MANUAL DE INSTALACION
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1. Al entrar comando sistema le preguntara 9 ESTA SEGURO DE REALIZAR ESTE PROCESO E No 1 Esta seguro de realizar este proceso Es Elija lt SI gt si esta seguro Una vez usted elija lt SI gt el cierre de a o no se puede cancelar Usted se puede devolver a otro a o si quiere hacer alguna modificaci n e Recuerde cada vez que se devuelva y modifique a os anteriores debe hacer el Cierre de a o 19 e AUDITORIA Por medio de la auditoria se trata de establecer _ Actualiza el ltimo saldo de la obligaci n _ Cuando tuvo movimiento _ Si hay obligaciones repetidas las borra _ Presenta el reporte si hay errores Por eso se recomienda correr la opci n de auditoria frecuentemente para asegurar asi la efectividad de las obligaciones La Auditoria se debe correr tambi n cuando 1 Se presentan problemas de caida del sistema por fluido el ctrico 2 Si usted corre la auditoria en la aplicaci n de contabilidad el sistema autom ticamente coge el movimiento de Cuentas por Pagar y verifica la hoja de vida 1 Esta seguro de realizar este proceso KS Elija lt SI gt si esta seguro Una vez usted elija lt SI gt la auditoria no se puede cancelar 2 El sistema genera un aviso de advertencia Observe con atenci n ese mensaje y saque copias de los archivos de movimiento sugeridos por seguridad 20 4 El sistema al terminar genera un rep2. e Usted debe tener claro que asi la obligaci n este creada no significa que este activa Para que una obligaci n se active debe haber un documento soporte que me active la obligaci n e Usted debe introducir un documento soporte la obligaci n se activar si tiene un cr dito o d bito 1 C digo Digite el c digo de la cuenta Esta cuenta es donde se puede especificar la obligaci n Ej Cuenta Comprobante de ingresos KS Este campo no puede ir en blanco Presione la tecla F4 para ver la tabla de cuentas 2 Proveedor Digite el c digo del proveedor KS Este campo no puede ir en blanco Presione la tecla F4 para ver la tabla de proveedores 3 Documento y n mero C digo del documento y n mero Este es el documento real donde se crea la obligaci n Ej Cuenta Documento factura proveedor Factura 1231 ES Este campo no puede ir en blanco Presione la tecla F4 para ver la tabla de documentos En la aplicaci n de contabilidad la cuenta contable de cuentas por pagar debe estar en interfase con la aplicaci n 4 Doc Contable Documento y N mero que adquiri de la obligaci n KS Este campo no puede ir en blanco 5 Datos del documento A continuaci n los datos del documento Los datos se discriminan de manera independiente tomaremos los valores gue se aprecian en la ventana de adici n _ Fecha de la obligaci n Fecha en que se creo la obligaci n 13 _ Valor de la mercanc a E
3. 2 1 INGRESO A LA APLICACION El objetivo principal de esta aplicaci n es discriminar cada una de las obligaciones que contrajo la empresa con terceros y obtener una proyecci n de pagos a efectuar Una vez est dentro del m dulo monitor de AWA SOLUTIONS Consulte el manual de introducci n de AWA SOLUTIONS para mayor informaci n ubiquese en la barra de men s seleccione el men aplicaciones dentro de este men seleccione el comando Cuentas por pagar A WA Version 2 1 ca Datos Generales Utilidades Reportes Sistema Ayuda Administrador Contabilidad Compras Presupuesto Oficial Inventarios Activos Fijos Cambio de Usuario Salir d y OLUTIONS 15 12 2010 15 12 2010 Al entrar al modulo de Cuentas por pagar el sistema le pedir la fecha del proceso usted podr modificar la fecha si lo desea Es muy importante definir el periodo y especificar la fecha de proceso 14 periodos definidos por par metros Para mayor informaci n consulte el manual de introducci n Dentro de la aplicaci n de cuentas por pagar se desplegar n por pantalla los siguientes Men s A WA Version 2 1 Datos Procesos Reportes Sistema CUENTAS POR PAGAR CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DEL VALLE LTDUSUARIO Usuario Alliance Fecha de proceso 15 1 2110 Fecha del sistema 15 12 10 Sistema Permite configurar el ambiente de trabajo Para mayor informaci n sobre este men consulte el manual de introducci n
