reporte de gastos de viaje (ter) manual de usuario
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1. Travel Solicitudes de Viaje Completadas Crear TER MisTERs Todos los TERs Aprobados Tutorias de TER Filtro Fecha de 4 26 2015 mm dd yyyy o ens mm dd yyyy Aprobado inicio de ywy de viaje wy Por escriba apellido y luego viaje 7 seleccione N mero de Contiene En nombre Solicitud de Cuenta A z z E A Viaje de rata pt y luego seleccione si DE Contiene ejemplo 0123476 por lo menos 2 caracteres Prop sito Buscar Limpiar Filtro NOTA TERs deben ser creados dentro de 60 dias despu s de fecha en que termin el viaje La solicitud de viaje ser cerrada despues que hayan transcurridos esos dias 10 v 170423 170581 170734 T71040 171175 171208 171217 171391 171455 171503 171539 171544 171550 171557 171578 171502 171606 171426 171357 171262 USD Geballe Thomas 6 26 2015 Attend International Symposium on Molecular Spectroscopy 2 23 2015 Crear Future and Science of Gemini Meeting June 14 19 and TMT Meeting in Washington DC uso Hayward Thomas 6 26 2015 une 23 25 Portion before June 14 is for personal vacation 3 10 2015 Crear USD Lemoine Busserolle Marie 6 26 2015 Participation in the annual Thirty Meter Telescope TMT Science Forum 3 24 2015 Crear USD Marino Jose 6 26 2015 Attend European Week of Astronomy and Space Science 4 23 2015 Crear USD Giampapa Mark S 6 26 2015 Attend 2015 Thirty Meter Telescope TMT Science Foru2. 20 00 6 26 pa e 100 00 Fo 0 0 100 00 GASTOS QUE SERAN PAGADOS DIRECTAMENTE POR AURA pr E Teplis Cobro Directo CANTIDAD A PAGAR A VIAJERO 101 50 AUTO REPORTE FINAL Y BORRAR TODOS LOS CARGOS PASAJE AEREO E ojs Ojo HOTEL aracciones oarcas NOTA Poliza de AURA requiere que los empleados retengan los recibos originales por tres a os desde las fechas del viaje Nota para archivo ama o m ximo de archivo es 4 MB Adjuntar Recibo o Archivo 06 25 2015 12 33 System Routed To Account Approver Account CA6000000 Approver Phillips Asa M 06 25 2015 12 36 Rosales Omar A e Una notificaci n por correo electr nico ser enviada al viajero o creador del TER el estado del TER cambiara a Aprobado Aprobar Crear TER Mis TERs Todos los TERs Aprobados Tutorias de TER TER for T70423 Una aprobaci n E mail ser enviado al solicitante Por favor proporcione un comentario 100 caracteres m ximo Aprobar Back To TER Regresar a Paginal de Inicio 8 2015 Regless 5 Si el aprobador ve que le hace falta informaci n puede regresar el TER presionando el bot n de Regresar TER e Comentarios acerca del porque el TER fue regresado deber n ser escritos en la casilla de comentarios e Una notificaci n por correo electr nico ser enviada al viajero creador o persona encargada de revisar el TER y el estado del TER cambiar a Reg
3. Contiene Ejemplo T1234 o seleccione V1234 Prop sito Buscar Limpiar Filtro Regresar a Paginal de Inicio 4 Si toda la informaci n en el TER esta correcta presione el bot n de Aprobar e Introducir un comentario en la casilla no es requerido pero disponible para cualquier comentario que desee hacer e Presionar el bot n de Aprobar para aprobar el TER Aprobar TER Crear TER Mis TERs Todos los TERs Aprobados Tutorias de TER Informaci n de Viaje Nombre del Viajero Geballe Thomas N mero de Empleado del 1704 Viajero 23 Creado por Rosales Omar A Fecha Creado 6 25 2015 Viaje T70423 Attend International Symposium on PUNTOS PRINCIPALES DEL VIAJE 6 26 