Términos de Referencia
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1. G Ministerio de Minas y Energia upme FICHA DE REQUERIMIENTOS T CNICOS DE ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS FECHA Abril 26 de 2013 N mero Proceso 714 2013 NOMBRE DEL ACTUALIZACION MANTENIMIENTO Y SOPORTE T CNICO PARA ORFEO PROYECTO OBJETO Actualizaci n mantenimiento y soporte t cnico para ORFEO CARACTERISTICAS TECNICAS M NIMAS EXIGIDAS Ver Formulario No 1 FACTORES DE Ver anexo No 1 EVALUACION El presupuesto asignado por la Unidad de Planeaci n Minero Energ tica para este proceso de PRESUPUESTO contrataci n simple es de CINCUENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MCTE 55 000 000 00 amparado en el certificado de disponibilidad presupuestal n mero 10513 del 24 de marzo 2013 PLAZO La duraci n para la ejecuci n de la contrataci n ser de siete 7 previa aprobaci n de las garant as exigidas y suscripci n del acta de inicio Tres pagos i primer pago un 30 contra entrega de la instalaci n de software ii segundo pago del 30 con la FORMA DE PAGO parametrizaci n y entrenamiento a los usuarios administradores y dem s usuarios iii tercer pago del 40 con la entrega de todos los manuales y pruebas de las funcionalidades objeto del contrato ON Ver documento anexo No 1 MODALIDAD DE Solicitud simplificada de Oferta art culo 43 numeral 43 2 de la Resoluci n 0036 del 1 de marzo de CONTRATACI N 2013 1 Carta de presentaci n de la Propuesta Ver formato2. Soportar la radicaci n en varios formatos tales como odt doc docx 2 5 Permite la Creaci n y Administraci n de Expedientes Virtuales brindando la posibilidad de tener un archivo virtual 2 6 Permitir la opci n de consultar los Documentos o Expedientes con base en la selecci n de criterios o establecimientos de filtros de b squeda por fechas usuarios dependencias tipos de documentos o por un conjunto de palabras existentes en sus registros 2 7 Tener una herramienta por medio de la cual se pueden generar reportes de gesti n para hacer seguimiento y control a los radicados 2 8 Permitir registrar el estado de los documentos que ya han sido tramitados as como su ubicaci n topogr fica 2 9 Permitir registrar las solicitudes de pr stamo de documentos y hacer el seguimiento a su estado con control de tiempos 2 10 Permitir el registro de las caracter sticas del env o de un documento seguimiento y el medio por el cual ha sido enviado y su costo 2 11 Permitir almacenar el registro hist rico de todas las transacciones que se lleven a cabo con los Documentos o Expedientes 2 12 Tener la opci n de radicar v a web las peticiones quejas y reclamos al ORFEO Carrera 50 N 26 20 Bogot D C SR PROSPERI D AD PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 MinMinas Atoa Nacional 01800 911 729 Mica dra y Coda PARA TODOS 4 US G FICHA DE REQUERIMIENTOS T
3. CNICOS uote ca UPME DE ADQUISICI N DE BIENES O SERVICIOS 3 SERVICIOS DE VALOR AGREGADO tem Descripci n Si No Folio 3 1 Entregar una vez implementado el software el Manual T cnico del Software incluyendo gu a de instalaci n y configuraci n 3 2 Entregar manuales de usuario de la herramienta para cada una de las funciones establecidas Tener la funcionalidad de gu as interactivas On Line 3 3 El software deber ser entregado instalado configurado y funcionando en la plataforma tecnol gica asignada por la UPME junto con los medios de instalaci n en CD 3 4 Las interfaces de despliegue de la soluci n al usuario final y toda la documentaci n deber n entregarse en idioma espa ol 3 5 El contrato de soporte y mantenimiento estar incluido en el proyecto ser m nimo por un a o e iniciar una vez se firme el acta de recibido del software a conformidad es decir una vez finalizada la implantaci n del mismo Contemplar todas las actualizaciones y capacitaciones que se desarrollen en el transcurso de este tiempo sin costo adicional 3 6 Soporte t cnico m nimo 5 d as a la semana 8 horas diarias 3 7 El oferente debe contar con un soporte t cnico v a telef nica remota e Internet como primer nivel de atenci n y soporte t cnico en sitio de segundo nivel cuando el primer nivel no solucione el incidente reportado 3 8 El tiemp
