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Gestion administrative et financière du système - unesdoc

1. la petite semaine au lieu de tous les trimestres en gros les frais de transport s l vent rapidement 102 A c t de ces aspects n gatifs on notera d ind niables signes d encouragement des faits qui augurent bien de l avenir Tous les agents rencontr s sont conscients d un manque et attendent qu on leur fournisse l occasion de se former Les gestionnaires l exception des rares qui se sont englu s dans l endettement accomplissent pour la plupart de v ritables prouesses en mati re de ravitaillement et de nourriture On se demande comment r agiraient avec les m mes moyens certains intendants nordiques De m me que tous souhaitent une formation en comptabilit et gestion tous sont d un niveau suffisant pour suivre un cours de formation pour l utilisation de logiciels comptables quand ils disposeront d ordinateurs D velo de _ fa on de us e us intensive la production A imentalra culture et levages sur les terrains des ES au point de r aliser une autosuffisance partielle parfois importante 30 33 Une fiche intitul e Ecole Entreprise Ecole productive pr sentera l exp rience de RWESERO IL faut voir RWESERO Absolument Apr s on ne peut plus qu esp rer car on a vu comment et pourquoi entreprendre 18 103 Face aux inqui tudes que suscitent les changements et les d t riorations les hommes et les femmes du terrain restent sereins et confiants Ils g rent en bons p res de fami
2. 9 Le rapport abordera successivement A Les services financiers centraux du MINEPRISEC B La gestion des tablissements secondaires C La Direction de Financement et de Constructions scolaires Structure du rapport 10 Pour chacune de ses trois parties le rapport comportera les RouSrensenplen ennneres en fin de pr sentation ci dessus 11 Les deux premiers points et partiellement le troisi me point ont d j donn lieu une masse consid rable d tudes qui d crivent et analysent la situation administrative du MINEPRISEC On en trouve une TRER non exhaustive dans la bibliographie e de 12 Ne figureront donc ici sur ces trois points que les l ments n cessaires la compr hension des sous ensembles Par contre des fiches seront r dig es et pr sent es en annexe sur nes situations et probl mes sp cifiques pius ponctuels Objet du rapport 13 Arriver d finir et a exposer les mesures qui permettront aux unit s tudi es de mieux remplir leurs fonctions et d atteindre de facon us satisfaisante es objectifs sont ou devraient tre les leurs 14 Une machine doit non seulement bien fonctionner mais aussi produire ce qu on attend d elle Elle est concr tement finalis e Le but final du syst me d Education quelle qu en soit la fonction sp cialis e des unit s composantes est de servir l unit le ves ducateur dans l cole pour que cette derni re son tour serve au mieux
3. chelons du syst me De cette situation il r sulte Une perte de ressources importante qui a t chiffr e Un manque de clart dans les affaires du Minist re qui paralyse l action et risque de d courager toute volont d agir Une quasi impossibilit de concevoir dans l tat actuel des Choses une politique budg taire rationnelle et de pratiquer une gestion coh rente aux divers niveaux 1 2 2 Obstacles une politique budg taire coh rente a b Difficult s sp cifiques Chaque P V D volue dans une structure de difficult s g d lui est propre La d pendance envers l ext rieur est assez g n ralis e approvisionnement en fournitures diverses et actuellement se pose surtout le probl me de 1 alimentation La pr carit conomique et mon taire G rer c est pr voir Or la conjoncture pr sente Saaucoup d impr vus qui rendent la gestion plus al atoire qu en pays dits d velopp s D o la tentation de vivre au jour le jour Exemples le manque d eau entra ne des d penses de transport Suppl mentaires le rationnement du sucre idem TAP EENEN plus a pour le ravitaillement La D n rie des devises semble actuellement provoquer une certaine irr gularit dans les arrivages de fournitures La p nurie occasionnelle peut amener une turbulence des prix Manque de bases s res pour le calcul des ressources et des co ts Les cr dits accord s aux t
4. Les recommandations ont t formul es Le rapvort est dactylographi Les domaines de formation sont identifi s ainsi que le contenu Formation pr vue apr s consultation avec Responsables Minisgt riels en juillet ou ao t Les propositions pourront tre mises en oeuvre par les Direc teurs et le Service du Contr le Financier B 1 Apres Projet Autofinancement de la DFCS Les recommandations sont formul es Le rapport est dactylographi Les recommandations seront discut es avec les Autorit s comp tentes pour d cider de L option retenir concernant le futur statut et les nouvelles structures de la DFCS B 2 Am lioration de l Organisation administrative et financi re Les recommandations sont formul es Le syst me comptable est dej install sur ordinateur logi ciel GAMIC et op rationnel Un suivi est assur pour cl turer le premier semestre 1990 366 6 e t 6 26 6 6 6 JE 66 6 6 6 DE JE 6 6 36 6 6 8 6 10 Ll 12 1 ZANUTTINI Analyse g n raledes besoins des priorit s et des ressources n cessaires au Minist re de l Enseignement Primaire 60 ANNEXE 8 BIBLIOGRAPHIE l DOCUMENTATION INFORMATIVE DOC INF Organisation et M thode de Gestion informatis e MINEPRISEC Direction de la planification KIGALI Janvier 1983 COUSSEMENT Serge Gestion Informatis e du MINEPRISEC par Micro ordinateurs interconnect s DUBOST P J Analyse fonctionnelle des
5. d oubli de n gligences 33 Pour r duire les d lais et supprimer tous les ennuis qui en d coulent il a t d cid de concentrer en un m me service la gestion administrative et la gestion financi re 34 Comme il n est pas possible de modifier l organisation du Minist re fix e par arr t pr sidentiel une commission a t cr e regroupant les responsables des unit s concern es En m me temps une fiche individuelle administrative et de salaire a t con ue pour acc l rer le processus d acheminement des donn es n cessaires a la proc dure an paie 35 A P EN les directions n retes des ordres d enseignement vont se voir vid es d une grande partie de leurs activit s actuelles Cela semble devoir poser au moins deux probl mes a Les directions d enseignements devront PER et d velopper la gestion p dagogique et l animation de la vie scolaire b La structure des services centraux devrait voluer vers une forme la fois plus fonctionnelle plus modulaire et plus r ticulaire Ce point sera VERSER RES loin dans 1e rapport et plus tard dans les fiches 36 L informatisation telle que GENIE la preconisa pour le MINEPRISEC mettra la port e de tous ou presque l ensemble des donn es engrang es par le serveur du r seau local Entretemps il est inutile pour effectuer un paiement de conna tre l appr ciation du sens social ou de la puissance de travail d un instituteur mais seu
6. travail chez soi surtout chez les hauts responsables pour ne pas tre sans cesse d rang ennuis de voiture difficult s de transport travaux r parations diverses effectuer l improviste f te scolaire laquelle un enfant participe d placement but familial 10 journ e pour aller toucher la paie et deuxi me journ e si l argent n est pas arriv la premi re fois participation des jurys d examens Toutes ces absences quelle que soit leur l gitimit sont nuisibles jul int r t du service f La r partition in quitable des t ches entre les services et l int rieur d un m me service entre les agents 53 Une tude pr cise de ce ph nom ne mettrait en lumi re des situations extr mement vari es disparates difficilement explicables par l abandon la routine et l volution anarchique de l existant au cours de ann es 54 Les obstacles une am lioration du fonctionnement administratif de l Education et de la Fonction publique en g n ral ne sont pas tous d ordre interne Les avatars dus des causes ext rieures maladresses humaines inexp riences inadaptations vues technicistes ou technocratiques un peu trop nordiques sont une r alit du terrain Dans certains semi checs dans certaines d fectuosit s la responsabilit de tous est engag e solidairement Pr coniser des solutions sans voir et reconna tre les vraies donn es des probl mes c est triche
7. ves y prennent leur repas ou non 108 Si les l ves sont partiellement ou compl tement nourris par le home on devra octroyer l ES les autorit s scolaires m dicales nutritionnelles un droit de regard sur l alimentation l hygi ne et le confort Un contr le de loin sporadique et plus ou moins superficiel ne serait que de faible efficacit 109 La politique actuelle consistant promouvoir l autosuffisance devrait tre poursuivie et accentu e par une information de type publicitaire des visites des stages une organisation soutenue ventuellement par les anciens l ves les parents l Umuganda les parrainages etc L aspect ducatif de la production devrait tre syst matiquement exploit pour la formation comme dans les CERAI 110 Cette action sera particuli rement n cessaire en 1991 RWESERO et d autres coles semblables doivent servir d exemples 111 L informatisation ne _s impose pas dans l imm diat Elle est pr matur e surtout si l on veut s en tenir la comptabilit le nombre d op rations comptables n atteint pas une moyenne de 5 par jour GENIE dans le document de travail fourni DOC INF 18 a examin la question de l introduction de l outil informatique dans la gestion quotidienne de l cole secondaire et au niveau des inspections p 62 64 Il donne une liste de travaux autres que comptables qui pourraient tre automatis s Mais pour diverses raisons sa conclusion est IL
8. NS D Das WCH vu il vou INFORMATIQUE d SECRET DIRECTION DARCHITECTURE ETS Ju FUE Entree Printipd 00 pARECEPTO msn _ _ MAGASINIER DIRECTION _ ne o Sn Re Pr ne nm _Jardi interieur PASSAGE COUVERT CONSULTANT le E Sr a A mr APCHITECTE SECRETAIRE PRINCIPAL CACTY LOGRAPHIE ARCHIVES REPRODUCTION BUREAU CC ee O de me mo le et aan ue ne nu ARCHITECTE S CRETAIR El hef ce sure au PC KARUYONGA CHEF DU BUREAU sement o n SALLE CE REGION i BUREAU MAGASIN E A 15 pi y li Y a BUREAU BUREAU 1 il i f L LE L Classeur plans Allente LESSIN DESC IM SALLE de DESSIN niet M ni gt co hot Sr Y LIVO LEZ XAYAANON Soga YI aq XMvoI07 8S 9 IXUNNV y O ANNEXE 7 ETAT D AVANCEMENT DES TRAVAUX DE SORAC RESUME au 06 07 90 A 1 Services Financiers du MINZEPRISEC R daction des recommandations termin e Rapport la frappe Mise en place des recommandations pr vue pour apr s discussion du rapport provisoire avec Autorit s Minist rielles fin juillet d but ao t Concernant formation du personnel administratif et gestionnaire les domaines de formation sont identifi s reste tablir le programme A 2 Etablissements Scolaires
9. PVD Pays en Voie de D veloppement SORAC Services d Organisation Audit et Conseil en Gestion ANIMATION Demi journ e hebdomadaire consacr e des activit s d ordre politique ou culturel en dehors des lieux de travail UMUGANDA Travail communautaire de d veloppement le samedi matin jusqu 11 heures CONSULTANT Le Consultant dans le rapport d signe le consultant de l Unesco Les Consultants d signe SORAC GENIE le Consultant MINERVAL Contribution mon taire demand e aux parents pour la pension des enfants dv RESUME Charg d accompagner une agence locale SORAC dans sa mission de renforcement et d am lioration de la gestion administrative et financi re de deux unit s du MINEPRISEC Services financiers et DFCS et des tablissements scolaires le Consultant a travaill sur deux plans compl mentaires Il a guid les recherches et analyses de ses coll gues de SORAC et les a conseill s et compl t s dans leurs conclusions et propositions Il a avec SORAC ou ind pendamment explor le terrain enqu t interview observ et men ses propres op rations dans le domaine du management et des pratiques administratives de fa on clairer les analyses de situations et fonder les conclusions et recommandations Sounas aux autorit s Le Consultant a galement particip l tude conduite par GENIE sous traitante de SORAC et a l laboration des proposrerone p
10. chantillonnage d tablissements selon un calendrier des op rations b Modifications ventuelles ult rie Orienter les remaniements futurs du MINEPRISEC vers une plus grande int gration de services semblables dans une structure 32 o les services apparent s ou compl mentaires seront group s et articul s pour favoriser la symbiose indispensable l efficacit des op rations o les services logistiques peuvent communiquer et coop rer facilement et rapidement avec les services op rationnels et intervenir tous les niveaux pour les aider et les soutenir dans l accomplissement de leurs missions Le principe de base reste de reqgrou er les postes selon la densit intra groupe ou la raret inter unit s de leurs relations Une structure plus syst matique fournit un cadre plus favorable une information efficace Plus sp cialement il serait opportun de r unir en un ensemble bien soud les services concepteurs dont la composante dominante est Etudes Recherches Pr paration de d cisions tels que Etudes Evaluation Information Documentation et Planification c Services centraux et Services ext rieurs Les points suivants m ritent attention E Rapports et comptes rendus Le refus de rendre compte ne tre tol r Sous peine de sanctions appropri es l autorit doit exiger la soumission des rapports et de toute information n cessaire a la prise de d cision
11. chaque lieu o ils se poseront un sp cialiste responsable du budget ou une cellule contr le en permanence la situation financi re c est dire pr voit programme veille surveille corrige intervient conseille etc Il convient d viter que l op ration suppression des Internats n aboutisse par carence administrative et budg taire la descolarisation massive des enfants indigents m ritants 72 La conception d un syst me capable de prendre en charge la situation actuelle efficacement n est pas facile surtout en l absence de tout calendrier de tout programme concernant la suppression des internats et la construction des homes en l absence de toute articulation coordonn e entre les deux ph nom nes en l absence actuelle d infrastructures suffisantes pour saisir les donnees de la situation et envisager les mesures ad quates 73 Une Fiche Analyse n 1 essaiera d exposer les donn es du probl me et de rechercher des solutions D s maintenant en pr vision de la rentr e 1990 il faut penser ces l ves qui auront besoin d h bergement et leur en fournir port e de leurs moyens 13 74 Les solutions passent n cessairement par l action effective d un service sp cialement charg de les trouver Il convient aussi imp rativement de le doter des pouvoirs n cessaires pour les appliquer dans les d lais impos s par le calendrier scolaire d Les formes futures du MINEPRISEC et sa vie in
12. de choix Tableaux de bord ratios Quels indicateurs Fiche 2 points 2 3 et 5 en forme approbation selon lieux types Fiche 5 ENQUETE INTENDANCE PERSONNEL D INTENDANCE Statut de la fonction financi re dans l Education Statistiques d intendance Crit res de recrutement Echelles de salaires Situation actuelle Qui assure les t ches de gestion dans le primaire dans le secondaire au Minist re Description des t ches attribu es ce personnel Quelle formation f initiale niveau d cucation g n rale niveau technique de base sp cifique Formation continue recyclage Insertion dans le syst me coop ration participation ave Administration et enseignants Relations l int rieur du syst me dans l tablissement avec Minist re inspecteurs directeurs Relations avec l ext rieur parents fournisseurs acheteurs locataires financeurs Enseignement de la Gestion dans le syst me ou en marge Programmes scolaires divers niveaux Formations diverses Formation continue recyclage Formation pratique stages en entreprises Niveaux d instruction g n rale Points forts Points faibles observations et suggestions sur l existant Besoins et perspectives pour le personnel en place Pour le personnel futur profils statuts r gimes de carri re Evolution pr visible du m tier LOCAUX DU SECS PAR COMPTABLE EX PERT COMPTABLE 1 H2G A SIN DLL
