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I-AF-SAD-002 - Instructivo tramites para la gestión

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1. Se elabora una relaci n para Devoluci n del IVA en la que certifique y constate la identificaci n de cada una de las facturas de adquisici n de bienes insumos o servicios teniendo en cuenta los datos de cada factura as Periodo N mero de la factura Ciudad y fecha de expedici n Direcci n del proveedor Nombre o raz n social y NIT del vendedor proveedor o quien prest el servicio Valor de la transacci n Monto del impuesto pagado IVA retenido VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DE S Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 www ufpso edu co N Oh le PEN rro GP CER102674 SCAER102673 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS R Documento C digo Fecha Revisi n INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTION I AF SAD 002 13 01 2015 ANNENS ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 3 11 ADMINISTRATIVO OCA A Fecha de pago Comprobante de egreso Cuenta Folio 4 Se procede a diligenciar el formulario de Solicitud de devoluci n y o compensaci n Formato 010 de la Dian y se diligencia teniendo en cuenta el instructivo anexo al formulario La Instituci n debe enviar tres 3 copias del formulario a la DIAN y este formulario debe llevar el folio n mero 1 5 El Director de la Universidad firma el formular
2. UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS R Documento C digo Fecha Revisi n INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTION I AF SAD 002 13 01 2015 ii ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ENA E Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 1 11 ADMINISTRATIVO INSTRUCTIVO 1 NOMBRE 2 PROCESO TRAMITES PARA LA GESTION GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 3 OBJETIVO Y ALCANCE Orientar las actividades que se ejecutan como parte de la gesti n administrativa y financiera de los servicios y actividades propias de la Subdirecci n administrativa y sus unidades Comprende las caracter sticas de cada actividad los tr mites y requisitos en la ejecuci n de un proceso administrativo y o financiero ingresos al presupuesto y servicios hacia los clientes internos y externos 4 RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 5 DEFINICIONES Caja Menor La caja menor es un fondo de dinero en efectivo necesario para soportar la operaci n del negocio cancelando gastos menores e imprevistos que por su valor y la necesidad urgente de su ejecuci n no justifica realizar el tr mite de pagar con cheque IVA Es un impuesto nacional a los consumos que se aplica en cada una de las etapas del proceso econ mico en proporci n al valor agregado del producto y la prestaci n de servicios Licitaci n La licitaci n es una invita
3. procede a realizar el abono a la matricula financiera de cada estudiante becado El estudiante que se encuentra inactivo PFU o tiene otro descuento se procede a realizar el M S ER VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DES E l amp Net Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 Nal fu 4 www ufpso edu co GP CER102674 SC CER102673 Documento C digo Fecha Revisi n UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTI N I AF SAD 002 13 01 2015 in ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA cb E Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 5 11 ADMINISTRATIVO reembolso del dinero respectivo el cual se hace por medio de Resoluci n El n mero de Resoluci n y fecha son asignadas por el proceso de Secretar a General y luego se imprimen dos 2 copias las cuales son enviadas a la Secretar a General y a la oficina de Tesorer a para que esta ltima elabore el cheque de acuerdo al Procedimiento Gesti n Presupuestal R AF SAD 001 6 4 Tr mite de Vi ticos Responsable Jefe de Presupuesto El jefe de oficina responsable env a a la direcci n una solicitud de autorizaci n de vi ticos adjuntando los soportes y con la justificaci n necesaria La direcci n despu s de estudiar la solicitud y aprobarla hace llegar mediante oficio al rea de presupuesto la solicitud de vi ticos aprobada con los
