P7-1-1 Buzón del SGIC: manual de usuario
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1. e Se queda a la espera de que se gestione la solicitud pudiendo o Abrir la solicitud notifica al solicitante que su solicitud est en proceso de estudio y mantiene la gesti n abierta o Enviar un mensaje al solicitante permite enviar un texto de forma autom tica por email al solicitante y lo registra en el historial o Introducir un comentario permite apuntar en el historial de la solicitud un comentario que no ver el solicitante s lo los gestores SGIC T picamente se usar para registrar un mensaje enviado por el solicitante o cualquier otra incidencia interna o Resolver la solicitud comunica al usuario la resoluci n de su solicitud enviando un texto que se introduce en la resoluci n Ser a el procedimiento habitual para dar por cerrada la petici n o Rechazar la solicitud comunica al usuario que la solicitud ha sido rechazada indic ndole el motivo Despu s cierra la solicitud MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 3 de 12 UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA PA MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL sea SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica q AA A AAA lt Motificar Recepci n a EA sb ag i i E Actualizar historial Actualizar estado nifcar resoluci n dd Actualizar historial Actualizar estado e HMotificar rechazo Actualizar Hatonal Acualizar estado Esia O Actualizar hisbga Actualizar estado Estados de una solicitud Una solicitud puede2. 10 33 Facultad de Ciencias 08 09 2009 22 02 08 09 2009 22 03 Facultad de Ciencias 05 05 2009 9 13 09 05 2009 10 17 Escuela T cnica Superior de Na tica 10 09 2009 11 28 10 09 2009 12 36 Facultad de Ciencias 10 09 2009 11 34 10 09 2009 12 35 Facultad de Ciencias 10 09 2009 11 35 10 09 2003 12 30 Facultad de Ciencias 16 09 2009 14 25 18 03 2003 16 47 Facultad de Ciencias 20 09 2009 22 37 iE A EA 21 09 2009 12 33 rea de Calidad de la UC 21 09 2009 17 38 A de Calidad de la UC 21 09 2009 12 50 21 09 2003 12 53 Area de Calidad de la UC 21 09 2009 16 57 21 09 2009 17 35 Area de Calidad de la UC Y podemos usar las tablas din micas para hacer un informe es necesario filtrar el informe a aquellas solicitudes que tengan numero de referencia no vac o MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 11 de 12 Clasificac racha peticion EEN Nombre cario Ces Colectivo Reclamaci Felicitaci n Sugerencia Sugerencia Sugerencia Sugerencia Sugerencia Felicitaci n Sugerencia Sugerencia Felicitaci n Sugerencia UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA UA MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL poli SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica Cuenta de Num Referencia R tulos de columna Ka Ef Rechazada R tulos de fila E Alumnos Felicitaci n 2 1 Sugerencia 1 1 SETS 5 5 Felicitaci n 2 2 Sugerencia 3 3 PDI 1 1 2 Reclamaci n 1 I 1 Sugerencia 1 1 Total general 1 8 9 Comenta
3. a Departamento Vencimiento Mo se encontraron tareas Anuncios i Discusiones No hay anuncios activos en este momento Para agregar un anuncio haga die en Agregar nuevo anuncio abajo Discusi n de grupo E Agregar nuevo anuncio Sitios Gesti n global de solicitudes Personas y grupos E Papelera de reciclaje Pinchando en el enlace solicitudes se visualizan todas las solicitudes agrupadas por su estado Por defecto se mostrar n s lo las solicitudes activas no resueltas o rechazadas pero en el desplegable ver se podr n elegir otras formas de presentaci n Sistema de Garant a Interno de Calidad gt Solicitudes Solicitudes Gesti n de solicitudes del SGIC Huevo Cargar Acdones Configurad n B Estado Nuevo 1 luis romero 2009 03 153 ROMERO PAS 21 09 2009 16 57 Area de Calidad Sugerenda Informaci n huevo En curso 21711657 291 muevo LAGUILLO de la UC LUIS FERNANDO 3 Estado Rechazada 1 3 Estado Resuelto 10 Pet luis Tomero 125 ROMERO Alumnos 08 09 2009 2202 08 08 2009 22 03 Facultad de Felidtaci n Informaci n Resuelto Finalizado 2009 09 08T22_02_23 LAGUILLO Ciencias del SGIC LUIS Pet luis romero 129 ROMERO Alumnos 09 09 2009 9 13 09 09 2009 10 17 Escuela T crica Sugerencia Ense anza y Resuelto Finalizado 2009 09 09709_13_03 LAGUILLO Superior de Profesor LUIS Ha bca FERNANDO Pet beat
