Palmari - Axios Italia
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1. Ferodo di tempo del dati da sincronizzare Fria r ni Sincronizza tutto gilt i i Sincronizza le assenze dei precedenti mesi Sincronizza le assenze dalla data 22 lua Sincronizza tutte le assenze dell anno scolastico corrente e delle clazzi selezionate Fig 17 La schermata Periodo Fig 17 consente di definire i limiti temporali della sincronizzazione L impostazione di default sincronizza tutto tutti i dati presenti nel database del palmare vengono sincronizzati con i dati presenti nel database SISSI AXIOS senza alcuna limitazione Selezionando la seconda o la terza opzione possibile limitare la sincronizzazione prendendo in considerazione un periodo di tempo limitato Questa configurazione consente dei tempi di salvataggio e di sincronizzazione pi brevi in funzione di una quantit di dati inferiore Es selezionando la seconda opzione e impostando la sincronizzazione sugli ultimi 2 mesi la sincronizzazione dei dati prender in considerazione solo le assenze i ritardi e le uscite anticipate degli ultimi due mesi riducendo i tempi di salvataggio e sincronizzazione Trasmissione iSync i Opzio ni Upzioni relative alla Sincronizzazione dei Dati col PDA Trasmissione i MITIIITTTIT ICI OT III III II IA IALIA la Modalit F Periodo kodalit di trasmissione dati tra sede Principale e Succursale Nessuna Creazione file per invio e ricezi2. 50 ARCHIVIO DI PROVA _ tALCEO SCIENTIFICO 1B LICEO SCIENTIFICO i TC LICEO SCIENTIFICO i _ 1D LICEO SCIENTIFICO 1E LICEO SCIENTIFICO IF LICEO SCIENTIFICO E 1G LICEO SCIENTIFICO _ 1H LICEO SCIENTIFICO 2A LICEO SCIENTIFICO _ 28 LICEO SCIENTIFICO 20 LICEO SCIENTIFICO 2D LICEO SCIENTIFICO Descrizione degli eventi LOG Pronto Fig 12 fe i pre Fig 13 CAIXIO 5OS ltalia Creazioni Gruppi di Classi Anno Scolastico 2008 0 9 AxSync permette la creazione di gruppi di classi al Gruppi Classi eee Gruppi Classi fQpzioni Connessioni Gestione Utenti Inizializza Database FDA zione EESE FR TT a E sin AxSync Axlos Italia srl Yersione Dimostrativa Ta Crea Gruppo 5 Elimina Gruppi fine di consentire la sincronizzazione delle classi desiderate nel caso si utilizzino pi palmari Se si utilizza un solo palmare sar sufficiente al momento della sincronizzazione del palmare selezionare tutte le classi o le classi desiderate La creazione di gruppi tuttavia permette una gestione pi fluida soprattutto in caso si utilizzino diversi palmari permettendo di definire a monte la suddivisione delle classi tra i vari palmari Ad esempio l istituto su tre piani differenti e si desidera dedicare un palmare per la gestione di ogni piano A questo punto sar sufficiente creare tre
3. Wi scite Anticipato LA Orari Ritardi Uscite Anticipato trari Informazioni Prodotto ANNULLA E Fig 49 Axios Italia srl ACQUISIZIONE DATI PDA YALOREDA MISUALEZZARE Mi enze sempre giustificate Registro Assenze per Alunno Visualizza solo assenze da giustificare Colonne Valori Informazioni Prodotto CB DK ANNULLA Fig 50 Nella scheda COLONNE Fig 49 possibile scegliere quali colonne visualizzare nella schermata di inserimento delle assenze Si pu decidere di visualizzare o meno il progressivo registro dell alunno e il nominativo alunno Inoltre possibile scegliere di visualizzare e gestire tutte le tipologie di registrazioni assenze ritardi uscite anticipate o solo quelle che interessano Ad esempio possibile scegliere di non visualizzare ritardi e uscite nel caso che queste non vengano gestite con il palmare Nella schermata VALORI Fig 50 sono presenti altre due opzioni abbastanza intuitive ASSENZE GIUSTIFICATE selezionando questa opzione ogni volta che si registra un assenza questa verr inserita gi come giustificata G e non come non giustificata CNG VISUALIZZA SOLO ASSENZE DA GIUSTIFICARE selezionando questa opzione in caso di selezione sul cognome dell alunno Fig 43 verr restituito un elenco delle sole assenze da giustificare Non selezionando questa opzione l elenco comprender anche le assenze gi giustificate CAIXIO 5O
4. ad esempio derivanti dalla presenza di axsdb v firewall Utente Password admin ELLIT Database Compact Cartella C ProgrammiA rios AnS pne Database Fig 21 CIXIO OS ltalia Inizializzazione e Sincronizzazione Database Terminata la gestione di tutte le opzioni precedentemente illustrate la prima operazione fondamentale da effettuare una volta installato tutto il software sia sul PC desktop che sul PDA inizializzare e sincronizzare il Database del PDA per il primo utilizzo Questa operazione va effettuata una sola volta e sempre con il palmare collegato al PC e connesso tramite MS ActiveSync File Strumenti Aggiunte Dal men Strumenti del programma AxSync selezionare Inizializza al Castione Ubenti Database Fig 22 un messaggio di conferma dell operazione rende noto i all utente che tale operazione elimina completamente tutti i dati presenti nel database del PDA ma ovviamente NON quelli del PC L inizializzazione dei dati relativa solamente ai dati presenti sul palmare connesso al pc Gruppi Classi b J Opzioni E Connessioni P XX Inizializza Database PDA Fig 22 File Strumenti Aggiunte Una volta terminata l inizializzazione dell archivio possibile procedere alla prima 3 sincronizzazione dei dati tra il database del PDA e il SISSI del PC desktop EB Sincronizza PDA i a Dati Succursale ESCI Fig
