Descargar - Viajes al Exterior - Secretaría Nacional de la
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1. E Resultado esperado del viaje Solicitudes por Legalizar 3 Solicitudes por Autorizar 2 Solicitudes Autorizadas Rechazadas 35 Ruta a rea Financiamiento Los Campos con son Obligatorios E utorizar b Rechazar b Regresar I Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 20 Pantalla ficha Informaci n General Al dar clic en el bot n Autorizar se desplegar una ventana para que la M xima Autoridad proceda a firmar electr nicamente y quede autorizada la solicitud de viaje como se muestra en las figuras 21 y 22 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Jeanneth Elizabeth Taco Davas Secretaria Nacional de la Administraci n P blica Departamento de Control y Calidad Ingeniero Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 0 Solicitud de Viaje al Exterior y en el Exterior Nueva Solicitud Autorizaci n Solicitudes por Enviar 0 No 202 Solicitudes Avaladas 0 Finn poaae Pn me X e Autorizaci n Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Fecha Env o Martes 03 de Marzo de 2015 Instituci n Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Departamento SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N de funcionario Teresa Yambay mero de c dula 0602688236 Tipo de Cargo FUNCIONARIO Cargo Ing Desarrollo ero telef nico Archivo Contrase a ve_jacom2. Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Johanna Aracely Cabrera Pilataxi Secretaria Nacional de la Administraci n P blica Direcci n de Soporte Analista de Soporte Mis Solicitudes 1 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 0 Solicitudes Avaladas 0 Solicitudes Incumplidas 7 Estado de Solicitudes 138 Reportes Viajes Solicitudes de Viaje Tipo Cargo Nombre CI lt lt Seleccione Tipo Cargo gt gt Buscar Solicitudes de Viaje por Validar Fech AEREA AAA AAA OE 2015 03 03 Secretaria Nacional de la Administraci n P blica Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Secretar a Nacional de la Mostrando 1 a 6 de 6 registros a ca 172 2015 02 26 136 2015 02 23 TI 2015 02 19 44 2015 02 06 34 2015 02 02 javascript void 0 de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 15 Pantalla inicio UATH Teresa Yambay Ing Desarrollo Ver nica Elizabeth J come Ingeniero Qa Francisca Coronel Desarrollador de Programaci n de Sistemas Informaticos Francisca Coronel Desarrollador de Programaci n de Sistemas Informaticos Gicela Torres
3. Solicitudes de Viaje Solicitud No 202 Informaci n General Anexos INGRESO EXTEMPOR NEO Solicitud Enviada Por Funcionario Teresa Yambay Fecha Env o Martes 03 de Marzo de 2015 Informaci n del Funcionario que Viaja Fecha Creaci n Martes 03 de Marzo de 2015 Instituci n Secretar a Nacional de la Admi rea Nombre funcionario Teresa Yambay Direcci n de correo SUBSECRETAR A DE TECNOL ve_jacomehotmail com Ejm correoElectronicofMdominio com N mero telef nico Ejm 02 897 6987 04 832 7894 Informaci n del Viaje Pa s de origen Quito D M Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 16 Pantalla ficha Informaci n General P gina 17 de 25 Ciudad de origen Martes 03 de Marzo de 2015 Estado Enviada UATH Ea Cargo Ing Desarrollo Tipo de Cargo FUNCIONARIO Avalado por Mercedes Molina Jefe Inmediato Ing Desarrollo 0602688236 Puesto N mero Cl D as viajados 55 Quito D M Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior 15 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Johanna Aracely Cabrera Pilataxi Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Direcci n de Soporte Analista de Soporte Martes 03 de Marzo de 2015 Objetivos del viaje Mis Solicitudes 1 Nueva Solicitud Soli
4. SISTEMA VIAJES El sistema de viajes permite realizar la creaci n y aprobaci n de una solicitud de viaje realizada por un funcionario en el Ecuador El proceso se desarrollar en la misma instituci n y cualquier funcionario p blico podr crear una solicitud de viajes y realizar el seguimiento del mismo hasta la finalizaci n 5 1 DESCRIPCI N El SVEE es un sistema inform tico que permite crear solicitudes de viaje de funcionarios a continuaci n se describe el proceso en forma general e Crea solicitud Cada funcionario realiza el ingreso de una nueva solicitud de viaje en el sistema en donde procede a registrar todo el detalle del viaje como por ejemplo informaci n del funcionario que viaja informaci n del viaje destino duraci n motivo viaje etc luego guarda la solicitud y env a al jefe inmediato e Avala Solicitud El jefe inmediato del funcionario es la persona encargada de recibir la solicitud y proceder a avalar o rechazar la misma seg n cumpla o no con los requisitos e Valida UATH Una vez que la solicitud fue avalada pasa a la Unidad Administrativa de Talento Humana de la Instituci n para la respectiva validaci n se revisa que la informaci n est correcta y completa e Autoriza M xima Autoridad Finalmente la solicitud validada pasa al ltimo filtro que es la M xima Autoridad Institucional quien procede a autorizar o rechazar la misma 5 2 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 5 2 1 Ingreso al Sistema Par
5. Anexos Resultado del Viaje Solicitudes Avaladas 2 Estado Autorizada Resultado de Viaje a n no ha sido ingresado Logros Obtenidos Compromisos Adquiridos Beneficios de la Comisi n de Servicios al Exterior Observaciones y Recomendaciones Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 24 Pantalla Ficha de Resultado del Viaje Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Teresa Yambay Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETAR A DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACI N Ing Desarrollo Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 n mm Observaciones y Recomendaciones Mis Solicitudes 62 y Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 3 Solicitudes Avaladas 2 Examinar No se ha seleccionado ning n archivo forme de Resultados 9 Permite anexar archivo con extensi n pdf Los Campos con son Obligatorios Solicitud de Viaje a n no ha sido finalizada Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 25 Pantalla Ficha de Resultado del Viaje P gina 22 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Una vez ingresada la informaci n de todos los campos se debe guardar la informaci n dando clic en el bot n Guardar y se desplegar un mensaje de alerta que indica que se debe llenar el detalle d
