Proyecto de E-ADMINISTRACIÓN en la UPC
Contents
1. e 2010 Definici n del Modelo de Gesti n de documentos electr nicos y archivo e 2010 ler Desarrollo de Documentum m dulo de gesti n documentos electr nicos e 2010 Definici n de procesos Implementaci n de series en el gestor documental e 2011 22 Desarrollo de Documentum m dulo de gesti n documentos f sicos e 2011 Definici n de procesos Implementaci n de series en el gestor documental Definici n y implementaci n de la 000 identidad digital y firma electr nica E www upc edu A e Constituci n de la UPC como Entidad de Registro dentro de la jerarqu a de certificaci n del CATCert e Posibilidad de almacenar el Certificado Digital en chip de contacto del carn universitario para toda la comunidad e El formato escogido de firma avanzada reconocida es XAdES XML Advanced Electronic Signatures e Creaci n de la Oficina para la Administraci n Electr nica de la UPC Definici n del Modelo de Gesti n de 00 documentos electr nicos y archivo E www upc edu ets e Un documento es la unidad m nima con evidencias de ejecuci n de uno o m s actos del procedimiento administrativo Todo documento forma parte de un expediente e Todos los expedientes y documentos tanto f sicos como electr nicos deber n estar representados en el SGEDIA e El SGEDiA debe contemplar las funcionalidades de Gesti n Documental y2. ET e Elaboraci n y seguimiento de proyectos de organizaci n de archivos de oficina intermedios y hist ricos e Elaboraci n de instrumentos de descripci n en los distintos proyectos de organizaci n de archivos e Elaboraci n de protocolos de transferencia eliminaci n acceso a la documentaci n y condiciones constructivas y ambientales de un dep sito de archivo e Creaci n de fichas de series documentales para organizar la gesti n en las oficinas y las transferencias http www upc edu arxiu fitxes de series documentals e Elaboraci n de manuales de gesti n para archivos de oficina http www upc edu arxiu manuals darxiu doficina e Identificaci n y mejora de circuitos administrativos e Actualizaciones web peri dicas http www upc edu arxiu Punto de partida de la eco e administraci n en la UPC E www upc edu o gt UPCIO El Plan de Gobierno de la UPC para el periodo 2006 2010 establece en su eje tercero de nombre Modelo de gesti n calidad de los servicios universitarios la mejora cuantitativa y cualitativa de los servicios universitarios que dan soporte a la actividad acad mica y a la vida universitaria q D Ley 11 2007 de accesos electr nico de los ciudadanos a los servicios p blicos 0090 Punto de partida www upc edu Ejes que forman parte de la administraci n electr nica Jur dico Organitzativo e administraci T
3. e Clasificaci n Proceso que identifica y caracteriza los documentos y permite gestionarlos seg n los metadatos e Almacenamiento Proceso que garantiza la custodia conservaci n y preservaci n de la documentaci n Documentum Arxiu e Uso y trazabilidad Proceso que garantiza en todo momento la autenticidad la integridad la fiabilidad y la usabilidad de todos los documentos e Disposici n Proceso que normaliza y aplica las normas y otros instrumentos de definici n de retenci n destrucci n o transferencia de documentos 000 www upc edu Incorporaci n Registro de entrada Digitalizaci n Registro en el sistema Procesos del SGEDiA III Evaluaci n Clasificaci n Definici n de pol ticas Almacenamient N e 7 Preservaci n Clasificaci n Documental Almacenamiento Custodia Seguridad Firma e Uso y trazabilidad Pr stamo Consulta Registro de salida Trazabilidad Disposici n Eliminaci n Transferencia www upc edu M Ar r Modelo de definici n de procesos en el proyecto de e administraci n de la UPC Modelo de definici n de procesos 00 der p E www upc edu Objetivos Ar Dise ar el procedimiento de estudio y definici n de procesos que permita asegurar la calidad en la e administraci n Gobernar el procesos por parte del SDO tanto si ejerce el liderazgo como si la iniciativa surge y s
