Manual de usuario de una base de datos en programa Microsoft
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1. es que dentro de sus formularios se encuentran escaneos que dentro de esta rea son importantes en este caso para poder obtener esos escaneos es un poco complicado ya que si no se escanean antes de que estos sean enviados a la coordinaci n de planeaci n en la ciudad de Pachuca ya no se podr tener acceso a estos documentos y nicamente tendr amos los datos principal del proyecto 11 Posibles errores en la base de datos Uno de los principales errores que se encontrar an en la base de datos son El usuario que ingrese los datos ser posible que tenga un error en el momento en que se est n capturando ya que no se encuentran restricciones en el n mero de d gitos por ejemplo en el n mero del empleado que est recibiendo el monto econ mico En el momento en que se est realizando la consulta no aparezca la consulta adecuada2. adir un nuevo campo o la eliminaci n del mismo es necesario realizar la modificaci n en su dise o Para ello se seleccionara la tabla que ser modificada dar clic derecho sobre esta misma tabla y seleccionar la opci n de vista dise o esta autom ticamente nos mandara a la tabla donde ingresamos el nombre de los campos y el tipo de datos lodos lo objeto de ACi MUSIC O 4 Labrlas Sp comprobacion li NETA A datos proyecto Wi vista Dise o Consultas IMATA y comprobacianes LO por mi y LOnsuIital M j PIHA ntualizar datos A Avi l correa electr nico Formmm bar bos i i r 1 comprobacion J WIA DJ n t giupo 1 datos proyerto ESA Iintarnmos 11d amprobacio re f Ono 14d datos proyecto a BOPI i A Propiedades de tabla wW comprobar compatiblildad vah Imagen 6 Dise o de tablas 5 Formularios Los formularios son utilizaos para definir pantallas donde estas son las nicas que los usuarios podr n observar Para crear el formulario seleccionaremos la opci n crear y formulario ise de datos go m N Asistente para formularios uu B Navegaci n Formulario Dise o del Formulario formulario en blanco 23 M s formularios 7 Formularios Imagen 7 Crear formularios Una vez creado el formulario podemos observar exactamente el como el usuario podr visualizar la pantalla principal donde podr ingresar los datos requeridos 6 Dise o de formulario Esta opci n es la que nos permitir la m
3. tenga una llave primaria e Autom ticamente al crear una consulta se genera una tabla nueva Para crear una consulta en la barra de herramientas en la opci n crear nos Herramientas de base A EP Asistente para Dise o de 1 consultas consulta Consultas Imagen 14 Crear consulta Al seleccionar la opci n de dise o de consulta nos pide que seleccionar las tablas que queremos que se relacionen donde tomaremos nicamente los datos que son necesarios para dicha consulta Imagen 15 Consultas Se selecciona la tabla de la que queremos seleccionar los datos y hacer clic en el bot n agregar Imagen 16 Relaci n de columnas WERE POORICIO PARTIDA P E En la parte inferior aparece una tabla donde colocaremos el nombre de los campos que queremos que se relacionen tambi n podemos agregar algunos criterios que solo aparecer n en la consulta una vez que se ha ingresado y seleccionado se guardara y se podr ejecutar Eg EZ GRE j A Ml 2 Tales 23 y px 4 anta _ emaan a 7 F pa iias Sy HG MES A A Tadas los oe Carat gt l E o Ojo a Mejoramiento dele capacidad deing Inde combi Imagen 17 Ejecuci n de consulta 10 Limitantes 1p Ii HH MINTO ECO 30 Refasla Mohedano Juarez Li e ri Ty Una de las limitantes que se encontr en la realizaci n de esta base de datos que ser usada dentro del rea de planeaci n de la Universidad Aut noma del Estado de Hidalgo UAEH
4. Manual de usuario de una base de datos en programa Microsoft Access implementada en la Escuela Superior de Cd Sahag n YA d Office Access Areli Moreno L pez Contenido 1 Introducci n 2 Crear una base de datos 3 Tabla de datos 4 Clave principal y modificaci n de datos 5 Formularios 6 Dise o de formularios 7 Botones 8 Informes 9 Consultas 10 Limitantes 11 Posibles errores en la base de datos 1 Introducci n Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre s donde nos facilita el almacenamiento y recuperaci n de datos Los sistemas de base de datos se dise an para almacenar grandes cantidades de informaci n El manejo de datos incluye tanto la definici n de las estructuras para el almacenamiento de datos como los mecanismos para el manejo de la misma 2 Crear una nueva base de datos Para crear un nuevo archivo de Access nos presenta una ventana principal como se muestra a continuaci n en esta ventana nos presenta diferentes opciones de crear una base de datos en este caso se seleccionara base de datos en blanco y crear a si Imagen 1 Crear una nueva base de datos Una vez que ha seleccionado lo anterior aparece otra ventana esta ventana es la pantalla principal de Access donde se insertaran los datos requeridos para crear dicha base de datos por ejemplo en este caso se ingresaran el nombre de los proyectos que rea de planeaci n es el responsable y otros da
