Procedimiento para controlar bienes
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1. DE ECONOM A Proceso de Administraci n de Bienes y Servicios P gina 6 de 10 43 En caso de que se detecte que un usuario retir bienes propiedad del organismo sin autorizaci n de un superior y sin notificarlo a vigilancia esta situaci n se har del conocimiento de la Subdirecci n Jur dica y del responsable del rea a la que se encuentre adscrito dicho usuario para que se tomen las medidas disciplinarias que se estimen convenientes Solicitante 44 Elabora el registro de Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 en original y copia conforme a la gu a de llenado correspondiente y recaba la firma de autorizaci n de su inmediato superior NOTA Esta secci n no aplica para el equipo de uso personal del Resguardatario cuando se trate de personal que realiza labores de campo br jula alt metro posicionador c mara fotogr fica etc 45 Entrega al personal de vigilancia el registro original de la Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 cuando retire los bienes del organismo y conserva la copia Personal de Vigilancia 46 Verifica que las caracter sticas y el n mero de inventario del bien que sale corresponden a lo indicado en el registro de Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 anota la fecha y hora de salida del bien su nombre y firma y lo entrega al Departamento de Activos Fijos y Almac n para registro en el y archivo Solicitante 47 Entrega la copia del registro de Autorizaci n de Salida de Bienes R2. a su cargo esta situaci n se har del conocimiento de la Gerencia de Recursos Humanos por escrito con el visto bueno del Subdirector de Administraci n con copia a su inmediato superior adjuntando el Dictamen de Responsabilidad RMS F204 para que proceda a su descuento Si del an lisis de las actas se determina que no aplica el cobro del Dictamen de Responsabilidad RMS F204 al Resguardatario es facultad del Director de Administraci n y Finanzas determinar la sanci n que proceda 4 REGISTROS Traspaso RMS F200 Solicitud de Desincorporaci n RMS F202 Dictamen de No Utilidad RMS F203 Dictamen de Responsabilidad RMS F204 Autorizaci n de Ingreso de Bienes Personales RMS F206 Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 Acta Administrativa por Robo Extrav o o Siniestro RMS F210 Reporte de Inventario F sico s c Acta de Entrega Recepci n s c Acta de Donaci n s c 5 ANEXOS No requeridos RESPONSABLE REVIS AUTORIZ Mar a del Carmen Basurto Revilla Karina Hern ndez Oliver Cuauht moc Rodr guez Espinosa Subdirectora de Administraci n Subgerente de Innovaci n y Calidad Director de Administraci n y Finanzas MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 Esta informaci n es para uso exclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse
3. titular de sta por ser quien libera al personal que se traslada Cuando se asigne al personal a otra rea le otorguen un permiso temporal para ausentarse o se le incapacite el Titular del rea de que trate ser responsable de verificar que se realicen los traspasos correspondientes de los bienes para su registro en el y si es necesario el cambio de oficina que proceda para los bienes que lleve consigo el Resguardatario a su nueva adscripci n En caso de que se detecten bienes cargados a personal que se encuentre con permiso temporal o incapacitado stos ser n cargados al Titular del rea donde se encuentre adscrito el empleado Cuando se tenga conocimiento de que concluye la relaci n de trabajo de un empleado que tenga bajo su resguardo bienes propiedad del S G M el Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n verificar que los bienes cargados al personal que se retira sean entregados a la persona que recibe y que ste movimiento sea afectado en el SIADAF En caso de que posteriormente se detecte que el personal que se retir del organismo no entreg en su totalidad los bienes que ten a bajo su RESPONSABLE REVIS AUTORIZ Mar a del Carmen Basurto Revilla Subdirectora de Administraci n MARZO 18 2009 Karina Hern ndez Oliver Subgerente de Innovaci n y Calidad MARZO 18 2009 Cuauht moc Rodr guez Espinosa Director de Administraci n y Finanzas MARZO 18 2009 Esta informaci n es para uso e
4. Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 se firma a personal eventual este registro se afectar en el SIADAF a cargo de la persona que haya autorizado la salida 42 La Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 ser utilizado para aquellos bienes que salen temporalmente del rea de trabajo y deber n ser entregados en sta cuando concluya la actividad para la que se solicitaron En caso de que dichos bienes vayan a ser entregados en otra rea deber elaborarse el Traspaso RMS F200 y entregar copia del mismo debidamente firmado por el Resguardatario al Departamento de Activos Fijos para que se actualice el SIADAF cancelando el cargo temporal generado por la salida de los bienes RESPONSABLE REVIS AUTORIZ Mar a del Carmen Basurto Revilla Karina Hern ndez Oliver Cuauht moc Rodr guez Espinosa Subdirectora de Administraci n Subgerente de Innovaci n y Calidad Director de Administraci n y Finanzas MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 Esta informaci n es para uso exclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse que utiliza la versi n vigente GOBIERNO GMINER A adds Vivir Mejor C COORDINACI N GENERAL DE MINER A C digo Versi n PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES PATRIMONIALES RMS P200 06 SE Vigente a partirde MARZO 18 2009 SECRETAR A
5. afectado y el Responsable del rea correspondiente en caso de que no se duplique con la firma del inmediato superior del afectado nivel Gerente equivalente o superior adem s para los bienes extraviados en el rea de trabajo se deber se alar bajo protesta de decir verdad que fue efectuada una b squeda exhaustiva del bien sin que hubiera sido posible su localizaci n 97 En caso de robo o siniestro el acta administrativa mencionada en el punto anterior deber ir junto con el acta levantada ante el Ministerio P blico Federal o autoridad competente facultada para conocer de los hechos en el lugar en que stos ocurran y si procede peritaje de tr nsito En caso de extrav o de bienes clasificados por el Departamento de Activos Fijos y Almac n como de consumo nicamente proceder la entrega del Acta Administrativa por Robo Extrav o o Siniestro RMS F210 98 Cuando el importe de los bienes las condiciones que se reportan o la incidencia en este tipo de eventos hagan suponer dolo negligencia o alguna situaci n que pueda dar lugar a que se finquen responsabilidades adem s de la aplicaci n del Dictamen de Responsabilidad RMS F204 el Gerente de Recursos Materiales y de Servicios deber turnarlo a la Subdirecci n Jur dica avisar por escrito al superior jer rquico del responsable de los bienes faltantes y hacerlo del conocimiento al rgano Interno de Control 99 Cuando se detecte la falta de alg n bien y este faltante no
6. llenado correspondiente y lo entrega al almacenista Almacenista 14 Localiza el bien solicitado verificando que los datos correspondan a los que vienen en el registro de Traspaso RMS F200 15 Entrega f sicamente el bien solicitado al usuario asegurando que el n mero de inventario de dicho bien corresponda con el indicado en el Traspaso RMS F200 elaborado Resguardatario 16 Revisa que el bien entregado corresponda a lo solicitado y firma el Traspaso RMS F200 de conformidad con dicha entrega Almacenista 17 Entrega el registro original y copia al Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y Almac n Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y Almac n 18 Responsable 19 3 4 20 21 22 23 24 23 Sella de recibido los registros entrega la copia al coordinador de amai como Eeee del movimiento y el original al Responsable del Sistema o trolador Jepart os Fijos y Aln del Sistema o Realiza el movimiento en n el C DAF conforme al Manual de Usuario del Sistema de Activo Fijo RM02 anota la fecha de realizaci n del movimiento registra su firma y regresa el original del Traspaso RMS F200 al Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y Almac n para archivo en el expediente del Resguardatario NOTA Existe un expediente de cada trabajador que forma parte del organismo para archivar los registros generados independientemente de la actividad o movim
7. se detallan y en su caso la factura correspondiente Si el documento comprobatorio consiste en Acta de Entrega Recepci n o Acta de Donaci n deber estar sancionada por la Subdirecci n Jur dica qui n la firmar junto con un Representante del rgano Interno de Control de la Gerencia de Recursos Materiales y de Servicios del Donante y otros que sean designados 3 2 2 Bienes Menores de Consumo y Libros y Publicaciones Responsable de la Compra 6 Entrega al Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y Almac n una copia del comprobante de compra o factura y recaba el sello de recibido en el original ANTES de solicitar el reintegro de los recursos o la comprobaci n del gasto Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y Almac n 7 Sella de recibido el comprobante original y copia devuelve el comprobante original al Responsable de la Compra y la copia al Responsable del Sistema Responsable del Sistema 8 Realiza el Alta en el Sistema conforme a lo indicado en el Instructivo para Realizar Alta de Bienes en Sistema RMS 1200 y conserva la copia en el archivo de asalet de adquisici n de bienes menores Responsable de la Compra 9 Entrega el comprobante sellado en la Gerencia de Contabilidad y Presupuestos para gestionar el reembolso o comprobaci n de los recursos NOTA NO se realizar el pago de notas ni recibir comprobaciones de gastos por adquisici n de bienes si stas no cuentan c
