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GUARINI ARCHIVI MSDE/SQL SERVER Manuale Utente Versione

1. MIN Menangkabau MEN Mende MIC Micmac MOH Mohawk MOL Moldavo MON Mongolo MKH Mon Khmer Altra Lingua MOS Mossi MUL Multilingue MUN Munda Altra Lingua MUS Muskogee NAH Nahuatl NAV Navaho NDE Ndebele Zimbabwe NDO Ndonga NEP Nepali NEW Newari NIC Nigero Cordofaniana Altra Lingua SSA Nilo Sahariana Altra Lingua NIU Niue NOR Norvegese NUB Nubiano NYM Nyamwesi NYA Nyanja NYN Nyankole NYO Nyoro NZI Nzima OJI Ojibwa DUT Olandese DUM Olandese Medio 1050 1350 Ca ORI Oriya OSA Osage OSS Ossetico OTO Otomi lingue PAL Pahlavi PAU Palau PLI Pali PAM Pampanga PAG Pangasinan PAN Panjabi PAP Papiamento PAA Papuano Australiana Altra Lingua PUS Pashto PEO Persiano Antico 600 400 A C Ca PER Persiano Moderno POL Polacco PON Ponape POR Portoghese PRA Pracrito PRO Provenzale Fino AI 1500 QUE Quechua RAJ Rajasthani RAR Rarotonga ROH Retoromanzo ROM Romani ROA Romanza Altra Lingua KIN Ruanda RUM Rumeno RUN Rundi RUS Russo SAL Salish lingue SAM Samaritano SAO Samoano SAD Sandawe SAG Sango SAN Sanscrito SCO Scozzese SEL Selkupico SEM Semitica Altra Lingua SCC Serbo Croato Cirillico SCR Serbo Croato Latino SRR Serer SHN Shan
2. necessario essere ben sicuri dell operazione perch dopo la conferma non possibile ripristinare la situazione precedente Un messaggio avverte della delicatezza dell operazione Per la funzione Trova scheda vedi 3 3 5 Visualizzazione Albero Paragrafi e Trova schede 4 2 ATTIVAZIONE DELLA SCHEDA ANAGRAFICA DEGLI ARCHIVI DI CONCENTRAZIONE A monte di ogni operazione sui fondi archivistici che si intendono trattare necessario compilare la Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione si tratta di una scheda sintetica destinata alle informazioni sugli Enti proprietari o detentori del fondo oggetto d intervento L Archivio di concentrazione costituisce il primo nodo della struttura ad albero e prende automaticamente la denominazione definita nella Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione Il gruppo di lavoro nazionale che elabora le regole relative al Sistema Informativo Unificato delle Soprintendenze Archivistiche ha recentemente rilasciato regole per un indicazione uniforme a livello nazionale di soggetti conservatori di archivi La necessit e l interesse di aderire a regole nazionali nonch la prospettiva di un riversamento della banca dati regionale costituita da Guarini archivi su quella nazionale SIUSA inducono ad adottare tali regole che sotto si riportano nella stesura della voce denominazione della Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione di Guarini Le regole rilasciate dal gruppo na
3. N Con a possibile cancellare la bibliografia su cui si posizionati Con un doppio click del m mouse o utilizzando LA possibile attribuire una scheda Bibliografia gi esistente alla Scheda dettaglio su cui si sta operando Per la creazione di una scheda Bibliografia indipendente dalle schede archivistiche necessario selezionare la freccia a destra dell icona Authority File della Barra delle icone e scegliere Bibliografia Nella maschera Bibliografia si seleziona la voce Nuovo e successivamente si compilano 1 campi 9 2 DESCRIZIONE DEI CAMPI Denominazione campo Tipo Ampiezza Editore Volume monografia o contributo T 255 Volume fascicolo periodico Campo Autore Cognome Nome Campo testo 148 battute Inserire il responsabile della creazione del contenuto intellettuale o artistico di un opera contenuta nella pubblicazione descritta Campo Curatore Cognome Nome Campo testo 148 battute Inserire 11 nominativo di chi ha curato la creazione del contenuto intellettuale o artistico di un opera contenuta nella pubblicazione descritta Campo Tipo Campo testo obbligatorio 100 battute associato ad un lemmario chiuso Scegliere la specifica del materiale o del tipo di pubblicazione periodico monografia contributo Campo Titolo Campo testo 255 battute inserire 1l titolo principale della una pubblicazione Campo Autore contributo Campo testo 148 battute Inserire il nominativo di chi ha
4. ripetibile le informazioni contenutevi possono quindi essere fornite per ogni sede di conservazione dell archivio Denominazione campo Tipo Ampiezza Indirizzo o ToO 44 TEREGIONE VS Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 45 di 135 Identificazione del Luogo di collocazione piano stanza T 100 Apertura settimanale al pubblico antemeridiana tot ore N Apertura settimanale al pubblico pomeridiana tot ore N N Giorni di apertura nel corso dell ultimo anno Personal computer presenti Personal computer dedicati al pubblico M Metri lineari scaffalatura esistente N Spazio disponibile per inerementi BB Punteggio stato dei locali LC 1 pessimo 6 7 discreto 2 3 cattivo 8 9 buono 4 5 mediocre 10 ottimo Impianto elettrico LC A norma Non a norma Non rilevato Non esistente Misure antincendio LC A norma Non a norma Non rilevato Non esistente T 250 Punteggio stato misure antintrusione LC 1 pessimo 6 7 discreto 2 3 cattivo 8 9 buono 4 5 mediocre 10 ottimo Descrizione stato misure antintrusione T 250 Misure climatizzazione LC SI Descrizione stato Misure climatizzazione T 250 Punteggio stato delle attrezzature LE 1 pessimo 6 7 discreto 2 3 cattivo 8 9 buono 4 5 mediocre 10 ottimo Descrizione stato delle attrezzature T 250 Controllo dell idoneit ambientale BO No Non rilevato 45 TE REGIONE VE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 46 di 135 5 IL SISTEMA AD ALBERO ROVESCIATO 5 1 CA
5. Catalogatore catalogatore data ricerca stampe ii I ME La modifica della password possibile solo utilizzando la funzione Cambia Password La password deve essere modificabile dall utente secondo questa modalit 1 inserimento vecchia password 2 inserimento nuova password 3 conferma nuova password E consigliabile cambiare la password al primo accesso L accesso alla procedura ha 1 seguenti vincoli di abbinamento profili utente 1 Supervisore max accessi 1 lettore accessi illimitati 2 Schedatore Schedatore accessi illimitati 3 Schedatore Lettore accessi illimitati 4 Lettore Lettore accessi illimitati Per terminare una sessione di lavoro in Guarini Archivi sufficiente selezionare con un click del mouse l icona 9A per chiudere l applicativo e tornare al Desktop 2 6 SALVATAGGIO E RECUPERO DEI DATI I dati vengono salvati in automatico dal programma mentre si procede all inserimento dei dati nelle schede Tuttavia nella procedura Guarini Archivi SQL 2 1 0 a disposizione un programma che permette il salvataggio di tutta la base dati Al fine di avere una copia recente dei dati molto utile avviare periodicamente il salvataggio dei dati mediante questa funzione Inoltre bene masterizzare o 14 Era SISTEMA INFORMATIVO KUSAN BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 15 di 135 copiare su altri computer 1 files di backup in modo da poterli recuperare in caso d
6. Copie Collocazione Campo Copie Denominazione Campo testo ripetibile 74 battute Campo Copie Codice paese Campo testo 5 battute collegato al precedente Campo Copie Istituto Campo testo 100 battute collegato al campo Copie Denominazione Inserire la denominazione dell Istituto che conserva le copie o per gli archivi di Stato e per gli archivi comunali la codificazione gi rilasciata dal Ministero per 1 beni e le attivit culturali Campo Copie Collocazione Campo testo 100 battute collegato al campo Copie Denominazione Inserire la collocazione o la segnatura delle copie 7 9 3 Paragrafo Fonti collegate 3 5 3 Unit di descrizione collegate Scopo Segnalare l esistenza di unit di descrizione collegate Regola Riportare informazioni su unit di descrizione esistenti nella stessa istituzione archivistica o altrove che siano prodotte dal medesimo soggetto produttore o che siano collegate sulla base di un altro i tipo i di associazione Per fornire tale segnalazione utilizzare una terminologia appropriata e spiegare la natura della relazione Se l unit di descrizione collegata uno strumento di ricerca farne riferimento utilizzando l elemento di descrizione Strumenti di ricerca 3 4 5 Tipo Ampiezza___ ISAD Fonti complementari Denominazione Fonti complementari Codice paese Fonti complementari Istituto Fonti complementari Collocazione Campo Fonti complementari Denominazione Campo
7. Pag 43 di 135 Selezionato l archivio su cui operare cestienio LI si accede alla videata principale che aperta automaticamente in ambito di inserimento schede Tramite la Barra delle icone sar possibile gestire le varie operazioni di schedatura ordinamento e inventariazione inserire aggiornare riordinare stampare ecc 1 dati dei fondi archivistici dell Archivio preso in considerazione 4 2 4 Descrizione dei campi Denominazione campo Tipo Ampiezza Denominazione T 150 T 150 E mail Campo Denominazione Campo testo 150 battute Inserire la denominazione ufficiale del Soggetto conservatore proprietario o detentore del fondo archivistico che si sta trattando vedi 4 2 1 Criteri per l individuazione del soggetto conservatore Campo Tipologia ente Campo testo con lemmario chiuso composto dalle seguenti voci Ente di assistenza e beneficenza Ente di credito assicurativo previdenziale Ente di cultura ricreativo sportivo turistico Enti di istruzione e ricerca Ente e associazione di culto Ente economico impresa Ente funzionale territoriale Camere di commercio consorzi di bonifica Ente pubblico territoriale province comuni comunit montane Ente sanitario Magistratura e ufficio preunitario o di antico regime Ordine professionale associazione di categoria Partito politico organizzazione sindacale Persona e famiglia Regione Stato Il lemmario proposto stato concordato a livell
8. w Segnatura in lettere V Segnatura in numero C Soggetto produttore unit Documento 8 Terzo quarto XIX sec 2088 CONE Atti I bocumeno9 9 I unmo timo guanto XK see KIK sec 2087 to donee I 1841 1860 Figura 44 La griglia di riordinamento I dati presentati dalla griglia ad esclusione di Livello di descrizione Contenuto Note data documentazione Note data costituzione Note di Servizio Note sono suscettibili di riordinamento sla singolarmente sia in combinazioni di due o pi Non consentito inserire in una selezione pi di un campo ripetibile alla volta Per scegliere le colonne da riordinare necessario selezionarle con un click del mouse tenendo premuto il tasto Ctrl l operazione segue l ordine della selezione delle colonne ricordato nel campo automatico Campi di riordinamento dando dunque priorit alla prima colonna poi alla seconda e cos via Per avviare l operazione di ordinamento occorre attivare D O 34 e l applicativo presenta le schede in ordine crescente o decrescente Nel caso che si operi su campo ripetibile Collocazione in lettere e Collocazione in numero Segnatura in lettere e Segnatura in numero l applicativo prima di avviare il riordinamento richiede di scegliere se ordinare 1 dati per Lettera o per Posizione Nel primo caso si deve selezionare dall elenco la Collocazione o la Segnatura da riordinare nel secondo l occorrenza su cui operare ad esempio riordinare
9. Al ljamia AMH Amarico ANG Anglosassone 600 1100 Ca APA Apache ARA Arabo ARC Aramaico ARP Arapaho ARN Araucano ARM Armeno ART Artificiale Altra Lingua ARW Aruaco ASM Assamese ATH Athabaska lingue MAP Austronesiana Altra Lingua AVA Avaro AVE Avestico AWA Awadhi AYM Aymara AZE Azerbaigiano BAN Balinese BAT Baltica Altra Lingua BAM Bambara BAI Bamileke lingue BAD Banda BAS Basa BAK Baschiro BAQ Basco BEJ Begia BAL Beluci BEN Bengali BER Berbere lingue BHO Bhojpuri BIK Bicol BEL Bielorusso BIN Bini BUR Birmano BLA Blackfoot BRA Braj BRE Bretone BUG Bugi BUL Bulgaro KAB Cabilo CAD Caddo CAM Cambogiano KAN Canarese CAR Caribico CAT Catalano CAU Caucasica Altra Lingua CEB Cebuano CHE Ceceno CZE Ceco CHA Chamorro CHR Cherokee CHY Cheyenne CHB Chibcha CHN Chinook KIR Chirghiso CHO Choctaw TWI Ci CHG Ciagataico CHI Cinese CHV Ciuvasce KON Congolese COP Copto KOR Coreano COR Cornico KAZ Cosacco CRE Cree CRP Creola Altra Lingua CPF Creolo Francese Altra Lingua CPE Creolo Inglese Altra Lingua CPP Creolo Portoghese Altra Lingua KUR Curdo CUS Cuscitica Altra Lingua TSW Cwana DAK Dakota DAN Danese DE
10. Campo Indirizzo Campo testo 150 battute Inserire l indirizzo del Soggetto conservatore Campo Comune Campo testo 30 battute associato ad un elenco controllato dei comuni piemontesi Selezionando e quindi il Comune che interessa l applicativo compila il campo e assegna automaticamente anche la sigla della Provincia 11 codice ISTAT e il CAP relativi Selezionando una colonna possibile attivare la funzione Trova Campo Telefono Campo testo 15 battute Inserire 11 numero di telefono del Soggetto conservatore Campo Fax Campo testo 15 battute Inserire 11 numero di fax del Soggetto conservatore Campo E mail Campo testo 74 battute Inserire l indirizzo di posta elettronica del Soggetto conservatore 4 2 5 Informazioni di tutela e gestionali Attraverso il bottone Informazioni di tutela e gestionali si accede alla relativa tabella I campi contenutivi sono stati concepiti in particolare per chi usi Guarini per schede di censimento Il tracciato dei campi e il contenuto dei lemmari controllati ricalca quello del Sistema informativo delle soprintendenze archivistiche al fine di agevolare lo scambio dei dati La compilazione dei campi particolarmente guidata dai lemmari stessi le cui funzioni di implementazione sono disattivate proprio per la natura di lemmari chiusi concepiti per il riversamento dei dati su altri sistemi informativi Se si inseriscono date specifiche va seguita la sintassi aaaa mm gg L intera tabella
11. GUARINI ARCHIVI Pag 92 di 135 Campo Date e Luoghi di esistenza 2 3 3 DATA E E LUOGO LUOGHI DI ESISTENZA Indicare il contesto di ciascuna data e di ciascun luogo per mezzo di un appropriato termine di qualificazione Laddove siano utilizzati stili diversi di datazione possono essere indicate le corrispondenze secondo le convenzioni o regole nazionali Precisare nella Nota dell archivista vedi 3 1 lo gli stile i di datazione utilizzato i Campo testo 200 battute Inserire le date o l arco cronologico relativi al periodo in cui la Famiglia attiva come indicato da ISAAR Campi Luogo di residenza e Data di residenza 2 3 4 LUOGHI E O AREE GEOGRAFICHE Informazioni relative alla alle principale i area e di residenza della famiglia delle sue propriet ecc Indicare per mezzo di un appropriato termine di qualificazione il contesto all interno del quale il toponimo viene utilizzato Campo testo ripetibile 74 battute associato a un campo data Si tratta di due campi ripetibili collegati tra loro destinati ad accogliere informazioni sui luoghi di residenza e sulle propriet della famiglia cui possibile associare le relative date Se si inserisce una data specifica va seguita la sintassi aaaa mm gg Campo Nazionalit Campo testo 74 battute collegato a lemmario Scegliere dall elenco la nazionalit della famiglia Campo Sfera di attivit 2 3 6 PROFESSIONE AMBITO DI ATTIVIT Informazioni relative all
12. SHO Shona SID Sidama SND Sindhi SNH Singalese SIT Sino Tibetana Altra Lingua SIO Sioux lingue SYR Siriaco SLA Slava Altra Lingua CHU Slavo Ecclesiastico SLO Slovacco SLV Sloveno SOG Sogdiano SOM Somalo SON Songhai WEN Sorabo NSO Sotho del Nord SSO Sotho del Sud SPA Spagnolo SWA Suaheli SUK Sukuma SUX Sumero SUN Sundanese SUS Susu SWE Svedese SWZ Swazi TAG Tagalog TAJ Tagicco TAH Tahitiano TAM Tamil TAR Tataro GER Tedesco GOH Tedesco Alto Antico 750 1050 Ca GMH Tedesco Medio Alto 1050 1500 Ca TEL Telugu TEM Temne TER Tereno THA Thai TIB Tibetano TIG Tigre TIR Tigrino TIV Tiv TLI Tlingit TON Tonga Isole Tonga TOG Tonga Nyasa TRU Truk TSI Tsimshian TSO Tsonga 129 EE SISTEMA INFORMATIVO e NoN BENI CULTURALI amp CSIp Iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 130 di 135 TUM Tumbuka VIE Vietnamita TUR Turco VOT Voto OTA Turco Ottomano WAK Wakash lingue TUK Turcomanno WAR Waray TUT Turco Tatarica Altra Lingua WAS Washo UKR Ucraino BEM Wemba UGA Ugaritico XHO Xosa FIU Ugrofinnica Altra Lingua YAO Yao Bantu UIG Uigurico YAP Yap HUN Ungherese YID Yiddish WAL Uolamo YOR Yoruba WOL Uolof ZAP Zapoteco URD Urdu ZEN Zenaga UZB Usbeco ZUL Zulu VAI Vai ZUN Zuni VEN
13. Soprintendenza archivistica per il Piemonte in attivit di progettazione e finanziamento di riordini archivistici Interventi che hanno portato al riordinamento di pi di 1000 fondi di Comuni istituzioni religiose istituzioni culturali Ciascun intervento ha prodotto inventari dettagliati che meritano di essere messi a disposizione della comunit dei ricercatori e degli studiosi cos come dei singoli cittadini A partire dal 1994 stato prodotto nell ambito del Sistema Informativo Regionale uno strumento per il censimento degli archivi progettato al fine di descrivere fondi archivistici sia nella loro totalit sia nel dettaglio delle serie documentarie con le relative denominazioni consistenze archi cronologici Tale prodotto stato appositamente progettato per costituire un tracciato di scambio con l analogo strumento del Ministero per 1 beni culturali denominato Anagrafe La scheda archivi di SIRE stata molto utilizzata sia per la gestione amministrativa degli interventi di contributo per riordini archivistici sia per specifiche campagne di censimento 1 cui dati sono stati fatti confluire sul sito Internet regionale Si per successivamente evidenziata l esigenza di mettere a disposizione degli utenti piemontesi anche un prodotto utile all intero iter del lavoro archivistico dalla schedatura dei singoli pezzi fino alla produzione di strumenti dettagliati di consultazione che mettesse quindi anche a disposizione
14. date di nascita e morte luogo di nascita luoghi di residenza attivit professioni o incarichi nomi originari ed ogni altro nome acquisito realizzazioni significative e luogo di morte Campo testo descrittivo Word Fornire informazioni come indicato da ISAD Tali informazioni confluiscono automaticamente in un file Word gestibile autonomamente e saranno utilizzabili per redigere l introduzione In base al principio della non ripetizione delle informazioni se la scheda Nomi stata compilata in modo approfondito consigliabile utilizzare questo campo per le informazioni che non hanno trovato una sede adeguata nella scheda Nomi evitando di reinserire dati gi presenti in modo pi strutturato nell Authority File Campo Storia archivistica 3 2 3 Storia archivistica Scopo Fornire le informazioni sulla storia dell unit di descrizione che sono significative ai fini dell autenticit integrit e interpretazione della documentazione Regola Segnalare i successivi passaggi di propriet responsabilit e o custodia dell unit di descrizione ed indicare quegli interventi che hanno contribuito alla sua presente struttura e ordinamento quali la storia degli ordinamenti l elaborazione di strumenti di ricerca coevi il riutilizzo della documentazione per finalit diverse o le migrazioni in ambienti software diversi Fornire le date di queste interventi nella misura in cui possono essere accertate Se la storia archivi
15. ecc c nomi e titoli prenominali o postnominali ad esempio titolo di nobilt o titoli onorifici posseduti dalla persona Campo testo ripetibile 250 battute associato a un campo data Si tratta di due campi ripetibili collegati tra loro destinati ad accogliere le varianti storiche della denominazione della persona e le relative date Se si inserisce una data specifica va seguita la sintassi aaaa mm gg Inserire 1 nomi con cui pu essere conosciuta la persona Ad esempio nel caso di artisti 11 nome anagrafico se nella voce d autorit si adottato 11 nome d arte 89 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 90 di 135 Campi Date e luoghi di esistenza 2 2 3 DATA E E LUOGO LUOGHI DI ESISTENZA Comprendenti la data ed il luogo di nascita le date di morte o di attivit prevalente Indicare il contesto di ciascuna data e di ciascun luogo per mezzo di un appropriato termine di qualificazione per esempio nato a Londra nel 1832 Morto a York nel 1867 Attivo fra il 1637 e il 1669 Laddove siano utilizzati stili diversi di datazione possono essere indicate le corrispondenze secondo le convenzioni o regole nazionali Precisare nella Nota dell archivista vedi 3 1 lo gli stile i di datazione utilizzato i Campo Data nascita Campo data Inserire l informazione nel formato data aaaa mm gg o solamente l anno Campo Luogo di nascita Campo testo 74 battute
16. stato redatto Regola Precisare le fonti consultate nella redazione del record d autorit e fornire informazioni relative al suo aggiornamento Campo testo 250 battute Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Regole o convenzioni utilizzate 3 2 REGOLE O CONVENZIONI UTILIZZATE Scopo Identificare le convenzioni o regole nazionali o internazionali applicate nella formulazione delle informazioni comprese nel record d autorit Regola Indicare le convenzioni o regole applicate Campo testo 50 battute Fornire le informazioni come indicato da ISAAR 83 EE SISTEMA INFORMATIVO o BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 84 di 135 Campi Data creazione voce e Data modifica voce 3 3 DATA Scopo Indicare quando il record in questione stato elaborato Regola Indicare la data nella quale il record stato elaborato e o modificato Campi data L applicativo inserisce automaticamente la data di sistema quando si compila una nuova voce o quando si apportano delle modifiche correzione di dati gi inseriti compilazione di campi precedentemente tralasciati a voci gi esistenti 8 3 2 Persone Fisiche Tipo Ampiezza ___ ISAAR Cognome vo AR OSTO __ Qualifiche o ooo OSTO _ Forme escluse R 150 1 5 Data creazione voce _ _ S D R Data modifica voce D o S B3 Campo Tipo di voce di autorit 1 2 TIPO DI RECORD D AUTORIT ARCHIVISTICO Scopo Segnalar
17. vanno posposte Qualora vi fosse la certezza in relazione alle fonti di una provenienza anche in questo caso la particella andrebbe in lettere minuscole e il patronimico o la provenienza possono rappresentare un alternativa al cognome medioevo e nel caso di personaggi noti consigliabile inserire sia la forma pi conosciuta sia il nome anagrafico o la forma estesa utilizzando anche il campo Forme escluse Sta all archivista anche in relazione all archivio che sta trattando stabilire quale delle varie forme sia da privilegiare come intestazione Esempi Azeglio Massimo Tapparelli marchese di e Tapparelli d Azeglio Massimo Pastrone Giovanni e Fosco Piero Starabba di Rudin Antonio e Rudin Antonio Starabba marchese di Per l intestazione della scheda vanno compilati 1 campi Cognome Nome Qualifica se significativa Data di nascita e Data di morte o in assenza di queste date Periodo di attivit Il campo Voce d autorit risulter automaticamente composto da questi elementi Il campo Qualifica va utilizzato in particolare quando manchino date d esistenza significative per inserire elementi utili a identificare la persona in maniera univoca tali elementi possono essere la provenienza il soprannome o lo pseudonimo 1 titoli la professione ecc Esempi D Ancona Alessandro lt 1835 1914 gt De Amicis Edmondo lt 1846 1908 gt Rossi Giovanni Battista di Alessandria 1656 1697 7 2 1 3 Soggetto P
18. 135 3 4 1 5 Stampante Questa funzione permette di impostare la stampante cui indirizzare le stampe della procedura Guarini Archivi La funzione richiama una finestra di sistema dove possibile scegliere la stampante e definire le propriet di stampa 3 4 2 Utilit Selezionando la freccia a destra dell icona si apre un men a tendina in cui possibile selezionare le funzioni di Correzione campi e Aggiorna descrizione estrinseca fa Ss H Utility LL Imp Esp Esci Correzione campi Aggiorna descrizione estrinseca Figura 25 Menu a tendina delle Utility 3 4 2 1 Correzione campi La funzione consente di effettuare delle correzione in alcuni campi testuali della Schede dettaglio e dell Authority File Nomi operando su tutte le schede indipendentemente dalla struttura dell archivio All apertura della finestra Correzione campi occorre innanzi tutto scegliere se operare sulla Scheda dettaglio o sulla Scheda Nomi se si seleziona quest ultima necessario anche scegliere la tipologia Ente Persona Famiglia tramite 11 menu a tendina che viene presentato Fffettuata la scelta di scheda l applicativo apre una tabella dove possibile eseguire controlli correzioni e modifiche grazie alle funzioni Trova e Sostituisci o digitando direttamente le correzioni Si segnala che le colonne Descrizione Numero scheda Livello descrizione e Voce autorit non sono suscettibili di modifiche e sono presenti esclusi
19. 250 battute destinato a commenti osservazioni e Impressioni che si hanno nel corso della schedatura e che possono essere utili durante il lavoro e in fase di riordinamento 7 11 AREA DEL CONTROLLO DELLA DESCRIZIONE L area destinata ad accogliere le informazioni relative all elaborazione e al controllo delle schede ed composta di un unico paragrafo Controllo della descrizione e da cinque campi Tipo Ampiezza___ ISAD Note dell archivista Regole di descrizione Catalogatore TR74 Data catalogazione DR 3 7 3 Data modifica scheda bp 7 11 1 Paragrafo Controllo della descrizione Campo Note dell archivista 3 7 1 Nota dell archivista Scopo Spiegare come e da chi stata elaborata la descrizione Regola Indicare l autore della descrizione e le fonti consultate Campo testo descrittivo memo destinato al chiarimento dei criteri e delle modalit di descrizione Fornire informazioni come indicato da ISAD Campo Regole di descrizione 3 7 2 Norme o convenzioni Scopo Identificare le regole e le convenzioni sulle quali basata la descrizione Regola Indicare le convenzioni o le norme internazionali nazionali e o locali applicate nella redazione della descrizione Campo testo descrittivo memo Fornire informazioni come indicato da ISAD Campi Catalogatore e Data catalogazione 3 7 3 Data e della descrizione Scopo Indicare quando la descrizione stata elaborata e o modificata Regola Ind
20. 61 rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 62 di 135 I campi relativi agli elementi ISAD Procedure tempi e criteri di valutazione e scarto 3 3 2 Incrementi previsti 3 3 3 Criteri di ordinamento 3 3 4 che in ISAD sono inseriti nell area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura si trovano nell area Note Archivistiche 7 4 2 Paragrafo Indicizzazione Le informazioni riportate in questo paragrafo sono funzionali alla creazione di indici specifici Argomenti Nomi di persona e di Enti o Istituzioni Luoghi I campi vanno dunque utilizzati per indicizzare quanto descritto effettivamente nelle schede dettaglio non per creare una banca dati In fase di elaborazione finale a discrezione dell archivista scegliere quale tipo di indice presentare Tipo Ampiezza___ ISAD Argomento LA R 150 Argomento Specifica LA R 150 A 0 5 I DI Nomi Ruolo LA R 150 Luogo LA R 150 Luogo Specifica LA R 150 Luogo Sottospecifica LA R 150 L indice degli argomenti Campi Argomento e Argomento Specifica Due campi ripetibili con lemmari 150 battute gerarchicamente associati Inserire nel primo campo il lemma che si vuole che compaia in indice come voce principale Il secondo campo vincolato gerarchicamente al precedente e non deve essere compilato a s destinato a eventuali specificazioni e rappresenta cio una sotto voce del lemma principale L in
21. B consente di disporre 1 campi in cinque colonne Si pu variare la larghezza delle colonne posizionandosi col mouse sul bordo e trascinandolo quando compare 11 simbolo delle due frecce contrapposte si possono operare degli aggiustamenti 112 SIS A ORMATIVO mai FERECIONE n csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 113 di 135 con 1 tasti avendo cura di selezionare uno qualunque dei campi inseriti nella colonna Sotto le colonne sono riportate le misure in millimetri Deciso 1l tipo di stampa possibile scegliere 1 campi che si desidera produrre in stampa per il livello in questione selezionandoli dall elenco Campi e trascinandoli nell area del tipo di stampa prescelto Il men propone 1 campi della Scheda dettaglio ad esclusione di Bibliografia e dei campi Word e 1 campi Sfera attivit e Relazioni se si seleziona il Soggetto produttore nonch una serie di elementi per separare e posizionare ciascun campo nella pagina a capo punto e virgola virgola spazio tabulazione barra punto Una volta trascinato un campo nell area di stampa possibile selezionandolo stabilirne il tipo di carattere le dimensioni e gli effetti operando le scelte nei pannelli Tipo di carattere e Dimensione Dopo aver trascinato 1 campi e 1 rispettivi separatori nell area di stampa secondo una determinata sequenza possibile modificarne l ordine oppure cancellarli Per spostare un elemento necessario sel
22. Consistenza i i i lt Comitato Ar Assegna Corda Aperta i Log Copie dei Vert Assegna NUMEO Gontentore Gennitiva H lt Copie verbali 1879 1901 ii lt D Copie verbali 1869 1878 i LP Corrispondenza generale i PE Protocollo della corrispondenza ven lt Protocollo 1871 1883 Titolo originale Carte istitutive i lt Protocollo 1883 1885 Segnatura originaria Atti 1 Taglia i i lt Protocollo 1886 1888 i i Estremi cronologici della documentazione I E D Protocollo 1889 1890 Data Specifica 1 970 90 o Corrispondenza 1871 1888 i pee lt Affari generali 1871 1882 Catalogatore data di catalogazione PM 20 01 2002 i lt Affari generali 1871 1888 i A Corrispondenza del Presidente E Fondo Colli iE Fondo manoscritti Asa 4909 POE09 SIG VE dc XE esplora risorse g Microsoft Word Guarini Fo IdR 1438 Figura 43 Area delle funzionalit di riordinamento In ambito di riordinamento possibile selezionando un livello dell Albero delle schede effettuare diverse operazioni di controllo e gestione delle schede utilizzando il men a tendina che viene attivato con il tasto destro del mouse o le icone presenti nella finestra Dal Menu a tendina si possono attivare le funzioni Riordino Cambia livello di descrizione Calcolo arco cronologico Calcolo consistenza Assegna corda aperta Assegna numero contenitore definitivo 98 REGIONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUA
23. Guarini Fondazione 2 Esporta Jal la x wo g Jolas m 4 1 y a X X Archivio Schede iordino Autority file Lemmari Ricerche Stampe Settaggi Utility Imp Esp HE Carteggio privato di Giovanni Coll SEIN Corrispondenza dal 1857 al 1865 be lt D Corrispondenza 1857 j lt gt Corrispondenza 1858 j lt D Corrispondenza 1859 s lt Corrispondenza 1865 pee lt amp Corrispondenza 1862 H lt Corrispondenza 1863 i lt Corrispondenza 1860 Loy Carteggio privato di Francesco Monti i lt gt Corrispondenza 1859 i lt Corrispondenza 1863 Esportazione Fi Q Procedere con l esportazione dei dati selezionati Esporta i documenti Word collegati Figura 8 L esportazione dei dati 16 SIS A ORMATIVO TETH FERECIONE n csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 17 di 135 Una volta effettuate le scelte e confermato con sl la procedura elabora l esportazione dei dati e richiede il numero di supporti floppy da 3 pollici 1 2 da inserire nella periferica per l esportazione dei dati La funzione Export crea sui floppy un file Archivi zip L esportazione della base dati a questo punto ultimata e si pu procedere all importazione degli stessi dati su di una postazione differente 2 7 2 Import della base dati Cha La funzione si attiva dalla Barra delle icone selezionando la freccia a destra di MPEsp scegliendo Importa Nella videata che si presenta vengono proposti due quadranti quello
24. Luogo Luogo Specifica e Luogo Sottospecifica Tre campi ripetibili con lemmari 150 battute gerarchicamente associati Inserire il toponimo che si vuole che compaia in indice come voce principale nel primo campo Il secondo e il terzo campo sono vincolati gerarchicamente al precedente e non devono essere compilati a s 7 5 AREA DELLE DATE L area destinata ad accogliere le informazioni relative alle date dell unit di descrizione Essa composta da due paragrafi Estremi cronologici della documentazione e Estremi cronologici di costituzione dell unit per un complesso di 16 campi In entrambi 1 paragrafi possibile inserire archi cronologici misti ossia composti da una data specifica anno mese giorno e da una data generica secoli 3 1 3 Data e Scopo Identificare e segnalare la e data e dell unit di descrizione Regola Indicare almeno uno dei seguenti tipi di data relativa all unit di descrizione secondo quanto opportuno in relazione alla documentazione e al livello di descrizione 1l La e data e nella e quale i i documenti archivistici sono stati accumulati dal soggetto produttore nell esercizio dei propri affari o nella condotta delle proprie attivit 2 La e data e nella e quale i i documenti sono stati formati Ci comprende le date di documenti in copia di edizioni o di versioni diverse dei documenti di documenti allegati oppure le date di documenti originali antecedenti alla loro acquisizione
25. Se tali condizioni non sussistono non necessario segnalarlo Campo testo descrittivo ripetibile memo Fornire informazioni come indicato da ISAD Il campo ripetibile per poter dare conto di eventuali diverse condizioni di riproducibilit di diverse parti dell unit di descrizione I campi relativi agli elementi ISAD Lingua scrittura della documentazione 3 4 3 e Caratteristiche materiali e requisiti tecnici 3 4 4 sono stati inseriti nell area Descrizione estrinseca 71 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemon te GUARINI ARCHIVI Pag 72 di 135 7 9 AREA DELLA DOCUMENTAZIONE COLLEGATA L area destinata ad accogliere le informazioni relative ad altra documentazione collegata a quella che si sta trattando l area composta da quattro paragrafi Originali Copie Fonti collegate Bibliografia e da tredici campi Si ricorda che l inserimento del Codice paese di ciascun paragrafo deve avvenire nel rispetto dei codici riportati in allegato al presente manuale 7 9 1 Paragrafo Originali 3 5 1 Esistenza e localizzazione degli originali Scopo Indicare l esistenza la localizzazione la disponibilit e o la distruzione degli originali nel caso in cui l unit di descrizione consista di copie Regola Nel caso in cui sia disponibile nella stessa istituzione archivistica o altrove l originale dell unit di descrizione segnalarne la localizzazione e la segna
26. Venda 15 ALLEGATO B TABELLA CODICE PAESE Codice Descrizione Codice Descrizione AF Afghanistan KH Cambogia ZA Africa del Sud CM Camerun AL Albania CA Canada DZ Algeria CV Capo Verde AD Andorra KY Cayman Isole AO Angola CZ Ceca Repubblica AI Anguilla CF Centrafricana Repubblica AQ Antartico CX Christmas Isola Australiana AG Antigua e Barbuda TD Ciad AN Antille Olandesi CL Cile SA Arabia Saudita CN Cina AR Argentina CY Cipro AW Aruba CC Cocos Isole AU Australia CO Colombia AT Austria KM Comore AZ Azerbaigian CG Congo BS Bahamas CK Cook Isole BH Bahrein KP Corea Repubblica Democratica Popolare di BD Bangladesh KR Corea Repubblica di BB Barbados CI Costa d Avorio BE Belgio CR Costa Rica BZ Belize HR Croazia BJ Benin CU Cuba BM Bermuda DK Danimarca BT Bhutan DM Dominica BY Bielorussia Rss di DO Dominicana Repubblica BU Birmania EC Ecuador BO Bolivia EG Egitto BA Bosnia Herzegovina SV El Salvador BW Botswana AE Emirati Arabi Uniti BV Bouvet Isola ER Eritrea BR Brasile EE Estonia BN Brunei Darussalam ET Etiopia BG Bulgaria FO Faeroer Isole BE Burkina Faso FK Falkland Isole BI Burundi FJ Figi 130 e REGIONE PIEMONTE SISTEMA INFORMATIVO BENI CULTURALI GUARINI ARCH