4. Datos En este se ingresa la informaci n que almacena la aplicaci n Procesos Es una funci n que ayuda a manejar y controlar la informaci n Utilidades Son utilitarios que se utilizan para garantizar la integridad de la informaci n y tambi n se utilizan para la consulta directa de las tablas de datos Para mayor informaci n sobre este men consulte el manual de introducci n Reportes Permite visualizar e imprimir la informaci n que se captura en los diferentes m dulos Etiguetas Son campos que le permiten emitir etiquetas de determinadas tablas Ventanas Permite rotar mover ocultar y cambiar el tama o de una ventana Para mayor informaci n acerca de este men consulte el manual de introducci n Editor Permite utilizar comandos para el manejo y manipulaci n de textos Para mayor informaci n de este men consulte el manual de introducci n 2 2 MENU DE DATOS En la gr fica apreciamos el men de datos y los item en los cuales se descompone Estos item manejan la informaci n de la aplicaci n de Cuentas por Pagar A W A Version 2 1 Hoja de Vida Proveedor Hoja de Vida Obligaci n Salir Fecha de proceso 15 1 2110 Fecha del sistema 15 12 10 2 2 1 Modulo Hoja de Vida Proveedor El m dulo hoja de vida proveedor le permite adicionar y actualizar proveedores que no han sido definidos en la aplicaci n Al ingresar a este item el sistema le pide la fecha de proceso a
5. MANUAL DE PROVEEDORES bai Technology Group Ltda Tel 6801307 3101392 www allianceltda com infoO allianceltda com TABLA DE CONTENIDO T INICIO DEL SISTEMA EE 3 2 CONCEPTOS BASICOS uus eaasaaaaaa aan aa aa aon aa aa a a a a a a a a a a a a a a a a a 0000000000 0000 00000s0ee 2 1 INGRESO A LA APLICACION cesta ava kaa N sonanA kA KIIRE KIA A KTT VO 5 KR KEREN 7 2 2 1 MODULO HOJA DE VIDA PROVEEDOR siii ie 8 2 2 2 MODULO HOJA DE VIDA OBLIGACI N ccoocooonconnonnconnonnnonnconnconnonnnonnonnncnnnonnnnn non nnnnnns 12 2 2 3 MODULO FORMAS ERROR MARCADOR NO DEFINIDO 224 PROCESOS idilio 18 2 20 CONSULTAS ERROR MARCADOR NO DEFINIDO 222 00 REPORTES eet 21 2 2 7 SOLUCI N DE PROBLEMAS ERROR MARCADOR NO DEFINIDO 1 INICIO DEL SISTEMA Bienvenidos a la aplicaci n de cuentas por pagar del sistema integrado AWA SOLUTIONS Esta aplicaci n tiene como objetivo general mantener el control sobre todas las obligaciones de su empresa Esta aplicaci n le permite consultar reportes con exactitud sobre toda la informaci n de cada obligaci n y cada proveedor los plazos para cancelarla y los descuentos que la empresa puede administrar por pronto pago o por negociaciones especiales Este manual explica de manera sencilla los pasos a seguir para el manejo de la aplicaci n de Cuentas por Pagar o Proveedores de esta forma uste
6. click en el bot n de comando Abandonar Para obtener m s informaci n sobre el manejo general del formulario consulte Adicionar en Men s de Captura de Datos del Manual de introducci n 10 e ACTUALIZAR Por este comando usted puede Modificar Eliminar hojas de vida de proveedores que ya hayan sido creados en la aplicaci n de Cuentas por pagar tambi n puede modificarse en la aplicaci n respectiva Siempre y cuando este autorizado para hacerlo Para usar la opci n solo d click en la opci n MODIFICAR de la ventana Hoja de Vida del Proveedor Aparece la siguiente ventana Version 2 1 Si Maestro de Proveedores Forma Pago Descuento Financiero 0 00 Lugar de entrega TGENOD17 11 2 2 2 Modulo Hoja De Vida Obligaci n El m dulo hoja de vida obligaci n le permite determinar la hoja de vida de las obligaciones contraidas con un proveedor Usted puede modificar la informaci n Al ingresar a este m dulo el sistema le pide la fecha de proceso aseg rese de estar en el periodo de proceso adecuado sino cambie la fecha de proceso Si desea adicionar o actualizar obligaciones seleccione el men de mantenimiento e ADICIONAR Estando en el men mantenimiento elija adicionar y se desplegar en pantalla la siguiente ventana BIENES Y SERVICIOS 06 05 201106 05 2011 0 04 201130 04 2011 Esta opci n le permite adicionar una obligaci n 12
