GUIA DE JUSTIFICACION ECONOMICA DE LAS AYUDAS
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1. 34 Anexo 7 Procedimientos de gesti n la lA 37 POLIT CNICA iaa a 1 _ Cuestiones generales de la convocatoria Convocatorias MICINN bases y normativa relacionada a destacar e Bases reguladoras Orden CIN 1559 2009 de 29 de mayo BOE 13 de junio 2009 Modificaci n en Orden CIN 1 149 2010 de 28 de abril BOE 5 de mayo 2010 e Convocatoria 2010 Orden CIN 1337 2010 de 18 de mayo BOE 22 de mayo 2010 e Convocatoria 2011 Orden CIN 699 2011 de 23 de marzo BOE 31 de marzo 2011 e Manual de instrucciones 29 septiembre 2011 e Orden EHA 524 2008 BOE marzo 2008 sobre financiaci n FEDER e RD 1777 2004 sobre Impuesto de Sociedades a los efectos del l mite en las amortizaciones Fechas para anualidad 2011 Fecha inicio ejecuci n Fecha de solicitud de la ayuda Fecha final ejecuci n 31 diciembre 2011 salvo pr rroga Fecha final justificaci n 31 marzo 2012 salvo pr rroga que ser a 1 mes desde el final de la ejecuci n Ingreso ayuda Al final de cada anualidad Se ingresa la ayuda concedida al proyecto en la cuenta OTT asignada y desde esa cuenta se ejecutar n TODOS los gastos Gastos a justificar El presupuesto a justificar es el presupuesto financiable que figura en la concesi n no el de la solicitud aunque debe estar contemplado en esta El gasto imputado es el que se incluye en la aplicaci n telem tica que refleja los gastos realizados desde la cuenta N2. UBICACI N GEOGR FICA DEL ELEMENTO informaci n imprescindible CAMPUS EDIFICIO PLANTA LOCAL DIRECCI N A LA QUE DEBEN ENVIARSE LAS ETIQUETAS En Madrid a de de Firmado por el Investigador Principal 16 POLIT CNICA DECLARACI N Amortizaciones de equipos inventariables declarados en subvenciones de convocatorias I D I p blicas competitivas regionales nacionales internacionales Investigador responsable Apellidos Nombre Dpto Escuela Facultad Centro I D l Instituto Tfno E mail Equipo Nombre del equipo Equipo incluido en la factura de referencia de un importe total IVA incluido Proyecto en el que se declara la amortizaci n del equipo T tulo del proyecto Referencia del proyecto Convocatoria Porcentaje de dedicaci n al proyecto si es exclusiva ind quese 100 Duraci n proyecto fecha de inicio y fecha fin No se admitir n amortizaciones que abarquen nicamente el ltimo a o de duraci n del proyecto ni amortizaciones que no cubran dos ejercicios presupuestarios Se ha amortizado el equipo en otro proyecto 17 POLIT CNICA Si en el proyecto de referencia en un indicar porcentaje de amortizaci n L No El abajo firmante como Investigador Responsable del proyecto indicado anteriormente y para el conjunto de elementos que componen el equipo rese ado seg n se especifica presupuesto factura adjunta y a los efecto
3. 8 POLIT CNICA GUIA DE JUSTIFICACION ECONOMICA DE LAS AYUDAS INNPACTO CONVOCATORIAS 2010 Y 2011 Diciembre 2011 POLIT CNICA ED INDICE Contenido 1 Cuestiones generales de la convocatoria A A 3 2 _ Justificaci n de la actividad de I D 5 21 Gastos de PERSONA Los 6 2 2 _ Gastos de AMORTIZACION DEL 7 Gastos d e MATERIALES aaa 8 2 4 _ Gastos de SUBCONTRATACI N 8 22 Gastos de VIAJE St drest ien aiaa aa 8 2 6 Gastos de AUDITOR A cosida 9 2 7 _ Gastos GENERALES SUPLEMENTARIOS occocccccncnonnconnconncnonaconnccnnnononcconoconn ccoo nconocconacos 9 2 6 COSTES INDIRECTOS E 9 2 CONSULTAS MIC Nue 10 ANEROS E EA ES 10 Anexo 1 Modelos de contrataci n de personal con cargo a proyectos de investigaci n 11 Anexo 2 Ficha a rellenar por el personal contratado no residente 5 5999559995 12 Anexo3 Ficha de alta de material en el inventario de la Universidad Polit cnica de Madrid 14 Anexo 4 Ficha de material inventariable comprado en otro pa s 19 Anexo 5 Documentaci n necesaria para contrataciones de obras suministros y servicios 21 Anexo 6 Declaraci n del IP para el auditor de
4. Solicitud de alta en construcciones Informe bienes cap VI propuesta de adjudicaci n Acta de recepci n y Procedimiento PAA De e abierto Memoria justificativa de la Suministros y necesidad del gasto En Servicios A partir de a dede 60 000 00 euros Pliego de prescripciones t cnicas Solicitud de alta en inventario bienes cap VI Acta de recepci n y comprobaci n Procedimiento Proyecto material de la abierto inversi n Obras Memoria justificativa de la Factura A partir de necesidad del gasto Certificaci n de 200 000 00 euros obra IVA excluido Solicitud de alta en construcciones bienes cap VI Adem s de acuerdo con la Ley 30 2007 de Contratos del Sector P blico los contratos podr n adjudicarse mediante procedimiento negociado en los siguientes casos entre otros 3 Anexo 3 23 POLIT CNICA Cuando por razones t cnicas o art sticas por motivos relacionados con la protecci n de derechos de exclusiva el contrato s lo pueda encomendarse a un empresario determinado El certificado de exclusividad lo debe emitir el empresario Cuando una imperiosa urgencia resultante de acontecimientos imprevisibles para el rgano de contrataci n y no imputables al mismo demande una pronta ejecuci n del contrato que no pueda lograrse mediante la aplicaci n de la tramitaci n de urgencia Tambi n los contratos de obras podr n a
