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Contents
1. Una vez dentro de una reuni n virtual ver una ventana similar a la siguiente Participantes 1 Moderador Administrador de Sametime 678 0 Mostrar Todos los participant w 9 Q B Administrador de Sametime Reuni n de prueba 24 ago 2010 16 40 13 A N Moderador Administrador de Sametime 0 Manos levantadas D nm B Estoy disponi P ginas Web Esta reuni n se est grabando Nueva p gina Web http T g Conexi n de audio Utilizaci n del audio y v deo del equipo P ginas Web disponibles OQ Conversaci n en grupo Q Enviar Tiempo de reuni n transcurrido 00 32 24 y G E A continuaci n se explican cada una de las partes de la ventana y c mo utilizarlas durante una reuni n las herramientas pueden estar activas o inactivas dependiendo de si inici sesi n como moderador de la reuni n o como participante y si el moderador ha permitido ciertas acciones durante la reuni n 9 1 Barra de men y barra de herramientas Archivo Edici n Wer Acciones Herramientas Detener presentaci n en Agregar diapositivas A Configurar permisos Informaci n de reuni n D Men Archivo e Mostrar informaci n de la reuni n Permite visualizar detalles de la reuni n Tambi n se puede acceder a esta a trav s del bot n Informaci n de reuni n en la barra de herramientas e Guardar conversaciones de grupo Alma2. aqui para todos los participantes de la reuni n Escriba el mensaje de conversaci n aqui alta sondeo de preguntas En esta secci n los participantes pueden sostener una conversaci n chat que ser vista por todos los asistentes a la reuni n 20 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 9 5 Pesta as del rea principal EAS Bienvenido Pila dc E Pantalla compartida Mz Pizarra Wf a b p Estas pesta as permiten al usuario cambiar entre los diferentes contenidos que se est n publicando en la reuni n as como compartir la pantalla e interactuar en la pizarra con los dem s participantes El rea principal de la reuni n es el espacio donde se muestra todo el contenido Reuni n de prueba que est siendo publicado o 24 ago 2010 16 40 13 que est siendo publicado Moderador Administrador de Sametime o por los participantes de la reuni n Esta reuni n se est grabando La imagen cambia Conexi n de audio Utilizaci n del audio y v deo del equipo dependiendo de la pesta a que se seleccione 10 Finalizar una reuni n Una vez finalizada la reuni n los participantes pueden hacer clic en el men Archivo Abandonar la reuni n o simplemente cerrar la ventana del navegador sin embargo la reuni n seguir activa en el servidor hasta que se cumpla la hora de finalizaci n establecida al momento de
3. haciendo clic en el bot n v deo t Ola de campo Repetir O Audio y video del equipo ContrAse a de la reunj n Seleccione los servicios de muela a introducir ta contrase a Audio y Video que utilizar 4 en la reuni n si no Campo obligatorio No selecciona los servicios que Opcional Defina una contrase a para la utilizar no estar n reuni n esta contrase a disponibles durante la deber ser entregada a Guardar todos los participantes reuni n SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 6 Pase a la pesta a Personas y llene los datos Cambie el Moderador en caso Nueva reuni n Fundamentos Personas Diapositivas Opciones HA A A pl abierta para todos los usuarios En un la que esta diligenciando el r archivos mostrar diapositivas dibujar en la que sea una persona diferente a Elija las personas que pueden asistir a la reuni n o d je entorno de colaboraci n en el que cualquiera pueda formulario contenido Moderador Ruben Dario Escorcia Salda a La reuni n debe quedar E a Abierta cuando 1 o varios de Abrir la reuni n a todos los usuarios EAT ee participantes o SnER O Restringir la reuni n s lo a los siguientes usuarios cuenta del portal en Uninorte p e personas de otras empresas o instituciones Permisos Todos los participantes tienen permiso para presentar contenido Puede tambi n configu rar
