04 ISC 225-manualtecnico
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1. Usuario 2 Consultar Usuario 4 Usuarios Sin Area Regresar Ilustraci n Pantalla de Administraci n de Usuarios y Perfiles Dentro del sub m dulo de administraci n de usuarios y perfiles se puede Crear un Usuario Administraci n de Usuarios del Sistema Creaci n de Usuarios Ilustraci n 9 Crear un usuario Para crear un usuario Ilustraci n 9 e Ingresar los siguientes campos v C dula c dula del usuario Nombres y apellidos del usuario Abreviaci n t tulo rango rango o t tulo del usuario rea escoger el rea a la que pertenece el usuario Cargo cargo del usuario Puesto Denominaci n del puesto que ocupa XX SN SN SN SS SN Mail cuenta de correo del usuario Nota Los campos que se encuentran con asterisco son obligatorios Seleccionar el bot n Siguiente que se encuentra en la parte inferior de la pantalla Se despliega la pantalla de permisos del usuario Administraci n de Usuarios del Sistema Modificaci n de Usuarios Cambio de Contrase a Se solicita al usuario via e mail que ingrese una nueva contrase a para ingresar al sistema Usuario Activo Activa o desactiva el usuario Los usuarios desactivados no pueden acceder al sistema Administrar Archivo Manejar el Archivo Permite a los usarios del archivo buscar y ubicar documentos en el archivo f sico de ta instituci n Consultar Documentos Permite al usuario consultar documentos que pertenecen a otros usu2. por los usuarios de la instituci n v Administraci n de carpetas virtuales muestra en el men la opci n de administraci n de Carpetas Virtuales y tipificaci n documental Y Creaci n de documentos de salida permite al usuario crear documentos de Salida Documentos que salen de la instituci n a otra instituci n o a un ciudadano Y Creaci n de documentos de entrada permite al usuario registrar documentos de entrada Documentos que llegan a la instituci n de manera f sica se registran y se digitalizan para que fluya internamente en la instituci n electr nicamente Y Usuario P blico Permite al usuario ser visto desde otras reas de una misma instituci n Una vez terminado de asignar los permisos se debe selecci n el bot n Grabar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla Los cambios en el usuario Xavier Haro se realizaron correctamente Editar un Usuario Area Area y Buscar usuario del sistema Nombre C l Alberto Vicente Pulles Lima 1001727229 pullesvdespeadoc edu DIRECCI N FINANCIERA Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 1002671244 alexcevallosMespeadoc edu OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL Ana Cristina Pozo Garc a 1002236287 pozocMespeadoc edu RECURSOS HUMANOS Blasnca Luc a Trujillo Obando N 1001550928 trujillol espeadoc edu RECURSOS HUMANOS Cecilia Vallejos 5 vallejosc espeadoc edu RECURSOS HUMANOS Clara Irene Garc a Trujillo 1001678463 garciac espeadoc edu ADMINISTR
3. root y procedemos a instalar los paquetes apt get install apache php3 php pear php gd php pgsql php soap Y Editamos el archivo etc php5 apache2 php ini en el cual Modificamos los siguientes par metros e register_globals On e display_errors On e short_open_tag On e register_long_ arrays On e memory_limit 128 Y Reiniciamos el apache etc init d apache2 restart Y Ahora instalamos postgres Servidor de Base de Datos apt get install postgresql 8 2 su postgres psql postgres postgres f alter user postgres with password admin Y Instalamos los paquetes restantes apt get install ghostscript html2ps INSTALACI N Y CONFIGURACI N DEL SISTEMA DOCUMENTAL Y Desempaquetamos el archivo espeadoc tar gz tar xfz espeadoc tar gz C var www Y Se crear n dos carpetas dentro de este directorio espeadoc y html_a_pdf Y Cambiamos los atributos de permisos de archivos find type d exec chmod 755 find type f exec chmod 755 1 v Ahora ejecutamos el pgAdmin III y creamos una nueva base de datos llamada Espeadoc Encoding Template Tablespace Schema restriction Comment Imagen 1 Creaci n de la base de datos v Una vez creada restauramos el backup de la base de datos original E Disable Trigger Verbose messa ges Imagen 2 Restauraci n de Backup Y Configuramos el archivo var www espeadoc config php con la informaci n de la base de datos
