Guia del Usuario Operación Access
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1. Operaci n Microsoft Access 97 Es F ge in CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Agregar o quitar un encabezado o pie Para agregar o quitar un encabezado o pie de formulario o un encabezado o pie de p gina se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir el formulario en la vista Dise o 2 Elegir la opci n Encabezado o pie de formulario o Encabezado o pie de p gina del men Ver seg n se trate Los encabezados y los pies de formulario TETANY aparecen en la parte superior e inferior de un U beEncabezadodelformularia formulario en la vista Formulario y al principio y al par PRE final de un formulario impreso Los encabezados y los pies de p gina aparecen en la parte superior e inferior de cada p gina impresa no aparecen en la vista Formulario id alquiler id alquilr A T ISS Si se quita un encabezado y un pie Access elimina los controles del encabezado y el pie respectivamente S lo se puede agregar un encabezado y un pie por pares Si no se desea tener ambos se puede ajustar a cero el alto del que no se desea o se puede asignar a su propiedad Visible el valor No Tambi n se puede establecer la propiedad Mostrar Cuando del encabezado y el pie de un formulario para especificar cu ndo se desea que aparezcan el encabezado y el pie Siempre S lo al imprimir o S lo en pantalla Cambiar el tama o de una secci n en un formulario Se puede incrementar o disminuir individualmente el alto de las secciones d2. 3 Hacer clic en la flecha situada junto al bot n Ar Nuevo objeto de la barra P gina 188 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati SN Ca Ci 0 34 O ANCE laa mriw Operaci n Microsoft Access 97 E ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL o inf de herramientas y a continuaci n hacer clic en la opci n Autoformulario 4 Al salir da la ventana del Nuevo formulario Access pregunta si se desea guardar el dise o del nuevo formulario para lo cual se debe especificar un nombre para el mismo gt Una de las opciones de Autoformulario tambi n puede ser seleccionada desde el cuadro de di logo Nuevo Formulario al escoger el bot n Nuevo en la ficha Formularios de la ventana Base de datos Crear un formulario con un Asistente Para crear un formulario con un asistente se debe realizar el siguiente procedimiento 1 En la ventana Base de datos hacer clic en la ficha Formularios 2 Hacer clic en el bot n Nuevo 3 En el cuadro de di logo Nuevo formulario se debe seleccionar el asistente que se desea utilizar 4 Hacer clic en el bot n Aceptar En este paso del asistente se debe indicar que Qu campos desea incluir en el formulario ca m p os se d esean i nc u i r Puede elegir entre m s de una tabla o consulta en el formulario Primero Asistente para formularios Tablas Consultas se debe seleccionar en el ie inmuebis i Campos
3. Tambi n se puede seleccionar la opci n Propiedades del men Ver previo a esta acci n hay que asegurarse de que el objeto se encuentre seleccionado 3 En la hoja de propiedades seleccionar la propiedad que se desea establecer y a continuaci n realizar una de las siguientes operaciones e Si aparece un bot n I Lista en el cuadro de la propiedad hacer clic en l y seleccionar un valor de la lista que se muestra e Escribir directamente un valor o expresi n en el cuadro de la propiedad e Si aparece un bot n E Generar junto al cuadro de la propiedad hacer clic en l para presentar un generador o un cuadro de di logo que Gu a del Usuario P gina 205 Centro de Capacitaci n en Inform tica O ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL cr br Operaci n Microsoft Access 97 ES y o inf o e 0 34 contiene una lista de generadores Por ejemplo se puede utilizar el Generador de consultas para cambiar el dise o de la consulta base de un formulario 4 Si se necesita m s espacio para introducir o modificar una configuraci n de propiedades hacer clic con el bot n secundario del rat n y del men contextual que se despliega elegir la opci n Zoom para abrir el cuadro Zoom Si se muestra la hoja de propiedades y se hace clic en un control que ya est seleccionado la hoja de propiedades se queda en blanco Si no se necesita escribir un valor en el control presionar l
4. Access guarda los valores para las opciones Plantilla para formulario y Plantilla para informe en el archivo de informaci n del grupo de trabajo de Microsoft Access no en su base de datos de usuario el archivo mdb Cuando se cambia un valor establecido de una opci n los cambios se aplican a cualquier base de datos que se abra o se cree Para ver el nombre de la p a n t i a q u e e S t ac t u a m e n t e l Ver General Hiperv nculos HTML AE l Teclado Hoja de datos Tablas Consultas Formularios Informes M dulo Avanzadas e n u S O p or O S 4 u evo S Comportamiento de la selecci n formularios O informes hacer C Totalmente encuadrados E ic cn Opciones del men Plantilla para Formulario Herramientas y despu s hacer fems Plantilla para informe clic en la ficha foma Formularios Informes TF Utilizar siempre procedimientos de eventos Para utilizar las plantillas creadas en otras bases de datos se las debe copiar o exportar Si las plantillas no ESPE est n en una base de datos Access utiliza la plantilla Normal para cualquier nuevo formulario o informe de nueva creaci n No obstante los nombres de las plantillas aparecen en las opciones Plantilla para formulario y Plantilla para informe de cada base de datos del sistema de base de datos incluso si las plantillas no est n en todas las bases de datos Gu a del Usuario P gina 193 Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca O
5. Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 Es e inf Opciones para crear un nuevo formulario Gu a del Usuario Huevo formulario Asistente para Formularios a Autoformulario columnas e Autoformulario tabular Autoformulario hoja de datos Asistente para gr ficos Asistente para tablas din micas Este asistente crea un Formulario autom ticamente basado en los campos seleccionados Elija la tabla o consulta de donde ooo provienen los datos del objeto Vista Dise o Permite al usuario crear un formulario paso a paso sin hacer uso de la automatizaci n que brinda Access a trav s de un asistente Asistente para formularios Es la forma autom tica que proporciona Access para la creaci n de formularios est ndar Tiene cuatro tipos de presentaciones Tabular Columnas Hoja de datos y Justificada la nica diferencia entre ellas est en el modo en que se acomodan los campos en el formulario Autoformulario en columnas Crea autom ticamente el nuevo formulario sobre la tabla o consulta seleccionada en formato de columnas El resultado es igual que seleccionar Asistente para formularios y seleccionar de ste la presentaci n Columnas Autoformulario tabular Crea autom ticamente el nuevo formulario sobre la tabla o consulta seleccionada en formato tabular El resultado es igual que seleccionar Asistente para formularios y elegir de ste la presentaci n Tabular Autoformulario
6. P BLICA O NA A l v tic cr iba Operaci n Microsoft Access 97 ES Y CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ye nf orrat e Si se desea dar formato a uno o m s controles seleccionar los controles correspondientes Hacer clic en el bot n Autoformato de la barra de herramientas Hacer clic en uno de los formatos de la lista Si se desea especificar qu atributos se van a aplicar fuente color o borde hacer clic en el bot n Opciones del cuadro de di logo Autoformato Dibujar una l nea o un rect ngulo en un formulario Para dibujar una l nea o un rect ngulo en un formulario se debe realizar el siguiente procedimiento 1 rA Abrir un formulario en la vista Dise o Hacer clic en la herramienta E L nea o Rect ngulo del cuadro de herramientas seg n las necesidades Hacer clic en cualquier parte del formulario para crear una l nea o rect ngulo de tama o predeterminado o bien hacer clic y arrastrar el puntero del rat n para crear una l nea o un rect ngulo del tama o que se desee Para realizar peque os ajustes en la longitud o el ngulo de una l nea se debe seleccionar la l nea y manteniendo presionada la tecla FT presionar una de las teclas de direcci n Para efectuar peque os ajustes en la ubicaci n de una l nea mantener presionada la tecla y luego presionar una de las teclas de M S direcci n Para cambiar el grosor de una l nea o borde de un rect ngulo se debe seleccionar l