5. y POLIT CNICA damas C Tramitaci n gastos mayores 18 000 euros por procedimiento de pago directo Se aplicar lo establecido en la Ley de Contratos del Sector P blico Ley 20 2007 y a las modificaciones de la misma En funci n de su cuant a sin considerar el IVA los expedientes de gasto se adjudicar n mediante procedimientos distintos a Contratos menores en el caso de obras menores a 50 000 en el caso de suministros y servicios cuando su importe sea inferior a 18 000 euros este ltimo caso ya tratado en el apartado A de este documento En el caso de obras la documentaci n justif8icativa ser una memoria la factura una propuesta econ mica al menos certificado de conformidad que acredite que la obra se ha recibido y certificado de alta en inventario b Procedimiento negociado sin publicidad Obras desde 50 001 a 200 000 Suministro y Servicios desde 18 001 a 60 000 c Procedimiento negociado con publicidad Obras desde 200 001 a 1 000 000 Suministros y Servicios desde 600 001 a 1 000 000 d Procedimiento abierto Obras a partir de 1 000 000 Suministros y Servicios a partir de 1 000 000 Para la tramitaci n de expedientes contemplados en los apartados b e y d deben ponerse en contacto con la O T T no obstante se describen a grandes rasgos documentaci n que se debe aportar para iniciar los expedientes as como el contenido de la misma Documentaci n que tiene que aportar
6. de Medidas Fiscales y Administrativas 26 POLIT CNICA SR RECTOR MAGN FICO DE LA UNIVERSIDAD POLIT CNICA DE MADRID 27 Anexo 2 En Madrid A IA D A EEE TA D N I Licea e E E E VECINO Derrida Provincia 1 A con domicilio en A TOO ici tri en calidad de Ml retocada de la 11416 12 POPE PP con domicilio social en A A Ne de cunas de A AA A Enterado de la licitaci n del servicio EE AAE y de las condiciones y requisitos para concurrir a su realizaci n cree que se encuentra en situaci n de llevar a cabo el referido servicio A este efecto hace constar que conoce el Pliego de Cl usulas Administrativas Particulares y el Pliego de Condiciones T cnicas que sirven a base para la contrataci n de este servicio que acepta incondicionalmente sus cl usulas que re ne todas y cada una de las condiciones exigidas para contratar con la Universidad y se compromete en nombre A O a tomar su cargo mencionado servicio con estricta sujeci n a los expresados requisitos y condiciones por el precio de letra y n mero euros IVA excluido al que habr de a adirse el importe de letra y n mero euros en concepto de Impuesto sobre el Valor A adido FIRMA
7. con CIF n en calidad de DECLARA Que la citada sociedad sus administradores y representantes legales as como el firmante no se hayan comprendidos en ninguna de las prohibiciones e incompatibilidades para contratar se aladas en El art culo 49 de la Ley 30 2007 de 30 de octubre de Contratos del Sector P blico en los t rminos y condiciones previstos en la misma La Ley 5 2006 de 10 de abril de regulaci n de los conflictos de intereses de los miembros del Gobierno y de los Altos Cargos de la Administraci n General del Estado La Ley 53 1984 de 26 de diciembre de Incompatibilidades del Personal al Servicio de las Administraciones P blicas La Ley 14 1995 de 21 de abril de Incompatibilidades de Altos Cargos de la Comunidad de Madrid y En el art culo 29 5 de la Ley 9 1990 de 8 de noviembre Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid tras la nueva redacci n Y PARA QUE AS CONSTE FIRMO LA PRESENTE DECLARACI N RESPONSABLE EN MADRID A Lugar fecha y firma del proponente Redactado por el art 6 1 de la Ley 14 2001 de 26 de diciembre BOCM del 28 de Medidas Fiscales y Administrativas 31 POLIT CNICA SR RECTOR MAGN FICO DE LA UNIVERSIDAD POLIT CNICA DE MADRID 32 POLIT CNICA Anexo 4 ACTA DE RECEPCI N DE DE EXPEDIENTE DE AD CENTRO EMPLAZAMIENTO EJERCICIO APLICACI N PRESUPUESTARIA FORMA DE ADJUDICACI N PROCEDIMIENT
8. inferior a 60 Deber n ser legibles y relacionados en el impreso correspondiente pudi ndose agrupar en una l nea todos los que tengan la misma naturaleza taxis franqueos etc 4 Por necesidades de la digitalizaci n los tickets deber n pegarse con celo en folios aprovechando ambas caras y agrupadas por fechas 5 Todos los gastos de alojamiento billetes taxis etc que se realicen fuera del lugar de trabajo Madrid deber n estar amparados por una comisi n de servicios y justificados en la misma apartado 3 Solo se admitir n los gastos de gasolina de los veh culos de alquiler debidamente autorizados en la correspondiente comisi n de servicio y en la solicitud del proyecto 6 Se considerar n gastos de un proyecto las comidas de trabajo que sean necesarias para la realizaci n del mismo y deber n estar justificadas cada una de ellas con una memoria y la relaci n de comensales as como la vinculaci n de stos con el proyecto 7 Los tiempos de entrega carga y descarga de la TI los establece el Banco 40 POLIT CNICA 8 No se recargar n las Tarjetas de Investigador si no est n justificados los gastos anteriores 3 Propuesta de pago a personal vinculado a la UPM Pagos por Comisiones de Servicio Estos gastos se regulan en el RD 462 2002 de 24 de mayo Se utilizar el impreso correspondiente cumplimentado en su totalidad y debidamente firmado con identificaci n del firmante
9. rroga de contrato Documentos disponibles en http www upm es investigacion ott contratos html 11 POLIT CNICA Anexo 2 Ficha a rellenar por el personal contratado no residente 12 y POLIT CNICA ED CONTRATACI N DE NO RESIDENTES pasaporte Firma del contratado y fecha Informaci n de obligada cumplimentaci n para la contrataci n de personal no residente conforme Real Decreto Legislativo 5 2004 de 5 de marzo 13 POLIT CNICA Anexo3 Ficha de alta de material en el inventario de la Universidad Polit cnica de Madrid 14 POLIT CNICA Se remitir a la OTT la ficha de alta en inventario que se adjunta debidamente cumplimentada y firmada junto con fotocopia de la factura de los bienes Se rellena tambi n la declaraci n de amortizaci n acelerada Es necesario que nos faciliten por escrito la persona a la que deben remitirse las etiquetas las cuales deber n adherirse a dichos bienes 15 UNIVERSIDAD POLIT CNICA DE MADRID RECTORADO SOLICITUD DE ALTA EN INVENTARIO PERSONA S DE CONTACTO DE LA SOLICITUD FORMULADA TEL FONO DESCRIPCI N DEL BIEN FECHA FACTURA N FACTURA PROVEEDOR DEPENDENCIA ORGANIZATIVA Instituto Centro I D Departamento donde se ubicar el bien DEPENDENCIA ECON MICA REFERENCIA CUENTA OTT INVESTIGADOR PRINCIPAL INSTITUTO CENTRO I D DEPARTAMENTO Y ESCUELA DE ADSCRIPCION DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL
10. Consta de dos hojas la primera previa a la realizaci n del viaje Autorizaci n de la Comisi n de Servicio Pre viaje y la segunda post viaje Liquidaci n de la Comisi n de Servicio Tienen la opci n de solicitar un anticipo que en ning n caso superar el 80 del precio estimado del viaje que deber justificarse en un plazo m ximo de un mes desde la finalizaci n del mismo Se deber n respetar los importes establecidos en el Decreto 462 2002 para los alojamientos y el importe de las dietas si se superasen debe explicarse las causas del exceso y ser autorizado por la persona que concedi la Comisi n de Servicio No obstante aunque dicha memoria justifique el hecho no quiere decir que vaya a ser aceptado por los rganos de control a los que est sujeta la subvenci n Los documentos que se deben adjuntar adem s de los impresos ser n las tarjetas de embarque las facturas de la agencia o internet factura hotel justificante de desplazamientos parking etc En las normas de justificaci n de las subvenciones concedidas por algunos Ministerios incluso se solicita factura no siendo v lido el billete de tren En el caso de viajes utilizando el veh culo propio deben adjuntarse documentos que acrediten que el viaje se realiz peajes justificantes repostaje parking etc Persona de contacto en la OTT Esperanza S nchez esperanza sanchezOupm es 91 336 59 46 41
11. D az beatriz diazOupm es tlf 91336 5947 POLIT CNICA 2 Gastos de PERSONAL No se financia personal en plantilla Solo el personal reflejado en la solicitud y ajust ndose al c lculo de coste h reflejado Contrataci n de personal investigador y de becarios de investigaci n que coticen a la seguridad social siempre que no se incurra en doble financiaci n ver anexo 1 En el caso de no residentes debe rellenarse el anexo 2 para el tratamiento fiscal Se financia el coste hora siendo las horas a o por convenio para los contratados de 1 470h No obstante se meten tambi n las horas del PDI aunque no se subvencione El MICINN estima que las retribuciones se reparten linealmente en los 12 meses por lo que al solicitar pr rrogas se ve minorado el coste hora Esa diferencia la asumir el IP El c lculo del coste hora anual se basa en las n minas m s la cuota patronal resultante de multiplicar la base de cotizaci n por el coeficiente de SS anual dividido entre las horas anuales o el per odo imputable Esto obliga a que no se pueda pagar colaboraciones a los contratados salvo si se refleja en el contrato El personal aut nomo no se carga en esta partida sino en subcontrataci n En el caso de bajas temporales o de maternidad se aportar el correspondiente justificante certificado de la administraci n de la SS Las cantidades que excedan a la cobertura de la SS las asumir el IP Justificar c
12. Y SELLO 1 Apoderado representante o propietario 2 Propio o nombre de la empresa 28 POLIT CNICA ED DON _ en nombre propio representaci n la Empresa con CIF n en calidad de DECLARA Que la citada sociedad sus administradores y representantes legales as como el firmante no se hayan comprendidos en ninguna de las prohibiciones e incompatibilidades para contratar se aladas en El art culo 49 de la Ley 30 2007 de 30 de octubre de Contratos del Sector P blico en los t rminos y condiciones previstos en la misma La Ley 5 2006 de 10 de abril de regulaci n de los conflictos de intereses de los miembros del Gobierno y de los Altos Cargos de la Administraci n General del Estado La Ley 53 1984 de 26 de diciembre de Incompatibilidades del Personal al Servicio de las Administraciones P blicas La Ley 14 1995 de 21 de abril de Incompatibilidades de Altos Cargos de la Comunidad de Madrid y En el art culo 29 5 de la Ley 9 1990 de 8 de noviembre Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid tras la nueva redacci n Y PARA QUE AS CONSTE FIRMO LA PRESENTE DECLARACI N RESPONSABLE EN MADRID A Lugar fecha y firma del proponente 5 Redactado por el art 6 1 de la Ley 14 2001 de 26 de diciembre BOCM del 28 de Medidas Fiscales y Administrativas 29 POLIT CNICA SR RECTOR MAGN FICO DE LA UNIVERSIDAD POLIT CNICA DE MADRID Anexo 3 En
13. el Investigador para iniciar el Expediente de Contrataci n 1 Solicitud de inicio de expediente al Vicerrector de Asuntos Econ micos Este documento se encuentra colgado en la p gina virtual de la universidad con su contrase a ir a la pesta a de Utilidades administraci n gesti n econ mica formularios contratos Apertura servicios suministros u obras 2 Memoria descriptiva y justificativa de la necesidad del gasto Importante poner proyecto de investigaci n e importe de licitaci n e caso de que s lo exista una empresa por razones de exclusividad hacer referencia de ello en la memoria ya que al iniciar el expediente tiene que quedar claro este punto 3 Pliego de Prescripciones T cnicas debe contener 42 POLIT CNICA Objeto del contrato Descripci n Presupuesto y forma de pago Plazo de ejecuci n Ubicaci n Plazo de garant a En suministros especificar claramente si es suministro e instalaci n o solamente suministro Cualquier otra especificaci n econ mica o administrativa Especificaciones t cnicas 4 Estos tres documentos ser n enviados a la OTT para que se proceda a preparar el pliego de cl usulas administrativas una vez redactado el documento se le enviar al investigador 5 El investigador solicitar las ofertas por escrito a las que habr que adjuntar el pliego de prescripciones t cnicas y el pliego de cl usulas administrativas 6 Las
