RECREACIÓN DE YOPAL - Instituto para el Deporte y la
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1. Recreaci n los Medios de acceso a la informaci n con que cuenta la entidad son L nea telef nica P gina web Correos Electr nicos Institucionales y Carteleras informativas 4 RECOMENDACIONES Entendido el Modelo Est ndar de Control Interno como un sistema que requiere el concurso de todos los niveles funcionales y jer rquicos del Instituto se hace necesario fortalecer las estrategias con un cambio cultural que permitan una mayor participaci n por lo que se recomienda Mantener el proceso de socializaci n orientado a los funcionarios en aspectos relacionados con el Sistema de Gesti n de la Calidad interiorizaci n del c digo de buen gobierno el c digo de tica la actualizaci n de toda su documentaci n Seguir trabajando en el proceso de gesti n del talento humano por competencias y carrera administrativa con el fin de actualizar perfiles por servicio prestado y ajuste del manual respectivo de funciones Val TEA Sal Sede apt Coliseo Cubierto Mauricio Naranjo Trv Trv 18 No 13 55 Tel fono 6358636 Fax 632 43 04 email contactenos idry yopal gov co www idry yopal gov co O Y INSTITUTO PARA EL DEPORTE a Y LA RECREACION DE YOPAL gres Acuerdo No 049 de 1996 MUNICIPIO DE YOPAL NIT 800 117 801 9 2012 2015 Se debe presentar el estado actual de ejecuci n del plan estrat gico y con base en este resultado proyectar el nuevo plan estrat gico estructurado con la participaci n e interiorizaci n en t2. Trv Trv 18 No 13 55 Tel fono 6358636 Fax 632 43 04 email contactenos idry yopal gov co www idry yopal gov co O Y Y INSTITUTO PARA EL DEPORTE P A an A Y LA RECREACION DE YOPAL g Acuerdo No 049 de 1996 MUNICIPIO DE YOPAL NIT 800 1 17 801 9 2012 2015 m nima cuant a El Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Se present de acuerdo a los t rminos y lineamientos impartidos por el Departamento Administrativo de la Funci n P blica DAFP 2 3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 2 3 1 PLAN DE MEJORAMIENTO Es una Herramientas de evaluaci n definida para la elaboraci n del plan de mejoramiento Para el a o 2014 se adopt el plan de mejoramiento continuo de los procesos mediante Resoluci n 923 64 012 del 30 de enero de 2014 El Instituto no se encuentra en plan de mejoramiento por parte de la Contralor a Departamental ni por parte de la Oficina de Control Interno 3 EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACI N 3 1 INFORMACION Y COMUNICACI N INTERNA Y EXTERNA Identificaci n de las fuentes de informaci n externa Adopci n del Plan anticorrupci n y atenci n al ciudadano mediante Resoluci n 923 64 013 del 30 de enero de 2014 Recepci n de PQR por internet portal atenci n al ciudadano p gina web del instituto no se evidencia la instalaci n de buzones de sugerencias Fuentes internas de informaci n manuales informes actas actos administrativos sistematizada y de f cil acceso Canales de comu
3. 2013 se realiz la estructura del Mapa de Procesos y Caracterizaci n de los Procesos identificando 2 Procesos estrat gicos 3 misionales 4 de apoyo y 1 de evaluaci n La divulgaci n de los procedimientos de cada proceso se encuentra documentados se realiz socializaci n en Noviembre de 2013 y se realiz actualizaci n en el segundo semestre de 2014 No se evidencia el Proceso de Seguimiento y Evaluaci n que incluya la evaluaci n de la satisfacci n del cliente y partes interesadas para la toma de correctivos Val TEA Sal Sede Yap Coliseo Cubierto Mauricio Naranjo Trv Trv 18 No 13 55 Tel fono 6358636 Fax 632 43 04 email contactenos idry yopal gov co www idry yopal gov co O Y Y INSTITUTO PARA EL DEPORTE P A an A Y LA RECREACION DE YOPAL g Acuerdo No 049 de 1996 MUNICIPIO DE YOPAL NIT 800 1 17 801 9 2012 2015 1 2 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Consiste en una estructura organizacional de la entidad que facilite la gesti n por procesos el Instituto cuenta con un organigrama actualizado y aprobado por la Junta Directiva mediante acuerdo 002 del 23 de diciembre de 2013 se realiz una modificaci n mediante acuerdo 001 del 15 de julio de 2014 El Manual de Funciones y Competencias Laborales est por Acuerdo No 923 64 001 del 27 de Junio del 2011 Se realiz una modificaci n mediante acuerdo 923 64 002 del 23 de diciembre de 2013 por la creaci n de cinco 5 cargos No hay evidencias de la divulgac