7. clic en el bot n Nuevo 3 En el cuadro de di logo Nuevo formulario hacer clic en la opci n vista Dise o 4 Seleccionar el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que se desea basar el formulario Si el formulario no va a contener datos por P gina 190 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica Pp W ati e 07 9 Operaci n Microsoft Access 97 Es ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL S E d S 0 0 34 ejemplo si se desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros formularios o informes o si se desea crear un cuadro de di logo personalizado no se debe seleccionar ninguna opci n en la lista Si se desea crear un formulario que utilice datos de m s de una tabla se debe basar el formulario en una consulta que incluya las tablas que se desean utilizar 5 Hacer clic en el bot n Aceptar 6 Access presenta la ventana ER Formulario en la vista Dise o En esta ventana se deben agregar los Cuadro de herramientas A controles necesarios para generar e el formulario deseado Utilizando at A E CERERE el Cuadro de herramientas se Ss jano puede ir dise ando el formulario de acuerdo a las necesidades 7 Al cerrar la ventana Formulario en la vista Dise o Access pide que se le asigne un nombre para el nuevo formulario I Por mas informaci n sobre dise o de formularios ver l
8. de tama o de un control Dejar de presionar a tecla activa de nuevo Ajustar a la cuadr cula amp Para cambiar la distancia entre los puntos de la cuadr cula del formulario P gina 198 Hacer doble clic en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica Nek A tico cr Girar Operaci n Microsoft Access 97 Es DI Y IIS a ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO IRECTIVO CENTRAL el 013 4 e Para cambiar los puntos horizontales escribir el nuevo valor para la propiedad L neaX Para cambiar los puntos verticales escribir el nuevo valor para la propiedad L neaY Los n meros mayores indican menos distancia entre los puntos La cuadr cula viene preconfigurada en 24 puntos por pulgada horizontalmente y 24 puntos por pulgada verticalmente Si se utilizan cent metros como unidad de medida la cuadr cula se establece a 10 x 10 Se pueden cambiar estos valores por cualquier valor entero comprendido entre 1 y 64 Los puntos de la cuadr cula son invisibles si se selecciona un valor mayor de 24 puntos por pulgada o 9 puntos por centimetro Trabajar con secciones de un formulario Se puede hacer m s eficiente un formulario mediante la adici n de una o m s secciones La mayor a de los formularios constan de una nica secci n pero tambi n se pueden incluir otras secciones tales como un encabezado de formulario encabezado de
9. el subformulario est basado en una tabla que contiene un campo con el mismo P gina 208 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati SN Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 Es ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ge inf nombre que la clave principal y con el mismo tipo o un tipo compatible de datos Por ejemplo si la clave principal del formulario principal es un campo Autonum rico y tiene establecida la propiedad Tama o del campo a Entero largo el campo correspondiente del subformulario deber a ser un campo Num rico y la propiedad Tama o del campo de ese campo se ha de establecer a Entero largo Si se selecciona una o varias consultas las tablas base para la consulta o consultas deben cumplir estas condiciones Access utiliza las propiedades Vincular Campos Principales y Vincular Campos Secundarios del control de un subformulario para vincular el formulario principal y el subformulario Si por alguna raz n Access no vinculara el formulario y el subformulario se pueden establecer las propiedades directamente Vincular un formulario principal y un subformulario Si crea un subformulario con el Asistente para formularios o con el Asistente para subformularios y subinformes Access vincula autom ticamente el formulario principal con el subformulario seg n ciertas condiciones Si el formulario principal y el subformulario no satisfacen estas condici
10. herramientas se debe hacer doble clic en la herramienta que desea bloquear Cuando una herramienta del cuadro de herramientas est bloqueada no se tiene que volver a hacer clic en el bot n cada vez que se desea repetir una acci n Por ejemplo si se desea agregar varias etiquetas a un formulario puede bloquear la herramienta Etiqueta en el cuadro de herramientas Para desbloquearla presionar la tecla fsc Uso de la cuadr cula Luego de abrir un formulario en la vista Dise o Para mostrar u ocultar la cuadr cula Elegir la opci n Cuadr cula en el men Ver gt Para activar o desactivar ajustar a la cuadr cula Elegir la opci n Ajustar a la cuadr cula en el men Formato Si est activado Ajustar a la cuadr cula cuando se crea un control eligiendo el formulario Access alinea la esquina superior izquierda del control con la cuadr cula Si se crea un control arrastrando el rat n Access alinea todas las esquinas del control con la cuadr cula Si mueve o cambia de tama o un control existente Access s lo permite mover el control o su borde de punto en punto de la cuadr cula Cuando Ajustar a cuadr cula est desactivado Access ignora la cuadr cula y permite situar mover o cambiar de tama o controles en cualquier parte del formulario Si se desea desactivar Ajustar a la cuadr cula temporalmente se debe mantener presionada la tecla fETR antes de o bien durante la situaci n M S movimiento o cambio
11. ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ver gt tico mii Operacion Microsoft Access 97 Es DY IIS ha O A 0 34 Trabajar con Formularios Caracter sticas de los formularios Un formulario es utilizado para ver introducir o cambiar datos directamente en una tabla de una manera sencilla Cuando se abre un formulario Access recupera los datos de una o m s tablas y los muestra en la pantalla usando el esquema definido para el mismo Se pueden usar formularios para diversos prop sitos e Crear un formulario de entrada de datos para introducir datos en una tabla e Crear un cuadro de di logo personalizado para aceptar los datos del usuario y llevar a cabo una acci n basada en los mismos e Crear un formulario de conmutaci n para abrir otros formularios e informes La mayor parte de la informaci n de un formulario proviene de un origen de registros base Otra informaci n del formulario est almacenada en el dise o del mismo El vinculo entre un formulario y su origen de registros se crea usando objetos gr ficos denominados controles Un formulario se utiliza b sicamente para la interacci n con el usuario Puede decirse que se asemeja a las hojas de solicitud de datos las cuales tienen preguntas etiquetas y espacios para contestar esas preguntas cuadros de texto Cabe aclarar que los formularios no s lo se utilizan para solicitar informaci n sino tambi n para la consulta e
