Home

Enquête sur les pratiques documentaires dans les musées de l

1. Calixte Ecole du Patrimoine Africain EPA 8 Etat de la Documentation Le service de documentation se trouve au mus e Le responsable de la documentation est Calixte BIAH 229 95 42 14 26 93 43 61 17 50 03 14 Documentation manuelle Le mus e poss de un registre d inventaire Le syst me de documentation comporte 5 fichiers manuels un fichier ma tre complets et quatre fichiers d index incomplets fichier Cat gories fichier Mati res fichier Provenance g ographique fichier Topographique Un cahier de mouvement compl te le syst me Il ny a pas de dossiers documentaires Les fichiers sont tr s peu utilis s deux ou trois fois par an le cahier de mouvement au moins une fois par an Ces outils de documentation ont t r alis s lors du cours en Gestion des inventaires r alis a l EPA pour les mus es du B nin du 29 mai au 23 juin 2000 D une dur e d un mois cette formation visait former en atelier acc l r dix conservateurs et cadres de mus es mus e Honm mus e ethnographique Alexandre S nou Adand mus e d Histoire de Ouidah mus e historique d Abomey mus e de Parakou mus e de Natitingou et mus e de la Maison du Br sil et de la Direction du Patrimoine Culturel aux travaux de r colement et de mise jour des inventaires des collections La sp cificit de cet atelier r sidait dans les comp tences qui devaient tre aussit t mises au service des mus es b ninois Ca
2. Le mus e situ sur l le Robben Island est aliment par un g n rateur compl t par des groupes relais dans diff rentes parties de l le en cas de coupures Les coupures sont fr quentes avec des dur es variables Le mus e poss de deux ordinateurs PC en tat de fonctionnement tournant sous Microsoft Windows La maintenance des machines est assur e par un informaticien du mus e bas sur l le Le mus e est connect l Internet par une liaison ADSL mais l acc s l Internet n est pas accord tout le personnel du mus e Collections Environ 6000 objets sont stock s dans l le et diss min s sur 30 sites diff rents Il s agit de collections de type historique ainsi que des meubles et tentures Personnel Le d partement conservation comporte 5 personnes a temps plein La n cessit d augmenter l quipe de 2 conservateurs pour g rer les collections sur l le se fait sentir Ecole du Patrimoine Africain EPA 10 Seule une personne a une formation formelle en documentation Caroline Wintein Conservatrice qui a un Postgraduate degree en Museum Science formation de une ann e de l Universit de Stellenbosch 1989 Etat de la Documentation Personne n est officiellement responsable de la documentation Mme Victor aujourd hui bas e au Mayibuye Archives a longtemps travaill sur les collections conserv es au mus e elle fut remplac e par une personne qui a pris sa retraite il
3. a ia ICCROM Organisation des ECOLE pour l ducation la science et la culture DU PATRIMOINE a AFRICAIN Nations Unies Enqu te sur les pratiques documentaires dans les mus es de l Afrique sub saharienne Rapport final Ecole du Patrimoine Africain Anne Ambourou Avaro Novembre 2007 Sommaire I Introduction ll M thodologie Ill R sultats IV Analyse V Conclusions et recommandations Annexes Ecole du Patrimoine Africain EPA Pe ee WWNAN ND Remerciements Tous mes remerciements aux coll gues qui m ont aid et qui ont r pondu aux questionnaires en prenant souvent sur leur temps de travail je veux nommer Gwena lle DUBREUIL Ludovic OBIANG Cyril ABESSOLO Maria Nazar de CEITA L onard AHONON Calixte BIAH Deirdre PRINS SOLANI Maruis COETZEE Mariki VICTOR Caroline WINTEIN Domingos ZIVA Elias AVELINO Beatrice KHAYOTA Lorna ABUNGU Bintou FOFANA Mamitu YELMA Emeline RAHARIMANANA Nony T ANDRIAMIRADO Chantal RADIMILAHY Samuel SIDIBE Salia MALE Paul ODONDO George GHANDI Remerciements sp ciaux a Mesdames Nao HAYASHI DENIS et Catherine ANTOMARCHI et a Monsieur Ga l de GUICHEN pour leurs apports critiques lors de l atelier d valuation de l enqu te du 20 et 21 septembre 2007 et a Madame Isabelle VERGER pour son soutien technique et documentaire Ecole du Patrimoine Africain EPA Introduction L ICCROM et l UNESCO Section des Mus es ont labor
4. Le mus e poss de t il des ordinateurs en tat de fonctionnement Oui Fa Non 3 1 si oui combien 3 2 si oui quel type Mac L PC 3 3 si oui quel syst me d exploitation utilisez vous Windows L MacOS C Linux E A tre Pr CISeZ ioe a NE E U 3 4 si oui qui fait la maintenance informatique c cc cece cece eect eect ee ee ea eeeeeeeee eas 4 Le mus e est il connect l Internet Oui Non Ecole du Patrimoine Africain EPA 55 D Collections 1 Combien d objets y a t il dans votre collection Environ 3500 objets 2000 objets ethnographiques dont 1560 inventori s 2 De quel type de mus e s agit il Sciences naturelles ae ethnographique arm e historique beaux arts LI autre SPOCIIEZ i thence matos senha ds mi taphinolidoutns da ob sahdadlawa aut dora hante de E Personnel 1 Combien de personnel comporte le mus e 8 Dont personnel plein temps 8 personnel mi temps Stagiaire s F Etat de la documentation 1 Votre mus e poss de t il un Registre d inventaire Oui C Non 2 Votre mus e poss de t il une documentation manuelle Oui Non 3 Si oui quels sont les documents qui la composent 3 1 Fichiers Oui X Non C Si vous avez r pondu oui listez les fichiers complets que vous poss dez Fichier ma tre Fichier d index mati re Fichier
5. l tablissement de tout le syst me de documentation du mus e En tant que document officiel unique et irrempla able le registre d inventaire doit r pondre aux caract ristiques de permanence transparence et s curit Il est reli cartonn ses pages sont num rot es Fichier ma tre Le fichier ma tre est le fichier de base du syst me de documentation Les fiches y sont class es par ordre croissant de num ro d inventaire dans le m me ordre que le registre d inventaire Fichiers d index Les fichiers d index servent faire des recherches sur la collection sur un th me pr cis G n ralement ils sont cr s partir du fichier ma tre et sont con us selon les types d information les plus couramment recherch s ou utilis s dans le mus e Chaque mus e d finit ses fichiers d index en fonction de ses collections et de ses besoins Ainsi on rencontre dans les mus es de type ethnographique des fichiers d index Provenance g ographique Mati res Cat gories etc Pour les mus es de beaux arts on peut avoir par exemple des fichiers Nom d auteur Iconographie Technique etc Dossiers documentaires Aussi appel s dossiers historiques ou dossiers de documentation Ils renferment les documents aff rents l histoire de l objet Ce sont en g n ral des dossiers suspendus dans lesquels sont rang s des changes de courriers concernant l objet des anciennes tiquettes des sch mas des manuscrits Cahier de
6. me installation et maintenance des logiciels serveurs garantie de l acc s aux applicatifs et aux donn es Co t Le co t d ActiMuseo varie suivant le nombre de licence En effet en version monoposte le prix est de 3890 00 HT Ce prix comprend l application compl te hors module Web En ce qui concerne la version multiposte voici le d tail des tarifs ActiMuseo Serveur 4890 00 HT FileMaker Serveur 990 00 410 00 HT par poste client dans la limite de 250 postes A ces tarifs vont s ajouter si besoin la formation les frais de d placement la maintenance et l assistance t l phonique ou t l maintenance environ 15 du prix d achat A cela il faudra ajouter si cette option est choisie le co t du module Web 1690 HT pour ActiMuseo Net La soci t nous annonce qu elle est actuellement en r flexion sur une nouvelle politique commerciale et tarifaire l export en pays francophones pour l instant car elle re oit beaucoup de demande de CD de d mo ainsi que de devis provenant de mus es africains qui n ont pas les moyens d acheter ActiMuseo Elle d sire engager une r flexion avec des acteurs locaux et est pr te n gocier les prix Conclusion ActiMuseo nous para t abordable du point de vue de la prise en main II est facile intuitif et le Mode d emploi est tr s clair Il peut convenir aux PMM d Afrique sub saharienne surtout si on utilise la Fiche Expresse ou la fiche fen
7. x NonL_ 4 1 Si oui quel type de connexion Modem ADSL L Ecole du Patrimoine Africain EPA 64 D Collections 1 Combien d objets y a t il dans votre collection 7000 objets ethnographiques et 3 tonnes d objets arch ologiques 2 De quel type de mus e s agit il sciences naturelles ethnographique arm e historique beaux arts LJ autre sp cifiez Arch ologie Pal ontologie E Personnel 1 Combien de personnel comporte le mus e 28 Dont personnel plein temps 28 personnel mi temps Stagiaire s occasionnel F Etat de la documentation 1 Votre mus e poss de t il un Registre d inventaire Oui C Non x 2 Votre mus e poss de t il une documentation manuelle Oui x Non 3 Si oui quels sont les documents qui la composent 3 1 Fichiers Oui X Non C Si vous avez r pondu oui listez les fichiers complets que vous poss dez n Fiche M re XA resus iore A Fiche de collecte X Fiche de conservation pour les visiteurs X 3 2 Cahier de mouvement Oui X Non 3 3 Dossiers documentaires Oui C Non 4 La documentation de votre mus e est elle enti rement informatis e Oui Non 4 1 Si non avez vous fait des tentatives infructueuses d informatisation dans le pass Ecole du Patrimoine Africain EPA 6
8. ActiMuseo Version de d monstration LOCALISATION INTERNE ActiMuseo Version de d monstration 1B 28 11 2007 COPYRIGHT ActiMuseo Version de d monstration 2007 NOM DU R DACTEUR DE LA NOTICE Anne Avaro CONSERVATION LOCALISATION INTERNE ActiMuseo Version de d monstration 1B 28 11 2007 MODE D ACQUISITION achat N D ENREGISTREMENT 2007 1 Ecole du Patrimoine Africain EPA INV N 2007 1 28 11 2007 Page 1 84 OIR capture d cran Onglet 1 G n ral Objet identification et registration 2 0 Objet 2006 1 2 Figure de reliquaire objet de culte ou magique Fang LA lt gt G n ral Mat riel amp techniques Mesures Inscriptions et marquages Tie et origine Description Gestion Rapports de vol Extra gt Num ro d inventaire Re Photo Nom de l institut E Nom de l objet Masque Type d objet obiet de cuke ou magique 85 Ecole du Patrimoine Africain EPA OIR Impression Rapport complet de l objet Institute EPA Name Type of Object Title Subject Date or Period Maker Role Place of Production Inscriptions and Markings Distinguishing Features Description Materials Techniques Measurements Acquisition date Acquisition place Acquisition method Acquisition source Permanent location Date Temporary locations Inventory Number 2005 2 2 Complete Report of object Masque ob
9. EPA ait eu plus de succ s parce qu il tait appuy par le Minist re la diff rence du projet KIT qui semblait tre une initiative de mus e mus e videmment l outil informatique a peut tre t un frein galement ou l inad quation du logiciel propos 8 S assurer que le personnel est non seulement form mais suffisant Ecole du Patrimoine Africain EPA 31 Ecole du Patrimoine Africain EPA Annexes 32 Liste des contacts Mus e national des Arts et Traditions Libreville Gabon Gwena lle DUBREUIL Ludovic OBIANG Charg e de la r habilitation du mus e Directeur Museu nacional de S o Tom et Principe Maria Nazar de CEITA Djadjingu CARDOSO Directrice Auxiliaire technique Restaurateur Mus e Historique d Abomey B nin L onard AHONON Calixte BIAH Directeur Conservateur charg de la mus ographie wen dubreuil yahoo fr fepeli yahoo fr ceitanazare yahoo com br djadjingu yahoo com br aleofr2000 yahoo fr biah050962 yahoo com Robben Island Museum and Mayibuye Archives Afrique du Sud Deirdre PRINS SOLANI Maruis COETZEE Senior Archivist Historical Papers and Rare Books Unit Senior Archivist Artefacts Unit Conservation expert Mariki VICTOR Caroline WINTEIN Museu regional da Huila Angola Domingos ZIVA Chef service mus es interm diaire INPC Elias AVELINO Coordinateur comit de gestion National Museums of Kenya Dr Beatrice KHAYOTA Assistant D
10. L erreur tait peut tre de ne pas avoir d mystifier ce processus lors de la formation et de l avoir centralis e une seule personne Nous ne savons pas quelles taient les tapes suivre en 2000 et 2003 pour effectuer les sauvegardes mais elles taient probablement peu ergonomiques 2 2 2 Evaluation par l enqu teur Le CD d Object Identification and Registration OIR version 2 0 nous a t envoy par le Royal Tropical Institute Il est mentionn dans le Manuel d installation du CR Rom que le logiciel peut tre t l charg partir du site de ICOM mais nous n avons pas pu trouver le lien de t l chargement Ergonomie 1 Installation L installation s est op r e sans probl me La prise en main est intuitive Cependant comme signal plus haut la zone de t l chargement d OIR sur le site de lICOM ne semble pas exister ou nous ne l avons pas trouv e Trois manuels d aide existent manuel utilisateur manuel administrateur manuel technique qui pr sentent de fa on simple les diff rentes informations en fonction de l utilisation qu on fait du logiciel L explication des champs et de leur contenu est simple avec des renvois vers des l ments bibliographiques pour approfondir certaines probl matiques notamment en ce qui concerne les th saurus la standardisation des donn es essentielles pour optimiser une base de donn es 2 Interface de saisie 41 champs r partis dans 9 onglets crans princ
11. Nom du responsable de la documentation et contact si diff rent de A 7 Listez les ventuelles formations en documentation que le responsable de la documentation ou tout autre membre actuel du personnel du mus e a re u Nom de la Fonction Intitul e de Institution Dur e Formation Ann e s personne la formation formatrice dipl mante form e Si oui pr cisez le niveau ou le dipl me obtenu Si n cessaire continuez sur une autre feuille G Documentation informatis e 1 Si vous avez r pondu Oui la question F4 page 3 1 1 Quel logiciel utilisez vous 7 1 2 Depuis quand seeen a aai 1 3 Ce syst me a t il t d velopp par le mus e Oui Non 1 4 Si non qui quelle entreprise a d velopp le logiciel 2 Est ce le premier logiciel d inventaire informatis que le mus e utilise Oui Non Ecole du Patrimoine Africain EPA 37 Si non 2 1 quels sont ceux que vous avez d j utilis 3 Merci de nous relater bri vement comment le mus e a acquis le logiciel que vous utilisez actuellement contexte initiateur financeur etc 4 Merci de donner une appr ciation du logiciel que vous utilisez actuellement Nom du logiciel Note Probl mes rencontr s Points forts Points faibles globale de 1 10 10 tant la lev e Vous pouvez galement faire un commentaire libre 2 eect e eee eee
12. Oui L Non LJ 2 2 Nom du responsable de la documentation et contact si diff rent de A 3 Listez les ventuelles formations en documentation que le responsable de la documentation ou tout autre membre actuel du personnel du mus e a re u Nom de la Fonction Intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s personne formation formatrice dipl6mante form e Certains termes employ s ici sont d finis dans un glossaire en fin de formulaire Ecole du Patrimoine Africain EPA 40 Si oui pr cisez le niveau ou le dipl me obtenu Si n cessaire continuez sur une autre feuille 4 O se trouve le service de documentation Dans les locaux du mus e Oui L Non C SINONLOU PE E E E EEEE cals A pad EE a ois seals AE E E TE E D Collections 1 De quel type de mus e s agit il sciences naturelles ethnographique arm e historique beaux arts LJ autre Sp CiNiez ais malade mua devi nie nds tata tante dane mnt de Gheeet east de de 2 De combien d objets se compose votre collection si c est une valuation mettre le chiffre entre parenth ses E Syst me de documentation manuel 1 Combien d objets de la collection ont ils un num ro inscrit sur l objet ou sur une tiquette si c est une valuation mettre le chiffre entre parenth ses 2 1 Votre mus e poss de t il un Registre d inventai
13. collections mais constitue un r servoir potentiel d informations pour peu que les interviews des informateurs soient bien men es ce qui ne semblait pas tre le cas Les informations demand es taient parcellaires et ne se concentraient pas suffisamment sur la fonction le lieu de collecte des objets etc La pr sence de cette liste d montre cependant l int r t que porte M Cardoso aux collections et a son d sir de les documenter Cette liste ne peut servir de base de donn es les donn es qu elle contient ne sont pas standardis es les informations recueillies ne sont pas compl tes et elle ne contenait que 21 objets en septembre 2006 La liste d objets r dig e par M Cardoso se trouve sur son ordinateur dans son bureau l entr e du laboratoire de restauration c Mus e Historique d Abomey Mus e Historique d Abomey Site des Palais Royaux d Abomey BP 25 Abomey BENIN T l 229 22 50 03 14 ou 229 95 45 29 97 Directeur L onard AHONON Formulaire rempli par M BIAH conservateur charg de la mus ographie et transmis par M AHONON Directeur le 9 mai 2007 Historique Le mus e historique d Abomey a t cr en 1943 par l administration coloniale fran aise Il occupe l aile du site palatial constitu e des palais des rois Gu zo et Gl l soit une superficie de 2 5 hectares Ecole du Patrimoine Africain EPA 7 environ L ensemble du site des palais occupe 44 hectares et est inscr
14. d index Provenance g ographique Mati res Cat gories etc Pour les mus es de beaux arts on peut avoir par exemple des fichiers Nom d auteur Iconographie Technique etc Dossiers documentaires Aussi appel s dossiers historiques ou dossiers de documentation Ils renferment les documents aff rents l histoire de l objet Ce sont en g n ral des dossiers suspendus dans lesquels sont rang s des changes de courriers concernant l objet des anciennes tiquettes des sch mas des manuscrits Cahier de mouvement C est un livre reli aux pages num rot es dans lequel sont inscrits les mouvements des objets l int rieur et l ext rieur du mus e Il enregistre entre autre la destination la date de d part la date de retour pr vue et la date de retour effectif Ecole du Patrimoine Africain EPA 87
15. d index provenance g ographique Fichier d index cat gorie Ecole du Patrimoine Africain EPA 56 3 2 Cahier de mouvement Oui Non Oui C Non 3 3 Dossiers documentaires Non 4 1 Si non avez vous fait des tentatives infructueuses d informatisation dans le pass Oui Non 4 La documentation de votre mus e est elle enti rement informatis e Oui El 5 O se trouve le service de documentation Non C S NON O E EA am a N AA T te oa Dans les locaux du mus e Oui 6 Nom du responsable de la documentation et contact si diff rent de A Avelino Elias Coordinateur du comit de gestion du mus e 7 Listez les ventuelles formations en documentation que le responsable de la documentation ou tout autre membre actuel du personnel du mus e a re u Nom de la Fonction intitul e de Institution Dur e Formation Ann e s personne la formation formatrice dipl mante form e Avelino Elias Coordinat Gestion des INPC 15 jours 2001 inventaires Joao Eduardo Coord Adj Gestion des EPA 1 mois 2002 inventaires Serafim Animateur Gestion des INPC EPA 15 jours 2001 2002 Agostinho do inventaires 1 mois Rosario Afonso Ana Dembele Gardienne Gestion des INPC 15 jours 2001 inventaires Celina da Gardienne Gestion des INPC 15 jours 2001 Concei o inventaires Si oui pr cisez le niveau ou le dipl me obtenu Si n cess
16. dans la dur e la r alisation du travail 3 Conna tre les autres initiatives en cours dans le pays ou dans l institution cibl s pour viter un double emploi 4 S assurer que la maintenance du mat riel informatique est assur e informaticien sur place ou en sous traitance L institution a t elle un budget pour a 5 S assurer que les appareils utilis s par l institution sont connect s l Internet pour la mise jour des antivirus ou qu elle peut se procurer les signatures anti virales d une autre mani re 6 Il est imp ratif qu il y ait un suivi un soutien de l organisme qui distribue la m thode qu elle soit manuelle ou logicielle l quipe de l institution qui la re oit La formation initiale ne suffit pas Dans les tentatives r alis es par EPA celles qui ont le plus avanc es sont celles o un suivi un conseil sur plusieurs mois a t r alis Visiblement l quipe ne peut tre laiss e seule face au chantier que repr sente l inventaire Pour le cas du KIT les personnes interrog es ont voqu le fait de l insuffisance voir l inexistence de hotline de support technique distance Il est vrai qu expliquer distance quelque chose concernant l informatique n est pas toujours ais comprendre 7 Associer les autorit s de tutelle au projet il aura ainsi plus de poids m me si cela peut sembler alourdir les proc dures Dans le cas du mus e d Abomey il se peut que le projet