4. JI Y INSTITUTO PARA EL DEPORTE n A Y LA RECREACION DE YOPAL yr ds Acuerdo No 049 de 1996 MUNICIPIO DE YOPAL NIT 800 1 17 801 9 2012 2015 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 INSTITUTO PARA EL DEPORTE Y LA RECREACION DE YOPAL IDRY PER ODO EVALUADO 12 de Julio a 11 de Noviembre de 2014 FECHA DE ELABORACION 12 de Noviembre del 2014 En cumplimiento de lo dispuesto en el art culo 9 de la ley 1474 de 2011 el Instituto para el Deporte y la Recreaci n de Yopal a continuaci n presenta el Informe Pormenorizado de Control Interno correspondiente al tercer cuatrimestre de la vigencia 2014 Julio Noviembre Este informe contiene el Estado del Control Interno a trav s de los dos 2 M dulos Control de Planeaci n y Gesti n y Control de Evaluaci n y Seguimiento y el eje transversal Informaci n y Comunicaci n contemplados en el Manual T cnico del Modelo Est ndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 as 1 MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION 1 1 COMPONENTE TALENTO HUMANO Mediante Acuerdo No 923 64 001 del 27 de Junio del 2011 Se adopt el manual de funciones y competencias laborales de los Funcionarios del Instituto y Se realiz una modificaci n mediante acuerdo 923 64 002 del 23 de diciembre de 2013 por la creaci n de nuevos de cargos El Instituto para el Deporte y la Recreaci n de Yopal Mediante resoluci n 923 64 100 del 21 de agosto de 2013 ad
5. i n de este documento 1 2 4 INDICADORES DE GESTION La definici n de indicadores de eficiencia y efectividad que permitan medir y evaluar el avance en la ejecuci n de los planes y programas Se formularon indicadores de eficiencia eficacia y efectividad por proceso Y el Seguimiento de los indicadores y la Medici n se har trimestral haciendo el primer corte en Diciembre 1 2 5 POLITICAS DE OPERACION La divulgaci n de las pol ticas de operaci n Se definieron las pol ticas de operaci n por proceso el Manual de operaciones o su equivalente adoptado y publicado Se estructur el manual de calidad se tienen definidos los procedimientos y se est en proceso de ajuste con el nuevo MECI 1 3 COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO 1 3 1 POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO Definici n por parte de la alta Direcci n de pol ticas para el manejo de los riesgos se cuenta con una pol tica de administraci n del riesgo debidamente socializado y publicado el mapa de riesgos en la p gina web institucional Val TEA SSA Sede Yap Coliseo Cubierto Mauricio Naranjo Trv Trv 18 No 13 55 Tel fono 6358636 Fax 632 43 04 email contactenos idry yopal gov co www idry yopal gov co O Y INSTITUTO PARA EL DEPORTE a Y LA RECREACION DE YOPAL gi eea Acuerdo No 049 de 1996 NIT 800 1 17 801 9 MON s 1 3 2 IDENTIFICACION DE RIESGOS La Identificaci n de los factores internos y externos de riesgo est n debidamente ident
6. ificados por procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la entidad En 2013 se realiz an lisis e identificaci n de los riesgos por procesos y mapa de riesgos que fue actualizado en mesas de trabajo con los funcionarios en el segundo semestre de 2014 1 3 3 ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO An lisis del riesgo Evaluaci n de controles existentes Valoraci n del riesgo Controles Mapa de riesgos de proceso Y Mapa de riesgos institucionales El seguimiento esta programado con corte a final de la vigencia evaluando controles y acciones establecidas para administrar los riesgos 2 MODULO CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO 2 1 COMPONENTE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL 2 