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Guía de Usuario - factura electrónica

1. rmadotam ingreso PAMELA ingreso T CEOLPAMOLI2919 Factura FAC PMIS mado ingreso 7 CEOLPAMDIOAPD Factura FAC TAMIZ Timadotam ingreso Con lo cual aparecer la ventana que permite la edici n del mismo y de los mensajes de aceptaci n y rechazo Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 em em P gi E Mo er Somn oin ses CIPAM CIPAM atoDocs3 2 PAM Procesos Consta 2 PANMProcesadosiConsulta ina 35 de 42 Sancar en beers ovens de eres VI crear reporte de ore pe Falo para Cancelaci n 15 Ga deso bee isete PDE ver eron nca sonita ctas eere e BDE vigencia Verin fecta a 32 22 a 32 pU IRA Dip danza toii em 1200p FAM pneum vonna OA C ad shinanogaus css CONTEO axem ova T Te E Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Programas Arinatraciny Mejorarnento SA de CY Fabi Martinez Orois SERMO MATEO SA DE CI EDITORIAL PADOISEO MEXICO S DERL DECV Concrunac SAPIDE CV SENA EL Mouna sa DE CV SAB DEC CENTRO EDUCATIVO CENTENARIO A C Nueva al ar de lic S de R L de C PROMOCION SERVICIOS Y VENTA DE COMBUSTILES TEPOTZOTIAN SA DE CV SE
2. AN E 32 po p e m FAM an E utodocuments com nd Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV 2 Por otra parte el sistema AutoDocs Admin utilizar la carpeta seleccionada como Carpeta destino para colocar ah todos los documentos que encuentre como datos adjuntos de correos electr nicos El sistema realizar la extracci n de dichos comprobantes as como su renombrado con el mismo criterio mencionado en la secci n Renombrado de comprobantes XML Es posible ajustar la carpeta destino al oprimir el bot n de los puntos suspensivos pr ximo a dicha casilla NOTA IMPORTANTE El producto s lo sube a la reja los documentos en formato XML que cubren el est ndar estructural establecido por el SAT descartando cualquier otro documento encontrado que est en formato XML Este comportamiento resulta de utilidad al considerar que cuando se escanee un disco duro completo existen muchos archivos en formato XML que se encuentran mismos que no cubren el est ndar establecido por el SAT Al descartar en autom tico dichos documentos en formatos alternos se simplifican las cosas Gracias a este mecanismo tambi n se descartan pseudo comprobantes fiscales digitales Para saber si un comprobante es v lido en cuanto a forma y sintaxis ante el SAT basta seleccionar dicho documento en la reja y a continuaci n oprimir el bot n Validar Acomodar los resultados presentados por el sistema q
3. EH n Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV AutoDocs Admin www administradorfacturaelectronica com Administrador de Factura Electr nica CFDI s Comprobante Fiscal Digital por Internet CFD s Comprobante Fiscal Digital Gu a de Usuario Tabla de contenido Introducci n Requerimientos Instalaci n inicial actualizaci n de versi n Para usar AutoDocs Admin Paso 1 Arranque de AutoDocs Admin Para saber el n mero de versi n de AutoDocs Admin Paso 2 B squeda de documentos CFDI s CFD s Paso 3 Env o de informaci n hacia otros programas Excel Revisar visualmente un archivo PDF asociado a un CFDI CFD en XML Mover archivos XML entre diferentes carpetas Borrar los archivos XML seleccionados Copiar archivos XML entre diferentes carpetas Revisi n del archivo con los mensajes de error encontrados Escaneo permanente de un directorio B squedas especiales Renombrado de comprobantes XML Cancelaci n de un CFDI emitido previamente Validaci n de un documento CFDI CFD Verificaci n y o creaci n de archivos PDF en base al contenido XML Generaci n de acuses de aceptaci n o rechazo de comprobantes XML en base al resultado de validaci n Operaci n de AutoDocs Admin en una carpeta de Red Compartida con actualizaciones instant neas Man
4. mantener oprimida la tecla Ctrl para aumentar la selecci n de forma discontinua o bien la tecla Shift para aumentar un rango continuo de renglones a la selecci n Seleccionar rengl n por rengl n mediante la casilla individual por cada rengl n de la columna llamada Selecci n Este m todo es el preferido durante las revisiones individuales de mucha informaci n dado que permite corregir un error f cilmente sin el riesgo de tener que volver a comenzar la selecci n completa desde un principio Utilizar la casilla general Selecci n misma que al abrir el sistema AutoDocs Admin siempre se encuentra desmarcada ubicada debajo de la casilla Revisi n nica la cual es muy poderosa ya que al oprimirla se seleccionan con un solo clic todos los documentos visibles en la reja de datos descartando los elementos fuera de los filtros actuales de la reja Una vez marcada al volverse a oprimir el sistema dad Este m todo es el que m s n mero de renglones similares puede ayudarle a seleccionar con un solo clic que AutoDocs Admin desmarcar todos los elementos de la reja de datos sin importar su visil tiene el sistema AutoDocs Admin para asistirle en la simplificaci n de la administraci n de sus comprobantes XML 2 Seleccionar la carpeta destino oprimiendo el bot n de los puntos suspensivos que se encuentra ubicado del lado derecho del recuadro de texto titulado Carpeta destino Camino a Colima 62 Lom
5. n contenida en la reja que haya sido cambiada desde la ltima vez que se busc o se refresc la pantalla Esto es de utilidad para mantener actualizada la informaci n de la reja durante el d a de trabajo normal de los usuarios y les permitir una labor coordinada con actualizaciones instant neas en red Manejo de anotaciones individuales por comprobante En ocasiones es necesario realizar anotaciones espec ficas a un determinado comprobante o comprobantes para guardar informaci n relacionada a los t rminos y condiciones pactados en el comprobante informaci n que es adicional y que puede representar cualquiera de las siguientes caracter sticas del comprobante A Condici n especial de entrega pago o empaque 8 T rmino especial adicional de garant a de un producto C Cualquier t rmino o condici n adicional relativo al comprobante y no descrito o puesto en el comprobante XML Dichos t rminos y condiciones se pueden ir complementando con el paso del tiempo por diferentes personas formando as un expediente individual por comprobante Para realizar estas anotaciones basta con seleccionar el los comprobante s al los que se desea realizar la anotaci n en la reja de datos y a continuaci n oprimir el bot n 4 Anotaciones amp 1 Mo Anotaciones x J Al hacerlo aparecer la ventana de ingreso y edici n de las anotaciones Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcal
6. Este m todo es similar al filtrado de datos en Excel Por ejemplo vamos a restringir los resultados mostrados a s lo aqu llos comprobantes cuya fecha de emisi n se encuentra entre el primero de enero de 2011 y el 30 de junio de 2011 Para esto seleccionamos la flecha hacia abajo que aparece al posicionar el cursor en el encabezado de la columna Fecha Versi n Fecha Inicio lt dd MM yyyy gt hh mm Final lt dd MM yyyy gt v hh mm 5 Filtrar Limpiar filtro Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 12 de 42 FAM utodocuments com Aparecen los campos de la fecha de inicio y de la fecha final a incluir en el filtro Aqu podemos seleccionar f cilmente el d a primero de enero de 2011 como la fecha de inicio Versi n Fecha T Inicio 01 01 2011 w 12 00 a m do lu ma mi ju vi y el 30 de junio de 2011 como la fecha final Versi n Fecha Inicio 01 01 2011 x 12 00 a m Final 30 06 2011 12 00 a m Una vez seleccionadas la fecha de inicio y la fecha final Inicio 01 01 2011 12 00 am Final 30 06 2011 1200 a m Filtar Limpiar filtro al oprimir el bot n Filtrar en la reja de datos se muestran solamente los datos que se encuentran en dicho rango de fechas Camino a Colima 6 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M
