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Borrador

1. D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 3 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden JUSTIFICACI N El objetivo de la Unidad de Planeaci n Minero Energ tica UPME de acuerdo con lo establecido en el decreto 255 de 2004 es planear en forma integral indicativa permanente y coordinada con las entidades del sector minero energ tico tanto entidades p blicas como privadas el desarrollo y aprovechamiento de los recursos energ ticos y mineros producir y divulgar la informaci n minero energ tica requerida As mismo la Unidad debe realizar las funciones administrativas que sean necesarias para el desarrollo de la gesti n encomendada de acuerdo a las funciones mencionadas en el citado decreto Para el apoyo en el cumplimiento de este objetivo la Unidad cuenta con una planta telef nica con funciones b sicas para las labores misionales y administrativas de los funcionarios Sin embargo con el paso del tiempo esta planta telef nica comienza a presentar signos de obsolescencia t cnica pues no ofrece funcionalidades que cada d a se hacen m s importantes para la eficiencia y productividad de los empleados y la gesti n y administraci n de las comunicaciones de la Unidad Adicional a esto el equipo actual est presentando bloqueos constantes desprogramaci n de las funciones b sicas au
2. Los proponentes deber n obligatoriamente diligenciar y relacionar en el Formato Experiencia del Proponente m nimo dos 2 y m ximo cinco 5 certificaciones en las que conste que la empresa ha realizado la venta e implementaci n de soluciones de comunicaciones digitales o IP Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 28 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden Adicionalmente se debe anexar al Formato Experiencia del Proponente las certificaciones de los contratos relacionados expedidas por personal autorizado de la entidad empresa contratante donde se detalle claramente la siguiente informaci n en cada certificaci n Nombre de la Empresa Contratante N mero del Contrato si lo fuere necesario Fecha de Suscripci n del Contrato Objeto del Contrato Valor Total del Contrato Fecha de Inicio del Contrato Fecha de Finalizaci n del Contrato Estado de la Ejecuci n del Contrato Excelente Bueno Regular Nombre completo Cargo y N mero Telef nico de la persona que firma la ertificaci n Fecha de expedici n de la Certificaci n e O Para que un contrato relacionado y debidamente Certificado se valide y se contabilice para la calificaci n debe cumplir con las siguientes condiciones e La fecha de Suscripci n del contrat
3. Minero Energ tica verificar el cumplimiento de las caracter sticas ofrecidas por los proponentes frente a las caracter sticas m nimas exigidas en estos t rminos de referencia Las propuestas que cumplan con el m nimo establecido ser n tenidas en cuenta parayla calificaci n 4 2 1 CARACTERISTICAS DE LA SOLUCION Se requiere contratar la adquisici n e implantaci n de un nuevo sistema de comunicaciones para la UPME mediante un servidor de comunicaciones IP con capacidad para 70 extensiones IP y 4 extensiones an logas de acuerdo con lo establecido en el Formato de Caracter sticas T cnicas Ofrecidas y Garantizadas del cap tulo V de este documento La UPME solicitar la instalaci n de un enlace primario el cual entregar 30 l neas digitales ISDN PRI al servidor de comunicaciones La UPME cuenta con cableado de voz y datos categor a 5e en el Bloque K y categor a 6 en el centro de c mputo y el Bloque T El proponente seleccionado deber Proveer el hardware del servidor de comunicaciones Entregar en sitio configurada y en funcionamiento la soluci n de comunicaciones ofertada incluyendo los tel fonos IP que se ofrezcan Brindar la capacitaci n requerida para los administradores y usuarios Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 26 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERG A UNIDAD DE PLAN
4. diligenciamiento de este formato es de car cter obligatorio No se debe modificar este formato Concepto Cantidad Valor sin IVA Valor Total Servidor de comunicaciones Tel fonos IP gerenciales Tel fonos IP de escritorio Switches IP Licencias Sistema de gesti n y control de llamadas Instalaci n puesta en marcha y capacitaci n SUBTOTAL IVA TOTAL Firma del Representante Legal PBX 57 1 2220601 Carrera 50 26 20 Bogot D C FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 http www upme gov co 32 REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA TE Libertad y Orden 5 3 FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE En este Formato adem s de relacionar la experiencia deber anexar las Certificaciones Expedidas por la Entidad Empresa Contratante conforme a lo indicado en los presentes t rminos de Valor Total Objeto del Contrato Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 33 http www upme gov co 5 4 REP BLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERG A UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA TE Libertad y Orden FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS ADQUISICI N DE UN SERVIDOR DE COMUNICACIONES No Caracter sticas M n
5. el n mero de Registro Unico Tributario RUT ante la DIAN y la facturaci n deber realizarla la modalidad conformada Las personas jur dicas nacionales y extranjeras deber n acreditar que su duraci n no ser inferior a la del plazo del contrato y un a o m s Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 18 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA TE Libertad y Orden Cuando se obre en ejercicio de poder especial es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven para su ejecuci n representaci n judicial y extrajudicial por lo menos por el t rmino del contrato y un 1 a o m s Las ofertas deber n estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma consorcio o uni n temporal quien debe tener facultades espec ficas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuant a igual o superior al valor de la oferta Cuando se presente Consorcio o Uni n Temporal bastar que uno de los integrantes se haya inscrito de conformidad a lo establecido en el Capitulo de estos t rminos de referencia 2 2 1 7 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DE LA PERSONA NATURAL O LOS REPRESENTANTES LEGALES 2 2 1 8 FOTOCOPIA DEL R
6. respectivos activos pasivos y patrimonios debiendo acreditar la solvencia financiera en proporci n a su participaci n dentro del consorcio o uni n temporal 2 3 4 DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Para este punto la UPME solicita fotocopia de la Declaraci n de Renta del ltimo a o gravable Trat ndose de personas jur dicas extranjeras la acreditaci n de las condiciones financieras se realizar a trav s de los estados financieros b sicos conforme al r gimen legal del pais correspondientes a los periodos atr s exigidos Estos documentos deben presentarse en moneda colombiana de conformidad con los art culos 50 y 51 del Decreto 2649 de 1 993 2 4 DOCUMENTOS SUBSANABLES nicamente ser n subsanables a solicitud de la UPME La foliaci n de la propuesta al momento de la apertura de la misma Los documentos indicados en el numeral2 2 1 Los documentos se alados en el numeral 2 3 2 y 2 3 4 Las certificaciones para acreditar experiencia siempre y cuando se hayan aportado a la propuesta Los documentos subsanables se deben aportar dentro del t rmino que se ale la UPME en la respectiva solicitud 2 4 OFERTAS CONSIDERADAS H BILES Se entiende que las ofertas presentadas son h biles si cumplen con la totalidad de los requisitos se alados en estos t rminos de referencia no se aceptan propuestas parciales condicionadas ni propuestas alternativas t cnicas o econ micas 2 5 RETIRO DE LAS
