BALANCED SCORECARD tablero de indicadores
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1. Nuevo Tablero Dando clic sobre este icono el sistema abrir un nuevo tablero En el encabezado aparecer Nuevo Tablero Borrar Tablero Al dar clic sobre esta opci n se podra borra el tablero que se encuentra abierto Tableros Se muestra el organizador de tableros p blicos y privados a la derecha de la pantalla en caso de que no se estuvieran mostrando Regresar al tablero original del propietario Si se han hecho cambios y se ha guardado un tablero p blico no propio con este bot n se vuelve a la configuraci n del tablero que tiene el propietario o creador Agregar indicador al tablero Despu s de seleccionar un indicador o dato en la biblioteca de datos e indicadores con este bot n se a ade el indicador al tablero Guardar Tablero Se guarda el tablero abierto bien sea el tablero nuevo por defecto u otro que este abierto indicado en el encabezado del programa Si el tablero es nuevo aparecera la siguiente ventana Aqui se escoge el nombre del indicador y se determina si es p blico o no Si es p blico los demas usuarios podr n ver ese tablero iii Usuarios Los usuarios en BSC TABLERO se manejan por medio de la barra de herramientas senalada en el circulo rojo Si esta barra no aparece entonces se debe escoger oprimiendo bot n derecho en el espacio de las barras de herramientas y se escoge Administraci n de usuarios como se muestra a continuacion El primer bot n es Usuario con el2. BALANCED SCORECARD TABLERO DE INDICADORES PROCESO DE CAPACITACION INTRODUCCION PARAMETROS E INSTALACI N CONTENIDO TL OBJETIVOS uuu ua iu aii a apa a 3 T TL GENERAL ui ii 3 1 2 OBJETIVOS ESPEC FICOS ssssssssssaaasaa 3 2 GENERALIDADES uuu u a AAA 4 2 1 QUE ES EL TABLERO DE INDICADORES 4 3 PROCESO DE SINCRONIZACION 5 A TIPO de Conexion na 6 Conexion Localia 6 Conexion e Red aeir aaa A aaia 6 B ATENIVOS SI IGO 1 ou ua usasskasuaswapasypamwskawaqaykaaquqaewskasaquwapasaquawsuyawa qana 7 4 BSC TABLERO DE INDICADORES 10 4 1 GENERALIDADES cima e 10 4 2 ESTRUCTURA DEL PROGRAMA sssssswawanaa 12 4 3 FUNCIONALIDADES DEL INDICADOR 21 5 INSTALACI N DE BALANCED SCORECARD 30 5 1 Requerimientos de maquina ssswawasa 30 9 2 Proceso de Instalaci n inca 31 5 3 Ejecucion de la Aplicacion ssuswanwunwanwanaanaanaa 35 TALEERSSUL Aoi 37 GUIA DEL USUARIO BALANCED SCORECARD OBJETIVOS 1 1 GENERAL 1 2 Al t rmino del proceso de capacitaci n del tablero de indicadores del BS
3. Si desea cambiarlo seleccione BROWSE para encontrar la nueva ruta dentro del disco duro donde desea ubicarlo Importante Es necesario marcar la opci n EVERYONE para que el software quede disponible para ser usado por todos los usuarios que ingresen al equipo de lo contrario quedar disponible nicamente para el usuario que instala el producto Presione NEXT para continuar con la instalaci n a BSC Soft Contirm Installation The installer is ready to instal BSC Soft on pour computer Chick Meet to start the installabior En esta pantalla se confirma la instalaci n Presione NEXT para continuar con la instalaci n Esta pantalla muestra el progreso de la instalaci n de los programas de BSC TABLERO se debe esperar hasta que el proceso muestre la siguiente pantalla Fa Y BSC Soft Installing BSC Soft BSC Soft is being installed Pie ate vai Una vez finalizado el proceso de instalaci n el programa mostrara la siguiente pantalla gt i BSC Soft Installation Complete BSC Soft has been successiully instaded Chek lore te exil Please use Windows Update to check for any enbical updates to the NET Frameecik La cual indica que el proceso de instalaci n del software fue ejecutado exitosamente Presione CLOSE para finalizar la instalaci n Una vez se termina el proceso de instalaci n dentro del men de Programas de Windows Start All Programs si el sistema operativo esta en ingle
4. por terminado el proceso de instalaci n satisfactoriamente En caso de presentar problemas en pantalla se mostrar el respectivo mensaje para que sea corregido seg n sea el caso y se vuelva a intentar la actualizaci n TALLER GUIA BALANCED SCORE CARD TALLER GUIA BALANCED SCORE CARD 1 Proceso de Sincronizacion Ruta Inicio todos los programas BSC Soft BSC Tablero Seleccione el boton y realice el proceso de sincronizacion en red de acuerdo a la siguiente informacion Tipo de Conexi n x Luego de haber seleccionado las opciones anteriores de clic sobre el boton Archivos SIGO o da y desmarque la opci n de Estad stica de Ventas marque el boton de y por ultimo seleccione el boton de U58831 Nota Recuerde que cada vez que se realiza el proceso de sincronizacion el sistema solicitara la clave de administrador Usuario admin Clave admin De igual manera recuerde que siempre el sistema le mostra el siguiente mensaje El proceso de sincronizaci n Fue exitoso 2 Administraci n de Seguridad 2 1 Cambio de Clave de Administrador Ingrese al programa con la clave de administador y realice el cambio de clave de administrador con el boton donde adicionara los Siguientes datos Nombre Digite su Nombre y Apellidos Login Esta opci n No se permite cambiar Contrase a Digite 123456 Confirmar la Digite 123456 contrase a Administrador Marque el recuadro x x Seleccione por ul
