Manual de Usuario del Ciudadano con Firma
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1. lt gt E Figura 1 Pantalla de ingreso a Quipux Donde se deber hacer clic en la opci n Ingresar al Sistema al hacer esto se desplegar la pantalla mostrada en la Figura 2 en la misma se ingresar el n mero de c dula y la contrase a www gestiondocumental gob ec login php uipux Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Gesti n Documental Ingreso de Usuarios al sistema Por favor Ingrese su n mero de C dula y contrase a C dula 1711234567 Contrase a e ecoosocccse Olvid su contrase a solo ciudadanos Ingresar Borrar Figura 2 Usuario y Contrase a Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 8 Sistema de Gesti n Documental Quipux Los usuarios pueden obtener una cuenta para el sistema en el momento que dejan un documento en cualquier Instituci n P blica o solicitarla al correo electr nico soporte Winformatica gob ec con los siguientes datos e Nombres y apellidos e N mero de c dula de ciudadan a e Direcci n domiciliaria completa e T tulo Acad mico de poseerlo Empresa a la que representa o en la que trabaja de ser el caso e Cargo en la empresa e Tel fonos Fijo y m vil e Correo Electr nico Los datos antes citados tambi n deber indicarlos si entrega documentaci n en las instituciones p blicas que usan el SGDQ Luego de recibida la documentaci n al usuario le deben entregar un2. Regresar Eliminar Editar A Firmar El No Documento TEMP CIUDADANO ClU 2012 6 Usuario actual Lorena Gicela Torres J come rea actual Ciudadano Datos del Documento Informaci n del Docu Anexos Recorrido Fecha de Registro 2012 02 06 Tipo de Documento Carta Ciudadano Asunto Solicitud de capacitaci n Quipux Documento Yer Documento Estado del Documento En Edicion De Clw Ing Lorena Gicela Torres J come Para Serv Ing Paulina Rodas Directora Presidencia de la Rep blica Con copia a Ser Ing Mario L pez DBA Presidencia de la Rep blica Figura 39 Acci n Firmar Enviar Se podr firmar electr nicamente un documento cuando el firmante tiene su certificado digital y los destinatarios son de tipo Usuario Servidor P blico Para ello y luego de dar clic en el bot n Firmar Enviar se debe realizar lo siguiente e Activar la opci n Firmar electr nicamente el documento e Si se desea se puede poner un comentario e Dar clic en Aceptar Dependiendo del tipo de certificado digital que tenga el sistema realiza lo siguiente e Archivo BCE La pantalla que se presentar al usuario cuando firme digitalmente le permitir seleccionar el archivo que contiene su Certificado Digital y luego deber poner la clave del mismo e Token BCE La pantalla que se presentar al usuario cuando firme digitalmente le solicitar la clave para firmar con el dispositivo to
3. Sistema de Gesti n Documental Quipux Regresar Eliminar Editar Firmar Enviar Comentar No Documento TEMP CIUDADANO CIU 2012 6 MOTE ETA El Lorena Gicela Torres J come rea actual Ciudadano Datos del Documento 2012 02 06 Tipo de Documento Carta Ciudadano Solicitud de capacitaci n Quipux Ver Documento Estado del Documento En Edicion z Ciu Ing Lorena Gicela Torres J come z Serv Ing Paulina Rodas Directora Presidencia de la Rep blica z Serv Ing Mario L pez DBA Presidencia de la Rep blica Figura 28 Datos del documento En esta pantalla se debe dar clic en la pesta a Anexos Regresar Eliminar Editar Firmar Enviar Comentar No Documento TEMP CIUDADANO CIU 2012 6 TEE TAE Lorena Gicela Torres J come rea actual Ciudadano Datos del Documento Informaci n del Docu Recorrido Archivos anexos al documento ARCHIVO TAMA O FECHA CREADOR ACCI N El documento no tiene archivos anexos Archivo Descripci n Tipo de Anexo Acci n Electr ni Examinar SE nico A Fisico Puede firmar electr nicamente sus archivos desde la aplicaci n Firma Digital Figura 29 Anexar documentos Para adjuntar se deber hacer lo siguiente e Dar clic en Examinar e Elegir el archivo que se requiere adjuntar e Clic en Abrir e Descripci n del anexo Es una descripci n espec fica de cada archivo adjunto seleccion
4. 24 horas para tener la autorizaci n En caso de que la solicitud sea rechazada dentro del campo observaciones estar el comentario de porque fue rechazada 6 Solicitud autorizada Cuando la solicitud ha sido autorizada por el AGO el usuario podr visualizar que tiene las siguientes opciones en el men mostradas en la Figura 19 O ipux Gobierno Nacional de la Republica del Ecuador s pi Es Usuario iu Juan Cordovilla Rubio Instituci n Puesto Texto a Buscar Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Buscar NUEVO 5 Y No Le dos Le dos 0 Todos Bandejas N x Bandeja Recibidos En Elaboraci n 0 Comentar Recibidos 0 No de registros encontrados 0 ameno A METCTEO No Enviados 0 P gina 1 1 Enviados 1 Administraci n Cambiar Contrase a Respaldos Las nuevas opciones son Figura 19 Nuevas Opciones para usuarios con firma electr nica Nuevo Con esta opci n el usuario podr elaborar nuevos documentos oficios hacia servidores p blicos Bandejas En Elaboraci n En esta bandeja podr visualizar los documentos que est n en edici n Recibidos En esta bandeja estar n todos los documentos que el usuario haya recibido por parte de los servidores p blicos de las Instituciones que utilizan el SGDO Eliminados Es la bandeja donde visualizar los documentos eliminados por el usuario S lo podr eliminar documentos de la bandeja
