Manual de Patrocinios y Esponsorización
Contents
1. as O Confirmaci n de los Espacios seleccionados Firma Fecha Aceptamos los t rminos y condiciones incluidos en este folleto de patrocinio y exposici n y aceptamos respetar las recomendaciones para la participaci n de la industria en el Congreso Estoy autorizado a firmar este formulario en nombre del solicitante Compa ia Pag 1 7 T RMINOS Y CONDICIONES Estos t rminos constituyen el acuerdo comercial entre el Organizador y la firma Expositora Patrocinadora expositor patrocinador SOLICITUD PARA PARTICIPAR S lo se considerar n las solicitudes para participar que se reciban en los formularios adecuados debidamente cumplimentados El registro se confirmar en la medida en que se disponga de espacio Se informar a los solicitantes por escrito sobre la aceptaci n o rechazo de sus solicitudes En caso de rechazo se rembolsar n todos los pagos En el caso de aceptaci n los patrocinadores expositores quedar n obligados por los t rminos y condiciones enumerados en el folleto y o el acuerdo contractual OBLIGACIONES Y DERECHOS DEL EXPOSITOR PATROCINADOR El registro implica la aceptaci n completa de los reglamentos de exposici n patrocinio por parte de los expositores patrocinadores Cualquier violaci n de estos reglamentos puede llevar a la revocaci n inmediata del derecho a participar en el Congreso sin compensaci n ni rembolso de los importes ya pagados ni pago de da os al expositor patrocinad2. n asignados seg n el orden de las reservas recibidas Alquiler de Espacio m nimo 9 m2 El precio para el alquiler de espacio nicamente es de por metro cuadrado Esto incluye e 5 Acreditaciones de expositor e Limpieza de a reas comunes y p blicas e Invitaci n a la recepci n de bienvenida para expositores registrados Alquiler de Stand Modular m nimo 9 m2 Esto incluye Shell Scheme Stand Sketch For illustrative purposes only e Stand modular de melamina iluminaci n b sica ME E e conexi n el ctrica de 500W e Frontis con letras est ndar e Moqueta Beneficios Adicionales Al formar parte de la Exposici n su compa a recibir los siguientes beneficios adicionales e Aparecer como expositor en la p gina web antes del Congreso con enlace a la p gina web de su compa a e Logo en el p gina web del Congreso e Nombre de la compa a y se alizaci n en la exposici n durante el congreso Nota El alquiler de espacio incluye consumo el ctrico de 500W y moqueta No incluye mueble o limpieza del stand Todos estos servicios entre otros podr n ser ordenados en el Manual T cnico de Exposici n Pag 1 1 Asignaci n de Espacio de Exposici n La asignaci n se har por estricto orden de recepci n de solicitudes Para asegurar la reserva de una ubicaci n espec fica se debe mandar el formulario de reserva de exposici n y el contrato debidamente completados por fax o correo electr nico
3. O Sala de Ponentes S Hospitality Suite oS Bloc de Notas y Bol grafos S Taya O Miniprograma O SS S Marcador P ginas uws S Publicidad en el programa final Contraportada Portada Interior Interior Contraportada P gina interna Total Por favor completa o O Reserva provisional se liberar el stand si no se confirma dentro de los siguientes 14 d as O Confirmaci n de los Espacios seleccionados A A A A A Y O A A A Firma Fecha Aceptamos los t rminos y condiciones incluidos en este folleto de patrocinio y exposici n y aceptamos respetar las recomendaciones para la participaci n de la industria en el Congreso Estoy autorizado a firmar este formulario en nombre del solicitante Compa ia Pag 1 6 Reserva y Contrato de Exposici n Comercial Por favor recuerde que todas las menciones a su compa a as como los listados con nombres y direcciones de compa a se generar n a partir de la informaci n que completen aqu Rogamos enviarla a Daniel Ariza Tilesa Kenes Spain C Londres 17 1 Planta 28028 Madrid Tel 91 361 2600 Fax 91 355 9208 Email darizaVkenes com CONTACTO NOMBRE DE LA COMPANIA DIRECCION CIUDAD CODIGO POSTAL PAIS TELEFONO FAX EMAIL WEBSITE Elecci n Stand Stand modular de metros cuadrados Precio Total 2 Elecci n O eoo 3 Elecci n O S eeo O Reserva provisional se liberar el stand si no se confirma dentro de los siguientes 14 d