5. COMENTARIO decidimos si se lo mandamos a otro USUARIO o simplemente lo dejamos publico en el indicador B squeda Filtro Usa FA bogha ro akado Fecha Urano Indicador fundo Reaizado _ Asuyuwdo a Mes Action Plan Comment Assign User C Al enviar un mensaje no es necesario hacer referencia al indicador periodo valor ni detalle ya que la aplicaci n por si sola guarda dicha informacion y el usuario al cual fue dirigido dicho mensaje va a poder ubicarse exactamente en el tablero indicador y situaci n a la cual se hizo referencia Ampliar informacion sobre planes de acci n Apoyarse del documento BSC_ TABLERO gt FORMULA Al mostrar la f rmula matem tica de un indicador el tablero muestra los indicadores que participan dentro de la composici n matem tica de su f rmula y sus estados correspondientes rojo amarillo o verde Para esto hacemos clic en la funcionalidad FORMULA de la siguiente manera 97 658 resi al an De esta forma aparecera en la pantalla principal la formulaci n del indicador si esta compuesto por varios factores de la siguiente manera Dentro de la formula podemos escoger cualquier INDICADOR y manipularlo con todas las funciones anteriormente descritas gt DESCRIPCI N Para apoyar la selecci n de los indicadores es posible verificar la descripci n te rica del indicador haciendo clic en la funcionalidad DESCRIPCION ST s 97658 rula gt SEMAFO
6. Proceso de Instalaci n Para instalar BSC TABLERO Versi n 1 0 13 es necesario ejecutar el programa SETUP EXE el cual presenta las siguientes pantallas F TA BSC Soft Welcome to the BSC Soft Setup Wizard The installer will guide you through the steps required to install BSC Soft on pour computer WARNING This computer program is protected by copyright law and international treaties Unauthorized duplication or distribution of this program or anu porton of it may result in severe civil or criminal penalties and vell be prosecuted to the maximum extent possible under the law Si esta seguro de instalarlo el software se debe presionar NEXT para continuar con la instalaci n de lo contrario presione CANCEL para salir sin instalar i BSC Soft Select Installation Folder The installer will install BSC Soft to the following folder To install in this folder chek Next To metal to a diferent folder enter k below or click Browse Folder EsProgram Files 6SC Soft S AMBSL S Of Browse Disk Cost Install BSC S aft for yourself of for anyone who uses this Computer C Everyone comas cook He En esta pantalla se define el directorio de programas donde quedara instalado el software de BSC TABLERO el directorio sugerido es C PROGRAM FILES BSC Soft S A BSC Soft si el sistema operativo esta en ingles 6 C ARCHIVOS DE PROGRAMA BSC Soft S A BSCSoft si el sistema operativo esta en espanol
7. cada uno de los procesos de sincronizaci n se borran todos los datos que hay en el rango de fechas dados Entonces si se deja de escoger una tabla se termina dejando sin datos esa informaci n en la base de datos que se utilizar en BSC TABLERO C Procesar Una vez seleccionados los par metros correctos del proceso de SINCRONIZACION se debe presionar el bot n PROCESAR seguidamente el sistema mostrara la siguiente ventana Ingreso Usuario Lancelar Clave Con el fin de realizar la validaci n de los permisos necesarios para dicho proceso Se debe tener en cuenta que solo el usuario administrador tendra todos los permisos para realizar cada uno de los procesos y de acuerdo a la parametrizaci n dada por el administrador el usuario podr realizar el proceso de sincronizacion Nota Si selecciono la opci n de mostrar progreso se visualizara la siguiente ventana SINCRONIZAA 3 Ciudad 601 060 SARAUENA 4 BSC TABLERO DE INDICADORES 4 1 GENERALIDADES Para ingresar al Tablero de Indicadores debemos seguir la ruta Inicio Todos los programas BSC Soft BSC tal como se muestra a continuaci n to Windows Update E Microsoft SQL Server 2005 k ay Sago Wek Set Program Access and Defaults gif SHGO inteligente V2 4 j Programa Microsoft Virtual PC Log Of estudartel Windows XP Professional y De igual manera usted podr ingresar al programa a trav s del icono de acceso direc
