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Etapes et conduite d`une operation d`audit

1. NOTLONGOYd SLVHOV S3LN3A 19 0084 LVHOV udu 3NISQ uf3193uIQ nYa ANISN 3 31938 14 1V43N35 913193910 LQUU0 39U05 UOLSLALP 4Le uLL aLyouesatiy Z AI 1 3 uVa 3NISn NOI 19 10084 9 3NISh S1VH2V nu JNISN S31N3A NISN S31N3A 9 ANISN NOI 19N00Hd 19 0084 TV33N39 4N1193410 1 UOLSLALP LL UUOL IUOJ aLyouevalH 3X3NNV 8 UN3193410 V UN3L93410 S NOI LINAONd S31N3A SLVHOV VU3N39 3031339310 BULL pue 44e3S p AI 3X3NNV S31N3A 19 1084 SLVHOV S31N3A NOI LONGOUd S1VHOV ody 83193410 N3193410 S31N3A Jofeu 3e33 3 3 1VY3N39 8 31 93814 S1VH2V 16 3 MISSIONS ACTIVITES DES FONCTIONS PRINCIPALES Toute entreprise si petite soit elle ne peut produire et subsister qu autant qu elle poss de et met en jeu certaines fonctions correspondant aux activit s indispensables pour atteindre ses buts Fayol La d termination des activit s indispensables doit s ef fectuer videmment la cr ation de l entreprise mais en cours d existence elle devra repenser le probl me en fonction de modifi cations qui peuvent lui tre impos es de l ext rieur ou qui r sultent d un changement d un am nagement de ses polit tales Actuellement les fonctions principales ou essentie
2. le bon de livraison pr num rot sert de pi ce de base la facturation et un contr le rigoureux permet de s assurer que tous les bons de livraison ont bien t transmis au service facturation Dans une telle hypoth se les tests appliquer seront les suivants S assurer qu il n y a pas de rupture de s quence dans les num ros des bons de livraison S assurer que le nombre de bons de livraison mis est le m me que celui des factures tablies S assurer qu aucun bon de livraison non num rot n a pu exister a contrario qu toute sortie de stock correspond un bon de livraison num rot 3 Etendue des tests L objectif est de prouver la permanence de l application des points forts En cons quence l examen devrait th oriquement couvrir l exer Cice ce qui parait exclu compte tenu des moyens mettre en oeuvre et des co ts correspondants En pratique l examen portera sur une ou des p riodes suffi samment longues pour que les r sultats obtenus puissent tre reconnus comme significatifs la technique du contr le par sondage tant l outil privil gi pour d finir l importance et l tendue des tests Bien videmment on pourra utiliser les techniques statistiques habituelles pour d terminer l tendue des sondages Mais dans la majorit des cas c est le jugement le flair de l au diteur qui lui indiqueront le lieu et l importance des tests qu il pratiquera 76 77
3. VERIFICATION DES COMPTES en effet ce n est pas un simple contr le des comptes qui sera pratiqu on v rifiera galement que les r gles internes ou externes l entreprise sont respect es La r gle g n rale valable pour l ensemble des comptes et pour chacun d eux est suivante S ASSURER DE LA MATERIALITE DES FAITS ET DE LA VALIDITE DES VALEURS DANS LE RESPECT DES REGLES ET DE LA REGLEMEN TATION Il convient donc dans l ordre choronologique des op rations de suivre la DEMARCHE ci apr s prendre connaissance des r gles externes et internes l entreprise qui r gissent le fonctionnement et la tenue des comptes contr ler la mat rialit des faits contr ler la validit des valeurs 79 3 2 Pour qu une comptabilit ait une valeur certaine il faut qu elle respecte les PRINCIPES COMPTABLES FONDAMENTAUX Continuit de l exploitation il n y a pas de coupure dans le d roulement de l exploitation Sp cialisation autonomie des exercices chaque exercice comptable ne peut prendre en compte que des charges et des produits qui s y rapportent c est dire que les uns et les autres sont comp tabilis s au fur et mesure qu ils sont engag s ou acquis intangibilit du bilan le bilan ne devient d fi nitif qu apr s son approbation par l autorit ayant comp tence de le faire I ne peut plus ensuite tre modifi stabilit de l unit mon taire
4. 1 est recommand avant d entreprendre la r daction du rapport final d audit de pr senter et de soumettre les conclusions l appr ciation des personnes concern es Leur r action permettra l auditeur de v rifier le bien fond de ses analyses et la justesse de ses con clusions mais en aucun cas il ne devra modifier son point de vue quels que puissent tre les arguments ou les raisons d velopp s par ses interlocuteurs En pratique l auditeur proc de deux communica tions lors de son intervention La premi re se situe au terme de l valuation de l organisa tion interne et a pour objet de pr senter les principaux r sultats de l analyse effectu e afin d en tirer imm diatement des conclusions et de pr senter des recommandations pour rem dier aux d fauts constat s Il y a int r t faire connaitre rapidement les faiblesses tant de con ception que d application pour que des mesures ad hoc d am lioration puissent tre prises dans les meilleurs d lais La deuxi me e pr sente les r sultats de l examen des comptes avec d ventuelles demandes de rectification ou de correction Le rapport final d audit va reprendre pour partie ces deux communications et il pr sentera la synth se de l en semble des travaux conduits dans l entreprise i lt Y Son contenu est laiss l appr ciation et au libre choix de l auditeur Mais il est habituel d y trouver les l ments suivants
5. qui permet de conna tre l image que l entreprise donne d elle m me l ext rieur et qui fournit des l ments de recoupement avec les diff rents documents de l entreprise pour appr cier la coh rence d ensemble de l information L auditeur conduira une tude sur la rentabilit en examinant quatre valeurs cl s et en les comparant d une ann e sur les autres Activit s Consommations mati re marge brute Consommations interm diaires I valeur ajout e Frais personnel financiers resultats avant amortissement Amortissements provisions marge nette une tude sur l quilibre financier par une analyse de base en utilisant la m thode des ratios structure t gestion des analyses compl mentaires sur fonds de roulement probl mes de tr sorerie court terme probi mes de financement moyen et long termes autres financements obtenus ou accord s 62 2 63 EVALUATION DU CONTROLE INTERNE 2 1 DEFINITION ET CONTENU DE L ENSEMBLE EVALUE Qu est ce que le contr le interne Quel est son but Deux d finitions peuvent tre retenues 2 1 1 D finition dite par les objectifs C est celle arr t e par l Ordre des Experts Comptables Fran ais Le contr le interne est l ensemble des s curit s contribuant la ma trise de l entreprise 11 a pour but d assurer d un c t la protection la sauvegarde du patrimoine et la qualit de l infor mation de l autre
6. 11 exclut certains postes qui peuvent avoir une importance capitale dans 1 appr ciation d une situation donn e il met en vidence les anomalies sans d terminer qu elles en sont les causes il se r v le inefficace quand deux l ments s annulent 3 3 4 En fonction de la nature de l l ment contr ler on utilisera soit l une soit l autre des m thodes pr conis es En fait les diff rentes m thodes sont compl mentaires bien que dans certains cas particuliers T une ou l autre soit satisfaisante par elle m me 3 4 3 5 83 Par le jeu de leur compl mentarit les insuffisances et les inconv nients de l une sont compens s par les avantages que pr sente l autre I sera donc int res sant de combiner dans toute la mesure du possible deux ou plusieurs m thodes suivant le degr de certi tude auquel on veut arriver et en fonction de l l ment que l on contr le L approche retenue pour l x men des comptes dans optique de leur contr le tel qu il vient d tre d fini est la suivante dans une premi re partie est analys le contenu de la classe du plan comptable des comptes et des sous comptes pour autant que de besoin une deuxi me partie pr sente les r glemen tations soit internes soit externes l en treprise dont l auditeur doit conna tre l existence la troisi me partie a trait au contr le lui m me mat rialit des faits et validit des v
7. viter les sondages excessifs En pratique on d termine le niveau de travail en dessous duquel les l ments de preuve seraient in suffisants en appr ciant le risque relatif au contr le effectu le risque relatif se d finissant comme la probabilit d erreur qui affecte l objet d un contr le d termin dans une entreprise donn e En effet l intensit du risque est fonction d un certain nombre de facteurs telles la nature du compte examin la complexit des principes comp tables les circonstances particuli res dans les quelles se trouve l entreprise au moment de l audit 86 1 4 87 Le jugement de l auditeur reste le crit re fondamental pour d terminer l importance des contr les r aliser encore faut il que ces contr les portent sur les l ments significatifs distinguer l essentiel de l accessoire est une des r gles de base de T audit Mais o se situe la limite On peut envisager de d finir des seuils de signification deux raisons majeures les font rejeter il peut y avoir incitation la fraude dans l hypoth se o l adoption d un crit re math matique am ne la notion de bilan inexact acceptable si une erreur est tol r e un certain niveau elle prend un caract re normal et permanent la gravit d une erreur n est pas simplement fonction de son importance quantitative elle d pend galement de sa nature du contexte dans lequel elle
8. 2 2 5 Evaluation d finitive Elle donne lieu l laboration et la diffusion d un document de synth se qui pour chaque proc dure ou pour chaque s quence op rationnelle r capitule les con clusions tir es des valuations successives Tout comme les tests de conformit ont fait appa ra tre les forces et les Faibless s de conception du sys t me les tests de permanence confirment Tes forces et les faiblesses d application du syst me et des proc dures cons cutives Dans son document de synth se l auditeur s effor cera de d terminer l impact que pourront avoir sur la r gu larit et la sinc rit des comptes les forces et les fai blesses de conception et d application du syst me L auditeur gardera en m moire qu un syst me de ges tion ne peut tre jug bon ou mauvais en soi C est par rapport aux besoins de l entreprise aux contraintes qui p sent sur elle qu il convient d appr cier la qualit et l ad quation de son syst me de gestion 3 78 CONTROLE DES COMPTES DEMARCHE ET METHODOLOGIE 3 Tout montant figurant dans un compte est toujours le r sultat de la multiplication d une quantit par un prix unitaire VALEUR QUANTITE X PRIX UNITAIRE 11 semble donc qu il serait suffisant de contr ler les deux facteurs de l op ration quantit et prix unitaire pour satisfaire cette tape de l audit Mais en l esp ce CONTROLE DES COMPTES devrait plut t s exprimer par
9. La fonction Personnel a la responsabilit de faire appliquer les dispositions l gales m decine du travail pr vention des accidents et elle se fait souvent aider dans cette t che par le responsable de Maintenance qui est de par sa formation plus averti des dangers qui menacent les travailleurs La fonction est l interlocuteur privil gi des tiers ext rieurs s int ressant aux travailleurs organismes sociaux 0 B S S Etat 1 5 inspection du travail des repr sentants du personnel et des syndicats Elle est un agent de liaison entre ces tiers et la Direction de l entreprise en se gardant d tre un cran Formation du personnel Cf page 19 3 5 38 FONCTION FINANCES Le but central de toute politique financi re d entreprise est l utilisation raisonnable des fonds 3 5 1 Mission Assurer en permanence l entreprise les moyens mon taires qui lui sont indispensables c est dire lui permettre d avoir au moment voulu en quantit voulue au moindre co t les fonds n cessaires son quipement rationnel son exploitation courante 3 5 2 Activit s Elles sont li es bien videmment la mission de la fonction Finances et s organisent autour de ses trois responsabilit s Satisfaction des besoins gestion des moyens mis en oeuvre tr sorier conservation des moyens disponibles caissier Satisfaction des besoins Elle se pr pare en
10. cessaire sur activit s secteurs principaux production technologie et produits importance de la main d oeuvre sp cificit s de la production savoir faire principales installations probl mes d approvisionnement une enqu te appro fondie est souvent n cessaire compte tenu de im portance des capitaux mis en oeuvre probl mes de stockage la politique de stockage qui d finit le volume des stocks est directement li e la politique d approvisionnement capacit de production son tude doit permettre de d terminer s il y a risque de sous activit avec les cons quences qu une telle situation en traine sur les prix de revient et sur les marges probl me des immobilisations 1 3 3 Caract ristiques commerciales Leur tude portera sur la client le et son volution chiffre d affaires structure de la client le pr visions sur les ann es venir en fonction des orientations retenues diversification reconversion abandon ou renforce ment de certains secteurs la concurrence quelle perception a l entreprise de ses concurrents et inversement les proc dures de tarification l ments constitu tifs du prix de vente politique de diminution des prix rabais ristournes 61 1 3 4 Caract ristiques juridiques Cet aspect de la connaissance de l entreprise est tres important car les contraintes r sultant du cadre juri dique dans lequel se situe
