Guard Guía del usuario - Open
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1. Guard Gu a del usuario fecha de publicaci n Martes 13 Enero 2015 Version 1 2 Copyright 2006 2015 OPEN XCHANGE Inc La propiedad intelectual de este documento es de Open Xchange Inc El documento se puede copiar en todo o en parte siempre que cada copia incluya esta nota de copyright La informaci n contenida en este libro ha sido recopilada con el mayor cuidado Sin embargo no se pueden descartar posibles errores Open Xchange Inc los autores y los traductores no se responsabilizan de los posibles errores y sus consecuencias Los nombres de programas y dispositivos utilizados en este libro puede ser marcas registradas y se utilizan sin garant a de libre uso Por normal general Open Xchange Inc sigue las convenciones de nomenclatura de los fabricantes La reproducci n en este libro de nombres de marcas nombres registrados logos etc incluso sin notaciones especiales no justifica la asunci n de que tales nombres puedan ser considerados libres respecto a las regulaciones de marcas registradas y nombres de marcas 2 O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 Tabla de contenidos 1 Acerca de esta documentaci n ccccccesscccccccssssccccessccceceeesccccceeesesces 5 2 Para qu sirve Guard encinas tarea 7 3 Utilizaci n del Guard ooseeeoooosssesosssesesssseoossssoooosseeooosseecsosseeeossseesssss 9 3 1 Configuraci n de GUOIO 0 T sitesine la 10 3 2 Cifrado de comunicaciones de c2. change the secondary E Mail address How to change the Guard default settings 1 Click the System menu iconEl on the right side of the menu bar Click the Settings menu item 2 Enla barra lateral presione en Ajustes de seguridad de Guard 3 Change a setting below Defaults The following settings are available Use Guard when composing a new email Defines whether a new E Mail is encrypted per default Regardless of this preset option you can define for each E Mail whether it should be sent encrypted or decrypted C mo cambiar la contrase a de seguridad de Guard 1 Presione el icono Men de sistema El a la derecha de la barra de men s Presione la opci n Configuraci n del men 2 Enla barra lateral presione en Ajustes de seguridad de Guard 3 Enel campo Introduzca la contrase a de seguridad de Guard debajo de Contrase a introduzca la contrase a que ha estado utilizando para cifrar sus datos En el campo Introduzca la nueva contrase a de seguridad de Guard introduzca la contrase a que desea usar para cifrar sus datos a partir de ahora Confirme la contrase a en el campo Verifique la nueva contrase a de seguridad de Guard introduci ndola de nuevo 4 Presione en Cambiar la contrase a de seguridad de Guard C mo restablecer la contrase a de seguridad de Guard 1 Click the System menu icon El on the right side of the menu bar Click the Settings menu item 2 Enla barra lateral presione en Ajustes de
3. 7 in the detail view Click the Retract menu item The E Mail can no longer be read by the recipients 3 2 3 Acceso para destinatarios externos Tambi n se pueden enviar correos a destinatarios externos que no forman parte de los usuarios del software colaborativo En este caso ocurre lo siguiente Se configurar autom ticamente una cuenta especial para el destinatario externo Se puede decidir si el destinatario externo recibe una notificaci n creada autom ticamente sobre el correo cifrado o una notificaci n personalizada El destinatario externo recibe un correo con la notificaci n y una contrase a creada autom ticamente Depending on the groupware configuration you can transfer a 4 digit pin to the recipient to secure the automatically created password El destinatario externo recibe un correo con un enlace a la p gina de acceso de la cuenta especial Despu s cada destinatario externo deber introducir su direcci n de correo y la contrase a creada autom ticamente Al conectarse a dicha cuenta por primera vez al destinatario externo se le pedir que cambie la contrase a creada autom ticamente El correo cifrado se mostrar El destinatario externo puede enviar una respuesta cifrada al correo electr nico 12 O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 Cifrado de archivos Utilizaci n del Guard OX 3 3 Cifrado de archivos Existen las siguientes opciones Cifrado de archivos Creating new encr
