Manual de utilización del Registro.
Contents
1. gt Historial de A adir documento ip p gina Eliminar Cambiar nombre Al seleccionarlo se muestra el cuadro de selecci n de ficheros del explorador de Windows para seleccionar el documento a anexar Elegir archivo Buscar en C DEZLOG F El dbzwi Documentos recientes e Escritorio Mis stos de red Hombre Tipo Todos bearehivos E r Cancelar Escanear p gina una vez configurado el esc ner se podr escanear documentos seleccionando esta opci n Cuando es la primera vez que se selecciona la aplicaci n se descarga un ActiveX programa para poder configurar el esc ner y escanear documentos SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 12 de 28 O ba p v O ab am Modificar Aehren SIGEM LIBRO DE ENTRADA 5 Registro Comentarios a a Anexos E reclar 5 Historial de O Gan A adir p gina Eliminar Cambiar nombre Eliminar con esta opci n se podr eliminar un documento anexado Cambiar nombre opci n para cambiar el nombre del documento anexado 3 2 Compulsa de documentos El registro de SIGEM incorpora la funcionalidad de la Compulsa de documentos 3 2 1 Normativa y descripci n La Orden 1TC 1475 2006 de 11 de mayo del Ministerio de Industria Comercio y Turismo regula la Compulsa Electr nica de Documentos en Papel Es un modelo a seguir para el resto de las Administraciones P blicas aunque limi2. Registro amp Comentarios 3 anexos Comentario Tni E E Habilitar validaci n de personas O mostrar cuadro de di logo de captura El usuario podr completar este campo con los comentarios correspondientes Una vez completados los campos de Registro se pulsar superior izquierda de la pantalla 3 Escritorio wa de invesicres Corporate 6 5 2 Microsoft Internet Explorer GSigen a no gt Usuario U3 Oficina de registro 001 OFICINA DE ORGANISMO SIGEM 2 Ayuda A Huevo registro A Guardar Be Imprimir Sello Conf sello a Conf esc ner Es Conf registro 0 LIBRO DE ENTRADA e N mero de registro sida Usuario pS 7 Estado Completo S SEN Fecha de registro 20 06 2007 12 55 40 Fecha de trabajo 20062007 Comentarios ES E ma Oficina de registro 001 a DE ORGANISMO SIGEM historial de Distribuci n Origen ADMINPUPLICAT m ADMINISTACION_PUPLICA1 DEG 001 SERVICIO DE RELACIONES CON EL CIUDADANO mE JUAN CARLOS FERN NDEZ ESP SITO Toda 001 a dais SUGERENCIAS Resumen Ref Expediente Entrad Tipo de Reg original eS NE registro original Fecha de Reg original Tipo de transporte CORREO ELECTR NICO E N mero de transporte Configuraci n C Habilitar validaci n de personas C mostrar cuadro de di logo de captura 000090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Reg
3. comentarios a ii o a a Oficina de registro Anexos 5 3 Origen A El Destino al Remitentes i q jl Tipo de asunto m Resumen Ref Expediente E N registro original i Tipo de Reg original _E Fecha de Reg original Tipo de transporte a N mero de transporte Configuraci n C Habilitar validaci n de personas Cl mostrar cuadro de di logo de captura La parte central de la pantalla la ocupa el formulario con dos tipos de campos Campos del registro que rellenar la aplicaci n autom ticamente N mero de Registro Usuario Estado Fecha de trabajo y Oficina de Registro Campos que deber cumplimentar el usuario registrador que son el resto de los campos del formulario de los cuales los campos Origen Destino Tipo de asunto Tipo de Registro original y Tipo de transporte se rellenar n autom ticamente seleccionando la opci n correspondiente de la pantalla que l aparece al pulsar sobre el icono El del campo que se quiera cumplimentar SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 8 de 28 Aehren SIGEM El campo Remitentes se podr rellenar manualmente o seleccionarlo de la base de 4 terceros seleccionando el campo Habilitar validaci n personas parte inferior B izquierda de la pantalla 3 Escritorio Mh b de invesicres Corporate 6 5 2 Microsoft Internet Explorer EJES gt
