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PDF 800 Ko - Bibliothèque et Archives Canada

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1. 2 11 viter d utiliser la fonction R pondre tous Les utilisateurs qui re oivent un courriel adress plusieurs personnes ou en tant que membre d une liste de diffusion devraient viter d employer la fonction R pondre tous sauf si la r ponse pr sente un r el int r t pour la majorit des personnes ayant re u le message original Un des risques li s l utilisation de la fonction R pondre tous est qu en raison de la large diffusion du message il peut tre difficile de savoir exactement qui revient la responsabilit d agir Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Biblioth que et Archives Library and Archives b n 11 AN Canada Canada Canac EI 3 Les institutions doivent classer les courriels relatifs leurs activit s selon un plan de classification bas sur leurs exigences organisationnelles La gestion des courriels exige l tablissement d une m thode de description de l information institutionnelle qui soit coordonn e et couvre l ensemble des documents Afin d viter une accumulation de courriels difficile g rer tous les messages et leurs pi ces jointes destin s tre conserv s durant une p riode d termin e doivent tre bien class s au moment opportun selon un plan de classification jour et global Les bo tes aux lettres individuelles les bo tes c
2. Biblioth que et Archives Library and Archives b 1 BAR Canada Canada Canac l 0 2 Lignes directrices Vous tes sur le point d entreprendre la lecture d un document contenant des lignes directrices relatives la gestion des courriels dans l ensemble du gouvernement canadien Chacune de ces lignes directrices comporte une ou plusieurs recommandations afin de vous aider obtenir les r sultats attendus Ces lignes directrices et les recommandations associ es ne sont pas obligatoires mais elles se veulent une r f rence un mod le d excellence 0 3 Pourquoi ces lignes directrices s appliquent elles tout le monde En vertu de la Politique de gestion de l information les minist res et organismes ci apr s les institutions du gouvernement f d ral doivent recueillir cr er recevoir et saisir tous les documents relatifs leurs activit s organisationnelles incluant les messages lectroniques courriels qui contiennent de l information faisant partie de la m moire institutionnelle ou des donn es utilis es pour prendre une d cision ou entreprendre une action La Politique de gestion de l information et la Directive sur les r les et responsabilit s en mati re de gestion de l information identifient des responsabilit s pr cises pour tous les employ s du gouvernement L administrateur g n ral est responsable devant son ministre et le Conseil du Tr sor d une gestion efficace et bien coord
3. emp cher les utilisateurs ou les administrateurs de modifier un message une fois qu il a t envoy au moins un destinataire ceci afin de faciliter P authentification et le contr le des versions Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de r seaux ou de syst mes 5 12 Effectuer r guli rement des copies de s curit aux fins de r cup ration en cas de sinistre Les programmes et syst mes de courriel devraient effectuer r guli rement des copies de s curit de mani re uniforme afin de r pondre aux besoins op rationnels de l organisme e Les copies de s curit devraient tre v rifi es afin de s assurer qu elles ont t faites correctement e Les copies de s curit devraient tre gard es dans un autre difice e Les copies de s curit devraient tre recycl es r guli rement conform ment au calendrier de conservation de l institution e Les proc dures de copie devraient tre document es et g r es de fa on prouver qu elles r pondent aux normes Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de r seaux ou de syst mes Bai Szene pong ace Canad 5 13 Utiliser la signature num rique s il y a lieu La signature num rique devrait tre utilis e dans une correspondance ou une transaction lorsque le destinataire a besoin de sa
4. o ils seront class s selon un plan de classification approuv par l institution Les courriels devraient tre index s et conserv s pour tre utilis s par l institution jusqu au moment de leur limination pr vue au calendrier de conservation ou de leur archivage permanent Le d p t d archives devra aussi tre structur et index pour assurer un rep rage efficace Bai Szene pong ae Canad Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 3 2 D terminer o classer la copie officielle Un plan de classification et un d p t devraient tre tablis pour stocker les courriels re us et envoy s qui sont consid r s comme des documents gouvernementaux ou de l information gouvernementale Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en Dirigeants r seaux ou de gestion de syst mes l information 3 3 Conserver les m tadonn es associ es aux courriels Les m tadonn es associ es un courriel devraient tre conserv es tel que sp cifi dans le document NCTTI 39 Normes de l information et de la technologie du Conseil du Tr sor e Partie 1 Norme des m tadonn es du Gouvernement en direct Source http www tbs sct gc ca its nit standards tbi
5. rement des copies de s curit aux fins de r cup ration en v cas de sinistre 5 13 Utiliser la signature num rique s il y op V V Z a lieu 5 14 Enlever les signatures num riques servant emp cher l acc s aux courriels em V avant de les transf rer Biblioth que et Archives Canada 5 15 Ne pas employer de signature num ris e pour signer un courriel 5 16 Utiliser le chiffrement s il y a lieu V4 v v V4 wi Annexe A5 pm pu Canad ane dire A f OP DIR 5 17 Employer le stockage de proximit pour la conservation long terme des v courriels 5 18 viter de conserver des copies papier de courriels dont l original v v v lectronique existe encore 5 19 Prot ger les courriels en prot geant R V les supports de conservation 5 20 Prot ger les courriels de V l obsolescence 5 21 Constituer tenir jour et conserver une documentation relative au syst me v de courriel 5 22 Conserver en permanence la Lei documentation du syst me de courriel 5 23 G rer des d lais de conservation diff rents pour les courriels et leurs v v pi ces jointes 5 24 Appliquer un ordre de retenue au besoin pour retarder l limination d un v v document 6 Les institutions doivent disposer de leurs courriels conform ment aux lois et politiques pertinentes 6 0 Recommandations 6 1 Obtenir une autorisation
6. Archives b n 11 BAR Canada Canada Canac l importante source de m moire institutionnelle m me si ce jour son plein potentiel a rarement t exploit de mani re efficiente et organis e Message courriel Document cr transmis re u ou transf r dans un syst me lectronique de courrier M tadonn es Informations d crivant un ensemble de donn es p ex objet date et destinataire d un courriel Mot de passe Cha ne de caract res habituellement choisie par un utilisateur reconnaissable par le syst me informatique et utilis e en association avec un nom d utilisateur pour identifier et authentifier cet utilisateur et lui autoriser l acc s au syst me Serveur de courriel Ordinateur en r seau qui fournit des services de courriel d autres ordinateurs de ce r seau Syst me de courriel Syst me informatique comprenant des ordinateurs et des logiciels utilis essentiellement des fins de communication les utilisateurs peuvent cr er transmettre recevoir classer et r pondre des messages de mani re lectronique Un syst me de courriel n est pas un syst me de gestion des documents et ne convient pas pour classifier classer et stocker des messages lectroniques voir Syst me de gestion des documents Plusieurs syst mes de courriel offrent aussi une fonctionnalit de calendrier gr ce laquelle les utilisateurs peuvent fixer la date d une r union r server une sal
7. E politiques et proc dures associ es ont bien t distribu es lues et comprises 1 5 Conserver des dossiers sur les activit s de formation et sur la vi participation 2 Les institutions doivent recueillir et conserver tous les courriels relatifs leurs activit s organisationnelles 2 0 Recommandations 2 1 Cr er exp dier et stocker les V V R courriels de mani re structur e 2 2 Recevoir et stocker les courriels de mani re structur e 2 3 G rer les bo tes aux lettres et les dossiers individuels sur une base v r guli re 2 4 Garder un seul exemplaire de V V V V V chaque courriel 2 5 G rer et conserver les pi ces jointes V P aux courriels 2 6 Consid rer les courriels comme des biens soumis au contr le juridique du v v vi vi gouvernement du Canada 2 7 Utiliser avec mod ration les listes de 8 diffusion institutionnelles 2 8 Fournir un bloc signature et les V coordonn es de la personne ressource 2 9 Ajouter un avis de confidentialit ou de non responsabilit s il y a lieu 2 10 Ajouter un avis d opinion V V V personnelle s il y a lieu 2 11 viter d utiliser la fonction P R pondre tous 3 Les institutions doivent classer les courriels relatifs leurs activit s selon un plan de classification bas sur leurs exigences organisationnelles 3 0 Recommandations Bai Biblioth que et Archiv
8. administrateurs de r seaux devraient cr er tenir jour et conserver une documentation d taill e sur le syst me de courriel et les informations qu il contient Cette documentation devrait suffire prouver l authenticit et l int grit de tout courriel ou information associ e produit en preuve lors d une action en justice Les administrateurs de r seaux devraient veiller ce que les courriels relatifs aux activit s organisationnelles ne soient pas stock s dans un d p t non autoris Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de r seaux ou de syst mes 8 3 Responsabilit s des sp cialistes en gestion de l information Les sp cialistes en gestion de l information assument g n ralement de tr s larges responsabilit s et ne sont pas affect s exclusivement la gestion des courriels Cependant ces responsabilit s touchant la gestion de l information en g n ral s tendent bien entendu la gestion des courriels Un sp cialiste en gestion de l information dirige et soutient une gestion de l information efficace et efficiente au sein d une organisation partir de la planification et du d veloppement de syst mes jusqu l limination ou la conservation permanente des documents Paraphrase d une d finition sur le portail GI du gouvernement du Canada Source http www informationmanagement gc ca index
9. aux lignes directrices pour la gestion des courriels 0 1 R f rences 0 1 1 Nom Lignes directrices pour la gestion des courriels 0 1 2 Cat gorie Lignes directrices 0 1 3 Autorisation Biblioth que et Archives Canada 0 1 4 Organisme responsable Biblioth que et Archives Canada 0 1 5 Index crois Documents reli s au sujet lois politiques directives et normes Gouvernement du Canada autres sources Correspondance entre les lois et politiques et le Cadre de la gestion de l information Lois et politiques reli es au cycle de vie de l information Lois et politiques Cr ation Organisation Tenue jour Disposition Saisie Utilisation et Diffusion pr servation Acc s l information Loi et r glements sur l X X xX X Acc s l information Politique sur l X X xX X Apprentissage de formation et de perfectionnement Politique en mati re d Autorisation et l authentification X lectroniques Politique sur l Biblioth que et les Archives du Canada Loi X X XxX X sur la Charte canadienne des droits et libert s X Communication Politique de X X X X Droit d auteur Loi sur le X Emploi dans la fonction publique Loi sur l X valuation Politique d xX valuation des facteurs relatifs la vie X X X X priv e Politique d Gestion de l information Politique sur la X X X XxX Bei Scan agai Canad Correspondance entre les lois et politiques et le Cadr
10. de S V 1 disposition des courriels 6 2 Eliminer les copies de courriels incluant les copies latentes au moment y v opportun 6 3 Emp cher la destruction ou la modification de documents qui pourraient V 8 tre requis dans le cadre d un audit d une action en justice ou de l AIPRP 7 Les institutions doivent r examiner p riodiquement l efficacit de leurs politiques et pratiques en mati re de courriel et apporter des am liorations au besoin 7 0 Recommandations 7 1 valuer l efficacit de la gestion des S courriels Annexe A6 a nee mare Canad Lignes directrices UTIL ASYS SGI c10 8 Chaque personne oeuvrant au sein du gouvernement f d ral doit comprendre ses responsabilit s en mati re de gestion des courriels 8 0 Recommandations 8 1 Responsabilit s des utilisateurs vi 8 2 Responsabilit s des administrateurs s de r seaux ou de syst mes 8 3 Responsabilit s des sp cialistes en 1 gestion de l information 8 4 Responsabilit s des gestionnaires V des op rations 8 5 Responsabilit s des dirigeants vi
11. e Rendre compte au Parlement e Saisir et documenter des v nements qui pourraient avoir une certaine importance historique e Doeumenter le pourquoi et le comment des d cisions prises ou des actions men es Les documents constituant la m moire institutionnelle sont soumis des calendriers de conservation approuv s par l organisme et par Biblioth que et Archives Canada et doivent tre g r s par des syst mes officiels de gestion des documents Ces documents ne peuvent tre d truits sans une autorisation de disposition de documents mise par Biblioth que et Archives Canada M moire institutionnelle information La m moire institutionnelle se retrouve dans les documents officiels et les souvenirs que certaines personnes peuvent avoir conserv des activit s de leur organisation mais elle se trouve aussi sur divers formats et supports lectroniques qui gardent la trace des op rations courantes et des processus d cisionnels Ces informations constituent des ressources importantes pour l organisation car elles repr sentent l exp rience le savoir et la m moire des individus qui y ont travaill La m moire institutionnelle fournit les bases n cessaires pour prendre de bonnes d cisions et t moigne des raisons justifiant ces d cisions incluant les circonstances le contexte et d autres renseignements disponibles lors de la prise de d cision Le courriel est devenu une tr s Biblioth que et Archives Library and
