Evoko Room Manager Guía y manual del Administrador del sistema.
Contents
1. Exchange Virtual Server LA Exadmin oa Stop mag Hi Pause LA Public AAA ag IMAPA New El NNTP TAN E POPS view 6 3 SMTP New Window From Here 3 4400 Refresh H 0 Connectors H 0 Folders H E Tools Opens property sheet for the current selection Export List Exchange System Manager Sel x Fie Action View Indo pagas eo ee eee Exchange irtual Server Properties Ed ES e lm a ae First Organization Exchange H E Global Settings H Recipients General Settings Outlook Web Access E 34 Administrative Groups lv a g First Administrative Gro Compression H Servers E H SERWERZ00 f n 118 Queues Ej First Storag Protocols E Ea HTTP E Excl fo E E E H E IMAP4 H E NNTP H I POPS H E SMTP E aa E 2 400 H E Connectors 5 Bi Folders Cancel pply Help Ver 1 0 2010 04 01 Crear cuentas de sala en MS Exchange y MS Outlook El procedimiento para crear un usuario de sala es pr cticamente id ntico al de crear un usuario normal en MS Exchange La nica diferencia es que necesitar configurar el usuario en MS Outlook para permitir respuestas autom ticas a las convocatorias de reuniones 5 1 Configurar un usuario en MS Outlook Despu s de configurar el recurso que corresponder a la sala en MS Exchange el usuario de la sala tendr que ser configurado en MS Outlook para aceptar o decli2. E MS Exchange Server procesa las reservaciones tambi n de la manera habitual System Administrator El Administrador del sistema maneja los asuntos relacionados con la infraestructura Tl por ejemplo configurar cuentas de sala configurar la Red etc tz Evoko Room Manager muestra el estatus de reservaci n y env a convocatorias de reuni n cuando el usuario reserva una reuni n instant nea desde la propia sala de reuniones Facility Manager El Encargado de instalaciones recibe los reportes de incidentes relacionados con el mantenimiento como roturas o fallos en los equipos Los usuarios reportan los incidentes directamente en Evoko Room Manager Ver 1 0 2010 04 01 Ver 1 0 2010 04 01 Instalaci n y lista de requerimientos del sistema Los siguientes requisitos tienen que cumplirse para garantizar la funcionalidad total de Evoko Room Manager e MS Exchange server 2003 e La opci n de autenticaci n basada en formularios Forms Based Authentication FBA tiene que estar desactivada e La hora y la zona horaria correctas en el servidor MS Exchange Autenticaci n basada en formularios FBA La autenticaci n basada en formularios proporciona una pantalla central de inicio de sesi n web Al utilizar la autenticaci n basada en formularios las credenciales de inicio de sesi n se almacenan en una cookie temporal Para m s informaci n por favor conta
3. Reportar problemas reportar problemas en las instalaciones disponibles en la sala de reuniones por ejemplo un problema con la pizarra o los equipos para videoconferencias Un e mail es enviado autom ticamente al Encargado de instalaciones una vez que el problema ha sido reportado NOTA Las salas reservadas en MS Outlook deben respetar las opciones de programaci n por defecto de Outlook y comenzar en intervalos de medias horas redondas por ejemplo 09 00 09 30 Es una manera de optimizar la utilizaci n de las salas Si una reuni n termina antes de lo programado en Outlook es posible terminarla f cilmente en Evoko Room Manager y liberar la sala para otros usuarios 21 Ver 1 0 2010 04 01 Reservar una sala de reuniones en MS Outlook Cuando se reserva una sala la sala tiene que ser invitada como un Recurso por el usuario de MS Office Outlook Si no est familiarizado con la reservaci n de salas de reuniones en MS Outlook por favor vea la Gu a del usuario interactiva en www evoko se userguide sa How js Untitled Meeting a ae e Meeting Insert Format Text Add Ins ie i ai Esp pp a Paste BL UD ade e Aa 2 A Quick Change Zoom Editing Clipboard la Font Paragraph Styles Zoom la ae 200210 E i Logg 11 00 12 00 13 00 14 00 15 00 16 00 0s 00 09 00 10 3 Required Atten i i ttendeg E Resource Room or Equipment 4 ill b AutoPick Next gt gt Endtime to 2010 05
