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Implementación del ERP BAAN IV

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1. 1 2 3 Evaluacion del Factor Funcional Esta evaluaci n se llev a cabo por niveles los mismos que conjuntamente con los resultados se presentan a continuaci n a Nivel de Importancia Se ha asignado un nivel de necesidad e importancia de acuerdo a la siguiente escala 1 Deseable La carencia de la caracter stica o requerimiento no afecta demasiado 2 Importante Es importante contar con el requerimiento o caracter stica 3 Muy importante El requerimiento es considerado cr tico b Nivel de Cumplimiento Se ha asignado un nivel de cumplimiento de acuerdo a la siguiente escala Programa Cybertesis Derechos son del Autor 17 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega 0 No cumple no tiene No cuenta con las caracteristicas 1 Cumple con deficiencias Cuenta con las caracteristicas pero no satisface las expectativas 2 Cumple aceptablemente La alternativa satisface las expectativas 3 Cumple con exceso supera la La alternativa supera las expectativas expectativas Se analiza cada uno de los requerimientos funcionales asignando el puntaje correspondiente y luego se pondera por el nivel de importancia se cuantifica para cada oferta de PeopleSoft SAP y Baan con lo que finalmente se obtiene el porcentaje de cumplimiento de cada una de las ofertas Evaluaci n del Factor Funcional Programa Cybertesis D
2. Programa Cybertesis Derechos son del Autor 43 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Asistir a las reuniones del comit ejecutivo del proyecto en conjunto con el gerente del proyecto Mantener estrecha comunicaci n con el gerente del proyecto para la ejecuci n de todas las tareas planeadas Resolver en conjunto con el gerente del proyecto cualquier problema de recursos durante la implementaci n del proyecto Gerente Interno del Proyecto Empresa Administrar el proyecto en coordinaci n con el L der a trav s del Equipo del Proyecto durante el proceso de implementaci n Asegurar el normal funcionamiento del proyecto Asegurar la dedicaci n del equipo para el cumplimiento de las tareas asignadas en los tiempos previstos en el plan Controlar el plan de implementaci n y llevar un detalle actualizado del nivel de cumplimiento Informar a la organizaci n el nivel de avance del proyecto Mantener una estrecha relaci n y coordinar con los consultores externos la programaci n del d a a d a del proyecto Asegurar las facilidades requeridas para el xito de las distintas actividades del proyecto Monitorear permanentemente el estado an mico y de conocimientos de los miembros del equipo del proyecto y de los usuarios claves para asegurar el apropiado est ndar de todos los miembros Coordinar con el l der de implementaci n del proyecto
3. Al interface de usuario se le conoce como Presentation Server o Presentation Layer Al servidor de l gica se le denomina Application Layer o Application Server y al servidor de base de datos se le denomina Database Layer o data base Server El Presentation Server es la capa superior y es el responsable de la interacci n entre Baan IV y el hardware front end terminal ASCII est ndar dispositivo X Windows PC con MS Windows etc El objetivo del servidor de presentaci n es hacer al hardware front end tan invisible como sea posible respecto a la aplicaci n es decir que la aplicaci n no tenga que preocuparse de c mo se comportan los diferentes dispositivos de hardware front end Baan IV proporciona un ambiente que se comporta con diferente aspecto dependiendo del hardware pero que tiene la misma funcionalidad Es decir permite al usuario ejecutar la misma aplicaci n con diferentes interfaces de usuarios El Application Server es el responsable de ejecutar las aplicaciones Baan IV Todas las actividades de interface de usuario se comunican v a una interface com n proporcionada por los drivers de interface de usuario Pero todas las actividades de base de datos el servidor l gico o servidor de aplicaci n se comunican v a drivers de interfases de base de datos El servidor de aplicaciones no contiene instrucciones espec ficas para interfaces de usuarios o bases de datos que provea funcionalidad espec fica Esto permite tener un solo co
4. Definir y Estandarizar Controles efectivos Optimizaci n tiempo y recurso Monitoreo y seguimiento b Objetivos Los requerimientos de informaci n est n orientados a la toma de decisiones en los respectivos niveles donde se utiliza por consiguiente deben ser entregados bajo los siguientes par metros de calidad Oportuna en el momento y lugar requeridos Confiable no requiere verificaciones Utilizable no requiere reproceso b 1 Durante el desarrollo del proyecto Implantar el Sistema de Informaci n Integrado en base del Sistema ERP Baan IV Elaborar el Nuevo Modelo de Gesti n adecuado a los requerimientos de la organizaci n Presentar para aprobaci n las pol ticas requeridas en las distintas direcciones de la organizaci n Definir elaborar y aprobar los procesos estandarizados y optimizados de acuerdo con las necesidades de la organizaci n Definir e incorporar a los procesos los controles requeridos por la organizaci n Realizar una oportuna difusi n del avance del proyecto b 2 Desde la Puesta en Marcha 22 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLLO LA EXPERIENCIA Usuarios finales comprometidos con el proceso de cambio capaces de utilizar eficiente y efectivamente el nuevo sistema implantado Directivos capaces de liderar y sostener el cambio generado con la implantaci n del nuevo sistema Ejecutivos capacitados para acceder a informa
5. Jefatura Servicio al Cliente Jefatura Sistemas Sistemas Administrador de Base de Datos Analista Programador 2 b Actividades Capacitaci n CheckList Oliver Wigth Modelo del Negocio Fases de Producci n Distribuci n y Finanzas Implementaci n Hardware y Software Capacitaci n Usuarios Finales Pruebas y simulaciones Puesta en marcha 1 7 2 Factibilidad T cnica Se cuenta con los recursos necesarios tanto de hardware y software para la implementaci n y dise o del proyecto Factibilidad T cnica COMPONENTES DETALLE DE MATERIALES Software de Desarrollo Lenguaje PL Sq 1 Lenguaje de programaci n Baan Toold Baan Windows NT HP UX 11i Versi n 3 1 Base de Datos Oracle 10g R2 1 Programa Cybertesis Derechos son del Autor 25 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega COMPONENTES DETALLE DE MATERIALES Oracle Administrator 10g R2 1 Hardware de desarrollo Servidor HP Integrity rx2660 1 4 Ghz 1 4Gb RAM PC Pentium con conexi n a la Base 1 datos BAAN Software de operatividad BECS Baan Environment and 1 Configuration Selector Baan Data Navegator 1 Lenguaje PL Sq 1 Hardware de operatividad PC Pentium con conexi n a la base de datos Baan 1 7 3 Factibilidad Econ mica Se refiere a los recursos econ micos y financieros necesarios para desarrollar o ll
6. 4GL se puede hacer llamadas a sentencias SQL Baan IV 3GL es un lenguaje procedimental orientado al control del flujo del programa En un t pico programa Baan IV se pueden usar sentencias 3GL 4GL SQL y llamadas a otros lenguajes de programaci n C 68 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO IlI REFLEXI N CR TICA DE LA EXPERIENCIA CAP TULO lil REFLEXI N CR TICA DE LA EXPERIENCIA 3 1 Este procedimiento de implementaci n result una experiencia muy importante en mi carrera de Ingenier a de Sistemas reci n entend la importancia de un sistema E R P y pude plasmar todos los conocimientos adquiridos en la universidad conocer las funciones que tiene el Ingeniero de Sistemas e identificarme con ellas Asimismo conocer las caracter sticas y usos de los diferentes equipos servidores concentradores switch s accesorios etc que conforman una red adem s de emplear directamente los conocimientos adquiridos y reforzar algunos conceptos que no ten a claros como la importancia de una metodolog a para poder aplicar y adecuar un proyecto a la realidad empresarial A continuaci n se cita lo m s resaltante que logr realizar en la implementaci n del E R P Baan IV en el Grupo Empresarial Vega Infraestructura Conformado por el equipamiento de la sala de servidores del Centro de C mputo El estudio e implementaci n de la seguridad f sica de la sala de servidores con falso piso para que
7. El factor m s importante de TARGET es el soporte del Modelamiento Din mico Empresarial DEM Este acercamiento a trav s de modelos es una forma din mica y r pida de definir las funciones y procesos de negocio La fortaleza de DEM es que permite transformar e incorporar cambios a los procesos de negocio y reflejarlos en el software de soporte Es importante resaltar que BAAN Per considera de especial relevancia la Fase de Modelamiento de Control del Negocio en la cual ser necesario concentrar la atenci n de los consultores en el Modelamiento del Negocio y los principales procesos de negocios Programa Cybertesis Derechos son del Autor 35 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega del Grupo Empresarial VEGA b Organizaci n y Gesti n del proyecto en TARGET Para la adecuada gesti n y coordinaci n del proyecto es necesario un Gerente de Proyecto tanto por Grupo Vega como por Baan Per Adicionalmente al iniciarse el Proyecto debe definirse el n mero de usuarios clave necesarios por parte de Grupo Vega T picamente se requieren al menos un usuario por rea funcional espec fica llegando a ser 11 quienes conforman el Equipo del Proyecto por parte de Grupo VEGA Por parte de Baan Per se contar con un consultor por paquete funcional y un consultor t cnico En el Plan de implementaci n detallado basado en la Metodolog a Target existen fechas con activid
8. Mejorar la tecnolog a de informaci n y base de datos al 100 X Mantener actualizado una buena imagen de la empresa en un 70 82 Programa Cybertesis Derechos son del Autor Mejorar la Cadena Proceso Mejorar Seracio al Clienle Mejorar la Productivcad peas Mejorar El lruceso Ee Calidad del Sonic BEE Mejorar la Producci n Ls Imagen de la F mpesa o OD Mejorar la Informaci n S Nuno Mode del Neon O rien eee fo aa 40 60 A 100 TAP BE csperaaos Catenicas ad AMIS Figura 23 Beneficios Intangibles del Proyecto Baan Programa Cybertesis Derechos son del Autor 83 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega 84 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAPITULO V CONCLUSIONES CAPITULO V CONCLUSIONES La tecnologia ocupa un lugar muy importante en las organizaciones ya que ha permitido que sus procesos sean mas efectivos y eficientes El contar con tecnologia que se adapte a los cambios constantes que se generan es una ventaja competitiva que hace que las organizaciones sigan teniendo presencia en el mercado Lo que hace un ERP no es sino ofrecer a la organizaci n ser m s eficiente pero a un precio muy alto Se pone en riesgo todo el negocio ya no para ser los primeros sino para poder seguir viviendo Con las empresas que sobrevivan no pasara mucho tiempo para que aparezca otra nueva tecnologia
9. n del software Trabajar con el equipo del proyecto en la definici n apropiada de los par metros del sistema para asegurar el correcto funcionamiento del sistema Baan Informar permanentemente al Gerente y L der del Proyecto acerca de aspectos importantes y relevantes a fin de que se tomen las medidas oportunas y adecuadas para cumplir con el plan de implantaci n y el cronograma de trabajo Participar en las reuniones de seguimiento semanal y recomendar acciones proactivas y correctivas para el Equipo del Proyecto a 4 Metodolog a de Trabajo El Equipo del Proyecto se obliga a laborar de Lunes a Viernes de 8h30 a 18h30 ajustable de acuerdo a los requerimientos mientras dure la ejecuci n del Proyecto y de acuerdo con el cronograma de trabajo Los consultores de Novatech est n obligados a laborar en jornadas de 4 horas diarias como m nimo durante el mismo periodo de acuerdo con las respectivas funciones y responsabilidades establecidas en la Metodolog a y el Contrato Interno Tiempo del Proyecto 14 meses Grupo Empresarial Vega Proyecto de Implementaci n Baan Erp Descripci n Fecha Inicio Fecha Fin 1 Preparaci n 02 01 2006 26 01 2006 2 Capacitaci n 27 01 2006 08 03 2006 3 Soluci n Aprobada 09 03 2006 08 08 2006 3 Conversi n de Datos 09 08 2006 30 11 2006 4 Arranque 01 12 2006 28 02 2007 b Sistemas Arquitectura del Servidor Central y de Comunicaciones b 1 Arquitectura del Servidor
10. planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Actividades dentro de una compania que tienen influencia sobre tres reas Empleados Educaci n Competencia Sistemas Organizaci n Actividades Actividades Tecnicas Funcionales Plan de Inform tica Estructura Organizacional Hardware Procesos del Hegocia Sotiwara Proce dim lentes Figura 6 PSO Administraci n del Proyecto a Personal 40 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Estructura del Proyecto foe TT OF Eu Equipo 7 dal Pronto T T T T x a 2 Gir e KU EU 3 WL Li ON EU ey Eu EU ri ruru le ru ru Grupo da Trabajo Grupa de Trabajo Grupe de Trabajo Leyra B Gerente LI Lider inpdementig in Baar GIF Gerente Interno de Prefpeclo COM Consule Especialista de Produk GA Gerenies de rea KU Usuarios Clawes EU Usuaria Final 20 Rombo RR Ra ils rape lan ra Is Das Figura 7 Target personal a 1 Equipo de Trabajo figura 7 Comit Ejecutivo Gerente General Gerentes de rea Gerencia Administrativo y Financiero Gerencia de Operaciones y Gerencia de Ventas Gerente Interno de Proyecto L der de Implantaci n Novatech Equipo de Proyecto Gerente Interno de Proyecto L der de Implantaci n de Novatech Programa Cybertesis Derechos son del Autor 41 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales
11. quiza tan compleja costosa y que comprometa a la empresa como un ERP He ahi el reto Estar preparados para el cambio ser mas flexibles y tener una fuerte cultura organizacional preparada para afrontarlo es decir no ser rigidos sino estar constantemente preparados para el cambio El objetivo primordial de un E R P es proporcionar informaci n oportuna veraz y confiable que pueda ser utilizada para una planeaci n estrat gica Existen varios ERP en el mercado sin embargo no todos se adaptan a las necesidades de la empresa por lo cual es necesario tener un conocimiento amplio de la misma para determinar cu l es el ERP que le conviene Para la selecci n adecuada del ERP es necesario definir una arquitectura de sistemas en el entorno interno de la empresa es de gran utilidad un diagn stico organizacional y la evaluaci n de los procesos actuales as como las necesidades futuras Se deben considerar los costos de adquisici n de un ERP evaluar adecuadamente la inversi n y los beneficios que se obtendr n de ste Programa Cybertesis Derechos son del Autor 85 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega A pesar de que el concepto del ERP no es del todo nuevo se han efectuado los sistemas de informaci n en forma emp rica por los empresarios es necesario llevar esta herramienta a un entorno m s formal debido a que as se puede tener un control pleno de los p
12. 586 340 586 Total Ingresos O 218 141 135 883 20 420 313 512 647 444 Gastos HP 200 084 197 289 194 205 Financiamiento Baan HP 57 521 57 521 57 523 33 259 33 259 33 259 Arrendamiento Equipos Oracle 50 312 Capacitaci n Oracle 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 Soporte Baan Soporte 24 000 24 000 24 000 24 000 24 000 Comunicaciones 48 804 48 804 48 804 48 804 48 804 48 804 Sueldo 243 844 93 239 63 116 63 116 63 116 63 116 Infraestructura 40 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 Mantenimiento Total Gastos 646 565 431 853 398 648 180 179 180179 180 179 Saldos a ser 646 565 649 994 534 531 200 599 133 333 467 265 transferido 4 4 Valor Actual Neto y Tasa Interna de Retorno El valor actual neto es un procedimiento que permite calcular el valor presente de un determinado n mero de flujos de caja futuros originados por una inversi n La metodolog a consiste en descontar al momento actual es decir actualizar mediante una tasa todos los flujos de caja futuros del proyecto A este valor se le resta la inversi n Programa Cybertesis Derechos son del Autor 79 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega inicial de tal modo que el valor obtenido es el valor actual neto del proyecto La tasa interna de retorno o tasa interna de rentabilidad TIR de una inversi n esta definida como la tasa de inter s con la cual el valor actual neto