8. cerrar la sesi n que se encuentra funcionando e ingresar con un nuevo usuario Salir Esta opci n permite salir del programa Editar Es el segundo men descolgante donde encontraremos las diferentes alternativas para guardar los tableros que se hayan guardado r Tabler Modificar Tablero De esta manera se muestra la barra de herramientas de edici n de tableros Ver Es el tercer menu descolgante donde encontraremos las diferentes alternativas para guardar los tableros que se hayan guardado archivo Editar er Herramientas Estrategia 820 Indicadores pL L 8 a Tableros Indicadores Esta opci n habilita la Biblioteca de datos e indicadores y la hace visible en la pantalla principal Tableros Esta opci n habilita el Organizador de tableros p blicos y privados y lo hace visible en la pantalla principal T Herramientas Es el cuarto men descolgante donde encontraremos las diferentes alternativas para guardar los tableros que se hayan guardado Archivo Editar Wer Herramientas Estrategia Idioma Moneda E Sincronizar totales Idioma Esta opci n permite configurar el idioma del programa Actualmente se tiene la posibilidad de configurar el sistema en ingl s y espa ol Moneda Esta opci n permite escoger la moneda en que se quieren ver los resultados de los indicadores Actualmente se tiene la posibilidad de las monedas que est n predetermi
9. cual se puede ver y modificar la informaci n del usuario que se ingreso en el LOGIN Al oprimirlo aparece la siguiente ventana donde solicitara F FE Mi perfil Contaseria Conima la Cortare a Adrrerasiradol lv Nombre Este es el nombre que se utilizara para referirse al usuario Login Campo que no se podra modificar Contrasena Se debera digitar la clave que se desea asignar al usuario para que el usuario pueda acceder al programa BSC TABLERO Confirmar la Contrase a Se deber digitar la clave indicada en la opci n de Contrase a Administrador A trav s de esta opci n se determinara si el usuario que se esta definiendo tiene los permisos de administrador para poder realizar los procesos de sincronizaci n y creaci n de nuevas claves a af El segundo bot n es el bot n de usuarios en el cual se podr n ver crear modificar remover los usuarios que existan en el programa BSC TABLERO F Editar usuarios Selecciona Cardo Dita rarigi lAdhwristrados adiran amaa liz Jearrat Corfamar ly Contrase a Admirisirados O Los par metros de esta ventana son 1 Nuevo se crea un nuevo usuario con todos los campos vac os para llenar 2 Guardar se salvan el nuevo usuario 3 Remover se borra el usuario seleccionado B Barra de Datos e Indicadores al ingresar a este menu encontraremos la Biblioteca de datos e indicadores que se podr n utilizar para la creaci n de lo
10. ello guarde dicho tablero salga del sistema y nuevamente ingrese con clave de administrador seleccione el tablero que creo y luego en la barra de herramientas seleccione la opcion de Estrategia Seguimiento plan de accion y revise los comentarios realizados por el usuario por ultimo cierre dicha ventana 3 2 Semaforizacion de Tableros Para realizar la semaforizaci n del tablero creado realice el siguiente proceso 1 Seleccione el tablero que creo en el punto anterior con el periodo de noviembre y con el a o 2004 2 De clic sobre el bot n kama que se habilita cuando da clic derecho del Mouse y marca la opci n de Ver Opciones luego de ello el sistema habilitara una ventana donde se podr realizar dicha semaforizaci n para el tablero seleccionado Seleccione el periodo 11 y el a o 2004 en la opci n de tipo de Detalle no seleccione nada Digite en la opcion de Limite Rojo Amarillo 500 000 000 Digite en la opcion de Amarillo Verde 600 000 000 i Aplicar Por ultimo de clic sobre el boton de Regrese nuevamente a donde aparece su tablero y revise su tablero y vea la semaforizaci n la cual debera aparecer de color verde en donde aparece el nobre del indicador tal como se muestra a continuaci n 3 3 Borrar Tableros Para borrar un tablero debe realizar el siguiente procedimiento 1 Seleccione el Tablero que creo 2 De clic sobre el boton el sistema confirmara si desea borrar el tablero indique SI lue