8. 53 Los bienes propiedad de terceros deber n permanecer en custodia del personal de vigilancia mientras se realiza el tr mite de autorizaci n de ingreso a las instalaciones del organismo 54 El organismo en ning n caso se har responsable por el extrav o de los bienes propiedad de terceros ni por los da os que puedan sufrir dentro de las instalaciones del S G M 55 La persona que ingrese bienes ajenos al organismo ser responsable por los da os que stos puedan ocasionar a bienes propiedad del S G M a sus instalaciones o a terceros 56 Si durante un inventario f sico que realice el personal del Departamento de Activos Fijos y Almac n se detectan bienes no registrados en el Sistema de Administraci n de Activos Fijos se considerar que son propiedad del organismo si no se comprueba su ingreso mediante la Autorizaci n de Ingreso de Bienes Personales RMS F206 o la factura que acredite la propiedad a favor de terceros Solicitante 57 Elabora la Autorizaci n de Ingreso de Bienes Personales RMS F206 en original y copia conforme a la gu a de llenado correspondiente y recaba la firma de autorizaci n de su inmediato superior 58 Entrega el registro de Autorizaci n de Ingreso de Bienes Personales RMS F206 al Personal de Vigilancia cuando ingrese el bien al organismo RESPONSABLE REVIS AUTORIZ Mar a del Carmen Basurto Revilla Karina Hern ndez Oliver Cuauht moc Rodr guez Espinosa Subdirectora de Administraci n Su
9. GOBIERNO ERETO ERA E Vivir Mejor RMS P200 Colaboradores PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS Director de Administraci n y Finanzas Subdirector de Administraci n Bi ENES PATRI MONIALES Gerente de Recursos Materiales y de Servicios Subgerente de Innovaci n y Calidad Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n Proceso de Administraci n de Bienes y Servicios Gestor Organizacional m om Referencias Normativas Ley General de Bienes Nacionales Lineamientos Generales para la Administraci n de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administraci n P blica Federal Bases Generales a las que se Sujetar el Titular del Servicio Geol gico Mexicano en Materia de Bienes Muebles rms 0202 Traspaso rms 200 Instructivo para Realizar Baja de Bienes en Sistema rms 1201 Imagen Corporativa apm mo01 Versi n 06 Vigente a Partir de Marzo 18 2009 Esta informaci n es para uso exclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse que utiliza la versi n vigente SR lt CGMINER A www sgm gob mx Servicio Geol gico Mexicano COORDINACI N GENERAL DE MINER A GOBIERNO z PIED ETRTATE Vivir Mejor w CGMINE DE MINER A C digo Versi n PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES PATRIMONIALES RMS P200 06 SE Vigente a partir de MARZO 18 2009
10. MS F207 al Personal de Vigilancia cuando reingrese el bien al organismo Personal de Vigilancia 18 Verifica que el bien que reingresa corresponde en cuanto a caracter sticas y n mero de inventario a lo se alado en la Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 para permitir la entrada de dicho bien NOTA Si el bien no corresponde no permitir el ingreso de dicho bien lo retendr en el rea de vigilancia e informar al Departamento de Activos Fijos y Almac n para que ste proceda a identificarlo y defina las actividades que procedan y o requieran llevarse a cabo dependiendo del caso que se presente 49 Registra la fecha y hora de ingreso del bien su nombre y firma en la copia de la Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 y a entrega al solicitante Solicitante 50 Entrega en el Departamento de Activos Fijos y Almac n la copia de la Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 con los datos de reingreso del bien Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y Almac n 51 Entrega el registro original de Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 al Solicitante y la copia al Responsable del Sistema para cancelar el registro en el SI F posteriormente lo archiva en el expediente del solicitante 3 6 Control de Bienes Personales 52 Los bienes propiedad de terceros que ingresen a las instalaciones del organismo ser n controlados mediante la Autorizaci n de Ingreso de Bienes Personales RMS F206