4. director acucWunican es Enviado el lunes 21 09 2009 17 36 Romero Laguillo Luis Fernando SGIC Resoluci n de su solicitud Caso 153 Estimado solicitante En relaci n con su solicitud Caso 153 Asunto Informaci n sobre este servicio le informamos su solicitud ha sido resuelta Le informamos del resultado de su solicitud Esta es la respuesta que el usuario recibir a Si requiere cualquier aclaraci n adicional por favor responda a este correo Reciba un cordial saludo SGIC Area de Calidad de la UC MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 9 de 12 UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA SA MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL previa SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica Gesti n global de solicitudes Accediendo al sitio https unidades unican es unidades sgic se gestionan todas las solicitudes SGIC enlace solicitudes cada centro ver s lo las suyas adem s de otra informaci n que ir incorporando el Vicerrectorado de Calidad Sistema de Garant a Interno de Calidad Romero Laguillo Luis Fernan E Sistema de Garant a Interno de Calidad Este sito Sistema de Garant a Inicio Y Ver todo el contenido del Sitio para la gesti n del SGIC Relaci n de tareas SGIC de este usuario sito A Lista de tareas SGIC Documentos compartidos a riltro Ordenar por Ninguno Agrupar por Ninguno Acciones globales E Plantilla Nombre proceso Tarea Asignado
5. UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA A MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL a iaa SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica BUZ N DEL SGIC manual de usuario Contenido Participaci n de los CEnNtrOS cccoooccnnonnccnnnnnocnnnnnnonnnonanonnonononnonononnnonaronnonnnrnnonnnonnnonnrrnnnnarrnnonanonnnnnaoss 1 Realizaci n de SolicitUdES ansia aer 2 Proceso del OIC asta 3 Estados ae UNaSO lICUO psa t 4 Ejemplo de UN Proceso COMPIe lO sesion 4 Gestion global de Solicitar 10 Realizacion de etadi UCAS ea 11 COMEM aros aUICciO ES re EE E E E 12 El buz n SGIC implementa un sistema de comunicaci n con los usuarios del sistema de calidad facilitando la comunicaci n con los solicitantes la gesti n de las peticiones y su an lisis posterior Consta de e Una p gina en el Campus Virtual en la que realizar solicitudes e Una gesti n automatizada de las peticiones con un proceso que notifica a los responsables y permite registrar respuestas y estados para su posterior an lisis e Una gesti n estad stica de todas las peticiones tanto a nivel de centro como de todo el sistema Participaci n de los Centros En cada Centro se definen dos perfiles grupos de usuarios con unas funciones diferenciadas e Gestores SGIC es el conjunto de personas responsables de responder a las solicitudes Recibir n avisos cuando entre una nueva solicitud y ser n los responsables de gestionarlas Adem s pueden v
6. ante que su solicitud est siendo estudiada MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 8 de 12 UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA o MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL tii SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica e Enviar mensaje env a el texto que se indique al usuario y no modifica el estado e Rechazar env a el texto que se indique al usuario y marca como rechazada la solicitud e Introducir un comentario introduce un texto en el historial a modo de recordatorio o aclaraci n y deja el estado como estaba Este es el mensaje que el solicitante recibir a tras abrir la solicitud SGIC Notificaci n de apertura Caso 153 Mensaje Texto sin formato Mensaje enviado con importancia Alta director acucfWunican es Enviado el lunes 21 09 2009 17 35 Romero Laguillo Luis Fernando SGIC Notificaci n de apertura Caso 153 Estimado solicitante En relaci n con su solicitud Caso 153 Asunto Informaci n sobre este servicio le informamos que est en tr mite de estudio En breve nos pondremos en contacto con usted para informarles del resultado de su petici n Reciba un cordial saludo SGIC Area de Calidad de la UC Y este el que recibe con la resoluci n de la solicitud Es equivalente al que recibir a en caso de rechazo Ea A s SGIC Resoluci n de su solicitud Caso 153 Mensaje Texto sin formato Mensaje Adobe PDF Mensaje enviado con importancia Alta