7. el tiempo que transcurre entre la creaci n de la obligaci n y la primera cuota inicial Es e Este campo puede ir en blanco 12 Descuento De click en el bot n descuento para ir a la tabla de descuento Contiene los siguientes item El sistema toma por defecto el valor del descuento que viene de la tabla de proveedores pero usted lo puede modificar 11 Antes de Digite si paga antes de un tiempo determinado se hace el descuento ES Este tiempo siempre debe digitar en d as 12 Descuento Digite el valor del porcentaje del descuento e Volver a repetir el valor del campo de la parte superior presionando la tecla F3 e Para eliminar un registro m rguelo con las teclas Ctrl D al grabar no se tiene en cuenta las que est n marcadas e Devolverse al formulario de captura y luego pasar al descuento en ese momento aparecer un mensaje para borrar los item escritos anteriormente presione lt lt Si gt gt si desea volver a comenzar el descuento e Para devolverse al formulario de captura y grabar el descuento presione Ctrl W e Usted puede volver la ventana de adici n de proveedores con la tecla lt ESC gt Y moverse con las flechas de direcci n Este descuento por pronto pago se realiza seg n las condiciones que se hayan pactado con el proveedor y se hace para obtener informes de rentabilidad por obligaci n 13 De click en lt lt Grabar gt gt para confirmar su elecci n 15 14 Para salir sin g
8. abilidad en el men de datos m dulo movimiento _ Digite el c digo de la cuenta que tenga interfase con Cuentas por pagar Ej 220505 Presione la tecla F4 para ver la tabla de cuentas _ Centros de costo y Subcentros de costo si maneja Presione la tecla F4 para ver la tabla de Centros y Subcentros de costos _ Digite el c digo del tercero Presione la tecla F4 para ver la tabla de terceros Si el tercero no esta creado como proveedor puede crearlo desde all _ Escriba el Concepto del documento Este campo no puede ir en blanco _ Documento Referencia 1 Presione la tecla F4 para ver la tabla de obligaciones que tiene pendientes con ese proveedor y con esa cuenta Al dar el sistema el n mero de la obligaci n va a salir el siguiente mensaje Si usted elige lt Si gt para crear la hoja de vida de la obligaci n se despliega en pantalla la siguiente ventana Esta ventana es la misma que se muestra cuando va a ser un adici n de obligaci n en esta aplicaci n de Cuentas por pagar Los pasos a seguir para la creaci n de un obligaci n son los mismos especificados en el tema de hoja de vida de obligaci n Despu s de llenar los campos usted confirma su opci n dando click en el bot n lt Grabar gt El sistema por defecto me trae el c digo el proveedor el n mero de la obligaci n y la fecha solo me pregunta el c digo del documento y los datos 17 del documento El sistema como se hab a aclarado antes g
9. d puede obtener los mejores resultados del sistema sin necesidad de tener conocimientos en software administrativo En este manual se define cada una de las caracter sticas de la aplicaci n y los pasos para ponerla en funcionamiento al leer este manual usted estar en la capacidad de manejar correctamente la aplicaci n y obtener as los mejores resultados de ella Este manual consta de Conceptos b sicos para el manejo de la aplicaci n En esta secci n se definen como se genera una cuenta por pagar como se carga y cada uno de los aspectos fundamentales que usted debe tener claros antes de empezar a utilizar la aplicaci n Men s de la aplicaci n Esta secci n explica detalladamente