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Instrucciones de justificación - Ministerio de Educación, Cultura y

1. El beneficiario podr conforme a lo establecido en el art culo 90 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones sin previo requerimiento de la Administraci n efectuar la devoluci n voluntaria La devoluci n se realizar a trav s del modelo 069 que obtendr en las Delegaciones de Hacienda Una vez que la Delegaci n haya expedido el documento se deber realizar el pago a trav s de entidades colaboradoras bancos cajas de ahorros y cooperativas de cr dito en las que no es preciso tener cuenta abierta o a trav s de la oficina virtual de la Agencia Tributaria www agenciatributaria es en el apartado pago de impuestos Todos los reintegros voluntarios o no est n sujetos a intereses de demora V INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA JUSTIFICACI N 5 1 Presentaci n de la documentaci n Debe presentarse una justificaci n individualizada por cada proyecto subvencionado Se recomienda no presentar encuadernada la documentaci n Si es necesario agrupar de alg n modo los documentos debido al tama o de los justificantes o a su volumen es preferible grapar los documentos o emplear carpetillas de pl stico 5 2 Plazo Tres meses desde la finalizaci n del plazo para la realizaci n de la actividad que se recuerda tal y como se establece en el Apartado Decimoquinto de la Resoluci n de 26 de junio de 2013 es de 9 meses a partir de la publicaci n en el Bolet n Oficial del Estado de la resoluci n de la concesi n
2. que se apliquen los recursos electr nicos creados o transformados con la subvenci n concedida el logotipo del Ministerio de Educaci n Cultura y Deporte donde figure la Direcci n General de Bellas Artes y Bienes Culturales de Archivos y Bibliotecas y la Subdirecci n General de Coordinaci n Bibliotecaria o la leyenda Este proyecto ha recibido una ayuda de la Direcci n General de Bellas Artes y Bienes Culturales de Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Educaci n Cultura y Deportes Tener disponibles a la finalizaci n del plazo de la justificaci n los metadatos resultantes del proyecto para que puedan ser recolectados por Hispana directorio y recolector de recursos digitales del Ministerio de Educaci n Cultura y Deporte Este proceso de recolecci n ser llevado a cabo por la Subdirecci n General de Coordinaci n Bibliotecaria Igualmente los beneficiarios deber n tener los metadatos resultantes del proyecto dispuestos para su recolecci n por Europeana bien a trav s del agregador Hispana o directamente a trav s de la Oficina T cnica de Europeana Asimismo se deber n enviar a la Subdirecci n General de Coordinaci n Bibliotecaria los registros METS y los ficheros JPEG con las im genes resultantes de los proyectos subvencionados que se integrar n en la Biblioteca Virtual de Prensa Hist rica o en la Biblioteca Virtual del Patrimonio Bibliogr fico seg n corresponda IV DEVOLUCION VOLUNTARIA
3. stas as como a las universidades p blicas la justificaci n estar formada por los siguientes documentos e La memoria de actuaci n justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesi n de la subvenci n con indicaci n de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos e La relaci n clasificada de los gastos e inversiones de la actividad con indicaci n del acreedor y del documento su importe fecha de emisi n y fecha de pago En caso de que la subvenci n se otorgue con arreglo a un presupuesto se indicar n las desviaciones acaecidas Esta relaci n deber estar certificada por el interventor o autoridad competente de la administraci n p blica u organismo beneficiario de la subvenci n con categor a al menos de subdirector general o equivalente e Un detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada con indicaci n del importe y su procedencia e En su caso carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados as como de los intereses derivados de los mismos Mediante la t cnica de muestreo estratificado combinado el rgano concedente requerir a los beneficiarios los justificantes que estime oportuno a fin de obtener evidencia razonable de la adecuada aplicaci n de la subvenci n El importe de estos justificantes deber ser al menos del 25 por ciento del coste total de la cantidad subvencionada y su elecci n se realizar tant