4. de p ginas laminado Un marcador de p ginas a color con publicidad en las dos caras ser colocado en el programa final e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final USB 2GB P sters 6 Mejores Comunicaciones Orales e Los USB llevar n los logos del patrocinador y del evento e Posibilidad para el Patrocinador de entregar directamente en su stand los USB En la documentaci n de los asistentes se incluir un voucher para que vayan a retirarlo al stand L e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final Inserci n Publicidad en las Carteras del Congreso e Posibilidad por parte del Patrocinador de incluir en las Carteras del Congreso un folleto sobre la compa a producto de la Casa Comercial e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final Oportunidades de Publicidad Tipo Contraportada Interior Interior P gina Portada Contraportada Interna Programa Preliminar A a a Pag 1 0 Exposici n La Exposici n comercial tendr lugar en el Auditorio y Centro de Congresos de la Regi n de Murcia Victor Villegas en conjunto con el Congreso El plano de la Exposici n ha sido dise ado para maximizar la visibilidad de los expositores ante los delegados Todos los espacios ser
5. desplazarse en ella y para aquellos que dispongan de tiempo los contrastes que ofrece la provincia mar luz agua castillos museos sol continuo y rincones rec nditos antiguos y maravillosos A todo ello esperamos unir un programa cient fico que llene las expectativas de todos desde los m s experimentados hasta los noveles en el mundo de la nutrici n Nuestra hermosa ciudad os espera generosa como siempre ha sido Murcia para haceros disfrutar con todos los encantos que tiene Os esperamos con agrado Dra Carmen S nchez lvarez Comites Comit Organizador Local Presidente Dra Carmen S nchez lvarez Vicepresidente Dra Mar a Jes s Gomez Ramos Comit Cient fico Local Dr Francisco Garcia C rdoba Dra Mercedes Ferrer Gomez Dr Juan Ram n Cuenca Dr F tima lll n Gomez D Jose Maria Xandri Graupera Dr Jose Maria Alonso Herreros Dra Maria Ventura Lopez Vocales D Mercedes Nicolas Hernandez D Maria Bienvenida Gomez Sanchez D Noelia Garcia Talavera Esp n D Tamara Monedero Saiz D Antonia Zome o Ros Informaci n General Fechas Del 15 a 17 de mayo de 2014 Sede La Sede del Congreso ser el Auditorio y Centro de Congresos de la Regi n de Murcia Victor Villegas Avda Primero de Mayo s n Murcia 30006 Web www auditoriomurcia org Organizado por SOCIEDAD ESPA OLA DE NUTRICI N PARENTERAL Y ENTERAL SENPE Secretaria T cnica Patrocinios y Exposici n Comercia
6. honorarios e La informaci n sobre el Simposio se puede incluir en la documentaci n del Congreso e Inclusi n del nombre de los Patrocinadores en el programa definitivo del Congreso e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso Presentaci n Libro Patrocinio de un Presentaci n de Libro oficial de la industria de hasta 30 minutos sujeto a la aprobaci n por parte del Comit Cient fico del Congreso e Enel paquete se incluyen alquiler de la sala equipo audio visual est ndar mesa de presentaci n e Los Ponentes ser n invitados por el Patrocinador gastos de viaje alojamiento inscripci n y posibles honorarios e la informaci n sobre la Presentaci n de Libro se puede incluir en la documentaci n del Congreso e Inclusi n del nombre de los Patrocinadores en el programa definitivo del Congreso e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso Carteras del Congreso e La cartera llevar el logo del Patrocinador y el del Congreso e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final Pae Z Punto de Internet Habr un rea de Internet equipado con 4 puestos de trabajo donde los participantes podr n revisar su correo electr nico El logo de su empresa se destacar e Oportunidad al patrocinador de mostrar el logo en las pantallas e Oportunidad al patrocinador de mostrar su logo en el salvapantallas