4. n d Los participantes dentro de la organizaci n pueden asistir utilizando el v nculo o v nculos siguientes euni n de prueba http cativo uninorte edu co stconf nsf meeting midf9c7de297564ae50052577820054f694 Servicios de audio y v deo Conexi n de audio esta reuni n utiliza servicios de audio basados en el equipo Conexi n de v deo esta reuni n utiliza servicios de v deo basados en el equipo Anexos Diapositivas y archivos agregados a la reuni n Sin anexos 44 Intranet local far Rios gt o 8 2 Asistir a la reuni n Para asistir a la reuni n haga clic en el bot n Asistir a la reuni n esto abrir una segunda ventana pesta a del navegador esto abrir el ambiente de reuniones virtuales como el que se visualiza en la reuni n de prueba vea Reuni n de prueba arriba en este documento Dependiendo del tipo de usuario se abrir una ventana donde se solicitar n datos seg n el tipo de asistente as e Usuario autenticado moderador Ingresa directamente a la reuni n e Usuario no autenticado participantes Se solicita un nombre descriptivo con el cual desee que los dem s participantes lo identifiquen durante la reuni n adicionalmente en caso de requerirse se solicita la contrase a de la reuni n la cual debe ser proporcionada por el convocante moderador 12 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 9 Herramientas de las reuniones virtuales
5. crearla El Moderador podr finalizar anticipadamente la reuni n para que esta no siga activa en el servidor esto lo hace haciendo clic en el men ArchivolFinalizar la reuni n si todav a hay otros participantes en la reuni n ser n desconectados autom ticamente Tambi n se podr finalizar la reuni n desde la p gina de detalles de la reuni n ingresando a trav s del enlace enviado inicialmente para acceder a la reuni n Si usted escribi su usuario y clave del portal para ingresar al sistema no olvide cerrar sesi n 21 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 11 Evaluaci n del servicio Despu s de finalizada la reuni n el Administrador del sistema enviar v a e mail al moderador un enlace para que pueda evaluar el servicio recibido Es importante que esta encuesta sea diligenciada para poder as obtener retroalimentaci n de los usuarios y mantener el servicio en un proceso de mejora continua 12 Preguntas frecuentes Las preguntas frecuentes relacionadas con el servicio son las siguientes e C mo comparto mi pantalla e C mo paso el control de mi pantalla compartida a otro participante e Por qu elegir a un m todo de pantalla compartida frente a otro e C mo me convierto en presentador e Qu ven los dem s cuando yo presento e C mo s que mi pantalla compartida funciona e Debo detener la presentaci n e D nde encuentro archivos que he s
6. grupos agregados Buscar laltamar ombre abreviado A Lizette Altamar Guerrero Nombre abreviado A Lizette Altamar Guerrero Agregar er grupe Intranet local Fa 100 7 e Intranet local fa R 100 Nueva reuni n En caso que requiera agregar archivos y o presentaciones Fundamentos Personas para que est n disponibles durante la reuni n puede hacer u Agregar diapositivas clic en Agregar diapositivas y Archivos agregar los archivos que necesite Sin anexos Los tipos de archivos soportados Compruebe la lista de tipos de archivos permitidos para comprobar si IBM Lotus Sametime puede mostrar el tipo de archivo que quiere mostrar Si el tipo de archivo que desea agregar no se encuentra en la lista o si Sametime Conversion Services no est n configurados para su servidor utilice IBM Lotus Sametime Print Capture antes de agregar el archivo Print Capture tambi n resulta til si cuenta con requisitos espec ficos para la apariencia de sus diapositivas los puede consultar en la ventana que aparece al hacer clic en este bot n NOTA Si no agrega archivos en esta ventana tambi n tiene la opci n de hacerlo durante la reuni n Guardar Cancelar SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 8 Pase a la pesta a Opciones y llene los datos mm Puede permitir o impedir que los Nueva reuni n
7. la A reuni n para que s lo puedan ingresar ciertas personas todos deben contar con usuario y clave del portal en Uninorte HF Desactive esta casilla no desea que los dem s participantes presenten contenido presentaciones archivos etc Nota Al realizar cambio de moderador o agregar personas a una reuni n restringida se establece una conexi n con el servidor de identificaciones la cual requiere que se habiliten componentes de Java que pueden ser identificados por el sistema como riesgo de seguridad Si aparece una ventana como la siguiente debe hacer clic en NO para que no se impida la ejecuci n del componente Advertencia Seguridad Java ha detectado componentes de aplicaciones que podrian denotar un problema de seguridad Nombre DirectorvApplet Desea impedir la ejecuci n de componentes que son potencialmente no seguros fopci n recomendada M s informaci n P ngase en contacto con el proveedor de la aplicaci n para asegurarse de que mo se haya alterado U La aplicaci n contiene c digo sin Armar y Armado SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario Al buscar a una persona en el directorio se recomienda que en la casilla de b squeda digite la identificaci n o alias del usuario para asegurar que seleccione a la persona correcta aax Agregar o eliminar personas Windows Internet Explorer Cambiar modgrador Wind Jog 5 Usuarios y
