Procedimiento para los Contratos
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1. a PIR 2 PD 5 A Universidad Tecnol gica de Panam 5 A RA Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras RAg in pa t o Procedimiento para los Contratos 1 Introducci n Este procedimiento es relativo a los contratos 2 Objetivo del Procedimiento Elaborar contratos para la adquisici n de servicios o productos para las unidades de la Instituci n que as lo requieran 3 Campo de Aplicaci n Departamento de Compras Menores Seguimiento y Control Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras 4 Definiciones 4 1 Contrato de Obras Aquel que celebren las entidades estatales para la construcci n el 4 2 4 3 4 4 4 5 4 6 4 7 4 8 4 9 4 10 4 11 mantenimiento la reparaci n la instalaci n y en general para la realizaci n de cualquier otro trabajo material sobre bienes muebles e inmuebles cualquiera que sea la modalidad y pago Contrato de Prestaci n de Servicios Aquel que celebren los entes p blicos para desarrollar actividades relacionadas con la administraci n o el funcionamiento de la entidad Estos contratos solo podr n celebrarse cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados Contrato de suministro Aquel relacionado con la adquisici n de bienes muebles con independencia del tipo de bien la modalidad o caracter stica que revista el contrato siempre que implique la entrega y o instalaci n y o repa2. gina Documentado por PCUTP DNPC DCMSC6 2012 01 10 1 2013 P gina 4 de 4 Betsy Espinosa
3. una vez que el Contrato es firmado por el Rector el C digo Revisi n Fecha P gina Documentado por PCUTP DNPC DCMSC6 2012 01 10 1 2013 P gina 2 de 4 Betsy Espinosa PA 2 a 2 PD 5 e A Universidad Tecnol gica de Panam 5 A RA Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras RAg in pa t o Procedimiento para los Contratos Asesor Legal y la Compa a 6 8 La Vicerrector a Administrativa remite el contrato a la Direcci n de Presupuesto el cual coloca el sello de compromiso de partidas despu s se env a a la Oficina de Control Fiscal para el refrendo 6 9 La Oficina de Control Fiscal remite el contrato refrendado a la Vicerrector a Administrativa la cual distribuye copia del Contrato a Rector a Direcci n General de Planificaci n Universitaria Oficina de Metas Direcci n de Presupuesto la unidad administrativa solicitante Direcci n de Finanzas Departamento de Almac n Direcci n General de Ingenier a y Arquitectura si es de Obras Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras junto con el expediente si es Obras el expediente completo reposa en Asesor a Legal el original del Contrato se remite a Asesor a Legal 6 10 Una vez llegue a la DNPC el Oficial de Compras anota en el control de Contratos y escanea para ser publicado en el Sistema Electr nico de Contrataciones P blicas PanamaCompra 7 Manejo y Archivo de Procedim
4. 1 de 4 Betsy Espinosa S AA 2 2 Ed WAA 5 A Universidad Tecnol gica de Panam 5 A 4 Az Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras RA g e pa y o Procedimiento para los Contratos 5 Referencias e El Texto nico de la Ley de Contrataciones P blicas e Decreto N m 317 Leg De 12 de diciembre de 2006 Por el cual se reglamenta las Fianzas que se emitan para garantizar las obligaciones contractuales el Estado y se establecen sus modelos e Manual de usuario del m dulo de compras del SIAF e Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para los contratos o compras menores M 13 96 Contralor a General de la Rep blica de Panam e Ley No 32 del 8 de noviembre de 1994 Ley Org nica de la Contralor a General de la Rep blica e C digo Fiscal Marzo 1995 e Manual para el M dulo de Adquisici n de Bienes y Servicios del SIPAF DITIC Direcci n de Tecnolog a de la Informaci n y Comunicaciones 2012 Algunas de las pantallas descritas en este Manual est n siendo modificadas por ser un nuevo sistema seg n requerimientos entre DITIC y la DNPC por lo que se encontrar n algunas diferencias entre lo descrito en ste con lo que se tenga visualmente en las pantallas de los puntos de uso 6 Descripci n metodolog a 6 1 6 2 6 3 6 4 6 5 6 6 6 7 Cada oficial de Compras recibe la requisici n y cumple con los procedimientos de Compra Menor o Licitaci