4. y de la ubicaci n del servidor usuario postgres contrasena admin servidor 127 0 0 1 5432 driver postgres db espeadoc nombre_servidor http localhost espeadoc servidor_pdf http localhost html_a_pdf Ahora iniciamos el sistema r Abrimos el navegador de internet Firefox Iceweasel y digitamos en la barra de direcci n http localhost espeadoc Debe mostrarse la siguiente pantalla spea Siste localhost espeadoc login php A ESPEA Ingreso de Usuarios al sistema Por favor Ingrese su n mero de C dula y contrase a Imagen 3 Ingreso al Sistema de Gesti n Documental Espeadoc MANUAL DE USUARIO DE ESPEADOC Informaci n general de Espeadoc Qu es Espeadoc Espeadoc gestiona la documentaci n digital y o impresa dicha documentaci n puede se interna es decir aquella que se remite y se recibe en los departamentos de la misma organizaci n Asimismo el Espeadoc controla la documentaci n externa es decir la que es emitida por entre entidades y la enviada por la ciudadan a a su organizaci n Funciones principales de Espeadoc e Ahorro de espacio f sico para almacenamiento de documentos e Disminuci n del riesgo de la perdida por incendios robos e inundaciones e Conservaci n intacta de los documentos a lo largo del tiempo e Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geogr fico e B squeda de documentos definiendo
5. y perfiles reas numeraci n de documentos etc La contrase a de este tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema b Perfil Usuario Normal Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como crear nuevos documentos b squedas reportes entre otras a las que se tenga permiso Estos permisos les ser n concedidos o negados por el usuario administrador M DULOS Y FUNCIONALIDADES GENERALES Usuario Administrador M dulo de Administraci n M dulo de Administraci n i Cambio de contrase a Listas de env o 2 Usuarios internos Areas j Instituciones Numeraci n de documentos Ilustraci n 3 M dulo de Administraci n El usuario administrador es el encargado de gestionar los siguientes sub m dulos Cambio de Contrase a Es opci n permite al usuario cambiar su contrase a para el ingreso al sistema Ilustraci n 4 Cuando se realice un cambio de contrase a se debe cerrar la sesi n y volver a ingresar con la nueva clave Para cambiar la contrase a se debe Y Y Y Y Seleccionar la opci n Cambio Contrase a Ingresar la contrase a anterior Ingresar la nueva contrase a Seleccionar el bot n Aceptar Por favor ingrese los siguientes datos Usuario ADMINISTRADOR Contrase a anterior Contrase a Re escriba la contrase a Ilustraci n 4 Pantalla de Cambio de Contrase a L
6. ATIVA Ilustraci n 11 Pantalla de B squeda de Usuario Estado Activo Activo Activo Activo Inactivo Activo En la secci n Buscar Persona Ilustraci n 11 seleccionar el rea o ingresar el nombre del usuario y clic en el bot n Buscar Se despliega un listado con todos los usuarios que tengan coincidencias Para editar a un usuario v Ubicar el usuario por ser editado y hacer clic sobre el nombre Y Modificar la informaci n existente Y Seleccionar el bot n Siguiente que se encuentra en la parte inferior de la pantalla se despliega la pantalla de permisos del usuario Ilustraci n 14 Administraci n de Usuarios del Sistema Modificaci n de Usuarios E cambio de Contrase a Se solicita al usuario v a e mail que ingrese una nueva contrase a para ingresar al sistema 0 A Anha Activa o desactiva el usuario Los usuarios desactivados no pueden acceder al sistema E administrar Archivo Muestra en el men la opci n para administraci n de archivos f sicos creaci n de organizaci n f sica y ubicaciones f sicas a Manejar el Archivo Permite a los usarios del archivo buscar y ubicar documentos en el archivo fisico de la instituci n E consultar Documentos o Permite al usuario consultar documentos que pertenecen a otros usuarios de la misma rea o de reas con menor jerarqu a TE Digtatizar Documentos Muestra en elmen la opci n para asociar documento digital im genes a los documentos