5. al fine di avere le informazioni sul database SISSI AXIOS in tempo reale AxSync mette a disposizione dell Istituto anche la possibilit tramite l invio e la ricezione di file di acquisire i dati nelle sedi succursali prive del database SISSI AXIOS Con l introduzione di questo sistema Axios Italia mette a disposizione degli utenti una procedura a basso impatto economico che permette di ovviare l onerosit dell inserimento dei dati relativi alle assenze degli alunni sul sistema SISSI AXIOS da parte della segreteria didattica Questa guida ha lo scopo di illustrare la procedura di installazione del software in centrale AxSync in succursale AxSynClient sul palmare Acquisizione Dati PDA la configurazione la sincronizzazione e la personalizzazione del software e ovviamente la gestione dello stesso CAIXIO 5OS Italia Requisiti Il sistema di acquisizione delle assenze tramite PDA necessita delle seguenti componenti software e hardware HARDWARE Palmare con sistema operativo Windows Mobile 6 0 oppure 5 0 in italiano Computer desktop con driver Sybase installati configurato con connessione al database SISSI con accesso a Internet disponibile e account e mail Porta USB 2 0 SOFTWARE Windows XP con Splo successivo con i servizi SMTP ed FTP installati Microsoft ActiveSync 4 5 o successivo Driver Sybase Microsoft SQL Mobile 2005 solo per palmari con Windows Mobile 5 0 Microsoft NET Compact F
6. ed effettuare quindi anche la gestione delle giustificazioni delle registrazioni dei giorni precedenti Terminata questa gestione selezionare SALVA in basso a destra Completata la gestione della classe selezionando Strumenti e successivamente cambia classe possibile spostarsi di classe e ripetere le stesse operazioni per tutte le classi che si intende gestire Per facilitare la gestione ed evitare errori il programma fornisce un elenco delle classi gi acquisite Ogni volta che vengono inserite e salvate delle registrazioni in una classe il programma aggiunge tale classe all elenco Fig 46 CIXIO OS Italia Axios Italia st Pe Nel caso che per errore o per scelta si selezioni una classe presente nell elenco delle a vele calli lea lee EE Classi acquisite il programma segnala che la classe scelta gi stata gestita Fig 47 Rispondendo Si possibile entrare comunque nella classe ad esempio per apportare delle modifiche rispondendo NO si apre di nuovo il men di scelta delle classi La classe selezionata risulta essere presente nell elenco di quelle gi acquisite Continuare Em at GINN CL MIMISFP LINGUA STRAMIERA STRUMENTI Fig 47 Axios Italia srl se In basso a sinistra nella finestra di gestione della classe fig 48 possibile accedere fi PA CR a ATI Br x i AGQUISZIONE DATEPDA al menu strumenti che comprende le seguenti opzioni Sane rates avrai
7. 23 La sincronizzazione il processo fondamentale di scambio dei dati tra il PC e PDA permette quindi di tenere aggiornate le informazioni in entrambi i computer selezionando la voce di men File gt Sincronizza gt PDA Fig 23 2 asye Axdios Italia srl Versione Dimostrativa leg DI X Fie Strumenti Aggiunte 7 amp nno Scolastico 200g DEE C ALFANO DA TERMOLI CEPS020002 4 Gruppol F 1A LICEO SCIENTIFICO L Gruppo F 1B LICEO SCIENTIFICO F 1C LICEO SCIENTIFICO 0 10 LICEO SCIENTIFICO J 1E LICEO SCIENTIFICO AF LICEO SCIENTIFICO 1G LICEO SCIENTIFICO Fig 24 Prima di cliccare sul pulsante Sincronizza PDA necessario accertarsi di essere sull anno scolastico corretto Fatto questo si pu scegliere se sincronizzare tutto il database o solamente alcune classi o gruppi di classi come spiegato precedentemente Se si seleziona un qualsiasi gruppo tra quelli creati sulla parte sinistra della schermata verranno evidenziate le classi presenti in quel gruppo come illustrato nella Fig 24 Terminata la prima sincronizzazione tutti i dati relativi alle assenze i ritardi e le uscite anticipate delle classi selezionate o con tutte le classi dell istituto se non stato inserito alcun filtro sono presenti anche sul palmare A questo punto possibile utilizzare il software Acquisizione Dati PDA CIXIO OS Italia Caricamento Dati Come gi
8. 51551 di solito sono FFC della sede principale oppure selezionare SEDE SUCCURSALE per installare il programma s4 un computer ove non presente una connessione al database SISSI di solito sono FC della sede succursale Sede Principale Sede Succursale Fig 2 Nella seconda schermata Fig 2 viene chiesto di scegliere la tipologia di installazione Sede Principale o Sede Succursale La differenza tra le due tipologie che l installazione per la sede principale necessita di un PC Desktop direttamente connesso al database SISSI AXIOS mentre l installazione per la sede succursale ha bisogno solamente di un PC Desktop con cui scaricare i dati dal PDA per poi spedirli alla sede principale quindi non ha bisogno di alcuna connessione al database SISSI E consigliato tuttavia che abbia una connessione ad internet per l invio dei dati Se si sceglie Sede Principale il nome del software installato AxSync Se si sceglie Sede Succursale il software installato AxSynClient Il programma viene installato nella cartella standard dei programmi windows ed consigliato selezionare l opzione Tutti gli utenti Una volta terminata l installazione si consiglia di controllare sul sito http www axiositalia com la presenza di eventuali aggiornamenti Al Termine dell installazione del Software AxSync o AxSynClient necessario installare Microsoft ActiveSync il software che permette al PC desktop di comunicare con un Palmar