6. Figura 9 Pantalla inicio Jefe Inmediato Esta opci n presenta la lista de solicitudes pendientes por avalar se debe seleccionar la solicitud correspondiente dando clic en el icono del campo Ver y se desplegar el formulario con todos los datos del viaje para que el jefe inmediato proceda a revisar Una vez que se ha revisado y si todo esta correcto se debe proceder a avalar la solicitud dando clic en el bot n Avalar como se muestra en las figuras 10 y 11 P gina 13 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Se presenta tambi n el bot n Rechazar en caso de que el jefe inmediato proceda a rechazar la solicitud Tenemos adicional el bot n Devolver en caso de que el jefe inmediato proceda a devolver al funcionario la solicitud por alg n motivo que se describir en la observaci n Nota Al funcionario le llegar una notificaci n v a mail a su direcci n de correo registrada informando que tiene solicitudes pendientes por Avalar Mercedes Molina Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETARIA DE GESTION ESTRAT GICA E INNOVACION Gerente Autorizaciones Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Martes 03 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 1 Nueva Solicitud Solicitud No 202 Informaci n General Anexos INGRESO EXTEMPOR NEO Solicitudes por Enviar 0 Solicitudes Avaladas 0 Solicitudes
7. J Administrador Institucional Raquel Johanna Ortiz J come Ingeniero de Soporte 2015 03 09 2015 02 23 2015 03 02 2015 02 22 2015 02 02 2015 01 28 En Tr mite En Tr mite En Tr mite En Tr mite En Tr mite En Tr mite La Plata Argentina Berlin Alemania Africa del Sur 1 Africa del Sur Africa del Sur 1 Africa del Sur Iguaz Argentina Berlin Alemania SOLICITUD SOLICITUD SOLICITUD SOLICITUD a a O a o Esta opci n presenta la lista de solicitudes pendientes por validar se debe seleccionar la solicitud correspondiente dando clic en el icono del campo Ver y se desplegar el formulario con todos los datos del viaje para que la UATH proceda a revisar como se muestra en las figuras 16 y 17 Una vez que se ha revisado y si todo esta correcto se debe proceder a validar la solicitud dando clic en el bot n Validar Se presenta tambi n el bot n Devolver en caso de que el funcionario deba rectificar la informaci n de la solicitud del viaje Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Johanna Aracely Cabrera Pilataxi Secretaria Nacional de la Administraci n P blica Direcci n de Soporte Analista de Soporte Mis Solicitudes 1 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 0 Solicitudes Avaladas 0 Solicitudes por Validar 6 Solicitudes Incumplidas 7 Estado de Solicitudes 138 Reportes Viajes
8. Martes 03 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 0 Solicitud No 202 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 0 Informaci n General Anexos Solicitudes Avaladas 0 z z ze z INGRESO EXTEMPORANEO Estado Enviada M xima Autoridad Ke Solicitudes por Legalizar 3 Solicitud Enviada Por _Solicitudes por Autorizar 2 Funcionario Teresa Yambay Cargo Ing Desarrollo Peer Autorizadas Rechazadas Fecha Env o Martes 03 de Marzo de 2015 Informaci n del Funcionario que Viaja Fecha Creaci n Martes 03 de Marzo de 2015 Tipo de Cargo FUNCIONARIO Avalado por Jefe Inmediato rea SUBSECRETAR A DE TECNOL Puesto Ing Desarrollo Instituci n Secretar a Nacional de la Admi Mercedes Molina Nombre funcionario Teresa Yambay N mero CI 0602688236 ve_jacome ahotmail com Ejm correoElectronicofMdominio com Direcci n de correo D as viajados 55 N mero telef nico Ejm 02 897 8987 04 622 7894 Informaci n del Viaje Pa s de origen Quito D M Ciudad de origen Quito D M Figura 19 Pantalla ficha Informaci n General P gina 19 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Martes 03 de Marzo de 2015 Objetivos del viaje Mis Solicitudes 0 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 0 Acuerdo econ mico Solicitudes Avaladas 0
9. Pantalla Detalle de Gastos Nota Si el tipo de financiamiento de la solicitud fuere Organizaci n Presupuestaria O Personal no esta obligado a ingresar el Detalle de Gastos ni la Liquidaci n Presupuestaria y podr Enviar para Finalizaci n Nota El funcionario tiene 30 d as a partir del retorno del viaje para finalizar el proceso A partir de la fecha de retorno del viaje el funcionario tiene 30 d as para realizar el proceso de finalizaci n de la solicitud de viaje si pasado estos d as no lo ha hecho autom ticamente la solicitud se cerrar con el estado Cerrado con Incumplimiento es importante conocer que mientras tenga una solicitud cerrada con incumplimiento no podr generar una nueva solicitud es decir la m xima autoridad no tendr habilitada la opci n de Nueva Solicitud Para poder generar una nueva solicitud debe solicitar a la Direcci n de Autorizaciones de la SNAP la habilitaci n de la solicitud que fue cerrada con incumplimiento para que pueda finalizar correctamente a partir de la habilitaci n tiene 5 d as para finalizar la solicitud P gina 23 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior FINALIZACI N DEL PROCESO Luego que el funcionario registr la informaci n en la ficha de Resultado del Viaje se env a la solicitud al Jefe Inmediato para que ste revise y apruebe la finalizaci n del proceso Al ingresar al sistema y seleccion
10. Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior 5 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador m a Mercedes Molina Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETARIA DE GESTION ESTRAT GICA E INNOVACION Gerente Autorizaciones Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Motivo Reuni n Oficial En el caso de no encontrar el motivo por favor comunicarse con el Administrador Tipo Financiamiento Total Recursos del Estado Reuni n con delegaci n econ mica de Argentina Mis Solicitudes 1 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 0 Solicitudes Avaladas 0 Objetivos del viaje Solicitudes por Avalar 4 Solicitudes por Finalizar 1 Solicitudes Avaladas Rechazadas Resultado esperado del viaje 51 UTFA En Tr mite 0 Ver Solicitudes Autorizadas 0 B squeda de Solicitudes Ruta a rea Financiamiento Los Campos con son Obligatorios Fi T con Incumplimifiito J Regresar Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 29 Pantalla inicio Jefe inmediato Para dar por finalizado el proceso debe dar clic en el bot n Finalizar luego de esto la solicitud cambia a estado Finalizado como se muestra en la figura 30 capviajes administracionpublica gob ec frame php Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador al M Mercedes Molina Secretar a Nacional de la Administraci n P