13. des missions et objectifs fix s aux diff rentes unit s il serait opportun de r examiner l ensemble des l ments qui entrent dans la composition du service fourni Ce travail est minutieux mais non gigantesque et les responsables devraient trouver une certaine satisfaction professionnelle l entreprendre Voir le point 1 3 5 ci dessous Une tude analytique des activit s d boucherait sur une rationnalisation qui nouveau faciliterait l informatisation avec des r am nagements divers en plusieurs domaines 34 1 3 4 Les contr les indispensables devraient pratiquement tous faire partie int grante du YA ESO d organisation instaur Les services s auto contr lent et s entre contr lent par l exercice m me de leurs activit s sp cif es Ceci n exclut nullement les interventions appropri es de l autorit dans la marche ordinaire des affaires par exception eE avec circonspection 1 3 5 M thodes pratiques s outils etc Vaste domaine Presque inexplor encore mais d cisif apr s les deux autres volets Volont de ies un service utile Souci de fonctionner en symbiose avec les autres unit s centrales ou ext rieures et le reste du monde Toute action imm diate en ce domaine devra garder en vue 1 informatisation preparer Une phasg de pr informatisation pourrait tre utile Pour une tude de la situation l utilisation des m thodes simples et directes suffirait telles que entre aut
14. et les communications fonctionnent normalement ce n est plus une question d organisation mais plut t un probl me de fonctionnement de fonctionnaire 1 3 2 Politique et pratique budg taires envisager Au Centre au sein des Services financiers cr ation d une cellule Etudes et Pr visions budg taires un Service de Budget charg D tablir et de g rer un syst me de recherche et de collecte des donn es de base n cessaires la confection d un budget primitif global de budgets annexes sectoriels ou de projets p dagogiques ou autres et de d cisions modificatives remaniement du budget en cours d exercice Egalement de former de sensibiliser et de diffuser un mode de pens e gestionnel et des pratiques correspondantes Ce service pourrait intervenir aupr s des tablissements pour aider en mati re d intendance Une telle coop ration viterait des irr gularit s et r duirait la n cessit de contr les administratifs et comptables Aux niveaux ext rieurs Formation des responsables administratifs et ou financiers la gestion Mise en place du Plan comptable officiel adapt aux besoins sp cifiques d un tablissement scolaire Adoption d un syst me comptable manuel unique simple pratique avec manuel d instructions et de r f rence pour son utilisation D s que possible introduction de la comptabilit partie double 1 3 3 Organisation et fonctionnement A partir
15. la soci t qu elle aide na tre et grandir qui la fonde et la justifie 15 Le Syst me administratif de l Education est largement ouvert sur ses nombreux environnements La composante budg taire dans les circonstances actuelles que tout le monde commencer par le Pr sident consid re comme graves est troitement li e l volution de la situation conomique Renforcer les services et en am liorer le fonctionnement devront aboutir des r sultats visibles et tangibles si possible chiffrables dans l existence quotidienne des l ves II OBJECTIFS DE LA MISSION STRUCTURE ET OBJET DU RAPPORT A La gestion administrative et financi re du MINEPRISEC Services centraux Structure et organisation 16 Le Minist re comprend une hi rarchie d unit s structur es de la mani re suivante Niveau 1 sous l autorit directe du Ministre un Secr tariat g n ral dont d pendent directement plusieurs directions et divisions Niveau_2 les Directions g n rales au nombre de quatre les trois directions des ordres d enseignement et la D G de l Administration Niveau 3 les Directions Niveau 4 les Divisions 17 La structure actuelle MINEPRISEC a t fix e par l arr t pr sidentiel n 132 06 du 10 mars 1989 Elle ne diff re pas essentiellement de celle d crite et analys e dans plusieurs documents dont le rapport intitul Rwanda Etude diagnostic du Minist re de l enseignem
16. pas l change et la convivialit si importants pour la culture d entreprise et la participation responsable Mais la volont d ouverture peut abattre les cloisons 24 Suggestions et recommandations a Les options et le choix 147 Les options que le Minist re a charg SORAC et le Consultant d tudier sont pr sent es dans le document SORAC intitul B1 DFCS Evaluation et perspectives 148 Apr s un bref expos du contexte g n ral et de la mission confi e la DFCS SORAC passe en revue point par point le contenu des Termes de R f rence concernant les Etudes des nouvelles orientations et du fonctionnement de la DFCS Suit un examen du probl me de la structure juridique de l organisme Les diff rents types sont succinctement pr sent s entreprise publique r gie soci t mixte firme priv e Avantages et inconv nients de chaque formule sont pass s en revue et pes s en regard des situations et volutions d entreprises semblables existant dans le pays 149 SORAC pr conise le statut de r gie pour une p riode transitoire de 4 ans 1991 1994 pr paratoire un statut ult rieur et d finitif d tablissement public de plein exercice en 1995 Un statut actuellement l tude au MINIFOP pourrait finalement appara tre comne le plus appropri celui de Service Rattach Les raisons qui militent contre les autres options possibles sont galement expos es Le document se termine e
17. pr par s par SORAC Il convient de pr voir l informatisation des services financiers d s que possible en pr vision des nouvelles charges de travail et de l accroissement des charges traditionnelles 67 Dans l Annexe 2 p 6 il a t sugg r la cr ation au sein des Services financiers d une unit Etudes et Pr visions budg taires qui devrait prendre en charge et poursuivre le travail actuellement effectu par SORAC Une bauche succincte de ses fonctions a t propos e Voir aussi Fiche Analyse nel 68 La cr ation d une telle unit appara t d sormais indlesencable et urgente Indispensable si l on veu pratiquer la gestion budg taire commencer par la conceptior 2t la pr paration d un budget Urgente si l on veut faire face la complexit et l importance des nouveaux probl mes de ires expos s plus haut 69 Sur les bases pos es par SORAC en particulier le plan et le syst me comptables mis en place et la formation des intendants un processus d laboration du budget partir des besoins d finis et chiffr s sur le terrain devra s instaurer et fonctionner E 70 Les documents futurs en usage permettront d obtenir une vision claire des besoins r els et des donn es primaires n cessaires la construction de PHASSES v ritables autant de niveaux qu on le jugera utile 71 Les nouveaux probl mes ne trouveront de solutions satisfaisantes que si en
18. que possible les plus cruciales et les plus urgentes a La Gestion administrative du Personnel 26 Elle fonctionne au ralenti comme un moteur gripp Les d lais dans le traitement des donn es et l acheminement des dossiers peuvent tre consid rables Ils sont tr s variables mais atteignent parfois plusieurs mois Un d lai record semble t il de 15 mois a t constat entre la prise de service d un enseignant et sa premi re paye La comp tence ou m me la bonne volont des agents responsables n est pas en cause Mais les structures des services et les charges de travail parlent d elles m mes 27 La plupart des agents sont de niveau D6 EP 6 Pour traiter plus de 18 000 dossiers d instituteurs en 1989 90 environ 20 000 l an prochain le service dispose de 9 agents ce qui repr sente une charge de 2 000 dossiers par agent Pour les 2 038 dossiers de 1 ERAI les agents sont 7 donc 290 dossiers par agent Dans le secondaire 5 agents g rent 1926 dossiers soit chacun 385 La charge des premiers repr sente donc 7 fois celle de l ERAI et 5 fois celle du secondaire b Service du courrier 28 Le courrier circule mal entre les coles et le Minist re et plus inqui tant l int rieur du Minist re Une lettre d enseignant met en moyenne entre un et deux mois parvenir au Minist re par la voie hi rarchique Directeur d Ecole Inspecteur de Secteur Inspecteur d Arrondissement Le Consultant a pu constater d apr
19. s les cachets appos s sur le courrier qu une lettre parvenue au service courrier du Minist re peut arriver sur le bureau d un Directeur g n ral le lendemain de son arriv e Dans un autre cas une lettre a mis six mois parvenir un autre Directeur g n ral Un d lai de 4 ou 5 mois ne serait pas exceptionnel c La gestion financi re des affaires du Personnel 29 Ce service avec quelque 38 agents sous statut est le plus toff au niveau central G rer un fichier de 22 000 dossiers cela repr sente presque 30 paies mensuelles tablir en moyenne par agent et par jour 30 Une description de la proc dure du calcul des salaires allocations et retenues diverses comporte 27 op rations en 17 tapes travers 12 bureaux diff rents et le processus n a pas t suivi jusqu la phase finale comportant la signature des personnes pay es et le classement de la liste 31 L informatisation de la division des traitements est li e celle des services de gestion administrative et a t plac e en t te des priorit s tablies par GENIE voir DOC INF 18 p 2 et 3 32 Cette division focalise une bonne partie des probl mes pos s par les traitements et les divers l ments de r mun ration Les d ficiences not es par ailleurs ci dessus s accumulent si bien que sur un dossier donn l agent commence son travail avec un important retard pr alable Le temps perdu dans le trajet n exclut nullement le risque d erreur
20. tailler Salaires statutaires Heures suppl mentaires Indemnit s professionnelles Avantages sociaux Allocations familiales Za 2 2 ELEVES Bourses et allocations diverses Remises exon rations de frais de scolarit Frais divers sant stages Dons en nature 2 3 MATERIEL d tailler selon compte de la classe 6 5 2 4 FRAIS POUR BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES voir classe 6 4 2 5 CHARGES PROPRES A LA FONCTION TECHNIQUE voir classe 6 voir point 2 3 ci dessus 2 6 ENTRETIEN DES PERSONNES ET CONSOMMATION HUMAINE voir classe 6 2 7 TRANSPORTS 2 8 DIVERS pa l Fiche 4 ENQUETE INTENDANCE ORGANISATION BUDGETAIRE ET COMPTABLE Support mat riel des activit s mat riels utilis s n cessaires M thodes et moyens de classement Documents comptables et outils de gestion 2 PLAN COMPTABLE Nomenclature des recettes et des d penses Adaptation aux besoins D o d finitions et inventaire des besoins El ments donnant lieu enregistrement comptable El ments non comptabilis s Perspectives et possibilit s de d veloppement 3 PRATIQUES BUDGETAIRES Modalit s de pr paration pr sentation mise r alisation des ee ER Cf Cadre de pr visions Bases de calculs Co ts structures volution Analyse des co ts unitaires diff rentiels fili res formation Analyse du march et politique d achats Priorit s crit res
21. vue de la comp tence que de la conscience professionnelles 35 Il peut s agir de pr vision ou de pr voyance d menties par l venement comme pour l aide alimentaire dont la cessation semble avoir t pr matur ment d cid e et une p riode difficile Il convient de r gler la diminution d un flux sur l augmentation progressive d un flux de substitution Peut tre serait il opportun pour le bien des l ves qu une telle aide se poursuive encore quelque temps Par ailleurs certaines pratiques peuvent grandement aider am liorer la situation mat rielle telles que l achat en gros la r colte janvier surtout et juillet de haricots base de l alimentation Les tablissements qui ne pratiquent pas encore l achat en gros pourraient effectuer un simple calcul de co t pour savoir s il n est pas profitable d investir en moyens de conservation des haricots et d acheter en bloc la quantit annuelle n cessaire 25 F le kilo plut t que d acheter la quinzaine et de payer certaines quantit s jusqu 50 et 60 F soit le double ou davantage L existence m me d une gestion ce niveau repose avant tout sur la formation et la responsabilisation des gestionnaires qu ils exercent leur activit d intendance temps plein ou partiel Ils ne verront les probl mes et leurs solutions qu en apprenant les voir partir des r alit s qu ils vivent et affrontent avec souvent beaucoup d ing niosit Cette format
22. 1 L informatisation est envisag e et une premi re approche est en cours avec la Soci t GENIE en liaison avec SORAC La question a t tudi e et l accord existe sur les objectifs se fixer sur les tapes les formules et les m thodes d approche dans le cadre d une r novation des m thodes administratives Ne pas multiplier des calculs qui n auraient pas d utilisation r elle Quelques ratios bien choisis peuvent s agencer dans des tableaux de bord limit s certains types de probl mes Des indicateurs seront pr sent s dans une fiche et propos s aux utilisateurs ventuels par le Consultant 13 La mise en place de la comptabilit peut commencer d s que les tablissements seront pr ts a adopter les nouveaux modes outils et syst me Il faudra mobiliser des initiateurs formateurs et si l on pr conise le syst me de comptabilit par d calque il faudra le temps de produire le mat riel n cessaire i ie p 14 D velopper l autofinancement par une exploitation plus 15 intensive des ressources existantes et rechercher de nouvelles sources de revenus et de vivres Par exemple certains levages demandent peu d espace un investissement modeste et en plus pr sentent un int r t ducatif La condition principale pour rentabiliser une exploitation sera d obtenir ou de produire un prix assez bas les aliments n cessaires l levage L aussi des calculs de co ts et de pr visions b
23. Etat et plus particuli rement avec le MINEPRISEC pour survivre S il dispara t en tant que tel quel organisme priv accepterait les contraintes les normes les exigences sp cifiques de l Education et offrirait exp rience et garantie de qualit en un domaine aussi sensible 22 127 l heure o il ambitionne de se d velopper d assurer des t ches n cessaires plus diversifi es il convient de rechercher des perspectives nettes qui permettront la DFCS d viter les cueils du pass tout en se perp tuant comme e RS et prioritairement au service de 1 Education Point de la situation probl matique 128 La DFCS semble au creux de la vague Apr s examen de la situation une relecture des Termes de R f rence en particulier les points 2 1 aa 2 2 page 13 r sonnent comme un S 0 S apr s le glas 129 Une diatribe fun bre ne servirait en rien la cause qu ils agit de sauver Mais tout ce que l on peut lire ou entendre sur la p riode r cente illustre un processus d chec administratif une ignorance qui frise le m pris des exigences les plus l mentaires et fondamentales du management mo erne Ou tait ce impr voyance suicidaire En tout cas le d luge est l et la DFCS en perdition mais non perdue L arche existe mais il reste la construire et s y embarquer SORAC s emploie une telle oeuvre en mati re statutaire et gestionnaire le Consultant dans le champ de l Organisation et du Manage
24. HYOGWE constituent un excellent exemple de ce que peut produire en la mati re un intendant comp tent et avis Il suffira de substituer sans peine la nomenclature de 1 0CAM propos e celle actuellement en usage A signaler que l utilisation du Plan de l OCAM officialis au RWANDA n est encore r pandue ni dans le secteur priv ni dans les services publics Le MINEPRISEC occupe donc une position de pionnier en la mati re noter que le lyc e N D de Citaux tient sa comptabilit selon une nomenclature OCAM peut tre du fait qu il comporte une section de formation comptable 11 En plus des informations strictement comptables des donn es brutes n cessaires la gestion on peut aussi concevoir une diffusion d informations professionnelles envisager un bulletin de la Gestion Scolaire et Educative o des praticiens exposeraient leurs vues leurs m thodes leurs r alisations avec leurs difficult s leur recherche de solutions leurs r ussites etc Pour la pr paration et la gestion des budgets proprement parler le mod le si bien utilis SHYOGWE en y substituant la nomenclature OCAM constitue un cadre suffisant pour enregistrer les informations n cessaires En effet avec en regard des pr visions les donn es comptables on calculera les carts et on disposera d une base suffisante pour l analyse les ajustements ventuels et de nouvelles pr visions 12 M me probleme qu aux points 10 et 1