9. accennato precedentemente AxSync permette diverse modalit di sincronizzazione e di trasferimento dei dati Le possibilit sono principalmente quattro e verranno illustrate dettagliatamente in questo manuale Sincronizzazione Dati del palmare in Sede Centrale Sincronizzazione e Trasmissione Dati tra Centrale e Succursale via E Mail Sincronizzazione e Trasmissione Dati tra Centrale e Succursale via FTP Sincronizzazione e Trasmissione Dati tra Centrale e Succursale Gestione Manuale ai coni e E 1 Sincronizzazione dei Dati in Sede Centrale AxSync la procedura desktop che permette l effettivo scambio dei dati tra PDA e PC della sede principale dell Istituto quindi un PC connesso con la base di dati SISSI AXIOS Come gi specificato esso ha bisogno per funzionare del software MS ActiveSync installato nel PC AxSync viene installato in modalit dimostrativa con la possibilit di essere avviato per 30 volte con tutte le sue funzionalit Effettuati i 30 accessi non pi possibile accedervi e sar necessario inserire il codice di attivazione rilasciato da Axiositalia Dopo aver inserito le assenze sul palmare procedura che verr illustrata successivamente su questa guida necessario collegare il palmare stesso ad un Pc Desktop collegato al database AXIOS SISSI e con i software AxSync e Microsoft ActiveSync installati A questo punto sufficiente selezionare le classi o gruppi di classi che si vogliono gestire e quindi c
10. autenticazione Nome Utente Password Fig 19 CAIXIO OS ltalia Se nella schermata Trasmissione Fig 18 stata selezionata l opzione Invio per E Mail nella scheda E Mail Fig 19 necessario cliccare su Abilitato e impostare tutti i dati relativi all e mail L indirizzo di server di posta in uscita SMTP l indirizzo e mail del mittente e del destinatario Inoltre se il provider lo richiede si pu inserire nome utente e password per l autenticazione CIXIO OS ltalia Connessioni gt iSync oGas Italia Srl Versione pi Dal Men Connessioni Fig 20 possibile verificare o modificare le impostazioni di accesso al database In generale i parametri di default non necessitano di nessuna modifica e si adattano a tutti i database AXIOS SISSI File Strumenti Aggiunte Ples 2 Gestione Utenti E Gruppi Classi b te frate cea RR Fig 20 FESSO ara AoSyne Connessioni Database In ogni caso alla prima installazione possibile verificare la corretta connessione al database cliccando sul pulsante Test Parametri di connessione dei Database utilizzati Fig 21 Se appare il messaggio connessione riuscita l accesso al database avviene correttamente In caso di errore Database Predefinito verificare ed eventualmente modificare la password di amministratore del database e o controllare eventuali blocchi Nome Frofilo ODEL presenti sul pc
11. dovr successivamente essere salvato in una cartella del pc dal quale si effettuer l importazione CIXIO OS ltalia Importazione dalla Succursale SH Dati Sede Principale t Importa Esci w Esporta Fig 26 Dopo aver salvato il file data das evidentemente prelevato dalla mail in una cartella del pc della succursale aprire AxSynClient la versione del software per la sede succursale e posizionarsi su File gt Dati Sede Principale gt Importa Fig 26 Selezionare la cartella dove salvato il file fare doppio clica sul file Data das e confermare la scelta A questo punto la sincronizzazione tra palmare e pc completata Nei precedenti due punti stata descritta la procedura di esportazione dati dalla sede centrale verso la sede succursale Per la procedura inversa dalla succursale alla centrale sufficiente eseguire gli stessi passaggi con la sola differenza che l esportazione verr fatta dalla succursale e l importazione dalla centrale 3 Sincronizzazione e Trasmissione Dati tra Centrale e Succursale via FTP Di seguito verr descritta la procedura di scambio dati tra centrale e succursale utilizzando il protocollo FTP Prima di utilizzare questa funzione necessario accertarsi di aver impostato alcuni parametri In sede centrale accertarsi che su maS Strumenti gt Opzioni gt Trasmissione sia impostata l opzione pzioni relative alla Sincronizzazione dei Dati col PDA Invio e ricezione dat
12. effettuare l installazione verificare che il palmare sia Aggiunte Anno Scolastico 2008 connesso con il PC tramite il software ActiveSync di A Installa software PDA FI Acquisizione Dati Microsoft chiudere tutte le applicazioni sul palmare avviare la ESRI avio Rapido procedura quindi seguire le istruzioni a video sia sul PC che _ sul palmare per ultimare l installazione p KA SQL Mobile 2005 Fig 7 Aggiunte Anno Scolastico 200 Installa software PDA KA Acquisizione Dati KA Avvio Rapido RA SQL Mobile 2005 l Fig 8 Una volta installata il programma sul PDA possibile installare Fig 8 opzionalmente il software per far apparire nella schermata Today Oggi del PDA il link di avvio rapido della procedura in modo da avere il link di avvio di AxSync sulla schermata principale Today del palmare E consigliato effettuare un soft reset del PDA per la registrazione dei componenti installati IXIO 5OS ltalia Configurazione del Software AxSync nti lr Pi la o CUT n S sync Ados Italia s e Versione Dimostrativa tae al xi All avvio della procedura apparir una i schermata Fig 9 dalla quale possibile rr MSI SITE accedere a tutte le funzioni del programma a L elenco delle classi in alto a sinistra i gruppi di classi eventualmente creati in alto a Gr ppi Classi destra il risultato delle operazioni effettuate in basso a sinistra e l