4. Modelos e Ficha de proceso Diagrama e Relaci n de documentos e Relaci n de evidencias electr nicas e Manual de usuario Manual de explotaci n www upc edu Expediente para la definici n de tr mites E _ _ a Expediente Ficha del proceso 1r Nivel Diagrama del proceso 1r Nivel Relaci n de series y documentos clasificados Relaci n de evidencias electr nicas Juego de pruebas de aceptaci n Manual de uso Manual de explotaci n Aceptaci n Proyectos iniciados a o 2010 000 Puesta en marcha www upc edu O uu ee n E F Mz A My Jn Jl Ag t O N D Perfil del Contratante Registro Telem tico Complementos de gesti n PDI Licencias sab ticas PDI Plan de mobilidad PDI Trienios no generados en UPC Renuncia al plan de pensiones Becas de aprendizaje EST Gesti n acad mica Firma de actas curriculares Convenios de cooperaci n educativa Secretaria General Nombramiento director a decano a Nombramiento equip directivo C DyI I Proyectos a o 2011 000 Desarrollo y puesta en marcha www upc edu NE E F Mz A My Jn Jl Ag St O N D Proyectos gesti n econ mica Firma de OPs Gesti n acad mica Firma de informes de avaluaci n Certificados acad micos faig constar Formularios de registro Entrega de PFC Solicitud de becas de aprendizaje Solicitud de m ritos de gesti n
5. del PDI Ren ncia plan de pensiones PDI PAS Reconocimiento triennios no generados UPC Lic ncias sab ticas Solicitud de mobilidad del PDI PAS Gesti documental Expedientes de papel a Documentum A Planificaci n estimada SDO Planificaci n estimada desarrollo www upc edu _ _ Tr Moltes gracies David Gener Camins david generWupc edu http www upc edu arxiu Oficina de Documentaci i Arxiu ODA Servei de Biblioteques i Documentaci SBD
6. Archivo comunes a toda la organizaci n Existir un nico archivo corporativo de la UPC e Los documentos estar n contenidos en el sistema durante todo su ciclo de vida e Todas las aplicaciones que consulten o gestionen documentos lo deber n hacer a trav s del SGEDiA 66 Qi La configuraci n del gestor documental www upc edu gt 2010 1er Desarrollo de Documentum _ mbit _ Funci mM Subfunci vo J Activitat mm S rie mM Expedient mi Document electr nic CJ mbit J Funci _ Subfunci 1 Activitat y S rie J Expedient 2011 22 Desarrollo de Documentum Magatzem E Armari DP Prestatge Q Caixa _ Expedient J Document f sic R Refer ncia d arxiu Record 000 Procesos del SGEDIA E www upc edu __ ee e El SGDEiA de forma alineada con la ISO 15489 2 2001 implementa un conjunto de procesos que aseguran el control el uso la gesti n y la disposici n de los documentos e Dise o Identificaci n de las tareas a llevar a cabo para asegurar la gesti n documental de todo documento administrativo e Evaluaci n Proceso para la definir para la cada documento de la serie las limitaciones de acceso y el tiempo de retenci n y disposici n e Incorporaci n Proceso que define como incorporar el documento y los metadatos en el sistema de gesti n documental www upc edu 9000 Procesos del SGEDIA II E __ AA
7. UNIVERSITAT POLIT CNICA DE CATALUNYA BARCELONATECH www upc edu _ _ ARA El proyecto de e Administraci n de la UPC Oficina de Documentaci i Arxiu ODA Servei de Biblioteques i Documentaci SBD Burgos 26 de mayo de 2011 www upc edu Ar La UPC en cifras O u 17 escuelas o facultades 10 anteriores a la UPC 6 centros adscritos 7 Grupo UPC 40 departamentos 3 institutos universitarios de investigaci n 35 unidades funcionales 3 200 Personal Docente y Investigador PDI 1 500 Personal de Administraci n y Servicios PAS 30 000 estudiantes El estado actual del sistema de 000 gesti n documental E www upc edu e ES Implantaci n desigual del SGD Falta de una pol tica corporativa en gesti n documental Dispersi n de la informaci n y del conocimiento Multiplicidad de herramientas de gesti n y sistemas de informaci n electr nicos Falta de responsabilidades bien definidas Poca fiabilidad inseguridad para identificar la validez y o ltima versi n de un documento El conocimiento de como gestionar la informaci n y la documentaci n queda asociada a las personas y no a la instituci n Peligro de p rdida de informaci n a causa de la obsolescencia de los formatos y soportes Altos costes no previstos de conservaci n y migraci n de formatos 000 Mejoras en el SGD E www upc edu