25. Ons quenC8S ooooooooooocaonono 8 Suggestions et recommandatio0NS oooooo ooo 10 B Gestion administrative et financi re des tablissements secondaires ES oooooooooooo 14 Organisation Place de l Intendance dans LOS ES ARRE S 14 Fonctions de 1 IntendanNCeB oooooooonooooooo o 15 Gestion des ES Probl mes actuels et futurs 15 Dysfonctionnements handicaps et espoirs 16 Suggestions et recommandationS oooooooo 18 C Etudes des nouvelles orientations et du fonctionnement de la DFCS oooooooooooonooooo 20 Structure et organisation de la DFCS 20 Mission et fonctions de la DFCS oooooooon 21 Point de la situation probl matique 22 Manques dysfonctionnements risqueS 23 Suggestions et recommandationS ooooooo 24 LIL CONCLUSION is di cles isa Tati ne ii eur isa ets eus 25 ab des mati res suite LISTE DES EX 1 Personnes rencontr es et visites effectu es 2 Premi re approChet oooocoooooonoococosooonooos 3 Etat des r alisations au 06 07 90 oooonoooooonao 4 Condens des t ches de la mission d apr s les Termes de AA RA 5 Fiches Enqu te Intendance questionnaire en 5 fiches sur la gestion des tablissements scolaires 6 Plan des nouveaux locaux de la DFCS eessoeseeneees 7 Etat d Avancement des travaux de SORAC R sum au 06 07 90 oooooononnoononc
26. Rapport de mission RESERVE A L USAGE INTERIEUR PNUD RWA 86 011 NE PAS DIFFUSER Assistance dans le domaine des constr ctions scolaires RWANDA Gestion administrative et financi re du syst me d ducation primaire et secondaire par Isale Renoux 23 avril 1990 12 mai 1990 et 14 juin 1990 7 juillet 1990 Les id es et les opinions exprim es sont celles de 1 auteur et ne refl tent pas n cessairement les vues de l Unesco ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L EDUCATION LA SCIENCE ET LA CULTURE Unesco Paris 1990 N de s rie FMR ED EPP 90 230 PNUD PNUD RWA 86 011 Rapport de mission Renoux FMR ED EPP 90 230 PNUD Paris le 23 octobre 1990 si a TABLE DES MATIERES Pages Liste des abr viations et termes sp ciaux utilis s dans le CONTO A a a o E od iii R sum 2 5 es a o iv Le INTRODUCTION riens Sas as im died es D Tes dis ss ens 1 Objectifs de la MISION ia 1 gt Champ du LADPOE Lis sd ias binna a 2 P Structure du rapport s e CR 6EoE ao O A S CO 16001080 2 7 Objet du TADDOR Ls di AAA AS AAA 2 II OBJECTIFS DE LA MISSION STRUCTURE ET OBJET DU RAPPORT o es see ee 3 A Gestion administrative et financi re du MINEPRISEC 3 Structure et oOrganisatlon io 3 Mission fonctions objectifs 4 Situation actuelle probl matique 4 Dysfonctionnements et blocages Causes de la situation et des probl mes expos s ci dessus C
27. a tre e Urgence 155 Les mesures pr conis es pour l imm diat 2 me semestre 1990 sont de n cessit urgente pas pour demain car alors il n y aura bient t plus de demain pour la DFCS Le PNUD et l Unesco ont d j fait un premier geste Le reste l essentiel d pendra de la rapidit de d cision du c t MINEPRISEC S il existe une r elle volont de maintenir la DFCS en activit les propositions de SORAC appara tront pragmatiques et praticables d s maintenant f Renforcement et am nagement de la structure 156 Le renforcement et l am nagement de la future structure de la DFCS et son fonctionnement ont t amplement voqu s en Annexe 3 Premi re Approche On peut s y reporter L Organigramme propos ne diff re pas de celui figurant la page 6 du document SORAC Am lioration de la Gestion SORAC regroupe deux par deux les quatre services op rationnels techniques port s sur le Sch ma pour un organigramme con u par le Consultant g Motivation du Personnel et style de management 157 Dans son domaine technique la DFCS est dot e de hautes comp tences En mati re de Management on peut miser sur un personnel capable d une participation responsable efficace En comptabilit et Secr tariat aussi le personnel se trouve sollicit pour se mettre l informatique 158 Pour finir il faut affirmer comme pour les services financiers du MINEPRISEC qu une bonne organisation ne vaudra que par
28. a Gestion des ES Probl mes actuels et futurs 90 Actuellement avec par an pour les internes 7 500 FRW du Gouvernement 11 000 FRW des familles MINERVAL et l quivalent de 7 000 FRW en aide alimentaire soit environ 25 500 FRW par interne et par an autour de 320 SEU l Intendance arrive entretenir convenablement l l ve 91 L Arr t Pr sidentiel du 10 10 85 stipule en son article 67 La subvention fortaitaire pour fournitures scolaires et frais d internat est fix e au d but de chaque ann e budg taire en fonction des possibilit s du budget Les effectifs sont d termin s sur la base des rapports de rentr e 92 Il ressort de ce texte que officiellement le budget n est pas tabli en fonction d un processus budg taire partant des besoins r els la base mais que l on r pond ceux ci en fonction d une enveloppe budg taire arbitrairement pr tablie On pourrait croire d apr s la derni re phrase que cette masse de cr dits de fonctionnement 20 du pudget 90 la plus importante apr s les salaires 77 serait fonction de l effectif Il n en est rien comme l indique la phrase pr c dente et comme il s est confirm dans les faits lors des visites effectu es dans une vingtaine d ES par les consultants 93 Les ES techniques ne re oivent aucun cr dit suppl mentaire pour financer les d penses sp cifiques entra n es par le type de formation dispens e Ce manque est compens par des assistances e
29. ablissements ne sont pas tablis sur des donn es concr tes effectifs ge sexe type d enseignement etc En fonction de l enveloppe globale disponible le Minist re reconduit grosso modo les sommes allou es dans le pass A partir de l l tablissement doit compter sur la contribution des fanilles et ses ventuelles ressources propres pour couvrir les frais d h bergement et de scolarit Or la ipacit contributive des familles diminue pour la plus grande partie d entre elles 31 Pourtant malgr inconv nients et handicaps qui restent inventorier et si possible quantifier il est possible d encadrer certaines donn es et d examiner leur volution dans le temps main d oeuvre co ts de production d utilisation du mat riel du transport t l phone lectricit cuisson etc c L enregistrement des recettes et des d penses n est pas effectu selon une nomenclature standard unique Il est m me des cas o aucune trace crite n existe des op rations effectu es Le fonctionnement du Service financier traitements manque sur certains points de rigueur et de coh rence Des t ches identiques de m me nature concernant des agents de m me statut sont confi es des bureaux distincts Contr ler devient illusoire ou impossible dans des conditions o les services eux m mes ont de la peine tenir leur situation au clair L intervention d un contr le ext rieur risque encore de ral
30. abord rencontrer les praticiens actuels les consulter les couter sur leurs probl mes Se concerter avec eux pour laborer un programme de perfectionnement Inventorier les pratiques actuelles les moyens les Penn Analyser 1 existant pour finaliser les programmes de formation d finir des objectifs en fonction des besoins Focaliser l action sur l essentiel et le ia d da besoins de l cole pour d gager progressivement les n cessit s et utilit s en informations sur des plans plus g n raux secteurs arrondissements minist res ou pour des fins sp cifiques conomiques commerciales statistiques professionnelles etc e Eviter d exiger des travaux d int r t purement th orique et ou dont on ne peut encore assurer une exploitation rentable Il est d motivant de fonctionner dans le vide et de produire pour rien Instaurer un v ritable service d aide _ et de conseil aux praticiens La Division de Contr le financier deviendrait Service de conseil et de Contr le financiers Il pourrait se jumeler avec Etude Pr visions budg taires Les innovations seraient test es PATT adapt es etc Des instructions et des manuels d utilisation seraient labor s l 119 D s le d part les praticiens seraient au centre des op rations op rateurs eux m mes meneurs de jeu dans toute la mesure du possible participants responsables C Etudes des nouvelles orientations et du f
31. bibliographique n a pas fait l objet d une impression large diffusion Ga 14 NGOSSO NKAKE Isidore Informatisation du MINEPRISEC UNESCO PARIS 1989 15 SIMPENZWE Gaspard Epitome de l Enseignement Libre Subsidie au RWANDA KIGALI Imprisco 1988 16 CYIZA Augustin L gislation sur l Enseignement Primaire Rural et Artisanal Int gr et Secondaire Commentaires et Recueil KIGALI ARDES Octobre 1989 186 p 17 Analyse de la situation Economique et Mesures de Redressement KIGALI Ministere du Plan D cembre 1989 18 Document de Travail labor pour servir dans 1 Informatisa tion du Ministere de 1 Enseignement Primaire et Secondaire KIGALI GENIE NTAKIRUTIMANA J D 05 07 90 19 ERNY Pierre L Enseignement dans les Pays Pauvres Mod les et Propositions PARIS L Harmattan 1979 211 p 20 Rapport d Avancement et d Evaluation Interne RWA 86 011 KIGALI Septembre 1988 21 gt Rapport de la Mission d Evaluation Assistance dans le Domaine des Constructions Scolaires PNUD RWA 86 011 F vrier 1989 KIGALI 22 gt Andit de la D F C S KIGALI SOVAC 1988 23 Pour une Gestion Fonctionnelle des Etablissements Scolaires Document labor par la Division du Contr le Financier KIGALI MINEPRISEC Ao t 1989 24 o Pour une bonne Gestion des Ressources Financi res et Mat rielles des Etablissements d Enseignement Secondaire Direction du C
32. core labor es en octobre 1989 86 Il d crit les fonctions du Directeur du Pr fet des Etudes du Pr fet de discipline et de l Intendant Ce quatri me pilier de l administration des ES n existe pas toujours en tant que gestionnaire temps complet Les fonctions d Intendance sont souvent partag es avec le Directeur Les charg s d Intendance quels qu ils soient n ont pas b n fici d une formation ASE a 87 L Intendant d pend directament du chef at tablissenent Dans l arr t ci dessus il est mentionn en quatri me position apr s le Pr fet de discipline 11 n est responsable des fonds et du patrimoine de l cole que conjointement avec le Directeur Il n a pas rendre compte directement ou personnellement au Minist re des Finances de sa gestion de fonds publics 15 Fonctions de Intendance 88 En plus de l Arr t Minist riel le plus r cent on trouvera des informations dans l Arr t Pr sidentiel n 509 13 du 10 10 85 en son article 198 DOC INF 16 p 83 89 Les fonctions attribu es aux intendants du Rwanda ne diff rent pas de celles de leurs coll gues ailleurs dans le monde La responsabilit financi re et mat rielle d un ensemble d l ves implique les m mes activit s fondamentales Il n y a pas lieu de s y attarder ici Par contre d normes diff rences peuvent appara tre dans le volume des cr dits g r s et dans les modalit s de la gestion tant financi re que mat rielle L
33. cussions sur le reste et les retouches que cela peut entra ner par ailleurs Les grandes lignes que pourrait pouser le MINEPRISEC sont esquiss es plus loin b La circulation des documents y compris du courrier 62 Elle est un probl me classique de simplification de circuits SORAC a sugg r des moyens d am lioration Il faut distinguer au moins trois cat gories de courrier Le courrier administratif courant que le service comp tent achemine aussit t vers son destinataire Le courrier r serv qui va directement au Cabinet du Ministre Le courrier personnel adress nominalement un agent des services et qui lui est remis non ouvert 63 Au d pouillement le contenu d une lettre peut la faire changer de cat gorie Il faut alors la recycler imm diatement 64 Quant la vitesse d acheminement par voie hi rarchique ou l int rieur du Minist re il faut savoir prendre les mesures propres liminer la n gligence et l imparable immobilisme des choses lorsqu un irrempla able responsable se trouve absent avec en poche la seule clef et le pouvoir unique d agir en la mati re c La Gestion budg taire 65 Dans ce domaine tout reste faire au moins en ce qui concerne les nouveaux probl mes 12 66 Au niveau central le Minist re ressent la n cessit d une gestion budg taire s rieuse il doit donc g n raliser des documents budg taires et comptables uniformes et standardis s tels que
34. dance fournissent aussi de s rieuses raisons d esp rer 17 Les responsables de la gestion n ont dans l ensemble re u aucune formation de gestionnaires De ce fait il leur est difficile de voir en quoi consiste la gestion et comment aborder les probl mes A quelques rares et tr s bonnes exceptions pr s on n tablit aucune pr vision on vit un peu au jour le jour Dans de nombreux cas on ne se soucie ni de se projeter dans l avenir Plan de D penses ni de rendre compte du pass Les demandes du Minist re restent lettres mortes On n est peut tre pas convaincu que cela servirait autre chose qu paissir des dossiers archiver Le montant exact des subventions trimestrielles est en partie impr visible et sans fondement dans les r alit s de l tablissement Les gestionnaires subissent les retomb es de certaines carences ind pendantes de leur volont La tenue des comptes n est pas uniformis e Toute consolidation un niveau sup rieur est impossible Donc jusqu pr sent aucune construction de budget partir de la base n est envisageable Parfois on pratique une politique d achat et d approvisionnement peu rentable Le stockage et la conservation de certaines denr es permettraient l achat bon march au moment de la r colte La meilleure m thode n est pas toujours applicable si comme actuellement le sucre arrive au compte gouttes et qu on ne peut l acheter qu en petites quantit s
35. du condens figurant en annexe Les variantes d opinion ou de propositions ventuelles entre les travaux du Consultant et ceux de SORAC ne devraient constituer que des vues compl mentaires et ou des options semblables ou convergentes 1 VOLET A Pour mettre en place des syst mes de collecte il faudra d abord d finir les informations n cessaires En fonction des besoins galement d finis du MINEPRISEC il faudra concevoir mat rialiser et pr alablement tester un syst me Des modes de collecte sont d j en place beaucoup d coles ne les utilisent pas et les services minist riels pour diverses raisons ne sont pas en mesure d en exploiter valablement les r sultats Le dialogue peut s instaurer l aide d un document budg taire rempli en double exemplaire Un exemplaire serait retourn l cole avec commentaires suggestion SORAC Ce document ne devra tre mis en circulation que si l on est en mesure de l exploiter et d en tirer quelque profit l un ou l autre bout de la cha ne ou encore mieux aux deux bouts SORAC met au point une proposition 2 Chaque Centre d Activit s peut tre institu en Centre de Co ts Un ensemble administratif peut se diviser en plusieurs Centres de D cision laborant chacun ses Propositions Budg taires selon les modalit s possibles expos es par ailleurs L organisation budg taire variera selon les structures se d finira selon les activit s et d
36. e de t ches qui demandent peut tre tre valoris es aux yeux de beaucoup VOLET B LA DFCS B 1 Situation n rale et probl mati Avec la fin du projet RWA 86 011 la DFCS se trouve depourvue e 36 de personnel technique indispensable architectes et ing nieurs civils une ou deux exceptions pr s de personnel de secr tariat et de Sea IOR avec le d part des employ es du projet Tel quel il semble en voie de disparition Le probl me est double mais les deux volets sont troitement li s 1 Quel statut concevoir et adopter pour que s autofinan ant la DFCS puisse r mun rer son personnel au niveau du peo Eme priv et ainsi le conserver 2 Comment ne er et am liorer l organisation administrative et financi re de mani re rendre la DFCS performante et comp titive _ B 2 Autofinanciement de la DECS Il s agit de parvenir pouvoir Suneror des architectes et des ing nieurs au prix du march pour faire tourner la maison et assurer ainsi la survie de l entreprise DFCS B 2 1 Vente des service Une premi re tude pole consister valuer le prix de la production de la DFC si elle avait t vendue c est dire si l on avait factur tous les travaux y compris ceux effectu s pour d autres minist res et services publics ces derni res ann es B 2 2 Fuite des cerveaux Le sectur arive offrant un salaire environ 4 fois sup rieur celui de la Fonction Publiq