13. gruppi inserendo in ciascuno dei tre gruppi solo le classi appartenenti ad un dato piano Al momento della sincronizzazione del primo palmare sufficiente selezionare il gruppo ad esso abbinato per sincronizzare le assenze Per creare i gruppi necessario selezionare le classi che si desidera inserire nel gruppo che si vuole creare Fig 12 e successivamente posizionarsi su Strumenti gt Gruppi Classi gt Crea Gruppo Fig 13 assegnare un nome al gruppo e fare clic su OK Terminata l operazione i gruppi creati saranno elencati nella schermata iniziale del programma alla voce Gruppi Classi in alto a destra Fig 14 Questa funzione permette come gi accennato la sincronizzazione di tutto l archivio classi o solo dei gruppi selezionati al momento della sincronizzazione CAIXIO 5OS Italia jstrativa S CI Eg Anno Scolastico 2008 Ti n E Gruppat Gruppo Fig 14 Opzioni aree i dii mai inci N PA Async a Ttalia srl Versione Di Dal men Strumenti gt Opzioni Fig 15 possibile accedere a tutte le e i personalizzazioni per ci che riguarda la sincronizzazione e l invio del file delle assenze r Scheda Modalit La schermata Modalit permette di scegliere la modalit di sincronizzazione dei dati L applicazione mette a disposizione dell utente la possibilit di decidere tre modalit differenti per effettuare la sincronizzazione Figura 16 le possibili
14. impostazioni sono Aggiornamento Completo Aggiornamento da PDA a PC Modalit di sincronizzazione dei datitra PDA e il database dell ente Aggiornamento da PC a PDA AxSync Opzioni Opzioni relative alla Sincronizzazione dei Dati col POA Modalit Periodo Trasmissione O eMail F e Mail L Sistema Aggiornamento completo opzione consigliata _ Non aggiorna il dato se l assenza sul PC giustificata Importa i dati da PDA a PC Importa i dati da PE a PDA dati tra I PDA eil PE verranno uniti n caso di conflitto dati del PDA sovraserivono quelli del PC pera Fig 16 Aggiornamento Completo Impostazione di default I dati tra PC e PDA verranno uniti In caso di conflitto i dati del PDA sovrascrivono quelli del PC L opzione Non aggiorna il dato se l assenza sul pc giustificata permette di non sovrascrivere le assenze giustificate Aggiornamento da PDA a PC CIXIO OS Italia Verranno soltanto importati nel PC i dati del PDA in caso di conflitto i dati del PC verranno sovrascritti da quelli del PDA Aggiornamento da PC a PDA Verranno soltanto importati i dati da PC al PDA in caso di conflitto i dati del PDA verranno sovrascritti da quelli del PC Periodo AxSync Opzioni Opzioni relative alla Sincronizzazione del Dati col PDA La Modalit F Periodo L Trasmissione CA e Mail 1 Sistema
15. rn computer e Pocket PC fare clic su Avanti Db informazioni 3 Contatti i R pe Calendario Se si fa clic su nnulla comungue possibile f A Posta elettronica Copiare e spostare file tra Pocket PC e questo computer Aggiungere e rimuovere programmi in Pocket PC Per modificare le opzioni di sincronizzazione scegliere un tipo di informazioni indicato sopra e fare clic su Impostazioni _ lt indieto _Avanti gt _ Terminata l installazione guidata l applicazione si presenta con una piccolo riquadro di riepilogo Figura 5 e sar n sempre attiva nel PC Desktop verificabile dall icona lar Figura5 sulla system tray area in basso a destra dello Esplora schermo NB Nel caso sia connesso un Palmare l icona di colore verde Figura 5 e sul riquadro compare la scritta Connesso Figura 6 mentre nel caso contrario l icona di colore grigio e sul riquadro compare la scritta Nessun dispositivo connesso cc i Yy I Lonneszso bi Nascondi dettagli amp Tipo informazioni IT ji 15 26 Fig 5 Fig 6 CAIXIO OS Italia Acquisizione Dati PDA Terminata l installazione di tutti i software sul Pc Desktop necessario installare il software Acquisizione Dati sul palmare Per installarlo sufficiente lanciare AxSync collegare il palmare al pc e cliccare sul menu Aggiunte gt Installazione Software PDA gt Acquisizione Dati Fig 7 D Prima di
16. si apre il programma fig x A questo punto necessario selezionare sempre utilizzando il pennino Accesso in basso a destra m Pi pi ZE amp GIUSTIFICAZIONI KAENI AA e caii Ii adis ri enrico nr ao eg ci Ni di n i LI LE Axios ltalia srl ACQUISIZIONE DATI PDA E cClassico Fg LA sal Digitare il codice di accesso DO Cancella LOK Conferma CHIUDI Fig 41 Axios Italia srl ACQUISIZIONE DATI PDA sez classico A S 2008 2009 Utente Administrator martedi 28 luglio 2009 bd w 54 GINM CL MINIS PNI E LINGUA STRA a SE GINKM CL MINIS PRNIE LINGUA STRA SC GINN CL MINISP LINGUA STRANIER Sb GINA CL MINISP LINGUA STRANIER SF GINN CL MINISP LINGUA STRANIERI al GIN CLASS INDO LINGUISTICO CM af GINN CLASS IND LINGUISTICO CM 4 545 Liceo Scientifico Minis P M I STRUMENTI Axios Italia srl ACQUISIZIONE DATI PDA 93 FI bad LA et i e 20 07 00 Classe SC GINN CL MINISP LINGUA Conti Stefano Lenzi Paola Napoli Domenico Pinton Paolo Scacchi Alfredo STRUMENTI Fig 43 CIXIO OS ltalia La Schermata Successiva riguarda la password d accesso al software Come gi spiegato nelle pagine iniziali di questa guida la password d accesso predefinita 1234 In ogni caso tale password personalizzabile Dopo aver digitato la password di accesso selezionare OK in basso a destra Fig 41 Eseguito l accesso viene ch