1 1 AUTOEVALUACION DEL CONTROL Y GESTION Actividades de sensibilizaci n a los Servidores P blicos sobre la cultura de la autoevaluaci n definidos haciendo nfasis en las Herramientas de autoevaluaci n Indicadores de gesti n Seguimiento al mapa de riesgos y Plan anticorrupci n y atenci n al ciudadano que se encuentran publicados en la p g Web del Instituto 2 2 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA 2 2 1 AUDITORIA INTERNA El Procedimiento de auditor a Interna Se estableci el procedimiento programas de auditor as Internas Programa de auditor as al comenzarla vigencia o de forma extraordinaria cuando se presente la eventualidad Como se evidencia en tres 3 Procesos de contrataci n de Val TEA SSA Sede Yap Coliseo Cubierto Mauricio Naranjo
7. nicaci n P gina web Correos electr nicos Institucionales y redes sociales Rendici n anual de cuentas con la intervenci n de los distintos grupos de inter s veedur as ciudadanas y Comunidad Se realiz audiencia p blica junto con la Administraci n Municipal y sus Entes descentralizados El informe se public en la p gina web de la entidad Val TEA SSA Sede apt Coliseo Cubierto Mauricio Naranjo Trv Trv 18 No 13 55 Tel fono 6358636 Fax 632 43 04 email contactenos idry yopal gov co www idry yopal gov co O Y INSTITUTO PARA EL DEPORTE A 2 Y LA RECREACION DE YOPAL gres Acuerdo No 049 de 1996 MUNICIPIO DE YOPAL NIT 800 117 801 9 2012 2015 Las Tablas de retenci n documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad se encuentran en proceso de consolidaci n No se evidencia una Pol tica de Comunicaciones falta elaborar el Plan de Medios 3 2 SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACION Manejo organizado y sistematizado de la correspondencia Se est consolidando el procedimiento junto con las tablas de retenci n documental El Manejo organizado y sistematizado de los recursos f sicos humanos financieros y tecnol gicos Se encuentra documentaci n sobre procesos y procedimientos manual de funciones No se evidencia Mecanismos de consulta con distintos grupos de inter s para obtener informaci n sobre necesidades y prioridades en la prestaci n del servicio El Instituto para el Deporte y la
8. odos los niveles jer rquicos y funcionales de cada subdirecci n organizacional Es necesario seguir trabajando en el autocontrol y autogesti n la adecuada implementaci n de las herramientas de control Capacitaci n continua a los funcionarios del Instituto en la estructuraci n de un adecuado plan de mejoramiento incluido un an lisis de causas y elaboraci n de acciones de mejora que se constituyan en controles y en pol ticas de operaci n de los procesos Fortalecer los procesos de comunicaci n tendientes a la divulgaci n e implementaci n de la actualizaci n del Modelo Est ndar de Control Interno MEC 2014 armonizado con el Sistema de Gesti n de la Calidad del Instituto de acuerdo a sus fases de implementaci n Para institucionalizar la comunicaci n como un proceso estrat gico transversal a su estructura organizacional orientadas al cumplimiento de principios como la publicidad la transparencia y la participaci n ciudadana como la consolidaci n de la imagen Institucional del Instituto se debe elaborar el Plan de Medios Fortalecer La Oficina de Control Interno pues no cuenta con el recurso humano suficiente para cubrir las auditor as seguimientos asesor as y acompa amientos para el cubrimiento del servicio FERNANDO LOPEZ REYES Jete Oficina de Control Interno Val TEA Sal Sede apt Coliseo Cubierto Mauricio N Mauricio Naranjo Trv Trv 18 No 13 55 Tel fono 6358636 Fax 632 43 04 email contactenos idr