8. tienen los participantes de la reuni n para definir quienes tienen o no permiso de presentar contenido Cambiar moderador de la reuni n El moderador de una reuni n puede delegar esta tarea en cualquiera de los dem s participantes de la misma a trav s de esta opci n s lo se muestran los participantes actuales una vez se hace el cambio de moderador el moderador anterior pierde los permisos y s lo el nuevo moderador podr realizar las actividades especiales de la reuni n Invitar a una reuni n Esta funcionalidad no est implementada Levantar mano bajar manos bajar las manos seleccionadas Los asistentes a una reuni n pueden utilizar esta funcionalidad para pedir la palabra el moderador puede bajar todas las manos alzadas o las que seleccione Eliminar la reuni n S lo el administrador del servicio puede eliminar las reuniones Nueva conversaci n Un participante puede iniciar una conversaci n chat privada con otro participante de manera que el di logo no sea visto por los dem s participantes Se debe seleccionar la persona de la lista de participantes y luego hacer clic en esta opci n Nueva sesi n espec fica Enviar archivo Estas funcionalidades no est n implementadas Configurar disponibilidad Permite a los participantes configurar la forma en que aparece el estado de disponibilidad que ven los dem s asistentes a la reuni n Men Herramientas Cambiar a la p gina de bienvenida Camb
9. 0 94A COnversacion en aru cama aaa 20 95 Pestanasdel area DrINCID Al uste cena Llera eto leonel 21 O O 21 10 Pnalza una reunion act 21 11 Evaluacion del Servicio 22 12 Preguntas il A E E 22 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 1 Qu es el servicio de Reuniones Virtuales El servicio de reuniones virtuales ofrecido por la Direcci n de Tecnolog a Inform tica y de Comunicaciones permite a los usuarios realizar reuniones con cualquier persona o grupo de personas en el mundo utilizando la web Las reuniones pueden contar con m ltiples participantes contener audio video archivos de diferentes tipos y compartir una aplicaci n activa o todo el escritorio de cualquier participante 2 A qui n va dirigido este manual A todos los docentes de planta y funcionarios administrativos que requieran utilizar el servicio de Reuniones Virtuales para realizar reuniones y actividades colaborativas con otras instituciones o personas en cualquier parte del mundo 3 Contenido de este documento En este manual se presenta en detalle cada una de las funcionalidades del servicio de Reuniones Virtuales la forma como opera y las preguntas frecuentes sobre los mismos 4 Roles de los participantes en las reuniones En el servicio de Reuniones Virtuales se pueden identificar 3 roles diferentes e Solicitante Es la persona que crea la reuni n diligenciando el formulario en el sitio web del servicio e
10. SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario UNIVERSIDAD DEL NORTE DIRECCI N DE TECNOLOG A INFORM TICA Y DE COMUNICACIONES MANUAL DE USUARIO SERVICIO REUNIONES VIRTUALES Elaborado por Ing Rub n Escorcia Revisado por Ing Emma Galiano BARRANQUILLA MARZO DE 2011 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario Tabla de contenido 1 Qu es el servicio de Reuniones Virtuales seerde a a a 3 2 A u i nvadirigid oesteman al ds 3 Ss Contenido de este documento narena aa a a T S 3 4 Roles de los participantes en las reuniones ssssseseesesrsrsesrereeseresssreresrrressreressersseereserereseere 3 Su Como crear una Reuni n Virtual aiii 4 6 C mo enviar invitaciones a los participantes ccooocccncnncnnnnnonacnnnnnaronnnnanonnnnnannnonaccnnonanonnos 7 TE REUNION CE DUENA minen aara A T O N ile 8 8 C mo acceder a una reuni n programada ccccoocccnccnnccnncnnncnnnnnaconononacnonnnnnnonnnonaronnnanonnnnanoss 10 Sl Ver detalles opcional sisean a N 11 82 AS Ur la FCUNION actas 12 9 Herramientas de las reuniones virtuales oooocccnnnccncoonnocnnnnnnnnnnononanonnnnnnnnononocnnnnnnnnnnnnnos 13 9 1 Barra de men y barra de herramientas ooocccccnnccnncnnccnnnnnnccnnnnnncnnnonanonnnnancnnnnacnnnonos 13 9 2 Ventana de participantes y del video de la reuni n occccnnccncnncccncnaccnonacinonacinonininna 19 DS PAIS CO SONO aaa ro anbds 2