5. Gesti n Documental Quipux 2 Estructura del Sistema Al ingresar al sistema se puede visualizar que las funcionalidades se encuentran distribuidas en tres regiones lo que permite una navegaci n f cil para el usuario como muestra la Figura 5 Las regiones son Q r Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador uipux Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Buscar No Le dos Le dos 0 Todos Bandeja Enviados Recibidos 5 No de registros encontrados 2 enc JNE CON rr Cr CT CT Cambiar Contrase a pa Paola Geovanna Vera Pozo Presidencia de la Rep blica Prueba 2013 01 29 10 09 26 GMT 5 PR DSPS5A 2013 000019 E Archivado Editar Datos Personales pa Nancy Patricia Cruz Tenempaguay Presidencia de la Rep blica Prueba 2013 01 29 09 53 41 GMT 5 PR DSPSA 2013 000018 E Archivado Generar Firmar Documentos P gina 1 1 Figura 5 Regiones de Quipux 2 1 Regi n 1 Superior En esta regi n se encuentran los datos generales del sistema los datos del usuario que ha ingresado la funcionalidad de Firma electr nica Ayuda sobre el sistema y la opci n para Salir del mismo Si el usuario tiene cargo m ltiple le aparecer una lista desplegable con los usuarios asignados a la persona como muestra la Figura 6 Un usuario podr tener varias cuentas asociadas a varios cargos o instituciones uipux Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador ar M3 Usuario Lorena G
6. J come rea actual Ciudadano iudadano 2012 02 07 11 41 49 Firma Digital de Documento Lorena Gicela Torres J come Documento Firmado Electr nicamente Se registr documento No PR SUBTIC 2012 2 EXT judadano 2012 02 07 11 38 19 Registro Lorena Gicela Torres J come Mario L pez 1 Wer Documento El documento a n no ha sido revisado por el destinatario Se registr documento No PR SUBTIC 2012 2 EXT judadano 2012 02 07 11 38 19 Registro Lorena Gicela Torres J come Paulina Rodas 1 Wer Documento El documento a n no ha sido revisado por el destinatario 2012 02 07 11 38 19 Firmar y Enviar Lorena Gicela Torres J come Env o de documento 2012 02 07 10 18 55 Modificacion Documento Lorena Gicela Torres J come 2012 02 06 17 22 13 Modificacion Documento Lorena Gicela Torres J come 1 1 2012 02 06 17 32 17 Adjuntar Archivo Lorena Gicela Torres J come 0 prueba pdf 0 0 2012 02 06 17 18 24 Registro Lorena Gicela Torres J come Documento Temporal No TEMP CIUDADANO CIU 2012 6 Imprimir Figura 44 Recorrido de documentos En esta opci n se puede imprimir la hoja de ruta del documento Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 29 Sistema de Gesti n Documental Quipux Fecha y hora generaci n Generado por Informaci n del Documento Quipux 2012 02 07 Ruta del documento Firma Documento 2012 02 07 11 41 AM 2012 02 07 11 38 AM 2012 02 07 11 38 AM 2012 02 07 11 38 AM 2012 0
7. de firma electr nica e T tulo Se debe ingresar el tratamiento m s el nombre del t tulo acad mico sin especializaci n Por ejemplo Se or Ingeniero Se ora Abogada Se orita Doctora etc En ninguna circunstancia se deber ingresar la especializaci n ej Ingeniera en Electr nica Ingeniero Agr nomo etc e Abr T tulo Se debe ingresar la abreviatura del t tulo acad mico Por ejemplo Ing Abg Lic Doc si no tiene t tulo acad mico Sr Sra e Instituci n Nombre de la empresa o instituci n en la que trabaja el usuario o de la cual es representante Si no pertenece a alguna instituci n se puede dejar vac o este campo e Puesto Nombre del puesto que desempe a el usuario en la instituci n Si no aplica no se ingresar ning n texto e Ciudad Nombre de la ciudad en la cual reside el usuario e Direcci n Nombre de la calle principal la numeraci n y la calle secundaria la ciudad provincia y pa s En el caso de recintos se debe especificar alguna referencia que permita la ubicaci n del usuario para cuando se realice la entrega de la respuesta e Tel fono N mero de tel fono fijo o celular en el cual se pueda ubicar al usuario e Email El correo electr nico del usuario para que reciba notificaciones del sistema y para que inicialice su cuenta 5 Anexar documentos de solicitud En la pantalla de solicitud puede descargar el Acuerdo de Uso haciendo clic en el link Descargar Acuerdo como m
8. n PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Cargo SERVIDOR PUBLICO We Fecha Emisi n Tue Aug 09 10 13 27 ECT 2011 Fecha Expiraci n Fri Aug 09 10 43 27 ECT 2013 Figura 15 Datos de la firma electr nica y el firmante e En la pantalla anterior se observa los datos del firmante del documento con la informaci n enviada desde la entidad de certificaci n e En la parte de Datos del Archivo se observa las direcciones desde donde se escogi el archivo y en donde se grab el archivo firmado electr nicamente extensi n p7m e Luego se regresa a la pantalla de la solicitud yse escoge desde el bot n Examinar el archivo firmado electr nicamente extensi n p7m como muestra la Figura 16 Acuerdo de uso del Sistema Pa 20 A Acuerdo Examinar Figura 16 Escoger archivo firmado electr nicamente e Una vez escogido el archivo dar clic en Aceptar Acuerdo de uso del Sistema PA 23683 acuerdo pdf Verificar Firma Figura 17 Acuerdo firmado electr nicamente Su solicitud de Firma a n no ha sido enviada e Al dar clic en aceptar mostrar el mensaje de la Figura 18 Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 16 Sistema de Gesti n Documental Quipux Sus datos fueron enviados exitosamente Estos ser n verificados por el administrador del sistema antes de aprobar la solicitud Figura 18 Datos enviados correctamente e Se deber esperar un m ximo de