4. e Los documentos originales una vez compulsados electr nicamente se devolver n a los interesados o a los que los presentaron 3 2 3 Formato de los documentos compulsados Los documentos compulsados electr nicamente se almacenar n utilizando el formato XML Advanced Electronic Signatures XAdES especificaci n t cnica ETSI TS 101 903 v1 2 2 2004 04 Este formato almacena una copia del documento original en papel el resultado de aplicar los algoritmos hash el certificado utilizado para firmar el documento compulsado electr nicamente que permite identificar al funcionario o empleado p blico que realiza la compulsa electr nica la fecha y hora de la compulsa de acuerdo con el horario oficial y la firma electr nica reconocida generada 3 2 4 Validez documentos compulsados electr nicamente Los documentos compulsados electr nicamente tendr n la misma validez que el documento original en el procedimiento concreto de que se trate de acuerdo con lo previsto en el art culo 8 3 del Real Decreto 772 1999 de 7 de mayo por el que se regula la presentaci n de solicitudes escritos y comunicaciones ante la Administraci n General del Estado la expedici n de copias de documentos y devoluci n de originales y el r gimen de las oficinas de registro Cuando se compulsa un documento se generan los siguientes archivos e El fichero pdf original e El fichero pdf compulsado Este documento en su margen izquierdo o en la parte supe
5. E Anexos Docu SA Historial de O habilitar validaci n de personas C Mostrar cuadro de di logo de captura Inicio E 2 r Papelera de feci 410 127 100 irata j ngel Martin Fo g Escritorio Webd 3 Escritorio Web g ES Xx a 00090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 16 de 28 Aehren SIGEM Finalmente se muestra la imagen compulsada y un mensaje confirmando que la 4 compulsa se ha realizado correctamente F A Escritorio Web de invesicres Corporate Microsoft Internet Explorer LIBRO DE ENTRADA Guardar bi a LIBRO DE ENTRADA 8082 EN Registro J Comentarios EA Anexos 8 Documentos compulsados HA Historial de Distribuci n Documentos originales a Registros asociados Microsoft Internet Explorer A Documento compulsado satisFactoriamente ii i t pr uy O 2 E ERRE O Cl Habilitar validaci n de personas lt C Mostrar cuadro de di logo de captura EA Inicio E G aje 10 127 100 165 Pu Angel Martin Forero TD O NOMBRE que este documento es reproduccin fel del o 124323 0912007 El documento consta de un total de 1 folios Fobo 1 de 1 localizador Para hecer constar A fecha 21 00 M0 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 17 de 28 Aehren SIGEM En la imagen anterior se ha dise ado la firma compulsado en le lateral izquierdo Se han eliminado los datos del firmante Nota en la zona izquierda frame de la aplicaci n
6. s S El E A Ka B squeda fp Favoritos Ea B S R Fel Direcci n 4 http 128 90 233 247 9080 isicres default jsp Idioma 8numIdioma 10 v a Yr O nagte E Oficina de registro 001 OFICINA DE REGISTRO1 Ayuda Usuario US Libros de registro LIBRO DE ENTRADA amp Registro de entrada Huevo registro Informes Distribuci n LIBRO DE ENTRADA de gistro E de Es Registro de salida a f z 7 Miro N N mero de registro Hoa ES PRAT Fecha de registro Igual a E 20 06 2007 M FEmprar Usuario Igual a ow Buscar himd Fecha de trabajo Iguala l ca i i J Oficina de registro Igual a y El Estado Iguala x E A Origen Igual a z g Destino Igual a Mig El Remitentes Igual a J NS registro original Iguala oo E IS Resumen Igual a Tipo de Asunto Igual a H Ref Expediente Igual a E Ji El Listo 84 Intranet local 1 Ejecutar una b squeda de registros utilizando los campos del formulario y pulsando el bot n Aceptar 2 Buscar el ltimo registro realizado seleccionando el bot n Buscar ltimo 3 Limpiar la pantalla con los datos de la ltima b squeda realizado seleccionando el bot n Limpiar 4 Realizar un nuevo registro seleccionando el ancla situado en la parte superior derecha de la pantalla Nuevo registro 5 Emitir informes o certificados de registro seleccionando