7. siguientes al proponente calificado en segundo lugar si la propuesta presentada es favorable para la Entidad 2 2 1 3 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos solicitados en este cap tulo y otorgados en el exterior deber n presentarse legalizados en la forma prevista en el Art culo 259 del C digo de Procedimiento Civil en concordancia con el Art culo 480 del C digo de Comercio Por lo tanto deber n autenticarse por funcionarios competentes del pa s de origen a su vez por el C nsul Colombiano o Agente Diplom tico al autenticar los documentos el C nsul o Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 16 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden Agente Diplom tico har constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo pa s la firma del C nsul o Agente Diplom tico se abonar por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia Apostilla Cuando se trate de documentos que provienen de pa ses que hacen parte de la convenci n sobre abolici n del requisito de legalizaci n para documentos p blicos se extranjeros se aplicar lo dispuesto en sta convenci n 2 2 1 4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jur dicas nacionales o extranjeras con sucursal o agencia en Colombia deber n p
8. ANEACI N MINERO ENERG TICA UPME 1 20 FORMAS DE TERMINACI N DEL CONTRATO El contrato que se suscriba con el oferente seleccionado podr darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes o en forma unilateral por parte de LA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA UPME como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del presente contrato por parte de EL CONTRATISTA Igualmente si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de EL CONTRATISTA_o de LA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERGETICA UPME la continuaci n de los servicios se hiciera imposible las partes podr n dar por terminado el contrato que suscriban Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control del oferente seleccionado o de LA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA UPME la continuaci n de los servicios se hiciera impracticable temporalmente las partes podr n suspender el contrato por el tiempo que resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo teniendo presente que de ninguna manera el tiempo total de suspensi n del contrato podr ser superior al t rmino de duraci n del contrato 1 21 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garant a nica que presentar EL CONTRATISTA avalar el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato la cual se mantendr vigente dura
9. EACI N MINERO ENERG TICA Entregar la documentaci n de soporte como Manual T cnico y Manual de usuario Trasladar las l neas an logas que se mantendr n desde el bloque T hasta el centro de c mputo del bloque K Estas l neas deben quedar operativas en el nuevo servidor de comunicaciones Retirar los equipos actuales y hacer resane y pintura a la pared Para no impactar la operaci n de la UPME es necesario planear la puesta en marcha completa del sistema en horario no h bil en la noche o en fin de semana 4 3 PONDERACI N DE LOS CRITERIOS DE EVALUACI N Las propuestas viables se evaluar n de cero 0 a mil 1000 puntos conforme los siguientes criterios de evaluaci n PUNTAJE PUNTAJE FACTORES DE EVALUACION PARCIAL TOTAL EVALUACI N T CNICA 700 N mero total de tel fonos IP i 400 gerenciales ofrecidos Certificado de Calidad ISQ 50 9001 2000 Tiempo de garant a adicional 250 EVALUACI N ECON MICA 300 Valor de la propuesta 300 PUNTAJE TOTAL 1000 1000 4 3 1 N mero total de tel fonos IP gerenciales ofrecidos El proponente que ofrezca la mayor cantidad de tel fonos IP gerenciales obtendr el m ximo puntaje los dem s de manera proporcional as Txipo 400 ntxip ntxipa Donde Txipo Puntaje asignado a una propuesta i para el n mero de tel fonos IP gerenciales ofrecidos Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537
10. I N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden CAP TULO Ill RECHAZO DE PROPUESTAS 3 1 CAUSALES DE RECHAZO Una propuesta ser rechazada cuando se presente al menos cualquiera de las siguientes causales a Cuando se compruebe confabulaci n entre los oferentes b Cuando el oferente haya tratado de interferir influir o informarse indebidamente del an lisis de las propuestas C Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente bajo el mismo nombre o con nombres diferentes d Cuando la propuesta sea presentada en forma extempor nea e Cuando el plazo m ximo de entrega del servicio informes o instalaci n del objeto de la propuesta exceda el exigido en estos t rminos de referencia f Cuando el representante o los representantes legales de una persona jur dica ostenten igual condici n en otra u otrasentidades diferentes que tambi n est n participando en el presente proceso Concursal g Cuando el proponente presente informaci n que no coincida con la realidad una vez la Entidad haya verificado la informaci n y consultado su veracidad h En consorcios uniones temporales cuando en el documento de constituci n se omita la firma de uno de sus integrantes i El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley j Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que hizo la inscripci n salvo en caso de Consorcio
11. ICA e Libertad y Orden 7 Que si se nos adjudica el contrato nos comprometemos a otorgar las Garant as requeridas dentro de los tres 3 d as h biles siguientes a la firma de ste 8 Que conocemos las leyes de la Rep blica de Colombia que rigen la presente Contrataci n 9 Que el valor total de mi oferta es de discriminado as 10 Valor total antes de impuestos IVA 11 Que la presente propuesta consta de folios debidamente numerados El los suscrito s se ala n como direcci n comercial n mero de tel fono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta los siguientes Nombre de la Empresa Direcci n Tel fono 2 Fax Ciudad Correo Electr nico Atentamente Nombre del Representante Legal Firma del Representante Legal Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 31 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA 5 2 FORMATO DE PRECIOS TE Libertad y Orden El
12. L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 http www upme gov co 27 REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA TE Libertad y Orden ntxip N mero de tel fonos IP gerenciales ofrecidos en una propuesta i ntxipa N mero m s alto de tel fonos IP gerenciales ofrecidos entre las propuestas 4 3 3 Certificado de Calidad ISO 9001 2000 El proponente que anexe el certificado de calidad ISO 9001 2000 vigente obtendr el m ximo puntaje 50 puntos El proponente que no anexe esta certificaci n obtendr cero 0 puntos 4 3 4 Tiempo de garant a adicional El proponente que ofrezca el mayor tiempo de garant a adicional incluyendo mantenimiento a la soluci n por encima de la solicitada 1 a o obtendr el m ximo puntaje 250 puntos los dem s de manera proporcional Este tiempo se debe expresar en meses 4 3 5 EVALUACI N ECONOMICA Los precios del presente proceso concursal se deber n indicar conforme el Formato de precios cuyo diligenciamiento es de car cter obligatorio Los precios deber n expresarse en PESOS COLOMBIANOS discriminando el IVA Para la comparaci n de precios se calificar inversamente proporcional de cero 0 a ciento trescientos 300 puntos as Ppip 300 Pb Pi Donde Ppip Puntaje asignado a una propuesta i para el precio Pb Precio m s bajo de las propuestas Pi Precio de una propuesta i 4 4 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
13. MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA TE Libertad y Orden orden de elegibilidad en la evaluaci n siempre que su oferta sea favorable para la entidad y considerada como elegible 1 15 PARTES QUE INTERVIENEN 1 15 1 FIDUCIARIA Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza la suscripci n del contrato y los actos que se deriven del mismo 1 15 2 SUPERVISOR La supervisi n de este contrato ser ejercida por el Subdirector de Informaci n de la UPME o por quien este designe y as se dar a conocer al contratista en su oportunidad El Supervisor velar por los intereses de la misma y tendr las funciones que por la ndole y naturaleza del contrato le sean propias El Supervisor tendr entre otras las siguientes funciones a Adoptar las medidas de control e intervenci n necesarias que garanticen la ejecuci n del contrato b Expedir la certificaci n sobre el cumplimiento del objeto contratado c Dirigir las labores de EL CONTRATISTA d Verificar permanentemente que el CONTRATISTA cumpla con el pago de los aportes parafiscales y mantener vigente y al d a los aportes de sus empleados y dependientes destinados al cumplimiento del presente contrato al sistema General de Salud y Pensi n e Suscribir el acta de inicio Corresponde al supervisor expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar respecto del cumplimiento de las obligaciones por parte
14. O Previamente a la firma del contrato el contratista seleccionado deber presentar debidamente diligenciado el formulario Unico de Hoja de Vida adoptado por el Departamento Administrativo de la Funci n P blica El formato respectivo se encuentra en la direcci n electr nica www dafp gov co publicaciones formatos En el evento que el adjudicatario sea una persona natural adicionalmente deber Aportar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuradur a General de la Naci n y certificado de antecedentes judiciales pasado judicial vigente Manifestar por escrito si es su voluntad o no afiliarse al sistema de riesgos profesionales art 3 Decreto 2800 de 2003 Manifestar por escrito si el valor de la contrataci n es lo nico que percibir o si tiene otros ingresos derivados de otras actividades para efectos de determinar la base de liquidaci n de los aportes parafiscales y seguridad social integral Para la tramitaci n y legalizaci n del contrato el proponente favorecido deber tener en cuenta lo siguiente Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados si el proponente seleccionado no suscribe eV contrato correspondiente dentro del t rmino se alado quedar a favor de la UPME en calidad de sanci n el valor de la garant a constituida para responder por la seriedad de la propuesta sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y
15. OFERTAS Los originales de las ofertas una vez sean entregadas en la sede de la UPME no podr n ser retiradas por los oferentes La copia de las mismas junto con la p liza de seriedad de la oferta podr ser retirada por los oferentes no favorecidos una vez adjudicado o declarado desierto el concurso Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 21 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden 2 6 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCI N DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMETICAS En la evaluaci n de la oferta se determinar si existen errores en el producto de las operaciones aritm ticas de los precios de la misma caso en el cual la UPME har las correcciones correspondientes Las correcciones establecidas en las ofertas ser n de forzosa aceptaci n para el proponente en relaci n con los precios en caso de que se le adjudique el contrato Si el oferente reh sa aceptarlas se har efectiva la garant a de seriedad de la propuesta en cuyo caso se celebrar el contrato con el oferente calificado en segundo lugar si la propuesta resulta conveniente para la entidad Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 22 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA S MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEAC
16. REP BLICA DE COLOMBIA S MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA RE Libertad y Orden PRETERMINOS DE REFERENCIA CONCURSO No 023 DE 2008 ADQUISICI N DE UNA SOLUCI N DE COMUNICACIONES IP PARA LA UPME Bogot D C Agosto de 2008 Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 1 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA S MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden TABLA DE CONTENIDO P g RECOMENDACIONES GENERALES a nanaaaananaaaaadnanaaaasanaauauauaunanaununanaununaununanaununa 3 JUSTIFICACI N a e o o e ad 4 CAP TULO I OBJETO Y GENERALIDADES DE LA CONTRATACI N 5 CAP TULO II PRESENTACI N DE LA PROPUESTA ccoocccccccocononononononconcnncnannnnannnas 16 CAP TULO lll RECHAZO DE LAS PROPUESTAS aanaaaananaaadnaaannanaananananannanannananauan 25 CAP TULO IV ANALISIS COMPARACION Y EVALUACI N DE PROPUESTAS 27 CAP TULO V FORMATOS auaaaaaaaaaanaa ninanannnnnnnnnnnna O nar rana 36 Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA e NTD Libertad y Orden RECOMENDACIONES GENERALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomenda
17. UT DE LA EMPRESA O EMPRESAS 2 2 1 9 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jur dicas el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de ley y o el Representante Legal si no estuviere obligado a tener aquel deber presentar una certificaci n en la cual conste que la firma se encuentra al d a en el pago de aportes parafiscales y seguridad social cuyo periodo debe comprender un t rmino no inferior a seis 6 meses ley 789 del 2002 En el evento en que el proponente sea un consorcio o uni n temporal cada una de las personas naturales o jur dicas que lo integren deber acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentaci n de su propuesta Trat ndose de personas naturales se deber presentar la manifestaci n bajo la gravedad del juramento que se encuentra efectuando aportes a la seguridad social en forma oportuna y a paz y salvo a la fecha de presentaci n de la propuesta 2 2 1 10 BOLETIN FISCAL Presentar certificaci n expedida por la Contralor a General de la Rep blica en la cual se indique que la persona natural o jur dica y su representante legal no se encuentran incluidos dentro del ltimo Bolet n de responsables fiscales vigente para la fecha de presentaci n de la propuesta Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 19 http
18. araci n de las propuestas exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selecci n de la propuesta Los informes de evaluaci n de las propuestas permanecer n para su consulta en la Secretar a General de la UPME ubicada en la Carrera 50 26 20 en Bogot D C y ser n publicados en la p gina Web de la entidad www upme gov co por el t rmino de tres 3 d as h biles de acuerdo con el cronograma del concurso para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes En ejercicio de esta facultad los oferentes no podr n completar adicionar modificar o mejorar sus propuestas Dichas observaciones ser n resueltas por la parte t cnica jur dica o financiera de la UPME seg n el tema objeto de observaci n dentro del t rmino establecido en el cronograma del concurso 1 14 T RMINO DE SUSCRIPCI N DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos 2 d as h biles siguientes a la comunicaci n que le env e la Unidad acerca de la disponibilidad del contrato para la firma Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del t rmino indicado el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeaci n Minero Energ tica mediante acto administrativo motivado podr adjudicarlo al proponente que ocup el segundo lugar en Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 12220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 8 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA S