27. Yerranno selezionate automaticamente le schede gerarchicamente sottostanti a quelle indicate dall utente d A in quanto necessarie per il tipo di operazione in corso Selezionare CS per procedere X per abbandonare Selezionando la funzione Procedi viene aperta una finestra con il percorso predefinito per il salvataggio del file Le cartelle prederfinite sono Versione MSDE lt percorso di installazione gt XML Versione Access lt percorso di installazione gt lt Cartella archivio gt XML 124 REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte n BENI CULTURALI PIEMONTE GUARINI ARCHIVI Pa g 125 di 135 x Salza con nome Annulla CAProgrammi rchivi new SR Alessandria MLO Export EAD lp La barra di avanzamento indica la percentuale di esportazione delle schede T Esportazione EAD x Esportazione EAD Esportazione In corso AI termine dell esportazione se si desidera visualizzare il file in formato xml Export_EAD xml se non stato rinominato procedere allo scompattamento del file zip Nel file di export in formato zip viene salvato un file ead dtd che corrisponde al tipo di esportazione Questo file deve essere salvato nella stessa cartella del file xml PROCEDURA DI EXPORT SCHEDA ISAAR pa Esporta Sulla scheda Esportazione Nomi definire l opzione desiderata ed avviare l export con Ba Esta che apre una finestra con il percorso predefinito per il salvataggio del file sottocartella den
28. applicativo impedisce di compilare la seconda serie di box aaaa mm gg Campo Validit data specifica Campo testo con lemmario 25 battute Se la data specifica attribuita precisarne la validit ante post circa s d ecc Campo Data Topica Campo testo 74 battute Campo Motivazione della datazione Campo ripetibile con lemmario 100 battute Specificare in base a quali criteri sia stata stabilita una data attribuita 64 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 65 di 135 Per il buon esito e la comprensibilit delle uscite a stampa si consiglia di modificare o inserire nuovi termini nel lemmario mantenendo la dizione iniziale data desunta Campo Note Campo testo descrittivo memo destinato a commenti osservazioni e precisazioni relative alla datazione dell unit descritta 7 5 2 Paragrafo Estremi cronologici di costituzione dell unit Paragrafo riservato alle informazioni relative alle date in cui 1 documenti sono stati accumulati dal soggetto produttore L inserimento delle informazioni facilitato dalla presenza di lemmari Tipo Ampiezza___ ISAD Secolo DA LC 25 Data specifica B LA 25 LC 25 Campi Secolo da e Validit Campi testo con lemmari chiusi 5 battute e 25 battute In mancanza di una data precisa nel primo campo selezionare il secolo cui si attribuisce l unit descritta se possibile circoscrivere ulter
29. area della scheda dedicata all analisi della voce di autorit che si sta descrivendo sono previste tre maschere d inserimento dei dati a seconda che si tratti di Enti collettivi di Persone fisiche o di una Famiglia 3 1 4 2 La scheda Bibliografia La Lista di autorit Authority File Bibliografia permette di descrivere il materiale bibliografico associato al fondo archivistico vedi capitolo 9 L Authority file Bibliografia creato per uno specifico Archivio di concentrazione utilizzabile per pi applicazioni poich se lo si ritiene utile possibile importarne 1 dati quando si attiva un nuovo Archivio di concentrazione La bibliografia si compone di due parti la parte in alto con 1 campi bianchi la parte predisposta all inserimento delle informazioni la parte in basso grigia in forma tabellare permette la visualizzazione di tutte le bibliografie inserite sja Autore Cognome Home Eee Curatore Cognome Nome bee Autore contributo Cognome Nome PIRA Pagine Lau Luogo di edizione egg Anno di edizione monografie Annata periodici Numero di edizione Volume monografia o contributo volume Fascicolo periodico Autore Contibuto Pagine Contributo Titolo Contributo Luogo Edizione Figura 16 La scheda bibliografia 25 EE REGIONE H PIEMONTE SISTEMA INFORMATIVO BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI gt csipiemonte Pag 26 di 135 3 2 CARATTERISTICHE GENERALI DELLE SCHED
30. confronto 3 1 1 La Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione Questa scheda destinata agli Archivi di concentrazione e accoglie le informazioni necessarie all identificazione degli Enti che possiedono o detengono 1 fondi archivistici oggetto d intervento Le informazioni vanno inserite nella maschera Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione che compare all avvio di Guarini Archivi Si tratta di una scheda sintetica che fornisce gli elementi essenziali per prendere contatto con lente archivistico conservatore delle carte collegata a un testo di descrizione storico istituzionale dell ente conservatore dei fondi archivistici descritti e ad una scheda di informazioni di tutela e gestionali finalizzata agli interventi di censimento Il tracciato della scheda ricalca quello del Sistema informativo delle soprintendenze archivistiche al fine di agevolare lo scambio dei dati eje 171 sE Denominazione Fondazione Tipologia ente Ente di assistenza e beneficenza Descr storico istituzionale Referente Mario Rossi Indirizzo Via dei Colli 4 Comune MORETTA x s Telefono 011123456 Fax 011123459 E hi ail fondazione sxx it Informazioni di tutela e gestionali Figura 12 La Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione Sulla stessa postazione di lavoro possibile operare su pi fondi archivistici di Archivi di concentrazione diversi o del medesimo Archivio di concentrazione 2d Erg SISTEMA INFO
31. contenuti le modalit di fruizione ecc La scheda suddivisa in aree tematiche ripartite in paragrafi composti di diversi campi Le aree individuate sono 11 e 1 paragrafi 21 cos suddivisi Identificazione Localizzazione Contenitore fisico Denominazione e titolo Contenuto Descrizione del contenuto Indicizzazione Date Estremi cronologici della documentazione Estremi cronologici di costituzione dell unit Descrizione estrinseca Aspetto fisico Lingue e scritture Condizioni di conservazione Note e campo riassuntivo Note archivistiche Consultabilit Documentazione collegata Originali Copie Fonti collegate Bibliografia Immagini Immagini ___________ O Immagini Per ogni area si forniscono un richiamo alle norme ISAD regole e indicazioni generali e una tabella riassuntiva dei campi di ciascun paragrafo con l indicazione di denominazione tipo ampiezza e corrispondenza con ISAD quando necessario note particolari ed esempi illustrano 1 criteri di compilazione La Scheda dettaglio pu essere attivata tramite 11 menu a tendina dall albero delle schede sia inserendo una nuova scheda sia duplicando una scheda gi esistente vedi 4 1 Funzionalit di gestione e 5 3 1 Creazione dei livelli di descrizione Per accedere alla Scheda dettaglio di una unit di descrizione gi esistente sufficiente selezionare l unit con un click del mouse sull albero delle schede Poich la Scheda dettaglio piuttost
32. contribuito alla creazione del contenuto intellettuale o artistico di un opera contenuta nella pubblicazione descritta 94 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemon te GUARINI ARCHIVI Pag 95 di 135 Campo Titolo contributo Campo testo T 255 battute Inserire 1l titolo del contributo della pubblicazione Campo Pagine Campo testo 10 battute Indicare le pagine in cui presente 11 contributo Campo Editore Campo testo 100 battute Inserire 11 nominativo del responsabile della pubblicazione descritta Campo Luogo di edizione Campo testo 255 battute Inserire 11 Luogo di edizione della pubblicazione Campo Anno di edizione monografie Campo testo 10 battute Inserire la registrazione della data di pubblicazione dell edizione descritta Campo Annata periodici Campo testo 10 battute Inserire l annata del periodico Campo Numero di edizione Campo testo 255 battute Inserire 11 numero di edizione Campo Volume monografia o contributo Volume fascicolo periodico Campo testo 255 battute Inserire l indicazione del volume per es Vol 1 o del numero del periodico per es annol numero 1 Nota alla compilazione della bibliografia Periodico selezionare questo tipo per articoli pubblicati su un periodico Compilare 1 seguenti campi titolo titolo del periodico autore contributo autore dell articolo pagine indicare le pagine di riferimento titolo con
33. dati relativi alla bibliografia riguardante il materiale d archivio schedato o la bibliografia essenziale di confronto Nel campo vengono visualizzati 1 titoli delle pubblicazioni Per compilare il campo necessario aprire la scheda Bibliografia selezionando le icone e successivamente Se la voce gi presente nella tabella inferiore della scheda sufficiente selezionarla e confermare 4 lo due click del mouse perch venga assegnata alla Scheda dettaglio che s1 sta compilando Per inserire una nuova voce di bibliografia vedi 9 1 Attivazione della scheda 7 10 AREA DELLE NOTE L area destinata ad accogliere le informazioni che non trovano una collocazione adeguata nei campi previsti dall applicativo composta da un unico paragrafo Note e da due campi Tipo Ampiezza _ ISAD 3 6 1 T 250 7 10 1 Paragrafo Note Campo Note 3 6 1 Note Scopo Fornire informazioni particolari ed informazioni che non possono essere inserite in nessuna delle altre aree Regola Dare le informazioni particolari e quelle che non trovano adeguata collocazione negli elementi descrittivi delle altre aree 74 era REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 75 di 135 Campo descrittivo memo destinato a commenti osservazioni e precisazioni che non possono essere Inserite nel campi previsti dalla Scheda dettaglio Campo Note di servizio Campo testo descrittivo
34. descrizione che non hanno discendenti e utilizzare la funzione d automatismo per tutti 1 livelli superiori poich ogni volta che si attiva la funzione il contenuto del campo viene aggiornato con il nuovo conteggio sostituendo 1 dati inseriti in precedenza 10 1 5 Assegna corda aperta Questa funzione consente di attribuire a riordinamento concluso una Segnatura definitiva autonoma per 1 singoli fondi di un Archivio di concentrazione o per Archivi ancora passibili di accrescimento Attivando la funzione viene automaticamente salvata la struttura La funzione permette di assegnare la Segnatura definitiva secondo due criteri e A cascata consentita solo sui livelli Immediatamente sottostanti il nodo dell archivio di concentrazione Numera tutti 1 livelli privi di discendenti dipendenti dal livello selezionato indipendentemente dalla presenza di livelli intermedi e Per singolo livello consentita solo su livelli immediatamente precedenti 1 livelli privi di discendenti Numera tutti 1 livelli privi di discendenti dipendenti dal livello selezionato 10 1 5 1 Assegnazione della corda aperta a cascata Nel caso di archivi costituiti da pi Fondi possibile attribuire a ciascun fondo una numerazione autonoma progressiva delle singole unit di descrizione prive di discendenti che lo compongono Tale dato viene automaticamente riportato nel campo Segnatura definitiva delle Schede dettaglio corredato da un prefisso L operazione
35. di box aaaa mm gg 65 EE SISTEMA INFORMATIVO KENE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 66 di 135 Campo Validit data specifica Campo testo con lemmario 25 battute Se la data specifica attribuita precisarne la validit ante post circa ecc Campo Note Campo testo descrittivo memo destinato a commenti osservazioni e precisazioni relative alla data di accumulazione della documentazione dell unit descritta 7 6 AREA DELLA DESCRIZIONE ESTRINSECA Per rendere pi rapido e pi semplice il lavoro d inserimento dei dati si sono riuniti in quattro paragrafi 1 campi destinati a descrivere gli aspetti immediatamente individuabili di un unit descrizione estrinseca derogando dalle norme ISAD che attribuiscono ad aree diverse la descrizione dell aspetto fisico la consistenza la lingua utilizzata ecc Rispetto alla regola ISAD che qui comunque si riporta si quindi preferito dare un unico corpo alla descrizione estrinseca dei pezzi a prescindere dalla finalit di tutela conservazione o uso pubblico dei documenti cui tale descrizione pu anche ma non solo essere finalizzata Si ritenuto in tal modo di rendere 1il tracciato pi agevole per l archivista riordinatore Indicazioni specifiche relative all utilizzo del materiali archivistici possono trovare posto nell area Accesso e utilizzazione L area della descrizione estrinseca composta da quattro paragrafi Aspetto fisico L
36. di conservazione __ o E ij Fiy Statuto del 1897 i XY Verbali del Comitato Amministrativo 1 i EE Verbali originali pini EE all SO Comitato Amministrativo 1871 1879 i i i be lt Comitato Amministrativo 1879 1886 Hi i lt Comitato Amministrativo 1896 1897 i i E Copie dei Verbali H lt Copie verbali 1879 1901 ii lt Copie verbali 1869 1878 i Comispondenza generale i E Protocollo della corrispondenza i e lt Protocollo 1871 1883 i pe lt Protocollo 1883 1885 i p lt Protocollo 1886 1888 i lt Protocollo 1889 1890 HE Corrispondenza 1871 1888 i i lt Affari generali 1871 1882 1 Q Aai gerei 1871 08 fico Gigio Log Corrispondenza del Presidente t Eh lt Corspondenza 1988 1897 Titolo attribuito BI i lt Corrispondenza 1880 1887 i MY Fondo Colli EE Fondo manoscritti Contenuto Regio Decreto n 113 del 27 marzo 1871 con statuto e corrispondenza relativa in particolare di Francesco Monti Figura 14 L Albero delle schede 23 EE REGIONE SISTEMA INFORMATIVO Mm E PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 24 di 135 3 1 4 Gli Authority File collegati Accanto alle schede destinate alla descrizione del fondo archivistico sono presenti due Liste di autorit Authority File gestite in maniera autonoma Si tratta di una scheda per descrivere persone enti e famiglie e di una scheda per descrivere la bibliografia riguardante il materiale d archivio schedato
37. di sinistra intitolato Archivio Corrente presenta la struttura dell archivio in cui verranno versati 1 dati e quello di destra intitolato Archivio da Importare si presenta vuoto La prima operazione da effettuare l estrazione dell archivio da importare che viene attivata mediante Carica archivio previo inserimento nella periferica del floppy o dei vari floppy risultato delle operazioni di Export descritte nel paragrafo 2 7 1 Guarini Fondazione Monti Importazione Dati ZI o o ga p Archivio Schede Riordino Autority file Lemmari Ricerche Stampe Settaggi Archivio da importare og Descrizione E1 Fondazione Monti P Fondazione 2 ____ 6 EE Fondo Monti OS og Carte istitutive i o Corrispondenza dal 1857 al 1865 be lt D Atto di fondazione lt Corrispondenza 1857 i i e lt Statuto del 1888 pe lt D Corrispondenza 1858 i he lt Statuto del 1897 i lt Corrispondenza 1859 i o8 Verbali del Comitato Amministrativo i i E Verbali originali lt D Comitato Amministrativo 1871 1879 lt lt Comitato Amministrativo 1879 1886 i ii bee lt Comitato Amministrativo 1886 1897 i m Copie dei Verbali i og Corrispondenza generale i aS Protocollo della corrispondenza i f lt Protocollo 1871 1883 i i lt Protocollo 1883 1885 i p lt Protocollo 1886 1888 i h lt Protocollo 1889 1890 E Corrispondenza 1871 1888 i H lt Affari generali 1871 1882 l i lt Affar
38. e il trattamento degli stessi in forma tabellare Le informazioni cos normalizzate rendono infine pi 22 E REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 23 di 135 complete e sicure anche le operazioni di ricerca Le aree individuate sono 11 e 1 paragrafi 21 secondo lo schema che segue Identificazione Localizzazione Contenitore fisico Denominazione e titolo Descrizione del contenuto Indicizzazione Estremi cronologici della documentazione Estremi cronologici di costituzione dell unit Descrizione estrinseca Aspetto fisico Lingue e scritture Condizioni di conservazione Note e campo riassuntivo Note archivistiche Consultabilit Documentazione collegata Originali Copie Fonti collegate Bibliografia Controllo della descrizione Controllo della descrizione Immagini immagini gt amp 8RK SOO O Guarini Fondazione Monti Schede Ha Pl al S o a a g A Archivio Schede Riordino Autority file Lemmari Ricerche Stampe Settaggi Utility Imp Esp Esci Livello di descrizione Titolo originale Atto di fondazione Titolo attributo TTT Tipologia fisica fasi Num Provvisorio ATTO i Segnatura originale Ati 1 Puntatore 1 Jn scheda 2004 Albero Paragrafi Trova schede DESENE Numero provvisorio sigla ATTO og Fondo Monti numero i hY Carte istitutive Caia Paia Italia IT x Z G m Statuto del 1888 Istituto
39. e posizionandosi su un livello e scegliendo Seleziona intero ramo tasto destro del mouse viene stampata la porzione d indice compresa nel livello prescelto e possibile stampare anche pi livelli tenendo premuto 1il tasto Maiusc livelli contigui o Ctrl livelli distanti durante la selezione e scegliendo poi Seleziona intero ramo Elaborata la stampa l applicativo consente di nominare il file in modo libero memorizzandolo in C Programmi ArchiviSQL Stampe 12 3 1 Indice dei nomi L indice dei nomi costituito dalle voci d autorit e dai relativi puntatori separati da trattino se in sequenza e da virgola se isolati I font sono di default e Times New Roman corpo normale alto basso per le voci d autorit e Times New Roman corpo 8 grassetto per 1 puntatori Le Voci parallele e le Forme escluse di ciascun nome rimandano con la dicitura vedi alla voce di autorit relativa Le Voci collegate a ciascun nome rimandano con la dicitura vedi anche alla voce di autorit relativa Per le famiglie se il campo Qualifica non valorizzato dopo la voce d autorit compare la tipologia famiglia 117 Era REG ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 118 di 135 12 3 2 Indice dei luoghi N L indice dei luoghi costituito da Luogo Luogo specifica Luogo sottospecifica e dai relativi puntatori separati da trattino se in sequenza e da virgola se isol
40. ha effetto su tutte le schede dettaglio collegate Inoltre come segnalato in 3 1 4 1 La scheda Nomi l Authority File Nomi accoglie sia soggetti produttori sia nomi inerenti la descrizione archivistica che si vogliano indicizzare soggetti produttori e nomi devono essere inseriti in Scheda di dettaglio nei campi corrispondenti 28 TEREGIONE WE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 29 di 135 3 3 1 5 Lemmari Selezionando la freccia a destra dell icona viene visualizzato l insieme di tutti gli elenchi controllati aperti presenti nella procedura Da questa funzione possibile aggiornarne e modificarne le voci indipendentemente dalla attivit di catalogazione delle unit di descrizione E molto importante ricordare che se si inseriscono nuovi termini richiamando un lemmario dalla Barra delle icone non si crea nessun collegamento con le schede dettaglio mentre se si effettua la modifica di un termine questa ha effetto su tutte le schede dettaglio collegate 3 3 1 6 Ricerche Questa icona attiva 11 men delle ricerche vedi capitolo 11 3 3 1 7 Stampe Selezionando la freccia a destra dell icona si apre un men a tendina per accedere a diversi modelli di stampa inventario struttura dell archivio indici e etichette vedi capitolo 12 3 3 1 8 Settaggi Selezionando la freccia a destra dell icona si apre un men a tendina per attivare diverse funzioni Numerazione schede Campi della scheda Campi di du
41. in word prevede la distribuzione degli elementi su quattro colonne e un indentatura tra livelli in modo da evidenziarne la gerarchia 116 Erg SISTEMA INFORMATIVO ASSANE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI amp csipiemonte Pag 117 di 135 12 3 INDICI La stampa degli indici a discrezione dell archivista pu essere organizzata in uscite separate per ciascuna tipologia Indice dei nomi Indice dei luoghi Indice degli argomenti Indice dei soggetti produttori o in una stampa congiunta di tutti 1 lemmi Indice analitico in ogni caso sono previste distinzioni grafiche per migliorarne la leggibilit Indentatura dei sotto lemmi rimandi ecc Prima di attivare la procedura di stampa necessario assegnare 11 Puntatore La Stampa Indice si attiva scegliendo la voce dall icona Stampe posta sulla barra delle icone Dalla finestra Stampa Indice possibile scegliere 1l tipo di indice da stampare gf Stampa Indice x Selezione tipo di stampa Indice dei luoghi Indice degli argomenti Indice dei soggetti produttori Indice analitico H Colonne da stampare Figura 59 Selezione del tipo di stampa degli indici i Per stampare occorre selezionare l il livello o 1 livelli che interessano nella finestra Albero delle schede e confermare e posizionandosi sul nodo dell Archivio di concentrazione e scegliendo Seleziona tutto tasto destro del mouse viene stampato l indice di tutto l archivio
42. informazioni su enti persone e famiglie anche nell ambito dell indicizzazione delle descrizioni archivistiche si scelto di collegare la lista di autorit cos strutturata anche all area dell Indicizzazione Va da s che le denominazioni inserite nell area del Contesto sono relative al produttore dell archivio mentre quelle inserite nell area dell Indicizzazione andranno a costituire l indice dei nomi relativo alle descrizioni archivistiche Tramite questo archivio dunque possibile creare un Indice specifico dei soggetti produttori e un Indice generale dei nomi soggetti produttori e nomi di persone ed enti L Authority File dei nomi creato per uno specifico Archivio di concentrazione utilizzabile per pi applicazioni poich se lo si ritiene utile possibile Importarne 1 dati quando si attiva un nuovo Archivio di concentrazione 24 A ORMATIVO invi FERECIONE ui csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 25 di 135 All interno della scheda nomi si possono inserire informazioni controllate ripetibili e testuali Per la gestione di questi campi vedi 3 3 4 Gestione delle informazioni ripetibili La scheda strutturata in una prima area Generale destinata ad accogliere le informazioni che definiscono la categoria di appartenenza della voce di autorit e le varie forme utili per la ricerca Le categorie di nomi che si possono inserire sono tre Enti collettivi Persone fisiche Famiglie La seconda
43. nel dizionario tutte la schede contenenti CARTELLA o FALDONE e A4 AGGIUNTO ARTE E APEENA ASSONOMETRIA ISOGNEREBBE CARTONCINO CARTONE CIRCA KKK KK dI n v 7 v I WI 2 v T M Figura 48 Esempio di ricerca libera complessa 107 a SISTEMA INFORMATIVO ASSANE BENI CULTURALI Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 108 di 135 11 2 2 Ricerca Avanzata Con questa modalit 1 termini utilizzati per la definizione dei criteri di ricerca sono strettamente collegati al campo in cui sono memorizzati Per l impostazione dei termini di ricerca sono disponibili tutti 1 campi previsti per 1l tracciato scheda sia quindi campi di tipo testo sia campi di tipo controllato ad esclusione dei campi Word Se il campo da utilizzare per definire 1l criterio di ricerca di tipo testo il termine da ricercare deve essere digitato in un apposita casella di testo Per 1 campi di tipo controllato Lemmari Authority file il termine deve essere selezionato dai corrispondenti elenchi proposti dal sistema Selezionare nell area di sinistra Aree Paragrafi Campi il campo su cui si intende effettuare la ricerca Nella parte centrale della videata compariranno e elenchi da cui effettuare un ulteriore selezione nel caso di campi controllati e un box per inserire il testo nel caso di campi testo e un men di selezione inserimento date nel caso di ricerca su estremi cronologici archi cron
44. o cancellare un termine gi inserito si procede come descritto nei paragrafi precedenti Inoltre poich alcuni campi ripetibili Collocazione e Segnatura originaria sono utilizzati per le funzioni di riordinamento necessario adottare uno stile coerente di schedatura 31 REGIONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 32 di 135 Si consiglia di inserire sempre nello stesso ordine le diverse occorrenze ad esempio se si rilevano due tipologie di segnature antiche diverse opportuno inserire sempre in prima battuta quelle di un tipo e in seconda quelle dell altro comunque possibile intervenire in seguito per ristabilire la corretta sequenza utilizzando la funzione Scambia Per il buon esito e la comprensibilit delle uscite a stampa opportuno non attivare 1 ripetibili senza poi compilarli 3 3 5 Visualizzazione Albero Paragrafi e Trova schede possibile leggere la Scheda dettaglio tramite la funzione di scorrimento posizionando il mouse sulle frecce in basso o in alto della finestra Inoltre poich la scheda piuttosto ampia possibile passare da un paragrafo all altro selezionando Paragrafi e scegliendo nell albero 1 campi da visualizzare Selezionando nuovamente Albero si ritorna alla visualizzazione della scheda archivistica di dettaglio Tramite la funzione Trova scheda possibile effettuare la ricerca di una scheda in base a Numero provvisorio Segnatur
45. o la bibliografia essenziale di confronto Tali informazioni vengono gestite a parte per consentire descrizioni univoche normalizzate ed evitare la duplicazione delle informazioni in fase di schedatura 3 1 4 1 La scheda Nomi Nomi un Authority File elaborato secondo le indicazioni di ISAAR CPF per la descrizione di enti persone famiglie produttori di archivi che permette di raccogliere ed aggiornare separatamente tali informazioni vedi capitolo 42 Nomi Hel Mel E TT Filtra elenco per Home Colli Duplicato Giovanni notaio lt 1817 1901 gt Colli Arturo carradore Tipo di voce autorit P Colli Giovanni notaio lt 181 1901 gt 1 2 E Colli liutaio Codice 1 1 E Fagiano Duplicato Antonio 1837 1892 E Fagiano Antonio Cognome al E Fondazione Monti E Fondazione Walli etana Home Giovanni Qualifiche notaio E Monti Duplicato Francesco 1862 1917 P Monti Francesco 18721917 Yoce di autorit 1 3 Colli Giovanni notaio 1517 1901 gt P Monti Giovanni Voce parallela 1 4 Collus Johannis E Fossi Duplicato Angelo E Fossi Angelo Rei Ta 1 ola E Societ del Gas di Torino KaKa Bi EDI E Kenii E Societ delle dame benefiche di Collina di sotto De Colin E Valletorta Giovanni E Valli Antonio utilizzate 3 2 Per 30701 2002 oo o o 15 10 2002 Figura 15 L area Generale della scheda Nomi Al fine di rendere uniforme il trattamento di
46. sottostanti non si possono quindi eseguire operazioni di riordinamento globali che coinvolgano tutta la struttura di un fondo nella sua complessit Per accedere alla Griglia di riordino necessario selezionare sull Albero delle schede 11 livello che interessa e attivare la funzione Riordino dal men a tendina L applicativo apre una videata dove possibile esaminare le schede del livello scelto e eseguire alcune operazioni di ordinamento nella griglia possibile intervenire scegliendo 1 campi da visualizzare ed 1 criteri di ordinamento Le operazioni hanno effetto sul livello selezionato e non coinvolgono gli altri livelli di descrizione Sotto la Barra delle icone ricordato il titolo del livello scelto mentre nella Griglia di riordinamento sono presentati sempre 1 dati relativi a Livello di descrizione Titolo originale Titolo attribuito Contenuto Data documentazione a questi si possono aggiungere altri campi spuntandoli dal menu a scomparsa sulla destra Per avere una visione pi adatta ai dati presentati si possono variare le dimensioni delle colonne posizionandosi col mouse sul bordo destro dell etichetta e trascinandolo quando compare 11 simbolo delle due frecce contrapposte analogamente si pu ampliare l altezza di singole righe posizionandosi sulla barra grigia di sinistra Per visualizzare o nascondere 1 campi ripetibili sufficiente premere il tasto destro del mouse all interno della griglia e scegliere dal menu a te
47. stato elaborato e o modificato Campi data L applicativo inserisce automaticamente la data di sistema quando si compila una nuova voce o quando si apportano delle modifiche correzione di dati gi inseriti compilazione di campi precedentemente tralasciati a voci gi esistenti 86 REGIONE sf Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 87 di 135 8 4 AREA DELLE INFORMAZIONI 2 AREA DELLE INFORMAZIONI Scopo Descrivere lente la persona o la famiglia nominata nella intestazione d autorit Regola Indicare le informazioni pertinenti secondo quanto precisato negli elementi segnalati sotto in conformit alle convenzioni o regole nazionali o internazionali utilizzate dall istituzione che ha redatto il record d autorit Precisare in 3 2 quali regole sono state applicate Queste convenzioni o regole possono specificare il minimo di elementi richiesti e come essi possono essere strutturati In alternativa fornire le informazioni in forma narrativa 8 4 1 Enti collettivi Tipo Ampiezza ___ ISAAR Altri nomi Data Data Luogo Situazione Indirizzo Provincia Comune Nota Campo Numero identificativo 2 1 1 CODICE IDENTIFICATIVO UFFICIALE Ogni codice ufficiale che serve ad identificare l ente in quei paesi dove codici identificativi siano assegnati dalle pubbliche autorit ad esempio il numero di registrazione di una societ Indicare con un termine di qualificazione la natura di ogni numero utilizzato
48. testo ripetibile 74 battute Campo Fonti complementari Codice paese Campo testo 5 battute collegato al precedente Campo Fonti complementari Istituto Campo testo 100 battute collegato al campo Fonti complementari Denominazione Inserire la denominazione dell Istituto che conserva la documentazione collegata a quella che si sta descrivendo per gli archivi di Stato e per gli archivi comunali inserire la codificazione gi rilasciata dal Ministero per 1 beni e le attivit culturali 73 Erg SISTEMA INFORMATIVO ASSANE BENI CULTURALI Qy csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 74 di 135 Campo Fonti complementari Collocazione Campo testo 100 battute collegato al campo Fonti complementari Denominazione Inserire la collocazione della documentazione collegata 7 9 4 Paragrafo Bibliografia 3 5 4 Bibliografia Scopo Identificare tutte le pubblicazioni che si riferiscano al unit di descrizione o siano basate sullo studio l analisi od una qualche altra forma di utilizzazione di essa Regola Citare e o fornire informazioni sulle pubblicazioni che si riferiscono all unit di descrizione o sono basate sullo studio l analisi od una qualche altra forma di utilizzazione di essa Includere riferimenti a facsimili o a trascrizioni edite Tipo Ampiezza___ ISAD Bibliografia Campo Bibliografia Campo testo 255 battute ripetibile Il campo associato all Authority File Bibliografia destinato ad accogliere 1
49. tutte le Collocazioni o Segnature inserite come prima occorrenza 0 seconda ecc 100 i SISTEMA INFORMATIVO ASSANE BENI CULTURALI Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pa g 101 di 135 Ta Occorrenza Ripetitiro X Selezionare l occorrenza della Segnatura per effettuare il riordino Lettera i Posizione Figura 45 Ordinamento dei campi ripetibili i Se si desidera stampare 1 risultati del riordinamento sufficiente selezionare j L applicativo apre un Documento Word in formato tabella gestibile e stampabile secondo le normali procedure Word Al termine delle operazioni di ordinamento se 1l risultato quello desiderato necessario selezionare per salvare le modifiche apportate che vengono assunte nella struttura dell Albero delle schede La nuova struttura considerata come definitiva fino a nuovi riordini e compare modificata quando si torna in ambito di schedatura Si segnala che una volta eseguito il salvataggio non pi possibile ripristinare la struttura di partenza Pertanto se non si completamente sicuri della scelta d ordinamento avviata consigliabile procedere con varie prove stamparne 1 risultati e valutare sulla carta la soluzione pi confacente In ogni caso prima di salvare se l ordinamento non risulta soddisfacente possibile tornare alla struttura di partenza selezionando Annulla ordinamento l applicativo ricarica la struttura e si possono etfettuare
50. ulteriormente la data utilizzare il campo Validit selezionando la voce pi idonea Le voci del lemmario Validit corrispondono ai valori della tabella sottostante Se la documentazione copre un arco di tempo utilizzare 1 campi Secolo da e Validit per l estremo cronologico pi antico e 1 due campi seguenti per l estremo cronologico pi recente Campi Secolo a e Validit Campi testo con lemmari chiusi 5 battute e 25 battute Selezionare il secolo e l eventuale definizione dell estremo cronologico pi recente Data specifica In presenza di una data o di un arco cronologico preciso si possono utilizzare 1 campi della Data specifica Campi anno iniziale mese con lemmario giorno con lemmario Campo separatore con lemmario Campi anno finale mese con lemmario giorno con lemmario possibile inserire date non complete anno e mese senza il giorno o solamente l anno Nella prima serie vanno inseriti 1 dati relativi all estremo cronologico pi antico anno iniziale mese giorno nella seconda serie l estremo cronologico pi recente anno finale mese giorno Nel campo Separatore sono previsti 1 simboli trattino per gli archi cronologici continui punto e virgola per gli archi cronologici spezzati e freccia gt per gli archi cronologici aperti Maggiori dettagli per gli archi cronologici spezzati possono essere segnalati nel campo Note Se si utilizza la freccia gt per gli archi cronologici aperti l
51. unit di descrizione Regola Dare informazioni su tutti gli strumenti di ricerca esistenti presso l istituto archivistico o presso il soggetto produttore che possano fornire informazioni sul contesto e il contenuto dell unit di descrizione Se opportuno specificare a chi rivolgersi per ottenere copia di tali strumenti Campo testo ripetibile con lemmario 150 battute Fornire informazioni come indicato da ISAD Campo Condizioni di accesso 3 4 1 Condizioni che regolano l accesso Scopo Fornire informazioni sulla condizione giuridica e su altre forme di regolamentazione che limitano o condizionano l accesso all unit di descrizione Regola Precisare la legge o la condizione giuridica gli accordi le regolamentazioni particolari e gli specifici provvedimenti che condizionano l accesso all unit di descrizione Quando opportuno indicare la durata del periodo di esclusione dalla consultazione e la data nella quale il materiale verr reso disponibile Campo testo descrittivo memo Fornire informazioni come indicato da ISAD Campo Condizioni di riproducibilit 3 4 2 Condizioni che regolano la riproduzione Scopo Segnalare tutte le limitazioni alla riproduzione dell unit descrizione Regola Dare informazioni quali ad esempio l esistenza di copyright che regolano la riproduzione dell unit di descrizione di cui sia permessa la consultazione Se l esistenza di tali condizioni sconosciuta segnalarlo
52. 000 Windows NT vers 4 0 Windows ME Windows XP Pacchetto Office Word 97 o superiore Consigliati Windows 2000 e Windows XP 2 3 INSTALLAZIONE GUARINI ARCHIVI SQL 2 1 0 Il software viene fornito su CD ROM W SIS A TET FEREGIONE WE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 10 di 135 Il CD ROM contiene le seguenti installazioni Installazione del motore MSDE Installazione del database MSDE di Guarini Archivi SQL 2 1 0 ed installazione del programma di backup restore Installazione del client Guarini Archivi SQL 2 1 0 2 3 1 INSTALLAZIONE DEL SERVER GUARINI ARCHIVI SQL 2 1 0 Per una corretta installazione occorre eseguire le seguenti operazioni Accedere come Amministratore all ambiente Windows 98 2000 NT ME XP Inserire 1l CD ROM fornito nell apposito lettore Se il computer supporta l avvio automatico del cd l installazione partir in automatico altrimenti procedere come descritto di seguito Dal men AVVIO START scegliere la voce ESEGUI Digitare la riga di comando D AUTORUN EXE se 11 lettore di cd rom non corrisponde a d digitare la lettera corretta del driver Verr presentata la videata seguente TF i e L archivi da Figura 1 Installazione del server Se sul computer che funzioner da server non ancora presente il motore MSDE e quindi nella barra di windows di fianco all orologio non vedo questa icona DD selezionare 11 pulsante Installa MSDE Nel c