11. fixe stock mini ou point de commande Gestion mat rielle des stocks Elle est de la responsabilit du chef des magasins et comprend l organisation mat rielle du stockage locaux plans de stockage aires d entreposage et cir culation probl mes de s curit et d hygi ne manutention l administration des stocks bons de r ception bons d exp dition ou de livraison fiches casiers 1 D tail en annexe page 28 A ANNEXE 28 A uaXow 5203s n eA 001 X anuue uoLssassod 3n09 59511131 xne31deo 9441 np 013200 159 41u938J xnei 9SLLLQOUUL uaXow 4903S np el SF949FUI BU LEJUSAUL S92u843j4j1p SLOA 19 591 194 UOLSLAOUd uoir3et2a4daq Sa2ueunssy uOL3esi3eul 2 19 1 23 np 19 xne20 Sap 4 3 3 19820 unalep np 19 690 sap 1 51140 neaung ap saunzluuno4 xneyzsod sieJj 19 532035 sap 0 1596 992LAU9S np S SauLeLes 2035 np uoLssassod ap 3009 uoissessod ap xne nuue Sapueul2 ap 12002 Lanuue 2303 1 5 5 300 19511812 19 26PALEL93 91483eu np 19 xne20 Sap U2LI94IUI 1920 Jn9 A L9LAgJeu np 19 xne30 Sap 3ueuessi3J4O0uy 5966411 neaung ap SeJniriuuJnoj xne4sod SLeJ4j sanaqeu2e sap 4qu u j5e d p sieJj wSPEYIL BILAUIS NP 5 7 SeJ
12. r sum des principales conclusions remarques et suggestions dont le d tail sera fourni dans la suite du rapport rappel du programme mis en oeuvre et pr sentation de son d roulement pr sentation des diff rents examens et contr les pratiqu s pr sentation d taill e des diff rentes conclusions remarques propositions et suggestions 94
13. tudier s nar ment et en d tail chacune d elles principe d analyse reconstituer partir d l ments principe de synth se disparates un ensemble coh rent comparer les r sultats obtenus principe de contr le aux pr visions faute de quoi toute action restera incompl te 4 En cons quence la ligne de conduite de l auditeur les normes de son action devra r pondre aux imp ratifs suivants aller du g n ral au particulier commencer par le plus simple rechercher les faits et non les opinions rechercher les causes et non les effets faire des retours en arri re faire participer penser aux futurs intervenants ou utilisateurs 5 Une intervention d audit dans une entreprise est n cessairement un l ment perturbateur dans la vie de ladite entre prise car l action de I audi eeur aura pour cons auence minimum une certaine remise en cause des m thodes des moyens et peut tre m me des hommes 1 est imp ratif que l intervenant se fasse accepter car il aura besoin de l assistance du personnel de l entreprise Il lui faudra donc dans un premier temps s ins rer dans le groupement humain que forme l entreprise pour l amener participer Le facteur psychologique et sa ma trise sont tout fait fondamentaux dans la r ussite d une op ration d audit Il ap partiendra l auditeur de savoir rester modeste et d avoir la volont de se remettre en cause de fa on permanente au
14. Apparaissent ainsi dans l entreprise certaines fonctions essentielles ou principales auxquelles sont assign s des r les pr cis et des t ches parfaitement d finies Actuellement existent dans la plupart des entreprises les fonctions essentielles suivantes fonction commercial marketing fonction technique avec ses deux aspects production et maintenance fonction approvisionnements fonction finances fonction personnel fonction de gestion information documentation Cf ci apr s Sch ma II A Entreprise de production page 10 bis Sch ma II B Entreprise de n goce page 10 ter 10 bis CLIENTS XneJgugb se2LAJ8s Sauyny xnat31u8q1uo2 saoueJnssy duLezabpng U013S99 s 9111 14 1 apeuguab 112 410 NOILS39 NOI L9NOJ Stup S LNpOud 572015 Sap UOLzSa5D S 3u A S P LALNS a ueuaqUiew SaJg Lwaud 59119 Sap 0 1 1 LLeaeu np 31043009 saug1jeu 542035 Sap uotls 9 59119 59 anod uOL3 3 2U eaea np uotqno x3 Sopueuuo2 sap 165504 591 S P UOLSLADUd 19 8 1 np uoLzeurdaug sJnassituJnoj sap au24au2ay n IVI983WW02 u SINIJ 300 INH231 5383118184 n SINIWAINNOTS I AOUddV n 51110099 534931 LYW NOILINOS 32015 NOILONOS 32015 NOILONOS saLqLuodsip suaXow sep uolzeAuasuo lari i spw su out Sap 0145 9 sordes su10S2q sap uOL329jS13 5s UuoLt3eu
15. accomplir correctement les t ches sp cifiques de son poste le recyclage dont l objet est de faire acqu rir ou remettre jour des connaissances n cessaires dans un poste d termin La formation effectu e l int rieur ou l ext rieur de l entreprise doit tre continue tout au long d une carri re car les techniques changent et les m thodes voluent Il est remarquer que la formation ne doit pas tre une fin en soi Il ne sert rien de former un salari l ex cution d une t che et l exercice d une activit inutile l entreprise En cons quence il convient que l entreprise tablisse un plan de formation individuel et ou collectif dont les tapes seront les suivantes valuation des besoins d termination des d lais dont on dispose d finition du contenu de la formation examen des moyens existant l int rieur et l ext rieur de l entreprise formation proprement dite valuation de la formation Sanctions Dans certains cas il est n cessaire de sanctionner les manquements aux obligations auxquelles est tenu le travailleur suivant le r glement int rieur Les sanctions auxquelles s expose le travailleur doivent tre clairement pr cis es et doivent lui tre parfaitement explicit es lorsqu elles sont prises La l gislation et la r glementation du travail pr cisent les obligations de l entreprise en mati re d hygi ne et de s cu rit 37
16. entre les membres du personnel Elles sont expliqu es par l appartenance une cat gorie de la convention collective ou de la grille indiciaire Cependant les limites s parant les cat gories sont impr cises ou sujettes discussion Quelle diff rence y a t il dans certains cas entre agent de maitrise et cadre Il apparait souhaitable de recourir alors une m thode d valuation objective qui permette l int rieur de l entreprise de payer le travail de chacun sa juste valeur job valuation Le deuxi me probl me est celui de la quantit de travail fournir en change du salaire On admet g n ralement que le salaire de qualifi cation correspond une quantit de travail normale Mais qu entend on par quantit normale 1 1 existe des m thodes permettant de la d finir et qui ont conduit la mise en place de syst mes de salaire stimutant aux pi ces primes 1 Un juste salaire pour un juste travail Mais qu est ce donc qu un juste salaire et qu est ce qu un juste travail F ENGELS 35 La prime d anciennet pr vue par les textes r glementaires repose sur les ann es de pr sence ce qui lui conf re une base irr prochable Son int r t est de maintenir le personnel dans l entreprise ce que recherche une Direction qui a fait de gros efforts de formation et qui entend en tirer le b n fice maximum Mais elle est relativement peu dynamisante pour un personnel
17. est commise et des cons quences qu elle entra ne Le jugement de l auditeur reste encore l l ment d terminant dans le choix et l importance des contr les effectuer pour avoir des l ments de preuve suffisants l mission d une opinion motiv e Quelle sera en cons quence la d marche de l auditeur L activit de l entreprise a d fini son organisation interne qui a servi de base en principe tout au moins l organi sation de la comptabilit L auditeur va logiquement calquer son intervention sur le d coupage naturel qui r sulte de l activit et sa d marche sera conduite sur la base d un d coupage s quentiel achat vente encaissement d caissement etc 88 Bien videmment ce d coupage varie en fonction de la nature de la complexit et de la forme prise par l entreprise mais il existe certaines constantes qui doivent former l ossature d un d coupage type adapter au contexte particulier de l en treprise audit e En toute hypoth se on retrouvera les trois tapes rappel es pr c demment et sch matis es dans le diagramme de la page 89 Rappel Objectif permettre l auditeur de v rifier qu il a bien saisi le syst me existant qu il a bien d crit les proc dures et qu il a compris les explications re ues Objectif s assurer que les proc dures corres pondant aux points forts th oriques sont appli qu es de mani re constante avec une ampleur suffisante
18. est jamais suffisante pour per mettre au salari de remplir totalement sa t che Encore faut il qu il ait une solide connaissance des techniques et des m thodes sp cifiques la fonction et aux t ches qui lui ont t confi es C est le but que s assigne la formation du personnel et qui est le m me pour toutes les fonctions 20 3 2 FONCTION TECHNIQUE 3 2 1 Mission Produire au meilleur co t un produit ou un service d une qualit pr d termin e et dans les d lais demand s pour ce faire mettre en oeuvre de la mati re du personnel du mat riel dont l importance respective influence l organisation de la fonction en ce qui concerne le choix des fonctions secondaires et leur imnor tance relative Les trois crit res co t qualit d lai sont a priori contradic toires et paraissent m me exclusifs Produire au meilleur co t videmment le plus bas suppose de longues ries des moyens de produc tion sp cialis s et satur s une main d oeuvre peu qualifi e Obtenir une qualit d termin e qui en principe doit tre la meilleure possible co te cher et demande du temps Respecter les d lais demand s conduit diminuer la taille des lots n cessite de disposer d une capacit exc dentaire pour raccourcir les files d attente et d avoir en permanence des stocks co teux permettant de r duire le cycle de fabrication Le syst me de production que l entreprise met en place d
19. groupe II groupe II aupr s du groupe I C est une situation tr s inconfortable car elle exclut tout la fois l attitude d magogique vis vis des membres du groupe II et l attitude d ob issance inconditionnelle vis vis des membres du groupe I Si le chef se d solidarise du groupe I pour se solidariser avec le groupe II il sera abandonn progressivement par celui ci car il va d montrer qu il ne sert rien n ayant aucune influence sur le groupe I Or ce qui l a fait admettre c est justement ce poids qu il n a pas Si l inverse il se d solidarise du groupe II pour mieux d montrer sa fid lit au groupe I il appara tra galement d aucune utilit car pourra t il obtenir du groupe II une participation une adh sion sup rieures celles acquises par les moyens de pression La tentation est alors de trouver protection contre les risques de cette situation inconfortable dans une attitude de retrait Le chef ne joue plus son r le de relais de communication c est un simple porte paroles une courroie de transmission 1 n y a plus alors possibilit de r soudre la contradiction majeure de l entreprise le rapport de chaque groupe avec l en semble des autres 53 4 3 6 Un tel sch ma l mentaire va se multiplier autant de fois qu il y a de niveaux hi rarchiques dans l entreprise avec comme corollaire une gale multiplication des relais donc des risques de perte de substance de l inform
20. l entreprise qu elles soient g n rales ou particuli res l gales ou contractuelles cons tituent un carcan dans lequel l entreprise doit agir On passera en revue les diff rentes contraintes sp cifiques r sultant des Statuts connaissance fondamentale acqu rir principaux contrats et conventions litiges en cours un litige est toujours le signe qu un des points du syst me ne fonctionne pas de mani re satisfaisante aspects fiscaux particularit s de l entreprise situation fiscale 1 3 5 Approche comptable Cette connaissance est primordiale puisque l audi teur a pour mission finale d appr cier les informations que diffusent les services comptables quant leur sinc rit leur r gularit et partant leur fiabilit il lui est donc indispensable de bien conna tre l outil qui a permis d la borer de telles informations Son int r t portera sur l organisation comptable de l entreprise entre autres organisation d taill e du service systeme utilis proc dures internes contr les mis en place nature p riodicit et d lai d obtention des tats comptables le volume des op rations au moins en ordre de grandeur pour d terminer si les moyens mis en ouvre sont suffisants les optiques comptables retenues m thode de valorisation des stocks politique d amortisse ment et cons quences sur les r sultats 1 3 6 Approche financi re
21. objectifs sociaux restant secondaires et subordonn s 55 A l inverse les groupes sociaux vont chercher ge atteindre en priorit les buts des individus que l entreprise ne prend pas directement en compte les donn es conomiques n auront alors qu un aspect secondaire En r alit ce n est pas l identit des buts qui fait le groupe mais l existence et la prise en charge de l interd pen dance qui est vidente les buts conomiques ne pourront tre atteints qu en faisant appel des individus n cessaire ment motiv s par des buts sociaux les aspirations sociales n auraient aucune valeur et aucun poids si elles ne r clamaient l am liora tion des conditions de vie Mais une telle interd pendance est subie car l un des partenaires dispose de moyens de pression suffisants pour se r server le droit de d finir lui seul l objectif commun Tout au plus peut on penser que l on a int r t agir ensemble En cons quence l adh sion de l individu au groupe entreprise restera toujours pour Tui l adh sion un moyen provisoire partiel et in galement satisfaisant ETAPES DE L AUDIT ACQUISITION DE LA CONNAISSANCE GENERALE DE L ENTREPRISE EVALUATION DU CONTROLE INTERNE CONTROLE DES COMPTES 57 1 ACQUISITION DE LA CONNAISSANCE DE L ENTREPRISE 1 1 L mission d une opinion demande des l ments de compr hension et des l ments de preuve faute desquels l ap pr ciat