cada uno de los men s que se pueden utilizar en la aplicaci n Manual de errores En esta secci n se explicaran algunos problemas que se pueden presentar durante el manejo de la aplicaci n y la manera de solucionarlos 2 CONCEPTOS BASICOS Es de gran importancia tener claros algunos conceptos que se explican a continuaci n para el ptimo funcionamiento de la aplicaci n Una cuenta por pagar se genera a trav s de la compra o de un gasto en el que incurra la Compa a esta compra o gasto se realiza a un tercero que para el sistema de ahora en adelante se llamar PROVEEDOR NOTA Para los dos casos que se van a mencionar enseguida es necesario que usted haya definido la cuenta en el pasivo xxxxxx esta cuenta deber tene
10. ditos parecido al reporte de contabilidad CUENTA PROVEEDOR 25
11. enera el valor de la cuota y a su vez crea el cr dito trayendo el valor autom ticamente asi se pasa al siguiente campo de la ventana de detalle _ Documento referencia dos _ Tipo de movimiento Seg n la naturaleza de la cuenta usted puede manejar este concepto desde el men de par metros del m dulo monitor Para mayor informaci n dir jase al manual de introducci n en par metros del m dulo monitor _ Valor Como ya se dijo el valor el lo trae autom ticamente Si se digita un valor mayor al saldo en la aplicaci n de contabilidad saldr un mensaje de advertencia pero lo dejara pasar Si se digita un valor mayor al saldo en la aplicaci n de Bancos no dejara pagar Despu s de llenar los campos usted confirma su opci n dando click en el bot n lt Grabar gt 2 2 3 Procesos Este proceso le permite ir de un a o a otro sin ning n inconveniente veamos e CIERRE DE A O La aplicaci n lleva un informe anual de las Cuentas por Pagar esto significa que cada a o debe hacer un cierre y trasladar las hojas de vida que quedaron vivas o con saldo para que inicie su a o siguiente Este proceso tiene como objetivo realizar el cierre de a o trasladando al nuevo a o las obligaciones que quedaron vivas en el a o anterior y dejando atr s las obligaciones que ya est n muertas Ej O Obligaciones vivas 18 6 Obligaciones muertas A o anterior A o actual CIERRE DE A O O
12. l valor de la mercanc a sin Iva Retenci n sin ning n ajuste _ Valor del iva Este es el valor del porcentaje del iva que se va aplicar _ Valor de la retenci n El valor del porcentaje de la retenci n al valor de la mercanc a _ Devoluci n Valor de la devoluci n sin iva ni retenci n _ Iva Devoluci n El valor del porcentaje de iva que se aplica a la devoluci n _ Iva Retenci n Valor del porcentaje de retenci n a la devoluci n Cuota inicial Digite el valor de la cuota inicial si existe _ Otros Estos son otros valores que se toman cuando se hace la obligaci n Este valor puede ser positivo o negativo 6 Centros Utilidad y Costos Si maneja Centros o Subcentros de Utilidad y de Costos debe definirlos en estos campos Presione la tecla F4 para ver la tabla de Centros o Subcentros de Utilidad y de Costos 7 Datos de la obligaci n Digite los datos para la ventana de datos de obligaci n 8 Numero de cuotas N mero de cuotas que se dio de plazo para el pago KS EI sistema por defecto toma el n mero de cuotas que se est definido para el proveedor Usted puede modificar el tiempo entre cuotas si lo desea 9 Valor de la cuota El valor de la cuota el sistema lo calcula con el valor de la mercanc a Es Este valor de la cuota es el valor de la obligaci n 10 Tiempo entre cuotas N mero de d as entre cada cuota 14 Es Este campo no puede ir en blanco 11 Tiempo muerto Este es