13. ADMINISTRACION DE OPERACIONES Editorial Pearson Education Quinta Edici n M xico 704 pp Programa Cybertesis Derechos son del Autor 89 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega 90 Programa Cybertesis Derechos son del Autor ANEXOS ANEXOS Programa Cybertesis Derechos son del Autor 91 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega MALS AO A PRIVECTC RCRA 202 WILE TIME AMOS DECCATR L Fr pda m Liu lu n F adin AS Oo LEUT aLa Cele jes a Marang Fr q mara E TRA A rara AF dice Yall 4F T m Of Go rimam areare Freq z mira Pi Lal Des Chroi un ma TI Vie rhet Jkiel a a r Ebla rir In del hhn a MITA ATPa Had A nt hi 5 m WF P nrar fe aalr o T rater We ONS FITO ACT N TA le II MTL Bo Usk Prol Pree t a IT da del hbr galsi imie qim T PTT rJe endisi esr dak TPTATTA E ktis IZ Ma PT LR E Llar AE E ee PATAS J Fiera ox Hz 1213715 T beror hrei ron TE Ba act rered kezd trek 5 rita Dies SS eT Le a Tre Oke LECA ere Bh gt Trail Ma ES E A r E UTA Fa TIT E LOTO E o 2 ety Ba AER POT AC y vall UNT Br oe PT 5 ML AS AE ES UL AE Ai e ES L Milestones Hitos de control Objetivos de los Milestones Grupo Empresarial Vega Proyecto Hormigas 100 Misi n del Proyecto Aceptada Informar a la alta gerencia acerca del proyecto especia
14. Ce e EH m ii mas SSS E oaei 1 eee oo EU E IE 4 xe mea masas mea am mown noa ara a ama see aaa Costos Baan 2006 2011 En Miles De US tab002 jpg tab003 jpg Los beneficios del Proyecto BAAN 2007 20011 en miles de US tipo de cambio S 3 53 se muestran a continuaci n a Rotaci n de Inventario Programable Concepto Al 1 12 2006 A reducir Efectos en los stocks 877 128 65 741 7 49 Para el c lculo de la reducci n en US se ha considerado como costos promedio S 4 704 x Kg Reducci n anual aproximada US 87 605 74 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAPITULO IV ANALISIS COSTO BENEFICIO b Distribuci n Evaluaci n del Proceso de Distribuci n Chorrillos en d lares Concepto Al 31 12 2006 A reducir Gasolina llantas y 6 889 55 2 066 86 30 otros Mantenimiento 5 039 75 1 511 93 30 Totales 11 929 30 3 578 79 Reducci n anual aproximada US 3 578 79 Causas No existencia de programaci n de rutas y de programas de pedidos Duplicidad de rutas diariamente Se sac porcentaje de acuerdo a dato aproximado proporcionado por almac n de Chorrillos Nota se est evaluando lo que son costos de transporte de las cuatro unidades destinadas a la distribuci n del almac n de Chorrillos c Obsolescencia 50 Reducci n C lculos Stocks inmovilizados mayores a 18 meses 14 TM Costo unitario pro
15. Chincha a una velocidad de 256 Kbps Cabe resaltar que en los distintos locales de Surquillo Chorrillos y Chincha realizan salidas a Internet directo 3 3 Interfase de los Sistemas Actuales a Baan IV El Grupo Vega contaba con diferentes aplicaciones en lenguaje de programaci n y bases de datos DB2 SQL Server y Dbf s y como la herramienta Baan IV utiliza como base de datos el ORACLE realice los programas necesarios de unificaci n de data que requer a el nuevo sistema Baan posteriormente use el software nativo de Baan el EXCHANGE y as poder cumplir con las respectivas simulaciones pruebas y paralelos en el Sistema Baan La informaci n requerida por el Sistema Baan fue Los maestros de clientes proveedores art culos etc Los movimientos hist ricos de ventas almacenes contabilidad etc Los saldos iniciales de clientes proveedores almacenes etc Todo este proceso se realiz para ambas compa as Industria Peruana del Acero S A y Distribuidora Vega S A 70 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO IlI REFLEXI N CR TICA DE LA EXPERIENCIA 3 4 Customizaciones En los diferentes m dulos de la implementaci n Baan los resultados no eran lo esperado por el usuario final realice los cambios necesarios para que sean aceptados y as poder continuar con las capacitaciones pruebas y simulaciones Estas customizaciones son los cambios consultas reportes que se realiz en la capa Localizaci n P
16. Implementador Capacidad Financiera del Implementador 1 10 10 10 Experiencia del Implementador q 50 50 50 B Antecedentes del Fabricante del Software Tiempo y Tendencias del Software q 30 35 25 Certificaci n del Software 1120 20 20 Modelo del Negocio 10 0 15 TOTAL 110 115 120 PORCENTAJE Punto de referencia el puntaje 91 95 100 m s alto 100 1 2 2 Evaluaci n del Factor T cnico Evaluaci n de los aspectos que conforman la plataforma tecnol gica del software de sus caracter sticas t cnicas y del esquema de soporte t cnico que ofrece el proponente a Arquitectura y Software de Base Tipo de Arquitectura se califica de acuerdo a las actuales tendencias en tecnolog a es decir a arquitecturas que han sido aceptadas y son innovadoras PUNTAJE Descripci n 0 Otro tipo de arquitectura 10 Arquitectura Cliente Servidor 20 Arquitectura Internet Computing Requerimientos M nimos de Hardware se califica de acuerdo a las actuales tendencias en tecnol gica y en mantener la compatibilidad con est ndares que puedan asegurar una f cil comercializaci n y mantenimientos de equipos Programa Cybertesis Derechos son del Autor 13 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega PUNTAJE Descripcion INHABILITADO No se aceptan equipos de marca no comercializada en el pais 5 Hardware de marca comercializada en el mercado
17. Log stica Importaciones Compras Control de Inventarios figura 13 Producci n Planificaci n Control de la Producci n Seguimiento y Control de la Producci n figura 14 Comercializaci n Administraci n de la Demanda Ventas Despacho Facturaci n Servicio al Cliente figura 15 Finanzas Contabilidad Costos Tesorer a figura 16 50 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Modelo de Control de Negocio Grupo Vega Macro Proceso Log stica FIHA ZAS PRANTAS ie Somali aes Trg por hgs Jade ya CN EC ijr pmr rapid UT A ir AN E AE SATA aal deb A apena i eee a A Regier meiles Police NE ea Y uchsa 7 paan ii at ar gi PRODUCCION PROMIGCIOH L o control de inventano 12195 Fog ca amas NES E EY A e l Friera las CoBexores Cont Tacones i aiaei Ermey de F APTA anc ij Morzocora Carinae tik AESA IRERE da ZOMPRO A FAT WR i Corga TES e FA Duska c TA TES Prides bamdsks Figura 13 Macro proceso Log stica Programa Cybertesis Derechos son del Autor 51 Implementacion del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Modelo de Control d Negocio Grupo Vega Macro Proceso Producci n poa erecti m GONTAOI DT RTGURROS eran A CANDAN i HASE H medicos COMP RCIA FAC OY a en agama Leal 1 i 1 ula Fino it Wetec i Aih
18. al 30 V Mejorar control de pedidos y duraci n del ciclo en un 70 VI Control eficaz de las operaciones no menor del 50 VII Mantener por encima del 95 la atenci n oportuna del mercado VIII Eliminaci n de las tarjetas de control del personal al 100 IX Acceso en cualquier momento a la informaci n al 100 X Informaci n confiable y oportuna al 100 Reducci n de Costos Mejorar la Productuded Reducci n Personal Huducci n kalana pd Conta de Operaciones Mejorar control de Pedidos Acceso ala Informaci n Informaci n Fliminaci n Tarjetas Personal es 0 20 40 60 90 100 120 P Esperado Obtenidos al 2009 Programa Cybertesis Derechos son del Autor 81 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Figura 22 Beneficios Tangibles del Proyecto Baan 4 6 Beneficios Intangibles Se consideran activos intangibles aquellos bienes de naturaleza inmaterial a continuaci n se detalla los beneficios esperados por la organizaci n Figura 23 Mejorar la calidad y visibilidad de la informaci n en un 70 II Mejorar el proceso del negocio al 40 Ill Mejorar el servicio al cliente no menor al 35 IV Mejorar la productividad en los procesos no menor al 40 V Mejorar la cadena de procesos en un 35 VI Nuevo Modelo del Negocio al 100 VII Mejorar la producci n al 45 VIII Aumentar la calidad del servicio en un 40 IX
19. en el Grupo Empresarial Vega Usuarios Claves del Proyecto jefaturas Sistemas Planta Producci n Almacenes Compras Marketing Contabilidad Tesorer a Ventas Servicio al Cliente Consultores por rea de Novatech Grupo de Trabajo Usuario Clave del proyecto Usuarios Finales de la organizaci n a 2 Funciones y responsabilidades de cada grupo Comit Ejecutivo Monitorear el avance del proyecto frente al plan y asegurar su cumplimiento Asignar los recursos para garantizar el avance apropiado del proyecto Resolver sobre los temas de car cter estrat gico y operativo que le sean tra dos por el l der del proyecto o los consultores externos Tomar las decisiones de negocio que se presenten como fruto de la implementaci n del nuevo sistema Resolver sobre los cambios a los procesos que se requieran como sugerencias o alternativas durante la implementaci n del nuevo sistema Aprobar los cambios al plan del proyecto Resolver sobre los atrasos o adelantos al cronograma original Aprobar los modelos o prototipos del sistema antes de entrar en operaci n Equipo del Proyecto individual y de grupo Asegurar al t rmino de cada hito y etapa el logro y cumplimento de los objetivos espec ficos Ejecutar todas las tareas definidas en cada hito del cronograma cumpliendo los tiempos y est ndares de calidad establecidos Asegurar al t rmino de cada Simulaci n el alcance y resultados predefinidos a fin de evita
20. en el alcance y en el modelo de control del negocio BCM aceptados Este plan del proyecto actualizado debe ser aceptado por el comit ejecutivo M2 Funciones y Procesos Principales del Negocio Definidos Este milestone est dirigido a los usuarios clave quienes deben terminar de construir los procesos con el modelador din mico de empresa DEM Esta tarea la realizar n apoy ndose de los consultores iC1 Customizaciones de Alta Prioridad Especificadas Programa Cybertesis Derechos son del Autor 93 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Este milestone est orientado hacia la definici n de customizaciones y localizaciones requeridas por el software BAAN IV a fin de cumplir los requerimientos del cliente Cuando se detectan vac os funcionales se debe establecer la prioridad de soluci n Aparte de la definici n de customizaciones este milestone tambi n est orientado hacia la presupuestaci n de las diferentes customizaciones y localizaciones que ocurren durante el proyecto il1 Interfaces Especificadas En este milestone todas las interfaces necesarias para el uso exitoso de BAAN IV por parte del cliente deben ser identificadas Durante esta identificaci n los requerimientos deben ser priorizados a fin de poder definir la fecha de construcci n de las interfaces individuales B2 Modelo Preliminar del Proyecto Aceptado Simulaci n 1 Defini
21. i Tobe en He i c Mean Lurags uero Varsapede Presupuesto rr trean hi y ndicacorss ype the VH doe i Asuna el Cem ad ack m i coma i Ei sa a LOGIA Maped agen HT al H l semanal Pte az H i l valdecbr del Confirmaziin de agama lola dara rs a ee eee eee eees H Pub Hoe iH Abo sn Fe oo 221b JU 3 Preta Dior th Medica oR o HINAR La LEMAS TIGA le imag7asien as por be aban rime th Penk DK EH A at D de Mal y Y A ma ued ML maras caja rica ningrat draztas FINANZAS fol Judes rare Figura 14 Macro proceso Producci n 52 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Modelo de Control de Negocio Grupo Vega Macro Proceso Comercializaci n r 7 i 7 al i El hil A g H CUENTES g mel een Fuluyuakd woe 1 CUENTES E E E Ds odo bHeygk A ml echos leemmnade Loire ga dm W ranke hap aah PRODUCE On Sree a ce Wma Larscein sl foco E Ph mne k Emire HH Procuesl r aa aHa ik IA PRODUCE OM Pauws Exalons CaTIg i de Imemaro Cume l mens LOS Dey ma Mace gt 5 This ins Cortol s hwomans de HE ah Carbera Recaudecbr Pachrss Choques r eer 250205 F heh aS ERAMZAS ciai Posen n A Figura 15 Macro proceso Comercializaci n Programa Cybertesis Derechos son del Autor 53 Implementacion del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empr
22. los cables sean instalados por debajo el suministro el ctrico y en particular la alimentaci n de los equipos deben hacerse bajo condiciones especiales como la Programa Cybertesis Derechos son del Autor 69 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega utilizaci n de una l nea independiente del resto de la instalaci n para evitar interferencias con elementos de protecci n y seguridad espec ficas y en muchos casos con sistemas de alimentaci n ininterrumpida grupo electr geno UPS aire acondicionado pozo de tierra etc Controlando sus respectivos mantenimientos preventivos y correctivos La implementaci n del Servidor HP Sistema Operativo UNIX y manejador de Base de datos ORACLE soportan la herramienta E R P Baan IV en el Grupo Empresarial Vega 3 2 Arquitectura de RED La red interna cuenta con un rack de comunicaci n principal instalados los concentradores switchs modems routers etc conect ndose por medio de cableados estructurados UTP a las distintas reas cr ticas de la empresa a la vez se cuenta con dispositivos de red inal mbrica WIFI La red externa se instal mediante un estudio con Telef nica del Per la arquitectura de comunicaciones Servicio Digired L nea Dedicada Punto a Punto manteniendo en el servidor central la aplicaci n Baan IV en los sectores Surquillo con Chorrillos a una velocidad de 128 Kbps y Surquillo con
23. n que fluye por los procesos de la organizaci n y debe ser oportuna veraz y segura De nada sirve contar con una herramienta tecnol gica en donde exista gran cantidad de datos si no se le da un uso adecuado y un seguimiento real Es dif cil controlar el proceso de implementaci n en una organizaci n ya que en este proceso se involucran una gran cantidad de personas recursos t cnicos cambios operacionales organizacionales y grandes inversiones econ micas por mencionar s lo algunos factores y todos ellos participan al mismo tiempo Toda implementaci n debe contar con una metodolog a para implementar un E R P no puede ser igual a otras implementaciones que haya hecho la compa a ya que no est n implementando m dulos o procedimientos aislados sino que de aqu en adelante todos los procesos est n integrados cualquier operaci n que se registre en un m dulo autom ticamente afecta a los dem s 88 Programa Cybertesis Derechos son del Autor FUENTES DE INFORMACION FUENTES DE INFORMACION BAAN 4 0 Multisite EDI BAAN Education Center M xico 1997 150 pp BAAN IV Tools CUSTOMIZATION AND DEVELOPMENT GENERAL DATA BaanEducation Center M xico 1996 72 pp BAAN TOOLS PROGRAMMER S MANUAL 4 GL FUNCTIONS MANUAL Number 6566 12 US Baan Education Center M xico 400 pp BAAN TOOLS PROGRAMMER S MANUAL Number 5566 US Baan Education Center M xico 395 HEIZER Jay y Render BARRY 2004 PRINCIPIOS DE
24. o valor presente neto VAN o VPN es igual a cero El VAN o VPN es calculado a partir del flujo de caja anual trasladando todas las cantidades futuras al presente Es un indicador de la rentabilidad de un proyecto a mayor TIR mayor rentabilidad Flujo de Beneficios y Costos INGRESOS EGRESOS Beneficios A o Ingresos Prestamos Total Inversi n Gasto de Total Netos Ingresos Operaci n Costos 2006 0 0 257 605 388 960 646 565 646 565 2007 428 424 428 424 254 810 177 043 431 853 3 429 2008 514 111 514 111 251 728 146 920 398 648 115 463 2009 514 111 514 111 180 179 180 179 333 932 2010 514 111 514 111 180 179 180 179 333 932 2011 514 111 514 111 180 179 180 179 333 932 Total 2 484 868 Total 2 017 603 467 265 ross C lculo del VAN y TIR La alternativa A 8 es rentable por ser su resultado US 187 055 gt 0 La rentabilidad del TIR es de 16 4 5 Beneficios Tangibles Se considera activos tangibles todos los bienes de naturaleza material susceptibles de ser percibidos por los sentidos a continuaci n se detalla los beneficios esperados por 80 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAPITULO IV ANALISIS COSTO BENEFICIO la organizacion figura 22 Reducci n del personal no menor del 30 II Reducci n de inventario en torno al 35 Ill Reducci n de los costos del GRUPO mayor al 30 IV Mejorar la productividad mayor
25. recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega periodo 2006 2007 el mismo que fue aprobado por unanimidad contando dicho Plan con objetivos de corto y mediano plazo para cada una de las areas del Grupo Empresarial Vega Realiz conversaciones con diferentes empresas de software por la adquisici n de un Sistema Integrado ERP dichas empresa fueron PeopleSoft SAP y Baan entre otras quedando esta ltima por contar con el proceso del Checklist de Clase A para la Excelencia Empresarial de Oliver Wight y su Modelo de Gesti n Dando cumplimiento a uno de los objetivos del referido Plan la Gerencia General contrat los servicios de la empresa Baan S A Grupo NOVATECH para implantar un Nuevo Modelo de Gesti n apoyado por el software Baan IV b Fase Visi n b 1 Nuevo Modelo de Gesti n El proyecto del Nuevo Modelo de Gesti n plantea una Visi n y Misi n para los pr ximos 10 a os en el Grupo Empresarial Vega Dicha Visi n y Misi n han sido validadas por el pleno del Comit de Ejecutivos presidido por el Presidente del Directorio de nuestras empresas b 2 Visi n del Proyecto La Visi n del Proyecto es lograr una integraci n con nuestros Proveedores Concesionarios y principales Distribuidores para que se constituya en una ventaja competitiva para el Grupo Empresarial Vega que nos permitir mantener el liderazgo en el mercado de muelles en Per y consolidar los mercados de Bolivia y Ecuador Adem s al
26. stica b 1 Inventarios y Almacenes Los inventarios juegan un rol vital en los negocios Disponibilidad a tiempo del inventario es esencial para atender a los clientes la producci n y otros requerimientos Por otro lado el exceso de niveles de inventario debe ser evitado por una serie de razones como inmovilizaci n de capital lenta rotaci n del inventario entre otras El m dulo de Control de Inventario de Baan ERP contiene las principales funciones para la administraci n del inventario necesarias para mantener un buen nivel de servicio y niveles bajos de inventario En el m dulo de Inventarios todas las transacciones de inventario planeadas e hist ricas son registradas Las transacciones de inventario planificadas son actualizadas en l nea desde los programas de ingreso de rdenes y son usadas por los m dulos de planeamiento de materiales MPS MRP La historia del inventario permite al usuario hacer seguimiento a todas las transacciones hist ricas de inventario por fecha y c digo de usuario Cuenta con diferentes funciones para administraci n de inventario como la t cnica 30 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS de punto de reorden conteos c clicos tiene herramientas para an lisis de inventario y permite realizar correcciones de inventario manuales y o transferencias Baan ERP ofrece adem s el m dulo de Control de Ubicaciones que facilita el control del i
27. 2 2 8 Lenguaje de Programaci n Baan IV CAP TULO lll REFLEXI N CR TICA DE LA EXPERIENCIA 3 1 Infraestructura 3 2 Arquitectura de RED 3 3 Interfase de los Sistemas Actuales a Baan IV 3 4 Customizaciones 3 5 Pol ticas de Calidad ISO 9001 2000 3 6 Seguridad de Informaci n Externa CAP TULO IV AN LISIS COSTO BENEFICIO 4 1 C lculo de los Costos y Beneficios 4 2 Retorno de la Inversi n ROI 4 3 Flujo de Caja 4 4 Valor Actual Neto y Tasa Interna de Retorno 4 5 Beneficios Tangibles 4 6 Beneficios Intangibles CAP TULO V CONCLUSIONES CAP TULO VI RECOMENDACIONES FUENTES DE INFORMACI N ANEXOS 67 68 68 69 69 70 70 71 71 72 73 73 77 78 79 80 82 85 87 89 91 A mis padres Vicente y Lidia por el constante apoyo para el logro de mis metas profesionales A Maribel mi esposa por su comprensi n y ayuda durante mis estudios A mis hijos Lorena Estephany y Renzo por ser motivo de esta superaci n personal Programa Cybertesis Derechos son del Autor 1 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega 2 Programa Cybertesis Derechos son del Autor RESUMEN RESUMEN Hoy en dia las organizaciones que no cuentan con informaci n integrada y por ende trabajan con las llamadas islas de informaci n no favorecen a las gerencias en la adecuada toma de decisiones lo que
28. 320 SCSI Adapter Fuente redundante Sistema Operativo 46 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS HP UX 11i versi n 3 Servidor Aplicaci n se encuentra instalado el Software BAAN IV C4 junto con el sistema operativo HP UX 11i versi n 3 y donde todas las pc s de la empresa se conecta a este servidor para acceder a la aplicaci n Servidor Base Datos se encuentra instalado el Software Oracle Enterprise 10g R2 con el sistema operativo HP UX 11i versi n 3 y donde el servidor de aplicaci n Baan y el servidor de web site se conectan para acceder a la data Controlador del Array EVA4400 Es el dispositivo que administrara el enclosure unidad de disco la administraci n es muy sencilla y amistosa porque todo se hace desde el browser del internet Es aqu donde uno toma un espacio de almacenamiento del disco y lo asigna al servidor que requiera de almacenamiento Unidad de Disco FibreChannel enclosure El enclosure es una caja donde se almacenaran todos los disco que soporte y este a su vez est conectado con el Controlador del array EVA4400 b 2 Arquitectura de Comunicaciones Red WAN Para realizar las comunicaciones WAN usamos el servicio de Digired punto a punto siendo nuestro proveedor Telef nica del Per figura 10 Programa Cybertesis Derechos son del Autor 47 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empr
29. Central Programa Cybertesis Derechos son del Autor 45 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega ARIU TLE URA DELAS H HI Siregeiaks hgua 4 440101 koerse Vinal Array EVA4400 ofraca una combinaci n da caracteristicas de ako desempe o y sponbilidad capacidades de viruabracion Reduce al costo de administrar cantidades grandes da datos en in ambiente SAN sn tener que netr An capacitaci n profunda de las herrarmentas de almacenamiento Rack HP Liniverzal 10642 62 StoragevVorks Aa Base SAN Swrtch Ma Server HP Ircagrity 2040 aqi RP MAM i Base Dalos Grace 10g R2 HP StorageWorks 4400 Enterprise virtual Array Commandos che AI United de Disco Fibre Channel Medios Figura 9 HP StorageWorks Por otro lado las funciones de los equipos son las siguientes StorageWorks 4 8 Base SAN Switch El conmutador HP StorageWorks 4 8 Base SAN ofrece conectividad de 4 GB para SAN de nivel b sico y la capacidad de crecer hasta una infraestructura core to edge El modelo 4 8 proporciona conectividad de un conmutador para una nueva instalaci n de SAN sencilla y conecta a almacenamiento EVA4400 y servidores Server Integrity rx2660 Server HP Integrity rx2660 Caracter stica T cnica 2 Procesadores Core 1 4Ghz 12Mb Cache Mem riaRam 4Gb Disco Duro 2 x 72Gb 15k Lector DVD ROM Drive HP PCI X 2 0 1port 4Gb FibreChannel HBA HP Dual Channel Ultra
30. N IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega DESCRIPCION IDONEO PeopleSoft SAP Baan Subtotal Total Subtotal Total Subtotal Total Subtotal Total Capacidad Manejo de Datos de 25 25 25 25 Ingenier a Programaci n 30 15 25 30 Maestra de Producci n Requerimientos de 25 15 15 25 Materiales Control de Producci n 30 30 30 30 Planeaci n de 25 20 15 25 Producci n Resultados Factor Funcional CONCEPTO PUNTAJE EN PeopleSoft SAP Baan Contabilidad Clientes 74 66 84 Contabilidad Proveedores 88 89 85 Finanzas 86 89 91 Almacenaje Despacho y Distribuci n 77 75 79 Ventas 87 87 93 Manufactura 80 85 100 Promedio Final 81 82 89 1 2 4 Resultados Finales A continuaci n se identifica los porcentajes con los cuales cada una de las empresas cumple con los requerimientos de la evaluaci n de los tres factores principales empresa t cnico y funcional CONCEPTO PEOPLE SOFT SAP BAAN FACTOR EMPRESA 91 95 100 FACTOR T CNICO 100 80 85 FACTOR FUNCIONAL 81 82 89 PROMEDIO FINAL 90 86 91 OPCI N RECOMENDADA BAAN 91 ee ee OPCION RECOMENDADA BAAN 91 20 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO I CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLLO LA EXPERIENCIA 1 3 El Proyecto Para facilitar la implantaci n de este N
31. S cap of AA RAS a ee Vaart ae CEE TAO rin urm gy STA AA hdd RST TAHY THAT Od NAS AAA RRA TO ATRIO A IATA Soluci n aprobada 61 Programa Cybertesis Derechos son del Autor Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega ree a tag cite ed FAO ae u AA r LEE al r WLI dat mele aa ETE rusa u i wim Fi ma CEP rri IIA I m1 H rm r merian un ruinas u i ruaan ans H m1 CA wa HI re rpi ATA Fh ruia To mds m1 LETREN CN ma am um 1u vra u i 7 muir HEr rI EET FI r CA O FE meat TA PR want niy HAT RAG aay ay AL rro ere ee saki AT co cert Tar fore Goalie a ite LAMM oad ee vu MN EN a oe A AA O CA RSC IC O gece oo 1a ipsas eo AR TE Lm A AAA AS AS E A HE APA CLOS O LE O DICO COOL hia ene rymma mapping e re ea j PILL AA IZ AB ee ee ee ee ee ee el ie ae a PTFE erp pam u m mm y varig muag g prem n n w ot tee ase CTA ee er orn g PLEAS PAI LL LAA OA ATA ACA AA A ae AA A A TAMANO A AO TES ROTO O O gmg AL dl ura LIA Lamar eda sia 1 kana FANT BET TSAO Td 0d NAS AT TTT ANITA VIAL Conversion de datos Programa Cybertesis Derechos son del Autor 62 CAPITULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Fi dB STD aN aU Pe ee a lll a ae gran 1m wiry Leth Kap A my 1mm me 14 TA TA mimg ae ir AO AO AL ejing eee ee AAA TES bi RUC co
32. Universidad San Martin de Porres Facultad de Ingenieria y Arquitectura Escuela de Ingenieria de Computaci n y Sistemas Implementacion del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Informe por Experiencia para optar el T tulo Profesional de Ingeniero de Computaci n y Sistemas AUTOR Segundo Vicente Castro L pez Lima Per 2010 RESUMEN ABSTRACT INTRODUCCION CAP TULO CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLL LA EXPERIENCIA 1 1 La Empresa 1 2 Evaluaci n de las Ofertas ERP s 1 2 1 Evaluaci n del Factor Empresa 1 2 2 Evaluaci n del Factor T cnico 1 2 3 Evaluaci n del Factor Funcional 1 2 4 Resultados Finales 1 3 El Proyecto 1 4 Situaci n Actual 1 5 Aspectos a considerar 1 6 Trayectoria Profesional 1 7 Factibilidad de la Alternativa Seleccionada 1 7 1 Factibilidad Operativa 1 7 2 Factibilidad T cnica 1 7 3 Factibilidad Econ mica CAP TULO Il ACTIVIDADES DESARROLLADAS 2 1 Introducci n 2 2 Metodolog a TARGET ENTERPRISE 2 2 1 Milestones Hitos 2 2 2 Fases 2 2 3 Administraci n del Proyecto 2 2 4 Tools Administraci n y Desarrollo en Sistemas 2 2 5 Baan Plataforma Tecnolog a N OF OQ o Oo 11 13 17 20 21 21 22 23 24 24 25 26 29 29 34 36 37 39 64 65 2 2 6 Arquitectura Cliente Servidor Baan IV 2 2 7 Base de Datos Relacionales RDBMS
33. a financieramente Experiencia del Implementador se defini los proyectos que corresponden a su experiencia relativa a la implantaci n del software en el mercado nacional e internacional PUNTAJE Descripci n INHABILITADO No se aceptar n proponentes sin experiencia previa 10x Proyecto 10 puntos por proyecto hasta un m ximo de 50 b Antecedentes del Fabricante de Software Tiempo y Tendencia del Software esta calificaci n se dividi en los siguientes rubros tiempo del software en el mercado volumen de ventas e investigaci n PUNTAJE Descripci n 1 x a o m ximo 15 Tiempo de software en el mercado 10 para el mayor y 5 para el resto Volumen de ventas Sobre 10 y proporcional Investigaci n Certificaci n Software si el producto tiene certificaci n de calidad ISO 9000 otorgada por una entidad autorizada PUNTAJE Descripci n 0 No tiene 10 Certificaci n de calidad Modelo del Negocio Excelencia Operacional con el CheckList de Oliver Wight PUNTAJE Descripci n 0 No tiene 10 15 Capacitaci n Oliver Wight 12 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLL LA EXPERIENCIA Resultado del Factor Empresa CONCEPTO PUNTAJE PEOPLE SAP BAAN SOFT ANTECEDENTES DEL IMPLEMENTADOR Y DEL FABRICANTE DEL PRODUCTO A Antecedentes del
34. a y Y e a E oy af a Cao 4 E a A y bem ones mol SE A AS I rta A Par oe am k al a e g y dl e y o a y k E r a ee 3 gw PSP 12 een ESN d Caeser er a io Moreras rn A eee Riera ma ENT al rn Ar ms Figura 17 Modelo de Funci n del Negocio c 4 Modelo de Procesos de Negocio Describe c mo las funciones representadas tanto en el modelo de Control del Negocio como en el Modelo de Funciones son llevadas a cabo definiendo las actividades y estados de los procesos uno a continuaci n de otro Estos procesos son diagramas para documentar el flujo de trabajo en una organizaci n apoyada por un sistema de Tl Tecnolog a de Informaci n Los procesos describen los diferentes pasos que se siguen para cumplir cierta tarea figura 18 Programa Cybertesis Derechos son del Autor 55 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega ver Deiter ck Villiveve pecar ara ines dade AA N b ab Sans AN ze a s H aJeJa a A T ll ech ICE mh TAREAS E e Lead wda arb Ube Weyer adv 1 Jr A TUF a 5 ME TES EA a me EA al VAL A Cl RA i Cde ie aac E d E ri d F ina u pa ___ a r e sanar EB TENA A E gjerat ET O srias A A ysl Figura 18 Modelo de Procesos del Negocio 2 2 3 2 Plan Milestones Hitos Con el fin de abordar de forma adecuada los cambios los hitos o eventos importantes Milestones son agrupadas en l
35. ad sticas de datos del producto control de piso en producci n herramientas para planeaci n de demanda Programa Maestro de Producci n MPS Master Production Schedule Planeamiento de Recursos de Materiales URP Material RequirementsPlanning Planificaci n de las Necesidades de Capacidad CRP CapacityRequirementsPlanning entre otros La planeaci n est integrada por todos los niveles proporcionando visibilidad de todas las operaciones El control de piso cierra el ciclo de ejecuci n Lista de Materiales especificaci n del dise o del producto control de la configuraci n de productos plan de los requerimientos de los materiales costos del producto demanda dependiente e independiente art culos fantasmas desperdicios o mermas art culos alternativos caducidad de componentes en la lista de materiales Plan de Producci n MPS es uno de los resultados del proceso de Plan de Ventas y Operaciones Permite trabajar por familias de productos medidas en vol menes gruesos como toneladas mensualmente administrado por pol ticas desde un nivel alto gerencial Luego se desagrega el Plan de Producci n a nivel de tems con unidades y fechas llegando al Programa Maestro de Producci n b BAAN Distribuci n Baan Distribuci n ayuda a desarrollar la mejor soluci n para resolver los requisitos de los clientes y balancear situaciones inesperadas de negocio teniendo en cuenta los requerimientos de distribuci n ventas y de log
36. ades que controlan el avance del proyecto reuniones de Comit Ejecutivo y el Plan se actualiza en coordinaci n con los Gerentes del proyecto y el Comit Ejecutivo 2 2 1 Milestones Hitos Los hitos son elementos claves en Target Enterprise que pueden ser agrupados Un hito es el resultado intermedio con un proyecto de promedio est alcanzado por actividades predefinidas Un c digo de hito es asignado para todo un hito Un ejemplo gen rico de un c digo hito es xO1 Este c digo consta de tres elementos los que se indican a continuaci n x Reemplazado por selecci n centro de competencia visi n prueba de concepto e implementaci n O Indica la ruta de resultados organizaci n Baan tecnolog a personal modelado customizaci n e interfase 1 Secuencia de n meros Rutas de Soluci n en Metodolog a Target Grupo Vega O Ruta Relaci n Funcionalidad Baan Customizaciones Interfaces Sistemas Mejoras Organizaci n Personal voza Tow El Mileston HITOS fue definido conjuntamente con los consultores Funcionales de Baan y los Usuarios Claves del Proyecto Hormigas del Grupo Empresarial Vega figura 2 Milestones_00 36 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Ver Anexo 1 y 2 2 2 2 Fases Desde la perspectiva del ciclo de implementaci n el agrupado de hitos puede ser estructurado junto a una fase descompue