7. correo electr nico a licencias administradorfacturaelectronica com un listado de los RFC s junto con su raz n social que van a realizar la validaci n de sus comprobantes para que le demos de alta y pueda usar esta funcionalidad Este tr mite es corto y se realiza una sola vez por cada RFC receptor que se desee habilitar para realizar la validaci n autom tica Verificaci n y o creaci n de archivos PDF en base al contenido XML El sistema AutoDocs Admin le ofrece la posibilidad de crear archivos en formato PDF en base al contenido de los comprobantes XML localizados A continuaci n se expone el mecanismo provisto para realizar esta funci n 1 Seleccionar en la reja el los documento s que se desea verificar y o crear su archivo PDF correspondiente 2 Se puede utilizar cualquiera de los tres m todos siguientes a Al darle clic en cualquier columna de un rengl n se selecciona dicho rengl n Si se desea ampliar la selecci n deber mantener oprimida la tecla Ctrl para aumentar la selecci n de forma discontinua o bien la tecla Shift para aumentar un rango continuo de renglones a la selecci n Seleccionar rengl n por rengl n mediante la casilla individual por cada rengl n de la columna llamada Selecci n Este m todo es el preferido durante las revisiones individuales de mucha informaci n dado que permite corregir un error f cilmente sin el riesgo de tener que volver a comenzar la selecci
8. la agrupaci n de los resultados de la reja de archivos por RFC del emisor o del receptor Interface Windows amigable e intuitiva Soporta la versi n 2 x de los CFD s y la versi n 3 x de los CFDI s publicadas en el anexo 20 del SAT e Le brinda la posibilidad de tener un renombrado significativo de los comprobantes XML Lo nico que necesita para que nuestro software encuentre un CFDI CFD en su equipo es que dicho documento en formato XML se encuentre almacenado en un archivo PST correo electr nico de Microsoft Outlook en un directorio o carpeta de red accesible por el usuario con el que ingresa a Windows Requerimientos Para utilizar el sistema de AutoDocs Admin deber tener un equipo PC compatible con sistema operativo Windows XP o posterior Microsoft Excel instalado en caso de requerir enviar la informaci n obtenida por el paquete hacia Excel y opcionalmente una impresora Instalaci n inicial actualizaci n de versi n Para instalar o actualizar su versi n deber descargar los ejecutables de nuestro sitio web haciendo clic en el siguiente enlace http www administradorfacturaelectronica com AD_Admin exe Nota importante para las actualizaciones Favor de respaldar el directorio completo de su instalaci n actual ANTES de realizar cualquier cambio en su equipo Deber cerrar el sistema AutoDocs Admin para poder realizar la instalaci n correspondiente Asimismo deber tener vigente su periodo para recibir a
9. la carpeta de destino del disco duro y la reja de datos quedar actualizada tambi n aparecer n los archivos duplicados en la parte inferior de la reja Revisi n del archivo con los mensajes de error encontrados Si se tiene activada la casilla titulada Crear reporte de errores esto ocasionar que durante cada ciclo de b squeda de documentos CFD CFDI el sistema AutoDocs Admin genera autom ticamente y opcionalmente a elecci n del usuario Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 25 de 42 a P FAM EC 4 4 utodocuments com mid Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Eo un archivo de texto conteniendo todos los mensajes de error que se produzcan durante el ltimo ciclo del proceso de b squeda de documentos XML en el los directorio s seleccionado s Al oprimir el bot n de nombre Ver reporte errores el sistema despliega el contenido de este archivo DO EN iniciando revisi n Fecha 07 02 2013 1 Error en documents Errar en documento CAM AutoDoci Joss AUtoDocs Rerarred Procesador bases Ent Favor de verificarlo en el vall Error en documento Ci AW VAURODDCS carsotio procesados based Favor de verificarlo en el valldador del sar IET documento c PANVAUtOBOS tarsoliciProcesados FacturaA12 xml se encuentra duplicado en la reja Favor de veritii A continuaci n est la epineidenci
10. mismo nombre Asimismo el sistema AutoDocs Admin le proporciona una columna que le permite verificar si un comprobante XML tiene o no su representaci n impresa correspondiente Esta columna se llama PDF y muestra de manera autom tica una palomita cuando el documento correspondiente a ese rengl n cuenta con la representaci n impresa correspondiente ubicada dentro del mismo directorio o ruta donde se encuentra el comprobante ejemplo PDF En este ejemplo dado que todos los renglones mostrados tienen una palomita en la columna PDF esto significa que todos esos documentos tienen su archivo correspondiente a la representaci n impresa del comprobante XML En caso de que se encuentre alg n documento que carezca de dicho archivo de su representaci n impresa en formato PDF gt PDF A basta con seleccionarlo en la reja y oprimir el bot n enr con lo cual el sistema AutoDocs Admin proceder a crear el archivo PDF correspondiente al los comprobante s XML seleccionado s El sistema crear el archivo PDF en la misma ruta donde se encuentra el comprobante XML original de quien es la representaci n impresa y le asignar el mismo nombre del comprobante s lo con extensi n PDF La columna de nombre PDF de la reja de datos la actualiza el sistema AutoDocs Admin de forma autom tica al momento de crear la representaci n impresa del comprobante XML correspondiente Asimismo al momento de cargar los documentos a la reja el
11. nc E MsOCache E Jes Eu Y oprimir el bot n de Aceptar Al hacerlo el sistema actualiza el recuadro del directorio de b squeda de acuerdo a la selecci n anterior Directorio de b squeda CAPAM Para que el sistema consolide el resultado de varias b squedas de documentos se deber quitar la palomita en la casilla de Limpiar la reja antes de buscar Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 9 de 42 FAM end Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV E Qutodocuments com Para pedirle al sistema que escanee la bandeja de entrada de correo electr nico marcar la casilla Escanear archivos PST Asimismo para solicitarle al sistema que escanee los archivos ZIP marcar la casilla Escanear archivos ZIP NOTA IMPORTANTE para los usuarios de las versiones anteriores a la 4 8 2 Para la extracci n de comprobantes desde archivos ZIP favor de cuidar que la carpeta destino no contenga ning n subdirectorio con informaci n importante dado que el proceso de escaneo de archivos ZIP como parte de su proceso de limpieza al finalizar destruye recursivamente cualquier subdirectorio hijo de la carpeta destino Buscar CFDTs CFD 1 Oprimir el bot n Buscar CFDI s CFD s Buscar cors ycro hacerlo aparecer una ventana que le avisa que el sistema se encuentra buscand
12. portal del SAT de un documento CFDI CFD que se encuentra cargado en la reja basta con seleccionar el los documento s a validar y oprimir el bot n Validar Al hacerlo el sistema indicar en la columna de nombre V lido el resultado del proceso de validaci n correspondiente Para tener un detalle m s espec fico del resultado de la validaci n oprimir el bot n de Ver errores Pee Los resultados de validaci n est n respaldados por el PAC Ekomercio Electr nico SA de CV n mero de PAC 55028 de fecha 2011 08 09 Asimismo el sistema le presentar en pantalla el resultado de la verificaci n instant nea y en tiempo real del comprobante en el portal del SAT lo cual le brinda un grado adicional a la confiabilidad de los resultados de validaci n obtenibles desde el sistema AutoDocs Admin Para imprimir un reporte con los resultados de la validaci n si es que se ten a activa la casilla de nombre Reporte errores oprimir el bot n Ver errores con lo cual aparecer un archivo en el bloc de notas con los textos que reflejan el resultado de la validaci n de los comprobantes seleccionados Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 32 de 42 FAM E Li Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV NOTA IMPORTANTE Para poder utilizar el servicio de validaci n es necesario enviar por
13. xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 13 de 42 FAM EE NP E Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV peperen Drac de ego a reja antes de buscar Capeta desiro CAPA Ameena Terpo loe mperisic arora eem p paa i n permanente Num Taten aa Gn a em pem E Aste una columna s prs rer persa ouv ae AS DAS XML appe CAPANNA 30 CTO pm T PATO EMISOR AMIA CST ARCAS AM mo No dao COMAN Ene gado 23 OMA TODA Qi GOMMA Admioemgoifeaio 20 2UOSADLO4S pa 7 ARCE IA gese No ano MAD Admins 20 3AVDLOMO Om TOMOS PAMELA ISSO No ado CSPAIAD Jaminia 20 UVAS Na iaa empate 30 AO A EN Y indicando que hay una condici n puesta para los datos de esa columna Si se desea eliminar este filtro hacer clic Al mismo tiempo en el encabezado de la columna Fecha aparece el cono de Filtrado sobre dicho cono de Filtrado Y y en cuanto aparezcan las fechas de inicio y final del filtro oprimir el bot n de Limpiar filtro Ini 01 01 2011 w 1200 a m Final 30 06 2011 1200 am Filtrar Limpiar filtro Al limpiar el filtro la reja de datos vuelve a mostrar toda la informaci n original P HITTENE TTE remp E TORERO ESE IIA a A reas T
