transi o de saldos FF 123 02 01 08 uateria de escrit rio dd 02 01 20 Material de educa o cultura e recreio 1 130 08 02 01 21 Outros bens 8 241 87 02 02 03 Conserva o de bens 1 379 14 02 02 1040 Transportes Visitas de estudo 34 3 392 00 02 02 1080 Transportes Outras despesas 3 484 20 02 02 19 lassist nc t cnica 497 51 02 02 25 outros servi os 428162 02 02 2540 Aluguer instala es desportivas 1 175 00 Total da despesa FF 123 23 955 87 Despesas or amentais com com pensa o em rec pr pria e com ou sem transi o de saldos FF 125 02 01 08 Material de escrit rio 2045 47 02 01 20 Material de educa o cultura e recreio 3 073 78 Manual de Utilizador CONTAB POCE 76 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA Econ mics Pagamentos Il Total da despesa em c receita pr pria 35 Fundos comunit rios 36 Iil Total da despesa em ci fundos comunit rios 37 Total da despesa do exercicio l I 38 33 68748 Ill Total da entrega ao Tesouro em c receita pr pria 39 IV Total de pagamentos do exerc cio I I 40 8368748 Import ncias entreques ao Estado e outras Entidades ReceitasdoEstade 41 13 960 00 Opera es de Tesouraria 42 24 04472 V Total da despesa de fundos alheios 43 38 00472 VI Saldo na posse do servir 44 6 281 00 Total geral do mapa de
54. am se as dota es de despesa consideradas no projeto de or amento com compensa o em receitas Na Fonte de Financiamento 242 consideram se as dota es de despesas aprovadas nos respetivos projetos para o ano econ mico a iniciar No que respeita ao or amento para Despesas com Pessoal registam se os valores exatos que constam na requisi o de fundos de janeiro caso se aplique A partir do m s de fevereiro o programa que automaticamente vai atualizando o or amento para este tipo de despesas Na Fonte de Financiamento 280 consideram se eventuais dota es j garantidas para despesas a efetuar no ano econ mico que est a iniciar Receita Dado que qualquer or amento sempre composto pela parte da despesa e receita recorrendo op o respetiva dever o ser introduzidas as previs es iniciais de receita Dever o ser registadas as previs es de receitas tendo em aten o a classifica o econ mica de origem O campo atividade n o se aplica no registo dos or amentos de receita Retifica o do or amento da FF 111 ou 153 Ao corrigir as dota es de despesa no or amento destas fontes de financiamento tendo por base o or amento atribu do para o ano em curso dever o ter tamb m em aten o a corre o das previs es de receita Manual de Utilizador CONTAB POCE 30 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA Receitas pr prias arrecadadas em dezembro Relativamente s receitas pr p
55. ama esta guia ser registada com o n mero 107 Mais se informa que foi previamente auscultada a DGPGF sobre a ado o deste procedimento t cnico para contornar a eventual colis o na numera o das guias a registar na aplica o O procedimento acima recomendado poder n o ser utilizado nas situa es onde n o se verifique repeti o no n mero da guia ficando essa decis o ao crit rio da escola Manual de Utilizador CONTAB POCE 88 Vers o 3 1 3 mar o de 2015
56. ares ficando registado nessa conta apenas as receitas provenientes de chamadas particulares O movimento poder ser efetuado pela globalidade com a regularidade que a escola entender Manual de Utilizador CONTAB POCE 36 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 2 Quando recebe fatura das comunica es lan a o cabimento compromisso e obriga o pelo valor exclu do das chamadas particulares ou seja apenas a parte que suportada pelo or amento da escola 3 Em paralelo com o procedimento referido em 2 movimenta se na contabilidade D bito Cr dito 1 21 126 291 Pelo valor das chamadas particulares a abater na fatura Nota Com este movimento estamos a anular o saldo das contas 211 212 e 213 por contrapartida do valor j recebido de chamadas particulares e cujo destino o fornecedor do servi o 4 Na data em que completar o ciclo da despesa com a autoriza o e pagamento proceda paralelamente ao registo do seguinte lan amento Pata N Doc D bito Cr dito Descri o a b 25272199 c 25272199 Tied 12 a Data do movimento b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento 12 2 Movimento de cau es Considerando que a escola assume o papel de fiel deposit rio do valor das cau es at sua devolu o teremos os seguintes movimentos 1 Quando o aluno utente entrega o valor das cau es Pata N Doc D bito Cr dito D
57. as Entregues ao Estado e outras Entidades Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o 123 Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o 124 Receitas do Estado 18 is p px a 25 pesadas de Taoa G 19 j Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o 242 Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o 280 Fertodo bomplementar Receitas pr prias na posse do Tesouro 26 Pagamentos realizados por conta da ger ncia ano M 1 20 EE iE 27 Pagamentos efectuados no ano por conta da ger ncia anterior 21 RR poe pe pera es de Tesouraria 28 Desc vencimentos e sal rios Receita do Estado 29 ASE Pagamentos 30 Saldo para a Ger ncia Seguinte 31 Salvo indica o contr ria excluir os documentos com o N DOC 0 1e2 Total do valor registado a D BITO nas contas 132 D bito das contas 2421 2425 2441 17 D bito das contas 24512 24522 24532 24542 24582 263 id D bito 25271199 D bito 5911 excluindo os registos que para o mesmo N DOC movimentem contas 132 D bito das contas 2422 2423 2424 2429 2455 2461 2421 2425 2441 E D bito das contas 25272199 24512 24522 24532 24542 24582 263 excluindo os registos que para o mesmo N DOC movimentem a conta 132 Soma autom tica dos campos 24 25 k Cr dito 2511 Cr dito 2512 D
58. as a fase da obriga o d Quando pretender efetuar as fases da autoriza o e pagamento o procedimento o mesmo ou seja digite o N DOC e de seguida autorize o pague o valor pretendido e Neste cen rio existe apenas o registo de um cabimento compromisso onde s o associadas todas as obriga es Todos os registos ficam associados ao mesmo N DOC N Cabimento e N de Compromisso f Caso o valor anual registado no primeiro movimento ver al nea a n o seja suficiente para a liquida o de todas as faturas quando necess rio dever efetuar uma altera o para mais atrav s do Auxiliar de Lan amentos g Se ap s o registo de todas as faturas n o for utilizada a totalidade da dota o comprometida dever efetuar uma altera o para menos no valor da dota o n o comprometida Nota O recurso a este cen rio vai influenciar a informa o sobre Fundos Dispon veis e Cr dito Dispon vel pois s o consideradas as receitas e previs es de receitas para per odos at 3 meses e o compromisso neste contexto registado para o ano inteiro Cen rio 3 a Na op o Tabelas Cabimentos registe um cabimento pelo valor anual da dota o a cativar Tenha em aten o que no or amento de despesas tem de estar registado um valor que permita esta cativa o anual este o N de Cabimento que ir comunicar b Atrav s do Auxiliar de Lan amentos proceda ao registo do ciclo da
59. buinte N 999999999 A Cr dito das contas 021 B Cr dito das contas 02211 C D bito das contas 02212 D Cr dito das contas 0222 E D bito das contas 0224 F Altera es Or amentais Receita Minist rio Educa o Organismo Contribuinte N 999999999 Altera es Or amentais Receita M s Fevereiro FonteFinanciamento 111 Geral Previs es EHHH Disse pessa mn 17 a A D bito das contas 031 B D bito das contas 033 C D bito das contas 0321 D Cr dito das contas 0322 Descontos e Reten es Entrega de descontos e reten es Adota os mesmos procedimentos que a vers o anterior Valores a cr dito e d bito das contas da classe 2 Desenvolvimento com as despesas com pessoal Adota os mesmos procedimentos que a vers o anterior Valores registados nas contas 64 Custos com pessoal Manual de Utilizador CONTAB POCE 66 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA Demonstra o de custos e proveitos Adota os mesmos procedimentos que a vers o anterior Apresenta os custos registados nas contas da classe 6 e proveitos registados na classe 7 Balan o Reprodu o do modelo oficial previsto na Portaria do POCE Extrato de Conta Fornecedor e Cliente Adota os mesmos procedimentos que a vers o anterior Movimentos a d bito e cr dito registados nas respetivas contas Mapas da contabilidade anal tica A
60. c D bito Cr dito Descri o c Fonta de Financiamento 280 N Doc a b 1324 25271199 c 25271199 a Data da entrega nos cofres do Estado b Sequencial na contabilidade podendo repetir se nas tr s fontes de financiamento c Texto que identifique o movimento 7 Requisi o de Verbas Fonte de Financiamento 123 242 e 280 Embora a elabora o da Requisi o de Fundos Material Mod RF3 n o se traduza no lan amento direto de movimentos na contabilidade a sua elabora o no programa torna se necess ria para a obten o de alguns mapas Considerando que a requisi o de verbas nas Fontes de Financiamento 123 242 e 280 previamente entregues ao Tesouro corresponde ao pedido de liberta o de cr ditos assume por conseguinte o direito a um cr dito para aquisi o de bens e servi os Assim no momento em que for enviada a requisi o de fundos e no que respeita a verbas destas fontes de financiamento dever o ser efetuados na contabilidade os seguintes lan amentos para registar o valor do cr dito dispon vel Data data de envio da requisi o N Doc sequencial na contabilidade Conta D bito 02522 Conta Cr dito 02422 Valor valor requisitado para correntes Descri o Cr dito Dispon vel FF123 Correntes Manual de Utilizador CONTAB POCE 34 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA Data data de envio da requisi o N
61. contas 2422 2423 2424 2429 2455 2461 Total dos movimentos a cr dito das contas 251 21 24512 24522 24532 24542 24582 203 22 Cr dito da 2421 2425 2441 Cr dito da 24512 24522 24532 24542 24582 263 Soma de 11 12 13 14 17 19 20 total do saldo da ger ncia anterior 30 Total das despesas registadas Valor IGUAL linha 38 Total dos movimentos d bito 2521 2522 cr dito 2529 agrupados e desdobrados por classifica o econ mica onde Tipo da conta 1 e campo Nat 1 e2 Total dos movimentos d bito 2521 2522 cr dito 2529 agrupados e desdobrados por classifica o econ mica onde Tipo da conta 1 e Nat 3 33 Total dos movimentos d bito 2521 2522 cr dito 2529 agrupados e desdobrados por classifica o econ mica onde Tipo da conta 2 4 e 5 35 Soma dos registos 34 Total dos movimentos d bito 2521 2522 cr dito 2529 N CO CO S9 Co CO NIN N s O gt N AJO O O N A N 15 16 N agrupados e desdobrados por classifica o econ mica onde Tipo da conta 3 Manual de Utilizador CONTAB POCE 73 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 ta J PM amp ABTreu LDa o Soma dos registos 36 Soma de 33 35 37 41 Total dos movimentos a d bito das contas 252 1199 D bito 591 excluindo os r
