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control de gestión de la dirección general de comunicación social

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1. PROCEDIMIENTO CONTROL DE GESTION DE LA DIRECCION GENERAL DE COMUNICACION SOCIAL PR DGCS 01 SRE DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION ORGANIZACION Y PRESUPUESTO SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES Emb Patricia Espinosa Cantellano Secretaria Julio Camarena Villase or Oficial Mayor Luis Mariano Hermosillo Sosa Director General de Programaci n Organizaci n y Presupuesto Lic Carla Alejandra S nchez Armas Garc a Directora General de Comunicaci n Social M nica P rez L pez Directora General Adjunta de Organizaci n Soporte Operativo y Contabilidad DGPOP Lic Juan Pablo Quintana Calles Director de Control de Gesti n y Seguimiento DGCS Berenice Bonilla Rojas Subdirectora de Organizaci n DGPOP Lic Dulce Alicia Barrera Ibarra Jefa del Departamento de Control de Gesti n DGCS Lic Norma Canseco Fuentes Jefa del Departamento de Seguimiento DGCS Dictamin Elizabeth Gonz lez D az Enlace de Alta Responsabilidad DGPOP Abril de 2012 PR DGCS 01 Versi n 2 SRE SECRETARIA DE RELACIONES Comunicacion Social EXTERIORES Procedimiento PR DGCS 01 7 Fecha 16 04 2012 Control de Gesti n de la Direcci n General de Versi n 2 P gina 2 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento 1 Prop sito documentaci n r
2. h bil siguiente a la fecha de recepci n La documentaci n de origen interno que cuente con la leyenda urgente o extraurgente podr recibirse despu s de las 18 00 hrs y hasta las 19 30 hrs en d as h biles Despu s del horario antes mencionado se podr recibir nicamente con la autorizaci n de la Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento La documentaci n presentada podr ser recibida s lo si cumple con los siguientes requisitos N mero de folio de oficio o de volante en su caso Datos de la o el remitente Datos de la o el destinatario Firma de la o el remitente en su caso Legibilidad Anexos completos en su caso 12 0880 Se asignar un volante a la documentaci n que deba turnarse para atenci n o conocimiento de las reas de la Direcci n General de Comunicaci n Social con las siguientes caracter sticas Resumen del documento Anexos correspondientes en su caso a Numero de volante b Fecha de elaboraci n c Destinatario a d Seguimiento e Instrucci n f g SRE SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES Procedimiento PR DGCS 01 Control de Gesti n de la Direcci n General de Fecha 16 04 2012 Comunicaci n Social Versi n 2 P gina 5 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento 7 Descripci n d
3. AL DE COMUNICACI N SOCIAL Firma aut grafa Lic Carla Alejandra S nchez Armas Garcia PARTICIPANTES DE LA UNIDAD RESPONSABLE Firma aut grafa Firma aut grafa Lic Dulce Alicia Barrera Ibarra Jefa del Departamento de Control de Gesti n Lic Juan Pablo Quintana Calles Director de Control de Gesti n y Seguimiento SECRETARIA Firma aut grafa Emb Patricia Espinosa Cantellano DIRECTOR GENERAL DE PROGRAMACI N ORGANIZACION Y PRESUPUESTO Firma aut grafa Luis Mariano Hermosillo Sosa DIRECTORA GENERAL ADJUNTA DE ORGANIZACI N SOPORTE OPERATIVO Y CONTABILIDAD Firma aut grafa M nica P rez L pez FECHA DE ACTUALIZACI N Abril de 2012 Art culo 7 Fracci n XXI del R I de la S R E
4. Control de Gesti n de la Direcci n General de rae SECRETARIA Version 2 DE RELACIONES Comunicacion Social EXTERIORES Pagina 3 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento 5 Definiciones Documento Escrito donde se solicita aprueba o se hace de conocimiento una situaci n entregado personalmente o remitido mediante fax o correo electr nico Documento externo Es el documento entregado por otras dependencias y por particulares a la Secretar a de Relaciones Exteriores Documento interno Es el documento entregado por las unidades administrativas de la Secretar a de Relaciones Exteriores Petici n Solicitud escrita que se presenta ante una o un servidor p blico con el fin de requerir intervenci n oportuna en un asunto concreto y se fundamenta en el derecho de petici n Registro Captura de la informaci n relevante de un documento en el Sistema de Control de Gesti n Sistema de Control de Gesti n Es el conjunto de procedimientos que permite conducir el flujo documental dentro de una instituci n mediante el cual las y los responsables de las reas se aseguran de que los asuntos se desahoguen de manera eficaz eficiente y en forma expedita Turnar Enviar el documento al rea responsable que se har cargo de atender el asunto referido o en su caso tomar conocimiento sobre el mismo Volante Docum