4. 11 12 13 17 18 18 19 19 20 21 21 23 24 Ver 1 0 2010 04 01 Ver 1 0 2010 04 01 RN primero Introducci n a esta Gu a Instalar Evoko Room Manager es tan sencillo como a adir una sala de reuniones por un usuario de Microsoft Exchange Server un proceso que no requiere introducir cambios en la seguridad inform tica El presente documento describe el proceso de instalaci n de Evoko Room Manager y contiene el conjunto de instrucciones de instalaci n y configuraci n necesarias para ponerlo en marcha Evoko Room Manager se comunica con MS Exchange Server de forma similar a un usuario de MS Outlook Si Ud reserva actualmente salas de reuniones por medio de MS Exchange solo deber hacer algunos ajustes menores En otro caso esta Gu a le ayudar en el proceso de configurar los usuarios en MS Exchange La aplicaci n para PC Evoko Configurator ser utilizada exclusivamente por el Administrador del sistema para configurar las salas en Evoko Room Manager el usuario final nunca ejecutar esta aplicaci n El usuario final utilizar solamente MS Outlook o Evoko Room Manager para reservar las salas de reuniones Es importante respetar el orden indicado al completar los siguientes pasos para garantizar una instalaci n limpia y sencilla e Reconfigure MS Exchange e Instale la aplicaci n para PC Evoko Configurator e Configure las salas con ayuda de la aplicaci n para PC e Exporte los par metros a l
5. de hora y zona horaria Ver 1 0 2010 04 01 Configurar los parametros en la aplicacion PC La aplicaci n Evoko Room Manager tiene que ser configurada con la informaci n b sica necesaria para permitir la conexi n con el servidor MS Exchange en su Red y esto se hace a trav s de Evoko Configurator NOTA La aplicaci n para PC Evoko Configurator es utilizada exclusivamente por el Administrador del sistema para la configuraci n inicial y nunca ser empleada por el usuario final 7 1 Utilizaci n de Evoko Configurator La configuraci n b sica necesaria para hacer funcionar Evoko Room Manager se divide en dos partes Configuraci n de los par metros del servidor y Configuraci n de los par metros de las salas ll E EVOKO Configuraci n de los par metros del servidor 1 e Nombre de MS Exchange Server alias Full computer name y Full qualified domain name Marque System Properties Computer Name en el servidor MS Exchange e Inserte el nombre sin el prefijo http https que Evoko Configurator a adir m s adelante e Para comprobar que ha entrado el valor correcto trate de escribir este valor como direcci n en un navegador del servidor MS Exchange Con esta acci n deber abrirse Outlook Web Access deber a adir el sufijo exchange al valor para que esta prueba funcione Ver 1 0 2010 04 01 EE Configuraci n de los par metros del servidor 2 e Dominio de Windo
6. 04 01 7 2 A adir una sala Haga clic en Room Settings en el men en la parte superior para acceder a la siguiente pantalla Room settings 1 e Nombre de la sala Escriba el nombre que desea que Evoko Room Manager muestre en la pantalla de inicio Escriba por ejemplo Sala reuniones planta 3 u otro nombre Este campo tiene una longitud de 23 caracteres Room settings 2 e Usuario de MS Exchange Escriba el nombre de usuario configurado en MS Exchange para esta sala Room settings 3 e Contrase a del usuario Escriba la contrase a configurada en MS Exchange Room settings 4 e Asientos Escriba la cantidad de asientos disponibles en la sala Room settings 5 e Instalaciones en la sala de reuniones Haga clic una vez en los iconos correspondientes a los equipos disponibles en la sala Haga clic de nuevo para eliminar un equipo de la lista Ver 1 0 2010 04 01 Exportar los parametros de Evoko Configurator Una vez definidos los parametros en Evoko Configurator necesita transferirlos a Evoko Room Manager Los parametros se transfieren export ndolos desde el ordenador a una memoria USB y luego import ndolos a cada unidad Evoko Room Manager desde la memoria USB NOTA La memoria USB debe tener formato FAT no NTFS o FAT32 y una capacidad m xima de 4 GB Recomendamos utilizar una memoria USB que no contenga otra informaci n o programas auto ejecutables almacenados La memoria USB tampoco deber estar pro