7. LIT CNICA ECOL GICA AMAZ NICA v Resutlado de la B squeda Nombres T tulo Puesto Instituci n email Acci n Usuarios que pertenecen a la Lista de Envio Nombre T tulo Puesto Instituci n Acci n Ilustraci n 6 Pantalla de Modificaci n de Listas de Env o En la parte superior seleccionar la lista por ser editada y modificar el nombre de la misma En la secci n Buscar Personal seleccionar el nombre de la instituci n o ingresar el nombre del usuario y puesto Dar clic en el bot n Buscar Ilustraci n 6 Para editar una lista se debe Y Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el link Incluir que se encuentra debajo de la columna Acci n Y Elo los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista actual Y Editar una Lista Y Seleccionar el bot n Aceptar Los cambios en la lista ODE se realizaron correctamente Consultar una Lista Consutla de Listas de Env o Tipo de lista P blica Seleccione la lista lt lt seleccione gt gt v Nombre Descripci n N Usuarios que pertenecen a la Lista de Envio Nombre T tulo Puesto Instituci n Acci n Regresar Ilustraci n 7 Pantalla de Consulta de Listas de Env o Se despliega la lista con todos los usuarios que pertenecen actualmente a la lista Ilustraci n 7 Usuarios Internos Administraci n de Usuarios y Permisos 1 Crear Usuario 2 Editar
8. MANUAL T CNICO Y DE ADMINISTRADOR INTRODUCCI N La implementaci n de Orfeo requiere de una serie de pasos y requerimientos que deben ser cumplidos a cabalidad caso contrario podr a suponerse un mal funcionamiento del sistema documental Se debe mencionar que la implementaci n se har sobre el sistema operativo Debian 5 Lenny Linux la implementaci n sobre el sistema operativo Windows no existe debido a los requerimientos de software REQUERIMIENTOS v HARDWARE M NIMO Equipos Cliente e Disco Duro 40 GB e RAM 512 MB e Procesador 1 8 MHz e Sistema Operativo Windows xp ServicePack 3 o superior Equipo Servidor e Disco Duro 160 GB e RAM 3 GB e Procesador 2 8 MHz e Sistema Operativo Linux DEBIAN LENNY 5 Y SOFTWARE e Apache 2 2 Servidor Web e Postgres 8 2 Motor de Base de datos e PHP 5 2 Lenguaje para programar scripts del lado del servidor php pear Repositorio de aplicaciones y extensiones PHP php5 gd Libreria para la creaci n de gr ficos php5 pgsql Librer a postgres para PHP php soap Librer a para utilizar web services con PHP e ghostscript Software para hacer documentos PostScript e html2ps Software para pasar de HTML a PostScript Para el cliente es necesario Firefox para el acceso al sistema y alg n visor de archivos PDF como Adobe Acrobat Como fue indicado el SGD solo funcionar si se cumplen esos requerimientos INSTALACI N Y CONFIGURACI N DEL SERVIDOR v Abrimos una consola
9. O INTEGRAL Quitar Area 1001550928 Blasnca Lucia Trujillo Obando RECURSOS HUMANOS Quitar Area 1714548938 Myrian Elizabeth Imbago Delgado DIRECCI N FINANCIERA Quitar Area 1001727229 Alberto Vicente Pulles Lima DIRECCI N FINANCIERA Quitar Area 1001678463 Clara Irene Garc a Trujillo ADMINISTRATIVA Quitar Area 1900532282 Luc a Ivanova Chalco Cabrera SECRETARIA ZAMORA Quitar Area 1101813283 Gomer Guillermo Guerrero Le n DIRECCI N DE EXTENSI N ZAMORA Quitar Area 1002069530 Dolores Jaqueline Pe afiel Quelal DIRECCI N DE EXTENSI N PUYO Quitar Area 1714110465 Gladys Alicia Moya Villag mez SECRETARIA PUYO Quitar Area Ilustraci n 16 Listado de Usuarios x reas Crear una Area Este subm dulo permite crear editar y listar reas de la instituci n Administraci n de Areas 1 Crear Area 2 Editar Area 2 Lista de Area Regresar Administraci n de Areas Ciudad lt lt seleccione gt gt Area Padre Area v Ubicaci n del Archivo F sico Area v Area de la que se copiar la plantilla del kaa de Por favor cargue una plantilla para los documentos del rea Cargar Plantilla La plantilla debe estar en formato pdf y su tama o m ximo 100 Kb Ilustraci n 17 Pantalla de Creaci n de reas Para crear una rea se debe Ilustraci n 17 e Ingresar los siguientes campos Y S XX YX ON nombre nombre del rea sigla sigla del rea esta sigla es la que apare