2015 A Comidas y gastos imprevistos Las comidas y gasto imprevistos se pagan sobre una base diaria Para tarifas dentro de los EE UU visite Sitio web de GSA Para tarifas fuera de EE UU visite sitio web de DOD Para la definici n de las comidas y gastos imprevistos por favor refi rase a la secci n de las comidas y gastos imprevistos de preguntas mas frecuentes de la Pol tica de Viajes A1 Comidas Menos Proporcionadas Introducir cantidad de comidas proporcionadas A2 Comidas Neto Vi ticos Este es un campo auto calculado A menos A1 Alojamiento Lista de gastos de hotel y tarifa por d a Adjuntar Recibo Paseje A reo Mastrar tarifa de ida y vuelta incluyendo el impuesto federal de tran
4. REPORTE DE GASTOS DE VIAJE TER MANUAL DE USUARIO Instrucciones para miembros Todos los viajes pagados por AURA requieren una Solicitud de Viajes aprobada TR dentro de 60 d as despu s de haber completado el viaje un Reporte de Gastos de Viaje TER deber ser completado Si usted no completa su Reporte de gastos de viaje dentro de 60 d as despu s de haber realizado su viaje resultar en un reembolso que ser sujeto a impuestos como salario regular vea http www aura astronomy org about policies Section 20B B19 20B XIX Accountable 20Plan 20Memo pdf Procedimiento 1 Accesar TER e Iniciar sesi n en Regless en https cas aura astronomy org Regless usando su nombre de usuario y contrase a e En la pesta a de Travel Escoja Mis TERS o Crear TER para accesar la solicitud de viaje que ser reportada Travel i i iin m Mis Requisiciones Mis Solicitudes de Viaje Reqless Para mi atenci n Seleccionar enlance para ver la lista por categoria Tipo Sin Terminar Requisici n 3 Solicitud de Viaje 0 Shipping Memo 1 Ver Por Cuenta Ver Por Numero Todo Aprobado Ver Por Cuenta Ver Por Numero Todo Aprobado Todo Aprobado 2015 Regless 2 Crear TER e Localizar Solicitud de Viaje y presionar en enlace Crear al final de la l nea de la solicitud que desea procesar Home Requisition Buyer Travel Reimbursement TCR Authority Procurement Shipping Links Contact What s New
5. a astronomy org Cantidad a pagar a AURA Este campo mostrara la cantidad que el viajero le debe a AURA si el viajero gasta menos que la cantidad recibida por adelantado Cantidad a pagar a Viajero Este campo mostrara la cantidad que ser reembolsada al viajero por AURA Reporte Final y Borrar todos los Cargos Solamente seleccione Si a esta pregunta si toda la informaci n y recibos que son necesarios para completar el cierre de esta Solicitud de Viaje ha sido prove dos Interacciones Todos los recibos que son requeridos para este TER deber n ser adjuntados aqu M ltiples recibos pueden ser adjuntados en un solo archivo escaneado NOTA P liza de AURA requiere que los empleados retengan los recibos originales por tres a os desde las fechas del viaje 3 Enviar para Revisi n o Aprobaci n o Guardar como Inconcluso Una vez que toda la informaci n ha sido introducida y todos los recibos adjuntados el TER deber ser enviado para Revisi n o Aprobaci n Una vez que el TER sea mandado la notificaci n del estado del TER cambiara a Pendiente de Aprobaci n o Pendiente de Revisi n Si hay una persona encargada de revisar una cuenta en espec fico en el TER del viajero e Siel TER no esta listo para ser enviado para aprobaci n o revisi n presionar al bot n Guardar para completar el TER en otro momento Travel Ver Reporte de Gastos de Viaje Crear TER MisTERs Todos los TERs Aprobados Tutoria
