Guia del Usuario Operación Access
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1. O Operaci n Microsoft Access 97 ES C o inf CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Ordenar registros en un informe En la primera fila de la columna Campo Expresi n seleccionar un nombre de campo o escribir una expresi n El campo o expresi n de la primera fila es el primer nivel de ordenaci n el conjunto mayor La segunda fila es el segundo nivel de ordenaci n y as sucesivamente Cuando se rellena la columna Campo Expresi n Access establece el tipo de orden a Ascendente El tipo de orden ascendente ordena desde la A a la Z o desde O a 9 Para cambiar el tipo de orden seleccionar la opci n Descendente en la lista Tipo de orden El orden Descendente ordena desde la Z a la A o desde 9 a O IS Para ser un grupo un campo debe tener un encabezado del grupo o un pie de p gina del grupo Agrupar los registros en un informe Luego de establecer el tipo de orden para los datos del informe hacer clic en el campo o expresi n cuyas propiedades de grupo se deseen establecer Para crear un nivel de grupo se debe establecer a S o la propiedad Encabezado del grupo o la propiedad Pie del grupo Cuando se establece un encabezado de grupo o pie de grupo se genera una nueva secci n en el dise o del informe seg n la propiedad establecida Luego se pueden establecer las dem s propiedades de agrupamiento e Encabezado del grupo Agrega o elimina un encabezado del grupo para el campo o expresi n especificado e Pie del g2. En el cuadro de di logo Nuevo Informe seleccionar el asistente que se desea En el cuadro de lista Elija la tabla o consulta seleccionar la tabla o consulta que contiene los datos en los que se desea que se base el informe Access utiliza esa tabla o consulta como el origen de datos predeterminada para el informe Sin embargo se puede cambiar el origen de datos del 1 clic en el bot n Nuevo 2 utilizar en este caso Asistente para informes 3 asistente y seleccionar campos de otras tablas y consultas 4 Hacer clic en el bot n Aceptar Si ha seleccionado una de las opciones de Asistente para informes gr ficos o etiquetas se deben seguir las instrucciones de los cuadros de di logo del asistente Si ha seleccionado una de las opciones de Autoinforme tabular o en columnas Access crear autom ticamente el informe PSC En la primer ventana del Qu campos desea incluir en el informe asistente se deben indicar los campos que se desean incluir en el informe La forma de seleccionar los campos es similar que para crear formularios se pueden incluir en el cuadro Campos seleccionados haciendo doble clic O utilizando los botones correspondientes lo mismo que para excluirlos En la siguiente ventana se debe indicar si se desea agregar alg n nivel de agrupamiento es decir seleccionar los campos por los que se van a realizar las agrupaciones Al hacer clic en el bot n Opciones de agrupamiento se despliega
3. Pie de p gina AhoraQ P gina P gina de P ginas Pie del informe total de registros Cuenta Suma alquileres importe id cliente id titulo titulo genero importe fecha 1 07 03 1 18 13 AUEN TERROR 50 00 2 35 15 BICHOS ANIMADOS 35 00 cantidad de registros 2 subtotales 85 fecha 2 07 03 3 28 19 COBRA ACCION 100 00 4 25 7 AL DIABLO CONEL DIABLO COMEDIA 35 00 5 40 35 HERCULES ANIMADOS 70 00 cantidad de registros 3 subtotales 205 Expresi n que calcula los subtotales Expresi n que calcula el total Si un informe est basado en una consulta se puede colocar la expresi n del control calculado en la consulta base del informe Esto permite mejorar el rendimiento del informe y si se van a calcular los totales de grupos de registros es m s f cil utilizar el nombre de un campo calculado de una funci n agregada Cuando se desea calcular el total de un control calculado en un formulario o informe con una funci n agregada como Suma Sum no se puede utilizar el nombre de un control calculado en dicha funci n Se debe repetir la expresi n del control calculado Por ejemplo Suma Cantidad PrecioUnitario Sin embargo si se tiene un campo calculado en una consulta base por ejemplo PrecioExtendido Cantidad PrecioUnitario se puede utilizar el nombre de ese campo en la funci n Suma Sum Suma PrecioExtendido Gu a d
4. de un grupo de registros agregar un cuadro de texto en la secci n Encabezado del grupo o Pie del grupo e Para contar calcular el total general o promedio de todos los registros en el informe agregar un cuadro de texto en la secci n Encabezado del informe o Pie del informe 3 Para mostrar la hoja de propiedades luego de asegurarse de que el cuadro de texto incorporado est seleccionado hacer clic en el bot n E Propiedades de la barra de herramientas 4 Asignar un nombre para el cuadro de texto en la ficha Otras Hacer una de las siguientes cosas en la ficha Datos de dicho cuadro e Enel cuadro de la propiedad Origen del control introducir una expresi n que utilice la funci n Cuenta Count para contar el n mero de registros Suma Sum para calcular un total o la funci n Promedio Avg para calcular un promedio Gu a del Usuario P gina 231 Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 ES C o inf CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL e Hacer clic en el bot n Generar de forma de utilizar el Generador de expresiones para crear la expresi n Si se utiliza la expresi n Cuenta en la propiedad Origen del Control del control incorporado en la secci n Pie del informe se pueden contar todos los registros del informe incluso si algunos campos en algunos registros son Nulo Con esto se consigue mostrar el total de registros contemplados en el informe S