9. ticket o imprimir en la hoja de recibo la informaci n mostrada en la Figura 3 PRESIDENCIA A REP BLICA Tel fono s 3827000 Documento No PR SUBTIC 2012 4 EXT Fecha 2012 03 06 17 08 01 GMT 05 Recibido por Santiago Cordovilla Para verificar el estado de su documento i ingrese a http cap gestiondocumental gob ec con el usuario 17 16M Figura 3 Documento que indica el registro del usuario y su tr mite en el SGDO Al ser registrado el usuario recibir un mensaje en el correo electr nico indic ndole un enlace para proceder a cambiar la contrase a La contrase a jam s es entregada por el servidor p blico como muestra la Figura 4 Con la informaci n registrada de n mero de c dula y su contrase a podr ingresar al sistema QUIPUX QUIPUX Sistema de Gesti n Documental Estimado a Shajaira El Sistema de Gesti n Documental Quipux le da la bienvenida Su cuenta ha sido registrada con el usuario 17160 Para d poes acceder al sistema deber definir su contrase a ingresando a a code ZWRoMDMyMnd4N303MG5 1cjIzdmkzZHplZ2to0ZZc4 Saludos cordiales Soporte Quipux Nota Este mensaje fue enviado autom ticamente por el sistema por favor no lo responda Si tiene alguna inquietud respecto a este mensaje comun quese con soporteGinformatica gob ec Figura 4 Mensaje del SGDO para cambio de contrase a Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 9 Sistema de
10. y Seleccione un archivo Firma Electr nica de Archivos Certificado en Token 5 Archivo Archivo certificado tiDocumentos FD Santiago Cordovilla Firma pfx Archivo a firmar unentos Portales Quipuxacuerdo de uso pdt Firmar Archivo Figura 13 Archivo de firma electr nica y acuerdo de uso e Dar clic en Firmar Archivo ingresar la contrase a de la firma electr nica e Al concluir la acci n de firmar se despliega la informaci n como muestra la Figura 15 Firma Digital de Documentos or conecte su Token y Seleccione un archivo Ingrese clave ma Electr nica de Archivos Contrase a eeeseseeseee Token a Archivo ti Documentos FD Santiago Cordovilla Firma pfx Examinar Aceptar gt p umentos Portales Quipux acuerdo de uso pdf Examinar Firmar Archivo Figura 14 Ingreso de contrase a de la firma electr nica Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 15 Sistema de Gesti n Documental Quipux Datos del Archivo Documento Original home snap sti Documentos Portales Quipux acuerdo de uso pdf Documento Firmado home snap sti Documentos Portales Quipux acuerdo de uso pdf pm Datos de el los Firmante s JUAN SANTIAGO CORDOVILLA RUBIO PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA SERVWIDOR PUBLICO ls 07 03 2012 12 02 15 Datos del Certificado Cedula Br Nombres JUAN SANTIAGO Apellidos CORDOVILLA RUBIO Instituci
11. 2 07 10 18 AM Modificacion 2012 02 06 17 32 PM 2012 02 06 17 12 PM 2012 02 06 17 18 PM ADAXO CTUC 2012 0004 Hoja de Ruta 2012 02 07 11 47 13 Lorena Gicela Torres J come Ing Lorena Gicela Torres Solicitud de capacitaci n pd E Ing Paulina Rodas Directora de Proyectos Presidencia de la Rep blica ro 2012 02 06 Documento Firmado Electr nicamente Se gener documento para Mario Lopez Se gener documento para Paulina Rodas Envio de documento Documento Temporal No TEMP CIUDADANO CTU 2012 6 Figura 45 Hoja de recorrido del documento Para mayor informaci n favor soporte Winformatica gob ec por Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica enviar un email al correo electr nico 30
12. A GENERAR Y FIRMAR DOCUMENTOS EN EL SISTEMA Datos traidos desde el Registro Civil Albuja Rodas David Alejandro G nero Masculino Soltero Direcci n San Felipe Y Obispo Diaz De La Existen usuarios registrados con el mismo n mero de c dula Puesto Apoyo en Desarrollo DIRECCI N DE PROYECTOS P gina 1 1 Rechazado Tengo Firma Electr nica Archivo BCE y 1750953141 Otro Documento David Alejandro Apellido M1 Albuja Rodas Ni o Abr T tulo Familia Puesto San Felipe y Obispo Diaz de la Madrid Email josedavo gmail com 3203867 Ciudad Quito D M e kkk E Descarcar Acuerdo Cancelar Figura 8 Env o de solicitud Dentro de esta pantalla el usuario deber 4 1 Completar los datos personales obligatorios e C dula N mero de la c dula de ciudadan a e Nombre Completar los nombres sin faltas de ortograf a e Apellido Completar los apellidos sin faltas de ortograf a e Tengo Firma electr nica Aqu el usuario deber escoger el tipo de firma electr nica que posee Token BCE dispositivo f sico USB o Archivo BCE archivo con extensi n p12 o pfx si tiene el certificado de esta forma Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 12 Sistema de Gesti n Documental Quipux 4 2 Completar los datos personales opcionales Estos datos deben ser los mismos que constan en el certificado