37. e la Direction administrative et financi re en particulier entre le Service financier et Contr le financier b L ensemble des Services financiers et la Planification y compris la Carte scolaire Les documents produits par la Planification et la Carte scolaire ne comportent aucune donn e sur les divers aspects financiers du syst me scolaire budgets comptes financiers co ts volution des d penses De plus les statistiques produites semblent sortir avec un retard pr judiciable la conduite effective de la politique d ducation c Les services centraux en g n ral et les tablissements secondaires de m me qu entre les services centraux et les secteurs de l Enseignement primaire c est dire avec le r seau d inspection de cet ordre d enseignement Rem es Dans certains cas aucun rapport ou compte rendu n est fourni sur les origines et les utilisations des fonds publics ou priv s re us pour l Education Des dettes sont contract es dans des proportions parfois importantes L endettement semble tre devenu chronique pour assurer la nourriture des l ves et comme suite la limitation des cr dits 30 Des salaires continuent d tre ind ment vers s un personnel qui n est plus employ Des sommes importantes ne sont pas r cup r es par le Tr sor Public o Par contre des retards dans le versement de salaires dus r sultent de communications d fectueuses entre les niveaux et
38. e partie de leurs activit s en vase clos enclav es perdant ainsi les b n fices appr ciables de l change de l enrichissement r ciproque de la coop ration de la solidarit d Faiblesse des motivations 50 Cause souvent mentionn e divers niveaux Les racines de la motivation sont la fois profondes et complexes La r mun ration n en couvre pas tout le champ bien qu elle soit importante Mais plus que le chiffre en soi une source de d motivation peut r sider dans les disparit s trop criantes entre salaires vers s des agents de m mes qualifications d un m me service mais relevant d organismes payeurs diff rents La motivation peut aussi d pendre assez largement du das de management et de l ambiance de travail e Niveau souvent trop bas de pr sent isme 51 Pr sent isme n est pas en l occurrence simplement la notion compl mentaire d absent isme Participer l animation ou l Umuganda n est nullement de l absent isme mais cela vient cependant en d duction du temps de pr sence 52 L animation activit s culturelles ou politiques occupe une apr s midi L Umuganda travaux communautaires de D veloppement une partie du samedi matin Les magasins ce jour l n ouvrant qu entre 11 et 13 heures certains fonctionnaires s absentent le vendredi le temps de faire leurs courses Autres motifs de non pr sence sur les lieux du travail maladie de l agent ou d un enfant ou membre de la famille
39. els objectifs chaque fois que possible chiffr s En effet il faut adapter les moyens aux fins et ne pas d ployer plus de ressources et d efforts qu il n en faut PE les besoins de la cause Les apports en nature ou ANNEXE 5 Fiche 1 ENQUETE INTENDANCE ORIGINE DES RESSOURCES mon taires l 2 L Etat Minist res Les promoteurs Les familles Les donateurs Les ressources propres Divers travail doivent tre valu s en unit s Education Sant Agriculture Organismes publics divers QUI COMBIEN COMBIEN DE TEMPS FINALITES CONDITIONS PRONOSTICS ESPERANCES Contribution mon taire Apport en M 0 Apport en nature Nationaux Gouvernementaux Etrangers O N G Internationaux Autres Location Ventes Auto consommation ventiler _ Fiche 2 ENQUETE INTENDANCE CARACTERISTIQUES DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS Chacune des questions s applique chacune des sources de financement figurant sur la fiche 1 1 QUI sont les financeurs Identification des sources Identification des responsables des politiques financi res de et ou pour l Education Organismes D partements Directions Services Entreprises M nages F 2 COMBIEN Bases de calculs Capacit s contributives Conditions conomiques Statistiques diverses comptables budg taires 3 QUOI Affectation R partion des fonds Quels types de se
40. ement charg de la gestion budg taire Il est normal que l ex cution du budget soit aussi d centralis e que possible Il devrait en tre de m me pour la pr paration Mais l ensemble du processus a besoin d tre orchestr pilot anim par des agents comp tents et motiv s iii L ex cution du budget 39 L enregistrement des recettes l engagement et le r glement des d penses sur les cr dits ouverts se d roulent bien selon les proc dures en vigueur Les probl mes d j voqu s se situent sur plusieurs plans circuits encombr s ou bloqu s d lais trop souvent excessifs incertitude concernant l approvisionnement irr gularit des arrivages et des r coltes incertitudes sur le prix de certaines denr es manque de pr vision coh rente souvent d courag e par les incertitudes 40 La dette contrairement ce qu il semblait au d part n est pas un fait g n ralis Sur les tablissements visit s par SORAC et le Consultant un sur 10 seulement a une dette que le Minist re devra r sorber 41 Plus pr occupant sera le montant des arri r s de salaires qui atteindrait un milliard de FRW iv Les nouveaux probl mes budg taires 42 Des faits nouveaux vont rendre la gestion budg taire dans toutes ses phases plus complexe et plus difficile La fermeture progressive et sans calendrier pr cis des internats Ce d sengagement de l Etat laissera des fonds disponibles red ploy
41. ensembles On peut le concevoir comme l intersection des deux ensembles 79 L efficacit de vastes ensembles repose cela semble assez logique sur celle de leurs sous ensembles Aujourd hui on tend valoriser les petites unit s d o l importance de structurer les grands ensembles en unit s ou cellules fonctionnelles vivantes de les articuler et de les dynamiser en leur accordant un maximum d autonomie d cisionnelle donc d initiative et de responsabilit dans l organisation de leurs activit s dans les m thodes et moyens de r aliser leurs objectifs Tout un programme qui pose deux derni res questions bri vement mentionn es i Le style de management 80 Tous les responsables interrog s s accordent sur ce point on peut s orienter vers un type d organisation o la participation des agents sera de plus en plus effective dans l laboration des d cisions des programmes etc L efficacit de l action en sera renforc e 14 ii Ouverture et finalisation 81 Les agents d un nist re de 1 Educatio doivent devenir conscients quels que soient leur poste leur grade leur niveau des objectifs des buts des finalit s du syst me On se plaint juste titre du manque de motivation de responsabilisation Si l on parcourt le Document DOC INF 16 voir Bibliographie on trouve une abondante l gislation des r glementations des statuts autant de choses indispensables et fort bien exprim es on traite longueme
42. ent primaire et secondaire de Mohamed A Seck PNUD RWA 86 011 Rapport de mission Unesco Paris 1989 18 Elle pr sente entre autres les caract ristiques suivantes La fonction Gestion administrative du Personnel enseignant est assur e au sein des Directions g n rales des divers ordres d enseignement primaire rural et artisanal int gr secondaire La gestion financi re du Personnel est dispers e entre plusieurs unit s La fonction budg taire n appara t pas dans l organigramme La hi rarchisation accentue l importance des liaisons et des relations verticales La structure d note une organisation par cellules distinctes et cloisonn es peu favorable aux communications horizontales et directes entre services 19 Dans la pr sente tude l attention se porte en priorit sur la Direction g n rale de l Administration d autant plus qu elle est en passe d absorber la gestion administrative de tout le personnel de tous les ordres d enseignement cf circulaire minist rielle n 13 00 112 du 25 mai 1990 20 Dans 1 organigramme en vigueur la Direction g n rale de l Administration comprend La Division du CONTO LEAP RENE EE directement rattach e La Direction des Affaires juridiques La Direction du Service financier qui comporte deux Divisions La Division Traitement et S curit sociale La Division Equipement scolaire La Direction de Financement et Constructions
43. entir et d embrouiller les op rations Chaque service central devrait s auto contr ler et s articuler avec d autres services de fa on assurer la r alit et la r gularit des op rations M thodes de travail modes _op ratoires flux circuits mat riels mobilier supports divers d information tout un travail de description et d analyse reste faire au ras des p querettes pour d terminer les freinages les blocages les redondances etc et pr parer un terrain d accueil l informatique Celle ci exigera simplification et clarification des processus Perspectives et recherches de solutions Structure du Minist re a Envisager la reuni n du Service financier et du contr le financier Un service minist riel logistique doit assurer la bonne marche et la r gularit de ses op rations propres sinon il conviendrait d envisager des remaniements de personnel y compris des changements de direction Il assure son auto contr le La Direction contr le le service qu elle est suppos e diriger et l ensemble des activit s exerc es par le service investissements d penses courantes documents produits etc L informatisation favorisera l exercice des contr les n cessaires Pour les contr les sur les Services ext rieurs coles secteurs le personnel actuel tant insuffisant il conviendrait de pratiquer en plus du contr le syst matique des cas vidents signal s un contr le par exception sur un
44. er vers d autres objectifs O Comment Combien Pour quoi ou pour qui Am nager les anciens internats en espaces d enseignement Alimenter le Fonds national de Solidarit de l Enseignement L obligation pour les l ves de loger en Foyers homes accro tra pour les familles le co t d entretien de 3 9 fois sinon parfois plus le montant du MINERVAL somme de 11 000 FRW vers par les familles L Etat verse 7 500 FRW pour un interne et l aide alimentaire du CRS est estim e environ 7 000 FRW Certains homes n assureront que le logement la nourriture les 3 repas restant du ressort de l cole Le Catholic Relief Service CRS cesse avec le troisi me trimestre 1989 90 son apport alimentaire La derni re livraison maintiendra la ration actuelle pendant le premier trimestre 90 91 L aide octroy e par le PAM ne pourra d buter qu en 1992 Entretemps les familles pourront elles assurer la rel ve Le revenu mon taire des m nages est en baisse du fait de l appauvrissement des sols et du fait qu il faut donc compenser la diminution de la production vivri re La capacit contributive des familles d cro t alors qu on s appr te exiger d elles beaucoup plus qu auparavant On cr era au niveau communal pr fectoral et national un Fonds pour le D veloppement de l Enseignement susceptible de r pondre aux besoins en infrastructures et d accorder des pr ts remboursables aux l ves particuli re
45. estion d un Syst me Scolaire Perspectives globales NEUCHATEL A la Baconni re 1976 192 p 15 MUNARI Silvio Gestion d un Syst me Scolaire Structures et Hodes de Fonctionnement NEUCHATEL A la Baconni re 1976 365 p 16 HAAG Daniel Pour le Droit l Education Quelle Gestion PARIS UNESCO BIE 1981 179 p Je MIE E E PE E e
46. et les architectes ont une exception pr s disparu refusant le statut ou plut t le salaire de fonctionnaire Telles sont les grandes lignes et les bases de toute la probl matique La structure ne s est pas effondr e en ce qui concerne les projets elle s est vid e Missio t fonctions de la DFCS 123 On trouvera une liste des activit s assign es la DFCS et ses deux divisions en pages 10 et 11 des Termes de R f rence de la Mission avec un organigramme et pages 5 et 6 de la Circulaire minist rielle du 22 03 89 124 Le champ actuel des actions du Service n est pas remis en cause m me si la mention appara t dans les Termes de R f rence de red finir les activit s de la DFCS dans leur caract re productif Il s agit en fait de pr ciser les t ches actuellement assur es d largir le domaine d intervention t ches nouvelles recherche de financement etc et de renforcer les moyens d action d information et de management 125 Le fait d tendre son action jusque dans le domaine priv n enl ve rien au caract re public de sa mission L existence d un tel service constitue un atout et une s curit tant pour l enseignement d Etat que pour l enseignement libre subsidi dans la mesure o il assure une construction fonctionnelle de qualit et devrait se d velopper pour assurer une maintenance efficace 126 Tout le probl me actuel est de savoir quel type de lien le service doit conserver avec l
47. et au pilotage du syst me Si les formulaires sont inadapt s trop compliqu s difficiles Compr nare et remplir il conviendra de demander aux resp sables concern s sur le terrain leur avis leurs sugg tions et leurs propositions de les r unir pour une rencontre o les supports des informations n cessaires seront examin s et mis au point Endettement chronique des tabi isgenents En rechercher les causes et les rem des possibles Prendre les mesures appropri es pour le r sorber sur une p riode raisonnable Mettre au point les mesures et les m canismes pour l viter ou le r duire des limites r glementaires contr lables Versements indus Sanctionner les responsables de facon exemplaire et sans ambig it Il s agit de d tournements de fonds publics G n raliser le r glement par ch ques barr s remis en main propre par le directeur d tablissement ou l Inspecteur de Secteur peut tre attendre dans certaines r gions l ouverture de Banques populaires 33 Il convient d viter au maximum la d tention et la manipulation d argent liquide La comptabilit des ch ques sera plus facile tenir et v rifier Retards de paiements Compr hensibles et peut tre difficilement vitables le premier mois d emploi ils ne peuvent gu re se justifier deux mois apr s la prise de fonction et l installation officielle de l int ress Si la correspondance
48. faciliter l accomplissement des t ches dans le meilleur temps au meilleur prix C est un probl me d troite coop ration entre des techniciens architectes ing nieurs et un sp cialiste en organisation L id al serait sans doute un technicien qui aurait aussi une formation convenable en organisation 2 De renforcer la logistique Elle devrait comporter en plus d un secr tariat suffisant un service de gestion double vocation un service de comptabilit g n rale capable de suivre et de contr ler l ex cution du budget de fournir rapidement ventuellement d exploiter les donn es financi res disponibles et de participer pleinement aux activit s du service budg taire voir ci apr s un service des budgets charg de la gestion des activit s techniques de l organisme J8 tenue et contr le des op rations sur plannings tablis par ou avec les services techniques calculs de co ts Banque de donn es Etude et surveillance du march aide aux services techniques pour devis et pr visions en mati re de construction et de maintenance tenue de documentations diverses et participation l laboration et la diffusion ae l information information de la Direction et des Cadres sur les tendances et volutions de tous l ments entrant dans le champ des activit s sp cifiques de l organisme 3 D instaurer une coop ration active entre les diverses composantes de l organi
49. faut attendre M me si des financiers ventuels g n reux et t m raires 19 proposaient d quiper imm diatement les ES les appareils risqueraient fort de conna tre le sort des Apples au Service de la Planification la retraite anticip e 112 L introduction de l informatique dans les ES devrait tre progressive et prudente commencer par les ES disposant d un personnel r ceptif motiv et dont la formation pourra tre rapidement assur e Ensuite cette premi re op ration pourra faire t che d huile mesure que l quipement des coles sera possible 113 Avec l aide du Service Etudes et Pr visions budg taires gr ce aux observations et relev s effectu s la base sur le terrain o effectivement l argent se transforme en produits achet s et consomm s et en production ducative il deviendra possible de rassembler les mat riaux n cessaires la construction d un difice budg taire r aliste coh rent utilisable pour la gestion quotidienne et pr visionnelle Sachant d o l on vient o l on est et ce qu on a il sera plus facile de voir et de d cider o l on veut aller et o l on peut aller 114 Dans le proche avenir le plus urgent sera de permettre aux services financiers du MINEPRISEC de clarifier le flou actuel des d penses r elles et des besoins et de pratiquer une politique d allocation plus coh rente et transparente de faciliter la transition entre l internat et le h