17. documentation sont Andriamiarana Sandilalao andriamiaranasandilalao yahoo fr et Samuel Ratovoarizo ratovoarizo yahoo fr Documentation manuelle Le mus e na pas de registre d inventaire La documentation manuelle se compose de fiches m res fiches de collecte fiches de conservation pour les visiteurs et cahier de mouvement Documentation informatis e Depuis 2000 le mus e tente l informatisation de son inventaire avec les logiciels Access et Excel Ces deux logiciels sont livr s avec Microsoft Office L id e viendrait de l administration du mus e et aurait t financ e par le mus e Une note dans le formulaire indique Projets de coop ration avec les mus es de l ext rieur mais il ne nous a pas t possible d en savoir plus faute de temps Environ 10 de la collection a t informatis e ce jour Access a depuis t abandonn au d triment d Excel connu par plus de monde au mus e Auparavant ils ont tent l informatisation avec Dbase Ill Works 2 0 mais ces logiciels ont t abandonn s car jug s d pass s La base Excel du mus e comporte 28 champs Il n est pas possible d y int grer des images sauf sous forme de lien Au dire de Mme Radimilahy qui a rempli le formulaire cette base satisfait le personnel du mus e au quotidien bien que le d sir d avoir la possibilit d y int grer des images en 3D sous plusieurs angles ait t exprim e C
18. e vient d acqu rir un registre d inventaire reli mais n a encore enregistr aucun objet Seuls 200 objets portent un num ro d inventaire Il n y a pas de code de localisation dans les r serves Documentation informatis e Aucune tentative d informatisation n a t faite j Mus e national du Mali Mus e National du Mali Route de Koulouba B P 159 Bamako T l phone fax 223 222 34 86 E mail musee afribonemali net Ecole du Patrimoine Africain EPA 17 Directeur Samuel SIDIBE Historique et collections La cr ation en 1951 d une section locale de l IFAN Institut Fran ais d Afrique Noire au Soudan est l origine du Mus e que l on appelait alors mus e soudanais de l IFAN Le b timent actuel du mus e a t construit en banco stabilis et inaugur en 1982 Le Mus e National dispose aujourd hui d une collection estim e environ 10 000 pi ces comprenant pour l essentiel des objets ethnographiques arch ologiques et de beaux arts Cette collection est compl t e par un fonds photographique valu 40 000 clich s n b et 12 000 diapositives d une bandoth que de 500 cassettes sonores et 300 casettes vid o source http www virtualmuseum ca Exhibitions Instruments Francais mnm_c_ txt01 fr html Infrastructure et quipement Le mus e est raccord au secteur pour son approvisionnement lectrique avec un groupe lectrog ne qui assure le relais en cas de coupure
19. eee eeee eect teeta eeeeeeeee eas 4 Le mus e est il connect I Internet Oui LA Non LI 4 1 Si oui quel type de connexion Modem L ADSL L Ecole du Patrimoine Africain EPA 35 D Collections 1 Combien d objets y a t il dans votre collection 2 De quel type de mus e s agit il Sciences naturelles L ethnographique arm e L historique beaux arts L autre SPOCIIEZ sia thence matos O R A a A ERR E Personnel 1 Combien de personnel comporte le mus e Dont personnel plein temps personnel mi temps Stagiaire s F Etat de la documentation 1 Votre mus e poss de t il un Registre d inventaire Oui C Non 2 Votre mus e poss de t il une documentation manuelle Oui Non 3 Si oui quels sont les documents qui la composent 3 1 Fichiers Oui C Non L Si vous avez r pondu oui listez les fichiers complets que vous poss dez 3 2 Cahier de mouvement Oui Non Ecole du Patrimoine Africain EPA 3 3 Dossiers documentaires Oui C Non 4 La documentation de votre mus e est elle enti rement informatis e Oui Fi Non C 4 1 Si non avez vous fait des tentatives infructueuses d informatisation dans le pass Oui E Non 5 O se trouve le service de documentation Dans les locaux du mus e Ouil Non SINON O nb nee en M en nn A tn eT 6
20. et nous savons d j par l exemple de l Ethiopie que OIR peut contenir au moins 20 000 enregistrements 10 Rapports Deux mod les de rapports existent un rapport partiel appel Rapport de l objet qui regroupe les donn es concernant l identification de l objet et une image et un Rapport d objet complet qui regroupe en plus les informations concernant la gestion de l objet emplacement acquisition Les titres des champs des rapports sont r dig s en anglais Il faudrait veiller dans une version future faire en sorte que les titres des rubriques soient en fran ais dans les rapports de la version fran aise du logiciel Cette op ration est tr s facile faire pour une personne connaissant le HTML donc facilement envisageable pour les versions futures de OIR Dans le Rapport de l objet l image est artificiellement agrandie ce qui la pixellise la rendant ainsi moins lisible ce qui nuit l objectif de ce rapport qui est de reconna tre l objet Nous regrettons que le Rapport de l objet ne tienne pas sur une page Mise en ligne des collections Il n y a pas de possibilit l heure actuelle d utiliser OIR pour mettre en ligne des collections Co t OIR est gratuit ce qui est un gros avantage pour les mus es faibles ressources ou qui ne peuvent veulent pas faire appel des sponsors pour financer un logiciel payant Conclusion sur OIR OIR est d installation et d utilisation ais e Il
21. existe une fiche de renseignement pour chaque m dia int gr qui est rattach e la fiche de l objet Le fichier m dia d ActiMuseo est complet et peut fonctionner de mani re autonome Les fichiers m dias rattach s aux objets peuvent ainsi tre g r s en externe ou en interne On peut choisir d ins rer les l ments multim dia dans la base m me jusqu 8 tera octets ou de les stocker sur son disque dur dans le dossier de son choix capacit limit e la taille du disque dur De la m me mani re on peut lier des fichiers qui se rapportent l objet sous quelque format que ce soit Word Excel Text Cette option est tr s int ressante car elle permet d avoir acc s a des informations sur l objet autre que audiovisuelles 4 Recherche la recherche est ais e et intuitive On peut la faire partir d une fiche vierge o on aura rempli le mot recherch dans le ou les champ s concern s ou on peut effectuer une recherche globale par une fen tre sp ciale Dans tous les cas l interface de recherche est simple et intuitive et la d marche est bien expliqu e si besoin est dans le Manuel d aide et sur l interface On peut galement m moriser les recherches que l on effectue souvent par exemple afin de gagner du temps 5 Th saurus et Index Le th saurus de la DMF existe par d faut dans ActiMuseo Son utilisation est simple et bien expliqu e dans le Mode d emploi On peut le faire appara tre a tout mo
22. impressions en s lectionnant des champs ou en changeant la mise en page Il n est pas possible non plus d imprimer des cartels Pour toute impression autre que la fiche objet enti re Rapport de l objet il faut r aliser un document en faisant des copier coller cette manipulation est possible de la base une autre application Word Excel etc ce qui est lent et fastidieux si l on veut cr er des cartels pour une exposition par exemple 7 Exportation Il n y a aucune indication sur la possibilit d exporter OIR sous d autres formats et applications Cette fonctionnalit ne semble pas exister Les clarifications du KIT ne nous sont pas parvenues ce jour 8 Sauvegarde Il n existe pas de fonction sauvegarde non plus Nous n avons pu trouver une manipulation qui pourrait tenir lieu de sauvegarde et aucune mention n en est faite dans la documentation Nous ne savons donc pas s il est possible de transf rer la base sur un support amovible ou l installer sur un autre poste etc d apr s Mme Beumer du KIT il est possible d effectuer une sauvegarde mais nous n avons pas trouv comment 9 Capacit de stockage La capacit de stockage n est pas indiqu e dans la documentation D apr s Mme Beumer du KIT il n y a pas de limite en terme d espace disque mais en terme de nombre d objets Cependant nous ne savons pas laquelle Cela n a pas d importance cependant pour les PMM qui ont des collections petites moyennes
23. l Office de Recherche Scientifique et Technique d Outre Mer ORSTOM chargea M Herbert Pepper ethnomusicologue alors Directeur de cet office de recueillir et d tudier les structures comportementales traditionnelles des diff rents peuples du Gabon ainsi que d envisager la possibilit de la cr ation d un mus e public Des objets d art des documents sonores des photographies et des manuscrits furent alors collect s par M Pepper et son quipe L actuel mus e fut inaugur en 1967 par le pr sident L on Mba et nationalis par ordonnance le 21 juillet 1975 Infrastructures et quipement Le mus e est raccord au secteur et a donc l lectricit 24 24 7 7 Le mus e poss de deux ordinateurs PC en tat de fonctionnement Ces ordinateurs sont pourvus de Microsoft Windows XP La maintenance est assur e par l informaticien du mus e M Cyril Abessolo qui y travaille temps plein Il s occupe de la maintenance mat rielle et logicielle Le mus e n est pas connect Internet ce qui peut poser probl mes au niveau des mises jours des antivirus et des logiciels La connexion l Internet ne semble pas possible proche ou m me moyen terme En effet Gabon Telecom ne dispose plus d quipement les lignes ADSL sont satur es La connexion sans fils s av re techniquement impossible vu la structure du b timent Collections Le mus e renferme une collection ethnographique de 2400 objets r colt s entre 195
24. les documents aff rents l histoire de l objet Ce sont en g n ral des dossiers suspendus dans lesquels sont rang s des changes de courriers concernant l objet des anciennes tiquettes des sch mas des manuscrits Cahier de mouvement C est un livre reli aux pages num rot es dans lequel sont inscrits les mouvements des objets l int rieur et l ext rieur du mus e Il enregistre entre autre la destination la date de d part la date de retour pr vue et la date de retour effectif Ecole du Patrimoine Africain EPA 78 Mus e national des Arts et Traditions Gabon ancienne fiche ORSTOM recto verso N de l objet 66 fc 3 Nom de l objet Jambi re EBAMA MATG 66 _023 0 I MI0 ETHNIE BAKOTA Mode et date de l acquisition Achet 1966 Collecteur u PERRCIS Origine Makokou Ogoou Ivindo Est Cabon N de mission Fabricant et utilisateur Hommes Sakota Mati res techniques et description Plaque de cuivre recourb e en tube non ferm Pyrogravures g om triques pr s des bords le reste d cor d nneaux de bas en haut 1 Fonction et usage Parure de notables mmm Dimensions Haut 17 5 cm Diam 9 em N n gatif Documentation ENT ET SE ES LA EVE SS ie a ag ings EZ Ecole du Patrimoine Africain EPA 79 Mus e national des Arts et Traditions Gabon fiche jaune recto verso taille r duite taille
25. mouvement C est un livre reli aux pages num rot es dans lequel sont inscrits les mouvements des objets l int rieur et l ext rieur du mus e Il enregistre entre autre la destination la date de d part la date de retour pr vue et la date de retour effectif Ecole du Patrimoine Africain EPA 44 Formulaire de r ponse Mus e d Abomey BENIN Enqu te sur la documentation des collections dans les mus es en Afrique sub saharienne A Identification Nom du r dacteur de ce formulaire BIAH Cocou Bertin Calixte Titre Fonction dans le mus e conservateur charg de la mus ographie B Coordonn es et contact Nom de votre mus e Mus e Historique d Abomey Site des Palais Royaux d Abomey Adresse physique s il y alieu 2 cccccceceteeeceed ee teu ee dune dune KENAA na EREEREER Adresse postale BP 25 Abomey BENIMN c ceceeeeeeeeeeeeeeeeeeeee een eaeaeneaeeeees T l phone fax 00 229 22 50 03 14 ou 00 229 95 45 29 97 E mail aleofr2000 yahoo fr seen ea eaee eee Nom du directeur Gestionnaire du Site AHONON L onard C Contexte 1 Y a t il de l lectricit dans votre mus e Oui Non C 2 Si oui 2 1 Est elle produite par Un groupe lectrog ne Le r seau lectrique national 2 2 Combien d heures d lectricit avez vous en moyenne pa
26. peut convenir une utilisation basique des collections d un mus e Il ne pr tend cependant pas tre un logiciel de gestion des collections Il peut convenir Ecole du Patrimoine Africain EPA 27 un mus e qui a peu ou pas d activit s mais est peu adapt un mus e qui travaille beaucoup sur ses collections Sa finalit premi re est la lutte contre le vol il a t con u comme tel le rendant insuffisant pour g rer des collections d un mus e actif et en pleine expansion Nous regrettons qu il ne soit pas t l chargeable sur Internet ce qui rendrait sa diffusion plus facile 2 3 Museolog 2 3 1 Evaluation par les professionnels de mus e Le mus e national de l Ethiopie ne nous ayant pas parl de son exp rience avec Museolog si elle existe nous ne savons pas comment l installation et l utilisation de ce logiciel a t appr ci e 2 3 2 Evaluation par l enqu teur Ergonomie 1 Installation Le logiciel a t t l charg version 4 6 partir du site Web SourceForge net l URL http sourceforge net project showfiles php group id 134556 et aussi a partir du site de l UNESCO Almati version 4 5 http museolog unesco kz content down mais il s agissait d une version plus ancienne que celle propos e sur SourceForge Chose curieuse il n y a pas de t l chargement possible depuis le site principal de l UNESCO ou alors nous n avons pas trouv la page de t l chargement malgr une recherche sur
27. y a plusieurs ann es Le d partement documentation est situ au mus e mais certains documents sont conserv s au Mayibuye Archive a PUWC Documentation manuelle Le mus e poss de un registre d inventaire Il poss de quelques fichiers non complets object files catalogue sheets pour certains des objets conserv s sur l le des conditions reports galement pour certains objets un cahier de mouvement et quelques dossiers documentaires Il y a aussi des formulaires de pr t Documentation informatis e Elle est incompl te seul un tr s petit pourcentage des collections a t informatis Un essai infructueux a t tent avec le logiciel d velopp par la soci t Logosflow http www logosflow com qui s appui sur une base Access C est jusqu pr sent la seule tentative qui ait t faite pour informatiser l inventaire Actuellement des recherches sont en cours pour identifier d autres bases de donn es parce que le syst me Logosflow n est pas ergonomique not user friendly ne permet pas d int grer facilement des images et le syst me de recherche n est pas ad quat Il y a aussi des probl mes de maintenance et d aide formation Perspectives L informatisation est positive s il s agit d une base de donn es efficace Il faudrait de meilleures possibilit s de recherche la possibilit d int grer des images l int gration de fonctionnalit s de gestion des collections e Mus e r
28. 4 et 1984 La majorit des objets semble avoir t collect e par l quipe de l ORSTOM alors en place Pierre Sall Herbert Peper Louis Perrois jusqu en 1972 date a laquelle l ORSTOM s est d sengag du mus e Une collection de bandes audio existe galement Personnel 21 personnes dont 6 l annexe du mus e qui tient lieu de Centre de Documentation pour le public Au moment de l enqu te il y avait un stagiaire Certains des membres du personnel sont des contractuels d autres sont fonctionnaires Tous travaillent plein temps sauf Mme Dubreuil mi temps Il ne semblait pas y avoir de personnes responsable de la documentation au mus e au moment de l enqu te Par d faut il semblerait que cette fonction soit partag e par Mme Gwena lle Dubreuil et M Jean de Dieu Moubegna responsable des collections mais sans r partition ni description formelles des t ches et des responsabilit s Au niveau de la formation formelle en documentation deux personnes au mus e en ont b n fici dans le cadre d une formation g n raliste Ecole du Patrimoine Africain EPA 4 Nom Fonction Intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s formation formatrice dipl mante Perrine Agent au service Cours PREMA EPA 1 an 1997 Minkou Restauration Universitaire Conservation International Gwena lle Contractuelle MECADOCTE Universit de 1an Ma trise 1995 Dubreuil Charg e de Mulhouse p
29. 5 _ Oui 5 O se trouve le service de documentation Nous avons un centre de documentation pour les ouvrages mais les documents pour les collections sont dans la r serve m me Dans les locaux du mus e Oui _ Non En cours Non C SINON OU Poania a a aaa aa a A T a dates 6 Nom des responsables de la documentation des collections et contacts si diff rent de A Andriamiarana Sandilalao andriamiaranasandilalao yahoo fr et Ratovoarizo Samuel ratovoarizo yahoo fr 7 Listez les ventuelles formations en documentation que le responsable de la documentation ou tout autre membre actuel du personnel du mus e a re u Nom de la personne Fonction intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s form e formation formatrice dipl mante Andriamiarana Conservateur Conservation 10 Conservation 1992 Sandilalao Pr ventive PREMA Italie mois Pr ventive Collecting planning Museum acquisition and JICA Japan 6 mois Managment 2001 documentation Technology Andriamampianina Raharijesy Miakabola Documentaliste Conservation PREMAG 94 3 mois Histoire Licence 1994 Agence Biblioth conomie Universitaire de Documentation la Francophonie 3 mois 1998 AUF Archives Archives 1 mois 2000 Nationales Malagasy Rakotovao Tania Documentaliste section Cartes et Documentation Au mus e G ographie 1997 photos Ma trise Agence Rajeriarisoa Monique Secr taire B
30. Afrique sub saharienne A Identification Nom du r dacteur de ce formulaire Salia Mal e eens eee e eee eeene eee Contact Mus e National du Mali iii iii Titre Fonction dans le mus e Chef du D partement de la Conservation B Coordonn es et contact Nom de votre mus e Mus e National du Mali Adresse physique s il y a lieu Route de Koulouba Adresse postale B P 159 Bamako T l phone fax 223 222 34 86 unie miennes means caved E mail museeAafribonemali net A est mis pour at Nom du directeur Samuel SIDIBE C Personnel 1 Combien de personnel comporte le mus e 63 Dont personnel plein temps 47 personnel mi temps 11 Stagiaire s 5 2 1 Y a t il une personne responsable de la documentation au mus e Oui xl Non L 2 2 Nom du responsable de la documentation et contact si diff rent de A Mme DIALLO Assa SYLLA Chef de la Section Documentation et Recherche 3 Listez les ventuelles formations en documentation que le responsable de la documentation ou tout autre membre
31. ENYA paulodondo yahoo com Title Function in the museum CURATOR COLLECTION amp EXHIBITS B Contacts Name of your museum KISUMU MUSEUM Physical address if applicable ccececeeeeee eee e eee e eee eee eee nena nent eee eee Postal address P O BOX 17779 KISUMU KENYA Telephone fax 254 035 2020332 Email kisumuse swiftkisumu co ke Name of Museum Director PETER NYAMENYA C Staff 1 How many staff does the museum have Of which Full time staff 34 Part time staff Intern s 2 1 Is there a person in charge of documentation Yes No C 2 2 Name of person in charge of documentation and contact if not the same as in A Paul ODONDO s e eg T 3 List any training in documentation of museum collections that the head of documentation or any other staff member have followed Name of Function Title of Training Length Graduating Year s trained training institution course person course Paul Documentation PD 12 2004 Odondo of museum MUSEUM UNIVERSITY MONTHS collection AND WESTERN HERITAGE CAPE STUDIES If yes state what degree was obtained If necessary use another sheet of paper Ecole du Patrimoine Africain EPA 69 4 1 Where is the documentation department located Within the museum building Yes No Fi 4 2 FiO WT os
32. Il y a 20 ordinateurs PC fonctionnant sous Windows en tat de fonctionnement La maintenance est r alis e par un prestataire ext rieur Le mus e dispose d une connexion Internet haut d bit sans fil Personnel Le personnel du mus e s l ve au nombre de 63 dont 11 mi temps et 5 stagiaires Mme Assa DIALLO SYLLA est Chef de la Section Documentation et Recherche mais elle n a apparemment pas re u de formation dans le domaine de la documentation des collections Deux membres du personnel ont suivi une formation en documentation soit d di e soit dans le cadre d une formation g n raliste Nom Fonction Intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s formation formatrice dipl mante Salia Mal Chef D part Documentation Mus e de 9 mois Oct 1981 Conservation mus ogrpahique l Homme ICOM Juil 1982 Soumana Gestion du Universit LS 2 ans 2005 Sony patrimoine Senghor 2007 culturel d Alexandrie Etat de la documentation Le service de documentation des collections est localis dans le mus e Documentation manuelle Le mus e poss de un registre d inventaire dans lequel sont enregistr s 9195 objets qui portent galement leur n inscrit sur l objet Aucun objet n a t enregistr au registre depuis 6 mois Il existe un syst me de localisation des objets Le fichier ma tre comporte galement 9195 fiches Il n y a pas de fichiers d index ni de dossiers do