11. opcion de Galeria y seleccione una grafica de 3D y seleccione en periodos acumulados 11 y en la opcion de a os incluidos 1 de nuevamente doble clic sobre la barra de titulo del historial para que vuelva nuevamente a donde aparece el indicador Seleccione el bot n de Detalle K gt donde podr analizar las cifras a nivel de centro de costos y terceros teniendo en cuenta que las cuentas que componen dicho indicador esten marcadas como Sl Centro de Costo y Sl Tercero De clic en el boton de formula y analice las varibles que se toman para la composici n del Activo Corriente para recordar la definici n de lo que es el activo corriente seleccione el bot n de Descripci n Seleccione luego el bot n de Plan de Acci n Nuevo asunto y cree un plan de accion para incrementar la rotacion de los inventarios asignelo al uSuario que creo en el punto 2 2 y seleccione la opcion de Guarde su Tablero con el boton como un tablero publico con el nombre que usted elija y dejelo Salga del sistema e ingrese con la clave de usuario que creo en el punto 2 2 seleccione el tablero que aparece en el menu de tableros publicos y cuando le pregunte que si desea guardarlo indique que no seleccione el periodo 11 y el ano 2004 de luego clic en la opcion de Plan de accion y revise el plan de accion que habia creado para inventarios de clic derecho sobre dicho plan de accion que el programa muestra y marque Responder luego de
12. C Balanced Scorecard se tendr el manejo necesario para establecer interpretar utilizar y hacer seguimiento a los indicadores que trae predeterminados este modulo con el fin de la informaci n de su empresa para una oportuna y efectiva toma de decisiones OBJETIVOS ESPEC FICOS e Realizar el proceso de sincronizaci n de Balanced ScoreCard Identificar las funcionalidades del tablero de indicador Identificar cada una de las funcionalidades de los indicadores del tablero de indicadores Historial gt Detalle gt Formula gt Descripci n gt Planes de acci n 2 GENERALIDADES 2 1 Que es el Tablero de indicadores El Balanced ScoreCard o Cuadro de Mando Integral es una t cnica moderna de control y administraci n empresarial que le ofrece al ejecutivo de hoy contar con los siguientes beneficios a Definir las metas que reflejan los objetivos estrat gicos de la organizaci n en t rminos de indicadores de gesti n Seleccionar bajo la t cnica de semaforizaci n qu resultados son considerados buenos entre qu rango son de alerta y cu les est n en estado cr tico Monitorear los resultados en una sola pantalla Conocer en funci n del tiempo la evoluci n de las cifras Evidenciar de manera gr fica las relaciones entre las metas y los medios para alcanzarlas f Analizar detalladamente las pistas y los or genes de los resultados visualizando niveles de detalle inferiores en cada indicador
13. Drill Down g Registrar los planes de acci n para cada uno de los indicadores h Definir nuevas estrategias Modificar las metas si es necesario 3 PROCESO DE SINCRONI ZACI ON El proceso de sincronizaci n es el proceso mediante el cual se migra la informaci n de SIIGO Windows a Balanced Scorecard con el fin de poder visualizar los indicadores preestablecidos con la informaci n obtenida de SIIGO y de esta manera poder crear diferentes tableros de indicadores Al realizar el ingreso la primera vez a BSC TABLERO en la lista de empresas no aparece ninguna empresa disponible por lo que se hace necesario realizar un proceso de sincronizaci n este proceso se realiza mediante el bot n de SINCRONI ZAR y de esta manera poder crear los diferentes Tableros de indicadores Powered by BSE Soft 5 4 D Copyright 2008 Ingreso Tipo de connexion Conmexian en red configurar ear SIGO General l Empresa EMPRESA DE CAPACITACION S Usuario Contrase a Al ingresar encontramos las siguientes opciones A Tipo de Conexion En esta opci n usted seleccionara el proceso que desea realizar de acuerdo al tipo de conexi n que se utilice en esta encontrara o Conexion Local Cuando lo que se desea es trabajar BSCTABLERO en el directorio local del equipo por mayor rendimiento o porque es necesario trabajar desconectado de la red Los parametros que se requieren son i Base de Datos Dejar la op
14. RIZACI N Cada indicador puede ser semaforizado seg n las metas de la organizaci n Para esto es necesario que el usuario defina los l mites en los cuales el indicador pasar a de estar en amarillo a rojo y de amarillo a verde As queda establecido qu resultados son considerados buenos verde entre qu rango son de alerta amarillo y cu les est n en estado cr tico rojo Para un mismo indicador es posible definir un sem foro general pero tambi n es posible semaforizar detalladamente para uno o varios centros de costo para uno o varios periodos a os clientes etc Un indicador se semaforiza haciendo clic sobre la barra de semaforizaci n de la siguiente manera teniendo en cuenta que primero se debi haber guardado dicho tablero fs 18 158 Y A continuaci n se abrir la herramienta que permite semaforizar el indicador en el sector inferior de la pantalla como se muestra en la siguiente gr fica Definici n de los limites del em toro U tidad Neta A EA E ee L Penodo A o Ma epeciicad se No epechcad w Topo de delade No especicado ne 18 158 i Q 9 Limite RojofAmarillo a y Limite AmarillofVerde Cada indicador podra ser semaforizado especificando el periodo ano y tipo de detalle En el caso que se quiera semaforizar un indicador con el mismo valor para cualquier periodo ano y o tipo de detalle se debe escoger la opci n no especificado El valor limite entr
