Manual de Usuario de Sysdoc v2.0
Contents
1. Archivos Da ados E H TRAMITES DBF A Tr mites en el Sistema Ingreso de la Clave de Usuario Luego del proceso de verificaci n de la integridad y si no existen tablas de la Base de Datos da adas observar el siguiente cuadro de f di logo en donde tendr que ingresar sus datos si est registrado en el sistema como A usuario del mismo Clave de Usuario J COMANDO DE POLICIA No 14 ESMERALDAS 4 Usuario v Clave de Acceso IM Ingresar Salir E lt A La lista de usuarios registrados se puede desplegar utilizando el combo a o el cuadro de lista al hacer clic en l observar a todos los usuarios registrados CTS ADMINISTRADOR DEL SISTER1 2 ALEON Ing Alexan Cevallos E RAMON Ram n Angulo Cuellar E SARITA ING SARITA MOJARRANGO i Seleccione el usuario y el sistema le solicitar la clave Por seguridad al digitar usted A no observar lo que digita para evitar que miradas curiosas puedan memorizar su clave Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 2 Ingenier a de Software e SYSDOC v2 0 E Sistema de Control F y Tr mite de Documentos versi n 2 0 A MANUAL DE USUARIO f El sistema le dar tres oportunidades de registrar su identificaci n de usuario y clave A En caso de que el usuario o la clave sean incorrectos el Sistema mostrar uno de los dos siguientes cuadros del di logo S A l XProfesional S A I2. Ingenier a de Software Presenta es JALTA SISTEMA DE CONTROL Y TR MITE DE DOCUMENTOS VERSION 2 0 Manual de Usuario Junio 2014 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control F y Tr mite de Documentos versi n 2 0 A MANUAL DE USUARIO E INTRODUCCION 1 Los sistemas de computaci n han sufrido durante los ltimos a os variaciones muy importantes en cuanto a su dise o y su operaci n Las versiones D O S de los Sistemas de Computaci n se han migrado a versiones Windows y en la operaci n todo est E centrado en el manejo del Mouse en vez del teclado CTSoft Ingenier a de Software es una empresa con 20 a os de experiencia en el dise o y programaci n de Sistemas de Gesti n Administrativa para Instituciones E P blicas y Privadas en el Ecuador Sus sistemas est n instalados en m s de 347 empresas y por pedido de los clientes se ha visto necesario desarrollar las versiones Windows de nuestros sistemas para ofrecer todas las ventajas del ambiente gr fico y la utilizaci n de herramientas de programaci n de ltima generaci n SYSDOC v2 0 es el Sistema que permitir hacer el control de tr mites de la instituci n para registrar la documentaci n recibida y la documentaci n enviada por cada uno de los departamentos y poder realizar un seguimiento a los mismos Es un sistema I moderno de gesti n administrativa Cero Papeles A El Sistema permitir definir cada una de l
3. TRAMITE RECIBIDO uneo nCen ya Copias M mero de copias 1 D epartamento JEFATURA FINANCIERA JEFATURA FINANCIERA CONTADOR RECEPCI N Cuy Indic 7 pl pl Intercalar Seleccione la impresora las p gina a imprimir y el n mero de copias Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 E y Tr mite de Documentos versi n 2 0 L MANUAL DE USUARIO f pulse el bot n de Imprimir Todos los reportes se pueden modificar utilizando el bot n ty Manu Risa 5 44 P gina 13 Ingenier a de Software e SYSDOC v2 0 E Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO 2 2 Tr mites recibidos por Departamento Pa Cada vez que se crea una Tarjeta de Control de Tr mite de Documentos o cuando se ingresa un nuevo tr mite se debe ingresar el Departamento al cual se env a la comunicaci n este c digo de departamento servir para obtener un reporte de fecha a fecha de los tr mites recibidos por cualquiera de los departamentos IA TRAMITES RECIBIDOS Departamento we 01000 COMANDO PROVINCIAL E Desde 01 01 2006 Hasta 31 12 2006 Preliminar a seo Impresora E 0 En la pantalla podr observar la Lista de los c digos de departamentos y las fechas entre las cuales desea obtener el reporte ingrese dichos datos seleccione el medio de salida y pulse el bot n de Imprimir Estos dos R