17. tra Succursale sede Frincipale Creazione file per invio e ricezione dati 2 Invio e ricezione dati tramite connessione FTP remota L applicazione invier e ricever dati perla sincronizzazione con la sede principale tramite una connessione FTP con server dedicato Questa opzione soggetta a restrizioni e a problematiche relative alla connessione internet dell ente e alla disponibilit del server FTP dedicato Fig 28 CAIXIO 5OS ltalia Esportazione dalla Sede Centrale Una volta impostate tutte le opzioni si pu procedere all esportazione dei dati verso la succursale attraverso il protocollo ftp posizionandosi su File gt Dati succursali gt Succursale n 1 se la succursale numero 1 gt Invia Fig 29 2 AxSync Axdos Italia srl Versione Dimostrativa Strumenti Aggiunte 7 amp nno Scolastico 3 selezioni mati 5 Dati Succursali t E Succursale 1 co Fig 29 Sul men in questo caso presente solo la succursale 1 Nel caso fossero presenti pi succursali sarebbero tutte elencate nel men Cliccando su Invia verr chiesta una conferma di invio e successivamente in basso a sinistra verr visualizzato l esito dell esportazione fig 30 Descrizione degli eventi LOG Esportazione Assenze in corso 13 righe Inserite File creato CAProgrammiAxiogt AxSyno4 Database 9200431 Invio tramite FTP dei dati ih corso Invio effettuato ta i Fig 30 Se la pro
18. 28 07 09 v Cambia Classe TRE a INISP LINGUA Yai a Oggi Rilegge Registro Cancella Tutto Tutti Assenti Tutti in Ritardo Tutti Usciti Prima Opzioni Legenda CHIUDI Fig 48 CAMBIA CLASSE Questa funzione permette di cambiare la classe selezionata per un nuovo inserimento di dati riporta alla schermata della figura 28 VAI A OGGI Permette di andare direttamente alla giornata odierna dopo che la data sia stata variata RILEGGE REGISTRO Permette di riportare i dati della classe a come erano prima delle ultime modifiche effettuate ultime salvate CANCELLA TUTTO Pulisce completamente la griglia di tutti i valori presenti anche se precedenti ma non salva i dati TUTTI ASSENTI Inserisce un Assenza a tutti gli alunni della classe selezionata utili per assenze collettive TUTTI IN RITARDO Inserisce un Ritardo a tutti gli alunni della classe selezionata TUTTI USCITI PRIMA Inserisce un Uscita Anticipata a tutti gli alunni della classe selezionata LEGENDA Visualizza le corrispondenze e significati dei vari valori presenti nella griglia CIXIO OS ltalia Nel Men strumenti presente anche la voce OPZIONI che permette di accedere ad alcune personalizzazioni della procedura Axios Italia srl ACQUISIZIONE DATI PDA COLONNE DA VISUALIZZARE MI Progressivo Registro iN Nominativo Alunno f amp lunno Ritardi Entrate Posticipate Ri assenze A
19. CAIXIO 5OS Italia AxSync e AxSynClient Acquisizione Dati PDA Manuale di Installazione Configurazione e Gestione Redatto da Alfredo Scacchi Marco Vitulli CAIXIO 5OS Italia Sommario Sommario 2 Introduzione 3 Requisiti 4 Hardware Consigliato 4 Installazione 5 Connessione con dispositivo Mobile 7 Acquisizione Dati PDA 8 Configurazione del software AxSync 9 Gestione Utenti 10 Creazioni Gruppi di Classi 11 Opzioni 12 Scheda Modalit 12 Periodo 13 Trasmissione 14 E Mail 15 Connessioni 16 Inizializzazione e Sincronizzazione Database 17 Caricamento Dati 18 1 Sincronizzazione dei dati in Sede Centrale 18 2 Sincronizzazione e Trasmissione Dati tra centrale e succursale via E Mail 18 3 Sincronizzazione e Trasmissione Dati tra centrale e succursale via FTP 19 4 Sincronizzazione e Trasmissione Dati tra centrale e succursale Manuale 23 Procedura di Registrazione delle Assenze con il Palmare 27 Appendice 32 Acronimi 32 Glossario 32 CIXIO 5OS Italia Introduzione Il sistema Acquisizione Dati PDA studiato appositamente per gli Istituti Scolastici permette di acquisire rapidamente facilmente ed intuitivamente le assenze i ritardi le entrate posticipate le uscite anticipate e le giustificazioni degli alunni tramite l utilizzo di un semplice Palmare PDA I dati acquisiti vengono sincronizzati direttamente nell applicazione Area Alunni di Axios Italia tramite la procedura AxSync installata sul PC
20. S Italia Appendice Acronimi Di seguito sono specificati i significati dei vari acronimi utilizzati nel testo e PDA Personal Digital Assistant rappresenta il palmare e OS Operative System Sistema Operativo dell apparecchio e DB BataBase Contenitore dei dati e MS Microsoft Azienda di software leader nel mercato Glossario e Soft Reset riavvio del PDA tramite un tasto hardware accessibile con il pennino in dotazione e Tap abbreviazione di tappare rappresenta il gesto del premere con il pennino sullo schermo del PDA
21. cedura non restituisce errori l esportazione terminata Il file a questo punto stato spedito via internet al server Axios che manterr il file disponibile per l importazione della succursale Importazione dalla Succursale Collegare il palmare al pc desktop aprire il Programma AxSynClient dalla succursale e andare su file gt Dati Sede Principale gt ricevi Fig 31 La procedura prelever via internet il file con le assenze scrivendole sul palmare All apertura del programma si pu verificare anche se sono impostati correttamente il codice fiscale l identificativo della succursale e la modalit di invio iii Pina pei ii Lala Fai riesco foSynClient Axios ltalia srl a Ricevi Identificativo Succursale Codice Fiscale 12345565652 Trasmizzione Dati FTP Fig 31 Terminata questa procedura i dati sono correttamente aggiornati e sincronizzati tra centrale e succursale Nei precedenti due punti stata descritta la procedura di esportazione dati dalla sede centrale verso la sede succursale Per la procedura inversa dalla succursale alla centrale sufficiente eseguire gli stessi passaggi con la sola differenza che l esportazione invio verr fatta dalla succursale e l importazione ricevi dalla centrale CIXIO OS Italia 4 Sincronizzazione e Trasmissione Dati tra Centrale e Succursale Manuale Questa procedura utile solo nel caso che non si possano spedire i file via ftp o p