15. a grupo cliente proveedor vendedor o terceros con el tipo de gr fica que desee En cada nivel de detalle es posible comparar graficamente la historia del indicador de hasta cinco entidades a la vez Por ejemplo para el nivel de detalle de centro de costo podemos comparar a PASTO CUCUTA TULUA STAMARTA y POPAYAN como se muestra en la siguiente figura ft Aegla vada B m Dai rete w AMA MARTA e MEA Al pasar el cursor por cualquiera de las barras esta tomar el color correspondiente al sem foro verde amarillo o rojo y se mostrar el valor espec fico del indicador Tambi n se puede acceder al estado del indicador color y valor haciendo doble clic en la barra Por otra parte el historial puede ser un gran apoyo para el proceso de semaforizaci n gt DETALLE Muestra los niveles de detalle que definen al indicador con el estado correspondiente rojo amarillo o verde para cada opci n que pertenezca al nivel de detalle Centro de costo Producto linea grupo Cliente proveedor vendedor y o terceros Al hacer clic en DETALLE se abrira el indicador a manera de arbol de la siguiente manera Para ver el tipo de detalle que tiene el indicador hacemos clic el cuadro de agrupacion de la siguiente manera cee ani saa A gt a sapa er Del tal ej ctro Cornente ein Para este caso el indicador Activo Corriente solo tiene el detalle de CENTRO DE COSTO Para ver los indicadores correspondient
16. ci n que aparece por defecto SIIGO GENERAL ii Empresa La lista de empresas que muestra el proceso corresponde a laS empresas que hayan sido previamente sincronizados para BSC TABLERO de lo contrario no aparecera ninguna para seleccionar Se debe seleccionar de la lista la empresa de SIIGO WINDOWS que se desea copiar localmente iii Sobrescribir Tableros Se usa para actualizar nuevamente la definici n de reportes de BSC TABLERO de la instalaci n general a la instalaci n local Si es la primera vez que se hace copia local se debe dejar seleccionado de lo contrario se debe escoger si se desea o no mantener los cambios en reportes o los nuevos reportes definidos localmente Si se quieren mantener se debe dejar sin seleccionar Proceso de sincronizaci n Tipo de connex n A Base de datos SIGO General Empreza Par rmetos v Sobrescnbs tableros archivos SIGO Procezar e Conexion en Red Cuando se requiere sincronizar la informaci n de SIIGO WINDOWS en BSC TABLERO de una empresa espec fica Si se selecciona tipo de Conexi n Conexi n de RED la ventana que aparece es la siguiente Proceso de sincronizaci n Tipo de conmexi n Conexi n en red Base de datos SINWGD General v Par metros A o al Fecha inicial 01 01 2008 Fecha final 12 31 2008 Mostras avance Procesa Base de Datos Dejar la opci n que aparece por defecto SIIGOGENERAL Empresa Seleccionar de la
17. cipal donde podremos identificar las siguientes opciones Balanced ScoreCard Software Administrador admin Nuevo Tablero Archivo Editar Yer Herramientas Estrategia Mis tableros Datos Tableros p blicos E Indicadores A a Barra de Herramientas 1 Men Principal 2 Editor de Tableros 3 Usuarios b Barra de Datos e Indicadores 1 Indicadores 2 Datos c Tablero d Organizador de Tableros A continuaci n se datalla cada uno de los menus indicados anteriormente a Barra de Herramientas En la barra de herramientas encontraremos las siguientes funcionalidades haciendo clic en cualquiera de ellas La primera barra es el menu principal la segunda es la barra para editar tableros y la tercera es la barra para edici n de usuarios Archivo Editar Wer Herramientas Estrategia i Men Principal El men principal estar compuesto de las siguientes men s descolgantes Archivo Es el primer men descolgante donde encontraremos las diferentes alternativas para guardar los tableros que se hayan guardado api Guardar Tablero Ctrl 5 gt Guardar Tablero como Cerrar sesi n E Salir Guardar Tablero Esta opci n permite guardar los cambios realizados en el tablero que se encuentra abierto Guardar Tablero como Esta opci n permite hacer una nueva copia del tablero que se encuentra abierto y darle un nuevo nombre Cerrar sesi n Esta opci n permite