7. 20 w 1z00 e D Busy Tentative W Outof Office No Information Outside of working hours 22 Ver 1 0 2010 04 01 11 2 Encargados de instalaciones El Encargado de instalaciones es la persona responsable del mantenimiento de las instalaciones en las salas de reuniones Cuando un usuario reporta un problema por ejemplo una l mpara rota se ve en la pantalla de inicio un icono de color rojo y autom ticamente se genera un e mail que se env a a la direcci n de e mail del Encargado de instalaciones Esta direcci n de e mail ha sido previamente definida en la configuraci n de la aplicaci n Evoko Configurator La funci n principal en la secci n del Encargado de instalaciones es chequear los incidentes que los usuarios han reportado en Evoko Room Manager como pueden ser l mparas fundidas la falta de marcadores para la pizarra fallos o roturas en los proyectores o los equipos para videoconferencias etc Un indicador rojo muestra el problema que ha sido reportado Una vez que el Encargado de instalaciones ha resuelto el problema en cuesti n lo desmarca y el icono en la pantalla de inicio se torna blanco otra vez O Projector Whiteboard Screen Teleconference Other issues Sign Off Reports Reboot Consola del Encargado de Instalaciones 1 Cuando el Encargado de instalaciones ha terminado presiona este bot n para abandonar esta secci n del menu 2 El Encargado de instalaciones dispone de los med
8. EVOKO Large Meeting Room ae ae 13 00 14 00 ile z Anna ds in 15 min Evoko Room Manager Gu a y manual del Administrador del sistema iee Amn ol 1 10 11 Contenido Introducci n a esta Gu a Gu a del usuario Panorama de la arquitectura del sistema Instalaci n y lista de requerimientos del sistema Crear cuentas de sala en MS Exchange y MS Outlook 5 1 Configurar un usuario en MS Outlook 5 2 Prueba Instalar la aplicaci n para PC Evoko Configurator Configurar los par metros en la aplicaci n PC Exportar los par metros de Evoko Configurator Iniciar Evoko Room Manager 9 1 Actualizar la aplicaci n 9 2 Cargar par metros 9 3 Salir de la aplicaci n A adir una nueva unidad Evoko Room Manager a una instalaci n anterior Funcionalidad de Evoko Room Manager 11 1 Usuarios 11 2 Encargados de instalaciones 11 3 Administradores del sistema Copyright 2010 Evoko Unlimited AB El presente documento y sus anexos pueden contener informaci n confidencial o de acceso privilegiado y son exclusivamente para uso del destinatario intencional Si Ud no es el destinatario intencional por favor destruya el documento y los archivos anexos en su totalidad La utilizaci n distribuci n reproducci n impresi n divulgaci n o cualquier otra acci n no autorizada tomada sobre el contenido de este documento y sus anexos queda estrictamente prohibida y puede ser sancionada legalmente Vis tenos en www evoko se
9. Mi A amp A f Calendar opbors 7 O iraia fe Shrew check bo adf prompts on tha calendar P40 41 22 23 14 15 ed Show wesk numbers in the Month View and Date Navigator ss E 33 S E Allow sthendees bo propose n tines For meengi you organ al Lie thie reports when You propor ne meeling tines TERE i 2 Al Calendar Items Defuk cir O y Parner Options Ade bobas My Calendars Use selected ender on afl calendar Aae options MNernsble skannata calendar el When sending meeting requests ovar the Internet use iCalendar format How to Dhare Calera 7 Send Calendar m L mbil pi Publiihi Aly Calendar dd bes Group mimar Time Lo Mall gt Suda a 0 Bens Paso 3 Seleccione Resource Scheduling Ver 1 0 2010 04 01 gt file Emi Yew Ga fools Artions QI Heip EEEE for fede Y E T q ir Ga Taom UU Search address bons Eh Calendar ai Options i soni 2010 C EEF Pelo A Calendar Options po Camdan work resek 17 El imk felt lon fete Fr may 2009 i Pocet meebng requests i l Lee thapa coors E yau ya reipi hor goodies resaurces I Ej uch a o na TE w 34h 6 amp TF E 010 11 12 13 14 15 abia accept meeting reyuests and process Concell bone 13 Bahami dadin conflicting merting nequinsts qa decia recurring eel Peels 50 17 18 19 20 21 i 24 05 26 27 23 EE 34 D All Calendar tems My Calera P