12. Dise o Normalmente ser un formulario basado en una tabla o una consulta en la parte uno de una relaci n uno a varios 2 Luego de aseg rese de que la herramienta EN Asistentes para controles est activada en el cuadro de herramientas presionar la tecla lt F11 gt para Gu a del Usuario P gina 213 Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 ES pu ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL inf pasarse a la ventana Base de datos 3 Con ambas ventanas visibles la ventana base de datos y la del formulario el que se define como principal en la vista Dise o arrastrar un formulario o una hoja de datos el que se definir como subformulario de la ventana Base de datos al lugar donde se desee por lo general dentro de la secci n Detalle del formulario principal Mientras se coloca el puntero del rat n sobre un rea permitida de dise o del formulario principal ste adopta la forma de una punta de flecha con un signo de m s Al finalizar la operaci n de arrastre Access agrega un control de un subformulario al formulario Si se ha arrastrado un formulario presentado en la vista Formulario Access presenta el subformulario en esa vista Si se ha arrastrado una hoja de datos Access muestra el subformulario como una hoja de datos P gina 214 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica
13. ECTIVO CENTRAL ANCE a a a v tic ar Ba Operaci n Microsoft Access 97 ES Ci G 4 Si en el paso 7 se escoge la Asistente para formularios C mo desea ver los datos tabla o consulta que representa el lado il vario a de la relaci n uno a por categorias categorias id categoria nombre categoria descripcion id producto nombre producto productos id categoria id proveedor medida varios Access propone la opci n unidad importe unidad stock Formulario simple como nica opci n para crear formularios En tal caso se ver n todos los datos juntos en la vista Formulario A icici aia oi los de la tabla del lado uno y los pal lemina de la tabla del lado varios de la relaci n Crear un subformulario y agregarlo a un formulario existente Para crear un subformulario y agregarlo a un formulario existente se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir en vista Dise o el formulario previamente creado al que se desee agregar el subformulario 2 Hay que asegurarse de que la herramienta EN Asistentes para controles en el cuadro de herramientas est activada presionada 3 Hacer clic en la herramienta Subformulario Subinftorme del cuadro de herramientas 4 Enel formulario cuando el puntero del rat n toma la forma de una tabla con un signo de m s hacer clic en el lugar donde se desee colocar el subformulario Con esta acci n se ejecuta el Asistente para Subformularios Subinform
14. I N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ge inf Ci 0 34 Mover alinear o cambiar el tama o de controles Se pueden mover controles seleccionados ajustar su tama o o alinearlos amp Para seleccionar un control por ejemplo un cuadro de texto hacer clic en l Para seleccionar varios controles mantener presionada la tecla fst YI mientras se hace clic en cada control que se desea seleccionar Una vez que el control est seleccionado y teniendo en cuenta el lugar donde se apunta se puede arrastrar para e Cambiar el tama o del control colocando el puntero del rat n sobre uno de los controladores de tama o tiradores correspondientes cuando el mismo adopte la forma de flecha en ambas direcciones e Mover el control con la etiqueta adjunta A y Hombre Hombre colocando el puntero del rat n sobre el cuerpo del control cuando el mismo adopte la forma de mano abierta e Mover solo el control o solo la etiqueta Ee nomere R mbre Hombre colocando el puntero del rat n sobre el 242 controlador de movimiento cuadro izquierdo superior de uno de ellos cuando el mismo adopte la forma de mano con ndice apuntando 0 a 0 s amp Para alinear varios controles se deben seleccionar los controles que se desean alinear Despu s seleccionar la opci n Alinear en el men Formato y hacer clic en las opciones Izquierda Derecha Arriba Abajo o A la cuadr cula seg n correspond
15. N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ES alquileres O ES alquileres E y cliente id titulo km da id copia id detalle 2 fechaentrega 30 06 02 fechadevolucion 02 06 31 importe observaciones SU Vista Hoja de datos is Vista Formulario Dise o de formularios Los formularios ya creados con o sin la ayuda de un asistente se modifican a trav s de la vista Dise o del formulario gt Para pasarse a la vista Dise o de un formulario se debe hacer clic en la ficha Formularios de la ventana Base de datos y posteriormente luego de seleccionar el formulario sobre el cual se desea trabajar hacer clic en el bot n Dise o Trabajar en la vista Dise o Una vez que un formulario es abierto en la vista Dise o el mismo se presenta de la siguiente forma 83 formulario productos proveedores Formulario productos id pre medida unidad medida unidad importe unidad Blas 3 EEE ol 3 SIS SEAGATE CNCE TICE j T ola 2112121213118 2 2 2 E 2 3 stock Pie del formulario Seleccionar formularios o elementos del formulario egee 2e Br re Be ee 0 egie ee 113 1 4 112 Encabezado del formulario Detalle MS id producto ploveedores id provee nombre producto nombre proveedor Hid categoria id categoria pais Para seleccionar un formulario se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir un formulario en la vista Dise o 2 Hacer clic en el selector de formulario
16. a IS Por m s informaci n sobre c mo mover cambiar el tama o y alinear controles ver el cap tulo Trabajar con controles Cambiar el texto de una etiqueta o un origen de control Se puede cambiar el texto o los datos que se muestran en un control amp Para cambiar el texto de una etiqueta hacer clic en la etiqueta seleccionar el texto y a continuaci n escribir el nuevo texto Y Para cambiar el campo del que depende un cuadro de texto u Formato Datos Eventos Otras Todas Origen del control d inmueble otro control primero hay que T E asegurarse de seleccionar el control adecuado Despu s P gina 202 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica fo ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ver gt tic cr Gr Operaci n Microsoft Access 97 Es UNS ge in n 0134 hacer clic en el bot n En Propiedades de la barra de herramientas para mostrar la hoja de propiedades En la hoja propiedades hacer clic en el cuadro de propiedad Origen del control y hacer clic en un nombre de campo de la lista Agregar un campo o un control Se pueden agregar otros campos del origen de registros del formulario Y El Para mostrar una lista de todos los campos en el origen del registro Hacer clic en el bot n Lista de campos de la barra de herramientas Para crear un control como un cuadro de texto que muestre res datos de un campo hacer clic en el
17. a l nea o rect ngulo hacer clic en la flecha situada junto al bot n Ancho de borde o de l nea en la barra de herramientas Formato y a continuaci n seleccionar el grosor de l nea o el borde que se desee Para cambiar el estilo de l nea puntos guiones etc de una l nea o rect ngulo se debe seleccionar la l nea hacer clic en el bot n Propiedades de la barra de herramientas para abrir la hoja de propiedades y a continuaci n en la ficha Formato seleccionar un estilo de borde en el cuadro de la propiedad Estilo de los bordes Establecer las propiedades de un formulario En Access se utilizan las propiedades para determinar las caracter sticas de las tablas consultas campos formularios e informes Cada control de un formulario tiene tambi n propiedades Las propiedades del control determinan su estructura aspecto y comportamiento as como las caracter sticas del texto o los P gina 204 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati cl Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 Es ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL e inf datos que contiene Las propiedades se establecen mediante la Hoja de propiedades del objeto correspondiente Para establecer las propiedades de un formulario secci n o control se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir un formulario en la vista Dise o 2 Realizar una de las siguientes acci