11. Video se muestra el video del orador actual o el video que est enviando el participante esta ventana puede configurarse como flotante j participantes tiene una c mara web conectada se haciendo clic en el icono Si ninguno de los mostrar un icono como el indicado en la imagen En ciertas circunstancias el participante puede pausar el video para mejorar la calidad del audio de la reuni n En esta pesta a tambi n tiene los controles de sonido y de micr fono para ajustar estos par metros durante la reuni n 19 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES Manual del usuario 9 3 P ginas web y sondeo P ginas Web Nueva p gina Web P ginas Web disponibles En la pesta a Sondeo el moderador UNIVERSIDAD DEL NORTE Esta secci n permite al moderador enviar una p gina web a los dem s participantes la cual abre autom ticamente una nueva ventana de navegador del lado del usuario donde se muestra la p gina requerida Se pueden agregar diferentes URLs para ser enviados en el momento indicado durante la reuni n puede crear encuestas con diferentes P ginas Web tipos de preguntas y enviarlas a los participantes para que estos la diligencien El moderador podr visualizar los resultados obtenidos y si lo desea podr compartirlos con todos los participantes de la reuni n 9 4 Conversaci n en grupo Conversaci n en grupo El texto que escriba aparecer
12. a a Enlaces secci n Tecnolog a haga clic en Servicio de Reuniones Virtuales 2 Enel lado izquierdo de la p gina inicie sesi n con su usuario y clave del portal confirme que el sistema reconoce su nombre en Se ha conectado como 3 Enel lado derecho de la p gina haga clic en el bot n Planificar una reuni n 4 Enel formulario Nueva reuni n llene los datos en las diferentes pesta as para mayor informaci n puede hacer clic en el bot n de ayuda en la esquina superior derecha del formulario a 5 Haga clic en la pesta a Fundamentos Digite el nombredela L xl w Fundamentos Personas Dispositivas Opciones reuni n y una descripci n 3 z z Para crear una regi n electr nica rellene la informaci n de esta pesta a y haga clic en Guardar de la misma Opcionalmente pude utilizar la configuraci n de otras pesta as para invitar a personas agregar contenido y configuraNopciones i Nombre de la reuni n Indique la fecha hora de Hescripci n u otro tipa d informaci n de la inicio y duraci n de la relpi n reuni n puede indicar que la reuni n inicia C Iniciar ahora inmediatamente marcando Fecha de inicio 13 12 2010 sa El la casilla Iniciar ahora Hora ll 111 15 gt opcionalmente puede Duraci n 0d 1h 00m gt bl configurar varias repeticiones de la reuni n mm l P Semnicios de audio y Ninguno
13. ar dispositivos de entrada o salida distintos debe abandonar la reuni n electr nica y volver a conectarse Aceptar Cancelar i 8 C mo acceder a una reuni n programada El d a y horario programado la reuni n se activar en el sistema y el moderador y dem s participantes podr n ingresar a la misma para ello todos deben hacer clic en el enlace para acceder a la reuni n mostrado en la p gina resumen de la reuni n o copiar el enlace en la barra de direcciones de una ventana del navegador Al ingresar al enlace se mostrar informaci n de la reuni n similar a la siguiente 10 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario Mi 25 8 2010 10 35 Iniciar sesi n en las e me aa unos de Sambae Detalles de la reuni n Reuni n de prueba K La reuni n se est celebrando en estos momentos Mombre de usuario Asistir a la reuni n Ver detalles de la reuni n Contrase a Iniciar sesi n En curso Hoy Planificadas Terminadas Todas las reuniones Mis reuniones Diarran am arahardamn ke Intranet local Desde aqu podr asistir a la reuni n o ver m s detalles sobre la misma IMPORTANTE En la barra izquierda de esta p gina encontrar casillas para digitar Nombre de usuario y Contrase a que se utilizan cuando el asistente a la reuni n cuenta con un usuario y clave del portal de la Universidad Es necesario que el Moderador de la reuni n ingrese su usuar