33. Mus e National 6 Nom du responsable de la documentation et contact si diff rent de A 7 Listez les ventuelles formations en documentation que le responsable de la documentation ou tout autre membre actuel du personnel du mus e a re u Nom de la Fonction intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s personne form e formation formatrice dipl6mante FOFANA TRAORE Directrice Conservation EPA 10 1999 F Bintou Pr ventive Mois Si oui pr cisez le niveau ou le dipl me obtenu Si n cessaire continuez sur une autre feuille Ecole du Patrimoine Africain EPA 60 Formulaire de r ponse du Mus e d Andafiavaratra MADAGASCAR Enqu te sur la documentation des collections dans les mus es en Afrique sub saharienne A Identification Nom du r dacteur de ce formulaire Mle ANDRIAMIRADO Nony Tiana Contact 261 20 33 14 018 54 Titre Fonction dans le mus e Technicienne au sein du Service des Sites et Monuments dont le Mus e d Andafiavaratra B Coordonn es et contact Nom de votre mus e Mus e d Andafiavaratra Adresse physique s il y a lieu Rue Pasteur Ravelojaona Adresse postale B P 760 Antananarivo MADAGASCAR T l phone fax 261 20 22 200 91 261 20 22 248 84 E mail lovako wanadoo mg Nom du directeur Mme RAHARIMANANA Emeline C Contexte 1 Y a t il de lectricit dans votre mus e Oui X Non C 2 Si
34. Mus e national des arts et traditions et Tahiti Mus e de Tahiti et des Iles Il existe en Fran ais Anglais Italien et Allemand 2 1 1 Evaluation par l quipe du mus e Une note globale de 9 10 a t donn e par les deux personnes interrog es au Mus e des arts et traditions du Gabon M Cyril Abessolo informaticien du mus e et Mme Dubreuil charg e de la r habilitation du mus e tous deux ayant l habitude de travailler sur des ordinateurs Ils ont signal une grande difficult pour installer le logiciel comme sa seule faiblesse Sa prise en main est intuitive facile et de nombreuses bulles d aide permettent de comprendre les informations a entrer dans la plupart des champs Le repr sentant de la soci t Lamy au Rousseau ne comprend pas cette difficult d installation Il a ajout que l installation du logiciel na pas t faite par un repr sentant de la soci t mais qu en principe si l ordinateur r pond aux crit res de bases l installation ne devrait poser aucun probl me 2 1 2 Evaluation par l enqu teur Ergonomie 1 Installation Le CD d valuation du logiciel a t fourni Mme Avaro par la soci t Lamy au Rousseau Elle a galement rencontr un repr sentant de la soci t lors d un s jour a Paris L installation de la version d valuation s est faite sans aucun probl me 2 Interface de saisie Le logiciel comporte plus de 200 champs renseigner au total ce qui nous para
35. ON et M Calixte BIAH Conservateur charg de la mus ographie par l interm diaire de M Fid le MOUNGOUBA coordonnateur du P le Mus es l EPA Celui ci a ensuite pris contact r guli rement par t l phone avec l quipe du Mus e d Abomey pour suivre le d roulement de l enqu te et servir d interm diaire verbal entre Mme Avaro et l quipe du mus e pour des compl ments d informations d Pour le mus e de Robben Island l enqu te a eu lieu par e mail La r ponse du Mus e de Robben Island a t imm diate et efficace par l interm diaire de Mme Deirdre PRINS SOLANI qui a transf r le mail et le formulaire d enqu te aux personnes concern es M Maruis COETZEE responsable du Historical Papers and Rare Books Unit des Mayibuye Archives Mmes Mariki Victor Senior Archivist Artefacts Unit des Mayibuye Archives et Caroline Wintein sp cialiste en conservation au Mus e de Robben Island ont r pondu Ecole du Patrimoine Africain EPA 2 e M Domingos ZIVA ancien membre de l quipe EPA a t contact par Mme Avaro pour voir s il pouvait se charger de l enqu te dans un mus e angolais M Ziva fort propos devait se rendre en Angola pour un travail de recherche Il a profit de son s jour Lubango o se trouve le mus e r gional de Huila pour s entretenir avec l quipe du mus e afin de faire le point des actions entreprises Il a propos ce mus e car il tait le plus avanc dans so
36. actuel du personnel du mus e a re u Nom de la Fonction Intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s personne formation formatrice dipl mante form e Salia Mal Chef D part Documentation Mus e de 9 mois Oct 1981 Conservation mus ogrpahique l Homme ICOM Juil 1982 Soumana Gestion du Universit LS 2 ans 2005 Sony patrimoine Senghor 2007 culturel d Alexandrie Si oui pr cisez le niveau ou le dipl me obtenu Si n cessaire continuez sur une autre feuille Certains termes employ s ici sont d finis dans un glossaire en fin de formulaire Ecole du Patrimoine Africain EPA 74 4 O se trouve le service de documentation Dans les locaux du mus e Oui Non MONS OU TA Nr Len tarte a dat tata rate ete ni hae ne dada on se ta D Collections 1 De quel type de mus e s agit il Sciences naturelles xX ethnographique arm e C historique beaux arts xl autre SPOCIIEZ a3 thence n Eo erR AEREE A EA EA 2 De combien d objets se compose votre collection 10 000 si cest une valuation mettre le chiffre entre parenth ses E Syst me de documentation manuel 1 Combien d objets de la collection ont ils un num ro inscrit sur l objet ou sur une tiquette 9195 si cest une valuation mettre le chiffre entre parenth ses 2 1 Votre mus e poss de t il un Registre d inventair
37. aient ensuite le m me mat riel C est pourquoi deux agents de ces mus es Mesdames Micheline EGOUNLETY et Th r se SOGANSA avaient particip galement a la formation A Abomey les agents form s taient MM DAAVO et BIAH responsable des collections l poque La formation a dur deux semaines Bilan Aucune fiche informatis e n avait t saisie avant la panne du mat riel Cette exp rience s est av r e un total chec Plusieurs raisons semblent en avoir t la cause Le mat riel donn tait destin uniquement la gestion des collections et M BIAH avait t charg de conduire les travaux Malheureusement tout le monde au mus e utilisait les appareils informatique et photo au point que les pannes taient devenues fr quentes et l objectif premier du projet rel gu au deuxi me rang D apr s M Biah la formation tait insuffisante pour leur permettre de prendre en main facilement le logiciel Object ID tait trop compliqu pour tre ais comprendre et ex cuter en si peu de temps de formation D apr s M Biah galement le logiciel n tait pas adapt au cas du mus e d Abomey L op ration KIT a eu lieu au m me moment que l op ration EPA et le personnel n a pu mener de front les deux Ils se sont concentr s sur la documentation manuelle qui leur semblait un pr alable probablement vu la dimension nationale du projet appuy par la DPC et le Minist re Il est possible aussi
38. aire continuez sur une autre feuille G Documentation informatis e Non Ecole du Patrimoine Africain EPA 57 Formulaire de r ponse du Mus e du Burkina Faso BURKINA FASO Enqu te sur la documentation des collections dans les mus es en Afrique sub saharienne A Identification Nom du r dacteur de ce formulaire FOFANA TRAORE F Bintou Contact 226 50 39 19 34 cel 226 70 18 88 36 Titre Fonction dans le mus e Directrice de la Conservation et de la Documentation B Coordonn es et contact Nom de votre mus e Mus e National du Burkina Faso Adresse physique s il y a lieu Boulevard Charles De Gaule Adresse postale S C BP 7007 Minist re de la Culture du Tourisme et de la Communication T l phone fax 226 50 39 19 34 35 E mail S C alilouguet yahoo fr Nom du directeur Mme Alimata SAWADOGO TANLY C Contexte 1 Y a t il de l lectricit dans votre mus e Oui Non 2 Si oui 2 1 Est elle produite par Un groupe lectrog ne LI Le r seau lectrique national 2 2 Combien d heures d lectricit avez vous en moyenne par jour 24 heures 3 Le mus e poss de t il des ordinateurs en tat de fonctionnement Oui Non C 3 1 si oui combien 05 ordinateurs 3 2 si oui quel type Mac El PC 3 3 si oui quel syst me d exploitation utilisez vous Windows x MacOS O Linux E Autre pr cisez i eisa a ed eee 3 4 si oui qui fait la maintenance informatique Les f
39. aissance de l outil informatique en g n ral copier coller clic double clic clic droit arborescence du disque etc des objets num rot s et enregistr s etc Tant que tout ceci ne sera pas int gr le logiciel quel qu il soit pourra toujours para tre difficile Un temps d adaptation est forc ment n cessaire et il faut une appropriation du logiciel par les personnes qui l utilisent Quant aux outils informatiques logiciels leur utilit d pend des objectifs vis s sans oublier la question du co t et de la facilit de leur acquisition En ce qui concerne ActiMuseo et OIR que nous avons pu obtenir et installer dans le cadre de l enqu te Museolog est difficile installer et impossible d marrer soit suite une erreur dans les fichiers d installation ou un manque d instructions pour permettre une installation et un d marrage ais s notre conclusion est la suivante ActiMuseo est un logiciel de gestion de collections mus ographiques professionnel et complet pour des mus es actifs OIR est un logiciel basique aux capacit s de recherche limit es adapt aux mus es n ayant pas une grande activit et travaillant peu sur leur collection L utilisation d OIR gratuit par ailleurs pourrait tre envisag pour les PMM qui n ont pas beaucoup d activit s mais il faudrait que les donn es d OIR puissent tre exportables d autres bases de donn es au cas ou le mus e souhaiterait passer un vrai
40. al Pour elle l informatisation tait un must en mati re de gain de place de temps d conomie Elle s est adress e AFRICOM et l EPA pour savoir s il existait une tentative de standardisation des bases de donn es sur le continent Les deux institutions ont r pondu par la n gative Mme Dubreuil s est ensuite adress l quipe du Mus e du Quai Branly qui lui a conseill ActiMuseo qui lui semblait mieux adapt pour des petites collections que le logiciel utilis par le Mus e du Quai Branly TMS La soci t qui a d velopp ActiMuseo lui a envoy un CD d valuation avec lequel elle a pu faire une centaine de fiches Satisfaite des performances du logiciel elle en avait test d autres l achat du logiciel a t financ par l ambassade de France au Gabon 1 million FCFA environ 1500 EUR apr s qu une forte remise ait t consentie par la soci t Lamy Au Rousseau Multim dia L ambassade de France a galement financ lachat d un ordinateur multim dia et une mission d une semaine d un consultant pour l installation de la base de donn es et la formation du personnel Ecole du Patrimoine Africain EPA 5 Appr ciation du logiciel Les deux personnes interrog es lors de l enqu te ont donn une note globale de 9 10 ce logiciel Tr s facile d utilisation formation non n cessaire et donc de prise en main tr s rapide par un utilisateur B son point faible est sa difficult d install
41. alit s disparition des images Une demande de clarification a t envoy e mais nous n avons pas re u de r ponse ce jour Aucune mention de l utilisation du logiciel TMS n a t faite par le r dacteur de la fiche d enqu te contrairement aux indications donn es par l UNESCO Notons que la collection du mus e est estim e 10 000 pi ces et qu elle pourrait donc d passer ce nombre sortant ce mus e de la cat gorie des PMM k Fort Jesus Museum Mombasa Kenya Fort Jesus Box 82 412 Mombasa KENYA T l phone fax 254 22 00 58 E mail N A Directeur du mus e Dr Idle FARAH Formulaire rempli par M George GHANDI technicien de laboratoire La collection du mus e de Fort Jesus est estim e un million d objets Les donn es du mus e n ont donc pas t trait es en d tail ici car il ne rentre pas dans la cat gorie des PMM Petits et Moyens Mus es dont les collections ne d passent pas 8 000 10 000 objets limite fix e lors de la r union d valuation de l enqu te Cependant en r sum et titre d information le mus e a enregistr 2512 objets dans le registre d inventaire dernier enregistrement le 20 ao t 2007 et r dig le m me nombre de fiches maitre Ils ont cr en 2006 en interne une base de donn es MS Access dans laquelle sont entr s 2512 objets Cette base a t utilis e 4 fois dans les 6 derniers mois pour chercher de l information Mus e National d Eth
42. ar une formation de 15 jours sur les peintures polychromes a Empresa di Arte e Restauro Etat de la documentation Il n y a eu aucune initiative de documentation venant de l ext rieur Le personnel n tait pas form en documentation avant ao t 2007 Documentation manuelle Il n y a pas de registre d inventaire Les objets ne portent pas de num ro d inventaire Le personnel du mus e ne sait pas combien d objets comporte la collection Il existe une liste d objets par salle datant d octobre 1998 r alis dans le cadre du Programme r gional Bantu Cette liste r f rence 529 objets Elle n est donc qu un tat des lieux des objets contenus dans les salles d exposition au moment ou elle a t r alis e Le personnel reconnait que cette liste est incompl te et dans tous les cas les objets de la r serve n y figurent pas M Cardoso responsable de la restauration a commenc une liste d objets avec le logiciel Word Les objets sont photographi s avec un appareil photo num rique et renseign s avec les champs Dimensions Provenance Fonction et Date Le but de l op ration tant de r colter toutes les informations possibles sur les objets que d tiennent deux personnes au mus e M de BARROS Chef d partement services ducatifs et restauration au mus e depuis 1975 et Alda BANDEIRA guide au mus e depuis 1998 qui sont la m moire du mus e Cette liste n est cependant pas ou peu exploitable a des fins de gestion des
43. arivo 101 vohitra refer mg Titre Fonction dans le mus e Directeur amp Responsable des Collections ethnographiques B Coordonn es et contact Nom de votre mus e Institut de Civilisations Mus e d Art et d Arch ologie de l Universit Mus e de l Universit d Antananarivo Adresse physique s il y a lieu 17 Rue Dr Villette Isoraka Antananarivo 101 Madagascar Adresse postale BP 564 i c2 a sieichneheh dda MA ne tte an Ad T l phone fax Tel 261 20 2422165 E mail vohitra refer mg Nom du directeur Dr Radimilahy Chantal chradimi refer mg C Contexte 1 Y a t il de lectricit dans votre mus e Oui Non 2 Si oui 2 1 Est elle produite par Un groupe lectrog ne Le r seau lectrique national 2 2 Combien d heures d lectricit avez vous en moyenne par jour 8 heures 3 Le mus e poss de t il des ordinateurs en tat de fonctionnement Oui Non C 3 1 si oui combien 3 3 2 si oui quel type Mac PC 3 3 si oui quel syst me d exploitation utilisez vous Windows MacOS L Linux L Autre pr cisez sisi tee me A a 3 4 si oui qui fait la maintenance informatique Technicien de notre Mus e et autres ext rieurs 4 Le mus e est il connect l Internet Oui
44. asia RNA A RD RS En E da aa ner ame anni reste E ent een D Collections 1 What type of museum is it natural history ethnography X army C history fine arts LI pter SPECIY aeina cia fain Ses E ERA E EEE R de 2 How many artefacts are there in your collection 2500 if this is an estimate please put in brackets E Manual documentation 1 How many artefacts in your collection have their number written on them or attached with a label 200 if this is an estimate please put in brackets 2 1 Does your museum have an Accession register Yes No L If yes is the Accession register bound Yes LX No 2 2 How many artefacts are recorded in the Accession register NONE Sn isa hais if this is an estimate please put in brackets 2 3 Date at which the last artefact was entered in the register N A 3 1 In the stores and in the museum is there a localisation system Complete C Incomplete C No X LI 3 2 How do you write the localisation information Give an example ssssssssssrssrserersrrerrsrrerees 4 1 Does your museum have a Catalogue file Yes No K 4 2 If yes how many cards has the file if this is an estimate please put in brackets 5 1 Does your museum have index files Yes No X 5 2 If you have answered yes please list the index files that you have Ecole du Patrimoine Africain EPA 70 5 3 Are they co
45. at riaux en m me temps ni sur la totalit de la fiche etc Ceci est un point n gatif rendant la gestion des r serves impossible avec ce logiciel et la gestion des collections limit e On peut imprimer les r sultats de la recherche mais ceux ci n indique que le Nom le n d inventaire et le Type de l objet Il n est pas possible de param trer l impression pour qu elle prenne en compte d autres champs 5 Th saurus OIR s appui principalement sur les th saurus AAT Art and Architecture Thesaurus de la Getty et du Manuel des Normes d AFRICOM Les th saurus sont install s par d faut pour les champs Types Ecole du Patrimoine Africain EPA 26 Mat riaux et Techniques Mode d acquisition Leur utilisation est simple On y acc de en cliquant sur un bouton qui ouvre la liste ou en tapant les 3 premi res lettres du mot On peut y ajouter facilement des l ments Pour les Noms de lieux et le Fabricant les th saurus sont cr s au fur et mesure qu on entre des donn es dans la base Les th saurus ne sont pas hi rarchis s ils n ont qu un seul niveau ce qui fait qu ils sont relativement basiques mais facile d utilisation 6 Impression Il ne semble pas possible d imprimer l cran de saisie La seule impression possible est celle des Rapports Rapport de l objet et Rapport d objet complet partir du navigateur Internet Explorer cf annexe p 86 Il n est pas possible de personnaliser les
46. ation n cessit de faire intervenir un technicien de la soci t ou quelqu un qui a d j r alis cette op ration Un des avantages du logiciel est que la base de donn es peut tre mise en ligne facilement avec deux cliques annonce la soci t qui l a d velopp Cette option est cependant payante Le logiciel est d velopp sous FileMaker Pro cf annexes Etat d avancement des travaux Au moment de l enqu te apr s deux ans seuls 419 objets sur les 2400 que compte la collection avaient t enregistr s dans la base Le travail avait cess depuis plus de 6 mois a s est arr t L informatisation de l inventaire est donc per ue comme un chec mais cet chec n est pas d l outil informatique cela aurait t un inventaire manuel la m me chose se serait produite mais plut t un dysfonctionnement au sein du mus e En effet les d cideurs ne semblent pas avoir conscience de l importance de la documentation des collections Ils ne se rendent pas compte que c est la base de tout travail dans un mus e Cette non re connaissance de l importance de la documentation entra ne donc une absence de strat gie Il ny a pas de plan de strat gie ni de priorit autour de la documentation Les personnes qui ont commenc travailler sur l inventaire ont t allou es d autres t ches par le directeur du mus e assistante du directeur personnel du centre de documentation grand public La p
47. bosch degree Museum Science If yes state what degree was obtained If necessary use another sheet of paper G Computerised documentation 1 If you answered yes at question F4 page 4 1 1 What software are you currently using LORS 02 0 ee dead 1 2 Since WHEN ooo cece cece cece cece seca ee ee ee eae Ecole du Patrimoine Africain EPA 52 1 3 Was the software developed by the museum Yes No 1 4 If no who what company developed the software 1man company LOO ON inertie unie ec ee ed a el ee 2 Is this the first computerised documentation software that the museum uses Yes No If no 2 1 what softwares have you already used 2 2 why did you stop using them Alternative database systems are being investigated as current system is not as user friendly and searchable as could be There are also issues of maintenance and support 3 Please give us a brief history of how the museum got the software that you are using at the moment context initiator financing etc 4 Please tell us what you think of the software that you are using Name of software Global Encountered problems Strengths Weaknesses mark from 1 to 10 10 being the highest You may also write a comment here Ecole du Patrimoine Africain EPA 53 5 Will the software be upgraded in the future Yes No 6 What percentage of the collections compute