62. de Utilizador CONTAB POCE 61 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA W s Ano Fonte de Financiamento ERES Outras Des pes e Correntes Capital 06 02 03 11 02 00 Data N Doc Descri o do Movimento SE E Regus itado Compromissos Pagamentos Saldo Reguis itado Compromissos Pagamentos Saldo do m s anterior 54 059 00 820 00 300 00 53 759 00 A B C D E F CS H A E Valor obtido na requisi o de Fundos RF3 para a rubrica 06 e 11 B F Registos 026 027 Sendo Nat 2 para 06 e Nat 3 para 11 C G D bito 25211 25221 25222 D A C H E G Contas Correntes Reten es e Descontos IRS M s Ano FF 111 Despesas com Pessoal N Doc Descri o do Movimento Descontado Saldo A B C A Cr dito das contas 24 e 26 B D bito das contas 2527 C Apenas apura o saldo para as linhas de transporte Total do m s de Total acumulado Contas Correntes Receitas Classifica o Data Eu Des ri o do Movimento Fonte Financiamento 111 Fonte Fi A Previs o Corrigida Receita Cobrada 8 A Cr dito da 25111 25121 D bito da 25191 B Saldo da 012 C Total dos registos efetuados desde o inicio do ano nas contas Cr dito da 25111 25121 D bito da 25191 Manual de Utilizador CONTAB POCE 62 Vers o 3 1 3 mar o de
63. descontos para as diversas entidades d Credita se a conta 12 pelo valor total da reposi o que fica em saldo na posse do servi o e Para regularizar os custos na contabilidade anal tica ATEN O Em todos estes movimentos o valor da reposi o sempre afetado pelo sinal NEGATIVO Manual de Utilizador CONTAB POCE 86 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 7 Outras regulariza es a Sempre que forem efetuadas no GPV altera es ao processamento de vencimentos ap s a importa o das diversas fases para o CONTAB POCE em regra dever repetir se a importa o a partir da fase da obriga o b Nas situa es em que ap s a importa o de todas as fases do ciclo das despesas com pessoal forem executados procedimentos que originem saldos em poder da escola por exemplo altera es s rela es de descontos e consequente entrega de menos valor as respetivas entidades poder ser adotada tamb m a metodologia referida no ponto anterior c Havendo lugar ao processamento de valores GPV no campo Outros Abonos para eventual entrega ao trabalhador de saldos em poder da escola os valores indicados nesse campo n o s o considerados no processo de importa o devendo ser refletidos pela via manual a partir da fase da obriga o recorrendo op o NOVO Manual de Utilizador CONTAB POCE 87 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 JAM amp ABRIU LDA 2014 03 06 Orienta o
64. digitar o valor de dota o para a rubrica atividade Registe nesta tabela e de uma s vez todos os valores correspondentes ao or amento inicial de despesa por classifica o econ mica e atividade Manual de Utilizador CONTAB POCE 23 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA Quando tiver a tabela preenchida com todas as linhas ao GRAVAR o sistema vai efetuar os lan amentos correspondentes na contabilidade or amental tendo em considera o os procedimentos t cnicos definidos no POCE nd Considerando que data de 1 de janeiro n o s o conhecidas as dota es atribu das pelo OGE dever efetuar os lan amentos com base no or amento inicial do ano anterior para Correntes Posteriormente e S NESTE CASO quando tiver conhecimento do or amento para o ano em que est a trabalhar volte mesma op o e os valores anteriormente digitados ser o editados Mantenha a data de 1 de janeiro e corrija os valores em face do or amento agora conhecido Acrescente ou ANULE linhas se necess rio em fun o das classifica es com dota o atribu da no novo or amento Ao voltar a GRAVAR os movimentos anteriores ser o substitu dos pelos novos como se tivesse efetuado o lan amento do or amento correto logo de in cio De notar que este procedimento n o considerado uma altera o or amental pois todas as altera es transfer ncias entre rubricas refor os e anula es dever o seguir a mesma metodo
65. dor de alterar e complementar livremente as descri es tipo que pretender utilizar Com um clique nesta fun o s o apresentados os seguintes quadros Manual de Utilizador CONTAB POCE 18 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 Descri o do Movimento Descri o do Movimento Duod Yenc FoFi Requisi o n Factura n Cheque n Receita de Receita FF110 R F n Pag Vencimentos Pagamento a Entrega Tesouro Guia n Tesouro R F n Dep sito de Levantamento de Fafe jo e T A E Factura n Cheque n Receita de Receita FF110 R F n Fag Vencimentos Pagamento a Entrega Tesouro Guia n Tesouro R F mo Dep sito de Levantamento de Com um clique nesta op o apresentada uma linha na parte superior desta tabela Digite o descritivo a incluir podendo alterar a cor com um clique em cima da coluna correspondente No final clique vV para gravar o novo registo acrescentado na tabela Bloquear No final de near acrescentar os descritivos o tipo clique em Bloquear para voltar tabela inicial Com exce o das contas 024 e 025 contas da classe 0 nesta op o n o possivel efetuar lan amentos na contabilidade or amental Enquanto que atrav s do Auxiliar de Lan amentos o sistema procede a alguns testes de valida o ao GRAVAR os registos nesta op o NOVO o registo dos lan amentos livre
66. e 2 Saldo Transi o dos saldos da ger ncia anterior registados na op o mencionada na p gina anterior Correspondem tamb m aos saldos de abertura 10 Total das receitas registadas Valor IGUAL linha 15 Total dos movimentos d bito 2511 2512 cr dito 2519 onde classifica o 06 03 01 e tipo da conta 1 Total dos movimentos d bito 2511 2512 cr dito 2519 onde classifica o 10 03 01 e tipo da conta 1 Total dos movimentos d bito 2511 2512 cr dito 2519 agrupados e desdobrados por classifica o econ mica onde tipo da conta 2 4 eo No mapa mensal inclui as classifica es iniciadas por 15 e 16 xx xx saldos devolvidos entidade no ano seguinte e que voltam a ser registados como receita Total dos movimentos d bito 2511 2512 cr dito 2519 onde tipo da conta 3 No mapa mensal inclui as classifica es iniciadas por 15 e 16 xx xx saldos devolvidos entidade no ano seguinte e que voltam a ser registados como receita Soma dos registos efetuados em 11 12 13 14 Soma de 11 12 13 14 total do saldo da ger ncia anterior Soma dos registos efetuados a cr dito das contas 132 excluindo os lan amentos cuja contrapartida a d bito seja a conta 591 18 Total dos movimentos Cr dito das contas 251 11 25271101 25271102 excluindo os registos que para o mesmo N DOC movimentem contas 132 Cr dito das
67. e transfere para o utilizador o procedimento t cnico contabil stico nos movimentos a efetuar Registo de Movimentos Conta D bito Conta Cr dito Fomecedor j i Descri o Conta D bito Conta Cr dito B x CONSULTA do resumo de movimentos para o N Doc Cabimento Compromisso indicados Data N Doc Conta D bito Conta Cr dito Valor Fornecedor Reg Cabimento Compromisso Descri o BA 05 03 2013 39 023210831 026210831 500 00 003 13 13 Material de escrit rio 05 03 2013 39 026210831 027210831 500 00 003 13 13 Material de escrit rio 05 03 2013 39 02421 02521 500 00 003 13 13 Material de escrit rio ame TEM LEE E m amp Sair Sem Gravar avar e sair A Manual de Utilizador CONTAB POCE 19 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 ek JAM amp ABRIU LDA Ao efetuar um lan amento manual dever indicar Data Use o formato dd mm aaaa correspondente data do movimento N de Doc Sequ ncia num rica atribuido automaticamente pelo sistema Se pretender associar os registos a um N DOC anteriormente j utilizado basta alterar na grelha o N de Documento Sempre que para o N DOC indicado j existam registos efetuados na contabilidade estes s o apresentados na parte inferior do painel Conta a D bito e Cr dito Poder recorrer Consulta de Planos para sele o das contas a registar no lan amento Valor Indique o valor correspondente ao movimento que est
68. egistos que para o mesmo N DOC movimentem contas 132 D bito das contas 2422 2423 2424 2429 2455 2461 2421 2425 Total dos movimentos a d bito das contas 25272199 24512 24522 24092 24942 24582 263 Soma 41 42 VI Saldo na posse do servi o 44 Total das receitas total das despesas Total geral do mapa de fluxos de caixa IV V VI Total das despesas Saldo na posse do servi o Minist rio da Educa o e Ci ncia Contribuinte N 999999999 Ano de 2014 Organismo A es de Forma o JPM amp Abreu Lda Fluxos de Caixa M s Dezembro Anual Class E Recebimentos Econ mica Saldo da ger ncia anterior Ex ec u o Or amental Fundos Pr prios 14 827 86 De dota es or amentais FF 111 Correntes 521 521 De dota es or amentais FF 111 Capital De receitas pr prias Na posse do servi o FF 123 5305 10 2 905 10 Na posse do servi o FF 242 1 59 1 59 Na posse do servi o FF 280 9 515 06 9 515 96 Na posse do Tesouro Na posse do servi o FF 129 De receita do Estado De opera es de tesouraria 6 818 00 Descontos em vencimentos e sal rios Receta do Estado nina Total do saldo de ger ncia na posse do servi o 21 645 86 Manual de Utilizador CONTAB POCE 74 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 06 03 01 10 03 01 04 01 95 07 01 99 07 02 99 06 03 01 06 05 01 05 09 01 05 02 09 02 02 05 Cla
69. eiro e N Documento 0 9 4 Exemplos de Lan amentos o Assunto Exemplo Manual de Utilizador CONTAB POCE 29 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA Exemplo 1 Instala o do software Tenha em especial aten o as orienta es divulgadas em vers es anteriores ou siga as instru es que constam na parte incial deste manual Exemplo 2 Or amentos Iniciais Ap s complementada a informa o necess ria nas reas de Ficheiros e Tabelas procede se ao lan amento dos or amentos iniciais Atrav s das op es respetivas que se encontram dispon veis na rea de Movimentos Lan amentos selecione a fonte de financiamento pretendida e a op o de INICIAL Despesa Na tabela apresentada introduza todas as dota es iniciais de despesa distribu das por classifica o e atividade Na Fonte de Financiamento 111 ou 153 dever o ser consideradas as dota es iniciais do ano anterior Posteriormente quando for conhecido o or amento para o ano em curso voltamos a esta op o atualizamos os valores de acordo com o novo or amento e procede se grava o dos dados com a data de 01 de janeiro No que respeita ao or amento para Despesas com Pessoal registam se os valores exatos que constam na requisi o de fundos de janeiro A partir do m s de fevereiro o programa que automaticamente vai atualizando o or amento para este tipo de despesas Na Fonte de Financiamento 123 regist