37. as 2007 10 73 004 2 981 7 773 23 335 37 510 283 821 428 424 2008 12 87 605 3 578 9 328 28 002 45 012 340 586 514 111 2009 12 87 605 3 578 9 328 28 002 45 012 340 586 514 111 2010 12 87 605 3 578 9 328 28 002 45 012 340 586 514 111 2011 12 87 605 3 578 9 328 28 002 45 012 340 586 514 111 Total 423 424 17 293 45 085 135 343 217 558 1 646 165 2 484 868 4 2 Retorno de la Inversi n ROI El ROI es un valor que mide el rendimiento de una inversi n para evaluar qu tan eficiente es el gasto que estamos haciendo o que planeamos realizar Existe una f rmula que nos da este valor calculado en funci n de la inversi n realizada y el beneficio obtenido o que pensamos obtener ROI Beneficio Obtenido Costo Costo Es decir al beneficio que hemos obtenido de una inversi n o que planeamos obtener le restamos el costo de inversi n realizada Luego eso lo dividimos entre el costo de la inversi n y el resultado es el ROI En este proyecto se ha hecho una inversi n de 2 017 603 y hemos obtenido 2 484 868 Entonces el ROI ser a 0 23 El valor de ROI es un ratio por lo que se expresa en porcentaje Para saber el porcentaje de beneficios de nuestra inversi n podemos multiplicar el Programa Cybertesis Derechos son del Autor 17 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega ROI por 100 Es decir con un ROI del 0 23 en realidad estamos ganando un 23
38. as llamadas rutas resultantes Estas rutas son los enlaces verticales en el plan de hitos A continuaci n se presenta el siguiente programa de actividades en forma resumida por hitos o controles figura 19 Un plan de hitos es una descripci n detallada de los eventos seleccionados en el proyecto Hormigas a continuaci n se muestra en cinco m dulos figura 20 Preparaci n Capacitaci n Soluci n Aprobada Conversi n de Datos Arranque Cada m dulo esta subdividido en actividades o tareas que deben cumplirse para continuar con el avance del proyecto 56 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAPITULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS es Un _ A t am aw LIZ 1 CETE ELT L ATEEN gy g na De i 2 2 E vaki r A wae oe a E MA Ha Jr xl tA e CETP TS naeran Mat AT arat p msc HOLE ML TA o T 7 mM Kmr H1 ELLE a is sra A y a Fic A demini ES Hage ne id Adn uam o C E tae ES SE PA A O 4 ee ee O A oe PA SR MTS TEPETITLAN po PAD IZ E EL ERA EA gl Mp diz re LU J TIA IZ PRE AU Tap ser es AA a 2 A AI 14 1a 5 neh A A ee TT rey ICO qit erg gee DL A A mn A a LA TS tae A 1 2 APE bo gt tae SALA MUA ee ad sir E A E ON apolein in CTE wee TT ee O E IS TA L oup bee Lx CETT DE eae ei ee ed Oe es Pe eB ee obey h idol A HOLY IL 1 cel A II TO gt A O A TEA ESA ES LA SR p H
39. atos relacionales comerciales RDBMS por medio de un driver especifico para cada una de ellas incluyendo ORACLE INFORMIX SYBASE DB2 6000 MS SQL SERVER Todas las aplicaciones creadas en Baan IV TOOLS permiten el acceso a una o m s bases de datos remotos y sobre sistemas diferentes distribuyendo a nivel de tablas por lo que debe especificarse la base de datos con la que trabajara cada una de las tablas Las bases de datos pueden replicarse lo cual significa que cuando la aplicaci n realiza acciones sobre la primera base de datos no solamente actualiza sta sino tambi n la copia que puede estar ubicada en el mismo u otro sistema En funci n del sistema de administraci n de base de datos soporta procesamiento de transacciones Ello permite recuperar datos procesados hasta el momento inmediatamente anterior a un problema del sistema El servidor de base de datos soporta las reglas de integridad referencial definidas en el diccionario de datos 2 2 8 Lenguaje de Programaci n Baan IV Baan IV ha sido desarrollado en sus lenguajes de programaci n Baan IV 4GL lenguaje de cuarta generaci n y Baan IV 3GL lenguaje de tercera generaci n Baan IV 4GL es un lenguaje no procedimental orientado a eventos Un programa consta de secciones de eventos y secciones de sub eventos Para los eventos y sub eventos se definen acciones que deben realizarse antes durante o despu s de que ha ocurrido un evento En Baan IV
40. canzar y mantener en el mercado peruano el liderazgo en la comercializaci n de repuestos de todas las marcas que representamos Debe destacarse que la revisi n de nuestros procesos nos permitir lograr la Clase A de la Excelencia Operativa metodolog a Oliver Wight para ser reconocidos como una empresa competitiva a nivel internacional b 3 Misi n del Proyecto La Misi n del Proyecto es implantar un Modelo de Gesti n Integrado que permita ampliar la frontera de nuestro negocio para incluir a nuestros proveedores y clientes con procesos estandarizados en todas las reas y niveles de la empresa con la mayor eficiencia en costos con un sistema que recompense a los part cipes de la organizaci n por los resultados alcanzados c Fase Prueba de Concepto fig004 jpg En esta fase figura 4 se instalan los requerimientos de HW dos servidores HP un servidor con Sistema Operativo UNIX y Base de Datos Oracle ademas de un servidor con Sistema Operativo UNIX y la Aplicaci n Baan IV La empresa Vega selecciono de su personal a once trabajadores que fueron los USUARIOS CLAVES del proyecto que se denomin HORMIGAS los consultores funcionales de Baan capacitaron a dichos usuarios en el uso de la Herramienta y los 38 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS procesos posteriormente se realiz las respectivas parametrizaciones y sus simulaciones Paralela
41. ci n de an lisis en l nea para la toma de decisiones Integraci n de la informaci n de las distintas funciones de la organizaci n y de otras externas Integraci n de la informaci n de los agentes externos y de los clientes internos Mejor y mayor satisfacci n de los clientes internos y externos c Alcances El proyecto de Implantaci n del Sistema Baan ERP alcanza a la Gerencia General del Grupo Empresarial Vega sus distintas direcciones internas con sus respectivos procesos y la integraci n con los procesos internos y externos de la organizaci n Las distintas direcciones o funciones ser n integradas en base del objeto del contrato y los procesos simplificados optimizados y estandarizados 1 6 Trayectoria Profesional Actualmente laboro en el sector privado en el Grupo Empresarial Vega Industria Peruana del Acero S A y Distribuidora Vega S A en el rea de Sistemas empec como programador y analista ahora me desempe o como Jefe del Centro de C mputo Particip en el Proyecto de Implementaci n ERP Baan IV inicialmente como usuario clave al inicio y posteriormente l der del proyecto Actualmente responsable de la continuidad del ERP Baan IV y en al desarrollo de m dulos adicionales como recursos humanos importaciones letras requisiciones Intranet etc Implement las Pol ticas y Controles de Calidad Centro de C mputo ISO 9001 2000 elaboraci n del Plan Anual de Sistemas Plan de Contingencia y Segu
42. ci n de este tipo de estrategia no dar buenos resultados No se obtendr n beneficios en la implantaci n si no hay un cambio cultural en la organizaci n El personal con el que cuenta la empresa no debe tenerle miedo al cambio deben ser individuos con un alto nivel de conocimiento tecnol gico capaces de enfrentarse a nuevos retos Definitivamente se debe capacitar ampliamente a los entes constituyentes de la organizaci n para la correcta utilizaci n de una estrategia de ERP Antes de iniciar un proyecto es importante crear dos equipos el equipo de implementaci n que estar formado en primer lugar por usuarios expertos es decir gente que tiene conocimiento a profundidad de los procesos de su rea y en segunda instancia por jefes de m dulo cuyo cargo les permite tomar decisiones en relaci n con cambios en los procesos de un departamento El segundo equipo es el equipo de administraci n del cambio que suele integrarse Programa Cybertesis Derechos son del Autor 87 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega de personal del departamento de recursos humanos o relaciones industriales que transmita lo que esta sucediendo cambios y decisiones que se tomen asi como tambi n deben ser catalizadores del cambio logrando la participaci n de los empleados en las actividades necesarias para la implementaci n El ERP debe crear confianza en la informaci
43. cieros provee a la compa a de informaci n detallada y reportes sencillos sobre toda su informaci n Consolidaciones a m ltiples niveles pueden realizarse entre los diferentes m dulos contables existiendo una poderosa capacidad de rectificaci n La informaci n mostrada en los reportes puede tambi n ser usada para definir un n mero ilimitado de ratios y mantenerlos como registros hist ricos optimizando el an lisis financiero 2 2 Metodolog a TARGET ENTERPRISE TARGET es la metodolog a de implementaci n de Baan ERP y ha sido utilizada exitosamente en miles de implementaciones alrededor del mundo figura 1 La metodolog a contiene los siguientes elementos eventos documentaci n herramientas y administraci n del proyecto TARGET tambi n ayuda al administrador del proyecto con otros conceptos importantes necesarios para la administraci n del proyecto como una estructura total incluyendo los aspectos organizacionales de personal y de sistemas 34 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Figura 1 Target Enterprise a Diferenciadores claves de TARGET La rapidez se ha convertido en el factor cr tico de xito en la implementaci n de soluciones ERP Por esta raz n Baan ha mejorado y refinado la metodolog a de implementaci n para permitir la configuraci n r pida de un proyecto y el uso de las mejores pr cticas de implementaci n al definir los eventos
44. con respecto a conceptos del negocio futuro objetivos alcance impacto y planificaci n tiempo y capacidad del proyecto iP1 Usuarios Clave Entrenados aplicaciones convenciones modelo Este milestone est dirigido a los usuarios clave quienes necesitan tener conocimiento y habilidad para construir los procesos con el modelador din mico de empresa DEM La adquisici n de este conocimiento y habilidad es esencial para la definici n de las funciones y procesos del negocio Entrenar a los usuarios clave en la funcionalidad detallada del software Baan Se requieren este conocimiento y habilidad durante el resto del proyecto por ejemplo durante la simulaci n 2 y el entrenamiento de usuarios finales Este entrenamiento est basado en el modelo preliminar del proyecto MCN T2 Administraci n del Sistema Aplicaci n y Modelo Iniciada Una vez que el sistema ha sido instalado ste debe ser controlado Este milestone est orientado en conjunto hacia el entrenamiento en administraci n de IT para controlar el sistema y para dise ar los procesos del manejo del sistema y la aplicaci n iB1 Alcance y Modelo de Control del Negocio Aceptado Validar el alcance del proyecto y el modelo de control del negocio BCM Despu s de una presentaci n a la gerencia y usuarios importantes el alcance y BCM tienen que ser aceptados por la gerencia de la compa a sitio O3 Plan del Proyecto Actualizado Actualizar el plan del proyecto basado
45. de compras puedan estar basadas en informaci n correcta b 3 M dulo de Ventas Usando el m dulo de ventas se puede registrar precios y descuentos por art culo grupo de art culos o por cliente Es muy importante que un cliente tenga una relaci n continua con su proveedor Esta relaci n se alimenta gracias a acuerdos sobre precios entregas oportunas y condiciones flexibles de pago Adem s es posible procesar cotizaciones de ventas La informaci n de la cotizaci n juega un rol importante en el proceso de ventas y es tambi n una importante fuente de informaci n log stica Las cotizaciones con un alto porcentaje de xito pueden ser incorporadas en el planeamiento Informaci n sobre cotizaciones hist ricas permiten a una compa a efectuar an lisis frente a sus competidores Baan ofrece un n mero de tipos de rdenes predefinidas y permite al usuario definir procedimientos espec ficos Adem s permite al usuario guardar registro de su relaci n Programa Cybertesis Derechos son del Autor 31 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega con sus clientes gracias a la informaci n hist rica Esta informaci n hist rica va a permitir al usuario tomar decisiones futuras con referencia a acuerdos de precios y descuentos con sus clientes a largo plazo c BAAN Finanzas Ofrece un acercamiento completamente integrado para el manejo de operaciones financie
46. de los consultores externos cualquier requerimiento adicional de capacitaci n y o asesor a en las distintas fases del proyecto Reportar al comit ejecutivo sobre los avances del proyecto y sus dificultades o logros Llevar y distribuir en forma oportuna las actas de todas las reuniones del equipo y del Comit Ejecutivo Consultores y Especialistas Dirigir la capacitaci n del equipo del proyecto en sus respectivas reas Dirigir las distintas actividades a lo largo del desarrollo del proyecto utilizando las respectivas especificaciones y gu as de la Metodolog a Asesorar al equipo del proyecto el desarrollo del proyecto para lograr la correcta aplicaci n de las opciones de Baan a los procesos de la organizaci n Apoyar al equipo del proyecto en las decisiones sobre posibles cambios a los procesos de operaci n de la organizaci n como fruto de los procesos ofrecidos por 44 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Baan Sugerir al equipo del proyecto alternativas de manejo de ciertos procesos para aprovechar de mejor manera las capacidades de Baan reduciendo al m nimo las personalizaciones Resolver en conjunto con el equipo del proyecto cualquier restricci n de funcionalidad del software para encontrar las opciones de manejo m s apropiadas Trabajar con el equipo del proyecto y el equipo de sistemas de la organizaci n para asegurar la apropiada implementaci
47. del dinero invertido Beneficios Costos Anuales en Miles US A o Costos Beneficios Beneficio Neto 646 565 0 646 565 2007 431 853 428 424 3 429 2008 398 648 514 111 115 463 2009 180 179 514 111 333 932 2010 180 179 514 111 333 932 2011 180 179 514 111 333 932 Total 2 017 603 2 484 868 467 265 4 3 Flujo de Caja Esto causa y efecto de acuerdo al estado de situaci n inicial Usualmente se trata de una matriz con columnas y filas En las columnas se disponen los per odos por lo general meses y en las filas los ingresos y las salidas de dinero Entradas es todo el dinero que ingresa la empresa por su actividad productiva o de servicios Salidas es todo dinero que sale de la empresa y que es necesario para llevar a cabo su actividad productiva Flujo de Caja 78 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAPITULO IV ANALISIS COSTO BENEFICIO A o 0 A o A o A o A o A o 2006 1 2007 2 2008 3 2009 4 2010 5 2011 Ingresos Saldo a o 646 565 649 994 534 531 200 599 133 333 anterior Pr stamo Accionistas Rotaci n 73 004 87 605 87 605 87 605 87 605 Inventario Distribuci n 2 981 3 578 3 578 3 578 3 578 Obsolescencia 7 773 9 328 9 328 9 328 9 328 Compras 23 335 28 002 28 002 28 002 28 002 Sistemas 37 510 45 012 45 012 45 012 45 012 Otras Areas 283 821 340 586 340 586 340