10. a terminado en la consola del Administrador del sistema presione este bot n para abandonar la secci n del men No deje nunca a Evoko Room Manager en modo Windows CE y evite revelar su c digo PIN de Administrador de sistema 9 La versi n del software de Evoko Room Manager se muestra en la consola del Administrador del sistema 24 EVOKO
11. a unidad Evoko Room Manager e nicie la unidad Evoko Room Manager Verifique en www evoko se que est utilizando la versi n m s reciente de Evoko Room Manager Ver 1 0 2010 04 01 Guia del usuario Evoko Room Manager es un sistema para reservar salas de reuniones que muestra claramente el estatus de reservaci n fuera de las salas en pantallas t ctiles Las salas de reuniones se reservan de la misma manera que en MS Outlook Con Evoko Room Manager es posible adem s administrar las reservaciones directamente en la pantalla La iluminaci n de fondo de las pantallas permite ver a distancia si las salas se encuentran libres verde u ocupadas rojo Por favor visite www evoko se userguide y consulte nuestra Gu a del usuario interactiva para una mejor comprensi n del funcionamiento del producto Recomendamos leer todos los cap tulos antes de proceder a la instalaci n NOTA Es especialmente importante que el Administrador del sistema lea el cap tulo Reservar en MS Outlook Panorama de la arquitectura del sistema El siguiente diagrama muestra los tres componentes principales del sistema 1 MS Outlook en un ordenador est ndar 2 MS Exchange Server 3 Unidad Evoko Room Manager Los usuarios reservan las salas de reuniones desde sus ordenadores por medio de MS Outlook como hacen normalmente Un esquema de los roles Administrador del sistema y Encargado de instalaciones gt qc p a i J
12. arance of messages and the way they are handled 15 12 13 14 15 16 17 18 s 2 10 20 21 22 23 24 25 Junk E mail E mail Options 1126 27 28 29 30 Preferences Mail Setup Mail Format Spelling Other Calendar maj 2010 fa Customize the appearance of the Calendar o t f l 42 e Default reminder Calendar Options 1 345678 Tasks 1 10 11 12 13 14 15 2 Change the appearance of tasks 17 13 13 20 1 22 v Reminder time 08 00 lo Task Options 2124 035 26 27 28 29 31 Contacts and Motes 83 Change default settings for contacts journal and notes 2 All Calendar Items My Calend Contact Options Journal Options Mote Options y Calendars Search How to Share Calendars p Change the settings For indexing and search Search Options Send a Calendar via E mail Publish My Calendar Mobile Change the settings For mobile notification and messaging Add New Grou E j Notifications Mobile Options Reminder Time O Items Paso 2 En la primera pestana Preferences haga clic en Calendar Options File Edit yew Go Tools setions DIA Help Types a queden lo help F APA AE Y Calendar 4 apni OLO Dwi sz a ita kot I H L T 1 256 7 amp 81 4 13 13 14 15 15 17 Fla Elo Feo kr Cl By w g 4 1 22 5 H ll MM lr HHP Fara day ol reski minds se ak lines maj J010 Arst rerh oaf yem Frs 4 day task se End time 1700 5
13. cte al encargado del soporte t cnico de MS Exchange o visite www microsoft com Por razones t cnicas es necesario desactivar la FBA para que Evoko Room Manager pueda comunicarse con MS Exchange Una manera sencilla de saber si la FBA est activada o desactivada es escribir la direcci n de su servidor MS Exchange en la barra de direcciones de un navegador web deber a adir el sufijo exchange y el prefijo http https para que esta prueba funcione Si obtiene un resultado como el siguiente significa que la FBA est activada 73 Outlook Web Access Ei by rl Oe eg eee 1 Si por el contrario obtiene un resultado como el siguiente significa que la FBA no esta activada y esta listo para continuar Authentication Required x Enter username and password For User Mame Password cencel_ Ver 1 0 2010 04 01 Verifique que la opcion Enable Forms Based Authentication en Exchange Virtual Server Properties esta desmarcada vacia en las figuras siguientes e Exchange System Manager O ES File Action wiew Window Help e alm 2 First Organization Exchange py Global Settings ESB Recipients Efi Administrative Groups Exchange EME First Administrative Group a 3 l 0 5 aj Lad Microsoft Server ActiveSync Ed SERWERZ00 a al J y Queues Log Public ree First Storage Group E E3 Protocols HTTP MSN fE change virt aiaiai LA Exadmin eres ey Exchange Start Eg Microsoft S
