14500 gerencia tecnica de vida
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1. 6 Se incluyen las Series 03 05 2011 Comit de Archivo 3 e 14300 37 3 P lizas de Vida Grupo Positiva S A Acta e 14300 37 4 P lizas de Accidentes Personales No 02 2011 7 Se incluyen las Series 23 05 2012 Comit de Archivo 4 e 14300 37 5 P lizas de Pensiones Ley 100 Rentas Vitalicias Positiva S A Acta e 14300 37 6 P lizas de Pensiones con Conmutaci n Pensional No 03 2012 CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte i SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __ 01 Fecha 23 12 2013 po Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros SA E Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO OS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osig Fis Ele 8 Cambio de Forma2. POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele jur dicas seg n sea el caso con fecha de expedici n no mayor a 90 d as Fotocopia de la c dula del Tomador Anexos Formato de reclamaci n fotocopia del carnet de asegurado y o p liza Fotocopia del documento de identidad del representante legal curador guardador apoderado o pagador Copia del registro civil de defunci n del X asegurado Fotocopia del documento de Identidad del X apoderado Tarjeta profesional apoderado Poder debidamente conferido Facturas Originales gt x lt X lt X X X x Xx X lt natural Copia del natural Hoja de vida del profesional con soportes documentales de sus t tulos y diplomas Persona natural Certificado de membres a de la sociedad Registro m dico Persona x Xx Xx 14500 86 3 P lizas Gastos M dicos por VT PR SYE Confidencia 5 10 X IX Cumplido el tiempo de retenci n en el archivo Complicaciones en Cirug as 11 Caratula de la P liza Persona natural
3. ejecuci n de los procedimientos para la administraci n de las p lizas de vida y rentas atendiendo a pol ticas y procedimientos establecidos por la Compa a Asesorar a todas las reas de la Compa a a Nivel Central Regional y Sucursal en los procedimientos y temas relativos a la Gerencia Verificar y hacer el seguimiento sobre el cumplimiento de los procedimientos de suscripci n y expedici n de p lizas adelantado en las Gerencias Regionales y Sucursales 14500 36 EXPEDIENTES PENSIONALES 14500 36 3 Expedientes Pensionales por VT PR SYE 1 19 X Cumplido el tiempo de retenci n en el archivo Conmutaci n Pensional 11 central seleccionar un 5 anual Certificado individual Conmutaci n Pensional X Registro civil de nacimiento X Nota 1 Las tipolog as Documentales son Registro civil de matrimonio X tomadas del Acuerdo 006 del 1 de Octubre de Registro civil de defunci n X 2011 del AGN Partidas eclesi sticas de bautismo de X matrimonio para quienes hayan nacido Nota 2 Para el Caso estos Expedientes existen hasta el 15 de junio de 1938 unos documentos m nimos contemplados un en Documentos de identidad C dula de X la lista de chequeo elaborada por la Gerencia y ciudadan a c dula de extranjer a TI que son los que representan el proceso de la pasaporte NUIP fotocopia conmutaci n Formato de actualizaci n de datos X Declaraciones extra juicio Intenci n de X retire madre de hijo inv lido no pensi n no
4. Formulario de solicitud Persona natural Fotocopia de documento de identidad del tomador y los asegurados Persona central digitalizar todos los expedientes y seleccionar un 2 anual de las p lizas suscritas como muestra Nota los siniestros pertenecientes a cada p liza de Gastos M dicos por complicaciones en Cirug as tienen carpeta aparte CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico DISPOSICI N FINAL SERIE MAY SCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aprob Comit de Archivo Acta No __0 1 Fecha 23 12 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele m
5. blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele p liza Fotocopia del documento de identidad del X representante legal curador guardador apoderado o pagador Copia del registro civil de defunci n del X asegurado Copia del registro civil de nacimiento del X asegurado Copia del registro civil de matrimonio del X asegurado Declaraci n de convivencia de compa era X permanente o conyugue Fotocopia de documento de identidad de X los beneficiarios Fotocopia del documento de Identidad X del apoderado Tarjeta profesional apoderado X Poder debidamente conferido X Copia registros civiles de nacimiento de los X beneficiarios Copia debidamente ejecutoriada de la X sentencia proferida Historia cl nica completa X Informe de la fiscal a de los hechos del X accidente si lo hubo Acta del
6. dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele tr mite Acto administrativo o documento que X resuelve de fondo la petici n Derechos de petici n relacionados con la X solicitud prestacional Notificaciones X Proyecto de acto administrativo de cuota X parte Pensional Comunicaciones de consultas de citaci n X de solicitud de documentos de respuestas a consultas de aceptaci n u objeci n de cuotas partes pensi nales Constancia acto administrativo ejecutoriado Recursos de Reposici n Apelaci n y queja Fallos de tutela ejecutoriados Sentencias judiciales ejecutoriadas Concepto favorable del Ministerio de la Protecci n Social para conmutaci n Pensional Memorial de designaci n presentado en vida X por el pensionado ante la entidad de beneficiarios de ley
7. n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele accidente si lo hubo Acta del levantamiento del cad ver o X informe de necropsia o certificaci n de la fiscal a respecto de las causas posibles del hecho violento que se investiga Certificado del saldo de la deuda al X momento del fallecimiento incapacidad o enfermedad expedida por el acreedor cuando el seguro respalda una deuda Informe de alcoholemia y croquis del X accidente de tr nsito si lo hubo Facturas Originales Soportes de prestaci n del servicio Dictamen y valoraci n expedida por la entidad de calificaci n de invalidez competente Formato de Vinculaci n de Clientes
8. con los documentos que los acredite como tal ley 44 1980 y 1204 2008 Comunicaci n de aprobaci n C lculo X Actuarial para conmutaci n Pensional Contrato o documento de aceptaci n del X retiro programado Factura de gastos funerarios Auxilio X Certificado de existencia y representaci n X x x X X X CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAY SCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n Proceso y o Sopo ARCHIVO ARCHIVO Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS legal de la entidad que pres
9. de C mara de Comercio no X mayor a 30 d as Formulario SARLAFT X Comunicaci n de aprobaci n de la X conmutaci n Comprobante de consignaci n o soporte X de transferencia electr nica o documento formal del traslado de portafolio de inversi n seg n los medios de pago acordados 14500 86 5 P lizas de Pensiones Ley 100 Rentas VT PR SYE Confidencia 5 10 X X Cumplido el tiempo de retenci n en el archivo Vitalicias 11 l central digitalizar todos los expedientes y Car tula de p liza X seleccionar un 2 anual de las p lizas suscritas CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACION Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICION FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES S
10. levantamiento del cad ver o X informe de necropsia o certificaci n de la fiscal a respecto de las causas posibles del hecho violento que se investiga Certificado del saldo de la deuda al X CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACION Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICION FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele momento del fallecimiento incapacidad o enfermedad expedida por el acreedor cuando el seguro respalda una deuda Informe de alcoholemia y croquis del X accide
11. los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele Liquidaci n de las prestaciones sociales en X donde conste que existe una bonificaci n de mera liberalidad por parte del empleador que debe ser igual o superior al 75 de la indemnizaci n que le hubiera correspondido si el despido hubiese sido sin justa causa Formato de Vinculaci n de Clientes X Superintendencia Financiera SARLAFT Certificaci n bancaria Beneficiarios 14500 86 7 P lizas de Vida Individual VT PR SYE Confidencia 5 10 X X Cumplido el tiempo de retenci n en el archivo Caratula de p liza 11 X l central digitalizar todos los expedientes y Formulario de solicitud X seleccionar un 2 anual de las p lizas suscritas Formato vinculaci n cliente X como muestra Superintendencia Financiera Fotocopia de documento de identidad X Nota Dependiendo del plan que tome el Fotocopia de licencia de conducci n X asegura
12. 012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013