5. es que aparecen entre ellas tenemos e buscar registro e ral primer registro e ralregistro anterior e ral registro siguiente e ral ltimo registro e imprimir informe etc Se seleccionara la categor a que uno necesita dentro de la base de datos y posteriormente se seleccionara la acci n que realizara dicho bot n que se encuentran en la lista de la tabla derecha LR KIF Tes ge LIA LA e MA A er e tt A DA IO JA A RA Ao AED NA EJES A ra Imagen 11 Asistente para botones de comando 8 Informes Generalmente los informes son utilizados para presentar los datos en tablas que son utilizados para la impresi n de los sismos Para crear un crear un informe podemos utilizar en la barra de herramientas en la opci n de crear y la opci n de informes sa 3 E Asistente para informes gt 3 Etiquetas Informe Dise o de Informe informe en blanco informes Imagen 12 Crear informe El informe se creara autom ticamente una vez que se ha dado doble clic en la opci n de informe PAZ comprobaciones lunes 14 de octubre de 2013 10 00 44 p m No SOLICITUD RESPONSIVA FACTURA MONTO DE FACTURAS MES QUE CORRESPONDE aldd GFDL Imagen 13 Dise o de informe 9 Consultas Una consulta es considerada como la combinaci n de campos de diferentes tablas es importante considerar los siguientes puntos e Identificar el campo llave e Verificar que la relaci n entre tablas
6. odificaci n de dicho formulario para presentar los datos de una forma agrupada a la que el dise ador seleccione Para ello dar clic en el formulario y seleccionar la opci n vista dise o en ella se podr colocar un encabezado al formulario MA A J tabia D mi O da Uansult ar m wi l 3 Fuevesiontes No SOLICITUD No SOLICITUD 1 ba D nani Towa g Doe gt Buscar registro l Ere o pacnyra Jn T T agregariegio i f i i Guarita rogistro l i bi rrt e A Ea bre 4 monto S_DE_FACTURAS MONTO DE FACTURA minar regisuo DAF E MES we CORRESPONDE MES QUE CORRESPO 48 f i i li li j 4 Abrir formularios Xx i E la f l dotos del proyecto 14 Imagen 8 Dise o de formulario 7 Botones Los botones son controles capaces de ejecutarse cuando a estos se les da un clic Para crear un bot n en la vista de dise o de formularios en la opci n de dise o y seleccionar bot n Datos externos Herramientas de b O fe Imagen 9 Crear un bot n Una vez seleccionado la opci n para crear el bot n aparecer un cuadro de dialogo QA IO DAA A A ADA se Paja De e e oy Losa Penas ares pd dd GA ampa a AG paren or G A a jas s mm ALA De a tee AS tn 19 we Imagen 10 Creaci n de un bot n Dentro de este cuadro de dialogo podemos elegir entre las diferentes opcion
7. tos que competen dentro de cada proyecto Barra de herramientas a q Para ingresar el tipo de datos que se podr ingresar ejemplo num rico texto im genes etc Para ingresar el nombre que tendr n los campos aj Imagen 2 Pantalla principal de Access 3 Tabla de datos Para crear una tabla de datos en la barra de herramientas en la opci n de crear y se seleccionara la opci n de dise o de tablas yicio Crear Datos externos S eS M1 Tabla Dise o Listas A de tabla SharePoint Tablas Imagen 3 Tabla de datos Una vez que se halla abierto el dise o de la tabla podemos introducir el nombre que llevaran las tablas o tambi n llamado nombre de los campos as como tambi n se podr introducir el tipo de los datos Lento TY E__ Ingresar el tipo de datos Ingresar nombre de Eo los campos Caracter sticas generales Imagen 4 Dise o de tabla de datos 4 Clave principal y modificaci n de tablas Antes de guardar la tabla es necesario asignar una clave principal esta es para identificar el nombre principal de la tabla donde tambi n podr ser utilizada en el momento en que nosotros tendr amos la necesidad de unir algunos datos de diferentes tablas Le Clave A MNRE T cn principal a mrar Imagen 5 Clave principal Una vez que se han creado las tablas que ser n utilizadas para l dise o de la base de datos si se requiere cambiar alg n tipo de dato por ejemplo el a
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