sistema de registro de atención manual de usuario
Contents
1. Registro 14 4 1 HHE de 2 2 Presione el bot n l del cat logo y se despliegan los campos de captura necesarios UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 21 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO ES Cat logo de ESTATUS de Seguimientos E Atendido Pendiente Registra 14 4 al CIE de 3 3 Inserte los Datos que se solicitan e Un nuevo Estatus para el seguimiento Be i 4 Al finalizar la captura se debe presionar el bot n J para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos Cat logo de Identidad del Sistema UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 22 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Definici n En este cat logo se configura el Departamento del que se esta registrando la informaci n con la finalidad de personalizar el sistema para que el nombre del departamento se muestre en las formas y reportes del Sistema 1 Cat logos gt Identidad del Sistema ES Identidad del Sistema Rector a Walor Predeterminado 2 En el campo Identidad escriba el Nombre del Departamento tal como quiere que se muestre en los Reportes ES Identidad del Sistema Unidad de Sistemas de Informaci n walor Predeterminado E z 3 Al finalizar la captura se debe presionar el bot n J para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos i walor Predeterminado i Nota El bot n restablece el valor por default que se tiene2. 6 Al finalizar la captura se debe presionar el bot n Y para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos Cat logo de Estatus de Asuntos UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 18 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Definici n Este cat logo permite agregar modificar y consultar los diferentes estatus de asuntos Para crear o agregar un nuevo estatus de asuntos 1 Cat logos gt Estatus de asuntos ES Cat logo de ESTATUS de Asuntos d En An lisis A ll Cn e gt xa Registro I4 4 1 de el ek de 4 2 Presione el bot n El del cat logo y se despliegan los campos de captura necesarios UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 19 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO ES Cat logo de ESTATUS de Asuntos ES ES Registro A KE 3 Inserte los Datos que se solicitan e Un nuevo Estatus para los Asuntos Li Li r 4 Al finalizar la captura se debe presionar el bot n ds para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos Cat logo de Estatus de Seguimientos UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 20 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO LL finici n Este cat logo permite agregar modificar y consultar los diferentes estatus de seguimientos Para crear o agregar un nuevo estatus de asuntos 1 Cat logos gt Estatus de Seguimientos ES Cat logo de ESTATUS de Seguimientos E
3. Seguridad Control de A trav s de un usuario y una clave de acceso se puede acceder al m dulo de Acceso Inicio Es muy importante para acceder el sistema seguir los pasos en el orden que se indica a continuaci n 1 Teclear el nombre del usuario 2 Teclear el password 3 Seleccionar el bot n Entrar Usuario Contrase a Entrar salir Men principal Sistema de Control de Correspondencia Archivo Edici n Insertar Registros Yentana sistema E SRV EA nj E l rK seguimientos Pendientes Cat logos cerca del Sistema UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 3 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Si se desea cancelar la acci n y salir de este men presionar el bot n Salir Opciones del Men Opciones del El Sistema De Registro De Atenci n est dividido en los siguientes m dulos Men 1 Asuntos 2 Seguimientos Pendientes 3 Cat logos 4 Acerca del Sistema 5 Salir Rutas de acceso Navegar por Los submen s y formas se van desplegando conforme va ingresando al los men s sistema Para cerrar programas presionar los botones Cerrar Ayudas e iconos Al presionar una opci n el sistema lo enviar a una nueva forma cada una de las cuales esta etiquetada o identificada en la parte superior izquierda ES Cat logo de Tipo de Asunto tenci n Personal Correspondencia Fax Llamada Telef nica Oficio En algunas formas se agregan botones ad