14. empresas que quieran ofertar deber n devolver firmados los anexos del pliego de cl usulas junto con sus correspondientes ofertas 7 Una vez recibidas las ofertas el investigador redactar un informe de ofertas teniendo en cuenta las estipulaciones contempladas en el pliego apartado 8 y 9 del mencionado documento 8 Redactado el informe de ofertas por el investigador ser remitido a la O T T la siguiente documentaci n Solicitud de ofertas Ofertas junto con los anexos del pliego de cl usulas administrativos Informe de ofertas Cabe la posibilidad de que la empresa propuesta por el investigador en su informe de ofertas adjunte toda la documentaci n administrativa de la cl usula 7 del Pliego de Cl usulas Administrativas por lo que el siguiente paso que es el requerimiento de garant a y documentaci n administrativa para el que hay 10 d as h biles se reduzca a dos o tres d as Importante tel fono fax y persona de contacto de las empresas 9 Una vez el investigador tenga la factura la enviar a esta oficina junto con Propuesta de pago formulario en la p gina de la OTT Factura con fecha posterior a la firma del contrato nunca antes Acta de recepci n firmada por empresa e investigador 5 copias 43 POLIT CNICA 10 Desde esta oficina se continuar con el expediente de contrataci n El investigador recibir una copia del contrato y del acta de recepci n En el caso de expedientes de m s de
15. fuera del Territorio Nacional Se utilizar el impreso correspondiente cumplimentado en su totalidad y debidamente firmado con identificaci n del firmante Pueden ser de dos formas e Pa ses de la Uni n Europea Cuando se trate de entrega de bienes deben cumplirse los siguientes aspectos Descripci n mercanc a en espa ol Masa neta aproximada y unidades Estado Miembro de procedencia 39 POLIT CNICA Modalidad de transporte mar timo terrestre internet Cuando se trate de prestaci n de servicios descripci n de la prestaci n En ning n caso pueden estar emitidas con I V A e Pa ses fuera de la Uni n Europea Se tramitar n por pago directo La factura deber acompa arse con el V A T correspondiente de la empresa y estar correctamente emitida a nombre de la U P M ESQ2818015F Ver apartado D Bienes susceptibles de inventariar 2 Gastos suplidos y Tarjeta del Investigador 1 Se utilizar n los impresos correspondientes cumplimentados en su totalidad y debidamente firmados con identificaci n del firmante 2 Los gastos abonados como suplidos y con la Tarjeta de Investigador TI deben ser siempre necesarios para la realizaci n del proyecto al que se cargue el gasto extremo este que se acreditar con una memoria individualizada No es posible la utilizaci n de la TI para otros menesteres 3 La justificaci n se har mediante facturas correctamente emitidas o tickets si el gasto es
16. 60 000 00 el investigador deber solicitar al Servicio de Auditor a que realicen la correspondiente recepci n este tr mite se facilitar desde la al investigador Solicitud de alta de inventario Se seguir n los mismos pasos que para la solicitud de apertura de expediente pero en este caso Inventario solicitud de alta de inventario investigaci n EN GENERAL TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN IR FECHADOS Y FIRMADOS Persona de contacto en la Juan Jos Pillado juanjose pillado upm es 91 336 59 77 D Bienes Susceptibles de Inventariar a Para dar de alta los elementos inventariables es necesario que el impreso Factura a abonar a empresas en el que se habr marcado inventariable y explicado el concepto en la casilla partida de venga acompa ando por el impreso de solicitud de alta en inventario debidamente cumplimentado Este impreso puede encontrarse en Polit cnica Virtual Utilidades Administraci n 02 Gesti n Econ mica Formularios Inventario Solicitud de alta en inventario investigaci n b Para la amortizaci n acelerada deber rellenarse el impreso Declaraci n Amortizaciones de equipos inventariables declarados en subvenciones de convocatorias I D i p blicas competitivas regionales nacionales e internacionales que se encuentra tambi n en Polit cnica Virtual c Se recuerda que los libros son inventariados directamente en la biblioteca del Centro a
17. Madrid a Es dsd con DNA Expedido Vecino de Provincia en calidad 1 de la ra con domicilio social en Nal Pose Gale AA Tel fono Enterado del proyecto de las obras y de las condiciones y requisitos para concurrir a su ejecuci n cree que se encuentra en situaci n de llevar a cabo las referidas obras A este efecto hace constar 1 Que conoce el proyecto completo 2 Que ha examinado el Pliego de cl usulas Administrativas Particulares y el Proyecto de ejecuci n aplicables y los acepta incondicionalmente 3 Que re ne todas y cada una de las condiciones exigidas para contratar la Universidad 4 Que se compromete en nombre 2 a tomar a su cargo la mencionada obra por el precio de letra y n mero euros IVA excluido al que habr de a adirse el importe de letra y n mero euros en concepto de Impuesto sobre el Valor A adido el plazo de ejecuci n de FIRMA Y SELLO 1 Apoderado representante o propietario 2 Propio o nombre de la empresa 30 POLIT CNICA ED DON __ nombre propio representaci n de la Empresa
