lineamiento de asistencia funcional, técnica y capacitaciones
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1. conocer detalladamente el diagn stico realizado para la visita integral con base en el Lineamiento de Visitas Integrales a Entidades Ejecutoras de Recursos del Sistema General de Regal as 6 2 3 Ejecuci n En el desarrollo de la visita integral y con base en el diagn stico previo realizado el consultor debe validar con la entidad las razones por las cuales el reporte de informaci n se encuentra retrasado respecto al estado del proyecto de igual forma para los eventos de alertas que se tienen pendientes sin subsanar Una vez identificadas dichas situaciones deber asistir a la entidad en el registro de informaci n en los aplicativos y la subsanaci n de alertas En el evento que el consultor identifique inconsistencias en el registro de informaci n por parte de la entidad o sean comunicadas por la misma deber brindar la asistencia necesaria para el ajuste respectivo En caso que al cierre de la visita quede pendiente de ajustar modificar o registrar informaci n en los aplicativos deber registrar esta situaci n en el informe de visita integral y hacer seguimiento en la subsanaci n de las mismas 6 3 Capacitaci n Una vez identificada la necesidad de capacitaci n a una entidad ejecutora de recursos del SGR y sea aprobada por la SMSE se delegar al consultor que asistir quien deber comunicarse con la entidad para la programaci n de la jornada Adicionalmente debe informar la metodolog a de trabajo dependiendo del tipo de2. ejecutoras de recursos del Sistema General de Regal as por parte del personal de la Subdirecci n de Monitoreo Seguimiento y Evaluaci n SMSE del SGR en los aplicativos Gesproy SGR Cuentas SGR y las Categor as FUT del SGR 1 2 ESPEC FICOS e Definir los instrumentos y par metros de ejecuci n de las asistencias funcionales y t cnicas brindadas por el SMSE respecto de los aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SGR y las Categor as FUT del SGR generadas por el an lisis de la Inversi n de Recursos realizado por el componente de Monitoreo del SGR durante las visitas integrales realizadas a las entidades ejecutoras de recursos del SGR y por solicitudes de entidades a trav s de correo electr nico contacto directo llamada telef nica y o Videoconferencia e Establecer las l neas claras de ejecuci n de las actividades a realizar en marco del desarrollo de capacitaciones en los aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SGR y las Categor as FUT del SGR dadas a las entidades ejecutoras de Recursos del SGR 2 ALCANCE Este lineamiento aplica para las actividades de Asistencia Funcional y o T cnica brindada por los consultores del componente de la SMSE de la Direcci n de Vigilancia de las Regal as tanto para las solicitudes directas que a trav s de los diferentes medios de comunicaci n establecidos realicen las entidades ejecutoras de recursos del SGR como para la asistencia brindada en el marco de las visitas integrales a dichas entidades 3
3. los proyectos de inversi n financiados con recursos del SGR a partir de los objetivos productos metas e indicadores planteados en su formulaci n y registrados en el banco de programas y proyectos del SGR Capacitaci n Es el conjunto de medios que se organizan de acuerdo a un plan para lograr que uno o m s individuos adquieran destrezas valores o conocimientos te ricos en los aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SGR y las Categor as FUT del SGR que le permitan realizar el registro de informaci n en los mismos con eficiencia y eficacia Caso Evento registrado en el aplicativo Altiris objeto de la asistencia t cnica o funcional brindada a una entidad ejecutora de recursos del SGR Compromiso Obligaci n adquirida por las partes en el marco de sus competencias que ayuda y facilita al reporte de la informaci n generada en desarrollo de la ejecuci n de los recursos del SGR Est compuesta por la acci n el responsable y la fecha de cumplimientos del mismo Incidente caso registrado en el aplicativo Altiris cuya soluci n se realiza a trav s de la asistencia T cnica dado que depende del traslado del mismo al Equipo de Tecnolog a por bloqueo de los aplicativos errores internos y o necesidad de nuevos desarrollos originados por problemas relacionados con el funcionamiento del aplicativo y dificultades con la homologaci n del software de la entidad M dulo de Fortalecimiento SGR Es una funcionalidad dispuesta a trav s del m dul