4. un fax etc Para crear un asunto 1 Asuntos Se despliega la siguiente pantalla Esta pantalla es un filtro para mostrar los asuntos registrados en un rango especifico de fechas e Todos los registros Muestra todos asuntos registrados en el sistema e Un Mes Al seleccionar esta opci n se debe elegir en el combo que se encuentra a un lado de la palabra Mes el mes que se quiere ver e Periodo Se define una fecha inicial Del y una fecha final al para ver los asuntos registrados durante ese lapso de tiempo 2 Presione el Bot n Aceptar despu s de elegir una opci n para ver los asuntos Se despliega la siguiente pantalla UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 25 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO a E 2 Da JS ye J ES Correspondencia k 6 I3 D Prioridad Recibido Hora R Tipo Asunto Semicio Asunto a Media 10 Ago 04 1953 Correspondencia Cita Definir los nuevos estatutos de la Facultad DR ARTURO 2 ALTA 10 Ago 04 19 55 Correo Electr nico Invitaci n Asistencia a Inauguraci n de Salon de Uso LIC FERNANC Registro 14 lt 4 10 08 2004 10082004 3 Presione Agregar Asuntos ALT A del cat logo de Listado de Asuntos y se despliega la forma de captura de datos E Documentos Els PI 11 08 2004 08 00 1 gt de 1 4 Inserte los datos que se solicitan e El campo Dirigido a indica la persona para quien se esta enfocando el asunto e La P
5. 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO ES Cat logo de Servicios E A Felicitaci n Invitaci n ueja solicitud ll ea gT l E c w i A K Registro 14 4 t PL de a al 2 Inserte los Datos que se solicitan e Un nuevo servicio para el campo Servicios 5 Al finalizar la configuraci n se debe presionar el bot n para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos Cat logo de Tipos de Asuntos UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 14 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO e IS E EJES Definici n Este cat logo permite agregar modificar y consultar los diferentes tipos de Asuntos que se tienen en el sistema Para crear o agregar un nuevo tipo de asunto 1 Cat logos gt Tipos de Asuntos ES Cat logo de Tipo de Asunto tenci n Personal L orreo Electr nico ca orrespondencia a Llamada Telef nica AE al Registro 14 4 1 de be de 5 2 Presione el bot n l del cat logo y se despliegan los campos de captura necesarios UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 15 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO E Cat logo de Tipo de Asunto Atenci n Personal Correo Electr nico Correspondencia Llamada Telef nica E Registro 3 Inserte los Datos que se solicitan e Un nuevo Tipo para los Asuntos Li Li LA Al finalizar la captura se de
6. ALT C Para capturar los datos si el asunto fue transferido a otra persona 1 Asuntos ES Correspondencia ID Prioridad Recibido Hora R Tipo Asunto D Media 10 4go 04 19 53 Correspondencia Cita Definir los nuevos estatutos de la Facultad DR ARTURO ALTA 10 A4go 04 19 55 Correo Electr nico Invitaci n Asistencia a Inauguraci n de Salon de Uso LIC FERNANE 10 08 2004 10082004 TODOS v e 2 Localice el asunto y para desplegar la forma de captura de datos haga doble clic sobre alg n campo del asunto UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 27 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO E Documentos a xX 3 Inserte los datos que se solicitan e El campo Turnado a indica la persona para quien se esta transfiriendo el asunto si la persona ya se encuentra registrada en el sistema el Cargo se despliega autom ticamente e En el Cargo se registra el puesto del la persona a quien fue transferido el asunto e En Para se determina el motivo para el que fue turnado el asunto La Fecha y Hora indican el momento en que se turno el asunto El campo Firmado Por indica la persona que autorizo que el asunto fuera turnado si la persona ya se encuentra registrada en el sistema el Cargo se despliega autom ticamente e En el Cargo se registra el puesto del la persona a quien fue transferido el asunto e En la Respuesta se registra cuando se ha dado contestaci n al asunto y se establece la Fecha 4 Al f
