MANUAL DE PROCEDIMIENTO
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1. terminar muestra un mensaje de proceso terminado Pulse 2 veces lt Enter gt y regresa al men principal nuevamente para continuar con la opci n No 3 Una vez terminado el proceso de inicializaci n de archivos se procede a generar el listado total de productos por proveedor en la Opci n 3 donde imprimir el listado que sirve para control de proveedores impresos contados y ajustados En la siguiente pantalla se selecciona la Opci n A se presiona la tecla F1 y se selecciona la opci n IMPRESORA LISTADO DE PROVEEDORES 1 gt Listar lt DEL gt Cancelar Orden del Listado Discrimina Grupos W El listado le mostrar en orden descendente los proveedores con mayor n mero de referencias codificadas hasta los de menor n mero de referencias Nydia Cristina Romero L Marino Mesa Analista Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Log stica de Puntos de Venta Jesus Jair Valencia C Director de Log stica de Puntos de Venta MANUAL DE USUARIO 7 TOMA FISICA DE INVENTARIO EN PUNTO DE VENTA e de 2012 PUERTAS ABIERTAS ARE Para regresar al men principal se debe desplazar el cursor hasta la opci n FIN Una vez generado el listado de proveedores seleccionamos la Opci n 4 del men principal para generar los listados de referencias por proveedor se recomienda generar los listados de productos de acuerdo con la relaci n de proveedores generada por el Pos y en forma secuencial con el desarrollo del con2. CODIGO MU 01 CD16 MANUAL DE USUARIO 7 VERSI N 01 AN TOMA FISICA DE INVENTARIO EN PUNTO DE VENTA FECHA ELABORACI N Octubre 29 de 2012 PUERTAS ABIERTAS P GINA 1 de 8 Y y OE MANUAL DE USUARIO TOMA FISICA DE INVENTARIO EN PUNTO DE VENTA PUERTAS ABIERTAS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Nydia Cristina Romero L Marino Mesa Analista Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Log stica de Puntos de Venta Jesus Jair Valencia C Director de Log stica de Puntos de Venta MANUAL DE USUARIO 7 TOMA FISICA DE INVENTARIO EN PUNTO DE VENTA FECHA FLABORACION OctuDTE 20 de 2012 PUERTAS ABIERTAS N 1 INTRODUCCION Este manual pretende ser una gu a para el manejo del modulo de Inventarios para la toma f sica de inventario de mercanc a a puerta abierta en el punto de venta El modulo Inventarios hace parte del POS y se coloca a disposici n del usuario como gu a para inicializar generar listados realizar los ajustes y generar el informe final valorizado de la toma f sica de inventario de mercanc a en los puntos de venta 2 OBJETIVOS Orientar al usuario en el manejo del modulo Inventarios present ndolo en forma ilustrativa para facilitar su comprensi n y adecuada ejecuci n Tener un mejor control en el inventario de los productos del Punto de Venta que permita tomar decisiones oportunas sobre los mismos 3 ALCANCE Comprende desde que el Administrador del Punto de Venta r
3. Pedido del Mes Pide hasta llegar al Maximo nejo de Transacciones de Inventarios y Despachos de Bodega o de Productos HFrFaltantes en PDV EL NO HAY del Pedido ADICIONAL Manejo de Maestra Punto de Venta Manejo de Vencimientos Informes de Inventarios Submenu de Productos Captura de Inventario Fisico Puntos de Proceso de Inventario Fisico Puertas Fin Digite Opcion gt Solicitar al administrador del punto de venta el Backup copia de seguridad que realiz en el cierre diario del d a anterior para verificar su ejecuci n e iniciar la toma f sica Si el Backup ya fue generado contin e con la Opci n 2 del men del inventario f sico puertas abiertas En caso contrario el supervisor debe solicitar al administrador del punto de venta que realice la copia de seguridad ejecutando la Opci n 1 del men Para inicializar los archivos correspondientes a la toma f sica se selecciona la Opci n 2 del men principal se debe tener en cuenta que esta opci n inicializa borra los archivos y datos para realizar la toma f sica Se debe realizar una sola vez y por una sola pantalla INVENTARIO FISICO PUERTAS ABIERTA Hacer Backup de la Base de Datos Inicializar Archivos Para Toma Fisica lt SE REALIZA UNA SOLA VEZ Generar Listado Total de Productos por Proveedor Grupo OPCIONAL Generar Listados para Toma Fisica Digitar y AJUSTAR el Inventario Fisico Listado de Diferencias de Inventarios por Producto Kardex