18. a secci n Dise o de formularios en este capitulo por m s informaci n sobre c mo agregar controles ver la secci n Agregar un control a un formulario o a un informe en el cap tulo Trabajar con controles Crear un formulario basado en m s de una tabla Utilizar el Asistente para formularios es la forma m s simple y r pida de crear un formulario que combine datos de m s de una tabla El asistente acelera el proceso de creaci n de un formulario porque realiza autom ticamente todo el trabajo b sico En la primera pantalla del asistente se pueden seleccionar los campos que se desean incluir en el formulario Estos campos pueden proceder de una o de varias tablas Cuando se utiliza el asistente para formularios para crear un formulario basado en varias tablas Access crea una instrucci n SQL comando de programaci n utilizado generalmente en consultas detr s del formulario La consulta o instrucci n SQL incluye la informaci n sobre qu tablas y qu campos utilizar Se puede utilizar un Asistente para formularios para crear un formulario que presente datos de varias tablas ya sea un formulario plano o un formulario jer rquico Gu a del Usuario P gina 191 Centro de Capacitaci n en Inform tica Operaci n Microsoft Access 97 E DA A A j n 0134 ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Un ejemplo de formulario plano es un formulario en el que se presentan datos
19. a tecla sc para volver a mostrar la hoja de propiedades En caso contrario escribir un valor y presionar la tecla pte M77 I Para obtener Ayuda acerca de cualquier propiedad de la hoja de propiedades hacer clic en la propiedad y a continuaci n presionar la tecla lt F1 gt ISS Una vez que se encuentra visible la ventana Hoja de Propiedades para un objeto se puede seleccionar otro objeto de manera de que la hoja de propiedades siga visible pero ahora mostrando informaci n concerniente al nuevo objeto seleccionado P gina 206 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica Operaci n Microsoft Access 97 Es ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Trabajar con subformularios Un subformulario es un formulario dentro de otro formulario El formulario primario se llama formulario principal y el formulario dentro del formulario se llama subformulario Una combinaci n formulario subformulario se llama a menudo formulario jer rquico formulario principal detalle O formulario principal secundario Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relaci n de uno a varios es decir cuando un elemento de una tabla ll mese tabla A esta relacionado con un elemento o m s de la otra tabla ll mese tabla B Para efectos de consultar cu ntos elementos de la tabla B est n relacionados con cada elemento de la tabla A ser a recomend
20. able hacer uso de los subformularios Por ejemplo se puede crear un formulario con un subformulario para mostrar los datos de una tabla Categorias y de una tabla Productos Los datos de la tabla Categor as es el lado uno de la relaci n Los datos de la tabla Productos constituyen el lado varios de la relaci n ya que cada categor a tiene o podr a tener m s de un producto Formulario con datos de la Subformulario con datos de la tabla Categor as tabla Productos el lado uno de la relaci n el lado varios de la relaci n ES formulario categorias ASNO OOOO AAA A a A A o LIMPIEZA detergentes jabones ceras kL Mt 1 JABON LIMPIATLTO 2 LITRO 2 DETERGENTE FLASH 3 LITRO 3 JABON FLASH 3 KILO 4 CERA RESVALAR 1 LITRO Registro 14 4 1 Jere de 5 ANTAS JA Formulario jer rquico de tablas m ltiples El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios est n vinculados para que el subformulario presente s lo los registros que est n relacionados con el registro actual del formulario principal Por ejemplo cuando el formulario principal presenta la categor a Limpieza el subformulario muestra s lo los productos de la categor a Limpieza Cuando se utiliza un formulario con un subformulario para introducir nuevos registros Access guarda el registro actual en el formulario principal cuando se Gu a del Usuario P gina 207 Centro de Capacitaci n en I
21. ario o crear un nuevo Autoformulario El bot n Nuevo objeto es un bot n de la barra de herramientas donde se puede hacer clic desde cualquier ventana para crear un nuevo objeto de base de datos de cualquier tipo El gr fico del bot n cambia en funci n de cu l haya sido el ltimo objeto que se haya seleccionado Si se escoge la opci n Formulario Access despliega el cuadro de di logo Nuevo Formulario por el contrario si se escoge la opci n Autoformulario Access crea autom ticamente el formulario Cabe se alar que la opci n Formulario se encuentra disponible desde cualquier ficha de la ventana Base de datos mientras que la opci n Autoformulario s lo se encuentra disponible desde la ficha Tablas de la ventana Base de datos o teniendo abierta la tabla desde cualquier vista y se crea el formulario basado en la tabla que en ese momento se encuentre seleccionada en dicha ficha o abierta en cualquier vista Crear un formulario mediante Autoformulario Autoformulario crea un formulario de forma sencilla que presenta todos los campos y registros de la tabla o consulta seleccionada Cada campo aparece en una l nea diferente con una etiqueta a su izquierda Para crear un formulario mediante Autoformulario se debe realizar el siguiente procedimiento 1 En la ventana Base de datos hacer clic en la ficha Tablas 2 Seleccionar la tabla en la que se desea basar el formulario Tambi n se puede tener la tabla abierta en cualquier vista
22. campo de la lista de campos y posteriormente arrastrarlo hasta la posici n deseada en el formulario Por m s informaci n sobre c mo agregar controles ver la secci n Agregar un control a un formulario o a un informe en el capitulo Trabajar con controles id cliente Tambi n se pueden agregar controles como etiquetas y botones de comando usando el cuadro de herramientas Y An Para crear una etiqueta hacer clic en la herramienta Etiqueta del cuadro de herramientas A continuaci n en el formulario hacer clic en el lugar en el que se desea ubicar la etiqueta escribir el texto para la etiqueta y posteriormente presionar la tecla Al Para usar un asistente para crear un control hay que asegurarse de que se encuentre presionada la herramienta Asistentes para controles en el cuadro de herramientas y despu s hacer clic en la herramienta del control que se desea crear Dar formato a un formulario utilizando formatos predefinidos Para dar formato a un formulario utilizando formatos predefinidos se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir un formulario en la vista Dise o 2 Realizar uno de estos procedimientos e Si se desea dar formato al formulario completo hacer clic en el selector de formulario e Si se desea dar formato a una secci n individual hacer clic en el selector de secci n Gu a del Usuario P gina 203 Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N
23. cuadros que despliega el asistente ver la secci n Crear un formulario con un asistente en este cap tulo 3 Enel primer cuadro de di logo del asistente seleccionar de la lista una tabla o una consulta Por ejemplo para crear un formulario Categor as que presente los productos de cada categor a en un subformulario seleccionar la tabla Categor as la parte uno de la relaci n uno a varios 4 Seleccionar de la lista de campos disponibles los campos que se deseen incluir de esta tabla o consulta haciendo doble clic o utilizando los botones correspondientes 5 En el mismo cuadro de di logo del asistente seleccionar otra tabla o consulta de la lista Utilizando el mismo ejemplo seleccionar la tabla Productos la parte varios de la relaci n uno a varios del formulario Categor as de ejemplo P gina 210 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati SN Ca Ci 0134 O Operaci n Microsoft Access 97 Es ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL o inf 6 Seleccionar de la lista de campos disponibles los campos que se deseen incluir de esta tabla o consulta haciendo doble clic o utilizando los botones correspondientes 7 A hacer cl iC en el bot n Asistente para formularios Siguiente Si se han C mo desea ver los datos establecido qlas relaciones PE segs i osezoia rortrecacgo correctamente antes de DI EA ET inicia