4. soportes correspondientes De acuerdo al tipo de autorizaci n con o sin pernoctada se registran los datos por la funcionalidad de liquidaci n de vi ticos asoci ndolos a la persona salario cargo y el valor que le corresponde de acuerdo a la escala de vi ticos Se deben ingresar datos como el objeto del viaje fechas y lo que fue autorizado Cuando se guarda la liquidaci n se genera la solicitud de CDP Se imprimen dos 2 copias de la Liquidaci n de vi ticos y se firman por la jefe de talento humano de las cuales una 1 se queda all para adjuntar a la hoja de vida y una 1 se env a a Subdirecci n Administrativa con los soportes de autorizaci n el CDP y la obligaci n para generar la orden general y continuar con el tr mite de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento Gesti n presupuestal R AF SAD 001 Se informa al autorizado para que pase a recibir el cheque respectivo y realice las firmas de los documentos requeridos en la tesorer a Para soportar el tr mite de vi ticos la persona autorizada a su llegada podr presentar en la subdirecci n administrativa el Formato Constancia de permanencia o certificados de asistencia a eventos debidamente diligenciado anexando los tiquetes de viaje utilizados para quienes no presenten la constancia se har una observaci n como seguimiento a esta buena pr ctica 6 5 Constancias y Autorizaciones Responsable Subdirector Administrativo 1 Constancias matr cula f
5. transporte local o externo son tramitadas por cada oficina de acuerdo a su necesidad en el formato establecido y adicionalmente la subdirecci n remite al proveedor del transporte local una relaci n de las necesidades diarias con el fin de soportar el tr mite Una vez llevado a cabo el ciclo de la solicitud se efect an los pagos de acuerdo a los procedimientos establecidos 6 6 Licitaci n privada Responsable Subdirector Administrativo El Objetivo es conocer los pasos para iniciar un proceso licitatorio cuando la cuant a del bien a adquirir as lo amerite En tal sentido el literal D del art culo 28 del Acuerdo No 078 del 5 de Septiembre de 1997 Estatuto de Contrataci n modificado por el Acuerdo No 018 febrero 24 de 1998 dispone Cuando la cuant a sea igual o superior a mil 1 000 salarios m nimos legales mensuales vigentes habr licitaci n o concurso privado La Licitaci n Privada se ce ir a los siguientes pasos a saber 1 El Comit de Compras aprueba la necesidad conveniencia y oportunidad de adelantar licitaci n o concurso privado cuando la cuant a del bien o servicio a adquirir sea igual o superior a mil 1 000 salarios m nimos legales mensuales vigentes 2 El Director de la Universidad deber solicitar previa autorizaci n al Consejo Superior Universitario para la realizaci n del proceso contractual y de la celebraci n del correspondiente contrato con formalidades plenas 3 En
6. A A 7 DOCUMENTOS REFERENCIALES NTC ISO 9001 2008 Sistema de gesti n de calidad requisitos Procedimiento Adquisici n de bienes y servicios R AF SAD 002 Procedimiento Gesti n presupuestal R AF SAD 001 Estatuto Tributario Resoluci n 356 del 05 de septiembre de 2007 de la Contadur a General de la Naci n R gimen de Contabilidad P blica Cartilla DIAN Impuesto de Renta y Complementarios Acuerdo No 066 del 07 de octubre de 2005 Resoluci n de cajas menores 8 ANEXOS Formato Constancia de permanencia J AF SAD 001 Formato Resoluci n Orden de pago X AF SAD 001 Formato Constancia financiera S AF SAD 001 Formato Financiaci n de matr cula J AF SAD 007 Formato Pagar J AF SAD 008 Formato Registro diario de fotocopiado F AF SAD 004 Formato Orden de salida F AF SAD 003 Formato Relaci n de estampillas E AF SAD 001 Formato Solicitud de Transporte F AF SAD 008 Formato Autorizaci n transporte local J AF SAD 011 REVIS APROBO COORDINADOR SIG LIDER DEL PROCESO FECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISI N 28 09 2010 Creaci n del documento A 13 01 2015 Actualizaci n de los numerales B 6 1 en los tems 2 4 y 5 6 2 en los tems 1 estampillas departamentales el tems 2 estampillas Erasmo Meoz 6 3 en el tem 2 becas entes p blicos y privados 6 6 Licitaci n privada todo el numeral M S ER VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DES E l amp Net Linea G
7. A SANTANDER OCA A RPS INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTI N I AF SAD 002 13 01 2015 ii ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ENA E Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 10 11 ADMINISTRATIVO 14 Las propuestas presentadas en sobre sellado se abrir n en sesi n del Comit de Compras para verificar los documentos y valorar su contenido de acuerdo con los pliegos de condiciones 15 El Comit de Compras enviar al Comit T cnico las propuestas para su valoraci n de acuerdo a los t rminos de referencia establecida en el Pliego de Condiciones 16 Una vez escogido el proponente se elaborara el acto administrativo de adjudicaci n al proponente ganador o en su defecto el acto administrativo de declaratoria desierta si no se pudo realizar la selecci n objetiva del contratista Dichas decisiones ser n motivadas e informadas a los dem s proponentes 17 Por ltimo se procede al perfeccionamiento del contrato con la firma de las partes 6 7 Creaci n de cuentas contables en el Responsable Jefe de Contabilidad sistema de informaci n La creaci n de cuentas contables esta a cargo del auxiliar contable se realiza la iniciar cada a o como sigue Se conecta a la unidad de red Q para la cual se digita la contrase a de ingreso Se da clic a la secci n Plan de Cuentas Se ingresa las claves habilitadas para entrar al m dulo de contabilidad Aparece una ventana en la que se escoge l
8. FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS R Documento C digo Fecha Revisi n INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTION I AF SAD 002 13 01 2015 ANNENS ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA y Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 9 11 ADMINISTRATIVO OCA A La Universidad debe realizar m nimo tres 3 invitaciones a los oferentes que tengan la capacidad de participar en el proceso contractual adjunt ndoles el proyecto de Estudios Previos el proyecto de Pliego de Condiciones y el Cronograma de Actividades Se publica en la p gina Web de la Universidad el proyecto de Estudios Previos el proyecto de Pliego de Condiciones y el Cronograma de Actividades para garantizar la trasparencia del proceso El Comit de Compras resuelve las observaciones realizadas al proyecto de Estudios Previos y o al proyecto de Pliego de Condiciones 10 Una vez resuelto lo anterior el Comit de Compras decide s da apertura a la Licitaci n 11 Privada o no La Ley ni los Estatutos establece un t rmino perentorio para dar apertura al proceso contractual ni obliga a la Universidad a ello Una vez aprobado la apertura del proceso concursal se realiza el Acto Administrativo de apertura y la invitaci n de la convocatoria a m nimo tres 03 oferentes con la capacidad para participar definiendo la siguiente informaci n a Identificaci n del contratista invitado b Identificaci n de la Universidad c La d
9. a clase de la cuenta que se va a ingresar se da clic sobre esa clase de cuenta y se selecciona la pesta a grupo Se revisa si el grupo esta creado sino lo est se ubica el cursor en el ultimo rengl n del listado de grupos existentes y se escribe el n mero y el nombre del grupo Cuando se tiene el grupo se da clic sobre el mismo y se escoge la pesta a cuentas al igual que el paso 6 sino est creado se repite el paso anterior pero escribiendo el n mero y el nombre de la cuenta 8 Despu s que se tenga la cuenta se da clic sobre el mismo y se escoge la pesta a subcuenta se revisa si la subcuenta est creada sino se repite el paso anterior pero insertando el n mero y el nombre de la subcuenta adem s se debe adicionar si su naturaleza es d bito o cr dito 9 Se escoge la pesta a auxiliar se inserta el n mero y nombre de la cuenta auxiliar y se escoge si requiere tercero o no 10 se da clic en guardar 11 Retornar IAS N VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DE S Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 E A N www ufpso edu co POS GP CER102674 SCAER102673 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS R Documento C digo Fecha Revisi n INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTION I AF SAD 002 13 01 2015 ANNENS ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Dependencia Aprobado r P g SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 11 11 ADMINISTRATIVO OC
10. ci n para proveedores distintos para proporcionar un bien o servicio al licitante organizaci n que realiza la solicitud Licitaci n privada La invitaci n a participar en el proceso de licitaci n se realiza a determinados proveedores que deben ser m s de tres Licitaci n p blica La invitaci n a participar en el proceso licitatorio es total o sea todos los proveedores que vendan el producto o servicio pueden participar Presupuesto C lculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econ mica durante un per odo por lo general es anual Retenci n en la Fuente Mecanismo de recaudo anticipado de impuestos que consiste en restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos en cuenta SIF Sistema Integrado Financiero es el sistema de informaci n financiero de la K S ER VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S E l amp Net Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 Nal fu 4 www ufpso edu co GP CER102674 SC CER102673 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS ANNENS ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OCA A Documento C digo Fecha Revisi n INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTI N l AF SAD 002 13 01 2015 y Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 2 11 ADMINISTRATIVO Universidad para todos los casos en l