22. percevoir en fonction de leurs objectifs r ciproques en quoi fes objectifs poursuivis par chacun conditionnent ils la r ussite des autres Apparait alors la notion d interd pendance fonctionnelle qui n cessite que l information circuTe que Tes communications s tablissent 50 Pour assurer de telles communications l entreprise a longtemps cru qu il suffisait de les programmer et de les imposer ainsi les d finitions de fonction pr voient les liaisons amont et aval internes et externes qui doivent intervenir avec le danger de bureaucratisation de la commu nication qui na t d une telle situation on songera plus pr server des situations acquises qu les faire voluer C est alors qu appara t le r le irrempla able des relais de communication que sont les chefs hi rarchiques Un tel r le se d finit en fonction des trois variables qui conditionnent la r ussite de l change Si les buts poursuivis par les interlocuteurs sont par trop divergents ceux ci auront quelques difficult s trouver une longueur d onde commune l intervention du relais permettra de rapprocher les deux interlocuteurs Si les interlocuteurs ne se connaissent pas ou trop peu la communication sera longue et difficile tablir entre personnages quasi fictifs l image que pr sente le relais va alors se substituer celle de l interlocuteur initial ce qui facilitera d autant la transmission et la compr hension du mess
23. peut avoir le choix entre plusieurs processus technologiques et le choix qui sera fait sera lourd de cons quences pour l avenir de l entreprise Le Bureau des M thodes est dans les autres types d indus trie l organe de la fonction technique charg de r pondre la question Sa cr ation en tant qu entit distincte est n cessaire dans les cas suivants production en grandes s ries de produits pouvant tre r alis s par des techniques diff rentes et partir de mati res diff rentes produits r alis s par petites s ries ou m me unitaire ment quand leur conception influencera leur co t de production ou leur qualit exemple construction de machines outils industrie pr dominance de main d oeuvre o il convient d tudier quelles seront les m thodes les plus efficaces de travail Le bureau des m thodes proc de alors analyse d taill e des op rations pour d finir l outillage le plus appropri et le mode op ratoire le plus conomique 23 Les travaux du bureau des m thodes aboutissent l mission d un certain nombre de documents les plus courants tant les gammes op ratoires fabrication ou montage les fiches d instructions Cette question est li e la pr c dente et le bureau des m thodes y r pond partiellement car dans certains cas plusieurs gammes op ratoires dont l une sera pr f ren tielle peuvent se concevoir Le soin de choisir l ex
24. pr cautions sont prendre Par exemple dans l hypoth se o un m me cycle d op rations peut se pro S duire plusieurs endroits dans l entreprise il faudra tester autant de cycles qu il y a d endroits diff rents Si deux cycles ont une partie commune les tests prati qu s en dehors du tronc commun seront n cessairement diff rents La v rification doit se faire pas pas c est dire qu il faut suivre la pr c dure du d but la fin Cette d marche est tout fait fondamentale car c est le seul moyen de s assurer que la proc dure en cause existe Deux formules sont retenues observation directe qui est la confirmation verbale des explications pr c demment fournies par l entreprise appuy e par la v rification de l existence des l ments mat riels fi chiers tampons classeurs Observation a posteriori qui consiste refaire totalement le circuit partir du document d o rigine L objectif de cette tape est comme sp cifi pr c demment de v rifier que la proc dure en cause existe et non qu elle est syst matiquement appliqu e ce qui sera fait ult rieure ment En cons quence l examen physique sera des plus limit s puisqu il s agit de s assurer de la simple r alit d un fait 73 2 2 2 2 Les tests de conformit vont permettre de corriger d une part les erreurs de compr hension de l auditeur la v rification indispensable de certains points la
25. qu un directeur doit toujours tre responsable d un nombre d individus plus grand que celui dont il peut r ellement s occuper Sinon il est tent de les superviser c est dire d intervenir dans leur travail ou tout au mois d tre toujours derri re leur dos P DRUCKER Pratique de la direction des entreprises Courte chaine de commandement le commandement s exerce en descendant du sup rieur au subordonn imm diat le nombre d interm diaires doit tre aussi r duit que possible entre le sommet de la hi rarchie et le bas L application de ce principe rac courcit les d lais et limite les risques de d formation de la communication Circulation des informations la structure totale de l information doit tre pyrami dale tout comme la structure des responsabilit s il faut fournir l information au niveau o sont prises les d cisions L application de ces principes relativement rigides est en fait assouplie par la m thode dite de la passerelle la communication peut tre directe entre deux responsables de m me niveau hi rarchique si leurs sup rieurs sont d accord Cette m thode peut toutefois aboutir la cr ation d un r seau de communications informel plus particuli rement lorsque les chelons de la hi rarchie sont nombreux dans l entreprise une fonction ne doit pas prendre une importance exag r e par rapport aux autres 14 2 2 5 L organisation des entreprises est visualis
26. quelques facilit s Unit de direction il ne doit y avoir qu un seul responsable pour chaque groupe d activit s ou de fonctions ayant le m me objectif Unit de commandement chaque personne ne doit recevoir d instruction que de son sup rieur et elle n est responsable que devant lui si l on confie une responsabilit une personne on doit lui donner galement les moyens et le pouvoir pour y faire face En corollaire celui qui re oit le pouvoir doit accepter la responsabilit et faire montre de l auto rit voulue 1 On ne peut tre responsable de ce qui est impos chaque d cision doit tre du ressort de l chelon hi rarchique comp tent le moins lev car il faut que les d cisions soient prises au niveau o l on peut modifier le cours des v nements dans les d lais les plus courts Ce principe n est toutefois applicable que si le res ponsable de la d cision dispose de tous les facteurs et de toutes les informations n cessaires sa prise Mais attention la d l gation ne supprime pas la respon sabilit du d l gateur 1 Le pouvoir qui est attribu par un ordre hi rarchique est l aptitude forcer l ob issance L autorit qui est reconnue par les autres est l aptitude faire observer volontairement les ordres Max VEBER 13 Etendue du commandement chaque sup rieur ne devrait avoir sous ses ordres qu un nombre limit de subordonn s sous la r serve
27. qui a alors tendance l immobilisme Les primes de rendement doivent tre li es directement la production ou des facteurs sur lesquels le salari peut agir et ne pas tre reserv es aux seuls travailleurs de la Fabrication tous les salari s de l entreprise concourent sa r ussite Tous les syst mes de primes doivent tre compr hensibles par ceux qui peuvent en b n ficier et les primes doivent tre pay es des leur acquisition pour que le salari sente bien la liaison troite entre effort fourni et avantage obtenu Notation L une des t ches de la fonction Personnel est de concevoir et de faire appliquer une m thode de notation objective de telle facon que les augmentations de salaire ou la promotion correspondent v ritablement aux r sultats obtenus et aux efforts fournis par le travailleur Promotion La possibilit de promotion est un facteur particuli rement stimulant pour le personnel certaines entreprises ne recourent pratiquement jamais l ext rieur pour pourvoir les postes vacants Se cr e ainsi dans l entreprise un esprit maison qui constitue pour elle une force suppl men taire Formation et promotion interne sont intiment li es l une n allant pas sans l autre On distingue le plus souvent la formation qui permet au travailleur d ex cuter des t ches nouvelles dans le cadre d une promotion 36 Le perfectionnement qui a pour but de permettre chaque travailleur d
28. relations qui doivent s ta blir On devra rechercher alors les raisons profondes de la non adh sion des individus et essayer de mettre en place les moyens de les supprimer Se substitue ainsi au groupe de contrainte le groupe de persuasion 44 45 4 1 5 Ainsi con u le groupe devient pour l individu un instrument pour la satisfaction de ses besoins et il peut tre d fini comme un ensemble de personnes interd pendantes qui ont entrepris une action commune pour atteindre chacune leur but cette action dans la mesure o elle sera plus ou moins explicitement programm e donnera lieu la formulation d un objectif op rationnel commun i Se pose alors le probleme de la participation de individu au groupe Dans quelles limites va t il adh rer Son degr de participation va tre fonction de la corr lation qu il tablira entre son objectif propre et l objectif op rationnel qui lui est propos c est dire qu il adh rera pour autant que le groupe lui apparaitra comme un bon moyen de satisfaire ses besoins propres Une telle satisfaction ne pourra tre la m me pour tous elle ne recouvrira jamais la totalit des besoins et elle ne pourra tre trouv e qu certains moments de telle mani re que le groupe sera toujours pour ses participants un moyen in gal un moyen partiel un moyen provisoire de satisfaction de leurs besoins propres 4 2 46 4 2 1 Apparemment tou
29. surtout en raison de son co t constituer la m thode de contr le habituel 3 3 2 On a donc pens ne contr ler que certains l ments pris au hasard C est le contr le par sondage Les l ments contr ler sont d termin s et retenus suivant des crit res tels que les r sultats du con tr le soient significatifs et puissent tre extrapol s Un probl me important se pose d s la conception m me de la m thode celui des crit res de choix des chan tillons servant de r f rence 82 Le contr le par sondage n apporte pas de certitude absolue Ceci am ne l exclure l occasion de certains contr les au cours desquels il importe que rien ne puisse chapper l investigation Dans les cas o il est utilisable il permet une cono mie substantielle de moyens de temps et d argent 3 3 3 Les deux m thodes expos es pr c demment n tant ni l une ni l autre totalement satisfaisantes on a pens ne contr ler que certains l ments par comparaison soit avec eux m mes soit avec certains autres C est le contr le par recoupement Cette m thode a de nombreux avantages simplicit contr le d l ments parfaitement d finis rapidit elle syst matise la recherche et l analyse conomie du fait m me de sa simplicit et de sa rapidit Mais elle pr sente quelques inconv nients majeurs contr le trop sp cifique car limit certains l ments
30. trois tapes d finition des besoins en distinguant besoins d ex ploitation et besoins d investissement qui s expriment travers les budgets correspondant d penses d exploi tation et d penses d investissement 39 d termination des ressources dont l entreprise peut disposer telles qu elles apparaissent suivant le budget des ventes et le tableau de financement des investissements ad quation des ressources aux besoins et non l in verse qui est visualis e par les documents suivants plan de financement investissement budget de tr sorerie exploitation pr vision de tr sorerie synth se et programme de mise en oeuvre Gestion des moyens mis en oe vre La mise en oeuvre des moyens financiers permettant de satisfaire les besoins exprim s par les diff rents responsables est de la responsabilit du tr sorier dans le cadre de la politique fi nanci re de l entreprise dont il assure l application 11 doit justifier tout instant l utilisation des moyens finan ciers et l tat des disponibilit s Dans cette optique il est plus particuli rement charg du suivi des comptes tenus par la comptabilit et des n gociations avec les tiers quels qu ils soient en mati re financi re Conservation du patrimoine moyens financiers disponibles Elle est de la responsabilit du caissier d tenteur des fonds et de tous autres moyens de paiement ch quiers effets de com merce qu
31. une diminution n cessairement temporaire des d caissements d calage dans le temps et en supposant les encais sements constants Penser approvisionnement c est pr voir les besoins et les moyens de les satisfaire dans le cadre d une gestion pr visionnelle plans programmes budgets Gestion des stocks C est dire conna tre les stocks de fa on permanente au moins en quantit s les surveiller consommation et conservation en assurer le r approvisionnement et la mise dispo sition des utilisateurs Malheureusement dans beaucoup d entreprises les stocks sont subis et non g r s 28 Son but est de rendre minimum le co t d approvisionnement qui est gal la somme co t direct d achat facture fournisseur frais de transport droits de douane assurances frais du transitaire co t d acquisition de la commande fonctionnement du service achats 1 co t de possession du stock charges et frais r sultant de la possession effective du stock 1 Les calculs montrent que le co t d approvisionnement est minimum quant co t d acquisition de la commande et co t de possession du stock sont sensiblement gaux La connaissance de ce co t minimum permet de d finir le nombre conomique de commandes qui fera choisir entre les deux possibilit s de r approvisionnement commandes d lai fixe et quantit s variables commandes d lais variables et quantit