7. A gt A E SDS a i dls Usuario U3 Oficina de registro 001 OFICINA DE ORGANISMO SIGEM 2 Ayuda A Registrar iy Conf sello Conf esc ner e Conf registro LIBRO DE ENTRADA N mero de registro Usuario 155 3 Estado Registro D 3 y Fecha de registro Fecha de trabajo O amp Comentarios A La ass a 6 o Oficina de registro l Origen al 179 O Remitentes ab Tipo de asunto m Resumen q9 O Ref Expediente Ban NE registro original Lo Tipo de R riginal a A POCA PRD ONE E Fecha de Rea original O gls transporte N mero de transporte gt Configuraci n Habilitar validaci n de personas e El resto de los datos se introducir n de forma manual Una vez cumplimentados los campos del formulario para dar de alta el registro se seleccionar el ancla situada en la parte superior izquierda de la pantalla Registrar 0 O SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 9 de 28 Aehren SIGEM Comentarios Si se pulsa esta ancla en la parte izquierda de la pantalla se muestra el siguiente formulario 2 Escritorio Web de invesicres Corporate 6 5 2 Microsoft Internet Explorer a k Qicem pa 7 T a Usuario U3 Oficina de registro 004 OFICINA DE REGISTRO 2 Ayuda A Registrar Conf sello Ga Conf esc ner Conf registro 9 LIBRO DE ENTRADA
8. c digo de la unidad administrativa de destino Para volver a la pantalla principal de registro el usuario pulsar el bot n Volver 00090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 28 de 28
9. el ancla situado en la parte superior derecha de la pantalla Informes 6 Ejecutar la aplicaci n de distribuci n de registros seleccionando el ancla situado en la parte superior derecha de la pantalla Distribuci n 00090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 7 de 28 O pun p v O ab am Modificar Oehring E SIGEM Para dar un nuevo registro se seleccionar el bot n o ancla Nuevo registro situado en la parte superior izquierda de la pantalla Se muestra entonces la pantalla en formato Formulario bajo estas l neas se puede ver en su parte izquierda la estructura del libro de registro es decir las hojas en las que est n distribuidos los campos del formulario y que se podr n ir cumplimentando para hacer el registro tan completo como se quiera Registro por defecto es la hoja que se muestra y se corresponde con la imagen inferior Comentarios Anexos o documentos O E Escritorio eb de invesicres Corporate 6 5 2 Microsoft Internet Explorer EJES a gt gt gt k E da Dicen e E Cerrar 0 f 7 Ayud Usuario U3 Oficina de registro 001 OFICINA DE ORGANISMO SIGEM yuda D ES Registrar Sy Conf sello Conf esc ner o Conf registro Ss O O LIBRO DE ENTRADA peau er in p QU N mero de registro Usuario L Estado L ZA q Registro FAA O A Fecha de registro Fecha de trabajo
10. en el apartado anexos se mostrar un nuevo clasificador Documentos compulsados dentro del que se pueden consultar los siguientes documentos 1 El fichero pdf original 2 El fichero pdf compulsado banda situada en el margen izquierdo o superior formada por una imagen y texto que muestra datos del firmante 3 Un fichero xml que muestra la firma en formato XADES O LL pr v O ab x Modificar SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 18 de 28 Aehren SIGEM 4 Modificar Registro Los usuarios que tienen permiso de modificaci n pueden cambiar todos los datos de un registro a excepci n de los siguientes N mero de registro Usuario Estado Fecha de trabajo Oficina de registro Para ello tienen que tener en pantalla el registro que se quiere modificar cambiar el o los datos que estuvieran no cumplimentados o incorrectos y pulsar el ancla Guardar EM Web de invesicres Corporate A E y gt _ _ A A D o gt E aE icem _s still i ha a AS Usuario U3 Oficina de registro 004 OFICINA DE ORGANISMO SIGEM 2 Ayuda O 2 le3 D pr A Guardar 8 Imprimir gt Sello 29 Conf sello Conf esc ner 30 V O 9 LIBRO DE ENTRADA 2007001000001 u2 I let an S N mero de registro Usuario Estado ncompieto S Regt Fecha de registro 20 06 2007 12 13 52 Fecha de trabajo 20 0
11. siguientes documentos relacionados con la operativa de registrar y con el Registro SIGEM Manual Administrador Registro Manual de Instalaci n del Registro O pr 0b O O 0090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 4 de 28 AVI T9y 2 ROJO NE SIGEM 2 Acceso a la aplicaci n El acceso a la aplicaci n de Registro se realizar v a Web desde cada oficina de Registro Puede ser desde un Portal del Organismo un icono en el escritorio etc El usuario deber introducir los datos de Nombre y Contrase a dados por un administrador de Registro o de Sistemas para acceder a la aplicaci n Cumplimente su nombre y contrase a