13. Asunto N mero de Documento N mero de Referencia NUEVO t O noLe dos O Le dos O Todos Bandejas______ Comentar En Elaboraci n 1 No de registros encontrados 1 Recibidos 1 a O E Fecha Documento N mero Documento No Referencia Firma Digital Eliminados 0 O gue Gicela Torres J come CIUDADANO Paulina Rodas PR Solicitud de capacitaci n Quipux 2012 02 07 11 41 49 sI No Enviados 0 P gina 1 1 Figura 42 Documento enviado 7 3 2 5 Acci n Comentar Permite al usuario escribir un comentario acerca del documento Este comentario se almacenar en el Recorrido del documento Acci n Comentar Documentos No de registros encontrados 1 prueba replica 3 Mauricio Haro Acosta Eduardo Alvear 2010 06 08 15 42 19 SUBINFO 2010 107 M En Tramite Pagina 1 1 Figura 43 Comentar Documento Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 28 Sistema de Gesti n Documental Quipux 7 3 3 Opciones Adicionales 7 3 3 1 Recorrido Permite realizar el control y seguimiento del documento mediante la visualizaci n de reas fechas acciones tiempos de elaboraci n comentarios y cambios en el texto del documento as como la impresi n del recorrido Regresar Comentar No Documento CIUDADANO ClU 2012 0004 Usuario actual Lorena Gicela Torres J come rea actual Ciudadano Datos del Documento Usuario Actual del Documento Lorena Gicela Torres
14. Sistema de Gesti n Documental Quipux SISTEMA DE GESTI N DOCUMENTAL QUIPUX SGDO MANUAL DE USUARIO DEL CIUDADANO CON FIRMA ELECTR NICA Marzo 2013 Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 1 Sistema de Gesti n Documental Quipux SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N MANUAL DE USUARIO DEL CIUDADANO CON FIRMA ELECTR NICA e R9 seperi Maciorad de E Administraci n P blica C digo STI DS SGDQ CF Versi n 1 1 N mero de P ginas 30 Elaborado por Ing Santiago Cordovilla Analista de Servicios Revisado por Ing Eduardo Alvear Director de Soporte Aprobado por Ing Mario Albuja Subsecretario de Tecnolog as de la Informaci n Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica Sistema de Gesti n Documental Quipux VERSIONAMIENTO Versi n del documento Fecha de revisi n mm aa Cambio realizado v1 0 Marzo 2012 Documento Inicial v1 1 Marzo 2013 Cambio autor del documento y actualizaci n de las funcionalidades del sistema Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica Sistema de Gesti n Documental Quipux Licencia EoSsreativo commons Usted es libre de Copiar distribuir y comunicar p blicamente la obra Hacer obras derivadas Condiciones Fa Reconocimiento Debe reconocer los cr ditos de la obra de la manera especificada po
15. a Permite cambiar la contrase a 3 4 Editar Datos Personales Permite cambiar los datos registrados en el sistema el cambio efectivo se realizar una vez que el administrador del sistema QUIPUX autorice el cambio Esta funcionalidad se desactiva cuando el usuario obtiene el permiso para generar y firmar electr nicamente documentos en el sistema Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 11 Sistema de Gesti n Documental Quipux 3 5 Generar Firmar Documentos Funcionalidad que permite crear una solicitud para obtener el permiso de generar documentos en el sistema firmarlos y enviarlos de manera electr nica En la solicitud deber enviar un acuerdo firmado electr nicamente para poder verificar que tiene un certificado para firma de documentos Esta funcionalidad se tratar a detalle en este manual en la siguiente secci n 4 Env o de solicitud para permiso de generaci n de documentos electr nicos Si el usuario del sistema desea enviar documentos firmados electr nicamente a trav s de la aplicaci n una vez que ingresa al sistema debe ir a la opci n del men de la izquierda en la secci n Administraci n seleccionar Generar Firmar Documentos dentro de esta pantalla se desplegar n los datos del usuario que constan en el Registro Civil como muestra la Figura 8 David Alejandro Albuja Rodas Instituci n FAMILIA rea Rep blica del Ecuador Cargo SOLICITAR PERMISOS PAR
16. ado y la cual aparecer al final del documento que se est elaborando e Tipo de anexo Hay 2 tipos e Electr nico Cuando el anexo es un medio intangible e F sico Si el adjunto se enviar de manera f sica medio tangible Para finalizar se debe dar clic en Anexar Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 22 Sistema de Gesti n Documental Quipux Yi A Firmar Enviar Comentar No Documento TEMP CIUDADANO CIU 2012 6 Usuario actual Lorena Gicela Torres J come rea actual Ciudadano Datos del Documento Informaci n del Docu Anexos Recorrido Archivos anexos al documento ARCHIVO TAMA O DESCRIPCI N FECHA CREADOR MEDIO ACCI N 2012 02 06 Lorena Gicela prueba pdf 120 762 Listado de asistentes 17 32 17 853437 05 Torres J Electr nico F sico Borrar Tipo de Anexo Acci n 0 Electr nico F sico Borrar Puede firmar electr nicamente sus archivos desde la aplicaci n Firma Digital Figura 31 Pantalla de informaci n general y anexos Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 23 Sistema de Gesti n Documental Quipux Buscar De Para Aceptar Cancelar Figura 32 Opciones de impresi n Carta Ciudadano Nro TEMP CIUDADANO CIU 2012 6 Quito 07 de febrero de 2012 Asunto Solicitud de capacitaci n Quipux Ingeniera Paulina Rodas Directora PRESIDENCIA DE LA REP BLICA En su Despacho Por medio de