18. O NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD CONCURSO IMPORTE DE ADJUDICACI N FECHA DE ADJUDICACI N EMPRESA ADJUDICATARIA DESCRIPCI N DE La presente Acta de Recepci n tiene por objeto dar la debida constancia de haberse recibido de conformidad el suministro indicado Y para ello se firma la presente en Madrid a POR EL CENTRO POR LA U P M EN REPRESENTACI N DEL SERVICIO DE CONTROL Y AUDITORIA INTERNA POR LA EMPRESA 33 POLIT CNICA Anexo 6 Declaraci n del IP para el auditor de cuentas 34 8 MAZARS Auditores S L P C Claudio Coello 124 planta 2 28006 Madrid 26 de octubre de 2011 Muy se ores nuestros En relaci n con el trabajo de revisi n que est realizando conforme al contenido de la Orden EHA 1434 2007 de 17 de mayo de la cuenta justificativa de la ayuda otorgada mediante Resoluci n de concesi n de ayudas de fecha 15 de diciembre de 2010 del Ministerio de Ciencia e Innovaci n a la Universidad Polit cnica de Madrid y destinada A IPT 201 que est n llevando a cabo designaci n de la Universidad Polit cnica de Madrid a los fines previstos en el art culo 74 del Reglamento de la Ley 38 2003 de 17 de noviembre General de Subvenciones aprobado mediante Real Decreto 887 2006 de 21 de julio por la presente manifestamos que seg n nuestro leal saber y entender 1 El trabajo de revisi n dispuesto en la Norma a
19. a duplicados deber n acreditarse los motivos que han derivado en esta circunstancia Es necesario hacer una descripci n del concepto indicando si es material inventariable fungible etc siendo esto important simo puesto que debemos conocer la adquisici n que se est realizando a efectos de inventariarla correctamente tambi n es imprescindible la ubicaci n del bien en cuesti n Las facturas deben ajustarse a lo establecido en el RD 1496 2003 de 26 de noviembre que regula la expedici n de estos documentos nombre del emisor C LF fecha n mero domicilio social etc y deber n expedirse a nombre de la U P M con el N I F ESQ2818015F La Ley de Subvenciones exige en el caso de suministros de bienes y equipos y para prestaciones de servicio superiores a 12 000 tres ofertas de diferentes proveedores Se seleccionar la empresa conforme a criterios de eficiencia y econom a debiendo justificarse expresamente en una memoria la elecci n cuando no recaiga en la propuesta econ mica m s ventajosa Se advierte que si en una factura figuran diferentes tipos de IVA se desglosar el pago en tantos apuntes como tipos de IVA figuren Deben enviarse las facturas con celeridad para evitar demoras sobre todo a efectos de la Ley de morosidad y del cumplimiento del plazo de ejecuci n lo conveniente es que se env en cuando se emita la factura y que la O T T tenga plazo suficiente para tramitarlas 1 2 Pagos
20. ajadores Ley 8 1980 de 10 de Marzo b Becas Se utilizar n los impresos Propuesta Individualizada de designaci n de becarios p gina UPM OTT y se cumplimentar n en su totalidad Se adjuntar la siguiente documentaci n Fotocopia del D N I NIE PS Visado de estudios personal extracomunitario Fotocopia del t tulo acad mico o de la matr cula del a o en curso en la UPM Curriculum Vitae Fotograf a con el fin de proporcionar un carnet al becario Normativa aplicable Reglamento de becarios de la UPM B O E de 3 de Julio del 1991 afiliaci n a la Seguridad Social c Personal Extranjero Becarios y Contratados Este personal a efectos fiscales debe aportar la Certificaci n de Residencia Fiscal o el Documento de Desplazamiento a Territorio Espa ol con el fin de aplicar la retenci n por IRPF que en cada caso proceda Persona de contacto en la OTT Miguel Angel Gonz lez Gonz lez miguelangel gonzalez gonzalez O upm es Tlf 91 336 62 73 38 POLIT CNICA B Tramitaci n de gastos menores de 18 000 1 Propuestas de pago a empresas 1 1 Pagos en Territorio Nacional Se utilizar el impreso correspondiente cumplimentado en su totalidad y debidamente firmado con identificaci n del firmante Ver apartado D Bienes susceptibles de inventariar Las facturas deben ser originales no fotocopias copias o proformas si hubier
21. anciar dicha gesti n Justificar con copia del contrato ofertas facturas y justificante bancario del pago 2 5 _ Gastos de VIAJES Solo pueden viajar los participantes del proyecto y explicar el motivo del viaje Se debe aplicar en cada viaje la dieta RD 462 2002 salvo 51 la factura correspondiente es menor al importe de la dieta No se permite asistencia a Congresos Justificar con previaje y posviaje copia de las facturas y justificante bancario POLIT CNICA CARD 2 6 Gastos de AUDITORIA La UPM est obligada a auditar sus cuentas ante la Comunidad de Madrid lo que la excluye de percibir subvenci n por dicho concepto aunque en la concesi n tenga concedida esa partida El informe de auditor a se va a financiar con la partida de costes indirectos Se reservar mediante un comprometido por el importe que la auditora MAZARS fije teniendo como l mite m ximo 1 200 a o La factura del auditor ser remitida por el IP a la OTT para que sea pagada desde la cuenta del proyecto La auditora pedir al IP toda la cuenta justificativa copia de los documentos para elaborar el informe y al finalizar el trabajo el IP tendr que firmar una declaraci n del auditor anexo 6 Datos de contacto del auditor MAZARS AUDITORES Juan Antonio Gim nez Mir O gimenezOmazars es o 915 624 030 2 7 Gastos GENERALES SUPLEMENTARIOS Gastos de generaci n y mantenimiento de patentes o
22. ay que reducirlos en la medida de lo posible Si es para compartir el gasto indicar el apunte donde est el documento No se podr n traspasar apuntes cuando la factura se haya pagado con cargo a proyectos diferentes Por otra parte Investigador debe revisar los asientos imputados a sus Proyectos a fin de detectar posibles errores cuya subsanaci n deber efectuarse dentro del ejercicio presupuestario para no incurrir en incidencias fiscales 45