12. et proc dures associ es ont t bien distribu es lues et comprises 18 1 5 Conserver des dossiers sur les activit s de formation et sur la participation 18 2 Les institutions doivent recueillir et conserver tous les courriels relatifs leurs activit s OfpanISatlonnell s 2 restent inertie self liant 20 2 1 Cr er exp dier et stocker les courriels de mani re structur e eeeeeeeeeeerereeeereeeee 21 2 2 Recevoir et stocker les courriels de mani re structur e eeeeeeeesereereereesrerreerrreesrrereees 22 2 3 G rer les bo tes aux lettres et les dossiers individuels sur une base r guli re 23 2 4 Garder un seul exemplaire de chaque courriel ts 24 2 5 G rer et conserver les pi ces jointes aux Courriels 24 2 6 Consid rer les courriels comme des biens soumis au contr le juridique du gouvernement du Canadian ieeEEer leede Eed 25 2 7 Utiliser avec mod ration les listes de diffusion institutionnelles ssseeeeereeneererereeee 26 2 8 Fournir un bloc signature et les coordonn es de la personne ressource seeseeeeeeeee 26 2 9 Ajouter un avis de confidentialit ou de non responsabilit s il y a lieu 27 2 10 Ajouter un avis opinion personnelle s il y a lieu 2 11 viter d utiliser la fonction R pondre TOUS Dee 3 Les institutions doivent classer les courriels relatifs leurs activit s selon un plan de classifi
13. exploitation pour cr er une piste de v rification et veiller UR EE 35 4 3 Afficher les noms dans les en t tes et les adresses de courriel eeeeneerreererreereereee 35 4 4 tre pr t divulguer un courriel en preuve sous forme lectronique 36 4 5 Surveiller la performance des activit s de d couverte et de disposition des COUTIELS 2 emma Matane nm de de nie tin 36 5 Les institutions doivent veiller ce que leurs courriels soient maintenus prot g s et conserv s selon des calendriers de conservation appropri s eessereeseereereererrerrsreeresressrees 38 5 1 viter de proc der des purges indiscrimin es dans les syst mes de courriel 39 5 2 G rer les courriels de fa on en permettre l acc s aux personnes autoris es 39 5 3 Enlever le chiffrement avant de quitter une institution 40 5 4 Enlever le chiffrement avant de transf rer les courriels Biblioth que et Archives E EE 40 5 5 Garantir la s curit des syst mes qui soutiennent les fonctions de courriel 40 5 6 Utiliser des mots de passe les changer r guli rement et les garder secrets 000se00 41 5 7 Prot ger les syst mes contre les pertes ou les dommages 42 5 8 Employer le bon niveau de classification de s curit 43 5 9 tablir des processus obligatoires pour cr er supprimer et suspend
14. formation appropri e Les gestionnaires devraient veiller ce que le personnel se conforme aux pr sentes Lignes directrices pour la gestion des courriels notamment les proc dures de r ception et de d part de m me que les proc dures d orientation la classification et le stockage ad quats des documents et de l information et l application de d lais de conservation appropri s Les gestionnaires devraient s assurer que les employ s aient leur disposition tous les documents de r f rence concernant la gestion des courriels ou qu ils sachent o et comment les obtenir au besoin BA cer di et Archives se and Archives Can a d Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Gestionnaires des op rations 8 5 Responsabilit s des dirigeants Les dirigeants devraient d finir les orientations strat giques en mati re de courriel et guider P laboration et l adoption d une politique institutionnelle sur la gestion des courriels Un dirigeant qui assume galement le r le de gardien des documents devrait veiller ce que les courriels faisant l objet de demandes en vertu de lois d acc s ou dans le cadre d actions en justice ne soient pas d truits Les dirigeants devraient accorder un financement ad quat aux programmes et syst mes de gestion des courriels afin de garantir leur conformit aux politiques et lois en vigueur et aux pr sentes Lignes dir
15. ment aux pr sentes Lignes directrices pour la gestion des courriels et toutes les recommandations applicables Biblioth que et Archives Library and Archives b n F1 BAR Canada Canada Canac l e Les employ s sauront quels messages conserver ou liminer et se chargeront de g rer leurs propres bo tes aux lettres et leurs propres dossiers sur une base r guli re e Un seul exemplaire d un courriel sera conserv dans un d p t autoris o il aura le statut de copie officielle e Les pi ces jointes seront stock es avec le message ou sinon seront li es au message de mani re fiable e Les m tadonn es associ es aux courriels seront conserv es 2 1 Cr er exp dier et stocker les courriels de mani re structur e Tout message contenant de l information utilis e dans ou consid r e dans ou concernant une transaction effectu e une d cision prise ou une action entreprise dans le cadre des activit s organisationnelles d une institution gouvernementale doit tre conserv Le diagramme suivant illustre le processus recommand pour cr er exp dier et stocker les courriels au gouvernement du Canada RAR ner et Archives Ge and Archives Can a d D BUT Vous cr ez un courriel Le courriel N EST Le courriel est un PAS un document document organisationnel organisationnel Document Document ph m re organisationnel Classifier p tablir le d lai de
16. pr t divulguer un courriel en preuve sous forme lectronique 4 5 Surveiller la performance des activit s de d couverte et de disposition des courriels Annexe A4 Ba ses pren Canad Lignes directrices UTIL ASYS 5 Les institutions doivent veiller ce que leurs courriels soient maintenus prot g s et conserv s selon des calendriers de conservation appropri s 5 0 Recommandations 5 1 viter de proc der des purges indiscrimin es dans les syst mes de courriels 5 2 G rer les courriels de fa on en permettre l acc s aux personnes vi vi vi autoris es 5 3 Enlever le chiffrement avant de R quitter une institution 5 4 Enlever le chiffrement avant de transf rer les courriels Biblioth que et v v Archives Canada 5 5 Garantir la s curit des syst mes qui S soutiennent les fonctions de courriel 5 6 Utiliser des mots de passe les changer r guli rement et les garder vi v secrets 5 7 Prot ger les syst mes contre les V P pertes et les dommages 5 8 Employer le bon niveau de V classification de s curit 5 9 tablir des processus obligatoires pour cr er supprimer et suspendre les v vi comptes de courriel au moment opportun 5 10 Contr ler les droits d acc s aux P comptes et aux dossiers de courriel 5 11 Utiliser des mesures de protection V et d authentification des messages 5 12 Effectuer r guli
17. publications cov pubs itsg itse f html Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de r seaux ou de syst mes Utilisateurs 5 7 Prot ger les syst mes contre les pertes ou les dommages Les syst mes de courriels et les r seaux qui les soutiennent devraient tre prot g s contre les pertes ou les dommages pouvant provenir de plusieurs sources dont les suivantes liste non exhaustive e Menaces physiques aux difices et aux quipements informatiques e D sastres naturels et menaces environnementales Bai Szene pong ace Canad e D faillances des syst mes ou des quipements informatiques e Vuln rabilit des supports e Vuln rabilit des communications e Absence ou perte de documentation e Erreur humaine e Autres menaces ventuelles pouvant merger Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 5 8 Employer le bon niveau de classification de s curit 5 9 Lors de la cr ation de l envoi ou du stockage d un courriel de nature sensible prot g e ou secr te l utilisateur devrait s assurer que la classification de s curit de ce courriel n est pas sup rieure celle du syst me ayant servi le cr er l envoyer ou le stocker Partie ou parties responsables d
18. recommandation Utilisateurs 2 4 Garder un seul exemplaire de chaque courriel Dans la mesure du possible les organisations ne devraient conserver titre de document officiel qu un seul exemplaire d un courriel outre la copie de s curit avec ses m tadonn es et pi ces jointes dans un d p t qu elles g rent ou contr lent Le logiciel de courriel lui m me doit tre consid r comme un dispositif de communication et non de stockage Les courriels devraient tre transf r s le plus rapidement possible dans un d p t de documents ind pendant Puisque toute copie d un courriel conserv e peut tre recherch e dans le cadre d une action en justice aucune autre copie de ce courriel ne devrait tre conserv e dans un autre d p t ou par un individu dans l organisation La fonction supprimer limine le pointeur lectronique vers un courriel mais ne d truit pas le message lui m me Le message continue d exister tant qu il n est pas cras par de nouvelles donn es Par exemple un courriel ne devrait pas tre conserv sur le disque dur d un utilisateur Une copie d un courriel pourrait toutefois tre stock e temporairement sur une cl USB ou sur le disque dur d un ordinateur portatif aux fins d une pr sentation mais elle devrait tre effac e de mani re s curitaire apr s la pr sentation Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommanda
19. rer la fois un message dont le d lai de conservation vient tout juste de commencer et une pi ce jointe dont le d lai est sur le point d expirer que les messages et leurs pi ces jointes soient conserv s ensemble ou s par ment Il convient de rappeler que les d lais de conservation sont tablis en fonction du Bai Szene pong ace Canad contenu de l information et non en fonction du syst me qui a servi cr er transmettre ou stocker cette information Cela constitue un probl me difficile et pose de r els d fis techniques Il est fortement recommand de consulter un conseiller juridique Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 5 24 Appliquer un ordre de retenue au besoin pour retarder limination d un document Les syst mes et programmes de gestion des courriels devraient avoir la capacit de rep rer les courriels et l information associ e destin s tre limin s afin au besoin de les isoler et de les prot ger contre une destruction qu elle soit bien ou mal intentionn e ou accidentelle Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information Biblioth que et Archives Library and Archives b n 11 G
20. utilisateurs un acc s pratique et au moment opportun des informations contenues dans les courriels conform ment aux exigences l gales et r glementaires Il pourrait tre instructif d utiliser des cas r els ou fictifs pour prouver et analyser la capacit de l organisme rep rer et produire des courriels en preuve de mani re fiable et conomique lorsqu ils sont requis par un tribunal lors d un audit ou d une demande d acc s l information en vertu de l AIPRP R sultats attendus Toutes les institutions du gouvernement f d ral auront obtenu les r sultats suivants e Les utilisateurs auront acc s de mani re pratique et en temps opportun aux informations qu ils sont autoris s voir ou utiliser et sauront comment proc der e Les cas r els exigeant le rep rage de courriels des fins juridiques d audit ou de demande d information en vertu de l AIPRP seront surveill s et analys s de mani re r guli re afin d tablir des crit res de performance d valuer les risques et d identifier les am liorations apporter la gestion des courriels e Des exercices de d couverte partir de cas fictifs seront con us et men s occasionnellement afin de diagnostiquer de mani re contr l e la capacit de l organisme rep rer et produire des courriels e Les le ons apprises au cours de ces exercices seront partag es et mises en pratique Bai Szene pong ace Cana
21. BA Biblioth que et Archives Library and Archives Canada Canada Canach LIGNES DIRECTRICES POUR LA GESTION DES COURRIELS BIBLIOTH QUE ET ARCHIVES CANADA Direction des documents gouvernementaux 2008 Bei E aoonenz S zose Canad Biblioth que et Archives Library and Archives b 11 BAR Canada Canada Canac l Table des mati res 0 Introduction aux lignes directrices pour la gestion des courriels 1 Ol ENEE 0 2 Lignes directrices 0 3 Pourquoi ces lignes directrices s appliquent elles tout le monde 3 0 4 Quels sont les r sultats attendus ss 4 0 5 Pourquoi la gestion des courriels est elle si importante 5 0 6 Domaines o les lignes directrices ne s appliquent pas esssseereerserreserresisrrssreresrresesreess 5 0 7 Feuille de route pour se conformer aux lignes directrices 6 0 8 Cycle de vie de l information lectronique ss 6 CBR EE H 1 Les institutions doivent se doter d un plan pour g rer les courriels 16 1 1 G rer les programmes et les syst mes de courriel de mani re int gr e eneeeeeeeeee 17 1 2 Offrir des programmes de sensibilisation et de formation la gestion des el EE 17 1 3 Utiliser divers supports pour sensibiliser et former la gestion des courriels 18 1 4 V rifier que les Lignes directrices pour la gestion des courriels ainsi que les politiques