17. ava PR Presidencia de la Rep blica Se or Abogado adm TECNOLOGIAS DE LA josedavoD hotmail com INFORMACI N Serv a A a Presidencia de la Rep blica Se or Documentador DIRECCION DE PROYECTOS jotaceromidhotmail com 3 EEE Serv a Edwin Canizares Romera Presidencia de la Rep blica Se or Documentador Adm DIRECCION DE PROYECTOS jotacerom hotmail com 6 Figura 24 Datos de la firma electr nica y el firmante e Si no encuentra la persona destinataria deber enviar un correo a soporte informatica gob ec Cuando todos los usuarios han sido seleccionados se da clic en Aceptar DATOS A COLOCAR EN EL DOCUMENTO Serv Paulina Rodas Ingeniera Directora de Proyectos Presidencia de la Rep blica Ciu Lorena Gicela Torres J come Se ora Serv Mario L pez Ingeniero DBA Presidencia de la Rep blica E A Figura 25 Selecci n de destinatarios Hecho esto se deber registrar la informaci n del documento e N mero de referencia Este campo no se ingresa e El asunto o tema del documento e El contenido del documento Para guardar los cambios puede dar clic en Vista Previa o Aceptar Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 20 Sistema de Gesti n Documental Quipux Buscar De Para Vista Previa Cancelar R informaci n del Docu De Ciu Lorena Gicela Torres J come Se ora Copia a Serv Mario L pez Ingeniero DBA Presidencia de la Rep blica No Referen
18. cela Torres J come rea actual Ciudadano Informaci n del Docu Recorrido Archivos anexos al documento ARCHIVO TAMA O DESCRIPCI N FECHA CREADOR MEDIO ACCI N g 2012 02 06 Lorena Gicela E prueba pdf 120 762 Listado de asistentes 17 32 17 853437 05 Torres J Electr nico sico Borrar Tipo de Anexo Acci n gt O Electr nico Examinar z o W F sico Borrar Puede firmar electr nicamente sus archivos desde la aplicaci n Firma Digital Figura 37 Acci n Editar Esta acci n va a desplegar la pantalla para modificar el contenido del documento los destinatarios descripci n general de anexos y opciones de impresi n informac Copia a Cuerpo del Documento Versi n 2012 02 06 17 18 PM y n del Docu N mero de Documento TEMP CIUDADANO CIU 2012 Ciu Lorena Gicela Torres J come Serv Mario L pez Ingeniero DBA Presidencia de la Rep blica Ba E itama o EE ip E En a Mio HS g 1 EJ Fuente HL Por medio de la presente se solicita capacitaci n del Sistema de Gesti n Documental Quipux para 10 personas de la Direcci n de Soporte de la Instituci n de Pruebas Figura 38 Edici n del documento Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 26 Sistema de Gesti n Documental Quipux 7 3 2 4 Acci n de Firmar Enviar Para enviar el documento se deber dar clic en el bot n Firmar Enviar
19. cia Asunto deci Cuerpo del Documento ix a mi iE ME E Tama o B 7 U S YE i i2 y EA E FAA O s O 1 El Fuente HTML Por medio de la presente se solicita capacitaci n del Sistema de Gesti n Documental Quipux para 10 personas de la Direcci n de Soporte de la Instituci n de Pruebas Buscar De Para Vista Previa Cancelar N Informaci n del Docu Opciones de i Graba el documento y genera una vista previa del mismo z m Nombre Titulo Cargo Instituci n Para Serv Paulina Rodas Ingeniera Directora de Proyectos Presidencia de la Rep blica De Ciu Lorena Gicela Torres J come Se ora Copia a Serv Mario L pez Ingeniero DBA Presidencia de la Rep blica No Referencia Asunto dios f Cuerpo del Documento 0 Ba E i tama o 1 B7U EX 321 Y Aa F ad j iF l A tmo S A 1 El Fuente HTML Por medio de la presente se solicita capacitaci n del Sistema de Gesti n Documental Quipux para 10 personas de la Direcci n de Soporte de la Instituci n de Pruebas lt Figura 27 Grabar los cambios en el documento 7 2 1 1 Anexos Para adjuntar archivos primero deber guardar los cambios del documento dando clic en el bot n Aceptar Se desplegar la pantalla de Datos del Documento donde se muestra por defecto el resumen general del documento Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 21
20. de elaboraci n No Enviados En esta bandeja estar n los documentos que se enviaron de manera electr nica pero durante el proceso de firma electr nica ocurri un error sin conexi n a Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 17 Sistema de Gesti n Documental Quipux la Internet falta de suministro el ctrico entidad certificadora fuera de l nea etc Para este caso una vez superados los inconvenientes se tiene la opci n de Enviar Digital Lo que permitir enviar nuevamente el documento de manera electr nica Enviados Estar n todos los documentos que el usuario envi Administraci n Cambiar contrase a Para modificar su contrase a deber digitar la clave anterior y luego la nueva contrase a m nimo 6 caracteres entre n meros y letras En esta secci n el usuario ya no podr editar sus datos personales porque estos fueron validados durante la autorizaci n Si requiere que sus datos se actualicen deber solicitar el cambio a la STI a trav s el correo de soporte Oinformatica gob ec Respaldos Para solicitar respaldos de los documentos enviados y recibidos Dentro de esta opci n se tiene las siguientes opciones Solicitar Respaldos Permite generar la solicitud de respaldo de documentos del usuario Dentro de esta opci n en la pesta a de Informaci n del Documento se podr unicamente escoger la fecha de inicio y final en las que se desea obtener dichos respaldos e