7. no realiza su pago en fecha el organizador estar autorizado a terminar el contrato suspender la confirmaci n de aceptaci n determinar otras disposiciones para el stand art culos de patrocino o solicitar la compensaci n por el no cumplimiento del contrato La participaci n de los expositores patrocinadores depende del cumplimiento de todas las reglas reglamentos y condiciones establecidas aqu Se autoriza el acceso a la exposici n tras la presentaci n de una acreditaci n que emitir el organizador Las acreditaciones de los expositores no ser n enviadas con anticipaci n sino que se las entregar n en el mostrador del coordinador de la exposici n El organizador garantiza la limpieza diaria de los pasillos Los expositores patrocinadores asumen la responsabilidad por la limpieza de sus stands La distribuci n de refrescos a los participantes por parte de los expositores s lo se permitir si se observan los reglamentos del recinto de la exposici n relacionados con el servicio de catering Las reas y dispositivos de exposici n puestos a disposici n de los expositores deben ser devueltos en su estado original En caso de da o o p rdida del equipo suministrado o da o a reas ocupadas el expositor deber hacerse cargo de la reparaci n y reemplazo Toda decoraci n o instalaci n especial deber ser presentada al organizador para su autorizaci n previa No se permiten paneles ni pantallas de publicidad fu
8. Es importante que el formulario de solicitud indique tres selecciones alternativas con claridad Las asignaciones de espacio no se realizar n si no van acompa adas de los formularios de solicitud con su pago Registro de Exposici n Todos los expositores deben inscribirse recibir n una acreditaci n con el nombre de la compa a expositora Se entregar n e 5inscripciones para stands de hasta 9 m2 e 8inscripciones para stands superiores a 9m2 Las inscripciones de expositores permiten el acceso a la zona de exposici n y ser n utilizadas por personal de la empresa solamente Manual T cnico de la Exposici n Un manual t cnico de exposici n que explica los aspectos t cnicos de exponer ser distribuido 2 meses antes del congreso Incluir lo siguiente Detalles t cnicos sobre la sede del congreso Detalles e informaci n sobre la exposici n Detalles del contratista Servicios disponibles para expositores y formularios de solicitud Visitas previas a la Sede Se pueden organizar visitas a la Sede con anterioridad al Congreso Favor contactar a darizaWkenes com Condiciones y T rminos de la Exposici n Los t rminos y condiciones de la exposici n est n incluidos en este folleto Por favor note que la firma del FORMULARIO DE RESERVA Y CONTRATO DE EXPOSICI N implica la aceptaci n de estos t rminos y condiciones Se considerar que el formulario de reserva de exposici n es un contrato v lido que obligar a ambas part
9. a rescindir el presente Acuerdo con lo cual todas las cantidades adeudadas por cualquiera de las partes en la fecha de terminaci n ser abonado a la otra parte Las partes seguir n siendo responsables de todos los incumplimientos ocurridos con anterioridad a dicha terminaci n En el presente Acuerdo Fuerza Mayor significa todo hecho suceso o situaci n fuera del control razonable del Organizador y que se traduce en el fracaso O las causas del Organizador para llevar a cabo una o m s de sus obligaciones en virtud del presente Acuerdo y sin perjuicio de la generalidad de lo anterior se incluyen los actos de Dios la guerra o amenaza de guerra o de violencia actos de terrorismo actos de enemigos p blicos insurrecci n el estado de emergencia conmoci n civil disturbios huelgas cierres patronales embargos la escasez de mano de obra agua o el poder razonablemente necesarios en relaci n con el Congreso inundaciones tormentas tempestades inevitables las bajas el fracaso o el rechazo de cualquier autoridad gubernamental aplicables a emitir todas las aprobaciones necesarias la terminaci n de suspensi n O revocaci n de las autorizaciones requeridas