70. ente ao registo extra or amental de sa da Pata N Doc D bito Cr dito Descri o a b 21 26 25212199 c 25272199 a Data do movimento da receita b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento Manual de Utilizador CONTAB POCE 31 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 ek JAM amp ABRIU LDA Exemplo 3 Lan amento de Abertura contabilidade patrimonial No ano de arranque com a nova vers o do CONTAB POCE janeiro de 2014 ou num dos anos seguintes dever ser efetuado pela via manual op o NOVO da rea de Movimentos Lan amentos o registo dos saldos transitados do ano anterior e outros movimentos de abertura apresentando se de seguida alguns exemplos de registos a efetuar quando aplic vel N Doc D bito Cr dito Valor Movimento A Pe 2 251721 Do Receitas arrecadadas em dezembro de n 1 Po Toto a RT RR E 12 0 5911 Saldo FF111 Correntesmaterial ___ 12 5911 Saldo FF111 Capita oo o 12 5912 Saldo FF123 Correntes _ 12 0 5912 Saldo FF123 Capital O oo o 12 0 5913 Saldo FF242 Correntes _ _ 2 5914 f Saldo FF280 Correntes arm a 251721 251721 saosa onase Saldo da conta GIAE E Sm an Amortiza es aama n 511 48234 Amortiza es acumuladas 511 48261 Amortiza es acumuladas Hide o o Do 12 22 Encargos a liquidar no per odo complementar 12 0 24 afomecedor
71. entendimento e sem preju zo de novas orienta es que sobre este assunto venham a ser divulgadas colocamos considera o de V Exas a an lise e eventual ado o dos procedimentos que a seguir se transcrevem Na importa o das despesas com pessoal dever o os utilizadores ter em aten o aos seguintes procedimentos 1 Importa o das fases do cabimento e compromisso Na importa o destas duas fases e tendo por base a Tabela GPV Or amental o programa apresenta os lan amentos correspondentes aos valores requisitados no Modelo RF3 uma importa o direta sem necessidade de qualquer altera o por parte do utilizador 2 Importa o da fase da obriga o Embora esta fase possa ser importada em qualquer data ap s a importa o do cabimento compromisso e antes da importa o da autoriza o de pagamento recomendamos que a importa o da obriga o seja efetuada na mesma data em que importada a autoriza o de pagamento e pagamento do l quido a interessados Isto porque caso tenham ocorrido altera es aos vencimentos ap s o envio da requisi o de fundos evita se desta forma a repeti o da importa o na fase da obriga o Nesta fase e tendo por base a tabela GPV Patrimonial o programa vai recolher a informa o que nesse preciso momento esteja processada para os trabalhadores abonos e descontos e que no GPV se encontra registada na op o Consultar Alterar Relativamente aos valores da
72. entos 3 1 Elaborar no programa a Requisi o de Fundos Modelo RF3 Proceder sua impress o e verificar se tudo est correto 3 2 Elaborar no CONTAB POCE o Plano de Aplica o de Verbas para despesas correntes de material e capital tendo em considera o as Fontes de Financiamento utilizadas pelo Agrupamento Escola O programa GRAVA a informa o introduzida nesta op o possibilitando assim a sua posterior exporta o para o MEC Manual de Utilizador CONTAB POCE 54 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 a JAM amp ABI OU LDA 3 3 Na rea de MAPAS aceda op o BALANCETE Balancete Classifica es Es Fonte de Financiamento atividade 190 bl Balancetes Elaborados 7 Eliminar Balancete Lo fm 132111 Selecione o m s anterior ao da Requisi o de Fundos que pretende enviar Note que o Balancete apresenta a situa o financeira reportada ao m s anterior ao da requisi o de fundos que est a ser enviada ao MEC Indique a Fonte de Financiamento e Atividade pretendida Na op o Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por m s e que s o enviados no ficheiro XML para a MISI A op o Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem elaborados Pressione o bot o IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classifica es Balancete Fevereiro Fonte Financiamento 111 Actividade 192 Orc Corrigido Req Acumulad
73. ero de documento N DOC exclusivamente num rico e atribu do sequencialmente pelo programa O documento 0 destina se ao registo dos lan amentos de abertura O documento 1 exclusivo para o registo dos or amentos iniciais O documento 2 reservado automaticamente pelo sistema para o registo dos cabimentos antecipados criados na tabela de Cabimentos b Os n meros de Cabimento e Compromisso s o atribu dos automaticamente pela aplica o constituindo duas s ries aut nomas Manual de Utilizador CONTAB POCE 71 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA ANEXO G Mapa de Fluxos de Caixa O mapa de Fluxos de Caixa pode ser impresso mensalmente com valores acumulados at final do m s solicitado apresentando no final apenas uma linha com o saldo global na posse do servi o O modelo ANUAL adota os mesmo procedimentos do modelo mensal apresentando na parte final o saldo a transitar para a ger ncia seguinte desdobrado por natureza de valores apurado no Fecho de Ano Procedimentos a Em mapas abrir a op o Conta de Ger ncia Eletr nica ver imagem seguinte b No primeiro ano que utilizar a vers o 3 do CONTAB POCE preencha manualmente nesta op o os saldos que transitaram da ger ncia anterior Nos anos seguintes e ap s o Fecho de Ano esses valores s o automaticamente calculados pela aplica o sem preju zo dos valores apresentados poderem ser reajustados alterados pelo uti
74. es Estado ou outros credores E o o c a Data do movimento de abertura 01 de janeiro b N Doc O c No ano de arranque com a nova vers o do CONTAB POCE janeiro de 2014 todos os compromissos assumidos no ano n 1 devem ser objeto de registo pelo ciclo completo da despesa na vers o anterior at 31 de dezembro Os lan amentos aqui exemplificados para o registo de abertura de eventuais encargos a liquidar no per odo complementar aplicam se transitoriamente no ano de arranque apenas para evidenciarem o fluxo financeiro Quando procederem ao pagamento destes encargos na data em que ocorrer e com o n mero sequencial da contabilidade proceda ao movimento inverso para saldar a conta da entidade credora Na data em que ocorrer a entrega ao Tesouro os saldos transitados do ano anterior proceda ao movimento inverso para anular o saldo das contas 59 utilizando para o efeito o n mero de documento sequencial da contabilidade Os lan amentos de abertura relativos ao imobilizado e amortiza es acumuladas apenas ser o objeto de registo em 2014 se a entidade tiver o CIBE atualizado que lhe permita obter os valores correspondentes Verificando se a autoriza o para a requisi o dos saldos de receitas pr prias na data em que a verba for devolvida escola proceda ao registo completo da receita Manual de Utilizador CONTAB POCE 32 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA Exemplo 4 Verbas
75. escri o a b 251721 21 26 c 251721 a Data do movimento b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento 2 Quando o aluno utente reclama a devolu o da cau o Pata N Doc D bito Cr dito Descri o a b 21 26 25272199 c 25272199 11 1 12 a Data do movimento b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento 3 No caso de cau es n o reclamadas e cuja receita dever ser considerada na FF123 procede se ao movimento referido no ponto 2 para anula o do cr dito por igual valor ao que vai ser transferido para o OCR efetuando se de seguida o ciclo completo de uma receita na FF123 Manual de Utilizador CONTAB POCE 37 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 12 3 Seguro Escolar As verbas do seguro escolar cobradas pela escola n o s o receitas do estabelecimento de ensino devendo ser entregues DGEStE Trata se pois de um movimento extra or amental Como proceder 1 Quando os alunos pagam o pr mio do seguro escolar Data N Doc _ D bito Cr dito Descri o a b 251721 c 251721 a Data do movimento b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento 2 Quando a escola entrega o dinheiro DGEstE ou aos Servi os do ASE Pata N Doc D bito Cr dito Descri o a b 25272199 c 25272199 Das Za a Data do movimento b
76. esouro atrav s de Guia Assim antes de elaborar a requisi o de fundos ter que introduzir no programa o registo das Guias correspondentes ao valores entregues nessas fontes de financiamento 5 5 Nota de Encomenda Recibo e Oficios Op es complementares de uso facultativo 6 MAPAS Nesta rea de trabalho poder o ser obtidos grande parte dos mapas dispon veis na aplica o Todos os mapas s o impressos em formato A4 podendo o utilizador optar pela sua impress o em formato A3 7 UTILIT RIOS 7 1 C pia de Seguran a Destina se esta op o realiza o de c pias de seguran a Quando utilizar esta op o os restantes terminais n o podem estar a usar o programa Fa a periodicamente as c pias de seguran a Manual de Utilizador CONTAB POCE 26 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA 7 2 Restauro de C pia Sempre que tiver alguns problemas na base de dados poss vel atrav s desta op o repor os dados da ltima c pia de seguran a Quando utilizar esta op o os restantes terminais n o podem estar a usar o programa 7 3 Configura es Nesta op o poder bloquear com um Y o acesso aos movimentos de meses j conclu dos evitando por esta via altera es posteriores impress o de mapas e listagens A qualquer momento poder novamente ser desbloqueado o m s Poder adotar outra metodologia que consiste em ter bloqueado todos os meses com exce
77. essuposto de que o valor faturado inferior ao saldo em conta corrente basta anexar este documento fatura a que se refere o registo da al nea anterior k No final do ano econ mico havendo saldo em conta corrente na posse dos CTT que seja devolvido escola antes do encerramento do ano no ultimo ciclo de despesa efetuado proceda a uma altera o para menos em todas as linhas pelo montante devolvido Cen rio 2 a A cada entrega de valores aos CTT deve corresponder um movimento extra or amental de sa da sendo D bito Cr dito 1 OBS 229999 25272199 25272199 Pelo valor da entrega aos CTT Nota Se o utilizador assim o entender poder criar uma subconta da 229 para os CTT a usar em substitui o da conta 229999 Para o efeito basta aceder ficha do fornecedor e indicar a nova subconta a criar em 229 Adiantamentos a fornecedores b Quando receber a fatura discriminativa dos servi os prestados pelos CTT proceda ao registo do ciclo completo da despesa sendo neste caso usada a conta 221 referente ao fornecedor CTT Manual de Utilizador CONTAB POCE 82 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 JAM amp ABIeU LDA c Paralelamente com o registo do ciclo completo da despesa proceda ao lan amento extra or amental de entrada pelo valor da fatura D bito Cr dito 1 OBS 251721 229999 251721 Pelo valor da fatura dos CTT d No final do ano econ mico havendo saldo em conta c