13. mpo no puede ir en blanco 5 Forma de Pago Digite la Forma de Pago con F4 seleccione las existentes 6 Descuento Cada adici n de proveedor puede llevar descuento ste esta compuesto por dos items De click en el bot n Descuento para la captura del mismo Para cada item se va a pedir la siguiente informaci n Antes de El Descuento antes de un tiempo determinado ES Este tiempo siempre va en n mero de d as e desc El valor del porcentaje del Descuento L Este es el valor del porcentaje del descuento si paga antes del tiempo determinado Este descuento por pronto pago se realiza seg n las condiciones que se hayan pactado con el proveedor Una vez digitado un item usted podr e Volver a repetir el valor del campo de la parte superior presionando la tecla F3 e Para eliminar un registro m rguelo con las teclas Ctrl D al grabar no se tiene en cuenta las que est n marcadas e Devolverse al formulario de captura y luego pasar al descuento ese momento aparecer un mensaje para borrar los item escritos anteriormente presione lt lt Si gt gt si desea volver a comenzar el descuento e Para devolverse al formulario de captura y grabar el descuento presione Ctrl W e Usted puede volver la ventana de adici n de proveedores con la tecla lt ESC gt Y moverse con las flechas de direcci n Para grabar de click en el bot n Grabar Para salir sin grabar presione lt Esc gt
14. orte con las novedades de la auditoria 2 2 4 Reportes En este men puede ver los reportes que usted desee cada una de las opciones de este men se pueden clasificar en cuenta y proveedor Sistema Cuentas Por Vencer Por Edades Proveedor Cuentas Vencidas Por Rango de Fechas Cuenta Circularizaci n Estado Cuenta Resumen Obligaciones Consulta Rentabilidad Por Obligaci n Analisis Descuentos Por Tomar Analisis Descuentos No Tomados Descuentos Tomados Proveedores Hoja de Vida de la Obligaci n Auxiliar Por Obligaci n Crear Otros Las opciones van a ser iguales para los reportes cuenta o proveedor la diferencia es que si discrimina por cuenta usted puede ver todos los proveedores que est n afectados en esa cuenta de esta manera un proveedor puede estar en varias cuentas pero en el reporte discriminado por proveedor aparecen todas las cuentas u obligaciones de un proveedor Para entender mejor dir jase a los reportes 21 CUENTAS POR VENCER Este reporte le muestra cuanto tengo por vencer en un determinado periodo _ POR EDADES _ RANGOS DE FECHAS Este Reporte podr salir por _ CUENTA _ PROVEEDOR _ ESPECIAL CUENTAS VENCIDAS _ POR CUENTA _ POR PROVEEDOR Se desplegar la siguiente ventana 1 Digite los datos desde los cuales desea seleccionar el reporte estos datos son C digo de la cuenta 22 C digo del proveedor La obligaci n 2 Digite los dat
15. os hasta donde desea seleccionar el reporte estos datos son C digo de la cuenta C digo del proveedor La obligaci n 3 Digite si ordena el tercero por orden alfab tico o c digo ESTADO OBLIGACIONES POR EDAD Esta opci n presenta un reporte del estado de obligaciones lo que ya tengo vencido y por vencer CUENTA PROVEEDOR CIRCULARIZACION EI reporte muestra un estado de cuenta y una carta de cada obligaci n ESTADO CUENTA El reporte permite sacar un estado de cuenta de cuanto fue la obligaci n cuanto ha pagado y el saldo CUENTA PROVEEDOR RESUMEN OBLIGACIONES Este reporte muestra el saldo de cada obligaci n 23 E CERRAR RENTABILIDAD POR OBLIGACION Este reporte tiene como objetivo informarle al gerente financiero o al encargado de acuerdo al descuento que es lo mas rentable CUENTA PROVEEDOR ANALISIS DESCUENTOS POR TOMAR Presenta los descuentos que puedo llegar a tomar CUENTA PROVEEDOR e ANALISIS DESCUENTOS NO TOMADOS Muestra un resumen de los descuentos que ya se vencieron y no tome CUENTA PROVEEDOR 24 DESCUENTOS TOMADOS Presenta un resumen de los descuentos tomados CUENTA PROVEEDOR HOJA DE VIDA DE LA OBLIGACION El reporte muestra un sola obligaci n por cada hoja de reporte AUXILIAR POR OBLIGACION Por medio de este reporte usted puede observar toda la historia de una obligaci n d bitos y cr