18. e la red gt DIRECTORIO SIIGO Corresponde al directorio de datos de la empresa numero uno 1 de la instalaci n de SIIGO WINDOWS Versi n 4 3 Ej C SIIWIO1 Nota Importante Es necesario que la licencia de SIIGO WINDOWS haya sido generada con la licencia de BSC TABLERO de lo contrario el proceso de configuraci n no podr ser terminado satisfactoriamente 1 Nota Si prefiere buscar cada uno de los directorios directamente sin escribirlos puede hacer uso del bot n el cual permite ubicar el directorio desde el explorador de Windows gt SERIAL SII GO Si la licencia de SIIGO WINDOWS esta habilitada correctamente para BSC TABLERO aqu se mostrar el serial del usuario SIIGO para el cual se esta realizando la instalaci n gt N MERO PC Este es el n mero nico que identifica a cada computador gt CLAVE Se debe digitar la clave de instalaci n del producto de acuerdo al serial que se esta instalando teniendo en cuenta el n mero del computador donde se instala gt A OS A TRABAJAR Corresponde a los a os de SIIGO WINDOWS que estar n disponibles para ser sincronizados en BSC TABLERO Se debe digitar desde que a o inicial y hasta que a o final estar n habilitados Una vez digitada la anterior informaci n se debe seleccionar el bot n ACTUALIZA CAMBIOS En este momento se verificar que todo lo digitado en pantalla sea correcto Si el proceso detecta que todo est bien se actualizar lo necesario y se dar
19. e rojo y amarillo del indicador y el valor limite entre amarillo y verde debe escribirse en el campo Limite Rojo Amarillo y Limite Amarillo Verde respectivamente La flecha a manera de velocimetro indica qu tan rojo qu tan amarillo y qu tan verde se encuentra el indicador 5 INSTALACION DE BALANCED SCORECARD Para poder trabajar dentro del software Balanced ScoreCard se debe realizar el proceso de instalaci n del programa teniendo en cuenta los siguientes aspectos 1 Requerimientos de maquina 2 Proceso de Instalaci n 5 1 Requerimientos de maquina Es totalmente compatible con productos Microsoft El uso de tecnologia de 32 bit SERVIDOR Y O CLIENTE Sistema Operativo Windows 2000 server Service Pack 1 o Superior Windows XP Professional Windows Vista Componentes Microsoft Net Framework 2 0 de libre distribuci n MDAC Version 2 7 6 superior Hardware Memoria RAM 512 MB minimo Espacio en disco duro para software BSC TABLERO 40 MB minimo Procesador Pentium IV o superior Espacio en disco duro para datos de sincronizaci n de SIIGO variable de acuerdo al volumen de informaci n del usuario y proporcional al tama o de cada uno de los archivos de movimiento que tenga el usuario por cada Empresa en su instalaci n Base de Datos El software trabaja con base de datos Microsoft Access Nota No es necesario que este instalado el software de Microsoft Access para instalar el producto 5 2
20. es a los centros de costo de esta empresa hacemos nuevamente clic en el cuadro de agrupaci n del detalle CENTRO DE COSTO de la siguiente manera Jadicador ae Aclvo Camere Tibo de detale l e 631 ill as De esta manera es posible ver cu les sucursales o centros de costo tienen sus activos fijos en rojo y amarillo para de ah en adelante entrar m s en detalle para encontrar la fuente de la advertencia Por ejemplo para este caso hacemos doble clic sobre la cifra de TULUA Tipo de detalle Centro de Costo 631 YOA patel milonon MAN if POPAYAN CUCUTA ij PASTO p TULA a SANTAMARTA ig Para que el tablero nos muestre el INDICADOR de activos corrientes de TULU y poder seguir con el detalle que queramos gt PLAN DE ACCION El plan de acci n permite crear tareas y asignarlas a los usuarios que estar an involucrados en las tareas o acciones de contenci n o simplemente sirve como canal de comunicaci n entre usuarios La aplicaci n hace el seguimiento de los mensajes referentes al indicador hasta que el usuario determine que la tarea ha sido terminada Esto se hace haciendo clic en la funcionalidad PLAN DE ACCION Firo 3e boars no resizado s Ujung De esta manera aparecer una ventana donde podremos escribir el mensaje correspondiente a la acci n que se llevar a cabo para contrarrestar la advertencia All ponemos el TITULO
21. go mostrara el siguiente mensaje El mensaje que aparece es por que el tablero es p blico y por tal motivo existen otros usuarios que pueden haberlo modificado De igual manera confirme que si desea borrar aun as su tablero Al borrar el tablero este ya no aparecer para usted ni para ninguno de sus usuarios Nota Por favor borrar el usuario y dejar la clave de administrador con la clave inicial del sistema
