P-HAC-14 Cierre financiero
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1. CIERRE FINANCIERO ELABORACI N REVISI N APROBACI N Elaborado por Revisado por Aprobado por Norbey Valencia Roa Dora Roc o G mez Cuartas Mar a Victoria Giraldo Londo o Cargo T cnico Administrativo Cargo Director Financiero Cargo Secretario de Despacho Fl PROCEDIMIENTO C digo P HAC 14 QUINDIO Versi n 01 Cierre Financiero Fecha 15 12 2011 P gina 2 de 7 TABLA DE CONTENIDO T OBJET eae Po 3 2 AE CANOE e 3 3 DEFINICIOINE S pecuarios 3 A NORMA TIVDA D cee eceel 4 5 CONDICIONES GENERALES cantata reep rar ep ken 4 6 CONTENIDO oooccccocccccnnccnnonnnccnonnncnnonnncononnnconcnnncnncnnnnrnrnnnnrnrnnnnrnrnnnnrinnnnnricnnncinns 6 T DAORANA DE LUJO sete stcand 7 o REGIGTRO SDE CAIDA D enan taerr coo tane sesenta 8 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA sssssssssssssssnnsnsrnssrnnsernrssrrrrsrnrrnerrrenrrrrernenee 8 TO ANEX OS a E E sia iitaas 8 CN PROCEDIMIENTO C digo P HAC 14 QUINDIO Cierre Financiero Fecha 15 12 2011 P gina 3 de 7 1 OBJETO Este procedimiento tiene por objeto determinar y consolidar el Cierre Financiero en una vigencia fiscal 2 ALCANCE Este procedimiento aplica para los diferentes procesos que se deben ejecutar en la Direcci n Financiera para lograr un ptimo cierre financiero proceso que involucra las reas de Presupuesto y Tesorer a 3 DEFINICIONES 3 1 CIERRE PRESUPUESTAL DE INGRESOS An lisis del estado final de cada una de las partidas del presupuesto de ingresos2. con el fin de consolidar las cifras ejecutadas y liquidar aportes establecidos por ley 3 2 CIERRE PRESUPUESTAL DE GASTOS An lisis y cancelaci n de cada una de las partidas del presupuesto de gastos En el rea de presupuesto se analizan las ejecuciones presupuestales de gastos con el nimo de determinar los saldos disponibles presupuestales que quedaron al 31 de diciembre de la vigencia fiscal y consolidar el gasto por unidades ejecutoras Se establece as mismo las partidas que pasan como reservas presupuestales y estado de las partidas que cubren vigencias futuras 3 3 CIERRE DE TESORER A An lisis por cada una de las fruentes de financiaci n y consolidaci n a 31 de diciembre de las cifras de caja dep sitos en cuentas corrientes de ahorro e inversiones de corto plazo El rea de tesorer a certifica el estado de situaci n de tesorer a 3 4 CONSOLIDACI N Una vez se ha hecho verificaci n de los saldos en caja y banco por cada una de las fuentes de financiaci n se cruza informaci n con los saldos resultantes en el rea de presupuesto por cada una de las fuentes de financiaci n y se determina el super vit y o d ficit Fl PROCEDIMIENTO C digo P HAC 14 QUINDIO Cierre Financiero Fecha 15 12 2011 P gina 4 de 7 gt NORMATIVIDAD Decreto Ley 111 de 1996 Ordenanza 041 de 1996 Ordenanza 016 de 1998 Circular Nro 36 Ministerio de Hacienda y Credito P blico 5 CONDICIONES GENERALES 5 1 CLASI
3. FICACI N PROCESO Hacienda P blica SUBPROCESO Direcci n Financiera 5 2 INTERRELACIONES PROVEEDOR Interno A reas de Tesorer a Presupuesto y Contabilidad CLIENTE Interno Todos los procesos Externo Ministerio de Hacienda y Cr dito P blico Organismos de vigilancia y control 5 3 RIESGOS Y CONTROLES 5 3 1 Riesgos Saldos de Convenios que no se adicionan porque est n en proceso de liquidaci n Falta de reportes bancarios oportunos para determinar las cuentas embargadas Falta de extractos bancarios correspondientes al mes de diciembre para conciliar cuentas Conciliaciones bancarias