32. AMEN CRITIQUE 1 QUI PERMET DE VERIFIER LES INFORMATIONS DONNEES PAR L ENTREPRISE l objectif tant de s assurer du caract re significatif du r sultat Une telle v rification implique une double d marche tude de la mani re dont naissent les informations de base au sein de l entreprise c est l examen de l organisation interne contr le interne de T en treprise tude de la mani re dont sont trait es au sein des services comptables Ces informations de base pour fournir les informations diffus es par 1 entreprise c est le contr le des comptes Bien videmment une telle action ne peut logiquement intervenir sans qu une connaissance g n rale suffisante de 1 entreprise ait t ac quise par 1 auditeur Ainsi apparaissent d s p abord les trois tapes obligatoires de toute op ration d audit acquisition d une connaissance g n rale de 1 entreprise valuation du contr le interne contr le des comptes 1 CRITIQUE qui a pour objet de distinguer les d fauts et les qualit s d une oeuvre d un ouvrage 35184381 3 1 30 31V83N39 JINYSSIVNNOI I 5314105 S30 3109102 111 ANYALNI 31081 02 NA NOI LWATWAI II 11 1 id Si3dV13 es ra 5191203295 19419196 saumeu6 Luebug 3580130815 3 un S31NV NOdS 33402 5390121915 919 ZOETER S c a418396pnq 3LP949
33. Le es 014151 6 1002 501303 suaLoueul4 SLaLuaqey suLeung 4An 0 Ua SLU 519 29 C est une source d information permanente qui permet de conna tre l tat du stock tout instant en quantit et en valeur de d gager les stocks dormants les stocks p rim s ou les articles faible consomma tion qui repr sentent de la tr sorerie gel e pour l entreprise en l absence d une gestion pr visionnelle de planifier les approvisionnements en fonction des besoins des utilisateurs appr ci s tra vers leurs consommations Quel que soit le syst me utilis les princines de base suivants doivent tre respect s ouvrir un compte individuel par mati re d finie par ses caract ristiques et son num ro de nomenclature qui enregistrera au jour le jour les mouvements en entr e et sortie de mani re connaitre en permanence la valeur du stock et pouvoir v rifier tout instant les existants en magasin contr ler les stocks en effectuant des inven taires physiques dont les r sultats seront i compar s au solde des fiches comptables R alisation des achats Cette r alisation se fait en quatre phases information sur le march permettant de savoir o s adresser pour satisfaire les ventuels besoins des utilisateurs au moyen de deux op rations prospection fichiers fournisseurs documentation fichiers produits pr paration de l achat dont l
34. Test de validation Objectif v rifier les donn es de la comptabilit en les rapprochant de la r alit qu elles repr sentent Test de coh rence Objectif rechercher d ventuelles anomalies 89 DIAGRAMME DE LA CONDUITE D UNE OPERATION D AUDIT 4 T d 9 Acquisition d une connaissance g n rale de l entre prise II Examen et valua tion de l organi sation interne vs 111 Examen des comptes Tests de permanence Documentation externe Entretiens Visites Programme intervention Description du syst me Saisie des proc dures Tests de conformit compr hension BLESSES RAPPORT D EVALUATION Adaptation du programme Tests de validation Tests de coh rence Emission de l opinion RAPPORT D EXAMEN DES COMPTES RAPPORT D EVALUATION RAPPORT D EXAMEN 2 90 SYNTHESE DES TRAVAUX 2 1 22 2 3 L ach vement de l op ration d audit n cessite les travaux suivants Revoir les options comptables retenues par l entreprise Tout au long de son intervention l auditeur s est livr des travaux de d tail caract re m canique et mat riel I1 convient qu il puisse avoir une vision d ensemble qui lui permette de s assurer de la coh rence des op rations comptables et de leur conformit aux principes comptables Seul un examen global sous forme de synth se lui fournira les l ments d appr ciation Exami
35. Y rsen vs BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL PROJET PNUD BIT BEN 81 004 in sen 0035034 FORMATION L AUDIT TOME I Etapes et conduite d une op ration d audit G H SARDIN Expert BIT 1982 33809 6937 Phew V A cop e ON A L AUDIT FORMATI TOME I ETAPES ET CONDUITE D UNE OPERATION D AUDIT INTRODU RAPPEL ETAPES CONDUIT 2 me dition JUIN 1983 Sommaire Pages CTION 2 4 DE NOTIONS DE BASE 5 6 1 L entreprise d finition 7 2 L entreprise environnement et structure 8 15 3 Missions et activit s des fonctions principales 16 4 4 Relations humaines dans l entreprise 42 55 DE L AUDIT 1 Acquisition de la connaissance g n rale de l en treprise 57 62 2 Evaluation du contr le interne 63 77 3 Contr le des comptes d marche et m thodologie 78 83 E DE L AUDIT CONCLUSIONS 1 Conduite de l op ration d audit 84 89 2 Synth se des travaux 90 92 3 Pr sentation des conclusions 93 94 G H SARDIN Expert BIT ow INTRODUCTION AUDIT du latin AUDIRE couter 1 R aliser une op ration d audit c est tre l coute de l entreprise de mani re pouvoir appr cier la qualit et la fiabi lit des informations diffus es par elle c est dire s assurer que ces informations respectent les principes d exhaustivit de r gularit et de sinc rit L AUDIT se d finit alors comme un EX
36. a t favorable au chef puisque le pouvoir dont il est investi par le groupe I lui permet de disposer de moyens de pression Un sous groupe informel dont le chef est exclu va alors se former pour r sister aux pressions du chef qui est subi par les membres du groupe si les moyens de contre pression sont assez forts ou si une attitude d ob issance passive apparait il y a de fortes chances pour que lamission du chef ne puisse plus tre remplie et que les objectifs de l entreprise soient partiellement compromis 52 4 3 5 Par quelle voie le chef hi rarchique pourra t il alors atteindre son but celui qui lui est assign par le groupe I 11 doit faire oublier au groupe II qu il lui est impos et se faire reconnaitre par lui comme l un des siens un membre part enti re Mais pourquoi les membres du groupe II accepteraient ils Leur d sir et leur volont sont que les d cisions qu on leur impose soient celles qu ils auraient prises eux m mes en fonction de leurs propres buts Mais par d finition ce sont d autres qui prennent les d cisions en fonction d autres buts alors pour quelles raisons int grer un de ceux l 2 Dans la pratique le chef sera int gr parce qu il appar tient au groupe I et s il sait tre le repr sentant du groupe II c est dire s il lui est utile au sein du groupe I La mission du chef n est pas sens unique et il a un r le de double repr sentation groupe I aupr s du
37. age Si le langage des interlocuteurs est trop diff rent il y a risque d incompr hension et appara t le be soin du traducteur que sera alors le relais Ainsi le responsable hi rarchique doit tre l homme des relations ext rieures celui dont le groupe a besoin pour d une part faire conna tre aux autres ges objectifs d autre part con na tre les objectifs des autres 51 4 3 4 La r ussite du petit groupe pose ainsi de fa on aig e le probl me des relations hi rarchiques L objectif commun rassemble les membres du groupe qui acceptent difficilement que cet objectif soit remis en cause par les instances sup rieures il en r sulte parfois un refus d adh rer une d cision prise en dehors d eux donc qui leur est trang re Sch matiquement existent deux sous groupes dans l en treprise le groupe I celui des dirigeants le groupe II celui des ex cutants Le chef hi rarchique est tout la fois membre du groupe I au titre de simple participant membre du groupe II avec un statut particulier celui de chef Groupe I Chef hi rarchique La mission qui lui est confi e est de faire r aliser par le groupe II le programme d fini par le groupe I Le conflit est in vitable I y a en effet divergence entre les buts poursuivis par le groupe II et les objectifs d finis par le groupe I On se trouve dans une situation de rapport de forces qui a priori et en principe par
38. aisons qui permettent d assurer la coordination entre elles C est donc l analyse des activit s des d cisions et des relations qui va permettre de d finir la structure de l entre prise car chaque structure est sp cifique et d pend surtout des moyens de la volont et des besoins ressentis par l entreprise 2 2 1 L organisation d une entreprise n est pas immuable du fait m me qu elle s ins re dans un contexte lui m me en perp tuelle volution et en continuel changement ceci a permis d affirmer que le changement est la caract ristique permanente de l organisation Toutefois en d pit de cette mouvance continue certains principes d organisation pu tre d gag s parmi Tesquels on retiendra plus sp cialement Tes quatre suivants 10 D terminer ce qui doit tre fait pour atteindre le but pr alablement fix Diviser les activit s en t ches parcellaires pouvant tre ex cut es par une seule personne D finir les liens de subordination entre les diverses personnes Mettre en place les moyens de coordination pour viter le gaspillage d nergie et le chevauchement des activit s des uns sur celles des autres Ainsi la structure interne de l entreprise sera construite en fonction de ses objectifs et non en rapport avec les hommes qui seront confi es les responsabilit s d coulant des fonctions mises en place certaines personnes pouvant se voir confier plusieurs fonctions 2 2 2
39. aleurs enfin les particularit s de la classe de comptes des comptes et des sous comptes sont d velopp es dans ure quatri me et derni re partie L examen d taill des comptes est pr sent dans deux tomes s par s qui traitent du contr le des comptes Plan omptable 1957 Tome 2 contr le des comptes Plan Comptable National B ninois Tome 3 On se reportera au tome voulu suivant le plan comptable appliqu dans l entreprise CONDUITE D E L AUDIT CONCLUSIONS CONDUITE DE L AUDIT SYNTHESE DES TRAVAUX PRESENTATION DES CONCLUSIONS 1 CONDUITE DE L OPERATION D AUDIT L op ration d audit a pour but d mettre une opinion motiv e sur la r gularit et la sinc rit des comptes de l entreprise 1 1 Comme d j pr cis toute mission d une opinion demande des l ments de compr hension et des l ments de preuve faute desquels l avis donn n aurait pas de valeur suffi sante i En cons quence l auditeur se trouve devant une double obligation r unir les l ments n cessaires la compr hension de l entreprise l re tape et s assurer de leur fiabilit 2 me tape regrouper des l ments de preuve surtout dans la 3 me tape suffisants pour d finir dans quelle mesure les documents comptables et les tats financiers sont la pr sentation ou tout au moins le reflet de la v ritable situation financi re de l entreprise 1 2 Ainsi la d marche de l audite
40. atif g rer le personnel en promouvant et en maintenant un climat de relations humaines lui permettant de s panouir et l encourageant mettre toutes ses ressources au service de l entreprise Cette conception diff re sensiblement de celle encore rencontr e dans un certain nombre d entreprises o l exercice de la fonction personnel se limite la tenue des registres ou des documents obligatoires au respect plus ou moins strict des textes l gislatifs au calcul des salaires et leur r glement 3 4 2 Activit s satisfaction des besoins en personnel gestion du personnel formation du personnel Satisfaction des besoins en personnel Ceux ci doivent r sulter en principe des objectifs n cessitant des moyens nouveaux en personnel ou parfois des compressions d effectif dans le cadre des plans plus ou moins long terme arr t s par la Direction de l Entreprise Les diff rentes t ches attach es cette activit sont les suivantes 32 qualification recherch e nombre d lai 7 La fonction Personnel intervient en qualit de conseil aupr s du demandeur pour l aider d finir le poste pourvoir mission responsabilit s t ches position dans l organigramme f le profil du futur titulaire formation exp rience professionnelle cons cutives au poste pourvoir en fonction de la politique choisie recrutement interne ou recrutement externe 1 la fonction Person
41. ation de d part tout au long de son circuit dans l entreprise Comment viter de tels risques En mettant en place des circuits courts c est dire que la zone d autonomie accord e chaque groupe doit tre aussi large que possible ce qui diminue le nombre de niveaux et qu une possibilit de n gociations directes soit accord e entre groupes lat raux de m me niveau des circuits de remplacement qui pr sentent deux avantages majeurs c est une proc dure d appel qui permet de pallier les d faillances ou les insuf fisances c est une proc dure de contr le du fait m me cu ils existent 11 y a toutefois risque que ces circuits de remplacement se substituent aux circuits officiels dans l hypoth se o ces derniers d montreraient leur inefficacit des circuits op rationnels la ligne hi rarchique n est pas ne peut pas et ne doit pas tre le seul circuit de communication et le seul agent de n go ciation dans l entreprise Une certaine souplesse hi rarchique est n cessaire qui sera trouv e en instaurant des courts circuits et en cr ant des circuits sp cialis s m me proviscires dont la mission et les limites sont d finir clairement au pr alable 54 4 4 CONCLUSION L organisation du groupe entreprise ne doit pas avoir pour but de pr server tout prix un ordre sacr de maintenir co te que co te des statuts privil gi s et les pouvoirs qui en r sultent En
42. ble et la complexit du syst me d crit Toutefois la connaissance approfondie du dispositif tudi m me si parfois elle reste relativement incom pl te permet d analyser en les visualisant tous les aspects d une op ration et d valuer les contr les pratiqu s Par ailleurs la s paration graphique des services intervenants facilite l appr ciation sur la valeur de l auto contr le r sultant de la s paration des t ches En tout tat de cause le diagramme n cessite un ef fort de syst matisation qui ne peut qu am liorer et renforcer la compr hension du syst me et des proc dures mis en oeuvre dans l entreprise 2 2 2 Confirmation de la compr hension du syst me L objectif de cette tape est de s assurer que le contr le interne de l entreprise propre chaque proc dure a t correctement appr hend et compris en cons quence 2 2 2 1 Cette confirmation s obtient en pratiquant des tests de conformit Trois questions se posent Quoi quelles proc dures tester Comment de quelle mani re effectuer les tests Combien quelle en est l importance quantitative I convient d identifier sur les descriptions contr ler les cycles d op rations principaux qui n cessitent un appro fondissement ou une confirmation L auditeur portera donc son int r t sur les points lui pa raissant obscurs ou pour lesquels la proc dure semble incom pl te ou manquante 72 Certaines
