MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA
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1. Desea Rechazar Cantidad Yalor dic ripcion Cantidad Valor Item Si rechaza una solicitud aparece la siguiente pantalla para que indique el motivo del rechazo en cada uno de los Motivo de Rechazo AA ES Valor Item F 25 45 En existencia v Item G 9 180 No corresponde sector preaprobador Item H 8 60 Inviable Caja Chica Una vez que acept o rechaz el pedido se actualiza el Estado la grilla y el solicitante puede verlo en Consultar Solicitud Los preaprobadores recibir n diariamente un mail autom tico cuando tengan solicitudes pendientes de revisi n Mediante el cono se alado con O en la imagen de la pantalla Pendientes Aprobaci n de la p gina anterior los preaprobadores pueden imprimir las solicitudes rechazadas para su propio control de stock Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 012 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA 1 A y CAJA CHICA Ministerio de Econ mica y Finanzas Fufu ndi HOLA de 7 JUKOS de e 7 MANUAL DEL USUARIO AYUDA En esta solapa se puede acceder al Manual de Usuario CERRAR Permite salir de aplicativo MESA DE AYUDA Por consultas deber n comunicarse a la Mesa de Ayuda de la Subgerencia de Inform tica del Organismo al tel fono 011 4338 4000 internos 1325 1303 y 12. CAJA CHICA EIA A Solicitud Cons Solicitud Consulta Saf Ayuda Cargar Solicitud Viatico Dependencias Recibi Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 07 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA 1 ASSN Superintendencia aci o _ 4 7 2 8 7 oM de Ocon nuca y C Finanzas Y blicas Seguros de la N O Superintendencia de C de la O MANUAL DEL USUARIO En el combo correspondiente a Dependencias el agente encontrar la unidad gerencia o sec egistrado como de prestaci n de servicios en Legajo Virtual Si no fuera el correcto deber solicitar la modificaci n de Bl su prestaci n de servicios en Legajo Virtual consultar a agentes de RRHH referentes de Legajo Virtual Luego completa los campos Recib Por y Son y oprime el bot n Enviar Este tipo de solicitud no requiere preaprobaci n CONSULTA SOLICITUD En esta solapa es posible consultar el estado de todas las solicitudes cargadas y enviadas La pantalla cuenta con un filtro por Estado En Preaprobaci n Preaprobado y Rechazado y otro por Tipo de Solicitud Caja Chica y Vi ticos que pueden utilizarse en forma conjunta o separada Solicitud Cons Solicitud PreAprobaci n Consulta Saf Estado T
3. elen 19015 81545 5 A segoldesud apuodsauoo aj 15 24 00 D 2122 Jod 5009814 ap pryoyos eua 1 opequdeald Bayo ele ap prape 1 SAJUEYaIOS WOIHO VIVO
4. consultas deber n comunicarse a la Mesa de Ayuda de la Subgerencia de Inform tica del Organismo al tel fono 011 4338 4000 internos 1325 1303 y 1838 a la direcci n de correo electr nico mesadeayuda WDssn gob ar Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 010 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA 48 CAJA CHICA E 3 HUA de Ocononaca rinli ndi CLA de OY JUKOS de her er 777 J MANUAL DEL USUARIO cI USUARIO PREAPROBACI N PREAPROBACI N Los usuarios Preaprobadores acceden exclusivamente a la pantalla de Pendientes Preaprobaci n Solicitud Cons Solicitud PreAprobaci n Consulta Saf Ayuda Pendientes Preaprobaci n Gerencia Estado Filtrar 9 SUBGERENCIA INFORMATICA 05 01 2012 Pre Aprobado SUBGERENCIA INFORMATICA 05 01 2012 Pre Aprobado GERENCIA EVALUACION 10 01 2012 Pre Aprobado GERENCIA DE ADMINISTRACION Y OPERACIONES 16 01 2012 Pre Aprobado GERENCIA DE ADMINISTRACION Y OPERACIONES 16 01 2012 Pre Aprobado GERENCIA EVALUACION 18 01 2012 Rechazadq GERENCIA EVALUACION 18 01 2012 Pre Aprobad 123456789 En la grilla se muestran todas las solicitudes recibidas por el sector preaprobador logueado y se indica el estado en que se encuentra cada una Arriba de la pantalla