22. e PDA tramite una connessione USB Bluetooth o Infrarossi L installazione necessaria ed possibile scaricare gratuitamente il software dal sito Microsoft all indirizzo http www microsoft com downloads details aspx FamilyID 9e641c34 6f7f 404d a04b dc09f8141141 amp DisplayLang it o eseguirla dal Cd di installazione di AxSync Al momento della stesura del presente manuale in vigore la versione 4 5 in ogni caso possibile installare le versioni successive se disponibili g xIo sS ltalia Connessione con Dispositivo Mobile Una volta installato MS ActiveSync possibile collegare tramite il cavo USB oppure Bluetooth o Infrarossi il Palmare al computer Desktop Attendere il riconoscimento e l installazione automatica dei suoi driver Eseguire l Installazione guidata sincronizzazione Figura 3 assegnando un nome alla periferica e togliendo tutti i segni di spunta su ogni voce del quadro Opzioni di Sincronizzazione Figura 4 Una volta connesso apparir la scritta connesso nella finestra di ActiveSync RX Installazione guidata sincronizzazione gt Installazione guidata sincronizzazione Installazione guidata Opzioni di sincronizzazione j i Pocket PC gi impostato per la sincronizzazione con un altro computer Gli sincronizzazione di Pocket PC elementi selezionati verranno sincronizzati con tutti i computer Per impostare una relazione di sincronizzazione tra questo
23. e opzioni di sincronizzazione in basso a destra Di seguito verranno descritte tutte le opzioni e le personalizzazioni che il programma prevede Fie Strumenti Aggiunte Anno Scolastico 2008 x Plessi e Classi dell Istituto Nessuna selezione L ARCHIVIO DI PROVA i tA LICEO SCIENTIFICO i 1B LICEO SCIENTIFICO C IC LICEO SCIENTIFICO 1D LICEO SCIENTIFICO 1E LICEO SCIENTIFICO 1F LICEO SCIENTIFICO 1G LICEO SCIENTIFICO 1H LICEO SCIENTIFICO 2A LICEO SCIENTIFICO 28 LICEO SCIENTIFICO 20 LICEO SCIENTIFICO 2D LICEO SCIENTIFICO Descrizione degli eventi LOG Fig 9 CIXIO 5OS ltalia Gestione Utenti i 5 AxSyne ixios Italia srl versione Dal men Strumenti gt Gestione Utenti Fig 10 possibile personalizzare n l accesso degli utenti al palmare c2 Gruppi Classi b Opzioni Connessioni Inizializza Database PDA L utente predefinito Administrator con password 1234 Tuttavia il software permette di personalizzare tali utenti per gestire un accesso personalizzato per ogni utente che lavorer sul palmare semplicemente cliccando sul simbolo che permette di inserire tutti gli utenti e le password che si desiderano Fig 11 _Annulla Fig 11 MaE AxSync Axios Italia srl Versione Dimostrativa File Strumenti Aggiunte Plessi e Classi dell Istituto Nessuna selezione
24. e un file di scambio che potr essere Inviato o ricevuto tramite posta elettronica e mail anche n modo automatico oppure tramite un mezzo a sua scelta pet Fig 35 Esportazione dalla Sede Centrale Impostati tutti i parametri sopradescritti sufficiente posizionarsi su File gt Dati Succursale gt Esporta fig 36 pae aa uti lr n siete i e nia gt A yne Axios Italia srl Versione Dimostra a Importa CIXIO OS Italia Scegliere la destinazione del file fig 37 Esportazione File Dati Documenti vg Risorse del computer Documenti Cd Risorse di rete recenti Ei collegamento a Axios E Collegamento a Files Axios su Server2 H E AZ Files Axios su Server2 H Desktop Documenti Risorse del computer Home file Data Sava Risorse di rete Sala come Dati AxSyne tdas x Fig 37 Sulla cartella selezionata viene salvato il file data das che a questo punto deve essere fatto pervenire in succursale per l importazione Importazione dalla Succursale Aprire AxSynClient e posizionarsi su File gt Dati Sede Principale gt Importa Fig 38 D ASSyCHient Adios iata srt Fig 38 Selezionare il file data das dalla cartella dove stato precedentemente salvato e attendere la sincronizzazione degli archivi La procedura sopra descritta un esempio di esportazione dati dalla sede centrale verso la succursale AI momento di dover esportare i dati dalla succur
25. i tramite connessione FTP remota e che sia indicato correttamente il codice fiscale dell istituto e il l Modalit E7 Periodo Trasmissione El eMail Sistema mumero delle succursali collegate alla centrale Fig 27 AhxSync Opzioni kodalit di trasmissione dati tra sede Principale e Succursale Nessuna Creazione file per invio e ricezione dati tramite e mail Codice Fiscale identificativo 82004311 5 E Numero delle succursali 1 Ea il codice deve essere analogo nelle impostazioni delle succursali Fig 27 CAIXIO 5OS Italia In succursale accertarsi che su Strumenti gt Opzioni gt Identificazione sia indicato correttamente il codice fiscale e l identificativo della succursale In caso di pi succursali collegate alla centrale la scuola deve assegnare ad ogni succursale un identificativo che rappresenti quella sede per ci che riguarda l invio dei dati dei palmari E ovviamente fondamentale non assegnare lo stesso numero a due succursali differenti per evitare che i dati di una sede possano sovrascrivere in fase di trasmissione quelli di un altra sede Successivamente necessario impostare su Strumenti gt Opzioni gt Trasmissione l opzione Invio e ricezione dati tramite connessione FTP remota fig 28 AxSynChent Opzioni Opzioni relative alla Sincronizzazione del Dati ERI Icentiicszione Trasmissione 3 emai gt sistema Modalit di trasmissione dati