14. 12 autonoc3 Factura consorcio zndustrial procesado ET documento c paw auropo 3 Consorcio Producci n Act Mayo Z01Z AuteDoc3 Factura Consorcio IndustrislVeron Arthiva t Enpamaurodoss consortio Producci n ACE Mayo 20lZAutoDocs Factura Consorcio Industrial procesado El documento CIXPA AutoDOE3 consorcio Producci n Act Mayo 2012 utoDoc3 Factura Consorcio Zndustrialveroc A continuaci n est Ta coincidencia rthivo f ENPANAUtODOSS consorcio Producci n Act Mayo 2012 AUoDoc3 Factura Consorcio Zndustrial procesado El documento c panauronoc3 consorcio producci n Act Mayo 20L2Vutopoci Factura consorcio indusrialieroc Archivo cram Auropoci consorcio eri icci n Act mayo 2012 aUtoDOC3 Factura consorcio andustriaTiprocesado El contenido de este archivo refleja todos y cada uno de los errores encontrados por el sistema durante la ltima b squeda hasta el momento de abrir el archivo en cuesti n El sistema borra este documento cada vez que el usuario oprime el bot n Buscar CFD s CFDI s Escaneo permanente de un directorio Si se tiene activada la casilla titulada Revisi n nica esto ocasionar que al oprimir el bot n Buscar CFD s CFDI s el sistema AutoDocs Admin busque una sola vez cada directorio y o subdirectorio s seleccionado s Si dicha casilla est desactivada SIN PALOMITA se activar el modo de escaneo permanent
15. 2 E Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Borrar los archivos XML seleccionados El sistema AutoDocs Admin le permite borrar autom ticamente los archivos seleccionados en la reja del disco duro del equipo PRECAUCI N ESTA ACCI N NO SE PUEDE DESHACER Para esto deber 1 Seleccionar los archivos a borrar dentro de la reja Se puede utilizar cualquiera de los tres m todos siguientes a Al darle clic en cualquier columna de un rengl n se selecciona dicho rengl n Si se desea ampliar la selecci n deber mantener oprimida la tecla Ctrl para aumentar la selecci n de forma discontinua o bien la tecla Shift para aumentar un rango continuo de renglones a la selecci n Seleccionar rengl n por rengl n mediante la casilla individual por cada rengl n de la columna llamada Selecci n Este m todo es el preferido durante las revisiones individuales de mucha informaci n dado que permite corregir un error f cilmente sin el riesgo de tener que volver a comenzar la selecci n completa desde un principio Utilizar la casilla general Selecci n misma que al abrir el sistema AutoDocs Admin siempre se encuentra desmarcada ubicada debajo de la casilla Revisi n nica la cual es muy poderosa ya que al oprimirla se seleccionan con un solo clic todos los documentos visibles en la reja de datos descartando los elementos fuera de los filtros actuales de la reja Una vez
16. 5896 4036 5896 4814 P gina 30 de 42 354 utodocuments com Mimo Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV E 5 4 pem Para poder utilizar este servicio es necesario comunicarse con nosotros para que le demos de alta y pueda usar esta funcionalidad Este tr mite es corto y se realiza una sola vez por cada RFC emisor que se desee habilitar para realizar la cancelaci n autom tica Validaci n de un documento CFDI CFD El sistema AutoDocs Admin tiene dos mecanismos para proporcionarle confiabilidad de los comprobantes XML localizados Su validaci n interna y su verificaci n en el portal del SAT La validaci n interna de un documento XML nos confirma tres cosas 1 Su autenticidad 2 Suintegridad 3 El no repudio del mismo por parte del emisor Asimismo la verificaci n del comprobante en el portal del SAT nos proporciona la informaci n instant nea del estado del comprobante en el portal del SAT con los siguientes tres tipos de resultado Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 31 de 42 EM E Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV A Siest vigente el comprobante B Si est cancelado el comprobante C Si hay alg n error para localizar el comprobante Para realizar la validaci n y verificaci n en el
17. 6 4814 P gina 11 de 42 EH E utodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Archivo PAM_CFD_STG100520EP1F 0000031 20101220 111128 XML 7 PAM CFD NCAT31212CMO BB 1491 20120726 212245 XML 7 PAM ABCAAMMDDXXX RFC DEL RECEPTOR B 0019 20091029 203456 XML PAM CFD APSOBO728RTS MAOF690115762 F 4111211 20111124 171600 XML 7 PAM_CFD_APSO80728RT5_MAOF690115762 4230994 20111223 201300 XML T PAM_CFD_APSO80728RT5_MAOF690115762_F 4352041 20120125 074100 XML T PAM CFD APSOB0728RTS MAOF690115762 F 4471903 20120222 200700 XML PAM_CFD_APSO80728RT5_MAOF690115762 4593116 20120323 180800 XML Si se da de nuevo clic sobre el encabezado de la columna Archivo el ordenamiento cambia a modalidad descendente 4 Archivo PAM CFDI ZUN100623663 160991022086 NN 166 20110831 181030 XML PAM CFDI ZUN100623663 RFC8712313R4 A 3 20120228 181131_XML PAM CFDI ZUN100623663 RFCB712313R4 A 3 20120221 162913 XML PAM CFDI ZUN100623663 RFCB712313R4 A 3 20111227 115057 XML PAM CFDI ZUN100623663 RFC8712313R4 A 3 20111122 104259 XML PAM CFDI ZUN100623663 RFC8712313RA A 2 20120222 174948 XML T PAM ZUN100623663 RFCB712313R4 A 2 20111227 114607 XML 7 PAM CFDL ZUN100523663 RFCE71231384 A 2 20111223 121622 XML Es posible repetir el comportamiento anterior con cualquier columna de la reja de datos a M todo de filtrado de informaci n por columna
18. 896 4036 5896 4814 P gina 16 de 42 FAM B utodocuments PP Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV A continuaci n desplazar la reja de datos hasta la esquina inferior derecha con el rat n utilizando las barras de desplazamiento inferior y derechi Oprimir y mantener oprimida la tecla Shift y darle clic sobre la ltima l nea y columna esquina inferior derecha con lo cual toda la informaci n contenida en la reja se selecciona se colorea de azul 2 Oprimir Ctrl C copiar la selecci n al portapapeles de Windows 3 Abrir Excel Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a IIl Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 17 de 42 iol Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV E E A Ser mox A AA a a e m 5 o E E 5 i 1 x 2 4 5 5 5 w n ES E E CF up og gs t E ERRE i I A Calibri Ba E Pegar E JAA 39 Portapapeles ia Fuente Pegar Ctrl V Pega el contenido del Portapapeles 4 Oprimir el bot n Pegar de Excel r O bien Ctrl V pegar portapapeles y presto la informaci n ha pasado hacia Excel Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 18 de 42 AM EE pa At Qutodocume
19. GUROS INBURSA SA GRUPO FINANCIERO INBURSA Suburbia S de R Lide CV OPERADORA owe SADECY Tet Corro eic eam atodos cam m diea constumaccom tacturacon antetcomme pd dfcselernestus mazo polen fc IS irl com ohturbirbusacon Aqu es posible ingresar el tel fono y correo electr nico de cada proveedor El campo de tel fono es informativo para el usuario mientras que el campo de correo electr nico se utiliza para generar autom ticamente los correos electr nicos de aceptaci n o rechazo de comprobantes XML en base al resultado de la validaci n Por defecto el sistema llenar el campo de correo electr nico del proveedor con la direcci n electr nica de quien env a dicho comprobante si es que el comprobante se extrajo desde AutoDocs Admin en primera instancia Para solicitar la generaci n de los correos electr nicos de acuse es suficiente con seleccionar el los comprobante s correspondientes y oprimir el bot n Acuses Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 36 de 42 Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Al oprimirlo el sistema generar de forma autom tica y masiva los correos electr nicos de acuse de aceptaci n o rechazo de comprobantes XML de acuerdo a la informaci n r