21. erdo y se adhiere al mismo sin restricciones Figura 10 Acuerdo de Uso Descargar el acuerdo de uso Figura 10 y firmarlo electr nicamente el acuerdo de uso a trav s del portal http firmadigital informatica gob ec Para esto se debe hacer lo siguiente e ingresar al portal http firmadigital informatica gob ec A trav s del primer bot n ubicado en la parte superior derecha e Dentro del sitio web se visualizan tres enlaces como muestra la Figura 11 Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Sistema para Firma Electr nica de Documentos Verificar Documento Firmado Firma Digital de Documentos Validar Certificado Digital Bienvenido a Figura 11 Sitio Web para firma electr nica 14 Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica Sistema de Gesti n Documental Quipux Firma Digital de Documentos Por favor conecte su Token y Seleccione un archivo Firma Electr nica de Archivos Certificado en Token Archivo Archivo certificado Archivo a firmar Firmar Archivo Examinar Examinar Figura 12 Opciones de Firma Digital de Documentos e Seleccionar Certificado en Archivo e Dar clic en los botones Examinar e Escoger el archivo certificado de firma electr nica archivo con extensi n PFX e Escoger el archivo a firmar Acuerdo de Uso descargado previamente Firma Digital de Documentos Por favor conecte su Token
22. icela Torres J come Instituci n Presidencia de la Rep blica l rea Direcci n de Soporte Cargo Administradora Quipux Gubernamental a Torres J come Instituci n Presidencia de la Rep blica Are go Administradora Quipux Gubernamental X Area Direcci n de Soporte Cargo m rena Gicela Torre come Instituci n Presidencia de la Rep blica Area DIRECCION DE PROYECTOS Cargo Administradora Sigob Encargada a Torres Instituci n rea Rep blica del Ecuador Cargo Figura 6 Usuario con cargo m ltiple 2 2 Regi n 2 Central Esta regi n es el rea de trabajo donde se van a desplegar las funcionalidades asociadas a la opci n seleccionada en el men En el men existen opciones para visualizar varias bandejas de documentos 2 2 1 Texto a Buscar Esta opci n permite realizar la b squeda de documentos en la bandeja que se encuentra seleccionada la b squeda se la puede hacer por Asunto N mero de Documento N mero de Referencia 2 Se debe notificar a la STI para que inactive los usuarios duplicados en caso de que los hubiera o gestione la inactivaci n del usuario Servidor P blico con el AIQ correspondiente a otra Instituci n Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 10 Sistema de Gesti n Documental Quipux 2 2 2 Acciones Se presentan todas las acciones que se pueden realizar sobre uno o varios documentos en la Figura 6 constan Regresar
23. ken Acci n Firmar y Enviar Documentos Env o de documento Comentario No de registros encontrados 1 N mero Documento Solicitud de capacitaci n Quipux Lorena Gicela Torres J come CIUDADANO Paulina Rodas PR 2012 02 06 00 00 00 TEMP CIUDADANO CIU 2012 6 En Edicion Figura 40 Firma Electr nica de documentos Aparecer la ventana para digitar la contrase a del certificado digital 2 Instalaci n del token http www eci bce ec web guest centro de descargas Instalaci n de Java http www java com es Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 27 Sistema de Gesti n Documental Quipux Firma Digital de Documentos Mozilla Firefox i cap gestiondocumental gob ec caprirma applet phprsistema http cap gestiondocumental gob ec tipo_certi w Por favor conecte su token para comenzar Contrase a sssssssssss Firmar Pira utili estafurcionadidad requiere de un certificado digital Figura 41 Ingreso de clave para firma electr nica Una vez que se ha firmado un documento electr nicamente e El sistema asigna el n mero secuencial oficial y la fecha actual e El documento se queda guardado a la bandeja de Enviados El documento llega inmediatamente a los destinatarios Dun Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador CA LO E3 Usuario Lorena Gicela Torres J come Instituci n rea Ciudadano Cargo Texto a Buscar
24. l resto de campos no est habilitada la edici n luego de esto se procede a Enviar la solicitud Figura 20 Solicitud de Respaldos Informaci n del Docu Recorrido DATOS DE SOLICITANTE C dula 1803188497 Nombre Juan Apellido Cordovilla Rubio Instituci n rea Ciudadano Puesto Perfil Normal DATOS DE SOLICITUD Fecha Solic 2013 03 20 Estado Fecha Inicio 2013 03 20 E Fecha Fin 2013 03 20 E Guardar Enviar Regresar Figura 20 Solicitud de Respaldo de documentos En la pesta a de recorrido se observar el estado de la solicitud enviada con fechas acciones usuarios reas y comentarios Informaci n del Docu Recorrido Recorrido de la Solicitud No Fecha Acci n Usuario rea Estado Sol Estado Resp Comentario Figura 21 Recorrido de la solicitud Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 18 Sistema de Gesti n Documental Quipux Mis solicitudes En esta opci n se desplegar n todas las solicitudes de respaldos enviadas su estado y si la solicitud est aprobada se mostrar un enlace para descargar la misma en su ordenador Figura 22 Estado Sola ms z No de registros encontrados 0 P gina 1 1 Figura 22 Solicitudes enviadas 7 Elaborar un nuevo documento 7 1 Nuevo documento 7 1 1 Seleccionar la opci n YEY Se de