24. de dos tablas Productos y Proveedores Datos de la tabla Productos Datos de la tabla Proveedores ES formulario productos proveedores nombre producto JAB N LIMPRATUTOL T mbre pr LIMPI J TODO id categoria 1 pais BRASIL id proveedor zZ medida unidad importe Unidacd atock Registro 14 4 3 r de 0 100 Formulario simple de tablas m ltiples Un formulario jer rquico es un formulario con uno o m s subformularios formulario contenido dentro de otro formulario Los subformularios son tiles si se desea mostrar datos de tablas que contienen una relaci n de uno a varios Por ejemplo se podr a tener un formulario Categor as que incluyera datos de una tabla Categor as y de una tabla Productos Por m s informaci n sobre subformularios ver la secci n Trabajar con subformularios en este cap tulo Datos de la tabla Categor as Datos de la tabla Productos el lado uno de la relaci n el lado varios de la relaci n ES formulario categorias AS AA PF ZE ai LIMPIEZA o SeT MEET detergentes jabones ceras ha 5 i Mai 1 JABON LIMPIATLTO 2 LITRO 2 DETERGENTE FLASH 3 LITRO 3 JABON FLASH 3 KILO 4 CERA RESVALAR 1 LITRO ia Registro 14 4 1 e er ref de 5 ASS Ha C Formulario jer rquico de tablas m ltiples Puede que se desee presentar los datos jer rquicamente sin utilizar un subformula
25. disponibles Campos seleccionados cuadro de lista Tablas la m superficie tabla que contiene los dormitorios garage precioalquiler campos deseados o sea la otservaciones tabla en la que se basar el nuevo formulario Posteriormente se deben Carod Jemina seleccionar dichos campos del cuadro Campos disponibles Para esto se debe hacer clic sobre el nombre del campo y a continuaci n hacer clic en el bot n L gt Incluir Para incluirlos tambi n se puede hacer doble clic directamente sobre el nombre del campo De esta forma se van incorporando los campos al cuadro Campos seleccionados Para quitar un campo del cuadro Campo seleccionados se debe hacer clic sobre el nombre del campo en dicho cuadro y a continuaci n hacer clic en el bot n e Excluir De la misma forma se puede hacer doble clic directamente sobre el nombre del campo para excluirlo Para incluir campos de otra tabla se debe seleccionar otra tabla en el cuadro de lista Tablas y a continuaci n repetir el procedimiento para los campos de dicha tabla Gu a del Usuario P gina 189 Centro de Capacitaci n en Inform tica AR Operaci n Microsoft Access 97 ES af o z J US ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL 6 Enel siguiente cuadro se reee debe escoger que tipo de Qu distribuci n desea aplicar al formulario distribuci n se desea aplicar al formulario Las e Ens opciones dispo
26. e los formularios Sin embargo un formulario s lo tiene un ancho Cuando se cambia el ancho de una secci n se cambia el ancho del formulario entero Para cambiar el alto o el ancho 1 Abra el formulario en la vista Dise o 2 Cambiar el alto o el ancho colocando el puntero en el borde inferior el mismo adopta la forma o en el borde derecho el mismo adopta la forma e de la secci n 3 Arrastrar el puntero hacia arriba o hacia abajo para cambiar el alto de la secci n Arrastrar el puntero hacia la izquierda o derecha para cambiar el ancho de la secci n P gina 200 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ver gt tic car Sra Operaci n Microsoft Access 97 Es DI Y IIS ha ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ys A na 0 13 Para cambiar el alto y el ancho e Similar procedimiento pero colocando el puntero en la esquina inferior derecha de la secci n el mismo adopta la forma y arrastrar diagonalmente en cualquier direcci n Ocultar una secci n de un formulario Para ocultar una secci n o control de un formulario se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir un formulario en la vista Dise o 2 Para abrir la hoja de propiedades de la secci n que desea ocultar hacer doble clic en el selector de la secci n que corresponda 3 Para abrir la hoja de propiedades del control que desee ocultar hay que aseg rese de que el contro
27. egar Entrada de datos Tipo Recordset Bloqueos del registro formulario se abra mostrando todos los registros Vistas de un formulario Los formularios se pueden presentar en tres vistas vista Dise o vista Formulario y vista Hoja de datos 14 Para crear un formulario se utiliza la vista Dise o En la visualizaci n de un formulario en la vista Dise o se tienen a disposici n una variada gama de herramientas Una vez creado un formulario en la vista Dise o se lo puede visualizar en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos o E En la vista Hoja de datos pueden verse los registros en un formato de filas y columnas de esta manera se pueden observar varios registros al mismo tiempo o El En la vista Formulario se pueden ver los registros de uno en uno como si se trataran de fichas individuales Para alternar entre las vistas de un formulario hacer clic en el bot n Vista de la barra de herramientas De esta forma se puede cambiar a la vista indicada por el dibujo del propio bot n Para mostrar una lista de las dem s vistas que se pueden elegir hacer clic en la flecha junto al bot n Selector de Reglas Formulario Selector de Secciones Cuadro de herramientas Aa abl C ev EB E LA a 8 Vista Dise o Cuadricula Gu a del Usuario P gina 195 Centro de Capacitaci n en Inform tica Operaci n Microsoft Access 97 ES ps ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI
28. es 5 Seguir las indicaciones de los cuadros de di logo del asistente En el primer cuadro del asistente se debe especificar si se E Do e desea utilizar un formulario existente 7 Pros za un fondo esistente o crear uno nuevo a par de o crear uno nuevo a partir de tablas y p asoc consultas En este caso se debe N seleccionar la opci n Tabla o consulta En el siguiente cuadro de Cancelar eas Siguiente gt Terminar di logo se debe seleccionar la tabla o consulta de la lista la parte varios de la relaci n uno a varios Para esta se deben seleccionar de la lista de campos disponibles los campos que se deseen incluir en el subformulario haciendo doble P gina 212 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ANCP A METIA Operaci n Microsoft Access 97 DL GoDiGe E A clic o utilizando los botones correspondientes En el S igu iente cuad ro de Asistente para subformularios subinformes di logo se debe establecer de que N Elegir de una lista Definir la m a propia forma se vincula el formulario principal al subformulario Para esto EEEE AEE de categorias usando idcalega se puede escoger entre definir manualmente que campos vinculan el formulario principal al subformulario eligiendo la opci n Definir la m a propia o si se prefiere elegir el v nculo de la lista que se muestra elig
29. hoja de datos Crea autom ticamente el nuevo formulario sobre la tabla o consulta seleccionada en formato hoja de datos El resultado es igual que utilizar el Asistente para formularios y seleccionar de ste la presentaci n Hoja de datos similar al anterior Asistente para gr ficos Crea autom ticamente el nuevo formulario sobre la tabla o consulta seleccionada pero tomando en cuenta que algunos de sus campos van a ser convertidos en gr ficos P gina 187 Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 ES f ge in CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL x AN Asistente para tablas din micas Crea un formulario de Access Ess con una tabla din mica de Microsoft Excel Para cualquier opci n de Autoformulario Access utiliza el ltimo autoformato especificado ya sea en el Asistente para formularios o mediante el uso del comando Autoformato del men Formato en la vista Dise o Este comando es un conjunto de formatos que determina la apariencia de los controles y secciones de un formulario Y Se puede aplicar un autoformato a un formulario haciendo clic en el bot n Autoformato de la barra de herramientas o se puede seleccionar un autoformato cuando se cree un formulario con un asistente Y Tambi n se puede crear un formulario con el bot n Nuevo objeto de la barra de herramientas En la lista de objetos que muestra este bot n se puede escoger entre crear un nuevo Formul