50. ices Publics Manager l Administration PARIS Inter Editions Avril 1990 CROZIER M L Entreprise l Ecoute Apprendre le Management Post Industriel PARIS Inter ditions Nov 1989 220 p 9 Vers la Gestion Informatis e des Syst mes Educatifs PARIS UNESCO 1979 Document de Travail provisoire 10 LECOINTE M REBINGUET M L Audit de l Etablissement scolaire PARIS Les Editions d Organisation F vr 1990 193 po 07 11 Cours de Gestion des Petits Projets S rie Ex cuter et Evaluer ABIDJAN INADES FORMATION 1987 Trois livrets Diriger et Contr ler les Hommes 20 p Contr ler les Chases 32 p Evaluer le Projet 36 p lo ooo fier et Programmer ABIDJAN INADES FORMATION 1986 Trois livrets Fixer lL Objectif 34 p Choisir la Strat gie 23 p Programmer le Projet 27 p Cours de Gestion des Petits Projets S rie Plani 13 Cours de Gestion des Petits Projets S rie Techni ques comptables et Gestion Financi re ABIDJAN INADES FOR MATION 1987 1990 et suivre Quatre livrets parus sur les neuf pr vus Argent et pi ces justificatives 32 p Journaux simples de caisse et de banque 36 p Ventilation 44 pe Compte de r sultat Bilan 40 p A paraltre Comptes Analytiques Budget et Tr sorerie Comment faire une demande de financement Pr sentation des comptes aux villageois 14 HAAG Daniel G
51. ifi s A l origine l effectif d l ves devait servir de base Il n appara t pas aujourd hui qu il y ait une relation rigoureuse arithm tique et comptable entre l effectif et le montant de l allocation On reporte d une ann e l autre des sommes assez semblables Cette m thode semble accept e dans la mesure o l effectif varie peu En cas de variation forte en plus une augmentation de cr dit plus ou moins proportionnelle serait accord e sur demande justifi e des autorit s scolaires Un certain nombre de probl mes se r glent l amiable En l absence de v ritable laboration d un budget il n existe ni m thode ni processus budg taires En un sens une telle table rase peut pr senter des avantages pour l exp rimentation d une pratique budg taire adapt e aux circonstances et aux conditions changeantes du syst me SORAC a labor des propositions pour une v ritable budg tisation Et une approche de la gestion budg taire qui va se compl xifier prochainement sera pr sent e en annexe du rapport 10 A partir du plan comptable de l OCAM un cadre budg taire adapt aux besoins actuels est assez facile tablir SORAC propose un tel cadre avec tableaux de mise sur ordinateurs La structure des Propositions Budg taires sera la m me que celle du Plan de D penses Classe 6 du plan OCAM Les pr visions budg taires telles qu elles sont tablies et soumises au MINEPRISEC par l Ecole Technique de S
52. introduction inatendue demandant la mission de faire des propositions pour la recherche de nouveaux financements de la e Construction scolaire On peut penser a trois types de gt sources le marche national de la construction d coles et de homes l Etat les Eglises les Associations de Parents les Particuliers des aides bilat rales ventuelles ou interventions d ONG On peut penser des op rations de jumelage ou de parrainage des aides diverses fournies par des organisations internationales Les d marches effectuer peuvent varier selon les instances concern es Une documentation tenue jour sur les diverses possibilit s offertes serait utile Dans la s rie Techniques Comptable et Gestion Financi re de l INADES FORMATION il existe un livret No 7 para tre intitul Comment faire une demande de financement Le volet B a fait l objet de la part de SORAC d une tude comportant E une analyse de la situation actuelle de la DFCS un expos des options actuellement envisageables des consid rations et suggestions quant la solution qui semble la plus satisfaisante dans les circonstances pr sentes a Titre du document B1 DFCS Evaluation et Perspectives 17 Les activit s de la DFCS volueront en fonction de la demande et de la conception de ce type de construction Elle devra se tenir l coute du march et rester attentive l expres
53. ion devra aussi inclure la gestion des biens maintenance mobilier mat riels divers stocks Il conviendra de bien mat rialiser le syst me comptable ce niveau plan fiches mode d emploi en adoptant des supports aussi simples et clairs que possible en attendant la n cessit d un mat riel plus lourd et sophistiqu mais aussi en pr vision d un tel quipement futur optique de pr informatisation et en fonction des modes de rassemblement de classement et de traitement en usage au MINEPRISEC Dans les tablissements visit s les responsables ont con u ou adopt des m thodes pragmatiques de tenir leurs comptes s ils n ont pas exclusivement retenu la nomenclature propos e par le Minist re Il faut viter d imposer d en haut un syst me trop complexe dont ils ne verraient l utilit ni pour eux m mes ni pour d autres y compris le MINEPRISEC Comme l indique bien un document de la Banque Mondiale La gestion doit tre au service de la p dagogie il faut donc logiquement mettre la gestion au service de la p dagogie et non pas brimer les gens du terrain en leur imposant la gestion pour la gestion Il conviendra donc d associer ceux qui pratiquent d j une comptabilit de gestion rudimentaire la conception d un cadre et d un mode plus rationnels plus pratique et plus informatif Il s agira aussi de les motiver pour une gestion claire simple mais performante de les sensibiliser un domaine et un ensembl
54. ions r pondait assez bien la vari t d un syst me d Education 7 La mission SORAC s tale du 24 avril au 8 ao t 1990 La premi re p riode d accompagnement du Consultant a co ncid avec les trois premi res semaines donc avec le lancement des travaux Quant la seconde p riode il a t jug plus opportun sur place de la situer au moment de mettre au point les propositions principales de la mission 8 Avant de quitter Kigali le Consultant a fait le point des travaux de la mission avec ses coll gues de SORAC et GENIE et r dig un document intitul Etat des R alisations au 06 07 90 Annexe 3 Reprenant point par point les t ches des Termes de R f rence le document indique l tat d accomplissement et propose des suggestions pour la continuation et la fin Se la mission SORAC La situation peut se r sumer comme suit Les Aces pr vues ont t ou seront effectu es dans les d lais pr vus La mise en place de quelques l ments de par leur nature m me syst mes formations etc ou du fait des circonstances examens vacances n a pas pu tre men e terme ou m me entreprise Il faudra attendre la rentr e scolaire mais l essentiel est pr t pour le lancement vec l tude effec 2 par GENIE document 2 travail de 66 pages on devrait p der 1 informatisation es secteurs les _ plus n vralgiques du MINEPRISEC d s qe un financement pourra tre assur Champ du rapport
55. la promotion sociale Il conviendra de d finir les niveaux les contenus en fonction des besoins pr alablement identifi s Un l ment non n gligeable prendre en compte la motivation des personnes vis es Des l ments pour un programme seront pr sent s 7 La Division des Traitements figure parmi les premiers services pr vus pour l informatisation La soci t GENIE a effectu une tude tres document e et pr sente des propositions Voir Document de Travail GENIE du 05 07 90 Une tape de pr informatisation de pr paration du terrain sera sans doute n cessaire pour pr cis ment d blayer ce terrain clarifier simplifier les proc dures d graisser la mati re traiter Le personnel semble d un niveau de formation g n rale suffisant pour s initier l informatique Plusieurs tudes diagnostics ont d j t effectu es du MINEPRISEC en vue de l informatisation La pr sente devrait d boucher sur une r alisation concr te 8 Une circulaire minist rielle du 25 mai 1990 institue une commission charg e sous l gide du Directeur G n ral de l Administration de r soudre le probleme des lenteurs de transmission entre les Services de Gestion du Personnel existant au sein des Directions G n rales d Enseignement et le Service des Traitements La cr ation d une telle commission pr sagerait la concentration au sein de la Direction G n rale de l Administration de toute la gesti
56. lement la mention a appr ciation synth tique Le bulletin de signalement ne peut qu encombrer les dossiers financiers et emp trer les AEE qui les manipulent d La Gestion budg taire i La pr paration du budget 37 Il existe des variantes quant aux modalit s d laboration du budget En r alit il semble qu il y ait deux versions L une pr sente une proc dure traditionnelle de discussions d changes de navettes entre les hautes sph res du MINEPRISEC et du MINIFIN Il s agit de trouver un compromis sur une enveloppe budg taire globale partir d une proposition budg taire globale du MINEPRISEC La nomenclature budg taire telle que publi e au Journal Officiel comporte selon les secteurs de d penses entre 11 et 17 rubriques de d penses par nature Le MINIFIN qui doit arbitrer entre les Aa its de divers minist res d pensiers essaie sans toujours r ussir de reconduire les montants des ann es pr c dentes Il proc de une attribution de budget La seconde version de pr sentation du budget montre qu il n existe pas au MINEPRISEC de v ritable pr paration budg taire pr alable Savoir que la proposition budg taire peut se voir r duite de 41 peut d courager une pr paration s rieuse ii Absence d un service sp cialis 38 De plus ni les m thodes ni les outils d une budg tisation ne sont en place les mat riaux et les donn es ne sont pas disponibles 11 n existe aucun service sp cial
57. les personnes qui l animeront elle ne produira que les fruits m ris par ses membres Les objectifs les r sultats atteindre ne seront pas tr s difficiles d finir Ils seront d autant plus facilement r alis s et le niveau de service d autant plus lev que tous participeront d finir les modalit s de l action cr er la vie dans leur entreprise III CONCLUSION 159 Dans le quotidienn fran ais LE MONDE du 5 juillet 1972 le sociologue Alain Touraine crivait Le principe central de la gestion des organisations est que tout doit y tre combin en vue du but atteindre Ce n est pas en remaniant des organigrammes qu on modernise une entreprise mais en reliant de la mani re la plus directe et la plus constante l activit de chacun au but g n ral 160 Plus r cemment en f vrier 1990 un auteur rwandais affirmait Pourtant ce qui importe pour l heure c est de bien savoir ce qui d sormais n est plus comme avant et ce qui devrait tre et qui n est pas 26 161 Ce qui n est pas et devrait tre ne pourra na tre que de la volont du savoir voir du savoir faire de la conscience et du courage de tous ceux qui oeuvrent sur ce terrain de l ducation des enfants de ce pays de tous ceux l dont le Consultant a crois le regard et la route Rwandais et autres ss 1 27 PERSONNES RENCONTREES ET VISITES EFFECTUEES PERSONNES RENCONTREES 1 1 Au Minist re de 1 E
58. lle On peut leur apporter des outils les perfectionner dans le maniement des chiffres et le management on ne leur apprendra pas grand chose dans leur m tier de nourriciers d enfants Suggestions et recommandations 104 Parce qu ils ont conscience d un manque et qu ils sont de ce fait r ceptifs et motiv s la premi re mesure sera de r unir les charg s de gestion pour des journ es de rencontre d changes de concertation Ce contact d bouchera tout naturellement sur un programme de perfectionnement et d initiation aux m thodes et syst mes de gestion 105 En attendant les services financiers doivent continuer les solliciter pour remplir les divers documents dont le nouveau service des Etudes et Pr visions budg taires aura besoin pour commencer fonctionner Il conviendra de les inciter r pondre Certains documents des fins budg taires pourraient tre joints l enqu te statistique annuelle ou au rapport de rentr e 106 SORAC a pr par 1 presentation et la mise en place de documents bas s sur le plan OC M Le Consultant a lui m me port une attention particuli re la classe 6 des comptes qui constitue un Plan de D penses de fonctionnement pratique pour l enregistrement des d penses leur exploitation analytique et pour la pr vision 107 Apr s la suppression des internats les ES devront recevoir des instructions et des conseils concernant leurs relations avec les homes que les l
59. ment 130 Le personnel des projets a failli totalement dispara tre Au dernier moment c est dire en ce d but de juillet 1990 apr s la fin du Projet RWA 86 011 le PNUD et l Unesco maintiennent en place pour 6 mois le peu de personnel demeur fid le au poste jusqu fin juin C est un geste appr ciable indispensable et justifi Il reste au Gouvernement fournir la contribution compl mentaire qui doit permettre 4 la DFCS de franchir le cap difficile de ce deuxi me semestre de 1990 131 Une lettre a t adress e au Ministre de l Enseignement primaire et secondaire vers la mi mai demandant des mesures d urgence pour assurer la r tention d un personnel indispensable 132 Deux tudes assorties d options et de proposte ons ont t soumises par SORAC aux autorit s _ B1 DFCS Evaluation et Perspectives B2 lioration de la Gesti adm n latrati ve et ci de la DFCS 133 Ces documents traitent tous les points a dans les Termes de R f rence et abordent les probl mes tels qu ils ont t explicit s lors d une rencontre initiale avec les autorit s du MINEPRISEC 134 L ensemble des travaux de SORAC doit D E aux responsables de prendre des d cisions en toute clart et connaissance de cause de choisir l option qui assure la DFCS les meilleures chances de survie tout en D Sen les int r ts l gitimes de l Education au RWANDA 135 Les tudes de SORAC sont bien document es argument es e
60. ment dou s mais de parents pauvres ou indigents DOC INF 17 p 65 43 Le Fonds national pourra tre partiellement aliment par les NM i r alis es sur les internats Dans quelle mesure Pour le reste on rencontrera les m mes difficult s que dans le cas pr c dent Car l argent pour l Education quels que soient ses canaux vient de la m me source la contribution des m nages 44 Quel service pourra d rer l octroi et le remboursement des pr ts consentis au niveau secondaire 45 Ta gestion budg taire devient un probl me SAPTEA tous les niveaux Il est urgent de s en pr occuper Dysfonctionnements et blocages Causes de la situation et des probl mes expos s ci dessus cons quences 46 La recherche et 1 analyse des causes ne se justifient que dans la mesure o elles servent mieux comprendre l existant pour mieux pr parer l avenir Les aspects et l ments n gatifs ne doivent pas faire oublier les positifs qu il convient de reconna tre de valoriser et de d velopper Ils existent au MINEPRISEC et chez beaucoup de fonctionnaires ils ne demandent peut tre qu un peu de souffle pour prendre flamme A la limite on pourrait fermer les yeux sur les d ficiences les pesanteurs tout oublier et repartir z ro M thode de la table rase peut tre la meilleure apr s tout mais les m mes hommes retomberont demain dans les m mes vieilles orni res Alors ensemble il faut voir pourqu
61. n dehors du MINEPRISEC La gestion informatis e D SORAC doit permettre de r gulariser la situation 140 Dans les services de gestion et de secr tariat la faiblesse du personnel r side moins dans le nombre que dans un certain manque de motivation pour se perfectionner et comme ailleurs dans la Fonction publique dans un manque de perspectives de promotion les deux manques tant assez fortement li s 141 Les avatars actuels sont symptomatiques de carences administratives dangereuses pour la bonne marche d une entreprise qui vise simplement se maintenir en activit sans parler de se d velopper 142 Seul un effort de rigueur et une plus vigoureuse dynamisation du management permettront l entreprise de parvenir s autofinancer sans quoi elle risque de stagner 143 La Direction et le personnel actuels sont conscients du probl me et tout fait d cid s l affronter 144 Les causes structurelles des rivalit s d autorit hi rarchiques ont disparu en grande partie avec la fin du projet RWA 86 011 Reste le projet BAD Banque Africaine de D veloppement La seule autorit manag riale l gitime la DFCS est celle des responsables et agents nationaux 145 La disparit des r mun rations due la vari t des employeurs source de frictions et d aigreurs dispara t progressivement Toute diff rence doit tre fond e justifiable et admissible 146 Le compartimentage des nouveaux locaux ne favorisera