de usuario Mormbre Contrase a At a SA Cambiar contrase a El usuario podr cambiar la contrase a pulsando la opci n Cambiar contrase a La Cun fimente su nombre y contrase a de usuario Cambiar contrase a Nombre Doo O O Nueva contrase a Y Confirmaci n de 22M contrase a Cancelar Se introducir los datos correspondientes y se pulsar Aceptar Para salir de la pantalla de cambio de contrase a se pulsar Cancelar 00090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 5 de 28 Lam O O O Q Acceso a Aehren SIGEM Una vez introducido el Nombre y la contrase a se pulsar Aceptar y el sistema mostrar la p gina principal del Registro General EMO Web de invesicres Corporate 6 5 2 Microsoft
12. 2 OFICINA DE REGISTRO2 ia EF LIBRO DE ENTRADA 8080 ES Registro 3 Comentarios E EA Anexos a Documentos compulsados Historial de Distribuci n Documentos originales EA Regist iad AS Advertencia Seguridad Desea instalar y ejecutar el miniaplicaci n Firmado distribuido por CERTIFICADO FIRMA DE SOFTWARE TELYENT No puede verificarse la autenticidad del editor A El certificado de seguridad lo emiti una compa a que no es de confianza A El certificado de seguridad ha caducado o a n no es v lido M s detalles O Ls r p V O xX adn C Habilitar validaci n de personas e a de pra de captura BE inicio PA Mr Papelera de reciclaje 10 127 100 165 Pu j Angel Mertin Forere A A 49 O em O r O e Finalmente pulsar el bot n Compulsar lt El programa se mostrar sobre la imagen la ventana de selecci n del certificado de firma con el que se firmar el documento y en la que una vez seleccionado se pulsar el bot n Aceptar Nota la imagen con el nombre del certificado se ha modificado para escribir un nombre falso A Escritorio Web de invesicres Corporate Microsoft Internet Explorer Ae Usuario uUi Maximizar Cerrar Ayuda LIBRO DE ENTRADA Oficina de regis 002 OFICINA DE REGISTRO2 i O bi E LIBRO DE E ET X E Registro i a E 2 comenta Seleccione Certificado em CERTIFICADO PARA SELECCIONAR Y FIRMAR EL DOCUMENTO
13. 6 2007 5 Comentarios as z o i E E a ezos Oficina de registro 001 OFICINA DE ORGANISMO SIGEM E i 3 historial de Distribuci n Origen El er m Y Destino Er Remitentes O O Tipo de asunto gt Resumen Ref Expediente NA registro original Tipo de Reg original al Fecha de Reg original Tipo de transporte a N mero de transporte Configuraci n C Habilitar validaci n de personas Cl mostrar cuadro de di logo de captura 0 O SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 19 de 28 Aehren SIGEM 5 Buscar registros Para realizar cualquier b squeda una vez seleccionado el libro Entrada o Salida se cumplimentar n el o los campos por los que se quiera realizar la b squeda y se pulsar el bot n Aceptar 3 Escritorio Web de invesicres Corporate 6 5 2 Microsoft Internet Explorer Ex Archivo Edici n ver Favoritos Herramientas Ayuda Ay Atr s QJ a A yo B squeda He Favoritos 4 B d r Fel Direcci n http 128 90 233 247 9080 isicres default jsp Idioma 8 amp numIdioma 10 v Er Osmar k D Ayuda Usuario U3 Oficina de registro 001 OFICINA DE ORGANISMO SIGEM Libros de registro LIBRO DE SALIDA amp Registro de entrada 5 LIBRO DE ENTRADA e Huevo registro e Informes S Distribuci n 5 Registro de salida 3 LIBRO DE SALIDA N m
14. CECL Cl LOCaL Secretaria de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Informaci n Secretar a de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Informaci n S E T S SISTEMA INTEGRADO DE GESTI N MUNICIPAL SIGEM Manual de Usuario de Registro N mero de expediente Descripci n del documento Manual de Usuario de Registro Ref Documento SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro Revisi n 02 Fecha 21 09 2007 Partida de certificaci n Control del documento Participantes del Grupo de Trabajo que coordina el documento Entidad Nombre funci n MITyC Ministerio de Industria Turismo y Comercio Organismo promotor SIGEM FEMP Federaci n Espa ola de Municipios y Provincias Organismo promotor SIGEM MAP Ministerio para las Administraciones P blicas Organismo promotor SIGEM lecisa Empresa colaboradora del proyecto SIGEM Reuniones del Grupo de Trabajo que coordina el documento Fecha Documento Acta de la reuni n Elaboraci n Responsabilidad Nombre funci n Desarrollado por Grupo de Trabajo Revisado por Aprobado por Control de versiones Versi n Fecha aprobaci n Cambio producido 01 19 06 2007 Versi n inicial 02 21 09 2007 Versi n 02 Se amplia la informaci n del procedimiento de Compulsa de documentos NDICE 1 OBJETO retracto 4 Lil DOCUMENTOS RELACIONADOS socivinia da cacrie dadas 4 2 ACCESO A LA APLICACI N occ