20. O MAGNA CLAVE 32UIL 52192 17325 mais 5265 tremo 29700 LITRO MAGNA CLAVE32D1L 1032 961245 mais siwaz trevo ass mais siase Tun 33530000 UTROS MAGNA sios sissa mars ses TARITA DE DEBO 9996 De forma similar es posible aplicar un filtro sobre las columnas Detalle traslados y o Detalle retenciones Esto constituye una poderosa forma de realizar una consulta a detalle de los documentos encontrados por el sistema Renombrado de comprobantes XML El sistema AutoDocs Admin le proporciona un medio nico para renombrar los comprobantes XML de una manera sencilla y consistente facilitando su manejo Simplemente seleccione en la reja el los archivo s que desea que nuestro software renombre y oprima el bot n Renombrar El sistema proceder a escanear el contenido de cada archivo para extraer los siguientes datos 1 El tipo de comprobante ya sea CFD o CFDI 2 RFC del emisor 3 RFC del receptor 4 La serie y el folio del documento 5 Lafecha en la que se cre el documento detallado como AAAAMM_DDHHMMSS Con estos datos el sistema renombrar el archivo original tanto en su versi n XML como PDF Si existe alg n conflicto con otro nombre de archivo el sistema le avisar y no realizar acci n alguna Al terminar el sistema le presentar Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P
21. P M CFDLZUNI00623663 RFCET12323A4 A 3 20111227 115057 XML ingreso validado CI CIPAMAD Admeejemplcerpaldo 30 1200111139 Eee erica ls laos palas rre AA d M Esta operaci n de filtrado puede realizarse con todas las columnas de la reja de datos del sistema AutoDocs Admin brind ndole la amplitud y exactitud de b squeda m xima posible Cada columna le permitir realizar b squedas de acuerdo a su contenido Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 14 de 42 FAM EH SNP Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV b M todo de agrupaci n por columna Este es uno de los mecanismos m s poderosos pues le permitir agrupar la informaci n en cualquier forma deseada con suma sencillez Para ello arrastre al encabezado de la reja de datos la columna por la cual desea obtener el agrupamiento su ltela ah y ipresto tendr ordenada la reja de datos de acuerdo al contenido de esa columna En el siguiente ejemplo se muestra el agrupamiento por RFC de receptor muy til para detectar errores tipogr ficos dificiles de identificar a simple vista lme sec na esan resu A Deren De Este agrupamiento es el de m s utilidad dado que nos asegura cero errores en el RFC de los documentos recibidos por cualquiera de nosotros Desglose del detalle
22. a Archivo EApAUtODOSS procesados NoTimbradoyFacturastfirmado xml versi n 3 0 coincidencia REC del emisor zuii Error en documento APANVAUEODOC3 carsolioVerocesados rattura442 xml favor de verificarlo en el yalidador del sa lo VProcesados FacturaAlanteHiPRa xi se encuentra dupitcado en la reja Favor di A continuaci n est Ta coincidencia Archivo t C Pan AutoDoc 3 procesados worimbradotFacturaxifirmado xwl versi n 3 0 coincidencia REC del emisor zuii El documento cia VAIQDOCS carsolMoVvrocesados Factura rado se encuentra duplicato en la reja Favor de Archivo t C SPAN SAUTODOC3 procesados orlmbrado Factura amp tfirmado xwl versi n 3 0 coincidencia RFC del emisor zunti Errar en documento CAPA ViutaDoe Consorcio Praducet n Act Mayo 2012 iAuteboci Factura Consorcio Industrial Error en documento Ci PAWUAtobocs Consorcio Producci n Act Mayo 2012 VAutoboci Factura Consorcio Industrial El documento CH BAN UtaBosi Consoreio Producci n Act Payo 2 LDVAUteEoci Factura Consorcio TRdustrialiorbc A continuaci n est Ta coincidencia Arthivo f CrpaWAUtoDors consorcio Producci n Act Mayo 2012 AutoDec3 Factura Consorcio Zndustrial procesado El documento ci VAN AutoDocs consorcio Producci n Act Mayo 20I2VAutoDoc3 Factura Consorcio Industrial eroci fArthivo crwaiAUtoDocS consorcio producci n Act mayo 20
23. a terminado con la generaci n del correo mediante la siguiente ventana Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 40 de 42 ana AM EC 3 4 Qutodocuments com Mimo Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV E Distribuci n autom tica de comprobantes XML seleccionados En ocasiones es necesario distribuir los comprobantes XML de acuerdo a uno o varios criterios espec ficos AutoDocs Admin le permite realizar esta distribuci n de forma autom tica Para ello pone a su disposici n 5 criterios de distribuci n 1 Por RFC del emisor 2 Por RFC del receptor 3 Por a o de la fecha de emisi n del comprobante 4 Por a o y mes de la fecha de emisi n del comprobante 5 Porafio mes y d a de la fecha de emisi n del comprobante El sistema le permite seleccionar entre dos posibles acciones al distribuir los documentos seleccionados 1 Mover el o los comprobantes seleccionados 2 Copiar el o los comprobantes seleccionados Para hacer la distribuci n autom tica en base a la carpeta destino seleccionada actualmente basta con seleccionar en la reja ellos comprobante s a distribuir y oprimir el bot n Dti i hacerlo aparecer a siguiente ventana que nos permite realizar la distribuci n autom tica de los comprobantes seleccionados Ei Par metros de is dearchivos E Esta opci n reparte c
24. amiento SA de CV E Directorio debisqueda CIPAMALISDS03 2 FO scort ctos Deomp ennea FE Lampir ia rgs antes de cr Front dices Toreo TE si n para ret pemanent EE crear repone de erre iare arivos cono Outer Cee pe se a Imm lg en de fares Descuento Sus oral Retencones Tras T Para saber el n mero de versi n de AutoDocs Admin Si deseas saber qu versi n de AutoDocs Admin tienes s lo hay que ingresar al directorio de instalaci n seleccionar la aplicaci n AD_Admin exe y darle clic derecho Aqu deber s elegir las Propiedades con lo cual se abrir una ventana como la siguiente 161125900 es agosto ce 2014 Mac Tn Dimocceso Hey 2bdesgono de 2014 Hoce Monroe Floste Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 7 de 42 FAM siiski P E utodocuments com mid Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV A continuaci n deber s seleccionar la pesta a Detalles la cual te presentar el n mero de versi n que tienes actualmente de nuestro sistema Descripci n Descripci n del archivo AutoDocs Admin Tipo Aplicaci n Versi n del archivo 4820 Nombre producto AutoDocs Admin Versi n producto 4820 Copyright Copyright SPAM 2011 2013 Tama o 415KB Fechademodfcaci n 28 08 2014 1045 am Idi
25. archivos de hacia una ubicaci n de red deber poseer los permisos de lectura y escritura necesarios para realizar la operaci n de movimiento Para esto deber 1 Seleccionar los archivos a copiar dentro de la reja Se puede utilizar cualquiera de los tres m todos siguientes a Al darle clic en cualquier columna de un rengl n se selecciona dicho rengl n Si se desea ampliar la selecci n deber mantener oprimida la tecla Ctrl para aumentar la selecci n de forma discontinua o bien la tecla Shift para aumentar un rango continuo de renglones a la selecci n Seleccionar rengl n por rengl n mediante la casilla individual por cada rengl n de la columna llamada Selecci n Este m todo es el preferido durante las revisiones individuales de mucha informaci n dado que permite corregir un error f cilmente sin el riesgo de tener que volver a comenzar la selecci n completa desde un principio Utilizar la casilla general Selecci n misma que al abrir el sistema AutoDocs Admin siempre se encuentra desmarcada ubicada debajo de la casilla Revisi n nica la cual es muy poderosa ya que al oprimirla se seleccionan con un solo clic todos los documentos visibles en la reja de datos descartando los elementos fuera de los filtros actuales de la reja Una vez marcada al volverse a oprimir el sistema AutoDocs Admin desmarcar todos los elementos de la reja de datos sin importar su visibilidad Este m todo es el
26. as de San Miguel Cofrad a Ill Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 21 de 42 FAM utodocuments com 7057 compen en ines recta de biquea CPAMAD Admeleemplo ero remises EE np re tur Capea destro CAMADA tp a nn errar Taa 12 Witnesses Sr Mit cr ui pd sani aaa tone inde tor sm Sie cesar reni va Aras una con soud ra area ore uma Pre Tee ade sec aa dei fen A OA so Novelda aningen A POLA ISI ro erii CMM Adri QUII em 7 PAM CAROD VATIOS FA A ANO AE ML co No valda MANDAR T pan DARA VATIOS 7 uk OLA ANOTA VIRUS 2S AS JM ees No aldo 30 ZOOL Dasem A iR 562 XML ro No aldo EPA M gol llo DA oasa m 3 Una vez seleccionada la carpeta destino hay que oprimir el bot n Mover Al hacerlo el sistema le presentar el siguiente mensaje E Moviendo el los archivo s seleccionado s a la carpeta destino bel E En caso de que se presente cualquier error el sistema mostrar el mensaje correspondiente y se detendr la operaci n Al terminar el movimiento el sistema le presentar el siguiente mensaje Movimiento de archivo s terminado Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 22 de 4