14. eci n creado Los casos siguientes deben comprobarse para estar seguro que los par metros han sido configurados debidamente Por favor vea en nuestro video en l nea c mo reservar salas en MS Outlook antes de comenzar con esta prueba e Compruebe que los usuarios pueden ver el estatus de reservaci n de la sala libre ocupada de acuerdo con los par metros de seguridad e Compruebe que las reservaciones en intervalos de tiempo disponibles son aceptadas autom ticamente e Compruebe que las reservaciones en intervalos de tiempo no disponibles son rechazadas declinadas autom ticamente Ver 1 0 2010 04 01 Instalar la aplicacion para PC Evoko Configurator Siga estos pasos para estar seguro de que instala la ultima versi n disponible de la aplicaci n para configurar su sistema Evoko Room Manager Acceda a www evoko se support e Descargue la aplicaci n Evoko Configurator en su ordenador se requiere Windows XP como m nimo e Corra la aplicaci n Evoko Configurator y siga las instrucciones en el cap tulo 8 e Una vez terminada la instalaci n corra la aplicaci n NOTA Por favor aseg rese de que Evoko Room Manager no se encuentra en modo suspendido al momento de configurar los par metros en la aplicaci n Evoko Configurator Evoko Room Manager no sincroniza con el servidor MS Exchange cuando se encuentra en modo suspendido y esto podr a interferir con ciertos par metros de la aplicaci n como los par metros
15. el Administrador del sistema NOTA Evite hacer cambios en el sistema operativo o en el software de Evoko Room Manager sin antes consultar a un especialista La nica manera de salir de la aplicaci n es desde la consola del Administrador del sistema que est protegida con un c digo PIN Nunca deje Evoko Room Manager en modo Windows CE y evite revelar su c digo PIN de Administrador del sistema Ver 1 0 2010 04 01 Anadir una nueva unidad Evoko Room Manager a una instalacion anterior Despu s de a adir una nueva unidad Evoko Room Manager a una instalaci n anterior es necesario actualizar los par metros de la instalaci n para garantizar que la funci n Encontrar sala libre incluya a todas las unidades Evoko Room Manager corriendo en la misma oficina o sitio La antigua instalaci n Evoko Room Manager ser incapaz de encontrar autom ticamente la nueva unidad y por eso es necesario actualizar los par metros Para que las salas antiguas Evoko Room Managers sugieran la nueva sala cuando sta se encuentre libre sit e el archivo de configuraci n que contiene todas las salas las nuevas y las antiguas en la memoria USB y actualice esos par metros en cada Evoko Room Manager por medio de la opci n Actualizar en la consola del Administrador del sistema 20 Ver 1 0 2010 04 01 Funcionalidad de Evoko Room Manager Abajo encontrara la descripcion de los tres tipos de usuarios que pueden operar Evoko Ro
16. ger en su ordenador 3 Inserte una memoria USB en su ordenador y copie la carpeta descomprimida con la totalidad de los archivos descargados en la memoria USB por ejemplo G Evoko Room Manager Los archivos de la aplicaci n deben estar dentro de una carpeta nombrada Evoko Room Manager en el directorio ra z de la memoria USB 4 Seleccione Actualizar en la pantalla inicial o desde el nivel del Administrador del sistema y siga las instrucciones Ver 1 0 2010 04 01 9 2 Cargar par metros Inserte la memoria USB que contiene los archivos de configuraci n creados anteriormente en la aplicaci n Evoko Configurator vea el cap tulo 8 en la unidad Evoko Room Manager y presione el bot n Cargar par metros Al cabo de unos segundos una vez terminada la descarga seleccione la sala a la que ser conectada la unidad Es importante que conecte una y solo una unidad por sala para evitar conflictos Repita el paso 10 2 para todas las unidades Evoko Room Manager en el sistema y seleccione una sala diferente para cada Evoko Room Manager El sistema Evoko Room Manager est listo para su utilizaci n 9 3 Salir de la aplicaci n Evoko Room Manager es un equipo que ejecuta una sola aplicaci n En principio no es necesario abandonar la aplicaci n y por lo tanto esto debe evitarse Si por alguna raz n necesita modificar el sistema operativo es posible abandonar la aplicaci n presionando Salir en la consola d