15. Internet Explorer OEA Archivo ess Ver Favoritos Herramientas Ayuda Q Atr s v x a A Ka B squeda fp Favoritos g B S Sl Lo Fel Direcci n 4 http 128 90 233 247 9080 isicres default jsp Idioma amp numIdioma 10 yv Er Qs E Usuario U3 Oficina de registro 001 OFICINA DE RESISTROA 2 Ayuda Libros de registro amp Registro de entrada 3 LIBRO DE ENTRADA Es Registro de salida LIBRO DE SALIDA l Listo ul Intranet local El sistema muestra para el usuario conectado los libros de registro a los que puede acceder Obs rvese que en la parte central y superior de la pantalla se muestra el dato de la oficina de Registro a la que est asignado el usuario que se ha identificado y entrado a la aplicaci n El primer paso para acceder al Registro de entrada o al Registro de salida es seleccionar uno de dichos Libros que se encuentran en la parte izquierda de la pantalla 0 O SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 6 de 28 Lam O O O Q Acceso a Aehren SIGEM 3 Registro de entrada salida Se supondr en este manual que se ha seleccionado el Libro del Registro de Entrada todo lo que se dice en el manual para Registro de entrada es aplicable al Registro de Salida se pueden realizar las siguientes acciones A Escritorio Web de invesicres Corporate 6 5 2 Microsoft Internet Explorer EES Archivo Gici n Ver Favoritos Herramientas Ayuda Atr
16. ario O O O pa v O Para que se produzca la distribuci n autom tica el registro tiene que estar completo es decir al menos debe tener datos en los campos Origen o Remitente Destino y Resumen o Tipo de asunto 00 M0 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 27 de 28 Aehren SIGEM Desde la pantalla de Distribuci n se pueden realizar diferentes operaciones t Refrescar E Aceptar E F Rechazar ae Cambiar destino E Archivar mi Buscar E Propiedades m 2 Comentario O O O pa Y O e Aceptar S lo para los que est n Pendientes en la bandeja de entrada Cuando acepta uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de pendientes y cambia su estado a aceptado e Archivar S lo para los registros cuyo estado es Aceptado en la bandeja de entrada Cuando archiva uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de aceptados y cambia su estado a archivado e Rechazar S lo para los registros que est n Aceptados o Pendientes en la bandeja de entrada Cuando rechaza uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de pendientes y le aparecen como rechazados en la bandeja de entrada al usuario que realiz el env o e Cambiar destino El usuario puede Cambiar el destino de un registro Para ello primero seleccionar uno o varios registros y pulsar el bot n Cambiar destino con lo que se abre una ventana en la que indicar el
17. cococnncncncnnnncnnnnnnnnnnnnnn nano nna naar anna nena na nena 5 3 REGISTRO DE ENTRADA SALIDA ssssnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 7 3 1 INCORPORACI N DE DOCUMENTOS AL REGISTRO 0ccccocccccnncnnnnnnnnnnrnnannnrannr rra arras 11 3 2 COMPULSA DE DOCUMENTOS cococococococo conan rr 13 3 2 1 Normativa y descripci n serranas 13 3 2 2 Procedimiento completo ss ssssssnssssnssssnsesssnnnsssenssosensossnnessnnessnnensssenno 13 3 2 3 Formato de los documentos compulsados occcccccccncnccccnnnnnnnnnnnncconnnnnnnanns 14 3 2 4 Validez documentos compulsados electr nicamente oococcccccononnnananonananono 14 3 3 OPERATIVA DEL USUARIO DE REGISTRO EN LA COMPULSA ocococococorononana nana nana ranas 15 4 MODIFICAR REGISTRO ccccccccccccccoccoco coro cono ononnnnn nora rnn rn rrnranrrnnannanss 19 5 BUSCAR REGISTROS occccccccccccccocooooooo ooo nonnnrnrrrranrrn ran rrnrannnnnannas 20 6 CONFIGURACI N SELLO coccccococncncncnococarnnnanananarnrnanananararnrnanananararnanananannns 23 7 CONFIGURAR ESC NER ocoocococnonncncncnnnncncnnnnancnnnnanenenn ana nena nan n naa nana 24 8 DISTRIBUCI N cccocococnccocococncnononanarnrnrnananarnrnrnenananararnrnanananararnrnananararnananan 26 Aehren SIGEM 1 Objeto Este documento tiene por objeto la descripci n del Manual de la aplicaci n de Registro para el proyecto SIGEM SISTEMA INTEGRADO DE GESTION MUNICIPAL 1 1 Documentos relacionados Se recomienda la lectura de los