7. arios recibir an un aviso de la solicitud a gestionar indicando el n mero de caso asunto y detalles El correo incluye un enlace que nos lleva a la p gina en la que se puede gestionar el caso Mensaje enviado con importancia Alta splepontiBunican es Enviado el lunes 21 09 2009 16 58 Romero Laguilo Luis Fernando 5610 Hueva petici n a gestionar Caso 153 estado Huevo Tiene una solicitud SGIC para gestionar Asunto Informaci n sobre este servicio Detalles Esto es una prueba para hacer unas capturas de pantalla de los mensajes por favor no respondas a la petici n Acceda a httos funidades unican esfunidades sgic default aspx HID 83D2D03C07 845417D498454F754DBA2BD Reciba un cordial saludo SGIC Area de Calidad de la UC El enlace abre el sitio de gesti n del SGIC y nos marca en azul la tarea de gesti n que nos ha sido asignada En esa zona lista de tareas SGIC estar n otras tareas que nuestro usuario o grupo de usuarios tenga asignadas pero la marcada en azul ser la correspondiente al enlace que hemos pulsado MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 5 de 12 UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA SA MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL previa SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica S Sistema de Garant a Interno de Calidad Esta ado Siatema de Garantia Inicio O _Aacuones del sit Wer todo el contenido del Sis para la gesti n del 561C Lista de ta
8. encimiento E SGIC_Solicitud luis romero 2009 09 Realizar mm Romero Laguillo SERVICIO DE 22 09 2009 21T16_57_29 Gesti n y Luis Fernando INFORMATICA 16 57 00 Ti Ver proceso Anuncios No hay anuncios activos en este momento Para agreg E Agregar nuevo anuncio la Cancelal Tomar asignaci n y abrir Gestionar Solicitud 3 Cancelar proceso Ver descripci n 3 Ir a la kbrenia Si en un centro el gestor del SGIC es una sola persona no aparecer la opci n tomar asignaci n sino que directamente podr abrir la solicitud Esto tambi n pasa una vez que una persona ha asumido la gesti n de un proceso ya que posteriormente todos los avisos para la gesti n le llegan s lo a l MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 6 de 12 UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA SA MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL eins SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica Lista de tareas SGIC id na Filtro Ordenar por Ninguno Agrupar por Ninguno Acciones globales F Plantilla Nombre proceso Tarea Asignado a Departamento Vencimiento Romero Laguillo SERVICIO DE 22 09 2009 F SGIC_Solicitud luis romero 2009 09 pl Luis Fernando INFORM TICA 16 57 00 21116_57_29 Realizar pa Gesti n Ti ver proceso Anuncios l hi A Devolver al pool No hay anuncios activos en este momento Para agregau nooo A O a r nuevo anuncio abajo A Abrir Gestionar Solicitud Cancelar tarea E Agre
9. estar en los siguientes estados e Nueva ha sido recibida pero no se ha hecho nada con ella e Abierta est en fase de estudio y se ha notificado este hecho al usuario e Resuelta est resuelta y se ha notificado el resultado al usuario e Rechazada est rechazada y se ha notificado el resultado al usuario Ejemplo de un proceso completo Tras haber rellenado el formulario en el Campus Virtual el solicitante recibir a este correo de confirmaci n en el que se le informar a del n mero de referencia de la petici n MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 4 de 12 UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA o MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL tii SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica Mensaje enviado con importancia Alta director soucSunican es Enviado e lunes 21 09 2009 16 59 Romero Laguilo Luis Fernando 56IC Recepci n de su solicitud Caso 153 Estimado solicitante En relaci n con su petici n le informamos que ha sido recibida correctamente Le adjuntamos los detalles de la misma N mero de referencia Caso 153 Asunto Informaci n sobre este servicio Detalles Esto es una prueba para hacer unas capturas de pantalla de los mensajes por favor no respondas a la petici n En breve nos pondremos en contacto con usted para informarles del resultado de su petici n Reciba un cordial saludo SGIC Area de Calidad de la UC Los gestores del SGIC de este centro uno o v