22. Canada Canada Canac EI 6 Les institutions doivent disposer de leurs courriels conform ment aux lois et politiques pertinentes En vertu des articles 12 1 et 13 1 de la Loi sur la Biblioth que et les Archives du Canada 2004 aucun document gouvernemental ne peut tre limin sans une autorisation crite du biblioth caire et archiviste du Canada Il est important d liminer r guli rement les courriels ph m res et les copies de courriels incluant les copies latentes c est dire supprim es mais non cras es Cependant il est essentiel de pouvoir emp cher l limination ou la modification de documents requis ou pouvant tre requis dans le cadre d un audit d une action en justice ou d une demande d information en vertu de l AIPRP R sultats attendus Toutes les institutions du gouvernement f d ral auront obtenu les r sultats suivants e Il sera possible de d montrer un degr lev de conformit aux calendriers de conservation institutionnels aux autorisations de disposer des documents approuv es par Biblioth que et Archives Canada et aux autres obligations d coulant de lois et de politiques en vue d assurer au moment opportun l limination des courriels qui ne sont plus utiles l organisation e L information qui selon l institution poss de une valeur historique sera syst matiquement transf r e Biblioth que et Archives Canada 6 1 Obtenir une autorisation de dispo
23. Les programmes et syst mes de courriel devraient pouvoir rep rer les fichiers de courriels liminer conform ment au calendrier de conservation o qu ils se trouvent dans l organisation et permettre au personnel autoris de les d truire de telle mani re qu ils ne puissent jamais tre reconstitu s Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 6 3 Emp cher la destruction ou la modification de documents qui pourraient tre requis dans le cadre d un audit d une action en justice ou de l AIPRP Les programmes et syst mes de gestion des courriels devraient pouvoir prot ger les courriels et l information associ e soit le message lui m me ses m tadonn es et pi ces jointes de toute destruction bien ou mal intentionn e ou accidentelle et de toute spoliation terme juridique signifiant dommage ou alt ration Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information Bai Biblioth que et Archives Library and Archives i pan S Canada Canada Canad 7 Les institutions doivent r examiner p riodiquement 7 1 l efficacit de leurs politiques et pratiques en mati re de courriel et apporter des am liorations au besoin Les syst m
24. _f asp La Politique sur la gestion de l information du Conseil du Tr sor pr cise que les sp cialistes en gestion de l information dont les biblioth caires les archivistes les responsables de l acc s l information et de la protection des renseignements personnels et les sp cialistes en gestion des documents contribuent la gestion de HA enr i et Archives se and Archives Canach l information a en fournissant conseils outils proc dures normes et lignes directrices conformes aux orientations formul es par le Secr tariat du Conseil du Tr sor du Canada et Biblioth que et Archives Canada b en identifiant les besoins en mati re d information du personnel oeuvrant en technologie de l information afin de soutenir le d veloppement et l utilisation de proc dures syst mes normes et outils en technologie de l information c en valuant les besoins en mati re de ressources et de formation en gestion de l information Source http www solutions gc ca oro bgc rep im gi intro_f asp Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Sp cialistes en gestion de l information 8 4 Responsabilit s des gestionnaires des op rations Les gestionnaires devraient identifier les besoins des employ s en mati re de formation la gestion des courriels et leur allouer du temps pendant les heures de travail pour leur permettre de suivre une
25. a gestion des courriels est elle si importante Tout simplement parce que le courriel est largement utilis pour prendre des d cisions assigner des t ches transmettre des rapports d tape confirmer des transactions et plusieurs autres fins reli es aux op rations du gouvernement Les courriels relatifs aux activit s gouvernementales sont des documents part enti re et ce titre doivent tre conserv s durant une p riode de temps d termin e ou conserv s en permanence en vertu des politiques et l gislations en vigueur Alors que certaines informations doivent tre conserv es pendant une p riode de temps minimale d autres sont assuJjetties des d lais de conservation maximaux l expiration desquels elles doivent tre limin es conform ment la loi On estime actuellement qu en moyenne un employ du gouvernement re oit ou cr e au moins 50 courriels par jour ce qui donne un total de 10 000 courriels par ann e pour 200 jours ouvrables Dans le cas d un minist re comptant 5 000 employ s cela repr sente plus de 50 millions de courriels par an Le nombre total d employ s dans la fonction publique a d pass 350 000 au cours des cinq derni res ann es un simple calcul r v le que dans l ensemble les employ s du gouvernement pourraient traiter jusqu 3 milliards 500 millions de courriels par an Ce volume de courriels exerce une pression importante sur la capacit de stockage des serve
26. adonn es et pi ces jointes Liste de diffusion Liste adresses lectroniques servant envoyer des courriels plusieurs personnes la fois Bai Biblioth que et Archives Library and Archives eech st Canach Loi et r glements sur l AIPRP et demande d acc s en vertu de l AIPRP Le sigle AIPRP d signe l acc s l information et la protection des renseignements personnels il est souvent employ pour identifier les demandes d acc s formul es en vertu de cette l gislation L acc s l information est le principe g n ral selon lequel les Canadiens peuvent demander consulter des dossiers du gouvernement f d ral Cet acc s est parfois restreint par exemple dans le cas o l information demand e contient des renseignements personnels sur un individu autre que celui qui fait la demande M moire institutionnelle documents Documents officiels d coulant des fonctions et activit s d une institution gouvernementale en vertu de son mandat de son encadrement l gislatif et des programmes et services qu elle offre Ces documents qui constituent la m moire institutionnelle peuvent tre cr s ou utilis s diverses fins e Offrir diff rents programmes et services e Documenter des activit s financi res ou administratives e Traiter diverses questions d ordre juridique e Prendre ou documenter des d cisions ayant des impacts sur les politiques les programmes ou les proc dures
27. cation bas sur leurs exigences organisationnelles 29 Biblioth que et Archives Library and Archives b 11 Bai Cac Canada Canad 3 1 Maintenir et utiliser un syst me structur et efficace de classement des courriels 29 3 2 D terminer o classer la copie officielle 30 3 3 Conserver les m tadonn es associ es aux courriels 30 3 4 Classifier et classer les courriels syst matiquement et fr quemment 31 3 5 G rer le stockage en ligne temporaire des courriels 31 3 6 Utiliser une seule fin les bo tes aux lettres communes ou publiques et les ee e EE 3 7 Limiter le contenu des courriels un seul sujet 3 8 D crire l objet d un courriel en termes clairs et significatifs 3 9 Pr voir un syst me d indexation des courriels eeseeeeeeeeeeeeereeeesteresrrrresresresresresrreseee 3 10 Pr voir un m canisme permettant de suivre le fil conducteur reliant les courriels OK een ete l ing deatee tee 33 4 Les institutions doivent veiller ce que l utilisation du courriel contribue la r alisation d activit s correspondant leurs objectifs organisationnels eeeeeseeeeereeeeeeeee 34 4 1 Ne pas utiliser le courriel pour traiter de sujets sensibles personnels prot g s ou secrets sauf dans les cas autoris s et en respectant les normes de s curit en VIVET eege osesre dent ein ti Eed EE seven minime Ee 35 4 2 Utiliser les journaux d
28. contribuer plus efficacement la gestion des courriels Les institutions devraient mettre la disposition de leurs employ s un endroit accessible o les le ons apprises pourraient tre rassembl es et partag es Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en Gestionnaires des Dirigeants r seaux ou de gestion de op rations syst mes l information Ball Ten Canada 0 oos Canad 8 Chaque personne oeuvrant au sein du gouvernement f d ral doit comprendre ses responsabilit s en mati re de gestion des courriels R sultats attendus Toutes les institutions du gouvernement f d ral auront obtenu les r sultats suivants e Tous les employ s d une institution f d rale incluant les agents et contractuels engag s par cette institution comprendront leurs r les et responsabilit s en mati re de gestion des courriels e Ces personnes appliqueront correctement la gestion des courriels les principes de gestion du cycle de vie de l information e Ces personnes veilleront ce que les courriels soient conserv s sur un support de stockage et dans un endroit appropri s et durant une p riode de temps appropri e Elles respecteront les r gles d tiquette de l institution en mati re de courriel 8 1 Responsabilit s des utilisateurs Afin de contribuer efficacement la gestion des courriels les utilisate
29. courriels et leurs pi ces ler UE 5 24 Appliquer un ordre de retenue au besoin pour retarder l limination d un lee LEE 6 Les institutions doivent disposer de leurs courriels conform ment aux lois et politiques EE EE 6 1 Obtenir une autorisation de disposition des courriels 6 2 liminer les copies de courriels incluant les copies latentes au moment OPPONA nd ir nn rer ni lee de email ee 6 3 Emp cher la destruction ou la modification de documents qui pourraient tre requis dans le cadre d un audit d une action en justice ou de P AIPRP 7 Les institutions doivent r examiner p riodiquement l efficacit de leurs politiques et pratiques en mati re de courriel et apporter des am liorations au besoin eseeeesseereereereee 7 1 valuer l efficacit de la gestion des courriels eee 8 Chaque personne oeuvrant au sein du gouvernement f d ral doit comprendre ses responsabilit s en mati re de gestion des courriels 8 1 Responsabilit s des utilisateurs 8 2 Responsabilit s des administrateurs de r seaux ou de syst mes 8 3 Responsabilit s des sp cialistes en gestion de information seeeeeereeeeeererrersrrerere 8 4 Responsabilit s des gestionnaires des op rations 8 5 Responsabilit s des diripeants sstiilinsutlinui ln dianslinetinnrede Bai Senn pong ae Canad Annexes ANNEXE A R LES ET RESPONSABILIT S Bai Szene pong ace Canad 0 Introduction
30. d 4 1 4 2 4 3 Ne pas utiliser le courriel pour traiter de sujets sensibles personnels prot g s ou secrets sauf dans les cas autoris s et en respectant les normes de s curit en vigueur Il faut viter d utiliser le courriel pour transmettre des informations confidentielles sensibles prot g es ou secr tes sauf s il existe une raison op rationnelle pr cise de le faire et s il est possible de recourir des syst mes s curis s ou au chiffrement des donn es Le cas ch ant les utilisateurs doivent se conformer aux politiques et lignes directrices institutionnelles et gouvernementales en la mati re voir aussi 5 1 5 Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Utiliser les journaux d exploitation pour cr er une piste de v rification et veiller au respect des r gles Les journaux d exploitation devraient tre utilis s pour cr er une piste de v rification enregistrer chacune des op rations effectu es en rapport avec les courriels dans un syst me de courriel ou autre d p t de donn es Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information Afficher les noms dans les en t tes et les adresses de courriel L en t te d un courriel devrait afficher le nom de l auteur De et celui
31. disposition des courriels Ceci est n cessaire en vertu de plusieurs politiques du Secr tariat du Conseil du tr sor notamment la Politique sur la gestion de l information la Politique sur la surveillance active la Politique d valuation et la Politique sur la v rification interne Des exercices devraient tre men s r guli rement que ce soit partir de cas r els ou de cas simul s pour l occasion On en profitera alors pour concevoir et tester des mesures de Bai Szene pong ace Canad performance et valuer l efficience et l efficacit des proc dures de d couverte et de disposition des courriels Les observations r sultant de ces exercices devraient tre partag es et analys es sous forme de le ons apprises et mises la disposition de toute personne impliqu e dans la d couverte ou la disposition des courriels ou dans l valuation et l am lioration des pratiques de l institution en mati re de gestion de l information Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en Gestionnaires des r seaux ou de gestion de op rations syst mes l information Biblioth que et Archives Library and Archives b n 2 G Canada Canada Canac EI 5 Les institutions doivent veiller ce que leurs courriels soient maintenus prot g s et conserv s selon des calendriers de conservation appropri s Les inst
32. donn es et pi ces jointes l int rieur d une suite de courriels Biblioth que et Archives Library and Archives b n 11 G Canada Canada Canac EI 1 Les institutions doivent se doter d un plan pour g rer les courriels Depuis une dizaine d ann es la gestion des courriels constitue l un des plus importants d fis relever en gestion de l information Les organisations devront concevoir des plans d ensemble d taill s afin d arriver ma triser la croissance ph nom nale de ce moyen de communication lectronique avec sa gamme de plus en plus large d utilisations de caract ristiques et de fonctionnalit s Le plan doit incorporer plusieurs composantes de la gestion des courriels notamment e laboration de politiques et proc dures relatives la gestion des courriels en lien avec les activit s de l institution e une gestion int gr e des avantages et inconv nients du courriel qui accordera une gale importance aux messages lectroniques leurs m tadonn es et pi ces jointes et permettra l utilisation d infrastructures communes et l interop rabilit des syst mes de courriel et de gestion de l information e la prise en compte d s le d part des exigences propres la gestion des courriels lors de P laboration de nouveaux programmes politiques services et syst mes fond s sur la technologie e la mise en place de structures de gouvernance et de responsabilisation pou