14. cenar el chat de la reuni n en formato TXT en el equipo local para posterior consulta 13 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario e Guardar anotaciones Guarda las diapositivas cargadas y la pizarra con las anotaciones realizadas durante la reuni n se guardan en formato RTF que puede ser consultado con MS Word o en formato SWB que pueden ser cargados en futuras reuniones para presentarlos nuevamente e Preferencias Permite cambiar las preferencias de la reuni n como la configuraci n de audio video e Abandonar la reuni n Para salir de la reuni n pero esta seguir activa e Finalizar la reuni n Para finalizar la reuni n de manera definitiva si hay otras personas en la reuni n ser n desconectadas autom ticamente la reuni n queda marcada como finalizada en el servidor Men Edici n e Editar informaci n de la reuni n Muestra una ventana adicional que permite cambiar la hora de finalizaci n de la reuni n Men Ver e Ajustar a la pantalla tama o original maximizar dise o predeterminado Permite ajustar el tama o de la ventana de la reuni n La opci n Maximizar tambi n se puede acceder a trav s de la barra de herramientas haciendo clic en el icono de la pantalla en el extremo derecho de la barra e Lista de participantes Permite filtrar la lista de participantes seg n varios criterios Mostrar todos los participantes Mostrar presentado
15. compartir con los dem s participantes una aplicaci n un rea del escritorio o todo el escritorio permitiendo o no que los dem s puedan controlar su pantalla Una vez compartida la pantalla se habilitan otras opciones 16 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario o Cambiar a Puede cambiar lo que se est mostrando y utilizar otra de las opciones disponibles o Permitir que otras personas controlen mi pantalla Para que cualquiera de los dem s participantes controlen su pantalla Al hacer clic nuevamente sobre esta se desactiva la funcionalidad de compartir la pantalla Nota Una vez se permite el control de la pantalla compartida el participante que desee controlarla debe hacer clic en el bot n Obtener control o Dejar de compartir Para cancelar la pantalla compartida y que los dem s participantes ya no puedan ver ni controlar su pantalla o Reclamar control Si la pantalla est siendo controlada por otra persona el usuario que est comparti ndola puede suspender el control haciendo clic en este bot n los usuarios seguir n viendo la pantalla pero no podr n controlarla Estas opciones tambi n est n disponibles en el rea principal de la reuni n seleccionando la pesta a Pantalla compartida Adicionalmente mientras esta compartiendo la pantalla aparece una barra de herramientas flotante con las opciones para controlar la pantalla compartida la barra es como se m
16. cuidado en ambientes ruidosos ya que el ruido de alg n participante puede interrumpir la intervenci n de otro que est explicando un tema y los dem s participantes no podr n escucharlo AE 7 Solicitar micr fono En este modo el participante que desee hablar hace clic en el icono de micr fono el micr fono se activa a la primera persona que lo solicit y los dem s quedan en espera seg n el orden de solicitud del micr fono Cuando el participante que tiene el micr fono termine su intervenci n debe liberar el micr fono haciendo clic en el men HerramientaslAudioXLiberar micr fono para que pase a la siguiente persona en espera El moderador de la reuni n puede pasar el micr fono a la siguiente persona si es necesario Por ejemplo el moderador puede pasar el micr fono si un participante ha acabado de hablar pero tiene problemas para liberar el micr fono para ello debe hacer clic en el men HerramientaslAudiolLiberar micr fono a a Pulsar para hablar En este modo cada participante debe mantener presionado el icono del micr fono mientras habla una vez lo suelte el micr fono se silenciar Tambi n puede hacer clic en el bot n Bloquear pulsar para hablar para que se mantenga activo mientras habla En el momento que otro participante presione este bot n el micr fono se silenciar del participante anterior e Video El participante puede optar por detener el video del orador para dejar de
17. iar a diapositivas Cambiar a compartir Cambiar a pizarra Con estas opciones el participante puede cambiar de vista en el rea principal de la reuni n esto lo puede hacer tambi n haciendo clic en la pesta a correspondiente Agregar diapositivas Permite a los participantes agregar diapositivas para ser visualizadas en la reuni n s lo los usuarios que cuenten con una cuenta del portal de la Universidad pueden agregar archivos 15 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario El archivo puede ser de cualquiera de los siguientes formatos Pp Tiposdearchivos Extensiones AMI y AMI Professional versiones hasta la 3 1 Lotus 1 2 3 para Macintosh o d O Microsoft Word para Macintosh 3 0 4 0 98 2001 Gr ficos Bitmap PICT y PICT2 Gr ficos port tiles de red Texto de formularios revisables Archivo de Captura de impresi n de Sametime TN StarOffice Writer versiones 5 2 6 x 7 x y 8 0 s lo texto Archivo de pizarra de Sametime Formato de archivo de imagen intercalada TIFF TIF EPS OpenOffice Writer versiones 1 1 2 0 s lo texto Archivo de texto TXT BAT INI z OpenOffice Calc versiones 1 1 2 0 s lo texto SDC SXC Paintbrush DCX PCX de varias p ginas Metaarchivo gr fico de Windows StarOffice Impress 5 2 6 x 7 x y 8 0 s lo texto WordPerfect para Macintosh versiones 1 02330 lt e Pantalla compartida Los asistentes a las reuniones virtuales pueden