53. 1 dati nella Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione la procedura apre la videata principale Schede in cui in alto a sinistra sotto la Barra delle icone e sotto 1 campi riassuntivi si trova il menu per visualizzare la struttura dell archivio Albero l insieme dei paragrafi e campi selezionati Paragrafi o di effettuare una ricerca rapida delle schede Trova schede Di default nel quadrante sottostante compare la struttura dell archivio o albero Per creare la scheda del primo livello descrittivo dell archivio necessario selezionare il nodo dell Archivio di concentrazione attivare il men a tendina con 1l tasto destro del mouse selezionare Nuovo e quindi la tipologia desiderata o Livello di descrizione se si intende creare una tipologia sezione Hamibia Livello d WNesarnzione fonda serie Biassunta sottosene Puplica erede unit Stampa scheda documenta categoria Elimina classe Livello di Descrizione Figura 32 Creazione di un nuovo Livello di Descrizione 46 rn RE G I ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 47 di 135 Viene cos aperto il lemmario Livello di descrizione in cui ciascun archivista pu selezionare e m assegnare con la tipologia di partizione d archivio per la scheda che sta creando fondo sezione serie sottoserie categoria classe fascicolo unit documento ecc Per inserire una nuova tO di p
54. 3 1 1 La Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione iiiii 21 3 1 2 La Struttura ad albero rovesciato e la Scheda aggregazione ii 22 I LaS NAc dea l O siriaca eine 22 54 Gli Autore e E S 24 Ikk Lasc heda NOmMk esaia E dacia asi 24 PIA s Laschedo B iDHOS ra dae a a a a aliis 23 32 CARATTERISTICHE GENERALI DELLE SCHEDE urna i E T E N N 26 J2 ALCON CAD DTe Vazo so E E E i 26 244 BI I E ALE E E NE AEN AI 26 Pae ADD EVAZ O sonni E sa 2l Ta LA CE Para or a E E darei aa 27 LS ASOP A NEN NEUE o E A EE O A T 27 323 Camprcontollatig natalia T A 27 322 Camp DEn area n a a a a beso 21 Ios C amp rpe D a e E E A O E A a EE AONE A EES 27 3 3 FUNZIONALIT DI INSERIMENTO E DI GESTIONE eee 28 RIO AO REI SO OOO 28 PALLAT Oslo labii dalia iii dalla iii 28 a e M AE TE 1 o gia aaa ea amami o 28 3313 RO MO sirio A E A S aL 28 eE E TAS OD A E U E E A AS E E A S ATES EA REE 28 Fko Lemma e a a a a a E E T E 29 SPERI E D aa r E a ie 29 Akede o aE a E E E E E E E AT A 29 Poderi 29 5Sd9 Vitta ahi AI LG e Lao ae 29 SL IO lt IMport da ACCESS errare 29 plinti i ili 29 33 2 Gestione delle mj ormazioni Dere siii oa 29 33 3 Gestione delle informazioni con ollale ennui e i E E E AA EA 50 334 Gestione delle mormant relitti 31 3 3 3 Visualizzazione Albero Parggraf e Trova schede ssc ara aiea CVE E EAEEREN 32 SASE ITTACGOLE UTET Y i a a 33 A II OEN NENIAE N E O A EE ES A N E E E N OEE O E A E AE A
55. 53 34 11 Numerazione O O a a a a aa Ea 33 4 chi REGIONE SISTEMA INFORMATIVO amp RR gt csipiemonte BENI CULTURALI PIEMONTE gt GUARINI ARCHIVI Pa g 2 di 135 3 4 1 2 Campi dellasseheda csuitcr dieta a aa aaa e abito 33 34 13 lt Campididuplicazione selena n I lea 34 SALA Visualizzazione dl DeO nosinio AET EE EAN EA AEE N A NO 35 N a E E E EEI EE AAEE E S EEE E E ie li E S 36 ROIO RAI IRA RR OA RO E 36 SA ZA COMZIONE CAMP E E E E E S A E T 36 FRA ASSIO NAeSerizione Gstr1nse cd oinn ili a a E 37 CREAZIONE E GESTIONE DIUNARCHNIO sl iaia 38 4 1 FUNZIONALIT DI GESTIONE DELLE SCHEDE eee 38 AAL NUOVO cibi 38 ER E T E A I EZ EA I AERA OE OEE A A iii 38 LE T T U OE A N AE E A O E E A E TAEA E at 38 E ED E I L AEA ESAE OA E AE EE AS ATA AE AE E ANE E AT E RI EAEN TO AEA A 59 Ae I SaPA S NOUA eci 40 AOL N aA E a EE R E A E EEEE CO E EEA R 40 4 2 ATTIVAZIONE DELLA SCHEDA ANAGRAFICA DEGLI ARCHIVI DI CONCENTRAZIONE 40 4 2 1 Criteri per l individuazione del soggetto conservatore iii 41 4 2 2 Creazione di un NUOVO GAFCHIIVIO iii 42 4 22d Carte lade NUOVO CNV IOn aelred 42 daa OPTA ski LAPIS lhi 42 d A AIRT ON e CO a E T N a r a T E 43 d 2 SOMA or d el ESON eor e E a 44 ILSISTEMAADALBERO ROVESCIA TO eerren soo eni 46 gt I CARAXFFERSTIICHE becca 46 5 2 DEFINIZIONE E INSERIMENTO DEI LIVELLI DI DESCRIZIONE 46 5 3 CREAZIONE E GESTIONE DELLA STRUTT
56. 67 di 135 Campo Tipologia fisica Campo testo con lemmario 74 battute Scegliere dal lemmario la tipologia fisica dell unit di descrizione Se si era precedentemente inserito un termine in Scheda Aggregazione il campo compare gi compilato Campo Consistenza quantit Campo testo 74 battute Indicare la consistenza dell unit di descrizione che si sta trattando specificando l unit di misura adottata metri lineari metri cubi entit numerica Se s1 era precedentemente compilato il campo in Scheda Aggregazione esso compare gi compilato A questo proposito si segnala che in ambito di riordinamento presente una funzione Calcolo della consistenza che assegna al livello selezionato l entit delle partizioni ad esso sottostanti Ogni volta che si attiva questa funzione il contenuto del campo aggiornato con il nuovo conteggio sostituendo 1 dati in precedenza inseriti pertanto consigliabile inserire manualmente le informazioni in questo campo solamente per le unit di descrizione che non hanno discendenti e utilizzare la funzione d automatismo per tutti 1 livelli superiori Campo Supporto Campo testo con lemmario 74 battute Scegliere dal lemmario il tipo di supporto scrittorio dell unit di descrizione Per il buon esito e la comprensibilit delle uscite a stampa si consiglia di modificare o inserire nuovi termini nel lemmario mantenendo la dizione iniziale supporto Campo Formato Genere Campo te
57. ALLAZIONE DEL CLIENT GUARINI ARCHIVI SQL 2 1 0 Per una corretta installazione occorre eseguire le seguenti operazioni Accedere come Amministratore all ambiente Windows 98 2000 NT ME XP Inserire 1l CD ROM fornito nell apposito lettore Se il computer supporta l avvio automatico del cd l installazione partir in automatico altrimenti procedere come descritto di seguito Dal men AVVIO START scegliere la voce ESEGUI Digitare la riga di comando D AUTORUN EXE se 11 lettore di cd rom non corrisponde a d digitare la lettera corretta del driver Sulla videata che viene presentata Fig 1 selezionare 11 pulsante Installa Guarini Archivi SQL 2 1 0 Verr avviata l installazione del client seguire le istruzioni a video fino a termine dell installazione N B Se viene richiesto riavviare il pc e ripetere l installazione del client dall inizio Se compaiono messaggi che indicano il conflitto di versione mantenere sempre il file 12 pei RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 13 di 135 2 4 DESCRIZIONE DELLA CARTELLA DI INSTALLAZIONE Il programma viene installato nella cartella C Programmi Archivi SQL sempre che non venga scelto di cambiare la cartella di installazione La cartella Archivi organizzata nel seguente modo Modelli contenente 1 modelli di stampa Stampe le stampe prodotte con le varie funzioni di Stampa Altre cartelle cartelle di la
58. Campo Data morte Campo data Inserire l informazione nel formato data aaaa mm gg o solamente l anno Campo Luogo di morte Campo testo 74 battute Campo Periodo di attivit Campo testo 50 battute Inserire l arco cronologico relativo al periodo in cui il soggetto attivo Campi Luogo di residenza e Data di residenza 2 2 4 Luoghi e o aree geografiche di residenza Informazioni relative alla alle principale i area e di residenza della persona Indicare per mezzo di un appropriato termine di qualificazione il contesto all interno del quale il toponimo viene utilizzato per esempio Vissuto a Liverpool 1934 1950 Campo testo ripetibile 74 battute associato a un campo data Si tratta di due campi ripetibili collegati tra loro destinati ad accogliere le informazioni relative alle aree di residenza della persona possibile inserire informazioni relative a pi occorrenze specificando le date relative Nel campo Data si pu inserire un anno o un arco cronologico Campo Nazionalit Campo testo 74 battute collegato a un lemmario Scegliere dall elenco la nazionalit della persona Nel caso di persone con doppia nazionalit creare una voce doppia 90 era REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 91 di 135 Campo Sfera di attivit 2 2 6 PROFESSIONE AMBITO DI ATTIVIT Informazioni relative alla alle principale i occupazione i e carriera della persona
59. Campo testo 25 battute Inserire 11 codice identificativo dell Ente come indicato da ISAAR Campi Altri nomi e Data 2 1 2 DENOMINAZIONI Denominazioni diverse da quella adottata come intestazione d autorit con le quali l ente pu essere conosciuto a altre forme della stessa denominazione b altre denominazioni ad esempio quelle derivanti da mutamenti nel tempo con le relative date Campo testo ripetibile 250 battute associato a un campo data Si tratta di due campi ripetibili collegati tra loro destinati ad accogliere le varianti storiche della denominazione dell Ente e le relative date Se si inserisce una data specifica va seguita la sintassi aaaa mm gg 87 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 88 di 135 Campi Data Luogo e Situazione 2 1 3 DATA E E LUOGO LUOGHI DI ESISTENZA Comprendenti per esempio data e luogo di fondazione di scioglimento degli atti normativi che ne regolamentano le competenze Laddove siano utilizzati stili diversi di datazione possono essere indicate le corrispondenze secondo le convenzioni o regole nazionali Precisare nella Nota dell archivista vedi 3 1 lo gli stile i di datazione utilizzato i Campo data ripetibile associato a campi testo 74 e 150 battute Si tratta di tre campi ripetibili collegati tra loro destinati ad accogliere le informazioni relative ad eventi significativi della storia dell Ente qual
60. Campo testo con lemmario 25 battute Definire l epoca del contenitore originario Campo Segnatura Campo testo 50 battute Inserire la segnatura riportata sul contenitore originario Campo Numero contenitore fisico definitivo Campo numerico Inserire la numerazione progressiva assegnata a riordinamento concluso al contenitore definitivo sia esso quello originario o uno nuovo Si segnala che in Riordino presente una funzione per assegnare in un unica sessione il Numero contenitore fisico definitivo vedi 10 1 6 Assegna numero contenitore definitivo 7 3 3 Paragrafo Denominazione o Titolo 3 1 2 Denominazione o titolo Scopo Denominare l unit di descrizione Regola Riportare il titolo originale oppure attribuire un titolo conciso in conformit alle regole della descrizione in pi livelli e delle convenzioni nazionali Se opportuno accorciare un titolo troppo lungo a condizione che ci non determini la perdita di qualche informazione essenziale In un titolo attribuito includere al livello pi elevato la denominazione del soggetto produttore della documentazione Ai livelli inferiori pu essere incluso ad esempio il nome dell autore del documento e un termine che indichi la tipologia documentaria che costituisce l unit di descrizione e se risulta opportuno una locuzione che faccia riferimento alla funzione all attivit all oggetto alla localizzazione geografica o all argomento Distinguere le int
61. Dem Data Data dell ultima indicizzazione completa 18 marzo 2004 A Ayanzamento indicizzazione Crea Dizionario Livello di Titolo Titolo attribuito Contenuto Data documentazione Data costituzione Note data Segnatura definitiva descrizione originale costituzione K K v v vi i wi v vw v Mi Figura 47 Indicizzazione 106 FE REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 107 di 135 11 2 MODALIT DI RICERCA Le modalit di ricerca previste sono due Ricerca per parola ricerca libera all interno delle schede Ricerca Avanzata ricerca semplice o combinata all interno di campi specifici Entrambe le maschere presentano sulla sinistra 1 tipi di ricerca possibili sulla destra un men di gestione dei risultati e nella parte inferiore una tabella per 1 risultati della ricerca Una volta effettuata la scelta dei parametri utilizzare 11 bottone Trova per attivare le ricerche 11 2 1 Ricerca per parola Questa ricerca ha le stesse caratteristiche e funzione dei sistemi per il recupero delle informazioni non strutturate Information Retrivial System in quanto la ricerca libera ed estesa a tutti 1 campi delle schede ad esclusione dei campi Word con la possibilit di combinazione di pi termini tramite gli operatori logici and or Per attivare questo tipo di ricer
62. E 3 2 1 Icone e abbreviazioni 3 2 1 1 Icone Cambia password Nuovo Conferma E Zoom w Word mr Seleziona Salva T Elimina x Elimina D Trova Trova successivo Trova Lemmari Ricerca Ricarica lista Ricarica struttura 1 Assegna puntatore Ordine crescente Annulla ordinamento Sposta come primo del ramo Sposta in alto Sposta a sinistra i Localizza valore aC fe II Immagine m Frecce di selezione i Lista Salva con nome 1 pi x Stampa E Sostituisci Ricerca avanzata Carica archivio Apri ricerca A 1 Assegna corda chiusa t Ordine decrescente 2 Pulisci criterio di ordinamento Sposta come ultimo del ramo Sposta in basso Sposta a destra Sblocca numerazione E D Zoom immagine 26 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 27 di 135 3 2 1 2 Abbreviazioni Negli specchietti riassuntivi delle caratteristiche dei campi si sono utilizzate le seguenti abbreviazioni A Campi che rimandano ad un Authority File B Campo Booleano S1 No LA Campi che rimandano ad un Lemmario aperto LC Campi che rimandano ad un Lemmario chiuso M Campi Memo N Campi numerici T Campi testo la cui ampiezza specificata di volta in volta R Campi ripetibili W Campi cui collegato l ambiente di Word 3 2 2 Aree e paragrafi Le schede sono suddivise in aree tematiche ripartite in paragrafi composti di divers
63. IONE ui csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 79 di 135 stia procedendo al controllo di voci importate da un altro archivio vedi 2 7 3 Controllo dell Authority File Nomi In presenza di voci simili l archivista pu modificarle in modo da distinguerle inequivocabilmente sfruttando 1 campi che concorrono alla formazione della voce d autorit Denominazione e Qualifica per gli Enti e le Famiglie e Cognome Nome Qualifica per le Persone Per sostituire una voce con un altra necessario aprire l Authority File dalla barra delle icone A selezionare la voce desiderata e quindi B scegliere 1l termine sostitutivo confermare e uscire Nel caso che le voci interessate dall operazione non iniziano con la medesima lettera prima di avviare l operazione necessario caricare l intero archivio deselezionando il filtro alfabetico La funzione Riassunto attivabile anche durante le operazioni di sostituzione selezionando il bottone AI a destra delle rispettive voci Prima di effettuare una sostituzione consigliabile controllare che la voce da sostituire non contenga informazioni assenti nella voce che la sostituir in tal caso necessario provvedere prima a trasferire tutti 1 dati desiderati nella scheda della voce definitiva Terminata la sostituzione la voce sostituita va rimossa utilizzando la funzione Elimina attivabile con il tasto destro del mouse ife Im ES T Filtra elenco per Home Colli E
64. IVI PH Filippine FI Finlandia FR Francia GA Gabon GM Gambia GE Georgia DD Germania Repubblica Democratica DE Germania Repubblica Federale GH Ghana JM Giamaica JP Giappone GI Gibilterra DJ Gibuti JO Giordania GB Gran Bretagna GR Grecia GD Grenada GL Groenlandia GP Guadalupa GU Guam GT Guatemala GY Guiana GF Guiana Francese GN Guinea GQ Guinea Equatoriale GW Guinea Bissau HT Haiti HM Heard e Mc Donald Isole HN Honduras HK Hong Kong IN India ID Indonesia IQ Irak IR Iran IE Irlanda IS Islanda IL Israele IT Italia YU Iugoslavia KZ Kazakistan KE Kenia KG Kirghizistan KI Kiribati KW Kuwait LA Laos LS Lesotho LV Lettonia LB Libano LR Liberia LY Libia LI Liechtenstein LT Lituania LU Lussemburgo MO Macao MG Madagascar MW Malawi MV Maldive MY Malesia ML Mali MT Malta MP Marianne Settentrionali Isole lt gt csipiemonte Pag 131 di 135 MA Marocco MH Marshall Isole MQ Martinica MR Mauritania MU Maurizio MX Messico FM Micronesia MD Moldavia Repubblica MC Monaco MN Mongolia MS Montserrat MZ Mozambico NA Namibia NR Nau
65. L Delaware DIN Dinca DYU Diula DOI Dogri DRA Dravidica Altra Lingua DUA Duala HEB Ebraico EFI Efik EGY Egiziano EKA Ekajuk ELX Elamitico ESK Eschimese ESP Esperanto EST Estone 127 e REGIONE PIEMONTE SISTEMA INFORMATIVO BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI gt csipiemonte Pag 128 di 135 ETH Etiopico EWE Ewe EWO Ewondo FAR Faeroico FAN Fan FAT Fanti FIJ Figi FIN Finlandese FON Fon FRE Francese FRO Francese Antico 842 1400 Ca FRM Francese Medio 1400 1600 Ca FRI Frisone FUL Ful GAA Ga GAE Gaelico Scozzese GAL Galla GAG Gallegan WEL Gallese GAY Gayo GEO Georgiano GEM Germanica Altra Lingua JPN Giapponese JAV Giavanese GIL Gilbertese JRB Giudeo Arabo JPR Giudeo Persiano LAD Giudeo Spagnolo GON Gondi GOT Gotico GRB Grebo GRC Greco Antico Fino Al 1453 GRE Greco Moderno GUA Guarani GUJ Gujarati HAI Haida HAU Haussa HAW Hawaiano HER Herero HIL Hiligayna HIM Himachali HIN Hindi HMO Hiri Motu HUP Hupa IBA Iban IBO Ibo IJO Ijo ILO Ilocano INC Indiana Altra Lingua NAI Indiana Amer
66. LIK AREADELLENOTEAREHINISTICHE eolie E 70 TEREGIONE RE csipiemonte PIEMONTE GUARINI ARCHIVI Pa g 3 di 135 IE CI iaia 70 LO AREADELLCACCESSOEU TLIZZAZIONE ispiri irpini 71 Od PAld2t0 0 COMO 71 7 9 AREA DELLA DOCUMENTAZIONE COLLEGATA 72 PIJ FOTU O OTOU a EE E T TE Z2 REI CAO IR E O TE 72 793 Faragrajo FOMCCONCIM ina 73 kAd T waer O BONOT AN rile 74 FEO AREA DELER NOTE illa eolie 74 TORR ONORIO ala TEA 74 7 11 AREA DEL CONTROLLO DELLA DESCRIZIONE i 75 4 Ld Paragrafo Controllo della deScHAone siria 75 T A42ARBA DELLE IMMA GIN areale alata a 76 Ta zk PUIT O TNA T E E E EA 76 8 LA SCHEDA NOMD ri a a iaia i 77 8 1 FUNZIONALIT DI GESTIONE DELLA SCHEDA eee 78 OLINDA eil 78 OIL 78 olo Or e EEEE EE E EREE NEE EET I EE E 78 Od MOda ESOT USC resen EE A EE E E E EEE 78 E CA BRIO III EEA TE E EA 79 decisa 80 OLLA T E OC OE E E A EE E A E A ETE E E EA 80 8 2A TTIVAZIONE DECLA SCHEDA eriyene E EA EAA SI 593 ARENIGENERALE cieiriizorni oliva parare erinnraperasiicona sierra E perenni are SI Sedel ME COCUT Cannara ria 61 OOS LNCELNICIO ile 84 54 AREA DELLE INFORMAZIONE 3 0 co SRI RITIRATA IRA RITO 87 SAALE NCO EEEE EERTE NEEE E EROE AEEA ETE TEONE NON 87 OPZIONE 89 SA ae T E E EN TE T E IRR RA 9 9 LASCHEDA BIBLIOGRAFIA ll al ili 93 9 LATITIVAZIONE DELLA SCHEDA lr ili iial ili O O AAN 93 92 DESCRIZIONE DBICAMPIa bella lilla 94 99 STAMPA BIBLIOGRAFIA abano aaa 96 SIOE lle 96 Sd Stampa comp
67. MA INFORMATIVO E PIEMONTE BENI CULTURALI Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 106 di 135 11 LE RICERCHE Le funzioni di ricerca all interno di un archivio inventariato viene attivata con l icona Ea posta sulla Barra delle icone L area ricerche suddivisa in tre men Indicizzazione Ricerca per parola e Ricerca avanzata attivabili tramite selezione sulla relativa voce 11 1 INDICIZZAZIONE La creazione del dizionario delle parole indicizzazione fatta in linea contestualmente alla schedatura stata inserita una funzione di indicizzazione differita per aumentare la velocit della ricerca ridurre lo spazio occupato dagli indici e per correggere eventuali errori nell indicizzazione E consigliabile effettuare l indicizzazione nel caso in cui si esca dall applicativo a causa di improvvisi arresti del computer Per attiva l indicizzazione differita utilizzare 11 bottone Crea Dizionario Guarini Comune di Yespolate Ricerche o w ERI E Riordino Autority fle Lemmari Ricerche Stampe Settaggi Utility Imp Esp Esci ub o Archivio Schede Indicizzazione Ricerca per parola Ricerca Avanzata Eseguire periodicamente l indicizzazione per Carica a Tipo ricerca aumentare la velocit di ricerca Ricerca Avanzata O MJ sca asia ridurre lo spazio occupato dagli indici correggere eventuali errori nell indicizzazione causati per esempio dall arresto improvviso della macchina
68. RATTERISTICHE La struttura di un Archivio viene configurata secondo uno schematismo ormai entrato a far parte della prassi archivistica come un albero rovesciato che ha al vertice l Archivio di concentrazione e al livelli inferiori le sue partizioni Tale struttura pu essere costruita liberamente senza nessun vincolo di livelli imposti disegnando cio l albero della struttura dell archivio indipendentemente da un numero di livelli fissati e sar possibile operare anche a posteriori modificando o ripensando in qualunque momento la struttura fino alla descrizione definitiva a conclusione delle operazioni di riordinamento Tale flessibilit stata pensata per agevolare l archivista nello svolgimento delle sue attivit 5 2 DEFINIZIONE E INSERIMENTO DEI LIVELLI DI DESCRIZIONE Se si opera per la prima volta in Guarini Archivi o se stato creato un nuovo archivio senza importare il lemmario Livelli di descrizione da un precedente archivio l applicativo propone una scelta di tipologie di livelli di descrizione il lemmario comunque sempre modificabile aggiungendo nuovi tipi di livello quando necessario correggendo e cancellando quelli gi presenti Si ricorda che quando si crea un nuovo archivio la funzione di inserimento dei livelli di N descrizione disattivata perch prima di qualunque operazione obbligatorio assegnare l intervallo di schede vedi 3 4 1 1 Numerazione schede Dopo aver inserito
69. RINI ARCHIVI Pag 99 di 135 Mediante icone si aa attivare le funzioni Spostamento delle schede Salva struttura del pan A N z Assegna corda chiusa Ei Assegna puntatore le AI termine delle operazioni di riordinamento se il risultato quello desiderato necessario Ricarica struttura selezionare per salvare le modifiche apportate alla struttura dell Albero delle schede La nuova struttura viene assunta come definitiva fino a nuovi riordini e compare modificata quando si torna in ambito di schedatura DS Si segnala che una volta eseguito il salvataggio non pi possibile ripristinare la struttura di partenza Prima di salvare se le prove di riordinamento non risultano soddisfacenti possibile ripristinare la struttura originaria selezionando 2 l applicativo ricarica la struttura e si possono effettuare altre prove o tornare in ambito schedatura 10 1 OPERAZIONI DI RIORDINAMENTO SUI SINGOLI LIVELLI 10 1 1 Riordinamento delle schede di un livello Per operare un ordinamento spesso necessaria una visione panoramica Griglia di riordino del materiale da trattare A tal fine stata attivata una funzione che consente di controllare in forma tabellare il contenuto di alcuni campi significativi delle schede direttamente dipendenti da un livello della struttura Il riordinamento consentito operando di volta in volta su un singolo livello e agisce esclusivamente sui livelli immediatamente ad esso
70. RMATIVO ASSANE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 22 di 135 Per ogni Archivio di concentrazione viene creata una base dati distinta all interno della quale possibile gestire 1 fondi di pertinenza L Archivio di concentrazione costituisce il primo nodo della struttura ad albero e prende automaticamente la denominazione definita nella Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione 3 1 2 La Struttura ad albero rovesciato e la Scheda aggregazione Ogni livello dell Albero delle schede viene creato tramite una Scheda aggregazione e pu essere descritto analiticamente mediante la Scheda dettaglio La Scheda aggregazione non una scheda a s ma un estrapolazione della Scheda dettaglio che consente di identificare attraverso alcuni elementi significativi le singole unit di descrizione di un fondo archivistico e di definirne la posizione all interno della struttura gerarchica del fondo stesso I dati inseriti nella finestra Scheda aggregazione sono parte integrante della Scheda dettaglio dgaeg _ PEE Scheda Aggregazione TT ann anca co _ e mre P r P oo _ _ o_o ro rt _ Titolo originale Titolo attribuito Tipologia fisica Consistenza Quantit Livello di descrizione unit Figura 13 La Scheda aggregazione L insieme delle schede d aggregazione di un fondo archivistico unitamente ai rapporti gerarchici intercorrenti tra ciascuna di esse contribuiscono a creare l
71. TZ Tanzania WF Wallis e Futuna Isole TF Terre Australi Francesi YE Yemen TP Timor Orientale YD Yemen Democratico TG Togo ZR Zaire TK Tokelau ZM Zambia TO Tonga ZW Zimbabwe TT Trinidad e Tobago NT Zona Neutra TN Tunisia TR Turchia 132 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 133 di 135 16 ALLEGATO C Indicazioni generali per la validazione dati CONSEGNA DATI La consegna del materiale potr avvenire direttamente in CSI tramite posta o tramite e mail In ogni caso il materiale dovr essere accompagnato da una lettera ufficiale dell Ente Sar oggetto di consegna 1l seguente materiale Back up dell archivio Eventuali file immagini del materiale digitalizzato nei formati indicati in fase di definizione del progetto corredati da file di metadati in formato XML Modulo Dichiarazione di avvenuta consegna documentazione debitamente compilato VALIDAZIONE DELLE SCHEDE Di seguito vengono indicati 1 campi oggetto di validazione che devono essere obbligatoriamente compilati per poter considerare valido l archivio consegnato Scheda archivistica di dettaglio ISAD l 2 Scheda anagrafica archivio di concentrazione Denominazione Comune Tipologia Ente Almeno un recapito tel fax e mail Contesto Soggetto Produttore dei Fondi ossia dei livelli che dipendono direttamente dall archivio di concentrazione Localizzazione Codice paese e Ist
72. URA AD ALBERO iii 47 IId CroatonedeG vell ar descr One sonia 47 JIa CAMO d e e loa ae S r ONE ie ee EE E E E E 48 3 3 3 Cancellazione di unm livello di descrizione nni 48 LA SCHEDA AGGREGAZIONE cado potea siano a SESon EONS E raaes ES RITIRATI TTI 49 MEA TCIUVAZONEDEELASCHED A e A ARI Lea 49 602 DESCRIZIONE DEITCA MP Durrer n A A A 49 LASCHEDA DETTAGLIO aree 5I RLRLATHIHVAZIONE DELLA SCHEDA rrr ne E licia 5I E2 ARBPADEECONTESTO ilaele 92 7 2 1 Individuazione e intestazione del soggetto produttore iii 53 21 lyS099setloProduttore EME naiona ea a a a alare ori 53 Li2 12 Sogsctto Produttofe Pefsona eiccne E EE ETET TEE TEN A 54 Fe e E oe E Produttore ET OTT a ET A E E ET iaia 54 Teze POOTO Cso dI FSRARBADEECIDENTIRICOZIONE ii 57 losd OOTO LOCU AOE elisa 57 Sa PA T O CONenioe sio 59 Fasst arara o Denomina One THOR aa 60 TAZAREA DERCONTENU TO otite NEI e ST I oe I ra 61 FAT arara Descrizione de CONE riti ei E A 61 4 24 Parae 10 0 MIUR illa 62 FAREA DELLE DATE piane ne AOAR 63 7 5 1 Paragrafo Estremi cronologici della documentazione iii 63 7 5 2 Paragrafo Estremi cronologici di costituzione dell unit iii 65 7 6 AREA DELLA DESCRIZIONE ESTRINSECA_ i 66 K0d Pardeta 0ASPOIO SISCO stila 66 7 0 2 Paraera o Ling NC esce ilaele 68 7 6 3 Paragrafo Condizioni di conservazione iii 68 104 Farao ro Nole e COPO TASSUN VO sidro E OA ARES 69
73. a alle principale i occupazione i della famiglia agli ambiti di attivit all interno dei quali la famiglia ha avuto un ruolo progetti ed iniziative intraprese e azioni o relazioni intercorse significative Nei casi opportuni includere luoghi e date Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Albero genealogico 2 3 7 ALBERO GENEALOGICO Un apposito schema pu essere utilizzato per mostrare il i legame i di parentela fra i membri della delle famiglia e Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Relazioni Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Note 2 3 9 Altre informazioni significative Campo testo descrittivo memo 92 FEFECIONE DT csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 93 di 135 9 LA SCHEDA BIBLIOGRAFIA L Authority File Bibliografia dedicato alla raccolta dei dati relativi alla bibliografia riguardante 1l materiale d archivio schedato o la bibliografia essenziale di confronto L Authority File Bibliografia collegato al campo Bibliografia della Scheda Dettaglio area paragrafo Documentazione collegata Se si inseriscono le informazioni dalla Scheda dettaglio si stabilisce un collegamento tra la scheda e la voce di Bibliografia L Authority File pu essere compilato indipendentemente dalla Scheda dettaglio attivandolo dalla Barra delle icone In questo caso la
74. a definitiva Puntatore o Numero scheda inserendo un valore nel relativo campo selezionando con due click del mouse la scheda che compare nell area Risultati della ricerca l applicativo torna in ambito di schedatura posizionandosi sulla Scheda dettaglio prescelta amp lbero Paragrafi Trova schede Aree Paragrafi H amp E Contesto i EP Contesto AHG Identificazione H P Localizzazione H EP Contenitore Fisico i EP Denominazione o titolo DG Descrizione del contenuto e Descrizione del contenuto i EP Indicizzazione DG Date i e Estremi cronologici della documentazione i gP Estremi cronologici di costituzione dell unit GG Descrizione estrinseca EF Aspetto fisico EF Lingue e scritture EF Condizioni di conservazione i EP Note e Campo riassuntivo HG Note Archivistiche iL EF Criteri DG Accesso e utilizzazione i EP Consultabilit GG Area della documentazione collegata eF Originali eF Fonti collegate i EP Bibliografia EE Hote da EP Mote GG Controllo della descrizione i EP Controllo della descrizione DG Immagini i EP Immagini Figura 20 Scelta delle aree e dei paragrafi 32 i PIEMONTE n csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 33 di 135 3 4 SETTAGGI E UTILITY Selezionando la freccia a destra delle icone Settaggi e Utility sulla Barra delle icone possibile Impostare diverse funzioni utili a gestire in maniera razionale e rapida le operazioni di schedatura 3 4 1 Settaggi 3 4 1 1 Numerazione
75. a rappresentazione della struttura del fondo archivistico Tale rappresentazione espressa graficamente in un sistema ad albero rovesciato che visibile sul lato sinistro dello schermo durante le attivit di schedatura e riordinamento 3 1 3 La Scheda dettaglio Definita la posizione di un unit di descrizione fondo serie categoria classe unit archivistica documento ecc all interno della struttura del fondo attraverso la compilazione della Scheda Aggregazione la Scheda Dettaglio consente di descriverne analiticamente la storia istituzionale e archivistica gli elementi identificativi 1 contenuti le modalit di fruizione ecc utilizzando un unico tracciato La scheda suddivisa in aree tematiche ripartite in paragrafi composti di diversi campi Nel disegnare la struttura del tracciato della scheda si fatto riferimento alla normativa ISAD G 2000 rispettandone le direttive ma strutturando maggiormente gli elementi di ISAD per rendere funzionali ricerche e riordinamenti Per quanto riguarda l inserimento dei dati si sono articolati 1 campi in modo da controllare capillarmente e normalizzare le informazioni velocizzando le operazioni d inserimento tramite l utilizzo di elenchi controllati di termini lemmari Authority File L inserimento di dati fortemente strutturati in particolare nell area della Localizzazione ne rende possibile l utilizzo per funzioni automatiche di ordinamento attraverso la visualizzazione
76. accede alla videata principale che presenta vedi 4 1 Funzionalit di gestione delle schede e capitolo 7 Scheda dettaglio e i campi riassuntivi della Scheda dettaglio dell unit di descrizione che si sta trattando sotto la Barra delle icone e aree paragrafi e campi della Scheda dettaglio dell unit di descrizione che si sta trattando sulla destra e l Albero delle schede a sinistra e l area per la selezione dei paragrafi a sinistra 3 3 1 3 Riordino Selezionando questa icona si accede all area di Riordino manuale e automatizzato vedi capitolo 10 3 3 1 4 Authority File Selezionando la freccia a destra dell icona viene visualizzato l elenco degli Authority File presenti nella procedura Mediante questa funzione possibile aggiornare e modificare le voci dell Authority File Nomi vedi capitolo 8 e dell Authority File Bibliografia vedi capitolo 9 indipendentemente dalla attivit di catalogazione delle unit di descrizione La funzione d inserimento diretto negli Authority File pu essere utilizzata quando risulti pi agevole in una specifica fase dell organizzazione del lavoro procedere al caricamento di numerosi dati da collegare successivamente alle schede archivistiche molto importante ricordare che se si inseriscono nuovi termini richiamando un Authority File dalla Barra delle icone non si crea nessun collegamento con le schede dettaglio mentre se si effettua la modifica di una voce questa
77. afia completa C Tutte Selezionata Parziale per autore C Livello di descrizione Figura 42 Opzioni di stampa bibliografia 9 3 1 2 Stampa singola scheda L opzione di stampa singola scheda prevede la scelta dalla finestra di gestione Authority file Bibliografia tramite posizionamento e click del mouse Effettuata la selezione utilizzare 11 bottone di stampa per aprire la finestra delle opzioni ed effettuare un check in corrispondenza della voce Selezionata Il cognome e nome dell autore della voce bibliografica compaiono nel box e con 1l bottone stampa viene composto in automatico su Word il documento contenente la scheda bibliografica selezionata corredata di puntatore se assegnato 9 3 1 3 Stampa parziale per autore L opzione di stampa parziale per autore permette di scegliere dalla finestra di opzione di stampa un intervallo alfabetico di schede bibliografiche Per effettuare la scelta selezionare con un click del mouse la voce Parziale per autore e dai due men a tendina le voci desiderate 1 due elenchi contengono l elenco di tutti 1 nomi inseriti nel campo Autore La sezione di bibliografia definita nel men a tendina verr composta in automatico su un documento Word con 1 riferimenti al puntatore se attribuito per ogni scheda 9 3 1 4 Stampa per livello di descrizione L opzione di stampa per livello di descrizione permette di stampare l elenco alfabetico delle schede bibliografiche legate a ci
78. agli ambiti di attivit all interno dei quali la persona ha avuto un ruolo progetti ed iniziative intraprese e azioni o relazioni intercorse significative Questo elemento pu anche essere utilizzato per ogni eventuale informazione relativa a risultati o successi significativi comprese onorificenze decorazioni e riconoscimenti pubblici degno di nota Includere luoghi e date Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Relazioni Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Note 2 2 9 ALTRE INFORMAZIONI SIGNIFICATIVE Campo testo descrittivo memo 8 4 3 Famiglie Altri nomi TR 250 2 3 2 Data T 25 Tipo Ampiezza ___ ISAAR Date e luogo di esistenza T 200 Luogo di residenza TR 74 Albero genealogico oo M M o M Relazioni M M Note S O M 3 Campo Codice Campo testo 25 battute non previsto da ISAAR Campi Altri nomi e Data 2 3 2 NOMI Nomi con i quali la famiglia pu essere conosciuta diversi da quello adottato come intestazione d autorit Campi testo ripetibili associati 250 e 25 battute Si tratta di due campi ripetibili collegati tra loro destinati ad accogliere altri nomi con cui pu essere conosciuta la famiglia e le relative date Se si inserisce una data specifica va seguita la sintassi aaaa mm gg 91 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte
79. all interno dell archivio Identificare il tipo di data e che si fornisce Altre date possono essere indicate ed identificate in conformit alle convenzioni nazionali Riportare una singola data o delle date estreme secondo quanto opportuno Le date estreme devono sempre comprendere la data iniziale e quella finale a meno che l unit di descrizione sia un archivio ancora aperto o una parte di esso 7 5 1 Paragrafo Estremi cronologici della documentazione Paragrafo riservato alle informazioni relative alle date in cui 1 documenti sono stati formati L inserimento delle informazioni facilitato dalla presenza di lemmari per descrivere varie forme di datazione possibile inserire archi cronologici misti composti da una data specifica ed una generica campi secolo Queste informazioni saranno utilizzate per 11 Calcolo arco cronologico vedi 10 1 3 Tipo Ampiezza___ ISAD SecoloDA S OMS Validit e SecooA OMS Validit OES Data specifica o D e ____ Validit data specifica _ MA5 S e Data Topica S A OQ0O Motivazione della datazione LARIO Note S O M _ _ o_o 63 EE SISTEMA INFORMATIVO NEE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 64 di 135 Campi Secolo da e Validit Campi testo con lemmari chiusi 5 battute e 25 battute In mancanza di una data precisa nel primo campo selezionare il secolo cui si attribuisce l unit descritta se possibile circoscrivere
80. altre prove di ordinamento o tornare in ambito schedatura chiudendo la finestra Il tasto x consente di cancellare la selezione di colonne nel campo Campi di riordinamento in modo da permettere l inserimento di altri criteri di ordinamento 10 1 2 Cambia livello di descrizione Questa funzione consente di assegnare ad un livello di descrizione gi esistente una diversa tipologia nel caso ad esempio che si renda necessaria una struttura pi complessa o una schedatura pi analitica o pi semplicemente che si sia valutato erroneamente l ordine o l importanza nella struttura del fondo del livello in questione Per eseguire l operazione necessario selezionare un livello sull albero attivare la funzione dal men a tendina scegliere la nuova denominazione o crearne una nuova e confermare poi possibile se necessario spostare il livello trattato in modo da collocarlo sull albero delle schede nella posizione pi consona alla tipologia appena assegnata vedi 10 2 1 Spostamento delle schede Si pu ad esempio trasformare una serie in sottoserie e quindi collocarla in un altra serie 101 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 102 di 135 10 1 3 Calcolo arco cronologico Questa funzione assegna al livello di descrizione selezionato l estremo cronologico pi antico e l estremo cronologico pi recente controllando il contenuto dei campi del paragra
81. are la posizione gerarchica di un livello necessario selezionarlo e utilizzare le frecce Sposta di un livello a sinistra e Sposta di un livello a destra 104 rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 105 di 135 Con lo spostamento a sinistra il livello selezionato acquisisce una posizione gerarchica superiore rispetto ai nodi di pari livello Con lo spostamento a destra 1l livello selezionato diventa una partizione del nodo di pari livello che lo precede N N AI termine delle operazioni di spostamento se il risultato quello desiderato necessario selezionare per salvare le modifiche apportate alla struttura dell Albero delle schede La nuova struttura assunta come definitiva fino a nuovi riordini e compare modificata quando si torna in ambito di schedatura Si segnala che una volta eseguito il salvataggio non pi possibile ripristinare la struttura di partenza Prima di salvare se gli oa non risultano soddisfacenti possibile ripristinare la struttura originaria selezionando Ricarica struttura l applicativo ricarica la struttura e si possono effettuare altre prove di riordinamento o tornare in ambito schedatura 10 2 2 Assegnazione della corda chiusa Nel caso di archivi storici non passibili di accrescimento una volta effettuato 1l riordinamento possibile attribuire alle singole unit di descrizione prive di discenden
82. artizione scegliere immettere la definizione nel campo Descrizione e salvare con Si pu ripetere l operazione pi volte in modo da creare una lista controllata delle partizioni necessarie al fondo archivistico che si intende trattare Per cancellare un termine dal lemmario necessario che nessuna scheda sia associata a quel termine Se il termine stato utilizzato bisogna prima rimuovere 1 riferimenti nelle singole schede dettaglio assegnando loro un diverso livello di descrizione vedi 5 3 2 Cambia livello di descrizione Dopo questa operazione aprendo il lemmario da barra delle icone possibile procedere all eliminazione del termine mediante l icona a 5 3 CREAZIONE E GESTIONE DELLA STRUTTURA AD ALBERO Utilizzando le voci del lemmario Livello di descrizione l archivista a creare e modificare la struttura ad albero inserendo nuove partizioni introducendo nuovi discendenti spostando o cancellando le diverse partizioni 5 3 1 Creazione dei livelli di descrizione A seconda di dove ci si posiziona sull albero si possono creare dei nuovi livelli oppure dei discendenti di un livello esistente Albero Paragrafi Trova schede Descrizione JF Fondazione Monti oF Fondo Monti i DE Carte istitutive d 5s 1 Atto di fondazione He lt gt 2 Statuto del 1998 j ie 3 Statuto del 1897 DE Verbali del Comitato Amministrativo i El Verbali originali E Copie dei Verbali lt 7 Copie verbali 1879 1901 l
83. ascun livello di descrizione Sulla finestra di opzioni di stampa selezionare la voce Livello di descrizione e utilizzare il bottone di stampa Sull albero delle schede che viene aperto selezionare il livello per cui si intendono stampare le schede bibliografiche 96 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 97 di 135 collegate e confermare con OK per avere la composizione automatica in Word con il riferimento al puntatore se assegnato 97 SIS A ORMA O eni FEFECIONE RE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 98 di 135 10 IL RIORDINAMENTO Mediante l icona Riordino della Barra delle icone si accede all area delle funzione di ordinamento manuale e automatizzato che consentono operando sia su singoli livelli sia su gruppi di schede di controllare aggiornare e riorganizzare la struttura del fondo archivistico che si sta trattando Quando si seleziona un livello l area presenta e l Albero delle schede quadrante sinistro e 1Ccampi riassuntivi della Scheda aggregazione del livello quadrante destro in alto e la scheda Riassunto del livello stesso quadrante destro in basso g Guarini Fondazione Monti Riordino i i pee Alto di fondazi Riordino j lt Statuto del 18 i i lt Statuto del 18 i Verbali del Comit Cambia Livello di Descrizione E p Verbali origina lt Comitato Ar Calcolo Arco Cronologico i a lt S Comitato Ar Calcolo
84. aso ci fosse gi 11 motore MSDE in esecuzione passare all installazione del database di Guarini Archivi MSDE Verr eseguita l installazione Seguire le indicazioni proposte a video e al termine della stessa riavviare il computer 10 TEREGIONE WE Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 11 di 135 Figura 2 Icona motore MSDE Se l installazione andata a buon fine comparir nella barra di windows l icona che indica la presenza del motore MSDE Installazione del database Guarini Archivi MSDE Reinserire 11 CD ROM fornito per l installazione ed attendere l avvio del programma di installazione Se il lettore non supporta l avvio automatico selezionare 11 men AVVIO START e scegliere la voce ESEGUI Digitare la riga di comando D AUTORUN EXE se 1l lettore di cd rom non corrisponde a d digitare la lettera corretta del driver Sulla videata che viene presentata Fig 1 selezionare il pulsante Installa database MSDE Verr eseguita una procedura guidata di installazione seguire le istruzioni a video fino alla fine della stessa Se vengono visualizzati messaggi di file bloccati selezionare Ignora e proseguire Si arriver ad avere la seguente videata E Installazione DataBase l 0 x Installazione del database MSDE Percorso di origine Percorso di destinazione all Installa database Yerifica database WA Verifica database Figura 3 Installazione del database Nel percorso di ori
85. ataggio prima di confermare con OK stampa Ricerche Salva con nome Annulla CAPROGRAMMIVAR CHINA Archivio Stampe 3_ Risultati della ricerca Figura 52 Stampa risultato ricerca La conferma del percorso per 1l salvataggio avvia il caricamento delle pagine per la stampa e la creazione del file word che ultimato quando la barra di scorrimento segna 100 110 rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 111 di 135 12 LE STAMPE Al termine del riordinamento di un fondo o in corso d opera Guarini Archivi offre la possibilit di comporre documenti cartacei scegliendo tra diverse tipologie adattabili alle specificit dei singoli archivi Invece di modelli prestabiliti si preferito fornire un sistema flessibile che consenta a ciascun archivista di realizzare profili di stampa personalizzati in particolare per l inventario e la struttura dell archivio Tutte le stampe scaricano 1 dati in formato word contrassegnando le informazioni provenienti da ciascun campo con uno stile specifico in modo da consentire in Word modifiche di font in automatico Le stampe disponibili sono e Stampa inventario Stampa struttura e Stampa indici e Stampa etichette si attivano tramite l icona Stampa posta sulla barra delle icone Stampa generale e Stampa scheda corrente si attivano dall Authority File Nomi vedi 3 1 6 Stampa bibliografia si attiva dall Authority File Bibliograf
86. ati Per evidenziare la dipendenza Luogo specifica Luogo sottospecifica sono indentati I font sono di default e Times New Roman corpo maiuscoletto per 1 luoghi e Times New Roman corpo 8 grassetto per 1 puntatori 12 3 3 Indice degli argomenti w L indice degli argomenti costituito da Argomento Argomento specifica e dai relativi puntatori separati da trattino se in sequenza e da virgola se isolati Per evidenziare la dipendenza Argomento specifica indentato I font sono di default e Times New Roman corpo 8 corsivo per gli argomenti e Times New Roman corpo 8 grassetto per 1 puntatori 12 3 4 Indice dei soggetti produttori L indice dei Soggetti produttori costituito da Voce d autorit Titolo originale tra virgolette o Titolo attribuito del fondo puntatore se presente o arco dei puntatori delle schede relative I font sono di default e Times New Roman corpo 8 normale alto basso per le voci d autorit e 1 titoli e Times New Roman corpo 8 grassetto per 1 puntatori 12 3 5 Indice analitico In alternativa agli indici separati possibile stampare un indice analitico completo di tutti 1 nomi in ordine alfabetico di lemma principale con indentatura dei sotto lemmi e relativi puntatori separati da trattino se in sequenza e da virgola se isolati All interno dell indice analitico sono previsti font diversi per Nomi Luoghi Argomenti Puntatori sulla base dei font stabiliti per 1 singoli indi
87. azione Denominazione Fondazione Tipologia ente Ente di assistenza e beneficenza Descr storico istituzionale Referente Wario Rossi Indirizzo Via dei Colli 4 Comune MORETTA x s Telefono 011123456 Fax 011123459 E hi ail fondazione sxx it Informazioni di tutela e gestionali Figura 30 La Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione Dalla finestra Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione possibile creare un nuovo archivio oppure selezionarne o cancellarne uno gi esistente 4 2 2 Creazione di un nuovo archivio Per creare un nuovo archivio necessario selezionare l icona e definire 1 parametri in cui si vuole operare rispondendo ai vari messaggi che l applicativo via via propone 4 2 2 1 Cartella del nuovo archivio Inserimento Inserire il nome della cartella che conterr il nuovo archivio 1 l Annulla Attenzione seguenti caratteri non possono essere _Annulla utilizzati e Fondaz_M onti Figura 31 La cartella archivio 4 2 3 Operare su archivi gi presenti Mediante le frecce Bibi possibile selezionare tra gli archivi presenti quello su cui operare Una volta scelto l archivio e confermato l applicativo presenta la videata principale aperta automaticamente in ambito di inserimento schede 42 Erg SISTEMA INFORMATIVO ASSANE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI gt csipiemonte Utilizzando l icona si cancella definitivamente l archivio selezionato
88. azione d autorit di ciascun record d autorit correlato in conformit alle convenzioni o regole nazionali o internazionali utilizzate dall istituzione che ha redatto il record d autorit Precisare in 3 2 quali regole sono state applicate Campo testo ripetibile 150 battute Inserire le denominazioni di soggetti Enti persone o famiglie collegati con il soggetto che si sta descrivendo rappresenta 1l classico rimando vedi anche Nell indice a stampa il campo infatti utilizzato come rimando seguendo la sintassi Voce collegata vedi anche Voce d autorit Campo Note dell archivista 3 1 NOTA DELL ARCHIVISTA Scopo Descrivere come il record d autorit stato redatto Regola Precisare le fonti consultate nella redazione del record d autorit e fornire informazioni relative al suo aggiornamento Campo testo 250 battute Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Regole o convenzioni utilizzate 3 2 REGOLE O CONVENZIONI UTILIZZATE Scopo Identificare le convenzioni o regole nazionali o internazionali applicate nella formulazione delle informazioni comprese nel record d autorit Regola Indicare le convenzioni o regole applicate Campo testo 50 battute Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campi Data creazione voce e Data modifica voce 3 3 DATA Scopo Indicare quando il record in questione stato elaborato Regola Indicare la data nella quale il record
89. bilit e bilancio 1954 ecc Nel primo ripetibile si pu inserire una versione normalizzata Primoripetibile Segnaturaoriginariainnumero Jl gt Segnatura originaria in numero 2 Segnatura originaria in numero 3 Segnatura originaria in numero 31 Nel secondo ripetibile si inserisce invece la segnatura cos come si presenta effettivamente sull unit Secondo ripetibile Jo o Segnatura originaria in numero l Segnatura originaria in numero 2 Segnatura originaria in numero _ _ J3 Segnatura originaria in numero Campo Segnatura definitiva Campo testo 100 battute Classificazione definitiva assegnata dall applicativo dopo il riordinamento vedi 10 1 5 Assegna corda aperta e 10 2 2 Assegna corda chiusa Nel caso di fondi archivistici storici chiusi una numerazione di corda continua preceduta se si desidera da un codice alfanumerico Nel caso di archivi costituiti da pi Fondi possibile attribuire a ciascun fondo un codice alfanumerico e una numerazione autonoma progressiva delle singole unit di descrizione prive di discendenti che lo compongono l operazione consentita esclusivamente sui livelli immediatamente sottostanti 1l nodo dell Archivio di concentrazione Nel caso di archivi che necessitano di una numerazione aperta si possono di volta in volta selezionare sull albero 1 livelli immediatamente superiori alle unit di descrizione prive di discendenti c
90. ca selezionare Ricerca per parola tra le etichette inserire nel box Parole da cercare la parola o le prime lettere della parola d interesse per aprire il dizionario Selezionare 1l termine da ricercare e spostarlo nel box criteri con un click sull icona Psi Per combinare pi termini di ricerca utilizzare i bottoni ALAUN Scegliendo e la ricerca viene effettuata sulla compresenza dei termini all interno delle schede Scegliendo o la ricerca viene effettuata sulla presenza di uno dei termini all interno delle schede Le parentesi servono per ricerche complesse se s1 vogliono ricercare pi termini in compresenza o in alternativa le parentesi servono a racchiudere 1 rapporti tra 1 termini Per esempio il criterio CARTELLA e CARTELLE o FASCICOLO e FASCICOLI consente di trovare tutte le schede che hanno in compresenza CARTELLA e CARTELLE oppure le schede che hanno in compresenza FASCICOLO e FASCICOLI Guarini Fondazione 1 Ricerche y Le Y seal Y Y Y Y ai ei Riordino Autority file Lemmari Ricerche Stampe Settaggi i Utility E Imp Esp Esci d va Archivio Schede Indicizzazione Ricerca per parola Ricerca Avanzata Parola da cercare Criteri Tipo ricerca Ricerca Avanzata E Nome ricerca salvata Data2 F gonn Ordinamento risultati Livello di Titolo Pe A Note data n Titolo attribuito Data documentazione Data costituzione Segnatura definitiva E gt Cerca
91. ca il soggetto vedi 7 2 1 Criteri per l individuazione e l intestazione del soggetto produttore e descriverlo analiticamente inserendo 1 dati relativi alla sua storia nel campi predisposti In tal modo a fine lavoro sar possibile presentare uno schema riassuntivo dei soggetti produttori che hanno contribuito alla produzione del fondo trattato e utilizzare le informazione dell Authority File per la redazione dell inventario 55 EE SISTEMA INFORMATIVO o BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 56 di 135 Campo Storia istituzionale amministrativa Nota biografica 3 2 2 Storia istituzionale amministrativa nota biografica Scopo Fornire una storia istituzionale amministrativa o un profilo biografico del soggetto produttore o dei soggetti produttori per collocare la documentazione nel proprio contesto e facilitarne la comprensione Regola Indicare in forma concisa tutte le informazioni significative sull origine l evoluzione le vicende e l attivit dell organismo o degli organismi o sulla vita e l attivit della persona o delle persone responsabili della produzione dell unit di descrizione Se ulteriori informazioni possono essere reperite in una fonte edita citare questa fonte L Area delle informazioni di ISAAR CPF suggerisce degli specifici elementi informativi che possono essere inclusi in questo elemento Per singole persone o per famiglie indicare informazioni quali nomi completi e titoli
92. cartella in cui sono state salvate le immagini Nella casella di testo compare 1l percorso dell immagine selezionata Una volta selezionato il file d interesse nella parte centrale della finestra oltre ad essere visualizzata l immagine selezionata possibile ingrandire o rimpicciolire la stessa mediante 1 due tasti di Zoom Nella casella di testo sottostante compare il percorso dell immagine selezionata che se si conferma la scelta con viene inserito automaticamente nel campo Immagine Con x possibile eliminare l associazione dell immagine alla scheda 76 T A A ORMATIVO invi FERECIONE ui csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 77 di 135 8 LA SCHEDA NOMI possibile accedere all Archivio Nomi dalla Barra delle Icone icona Authority File e quindi l opzione Nomi o dalla Scheda dettaglio Inserendo 1 nominativi dalla Barra delle icone non si stabilisce nessun legame effettivo con le schede del fondo archivistico Per far s che un nominativo dell archivio Nomi sia associato concretamente ad una specifica unit di descrizione bisogna attivare l Authority File dalla Scheda dettaglio e pi precisamente dal paragrafo Contesto attraverso il campo Soggetto produttore o dal paragrafo Indicizzazione attraverso il campo Ente Persona Famiglia Inserendo 1 dati dal paragrafo Soggetto produttore il nominativo viene considerato come tale e in tal modo possibile estrapolare un elenco specifi
93. cco note 2 O x Eile Modifica Cera 7 Inizio importazione Colli liutaio Colli di Caselle Montanari Hontanari originari di Brescia Fondazione Monti Ente morale Fondazione Honti ex ipab Fine importazione Figura 11 Segnalazione di omonimi da controllare nell Authority File Nomi In presenza di due soggetti diversi omonimi l archivista pu modificare la Voce d autorit del duplicato in modo da distinguerla inequivocabilmente dal suo omonimo sfruttando 1 campi che concorrono alla formazione della voce d autorit Denominazione e Qualifica per gli Enti e le Famiglie e Cognome Nome Qualifica per le Persone vedi capitolo 8 20 Erg SISTEMA INFORMATIVO ASSANE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 21 di 135 3 INQUADRAMENTO GENERALE 3 1 GLI ELEMENTI DELL APPLICATIVO Guarini Archivi al fine di rappresentare esaurientemente la complessit di un fondo archivistico s1 avvale di diversi elementi e la Scheda anagrafica per descrivere gli archivi di concentrazione Enti conservatori e la Scheda aggregazione e la Scheda dettaglio per descrivere le unit di descrizione degli archivi fondi serie unit archivistiche ecc senza vincoli di livelli imposti e la Scheda dei nomi per accogliere 1 dati relativi a persone enti e famiglie e la Scheda bibliografia per accogliere 1 dati relativi alla bibliografia riguardante il materiale d archivio schedato o la bibliografia essenziale di
94. chivi Compilata la Scheda anagrafica si accede alla videata principale di schedatura dove si trova la Scheda dettaglio l Albero delle schede la Barra delle icone e altri elementi utili a orientarsi 4 1 FUNZIONALIT DI GESTIONE DELLE SCHEDE Diverse operazioni di controllo e gestione delle schede si effettuano tramite il menu rapido attivabile con il tasto destro del mouse menu a tendina previa selezione della scheda o livello sull Albero delle schede 4 1 1 Nuovo Questa funzione consente di creare una nuova tipologia di livello di descrizione o di selezionare una tipologia di livello di descrizione gi esistente Albero Paragrafi Trova schede Descrizione HAt Fondazione Monti SOR Fondo Monti DR Carte istitutive EE ad D 1 Atto di fc Cambia Livello di Descrizione me lt 21 Statuto c E unit i 3 Statuto c sottoserie DE Verbali del Lor Duplica scheda DE verbali origi Stampa scheda i EE Copie dei i i se lt F Copie Elimina T s 8 Copie verbali 1869 1878 Livello di Descrizione Humero provi Humero provYi Figura 26 Menu a tendina per la gestione delle schede 4 1 2 Cambia livello di descrizione La funzione consente di assegnare ad un livello di descrizione gi esistente una diversa tipologia da utilizzare in particolare quando si effettuano degli spostamenti di schede in fase di riordinamento 4 1 3 Riassunto La funzione apre una finestra che pres
95. chivistiche 111 I SIS A ORMATIVO TEH FERECIONE n csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 112 di 135 L applicativo propone una finestra in cui possibile creare diversi profili di stampa Se sono gi presenti dei profili sufficiente selezionare quello desiderato dall elenco a tendina del pannello Profilo di stampa Per creare un profilo utilizzando 1 parametri di un profilo gi esistente sufficiente selezionare il profilo da copiare quindi Salva con nome inserire il nome del nuovo profilo e procedere con le modifiche Per eliminare un profilo sufficiente selezionarlo e attivare nel pannello Profilo di stampa Per creare un nuovo profilo di stampa necessario selezionare e assegnare un nome al profilo Guarini Fondazione Monti Stampe ER PI ojales i Nuova x ro provvisorio numero e Paese Inserire il nome del profilo D di conservazione Annulla atura definitiva Stampa di controllo Abadi MT Condensed Light 10 TT Grassetto TT Sottolineato TT Corsivo TT Barrato Spostamento campo Formato data Lal lad Cl aaaa aeza colomna C gonm sos aaaamm gg Figura 54 Finestra della Stampa inventario Occorre quindi selezionare un livello dall elenco Livelli di descrizione e scegliere quale tipo di stampa adottare spuntando la casella davanti a Tipo stampa A o Tipo stampa B Il Tipo stampa A consente di disporre 1 campi su due righe in forma pi libera Il Tipo stampa
96. ci Hicrosoft Word 02_Stampa_ Indice doc E File Modifica Visualizza Inserisci Formato Strumenti Tabella Finestra 8 x E a p spshryr iahB lt 0 c FmMrREsE Normale Times Mew Roman IG Z S E pe do do assistenza poeri td 25 beneficenza tS associazioni dy tat H Castelborzo cavaler di cobnrello Cormspondenza generale 2 14 colleron tA diremu li francobolli tli simpe tli Colli Giovani noain 1 817 1901 lh T3 Colli Gioam notai 1 817 1901 Fond Coli 15 01 De Cols Giovanni tedi Colli Giovan notano 1517 1901 f Decoli Giovami vedi Coll Giovanmi nota0 1817 1901 gt Fagiano tomo Fondo Yalli 31i Fondazione Morty1 31 Fondazione Vall 2325 S7 GEHNOVA Z1 CARICAMENTO 212325 a NIILAHO 23 251 Mister della mera Fondo Vali S1 F 0la 4 H Pgi Sezi iji AzZm Ris Coli REG Fe Est se Figura 60 La Stampa dell indice analitico 118 SIS A ORMA O eni FEFECIONE RE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 119 di 135 12 4 ETICHETTE AI termine del lavoro di inventariazione si possono stampare le etichette per 1 contenitori definitivi e per le singole unit archivistiche La procedura consente di preparare e stampare etichette specifiche per ciascun fondo intendendo per fondi 1 livelli immediatamente sottostanti il nodo dell Ente conservatore e utilizza le seguenti informazioni della Scheda detta
97. co dei soli soggetti produttori Inserendo 1 dati dal paragrafo Indicizzazione il nominativo viene considerato come semplice lemma dell indice dei nomi I tipi di nomi che si possono inserire sono tre Enti collettivi Persone fisiche Famiglie L archivio Nomi strutturato in un area Generale e in un area delle informazioni che variano in dipendenza della tipologia del nome L area Generale destinata ad accogliere le informazioni che definiscono quale tipo di voce d autorit nome viene descritto e le forme del nome utili per la ricerca I campi da compilare sono diversi a seconda che s1 descriva una Persona Fisica campi Cognome Nome e Qualifica vedi Figura 36 oppure una Famiglia o un Ente campi Denominazione e Qualifica vedi Figura 37 La seconda area dell Authority File dedicata all analisi della voce d autorit che s1 sta descrivendo IW Filtra elenco per M Home E Montani OOOO Monti Francesco 1872 1917 Tipo di voce autorit P Monti Giovan 02 Codice 1 1 Cognome Home Qualifiche Yoce di autont 1 3 Yoce parallela 1 4 Note dell archivista 3 1 utilizzate 3 2 Tata sr Figura 36 L area Generale della scheda Nomi Persona Fisica 17 REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte E PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 78 di 135 Nome P Fagiano antonio 0O O Fondazione Monti Ente morale Tipo di Yoce autorit E Fondazione Walli 1 2 Co
98. consentita esclusivamente sui livelli immediatamente sottostanti il nodo dell Archivio di concentrazione 102 rn RE G I ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 103 di 135 Per eseguire l operazione necessario selezionare 1l livello da trattare e scegliere dal menu a tendina le opzioni Assegna corda aperta e quindi A cascata L applicativo chiede di inserire un prefisso provvede automaticamente all assegnazione e salva la struttura L applicativo impedisce l inserimento di prefissi uguali in modo da evitare l attribuzione della medesima segnatura a pi fondi 10 1 5 2 Assegnazione della corda aperta per singolo livello Nel caso di interventi su fondi ancora passibili di arricchimento possibile attribuire una numerazione per corda aperta operando sui livelli di descrizione immediatamente soprastanti le singole unit di descrizione prive di discendenti Tale dato viene automaticamente riportato nel campo Segnatura definitiva delle Schede dettaglio corredato da un prefisso L operazione non consentita sui livelli intermedi ossia su quei livelli che sono contenuti in un altro livello e che a loro volta contengono dei discendenti Per eseguire l operazione necessario selezionare 1l livello da trattare e scegliere dal menu a tendina le opzioni Assegna corda aperta e quindi Per singolo livello L applicativo chiede di inserire un prefisso provvede automaticamente all assegnazione
99. copia dello Armadio 17 SE Statuto del statuto del 1871 copia a stampa dello statuto del Hata 1997 1998 bozze e copia a stampa dello statuto e e Tee nead a approvato nella seduta C A del 10 maggio 1897 Figura 50 Visualizzazione dei risultati delle ricerche 109 a SISTEMA INFORMATIVO KUSAN BENI CULTURALI Qy csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 110 di 135 11 3 2 Salvataggio dei criteri di ricerca Dal men Gestione Ricerca possibile memorizzare 1 criteri di una ricerca e recuperarli in modo differito salvandoli con le nominandoli in modo significativo La ricerca salvata pu essere Sa Lar ripetuta selezionando dai men a tendina il tipo ed il nome attivando Carica ricerca e rilanciandola con Trova 7 Ne CRE n L icona consente di eliminare criteri di ricerca che non interessano pi Carica Tipo ricerca Ricerca wanzata Home ricerca salvata data E Ordinamento risultati A Figura 51 Salvataggio e recupero criteri di ricerca 11 3 3 Stampa risultati della ricerca LI ro La procedura di stampa dei risultati della ricerca viene attivata tramite l icona che apre una cartella per il salvataggio nominata in modo predefinito per raggruppare tutte le stampe all interno della medesima directory C Programmi Archivi ArchivioX Stampe X_Risultati della ricerca doc Se si desidera salvare la ricerca con un nome diverso da quello proposto digitarlo nella cartella di salv
100. della Banca dati e del sito Internet regionali dati di dettaglio Come da anni avviene per 1 beni librari e per quelli artistici s1 ritenuto opportuno far confluire le informazioni sugli archivi sulla banca dati regionale anche al fine di metterle in relazione con le altre tipologie di beni spesso possedute dagli stessi enti produttori degli archivi e talvolta parte integrante delle medesime raccolte La maggior parte degli Enti 1 cui beni culturali vengono catalogati con il contributo tecnico e finanziario della Regione sia 1 Comuni sia le Istituzioni religiose e in particolare le associazioni e istituti culturali conservano infatti tutte le citate tipologie di beni per cui particolarmente grave che il patrimonio di tali istituzioni trovi descrizione nella nostra banca dati solo per 1 libri e 1 beni artistici Proprio per facilitare l integrazione sia in sede di catalogazione sia di interrogazione si scelto di elaborare uno strumento per la schedatura riordinamento e inventariazione archivistica che si avvalesse degli stessi parametri tecnici di Guarini Patrimonio culturale assicurando cos immediate funzioni di interrogazione dei beni e la comodit e il risparmio per gli uffici regionali e per gli utenti di avere qualsiasi tipo di assistenza informatica in linea con il CSI Piemonte Lo scopo di una scheda Guarini per gli archivi quindi di acquisire 1 dati alla banca dati regionale e di fornire nel contempo uno strumento che per
101. desiderato dall elenco a tendina del box Profilo di stampa Per eliminare un profilo sufficiente selezionarlo e attivare nel pannello Profilo di stampa Attivato un profilo si selezionano nell elenco Livelli di descrizione 1 livelli da stampare spuntando la casella a desta X per ciascun livello selezionato si possono poi definire il tipo di carattere le dimensioni e gli effetti operando le scelte nei pannelli Tipo di carattere e Dimensione Una volta definiti 1 parametri di stampa per tutti 1 livelli 11 profilo completo e va salvato con a prima di attivare la stampa cos da poter essere richiamato in una successiva sessione di lavoro Per stampare occorre selezionare 1l livello che interessa nella finestra Albero delle schede quindi i j e confermare Selezionando 1l nodo dell Archivio di concentrazione si stampa la struttura di tutto l archivio selezionando un livello si stampa la porzione di struttura compresa nel livello Elaborata la stampa l applicativo consente di nominare il file in modo libero memorizzandolo in C Programmi ArchiviSQL Stampe Fondo Monti 1700 1915 1 14 Carte istitutive 1700 1897 1 3 Verbali del Comitato Amministrativo 1871 1897 4 7 Verbali originali 1871 1897 4 6 Corrispondenza generale 1871 1915 8 14 Protocollo della corrispondenza 1871 1890 8 11 Corrispondenza 1871 1888 1871 1888 12 13 Corrispondenza del Presidente 1888 1915 14 L impaginazione della stampa struttura
102. dice 1 1 Denominazione Qualifiche Yoce di autorit 1 3 Yoce parallela 1 4 Note dell archivista 3 1 Regole o convenzioni utilizzate 3 2 Data creazione voce 3 3 1 032002 170372002 Data modifica voce 19709372003 3 3 2 Figura 37 L area Generale della scheda Nomi Ente collettivo e Famiglia 8 1 FUNZIONALIT DI GESTIONE DELLA SCHEDA 8 1 1 Nuovo Selezionando l icona sl crea una nuova voce alla cui scheda si accede dopo aver scelto il tipo di voce d autorit che si intende descrivere Ente collettivo Persona fisica Famiglia 8 1 2 Elimina La funzione Elimina consente di cancellare una voce selezionata se non vi sono schede associate la funzione si attiva sta dal menu a tendina tasto destro del mouse sia utilizzando 5j 8 1 3 Ordina Le icone Ordine crescente e Bi Ordine decrescente consentono di visualizzare l elenco dei nomi nell ordine che si preferisce 8 1 4 Modifica e sostituisci Le operazione di modifica e di sostituzione dei dati relativi a nomi gi inseriti nell elenco hanno effetto su tutte le schede dettaglio associate a quel nome Per modificare 1 dati relativi a un nome necessario selezionarlo operare le modifiche nei campi desiderati salvare e uscire Per facilitare la scelta delle voci su cui operare possibile richiamare con il tasto destro del mouse la funzione Riassunto di una voce selezionata o la funzione Mostra file di importazione nel caso si 78 FEREC
103. dice dei nomi Campi Ente Persona Famiglia e Ruolo Un campo ripetibile collegato all Authority File Nomi 150 battute associato ad un campo con lemmario 150 battute Il primo campo Ente Persona Famiglia destinato ad accogliere la definizione completa voce d autorit del nominativo che comparir nell indice dei nomi i i i i L Per compilare il campo necessario aprire l Authority File Nomi selezionando e successivamente z Se il nominativo gi presente nell elenco che compare a sinistra dello N me schermo sufficiente selezionarlo e confermare ta o due click del mouse perch venga assegnato alla Scheda dettaglio che si sta compilando Per inserire un nominativo nuovo vedi 8 2 Attivazione della scheda Il campo Nomi Ruolo rappresenta una sotto voce del lemma principale ed quindi vincolato al precedente e non deve essere compilato a s Va qui indicato il ruolo specifico svolto da un ente persona o famiglia nel contesto della descrizione archivistica oggetto di indicizzazione Si sottolinea che 1 nominativi inseriti in questo paragrafo sono considerati come semplici voci di indice Se si desidera che un personaggio ente o famiglia sia identificato come soggetto produttore tale l informazione va inserita nel paragrafo Contesto campo Soggetto produttore 62 EE SISTEMA INFORMATIVO KENE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 63 di 135 L indice dei luoghi Campi
104. e si stampano le etichette della porzione compresa nel livello prescelto e possibile stampare anche pi livelli tenendo premuto 1il tasto Maiusc livelli contigui o Ctrl livelli distanti durante la selezione e scegliendo poi Seleziona intero ramo Terminata la selezione nella griglia di stampa compaiono 1 dati delle etichette con il campo aggiuntivo Numero Copie che da compilare per ogni singola etichetta selezionando l intestazione della colonna con 1l tasto destro del mouse possibile inserire lo stesso valore per tutte le etichette i Per avviare la stampa sufficiente selezionare Elaborata la stampa l applicativo consente di nominare il file in modo libero memorizzandolo in C Programmi ArchiviSQL Stampe 13 EXPORT XML AI fine di garantire lo scambio di dati con altri applicativi di riordino e inventariazione stata implementata una procedura di esportazione dati in formato XML I dati vengono esportati su standard internazionali e in dettaglio scheda ISAD formato EAD v 2002 Encoded Archival Description http www loc gov ead Scheda ISAAR formato EAC v beta Encodede Archival Context http www iath virginia edu eac Le modalit di attivazione della procedura di export XML sono identiche per le versioni Guarini Archivi Access e Guarini Archivi MSDE I profili utente abilitati all utilizzo della procedura sono versione Access catalogatore versione MSDE catalogatore superviso