5. se dispone de un filtro por Gerencia para seleccionar las solicitudes recibidas de los distintos sectores y otro por Estado que se pueden utilizar en forma conjunta o separada En aquellas donde el Estado es En Preaprobaci n se muestra Aprobar Rechazar que permite acceder a la siguiente pantalla Solicitud Cons Solicitud PreAprobaci n Consulta Saf Ayuda Cargar Solicitud Solicitud Dependencias Categoria Cantidad Detalle Valor Estimado Fecha Solicitud 08 05 2012 Descripcion Cantidad Valor Estimado 1 50 00 Suma Valor 50 00 7 Estimado Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 011 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA 1 48 CAJA CHICA Ministeri de COcononuca Y Auperinte ndencia de SLE 4 de la ONaci n MANUAL DEL USUARIO El preaprobador analiza el pedido de Caja Chica verifica las existencias etc y procede a Aceptar Rechazar la solicitud oprimiendo el correspondiente bot n En ambos casos aparece un cartel confirmatorio Cerrar e mensaje de p gina web mensaje de p gina web BASSI i E TN gt Desea Aprobar 311
6. 838 a la direcci n de correo electr nico mesadeayuda ssn gob ar Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 013 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA 1 A dy CAJA CHICA e Ministe de n mica y nde de Ofe quros de la Vaci n MANUAL DEL USUARIO USUARIO SAF CONSULTA SAF El Responsable SAF tiene acceso a la siguiente pantalla Solicitud Cons Solicitud PreAprobaci n Consulta Saf Cerrar Consulta Solicitudes Fecha Desde Fecha Hasta Estado Todos 88 Tipo Solicitud solicitud Todos MB Sector PreAprobador Seleccionar Mi Est n disponibles filtros por Fecha Estado Tipo de Solicitud Gerencia Solicitante y Sector Preaprobador Eligiendo las categor as de inter s y presionando el bot n Filtrar aparece una grilla con todas las solicitudes que responden a los criterios utilizados en el filtro ETT Solicitud Fecha la solicitud Sector que lo solicit Tipo de Solicitud Estado 13 19 08 2011 1 452 00 UNIDAD SUPERINTENDENCIA Solicitud Caja Chica Sellos En Solicitud 1 17 08 2011 33 00 BIBLIOTECA Solicitud Caja Chica Biblioteca Rechazado 2 17 08 2011 88 00 BIBLIOTECA Solicitud Caja Chica Biblioteca Pre Aprobado 3 17 08 2011 4 00 BIBLIOTE
7. CA Solicitud Caja Chica Biblioteca Pre Aprobado 4 18 08 2011 6 00 BIBLIOTECA Solicitud Caja Chica Informatica En Preaprobacion 5 18 08 2011 330 00 BIBLIOTECA Solicitud Caja Chica Biblioteca Rechazado 6 18 08 2011 132 00 BIBLIOTECA Solicitud Caja Chica Otros Sin PreaAprobacion Total 12 Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 014 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA A CAJA CHICA Ministerio de n mica y Finanzas Auf ndi HOLA de 7 JUKOS de e 7 A MANUAL DEL USUARIO Abajo a la derecha se muestra la suma de los importes de todas las solicitudes listadas a trav s de todas las hojas indicado en la imagen anterior con CD AYUDA En esta solapa se puede acceder al Manual de Usuario CERRAR Permite salir de aplicativo MESA DE AYUDA Por consultas deber n comunicarse a la Mesa de Ayuda de la Subgerencia de Inform tica del Organismo al tel fono 011 4338 4000 internos 1325 1303 y 1838 a la direcci n de correo electr nico mesadeayuda Dssn gob ar Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 015 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica ns onges1 dy 2 jaded 09uejg 251459 eleg 0A1jeondy ja auegoduao 5 je oip ebawa
8. MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA COO A E TE T Men esterio de Ceonomia Ed i PRO atendencia de AHeguros de la Q Vaci n MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA CAJA CHICA Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA 3 AL lt JD A Ministeri de OCONCOIUCA FINANZAS A upe ndi de OY de la e 77 MANUAL DEL USUARIO Tabla de Contenido Tabla de contenido 02 USUARIO PREAPROBACI N 11 Introducci n 03 Preaprobaci n 11 Objetivos del Sistema 03 Ayuda 13 Objetivo del presente Manual 03 Cerrar 13 Ingreso al Sistema 03 Mesa de Ayuda 13 USUARIO SOLICITANTES 05 USUARIO SAF 14 Cargar Solicitud 05 Consulta SAF 14 Recuperar Solicitud 06 Ayuda 15 Cargar Solicitud Vi ticos 07 Cerrar 15 Consulta Solicitud 08 Mesa de Ayuda 15 Ayuda 10 Cerrar 10 Diagrama de flujo 16 Mesa de Ayuda 10 Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 02 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA 2 l CAJA CHICA a Ministe H de A upe ndi de OY Gquros de la e 7 A MANUAL DEL USUARIO INTRODUCCI N El sistema Caja Chica es una herramienta desarrollada por la Superintendencia de Seguros de la Naci n para la so