11. SECRETAR A Proceso de Administraci n de Bienes y Servicios P gina 2 de 10 pa AR Mantener un sistema de informaci n mediante el cual se identifican y controlan los bienes patrimoniales del Servicio Geol gico Mexicano asegurando la confiabilidad veracidad y oportunidad de los datos proporcionados Este procedimiento es aplicable a todos los bienes propiedad del S G M y E procede desde la recepci n f sica asignaci n y movimientos del bien hasta su desincorporaci n del Amonio or incluyendo Alta de bienes g2 p g 3 Bienes Recibidos en Arrendamientos r g s Donaci n de Bienes al Organismo g 21 p g 3 Bienes Menores de Consumo y Libros y Publicaciones gt gt p g 3 Resguardo de Bienes g p g 4 Traspaso de Bienes g4 p g 4 Salida de Mobiliario y Equipo s p g 5 Control de Bienes Personales g p g Inventario F SICO 7 p g 7 Control de Bienes Arrendados g8 p g s Control de Bienes en Caso de Cambio de Ubicaci n del Centro de Trabajo 6 9 p g s Mantenimiento de Bienes 0 p g 9 Bienes Inmuebles 10 1 p g 9 Mantenimiento Mayor a las Unidades 10 7 p g 9 Rotaci n de Inventarios 6 10 3 P g 9 Desincorporaci n de Bienes 11 p g Toda circunstancia no prevista en este procedimiento ser analizada por la Gerencia de Recursos Materiales y de Servicios quien determinar lo procedente 3 1 Consideraciones Generale
12. Vivir Mejor C digo Versi n PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES PATRIMONIALES RMS P200 06 SE Vigente a partir de MARZO 18 2009 SECRETAR A gt DE ECONOM A Proceso de Administraci n de Bienes y Servicios P gina 9 de 10 3 10 2 Mantenimiento Mayor a las Unidades Cambio de Motores Subgerente de Contabilidad 90 Cuando reciba una factura por concepto de mantenimiento mayor a las unidades cambio de motores entrega al Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n a trav s del Gerente de Recursos Materiales y de Servicios el original que ampare el cambio de motor se alando el n mero de inventario del veh culo que corresponda 91 Conserva en el archivo de contabilidad una copia del documento enviado como evidencia de la actividad realizada Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n 92 Informa al Jefe del Departamento de Servicios Generales cuando reciba el documento que ampare el cambio de motor a alg n veh culo terrestre con objeto de que ste verifique que se realicen los tr mites que correspondan ante las autoridades de tr nsito y o a las que procedan 3 10 3 Rotaci n de Inventarios Resguardatario 93 Cuando identifique bienes muebles bajo su responsabilidad de lento nulo movimiento o no tiles realiza el traspaso de los mismos conforme a la secci n 3 4 del presente procedimiento indicando la situaci n en el registro de Traspaso RMS F200 Coordinador de Almac n Almacenista o Responsable de
13. bgerente de Innovaci n y Calidad Director de Administraci n y Finanzas MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 Esta informaci n es para uso exclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse que utiliza la versi n vigente GOBIERNO E FEDER A E e lt CGMINER A COORDINACI N GENERAL DE MINER A C digo Versi n PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES PATRIMONIALES RMS P200 06 SE Vigente a partir de MARZO 18 2009 SECRETAR A DE ECONOM A Proceso de Administraci n de Bienes y Servicios P gina 7 de 10 Personal de Vigilancia 59 Verifica que el bien que ingresa corresponde con las caracter sticas se aladas en la Autorizaci n de Ingreso de Bienes Personales RMS F206 para permitir la entrada de dicho bien 60 Registra la fecha y hora de ingreso del bien su nombre y firma en el original y la copia de la Autorizaci n de Ingreso de Bienes Personales RMS F206 y entrega los registros al solicitante Solicitante 61 Entrega la copia de la Autorizaci n de Ingreso de Bienes Personales RMS F206 en el Departamento de Activos Fijos y Almac n y recaba el sello de recibido en el original como comprobante del movimiento 62 Cuando requiera retirar el bien de las instalaciones del organismo entrega al personal de vigilancia el registro original de la Autorizaci n de I
14. bles propiedad del SGM que est n bajo su responsabilidad a efecto de que se informe debidamente al Instituto de Administraci n y Aval os de Bienes Nacionales Gerente de Recursos Materiales y de Servicios 86 En el mes de enero env a a las oficinas for neas que correspondan un recordatorio para que procedan al pago del impuesto predial y env en a la Gerencia de Recursos Materiales y de Servicios el original de la boleta 87 Cuando reciba las boletas las entrega al Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n para resguardo Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n 88 Archiva el recibo de pago y los documentos generados en el expediente con el nombre del inmueble para consulta posterior 89 Si se reciben Actas de Entrega Recepci n de demolici n o construcci n de edificaciones en los inmuebles propiedad del SGM actualiza el inventario ante INDAABIN RESPONSABLE REVIS AUTORIZ Mar a del Carmen Basurto Revilla Karina Hern ndez Oliver Cuauht moc Rodr guez Espinosa Subdirectora de Administraci n Subgerente de Innovaci n y Calidad Director de Administraci n y Finanzas MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 Esta informaci n es para uso exclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse que utiliza la versi n vigente GOBIERNO ERENDAE REA EC