48. dos El prop sito de este milestone es proveer el sistema con datos maestros consistentes y verificados Esto puede ser logrado manualmente o autom ticamente por conversi n La conversi n est descrita en el plan de conversi n O6 Cambios Organizacionales Implementados Tener a la organizaci n trabajando en base al manual de cambios organizacionales IP2 Capacitaci n a Usuarios Finales Completada El objetivo de este milestone es tener usuarios clave y usuarios finales entrenados en los m dulos y sesiones que son relevantes para ellos y en varios aspectos de la organizaci n B6 Sistema de Informaci n Aceptado Simulaci n 3 Este milestone describe la prueba final por medio de una simulaci n ejecutada por los usuarios finales Adem s de comprobar la habilidad del sistema de informaci n para cubrir los requisitos predefinidos El conocimiento y la habilidad de los usuarios finales son puestos a prueba La simulaci n 3 se va afinando en el d a a d a de operaci n Esto implica que la seguridad tiene que ser implementada apropiadamente y es verificada durante la simulaci n B7 Sistema de Informaci n Operacional El objetivo de este milestone es preparar el sistema para salir en vivo por Finalizando todas las actividades Verificando todos los componentes tales como software hardware red datos customizaciones etc Programa Cybertesis Derechos son del Autor 95 Implementaci n del E R P BAAN IV pla
49. ea TO Ie 1 cm soe Pm cel w sw pn pmen ps BEIM PAK Ad S004 SEDO HeLa eH AII AE sng A A A AAA I IAF _ EF eH r d z00mr E ELPO HER M AARE ET F kla Implementaci n BAAN ERP IV 57 Programa Cybertesis Derechos son del Autor Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega EE SESE are FEL A AFER io 5 i de E En ae An E Ta att 2 i 2 i r 1 Cronograma de actividades por hitos Actividades Shedule detalladas 58 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAPITULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS MEN AATA RAL YOM pb at ALL rte ai Denil o o rm a mota o man a DILL ari SET IRTA HH Verses beet a a m u a Joq oea mea apain ripia wap FOCO e ja EER ee m made ee d TILT cp H LI UE pep AS Tr ta u ardis dl av rata moe E Li ll ie ime uiri Imar ALE AS N E il ee F L NE M AAA ETLE TETEE ma A do de ARA Ped OL Wa ETICA DEN La O Id E EIE a MC AN E E im ap o ary C EE ade pop ptt pane A TA So mig rapes min an AP ee PA A de A A T dd a m E ita E A A PA SEAMA FAS AR AS AAA hn E EHETE DEEE AS y CA bP y en l NZI Yee JJ Y o Boi la El PU E CALA a lll cil valo fea ru ou agm rie apague AO HCO CH AAA AA OHS AA IEA MIL E IAAI 59 Preparaci n Programa Cybertesis Derechos son del Autor Implementaci n del E R P BAAN IV plan
50. eamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega remy HYUN ayes AL a aan DR er rer 2 132 51 Cea LIT m eel CP ILEI lt 1 mter an ris mn an ris A maT g ma pr les naa pey pp CI a na mal a 113 O A ETA AAA A A EF IAI 1324 Lih rereisa Fujo A AA LE erst ET IMA pre rr ng ome ae i E ERTELE KLT ELI H Liik Le i Ree ed te L a are ppap ne e egy jl re ee be T SH p AA pa A ALA quina ome i oe A OA NFS RATES A APA AP T LL ETA RA RE FUI MA a mmy A HIMN tyre eee Wink mom Bi mag Lo wise ntemm nnn kaL ru AA rann PAd edd oe o h ria turmay ARIAS ATL RST TH Ss THAT Od NAS AAA HA TTA TO A YA AAA Capacitaci n Programa Cybertesis Derechos son del Autor 60 CAPITULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS remy UIT EN E AE ara DR o ra aaa JII HI gt LIA T a a CRE ILEI cu HMFH FS am moras anraaa moran A ai Eia HAF Haro mer HAL Hz IL mui gee HIPC APII nma a mr o A ner LLE LA Ad A erau ETE EET omia ar dia aida E leen ney a o AE HH TEETER seek re AS Aan aii ee re ek a sikk oe ee ee AAA pes a lt Coia WT a ET i bi ia Pa AO zer qaim a A TEA upra my nmn ey ura a ggu yaam a gyp mat y Pe O IO LLL E CE L A AAA Hor pee ee arpa prar piip mapaa mens A AA ll Pee A A A APA AEREA AE PF AT A pyra A TA a r MERO cry pa reran os heuer oe au pp a ea a MpL
51. eas Frecuentes de Administraci n Administraci n de Bases de Datos 1 BAAN TOOLS CUSTOMIZATION AND DEVELOPMENT GENERAL DATA 64 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Administraci n de Auditorias Administraci n de Tareas Jobs Consulta y Mantenimiento General de Tablas Procedimientos de Administraci n y Operaci n Programas Utilitarios y Administrativos Intercambio de Informaci n Exchange b Tools Il Customizaciones Datos de Desarrolladores Menus Ambitos Tablas Etiquetas Formas Mensajes 2 c Tools IIl Desarrollo Generaci n de Sesiones Programas Fuentes Secciones de Programa 3 Sentencias de Control Bibliotecas Debugger Hipertextos EDI Electronic Data Interchange 4 2 2 5 Baan Plataforma Tecnolog a La arquitectura distribuida ha sido identificada como un marco flexible y s lido para satisfacer las demandas de ambientes computacionales y necesidades del negocio muy variadas y cada vez m s complejas El escenario cliente servidor es una m quina basada en UNIX Cliente servidor significa que los usuarios se benefician de la flexibilidad de accesos distribuidos a aplicaciones cr ticas para el negocio informaci n y nuevo servicio La administraci n necesita la habilidad para interconectar en red y distribuir f sicamente los recursos computacionales para poder adaptarse f cilmente a los cambios de po
52. er que no afectan al est ndar de Baan Los m s relevantes fueron Adaptaci n de los comprobantes de pago Creaci n del Plan de Producci n Implementaci n de la Hoja de Ruta en Planta Adaptaci n de los libros contables y estados financieros Modificaci n del m dulo de letras Fue necesaria la creaci n de nuevos m dulos requeridos por la organizaci n estos se crearon en ambiente Baan Fabricaci n especial ventas Ventas exportaci n Importaci n Requisiciones Horas hombre de producci n y maestranza Recursos humanos Creaci n del M dulo SIGA Sistema de Informaci n Gerencial Administrativa v a Web Intranet en lenguaje de programaci n NET usando la base de datos Oracle Toma de pedidos Trazabilidad del proceso de venta Indicadores de gesti n de ventas 3 5 Pol ticas de Calidad ISO 9001 2000 Implementaci n de las pol ticas y control de calidad respecto al Centro de C mputo Control de Registro de Calidad por Medios Electr nicos Usuarios por Aplicaci n con sus Niveles de Acceso DEM Programa Cybertesis Derechos son del Autor 71 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Mantenimiento Preventivo de Equipos de C mputo y Afines Mantenimiento Correctivo de Equipos de C mputo Cronograma de Mantenimiento Preventivo de UPS Cronograma de Mantenimiento Preventivo de Pozos a Tierra Cronograma de Mantenimie
53. erechos son del Autor DESCRIPCION IDONEO PeopleSoft SAP Baan Subtotal Total Subtotal Total Subtotal Total Subtotal Total CONTABILIDAD 154 100 114 74 103 66 130 84 CLIENTES Cr ditos 9 9 9 9 Facilidad para 27 26 25 26 asignaci n de l neas de cr dito Cuentas por cobrar 33 14 14 20 Letras 15 15 15 15 Cobranzas 45 25 20 40 Control de clientes 25 25 20 20 CONTABILIDAD 128 100 1113 88 115 89 110 85 PROVEEDORES Cheques 28 28 25 25 Cuentas por pagar 35 30 30 30 Tesorer a 40 35 35 35 Control de compras 25 20 25 20 FINANZAS 138 100 120 86 123 89 126 91 Datos maestros de 25 25 25 25 finanzas Integraci n 30 25 25 25 Activos fijos 33 30 33 30 Asignaci n de costos 25 20 20 23 Estados Financieros 25 20 20 23 PRODUCTOS TERM 201 100 155 77 150 75 160 79 Y MATERIALES Almacenes 75 60 60 60 Despachos 63 40 40 45 Distribuci n 48 40 35 40 Fletes 15 15 15 15 VENTAS 165 100 145 87 145 87 155 93 Planeamiento de 15 15 15 15 ventas Administraci n 63 60 55 60 Clientes Administraci n de 15 15 15 15 Productos Pedidos y facturaci n 72 55 60 65 MANUFACTURA 175 100 140 80 150 85 175 100 Datos maestros de 20 20 20 20 manufactura Planeaci n de 20 15 20 20 Requerimientos de Programa Cybertesis Derechos son del Autor 19 Implementaci n del E R P BAA
54. esarial Vega Modelo de Control de Negocio Grupo Vega Macro Proceso Finanzas orm ee eee Banya aut 5 HH PL ANINGACIOM ooo ene Finke th EEFF E Fomara royedicdos i FRAS CRORES lartas orae Au Pla a debes iai Pana da eee al PACOS H PIN ac ft ee E ie i Recauzac n AR i MERCIALIZACION yoo i Bantabo dad Comisii cn i Coen ia i CEK darier Cl Tessas i nahiaren Pr siacos tadas Adios 0 th Basile Praa gueslcs i i MARCA a nformaci n Recuerdo Figura 16 Macro proceso Finanzas c 3 Modelo de Funci n del Negocio Describe las diferentes funciones que existen en el negocio Una funci n se enfoca en qu se realiza en la compa a y se representa como una caja negra Se puede pensar que las funciones empresariales son los diferentes niveles de una jerarqu a El nivel jer rquico m s alto de una funci n Empresarial ser a la compa a en s Las funciones Empresariales se clasifican como Mega Mayores y Principales figura 17 54 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Di de e tibleno lt a de futdda remora bi rn LIE A E E roeie JE IDA THI HE Fives dara br a ar em A e De ae a Sen a in En ai i all io aea i Gein H rane ara a LN 2 Cure do We pr q F wg 7 i ai be E ar E a r J y i ds i i i E A r i 1 i r Fi a y i r Di Ea en em ee ome a ee EA e gt i h r l
55. esarial Vega Sova I i tenes IMA F eraco a Disjrmal Site 2 Chorrllles Almac n A q Sites Chincha Planta ro care f g A pa E NA A pa TEE E y E En E Mos gt e a ie Raili a E medan Figura 10 Arquitectura comunicaciones Grupo Vega Funci n de la WAN Teniendo a la sede principal Surquillo centralizaci n de la informaci n y las dem s sedes lo que se logr como objetivo principal fue tener la informaci n en l nea de lo que viene aconteciendo en cada sede para la alta gerencia y toma de decisiones respectivas Con respecto a los alcances del proyecto se deben mencionar 33 usuarios concurrentes licencias Baan IV Contrato de mantenimiento y soporte por un a o Capacitaci n e Implementaci n de todos los sistemas y m dulos No incluye customizaciones adicionales ni interfaces con otros paquetes de funcionalidad espec fica utilizados por el cliente 48 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS No incluye los m dulos de n mina y recursos humanos 60 usuarios nombrados ENTERPRISE EDITION licencias ORACLE c Organizaci n D E M Modelador Din mico de Procesos Empresariales M dulo que permite integrar los conceptos y procesos del negocio a la herramienta ERP a trav s de herramientas como los modelos de funciones de procesos y organizacional Adicionalmente el DEM apoya en la labor de parametrizaci n de software reduce lo
56. evar a cabo las actividades o procesos y o para obtener los recursos b sicos que deben considerarse son el costo del tiempo el costo de la realizaci n y el costo de adquirir nuevos recursos Recursos Financieros Necesarios USD 26 Programa Cybertesis Derechos son del Autor Descripcion Costo Duracion Costo Mensual Meses Inversion Estimada HARDWARE Plataforma Tecnol gica Hewlett 1 13 621 38 36 110 614 58 Packard 1 a o de soporte 7 x 24 Upgrade a 2 a os de soporte 7 x 24 1 623 27 36 22 437 91 BAAN Licencias de Software 33 Concurrentes Fase y Il Producci n y Distribuci n 7 513 61 36 226 216 00 Fase Ill Finanzas 3 500 00 36 126 000 00 Servicios dias entrenamiento y consultor a 4 111 40 36 123 784 00 CAPACITACION Oracle ExpertDatabaseAdministrator Unix 448 15 36 14 697 00 HP UX SOFTWARE ORACLE 50 Licencias Instalaci n SoporteSilver 1 a o 1 165 99 36 41 975 64 EQUIPAMIENTO SALA SERVIDORES 25 000 00 PERSONAL L der del Proyecto 1 14 47 649 Secretaria del Proyecto 1 14 10 589 Usuarios Funcionales Once 1 14 181 059 Administrador de Base de Datos 1 14 15 883 Analistas Programadores Dos 1 14 21 177 TOTAL 967 082 13 Programa Cybertesis Derechos son del Autor 27 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega 28 Programa Cybertesis Derechos so
57. ge each area of the company were found in the organization Programa Cybertesis Derechos son del Autor 5 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega 6 Programa Cybertesis Derechos son del Autor INTRODUCCION INTRODUCCION El Grupo Empresarial Vega ha tenido un crecimiento importante en los ltimos a os lo que se ha traducido en un incremento en las actividades operativas comerciales y financieras de la organizaci n las perspectivas de crecimiento futuro son mayores a n Actualmente la mayor a de estas actividades son llevadas en forma manual o con niveles no integrados de automatizaci n por lo que la necesidad de un sistema integrado de informaci n se ha tornado impetuosa Con este antecedente el Grupo Empresarial Vega complet un proceso de evaluaci n y selecci n del Sistema Integrado Baan ERP IV representado en el Per por la compa a Grupo Novatech Este sistema deber cumplir con varios requerimientos planteados por la organizaci n entre los que se cuentan oportunidad e informaci n agilidad de operaciones uso de equipos actuales integraci n y eficiencia de los procesos La soluci n estar a encaminada a cubrir el manejo y control de ingresos egresos producci n ventas compras inventarios activos fijos tesorer a estad stica sistema contable y presupuestos adem s de la elaboraci n de informes e integraci n con los
58. genera en muchas ocasiones grandes p rdidas econ micas a las compa as El presente informe muestra c mo la necesidad intr nseca de la alta direcci n de contar con informaci n confiable precisa e integrada ha hecho posible que la organizaci n se integre a lo largo de las reas Por ende se diferencia de la competencia mediante la implantaci n de un sistema de Planificaci n de los Recursos Empresariales ERP lo que permite otras ventajas como la reducci n de costos el aumento de la productividad y la automatizaci n de procesos vital en una empresa que desea ser competitiva La implementaci n del ERP Baan IV fue realizada en el Grupo Empresarial VEGA se llev a cabo en respuesta a la problem tica que ten a la organizaci n con el uso de diferentes plataformas arquitectura de red lenguaje de programaci n y en resumidas cuentas informaci n diferente Por lo tanto la implantaci n de un sistema integrado permitir a la organizaci n obtener una ventaja competitiva o en su defecto contribuir a alinearse comparativamente con sus competidores De esta forma se encontr en la organizaci n la disponibilidad de una respuesta adecuada de informaci n a la medida de las necesidades y una soluci n que permitir a la integraci n total de todas las Operaciones con el fin de gestionar adecuadamente cada una de las reas de la empresa Programa Cybertesis Derechos son del Autor 3 Implementaci n del E R P BAAN IV
59. iadas autom ticamente para ahorrar tiempo y esfuerzo y las tolerancias pueden tambi n ser establecidas para conciliaci n autom tica La compa a puede tambi n establecer cronogramas de pago que indiquen cuando una factura ser pagada completa o parcialmente La informaci n completa de Baan Finanzas acerca de las facturas de compra provee a la compa a con detalles acerca de las facturas contabilizadas tales como fecha de descuento y fecha de vencimiento lo que significa que se puede revisar y modificar f cilmente la informaci n seg n sea necesario Tambi n se podr n registrar diferencias de pago y especificar si se calcular o no ganancias por diferencia de cambio Monitorear facturas de proveedor ser tambi n simple porque se podr bloquear a un proveedor particular para rdenes y o pagos Finalmente una vez que las facturas sean canceladas completamente ellas podr n ser archivadas o removidas del sistema c 4 Tesorer a Flujos de caja efectivos es la clave para distribuir y controlar costos a trav s de toda la empresa Con el m dulo de Tesorer a de Baan la empresa se beneficiar de un sistema administraci n de efectivo vers til y podr manejar m ltiples monedas La informaci n de administraci n de efectivo podr ser registrada autom ticamente en grupo o por niveles individualmente de esta manera los pron sticos de efectivo son generados f cilmente El sistema tambi n provee banca electr nica tanto para
60. ica Computaci n y Servicios S A y International Computer Service S A mi funci n principal fue operador de las siguientes computadoras IBM S 360 S 3 S 10 S 115 y S 370 He trabajado a lo largo de mi carrera en diferentes lenguajes de programaci n como RPG 400 COBOL Visual Basic y PowerBuilder 1 7 Factibilidad de la Alternativa Seleccionada La factibilidad de la alternativa seleccionada se presenta a continuaci n en tres reas la operativa la t cnica y la econ mica 1 7 1 Factibilidad Operativa Se refiere a todos aquellos recursos donde interviene alg n tipo de actividad procesos depende de los recursos humanos que participen durante la operaci n del proyecto Durante esta etapa se identifican todas aquellas actividades que son necesarias para lograr el objetivo se eval a y determina todo lo necesario para llevarla a cabo a Recursos Humanos Factibilidad Operativa 24 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO I CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLLO LA EXPERIENCIA GRUPO EMPRESARIAL VEGA Baan Gerente de Proyecto Lider Proyecto Lider Proyecto Secretaria Proyecto Usuarios Funcionales 11 Consultores Funcionales Jefatura Planta Producci n 2 Jefatura Almacenes Distribuci n Jefatura Programaci n Maestra Finanzas Jefatura Compras Sistemas 2 Jefatura Marketing Jefatura Contabilidad Jefatura Tesorer a Jefatura Ventas Jefatura Log stica