62. n indiquant le contenu des 3 phases pr voir 1 30 06 90 31 12 90 2 01 01 91 31 12 91 3 mi 91 1994 b Recherche de ressources financi res 150 Elle constituera une t che primordiale de la Direction et des Services de Gestion Les sources exploitables sont mentionn es dans le document en annexe de Etat des r alisations point 16 Il s agit pour la DFCS en tout premier lieu de savoir vendre ses services et pour cela de savoir pr senter au plus vite une solide image de marque C Etudes de march 151 Une tude du march de la Construction scolaire semble indispensable sujet d j mentionn en Annexe 3 Premi re Approche point B1 4 p 11 Ce probl me est abord dans S aluation et Perspectives p 9 e a o 152 La cons struction de homes Foyers va se d velopper La conception d un foyer pour jeunes sc laires implique une importante composante ducative et int resse donc la DFCS comme elle int resse l ensemble du SYSAS scolaire d L am lioration de la Gestion administrative et financi re 153 Elle fait l objet d un document SORAC de 9 pages qui se suffit lui m me Il est entre les mains des autorit s comp tentes Les indications et suggestions qu il propose sont importantes certaines essentielles 25 154 est our avoir m connu cett importance des cteurs de management que la DFCS conna t ses difficult s actuelles Pour en sortir il faut les reconn
63. norsoooosoo 8 Bibliographie essssssessssssss ij 27 40 50 58 59 60 iii D AB IONS T S ES DANS LE POR SES E A Al A2 d signe le VOLET A l re partie des Termes de R f rence de la Mission de Consultant en Gestion administrative et financi re Kigali 14 octobre 1989 Al partie concernant les Services financiers A2 partie concernant les Etablissements scolaires ES B B1 B2 d signe le VOLET B 2 me partie concernant la DFCS B1 Apr s Projet Moyens et proc dures d autofinancement B2 Am lioration de l organisation administrative et financi re CERAI Centre d Enseignement rural et artisanal int gr CRS Catholic Relief Service Aide alimentaire DFCS Direction de Financement et de Constructions scolaires DG Direction g n rale DOC FOR Bibliographie Documentation formative DOC INF Bibliographie Documentation informative EP Ecole primaire ERAI Enseignement rural et artisanal int gr ES Etablissement secondaire FRW Franc Rwandais environ 0 0125 EU et 0 07 FF GENIE G n rale de l Informatique et des Etudes MINEPRISEC Minist re de l Enseignement primaire et secondaire MINIFIN Minist re des Finances MINIFOP Minist re de la Fonction publique OCAM Organisation commune africaine et mauricienne PAM Programme alimentaire mondial PNUD Programme des Nations Unies pour le D veloppement
64. ns le temps et selon les circonstances de facon assez rapide et impr visible 56 Les travaux de SORAC dans les domaines juridique comptable budg taire et informatique apportent des l ments de rem diation applicables aux situations analys es Les consid rations qui suivent visent apporter une contribution compl mentaire et sans doute un clairage plus global et syst matique 1 a Gestion administrative et financi re des Affaires du Personnel 57 Le remaniement pr visible avec la circulaire du 25 mai entra ne deux autres probl mes r gler Un renforcement de la sp cialisation p dagogique des directions g n rales des enseignements Une reconstitution des grands ensembles du MINEPRISEC avec comme corollaire l am nagement interne de ces ensembles 58 Ces deux points feront l objet ult rieurement de fiches analyses 59 Pr voir si la nouvelle conception d une grosse unit de gestion sera plus fiable que la formule actuelle reste impossible tant qu elle n a pas subi l preuve de l usage 60 Apr s les propositions de GENIE concernant l informatisation des Affaires du Personnel il conviendrait de sensibiliser les agents la simplification des t ches et de certains processus Une tape de pr information pourrait tre pr vue avec information et pr paration du personnel dans le domaine de leurs futures activit s 61 Si l on modifie une partie d un syst me il faut voir les r per
65. nseignement Primaire et Secondaire M le Secr taire g n ral du MINEPRISEC M le Directeur g n ral de l Administration M le Directeur g n ral de l Enseignement secondaire M le Directeur de la Planification M le Chef de Division de la Carte scolaire M le Chef de Division du Contr le financier et ses collaborateurs M le Chef de Division du Service des Traitements M le Chef de Division de la Gestion du Personnel de l Enseignement primaire Un responsable des Services Financiers NOTE Pour diverses raisons maladie stage l tranger ou autres certains responsables n ont pu tre consult s A la Direction de Financement et de Constructions scolaires DFCS Direction du MINEPRISEC M le Directeur de la DFCS M l Ing nieur Civil Projet PNUD Mme la Secr taire Comptable Projet PNUD Mme la Secr taire Projet PNUD Dans les tablissements scolaires Les Chefs des tablissements visit s voir ci apr s et leurs adjoints charg s de l Intendance Autres personnalit s nationales M le Secr taire national de l Enseignement catholique S N E C M le Directeur du Bureau national de 1 Enseignement protestant B N E P Personnel des Organisations internationales M le Repr sentant r sident des Nations Unies M l Assistant du Repr sentant r sident Programmes M le Repr sentant r sident de la Banque Mondiale M le Repr sentant du PAM M le CTP Expert en Structure
66. nt de l administration des finances du personnel enseignant de la hi rarchie des Inspections etc tout cela vu sous un angle juridique et d en haut L l ve la vie scolaire le sens des tudes la formation de l homme de demain dans les difficult s actuelles du pays ne re oivent qu une attention mineure Les objectifs concrets de l Education l immense effort qu ils r clament et obtiennent devraient tre plus mobilisateurs plus dynamisants pour tous ceux qui se trouvent attel s cette rude t che d lever tout un peuple Su nt 82 Au niveau des services centraux une action pourrait tre men e pour motiver et responsabiliser davantage les agents administratifs et ducatifs par une information appropri e dont le contenu les formes et supports restent d terminer 83 Si les meilleurs fonctionnaires ne peuvent rendre efficace une organisation inadapt e il n en demeure pas moins vrai que La meilleure organisation ne vaut que par les hommes qui l animent DOC FOR 7 p 156 A B La gestion administrative et financi re des tablissements secondaires ES Or anisation Place de 1 Intendance dans les E 84 La liste des textes l gislatifs et r glementaires qui de O I enseignement secondaire figure en t te de DOC INF 16 p 6 9 85 L organisation actuelle a t fix e par 1 Arr t Minist riel n 23 13 01 02 du 09 12 86 p 167 178 de DOC INF 16 dont les annexes n taient pas en
67. oi lucidement pratiquer la volont d y voir clair _ Eluard et enfin d gager des perspectives de progr s pour l avenir Parmi les causes actuelles de dysfonctionnement les suivantes m ritent mention o a Manque de coordination entre services entre agents dans la conception et la programmation de certaines activit s et op rations 47 on peut avoir l impression d une certaine incok rence alors qu il s agit d une opposition entre deux logiques Le cas de l arr t de l aide alimentaire est clairant La meilleure logique est sans aucun doute celle de l autosuffisance mais celle qui garantirait aux l ves un niveau nutritionnel satisfaisant dans les circonstances actuelles serait l aussi un d sengagement progressif du CRS dans la mesure o la rel ve se trouve assur e b Manque de pr vision rigoureuse et de pr paration 48 Face aux situations qui s annoncent et dont on peut conna tre l avance les caract ristiques le cas de la DFCS est typique comme souvent les responsabilit s sont largement partag es Cela montre au moins l importance de planifier de ne pas laisser l avenir au hasard ou au d luge l Le d fi des futures t ches budg taires expos es plus haut constituera un test Il existe un service de Planification au MINEPRISEC c Cloisonnement des services et m me des personnes 49 Ce fait semble assez g n ralis m me dans le secteur priv Des unit s fonctionnent pour toute un
68. ome en exposant clairement aux instances les situations financi res et les probl mes des divers partenaires en particulier des familles en difficult 115 Une coop ration plus intensive de type relativement nouveau devra s instaurer entre la base et les sp cialistes du MINEPRISEC Avec la conscience des probl mes viendra aussi le temps d une plus troite solidarit professionnelle 116 Au niveau des ES des am liorations sont n cessaires et les gestionnaires en sont conscients Ils pratiquent avec leurs moyens et leur savoir faire une simple comptabilit de caisse un peu moins complexe et lourde que celle des pays nordiques Cash Accounting mais fondamentalement tr s semblable S il ne s agissait que de gestion courante dans les strictes limites de 1 ES le syst me serait satisfaisant il fonctionne sans superflu ni gaspillage Les l ves mangent leur faim on peut donc leur demander un travail normal et am liorer rentablement le reste du menu m tho es manuels mat riels 117 Les ES ne disposent ni du personnel en nombre et comp tence ni du mat riel de leurs homologues occidentaux comment alors et pourquoi leur demander_ plus comme certains sont tent s de le faire avec une sophistication de luxe co teuse inadapt e au milieu aux mentalit s aux besoins constat s provoquant scepticisme et rejet 118 Les propositions de SORAC et du Consultant s inspirent des principes suivants 20 D
69. on administrative et financi re de tous les enseignants Une telle mesure remet en cause la conception de la structure globale de MINEPRISEC et aura des incidences sur le sch ma des futurs r seaux informatiques Il reste la gestion p dagogique et tout le contenu de la vie scolaire Les avantages et les inconv nients possibles de la structure envisag e devraient faire l objet d une concertation interdirectionnelle Le Consultant se propose de d velopper la conception r ticulaire d un Minist re comportant trois grands ensembles Ta l Conception Services strat giques 2 Gestion logistique 3 Op rations Ces grands d partements seraient chacun dot s d une organisation interne en unit s op rationnelles la fois distinctes et articul es Centres de d cision de co ts et si possible de gestion budg taire autonome On croit aujourd hui une plus grande efficacit des petites unit s Une fiche en annexe du rapport du consultant pr sentera un mod le modifiable de structure r ticulaire pour le MINEPRISEC 9 Le budget du MINEPRISEC tel qu il figure au J O comporte selon les unites entre 11 et 17 rubriques de d penses par nature Chacune des cinq unit s constitue ainsi un Centre de D penses L enveloppe budg taire octroy e par le MINIFIN est r partie entre ces centres et entre les diverses rubriques selon des crit res qui l exception du personnel n ont pu tre ident
70. onctionnement de la Direction de financement et de constructions scolaires Structure et organisation de la DFCS 120 En tant que Direction la DFCS d pend de la Direction g n rale de l Administration du MINEPRISEC Elle est actuellement h berg e dans les locaux appartenant l Arm e proches de Kigali Centre donc tr s loin du Minist re Les services doivent bient t entrer dans le b timent neuf qui a t con u pour eux et par eux Les actuels locaux s talent tout en longueur les futurs se disposent peu pr s dans le m me orare mais en carr autour d un jardin central L espace construit tel qu il est distribu manifeste la m me parcellisation ou fractionnement que l ancien b timent comme si l esprit de cloisonnement si prononc et si n faste dans l administration avait pr valu dans l inspiration des concepteurs Les id es modernes sur l implantation des bureaux organisant 1 espace et ses contenus de fa on garantir chacun l ouverture favorable la communication la convivialit et l intimit n cessaire la r flexion et au travail personnels ne semblent pas avoir guid le crayon des architectes dans le trac du b timent destin les abriter 21 121 Ces consid rations auraient moins d importance si en plus de traduire une tendance et un tat d esprit complexe de la Tour d Ivoire elles n taient aussi symptomatiques de la structuration r elle de la DFCS jusqu ce jour Sou
71. ontr le Financier KIGALI MINEPRISEC 1990 yy VIII ME MO DD DE DE DE D M D GE ED DE 1 62 2 DOCUMENTATION FORMATIVE DOC FOR DOCUMENTATION FORMATIVE DOC FOR Union des foyers de jeunes travailleurs en collaboration avec Olivier PARIS Expert Comptable et Commissaire aux Comptes Trilog e pe 1 1 Plan Comptable Associatif Annate 97 p 1 2 Guide de l Organisation Administrative et Comprable 56 p 1 3 Guide Pratique de l Evaluation PARIS Editions Ouvri res 1989 N B Il s agit du Plan Comptable r vis fran ais de 1982 la correspondance avec le plan OCAM est facile tablir HAUWEL Cl Organiser et simplifier le travail administratif dans son environnement informatique et bureautique PARIS Entreprise Moderne d Edition 2 me trim 1986 210 p LEMAITRE P ET MADERS H P Am liorer l Organisation Administrative 100 fiches outils PARIS Editions d Organisation D cembre 1989 224p VAILHEN J P TCHNIO M et GARIBIAN G La Pratique du Budget Base 0 Ma triser les frais g n raux et introduire une dynamique de progr s PARIS Inter Editions 1983 284 p BENARD Chr Le Cahier des Charges d une Application Informatique l expression des besoins de l utilisateur PARIS Les ditions d Organisation Janvier 1990 191 p DELIGNY J P gt Le Fonctionnaire du Futur M thodes et Mobilisation PARIS EYROLLES Mai 1990 332 p Mas Flo Gestion Priv e pour Serv
72. our l informatisation du MINEPRISEC o Ainsi pour les trois domaines consid r s le Ce pr sente une tude comprenant une description de la structure et de l organisation une pr sentation de la mission des fonctions et des objectifs un expos de la situation pr sente et de ses probl mes une analyse des dysfonctionnements blocages d ficiences carences 3 OS des suggestions et recommandations Les multiples t ches align es dans les Termes de R f rences auront toutes t trait es en fin de mission SORAC dans la mesure o les circonstances et leur nature le permettaient Le temps des technocrates tait le temps des solutions Il nous faut maintenant passer au temps des probl mes Michel CROZIER L Entreprise l Ecoute nov 1989 I INTRODUCTION Objectifs de la mission 1 L objectif de la mission confi e au Consultant figure l article premier de son contrat avec l Unesco dans les termes suivants Dans le cadre du projet RWA 86 011 Assistance aux constructions scolaires Unesco PNUD une consultation en gestion administrative et financi re pour l am lioration de la gestion des services financiers du Minist re de l enseignement primaire et secondaire et des tablissements secondaires sera effectu e conjointement par deux organismes locaux SORAC et GENIE pendant une p riode de trois mois selon les termes de r f rence Volets A et B annex s ce cont
73. pendra pour son fonctionnement des responsables de la marche des affaires Les pr visions quel que soit le degr de d tail recherch selon les besoins d une unit administrative donn e seront pr sent es selon le sch ma la nomenclature qui doit servir de guide et de cadre l ex cution du budget Cette nomenclature sera labor e selon le plan comptable OCAM et applicable dans tous les cas SORAC a pr par des propositions 3 Probl me de la r gularit des d penses Comme la Division minist rielle du Contr le Financier ne dispose pas de moyens suffisants pour assurer un contr le efficace on peut sugg rer la m thode de contr le par exception la cr ation dans chaque tablissement c t des responsables actuels d une instance de contr le compos e de deux personnes nomm es par le Minist re sur proposition des inspecteurs et choisies parmi les professeurs et ventuellement les parents d l ves SORAC a des propositions dans ce sens Dans tous les cas la meilleure assurance reposera sur dla valeur et la motivation du personnel Au niveau de l tablissement l x cution normale du budget ne doit pas pr senter de difficult s majeures d s lors que les responsables ont un minimum de formation et des outils tr s simples leur disposition Au Minist re probl me connu personnel qualifi en nombre suffisant et demain apprentissage de l informatique 4 Probl me de l efficaci