4. por el proponente 1 ARQUITECTURA TECNOLOGICA tem Descripci n Si NO Folio 1 1 Capa de presentaci n La aplicaci n deber estar en capacidad de hacer el despliegue en navegadores Internet Explorer versi n 7 o superior y Firefox Versi n 4 Capa de l gica negocio Para la administraci n de las aplicaciones se cuenta con servidores Web Apache 2 2 y IIS 7 0 Capa de datos El repositorio de informaci n deber estar almacenado sobre un motor de bases de datos ORACLE 9i La instalaci n de la aplicaci n deber ajustarse a la arquitectura tecnol gica de la UPME para lo que cuenta con servidores con sistema operativo Windows Server 2008 R2 Entregar la soluci n objeto del presente contrato debidamente instalado y configurado en la plataforma tecnol gica de la UPME Entregar los medios magn ticos de la soluci n ofrecida con el c digo fuente de todo lo implementado Entregar en medio magn tico la documentaci n de la soluci n implementada Prestar los servicios de consultor a para la implementaci n de la Soluci n ofrecida con el personal t cnico adecuado Entrenamiento y actualizaci n para m nimo 100 usuarios en la soluci n ofrecida durante el termino de la garant a y mantenimiento Ofrecer los servicios de soporte actualizaci n y mantenimiento para la soluci n ofrecida m nimo de un 1 a o 1 9 La autenticaci n de los usuarios debe ser frente
5. Cuando el proponente presente informaci n que no coincida con la realidad una vez la Entidad haya verificado la informaci n y consultado su veracidad El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los requerimientos t cnicos Cuando no se presente los documentos indicados en esta ficha o no se subsanen dentro del t rmino indicado por la UPME o en la forma solicitada por la UPME Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial No cumplir con las especificaciones t cnicas m nimas exigidas Cuando la propuesta sea presentada por correo o v a e mail Las dem s contempladas en la Constituci n la Ley y en los documentos de sta ficha zx PROSPERIDAD E PARA TODOS FICHA DE REQUERIMIENTOS T CNICOS wenua UPME DE ADQUISICI N DE BIENES O SERVICIOS Carrera 50 N 26 20 Bogot D C PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 Omege atia Nacional 01800 911 729 a PROSPERIDAD METODO PARA TODOS
6. al directorio activo 1 10 Instalaci n de digitalizador y entrega de c digo fuente del mismo Pratila Nacional 01800 911 729 Carrera 50 N 26 20 Bogot D C TM PROSPERI D AD PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 MinMinas P T S 4 US 2 Y FICHA DE REQUERIMIENTOS T CNICOS mesaer UPME DE ADQUISICI N DE BIENES O SERVICIOS 2 FUNCIONALIDAD E TC EA AI 2 1 M dulo de Administraci n mediante el cual se pueden crear y parametrizar los diferentes perfiles de usuario y reas o grupos de trabajo Dependencias configurar niveles de seguridad repositorios de contactos tablas de datos de modelo de datos b sico modos de env o de correspondencia tarifas canales de distribuci n entre otros 2 2 Administrador de Clasificaci n Documental TRD por medio del cual se pueden crear y Administrar las Series Subseries y Tipos Documentales mediante una matriz relaci n que adem s permite alimentar informaci n sobre los t rminos en que deben ser tramitado cada tipo documental relacionado 2 3 Permitir la digitalizaci n de documentos generando im genes de los documentos f sicos en formato tiff y pdf permitiendo el almacenamiento y visualizaci n de varias im genes en un mismo archivo Preferiblemente permitir OCR en software libre 2 4 Permitir radicaci n v a web para usuarios de dominio y usuarios externos radicaci n masiva radicaci n v a fax v a correo electr nico
7. aluaci n p PUNTAJE PUNTAJE FACTORES DE EVALUACI N PARCIAL TOTAL OFERTA T CNICA 600 1 Experiencia del proponente 400 2 Tiempo Adicional de mantenimiento soporte y 200 actualizaci n OFERTA ECONOMICA 400 1 Valor de la propuesta 400 PUNTAJE TOTAL 1000 2 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Experiencia espec fica a Del proponente Estimada en n mero de contratos Corresponde al n mero de contratos certificados elaborados en los tem ticos objetos de la presente consultor a El n mero m nimo de contratos espec ficos exigidos al proponente para poder concursar es de tres 3 y el t rmino de duraci n de los mismos tiene que ser igual o superior a tres 3 meses La tem tica de los proyectos exigidos debe estar relacionada con la implementaci n migraci n y soporte en ORFEO Experiencia espec fica del proponente 400 puntos Este factor eval a la experiencia espec fica del proponente de contratos ejecutados El proponente deber adjuntar las certificaciones de experiencia en las cuales se especificar el objeto del contrato la fecha de iniciaci n y C 50 N 26 20 Bi D C pau arera ogot ERT PROSPERIDAD LL UPARA TODOS PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 159 pta Wacional 01800 911 729 FICHA DE REQUERIMIENTOS T CNICOS mecan UPME DE ADQUISICI N DE BIENES O SERVICIOS finalizaci n y la duraci n en meses y fracci n Contratos no certificados no se