9. opto el c digo de tica No se evidencia actividades de socializaci n en el tema despu s de creado el c digo tampoco se plantean estrategias para fortalecer los principios y valores definidos en el C digo de tica adoptado No se ha realizado el proceso de revisi n del C digo de tica y Buen Gobierno en el cual se establezcan los acuerdos compromisos y protocolos ticos institucionales ajustados a los cambios de normatividad y las exigencias de los entes de control TS pl PARAS Socia Sede ape Coliseo Cubierto Mauricio Ne Naranjo njo Trv 18 No 13 55 Tel fono 6358636 Fax 632 43 04 email contactenosOidry yopal gov co www idry yopal gov co O Y INSTITUTO PARA EL DEPORTE a Y LA RECREACION DE YOPAL gi eea Acuerdo No 049 de 1996 MUNICIPIO DE YOPAL NIT 800 1 17 801 9 2012 2015 1 1 1 ACUERDOS COMPROMISOS O PROTOCOLOS ETICOS El Instituto defini Mediante resoluci n 923 64 100 del 21 de agosto de 2013 el c digo de tica documento con los principios y valores de la entidad Como productos est n el Acto administrativo que adopta el documento con los principios y valores de la entidad la Socializaci n de los principios y valores de la entidad No se evidencia actividades de socializaci n en el tema despu s de creado el c digo tampoco se plantean estrategias para fortalecer los principios y valores definidos en el C digo de tica adoptado 1 1 2 DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Con el documento man
10. ual de funciones y competencias laborales Acuerdo No 923 64 001 del 27 de Junio del 2011 la entidad adopt el manual y se realiz una modificaci n mediante acuerdo 923 64 002 del 23 de diciembre de 2013 por adici n de cinco 5 cargos para fortalecer el rea jur dica y el rea Deportiva Se estructur el manual de desarrollo de talento humano que contempla la pol tica de capacitaci n inducci n y re inducci n de personal mediante resoluci n 923 64 101 del 21 de agosto de 2013 No se evidencia el Plan Institucional de Capacitaci n PIC para la vigencia 2014 ni el Programa de Bienestar e Incentivos de los Funcionarios del Instituto La evaluaci n de desempe o se realiza siguiendo los lineamientos y formatos DAFP para el personal administrativo de planta do 2 funcionarios de carrera administrativa Para el 2014 se pactaron compromisos laborales por escrito que se encuentran archivados en la carpeta cada empleado se realiz la evaluaci n parcial Los Funcionarios de libre nombramiento y remoci n no pueden ser evaluados porque no se hacen acuerdos de gesti n 1 2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRAT GICO Define las estrategias y l neas de acci n que den rumbo y destino a la entidad con el fin de cumplir con la plataforma estrat gica institucional Val TEA Sal Sede Yap Coliseo Cubierto Mauricio Naranjo Trv Trv 18 No 13 55 Tel fono 6358636 Fax 632 43 04 email contactenosOidry yopal gov co www idry yopal go
11. v co O Y INSTITUTO PARA EL DEPORTE a Y LA RECREACION DE YOPAL gi S Acuerdo No 049 de 1996 MUNICIPIO DE YOPAL NIT 800 1 17 801 9 2012 2015 La Subdirecci n T cnica quien tiene funciones de Planeaci n realiza tableros de control cada tres meses para el seguimiento a los indicadores de la Planeaci n Estrat gica los indicadores de Gesti n evaluaci n y seguimiento a los proyectos de inversi n que hacen parte de las metas del Plan de Desarrollo Municipal 1 2 1 PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS La Planeaci n del IDRY tiene su Contenido en el Plan de Desarrollo Municipal Yopal con Sentido Social 2012 2015 y Plan de Acci n del Instituto vigencia 2014 La Misi n y Visi n del Instituto est n formuladas y adoptadas Se han divulgado en capacitaciones al Personal y Directivos Y est n publicadas en Carteles y en la p gina web de la entidad Objetivos institucionales est n Establecidos en el Plan de Desarrollo Municipal y en el Plan de acci n del Instituto Los Planes Programas y Proyectos est n contenidos en el Plan de acci n anual se evidencia Plan Anual mensualizado de caja PAC plan de compras adoptado mediante resoluci n N 923 64 010 del 29 de enero de 2014 Plan anticorrupci n y atenci n al ciudadano resoluci n 923 67 013 del 30 de enero de 2014 el instituto organiza comit s de trabajo aunque no se evidencian actas de reuniones 1 2 2 MODELO DE OPERACI N POR PROCESOS Durante el
12. y yopal gov co www idry yopal gov co
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