25. la presente se solicita capacitaci n del Sistema de Gesti n Documental Quipux para 10 personas de la Direcci n de Soporte de la Instituci n de Pruebas Atentamente Ing Lorena Gicela Torres J come Anexos Listado de asistentes Copia Ingeniero Mario L pez dba PRESIDENCIA DE LA REP BLICA Figura 33 Vista Previa del Documento Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 24 Sistema de Gesti n Documental Quipux Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 25 Sistema de Gesti n Documental Quipux e Se desplegar otra pantalla donde se debe digitar en el campo comentario la justificaci n por la cual se anula el mismo e Para finalizar se da clic en el bot n Aceptar Luego de esto el documento pasar a la bandeja de Eliminados Acci n Eliminar Documentos omentario Se elimina porque ya no se enviar el documento Aceptar Regresar resar R No de registros encontrados 1 MN IC oe CO Fecna Documento g Solicitud de capacitaci n Quipux i 3 Lorena Gicela Torres J come CIUDADANO Paulina Rodas PR 2012 02 06 00 00 00 TEMP CIUDADANO CIU 2012 6 En Edicion Figura 36 Eliminaci n del documento 7 3 2 3 Acci n Editar Para esta acci n se debe dar clic sobre el bot n Editar Regresar Eliminar Firmar Enviar Comentar No Documento TEMP CIUDADANO CIU 2012 6 Datos del Documento Usuario actual Lorena Gi
26. ner de lo siguiente e Poseer un certificado de firma electr nica lo puede adquirir en el banco central a trav s del sitio http www eci bce ec web guest solicitud de certificado e Tener instalado en su PC e Navegador de Internet Mozilla Firefox versi n 17 El SGDO funciona adecuadamente en este navegador En otros navegadores no se certifica un adecuado funcionamiento e Un visor de archivos PDF disponible en http get adobe com es reader e M quina Virtual de Java disponible en hitp Java com es download Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 7 Sistema de Gesti n Documental Quipux 1 Ingreso al sistema Para ingresar al SGDO se debe digitar la siguiente direcci n en el navegador de la Internet www gestiondocumental gob ec Al realizar esto se desplegar la siguiente p gina web como muestra la Figura 1 Quipux Sistema de Gesti n Documental Mozi Archivo Editar Ver Historial Marcadores Herramientas Ayuda Quipux Sistema de Gesti n Y S 1 www gestiondocumental gob ec index php v e 3 v6G i n documental Quipux con versiones inferiores a la 17 del navegador de Intemet Mozilla Firefox e laboral positivo pr ximamente cultura y ambiente uipux Gesti n Documental Gobierno Nacional De La Rep blica Del Ecuador Ayuda Soporte Implantaci n del Sistema prueba i Ra Procedimientos Capacitaci n
27. nnunnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 11 DOCUMENTOS aN E E e EE ET A AAAA RE ODA 11 OPA BOSAL ZNE eA pIE EEEa s EEE OAE E EEEE E E E E E E E TAT 11 SSA ENN E e E PEE E AE A E E AA E ER TEE 11 3 4 EDITAR DATOS PERSONALES ii A a a a a a 11 3 9 GENERAR FIRMAR DOCUMENTOS vectra a edi la 12 4 ENV O DE SOLICITUD PARA PERMISO DE GENERACI N DE DOCUMENTOS ELECTRONICO Sian 12 A 1 COMPLETAR LOS DATOS PERSONALES OBLIGATORIOS oocoocnonnnnnnnnnrnnnannrnnrnnrnnnrnn rn rn n rara AAAA nnana nanne enana 12 4 2 COMPLETAR LOS DATOS PERSONALES OPCIONALES ESTOS DATOS DEBEN SER LOS MISMOS QUE CONSTAN EN EL CERTIFICADO DE FIRMA ELECTRONICA a ic aici s 13 5 ANEXAR DOCUMENTOS DE SOLICI UD ssssssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnan 13 6 SOLICITUD AUTORIZADA iiinn rr rr rr 17 Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 5 Sistema de Gesti n Documental Quipux 7 ELABORAR UN NUEVO DOCUMENTO 0occccccccconncnccccrnnnncrcnn 19 TL ANUEVO DOCUMENTO td 19 AS aee E RA 19 T2 DESTINATARIOS DEL DOCUMENTO ee pd 20 A A RA 21 T2 L2 Opciones de MPa Es 24 TS REVISI N DEL DOCUMENTO FIRMA Y ENVIO daa io 24 M3 ACCION DS VISTA PEDO ES AA ida 24 TES LACRA ACEPTA ar A A o it ob 25 SL ACCION ROO it 25 E PP OO 25 TACO Edita tilda 26 Eo zaci n de AMANE Maia da 27 32 ACCION COMENTA E erreen a distal 28 F3 OPCIONES ACOSO AEN 29 E A EEE A E E A EEE EE 29 Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 6 Si
28. r el autor o el licenciador pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra A 0 Compartir bajo la misma licencia Si altera o transforma esta obra o genera una obra derivada s lo puede distribuir la obra generada bajo una licencia id ntica a sta 0 Al reutilizar o distribuir la obra tiene que dejar bien claro los t rminos de la licencia de esta obra 0 Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor 0 Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor Versiones O Versi n del sistema 5 3 t Para ver la licencia completa visite http creativecommons org licenses by sa 2 5 es legalcode es Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 4 Sistema de Gesti n Documental Quipux NDICE Indice MANUAL DEL USUARIO oia naaa aa 7 INTRODUCCION acariciar 7 INTRODUCCION ia AA A A di 7 ALCANCE iruan a iaa 7 ILALCANCE roaa a ads 7 GLOSARIO DE TERMINOS uuu 7 IN GLOSARIO DE T RMINOS coocoocoocnoconcnnranconcnncnncnnrnnnrnnrnn narran rra 7 REQUISITOS ES 7 V REQUISITOS lt a a a aa a 7 LINGRESO AL SISTEMA icira a aaan 8 ZESTRUCTURA DEL SISTEMA cian 10 REINA SUPER OR reaa a ala 10 Zi REGION Z CENTRA a doi aaa a 10 LLL NTa DS O A A E E N EE AE EE E E EET 10 O SN A 11 DPS LA AL AO CUTE O la bici 11 RECON A Fa 11E 1e AA dd 11 3 OPCIONES PARA USUARIO sassnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