27. b squedas especiales del tipo mu strame las facturas de gasolina MAGNA o bien mu strame las facturas con IVA a tasa del 16 o cualquier otra b squeda similar Para esto el sistema cuenta con las columnas siguientes las cuales le permitir n filtrar el contenido de los documentos localizados desde un nivel encabezado Detalle partidas Detalle traslados e Detalle retenciones Para indicarle al sistema mu strame las facturas de gasolina MAGNA seleccionar el filtro de la columna Detalle partidas y aqu ponerle la palabra magna ejemplo Contiene Filtrar Limpiar filtro A continuaci n dar clic en Filtrar y el sistema le presentar los documentos que contengan s lo gasolina MAGNA Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 28 de 42 E utodocuments com EET I Buscar en subdi Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV GERNE Directorio de b squeda CAPAM 17 Porque conces T Gene Oetae Retenciones Metoco depago nomero cta Thoo ELZONDO 22531 12440 LITRO MAGNA SIN 11053 s9682 mA sua inicio Longor CLAVE 202 1032 543212 mais soss srecnvo VENTANAS SA DE CV 1618 UTRO MAGNA CLAVE 32001 SILO 555000 mass ssr Moear oe Rc ot cy s200 mais 192 sevo Tj 1879 UR
28. ctualizaciones en caso contrario no podr utilizar la ltima versi n del software a n si la descarga e instala mediante este procedimiento y deber volver a instalar Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 3 de 42 e P FAM EC utodocuments com mni Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Eo su versi n anterior la cual puede seguir utilizando durante el periodo contratado Adicionalmente es posible que su versi n requiera de la actualizaci n del componente Dot Net mencionado abajo s lo requerida para equipos con sistema operativo previo a Windows 8 Favor de realizar la instalaci n del componente Dot Net a la versi n 4 5 indicada abajo si tiene duda de si su equipo funcionar correctamente con la ltima actualizaci n Adem s de lo anterior ser necesario copiar de su respaldo los archivos de nombre AD_Admin ace txt y AD_Admin rec txt dado que son los archivos correspondientes a los cuerpos de los correos de aceptaci n y rechazo que seguramente usted habr editado previamente con el prop sito de no volver a tener que editarlos Al descargar ese archivo y ejecutarlo en su equipo aparecer la pantalla siguiente ventana To unzip all files in AD Admin exe to the specified Lue Browse Chose folder press the Unzip button Unzip to folder Y Overwrite files without pr
29. de los documentos El software le permitir desglosar el detalle de un documento haciendo clic sobre la flecha abajo ubicada en la parte extrema izquierda del rengl n correspondiente Al hacerlo aparecer el detalle asociado al documento seleccionado ejemplo Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 15 de 42 xr les M E Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Aqu podemos ver el detalle de art culos primera sub reja impuestos trasladados segunda sub reja y retenciones tercera sub reja que compone un documento en particular Para esconder el detalle basta con hacer clic sobre la flecha arriba en el extremo izquierdo del rengl n correspondiente Paso 3 Env o de informaci n hacia otros programas Excel Aqu vamos a enviar toda la informaci n contenida en la reja de datos hacia Excel Para ello s lo debemos de 1 Seleccionar el rango de celdas que deseamos exportar Ejemplo exportar todos los registros resultados de la b squeda a una hoja de c lculo en Excel Desde la pantalla principal de AutoDocs Admin colocar la celda actual en la esquina superior izquierda hacer clic en la primera celda de la reja Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5
30. e del os directorio s correspondiente s Esto significa que el sistema permanecer permanentemente realizando la b squeda e incorporaci n a la reja de Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 26 de 42 FAM end Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV B utodocuments com cualquier documento nuevo permaneciendo en un ciclo continuo monitoreando el los directorio s seleccionado s con intervalo de cinco minutos entre cada escaneo subsecuente Esta funcionalidad le ser de utilidad si es que en su equipo se depositan autom ticamente documentos en una o varias carpetas Si se tiene desactivada esta casilla al momento de oprimir el bot n Buscar CFD s CFDI s aparecer un segundo recuadro que le permitir al usuario detener el ciclo de monitoreo permanente del directorio como el mostrado a continuaci n cerrar esta ventana Modalidad de b squeda permanente activada para detener la b squeda favor de Mientras se desee que el sistema permanezca escaneando ellos directorio s seleccionado s el usuario deber mantener abierta esta ventana Puede arrastrarla hacia el lugar del escritorio que m s le convenga para as poder continuar realizando cualquier otra operaci n en el equipo En el momento en que el usuario desee detener la b squeda deber cerrar la ventana anterio
31. e M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 41 de 42 E RE E utodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV 2000 2015 PAM SA de CV Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 42 de 42
32. egistrada previamente El sistema generar lo anterior de los comprobantes XML que se encuentren en la reja y que cumplan las condiciones siguientes 1 Que se encuentren seleccionados 2 Que se haya realizado el proceso de validaci n sobre dicho comprobante resultando como v lido validado anteriormente o inv lido 3 Que se tenga capturado o incorporado su correo electr nico en el campo correspondiente del cat logo de proveedores Operaci n de AutoDocs Admin en una carpeta de Red Compartida con actualizaciones instant neas En una empresa donde varios usuarios se encuentran compartiendo una carpeta centralizada donde se ubican los comprobantes XML con los cuales est trabajando el sistema AutoDocs Admin es necesario que cada copia local del sistema AutoDocs Admin vea reflejados los cambios a los archivos que otros usuarios introduzcan en la carpeta compartida Un diagrama ejemplo de lo anterior lo tenemos a continuaci n Usuario realizando Servidor local con carpeta pago de facturas y CAUsuariosAD_Admin archivando documentos ya pagados 4 Usuario verificando que los bienes y o servicios Usuario descargando facturas del correo relacionados en los Usuario validando comprobantes 2 electr nico 1 comprobantes est n correctos Imagen que muestra el acomodo de un equipo de trabajo empresarial para el procesamiento de la recepci n validaci n pago y almacenaje de los comprobantes XML Camino a Colima 63 Lomas de Sa
33. ejo de anotaciones individuales por comprobante Env o por correo electr nico de los comprobantes seleccionados Distribuci n autom tica de comprobantes XML seleccionados Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 1 de 42 Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Introducci n La presente gu a le muestra el uso completo del paquete administrador de comprobantes fiscales digitales por internet CFDI s y o comprobantes fiscales digitales CFD s AutoDocs Admin Con este paquete podr organizar f cilmente todos los CFDI so CFD s de su empresa ya que le ofrece Localizaci n y descarga de comprobantes fiscales desde el correo electr nico de Microsoft Outlook hacia una carpeta destino seleccionada por el usuario Localizaci n autom tica todos los CFDI CFD en cualquier disco duro del os equipo s de su empresa al oprimir un clic Extracci n libre de errores de la informaci n contenida en los archivos comprobantes XML con env o a Excel u otros programas Windows Generaci n autom tica de la representaci n impresa en formato PDF de los comprobantes XML localizados Identificaci n autom tica de los archivos duplicados tomando en cuenta dos criterios aunque tengan nombres de archivo diferentes o Sies un CFD identifica un duplicado si el RFC del emisor la serie