78. esta tabela bem como as orienta es t cnicas sobre a aplica o da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso consulte o Manual da LCPA que integra a documenta o que foi facultada nas atividades de forma o e tamb m disponibilizado em paralelo com a vers o 3 0 0 do programa a GPV Patrimonial GPV Or amental t 4 5 GPV Or amental GPV Patrimonial Estas tabelas destinam se a permitir a transfer ncia de dados do programa GPV Gest o de Pessoal e Vencimentos automatizando os lan amentos de processamento das despesas com pessoal Nesta tabela est o programados os movimentos a efetuar Estas tabelas encontram se fechadas n o permitem altera es por parte dos utilizadores sendo a sua altera o da responsabilidade da empresa sempre que tal se justifique r Cabimentos 4 6 Cabimentos A NA Nesta tabela s o gravados todos os registos de cabimentos sejam eles efetuados diretamente nesta op o ou atrav s do Auxiliar de Lan amentos em paralelo com o registo dos compromissos A numera o dos cabimentos atribu da automaticamente pelo programa sendo uma sequ ncia num rica a iniciar no cabimento n 1 em cada ano econ mico O recurso ao registo de cabimentos diretamente nesta tabela apenas se torna necess rio quando se pretende a cativa o de dota o or amental para fazer face a compromissos futuros ainda n o assumidos Por exemplo pretende se proceder
79. fetuar registos nas contas da classe 3 e 61 que v o criadas no plano de contas original Se o utilizador optar por criar mais subcontas ent o o automatismo n o deve ser usado e os lan amentos efetuados por via manual diretamente nas subcontas criadas pelo utilizador e O utilizador ao efetuar o registo do ciclo da despesa atrav s do Auxiliar de Lan amentos indicando na fase da obriga o uma conta da classe 3 poder dar a indica o de que as mercadorias ou produtos destinam se a venda ou consumo imediato passando o programa a permitir lhe afetar esse custo na contabilidade anal tica O resultado do ciclo completo da despesa ser o seguinte exemplo Obriga o Autoriza o de pagamento 9 901 Anal tica o O f Paralelamente com o registo da fase da obriga o e sem qualquer interven o do utilizador o programa ir automatizar os seguintes lan amentos Descri o do movimento 32 ou 36 Entrada das exist ncias em armaz m 32 ou 36 Registo do custo na contabilidade financeira g Se no final do exerc cio existirem em armaz m stock produtos n o consumidos j registados como vendidos ou consumidos na conta 61 por for a destes procedimentos podermos manualmente estornar a conta 61 por contrapartida das contas 32 a 36 pelo valor dessas exist ncias O mesmo procedimento de estorno deve adotado nas contas da classe 9 para regularizar a imputa o de custos na contabilidade anal tica h Se o utilizado
80. ho de forma a refletir na autoriza o de pagamento o valor das contribui es da entidade patronal a entregar CGA Seg Social e ADSE valores que constem nas rela es de descontos devidamente atualizadas antes do seu carregamento nas plataformas das correspondentes entidades Os valores dos abonos e dos descontos relativos a cada trabalhador que no preciso momento da importa o desta fase estejam registados na op o Consultar Alterar do GPV s o diretamente classificados nas contas 252 sem necessidade de qualquer altera o por parte do utilizador 4 Importa o da fase do pagamento A fase do pagamento deve ocorrer no dia em que se pretender pagar o L quido a Interessados podendo os restantes descontos serem liquidados na mesma data ou em datas posteriores Com exce o do pagamento correspondente ao Liquido a Interessados os descontos a liquidar a cada uma das entidades pode ser efetuado pela totalidade ou parcelarmente Por exemplo se pretender efetuar a entrega dos descontos para os diversos sindicatos em datas diferentes basta para o feito reajustar o valor a liquidar Sempre que executa esta fase pagamento s o apresentados os saldos registados nas contas 2527 correspondentes aos encargos ainda n o liquidados Manual de Utilizador CONTAB POCE 85 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 5 Verbas requisitadas no Modelo RF3 n o refletidas no processamento dos trabalhad
81. iais Ap s a instala o do programa e depois de definidos os c digos de acesso e as configura es na rea de utilit rios os primeiros lan amentos a efetuar correspondem aos or amentos iniciais de DESPESA e RECEITA Selecione uma das op es assinaladas EE TONAT AA TIE vencimentos Manual de Utilizador CONTAB POCE 22 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 3a J PM amp ABreu LDa Or amento de Despesas EX Or amento de Despesas O Financiamento 111 onte Financiamento 123 Fonte Financiamento 242 Fonte Financiamento 280 Confirmar Ap s ter indicada a Fonte Financiamento e Confirmar apresentada uma tabela tipo Word A Or amento de despesas Fonte Financiamento 111 Inicial Ses a TE 22 13 JFES LOGO DO Agsdas de custo Act 192 111 021221031 gizga 15 300 00 Tranapores Vistas de estudo Act 192 111 021221131 RIDE 152 400 00 Tesnaportes Outras despesas Act 192 111 021211831 g e 1 1 200 00 Livros e documenta o t cnica Act 132 111 02121203 nm 1 1 000 00 Material de educ cultura e recreio Act 192 111 ea Pa TEE i De 0i 0z En 1 000 00 Combustiveis e kubriicanbep Apt 192 111 2122013 DE cai E E Dn dO Cossimss das Sal I P T 71 22087 TENTO Escolha uma conta EI mea Fali Eg Tei Seleccione a conta pretendida com duplo clique Pesquisa ENTER nzi wol E 01 2271331 De Despesas com o pessoal Remunera es certas e permanentes t21 draal
82. ilidade anal tica a imputa o deve ser efetuada pela globalidade nas contas 99x Auxiliar de Lan amentos Receita Atrav s desta op o procede se ao registo do ciclo completo das receitas or amentais adotando se procedimentos id ntidos ao lan amento das despesas Auxiliar de Lan amentos a s tua e E N Documento Data RECEITA 40 05032013 5 Sem movimentos para este documento Movimento fase Direito liquida o 4 2512107199 Venda de bens Outros Direito Anal tica Recebimento Conta Descri o Valor F S Sa gq Fotoc pias impressos e publica es Receita de fotoc pias psi sai era asas s 4500 Cliente Devedor 212999 d Diversos 0a o E Gravar e Sair xg Sair Sem Gravar so All ee l M i No registo de receitas atrav s do Auxiliar de Lan amentos o ciclo completo da receita efetuado na mesma data pela totalidade sendo a data correspondente ao dia em que a receita entra efetivamente nos cofres da entidade A imputa o das receitas na contabilidade anal tica tamb m obrigat ria podendo a entidade optar por registar a globalidade das receitas numa conta de receitas gerais ou diversas no plano que vai na aplica o corresponde conta 989 Es Na parte final do campo Descri o ao pressionar este cone permite selecionar descri es previamente gravadas numa tabela bem como dada a possibilidade ao utiliza
83. instala o inicial em 2014 B Para uma instala o inicial do programa No caso de ter uma vers o anterior instalada e executar esta op o todos os dados j introduzidos s o eliminados dando origem a uma instala o de raiz C Aceite por defeito ou altere o diret rio de instala o e confirme os passos seguintes Se estiver a trabalhar num sistema de REDE a aplica o dever ser instalada no SERVIDOR e em cada Terminal crie um atalho para aceder ao programa Manual de Utilizador CONTAB POCE 5 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 fk JPM amp ABFOU LDA 3 No ultimo quadro apresentado dever concluir o processo de instala o podendo de imediato executar o programa colocando um v na op o Executar o CONTAB POCE No final ao concluir a instala o com indica o para executar o programa digite o Nome do Utilizador e o C digo de Acesso No acesso inicial ao programa antes de definir novos c digos utilize as seguintes credenciais Nome do utilizador GESTOR C digo de acesso gestor em min sculas Instala o do Programa POCE conclu da O Assistente de Instala o concluiu a instala o do Programa FOCE no seu computador Clique em Concluir para finalizar o Assistente de Instala o t o hero ud JPM CONTAB POCE ome do utilizador GESTOR C digo de acesso gestor dr Confirmar Manual de Utilizador CONTAB POCE 6 Vers o 3 1 3
84. inte Data N Doc _ D bito Cr dito Descri o a b 21 26 25272199 c 25272199 11 1 12 a Data do movimento b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento 1 3 No final de cada dia e com base nas listagens obtidas no GIAE vamos proceder ao registo das receitas efetivas tendo em especial aten o a origem e destino da receita Receitas do SASE Data N Doc D bito Cr dito Descri o a b 21 26 25272199 c 25272199 V l T2 a Data do movimento b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento OBS Estes movimentos v o reduzir o fluxo de caixa e saldo na conta do banco conta GIAE por transfer ncia das verbas relativas aos servi os de A o Social Escolar Receitas da Escola Executa se o Ciclo Completo da receita atrav s do Auxiliar de Movimentos atentos classifica o econ mica das receitas Paralelamente procede se ao registo do lan amento seguinte pela totalidade das receitas registadas correspondendo transfer ncia das verbas da conta banc ria do GIAE para a conta banc ria em uso pelo or amento da escola Pata N Doc D bito Cr dito Descri o a b 21 26 25212199 c 25272199 a Data do movimento b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento Manual de Utilizador CONTAB POCE 39 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA
85. lizador Controlo Or amental Despesa mM 1000322 Controlo Or amental Receita M 1000323 Fluxo de caixa Pagamentos Mm 1000321 Reconcilia es Banc rias mM 1000148 Contrata o Administrativa m3112 Unidade de Tesouraria m1000139 Saldo da Ger ncia anterior a y o Recebido do Tesouro em receitas pr prias Saldo da ger ncia anterior Total Execu o Or amental Total Import ncias retidas para entrega ao Estado Execu o Or amental de Dota es FF 111 Correntes Rc DE taon Opera es de Tesouraria Execu o Or amental de Dota es FF 111 Capital pre a Descontos em vencimentos e sal rios Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o Opera es de Tesouraria Receitas do Estado Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o Execu o Or amental Receitas pr prias Posse do Servi o Ac o Social Escolar Receitas pr prias Posse do Tesouro saldo da Ger ncia Anterior Receita do Estado Recebimentos Upera es de Tesouraria A Desc vencimentos e sal rios Receita do Estado igl Manual de Utilizador CONTAB POCE 2 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 p a sta JAM amp ABIBU LDA Legenda de suporte an lise do mapa de Fluxos de Caixa Nota Nos valores apresentados s o exclu dos os registos efetuados com os n meros de documento 0 1