4. BOE 24 de diciembre de 2013 As pues los plazos de justificaci n son e hasta el 24 de diciembre de 2014 para las entidades locales entidades privadas sin nimo de lucro y Reales Academias e hasta el 24 de diciembre de 2014 para comunidades aut nomas y universidades Podr solicitarse pr rroga del plazo de justificaci n al rgano competente antes de la finalizaci n del mismo Esta pr rroga no podr ser superior a la mitad del plazo de justificaci n es decir podr ser como m ximo de un mes y medio m s 5 3 rgano competente Corresponde a la Subdirecci n General de Coordinaci n Bibliotecaria la revisi n de la documentaci n acreditativa de la aplicaci n de la ayuda concedida 5 4 Documentos que acreditan la justificaci n La acreditaci n de la aplicaci n de la ayuda a los fines para los que fue concedida se realizar mediante la presentaci n de 5 4 1 Memoria de actividades conforme al anexo I 5 4 2 Copia de los metadatos 5 4 3 Memoria econ mica conforme al anexo II 5 4 1 Memoria de actividades La memoria de actividades desarrolladas deber acreditar el cumplimiento de la finalidad para la que la ayuda fue concedida y se ajustar al modelo establecido en el Anexo I 5 4 2 Copia de los metadatos y de los registros MARC21 La entrega de una copia de los metadatos METS 1 9 de acuerdo con el perfil elaborado por el Ministerio de Educaci n Cultura y Deporte que se detalla en las Direct
5. SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA DIRECCI N GENERAL DE BELLAS ARTES Y BIENES CULTURALES DE ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS SUBDIRECCI N GENERAL DE COORDINACI N BIBLIOTECARIA INSTRUCCIONES DE JUSTIFICACI N DE LAS AYUDAS AYUDAS AL PATRIMONIO PARA LA CREACI N Y TRANSFORMACI N DE RECURSOS DIGITALES Y SU DIFUSI N Y PRESERVACI N MEDIANTE REPOSITORIOS CONVOCATORIA DE 2013 Resoluci n de 26 de junio de 2013 BOE del 08 de julio de 2013 PLAZA DEL REY 1 28004 MADRID TEL 91 701 72 64 FAX 91 701 74 03 NDICE I INTRODUCCION satan dosis 3 II NORMATIVA REGULADORA A as 3 II CONDICIONES GENERALES DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO 4 TV DEVOLUCION VOLUNTARIA india aos 6 V INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA JUSTIFICACI N c ocoocconicnconicnionicninoccnnncooss 6 5 1 Presentaci n de la documentaci n ni tt icidS 6 Dl PO ii a 6 5 3 rgano competente A O A rrtessteesstreonsnreasrerens 7 5 4 Documentos que acreditan la justificaci n oooonnocccnoncccnonanononcnononanonnnanonnnnconnncncnncnnnnnnno 7 34 1 Me emoria de actividades it s A e ii 7 42 Copia de los metadata 7 IA Memora ECONOMICA e A e A A EE Es 7 TA NOTES PEU RE A E A a A aa aaa 7 5 4 3 2 Normas espec ficas sobre los documentos justificativos de los gastos 10 VI APLICACI N DE LAS PRESENTES INSTRUCCIONES eoccooncncioninnconincinonncocnoncninnncnoos 11 I NTRODUCCI N De acuerdo con lo establecido en la normativa vigente en materia de ay
6. a finalidad que determinen la concesi n o disfrute de la subvenci n Someterse a las actuaciones de comprobaci n a efectuar por el rgano concedente o la entidad colaboradora en su caso as como cualesquiera otras de e 2 h 1 J k D comprobaci n y control financiero que puedan realizar los rganos de control competentes tanto nacionales como comunitarios aportando cuanta informaci n le sea requerida en el ejercicio de las actuaciones anteriores Comunicar al rgano concedente o la entidad colaboradora la obtenci n de otras subvenciones ayudas ingresos o recursos que financien las actividades subvencionadas Esta comunicaci n deber efectuarse tan pronto como se conozca y en todo caso con anterioridad a la justificaci n de la aplicaci n dada a los fondos percibidos Acreditar con anterioridad a dictarse la propuesta de resoluci n de concesi n que se halla al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Conservar los documentos justificativos de la aplicaci n de los fondos recibidos incluidos los documentos electr nicos en tanto puedan ser objeto de las actuaciones de comprobaci n y control Proceder al reintegro de los fondos percibidos en los supuestos legalmente contemplados Los beneficiarios quedar n sujetos adicionalmente al resto de obligaciones previstas en el art culo 14 de la Ley General de Subvenciones Incluir en la web en la