105. e di sostituzione dei nomi gi inseriti nell elenco hanno effetto su tutte le schede dettaglio associate a quel nome per sostituire un termine con un altro necessario aprire l Authority File dalla barra delle icone per cancellare un nominativo necessario che non sia associato ad alcuna Scheda dettaglio 8 3 AREA GENERALE 8 3 1 Enti collettivi e Famiglie Tipo Ampiezza ___ ISAAR Denominazione O Oo S S Qualifiche S OTO S Data creazione voce _ S D R Data modifica voce S D 3 SI EE SISTEMA INFORMATIVO KENE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 82 di 135 Campo Tipo di voce di autorit 1 2 TIPO DI RECORD D AUTORIT ARCHIVISTICO Scopo Segnalare se l intestazione relativa ad un ente una persona o una famiglia Regola Indicare il tipo di record d autorit per esempio denominazione ente per un ente denominazione persona per una persona e denominazione famiglia per una famiglia Selezionare il tipo di voce in fase d inserimento per accedere alla scheda Generale corrispondente Campo Codice 1 1 CODICE IDENTIFICATIVO Scopo Identificare l istituzione responsabile della redazione della intestazione d autorit e identificare il record in maniera univoca Regola Indicare il codice del paese secondo la versione pi recente del codice ISO 3166 Codes for the representation of names of countries Codice per la rappresentazione del nome degl
106. e salva la struttura L applicativo impedisce l inserimento di prefissi uguali in modo da evitare l attribuzione della medesima segnatura a pi livelli 10 1 6 Assegna numero contenitore definitivo La funzione permette di assegnare in un unica sessione il numero definitivo ai contenitori di un fondo Questa numerazione utilizzata per la stampa delle etichette vedi 12 4 Etichette L operazione consentita solo sui livelli immediatamente sottostanti il nodo dell archivio di concentrazione e inserisce 1 valori secondo le indicazioni fornite dall archivista nel campo Numero contenitore definitivo di tutti 1 livelli privi di discendenti contenuti nel livello selezionato Prima di procedere necessario assegnare il Puntatore poich l applicativo fa riferimento ad esso per identificare le unit da condizionare nei contenitori definitivi Per facilitare l operazione pu essere utile utilizzare una stampa inventario in cui compalano alcuni elementi identificativi dei singoli pezzi quali Titoli Segnature definitive Puntatore Es Assegnazione numero contenitore Humero del contenitore fisico definitivo Fer il fondo Manoscritti i puntatore minimo selezionabile 38 il puntatore massimo selezionabile 86 Ultima assegnazione effettuata Puntatore da 35 a 45 Numero contenitore fisico 1 Puntatore da Puntatore a Figura 46 La numerazione dei contenitori definitivi Per eseguire l operazione necessario se
107. e se l intestazione relativa ad un ente una persona o una famiglia Regola Indicare il tipo di record d autorit per esempio denominazione ente per un ente denominazione persona per una persona e denominazione famiglia per una famiglia Selezionare 1l tipo di voce in fase di inserimento per accedere alla scheda Generale corrispondente Campo Codice 1 1 CODICE IDENTIFICATIVO Scopo Identificare l istituzione responsabile della redazione della intestazione d autorit e identificare il record in maniera univoca Regola Indicare il codice del paese secondo la versione pi recente del codice ISO 3166 Codes for the representation of names of countries Codice per la rappresentazione del nome degli Stati seguito dal codice dell istituzione che ha redatto il record d autorit archivistico in conformit al relativo standard nazionale o internazionale seguito dal codice identificativo univoco della intestazione d autorit Nel caso in cui il responsabile della redazione del record d autorit archivistico sia una organizzazione internazionale riportare il codice identificativo dell organizzazione in luogo del codice del paese Campo testo 50 battute Inserire 1l codice identificativo della persona o Ente che crea la voce di autorit 84 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 85 di 135 Campo Cognome Campo test
108. efinitive 1 Puntatori o 1 Numeri scheda 5 3 2 Cambio di un livello di descrizione Mediante la funzione Cambia livello di descrizione possibile in ogni momento assegnare a qualunque livello dell albero una voce descrittiva diversa Selezionato 11 livello desiderato sufficiente attivare la funzione dal men a tendina tasto destro del mouse scegliere dal lemmario la nuova denominazione e confermare cfr 10 2 2 Cambia livello di descrizione 5 3 3 Cancellazione di un livello di descrizione I livelli dell albero ad esclusione del nodo inerente all Archivio di concentrazione possono essere cancellati selezionandoli e scegliendo la voce Elimina del men a tendina La cancellazione effettuabile anche quando il livello selezionato contiene livelli gerarchicamente dipendenti che vengono anch essi cancellati pertanto prima di effettuare una cancellazione necessario essere ben sicuri dell operazione perch dopo la conferma non possibile ripristinare la situazione precedente Un messaggio avverte della delicatezza dell operazione 48 TEREGIONE E Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 49 di 135 6 LA SCHEDA AGGREGAZIONE 6 1 ATTIVAZIONE DELLA SCHEDA Come si visto nel capitolo precedente la struttura ad albero cos costituita e la radice dell albero rappresentata dall Ente che gestisce l archivio definito con la Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione e i vari n
109. ellare o a testo libero La stampa della struttura dell archivio consente di rappresentare in maniera evidente la gerarchia dei livelli di descrizione utilizzati fornendo informazioni riassuntive utili a orientarsi nel fondo trattato quali la segnatura definitiva l arco cronologico e la consistenza di ciascuna partizione Anche in questo caso possibile definire corpo e carattere dei singoli livelli in modo da evidenziarne la relativa posizione gerarchica La stampa degli indici a discrezione dell archivista pu essere organizzata in uscite separate per ciascuna tipologia indice dei nomi indice dei luoghi indice degli argomenti indice dei soggetti produttori o in una stampa congiunta di tutti 1 lemmi indice analitico in entrambi 1 casi sono previste distinzioni grafiche per migliorarne la leggibilit indentatura dei sotto lemmi rimandi ecc Le basi di dati dei fondi archivistici riordinati e inventariati con l ausilio di Guarini archivi come si detto all inizio vanno a confluire nella banca dati regionale AI momento della consegna della base dati alla Regione e al CSI Piemonte si eseguir un controllo in parte automatizzato in merito alla presenza dei dati descrittivi minimi previsti dalle regole ISAD nonch di caratteristiche di coerenza interna alla banca dati si raccomanda di rivolgere particolare attenzione all allegato C di questo manuale relativo alla validazione dei dati I dati con l accordo degli enti prop
110. enendo su una voce gi Inserita possibile modificarla sostituirla con un altro termine o cancellarla Le operazione di modifica e di sostituzione di un termine gi inserito nell elenco ha effetto su tutte le schede dettaglio che contengono quel termine Per modificare un termine da lemmario necessario aprire 11 lemmario selezionare la voce modificarla nel campo Descrizione salvarla e uscire 30 TE REGIONE WE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 31 di 135 Per sostituire un termine con un altro necessario aprire 11 lemmario dalla barra delle icone selezionare la voce da sostituire selezionare l icona Sostituisci scegliere 11 termine sostitutivo confermare e uscire Non consentito cancellare un termine dagli elenchi controllati se associato ad una o pi schede dettaglio Pertanto se si desidera cancellare un termine da un elenco controllato necessario prima rimuovere 1 riferimenti nelle singole schede dettaglio utilizzando l icona x Elimina per poi procedere all eliminazione nel lemmario mediante l icona Elimina L l We l E Per stampare l elenco dei termini di un Lemmario occorre selezionare l icona Stampa contenuta nella finestra di gestione del Lemmario Nel caso dei lemmari gerarchici la stampa ha ordinamento alfabetico per lemma principale con indentatura per 1 sotto lemmi Si segnala che i lemmari Tipologia fisica Consistenza quantit Supporto Formato Genere Formato mi
111. enta alcuni dati compilati della scheda selezionata nell ordine e nella forma seguente Titolo originale Titolo attribuito Segnatura originaria Segnatura definitiva Puntatore Numero provvisorio Contenuto Estremi cronologici della documentazione 38 BEI REGIONE BENI CULTURALI Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 39 di 135 data e validit data topica Estremi cronologici di costituzione data e validit Descrizione estrinseca Soggetto produttore Nomi Luoghi Argomenti Catalogatore e data di catalogazione Note e Note di servizio i Mediante as si attiva la stampa del Riassunto della scheda selezionata Titolo orginale Atto di fondazione Segnatura originaria Atti Segnatura defimtiva Puntatore Humero provvisorio ATTO 1 Contenuto Regio Decreto n 113 del 27 marzo 1871 con statuto e corispondenza relativa In particolare di Francesca Monti Estremi cronologici della documentazione Data Specifica 1870 1872 Descrizione estrinseca fascicolo Homi Fondazione Monti Konti Francesco 1872 1917 Catalogatore data di catalogazione PH 20 01 2002 Note di servizio da rivedere Figura 27 La finestra Riassunto 4 1 4 Duplica scheda La funzione attivabile dal tasto destro del mouse dopo aver selezionato un livello dell albero permette di creare una nuova scheda copiando tutti 1 dati della scheda di partenza con l eccezione del Numero provvisorio numero Huoyo b Camb
112. ente alla funzione di Import associata un operazione di controllo dei nomi importati In presenza di due nominativi uguali l applicativo non procede a operazioni di sovrapposizione in automatico ma contrassegna le voci importate con la dizione duplicato e crea dei file log d appoggio apribili in Authority File Nomi in cui sono riportati 1 dati delle schede associate alla voce duplicata I dati sono consultabili nell Authority File Nomi selezionando la voce duplicata e scegliendo dal menu attivato con il tasto destro del mouse l opzione Mostra file d importazione Si segnala che l identificazione di due voci ugual effettuata controllando 1 campi Cognome Nome e Qualifica per le persone e Denominazione e Qualifica per enti e famiglie 42 Nomi 2 0 x I Filtra elenco per Home Colli D uplicato Giovanni notaio lt 1817 1901 gt Tipo di voce autorit E Colli Arturo carradore 1 2 E Colli Giovanni notaio lt 1817 1901 gt Codice 1 1 Colli liutaio Fagiano D uplicato Antonio lt 1837 1892 gt Cognome Colpi atal E Fagiano Antonio Home Goshi E Fondazione Monti E Fondazione Walli Qualifiche F Montanari E Monti Duplicato Francesco 1862 1917 E Monti Francesco 1872 1917 Yoce parallela 1 4 E Monti Giovanni Rossi Duplicato Angelo el ba oala E Rossi Angelo La n l E mi Societ del Gas di Torino pecai Eora E Societ delle dame benefiche di Col
113. erca avanzata che consente di trovare un termine in pi campi a scelta dell operatore se TO Cognome I Forme escluse Nome TT oci collegate TT Denominazione Notedell archivista W Qualifiche Wi Sfera di attivit TT oce di autorit Relazioni TT Voce parallela Colli Giovanni notaio 181 7 1901 gt Fagiano Antonio giornalista Monti Francesco 1872 1917 Figura 39 La Ricerca avanzata 8 1 6 Stampa ja Selezionando e quindi Stampa generale possibile stampare diversi elenchi dei nomi presenti nell Authority File scegliendo dal menu la selezione desiderata Per tutte le opzioni viene visualizzato il numero parziale e totale di nomi contenuti nell elenco ed possibile nominare 11 file Word liberamente gf Stampa elenchi Alfabetico di tutti i nomi collegati alle schede dell archivio corrente C Alfabetico di tutti i soggetti produttori dell archivio corrente C Alfabetico nomi inseriti nel campo Ente Persona Famiglia Selezionando una voce dell elenco e quindi Stampa scheda corrente possibile stampare la scheda della voce scelta con tutti 1 campi compilati preceduti dalla relativa etichetta Il file Word prende automaticamente il nome della Voce d autorit ma possibile modificarlo 8 1 7 Filtra elenco La funzione Filtra elenco per consente di visualizzare solamente 1 nominativi che iniziano con la lettera scelta dal menu alfabetico Deselezionando Filtra elenco ven
114. ere dal lemmario una valutazione delle condizioni di conservazione della documentazione Campo Danni descrizione Campo testo 250 battute Fornire informazioni dettagliate sulle condizioni di conservazione della documentazione Campo Restauri Campo testo descrittivo memo Fornire informazioni di dettaglio sugli interventi gi operati o finalizzate ad eventuali campagne di restauro 7 6 4 Paragrafo Note e Campo riassuntivo Tipo Ampiezza___ ISAD Note Mo Descrizione estrinseca be I Campo Note Campo testo descrittivo memo Fornire informazioni e precisazioni che non possono essere inserite nei campi previsti dall area Campo Descrizione estrinseca Campo testo descrittivo memo Visualizza in automatico separando le informazioni con virgola 1 dati inseriti nei campi del paragrafo con l esclusione di quelli relativi al restauro e alle note Il contenuto del campo utilizzato nella funzione Riassunto e in Stampa inventario SI precisa che per rendere pi comprensibile la stringa finale 1 dati dei campi Formato una volta sola per tutti 14 campi Legatura Lingua Scrittura Scala Orientamento e Stato di conservazione sono preceduti dalla denominazione del campo stesso 69 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 70 di 135 7 1 AREA DELLE NOTE ARCHIVISTICHE L area destinata ad accogliere le informazioni relative alle o
115. ermini diversi ripetere l operazione appena descritta e selezionare l operatore logico da applicare alla ricerca in corrispondenza del primo nome inserito Tutti 1 campi testo permettono un ulteriore definizione dell operatore da applicare all interno del criterio di ricerca Nel caso di pi criteri di ricerca inseriti possibile individuare le schede che contengono un solo criterio utilizzando 11 bottone Localizza valore 11 3 GESTIONE DELLE RICERCHE 11 3 1 Visualizzazione dei risultati delle ricerche I risultati delle ricerche effettuate nelle modalit descritte al cap 11 2 vengono restituiti in forma tabellare Un men a scomparsa sulla destra permette di selezionare 1 campi che si intendono visualizzare Nella tabella sono sempre presenti 1 dati relativi a Livello di descrizione Titolo originale Titolo attribuito Contenuto Data documentazione segnatura definitiva La visualizzazione di ulteriori campi possibile tramite l utilizzo del men a scomparsa Per avere una visione pi adatta ai dati presentati si possono variare le dimensioni delle colonne posizionandosi col mouse sul bordo destro dell etichetta e trascinandolo quando compare 11 simbolo delle due frecce contrapposte analogamente si pu ampliare l altezza di singole righe posizionandosi sulla barra grigia di sinistra Per visualizzare o nascondere 1 campi ripetibili sufficiente premere il tasto destro del mouse all interno della griglia e scegliere dal men
116. ersona fisica 122 REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte E PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 123 di 135 Esportazioni XML Esportazione archivio Esportazione Nomi Opzioni di esportazione ie Tutti Soggetti produttori dell archivio corrente Tipo voce di autorit Ente Tipo voce di autorit Famiglia Tipo voce di autorit Persona fisica Esporta PROCEDURA DI EXPORT SCHEDA ISAD Sulla scheda Esportazione Archivio necessario definire la corrispondenza terminologica tra 1 livelli di descrizione utilizzati ed 11 marcatore EAD effettuando una selezione dal men a tendina Esportazioni XML Esportazione archivio Esportazione Nomi Esporta CN Se non possibile stabilire una corrispondenza univoca utilizzare l opzione sulla colonna Non usare il Marcatore In questo modo viene mantenuta la struttura dell archivio ma 1 singoli livelli vengono esportati con la denominazione dei livello attribuita dal catalogatore 123 REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte E PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 124 di 135 Esportazioni XML Esportazione archivio Esportazione Nomi w Esporta P Esporta Al termine della selezione utilizzare 11 bottone 8 Espona per definire sull albero delle schede una selezione parziale o totale dell archivio da esportare Albero delle schede Descrizione Seleziona tutto
117. ezionarlo e quindi operare con le frecce Sposta a sinistra e Sposta a destra Per cancellare un elemento necessario selezionarlo e scegliere Elimina tasto destro del mouse Guarini Fondazione Monti Stampe Regole di descrizione Catalogatore e data catalogazione Stampa di controllo Data modifica scheda Times New Roman 10 TT Grassetto TT Sottolineato TT Corsivo TT Barrato Spostamento campo Formato data wba Cas Tarhezza colomna commossa aaaamm gg Puntator Numero provvisorio Segnatura originaria a capo Titolo originale Titolo attribuito a capo Contenutot a sigla spazio Num capo Descrizione Estrinsecat Notet Nbte di servizio documentazione Figura 55 La stampa a colonne nell inventario 113 Tei SIS A ORMATIVO TETH FERECIONIE WE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 114 di 135 Per la stampa di Data specifica della documentazione e Data specifica di costituzione necessario selezionare il Formato data scegliendo tra aaaa stampa solo l anno aaaa mm gg stampa anno mese giorno e gg mm aaaa stampa giorno mese anno Si segnala che con l esclusione di Data specifica della documentazione e Data specifica di costituzione ogni campo selezionabile solo una volta Si fatta eccezione per le date in modo da consentire la stampa delle date in pi colonne secondo un modello ricorrente negli inventari archivistici Si segnala inoltre che poss
118. fica dell archivio di concentrazione stata arricchita da un collegamento a un testo di descrizione storico istituzionale dell ente conservatore dei fondi archivistici descritti e da una scheda di informazioni di tutela e gestionali utili in particolare a chi usi Guarini per schede di censimento Il tracciato dei campi ricalca quello del Sistema informativo delle soprintendenze archivistiche al fine di un agevole scambio Per quanto riguarda il tracciato si partiti da ISAD tentando di attenersi il pi possibile ma intervenendo in due modi e cambiando talvolta l ordine delle informazioni per facilitare e rendere pi economico ed intuitivo l inserimento dei dati e inserendo nuovi campi dove il livello di dettaglio e o soprattutto di strutturazione delle informazioni di ISAD non fosse funzionale in sede di ricerca e riordinamento Il tracciato della scheda comprende tutte le informazioni previste da ISAD sia quelle di carattere pi descrittivo sia quelle prevalentemente gestionali Il sistema permette per tramite la funzione Settaggi di nascondere o visualizzare nelle diverse fasi del lavoro 1 campi che si vogliano utilizzare in modo da personalizzare volta per volta la scheda alle esigenze specifiche di ogni tipo di archivio o livello di intervento In ultimo si sottolineata la necessit di descrivere separatamente le varie entit istituzioni persone fisiche famiglie luoghi che nel tempo hanno contribuito alla for
119. finire alcuni componenti fondamentali della descrizione di un fondo archivistico quali il soggetto produttore o i riferimenti bibliografici Authority File Nomi e Bibliografia 3 2 3 2 Campi liberi Si definiscono libere le informazioni di tipo descrittivo che il compilatore pu inserire direttamente utilizzando parole libere o un testo l unico limite imposto dalla lunghezza del campo ossia dal massimo numero di caratteri inseribili 3 2 3 3 Campi ripetibili Si definiscono ripetibili le informazioni libere o controllate che possono avere pi di un occorrenza in relazione ad una medesima scheda Zi rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 28 di 135 3 3 FUNZIONALIT DI INSERIMENTO E DI GESTIONE 3 3 1 La Barra delle icone Nella videata principale del programma in alto si trova la Barra delle icone A ciascuna icona associata una funzione Selezionando le icone si pu accedere ad altre videate o aprire nuove finestre in cui possibile attivare ulteriori funzioni w G 8 8 amp 8 RD O Archizio Schede Riordino Autority file i Lemmari Ricerche Stampe Settaggi Utility Imp Esp Esci Figura 17 La Barra delle icone 3 3 1 1 Archivio Selezionando questa icona si accede alla Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione 4 2 Attivazione della Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione 3 3 1 2 Schede Selezionando questa icona si
120. fo Estremi cronologici della documentazione di tutti 1 livelli gerarchicamente sottostanti prendendo in considerazione sia le date espresse in secoli sia le date specifiche Per eseguire l operazione necessario selezionare un livello e attivare la funzione dal men a tendina l applicativo esegue l operazione in automatico una volta confermato 1l risultato inserito nei campi Data paragrafo Estremi cronologici della documentazione della Scheda dettaglio del livello selezionato Si segnala che in fase di schedatura consigliabile compilare manualmente 1 campi data solamente per le unit di descrizione che non hanno discendenti e utilizzare la funzione d automatismo per tutti 1 livelli superiori poich ogni volta che si attiva la funzione il contenuto dei campi viene aggiornato con il nuovo conteggio sostituendo 1 dati inseriti in precedenza 10 1 4 Calcolo consistenza La funzione assegna al livello di descrizione selezionato il numero e la tipologia dei livelli gerarchicamente sottostanti Per eseguire l operazione necessario selezionare un livello e attivare la funzione dal men a tendina l applicativo esegue l operazione in automatico una volta confermato 1l risultato inserito nel campo Consistenza paragrafo Descrizione estrinseca della Scheda dettaglio del livello selezionato Si segnala che in fase di schedatura consigliabile compilare manualmente il campo Consistenza solamente per le unit di
121. gine impostare la cartella Database del CD ROM es E Database F Database Il percorso di destinazione conterr il database MSDE di Guarini Archivi E consigliabile creare una cartella Database su un unit diversa da quella contenente 1l sistema operativo Tipicamente il sistema operativo su C se possibile creare la cartella su D o comunque su un altro disco partizione Di seguitosi riporta la videata con le impostazioni descritte 11 Erg SISTEMA INFORMATIVO KISAN BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI gt csipiemonte Pag 12 di 135 E Installazione DataBase E 0 x Installazione del database MSDE Percorso di origine E NDatabase Percorso di destinazione FinDatabase all Installa database Yerifica database WA Verifica database Figura 4 Installazione del database Selezionare il pulsante installa database ed attendere un messaggio di avvenuta installazione E consigliabile eseguire anche la verifica database che simula la connessione al server da parte di un client Per farlo selezionare il pulsante Verifica database ed attendere un messaggio di avvenuta verifica Ora il server pronto per essere contattato dai client Guarini Archivi SQL 2 1 0 N B L installazione del database crea un gruppo di programmi chiamato Archivi MSDE accessibile dal men AVVIO PROGRAMMI che consente di eseguire il programma per la gestione dei backup restore del database 2 3 2 INST
122. glio e Denominazione dell Archivio di concentrazione Ente conservatore Denominazione o titolo del Fondo Denominazione o titolo delle unit livelli privi di discendenti Numero definitivo del contenitore fisico Segnatura definitiva Prima di attivare la procedura di stampa etichette indispensabile assegnare la Segnatura definitiva il Numero definitivo del contenitore fisico e il Puntatore vedi Riordino 10 1 e 10 2 La funzione si attiva dalla Barra delle icone selezionando la freccia dell icona Stampe e scegliendo Stampa etichette L applicativo propone una finestra in cui possibile creare diversi profili di stampa g Guarini Fondazione Monti Stampa Etichette faldoni Descrizione Margine laterale Denominazione Ente Conservatore asso orizzontal Titolo originale o attribuito del fondo Qualificazione della numerazione Numero definitivo del contenitore n i I verticale Range di segnatura definitiva Passo verticale in da Indicazioni sull intervento A Campo Valore Tipo di carattere Dimensione _ Titolo originale o attribuito del fo Campo ricavato in automatico Margine superiore cm 09 Altezza etichetta cm z i 10 5 Times New Roman H OSSIA RR m H 4 W FAR E T E Inserire un valore per ogni elem Margine laterale cm _ O Larghezza etichettafem ___10 5 7 7 Passo verticalelcm Numero orizzontale TT Grassetto TT Sottolineato Allineamento i Henga d segnatura definitiva Pas
123. gono caricati tutti 1 nominativi 50 ra RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 81 di 135 8 2 ATTIVAZIONE DELLA SCHEDA Selezionando e sl nel campo Soggetto produttore o nel campo Ente Persona Famiglia si apre la finestra Nomi Se il nominativo gi presente nell elenco che compare a sinistra dello schermo me z sufficiente selezionarlo e confermare o due click del mouse perch venga assegnato alla Scheda dettaglio che si sta compilando Per inserire un nominativo nuovo necessario selezionare nella barra superiore e quindi la tipologia desiderata Ente collettivo Persona fisica Famiglia ora possibile compilare i campi dell area Generale e dell area specifica della tipologia prescelta L unico dato obbligatorio da immettere il Cognome per le Persone e la Denominazione per Enti e Famiglie Inserita tale mr informazione poi sufficiente confermarla con perch il nominativo sia assegnato alla Scheda dettaglio che si sta compilando Per la creazione di una scheda Nomi indipendente dalle schede archivistiche necessario aprire Authority File Nomi dalla Barra delle icone Nella maschera Nomi si seleziona la voce Nuovo la tipologia desiderata e successivamente si compilano 1 campi Per cercare modificare sostituire cancellare o stampare un nominativo vedi 8 1 Funzionalit di gestione della scheda SI ricorda che le operazione di modifica
124. he vengono numerate autonomamente assegnando loro dei codici univoci 7 3 2 Paragrafo Contenitore fisico I campi di questo paragrafo sono finalizzati alla descrizione del contenitore originario Tale indicazione particolarmente importante quando necessario sostituire il contenitore per motivi di degrado o quando in fase di riordinamento si decide che le unit in esso conservate non vengano mantenute insieme ma destinate a contenitori diversi ad esempio nel caso di pacchi o scatole approntate per un trasloco L inserimento dei dati facilitato dalla presenza di lemmari per descrivere il tipo di contenitore scatola faldone pacco ecc e l epoca cui si riferisce Le informazioni relative al contenitore sono state inserite nell area dell identificazione al fine di prevederne un trattamento non solo fisico ed estrinseco ma soprattutto finalizzato alla schedatura delle informazioni inerenti la segnatura e il titolo 59 REGIONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 60 di 135 Tipo Ampiezza___ ISAD Tipologia Titolo M LA 25 VE Segnatura o ooo To S Numero contenitore fisico definitivo Noo ON _i Campo Tipologia Campo testo con lemmario 74 battute Fornire la tipologia del contenitore originario busta cassetta faldone pacco scatola ecc Campo Titolo Campo testo descrittivo memo Inserire il titolo proprio del contenitore originario Campo Epoca
125. hi MO Manoscritti W Grassetto Corsivo TT Sottolineato EY Fondo manoscritti Figura 58 La Stampa struttura La Stampa struttura si attiva scegliendo la voce dall icona Stampe posta sulla barra delle icone Poich questa stampa significativa solo se si sono effettuate alcune operazioni si consiglia di attribuire la segnatura definitiva corda chiusa aperta calcolare l arco cronologico e assegnare il puntatore prima di stampare 115 rn RE G I ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 116 di 135 L applicativo propone una finestra in cui possibile creare diversi profili di stampa definendo corpo e carattere dei vari livelli in modo da evidenziarne la relativa posizione gerarchica Gli elementi della stampa struttura sono e titolo originale tra virgolette e o attribuito obbligatorio e arco cronologico complessivo della documentazione obbligatorio e segnatura definitiva collettiva a livello di nodo opzionale e puntatore collettivo a livello di nodo tra parentesi tonde opzionale Per creare un nuovo profilo di stampa occorre selezionare e assegnare un nome al profilo Per creare un profilo utilizzando 1 parametri di un profilo gi esistente sufficiente selezionare il profilo da copiare quindi Salva con nome inserire il nome del nuovo profilo e procedere con le modifiche Se sono gi presenti dei profili sufficiente selezionare quello
126. i REGIONE I PIEMONTE esipiemonte lla E Schedatura riordino e inventariazione di archivi storici UE SQL Version LO GUARINI ARCHIVI MSDE SQL SERVER Manuale Utente Versione 2 1 0 settembre 2006 SOMMARIO L INFRODUZIONE Lia 5 1 1 INTRODUZIONE ISTITUZIONALE E METODOLOGICA ii 5 2 REQUISIITTECNICFGENERA LCE eiar aeaea e aee E aaee o Es lil 9 2 1 CONFIGURAZIONE HARDWARE eeeeesesssesssssserssectrreessssssssssasssecereeersssssssseseeecreeeersesssssseseeecreeerrssesssssasseeerenee 9 2 1 1 Configurazione consigliata minima iii 9 SNC EAEE E IT P EEEIEE EAEE E E A ri dii selleria 9 Colt deri lille elia tall e S AES ciba A AAAA A AE 9 22 CONFIGURAZIONE SOFTWA RE cenaa E 9 2 3 INSTALLAZIONE GUARINLARCHIVISOL2 l bose ala 9 2 3 1 INSTALLAZIONE DEL SERVER GUARINI ARCHIVI SQL 2 1 0 10 2 3 2 INSTALLAZIONE DEL CLIENT GUARINI ARCHIVI SOL 2 1 0 12 2 4 DESCRIZIONE DELLA CARTELLA DI INSTALLAZIONE eessseeeeesssesssssrerccrrereeessesssssseeeeercreeossessssssseeeeeeeeeee 13 2 ACCESSO ALEAPROCEDURA Lilla a 13 2 0 SALVATAGGIO B RECUPERO DEFDATI c ille elia asi 14 2 IMPORUEXPRORE Gillio isola 15 Dell POTA a Das ahi ella 16 2 2 4IMPOTdE Dedicati 17 2 3 Gontrollo gaellAuthornnyFieNMiiIi piedi ilaele 19 di INQUADRAMENTO GENERA EE csc0asnaginatanneniiicaadanalessanalasiediosiannaniicnaapesalaniadsea difatti 21 gt il GLEELEMENTEIDELL APELICATN iraniana rallo 21
127. i Stati seguito dal codice dell istituzione che ha redatto il record d autorit archivistico in conformit al relativo standard nazionale o internazionale seguito dal codice identificativo univoco della intestazione d autorit Nel caso in cui il responsabile della redazione del record d autorit archivistico sia una organizzazione internazionale riportare il codice identificativo dell organizzazione in luogo del codice del paese Campo testo 50 battute Inserire 11 codice identificativo della persona o Ente che crea la voce d autorit Campo Denominazione Campo testo 180 battute Inserire 1 dati relativi alla denominazione dell Ente o al cognome della Famiglia vedi 7 2 1 Criteri per l individuazione e l intestazione del soggetto produttore Campo Qualifiche Campo testo 60 battute inserire elementi qualificativi utili a identificare in maniera univoca il soggetto che si sta descrivendo vedi 7 2 1 Criteri per l individuazione e l intestazione del soggetto produttore Campo Voce d autorit 1 3 INTESTAZIONE D AUTORIT Scopo Formulare una chiave d accesso normalizzata per un ente una persona una famiglia Regola Indicare la forma normalizzata della denominazione di un ente persona o famiglia secondo le convenzioni o regole nazionali o internazionali utilizzate dall istituzione che ha redatto il record d autorit Precisare in 3 2 quali regole sono state applicate Il campo viene automa
128. i per permette anche di intervenire sul medesimo fondo archivistico lavorando su diverse postazioni autonome siano essi PC o computer portatili e ha messo particolare attenzione nell analisi delle criticit che si presentano nella fase di riversamento dei dati su una postazione server Un caso specifico per esempio quello del riversamento dell Autority File dei nomi in cui viene data facolt all archivista di controllare tutti 1 casi dubbi e in particolare le omonimie con funzione di passaggio tra l AF dei nomi e le schede ad essi collegati Anche nel caso delle stampe la flessibilit di Guarini basata sull impostazione della struttura di ogni archivio senza vincoli ai livelli impone di evitare modelli prestabiliti ma di T era REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 8 di 135 adattarsi piuttosto alle specificit dei singoli archivi ci si insomma orientati verso un sistema flessibile che consenta a ciascun archivista di realizzare profili di stampa personalizzati in particolare per l inventario e la struttura dell archivio L archivista a conclusione del riordinamento ha quindi la possibilit di comporre l inventario scegliendo per ciascun livello di descrizione 1 campi pi appropriati tra quelli compilati nella scheda archivistica l ordine e la posizione in cui devono comparire in stampa nonch 1l tipo di carattere e corpo e il tipo di impaginazione tab
129. i campi al fine di rendere pi omogenea la descrizione archivistica e pi agevole l inserimento e 1l reperimento dei dati Tale suddivisione permette di rappresentare le varie partizioni archivistiche e il materiale documentario in una successione intuitiva per lo schedatore partendo dai dati pi rappresentativi quelli identificativi per proseguire con il contenuto la datazione la descrizione estrinseca la storia conservativa e le modalit di fruizione 3 2 3 I campi delle schede I campi della scheda sono di tipo diverso a seconda delle informazioni che contengono campi controllati lemmari e Authority File campi liberi di testo campi ripetibili 3 2 3 1 Campi controllati Si definiscono controllate le informazioni che non possono essere inserite direttamente nel campo di riferimento dall operatore ma devono essere recuperate da una lista predefinita di termini o espressioni il caso dei lemmari e degli Authority File Per Lemmario si intende un elenco semplice di singoli termini Un lemmario pu essere aperto cio aggiornabile con nuovi inserimenti o modifiche o chiuso cio non suscettibile di modifiche I lemmari Argomento e Argomento Specifica Luogo Luogo Specifica e Luogo Sottospecifica sono Gerarchici in quanto le informazioni dipendono a cascata dal livello superiore Un Authority File un elenco controllato di voci descritte tramite un insieme complesso di elementi ed utilizzato per de
130. i generali 1871 1888 E Corrispondenza del Presidente Figura 9 L importazione dei dati 17 TEREGIONE WE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 18 di 135 Terminata l operazione di estrazione nel quadrante Archivio da Importare viene visualizzata la struttura dell archivio da importare Per spostare le schede da un archivio all altro a disposizione una funzione di taglia e incolla che applicabile anche pi volte se si desidera collocare le schede in posizioni diverse nell archivio corrente Se si intende importare l intero archivio necessario aprire l archivio un click del mouse sul segno posizionarsi sul nodo dell Archivio di concentrazione e scegliere Seleziona tutto tasto destro del mouse Se si desidera importare solamente delle porzioni d archivio vanno selezionati 1 livelli o le schede che interessano e posizionandosi su un livello e scegliendo Seleziona intero ramo tasto destro del mouse viene selezionato l intero livello con il suo contenuto senza 1 livelli ascendenti che lo interessano e se si selezionano singole schede tasti Maiusc o Ctrl premuti verranno importate senza 1 livelli ascendenti che le interessano Fffettuata la selezione le operazioni da eseguire sono e scegliere Taglia tasto destro e posizionarsi sul livello dell archivio corrente in cui si intende importare le schede e scegliere Incolla tasto destro e scegliere la posi