86. logia de trabalho do lan amento inicial mas escolhendo a fun o ALTERA ES e respeitando os procedimentos t cnicos em vigor a cada momento Para o lan amento do Or amento Inicial de Despesas com Pessoal dever fazer os lan amentos com Base no Mod RF3 do m s de janeiro Para o lan amento do Or amento Inicial de Despesas Correntes e Capital da FoFi 123 e 242 dever fazer os lan amentos com base no Projeto de Or amento elaborado para aquele ano No que respeita ao Or amento de RECEITAS os procedimentos a adotar s o semelhantes selecionando para o efeito o bot o correspondente 5 1 3 Regime Duodecimal Cr dito Dispon vel Com o objetivo de controlar as verbas comprometidas compromissos face aos valores dos cr ditos dispon veis concedidos seja pelo cumprimento do regime duodecimal no OGE quando aplic vel ou pelas receitas pr prias arrecadadas e entregues nos cofres do Tesouro dever o ser registados na contabilidade os seguintes movimentos No primeiro dia til de cada m s pelo valor do s duod cimo s vencido s ou autorizado s a requisitar nesse m s do OGE dever proceder se aos correspondentes registos na contabilidade recorrendo para o efeito op o novo da rea de lan amentos movimentando se as seguintes contas 02021 02421 Duod cimo Vencido Despesas Correntes 02571 02471 Duod cimo Vencido Despesas Capital Embora n o se aplique a mesma regra s despesas com compensa o em
87. mbito da utiliza o desta aplica o dever ser dirigido ao Departamento de Suporte T cnico da empresa recorrendo aos canais de comunica o que est o divulgados Manual de Utilizador CONTAB POCE Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sta JAM amp ABIeU LDA 1 INTRODU O A J P M amp Abreu Lda uma empresa com responsabilidades na distribui o de software para gest o escolar ao servi o das escolas desde 1994 V rios s o os produtos que j lan ou no mercado mantendo um permanente di logo e apoio t cnico aos seus clientes O software a que respeita este manual est preparado para permitir o tratamento contabil stico das opera es de gest o or amental articulado com as normas do regime geral do POCE nos termos da Portaria 794 2000 Antes de executar qualquer procedimento com o programa leia atentamente este manual As d vidas ou esclarecimentos complementares necess rios devem ser colocados ao nosso Departamento de Suporte T cnico As indica es deste manual incidem sobre a utiliza o do software devendo o utilizador ter conhecimento das normas e procedimentos previstos na legisla o em vigor bem como possuir os conhecimentos t cnicos na rea de contabilidade Por conseguinte este n o um manual t cnico de contabilidade embora refira alguns aspetos necess rios a interpreta o do correto funcionamento do programa Para um melhor entendimento das metodologias de trabalho a adotar
88. na posse do Tesouro na FF123 242 e 280 Se na data de abertura da contabilidade existirem verbas da escola Fonte de Financiamento 123 242 ou 280 na posse do Tesouro pela via manual proceda aos correspondentes lan amentos de abertura tendo como exemplo para a FF123 Data N Doc D bito Cr dito Descri o c 1322 5912 Saldo na posse do Tesouro 123 a Data do movimento de abertura 01 de janeiro b O c Texto que identifique o movimento Verificando se a autoriza o para a requisi o destes saldos de receitas pr prias na data em que a verba for devolvida escola proceda ao registo do ciclo completo da receita e na mesma data execute o seguinte lan amento a ie Descri o c 5912 1322 Devolu o de verbas na posse tesouro FF 123 a Data do registo da receita b Sequencial na contabilidade c Texto que identifique o movimento Exemplo 5 Duod cimo vencido na Fonte Financiamento 111 ou 153 O or amento de despesa da Fonte de Financiamento 111 divide se em dois grandes grupos Despesas Correntes 06 e Despesas de Capital 11 De forma a permitir que o programa possa controlar a cada momento a execu o do or amento face ao valor do cr dito dispon vel torna se necess rio efetuar o registo dos duod cimos vencidos Assim no primeiro dia til de cada m s dever ser efetuado na Contabilidade o lan amento do s duod cimo s vencido s atribuindo se a numera o sequencial d
89. nais Sempre que num determinado m s for necess rio elaborar mais do que uma requisi o de fundos de funcionamento adote os seguintes procedimentos Exemplo para o m s de dezembro podendo este ser aplicado em qualquer m s a Aceda op o Movimentos Requisi o de Fundos b Ao entrar na op o selecione o m s pretendido sendo apresentado o registo da primeira requisi o que j elaborou para esse m s exemplo RF n 24 M s da Requisi o c Pretende a escola elaborar para o mesmo m s uma segunda requisi o adicional qual ser atribu do o N 25 Conforme indicado na figura seguinte altere o N Requisi o para 25 e de seguida pressione o bot o Nova Ficha M s da Requisi o Manual de Utilizador CONTAB POCE 51 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 a J PM amp ABICeU LDA d Ao criar Nova Ficha e conforme representado na figura seguinte ficam registadas para o mesmo m s as duas requisi es de fundos N 24 e 25 Mes da Requisi o Folhas Processadas em Dezembro Dados da Requisi o Informa es da Requisi o Observa es e No painel anterior selecione individualmente a requisi o pretendida adotando de seguida os procedimentos normais para criar atividades e registar valores Ficam assim registadas para o mesmo m s duas requisi es com tratamento aut nomo f Ap s a elabora o da requisi o adicional N 25 execute ainda os
90. ncial que oferecido indique o N Cabimento obtido no registo efetuado na Tabela de Cabimentos procedimento referido na al nea a e ALTERE o N de Compromisso para o que foi atribu do no registo da primeira fatura f Nas faturas seguintes ir adotar sempre esta metodologia g Caso a dota o cativada n o seja suficiente para liquidar todas as faturas ser necess rio efetuar uma altera o para mais no registo do cabimento Tabelas Cabimentos h Se ap s o registo de todas as faturas n o for utilizada a totalidade da dota o cabimentada dever aceder op o Tabelas Cabimentos e registar uma altera o para menos no valor da dota o n o utilizada Manual de Utilizador CONTAB POCE 80 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf Cen rio 2 a Atrav s do Auxiliar de Lan amentos proceda ao registo do ciclo da despesa nas fases do Cabimento e Compromisso pelo valor anual previsto para os encargos com a eletricidade O N de Cabimento e Compromisso oferecidos pelo sistema s o os n meros a comunicar b Quando chegar a primeira fatura atrav s do Auxiliar de Lan amentos digite o N DOC utilizado no registo referido na al nea anterior Mantenha o mesmo N de Cabimento e Compromisso devendo proceder apenas ao registo da obriga o c Quando chegar a segunda fatura aceda novamente ao Auxiliar de Lan amentos digite novamente o mesmo N DOC e volte a registar apen
91. no uso desta aplica o recomendamos a participa o nas atividades de forma o desenvolvidas pela empresa Como base inicial de trabalho recomenda se a An lise e interpreta o da Portaria 794 2000 de 20 de setembro e da Circular S rie A N 1369 DGO b Consulta de bibliografia diversa e de conte do b sico sobre no es de contabilidade or amental financeira e anal tica c Conhecimentos sobre a atual metodologia de controlo or amental no setor da educa o d Para uma melhor compreens o das metodologias de trabalho a adotar na utiliza o do programa recomenda se a participa o numa a o de forma o do plano de cursos levado a efeito pela empresa Antes de proceder a qualquer opera o com o software leia atentamente este manual sendo recomendado que em paralelo experimente as correspondentes op es do programa tornando se por esta via mais facilitada a sua compreens o e entendimento funcional Manual de Utilizador CONTAB POCE 8 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 2 INSTALA O 3 1 Equipamento Embora este software possa funcionar em computadores com capacidade inferior recomenda se o uso de equipamento com caracteristicas iguais ou superiores s seguintes Computador Dual Core com 1024Mb de Mem ria Sistema Operativo Windows XP ou superior Impressora formato A4 recomendado jacto de tinta ou laser sa Colo 9 w a 2 2 Instala o
92. nta de Ger ncia Eletr nica Orienta es t cnicas E Manual de Utilizador CONTAB POCE 3 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA Nota inicial A nova vers o do CONTAB POCE foi estruturada para dar resposta implementa o do regime geral do POC Educa o conforme normas previstas na Portaria n 794 2000 e orienta es complementares divulgadas pela DGO e outros organismos da Administra o P blica A vers o do CONTAB utilizada durante o ano de 2013 ser descontinuada a partir de 1 de janeiro de 2014 vers o 2 5 sendo substituida pela vers o 3 Nos primeiros meses de 2014 apenas ser prestado apoio t cnico no mbito da vers o 2 5 exclusivamente no que respeita ao encerramento de ano e elabora o da CGE de 2013 a apresentar em 2014 Contrariamente ao que estava previsto e anteriormente divulgado tudo aponta para que a obrigatoridade na utiliza o do POCE regime geral seja adiada para janeiro de 2015 A verificar se este cen rio recomendamos a Todas as escolas que durante o segundo semestre de 2013 frequentaram atividades de forma o no mbito desta nova aplica o e cujos utilizadores estejam minimamente preparados devem passar a utilizar o CONTAB POCE b Para as restantes escolas recomendamos a frequ ncia das atividades de forma o que se ir o realizar durante o 1 semestre de 2014 preparando assim os seus recursos humanos antes de iniciarem a utiliza o da aplica
93. ntabilidade anal tica Conv m aqui clarificar que s o registados na classe 3 as mercadorias destinadas a venda e os bens de consumo que se destinem a integrar produtos para venda ou utiliza o no processo produtivo Sendo que numa escola o processo produtivo corresponde ao processo ensino aprendizagem vejamos alguns exemplos de como movimentar as contas da classe 3 e 61 a A escola explora um bufete pela FF123 Os movimentos tecnicamente corretos a efetuar na contabilidade s o os seguintes Descri o do movimento Registo da obriga o na contabilidade patrimonial pela aquisi o de mercadorias para venda direta sem objeto de transforma o ou mat rias primas que venham a integrar os produtos finais a vender Na data do registo anterior anula se a conta 31 por contrapartida da conta de exist ncias correspondente transfer ncia para armaz m Quando a mercadoria e mat rias primas forem vendidas ou consumidas o custo deve ser registado na conta 61 e tamb m lan ado na contabilidade anal tica b A escola faz uma aquisi o de resmas de papel O papel que se destinar reprodu o de fotoc pias para venda utiliza o direta ou reprodu o de materiais pedag gicos a utilizar pelos alunos e docentes no processo ensino aprendizagem deve ser contabilizado na conta 31 de acordo com o exemplo seguinte Descri o do movimento a 5 Registo da obriga o na contabilidade patrimonial Na data do regi