33. du destinataire A conform ment aux normes gouvernementales relatives aux m tadonn es HAH cer et Archives se and Archives Canach Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de r seaux ou de syst mes 4 4 tre pr t divulguer un courriel en preuve sous forme lectronique Les syst mes de stockage et de classement des courriels incluant les syst mes en ligne et les syst mes de stockage de proximit qu ils soient court ou long terme doivent permettre aux chercheurs d identifier de divulguer ou de produire rapidement des courriels ainsi que leurs m tadonn es et pi ces jointes lors d une action en justice d un audit ou d une demande en vertu de l AIPRP Afin de faciliter la r cup ration efficiente d un document des fins de divulgation les courriels devraient tre class s conform ment un plan de classification institutionnel approuv voir aussi la troisi me section des Lignes directrices et les recommandations qui s y trouvent Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 4 5 Surveiller la performance des activit s de d couverte et de disposition des courriels Les organismes devraient surveiller l efficacit de leur performance en mati re de d couverte et de
34. e de la gestion de l information Lois et politiques reli es au cycle de vie de l information Lois et politiques Cr ation Organisation Tenue jour Disposition Saisie Utilisation et Diffusion pr servation Gestion de l infrastructure cl publique X Politique de Gestion des finances publiques Loi sur la X X X Gestion des projets Politique sur la X Gestion des risques Politique sur la X Gestion des technologies de l information X X Politique sur la Langues officielles Loi sur les XxX Preuve au Canada Loi sur la X XxX X Protection civile Loi sur la X Protection de l information Loi sur la X Protection des renseignements personnels X X X X Loi et r glements sur la Protection des renseignements personnels X X X Politique sur la Protection des renseignements personnels X X X X et des documents lectroniques Loi sur la Responsabilit civile de l tat et le X contentieux administratif Loi sur la R les et responsabilit s en mati re de X X X X gestion de l information Directive sur les S curit Politique sur la XxX X Service canadien du renseignement de X X X s curit Loi sur le Services communs Politique sur les X X Statistique Loi sur la X X XxX Utilisation des r seaux lectroniques X xX Politique d V rificateur g n ral Loi sur le X Source http www tbs sct gc ca fmi cgi foundation fondement leg reg leg reg09_ f asp
35. e devraient se conformer aux normes et caract ristiques tablies par l institution Les utilisateurs devraient aussi garder secrets leurs mots de passe et les changer p riodiquement Suggestions visant am liorer la s curit des mots de passe Source Manuel canadien de la s curit des technologies de l information section 16 1 1 Mots de passe Disponible aupr s du Centre de la s curit des t l communications Canada G n rateurs de mots de Si les utilisateurs n ont pas la possibilit de g n rer leur propre mot de passe passe il leur est impossible de choisir des mots de passe faciles m moriser Certains g n rateurs ne cr ent que des mots de passe ne comprenant aucun mot mais tant pronon ables pour pouvoir tre m moris s par les utilisateurs Cependant les utilisateurs ont tendance crire les mots de passe difficiles m moriser Phrases servant de mots L utilisation d une courte phrase au lieu d un simple mot peut am liorer la de passe r sistance des mots de passe La phrase est habituellement facile m moriser et donne de bons r sultats en mati re de s curit si les phrases videntes sont vit es BA energie et Archives Ge and Archives Can a d Suggestions visant am liorer la s curit des mots de passe Source Manuel canadien de la s curit des technologies de l information section 16 1 1 Mots de passe Disponible aupr s du Centre de la s curit de
36. e la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en Gestionnaires des Dirigeants r seaux ou de gestion de op rations syst mes l information tablir des processus obligatoires pour cr er supprimer et suspendre les comptes de courriel au moment opportun Les programmes et syst mes de courriel devraient comporter des processus pour au moment opportun cr er un compte de courriel l arriv e d un employ ou d un contractuel le supprimer son d part le geler ou le suspendre pour toute raison valable Ces processus devraient d crire ce que les employ s les gestionnaires les dirigeants les administrateurs de r seaux et les sp cialistes en s curit de l information devraient faire en diverses circonstances et quelle vitesse ils devraient intervenir Bai Szene pong ace Canad Au moment opportun ne signifie pas n cessairement tout de suite Dans le cas d un employ qui passe d un organisme un autre il est sans doute pr f rable de garder son compte actif tant qu un autre compte n a pas t ouvert chez son nouvel employeur Dans de telles circonstances il serait avis de consulter un sp cialiste en s curit de l information quant la meilleure fa on de proc der Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de ESS SEISE Gestionnai
37. ectrices et recommandations pour la gestion des courriels Les dirigeants devraient s assurer que de bonnes formations en gestion des courriels soient pr par es et offertes aux employ s que la participation des employ s soit consign e et l information conserv e et que le mat riel p dagogique et de r f rence soit disponible sur diff rents supports Les dirigeants doivent s assurer que les employ s re oivent les pr sentes Lignes directrices pour la gestion des courriels et les recommandations associ es et que ceux ci confirment par crit les avoir bien re ues et comprises cette confirmation crite sera conserv e par la suite Les dirigeants devraient r examiner r guli rement les politiques et proc dures en mati re de gestion des courriels afin d en valuer l efficacit r soudre les ventuels probl mes et apporter des am liorations Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Dirigeants Bai Annexe A R LES ET RESPONSABILIT S Biblioth que et Archives Lib and Archives Canada Good Canad Annexe A1 Le tableau ci dessous illustre le partage des responsabilit s entre les divers intervenants dans la mise en oeuvre des pr sentes Lignes directrices pour la gestion des courriels et des recommandations associ es Les utilisateurs UTIL Les administrateurs de syst mes ou de r seaux ASYS Les sp cialistes en gestion de l infor
38. elle s il y a lieu Les institutions doivent examiner s il est appropri leur situation de demander aux utilisateurs d ins rer un avis d opinion personnelle dans certaines circonstances Voici un exemple d un tel avis Avis d opinion personnelle Ce courriel incluant toutes les pi ces jointes refl te l opinion personnelle de l exp diteur et ne repr sente pas l opinion ou la position officielle de nom de l institution Nom de l institution ne peut tre tenu responsable pour toute perte ou dommage subi par une personne en raison d une utilisation non autoris e de ce courriel ou parce qu elle s est fi e l information contenue dans ce courriel Si vous n tes pas le destinataire pr vu nous vous avisons par la pr sente que toute diffusion reproduction ou autre utilisation de ce courriel est strictement interdite Veuillez nous signaler toute erreur de communication par retour du BA za de et Archives Ge and Archives Can a d Avis d opinion personnelle courrier et d truire tous les exemplaires de ce courriel Merci La d cision d inclure ou non un tel avis d opinion personnelle et la formulation exacte de cet avis rel ve des dirigeants de l institution en consultation avec leurs conseillers juridiques Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Dirigeants r seaux ou de syst mes
39. es Lib and Archives Canada Cana Canad Annexe A3 8 1 Maintenir et utiliser un syst me structur et efficace de classement des courriels 8 2 D terminer o classer la copie officielle 3 3 Conserver les m tadonn es associ es aux courriels 3 4 Classifier et classer les courriels syst matiquement et fr quemment 3 5 G rer le stockage en ligne temporaire des courriels 8 6 Utiliser une seule fin les bo tes aux lettres communes ou publiques et les dossiers de courriels 8 7 Limiter le contenu des courriels un seul sujet 8 8 D crire l objet d un courriel en termes clairs et significatifs 3 9 Pr voir un syst me d indexation des courriels 8 10 Pr voir un m canisme permettant de suivre le fil conducteur reliant les courriels entre eux threading 4 Les institutions doivent veiller ce que l utilisation du courriel contribue la r alisation d activit s correspondant leurs objectifs organisationnels 4 0 Recommandations 4 1 Ne pas utiliser le courriel pour traiter de sujets sensibles personnels prot g s ou secrets sauf dans les cas autoris s et en respectant les normes de s curit en vigueur 4 2 Utiliser les journaux d exploitation pour constituer une piste de v rification et veiller au respect des r gles 4 8 Afficher les noms dans les en t tes et les adresses de courriel 4 4 tre
40. es courriels entre eux threading Les institutions devraient pouvoir suivre le fil conducteur qui relie les courriels entre eux Le threading est un m canisme par lequel un syst me de gestion de l information peut suivre la trace les relations existant entre des courriels leurs m tadonn es et pi ces jointes l int rieur d une suite de courriels Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information Biblioth que et Archives Library and Archives b F1 G Canada Canada Canac EI 4 Les institutions doivent veiller ce que l utilisation du courriel contribue la r alisation d activit s correspondant leurs objectifs organisationnels L utilisation du courriel devrait tre r serv e des usages appropri s et non la transmission d informations sensibles prot g es ou secr tes Les journaux d exploitation permettent de suivre la trace l utilisation des courriels et de pr parer des rapports en cons quence ceci afin de documenter le respect des politiques et proc dures en vigueur tant au niveau individuel que collectif Le courriel est devenu une des formes de preuve les plus fr quemment utilis es par les tribunaux les institutions doivent donc en tout temps tre en mesure de communiquer des preuves sous forme de courriel La gestion des courriels doit permettre aux
41. es de courriel voluent tr s rapidement L ajout de nouvelles caract ristiques et de nouveaux services et une meilleure compatibilit avec d autres modes de communication engendrent sans cesse de nouvelles formes d utilisation Les institutions doivent r guli rement examiner l efficacit de leurs politiques et pratiques en mati re de courriel afin de s assurer qu elles atteignent les objectifs vis s R sultats attendus Toutes les institutions du gouvernement f d ral auront obtenu les r sultats suivants e Des cadres de responsabilisation seront en place afin de garantir une gestion efficace des courriels e Les risques faiblesses et autres probl mes importants en mati re de gestion seront identifi s document s et signal s et des correctifs seront apport s s il y a lieu valuer l efficacit de la gestion des courriels C est le sp cialiste en gestion de l information GI qui a la responsabilit premi re de proc der une valuation p riodique d taill e de la gestion des courriels dans son institution et de formuler des recommandations en vue de son am lioration Cependant tous les employ s de l organisation ont une part de responsabilit dans la gestion du courriel Par cons quent les utilisateurs les administrateurs de r seaux ou de syst mes les gestionnaires des op rations et les dirigeants devraient r guli rement valuer de quelle mani re ils pourraient en tant qu individus
42. es politiques e documenter les d cisions et les processus d cisionnels pour rendre compte des activit s du gouvernement reconstituer l volution des politiques et des programmes assurer la continuit du gouvernement et de son processus d cisionnel et permettre une v rification et un examen ind pendants e r duire le fardeau des r ponses aux demandes d acc s l information et aux demandes de preuves l gales en vitant la collecte inutile de renseignements La gestion de tous ces documents soul ve des questions fondamentales notamment combien d exemplaires d un document devrait on conserver Plus il y a d exemplaires d un m me document plus il y a d endroits o ils peuvent se trouver et plus il est difficile de les g rer Afin de faciliter l tape suivante du cycle de vie des documents l organisation il est tr s important de conserver les m tadonn es c est dire les informations relatives aux courriels Ces m tadonn es peuvent comprendre le nom de l exp diteur et le nom des destinataires la date d envoi du courriel sa date de r ception l objet du message et plusieurs autres informations pouvant servir classer et rep rer le courriel ult rieurement R sultats attendus Toutes les institutions du gouvernement f d ral auront obtenu les r sultats suivants e Tous les utilisateurs du courriel vont cr er exp dier recevoir r acheminer et stocker leurs courriels conform
43. esponsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs 2 8 Fournir un bloc signature et les coordonn es de la personne ressource Conform ment la politique de normalisation des sites internet du gouvernement du Canada ttp www tbs sct sc ca clf2 nsi2 index fra asp tous les courriels envoy s par les employ s du gouvernement doivent indiquer le nom de l exp diteur le nom de son institution ses num ros de t l phone et de t l copieur avec l indicatif r gional et le num ro du poste ainsi que son adresse postale et son adresse de courriel Tous les courriels envoy s par les employ s du gouvernement doivent afficher de mani re uniforme le mot symbole Canada et la signature institutionnelle Certaines exemptions ou exceptions sont autoris es lorsque l exp diteur a des motifs valables de vouloir pr server la confidentialit de ses messages ou pour des raisons de s curit personnelle mat rielle ou nationale Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information Bai Biblioth que et Archives Lib and Archives isi Canada Cana Canach 2 9 Ajouter un avis de confidentialit ou de non responsabilit s il y a lieu Les institutions doivent se demander s il est appropri leur situation d ins re
44. fiable des fins l gales Courriel e Syst me informatique permettant l utilisateur de cr er d exp dier de recevoir de classer et de r pondre des messages lectroniques e Message cr exp di re u ou retransmis gr ce r seau lectronique Courriel non consid r comme un document organisationnel Aux fins des pr sentes lignes directrices n est pas consid r comme un document organisationnel tout courriel contenant des informations qui ne sont pas reli es aux activit s d une institution gouvernementale ou tout type d information qui n est pas un document officiel p ex une publication externe un formulaire vierge ou un manuel d entretien Les types de courriels suivants et les pi ces qui y sont jointes ne sont pas consid r s comme des documents organisationnels e Correspondance personnelle e Courriels chang s avec des amis ou des membres de la famille e Courriels envoy s ou re us concernant les activit s personnelles d un utilisateur e Copies d annonces re ues e Courriels relatifs des collectes de sang des activit s de bienfaisance des v nements sociaux ou sportifs auxquels les employ s de l institution sont invit s e Documents publi s par d autres organismes ou entreprises accessibles au grand public et qui ne font pas partie d un document cas ou d une proposition d achat e Catalogues prospectus ou brochures lectroniques e Journaux magazines ou liv
45. ir la conservation de la bonne information au bon moment et pour la bonne p riode de temps Notez bien que ce document ne recommande par de d lai de conservation particulier pour les courriels En effet les d lais de conservation varient selon le sujet ou la fonction du courriel et sont tablis par chaque institution conform ment aux exigences l gales et organisationnelles applicables cette derni re Afin que les utilisateurs soient bien inform s quant la mani re de g rer les courriels re us et envoy s les dirigeants et les gestionnaires auront droit des recommandations suppl mentaires tr s pr cises concernant la formation du personnel et son adh sion ces lignes directrices Les proc dures techniques d crites dans le pr sent document s adressent aux sp cialistes en technologie de l information TI et en gestion de l information GI qui participeront la mise en place de l infrastructure technologique appropri e Certaines des recommandations formul es dans ces lignes directrices s adresseront sp cifiquement l un ou l autre des groupes mentionn s ci dessus D autres recommandations Biblioth que et Archives Library and Archives b 11 BAR Canada Canada Canac l s appliqueront plus d un groupe Dans ce cas les groupes auront probablement des r les diff rents jouer dans la mise en uvre des lignes directrices leurs r les respectifs seront alors pr cis s 0 5 Pourquoi l
46. itutions doivent veiller ce que l information poss dant une valeur de conservation permanente pour le gouvernement du Canada ou pour les Canadiens puisse tre utilis e maintenant et dans les ann es futures Les institutions devraient effectuer une valuation des risques afin d tablir les d lais de conservation appropri s chaque type d information L tablissement de ces d lais repose essentiellement sur le contenu des documents et non sur leur support physique ou sur la technologie utilis e pour les cr er Les utilisateurs du courriel devraient se r f rer au plan de classification et au calendrier de conservation de leur institution afin de s assurer que leurs messages soient class s au bon endroit et pour une p riode de temps appropri e Les documents essentiels doivent tre sauvegard s Ils devraient tre prot g s par des mesures de s curit propres aux r seaux lectroniques et des mesures de s curit physiques Il faut aussi en garantir la facilit d utilisation m me ss sont chiffr s malgr le temps qui passe et les changements technologiques Il est essentiel de cr er tenir jour et conserver une documentation du syst me de courriel et du syst me de stockage afin de pouvoir r cup rer les donn es apr s un sinistre ou authentifier des courriels lors de demandes dans le cadre d actions en justice d audits ou de AIPRP Les organismes doivent aussi tre capables de prot ger leurs cour
47. le ou de l quipement envoyer accepter ou refuser une invitation De plus les syst mes de courriel permettent souvent aux utilisateurs de cr er des listes de t ches effectuer et de leur attribuer un ordre de priorit certains sont m me coupl s un syst me de messagerie sans fil ou de messagerie vocale Les syst mes de courriel voluent tr s rapidement Biblioth que et Archives Library and Archives b paa BAR Canada Canada Canac l Syst me de gestion de l information Travaux publics et Services gouvernementaux Canada TPSGC d finit son syst me de gestion des dossiers des documents et de l information SGDDI comme une suite d applications con ue pour doter les minist res et organismes du gouvernement f d ral d un logiciel conomique de gestion des dossiers et des documents Source http www tpsgc gc ca rdims text index f html Syst me de gestion des documents Un syst me de gestion des documents est un d p t long terme et des processus associ s permettant d entreposer de conserver de consulter et finalement d liminer des documents organisationnels d une institution Un tel syst me s appuie sur des m thodes et des technologies pour l entreposage des documents tant sur support papier qu en format lectronique Threading M canisme par lequel un syst me de gestion de l information peut suivre la trace les relations existant entre des courriels leurs m ta
48. les Lignes directrices pour la gestion des courriels ainsi que les politiques et les proc dures associ es soient bien comprises et mises en uvre dans l organisation Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Dirigeants 1 4 V rifier que les Lignes directrices pour la gestion des courriels ainsi que les politiques et proc dures associ es ont t bien distribu es lues et comprises Chaque institution devra distribuer les Lignes directrices pour la gestion des courriels ainsi que les politiques et proc dures associ es afin que les dispositions contenues dans ces documents soient bien connues et comprises de tous ses employ s contractuels et autres utilisateurs relevant de son autorit L institution devra galement informer ses employ s contractuels et autres utilisateurs qu elle attend d eux qu ils se conforment aux Lignes directrices pour la gestion des courriels et toutes les recommandations adopt es par l institution et qu un usage abusif du syst me de courriel peut entra ner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu au cong diement ou la r siliation d un contrat Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Dirigeants 1 5 Conserver des dossiers sur les activit s de formation et sur la participation Les institutions devraient conserver des dossiers sur le
49. mation SGD Les gestionnaires des op rations GOP Les dirigeants DIR La responsabilit est indiqu e par un crochet l intersection d un intervenant et d une ligne directrice ou d une recommandation Lignes directrices UTIL ASYS SGI GOP DIR 0 Introduction au Lignes directrices pour la gestion des courriels 0 2 Lignes directrices 0 3 Pourquoi ces lignes directrices s appliquent elles tout le monde 0 4 Quels sont les r sultats attendus 0 5 Pourquoi la gestion des courriels est elle si importante SIS SIS K KS ISIS S KS ISIS S SIST SS 0 6 Domaines o les lignes directrices ne s appliquent pas lt lt lt N NN 0 7 Feuille de route pour se conformer aux lignes directrices 0 8 Cycle de vie de l information lectronique 0 9 D finitions 1 Les institutions doivent se doter d un plan pour g rer les courriels 1 0 Recommandations 1 1 G rer les programmes et les syst mes de courriel de mani re int gr e 1 2 Offrir des programmes de sensibilisation et de formation la gestion des courriels Annexe A2 BAR nn Lo et Archives cd La Archives C a d one aire lt A OP DIR 1 3 Utiliser divers supports pour sensibiliser et former la gestion des vi courriels 1 4 V rifier que les Lignes directrices pour la gestion des courriels ainsi que les
50. mmandations associ es cependant certaines de ces lignes directrices et recommandations pourront tre interpr t es la lumi re du mandat et des exigences organisationnelles propres P institution Par cons quent chacune des lignes directrices et chacune des recommandations devra peut tre tre appuy e par une d cision et un nonc de politique de la part de la haute direction de l institution La feuille de route a pour objectif de simplifier la r daction d une telle politique en proposant un mod le de politique pour chacune des lignes directrices et des actions recommand es Le texte d introduction la politique de gestion des courriels de l institution devrait indiquer clairement pourquoi l institution a labor une telle politique et quels seront les b n fices attendus pour elle m me et ses employ s Vous trouverez ci dessous un exemple d introduction 0 8 Cycle de vie de l information lectronique Les recommandations contenues dans les pr sentes lignes directrices pour la gestion des courriels s articulent autour des sept phases du cycle de vie de l information lectronique 1 Planification Cueillette cr ation r ception et saisie Organisation 2 3 4 Utilisation et diffusion 5 Maintenance protection et conservation 6 limination 7 valuation Le diagramme qui suit pr sente le cycle de vie de la gestion de l information les sept phases forment le pourtour du cycle La connai
51. nad Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 5 21 Constituer tenir jour et conserver une documentation relative au syst me de courriel La documentation relative un syst me de gestion des courriels devrait pouvoir au moment opportun fournir des preuves raisonnables de la condition du syst me ainsi que de l authenticit et de l int grit des courriels de leurs m tadonn es et pi ces jointes au cours de la p riode pertinente dans le contexte de l action juridique Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 5 22 Conserver en permanence la documentation du syst me de courriel La documentation de syst me devrait tre consid r e comme un document gouvernemental conservation permanente et devrait donc tre trait e et entrepos e en cons quence Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 5 23 G rer des d lais de conservation diff rents pour les courriels et leurs pi ces jointes Le syst me de gestion des courriels doit tre configur de fa on pouvoir g
52. nad Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs 5 16 Utiliser le chiffrement s il y a lieu Le chiffrement peut tre utilis s il y a lieu pour accro tre la s curit d un courriel et de ses pi ces jointes durant la p riode de stockage ou lors d une transmission Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en Gestionnaires des Dirigeants r seaux ou de gestion de op rations syst mes l information 5 17 Employer le stockage de proximit pour la conservation long terme des courriels Les courriels ainsi que leurs m tadonn es et pi ces jointes qui doivent tre conserv s pendant un certain temps devraient tre stock s dans un syst me lectronique de gestion de l information distinct du syst me de courriel Les courriels leurs m tadonn es et pi ces jointes devraient tre conserv s ensemble si ces l ments sont stock s s par ment il devrait tre possible de reconstituer la relation qui les unit de sorte que l authenticit et l int grit de ces l ments et leur relation puissent tre d montr es en cour Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information Bai Sze
53. ne pong ace Canad 5 18 viter de conserver des copies papier de courriels dont l original lectronique existe encore Au gouvernement du Canada on ne privil gie pas la conservation de copies papier de documents lectroniques Toutefois la conservation de courriels sur support papier peut tre appropri e dans le cas de petits organismes disposant de ressources technologiques limit es Cette m thode peut aussi convenir pour les documents haut risque Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes de la r seaux ou de gestion de syst mes l information 5 19 Prot ger les courriels en prot geant les supports de conservation Un programme de gestion des courriels devrait tre capable de prot ger les supports de conservation au m me titre que les informations lectroniques et devrait r guli rement v rifier les donn es stock es afin de d tecter d ventuelles pertes d informations Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 5 20 Prot ger les courriels de l obsolescence Un programme de gestion des courriels devrait prot ger ceux ci contre l obsolescence des logiciels et des quipements requis pour lire les messages et leurs pi ces jointes Bai Szene pong ae Ca