7. en el sistema Cat logo de Texto del Memo UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 23 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Definici n El Cat logo de Texto del Memo se refiere al texto que se muestra en el memorando que genera el sistema respecto a los asuntos turnados Ahora este Texto puede personalizarse con el fin de que se genere un Memorando redactado de acuerdo a las necesidades del departamento 1 Cat logos gt Texto del Memo E Texto constante del Memo Por instrucciones del Sr Rector Dr Arturo Lara L pez remito la documentaci n anexa paral Walor Predeterminado 2 Escriba el Texto del Memo tal y como quiere que aparezca en el Memorando E 3 Al finalizar la captura se debe presionar el bot n J para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos Walor Predeterminado Nota El bot n restablece el valor del memo por default que se tiene en el sistema UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 24 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Procedimientos B sicos de Operaci n Registro de Asuntos Definici n Descripci n del Procedimien to El proceso del control de listado de asuntos consiste en registrar los asuntos que se van presentando con su fecha de llegada y la fecha en que se atendi Si se turn a otra persona o se le va dando un seguimiento Un asunto puede ser una llamada telef nica un e mail un oficio una visita atenci n personal
8. inicio y fecha final del periodo que se quiere ver en el reporte e El Tipo que se refiere al tipo de asunto se puede elegir seg n los registrados en el sistema o un general que se genera eligiendo la opci n TODOS 8 En seguida presione el bot n i para desplegar el reporte UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 35 37 N SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO WE Unidad de Sistemas de C mputo nl Universidad de Guanajuato Y oda i y ys a pa Sistema de Registro de Atenci n a Clientes Relaci n de Clientes Remitentes de Viermes 11 de Junio de 2004 al Lunes 21 de Junio de 2004 LOUIS P MARTIN PANTOJA AGUILAR pS secretar a Administrativa Interna o A Lascurain de Retana 5 zona centro guanajuato gto IEA 23 456 7890 Ena rtin aquijote ugto asunto 10 13 Jun da 1857 Fax Envio de Cotizacion Dirigido a DR ARTURO LARA L PEZ Prioridad Meda ESME EnProceso Asunto 12 15 Jun 04 1003 Correo Eledtr nico Carbio de director Dirigido a DR ARTURO LARA L PEZ Prioridad Media Estatus En Proceso CQUIGIUERDARA GUADALUPE MARTINEZ CADENA MSI secretaria General Interna Foro MO er E mamol 9 13 Jun04 1856 Atenci n Personal Prestarm de laptop Dirigido a DR ARTURO LARA L PEZ Prioridad Baja Esis En An lisis Asunto 11 13 Jun04 1858 Coreo Electr nico Prestarmo de equipos Dirigido a C P MARTIN PANTOJA AGUILAR Prioridad ALTA Estat
9. laa Eg DR ARTURO LARA L PEZ DRA GUADALUPE MARTINEZ CADENA LIC FERNANDO VILLALOROS RAMIREZ MI RENE JAIME RIVAS EH Registro 14 T e Jor r de 5 gt w 2 Las opciones que se pueden configurar para cada una de las personas son Dirigido a Remitido a Turnado a Recibido por Registrado por Realiz seguimiento Hablar con Puede firmar Memo Para cada una de las opciones listadas debe elegirse la respuesta Sl o NO seg n se determine si se concede o no el permiso para las personas registradas en el sistema 3 Al finalizar la configuraci n se debe presionar el bot n y para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos Cat logo de Servicios UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 12 37 e A E gt EF Defi mi F ETA E Ep gt nici n SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Este cat logo permite agregar consultar modificar y borrar tipos de servicios que se solicitan para los diferentes asuntos independientemente del tipo de medio fax correo electr nico memorando por el que se recibe el asunto Para crear o agregar un nuevo servicio 4 Cat logos gt Servicios ES Cat logo de Servicios Felicitaci n Invitaci n o ER E a a pi iL Queja solicitud Registro 14 4 1 ICE de 7 1 Presione el bot n El del cat logo y se despliegan los campos de captura necesarios UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 13
10. 15 Jin 04 10 03 Media En Proceso Cambio de director C P MARTIN PANTOJ AGUILAR Secretar a Administrativa Fax irigido a Fecha Hora Prioridad Estatus Asunto l Rem itido por DR ARTURO LARA L PEZ 13 Jun 04 18 57 Media En Proceso Envio de Cotizacion C P MA RTINPANTO JA AGUILAR Secretar a Administrativa Pl Impresi n 21 06 2004 02 02 14 pm P gina 1 de 1 Reporte de Asuntos Turnados Definici n Este reporte contiene una relaci n de los asuntos registrados en el sistema dentro de un periodo de tiempo determinado que han sido turnados para ser atendidos Para ejecutar este reporte 1 Asuntos 2 En la parte inferior de la forma se encuentra una peque a separaci n que se utiliza para la generaci n del reporte mon n O 11 08 2004 11082004 3 Se Registran los siguientes datos e La fecha de inicio y fecha final del periodo que se quiere ver en el reporte e El Tipo que se refiere al tipo de asunto se puede elegir seg n los registrados en el sistema o un general que se genera eligiendo la opci n TODOS 4 En seguida presione el bot n para desplegar el reporte UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 33 37 qe Universidad de Guanajuato o Relaci n de documentos turnados del Viernes 11 de Junio de 2004 Atenci n Personal Turnado a Turmado para SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Unidad de Sistemas de C mputo Sistema de Registro de Atenci n a Clientes al Mi rcoles 21 de Julio d