17. i n de los par metros del servidor 10 e Direcci n de E mail del Encargado de instalaciones Escriba la direcci n de e mail de la cuenta destinada a recibir las notificaciones de problemas con los equipos de las salas reportados por los usuarios Configuraci n de los par metros del servidor 11 e C digo PIN de Encargado de instalaciones Escriba un c digo de 4 d gitos para el rea del Encargado de instalaciones de Evoko Room Manager El c digo no podr ser el mismo que el c digo PIN de Administrador del sistema arriba Conserve el c digo PIN en sitio seguro no es posible ingresar en los niveles Administrador del sistema y Encargado de instalaciones sin esta informaci n Configuraci n de los par metros del servidor 12 e Horas para la entrada y salida del modo suspendido Indique la hora a la que la pantalla deber entrar en el modo de economizar energ a por la noche y la hora a la que desea que despierte autom ticamente en la ma ana La pantalla puede despertarse f cilmente toc ndola una vez si necesita programar una reuni n durante las horas de modo suspendido Recomendamos que considere un poco m s de tiempo al indicar las horas para la entrada y salida del modo suspendido en relaci n con las horas de oficina regulares por ejemplo la salida a las 06 00 y la entrada a las 22 00 para que Evoko Room Manager est iluminado cuando una reuni n comience un poco m s temprano o termine un poco m s tarde Ver 1 0 2010
18. io fo Share Calendar send b Cil ndar ma Lamail Fresjbumy Options Resource Scheduling Time Ton Publish Air Calendar Add Her Grei mimir Time y Mai pu Maid ala gt O nemi Paso 4 Marque la opci n Automatically accept meeting requests and process cancellations Paso 5 Marque la opci n Automatically decline conflicting meeting requests NOTA Es posible impedir que los usuarios programen reuniones recurrentes para ello marque la opci n Automatically decline recurring meeting requests Kalender Properes Paso 6 Haga clic en Set Permissions PoE a Paso 7 Haga clic en Add para a adir los usuarios autorizados a _ General Hompe Ba Administration Forms Synchronization ie AAA utilizar el recurso Permission Level Author BROWSE Paso 8 Asigne el permiso Author a cada usuario Paso 9 Haga clic en Apply Remove Properties wd META Usted ha terminado la configuraci n de par metros en Outlook y Permissions ee puede cerrar la sesion Permission Level Create items peng Editor Editor Read items Publishing Author create subfo Nonediting Author Edit items Reviewer C None Contributor Own Call 10 Ver 1 0 2010 04 01 5 2 Prueba Recomendamos que pruebe la cuenta para estar seguro de que funciona correctamente Ingrese como un usuario normal y trate de reservar reuniones por el usuario r
19. ios para ver una lista de todos los reportes y todas las reuniones creadas extendidas y terminadas para la sala de reuniones considerada 3 De ser necesario es posible reiniciar Evoko Room Manager Presione este bot n para reiniciar el software puede tomar hasta 30 segundos Por favor no toque la unidad hasta que no haya reiniciado Recomendamos reiniciar la unidad despu s de cambiar reportes instalaciones o par metros en Evoko Room Manager Conserve su c digo PIN en sitio seguro no es posible ingresar en los niveles Administrador del sistema y Encargado de instalaciones sin esta informaci n 23 Ver 1 0 2010 04 01 11 3 Administradores del sistema En este capitulo se explican las funciones b sicas del Administrador del sistema Para ingresar en la consola del Administrador del sistema presione el bot n Acceso Administrador en la segunda pantalla y escriba el c digo PIN de Administrador del sistema previamente definido en Evoko Configurator Change Room Update Application Change Facilities Exit Application View Configuration Reboot Device Update Configuration Consola del Administrador del sistema 1 Aqu es posible intercambiar salas Cambie la sala inicialmente escogida cuando se actualiza la configuraci n por alguna de las otras salas que han sido configuradas en Evoko Configurator 2 A ada o elimine instalaciones en la sala de reuniones por ejemplo a ada asientos o equipos para videoconfere