atrasadas Posibles errores en la fuente primaria de informaci n de ingresos gastos y bancos que se da a trav s del Software PCT 5 3 2 Puntos de control Verificaci n cuidadosa de soportes documentales actividades 2 3 Fl PROCEDIMIENTO C digo P HAC 14 QUINDIO Versi n 01 Cierre Financiero Fecha 15 12 2011 P gina 5 de 7 Seguimiento de los datos transcritos en formato de cierre realizado por otro funcionario actividades 1 2 3 Seguimiento y control a los convenios actividades 2 3 4 Seguimiento a los recursos embargados actividades 2 3 4 Seguimiento permanente a las ejecuciones presupuestales a los saldos en caja y banco que arroja el sistema PCT actividades 2 3 4 5 PROCEDIMIENTO C digo P HAC 14 Versi n 01 Cierre Financiero Fecha 15 12 2011 P gina 6 de 7 6 CONTENID
4. O po caro mocos serca 87 Verificar saldos presupuestales Profesional identificando unidades ejecutoras y Saldos Universitario fuentes de financiaci n y verificaci n de Presupuestales T cnico 4 d as saldos en cuentas de tesorer a con sus y de Tesorer a Administrativo fuentes de financiaci n Tesorera Confrontaci n y cruce de partidas de Profesional presupuesto paridas Universitario confrontadas T cnico 2 d as Administrativo Tesorera Verificaci n de informaci n f sica Profesional Soportes Universitario Documentales Tesorer a f sicos y de T cnico Software Administrativo Contabilidad z7 r Determinaci n del super vit o d ficit D ficit o T cnico a Administrativo Super vit Contabilidad 2 d as Revisi n de los datos resultantes dell Cuadro Cierre Director TEON proceso de cierre Financiero Financiero Socializaci n con el Secretario de do Cuadro Director Hacienda y Equipo Econ mico para la Sa vado E 2 horas toma de decisiones Expedici n l de cuadro definitivo Cierre Director one denominado Cierre Financiero Anual Financiero Financiero Expedici n de reservas presupuestales Reservas Director hoia presupuestales Financiero Expedici n de reservas de caja y cuentas Reservas de por pagar caja y cuentas Tesorera 1 hora por pagar CN PROCEDIMIENTO C digo P HAC 14 QUINDIO Versi n 01 Cierre Financiero Fecha 15 12 2011 P gina 7 de 7 INICIO Verificar saldos presupuesto Exp
5. edici n de reservas tesorer a presupuestales Cruce de partidas Verificar de reportes Expedici n de reservas de caja y cuentas por pagar Determinaci n del super vit d ficit Revisi n datos de cierre cuadro An lisis y socializaci n de las cifras Expedici n del cierre financiero PROCEDIMIENTO C digo P HAC 14 Versi n 01 Cierre Financiero Fecha 15 12 2011 P gina 8 de 7 8 REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACI N ALMACENAMIENTO Y RECUPERACI N ACCESO CONSERVACI N DISPOSICI N FINAL Em y o EE Personal Tiempo de C digo Recolecci n Indizaci n Clasificaci n P M todo Autorizado Retenci n No aplica Ejecuci n T cnico Base de Consecutivo T cnico Permanente Copia Back Presupuesta Administrativo datos Administrativo sistemas de Ingresos y Gastos No aplica Reporte Profesional Base de Consecutivo T cnico Permanente Copia Back Saldo en Universitario datos Administrativo sistemas Bancos F HAC 18 T cnico Carpeta Consecutivo Secretaria de Permanente Archivo central Financiero Administrativo Hacienda 5 a os Directora Financiera Tesorera T cnico Administrativo 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 9 1 Manual de usuario PCT 9 2 Manual de Procedimientos 9 3 Decretos 9 4 Ordenanzas 9 5 Cuadro Informe Cierre Financiero 10 ANEXOS No aplica
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