11. 8 pm usuario invitado HODE 2 Presione el bot n L del cat logo del a secci n de Cuentas de Usuario y se despliegan los campos de captura necesarios Usuario Invitado ADMINISTRADOR O B A B 3 Inserte los Datos que se solicitan e Enel Nombre Completo se registra el nombre del usuario e En Sexo se elige el que corresponde al usuario e Enel Usuario se establece el nombre de usuario con el que se tendr acceso al sistema e En la Contrase a se determina el password con el que se tendr acceso al sistema e Enel Perfil se determina el tipo de acceso que tendr el usuario de acuerdo a lo que puede ver en el sistema Este acceso puede ser como Usuario o como Administrador UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 7 37 fe Ti 1 a P i AN q H T e Piy Eip Raae i WE SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO A para cerrar la T t K A 4 Al finalizar la captura se debe presionar el bot n forma y registrar la informaci n en la base de datos Cat logo de Dependencias UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 8 37 ER SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO E Definici n Este cat logo permite agregar modificar y consultar las diferentes dependencias existentes en la Universidad o entidades externas de las que se reciba o las que se env e alg n documento llamada o mensaje Para crear o agregar una nueva dependencia 1 Cat logos gt Dependenci
12. PORTE DE ASUNTOS POR TIEMPO DE RESPUESTA ooooccncncnnoncnnononnononnononnononnono nooo nnn non r rn nono nono nn rro narra nnenanncncnnanonns 34 REPORTE DE ASUNTOS POR REMITENTE c ooococconononono nooo anna nana na non nana na nannnnos 35 UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 1 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Introducci n Caracter stica s Generales del Sistema Uso de este manual El Sistema De Registro De Atenci n a Clientes SICORRE es una herramienta que ha sido dise ada para que el usuario pueda de forma r pida y sencilla procesar la informaci n de todos los documentos y mensajes recibidos en una direcci n o departamento Asimismo este software permite Registrar diferentes asuntos Dar seguimiento a asuntos Determinar el estatus de Asuntos y Seguimientos Establecer seguridad y acceso Delimitar las alternativas de Asuntos respecto al usuario Generar diversos reportes necesarios para el sistema Este Manual es una gu a de consulta para el usuario y explica de una manera sencilla c mo realizar cada uno de los procesos que intervienen en este Sistema c mo se utilizan los iconos y botones especiales y da a conocer las caracter sticas y restricciones en el manejo de cat logos y reportes Las palabras que se muestran en Negritas se refieren a nombres de men s botones o formas UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 2 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Fundamentos B sicos
13. SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Universidad de Guanajuato Versi n 2004 08 11 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Contenido CONTENIDO outs cosacos 1 INTRODUCCI N A e e a eel 2 FUNDAMENTOS B SICOS dani 3 AA O T E 3 OPCIONES DEL IMENU e td DN 4 RUTAS DEACCOESO o ciao 4 AXUDASPICONOS a a cada 4 CATATOCO Ss e a e rada AA 6 CATATOGO DES ACCESOS SEGURIDAD o A oro Udd 6 CATALOGO DET EPENDENCIA Ss a el SO e a 8 CATALOGO DE DATOS GMENERATES elas 10 CATABOGO DEOPCIONES PARA C OMBO nutna ann da da la O o e IES 12 CATALOGO DE gt ERVICIO Se e A ol e too ES 12 CATALOGO DE TIPOS DE ASUNTO A A e o o al EDO UNO OL 14 CATALOGO DE TORNADO PAR a o e ea UA eMule CUE SS 16 CATALOGO DE ESTATUS DELAS UNTO SI A e a ee CCOO 18 CAT LOGO DE ESTATUS DE SEGUIMIENTOS a a e O 20 CAT LOGO DE IDENTIDAD DEL SISTEMA cooocoocononnnonnonnnonnnn nn rana enn PEENE ESen ensena enesenn ent 22 CAT LOGO DE TEXTO DEL MEMO coooccocononnnonnonn nono anne rre narran EP En erennere eneen 23 PROCEDIMIENTOS B SICOS DE OPERACI N ssenessos0s0s0sosoosososososossoeosososososessososososososeososososososeseososososossssosos 25 REGISTRO DEJAS UN TOS a a epocas 25 SEGUIMIENTO DEJAS UN TO St A A ti 28 REPORTES desde 31 EORMATO DE MEMORANDO eo ee es bio es een doo ao de 31 TAPAO e es o e e o e a laa ed 31 REPORTES DE ASUNTOS RECIBIDOS e e ate bie e ali lidos llla dos li e e dde 32 REPORTE DE ASUNTOS TURNADOS e leds lentes cado A 33 RE