10. RACI N TEMPORAL ESPEA Listado de usuarios 0000000000 Super inistrador Area Admin Quitar Area 1002671244 Alexandra Amparo Cevallos Vallejos OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL Quitar Area 1002692265 Xavier Haro RECURSOS HUMANOS Quitar Area Ilustraci n 15 Pantalla de Asignaci n de Usuarios x reas Y Escoger usuario y rea Y Seleccionar el bot n Asignar rea Se desplegar en la parte inferior de la pantalla un listado completo de todos los usuarios por rea Ilustraci n 16 En la ltima columna del listado est las acci n Quitar rea que si lo seleccionar permitir quitar el usuario de la rea asignada Listado de usuarios CAT CT 0000000000 Super Administrador Area Asignada Area Quitar Area 1002671244 Alexandra Amparo Cevallos Vallejos OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL Quitar Area 1002692265 Xavier Haro RECURSOS HUMANOS Quitar Area 1002556825 Darwin or Maldonado Mina DIRECCI N FINANCIERA Quitar Area 1000914984 5 Cecilia Vallejos RECURSOS HUMANOS Quitar Area 1003147699 Ima Sumac Sanch z De Cespedes DEPARTAMENTO DE PLANEAMIENTO INTEGRAL Quitar Area 1002881157 Rossana Paola Aguas Cabrera DIRECCI N FINANCIERA Quitar Area 1001899085 Ruth Ang lica Rueda Ord ez RECURSOS HUMANOS Quitar Area 0603246448 Mercy Giovanna Ortiz Guerrero OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL Quitar Area 0802320531 Gimabel Elena Valencia Astudillo DEPARTAMENTO DE PLANEAMIENT
11. TACI N ESTUDIANTIL MAIS ea TAg Se0e O A O TNA 4 4 14 Institucion Y A adir Borrar Memorando OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL SecvenciaArea C digo Sede o Dtensi ninsttucior TNA 4 3 25 Institucion Y A adir Borrar Circular OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL SecvenciakArea C digo Sede o Extensi n insttucior TNA 4 4 3 Institucion Y A adir Borrar Ilustraci n 21 Pantalla de Numeraci n de Documentos Clase de documento las clases de documentos son oficio externo memo circular Copiar formato del rea escoger el formato de numeraci n perteneciente al rea que se esta ingresando o escoger un formato de numeraci n definido en otra rea para esta clase de documento Formato escoger el formato de numeraci n de los documentos Por ejemplo En la parte inferior de la columna Formato se encuentra un combo y los botones A adir y Borrar en donde se debe Y Escoger del combo los datos que van a formar parte de la numeraci n de los documentos Se puede escoger entre las siguientes opciones instituci n rea a o secuencial abreviaci n del documento Los datos se desplegar n en el orden ingresado Y Seleccionar el bot n A adir Para borrar la ltima opci n ingresada Y Seleccionar el bot n Borrar C digo de sede o extensi n Se puede ingresar abreviaciones a los documentos de acuerdo a la extensi n o sede a la que pertenece Por ejemplo Tena TNA Separador ingresar el tipo de
12. aci n 10 Pantalla de Permisos de Usuario En esta secci n se asigna los siguientes permisos al usuario que est siendo creado actualmente v Usuario Nuevo la siguiente vez que el usuario acceda al sistema se le pedir que defina su clave de acceso v Usuario Activo activa o desactiva el usuario Los usuarios desactivados no pueden acceder al sistema v Administrar Archivo muestra en el men la opci n para administraci n de archivos f sicos creaci n de organizaci n f sica y ubicaciones f sicas Y Manejar Archivo permite a los usuarios del archivo buscar y ubicar documentos en el archivo f sico de la instituci n Y Consultar documentos permite al usuario consultar documentos que pertenecen a otros usuarios de la misma