34. gina 29 de 42 55 RA FA C M B utodocuments com PA Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV actualizados los registros seleccionado en la reja Favor de utilizar esta opci n con cuidado ya que en caso de error no es posible deshacer esta acci n Ejemplos de archivos renombrados De versi n 2 0 2 2 PAM_CFD_ELM020924US6_MAAA6904148E8_A_020067_2013102_1134139_ XML PAM CFD ELMO20924US6 CAL9705131K5 A 020014 20131018 124938 XML PAM CFD ELMO20924US6 AFV0409202E5 A 019990 20131017 115833 XML De versi n 3 0 3 2 CFDI 326666 MAOF690115762 A 94253 20131025 152331 XML PAM 326666 MAOF690115762 A 94252 20131025 152155 XML PAM CFDI ELMO20924US6 GAMR530413117 A 020087 20131022 085109 XML NOTA IMPORTANTE Favor de utilizar este bot n con cuidado ya que no es posible deshacer los cambios y en caso determinado la nica opci n para deshacerlos es manualmente renombrando cada archivo desde un explorador de Windows Cancelaci n de un CFDI emitido previamente Es posible realizar la cancelaci n directa de un CFDI previamente emitido si usted es el emisor de dicho CFDI Para ello basta con seleccionar el los CFDI s que se desea cancelar dentro de la reja y oprimir el bot n Cancela CFDI Al hacerlo el sistema intentar realizar la cancelaci n Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55
35. instalar la versi n de Dot Net Framework 4 5 desde http www administradorfacturaelectronica com dotnetfx45 full setup exe Si su equipo tiene sistema operativo Windows XP entonces el siguiente enlace le permitir instalar la versi n 4 de Dot Net Framework o si es que no puede instalar la versi n 4 5 anterior www administradorfacturaelectronica com dotNetFx40 Full setup exe Con esto se completa la instalaci n inicial Para usar AutoDocs Admin Ya teniendo instalado el sistema a continuaci n abrir un explorador de Windows y ubicar el directorio CAPAMMAD Admin ejemplo Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 5 de 42 rg Ad Qutodocuments com mid Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV e nm po fio Mininoe ere Boae Daw m 2120 fone rv 2 an som cancer Carta prove 3 At Amina CAD raf prov pr 3 Autos b Adele Mi poc Paso 1 Arranque de AutoDocs Admin Hacer doble clic sobre la aplicaci n de Windows de nombre AD Admin Al hacerlo aparecer la pantalla principal del administrador de documentos mostrada a continuaci n Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 6 de 42 3 4 Qutodocuments com mni Programas Administraci n y Mejor
36. iones disponibles Esta columna est disponible para efectos de filtrado y ordenamiento como cualquier otra columna del sistema Repetir lo anterior para cada comprobante que se desee realizar anotaciones Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 39 de 42 e P FAM EC iol utodocuments com mid Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Env o por correo electr nico de los comprobantes seleccionados En ocasiones es necesario enviar por correo electr nico a un compa ero de trabajo uno o varios comprobantes XML Para esto basta con seleccionar dichos comprobantes en la reja de datos si no sabe c mo seleccionarlos favor de ver la secci n de mover o copiar los archivos donde encontrar la forma de seleccionar uno o varios comprobantes de la reja de datos y a continuaci n oprimir el bot n mensaje de correo electr nico Al hacerlo se abre una nueva ventana permiti ndole redactar el Rh Wm zi Da co Nine de archivos adjuntos a enar En la ventana anterior el sistema indica el n mero de archivos a enviar en este ejemplo 3 archivos Una vez que se Enviar llenan los campos correspondientes oprimir el bot n J con lo que el sistema AutoDocs Admin realiza la generaci n del correo electr nico correspondiente Al terminar el sistema avisa que h
37. l detalle de los documentos encontrados Consolida la informaci n del detalle de los documentos a nivel partidas traslados y retenciones permitiendo el filtrado de los mismos en base a criterios como mu strame los documentos que son de compras de gasolina MAGNA mu strame los documentos que tienen traslados con tasa de IVA 0 o similares Consolida el resultado de las b squedas permitiendo sumar la b squeda entre dos o m s carpetas o discos duros Le presenta los resultados de la b squeda de una manera sencilla y completa Puede manejar un n mero ilimitado de CFDI s CFD s Le permite agrupar ordenar y filtrar los resultados de la b squeda Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a Ill Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 2 de 42 EE UP Qutodocuments com zi Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV e Facilita la organizaci n y control de los archivos comprobantes XML al permitirle la creaci n y o selecci n de carpetas destino para mover o copiar los comprobantes XML localizados y seleccionados a nuevas ubicaciones con s lo un clic Permite la revisi n de las representaciones impresas de los comprobantes XML si el archivo de la representaci n impresa est en formato PDF y tiene el mismo nombre y ubicaci n que el archivo comprobante XML pero con extensi n PDF Le facilita la detecci n de errores tipogr ficos comunes al realizar
38. li Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 38 de 42 SAR PAM E Outodocuments com utodocuments com mid Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Eo engrosar Aqu el usuario puede afiadir todas las anotaciones que requiera o necesite de forma ilimitada con la confianza de que nadie de la red puede tocar o modificar las anotaciones de un comprobante mientras l est realizando los cambios correspondientes en la ventana anterior Una vez que se termine de realizar los cambios elegir el bot n de Guardar para conservar los cambios u oprimir el bot n de Cancelar para descartarlos Los campos sugeridos por el sistema AutoDocs Admin para realizar las anotaciones son 1 Fecha en formato DD MM AAAA 2 Hora en formato HH MM SS 3 Ini 4 Comentarios o anotaciones relacionadas a una fecha y hora espec ficos iales del autor de la anotaci n El sistema AutoDocs Admin muestra en el t tulo de la ventana anterior el nombre completo con la ruta del comprobante del que se est n realizando las anotaciones Cuando un documento tiene anotaciones aparecer la marca correspondiente en el recuadro Anotaciones de la reja de datos ejemplo Anotaciones La columna Anotaciones mostrada anteriormente no es editable directamente en la reja de datos el sistema AutoDocs Admin autom ticamente la activar cuando detecte que un documento tiene anotac
39. marcada al volverse a oprimir el sistema idad Este m todo es el que m s n mero de renglones similares puede ayudarle a seleccionar con un solo clic que AutoDocs Admin desmarcar todos los elementos de la reja de datos sin importar su vi tiene el sistema AutoDocs Admin para asistirle en la simplificaci n de la administraci n de sus comprobantes XML 2 Oprimir el bot n Borrar Al hacerlo el sistema le presentar el siguiente mensaje z AutoDocs Admin Realmente desea borrar el los archivo s seleccionado s Esta acci n no se puede deshacer pl J 3 Sise confirma la solicitud el sistema proceder a borrar el los archivo s seleccionado s Al terminar sin errores desplegar el mensaje siguiente Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a Ill Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 23 de 42 Tun Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV 4 Eso es todo El los archivo s seleccionado s en la reja habr n sido removidos del disco duro y la reja de datos quedar actualizada tambi n desaparece n el los archivo s que fue ron borrado s Copiar arc os XML entre diferentes carpetas El sistema AutoDocs Admin le permite copiar autom ticamente los archivos seleccionados en la reja hacia una carpeta destino de su equipo o de su red local para copiar los
40. miento SA de CV b Seleccionar rengl n por rengl n mediante la casilla individual por cada rengl n de la columna llamada Selecci n Este m todo es el preferido durante las revisiones individuales de mucha informaci n dado que permite corregir un error f cilmente sin el riesgo de tener que volver a comenzar la selecci n completa desde un principio c Utilizar la casilla general Selecci n misma que al abrir el sistema AutoDocs Admin siempre se encuentra desmarcada ubicada debajo de la casilla Revisi n nica la cual es muy poderosa ya que al oprimirla se seleccionan con un solo clic todos los documentos visibles en la reja de datos descartando los elementos fuera de los filtros actuales de la reja Una vez marcada al volverse a oprimir el sistema AutoDocs Admin desmarcar todos los elementos de la reja de datos sin importar su visibilidad Este m todo es el que m s n mero de renglones similares puede ayudarle a seleccionar con un solo clic que tiene el sistema AutoDocs Admin para asistirle en la simplificaci n de la administraci n de sus comprobantes XML i Ami 4 LMen Para revisar los documentos seleccionados bastar con oprimir el bot n Al hacerlo el sistema le presentar la ventana siguiente indic ndole que se encuentra en proceso de revisi n ES Revisando visualmente ells archivo seleccionado s Al oprimir Clic el sistema AutoDocs Admin procede