4. mo leer un correo cifrado 1 Select an E Mail with the Zncrypte icon A In the detail view the notification Secure E Mail enter your Guard security password is displayed 2 Introduzca la contrase a de seguridad de Guard You can define how long the security password should be remembered To do so enable Keep me logged into Guard Select a value from the list El remitente podr a haber protegido el correo con una contrase a adicional En ese caso aparecer una nuevo campo Introduzca la contrase a adicional en dicho campo 3 Presione en Aceptar Nota S lo puede responder a este correo o reenviarlo cuando utilice un correo cifrado 3 2 2 Env o de correos cifrados Existen las siguientes opciones send an encrypted E Mail Warning When sending an encrypted E Mail draft the draft will be deleted when being sent from the Drofts folder to increase the security level you can use further functions retract a sent encrypted E Mail by blocking it C mo enviar un correo cifrado 1 Redacte un correo en la aplicaci n Correo electr nico como de costumbre En la p gina Redactar nuevo correo electr nico presione el icono Cifrar de la parte superior derecha You can also click on Security options on the left Activate Enable Guard 2 Para incrementar a n m s el nivel de seguridad puede utilizar funciones adicionales establecer una fecha u hora de caducidad utilizar una contrase a adicional 3 Presione e
5. seguridad de Guard 3 Presione en Restablecer la contrase a de seguridad de Guard Se enviar una nueva contrase a a su direcci n secundaria de correo electr nico If not having entered a secondary E Mail address the new password will be sent to your primary E Mail address 4 Esta nueva contrase a es ahora su contrase a de seguridad actual de Guard Deber a cambiar inmediatamente dicha contrase a 16 O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 Ajustes de seguridad de Guard Utilizaci n del Guard OX How to change your secondary E Mail address for resetting the encryption password 1 Click the System menu icon E on the right side of the menu bar Click the Settings menu item 2 En la barra lateral presione en Ajustes de seguridad de Guard 3 Introduzca la contrase a para cifrar sus datos en el campo Introduzca la contrase a actual de seguridad Guard debajo de Correo electr nico secundario En el campo Introduzca nuevo correo electr nico secundario introduzca la direcci n de correo electr nico que usar para recibir una contrase a temporal para restablecer su contrase a de seguridad Guard Presione en Cambiar correo electr nico O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 17 18 Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 OX ndice A Ajustes de Guard cambiar la contrase a 16 Reset the password 16 Use Guard when composing a new email 16 C Cambiar la contrase a 16 Cerra
6. clicking on the Encrypt icon sf You consecutively will be asked to enter a Guard security password and a secondary E Mail address Enter the data How to define the basic settings before initially using an encryption 1 2 Click the System menu icon El on the right side of the menu bar Click the Settings menu item En la barra lateral presione en Ajustes de seguridad de Guard Al seleccionar por primera vez los ajustes de seguridad de Guard se abre la ventana Crear claves de seguridad de Guard En el campo Contrase a introduzca la contrase a que desea usar para cifrar sus datos Confirme la contrase a en el campo Verificar introduci ndola de nuevo En el campo Introduzca nuevo correo electr nico secundario introduzca la direcci n de correo electr nico que usar para recibir una contrase a temporal para restablecer su contrase a de seguridad Guard Presione en Aceptar 10 O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 Cifrado de comunicaciones de correo electr nico Utilizaci n del Guard OX 3 2 Cifrado de comunicaciones de correo electr nico Existen las siguientes opciones Lectura de correos cifrados Env o de correos cifrados Acceso para destinatarios externos 3 2 1 Lectura de correos cifrados Para poder leer un correo cifrado se requiere al menos la contrase a de seguridad de Guard El remitente de un correo cifrado puede proteger dicho correo con una contrase a adicional C
7. e de las consecuencias de una p rdida de la contrase a O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 OX 3 Utilizaci n del Guard Aprenda a trabajar con la aplicaci n Guard aplicar ajustes b sicos cifrar Comunicaciones por correo electr nico encrypt files aplicar ajustes de seguridad O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 OX Utilizaci n del Guard Configuraci n de Guard 3 1 Configuraci n de Guard Prior to be able to use Guard you have to apply some basic settings First of all you have to enter a Guard security password that is used to encrypt data and to access encrypted data Enter a secondary E Mail address that is used if you forget your Guard security password In this case use the function for resetting the Guard security password A new password will then be sent to you For security reasons it is highly recommended to enter a secondary E Mail address for this purpose Otherwise the new password is sent to your primary E Mail account There are two options for making the basic settings Define the basic settings while initially using an encryption function Define the basic settings in the groupware settings page before using the encryption function How to define the basic settings when initially using an encryption function 1 Enable the encryption function when composing an E Mail encrypting a file or uploading a new file by