18. io y clave en este punto para que al ingresar a la reuni n el sistema lo reconozca como moderador de la misma 8 1 Ver detalles opcional Si desea ver m s detalles haga clic en el bot n Ver detalles de la reuni n se le pedir la contrase a de la misma y posteriormente se mostrar informaci n de la reuni n similar a la siguiente imagen 11 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario ER RRIA ala ES II h r OS EFt O pe E es V g gt ie r Si ne Hi me m Ninde o s RAE R lor za Go ty Q http cativo uninorte edu co stconf nsffreurivC3 B3n FIC7DEZ297564AES005257 A F Favoritos w Reuni n de prueba Centro de reuniones IBM Lotus A LIN UNIVERSIDAD Mi 25 8 2010 10 35 Iniciar sesi n en las da ES reuniones de Sametime Detalles de la reuni n Reuni n de prueba Nombre de usua o La reuni n se est celebrando en estos momentos Contrase a Informaci n b sica A 3 Nombre de la reuni n Reuni n de prueba Hora de inicio Mi 25 8 2010 10 28 _ A Duraci n 0d 1h 00m Tiene contrase a Si En curso Permitir conversaciones en S Hoy grupo Planificadas Grabada Si Terminadas Estado En curso Todas las reuniones Moderador Ruben Dario Escorcia Salda a Mis reuniones Reuniones grabadas Descripci n de la reuni n Ver por agenda Sin descripci n Buscar una reuni n V nculo a la reuni n electr nica Reuni
19. iveles de audio de entrada y salida Control de volumen a volumen del micr fono _ Silenciar el micr fono D s bag volumen de los altavoces L Silenciar los altavoces Di m s pas Cerrar Tambi n puede verificar las preferencias del audio haciendo clic en el icono amp y seleccionando preferencias de audio en la ventana que aparece ajuste la sensibilidad del micr fono y confirme que en lugar de Voz no detectada aparezca Voz detectada SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 5 Preferencias Idioma Pantalla compartida Audio V deo Entrada a Use la cancelaci n de eco de modo que no sea necesario el empleo de un tel fono manos libres ni de auriculares Seleccione el dispositivo a utilizar para la entrada por ejemplo el micr fono para hablar Dispositivo preferido HD Audio front mic Ajustar configuraci n del dispositivo de entrada Ajusta la sensibilidad del micr fono al ruido no yerba oz no detectada Si no es asi 3er sensibilidad del micr fono ar dir voz detectada Si est en silencio dir 3 Yoz no detectada M s sensible Jj Menos sensible Salida 0 Seleccione el dispositivo que se debe utilizar para la salida por ejemplo los altavoces por los que escuchar la conversaci n Dispositivo preferido SoundMAX HD Audio Ajustar configuraci n del dispositivo de salida Nota Para utiliz
20. or International Business Machines Corporation De http cativo Uninorte edu co wW La Arma digital se ha generado con un certificado de confianza pero M s informaci n ha caducado E SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario Seleccione la casilla Confiar siempre en el contenido de este editor y haga clic en Ejecutar Si adicionalmente aparece otra alerta de seguridad como la siguiente Advertencia Seguridad Jawa ha detectado componentes de aplicaciones que TY podrian denotar un problema de seguridad Nombre MeetingRoomClient Desea impedir la ejecuci n de componentes que son potencialmente no seguros fopci n recomendada M s informaci n W La aplicaci n contiene c digo sin Armar y Armado P ngase en contacto con el proveedor de la aplicaci n para asegurarse de que no se haya alterado Haga clic en No ya que al hacer clic en Si se impide la ejecuci n de los componentes requeridos para que la reuni n virtual funcione correctamente 4 Estando en la reuni n de prueba confirme que el audio y video se encuentren bien configurados 4 1 Haga clic en la pesta a Video y confirme que aparezca el video que est transmitiendo desde su c mara web 4 2 Hable por el micr fono y verifique si escucha su voz correctamente en caso que no sea as revise las opciones de ajuste del audio haciendo clic en el icono E i y ajustando los n