20. nar reuniones autom ticamente Para hacer lo anterior deber ingresar en MS Outlook usando las credenciales del usuario de la sala y completar los siguientes pasos File Edit View Go Tools Actions ODIR Help Type a question for help gt New y E Send Receive books v Instant Search Calendar Address Book Ctri Shift B6 4 april 2010 AP ely 0 gt Y Organize aj 2010 A 2 Mailbox Cleanup tisdag 215 74 91 y 21812 13 14 15 16 1 a Empty Deleted Items Folder 15119 20 21 22 23 2 2 27 28 29 30 f Forms a Macro maj 2010 a AS A Account Settings Trust Center ss amp F Customize ri az ARA 117 18 19 20 21 2 Options OO O 2 24 995 26 27 28 32 31 Appointment ANO AA F D p All Calendar Items My Calendars How to Share Calendars Send a Calendar via E mail Publish My Calendar Add New Group verre Show tasks on Due Date Start Date Due Date Reminder Time lt e Ha JG 0 Items Paso 1 Vaya a Tools en el men y seleccione Options Ver 1 0 2010 04 01 File Edit View Go Tools Actions ODIR Help Type a question For help E New Ey XA g8 Today Gy Search address books 8 A A I IES EER Calendar Options april 2010 mto tf ls i234 E mail 5 6 7 6 391011 s Change the appe
21. ncias Puede hacer los cambios aqu o en Evoko Configurator 3 Esta funci n muestra los par metros para la unidad Evoko Room Manager en cuesti n 4 Si desea cambiar las horas para la entrada o salida del modo suspendido o si desea otro idioma para Evoko Room Manager por favor efect e los cambios primero en Evoko Configurator inserte a continuaci n la memoria USB convenientemente en Evoko Room Manager y presione este bot n 5 Cuando se encuentre disponible una nueva versi n del software Evoko Room Manager desc rguela en la memoria USB seg n las instrucciones en el sitio web de Evoko y a continuaci n presione este bot n para actualizar la aplicaci n 6 Si por alguna raz n necesitara trabajar en el sistema operativo comience por abandonar la aplicaci n presionando el bot n Salir Vea el cap tulo 10 3 para m s informaci n Conserve su c digo PIN en sitio seguro no es posible ingresar en los niveles Administrador del sistema y Encargado de instalaciones sin esta informaci n NOTA Evite hacer cambios en el sistema operativo o en el software Evoko Room Manager sin antes consultar a un especialista 7 De ser necesario es posible reiniciar Evoko Room Manager Presione este bot n para reiniciar el software puede demorar hasta 30 segundos Por favor no toque la unidad hasta que no haya reiniciado Recomendamos reiniciar la unidad despu s de cambiar reportes instalaciones o par metros en Evoko Room Manager 8 Cuando hay
22. om Manager 11 1 Usuarios Por favor visitenos en www evoko se support y consulte nuestra Gu a del usuario con una descripci n completa de Evoko Room Manager Los usuarios se definen como las personas que reservan las salas de reuniones Los usuarios pueden utilizar tanto Evoko Room Manager como MS Outlook para reservar reuniones en Evoko Room Manager Vea la siguiente lista de funciones Lista de funciones Evoko Room Manager e Reservar una sala de reuniones en MS Outlook que se actualiza autom ticamente en Evoko Room Manager e Reservar una reuni n instant nea programar instant neamente una reuni n en la pantalla t ctil de Evoko Room Manager Para optimizar la utilizaci n de la sala las reuniones pueden comenzar en cualquier momento y deber n terminar en intervalos de medias horas redondas por ejemplo 14 42 16 00 0 09 05 09 30 Vea la nota abajo e Extender una reuni n Extender una reuni n en curso en un intervalo de media hora disponible Terminar una reuni n Terminar una reuni n en curso e Encontrar una sala libre Encontrar otra sala desocupada cuando necesita mas tiempo de reuni n y el pr ximo intervalo de media hora en la sala en la sala actual se encuentra ocupado La otra sala se reserva en la pantalla t ctil de Evoko Room Manager o a trav s de MS Outlook e Controlar el estado de los equipos para asegurarse antes de entrar a la sala de que funcionan aquellos de vital importancia para la reuni n