4. XProfesional dq A Clave inv lida IM X A ma TegEatado X Oportunidades restantes 2 En caso contrario el sistema le dar la bienvenida O XProfesional Una vez que ha ingresado al sistema puede observar en la parte superior de la pantalla la barra de 22 botones que servir n para ingresar en cada una de la opciones del Sistema Ge SYSDOC v2 0 aAA ATMAM O ASEA aE lo DIRECCION GENERAL DE LA ARMADA DEL ECUADOR SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr mite de Documentos Fecha Actual Mi rcoles 23 de Mayo del 2007 Usuario ADMINISTRADOR DEL SISTEMA CTSoft Ingenier a de Software Derechos Reservados 1994 2007 Si existen Botones desactivados quiere decir que el Administrador del Sistema no le ha dado acceso a esa opci n Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 3 Ingenier a de Software e SYSDOC v2 0 khoa Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO DESCRIPCION DE CADA UNA DE LAS OPCIONES DEL SISTEMA 1 Ingreso de Documentos 1 1 Tr mite de Documentos CONTROL Y TR MITE DE DOCUMENTOS Tarjeta de Control N mero 29M 112006 0000000001 1 Tr mite Terminado Remitente 01301 v COMANDO PROVINCIAL Asunto ps SOLICITA HACER LA GESTION PARA A Departamento SECRETARIA DEE SUMAG INSTALAR UN SISTEMA DE CONTROL Y Fecha del Documento Original 281 1 2008 Oficio de Procedencia Y OF 2006 038 PQ GAT DI DNC E
5. Anterior para que el A sistema asegure que quien va a cambiar la clave es el usuario que ingres al Sistema y no alguien mal intencionado que al dejar usted su m quina sin trabajar venga a cambiar su clave Luego de que el sistema comprueba que es el usuario le solicita la Nueva Clave la misma que deber repetir en Confirmaci n si todo est bien el Sistema le avisar que puede grabar la clave 3 12 Sacar y Restaurar Respaldos con WINZIP Y E Los Respaldos se obtienen con WINZIP y deber seleccionar y respaldar los siguientes d archivos E Departam cdx q E Departam dbf Document cdx Document dbf E Document fpt q E Tablas dbf dq Tipo_doc dbf Transito cdx E Transito dbf q E Transito fpt Observar al WinZip Versi n de evaluaci n otro zip AE E Archiwo Acciones Wer Tareas Opciones Avuda Comprar ahora BRGSaA nOoOsSqr Abrir Favoritos Agregar EXTrael Encriptar vel Desplegar Wizard vista Nombre Tipo Modificado Tama o Relaci n Co Seleccionado 0 archivos O bytes Total O archivos O bytes Durante el Curso de Capacitaci n ense aremos el uso de esta Aplicaci n de Windows Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 23 Ingenier a de Software e SYSDOC v2 0 w Sistema de Control F y Tr mite de Documentos versi n 2 0 A MANUAL DE USUARIO E INDICE q E TEMA P gina E j MA o E EERE E E 1 Ingreso al Sistema y Verificaci n de la Integridad
6. IH 3A Microsol ESCE learasa a AE AE ES a a A AE cs 18 F S o o o T o e E oo UE 18 i 30 Microsol Word Palesteina EE EErEE 19 i i S ATODI A AE EEN 19 E 3 8 Recuperar Archivos DanadOS snoot 20 E PA LC A AMM no EE ETAT 21 E le UE AA e a oo E E 22 IN 5 11 Cambiar la Clave de USUARIO isaac eric 22 E 3 12 Sacar y Restaurar Respaldos con WINZIP oooooooooonnccccccnnnnnnnnononononononononcnnnononononnnnnnonnnnnnanannnnnnos 3 Al E AAA e o OE 24 d Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 24
7. como operar en el Sistema IM 3 2 Acerca de Derechos Reservados del Autor E CTSoft Ingenieria de Software Autor Ing Carlos Torres Su rez IM 3 3 Microsoft Word w Sirve para ingresar a Microsoft Word desde SYSDOC v2 0 E w Documento Microsoft Word i Archivo Edici n Yer Insertar Formato Herramientas Tabla ventana Escriba una pregunta Xx E IA MEE RICA IE E AMIA AA WE BE o i A4 Normal y Times New Roman 12 r N S e CON MIES OMA OS A o Dibujar k Autoformas X A DONA g al dd o dr 4 Ema E P g 1 Sec 1 111 A 2 5cm L m 1 Col 1 GRB MCA EXT 506 Espa ol Es Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 17 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO 3 4 Microsoft Excel Sirve para ingresar a Microsoft Excel ES Microsoft Excel Libro E9 Archivo Edici n Ver Insertar Formato Herramientas Datos Ventana 2 Escriba una pregunta a A A a 4 Hojal E gt Listo NUM 3 5 Internet Explorer q Sirve para ingresar al explorador de Internet de su sistema Z Policia Nacional del Ecuador Microsoft Internet Explorer Archivo Edici n Yer Favoritos Herramientas Ayuda g s S lt Y D p B squeda y ET A ya duro Direcci n 8 E Respaldo Laptop CTS SIGEF entrada htm v Ir
8. mite de Documentos versi n 2 0 E MANUAL DE USUARIO CM Table Repair E STSDOLYA TRAMITES DEF E Table type FoxPro 2w with m Change Tape of of table FoxPro 23 witk Last TT 24 05 2004 Table flag Has COX fle Change Ele sos bes 5630 DEC backlink Ch Humber of records 16 Header size bytes 2049 A a e O oa Gun Number oi fields E3 Length of record Change Length of record bytes 357 5 Table flag Has CDs file Header size Ung En Ee Eh harige Memo file es E Table file size Sere oo ea Memo file size Field name type poz length deci Change Memo block size Nest free block hna 3 EE E r NUMERO ode page mar hani ALUMNO 6011 Integrity info el A0 2 E MATERIADI Ce a A E AA n in 00 0 MM 0 Pi Pa Papa P2P0 0 Para reparar la tabla da ada haga clic en los botones Change que se muestran activados Al hacerlo se desactivar cada uno de estos botones que nos indica que la i tabla ha sido reparada Haga clic en el bot n Close Si no se recupera la tabla deber solicitar servicio t cnico a nuestra empresa E 3 9 Compactar Archivos Compactar la informaci n de la Base de Datos M Tabla Descripci n Nota Este proceso permitir eliminar los registros borrados aumentando la velocidad de proceso y permitiendo un acceso m s r pido ala nformaci n El sistema verifi car que ning n otro usuario este E operando el