16. r interfase con cuentas por pagar de lo contrario ser in til el trabajar con el modulo de CUENTAS POR PAGAR e 1 CASO Si el cliente tiene el sistema de COMPRAS debe tener en cuenta que a trav s de la interfase definida en su sistema de COMPRAS esquemas predefinido usted determino que la cuenta que afectar a el sistema de CUENTAS POR PAGAR es una cuenta determinada ej 230505 el sistema en el momento de radicar la factura genera la cuenta por pagar creando LA OBLIGACION y afectando la contabilidad estadistica y estados para proveedores e 2 CASO Si el cliente no tiene el sistema de compras la captura de las facturas de los proveedores se realizar por el sistema de contabilidad generando de esta manera la obligaci n y asi afectando de manera directa el sistema de CUENTAS POR PAGAR Es muy importante aclarar que los movimientos que se llevan a cabo en la aplicaci n de cuentas por pagar como causaci n pagos y otros son tomados de la aplicaci n de contabilidad compras y de bancos si la tienen eSiempre que afecte Bancos o Contabilidad autom ticamente se mueve Cuentas por pagar de ah la importancia de definir en contabilidad las cuentas que van a ser afectadas directamente desde esa aplicaci n Usted debe tener en cuenta que la definici n de la fecha de proceso b sica para saber como est n sus obligaciones en cualquier momento EI sistema trabaja siempre con fechas comerciales meses de 30 d as
17. rabar presione lt ESC gt de click en el bot n de Abandonar NOTA En la aplicaci n de contabilidad si una cuenta tiene interfase con Cuentas por pagar se puede desde esta crear la hoja de vida tanto del proveedor como de la obligaci n Veamos un ejemplo Si est en la aplicaci n de contabilidad en el men datos y a su vez en el m dulo movimiento al elegir adicionar movimiento se despliega la siguiente ventana Kal Mantenimiento de Movimiento Contable WT i N Movimient Mostrar Nombre del Documento SSS 01 12 2010 i Consultar 099 Nte ege Zen Movimiento Vale Concepto Modificar mo 12345 01 12 2010 5 000 00 PAGO FACTURA No Eliminar jm 20101252 09 12 2010 800 000 00 PRESUPUESTO INICIAL e 20101289 09 12 2010 8 200 000 00 PRUEBA DE RP Anulaci n 456 09 12 2010 200 000 00 PRUEBA RF 123456 09 12 2010 1 067 752 00RADICACION FACTURA DE PRUEBA 789 09 12 2010 800 000 00 PRUEBA DE RADICACI N 01 31 12 2010 4 000 00 PRUEBA SALIDAS 999999 31 12 2010 6 000 00 PRUEBA SALIDA Reporte d CC WECNT1007 Al adicionar un movimiento si la cuenta tiene interfase con Cuentas por pagar podr crear una obligaci n o un proveedor desde contabilidad Usted empezara a digitar los datos sin ning n problema de la forma en que esta 16 definido en el Manual de contabilidad Para mayor informaci n dir jase al manual de cont
18. seg rese de estar en el periodo de proceso adecuado sino cambie la fecha de proceso Si desea adicionar o actualizar proveedores seleccione el men de mantenimiento e ADICIONAR Estando en el men mantenimiento elija adicionar y se desplegara en pantalla la siguiente ventana A WA Version 2 1 Hoja de Vida Proveedores Proveedor Codigo Proveedor Nombre 0016399 VICTOR JAIME CASTA 0 10024494 PABLO MONCADA RESTORE COMPUTADORES 20107172 FERNANDO LADINO f1o114314 CASTRO ALVEAR FRANKY DE JESUS 10167127 RODRIGO GALLEGO 10225283 MORENO LONDO 0 HENRY 10271249 DARIO DE JESUS MARQUEZ 10272860 HERNANDO PUENTES COMUNICACIONES 1027881283 ARELA MARIA EUGENIA __ 10295413 ROJAS HURTADO HECTOR FABIO 10301371 BACCA MAYA ALVARO FELIPE 1034283272 ESCALONA NIEVAS NURIS SELENE 10347969 GONZALEZ JULIAN ANDRES 20386497 SEGURA SEGURA JESUS GERMAN 1044390567 CORONEL MOLINA YANIA MARCELA Para adicionar adecuadamente un proveedor se deben seguir los siguientes pasos 1 Tercero Digite el c digo Nit del tercero ES Este campo no puede ir en blanco e El tercero ya debe existir Usted puede crear el tercero si no existe Con la tecla F4 puede ver la tabla de terceros 2 Nombre Digite el nombre del contacto 3 Cargo Escriba el cargo del contacto 4 Cupo cr dito Digite el cupo del cr dito que le asigno el proveedor EF Gate ca
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