21. participantes de las reuniones Fundamentos Personas participen en conversaciones en grupo durante la reuni n Conversaci n en grupo y v Permitir conversaciones en grupo en esta reuni n Ocultar la reuni n No listar esta reuni n las personas deben asistir con el URL o busc ndola por su nombre Esta casilla se utiliza para evitar que la reuni n sea visible en la lista de reuniones planificadas sin embargo la lista de reuniones planificadas no est disponible para los usuarios del servicio por lo que no es necesario utilizar esta opci n Guardar Cancelar Una vez llenados todos los datos necesarios en las 4 pesta as del formulario de nueva reuni n haga clic en el bot n Guardar 6 C mo enviar invitaciones a los participantes Una vez creada la reuni n el solicitante recibir una p gina con el resumen de esta el cual contiene el enlace para acceder a la reuni n bajo el t tulo V nculo a la reuni n electr nica El solicitante debe hacer llegar al moderador en caso que no sea el mismo solicitante y a los participantes este enlace a trav s de un mensaje e mail para que puedan ingresar a la reuni n en la fecha y horario programados SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 7 Reuni n de prueba Antes de asistir a una reuni n virtual por primera vez es recomendable verificar que el equipo que se utilizar para acceder est preparado para q
22. res Mostrar los oradores m s recientes Mostrar por mano levantada Mostrar por orden de entrada e Pesta as de la barra lateral Permite alternar entre las diferentes pesta as que muestran informaci n de la reuni n Participantes Video P ginas Web Sondeo e Video Cambia la forma en que se presenta el video de la reuni n Ventana de video flotante Mi video Orador actual e Mensajes de inicio Presenta los mensajes que se presentan al iniciar a la reuni n til si se desea revisar si se presentaron mensajes de error e Registro de estado de la sala de reuniones Muestra el estado de los diferentes elementos que permiten la realizaci n de la reuni n virtual til para revisar si existe alg n problema e Tiempo de reuni n transcurrido Tiempo de reuni n faltante Permite cambiar la forma como se presenta el tiempo de la reuni n que aparece en el lado derecho de la barra de estado 14 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario Men Acciones y Iniciar presentaci n Permite que el participante presente contenido en la reuni n si el moderador lo permite puede ser compartir la pantalla una aplicaci n o una presentaci n Esta opci n tambi n es accesible desde la barra de herramientas haciendo clic en el bot n a la izquierda que alterna entre Iniciar presentaci n y Detener presentaci n Configurar permisos Permite al moderador cambiar los permisos que
23. sta persona no necesariamente asistir a la reuni n Para acceder al servicio el solicitante debe contar con un usuario y clave del portal El solicitante es quien recibir confirmaci n de creaci n de la reuni n junto con el enlace para acceder el cual deber hacer llegar al moderador y a los dem s participantes e Convocante o Moderador Es la persona responsable del desarrollo de la reuni n y de regular la intervenci n de los participantes a la misma Puede ser el mismo solicitante si es este quien est diligenciando el formulario El convocante debe contar con un usuario y clave del portal y debe utilizar estos datos para iniciar sesi n en el sistema de Reuniones Virtuales antes de ingresar a la reuni n para ser identificado como moderador de la misma e Participante s Son las personas que asistir n a la reuni n y que son invitados por el moderador los participantes no necesariamente tienen identificaci n del portal ya que pueden ser personas externas a la Universidad al momento de ingresar a la reuni n los participantes se identificar n digitando el nombre que quieren que aparezca en la lista de asistentes SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 5 C mo crear una Reuni n Virtual Cuando un usuario requiere utilizar el servicio debe crear una reuni n en el sistema de Reuniones Virtuales siguiendo los siguientes pasos 1 Ingrese al portal con su usuario y clave y en la pest