22. lista la empresa de SIIGO WINDOWS que se desea sincronizar Ano Corresponde al ano del movimiento de SIIGO WINDOWS que se desea procesar cuando se ejecute el proceso de sincronizacion Fecha Inicial Corresponde a la fecha inicial desde la cual procesar el movimiento de SIIGO WINDOWS cuando se realice el proceso de sincronizaci n Fecha Final Corresponde a la fecha final hasta la cual procesar el movimiento de SIIGO WINDOWS cuando se realice el proceso de sincronizaci n Mostrar Avance Si esta opci n es seleccionada se visualizar en pantalla el progreso de la sincronizaci n de los datos de SIIGO WINDOWS B Archivos SIIGO En los tipos de conexi n descritos anteriormente el sistema mostrara este bot n al dar clic el sistema mostrara la siguiente ventana en donde podr seleccionar cada uno de los cat logos de SIIGO que se desean sincronizar De esta manera podemos sincronizar solo lo necesario ahorrando tiempo en el proceso de sincronizaci n Archivos a Sincronizar de SIGO Archivos a Procesar Control Bodega Producto Tipos Documento Forma Pago Terceros Documentos Vendedor Cuenta Saldos Tipo Cuenta e Linea Inventatio Terceros Saldos Tipo Tercero Z Grupos Inventario Movimiento v Moneda Tabla Inventarios Bodega Saldos Pais Meses Centro Costo Saldos Ciudad Detalle Centro Costo v Estadistica Ventas Subcentro Costo Nota No es recomendable cambiar las tablas que se van a sincronizar ya que en
23. nadas en SIIGO Sincronizar totales A diferencia de la sincronizaci n general esta solo se utiliza para totalizar valores en las f rmulas Despu s de haber sincronizado la parte general no es necesario sincronizar los totales Estrategia Es el cuarto men descolgante donde encontraremos las diferentes alternativas para guardar los tableros que se hayan guardado Balanced ScoreCard Software Administrador admin Nuevo Ta Seguimiento de plan de acci n Plan estrat gico Esta opci n permite establecer los objetivos estrat gicos de la organizaci n Por el momento no esta habilitada pues vendra como parte de la siguiente fase de BSC MAPA DE GESTION Seguimiento de plan de accion Esta opci n permite revisar y hacer seguimiento a todos los planes de acci n que hayamos realizado o tengamos pendientes por realizar Esto se puede para cualquier indicador De esta manera al oprimir la opci n aparece la siguiente ventana r Ce Seguimiento de plan de acci n Fimo Tablero Meche normak Hosm enicad sa Fecha PS pe 02 drid Cuerda pa Peps Maar perc ii Editor de Tableros A trav s de esta opci n se podr n crear borrar mostrar y guardar cada uno de los tableros que se dise en encontraremos los siguientes iconos tal como aparece se alado a continuaci n O Balanced ScoreCard software Camilo Ort Archivo Editar ve F mi i pa 5 a h 4 r Fa _ i a rs
24. r n los tableros creados por el usuario ingresado en el LOGIN bien sean tableros p blicos o no e Tableros p blicos estar n los tableros p blicos creados por los dem s usuarios En este sector se pueden ver los tableros modificarlos y si es administrador puede removerlos 4 3 FUNCIONALIDADES DEL INDICADOR Cada tablero seg n sea su prop sito consta de una serie de indicadores elegidos por el usuario Cada indicador se despliega como se muestra a continuaci n y cuenta con las siguientes funcionalidades Nombre y Color del Indicador Valor Botones de Funcionalidad 1 Historial 2 Detalle 3 Plan de Acci n 4 F rmula 5 Descripci n 6 Semaforizaci n gt HISTORIAL Muestra los valores hist ricos del indicador Para poder utilizar dicha funcionalidad se debe dar clic en HISTORIA de la siguiente manera Luego de ello aparecera en la parte inferior de la pantalla principal toda la informacion hist rica del indicador como lo muestra la siguiente gr fica La herramienta permite visualizar estos valores en periodos mensuales bimensuales trimestrales etc seleccionando el numero de meses en la opci n PERIODOS ACUMULADOS Se debe tener en cuenta que los valores que muestra el HISTORIAL corresponden al a o seleccionado en la opci n ANOS INCLUIDOS Adem s es posible visualizar el historial del indicador para un nivel de detalle que se especifique centro de costo producto l ne
25. s Inicio Programas si el sistema operativo esta en espa ol aparecer n las siguientes opciones Asimismo aparecer en el DESKTOP un acceso directo a la aplicaci n que luce de la siguiente manera BSC Esta opci n permite ejecutar el software de BSC TABLERO para ver los indicadores de la empresa instalada en SIIGO 5 3 EJECUCION DE LA APLICACI N Una vez se ejecuta la aplicaci n y cuando el software detecta que es la primera vez el programa pregunta por los datos de configuraci n del software mostrando una pantalla como la siguiente Balanced ScoreCard Configurar C Demo Directorio de datos Directorio local Parametros de SIGO Directorio SIIG Serial SIGO License N mero PC Clave A os para trabajar a o mcial 2008 a o final 2008 ctualizar cambios Cancelar En esta pantalla se deben tramitar los datos de configuraci n de la instalaci n gt DIRECTORIO DE DATOS Corresponde al directorio donde se ubicar n los datos de trabajo de BSC TABLERO Aqu se manejaran las bases de datos que resultan de los procesos de sincronizaci n con SIIGO Importante Si la instalaci n corresponde a una instalaci n en red este directorio debe corresponder a la unidad de red com n de la instalaci n gt DIRECTORIO LOCAL Corresponde a un directorio local dentro de la maquina donde se ubicar n las bases de datos en caso de que se desee trabajar localmente BSC TABLERO Es decir desconectado d