6. directamente por AURA no lo introduzca en esta tabla mas sobre esto mas adelante Comidas y gastos imprevistos Las comidas y gasto imprevistos se pagan sobre una base diaria Para tarifas dentro de los EE UU visite Sitio web de GSA Para tarifas fuera de EE UU visite sitio web de DOD Para la definici n de las comidas y gastos imprevistos por favor refi rase a la secci n de las comidas y gastos imprevistos de preguntas mas frecuentes de la Pol tica de Viajes A1 Comidas Menos Proporcionadas Introducir cantidad de comidas proporcionadas A2 Comidas Neto Vi ticos Este es un campo auto calculado A menos A1 Alojamiento Lista de gastos de hotel y tarifa por d a Recibo requerido Paseje A reo Mostrar tarifa de ida y vuelta incluyendo el impuesto federal de transporte Recibo requerido Cargos de equipaje Recibo requerido Renta de Auto y Gasolina Recibo requerido Taxi Limosina Detallar las tarifas de taxis y limosinas mostrando inicio y destino No incluya elementos clasificados en comidas y gastos imprevistos Por favor refi rase a la secci n de las comidas y gastos imprevistos de preguntas mas frecuentes de la Pol tica de Viajes Recibo requerido Millaje Auto personal Adjuntar documento mostrando direcciones de conducci n y millage de punto a punto Estacionamiento Recibo requerido Comunicaci n Gastos de Tel fono Internet etc Recibo requerido Gastos de Conferencia Car
7. gos de Registraci n Recibo requerido Otros Recibo s requerido s Art culos sin recibo Debe completar la Forma de Recibo Perdido e Gastos que ser n pagados directamente por e Si AURA pago directamente por Autom vil Pasaje A reo Hotel u otra necesidad estos elementos no deber n ser introducidos en la tabla de gastos Seleccionar las casillas apropiadas que indican que gastos ser n enviados directamente a AURA e Asignaci n de Costos N mero de Cuenta Introducir cuenta que le ser cargada las cantidades en la tabla de gastos Escribiendo los primeros seis caracteres de la cuenta se le proveer una lista de opciones de cuenta que podr n seleccionar o Sila cantidad introducida es menor de 100 de los gastos realizados en una sola cuenta una cuenta adicional se deber agregar Si se necesita mas de dos cuentas se podr presionar en A adir Cuenta de Asignaci n para obtener l neas adicionales C digo de Gastos Seleccionar el c digo de gastos apropiado de la lista Cantidad Introducir cantidad en USD o CLP que ser cargada al n mero de cuenta especificado o La suma de todas las cantidades introducidas en esta secci n deber ser igual que la cantidad total en la tabla de Gastos Adelanto para Viaje Este campo se auto llenar con la cantidad solicita en la Solicitud de Viaje Favor de confirmar la cantidad recibida de AURA es correcta de lo contrario contactar a TravelCASOaur
8. illage de punto a punto Q Estacionamiento Adjuntar Recibo Comunicaci n Gastos de Tel fono Internert etc Adjuntar Recibo Gastos de Conferencia Cargos de Registraci n Adjuntar Recibo Otros Adjuntar Recibo s Y Art culos sin recibo Debe completar la Forma de Recibo Perdido NOTA Usted puede adjuntar los recibos debajo en el secci n de interacciones Esconder Mostrar columna Comidas Af Comidas A2 Alojamiento Pasaje A reo Cargos de Equipaje Autom vil Millaje Estacionamiento Comunicaci n Gastos de Conferencia Otros pepa rar EA A At AZ B D E E T Comidas Comidas