10. e gt A US E EZ PAYA E dE gt A 4 K ay n ARO TIE VPF NV TT NAAARLL LAN SLAs e a KA Ky PR 8 NE ds Us pa a gt SA A A al DUNN Di Y RAS gt gt iii Ra a des Y PAI a a ABAD 5H M ES esca ey o H J A A pg MINE 2 K Te oO cN O LO LO co a O o _ a e o N ua i 5 T cy H gt f N e alo e o o q CN A CN m O OA Po ej SL gt A E S Mm O e r DE SOCIEDAD ESPA OLA DE NUTRICI N PARENTERAL Y ENTERAL E mail senpe2014 kenes com www senpe com a Kenes Group company ndice o A e O ol EE O 3 Ho A a E OOO yA EI E 4 MONA CION SENS narrada ae 5 C teg nd de POC 6 Listado de Patrocinios NAIVIdUAlES AAA 7 o a EA E E E E E E E R EE AR 11 a enee opa eo Ee Pe 133 Informaci n adicional para Patrocinadores y EXPOSITOTFES occccccccnnnnnnnnncnonoconononaninininss 14 Formulario de kesed de Pomo O sio iia o pibe 16 Reserva y Contrato de Exposici n COMES lus cnanaea aretes 17 Terminos y Condiciones serso E O E EA 18 Bienvenida Estimados colegas Es para nosotros un honor ser la sede del XIX Congreso de la SENPE Por segunda vez organizamos el Congreso en nuestra ciudad y esperamos que la experiencia anterior nos sirva para haceros a n m s grata la asistencia Murcia es una ciudad hermosa con m ltiples facetas el buen clima de Mayo la ciudad en flor la buena gastronom a la comodidad para
11. e Oportunidad al patrocinador de proporcionar alfombrilla para el cursor en el rea de Internet e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final Sala de Ponentes Se dispondr de servicios en la sede del Congreso para que los ponentes invitados y presentadores de res menes puedan verificar sus presentaciones e El nombre logo de la compa a aparecer en la se al en la entrada a la sala e Oportunidad al patrocinador de proporcionar alfombrilla para el cursor en cada estaci n de trabajo MUCIaYe e Se mostrar el logo en las pantallas en cada puesto de trabajo SENPE ia YES e logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final Paneles Posters Digitales La sesi n de posters dispondr de paneles digitales El logo del patrocinador aparecer permanentemente en la pantalla y cuando estas no est n en uso aparecer como fondo de pantalla A su vez el logo estar incorporado en la plataforma electr nica que se utilice para el env o y recepci n de los ficheros electr nicos e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web de las Jornadas e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final PagO Webcasting Una completa plataforma electr nica a trav s de la cual se pueden combinar la imagen de la presentaci n del ponente la presentaci n Powerpoint y
12. era de las reas de exposici n asignadas a los expositores El organizador no aprobar stands que no cumplan con los est ndares aceptados hasta que se hayan hecho los cambios necesarios C digo de pr ctica El expositor patrocinador es responsable por el cumplimiento de los reglamentos de autoridades locales EFPIA Federaci n Europea de Industrias y Asociaciones Farmac uticas www efpia org e IFMPA Federaci n Internacional de Fabricantes y Asociaciones Farmac uticas www ifpma org C digo de pr ctica sobre la promoci n de medicamentos El no cumplimiento de estos reglamentos no podr servir para declarar la nulidad de este contrato El no cumplimiento de las reglas y reglamentos no expondr n al organizador a juicios o demandas por el patrocinador expositor ni terceros Fuerza mayor El Organizador se puede considerar en incumplimiento de este Acuerdo en este caso se expondr ante el expositor patrocinador al retrasarse en el cumplimiento o incumplimiento de cualquiera de sus obligaciones bajo el presente mientras que la demora o la falta de ejecuci n se debe a fuerza mayor Cuando la Fuerza Mayor en cuesti n se impone por un per odo continuo de m s de 30 d as las partes discutir n de buena fe con el fin de aliviar sus efectos o para ponerse de acuerdo sobre medidas alternativas que sean justas y razonables Si las partes no pueden ponerse de acuerdo sobre una soluci n cualquiera de las partes tendr derecho