19. ciones para facilitar la labor de evaluaci n de las propuestas 1 Leer cuidadosamente estos t rminos de referencia antes de elaborar la propuesta 2 Entender que con la presentaci n de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en los presentes t rminos de referencia 3 Presentar la totalidad de la propuesta en orden para facilitar su estudio con ndice y debidamente foliados 4 La presentaci n de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones formatos y dem s documentos que recibi las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos t rminos de referencia son completos compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratar n 5 La presentaci n de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que est enterado a satisfacci n en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir_su oferta econ mica y las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato quese celebrar 6 La UPME podr aplazar suspender o terminar el presente proceso por fuerza mayor o caso fortuito o cualquier otro hecho no imputable ala UPME sin que tales hechos se puedan aducir por los oferentes O participantes para solicitar el reconocimiento y pago de alg n tipo de indemnizaci n Carrera 50 26 20 Bogot
20. dad teniendo en cuenta todos los criterios de evaluaci n estipulados en el presente documento de t rminos de referencia El ofrecimiento m s favorable es aqu l que teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente cap tulo obtenga el mayor puntaje Para hallar el puntaje total se sumar n los puntajes de las evaluaciones t cnica y econ mica resultantes Previamente a realizar la evaluaci n t cnica y econ mica se deber realizar el an lisis de los documentos jur dicos solicitados los cuales no asignan puntaje pero conducen a determinar si el oferente es h bil o no_ para realizar la evaluaci n t cnica y econ mica de su propuesta El Comit Evaluador har un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director de la Unidad Previamente a la adjudicaci n el informe de evaluaci n de las propuestas permanecer en la Secretar a General de la UPME y en la p gina Web de la Unidad por el t rmino indicado en el cronograma del proceso para que los proponentes conozcan los resultados y presente las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique plazo en el cual no se podr completar adicionar o mejorar las propuestas Las observaciones debidamente radicadas dentro del t rmino previsto ser n resueltas y seg n sus resultados se adjudicar El Ordenador del Gasto mediante resoluci n motivada adjudicar el contrato al proponente favorecido tenien
21. de EL CONTRATISTA en un t rmino no mayor a ocho 8 d as h biles Dentro del mismo plazo podr realizar y remitir las objeciones observaciones y o solicitar las aclaraciones respecto de los informes presentados por EL CONTRATISTA las cuales deber n ser atendidas por ste ltimo en un plazo m ximo de ocho 8 d as h biles igual t rmino tendr el supervisor una vez recibida la respuesta por parte de EL CONTRATISTA para expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar o comunicar a la Direcci n General sobre los motivos de su negativa 1 16 CONDICIONES DEL CONTRATO PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION Este contrato requiere para su perfeccionamiento 1 Acuerdo sobre el objeto y contraprestaci n 2 Que se eleve a escrito Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacci n Para su ejecuci n se requerir registro presupuestal aprobaci n de las garant as pago de los Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 9 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden derechos de publicaci n en el Diario nico de Contratistas y firma de la respectiva acta de iniciaci n El contrato ser firmado por la fiduciaria en representaci n de la UPME 1 17 DOCUMENTOS A PRESENTAR A LA FIRMA DEL CONTRAT
22. diario oficial impuesto de timbre y cualquier otro costo o impuesto en que incurra el proponente seleccionado para la ejecuci n del presente estudio Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 5 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden 1 5 FORMA DE PAGO La Fiduciaria previa autorizaci n de la UPME realizar un nico pago contra entrega de la totalidad de los elementos objeto del contrato previa presentaci n de la factura y certificaci n del cumplimiento expedida por el supervisor del contrato La factura debe estar acompa ada de la copia legible del pago efectuado al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales de acuerdo con el art culo 50 de la Ley 789 de 2002 o en su defecto del certificado expedido por el representante legal y o revisor fiscal de la persona jur dica seg n fuere el caso El contratista asumir todos los impuestos tasas y o similares que se deriven de la ejecuci n del mismo de conformidad con las normas vigentes en la materia 1 6 CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO Los interesados en participar en el proceso objeto de este concurso deber n inscribirse a trav s de la p gina Web de la Upme www upme gov co La fecha en que se publiquen los t rminos de referencia definitivos se considerar como la fecha de a
23. do en cuenta la recomendaci n del Comit Evaluador o declarar desierto el concurso de lo cual se comunicar a todos los proponentes 4 1 1 CRITERIOS DE DESEMPATE Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 25 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o m s proponentes se escoger aqu l que tenga el mayor puntaje en el factor de evaluaci n correspondiente a la evaluaci n t cnica si persistiere el empate se escoger aquel que tenga el mayor puntaje en el factor tiempo de garant a continuando el mismo se escoger a quien haya ofertado menor valor en su defecto la escogencia se realizar en audiencia p blica mediante sorteo con la utilizaci n de balotas para lo cual se se alar fecha y hora 4 2 CRITERIOS DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACI N DE LA PROPUESTA La evaluaci n de las propuestas se realizar con base en los siguientes par metros Formato CARACTERISTICAS T CNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS Es de car cter obligatorio el diligenciamiento de la columna Ofrecido y Garantizado de este Formato Si los espacios en este formato no fueren suficientes los detalles que no puedan incluirse en l deber n agregarse en ap ndices debidamente referidos La Unidad de Planeaci n
24. dos debidamente cerrados foliadas en orden ascendente el original y la copia contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluaci n de la oferta cualquier enmendadura que contenga la propuesta deber ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta Adicionalmente si fuere necesario la UNIDAD podr solicitar en medio magn tico aporten los oferentes los formatos solicitados en estos T rminos de Referencia diligenciados en la forma presentada en medio impreso El original y la copia presentar n id ntica informaci n marcando claramente en cada sobre y car tula el nombre del proponente direcci n n meros de tel fono fax y correo electr nico Los sobres que contienen las propuestas se marcar n as UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA UPME Proceso Contractual n mero 023 de 2008 i f Propuesta para la contrataci n ADQUISICION DE UNA SOLUCION DE COMUNICACIONES IP PARA LA UPME Nombre del proponente Direcci n Tel fono Fax Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 14 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA S MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden E mail Original copia 1 Cada una de las parte
25. icar en la respectiva garant a el nombre de las personas naturales o jur dicas que integran esta clase de conformaci n En el evento de pr rroga en el plazo de adjudicaci n o para la suscripci n del contrato o para la constituci n de garant as o para el perfeccionamiento del mismo el proponente deber ampliar por el periodo de la pr rroga el de la garant a de seriedad s la vigencia inicial no cubre este nuevo t rmino El original de la garant a de seriedad y las copias de las ofertas les ser n devueltas previa solicitud a todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo previsto De la misma manera a los oferentes no favorecidos con la adjudicaci n del contrato Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos T rminos de Referencia especialmente las relacionadas con la suscripci n del contrato constituci n de las p lizas contribuci n al perfeccionamiento del contrato dentro del t rmino se alado y mantener lo ofrecido en su propuesta se har efectiva a favor de la UPME la p liza de seriedad de la propuesta Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuant a de esta p liza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar dentro de los 15 d as h biles