Alojamiento Pasaje Cargosde Autom vil Taxi Millaje Estacionamiento Comunicacion Gastos Articulos Menos Viaticos A reo Equipaje y 2015 0 575 Mile v in reci eto scai pi Gasolina GASTOS QUE SERAN PAGADOS DIRECTAMENTE POR AURA ADELANTO PARA viaje O 3500 00 leer Teplis Cobro Directo solamente AUTO o m CANTIDAD A PAGAR A 500 00 leer azs solamente PASAJE AEREO o o CANTIDAD A PAGAR A 0 00 leer HOTEL o o solamente REPORTE FINAL Y BORRAR TODOS LOS CARGOS ble g o Os O mo Especifica Otro ASIGNACION DE COSTOS NOTA La suma de todas las cantidades intoducidas en esta secci n deberan coincidir con el total de la tabla de gastos G01221000 500 Domestic Travel Staff m 1375 0000 E A adir Cuenta de Asignaci n Interacciones fepanaireoiansan NOTA Poliza de AURA requiere que los empleados retengan
9. los recibos originales por tres a os desde las fechas del viaje Adjuntar Recibo o Archivo pa archivo A E A m ximo de archivo es 4 MB 06 25 2015 12 33 Enviar Para Revisi n Guardar Como Inconcluso Vista preliminar Instrucciones para Supervisor Cuando un viajero env a un TER para revisi n o aprobaci n el aprobador recibir una notificaci n en su correo avisando que tiene un TER esperando su aprobaci n Procedimiento 1 Accesar TER e Iniciar sesi n en Regless en https cas aura astronomy org Regless usando su nombre de usuario y contrase a e En la pesta a de Travel Escoja Mis TERs o Crear TER para accesar la solicitud de viaje que ser reportada 2 La opci n de Filtro puede ser usada para localizar solicitudes de viaje espec ficas en vez de buscar l nea por l nea 3 Una vez que el TER espec fico ha sido encontrado presione al enlace Pendiente de mi Aprobaci n Mis TERs Crear TER Mis TERs Todos los TERs Aprobados Tutorias de TER Filtro Favor de usar el filtro apropiado para limitar el resultset Un resultset largo tomar mas tiempo en procesar Los filtros son acumulativos Asegurarse que el rango de fechas este correcto Buscar Fecha de 4262015 mm da yyy Descer Focha de 6 26 2015 mmtdd yyyy En nombre de E zaci n escriba apellido y luego seleccione Status All w Aprobador minina escriba apellido y luego Solicitud de Viaje
10. m meeting 5 6 2015 Crear USD Walter Maciel 6 26 2015 Attend SOAR External Review Committee in La Serena Chile 5 8 2015 Crear USD Jeffers Paul F 6 26 2015 TMA June 2015 Progress meeting 5 11 2015 Crear USD Kahn Steven 6 26 2015 LSST Business 5 29 2015 Crear USD Gretchen Stahlman 6 26 2015 Attending the 2015 TMT Science Forum 6 5 2015 Crear USD David Harrington 6 26 2015 Interview for NSO Polarimetry Scientist 6 11 2015 Crear USD System Engineering 6 26 2015 Observation Simulator Scheduler planning meeting 6 15 2015 Crear USD Narcisso Deborah 6 26 2015 Travel to the AURA Tucson Office for meetings 6 16 2015 Crear USD Monsanto Yura A 6 26 2015 HR Meeting 6 16 2015 Crear USD Greve Macrina 6 26 2015 HR Meeting in Tucson 6 17 2015 Crear USD Tomota Kelli 6 26 2015 HR Retreat in Tuscon 6 18 2015 Crear USD Sarah Jaeggli 6 25 2015 Interview for NSO Polarimetry Scientist Position in Boulder CO 6 11 2015 Crear USD Hammel Heidi B 6 25 2015 To attend the STIC Meeting in Baltimore MD 6 22 2015 Crear USD Inami Hanae 6 25 2015 Attending the TMT Science Forum in Washington D C 6 3 2015 Crear USD Thomas Schad 6 25 2015 EVWASS 2015 invited talk regarding DKIST s capabilities 5 26 2015 Crear USD Goodrich Bret D 6 25 2015 IT support on Maui 5 14 2015 Crear Regresar a Paginal de Inicio 8 2015 Regless Una vez creado el TER podr ver una tabla de gastos introduzca todos los gastos diarios realizado en este viaje Nota si un art culo fue pagado