8. anexo Certificado de existencia y representaci n con fecha de expedici n no mayor a 30 d as anteriores a la fecha de presentaci n de la oferta El objeto del contrato debe permitir desarrollar el objeto del proyecto DOCUMENTOS 3 Fotocopia de la C dula de Ciudadan a del representante legal REQUERIDOS 4 Copia del Registro nico Tributario RUT 5 Certificados de experiencia 6 Diligenciar el formato de caracter sticas t cnicas m nimas exigidas Ver Formulario No 1 7 Diligenciar formato de experiencia del proponente Ver Formulario No 2 8 Diligenciar formato de precios Ver Formulario No 3 9 Diligenciar formato de carta de presentaci n de propuestas Ver formulario No 4 GARANTIAS Cumplimiento 20 del valor del contrato y 6 meses mas EXIGIDAS Calidad del servicio 20 del valor del contrato y un a o m s FECHA DE PUBLICACI N 26 abril de 2013 FECHA LIMITE ENTREGA DE Treinta 30 de abril de dos mil trece 2013 hasta las tres de la tarde 03 00 p m PROPUESTAS Carrera 50 N 26 20 Bogot D C PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 talla Nacional 01800 911 729 dorama ASS PROSPERIDAD PARA TODOS MinMinas Y FICHA DE REQUERIMIENTOS T CNICOS Ministerio de Mina s Upme DE ADQUISICI N DE BIENES O SERVICIOS 1 FORMULARIO No 1 CARACTERISTICAS T CNICAS REQUERIDAS El servicio requerido debe tener las siguientes caracter sticas t cnicas garantizadas y ofrecidas
9. calificar inversamente proporcional de cero 0 a cuatrocientos 400 puntos as Ppip 400 Pb PI Carrera 50 N 26 20 Bogot D C PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 Atlla Nacional 01800 911 729 a PROSPERIDAD METODO IPARA TODOS E FICHA DE REQUERIMIENTOS T CNICOS monroe UPME DE ADQUISICI N DE BIENES O SERVICIOS Donde Ppip Puntaje asignado a una propuesta i para el precio Pb Precio m s bajo de las propuestas antes de IVA Pi Precio de una propuesta i antes de IVA 5 EVALUACI N TOTAL DE LA PROPUESTA El puntaje total de evaluaci n de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluaci n de la propuesta t cnica y la propuesta econ mica El Comit evaluador se reserva la facultad de verificar la informaci n suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones respecto de la documentaci n aportada sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta 6 CAUSALES DE RECHAZO k Carrera 50 N 26 20 Bogot D C PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 Atilla Nacional 01800 911 729 Cuando el proponente haya tratado de interferir influir o informarse indebidamente del an lisis de las propuestas Cuando la propuesta sea presentada en forma extempor nea Cuando el plazo m ximo de entrega del servicio informes o instalaci n del objeto de la propuesta exceda el exigido en estos documentos de requerimientos t cnicos
10. curso en prohibiciones especiales para contratar 4 Que conozco las especificaciones t cnicas y garantizo que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellas requeridas 5 Que conozco el contenido de la ficha de requerimientos t cnicos y sus anexos y que acepto sus condiciones 6 Que el t rmino de duraci n de esta contrataci n es de meses 7 Que si soy seleccionado me comprometo s a otorgar las Garant as requeridas dentro de los tres 3 d as h biles siguientes a la firma de ste 8 Que conozco las leyes de la Rep blica de Colombia que rigen la presente Contrataci n 9 Que el valor total de mi oferta es de discriminado as 10 Valor total antes de impuestos IVA El los suscrito s se ala n como direcci n comercial n mero de tel fono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta los siguientes Nombre Direcci n Tel fono Fax Ciudad Correo Electr nico Atentamente Firma del Proponente Carrera 50 N 26 20 Bogot D C PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 Atulla Nacional 01800 911 729 a PROSPERIDAD METODO IPARA TODOS Y FICHA DE REQUERIMIENTOS T CNICOS mesaer UPM DE ADQUISICI N DE BIENES O SERVICIOS ANEXO No 1 1 EVALUACION TECNICA Las propuestas viables se evaluar n de cero 0 a mil 1000 puntos conforme los siguientes criterios de ev