8. e co lidera des de una unitat b sica o funcional Crear un conjunto de indicadores que den soporte a la gesti n de implantaci n de procesos Modelo de definici n de procesos 00 0 Conceptos E www upc edu _ _ Aa Proceso Transformaci n de entradas en salidas Procedimiento Descripci n de un proceso Tr mite Conjunto de actividades que se han de seguir para realizar un procesos Prestaci n Todos los elementos de salida de un proceso Los elementos de entrada pueden ser a instancia a parte o de Oficio Modelo de definici n de procesos Mapa del proceso LR SDO Productores SDO Productores www upc edu Definici n Diagramaci n 2 Innovaci n Certificaci n Mejora continua Reingenier a UPCnet Productores 3 Documentaci n y archivo 7 Explotaci n SBO Productores OAE 6 Validaci n 4 Firma Digital 5 Programaci n eco 1 Definici n Diagramaci n E www upc edu O Ar Objetivos Diagramaci n i descripci n del proceso des del punto de vista funcional Visi n de cliente SDO Productores IDEF Manual de procesos Ficha del proceso 1r nivel Normativas 2 Diagrama del proceso 1r aplicables Definici n gt nivel Modelos de Diagramaci n Relaci n de expedientes documentos Relaci n evidencias
9. ecnol gico www upc edu ee Responsables _ _ Direcci de la UPC Comissi de seguimient de la e administraci Oficina per a l Administraci Electr nica OAE Servei de Desenvolupament Organitzatiu SDO Gabinet Jur dic Oficina de Documentaci i Arxiu ODA UPCnet Unidades administrativas de la instituci n eco Objetivos del proyecto de E www upc edu e administraci n O AA E e Transformar el modelo de gesti n para mejorar la calidad de los servicios universitarios e Reingenier a de procesos para hacerlos m s simples giles y transparentes e Cambio de modelo de documento en papel al modelo de documento electr nico e Tender al dato nico e Interoperabilidad entre aplicaciones de la UPC e Interoperabilidad de los sistemas de informaci n propios con otras administraciones y empresas www upc edu ee Calendario del proyecto _ _ 2007 B squeda de una plataforma tecnol gica de gesti n documental 2008 Creaci n de la Comisi n de e administraci n de la ACUP y sus grupos de trabajo 2008 Definici n y implementaci n de la identidad digital y firma electr nica 2009 Creaci n de la Oficina de Administraci n Electr nica de la UPC 2010 Elaboraci n del Modelo de definici n y implementaci n de procesos 000 Calendario del proyecto II E www upc edu O ets
10. electr nicas 000 2 Innovaci n Certificaci n E www upc edu _ _ Ar Objetivos Revisar la ficha y la diagramaci n del proceso aportando la visi n de est ndares el punto de vista transversal y integrador con otros procesos de la Universidad y que garanticen la innovaci n del proceso SDO y Ficha del proceso validada gt Diagrama funcional del proceso validado Ficha de Proceso Diagramaci n funcional del proceso Innovaci n P Certificaci n 0090 3 Documentaci n y Archivo E www upc edu _ _ ET Objectivos Identificar y definir las series los expedientes y la documentaci n del proceso definici n de metadatos ODA Relaci n de series y documentos Relaci n de DGE clasificados con los expedientes es metadatos y la pol tica de conservaci n definidos TAAD 0090 4 Aspectos legales Firma www upc edu _ _ ET Objetivos Identificar los puntos dels proceso donde se toman decisiones y acuerdos para identificar las garantias jur dicas que se necesitan GJ ee y Relaci n de es e Ela evidencias evidencias Digital electr nicas electr nicas clasificadas 000 5 Programaci n E www upc edu _ _ AA Objetivos Programaci n del proceso con la herramienta de programaci n que se escoja OAE Ficha del proceso 1r Nivel Diagrama del proc
11. eso Diagramaci n 1r Nivel ep proceso bajo nivel Relaci n documentos Programaci n Juego de pruebas clasificados Manual de usuario Relaci n de evidencias electr nicas clasificadas 00909 6 Validaci n E www upc edu _ _ a Objetivos Validar que el programa se puede hacer visible y disponible SDO Diagramaci n proceso bajo nivel Juego de pruebas y gt Validaci n gt Aceptaci n aceptaci n Manual de usuario eco 7 Explotaci n www upc edu ets Objetivos Poner el programa en explotaci n UPCnet Diagramaci n proceso validado gt Explotaci n gt Manual de bajo nivel explotaci n 000 8 Mejora Continua Reingenieria E www upc edu ee Objetivos Mejora continua Reingenier a del proceso a partir de la experiencia SDO Productores Usuarios Asesoria Jur dica ODA OAE Manual Ficha de I proceso Manual Diagramaci n Normas aplicables Modelos de documentos nivel Relaci n de expedientes Relaci n de evidencias electr nicas IDEF Ficha del proceso 1r nivel Diagrama del proceso 1r Definici n Diagramaci n 6 6 O Expediente para la definici n de tr mites E www upc edu AC Documentaci n de soporte Manual de Procesos Como rellenar la ficha de proceso e Como diagramar un proceso
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