5. a determinar c mo se atender Recibir la documentaci n revisar turnar para atenci n o conocimiento o archivar en las carpetas de la DGCS Instruir verbalmente al Departamento de Control de Gesti n y entregar la documentaci n Documento Recibir la instrucci n y la documentaci n verificar si la documentaci n es para atenci n conocimiento o archivo La documentaci n es para atenci n y o conocimiento Documento Documento Documento Seguimiento que realice las correcciones pertinentes Solicitar al Departamento de Archivar la documentaci n en las carpetas correspondientes al rea remitente Documento TERMINA PROCEDIMIENTO Documento Sam Procedimiento PR DGCS 01 SRE O Fecha 16 04 2012 z Control de Gesti n de la Direcci n General de RER SECRETAR A a ae Versi n 2 DE RELACIONES Comunicaci n Social EXTERIORES P gina 10 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento 8 Diagrama de flujo Generar un volante y ae entregar a la DCGS para su Nota En caso de que la documentaci n sea para verificaci n y firma atenci n se anota la instrucci n correspondiente en el volante y lo entrega a la Direcci n de Control de 16 Gesti n y Seguimient
6. aliza las modificaciones correspondientes y entrega ala Documento Control de Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento Volante Gesti n Contin a en la actividad n mero 21 21 Direcci n de Firma el volante y lo devuelve al Departamento de Control Documento Control de de Gesti n Volante Gesti n y Seguimiento 22 Departamento de Entrega el volante y la documentaci n al Departamento de Documento Control de Seguimiento Volante Gesti n 23 Departamento de Recibe el volante firmado genera el acuse de recibo Documento Seguimiento entrega al area correspondiente la copia de la Volante documentaci n y en su caso de los anexos y recaba el Acuse de recibo acuse de recibo Nota En caso de que los anexos sean folletos publicaciones discos compactos peri dicos etc tera que por su naturaleza no puedan ser fotocopiados ser n turnados en original 24 Archiva los volantes en folders con la documentaci n Documento generada en su caso el acuse de recibo y anexos Volante Fin del procedimiento Acuse de recibo Procedimiento PR DGCS 01 SRE SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES Control de Gesti n de la Direcci n General de Comunicaci n Social Fecha 16 04 2012 Versi n 2 P gina 8 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Ge
7. e actividades Paso Responsable Actividad Documento de trabajo Clave 1 Departamento de Seguimiento Departamento de Control de Gesti n Recibe la documentaci n y verifica que cumpla con los requisitos conforme a lo se alado en las pol ticas y lineamientos del presente procedimiento Cumple con los requisitos la documentaci n No Contin a en la actividad n mero 3 S Contin a en la actividad n mero 4 Devuelve la documentaci n a la o el solicitante indic ndole los motivos de su rechazo Termina procedimiento Acusa de recibido con el sello de la Direcci n General de Comunicaci n Social anota nombre y firma de quien recibe fecha y hora de recepci n y entrega el acuse a la o el solicitante Captura la informaci n de la documentaci n en el Sistema de Control de Gesti n y anotar en la parte superior derecha del documento el n mero de folio que asign el Sistema Entrega la documentaci n al Departamento de Control de Gesti n Recibe la documentaci n y verifica que la informaci n haya sido capturada correctamente en el Sistema de Control de Gesti n Se captur correctamente la informaci n en el Sistema No Contin a en la actividad n mero 9 S Contin a en la actividad n mero 10 Documento Documento Documento Documento Documento Documento SRE Procedimien