13. 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No 01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL ill EN DISPOSICI N DE Ona FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia ES Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o Soporte ARCHIVO ARCHIVO Ss eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele Control de Cambios No Descripci n del Cambio Fecha del Quien Aprueba el Versi n Cambio Cambio Anterior 1 Cambio de Formato se cambia la presentaci n del pie de p gina y de la presentaci n de las 30 09 2009 Comit de Archivo 1 convenciones Positiva S A Acta No 08 2009 2 Cambio de Raz n Social de la Previsora Vida a Positiva Compa a de Seguros 3 Se eliminan las Serie 23 06 2010 Comit de Archivo 2 e 14300 37 1 P lizas canceladas o rescindidas Positiva S A Acta No 04 2010 4 Se incluyen las Series e 11200 31 MANUALES e 11200 31 24 Manual T cnico de Vida 5 Cambian los C digos de las Series e 14300 37 2 P lizas y o Siniestros Vida Individual Cambian los tiempos de retenci n de las dem s Series
14. POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele 14500 50 INFORMES Finalizado el tiempo en el archivo central se 14500 50 1 Informes Organismos de Control y P blico 2 5 X seleccionar una muestra representativa de los Vigilancia X documentos seg n lo considere el comit Informes teniendo en cuenta que sirvan como fuente de consulta para el estudio de la historia de la Compa a Funci n Espec fica Resoluci n 615 de 2012 Art culo 11 Preparar y presentar los reportes o informes que sean de su competencia y los requeridos por los entes de control con la oportunidad y periodicidad requerida 14500 86 POLIZAS VIDA 14500 86 1 P lizas de Accidentes Personales VT PR SYE Confidencia 5 10 X X Cumplido el tiempo de retenci n en el archivo Caratula de p liza 11 X l central digitalizar todos los expedientes y Formulario de solicitud X seleccionar un 2 anual de las p lizas en cada Formato vinculaci n cliente X sucursal como muestra Superintendenci
15. TENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele fotocopia del carnet de asegurado y o p liza X Fotocopia del documento de Identidad del X asegurado Fotocopia del documento de identidad del X representante legal curador guardador apoderado o pagador Copia del registro civil de defunci n del X asegurado Copia del registro civil de defunci n del X c nyuge Copia del registro civil de defunci n de padre X o madre Copia del registro civil de nacimiento del X asegurado Copia del registro civil de matrimonio del X asegurado Declaraci n de convivencia de compa era X permanente o conyugue Fotocopia de documento de identidad de X los beneficiarios Fotocopia del documento de Identidad del X apoderado Tarjeta profesional apoderado X Poder debidamente conferido X Copia registros civiles de nacimiento de los X beneficiarios Copia debidamente ejecutoriada de la X sentencia proferida Historia cl nica completa X Informe de la fiscal a de los hechos del X CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci
16. UBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele Anexo 01 X en cada como muestra Formato de Cotizaci n Renta Vitalicia X Copia del recibo de caja o documento X Nota Todos los documentos relacionados con equivalente con el que se recauda la renta el causante de la Renta vitalicia incluidos los de Fotocopia de documento de identidad del X sustituci n pensional auxilios funerarios y otras asegurado principal prestaciones que se puedan presentar deben Registro civil de nacimiento del asegurado X incluirse en el expediente de la p liza con el fin principal de conservar integralmente la evidencia del Fotocopia documento de identidad de X proceso beneficiarios Registro civil de nacimiento de X beneficiarios X Registro civil de matrimonio en los casos que aplique X Prueba de la condici n de representante legal curador o tutor en los casos que se requiera X SARLAFT beneficiarios o asegurado cuando el dinero no provenga de una X AFP X Reconocimiento pensional opcional Dictamen de calificaci n de invalidez asegurado o beneficiario en los casos que X aplique Copia de afiliaci n o registro de novedad X EPS X Comunicaciones X Endosos de modificaci n Endosos de revocaci n s lo s