7. cales entidades privadas sin nimo de lucro y Reales Academias Resoluci n de 3 de diciembre de 2013 de la Secretar a de Estado de Cultura por la que se conceden ayudas al patrimonio para la creaci n y transformaci n de recursos digitales y su difusi n y preservaci n mediante repositorios para comunidades aut nomas y universidades lll CONDICIONES GENERALES DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO Los beneficiarios de la ayuda quedar n obligados a a b c d Realizar la actividad que fundamenta la concesi n de la ayuda en el plazo m ximo de nueve meses a partir de la publicaci n en el Bolet n Oficial del Estado de la resoluci n de la concesi n sin que quepa cambio o modificaci n alguna del objeto o finalidad para la que se concedi En cualquier caso toda incidencia que suponga modificaci n del programa inicial de la actividad deber estar autorizada por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales de Archivos y Bibliotecas antes de que finalice el plazo de ejecuci n de la actividad por la que se concedi la subvenci n Aportar como financiaci n propia un porcentaje de al menos el 15 del coste total del proyecto subvencionado o en el caso de reformulaci n del proyecto inicial el 15 del proyecto reformulado Justificar ante el rgano concedente o la entidad colaboradora en su caso el cumplimiento de los requisitos y condiciones as como la realizaci n de la actividad y el cumplimiento de l
8. con indicaci n del importe y su procedencia En su caso esta memoria econ mica se acompa ar de la carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados as como de los intereses derivados de los mismos a Datos generales del proyecto Deber especificar el coste total del proyecto rese ado en su d a en la solicitud de la ayuda o en su caso del proyecto reformulado que ser la suma de la ayuda concedida por el Ministerio y de la aportaci n propia del beneficiario b Gastos atribuidos a la ayuda concedida por el Ministerio de Educaci n Cultura y Deporte Para la justificaci n de la ayuda concedida por el Ministerio de Educaci n Cultura y Deporte deber tenerse en cuenta qu gastos son subvencionables Gastos subvencionables Contrataci n de personal espec fico para la realizaci n del proyecto objeto de subvenci n En ning n caso se admitir como gasto subvencionable la remuneraci n del personal fijo que tenga la entidad Contrataci n de servicios externos para la realizaci n del proyecto objeto de subvenci n Asimismo debe tenerse en cuenta que el IVA s lo es subvencionable en el caso de que este no sea deducible lo cual deber n acreditar las administraciones p blicas mediante declaraci n responsable de que el IVA soportado es en su totalidad no deducible En el caso de entidades sujetas a la regla de prorrata establecida en el art 102 de la Ley 37 1992 de 28 de diciembre del Imp
9. deben cumplimentar los beneficiarios para la presentaci n de la justificaci n Il NORMATIVA REGULADORA De car cter general Ley 38 2003 de 17 de noviembre General de Subvenciones Ley 30 1992 de 26 de noviembre de R gimen Jur dico de las Administraciones P blicas y del Procedimiento Administrativo Com n Real Decreto 887 2006 de 21 de julio por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38 2003 de 17 de noviembre General de Subvenciones Real Decreto 1496 2003 de 28 de noviembre que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturaci n De car cter espec fico Ley 10 2007 de 22 de junio de la lectura del libro y de las bibliotecas BOE de 23 de junio de 2007 Orden CUL 2912 2010 de 10 de noviembre por la que se establecen las bases reguladoras para la concesi n de subvenciones p blicas en r gimen de concurrencia competitiva del Ministerio de Cultura y de sus organismos p blicos Resoluci n de 26 de junio de 2013 de la Secretar a de Estado de Cultura por la que se convocan ayudas al patrimonio para la creaci n y transformaci n de recursos digitales y su difusi n y preservaci n mediante repositorios Resoluci n de 29 de noviembre de 2013 de la Secretar a de Estado de Cultura por la que se conceden ayudas al patrimonio para la creaci n y transformaci n de recursos digitales y su difusi n y preservaci n mediante repositorios para entidades lo