9. acumulan informaci n de las necesidades del organismo que ser n tiles para una mejor formulaci n de la proyecci n de compras t e Biblioteca para el caso de publicaciones libros etc e Inform tica para insumos inform ticos e Economato y Patrimonio para insumos de librer a y eventualmente de bienes que requieran N de Sa ES inventario Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA 1 Ministeri de COcononuca Y Auperinte nde de SLE 3 de la Z Vaci n MANUAL DEL USUARIO e Sellos Personales donde RRHH preaprueba la confecci n de sellos e Sellos No Personales sin preaprobaci n Para otros casos se selecciona Otros en el combo de Categor as El solicitante completa Cantidad Detalle y el valor unitario en Valor Estimado Cuando pulsa el bot n Agregar el aplicativo muestra en una grilla el rengl n que se acaba de agregar y calcula la Suma del Valor Estimado En este momento aparece el N de solicitud asignado por el aplicativo en el casillero Solicitud ubicado a la izquierda de la pantalla y se alado con _ gt en la imagen anterior Si desea cargar m s de un elemento completa nuevamente los campos detallados y oprime nuevamente el bot n Agregar Una vez que complet la carga o
10. licitud de compras por Caja Chica y de movilidad y vi ticos OBJETIVOS DEL SISTEMA El objetivo del sistema es la emisi n de las solicitudes de compras por Caja Chica o vi ticos su preaprobaci n por los sectores correspondientes y la impresi n de las mismas para la continuaci n de su tramitaci n OBJETIVO DEL PRESENTE MANUAL El objetivo que se persigue con la aplicaci n del presente manual es dar a conocer a los agentes autorizados a intervenir en el proceso de Caja Chica las caracter sticas y funcionamiento del aplicativo INGRESO AL SISTEMA Los usuarios deber n ingresar su Nombre y Apellido Tipo de documento de identidad CUIT CUIL correo electr nico y tel fono en http seguro ssn gov ar prerequisito eligiendo CAJA CHICA NUEVO en el combo Aplicaci n Cada usuario recibir en la direcci n electr nica ingresada un correo indic ndole el nombre de usuario a utilizar y contrase a la que deber ser modificada por una creada por el mismo usuario en el primer ingreso al aplicativo El ingreso al sistema es a trav s de la siguiente direcci n electr nica http seguro2 ssn gob ar CajaCHica Para una correcta visualizaci n del aplicativo debe tener instalado Internet Explorer V 8 Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 03 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA A CAJA CHICA Mini
11. mado RECIBI EL REINTEGRO DE POR LA DIFERENCIA ENTRE EL IMPORTE ESTIMADO Y EL VALOR DE LA COMPRA PESOS RECORDAR QUE TODO GASTO DEBE SER RENDIDO AL RESPONSABLE DE CAJA CHICA DENTRO DE LAS 72 HORAS POSTERIORES A LA COBRANZA LAS NICAS FACTURAS ADMITIDAS SON LAS O Y DEBEN EXTENDERSE A NOMBRE DE ESTA SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACI N SI EL COMPROBANTE PRESENTADO ES UN TICKET DEBE AJUSTARSE A LAS DISPOSICIONES IMPOSITIVAS VIGENTES EN LA MATERIA EN AMBOS CASOS DEBE CONFORMAR EL FUNCIONARIO AUTORIZANTE Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 09 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A 721 Buenos Aires Chica MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA dy CAJA CHICA E 3 HUA de Ocononaca ndi HOLA de 7 JUKOS de e 7 A MANUAL DEL USUARIO Cuando la solicitud ha sido Rechazada en la impresi n se muestra la leyenda RECHAZADO el detalle de los Motivos y de las Observaciones si existen SOLICITUD POR CAJA CHICA Solicitud NO 18 Oficina Informatica Fecha 15 12 2011 15 14 50 Dependencia SUBGERENCIA INFORMATICA Finalidad de la Compra Existencia parcial del Item A 5 AYUDA En esta solapa se puede acceder al Manual de Usuario CERRAR Permite salir de aplicativo MESA DE AYUDA Por
12. odos Tipo Solicitud Solicitud Solicitud Importe Tot Fecha Solicitud 9 Detalle Pre Aprobado 400 00 05 01 2012 10 Detalle Pre Aprobado 2 000 00 05 01 2012 59 Detalle Rechazado 70 00 07 02 2012 26 Detalle Rechazado 50 00 24 01 2012 68 Detalle Rechazado 3 840 00 08 02 2012 130 Detalle Pre Aprobado 58 98 06 03 2012 Los estados de cada solicitud se actualizan de acuerdo a lo actuado por los sectores de Preaprobaci n Oprimiendo Detalle de la solicitud que ha sido Preaprobada es posible imprimirla para presentarla al responsable de Caja Chica de la Gerencia y continuar con la tramitaci n En estos casos el casillero Informe de Suministros formulario la leyenda PREAPROBADO Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 08 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA CAJA CHICA 35 ACUSE L Ministeri de OCCONOMUCA Y FINANZAS nde de 7 quros de la Vaci n MANUAL DEL USUARIO SOLICITUD POR CAJA CHICA AXI GAO 08 Solicitud 9 Oficina Otros Fecha 22 09 2011 12 29 23 Dependencia SUBGERENCIA INFORMATICA Finalidad de la Compra Sin PreaAprobacion Informe de Suministros Sin existencia de deposito Conformidad Responsable de Caja Chica Fecha Recib el importe del valor esti