9. quiere puede utilizar el Visualizador de Windows para ver la imagen all podr ponerla anotaciones que no cambian la imagen original Haga clic en el bot n Imagen Real y observar 2 Oficio1 tif Microsoft Office Document Imaging Archivo Edici n Yer P gina Herramientas Ventana s u8 gt o gt e di Y Ey P gina 1de1 4 a A 0 Zoom Ancho p gina JRA 4 2 792 0058 Carlos Torres Su rez E Soft INGENIERIA DE SOFTWARE srao 30 sem Misrosof OEM intranet Exranet Arosoria usema de Conteo de Sistemas de Cesi n Empresariales De Notas Cagectaci n Equipos San Rafael 3 de Octubre del 2005 Se ores SOCIEDAD EDUCATIVA FUTURO Una vez cumplido el A o de Garantia Mantenimiento y Soporte T cnico de la instalaci n en la Secretaria General del Sistema Inform tico para el Control de Notas de los estudiantes de su prestigiosa Instituci n Educativa SYSPROFE v3 0 desarrollado por nuestra empresa Me permito poner a su consideraci n el Servicio de Soporte y Mantenimiento Anual Este servicio incluye dos visitas regulares por mes y las que sean necesa as previo amada telef nica y consiste en hacer los trabajos necesarios que garanticen el funcionamiento del Sistema as como tambi n para hacer actualizaciones necesarias en el mismo de acuerdo a las necesidades del personal y de los cambios que se produzcan por disposici n del Ministerio y de la Direcci n Provincial de Educ
10. 0001 01 01 2005 0000000002 02 01 2005 0000000003 2011 212005 0000000004 30 11 2005 REVISAR 0000000005 01 01 2005 0000000006 2112 2005 SOLICITA ADQUISICION DE COMPUTADORA AGASAJO A OFICIALES 3 tiles f Imprimir Opciones Sysdoc v2 0 3 Men Archivo Tr mite de Documentos B Agregar Im genes de Documentos para el Tr mite E Nuevo Tr mite E Eliminar Tr mite E Departamentos E Usuarios E Par metros del Sistema 3 Reportes 3 Tr mites Enviados por Departamento E Tr mites Recibidos por Departamento E Tr mites Pendientes por Departamento Utiles E Ayuda E Acerca de E Microsoft Word E Microsoft Excel E Intemet Explorer E Microsoft Word Pad E Acrobat Reader E Calculadora E Agenda Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 p SYSDOC V20 2 SD A y E ER sermitir definir cada una de los departamentos y las SN n funcionarios en cada uno de ellos para m s exacto de cada una de las funciones a mexar electr nicamente im genes de los documentos AS AJ 4 P 24 TA mite mediante la utilizaci n de un scanner Y P gina 16 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control E y Tr mite de Documentos versi n 2 0 L MANUAL DE USUARIO f En esta pantalla podr revisar todos los aspectos de este manual de usuario haga clic en cada una de las opciones del sistema y la ayuda le mostrar
11. E P ginas Y capas E Manual de Usuario d 209 9 x 297 mm PALOS P gina 19 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO 3 8 Recuperar Archivos Da ados D Al seleccionar esta opci n observar el siguiente cuadro de di logo i w Recuperaci n de Archivos Da ados Este Programa recuperar la tabla da ada de la Base de Datos debe seleccionar el archivo da ado en el cuadro de di logo que aparecer luego de hacer clic en el Maletin M dico Cuando usted pulse el bot n del malet n de medicamentos se ejecutar una aplicaci n para la recuperaci n de la tabla da ada y su informaci n se mostrar una pantalla como la siguiente Buscar en Ep SYSDOCYZ Documentos recientes Escritorio E i blis documentos Mi PE his sitios de red 0000000003 i oo0000000 F 0000000005 Ef oocooonons Ef temp E control CEF El departam DBF document DEF FOXLUSER DBF sistema DEF tablas DEF E TRAMITES DEF E TRANSITO DBF USUARIOS DEF Nombre id Tipo Ubique la tabla que est da ada en este caso tr mites selecci nela de la lista y pulse el bot n Aceptar El Sistema le mostrar la siguiente pantalla Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 20 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr
12. STADO ACTUAL Para Tr mite de 99999 Y RECEPCION Ultima Acci n EA Departamento RECEPCION SOLICITO ARCHIVAR EL TR MITE A Funcionario RECEPCION Fecha de Despacho 05 1 212006 Con Oficio No vi MM JF DGI 10256 m Enviado por TNTE BONIFAZ HIST RICO DE TR MITES El Tramite se recibio o creo en Con Fecha Con Oficio Ho El Tramite ha sido enviado a rCon Fecha Con Oficio Ho A AUXILIAR DE SECRETARIA 28 1 2006 2006 035 PG G4T RECEPCION 0512 2006 2006 035 PG G4T 2 RECEPCION 2911 2006 2006 035 PG GATCOMANDO PROVINCIAL 2911 2006 4598 45 45 3 COMANDO PROVINCIAL 2911 2006 4598 45 45 JEFATURA FINANCIERA 2911 2006 CP DGI 5655 868 4 JEFATURA FINANCIERA 2941 2006 CP DGI 5655 5868 COMANDO PROWINCIAL 3011 2006 JF DGI 0095 5 COMANDO PROWINCIAL 3041 2006 JF DGI 0098 JEFATURA FINANCIERA 291 2006 CP DG 89599 6 JEFATURA FINANCIERA 2911 2006 CP DGI 89599 COMANDO PROWINCIAL 0112 2006 JF DGI 89558 7 COMANDO PROVINCIAL 0112 2006 JF DGI 89558 CONTADOR 01712 2006 CP DG 5988 Acci n SOLICITA HACER LA GESTION PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTROL Y TR MITE DE Eliminar Tr mite DOCUMENTOS EN LA DIRECCI N NACIONAL DE INTELIGENCIA DE LA POLICIA NACIONAL Archivado en 2006 12 0005 ije AJEG a bads nug mite En todo el Sistema se utiliza una barra de herramientas con la cual se pueden desplazar por todos los tr mites registrados tiene 10 Botones los cuales son A DTS Nuevo Registro Nuevo Regis
13. Sistema Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 21 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control F y Tr mite de Documentos versi n 2 0 A MANUAL DE USUARIO a Esta opci n permite hacer un mantenimiento al sistema por parte del usuario Cuando A se borra informaci n sta no se elimina del disco duro para ello sirve este programa que compacta la base de datos del sistema aumentando la velocidad del proceso 3 10 Calculadora E Hay veces que se necesita hacer c lculos para los informes o los tr mites utilice esta opci n del Sistema y observar Calculadora Edici n Wer Ayuda J EA EN ENEA EN EEE JEJEJE EN EA O E T IM 3 11 Cambiar la Clave de Usuario E dq Sirve para que el usuario cambie su clave de acceso al Sistema observar J SYSDOC v2 0 Si i Cambio de la Clave del Usuario E Usuario CTS E Mombre AD MINISTRADOR DEL alSTE MA E E Departamenta 99999 RECEPCION q Clave Anterior 2000 Mueva Clave 555555 Canfimaci n 55 Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control F y Tr mite de Documentos versi n 2 0 A MANUAL DE USUARIO f Haga clic en el bot n de modificar se activar el control Clave
14. XE MIE Excel CAARCHIWOS DE PROGRAMA MICROSOFT OFFICEMOFFICE MEXCEL EXE Wordpad DIARCHIWMOS DE PROGRAMA WWANDOWYS NTLASCCESORIOSWYORDPAD EXE Acrobat S Reader CIARCHIVOS DE PROGRAMAVADOBEIACROBAT S OIREADERIACRORD32 EXE Internet Explorer _D ARCHIVOS DE PROGRAMA NTERNET EXPLORERVEXPLORE EXE Winzip A L L alo E C ARCHIVOS DE PROGRAMAWAINZIPWINZIP32 EXE Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 11 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO El Bot n sirve para ubicar cualquier archivo de su computadora para abrirla con cualquiera de las aplicaciones Windows que aqu se muestran El Bot n fal sirve para determinar la ubicaci n de las aplicaciones con cualquiera de estos botones se mostrar el explorador de Windows Buscar en m Disco local C x P p gt Ef archivos de programa e Ef CTSKARAOKE Documentos E dbf2sql recientes TA Documents and Settings Ef Program Files z Ef Sai xp Escritorio Ef Sai xp 5QL Ef SICOEAPA Ef svspocy2 LA WINDOWS Mis documentos A Mi PC GQ mi z Mis sitios dered Tipo Archivo Cancelar 2 Reportes 2 1 Tr mites enviados por Departamento Cada vez que se crea una Tarjeta de Control de Tr mite de Documentos se debe ingresar el Departamento que env a la comu
15. aci n Se llevar el control de visitas con la hoja de soporte respectiva y se har la capacitaci n en caso de producirse cambios del personal VALOR 500 00 no Incluye IVA FORMA DE PAGO Ala suscripci n Adem s hago la cotizaci n para instalar el Sistema de Contabilidad SAl XP versi n 10 Profesional el mismo que tiene Contabilidad General Emision de Comprobantes de Ingreso Egreso Retenciones en la Fuente Cheques Mayor General Balance de Comprobaci n Estado de Situaci n Financiera Estado de Perdidas y Ganancias al mismo que se puede integrar el Sistema de Control de Pensiones e Conciliaci n Bancaria Permite obtener el estado de cuenta de los Bancos de la Instituci n y hacer la conciliaci n de todos los movimientos del Libre Bancos Declaraci n de Impuestos Cuando se emita Comprobantes de Egreso por pagos realizados y se registren todas las retenciones elaboradas a los proveedores el sistema permitir obtener los anexos Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 lt 119 gt Listo Idioma de OCR Espa ol NUM P gina 6 SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO En esta pantalla tiene opciones como por ejemplo enviar a Word el Texto es decir hacer reconocimiento de caracteres pticos muy importante para cuando se quiere transcribir algo de un documento 1 1 2 Escanear Documento este bot n muestra el