18. cres Corporate 6 5 2 Microsoft Internet Explorer TER Archivo Edici n Yer Favoritos Herramientas Ayuda Q ars Q a A KS B squeda Pp Favoritos E B Sa Fel Direcci n http 1 128 90 233 247 9080fisicres default jsp Idioma 8numIdioma 10 xy Dr Osma g Oficina de registro 001 OFICINA DE ORGANISMO SIGEM 9 LIBRO DE ENTRADA Primera Anterior Registro 1 3 de 3 Siguiente Ultima Registro 11 Ir N mero de registro Fecha de Fecha de registro trabajo u estino Estado Resumen 20 06 2007 2007001000001 12 19 52 20 06 2007 uz Incompleto RESUMEN DE LA 20 06 2007 E TAVARES CASANUEVA gt 2007001000002 20 06 2007 uz 001 RECLAMACI N 12 52 29 MANUEL Completo 2007 2345 2007001000003 20 06 2007 20 06 2007 u3 ADMINpUpLICAS ODi WAN CARLOSFERNANDEZ Completo 12 55 40 ESPOSITO Intranet local Desde esta ventana de resultados se podr e Dar de alta un nuevo registro con la opci n Nuevo registro e Buscar volver a realizar otra b squeda e Editar para cambiar sin salir de la lista el Origen y Destino de un registro Se seleccionar un registro de la lista haciendo clic con el rat n sobre el cuadrado que se muestra a la izquierda del n de registro y se pulsar el bot n Editar Se muestra la siguiente pantalla de selecci n de Origen y Destino Editar Di logo Web Seleccione el campo a editar E ceptar 2 Origen Cancatar E Destino Establezca la nueva unidad
19. ello de registro tiene que seleccionar la opci n Sello Para configurar el sello se pulsar en Conf sello y se introducir n los datos correspondientes en la pantalla O v ep E O o an pu 5 D g C O O E He p ginas fe D dipo de oliciia E Dif de recia detras sigan pate P 5 Debor de identhicaci n en la mesma Enss i Una vez introducidos los datos se pulsar Prueba para comprobar que se ha configurado correctamente y a continuaci n Aceptar 000090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 23 de 28 Aehren SIGEM 7 Configurar Esc ner Seleccionar Conf escaner con lo que se instala el plug in que cargar los drivers del esc ner Una vez instalado se abre la ventana de configuraci n del esc ner que permite asignar los par metros adecuados al modelo de esc ner que va a utilizar y Configuraci n de dispositivos de captura _ S c 0 O N LLI c O O 2 5 O c O O El recuadro Dispositivos estar vac o si no se ha configurado ninguno o mostrar los dispositivos ya configurados Se pulsar Nuevo para configurar uno o a adir otro a los que ya existen y se abrir otro di logo en el que tiene que indicar cada uno de los par metros que se necesitan E Dispositivo de captura Nuevo F Utilizar elintesfaz de la fuente 0 0 0 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 24 de 28 Arelia SIGEM Se introducir n los datos cor
20. ero de registro Iguala eN Lo Ea Fecha de registro Igual a y 20 06 2007 Limpiar Usuario Igual a v Buscar ltimd Fecha de trabajo Igual a NS Oficina de registro Iguala v Estado Igual a v Origen Igual a w Destino Igual a Destinatarios Igual a 3 Tipo de transporte Iguala w l o E Resumen Igual a 8 Tipo de Asunto Igual a br E l Listo Intranet local Si no se introduce ninguna condici n de b squeda es decir no se cumplimenta ning n campo y se pulsa Aceptar la aplicaci n mostrar todos los registros del libro seleccionado Si el n mero de registros resultante es muy elevado el sistema muestra un mensaje de aviso para que se incluya alguna condici n en la b squeda que restrinja este n mero Cada campo lleva asociado operadores de b squeda por defecto es el operador igual ver imagen inferior de tal forma que se puedan construir expresiones que permitan localizar un registro f cilmente N mero de registro Igual a PIHE Fecha de registro Distinto de Mayor que Usuario apor o igual que Menor que Fecha de trabajo Menor o igual que Entre Oficina de registro Contiene 0 rm o 00090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 20 de 28 V O pun v O ab 2 Buscar Aehren SIGEM La aplicaci n mostrar el resultado de la b squeda en formato lista mostrando los datos m s relevantes de un registro E E eritorio Web de invesi