26. s diferentes tableros indicadores Datos Indicadores Si se da clic sobre el icono podremos expandir las opciones de datos e indicadores en forma de rbol para poder ver las diferentes variables que se podr n utilizar en la creaci n de un tablero Para a adir este tipo de variables se deber seleccionar la variable y luego se arrastrara dicha variable hasta la ventana de tablero de igual manera al oprimir el bot n derecho del Mouse y seleccionar la opci n de Agregar indicador al tablero Si deseamos buscar un indicador espec fico se podr digitar en el cuadro de texto superior la palabra del indicador existente con el fin de realizar la b squeda m s r pida C Tablero En el centro de la pantalla principal encontremos el Tablero si no existen tableros creados el sistema mostrara un tablero en blanco por defecto el cual no tiene ning n indicador o dato a adido y en encabezado de dicho men aparecer Nuevo Tablero Aqu es donde se arrastran los nodos del rbol de indicadores y datos y se muestra el valor dado en el periodo y a o escogidos en la parte superior Los indicadores se pueden cambiar de posici n y remover del tablero d Organizador de tableros publicos y privados En esta opci n encontraremos cada uno de los tableros que se hayan creado Mis tableros Tableros p blicos Al ingresar a dicha opci n encontraremos los siguientes submen s En Mis tableros esta
27. timo los botones de e ingrese con la nueva clave de administrador salga del programa 2 2 Creaci n de usuarios Luego de Haber ingresado con la nueva clave de administrador cree la siguiente clave de usuario con el bot n ka ai luego de ello seleccione el bot n de H e a y digite los siguientes datos Nombre Oscar Amaya Contrasena 1032419744 Confirmar la 1032419744 contrase a Administrador No Marque el recuadro Seleccione por ultimo los botones de salga del programa e ingrese con la nueva clave de usuario 3 NUEVOS REPORTES Ingrese con la clave de administrador y realice el siguiente paso 3 1 Creaci n de Nuevos Tableros Seleccione de la Barra de Indicadores el Dato de Activo Corriente que encontrara en la opci n Balance Activos de clic derecho del Mouse y seleccione la opci n de Fa Agregar indicador al tablero Seleccione el periodo 12 correspondiente al mes de Diciembre seleccione el ano 2004 y agrade el indicador dando clic derecho del Mouse seleccionando la ocpion de tamano Grande De clic nuevamente derecho del Mouse sobre el valor del indicar agregado en el tablero y seleccione la opci n de Ver Opciones al marcar dicha opci n el sistema le mostrara los siguientes datos con los cuales usted podra trabajar asi De clic sobre el Bot n de Historia d el sistema mostrar una venta adicional la cual podr agrandar dando doble clic sobre el titulo de dicha ventana ubique la
28. to que encontrara en el escritorio de Windows 55 Tablero Luego de haber dado doble clic sobre dicho icono el sistema mostrara la siguiente pantalla Powered by BSC Softt S A D Copyright 2008 Ingreso Tipo de connexion Conexi n en red Base de datos SIGO General Empresa EMPRESA DE CAPACITACION 5 s Usuario Contrase a USUARIO El usuario que el programa tendr despu s de la instalaci n es admin En este campo el sistema NO diferencia entre may sculas y min sculas CONTRASE A La contrase a que el programa tendr despu s de la instalaci n admin En este campo SI diferencia entre may sculas y min sculas Luego deber dar clic sobre el bot n de Aceptar para ingresar al programa BSC TABLERO III SO Bate de datos Empresa 1 f Ll suparicr Contrasena Nota Dentro del programa es posible cambiar las contrasenas y nombres de los usuarios luego es posible que despu s no est registrado el usuario admin con contrase a admin Si el usuario o la contrase a no existen no ingresar al programa enviando un mensaje de advertencia Se debe tener en cuenta que si no hay al menos una empresa sincronizada tampoco se podra ingresar al programa y mostrara el siguiente mensaje No hay una compa a seleccionada Revise la compa a o sincronice otra vezl 4 2 ESTRUCTURA DEL PROGRAMA Al ingresa a Balanced Scorecard mostrara una pantalla prin
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