61. idades que presenta el sistema para obtener copias de respaldo de la informaci n almacenada en las bases de datos Finalmente la Seguridad F sica de las Transacciones significa que el sistema debe ofrecer mecanismos para restaurar la informaci n en caso de transacciones interrumpidas Programa Cybertesis Derechos son del Autor 15 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega PUNTAJE Descripci n 5 Maneja su propio esquema pero no los se alados 10 Maneja los tres esquemas de seguridad 20 Excelente manejo de los tres esquemas de seguridad Documentaci n evaluaci n de los tipos de manuales de documentaci n independiente del medio en que los tenga la aplicaci n como los aspectos que cubren los mismos PUNTAJE Descripci n 0 No cuenta con documentaci n 5 Documentaci n insuficiente 10 Documentaci n adecuada 20 Cuenta con toda la documentaci n requerida y su contenido y forma de acceso es excelente Autonom a Post Implementaci n es la facilidad que ofrece el producto para establecer la autonom a post implementaci n tanto a nivel de usuario final como a nivel t cnico operativo de sistemas PUNTAJE Descripci n 0 No cuenta con autonom a post implementaci n 10 Brinda autonom a post implementaci n solo a nivel de usuario final sin dependencia del personal de sistema
62. ingresos de efectivo como para pagos Maneja tambi n anticipos c 5 Activos Fijos Programa Cybertesis Derechos son del Autor 33 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega El m dulo financiero de Activos Fijos maximiza el control de la compa a sobre los activos e incrementa la administraci n contable Los m todos de depreciaci n del sistema son definidos por el usuario y los costos de depreciaci n pueden ser calculados tan a menudo como sea necesario M todos diferentes est n disponibles para calcular la depreciaci n tales como venta inicial valor depreciado al inicio del a o fiscal o una combinaci n de los dos La depreciaci n tambi n puede ser calculada basada en los requerimientos de diferentes pa ses Adem s a ra z que el m dulo de Activo Fijo est completamente integrado con la Contabilidad General la informaci n tal como las ganancias o p rdidas de libros se contabiliza autom ticamente a la Contabilidad General El sistema tambi n incluye simulaciones que la compa a podr a usar para poder obtener una posible visi n sobre las consecuencias de hacer inversiones futuras c 6 Estados Financieros Debido a que las estructuras organizacionales y financieras cambian a menudo en los negocios modernos la mayor a de las compa as necesitan un alto nivel de flexibilidad en su sistema de reportes financieros El m dulo de Estados Finan
63. ismo que cuenta con m s de 900 empresas que mantienen relaciones comerciales con VEGASA desde hace m s de 25 a os Las oficinas administrativas se encuentran ubicadas en Surquillo Av Rep blica de Panam N 4085 los almacenes centrales en Chorrillos calle Costa Azul S N esquina con Huaylas y la Planta Industrial en Pueblo Nuevo Chincha Av Manuel F Vega N 150 a Visi n Crecimiento sostenido en los mercados de exportaci n fomentando alianzas estrat gicas en comercializaci n y o producci n Liderazgo en todas nuestras empresas que operan en el mercado local soportado en tecnolog a y en una relaci n prestaci n precio siempre favorable para nuestro clientes b Misi n Mantener el liderazgo del negocio de autopartes en Per proyectando estrat gicamente este liderazgo hacia otros pa ses para asegurar el xito econ mico y la continuidad de cada una de nuestras empresas Para cumplir esta misi n nosotros reconocemos que el objetivo central de nuestras empresas es ganar y mantener la lealtad de nuestros clientes y que el medio m s eficaz de lograrlo es ganando y manteniendo la lealtad de nuestros trabajadores c Valores Humor en el trabajo para trabajar con optimismo y alegr a Humildad en las acciones no hay monopolio de la sabidur a Honor a la labor especificada de cada trabajador para que sepa que su trabajo vale la pena y sirve a un fin Esperanza en el quehacer diario y las estrategias pa
64. jubilaci n se recomienda evaluar la posibilidad de formar nuevos recursos humanos en remplazo de estos por lo consiguiente se representar a una reducci n adicional en la planilla no se recomienda por no presentar ben ficos del proyecto f 2 Reducci n de Atenci n M dica al Personal 7 640 US Monto anual asignado por persona S 930 seg n reducci n de funciones 29 personas S 930 x 29 personas T C 3 53 7 640 US f 3 Eliminaci n Inventario F sico Anual 1 564 US gastos por inventario junio noviembre Se ha tomado como base los gastos reales del 2005 S 5 521 87 T C 3 53 1 564 23 US f 4 Reducci n en Fotocopias 30 anual 6 092 US S 65 424 x 30 T C 3 53 6 092 US f 5 Reducci n Papel Continuo 30 anual 2 935 US 76 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAPITULO IV ANALISIS COSTO BENEFICIO S 34 532 x 30 T C 3 53 2 935 US f 6 Reducci n tiles de Escritorio 30 anual 3 862 US S 45 440 x 30 3 53 3 862 US Resumen de Beneficio Anual Concepto En Miles de D lares 1 Rotaci n de Inventario 87 605 2 Distribuci n 3 578 3 Obsolescencia 9 328 4 Compras 28 002 5 Sistemas 45 012 6 Otras reas 340 586 TOTAL 514 111 Resumen de beneficios anuales baan 2007 2011 en miles de US A os Meses Rotaci n Distribuci n Obsolescenc Compras Sistemas Otras Total Inventario re
65. l ticas fuerza de trabajo localidades y n mero de usuarios La apertura de la BAANT amerite vane ala conertividad mer Alirecta y que soporte muchos niveles de aplicaci n incluyendo Intercambio Electr nico de Datos EDI f cil creaci n de reportes gt Baancompartiointanmmagio NOAL USER MANUAL 4 BAAN EDUCACTION CENTER 1997 BAAN ELECTRONIC DATA INTERCHANGE Programa Cybertesis Derechos son del Autor 65 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Por estas razones Baan ha adoptado la arquitectura distribuida basada en sistema operativo UNIX como su plataforma principal La flexibilidad que proporciona la arquitectura distribuida permite el desarrollo de software m s poderoso y vers til La arquitectura de Baan es multi tier Consiste en tres capas principales Estas capas son Interface de usuario Servidor de l gica y Servidor de base de datos Estas capas operan como entidades independientes que se interconectan entre s v a IPC s Inter Process Communications Esto permite a Baan IV ser distribuido f cilmente sobre m ltiples plataformas Entre el Interface de usuario y el Servidor de l gica existe una relaci n de uno a uno es decir que por cada proceso de interface de usuario se ejecuta un proceso de servidor de aplicaciones Entre el servidor de aplicaciones l gica y el servidor de la base de datos existe una relaci n de uno a muchos
66. lmente sobre conceptos del negocio futuro objetivos alcance impacto y planificaci n tiempo y capacidad del proyecto obtener de la alta gerencia la aprobaci n por esta misi n del proyecto iO1 Proyecto Planeado y Preparado Definir el plan de proyecto personalizado basado en el plan de programa estandar El plan incluye objetivos del proyecto alcance condiciones y compromisos El plan debe ser consistente con las expectativas de los miembros del comit ejecutivo del proyecto y formalmente aceptado por el cliente y por Baan M1 Modelo de Control del Negocio Terminado 92 Programa Cybertesis Derechos son del Autor ANEXOS Desarrollar el Modelo de Funciones y de Procesos entre el equipo del Proyecto y apoyados por el Consultor Este modelo describe todos los vinculos que pueden tener los procesos entre los diferentes procesos y reas de la compa a El modelo se trabaja gr ficamente y por medio de flechas para identificar los diferentes v nculos entre procesos Es importante separar el Flujo de Informaci n del Flujo de Materiales T1 Hardware y Software Instalados Este milestone gobierna la instalaci n de hardware red y software Si ning n hardware temporal y software fue instalado durante la fase de selecci n se hace instalaci n ahora 102 Compa a Informada y Organizaci n del Proyecto Operacional Informar a la compa a incluyendo a la organizaci n del proyecto acerca del proyecto sobre todo
67. local menor a 2 a os configuraci n m nima posee servicio de soporte t cnico y de post venta 10 Hardware de marca comercializada en el mercado local con permanencia mayor a 8 a os configuraci n m nima requerida posee servicio de soporte t cnico y de post venta Requerimientos m nimos de Software de Base en base a la escalabilidad y seguridad de los sistemas PUNTAJE Descripci n 0 No se acepta aplicaciones no comercializadas en el mercado local Software comercializado en el mercado local 10 Consistente amigable seguro de f cil operatividad y aprendizaje 20 Consistente amigable seguro de f cil operatividad y aprendizaje buen nivel de soporte y de amplia experiencia en el mercado local b Herramientas de Desarrollo y Explotaci n Estructura de la Base de Datos se eval a el modelo relacional de la base de datos sus entidades y relaciones PUNTAJE Descripci n 0 No tiene modelo relacional 5 Cuenta con modelo relacional pero no satisface 10 Cuenta con un buen modelo relacional de la base de datos 20 Cuenta con un excelente modelo relacional de la base de datos cubre la informaci n y los dem s componentes del sistema Herramientas de Explotaci n se califica si el producto cuenta con herramientas generadoras de reportes y o herramientas de consulta de informaci n queries Estas herramientas de explotaci n deben ser las b
68. medio de Producto Terminado al 31 12 2005 S 4 704 Kilo 14 TM x 4 704 S 65 856 Total soles 65 865 T C US 18 656 US 18 656 x 50 US 9 328 Reducci n anual aproximada US 9 328 d Compras 5 mejora del costo de compras C lculos Compras locales de tems y commoditys enero diciembre 2005 US 560 032 x 5 US 28 002 Reducci n anual aproximada US 28 002 e Sistemas Internet l neas dedicadas 11 136 US L nea Telef nica 4 380 US Personal 29 496 US Programa Cybertesis Derechos son del Autor 75 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Reducci n anual aproximada US 45 012 f Beneficio en otras reas Concepto Miles de D lares Reducci n Anual Planilla Indirecta 4 318 493 Reducci n de Atenci n Medica al Personal 4 7 640 Eliminaci n de Inventario F sico Anual q 1 564 Reducci n de Fotocopias 30 Anual 4 6 092 Reducci n Papel Continuo 30 Anual 4 2 935 Reducci n de tiles de Escritorio 30 Anual 4 3 862 TOTAL 340 586 f 1 Reducci n Anual Planilla Indirecta 25 318 493 US Monto Planilla Lima Chincha 4 497 123 S Reducci n de acuerdo a eliminaci n del puesto ejecutado por el nuevo sistema Administraci n Ventas Finanzas Planta Industrial S 4 497 123 x 25 1 124 280 S 1 124 280 T C 3 53 318 493 US Nota no se considera al personal con edad de
69. medio de sentencias SQL Los servidores de aplicaci n y de presentaci n interface de usuario residen en otras m quinas de la red Este escenario tiene algunas limitaciones debido a la intensidad de las comunicaciones entre el servidor de aplicaci n y el servidor de la base de datos Sin embargo al dedicar una m quina como servidor de base de datos se mejora el performance del sistema permitiendo un aumento de n mero total de usuarios en el sistema Este escenario es considerado la mejor alternativa cliente servidor y Baan IV puede ser aplicado aqu muy bien Permite altas cargas de usuarios distribuyendo los c lculos Los datos pueden ser compartidos f cilmente entre entidades En la pr ctica muchas compa as usan alg n tipo de administraci n remota de datos Figura 21 Escenario Manejo de datos remoto eT m E an Mo a oe Unix Serer 1 we Unix Server 2 Race Datos a Aplicaci n Raan wr ORACLE 10g S3 Intertace de Usuario p gt ETS Figura 21 Manejo de Datos Remotos Programa Cybertesis Derechos son del Autor 67 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega 2 2 7 Base de Datos Relacionales RDBMS Baan IV incluye su propia base de datos Propietaria llamada Baan IV Base que permite distribuir la base de datos sobre diferentes servidores a nivel de tabla Baan IV ademas de Baan IV Base soporta una gran variedad de base de d
70. mente los consultores de sistemas Baan capacitaron al personal de sistemas en la administraci n de la herramienta Baan d Fase Implementaci n F gt i 1 a SELECCION WISIN dm IMFLEMENTACION 4 CONCEPTO z 1 Y TO Sita hen 5 i pl 2 iamma O a ES davies A L f a E E ais o Caren ae 5 O Smackin amp 7 ahem situa _ i Hranu F g tanie i h onsas a Figura 5 Target implementacion En esta fase figura 5 se presenta los cambios organizacionales y como resultado del estudio y an lisis el Nuevo Modelo de Gesti n propuesto por el personal involucrado en el proyecto Hormigas Los usuarios claves entrenan y capacitan a los usuarios finales en sus procesos realizando simulaciones y entregando su respectivo manual de usuario e Mejoramiento Continuo Realizaci n del Modelamiento Din mico Empresarial DEM realizado por los usuarios claves y el inicio del sistema en vivo posteriormente realizando su seguimiento del sistema en todos sus procesos 2 2 3 Administraci n del Proyecto La administraci n del proyecto se explica a continuaci n a trav s de la Estructura del Proyecto Grupo Empresarial VEGA y de la explicaci n del Plan Milestones Hitos 2 2 3 1 Estructura del Proyecto Grupo Empresarial VEGA La administraci n del proyecto se basa en PSO Personal Sistemas y Organizaci n figura 6 Programa Cybertesis Derechos son del Autor 39 Implementacion del E R P BAAN IV
71. milestone se enfoca en qu datos maestros y qu datos din micos se deben convertir al nuevo sistema Basado en el nivel de exactitud y la integridad de los datos actuales como se prob en una primera prueba de conversi n se debe planear la conversi n de los mismos 94 Programa Cybertesis Derechos son del Autor ANEXOS iT4 Sistema de Informaci n Preparado En este milestone la administraci n del sistema aplicaci n es finalizada limpiando y re estructurando los datos del sistema antiguo ingresando los par metros del sistema y creando los men s autorizaciones formatos y reportes Tambi n la gu a de administraci n del sistema es incorporada al manual de administraci n del sistema y aplicaciones B4 Soluci n Final del Negocio Acordada Simulaci n 2 Este milestone persigue la validaci n y afinamiento del modelo preliminar del negocio mostrado en la simulaci n 1 para crear la soluci n final del negocio La soluci n final o el nuevo modelo de la compa a es mostrado en un taller por los usuarios clave y descrito en el Blueprint 2 El Comit Ejecutivo deber a aceptar este modelo final del negocio T5 Sistema de Informaci n Configurado Este milestone tiene como objetivo la implementaci n de men s reportes queries y ayudas personalizadas En este milestone el sistema de informaci n es configurado as que la simulaci n final en vivo puede empezar B5 Datos Maestros Ingresados y o Converti