10. gar nuevo anuncio Cancelar proceso Ver descripci n x 9 F Reasignar O 3 Ir a la libreria Al seleccionar Abrir gestionar solicitud se abre un formulario con los detalles de la solicitud y un men central de opciones en el que decidir qu hacer con la solicitud El campo Historial es importante porque recoger de forma autom tica cada una de las Operaciones realizadas con unan solicitud junto con la fecha en que se hicieron MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA El MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL pa SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica Gesti n del SGIC realizaci n de tr mites Solicitante ROMERO LAGUILLO LUIS FERNANDO Email luis romerofSgestion unican es Colectivo PAS Nombre Centro Facultad de Ciencias Asunto Solicitud Prueba 1 Detalles Solicitud Sugere ncia Informaci n para ciencias N mero de referencia 155 Estado Abierto Fecha Petici n 30 09 2009 Fecha Resoluci n 0001 01 01T00 00 00 Historial Fecha 01 10 2009 13 47 43 Apertura del caso Fecha 01 10 2009 13 46 34 Apertura del caso e i Y h m i 5 A F 3 3w MA To A a Se elige la opci n deseada se rellena el texto a enviar al solicitante y se pulsa la opci n Enviar y Cerrar e Nada deja la petici n como estaba equivalente a cerrar el formulario e Abrir la solicitud opcional comunica por email al solicit
11. isualizar el estado de las peticiones de su Centro e Supervisores SGIC grupo de personas que pueden visualizar el estado de las solicitudes de su Centro pero no interactuar con ellas Las labores de supervisi n se realizan a trav s del sitio https unidades unican es unidades sgic https unidades unican es unidades sgic pruebas para el entorno de pruebas Se deber hacer inicio de sesi n con la cuenta de unican UNICANInombre_usuario o GESTIONInombre_usuario MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 1 de 12 UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA PA MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL pai SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica Realizaci n de solicitudes Los usuarios ven el servicio a trav s de una opci n de men del Campus Virtual actualmente en men general gt SGIC El formulario tiene diversos desplegables y campos todos ellos deben ser rellenados antes de hacer el env o El primer desplegable Centro condiciona el centro al que se remitir la solicitud En el desplegable aparece un buz n para el Area de Calidad gestionado desde el Vicerrectorado de Calidad y se ir n a adiendo los diferentes centros a medida que se incorporen al sistema El Sistema de Garant a Interno de Calidad para las nuevas titulaciones adaptadas al EEES dispone de una estructura de buzones de sugerencias quejas A y reclamaciones distribuido en los centros y en el rea de Calidad Todos los miemb
12. o genera una hoja de c lculo Excel en la que tenemos disponibles todas las solicitudes que est bamos visualizando F Nombre 13 F F Educacion ha F Filosofia hs F Medicina 15 Pab Gobierno 17 Pab Polideportivo 13 Area Calidad z Pet Pet director evalcalidad 2009 09 097T10 32 2 8 xml 130 O Pet luis romero 2009 09 08T22 02 28 xml 128 21 Pet luis romero 2009 09 09T09 13 03 xmil 1259 136 2 Pet beatriz porras 2009 09 10T11 28 32 xml 23 Pat beatriz mas 2009 09 hti tos unidades umean g unmidades al 24 Pet beatriz porras 2009 09 50 ctudes PF Ciencas Pet beatriz ponas 2009 09 10711_28_ 3 0001 Haga cic una 35 Pet beatriz porras 2009 09 1 beatriz pomas soli vez para segur Haga che y 26 A 2004 04 20 ment enga presionado el bot n para luis romero 2009 09 7150 coonar esta celda 28 Pat luis romero 2009 08 21T12 38 S50xrml 151 29 Pet luis romero 2009 09 21112 50 39 xr 152 30 luis romero 2009 09 21116 57 29 xml 151 Mum Referencia Solicitante luis ROMERO LAGUILLO LUIS FERNANDO ROMERO LAGUILLO LUIS FERNANDO PORRAS POMARES BEATRIZ PORRAS POMARES BEATRIZ PORRAS POMARES BEATRIZ PORRAS POMARES BEATRIZ ROMERO LAGUILLO LUIS FERNANDO ROMERO LAGUILLO LUIS FERNANDO ROMERO LAGUILLO LUIS FERNANDO ROMERO LAGUILLO LUIS FERNANDO ROMERO LAGUILLO LUIS FERNANDO PDI Alumnos Alumnos unican 25 unican 23 unican 25 PDI 09 09 2009 10 32 09 09 2009