13. es Pag 1 2 Plano de la Exposici n El plano de la Exposici n se dise a maximizando la visibilidad de los expositores a los delegados SALA EXPOSICION PLANTA 1 PALACIO DE CONGRESOS DE MURCIA VEST BULO gt o Ml SALA MIGUEL ANGEL CLARES O Internet c rner gt Zona Coffe Breaks Plano preliminar Sujeto a modificaciones Pag 1 3 Informaci n adicional para Patrocinadores y Expositores Procedimientos de Reserva e Informaci n de Pago T rminos de Pago 50 se debe abonar con la recepci n del contrato de patrocinio y la primera factura 50 se debe abonar antes del 15 de abril de 2014 Todos los pagos deben realizarse antes del inicio del congreso En caso de que el patrocinador no hubiera completado el pago antes del inicio del congreso los organizadores tendr n el derecho de cancelar su reserva lo que tendr un costo determinado que se explica a continuaci n M todos de Pago Transterencia bancaria Rogamos realicen los pagos a la siguiente cuenta bancaria Nombre de la cuenta N mero de cuenta Nombre y direcci n del banco Direcci n swift Los gastos bancarios ser n a cargo del remitente Las solicitudes de Patrocinio y o Exposici n deben realizarse por escrito en el formulario de reserva adjunto Contratos y Confirmaci n Patrocinadores Una vez recibido un formulario de patrocinio se le enviar un contrato acompa ado de la factura El contrato debe ser firmado y devuelto c
14. ganizador no asegura los equipos y materiales de exposici n que haya instalado el expositor patrocinador Bajo ninguna circunstancia ser considerado responsable por p rdidas da os o destrucci n causados al equipo bienes o propiedad del expositor patrocinador El expositor patrocinador asume la responsabilidad por su material expuesto no debe bloquear pasillos obstruir stands vecinos ni da ar las instalaciones o el equipo alquilado Se solicita de los expositores que dejen espacio libre suficiente para asegurar una buena vista de los stands circundantes No se permite el uso de materiales inflamables Se debe instalar el equipo expuesto o demostrado con cumplimiento estricto de las medidas de seguridad Los expositores se comprometen a observar el calendario designado para finalizar la construcci n de su stand antes de la apertura de la exposici n y a desmontarlo a la fecha de cierre de la misma No se proceder al desmontaje ni embalaje del stand antes de la hora designada El expositor asume la responsabilidad por el embalaje y env o de todos los art culos de valor antes dejar el stand de lo contrario el organizador dispondr su remoci n a riesgo y cargo del expositor Los expositores est n obligados a garantizar que sus stands cuenten siempre con personal durante las horas de funcionamiento de la exposici n Los pagos se har n de acuerdo con las condiciones enumeradas en el folleto Si el expositor patrocinador
15. l Daniel Ariza Tilesa Kenes Spain C Londres 17 1 Planta 28028 Madrid Tel 34 91 3612600 Tel 34 91 3612600 Fax 34 91 355 9208 Fax 34 91 355 9208 Email senpe2014 kenes com Email dariza kenes com Fifa E IF E APT p n Baras rraga SEP Categor as de Patrocinio El patrocinador recibir su status dependiendo del total de su contribuci n La contribuci n total se conformar en base a los items que escoja simposio sat lite publicidad espacio de exhibici n etc El status de patrocinador se establecer de la siguiente forma Categor a Contribuci n m nima IVA no incluido Beneficios Los beneficios ser n otorgados a los patrocinadores de la siguiente forma Beneficios Platino Oro Plata General Prioridad Simposio Sat lite i l 2 Prioridad Exposici n Comercial IEA IE E KoJe o elo del Patrocinador CON hiperv nculo en la web del Congreso Inscripciones al Congreso Tickets para la Cena de Clausura Inclusi n del logo del Patrocinador en el Programa Pagb Listado de Patrocinios Individuales Simposio Sat lite Patrocinio de un Simposio oficial de la industria de hasta 90 minutos sujeto a la aprobaci n por parte del Comit Cient fico del Congreso e En el paquete se incluyen alquiler de la sala equipo audio visual est ndar mesa de presentaci n e Los Ponentes ser n invitados por el Patrocinador gastos de viaje alojamiento inscripci n y posibles