15. caci n del Centro de Trabajo 82 Cuando se presente el caso de cambio de ubicaci n del centro de trabajo ser responsabilidad de cada uno de los usuarios el verificar que todos los bienes que tienen a su cargo sean debidamente manejados empacados y trasladados a la nueva ubicaci n as como la recepci n en la nueva ubicaci n El responsable del centro de trabajo deber coordinar en su totalidad el traslado y recepci n de los bienes de una ubicaci n a otra 83 En caso de ser necesario el responsable del centro de trabajo podr solicitar a la Gerencia de Recursos Materiales y de Servicios que comisione a una persona del rea para que apoye a los usuarios en la identificaci n de los bienes que tienen a su cargo antes de que sean trasladados a la nueva ubicaci n y en su caso se elabore el traspaso correspondiente por los bienes que sean enviados al Almac n General 84 Si al momento de recibir los bienes en la nueva ubicaci n el usuario responsable detecta que hacen falta bienes a su cargo o que estos fueron da ados por descuido en su manejo deber dar aviso de inmediato a la Gerencia de Recursos Materiales y de Servicios a efecto de que se pueda hacer la debida reclamaci n a la empresa transportista 3 10 Mantenimiento de Bienes 3 10 1 Bienes Inmuebles Gerente de Oficina For nea 85 Cuando sea el caso env a original o copia certificada de Actas de Entrega Recepci n de demolici n o construcci n de edificaciones en los inmue
16. erente de Tesorer a Administrador Almacenista Gerente o Responsable del Almac n El Administrador tiene la facultad de delegar esta funci n al Auxiliar Administrativo sin eludir su responsabilidad 3 2 Alta de Bienes 2 Los bienes susceptibles a ser incorporados en el Sistema de Administraci n de Activos Fijos SIADAF pueden ser los siguientes a Aquellos que son adquiridos por el organismo a trav s de la Gerencia de Recursos Materiales Subgerencia de Adquisiciones b c Bienes donados por terceros d Los bienes menores de consumo y libros y publicaciones conforme al Cat logo de Bienes RMS D201 3 Los bienes de activo fijo menores de consumo y libros y Alai que sean iS a trav s de la Subgerencia de Adquisiciones y o donados deben ser dados de alta en el Sistem istraci n DAF conforme al Instructivo para Realizar Alta de Bienes en Sistema RMS 1200 ependientemene de que sean entregados para resguardo en el Almac n o al rea donde ser n utilizados 3 2 1 Donaci n de Bienes al Organismo 4 Los bienes recibidos en donaci n pueden ser entregados directamente en el rea al aue han sido destinados qui n as 5 El documento que acredite la propiedad de los Bienes recibidos en cohesi n puede ser a Acta de Entrega Recepci n b Acta de Donaci n c Oficio que el donante env e al organismo manifestando que entrega en donaci n al Servicio Geol gico Mexicano los bienes que en el escrito
17. iento que se realice Traspaso de Bienes Para que pueda efectuarse el traspaso entre personal ya sea de la misma rea o de una diferente es necesario el acuerdo y o conocimiento previo del movimiento entre el actual y el nuevo Resguardatario Mientras un bien no sea formalmente traspasado a otro usuario y ste movimiento reportado al Departamento de Activos Fijos y Almac n la responsabilidad del mismo ser del Resguardatario que lo tenga cargado en el SIADAF y respaldado con la firma del registro de Traspaso RMS F200 o Reporte de Inventario F sico correspondiente El Responsable del Sistema s lo realizar movimientos si cuenta con el Traspaso RMS F200 debidamente firmado por el nuevo Resguardatario En caso de detectarse bienes faltantes a un usuario y si no se tiene el registro firmado estos bienes ser n cobrados a quien haya realizado el movimiento seg n los registros del SIADAF conforme al Instructivo para Realizar Baja de Bienes en Sistema RMS 1201 nicamente se afectar n movimientos de bienes sin el registro de Traspaso RMS F200 en los siguientes casos a Los movimientos afectados por el Administrador del SIADAF Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n b Cuando en un inventario f sico se detecte que una persona tiene bajo su responsabilidad el uso de bienes cargados a otro Resguardatario c Cuando una persona sea asignada a otra rea los bienes que se reporten en el rea de origen ser n cargados al