11. Unidad Administrativa de Talento Humano valida que la informaci n de la solicitud de viaje este correcta y completa M xima Autoridad Institucional Recibe la solicitud avalada y validada y procede con la autorizaci n Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Fecha Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Solicitudes de Viajes al Exterior y en el Exterior Por favor ingrese su n mero de C dula y Contrase a Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 3 Pantalla de accesos al Sistema Viajes Nota En caso de no tener asignado un usuario o no recordar la contrase a debe comunicarse con el Administrador Institucional de Quipux AIQ 5 2 1 1 Crea Solicitud Funcionario en Ecuador El funcionario ingresa al sistema y le presenta la pantalla de inicio de acuerdo a su perfil con las opciones para proceder a crear la solicitud como se muestra en la figura 4 Las opciones que se presentan en la pantalla del usuario con perfil de Funcionario son Mis Solicitudes Presenta la lista de todas las solicitudes realizadas Nueva Solicitud Permite generar una nueva solicitud de viaje Solicitudes por Enviar Presenta la lista de solicitudes por enviar Solicitudes Avaladas Presenta la lista de solicitudes que fueron avaladas por el jefe inmediato El usuario debe estar creado en el Sistema Quipux y tener permisos en el Sistema de Viajes con e
12. blica SUBSECRETARIA DE GESTION ESTRAT GICA E INNOVACION Gerente Autorizaciones Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Solicitud No 202 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 0 Informaci n General Resultado del Viaje Solicitudes Avaladas 0 Solicitudes por Avalar 4 INGRESO EXTEMPOR NEO Solicitud Enviada Por E Funcionario Teresa Yambay Cargo Ing Desarrollo Solicitudes Avaladas Rechazadas 51 Fecha Envio Martes 03 de Marzo de 2015 Informaci n del Funcionario que Viaja En Tr mite 0 Fecha Creaci n Martes 03 de Marzo de 2015 Tipo de Cargo FUNCIONARIO Ver Solicitudes Autorizadas 0 instituci n Secretar a Nacional de la Administraci n Avalado Por Mercedes Molina B squeda de Solicitudes i i efe Inmediato pia Ean rea SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE Puesto Ing Desarrollo Nombre funcionario Teresa Yambay N mero C 0602688236 ve_jacome Mhotmail com Ejm correoElectronicofMdominio com Direcci n de correo N mero telef nico Ejm 02 897 8987 04 632 7894 Informaci n del Viaje Pa s de origen Quito D M Ciudad de origen Quito D M Pa s de destino Argentina Ciudad de destino La Plata Fecha Salida 09 03 2015 E En dimmyyyy Fecha de retorno 13 03 2015 En d mmyyyy Motivo Reuni n Oficial En el caso de no encontrar el motivo por favor comunicarse con el Administrador Subsecretar a de Gobierno Electr
13. exterior de los funcionarios de la Funci n Ejecutiva y de las Entidades Adscritas ser n concedidas nicamente por la Secretar a Nacional de la Administraci n P blica solo en clase econ mica y previa comprobaci n fundamentada En el caso de las dem s funciones del Estado de la Fuerza P blica de las entidades aut nomas y de los organismos seccionales dichas autorizaciones ser n dadas por la autoridad m xima de cada una de ellas solo en clase econ mica y previa justificaci n fundamentada Bajo esta premisa la Secretar a Nacional de la Administraci n P blica a trav s de la ex Subsecretar a de Organizaci n M todos y Control y la Subsecretar a de Gobierno Electr nico dise aron e implantaron un m dulo inform tico para analizar controlar y dar seguimiento a los viajes al exterior que realizan los funcionarios y autoridades de las diferentes entidades del sector p blico En la actualidad la Secretar a Nacional de la Administraci n P blica a trav s de la Coordinaci n General de Gesti n Interinstitucional la Direcci n de Autorizaciones y la Subsecretar a de Gobierno Electr nico quienes seg n Acuerdo Ministerial No 998 suscrito el 23 de Diciembre de 2014 han realizado varios cambios al sistema creado Inicialmente los cuales se detallan en el presente documento P gina 5 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior 2 JUSTIFICACI N Una de las responsabili
14. oooooooo000000dihaa Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 23 Pantalla inicio Funcionario Al ingresar al sistema debe seleccionar la opci n Mis Solicitudes donde se presentar la lista de solicitudes que tiene el funcionario Se debe seleccionar la solicitud correspondiente dando clic en el icono del campo Ver y se desplegar el formulario con la ficha adicional habilitada Resultado del Viaje P gina 21 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Ficha Resultado del Viaje En esta ficha se debe ingresar la informaci n de la gesti n y resultados del viaje realizado por el funcionario Los campos que debe ingresar son obligatorios y son los siguientes Logros Obtenidos Compromisos Adquiridos Beneficios de la Comisi n de Servicios al Exterior Observaciones y Recomendaciones Informe de Resultados En el campo Informe de Resultados se debe anexar el archivo del informe de resultados del viaje realizado por el funcionario como se muestra en las figuras 24 y 25 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador RIA MM Teresa Yambay Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETARIA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Ing Desarrollo Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Me Solicitud No 202 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 3 Informaci n General
15. Avaladas 0 Objetivos del viaje Solicitudes por Avalar 4 Solicitudes por Finalizar 0 Acuerdo econ mico Resultado esperado del viaje Solicitudes Avaladas Rechazadas j a 49 UTFA En Tr mite 0 Ver Solicitudes Autorizadas 0 Ruta a rea B squeda de Solicitudes Financiamiento Los Campos con son Obligatorios Avalar b Rechazar J Devolver l j Regresar Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 11 Pantalla de Solicitud por Avalar Cuando el jefe inmediato procede a avalar una solicitud el sistema desplegar una alerta en la que se le indica que debe solicitar la Certificaci n Presupuestaria para que el Funcionario que solicita el viaje la adjunte y contin e con el proceso como se muestra en la figura 12 P gina 14 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Recuerde solicitar la Certificaci n Presupuestaria para que el funcionario lo adjunte y continuar con el proceso Figura 12 Pantalla de Alerta para Adjuntar la Certificaci n Presupuestaria El Funcionario debe ingresar al sistema y seleccionar la opci n Solicitudes Avaladas y se debe escoger la solicitud correspondiente dando clic en el icono del campo Ver como se muestra en la figura 13 A continuaci n se desplegar el formulario con todos los datos del v
16. Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Martes 03 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 0 Nombre CI No Nueva Solicitud SmS por ENS Solicitudes de Viaje por Autorizar Solicitudes Avaladas 0 Buscar Viajes mM 202 2015 03 03 Secretaria Nacional de la Administraci n P blica Teresa Yambay Ing Desarrollo 2015 03 09 La Plata Argentina SOLICITUD Ta Solicitudes por Legalizar 3 149 2015 02 25 Secretaria Nacional de la Administraci n P blica Teresa Yambay Ing Desarrollo 2015 03 02 Mar del Plata Argentina soLicruD gt Solicitudes por Autorizar 2 Mostrando 1 a 2 de 2 registros o Solicitudes Autorizadas Rechazadas 35 Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 18 Pantalla inicio M xima Autoridad Esta opci n presenta la lista de solicitudes pendientes por autorizar se debe seleccionar la solicitud correspondiente dando clic en el icono del campo Ver y se desplegar el formulario con todos los datos del viaje para que la M xima Autoridad proceda a revisar como se muestra en las figuras 19 y 20 Una vez que se ha revisado y si todo esta correcto se debe proceder a autorizar la solicitud dando clic en el bot n Autorizar Se presenta tambi n el bot n Rechazar en caso de que la M xima Autoridad proceda a rechazar la solicitud Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador r3
17. Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR SVEE MANUAL DE USUARIO FUNCIONARIO EN ECUADOR Junio 2015 Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Subsecretar a de Gobierno Electr nico Edificio Centro Financiero Piso 10 Oficina 1001 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior SUBSECRETARIA DE GOBIERNO ELECTR NICO E A E Secretara Nacional de la Administraci n Publica MANUAL DEL SISTEMA DE VIAJES AL EXTERIOR Y EN EL EXTERIOR N mero de P ginas 25 ETI por TET por Aprobado por Jeanneth Taco Francisca Coronel Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Subsecretar a de Gobierno Electr nico Edificio Centro Financiero Piso 10 Oficina 1001 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Versi n del documento Fecha de revisi n Cambio realizado dd mm aaaa V20_____ 26 06 15 AAA Rep blica del Ecuador Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Subsecretar a de Gobierno Electr nico Manual de Usuario para Funcionario en Ecuador Este documento se encuentra sujeto a la licencia Creative Commons Atribuci n No Comercial 3 0 Ecuador Licencia Usted es libre para e Compartir Copiar y redistribuir el material en cualquier medio o formato e Adaptar Combinar transformar y crear a partir del materi
18. NCIONAFIOS occcccoooccnnnnnnccnnnnnnccnnnnnanonnnanancnnncnnnocnnos 7 dy SISTEMA VIAJES casan aereo aE O S vadisi 8 51 DESCRIPCION ac ad 8 5 2 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ooocccccococoocococcaconccononacocnacocnococnococconcnocncnccncocononnoncococacacinacanesa 8 A a AA E 8 5 2 1 1 Crea Solicitud Funcionario en ECUAdOOF occcooccnocccnnoccnocccnnccnnnoccnncconccnnccconccnccnccnaconcnnos 9 521 2 Avala Solicitud Jete Te do 13 5 2 1 3 Valida Solicitud UATH casos indice 16 5 2 1 4 Autoriza Solicitud M xima Autoridad cooocccoccccnocccnoncnnoccnonccnnoccnncncnnnccnoconcnnconcnnins 18 53 REQUERIMIENTOS e ai a noe nte Ea 26 Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Subsecretar a de Gobierno Electr nico Edificio Centro Financiero Piso 10 Oficina 1001 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior 1 INTRODUCCI N En la actualidad el Gobierno Nacional ha considerado indispensable optimizar la asignaci n y uso de recursos econ micos y financieros para garantizar que se cumplan los objetivos y metas previstos ante lo cual es necesario implementar procesos de veedur a y control a las actividades que se desarrollan en los diferentes ministerios y entidades de Gobierno Basados en la Ley de Regulaci n Econ mica y Control de Gasto P blico publicada en el Registro Oficial Suplemento No 453 de Marzo 17 de 1983 Art 16 Las autorizaciones de viajes al
19. a del viaje este formulario est compuesto de dos fichas Informaci n General y Anexos Nota Tomar en cuenta que en el sistema los campos con de color rojo son obligatorios Ficha Informaci n General En esta ficha cada funcionario debe ingresar los datos solicitados est divida en 3 partes como se muestra en las figuras 5 y 6 Solicitud Enviada Por Presenta la informaci n b sica del funcionario Informaci n del Funcionario que Viaja Presenta la informaci n m s detallada del funcionario como Fecha de Creaci n Instituci n rea Nombre Funcionario Direcci n de Correo N mero de Tel fono Tipo de Cargo Puesto N mero Cl En el campo Tipo de Cargo debe seleccionar el cargo que le corresponde que en este caso es FUNCIONARIO y autom ticamente se desplegar el campo Avalado Por Jefe Inmediato en el que se debe seleccionar de un listado presentado el nombre del Jefe Inmediato P gina 10 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Informaci n del Viaje En esta parte de la ficha se debe ingresar los campos como Pa s de origen Ciudad de origen Pa s de destino Ciudad de destino Fecha de salida Fecha de retorno Motivo Tipo de Financiamiento Objetivos del viaje Resultado esperado del viaje Ruta a rea Financiamiento El campo Fecha de Salida debe ser seleccionada con 3 d as laborables de antelaci n al viaje Y capviajes