8. ecibida en la Direcci n General de Comunicaci n Social 2 Alcance 3 Marco Jur dico e Constituci n Pol tica de los Estados Unidos Mexicanos e Ley Org nica de la Administraci n P blica Federal e Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores P blicos e Ley del Servicio Exterior Mexicano y su reglamento e Reglamento Interior de la Secretar a de Relaciones Exteriores e Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre Mujeres y Hombres e Norma ISO 9001 2008 Sistemas de Gesti n de la Calidad Requisitos e Manual de Usuario del Sistema de Control de Gesti n 4 Responsabilidades presente procedimiento presente procedimiento e Guia T cnica para la Elaboraci n y Actualizaci n de Manuales de Procedimientos Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita conocer en forma ordenada y sistem tica las actividades a seguir con el fin de mantener un registro y seguimiento oportuno de toda la El presente procedimiento aplica a las reas que integran la Direcci n General de Comunicaci n Social e Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informaci n P blica Gubernamental y su reglamento La Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento es responsable de la elaboraci n y actualizaci n del La Direcci n General de Comunicaci n Social es responsable de la supervisi n del cumplimiento del Procedimiento PR DGCS 01 SRE 7 Fecha 16 04 2012 z
9. ento que se turna mediante el cual se hace de conocimiento se solicita el tr mite atenci n o la resoluci n del asunto tratado en el mismo y en el cual se indica el tiempo en el que el rea responsable deber dar respuesta de acuerdo a la siguiente clasificaci n volante ordinario 7 d as h biles volante urgente 3 d as h biles o volante extraurgente 1 d a h bil DCGS Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento DGCS Direcci n General de Comunicaci n Social DGAINI Direcci n General Adjunta de Informaci n Nacional e Internacional SCG Sistema de Control de Gesti n SEM Servicio Exterior Mexicano SRE Secretar a de Relaciones Exteriores SRE SECRETAR A EXTERIORES F EJ Procedimiento PR DGCS 01 E p oo Fecha 16 04 2012 Control de Gestion de la Direcci n General de rae Ez s Versi n 2 DE RELACIONES Comunicaci n Social P gina 4 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento 6 Pol ticas y lineamientos La recepci n de documentaci n se realizar en el Departamento de Seguimiento de la Direcci n General de Comunicaci n Social de lunes a viernes en un horario de 9 00 a 18 00 hrs exceptuando d as festivos La documentaci n de origen externo podr recibirse fuera del horario antes mencionado sin embargo se acusar de recibido con fecha del d a
10. n de la Direcci n General de ar SECRETARIA Version 2 DE RELACIONES Comunicacion Social EXTERIORES Pagina 11de12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento 9 Formatos y anexos El presente procedimiento no incluye formatos y o anexos SRE Ste Procedimiento PR DGCS 01 3 Fecha 16 04 2012 Control de Gesti n de la Direcci n General de SECRETAR A k nik k Versi n 2 DE RELACIONES Comunicaci n Social EXTERIORES P gina 12 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento 10 Disposiciones transitorias PRIMERO El presente procedimiento sustituye al procedimiento denominado Control de Gesti n de la Direcci n General de Comunicaci n Social versi n 1 del Manual de procedimientos de la Direcci n General de Comunicaci n Social SEGUNDO El presente procedimiento entrar en vigor a partir del 21 de diciembre de 2012 y hasta que sea expedida una nueva versi n que lo deje sin efectos DIRECCI N GENERAL DE PROGRAMACI N ORGANIZACI N Y PRESUPUESTO HOJA DE AUTORIZACI N DE MANUALES PROCEDIMIENTO CONTROL DE GESTI N DE LA DIRECCI N GENERAL DE COMUNICACI N SOCIAL OFICIAL MAYOR Firma aut grafa Julio Camarena Villase or DIRECTORA GENER
11. o para su verificaci n y firma Documento Recibir el volante y verificar que cumpla con los requisitos establecidos en las pol ticas y lineamientos Nota Cada rea de la Direcci n General de Comunicaci n Social se har responsable de atender la instrucci n correspondiente a sus volantes Documento Solicitar al Departamento de Control de Gesti n que realice El volante cumple las correcciones pertinentes con los requisitos Realizar las modificaciones correspondientes y entregar a la DCGS Firmar el volante y devolver al Departamento de Control de 20 Gesti n Documento Volante Documento Entregar el volante y la documentaci n al Departamento de Seguimiento 22 Documento Recibir el volante firmado generar acuse de recibo entregar al rea correspondiente la copia de la documentaci n y recabar 23 jacuse Nota En caso de que los anexos sean folletos publicaciones discos e compactos peri dicos etc que por su naturaleza no puedan ser fotocopiados ser n turnados en original Documento Acuse de recibo Archivar los volantes en folders con la documentaci n generada en su caso el acuse de recibo y anexos 24 Documento Volante Acuse de recibo Procedimiento PR DGCS 01 SRE 7 Fecha 16 04 2012 z Control de Gesti