23. te m s de un valor SMTP busque el que aparece escrito en negritas a Hew Edit Cancel Apply Help Ca Remove Set as Primary Configuraci n de los par metros del servidor 4 e Protocolo Indique si Evoko Room Manager debe conectarse al servidor MS Exchange por protocolo http o https Configuraci n de los par metros del servidor 5 Formato horario Seleccione un formato de 12 o 24 horas El formato por defecto es de 24 horas Configuraci n de los par metros del servidor 6 e Huso horario Seleccione su zona horaria seg n el sistema de tiempo UTC Ver 1 0 2010 04 01 Configuraci n de los par metros del servidor 7 e Idioma en pantalla Evoko Room Manager tiene preinstalados diferentes idiomas Por favor seleccione en la lista el idioma que desea usar Configuraci n de los par metros del servidor 8 e Direcci n de e mail del Administrador del sistema Escriba la direcci n de e mail de la cuenta destinada a recibir los mensajes de error de la aplicaci n Configuraci n de los par metros del servidor 9 e C digo PIN de Administrador del sistema Entre un c digo de 4 d gitos para el rea de administraci n de Evoko Room Manager El c digo no podr ser el mismo que el c digo PIN de Encargado de instalaciones abajo Conserve el c digo PIN en sitio seguro no es posible ingresar en los niveles Administrador del sistema y Encargado de instalaciones sin esta informaci n Configurac
24. tegida por una contrase a u otro software de seguridad Para exportar los par metros haga clic en la pesta a Export to USB en Evoko Configurator y siga las instrucciones Recomendamos insertar solo una memoria USB en el ordenador para exportar los par metros de Evoko Configurator Si el sistema detecta m s de una memoria le pedir que escoja la que desea utilizar al fi EVOKO Iniciar Evoko Room Manager Cuando Evoko Room Manager es iniciado por vez primera se presentan tres opciones Proceda a cargar los parametros a no ser que necesite actualizar la aplicacion con la ayuda de instrucciones personales o de otra manera Welcome to the Evoko Room Manager There are no Room Manager settings loaded in the Room Manager device Please load settings from the USB memory stick Upgrade Application M Load Settings Exit Application Ver 1 0 2010 04 01 NOTA La versi n del software Evoko Room Manager se muestra en esta pantalla inicial 9 1 Actualizar la aplicaci n Aqu es posible actualizar el software Evoko Room Manager La actualizaci n tambi n puede efectuarse en m s tarde ingresando al men del Administrador del sistema Visite www evoko se support para saber si existe una versi n m s reciente del software Para actualizar el software de Evoko Room Manager siga estas instrucciones 1 Acceda a www evoko se support 2 Descargue la ltima versi n del software de Evoko Room Mana
25. ws alias Domain Marque Advanced Automatic Updates Remote System Properties Computer Name en el bed es 2 dias pones chee System Properties og Windows uses the following information to identity your computer mS on the network Computer description For example IIS Production Server or Accounting Server Full computer name ndaezchangeD ndaeschange local Domain ndaexchange local To rename this computer jon a damain click Change Change Note The identification of the computer cannot be changed because The Certification Authority Service is installed on this computer Lancel Apply Configuraci n de los par metros del servidor 3 Dominio de MS Exchange Usualmente es el mismo que Windows domain pero no necesariamente Pruebe lo siguiente en el servidor MS Exchange si no conoce Default Policy Properties El E3 General E Mail Addresses Policy Detaile Security Generation rules Type Address P P Edaran la direcci n Abra Exchange system Manager nae adake de en Recipients Recipient Policies haga PISMTP nordiskdatacom un clic con el bot n derecho del rat n le smtp ode en Default Policy y seleccione Properties 4400 c US a p First Organizatizo Exchange A continuaci n haga clic en la pesta a E Mail Addresses Policy y busque el valor del campo Address m s pr ximo a SMTP si exis
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