4. se definen as Asistencia Nivel l Corresponde a la atenci n de casos por requerimientos b sicos de las entidades ejecutoras de recursos del SGR cuya soluci n se encuentra definida en preguntas frecuentes Asistencia Nivel ll Corresponde a la atenci n de casos por requerimientos y o incidentes de las entidades ejecutoras de recursos del SGR cuya soluci n se realiza a trav s de orientaciones en el registro de informaci n y en modificaciones a la informaci n registrada dentro de los aplicativos del SMSCE del SGR que no se encuentran dentro de las preguntas frecuentes Asistencia Nivel IIl Corresponde a la atenci n de casos de requerimientos y o incidentes generados por solicitud de las entidades ejecutoras de los recursos del SGR cuya soluci n requiera validar que el registro de informaci n cumpla con los par metros definidos en los aplicativos del SMSE y como resultado de dicha validaci n se evidencie que stos no responden seg n el dise o funcional para lo cual se debe documentar el caso y remitirse al Equipo de Tecnolog a del SMSCE 6 2 Asistencia en las Visitas Integrales del SMSE 6 2 1 Programaci n La asistencia funcional es uno de los componentes de las visitas integrales programadas para realizarse a las entidades ejecutoras de recursos del SGR Por lo cual la asistencia no requiere de programaci n individual y se rige a las condiciones establecidas para tal fin 6 2 2 Alistamiento El personal de asistencia debe
5. Departamento Nacional de Planeaci n LINEAMIENTO DE ASISTENCIA FUNCIONAL T CNICA Y CAPACITACIONES EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR CUENTAS SGR Y FUT Departamento Nacional de Planeaci n Bogot 2015 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACI N DEL DNP LINEAMIENTO DE ASISTENCIA FUNCIONAL T CNICA c pico mo Lo8 nc Y CAPACITACIONES EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR CUENTAS SGR Y FUT P gina 2 de 7 VERSI N 1 TABLA DE CONTENIDO 1 o A 1 1 AN a 12 ESPECIFICOS scripts 2 ALCANCE sein taai 3 REFERENCIAS NORMA IVAS pr et tl rr neant 4 DEFINICIONES mn e 5 DOCUMENTOS ASOCIADOS spp A 6 UL ao A Pe yA E E 6 1 Ejecuci n de Asistencia a Entidades Beneficiarias y o Ejecutoras del SGR ocooocicnicccniciconcniniancnnos 6 2 Asistencia en las Visitas Integrales del SMSE icicicicicnicicnicninnonniononccnccrrccncrrnr crear 6 2 1 A ia noada oies adada Ski aeaee obie aeniei saveda aepsiegin aei diseiii 6 2 2 eo o A e EEES 6 2 3 AOLO Nai a E E 6 3 Capacitaci n O E A 6 4 Informes y REUS ia ul io deico LINEAMIENTO DE ASISTENCIA FUNCIONAL T CNICA c pico mo 08 naco Y CAPACITACIONES EN LOS APLICATIVOS GESPROY pa SGR CUENTAS SGR Y FUT P gina 3 de 7 VERSI N 1 1 OBJETIVOS 1 1 GENERAL Describir las actividades desarrolladas en las Asistencias Funcionales y T cnicas que se brindan a las entidades beneficiarias y o
6. REFERENCIAS NORMATIVAS La realizaci n de asistencia funcional t cnica o capacitaci n respecto de los aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SGR y las Categor as FUT del SGR debe considerar entre otras las siguientes normas Ley 1530 de 2012 Ley Bienal de Presupuesto Decreto 3402 de 20073 Decreto 1082 de 20154 Decreto 1118 de 20145 Circular 007 de 20128 Circular 0041 de 20127 Circular 0002 de 20128 Circular 062 de 2013 1Por la cual se regula la organizaci n y el funcionamiento del Sistema General de Regal as 2 Por la cual se decreta el presupuesto del Sistema General de Regal as para el bienio respectivo 3 por el cual se reglamenta parcialmente el art culo 31 de la Ley 962 de 2005 y se dictan otras disposiciones FUT 4 Por medio del cual se expide el decreto nico reglamentario del sector administrativo de planeaci n nacional 5 Por el cual se modifican los Decretos 3517 de 2009 y 1832 de 2012 y se dictan otras disposiciones Orientaciones para la apertura autorizaci n manejo y reporte de informaci n de la cuenta nica para la administraci n de recursos de las asignaciones directas del SGR 7 Orientaciones para manejo de recursos de funcionamiento del SGR distribuidos por la Comisi n Rectora y reporte al Sistema de Monitoreo Seguimiento Control y Evaluaci n 8 Cargue y reporte de informaci n de cuentas autorizadas o registradas e inversi n temporal de excedentes de liquidez de los recursos