4. de Productos por Proveedor Informes Finales Valorizados Salvar Archivos MANUAL Cancelar Impresion Fin Digite Opcion gt RI ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Nydia Cristina Romero L Marino Mesa Analista Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Log stica de Puntos de Venta Jesus Jair Valencia C Director de Log stica de Puntos de Venta CODIGO MU 01 CD16 A MANUAL DE USUARIO yy OPSERVIR VERSION 01 TA ON A T TOMA FISICA DE INVENTARIO EN PUNTO DE VENTA FECHA ELABORACION OctuDTE 20 de 2012 PUERTAS ABIERTAS CIN e En la siguiente pantalla responder a todas las opciones de forma afirmativa ubic ndose en la opci n SI y presionando la tecla lt Enter gt INICIALIZAR INV F SI INICIALIZA ESTE PROCESO SE REALIZA UNA SOLA VEZ SE REALIZA DESPUES DEL CIERRE DIARIO Y AL INICIO DEL INVENTARIO FISICO Inicializa Borra y Crea la tabla Minvfis Borra el Directorio u farmapos inv ESTA SEGURO DE INICIALIZAR 7 No SI INICIALIZA tablas para Inventario Fisico OR ULTIMA VEZ VERIFIQUE SI INICIALIZA o a El sistema inicia una serie de procesos de conteo favor esperar a que termine El n mero de referencias cargadas debe estar entre 19 000 y 25 000 referencias Si durante el proceso de la opci n 2 se presentan errores como digitar No o este paso no se demora o no hace conteo favor contactar al Supervisor de Tecnolog a asignado para que le indique el paso a seguir Al
5. ealiza el Backup de la base de datos hasta que el Supervisor de Inventario o Administrador del Punto de Venta genera el informe final valorizado salva y env a el archivo resultado de la toma f sica 4 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS No aplica 5 OPERACI N DEL MODULO Solicitar al Administrador del Punto de Venta que lo ingrese al men del sistema POS y seleccione la opci n Inventarios Ta ia aa a a a a a a a a Ma a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a A a a a Addadadadaaddadadadadaddadaddaddadaddadadadaddadadaddaddaddadadaddadaddaddaddadaddadaddaddaddadddddd A a A MU 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CA 1 CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA CA Ar om e OSMA Inventarios Moor TO straa 2jo configuracion procesos e informes de I En la siguiente pantalla digite la opci n 98 Proceso de Inventario F sico Puertas Abiertas ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Nydia Cristina Romero L Marino Mesa Analista Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Log stica de Puntos de Venta Jesus Jair Valencia C Director de Log stica de Puntos de Venta CODIGO MU 01 CD16 MANUAL DE USUARIO 7 VERSI N 01 TOMA FISICA DE INVENTARIO EN PUNTO DE VENTA E PI a PUERTAS ABIERTAS NENA dek PROCESOS E INFORMES DE INVENTARIOS Manejo de Maestra de Transacciones de Inventarlos Generacion de maximos y Minimos y Reclasificacion Pedido Sugerido de Mercancia a Bodega nejo del Ultimo
6. n los ajustes de todos los productos por proveedor el Supervisor proseguir con la Opci n 8 Lista de Diferencias de Inventarios por Producto En la siguiente pantalla se escoge la opci n V ordenado por valor de diferencias presiona la tecla F1 y selecciona la opci n IMPRESORA LISINFORME AJUSTES DE INVENTARIO VALORIZADOS PERIODrios lt F1 gt Listar lt DEL gt Fecha Inicial del Inv Fisico aaaa mm dd Fecha Final del Inv Fisico aaaa mm dd Orden del Listado M lt I gt Ordenado segun listado de Inventario lt V gt Ordenado por Valor Diferencias Cod Ajuste Negativo Cod Ajuste Positivo Una vez impreso el listado se procede a verificar su totalidad con la participaci n del Nydia Cristina Romero L Marino Mesa Analista Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Log stica de Puntos de Venta Jesus Jair Valencia C Director de Log stica de Puntos de Venta MANUAL DE USUARIO 7 IFA z TOMA FISICA DE INVENTARIO EN PUNTO DE VENTA dl 2012 PUERTAS ABIERTAS ETR administrador del punto de venta con el prop sito de validar el 100 de los ajustes realizados para tener mayor certeza del resultado final de la toma f sica Se debe tener en cuenta los c digos de productos con diferencias representativas sean sobrantes o faltantes para luego en la Opci n 5 del men principal de inventarios confrontar lo f sico Vs Pos si se presentan diferencias se procede a ajustar directamente y nuevamente se realiza la O
7. oordinador de Log stica de Puntos de Venta Jesus Jair Valencia C Director de Log stica de Puntos de Venta CODIGO MU 01 CD16 MANUAL DE USUARIO VERSI N 01 COOMA MALETA TOMA FISICA DE INVENTARIO EN PUNTO DE VENTA FECHA ELABORACION Octubre 29 de 2012 PUERTAS ABIERTAS NENE Se debe tener en cuenta que para que la Opci n 5 est habilitada el Punto de Venta debe tener actualizado el Parametro 12 cparametro unl en el sistema con el rango de fecha en que se llevar a cabo la toma f sica de inventario indicado por el rea de Log stica de Puntos de Venta el cual variar dependiendo de la decisi n que tome la Vicepresidencia de Operaciones de lo contrario NO permitir realizar ajustes en la toma f sica ONE En esta opci n solo digitamos los productos que nos marquen diferencia con respecto al inventario stock en listados f sicos del conteo En esta opci n se debe verificar que el n mero del Documento de Ajuste corresponda a la fecha en que se est ejecutando el inventario CONSULTAR Y AJUSTAR EL SALDO DE REFERENCIAS lt D L gt Para Documento de Ajuste Unidades maxima a digitar Fraccion maxima a digitar Referencia 22869 lt Digitar SIN los 2 ceros del final Descripcion BOLSA FRIO CALOR UNID Fraccion d SALDO STOCK 0 000 Unidades Fisico BM lt DEL gt Cancelar Fraccion Fisico 0 CONTROL C Ajuste Inventario WERuo lt F12 gt Cambia Topes maximo a digitar Al terminar co