16. ci n seleccione el i bot n Agregar im genes de Documentos para el Tr mite ubicado en la parte media A de la pantalla observar E Sysdoc v2 0 a BE u Aplicaci n para scannear E leaarchivos de programal4rchivos comunesiMicrosoft SharediMODNM11 DOIMSPSCAN EXE Carpeta de Archivos para las im genes 1SYSDOCY2A0000000006 a e a Im genes guardadas Scannear Documento cancala Para agregar las im genes de documentos que se adjuntan al tr mite usted podr observar la pantalla en donde se muestra la Aplicaci n para escanear que por defecto E est determinada como la del propio sistema operativo Windows XP el nombre de F Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 5 archivo de la imagen no deber tener espacios la Carpeta de Archivos para las im genes que se asigna como la carpeta del N mero de Tarjeta de Control del tr mite y tres botones que nos indican Im genes Guardadas en ella se muestra una nueva pantalla en donde se ver n todas Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO las im genes de los documentos guardados Archivo Reportes tiles C doc y 2D pHa digitalizar tif e el oficio2 tif oficio3 tif oficio4 tif Imagen Real Para seleccionar una imagen diferente solamente haga clic en nombre del documento que quiere observar la imagen Si
17. cuadro de di logo Standard de Windows con todas la opciones Digitalizar documento nuevo Seleccione una configuraci n preestablecida para la digitalizaci n Blanco y negro Blanco y negro del color de p gina Color Escala de grizez Cigitalizar Opciones de conf preestablecida e El original tiene dos caras _ Preguntar si hay p ginas adicionales Yer archiva despu s de digitalizarlo Ubique el documento en el Esc ner y siga las instrucciones del propio programa Cancelar regresa a la pantalla de control de tr mite de documentos 1 1 3 Nuevo Tr mite Tambi n se tiene el bot n Nuevo Tr mite al hacer clic en l observar Ea Registro de Tr mites gt Para Tr mite de 4 COMANDO PROVINCIAL COMANDO PROVINCIAL Ingenier a de Software COMANDO PROVINCIAL Acci n Documento de Paso Fecha de Despacho 29 11 2006 Responsable _ Tr mite Terminado Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 7 Ingenier a de Software e SYSDOC v2 0 E Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO Permanentemente a medida que se dan los tr mites durante el proceso se deber n registrar cada una de las actividades para ello este bot n mostrar una pantalla en la cual se muestra el Registro de Tr mites En ella se muestra una lista de todos los departamentos se
18. de la Base de Datos oooooonnmnmmmommmmmm o 1 a J Ingreso de la Clave de UsSuArio cccccccocoooncccnnnonononoccccnnnnnonnnncnnnnnnnnnnnnnnccnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnincnnnnnnnnns 2 E Descripci n de cada una de las Opciones del Sistema 0000000ooooooeoeeeeeoeeeeeeesessesessssssssssssssssssssssssssseee 4 1 Archivo 1 1 TramitedeDOCaMentOS daa da 4 fl 1 1 1 Agregar Im genes a UN tr mite ooconcnononcnnnnnnnnncnnannconanonnnon ano n nn cnn nn tske non nan nana nn cana aran an rana na nan cnnannns 5 Imagenes Guard das toi A 6 E a aE a S A 6 fi LIZ Escanear unr doc mmMera eE ETE diia 7 H Ll Nuevo Tramite a E A ista 7 E CLA EDan E A E E CP 0 E A OE AT 8 E 122 Departamentos a E E 9 A E EC PS PUES RE A 10 f 14 Par amerosdel Sistenii eeren se ee E Re eTe aa a A enre iae eaei 11 2 Reportes IN 2 1 Tr mites enviados por departamento cccccccccnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnononononnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnos 12 E 2 2 Tr mites recibidos por Departamento ccoooooooonnnnnnnnnnnnnnnnnonnnonononnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnns 14 E 2 3 Tr mites pendientes por Departamento ccccoooccnnnnnoonnnnnnnnnnnnnnnnonononnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnss 14 E SA BOC e on A E 15 E 3 tiles E nn N A E N E E E N 16 E H 2 AT E aE A E A EAA AEA E ENE OEA ENEA OE E ANA 17 E 23 Microsoft Words anaa A E Iori 17