43. ces d appara tre comme la r sultante des int r ts de ses membres et donc de mobiliser leur participation quel on sera all plus loin dans la perception de leurs buts multiples de leur hi rarchie personnelle et de leurs variations Il y a longtemps que conscients de leur d pendance vis vis des clients les responsables d entreprise ont mis en place un dispositif de recueil d informations sur les buts pour suivis par la client le et parfois grands frais Pourquoi n en est il pas ainsi pour les salari s force vive et motrice de l entreprise Simplement parce que les responsables de celle ci n ont pas conscience d tre aussi d pendant d eux que des autres par tenaires 4 3 48 COMMENT FAIRE DE L ENTREPRISE UN VRAI GROUPE 4 3 1 Pour le travailleur l entreprise c est d abord le petit groupe de base au sein duquel il effectue sa t che quotidienne et auquel son statut le rattache Ce groupe est pour l individu un lieu privil gi de communication car il en r unit les conditions optimales proximit des buts ou des intentions des interlocuteurs bonne connaissance de l interlocuteur dont l image intervient sur la qualit de la communication diminution des risques de contre sens un langage commun dont le contenu des termes est connu s instaurant entre les membres du groupe pas de traducteur pas de probl me de feed back qui est toujours n cessaire car seule la r acti
44. cu tant sera laiss un autre organe de la fonction technique le Bureau d Ordonnancement qui a pour mission de r pondre aux deux questions Combien doit on en faire Quand doit on le faire Ces questions sont li es et les r ponses qu elles recevront sont fonction du type de production Dans le cas d une industrie de process la capacit de pro duction a t en principe d termin e par les possibilit s d ab sorption du march Les questions ne se posent pas sauf excention Si l entreprise fabrique en grande s rie des produits aux caract ristiques constantes le probl me est diff rent car pour un m me produit les quantit s devant tre disponibles en stock peuvent varier dans le cours de l ann e si la vente est saison ni re Le bureau d ordonnancement sera responsable de l impor tance des mises en fabrication et il prendra en consid ration pour d finir la quantit conomique de lancement la quantit globale le co t du lancement de chaque s rie le co t unftaire du produit le loyer de l argent le co t du stockage Dans le cas de production la commande la mission du bureau d ordonnancement est d assurer l utilisation optimale des moyens et la r duction des en cours au niveau minimum 24 Ex cution du travail Cette t che incombe la fonction fabrication qui doit respecter les instructions du Bureau des m thodes les d lais impartis par le Bureau d ordonnanc
45. cument sont plac s c te c t dans l or dre dans lequel ils interviennent On passe d un ser vice l autre avec la possibilit de faire appara tre tous les flux nouveaux cons cutifs au d roulement de l op ration ou au traitement du document D un maniement assez d licat le diagramme horizontal est un outil d appr ciation du contr le interne tr s efficace I est toutefois recommand de ne l utiliser que dans l hypoth se o les deux conditions suivantes sont r unies possibilit d appliquer une telle technique ce qui la limite cert ines s quences op rationnelles ou au traitement de certains documents le d roulement de l op ration ou le circuit du document tudi s ne doivent pas tre trop simples De telles restrictions excluent l application syst ma tique de la technique du diagramme horizontal Celui ci pr sente pour l audit deux qualit s majeures il permet la synth se en donnant une vision d ensemble il permet l analyse en pr sentant les actions regroup es par service 70 B SUOLSLAQUd WV T E A gt FT Q V gt lt 52015 L s yeya p S suLosaq UNASSINUNOS V WINOZTYOH JWWYYOVIC 71 2 2 1 3 L utilisation des diagrammes offre plus d avantages que d inconv nients M thode longue 4 mettre en oeuvre demandant logique soin et exp rience le diagramme ne permet pas tou jours de saisir l ensem
46. cune inter vention ne pouvant tre consid r e comme une totale r ussite oo RAPPEL DE NOTIONS DE BASE L ENTREPRISE D finition environnement et structure MISSIONS ET ACTIVITES DES FONCTIONS PRINCIPALES RELATIONS HUMAINES DANS L ENTREPRISE Pour pouvoir appr cier l organisation interne du syst me entreprise et exprimer une opinion motiv e et objective il est n cessaire que l au diteur en acqui re une connaissance suffisante qui lui permette de mieux appr hender et de par faitement comprendre les m canismes qui en assurent le fonctionnement Il parait toutefois indispensable avant d indiquer de quelle mani re s acqui re cette connaissance de rappeler certains principes fondamentaux et de d velopper certains aspects du fonctionnement de l entreprise dont l ignorance ou l oubli pourraient conduire des erreurs d appr ciation nr judiciables la conduite et aux conclusions de l action d audit 1 L ENTREPRISE D finition Beaucoup de d finitions en ont t donn es Dans l optique de gestion qui doit tre celle de l auditeur pour lequel la gestion est la mise en oeuvre par des responsables des moyens mis leur dis position dans le cadre d une structure en vue d atteindre des objectifs pr alable ment d finis l entreprise se d finit comme un groupement humain hi rarchis qui met en oeuvre des moyens intellectuels physiques et financiers pour extraire transfo
47. dantes l exige et qu il en r sultera pour l entre prise une am lioration de son fonctionnement ou de ses performances Il faut en effet viter les exc s qui conduisent 4 un gonfle ment anormal des effectifs et une parcelli sation excessive des responsabilit s le d veloppement des fonctions s est accompagn d un d veloppement parall le de techniques de plus en plus labor es pour mieux les exercer ce qui conduit une sp cialisation des individus toutes les fonctions essentielles de l entreprise ne peuvent valablement atteindre leurs buts que par une concertation permanente d o l importance des liaisons dans l organisation de l entreprise 2 2 4 Mais pour qu un tel ensemble arrive fonc tionner sans trop de probl mes encore faut il que soient res pect s certains principes fondamentaux au moment de la structu ration chaque responsable de l entreprise doit savoir clairement ce qu il doit faire pour atteindre le but commun Une telle d finition de ses missions de ses responsabilit s de ses t ches et des liaisons qui en d coulent fait l objet de la fiche de fonction i 12 autant que possible le travail de chacun doit tre limit une seule fonction Toutefois le manque de cadres conduit parfois confier un m me individu plusieurs fonctions sous la condition expresse que le regroupement tout en tant logique ne donne pas trop d importance au titulaire ou n autorise pas
48. e au moyen d organigrammes pouvant rev tir des formes diverses L organigramme graphique qui repr sente sous une forme sch matique la structure d une entreprise d une fonction d un service n est qu un moyen de repr senter la hi rarchie et les liaisons existant entre les individus Le dessin classique peut toutefois pr senter un inconv nient de la position des cases correspondant chaque fonction les int ress s sont tent s de tirer des conclusions quant au niveau de r mun ration de chaque titulaire c est pourquoi on utilise parfois le terme dia gramme de fonctions 1 est difficile de pr senter des mod les de structure tant donn que par d finition chaque organisation doit tre adapt e l activit de l entreprise ses buts ses moyens ses besoins Mais on se souviendra avec profit que l organigramme un double r le il est instrument d information pour les tiers ext rieurs et pour les nouveaux entrants accueil dans l entreprise il est instrument d analyse qui permet de d celer les erreurs d organisation dualit de commandement absence de remplagant fonctions non remplies ou non pourvues que l organigramme r el est le plus souvent pour ne pas dire toujours fort diff rent de l organigramme th orique Tout organigramme ne pr sente d int r t que si figurent dans les cartouches repr sentatives outre la fonction le nom du titulaire de ladite
49. e distribution et de vente d un pro duit et l importance des canaux de distribution l volution du march et des prix moyen terme l valuation de la concurrence au plan des march s et au plan de la politique commerciale En pratique toute tude de march devrait r pondre aux 8 questions fondamentales suivantes 18 que vendons nous ou devrions nous vendre produit qui vendons nous ou devrions nous vendre client le qui nous emp che ou nous emp chera de vendre concurrence o vendons nous ou devrions nous vendre 2 lieux g ographiques de vente quand vendons nous ou devrions nous vendre r partition des ventes dans le temps comment vendons nous ou devrions nous vendre circuits de distribution quelles sont les variables al atoires qui peuvent ou pourraient intervenir cas de figures possibles et probables comment vendre efficacement strat gie marketing et moyens cons cutifs Conception du produit Tout bien ou service doit correspondre des besoins du consommateur et son pouvoir d achat tout en restant dans le cadre des possibilit s de l entreprise Lorsque le pouvoir d achat est limit les produits ou services offerts doivent tre con us pour r pondre aux besoins fonctionnels et non des besoins d esth tique ou de luxe Au plan de l entreprise on doit s efforcer de rechercher la simplifica tion et la standardisation des produi
50. ement la qualit pr d termin e par les soins de la fonction commercial Son r le peut apparaitre comme celui d un ex cutant passif toutefois la fonction fabrication est responsable pour une large part de l ob tention du meilleur co t en agissant sur la mati re par la r duction des d chets le personnel en le formant r le de moniteur de l encadrement et en le contr lant respect des temps allou s bons de travail le mat riel en respectant les conditions de fonc tionnement vitesses standards d utilisation consignes d entretien En ce qui concerne les d lais on admet g n ralement que la d cision de commencer une op ration appartient la fonction fabrication qui dispose d un service lancement la planification rigoureuse de l ex cution par l ordonnancement organe ext rieur la fonction fabrication n est pas possible car des incidents al atoires pannes manque de personnel retards de production peuvent la perturber 1 convient de prendre sur place les mesures correctives et donner ainsi la souplesse n cessaire l ordonnancement se limitant donner un d lai final de mise disposition Contr le de la qualit et de l ex cution du travail dans les d lais impartis la Fabrication est responsable de la qualit en cons quence elle effectue elle m me par son personnel d ex cution auto contr le des contr les chacune des op rations susce
51. es tapes sont les suivantes appel d offres chantillonnage permettant les comparaisons s lection du fournisseur n gociation des conditions particuli res 30 tablissement du contrat d achat c est dire passation de la commande qui d finit au minimum qualit quantit prix d lai lieu de livraison conditions de r glement Une commande qui ne contient pas l ensemble de ces informa tions ne peut tre consid r e comme commande valable contr le de l ex cution du contrat d achat sous forme de suivi tout au long de la r alisation et de contr le formel la r ception des produits quantit qualit et des documents v rification de la facture Le service achats donnant le bon payer il est le seul pouvoir appr cier si toutes les conditions sont remplies pour autoriser la sor tie des fonds de l entreprise doit tenir en permanence un ch ancier des d penses afin de connaitre les engagements financiers vis vis des fournisseurs et de les comparer aux autorisations de cr dit qui lui sont allou es Formation du personnel Cf page 19 31 3 4 FONCTION PERSONNEL La plupart des entreprises n ont pas vraiment de politique humaine explicit e bien que les actifs humains de l entreprise soient longs tant constituer qu r duire 3 4 1 Mission Elle est double satisfaire les besoins en personnel de l entreprise sur les plans quantitatif et qualit
52. est pas parce qu un besoin ou un d sir restent au stade inconscient qu ils sont moins d terminants 47 4 2 2 Comment int grer ces donn es dans l laboration de la strat gie de l entreprise Trois d marches sont possibles qui correspondent en fait l volution constat e la premi re consiste annuler purement et simplement de mani re plus ou moins consciente la diversit la multiplicit et la complexit des motivations humaines C est le groupe de contrainte la deuxi me est de faire en sorte que le groupe entreprise soit compos d individus au syst me de motivation peu pr s identique de mani re telle qu il y ait le moins de probl mes possible La pratique la plus courante est la cooptation au moment de l engagement Une telle approche suppose cependant que le groupe soit de taille r duite la troisi me est de prendre les moyens de conna tre lesdiff rences individuelles plut t que de les ignorer ou de vouloir les annuler Il s agit de recueillir les informations n cessaires la con naissance et la compr hension des buts poursuivis par les salari s en tenant compte de leur multipli cit de leur diversit de leur hi rarchisation et de leur pond ration diff renci es Il conviendra galement de suivre leur volution en allant si besoin est au del de leur expression formelle Dans de telles conditions l objectif op rationnel du groupe aura d autant plus de chan