14. as ES Dependencias Campus Universitario Linea O 77 Registro 14 lt 1 gt PI de 81 2 Presione el bot n Ll del cat logo y se despliegan los campos de captura necesarios ES Dependencias Ea tx Registro 14 4 82 M de 82 3 Inserte los Datos que se solicitan e Enel Nombre se registra el nombre del departamento e En Siglas se escriben las iniciales o abreviatura con las que se identifica al Dpto e En el Tipo se establece si es un departamento externo o interno a la Universidad de Guanajuato e En el N mero se refiere al n mero de dependencia que se maneja a nivel Universidad de Guanajuato Si es una dependencia externa no lleva n mero e Se registra el domicilio de la dependencia en los campos de Calle Colonia C P Ciudad y Estado e En Tel fono Fax y Apartado Postal se capturan estos datos de UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 9 37 H f n y h SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO TEN E INI E 1 H p Ps A Pi eii Ea b s Msi localizaci n de la dependencia a n z7 4 Al finalizar la captura se debe presionar el bot n A para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos Cat logo de Datos Generales UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 10 37 SE SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N Ea MANUAL DE USUARIO Definici n Este cat logo permite agregar modificar y consultar los datos de las personas registradas en el sist
15. be presionar el bot n q para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos Cat logo de Turnado para UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 16 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Este cat logo permite agregar modificar y consultar los diferentes motivos registrados para el campo turnado para referente a las razones por las que los asuntos son turnados a terceras personas Para crear o agregar un nuevo motivo 3 Cat logos gt Turnado para ES Cat logo de Turnado para al expediente en proceso asistir en representaci n dar el tr mite que corresponda ar respuesta fundir como corresponda ormular opini n reparar proyecto de respuesta realizar sintesis ejecutiva se sirva remitir informe al Rector sy an lisis y acuerdo con el Rector su an lisis y opini n su atenci n asistir en representaci n fier eL tr mite que corresponda ffier respuesta ra como corresponda a ffpreparar proyecto de respuesta ara ejecutiva e sirva remitir informe al Rector aras y acuerdo con el Rector a ffe atenci n y Registro I4 4 4 Presione el bot n del cat logo y se despliegan los campos de captura necesarios UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 17 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO ES Cat logo de Turnado para IS Registro 14 4 15 Pl de 16 5 Inserte los Datos que se solicitan e Un nuevo motivo para el campo Turnado a R
16. de Asuntos Recibidos Definici n Este reporte contiene una relaci n de los asuntos registrados en el sistema dentro de un periodo de tiempo determinado Para ejecutar este reporte 1 Asuntos 2 En la parte inferior de la forma se encuentra una peque a separaci n que se utiliza para la generaci n del reporte 0 OA 11 08 2004 11082004 3 Se Registran los siguientes datos e La fecha de inicio y fecha final del periodo que se quiere ver en el reporte e El Tipo que se refiere al tipo de asunto se puede elegir seg n los registrados en el sistema o un general que se genera eligiendo la opci n TODOS a 4 En seguida presione el bot n para desplegar el reporte UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 32 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO O Unidad de Sistemas de Computo Universidad de Guanajuato o Sistema de Registro de Atenci n a Clientes Relaci n de Asuntos recibidos del Viernes 11 de Junio de 2004 al Lunes 21 de Junio de 2004 Atenci n Personal irigido a Fecha Hora Prioridad Estatus Asunto Remitido por DR ARTURO LARA L PEZ 13 Jun 04 18 56 Baja En An lisis Prestarno de laptop DRA GUADALUPE MARTINEZ CADENA Secretar a General Correo Electr nico Dirigido a l Fecha Hora Prioridad Estatus Asunto Remitido por CP MARTIN PANTOJA AGULAR 13 Jun 04 18 58 ALTA Pendiente Prestamo de equipos DRA GUADALUPE MARTINEZ CADENA Secretar a General DR ARTURO LARA L PEZ