16. la voz del ponente El pack b sico para este patrocinio incluye e Webcasting de un m nimo de 3 horas repartido entre diferentes Sesiones Cient ficas Simposios e Posibilidad de realizar otros paquetes de webcasting Revisar con la Secretar a Hospitality Suite Sala Para Talleres El Patrocinador podr disponer de una Sala para recibir a los asistentes del Congreso e Elnombre logo de la compa a aparecer en la se al en la entrada a la sala e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final Blocs de notas y boligrafos e Los blocs de notas y bol grafos llevar n el logo del patrocinador y ser n distribuidos en los bolsos del Congreso e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final yyuuuouDOs Lanyards Los lanyards cintas de acreditaciones llevar n los logos del patrocinador y del evento e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final PagY Miniprograma Publicidad exclusiva a color que aparece en el reverso de este til librito de bolsillo SY del congreso NX e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso e Logo del patrocinador con enlace en la p gina web del Congreso A e Menci n en la lista de patrocinadores del programa final Murcia Marcador
17. on el dep sito de pago del 50 del Patrocinio De esta forma se har reserva de los conceptos solicitados en el formulario El hecho de completar el formulario supone un compromiso por el patrocinador de adquisici n de los conceptos se alados Expositores Una vez recibido un formulario de reserva de exposici n se le enviar una confirmaci n acompa ada de la factura Pag 14 Condiciones de Patrocinio y Exposici n comercial Las condiciones de patrocinio est n incluidas en este folleto y ser n incluidos en el contrato de patrocinio Cancelaci n Politica de Reducci n En caso de cancelaci n o reducci n del patrocinio deber comunicarse por escrito al departamento de ventas de Tilesa Kenes Spain Las penalizaciones por cancelaci n ser n las siguientes e 50 del paquete contratado si la cancelaci n reducci n se realiza antes del 15 de enero de 2014 e 100 del paquete contratado si la cancelaci n reducci n se realiza despu s del 15 de enero de 2014 Pag 1 5 Formulario de Reserva de Patrocinio Por favor rellenar y enviar a Daniel Ariza Tilesa Kenes Spain C Londres 17 1 Planta 28028 Madrid Tel 91 361 2600 Fax 91 355 9208 Email darizaVkenes com CONTACTO NOMBRE DE LA COMPANIA DIRECCION CIUDAD CODIGO POSTAL PAIS TELEFONO FAX EMAIL WEBSITE Quisiera reservar los siguientes art culos de patrocinio Simposio saie O S Presentaci n libro S CarerasdelCongeso S Weess OOO Pomomemt
18. or Al presentar una solicitud para participar el expositor patrocinador se compromete en forma definitiva e irrevocable a ocupar el espacio art culos asignados y a mantener sus instalaciones hasta la fecha y hora definidos para el cierre del evento El expositor patrocinador solo puede presentar en su stand o espacio los materiales productos o servicios descritos en la solicitud para participar No se permite la publicidad de firmas que no est n registradas como expositoras La transferencia o subalquiler de los espacios asignados total o parcialmente est prohibida OBLIGACIONES Y DERECHOS DEL ORGANIZADOR El organizador se compromete a asignar espacio de exposici n patrocinio de acuerdo con las preferencias que indicaron los solicitantes Las solicitudes ser n consideradas por el orden de recepci n de los formularios acompa ados del pago correspondiente De ser absolutamente necesario el organizador se reserva el derecho de modificar el posicionamiento de los stands sin obligaci n de compensar al expositor patrocinador El organizador se reserva el derecho de ofrecer cualquier stand espacio o art culo de patrocinio que no haya sido comprado en las v speras de apertura del Congreso a una firma diferente sin obligaci n de proporcionar compensaci n al expositor patrocinador que no se present Seguros El organizador proporciona servicio de vigilancia general y seguro de terceros en el sitio del Congreso El or
Download Pdf Manuals
Related Search