29. splegar la pantalla para elaborar el documento con 3 secciones como muestra la Figura 23 e Informaci n del documento e Anexos e Opciones de Impresi n 5 Dun Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador CA NN l 1 Xi Bandejas En Elaboraci n 0 Recibidos 1 Eliminados 0 No Enviados 0 Enviados 0 Administraci n Cambiar Contrase a Cuerpo del Documento jo caj Ee Bi trma o B zZz uig alij E EY a min 4 A 1 El Fuente HTML Figura 23 Creaci n de Nuevo Documento Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 19 Sistema de Gesti n Documental Quipux 7 2 Destinatarios del documento Para seleccionar al destinatario s principal es y destinatario s con copia se realiza lo siguiente e Clic en el bot n Buscar De Para Se desplegar la ventana para buscar a las personas destinatarias El usuario remitente es el usuario ciudadano En esta ventana se debe filtrar por Instituci n y poner el nombre o parte del nombre de la persona a quien se busca e Dar clic en Buscar e Cuando se encuentra al usuario se da clic en Para de ser el caso luego se busca al usuario a quien se va a enviar con Copia Tipo de Usuario zi BUSCAR PERSONA Datos Usuario c dula nombre cargo correo electr nico instituci n rea Buscar Instituci n Presidencia de la Rep blica a PERSONAS EN LA LISTA Serv Fredy Kleber Vera Al
30. stema de Gesti n Documental Quipux MANUAL DEL USUARIO I INTRODUCCI N En el presente documento se explica de manera detallada la elaboraci n de documentos en el Sistema de Gesti n Documental Quipux SGDO herramienta inform tica que le apoyar en el env o de documeentaci n electr nica hacia servidores p blicos de las Instituciones de la Administraci n P blica que utilizan el mismo II ALCANCE El presente documento abarca la gu a necesaria para que el usuario pueda utilizar el SGDO elaborar documentos y su respectivo env o electr nico utilizando firma electr nica III GLOSARIO DE T RMINOS Instituci n P blica Entidad del Sector P blico perteneciente a cualquier funci n del Estado SGDO Sistema de Gesti n Documental Quipux que permite el env o de cartas a las Instituciones P blicas SFED Sistema para Firma electr nica de Documentos AGQ Administrador Gubernamental Quipux Usuario Servidor P blico Persona perteneciente a alguna de las Instituciones P blicas registradas en el sistema y que utiliza el SGDO Ciudadano Persona externa a una Instituci n P blica que utiliza el SGDO y que no est asociado a ninguna Instituci n registrada en el sistema Usuario Usuario Servidor P blico o usuario que utiliza el SGDO Documentaci n del sistema Son los documentos que se generan en el sistema Oficios IV REQUISITOS Para poder utilizar el SGDO el usuario deber dispo
31. uestra la Figura 9 SOLICITAR PERMISOS PARA GENERAR Y FIRMAR DOCUMENTOS EN EL SISTEMA Datos tra dos desde el Registro Civil Albuja Rodas David Alejandro G nero Masculino Soltero Direcci n San Felipe Y Obispo Diaz De La A Existen usuarios registrados con el mismo n mero de c dula Apoyo en Desarrollo DIRECCI N DE PROYECTOS P gina 1 1 Rechazado Tengo Firma Electr nica Archivo BCE y 1750953141 Otro Documento David Alejandro Apellido 7 Albuja Rodas Ni o Abr T tulo Familia Puesto San Felipe y Obispo Diaz de la Madrid Email josedavo 2gmail com 3203867 NA Quito D M al l Descarcar Acuerdo Figura 9 Solicitud de permiso firma Manual de Usuario del Ciudadano con Firma Electr nica 13 Sistema de Gesti n Documental Quipux Acuerdo de Uso del Sistema de Gesti n Documental Quipux para Ciudadanos Pag 1 de 6 ACUERDO DE USO DEL SISTEMA DE GESTI N DOCUMENTAL QUIPUX SGDQ PARA CIUDADANOS Acepto y me comprometo a cumplir el presente Acuerdo de Uso del Sistema de Gesti n Documental Quipux SGDQ expresado en todas y cada una de las siguientes cl usulas CL USULA PRIMERA ANTECEDENTES 1 1 El la CIUDADANO A ha sido informado a y aqgpta que conoce el contenido de las Consideraciones Generales de Control de Acceso al Sistema Gesti n Documental Quipux SGDQ anexo a este acu
32. y Comentar 2 2 3 Lista de documentos Se presenta el listado de los documentos asociados con la bandeja actual si tiene filtro se presentar n los documentos que cumplen con el mismo 2 3 Regi n 3 Izquierda l Bandejas Se encuentran las opciones que le permitir n al usuario acceder Enviados 2 o fnna j Rec ibid a las funcionalidades del sistema como muestra la Figura 7 id de Adem s las estad sticas que muestran Administraci n Cambiar Contrase a e Cantidad de usuarios conectados Editar Datos Personales e Cantidad de usuarios registrados Generar Firmar Documentos e Documentos generados e Enlace para acceder al detalle de estad sticas 3 Opciones para Usuario o Figura 7 Opciones Generales Por defecto todo Usuario tiene permisos para 3 1 Documentos Enviados Contiene los documentos que el usuario entreg en alguna Instituci n P blica que utiliza el sistema QUIPUX La informaci n que se presenta en el sistema es netamente informativa y permitir revisar en que estado o con qu usuario se encuentra el documento enviado a la instituci n 3 2 Documentos Recibidos Contiene los documentos que el usuario recibi como respuesta de alguna Instituci n P blica que utiliza el sistema QUIPUX La informaci n que se presenta en el sistema es netamente informativa y permitir revisar los documentos enviados por la instituci n al usuario 3 3 Cambiar contrase
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