17. dio seguimiento al asunto y que puede ser diferente a la fecha sugerida en el campo de Pr ximo Seguimiento e El campo Se hablo con se registra la persona que atendi el seguimiento e En el campo Realizo el Seguimiento se registra la persona a quien atendi el asunto que puede ser la misma que atendi el seguimiento e En el campo Acuerdos se registran las observaciones pertinentes de acuerdo al seguimiento que se le da al asunto as como lo que comenten las respectivas partes UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 29 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO 4 Al finalizar la captura de estos campos se presiona Cerrar ALT C UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 30 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Reportes Formato de Memorando Definici n Este reporte contiene el formato necesario para generar un memorando que contiene los datos para cuando el asunto se turna a otra persona El registro del asunto debe contener informaci n en los siguientes campos Dirigido Prioridad Fecha y Hora Tipo de Contacto Estado Asunto Remitido Dependencia Recibido por Registrado por Observaci n Turnado a Cargo Para Fecha y Hora Firmado Por Cargo para que el memo se genere de forma adecuada Para ejecutar este reporte 1 Asuntos 2 Seleccione el asunto y para desplegar la forma de captura de datos haga doble clic sobre alg n campo del asunto 3 En la parte inferior izquierda de la forma
18. e 2004 Fecha Hora Prioridad Estatus Asunto Remitido por Recibido MI RENE JAIVE RIVAS asistir en representaci n 05 Jul 04 11 11 En An lisis Prestarm de laptop DRA GUADALUPE M RTINEZ CADEN j 13 Jun 04 18 56 Correo Electr nico Turnado a Turnado para Fecha Hora Prioridad Estatus Asunto Remitido por Recibido CP MARTIN PANTOJA AGULAR se sirva remitirinforme al Rector 02 Jul 04 1544 ALTA Pendiente Prestarm de equipos DRA GUADALUPE M RTINEZ GADEN 13 Jun 04 18 58 LIC FERNANDO VILLALOBOS RAM darrespuesta 01 Jul 04 1133 Media En Proceso Cambio de director C P MA RTIN PANTO JM AGUILAR 15 Jun 04 10 03 Fax i A Turnado a Turnado para Fecha Hora Prioridad Estatus l i Asunto O Remitido por Recibido DRA GUADALUPE MARTINEZ CADE dareltr mite que corresponda 01 Jul 04 1122 Media En Proceso Envio de Cotizacion C P MA RTINPANTO JA AGUILAR 13 Jun 04 18 57 Impresi n 21 06 2004 02 04 52 p m P gina 1 de 1 Reporte de Asuntos por tiempo de Respuesta Definici n Este reporte contiene una relaci n de los asuntos indicando cuando fueron recibidos turnados y cuando se estableci su tiempo de respuesta Para ejecutar este reporte Asuntos N En la parte inferior de la forma se encuentra una peque a separaci n que se utiliza para la generaci n del reporte Asregar Asuntos 11082004 11082004 m E El El El 3 Se Registran los siguientes datos e La f
19. echa de inicio y fecha final del periodo que se quiere ver en el reporte e El Tipo que se refiere al tipo de asunto se puede elegir seg n los registrados en el sistema o un general que se genera eligiendo la opci n TODOS 4 En seguida presione el bot n UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 34 37 para desplegar el reporte SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO pr Rector a Universidad de Guanajuato g H PE i pe E j Sistema de Registro de Atenci n a Clientes Reloci n de Tiempos de Respuesta de Domingo OT de Agosto de 2004 al Mi rcoles 11 de Agosto de 2004 z fomi Tarrado Benet Torrado a Fausta AS 1 Cia En Pranisa Medi 10 Aga dd m5 11 ryo 165 11 Ago 1H UG FERHAD VAULA DETE HAMRE Debra krt maart Habit de las Pat d Derio on barth a iit pok E hiela ci n En Aniket ATA 1i 35 11 dyol 1655 iira UG FERHAD D VAULA DETE HAMRE Firilorsan a hegu iin dh Balon de Los dul donida por i Lhre Impre n TORIO Se H pon Pigra l de Y Reporte de Asuntos por Remitente Definici n Este reporte contiene una relaci n de los clientes que han remitido asuntos incluyendo tambi n sus respectivos asuntos registrados en el sistema dentro de un periodo de tiempo determinado Para ejecutar este reporte 5 Asuntos 6 En la parte inferior de la forma se encuentra una peque a separaci n que se utiliza para la generaci n del reporte MECO e METEO gt IC a 7 Se Registran los siguientes datos e La fecha de