26. iesto di scegliere il giorno in automatico sempre selezionata la data del giorno corrente e la classe sulla quale si desidera lavorare Fig 42 Effettuate queste due scelte cliccare su OK in basso a destra Scelta la data e la classe vengono visualizzati tutti gli alunni presenti nella classe A destra di ogni alunno sono presenti quattro colonne R ritardo A assenza U uscita anticipata e Orario dove possibile in caso di entrata posticipata o di uscita anticipata inserire l ora esatta di uscita o di entrata dell alunno Tale funzione tuttavia facoltativa In caso non venga gestita il ritardo e o l uscita anticipata verranno comunque registrate Per registrare sufficiente selezionare la casella desiderata e successivamente fare un tap una selezione sul SALVA in basso a destra In caso non si effettui il salvataggio al momento del cambio della classe o al momento dell uscita dalla procedura viene evidenziato il mancato salvataggio e chiesto se si vuole salvare Come impostazione predefinita appena viene selezionata la casella appare la dicitura NG non giustificato Selezionando una seconda volta viene selezionato G giustificato alla terza selezione viene tolta la registrazione e la casella torner ad essere vuota utile in caso si sia fatto un errore Il programma permette anche di salvare tutte le assenze gi come giustificate opzione che vedremo successivamente nel
27. la sezione opzioni e personalizzazioni Axios Italia srl ACQUISIZIONE DATI PDA Inserimento orario di ENTRATA dell alunno ANNULLA Fig 44 Axios ltalia srl ACQUISIZIONE DATI PDA leda REGISTRO ASSENZE DELL ALUNNO matted 28 luglio 2009 lunedi 30 marzo 2009 mercoled 25 marzo 2009 NG i venerdi 20 marzo 2009 NG luned 9 marzo 2009 NG martedi 3 marzo 2009 NG lunedi 2 marzo 2009 NG sabato 21 febbraio 2009 NG mercoled 4 febbraio 2009 luned 2 febbraio 2009 STRUMENTI Fast Fig 45 Axios Italia srl ACQUISIZIONE DATI PDA 5 2008 2009 Utente Administrator marted 29 luglio 2009 aL GINA EL PENISR LINGUA STRANIERE al GINMLCLMINISPLINGJA STRAMIER STRUMENTI Fig 46 CAIXIO 5OS ltalia Dalla fig 44 se si seleziona Orario si apre una schermata dove possibile inserire l orario di entrata o di uscita dell alunno Fig 44 Come gi spiegato questa funzione facoltativa e non pregiudica la corretta registrazione dell uscita anticipata o del ritardo che verranno in tal caso salvate senza l indicazione dell ora Sempre dalla schermata della classe Fig 43 possibile effettuando una selezione sul nome dell alunno aprire la finestra di gestione delle giustificazioni In questa schermata viene visualizzato lo stato delle assenze Fig 45 Sulle assenze non giustificate sufficiente effettuare una selezione su NG per cambiare lo stato in G
28. liccare su File gt Sincronizza PDA In pratica sufficiente ripetere la stessa procedura di prima sincronizzazione spiegata precedentemente Terminata la sincronizzazione i dati presenti sul palmare sono presenti anche sul database AXIOS SISSI e viceversa A questo punto dall area Alunni Axios si potranno gi vedere le assenze ed eventualmente comunicarle alle famiglie tramite SMS Web Comunicazioni cartacee o tramite qualsiasi altro strumento messo a disposizione da Axiositalia 2 Sincronizzazione e Trasmissione Dati tra Centrale e Succursale via E Mail Esportazione dalla Sede Centrale Accertarsi che in Strumenti gt Opzioni gt Trasmissione sia stata selezionata l opzione e mail e che in Strumenti gt Opzioni gt E Mail siano stati impostati tutti i parametri per il corretto invio dell e mail come descritto precedentemente EA Esporta wa Importa Fig 25 Fatto questo posizionarsi su File gt Dati Succursale gt Esporta Fig 25 Il programma chiede se si vuole inserire un testo al messaggio di posta da spedire Eventualmente si voglia inserire un testo rispondere s digitare un testo e dare OK Se tutte le opzioni sono state impostate correttamente apparira il messaggio e mail con il file di dati stato correttamente inviato Per verificare l invio sar sufficiente entrare nella casella mai di destinazione e verificare la ricezione del messaggio con in allegato il file data das file contenente i dati che
29. one dati tramite e mail Invio e ricezione dati tramite connessione FTF remota Codice Fiscale identificativo 170 Numero delle succursali il codice deve essere analogo nelle impostazioni delle succursali Fig 18 SE e Mail LA Sistema CAIXIO 5OS Italia AxSync permette per le sedi succursali di spedire il file delle assenze utilizzando il protocollo FTP o la posta elettronica Nella schermata Trasmissione Fig 18 possibile impostare la modalit di trasmissione Se si desidera inviare il file via FTP sufficiente selezionare l opzione Invio e Ricezione Tramite FTP controllare il codice fiscale dell istituto ed impostare il numero delle succursali gestite Successivamente in questo manuale verr spiegata la procedura di invio del file Tramite FTP Se si desidera inviare il file per posta elettronica selezionare E Mail In caso si desideri produrre il file per trasmetterlo manualmente ad esempio con una pendrive scegliere l opzione Nessuna Upzioni relative alla Sincronizzazione dei Dati col PDA sia Modalit 7 Periodo Trasmissione 4 e Mail LA Sistema Impostazioni per l invio automatico tramite e mail del file di dati Disabilitato Abilitato eseguito solo nel caso di trasmissione dati tramite file Server posta in uscita SMTP Indirizzo e mail destinatario Indirizzo e mail mittente _ Il server della posta in uscita SMTP richiede l