30. iendo la opci n Elegir de una lista Cancelar lt Atr s Terminar Si se escoge la opci n Definir la Peipon a E m a propia se muestra en el cuadro de di logo un sector para definir cual es el v nculo entre el formulario y subformulario En ese caso se deben establecer cuales son los campos que vinculan a cada uno en los cuadros correspondientes Si se escoge la opci n Elegir de una lista se debe seleccionar de la lista que se muestra uno de los vinculos que Access incluye dependiendo de las relaciones establecidas previamente entre las tablas intervinientes En este caso el v nculo que se muestra es Mostrar productos para cada registro categor a usando id categoria Id categoria es el campo por el cual est n relacionadas las tablas Categorias y Productos en una relaci n de uno a varios En el ltimo cuadro de di logo se debe indicar el nombre para el subformulario Al seleccionar el bot n Terminar Access agrega un control de un subformulario al formulario Tambi n crea un formulario separado que el control del subformulario utiliza para presentar el subformulario Agregar un formulario existente a otro formulario tambi n existente Para agregar un formulario existente a otro formulario tambi n existente para crear un formulario con un subformulario se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir el formulario que se desee utilizar como el formulario principal en la vista
31. l est seleccionado y hacer clic en el bot n Propiedades de la barra de herramientas 4 Enel cuadro de la propiedad Visible elegir la opci n No Para ocultar un objeto de un formulario s lo cuando se imprima se debe utilizar la propiedad Mostrar Cuando Modificar la apariencia y dise o de los formularios Cambiar la apariencia de un formulario Se puede cambiar la apariencia de un formulario completo o simplemente de alguna de sus partes Y a Para cambiar la fuente el tama o de fuente y el grosor de l nea para todo el texto y lineas del formulario al mismo tiempo hacer clic en el bot n Autoformato de la barra de herramientas y a continuaci n seleccionar un nuevo autoformato para el formulario gt Para cambiar la apariencia de un control por ejemplo un cuadro de texto hacer clic en el control para seleccionarlo Despu s en la barra de herramientas Formato seleccionar una fuente distinta un tama o de fuente distinto u otra opci n de formato que se desee gt Para agregar una imagen de fondo a un formulario en la hoja de propiedades del formulario especificar un gr fico en el cuadro de la propiedad Imagen o hacer clic en el bot n Generar que se encuentra junto al cuadro de la propiedad para abrir el cuadro de di logo Insertar imagen Gu a del Usuario P gina 201 Centro de Capacitaci n en Inform tica ANEP OS a v tic CoDiGe Operaci n Microsoft Access 97 o ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCAC
32. leccionar la opci n Regla en el men Ver Selector de m Secciones iS Por informaci n concerniente a la selecci n de controles en un formulario ver la secci n Seleccionar controles en el cap tulo Trabajar con controles Uso del cuadro de herramientas Para abrir o cerrar el cuadro de herramientas se debe 1 Abrir un formulario en la vista Dise o 2 Hacer clic en el bot n Cuadro de herramientas de METEREN EIE la barra de herramientas As ab 0 p M Cuadro de herramientas Es el conjunto de herramientas usadas en la vista Dise o para colocar controles en un formulario Se puede mostrar u ocultar el cuadro de herramientas seleccionando la EA E LI 8 8 Clin Gu a del Usuario P gina 197 Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA O cbr Operaci n Microsoft Access 97 ES y CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL o mf 2 0 34 opci n Cuadro de herramientas en el men Ver o el bot n ES Cuadro de herramientas de la barra de herramientas Cuando la ventana Ayuda tiene el enfoque el cuadro de herramientas no se muestra Hacer clic en cualquier lugar en la ventana de la aplicaci n para que reaparezca el cuadro de herramientas Para obtener informaci n sobre lo que hace cada herramienta colocar el puntero del rat n sobre la herramienta entonces Access muestra una descripci n breve de la misma Para bloquear una herramienta del cuadro de
33. liminaci n o modificaci n de dicha informaci n Los cuadros de texto y las etiquetas son los dos controles b sicos con los cuales se construyen la mayor a de los formularios Los controles son objetos gr ficos como por ejemplo un cuadro de texto un bot n de comando o un rect ngulo que se coloca en un formulario o informe en vista Dise o para presentar datos realizar una acci n o hacer m s legible el formulario o el informe Los formularios se construyen a partir de tablas o de consultas la selecci n de uno u otro depende del tipo de informaci n que se vaya a manejar Tambi n existen los subformularios que sirven para la manipulaci n de tablas relacionadas Gu a del Usuario P gina 185 Centro de Capacitaci n en Inform tica Nes ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ati SN Ca 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 ES inf Crear un formulario Puede crear un formulario el propio usuario a partir de cero o hacer que Access cree un formulario autom ticamente mediante un Asistente para formularios Un asistente acelera el proceso de creaci n de un formulario ya que realiza autom ticamente todo el trabajo b sico Cuando se utiliza un Asistente para formularios Access solicita informaci n y crea un formulario basado en las respuestas Aunque se tenga experiencia en la creaci n de formularios puede que se desee utilizar un Asistente para formularios
34. n de registros base incluso Gu a del Usuario P gina 209 Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 ES F ge in CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL si no se los elige en el asistente Los campos de vinculaci n deben tener el mismo o un tipo compatible de tipo de datos o tama o de campo Por ejemplo un campo Autonum rico es compatible con un campo num rico cuya propiedad Tama o del campo est establecida a Entero largo Crear subformularios Existen varias formas de crear un subformulario y esto depende de si se desea e Crear un formulario principal y un subformulario a la vez e Crear un subformulario y agregarlo a un formulario existente e Agregar un formulario existente a otro formulario existente para crear un formulario con un subformulario Antes de utilizar cualquier procedimiento para crear formularios y subformularios hay que asegurarse de que se ha configurado la tabla de relaciones correctamente Crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo Para crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Desde cualquier ventana de Access hacer clic en la flecha situada al lado del bot n Nuevo objeto y luego seleccionar la opci n Formulario 2 En el cuadro de di logo Nuevo formulario hacer doble clic en la opci n Asistente para formularios Por m s informaci n sobre los diferentes
35. nculos entre formularios principales y subformularios Cuando se crea un subformulario basado en tablas que tienen una relaci n uno a varios el formulario principal muestra la parte uno de la relaci n y el subformulario muestra la parte varios de la relaci n El formulario principal est sincronizado con el subformulario para que el subformulario muestre s lo los registros relacionados con el registro del formulario principal Si se utiliza un asistente para crear un subformulario o si se arrastra un formulario o una hoja de datos desde una ventana Base de datos a otro formulario para crear un subformulario Access sincroniza autom ticamente el formulario principal con el subformulario si se cumplen las siguientes caracter sticas e Las tablas que se seleccionan tienen relaciones que han sido establecidas en la ventana Relaciones Esto significa normalmente una relaci n uno a varios Si se selecciona una o varias consultas Access sincroniza autom ticamente el formulario y el subformulario si las tablas que sirven de base a la consulta o consultas cumplen estas condiciones Por ejemplo se puede querer utilizar una consulta basada en una nica tabla para calcular un valor de un campo En tanto que esta tabla base est correctamente relacionada con la otra tabla o consulta base Access sincronizar autom ticamente el formulario y el subformulario e El formulario principal est basado en una tabla con una clave principal y