11. n Contrato EE E Contrato FORMULARIO No 3 FORMATO DE PRECIOS El diligenciamiento de este formato es de car cter obligatorio Concepto Cantidad Valor sin IVA Valor Total Versi n del software ORFEO instalado Servicios Parametrizaci n especificar SUBTOTAL IVA TOTAL Deben relacionar y detallar Carrera 50 N 26 20 Bogot D C TR PROSPERI D AD PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 s MinMinas a a Nacional 01800 911 729 Nee Nias y PARA TODOS ara sau vamas g FICHA DE REQUERIMIENTOS T CNICOS mecan UPME DE ADQUISICI N DE BIENES O SERVICIOS FORMULARIO No 4 CARTA DE PRESENTACI N DE LA PROPUESTA Se or DIRECTOR UPME Ciudad mayor de edad vecino de identificado con la c dula de ciudadan a n mero expedida en ___ de conformidad con las condiciones indicadas en la ficha de requerimientos t cnicos presento la siguiente propuesta para el proyecto ACTUALIZACION MANTENIMIENTO Y SOPORTE TECNICO PARA ORFEO En caso de que sea aceptada me comprometo a firmar el contrato correspondiente Declaro as mismo 1 Que tengo el poder legal para firmar y presentar la propuesta 2 Que ninguna persona o entidad distinta de la firmante tiene inter s comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive 3 Que no me encuentro incurso en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato Igualmente no estoy in
12. o m ximo para la atenci n de un problema debe ser de dos 2 horas contadas a partir del reporte de la novedad y su soluci n no debe exceder de veinticuatro 24 horas 3 9 El tiempo m ximo para la atenci n de un problema en sitio no podr exceder las veinticuatro 24 horas Cada a o la actualizaci n del servicio de soporte y mantenimiento se podr renovar y el valor del nuevo contrato el cual no deber superar el equivalente al 15 del valor actual del contrato posterior al a o de El proponente deber presentar al menos tres 3 certificaciones de empresas en donde actualmente este implementada y en producci n la soluci n solicitada por la UPME y ofrecida por el proponente 3 12 Tiempo adicional de soporte capacitaciones mantenimiento y actualizaci n tula Nacional 01800 911 729 Carrera 50 N 26 20 Bogot D C S PROSPERI D AD PBX 57 1 222 06 01 FAX 221 95 37 MinMinas 4 US PARA TODOS 4 FICHA DE REQUERIMIENTOS T CNICOS monroe UPME DE ADQUISICI N DE BIENES O SERVICIOS FORMULARIO No 2 2 FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE En este Formato adem s de relacionar la experiencia deber anexar las Certificaciones Expedidas por la Entidad Empresa Contratante conforme a lo indicado en los presentes t rminos Empresa No del Fecha de Fecha de Valor Total del Objeto del Contrato Contratante Contrato Inicio del Finalizaci
13. r n evaluados S lo se considerar n contratos certificados ejecutados con una duraci n igual o mayor a tres 3 meses La valoraci n de la Experiencia espec fica de la firma proponente se har con base en el n mero de contratos certificados as de Proyectos 3 4 5 o m s Puntos 200 300 400 Para que una Certificaci n sea v lida y se contabilice para la calificaci n debe cumplir con las siguientes condiciones e La fecha de Suscripci n del contrato certificado debe ser con posterioridad al 31 de diciembre de 2008 3 TIEMPO ADICIONAL DE MANTENIMIENTO SOPORTE Y ACTUALIZACI N 200 PUNTOS El proponente que ofrezca el mayor n mero de garant a posteriormente al m nimo exigido en los TDR de soporte actualizaci n y mantenimiento obtendr el m ximo puntaje 200 puntos los dem s de manera proporcional as Cad 200 nmad nmma Donde tadp Puntaje asignado a una propuesta i para el n mero de meses adicionales ofrecidos nmad N mero de meses adicionales ofrecidas en una propuesta i nmma N mero m s alto de meses adicionales ofrecidos entre las propuestas 4 EVALUACI N ECONOMICA Los precios del presente proceso concursal se deber n indicar conforme el Formato No 1 de precios cuyo diligenciamiento es de car cter obligatorio Los precios deber n expresarse en PESOS COLOMBIANOS discriminando el IVA y la calificaci n se realizar antes de IVA Para la comparaci n de precios se
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