30. osta elettronica In tal caso possibile esportare un file data das che pu essere salvato ad esempio su una pendrive e portato in succursale per l importazione Innanzitutto necessario controllare dalla sede centrale che su Strumenti gt Opzioni gt Trasmissione come modalit di trasmissione dati sia selezionata l opzione Nessuna Fig 32 foSyne Opzioni Upzioni relative alla Sincronizzazione dei Dati col PDA 13 Modalit F Periodo amp Trasmissione T eMail Sistema kodalit di trasmissione dati tra sede Principale e Succursale Messuna 3 Creazione file per invio e ricezione dati tramite e mail pon a Invio e ricezione dati tramite connessione FTF remota Codice Fiscale identificativo Humero delle succursali il codice deve essere analogo nelle impostazioni delle succursali Fig 32 CIXIO 5OS Italia Sempre da Strumenti gt Opzioni gt E Mail controllare che l invio tramite e mail sia disabilitato fig 33 AxSynClient Opzioni x Opzioni relative alla Sincronizzazione dei Dati BB Identificazione E Trasmissione 4 e Mail EL Sistema Impostazioni per l invio automatico tramite e mail del file di dati Disabilitato Abilitato eseguito solo nel caso di trasmissione dati tramite file Server posta in uscita SMTP malavozitala com Indirizzo e mail destinatario sitedoscacchiWtagiositalia com Indirizzo e mail mittente siftedoscacchitazi
31. osttalia scam zerer della posta in uscita SMTP nchiede l autenticazione Home Utente sihesdc Password aeeoss Fig 33 In succursale dal Men gt Strumenti gt Opzioni gt E Mail che sia disabilitata l invio tramite e mail fig 34 Opzioni relative alla Sincronizzazione dei Dati E Identificazione amp Trasmissione L eMail Ri Sistema Impostazioni per l invio automatico tramite e mail del file di dati Disabilitato Abilitato eseguito solo nel caso di trasmissione dati tramite file Server posta in uscita SMTP mailawosiala com Indirizzo e mail destinatario sitedoscacchi agiositalia com Indirizzo e mail mittente sifiedo scaccHn bazmositaliacom IFserver della posta in uscita SMTP nchiede l autenticazione Home Utente sihesdc Password annesss ok onto Fig 34 CAIXIO 5OS Italia Controllare quindi che su strumenti gt opzioni gt trasmissione sia selezionata l opzione creazione file per invio e ricezione dati fig 35 AxSyoCli lient Opzioni I Upzioni relative alla Sincronizzazione dei Dati n Trasmissione il 5 e Mail HL Sistema Identificazione kodalit di trasmissione dati tra Succursale e sede Principale Creazione file per invio e ricezione dati Invio e ricezione dati tramite connessione FTP remota L applicazione importer ed esporter dati perla sicronizzazione con la sede principale tramit
32. ramework 2 0 SP1 ITA Microsoft Windows Installer 3 1 o successivo Solamente per PDA con SO Windows Mobile inferiore al 6 0 Disponibile sul CD di installazione Hardware Consigliato Palmare HP iPAQ 114 Classic Handheld g XIOS ltalia Installazione In questo capitolo sar descritta in dettaglio la sequenza delle operazioni da effettuare per una corretta installazione del prodotto tramite CD o tramite il file scaricabile dal sito www axiositalia com La sequenza descritta si basa su uno scenario tipo composto da PC desktop equipaggiato con Windows XP Sp2 con gi installati i driver Sybase per il collegamento al database SISSI AXIOS l applicazione Area Alunni di Axios Italia installata e driver USB aggiornati alla versione 2 0 Bea Fig 1 Cliccando sul file scaricabile sul sito www axiositalia com parte l installazione Fig 1 del software AxSync L installazione effettuer un controllo in automatico per verificare se sul computer sono presenti i file relativi al Microsoft NET Framework versione 2 0 e Windows Installer 3 1 In caso non fossero presenti tali componenti possibile scaricarli dal sito Microsoft Se siete in possesso del cd di installazione di AxSync la procedura installer automaticamente tutte le componenti necessarie non presenti nel sistema CIXIO OS ltalia Selezionare SEDE PRINCIPALE per installare il programma u un computer ove presente una connessione al database
33. sale verso la centrale sar sufficiente eseguire la procedura di esportazione dalla succursale e l importazione dalla centrale QGIXIQS ltalia Procedura di Registrazione delle Assenze con il Palmare La seguente procedura ha lo scopo di illustrare in modo dettagliato la gestione di acquisizione delle assenze delle entrate posticipate e delle uscite anticipate con il Pc palmare Tutte le operazioni effettuate sul palmare dovrebbero essere eseguite utilizzando il pennino in dotazione Totat TE Dopo aver eseguito l accensione del palmare sul desktop sar presente un bi collegamento al software Acquisizione Dati Fig 39 L installazione imposta la 28 luglio 2009 procedura in modo che parta in automatico ad ogni riavvio soft reset del PDA In ogni caso possibile accedere alla procedura sia selezionando il relativo Acquisizione Dati Assenze collegamento sulla schermata Oggi Today oppure dal men principale Start z fi selezionando la voce Programmi e successivamente Acquisizione Dati Mayi eT Azios Italia srl fn pe i ZI ZOMB 19312MB e PAG Wireless Q wE Messun messaggio da leggere Hessun appuntamento Futura Messuna attivit Dispositivo sbloccato Calendario POME Fig 39 A questo punto utilizzando il pennino in dotazione con il palmare eseguire un tap ovvero una selezione sull icona Acquisizione Dati Dopo aver selezionato l icona Acquisizione Dati
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