26. icitadas dentro del t rmino se alado en el cronograma del concurso Esta Audiencia se celebrar en las instalaciones de la UPME ubicada en la Carrera 50 26 20 en Bogot D C Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 12220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 7 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA AR Libertad y Orden Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente la UPME expedir las modificaciones o addendas pertinentes a dichos documentos 1 11 ADDENDAS En el evento en que se efect en cambios al presente documento de T rminos de Referencia definitivos publicado en la p gina web stos se realizar n nicamente mediante addendas escritas las cuales pasar n a formar parte del mismo Las addendas ser n publicadas en la p gina Web y podr darse a conocer por medio electr nico a los interesados inscritos a la fecha de emisi n de la respectiva addenda Ninguna declaraci n verbal podr afectar en manera alguna los t rminos condiciones y addendas de los presentes t rminos de referencia 1 12 PLAZO DE EVALUACION La UPME dentro del t rmino establecido en el cronograma del concurso realizar los estudios t cnicos econ micos y jur dicos de las propuestas presentadas 1 13 INFORMES DE EVALUACI N La UPME deber preparar informes detallados sobre el an lisis y comp
27. imo Exigido por la UPME Ofrecido y Garantizado 1 Marca y referencia Especificar 2 Tarjeta para enlace Soporta 1 enlace primario de 30 l neas primario digitales ISDN PR 3 Tarjeta para Soporta 8 troncales an logas troncales an logas 4 Extensiones 4 1 Extensiones IP El servidor entregado debe contener las tarjetas de extensiones necesarias para soportar 70 extensiones IP Se debe incluir las licencias de software necesario para su funcionamiento 4 1 1 Protocolos SIP y H 323 soportados 4 2 Extensiones El servidor debe incluir conexi n y an logas licenciamiento para 4 extensiones an logas fax l nea gratuita y 2 telulares 5 Mensajer a de voz Incluye sistema de mensajer a de voz integrado mediante tarjeta o disco duro con capacidad para 8 horas de grabaci n de mensajes permitiendo que todas las extensiones tengan mensajer a unificada b sica 6 Operadora Permite atender autom ticamente 15 autom tica llamadas entrantes al mismo tiempo Con m sica en espera sin necesidad de dispositivo adicional 7 Tel fonos IP Reemplazar los tel fonos existentes por tel fonos IP de la misma marca del servidor de comunicaciones 7 1 Tel fonos IP de escritorio 7 1 1 Marca y modelo Especificar 7 1 2 Cantidad 64 tel fonos IP de escritorio PoE con pantalla de 1 l nea de texto PBX 57 1 2220601 Carrera 50 26 20 Bogot D C FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 h
28. mento en la frecuencia de fallos f sicos que interrumpen el normal desarrollo de las funciones del recurso humano impactando la eficiencia de la Entidad en ltimas Lo anterior nos lleva a buscar una plataforma de comunicaciones que permita gestionar las llamadas entrantes salientes e internas de forma que los funcionarios puedan ejercer sus tareas de forma eficiente sin que el sistema se convierta en un obst culo y por el contrario sea una herramienta de trabajo til y eficaz acorde con las necesidades actuales El sistema de comunicaciones deber ofrecer las funcionalidades de telefon a tradicional y adem s tener una infraestructura IP Adicionalmente debe realizar la gesti n y control de las llamadas entrantes y salientes Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 4 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA S MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden CAP TULO I 1 OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACI N 1 1 OBJETO DE LA CONTRATACI N La Unidad de Planeaci n Minero Energ tica UPME requiere contratar la adquisici n e implantaci n de un nuevo sistema de comunicaciones mediante un servidor de comunicaciones de telefon a IP switches IP y dem s elementos solicitados de acuerdo con lo establecido en el Formato de Caracter sticas T cnicas Ofrecidas y Garantizadas del cap
29. n los t rminos y extensi n de la participaci n en la propuesta y en su ejecuci n los cuales no podr n ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante Mediante un documento se designar la persona que los representar se alando las reglas b sicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad En caso de uni n temporal se indicar a la UPME la participaci n que tendr cada uno de sus integrantes Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el t rmino de la vigencia del contrato sus pr rrogas y t rmino de liquidaci n del contrato En ning n caso podr haber cesi n del contrato entre quienes integren el consorcio o uni n temporal Los t rminos y extensi n de la participaci n en la Uni n Temporal no podr n ser modificados Si la propuesta es conjunta deber ser presentada por la persona que represente el consorcio o la uni n temporal En todo caso a la propuesta deber anexarse el documento original de conformaci n de consorcio o uni n temporal La responsabilidad de los miembros del consorcio o la uni n temporal se regir por las normas vigentes en la materia Toda la informaci n y documentaci n solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas que integran el consorcio o uni n temporal En el evento de suscribir contrato la Uni n Temporal o Consorcio deber solicitar
30. n ser consultados en la Secretar a General de la UPME ubicada en la Carrera 50 26 20 en Bogot D C y en la p gina web de la UPME www upme gov co y en el Portal de Contrataci n del Estado de acuerdo al cronograma descrito 1 9 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso para este efecto los proponentes inscritos podr n solicitar aclaraciones mediante comunicaci n escrita dirigida a la Secretar a General Contratos ubicada en la Carrera 50 26 20 en Bogot D C y o al correo electr nico contratosVupme gov co La responsabilidad de las respuestas dadas ser del grupo t cnico jur dico o financiero seg n se trate la inquietud planteada Todas las aclaraciones solicitadas dentro del tiempo previsto en el cronograma ser n resueltas en la audiencia de respuesta a aclaraciones o de precisi n de t rminos De requerirse se podr suspender la respectiva audiencia de aclaraciones para continuarla en fecha y hora que se indicar en la audiencia inicial 1 10 FECHA DE AUDIENCIA DE RESPUESTA ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrar una audiencia con el objeto de dar lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas oportunamente por los interesados en participar de lo cual se levantar un acta suscrita por los intervinientes que ser publicada en la Web S lo ser n consideradas las aclaraciones sol
31. ncluido software y hardware durante el tiempo de garant a 17 Capacitaci n 17 1 Capacitaci n a Se debe capacitar a los usuarios finales en el usuario final manejo de los tel fonos IP y sus servicios 17 2 Capacitaci n a Se debe capacitar a cuatro 4 administradores administradores de la soluci n ofertada PBX 57 1 2220601 Carrera 50 26 20 Bogot D C FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 http www upme gov co 35 REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA FORMULARIO No 5 5 CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2007 Libertad y Orden CTAS QUE LO BALANCE RAZONES FINANCIERAS CONFORMAN Miles Resultado CAPITAL DE TRABAJO Igual al 40 del valor de la Propuesta Activo Corriente Pasivo Corriente Activo corriente Pasivo corriente LIQUIDEZ gt 1 Activo Corriente Pasivo Corriente Pasivo corriente NIVEL DE ENDEUDAMIENTO lt 70 Pasivo Total Activo Total Pasivo Total Activo Total Firma El contador y o Revisor Fiscal El Proponente Nombre Nombre T P Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 http www upme gov co 36