94. o Desp Acumulado Saldo Escola Enc Assumidos Saldo 1 000 00 1 000 00 300 00 300 00 400 00 400 00 1 700 00 1 700 00 1 200 00 1 165 00 1 800 00 1 800 00 3 000 00 2 965 00 1 000 00 1 000 00 6 000 00 5 570 00 1 300 00 705 00 8 300 00 7 275 00 2 500 00 1 972 00 1 800 00 1 800 00 4 300 00 3 772 00 2 700 00 1 717 00 Manual de Utilizador CONTAB POCE 55 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 at JAM amp ABRIU LDA a Considerando que a escola efetuou todos os lan amentos contabil sticos basta pressionar o bot o RECALCULAR para que toda a informa o seja apresentada na grelha Desde que os lan amentos tenham sido corretamente registados na contabilidade a informa o apresentada tem que estar correta No caso de detetar alguma diverg ncia nos valores apresentados verifique os lan amentos na contabilidade or amental b Embora os valores apresentados devam estar totalmente corretos salvo anomalia nos lan amentos efetuados o utilizador tem a possibilidade de efetuar manualmente altera es nesta tabela c No caso de alterar valores pressione o bot o RECALCULAR TOTAIS d Se detetar ERROS nos valores apresentados e for op o de Lan amentos corrigir os movimentos efetuados ao voltar ao BALANCETE pressione novamente os bot es RECALCULAR e RECALCULAR TOTAIS para que a informa o seja atualizada e Poder de imediato IMPRIMIR o Balancete a enviar ao MEC ou efetuar a impress o mais tarde
95. ocalidade C digo N Contribuinte 005 503265560 Designa o JPM amp ABREU Lda Endere o Rua Paulo VI 23 B E mail Preencher Edificio Paulo VI Escrit rios 7 a 11 C digo Postal Localidade com o e mail do Telefone Fax EMail 244800570 244024576 software pmabreu pt Contacto NIB TT Observa es NIB Preencher com o p NIB de Fornecedor Certid o da Regulariza o da Situa o Plano Financeiro 221005 221 Tribut ria v lida at 229 15 2611005 26111 x emee Contacto Preencher com o nome da pessoa de contacto junto da entidade fornecedora Ao indicar nestes campos as contas correspondentes ao fornecedor estas ser o automaticamente criadas no Plano de Contas Financeiro em W Gravar e Editar Novo 7 EH Gravar e Sair 3 4 Clientes Deve ser adotado o mesmo procedimento que na op o anterior sempre que se justifique a cria o de fichas para clientes alunos e outros utentes E Historial de Acessos 3 5 Historial de Acessos Sempre que um utilizador entra no programa fica registada a data e hora de entrada bem como a data e hora de sa da Nesta op o poder o ser consultadas estas informa es Manual de Utilizador CONTAB POCE 11 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA 4 TABELAS Nesta rea encontram se os planos de contas as tabelas de liga o ao GPV a tabela de
96. omecedores 3 3 Fornecedores Este ficheiro destina se a criar uma base de dados com as informa es dos fornecedores sendo necess rio a sua utiliza o Na cria o de cada ficha indique obrigatoriamente o C digo de Fornecedor N de Contribuinte e Nome O C digo do fornecedor um campo alfanum rico podendo criar c digos de fornecedor com letras ou com n meros conveniente neste campo se usar um c digo num rico criar uma numera o com n mero de carateres que permita lan ar c digos at ao n mero m ximo de fornecedores da escola por ex at 99 lan ar 01 02 10 11 99 Os restantes dados embora sejam facultativos recomenda se o seu preenchimento sempre que poss vel Na parte final da ficha dever indicar a conta ou contas que corresponde ao fornecedor no Plano de Contas Financeiro sendo esta automaticamente criada no plano Na cria o da conta referente a cada fornecedor recomenda se a ado o de uma sequ ncia num rica atentos ao n mero m ximo de fornecedores ou seja se O utilizador prev um m ximo de 999 fornecedores conta principal dever associar 001 002 003 etc Exemplo 221001 221002 etc Tenha em aten o que a indica o do fornecedor obrigat ria a partir da fase do compromisso Manual de Utilizador CONTAB POCE 10 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 gt J PM amp ABRIU LDA m f e ornecedores Endere o C digo Postal l
97. on micas que transita para o m s seguinte Enc Assunidos Nesta coluna devem ser lan ados todos os encargos assumidos por classifica es econ mica at ao m s anterior que n o foram pagos Saldo Nesta Coluna apresentado o saldo das dota es do or amento corrigido de todas as classifica es econ micas b Ap s introduzir os valores pressione o bot o RECALCULAR TOTAIS e GRAVE a informa o c Se utilizar o bot o RECALCULAR ser eliminada toda a informa o Esta op o deve ser utilizada pelos utilizadores que utilizam o CONTAB POCE na totalidade d Poder de imediato IMPRIMIR o Balancete ou efetuar a impress o mais tarde e Repita a opera o para todas as Fontes de Financiamento e Atividades utilizadas 5 Registo das Guias de Receita de Estado Sempre que atrav s de Guias de Receita s o entregues verbas ao Tesouro dever o de imediato ser registadas numa op o pr pria que o programa disponibiliza na rea de Movimentos Lan amentos a Pressione o bot o assinalado para que seja editada a tabela seguinte Valor Font Financ Data Pagamento 2007 01 123 09 01 2007 2007 03 123 05 02 2007 2007 03 123 02 02 01 01 13 Lotarias 2007 03 123 04 01 99 99 13 Taxas 123 04 02 99 99 13 Multas 123 05 02 01 01 13 Juros 123 06 01 02 99 13 Transfer ncias Privadas 123 06 02 01 01 13 Transfer ncias Soc Financeiras 123 06 03 07 07 13 Transfer
98. ores O valor para pagamento de seguros classifica o 01 03 09 requisitado atrav s de uma altera o ao Modelo RF3 Esse valor importado diretamente nas fases do cabimento e compromisso sendo depois adotados os procedimentos referidos no exemplo 16 do manual da aplica o para concluir o ciclo da despesa utilizando se para o efeito a conta 26887 a cr dito na fase da obriga o e a d bito na fase da autoriza o Procedimento similar dever ser adotado para as verbas requisitadas no Modelo RF3 classifica o 01 03 08 a entregar posteriormente CGA Ao concluir este ciclo da despesa utilize a conta 26886 a cr dito na fase da obriga o e a d bito na fase da autoriza o 6 Reposi es de vencimentos Para regularizar eventuais reposi es de vencimentos dever o os utilizadores ter em aten o as orienta es referidas no exemplo 15 do manual da aplica o tendo em considera o os movimentos a efetuar a partir da fase da obriga o no ciclo das despesas com pessoal D bito Cr dito Obs Obriga o 24 126 0 o E O O y o E 252 0 o do Pagamento RR 257 o 2527 Jo E 2e d a Creditam se as contas 252 correspondentes s classifica es onde houver lugar ao registo de reposi es b Debitam se as contas 252 creditadas na fase anterior pelo valor da reposi o c As contas 2527 s o movimentadas APENAS quando o valor da reposi o tenha reflexo nas contribui es e
99. orrente na posse dos CTT que seja devolvido escola antes do encerramento do ano na data em que esse valor der entrada na conta banc ria proceda ao lan amento do correspondente movimento extra or amental de entrada ver exemplo na al nea anterior e Havendo a exist ncia de saldo em conta corrente no final do ano econ mico e no pressuposto que esse valor n o devolvido e transita para o ano econ mico seguinte proceda aos registos referidos nas al neas b e c Notas Finais Em qualquer um dos cen rios poder optar por cativar a dota o anual atrav s da op o Tabelas Cabimentos ou assumir o cabimento no momento em que est a registar cada ciclo da despesa Se optar por registar a cativa o da dota o anual o N de Cabimento obtido nesse registo dever ser utilizado em todos os ciclos da despesa at final de ano O N de Compromisso obtido aquando do registo do primeiro ciclo da despesa podendo tamb m mant lo no registo dos ciclos seguintes bastando alterar o N de Compromisso que oferecido pelo sistema N o sendo solicitada a comunica o pr via do N de Cabimento e ou Compromisso a cada ciclo de despesa poder corresponder os n meros sequenciais oferecidos pelo sistema Manual de Utilizador CONTAB POCE 83 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 JAM amp ABRIU LDA 2014 03 28 Orienta o T cnica n 4 CONTAB POCE Assunto Importa o de despesas com pessoal Salvo melhor
100. outros movimentos registados na contabilidade j n o poss vel desmarcar a condi o at estar encerrado o ano econ mico em curso No final para que as altera es sejam assumidas pela aplica o dever Gravar e Sair e SAIR completamente do programa Manual de Utilizador CONTAB POCE 27 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 7 4 Defini es de Rede Embora a informa o desta op o seja automaticamente preenchida ap s a instala o do programa se necess rio indique aqui os caminhos solicitados para acesso ao servidor onde est instalado o programa CONTAB POCE Se estiver a usar o programa em monoposto indique o caminho da pasta local onde o programa se encontra instalado Na ltima linha dever ser indicado o caminho para acesso ao local onde est instalado o programa GPV 7 5 Abertura de Anos Permite a consulta de anos anteriores e regressar ao ano atual de trabalho Nota Esta op o apenas tem utilidade a partir do ano 2015 permitindo o acesso aos dados do ano 2014 objeto de registo na vers o 3 7 6 Manuten o Sempre que surja algum problema no funcionamento do programa em particular anomalia nos dados introduzidos utilize esta op o para tentar regularizar a situa o Se n o resolver o problema entre em contacto com os nossos servi os de apoio t cnico Esta op o apenas deve ser usada com os restantes terminais sem estarem a utilizar o programa 7 7 Enviar
101. parcela desse valor dever o ter em considera o os seguintes procedimentos 1 Atrav s do Auxiliar de lan amentos regista se o ciclo da despesa at fase da obriga o a que correspondem os seguintes lan amentos pela totalidade do encargo assumido exemplo D bito Cr dito Valor Fase _ 1 000 00 1 000 00 1 000 00 Cr dito dispon vel comprometido 42 1 6 1 000 00 Obriga o 2 Na data em que registar as fases da AUTORIZA O E PAGAMENTO recorrendo op o NOVO na rea de Movimentos Lan amentos proceda aos seguintes lan amentos Manual de Utilizador CONTAB POCE 41 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 JAM amp ABIeU LDA 3 Na data em que em que proceder entrega do valor retido entidade competente recorrendo op o NOVO na rea de Movimentos Lan amentos proceda aos seguintes lan amentos O OBS O 2455 2461 250 00 Valor retido entregue nos cofres do Estado Nota Todos estes movimentos reportando se ao mesmo ciclo de despesa s o registados na contabilidade com o mesmo N DOC 18 Contabiliza o de Notas de Cr dito Relativamente a notas de cr dito recebidas antes de estar conclu do o ciclo da despesa e j com a fase da obriga o registada poder o proceder altera o ou anula o dos registos efetuados at fase da obriga o No caso da nota de cr dito ser rececionada ap s o pagamento da despesa poder o optar por um dos seg