8. e icon 7 Click on Remove Encryption in the menu You can also select a file Click the More icon in the toolbar Click on Remove Encryption in the menu En la ventana ntroduzca la contrase a de seguridad de Guard introduzca la contrase a de seguridad Guard You can define how long the Guard security password should be valid To do so enable Remember Passwort Select a value from the list Presione en Aceptar 14 O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 Cerrar la sesi n de Guard Utilizaci n del Guard OX 3 4 Cerrar la sesi n de Guard You can sign out from Guard without closing the groupware To open an encrypted E Mail file or folder afterwards you again have to enter the Guard security password Note This function is only available if you enable Remember Password when opening an encrypted E Mail or file C mo cerrar la sesi n de Guard 1 Presione el icono Men de sistema El en la parte derecha de la barra de men s 2 Presione en Cerrar la sesi n de Guard en el men O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 15 OX Utilizaci n del Guard Ajustes de seguridad de Guard 3 5 Ajustes de seguridad de Guard Existen las siguientes opciones customize the Guard default settings cambiar la contrase a de seguridad de Guard If you forgot your Guard security password you can request a temporary Guard security password to be emailed to you by resetting the Guard security password
9. ico objetivo de esta documentaci n Esta documentaci n se dirige a usuarios que quieren usar encriptado para proteger su comunicaci n por correo electr nico y sus archivos contra accesos no autorizados Qu contenidos se incluyen en la documentaci n Esta documentaci n incluye la siguiente informaci n En Para qu sirve Guard encontrar una breve descripci n de Guard En Utilizaci n del Guard encontrar instrucciones de uso de Guard Esta documentaci n describe el trabajo con una instalaci n y configuraci n t picas del software colaborativo La versi n y configuraci n instaladas en su caso podr an ser diferentes de lo aqu descrito Ayuda adicional Se puede encontrar documentaci n exhaustiva sobre el software colaborativo en la OX App Suite Gu a del Usuario O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 OX 2 Para qu sirve Guard Guard es un componente de seguridad del software colaborativo que permite cifrar correos electr nicos y archivos Cifre sus comunicaciones por correo con otros usuarios o colaboradores externos Encrypt single files Share the encrypted data with other users Utilice las opciones de seguridad para definir el nivel de cifrado Establezca una fecha u hora de caducidad para los datos cifrados Los datos cifrados est n protegidos por contrase a Utilice la funci n de restablecimiento de contrase a para protegers
10. n Enviar seguro Cuando se env a a destinatarios externos se muestra una ventana que permite enviar notas para la apertura del correo cifrado 12 para los destinatarios externos C mo usar funciones de cifrado adicionales al enviar correos Requisito La p gina Redactar nuevo correo electr nico est seleccionada O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 11 OX Utilizaci n del Guard Acceso para destinatarios externos 1 2 3 En la p gina Redactar nuevo correo electr nico presione en Opciones de seguridad en la parte izquierda Para proteger a n m s el cifrado del correo con una contrase a adicional marque Solicitar contrase a adicional Se abrir la ventana Contrase a adicional Introduca la contrase a adicional en los campos Contrase a y Confirmar Presione en Aceptar Para establecer una fecha de caducidad para la visibilidad de un correo cifrado seleccione una en Retirar el C mo bloquear un correo cifrado 1 2 Abrir la carpeta Objetos enviados Seleccione un correo electr nico que envi cifrado If being prompted for enter the Guard security password You can define how long the security password should be remembered To do so enable Keep me logged into Guard Select a value from the list El remitente podr a haber protegido el correo con una contrase a adicional En ese caso aparecer una nuevo campo Introduzca la contrase a adicional en dicho campo Click the More icon