20. ema Para crear o agregar un directivo 2 Cat logos gt Datos Generales E Datos Generales C P JUAN FERNANDO CALDERON CABELL DIRECTOR FINANCIERO Registro I4 4 1 el bo de 18 3 Presione el bot n l del cat logo y se despliegan los campos de captura necesarios E Datos Generales Ea lx 4 Inserte los Datos que se solicitan e Enel Nombre se registra el nombre de la persona e Enel Cargo se escribe el puesto que ocupa la persona e En la Dependencia se registra el departamento o empresa a la que pertenece e En Correo Electr nico se captura la direcci n e mail de la persona e En Tel fono Extensi n y Fax se escriben el n mero telef nico y la extensi n de la persona as como su n mero de fax e En Radio se escribe el n mero de radio de la persona e En Domicilio se escribe la direcci n de la persona UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 11 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO E 5 Al finalizar la captura se debe presionar el bot n Y para cerrar la forma y registrar la informaci n en la base de datos Cat logo de Opciones para Combo Definici n Este cat logo permite modificar y consultar respecto a cada una de las personas registradas los permisos para realizar acciones de los asuntos de acuerdo a lo establecido por cada direcci n Para modificar los permisos para cada uno de las personas 1 Cat logos gt Opciones para Combo E Opciones para Combos A
21. icionales los cuales proporcionan mayor funcionalidad Si requiere conocer el total de registros que se tienen almacenados se localiza el n mero en la parte inferior Registro I4 1 gt h l de 19 UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 4 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Por medio de este bot n se despliega en la forma los campos en los que se capturan los datos para un dar de alta un nuevo registro Cada cat logo tiene sus caracter sticas y restricciones por lo que es importante tener en cuenta las especificaciones siempre que agregue datos Consultar Permite conocer la informaci n que se tiene registrada aqu no puede realizar ninguna modificaci n En la parte inferior de la forma se encuentra un grupo de botones con los que se puede navegar en el cat logo PRIMER REGISTRO ULTIMO REGISTRO REGISTRO ACTUAL iala 2 b ANTERIOR REGISTRO SIGUIENTE REGISTRO Buscar Este bot n nos permite buscar un registro en la informaci n que se tiene Ai registrada Buscar y reemplazar Buscar Reemplazar Buscar Cancelar buscar en Mombre_Depenencia Coincidir Hacer coincidir todo el campo Buscar Todos E Coincidir may sculas y min sculas Buscar los campos con Formato UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 5 37 Cat logos SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Hay informaci n que ya se encuentra almacenada en la base de datos algunos registros son parte de la aplicaci n y n
22. inalizar la captura de estos campos se presiona Cerrar ALT C Seguimiento de Asuntos Definici n El proceso para realizar un seguimiento a un asunto consiste en sugerir una fecha y una persona para el seguimiento despu s de que el asunto ha sido registrado Descripci n Para dar un seguimiento al asunto del Procedimien 1 Asuntos to UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 28 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Es Correspondencia Recibado Hora F OE CEUS 1150 escisi n de Contrato Llamida Tolef nica CP MARTIN PANTE URGENTE En A lisas Al 12 abr04 14085 Solicitud de Personal Ciicio DR ARTURO LARA ALTA Pendiente E 1im ayld 1556 Visita del Instituto de C p c acic Atenci n Porsonal C P JUAN FERMAN Media Pendiente 12105 2004 EPA DAA TODOS E ea 2 Localice el asunto y para desplegar la forma de captura de datos haga doble clic sobre alg n campo del asunto E Bocumentos ji DR SERGIO ARIAS HEGRETE 7 TENi habia gulan lo ata disra por ausencia del director CP MARTIN PANTOJA AGUILAR 3 Inserte los datos que se solicitan e El campo Pr ximo Seguimiento indica la fecha y hora que se sugiere para dar seguimiento al asunto e En el campo Hablar Con se registra la persona que se sugiere para dar el seguimiento al asunto e En Estatus se determina si el seguimiento ya se llev a cabo o queda postergado para ser atendido e El Seguimiento la fecha y hora reales en que se