24. ubido e D nde est el URL de la reuni n que yo env o a los participantes e C mo maximizo la pantalla y luego vuelvo al tama o normal e C mo ajusto la pantalla compartida a la pantalla de la sala de reuniones e C mo agrego diapositivas y las muestro e Se guarda la asistencia Las respuestas a cada pregunta pueden ser accedidas a trav s de la ayuda del sistema en la p gina principal del servicio haga clic en el enlace Ayuda para las Reuniones Virtuales 22 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario Para consultar otro manual haga clic en la flecha atr s de su navegador 23
25. ue no se presenten problemas esto se hacer por medio de una Reuni n de prueba IMPORTANTE Los navegadores recomendados para ingresar a las reuniones virtuales son Internet Explorer Mozilla Firefox y Safari Para asistir a una reuni n de prueba siga los siguientes pasos 1 Ingrese al portal con su usuario y clave y en la pesta a Enlaces secci n Tecnolog a haga clic en Servicio de Reuniones Virtuales 2 Haga clic en el enlace Reuni n de prueba en la parte derecha de la p gina 3 Revise las instrucciones que se detallan en la p gina que se muestra y haga clic en Probar mi navegador para ingresar a la prueba se mostrar una ventana como la siguiente prueba grabar E Sala de reuniones IBM Lotus Sametime Windows Internet Explorer UNIVERSIDAD DENO RTE Preparando la Sala de reuniones de Sametime Responda SI si recibe alguna advertencia de seguridad si no Sametime no funcionar correctamente Pasos de inicio Mostrar Ocultar detalles 1 Comprobando la versi n del navegador 2 Comprobando Java 3 Se est uniendo a la reuni n IMPORTANTE Al acceder a las reuniones virtuales se requiere la ejecuci n de componentes Java si aparece una alerta de seguridad como la siguiente Advertencia Seguridad i xj La firma digital de la aplicaci n tiene un error Desea ejecutar la aplicaci n Mombre com lotus sametime mrc 5TMeetingRoom pplet Edit
26. uestra en la siguiente imagen Ll Herramientas de compartici n La mi e Dpp e Sondeo El moderador puede crear una encuesta para enviarla a todos los participantes de la reuni n en la cual puede configurar diferentes tipos de pregunta Respuesta nica Opciones m ltiples Respuesta corta Verdadero falso Si No cada participante diligencia la encuesta y luego el moderador puede visualizar los resultados e incluso compartirlos con los dem s e P ginas web El moderador puede enviar a los dem s participantes una direcci n URL el sistema abrir autom ticamente una ventana de navegador en el equipo del cliente y abrir la p gina ocultando la URL de la misma Utilizando la opci n Cerrar Enviar p gina el moderador puede cerrar autom ticamente la p gina en los equipos de los usuarios que la tienen abierta e Audio El participante puede configurar el audio de entrada y salida de su equipo para ajustarlo a sus necesidades 17 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario Adicionalmente el Moderador puede cambiar entre diferentes estilos de uso de micr fono durante la reuni n dependiendo de las necesidades puntuales en cada caso O 8 participante se activa cuando se detecta sonido y la ventana del video cambia Micr fono autom tico Esta es el modo por defecto el audio de cada al participante que est hablando en ese momento orador actual se debe tener
27. visualizar a los dem s participantes o detener el video propio para dejar de transmitir video 18 SERVICIO DE REUNIONES VIRTUALES UNIVERSIDAD DEL NORTE Manual del usuario 9 2 Ventana de participantes y del video de la reuni n Participantes 2 En esta secci n se listan los participantes l que han ingresado a la reuni n los que Moderador Ruben Dario Escorcia Salda a no hayan iniciado sesi n con un usuario y Aig Q clave del portal de la Universidad Mostrar Todos los participant aa A aparecer n con el nombre que cada uno digit al momento de ingresar a la O Ruben Dario Escorcia Salda a g G B Pedro P rez Guest g reuni n para identificarse seguido del identificador Guest indicando que es un participante externo Puede filtrar la lista por diferentes criterios y el orador actual se muestra Tiene permiso para presentar o con el cono El icono w indica que el O Manos levantadas dh O Estoy disponi e usuario est transmitiendo audio video Si lo desea puede sostener una conversaci n chat privada con cualquiera de los participantes haciendo doble clic sobre el nombre de la persona con quien desea conversar Puede cambiar el estado que se presenta a los dem s participantes Estoy disponible Estoy ausente No molestar Puede ajustar las propiedades de audio y el moderador puede cambiar el tipo de utilizaci n de micr fono En la pesta a
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