5. el cuadro Intervalos de agrupamiento P gina 218 El Puede elegir entre m s de una tabla o consulta Tablas Consultas Tabla alquileres f Tabla alquileres f Campos seleccionados o S Aras Siguiente gt gt Campos disponibles Cancelar Na a ea Terminar Asistente para informes Desea agregar alg n nivel de agrupamiento id titulo titulo genero Opciones de aqrupamienta Cancelar temina Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL En este cuadro se debe indicar que intervalos de agrupamiento se desean aplicar a los campos de grupo Se puede fuenero definir la opci n Normal o alguna de las letras establecidas en cantidad de iniciales para el campo de grupo En la siguiente ventana del asistente se debe indicar el criterio de ordenaci n que se desea utilizar para los registros de detalle Los registros de los grupos pueden ser ordenados en base a cualquier campo hasta un m ximo de cuatro en orden ascendente o descendente En la siguiente ventana del asistente se definen puntos que tienen que ver con la presentaci n del informe en donde se debe de indicar que distribuci n en pasos bloque esquema alinear a la izquierda etc se desea aplicar entre las propuestas y que orientaci n vertical u horizontal En la siguiente ventana del asistente se debe indicar
6. el estilo Operaci n Microsoft Access 97 ES Intervalos de agrupamiento Qu intervalos de agrupamiento desea aplicar a los campos de grupo Campos de grupo Intervalos de agrupamiento Cancelar Asistente para informes Qu tipo de ordenaci n desea utilizar para los registros de detalle Puede ordenar los registros hasta por cuatro campos en orden ascendente o descendente a 47 2 a fo T E Cancelar Terminar Asistente para informes Qu distribuci n desea aplicar al informe Orientaci n Vertical C Horizontal Distribuci n En pasos XXXX KXXX XXXX XXXX XXXX e Bloque KRH RRR C Esquema 1 A EXXX XRXX XXX f Esquema 2 HANA ARAN HARO AAA HANA ARAN RARAS A E ET 5 c A RRRS C Alinear a la izquierda 2 KERRE RARA MR C Alinear a la izquierda 1 KHMM ARANA MR RARA RARA RARO IV Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una p gina Cancelar lt Atr s Terminar que se desea para el informe Al escoger una de las opciones propuestas en la parte izquierda de la ventana se observa una muestra del estilo seleccionado En la ltima ventana del asistente se debe ingresar un nombre para el informe y se puede escoger entre realizar una vista previa del informe o pasarse a la vista Dise o para modificarlo Al finalizar este proceso se muestra el informe correspondiente Si el informe obtenido n
7. que utilice datos de m s de una tabla el informe se debe basar en una consulta 5 Hacer clic en el bot n Aceptar 6 Dependiendo de la opci n seleccionada en el cuadro de di logo anterior se debe e Dise ar el informe en la vista Dise o e Si se escogi alguna de las opciones de Asistente seguir las instrucciones de los cuadros de di logo del asistente correspondiente e Si se eligi alguna de las opciones de Autoinforme Access crear autom ticamente el informe Si un informe creado a partir de un asistente o autoinfomre no tiene el aspecto deseado puede ser modificado posteriormente en la vista Dise o de forma de personalizarlo o adaptarlo a las necesidades requeridas P gina 216 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Ci 0 34 O ANNEE i aA a Operaci n Microsoft Access 97 ES ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL e nf Opciones para crear un nuevo informe Huevo informe ista Dise o Asistente para informes Autoinforme columnas Autoinforme tabular c nf Asistente para gr ficos e sal Asistente para etiquetas utilizar un asistente Elija la tabla o consulta de donde o provienen los datos del objeto Vista Dise o Crear un nuevo informe dise ndolo uno mismo sin utilizar un asistente Asistente para Informes Utilizar un asistente para crear autom ticamente un informe con formatos est ndares proporci
8. y los n meros de las p ginas pares en el derecho o seleccionar la opci n Exterior para imprimir los n meros de las p ginas pares en el lado izquierdo de la p gina y los n meros de las p ginas impares en el derecho e Para mostrar un n mero en la primera p gina se debe activar la casilla de verificaci n Mostrar el n mero en la primera p gina 4 Luego hacer clic en el bot n Aceptar Access utiliza una expresi n para crear los n meros de p gina Por ejemplo la expresi n se puede ver de la siguiente forma P gina 8 P ginal P gina 228 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Operaci n Microsoft Access 97 Es e 4 Ordenar y agrupar registros en un informe En la presentaci n de un informe se pueden mostrar los registros agrupados seg n los valores de uno o varios campos en particular Por ejemplo un informe puede agrupar los alquileres de pel culas en un v deo club por fecha y tenerlos ordenados seg n los valores de otros campos como lo puede ser por cliente o titulo de las mismas En tal caso se inicia un nuevo grupo para cada fecha de forma que al revisar el informe se puedan encontrar r pidamente los registros de una fecha determinada Access permite utilizar en los informes encabezados y pies de grupo para etiquetar o resumir datos de un grupo de registros Cuando se agrupan registros se pueden realiza
9. 6 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA O ver gt tico cr Gar Operaci n Microsoft Access 97 Es UNS f CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ye nf e 0 34 gt Para cambiar la apariencia de un control por ejemplo una etiqueta hacer clic en el control para seleccionarlo Despu s en la barra de herramientas Formato seleccionar una fuente distinta un tama o de fuente distinto u otra opci n de formato que se desee Efiquetal4 Times Mew Roman Para cambiar el formato de presentaci n de los datos en un control por ejemplo una caja de texto hacer clic en el control para seleccionarlo Despu s hacer clic en el bot n E Propiedades de la barra de herramientas para mostrar la hoja de propiedades del mismo En dicho cuadro cambiar las opciones que se deseen para el objeto seleccionado Para ver otras opciones que permiten modificar la apariencia y el dise o de informes como por ejemplo agregar un campo o un control dar formato a un informe utilizando formatos predefinidos dibujar una l nea o un rect ngulo en un informe ver la secci n Modificar la apariencia y dise o de los formularios en el capitulo Trabajar con formularios Estas opciones se aplican a uno u otro indistintamente Agregar saltos de p gina y n meros de p gina a un informe En los informes se puede utilizar un salto de p gina para se alar d nde se des