48. cace Ecole du Patrimoine Africain EPA 19 IV Analyse 1 Etat de la documentation Dans les informations fournies par les 10 mus es retenus et qui ont r pondu au questionnaire on retiendra les grandes lignes suivantes que nous avons r capitul es dans le tableau ci dessous Nombre N sur Enregistr s Fichier Fichiers Autre Informatis d objets objets sur RI ma tre index 1 Libreville 2400 Oui Pas de RI Non Non CM 419 Gabon ActiMuseo 2 Sao Tom Env Non Pas de RI Non Non Non 30 Word 1400 3 Abomey 1400 Oui Oui Oui 4 CM 0 Object ID B nin incomplets 4 Robben Isld Env RI existe Non Non CM Tr s Afrique du S 6000 Arr t Logosflow sur MS Access 5 Huila Angola Env En Pas de RI Incomplet 3 Non Non 3500 partie 50 incomplets 50 6 Ouagadougou Env Oui Oui Oui Non CM 300 Burkina Faso 6000 Object ID 7 Madagasc 1 Env RI existe Non Non CM Peu 1300 d truit 8 Madagasc 2 7000 Oui Pas de RI Oui Non CM 10 Excel 9 Kisumu Env Non Pas de RI Non Non Non Kenya 2500 10 Bamako Mali Env 90 90 Oui Non CM FileMakerPro 10000 90 en 3668 1 3 RI Registre d Inventaire CM Cahier de Mouvements Points faibles 1 50 des mus es enqu t s n ont pas de registre d inventaire qui est cependant un document administratif incontournable et obligatoire C est le document de base de tout syst me de documentati
49. chiers d index Et dans quel but 7 les dossiers documentaires Et dans quel but 0 ccccecceeee cece ee eeeeeeeeeeees le cahier de mouvement Plusieurs fois Et dans quel but Exposition Restauration F Documentation informatis e 1 1 Avez vous transf r des donn es sur fiches informatiques Oui X Non Fi 1 2 Si oui combien d objets ont une fiche informatis e ce jour 3 668 1 3 Quel logiciel utilisez vous FileMaker Pro 8 1 4 Depuis quand 2006 1 5 Ce syst me a t il t d velopp par le mus e Oui Non X 1 6 Si non qui quelle entreprise a d velopp le logiciel Apple Computeur Inc 2 1 Est ce le premier logiciel d inventaire informatis que le mus e utilise Oui Non X Si non 2 2 quels sont ceux que vous avez d ja utilis 3 Merci de nous relater brievement comment le mus e a acquis le logiciel que vous utilisez actuellement contexte initiateur financeur etc Le programme Objetc ID a t acquis dans le cadre de la coop ration culturelle Mali Pays Bas Le logiciel FileMaker Pro 8 a t acquis dans le cadre d un projet avec la Fondation AGA Ecole du Patrimoine Africain EPA 76 4 Merci de donner une appr ciation du logiciel que vous utilisez actuellement Nom du logiciel Note Probl mes rencontr
50. ctions sont vari es Ecole du Patrimoine Africain EPA 11 Infrastructure et quipement Le mus e est raccord au secteur et poss de galement un groupe lectrog ne Il a donc l lectricit 24 24 TIT Le mus e ne poss de aucun quipement informatique II n est pas connect l Internet Personnel Le personnel est compos de 8 personnes temps plein 5 d entre elles ont b n fici d une formation la gestion des inventaires Deux ont particip au cours national de 1 mois en Gestion des Inventaires organis Luanda du 25 mars au 19 avril 2002 qui a t assur e par l EPA financ par les fonds en d p ts italiens a l UNESCO d autres ont b n fici d une formation de 15 jours donn e par M Domingos ZIVA peu avant le cours national sp cifiquement pour le personnel du mus e de Huila Nom de la Fonction Intitul e de Institution Dur e Formation Ann e s personne la formation formatrice dipl mante form e Avelino Elias Coordinat Gestion des INPC 15 jours 2001 inventaires Joao Eduardo Coord Adj Gestion des EPA 1 mois 2002 inventaires Serafim Animateur Gestion des INPC EPA 15 jours 2001 2002 Agostinho do inventaires 1 mois Rosario Afonso Ana Dembele Gardienne Gestion des INPC 15 jours 2001 inventaires Celina da Gardienne Gestion des INPC 15 jours 2001 Concei o inventaires Etat de la documentation L
51. cumentaires Il y a un cahier de mouvements Ces diff rents l ments ont t utilis s plusieurs fois dans les six derniers mois pour l enregistrement la recherche et la gestion des mouvements Documentation informatis e Depuis 2006 le mus e s est lanc dans l informatisation de sa documentation Ils se servent du logiciel FileMakerPro8 et actuellement 3 668 objets ont t trait s soit 1 3 des objets enregistr s Ce logiciel a t acquis dans le cadre d un projet avec la Fondation Aga Khan Son point positif est notamment la possibilit d ajouter des champs Il a t utilis plusieurs fois dans les derniers mois pour l entr e des donn es et des fins de recherche Une tentative pr c dente avait plus ou moins chou Il s agissait de ObjectID acquis dans le cadre de la coop ration culturelle Mali Pays Bas D apr s un rapport du KIT crit par Mme Beumer ObjectID Evaluation Conclusions Mali National Museum Bamako April 2006 Marjolein Beumer KIT Tropenmuseum le logiciel a t utilis par le mus e pendant presque huit ans et a t abandonn car il ne satisfaisait pas le mus e en terme de gestion des collections n tant pas assez complexe D apr s notre enqu te ce logiciel n avait pas t jug assez souple et personnalisable Ecole du Patrimoine Africain EPA 18 impossibilit de changer certains champs et semblait comporter des lacunes au niveau de certaines fonctionn
52. dra RASOANIRIANA t l 261 20 32 04 252 55 Documentation manuelle Le mus e poss de un registre d inventaire un cahier de mouvement et des dossiers documentaires Il n y a pas de fichier ma tre ni de fichiers d index Documentation informatis e Elle n existe pas mais une tentative infructueuse a t effectu e par le pass Il s agissait comme pour le cas du mus e national de Sao Tom et Principe d une liste des collections existantes sur Word L id e venait du personnel du mus e L ordinateur avait par la suite t d truit par un virus et la liste a t perdue L ordinateur n a pas t r par ce jour h Institut de Civilisations Mus e d Art et d Arch ologie de l Universit Mus e de l Universit d Antananarivo Adresse physique 17 Rue Dr Villette Isoraka Antananarivo 101 Madagascar Adresse postale BP 564 Antananarivo Madagascar T l phone 261 20 2422165 E mail vohitra refer mg Directrice du mus e Dr Chantal RADIMILAHY chradimi refer mg Formulaire rempli par Mmes Radimilahy Chantal amp Andriamiarana Sandilalao Historique et collections L Institut de Civilisations Mus e d Art et d Arch ologie l C M A A est cr par d cret le 27 janvier 1970 comme Institut de recherches rattach au Rectorat de l Universit d Antananarivo Ses collections sont compos es de 7000 objets ethnographiques et 3 tonnes d objets arch ologiques Infrastructure et quipeme
53. e Oui Non Si oui ce registre est il reli Oui X Non 2 2 Combien d objets sont inscrits sur ce registre 9 195 si c est une valuation mettre le chiffre entre parenth ses 2 3 Date laquelle le dernier objet a t inscrit sur le registre 08 05 2007 3 1 Dans les r serves et le mus e existe t il un syst me de localisation des objets Complet Incomplet Inexistant 3 2 Comment inscrivez vous la localisation d un objet Donnez un exemple 08 C10 BI 12 4 1 Poss dez vous un fichier ma tre Oui X Non C 4 2 De combien de fiches est compos ce fichier maitre 9 195 si c est une valuation mettre le chiffre entre parenth ses 5 1 Poss dez vous des fichiers d index Oui Non X Ecole du Patrimoine Africain EPA 75 5 2 Si vous avez r pondu oui listez les fichiers que vous poss dez 5 3 Sont ils complets Oui LI Non L 6 Les objets les plus importants poss dent ils des Dossiers documentaires Oui L Non Lx 7 Le mus e poss de t il un Cahier de mouvement sur lequel sont inscrits les d placements des objets Oui K Non Fa 8 Dans les 6 derniers mois combien de fois avez vous utilis le registre d inventaire plusieurs fois Et dans quel but Inventaire le fichier maitre plusieurs fois Et dans quel but Inventaire Recherche les fi
54. e service de documentation se trouve au mus e Le responsable est Elias AVELINO Documentation manuelle Il n y a pas de registre d inventaire La documentation est constitu e de 4 fichiers Fichier ma tre Fichier mati re Fichier provenance g ographique Fichier cat gorie Ces fichiers ne sont cependant pas complets ils recensent environ 1560 objets soit moins de 50 des collections I n y a ni cahier de mouvement ni dossiers documentaires De ce point de vue l exp rience EPA semble avoir t un demi chec Le but du cours national en Gestion des inventaires tait de proc der par la suite un inventaire national que chaque mus e ait un syst me de documentation complet et fonctionnel comme pour ce qui avait t r alis pour le B nin Le cours a regroup 17 participants de onze mus es angolais Mus e d Histoire naturelle Mus e des Forces arm es Mus e d Anthropologie Mus e Oscar Ribas Mus e de l Esclavage Luanda Mus e de Lobito Mus e de Cabinda Mus e de Huila Mus e de Dundo Mus e de Huambo Mus e d Arch ologie de Benguela Une mission de suivi avait t r alis e au mus e de Huila en mars 2003 soit 1 an apr s le cours L quipe tait encore mobilis e et avait bien avanc dans son travail La mission de suivi avait permis de rectifier quelques erreurs et clarifier certaines notions abord es pendant le cours A cette poque 607 fiches ma tres avaient t r dig es avec une pa
55. eci cependant n est pas propre a Excel cette attente concerne moins le logiciel que la capacit technique r aliser des images en 3D Il semblerait cependant que Excel laisse un peu d sirer car au dire du r dacteur de la fiche d enqu te Nous aimerions utiliser un logiciel sp cifique pour les collections des mus es comme le produit du MOBIDOC France pour la gestion des collections Il est noter que le Mus e de l Universit d Antananarivo a fait partie d une initiative AFRICOM concernant le Manuel des normes con u publi et distribu par cette organisation En effet pour Access comme pour Excel les champs tablis par le mus e suivaient ceux d finis dans le Manuel des Normes Documentation des Collections Africaines publi par ICOM dans le cadre du programme AFRICOM Mme Radimilahy a un avis favorable du Manuel des normes D apr s elle le Manuel donne les champs de base et l on peut rajouter ou enlever selon les disciplines certains champs qui manquent ou ne sont pas utilis s Pour la documentation ce Manuel est donc appliqu de fa on quotidienne au mus e D ailleurs tous les Mus es malgaches membres du Conseil National de Ecole du Patrimoine Africain EPA 16 ICOM ICOM MAG ont entre les mains le Manuel des Normes et c est ce qui est utilis a Madagascar Le Manuel des normes est une tentative pour standardiser la terminologie de mettre en place un th saurus pour les collections d
56. eee cece ee eeeeeeeeeeeeees les fichiers d index Et dans quel but 7 les dossiers documentaires Et dans quel but ccecceeecee ee ee eeeeeeeeeeeeees le cahier de mouvement Et dans quel but ccecceeeeee ee eeeeeeeeeeeeeeees F Documentation informatis e 1 1 Avez vous transf r des donn es sur fiches informatiques Oui C Non Ed 1 2 Si oui combien d objets ont une fiche informatis e ce jour 1 3 Quel logiciel utilisez vous 7 1 4 Depuis quand 0 ccee cece eee ee ee eset ees 1 5 Ce syst me a t il t d velopp par le mus e Oui Non 1 6 Si non qui quelle entreprise a d velopp le logiciel 2 1 Est ce le premier logiciel d inventaire informatis que le mus e utilise Oui Non Si non 2 2 quels sont ceux que vous avez d j utilis Ecole du Patrimoine Africain EPA 42 2 3 pourquoi avez vous abandonn ces logiciels pr c dents 3 Merci de nous relater bri vement comment le mus e a acquis le logiciel que vous utilisez actuellement contexte initiateur financeur etc 4 Merci de donner une appr ciation du logiciel que vous utilisez actuellement Nom du logiciel Note Probl mes rencontr s Points forts Points faibles globale de 1 10 10 tant la lev e Vous pouvez galement faire un commentaire lib
57. eee e ee ee ee ee eea en eaenenes 5 Est il pr vu des d veloppements futurs pour ce logiciel Oui Non hel 6 Quel est le bilan global que vous faites sur l informatisation de votre inventaire Positif pail N gatif 7 Quel pourcentage de votre inventaire a t informatis Ecole du Patrimoine Africain EPA 38 8 Qu aimeriez vous changer au syst me actuel Ecole du Patrimoine Africain EPA 39 Formulaire d enqu te 2 version version fran aise Enqu te sur les pratiques documentaires dans les mus es de l Afrique sub saharienne A Identification Nom du r dacteur de ce formulaire iii iiiiiiueiisssssse Contact a coe ea N a a ida ee an a ahd oles paddy a de aed Titre Fonction dans le mus e inane cece cece ee cece a a e aa aa B Coordonn es et contact Nom de votre mus e 0er Adresse physique s il y a lieu cccecndsee ispirare eienaar ini EERE raain aa Adresse postales sien en a a nn cite acta Bt ee ME re mate en T l phone fak is aces erins dde eae aie mme eee ee true Lun Esmail iseun peer icone reset elie E E N a oa ae aaa nue ea toe een aed Nomrdui directeu rs durite mme ese cei wae pe cyte ey dle Dre ey C Personnel 1 Combien de personnel comporte le mus e Dont personnel plein temps personnel mi temps Stagiaire s 2 1 Y a t il une personne responsable de la documentation au mus e
58. emment n cessaires au fonctionnement de Museolog rendent cette application peu user friendly et dans l tat elle ne peut tre utilis e ni par un n ophyte ni par un utilisateur confirm en informatique 2 4 Tableau r capitulatif des trois logiciels test s ActiMuseo OIR Museolog _ Observations Champs essentiels N d inventaire X X X Nom X X X Localisation X X X Description X X X Mesures X X Mati res Techniques X X X Photo X X X Cat gorie par fonction X X X Provenance X X X Fonctionnalit s T l chargement Web X Oui mais impossible de d marrer le logiciel pour Mus olog Recherche multicrit re XX X Multicrit re limit e pour OIR Th saurus X X Impression cartels X textes etc Sauvegarde X Export sous plusieurs X formats possible Duplication champs X possibilit de classer l objet dans plusieurs cat gories provenance Domaines sp cifiques Ethnologie X X Sciences naturelles X X Beaux arts X Arch ologie X Manuscrits imprim s X Numismatique X Architecture X Nous rappelons que Museolog n a pas t test Les informations ci dessus proviennent d une liste des champs disponibles fournit par l UNESCO Almati Nous n avons pu v rifier leur existence leur format et les fonctionnalit s qui s y rattachent Ecole du Patrimoine Africain EPA 29 V Conclusion e
59. entation manuelle Le mus e poss de un registre d inventaire un fichier maitre et un cahier de mouvement Il n y a pas de fichiers d index ni de dossiers documentaires Documentation informatis e Une tentative infructueuse a t effectu e par le pass Aujourd hui le logiciel a t simplement abandonn Il s agissait d une initiative commenc e en 2000 avec le Mus e Royal des Tropiques KIT avec le logiciel Object ID Elle s est av r e un chec pour plusieurs raisons Ecole du Patrimoine Africain EPA 13 a le logiciel comportait beaucoup d erreurs il donnait l impression d avoir t traduit de l anglais au fran ais par une personne qui ne maitrisait pas la langue fran aise d o des confusions Le probl me semble avoir t en fait un probl me de terminologie qui n avait pas t claircie pendant la formation de deux semaines qu avait re u le personnel Sur la fiche d identification objets plusieurs champs pr taient confusion le personnel ne voyait pas la diff rence Emplacement Localisation P riode Date Date d acquisition Titre de l objet Sujet de l objet Inscription Marquage Auteur Fabricant b la correction des fiches n tait pas ais e il tait impossible d effacer tout bonnement il fallait retourner en arri re pour cliquer sur un bouton et ensuite on pouvait corriger c la r alisation de copier coller des textes dans la base un docume
60. es 8 recommandations suivantes peuvent tre formul es 1 Faire en sorte que tous les PMM aient leurs objets num rot s et enregistr s dans un registre d inventaire reli et cartonn sans quoi le passage l informatisation sera illusoire et quasi inutile Il convient de rappeler que le registre d inventaire est un document essentiel et administratif et que le num ro d inventaire est le pilier de tout syst me de documentation qu il soit manuel ou informatis Le num ro d inventaire est un champ obligatoire dans les deux bases de donn es test es et probablement dans toutes les bases de donn es de gestion de collection Il est obligatoire galement dans le syst me manuel pas de num ro d inventaire pas de cl d acc s toutes les informations concernant un objet Le croquis ci dessous propos par M Ga l de Guichen lors de l atelier de restitution de l enqu te montre clairement l importance de chacun des l ments du syst me de documentation et le format manuel ou informatis qu il doit prendre Cahier de Fichiers d index ocumentaires Mouvements Manuel ou informatis Fichier ma tre Absolument n cessaires 1 N d inv p n Manuel sur l objet Registre d inventaire 2 Faire en sorte que les chefs d tablissements mus aux soient conscients de la n cessit de pr ter attention l inventaire des collections qu il soit manuel ou informatis Eux seuls peuvent donner l impulsion n cessaire et assurer
61. es ayant utilis un logiciel de base de donn es de collection mus ographiques ont re u une formation ce logiciel Cette formation semble cependant insuffisante dans la plupart des cas 4 Toutes les institutions ayant r pondu ont l lectricit secteur et ou groupe 2 Evaluation des logiciels 2 1 ActiMuseo ActiMuseo est un progiciel de gestion de collections mus ographiques d velopp par la soci t Lamy au Rousseau Ses domaines d application sont les Beaux Arts les Arts D coratifs l Ethnologie Arch ologie la Numismatique et la Phal ristique les D p ts de Fouilles Arch ologiques l Architecture les Manuscrits et imprim s et les Sciences Naturelles Il int gre les th saurus et la m thode d inventaire de la direction des Mus es de France ActiMuseo fonctionne sur plates formes Macintosh et PC D apr s la pr sentation du logiciel sur le site web de la soci t ActiMuseo est totalement compatible avec les bases de donn es de la direction des Mus es de France autant par ses fonctions d importation que d exportation Il permet galement l change de donn es dans de multiples autres formats informatiques La soci t annonce galement que d velopp sous FileMaker Pro 8 ActiMuseo permet une utilisation allant du monoposte 250 connexions simultan es En dehors de plus de 100 mus es en France ce logiciel est galement utilis Yverdon Suisse Mus e Suisse de la mode Libreville Gabon
62. es mus es africains i Kisumu Museum KENYA Adresse postale P O BOX 1779 KISUMU KENYA T l phone 254 035 2020332 E mail kisumuse swiftkisumu co ke Directeur du mus e Peter NYAMENYA Formulaire rempli par M Paul ODONDO paulodondo yahoo com conservateur collection et expositions Historique et collections Le mus e de Kisumu est un mus e r gional inaugur en 1980 Sa construction a t financ e par le Gouvernement kenyan et l UNESCO II poss de des collections ethnographiques et de sciences naturelles dont le nombre est estim a 2500 Infrastructure et quipement Le mus e est raccord au secteur pour son approvisionnement lectrique Il y a 4 ordinateurs PC en tat de fonctionnement La maintenance est r alis e par un prestataire ext rieur Le mus e dispose d une connexion Internet haut d bit ADSL Personnel Le personnel du mus e s l ve au nombre de 34 M Paul ODONDO est charg de la documentation des collections Celui ci a eu une formation g n rale de 1 an en 2004 l universit de Western Cape Afrique du Sud en Museum and Heritage Studies Etat de la documentation Le service de documentation des collections est localis dans le mus e Documentation manuelle Le mus e ne poss de aucun l ment du syst me de documentation pas de registre d inventaire rempli pas de fichiers pas de dossiers documentaires pas de cahier de mouvements etc Le mus
63. estion du Patrimoine 3mois technique 2006 PCI Africain Charg de la Museum 6mois Formation 2001 mus ographie Management OSAKA technique of Technology JAPON Si oui pr cisez le niveau ou le dipl me obtenu Si n cessaire continuez sur une autre feuille G Documentation informatis e Si vous avez r pondu Oui la question F4 page 2 1 1 Quel logiciel utilisez vous 7 1 2 Depuis quand cce cece eee eeeee ee eeeeee ees 1 3 Ce syst me a t il t d velopp par le mus e 1 4 Si non qui quelle entreprise a d velopp le logiciel Oui 1 5 Est ce le premier logiciel d inventaire informatis que le mus e utilise Ecole du Patrimoine Africain EPA 47 Oui Non 2 Merci de nous relater bri vement comment le mus e a acquis le logiciel que vous utilisez actuellement contexte initiateur financeur etc 3 Merci de donner une appr ciation du logiciel que vous utilisez actuellement Nom du logiciel Note Probl mes rencontr s Points forts Points faibles globale de 1 10 10 tant la lev e Vous pouvez galement faire un commentaire libre 2 2 cece e cece eee eee eee ee ee ee eens en eaenenes 4 Est il pr vu des d veloppements futurs pour ce logiciel Oui Non 5 Quel est le bilan global que vous faites sur l informatisation de votre inventaire Positif C N gatif L Ecole du Patrim