17. X Superintendencia Financiera SARLAFT Certificaci n bancaria Beneficiarios x lt Xx Xx 14500 86 2 P liza de Exequias VT PR SYE Confidencia 5 10 X X Cumplido el tiempo de retenci n en el archivo Car tula de p liza 11 central digitalizar todos los expedientes y Formulario de solicitud seleccionar un 2 anual de las p lizas suscritas Solicitud de seguro individual de cada en cada como muestra persona cuando as se requiera Relaci n de Asegurados con Nombres y X apellidos fecha de nacimiento tipo de Nota los documentos en caso de siniestro se documento de identificaci n n mero de encuentran de acuerdo a la Matriz doctal identificaci n y parentesco Ramos de vida de acuerdo al amparo afectado C mara de Comercio o Rut para personas X e inician con el formato de reclamaci n CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACION Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICION FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 xXx
18. a Financiera Fotocopia de documento de identidad X Nota los documentos en caso de siniestro se Formulario SARLAFT X encuentran de acuerdo a la Matriz doctal Comunicaciones generales X Ramos de vida de acuerdo al amparo afectado Certificado C mara de Comercio o RUT X e inician con el formato de reclamaci n para personas jur dicas seg n sea el caso con fecha de expedici n no mayor a 90 d as X Cotizaci n aceptada por el cliente X Lista de chequeo empleada para la cotizaci n X PYG proyectado en el an lisis X Requisitos de Asegurabilidad X Carta de aceptaci n de extraprimas y o X aclaraciones cuando se requieran X Anexos Formato de reclamaci n X CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RE
19. delanten los an lisis requeridos de documentaci n valoraciones m dicas e investigaciones del riesgo y antecedentes atendiendo a procedimientos establecidos Definir sobre la aceptaci n o rechazo de las p lizas vida y rentas teniendo en cuenta los an lisis realizados y las pol ticas definidas por la Compa a Asegurar la CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACION Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICION FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS 2 gt Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele
20. dica correspondiente Persona natural X Caratula de la P liza Persona Jur dica X Formulario de solicitud Persona Jur dica Fotocopia de documento de identidad del representante legal y los asegurados X Persona Jur dica Certificado de existencia y representaci n legal expedido por la c mara de comercio Vigencia no superior a 3 meses y o copia del RUT de la entidad emitido por la DIAN X Persona Jur dica Copia del certificado de inscripci n a la respectiva secretaria de salud Persona X Jur dica Copia de habilitaci n y o certificado de requisitos esenciales por cada sede de X prestaci n de servicios Persona Jur dica X Formato de reclamaci n Fotocopia del carnet de asegurado y o X p liza Fotocopia del documento de identidad del representante legal curador guardador X apoderado o pagador Copia del registro civil de defunci n del asegurado Fotocopia del documento de Identidad del apoderado Tarjeta profesional apoderado Poder debidamente conferido Historia cl nica completa x lt x lt Xx X X X CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAY SCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda
21. do existen documentos que aplican o no Ex menes m dicos X como soporte a la p liza Esto se encuentra Formulario SARLAFT X definido en el procedimiento del Manual SIG Comunicaciones X RUT X Certificado C mara de Comercio X Formato proceso y control de documentos X siniestros vida individual X Formato control de documentos siniestros X sucursales Carta de reclamaci n X Registro civil de defunci n del asegurado X Registro civil de nacimiento del asegurado X CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasi
22. es salariales X Reportes de consulta OBP RUAF FOMAG X otros sistemas de informaci n Documentos relacionados con la emisi n X expedici n y pago del bono pensional Acto administrativo del retiro del servicio X oficial Formulario que establezca la EPS a la cual X desea ser vinculado no es cotizante ni beneficiario Certificaci n expedida por la EPS en la que X indique fecha de afiliaci n estado de la afiliaci n y el IBC de cotizaci n al r gimen contributivo de Salud Solicitudes de prestaci n econ mica vejez X gracia invalidez sobrevivencia auxilio funerario indemnizaciones Poderes si se act a mediante X representante Autorizaciones X Sentencia de Curadur a X Acta de posesi n y discernimiento del X Curador Tarjeta Profesional de Abogado Dictamen de p rdida de capacidad laboral Acto Administrativo o documento mediante el cual el empleador reconoce una pensi n de jubilaci n debidamente ejecutoriado pensi n compartida fotocopia Actos administrativos o documentos de X x Xx Xx CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAY SCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr
23. ficaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele Fotocopia documento de identidad de X beneficiarios Registro civil de nacimiento de beneficiario X Prueba de la condici n de representante X legal curador o tutor Certificaci n de Fiscal a o cualquier entidad X competente SARLAF beneficiarios X Certificado de monto de la deuda cuando X es beneficiario Oneroso Endoso de Renovaci n X 14500 86 8 Solicitudes de P lizas Rechazadas VT PR SYE Confidencia 5 10 X X Cumplido el tiempo de retenci n en el archivo Solicitudes de p lizas de vida 11 l central digitalizar todos los expedientes y Carta de rechazo seleccionar un 2 anual de las p lizas como Formato devoluci n de pagos muestra Formulario vinculaci n clientes Superintendencia financiera SARLAFT Formato vinculaci n cliente Superintendencia Financiera Fotocopia de documento de identidad Fotocopia de licencia de conducci n Comunicaciones x x lt Xx Xx xx xXx Funci n Espec fica Resoluci n 615 de 2012 Art culo 11 Participar en la definici n de pol ticas de suscripci n expedici n y administraci n de seguros de vida y rentas que ofrece la Compa a Preparar proponer e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para la suscripci n expedici n y mantenimiento de p lizas vida y rentas de acuerdo a los requerimientos de los clientes y pol ticas de suscripci n Verificar que se a
24. i el origen de X la renta es invalidez CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele Endosos de rehabilitaci n s lo si el origen X de la renta es invalidez Nuevo Dictamen de Calificaci n de X Invalidez en los casos que aplique 14500 86 6 P lizas de Vida Grupo VT PR SYE Confidencia 5 10 X X Cumplido el tiempo de retenci n en el archivo Caratula de p liza 11 X l central digitaliza
25. nte de tr nsito si lo hubo Facturas Originales Soportes de prestaci n del servicio Certificado m dico o solicitud de la incapacidad o enfermedad sobre la cual est reclamando Certificaci n medica por enfermedad o X accidente indicando el n mero de d as de la hospitalizaci n general y de la UCI si fuese el caso x Xx Xx Dictamen y valoraci n expedida por la X entidad de calificaci n de invalidez competente Copia de la incapacidad otorgada por la X entidad promotora salud EPS Certificado original de ingresos mensuales X emitido por el empleador Carta de despido de la empresa X Liquidaci n de las prestaciones sociales en X donde conste que la indemnizaci n por despido sin justa causa cumple con lo estipulado en el C digo Sustantivo de Trabajo El contrato de trabajo X Acta de conciliaci n ante autoridad X competente CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACION Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICION FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para
26. r todos los expedientes y Formulario de solicitud X seleccionar un 2 anual de las p lizas suscritas Formato vinculaci n cliente X en cada como muestra Superintendencia Financiera Fotocopia de documento de identidad X Nota los siniestros pertenecientes a cada p liza Formulario SARLAFT X Vida Grupo tienen carpeta aparte Comunicaciones X Certificado C mara de Comercio o RUT X para personas jur dicas seg n sea el caso Nota 2 los documentos en caso de siniestro se con fecha de expedici n no mayor a 90 encuentran de acuerdo a la Matriz doctal d as X Ramos de vida de acuerdo al amparo afectado Cotizaci n aceptada por el cliente X e inician con el formato de reclamaci n Lista de chequeo empleada para la cotizaci n X PYG Proyectado en el an lisis X Requisitos de Asegurabilidad X Carta de aceptaci n de extraprimas y o aclaraciones cuando se requieran X Anexos X Acta de nombramiento del alcalde y X designaci n presupuestal en caso de vida grupo elecci n popular Formato de reclamaci n X Fotocopia del carnet de asegurado y o X CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P