5. iento Cada destinatario rea es responsable del correcto manejo y archivo de los procedimientos Enti ndase por archivo la acci n de mantener los procedimientos en lugares seguros apropiados y de f cil acceso para su consulta revisi n o puesta al d a 8 Anexos N Documento C digo actual C digo anterior 1 Modelo de Contrato re A aaa 0 2 Fianza de Cumplimiento A 0 C digo Revisi n Fecha P gina Documentado por PCUTP DNPC DCMSC6 2012 01 10 1 2013 P gina 3 de 4 Betsy Espinosa S a Se 2 2 Ed 2 E 5 A Universidad Tecnol gica de Panam 5 A 4 RA Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras RA g Me 1931 Pa e 2081 a Procedimiento para los Contratos Actividad Responsable Nombre Firma Fecha Asistente de Calidad Rouxana 07 02 2012 Inst Young Documentado Jefa del Departamento por de Compras Menores Betsy Espinosa 07 02 2012 Seguimiento y Control Jefa del Departamento de Compras Menores Betsy Espinosa 07 11 2012 Seguimiento y Control Revisado por A Jefa del Departamento Eyra Garc a de ns 13 11 2012 de Licitaciones Vivero Asistente de Calidad Mar a Del Pilar 19 11 2012 Inst Pinilla Coord Calidad Inst Cecibel Torres 19 11 2012 Directora de DIPLAN Delva Batista Aprobado por i j sl Directora de DNPC Runi Caballero C digo Revisi n Fecha P
6. n P blica seg n sea el caso si el procedimiento procede contrato en vez de orden de compra se remite al abogado de la VIAD el cual elabora borrador del contrato tomando como referencia los Modelos de Contratos designados por la Contralor a General de la Rep blica Mantenimiento Arrendamiento Prestaci n de Servicios Obras Suministro etc Ver Anexo 1 Modelo de Contrato El abogado procede a confeccionar el borrador del contrato El Oficial de Compras capta en el Sistema de Compras SIPAF m dulo de Contratos todos los datos del mismo La Secci n de Seguimiento y Control folea todo el expediente y env a el expediente completo a Asesor a Legal mediante nota y v a E mail Luego anota en el control de contrato los siguientes datos No de contrato concepto nombre de la compa a unidad monto fondo fecha de env o duraci n etc Adicionalmente el SIPAF emite un reporte autom tico llamado Informe de Contratos y Adendas Asesor a Legal revisa el contrato hace las correcciones e imprime cuatro 4 juegos del mismo Asesor a Legal solicita mediante nota a la Compa a los documentos necesarios para el refrendo copia de c dula del representante legal estampillas registro p blico y en caso de que el contrato exceda los B 30 000 00 la fianza de cumplimiento etc Ver Anexo 2 Fianza de Cumplimiento Asesor a Legal remite el expediente completo a la Vicerrector a Administrativa para proseguir con el tr mite de refrendo
7. raci n y o mantenimiento de bienes en el tiempo y lugar fijados de conformidad con las especificaciones t cnicas descritas en el pliego de cargos o en el contrato a un precio determinado el cual puede ser pagado total o parcialmente Contratos Pacto establecido con ciertas formalidades entre dos o m s personas en virtud del cual se obligan rec procamente a ciertas cosas Documento en que se consigna DCMSC Departamento de Compras Menores Seguimiento y Control DIPLAN Direcci n General de Planificaci n Universitaria DNPC Direcci n Nacional de Proveedur a y Compras Fianza de Cumplimiento Garant a exigida al adjudicatario de un acto de selecci n de contratista o beneficiario de una excepci n de procedimiento de selecci n de contratista para el fiel cumplimiento del contrato u obligaci n de ejecutar su objeto y una vez cumplido este de corregir los defectos a que hubiera lugar de ser el caso SIIAF Sistema de Informaci n Integrado Administrativo y Financiero SIPAF Sistema de Informaci n Presupuestario Administrativo y Financiero El SIPAF es el sistema que est remplazando al SHAF a n hay algunos documentos que iniciaron su proceso por el SIAF en este a o y deben terminar su tr mite en el mismo Este nuevo sistema se empez a usar en abril de 2012 VIAD Vicerrector a Administrativa C digo Revisi n Fecha P gina Documentado por PCUTP DNPC DCMSC6 2012 01 10 1 2013 P gina
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