7. SGR a trav s de la web LINEAMIENTO DE ASISTENCIA FUNCIONAL T CNICA c nico M0 08 DNP Y CAPACITACIONES EN LOS APLICATIVOS GESPROY SGR CUENTAS SGR Y FUT P gina 4 de 7 VERSI N 1 Circular 063 de 201310 Circular 069 de 201311 Circular 064 de 2014 12 4 DEFINICIONES Altiris Sistema de informaci n que permite al SMSCE capturar y llevar una trazabilidad de las asistencias funcionales o t cnicas brindadas a las entidades beneficiarias o ejecutoras de los recursos del SGR as como la consolidaci n de informes mensuales de dicha actividad Aplicativo Herramienta inform tica dispuesta por el SMSCE para el registro y reporte de la informaci n relacionada con la administraci n y uso de los recursos programaci n gesti n y avance de la ejecuci n de los proyectos financiados con recursos del SGR Aplicativo Cuentas SGR Permite reportar la informaci n de los movimientos y saldos de la cuenta autorizada o registrada para el manejo de recursos del SGR as como las inversiones financieras de los excedentes de liquidez vigentes y las constituidas en el periodo informado con los recursos girados por concepto de regal as por asignaciones directas Fondos SGR asignaciones espec ficas 0 5 Municipios ribere os del R o Grande de la Magdalena y canal del Dique y funcionamiento Aplicativo Gesproy SGR Sistema de informaci n que permite al ejecutor gestionar y monitorear la ejecuci n de
8. a a la dependencia que corresponda quien debe intervenir y resolver el caso en un t rmino de 72 horas En el evento que la intervenci n del caso requiera que la entidad realice diferentes ajustes en los aplicativos que no se puedan atender en l nea o que la soluci n requiera de desarrollo del aplicativo SGR el caso debe clasificarse en el estado en progreso del aplicativo Altiris comentando la situaci n que genera que su soluci n se ejecute en un t rmino mayor a las 72 horas Los tipos de Asistencia se definen as Asistencia Funcional Conjunto de medios y estrategias que se utilizan para la soluci n de casos creados en Altiris por requerimientos de los usuarios para el registro y o modificaci n de la informaci n en los aplicativos Gesproy SGR y Cuentas SGR y las Categor as FUT a LINEAMIENTO DE ASISTENCIA FUNCIONAL T CNICA c pico mo 08 rason Y CAPACITACIONES EN LOS APLICATIVOS GESPROY A SGR CUENTAS SGR Y FUT P gina 6 de 7 VERSI N 1 Asistencia T cnica Conjunto de medios y estrategias que se utilizan para la soluci n de casos creados en Altiris por incidentes reportados por los usuarios en el registro de informaci n problemas relacionados con el funcionamiento de los aplicativos Gesproy SGR Cuentas SGR y las dificultades con la homologaci n del software de la entidad cuya soluci n se efectu a trav s del Equipo de Tecnolog a del SMSCE Los niveles de Asistencia Funcional
9. capacitaci n que requiera y coordinar con la entidad responsable la log stica necesaria para poder llevar a cabo el evento de tal forma que sean definidos los requerimientos m nimos necesarios como a LINEAMIENTO DE ASISTENCIA FUNCIONAL T CNICA c pico mo 08 DNP Y CAPACITACIONES EN LOS APLICATIVOS GESPROY i _ SGR CUENTAS SGR Y FUT P gina 7 de 7 VERSI N 1 Sitio con el espacio y mobiliario necesario y suficiente para la atenci n de la entidad o entidades que asistir n de forma simult nea al evento Equipo de C mputo al menos uno por entidad o por persona en el evento que diferentes personas de una misma entidad vayan a trabajar proyectos o aplicativos diferentes en la misma jornada Acceso a internet para los equipos de c mputo con los que se va a trabajar en la jornada Videobeam y sonido en el caso que se requiera adelantar capacitaci n Para efectos de mejorar la eficacia de la capacitaci n debe solicitarse a la entidad que quienes participen de la misma previo a la jornada conozcan el material digital complementario dispuesto en la p gina www sqgr gov co referente a los aplicativos del SGR Asimismo el consultor deber coordinar con la entidad para conocer de manera previa los temas puntuales sobre los que se requiere adelantar la Capacitaci n para lo cual a partir de la ltima base de datos de proyectos aprobados disponible debe generar el listado de proyectos d