8. pal imprimiendo 1 copia de la valorizaci n del inventario para soporte del Punto de Venta En caso contrario se procede a ejecutar la opci n inmediatamente ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Nydia Cristina Romero L Marino Mesa Analista Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Log stica de Puntos de Venta Jesus Jair Valencia C Director de Log stica de Puntos de Venta CODIGO MU 01 CD16 MANUAL DE USUARIO 7 Y OPSERVIR VERSI N 01 IFA F A ES TOMA FISICA DE INVENTARIO EN PUNTO DE VENTA FECHA ELABORACION Octubre 29 de 2012 PUERTAS ABIERTAS EIA SEDE Generando Despu s de ejecutar la opci n 10 se procede a salvar los archivos a trav s de la Opci n 11 Esta opci n permite salvar y enviar el archivo de Inventario invfis bz2 por la ruta que el punto de venta este manejando actualmente VPN Modem 6 CONTROL DE CAMBIOS FECHA l DD MM AAAA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION VERSION 7 ANEXOS No aplica ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Nydia Cristina Romero L Marino Mesa Analista Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Log stica de Puntos de Venta Jesus Jair Valencia C Director de Log stica de Puntos de Venta
9. pci n 8 la cual se debe ejecutar cada vez que se realice el ultimo ajuste para as obtener el resultado final de la toma f sica Despu s de ejecutar la opci n 8 se prosigue a realizar el kardex de los proveedores que se estime conveniente revisar ejecutando la Opci n 9 posterior a esto se digita el c digo del proveedor a revisar se pulsa F1 para listar y se selecciona la opci n Impresora Si se elige la opci n pantalla recuerde que para salir digite la tecla Q Luego de ser impreso un proveedor para kardex el sistema lo retornara nuevamente para que imprima un nuevo listado de proveedor pero si no lo desea puede salirse al men principal pulsando las teclas Ctrl y C Si se encuentran nuevas diferencias que requieran ser ajustadas debe hacerlo por la Opci n 5 y de nuevo realizar la Opci n 8 para finalmente plasmar el resultado de diferencias en el formato F 01 CD16 Control de Inventario en Puntos de Venta entregado a cada Supervisor de Inventario Despu s de realizar los ajustes y revisar el listado de diferencias de Inventario por Producto se procede a ejecutar la Opci n 10 Informes Finales Valorizados esta opci n debe realizarse DESPUES DEL CIERRE DEL PUNTO DE VENTA En caso que el inventario finalice antes del cierre del Punto el Supervisor deber dar indicaciones al Administrador para que despu s del cierre del punto de Venta y generaci n de Z cierre Diario etc ejecute la Opci n 10 del men princi
10. teo f sico para mayor rapidez INFORME LISTADO PARA TOMA DE INV FISICO lt F1 gt Listar lt DEL gt Cance Tipo de Listado Proveed con productos Proveedores Digitados de Grupo Ordenar por Estante 1 Ordenar por Estante 2 mn Ordenamiento de Estos DOS Grupos se GRUPO Ubicacion Estante Descripcion Presentacion refe El Ordenamiento por DEFECTO es Ubicacion Estante Nombre Prov Descripcion Presentac refe Unir los Subgrupos 101 y 102 Para el listado Si el supervisor de inventario desea generar el listado por proveedor digita D posteriormente digita el c digo o los c digos de los proveedores que requiera imprimir m ximo 5 proveedores presiona la tecla F1 y selecciona la opci n IMPRESORA Para el caso de aquellos proveedores que presentan pocas referencias con saldo el supervisor puede utilizar la opci n S posteriormente digita la cantidad deseada 1 2 3 los requeridos presiona la tecla F1 y selecciona la opci n IMPRESORA Una vez generado el listado para la toma de inventario f sico se procede al conteo Luego con el cursor ubicamos la opci n FIN y presionamos la tecla lt Enter gt para regresar al men principal Despu s de tener el proveedor inventariado el supervisor prosigue con la Opci n 5 del men principal Digitar y Ajustar el Inventario F sico ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Nydia Cristina Romero L Marino Mesa Analista Calidad y Mejoramiento Continuo C
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