36. nform tica O ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL cbr Operaci n Microsoft Access 97 ES y o nf o e 0 34 introduce el subformulario Esto asegura que los registros de la tabla varios tengan un registro en la tabla uno con el que relacionarse Tambi n guarda autom ticamente cada registro conforme se lo agregue al subformulario Un subformulario se puede mostrar como una hoja de datos o como un formulario simple o continuo Un formulario principal s lo se puede presentar como formulario simple Un formulario principal puede tener cualquier n mero de subformularios si se coloca cada subformulario en el formulario principal Se pueden anidar hasta dos niveles de subformularios Esto significa que se puede tener un subformulario dentro de un formulario principal y que a su vez puede tener otro subformulario dentro de ese subformulario Por ejemplo se podr a tener un formulario principal que mostrara los datos de los clientes un subformulario que presentara los pedidos y otro subformulario que mostrara los detalles de los pedidos Cuando se crea un subformulario se lo puede dise ar para presentarlo s lo en la vista Hoja de datos o s lo en la vista Formulario como un formulario simple o continuo o en ambas vistas Los subformularios mostrados como un formulario simple o continuo pueden ser sencillos o personalizados para que incluyan encabezados pies de p gina etc V
37. nibles i o var an entre distribuci n x x al en columnas tabular hoja y j de datos o justificado Estas son las mismas opciones que las que se oS pueden escoger a trav s TEE ECAN de Autoformulario 7 Posteriormente en el siguiente cuadro del asistente se debe escoger el estilo que se desea aplicar al formulario 8 En el ltimo cuadro del as i stente se d e b e Qu t tulo desea aplicar al formulario P E Ingreso de inmuebles ingresar el titulo para el formulario en el cuadro corres p on d en e e p toda la informaci n que necesita el asistente para crear el ormulario Desea abrir el formulario o modificar el dise o del formulario A su vez se debe Abrir el formulario para ver o introducir informaci n establecer si se desea C Modificar el dise o del formulario abrir el formulario para ver O i nt ro d uc i r Desea mostrar Ayuda acerca de c mo trabajar con el formulario informaci n o si se desea Cancelar lt m s cine modificar el dise o del mismo 9 Para finalizar se debe hacer clic en el bot n Terminar Una vez presentado en pantalla el nuevo formulario si no presenta el aspecto deseado se puede cambiar en la vista Dise o Crear un formulario sin un asistente en la vista Dise o Para crear un formulario sin un asistente en la vista Dise o se debe realizar el siguiente procedimiento 1 En la ventana Base de datos hacer clic en la ficha Formularios 2 Hacer
38. ones e Para establecer las propiedades de un formulario hacer doble clic en el selector de formularios para abrir la hoja de propiedades del formulario e Para establecer las propiedades de una secci n de un formulario hacer doble clic en el selector de secciones para abrir la hoja de propiedades de la secci n e Para establecer las propiedades de un control hay que asegurarse de que el control est seleccionado y a continuaci n hacer clic en el bot n Propiedades de la barra de herramientas Tambi n se puede hacer doble clic en un control para abrir su hoja de propiedades 2 Formulario w Secci n Detalle isin Formata Datos Eventos Okras Todas Formato Datos Eventos Otras Todas Forzar nuewa p gina vista predeterminada Nueva Fila o columna Minguno vistas permitidas Mantener juntos Barras de desplazamiento selectores de registro i Mostrar cuando Botones de desplazamiento Autoextensible Separadores de registros i Autocomprimible Ajuste de tama o autom tico Centrado autom tico i Color del fondo 16777215 Estilo de los bordes Ajustable Efecto especial Sin releve Cuadro de control si Nos Cuadro Propiedades No Cuadro Propiedades del Formulario de la Secci n Detalle Otra forma de acceder a la Hoja de propiedades de un objeto es a trav s de la opci n Propiedades del men contextual que se despliega haciendo un clic con el bot n secundario derecho del rat n sobre el objeto correspondiente
39. ones se puede utilizar el siguiente procedimiento para vincularlos 1 Abra el formulario principal en la vista Dise o 2 Asegurarse de que el control del subformulario est seleccionado y luego hacer clic en el bot n Propiedades de la barra de herramientas para presentar la hoja de propiedades del control del subformulario 3 En el cuadro de la propiedad Vincular campos secundarios introducir el nombre del campo de vinculaci n del subformulario Se puede hacer clic en el bot n Generar para abrir el Vinculador de campos de subformularios y subinformes Para introducir m s de un campo de vinculaci n se deben separar los nombre de los campos con puntos y comas Si se introduce m s de un campo de vinculaci n se debe introducir los campos en el mismo orden en las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales IS No puede utilizar el nombre de un control en la propiedad Vincular Campos Secundarios 4 En el cuadro de la propiedad Vincular campos principales introducir el nombre del campo de vinculaci n en el formulario principal Tambi n se puede usar el Vinculador de campos de subformularios y subinformes Los campos de vinculaci n no han de aparecer en el formulario principal ni en el subformulario pero se han de incluir en el origen de registros base Si se utiliza el Asistente para formularios al crear el subformulario Access incluye autom ticamente los campos de vinculaci n en el orige
40. p gina pie de p gina y pie de formulario Un encabezado de formulario muestra informaci n que se desea mostrar para cada registro como un t tulo para el formulario o botones de comando que abren formularios relacionados o llevan a cabo otras tareas Los encabezados de formulario aparecen en la parte superior de la pantalla en la vista Formulario y en la parte superior de la primera p gina una vez impresa Un encabezado de p gina muestra informaci n tal como t tulos gr ficos encabezados de columna o cualquier informaci n que se desee en la parte superior de cada p gina impresa Los encabezados de p gina s lo aparecen en formularios impresos Una secci n Detalle muestra registros Se puede mostrar un registro en la pantalla o p gina o se pueden mostrar tantos como se pueden ajustar Un pie de p gina muestra informaci n tal como la fecha el n mero de p gina o cualquier informaci n que se desee en la parte inferior de cada p gina impresa Los pies de p gina s lo aparecen en formularios impresos Un pie de formulario muestra informaci n que se desea mostrar para cada registro tal como botones de comando instrucciones para usar el formulario Los pies de formulario aparecen s lo en la parte inferior de la pantalla en la vista Formulario o despu s de la ltima secci n Detalle de la ltima p gina una vez impresa Gu a del Usuario P gina 199 Centro de Capacitaci n en Inform tica ati SN Ca Ci 0 34 O