102. permite ainda a impress o de Notas de Lan amento e ELIMINAR por completo ou parcialmente os lan amentos efetuados para esse n mero de documento Ao efetuar um duplo clique em cima do N DOC na grelha de lan amentos obtem a mesma funcionalidade desta op o Esta op o permite a ordena o dos registos apresentados na grelha por Entrada ordem de registo Data N Documento Valor N de Cabimento e N de Compromisso 5 1 1 Registo das Guias de Receita de Estado Sempre que atrav s de Guias de Receita forem entregues verbas ao Tesouro dever o de imediato ser registadas nesta op o disponivel na rea de Movimentos Lan amentos Manual de Utilizador CONTAB POCE 21 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 JPM amp ABreU LDA Pressione o bot o assinalado para que seja editada a tabela seguinte Contabilidade P blica Guias Receita de Estado POC Educa o ES TE 123 0202010111 Lotarias N 2013 Es 123 0401999911 Taxas 2013 1 123 04 029999 11 Multas 4 2013 3 4 2013 3 123 05 02 01 01 11 Juros 4 2013 3 123 06 01 02 99 11 Transfer Privad 4 123 06 02 01 01 11 Transfer ncias Soc Financeiras 123 06 03 07 0711 Transfer ncias IEFP 123 06 03 07 99 11 Transfer Outras 123 06 05 01 01 11 Transfer Adm Local 123 06 07 01 0111 Transfer Inst s fins lucrati 123 06 08 01 99 11 Transfer ncias Fam lias 123 07 01 06 99 11 Venda de Produtos Agr colas e Pecu rios F 123 07 01 9
103. r no momento do registo da obriga o considerar que os produtos n o se destinam a consumo imediato ou num espa o temporal reduzido ent o a aplica o n o ir permitir o registo na contabilidade anal tica e apenas o primeiro movimento da tabela apresentada na al nea e ser efetuado automaticamente pelo programa O movimento da segunda linha e o registo na contabilidade anal tica ter de ser efetuado manualmente pelo utilizador atrav s da op o NOVO quando ocorrer o consumo ou venda total ou parcial desses produtos Manual de Utilizador CONTAB POCE 69 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA ANEXO F Arranque do ano 2014 com a nova vers o do CONTAB POCE Tendo por refer ncia as orienta es e os exemplos de lan amentos que constam deste manual no arranque do ano 2014 com a vers o CONTA POCE tenha em considera o os seguintes procedimentos 1 No caso de ter instalada a vers o DEMO que foi distribu da nas atividades de forma o realizadas durante o 2 semestre de 2013 proceda sua desinstala o 2 3 Instale de raiz vers o completa a vers o 3 0 0 destinada ao arranque o ano 2014 Proceda ao licenciamento da aplica o Preencha o ficheiro de Servi o Organismo com os dados solicitados Aceda op o Utilit rios Configura es para defini o dos par metros de utiliza o Preencha o ficheiro de fornecedores ou proceda importa
104. rias arrecadadas em DEZEMBRO poderemos considerar dois cen rios poss veis Nota Atendendo ao cen rio adotado a previs o destas receitas deve ser considerada no or amento do ano em que regista a receita efetiva registos do ciclo completo da receita nas respetivas classifica es Cen rio A A escola efetuou o ciclo completo da receita na data em que as verbas deram entrada nos cofres da escola Neste caso o valor dessas receitas dever ser entregue nos cofres do Tesouro at 31 de dezembro ficando esse valor em saldo na posse do Tesouro aguardando autoriza o para que a escola o possa requisitar Cen rio B A escola optou por registar o valor dessas receitas em dezembro atrav s de movimentos extra or amentais optando por refletir apenas o registo em classifica o dessas receitas j no novo ano Nos lan amentos de abertura dever o ser efetuados os seguintes lan amentos Data N Doc D bito Cr dito Descri o 01 01 aaaa 2091 21 21 26 c 01 01 aaaa 251721 a Texto que identifique o movimento Neste cen rio dever o ser efetuados na data de 2 de janeiro os ciclos completos da receita tendo em aten o a classifica o econ mica que est na origem Considerando que este valor j deu entrada como movimento de abertura na data em que deni o ciclo da receita e para que n o ocorra a duplica o do fluxo financeiro dever o efetuar um movimento de regulariza o correspond
105. s contribui es da entidade patronal CGA Seg Social e ADSE s o automaticamente considerados na fase da obriga o os mesmos valores que na fase do compromisso foram importados para a contabilidade nos movimentos 026 027 Sobre estes valores contribui es da EP apresentadas nas linhas a vermelho tenham em especial aten o lef 64511 245111 1214 6 ADSE EF docentes FF111 laf 64512 245112 251 58 ADSE EF n o docentes FF11 1 laf 64521 245211 bb45 66 CGA EP docentes FF111 laf 64522 245212 4214 83 Ch EF n o docentes FF111 8 64531 245311 1640 72 Seg Social EF docentes FF111 er B4532 2453 2 1214 16 5eg Social EF n o docentes FF111 a Se ap s o c lculo do Modelo RF3 GPV e consequente importa o para o CONTAB POCE das fases do cabimento e compromisso n o ocorreram altera es ao processamento de vencimentos a importa o da fase da obriga o direta sem necessidade de altera es b Se ap s o c lculo do Modelo RF3 GPV e consequente importa o para o CONTAB POCE das fases do cabimento e compromisso ocorreram altera es ao processamento diretamente na op o Consultar Alterar do GPV dever reajustar os valores apresentados nas linhas a vermelho de forma a refletir na contabilidade os encargos efetivos da EP relativos ao m s que est a ser importado Manual de Utilizador CONTAB POCE 84 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA 3 Importa o da fa
106. se da autoriza o de pagamento Ao importar esta fase e tendo novamente por refer ncia a Tabela GPV Or amental o programa apura os registos para as contas 252 com base nos valores que nesse preciso momento estiverem registados na op o Consultar Alterar do GPV simulando novamente o c lculo do Modelo RF3 Face a este procedimento tenha em especial aten o a Se no c lculo do Modelo RF3 ocorreu a necessidade de proceder diretamente a reajustamentos em regra c ntimos por for a dos arredondamentos nas classifica es econ micas das contribui es da Entidade Patronal e N O se verificou qualquer outra altera o ao processamento de vencimentos ap s o envio da requisi o de fundos ao importar a fase da autoriza o deve reajustar tamb m os valores apresentados nas linhas a vermelho refletindo para mais ou para menos os correspondentes acertos que efetuou no Modelo RFB b ATEN O Os utilizadores do GPV dever o ter em considera o as orienta es mencionadas na Adenda da vers o 5 3 86 com particular aten o para o procedimento referido na parte final do ponto 6 da citada adenda Se ap s o c lculo do Modelo RF3 GPV e consequente importa o para o CONTAB POCE das fases do cabimento compromisso e obriga o ocorreram altera es ao processamento de vencimentos diretamente na op o Consultar Alterar do GPV dever verificar e reajustar se necess rio os valores apresentados nas linhas a vermel
107. seguintes procedimentos Recalcular de novo os Balancetes para atualizar o Acumulado Requisitado Editar o Plano de Aplica o de Verbas e atualizar valores acumulados Voltar a criar exportar novamente o ficheiro para a MISI Resumindo Depois de elaborar a requisi o de Fundos Modelo RF3 Plano de Aplica o de Verbas para Despesas Correntes de Material e Capital Balancetes e Guias de Receitas toda a informa o necess ria exporta o da rea de Financiamento Funcionamento encontra se gravada no programa A forma de exportar esta informa o atrav s de um ficheiro em formato XML encontra se explicada no ANEXO C que faz parte integrante deste manual Manual de Utilizador CONTAB POCE 52 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA ANEXO C Recolha de Informa o para o Minist rio da Educa o e Ci ncia Despacho 26377 2005 DR II S rie de 21 de dezembro Manual de Utilizador CONTAB POCE 53 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA Mensalmente cada Agrupamento Escola entidade com autonomia administrativa dever enviar ao MEC um ficheiro em formato XML contendo informa o atualizada sobre a aplica o de verbas requisitadas e consequente gest o or amental e financeira 1 Resumo da informa o a enviar Identifica o do Agrupamento Escola Requisi o de Fundos Modelo RF3 Plano de Aplica o de Verbas Balancetes Informa o
108. sf RIM amp ABIFOU LDA J PIM amp ABreu LDA JPM CONTAB POCE Contabilidade para o Setor da Educa o Vers o 3 Revis o 3 1 3 MANUAL do UTILIZADOR Mar o de 2015 Para uso exclusivo de utilizadores autorizados a usar a vers o CONTAB POCE J P M amp ABREU Lda Apartado 2927 2410 902 LEIRIA Telef 244 800570 Fax 244 824576 Linha Verde 800 225 225 Home Page www jpmabreu pt Comercial comercial Djpmabreu pt Apoio T cnico software Djpmabreu pt sf JAM amp ABRIU LDA COPYRIGTH C 2004 2015 JPM amp ABREU Lda Este manual faz parte integrante do programa de Contabilidade para o Setor da Educa o depositado registado na Associa o Portuguesa de Software ASSOFT A sua reprodu o no todo ou em parte apenas permitida para uso de utilizadores com o software licenciado Leiria mar o de 2015 Manual de Utilizador CONTAB POCE 2 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 JAM amp ABRIU LDA Indice ANEXOS Anexo Ciclos da despesa e receita Anexo B Opera es a considerar pelas escolas que utilizam a a aplica o APENAS para efeitos de exporta o de dados ME Anexo C Informa es sobre a recolha de dados para o ME os Anexo D Tratamento de informa o nos mapas e listagens EE Anexo E Movimenta o das contas 31 e 36 Compras Anexo F Orienta es para arranque do ano Anexo G Mapa de Fluxos de Caixa Anexo H Co
109. ss Econ mica Receitas 10 De dota es or amentais FF 111 Correntes Funcionamento Transfer ncias correntes Adm Central Estado 411 Capital rranster ne ias Capital Adm Central Estado 12 De receitas pr prias FF 123 Resultados da explora o de apostas m tuas Taxas diversas Venda de bens Outros Servi os Outros Total da receta FF 123 De receitas pr prias FF 128 Transfer ncias correntes Adm Central Estado Administra o local Continente e Total da receita FF 129 De receitas pr prias FF 280 Transfer ncias Financ iamento da UE Outras FF280 Total da receta FF 280 Fundos com unit rios FF 242 rranster ne ias correntes Financ Comunit rio FF242 14 Total da receita FF 242 Recebimentos Il Total das receitas de Fundos Pr prios 15 Total das receitas do exerc cio I 11 16 Ill Total recebido do Tesouro em ci receitas pr prias 17 IV Total de recebimentos do exerc cio 1 1 18 lmport ncias retidas para entrega ao Estado e outras Entidades receitas do Estado 49 Opera es de Tesouraria 20 V Total das Reten es de fundos alheios 21 Desc ontos em Vencimentos e Sal rios Receitas do Estado Ee PEEN 477 705 00 Receitas de Tesouraria Bro 4 OE 323 150 60 Total geral do mapa de fluxos de caixa IV V 24 Manual de Utilizador CONTAB POCE 75 sf J PM amp ABreu LDa 3 048 421 8