23. cado de conformidad Inferiores a 06466 Solicitud de alta en inventario Suministros y Acta de Servicios recepci n Menores Memoria justificativa de la Certificado de A necesidad del gasto Superiores a conformidad Tres ofertas Inferiores a Solicitud de alta 18 000 00 euros en inventario bienes cap VI Acta de recepci n Pr i Factura A Certificaci n de Menores Memoria justificativa de la Obras Inferiores a necesidad del gasto Solicitud de alta Os en construcciones IVA incluido Oferta bietes cp VD Memora Constancia de la Acta de justificativa de la peuci n de Procedimiento necesidad del ofertas Factura ias negociado Tres ofertas si Certificado de y es posible seg n conformidad Servicios Hasta 60 000 00 de modelo euros IVA excluido Informe Solicitud de alta a propuesta de en inventario adjudicaci n bienes cap VI 1 Anexo 4 2 Anexos 1 y 2 22 POLIT CNICA ED euros IVA excluido gasto Tipo de Procedimiento Inicio Adjudicaci n Pago contrato Constancia de la Acta de _ petici n de recepci n Proyecto ofertas Factura Procedimiento Certificaci n de Memoria 3 negociado CAS Tres ofertas si obra justificativa de la Obras es posible seg n Hasta 200 000 00 modelo
24. djudicarse por procedimiento negociado Cuando las obras se realicen nicamente con fines de investigaci n experimentaci n perfeccionamiento y no con objeto de obtener una rentabilidad o de cubrir los costes de investigaci n o de desarrollo Igualmente los contratos de suministro podr n adjudicarse mediante el procedimiento negociado Cuando los productos se fabriquen exclusivamente para fines de investigaci n experimentaci n estudio o desarrollo esta condici n no se aplica a la producci n en serie destinada a establecer la viabilidad comercial del producto o a recuperar los costes de investigaci n y desarrollo Se debe tener en cuenta que con car cter general la Ley determina que No podr fraccionarse un contrato con la finalidad de disminuir la cuant a del mismo y eludir as los requisitos de publicidad o los relativos al procedimiento de adjudicaci n que correspondan Se proh be el pago aplazado del precio en los contratos El contratista tendr derecho al abono de la prestaci n realizada con arreglo al precio convenido El contratista tendr tambi n derecho a percibir abonos a cuenta por el importe de las Operaciones preparatorias de la ejecuci n del contrato y que est n comprendidas en el objeto del mismo en las condiciones se aladas en los respectivos pliegos debi ndose asegurar los referidos pagos mediante la prestaci n de garant a Los que resulten adjudicatarios provisionales de l
25. iable en 2011 aunque se haya concedido pr rroga hasta junio 2012 no puedo efectuar la compra en 2012 porque perder a la cantidad concedida en 2011 Enel caso de compras intracomunitarias o en otros pa ses debe rellenarse el anexo 4 para el tratamiento fiscal estos efectos el RD 1777 2004 establece los l mites de la amortizaci n En el caso de compras superiores a 12 000 sin IVA se seguir la Ley de Subvenciones tres ofertas y para superiores a 18 000 sin IVA se seguir la Ley de Contratos realiz ndose expediente de contrataci n Justificar con copia de facturas compulsadas incluyendo marca modelo serie de equipos certificado de amortizaci n acelerada firmado por el jefe de servicio de gesti n econ mica de la UPM ofertas y justificante bancario del pago POLIT CNICA 2 3 _ Gastos de MATERIALES Los materiales contemplados en la solicitud Justificar con copia de facturas compulsadas ofertas pedidas y justificantes bancarios de pago 2 4 Gastos de SUBCONTRATACION La subcontrataci n debe ser por importe inferior al 50 de la ayuda Si excede el 20 y supera los 60 000 debe firmarse contrato escrito y ser autorizado previamente por el MICINN subcontrataci n siguen la Ley de Contratos del Sector P blico anexo 5 gesti n del proyecto la financia el coordinador y se aplica en gastos generales suplementarios Los participantes no disponen partida para cofin
26. icativa de la subvenci n 35 POLIT CNICA 6 Les confirmamos que no conocemos la existencia de irregularidades en las que se encontraran implicados cualquiera de los miembros de la Direcci n o empleados de la Universidad que han tenido una intervenci n sustancial en los sistemas de control interno y contable que pudieran afectar al proceso de preparaci n o a la informaci n contenida en la cuenta justificativa de la subvenci n Universidad Polit cnica de Madrid Firma Nombre y cargo 36 MANO Anexo 7 Procedimientos de gesti n en la OTT 37 POLIT CNICA ED A Personal Contratados y Becarios con cargo a Proyectos de Investigaci n a Contratos por obra o servicio Se utilizar n los impresos correspondientes cumplimentados en su totalidad y debidamente firmados p gina UPM OTT Se adjuntar la siguiente documentaci n Fotocopia del D N I N I E PS Permiso de trabajo personal extracomunitario Fotocopia del t tulo acad mico necesario en funci n de la categor a profesional del contrato y original para su cotejo Fotocopia de la cartilla de la Seguridad Social o tarjeta sanitaria donde conste el NAF Curriculum Vitae Una fotograf a con el fin de proporcionar un carnet a la persona contratada Ser de aplicaci n la tabla salarial del Convenio del Personal Laboral teniendo el car cter de m nimos por categor a profesional Normativa aplicable Estatuto de los Trab
27. irse el importe de letra y n mero euros en concepto de Impuesto sobre el Valor A adido el plazo de ejecuci n de FIRMA Y SELLO 1 Apoderado representante o propietario 2 Propio o nombre de la empresa 25 POLIT CNICA ED DON _ en nombre propio representaci n de la Empresa con CIF n en calidad de DECLARA Que la citada sociedad sus administradores y representantes legales as como el firmante no se hayan comprendidos en ninguna de las prohibiciones e incompatibilidades para contratar se aladas en El art culo 49 de la Ley 30 2007 de 30 de octubre de Contratos del Sector P blico en los t rminos y condiciones previstos en la misma La Ley 5 2006 de 10 de abril de regulaci n de los conflictos de intereses de los miembros del Gobierno y de los Altos Cargos de la Administraci n General del Estado La Ley 53 1984 de 26 de diciembre de Incompatibilidades del Personal al Servicio de las Administraciones P blicas La Ley 14 1995 de 21 de abril de Incompatibilidades de Altos Cargos de la Comunidad de Madrid y En el art culo 29 5 de la Ley 9 1990 de 8 de noviembre Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid tras la nueva redacci n Y PARA QUE AS CONSTE FIRMO LA PRESENTE DECLARACI N RESPONSABLE EN MADRID A Lugar fecha y firma del proponente Redactado por el art 6 1 de la Ley 14 2001 de 26 de diciembre BOCM del 28