10. Operaci n Microsoft Access 97 Es ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Trabajar con Informes Caracter sticas de los informes Un informe es una forma efectiva de presentar los datos en formato impreso Como se tiene control sobre el tama o y el aspecto de todos los elementos de un informe se puede presentar la informaci n en la forma que se desee ver Un informe es un conjunto de informaci n que se organiza seg n determinados criterios y al que se le aplica un formato de acuerdo con las especificaciones del usuario ste constituye una forma de recuperar y presentar los datos como informaci n significativa que se puede usar y distribuir Los informes tambi n se pueden definir como una copia impresa que refleja un estado del sistema en un momento determinado Un informe es algo parecido a un formulario continuo especialmente dise ado para ser impreso La principal diferencia es que los datos contenidos en un informe no pueden ser actualizados Es necesario modificar los datos de las tablas y volver a imprimir el informe A trav s de los informes entre otros se pueden crear etiquetas de correo calcular y mostrar los totales en un gr fico agrupar registros en categor as etc La mayor parte de la informaci n en un informe proviene de una tabla consulta o instrucci n SQL base que es el origen de los datos del informe Otra informaci n propiamente del informe como lo es el t t
11. a barra de secci n que corresponda Tambi n se puede hacer clic en cualquier punto del fondo de la secci n para seleccionarla O Selector de secci n Es el cuadro colocado El productos METE a la izquierda de una barra de secci n en la EEE T E Selector de vista Dise o del informe Hacer clic en Secciones este cuadro para seleccionar la secci n y adael doble clic para abrir la hoja de propiedades de la secci n Si el selector de secci n no aparece seleccionar la opci n Regla en el men Ver Por informaci n concerniente a la selecci n de controles en un informe ver la secci n Seleccionar controles en el cap tulo Trabajar con controles Para seleccionar un elemento de un loto informe tambi n aplicable a formularios postale EncabezadoDeP gina ll como una secci n o un control tambi n se priere PiebieP gina puede utilizar el bot n Objeto de la barra de E Detalle P gina 224 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica Ao A tico cr Gr Operaci n Microsoft Access 97 Es DY COINNE ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ys A na 0 13 herramientas Formato Al hacer un clic en la flecha de la derecha de dicho cuadro se despliega una lista con los nombres de los diferentes elementos definidos en el informe actual De esta lista se puede escoger cualquiera de los elementos para seleccionarlo Cuando se realice alguna
12. acci n posterior esta tendr efecto sobre el objeto anteriormente seleccionado Trabajar con secciones de un informe La informaci n de un informe puede dividirse en secciones Cada secci n tiene un prop sito espec fico y se imprime en un orden previsible en la p gina y en el informe En la vista Dise o las secciones se representan como bandas y cada secci n contenida en el informe se representa una vez En el informe impreso algunas secciones pueden repetirse varias veces El usuario determina d nde aparece la informaci n en cada secci n colocando controles como etiquetas y cuadros de texto Un informe presenta b sicamente las siguientes secciones e Encabezado del informe El encabezado del informe aparece una vez al principio de un informe Se puede usar para colocar elementos tales como el logotipo de la empresa un t tulo de informe o una fecha de impresi n El encabezado del informe se imprime antes que el encabezado de p gina en la primera p gina del informe e Encabezado de p gina El encabezado de p gina aparece en la parte superior de cada p gina del informe Se usa para mostrar elementos tales como los encabezados de columna lo que aparecer al principio de cada p gina e Detalle La secci n Detalle contiene el cuerpo principal de los datos de un informe Esta secci n se repite para cada registro del origen de registros base del informe e Pie de p gina El pie de p gina aparece en la parte infer
13. ar un informe Un informe puede ser creado por uno mismo o hacer que Access cree un informe autom ticamente mediante un Asistente para informes Un asistente para informes acelera el proceso para crear un informe ya que hace todo el trabajo b sico en lugar del usuario Cuando se usa un Asistente para informes ste pide informaci n y crea un informe basado en las respuestas Aunque se tenga experiencia en la creaci n de informes puede que se desee utilizar un asistente para organizar r pidamente un informe y despu s se puede cambiar a la vista Dise o para personalizarlo La creaci n de informes y la creaci n de formularios tienen muchos puntos en com n los datos se extraen de tablas y o consultas previamente creadas y luego se ha de dise ar la hoja de presentaci n en la que ser n desplegados Para crear un informe b sicamente los posos ha realizar son los siguientes En la ventana Base de datos hacer clic en la ficha Informes Hacer clic en el bot n Nuevo En el cuadro de di logo Nuevo Informe hacer clic en la opci n que se desee a A O a En el cuadro de lista Elija la tabla o consulta se debe seleccionar el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que se desea que se base el informe Si se desea crear un informe independiente que contienen subinformes basados en fuentes de datos no relacionadas entre s no se debe seleccionar ninguna opci n de dicha lista ISS Si se desea crear un informe