11. orreo electr nico oocccoccconnconnnncnnnornnnncnnnnoconanons 11 3 2 1 Lectura de correos cifrados oooccccnoccnnocnnnncnnnnocnnnarnnonornnnccnnnrrnnnnronnninnnncinns 11 3 2 2 Env o de correos cifrados ococoonccnncononocnnnoccnnnocnnnaconnrononaconnnonnnnconnnaconnninons 11 3 2 3 Acceso para destinatarios externos ccccccccononononnnnnnnnonnnnnnanonnnnnnonanannnnannnss 12 3 3 Cifrado de AE VOS ida 13 3 341 Cifrado de archiVOS 3 jse ss b k nose cereales ratas ri cada 13 3 3 2 Creating new encrypted files oooocccnncococononnncnonnonnnnnnononnnnnnononanna nene ekk 13 3 3 3 Opening encrypted files oooonoooooccccnccccononananannnnnnnnnnnnnononnnnnnnnonnnnanancnnnnnnnns 13 3 3 4 Downloading encrypted files ooooccoccconoconancncnonnnnnnnonanonnnnnnonananna no nnnnnnos 14 3 3 5 Decrypting files sise 14 3 4 Cerrar la sesi n de Guard coocccnncononccnnnconnnaconnnoconaronanaconnrrnnnnrrnonocnnnronanaronnnrcnnnicnns 15 3 5 Ajustes de seguridad de Guard esse ssesecececeeeesensnnececeeeeetesneaeaeeeeeeeseesennaaeeeeess 16 AR dd 19 Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 3 Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 OX 1 Acerca de esta documentaci n La siguiente informaci n le ayudar a hacer un mejor uso de la documentaci n Cu l es el p blico objetivo de esta documentaci n Qu contenidos se incluyen en la documentaci n Ayuda adicional Cu l es el p bl
12. r la sesi n cambiar la contrase a 15 Cifrado de archivos 13 Cifrado de comunicaciones de correo electr nico 11 cifrar cifrado de comunicaciones de correo electr nico 11 Cifrar create new encrypted files 13 Files 13 Correos cifrados acceso para destinatarios externos 12 Create new encrypted files 13 D Decrypt files 14 Documentaci n 5 Download encrypted files 14 Encrypted files decrypt 14 download 14 open 13 Env o de correos cifrados enviar 11 env o de correos cifrados bloquear 11 G Guard 7 9 ajustes de seguridad 16 cerrar la sesi n 15 configurar 10 L Lectura de correos cifrados leer 11 O Open encrypted files 13 R Reset the password 16 O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 19 20 Copyright Open Xchange Inc 2012 2014
13. ypted files Opening encrypted files Downloading encrypted files Decrypting files 3 3 1 Cifrado de archivos Cuando se cifra un archivo s lo se cifrar la ltima versi n El resto de versiones ser n eliminadas C mo cifrar un archivo Aviso Cuando se cifra un archivo todas las versiones de dicho archivo ser n borradas excepto la actual Si necesita mantener una versi n anterior gu rdela antes de cifrar el archivo In the cheros app click on a file in the detail view In the pop up click the More icon v Click on Encrypt in the menu You can also select a file Click the More icon 7 in the toolbar Click on Encrypt in the menu Se mostrar la ventana Cfrar archivos Confirme que desea cifrar el archivo y borrar todas las versiones anteriores presionando Aceptar 3 3 2 Creating new encrypted files You can create a new encrypted file by uploading a local file with encryption How to create a new encrypted file 1 Open a folder in the folder tree Note Open a folder for which you have the appropriate permissions to create objects 2 Click on New in the toolbar Click on Upload new file 4 5 In the Up oad new files window click on Select file Select one or several files Click the Encrypt icon s on the upper right part You can enter file information in the Description field Click on Encrypt in the menu Tip You can also create a new encrypted file by dragging a file from your operating s
14. ystem s desktop to the Ficheros app window and drop it in the upper part 3 3 3 Opening encrypted files You can open and read an encrypted file The file remains encrypted on the server C mo abrir un archivo cifrado 1 2 In the ficheros app click on a file in the detail view In the pop up click on Decrypt and Open En la ventana ntroduzca la contrase a de seguridad de Guard introduzca la contrase a de seguridad Guard You can define how long the security password should be remembered To do so enable Remember Password Select a value from the list Presione en Aceptar O Copyright Open Xchange Inc 2012 2014 13 OX Utilizaci n del Guard Downloading encrypted files 3 3 4 Downloading encrypted files You can download an encrypted file to locally read or edit it The file remains encrypted on the server How to download an encrypted file 1 In the Aicheros app click on a file in the detail view In the pop up click the More icon Click on Download Decrypted Note If you click on Download in the pop up instead the downloaded file remains encrypted En la ventana ntroduzca la contrase a de seguridad de Guard introduzca la contrase a de seguridad Guard Presione en Aceptar 3 3 5 Decrypting files You can remove a file s encryption by decrypting the file How to decrypt a file 1 In the Aicheros app click on an encrypted file in the detail view In the pop up click the Mor
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