20. a ingresar al Sistema de Viajes el usuario debe conectarse a la URL http viajes administracionpublica gob ec donde aparecer la siguiente pantalla de acceso luego debe dar clic en el hiperv nculo AQUI como se muestra en la figura 2 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador BIENVENIDO Sistema de Solicitudes de Viajes al Exterior y en el Exterior Si la p gina de ingreso al sistema no fue desplegada por favor click AQU Figura 2 Pantalla ingreso Sistema Viajes Previamente se realiza un proceso de capacitaci n a los funcionarios asign ndoles claves de acceso y usuario El funcionario tiene la opci n de seleccionar el jefe inmediato al momento de crear la solicitud de viaje En caso que la M xima Autoridad rechace la solicitud debe ingresar la observaci n del rechazo P gina 8 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior A continuaci n se presenta la pantalla ingreso que solicita el nombre de usuario y contrase a una vez ingresados estos datos debe hacer un clic en el bot n Ingresar como se muestra en la figura 3 El usuario y contrase a deben ser previamente creados por el administrador institucional Los perfiles que intervienen en la creaci n de una solicitud de viajes son los siguientes Funcionario Realizar la creaci n y seguimiento de la solicitud de viaje Jefe Inmediato Recibe y avala la solicitud de viaje UATH La
21. administracionpublica gob ec frame php Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Dj MM Teresa Yambay Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETARIA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Ing Desarrollo Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 62 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 3 Informaci n General Anexos Solicitudes Avaladas 2 7 ma INGRESO EXTEMPORANEO Estado Nueva C aaro Teresa Yambay Cargo Ing Desarrollo Fecha Env o Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Solicitud No Informaci n del Funcionario que Viaja Fecha Creaci n Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Tipo de Cargo FUNCIONARIO ECUADOR i Instituci n Secretar a Nacional de la Administraci n dese raas Mercedes Molina y rea SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE Nombre funcionario Teresa Yambay ve_jacome hotmail com Ejm correoElectronico dominio com Direcci n de correo N mero telef nico Ejm 02 897 6987 04 632 7894 Informaci n del Viaje Pa s de origen Ecuador y Quito D M Pa s de destino Argentina Ciudad de destino La Plata ua sa 04 03 2015 E Em semmyyyy Fecha de retorno 04 03 2015 E Em dimn Motivo Reuni n Oficial y En el caso de no encontrar el motivo por favor comunicarse con el Administrador Tipo Financiamiento Total Recursos del Estado Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Admi
22. al e El licenciante no puede revocar estas libertades en tanto usted siga los t rminos de la licencia Bajo los siguientes t rminos Atribuci n Usted debe reconocer los cr ditos de la obra de manera adecuada proporcionar un enlace a la licencia e indicar si se han realizado cambios Puede hacerlo en cualquier forma razonable pero no de forma tal que sugiera que tiene el apoyo del licenciante o lo recibe por el uso que hace No Comercial Usted no puede hacer uso del material con fines comerciales Usted no puede aplicar t rminos legales ni medidas tecnol gicas que restrinjan legalmente a otros hacer cualquier uso permitido por la licencia No hay restricciones adicionales Para mayor informaci n Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Subsecretar a de Gobierno Electr nico SGE Av Amazonas N39 61 y Pereira Quito Ecuador soporteOgobiernoelectronico gob ec Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Subsecretar a de Gobierno Electr nico Edificio Centro Financiero Piso 10 Oficina 1001 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior INDICE I NIRO NA e ts 5 2 JUSTIFICACI N aaa 6 3 GLOSARIO DE T RMINOS ooooonnonncnononononononononononononononononnnononononananonanananonnnon encon cnnonanoss 6 4 PROCESO VIAJES FUNCIONARIOS conooncnconnccconocococncccnonocononoconononoconoooncccoccnconcononos 7 4 1 1 Introducci n al proceso de viajes como fU
23. ar la opci n Solicitudes por Finalizar donde se presentar la lista de solicitudes que tiene por finalizar se debe seleccionar la solicitud correspondiente dando clic en el icono del campo Ver y se desplegar el formulario como se muestra en la Figura 27 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 1 Nombre CI No Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 0 Solicitudes de Viaje por Finalizar Solicitudes Avaladas 0 Buscar C L uncionario Bl Fecha sarda Estado Destino 8 Too 8 verd 202 2015 02 03 Segeter a Nacional de la Administraci n P blica Teresa Yambay Ing Desarrollo 2015 03 09 En Tr mite La Plata Argentina SOLICITUD ca Mostrando 1 a 1 de 1 registros lt r En Tr mite 0 Ver Solicitudes Autorizadas 0 B squeda de Solicitudes Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 27 Pantalla inicio Jefe inmediato El jefe inmediato revisar la informaci n que ingres el funcionario en la ficha de Resultado del Viaje y si todo esta correcto proceder a dar finalizado el proceso caso contrario si tiene alguna novedad finalizar el proceso con incumplimiento y deber ingresar la observaci n respectiva como se muestra en las figuras 28 y 29 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador RIA MM Mercedes Molina Secretar a Nacional d
24. ci n rechazo finalizaci n e ingreso del detalle de gastos de un viaje realizado al exterior y en el exterior por parte de un servidor p blico y o m xima autoridad de las entidades del Sector P blico AIQ Administrador Institucional Quipux Servidor P blico Persona perteneciente a cualquiera de las Instituciones de la Administraci n P blica Central e Institucional de la Funci n Ejecutiva Usuario _______ ServidorP blico que utiliza el SVEE ______ Usuario Focal Usuario capacitado por la SGE en los cursos de usuario del SVEE encargado de brindar soporte de primer nivel y capacitar a los servidores p blicos de la Instituci n donde labora P gina 6 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior 4 PROCESO VIAJES FUNCIONARIOS 4 1 1 Introducci n al proceso de viajes como funcionarios El presente documento detalla la funcionalidad del proceso general de viajes con perfil de funcionario de esta manera se proporcionar a los usuarios una gu a pr ctica para que puedan realizar el proceso de viajes al exterior y en el exterior A continuaci n se presenta el Diagrama de Procesos correspondiente al caso de Funcionario en el Ecuador como se muestra en la Figura 1 DIAGRAMA PROCESOS CASO FUNCIONARIO EN ECUADOR Figura 1 Secuencia general del Sistema de Viajes P gina 7 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior 5