14. ato en el men Formato Access utiliza el autoformato est ndar gt Tambi n se puede crear un informe de una sola columna basado en la tabla o consulta abierta o en la tabla o consulta seleccionada en la ventana Base de datos Los informes creados con este m todo s lo constan de registros de detalle pero no incluyen encabezado de informe ni encabezado de p gina ni pie de p gina Para esto realizar una de las siguientes acciones e escoger la opci n Autoinforme en el men Insertar e hacer clic en la flecha junto al bot n E Nuevo objeto de la barra de herramientas y despu s escoger la opci n Autoinforme Crear un informe basado en m s de una tabla Utilizar el Asistente para informes es la forma m s sencilla y r pida de crear un informe que combine datos de m s de una tabla El asistente acelera el proceso de crear un informe porque hace todo el trabajo b sico autom ticamente En la primera ventana del asistente para informes se pueden elegir los campos que se desean incluir en el informe Estos campos pueden ser de una tabla o de varias tablas Cuando se utiliza el asistente para informes para crear un informe basado en varias tablas Access crea una consulta detr s del informe La consulta incluye la informaci n sobre qu tablas y qu campos utilizar Si se desea crear un informe sin un asistente se debe crear una consulta y basar posteriormente el informe en ella Guardar un formulario como un informe Al g
15. de c mo trabajar con secciones de un informe como por ejemplo agregar o quitar un encabezado o pie cambiar el tama o de una secci n y ocultar una secci n de un informe ver la secci n Trabajar con secciones de un formulario en el cap tulo Trabajar con formularios Estas opciones se aplican a uno u otro indistintamente Establecer las propiedades de un informe En Access se utilizan las propiedades para determinar las caracteristicas de las tablas consultas campos formularios e informes Cada control de un informe tiene tambi n propiedades Las propiedades del control determinan su estructura aspecto y comportamiento as como las caracteristicas del texto o los datos que contiene Las propiedades de los objetos se establecen mediante la Hoja de Propiedades del objeto correspondiente ISS Para ver como se pueden establecer las propiedades de un informe secci n o control ver la secci n Establecer las propiedades de en formulario en el cap tulo Trabajar con formularios Estas opciones se aplican a uno u otro indistintamente Modificar la apariencia y dise o de los informes Cambiar la apariencia de un informe Se puede cambiar la apariencia de un informe completo o simplemente de alguna de sus partes Para cambiar la fuente el tama o de fuente y el grosor de l nea para todo el texto y l neas del informe al mismo tiempo hacer clic en el bot n a Autoformato de la barra de herramientas P gina 22
16. ea que empiece una nueva p gina dentro de una secci n Por ejemplo si se desea una p gina de t tulo y un mensaje de introducci n de un informe que aparezcan en p ginas separadas se debe colocar un salto de p gina en el encabezado del informe despu s de los controles que se desean que aparezcan en la p gina de t tulo y antes de los controles de la segunda p gina Para agregar un salto de p gina a un informe se debe realizar el siguiente procedimiento 1 2 Abrir el informe deseado en la vista Dise o EE 7 m Hacer clic en la herramienta Salto de p gina del cuadro de herramientas El puntero del rat n se transforma en una hoja con un signo de m s Hacer clic en el informe donde se desee colocar el salto de p gina Colocar el salto de p gina encima o debajo de un control para evitar dividir los datos de ese control Access marca el salto de p gina con una l nea corta punteada en el borde izquierdo del informe Si se desea que cada grupo o registro en un informe comience en un nueva Gu a del Usuario P gina 227 Centro de Capacitaci n en Inform tica O ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ANCE OS a v tic ar Ba Operaci n Microsoft Access 97 Cj o inf 9 0 34 p gina se debe establecer la propiedad Forzar nueva p gina del encabezado del grupo pie del grupo o secci n de detalle Para agregar n meros de p gina a un informe se debe
17. el Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica P gina 233 ati SN Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 ES o inf CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Trabajar con subinformes Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe Al combinar informes uno de ellos debe servir como informe principal Un informe principal es dependiente o independiente es decir se basa o no se basa en una tabla o una consulta Un informe principal independiente puede servir como contenedor para subinformes no relacionados que se desean combinar Se debe vincular el informe principal a una tabla o una consulta base cuando se desee insertar subinformes que contengan informaci n relacionada con los datos del informe principal Por ejemplo se puede utilizar el informe principal para mostrar registros detallados como todas las ventas de un a o y utilizar un subinforme para mostrar informaci n de resumen como las ventas totales de cada trimestre Un informe principal tambi n puede contener datos comunes a dos o m s subinformes paralelos En este caso los subinformes contienen los registros detallados relacionados con los datos comunes Un informe principal puede incluir subformularios as como subinformes y puede incluir tantos subformularios y subinformes como se desee Adem s un informe principal puede contener hasta dos niveles de subformularios y subinformes Por ejemplo un informe puede contener un sub