64. ez r pondu oui listez les fichiers complets que vous poss dez Ecole du Patrimoine Africain EPA 62 3 2 Cahier de mouvement Oui X Non 3 3 Dossiers documentaires Oui Non 4 La documentation de votre mus e est elle enti rement informatis e Oui E Non 4 1 Si non avez vous fait des tentatives infructueuses d informatisation dans le pass Oui _ Non 5 O se trouve le service de documentation Dans les locaux du mus e Oui Non C SINON OU ZE s E seen A E E TT oa 6 Nom du responsable de la documentation et contact si diff rent de A Mme RASOANIRIANA Jos ane Sahondra 261 20 32 04 252 55 7 Listez les ventuelles formations en documentation que le responsable de la documentation ou tout autre membre actuel du personnel du mus e a re u Nom de la Fonction Intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s personne formation formatrice dipl mante form e Si oui pr cisez le niveau ou le dipl me obtenu Si n cessaire continuez sur une autre feuille G Documentation informatis e 1 Si vous avez r pondu Oui la question F4 page 3 Ecole du Patrimoine Africain EPA 63 Formulaire de r ponse du Mus e d Art et d Arch ologie de l Universit MADAGASCAR A Identification Nom du r dacteur de ce formulaire Radimilahy Chantal amp Andriamiarana Sandilalao Contact Mus e de l Universit BP 564 Antanan
65. gional de Huila Museu regional da Huila Rue Dr Agostinho Neto C P 265 Lubango ANGOLA T l phone fax 244 26124966 museuregionaldahuilaangola yahoo com br Directeur Elias AVELINO Coordinateur du comit de gestion Historique et collections Le mus e r gional de Huila a t cr en 1979 l emplacement du mus e colonial qui lui fut fond en 1957 Le b timent qui l abrite depuis 1957 est une maison d habitation qui date des ann es 40 Le mus e colonial a t ferm lors de l ind pendance de l Angola en 1975 Il contenait alors une collection d art portugais notamment des c ramiques et des statues en bronze Le mus e fut ferm pendant deux ans et r ouvert comme Mus e R gional de Huila en 1979 Le fonds de ses collections est constitu des restes des collections du mus e colonial et d objets ethnographiques qui furent trouv s au moment de l ind pendance dans les maisons priv es des Portugais de Lubango et confisqu s Des collectes furent galement organis es partir de 1977 pour enrichir les collections ethnographiques Les collections du mus e de Huila regroupent aujourd hui environ 3500 objets dont 85 sont des objets ethnographiques la majeure partie r sultant des campagnes de collecte et non des objets saisis aux Portugais le reste tant des objets d histoire naturelle d art portugais d arch ologie et d artisanat Officiellement il s agit d un mus e ethnographique mais ses colle
66. i expos s au mus e La plupart des objets ont par le pass servi dans diff rentes c r monies Aujourd hui ils continuent d tre fonctionnels et sont donc utilis s par les familles royales aux m mes fins Personnel L quipe du mus e comporte 23 personnes dont 17 plein temps 6 temps partiel AU niveau de la formation formelle en documentation deux personnes au mus e en ont b n fici plusieurs fois dans le cadre d une formation g n raliste ou sp cifique Nom de la Fonction Intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s personne formation formatrice dipl mante form e AHONON Gestionnaire Cours sur la 3 mois L onard du Site conservation ICCROM Formation 1993 Pr ventive PREMA technique PREMA1 AHONON Gestionnaire Cours sur la Ecole du 3 mois Formation 2004 L onard du Site conservation Patrimoine technique et la gestion Africain du Patrimoine Culturel Immobilier Charg de la Gestion de la 15 Formation 1999 BIAH C mus ographie documentation Ecole du jours technique Bertin Gestion des Patrimoine 2000 Calixte inventaires Africain 30 jours Charg de la Conservation Ecole du Formation BIAH C mus ographie et gestion du Patrimoine 3 mois technique 2006 Bertin Patrimoine Africain Calixte Culturel Immobilier Charg de la Museum 6 mois Formation 2001 BIAH C mus ographie Management OSAKA technique Bertin of Technology JAPON
67. i yahoo com 34 Formulaire d enqu te 1 version version fran aise Enqu te sur la documentation des collections dans les mus es en Afrique sub saharienne A Identification Nom du r dacteur de ce formulaire iii evan eeeaeeeeeeeues CONCH EEE Den E 2 node de 0 RS heath de ont lent oak Titr Fonction dans l mus e iaeiaiai Ars Re ana ne fe ane deta B Coordonn es et contact Nom de vote MUS E cases nee Te RAR Ra A AND sana get AREA iagacacaiads Adresse physique s il y a lieu oe eect eee nent eater eaeeeneeas Adresse postale sn she han anim ater de a ea tie T l phone Tax see anne de ANR athe ane bleed A An D naa aaa dass ee ele de Email ss Rene sonne AURA A NAN ANA c Es Mann a Annee ia sac aaa Nom d dir cteur 3 132888 are at te ne Ro te na RE A cheat a C Contexte 1 Y a t il de l lectricit dans votre mus e Oui L Non C 2 Si oui 2 1 Est elle produite par Un groupe lectrog ne Le r seau lectrique national 2 2 Combien d heures d lectricit avez vous en moyenne par jour 7 3 Le mus e poss de t il des ordinateurs en tat de fonctionnement Oui Non 3 1 si oui combien 3 2 si oui quel type Mac PC a 3 3 si oui quel syst me d exploitation utilisez vous Windows LI MacOS L Linux L Autre pr cisez i in e erie one ere es 3 4 si oui qui fait la maintenance informatique ccccceeee
68. iaux Dimensions Auteur Mill sime de l uvre P riode Ex cutant Utilisation Fonction Destination Collection Observations Commentaire Notons que cette interface ne poss de pas de champ Localisation ce qui notre avis est regrettable ce champ nous paraissant essentiel pour la gestion physique des collections Cependant pour faciliter encore plus les choses dans la perspective de l utilisation de ce logiciel par les PMM il existe une fen tre de saisie Expresse cf annexe p 83 Elle est enti rement param trable quant au type et nombre de champs que l on veut y faire figurer Cette fiche expresse facilite grandement la saisie des informations car on peut n y faire figurer que les champs dont on a r ellement besoin et elle peut donc tenir sur un seul cran Toutes ces diff rentes interfaces de saisie sont li es entre elles l insertion d une modification sera r percut e sur toutes les interfaces 3 El ments multim dias Il est possible d int grer un nombre illimit de fichiers audiovisuels chaque notice photographies enregistrements audio et vid o L importation d l ments audio et photographique a t test et s av re facile Cependant les l ments audio doivent tre au format Quicktime ce qui n cessite d avoir un logiciel qui permette de les num riser et de les enregistrer sous ce format SoundForge par exemple Le nombre total de m dias existants est indiqu sur la fiche Il
69. iblioth conomie Universitaire de 1 mois Enseignement 1998 la Francophonie g n ral AUF Baccalaur at Agence Rakotomandimby Biblioth caire Biblioth conomie Universitaire de 1 mois Enseignement 1998 Robinson la Francophonie g n ral AUF Baccalaur at Conservation PREMAG 94 3 mois Enseignement 1994 g n ral Ramisaharison Dessinateur Conservation PREMAG 94 3 mois Art plastique 1994 Jeannot Stage sur la Ratovoarizo Samuel Technicien du Restauration technique de 3 mois Enseignement 2006 mus e restauration de g n ral textile Stage sur la Ravoninjatovo Rivo Technicien du Restauration technique de 3 mois Enseignement 2006 Jacky mus e restauration de g n ral textile Baccalaur at Si oui pr cisez le niveau ou le dipl me obtenu Si n cessaire continuez sur une autre feuille Ecole du Patrimoine Africain EPA 66 G Documentation informatis e 1 Si vous avez r pondu Oui la question F4 page 3 1 1 Quel logiciel utilisez vous MS Excel Ms Access 1 2 Depuis quand 2000 1 3 Ce syst me a t il t d velopp par le mus e Oui Non 1 4 Si non qui quelle entreprise a d velopp le logiciel Microsoften admen e E mad Ao ye tastes 2 Est ce le premier logiciel d inventaire informatis que le mus e utilise Oui Non x Si non 2 1 quels sont ceux que vous avez d ja utilis Dbase Ill Works 2 0 2 2 pourquoi avez
70. iff rents types de cartels l impression d une fiche cf annexes p 84 On peut galement cr er ses propres mod les de cartels option non disponible dans la version de d monstration ou imprimer les champs de son choix ou encore les crans de saisie 7 Exportation Nous avons test l exportation des donn es au format Excel et HTML L interface est claire et intuitive On peut s lectionner les champs importer au cas o on ne les voudrait pas tous Au format Excel par exemple la base est export e sous forme de feuille Excel et on peut l envoyer par e mail ou imprimer la feuille Excel Il semble en th orie possible d importer des donn es dans la base sous divers format mais le bouton permettant de lancer l op ration ne fonctionne pas dans la version de d monstration Il est possible d exporter la base textes et images sous un format dit DMF qui est compatible avec les bases de donn es de la DMF Joconde 8 Sauvegarde Il existe un utilitaire de sauvegarde On peut choisir soit d appuyer sur un bouton Copier la base et elle sera copi e dans le r pertoire de destination choisi On peut galement simplement copier tout le dossier ActiMuseo qui se trouve dans Program Files 9 Capacit de stockage La capacit de stockage de FileMaker est de 8 Teras Octets ce qui est norme D apr s le d veloppeur FileMaker sous lequel Actimuseo est d velopp est capable d enregistrer plusieurs centaines de mi
71. ion Il semblerait que pendant la formation la prise en main du logiciel les formateurs ne se soient pas appesanti sur l explication des diff rents champs et les informations qu il faut y mettre comme par exemple pour les champs P riode Date Date d acquisition Ecole du Patrimoine Africain EPA 24 la terminologie employ e dans le logiciel est affiner il semblerait qu effectivement certains termes comme Emplacement Localisation soient identiques b la correction des fiches n tait pas ais e il tait impossible d effacer une entr e il fallait retourner en arri re pour cliquer sur un bouton et ensuite on pouvait corriger Ceci pose le probl me de l ergonomie du logiciel de sa facilit et sa rapidit d utilisation qui est n cessaire pour que les personnes qui s en servent ne le ressentent pas comme une charge de travail suppl mentaire ou compliqu Plus les gens devront cliquer pour remplir une fiche plus cela sera long et moins ils seront motiv s c la r alisation de copier coller des textes dans la base un document Word par exemple s av rait impossible rendant les informations saisies peu utiles pour r aliser des cartels envoyer des informations il fallait tout ressaisir Ce probl me est effectivement bloquant L avantage de l informatisation c est qu elle permet d utiliser les textes saisis dans la base d autres fins pr paration des cartels etc S il n est pas possible de fa
72. iopie Addis Abeba Le mus e a t propos par l UNESCO car il a t l objet d une session de formation UNESCO CHDA sur la gestion des collections en 2006 et d apr s les informations de l UNESCO il utilisait le logiciel Museolog Le formulaire renvoy par le mus e fait tat d une collection riche d environ 500 000 objets ce qui le fait sortir de la cat gorie des PMM aussi ne traiterons nous pas ces donn es ici A titre d information cependant il utilise OIR Object ID avec lequel 20 000 objets ont t trait Nous savons par un rapport du KIT ObjectiID Evaluation Conclusions Ethiopia National Museum Addis Abeba April 2006 Richard van Alphen KIT Tropenmuseum que plusieurs tentatives d informatisation ont eu lieu de 1999 a 2006 avec ObjectID Elles se sont sold es par des checs successifs dus des probl mes techniques perte des donn es suite a plusieurs crashs informatiques Le mus e n a fait aucune mention de Museolog et n a pas r pondu notre demande de clarification ce sujet m National Museums of Kenya Vu la grandeur de ses collections plus de 3 millions d objets ce mus e n a pas t retenu car il ne peut tre class dans la cat gorie des petits et Moyens Mus es PMM A titre d information cependant diff rents logiciels Access Excel File Maker Pro sont utilis s selon les d partements et divers niveau d avancement File Maker Pro a t jug le plus facile et effi
73. ipaux de saisie cf annexe p 85 Un de ces onglets tiquet Extra comporte 6 champs personnalisables pr format s 1 champ bouton de s lection 2 champs dates 2 champs texte et 1 champ M mo texte long Il est possible de param trer le nom de ces champs optionnels Pour ce faire il est n cessaire de lire le Manuel Technique pour tre capable d diter le fichier OIR ini qui permet de personnaliser certains champs et certaines fonctionnalit s du logiciel A notre avis il faudrait mettre plus en vidence cette possibilit et d tailler Ecole du Patrimoine Africain EPA 25 un peu plus la proc dure par exemple avec quel logiciel lire et diter le fichier OIR ini qui s av re tre tr s simple Nous avons personnalis l onglet Extra en cr ant les champs Restaur Oui Non Date de restauration Pays Ecole pour palier aux insuffisances du logiciel d velopp es plus bas Malheureusement on ne peut pas rajouter de champs cet onglet Extra ni changer le format des donn es pr format es Les champs concernent essentiellement les informations physiques sur l objet telles que mati re technique dimensions la localisation de l objet localisation permanente et temporaire avec la gestion des d placements le statut juridique de l objet Il n existe pas de champs d di s aux informations scientifiques sur l objet ni sur la vie de l objet avant et apr s sa collecte bibliographie ancien propri ta
74. ire utilisateur expographie etc Il est impossible d enregistrer plusieurs Types plusieurs Lieux de provenance ex Pays r gion ville plusieurs Fabricants Ethnie Ecole Auteur ce qui nous para t bloquant et limite la richesse de l information que l on peut tirer d une base de donn es Les champs N d inventaire Nom Type Photo et Mesure sont obligatoires De ces 5 champs obligatoires 4 sont r unis dans le m me onglet g n ral ce qui rend la saisie plus rapide puisque apr s il ne reste qu a aller dans l onglet Mesure pour saisir au moins une dimension Une vue d ensemble de chaque enregistrement est possible et il est possible de param trer l ordre des champs en fonction de ceux qu on utilise le plus fr quemment cette manipulation est n cessaire car la vue d ensemble ne permet pas de voir tous les champs sur l cran sans utiliser l ascenseur horizontal Il existe quelques coquilles et des fautes de fran ais ou de formulation dans le logiciel et les Manuels d aide qui n emp chent cependant pas la compr hension Il est effectivement n cessaire de cliquer sur un bouton avant de modifier un champ et ensuite de valider la modification en cliquant sur un autre bouton ce qui peut para tre long et contraignant pour certaines personnes mais personnellement nous n avons pas trouv cela g nant De m me pour la n cessit de passer d un onglet a un autre pour saisir la totalit des informations co
75. ire des copier coller la pr sence d une base de donn es informatis e perd beaucoup de son utilit d la saisie des fiches tait trop lente il fallait tourner une page chaque fois et passer par plusieurs crans avant de compl ter la saisie M me commentaire que pour b e les recherches crois es n taient pas possibles ou la r alisation de requ tes crois es n a pas t abord e en formation soit il s agissait d un manquement au niveau de la conception du logiciel soit d un manquement au niveau de la formation Si la version de 2000 ne permettait pas de faire des recherches crois es elle pr sentait donc peu d int r t L int r t des bases de donn es tant justement les possibilit s de recherche qu elles offrent f un bug semble avoir exist les images disparaissaient Mus e du Mali Notre demande de pr cision n a pas eu de r ponse g une sauvegarde tous les soirs tait pr vue et cela tait per u comme contraignant d autant plus que l op ration centralis e par une seule personne paraissait difficile aux autres La personne charg e de la sauvegarde quotidienne est d c d e en 2004 Aux dires de Mme Fofana l op ration de sauvegarde n a pas t expliqu e tout le monde pendant la formation donc a veut dire que c tait compliqu Malheureusement la sauvegarde est n cessaire mais m me les personnes qui utilisent couramment l outil informatique manquent de rigueur a ce niveau
76. irector Research and Collections Dr Helida OYIEKE Director for Research and collections Mus e national du Burkina Faso Alimata SAWADOGO TANLY Bintou FOFANA Directrice Directrice de la Conservation et de la Documentation National Museum of Ethiopia Mme AYNALEM YELMA Directrice Mus e du Palais d Andafiavaratra Madagascar Emeline RAHARIMANANA Nony T ANDRIAMIRADO Directrice du patrimoine Technicienne au Service des Sites et Monuments Ecole du Patrimoine Africain EPA DeirdreP macoetzee uwc ac za mvictor cwintein robben island org za uwc ac za UWC aC Za d ziva epa prema net museuregionaldahuilaangola yahoo com br bkhayota hotmail com biodiversity wananchi com cbd museums or ke oyiekeh yahoo com tanlyalimata yahoo fr fofanabintou2007 yahoo fr mamyilma gmail com nationalmuseum ethionet et ahoo fr ahoo fr emelinecle nonytiana 33 Mus e d art et d arch ologie de l Universit d Antananarivo Chantal RADIMILAHY Directrice Mus e national du Mali Samuel SIDIBE Directeur Mus e de Kisumu Peter NYAMENYA Director Paul ODONDO Curator Collection amp Exhibits Fort Jesus Museum Mombasa Idle FARAH Director George GHANDI Laboratory technician National Museum of Botswana Segametsi RADISE Ecole du Patrimoine Africain EPA chradimi refer mg musee afribonemali net kisumuse swiftkisumu co ke paulodondo yahoo com sradise gov bw mmamosid
77. it sur la Liste du patrimoine mondial de l UNESCO depuis 1985 C est un haut lieu d histoire de culture vivante et de tourisme Depuis 1992 d importants travaux de sauvegarde et de valorisation des b timents et des collections ont t r alis s notamment dans le cadre du programme PREMA Infrastructures et quipement Le mus e est raccord au secteur et a donc l lectricit 24 24 7 7 Le mus e poss de deux ordinateurs PC en tat de fonctionnement l un pour le secr tariat et l autre pour la Conservation Ces ordinateurs sont pourvus de Microsoft Windows La maintenance est assur e par un prestataire de service Le mus e n est pas connect Internet pour l instant un acte de vandalisme ayant coup les lignes t l phoniques Si cette situation n est pas chang e cela pourra poser probl me le moment voulu au niveau des mises jours des antivirus et des logiciels Collections Le mus e historique d Abomey est riche de 1400 objets pour la plupart propri t des rois qui se sont succ d la t te du royaume du Dahomey Les collections sont constitu es d armes de tr nes de bijoux d autels portatifs en m tal et d animaux sculpt s symbolisant les rois Elles rassemblent aussi des toffes appliqu es des instruments de musique des photographies d v nements et de c r monies importants des objets import s d Europe offerts aux rois et une cinquantaine d anciens bas reliefs restaur s et aujourd hu
78. jet de culte ou magique Femme Punu Gabon argile bois peint sculpte hauteur 34 50 cm 0 largeur 22 80 cm 0 donation 1B Data of the object Management Information Localisation emplacement je jusqu Par Note DProgrem filesUCOMOIR Picturesunasque_punu3 jpg Ecole du Patrimoine Africain EPA Pictures 86 Glossaire Registre d inventaire Le registre d inventaire est un document administratif officiel qui prouve le titre l gal de propri t du mus e Il sert de base l tablissement de tout le syst me de documentation du mus e En tant que document officiel unique et irrempla able le registre d inventaire doit r pondre aux caract ristiques de permanence transparence et s curit Il est reli cartonn ses pages sont num rot es Fichier ma tre Le fichier ma tre est le fichier de base du syst me de documentation Les fiches y sont class es par ordre croissant de num ro d inventaire dans le m me ordre que le registre d inventaire Fichiers d index Les fichiers d index servent faire des recherches sur la collection sur un th me pr cis G n ralement ils sont cr s partir du fichier ma tre et sont con us selon les types d information les plus couramment recherch s ou utilis s dans le mus e Chaque mus e d finit ses fichiers d index en fonction de ses collections et de ses besoins Ainsi on rencontre dans les mus es de type ethnographique des fichiers