21. istro v02 P gina 10 de 28 O 2 p U O ab am Modificar Oehring E SIGEM 3 1 Incorporaci n de documentos al registro Una vez realizado el registro se habilita la opci n Anexos de la parte izquierda de la pantalla para a adir documentos electr nicos o escaneados al registro y la opci n Historial de Distribuci n de la que se hablar m s adelante Pulsando sobre Anexos con el bot n derecho aparecen las opciones que el usuario puede realizar LIBRO DE ENTRADA S Registro comentarios El BTanexos ES Historial MOE A adir p gina Escanear p gina A adir documento Al seleccionar esta opci n se abrir un recuadro para escribir el nombre del documento que desea anexar Si no se quiere dar un nombre al documento se seleccionar la opci n A adir p gina O LIBRO DE ENTRADA A Registro E Comentarios El 5 A parae 5 Histori Muexo documento b A continuaci n se incorporar dicho documento a la carpeta Una vez creado el documento como se dijo anteriormente no es necesario se pueden a adir p ginas seleccionando la opci n A adir p gina Al seleccionar esta opci n se abrir una ventana de selecci n de archivos para que escoja el fichero que se desee a adir 00090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 11 de 28 O pue pr Y O ab x Modificar Aehren SIGEM 9 LIBRO DE ENTRADA 5 Registro 5 Comentarios El 5 Anexos El 3 reclamacion
22. origen C digo El 00 M0 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 21 de 28 v O pun v O ab 2 Buscar Aehren SIGEM e Ver el registro al detalle o en modo Formulario para ello hacer doble clic con 5 ed el rat n sobre un registro de la lista o hacer un solo clic sobre el icono ES situado al principio de una fila de la lista de registros EE Escritorio Web de invesicres Corporate 6 5 2 Microsoft Internet Explorer Sicen gt A G Cerrar dls Usuario Ud Oficina de registro 002 OFICINA DE REGISTRO2 Guardar n Imprimir P Sello hs Conf sello Aa Conf esc ner 1de2 M uN ps O 2 LIBRO DE ENTRADA i 2007002000004 Ut Namero de registro Usuario Estado pa E Registro SPEO AR Be i Fecha de registro Fecha de trabajo nar ps i OFICINA DE REGISTROS El nexos Oficina de registro N 5 Historial de Distribuci n Origer F 5 Destino 5 m Remitentes Configuraci n Resumen C Habilitar validaci n de personas inicio IiE Ge Dra TP a A F 190 0 M0 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 22 de 28 Aehren SIGEM 6 Configuraci n Sello Cualquier documento registrado se puede imprimir con el sello del registro El sello de validaci n se imprime en la primera p gina del documento registrado Dicho sello se env a a la impresora de validaci n y se imprime sobre el registro seleccionado Para imprimir el s
23. parte superior Compulsar y Cancelar y una primera ventana de advertencia que se mostrar si es la primera vez que compulsa el usuario y que instala la aplicaci n de conversi n del fichero escaneado a formato pdf En esta pantalla se deber seleccionar el valor SI A Escritorio Web de invesicres Corporate Microsoft Internet Explorer m u io ui 2 LIBRO DE ENTRADA Oficina de registro 002 OFICINA DE REGISTRO2 o Guardar Imprimir _ Sello _ Compulsa Comf selo o Conf esc ner S LIBRO DE ENTRADA 5080 foma a Registro SIRENE Comentarios E 5 Documentos compulsados SA Historial de Distribuci n Documentos originales Es Registros asociados Advertencia Seguridad A Desea instalar y ejecutar el miniaplicaci n firmado distribuido por invesicres No puede verificarse la autenticidad del editor A El certificado de seguridad lo emiti una compa a que no es de confianza A El certificado de seguridad no ha caducado o a n es v lido M s detalles Configuraci n O habilitar validaci n de personas SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 15 de 28 O 2 p V O ab am Modificar Aehren SIGEM e Se muestra una segunda ventana de advertencia para la firma del documento 4 En esta pantalla se deber seleccionar el valor SI E Escritorio Web de invesicres Corporate Microsoft Internet Explorer Usuario EN te LIBRO DE ENTRADA admiza oficina de registro 00