131. i guasto del server N B Per eseguire le operazione di Backup Restore necessario che non ci siano client collegati al server La funzione si attiva sul server tramite il programma Archivi MSDE selezionabile tramite il men AVVIO PROGRAMMI ARCHIVI MSDE t Backup e Restore Backup database Percorso di destinazione Nome file di destinazione all Backup database Restore database Percorso e nome file di origine Lt Restore database Figura 7 Backup e Restore Verr presentata una videata che consente di eseguire il backup ed il restore del database Nel primo caso viene richiesto di indicare 1l percorso di destinazione ed il nome del file L applicativo propone un nome file generato in base alla data ed all ora odierna Per eseguire 1il restore Invece necessario indicare 11 file di backup da ripristinare 2 7 IMPORT EXPORT La procedura Guarini Archivi mette a disposizione degli operatori una funzione di Import Export che permette di alimentare una singola base dati mediante informazioni raccolte da altri operatori che hanno lavorato su differenti computer Per trasferire una base dati da una postazione a un altra necessario esportarla su supporto esterno e quindi importarla nell archivio di destinazione Per utilizzare al meglio questa funzione indispensabile che gli operatori coordino le attivit di catalogazione e nello specifico assegnino intervalli di numeri di schede sequenziali e diffe
132. i l istituzione e lo scioglimento l assunzione di uno statuto o di regolamenti e le eventuali modificazioni agli stessi ecc possibile circoscrivere ciascun evento Situazione indicandone data e luogo Se si inserisce una data specifica va seguita la sintassi aaaa mm gg Campi Indirizzo Provincia Comune e Nota 2 1 4 SEDE DI ATTIVIT Il luogo nel quale l ente ha svolto la propria attivit Campi testo ripetibili associati 74 2 50 e 150 battute Si tratta di quattro campi ripetibili collegati tra loro destinati ad accogliere le informazioni relative alla sede dell Ente che si sta descrivendo possibile inserire informazioni relative a pi occorrenze nel caso l Ente sia dislocato in varie sedi o nel caso abbia cambiato sede nel corso della sua storia Informazioni di tipo narrativo sulla sede vanno inserite nel campo Nota Campo Stato giuridico 2 1 5 CONDIZIONE GIURIDICA Informazioni sulla condizione giuridica dell ente ad esempio privato pubblico semipubblico e se necessario la nazionalit esempio societ britannica a responsabilit limita Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Sfera di attivit 2 1 6 MANDATO FUNZIONI E AMBITO DI ATTIVIT Informazioni sulla sfera d autorit dell ente in termini di poteri funzioni responsabilit e ambito di attivit compreso quello territoriale nonch sui documenti sui quali sono fondati Indicare anche i m
133. ia vedi 9 3 Stampa lemmari si attiva da ciascun lemmario vedi 3 3 3 Stampa Riassunto e Stampa scheda si attivano tramite menu a tendina in Scheda dettaglio vedi 4 1 3 e 4 1 5 Stampa Risultati del riordino si attiva da Griglia di riordino vedi 10 1 1 e Stampa Risultati della ricerca si attiva da Griglia di ricerca vedi 11 3 3 Mediante l icona Stampe della Barra delle icone e scegliendo la voce desiderata si accede alle aree Stampa inventario Stampa struttura Stampa indici e Stampa etichette Stampe y Stampa Inventario Stampa Struttura Stampa Indici Stampa Etichette Figura 53 La scelta delle stampe 12 1 INVENTARIO Questa stampa consente di comporre l inventario scegliendo per ciascun livello di descrizione 1 campi pi appropriati tra quelli compilati nella scheda archivistica l ordine e la posizione in cui devono comparire in stampa nonch il tipo di carattere e corpo Infine per ciascun livello di descrizione si pu stabilire il tipo di Impaginazione scegliendo tra Tipo stampa A testo e Tipo stampa B tabella a cinque colonne e 1 separatori segni di punteggiatura tabulazione a capo per dividere le informazioni di ciascun campo La scelta del tipo di impaginazione stata offerta soprattutto per consentire la stampa a pagina intera per le parti discorsive quale la storia archivistica piuttosto che quella istituzionale e in forma tabellare per le informazioni pi analitiche delle unit ar
134. ia Livello di Descrizione Riassunto Duplica scheda Stampa scheda Elimina Figura 28Duplica scheda Selezionando la funzione viene richiamata la finestra Campi di duplicazione vedi 3 4 1 3 Campi di duplicazione in cui possibile selezionare 1 campi da copiare confermando con S viene duplicata la scheda ed attivata la finestra della Scheda Aggregazione in cui possibile inserire 1 dati descrittivi dell unit di descrizione appena creata 39 ra RE G I ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 40 di 135 C abkbardsa A amra r Scheda Aggregazione Titolo originale Titolo attribuito Tipologia fisica Consistenza Quantit Livello di descrizione unit Figura 29 La Scheda aggregazione 4 1 5 Stampa scheda La funzione apre un file Word con tutti 1 dati compilati relativi alla scheda prescelta 1l file pu essere stampato secondo le normali procedure Word 4 1 6 Elimina La funzione attivabile dal pulsante destro del mouse dopo aver selezionato un livello dell albero ad esclusione del nodo inerente all Archivio di concentrazione permette di eliminare definitivamente 1l livello di descrizione mediante la conferma al messaggio di cancellazione La cancellazione effettuabile anche quando il livello selezionato contiene livelli gerarchicamente dipendenti che vengono anch essi cancellati pertanto prima di effettuare una N N cancellazione
135. ibile selezionare per la stampa entrambi 1 titoli 1l Titolo originale compare in stampa tra virgolette e che se s1 sceglie 11 campo Segnatura definitiva per un livello intermedio l applicativo inserisce l arco di segnature comprese nel livello Effettuate tutte le scelte per un livello si pu selezionarne un altro e procedere alla definizione dei relativi parametri di stampa e cos via per tutti 1 livelli Una volta definiti 1 parametri di stampa per tutti 1 livelli 11 profilo completo e va salvato con a prima di attivare la stampa cos da poter essere richiamato in una successiva sessione di lavoro o esportato in un altro Archivio ia Per stampare occorre selezionare il livello o i livelli che interessano nella finestra Albero delle schede e confermare e posizionandosi sul nodo dell Archivio di concentrazione e scegliendo Seleziona tutto tasto destro del mouse viene stampato l inventario di tutto l archivio e posizionandosi su un livello e scegliendo Seleziona intero ramo tasto destro del mouse viene stampata la porzione d inventario compresa nel livello prescelto e possibile stampare anche pi livelli tenendo premuto 1il tasto Maiusc livelli contigui o Ctrl livelli distanti durante la selezione e scegliendo poi Seleziona intero ramo Albero delle schede Descrizione BE Fondazione Monti Fondo Coli Seleziona Intero ramo J ES Fondo manoscritti Figura 56 Scelta dei
136. ica del Nord Altra Lingua SAI Indiana del Sud America Altra Lingua CAI Indiana dell America Centrale INE Indoeuropea Altra Lingua IND Indonesiano ENG Inglese ENM Inglese Medio 1100 1500 Ca INT Interlingua IRA Iraniana Altra Lingua IRI Irlandese IRO Irochesi lingue ICE Islandese ITA Italiano KAC Kachin KAM Kamba KAU Kanuri KAA Karakalpak KAR Karen KAS Kasmiri KAW Kawi KHA Khasi KHI Khoisan Altra Lingua KHO Khotanese KIK Kikuyu KOK Konkani KPE Kpelle KRO Kru KUA Kuanyama KRU Kurukh KUS Kusaie KUT Kutenai LAH Lahnda LAM Lamba LAO Laotiano LAP Lappone LAT Latino LAV Lettone LIN Lingala LAN Lingua d Oc Dopo Il 1500 LIT Lituano LOL Lolo Bantu LOZ Lozi LUB Luba LUG Luganda LUI Luiseno LUN Lunda LUO Luo Kenia e Tanzania MAK Macassar MAC Macedone MAD Madurese MAG Magahi MAI Maithili MAL Malayalam MAY Malese MLA Malgascio MLT Maltese MAN Mandingo MNI Manipuri MAX Mannese MNO Manobo MAO Maori MAR Maratto MAH Marshall MWR Marwari MAS Masai MYN Maya lingue UMB Mbundu 128 e REGIONE PIEMONTE SISTEMA INFORMATIVO BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI gt csipiemonte Pag 129 di 135
137. icare la le data e nella quale la descrizione stata elaborata e o modificata Campo testo ripetibile 74 battute associato ad un campo data automatico Fornire le generalit dei catalogatori L applicativo inserisce automaticamente la data di sistema nel campo Data catalogazione 75 rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 76 di 135 Campo Data modifica scheda Campo data automatico L applicativo inserisce automaticamente la data di sistema se si apportano delle modifiche correzione di dati gi inseriti compilazione di campi precedentemente tralasciati 7 12 AREA DELLE IMMAGINI L area destinata a descrive e collegare fisicamente alla scheda un immagine digitale composta di un unico paragrafo Immagini e da due campi Tipo Ampiezza___ ISAD Didascalia ORM T 250 E 7 12 1 Paragrafo Immagini Campi Didascalia e Immagine Campo testo descrittivo ripetibile memo associato ad un campo testo descrittivo 250 battute Poich l informazione di tipo ripetibile possibile associare pi immagini ad una stessa scheda Per inserire le voci attivare l icona o e quindi inserire nel campo Didascalia la descrizione dell immagine che si desidera legare alla scheda il si attiva una finestra da cui possibile legare l immagine Attivando s1 apre il Con l icona men esplora risorse dove possibile cercare la periferica o la
138. ingue e scrittura Condizioni di conservazione Note e Campo riassuntivo e da 21 campi 7 6 1 Paragrafo Aspetto fisico 3 1 5 Consistenza e supporto dell unit di descrizione quantit volume dimensione fisica Scopo Identificare e descrivere a la consistenza materiale o logica b il supporto dell unit di descrizione Regola Segnalare la consistenza dell unit di descrizione dando in cifre il numero totale delle unit materiali o logiche e l unit di misura Indicare lo gli specifico i supporto i dell unit di descrizione In alternativa indicare l estensione in metri lineari o il volume in metri cubi del materiale di cui composta l unit di descrizione Se la segnalazione della consistenza data in metri lineari aggiungere fra parentesi le ulteriori informazioni che si ritenessero utili Eventualmente nel caso in cui l unit di descrizione sia un archivio ancora aperto o parte di esso indicare la consistenza conosciuta ad una data determinata e o la consistenza della documentazione effettivamente presente Tipologia fisica Consistenza quantit Formato Genere 8 Formato misure Larghezza O Formato misure Altezza O Formato misure Spessore O Tecnica esecutiva A Specifiche docum Grafica ILARIA Sala o ooo OTRA S O Orientamento ooo OTA Legatura o ooo OAS __O_ O 66 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag
139. io assedio 96 9 2 Stampa SiN ola Sehed d ustionata 96 Pk Stampa parziale pelati dii aaa ili aa 96 93A Stampa per Hyello didescri zione mimica iaia 96 10 HRIORDINAMENTO a elia a a 98 10 1 OPERAZIONI DI RIORDINAMENTO SUI SINGOLI LIVELLI 99 10 1 1 Riordinamento delle schede di un livello M iii 99 IO Cambia Nello d desc orrore 101 TOLI CA OlT OAL TONO lOD CO rane lea nati 102 TO A Ca OOTO SS ET A EE EN NE E E OE E O E E EE 102 TOTO ASe NOCO TAPET T E AT t E ATE E N 102 WS Assesi one dela cordraperta a Cascata R E E 102 10 1 5 2 Assegnazione della corda aperta per singolo livello 103 TO T0 Assegna numero contenitore dNMUiVO lsridinibiliictaciia ai 103 10 2 OPERAZIONI DI RIORDINAMENTO SULL ALBERO DELLE SCHEDE ii 104 bO 2 L Spostomentodelle Schede cri leo 104 lO22 Asseonazione delli Corda Mii 105 SOZZI ASSCINIIONE EPM 105 11 EPRICERCHE sbll alal hall alia 106 IL pINDICIZZAZIONE alleata 106 TEREGIONE Cn csipiemonte PIEMONTE GUARINI ARCHIVI Pa g 4 di 135 E2 MODALEN ADL RICERCA urieni ea a an ioar iE 107 TI24 RICEFCOPEEPIO riciclati 107 RZ RO cia 108 1J SGESTIONE DELLE RICERCHE clio ER A 109 11 3 1 Visualizzazione dei risultati delle ricerche iii 109 TL32 5alvatagt lodet Crtert di rici italo 110 Ild Stampa tisultat della TICO ninna EE a 110 12 LESTAMPE ieo nl n ile ie sini E 111 RiI INVENTARIO leali tara 111 PR2 STRUITURA lal
140. ioni ecc e repertori autorevoli coevi ad es Calendario reale Palmaverde Almanacco piemontese ecc e repertori o strumenti autorevoli successivi ad es Guida generale agli archivi di Stato italiani Nel caso di prefissi o sigle Regia segreteria di stato R Finanze Societ anonima Victoria film meglio utilizzare la denominazione affermatasi nella tradizione omettendo prefissi e sigle Segreteria di stato Finanze Victoria film tranne nel caso che questi non servano a distinguere meglio istituzioni diverse o non siano effettivamente parte integrante del nome con cui il soggetto conosciuto FIAT UCI Per l intestazione della scheda vanno utilizzati 1 campi Denominazione e Qualifica il cui contenuto compone automaticamente il campo Voce di autorit Si segnala che per uffici e organi statali preunitari necessario indicare anche lo Stato di appartenenza Compilare 1 campi rispettando l ordine e la sintassi seguenti Denominazione stato preunitario di appartenenza solamente per gli uffici e organi statali preunitari punto spazio denominazione dell ente Esempi Regno di Sardegna Commissione superiore di statistica Archivio di stato di Torino Comune di San Benigno canavese Dipartimento di storia dell Universit degli studi di Torino Parrocchia di San Carlo di Torino Seminario della Curia arcivescovile di Torino Ufficio tecnico del Comune di Biella Qualifica inserire nel campo gli elementi
141. iormente la data di accumulazione dell unit utilizzare 11 campo validit selezionando la voce pi idonea Se la data di accumulazione rappresentata da un arco di tempo utilizzare questi campi per l estremo cronologico pi antico e 1 due campi seguenti per l estremo cronologico pi recente Campi Secolo a e Validit Campi testo con lemmari chiusi 5 battute e 25 battute Selezionare il secolo e l eventuale definizione dell estremo cronologico pi recente Data specifica In presenza di una data o di un arco cronologico preciso si possono utilizzare 1 campi della Data specifica Campi anno iniziale mese con lemmario giorno con lemmario Campo separatore con lemmario Campi anno finale mese con lemmario giorno con lemmario possibile inserire anche date non complete anno e mese senza il giorno o solamente l anno Nella prima serie vanno inseriti 1 dati relativi all estremo cronologico pi antico anno iniziale mese giorno nella seconda serie l estremo cronologico pi recente anno finale mese giorno Nel campo Separatore sono previsti 1 simboli trattino per gli archi cronologici continui punto e virgola per gli archi cronologici spezzati e freccia gt per gli archi cronologici aperti Maggiori dettagli per gli archi cronologici spezzati possono essere segnalati nel campo Note Se si utilizza la freccia gt per gli archi cronologici aperti l applicativo impedisce di compilare la seconda serie
142. itolazioni proprie da quelle attribuite secondo le consuetudini linguistiche o nazionali Tipo Ampiezza___ ISAD Titolo originale T 250 T 250 Il titolo dell unit di descrizione rappresenta l elemento identificativo dell unit ed associato alla struttura ad Albero del fondo E obbligatorio compilare almeno uno dei due campi Se si compilano entrambi la priorit data al titolo originale e sar questo a comparire nell albero 60 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 61 di 135 Campo Titolo originale Campo testo 250 battute Inserire 1l titolo originale dell unit di descrizione In fase di stampa l applicativo inserir automaticamente le virgolette Campo Titolo attribuito Campo testo 250 battute Inserire 1l titolo attribuito dell unit di descrizione se non si assegnato un titolo originale nella struttura ad albero compare il titolo attribuito 7 4 AREA DEL CONTENUTO L area destinata a illustrare 1 contenuti dell unit di descrizione quali affari tratta il periodo e l area geografica cui si riferiscono ecc e a facilitare la ricerca delle informazioni Essa composta da due Paragrafi Contenuto e Indicizzazione per un complesso di 10 campi 7 4 1 Paragrafo Descrizione del contenuto Tipo Ampiezza___ ISAD 3 3 1 Tipologia giuridica LA R 150 Ci Trascrizione S w e Campo Contenuto 3 3 1 Ambiti e contenuto Scopo Pe
143. ituto di conservazione per tutte le schede Segnatura definitiva Segnatura originaria Collocazione almeno uno dei tre campi deve essere compilato in tutti 1 livelli privi di discendenti ultimi livelli Si consiglia di preferenza la Segnatura definitiva assegnata utilizzando la funzione automatica dell applicativo Estremi cronologici della documentazione Per tutte le schede almeno uno dei seguenti campi deve essere compilato Secolo da Secolo a Anno da Anno a campo anno Validit data specifica compilato come s d Aspetto fisico Consistenza quantit per tutti 1 livelli con discendenti utilizzando la funzione automatica dell applicativo Controllo descrizione Catalogatore Scheda ISAAR del soggetto produttore l Generale Tipo di voce di autorit e Voce autorit si consiglia di indicare gli estremi cronologici del soggetto produttore e qualsiasi altro dato utile per rendere univoca e identificabile la voce 133
144. l ordinamento e sistemazione fisica definitivi Campo Codice paese Campo testo 5 battute con lemmario L applicativo inserisce automaticamente 11 codice per l Italia IT Il lemmario propone 1 codici ISO relativi a Italia IT Francia FR Gran Bretagna GB Germania DE Spagna ES L inserimento di nuovi lemmi a cura degli archivisti deve avvenire nel rispetto dei codici riportati in allegato al presente manuale Campo Istituto di conservazione Campo testo 20 battute Inserire il codice per gli istituti di cui gi stata rilasciata una codificazione ufficiale norme nazionali rilasciate dal Ministero per 1 beni e le attivit culturali per gli archivi di Stato e per gli archivi comunali In mancanza di codificazione si pu inserire la sigla storicamente riconosciuta o la denominazione ufficiale dell istituto Campi Collocazione in lettere e Collocazione in numero Un campo testo ripetibile 150 battute associato ad un campo numerico Questi campi sono utilizzabili per le operazioni di riordinamento pertanto si consiglia di assegnare alla medesima serie di collocazioni non solo la stessa descrizione ma anche la stessa posizione comunque possibile cambiare con la funzione Scambia la posizione delle diverse occorrenze anche in un secondo tempo Campo Segnatura originaria in lettere e Segnatura originaria in numero Un campo testo ripetibile con lemmario 50 battute associato ad un campo numerico Il ca
145. la 115 PS INDIC Laces cara 117 Todo 117 I2 32indice detio lipari iii 118 Todo INMICCHORMATRONC ceo 118 Te MAUCEderSO LECH DION 118 CREDI CAO N RE 118 PRA ETICHETTE ecco 119 I2 4 1 Definizione der pro A S L EEEE EEEE AO EA E EAE NEE EA 120 T242 Stampa etichete det Contenitori defi nare 121 1243 Stampa etichette delle Unita ANCHIVISICHE png 121 Ji GEXPOREXMSME laine 121 AVVIODELEA PROCEDURA lidia lai 122 PROCEDURA DFEXPORESCHEDABAD ollare ilaele alare 123 PROCEDURA DIEXPORESCHEDATBAAR ear ae ia 125 14 ALLEGATO A TABELLA CODICE LINGUA sssccccccccccccccccccccecccecccccccccccecccccccccccccccccccecccccccccccececceeeesee 127 I5 ALLEGATO B TABELLA CODICE PAESE criceto nno radarai aaaea E Naa aa a 130 16 ALLEGATO C INDICAZIONI GENERALI PER LA VALIDAZIONE DATI oooeerrrrrrrrrrrscccecccce0o 133 TEREGIONE sf Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 5 di 135 1 INTRODUZIONE 1 1 INTRODUZIONE ISTITUZIONALE E METODOLOGICA Guarini Archivi un prodotto della Regione Piemonte e del CSI Piemonte per la schedatura il riordinamento e l inventariazione di archivi storici Nasce dall esigenza di offrire agli operatori uno strumento efficiente e pratico nonch di acquisire alla banca dati regionale le informazioni sugli archivi cos come da anni avviene per 1 beni librari storico artistici fotografici e della cultura materiale La Regione Piemonte infatti attiva da pi di un decennio con il supporto tecnico della
146. le regole internazionali di catalogazione Come previsto da ISAD e consolidato nell ambito delle descrizioni di archivi ciascun archivio di cui si avvii una schedatura in Guarini viene rappresentato come una struttura ad albero rovesciato al vertice della quale vi l archivio di concentrazione da cui si dipartono partizioni dell archivio in ordine gerarchico fino alle unit archivistiche e o dove lo si ritenga necessario alle singole unit documentarie Il sistema stato concepito in modo da permettere all archivista non solo di costruire l albero rappresentativo dell archivio in modo libero da gerarchie precostituite ma anche di denominare 1 diversi livelli secondo le reali partizioni di ogni singolo archivio costruendo volta per volta il lemmario di termini relativo inoltre possibile quando la struttura dell archivio si va chiarendo solo in corso d opera rinominare e spostare gerarchicamente 1 livelli mano a mano che la struttura si va delineando Come si accennava poc anzi il nodo di partenza costituito da una scheda dell archivio di concentrazione in cui il software chiede di compilare una breve serie di informazioni strettamente anagrafiche indirizzo n tel e mail nome del referente ecc in questo modo 1l ricercatore oltre a conoscerne dettagliatamente 1l contenuto potr anche facilmente andare fisicamente in archivio o contattarne il responsabile A partire dalla versione 2 02 la scheda anagra
147. lezionare 1l livello da trattare e scegliere dal menu a tendina l opzione Assegna numero contenitore definitivo Nei campi della relativa finestra si inseriscono 1 103 rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 104 di 135 valori del primo contenitore e delle unit che contiene e si conferma con vl quindi si inseriscono 1 valori del contenitore successivo e si conferma e cos via sino all ultimo contenitore 10 2 OPERAZIONI DI RIORDINAMENTO SULL ALBERO DELLE SCHEDE AI termine della schedatura o in corso d opera quasi sempre necessario ridisegnare la struttura del fondo che si sta trattando modificando la posizione delle unit di descrizione A tal fine prevista la possibilit di spostare e una scheda all interno del livello che la contiene collocandola prima o dopo schede di pari livello e un gruppo di schede da un livello all altro e un livello di descrizione con tutto il suo contenuto in un altro livello 10 2 1 Spostamento delle schede Per spostare da un livello ad un altro una singola scheda o un gruppo di schede o un intero nodo con tutto il suo contenuto a disposizione una funzione di taglia e incolla Per effettuare gli spostamenti necessario selezionare 1 livelli o le schede che interessano e posizionandosi su un livello viene selezionato l intero livello con il suo contenuto e possibile selezionare anche pi livelli contemp
148. liere le informazioni relative al soggetto produttore Essa composta di un unico paragrafo Contesto e da quattro campi A tale area collegato l Authority File Nomi elaborato secondo le indicazioni di ISAAR CPF 3 2 AREA DELLE INFORMAZIONI SUL CONTESTO Alcune delle informazioni di questa area come ad esempio la denominazione del soggetto i produttore i e la storia istituzionale e amministrativa o la nota biografica possono in taluni casi essere comprese in file di autorit collegati alle descrizioni archivistiche Tipo Ampiezza___ ISAD Soggetto produttore A 250 Storia istituzionale amministrativa nota biografica Modalit di acquisizione 52 era REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 53 di 135 7 2 1 Individuazione e intestazione del soggetto produttore Si danno qui alcune indicazioni di massima in attesa che vengano rilasciate norme a livello nazionale Si considera soggetto produttore l ente la persona la famiglia che ha prodotto un archivio sia conservando la documentazione sia organizzandola per la propria attivit 7 2 1 1 Soggetto Produttore Ente Per scegliere la denominazione pi corretta di un Ente bene fare riferimento a fonti qualificate e atto costitutivo in particolare per enti dall Ottocento in poi o atto ufficiale di riconoscimento e documentazione dell ente statuti carta intestata indicazioni prestampate pubblicaz
149. lina di sotto P Valletorta Giovanni i zZzc 0Q ll E Valli Antonio Rit Anobii 19 11 lE _ VETO F Yoce di autorit 1 3 Colli D uplicato Giovanni notaio 191 7 1901 gt Figura 10 Segnalazione di voci duplicate nell Authority File Nomi A fine importazione il file LogImport log vedi Figura 11 elenca tutte le voci simili che non hanno generato duplicati perch pur avendo il medesimo cognome e nome o la medesima denominazione hanno qualifiche diverse Terminate le operazioni di importazione l archivista aprendo l Authority File Nomi dalla barra delle icone si possono controllare 1 vari casi di omonimia e stabilire se si tratta degli stessi soggetti o di soggetti diversi Nel primo caso pu attivare la funzione Sostituisci vedi 8 1 Funzionalit di gestione della scheda e rimpiazzare la voce duplicata con l omonimo in modo da avere nell Authority un unico termine DS Prima di effettuare una sostituzione consigliabile controllare che 1l duplicato non contenga informazioni assenti nella voce che lo sostituir in tal caso necessario provvedere a trasferire tutti 1 dati desiderati nella scheda della voce definitiva Terminata la sostituzione il duplicato va rimosso utilizzando la funzione Elimina vedi 8 1 Funzionalit di gestione della scheda 19 i REGIONE SISTEMA INFORMATIVO amp csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 20 di 135 S Loglmport log Blo
150. livelli da stampare 114 SIS A ORMATIVO TETH FERECIONE n csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 115 di 135 Elaborata la stampa l applicativo consente di nominare il file in modo libero memorizzandolo in C Programmi ArchiviSQL Stampe Stampa Inventario Salva con nome Annulla Abi ARCHIVINA Fondazione Stampe Ste Figura 57 Salvataggio della Stampa inventario 12 2 STRUTTURA La stampa della struttura dell archivio consente di rappresentare in maniera evidente la gerarchia del livelli di descrizione utilizzati fornendo informazioni riassuntive utili a orientarsi nel fondo trattato quali la segnatura definitiva l arco cronologico e 1 riferimenti agli indici di ciascuna partizione ta Stampa Struttura escrizione Struttura A rg fer Fondazione Monti Livello 3 ES E LOS Fondo Monti Livello 4 m AG Carte istitutive c e a a cd i lt gt Atto di fondazione ji bee gt Statuto del 1899 i iu lt Statuto del 1897 o Verbali del Comitato Amministrativo ii o Verbali originali Es arco cronologico n jo fee gt Comitato Amministrativo 1871 Segnatura definitiva arco ca n l gt Comitato Amministrativo 1879 i Comitato Amministrativo 1886 or Copie dei Verbali H gt Copie verbali 1879 1901 i lt gt Copie verbali 1869 1878 ME Corrispondenza generale j E Fondo Colli EET Carte istitutive ET Collezione una l Barato F Contabilit i EY Indici luog
151. mazione dell archivio o vi sono entrate in relazione questo tipo di informazioni sono quindi inseribili nel data entry ma rimandano informaticamente ad Authority File costruiti con il tracciato degli International standards archival authority record Per quanto riguarda la lista di autorit per la descrizione di enti persone famiglie produttori di archivi elaborata secondo ISAAR si scelto di utilizzare 11 medesimo tracciato sia per la sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 7 di 135 descrizione degli enti produttori sia per il trattamento di informazioni su enti persone e famiglie anche nell ambito dell indicizzazione delle descrizioni archivistiche Va da s che le denominazioni inserite nell area del contesto sono relative al produttore dell archivio mentre quelle inserite nell area dell indicizzazione andranno a costituire l indice dei nomi relativo alle descrizioni archivistiche Un Authority File correlato e un archivio di nomi di autori controllato e normalizzato concepiti secondo le regole per la stesura di bibliografie raccolgono anche 1 dati sulle pubblicazioni relative al fondi schedati Come gi si accennava caratteristica innovativa di Guarini archivi sono le potenti funzioni di ausilio automatizzato alla fase del riordinamento archivistico Ben coscienti che le scelte inerenti il riordinamento delle carte e la strutturazione definitiva dei fo
152. metta tutta l attivit di un riordinatore sull archivio a partire dalla schedatura procedendo con 1il riordinamento e le uscite di stampa stampe di lavoro etichette inventario indici L analisi ha quindi posto al centro delle proprie attenzioni il lavoro dell archivista e le sue esigenze sia in termini di intuitive e strutturate attivit di schedatura sia curando in modo particolare innovative funzioni di riordinamento Nella presente versione poi sono state fortemente sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 6 di 135 potenziate le funzionalit di ricerca anche in un ottica di allineamento a quelle progettate per 1l nuovo Guarini patrimonio culturale Il tracciato scheda concepito per descrivere sia la struttura dell archivio sia la documentazione contenutavi nonch le sue trasformazioni nel tempo la sua storia e la sua fruibilit Come previsto dagli International standard of archival description s1 provveduto ad utilizzare lo stesso tracciato per tutti 1 livelli di descrizione siano essi partizioni dell archivio fondi serie categorie ecc sia unit archivistiche o documentarie affidata alla competenza dell archivista alla sua conoscenza del fondo e al tipo di intervento riordinamento e inventariazione descrizione sommaria censimento la scelta dei campi da compilare a ciascun livello su questo argomento esistono esplicite indicazioni nel
153. minazione dell Ente conservatore Titolo del fondo Titoli delle unit piuttosto esteso le dimensioni delle etichette vanno impostate di conseguenza Definiti tutti gli elementi di stampa il profilo va salvato con prima di attivare la stampa 120 Per REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pa g 121 di 135 12 4 2 Stampa etichette dei Contenitori definitivi Per 1 profili Contenitori nella griglia di stampa compaiono subito 1 dati delle etichette con 1 campi aggiuntivi Qualificazione della numerazione e Numero Copie che sono da compilare per ogni singola etichetta selezionando l intestazione della colonna con il tasto destro del mouse possibile inserire lo stesso valore per tutte le etichette i Per avviare la stampa sufficiente selezionare Elaborata la stampa l applicativo consente di nominare il file in modo libero memorizzandolo in C Programmi ArchiviSQL Stampe 12 4 3 Stampa etichette delle Unit archivistiche Per 1 profili Unit bisogna scegliere su quale parte dell archivio operare attivando 1l bottone Schede da stampare e selezionando sull albero la parte che interessa e posizionandosi sul nodo dell Archivio di concentrazione e scegliendo Seleziona tutto tasto destro del mouse si stampano le etichette dell intero archivio e posizionandosi su un livello e scegliendo Seleziona intero ramo tasto destro del mous
154. mpo numerico accetta anche valori decimali utilizzabili in luogo dei tradizionali bis ter ecc In questi campi vanno inserite le segnature rilevate sull unit di descrizione Poich si possono riscontrare pi segnature 1 campi sono ripetibili Questi campi sono utilizzabili per le operazioni di riordinamento pertanto si consiglia di assegnare alla medesima serie di segnature non solo la stessa descrizione ma anche la stessa posizione comunque possibile cambiare con la funzione Scambia la posizione delle diverse occorrenze anche in un secondo tempo La normalizzazione delle segnature facilitata dal fatto che il primo campo un lemmario Per non perdere la nozione esatta di una segnatura antica e per consentire una corretta operazione di riordinamento si pu utilizzare il primo ripetibile per la versione normalizzata della segnatura in modo da utilizzarla per 1l riordinamento e 1l secondo ripetibile per rilevare esattamente la segnatura originaria qualora si volesse riportarla in inventario Facendo l esempio di unit archivistiche di una serie omogenea relativa a contabilit e bilancio si potrebbero presentare segnature leggermente diverse ma nelle quali si ravvisa un intenzione di 58 EE SISTEMA INFORMATIVO KENE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 59 di 135 uniformit CB 1 Contabilit e bilancio 1951 Cb2 Contabilit e bilancio 1952 CB 3 Contabilit e bilancio 1953 C Bil 3bis Conta
155. nato con il nuovo conteggio sostituendo 1 dati in precedenza inseriti pertanto consigliabile inserire le informazioni manualmente in questo campo solamente per le unit di descrizione che non hanno discendenti e utilizzare la funzione d automatismo per tutti 1 livelli superiori Campo Livello di descrizione Campo testo con lemmario 74 battute Il livello di descrizione scelto e assegnato quando si attiva il menu a tendina dall albero delle schede per inserire una nuova scheda o quando si duplica una scheda Per assegnare un diverso livello di descrizione vedi 5 3 2 Cambio di un livello di descrizione Terminato l inserimento dei dati nella Scheda aggregazione e confermata l operazione con vl possibile accedere ai campi della Scheda dettaglio Finestre a destra e introdurre 1 dati specifici dell unit di descrizione che si sta trattando E possibile modificare correggere cancellare ecc 1 dati di un unit di descrizione precedentemente inserita selezionandola sull Albero delle schede e accedendo cos alla sua Scheda dettaglio 50 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag S51 di 135 7 LA SCHEDA DETTAGLIO 7 1 ATTIVAZIONE DELLA SCHEDA La Scheda Dettaglio consente di descrivere analiticamente l unit presa in esame fondo serie unit archivistica documento ecc definendone la storia istituzionale e archivistica gli elementi identificativi 1
156. ndi sono la fase nodale di ogni intervento archivistico e che quindi nessuna strumentazione informatica potr mai sostituirsi alla conoscenza del fondo che l archivista si fatto in fase di schedatura di ricerca di studio pur tuttavia si tentato con Guarini archivi di mettere a disposizione dell operatore una serie di ipotesi automatizzate di riordinamento che possano fornirgli spunti e possibilit per arrivare ad elaborare e raffinare le scelte finali In modalit riordino sar quindi possibile visualizzare in forma tabellare le schede afferenti ad ogni ramo dell albero scegliendo in modo pratico 1 campi su cui intervenire e attivare su di essi operazioni di riordinamento sia di tipo cronologico con la possibilit di intersecare archi cronologici con date singole e con datazioni pi imprecise espresse in secoli sia di tipo alfabetico o numerico per esempio ipotizzando ordinamenti originari sulla base delle segnature antiche Tutte le varie ipotesi di riordinamento possono essere stampate Quando l archivista individuer la chiave di ordinamento che pi s1 avvicina alla struttura originaria o tradizionale dell archivio potr salvarla a seguito di tale operazione l applicativo provvede a riorganizzare l albero dei livelli e tutte le schede collegatevi sulla base dell ordinamento salvato Poich non scontato che tale operazione possa esaurire le esigenze di ricostruzione dei fondi sar inoltre possibile in