72. n del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS CAP TULO Il ACTIVIDADES DESARROLLADAS 2 1 Introducci n Baan ERP es un sistema que ofrece una amplia y flexible suite de componentes empresariales integrados Constituir la espina dorsal transaccional para la organizaci n que permitir manejar comprar planificar enviar costear y administrar la calidad de las diferentes actividades integrando los procesos e informaci n de las distintas direcciones de la organizaci n Baan ofrece una funcionalidad central de planeamiento y fabricaci n en una plataforma de sistema abierto Tambi n brinda soporte para operaciones de negocio flexibles a todos los departamentos incluido finanzas El Proyecto se denomin HORMIGAS incluye la implantaci n del Software ERP Baan versi n IV con la implementaci n de los siguientes m dulos a BAAN Manufactura Maneja una amplia gama de estrategias de producci n soporta tanto producci n discreta como por procesos requerimientos espec ficos de la industria y soporte de Programa Cybertesis Derechos son del Autor 29 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega decisiones integrados Simulaciones gr ficas ayudan a su compa a a analizar el efecto de planes alternativos sobre los requerimientos financieros de capacidad o inventarios Incluye Lista de materiales rutas costeo contabilizaci n de horas est
73. neamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Asegurando que los usuarios finales y la administraci n de Tecnolog a de Informaci n IT conozcan qu hacer despu s de la transferencia al nuevo sistema iO7 Proyecto Cerrado Despu s de que el sistema sale en vivo el proceso de implementaci n ser evaluado Con esta evaluaci n acordamos el cumplimiento de los objetivos del proyecto Todos los temas pendientes son resueltos El proyecto ser cerrado y entregado a la l nea de organizaci n del proyecto despu s esta organizaci n ser disuelta 96 Programa Cybertesis Derechos son del Autor
74. njunto de c digo para las aplicaciones a n si se accesa m ltiples tipos de base de datos Un usuario activa un driver de interfase de usuarios el cual invocar a un servidor de l gica aplicaciones ya sea local o remotamente El servidor de l gica activar uno o m s procesos servidores de bases de datos ya sea local o remotamente para satisfacer los requerimientos del usuario El servidor de aplicaciones emplea un driver de base de datos para transmitir los requerimientos de manipulaci n de datos desde la aplicaci n al sistema administrador de base de datos El driver emplea una base de datos comercial ORACLE para satisfacer sus requerimientos La comunicaci n entre procesos IPC s entre el servidor de aplicaciones y el 66 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS servidor de base de datos se puede realizar mediante PIPES MessageQueues o SOCKETS Los dos primeros protocolos se emplean cuando los servidores de aplicaci n y base de datos residen en el mismo equipo Sockets es empleado cuando se requiere separar f sicamente los servidores de aplicaci n y de base de datos caso del Grupo Vega En m ltiples equipos Esto tambi n permite separar diferentes repositorios de datos en diferentes hosts 2 2 6 Arquitectura Cliente Servidor Baan IV El servidor de la base de datos ORACLE son colocados en una m quina dedicada y accesados v a la red en este escenario por
75. nto Preventivo de Servidores HP Baan 3 6 Seguridad de Informaci n Externa Se implement los servicios el Firewall Proxy Correo en ambiente LINUX debido al elevado costo de licenciamiento por Microsoft y adem s de complementar estos servicios con productos de terceros Estos servicios de seguridad implementadas sirven para proteger mi red de ataques externos y dar un buen uso al acceso a Internet Detallare los servicios implementados En Firewall el EndianCommunity usa su propio sistema operativo En Proxy el Squid y como sistema operativo Linux Centos En Correo el Zimbra y como sistema operativo Linux OpenSuse 72 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAPITULO IV ANALISIS COSTO BENEFICIO CAPITULO IV ANALISIS COSTO BENEFICIO 4 1 Calculo de los Costos y Beneficios El c lculo de los costos y beneficios es parte del an lisis integral costo beneficio el mismo que permite definir la factibilidad de las alternativas planteadas o del proyecto a ser desarrollado y adem s tiene como objetivo fundamental proporcionar una medida de los costos en que se incurrir en la realizaci n de un proyecto inform tico para finalmente compararlos con los beneficios esperados de la realizaci n del mismo Programa Cybertesis Derechos son del Autor 73 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega ESERE e em ENTE AS Get Se ban see
76. nventario por ubicaciones para una administraci n del almac n m s eficiente Permite almacenar los bienes en el almac n de una manera eficiente recomendando una ubicaci n para el almacenamiento del art culo basado en prioridades y condiciones predefinidas b 2 M dulo de Compras y Programaci n de Proveedores El proceso de compras se simplifica con requisiciones en l nea que enlaza la administraci n de proveedores con posibles eventualidades de producto y proveedores cuenta tambi n con la funcionalidad de Contratos de Compra Los Contratos de Compra se utilizan para registrar acuerdos espec ficos a los que se ha llegado con un proveedor respecto a la entrega de determinadas mercanc as Los acuerdos tratan principalmente de precios y descuentos para un art culo as como un plan de entregas Algunas caracter sticas importantes de ste m dulo Permite generar autom ticamente una orden de compra a partir de un contrato Maneja evaluaci n de contratos de acuerdo al tiempo transcurrido nos indica si se ha cumplido con las cantidades acordadas y el porcentaje de desviaci n Podemos indicar que el plan de entregas actualice los movimientos planificados de stock Acceso a consultas y listados de historia de contratos Una pol tica de compras de xito requiere informaci n adecuada del proveedor Baan puede registrar toda la informaci n requerida al respecto De esta forma se asegura que las decisiones del departamento
77. planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega 4 Programa Cybertesis Derechos son del Autor ABSTRACT ABSTRACT Nowadays organizations without integrated information and therefore work with information islands they do not favor to proper management in making decisions which generates great economic losses to the companies in several occasions This report shows how the intrinsic necessity of the high direction to count with reliable precise and integrated information made possible the integration of the organization throughout the areas Therefore the implementation of Planning System of Enterprise Resources ERP sets a difference of the competitors and allows other advantages like the reduction of costs the increase of the productivity and the automatization of processes which is vital in a competitive company The Business Group VEGA implemented the ERP Baan IV to answer the problematic situation the organization had with the use of different platforms network architecture programming language and to sum up different information Therefore the implementation of an integrated system will enable the organization to gain competitive advantage or lacking that contributes to align in a comparative way with the competitors Thus the availability of an adequate information response according to needs and a solution that will allow full integration of all operations in order to properly mana
78. ponentes tales como departamentos centros de costo objetos de costo unidades de negocio grupos de productos y regiones de venta El Procesamiento Central de transacciones Contables permite a la compa a actualizar transacciones de la forma m s apropiada para el negocio en tiempo real al final de una sesi n de ingreso o como actualizaciones en lotes peri dicos La compa a puede tambi n usar m ltiples tipos de transacciones simult neamente lo cual significa que se pueden definir los tipos de transacci n de acuerdo a los requerimientos espec ficos de las diferentes reas en la organizaci n Las transacciones autom ticas de Baan Finanzas tambi n reducen el ingreso de datos c 2 Cuentas por Cobrar El m dulo de Cuentas por Cobrar permite a la compa a completar el control sobre las cuentas por cobrar y provee la informaci n que se necesita para poder tomar decisiones de negocio a tiempo El m dulo de Cuentas por Cobrar monitorea administra y procesa las facturas de venta y al enfocarse en un seguimiento de las facturas vencidas el sistema asegura que las cobranzas sean cobradas Este m dulo tambi n hace posible la administraci n del cr dito en l nea de forma 32 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS que durante las conversaciones telef nicas por ejemplo las razones para el no pago pueden ser registradas y un requerimiento de acciones de seguimiento puede
79. r impactos en etapas posteriores Hacer el v nculo entre la organizaci n y el nuevo sistema para definir y establecer las mejores alternativas de manejo de los procesos Conocer en profundidad la funcionalidad del nuevo sistema para encontrar maneras de optimizar los procesos actuales Proponer al Comit Ejecutivo alternativas de manejo o de mejora de procesos Desarrollar el liderazgo y habilidad necesarios para capacitar a los usuarios finales Liderar a los Grupos de Trabajo que se formen para la ejecuci n de tareas espec ficas que se requieran como parte del proceso de implementaci n Entrenar a los usuarios finales en el manejo de los nuevos procesos utilizando el 42 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS Sistema Baan Apoyar al personal interno de la organizaci n en el manejo del sistema durante la implementaci n y una vez que el sistema se encuentre en operaci n Liderar procesos de optimizaci n y mejoramiento continuo posteriores al proyecto de implementaci n Dedicar tiempo completo al proyecto conforme el horario preestablecido Grupo de Trabajo Ejecutar las tareas asignadas bajo la direcci n de los miembros del equipo del proyecto Resolver temas de car cter operativo del d a a d a como soporte al equipo del proyecto Asesorar al equipo del proyecto en la manera como se ejecutan los procesos de distintos procesos de la organizaci n Crea
80. r las bases de informaci n que se requerir n para la correcta operaci n del sistema en los tiempos previstos y cumpliendo los est ndares definidos para dichas tareas Dedicar el tiempo que se requiera para las tareas asignadas con la prioridad que el proyecto lo requiere Apoyar con el ingreso de informaci n al sistema en las fases previas al arranque Especificar al Equipo del Proyecto las personalizaciones que se requieran para adaptar los reportes consultas listados men etc a los requerimientos particulares de la organizaci n a 3 Funciones y responsabilidades de cada persona L der de Implantaci n de Baan Es el responsable directo de la cuenta por Novatech Proporcionar direcci n al equipo del Proyecto mediante el uso de la metodolog a el alcance y el conocimiento especializado Velar por el cumplimiento del plan de implementaci n recomendando acciones oportunas al Gerente del Proyecto Procurar el mayor beneficio de la implementaci n para el cliente entendiendo su negocio y asegurando una implementaci n acorde con sus expectativas y objetivos Asegurar la calidad de la implementaci n y mediante el uso adecuado de la metodolog a definida por Novatech Garantizar el apropiado soporte al cliente por parte de los especialistas Apoyar en la ejecuci n al Equipo del Proyecto y en el seguimiento del proyecto al Gerente del Proyecto y tomar medidas en conjunto para efectuar ajustes a los planes originales
81. r validar los procesos principales basado en el modelo de funciones del negocio aceptado y en el modelo de referencia validado El modelo del proyecto recientemente formulado se discute en una presentaci n de simulaci n 1 Finalmente el modelo debe ser aceptado por el Comit Ejecutivo O4 Cambios Organizacionales Aprobados Generar documentaci n interna concerniente a los cambios organizacionales para discutirlos con la gerencia y obtener la aprobaci n de los cambios C2 Customizaciones de Alta Prioridad Completadas Este milestone est orientado hacia la implementaci n de customizaciones y localizaciones del software BAAN est ndar 12 Interfaces Completadas Este milestone est orientado al desarrollo de interfaces con el software BAAN IV est ndar B3 Esquema de Codificaci n de Datos Definidos Este milestone gobierna las especificaciones de los datos maestros y las modificaciones del modelo de datos requerido Esta informaci n es establecida en el manual de especificaciones de codificaci n O5 Documentaci n de la Organizaci n y de los Procesos Generado Este milestone se orienta a finalizar los procesos del negocio y a generar la documentaci n interna concerniente a estos procesos y sus procedimientos de trabajo La documentaci n interna puede ser impresa en un manual o usada en l nea La documentaci n sirve como una gu a para futuros usuarios finales T3 Plan de Conversi n de Datos Definido Este
82. ra que su personal vea que hay visi n y posibilidad de futuro 10 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLLO LA EXPERIENCIA rer tori Gereme eneral Centro Copel erir Legal Croio hueco Cereme Comercial Tern Arne crative a Femeie Garu Daada Finanras irene rin lert Tagirtica CON 3 EHHH Pretwnia Lagim Ascuca Estructura Organica GRUPO EMPRESARIAL VEGA 1 2 Evaluacion de las Ofertas ERP s La evaluaci n de las ofertas se ha dividido en tres momentos Evaluaci n del Factor Empresa Evaluaci n del Factor T cnico y Evaluaci n del Factor Funcional 1 2 1 Evaluaci n del Factor Empresa Los conceptos a evaluar est n referidos a los antecedentes de la empresa proveedora del software o aquella que se presente en su representaci n sta debe ser una empresa s lida con el suficiente respaldo como para poder generar confianza en el producto que est ofreciendo adem s de toda la experiencia que pueda tener y del grado de Programa Cybertesis Derechos son del Autor 11 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega conocimiento del negocio a Antecedentes del Implementador Capacidad Financiera del Implementador se solicit informaci n en base a sus dos ltimas gestiones PUNTAJE Descripci n 5 Empresa de desempe o normal 10 S lid
83. ras El sistema simplifica las operaciones contables eliminando la necesidad de volver a entrar las transacciones de compras fabricaci n y ventas en el sistema financiero optimizando la productividad El acceso r pido de Baan Finanzas a la informaci n de alta calidad le permite enfocarse y actuar sobre la informaci n de una manera oportuna para aumentar m rgenes rentabilidad y el flujo de efectivo Es una aplicaci n focalizada globalmente en capacidad de controlar todos los requerimientos multi multi desde la multicompa a y la m ltiple moneda hasta los an lisis de los reportes tributarios c 1 Contabilidad General El m dulo financiero de Contabilidad General permite la flexibilidad de establecer y redefinir cuentas contables que se ajusten a las necesidades cambiantes Soporta Subniveles de Cuentas Contables y cada subnivel definido puede ser enlazado a una cuenta contable padre que ofrece una forma vers til para obtener informaci n en todos los niveles El sistema simplifica las operaciones contables eliminando la necesidad de volver a ingresar las transacciones de compras fabricaci n y ventas en el sistema financiero optimizando la productividad Se puede contar con Contabilidad General muy condensada pero tambi n se puede contar con informaci n detallada Para facilitar este acceso Baan Finanzas provee cinco dimensiones definidas por el usuario con el fin de obtener informaci n financiera clasificada en com