13. reas SGIC Documentos comparbdos ad Diltro Ordenar por Mi gu o Agrupar por Ninguno ccones globales A poudes xxoooooooO _oo c _ _ cc _ _ _ c _ _ Q _ _ _ _ _ _ _ _ _ y Listas Plantilla Nombre proceso Tarea Asignado a Departamento Vencimiento Windows E A arePoint Services Calendario SGC Solicitud lus romero 2009 09 Realizar Romero Laguillo SERVICIO GE 22709 PEA 21116_57_29 Gesti n Luis Fernando INFORM TICA 16 57 00 Tantas Vi Discusiones A Anuncios Ho hay ning n vinado Discusi n de grupo No hay anuncios activos en este momento Par agregar un anuncio haga de en Agregar muevo anuncio abajo favorito que mostrar Para agregar un vinculo haga de Sitios 1 Agregar nuevo anuncio en Agregar nuevo vinculo Personas y grupos abajo 5 Papelera de recidlaje d Agregar nuevo dla la 10 1 Poniendo en rat n encima de las palabras realizar gesti n aparece un desplegable con opciones Cuando la tarea est asignada a un grupo de personas primero debemos tomar asignaci n es decir decir que el usuario que lo hace es el que se encargar de resolver la gesti n Si m s adelante decide no hacerlo puede usar la opci n devolver al pool Lista de tareas SGIC a YFFiltro Ordenar por Ninguno Agrupar por Ninguno Acciones globales F Plantilla Nombre proceso Tarea Asignado a Departamento V
14. rios adicionales e Eldi logo con los solicitantes de requerirse alguna aclaraci n se deber realizar por email Ser a conveniente apuntar las preguntas respuestas en el historial del caso usando la funci n de comentarios MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 12 de 12
15. riz poras 135 PORRAS umicem es 10 09 2003 11 23 1009 2003 12 36 Facultad de Sugerencia Buz n del Resuelto Finalizado 2009 09 10711_28 32 POMARES Ciendas SGIC BEATRIZ Pet beatrir poras 137 PORRAS unikam es 10 03 2009 11 34 10 03 200 12 35 Facultad de Sugerenda Buz n del Resuelto Finalizado 20059 09 10111_34_23 POMARES Ciencias SGIC TRIZ MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 10 de 12 UC UNIVERSIDAD DE CANTABRIA Realizaci n de estad sticas La vista de solicitudes nos da un resumen r pido de solicitudes por estado pero si queremos VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica hacer un an lisis m s detallado podemos usar las funciones de exportaci n a Excel Sistema de Garant a Interno de Calidad gt Solicitudes Solicitudes Gesti n de solicitudes del SGIC 8 Estado Rechazada y EA B Estado Resuelto 11 Editar en hoja de datos Modifique masivamente los elementos que tengan un formato de hoja de datos Abrir en Windows Explorer Arrastre y coloque archivos en esta biblioteca Conectar a Outlook Sincronice los elementos y permita que est n disponibles sin conexi n er fuente RSS Distribuya los elementos con un lector R55 Enviarme alertas Recba notificaciones por correo electr nico cuando se modifiquen los elementos Est
16. ros de la comunidad universitaria vinculados a estas nuevas titulaciones alumnos personal investigador y docente y personal de administraci n y servicios tienen acceso al Buz n del SGIC a trav s del Campus Virtual Pueden utilizar este buz n para hacer llegar sus sugerencias quejas reclamaciones o felicitaciones relacionadas con cualquiera de los distintos aspectos del SGIC DETALLES DE LA SOLICITUD Centro Clasificaci n 1 Clasificaci n 2 Informaci n y presentaci n de la titulaci n Asunto petici n Detalles petici n MGP SGIC P7 1 V02 20 11 2012 2 de 12 UC VICERRECTORADO DE ORDENACI N ACAD MICA A MANUAL GENERAL DE PROCEDIMIENTOS DEL a iaa SISTEMA DE GARANT A INTERNO DE CALIDAD Servicio de Inform tica Una vez rellenada y enviada la solicitud se indica del xito o fracaso de la misma Si se quiere reintentar el env o se puede pulsar de nuevo la opci n de men SGIC DETALLES DE LA SOLICITUD Centro rea de Calidad de la UC Clasificaci n 1 Clasificaci n 2 Informaci n y presentaci n de la titulaci n Sugerencia Informaci n Asunto petici n Detalles petici n Solicitud ermviada correctamente Proceso del SGIC Tras la recepci n de la solicitud un proceso autom tico realiza las siguientes tareas e Notifica al solicitante la recepci n de la petici n e Notifica a los gestores del Centro la existencia de una nueva solicitud
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