157. ndina Espandi ripetitivi o Comprimi ripetitivi Selezionando la riga di una scheda possibile attivare Riassunto tasto destro del mouse 99 SISTEMA INFORMATIVO BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI e REGIONE EE PIEMONTE gt csipiemonte Pag 100 di 135 amp Guarini Fondazione Monti Riordino oO a _ dA 9_ 0P0_ SG RR U S Archivio Schede Riordino Autority file Lemmari Ricerche Stampe Settaggi Utility Imp Esp Esci Griglia di riordino Fondo manoscritti Campi di ordinamento ls Livello di Titolo descrizione originale Titolo attribuito Contenuto Data documentazione Documento 1 Fine XIX sec M bocumenos 4 L Pimametaxbzsee met XIX sec I bocumenor 7 Secondo Secondo quano ix sec XIX sec Numero Scheda Segnatura Segn Lettere 2044 Affari 48 Noe 1 2086 TE i 2045 Ne Ti 2094 Ati 5 2093 Affari ___ 26 Ati dA Atti n 2089 Affai 21 2091 2090 v Livello di descrizione WV Titolo originale WV Titolo attribuito Mw Contenuto MiData documentazione _ Numero provvisorio sigla C Numero provvisorio numero C Titolo contenitore C Segnatura contenitore Data topica docum C Note data documentazione C Data costituzione C Note data costituzione C Tipologia fisica C Note di servizio Segnatura definitiva C Note V Numero Scheda C Collocazione in lettere Collocazione in numero
158. ne Eventuale denominazione della sottoarticolazione utilizzando il punto come separatore seguito da uno spazio NB In una successione gerarchica si prendono in considerazione 1 soli elementi necessari ad identificare in maniera univoca l articolazione saltando eventuali livelli intermedi Universit degli studi di Bologna Facolt di economia e commercio Universit degli studi di Bologna Facolt di beni culturali Universit degli studi di Bari Facolt di giurisprudenza Biblioteca Comune di Parma Archivio storico Comune di Parma Biblioteca Balestrazzi Denominazione dei soggetti conservatori ecclesiastici Usare la dizione diocesi arcidiocesi di Arcidiocesi di Bari Bitonto Archivio unico diocesano Arcidiocesi di Modena Nonantola Archivio capitolare Parrocchia di San Giuseppe di Alberone N B Nel caso delle parrocchie oltre all intitolazione esatta fa parte della denominazione d autorit anche il microtoponimo che identifica in modo specifico la localizzazione di quella parrocchia all interno della circoscrizione comunale Criterio redazionale usare la minuscola ad eccezione di iniziale nomi propri di persona o di luogo Universit degli studi di Roma NON Universit degli Studi di Roma 41 e REGIONE SISTEMA INFORMATIVO A PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 42 di 135 p F War F Th J LL F Li A sal m z Punt h gd m Hr h F Th Fh g grafica degli archivi di concentr
159. ne non solo automaticamente assunta nella Scheda dettaglio dell unit di descrizione che si sta trattando area Identificazione paragrafo Denominazione o titolo campo Titolo originale o Titolo attribuito ma rappresenta l elemento identificativo della scheda nell Albero delle schede 49 rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 50 di 135 Campo Tipologia fisica Campo testo con lemmario 74 battute Scegliere dal lemmario la tipologia fisica dell unit di descrizione Il campo compilabile o modificabile anche a posteriori a schedatura ultimata Un termine inserito in questa maschera automaticamente assunto nella Scheda dettaglio dell unit di descrizione che si sta trattando nel campo Tipologia fisica area paragrafo Descrizione estrinseca Campo Consistenza Campo testo 74 battute Il campo compilabile o modificabile anche a posteriori a schedatura ultimata Un termine inserito in questa maschera automaticamente assunto nella Scheda dettaglio dell unit di descrizione che si sta trattando nel campo Consistenza area paragrafo Descrizione estrinseca A questo proposito si segnala che in ambito di riordinamento presente una funzione Calcolo della consistenza che operando sui livelli dell albero assegna al livello selezionato l entit delle partizioni ad esso sottostanti Ogni volta che si attiva questa funzione il contenuto del campo aggior
160. ne Ed H e Numero provvisorio sigla V Codice Paese e Istituto di conservazione C Collocazione in lettere C Collocazione in numero C Segnatura definitiva wi Segnatura originaria in lettere L n originaria in numero Conte nito e Fisico m De zione o titolo i li A Titolo E e Titolo attribuito H Descrizione del contenuto B Date m gt Le stremi cronologici della documentazione E Ta w Secolo Da 1 Validit Secolo A e Validit w Data Specifica i v Validit _ Data Topica kostrami ad ogni duplica scheda Figura 23 Selezione dei Campi da duplicare 3 4 1 4 Visualizzazione albero La funzione Visualizzazione albero permette una migliore contestualizzazione della struttura per facilitare l individuazione degli elementi che compongono il fondo La funzione permette infatti di definire quale informazione visualizzare davanti ai titoli che compongono l Albero delle schede scegliendo tra Numero provvisorio Segnatura definitiva Puntatore e Numero scheda In tal modo pi facile orientarsi sull albero stesso in particolare durante le operazioni di riordinamento e di spostamento delle schede Parametri di visualizzazione albero Segnatura definitiva l l Puntatore i CF T Numero scheda Figura 24 Visualizzazione albero 35 rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 36 di
161. nominazione i o le forme della delle denominazione i non prescelta e in conformit alle convenzioni o regole nazionali o internazionali utilizzate dall istituzione che ha redatto il record d autorit Precisare in 3 2 quali regole sono state applicate Campo testo ripetibile 150 battute Inserire le altre forme del nome del soggetto che si sta descrivendo rappresenta il classico rimando vedi Nell indice a stampa il campo infatti an utilizzato come rimando seguendo la sintassi Forma esclusa vedi Voce d autorit Campo Voci collegate 1 6 INTESTAZIONE I D AUTORIT CORRELATA E Scopo Per collegare il record d autorit ad altri record d autorit da esempio per mezzo di un vedi anche Regola Indicare l intestazione d autorit di ciascun record d autorit correlato in conformit alle convenzioni o regole nazionali o internazionali utilizzate dall istituzione che ha redatto il record d autorit Precisare in 3 2 quali regole sono state applicate Campo testo ripetibile 150 battute Inserire le denominazioni di soggetti Enti persone o famiglie collegati con il soggetto che si sta descrivendo rappresenta il classico rimando vedi anche q Nell indice a stampa il campo infatti utilizzato come rimando seguendo la sintassi Voce an collegata vedi anche Voce d autorit Campo Note dell archivista 3 1 NOTA DELL ARCHIVISTA Scopo Descrivere come il record d autorit
162. o 100 battute Inserire 1 dati relativi al cognome della Persona Campo Nome Campo testo 60 battute Inserire 1 dati relativi al nome della Persona Campo Qualifiche Campo testo 60 battute inserire tutti gli elementi qualificativi utili a riconoscere in maniera univoca il soggetto che si sta descrivendo vedi 7 2 1 Criteri per l individuazione e l intestazione del soggetto produttore Campo Voce d autorit 1 3 INTESTAZIONE D AUTORIT Scopo Formulare una chiave d accesso normalizzata per un ente una persona una famiglia Regola Indicare la forma normalizzata della denominazione di un ente persona o famiglia secondo le convenzioni o regole nazionali o internazionali utilizzate dall istituzione che ha redatto il record d autorit Precisare in 3 2 quali regole sono state applicate Il campo viene automaticamente compilato con quanto inserito in Cognome Nome e Qualifica Data di nascita e Data di morte o in assenza di queste date con quanto inserito in Periodo di attivit vedi 8 4 2 Persone fisiche Campo Voce parallela 1 4 INTESTAZIONE I PARALLELA E Scopo Segnalare la le alternativa e chiave i d accesso normalizzata e sotto cui la intestazione d autorit pu comparire in un altra e lingua e o scrittura e Regola Indicare la intestazione parallela in conformit alle convenzioni o regole nazionali o internazionali utilizzate dall istituzione che ha redatto il record d autorit comprese le
163. o ampia possibile passare da un paragrafo all altro sia con la funzione di scorrimento frecce in basso e in alto della finestra sia selezionando un campo nell albero dei paragrafi vedi Figura 35 Per impostare una Scheda dettaglio funzionale al tipo di documentazione che si sta trattando vedi 3 4 1 2 Campi della scheda e 3 4 1 3 Campi di duplicazione Per stampare un Riassunto o una Scheda completa vedi 4 1 3 e 4 1 6 Funzionalit di gestione SI Per REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 52 di 135 amp lbero Paragrafi Trova schede Aree Paragrafi HG Contesto i EP Contesto QG Identificazione eF Localizzazione Ha EP Contenitore Fisico i EP Denominazione o titolo H amp E Descrizione del contenuto EF Descrizione del contenuto i EP Indicizzazione DG Date e Estremi cronologici della documentazione i EP Estremi cronologici di costituzione dell unit DG Descrizione estrinseca EF Aspetto fisico EF Lingue e scritture EF Condizioni di conservazione i EP Note e Campo riassuntivo GE Note Archivistiche i P Criteri DI Accesso e utilizzazione i EP Consultabilit GG Area della documentazione collegata i 8 Originali i EP Fonti collegate i EP Bibliografia GG Controllo della descrizione i e EP Controllo della descrizione GG Immagini i EP Immagini Figura 35 Scelta delle aree e dei paragrafi 7 2 AREA DEL CONTESTO L area destinata ad accog
164. o nazionale e consente un interfaccia con il Sistema informativo unificato delle soprintendenze archivistiche La scelta della tipologia dell ente conservatore in tale lemmario obbligatoria ed oggetto di validazione perch quella per tipologia una chiave d accesso ai dati sia al momento dell inserimento nella banca dati regionale sia al momento della consultazione via web 43 rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 44 di 135 Campo Descrizione storico istituzionale Campo testo documento word Il campo accoglie le informazioni storico istituzionali relative al soggetto conservatore in particolare per quanto attiene alle informazioni raccolte dall archivista in fase di riordinamento dei fondi sull intero archivio di concentrazione La scheda anche concepita per il collegamento alla base dati Guarini archivi di informazioni storico Istituzionali sui Comuni piemontesi raccolte tramite il progetto di Schedario storico territoriale dei Comuni piemontesi curato dal Settore Biblioteche archivi e Istituti culturali della Regione Piemonte in collaborazione con il Centro ricerche sulle istituzioni e le societ medievali Sar cura del citato Settore far pervenire agli archivisti incaricati di riordinamenti di archivi comunali le schede gi redatte Campo Referente Campo testo 74 battute Inserire il nome del referente del Soggetto conservatore
165. odi sottostanti livelli rappresentano 1 fondi documentari conservati nell Archivio di concentrazione e le loro partizioni e sono definiti tramite la Scheda aggregazione e la Scheda dettaglio ogni singola unit di descrizione pu essere descritta con una serie di informazioni generali mediante la compilazione della Scheda aggregazione e in seguito pi analiticamente compilando la Scheda dettaglio e gli ultimi livelli non sono prestabiliti potranno essere costituiti da unit archivistiche o dai singoli documenti che le compongono se si scende molto in dettaglio o al contrario da serie e sottoserie ecc se si sta effettuando una ricognizione sommaria La Scheda aggregazione viene attivata ogni volta che si inserisce un unit di descrizione nell albero tramite il menu a tendina scegliendo Nuovo o la funzione Duplica scheda Si ricorda che quanto compilato in questa scheda compare anche nella Scheda dettaglio vedi 3 1 3 EiHkaikle ka seas ansima Scheda Aggregazione Titolo originale Titolo attribuito Tipologia fisica Consistenza Quantit Livello di descrizione unit Figura 34 La Scheda Aggregazione 6 2 DESCRIZIONE DEI CAMPI Campo Tipo Ampiezza ISAD Titolo originale T 250 T 250 Tipologia fisica LA 74 Consistenza Livello di descrizione Campi Titolo originale e Titolo attribuito Campi testo 250 battute indispensabile compilare almeno un campo titolo originale o attribuito tale informazio
166. ologici o date specifiche inserite nell area Date delle schede dettaglio I criteri vengono inseriti da tastiera limitatamente agli anni mentre per 1 mesi e 1 giorni stato inserito un elenco controllato da selezionare tramite men a tendina Guarini Fondazione 1 Ricerche Ricerca per parola Home Bibliografia Lemmario AP Estremi cronologici della doc f Arco Cronologico i Data Specifica Tipo ricerca Di Secolo Da Da data 1817 Gennaio fi Data T Ricerca Avanzata Walidit Secolo A a data 1901 Dicembre a Mome ricerca salvata validit Data Data Specifica Da 1 validit Criterio di ricerca PI Data Topica Motivazione della datazione Soggetto produttore Colli Giovanni notaio lt 181 1901 gt Note Data Specifica 1817 Gennaio 1 1901 Dicembre 31 lt P E Estremi cronologici di costitu i Sercnin Ma Livello di Titolo Titolo attribuito Contenuto Data documentazione Data costituzione Note data Segnatura definitiva descrizione originale costituzione NINNI IIS URSOOOUENKKK Figura 49 Esempio di ricerca avanzata Una volta individuato il campo su cui effettuare la ricerca selezionare il termine da ricercare e spostarlo nel box criteri con un click sull icona Ps 108 Era REG ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 109 di 135 Per combinare la ricerca su campi diversi o sul medesimo campo con t
167. ominata XML all interno della cartella d installazione Export xml xj Salva con nome Annulla CAProgrammi4rchiviLgramact amp MLAO0 Esport E C 21 Selezionando Ok viene attivata la barra di avanzamento che indica la percentuale di esportazione delle schede selezionando Annulla viene annullata l esportazione AI termine dell esportazione se si desidera visualizzare il file in formato xml Export_EAC xml se non stato rinominato procedere allo scompattamento del file zip Attenzione Per ogni scheda ISAAR viene prodotto un file xml 125 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 126 di 135 Nel file di export in formato zip viene salvato un file eac dtd che corrisponde al tipo di esportazione Questo file deve essere salvato nella stessa cartella del file xml 126 e REGIONE PIEMONTE SISTEMA INFORMATIVO BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI gt csipiemonte Pag 127 di 135 14 ALLEGATO A TABELLA CODICE LINGUA Codice Descrizione ABS Lingua Assente UND Lingua Imprecisata MIS Lingue Diverse AKK Accado ACE Accinese ACH Acioli ADA Adangme AFH Afrihili AFR Afrikaans AFA Afro Asiatica Altra Lingua AKA Akan ALB Albanese ALE Aleuto ALG Algonchine lingue AJM
168. oraneamente tenendo premuto il tasto Maiusc livelli contigui o Ctrl livelli distanti Effettuata la selezione desiderata le operazioni da eseguire sono e scegliere Taglia tasto destro del mouse e posizionarsi sul livello dell albero in cui si intende spostare le schede e scegliere Incolla tasto destro del mouse e scegliere la posizione in cui incollare la selezione Precedente la selezione viene collocata sopra il nodo scelto e a pari livello Successivo la selezione viene collocata sotto 11 nodo scelto e a pari livello Figlio la selezione diventa una partizione del nodo scelto Si segnala che di default l opzione Figlio posiziona le schede in testa alle schede presenti nel livello se si desidera collocarle in altra posizione sufficiente selezionarle nuovamente e incollarle come successive o precedenti di una qualunque scheda del livello Per spostare una scheda all interno di un determinato livello necessario selezionarla e quindi utilizzare le frecce sino a raggiungere la i osizione desiderata Con le frecce Sposta in alto e Sposta in basso possibile effettuare spostamenti tra schede appartenenti al medesimo livello sino a raggiungere la posizione desiderata per posizionare rapidamente la scheda selezionata in testa o in coda a tutte le altre schede del livello utilizzare le frecce Sposta come primo del ramo e Sposta come ultimo del ramo Per modific
169. ottostante dove a sinistra comparir la denominazione e a destra il valore del campo Per la stampa dei contenitori sono disponibili 1 campi Denominazione dell Ente conservatore Titolo del fondo Qualificazione della numerazione Numero definitivo del contenitore Range di Segnatura definitiva e Indicazioni sull intervento Per la stampa delle unit sono disponibili i campi Denominazione dell Ente conservatore Titolo del fondo Segnatura definitiva Titoli delle unit e Indicazioni sull intervento I valori di Denominazione del Ente conservatore Titolo del fondo Numero definitivo del contenitore Range di Segnatura definitiva Segnatura definitiva Titoli delle unit sono tratti direttamente dalle schede dettaglio e compaiono in automatico il valore di Indicazioni sull intervento va inserito digitandolo nello spazio del valore due click del mouse Per ciascun campo si pu definire il tipo di carattere le dimensioni gli effetti e l allineamento selezionandolo e operando le scelte nei pannelli del font L ordine dei campi modificabile selezionando il campo da spostare e utilizzando le frecce Sposta in alto e Sposta in basso Per eliminare un campo sufficiente selezionarlo e attivare del pannello Campi etichette Stabiliti 1 campi da stampare va definita la misura delle etichette nel pannello Dimensioni etichetta inserendo tutti 1 valori richiesti Si segnala che se il contenuto dei campi Deno
170. ovi lemmi a cura degli archivisti deve avvenire nel rispetto dei codici riportati in allegato al presente manuale Campo Scrittura Campo testo con lemmario 74 battute Fornire informazioni come indicato da ISAD Campo Abbreviazioni Campo testo con lemmario 74 battute Fornire informazioni come indicato da ISAD 7 6 3 Paragrafo Condizioni di conservazione 3 4 4 Caratteristiche materiali e requisiti tecnici Scopo Fornire informazioni su tutte le caratteristiche materiali e i requisiti tecnici che siano rilevanti ai fini dell utilizzazione dell unit di descrizione Regola Indicare tutte le condizioni materiali che influiscano sull utilizzazione dell unit di descrizione quali ad esempio esigenze di conservazione Dar conto dei software e o degli hardware necessari per avere accesso all unit di descrizione 68 REGIONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 69 di 135 Tipo Ampiezza___ ISAD LA S0 Stato di conservazione 7 DEI Seti o i a Campo Danni definizione Campo testo con lemmario 50 battute Scegliere dal lemmario una descrizione sintetica delle condizioni di conservazione della documentazione Per il buon esito e la comprensibilit delle uscite a stampa si consiglia di modificare o inserire nuovi termini nel lemmario mantenendo la dizione iniziale danni Campo Stato di conservazione Campo testo con lemmario chiuso Scegli
171. perazioni e agli interventi di carattere archivistico composta da un unico paragrafo Criteri e da tre campi Tipo Ampiezza I Criteri di ordinamento Criteri di valutazione e scarto LA 150 Si ricorda che 1 campi relativi all elemento ISAD 3 3 1 Ambiti e contenuto sono stati inseriti nell Area Contenuto campo Descrizione del contenuto 7 7 1 Paragrafo Criteri Campo Criteri di ordinamento 3 3 4 Criteri di ordinamento Scopo Fornire informazioni sulla struttura interna l organizzazione e o il sistema di classificazione dell unit di descrizione Regola Fornire specifiche informazioni sulla struttura interna l organizzazione e o il sistema di classificazione indicando come esse siano state trattate dall archivista Per la documentazione elettronica riportare informazioni o riferimenti all architettura del sistema In alternativa includere queste informazioni nell elemento Ambiti e contenuto 3 3 1 conformemente alle convenzioni nazionali Campo testo descrittivo memo Fornire informazioni come indicato da ISAD segnalando 1 criteri adottati nell ordinamento che si effettuato L illustrazione degli ordinamenti storici va inserita nell area Contesto campo Storia archivistica Campo Criteri di valutazione e scarto 3 3 2 Procedure tempi e criteri di valutazione e scarto Scopo Fornire le informazioni relative a tutte le operazioni e di valutazione e di scarto e alle relative epoche Regola Indica
172. pilare questi campi ma se vengono utilizzati l applicativo impedisce l inserimento di numeri uguali o di combinazioni di sigla e numero uguali Il numero provvisorio un codice che viene assegnato all unit archivistica nel momento della schedatura Esso rappresenta fino alla fine delle operazioni di riordinamento l unico riferimento per reperire l unit e non deve dunque essere modificato per tutto 11 corso delle operazioni Si propone un sistema combinato alfanumerico e numerico in modo da consentire a pi operatori la schedatura parallela di serie diverse che saranno individuate ciascuna da un codice alfanumerico univoco e da un numero progressivo 57 TEREGIONE VS Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 58 di 135 Il campo controllato per cui non possibile inserire la stessa combinazione di sigla e numero nella base dati su cui si sta lavorando ma nel caso si operi su pi postazioni non in rete consigliabile coordinarsi in modo da non assegnare lo stesso codice a serie documentarie diverse e evitare quindi una situazione di incompatibilit dei dati quando si effettua il riversamento in un unica base dati ovvio che lo stesso codice va apposto provvisoriamente sulle unit archivistiche e che queste vanno collocate fisicamente secondo questa progressione In tal modo in fase di riordinamento del fondo sar possibile reperire senza difficolt le singole unit ed effettuare tutte le operazioni necessarie sino al
173. plicazione Visualizzazione albero Stampante vedi 3 4 1 Settaggi 3 3 1 9 Utilit Selezionando la freccia a destra dell icona si apre un men a tendina in cui possibile selezionare e Correzione campi per effettuare controlli correzioni e modifiche su alcuni campi testuali della Scheda dettaglio e dell Authority File Nomi e Aggiorna descrizione estrinseca per aggiornare il campo riassuntivo della descrizione estrinseca 3 3 1 10 Import da Access Selezionando la freccia a destra dell icona si apre un men a tendina in cui possibile selezionare le funzioni di Import dei dati e Importazione delle schede da un database Access sul server MSDE Questa operazione da eseguire solamente per passare da un configurazione Access Stand Alone a MSDE 1n rete locale 3 3 1 11 Esci Mediante l icona Esci si pu uscire dalla procedura 3 3 2 Gestione delle informazioni libere mi Zoom che apre I campi legati ad informazioni libere o di testo sono caratterizzati dall icona una finestra in cul i ossibile inserire 11 contenuto del campo vedi Figura 18 da sa ER E Mediante le icone di Trova Trova successivo e LO Sostituisci possibile ricercare una parola all interno del testo inserito ed eventualmente sostituirla 29 pu SISTEMA INFORMATIVO KIEA BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 30 di 135 EB Contenuto Zoom x Modificazioni allo statuto corrisponden
174. puntando la casella a fianco del paragrafo si selezionano tutti 1 campi del paragrafo Spuntando le caselle a fianco dei campi si selezionano singolarmente 1 campi desiderati Confermando con la Scheda dettaglio presenter solamente 1 campi selezionati 33 TE REGIONE co csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 34 di 135 Si sottolinea che questo settaggio ha effetto solamente sulla visualizzazione dei campi e non sulla funzione di duplicazione dei dati contenuti nelle schede Si segnala che quando si selezionano 1 campi del paragrafo Data della documentazione vengono automaticamente selezionati tutti 1 campi necessari secoli data specifica e relative validit per consentire un corretto funzionamento delle funzioni di riordinamento per Data della documentazione e di Calcolo arco cronologico Campi della scheda Ed v Soggetto produttore _ Storia istituzionale nota biografica e _ Storia archivistica i Modalit di acquisizione T Identificazione Sara ki izzazione sm A Numero provvisorio sigla m w Numero provvisorio numero V Codice Paese m 1 Istituto di conservazione x Collocazione in lettere x Collocazione in numero x Segnatura definitiva x Segnatura originaria in lettere i e etiek originaria in numero S E Contenitore Fisico H _ Descrizione del contenuto 8 Diescrizione estrinseca Note Archivistiche 8 Accesso e utilizzazione 8 Area della documen
175. rante le operazioni di schedatura e riordinamento preliminari all inventariazione 3 1 1 Segnatura e o codice i identificativo i Scopo Identificare univocamente l unit di descrizione e stabilire un collegamento con la descrizione che la rappresenta Regola Indicare i seguenti elementi secondo ci che necessario ai fini di una identificazione univoca e il codice del paese secondo la versione pi recente della norma UNI EN 23166 1995 Codici per la rappresentazione dei nomi dei paesi e il codice dell istituzione archivistica in conformit alle norme nazionali o un altro elemento univoco di identificazione euna specifica segnatura locale un codice di controllo o un altro elemento univoco di identificazione I tre elementi elencati devono tutti essere presenti ai fini di uno scambio di informazioni a livello internazionale Tipo Ampiezza___ ISAD ee AceTRA Numero provvisorio sigla T 20 3 1 1 Numero provvisorio numero O Collocazione in lettere TR 150 3 1 1 Collocazione in numero NR Segnatura originaria in numero NR Segnatura definitiva T 100 Campi Numero provvisorio sigla e Numero provvisorio numero Un campo testo 20 battute associato ad un campo numerico Il campo Numero provvisorio numero non vincolato al precedente e pu essere compilato a s 1l campo accetta anche valori numerici decimali utilizzabili per inserimenti successivi in luogo dei tradizionali bis ter ecc Non obbligatorio com
176. re 121 Tei SIS A ORMATIVO TETH FERECIONE WE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 122 di 135 AVVIO DELLA PROCEDURA L avvio della procedura di export XML viene attivata selezionando Esportazioni XML dalla icona Imp Esp della barra delle icone 3 21 ImpjEsp x Esci Importa Esporta Esportazioni ML La selezione porta all apertura dell interfaccia di esportazione composta da due schede 1 Esportazione Archivio colonna Livelli di descrizione l elenco si compone automaticamente sulla base della struttura dell archivio colonna Marcatore EAD l elenco si compone automaticamente con il primo livello di gerarchia previsto da EAD e tanti livelli quanti sono quelli previsti dalla struttura dell archivio da esportare colonna Non usare marcatore serve per escludere una corrispondenza terminologica tra 1 livelli di descrizione dell archivio e 1 livelli previsti da EAD per esempio in GA ho un livello denominato pippo e non ho un termine corrispondente in EAD Esportazioni XML Esportazione archivio Esportazione Komi Livello di descrizione Marcatore EAD Non usare il marcatore Esporta 2 Esportazione nomi Sono previste le seguenti opzioni di esportazione della scheda nomi Tutti i nomi presenti nell authority file dell archivio Solo i soggetti produttori dell archivio Soloinomi di tipologia Ente Soloinomi di tipologia Famiglia Solo i nomi di tipologia P
177. re le operazioni di valutazione e di scarto effettuate o pianificate sull unit di descrizione nel corso del tempo specialmente se esse sono rilevanti per l interpretazione della documentazione Se opportuno indicare l organismo responsabile delle operazioni Campo testo ripetibile con lemmario 150 battute Fornire informazioni come indicato da ISAD specificando 1 criteri adottati per determinare il periodo di conservazione dei documenti valutazione e criteri adottati per lo scarto di documentazione Campo Versamenti 3 3 3 Incrementi previsti Scopo Informare l utente su previsti accrescimenti dell unit di descrizione Regola Segnalare se sono previsti incrementi Se opportuno dare una stima della loro quantit e frequenza Campo testo descrittivo memo Fornire informazioni come indicato da ISAD 70 EE SISTEMA INFORMATIVO NENE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 71 di 135 7 8 AREA DELL ACCESSO E UTILIZZAZIONE L area destinata ad accogliere le informazioni sugli strumenti di corredo e sulla forme di regolamentazione che limitano o condizionano l accesso all unit di descrizione l area composta da un unico paragrafo Consultabilit e da tre campi Tipo Ampiezza ISAD LA R 150 Condizioni di riproducibilit 7 8 1 Paragrafo Consultabilit Campo Strumenti di ricerca 3 4 5 Strumenti di ricerca Scopo Segnalare tutti gli strumenti di ricerca relativi all
178. renti ad ogni postazione di lavoro L assegnazione degli intervalli di numero di schede avviene mediante la funzione Numerazione Schede attivando la voce Settaggi dalla Barra delle icone vedi 3 4 1 1 Numerazione schede 15 SIS A ORMATIVO TET FEREGIONE EE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 16 di 135 2 7 1 Export della base dati Questa funzione consente di mettere a disposizione di altri operatori quanto schedato da un singolo operatore sulla propria postazione La funzione si attiva dalla Barra delle icone selezionando la freccia di e scegliendo Esporta Nella videata che si presenta viene proposto l albero delle schede inserite Se si intende esportare l intero archivio sufficiente posizionarsi sul nodo dell Archivio di concentrazione e scegliere Seleziona tutto tasto destro del mouse se si desidera esportare solamente delle porzioni d archivio vanno selezionati 1 livelli o le schede che interessano e posizionandosi su un livello e scegliendo Seleziona intero ramo tasto destro del mouse viene esportato l intero livello con il suo contenuto e tutti 1 livelli ascendenti che lo interessano e se si selezionano singole schede tasti Maiusc o Ctrl premuti queste vengono esportate insieme a tutti 1 livelli ascendenti che le interessano Infine si pu scegliere se esportare o meno 1 documenti Word collegati alle schede selezionando o deselezionando l opzione Esporta i documenti Word collegati
179. rietari andranno a costituire il sistema informativo archivistico piemontese che permetter di valorizzare gli archivi locali come quelli delle prestigiose istituzioni culturali piemontesi rendendoli consultabili al pi vasto pubblico sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemon te GUARINI ARCHIVI Pag 9 di 135 2 REQUISITI TECNICI GENERALI 2 1 CONFIGURAZIONE HARDWARE 2 1 1 Configurazione consigliata minima Server Personal Computer con processore Intel Pentium IV 2 4 GHz 512 Mb RAM Lettore Masterizzatore CD Lettore Floppy Disk da 3 5 pollici 1 44 Mbyte Monitor a colori da 14 pollici grafica SVGA 16 8 milioni di colori Risoluzione minima 500x600 Consigliata 1024x768 Risoluzione minima Windows XP 1024x768 Scheda di rete 10 100 Mbps Client Personal Computer con processore Intel Pentium 333 128 Mbyte Lettore Floppy Disk da 3 5 pollici 1 44 Mbyte Lettore CD Hard Disk con 4 Gbyte Monitor a colori da 14 pollici grafica SVGA 16 8 milioni di colori Risoluzione minima 500x600 Consigliata 1024x768 Risoluzione minima Windows XP 1024x768 Scheda di rete 10 100 Mbps Mouse Microsoft compatibile Stampante laser con le seguenti caratteristiche 300 punti per pollice 1 5 Mbyte RAM formato A4 eventuali stampanti non laser dovranno essere di fascia medio alta per quanto riguarda la velocit di stampa 2 2 CONFIGURAZIONE SOFTWARE Windows 98 Windows 2
180. rmettere agli utenti di valutare la potenziale rilevanza dell unit di descrizione Regola Illustrare sinteticamente gli ambiti cronologici e geografici e il contenuto come la tipologia documentaria le materie trattate le procedure amministrative dell unit di descrizione pertinenti al livello di descrizione Campo testo descrittivo memo Fornire una descrizione oggettiva dei contenuti dell unit che si vuole descrivere dettagliando la descrizione come previsto dalle norme ISAD Campo Tipologia giuridica Campo testo con lemmario 150 battute Tale campo utilizzabile in particolare quando si schedano singoli documenti e si intende definirne la natura copia autentica estratto copia cancelleresca copia conforme ecc Nel caso di un unit di descrizione pi complessa cio composta da pi documenti di diversa natura come ad esempio una pratica amministrativa preferibile descrivere l eventuale natura dei documenti nel campo Contenuto in modo da mantenere maggiore coerenza d informazione Campo Trascrizione Campo testo descrittivo Word Nel caso di una schedatura analitica questo campo offre la possibilit di trascrivere interi documenti in ambiente Word quanto inserito confluisce automaticamente in un file Word gestibile autonomamente L utilizzo dell ambiente Word consente anche il recupero di trascrizioni eseguite in precedenza o anche gi pubblicate e recuperate attraverso la scansione del testo
181. roduttore Famiglia Per l intestazione della scheda vanno utilizzati 1 campi Denominazione e Qualifica il cui contenuto compone automaticamente il campo Voce di autorit Inserire nel campo Denominazione la denominazione della famiglia Inserire nel campo Qualifica gli elementi utili a identificare la famiglia in maniera univoca rispettando l ordine e la sintassi seguenti titoli se significativi virgola spazio area geografica se significativa spazio date di esistenza tra parentesi tonde anche espresse in secoli Esempi Benso conti di Santena XVII XVIII sec 54 Erg SISTEMA INFORMATIVO ASSANE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 55 di 135 7 2 2 Paragrafo Contesto Campo Soggetto produttore 3 2 1 Denominazione del dei soggetto i produttore i Scopo Identificare il soggetto o i soggetti produttori dell unit di descrizione Regola Indicare il nome dell organismo o degli organismi o della e persona e responsabile i della produzione accumulazione e conservazione della documentazione dell unita di descrizione Il nome dovrebbe essere formulato in una forma standardizzata come prescritto dalle convenzioni nazionali in conformit dei principi di ISAAR CPF Campo testo 250 battute associato all Authority file Nomi in cui viene visualizzata la Voce d autorit relativa al soggetto produttore vedi capitolo 8 Inserendo 1 dati dal campo Soggetto produttore a
182. ru NP Nepal NI Nicaragua NE Niger NG Nigeria NU Niue NF Norfolk Isola NO Norvegia NC Nuova Caledonia NZ Nuova Zelanda IO Oceano Indiano Territorio Britannico del OM Oman UN Paese Indeterminato NL Paesi Bassi PK Pakistan PW Palau PA Panama PG Papua Nuova Guinea PY Paragua PE Peru PN Pitcairn PF Polinesia Francese PL Polonia PT Portogallo PR Portorico QA Qatar RE Riunione RO Romania RW Ruanda RU Russia Federazione di EH Sahara Occidentale LC Sainte Lucie KN Saint Kitts e Nevis PM Saint Pierre e Miquelon VC Saint Vincent e Grenadine SB Salomone Isole WS Samoa AS Samoa Americane SM San Marino GS Sandwich Del Sud Isole SH Sant elena ST Sao Tome e Principe SC Seicelle SN Senegal SL Sierra Leone SG Singapore SY Siria SK Slovacchia SI Slovenia 131 TE REGIONE VE Q csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 132 di 135 SO Somalia TM Turkmenistan ES Spagna TC Turks e Caicos Isole LK Sri Lanka TV Tuvalu US Stati Uniti UA Ucraina Rss di UM Stati Uniti Isole Minori Lontane degli UG Uganda SD Sudan HU Ungheria SR Suriname SU Unione Sovietica SJ Svalbard e Isola Jan Mayen UY Uruguay SE Svezia VU Vanuatu CH Svizzera VA Vaticano Stato della Citt del SZ Swaziland VE Venezuela TJ Tagichistan VI Vergini Americane Isole TH Tailandia VG Vergini Britanniche Isole TW Taiwan VN Vietnam