10. e la s entidad s que participan en el evento en archivo Excel y el listado de alertas recurrentes que se generan a las entidades 6 4 Informes y Resultados El registro de los resultados de la de la asistencia funcional t cnica o capacitaci n se realiza de la siguiente manera a Para las asistencias objeto de solicitudes realizadas por las entidades a trav s de los diferentes medios y cuyo registro de caso se hace en el aplicativo Altiris los informes consolidados de avance de atenci n a los casos se generan en l nea desde el mismo aplicativo No obstante a fin de cada mes se elabora un informe consolidado producto del an lisis el cual identifica principalmente n mero de entidades y solicitudes atendidas para el periodo y acumuladas en el a o b Para la asistencia realizada dentro de las visitas integrales se deber dejar registro de dicha actividad en el informe de visita integral y posteriormente en sede debe registrarse en el aplicativo Altiris c Para la asistencia brindada a trav s de capacitaciones el registro de la actividad se realiza en el formato F GDH 09 Control de asistencia Fecha de Aprobaci n 13 de octubre de 2015 Elabor Arbey Avenda o Castrill n Contratista Revis Juan Pablo Remolina Pulido Subdirector de Monitoreo Seguimiento y Evaluaci n Aprob Amparo Garc a Monta a Directora de Vigilancia de las Regal as
11. o de web cuentas SGR que permite el reporte de informaci n de la ejecuci n de los recursos asignados a las entidades para fortalecimiento del SGR 2 Herramienta inform tica de gesti n y monitoreo a la ejecuci n de proyectos GESPROY SGR 10 Orientaciones para uso de los recursos distribuidos por el DNP para el fortalecimiento de instrumentos de apoyo a la gesti n y la efectividad en el reporte de informaci n requerida por el SMSCE del SGR 11 Mediante la cual se ampli el plazo que estableci la circular 062 del 11 de septiembre 2013 para el cargue de informaci n en el aplicativo GESPROY SGR 12 Gesti n y monitoreo ejecuci n de recursos de funcionamiento del SGR y Sistema de monitoreo seguimiento control y evaluaci n SMSCE a LINEAMIENTO DE ASISTENCIA FUNCIONAL T CNICA c pico mo 08 naco Y CAPACITACIONES EN LOS APLICATIVOS GESPROY A SGR CUENTAS SGR Y FUT P gina 5 de 7 VERSI N 1 Monitoreo Consiste en la recolecci n consolidaci n an lisis y verificaci n de la informaci n correspondiente a la administraci n de los recursos del Sistema General de Regal as y su ejecuci n para la retroalimentaci n a las entidades rganos y actores del SGR Requerimiento Caso registrado en el aplicativo Altiris cuya soluci n se realiza a trav s de la asistencia funcional en cualquiera de los niveles establecidos para tal SGR Sistema General de Regal as SMSE Subdirecci n de Monito
12. reo Seguimiento y Evaluaci n SMSCE Sistema de Monitoreo Seguimiento Control y Evaluaci n del SGR 5 DOCUMENTOS ASOCIADOS Instructivo de creaci n de usuarios Gesproy SGR y Cuentas SGR Manual de usuario Gesproy SGR Manual de usuario Cuentas SGR Tips para manejo eficiente de la herramienta Gu a Soluci n de Alertas SMSCE Formato F GDH 09 Control de Asistencia Los manuales instructivos Tips y gu as pueden ser consultados en la p gina web del SGR a trav s de la siguiente direcci n electr nica https www sgr gov co SMSCE CargueyReportedelnformaci C3 B3n aspx El Formato F GDH 09 Control de asistencia se descarga de la p gina http larebeca SistemadeGestiVo C3Y B3ndeCalidad Formatos Gesti C3 B3ndeRecursosHumanos aspx 6 ACTIVIDADES 6 1 Ejecuci n de Asistencia a Entidades Beneficiarias y o Ejecutoras del SGR La entidad beneficiaria y o ejecutora de recursos del SGR solicita a trav s de los medios de comunicaci n dispuestos para tal fin correo electr nico llamadas telef nicas contacto directo o video conferencia la Asistencia Funcional y o T cnica en el reporte de informaci n en los aplicativos del SMSCE Una vez se recibe la solicitud por parte de la entidad se crea el caso a trav s del aplicativo Altiris se identifica el tipo de Asistencia que requiere FUNCIONAL o T CNICA y para el caso de asistencia funcional el nivel al que pertenece el caso NIVEL NIVEL II y NIVEL IlI y se asign
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