54. ns tels que les droits l gaux les droits de propri t etc e sont les plus utilis s et les plus demand s e exigeraient un investissement norme en temps en argent et en ressources humaines s ils devaient tre reconstitu s avec leurs syst mes associ s e sont similaires ceux qui ont t inclus par d autres institutions f d rales dans leur programme de gestion des documents essentiels e doivent tre conserv s en vertu d une loi ou d un r glement Indexation Processus par lequel des mots cl s des expressions et des termes sont utilis s pour faciliter P identification d un courriel ou de ses pi ces jointes afin de pouvoir le rep rer et le r cup rer plus tard Information ou document ph m re Les informations ph m res se trouvent dans les documents ph m res dont on a besoin seulement pendant une p riode de temps limit e afin d effectuer des activit s courantes ou de pr parer d autres documents Les documents ph m res ne comprennent pas les documents ayant une valeur historique ni les documents n cessaires aux institutions f d rales ou aux ministres pour contr ler appuyer ou documenter la r alisation de programmes pour effectuer des op rations prendre des d cisions ou rendre compte des activit s du gouvernement Voici quelques exemples d informations ph m res que l on retrouve dans les courriels e Nouvelles diffus es via divers m dias par voie de co
55. nseignements sont crits enregistr s conserv s ou reproduits et sauf pour l application des paragraphes 3 et 4 toute copie ou transcription admise en preuve en vertu du pr sent article en conformit avec le paragraphe 3 ou 4 Loi sur la preuve au Canada 1985 Loi jour en date du 13 juin 2008 3 l ments d information quel qu en soit le support Loi sur l acc s l information 1985 Loi jour en date du 13 juin 2008 Aux fins de ces lignes directrices un document contient de l information relative une transaction effectu e une d cision prise ou une action men e dans le cadre des activit s d une institution gouvernementale notamment de l information qui est d terminante ou consid r e comme telle dans le processus Document officiel Document cr ou re u dans le cours normal des activit s d une organisation par exemple pour effectuer une transaction fournir un service prendre une d cision ou mener une action Biblioth que et Archives Library and Archives b n 11 BAR Canada Canada Canac l conform ment ses responsabilit s et son niveau d autorit en vertu du mandat d une institution gouvernementale Documents essentiels Certains documents sont essentiels la poursuite ou au r tablissement des activit s vitales de l institution Ces sont notamment les documents qui e pourraient affecter les droits fondamentaux des personnes et des organisatio
56. nt dans ces lignes directrices et les recommandations associ es des l ments d orientation non techniques dont ils devront tenir compte chaque fois qu ils utiliseront leur courriel Par cons quent ces lignes directrices s adressent un tr s large public e Dirigeants e Gestionnaires e Professionnels en gestion de l information GI e Professionnels en technologie de l information TI e Utilisateurs du courriel Ces personnes ont diff rents r les jouer n ayant pas toutes le m me niveau de connaissance des activit s organisationnelles de comp tence technique ou d autorit Certaines ont plus d un r le jouer Ainsi le dirigeant et le professionnel en TI portent chacun deux chapeaux l un est un sp cialiste des op rations l autre un expert en technologie mais ce qu ils ont en commun et avec tous les autres employ s de l organisation c est qu ils sont aussi des utilisateurs du courriel 0 4 Quels sont les r sultats attendus On reconna t g n ralement qu il est impossible de g rer les courriels selon un mode enti rement centralis Essentiellement le processus de gestion du courriel commence avec les utilisateurs qui doivent chaque jour leur cran d ordinateur d cider quels messages liminer et quels messages conserver et o classer ces derniers Les lignes directrices et recommandations contenues dans le pr sent document proposent des proc dures visant garant
57. ommunes et les bo tes publiques devraient tre g r es efficacement et de mani re uniforme La ligne Objet des courriels est souvent utilis e comme outil de recherche et doit donc refl ter le plus fid lement possible le contenu du message Le syst me de classement des courriels devrait favoriser l indexation le stockage et la r cup ration des messages de mani re structur e et efficace Le syst me de classement devrait galement pr server tout lien ou fil conducteur entre les courriels l int rieur d une s rie afin de pouvoir mettre en contexte chacun des messages R sultats attendus Toutes les institutions du gouvernement f d ral auront obtenu les r sultats suivants e Ily aura une description d taill e des documents de l institution e Ily aura un ou des plans de classification d taill s et jour qui incluront les m tadonn es e Les utilisateurs sauront o classer leurs courriels ou ils seront guid s par des syst mes automatis s pour choisir l endroit appropri e Les utilisateurs conna ftront et mettront en pratique des techniques simples pour faciliter la recherche et la r cup ration des documents 3 1 Maintenir et utiliser un syst me structur et efficace de classement des courriels Les courriels l exception des messages ph m res et de ceux qui ne sont pas des documents organisationnels devraient tre retir s du syst me de courriel et plac s dans un syst me s par
58. onn e de l information pour l ensemble de son minist re Chaque employ du gouvernement sans exception a un r le jouer dans la gestion des courriels Pour donner de bons r sultats les Lignes directrices pour la gestion des courriels doivent s int resser aux interventions humaines autant qu aux syst mes lectroniques En d autres mots les machines sont incapables de prendre toutes les d cisions que suppose la gestion des courriels Les dirigeants trouveront dans les pr sentes lignes directrices des ressources pour les aider int grer les exigences de la gestion de l information dans toutes les activit s de conception de mise en uvre d valuation et de rapport d coulant des programmes et services de leur organisation Les sp cialistes en technologies de l information peuvent s attendre trouver dans ces lignes directrices des normes et des orientations relatives la configuration et au fonctionnement des ordinateurs et des r seaux quipements et logiciels qui sous tendent les courriels Les sp cialistes en gestion de l information trouveront ici des orientations concernant la gestion des courriels toutes les tapes de leur cycle de vie cr ation ou r ception classement stockage r cup ration et disposition Biblioth que et Archives Library and Archives b n F1 BAR Canada Canada Canac l Le personnel professionnel les contractuels et les autres utilisateurs de courriel trouvero
59. permettre de saisir stocker et g rer efficacement les courriels re us et exp di s avec leurs m tadonn es et leurs pi ces jointes Une s lection de courriels contenant des informations et des documents gouvernementaux devrait tre extraite du reste des documents moins pertinents et conserv e pendant une dur e de temps appropri e conform ment au cycle de vie de la gestion de l information recommand dans la Politique sur la gestion de l information Note Dans le tableau ci dessous la cellule claire indique qui appartient la responsabilit de mettre en oeuvre ou d appliquer la recommandation Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Gestionnaires des Dirigeants op rations 1 2 Offrir des programmes de sensibilisation et de formation la gestion des courriels Des programmes de sensibilisation et de formation la gestion des courriels devraient tre mis sur pied afin d aider les employ s d velopper les connaissances et habilet s qui leur permettront d utiliser le courriel de mani re efficace et appropri e Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Dirigeants Bai Biblioth que et Archives Library and Archives LE jaaar ds kraan Canad 1 3 Utiliser divers supports pour sensibiliser et former la gestion des courriels Divers supports devront tre utilis s afin que
60. ppartiennent pas que ces courriels peuvent tre surveill s par l institution et qu ils ne devraient pas tre consid r s comme des messages personnels de nature priv e Tous les courriels m tadonn es et pi ces jointes cr s re us ou conserv s par un syst me de courriel une bande de sauvegarde un serveur ou un autre moyen de stockage sous le contr le d une institution f d rale incluant les ordinateurs portatifs les cl s USB les CD et autres moyens de stockage portatifs sont consid r s comme la propri t de l institution et devraient tre trait s comme tels Tout courriel cr exp di ou re u par un employ utilisant le syst me de courriel d une institution f d rale est consid r comme tant sous le contr le et la propri t de l institution peu importe l endroit o il est conserv Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes de la Gestionnaires des Dirigeants r seaux ou de gestion de op rations syst mes l information Bai Szene pong ace Canad 2 7 Utiliser avec mod ration les listes de diffusion institutionnelles Les listes de diffusion destin es l ensemble de l institution ses directions bureaux divisions etc ne devraient tre utilis es que par des personnes autoris es des fins officielles approuv es par la haute direction Partie ou parties r
61. prot g s par des technologies prouv es tels les coupe feux et une protection devrait tre fournie contre les menaces suivantes liste non exhaustive e Acc s non autoris e Virus vers chevaux de Troie ActiveX et Applets Java BA ner di et Archives Ge and Archives Can a d e Pourriels e Mouchards publiciels et fen tres contextuelles e Toute autre menace invasive qui pourrait appara tre Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de r seaux ou de syst mes 5 6 Utiliser des mots de passe les changer r guli rement et les garder secrets Les administrateurs de r seaux ou de syst mes devraient instaurer des syst mes de mots de passe et veiller ce que les utilisateurs se conforment aux politiques concernant les mots de passe Une premi re d marche consiste prot ger les mots de passe eux m mes cette fin les administrateurs doivent changer les mots de passe par d faut install s par le fabricant du syst me d exploitation ou du logiciel Ces mots de passe par d faut sont bien connus des pirates informatiques ce qui leur permet d avoir acc s aux centaines ou milliers de mots de passe en usage dans l organisation Les utilisateurs devraient choisir des mots de passe difficiles deviner il faut viter le nom de ses enfants de son chien de son quipe de sport favorite de c l brit s locales etc Les mots de pass
62. r la gestion de l information en g n ral et des courriels en particulier e des programmes de sensibilisation et de formation sous diverses formes R sultats attendus Toutes les institutions du gouvernement f d ral auront obtenu les r sultats suivants e Un plan d taill de gestion des courriels sera appuy et ad quatement financ par la haute direction e Le plan de gestion des courriels indiquera de quelle mani re les Lignes directrices pour la gestion des courriels au gouvernement du Canada seront respect es e Chacune des recommandations relatives la gestion des courriels sera consid r e attentivement Si recommandation est adopt e il en sera fait mention Si une recommandation doit tre interpr t e la lumi re du mandat de l institution ou de son champ d activit s cette interpr tation sera fournie Bai Szene pong ace Canad Si une recommandation doit tre adapt e au mandat de l institution ou son champ activit s la nature de cette adaptation sera indiqu e Si une recommandation ne s applique pas on en donnera la raison ou on proposera une autre recommandation 1 1 G rer les programmes et les syst mes de courriel de mani re int gr e Tous les programmes de courriel utilis s par les institutions et les syst mes qui leur sont associ s devraient tre financ s ad quatement par la direction ils devraient aussi tre con us et configur s de fa on leur
63. r un avis de confidentialit ou de non responsabilit sous le bloc signature En r fl chissant cette question l organisme devrait proc der une analyse de risque afin d tablir s il est possible de limiter sa responsabilit Voici un exemple d un tel avis Avis de non responsabilit Ce courriel incluant toute pi ce jointe s adresse exclusivement son destinataire et peut contenir des informations confidentielles ou privil gi es Nom de l institution ne peut tre tenu responsable pour toute perte ou dommage subi par une personne en raison d une utilisation non autoris e de ce courriel ou parce qu elle s est fi e l information contenue dans ce courriel Si vous n tes pas le destinataire pr vu nous vous avisons par la pr sente que toute diffusion reproduction ou autre utilisation de ce courriel est strictement interdite Veuillez nous signaler toute erreur de communication par retour du courrier et d truire tous les exemplaires de ce courriel Merci La d cision d inclure ou non un tel avis de non responsabilit et la formulation exacte de cet avis rel ve des dirigeants de l institution en consultation avec leurs conseillers juridiques Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Gestionnaires des Dirigeants r seaux ou de op rations syst mes 2 10 Ajouter un avis d opinion personn