32. nico a la Direcci n contratosdupme gov co 1 24PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS Ser de propiedad de la UPME los resultados de los estudios an lisis encuestas programas y dem s aplicaciones en computador y en general los trabajos realizados durante y para el desarrollo del contrato Lo relacionado con los derechos de autor se sujetar a lo establecido por la Ley 23 de 1 982 y dem s normas complementarias En el evento de requerirse el contratista deber previo al pago final suscribir documento de transferencia de derechos de autor Igualmente el contratista liberar a la UPME de toda responsabilidad por las acciones que inicien terceros en raz n de las transgresiones de Derechos de autor marca o patente como consecuencia de los productos o servicios que se contraten y que sean utilizados por el contratista para la ejecuci n del objeto de la contrataci n En los eventos en que la UPME entregue para el desarrollo del objeto del contrato informaci n considerada confidencial el contratista deber suscribir a la iniciaci n del contrato el respectivo acuerdo de confidencialidad 1 25INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 12220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 12 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden Queda expresamente entendido que no habr v nculo laboral alguno e
33. no cubiertos por el valor de la citada garant a En este caso igualmente la UPME podr optar entre abrir un nuevo proceso concursal o adjudicar dentro de los quince 15 d as siguientes al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad El CONTRATISTA dispondr de tres 3 d as h biles contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicaci n en el Diario Unico de Contrataci n P blica constituir las garant as requeridas y demostrar el pago del respectivo impuesto de timbre del contrato si a ello hubiere lugar Los gastos de legalizaci n del contrato correr n por cuenta de EL CONTRATISTA y no ser n reembolsados Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 10 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden 1 18 CL USULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de el oferente seleccionado ste pagar a la UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA UPME una suma equivalente al veinte por ciento 20 del valor del contrato 1 19 CESION DEL CONTRATO Se proh be al oferente seleccionado ceder total o parcialmente a cualquier t tulo el contrato que se suscriba salvo expresa aceptaci n de la UNIDAD DE PL
34. nte la vida del contrato y su liquidaci n y se ajustar a los limites existencia y extensi n del riesgo amparado La garant a nica se formalizar en una p liza de seguro o garant a bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de El FIDEICOMISO FIDUCAFE UPME No 4 1 0312 con Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 11 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA L bertad y Orden Nit 830 053 053 9 expedida por una entidad bancaria o compa a de seguros debidamente establecida en Colombia Esta p liza se distribuir en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecuci n del contrato Clase de Riesgos Sobre el valor Cumplimiento del 20 Del Contrato La del contrato y cuatro 4 Contrato meses m s Calidad del servicio Del Contrato La del contrato y un a o m s 1 22ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO Los productos resultado del contrato se recibir n en las instalaciones de la UPME ubicada en la Carrera 50 26 20 en Bogot D C o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad 1 223CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes env en a la UPME en virtud del presente concurso deber n dirigirla a la Secretar a General Contrataci n ubicada en la Carrera 50 26 20 en Bogot D C o v a correo electr
35. ntre LA UPME y el oferente seleccionado o el personal que ste contrate para la realizaci n de las actividades que constituyen objeto del contrato a suscribir El contratista mantendr indemne a la UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA UPME contra todo reclamo demanda acci n legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza ocasionados por el Contratista sus subcontratistas grupo de profesionales o sus proveedores durante la ejecuci n de los servicios que se contraten 1 26 VISITAS La Unidad de Planeaci n Minero Energ tica se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrolla su actividad econ mica los oferentes y en la ejecuci n del contrato al respectivo contratista 1 27EVALUACION DEL CONTRATISTA PROVEEDOR Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTG 1000 2004 al vencimiento del t rmino del contrato se realizar la reevaluaci n de proveedores por parte del supervisor del contrato siguiendo los siguientes criterios 10 as Excelente 10 bueno 8 regular 5 y malo 2 1 Calidad del producto o servicio 10 as Excelente 10 bueno 8 regular 5 y 2 Oportunidad cumplimiento Tiempo de entrega malo 2 10 as O quejas 10 de 1a5 5y m s de 6 se 4 Reclamos sobre el producto o servicio asigna 0 puntos Nota Promedio m nimo 6 puntos Promedio 1 La calidad del producto se tomar con base en la certificaci n expedida por el supervisor del cont
36. o Uni n Temporal en el que bastar que uno de sus integrantes haya realizado la inscripci n k No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los presentes T rminos de Referencia l Cuando no se presente los documentos indicados en el capitulo Il y o su presentaci n o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento o no se subsanen dentro del t rmino indicado por la UPME o en la forma solicitada por la UPME Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 23 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERGETICA 5 Libertad y Orden m Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicar n todas las anteriores a cada uno de sus integrantes n Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes T rminos de Referencia O Cuando el proponente en forma individual en consorcio o uni n temporal registre incumplimientos sanciones o multas como contratista p No demostrar la experiencia t cnica m nima exigida en el cap tulo IV en los presentes t rminos de referencia q No cumplir con las especificaciones t cnicas m nimas exigidas en el cap tulo IV r Cuando la propuesta sea presentada por correo o v a e mail S Presentar propuestas alternas parciales o establezca condiciones contractuales diferentes a las indicada
37. o certificado debe ser con posterioridad al 31 de diciembre de 2000 El monto del valor de cada contrato certificado debe ser igual o superior a TREINTA Y CINCO MILLONES DE PESOS 35 000 000 Los proponentes que no ofrezcan como m nimo dos 2 certificaciones v lidas se les rechazar la propuesta La UPME se reserva el derecho de verificar la informaci n consignada en estas Certificaciones 4 5 EVALUACI N TOTAL DE LA PROPUESTA El puntaje total de evaluaci n de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluaci n de la propuesta t cnica y la propuesta econ mica El Comit evaluador se reserva la facultad de verificar la informaci n suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones respecto de la documentaci n aportada sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 29 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA S MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden CAPITULO V 5 FORMATOS 5 1 FORMATO CARTA DE PRESENTACI N CARTA DE PRESENTACI N DE LA PROPUESTA Se or DIRECTOR UPME Ciudad al a Mayor de edad vecino de identificado con la c dula de ciudadan a n mero expedida en en mi calidad de representante legal o suplente o apoderado de la s