183. schede E indispensabile effettuare questa operazione sull Archivio di servizio Per assegnare alle schede una numerazione in sequenza sufficiente inserire il numero da cui inizia la numerazione e il numero finale e poi confermare mediante v Il campo Ultimo viene compilato automaticamente dall applicativo man mano che si aggiungono schede Si segnala che una volta assegnata consentito modificare la numerazione agendo su 8 tuttavia l operazione va eseguita con cautela in particolare dopo un iImportazione onde evitare di assegnare sequenze numeriche gi utilizzate da altri operatori Numerazione Inizia numerazione da 001 Fino a 3000 Ultimo 2109 Figura 21 Numerazione delle schede 3 4 1 2 Campi della scheda Le funzioni Campi della scheda e Campi di duplicazione consentono di impostare un profilo personalizzato di scheda d inserimento dei dati funzionale alle caratteristiche della documentazione che si sta trattando Selezionando la funzione Campi della scheda si apre una maschera dove possibile scegliere quali campi visualizzare e quali nascondere nella scheda d inserimento Per attivare questa funzione sufficiente selezionare dall elenco che viene proposto 1 paragrafi e o 1 campi che si vogliono visualizzare tralasciando 1 restanti Per selezionare 1 campi sufficiente spuntarli con un click del mouse Spuntando la casella a fianco dell area si selezionano tutti 1 paragrafi e tutti 1 campi dell area S
184. si pu vedere la sua posizione nell archivio utilizzando di volta in volta Sostituisci e Trova successivo si effettuano tutte le sostituzioni desiderate AI termine delle operazioni di correzione e prima di uscire necessario salvare con per confermare le modifiche apportate 3 4 2 2 Aggiorna descrizione estrinseca La funzione consente di aggiornare il campo riassuntivo Descrizione estrinseca Tale funzione particolarmente utile dopo operazioni di correzione complessiva dei dati che concorrono a formare la stringa Ad esempio se si modificano dei termini in uno o pi lemmari operando da barra delle Icone questi sono automaticamente assunti nel relativo campo della Scheda dettaglio ma perch compalano aggiornati anche nella stringa della descrizione estrinseca necessario attivare questa funzione 37 si REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 38 di 135 4 CREAZIONE E GESTIONE DI UN ARCHIVIO Sulla stessa postazione di lavoro possibile operare su pi fondi archivistici di Archivi di concentrazione diversi o del medesimo Archivio di concentrazione Per ogni Archivio di concentrazione viene creata una base dati distinta all interno della quale possibile gestire 1 fondi di pertinenza Per creare una base dati nuova necessario operare dalla finestra Scheda anagrafica degli archivi di concentrazione che viene proposta automaticamente all avvio di Guarini Ar
185. so orizzonatale cm Numero verticale TT Corsivo O Barato E Indicazioni sull intervento Intervento 2003 Foglio di stampa A4 21 x 29 7 cm Numero definitivo del contenitore Fondo Colli Colt co2 Mezza __ Fondo Coli Col col8 Mazo S o a d Fondo Coli feoai Mezo i G y I Fondo Coli ean Mezzo ____ _ I ondo Colli ondo manoscritti ondo manoscritti gun i ieg b ondo manoscritti ondo Monti ondo Monti Mt4 Mt6 MZZO i ondo Monti Figura 61 La Stampa delle etichette 119 rn RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 120 di 135 12 4 1 Definizione dei profili di stampa La 2 Per creare un nuovo profilo di stampa necessario selezionare o assegnare un nome al profilo e quindi scegliere 1l tipo di stampa Contenitori definitivi o Unit archivistiche Per creare un profilo utilizzando 1 parametri di un profilo gi esistente sufficiente selezionare il profilo da copiare quindi Salva con nome inserire il nome del nuovo profilo e procedere con le modifiche Se sono gi presenti dei profili sufficiente selezionare quello desiderato dall elenco a tendina del pannello Profilo di stampa TEE i T Per eliminare un profilo sufficiente selezionarlo e attivare nel box Profilo di stampa Deciso il tipo di stampa possibile scegliere 1 campi da stampare sulle etichette selezionandoli dall elenco Campi etichette e trascinandoli nell area s
186. stica non conosciuta segnalarlo Eventualmente quando l unit di descrizione proviene direttamente dal soggetto produttore indicare tale informazione nelle Modalit di acquisizione o versamento cfr 3 2 4 Campo testo descrittivo memo Fornire informazioni come indicato da ISAD Campo Modalit di acquisizione 3 2 4 Modalit di acquisizione o versamento Scopo Identificare il soggetto dal quale stata acquisita o che ha versato la documentazione Regola Indicare il soggetto dal quale l unit di descrizione stata acquisita la data e o il titolo di acquisizione se tali informazioni non sono del tutto o in parte riservate Se tale soggetto non conosciuto segnalarlo Eventualmente aggiungere il numero o codice d ingresso Campo testo ripetibile 150 battute Fornire informazioni come indicato da ISAD 56 era REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 57 di 135 7 3 AREA DELL IDENTIFICAZIONE L area destinata ad accogliere le informazioni indispensabili all identificazione dell unit descritta sia nel suo contesto logico sia nel suo contesto materiale Essa composta da tre Paragrafi Localizzazione Contenitore fisico e Denominazione o Titolo per un complesso di 15 campi 7 3 1 Paragrafo Localizzazione Sono qui riunite le informazioni utili a individuare e localizzare con precisione l unit descritta non solo a lavoro ultimato ma anche du
187. sto con lemmario 25 battute Scegliere dal lemmario il formato dell unit di descrizione Campo Formato misure Larghezza Campo testo 20 battute Indicare la misura della larghezza dell unit di descrizione che si sta trattando specificando l unit di misura adottata cm mm Campo Formato misure Altezza Campo testo 20 battute Indicare la misura dell altezza dell unit di descrizione che si sta trattando specificando l unit di misura adottata cm mm Campo Formato misure Spessore Campo testo 20 battute Indicare la misura dello spessore dell unit di descrizione che si sta trattando specificando l unit di misura adottata cm mm Campo Tecnica esecutiva Campo testo con lemmario 74 battute Scegliere dal lemmario 1l termine adeguato a descrivere la tecnica utilizzata per eseguire l unit di descrizione disegno fotografia Il lemmario fornisce una serie di termini relativi alle tecniche pi comuni per disegni e fotografie ed incrementabile Campo Specifiche docum Grafica Campo testo con lemmario ripetibile 74 battute Scegliere dal lemmario il termine adeguato a descrivere la tipologia grafica dell unit di descrizione disegno tipo mappa ecc Il lemmario fornisce una serie di termini relativi alle tipologie pi comuni per 1 disegni e ed incrementabile 67 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 68 di 135 Campo Scala Campo te
188. sto ripetibile 74 battute Indicare la scala in cui eseguita l unit di descrizione disegno tipo mappa ecc specificando l unit di misura adottata m cm trabucchi piedi ecc Campo Orientamento Campo testo 74 battute Indicare l orientamento dell unit di descrizione disegno mappa ecc Campo Legatura Campo testo con lemmario 25 battute Scegliere dal lemmario il tipo di legatura dell unit di descrizione 7 6 2 Paragrafo Lingue e scritture 3 4 3 Lingua scrittura della documentazione Scopo Segnalare la le lingua e la le scrittura e o i sistemi di simboli utilizzati nell unit descrizione Regola Indicare la le lingua e e o la le scrittura e utilizzata e nella documentazione compresa nell unit di descrizione Segnalare tutti gli alfabeti le scritture i sistemi di simboli o le abbreviazioni utilizzati Eventualmente includere anche gli opportuni codici ISO per la le lingua e ISO 639 1 e ISO 639 2 International Standards for Language Codes o la le scritturale ISO 15924 International Standard for Names of Scripts Tipo Ampiezza ISAD Lingua LA R 50 3 4 3 LA 74 LA 74 Campo Lingua Campo testo ripetibile con lemmario 50 battute Fornire informazioni come indicato da ISAD Il lemmario propone 1 codici ISO relativi a ENG Inglese FRE Francese FRM Francese Medio 1400 1600 ca GER Tedesco HEB Ebraico ITA Italiano LAT Latino POR Portoghese SPA Spagnolo L inserimento di nu
189. suddivisioni necessarie e o le qualificazioni richieste da quelle convenzioni o regole Precisare in 3 2 quali regole sono state applicate Campo testo 150 battute Inserire la denominazione principale del soggetto che si sta descrivendo in eventuale altra lingua Campo Forme escluse 1 5 TERMINE I NON PRESCELTOJI Scopo Collegare all intestazione d autorit prescelta la le denominazione i o le forme della delle denominazione i dell ente persona e famiglia non adottate come intestazione d autorit per mezzo ad esempio di un vedi Regola Indicare la le denominazione i o le forme della delle denominazione i non prescelta e in conformit alle convenzioni o regole nazionali o internazionali utilizzate dall istituzione che ha redatto il record d autorit Precisare in 3 2 quali regole sono state applicate Campo testo ripetibile 150 battute Inserire le altre forme del nome del soggetto che si sta descrivendo rappresenta il classico rimando vedi Nell indice a stampa il campo infatti utilizzato come rimando seguendo la sintassi Forma esclusa vedi Voce d autorit 85 FE REGIONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 86 di 135 Campo Voci collegate 1 6 INTESTAZIONE I D AUTORIT CORRELATA E Scopo Per collegare il record d autorit ad altri record d autorit da esempio per mezzo di un vedi anche Regola Indicare l intest
190. sure Larghezza Formato misure Altezza Formato misure Spessore Tecnica esecutiva Specifiche docum Grafica Scala Orientamento Legatura Lingua Scrittura Abbreviazioni Danni definizione Stato di conservazione Danni descrizione concorrono alla formazione della stringa Descrizione estrinseca e pertanto se si effettuano modifiche o sostituzioni in questi lemmari operando da barra delle icone poi necessario attivare la funzione Aggiorna descrizione estrinseca vedi 3 4 2 2 Per il buon esito e la comprensibilit delle uscite a stampa si consiglia di modificare o inserire nuovi termini nei lemmari Definizione danni Supporto e Motivazione della datazione mantenendo tn le dizioni iniziali danni supporto e data desunta 3 3 4 Gestione delle informazioni ripetibili I campi legati ad informazioni ripetibili sono caratterizzati da un riquadro verde in cui possibile mediante l icona Nuovo inserire pi occorrenze inerenti al campi evidenziati E possibile cancellare un occorrenza mediante l icona sl Elimina ed inoltre modificare la sequenza della numerazione dei ripetibili mediante la funzione Scambia X con Y Figura 19 I campi ripetibili Per vedere quali occorrenze sono gi state inserite s1 pu aprire una griglia riassuntiva tramite l icona Griglia riassuntiva Poich 1 campi ripetibili possono essere sia campi ad informazione libera sia ad informazione controllata per modificare
191. t 8 Copie verbali 1869 1878 Di Corrispondenza generale DE Protocollo della comspondenza ii 9 Protocollo 1871 1883 10 Protocollo 1883 1885 11 Protocollo 1886 1888 amp 12 Protocollo 1889 1890 O Corispondenza 1571 1599 ii lt 13 Affari generali 1871 1882 lt 14 Affari generali 1871 1888 ME Cornispondenza del Presidente Elf Fondo Coll EX Fondo manoscritti Figura 33 La struttura ad albero 47 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 48 di 135 Per creare dei discendenti di un livello esistente sufficiente selezionarlo ed introdurre un nuovo discendente compiendo le operazioni sopra descritte attivazione del men a tendina tasto destro del mouse e scelta della voce di livello di descrizione desiderata Se ad esempio si intende ripartire un Fondo in pi serie archivistiche si seleziona 1l livello del Fondo interessato e si inseriscono le nuove serie compilando 1 relativi campi della Scheda aggregazione e della Scheda dettaglio successivamente selezionando una serie s1 potranno inserire ulteriori ripartizioni come sottoserie o unit archivistiche e cos via In tal modo si disegna la struttura del fondo archivistico che viene visualizzata nell Albero delle schede Tramite la funzione Visualizzazione albero vedi 3 4 1 4 si possono presentare davanti ai titoli che compongono l Albero anche 1 Numeri provvisori le Segnature d
192. tazione collegata H Note H L Controllo della descrizione Figura 22 Selezione dei campi da visualizzare 3 4 1 3 Campi di duplicazione La funzione collegata alla funzione Duplica Scheda vedi 4 1 4 Duplica scheda possibile filtrare 1 campi della scheda che viene poi duplicata selezionando dall elenco solamente 1 campi che interessano Selezionando la funzione Campi di duplicazione s1 apre una maschera dove possibile scegliere su quali campi abbia effetto la funzione di duplicazione dei dati contenuti nella scheda selezionata Per selezionare 1 campi sufficiente spuntarli con un click del mouse Spuntando la casella a fianco dell area si selezionano tutti 1 paragrafi e tutti 1 campi dell area Spuntando la casella a fianco del paragrafo si selezionano tutti 1 campi del paragrafo Spuntando le caselle a fianco del campi si selezionano singolarmente 1 campi desiderati Confermando con S quando si attiva la funzione Duplica scheda per creare una nuova Scheda dettaglio 1 campi selezionati si presentano gi compilati con 1 dati della scheda scelta per la duplicazione 34 TE REGIONE WE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 35 di 135 Spuntando la casella Mostrami ad ogni duplica scheda la finestra della funzione viene proposta ogni qual volta si usi la funzione Duplica scheda deselezionandola durante la normale attivit di schedatura la duplicazione viene effettuata automaticamente BI Campi di duplicazio
193. tervenire direttamente sull albero dei livelli sia spostando manualmente interi rami o singole unit sia avvalendosi della funzione di modifica del livello di descrizione L applicativo consente inoltre di assegnare alle schede dell archivio riordinato un numero di corda che viene automaticamente riportato nelle singole schede possibile sia numerare l archivio oggetto di intervento con un unica numerazione cosiddetta corda chiusa sia attribuire una numerazione per corda aperta nel caso di interventi su fondi ancora passibili di arricchimento Ulteriore strumento di ausilio automatizzato costituito dalla funzione di ricerca sugli archivi A partire dalla versione 2 02 la ricerca stata potenziata con l aggiunta di funzionalit assimilabili a quelle utilizzate anche dagli altri applicativi del Progetto Guarini I risultati delle ricerche possono essere visualizzati sulla base di una selezione di campi e salvati in un file word di appoggio Altra novit di rilievo di Guarini archivi consiste nella possibilit di intervenire sulla schedatura riordinamento e inventariazione di uno stesso fondo lavorando su postazioni diverse L intervento pu essere svolto su diversi computer collegati in rete locale nel cui caso si ottiene una normale catalogazione condivisa in cui ciascun operatore vedr in tempo reale la costruzione dell albero e la compilazione delle schede operate dagli altri operatori collegati alla rete Guarini archiv
194. ti un numero di corda progressivo Tale dato viene automaticamente riportato nel campo Segnatura definitiva delle Schede dettaglio corredato se s1 desidera da un prefisso Per assegnare la numerazione di corda chiusa sufficiente selezionare Inserire o meno il prefisso e confermare l applicativo provvede automaticamente all operazione e salva la struttura 10 2 3 Assegnazione dei puntatori Il Puntatore numero progressivo che non ha nessuna valenza archivistica ma rappresenta il rimando cui fanno riferimento tutti gli indici e diverse funzioni dell applicativo Attivando la funzione 1 puntatori sono attribuiti automaticamente a tutte le unit di descrizione prive di discendenti seguendo la struttura ad albero dall alto verso il basso Il Puntatore pur essendo un dato autonomo coincide con la Segnatura definitiva parte numerica nel caso di archivi in cui si sia applicata una numerazione a corda chiusa invece differente negli archivi dove si sia utilizzata una numerazione a corda aperta Per assegnare 1 puntatori sufficiente selezionare i l applicativo provvede automaticamente all operazione e salva la struttura Si segnala che l assegnazione della Segnatura definitiva e del Puntatore e il Calcolo arco cronologico di tutti 1 livelli sono indispensabili per la buona riuscita di alcune operazioni Assegna numero di contenitore definitivo Stampa struttura Stampa indici e Stampa etichette 105 e REGIONE SISTE
195. ticamente compilato con 1 dati inseriti in Denominazione e Qualifica quando si sceglie di inserire una nuova voce d autorit o si effettuano delle modifiche ad una voce gi esistente Campo Voce parallela 1 4 INTESTAZIONE I PARALLELA E Scopo Segnalare la le alternativa e chiave i d accesso normalizzata e sotto cui la intestazione d autorit pu comparire in un altra e lingua e o scrittura e Regola Indicare la intestazione parallela in conformit alle convenzioni o regole nazionali o internazionali utilizzate dall istituzione che ha redatto il record d autorit comprese le suddivisioni necessarie e o le qualificazioni richieste da quelle convenzioni o regole Precisare in 3 2 quali regole sono state applicate 82 FE REGIONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 83 di 135 Campo testo 150 battute Inserire la denominazione principale del soggetto che si sta descrivendo in altra lingua da utilizzare nel caso di Enti internazionali la cui forma ufficiale prevista in pi lingue o nel caso di Enti o Famiglie appartenenti ad aree geografiche bilingui Campo Forme escluse 1 5 TERMINE I NON PRESCELTOJI Scopo Collegare all intestazione d autorit prescelta la le denominazione i o le forme della delle denominazione i dell ente persona e famiglia non adottate come intestazione d autorit per mezzo ad esempio di un vedi Regola Indicare la le de
196. tributo titolo articolo annata anno volume fascicolo p e vol 1 gennaio 2002 Monografia selezionare questo tipo per volumi monografici nel loro insieme Compilare 1 seguenti campi Autore Curatore se presente Editore Luogo di edizione Anno di edizione numero di edizione Volume se opera in pi volumi Contributo selezionare questo tipo per contributi all interno di atti di convegni estratti da pubblicazioni capitoli di una monografia di autori specifici Compilare 1 seguenti campi Autore curatore e titolo dell opera che contiene 1l contributo autore contributo pagine indicare le pagine di riferimento titolo contributo Editore Luogo di edizione Anno di edizione numero di edizione Volume se opera in pi volumi 95 Era REG ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 96 di 135 9 3 STAMPA BIBLIOGRAFIA La funzione di stampa bibliografia attivabile dall icona ontenuta nella finestra di gestione Authority file Bibliografia che apre un men contenente le opzioni di stampa 9 3 1 Opzioni di stampa 9 3 1 1 Stampa completa L opzione tutte viene presentata come default e permette di stampare in ordine alfabetico tutte le schede inserite nell Authority file Bibliografia corredate del relativo puntatore se assegnato Selezionando l icona dalla finestra Opzioni di stampa viene composto in automatico su Word il documento contenente la bibliogr
197. tura Se gli originali non esistono pi o la loro localizzazione ignota riportare tale informazione Tipo Ampiezza___ ISAD Originali Denominazione Originali Codice paese Originali Istituto Originali Collocazione Campo Originali Denominazione Campo testo ripetibile 74 battute Campo Originali Codice paese Campo testo 5 battute collegato al precedente Campo Originali Istituto Campo testo 100 battute collegato al campo Originali Denominazione Inserire la denominazione dell Istituto che conserva gli originali o per gli archivi di Stato e per gli archivi comunali la codificazione gi rilasciata dal Ministero per 1 beni e le attivit culturali Campo Originali Collocazione Campo testo 100 battute collegato al campo Originali Denominazione Inserire la collocazione o la segnatura degli originali o segnalare l assenza dell informazione come indicato da ISAD 7 9 2 Paragrafo Copie 3 5 2 Esistenza e localizzazione di copie Scopo Indicare l esistenza la localizzazione e la disponibilit di copie dell unit di descrizione Regola Nel caso in cui sia disponibile nella stessa istituzione archivistica o altrove copia dell unit di descrizione segnalarne la localizzazione e la segnatura 72 gna RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 73 di 135 PIEMONTE Tipo Ampiezza___ ISAD Copie Denominazione Copie Codice paese Copie Istituto
198. u a tendina Espandi ripetitivi o Comprimi ripetitivi Selezionando una riga relativa ad una scheda e attivando 11 men a tendina tasto destro del mouse possibile aprire la scheda Riassunto Un doppio click sulla riga relativa ad una scheda riporta all ambiente schede su cui possibile effettuare modifiche e aggiunte Per modificare il criterio di ordinamento dei risultati delle ricerche ordine cronologico e in seconda battuta ordine ascendente per numero scheda utilizzare 11 men dell area ordinamento risultati Il sistema consente di modificare il tipo di ordinamento da crescente a decrescente e A z viceversa attraverso l utilizzo dei bottoni 2 e BI oppure selezionare tra le informazioni visualizzate un canale di ordinamento diverso da quello predefinito utilizzando il men a tendina di ordinamento dei risultati Livello di Titolo Titolo Data Segnatura Collocazione Collocazione Contenuto descrizione origihale attribuito documentazione definita Lettere Numero Atto di Regio Decreto n 113 del 7 marzo 1871 c or Armadio 17 unit fondazione Statuto e corrispondenza relativa paw massa a Modificazioni allo statuto corrispondenza richieste di Armadio 17 Amadio i J4 Statuto del statuti ad altri Enti copia dello statuto del 1871 con l 1868 annotazioni a margine bozze e copia a stampa dello 16711666 Monti 2 statuto approvato nella seduta C A del 13 aprile Modificazioni allo statuto corrispondenza
199. uplicato Giovanni Tinn di vnrep anbtorit P Coli di Caselle E Colli Giovanni notai Dq 7 11 Trova Colli liutai 2 E I i Ente collettivo ColliDuplicato Giovanni notaio lt 1817 1901 R E Fagiano Antonio gic Persona Fisica Sostituisci con Rio onto Coll Giovanni notaio lt 1817 1901 gt E IRR Famiglia CollDuplicato Giovanni notaio lt 1817 1901 gt Fondazione Valli Colli di Caselle F Montanari Colli Giovanni notaio lt 151 7 1901 F Montanari Duplicato Colli liutaio E Montanari originari di Brescia Fagiano D uplicato Antonio lt 1937 1992 gt Fagiano Antonio giornalista P Monti Duplicato Francesco 18621917 MontiDuplicato Francesco 18621917 E Monti Francesco 1872 1917 Monti Francesco 1872 1 E Monti Giovanni E Rossi Duplicato Angelo E Rossi Angelo E Societ del Gas di Torino Figura 38 Sostituzione di una voce 8 1 5 Ricerca Le funzioni di ricerca sono attive sulla porzione di Authority File caricata pertanto se s1 intende effettuare una ricerca su tutto l archivio necessario deselezionare 1l filtro alfabetico di Con si attiva la Ricerca veloce di un nome o di parte di un nome nel campo Voce d autorit consentendo di reperire tutte le occorrenze presenti 79 REGIONE SISTEMA INFORMATIVO gt csipiemonte E PIEMONTE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI Pag 80 di 135 Con si attiva la Ric
200. utamenti significativi con le relative dati Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Organigramma 2 1 7 STRUTTURA ORGANIZZATIVA Informazioni relative alla struttura interna dell ente importanti per la comprensione delle modalit di conduzione delle sue attivit Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR 88 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemon te GUARINI ARCHIVI Pag 89 di 135 Campo Relazioni 2 1 8 RELAZIONI CON ALTRI SOGGETTI Gli enti possono avere una variet di relazioni con altri enti famiglie e o individui Due importanti aspetti da rilevare sono la qualit dei rapporti e la le data e pertinenti Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR Campo Note 2 1 9 ALTRE INFORMAZIONI SIGNIFICATIVE Campo testo descrittivo memo Fornire le informazioni come indicato da ISAAR 8 4 2 Persone fisiche Tipo Ampiezza I Altri nomi T R 250 2 Luogo di residenza TR 74 Campo Codice Campo testo 25 battute non previsto da ISAAR Campi Altri nomi e Data 2 2 2 NOMI Nomi con i quali la persona pu essere conosciuta diversi da quello adottato come intestazione d autorit a altre forme dello stesso nome b altri nomi ad esempio quelli derivanti da mutamenti nel tempo con le relative date compresi pseudonimi nomi da nubile
201. utili a identificare l ente in maniera univoca sede se non espressa nella denominazione spazio date di esistenza tra parentesi tonde Il campo Voce d autorit risulter automaticamente composto dai vari elementi Esempio Regno di Sardegna Commissione superiore di statistica Torino 1837 1861 Come criterio redazionale generale usare la minuscola ad eccezione di iniziale nomi propri di persona o di luogo es Universit degli studi di Torino NON Universit degli Studi di Torino 53 sa RE G ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csip iemonte GUARINI ARCHIVI Pag 54 di 135 Laddove lo si ritenga utile anche per facilitare la ricerca si pu compilare il campo ripetibile Forme escluse con la forma invertita scrivendo l ente gerarchicamente superiore prima di quello sott ordinato separati da punto spazio Esempi Curia arcivescovile di Torino Seminario Universit degli studi di Torino Facolt di lettere e filosofia Comune di Biella Ufficio tecnico 7 2 1 2 Soggetto Produttore Persona Per quanto riguarda il soggetto produttore Persona va individuata la forma pi corretta e pi significativa del nome tenendo presente che e le particelle precedono il cognome quando ne siano parte integrante ad es De Amicis e non Amicis De nel caso siano particelle indicative di predicato nobiliare o comunque non parte integrante del cognome in genere scritte in minuscolo
202. utomaticamente il nominativo viene considerato come tale e sar possibile estrapolare un elenco dei soli soggetti produttori Si ricorda che l Authority File Nomi collegato anche al paragrafo Indicizzazione campo Ente Persona Famiglia effettuando un inserimento in tale campo i nominativi sono considerati come semplici voci da inserire nell indice generale dei nomi 1 A 1 E Per inserire la denominazione del soggetto produttore necessario selezionare e successivamente Se il nominativo gi Pesce nell elenco che compare a sinistra dello schermo sufficiente selezionarlo e confermare L o due click del mouse perch venga assegnato alla Scheda dettaglio che si sta compilando Nel caso di un nominativo nuovo necessario selezionare L nella barra superiore e quindi la tipologia desiderata Ente collettivo Persona fisica Famiglia E ora possibile compilare 1 campi della Area Generale e della Area delle informazioni specifiche della tipologia prescelta fornendo le informazioni come indicato da ISAD e ISAAR CPF Inserite le informazioni poi sufficiente mr confermare con perch 11 nominativo venga assegnato alla Scheda dettaglio che si sta compilando L unico dato obbligatorio da immettere il Cognome per le persone e la Denominazione per Enti e Famiglie Nel caso dei soggetti produttori tuttavia consigliabile utilizzare tutti 1 campi dell Authority File necessari ad identificare in maniera univo
203. vamente per consentire di orientarsi meglio Inoltre per avere una visione pi adeguata dei dati si pu e variare la dimensione delle colonne trascinamento mouse sul bordo destro dell etichetta quando compare il simbolo delle due frecce contrapposte e trascinare in posizione diversa una colonna selezionata e ampliare l altezza delle righe operando sulla barra di sinistra l azione ha effetto sulle righe che si selezionano Per effettuare una ricerca necessario selezionare la colonna su cui operare con un click del mouse Evidenziata la colonna s1 seleziona e si inserisce la stringa da cercare attivando il bottone Trova l applicativo si posiziona sulla prima occorrenza e nella finestra di ricerca compare 1l contenuto del campo che risponde ai criteri dove possibile fare correzioni mentre sulla tabella si pu vedere la sua posizione nell archivio Selezionando 11 bottone Trova successivo l applicativo si posiziona sull occorrenza successiva e cos via 36 TEREGIONE WE csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 37 di 135 Per effettuare la sostituzione di una parola necessario selezionare la colonna su cui operare con un click del mouse Evidenziata la colonna si seleziona Ll E si inseriscono la stringa da sostituire e la stringa di sostituzione e si definiscono 1 criteri avviando l operazione con Trova nella finestra di ricerca compare il contenuto del campo che risponde ai criteri mentre sulla tabella
204. voce inserita non sar attribuita a nessuna Scheda Dettaglio La bibliografia si compone di due parti e la parte in alto con 1 campi bianchi la parte predisposta all inserimento delle informazioni e la parte in basso grigia in forma tabellare permette la visualizzazione di tutte le bibliografie inserite sja Autore Cognome Mome Curatore Cognome Nome Oooo O O Tipo Monografia RE Tio Autore contributo Cognome Nome Lu Pagine lau Titolo contibuo Edie Luogo di edizione Anno di edizione monografie 1900 Annata periodici Numero di edizione i Volume monografia o contributo Volume Fascicolo periodica Autore Contributo Pagine Contributo Titolo Contributo Le Goff Jacques L mmaginario medievale Laterza Braudel Fernand L identit della Francia Il Saggiat Figura 41 La scheda Bibliografia 9 1 ATTIVAZIONE DELLA SCHEDA Per la creazione di una scheda Bibliografia collegata alle schede archivistiche necessario selezionare l unit su cui operare dall albero delle schede se gi esistente o creando una nuova Scheda dettaglio e nell area Documentazione collegata attivare le icone 2 e Z del campo Bibliografia In tal modo si apre la maschera in cui possibile inserire 1 dati 93 chio SISTEMA INFORMATIVO ASSANE BENI CULTURALI gt csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 94 di 135 al S mo Selezionando le informazioni vengono salvate e visualizzate nella tabella in basso alla videata
205. voro del software 2 5 ACCESSO ALLA PROCEDURA Per attivare la procedura bisogna selezionare la voce Guarini Archivi SQL presente nel men AVVIO PROGRAMMI GUARINI ARCHIVI SQL In alternativa possibile creare un collegamento sul Desktop ed attivarlo dall icona con un doppio click del mouse La prima volta che viene avviato l applicativo verr chiesto 11 nome del server come mostrato nella videata seguente Impostazione Server X Inserire il nome del server di Guarini Archivi Annulla ______ Figura 5 Impostazione server da client Il nome del server leggibile cliccando con il tasto destro sull icona Risorse del computer e selezionando la voce Propriet Ovviamente questa operazione v eseguita sul server Impostare il nome e selezionare OK A questo punto e ad ogni utilizzo successivo del software verr presentata una maschera in cui l utente deve scegliere 11 profilo per accedere agli archivi di concentrazione con 1 privilegi del profilo scelto 13 pei i SISTEMA INFORMATIVO ASSANE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI amp csipiemonte Pag 14 di 135 P Accesso Accedi come Supervisore Catalogatore Lettore Figura 6 Accesso all applicativo I profili utente sono Password di default Supervisore supervisore data entry lettura riordino importazione esportazione back up restore ricerca correzione schede assegnazione descrizione estrinseca stampe
206. za richieste di statuti ad altri Enti copia dello statuto del 1871 con annotazioni a margine bozze e copia a stampa dello statuto approvato nella seduta C A del 13 aprile 1888 Allegate lettere di Giovanni Monti al padre Francesco 1908 Figura 18 La finestra di testo I campi della scheda che presentano l icona w Word sono campi legati ad informazioni libere o di testo a cui collegato l ambiente di Word per dare la possibilit di inserire testi descrittivi molto ampi oppure richiamare file di testo precedentemente elaborati 3 3 3 Gestione delle informazioni controllate I campi legati ad informazioni controllate e per 1 quali necessario accedere ad elenchi di termini Lemmari e Authority File sono caratterizzati dall icona di riferimento Aprendo gli elenchi controllati dalla Scheda dettaglio possibile selezionare il termine prescelto J Lista che apre gli elenchi rispettivi me dall elenco e riportarlo nel campo di riferimento con un doppio click del mouse o con l icona Seleziona Per inserire un nuovo termine nell elenco necessario attivare l icona Nuovo digitare il termine nel campo Descrizione e infine salvarlo con l icona Salva L icona Trova attiva la funzione di ricerca di un termine o di parte di un termine conclusa la ricerca TI na presenta l elenco delle voci che contengono la stringa cercata Selezionando l icona Ricarica lista viene ripresentato l intero lemmario Interv
207. zionale vengono quindi sotto riportate 40 EE SISTEMA INFORMATIVO NENE BENI CULTURALI GUARINI ARCHIVI gt csipiemonte Pag 41 di 135 4 2 1 Criteri per l individuazione del soggetto conservatore Si considera soggetto conservatore il soggetto che detiene la documentazione e ne controlla l accesso Soggetto conservatore pu essere una persona fisica oppure una persona giuridica pubblica o privata In quest ultimo caso il soggetto conservatore pu coincidere con la persona giuridica nel suo complesso o con una sua articolazione organizzativa formalmente costituita Esempi di soggetto conservatore individuato per un ipotetico archivio comunale di San Vito Comune di San Vito il comune di San Vito NON HA istituito la sezione separata d archivio Comune di San Vito Archivio storico il comune di San Vito HA istituito la sezione separata d archivio Comune di San Vito Biblioteca il comune di San Vito ha una biblioteca comunale formalmente costituita e aperta al pubblico ed ha affidato ad essa il proprio archivio Usare le seguenti forme nella Denominazione dei soggetti conservatori enti Riportare la denominazione ufficiale del soggetto conservatore Universit degli studi di Roma Comune di Siena Nel caso in cui il soggetto conservatore sia un articolazione organizzativa formalmente costituita di un ente utilizzare 11 seguente schema Denominazione ufficiale dell ente Denominazione dell articolazio
208. zione in cui incollare la selezione Precedente la selezione viene collocata sopra il nodo scelto e a pari livello Successivo la selezione viene collocata sotto 11 nodo scelto e a pari livello Figlio la selezione diventa una partizione del nodo scelto Di default l opzione Figlio posiziona le schede in testa alle schede presenti nel livello Se si desidera modificare le scelte appena operate mediante 9 Ricarica struttura viene ricaricato l albero delle schede dell archivio che si estratto precedentemente e si pu ripetere la selezione dei livelli da importare Salvando le operazioni con Salva si attiva l importazione dei livelli scelti e la struttura dell archivio corrente modificata dalla presenza delle schede provenienti dall archivio importato Al termine dell importazione l applicativo apre un file d appoggio cartella Archivio Importa LogImport log in cui segnala e eventuali anomalie e eventuali voci omonime dell Authority File Nomi che non hanno generato duplicati ma che potrebbe essere utile controllare comunque vedi 2 7 3 Controllo dell Authority File Nomi 18 a REG ONE SISTEMA INFORMATIVO PIEMONTE BENI CULTURALI amp csipiemonte GUARINI ARCHIVI Pag 19 di 135 2 7 3 Controllo dell Authority File Nomi Per consentire la verifica da parte dell archivista di eventuali omonimi nell Authority File Nomi dell Archivio da Importare e in quello dell Archivio corr

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