19. e las opciones que aqu se le asignen Por seguridad no se muestra la clave y en su lugar se muestran asteriscos el usuario y su nombre son de libre utilizaci n en cuanto al tama o pero la clave necesariamente debe tener 6 caracteres el momento que est creando un usuario o modificando su clave el sistema le pedir que conforme la misma en el casillero respectivo As mismo por seguridad las claves son encriptadas no permitiendo ni a los autores del sistema descifrar las mismas una vez creadas y grabadas en el sistema Si alguna clave de usuario se olvida es mejor que el Administrador del Sistema elimine al usuario y lo vuelva a crear con las mismas opciones que ten a el momento de eliminar Si lo desea tambi n puede imprimir un listado de usuarios 1 4 Par metros del Sistema Esta Pantalla sirve para la integraci n de Sysdoc v2 0 con Windows permitir abrir las aplicaciones como Microsoft Word Excel Internet Explorer Word Pad y Acrobat Reader que son aplicaciones instaladas en la mayor a de Computadoras es necesario definir la ubicaci n de estos archivos para que el sistema funcione adecuadamente Adem s existe un bot n directo para ubicar cualquier archivo que se quiera abrir con estas aplicaciones Par metros del Sistema Ubicaci n de las Aplicaciones necesarias para abrirlas desdse SYSDOC v2 0 i y Buscar Becutar Abrir Archivo i J E word C1ARCHIVOS DE PROGRAMAMICROSOFT OFFICEYOFFICE11WWNWORD E
20. eporte constituir n el Archivo Hist rico de la Instituci n 2 3 Tr mites pendientes por Departamento al Cuando se ingresa un nuevo tr mite existe la posibilidad de dar por terminado el tr mite este control servir para poder establecer los tr mites pendientes que tiene cada departamento de tal manera de hacer un seguimiento y control IIA TRAMITES PENDIENTES Departamento Desde 1911 2006 Hasta 19 11 2006 Preliminar Impresora En la pantalla podr observar la Lista de los c digos de departamentos y las fechas entre las cuales desea obtener el reporte ingrese dichos datos seleccione el medio de salida y pulse el bot n de Imprimir Observar Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 14 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control E y Tr mite de Documentos versi n 2 0 q E MANUAL DE USUARIO f IM TR MITES PENDIENTES B CODIGO 01000 DEPARTAMENTO COMANDO PROVINCIAL Fecha Fecha Ultima Ho de Tarjeta Original Recepci n Asunto Solicitado Por Acci n 0000000002 2941 2006 2941 2006 SOLICITO PAGO DE VIATICOS COMISION COMANDO PROWNCIAL PROCEDER CONEL PAGO Ba i ZAMORA CHINCHIPE TRES DIAS 2 4 Buscar Tr mites Esta opci n ser la m s utilizada pues permite buscar los tr mites por cualquiera de los elementos presentes en l observar B squeda de Tr mites Registrados en el Sistema In
21. grese los Datos para buscar el Tr mite Fecha de Creaci n Desde KE Hasta lo Remitente IM Oficio de Procedencia E j p BS Fecha del Documento Original Desde Ez fi Hasta Asunto Despachado para Tr mite de Fecha de Despacho Ii Hasta Documento de Despacho a Tr mites con m s de d as de Recibido Tr mites con m s de d as de no dar Tr mite i Tr mites Terminados Tr mites Pendientes BD Consultas E Tr mites Encontrados E Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 15 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO Ingrese usted cualquiera de los elementos del Tr mite que se solicitan y haga clic en el bot n Buscar Haciendo doble clic en cualquiera de las l neas observar la tarjeta del tr mite B squeda de Tr mites Registrados en el Sistema Ingrese los Datos para buscar el Tr mite Fecha de Creaci n Desde Hasta 1 Remitente Oficio de Procedencia e Fecha del Documento Original Desde pl Hasta 1 Asunto i Despachado para Tr mite de Fecha de Despacho ti 5 Hasta E l Documento de Despacho 3 Tr mites con m s de d as de Recibido Tr mites con m s de d as de no dar Tr mite Tr mite No J i lt A A a Hawk 7 000000
22. leccione de la lista el departamento ingrese la Acci n que se debe seguir el Documento de Paso que es el documento con el que usted transfiere el tr mite puede seleccionar el tipo en el bot n ll 2 El en el mismo que al hacer clic derecho observar SYSDOC v2 0 i 2 Quiere Aumentar otro Tipo de Documento Si Contesta Afirmativamente a la pregunta observar SYSDOC v2 0 TIPOS DE DOCUMENTOS Codigo OF Tipo Oficio JEPE Que con el mismo proceso de todos los registros puede aumentar registros Luego Ingresar el n mero de documento y la Fecha de Despacho y el Responsable que suscribe la comunicaci n Cuando se da por terminado el tr mite es necesario que se marque la casilla correspondiente con ello el sistema mostrar en la pantalla principal que el estado del mismo es Tr mite Terminado 1 1 4 Eliminar Tr mite En la Rejilla donde se muestran los tr mites se debe seleccionar la l nea a eliminar el sistema pedir que se confirme la eliminaci n Sysdoc v2 0 Eliminar la l nea 5 del tr mite 0000000006 E P gina 8 Ingenier a de Software e SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO 1 2 Departamentos En el Sistema es necesario definir cada uno de los departamentos de la instituci n que van a tener relaci n con los tr mites a ejecutarse esta pantalla tiene los 10 mismos botones de la