18. ios anteriores y una copia del actual 76 Archiva los reportes generados del inventario actual en cada uno de los expedientes de los Resguardatarios 3 8 Control de Bienes Arrendados 77 Los bienes recibidos en arrendamiento no deber n cambiar de ubicaci n ni de resguardatario sin autorizaci n previa de la Gerencia de Tecnolog as de la Informaci n Si el movimiento de ubicaci n o usuario del equipo no es autorizado ste deber permanecer en el sitio o con el usuario a quien se encuentre asignado salvo el caso de que el resguardatario deje de prestar sus servicios al Organismo en cuyo caso se entregar el equipo al responsable de la Gerencia quien deber informar de la ituaci n a la Gerencia de Tecnolog as de la Informaci n 78 Si el usuario del equipo lo mueve sin autorizaci n ser responsable de cubrir los gastos que en su caso incurra el proveedor con motivo de mantenimiento asistencia t cnica o reposici n por falla o da os en el equipo 79 Cualquier falla en el equipo deber reportarse a la Gerencia de Tecnolog as de la Informaci n un 80 El usuario no deber hacer mal uso del equipo ni instalar software sin contar con la autorizaci n previa de la Gerencia de Tecnolog as de la Informaci n 81 El usuario no deber modificar o intervenir en la configuraci n del hardware recibido no agregar dispositivos ni destapar el chasis del equipo o sus accesorios 3 9 Control de Bienes en Caso de Cambio de Ubi
19. istraci n de Bienes y Servicios P gina 10 de 10 En caso de que proceda el Dictamen de Responsabilidad RMS F204 a solicitud expresa del responsable de los bienes dictaminados y previa autorizaci n del Gerente de Recursos Materiales y de Servicios se aceptar la sustituci n de dichos bienes los cuales invariablemente deben ser nuevos y de caracter sticas iguales o mejores a los extraviados Con la firma de aceptaci n del Dictamen de Responsabilidad RMS F204 el Resguardatario acepta el descuento del Valor de Rescate determinado El Responsable de los bienes dictaminados podr solicitar a la Gerencia de Recursos Humanos que el importe a pagar le sea aplicado en descuentos parciales seg n sus necesidades En caso de que el Resguardatario prefiera hacer directamente el pago de importe determinado en el Dictamen de Responsabilidad RMS F204 ste deber hacerse en la Gerencia de Tesorer a previa notificaci n al Departamento de Activos Fijos y Almac n en cuyo caso el Dictamen de Responsabilidad RMS F204 ser turnado al rea que proceda Gerencia de Recursos Humanos o Gerencia de Tesorer a Una vez turnado el Dictamen de Responsabilidad RMS F204 a la Gerencia de Recursos Humanos o Gerencia de Tesorer a seg n proceda ser responsabilidad de stos efectuar el descuento o cobro del importe se alado como valor de rescate Si el Responsable del bien no localizado se niega a firmar de aceptado el Dictamen de Responsabilidad RMS F204
20. l Sistema Responsable del Sistema 36 Realiza el movimiento en el SIADAF conforme al Manual de Usuario del Sistema de Activo Fijo anota la fecha registra su firma y regresa el original del Traspaso RMS F200 para archivo en el expediente de trabajo correspondiente al nuevo usuario 3 5 Salida de Mobiliario y Equipo 37 Los bienes propiedad del organismo que por necesidades de trabajo o mantenimiento deban salir de las instalaciones del S G M ser n controlados mediante el formato de Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 38 Cuando se trasladen bienes asegurados de valor considerable o que superen la cobertura de mayor riesgo establecida en la p liza de seguro se debe informar al Departamento de Activos Fijos y Almac n por lo menos 24 horas antes de que el bien Salga del organismo para que se notifique a la aseguradora y se proceda conforme al Manual de Seguros RM04 39 Si transcurrido el tiempo estimado en que el bien permanecer fuera de las instalaciones del organismo ste no ha sido devuelto el solicitante deber informar al Departamento de Activos Fijos y Almac n cu nto tiempo m s permanecer fuera el bien y las causas que justifiquen la ampliaci n del plazo o el retraso 40 La Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 har las veces de resguardo a cargo de la persona que firma como solicitante por lo que ser responsable por la p rdida o deterioro del bien o bienes que en dicho formato se detallen 41 Si la
21. la Unidad Administrativa 94 Identifica los bienes que ya no son tiles a las funciones que se realizan en el Organismo o que por las condiciones f sicas en que se encuentran ya no es posible que sean utilizados los integra por lotes y solicita su desincorporaci n conforme a la Secci n 3 9 3 11 Desincorporaci n de Bienes 95 Los bienes que pueden ser desincorporados son los siguientes a Aquellos que por su estado f sico o cualidades t cnicas no resulten tiles o funcionales b Los que ya no se requieran para el servicio al cual se destinaron Los que por sus condiciones ya no puedan ser aprovechados Aquellos cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio Los que se encuentran descompuestos y no son susceptibles de reparaci n o esta no resulta rentable Bienes que se encuentran en condiciones de desecho y no es posible su reaprovechamiento g Bienes extraviados robados y o siniestrados con la documentaci n que as lo acredite 96 Trat ndose de bienes que se hubieren extraviado robado o siniestrado el Responsable de los bienes deber informar del faltante a la Gerencia de Recursos Materiales y de Servicios en un plazo no mayor a diez d as h biles despu s de que ocurrieran los hechos mediante Acta Administrativa por Robo Extrav o o Siniestro RMS F210 en la que se relate con detalle lo sucedido la cual firmar el afectado dos testigos de asistencia el inmediato superior del