18. forme a al informe y crear otro informe que se mostrar como subinforme I La forma de crear un subinforme y un subformulario es muy similar Por m s informaci n sobre como crear un subinforme ver la secci n Crear subformularios en el cap tulo Trabajar con formularios Agregar un informe existente a otro para crear un subinforme Para agregar un informe existente a otro para crear un subinforme se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir el informe que se desea utilizar como informe principal en la vista Dise o 2 Comprobar que la herramienta ES Asistentes para controles del cuadro de herramientas est activada Cambiarse a la ventana Base de datos 4 Arrastrar un informe o una hoja de datos desde la ventana Base de datos a la secci n del informe principal donde se desea que aparezca el subinforme De esta forma Access agregar un control de subinforme al informe Gu a del Usuario P gina 235 Centro de Capacitaci n en Inform tica Operaci n Microsoft Access 97 Es 9 O ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL na 0 3 Gu a del Usuario P gina 236 Centro de Capacitaci n en Inform tica
19. i el control se incorpora en la secci n Pie del grupo la expresi n debe ser Cuenta campo donde campo puede ser cualquier campo de los incorporados al informe que no posea valor Nulo en ninguno de los registros por ejemplo id titulo Con esto se consigue que se muestre un total por cada grupo de registros La propiedad Suma continua que solo se puede aplicar a un cuadro de texto en un informe se puede utilizar para calcular los totales registro a registro o grupo a grupo de un informe Esta propiedad especifica si un cuadro de texto muestra un subtotal permitiendo establecer el intervalo en el que se acumulan los valores Los valores para la propiedad Suma continua son e No Predeterminado El cuadro de texto muestra los datos del campo base para el registro activo e Sobre grupo El cuadro de texto muestra una suma continua de los valores del mismo nivel de grupo El valor acumula hasta que se encuentre otra secci n de nivel de grupo e Sobre todo El cuadro de texto muestra una suma continua de valores en el mismo nivel de grupo El valor se acumula hasta el final del informe Para calcular una suma continua donde se numeren los registros que aparecen en una secci n de detalles de un informe se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Agregar un cuadro de texto calculado a la secci n Detalle 2 Luego de mostrar el cuadro Propiedades para dicho control establecer la propiedad Origen del control a 1 y la p
20. informe y ese subinforme puede contener un subformulario o un subinforme Crear un subinforme El modo de crear un subinforme depende de si se desea crearlo en un informe existente o agregar un informe existente a otro informe existente para crear un informe y un subinforme Si el subinforme a crear se va a vincular al informe principal se debe comprobar de que se han configurado correctamente las relaciones de tablas antes de utilizar este procedimiento Crear un subinforme en un informe existente Para crear un subinforme en un informe existente se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir el informe que se desea utilizar como informe principal en la vista Dise o 2 Comprobar que la herramienta S Asistentes para controles del cuadro de P gina 234 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica cr Gra Operaci n Microsoft Access 97 Es e y ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO ati cl Ca IRECTIVO CENTRAL ys o 013 y herramientas est activada Hacer clic en el bot n El Subformulario Subinforme del cuadro de herramientas En el informe hacer clic donde se desee situar el subinforme El puntero del rat n en ese momento cambia y adopta la forma de a una tabla con un signo de m s Seguir las instrucciones de los cuadros de di logo del asistente Cuando se de por finalizado el proceso presionando el bot n Terminar Access agregar un control de subin
21. ior de cada p gina del informe Se usa para mostrar elementos tales como los n meros de p gina e Pie del informe El pie del informe aparece una vez al final del informe Se usa para mostrar elementos tales como los totales de informe Es la ltima secci n en el dise o del informe pero aparece antes del pie de p gina en la ltima p gina del informe impreso Otras sesiones que se pueden crear surgen cuando se agrupan registros que comparten un valor com n de esta forma se pueden calcular subtotales y hacer un informe m s f cil de leer Estas secciones se definen como e Encabezado de grupo Al principio de un nuevo grupo de registros aparece Gu a del Usuario P gina 225 Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 ES C o inf CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL un encabezado de grupo Se usa para mostrar informaci n que se aplica al grupo como conjunto tal como un nombre de grupo e Pie de grupo Al final de cada grupo de registros aparece un pie de grupo Se usa para mostrar elementos como los totales de grupo La informaci n que aparece desplegada en cada una de las secciones de un informe depende de los controles incorporados en las mismas Un control puede ser un cuadro de texto ligado a un campo de una tabla y o consulta con lo cual a la hora de ejecutar el informe tomar los valores de dicho campo para ser mostrados I Para ver otras opciones