10. do para la entidad subvencionada el per odo de tiempo en que se ha realizado la actividad y la cantidad recibida Se acompa ar n del extracto bancario que acredite la transferencia Documentos correspondientes al ingreso de cuotas a la Seguridad Social TC 1 y TC 2 pero siempre contando y se alando en los documentos en su caso exclusivamente lo correspondiente al trabajador que ha desempe ado el trabajo objeto de la subvenci n Cuando se realicen retenciones del I R P F deben presentarse las declaraciones mensuales trimestrales etc y el resumen anual Sean cuales fueren los documentos aportados para justificar los gastos de personal la entidad presentar en todos los casos una relaci n sistematizada y desglosada de los gastos de personal en la que figure claramente la cantidad que la entidad ha pagado por cada trabajador Asimismo deber n acompa arse los justificantes de pago tanto si el pago se realiza mes a mes como si se efect a en una nica vez esto es los extractos bancarios VI APLICACI N DE LAS PRESENTES INSTRUCCIONES Las presentes instrucciones ser n de aplicaci n a las ayudas concedidas al amparo de la convocatoria para el a o 2013 Madrid junio de 2014
11. o de forma aleatoria como concreta previa divisi n de los mismos en estratos en atenci n a su importe tipo de gasto u otros de similares caracter sticas d 2 Las reales academias y entidades privadas sin fines de lucro utilizar n el mismo sistema de justificaci n previsto en el apartado anterior puesto que ninguna de las ayudas concedidas en 2013 para entidades privadas y reales academias superan los 60 000 euros En su caso carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados as como de los intereses derivados de los mismos 5 4 3 2 Normas espec ficas sobre los documentos justificativos de los gastos Deber n presentarse justificantes del gasto facturas recibos originales o fotocopias compulsadas y justificantes del pago original del extracto bancario recibo del proveedor o fotocopias compulsadas No se admitir n copias de talones ni cheques No se admitir n albaranes ni facturas pro forma si no se acompa an de su correspondiente justificaci n de haber hecho efectivo el pago En el caso de que algo se haya pagado en met lico se presentar La factura con el sello de pagado del proveedor firmada por el proveedor Y un certificado firmado por el representante legal de la entidad en el que se declare que ese gasto se ha pagado en met lico y la fecha de pago Toda esta documentaci n deber presentarse en original o fotocopia compulsada incluidos los extractos bancarios o recibo
12. rices para proyectos de digitalizaci n de colecciones y fondos de dominio p blico en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos en su ltima versi n publicada en http hdl handle net 10421 3861 De acuerdo con esas Directrices los registros METS deber n encapsular en sus etiquetas correspondientes las descripciones bibliogr ficas en MARC XML los metadatos administrativos los metadatos referidos a la propiedad intelectual estructuradas seg n METSRights las rutas de acceso a las im genes y los metadatos referentes a la preservaci n seg n el Diccionario de Datos de PREMIS PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata version 2 1 Asimismo se deber entregar copia en soporte electr nico de los registros MARC21 del material que sirva de base a los recursos digitales tanto en el caso de creaci n como en el de transformaci n de recursos existentes Adem s se entregar tambi n una copia en formato JPG de las im genes digitalizadas 5 4 3 Memoria econ mica 5 4 3 1 Normas generales La memoria econ mica se ajustar al modelo del Anexo II que consta de cinco apartados a Datos generales del proyecto b Gastos atribuidos a la ayuda concedida por este Ministerio c Gastos atribuidos a la aportaci n propia del beneficiario d Relaci n de justificantes o relaci n clasificada de gastos e Detalle de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada
13. s que acreditan haber hecho efectivos los pagos Si la entidad beneficiaria remite la documentaci n original y desea la posterior devoluci n de los documentos deber adjuntar fotocopias de los mismos para su compulsa por la Subdirecci n General de Coordinaci n Bibliotecaria que tras el cotejo y una vez considere correcta la justificaci n proceder a la devoluci n por correo certificado de los originales siempre que la entidad interesada solicite expresamente dicha devoluci n Los originales se devolver n tras haberles puesto un sello de diligencia que acredita haber sido contabilizados para esta ayuda Si el proyecto al que se concedi la ayuda ha recibido ayudas de otras entidades se deber n presentar los originales de las facturas y comprobantes de pago a Requisitos formales de las facturas o recibos Las entidades beneficiarias han de presentar las correspondientes facturas justificativas de gastos que contendr n los requisitos establecidos en el R D 1496 2003 de 28 de noviembre por el que se regulan las obligaciones de facturaci n N mero Fecha de expedici n Denominaci n social entidad N mero de identificaci n fiscal de la entidad Descripci n de la operaci n Tipo impositivo aplicado a la operaci n DODOODOO a Cuant a del gasto b Para justificar las retribuciones de personal se deber n aportar N minas o recibos firmados por el trabajador en los que conste el trabajo desarrolla
14. udas y subvenciones p blicas las personas o entidades adjudicatarias est n obligadas a justificar la aplicaci n de los fondos percibidos ante el rgano concedente En este sentido la resoluci n que convoca las ayudas de la Direcci n General Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas dispone que dicha justificaci n se realice de conformidad con las instrucciones que a estos efectos elabore la Subdirecci n General de Coordinaci n Bibliotecaria El presente manual de instrucciones comprende las normas generales de justificaci n de las ayudas concedidas por la Direcci n General de Bellas Artes y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas a entidades p blicas o privadas para la creaci n y transformaci n de recursos digitales y su difusi n y preservaci n mediante repositorios Constituye por tanto la gu a b sica que contiene las reglas a las que deber n atenerse las entidades beneficiarias para justificar los gastos producidos con motivo de la realizaci n de las actividades subvencionadas Se recoge en primer lugar la normativa reguladora de las ayudas A continuaci n se dan las instrucciones generales para la presentaci n de la documentaci n justificativa e imputaci n de los gastos realizados en la ejecuci n de las actividades objeto de la subvenci n Igualmente se indica la informaci n que debe contener la memoria de actividades as como la memoria econ mica Finalmente se adjuntan los anexos que
15. uesto sobre el Valor A adido se considerar gasto subvencionable la parte del IVA soportado que no sea deducible debiendo aportar en el momento de la justificaci n una declaraci n resumen del ejercicio donde conste la prorrata definitiva Gastos no subvencionables Los gastos generales de funcionamiento tales como agua luz tel fono etc Los gastos protocolarios y de representaci n Los gastos derivados de actividades de difusi n publicidad o propaganda Los gastos financieros de amortizaci n o por tributos La celebraci n de exposiciones congresos jornadas reuniones y actos de similar naturaleza La adquisici n de bienes de equipo aparatos y hardware y el mantenimiento del software La restauraci n de publicaciones para su digitalizaci n c Gastos atribuidos a la aportaci n propia del beneficiario El porcentaje de financiaci n propia que el beneficiario aporte al desarrollo del proyecto podr destinarse a cualquier clase de gasto siempre que estuviera contemplado en el proyecto presentado y se justifique documentalmente seg n lo establecido en el apartado decimoquinto de la convocatoria d Relaci n de justificantes o relaci n clasificada de gastos d 1 Seg n lo dispuesto en el apartado 12 8 de la Orden CUL 2912 2010 de 10 de noviembre las subvenciones concedidas a comunidades aut nomas y entidades locales as como a sus organismos y entidades p blicas vinculadas o dependientes de

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