79. le site Le logiciel est difficile installer Il faut d abord t l charger et installer deux autres logiciels Postgres et Tomcat qui ne sont pas livr s avec le fichier de t l chargement de la base de donn es Il faut se d brouiller pour trouver Tomcat et Postgres sur Internet Apr s avoir install Tomcat et Postgres on installe la base de donn es Tout ceci a t fait mais nous n avons pas pu faire fonctionner Museolog apr s plusieurs tentatives Les fichiers d aide de toutes les applications t l charg es et install es sont minimalistes Celui de Museolog est tr s succinct et crit en un mauvais anglais Aucun de ces fichiers ne permet de comprendre quoi faire apr s l installation de tous ces logiciels ni comment d marrer Museolog Nous avons crit au d veloppeur du logiciel dont l adresse figure dans le fichier d aide a yemelyanov gmail com pour lui demander comment lancer Museolog mais nous n avons aucune r ponse a Ce jour Nous avons demand l UNESCO de nous envoyer un CD pensant que les ventuels l ments manquants si tel tait le probl me s y trouveraient Mme Hayashi a donc envoy une demande au bureau de l UNESCO Almati qui lui a r pondu qu ils enverraient le logiciel apr s que la nouvelle version soit fonctionnelle Nous n avons donc pas pu avoir le CD du logiciel Nous avons envoy une demande d aide pour le logiciel d j install au bureau Almati sans recevoir de r ponse Il
80. let Documentation des collections A la suite d une s lection pr liminaire op r e par l ICCROM et l EPA quatorze mus es ont t choisis pour l enqu te Mus e Historique d Abomey B nin Mus e National du Burkina Faso Mus e national des Arts et Traditions du Gabon Robben Island Museum Afrique du Sud National Museum of Botswana National Museums of Kenya Kenya Fort Jesus Museum Kenya Kisumu Museum Kenya Mus e r gional de Huila Angola Museo nacional de S o Tom National Museum Ethiopie Mus e du Palais d Andafiavaratra Madagascar Mus e de l Universit d Antananarivo Madagascar Mus e national du Mali L enqu te a t coordonn e par Anne Ambourou Avaro Coordonnatrice du P le Editions a IEPA bas e Libreville au Gabon Ce rapport final traite des r sultats de l enqu te commenc e en avril 2007 Ecole du Patrimoine Africain EPA 1 Il M thodologie 1 Formulaire d enqu te L enqu te s est d roul e principalement par e mail Un formulaire en fran ais et en anglais cf Annexes a t con u par la coordinatrice Anne Ambourou Avaro Le but du formulaire tait de permettre d tudier en 7 grands points l infrastructure du mus e son quipement la formation de son personnel en documentation les actions d j entreprises les checs et les r ussites les probl mes rencontr s et les perspectives d avenir L infrastructure et l quipement notamment la connexion l I
81. lliers de fiches sans probl me particulier 10 Autres informations e La soci t propose galement une version collectionneur plus l g re ou propose une base ne comportant que les 18 champs recommand s par la DMF e Son repr sentant nous a galement dit qu il tait possible de soumettre des mod les de fiches Expresse qui pourraient tre int gr es dans le logiciel La soci t est tr s souple et peut personnaliser son produit e ActiMuseo permet de cr er travers un utilitaire int gr des Bornes de consultation pour les visiteurs et des CD Roms Mise en ligne des collections Il est possible de publier les collections sur Intranet et Internet ActiMuseo Net c est une application d velopp e en PHP Mysqal qui peut tre h berg e chez le provider Internet habituel Elle permet de fa on tr s simple d exporter les donn es depuis ActiMuseo en choisissant les rubriques et les images afficher sur le Web Il est possible de personnaliser la page d accueil Programshop Museum pour ActiMuseo qui permet de facilement mettre en ligne les collections g r es en local par ActiMuseo Une d monstration de la collection en ligne du Mus e Basque et de l Histoire de Bayonne est visible http Avwww musee basque com et celui du Mus e d Ethnographie de Bordeaux 2 http www meb u bordeaux2 fr Ces interfaces Web nous paraissent bonnes avec des possibilit s de recherche libre des visites th matiq
82. logiciel de gestion de collection Il ne faut pas condamner les PMM limiter leur activit parce que leur logiciel est lui m me limit On ne peut non plus faire l hypoth se que les PMM resteront ind finiment tels et que les mus es inactifs ne deviendront jamais dynamiques Il faudrait clarifier les possibilit s d exportation d OIR nous n avons pas re u d claircissements du KIT ce sujet et si ces possibilit s existent il faudra pr ciser vers quelles bases de donn es Dans sa version actuelle ce logiciel ne semble pas avoir de perspectives d volution Comparativement ActiMuseo de par sa finesse sa souplesse et sa capacit d volution r pond mieux aux besoins de gestion et d animation d un mus e actif Si la cr ation d une fiche Expresse adapt e aux PMM des pays en d veloppement qui serait livr e dans la prochaine version d ActiMuseo est confirm e elle peut tre mise en avant pour apaiser l angoisse des professionnels devant l abondance des champs de ce logiciel lls pourront ensuite passer aux autres champs lorsque l activit de leur mus e se d veloppera ActiMuseo tant d velopp avec FileMaker Pro il sera galement possible de l exporter vers d autres bases si besoin est Cependant il sera n cessaire de n gocier le prix du logiciel trop lev en ce moment pour les capacit s d acquisition des PMM Ecole du Patrimoine Africain EPA 30 Recommandations A l issue de cette enqu te l
83. ment et descendre facilement les diff rents niveaux On peut int grer les l ments du th saurus dans la fiche par simple Glisser D poser Le th saurus nous a parut correct bien que tr s trop d taill pour les PMM que nous connaissons Il comporte beaucoup de termes qui risque de ne pas tre utilis s dans le cadre des PMM d Afrique sub saharienne donc un peu lourd manier Cependant il est possible de modifier le th saurus en y ajoutant ou modifiant des termes ou d importer un th saurus personnel La modification du th saurus demande lire le Mode d emploi mais s av re assez ais e apr s plusieurs essais Elle demande cependant comme tout travail sur un th saurus rigueur et concentration Il existe galement un Index La diff rence entre le Th saurus et l Index c est que le th saurus est une liste de termes propos s mais pas n cessairement utilis s alors que l index renvoie une liste des Ecole du Patrimoine Africain EPA 22 termes qui ont t utilis s Cela r duit le nombre de termes rendant son acc s plus facile et rapide L index appara t automatiquement sous forme de menu d roulant sous le champ activ lorsque la saisie a lieu a partir de la fiche expresse Sur les autres interfaces de saisie on acc de a Index en cliquant sur un bouton Il suffit ensuite de cliquer sur le terme choisi 6 Impression Il existe diff rents mod les d impression par d faut l inventaire 18 colonnes d
84. mme pour ActiMuseo 3 El ments multim dias Il est possible d ins rer une ou plusieurs images pour chaque enregistrement Le nombre maximum d images possible n est pas indiqu dans la documentation mais semble illimit Il n est pas possible d ins rer des sons ni des films I nest malheureusement pas possible de lier des fichiers qui se rapporte l objet sous quelque forme que ce soit Word Excel Text 4 Recherche La recherche est ais e et intuitive bien que limit e Une interface est pr vue cet effet et propose de rechercher sur les champs Nom d objet Type d objet Date ou p riode Mat riel et technique Les recherches crois es sont possibles On peut rechercher sur une partie du nom mais il faut cocher l option Pr cis pour que cela fonctionne Malheureusement l outil de recherche est limit Il n est pas possible de faire une recherche sur le Lieu d origine par exemple ce qui est essentiel pour la gestion des collections pr paration des collectes des expositions etc De plus les champs de l onglet Extra personnalisable ne sont pas non plus interrogeables rendant donc son utilit limit e ce qui est un gros manquement car ces champs sont ceux que le mus e d finira en fonction de ses besoins Or s il en a besoin il aura probablement faire des recherches sur ces champs Il n y a pas de recherche possible non plus sur la dimension ni sur la Localisation ni sur plusieurs m
85. mplete Yes Li No FE 6 Do the most important artefacts have a history file Yes No 7 Does the museum have a Loans ere in which movements of artefacts are noted Yes C No X 8 In the last 6 months how many times have you used accession register What forest sori geile Ale Med eed N catalogue file What for misent hit index files What fOr 22e ann e dat tite nets history files AA for erder Liege ie Loue nn eed loans register What TOR iriri a mia sans F Computerised documentation 1 1 Have you transferred data onto computerised TE Yes No X 1 2 If yes how many artefacts have a computerised form INI AGH T oa dots eas ste nt Made ed 1 3 What software are you currently USING cee NAS enr EE E E nr Re tetas 1 4 Since when N A 1 5 Was the software developed by the museum Yes C No N A 1 6 If not who what company developed the software PERE Aa a Le NRC 2 1 Is this the first computerised documentation software that the museum uses Yes No C N A If no 2 2 what softwares have you already used 3 Please give us a brief history of how the museum got the software that you are using at the moment context initiator financing etc Ecole du Patrimoine Africain EPA 71 4 Please tell us what you think of the software that you are using n
86. n 3 Does the museum have computers in working order Yes No 3 1 if yes how many 2 1 laptop for conservator 3 2 if yes what type Mac PC 3 3 if yes what operation system do you use Windows LI MacOS O Linux L Other specify suis ci cies cidabadasiecses cnceoneadabivateads 3 4 if yes who does the maintenance IT unit on the 4 Is the museum connected to the Internet Yes L No LI Ecole du Patrimoine Africain EPA 50 Not all museum staff is awarded internet access 4 1 If yes what type of connexion Dial up Broad band DSL D Collections 1 How many artefacts are there in your collection Approximately 6000 island based artefacts spread over 30 sites on the island 2 What type of museum is it natural history ethnography army history E fine arts other specify interior fittings and furnishings wall T E PR E E E T E Staff 1 How many staff does the museum have Conservation Unit which includes environmental conservation has 5 staff members the need for at least 2 curators to manage the collections on the island has been identified Of which Fulltime staff 5 Part time staff Intern s F State of the collections documentation 1 Does your museum have an accessions register Yes C No 2 Does your museum have a manual documentation system Ye
87. n existe pas de fichier d aide en fran ais pour la version t l charg e de Museolog aussi quand bien m me ce fichier d aide avait t bien con u l absence de version fran aise rend le logiciel inaccessible pour les francophones n ayant pas de bases en anglais Nous ne savons pas si le logiciel lui m me existe en fran ais 2 Interface de saisie Nous n en savons rien sauf qu il s agirait d une interface web en local ou sur Internet La base semble proposer trois types d interfaces Objet Sciences Naturelles et Arch ologie comportant une trentaine ou une quarantaine de champs selon le domaine 3 Th saurus Il semble possible d importer un Th saurus et un Index Co t La suite de logiciels apparemment n cessaires pour faire fonctionner Museolog est gratuite II faudra simplement tenir compte du temps de t l chargement variant suivant la vitesse de connexion qui aura un co t quoique relativement minime Par contre si l intervention d un sp cialiste est n cessaire pour installer tous les programmes cela aura aussi un co t Ecole du Patrimoine Africain EPA 28 Conclusion La complexit de la proc dure de t l chargement t l chargement n cessaire de 3 logiciels diff rents a trouver soi m me sur des sites diff rents puis la difficult de mise en route de l application l absence de manuel d aide et d instructions claires l absence d instructions en fran ais pour toutes les applications appar
88. n inventaire f Le mus e national du Burkina Faso a t contact par un e mail sa directrice Mme Alimata SAWADOGO TANLY qui a transf r le message Mme Bintou FOFANA TRAORE Directrice de la Conservation et de la Documentation g N ayant pas de contact pour le Mus e du Palais d Andafiavaratra un e mail a t envoy courant mai Mme Emeline RAHARIMANANA Directrice du patrimoine de Madagascar Elle a transf r le mail Mme Nony Tiana ANDRIAMIRADO Technicienne au Service des Sites et Monuments dont le mus e Andafiavaratra et un contact a ainsi pu tre tabli h Un formulaire d enqu te a t envoy au Mus e d art et d arch ologie de l Universit d Antananarivo qui a particip une initiative AFRICOM dans le cadre du Manuel des Normes Les diff rents contacts ont t obtenus par l interm diaire de Mme ABUNGU i Un formulaire a t envoy par e mail par l interm diaire de Mme ABUNGU au Mus e de Kisumu Kenya j Peu avant la r union de restitution a la demande de l UNESCO un formulaire d enqu te a t envoy au Mus e national du Mali qui selon l UNESCO utilisait le logiciel TMS k Un formulaire a t envoy par e mail par l interm diaire de Mme ABUNGU au Mus e de Fort Jesus Mombasa Kenya Ce mus e riche d une collection de 1 million d objets environ n a pas t retenu car il ne peut tre class dans la cat gorie des petits et Moyens Mus es PMM I Pour le Mus e Na
89. nd est divis en deux entit s Mayibuye Archives dont les locaux sont situ s dans l Universit de Western Cape au Cap et le Mus e proprement dit situ sur Robben Island Ne sachant pas cela les formulaires ont t envoy s aux deux institutions ce qui explique qu il y ait eu plusieurs r ponses Nous avons gard la r ponse du Mus e de Robben Island proprement dit dont la taille des collections correspondait a celle d finie pour les petits et moyens mus es PMM soit inf rieur a 8000 objets Historique Le mus e a t cr en 1997 L ile sur laquelle il est situ et une partie de ses batiments sont l ancienne prison o taient envoy s les prisonniers politiques sous le r gime de l Apartheid Une partie des collections du mus e de Robben Island sont des objets trouv s sur le site d autres proviennent du Mayibuye Archive cr en 1990 l Universit du Western Cape UWC pour collecter les t moins de l histoire de la lib ration Le mus e de Robben Island est un mus e historique et le Mayibuye Archive fut l origine de sa cr ation bien que depuis les archives toujours localis es l UWC ont t incorpor es au mus e de Robben Island Un mail et un formulaire d enqu te ont t envoy s a Mme Caroline WINTEIN Conservation expert charg e des collections objets entrepos es au mus e de Robben Island m me Ses r ponses sont d velopp es ci dessous Infrastructures et quipement
90. nt Le mus e a l lectricit 24h 24 Il est quip de 3 PC en tat de marche fonctionnant sous Windows La maintenance informatique est assur e par un technicien en interne mais aussi par sous traitance Le mus e est connect l Internet par modem Personnel Le personnel du mus e s l ve au nombre de 28 Quatre ont re u une formation en documentation sp cifique ou dans le cadre d une formation g n raliste Nom de la Fonction Intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s personne form e formation formatrice dipl mante Andriamiarana Conservateur Conservation 10 Conservation 1992 Sandilalao Pr ventive PREMA Italie mois Pr ventive Collecting planning Museum Ecole du Patrimoine Africain EPA 15 acquisition and JICA Japan 6 mois Managment 2001 documentation Technology Andriamampianina Raharijesy Documentaliste Conservation PREMAG 94 3 mois 1994 Miakabola Agence Biblioth conomie Universitaire Documentation de la 3 mois 1998 Francophonie AUF Archives Archives 1 mois 2000 Nationales Malagasy Rakotovao Tania Documentaliste section Cartes et Documentation Au mus e 1997 photos Agence Rajeriarisoa Secr taire Biblioth conomie Universitaire 1 mois 1998 Monique de la Francophonie AUF Etat de la documentation Le service de documentation des collections est localis dans le mus e Les responsables de la
91. nt Word par exemple s av rait impossible rendant les informations saisies peu utiles pour r aliser des cartels envoyer des informations il fallait tout ressaisir d la saisie des fiches tait trop lente il fallait tourner une page chaque fois et passer par plusieurs crans avant de compl ter la saisie e les recherches crois es n taient pas possibles ou la r alisation de requ tes crois es n a pas t abord e en formation f une sauvegarde tous les soirs tait pr vue et cela tait per u comme contraignant d autant plus que l op ration centralis e par une seule personne paraissait difficile aux autres La personne charg e de la sauvegarde quotidienne est d c d e en 2004 Aux dires de Mme Fofana l op ration de sauvegarde n a pas t expliqu e tout le monde pendant la formation donc a veut dire que c tait compliqu Une deuxi me version am lior e du logiciel a t fournie en 2003 avec une semaine de formation mais la nouvelle version n tait pas meilleure que l ancienne Les vides taient nombreux dans les fiches vu que le personnel ne savait pas quoi mettre dans les champs Les points positifs 300 objets sur les 6000 de la collection soit 5 ont t informatis s et que cela a permis de prendre 300 photos les fiches informatis es servent aujourd hui pour faire des pr s lections lors des expositions et des demandes des chercheurs pr parer des car
92. nternet et la connexion au r seau lectrique national tant des l ments d terminants dans l volution vers un syst me informatis efficace et performant Nous savons en effet que certains mus es de l Afrique sub saharienne n ont pas l lectricit le Mus e de Guin e Bissau par exemple qui d apr s une communication verbale de la part de sa directrice en octobre 2006 n avait plus d lectricit depuis plusieurs ann es ce qui exclu l utilisation d quipement informatique De m me l absence de connexion Internet est un facteur bloquant la mise jour des antivirus tant impossible cela contribue la d t rioration de l quipement 2 S lection des mus es Une liste de 14 mus es a t propos e par EPA lICCROM Cette liste a t tablie par rapport une connaissance pr liminaire que l quipe de l EPA avait des actions d j men es ou non dans les mus es propos s et aussi par rapport la pr sence sur le terrain de membres du r seau EPA qui pourraient le cas ch ant servir de relais pour faciliter les contacts Cette liste a t compl t e par lICCROM selon les m mes principes Le but tait d enqu ter sur une vari t d initiatives op r es par divers organismes qui s appuyaient sur diverses m thodes au cours des 20 derni res ann es sur des mus es de tailles vari s et de types de collections diff rents tout en tenant compte d une certaine repr sentativit g ographique et linguis
93. oine Africain EPA 48 6 Qu aimeriez vous changer au syst me actuel Merci Ecole du Patrimoine Africain EPA 49 Formulaire de r ponse du Mus e de Robben Island AFRIQUE DU SUD Survey on the documentation of collections in museums of Sub Saharan Africa A Identification Name of person who answered the form Caroline Wintein Contact cviMeinnQUwWC AC ZA cis inter duee Hibaiee perdue NANE ENEEK ESEA ha Title Function in the museum Conservator B Contacts Name of your museum Robben Island Museum Physical address if applicable 22 0 0c ccceececeeceec cence eee eee eeaeeeeaeeeeeeeeeaeeeeeeeeeaeaes Postal address ss dazcesaees dadetansdeaeeradascadaasadyueadazaniens ceetamgndaeacadaaanaten entente de Telephone fax 27 21 9593526 cccccc cece eect ec ee eee tees ee ee eases eneeaeseaeeeeaeeeaees Email cwintein uwc ac za or carolinew robben island org za Name of Museum Director Mr Paul Langa CEO C Context 1 Does your museum have electricity Yes No 0 2 If yes 2 1 It is provided by A generator L The national power network 2 2 How many hours of power do you have on average per day electricity on the island is supplied by a power plant with back up generators for certain parts of the island when power failures occur power failures or interruptions occur quite ofte
94. on A Ecole du Patrimoine Africain EPA Numero 1 de fich Groupe Date cr ation 040901 Date moditicatic 271407 Dupliq ignorer Supprimer Ere Imprimer Export Tout E Code Barre Sommaire Quitter 82 ActiMuseo Fiche Expresse mod le par d faut capture d cran Ts e30 4 i ares Domaine o 0 ETHNO Ethnologie afficaine D nomination uo Masque Talie pixels Auteur u oe k oo Sei de _ n anal Observations Commentaires Pr cisions comoemant f auteur Mil siene de Toeuvre P riode si cle ou m l naire Ex cutant f i 5 LECT Pr cisions concemant fextowtant B did me Lieu de cr ation Asin 4080 Epoque 5 C te d ivoire 2 esse Sie m Pr cisions par le lieu d ex cution Type nom d utilisateur L Utilisation Fonction Destination Mat riaux 3 cuite Appellation masque kple kple masque Tune S Stade de Foeuvre Dimensions leag lem Larg _ 28 8 con Cam jen Ecole du Patrimoine Africain EPA ActiMuseo Impression d une fiche 934 REF 000034 DOMAINE DE TRAVAIL 07 ETHNO NUMERO S D INVENTAIRE 2007 1 D NOMINATION Figure de reliquaire LIEU DE CR ATION Gabon UTILISATION FONCTION DESTINATION culte TECHNIQUE bois graines corne taill DIMENSIONS L 45 6 LOCALISATION