22. lo genero Fecha 0107 03 i Encabezado fechaentrega Fecha fechaentrega Detalle 13 ALIEN 15 BICHOS 2 id cliente id titulo titulo Pie fechaentrega 19 COBRA ACCION z Cantidad Cuenta titulo 7 AL DIABLO CON EL DIABL COMEDIA 4 Pie de p gina lt Ahora 4 Pie del informe 35 HERCULES ANIMADOS P gina MUA AS Vista Dise o p k Vista Preliminar Dise o de informes Los informes ya creados con o sin la ayuda de un asistente se modifican a trav s de la vista Dise o del informe Para pasarse a la vista Dise o de un informe se debe hacer clic en la ficha Informes de la ventana Base de datos y posteriormente luego de seleccionar el informe sobre el cual se desea trabajar hacer clic en el bot n Dise o Trabajar en la vista Dise o Una vez que un informe es abierto en la vista Dise o el mismo se presenta de la siguiente forma ii informe de alquileres Informe E A A a Encabezado del informe informe de alquileres Encabezado de p gina echaentrega d cliente id titulo titulo genero Detalle fechaentrega 1d cliente id titulo titulo genero Pie de p gina Ahora P gina P gina de amp P ginas Pie del informe IS Para ver otras opciones de c mo trabajar en la vista Dise o de un informe como el uso del cuadr
23. o de herramientas y el uso de la cuadr cula ver la secci n Trabajar en la vista Dise o en el capitulo Trabajar con formularios Estas opciones se aplican a uno u otro indistintamente Gu a del Usuario P gina 223 Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA O car Gar Operaci n Microsoft Access 97 ES Y CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL o inf 2 0 34 Seleccionar informes o elementos del informe Para seleccionar un informe se debe realizar el siguiente procedimiento Abrir un informe en la vista Dise o Hacer clic en el selector de informes Si las reglas no est n visibles se puede elegir la opci n Seleccionar informe en el men Edici n o bien se puede hacer clic en el fondo gris situado a la derecha del informe para seleccionarlo O Selector de informe Es el cuadro donde se E productos E encuentran unen las reglas en la vista a a Dise o del informe Hacer clic en este Etrestsza o deis cuadro para seleccionar el informe y doble Detalle clic para abrir la hoja de propiedades del informe Si el selector de informe no aparece seleccionar la opci n Regla en el men Ver Access muestra un cuadrado negro en el selector para indicar que el informe est seleccionado actualmente Para seleccionar una secci n en un informe se debe Abrir un informe en la vista Dise o Hacer clic en el selector de secciones o en cualquier parte de l
24. o tiene el aspecto deseado se lo puede modificar en la vista Dise o S o E Con la opci n Ordenar y agrupar del men Ver o con su correspondiente bot n de la barra de herramientas se despliega una ventana en la que se pueden modificar los criterios de agrupamiento y ordenaci n establecidos con el asistente Gu a del Usuario P gina 219 Centro de Capacitaci n en Inform tica Nes ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Operaci n Microsoft Access 97 ES Crear un informe sin un asistente en la vista Dise o Para crear un informe sin un asistente en la vista Dise o se debe realizar el siguiente procedimiento 1 En la ventana Base de datos hacer clic en la ficha Informes y luego hacer clic en el bot n Nuevo En el cuadro de di logo Nuevo Informe seleccionar la opci n Vista Dise o Seleccionar la tabla o consulta que contiene los datos en los que se desea que se base el informe Hacer clic en el bot n Aceptar Access presenta la ventana Informe en la vista Dise o En esta ventana se deben agregar los controles necesarios para E generar el informe deseado PETRA Utilizando el Cuadro de E ES Ll ES 148 herramientas se puede ir Ateo dise ando el informe de acuerdo a las necesidades ii informel Informe Al cerrar la ventana Informe en la vista Dise o Access pide que se le asigne un nombre para el nuevo informe Por ma
25. onados por Access Autoinforme columnas Utilizar un asistente para crear autom ticamente un informe en columnas El informe estar constituido por columnas en las que se colocan las descripciones de los campos y a continuaci n los datos La descripci n de los campos aparece en cada registro desplegado en el informe Autoinforme tabular Utilizar un asistente para crear E autom ticamente un informe tabular El informe estar conformado por un rengl n con todas las descripciones de los campos y en los renglones consecutivos el detalle de los datos La descripci n de los campos s lo aparece en la parte superior de cada informe Asistente para gr ficos Utilizar un asistente para crear un informe con un gr fico que permita clarificar el contenido del mismo En este tipo de informes se pueden aplicar una amplia variedad de estilos de gr ficas Asistente para etiquetas Utilizar un asistente para crear un informe con formato para imprimir etiquetas Este tipo de informes permite dise ar etiquetas para uso postal entre otros Gu a del Usuario P gina 217 Centro de Capacitaci n en Inform tica Ns ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Operaci n Microsoft Access 97 Es Crear un informe con un Asistente Para crear un informe con un asistente se debe realizar el siguiente procedimiento En la ventana Base de datos hacer clic en la ficha Informes y luego hacer
26. r c lculos con los datos de cada grupo informe de alquileres informe de alquileres fechaentrega id cliente id titulo titulo id cliente id titulo titulo 28 07 03 40 35 HERCULES 1107 03 35 15 BICHOS 13 ALIEN TERROR 1107 03 13 13 AUEN 15 BICHOS ANIMADOS 2107 03 25 7 AL DIABLO CONEL DIABL Cantidad 2 3 07 03 28 19 COBRA 4 07 03 37 26 DESPERTARES necne 50703 2 29 DURO DE MATAR ia AOR 50703 3 31 ELEXORCISTA 7 AL DIABLO CON EL DIABL COMEDIA 35 HERCULES ANIMADOS Cantidad 3 Se pueden ordenar y agrupar hasta 10 campos o expresiones en un informe Cuando se agrupa m s de un campo o expresi n Access anida los grupos de acuerdo con su nivel de grupo Encabezado del grupo 10 Secci n Detalle Pie del grupo 10 Encabezado del grupo 1 El primer campo o expresi n que se agrupa es el primer nivel de grupo el segundo campo o expresi n que se agrupa es el segundo nivel de grupo y as sucesivamente Para ordenar o agrupar los registros en un informe luego de abrir el informe en la vista Dise o se debe hacer clic en el I bot n E Ordenar y agrupar de g Encabezado del grupo a la barra de herramientas Esta pedelarupo No E cd Agrupar en Cada valor una expresi n accion despliega el cuadro de Intervalo del grupo 1 para ordenar o Mantener juntos Po agrupar por di logo Ordenar y agrupar Gu a del Usuario P gina 229 Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Ci 0 34
27. realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir el informe en la vista Dise o 2 Escoger la opci n N meros de p gina del men Insertar 3 En el cuadro de di logo N meros de p ginas seleccionar el formato posici n y alineaci n del n mero de p gina que se desee aplicar e Enel recuadro Formato seleccionar la opci n P gina N para insertar una expresi n de n mero de p gina en el formulario o informe con un formato por ejemplo el formato P gina 2 Seleccionar la opci n P gina N de M para insertar una expresi n de n mero de p gina en el formulario o informe con un formato por ejemplo el formato P gina 2 de 7 e En l recuadro Posici n me seleccionar la opci n Principio de p gina encabezado para colocar el n mero de p gina en la Cancelar parte superior de la p gina del formulario O informe Principio de p gina encabezado Seleccionar la opci n Final de pao tonal p gina pie de p gina para Alineaci n colocar el n mero de p gina en la centro El parte inferior de la p gina del M Mostrar el n mero en la primera p gina formulario o informe e Enel bot n de lista Alineaci n seleccionar las opciones Izquierda Centro o Derecha para alinear el n mero de p gina en la parte izquierda central o derecha de la p gina respectivamente Para una impresi n doble seleccionar la opci n Interior para imprimir los n meros de las p ginas impares en el lado izquierdo de la p gina
28. rminados de las propiedades del formulario o informe as como sus secciones y controles IS Por m s informaci n sobre el uso de plantillas en informes ver la secci n Uso de plantillas en el capitulo Trabajar con formularios Vistas de un informe Los informes se pueden presentar en tres vistas vista Dise o vista Preliminar y vista Previa del dise o o Se utiliza la vista Dise o para crear un informe o cambiar la estructura de un informe existente o Se utiliza la vista Preliminar para visualizar los datos del informe de la forma que aparecer n una vez impresos en cada p gina o Se utiliza la vista Previa del dise o para visualizar el dise o del informe que incluye de una peque a muestra de los datos del mismo amp Para alternar entre las vistas de un informe hacer clic en el bot n Vista de la barra de herramientas De esta forma se puede cambiar a la vista indicada por el dibujo del propio bot n Para mostrar una lista de las dem s vistas que se pueden elegir hacer clic en la flecha junto al bot n P gina 222 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL liz informe de alquileres efectuados Informe i informe de alquileres Encabezado del informe informe de alquileres informe de alquileres Encabezado de p gina id cfente dtitulo titulo d cliente id titulo titu
29. ropiedad Suma continua al valor Sobre todo para que se acumule la numeraci n hasta el final del informe Cuando se realice la vista preliminar o se imprima el informe cada n mero de registro ser incrementado en 1 1 2 3 y as sucesivamente hasta el final del informe Si el valor de la propiedad Suma continua se establece al valor Sobre grupo la numeraci n se inicializa al principio de cada nivel de grupo m s alto definido En el ejemplo se muestra el control incorporado a la secci n Pie fechaentrega pie de grupo etiquetado como subtotales el que calcula los totales suma de importes por fecha registros agrupados por fechaentrega mientras que el control incorporado en la secci n Pie del informe etiquetado como total P gina 232 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica Ane 2 i CODISE ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Operaci n Microsoft Access 97 ES calcula el total suma para todos los alquileres efectuados todos los registros de la tabla o consulta Encabezado del informe informe sobre alquileres Encabezado de p gina o idcllento id lt itmlo fitnlo fsenero importe cliente id titulo titulo genero importe FER A fechaentrega fecha fechaentrega Detalle id cliente id titulo titulo genero i Pie fechaentrega cantidad de registros Cuenta id titulo subtotales Suma alquileres importe
30. rupo Agrega o elimina un pie del grupo para el campo o expresi n especificado e Agrupar en Esta propiedad permite especificar c mo se desean agrupar los valores Las opciones que se ven dependen del tipo de datos del campo por el que se est agrupando Si se agrupa por una expresi n se ver n todas las opciones para todos los tipos de datos El valor predeterminado para todos los tipos de datos es Cada valor el mismo valor contenido en el campo o expresi n Si el tipo de datos del campo o expresi n seleccionada es Autonum rico Moneda o N mero se puede escoger la opci n Intervalo la que depender de los valores dentro del intervalo que se especifique en la propiedad Intervalo de grupo e intervalo del grupo Esta propiedad permite especificar cualquier intervalo que sea v lido para los valores en el campo o expresi n por el que se est agrupando Este intervalo difiere dependiendo del tipo de datos y del valor de la propiedad Agrupar en del campo o expresi n por el que se est n agrupando P gina 230 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati SN Ca miie Operaci n Microsoft Access 97 Es s ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ys A na 0 34 e Mantener juntos Permite especificar si Access debe imprimir todo o s lo parte de un grupo en la misma p gina Se puede utilizar en un grupo de un informe para mantener juntas en la misma p gina las partes de un gr