23. nicaci n o hace la solicitud para iniciar alg n tr mite este c digo de departamento servir para obtener un reporte de fecha a fecha de los tr mites iniciados por cualquiera de los departamentos SYSDOC v2 0 TRAMITES ENVIADOS Departamento Desde 29 11 2006 Hasta 29 11 2006 0 Preliminar impresora En la pantalla podr observar la Lista de los c digos de departamentos y las fechas entre las cuales desea obtener el reporte ingrese dichos datos seleccione el medio de salida y Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 12 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control respectivo ASAS E TR MITES ENVIADOS CODIGO 01000 E DEPARTAMENTO COMANDO PROVINCIAL No de Tarjeta Fecha 1 _0000000001 2 _0000000001 3 _0000000001 4 0000000002 Inicio 29112006 3011 2006 0112 2006 2911 2006 Impresora Hombre E stado Tipo Ubicaci Documento MM CP DGI 5685 568 MM P DG1 89899 MhM CP DG1 8988 OF D6 14857 Listo Epson L 300 Comentario LPTT Intervalo de impresi n Al O P ginas desde hasta Selecci n Asunto S RYASE PEDIR COTIZACIONES ALOS PROVEEDORES DE SOFTWARE DE LA DIRECCI N S RWASE RECIBIR EL INFORME PARA PROCEDER ALACOMPRA CON LA COTIZACI N DE CTSOFT INGENIER A DE SOFTWARE S RVASE PAGAR A LA EMPRESA QUE INSTAL EL SISTEMA
24. o 29 11 2006 Con Oficio No Y MM CP 45252 Enviado por SRA MARIANA m HIST RICO DE TR MITES ZA Ho El Tramite se recibio o creo en Con Fecha Con Oficio No El Tr mite ha sido enviado a Con Fecha on MT A R A T A 1 COMANDO PROVINCIAL 291 2006 DG 14857 RECEPCION gt egistr ar Nuevo r mite 2 RECEPCION 2911 2006 DG 14857 JEFATURA FINANCIERA 29112406 CP 45252 m E Tr mites Registrados en la Tarjeta de A Control IS Acci n TRAMITE RECIBIDO Eliminar Tr mite mE d y mim E EA En la secci n ESTADO ACTUAL cuando se cree la tarjeta de control se deber ingresar el Departamento al cual se dirige el tr mite la Acci n que debe realizar el departamento de acuerdo a la disposici n del solicitante la Fecha de Despacho y N mero de Oficio con la que se comunica la disposici n as como tambi n el Nombre d del funcionario que ordena solicita o suscribe la comunicaci n inicial Una vez que se grabe el tr mite se podr visualizar en la parte inferior la primera l nea E del tr mite que indica que el mismo ha empezado su gesti n con la RECEPCION del A documento Los tr mites que se muestran ser n solamente los enviados a su Departamento a excepci n del Usuario Administrador y Recepci n de Documentos en los cuales el Sistema mostrar todos los Tr mites ingresados 1 1 1 Agregar Im genes a un tr mite Se puede utilizar un SCANNER para digitalizar la primera comunica
25. os departamentos y las secciones e inclusive los funcionarios en cada uno de ellos para poder tener un control m s exacto de cada E una de las funciones a ellos encomendadas A Se puede anexar electr nicamente im genes de los documentos que son soporte del tr mite mediante la utilizaci n de un scanner Ingreso al Sistema y Verificaci n de la Base de Datos Para ingresar al sistema haga doble clic en el icono que observar en la pantalla luego i de la instalaci n Observar una pantalla en la cual se verifica la integridad de los A archivos Todos los sistemas que utilizan Base de Datos necesitan un equipo de protecci n para cortes de energ a UPS IN 2 Sysdoc v2 0 Ela a INTEGRIDAD DE ARCHIVOS EN EL SISTEMA e PERERA IEA E ETA E AA 0 Tabla CONTROL Descripcion Tabla de Control Hota Este proceso revisa si las tablas de la Base de Datos o han sufrido da os por corte de energ a Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 1 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control F y Tr mite de Documentos versi n 2 0 A MANUAL DE USUARIO f Si uno de las tablas de la base de datos est da ada se interrumpe la verificaci n de la A integridad y observar el siguiente cuadro de di logo a Sysdoc v2 0 E E d El Archivo que se muestra ha E sufrido da os por cortes de E energia En el men tiles selecione la opci n Recuperar