11. consecuencia se re ne el Comit de Compras para autorizar el inicio del proceso contractual y se conforma el Comit T cnico de acuerdo a las caracter sticas del bien o VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DES Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 www ufpso edu co E OA le PEN rro GP CER102674 SC CER102673 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS ANNENS ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Documento C digo Fecha Revisi n INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTI N I AF SAD 002 13 01 2015 OCA A Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 8 11 ADMINISTRATIVO servicio a contratar Una vez realizado lo anterior se elabora un proyecto de Estudios Previos en donde se especifique lo siguiente a b c d e f g La descripci n de la necesidad que la Universidad pretende satisfacer con el Proceso de Contrataci n El objeto a contratar con sus especificaciones las autorizaciones permisos y licencias requeridos para su ejecuci n y cuando el contrato incluye dise o y construcci n los documentos t cnicos para el desarrollo del proyecto La modalidad de selecci n del contratista y su justificaci n incluyendo los fundamentos jur dicos Licitaci n privada de conformidad con el Literal D del art culo 28 del Acuerdo No 078 del 5 de Septiembre de 1997 modificado por el Acuerd
12. de Hacienda Departamental para que le informen cual es el valor de las estampillas prodesarrollo Fronterizo que le corresponden a la UFPS Oca a El profesional de apoyo de la Subdirecci n administrativa elabora la cuenta de cobro con dos copias adicionales las cuales son enviadas a la Secretar a de Hacienda VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DE S Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 E A N www ufpso edu co POS GP CER102674 SC CER102673 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS R Documento C digo Fecha Revisi n INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTION I AF SAD 002 13 01 2015 ii ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ENA E Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 4 11 ADMINISTRATIVO Departamental 3 El Departamento consigna a la cuenta autorizada por la universidad el valor solicitado mediante cuenta de cobro 2 Estampillas Erasmo Meoz El Departamento Norte de Santander mediante ordenanza obliga a las entidades p blicas del Departamento Norte de Santander hacerle descuento a los proveedores y OPS La Universidad realiza el descuento del 2 a los proveedores sin tener en cuenta monto y a las Ordenes de Prestaci n de Servicios que ganen m s de 2 salarios m nimos legales vigentes Mensualmente la secretaria de la oficina de Tesorer a de la Universidad diligencia el formato E AF UTE 001 relaci n de
13. el fin de garantizar la austeridad del gasto y la eficiencia en el uso del recurso 4 Uso de veh culo para actividades institucionales Con el fin de realizar el tr mite de pago por el servicio de transporte se diligencia el formato de responsabilidad individual para las pr cticas acad micas extramurales el cual debe contener toda la informaci n necesaria requerida 5 Salida de elementos Cuando se requiera la salida del predio institucional de bienes que hagan parte del inventario de las unidades que pertenecen a la subdirecci n administrativa elementos que requieran enviarse a un proveedor para mantenimiento escombros y cualquier otra necesidad se firmar el formato F AF SAD 003 orden de salida de la instituci n en el cual se identifique el tipo de bien o elemento que servir como autorizaci n ante la empresa de vigilancia para proceder con el retiro 6 Legalizaci n de cajas menores Verificar que los Requisitos y documentos soportes que vienen adjuntos a la legalizaciones f sicas de caja menor concuerden con la informaci n registrada en la resoluci n de caja menor que se expide cada a o y que se cumpla todos los requisitos legales para ello Mediante la resoluci n anual aprobada con base en el acuerdo 066 se estipulan las cajas menores al iniciar cada a o La resoluci n firmada por el ordenador del gasto y el secretario general es el soporte para generar cada cheque a las dependencias autorizadas y a quien ser el