64. re les comptes de courriel au moment opportun 43 5 10 Contr ler les droits d acc s aux comptes et aux dossiers de courriel 44 5 11 Utiliser des mesures de protection et d authentification des messages eseeeeeeeenee 45 Biblioth que et Archives Library and Archives eech Geib Canach 5 12 Effectuer r guli rement des copies de s curit aux fins de r cup ration en cas de EE 5 13 Utiliser la signature num rique s il y a lieu 5 14 Enlever les signatures num riques servant emp cher l acc s aux courriels avant de les transf rer Biblioth que et Archives Canada eesssereserereerereere 5 15 Ne pas employer de signature num ris e pour signer un courriel 5 16 Utiliser le chiffrement s il y a lieu 5 17 Employer le stockage de proximit pour la conservation long terme des ee E 5 18 viter de conserver des copies papier de courriels dont l original lectronique EISE EE tente E E SR a 5 19 Prot ger les courriels en prot geant les supports de conservation 5 20 Prot ger les courriels de P obsolescence ssseeeeseeeeseseeesresssrrsrssresrrsressesirsreeresressesres 5 21 Constituer tenir jour et conserver une documentation relative au syst me de COUTOLEEE EE ne maman A ed at A teste te ets 5 22 Conserver en permanence la documentation du syst me de courriel 5 23 G rer des d lais de conservation diff rents pour les
65. res lectroniques e Mat riel promotionnel non sollicit pourriels e Fichiers copi s ou t l charg s partir de sites Internet Biblioth que et Archives Library and Archives b 1 BAR Canada Canada Canac l Courrier lectronique Voir Courriel D couverte La d couverte est l une des tapes d une action en justice durant laquelle chacune des parties doit produire toutes les preuves pertinentes au litige en question et qui rel vent de son contr le Ceci inclut toute preuve qu une partie peut utiliser pour d fendre son point de vue ainsi que toute information pouvant tre utilis e contre la partie adverse ou que la partie adverse peut utiliser pour d fendre son propre point de vue En principe un courriel peut tre d couvert et exig par la cour aussi longtemps qu il continue d exister voir Copie latente D lai de conservation P riode de temps durant laquelle un document doit tre conserv des fins administratives fiscales juridiques ou historiques Document 1 l ments d information quel qu en soit le support la pr sente d finition ne vise pas les publications Loi sur la Biblioth que et les Archives du Canada 2004 Loi jour en date du 13 juin 2008 2 Sont assimil s une pi ce l ensemble ou tout fragment d un livre d un document d un crit d une fiche d une carte d un ruban ou d une autre chose sur ou dans lesquels des re
66. res des r seaux ou de stion d op rations syst mes 5 10 Contr ler les droits d acc s aux comptes et aux dossiers de courriel L acc s aux informations et aux documents contenus dans les comptes et les dossiers de courriel devrait tre limit ceux qui en ont besoin pour leur travail La plupart des personnes ayant un acc s autoris leur bo te aux lettres individuelle devraient pouvoir cr er modifier et supprimer des messages ainsi que les classer dans des dossiers La capacit de lire de marquer d envoyer au nom de ou d ajouter des messages des dossiers peut tre d l gu e un ou plusieurs coll gues de travail au sein de la m me unit Des r gles devraient tre mises en place pour encadrer de telles d l gations Certaines personnes autoris es peuvent recevoir une autorisation de lecture seulement Afin de limiter les risques de perdre des informations importantes seul un nombre restreint de personnes devrait avoir la possibilit de supprimer des messages dans un dossier Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de r seaux ou de syst mes Bai Szene pong ae Canad 5 11 Utiliser des mesures de protection et d authentification des messages Les programmes et syst mes de gestion des courriels devraient offrir des mesures de protection et d authentification des messages afin d
67. responsable organisationnel mag PS directement confirmer r ception pour toute d cision responsabilit r ponse ou action Document Document ph m re organisationnel Classifier Le transf rer la Le courriel est un tablir le d lai de tablir le d lai de conservation conservation maximal en vertu minimal en vertu de la loi du calendrier de conservation Conserver jusqu Conserver en tant que document organisationnel ce qu il ne soit pour une dur e appropri e plus utile Document Pr voir l limination ou d archives Appliquer un ordre de retenue pour allonger le d lai de conservation FIN FIN FIN Supprimer au Supprimer au Conserver en besoin besoin permanence Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 2 3 G rer les bo tes aux lettres et les dossiers individuels sur une base r guli re Pour g rer les bo tes aux lettres bo tes de r ception messages envoy s messages supprim s les courriels devraient tre r guli rement classifi s et plac s dans un dossier appropri Les courriels ph m res peuvent tre plac s dans la corbeille messages supprim s Bai Biblioth que et Archives Lib and Archives LES Ges Ge Canach Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la
68. riels contre toute divulgation utilisation disposition ou destruction inappropri es et cela en vertu des obligations d coulant de lois et de politiques en vigueur Il sera peut tre n cessaire l occasion d appliquer un ordre de retenue afin de retarder l limination de documents qui pourraient tre requis des fins juridiques R sultats attendus Toutes les institutions du gouvernement f d ral auront obtenu les r sultats suivants e Les informations contenues dans les courriels et poss dant une valeur de conservation permanente pour le gouvernement du Canada ou pour les Canadiens pourront tre utilis es de mani re fiable maintenant et dans les ann es futures e Il sera possible de garantir la facilit d utilisation des courriels m me s ils sont chiffr s malgr le temps qui passe et les changements technologiques e Les utilisateurs de courriel devront conna tre les calendriers de conservation lesquels seront appliqu s correctement en fonction du contenu des courriels ou automatiquement en fonction de la classification de ces courriels Bai Szene pong ace Canad e Les courriels devront tre prot g s de mani re fiable contre toute divulgation utilisation disposition ou destruction inappropri es et cela en vertu des obligations d coulant de lois et de politiques en vigueur 5 1 viter de proc der des purges indiscrimin es dans les syst mes de courriel Les utilisateurs tou
69. s Les bo tes aux lettres individuelles peuvent aussi tre mises en commun jusqu un certain point avec un nombre restreint de personnes faisant partie du groupe de travail de l utilisateur Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en Gestionnaires des r seaux ou de gestion de op rations syst mes l information 3 7 Limiter le contenu des courriels un seul sujet Les utilisateurs ne devraient traiter que d un seul sujet par courriel Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Bai Senn pong ace Canad 3 8 D crire l objet d un courriel en termes clairs et significatifs Les utilisateurs devraient d crire l objet de leurs courriels en termes significatifs l aide de mots cl s pouvant servir lors d une recherche lectronique Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs 3 9 Pr voir un syst me d indexation des courriels Les institutions devraient pr voir une indexation des courriels Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 3 10 Pr voir un m canisme permettant de suivre le fil conducteur reliant l
70. s activit s de formation en gestion des courriels ainsi que sur l assistance tout atelier cours en classe ou pr sentation sur le sujet Ces dossiers devraient tre conserv s pendant une longue p riode de temps afin de pouvoir tre consult s au besoin dans le cadre d un audit ou d une action en justice Bel S z Len mince Canad Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Dirigeants Biblioth que et Archives Library and Archives b 7 F1 G Canada Canada Canac EI 2 Les institutions doivent recueillir et conserver tous les courriels relatifs leurs activit s organisationnelles Conform ment la Politique sur la gestion de l information les institutions sont tenues de recueillir cr er recevoir et conserver tous les courriels relatifs leurs activit s organisationnelles notamment les courriels contenant des informations constitutives de la m moire institutionnelle et des donn es servant prendre une d cision ou entreprendre une action visant e soutenir la prestation de services l laboration de politiques judicieuses et la prise de d cisions clair e et r pondre aux exigences organisationnelles juridiques et de reddition de comptes e assurer la pertinence la fiabilit et l exhaustivit de l information e optimiser le partage et la r utilisation de l information conform ment aux obligations d coulant des lois et d
71. s t l communications Canada Nombre limit de De nombreux syst mes d exploitation peuvent tre configur s pour effectuer tentatives d entrer en un verrouillage apr s un certain nombre de tentatives d entrer en communication communication infructueuses Ce proc d permet de rendre les mots de passe impossibles deviner Attributs de mot de Les utilisateurs peuvent tre pri s ou forc s par le syst me TI de passe s lectionner des mots de passe 1 d une certaine longueur minimale 2 comprenant des caract res sp ciaux 3 n ayant aucun rapport avec leur identification 4 qui ne font pas partie d un dictionnaire en ligne Les mots de passe ainsi cr s sont plus difficiles deviner mais ils ont plus tendance tre crits Changement des mots Le changement r gulier des mots de passe peut amoindrir les dommages de passe caus s par l utilisation de mots de passe vol s et rendre plus difficiles les attaques en force visant p n trer dans les syst mes TI Il est cependant possible que des changements trop fr quents finissent par irriter les utilisateurs Protection technique du Le contr le d acc s et le chiffrement unidirectionnel peuvent tre utilis s fichier du mot de passe pour prot ger le fichier du mot de passe lui m me Il est cependant indispensable de ne pas oublier que toutes les protections peuvent tre annul es par des attaques suffisamment sophistiqu es Source http www cse cst gc ca
72. sition des courriels Le biblioth caire et archiviste du Canada a l autorit n cessaire pour approuver la disposition de tout courriel sous le contr le d une institution gouvernementale et peut d l guer cette autorit un ou plusieurs responsables dans l institution Le biblioth caire et archiviste du Canada a le pouvoir d accorder une autorisation de disposer des documents ADD une institution Le biblioth caire et archiviste du Canada peut aussi accorder une autorisation pluri institutionnelle de disposer des documents APDD qui permet l limination de documents communs plusieurs institutions Les responsables peuvent leur tour d l guer aux utilisateurs le pouvoir de prendre des d cisions concernant l limination des courriels qu ils cr ent ou re oivent mais cette d l gation doit tre faite par crit avec r f rence aux pr sentes Lignes directrices pour la gestion des courriels Bai Szene pong ace Canad Une infraction aux dispositions de la Loi sur la Biblioth que et les Archives du Canada est punissable sur d claration de culpabilit par proc dure sommaire amende prison Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de r seaux ou de syst mes Utilisateurs Sp cialistes en gestion de l information 6 2 liminer les copies de courriels incluant les copies latentes au moment opportun
73. ssance qu une personne a de ses propres responsabilit s est cruciale elle occupe le centre du cycle de vie ba S z Stone Comft 0 9 D finitions Administrateur de courriel administrateur de syst me ou administrateur de r seau Personne responsable de la maintenance du syst me de courriel incluant toutes les bo tes aux lettres de ce syst me Biblioth que et Archives Library and Archives b 1 BAR Canada Canada Canac l Adresse de courriel Suite de caract res permettant aux syst mes informatiques de faire parvenir un courriel son destinataire cette suite contient habituellement un nom d utilisateur le symbole et un nom de domaine par exemple jsmith dept dept gc ca Authenticit L authenticit d un document r f re sa fiabilit et son identit au fil du temps L authenticit garantit que le document n a pas t modifi ou manipul apr s sa cr ation sa r ception ou sa migration tout au long du processus continu de cr ation de maintenance et de conservation Bo te aux lettres Zone d un syst me informatique o sont stock s les courriels re us et exp di s par un utilisateur individuel Bo te d envoi Zone d un syst me de courriel o sont stock s les courriels envoy s par un utilisateur Habituellement la bo te d envoi n est qu une zone tampon o le courriel est gard avant d tre envoy ce qui la plupart du temps se fait presque instantan men