25. citudes por Enviar 0 Acuerdo econ mico Solicitudes Avaladas 0 EEN Resultado esperado del viaje LETCE Solicitudes por Validar 6 Solicitudes Incumplidas 7 TAME Estado de Solicitudes 138 Ruta a rea Reportes Viajes z Solicitudes de Viaje Total Financiamiento Los Campos con son Obligatorios AS A eN Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 17 Pantalla ficha Informaci n General 5 2 1 4 Autoriza Solicitud M xima Autoridad La M xima Autoridad Institucional o su Delegado es la encargada de autorizar O rechazar la solicitud de viaje generada el usuario con este perfil revisa analiza y autoriza finalmente la solicitud Las opciones espec ficas que se presentan con perfil de M xima Autoridad en el sistema de viajes son Solicitudes Extempor neas Presenta la lista de solicitudes de ingreso extempor neo pendientes por legalizar Solicitudes por Autorizar Presenta la lista de solicitudes pendientes de autorizaci n Solicitudes Autorizadas Rechazadas Presenta la lista de solicitudes autorizadas y rechazadas Para continuar con el proceso la M xima Autoridad debe seleccionar la opci n Solicitudes por Autorizar como se muestra en la figura 18 P gina 18 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior
26. dades de la Secretar a Nacional de la Administraci n P blica a trav s de las direcciones correspondientes es realizar el control de la gesti n cotidiana de los ministerios y entidades de Gobierno as como de liderar el proceso de informaci n oportuna y continua desarrollando sistemas inform ticos como mecanismo de rendici n de cuentas y transparencia Con la finalidad de disponer de una herramienta de apoyo y soporte a la gesti n de la Secretar a Nacional de la Administraci n P blica la ex Subsecretar a de Organizaci n M todos y Control de manera coordinada con la Subsecretar a de Gobierno Electr nico dise aron un sistema inform tico para almacenar la informaci n de todos los viajes que las autoridades y funcionarios de las diferentes entidades del sector p blico realicen al exterior desde la solicitud de aprobaci n hasta el registro del informe respectivo una vez concluido el viaje Cabe resaltar que el dise o del Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior est sustentado en el Acuerdo Ministerial No 998 suscrito el 23 de diciembre de 2014 Y Acuerdo Ministerial No 1084 suscrito el 06 de marzo de 2015 3 GLOSARIO DE T RMINOS SNAP Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SGE Subsecretar a de Gobierno Electr nico A ES de Soporte al Servicio de Gobierno Electr nico funci n del estado Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior que permite la creaci n env o autoriza
27. e gastos para esto se desplegar n los siguientes campos Detalle de Gastos Se debe ingresar la informaci n de Tipo de Financiamiento Tipo de Gasto y valor si requiere ingresar otro Tipo de Gasto y Valor debe dar clic en el bot n A adir Liquidaci n Presupuestaria Se debe ingresar el N mero de Liquidaci n Presupuestaria y el archivo anexo correspondiente La pantalla que aparece se muestra en la figura 26 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador al ura Teresa Yambay Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETAR A DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Ing Desarrollo Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 62 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 3 Solicitudes Avaladas 2 Fr Informe de Resultados acci n 1 pdf Los Campos con son Obligatorios Solicitud de Viaje a n no ha sido finalizada Detalle de Gastos Tipo Financiamiento Total Recu Tipo de Gasto lt lt Seleccione gt gt y Valor O Tipo de Gasto DION MENS IE Ning n registro de correspondencia encontrado Total Recursos del Estado 0 iquidaci n Presupuestaria Archivo Examinar No se ha seleccionado ning n archivo de Liquidaci n Presupuestaria i Examinar cims e pl posa Permite anexar archivo con exte it extensi n pdf Per EA 1 Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 26
28. e hotmail com Para utilizar esta funcionalidad requiere de um certificado electr nico Quito D M Ecuador La Plata Argentina ida 2015 03 09 2015 03 13 Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 21 Pantalla Firma Electr nica P gina 20 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior e Firma Electr nica Mozilla Firefox O E www gestiondocumental gob ec fiirma confrmar php sistema http capwiajes nformatica qt La firma electr nica de los documentos se realiz correctamente Archivos Firmados 1 Cerrar ventana sR Figura 22 Pantalla Archivo Firmado Nota Para autorizar una solicitud de viajes la M xima autoridad debe tener firma electr nica AL REGRESO DEL VIAJE Una vez que el viaje fue autorizado el funcionario a su retorno debe ingresar al sistema de viajes para registrar el Resultado del Viaje como se muestra en la Figura 23 15 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador al MA Teresa Yambay Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETARIA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Ing Desarrollo Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 62 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 3 Solicitudes Avaladas 2 ai 0000 C EA Fecha o ETS ES A To a l Reportar a l ver g 2015 0303 2015 05 13 En Tr mite Jefe Inmed Iguaz A
29. e la Administraci n P blica SUBSECRETARIA DE GESTI N ESTRAT GICA E INNOVACI N Gerente Autorizaciones Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 1 Solicitud No 202 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 0 Informaci n General Anexos Resultado del Viaje Solicitudes Avaladas 0 INGRESO EXTEMPORANEO Estado Enviada para Finalizaci n _Solicitudes por Avalar 4 Solicitud Enviada Por Solicitudes por Finalizar 1 Funcionario Teresa Yambay mn Avelades Rechazados Fecha Env o Martes 03 de Marzo de 2015 UTFA Informaci n del Funcionario que Viaja En Tr mite 0 Fecha Creaci n Martes 03 de Marzo de 2015 Tipo de Cargo _ Ver Solictudes Autorizadas 0 o Instituci n Secretar a Nacional de la Administraci n Dra B squeda de Solicitudes rea SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE l Puesto Nombre funcionario Teresa Yambay N mero CI Direcci n de correo Y J8comeQHhotmall com Ejm correoElectronico dominio com N mero telef nico TU Informaci n del Viaje Pa s de origen Quito D M Ciudad de origen Quito D M Pa s de destino i Ciudad de destino La Plata Fecha de retorno 13 03 2015 motivo por favor comunicarse con el Administrador Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 28 Pantalla inicio Jefe inmediato P gina 24 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador
30. iaje para que el funcionario proceda a anexar la Certificaci n Presupuestaria Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Teresa Yambay Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETARIA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Ing Desarrollo Mis Solicitudes 61 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 3 Viajes IA O TO E 2015 03 03 2015 03 09 En Tr mite La Plata Argentina 2015 02 23 2015 02 28 En Tr mite Africa del Sur 1 Africa del Sur 2015 02 20 2015 02 26 En Tr mite Africa del Sur 1 Africa del Sur Mostrando 1 a 3 de 3 registros 2i Ll Mis Solicitudes de Viaje Avaladas E Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 13 Pantalla de inicio Funcionario En el formulario de la solicitud se selecciona la ficha de Anexos en que se habilit autom ticamente el campo de Certificaci n Presupuestaria y se debe anexar el archivo respectivo Para grabar esta acci n se debe dar clic en el bot n Grabar Anexos Luego el funcionario debe proceder a enviar la solicitud a la UATH Unidad Administrativa de Talento Humano para la autorizaci n definitiva para esto se debe dar clic en el bot n Enviar como se muestra en la figura 14 P gina 15 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Teresa Yambay Secretar a Naciona
31. l de la Administraci n P blica SUBSECRETAR A DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Ing Desarrollo Martes 03 de Marzo de 2015 Orme de JUSOUNC3CION s Vay Mis Solicitudes 61 Agenda acci n 1 pdf Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 3 Solicitudes Avaladas 3 La solicitud no tiene anexos adicionales Anexar solo archivos pdf Acci n Certificaci n Presupuestaria Examinar No se ha seleccionado ning n archivo Borrar Examinar No se ha seleccionado ning n archivo Borrar Examinar No se ha seleccionado ning n archivo Borrar LJ L 3 Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 14 Ficha Anexos r 5 2 1 3 Valida Solicitud UATH La Unidad Administrativa de Talento Humano es la encargada de validar la solicitud de viaje generada el usuario con este perfil revisa que la informaci n este correcta y completa Las opciones espec ficas que se presentan con perfil de UATH en el sistema de viajes son Solicitudes por Validar Presenta la lista de solicitudes que est n pendientes por validar Solicitudes Incumplidas Presenta la lista de solicitudes que est n incumplidas Estado de Solicitudes Presenta la lista de las solicitudes con sus respectivos estados Para continuar con el proceso la UATH debe seleccionar la opci n Solicitudes por Validar como muestra la figura 15 P gina 16 de 25
32. l perfil de Funcionario P gina 9 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior capviajes administracionpublica gob ec frame php Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Teresa Yambay Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N Ing Desarrollo Mi rcoles 04 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 62 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 3 Solicitudes Avaladas 2 Bienvenido a Teresa Yambay Acuerdo Ministerial No 998 Acuerdo 998 Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 y Figura 4 Pantalla inicio Sistema Viajes Se pueden crear dos tipos de solicitudes de viajes Solicitud Extempor nea El funcionario crea este tipo de solicitud para registrar un viaje ya realizado que no lo registr previamente en el sistema de viajes por motivos de fuerza mayor y que fue autorizado manualmente Entonces a su retorno el funcionario debe registrar el viaje realizado en el sistema para esto debe seleccionar la opci n INGRESO EXTEMPORANEO Solicitud Normal Este tipo de solicitud es creada por un funcionario que est dentro del pa s y su viaje sea planificado con anticipaci n Para crear una solicitud debe dar clic en la opci n Nueva Solicitud y se desplegar el formulario para el ingreso de la informaci n requerid
33. misma Las opciones espec ficas que se presentan con perfil de Jefe Inmediato en el sistema de viajes son Solicitudes por Avalar Presenta la lista de las solicitudes pendientes por avalar Solicitudes por Finalizar Presenta la lista de solicitudes pendientes por finalizar el proceso Solicitudes Avaladas Rechazadas Presenta la lista de solicitudes que fueron avaladas y rechazadas por el jefe inmediato Para continuar con el proceso el jefe inmediato debe seleccionar la opci n Solicitudes por Avalar como se muestra en la figura 9 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Mis Solicitudes 1 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 0 Solicitudes de Viaje por Avalar Solicitudes Avaladas 0 1 IE ESO E E O O En Tr mite Iguaz Argentina ALCANCE Ga 202 2015 03 03 Secretaria Nacional de la Administraci n P blica Teresa Yambay Ing Desarrollo 2015 03 09 En Tr mite La Plata Argentina SOLICITUD Teresa Yambay Ing Desarrollo 2015 05 13 3 2015 03 01 Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Eduardo Alvear Simba Director de Soporte 2015 03 05 En Tr mite Mar del Plata Argentina SOLICITUD 55 2015 02 25 Secretar a Nacional de la Administraci n P blica Eduardo Alvear Simba Director de Soporte 2015 02 28 En Tr mite Berlint Alemania ALCANCE O ostrando 1 a 4 de 4 registros Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar as Nacional de la Administraci n P blica 2012
34. nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 30 Pantalla inicio Jefe inmediato 5 3 REQUERIMIENTOS Para que cualquier funcionario pueda acceder y utilizar el SVEE debe cumplir con los siguientes requisitos e Tener un navegador o browser instalado en su m quina local e Tener usuario en el sistema Quipux En caso de no cumplir con los requerimientos descritos stos deben ser solicitados al Administrador Quipux Institucional de cada instituci n FIN DEL DOCUMENTO Sistema Quipux es un Sistema de Gesti n Documental disponible en la direcci n http www gestiondocumental gob ec P gina 25 de 25