28. nteriormente mencionada se ha desarrollado nicamente para ayudarnos en el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el art culo 74 del Real Decreto 887 2006 de 21 de julio por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38 2003 General de Subvenciones Dado que este trabajo por su naturaleza no tiene la naturaleza de Auditor a de Cuentas ni se encuentra sometido a la Ley 19 1988 de Auditor a de Cuentas tomamos nota de que el informe no expresa una opini n de auditor a en los t rminos previstos en la citada normativa 2 Soy responsable de la preparaci n y presentaci n de la cuenta justificativa de la subvenci n identificada en el primer p rrafo de esta carta en los t rminos previstos en el Real Decreto 887 2006 de 21 de julio por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38 2003 General de Subvenciones as como del cumplimiento de la normativa reguladora de la citada subvenci n 3 Para la realizaci n de su trabajo le informo que no existe circunstancia alguna que haya podido afectar a la correcta percepci n aplicaci n y justificaci n de la subvenci n 4 La informaci n financiera de la cuenta justificativa ha sido obtenida de los libros y registros de contabilidad de la Universidad Polit cnica de Madrid 5 No les hemos limitado el acceso a ninguno de los registros contables contratos acuerdos y documentaci n complementaria e informaci n que es relevante para realizar las comprobaciones sobre la cuenta justif
29. o se admite compensar unas partidas con otras solo se aceptan variaciones del 10 sin autorizaci n de modificaci n si se justifica el motivo en la memoria t cnica La fecha de los documentos de gasto deben estar dentro del periodo de ejecuci n salvo la factura de la auditor a que debe estar dentro del periodo de justificaci n Se debe aportar informe de auditoria de cuentas de MAZARS no puede hacerlo otra auditor a El IVA no es un gasto POLIT CNICA Pagos a justificar La fecha de pago puede ser posterior a la de ejecuci n pero no a la de justificaci n En el caso de gastos suplidos es decir donde el IP adelanta el dinero y luego se le paga a l cuando trae los justificantes de gasto y pago se debe explicar La convocatoria limita estos a un importe de 300 Forma de justificar Se debe presentar de forma telem tica La informaci n la introduce en el sistema el coordinador del proyecto fichas econ micas memoria t cnica otros documentos con firma electr nica reintegro al Tesoro La firma electr nica de los documentos econ micos se solicita en la OTT Requisitos de los documentos Las facturas ser n v lidas si cumplen con el Real Decreto de Facturas y el documento de pago debe permitir identificar claramente que la factura corresponde al proyecto suplidos apunte Las facturaciones entre participantes deben respetar la libre concurrencia y las condiciones de mercado Modificaciones econ mica
30. on copia de las n minas modelo 190 TC2 y contratos compulsados justificante bancario del pago de nominas Adem s se deben adjuntar los partes horarios para la comprobaci n de la dedicaci n horaria POLIT CNICA 2 2 _ Gastos de AMORTIZACION DEL EQUIPAMIENTO Solo se financia la amortizaci n de los aparatos y equipos f sicos y l gicos contemplados en la concesi n y posteriores modificaciones Exige pedir alta en inventario y amortizaci n acelerada ver anexo 3 de modo que la vida til del bien se agote al t rmino del per odo de ejecuci n y trascurra m s de 12 meses desde la fecha de compra hasta el final del proyecto compra de los equipos debe realizarse al inicio de cada anualidad para asegurar que se cubra con la amortizaci n la totalidad del coste de adquisici n Al financiarse la amortizaci n si se reparte en 3 a os el m ximo aplicable es el 33 del coste por a o Si fueran 4 a os ser a el 25 anual por tanto cada d a del a o que se retrase la compra se pierde la correspondiente amortizaci n 51 coste completo del equipo se concede en una anualidad indica que se amortiza en un a o en la amortizaci n acelerada se reflejar que la vida til es desde la fecha de compra o puesta en funcionamiento hasta el final de la ejecuci n amortizaciones se contabilizan en a os naturales por lo que las pr rrogas no les afectan Es decir si se tiene concedido un importe para inventar
31. os contratos deber n constituir a disposici n del rgano de contrataci n una garant a de un 5 del importe de adjudicaci n excluido el Impuesto sobre el Valor A adido En los contratos de suministros y servicios esta la garant a podr constituirse mediante retenci n en el precio en el primer pago 24 AY POLIT CNICA Anexo 1 En Madrid A D E A A con D N I q RA expedido en TN O A Provincia de a con domicilio en ais Tel fono en calidad de Mii de la EMP iia i con domicilio social en Dto a Ne de Nilson Dale de is DP inician A A Enterado de la licitaci n del suministro denia nasa iii Lai y de las condiciones y requisitos para concurrir a su realizaci n cree que se encuentra en situaci n de llevar a cabo el referido suministro A este efecto hace constar que conoce el Pliego de Cl usulas Administrativas Particulares y el Pliego de Condiciones T cnicas que sirven a base para la contrataci n de este suministro que acepta incondicionalmente sus cl usulas que re ne todas y cada una de las condiciones exigidas para contratar con la Universidad y se compromete en nombre A Pen a tomar a su cargo el mencionado suministro con estricta sujeci n a los expresados requisitos y condiciones por el precio de letra y n mero euros IVA excluido al que habr de a ad