27. t los servicios funerarios si es persona jur dica Funci n Espec fica Resoluci n 615 de 2012 Art culo 11 Participar en la definici n de pol ticas de suscripci n expedici n y administraci n de seguros de vida y rentas que ofrece la Compa a Preparar proponer e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para la suscripci n expedici n y mantenimiento de p lizas vida y rentas de acuerdo a los requerimientos de los clientes y pol ticas de suscripci n Verificar que se adelanten los an lisis requeridos de documentaci n valoraciones m dicas e investigaciones del riesgo y antecedentes atendiendo a procedimientos establecidos C digo TRD VRS 006 Aprob i Fecha Olga Sanabria Am n a d Visto Bueno o r A o Ez onzalo Fernandez Mora Carlos Alejandro Vanegas Yezmy Carolina Vargas Ruiz Presidente Equipo T cnico Gesti n Documental FAA E J ON e 23 12 2013 Comit SIG y Desarrollo Administrativo Gerente T cnico de Vida Gerente de Log stica T cnico Documental CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAY SCULA SOSTENIDA DISPOSICI N FINAL SUBSERIE May scula Inicial CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de
28. to 23 12 2013 Equipo T cnico de 5 e Se incluye la columna SISTEMA INTEGRAL DE GESTION y sus correspondientes clasificaciones Archivo Comit SIG e Se cambia el pie de p gina y la presentaci n de las convenciones y Desarrollo Administrativo Acta 01 2013 9 La GERENCIA DE SUSCRIPCI N C digo 14300 se convierte en la GERENCIA T CNICA DE VIDA y cambia su C digo seg n Resoluci n 615 de 2012 Art culo 11 10 Se eliminan las Series e 14300 26 INVENTARIOS y 14300 26 1 Inventarios de Archivo e 11200 31 MANUALES v 11200 31 24 Manual T cnico de Vida 11 Se incluyen las Series e 14500 86 2 P liza de Exequias e 14500 86 3 P lizas Gastos M dicos por Complicaciones en Cirug as e 14500 36 EXPEDIENTES PENSIONALES v 14500 36 3 Expedientes Pensionales por Conmutaci n Pensional 12 Cambian los c digos de las dem s Series Cambian los tiempos de Retenci n de la Serie Informes a Organismos de Vigilancia y Control CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACION Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICION FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2
29. tr mite de pensi n en otro fondo dependencia econ mica convivencia aire retroactivo Certificaciones de alto riesgo de Subsidios X por Incapacidad de escolaridad otras Certificaci n de semanas cotizadas X Certificaci n de Tiempo de Servicio que el X texto publicado por el causante fue adoptado para consulta o ense anza ley 33 de 1985 Certificaci n de Registro de Derecho de autor CONVENCIONES ACTIVOS DE INFORMACI N Soporte SIMBOLOS FIS F sico ELE Electr nico SERIE MAYUSCULA SOSTENIDA SUBSERIE May scula Inicial DISPOSICI N FINAL CT Conservaci n Total E Eliminaci n TIPO DOCUMENTAL Gui n M Microfilmaci n u otros soportes S Selecci n Actualizaci n TRD Decreto 1234 de 2012 Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele Certificaci n de factor
30. y Cr dito P blico Aprob Comit de Archivo Acta No __01 Fecha 23 12 2013 Resoluci n 615 de 2012 Positiva Compa a de Seguros S A Aplica para los documentos producidos y o recibidos a partir del 01 01 2013 POSITIVA TABLA DE RETENCI N DOCUMENTAL COMPANIA DE SEGUROS ENTIDAD PRODUCTORA POSITIVA COMPA A DE SEGUROS OFICINA PRODUCTORA 14500 GERENCIA TECNICA DE VIDA SISTEMA INTEGRAL RETENCI N EN DISPOSICI N DE E GESTI N 7 A OS FINAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS Referencia Activo Activo de Informaci n Informaci n PROCEDIMIENT DOCUMENTALES Proceso y o ARCHIVO ARCHIVO SS eS Procedimient Clasificaci n GESTI N CENTRAL osie Fis Ele Facturas Originales Soportes de prestaci n del servicio X Formato de Vinculaci n de Clientes Superintendencia Financiera SARLAFT Certificaci n bancaria Beneficiarios 14500 86 4 P lizas de Pensiones con Conmutaci n VT PR SYE Confidencia 5 10 X X Cumplido el tiempo de retenci n en el archivo Pensional 11 l central digitalizar todos los expedientes y Car tula de p liza agrupadora X seleccionar un 2 anual de las p lizas suscritas Permiso o concepto favorable para realizar X como muestra la conmutaci n Ministerio de Protecci n Social y la Superintendencia que ejerce vigilancia sobre la entidad Solicitud de Conmutaci n Pensional Xx Fotocopia c dula Representante Legal de X la entidad Certificado
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