31. s informaci n sobre dise o de informes ver la secci n Dise o de informes en este cap tulo por m s informaci n sobre c mo agregar controles ver la secci n Agregar un control a un formulario o a un informe en el cap tulo Trabajar con controles Crear un informe mediante Autofinforme Autoinforme crea un informe que presenta todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada Para crear un informe mediante Autoinforme se debe realizar el siguiente procedimiento 1 En la ventana Base de datos hacer clic en la ficha Informes y luego hacer clic en el bot n Nuevo 2 En el cuadro de di logo Nuevo informe escoger uno de los siguientes asistentes e Autoinforme en columnas Cada campo aparece en una l nea distinta con una etiqueta a su izquierda P gina 220 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati SN Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 Es f ge in e Autoinforme tabular Los campos de cada registro aparecen en una l nea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada p gina 3 Escoger del cuadro de lista Elija la tabla o consulta la tabla o consulta que contiene los datos en los que se desea basar el informe 4 Hacer clic en el bot n Aceptar Access aplica el ltimo autoformato utilizado en el informe Si todav a no se ha utilizado el Asistente para informes para crear el informe ni se ha usado el comando Autoform
32. uardar un formulario como un informe se consigue que el informe resultante tenga los mismos controles y la misma configuraci n de propiedades que el formulario que le diera origen Para guardar un formulario como un informe se debe realizar el siguiente procedimiento 1 En la ventana Base de datos hacer clic en la ficha Formularios Gu a del Usuario P gina 221 Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Operaci n Microsoft Access 97 Es e pu ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL D 013 40 2 Hacer clic con el bot n secundario del rat n en el formulario que se desea guardar y en el men contextual que se despliega elegir la opci n Guardar como informe 3 Se despliega el cuadro de di logo Guardar Formulario como informe y en el cuadro correspondiente se debe escribir un nombre para el informe siguiendo las reglas para nombrar objetos de Access Luego elegir el bot n Aceptar 4 Hacer clic en la ficha Informes y a continuaci n hacer doble clic en el informe guardado para abrirlo en la Vista preliminar Uso de plantillas Cuando se crea un formulario o un informe sin utilizar un asistente Access utiliza una plantilla para definir las caracter sticas predefinidas del formulario o informe La plantilla determina qu secciones tendr un formulario o un informe y define las dimensiones de cada secci n La plantilla tambi n contiene todos los valores predete
33. ulo del informe los encabezados de columna y los totales se almacena en el dise o del informe El v nculo entre un informe y su origen de datos se crea mediante objetos gr ficos llamados controles Los controles pueden ser cuadros de texto que muestran t tulos y lineas decorativas que organizan gr ficamente los datos y hacen m s atractivos los informes E3 peliculas Tabla Accion civil 2 ABIERTO HASTA EL AMANECER 3 TERROR P J PESCE 3 ABIERTO HASTA EL AMANECER 2 TERROR QUENTIN TARANTI 4 ACE VENTURA COMEDIA JIM CARREY 5 ACOSO SUSPENSO BARRY LEVINSON 6 AVION PRESIDENCIAL ACCI N M PETERSEN 7 AL DIABLO CON EL DIABLO COMEDIA HAROLD RAIMS ALERTA MAXIMA ARMA MORTAL z 5 8 AL LIMITE DRAMA MARTIN SCORSES AVION PRESIDENCIAL 9 ALADDIN Y EL REY DE LOS LADRONES ANIMADOS N 10 ALERTA MAXIMA ACCION ANDRE DAVIS CARA A CARA 11 ALGUNOS HOMBRES BUENOS SUSPENSO ROB REINER COBRA 12 ALI DRAMA MICHAEL MANN CON AIR 13 ALIEN TERROR JAMES CAMERON o 14 ARMA MORTAL ACCION RICHARD DONNER da 15 BICHOS ANIMADOS GLADIADOR 16 BLADE ACCION DAYID GOVER MISION IMPOSIBLE 17 CARA A CARA ACCION JOHN WOD 18 LOS CAZAFANTASMAS COMEDIA IVAN REITMAN e oie 4 Ns Registro 14 4 II 1 1 p de 40 Y SBBRRBRELGESS a So Gu a del Usuario P gina 215 Centro de Capacitaci n en Inform tica O ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL cr br Operaci n Microsoft Access 97 ES y o inf d 9 0 34 Cre
34. upo que son el encabezado de grupo secci n de detalle y pie de p gina de grupo Por ejemplo se puede desear que un encabezado de grupo siempre se imprima en la misma p gina que la de la primera secci n de detalle La opci n predeterminada es No pero se puede escoger la opci n Grupo entero donde se imprime todo junto en la misma p gina o la opci n Con el primer detalle donde se imprime el encabezado de grupo en una p gina s lo si se puede imprimir tambi n el primer registro de detalle Si se establece la propiedad Mantener juntos de un grupo a Grupo entero y el grupo es demasiado grande para caber en una p gina Access ignorar el valor establecido para ese grupo Igualmente si se establece esta propiedad a Con el primer detalle y el encabezado de grupo o el registro de detalle son demasiado grandes para caber en una p gina se ignorar el valor Si la propiedad Mantener juntos de una secci n est establecida a No y la propiedad Mantener juntos de un grupo est establecida a Grupo entero o Con el primer detalle se ignora el valor de la propiedad Mantener juntos para esa secci n Calcular totales contar y numerar registros Para contar calcular un total o promedio para un grupo o para todos los registros de un informe se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir el informe en vista Dise o 2 Agregar un cuadro de texto calculado a una o m s de las siguientes secciones e Para contar calcular un total o promedio
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