24. respondientes y se pulsar Aceptar El bot n Probar le muestra en la pantalla c mo queda la imagen con los par metros indicados Si se est de acuerdo se pulsar Aceptar para volver a la pantalla de configuraci n en la que se volver a pulsar en Aceptar para terminar de configurar el esc ner 000 90 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 25 de 28 ab q O v LI Configuraci n Aehren SIGEM 8 Distribuci n En el momento de registrar un documento se repartir de forma autom tica a cada uno de los usuarios grupos o departamentos a quienes vaya dirigido Dicho documento se mostrar en estado pendiente en la ventana que se abre con la Se podr n consultar los registros que se encuentren en la bandeja de entrada o en la de salida a trav s de la siguiente lista desplegable Bandeja Entrada 4 Entrada salid a Volver Refrescar pe 4 Cis Aceptar F Rechazar E p Cambiar destino e Archivar e buscar e Propiedades e Comentario 00090 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 26 de 28 E O O O pa v O Aehren SIGEM Para ver los registros aceptados habr que seleccionar este valor en la lista que se 8 despliega en la parte superior de la ventana a2 Bandeja Pendiente Aceptado Rechazado Refrescar E de Aceptar F Rechazar F Cambiar destino E Archivar E Buscar E Propiedades 2 Coment
25. rior seg n se haya decidido configurar mostrar una banda o marca de la compulsa consistente en un texto donde se indica que ha sido compulsado y los datos del firmante e Un fichero xml que muestra la firma en formato XADES SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 14 de 28 O _ pr Y O ab am Modificar Orehi ROJO SIGEM 3 3 Operativa del usuario de Registro en la compulsa Para compulsar un Registro e Situar en el esc ner el documento que se quiera compulsar e En un registro nuevo o existente debe existir un n mero de Registro se seleccionar el men Compulsa situado en la barra de herramientas del programa de Registro Usuario ui jisse 9 LIBRO DE ENTRADA DUES oficina de registro 002 OFICINA DE REGISTRO Guardar Imprimir Sello Compulsa Conf sello Conf esc ner 1de3 bl S LIBRO DE ENTRADA 8080 200700200000028 Mi mero de registro Usuario E stado ES Registro i 20 09 2007 17 09 55 20 09 2007 IN esmero Fecha de registro Fecha de trabajo El Anexos Oficina de registro aa 8 Documentos compulsados Historial de Distribuci n Documentos originales Destino Registros asociados Origen Remitentez Tipo de asunto Resumen Ref Espediente NF registro original Tipo de Reg original Fecha de Aeg original Tipo de transporte N mero de transporte e Se muestra una pantalla en la parte derecha de la pantalla con dos botones en la
26. te el alcance de la norma por un problema de competencia La compulsa electr nica de documentos es un procedimiento seguro de digitalizaci n de la documentaci n de originales en papel que produce una copia electr nica del documento original utilizando para ello la firma electr nica reconocida de un funcionario o empleado p blico del Ministerio o de alguno de sus organismos p blicos dependientes que es la que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electr nica 3 2 2 Procedimiento completo El procedimiento para compulsar electr nicamente documentos originales en papel ser 0 0 0 SGM_2007_06_Manual de Usuario Registro v02 P gina 13 de 28 O pue p Y O ab am Modificar Aehren SIGEM e Digitalizar los documentos originales e La aplicaci n los convertirlos a formato pdf y lo muestra en la pantalla del ordenador con la imagen obtenida e Una vez cotejada la imagen del documento original en papel con el mostrado en la pantalla del ordenador se proceder a la firma de la copia electr nica mediante la utilizaci n de la firma electr nica reconocida del funcionario o empleado p blico que realice la compulsa lo que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia e A la copia compulsada la aplicaci n se le a adir un localizador universal del documento as como la fecha y hora de la compulsa y la identificaci n del firmante
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