23. o pueden ser eliminados ya que sin ellos no podr a funcionar y son aceptadas por los usuarios responsables del funcionamiento del sistema Cada cat logo contiene campos en los que se debe registrar una cantidad de caracteres num ricos o alfanum ricos es importante cuidar la uniformidad y las restricciones se aladas Los cat logos en los cuales es obligatorio capturar al menos un registro para iniciar el sistema se listan a continuaci n Cat logo de Acceso y Seguridad Catalogo de Dependencias Cat logo de Datos Generales Cat logo de Opciones para Combo Cat logo de Servicios Cat logo de Tipos de Asuntos Cat logo de Turnado para Cat logo de Estatus de Asuntos Cat logo de Estatus de Seguimientos Cat logo de Identidad del Sistema Cat logo de Texto del Memo Cat logo de Acceso y Seguridad UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 6 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO Definici n Este cat logo permite agregar modificar y consultar los diferentes usuarios que acceden y usan la aplicaci n as como la modalidad de acceso que tendr n a la aplicaci n Adem s se puede consultar el historial de accesos a la aplicaci n y el n mero de intentos fallidos de entrada al sistema A este cat logo solamente tienen acceso los usuarios que fueron registrados como administrador Para crear o agregar un nuevo usuario 1 Cat logos gt Acceso y Seguridad ES Acceso y Seguridad DORSO Fosoteos 05 54 2
24. rioridad se establece en base al grado de consideraci n o urgencia que se proporcione al asunto e La Fecha y Hora indican el momento en que se recibi el asunto e El campo Tipo de contacto indica el tipo de asunto del que se UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 26 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO trata e El Servicio se refiere a la clase de asunto que trata el asunto como Invitaci n Donaci n Cita entre otras e El Estado se refiere al estatus de atenci n que se ha dado al asunto hasta el momento de su registro e En el campo Asunto se registra una descripci n detallada del asunto que incluye el prop sito o raz n de ser del mismo e Elcampo Remitente indica la persona de quien proviene el asunto se puede elegir de una lista o se puede escribir su nombre si es que no se encuentra e La Dependencia hace referencia al departamento empresa del Remitente se elige de las registradas en el catalogo de Dependencias e El Domicilio Tel fono y E mail Son los datos de la persona que env a el asunto e En el campo Recibido por se escribe el nombre de la persona que atendi el asunto en primera instancia e En el campo Registrado por se escribe el nombre de la persona que captur los datos del asunto en la aplicaci n e En Observaci n se registra cualquier referencia o complemento que se crea necesario para optimizar el contexto del asunto 5 Al finalizar la captura de estos campos se presiona Cerrar
25. se encuentra el bot n presionarlo se genera el reporte Guanajuato Gto 21 de abril del 2004 aunta Solicitud de Personal M I RENE JAIME RIAS DIRECTOR DE PLANEACI N Porinstrucciones del C P htartin Pantoja guilar remito la documentaci n anexa para darrespuesta Agradezco su apoyo Atentamente CP JUAN FERNANDO CALDERON CABELLO DIRECTOR FINANCIERO Nota El formato del Memorando puede ser cambiado en el cat logo de Texto de Memo Tarjeta Informativa Definici n Este reporte contiene la informaci n b sica que se encuentra registrada en el sistema respecto al asunto El registro del asunto debe contener informaci n UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 31 37 SISTEMA DE REGISTRO DE ATENCI N MANUAL DE USUARIO en los siguientes campos Dirigido Prioridad Fecha y Hora Tipo de Contacto Estado Asunto Remitido Dependencia para que el memo se genere de forma adecuada Para ejecutar este reporte 1 Asuntos 2 Seleccione el asunto y para desplegar la forma de captura de datos haga doble clic sobre alg n campo del asunto a a E 3 En la parte inferior izquierda de la forma se encuentra el bot n al presionarlo se genera el reporte Tarjeta Informativa Guanajuato Gto 11 de mayo del 2004 Asunto Wista del hat tuto de Capacitacion Nacional para el Profesorado a Mwel Bachillerato para Exaluci n Aleatoria Ob serv dones Ho habia quien lo atendiera por ausencia del director Reportes
26. us Pendente ma r E E E E Impresi n 21 06 2004 01 58 52 p m P gina 1 de 1 UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO 36 37
Download Pdf Manuals
Related Search