22. n con el Responsable del Sistema a los pendientes hasta su conclusi n y entrega los registros al Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n 72 RESPONSABLE REVIS AUTORIZ Mar a del Carmen Basurto Revilla Karina Hern ndez Oliver Cuauht moc Rodr guez Espinosa Subdirectora de Administraci n Subgerente de Innovaci n y Calidad Director de Administraci n y Finanzas MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 Esta informaci n es para uso exclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse que utiliza la versi n vigente a GOBIERNO ERENDAE REA EC Vivir Mejor C digo Versi n PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES PATRIMONIALES RMS P200 06 SE Vigente a partir de MARZO 18 2009 SECRETAR A DE ECONOM A Proceso de Administraci n de Bienes y Servicios P gina 8 de 10 Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n 74 Revisa que los reportes de inventario f sico entregados correspondan con las bases de datos del SIADAF registros de Traspasos RMS F200 y de Autorizaci n de Salida de Bienes RMS F207 para asegurar que no existan bienes pendientes de inventariar y os entrega al Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y Almac n 75 Entrega al Resguardatario los documentos correspondientes a traspasos e inventar
23. ngreso de Bienes Personales RMS F206 con el que dicho bien ingres Personal de Vigilancia 63 Verifica que el bien corresponda a lo indicado en la Autorizaci n de Ingreso de Bienes Personales RMS F206 y anota la fecha y hora de salida as como su nombre y firma y lo entrega al Departamento de Activos Fijos y Almac n Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y Almac n 64 Archiva el asis ESA en el Etnias del solicitante 3 7 Inventario F sico 65 Durante un levantamiento de inventario f sico los bienes que se encuentren registrados en el SIADAF tanto los que son endo y que no se localicen e deber n ser ubicados por el Responsable y o Resguardatario y elaborar el Traspaso RMS F200 correspondiente en caso de que dichos bienes se encuentren en un rea diferente a la de la persona que los tiene cargados Este movimiento puede ser afectado de manera directa en la captura del inventario del nuevo Resguardatario si este se encuentra adscrito a la misma rea 66 Cuando los Reportes de Inventario F sico no sean firmados por el Resguardatario a m s tardar en tres d as h biles sin causa justificada se considerar como aceptado el resguardo de los bienes listados 67 El Departamento de Activos Fijos y Almac n puede proporcionar copia de los Traspasos RMS F200 o reportes totales de bienes a cargo de un Resguardatario a solicitud de los interesados 68 Si se requiere modificar el n mero de serie o modelo regis
24. on el sello del Departamento de Activos Fijos y Almac n RESPONSABLE REVIS AUTORIZ Mar a del Carmen Basurto Revilla Karina Hern ndez Oliver Cuauht moc Rodr guez Espinosa Subdirectora de Administraci n Subgerente de Innovaci n y Calidad Director de Administraci n y Finanzas MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 Esta informaci n es para uso exclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse que utiliza la versi n vigente Vivir Mejor PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES PATRIMONIALES GOBIERNO ERENDAE REA EC lt CGMINER A COORDINACI N GENERAL DE MINER A C digo Versi n RMS P200 06 Vigente a partir de MARZO 18 2009 SE SECRETAR A DE ECONOM A Proceso de Administraci n de Bienes y Servicios P gina 4 de 10 3 3 Resguardo de Bienes 10 nicamente podr tener bienes resguardados el personal de base del Servicio Geol gico Mexicano por lo que los bienes que sean utilizados por el personal eventual ser n resguardados por el empleado bajo cuyas rdenes se encuentren laborando 11 Los bienes ubicados en reas comunes se cargan al titular de sta por tratarse de bienes de uso general Resguardatario 12 Solicita el bien para resguardo al Coordinador de Almac n 13 Elabora el Traspaso RMS F200 del bien conforme a la Gu a de