rea o de reas con menor jerarqu a v Administraci n del Sistema muestra en el men la opci n de administrar el sistema reas usuarios lista de usuarios numeraci n de documentos v Digitalizar Documentos muestra en el men la opci n para asociar documento digital im genes a los documentos registrados en la mesa de entrada Y Impresi n de Documentos muestra en el men la opci n para imprimir los documentos que deber n ser enviados manualmente Y Creaci n de Ciudadanos permite a un usuario ingresar nuevos ciudadanos en el sistema para el definirlos como destinatarios en sus documentos Y Reportes permite visualizar reportes estad sticos de documentos recibidos
13. ar el bot n Aceptar Editar una instituci n Para editar una instituci n se debe Y Modificar el RUC sigla nombre y logo Y Seleccionar el bot n Aceptar Listar instituciones existentes Para listas las instituciones se debe Seleccionar el bot n Listado de Instituci n 0 0000000000000 ESCUELA SUPERIOR POLIT CNICA ECOL GICA AMAZ NICA ESPEA 2 1002671244001 EXTENSION 1 3 1234567890001 CONSEJO DE EDUCACI N SUPERIOR CES 6 0987654321001 SECRETAR A NACIONAL DE EDUCACI N SUPERIOR SENES CIENCIA TECNOLOG A E INNOVACI N Pagina 1 1 Cerrar Ilustraci n 20 Listado de Instituciones Numeraci n de Documentos El formato de numeraci n de documentos se lo define por cada clase de documento que tenga la instituci n Para ingresarlo se debe Y Seleccionar el rea en donde se va a definir el formato de la numeraci n de los documentos v Se despliega una pantalla con un listado de los documentos existentes Ilustraci n 21 Formato de la Numeraci n de Documento A O OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL y X C digo de N E x Clase de a E N Digitos Secuenci Copiar Formato del rea Formato sede o Separador Digitos 5 Documento is A o Secuencial Atual S ial Area C digo Sede o Extensi n Instituci Oficio OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL UU irea sodigo sede O ACASO AO TNA 4 3 1 Institucion Y A adir Borrar S ial Area C digo Sede o Extensi n Instituci E OFICINA DE DOCUMEN
14. arios de la misma rea o de reas con menor jerarqu a Digitalizar Documentos Muestra en elmen la opci n para asociar documento digital im genes a los documentos registrados en la mesa de entrada Impresi n de Documentos Muestra en el men la opci n para imprimirlos documentos que deber n ser enviados manualmente Report Permite visualizar reportes estad sticos de documentos recibidos por los usuarios dela instituci n Administraci n de Carpetas Virtuales Muestra en el men la opci n de administraci n de Carpetas Virtuales y tipificaci n documental Enviar notificaciones al correo El sistema env a notificaciones sobre los documentos recibidos al correo electr nico dels 22 ARA Y Creaci n de documentos de Salida Permite al usuario crear documentos de Salida Documentos que salen de la instituci n a otra instituci n o a un ciudadano 7 E Permite al usuario registrar documentos de entrada Documentos que llegan a la instituci n de manera f sica se registran y se digitalizan para que fluya Creaci n de Documentos de Entrada internamente en la instituci n electr nicamente V Usuario P blico Permte al usuario ser visto desde otras reas de una misma instituci n aaron lt Muestra en el men la opci n para administraci n de archivos fisicos creaci n de organizaci n fisica y ubicaciones fisicas lt lt lt Ilustr