41. n completa desde un principio Utilizar la casilla general Selecci n misma que al abrir el sistema AutoDocs Admin siempre se encuentra desmarcada ubicada debajo de la casilla Revisi n nica la cual es muy poderosa ya que al oprimirla se seleccionan con un solo clic todos los documentos visibles en la reja de datos descartando los elementos fuera de los filtros actuales de la reja Una vez marcada al volverse a oprimir el sistema AutoDocs Admin desmarcar todos los elementos de la reja de datos sin importar su visibilidad Este m todo es el que m s n mero de renglones similares puede ayudarle a seleccionar con un solo clic que tiene el sistema AutoDocs Admin para asistirle en la simplificaci n de la administraci n de sus comprobantes XML Oprimir el bot n PDF Al hacerlo el sistema le mostrar la siguiente ventana Al terminar la revisi n el sistema le mostrar la ventana de t rmino Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a Ill Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 33 de 42 55 FAM E utodocuments com nd Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Revisi n creaci n de archivo s PDF terminada Una vez realizado el procedimiento anterior todos y cada uno de los comprobantes XML seleccionados en la reja tendr n un archivo con extensi n PDF del mismo nombre generado en base a los contenidos del comprobante XML del
42. n Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 37 de 42 n E Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV En este ejemplo se asume que cada tipo de usuario tiene una o m s computadoras dedicadas a su labor especifica y que todos los equipos est n conectados entre s mediante una red local al mbrica o inal mbrica que les permite a todos los usuarios compartir una carpeta donde se descargan mueven validan y procesan los comprobantes XML durante su d a de trabajo En la imagen anterior tenemos que hay 4 tipos de usuarios donde cada tipo de usuario se encuentra realizando una labor espec fica y puntual dentro del proceso de recepci n validaci n verificaci n pago y almacenaje de documentos electr nicos En el escenario anterior es de suma importancia que todos los usuarios est n al tanto de los cambios adiciones de archivos y o movimientos de archivos que se realizan por los dem s usuarios Es por ello que se cuenta con el bot n Refrescar el cual sirve para reflejar en la pantalla del usuario local cualesquier cambios al contenido de los documentos XML que los dem s usuarios hayan realizado desde la ltima vez que se oprimi el bot n de Buscar CFDI CFD o bien desde la ltima vez que se oprimi el mismo bot n Refrescar Al oprimir el bot n Refrescar el sistema realizar una actualizaci n de la informaci
43. nts com mid Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV e E 5 mee od SRI lm Loi er peur Movaldado No Bovaldado No Na vaiado No Na vado No ovalado No ovalado No o validado No ovalado No Ep pan Aqu es posible realizar todo el manejo que Excel nos permita efectuar sobre la informaci n de cada rengl n y o columna De forma similar es posible enviar la informaci n hacia otros programas como Word One Note o cualquier otro programa Windows Revisar visualmente un archivo PDF asociado a un CFDI CFD en XML El sistema AutoDocs Admin le permitir revisar visualmente el archivo asociado a un XML si es que este archivo tiene el mismo nombre que el archivo XML con extensi n PDF o bien si dicho archivo ha sido creado previamente con el propio AutoDocs Admin Para seleccionar los archivos a ver dentro de la reja se puede utilizar cualquiera de los tres m todos siguientes a darle clic en cualquier columna de un rengl n se selecciona dicho rengl n Si se desea ampliar la selecci n deber mantener oprimida la tecla Ctrl para aumentar la selecci n de forma discontinua o bien la tecla Shift para aumentar un rango continuo de renglones a la selecci n Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 19 de 42 TREE m E Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejora
44. o los CFDI s CFD s en el equipo Por favor tome en cuenta que este proceso puede tardar mucho tiempo Inclusive su equipo puede parecer que ha dejado de funcionar o sin actividad notoria durante alg n tiempo mientras est realizando la b squeda de la informaci n solicitada Puede cambiarse de ventana de aplicaci n y dejar que el programa busque en su disco duro Inclusive la ventana anterior del programa puede aparecer como No responde Esto puede ser normal no se preocupe por ello si es mucha la informaci n que se tiene que revisar Al terminar la b squeda el sistema le indica que finaliz AS Draco unta I temprar jo ne e tar Carpeta destino ec para revisi n permanents generi vor area CFAE FE Bac bicis Basins indoors cre pote deer 32042 XML MLCIDLAAUISLIEQA VATOYOUSLPVI FA 3 2022030 15815 XM MCFD ARRE VATOPEOSIATVO FAA 20120308 0546 voe voee A 2012009 12145 XML agrese Al realizar la b squeda el sistema guarda en usuario Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a IIl Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 10 de 42 No salado No lado archivo en disco los par metros actuales seleccionados por el CIBIMAD Aon iem Seal CAPAMAD Annie Sel Sel
45. oma Independiente del idioma Nombre original del archivo AD Adminexe Aplicar En el caso anterior se muestra la versi n 4 8 2 Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 8 de 42 PARR FAM TE m B utodocuments com ERAT Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Paso 2 B squeda de documentos CFDI s CFD s A continuaci n est n descritos los pasos para localizar todos los CFDI s CFD s que est n guardados en la carpeta PAM de la unidad actual C VPAM ya sea que se encuentren ya extra dos como archivos XML o bien ya sea que se encuentren como datos adjuntos a correos electr nicos dentro de los archivos de correo electr nico de extensi n PST utilizados por Microsoft Outlook El sistema por defecto sugiere la carpeta CAPAM Si fuese necesario seleccionar una carpeta diferente se deber utilizar el bot n de selecci n de directorio de trabajo A efectos demostrativos se le va a explicar el procedimiento para cambiar la carpeta de b squeda actual del software Para ello oprima el bot n con los puntos suspensivos UE ubicado a la derecha del recuadro de texto del Directorio de b squeda Al hacerlo aparecer una ventana que le permitir seleccionar el directorio a escanear en busca de CFDI s CFD s Aqu elegir la carpeta CAPAM E ETE z bow doma d
46. omprobantes seleccionados cis is reja meviendolos o copiandalos a is carpets destino y dej ndolcs dentro de un directorio que corresponde a la datibuci n seleccionada creando la estructura jer rquica correspondiente Por ejemplo si selecciona el primer orden como Por RFC del emisor y su carpeta destino es CN se crear n os directorios CARFCZ CARFCZ etc de acuerdo a los valores que tenga s campo REL emisar de cada comprobante iacicionaimente se selecciona un segundo arden por A o y mes del documenta es crear n directorios dentro de cada RFC CARFCIVZOLSO que corresponde a enero de 2015 CARECINZOL507 y asf sucesivamente Si existe el directorio destino necesario para el movimiento e sitema cres autom ticamente dicho directorio antes de realizar el movimiento de cada archivo Seleccione el tipo de distribuci n de comprobantes deseado Primer orden requerido Segundo orden opcional Tercer orden operai Cuarto orden opcional Quinto orden opcional Acci n a realizar requerido Aqu lo que hay que hacer es seleccionar el orden de distribuci n deseado as como seleccionar la acci n a realizar y a continuaci n oprimir el bot n Distribuir ei resultado de la distribuci n depender de los par metros que se le indiquen al sistema pudiendo quedar algo como lo siguiente visto desde un explorador de Windows Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado d