74. t Apr s l envoi une copie du courriel est stock e dans un dossier Messages envoy s ou dispara t compl tement de la bo te aux lettres de l exp diteur selon les r gles administratives en vigueur lesquelles peuvent souvent tre personnalis es par l utilisateur Calendrier de conservation Outil ou document de gestion qui indique les d lais de conservation pour tous les documents d une organisation Ces d lais peuvent varier selon les types de documents Compte de courriel Bo te aux lettres d un utilisateur et droits d utilisation de cette bo te Copie latente Lorsqu un courriel est supprim il n est pas d truit Il reste sur le disque dur la bande de sauvegarde ou le serveur tant qu il n est pas cras par un autre fichier En fait lorsqu un message est supprim c est uniquement le pointeur lectronique vers le message qui est d truit Selon la capacit du support de stockage lectronique un courriel peut continuer d exister Biblioth que et Archives Library and Archives b BAR Canada Canada Canac l sous forme de copie latente pendant plusieurs ann es avant qu il ne soit finalement cras Et m me ce moment l il sera peut tre encore possible de le r cup rer en tout ou en partie Paide d une technologie appropri e Copie officielle Ce terme sert d signer la version d un document cens e tre la version originale ou d finitive authentique et
75. t comme les administrateurs de syst mes ou de r seaux ne devraient jamais proc der des purges p riodiques et indiscrimin es de messages dans les syst mes de courriel qu elles soient manuelles ou automatiques La disposition ou l limination des courriels devrait toujours se faire conform ment un calendrier de conservation approuv par l institution et non pas simplement quand la bo te aux lettres est pleine ou que les messages d passent une limite de temps arbitraire Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de r seaux ou de syst mes 5 2 G rer les courriels de fa on en permettre l acc s aux personnes autoris es Afin de permettre l institution de poursuivre son travail les syst mes et programmes de gestion des courriels devraient avoir la flexibilit n cessaire pour permettre au personnel autoris d avoir acc s aux courriels d un employ lorsque cette personne est absente Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Gestionnaires des r seaux ou de op rations syst mes Utilisateurs Bai Szene pong ace Canad 5 3 Enlever le chiffrement avant de quitter une institution Le chiffrement des messages et de leurs pi ces jointes doit tre enlev avant que l utilisateur ne quitte son emploi dans une ins
76. tablir le d lai de conservation conservation maximal en vertu minimal en vertu de la loi du calendrier de conservation Conserver jusqu Conserver en tant que document organisationnel ce qu il ne sait pour une dur e appropri e ken plus utile Document Pr voir l limination d archives Appliquer un ordre de retenue pour allonger le d lai de conservation FIN FIN FIN D Supprimer au Supprimer au Conserver en FIN besoin besoin permanence liminer Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 2 2 Recevoir et stocker les courriels de mani re structur e Tout message re u contenant de l information utilis e dans ou consid r e dans ou concernant une transaction effectu e une d cision prise ou une action entreprise dans le cadre des activit s organisationnelles d une institution gouvernementale doit tre conserv Le diagramme suivant illustre le processus recommand pour recevoir et stocker les courriels dans les institutions BAR Biblioth que et Archives Lib and Archives Canada Cana Canach D BUT Vous recevez un courriel Le courriel Le courriel est un N EST PAS un document personne document organisationnel document organisationnel appropri e eten et vous tes
77. ter les messages re us et envoy s leurs m tadonn es et pi ces jointes et de les stocker temporairement en ligne dans le syst me lui m me jusqu ce qu ils soient supprim s ou d plac s manuellement Les dossiers devraient ensuite tre rang s intervalles appropri s dans une zone de stockage de longue dur e par l utilisateur ou l administrateur de syst me ou gr ce un quelconque m canisme automatis Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de r seaux ou de syst mes Bai Szene pong ace Canad 3 6 Utiliser une seule fin les bo tes aux lettres communes ou publiques et les dossiers de courriels Une bo te aux lettres commune ne devrait tre cr e qu une seule fin et n avoir qu un seul propri taire lequel fixera des r gles bien pr cises l intention des autres personnes qui y ont acc s Les courriels qui ne correspondent pas l objectif de la bo te aux lettres ne devraient pas y tre stock s Il peut s av rer n cessaire d attribuer diff rents niveaux d acc s aux utilisateurs d une bo te aux lettres commune ou d un dossier selon leur r le ou leur responsabilit Les bo tes aux lettres publiques ne devraient tre utilis es qu une seule fin ou une fin restreinte et devraient tre g r es par un seul propri taire qui en tablit les r gles d acc
78. tion Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 2 5 G rer et conserver les pi ces jointes aux courriels Aux fins des pr sentes Lignes directrices pour la gestion des courriels un syst me de gestion des courriels devrait conserver ensemble dans le m me d p t un message et sa ou ses pi ces jointes et tre en mesure de prouver de mani re fiable la relation existant entre ces documents Un syst me de gestion des courriels pourrait aussi conserver un message et ses pi ces jointes dans des d p ts s par s pourvu qu il puisse fournir une preuve fiable qu ils sont interreli s Bai Szene pong ace Canad Les pi ces jointes doivent tre dans un format lectronique pouvant tre rattach un courriel enregistrement audio vid o message vocal carte graphique photo num rique feuille de calcul base de donn es pr sentation texte etc Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 2 6 Consid rer les courriels comme des biens soumis au contr le juridique du gouvernement du Canada Les employ s et les contractuels qui utilisent le syst me de courriel d une institution f d rale devraient tre inform s que les courriels qu ils cr ent exp dient ou re oivent gr ce ce syst me ne leur a
79. titution Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs 5 4 Enlever le chiffrement avant de transf rer les courriels Biblioth que et Archives Canada Le chiffrement devrait tre enlev des courriels et de leurs pi ces jointes avant leur transfert Biblioth que et Archives Canada L utilisateur devrait retirer lui m me le chiffrement du message s il travaille encore pour l organisme Autrement c est le gestionnaire des op rations responsable de la section de l organisme o le message a t chiffr qui devrait enlever le chiffrement dans ce cas il est possible que soient requis l avis d un sp cialiste en gestion de l information et le soutien d un administrateur de r seau ou de syst me En l absence de l utilisateur et du gestionnaire des op rations le sp cialiste en gestion de l information devrait avoir l autorisation de d coder le message avec l aide d un administrateur de r seau ou de syst me Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Gestionnaires des op rations Administrateurs de r seaux ou de syst mes Utilisateurs Sp cialistes en gestion de l information 5 5 Garantir la s curit des syst mes qui soutiennent les fonctions de courriel Les programmes et les syst mes de courriel devraient s appuyer sur des r seaux
80. ts39 crit391_fra asp e Partie 2 Norme du vocabulaire contr l Source http www tbs sct sc ca cio dpi pols_fra asp T La norme NCTTI 39 Partie 1 Norme des m tadonn es du Gouvernement en direct a adopt le Dublin Core tel que d crit l adresse http www dublincore org comme principale norme de m tadonn es pour la d couverte des ressources Les m tadonn es sont essentielles pour atteindre les objectifs de navigation de recherche de partage de l information et d interop rabilit du Gouvernement en direct Bai Szene pong ae Canad Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 3 4 Classifier et classer les courriels syst matiquement et fr quemment Les courriels devraient tre classifi s et class s syst matiquement et r guli rement une fr quence qui convient la nature des activit s de l institution p ex une fois par jour et conform ment au plan de classification adopt par l institution Les courriels devraient ensuite tre transf r s dans un d p t de donn es d sign par l institution Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs 3 5 G rer le stockage en ligne temporaire des courriels Un syst me de courriel devrait tre en mesure de trai
81. urriel ou de communiqu s internes par exemple e Communiqu s e Avis l ensemble du personnel annonces d v nements sp ciaux e Demandes relatives la tenue d une r union e Offres de formation BAR Biblioth que et Archives Library and Archives eech ik Canach e Invitations e Messages personnels e Photos en format JPEG GIF ou autre e Messages titre informatif PVI pour votre information e Annonces journaux livres brochures bulletins ou rapports publi s en format lectronique e Courriels imprim s sur papier ou saisis dans un syst me de classement lectronique e Demandes d information de routine e Avis d part en vacances campagnes de sollicitation etc e Anciennes versions de documents de travail Int grit L int grit fait r f rence la fiabilit et la fid lit des documents qu il s agisse d originaux de reproductions ou de repr sentations comparables de documents lectroniques L int grit fait aussi r f rence la fiabilit et la fid lit du syst me de gestion des documents dans lequel les documents lectroniques sont enregistr s ou stock s pour produire des copies et des duplicatas fiables et fid les de ces documents Lignes directrices pour la gestion des courriels Les lignes directrices pour la gestion des courriels sont des r gles des pratiques et des exigences mesurables qui servent de mod le pour la gestion des courriels de leurs m t
82. urs en raison de la quantit de donn es contenues dans les courriels et les fichiers qui y sont joints Plus important encore les courriels sont l heure actuelle le principal canal de prise de d cision au gouvernement et pour des fins de reddition de compte ces documents doivent tre g r s avec soin et efficience afin de garantir qu ils soient class s et stock s de fa on appropri e et qu ils puissent tre r cup r s au besoin tout au long de leur p riode de conservation 0 6 Domaines o les lignes directrices ne s appliquent pas Les listes et forums de discussion ainsi que les listes et calendriers de diffusion constituent des l ments de la gestion des courriels qui ne sont pas abord s dans ces lignes directrices Cela ne veut pas dire qu ils ne sont pas importants ou qu on ne devrait pas s y int resser l avenir mais pour l instant ces sujets n ont pas t trait s dans la pr sente version des Lignes directrices pour la gestion des courriels Feuille de route Biblioth que et Archives Library and Archives b 11 G Canada Canada Canac EI 0 7 Feuille de route pour se conformer aux lignes directrices Le document Lignes directrices pour la gestion des courriels Feuille de route pr sente l ensemble de lignes directrices ainsi qu une justification et des r sultats atteindre pour chacune d elles Chaque institution devra prendre en compte toutes les lignes directrices et reco
83. urs devraient conna tre et comprendre les lois r glements normes lignes directrices politiques et proc dures touchant le courriel et devraient utiliser et g rer leurs courriels en cons quence L information destin e aux utilisateurs peut prendre la forme de documents de mat riel p dagogique d accompagnement individuel ou de cours formels et peut tre offerte sur diff rents supports et de diff rentes mani res selon le choix de l institution C est l institution qui doit fournir l information ses employ s Si ce n est pas le cas ceux ci peuvent en faire la demande Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Ball Ten Canada 0 oos Canad 8 2 Responsabilit s des administrateurs de r seaux ou de syst mes Les administrateurs de r seaux devraient fournir l infrastructure technique n cessaire la gestion des courriels concevoir et appliquer des proc dures de sauvegarde et de r cup ration en cas de sinistre fournir des m canismes de s curit en TI et sur Internet la fine pointe contr ler et surveiller l acc s l information et aux documents Les administrateurs de r seaux devraient surveiller l utilisation du courriel afin d valuer le respect des politiques et des Lignes directrices pour la gestion des courriels et s il y a lieu enqu ter lorsqu il y a des soup ons d utilisation abusive du courriel Les
84. voir hors de tout doute que le message provient d un exp diteur fiable que le message n a pas t modifi et que l exp diteur ne pourra jamais nier qu il l a envoy Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Utilisateurs Administrateurs de Sp cialistes en Gestionnaire des Dirigeants r seaux ou de gestion de op rations syst mes l information 5 14 Enlever les signatures num riques servant emp cher l acc s aux courriels avant de les transf rer Biblioth que et Archives Canada Normalement une signature num rique n emp che pas d avoir acc s au contenu au contexte ou la structure d un courriel Les signatures num riques qui emp cheraient cet acc s devraient tre enlev es des messages destin s tre transf r s Biblioth que et Archives Canada Partie ou parties responsables de la mise en uvre ou de l application de la recommandation Administrateurs de Sp cialistes en r seaux ou de gestion de syst mes l information 5 15 Ne pas employer de signature num ris e pour signer un courriel Les utilisateurs ne devraient jamais employer de signature num ris e pour signer un courriel car une telle signature n authentifie aucunement le courriel De plus le risque existe que cette signature soit copi e et int gr e des documents falsifi s Bai Biblioth que et Archives Lib and Archives isi Canada Cana Ca

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