110. sto anterior anula se a conta 31 por contrapartida da conta pr exist ncias correspondente O E E a para armaz m ETERNO TT ET o papel for consumido o custo deve ser registado na conta 61 e tamb m lan ado na contabilidade anal tica Manual de Utilizador CONTAB POCE 66 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA Aten o O custo do papel que se destinar a ser utilizado em tarefas administrativas ou de apoio n o diretamente relacionadas com o processo ensino aprendizagem registado nas correspondentes contas 62 c A escola procedeu a uma aquisi o de produtos de limpeza Dado n o se tratar de produtos diretamente imputados ao processo ensino aprendizagem este v o diretamente s correspondentes contas 62 d Em qualquer momento o saldo das contas 32 a 36 d nos a informa o do valor das exist ncias em armaz m mercadorias e produtos n o vendidos ou n o consumidos Sem preju zo do cumprimento das normas t cnicas em vigor que obrigam ao registo destes movimentos e atendendo especificidade das escolas em que a maioria adquire produtos para venda ou consumo imediato ou num espa o temporal reduzido implementou se um automatismo na aplica o que cumpre estes requisitos t cnicos sem necessidade do registo manual de tantos movimentos por parte dos utilizadores sendo nas al neas seguintes explicado o procedimento Tenha em aten o que o automatismo est preparado para e
111. t vers o 3 0 8 encontram se dispon veis dois mapas Extrato de Movimentos e Custos por Atividade podendo ainda ser complementada atrav s dos Extratos de Conta e Balancete contas Oportunamente ser o disponibilizados outros mapas relativos contabilidade anal tica Mapas da Conta de Ger ncia Os mapas auxiliares da conta de ger ncia e a conta de ger ncia eletr nica relativos ao ano de 2013 s o obtidos na vers o do CONTAB usada durante esse ano Na vers o 3 0 8 do CONTAB POCE estes mapas e listagens permitem a consulta da informa o relativa ao ano de 2014 e seguintes Manual de Utilizador CONTAB POCE 67 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABRIU LDA ANEXO E Movimenta o das contas da classe 3 De acordo com as normas t cnicas definidas para utiliza o do POCP ou planos setoriais a conta 31 debita se pela aquisi o de compras de mercadoria mat rias primas e outros bens aprovision veis destinados a consumo ou venda A movimenta o da conta 61 apenas deve ocorrer ap s a venda ou consumo desses bens por contrapartida das contas da classe 3 refletindo se assim o custo na contabilidade Estando a entidade obrigada a ter contabilidade anal tica fica tamb m sujeita a ter invent rio permanente para permitir diariamente o apuramento dos custos das mercadorias e mat rias primas vendidas ou consumidas a registar na conta 61 e paralelamente efetuar os correspondentes registos na co
112. tar com a rubrica de Encargos das Instala es por exemplo eletricidade nos registos a efetuar no programa CONTAB POCE poderemos equacionar um dos seguinte cen rios alternativos individualizados por fonte de financiamento e atividade Cen rio 1 a Na op o Tabelas Cabimentos registe um cabimento pelo valor anual da dota o a cativar Tenha em aten o que no or amento de despesas tem de estar registado um valor que permita esta cativa o anual este o N de Cabimento que ir comunicar b De seguida atrav s do Auxiliar de Lan amentos proceda ao registo do Cabimento Compromisso com o valor previsional para a primeira fatura Indique o N de Cabimento obtido na tabela de cabimentos e aceite o N de Compromisso sequencial oferecido pelo programa este o N de Compromisso que ir comunicar c Quando chegar a primeira fatura atrav s do Auxiliar de Lan amentos indique o N DOC usado no registo a que se refere a al nea anterior e caso seja necess rio proceda a uma altera o para mais ou para menos para que o valor do compromisso fique igual ao valor da fatura obriga o d De seguida registe a fase da obriga o e complete o ciclo da despesa quando liquidar a fatura e No m s seguinte quando receber a segunda fatura atrav s do Auxiliar de Lan amentos proceda ao registo de novo ciclo de despesa nas fases do cabimento compromisso obriga o Aceite o N DOC seque
113. to na contabilidade patrimonial seja atrav s do Auxiliar de Lan amentos ou pela op o NOVO preenchida automaticamente a coluna Di rio com a seguinte informa o Movimento registo Di rio Designa o do Di rio D bito ou cr dito da 42 43 44 45 22 Imobilizado O o O preenchimento do campo Di rio com a informa o referida na tabela anterior vai permitir a impress o do Di rio de Movimentos por tipologia Manual de Utilizador CONTAB POCE 59 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABICeU LDA Di rio de Fluxos Financeiros Di rio de Fluxos Financeiros Datas 16 08 2013 a 31 08 2013 Banco Descri o Entradas Saidas Dep sitos Levantamentos 1 2 3 4 1 Movimentos a d bito das contas 11 2 Movimentos a cr dito das contas 11 3 Movimentos a d bito das contas 12 ou 131 4 Movimentos a cr dito das contas 12 ou 131 Fluxos de Caixa Mapa disponibilizado na vers o 3 0 2 e complementado na vers o 3 0 8 Consultar o Anexo G Contas Correntes Despesas com pessoal Classifica o M s Ano Despesas com Pessoal N Doc Descri o do Movimento Despendido Saldo 1 2 1 Movimentos 026 027 compromissos 2 D bito das contas 25211 25221 25222 Cr dito das contas 25291 Valores obtidos nos registos das contas de Nat 1 Manual de Utilizador CONTAB POCE 60 Vers o 3 1
114. tos anteriormente iniciados e ou associados a cabimentos e compromissos j atribu dos Coloque o M nas fases que pretende registar a Data de lan amento Valor e procure na Rubrica a conta pretendida O campo Fornecedor de preenchimento obrigat rio j na fase do compromisso Ao GRAVAR ser o automaticamente efetuados todos os movimentos correspondentes as fases indicadas Posteriormente ao voltar a esta op o e introduzir o mesmo n mero de documento s o apresentados na parte superior do painel os lan amentos j efetuados para o N DOC indicado possibilitando registar as fases ainda n o efetuadas para continuar ou concluir o ciclo da despesa bastando para o efeito colocar o ll na s fase s pretendida s o assinalar as fases da obriga o autoriza o e pagamento ficam dispon veis na parte inferior as sec es correspondentes para registo dos lan amentos Os registos na contabildade anal tica s o efetuados na fase da obriga o em simult neo com os registos na contabilidade financeira Em cada um dos separadores apresentados preencha a informa o solicitada e antes de mudar de separador confirme os dados pressionado o bot o W localizado no canto inferior direito do painel ocan Auxiliar de Lan amentos qu s Eal N Documento N Requisi o N Cabimento N Compromisso DESPESA 10 30 01 2014 40 023212131 026212131 200 00 003 7 7 Lan amento de testes 30 01
115. uida as orienta es que constavam no manual da vers o 2 CONTAB e cujos procedimentos s o mantidos na nova vers o do CONTAB POCE vers o 3 Manual de Utilizador CONTAB POCE 44 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 JPM amp ABIFeU LDA Sistemas Inform ticos 1 Elaborar no programa a requisi o de Fundos Modelo RF3 a Selecione o m s a que respeita a requisi o de fundos de material b Digite o n mero da requisi o c Pressione o bot o NOVA FICHA 2 J com a ficha da requisi o criada execute os seguintes procedimentos a Fazendo uso do bot o E permite criar as colunas referentes s atividades onde a escola pretende requisitar verbas Indique o n mero correspondente atividade ex 192 b Se por lapso criar alguma coluna para uma atividade que a escola n o utilize fa a uso do bot o para eliminar a coluna c Na linha correspondente a cada classifica o complete a informa o e digite o valor a requisitar Manual de Utilizador CONTAB POCE 45 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 a JAM amp ABRIU LDA d Nas linhas relativas a anos anteriores subalinea 09 digite a informa o relativa a anos anteriores S dever indicar aqui valores por indica o do GGF Os saldos de anos anteriores n o devem ser lan ados nesta op o e Depois de digitar todos os valores a requisitar e antes de mudar de sec o n o se esque a de confirmar pressionando o bot o
116. uintes cen rios a Considerar o valor da nota de cr dito no registo da pr xima despesa para o mesmo fornecedor classifica o fonte de financiamento e atividade se poss vel b Caso o fornecedor devolva o dinheiro escola efetuar o registo de um ciclo completo da despesa com o valor a negativo afetado pelo sinal menos regularizando assim todas as fases da despesa pelo valor da nota de cr dito 19 Tratamento contabil stico do IVA Considerando que a atividade ensino e outras conexas est isenta nos termos do artigo 9 do c digo do IVA abrangendo por conseguinte a maioria das escolas o tratamento contabil stico do IVA apenas interessa s escolas que exer am outro tipo de atividades fora da isen o prevista nos artigos 9 e 53 do referido c digo Face ao exposto as escolas que exer am outras atividades sujeitas a IVA com liquida o e dedu o e pretendam apoio t cnico na an lise dos registos contabil sticos a efetuar na contabilidade poder o contactar os nossos servi os de apoio t cnico Manual de Utilizador CONTAB POCE 42 Vers o 3 1 3 mar o de 2015 sf JAM amp ABIeU LDA ANEXO A CONTABILIDADE Ciclo da Despesa Cabimento Rela o de Necessidades Compromisso Requisi o Oficial Nota de Encomenda e abatido ao duod cimo cr dito e Obriga o 31 42 6 22 24 26 Fatura ou documento equivalente Autoriza o Pagamento 22 24 26 Pela
117. vl Se n o executar esta fun o a informa o n o fica gravada f Mude para a sec o seguinte e indique a data da Requisi o de Fundos e outra informa o que seja necess ria preencher ver imagem seguinte Antes de mudar de sec o n o se esque a de CONFIRMAR fazendo uso do bot o d Folhas Processadas em Mar o Dados da Requisi o a Minist rio 13 Minist rio da Educa o b Direc o Geral ou Equiparado O Gabinete de Gest o Financeira d Cofre Pagador Transfer ncia Banc ria e Concelho Para pagamento de despesas de Creditar a favor de Conselho Administrativo da Escola Demonstra o para Testes Freguesia Data da Requisi o MERIERAINTES 9 FRERBBEETE peca E Dog co gra epi ag Pa Dr E PET Fal a ar e E reposto bepa YEL jea A eia PER a Paak h bE gh k ris ah IB A Neste campo registavam se as informa es a constar no campo observa es do Mod RF3 vers o impressa deixou de existir com o lan amento da vers o 2 5 18 janeiro de 2008 B Este campo das observa es preenchido com as informa es a exportar no ficheiro XML enviado mensalmente para o MEC Pode indicar neste campo as informa es relevantes que se justifiquem para clarificar alguma situa o espec fica nos dados exportados Ex Antecipa o de Duodecimos etc Ap s digitar as observa es N O esquecer de confirmar com De imediato poder IMPRIMIR a requisi

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