47. ompting Favor de confirmar la instalaci n haciendo clic en el bot n de Unzip tambi n puede seleccionar un directorio de extracci n diferente al sugerido por ejemplo CATMPA simplemente escriba el nombre del directorio de extracci n deseado antes de oprimir el bot n Unzip aunque para una instalaci n nueva hay que hacerlo en el directorio Al hacerlo se realizar la instalaci n de los componentes locales del sistema AutoDocs Admin en su equipo dentro de la carpeta Admin o la carpeta que haya elegido si cambi alguna opci n y el sistema lo confirma con el mensaje siguiente 39 file s unzipped successfully Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 4 de 42 MR n Outodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Aqu hacer clic en el bot n de Aceptar y posteriormente en el bot n Close El proceso de actualizaci n de versi n termina aqu Si est instalando el producto por primera vez en alg n equipo favor de continuar con lo descrito A continuaci n deber descargar ejecutar e instalar un complemento producido por Microsoft del enlace siguiente http www administradorfacturaelectronica com vcredist x86 exe Asimismo y s lo si el sistema operativo de su equipo es anterior a Windows 8 deber descargar ejecutar e
48. que m s n mero de renglones similares puede ayudarle a seleccionar con un solo clic que tiene el sistema AutoDocs Admin para asistirle en la simplificaci n de la administraci n de sus comprobantes XML Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a Ill Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 24 de 42 io utodocuments com mid Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV e 2 Seleccionar la carpeta destino oprimiendo el bot n de los puntos suspensivos que se encuentra ubicado del lado derecho del recuadro de texto titulado Carpeta destino Bitur en midst Destaco de quedas CAAD Kineisemies gain Fo visa serae TENEN Lp ra ducados gemenwe pora versn permanante 3 NEN jiener sess eerie eio Conesa crci 19 re No wide eo No aldo p ga Mo aldo dam 2d ejemplo elo 12 Du No als ZOO em paco No alado 3 Oprimir el bot n Copiar Al hacerlo el sistema comenzar a realizar la copia del os archivo s seleccionado s Al terminar le presentar el siguiente mensaje MQ Copiado de archivo s terminado 4 Eso es todo El los archivo s seleccionado s en la reja habr n sido copiados a
49. r a abrir todos los archivos seleccionados de una sola vez Esto puede llenar de ventanas su ordenador en caso de que se tengan muchos comprobantes seleccionados En caso de que se presente cualquier error el sistema mostrar el mensaje correspondiente y se detendr la operaci n Al terminar de abrir los documentos el sistema le avisar mediante el siguiente mensaje Revisi n de archivo s terminada Usted podr revisar entonces el los archivo s seleccionado s independientemente de si el sistema AutoDocs Admin se encuentra o sigue en uso en su ordenador Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 20 de 42 Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV Mover archivos XML entre diferentes carpetas El sistema AutoDocs Admin le permite mover autom ticamente los archivos seleccionados en la reja hacia una carpeta destino de su equipo o de su red local para mover los archivos de hacia una ubicaci n de red deber poseer los permisos de lectura y escritura necesarios para realizar la operaci n de movimiento Para esto deber 1 Seleccionar los archivos a mover dentro de la reja Se puede utilizar cualquiera de los tres m todos siguientes a Al darle clic en cualquier columna de un rengl n se selecciona dicho rengl n Si se desea ampliar la selecci n deber
50. r Al hacerlo el sistema interrumpe la b squeda y muestra el mensaje B squeda cancelada en la zona de mensajes de la pantalla Boise pu rape cire ra Ga aa tonteras Qee seomora vaa Avast una coma paa ordenar po ma cua Pr p ros T entiendo We vale T nooo 7 castas Novato T tantito He valde Mo satse T tzsraneirme Hoods jua CANAL AZ AZ Prado tss A IDAS Dcdo to CPAMALANALA9DEDALDZ2 Precursdot io D0032 CAPRIS Ae DPA cacao tee AZ AD ProceidonuteDoss recede utor CAAMIAANAEDZL Au ODL Preces Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a III Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 27 de 42 Foes validaci n 18 vevar 3 REM P Qutodocuments com Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV El detener la b squeda le permitir operar el sistema revisar la reja revisar el reporte de los errores o cualquier otra actividad que el usuario desee realizar Para volver a poner el sistema en la modalidad de b squeda permanente basta oprimir el bot n Buscar CFDI s CFD s y el sistema continuar su b squeda de nuevos elementos para a adirlos a la reja de trabajo B squedas especiales El sistema AutoDocs Admin le permite realizar
51. sistema AutoDocs Admin revisa si existe el archivo del mismo nombre de cada comprobante con extensi n PDF y asume que se trata de la representaci n impresa del archivo en cuesti n Camino a Colima 63 Lomas de San Miguel Cofrad a Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 5896 4814 P gina 34 de 42 FAM end Programas Administraci n y Mejoramiento SA de CV B utodocuments com Generaci n de acuses de aceptaci n o rechazo de comprobantes XML en base al resultado de validaci n El sistema AutoDocs Admin crea y actualiza por defecto un cat logo de proveedores en base a la informaci n de los comprobantes XML que se carguen a la reja de datos siempre y cuando se tenga marcada la casilla Crear cat logo de proveedores dicha casilla se encuentra activa por defecto Asimismo le permite la edici n del citado cat logo con el prop sito de incluirle un tel fono y correo electr nico de cada proveedor registrado en el cat logo Tambi n le permite la edici n de un mensaje de aceptaci n y de otro mensaje de rechazo del comprobante Para acceder a la edici n del cat logo de proveedores y de los mensajes basta con oprimir el bot n Proveedores EGE Compaenines TE tanpir ts reja FE troibirupicados T esc unica desmarcar par rro permanente E irere secci n Proveedores Arare ura columna sau pars ordenar por ssa coma n li 7 GOLPAMDIDAPD Factura
52. ue en su caso particular pueden variar de los mostrados a continuaci n z T parcar en streets empenna iecoris debida Arinempios Respaldo casadas Haro reja antes de buscar Carpeta destino CAMAS Aroma Ml hoor reene roi dads dass itas Reis nca ema po revisi n permanent c FIseesi n nido cinere are a Discus vers AAA A Mono Tee vai sec mua LS STI M Na valde Caen aannemende 22 annama nssr am oro No liado CAPAMAD ASrinIeMpIespaldo 12 223 221232 pm No vadede 32 1410620120731 pm 2012809 1214 agreso Salio 19 T PAMLCFOLARCAAMMDODYLDIFAAMNDOVY 201181 385 rgo Novio En esta pantalla se puede desplazar hacia la derecha o la izquierda haciendo uso de la barra de desplazamiento inferior y se desplaza hacia abajo o arriba al utilizar la barra de desplazamiento derecha Para acomodar la informaci n presentada se tienen disponibles varios m todos 1 Ordenamiento por columna Es el m s sencillo de aplicar y se puede probar haciendo clic en cualquier encabezado de columna de la reja de datos ejemplo se hace clic en el encabezado de la columna Archivo para ordenar ascendentemente la informaci n por dicha columna Camino a Colima 62 Lomas de San Miguel Cofrad a Ill Cuautitl n Izcalli Estado de M xico Tels 01 55 5896 4036 589
53. y el folio son iguales o Sies un identifica un duplicado si el UUID es igual en dos documentos de diferente nombre Generaci n de un reporte en disco con los errores encontrados facilitando su depuraci n posterior a la b squeda Facilidad de realizar el escaneo permanente de un directorio con sus subdirectorios a efectos de que cualquier archivo nuevo que se deposite en el los directorio s sea integrado a la reja de control o bien sea diagnosticado como duplicado o con errores Cancelaci n ante el SAT de los documentos CFDI previamente emitidos Validaci n masiva con un solo clic de los comprobantes CFD versi n 2 x y CFDI versi n 3 x al seleccionarlos y oprimir un bot n respaldada por el PAC Ekomercio Electr nico SA de CV n mero de PAC 55028 de fecha 9 de agosto de 2011 Esto coloca cada resultado de validaci n como equivalente al portal del SAT en cuanto a la forma y sintaxis Adicionalmente para los comprobantes versi n 3 x verificaci n instant nea en el portal del SAT mostrando el resultado del estado del comprobante como vigente cancelado o con errores Capacidad de generar n mero ilimitado de correos electr nicos de acuse de aceptaci n o de rechazo de comprobantes XML en base al resultado de su validaci n Capacidad de realizar anotaciones individuales ilimitadas por comprobante XML Capacidad de recibir los cambios que otros usuarios realicen en las carpetas de red Le permite realizar poderosas b squedas a

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