53. fecti vement et efficacement pour atteindre les objectifs de l en treprise 1 Une organisation comptable est correcte lorsqu elle enregistre chaque jour les documents re us dans la journ e d une fa on d finitive 41 informatique responsable de l utilisation et de la maintenance de l outil informatique le plus sou vent ce service fonctionne comme un v ritable presta taire de services interne l entreprise conservation du patrimoine hors exploitation b timents t rrains qui prend en charge la r solution des probl mes que peut ventuellement poser la propri t de tels biens services g n raux ou administratifs regroupant parfois autour d un secr tariat g n ral secr tariat central pool dactylo assurances charg des relations avec les compagnies dans tous leurs aspects d finition des risques discussion tablissement modification des contrats surveillance des primes r glement des sinistres contentieux charg de toutes les affaires litigieuses soit avec les clients soit avec les fournisseurs soit avec tout autre tiers assurances et contentieux sont parfois r unis en un seul service Affaires juridiques Formation du personnel Cf page 19 42 4 RELATIONS HUMAINES DANS L ENTREPRISE 4 1 Rasez mes usines mais laissez moi mes hommes Henry FORD L entreprise est un groupement humain hi rarchis ou pl
54. fonction et le nom du rempla ant effectif ou potentiel I est en effet important pour toute entreprise de se demander par qui elle pourra remplacer tel ou tel de ses res ponsables s il devenait soudainement indisponible Il convient donc de pr voir derri re l organigramme pr sent un organigramme en pointill qui permettra le cas ch ant de pourvoir imm diatement les fonctions essentielles III 1 normalis 111 2 normalis 14 bis Sufl31831NI 5391 835 5 uou III INDINYSUC INOIWOLY NOISIAIQ SLVHOV SLHOdSNVHL 3 IVH3NIW 3IHIHO 1VIUV13423S 1V43N39 N1193410 WAINIWNTY S3H233H233 13 0593 14 ter lt D ACHATS ACHATS ETUDES N39 3814 poe is 15 Exemple de divers types d organisation Soit une entreprise ayant deux usines A et B compos e de 3 Services ou fonctions achats production ventes Les diff rentes possibilit s de structuration sont nr sent es dans les annexes IV ci apr s I IV 1 Hi rarchie lin aire division par usine IV 2 Hi rarchie lin aire division fonctionnelle IV 3 Hi rarchie fonctionnelle division fonctionnelle IV 4 Staff and line wOULSN Jed UOLSLALP e4teaur 5 1 3X3NNV
55. gt SADALP _ 31 q p a 59 9 98 anbueq stay S3AI1n23SN02 moe 4 or z y apeuguab gd Qs S911 14914103 ddp s 1 20 4 m 4 uel ig 591 1984 gt aLsLes ap Fr te 31 93 39 51811 squaun20q jauuosued S AN0I LI 10d 19 5336 1 3 5111305 19195 S3113130123S SANdI LI 104 NOIiVWHOJNI 3G 3 311081 30 11100 3SV8 30 SNOIIVWWOJNI 38V 14 00 NOILINOJ SNOILIONOJ 11 1 34 1HIYVHWIQ 9 gt 2 Mais encore faut il replacer l audit dans son contexte Il appartient en effet l ntreprise d tablir les comptes et de veiller l organisation mise en place pour assurer un enregis trement correct des op rations I met en oeuvre diff rentes techniques qui lui permettent de recueillir une information de qualit suffisante pour exprimer une opinion motiv e et objective sur les comptes pr sent s et leur conformit aux r gles en usage Encore convient il qu il r alise son contr le en suivant certains prin cipes directeurs normes de contr le tout en respectant certains prin Cipes de conduite normes d action 3 Les normes de contr le r sultent de 1 application des principes de Descartes au nombre de quatre toujours v rifier ce qui est AT principe de l vidence annonc d composer tout probl me en parties l mentaires afin de pouvoir
56. i doit justifier tout instant de leur existence Formation du personnel Cf page 19 40 3 6 FONCTION GESTION La fonction de gestion pr sente Un caract re particulier C est la fonction essentielle du Responsable d entreprise mais elle est exerc e galement par tous ceux qui ont des responsabilit s de commandement quel que soit leur rang hi rarchique 3 6 1 Mission Elle est double g rer c est dire faire en sorte que les objectifs tant g n raux que particuliers soient atteints administrer c est dire faire fonctionner le syst me entreprise sans souci premier du r sultat dans le respect des proc dures et en suivant les m thodes d finies 3 6 2 Activit s Les activit s d volues cette fonction sont toutes celles dont le r le essentiel et principal est de traiter et de transmettre toute l information n cessaire la per sonne voulue et au moment voulu afin d assurer la coordina tion tant l int rieur qu l ext rieur de l entreprise En cons quence les services habituellement atta ch s cette fonction sont les suivants comptabilit g n rale et analytique outils de traitement des informations valoris es 1 contr le de gestion charg de la pr vision et du contr le budg taire gardien de la loi propre l entreprise qui met en oeuvre le processus par lequel les managers s as surent que les ressources sont obtenues et utilis es ef
57. ion port e serait essentielle ment intuitive et subjective La connaissance g n rale de l entreprise va permettre l auditeur de se familiariser avec elle et en cons quence de parfaitement assimiler en les situant dans leur con texte l ments de compr hension et l ments de preuve que vont fournir l valuation de l organisation interne et le contr le des comptes 1 1 1 Les l ments de compr bension dont le r le est fondamental car ce sont eux essen tiellement qui permettront d acqu rir la connaissance n ces saire pour mettre une opinion valable et fond e serviront familiariser l auditeur avec les normes sp cifiques de l entreprise en gardant comme souci constant de distinguer l es sentiel de l accessoire lui donner une vue d ensemble de l entre prise dont les d tails seront tudi s et ap profondis tout au long du d roulement de l op ration d audit Les bilans et les comptes d exploitation de l entre prise sont un des l ments indispensables de la gestion dont il faut n cessairement tenir compte mais ils ne fournissent des renseignements que sur le pass Or l entreprise vit dans le pr sent et agit en fonction de l avenir Il est donc n cessaire de la situer dans son environnement de connaitre ses difficult s ses contraintes ses perspec tives ses espoirs 1 2 _ connaissance g n rale de l entreprise auront pour but de 58 1 1 2 Les l ments de p
58. ise une vocation celle de satisfaire leurs besoins au moindre co t Comment n y aurait il pas en permanence conflit d int r ts entre tous 8 bis APPORTEURS DE CAPITAUX FABRICATION 22 m FABRICATION F 0 U R N I 5 5 E U R 5 ETAT Puissance Publique SCHEMA I L ENTREPRISE ET SON ENVIRONNEMENT 2 2 Structure La mise en oeuvre des facteurs de production par l entreprise l oblige se doter de certains moyens intellectuels et humains qu elle va utiliser dans le cadre de sa structure Toute entreprise si petite soit elle ne peut produire et subsister qu autant qu elle poss de et met en jeu certaines fonctions correspondant aux activit s indispensables pour atteindre ses buts Fayol La fonction doit alors tre comprise comme un organe de l entreprise constitu par des moyens humains et mat riels qui utilisant des techniques qui lui sont propres effectue des t ches se rapportant une activit d termin e L entreprise appara t donc comme l ensemble coordonn de ces organes agenc s selon des finalit s sp cifiques pour remplir certaines fonctions en ex cutant des op rations plus ou moins com plexes ou r p titives qui aboutissent la livraison au march d objets ou de prestations de service dont la vente est g n ratrice de r sultats La structure d un tel ensemble n est autre que la r partition des activit s entre les fonctions et l organisation des li
59. l application des instructions de la direction et de favoriser l am lioration des performances I se manifeste par l organisa tion les m thodes et les proc dures de chacune des activit s de l entreprise pour maintenir la p rennit de celle ci On retiendra de cette d finition que 1 valuation portera tout la fois sur les aspects comptables de l organisation qui re groupent toutes les proc dures ou particularit s aidant l tablissement de comptes r guliers et sinc res aspects administratifs c est dire l ensemble des proc dures qui vise promouvoir l efficacit de la gestion et la ma trise de l entreprise dans le cadre de l ex cution de la d finie par la direction 2 1 2 D finition dite par le contenu Th oriquement on ne devrait pas pouvoir d finir un terme par son contenu car il para t difficile d num rer sans risque d omission tous les l ments tous les concepts qu il renferme 64 la mati re cependant il existe un tronc ccrimun de caract ristiques et de techniques qui se retrouvs Zans la grande majorit des entreprises I comprend des l ments de base i des Contr les sur les enregistrements comptables des contr les sur le personnel de l entreprise Trois l ments de base sont la condition premi re ce la r alisation d un contr le interne efficace existence d un plan d organisation comprenant des d finitions de res
60. l unit mon taire est r put e comme tant une unit de mesure stable qui donne une garantie dans l l boration du bilan prudence le produit est comptabilis s il est r alis la charge d s qu elle est probable Au niveau du bilan les moins values sont consta t es d s leur apparition provisions pour d pr ciation tandis que les plus values non r alis es ne sont pas comptabilis es fixit les m thodes utilis es en comptabilit doivent l tre de fa on permanente tout changement tant signal obligation r glementaire par exemple dans le cas de modification dans la valorisation des stocks non compensation on ne peut d duire du total des soldes d biteurs de certains comptes collectifs les soldes cr diteurs de ces m mes comptes collectifs bonne information il est n cessaire que l infor mation soit satisfaisante c est dire suffisante et significative r gularit et sinc rit des comptes la r gularit est la conformit la r glementation ou en son absence aux principes g n ralement admis la sinc rit true and fair View anglo saxon pr senta tion des comptes donnant en fonction des limites de la pratique comptable courante une image aussi objective que possible ne comportant pas de d formation intentionnelle de manipulation ni d omission volontaire de faits signifi catifs L appr ciation de l auditeur doit se faire essentiel lemen
61. laire de tout groupe plus vaste qui sans eux ne serait qu une foule Mais une politique qui aurait pour objectif premier de se pr occuper essentiellement de d velopper la coh sion l int rieur des groupes de base se heurterait des difficult s qui la rendraient finalement inop rante En effet tout ce qui renforce la coh sion du petit groupe de base peut avoir pour effet de rendre plus malais es les relations entre les autres groupes et lui m me Se fixent alors d elles m mes les limites dans lesquelles doit se situer le groupe de base La tendance premi re des groupes est de se percevoir comme des rivaux chacun ne voyant en l autre que celui qui l emp chera d atteindre ses propres objectifs Et pour ce faire le groupe essaie d obtenir le maximum de moyens au d triment de ceux qu il consid re comme des rivaux ou tout le moins comme des g neurs Pour viter que les tensions ne deviennent trop fortes on demande que soient dict s r gles et r glements pr cisant ce quoi chacun a droit ou pas c est le r gne de la bureaucratie A d faut ou dans l hypoth se o la situation conflic tuelle se maintient on se retourne vers le chef l homme capable de voir ce que les autres ne voient pas et c est le mythe du chef homme sup rieur 4 3 3 Les groupes doivent cesser de se consid rer comme des rivaux uniquement ax s sur l obtention des moyens maximum propres satisfaire leurs besoins ils doivent se
62. le est l identit de motivation 1 de ses membres Mais il convient de rappe ler que l on ne motive pas les hommes 2 Ne pourraient donc tre qualifi s de groupes que les seuls ensembles form s de volontaires ce qui n est manifes tement pas le cas de l entreprise 4 1 3 La strat gie consiste alors remplacer l adh sion volontaire par la contrainte On ne peut pas obliger les individus y croire mais on peut les forcer faire comme si ils y croyaient c est le groupe de contrainte Pour qu un tel groupe puisse fonctionner certaines conditions doivent tre imp rativement remplies plus par ticuli rement qu il y ait quilibre entre forces de pression exerc es sur les individus et contribution qui en est attendue Le r le du chef y est primordial et pr pond rant puisque tout d pend de lui d finition du but tablissement du programme d action r partition des t ches en fonction de la contribution attendue de chacun Il en r sulte la n cessit de mettre en place un sys t me de contr le rigoureux qui permette de corriger l cart pouvant r sulter d un d r glement des m canismes en instaurant de nouvelles r gles et de nouveaux syst mes de pression 1 La motivation est tout la fois les motifs raisons raisonnables que l homme a d agir les mobiles sources psychologiques et affectives de ses efforts 2 qui ne sont pas des objets inertes ce so