15. cer impresa cuando se generen los documentos ciudad la ciudad a la que pertenece el rea Seleccionar una rea padre de la rea que se est ingresando actualmente Seleccionar la ubicaci n f sica del archivo Ubicaci n del archivo f sico en que lugar van a estar f sicamente los documentos generados rea de la que copiar la plantilla Seleccionar si se desea copiar el formato de una plantilla de otra rea existente Caso contrario se carga la plantilla en formato PDF con un m ximo en tama o de 100Kb Seleccionar el bot n Aceptar Editar una rea Administraci n de Areas Seleccione el Area que desea modificar Area v Listar Areas Ilustraci n 18 Editar rea Para editar una rea se debe Ilustraci n 18 Y Y Y Escoger el rea que se desea editar Modificar los datos del rea Seleccionar el bot n Aceptar Listar reas existentes Para listar reas se debe Seleccionar el bot n Listar Areas Instituciones Este subm dulo permite crear editar y listar instituciones Ilustraci n 19 Al ingresar a la administraci n de instituciones se desplegar autom ticamente la instituci n actual y MEA Ilustraci n 19 Pantalla de Administraci n de Instituciones Dentro del sub m dulo de administraci n de instituciones se puede Crear una instituci n Para crear una instituci n se debe Y Ingresar el RUC sigla nombre y logo Y Seleccion
16. criterios de acceso de forma flexible y f cil e Consulta simultanea de varios lectores e Reproducci n y env o de documentos obviando el traslado f sico e Inviolabilidad de la informaci n a trav s de mecanismos de seguridad digital e Reducci n en tiempos de distribuci n y consulta e Ahorro de recursos f sicos y econ micos para gestionar los documentos e Disminuci n de impresi n de documentos e Apoyo a la conservaci n del ambiente Introducci n a ESPEADOC Ingreso al ESPEADOC Para ingresar a ESPEADOC tal como lo muestra la Ilustraci n 1 debe seguir los pasos presentados a continuaci n 1 Ingresar usuario 2 Ingresar contrase a 3 Pulse el bot n Ingresar Ira un sitio web ESPEA Ingreso de Usuarios al sistema Por favor Ingrese su n mero de C dula y contrase a Ilustraci n 1 Ingreso a ESPEADOC cuela Superior Polit nica Ecol c Usuario Super Administrador Instituci n ESCUELA SUPERIOR POLIT CNICA ECOL GICA AMAZ NICA Area Area Administraci n Instituciones para Administrar ESCUELA SUPERIOR POLIT CNICA ECOL GICA AMAZ NICA X M dulo de Administraci n Ilustraci n 2 Ingreso a ESPEADOC TIPOS DE PERFILES DEL SISTEMA El sistema cuenta con los siguientes perfiles de usuario a Perfil Usuario Administrador Este perfil tiene acceso a todos los m dulos y sub m dulos del sistema Su misi n fundamental es la administraci n de usuarios
17. istas de Usuarios Este sub m dulo permite crear editar y consultar listas de usuarios internos externos y mixtos usuarios internos y externos Crear una Lista Creaci n de Listas de Env o Tipo de lista P blica v ad D TEA Nombre Buscar Persona Puesto Instituci n ESCUELA SUPERIOR POLIT CNICA ECOL GICA AMAZ NICA v Le Resutlado de la B squeda Nombres T tulo Puesto Instituci n email Acci n Usuarios que pertenecen a la Lista de Env o Nombre T tulo Puesto Instituci n Acci n Ilustraci n 5 Pantalla de creaci n de listas de env o En la parte superior escoger el tipo de lista personal o p blica e ingresar el nombre y descripci n de la lista Ilustraci n 5 En la secci n Buscar Personal seleccionar el nombre de la instituci n o ingresar el nombre del usuario y puesto y dar clic en el bot n Buscar Para crear una lista Y Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el link Incluir que se encuentra debajo de la columna Acci n Y Elo los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista actual Y Seleccionar el bot n Aceptar Los cambios en la lista ODE se realizaron correctamente Editar una Lista Creaci n de Listas de Env o Tipo de lista P blica Nombre Descripci n Nombre Buscar Persona Puesto Instituci n ESCUELA SUPERIOR PO
18. istina Pozo Garcia Aceptar Consultar un Usuario Area Area mooo Nombre C I Buscar usuario del sistema Er DO IS a UN Alberto Vicente Pulles Lima 1001727229 pullesvdespeadoc edu DIRECCI N FINANCIERA Activo Alexandra Amparo Cevallos Vallejos 1002671244 alexcevallosMespeadoc edu OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL Activo Ana Cristina Pozo Garc a 1002236287 pozociespeadoc edu RECURSOS HUMANOS Activo Blasnca Luc a Trujillo Obando N 1001550928 trujillol espeadoc edu RECURSOS HUMANOS Activo Cecilia Vallejos 5 vallejosc espeadoc edu RECURSOS HUMANOS Inactivo Clara Irene