38. ociedad uni n temporal consorcio legalmente constituida y domiciliada en de conformidad con las condiciones quese estipulan en los t rminos de referencia presento la siguiente propuesta para el proyecto ADQUISICI N DE UNA SOLUCI N DE COMUNICACIONES IP PARA LA UPME En caso de que sea aceptada la firma o consorcio o uni n temporal se compromete a firmar el contrato correspondiente Declaramos as mismo 1 Que tengo tenemos el poder legal para firmar y presentar la propuesta comprometiendo nicamente al proponente 2 Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene inter s comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive 3 Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato Igualmente no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar 4 Que conozco las especificaciones t cnicas y garantizo garantizamos que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellas exigidas 5 Que conocemos el contenido de los t rminos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones 6 Que el t rmino de duraci n del presente Contrato es de meses Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 30 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG T
39. pertura del proceso de concurso La fecha se alada como l mite para entrega de propuestas se considerar como la fecha de cierre del proceso Estas fechas se encuentran determinadas en el Cronograma del Proceso Quien no se haya inscrito no tendr derecho a participar en el presente concurso 1 7 CRONOGRAMA DEL PPROCESO ACTIVIDADES PUBLICACI N DE PRE T RMINOS DE REFERENCIA APERTURA Y PUBLICACION DE TERMINOS DEFINITIVOS INSCRIPCION DE OFERENTES Hasta RECEPCI N ACLARACIONES A LOS T RMINOS AUDIENCIA DE RESPUESTA A LAS ACLARACIONES Y PRECISION DE LOS TDR CIERRE PUBLICACI N DE EVALUACI N EN PAGINA WEB RECEPCION DE OBSERVACIONES A LOS z INFORMES DE EVALUACION Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 12220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 6 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA SL K Libertad y Orden RESPUESTA A OBSERVACIONES EVALUACI N EN PAGINA WEB Y TR GENERAL ADJUDICACI N O DECLARATORIA DESIERTO A En el evento en que no se formulen observaciones al informe de evaluaci n la adjudicaci n se realizar el 2 de julio de 2008 Cuando no se presente propuesta alguna el acto administrativo de declaratoria desierto del concurso se realizar el d a h bil siguiente a la fecha de cierre 1 8 CONSULTAS DE LOS PROPONENTES Los T rminos de Referencia puede
40. r n presentar estos documentos suscritos por un Contador Titulado con Tarjeta profesional 2 3 1 El proponente deber suministrar en la propuesta el Balance General detallado Estados de Resultados del a o inmediatamente anterior a la fecha de cierre del presente proceso de contrataci n y Notas a los Estados Financieros del mismo periodo estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal el Contador P blico y el Revisor Fiscal si el proponente est obligado a tenerlo De la misma manera estos documentos ser n objeto de verificaci n mas no de calificaci n Trat ndose de personas naturales deber n presentar estos documentos suscritos por un Contador Titulado con Tarjeta profesional 2 3 2 El proponente deber adjuntar fotocopia de la tarjeta profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse ste ltimo de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 20 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA SE Libertad y Orden la Junta Central de Contadores Dichos certificados deber n encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este concurso 2 3 3 Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales se sumar n los
41. rato 2 La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto fecha de radicaci n o acta de entrega 3 Reclamos de productos para ello se tendr en cuenta la informaci n que al respecto se ale el supervisor del contrato Esta reevaluaci n se dar a conocer por escrito al proveedor contratista CAP TULO II Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 12220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 13 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA TE Libertad y Orden 2 PRESENTACI N DE LA PROPUESTA El proponente deber radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeaci n Minero Energ tica ubicada en la Carrera 50 26 20 hasta la fecha y hora se alada para el cierre en el respectivo cronograma del concurso Se tomar como hora oficial de entrega de la propuesta la hora y fecha indicada en el reloj de radicaci n de la Unidad a falta de esta la hora legal que indique el reloj de la p gina Web de la Unidad Vencido el plazo de presentaci n de ofertas se proceder a abrir y verificar las propuestas presentadas proceso del cual se levantar un acta Si se presentan discrepancias entre el original y alguna copia prevalecer el original 2 1 FORMA DE PRESENTACI N La propuesta se deber entregar en original y una copia en medio impreso en idioma espa ol sin tachaduras ni borrones en sobres separa
42. resentar el certificado de Existencia y Representaci n Legal con fecha de expedici n no mayor de treinta 30 d as calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso donde acredite que su duraci n es mayor a la de la vigencia del contrato y un 1 a o m s El objeto de la sociedad deber permitir realizar el objeto de la presente contrataci n Trat ndose de personas jur dicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia deber n aportar los siguientes documentos Documento que acredite su existencia y su representaci n o su equivalente en el pais de origen en donde se determine claramente el objeto y facultades del representante legal as como las limitaciones establecidas a este para poder contratar el cual deber tener fecha de expedici n no mayor de treinta 30 d as calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso donde acredite que su duraci n es mayor a la de la vigencia del contrato y un 1 a o m s Documento de constit ci n de apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentara propuesta y celebrar el contrato cuando participe a t tulo de oferente as como para representarla extrajudicialmente mediante la presentaci n del respectivo poder debidamente otorgado y legalizado Los documentos otorgados en el exterior deber n presentarse debidamente traducidos al idioma espa ol consularizados y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia A
43. rt 259 del C de P Civil Apostilla Cuando se trate de documentos que provienen de pa ses que hacen parte de la convenci n sobre abolici n del requisito de legalizaci n para documentos p blicos se extranjeros se aplicar lo dispuesto en sta convenci n En caso de Consorcio Uni n Temporal cada uno de los integrantes deber presentar este certificado Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociaci n que no sea comercial deber aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente 2 2 1 5 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 17 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden De conformidad con el certificado de existencia y representaci n legal cuando el proponente sea persona Jur dica y su Representante Legal se encuentre limitado en raz n a la cuant a u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso deber presentar el acta o extracto de junta de socios en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado 2 2 1 6 DOCUMENTO ORIGINAL DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL Los proponentes indicar n si su participaci n es a t tulo de consorcio o uni n temporal y en este ltimo caso se alar