63. lles correspondant aux activit s indispensables sont dans la nlupart des entreprises les suivantes fonction commercial marketing fonction technique fabrication maintenance fonction approvisionnements gestion des stocks fonction personnel fonction finances fonction gestion Cf sch mas II A et II B pages 10 bis et 10 ter Le manque de moyens en personnel l absence d une qualifi cation suffisante obligent parfois regrouper certaines fonctions essentielles sous une m me autorit dans une telle hypoth se i est imp ratif que le responsable sache changer de casquette en fonction des t ches qu il accomplit 17 3 1 FONCTION COMMERCIAL MARKETING 3 1 1 Mission Recenser int grer organiser diriger coordonner tous les facteurs concern s pour assurer l coulement des produits ou des services de l entreprise aux consommateurs 3 1 2 Activit s tude de march conception du produit promotion des ventes ex cution des ventes enrichissement des produits admi istration des ventes formation du personnel Etude du march Elle a pour buts la d termination de l tendue du march et sa localisation d finir le consommateur l appr ciation des attitudes du consommateur par rapport aux produits ou aux services qu on se propose de lui fournir d finir les caract ristiques et les qualit s du produit l analyse des m thodes d
64. luJs38Q n TINNOSH 74 s S3ONVNIA NOIL2NOJ NOIL2NOJ 19 30 3SIUd3H1N3 V II VW3HOS SYNISSINYNO 4 10 ter r 186 SSDLAUIS S 41nV 19100 5 2 55 a41e396pnq uoi3se5 s a3LL11qeqduo 9jeJauab U0132941Q NOILIS39 NOI LINOA 59119 Sap LALNS 59119 Sap UOLIN29X SY209S Sap 115 9 59119 S8 anod 01323120 5 Sap UOLFESSEd 59119 S P UOLSLAQUd SAnaSsiuJnoj Sap SUDAIUISY a IWI9U3WW02 S3SIONVHOSVW n SLN3W3NNOISIAO3NddV NOIL2NO4 32015 NOI12N04 un e SunissIiNufnod4 sa qiuodsip suaXow sap uoL4eAJasuo s pied ua Siw SU9AOW Sap 1599 L suLosaq Sap 105151155 1 819 a TINNOSH 34 a SIONVNI dn NOI LINOA NOT LONOJ 39093N 30 3518438 3 8 11 VN3HIS IT 2 2 3 Le nombre des activit s augmente sans cesse par suite des exigences de l environnement et du progr s tech nique I en r sulte un certain nombre de cons quences en mati re d organisation et de structuration d entre prise I l int rieur des fonctions essentielles des fonctions nouvelles doivent tre mises en place maintenance dans la fonction tech nique mais de telles fonctions dites secondaires ne doivent tre mises en place en tant qu entit s distinctes que lorsque le bon exercice des activit s correspon
65. nel provoque les candidatures par le moyen le plus appropri ou par le moyen officiel En toute hypoth se l offre d emploi doit pr ciser le poste et d finir les aptitudes et les connaissances exig es pour liminer les candidatures de postulants manifestement nullement aptes tenir le poste propos Uomo wee ee ee ee me me me en we km me am me me me me me we mo ap we we me om me mme quels que soient les moyens employ s pour s lectionner les 7 candidats ils doivent avoir pour caract ristique commune l objectivit Toutes les fois que cela est possible on retient plusieurs candidats acceptables par le demandeur 1 Recruter est moins que jamais pourvoir une fonction vacante c est admettre dans la communaut humaine que constitue l en treprise une personne destin e 4 y rester Le soin n cessaire cette op ration doit tre la mesure des cons quences qu elle comporte 33 Faire le choix final ce choix doit tre de la responsabilit unique du demandeur qui entre plusieurs candidats de m me valeur pr sentant les m mes aptitudes retiendra celui dont l insertion dans le groupe provoquera le moins de perturbation risque de ph no m ne de rejet par introduction d un corps tranger op ration qui consiste remplir les formalit s l gales Accueillir le nouvel embauch pour l
66. ner les v nements qui se sont produits apr s l arr t du bilan Une question se pose L opinion mise par l auditeur doit elle tre celle du jour de la cl ture de l exercice audit ou celle du jour de l examen En pratique i semble qu il faille concilier les deux approches c est dire exprimer l opinion qui r sulte de l examen des comptes au jour de leur arr t en tenant comptes des v nements qui ont pu modifier de fa on signi ficative la situation de l entreprise depuis cette date et en cons quence modifier l analyse que l on peut faire de la soci t Examiner les propos tions relatives aux documents comptables et aux tats financiers L auditeur s int ressera essentiellement leur pr sentation leur contenu ayant t analys et appr ci lors du contr le des comptes b c 2 4 91 Son attention portera plus particuli rement sur les points suivants sans que cette liste soit exhaustive ou limitative les r gles de pr sentation g n rales ou particuli res sont elles respect es y a t il permanence des m thodes et des formes la classification des comptes est elle conforme ou d faut peut elle tre admise n y a t il pas regroupement abusif des soldes les informations compl mentaires dont le besoin se fait sentir sont elles habituel lement fournies Revoir l ensemble des notes de travail 11 convient de reprendre point par p
67. nne une grande souplesse dans le d roulement des entretiens au cours desquels les interlo cuteurs se montreront plus directs et partant plus coop ratifs L inconv nient majeur peut r sulter des propos embrouill s de l interlocuteur qui non tenu par un questionnaire ferm aura tendance d velopper peut tre inconsid r ment chaque question Le diagramme de circulation est la description graphique d un ensemble d op rations qui se traduit par une ligne de flux retra ant dans l ordre chronologique le cheminement des documents n s du fait des op rations r alis es dans l entreprise m morandum diagramme tests de conformit als questionnaire ferm mee Faiblesses Forces th oriques th oriques CONF IRMATION TE APPLICATION tests de permanence POINTS FORTS Points forts Points forts non appliqu s appliqu s Faiblesses pratiques FAIBLESSES FORCES DE CONCEPTION D APPLICATION EVALUATION DEFINITIVE document de synth se 67 68 2 2 1 2 La mise en oeuvre de la technique du diagramme de circulation impose l existence d une table de symboles et qu ait t fait le choix du type de pr sentation Table de symboles Plusieurs tables existent sans qu un mod le standard normalis ait t arr t Toute libert est donc laiss e en la mati re l important cependant est qu il y ait une homog n it totale au sein d un m me groupe de travail Le nomb
68. nt dans les entreprises 74 Exemple R ception des factures fournisseurs avec indication du risque couvert par la question 1 les doubles de facture non n cessaires sont ils d truits si non risque de double comptabilisation 2 les doubles de facture sont ils marqu s duplicata par le fournisseur ou par l entreprise risque de double comptabilisation ou de double paiement 3 les prix port s sur la facture sont ils contr l s avec les prix port s sur la commande risque de comptabilisation de charges et de r glements trop importants 4 Ya t il contr le arithm tique de la facture m me risque que 3 5 les contr les donnent ils lieu Signature absence de contr le apposition de visa ou de 6 en fin d exercice les r gularisations n cessaires sont elles faites syst matiquement non respect du principe d ind pendance des exercices En r sum chaque question doit tre con ue de mani re recevoir uniquement une r ponse par oui ou par non et couvrir un risque parfaitement d fini de non respect des principes de base de la gestion En fin d tape l auditeur r dige un rapport d valuation pr liminaire qui r capitule pour chacune des proc dures tudi es les points forts th oriques les points faibles th oriques en principe les non du questionnaire ferm pour lesquels il propose d ventuels rem des 75 2 2 4 Confirmation de l ap
69. nt des syst mes complexes auto pilot s qui se motivent eux m mes en fonction d un climat donn et de leurs propres besoins 4 1 4 Mais un tel quilibre entre pression et contribution ne peut tre maintenu longtemps D une part l individu n obtenant pas les satisfactions auxquelles il aspire a logiquement et naturellement tendance r sister aux forces de pression qui s exercent sur lui Cette r sistance peut prendre de multiples formes absent isme tirage au flanc ralentissement de l allure d crochage psychologique x On assiste ainsi un changement une volution des mentalit s D autre part le type de contribution demand e au travailleur tend galement voluer par la force m me des changements Cette contribution est en effet de moins en moins programmable la rapidit du changement interdit de faire remonter chaque probl me nouveau jusqu au haut de la pyramide risque d immobilisme si la d cision est longue venir de moins en moins contr lable avec pr cision et rapidit on peut certes tout contr ler mais au prix d importants d lais et de co ts lev s avec le risque de d g ts frr m diables de moins en moins proportionnellement santtion nable peut on p naliser syst matiquement un travailleur qui n atteint pas pour des raisons biologiques ou psychiques qui lui sont propres les normes moyennes retenues Ce sont donc de nouvelles
70. oint le programme de l in tervention et de s assurer de mani re exhaustive que tous les travaux pr vus ont t men s terme Tr s certainement certains travaux seront diff r s en cours d intervention pour de multiples raisons retards dans la fourniture de documents absence provisoire d interlocuteur d calage dans les travaux am nagement du programme 11 sera prudent de dresser une liste des travaux report s faute de quoi il y aurait un risque certain d oubli donc d omission Par ailleurs on ne saurait trop insister sur la qualit que doivent pr senter les notes de travail labor es tout au long de l intervention Ce sont elles en effet qui vont justifier les conclusions en cons quence elles doivent fournir tr s pr cis ment et tres clairement tous les l ments n cessaires l laboration desdites conclusions 92 2 5 Emettre l opinion L auditeur peut se trouver dans cinq cas de figure qui le conduiront a choisir entre l impossibilit de certifier absence de bilan le refus de certifier irr gularit s graves la certification sous condition dans l hypo these o les documents comptables et les tats financiers sont d j diffus s la certification avec r serves qui doivent tre motiv es la certification pure et simple sans r serves ni condition qui peut tre consid r e comme le cas exceptionnel 93 PRESENTATION DES CONCLUSIONS
71. oit tenir compte des exigences de chacun de ces crit res et en toute hypoth se son choix ne peut tre qu un compromis Les organes fonctions secondaires installer d pendent essentiellement du secteur d activit de l entreprise et des conditions dans lesquelles elle l exerce 21 Ces deux crit res ont servi classer les entreprises d apr s leur syst me de production Cf sch ma V ci apr s I appara t l vidence que l organisation propre de la fonction technique sera tout fait diff rente selon que l on se trouve dans une entreprise de type I ou dans une entreprise de type III TYPOLOGIE DES SYSTEMES DE PRODUCTION TYPE I TYPE IV PROJET PROCESS US Produit unique Produit unique et unitaire Production continue Faibles Grandes quantit s quantit s la commande sur stock TYPE II TYPE III ATELIER MASSE Produits multiples Produits multiples Petites s ries Grandes s ries SCHEMA V 22 3 2 2 Activit s pr paration du travail ex cution du travail contr le de la qualit et du respect des d lais maintien de l outil de production en l tat formation du personnel Pr paration du travail Elle a pour but de r pondre un certain nombre de questions comment faire un produit qui doit le faire combien doit on en faire quand doit on le faire Dans une industrie de process ta r ponse est donn e d s la conception de l usine Dans certains cas on
72. on de l interlocuteur permet de savoir si le message a t compris Ce groupe pourra devenir pour le travailleur le lieu de satisfaction de ses besoins si on peut y d cider des modalit s de r alisation de l objectif global en tenant compte des buts de chacun c est dire si on peut y modifier la r partition des t ches et l organisa tion interne en fonction des besoins propres des int ress s Cela suppose que deux conditions soient remplies la premi re concerne la structure du syst me de d cision il faut que le groupe dispose d une certaine autonomie lui laissant une possibilit de choix la solution retenue ap para tra alors comme un moins mauvais moyen que les autres la deuxi me trait au mode de prise de d cision au sein du groupe il ne faut pas que la zone d autonomie accord e soit utilis e au b n fice des seules fins particuli res du chef bien que la d cision soit un des attributs de sa fonction 49 C est lui qui tient la cl de la distribution des r les s il utilise son pouvoir statutaire pour s approprier les r les qui lui conviennent et par l m me satisfaire en premier ses propres besoins l quilibre affectif du groupe sera rompu Se cr era alors un sous groupe informel de r sistance ouverte ou clandestine qui para lysera les d cisions ou les rendra inefficaces si elles sont mises en oeuvre 4 3 2 De tels groupes de base apparaissent comme la pierre angu
73. p tibles de d grader la qualit Lorsque le respect de la qualit finale est un probl me essen tiel pour l entreprise le contr le doit tre exerc par un organe sp cial service qualit d pendant directement de la Direction G n rale industrie a ronautique 25 le contr le doit tre assur par le bureau d ordonnancement quand il existe d faut par la fonction commercial qui en toute hypoth se doit informer le client des ventuels retards Maintien de l outil de production en l tat La responsabilit en incombe la fonction Maintenance organe de la fonction Technique distinct de la Fabrication Cette fonction recouvre les activit s suivantes l entretien caract re pr ventif dont les interventions doivent tre planifi es la r paration caract re curatif dont les in terventions doivent galement tre planifi es le d pannage caract re exceptionnel dont les interventions ne peuvent tre pr vues Formation du personnel Cf page 19 3 3 FONCTION APPROVISIONNEMENTS 3 3 1 Mission Fournir un produit ou un service apte au service attendu qualit dans la quantit voulue quantit pour la date d utilisation pr vue d lai et au moindre co t prix 3 3 2 Activit s approvisionnement gestion des stocks r alisation des achats formation du personnel Approvisionnement La politique d ap