13. prime el bot n Enviar a Preaprobaci n En cualquier caso si la compra supera los 3 000 aparece el recordatorio siguiente _ L Mensaje de pagina web apende Recordar que cada comprobante no puede superar los 43 000 RECUPERAR SOLICITUD Las solicitudes cargadas que no fueron a n enviadas se pueden recuperar desde esta pantalla para efectuar su env o Versi n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 06 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA CAJA CHICA PERS IR r PET Mer IDO fe Ministeri de OCONGIUCA Yl FINANZAS Viblicas rinli ndi de OY JUKOS de her er 777 J Solicitud Cons Solicitud PreAprobaci n Consulta Saf Ayuda Recuperar Solicitud Pedido Fecha Solicitud Toa 5 04 01 2012 0 00 Recuperar 04 01 2012 70 00 Recuperar 04 01 2012 70 00 Recuperar 24 01 2012 1 800 00 Recuperar 24 01 2012 0 00 Recuperar 24 01 2012 0 00 Recuperar 24 01 2012 0 00 Recuperar 123 Pulsando Recuperar en el rengl n correspondiente a la Solicitud se edita nuevamente la misma pudi ndola modificar y enviar Pulsando Eliminar se borra la solicitud CARGAR SOLICITUD VI TICOS En este formulario se cargan las solicitudes de reintegros por vi ticos boletos de colectivos subtes taxis remises todos URBANOS e
14. si n 01 Fecha de vigencia 06 03 2012 04 Superintendencia de Seguros de la Naci n Julio A Roca 721 Buenos Aires Caja Chica MANUAL DEL SISTEMA DE CAJA CHICA ASSN 8 caja CHICA Superintendencia de Seguros de la Naci n a e 7 lenisterio de COcon mica Finanzas Y d Superintendencia de C Jegurois de la O Vaci MANUAL DEL USUARIO USUARIO SOLICITANTES CARGAR SOLICITUD En la solapa Solicitud Cargar Solicitud se accede a una pantalla que permite cargar los datos correspondientes a la solicitud de Caja Chica En el combo correspondiente a Dependencias el agente encontrar la unidad gerencia o sector registrado como de prestaci n de servicios en Legajo Virtual Si no fuera el correcto deber solicitar la modificaci n de su prestaci n de servicios en Legajo Virtual consultar a Ana Laura G mez int 1527 CAJA CHICA 7 Solicitud Cons Solicitud PreAprobaci n Consulta Saf Dependencias SUBGER I A Categoria seleccionar Cantidad Detalle Valor Estimado Suma Valor Estimado fo 00 Enviar a Preaprobacion Cada unidad gerencia o sector tiene acceso s lo a las solicitudes de Caja Chica propias En Categor a se selecciona el sector que debe preaprobar la solicitud es decir debe confirmar que no se cuenta con existencias del elemento solicitado Estas reas
15. sterio de n mica y Finanzas Fufu renle ndi de 7 JUKOS de e 7 MANUAL DEL USUARIO Por favor ingrese sus datos Sistema desarrollado por la Superintendencia de Seguros de la Naci n Sistema de Caja Chica m Usuario Para poder ingresar al sistema primero tiene que completar el formulario de alta de usuario y recibir por mail los datos para ingresar y una vez que el rea de RRHH autoriz su alta Aseguradora INGRESAR Existen cuatro grupos de usuario para este aplicativo Solicitantes son los agentes autorizados en cada Gerencia que dispone de una Caja Chica e Preaprobaci n son los agentes autorizados de Biblioteca Economato y Patrimonio Inform tica o RRHH que efect an la preaprobaci n de las solicitudes de compras por Caja Chica e SAF es el responsable del Servicio Administrativo Financiero del Organismo e Administrador es el responsable del aplicativo quien acepta usuarios y les asigna su grupo correspondiente Cada uno de los tres primeros acceden a diferentes funcionalidades de acuerdo a las tareas que realizan mientras que el ltimo tiene acceso a todas ellas De acuerdo al Art culo n 81 del anexo al Decreto n 1344 2007 la ejecuci n de gastos mediante Fondos Rotatorios o Cajas Chicas es un procedimiento de excepci n limitado a casos de urgencia no incluidos en el Plan Anual de Compras debiendo responder a un criterio restrictivo Ver
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