41. para organizar r pidamente todos los controles en el formulario Posteriormente se puede cambiar a la vista Dise o para personalizar el formulario creado I Para crear un formulario debe existir previamente la tabla o consulta que se usar como base B sicamente existen tres m todos para crear un formulario e Utilizando la vista Dise o desde cero e Utilizando un Asistente para formularios e Utilizando una opci n de Autoformulario Para crear un formulario b sicamente los posos ha realizar son los siguientes 1 En la ventana Base de datos hacer clic en la ficha Formularios 2 Hacer clic en el bot n Nuevo 3 En el cuadro de di logo Nuevo formulario se debe seleccionar la forma o el m todo a seguir para crear el formulario e Si se ha seleccionado alguna de las opciones de Asistente se deben seguir las instrucciones de los cuadros de di logo del asistente correspondiente e Si ha seleccionado alguna de las opciones de Autoformulario Access crea el formulario de forma autom tica 4 Seleccionar el nombre de la tabla o consulta que contiene los datos en los que se desea basar el formulario Si se elige la opci n Asistente para formularios se puede especificar el origen para el formulario en un paso posterior 5 Hacer clic en el bot n Aceptar P gina 186 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ANCP ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ati DN
42. peraci n Microsoft Access 97 Es o Nes ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL 0 013 40 Para especificar una nueva plantilla para los formularios o informes se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Elegir la opci n Opciones del men Herramientas 2 Hacer clic en la ficha Formularios Informes 3 Escribir el nombre de la nueva plantilla en el cuadro Plantilla para formulario o Plantilla para informe Se puede utilizar un formulario o informe ya existente como plantilla o bien se puede crear un formulario o informe especificamente para que se utilice como plantilla 4 Hacer clic en el bot n Aceptar Guardar y abrir un formulario Para guardar un formulario se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Hacer clic en el bot n 3 Guardar de la barra de herramientas 2 Si se est guardando un objeto de la base de datos por primera vez se debe escribir en el cuadro de di logo Guardar como un nombre que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access y a continuaci n escoger el bot n Aceptar No es necesario que se guarden los nuevos datos de los registros Access guarda autom ticamente un registro cuando se realiza una de las siguientes acciones mover el enfoque a otro registro cerrar el formulario hoja de datos o base de datos activos o salir de Access Para abrir un formulario se debe realizar el siguiente procedimiento 1 En la ventana Base de da
43. r el asistente ste a preguntar qu tabla o consulta se desea ver Utilizando el mismo ejemplo que para crear el formulario Categor as seleccionar por A Pa Ea Categor as Formulario con subformularios Formularios vinculados 8 En este cuadro de di logo seleccionar la opci n Formulario con subformularios 9 Seguir las indicaciones de los siguientes cuadros de di logo del asistente e Definir la distribuci n que se desea aplicar al subformulario Tabular u Hoja de datos e Establecer el estilo que se desea aplicar Est ndar Nubes Mundo etc e Indicar los t tulos que se desean aplicar para el formulario y subformulario e Indicar si se desea abrir el formulario o modificar el dise o 10 Al seleccionar el bot n Terminar Access crea dos formularios que se ver n como objetos en la ficha Formularios uno para el formulario principal con el control del subformulario y otro para el subformulario 6 Categorias Formulario Formulario 5 Categorias Formulario detergentes jabones ceras O y d i id producto nombre producto id catego id provee medida 1 JABON LIMPIATUTUI 2 DETERGENTE FLASH 3 LITRO 3 JABON FLASH 3 KILO 1 LITRO Productos Subformulario A ETA Registro KIRRI 1 ot rf de s Vista Dise o A LG Vista Formulario Gu a del Usuario P gina 211 Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIR
44. rio Por ejemplo si se tiene un formulario con muchos controles puede que no le quede espacio para un subformulario En ese caso se puede utilizar el Asistente para formularios para crear formularios sincronizados En ellos al hacer clic en un bot n de comando del formulario se abre otro formulario que est sincronizado con el registro del primer formulario P gina 192 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati SN Ca Ci 0 34 O Operaci n Microsoft Access 97 Es ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL ge inf Uso de plantillas Cuando se crea un formulario o un informe sin utilizar un asistente Access utiliza una plantilla para definir las caracter sticas predefinidas del formulario o informe La plantilla determina qu secciones tendr un formulario o un informe y define las dimensiones de cada secci n La plantilla tambi n contiene todos los valores predeterminados de las propiedades del formulario o informe as como sus secciones y controles La plantilla predeterminada de los formularios e informes se llama Normal No obstante es posible utilizar cualquier formulario o informe ya existente como plantilla Tambi n se puede crear un formulario o informe para utilizarlo como plantilla Cambiar la plantilla no tiene ning n efecto sobre los formularios o informes existentes Adem s una plantilla no crea controles en un nuevo formulario o informe
45. s P gina 196 Centro de Capacitaci n en Inform tica Gu a del Usuario ati SN Ca Ci 0 34 ANCE laa mrw Operaci n Microsoft Access 97 E ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL e ME Si las reglas no est n visibles se puede elegir la opci n Seleccionar formulario en el men Edici n o bien se puede hacer clic en el fondo gris situado a la derecha del formulario para seleccionarlo Selector de formulario Es el cuadro donde se E formulario alqu encuentran las reglas en la vista Dise o del Selector de formulario Hacer clic en este cuadro para seleccionar el formulario y doble clic para abrir la hoja de propiedades del formulario Si no aparece el selector de formulario se debe seleccionar la opci n Regla en el men Ver Formulario Para seleccionar una secci n en un formulario se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir un formulario en la vista Dise o 2 Hacer clic en el selector de secciones o en cualquier parte de la barra de secci n Tambi n se puede hacer clic en cualquier punto del fondo de la secci n para ES formulario alqu E seleccionarla Selector de secci n Es el cuadro colocado a la izquierda de una barra de secci n en la vista Dise o del formulario Hacer clic en este cuadro para seleccionar la secci n y doble clic para abrir la hoja de propiedades de la secci n Si el selector de secci n no aparece se
46. tos hacer clic en la ficha Formularios 2 Seleccionar el formulario que se desea abrir 3 Elegir el bot n Abrir para abrir el formulario en la vista Formulario o el bot n Dise o para abrir el formulario en la vista Dise o Tambi n se puede abrir un formulario en la vista Formulario arrastrando el formulario desde la ventana Base de datos hasta el fondo de la aplicaci n Una vez abierto el formulario se puede alternar con facilidad entre las tres vistas del formulario haciendo clic en el bot n Vista de la barra de herramientas Para especificar si un formulario se abre s lo para introducir datos se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Abrir un formulario en la vista Dise o P gina 194 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ADMINISTRACI N NACIONAL DE EDUCACI N P BLICA CONSEJO DIRECTIVO CENTRAL Operaci n Microsoft Access 97 ES ati DN Ca Ci 0 34 y MA 2 Hacer doble clic en el selector de formulario para abrir la hoja de propiedades del formulario 3 Escoger la ficha Datos y en el cuadro jeram de la propiedad Entrada de datos seleccionar la opci n S si se desea que el formulario se abra para entrada de datos registro en blanco por el contrario seleccionar la opci n No si se desea que el Formata Datos Eventos Otras Todas Origen del registro alquileres Ordenar por Permitir Filtros Permitir ediciones Permitir eliminaci n Permitir agr
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