35. nistraci n P blica 2012 Figura 5 Pantalla Ficha Informaci n General Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador mo Teresa Yambay Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACION Ing Desarrollo Martes 03 de Marzo de 2015 pO 0 DTATTRECUTSOS VETESIadO had Mis Solicitudes 60 Reuni n con delegaci n econ mica de Argentina Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 2 Objetivos del viaje Solicitudes Avaladas 1 Acuerdo econ mico Resultado esperado del viaje Los Campos con son Obligatorios A Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 6 Pantalla Ficha Informaci n General Una vez ingresada toda la informaci n en la ficha de Informaci n General se debe proceder a guardar dando clic en el bot n Guardar y autom ticamente el sistema genera un N mero de Solicitud luego de esto se debe continuar con la ficha de Anexos Nota El sistema no permitir ingresar a la ficha de Anexos sino ha guardado previamente la informaci n ingresada en la ficha de Informaci n General P gina 11 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Ficha Anexos En esta ficha se debe adjuntar los archivos de justificaci n a la solicitud de viaje y en forma obligatoria se deben adjuntar los archivos que se enlistan tal como
36. o Reserva inar boletin_marcoReferencia pdf Informe de Justificaci n inar TodoAgil Pdf Borrar Agenda inar sstqb_file94 5205ea pdf Borrar OTROS Anexar solo archivos pdf Acci n inar No se ha seleccionado ning n archivo inar No se ha seleccionado ning n archivo Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 E Figura 8 Pantalla Ficha Anexos Adicional el sistema permite tambi n adjuntar otros archivos si as lo requieren El tipo de archivos que se pueden adjuntar son pdf con un tama o m ximo de 3MB en caso de requerir subir archivos que sobrepasen a este tama o se debe solicitar al administrador gubernamental P gina 12 de 25 Manual para Funcionario en Ecuador Sistema de Viajes al Exterior y en el Exterior Para grabar los anexos adjuntados se da clic en el bot n Grabar Anexos Luego se procede a enviar la solicitud al jefe inmediato para esto se debe dar clic en el bot n Enviar Nota La solicitud no se podr enviar en caso de que tenga una solicitud anterior en estado En tr mite o Autorizada que se encuentre en el mismo rango de fechas Nota La solicitud una vez guardada tiene hasta 10 d as para ser enviada 5 2 1 2 Avala Solicitud Jefe Inmediato Para avalar la solicitud de viajes enviada por el funcionario el jefe inmediato debe ingresar al sistema con su perfil y proceder a la revisi n de la
37. por Avalar 4 Estado Enviada Jefe Inmediato Solicitud Enviada Por Solicitudes por Finalizar 0 Solicitudes Avaladas Rechazadas 49 UTFA En Tr mite 0 Ver Solicitudes Autorizadas 0 B squeda de Solicitudes Funcionario Teresa Yambay Fecha Env o Martes 03 de Marzo de 2015 Informaci n del Funcionario que Viaja Fecha Creaci n Martes 03 de Marzo de 2015 Instituci n Secretar a Nacional de la Admi rea Nombre funcionario Direcci n de correo SUBSECRETAR A DE TECNOL Teresa Yambay ve_jacome dhotmail com Ejm correoElectronicofMdominio com Cargo Ing Desarrollo Tipo de Cargo FUNCIONARIO Aval E z valado A Mercedes Molina Jefe Inmed Puesto Ing Desarrollo N mero CI 0602688236 D as viajados 55 N mero telef nico Ejm 02 897 8987 04 8622 7894 Informaci n del Viaje Pa s de origen Quito D M Ciudad de origen Quito D M Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 10 Pantalla de Solicitud por Avalar Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Mercedes Molina Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETARIA DE GESTION ESTRAT GICA E INNOVACION Gerente Autorizaciones Martes 03 de Marzo de 2015 eu i g delegado SCONO d UE AUETTU d vueva 50 ud A Solicitudes por Enviar 0 Solicitudes
38. rgentina ALCANCE No Gal 2015 03 03 2015 05 12 Por Enviar Iguaz Argentina ALCANCE 2015 03 03 2015 05 11 Autorizado Iguaz Argentina SOLICITUD Mis Solicitudes de Viaje 2015 03 02 2015 05 04 Finalizada con Incumplimiento Berlin Alemania SOLICITUD 2015 02 03 2015 02 09 La Plata Argentina SOLICITUD 2015 03 02 2015 03 24 Por Enviar Berlin Alemania SOLICITUD 2015 03 02 2015 03 05 Por Enviar Africa del Sur 1 Africa del Sur SOLICITUD 2015 03 02 2015 04 06 Finalizada con Incumplimiento La Plata Argentina SOLICITUD 2015 03 02 2015 03 09 Por Enviar Africa del Sur 1 Africa del Sur SOLICITUD 2015 03 01 2014 02 03 Finalizado Iguaz Argentina SOLICITUD 2015 03 01 2015 03 07 En Tr mite UATH Berlin Alemania SOLICITUD 2015 03 01 2015 01 20 Finalizado Salta1 Argentina SOLICITUD 2015 03 01 2015 03 08 Enviada para Finalizaci n La Plata Argentina SOLICITUD 2015 02 27 2015 02 03 Enviada para Finalizaci n Africa del Sur 1 Africa del Sur SOLICITUD 2015 02 27 2015 02 03 Finalizada con Incumplimiento Iguaz Argentina SOLICITUD 2015 02 27 2015 04 01 Finalizada con Incumplimiento La Plata Argentina SOLICITUD 2015 02 28 2015 03 24 Finalizada con Incumplimiento Africa del Sur 1 Africa del Sur SOLICITUD 2015 02 26 2015 03 24 En Tr mite Jefe Inmed Iguaz Argentina SOLICITUD 2015 02 26 2015 04 01 Finalizado Berlin Alemania SOLICITUD 2015 02 26 2015 03 17 Finalizado Berlin Alemania SOLICITUD Mostrando 1 a 20 de 62 registros lt gt
39. se muestra en las figuras 7 y 8 Invitaci n o Requerimiento Itinerario o Reserva Informe de Justificaci n Agenda Martes 03 de Marzo de 2015 _ Mis Solicitudes 60 o i Solicitud No 202 Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 2 Informaci n General Po Anexos O Solicitudes Avaladas 1 Estado Por Enviar La solicitud no tiene anexos OBLIGATORIOS Anexar solo archivos pdf Acci n E Invitaci n o Requerimiento inar No se ha seleccionado ning n archivo Itinerario o Reserva inar No se ha seleccionado ning n archivo Informe de Justificaci n inar No se ha seleccionado ning n archivo Agenda i No se ha seleccionado ning n archivo OTROS Anexar solo archivos pdf inar No se ha seleccionado ning n archivo inar No se ha seleccionado ning n archivo Subsecretar a de Gobierno Electr nico Secretar a Nacional de la Administraci n P blica 2012 Figura 7 Pantalla Ficha Anexos Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Da MM Teresa Yambay Secretar a Nacional de la Administraci n P blica SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N Ing Desarrollo Martes 03 de Marzo de 2015 Mis Solicitudes 60 La solicitud no tiene anexos Nueva Solicitud Solicitudes por Enviar 2 Solicitudes Avaladas 1 OBLIGATORIOS Anexar solo archivos pdf Acci n orar Invitaci n o Requerimiento i ACCI N 1 pdf Itinerario
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