11. resado para ser editado si se mando de regreso al viajero o creador o Pendiente de Revisi n si es regresado a la persona encargada de revisarlo Regresar TER Crear TER Mis TERs Todos los TERs Aprobados Tutorias de TER TER para T70423 Se enviar un correo electr nico al solicitante Proporcione por favor un comentario 100 caracteres m ximo Regresar TER Regresar a Paginal de Inicio 3 2015 Regless
12. s de TER Informaci n de Viaje Nombre del Viajero Geballe Thomas N mero de Empleado del Viajero 170423 Creado por Rosales Omar A Fecha Creado 6 25 2015 Vaa de Slide S Viaje PA Attend International Symposium on proto Molecular Spectroscopy PUNTOS PRINCIPALES DEL VIAJE A Comidas y gastos imprevistos Las comidas y gasto imprevistos se pagan sobre una base diaria Para tarifas dentro de los EE UU visite Sitio web de GSA Para tarifas fuera de EE UU visite sitio web de DOD Para la definici n de las comidas y gastos imprevistos por favor refi rase a la secci n de las comidas y gastos imprevistos de preguntas mas frecuentes de la Pol tica de Viajes A1 Comidas Menos Proporcionadas Introducir cantidad de comidas A2 Comidas Neto Vi ticos Este es un campo auto calculado A menos A1 Alojamiento Lista de gastos de hotel y tarifa por d a Adjuntar Recibo Paseje A reo Mostrar tarifa de ida y vuelta incluyendo el impuesto federal de transporte Adjuntar Recibo Cargos de equipaje Adjuntar Recibo Renta de Auto y Gasolina Adjuntar Recibo Taxi Limosina Detallar las tarifas de taxis y limosinas mostrando inicio y destino No incluya elementos clasificados en comidas y gastos imprevistos Por favor refi rase a la secci n de las comidas y gastos imprevistos de preguntas mas frecuentes de la Pol tica de Viajes Adjuntar Recibo Millaje Auto personal Adjuntar documento mostrando direcciones de conducci n y m
13. sporte Adjuntar Recibo Cargos de equipaje Adjuntar Recibo Renta de Auto y Gasolina Adjuntar Recibo Taxi Limosina Detallar las tarifas de taxis y limosinas mostrando inicio y destino No incluya elementos clasificados en comidas y gastos imprevistos Por favor refi rase a la secci n de las comidas y gastos imprevistos de preguntas mas frecuentes de la Pol tica de Viajes Adjuntar Recibo Millaje Auto personal Adjuntar documento mostrando direcciones de conducci n y millage de punto a punto Q Estacionamiento Adjuntar Recibo Comunicaci n Gastos de Tel fono Internert etc Adjuntar Recibo Gastos de Conferencia Cargos de Registraci n Adjuntar Recibo Otros Adjuntar Recibo s Y Art culos sin recibo Debe completar la Forma de Recibo Perdido NOTA Usted puede adjuntar los recibos debajo en el secci n de interacciones PAe IO mmpop Esconder Mostrar columna Comidas Comidas A1 Comidas A2 Alojamiento Pasaje A reo Cargos de Equipaje Autom vil Taxi Millaje Estacionamiento Comunicaci n Gastos de Conferencia Otros Art culos Sin Recibo A A1 A2 B C z gt E b ota Comidas Comidas Comidas Alojamiento Pasaje Cargos de vi i Millaj i i icaci Os A O Menos Viaticos Equipaje y Imprevistos Proporcionadas i ecibo 6 22 X 0 o 175 75 6 23 o E IC IC RC e o o 105 75 EEEE A pa a E A S e Or 0 9 100 00 6 25 gt A A A TOET T E o o J 1
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