25. pueda ser Alias se aplicar el Dictamen de Responsabilidad RMS F204 al Resguardatario de dicho bien registrado en el S le Admini n d Fijos para que se determine si es responsable de la p rdida se aplique el dictamen con cargo y se turne a la E de Recursos Humanos para el descuento correspondiente 100 Cuando los bienes extraviados correspondan a equipo de uso personal como c maras br julas posicionadores alt metros lupas etc se cobrar al responsable el 100 del valor actualizado del bien extraviado calculado conforme al Instructivo para Realizar Baja de Bienes en Sistema RMS 1201 RESPONSABLE REVIS AUTORIZ a ri Do Mar a del Carmen Basurto Revilla Karina Hern ndez Oliver Cuauht moc Rodr guez Espinosa Subdirectora de Administraci n Subgerente de Innovaci n y Calidad Director de Administraci n y Finanzas MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 Esta informaci n es para uso exclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse que utiliza la versi n vigente E Vivir Mejor CG COORDINACI N GENERAL DE MINER A C digo Versi n PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES PATRIMONIALES RMS P200 06 SE 101 102 103 104 105 106 107 Vigente a partir de MARZO 18 2009 SECRETAR A DE ECONOM A Proceso de Admin
26. que utiliza la versi n vigente
27. s 1 Las actividades que se describen se realizan por el personal de oficinas for neas conforme a las siguientes equivalencias Oficinas Centrales Oficinas For neas Usuario o Responsable de la Compra Usuario o Responsable de la Compra Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y mn Almac n Controlador del Departamento de Activos Fijos y Almac n Administrador Subdirector de Administraci n Responsable del Sistema RESPONSABLE REVIS AUTORIZ Mar a del Carmen Basurto Revilla Karina Hern ndez Oliver Cuauht moc Rodr guez Espinosa Subdirectora de Administraci n Subgerente de Innovaci n y Calidad Director de Administraci n y Finanzas MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 MARZO 18 2009 Esta informaci n es para uso exclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse que utiliza la versi n vigente GOBIERNO SUN NN o TN O E E ros So CGMINER A COORDINACI N GENERAL DE MINER A C digo Versi n PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES PATRIMONIALES RMS P200 06 SE Vigente a partir de MARZO 18 2009 SECRETAR A DE ECONOM A Proceso de Administraci n de Bienes y Servicios P gina 3 de 10 Gerente de Contabilidad y Presupuestos Administrador Coordinador de Almac n Gerente o Responsable del Almac n G
28. trados en la base de datos del SIADAF el Resguardatario responsable debe solicitar por escrito al Jefe del Departamento de Activos Fijos y Almac n la modificaci n correspondiente utilizando la Solicitud de Correcci n de Datos RMS F209 Esto nicamente en el caso de que no se modifiquen la descripci n y Caracter sticas generales del bien de que se trate Jefe de Departamento de Activos Fijos y Almac n 69 Env a al Responsable del rea una notificaci n que indique por lo menos Alcance del trabajo a realizar b Nombre del personal que realizar el levantamiento de inventario f sico Fecha de inicio del levantamiento d Fecha estimada de t rmino 70 Informa a los Controladores asignados para el levantamiento el periodo de realizaci n del mismo Controlador 71 Imprime las relaciones de activo fijo bienes menores de consumo y de libros y publicaciones emitidas por el Sistema de Administraci n de Activos Fijos y correspondientes alos Resguardatarios adscritos al rea a inventariar as como el isis de 1 informaci n el Inventari Acude al rea dende se realizar el levantamiento en la fecha indicada en la notificaci n verifica f sicamente en presencia del Resguardatario cada uno de los bienes que est n enlistados conforme al Instructivo para Realizar el Inventario F sico RMS 1203 y entrega los registros generados al terminar la actividad 73 Con los reportes generados donde aplique da seguimiento en coordinaci
29. xclusivo del Servicio Geol gico Mexicano El uso e impresi n fuera del Portal del Sistema de Gesti n de Calidad se considera COPIA NO CONTROLADA y es responsabilidad del usuario cerciorarse que utiliza la versi n vigente e GOBIERNO E E o NN gt US A a Vivir Mejor C digo Versi n PROCEDIMIENTO PARA CONTROLAR LOS BIENES PATRIMONIALES RMS P200 06 SE Vigente a partir de MARZO 18 2009 SECRETAR A DE ECONOM A Proceso de Administraci n de Bienes y Servicios P gina 5 de 10 resguardo se aplicar el Dictamen de Responsabilidad RMS F204 a las personas se aladas como responsables seg n proceda 26 27 28 29 Resguardatario Actual 30 Elabora el Traspaso RMS F200 conforme a la gu a de llenado correspondiente asegurando que la informaci n contenida en el registro este completa 31 Entrega f sicamente el bien al nuevo Resguardatario Nuevo Resguardatario 32 Verifica las condiciones en las que se recibe el bien y que corresponda a lo descrito en el Traspaso RMS F200 33 Registra su firma de conformidad con el bien recibido Resguardatario Actual 34 Entrega el Traspaso RMS F200 original y una copia en el Departamento de Activos Fijos y Almac n Auxiliar Administrativo del Departamento de Activos Fijos y Almac n 35 Sella de recibido el original y la copia del Traspaso RMS F200 entrega copia al Resguardatario actual como comprobante del movimiento y el original lo entrega al Responsable de
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