12. rrespondientes al rea remitente Termina procedimiento 16 Genera un volante y lo entrega a la Direcci n de Control Documento de Gesti n y Seguimiento para su verificaci n y firma Volante Nota En caso de que la documentaci n sea para atenci n se anota la instrucci n correspondiente en el volante y lo entrega a la Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento para su verificaci n y firma SRE SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES Procedimiento PR DGCS 01 Control de Gesti n de la Direcci n General de Fecha 16 04 2012 Comunicaci n Social Versi n 2 P gina 7 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento Documento Paso Responsable Actividad de trabajo Clave 17 Direcci n de Recibe el volante y verifica que cumpla con los requisitos Documento Control de establecidos en las pol ticas y lineamientos Volante Gesti n y Seguimiento Nota Cada rea de la Direcci n General de Comunicaci n Social se har responsable de atender la instrucci n correspondiente a sus volantes 18 El volante cumple con los requisitos No Contin a en la actividad n mero 19 S Contin a en la actividad n mero 21 19 Solicita al Departamento de Control de Gesti n que realice Documento las correcciones pertinentes Volante 20 Departamento de Re
13. sti n y Seguimiento 8 Diagrama de flujo contin a INICIO Recibir documentaci n y verificar que cumpla con los requisitos conforme a las pol ticas y lineamientos del procedimiento Documento Cumple con los requisitos la documentaci n Acusar de recibido sellar anotar nombre y firma de quien recibe fecha y hora de recepci n y entregar Documento Capturar la informaci n de la documentaci n en el Sistema de Control de Gesti n y anotar el n mero de folio que asign el Sistema Documento Entregar la documentaci n al Departamento de Control de Gesti n E Recibir la documentaci n y verificar que la informaci n haya sido capturada en el Sistema de Control de Gesti n Documento Devolver la documentaci n a la o el solicitante indic ndole los motivos de su rechazo Documento TERMINA PROCEDIMIENTO SRE SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES Procedimiento PR DGCS 01 Control de Gesti n de la Direcci n General de Comunicaci n Social Fecha 16 04 2012 Versi n 2 P gina 9 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento 8 Diagrama de flujo contin a Se capturo correctamente la informaci n en el Sistema Entregar la documentaci n a la DCGS par
14. to PR DGCS 01 E 7 Fecha 16 04 2012 z Control de Gesti n de la Direcci n General de ae SECRETARIA Ez F Versi n 2 DE RELACIONES Comunicaci n Social EXTERIORES P gina 6 de 12 Unidad Administrativa Direcci n General de Comunicaci n Social rea Responsable Direcci n de Control de Gesti n y Seguimiento Documento Paso Responsable Actividad de trabajo Clave 9 Departamento de Solicita al Departamento de Seguimiento que realice las Documento Control de correcciones pertinentes Gesti n Regresa a la actividad n mero 5 10 Entrega la documentaci n a la Direcci n de Control de Documento Gesti n y Seguimiento para que determine c mo se atender 11 Direcci n de Recibe la documentaci n la revisa y determina el rea de Documento Control de competencia prioridad del asunto y si requiere turnarse Gesti n y para atenci n o conocimiento o si se archiva en las Seguimiento carpetas de la Direcci n General de Comunicaci n Social 12 Instruye verbalmente al Departamento de Control de Documento Gesti n y le entrega la documentaci n 13 Departamento de Recibe la instrucci n y la documentaci n verifica si la Documento Control de documentaci n es para atenci n conocimiento o archivo Gesti n 14 La documentaci n es para atenci n y o conocimiento No Contin a en la actividad n mero 15 S Contin a en la actividad n mero 16 15 Archiva la documentaci n en las carpetas Documento co

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