74. proc dures administratives prioritaires en vue de la gestion informatis e du Minist re de l Enseignement Primaire et Secondaire Projet UNDP RWA 79 003 KIGALI et Secondaire en vue d une informatisation progressive de ses proc dures de gestion FMR ED OPS 81 282 RIGALI 1981 KASHAMA NOMBA VNU L informatisation du MINEPRISEC et le niveau actualise de l informatique au RWANDA Projet RWA 86 011 Mai 1988 VERMEILLE M Constructions Scolaires rapport 1987 RWA 79 003 KIGALI FMR ED EPP 87 222 PNUD OUDOT Pierre Situation actuelle et_ propositions Restructuration du service de financement et de Construction Scolaires et mise en oeuvre du projet RwA 86 011 UNESCO PARIS 1986 OUDOT Pierre Rapport final RWA 86 011 PMR ED EPP 90 222 PNUD GAILLARD Laurent Rapport d Activit s pr c e de Rapport Personnel KIGALI Avril 1990 SECK Mohamed A Etude Diagnostic de l Enseignement Primaice et Secondaire KIGALI Fin 1988 DESROCHES Pierre Oraanisation de la Maintenance de Constructions Scolaires Rapport de mission RWA 86 011 KIGALI 7 septembre 7 octobre 1989 14 p ESTRAM Hubert Strat gie de la maintenance Compte cendu du s minaire ao t 1988 RWA 86 011 KIGALI GOSSA Christine Assistance dans le domaine des constructions scolaires Rapport de fin de mission RWA 86 011 UNESCO PARIS Janvier 1989 La documentation ne portant pas de r f rence
75. publics ou priv s DIRECTION Conception Coordination k o D a F 2 C E S gt Sch ma pour un organigramme SECRETARIAT eo ESTION COMPTABILITE Co ts Budgets etc Documentation Information ACHATS MAGASINS MATERIAUX MATERIELS qe MARCHES DEVIS CONTRATS y 2 ARCHITECTURE PLANS TRAVAUX e OT AR ar o as qe pa ANNEXE 3 ETAT DES REALISATIONS AU 6 7 90 DES TACHES DE LA MISSION DE CONSULTANT EN GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE A KIGALI OBJET Le pr sent document r dig par le Consulant de l UNESCO deux mois et demi apr s le d but et un mois avant la fin des op rations men es par SORAC est d abord destin cette agence et vise un triple but l Faire le point de l avancement des travaux la date du d part du Consultant i 2 Exposer succinctement les points que le Consultant a plus particuli rement examin s et qu il d veloppera plus amplement dans son rapport E 3 Proposer des perspectives et des suggestions pour que SORAC termine la mission avec succ s REMARQUES PRELIMINAIRES Le terme Le Consultant d signe le consultant de l UNESCO Ses coll gues de la mission sont d sign s sous le terme de SORAC GENIE d signe la soci t sous traitante pour l informatique Les num ros de suite de l expos reprennent ceux qui accompagnent la num rotation d cimale
76. r La triche n est pas une r gle de jeu c est un mauvais exemple dont les cons quences sont difficiles neutraliser Des d clarations tr s r centes des plus hautes autorit s du pays traduisent une prise de conscience en profondeur des probl mes auxquels l Education _et son administration sont parfois dramatiquement confront es Alors mais seulement apr s le tour et l tude des probl mes il faut chercher les solutions d couvrir les voies et les moyens d avancer r solument yers des situations de pius en plus satisfaisantes Suggestions et recommandations 55 La probl matique d velopp e plus haut appelle un certain nombre de mesures possibles expos es bri vement ci apr s Les l ments de solutions demeurent modulables modifiables et souvent optionnels Il s agit d abord de consid rations indicatives destin es servir de tremplin une recherche de solutions concr tes tenter pour les responsables sur le terrain Parfois les voies et moyens sont clairs pour tout le monde parfois rien n est s r ou satisfaisant d avance avant de voir appara tre les effets Ici le terrain c est essentiellement l homme en situation administrative non pas l homme de l organisation mais l homme en organisation Chaque probl me a plusieurs composantes techniques organisationnelles socio culturelles Selon le cas le dosage et la dominante sont diff rents et l importance d une composante peut varier da
77. r les documents en vue d informatisation des proc dures de contr le budg taire tableaux de bord fiches de dialogue 2 outils divers de reporting Mettre en place un plan et un syst me comptable OCAM un mode de gestion et des instruments appropri s Analyser valuer la dette des ES et proposer des mesures pour l ponger Concevoir formation et perfectionnement des gestionnaires d ES RESULTATS ESCOMPTES Voir doc original Etudes des nouvelles orientations et du fonctionnement de la DFCS L Apr s Projet Rechercher comment la DFCS pourrait s auto financer En introduction des propositions pr cises pou a recherche de nouveaux financements de la construction scolaire Evaluer la production et les moyens de production Red finir les activit s de la DFCS dans le sens d un renforcement de son op rationnalit d velopper sa production sp cifique i Evaluer les ressources humaines financi res et les moyens mat riels n cessaires l accomplissement de la mission telles que red finie en fonction du futur statut et du futur champ de ses op rations Concevoir les activit s et les formes futures de la DFCS Proposer des modes de fonctionnement visant rendre la DFCS op rationnelle et auto suffisante Projections financi res voir exemples donn s doc original Proposer de nouvelles structures adapt es aux nouveaux modes de fonctionnement avec sc narios juridiques et conomiques programm
78. rat Pendant cette p riode de trois mois le consultant fera deux visites de courte dur e au Rwanda pour superviser le travail des consultants locaux et y participer si n cessaire afin de mettre sur la bonne voie les t ches pr vues contr ler les progr s accomplis et participer la finalisation du rapport final des consultants locaux 2 En bref il s agissait d accompagner en les guidant et les assistant dans leur mission deux agences nationales charg es d effectuer les t ches fix es dans le document intitul Mission de Consultant en Gestion administrative et financi re Kigali 2 Deux sp cialistes ont t mis l oeuvre par SORAC l un en Science juridique et Management l autre en Gestion et Comptabilit 4 GENIE a fourni un ing nieur des travaux statistiques sp cialis en Informatique appliqu e a la Gestion 5 En plus de l accompagnement semi directif mentionn ci dessus la contribution sp cifique du Consultant la mission a vis les composantes administratives et organisationnelles du syst me revoir composantes qui conditionnent l efficacit des techniques et m thodes d action mises en oeuvre c est dire le niveau et la qualit des services effectivement produits Le Consultant apportait aussi le regard du praticien de l Enseignement et de l Administration de l Education 6 Les quatre consultants avaient tous galement une formation conomique Ainsi l ventail de leurs qualificat
79. res les 3Q0C P Qui Quoi Quand O Comment Porai _ les 5 M Milieu environnement Main d oeuvre Personnel Mati re supports Mat riel moyens machines M thodes Avant toute injection de nouveaut y compris l informatique il convient d int resser le personnel de le consulter et d obtenir sa participation active la pr paration et au lancement des OR RA PANAR A 2 Services t laure A Etablissements scolaires De nombreux aspects ont d j t trait s ci dessus dans la mesure F o ils impliquaient la responsabilit des services centraux cf 1 2 1 c 1 2 2 1 3 1 a 1 3 1 c 1 3 Li A 2 1 Situatio on pr sente Un inventaire bien document a t ddresc par le Contr le financier du MINEPRISEC sous le titre Pp une estio e des tablissements scolaires Les pages 6 15 sont particuli rement clairantes le pee enE travail lui doit Mie La liste ci apr s donne d ja i une id e du TEA des difficult s actuelles ET Manque de budestisavi n d o davorije et d sordre Diminution des aides alimentaires Insuffisance des subsides et contributions Manque de gestionnaires Absence de contr les r guliers d o irr gularit s La description et l analyse de la situation sont tr s explicites et parlent d elles m mes A 2 2 Les solutions semblent d pendre en tout premier lieu de l am lioration du personnel responsable tant du point de
80. rvices finance t on Internats h bergement nourriture Services auxiliaires sociaux sanitaires transports Enseignements Formations diverses recyclages Services annexes documentation biblioth que labos Projets et programmes ducatifs divers Autres fins 4 COMMENT ET QUAND Modalit s et dates de pr paration discussion vote attribution versement contr le 5 POURQUOI R partition par objectif et niveaux d ducation o g n ral technique agricole commercial par niveaux fili res sections Cette rubrique pourrait se croiser avec le point 3 6 Comparaison dans le temps dans l espace entre r gions et tablissement 7 Evolution et perspectives capacit s financi res de l Etat capacit contributive des m nages politiques budg taires alternatives possibles autres sources possibles et pr visibles Fiche 3 ENQUETE INTENDANCE STRUCTURE DES DEPENSES Distinguer INTERNAT et EXTERNAT l IMMOBILISATIONS Emplois durables plus d un an l l Constructions nouvelles am nagements transformation programmes pluri annuels 1 2 Installations fixes 1 3 Mobilier 1 4 Machines mat riels divers 1 5 Mat riels d enseignement scientifique audio visuel autres 2 CHARGES DE FONCTIONNEMENT r currentes annuelles mensuelles Nomenclature des charges par nature PERSONNEL d
81. s structure effectif t ches tapes pr visions financi res avec co ts recettes d penses etc R orce am liorer l organisation administrative et Proposer un cadre de gestion B 2 1 1 Cr er une gestion budg taire avec outils ad quats et activit s inh rentes pr visions calendriers co ts carts analyses ratios suivi de gestion etc B 2 1 2 Organiser l information sur les proc dures en usage et en assurer la circulation aupr s des financiers et autres partenaires B 2 2 Forger des outils de travail oi la Die tion Plan d action tableaux de bord etc afin de B 2 2 1 Renforce la comptabilit g n rale affiner le plan er la tenue des comptes Normaliser les comptabilit s Analyser les bilans tablir des indicateurs et des ratios B 2 2 2 Cr er une r elle gestion de la tr sorerie B 2 2 3 Instaurer une comptabilit analytique d exploitation pour aider la confection de budgets de FORCERORReNeRE ac onpagnant les plans d activit s B 2 2 4 Permettre et pr parer la consolidation des comptes Informatisation sur mat riel existant RESULTATS ESCOMPTES Voir doc original Notes du Condenseur 1 2 Parfois le contenu des rubriques a t pr cis Sur plusieurs points il conviendrait de sp cifier clairement et concr tement les finalit s assign es aux t ches en vue de quelles missions remplir avec selon les cas les niveaux de service avec qu
82. s centraux Conception d une fiche de dialogue circulation de l information RODEARES et descendante Rechercher des proc dures d laboration d adaptation d ex cution et de contr le du budget ordinaire du Minist re et du budget type des tablissements D terminer le contenu des budgets aux divers niveaux Fixer les modalit s d ex cution et de contr le et suivi des budgets Tenir compte des programmes de gestion comptable mis en place sur IBM existant au MINEPRISEC Am liorer l efficacit des ressources existantes Rechercher les conditions d une meilleure utilisation de l infrastructure et des quipements Am liorer l allocation et l utilisation des ressources humaines et financi res Elaborer un programme de formation du Personnel administratif et gestionnaire Mettre en place des m thodes de travail pour am liorer le rendement de la Division des Traitements de la S curit Sociale et de la Comptabilit Articuler la tenue des dossiers Enseignants avec la gestion des Traitements Normaliser la pr sentation des budgets pour permettre une consolidation centrale Etablissements secondaires ES Am liorer la gestion Etablir un cadre budg taire pour les ES Propositions budg taires plans de d penses etc VOLET B B 1 B 1 1 B 1 1 1 B 1 1 2 B 1 2 B 1 2 1 B 1 2 2 Produire et faire circuler les informations n cessaires la budg tisation Elabore
83. s et Proc dures MINIFOP 2 2 1 28 VISITES EFFECTUEES Services minist riels centraux Tous les services dont les responsables sont mentionn s ci _ dessus aux 1 1 et 1 2 e Etablissements scolaires Lyc e Notre Dame de C teaux Kigali Groupe scolaire de Bicumbi Ecole d Infirmi res de Rwamagana Lyc e de Kigali quartier de Rugunga Ecole technique de Shyogwe Petit S minaire de Rwesero et son remarquable ensemble de productions Voir fiche Ecole Entreprise Ecole Productivit C E R A I de Rwesero et ses productions 29 IER ROC ANNEXE 2 GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE MINEPRIS E LA DF VOLET A MINEPRISEC et Etablissements secondaires A 1 MINEPRISEC Services Centraux A 1 1 Situation actuelle a fait l objet de nombreuses tudes rapports et circulaires d experts internationaux et divers consultants de fonctionnaires du MINEPRISEC Les carences distortions et dysfonctionnements du syst me ont t mis jour souvent avec pr cision et perspicacit L abondante documentation disponible y compris diverses notes du Minist re a t d pouill e et analys e Des entrevues avec de nombreux responsables ont permis d obtenir un apercu de la situation d identifier les points n vralgiques et d envisager des interventions A 1 2 Principales d fectuosit s signal es 1 2 1 Manque de coordination et de communication entre a Les services d
84. s l action de l actuel Directeur et par la volont de tous cet tat de fait s att nue et tend dispara tre L esprit de clocher ou de forteresse qui a r gn dans le pass est en grande partie responsable de la situation pr caire actuelle de la DFCS L ensemble DFCS constituait plut t qu un assemblage une juxtaposition de fiefs et de chasses gard es Accol es un service partie int grante du MINEPRISEC avec son directeur et ses agents nationaux de la Fonction publique on trouvait deux cellules l une dite PNUD Unesco avec son Conseiller technique principal et l autre BAD Banque africaine de D veloppement moins importante en nombre Ces Cellules s estimaient autonomes par rapport aux autorit s nationales et se comportaient comme telles refusant toute activit ou tout geste qui aurait pu signifier subordination envers les autorit s minist rielles ou int gration dans une unit nationale Les membres de ces cellules appartenaient au PROJET taient pay s sur et par le Projet et se retranchaient derri re le Projet ou son Chef Les architectes engag s et pay s par le Projet avaient t recrut s un niveau de salaire nettement sup rieur 80 000 FRW environ celui du secteur priv autour de 50 000 et quatre fois sup rieur aux tarifs de la Fonction publique 20 25 000 122 On s explique la suite et la situation que SORAC et le Consultant doivent aider claircir et rectifier Avec la fin du Proj
85. scolaires avec deux Divisions Division Architecture et G nie scolaire Division Approvisionnement et Comptabilit 21 Cette Direction fait 1 ORIRE d une tude sp ciale dans ce rapport voir point C SE _ Mission fonctions objectifs 22 Dans une circulaire en date du 22 mars 1989 avec objet la Transmission du nouvel organigramme le Directeur g n ral de l Administration tablit une liste des fonctions de toutes les unit s du MINEPRISEC 23 Les attributions des unit s de la Direction g n rale de l Administration occupent les pages 4 5 et 6 de cette circulaire Elles consistent en une liste de fonctions pr cises clairement exprim es Dans les bureaux les t ches correspondantes ne semblent pas aussi nettement d finies et attribu es aux agents De m me dans le recueil intitul L gislation sur l Enseignement primaire rural et artisanal int gr et secondaire paru en octobre 1989 les objectifs ne sont pas bien explicit s et la finalit de toutes ces fonctions iS n PRESSE gu re 24 De plus les relations t PRE ET entre certains services ne figurent pas dans le texte Ainsi subsistent et se perp tuent les dysfonctionnements et blocages mentionn s plus loin Situation actuelle probl matique 25 La situation pr sente pose plus de questions qu il n appara t simple lecture des Termes de R f rence de la Mission Il convient ici d identifier et de d finir aussi clairement et succinctement