95. on manuel ou informatis 2 90 des mus es qui ont tent s d informatiser leur documentation ont essuy un chec pour diverses raisons panne mat rielle d motivation inad quation du logiciel 3 Seuls 50 des mus es ont l Internet ce qui pose probl me pour l acc s a l information la mise a jour des anti virus des logiciels et pour la communication 4 Sur 6 logiciels utilis s pour l informatisation de l inventaire seuls 2 FileMaker Pro et ActiMuseo ont t jug s satisfaisants ou tr s satisfaisants et semblent avoir des perspectives d avenir dans l institution qui les utilise 5 Panne de mat riel probl me de maintenance 6 Personnel insuffisant 7 Peu de suivi d assistance lors de la mise en place du syst me de documentation qu il soit manuel ou informatis 8 Insuffisance de la formation au logiciel 9 Pas de suivi du projet de documentation 10 Mobilit du personnel 11 Dans certains cas peu de soutien ou d implication de la hi rarchie 12 Les mus es enqu t s ont peu ou pas d activit s donc peu recours au syst me de documentation La documentation n est pas utile pour eux Ecole du Patrimoine Africain EPA 20 Points forts 1 9 tablissements sur les 10 ayant r pondu poss dent du mat riel informatique PC avec Windows en tat de fonctionnement 2 Plus de la moiti des tablissements 8 10 ayant r pondu ont un personnel form en documentation 3 Tous les mus
96. osition de Mme Dubreuil initiatrice du projet est devenue plus floue rendant impossible la continuit du projet face au d sengagement de la direction Comme le disait Mme Dubreuil pour conclure pour que l informatisation de l inventaire soit un succ s il faudrait mettre en place une strat gie pour faire l inventaire en faire un projet Mais pour cela il faudrait que les directeurs d tablissements mus aux aient conscience de importance de la documentation des collections b Mus e national de Sao Tom et Principe Museu nacional BP 87 Sao Tom Sao Tom et Principe Tel 239 221 874 Informations recueillies en septembre 2006 aupr s du personnel du mus e et juin 2007 aupr s de Mme Nazare de CEITA directrice du patrimoine Historique et collections Le mus e est localis dans un fort Portugais construit en 1675 Ce fort a tour a tour servi de fort puis de prison pendant la p riode coloniale Le mus e a t cr lors de l accession de Sao Tom l ind pendance en 1975 Il s agit d un mus e historique Les collections sont compos es essentiellement de mobilier et vaisselle coloniaux de photographies d objets d art sacr portugais provenant de diverses glises de S o Tom dont certains datent de la fin du xvil si cle faisant de cette collection l une des plus anciennes d Afrique hormis les collections arch ologiques Les objets ont t collect s apr s l ind pendance dan
97. oui 2 1 Est elle produite par Un groupe lectrog ne Le r seau lectrique national 2 2 Combien d heures d lectricit avez vous en moyenne par jour 10 dix heures 3 Le mus e poss de t il des ordinateurs en tat de fonctionnement Oui Non 3 1 si oui combien OB PE EE E 3 2 si oui quel type Mac L PC 3 3 si oui quel syst me d exploitation utilisez vous Windows MacOS L Linux LI A tre DIECISOZ 32 nan aa dre nsece tunes dara enetesoeseetite 3 4 si oui qui fait la maintenance informatique Une soci t priv e 4 Le mus e est il connect l Internet Oui LC Non x 4 1 Si oui quel type de connexion Modem ADSL L Ecole du Patrimoine Africain EPA 61 D Collections 1 Combien d objets y a t il dans votre collection 1300 environ 2 De quel type de mus e s agit il Sciences naturelles ethnographique arm e fia historique beaux arts autre sp cifiez Exposition de la textile Malagasy E Personnel 1 Combien de personnel comporte le mus e 15 Dont personnel plein temps 08 personnel mi temps 05 stagiaire s N ant F Etat de la documentation 1 Votre mus e poss de t il un Registre d inventaire Oui Non al 2 Votre mus e poss de t il une documentation manuelle Oui X Non 3 Si oui quels sont les documents qui la composent 3 1 Fichiers Oui Lal Non K Si vous av
98. oui quel type de connexion Modem L ADSL C R seau Wifi Merci Glossaire Registre d inventaire Le registre d inventaire est un document administratif officiel qui prouve le titre l gal de propri t du mus e Il sert de base l tablissement de tout le syst me de documentation du mus e En tant que document officiel unique et irrempla able le registre d inventaire doit r pondre aux caract ristiques de permanence transparence et s curit Il est reli cartonn ses pages sont num rot es Fichier ma tre Le fichier ma tre est le fichier de base du syst me de documentation Les fiches y sont class es par ordre croissant de num ro d inventaire dans le m me ordre que le registre d inventaire Fichiers d index Les fichiers d index servent faire des recherches sur la collection sur un th me pr cis G n ralement ils sont cr s partir du fichier ma tre et sont con us selon les types d information les plus couramment recherch s ou utilis s dans le mus e Chaque mus e d finit ses fichiers d index en fonction de ses collections et de ses besoins Ainsi on rencontre dans les mus es de type ethnographique des fichiers d index Provenance g ographique Mati res Cat gories etc Pour les mus es de beaux arts on peut avoir par exemple des fichiers Nom d auteur Iconographie Technique etc Dossiers documentaires Aussi appel s dossiers historiques ou dossiers de documentation Ils renferment
99. ournisseurs agr es 4 Le mus e est il connect l Internet Oui Non 4 1 Si oui quel type de connexion Modem L ADSL L Ecole du Patrimoine Africain EPA 58 D Collections 1 Combien d objets y a t il dans votre collection 6 000 objets 2 De quel type de mus e s agit il Sciences naturelles L ethnographique arm e L historique beaux arts L autre SP CINiez EE T E E E T T E Personnel 1 Combien de personnel comporte le mus e 22 agents Dont personnel plein temps 22 agents personnel mi temps Stagiaire s F Etat de la documentation 1 Votre mus e poss de t il un Registre d inventaire Oui 2 Votre mus e poss de t il une documentation manuelle Oui Non 3 Si oui quels sont les documents qui la composent 3 1 Fichiers Oui x Non L Si vous avez r pondu oui listez les fichiers complets que vous poss dez Les fichiers ma tres Ecole du Patrimoine Africain EPA Non 59 3 2 Cahier de mouvement Oui X Non 3 3 Dossiers documentaires Oui C Non 4 La documentation de votre mus e est elle enti rement informatis e Oui E Non 4 1 Si non avez vous fait des tentatives infructueuses d informatisation dans le pass Oui _ Non 5 O se trouve le service de documentation Dans les locaux du mus e Ouil Non Si non o Dans les r serves situ 4 km de l actuel site du
100. ow Name of software Global Encountered problems Strengths Weaknesses mark from 1 to 10 10 being the highest You may also write a comment here 0 eee eee eee et eee e ee ee ee eea en eaeeeees 5 Will the software be upgraded in the future Yes FA No L 6 What is your global appreciation of the computerisation of your documentation Positive C Negative L 7 1 In the last 6 months how many times did you use the computerised documentation Fed WAU TOR Lx a raa a run E EN TEE A E EEE E dura one a da nd ace G Context 1 Does your museum have electricity Yes ee 2 If yes 2 1 It is provided by A generator The national power network xL 2 2 How many hours of power do you have on average per day 24 HRS Ecole du Patrimoine Africain EPA 72 3 1 Does the museum have computers in working order YES Yes Ne 3 2 if yes how many 4 3 3 if yes what type Mac PC x 3 4 if yes what operation system do you use Windows L MacOS L Linux L Other specify 3 5 if yes who does the maintenance COMPUTER PRGRAMMER 4 1 Is the museum connected to the Internet Yes No LC 4 2 If yes what type of connexion Dial up LI Broad band DSL Thank you Ecole du Patrimoine Africain EPA 73 Formulaire de r ponse du Mus e national du MALI Enqu te sur les pratiques documentaires dans les mus es de l
101. par 15 Date oo 81 ActiMuseo onglet 1 capture d cran Runtime_ActiMuseo_7 Fichier Edition Affichage Insertion Format Enregistrements Fen tre Aide verlimel lat s rose Actimuseo Utilisation l Numero s d inventaire Modifier EJ Tire 0 2715 HN0O4_2001 01 016 Masque kple kple 201 L ot 06 Technique Mod le 004 Ecran 1 E Arret Numerot 112 bois sculpt laqu noir MO Fy ae cal eee oO Taille pixels 404 X 400 Domaine Reproduction Ethnologie africaine HNOD4 200101 016 1 ipg Comenentaires Taille pixels 448 X 500 Reproduction 4004 200 1 01 016 2 anug Commune Code Postal Dur URL 2 Po r a Village Lieu dit oO D panementAvchipal In E Ecole de l auteur ou de Foauvre sou issou J Taite pixels 398 X 500 R gion g ographique lle o Reproduction L HN004_2001 01 010_3 jpg Attributions anciennes et sctueles fi aa Ex outare L o f C te d ivoire x Continent Oc an o R le de l ex cutant HF SE Taille pixels x Reproduction o Pr cisions concemant Fex cutant Nom du collecteur d couwreur de Fobjet g Xj TOURNIER J L IFAN Abidjan C te d ivoire 2 Lieu de or ation O iz P Collect la demande de J LEDOUX conservateur Pr cisions sur le beu d ex cution du Museum de Besan
102. que la facilit des fiches manuelles ne n cessitant pas l apprentissage d un logiciel et n tant pas tributaires de la technique ait jou en leur faveur Ecole du Patrimoine Africain EPA 9 L insuffisance de personnel M Biah tait seul pour r aliser l inventaire num rique et aussi le manuel Or il fallait prendre des photographies des objets le manque d un laboratoire pour les prises de vue a t avanc galement comme cause de l chec et informatiser les fiches Tout ceci a fait que le projet KIT est tomb dans les oubliettes aggrav par la d t rioration du mat riel informatique D apr s M Ahonon les traces des archives de cette exp rience celle du KIT sont inexistantes c est le vide qui r gne A la question Qu attendez vous d un syst me informatis M Biah a r pondu qu il faut aujourd hui une banque de donn es facilement accessible et l informatisation de la documentation semble mon avis une option dynamique Je ne dis pas q elle est suffisante Mais les deux options sont indispensables pour une gestion plus efficace et rapide d Robben Island Museum UWC Robben Island Mayibuye Archives Robben Island Museum UWC Library Building Level 2 University of the Western Cape Modderdam Road Bellville Cape Town 7535 South Africa T l 27 0 21 959 2935 Fax 27 0 21 959 3411 Directeur M P LANGA CEO Robben Island Museum Le Mus e de Robben Isla
103. r elle A4 REPUBLIQUE GABONAISE MUSEE NATIONAL DES ARTS FICHE MUSEOGRAPHIQUE No OBET MATG 84 ot Dog Mic ET TRADITIONS SERVICE CONSERVATION N CUMULATIF yA NOM DE L OBET CARCAN Nom va waculaire 4 CATEGORIE Cc HASSE GROUPE ETHNIQUE S GROUPE ETHNIQUE VILLAGE TECHNIQUE DE FABRICATION DEPAATEMENT MATIERE CPRCE Er ad ous fhevinca Core Feuilles Liawe i USAGE FONCTION UTILISATEUR SERT A Conservex Les FLECHE TTES EMPOISOVNEES Maseul iw HOMMES ANCIEN PROPRIETAIRE POSSESSEUR SEXE AGE CLAN MODE D ACQUISITION ACHETE RENS MUSEOGRAPHIQUE ETHNOGRAPHIQUE REF FILMOGRAPHIQUE PHOTOGRAPHIQUE REF PHONOGRAPHIQUE hu RANCEAU t iqoucecreur MISSION N DATE Ag amp G OBSE RV ATIONS PHOTO DESSIN A L ECHELLE A Ecole du Patrimoine Africain EPA 80 10 12 13 N d Inventaire cee aS eens 2 Cat gorie Type Nom Groupe Guturel 8eme ira desis Lieu de Collecte Mati res Dimensions Etat Physique Documentation Voir oo eee cee cee eee cee cee eee MUSEO REEN E ns nn US on sates 14 Ecole du Patrimoine Africain EPA Mus e d Abomey Mus e r gional de Huila en portugais mod le de fiche manuelle utilis e Localisation 11 N Photo Fait
104. r jour 7 3 Le mus e poss de t il des ordinateurs en tat de fonctionnement Oui Non C 3 1 si oui combien 3 2 si oui quel type Mac El PC 3 3 si oui quel syst me d exploitation utilisez vous Windows Lx MacOS L Linux L Autre pr cisez niitoe Gace os a deg 3 4 si oui qui fait la maintenance informatique Prestataires de services 4 Le mus e est il connect l Internet Oui Non D Collections 1 Combien d objets y a t il dans votre collection 1 400 Ecole du Patrimoine Africain EPA 45 2 De quel type de mus e s agit il Sciences naturelles FA ethnographique arm e historique beaux arts AULT SPECINIEZ LE Ne a ean pe es et added Aes E Personnel 1 Combien de personnel comporte le mus e 23 Dont personnel plein temps 17 personnel a mi temps 06 Stagiaire s n ant F Etat de la documentation 1 Votre mus e poss de t il un Registre d inventaire Oui Non 2 Votre mus e poss de t il une documentation manuelle Oui Non 3 Si oui quels sont les documents qui la composent 3 1 Fichiers Oui Non Si vous avez r pondu oui listez les fichiers complets que vous poss dez Fichier MaltlOrwisinsiviciidmdiied Batic Cat gories Mati res seed te Pro
105. r la deuxi me tape consistait lancer le chantier des inventaires sur six mois dans l ensemble de ces mus es afin d avoir la photographie exacte des collections des mus es nationaux En plus du cours proprement dit le Projet d appui au d veloppement culturel du B nin PADCB avait financ l impression de fiches de documentation et la construction de mobiliers de rangement pour les mus es du B nin Deux missions d valuation et de suivi avaient ensuite t r alis es pour v rifier l tat d avancement de la documentation et aider et conseiller les responsables de la documentation dans l laboration de leur syst me de documentation A Pissu de cette op ration tous les mus es avaient un registre d inventaire jour et au moins un fichier ma tre complet Documentation informatis e Historique Un projet d informatisation de l inventaire a t initi en novembre 2000 par l Institut Royal des Tropiques KIT suite diff rents changes avec le conservateur de l poque M Z phirin DAAVO Dans le cadre de ce projet le KIT offrait tout un quipement informatique ordinateur scanner imprimante accessoires consommables plus un appareil photo num rique au mus e Deux techniciens hollandais sont venus Abomey pour la formation du personnel au logiciel Object ID Si l exp rience d Abomey s av rait fructueuse il tait pr vu que le mus e d histoire de Ouidah et le mus e ethnographique de Porto Novo recevr
106. re 2 2 eee cece eee eee eee eee ee ee ee esata ea enenes 5 Est il pr vu des d veloppements futurs pour ce logiciel Oui ia Non LA 6 Quel est le bilan global que vous faites sur l informatisation de votre inventaire Positif EIl N gatif L 7 1 Dans les 6 derniers mois combien de fois avez vous utilis la documentation informatis e Te2sEtdans Quel Ut Ris CR ae a attentes salt peaked a TA es seat G Contexte Ecole du Patrimoine Africain EPA 43 1 Y a t il de l lectricit dans votre mus e Oui Non 2 Si oui 2 1 Est elle produite par Un groupe lectrog ne ET Le r seau lectrique national 2 2 Combien d heures d lectricit avez vous en moyenne par jour 7 3 1 Le mus e poss de t il des ordinateurs en tat de fonctionnement Oui Non C 3 2 si oui combien 3 3 si oui quel type Mac PC 3 4 si oui quel systeme d exploitation utilisez vous Windows MacOS O Linux L Autre pr cisez mhia Bande ai 3 5 si oui qui fait la maintenance informatique ccc cece cece ee eeee eect eee ea eeeeeeeee eas 4 1 Le mus e est il connect l Internet Oui A Non L 4 2 Si oui quel type de connexion Modem ADSL Merci Glossaire Registre d inventaire Le registre d inventaire est un document administratif officiel qui prouve le titre l gal de propri t du mus e Il sert de base
107. re Oui Non Si oui ce registre est il reli Oui Non 2 2 Combien d objets sont inscrits sur ce registre si c est une valuation mettre le chiffre entre parenth ses 2 3 Date laquelle le dernier objet a t inscrit sur le registre 3 1 Dans les r serves et le mus e existe t il un syst me de localisation des objets Complet Incomplet Inexistant 3 2 Comment inscrivez vous la localisation d un objet Donnez un exemple 4 1 Poss dez vous un fichier ma tre Oui Non 4 2 De combien de fiches est compos ce fichier ma tre si c est une valuation mettre le chiffre entre parenth ses 5 1 Poss dez vous des fichiers d index Oui Non Ecole du Patrimoine Africain EPA 41 5 2 Si vous avez r pondu oui listez les fichiers que vous poss dez 5 3 Sont ils complets Oui L Non L 6 Les objets les plus importants poss dent ils des Dossiers documentaires Oui L Non L 7 Le mus e poss de t il un Cahier de mouvement sur lequel sont inscrits les d placements des objets Oui Non 8 Dans les 6 derniers mois combien de fois avez vous utilis le registre d inventaire Et dans quel but Dooe enuas ini ea ae le fichier ma tre Et dans quel but 0cccecee
108. risation has been achieved with the software Not sure but very small percentage su bus eee dae sede nee eeday cd ganteeeeeeenne 7 What is your global appreciation of the computerisation of your documentation Positive C Negative Positive as far as the potential benefits of an efficient database are concerned 8 What would you like to change in your documentation system Better search facilities Linking with images More integration of various collections management TORIC CAP RE debe Ecole du Patrimoine Africain EPA 54 Formulaire de r ponse du mus e r gional de Huila ANGOLA Enqu te sur la documentation des collections dans les mus es en Afrique sub saharienne A Identification Nom du r dacteur de ce formulaire Ziva Domingos Contact d ziva epa prema net Titre Fonction dans le mus e Chef de service mus es INPC B Coordonn es et contact Nom de votre mus e Mus e r gional de Huila Adresse physique s il y a lieu Rue Dr Agostinho Neto Adresse postale 265 Lubango Angola T l phone fax 244 26124966 E mail museuregionaldahuilaangola yahoo com br Nom du directeur Avelino Elias Coordinateur du comit de gestion C Contexte 1 Y a t il de l lectricit dans votre mus e Oui Non C 2 Si oui 2 1 Est elle produite par Un groupe lectrog ne Le r seau lectrique national 2 2 Combien d heures d lectricit avez vous en moyenne par jour 6 heures 3
109. rojet M tiers de la Culture des Archives et de la Documentation pour les Collectivit s Territoriales Notons qu en 1996 une fonctionnaire du Mus e national Mme Suzanne Hocke Nguema avait particip au cours r gional sur la Documentation organis par le programme PREMA de lICCROM pendant 1 mois Brazzaville Cette personne est rest e au mus e jusqu en 1999 et n a rien tent en mati re de documentation des collections Tout est rest en l tat sans tentative d application des acquis de la formation de Brazzaville De ce point de vue il semblerait que sa formation mait servi rien Elle a t plus tard mut e au Minist re de la Culture avant de partir l tranger Etat de la Documentation Le service de documentation se trouve au mus e dans une salle o travaillent Mme Dubreuil M Abessolo et les personnes responsables de la m diation culturelle Les locaux du mus e sont exigus et le manque de bureaux et d espace de travail sur les collections est chronique Documentation manuelle Le mus e poss dait un Registre d Inventaire labor par l ORSTOM mais qui a disparu fin 2005 Ce Registre d inventaire tait le plus complet du point de vue du nombre d objets enregistr s et de la qualit de l information des l ments de la documentation Il enregistrait les objets collect s de 1966 1984 Parall lement au Registre d inventaire l quipe de lORSTOM avait tabli des fiches de ren
110. rtie de leurs fiches d index et 607 objets num rot s Les r serves avaient t rang es nettoy es et des codes de localisation avaient t fix s aux structures de rangement L quipe avait mis quatre mois pour r diger 607 fiches ma tre et environ la moiti des fiches d index correspondantes L quipe du mus e a estim qu elle pouvait achever le fichier ma tre et enregistrer la collection pour fin 2003 D apr s l enqu te le chantier de l inventaire a t interrompu cause du lancement du chantier de r novation du mus e en octobre 2005 le personnel du mus e a t contraint de suspendre les Ecole du Patrimoine Africain EPA 12 travaux d inventaire pour s occuper du chantier des collections pendant les travaux mouvement des objets pendant les travaux L difice a t restaur et actuellement l quipe travaille sur le montage de l exposition permanente Malgr le statut incomplet des fichiers le personnel du mus e s en sert quand m me pour la r alisation d expositions temporaires en dehors du mus e Documentation informatis e elle n existe pas f Mus e national du Burkina Faso Mus e National du Burkina Faso Adresse physique Boulevard Charles De Gaule Adresse postale S C BP 7007 Minist re de la Culture du Tourisme et de la Communication T l phone fax 226 50 39 19 34 35 E Mail tanlyalimata yahoo fr Directeur Mme Alimata SAWADOGO TANLY Formulaire rempli par Mme Binto