26. pantalla de tr mites de tal manera que la operaci n es la misma trate de no repetir los c digos para cada departamento Al seleccionar esta opci n observar DEPARTAMENTOS REGISTRADOS Codigo E o0 Mombre COMANDO PROWIMZIAL Funcionario 3canaaoa aa C digos de Departamento Tiene 5 caracteres y estos son XX X XX Los dos primeros caracteres servir n para ingresar el Departamento de la Instituci n numerados del 00 al 99 pueden ser 100 departamentos en total si utilizamos letras y n meros pueden ser 1296 combinaciones El Tercer car cter sirve para sub departamentos se pueden utilizar los d gitos del O al 9 O las letras de la A a la Z nos dan un total de 36 sub departamentos por cada departamento Los dos ltimos caracteres sirven para el funcionario de cada sub departamento pueden ser d gitos del 00 al 99 o combinaciones de letras y n meros Como observa en el sistema se tiene la suficiente amplitud para la definici n de los departamentos Tambi n puede imprimir un listado utilizando el bot n respectivo Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 9 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control i y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO 25 Sysdoc v2 0 B Archivo Reportes tiles E po E 14 1 o IA Vista Prelimina
27. r DEPARTAMENTOS REGISTRADOS 2005 12 23 Codigo Nombre 01000 COMANDO PROVINCIAL 01100 JEFATURA FINANCIERA 01101 CONTADOR 01102 AUXILIAR DE CONTABILIDAD E 01200 JEFATURA DE TRANSITO 01201 RECAUDADOR E 01300 SECRETARIA DEL COMANDO 01301 AUXILIAR DE SECRETARIA 99999 RECEPCION 1 3 Usuarios f As como se defini cada departamento con los funcionarios de la instituci n no todos ellos tendr n acceso al sistema por ello es necesario crear los usuarios del mismo en la pantalla de esta opci n podr visualizar F Sysdoc v2 0 USUARIOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA a Vers Tr mites de Documentos Crear odiosas O Eliminar Usuarios L Par metros del Sistema IM Confirmaci n Tramites Enviados Tr mites Recibidos Tr mites Pendientez Clave 6 caracteres Microsoft Word Microsoft Excel Internet Explorer Microsoft Word Pad Acrobat Reader IM Reparar Archivos Da adoz Compactar Archivos G6aa2068a0a0 Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 10 Ingenier a de Software e SYSDOC v2 0 AS Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO Usuario Nombre Clave Y las 13 Opciones del Sistema En la primera opci n que es la del mantenimiento de los tr mites usted puede asignar uno de los tres controles que son Crear Modificar y Eliminar esto permitir a cada usuario hacer solamente el uso d
28. tro Siguiente Registro Modificar Registro Modificar Registro Ultimo Registro Primer Registro Primer Registro Un Tr mite inicia con la recepci n del documento en la oficina respectiva En el sistema se deber hacer clic en el bot n de Nuevo Documento SYSDOC v2 0 numerar autom ticamente el tr mite asign ndole un n mero nico de tarjeta de control deber ingresar los datos de N mero de Tarjeta de Control la Fecha de Creaci n el Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 4 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control F y Tr mite de Documentos versi n 2 0 A E MANUAL DE USUARIO f L C digo del Departamento que hace la solicitud la Fecha del Documento Original y E el Asunto que es la gesti n que se va a realizar E CONTROL Y TR MITE DE DOCUMENTOS i P EA TE DE Lista de Tr mites Registrados Tarjeta de Control N mero 2911 112006 0000000002 Remitente 01000 IEA COMANDO PROVINCIAL Asunto E Departamente COMANDO PROVINCIAL eA PAGO DE VIATICOS COMISION d 1 In o E E ET ANDO E Depar tamentos ela i stituci n d Fecha del Documento Original 29 11 2005 Oficio de Procedencia Y OF DG 14857 2 Registrados en el Sistema ESTADO ACTUAL Para Tr mite de 01100 Y COMANDO PROVINCIAL O Uma cOn e PROCEDER CONEL PAGO PAES o oa IM cule T Eliminar Tr mite de la Tarjeta E uncionario Fecha de Despach
29. vinculos Soft TRANSFERENCIA DE LA INFORMACION CONTABLE Y PRESUPUESTARIA A TRAVES DE INTERNET W comanpancia GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL DEL ECUADOR Esta herramienta est dise ada para las entidades de la Policia Nacional del Ecuador para que a trav s de una clave de acceso ingresen a la misma y puedan transferir la informaci n Financiera mensual a la Comandancia General Mahar enlarsinnar la antila sa rra aa q__ A A A a _ __Q_ gt _ gt __ ____ Ma mi Pc Ing Carlos Torres Su rez Derechos Reservados Mayo 2007 P gina 18 Ingenier a de Software SYSDOC v2 0 Sistema de Control y Tr mite de Documentos versi n 2 0 MANUAL DE USUARIO 3 6 Microsoft Word Pad A Para trabajar con archivos de Texto seleccione esta opci n El Documento WordPad Archivo Edici n Yer Insertar Formato Ayuda OSA Sl 1 ten B Arial o v NXS E 10 occidental K156 7 Para obtener Ayuda presione F1 N M EEO _ A AAAAA AA 2 e 3 7 Acrobat Reader Este programa servir para leer archivos con el formato PDF como el presente manual A Adobe Reader Manual de Usuario de Sysdoc v2_0 pdf p Archivo Edici n Wer Documento Herramientas Ventama Ayuda aa50e A 0 n aa Oo 3 y ia Marcadores N Ingenier a de Software E Firmas Y Presenta 915006 12 0 SISTEMA DE CONTROL Y TR MITE DE DOCUMENTOS VERSION 2 0
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