32. riginadas en el proyecto OEPM y EPO Gastos de consultor a y asesor a Lo financia el coordinador hasta un m ximo de 10 000 a o siempre que figure en la solicitud Tramitaci n de garant as para el pago de los cr ditos no aplica para la UPM 2 8 _ COSTES INDIRECTOS calcula en base a las horas totales de personal incluido el de plantilla Los datos los certifica el jefe de servicio de gesti n econ mica y cada participante lo introduce en la aplicaci n En la UPM se encarga el Servicio de Investigaci n 2 9 _ CONSULTAS MICINN justificaci n micinnOmicinn es 91 6037593 9 30 a 14 30 de L a V Anexos Anexo 1 Modelos de contrataci n de personal con cargo a proyectos de investigaci n Anexo 2 Ficha a rellenar por el personal contratado no residente Anexo 3 Ficha de alta de material en el inventario y amortizaci n acelerada Anexo 4 Ficha de material inventariable comprado en otro pa s comunitario Anexo 5 Documentaci n necesaria para contrataciones de obras suministros y servicios Anexo 6 Declaraci n del IP para el auditor de cuentas 10 POLIT CNICA Anexo 1 Modelos de contrataci n de personal con cargo a proyectos de investigaci n 4 1 1 Propuesta de contrataci n de personal 4 1 2 Datos del trabajador 4 1 3 Declaraci n de no incompatibilidad 4 1 4 Afectaci n del r gimen de propiedad industrial e intelectual 4 1 5 Retenci n IRPF mod 145 4 1 6 Pr
33. s Los cambios de partidas exigen que se solicite una petici n motivada antes de finalizar el plazo de ejecuci n No deben afectar a los objetivos perseguidos Una vez aceptado por MICINN se debe comunicar a la OTT y al Servicio de Investigaci n No necesitan petici n expresa cambios en la misma partida con funcionalidad equivalente y coherentes con la solicitud Reintegro al Tesoro Se reintegra al Tesoro la cantidad no gastada en cada anualidad Cualquier retraso en la devoluci n genera intereses de demora desde la fecha en que se recibi el ingreso Por la Ley de Subvenciones existe responsabilidad subsidiaria de cada participante en caso de revocarse la ayuda y que alguno de los participantes no pueda hacer frente a la devoluci n solicitada Publicidad FEDER En caso de que la ayuda est cofinanciada con fondos FEDER debe incluir la correspondiente publicidad Si no debe reflejarse solo financiaci n En la web de la UPM hay una secci n donde el Servicio de Investigaci n introduce informaci n del proyecto y se cumple con este requisito POLIT CNICA 2 Justificaci n de la actividad de I D 2 1 585105 de PERSONAL 2 2 _ Gastos de AMORTIZACION DE EQUIPAMIENTO 2 3 _ Gastos de MATERIALES 2 4 Gastos de SUBCONTRATACION 2 5 Gastos de VIAJES 2 6 585105 de AUDITORIA 2 7 Gastos generales SUPLEMENTARIOS 2 8 COSTES INDIRECTOS Para cualquier aclaraci n contactar con Beatriz
34. s previstos en la convocatoria de Ayudas citada anteriormente DECLARA e Que las anualidades de amortizaci n del citado equipo se corresponden con el periodo de ejecuci n siguiente e Que el equipo se ubica se ubicar e Que el periodo de la vida til entendiendo sta como periodo de utilizaci n del equipo es e Que ha solicitado el estado de alta en inventario en fecha e Que el equipo ha sido dado de alta en inventario n Firma del investigador responsable El Director del Departamento El Director del Centrol D Instituto Fdo Fdo Madrid a de de 200 18 7 POLIT CNICA Anexo 4 Ficha de material inventariable comprado en otro pa s comunitario 19 POLIT CNICA ED FICHA DE MATERIAL COMPRADO EN OTRO PAIS INTRACOMUNITARIO Importe del material comprado 0 avi n barco Peso sin envoltorio kg Firma del Investigador Principal y Fecha Informaci n de obligada cumplimentaci n conforme el Reglamente CE n 638 2004 del Parlamento Europeo y del Consejo de 31 de marzo de 2004 20 POLIT CNICA Anexo 5 Documentaci n necesaria para contrataciones de obras suministros y servicios Conforme a la Ley 30 2007 de contratos del sector p blico 21 POLIT CNICA ED pode Procedimiento Inicio Adjudicaci n Pago contrato Acta de recepci n Mir Memoria justificativa de la Factura necesidad del gasto Certifi
35. trav s del programa UNICOR que es el que est institucionalizado para este tipo de bienes En caso de tener que justificar el gasto el Profesor responsable del mismo se encargar de solicitar el documento del alta a trav s de la Direcci n de Bibliotecas d En las facturas debe figurar nicamente el material inventariable Se solicita encarecidamente que el investigador solicite a la empresa dos facturas si esto fuera preciso separando los elementos inventariables de los fungibles ello por los sistemas de gesti n en vigor y por las exigencias en las justificaciones asimismo se requiere que el bien sea inventariado en la misma fecha que la factura 44 d POLIT CNICA Persona de contacto en la Juan Jos Pillado juanjose pillado upm es Tlf 91 336 59 77 E Generalidades Con car cter general se recuerda que 1 Si se trata de pagos a extranjeros deben adjuntar en su caso el certificado de que se acogen a los Convenios de doble imposici n que puedan existir 2 Para evitar devoluciones de facturas o justificantes de gasto cada investigador debiera consultar los saldos disponibles antes de enviar la propuesta de pago a la OTT En el caso que una factura se financie con dos o m s proyectos debe explicarse en el cuerpo de la misma o en la propuesta de pago indicando e importe que se imputa a cada uno de los proyectos En los traspasos de fondos y de apuntes deben especificarse los motivos H
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