44. s en los presentes t rminos de referencia t Las dem s contempladas en la Constituci n la Ley y en el presente documento de T rminos de Referencia u Cuando el valor de la propuesta sea inferior al 90 del presupuesto oficial asignado 3 2 DECLARATORIA DEL CONCURSO COMO DESIERTO La declaratoria del concurso como desierto proceder por motivos o causas que impidan la selecci n objetiva cuando no se presenten ofertas cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje t cnico m nimo definido cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado y se declarar en acto administrativo en el que se se alar en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisi n Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 24 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden CAPITULO IV 4 AN LISIS COMPARACI N Y EVALUACI N DE PROPUESTAS 4 1 AN LISIS Y COMPARACI N DE LAS OFERTAS La UPME analizar y comparar todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas de acuerdo con lo establecido en el presente documento de t rminos de referencia Se proceder a la comparaci n de las propuestas con el prop sito de seleccionar el proponente m s favorable para la enti
45. s que componen la propuesta se llenar teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en los presentes t rminos de referencia sin efectuar cambios en su redacci n original y conservando el orden establecido Si el proponente quisiera adicionar alguna explicaci n o aclaraci n deber hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia prevalecer la informaci n consignada en el original 2 2 DOCUMENTOS QUE ACOMPA AN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentaci n de los documentos descritos a continuaci n los cuales ser n objeto de verificaci n de cumplimiento m s no de calificaci n raz n por la cual se Consideran subsanables a t tulo de adici n modificaci n o complementaci n 2 2 1 DOCUMENTOS JURIDICOS 2 2 1 1 CARTA DE PRESENTACI N DE LA PROPUESTA La carta de presentaci n de la propuesta se elaborar de acuerdo con el modelo establecido en el Formato anexo En esta carta el oferente deber indicar de la informaci n suministrada en su propuesta cual es de car cter reservado se alando la norma que le otorga tal car cter 2 2 1 2 GARANT A DE SERIEDAD Los proponentes deber n presentar una garant a de seriedad de la propuesta para entidades estatales a favor de la Unidad de Planeaci n Minero Energ tica UPME por una cuan
46. t a equivalente al diez por ciento 10 del valor del presupuesto oficial asignado para la presente contrataci n La vigencia de esta garant a ser de noventa 90 d as calendario contados a partir de la fecha del cierre de este proceso concursal inclusive Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva p liza Para el efecto deber adjuntar a la propuesta el original del mismo Dicha garant a deber ser expedida por una compa a de seguros legalmente establecida en Colombia Carrera 50 26 20 Bogot D C PBX 57 1 2220601 FAX 2219537 L nea Gratuita Nacional 01 8000 911729 15 http www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden La seriedad de la oferta tambi n podr ser garantizada por una entidad bancaria La garant a deber ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria En todo caso no expirar por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral En el evento en que la oferta se presente en representaci n de una persona jur dica la garant a de seriedad deber ser expedida a nombre del proponente vale decir la persona representada En el evento de presentaci n conjunta de propuestas la garant a de seriedad deber expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la uni n temporal seg n el caso debi ndose ind
47. ttp www upme gov co 34 REP BLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERG A UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA 7 2 Tel fonos IP gerenciales 7 2 1 Marca y modelo Especificar 7 2 2 Cantidad 6 tel fonos IP gerenciales PoE con pantalla gr fica de 4 l neas de texto 8 Captura de llamadas Permitir la captura de llamadas en los grupos 9 Administraci n A trav s de interfaz gr fica accedida por red o por consola 10 Sistema de gesti n y Sistema que permita generar reportes de control de llamadas duraci n de llamadas por rea grupo y tarificaci n extensi n que permita identificar costos de llamadas larga distancia celulares entradas a buz n llamadas respondidas llamadas abandonadas y dem s 11 Mensaje de Se incluye la grabaci n profesional del bienvenida mensaje de bienvenida institucional y los men s del sistema autom tico 12 Soporte a salida Soportar la actual soluci n de salida de celular llamadas celulares telular 2 salidas 13 Switches IP Incluir los switches para manejo de voz sobre IP 2 switches de 48 puertos con POE Especificar marca y modelo 14 Montaje en rack La soluci n se debe entregar montada en rack existente incluyendo los anclajes organizadores de cables patch cords y dem s accesorios necesarios 15 Garant a 1 a o de garant a en el sitio 16 Mantenimiento Mantenimiento a la soluci n propuesta i
48. tulo V de este documento 1 2 TERMINO DE DURACION DEL CONTRATO El t rmino de duraci n del contrato ser de dos 2 meses contados a partir de la firma del Acta de Iniciaci n del contrato la cual deber suscribirse a m s tardar dentro del d cimo 109 d a h bil siguiente a la fecha del perfeccionamiento del contrato El contrato se considerar perfeccionado desde la fecha de su firma El acta de iniciaci n se suscribir previa aprobaci n de la garant a exigida en el contrato pago de los derechos de publicaci n del mismo e impuesto de timbre si a ello hubiere lugar 1 3 R GIMEN JUR DICO APLICABLE Este proceso de contrataci n se rige por los principios constitucionales indicados en su art culo 209 por la Resoluci n UPME No 0415 del 21 de agosto de 2007 y por lo contenido en estos t rminos de referencia en la audiencia de aclaraciones y las addendas que se emitan 1 4 PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto asignado por la Unidad es de SETENTA MILLONES DE PESOS 70 000 000 seg n Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP n mero xxxx del XX de XXXX de 2008 presupuesto que incluye el impuesto a las transacciones financieras 4 x 1000 por lo tanto el presupuesto oficial destinado para el desarrollo de la consultor a es de SESENTA Y NUEVE MILLONES SETECIENTOS VEINTIUN MIL PESOS 69 721 000 valor que cubre todos los costos asociados directos e indirectos IVA retenci n en la fuente costo de publicaci n en el
49. www upme gov co REP BLICA DE COLOMBIA d MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA UNIDAD DE PLANEACI N MINERO ENERG TICA Libertad y Orden 2 2 1 11 INSCRIPCION EN EL SICE El oferente deber presentar certificaci n de encontrarse inscrito en el SICE CUBS 1 36 2 1 4904 2 3 DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarar la viabilidad o no viabilidad de los proponentes en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuaci n se enuncian Que el proponente posea como m nimo un capital de trabajo equivalente al cuarenta por ciento 40 del valor de la propuesta El capital de Trabajo se calcular como el resultado de la siguiente f rmula Capital de Trabajo Activo Corriente Pasivo Corriente Que el proponente dispone de una solvencia liquidez mayor o igual a uno gt 1 La solvencia se calcular como el resultado de la siguiente f rmula Solvencia liquidez Activo Corriente Pasivo Corriente Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 70 El endeudamiento se calcular como el resultado de la siguiente f rmula Endeudamiento Pasivo Total Activo Total El proponente deber diligenciar el formato No 5 Este formato debe estar suscritos por el Representante Legal el Contador P blico y el Revisor Fiscal si el proponente est obligado a tenerlo De la misma manera estos documentos ser n objeto de verificaci n mas no de calificaci n Trat ndose de personas naturales debe

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