86. secondaire 7 pages L bi li atlon des instruments de gestion et de contr le dans les secteurs scolaires 6 pages S Pour une gestion fonctionnelle des tablissements scolaires ao t 1989 37 pages Documents de travail labor par la Division du Contr le financier Y sont repris quelques l ments du rapport de Mohamed SECK Le document Pour une gestion fonctionnelle pr sente un plan comptable adapt du plan national dit plan OCAM officialis en 1978 et rendu ex cutoire en 1983 98 Ces TOcUmENnTE exposent la structure du syst me de gestion a tous les niveaux ext rieurs E au Minist re le fonctionnement du syst me les divers domaines et contenus de la gestion les d ficiences et les lacunes 99 La situation des ES n est pas idyllique Pour l am liorer il faut surtout mpliquer et d alourd inutilement la t che des responsables qui se tirent assez bien d affaire ce qui parfois rel ve du miracle quotidien face aux nombreux et graves handicaps qu ils subissent Dys A handicaps et es 100 Un ensemble d l ments n gatifs li s au manque de formation et de sp cialisation freine et bloque une volution souhaitable et n cessaire vers un fonctionnement normal de l intendance et une production de r sultats b n fiques attendus 101 Une simple liste donnera un aper u des d fectuosit s corriger Mais au del d un bilan charg n gatif les charg s d inten
87. sion des besoins Le renforcement de son op rationnalit d pendra du statut adopt qui son tour commandera sa capacit de recruter le personnel n cessaire SORAC a soumis l Autorit Comp tente un document intitul B2 Am lioration de la Gestion Administrative et Financi re de la DFCS Les travaux de SORAC mettent bien en vidence la position fragile de la DFCS dans la n cessaire passe actuelle 2 me semestre 1990 qui n est pas une impasse si tous les protagonistes y compris l Etat font le geste qui sauve 18 Ce point est clairement d velopp dans les documents SORAC mentionn s ci dessus en particulier dans la partie Bl 2 de Bl DFCS Evaluation et Perspectives intitul e Ressouces humaines mat rielles et financi res indispensables la continuit de la DFCS Le futur statut et le futur personnel d termineront le type de structure et de fonctionnement la politique budg taire l ventail des activit s et le march potentiel 19 Voir document SORAC Bl DFCS Evaluation et Perspectives points Bl 2 1 2 2 2 3 pages 6 9 20 Voir document SORAC Bl DFCS Evaluation et Perspectives point 3 1 4 page 14 la fin 21 26 Ces rubriques traitant de l am lioration de l organisation des moyens et outils de travail font l objet du document SORAC B2 Am lioration de la Gestion Administrative et Financiere de la DFCS Dans un domaine plus
88. sme et entre celui ci et le milieu ext rieur en particulier son environnement technique et professionnel En cela sont sp cialement concern s les services de conception Direction Planification Orientations etc Cette responsabilit incombe parfois une seule personne le Directeur elle ne peut s exercer valablement qu en collaboration r elle avec le Chef des services techniques le Responsable des services de gestion et les Responsables de la politique de d veloppement scolaire au MINEPRISEC Cela suppose des relations fonctionnelles avec les Finances de l Education Budget la Carte Scolaire Planification et pour la conception des locaux avec les Directions d Enseignements et les Inspections L horizon de la Direction ne s arr te pas l L environnement avec lequel ru devra se maintenier en symbiose est vaste et complexe B 3 3 renct onenen m thodes pratiques outils supports mat riels etc Les consid rations nises aux points Al 2 5 et A1 3 5 duc ici valables La DFCS quel que soit son statut disposera par la Date m me de ses activit s et responsabilit s d un atout pr cieux un nombre lev d agents de haut niveau dont la formation scientifique et technique doit aussi servir cr er entretenir et eve cpper une organisation rigoureuse FA one efficace La DFCS devrait constituer une unit pilote exemplaire et ainsi exercer des effets SPORE eTREnERE sur d autres organismes
89. sp cifique un logiciel de comptabilit g n rale et analytique GAMIC a t mis en place par SORAC sur les MACINTOSH Plus Ce logiciel assure la r alisation des objectifs figurant dans les rubriques 23 24 25 et 26 La formation du personnel l utilisation du logiciel GAMIC est en cours CONCLUSION Dans la mesure o cela d pendait principalement des membres de la mission les objectifs initialement fix s sont pour la plupart d j atteints et les t ches qui restent en bonne voie d ach vement SORAC a effectu un travail bien cibl rigoureusement adapt aux situations un travail de sp cialistes qui connaissaient bien le terrain et qui au bout d analyses perspicaces savent d gager des perspectives concr tes et des suggestions r alistes donc r alisables VOLET_A A 1 2 1 A 1 2 2 A 1 3 A A 1 3 2 1 1 3 3 A 2 A 2 1 CONDENSE DES TACHES D MISSION DE CONSULTANT EN GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE A KIGALI je d apr s les Termes de r f rence Gestion des services financiers du MINEPRISEC et des tablissements secondaires ES nn a MINEPRISEC Renforcer les services financiers et am liorer l organisation administrative et financi re Instaurer des syst mes et des modes de collecte d informations en vue d laborer des pr visions budg taires et harmoniser les pr visions budg taires des tablissements secondaires avec celles de la Direction des services financier
90. t des d penses L efficacit reposera en grande partie sur la formation voir point 6 ci apr s TE convient de rechercher quels investissements modestes pourraient tre effectu s rapidement amortissables par les conomies qu ils r alisent conservation des haricots Rechercher une meilleure rentabilisation des installations et terrains existants par une utilisation ou une exploitation plus intensives Les coles pourraient laborer un projet sp cifique en fonction des moyens disponibles et de rs objectifs conomiques et p dagogiques propres Le d veloppe nt des capacit s d autofinancement devrait entrer dans des projets ducatifs labor s soutenus et r alis s par l ves professeurs administrateurs parents Suggestion Aller voir RWESERO et prendre de la graine Sur ce point des propositions sont en cours d laboration Le manque de terrain all gu par certaines coles ne vaudra plus pour un levage si des aliments produits dans le pays sont disponibles un prix permettant de rentabiliser l investissement L existence active de coop ratives et d associations parents par exemple devrait promouvoir toute entreprise de production et de maintenance o 5 Ce point prolonge en partie le pr c dent L allocation des ressources humaines rel ve de la carte scolaire r partition des sections structure des types d enseignement des contenus et horaires d enseignement e
91. t rieure 75 On l a vu d j les formes bougent Les imp ratifs de l efficacit font craquer le carcan de l organigramme L exigence de r sultats plus rapides abolit les cloisons trop massives et opaques Peu importe le flou des contours juridiques d s lors que la structure est efficace et solide DOC FOR 7 p 185 76 Le MINEPRISEC voir Annexe 3 Etat des R alisations devrait voluer vers une structure comportant trois grands ensembles ou d partements Les services de conception et pr paration des d cisions politiques et strat giques Les services de gestion logistiques Les services op rationnels de production ici l enseignement la formation 77 Evidemment Conception Gestion et Op rations ne sont que les fonctions dominantes d signant la production principale des services indiqu s Dans tous les services bureaux ou classes il faut concevoir d cider g rer produire Un service de conception produit des id es des d cisions des plans etc Le ma tre aussi dans sa classe mais sur le terrain au rez de chauss e du syst me o les activit s de tous les tages du b timent se concr tisent en r sultats 78 Le Service Etudes et Pr visions budg taires peut se situer dans l ensemble Gestion mais aux confins de l ensemble Conception et plus particuli rement articul avec la Planification Ensemble Conception En fait il fera la jonction entre les deux
92. t structur es IL n y a pas lieu de les exposer ici Les r sumer en d naturerait le contenu Il suffira d en rappeler les principales conclusions en regard des dysfonctionnements et handicaps diagnostiqu s et en r ponse aux manques combler 23 eg d nctionnements risques 136 Le personnel la fin juin 90 se trouve d s quilibr par un manque important d architectes Ce manque ne pourra pas tre totalement combl dans l imm diat Il en r sulte une surcharge de travail du fait qu il faut assurer la poursuite et la surveillance des travaux en cours 137 L intendance n a pas suivi Pour l ann e 1990 la DFCS ne semble pas avoir b n fici d un budget de fonctionnement Les fonds n cessaires pour assurer la soudure entre le temps du projet et le d but de l autofinancement est estim 20 millions pour une ann e salaire du personnel compris C est le sacrifice consentir pour tenter le sauvetage de l entreprise 138 Le pass r cent montre qu un organisme du type DFCS ne peut sans risquer de sombrer naviguer vue Des pr visions des programmes budg tis s moyen et long termes des tudes de march sont indispensables 139 Sans une gestion budg taire appuy e par une comptabilit g n rale et analytique ad quate un organisme comme la DFCS ne peut pas affronter l avenir sans risques majeurs quelle que soit par ailleurs sa valeur technique La DFCS devrait facturer tous services effectu s e
93. t de l organisation des emplois du temps travail complexe et d licat D une autre nature sont les ressources financi res plus ductiles plus faciles canaliser vers des usages diversifi s Am liorer leur utilisation et par la suite leur allocation d pendra des m canismes budg taires qui pourront tre instaur s et fonctionner en particulier de la finesse et de la qualit de l analyse des besoins sur le terrain Il faudra aussi que les instances minist rielles aient les moyens d exploiter les propositions qui remonteront de la base les moyens d animer et de nourrir le dialogue Des propositions sont en cours d laboration L informatisation entra nera un red ploiement du personnel Il faudra entre autres mesures essayer de r duire l instabilit en poste du personnel taux de rotation lev s d cloisonner les services d senclaver les personnes redistribuer les t ches plus quitablement tablir des TRT Tableaux de R partition des T ches un mod le sera propos en annexe du rapport du consultant 6 Question fondamentale pr ciser et traiter en concertation avec les responsables minist riels les personnes concern es ou tout au moins celles qui pratiquent un semblant de gestion et tiennent une petite comptabilit des sp cialistes de la formation envisag e Il pourrait tre fait appel des praticiens du priv et des enseignants du secondaire ou de
94. tat Un des premiers points consid rer serait la politique officielle en mati re de construction scolaire les tudes de la Carte Scolaire les projets des promoteurs divers B 3 Renforcement Am lioration B 3 1 G n ralit s Un audit de la DFCS a d j t effectu par la SORAC qui peut servir de point de d part une mise jour suivie de recommandations ad quates L inventaire des d fectuosit s ayant t dress il reste y chercher rem de L encore les solutions d pendent du recrutement en nombre suffisant d un personnel comp tent pr sent et motiv pour la gestion en particulier pour les composantes budg taires de la construction et de la maintenance D tach du MINEPRISEC la DFCS devrait assumer toute la gestion de son personnel carri re traitements cong s etc Toute la gestion d ailleurs sera du type entreprise priv e Donc certaines contraintes et exigences inconnues d un service public devront tre prises en compte au regard de ce qui se pratique dans la profession et sur le march B 3 2 Structure de la DFCS Elle devra s inspirer des m mes principes que le MINEPRISEC et s laborer sur des bases semblables Voir Volet A 1 3 1 b et sch ma pour un Organigramme ci apr s Sur la base de la production finale attendue de l organisme et des objectifs techniques atteindre il s agira 1 D organiser les services techniques et de les articuler entre eux de fa on
95. udg taires s imposent La dette n existe semble t il que dans quelques tablissements Il est important d en conna tre les causes possibles pour en pr venir ventuellement l apparition Accroissement inattendu et impr visible de l effectif Hausse importante et impr vue e certains prix due des restrictions d arrivages mauvaise r colte p nuries diverses M thodes d fectueuses d approvisionnement parfois li es la conjoncture sucre Mauvaise pr vision des besoins de consommation Impossibilit de pratiquer l achat en gros au moment de la r colte par manque d argent de mat riel et locaux de stockage ou par simple impr voyance Pertes ou d t rioration anormales des denr es mauvaise conservation Des propositions pour r sorber la dette et en viter la perp tuation sont tablies par SORAC Formation un programme sera labor pour la prochaine rentr e scolaire Il visera tous les agents charg s de gestion soit temps complet soit temps partiel les plus nombreux actuellement il est rare qu une personne soit enti rement occup e par l intendance dans la fonction purement comptable telle qu elle est con ue et remplie aujourd hui dans les tablissements Les agents actuellement responsables de gestion ont une exp rience et des profils tr s divers voire disparates La formation devra en tenir compte 16 VOLET B La liste des t ches du volet B commence par une
96. ue les comp tences quitteront le service public tant que le march en cause ne sera pas satur Il faudrait donc d s maintenant envisager des mesures propres saturer ce march Une difficult provient du fait que certaines formations dont celle d architecte exige l envoi d tudiants SEO eE Pour certaines professions on conna t mal les besoins Mais s il existe un d ficit quelconque on sait que les comp tences iront au plus offrant et dans la conjoncture actuelle la Fonction Publique est loin de pouvoir concurrencer le priv B 2 3 Crit re principal pour le choix d un Statut Dans 1 imm diat l Etat devra s il tient voir la DFCS poursuivre ses activit s lui permettre de voler de ses propres ailes c est dire la rentabiliser Diff rentes solutions existent mais quel que soit le statut finalement retenu les agents de haut niveau devront recevoir une r mun ration comp titive face au secteur priv B 2 4 March de la construction D s maintenant avec le red marrage de l affaire il serait int ressant d effectuer une prospection du march pour avoir une id e des d veloppements venir On assure que la demande sera suffisante 37 encore faut il qu elle soit solvable et que la capacit de financement des promoteurs ventuels ne soit pas contrainte de s orienter vers des d penses de fonctionnement par exemple d alimentation ou de fournitures face A un certain d sengagement de l E
97. xt rieures 94 Le MINERVAL contribution des familles fix par l Etat est pass en 1989 de 9 000 11 000 FRW soit une augmentation de plus de 22 Pour le primaire les frais de scolarit sont pass s de 100 FRW par an au minimum 100 FRW par trimestre et par enfant Arr t Minist riel du 18 11 88 soit un bond de 200 95 Cette situation dans les circonstances actuelles m riterait d tre plus abondamment document e Le probl me qu elle pose pour la gestion budg taire des mois venir a t expos plus haut 96 Les ES prouvent des difficult s de plus en plus grandes et nombreuses faire rentrer le MINERVAL Il est pr voir que ces difficult s iront grandissant dans la mesure o 16 il faudra pour l h bergement et la pension en compensation de l aide alimentaire supprim e augmenter consid rablement la contribution la capacit contributive des parents revenu mon taire et production vivri re s amenuise un peu partout et gravement en certaines r gions le prix des denr es alimentaires monte sensiblement chaque ann e on situe l inflation globale autour de 8 l an 97 Pour avoir un aper u plus d taill de l ensemble des difficult s et probl mes de gestion il faut se reporter divers documents et circulaires r cents du Minist re dont JER suivants Pour une bonne gestion des ressources fliancierec et mat rielles des tablissements dense rqnenent

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