84. re TE Cem eg ge my nagie O E Demag TR gee anata oy A ee ee ee ee PP da ra n A meg nyang rn ra ag sat swinneni A ET a A A a ers PAN a AAA AT ARTO ee CL AIN y O E O EV A CAD E A FE LE HPF H TRATO nz teir tee pu ni grapin A ey Heo J4 onem engm ramme ana paar riny aia a AA ede aak aratam 3 naat Lalis imomi ee a Y A ASIA O O CADA z AS O EE RS qm LT d LTA ee et Mi 5 ECER NT A TENE te Hees O pee eee A pora cp se pi Seeded cl SWAD AD WIA Ms UA de HA IO RO LIA ASA Conversi n de datos cont 63 Programa Cybertesis Derechos son del Autor Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega eel 0 MITIN IR Ice te wP ir ES ll Far Ac rra id a T Fama way iels ws poh a ro on ETE PRES Pipina LALA CN LS ALO OLLUAAH LEF HUFU LPH SAKLAL Li PHOTO TO ORES 4 3 LJ z 4 E i i 4 z E A A A a P a bala iu my a sd F Im cis rete coer Ota hala pa CUL Arranque 2 2 4 Tools Administraci n y Desarrollo en Sistemas a Tools Fundamentos y Administraci n Conceptos B sicos Navegaci n Estructura de Directorios Nomenclatura de Componentes Paquetes VRC Administraci n B sica Funciones del Administrador de Aplicaciones Par metros B sicos Administraci n de Usuarios y Autorizaciones Administraci n de Dispositivos Administraci n de Textos Tar
85. ridad de la Informaci n Actualizaci n de la infraestructura tecnol gica Servidores redes LAN WAN parque de PC s y reestructuraci n de la unidad de Soporte En esta organizaci n desarroll e implement Sistemas Administrativos como f brica distribuci n y financiero en ambiente IBM AS 400 y Visual En la Empresa Operaciones Nacionales Internacionales S A desarroll e implement sistemas administrativos en ambiente IBM AS 400 A continuaci n resumir los trabajos m s significativos relacionados al rea de Sistemas En la Empresa Contabilidad y Administraci n S A fui responsable de las siguientes Programa Cybertesis Derechos son del Autor 23 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega reas an lisis dise o programaci n administradores de red y hardware de la organizaci n En ambiente IBM AS 400 En la Empresa Asesoramientos T cnicos y Administrativos S A realic el an lisis dise o programaci n e implementaci n de los m dulos de facturaci n almacenes cuentas corrientes clientes y proveedores contabilidad En ambiente IBM AS 400 y S 36 En la Empresa Compa a Arequipa de Importaciones S A fui responsable de la Producci n del Centro de C mputo con equipos de c mputo en ambiente IBM S 3 y IBM S 10 En las empresas de servicios Asesor a en Sistemas y Procesamiento de Datos S A Servicios Empresariales S A Inform t
86. rocesos internos de la empresa y adem s se logra apoyar al correcto flujo de informaci n y la comunicaci n interdepartamental ideal Por otra parte el ERP no es una iniciativa de un departamento sino m s bien un enfoque global de la compa a Una de las definiciones m s completas desde mi punto de vista es la planteada por HEYSER 2004 la cual dice la Planeaci n de Recursos Empresariales ERP es un software que permite a las compa as automatizar e integrar muchos de sus procesos de negocios compartir una base de datos com n y las pr cticas comerciales con toda la empresa y producir informaci n en tiempo real 86 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAPITULO VI RECOMENDACIONES CAPITULO VI RECOMENDACIONES La implantaci n del ERP Baan IV concluy en el tiempo especificado el respaldo de la Alta Direcci n y Gerencia General fue fundamental para el xito de este proyecto Esto hizo mucho m s fluido todo el proceso incluyendo la obtenci n de recursos la colaboraci n de toda la empresa y la resoluci n de conflictos entre departamentos Para implementar un ERP no s lo se debe entender claramente todo lo que esto conlleva como es la infraestructura proceso de desarrollo etc sino adem s se debe tener en claro el objetivo por el cual se va a llevar a cabo Antes que nada los objetivos de la organizaci n deben ser muy claros y precisos de lo contrario la meta que se busca con la utiliza
87. s 20 Brinda autonom a post implementaci n tanto a nivel de usuario final como a nivel t cnico operativo de sistemas al ejecutar cambios y o adiciones Costos de Software se utiliza el siguiente criterio donde est n incluidos los costos de implantaci n PUNTAJE Descripci n 0 Los costos est n fuera del presupuesto 5 Los costos se encuentran dentro del presupuesto 10 Los costos se encuentran dentro del presupuesto pero se cobran por licencias 20 Los costos se encuentran dentro del presupuesto pero se cobran pos licencias Resultados Factor T cnico 16 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO I CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLLO LA EXPERIENCIA CONCEPTO PUNTAJE PEOPLE SAP BAAN SOFT CARACTERISTICAS TECNICAS DE SOFTWARE A Arquitectura y Software de Base de Datos Tipo de Arquitectura 4120 20 20 Requerimientos m nimos de Hardware q 10 10 10 Requerimientos m nimos de Software 4 20 20 20 B Herramientas de Desarrollo y Explotaci n Estructura de Base de Datos 4 20 20 20 Herramientas de Explotaci n 4 20 10 20 Productos Complementarios 4 10 10 10 C Aplicaci n Facilidad de Uso 4 20 10 10 Seguridad 4 20 20 20 Documentaci n 9 20 20 10 Autonom a Post Implementaci n 4 20 10 20 Costos del Software 4 20 10 10 TOTAL 200 160 170 PUNTAJE Punto de referencia le porcentaje mas 100 80 85 alto 100
88. s tiempos de entrenamiento y generaci n de pantallas Permite la documentaci n de procesos en l nea y ofrece mucha flexibilidad para la modificaci n y optimizaci n de los procesos de la organizaci n Permite modelar gr ficamente las estructuras organizacionales y procesos de negocio adquirir una visi n de alto nivel de sus operaciones y optimizar estos componentes en cualquier momento haciendo efectiva y real el mejoramiento continuo de procesos sin causar cambios traum ticos El D E M usa los siguientes cuatro modelos c 1 Modelo Empresarial es la representaci n gr fica de las funciones y los procesos de negocios de una organizaci n figura 11 Figura 11 Modelo Empresarial fig010 jpg c 2 Modelo de Control del Negocio describe los procesos primarios dentro de la empresa y el modo como sus procesos son controlados Los conceptos principales en este modelo son el punto de influencia de la orden del cliente los lazos de solicitud y las respuestas y las funciones de control figura 12 Modelo de Control de Negocio Grupo Vega Programa Cybertesis Derechos son del Autor 49 Implementacion del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Tue de lene g Camb he Plai dec Fone del Propia Talca arras prenasa nm ES O le VIEDORZS alii ae SEE H A y eu 0 0 0 0 0 ml Figura 12 Modelo de Control del Negocio Macroprocesos
89. ser indicado El sistema puede establecer cronogramas de cobranza para facturas de venta y la compa a puede indicar a los clientes si la factura puede ser pagada parcial o completamente Se podr tambi n marcar a un cliente como dudoso cuando parezca que una factura no podr ser pagada La informaci n de cobranzas puede ser incluida autom ticamente en flujos de efectivo estados de clientes y reportes y se puede vincular a cada cliente o grupo de clientes con cuentas y dimensiones definidas por el usuario Tambi n se puede usar facturas pro forma para asegurar que el trabajo en una orden de ventas no se inicie hasta que un pago sea hecho c 3 Cuentas por Pagar El m dulo de Cuentas por Pagar facilita los pagos a proveedores con la administraci n de las Cuentas por Pagar de la compa a Como todos los gerentes financieros saben uno de los aspectos m s importantes de las cuentas por pagar es el registro y la conciliaci n de las facturas con las rdenes de compra a Proveedores y su requerimiento de aprobaci n Con Baan Finanzas la compa a puede definir un esquema de autorizaci n para facturas recepcionadas y la persona responsable o el departamento puede autorizar la factura electr nicamente antes de su registro y pago La compa a puede recibir facturas de compra electr nicamente y procesar las facturas de la misma forma que las facturas registradas manualmente Tambi n las rdenes de compra y facturas pueden ser concil
90. sicas 14 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO I CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLLO LA EXPERIENCIA PUNTAJE Descripci n 0 No cuenta con herramientas de explotaci n 5 Tiene o generador de reportes o la de queries pero no ambas 10 Cuenta con ambas herramientas de explotaci n de informaci n 20 Cuenta con generador de reportes y queries excelentes de gran facilidad de uso y amigables para el usuario final Productos Complementarios se eval a los productos complementarios que podr an integrase el producto a futuro aunque no est n incluidos en la oferta por ejemplo Workflow y Datawarehouse Modelo del Negocio Excelencia Operacional con el CheckList de Oliver Wight PUNTAJE Descripci n 0 No tiene productos complementarios 10 Tiene algunos productos complementarios 20 Soporta todos los productos complementarios c Aplicaci n Facilidad de uso se eval a el uso del ERP si es adaptable f cilmente por el usuario final PUNTAJE Descripci n 0 No es f cil de usar 5 Algunos elementos no son f ciles de usar 10 F cil de usar 20 Gran facilidad de uso Seguridad se realiz la evaluaci n de tres aspectos de seguridad Primero la Seguridad L gica debe ofrecer un esquema para administrar los niveles de acceso a las opciones y a otros recursos restringidos del sistema Por otro lado la Seguridad F sica est referida a las facil
91. sistemas de recursos humanos El proyecto de implantaci n del Software ERP Baan IV est basado en iniciar un cambio organizacional en sus procesos No se trata de hacer una reingenier a de procesos pero s de una estandarizaci n y simplificaci n de los mismos para lograr como producto inmediato la integraci n de procesos de las diferentes funciones de la organizaci n Esto se logra a trav s de una clara identificaci n de los problemas actuales Programa Cybertesis Derechos son del Autor 7 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega y los requerimientos clave relativos a la informaci n desde los cuales se iniciar un proceso de cambio en la manera de realizar el trabajo El presente informe comprende cinco cap tulos el Cap tulo incluye el contexto en el que desarroll la experiencia el Cap tulo Il contiene las actividades desarrolladas el Capitulo Ill comprende la reflexi n cr tica de la experiencia y finalmente el Cap tulo IV est referido al an lisis costo beneficio 8 Programa Cybertesis Derechos son del Autor CAP TULO I CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLLO LA EXPERIENCIA CAP TULO CONTEXTO EN EL QUE SE DESARROLL LA EXPERIENCIA 1 1 La Empresa El Grupo Empresarial Vega est comprendido por un grupo de empresas en continuo proceso de expansi n y diversificaci n son empresas familiares con m s de 60 a os de experiencia y
92. solidez gracias al reconocimiento de sus proveedores y clientes es actualmente l der en el sector de auto partes La Industria Peruana del Acero S A IPASA es una empresa industrial metal mec nica fundada en 1952 est dedicada a la fabricaci n de muelles y hojas ballestas de marca Elefante estos productos de calidad certificada son utilizados por el parque automotriz en el mercado local y en el extranjero en pa ses como Bolivia Brasil Colombia y Ecuador La materia prima de estos muelles es acero especial SAE 5160H importado de China Corea EEUU y Sud frica La producci n de IPASA es supervisada por un sistema adecuado de control de calidad desde el ingreso de la materia prima hasta la obtenci n del producto final su capacidad de producci n es de 900 toneladas mensuales IPASA est certificada con la Programa Cybertesis Derechos son del Autor 9 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega Norma ISO 9001 2000 y tiene una red de concesionarios de 300 puntos de venta en todo el territorio nacional en donde se expende exclusivamente la marca Elefante Distribuidora Vega S A VEGASA fue fundada en 1994 es una empresa pionera en la distribuci n de repuestos de marcas reconocidas mundialmente en el sector automotriz Sus principales capacidades distintivas son el amplio conocimiento del sector automotriz y el desarrollo de su canal de distribuci n el m
93. sta en cascada Los elementos de implementaci n dentro de un programa fuera de tiempo puede ser dividido en un n mero de fases La metodolog a Target Empresarial tiene las siguientes fases figura 3 Selecci n incluye un set de hitos requeridos para configurar la soluci n del negocio y la soluci n funcional para el cliente selecci n del ERP preferido Visi n inicia el dise o y se construye la visi n de la compa a dentro de un modelo de negocio del Grupo Vega Prueba del Concepto la implementaci n piloto usada para probar los resultados de una fase previa en una situaci n real en esta fase los resultados son implementadas concurrentemente y probadas dentro de uno o m s sitios Implementaci n incluye el mapa com n piloteo y una etapa de migraci n caracterizada por un m nimo o un m ximo set de hitos y trata con la actual implementaci n para los sitios restantes Mejoramiento Continuo incluye los hitos utilizados para optimizar la soluci n implementada usa el DEM Modelamiento Din mico de la Empresa Fases Estructura del Programa Empresarial TARGET SELECCI N PRUEBA IMPLEMENTA MEJORAMIENTO DE CHIN CONTINUG CONCEPTO GS PRIOTtTIO re Fans Figura 3 Estructura del Target a Fase Selecci n Al cierre del ejercicio 2005 la Gerencia General plante al Directorio un Plan para el Programa Cybertesis Derechos son del Autor 37 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de
94. tual cultura organizacional En la organizaci n no todos los procesos est n definidos y formalizados por lo que los costos de operaci n son elevados y dificulta mantener la calidad del servicio se producen incumplimientos genera roces internos e individualidades y lo urgente se sobrepone a lo importante La organizaci n a nivel de sistemas mantiene diferentes Bases de Datos OS 400 SQL Server y DBF s diferentes lenguajes de programaci n RPG COBOL VISUAL BASIC POWER BUILDER CLIPPER Y FOX PRO y diferentes plataformas como consecuencia diferentes accesos diferentes maestros diferentes movimientos etc y diferentes resultados de informaci n La organizaci n no ha logrado una integraci n entre sus distintas reas la misma que es necesaria para mejorar la calidad y eficiencia en el trabajo as como para optimizar las relaciones humanas Programa Cybertesis Derechos son del Autor 21 Implementaci n del E R P BAAN IV planeamiento de recursos empresariales en el Grupo Empresarial Vega 1 5 Aspectos a considerar Es importante considerar dentro del proyecto aspectos como las expectativas los objetivos y los alcances Estos se detallan a continuaci n a Expectativas a 1 Generar una Cultura Organizacional Compromiso de las unidades manufactureras administrativas y financieras Fomentar la integraci n y trabajo en equipo Comunicaci n y coordinaci n efectiva a 2 Estandarizaci n de Procesos
95. uevo Modelo de Gesti n se constituy un equipo de trabajo a cargo de un Lider del Proyecto al que en lo sucesivo y acorde con la metodolog a de implantaci n de Baan se conoce con el nombre de Usuario Clave Este grupo multidisciplinario se form con las jefaturas de las diferentes reas de la organizaci n Operaciones Comercializaci n Administraci n Finanzas y Sistemas La Gerencia General mantiene el liderazgo del Grupo de Usuarios Clave y es responsable de los lineamientos del Nuevo Modelo de Gesti n el cual tiene como objetivo una revisi n general de todos los procesos de negocio para que apoyados por recursos inform ticos integrados permitan procesos ptimos que garanticen la ampliaci n de nuestras fronteras de negocio facilitando una s lida integraci n de toda nuestra Cadena de Abastecimientos 1 4 Situaci n Actual La organizaci n mantiene una cultura organizacional de tipo tradicional la que genera resistencia al cambio de procesos y tecnolog a limitando su desarrollo y por tanto su competitividad Con la implantaci n de nuevos sistemas en los procesos de Manufactura Distribuci n y Finanzas se lograr concientizar una nueva cultura de calidad e innovaciones continuas y mejoras que permitan que la organizaci n se posicione como una empresa l der en el mbito del parque automotriz Es necesario motivar capacitar y concientizar a la gente para que con actitud proactiva se pueda lograr el cambio de la ac

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