14. estampillas Esta informaci n se env a a IFINORTE con el recibo de consignaci n del cheque girado por concepto de estampilla y finalmente en IFINORTE firman la copia del recibido del formato E AF UTE 001 6 3 Becas y monitorias Responsable Subdirector Administrativo 1 Becas Trabajo y Monitorias Bienestar Universitario env a a subdirecci n administrativa un listado relacionado el nombre de los estudiantes con becas trabajos y monitorias especificando el grupo que solicito cruce de cuentas con matricula o derecho de grado y los que solicitan pago con cheque El profesional de apoyo de la subdirecci n administrativa procede a elaborar el Solicitud Certificada de Disponibilidad SCD y se env a a presupuesto para la generaci n del CDP de acuerdo al Procedimiento Gesti n presupuestal R AF SAD 001 sta es devuelta a la subdirecci n administrativa para elaborar la Orden General OG que sirve de soporte para que la oficina de contabilidad elabore su respectiva CXP y la obligaci n por parte de la oficina de presupuesto la subdirecci n administrativa se encarga de verificar de el cumplimiento de los soportes de la respectiva cuenta para la elaboraci n de la orden de pago y posterior firma de Director y el Subdirector Administrativo 2 Becas Entes P blicos y Privados Para los estudiantes de becas otorgadas por los entes P blicos y Privados se recibe de Direcci n el listado de los estudiantes aprobados con el cual se
15. inanciera Se expiden constancias de matr culas financieras a estudiantes cuando estos realizan la solicitud previo pago del derecho En la subdirecci n administrativa se expide la constancia durante los tres 3 d as h biles VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DES Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 www ufpso edu co j N 1 o GP CER102674 SC CER102673 Documento C digo Fecha Revisi n UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTI N I AF SAD 002 13 01 2015 ii ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ENA E Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 6 11 ADMINISTRATIVO siguientes a la solicitud de acuerdo a los soportes presentados y la informaci n registrada en el SIF Se expide en el formato establecido se firma y se entrega al solicitante 2 Financiaciones de matr cula Para estudiantes de pregrado y cursos de profundizaci n se estudian las solicitudes de financiaci n previa presentaci n de los formatos Pagar y financiaci n de matricula y los soportes legales establecidos con el fin de autorizar el pago de sus derechos por abonos 3 Expedici n de fotocopias Diariamente se autoriza la expedici n de fotocopias a las diferentes oficinas con el fin de llevar a cabo actividades propias de su funci n El control se lleva en el formato establecido con
16. io de solicitud de devoluci n y o compensaci n de IVA y lo entrega en la oficina de la DIAN correspondiente acompa ado de los documentos entregados por el Auxiliar de Contabilidad debidamente foliado y archivado Los documentos que deben anexarse son los siguientes 1 Formato 010 2 Oficio de presentaci n de la informaci n 3 Un CD con la relaci n descrita en el numeral 3 4 Certificado de Representaci n Legal del ministerio de Educaci n Nacional 5 Fotocopia de la cedula de ciudadan a del Representante legal 6 Certificado del estado de la cuenta del Banco donde se va a consignar la Dian la devoluci n del IVA 7 Copias del pago de Retenci n en la fuente de los periodos a solicitar 8 Relaci n certificada por el Contador de la Universidad y el Representante Legal del IVA Pagado en el Bimestre a solicitar 9 Copias de las facturas extractos bancarios comprobantes de egreso rdenes de pago consignaciones Contratos entrada de almac n constancias de la prestaci n del servicio 6 2 Ingresos por Estampillas Responsable Subdirector Administrativo 1 Estampillas departamentales El objetivo es recibir del Departamento el valor de las estampillas prodesarrollo fronterizo y prodesarrollo acad mico que el Departamento recauda por los descuentos realizados a los proveedores de las entidades p blicas del departamento Los pasos a seguir son 1 El subdirector Administrativo se comunica con la Secretar a
17. irecci n el correo electr nico y el tel fono en donde la Universidad atender a los interesados en el Proceso de Contrataci n y la direcci n y el correo electr nico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contrataci n El objeto del contrato a celebrar identificando las cantidades a adquirir La modalidad de selecci n del contratista El plazo estimado del contrato La fecha l mite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentaci n de la misma El valor estimado del contrato y la manifestaci n expresa de que la Universidad cuenta con la disponibilidad presupuestal i Enumeraci n y breve descripci n de las condiciones para participar en el Proceso de Contrataci n j El Cronograma k La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso JS Q gt OQA 12 Se publica en la P gina Web de la Universidad los Estudios Previos y el Pliego de Condiciones definitivo 13 Se reciben las propuestas presentadas en sobre sellado que garantiza la confidencialidad de la misma y dentro del t rmino fijado para ello en el cronograma de actividades VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DES Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 www ufpso edu co Ad D q rro GP CER102674 SC CER102673 Documento C digo Fecha Revisi n UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAUL
18. o No 018 febrero 24 de 1998 El valor estimado del contrato y la justificaci n del mismo Los criterios para seleccionar la oferta m s favorable El an lisis de riesgo y la forma de mitigarlo Las garant as que la Universidad contempla exigir en el Proceso de Contrataci n De igual forma se elabora un proyecto de Pliego de Condiciones el cual debe contener los t rminos de referencia del proceso concursal donde se especifique lo siguiente a En Informaci n general Esta informaci n debe contener los siguientes criterios Objeto Regulaci n jur dica Requisitos y calidades para participar en el proceso de selecci n Derechos y obligaciones de las partes Plazo de la licitaci n o concurso privado Presupuesto oficial Sanciones por el incumplimiento de las propuestas y la garant a de seriedad Criterios para la selecci n del contratista Plazo para el estudio de las propuestas Adjudicaci n y firma del contrato Condiciones y forma de cumplimiento del contrato por parte del contratista Modalidad y forma de pago del contrato Las garant as exigidas al contratista Informaci n adicional consecuencia se elabora el cronograma de actividades a realizar dentro del proceso contractual VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DES Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 E A N www ufpso edu co POS GP CER102674 SC CER102673 UNIVERSIDAD
19. os que se haga referencia al ingreso de datos al sistema se tendr en cuenta lo consignado en el manual de usuario de cada m dulo para realizar la actividad Vi ticos Subvenci n de dinero para gastos de manutenci n y alojamiento cuando una persona cumple su funci n en un lugar diferente al pactado en el contrato de trabajo 6 CONTENIDO 6 1 Compensaci n y o Devoluci n del Responsable Jefe de Contabilidad Impuesto de Ventas El objetivo es elaborar los reportes necesarios en el sistema financiero con el fin de solicitar la devoluci n bimestral de IVA de la Universidad de forma bimestral La elaboraci n se realiza como sigue 1 La Unidad de Tesorer a y pagadur a entregar al Contador las facturas efectivamente pagadas correspondientes al bimestre inmediatamente anterior dentro de los tres d as h biles siguientes al comienzo del bimestre Se revisa que las facturas est n correctamente digitadas para lo cual se tiene en cuenta Estar denominado como factura de venta preimpreso N mero de factura preimpreso Fecha de expedici n de la factura Apellidos y nombre o raz n social y Nit del vendedor preimpreso Raz n social o nombre e identificaci n del comprador Direcci n del comprador y tel fono Nombre o Raz n Social del impresor de la factura y su NIT Descripci n gen rica o espec fica de los art culos vendidos Valor total de la factura y discriminaci n del IVA
20. ratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 pa fu 4 www ufpso edu co GP CER102674 SC CER102673
21. responsable del gasto Al finalizar cada periodo las dependencias responsables hacen llegar a la subdirecci n VIA ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DES Linea Gratuita Nacional 018000121022 PBX 097 5690088 Codigo Postal 546552 www ufpso edu co GP CER102674 SC CER102673 Documento C digo Fecha Revisi n UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A RPS INSTRUCTIVO TRAMITES PARA LA GESTI N I AF SAD 002 13 01 2015 ii ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ENA E Dependencia Aprobado P g SUBDIRECCI N ADMINISTRATIVA SUBDIRECTOR 7 11 ADMINISTRATIVO administrativa los soportes facturas y la relaci n de gastos para efectuar el cierre de la caja Se toma cada tem relacionado verificando que tenga el debido comprobante de pago El comprobante de pago puede ser factura cuenta de cobro o recibo de caja menor Una vez verificado la existencia del comprobante de pago se examina que no presenten enmendaduras tachones o borrones que se encuentren firmados por los acreedores con identificaci n del nombre o raz n social el n mero de documentos de identidad o NIT objeto fecha cuant a que est n a nombre de la Universidad que no existan comprobantes de pago con fechas de legalizaci n de periodos diferentes al que se esta legalizando y se verifica los dem s requisitos que exija la resoluci n de Cajas Menores que en el momento este vigente 7 Autorizaci n de Transporte Las solicitudes de

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