111. s No 3 If yes what are the elements which compose it 3 1 Files Yes No If you have answered yes please list the complete files that you have Object files catalogue sheets for some island based material Condition report sheets for some material Forms for loans incoming QUIQOING 2 2 20 lt 206 c ecesee seats ersate ses eneneretteeses Ecole du Patrimoine Africain EPA 51 3 2 Loans register Yes No 3 3 History files Yes C No L If info available included in object files 4 Is the documentation computerised Yes No Mainly not 4 1 If not have you tried unsuccessfully to computerise it before _ Yes _ No 5 Where is the documentation department located Within the museum building Yes No C If no where Some documentation kept at Mayibuye E A E desea E EE D IEEE 6 Name of person in charge of documentation and contact if not the same as in A No one officially Mariki Victor worked with the site based collections for many years another colleague resigned few years 7 List any training in documentation of museum collections that the head of documentation or any other staff member have followed Name of Function Title of Training Length Graduating Year s trained training institution course person course C Wintein Conservator Postgraduate University of 1year Postgraduate 1989 degree in Stellen
112. s Points forts Points faibles globale Possibilit FileMaker Pro 8 08 d ajouter des champs de 1 10 10 tant la lev e Vous pouvez galement faire un commentaire libre oo cece eee eee e ee ee teeta tees ee eteeeeeeeeaenees 5 Est il pr vu des d veloppements futurs pour ce logiciel Oui Non 1 6 Quel est le bilan global que vous faites sur l informatisation de votre inventaire Positif FA N gatif C 7 1 Dans les 6 derniers mois combien de fois avez vous utilis la documentation informatis e Plusieurs fois 7 2 Et dans quel but Entr e des donn es Recherche G Contexte 1 Y a t il de l lectricit dans votre mus e Oui fa 2 Si oui 2 1 Est elle produite par Un groupe lectrog ne Le r seau lectrique national 2 2 Combien d heures d lectricit avez vous en moyenne par jour 24h 24 3 1 Le mus e poss de t il des ordinateurs en tat de fonctionnement Oui X Non 3 2 si oui combien 20 3 3 si oui quel type Mac PC 3 4 si oui quel syst me d exploitation utilisez vous Windows MacOS C Linux Ll Autre pr cisez i iinan a n Adee ee ek Ecole du Patrimoine Africain EPA 77 3 5 si oui qui fait la maintenance informatique Soci t Infocom 4 1 Le mus e est il connect l Internet Oui Non L 4 2 Si
113. s les plantations les glises les mairies le palais du gouverneur les particuliers Les objets ont t donn s ou mis en d p t Il semblerait que la collecte se soit faite sans aucune documentation Le nombre total d objets que comporte la collection est inconnu Nous pouvons l valuer environ 1000 ou 1500 Infrastructures et quipement Le mus e est raccord au r seau lectrique local et a donc l lectricit 24 24 7 7 Le mus e dispose d quipement informatique 2 PC quip s de Windows et Office et d appareils photo num riques Un des bureaux du mus e est connect l Internet par modem ce qui permettrait de mettre jour logiciels et antivirus Ecole du Patrimoine Africain EPA 6 Personnel Le personnel est compos de 9 personnes Aucune d entre elles n a re u de formation en documentation des collections au moment de l enqu te La situation a chang depuis puisqu une formation en documentation manuelle dispens e par l EPA en ao t 2007 a permis de former 6 personnes Seule une personne Marisa COSTA a un dipl me sup rieur ma trise en histoire Celle ci travaille au mus e mi temps tant par ailleurs enseignante au lyc e portugais M Djadjingu CARDOSO restaurateur est sculpteur menuisier de formation Il n a pas de formation formelle solide en restauration Il a effectu une formation stage de 3 mois au Museu nacional de Ethnologia a Lisbonne Portugal en 2004 compl t e p
114. seignement d taill es pour les objets cf annexes A l heure actuelle 413 fiches de format A5 ont t recens es mais il est pour l instant impossible de savoir s il y en avait d autres Vu le soin et le professionnalisme avec lesquels ce mus e a t cr il est fort probable que chaque objet poss dait une fiche de renseignement d taill e Une tentative d laboration de fiche a t effectu e par Mme Olympia Edou ancien fonctionnaire au mus e dans les ann es 80 Ces fiches d un format A4 comportent moins d informations que celles laiss es par lORSTOM cf annexes Elles tentaient de remplacer les fiches de lORSTOM qui avaient t perdues et aussi ont permis de d crire des objets issus d une collecte r alis e en 1984 Une centaine de ces fiches A4 existe au mus e Toutes ces fiches ne constituent pas un fichier Elles servent de documents de r f rence Le mus e poss de un cahier de mouvement Registre de pr t et pas de dossiers documentaires Documentation informatis e Historique Le mus e a commenc informatiser son inventaire en mars 2005 Le logiciel utilis est ActiMuseo d velopp par la soci t Lamy Au Rousseau Multim dia Villers sous Montrond en France http www actimuseo com Il s agit de la premi re tentative d informatisation de l inventaire du mus e Cette tentative a eu lieu a l initiative de Mme Dubreuil charg e a l poque de la r habilitation du Mus e nation
115. t norme au regard du type d informations dont disposent la plupart des mus es interrog s Ces champs sont r partis sur 9 fen tres de saisies auxquelles on acc de en cliquant sur un onglet cf capture d cran en annexe p 82 Les champs concernent les informations physiques sur l objet mati re technique dimensions tat historique de restauration localisation mouvements et les informations documentaires description analyse historique photographies films L une des fen tre de saisie accessible par l onglet Personnel comporte environ 90 champs personnalisables Notons que les informations faire figurer dans certains champs ne sont pas claires surtout lorsque Ecole du Patrimoine Africain EPA 21 certains champs semblent tre dupliqu s Localisation interne appara t deux fois idem pour Lieu de cr ation par exemple Cela demandera donc soit un claircissement de la part du concepteur du logiciel soit que l quipe du mus e s adapte ces quelques contradictions apparentes qui ne sont pas bloquantes Cependant il existe deux interfaces de saisies moins lourdes qui permettent de saisir les informations de base une interface Registre qui comporte les 18 champs de l inventaire officiel pr conis par la DMF Mode d acquisition Ancienne s appartenance s Date d acquisition Date d inscription au registre Prix d achat Indice de classement N d enregistrement D nomination Titre Techniques Mat r
116. t recommandations Conclusion Les pr sentes conclusions et recommandations ont t compl t es discut es et affin es lors de la r union d valuation des 20 et 21 septembre 2007 PEPA Les PMM interrog s semblent peu actifs et donc ont peu besoin d un syst me de documentation qu il soit manuel ou informatis Le vrai probl me est peut tre l Le constat a t que quand le syst me de documentation existe il est tr s peu utilis Il y a contradiction entre le d sir d avoir l outil informatique et un besoin d utilisation r el ceux qui ont un syst me manuel presque complet Abomey ne l utilisent pas car ils ont peu de recherches faire mais cependant ils aimeraient avoir un syst me informatis Ils savent ou pensent savoir que l informatique est mieux L informatique ne rendra pas le mus e dynamique L informatique sert gagner du temps parfaire la pr sentation faciliter en th orie les changes mais elle ne remplace pas la cr ativit l esprit d initiative la rigueur Au contraire elle a besoin de tout ceci pour fonctionner correctement De plus il faut souligner que le passage l informatisation n est pas facile comme semble le penser les coll gues des PMM test s Cela demande du temps du travail de la lecture des tests de la r flexion de la communication des prises de d cisions une r flexion sur la standardisation des donn es des capacit s de saisie un minimum de conn
117. tels en ressaisissant les informations le syst me est reli Interpol mais cela n cessite une connexion l Internet que le mus e n a plus Mme Fofana a donn une note globale de 5 10 Object ID Le bilan de l informatisation de la documentation est n gatif d apr s elle g Mus e d Andafiavaratra Madagascar Mus e d Andafiavaratra Rue Pasteur Ravelojaona B P 760 Antananarivo MADAGASCAR T l phone fax 261 20 22 200 91 261 20 22 248 84 E mail lovako wanadoo mg Directrice du mus e Mme RAHARIMANANA Emeline Formulaire rempli par Mile Nony Tiana ANDRIAMIRADO Technicienne au Service des Sites et Monuments Historique et collections Le mus e comporte des collections ethnographiques historiques et de beaux arts La collection regroupe environ 1300 objets Ecole du Patrimoine Africain EPA 14 Infrastructure et quipement Le mus e est raccord au r seau lectrique national et a le courant 24 24h Il est quip de 3 ordinateurs PC fonctionnant sous Windows dont la maintenance est assur e par un prestataire ext rieur Le mus e n est pas connect l Internet Personnel Le personnel du mus e comporte une quinzaine de personnes 8 agents temps plein et 5 temps partiel Aucun n a re u une formation en documentation Etat de la documentation Le service de documentation est localis dans le mus e Le responsable de la documentation est Mme Jos ane Sahon
118. tional d Ethiopie a Addis Abeba inclus sur la liste par l UNESCO car il utilisait Museolog les coordonn es ont t obtenues par l interm diaire du Mus e du Quai Branly et par l UNESCO Apr s plusieurs tentatives nous sommes pass par l UNESCO pour entrer en contact avec le Mus e Ce mus e riche d environ 500 000 objets n a pas t retenu car trop important m Les National Museums of Kenya NMK ont t contact s par e mail galement Les coordonn es du Dr Beatrice KHAYOTA Assistant Director Research and Collections ont t fournies par Mme Lorna ABUNGU Vu la grandeur de ses collections ce mus e n a pas t retenu car il ne peut tre class dans la cat gorie des Petits et Moyens Mus es PMM n Le mus e national du Botswana malgr plusieurs relances Mme Segametsi RADISE n a pas r pondu Ecole du Patrimoine Africain EPA 3 lll R sultats a Mus e des arts et traditions du Gabon Mus e national des arts et traditions du Gabon Immeuble Total Bord de mer Libreville GABON Tel 241 76 14 56 museegabon numibia net Directeur Jean Louis BOUASSA MIHINDOU Informations recueillies aupr s de Mme Gwena lle Dubreuil Charg e de la r habilitation du mus e M Cyril Abessolo informaticien et M Ludovic Obiang directeur l poque le mardi 13 mars 2007 Historique Une convention conclue en 1960 entre le Gouvernement gabonais et le Gouvernement fran ais par l entreprise de
119. tique 3 Liste de contacts Pour la plupart des mus es s lectionn s un contact e mail existait d j Quand cela n tait pas le cas contact a t pris avec l autorit de tutelle cas de Madagascar ou des membres du r seau EPA cas du Kenya pour obtenir les informations n cessaires 4 D roulement des enqu tes A ce jour tous les mus es de la liste ont t contact s cf liste des contacts en annexes p 33 avec ou sans suite et treize ont r pondu de fa on concr te en renvoyant le formulaire d enqu te rempli a Pour le Mus e des Arts et Traditions du Gabon MNAT Anne Avaro tant sur place Libreville elle a pu aller directement au mus e faire son enqu te L enqu te a constitu en un entretien avec Mme Gwena lle DUBREUIL charg e de la r habilitation du MNAT M Cyril ABESSOLO informaticien et M Ludovic OBIANG directeur b Pour Sao Tom elle a profit de la r union technique r gionale Afrique centrale 4 8 juin 2007 pour interroger la directrice du Mus e national de Sao Tom Mme Avaro avait cependant d j connaissance de la situation S o Tom depuis septembre 2006 lors d une mission r alis e dans ce mus e L entretien avec Mme Nazar de CEITA directrice du Mus e national de S o Tom a permis de v rifier si la situation avait volu e depuis septembre 2006 c Pour le Mus e Historique d Abomey le formulaire d enqu te a t envoy par e mail au directeur M L onard AHON
120. tre Registre car sinon le nombre de champs remplir risque de para tre d courageant et dans le cas d esp ce est inutile A retenir galement que la soci t peut personnaliser ce logiciel un tant soit peu en fonction des demandes du client Son co t peut cependant tre un probl me Cependant la soci t consciente du peu de moyens financiers demeure ouverte aux n gociations car comme dit dans le d pouillement du formulaire du mus e du Gabon le tarif avait t n goci et le mus e avait trouv un financement aupr s de l ambassade de France 2 2 OIR version 2 0 0 ex Object ID 2 2 1 Evaluation par le personnel Les versions de 2000 et 2003 pr sentaient un certain nombre d insuffisances relev es par le personnel du mus e de Ouagadougou Dans tous les PMM tudi s Object ID a t abandonn soit pour des raisons technique difficult d utilisation ou apparemment parce que les performances du logiciel se sont av r es limit es avec le temps a le logiciel comportait beaucoup d erreurs hormis les problemes de mauvaise traduction un probl me bloquant semble avoir t en fait un probleme de terminologie En effet pour le personnel plusieurs noms de champs semblaient faire double emploi Emplacement Localisation P riode Date Date d acquisition Titre de l objet Sujet de l objet Inscription Marquage Auteur Fabricant Deux probl mes se d gagent donc a ce niveau la format
121. u FOFANA TRAORE fofanabintou2007 yahoo fr Directrice de la Conservation et de la Documentation Historique et collections Le Mus e National a t cr en 1962 par la loi n 42 62 An du 13 11 62 et promulgu e par le d cret n 50 du 27 11 62 Depuis sa cr ation il a connu de nombreuses tutelles administratives et de nombreux d m nagements Le projet de construction d un nouveau mus e a vu le jour en 1999 et a aboutit l inauguration des nouveaux locaux du Mus e National du Burkina Faso en d cembre 2004 avec l appui des statuts finalis s Ses collections d environ 6000 objets dont 174 h rit s de l Institut fran ais d Afrique Noire IFAN sont essentiellement ethnographiques Infrastructure et quipement Le mus e est raccord au r seau lectrique national et a le courant 24 24h Il est quip de 5 ordinateurs PC fonctionnant sous Windows dont la maintenance est assur e par un prestataire Le mus e n est pas connect l Internet Personnel Le mus e compte 22 agents a temps plein Seul l un d entre eux Mme Bintou FOFANA TRAORE alors directrice du mus e a re u une formation en documentation dans le cadre du Cours Universitaire International de EPA en 1999 Etat de la documentation Le service de documentation ne se trouve pas au mus e Il est localis dans les r serves a 4 km du mus e Cette situation semble tre temporaire la r serve du mus e tant en construction Docum
122. ues La pr sentation des listes de r sultats et des cartels est claire et esth tique la recherche ais e Dans le cas du site web du mus e basque certaines recherches libres ne sont pas optimis es a cause de quelques d fauts au niveau de l indexation des objets Exemple quand on cherche jouet on trouve 2 objets 2 tableaux repr sentant des enfants avec des jouets et quand on cherche poup e on trouve galement 2 objets une poup e et 1 tableau repr sentant un enfant portant une poup e Mais la poup e n appara t pas dans la premi re recherche jouet Cela est d un manque de consistance dans l indexation des mots cl ou une mauvaise utilisation du thesaurus Ecole du Patrimoine Africain EPA 23 Cette solution permet aussi de g rer les collections en ligne de mettre jour la base de donn es distance ce qui est un l ment important Dans ces deux sites Web la section consacr e aux collections en ligne est h berg sur le serveur de la soci t ProgramShop http programshop com ws museum index htm partenaire de Actimuseo pour le client Web car ProgramShop Museum est propos e au travers d un mode fournisseur d application h berg e FAH Cela permet au mus e de s affranchir de toutes les contraintes li es la mise en place et l exploitation d un service d h bergement au sein de leur propre structure dimensionnement des serveurs r server pour les collections administration du syst
123. un programme de 3 ans dont l objectif est de pr parer des outils p dagogiques pour les pays en d veloppement afin de r pondre leurs besoins dans 4 domaines prioritaires Documentation des collections Evaluation des d t riorations et des risques pour les collections R organisation des collections en r serve Programme d urgence dans les mus es L objectif du projet sur la Documentation des collections est de Donner aux petits mus es des 50 pays les moins avanc s les savoir faire et les outils n cessaires pour analyser leur syst me de documentation et les guider dans la prise en main d une base de donn es informatis es simple pour l informatisation de leur inventaire Un logiciel facile d utilisation bon march puissant et efficace devrait tre identifi et adapt aux besoins des mus es des PMA e La premi re tape du projet a consist faire une valuation des diff rents syst mes documentaires existants et des initiatives mises en place lors de ces 20 derni res ann es notamment par CIDOC le Getty Conservation Institute Tropenmuseum ICCROM etc et d avancer des propositions pour la mise en place du projet e Pour 2007 il tait galement pr vu d organiser une r union d valuation et de planification pour le d veloppement d un projet pilote dans 6 10 mus es s lectionn s conjointement par l ICCROM et l UNESCO L ICCROM et l UNESCO ont demand l EPA d apporter son expertise pour le vo
124. venance g ographique TOpographique 2ti c s accent dca List eines 3 2 Cahier de mouvement Oui Non 3 3 Dossiers documentaires Oui L Non Ecole du Patrimoine Africain EPA 46 4 La documentation de votre mus e est elle informatis e Oui 5 O se trouve le service de documentation Dans les locaux du mus e Oui Non E Non S1 a1 o T A O L AEAEE E AE E E EE E cesta saa E E A E EE E ge AE 6 Nom du responsable de la documentation et contact BIAH Cocou Bertin Calixte 00 229 95 42 14 26 ou 00 229 93 43 61 17 ou 00 229 50 03 14 email biah050962 7 Listez les ventuelles formations en documentation que le responsable de la documentation ou tout autre membre actuel du personnel du mus e a re u Nom de la Fonction Intitul e de la Institution Dur e Formation Ann e s personne formation formatrice dipl mante form e AHONON Gestionnaire Cours surla 3mois L onard du Site conservation ICCROM Formation 1993 Pr ventive PREMA technique PREMA1 Gestionnaire Cours surla Ecole du 3mois Formation 2004 5 du Site conservation Patrimoine technique et la gestion Africain du PCI Charg de la Gestion de la 15js Formation 1999 BIAH C mus ographie documentation Ecole du technique 2000 Bertin Gestion des Patrimoine 30js Calixte inventaires Africain Charg dela_ Conservation Ecole du Formation ai mus ographie et g
125. vous abandonn ces logiciels pr c dents Logiciel depasse i i e ic Asin ie imite Greate ee ia oe A ea ae 3 Merci de nous relater bri vement comment le mus e a acquis le logiciel que vous utilisez actuellement contexte initiateur financeur etc Administration g n rale du Mus e Achat sur le march Budget du Mus e Projets de coop ration avec les mus es de l ext rieur 4 Merci de donner une appr ciation du logiciel que vous utilisez actuellement Nom du logiciel Note Probl mes rencontr s Points forts Points faibles globale de 1 10 10 tant la lev e Ecole du Patrimoine Africain EPA 67 Vous pouvez galement faire un commentaire libre oo cece eee eee eee eee ee ee ee eee ee ee eeeeeeeeees 6 Quel est le bilan global que vous faites sur l informatisation de votre inventaire Positif x N gatif 7 Quel pourcentage de votre inventaire a t informatis 10 8 Qu aimeriez vous changer Nous aimerions utiliser un logiciel sp cifique pour les collections des mus es comme le produit du MOBIDOC France pour la gestion des collections Merci Ecole du Patrimoine Africain EPA 68 Formulaire de r ponse du Mus e de Kisumu KENYA A Identification Name of person who answered the form PAUL ODONDO Contact P O BOX 1779 KISUMU K

Enquête sur les pratiques documentaires dans les musées de l

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents

Enqu&ecirc;te sur les pratiques documentaires dans les mus&eacute;es de l

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents

Enquête sur les pratiques documentaires dans les musées de l