Garc a Trujillo 1001678463 garciacdespeadoc edu ADMINISTRATIVA Activo Ilustraci n 13 Pantalla de Consulta de Usuario En la secci n Buscar usuario del sistema Ilustraci n 13 seleccionar el rea o ingresar el nombre del usuario y dar clic en el bot n Buscar Se despliega un listado con todos los usuarios que tengan coincidencias Para consultar un usuario Y Ubicar el usuario por ser editado y hacer clic sobre el nombre y se despliega una pantalla con la informaci n detallada del usuario Y Seleccionar el bot n Siguiente y se despliega la pantalla de permisos actuales del usuario Ilustraci n 14 Administraci n de Usuarios del Sistema Consulta de Usuarios CZ Administrar Areivo Muestra en el men la opci n para administraci n de archivos f sicos creaci n de organizaci n f sica y ubicaciones f sicas L Ad
19. ministraci n de Carpetas Virtuaes Muestraenelmen la opci n de administraci n de Carpetas Virtuales y tipificaci n documental E Enviar notificaciones al correo Elsistema env a notificaciones sobre los documentos recibidos al correo electr nico delusuaro L Reasignar a segundo nivel de jerarquia Permtereasignar documentos a otros niveles saltandose la estructura org nica funcional de la instituci n Z Creaci n de documentos de Saida Permite al usuario crear documentos de Salida Documentos que salen de la instituci n a otra instituci n o a un ciudadano NA a ai a RANES o P b Permite al usuario ser visto desde otras reas de una misma instituci n Ilustraci n 14 Pantalla de Permisos de Usuarios Usuario sin rea Para asignar usuarios a las reas tambi n es utilizado para realizar el cambio de usuarios de un rea a otra Ilustraci n 15 Administraci n de Usuarios y Permisos Asignar Usuarios por Areas Elegir Usuario Eo Elegir Area Area ADMINISTRATIVA DIRECCI N FINANCIERA OFICINA DE DOCUMENTACI N ESTUDIANTIL SECRETAR A GENERAL PROCURADUR A DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIONES RECURSOS HUMANOS N EVALUACI N INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE PLANEAMIENTO INTEGRAL DIRECCI N DE EXTENSI N NUEVA LOJA SECRETARIA NUEVA LOJA DIRECCI N DE EXTENSI N ZAMORA SECRETARIA ZAMORA DIRECCI N DE EXTENSI N PUYO SECRETARIA PUYO ADMINIST
20. registrados en la mesa de entrada E Impresi n de Documentos Muestra en el men la opci n para imprimir los documentos que deber n ser enviados manualmente a Reportes Permite visualizar reportes estad sticos de documentos recibidos por los usuarios de la instituci n E administraci n de Carpetas Virtuales Muestra en el men la opci n de administraci n de Carpetas Virtuales y tipificaci n documental gt A gt gt 5H E reasignar a segundo nivel de jerarqu a Permite reasignar documentos a otros niveles saltandose la estructura org nica funcional de la instituci n a Creaci n de documentos de Salida Permite al usuario crear documentos de Salida Documentos que salen de la instituci n a otra instituci n o a un ciudadano Permite al usuario registrar documentos de entrada Documentos que llegan a la instituci n de manera fisica se registran y se digitalizan para que fluya 0 Creaci n de Documentos de Entrada AAA A E E Usuario P blico Permite al usuario ser visto desde otras reas de una misma instituci n B Ilustraci n 12 Pantalla de Permisos de Usuarios En esta secci n se asignan permisos al usuario que est siendo editado actualmente Una vez terminado de asignar los permisos seleccionar el bot n Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla La contrase a del usuario ha cambiado y se le notific a su cuenta de correo electr nico Los cambios en el usuario Ana Cr
21. separador para el formato de numeraci n N d gitos del a o ingresar el n mero de d gitos con el que se quiere que aparezca el a o N d gitos secuencial ingresar el n mero de d gitos con el que se desea que aparezca el secuencial Secuencia actual ingresar el n mero actual en que se encuentra la secuencia
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