74. plication des points forts du syst me L objectif de cette tape est d obtenir la confir mation que les points forts th oriques du syst me d termin s pr c demment lors de l tude de chacune des proc dures ont fonctionn effectivement tout au long de l exercice de mani re d celer les ventuelles d viations Cette confirmation s obtient en pratiquant des tests de permanence Trois questions se posent Quoi quels points forts tester 2 Comment de quelle mani re effectuer les tests 2 Combien tendue des tests dans le temps et dans l espace C est essentiellement le jugement de l auditeur qui lui fera d terminer sur quels points seront effectu s les tests Son choix se portera de pr f rence sur les points cl s qui conditionnent v ritablement un d rou lement norma et valable de la proc dure En partant des l ments mat riels laiss s par l ex cution de la proc dure l auditeur contr le apr s coup que celle ci s est d roul e conform ment aux principes pr vus et retenus Exemple l Dans le cadre d une s quence ventes la question toutes les sorties de marchandises donnent elles lieu facturation il a t r pondu oui parce que la s paration des t ches entre livraison facturation et encaissement est parfaitement nette et scrupuleu sement respect e la protection physique des marchandises est assur e de mani re satisfaisante
75. ponsabilit et des pouvoirs cons cutifs des d finitions de t ches les plus pr cises possible des circuits de circulation des infor mations pr cis et suffisamment labor s existence d un personnel comp tent et int gre per mettant l utilisation optimum des moyens mis en oeuvre par l entreprise existence d une documentation suffisante fournissant des informations de qualit et en quantit satisfaisante Contr les sur les enregistrements comptables qui portent sur trois principes fondamentaux exhaustivit toutes les op rations ont elles t enregistr es a r alit l enregistrement effectu est il justifi i exactitude n y a t il pas d erreurs dans l enregistrement Contr les sur 65 le personnel de deux ordres contr les hi rarchiques et plus particuli rement sur proc dures d autorisation par exemple la r alisation d une action est subordonn e l accord de la personne habilit e la pro c dure existe t elle et fonctionne t elle politique du personnel les proc dures retenues pour le recrutement doivent permettre l entre prise de disposer de personnel comp tent et in t gre Est ce le cas r glementation de l acc s aux biens de l entre prise seules certaines personnes peuvent acc der certains biens dans des conditions parfaitement d finies protection physique des valeurs d exploitation par exemple Qu en es
76. provisionnement est essentiellement bas e sur deux criteres de choix la s curit et le co t car en toute hypoth se l entreprise doit marcher probl me de la s curit de l approvisionnement d gager des marges pour assurer l auto financement suffi sant probl me de co t Les criteres qualit et quantit sont impos s la fonction approvisionnements le premier par l utilisateur du produit ou du service en fonction de ses besoins le second par la m thode de r approvisionnement pratiqu e par l entreprise dans le cadre de sa gestion conomique des stocks Les r sultats de l entreprise sont pour une assez large nart conditionn s par l approvisionnement au niveau de l exploitation les r sultats so appr cier en terme de prix de consommation non en fonction du seul co t direct d achat 26 27 Le prix de consommation s analyse comme tant le total co t direct d achat servant la valorisation des stocks co t d acquisition co t de possession du stock co t de mise disposition de l utilisateur ventuellement les trois premiers l ments constituant le co t d approvisionnement Au niveau du bilan la solution de certains probl mes de tr sorerie peut tre partiellement trouv e dans l action de l approvisionnement soit par compression des stocks gestion conomique Soit par allongement du cr dit fournisseur c est dire dans
77. quelle il va devoir se livrer lui apportant une cla rification des points obscurs ou incomplets d autre part les inexactitudes dans les informations recueillies par l auditeur pourra la limite d tecter des proc dures dont l existence tait ignor e 2 2 3 Evalutation pr liminaire L objectif ce stade est de chercher d gager les forces et les faiblesses th oriques du syst me Pour ce faire deux m thodes sont possibles la premi re consiste en l observation du syst me tel qu il appara t travers l analyse qui en a t faite par la des cription confirm e par les tests de conformit de mani re rechercher et d gager les points forts et les points faibles Cette approthe pr sente l inconv nient majeur de comporter un risque important d oubli la deuxi me d marche conduit poser un certain nombre de questions tournant chacune autour d une pr occupation g n rale la question de base tant la suivante dans le syst me d crit quelque chose peut il th oriquement mal fonctionner Les batteries de questions se pr sentent sous forme de ques tionnaires ferm s auxquels on ne peut r pondre que par oui ou par non une r ponse n gative indiquera toujours une faiblesse de conception laquelle il faudra bien videmment proposer de rem dier Dans la pratique on utilisera des grilles compilatoires qui reprendront les probl mes qui se POSER le plus souve
78. re des symboles retenus doit tre suffisamment limit pour que leur utilisation reste simple et leur assimilation facile et rapide Seront symboliser les activit s et les tapes suivantes D but de diagramme arriv e d un document cr ation de document circulation d un document circulation d une information sortie de diagramme classement provisoire du document classement d finitif archivage du document en distinguant num rique alphab tique MEA R union de documents s paration de documents destruction de documents bs Prise d information sur le document document origine das Transcription d information sur le document PT Contr le visa ou signature Document photocopie de document 69 Choix du type de pr sentation 11 existe deux mod les de base le diagramme vertical le diagramme horizontal dont les trac s sont pr sent s pages 69 B et 70 B L en t te pr cise toujours le nom de l entreprise l op ration ou le document objet du diagramme le nom du r dacteur la date de l tablissement du diagramme Diagramme vertical Cf page 69 B 1 pr sente trois colonnes description narrative dont le r le est relativement accessoire elle permet de fournir les informations minimum faute desquelles le lecteur aurait quelques difficult s de compr hension ou d interpr tation num ro de l op ration qui sert de rep re e
79. reuve recueillis l occasion de l acquisition de la d gager des indices permettant de cerner le degr d ind pendance de l entreprise 1a connaissance des contraintes pesant sur l entreprise permet d appr cier les risques n s ou potentiels procurer des l ments de recoupement de l infor mation comptable porter une premi re appr ciation sur la qualit de l organisation interne degr d organisation information disponible comp tence discipline int grit du personnel Trois questions se posent Quelle est l ampleur des connaissances acqu rir Une entreprise est une organisation complexe faut il avoir une connaissance exhaustive des aspects techniques conomiques comptables ou juridiques s y rapportant En principe il convient de retenir les l ments qui sont utiles dans le sens d in dispensables et non ceux qui sont syst mati quement n cessaires On se posera valablement le genre de questions suivantes Cet l ment de connaissance est il utile l accomplis sement de la mission L int r t pr sent par cet l ment justifie t il le travail qu il faut mettre en oeuvre pour se le procurer A quelle date doit on acqu rir cette connaissance Cette acquisition doit tre une pr occupation constante car tous les l ments ne peuvent s assimiler en une seule fois Mais la partie la plus importante se situe bien videmment en d but d interven
80. rmer transporter distribuer des richesses ou produire des services conform ment des objectifs d finis par une direction coll giale ou personnelle selon des motivations qui s inspirent des degr s divers Soit de l int r t personnel maximisation du profit Soit de l int r t g n ral utilit sociale L ENTREPRISE Environnement et structure 2 1 Environnement L entreprise ach te des facteurs de production aux fournisseurs pour les combiner afin de produire un bien ou un service qui pr sente pour ses clients une utilit sup rieure au total des co ts support s par elle Mais pour mettre en oeuvre de tels facteurs de production l entreprise a besoin de capitaux que lui an portent les bailleurs de fonds et de l infrastructure que fournit l Etat puissance publique L entreprise s ins re ainsi dans un contexte o se retrouvent quatre p les fondamentaux clients fournis seurs apporteurs de capitaux Etat dont les influences parfois contradictoires ou antagonistes jouent obligatoi rement avec plus ou moins de force sur le comportement et sur le fonctionnement du syst me entreprise L entreprise constitue l unit fondamentale la cellule des changes op r s entre ces divers agents cono miques en vue de l int r t personnel de chacun d eux aux quels s ajoutent les salari s Tous sont li s l entreprise par des contrats de formes diverses et tous assignent l entrepr
81. s les individus engag s dans l entre prise visent le m me but gagner de l argent Pendant longtemps on a confondu cet objectif primaire avec motivation profonde En r alit le travailleur cherche gagner de l argent pour satisfaire ses besoins Or le propre des besoins des individus est qu ils sont multiples hi rarchis s en fonction de crit res diff rant suivant les personnes variables dans le temps plus ou moins exprim s et conscients En r gle g n rale on fait r f rence en mati re de hi rarchie des besoins celle propos e par MASLOW hi rar chie des besoins fondamentaux Mais il apparait l examen qu une telle hi rarchie varie en fait d un individu l autre M me l chelon des besoins physiologiques l ordre d urgence peut varier en fonction de circonstances particuli res de temps de lieu et d espace Par ailleurs la satisfaction totale ou partielle d un besoin peut soit teindre l aspiration soit la redoubler les besoins ont leur propre dynamique Enfin une insatisfaction ressentie ou un besoin in conscient conduisent l individu exprimer ce manque de mani re d tourn e Non seulement les raisons que les hommes donnent de leur comportement ne sont pas obligatoirement celles qu ils se donnent eux m mes mais celles qu ils se donnent ne sont pas forc ment celles qui les font m agir Jean DUBOIS Psychologie des groupes et management Et ce n
82. t 4 partir de ces deux derniers l ments la r gularit des comptes leur sinc rit 3 3 81 Le contr le implique une METHODOLOGIE pr cise et autant que faire se peut l abri des critiques On ne saurait concevoir en effet que le contr le m ticuleux dans son objet et ses conclusions puisse se contenter de m thodes approximatives et mal d finies L un des soucis majeurs du contr le est la recherche de l efficacit Pour ce faire il est n cessaire que quelle que soit la p riode ou l occasion du contr le celui ci soit effectu dans les m mes con ditions que le pr c dent ce qui signifie que les m mes m thodes doivent tre appliqu es pour les m mes contr les en toute circonstance permanence e la m thode On con oit ais ment que dans l hypoth se de modifi catiors continuelles m mes mineures d une m thode de contr le les r sultats obtenus ne sont absolument pas significatifs d un contr le l autre 3 3 1 La premi re id e qui vient l esprit quand on parle contr le c est qu il faut tout voir tout v rifier syst matiquement pour avoir la certitude que rien n chappe C est le contr le exhaustif Son rigorisme absolu est une garantie 11 est donc recommand et m me n cessaire dans cer tains cas crainte de malversation de d tournement mais il pr sente de s rieux inconv nients lourdeur des m cani mes temps important cout lev I ne peut
83. t auquel il est fait r f rence lors de l examen des faiblesses du contr le interne description graphique qui est l l ment central du document et qui pr sente soit le d roulement de 1 ration soit le cheminement du document Fonctionnement On passe d un service l autre en pr cisant pour chacun d eux les t ches effectu es les documents utilis s les contr les pratiqu s Forces et faiblesses relativement simple r diger le diagramme vertical pose relativement peu de probl mes de lecture et de compr hension Cependant ne donnant pas une vue d ensemble de l op ration ou du traitement du document il ne permet pas de d terminer d s l abord si la s paration des t ches est satisfaisante ou non DIAGRAMME VERTICAL ENTREPRISE XYZ REDACTEUR DIAGRAMME Service Achats DATE N 7 DESCRIPTION NARRATIVE OPERATIO DESCRIPTION GRAPHIQUE Etablissement 1 Demande Pr visions de besoins Mr A r demande d achat d achat stocks Etablissement bon de commande en 4 2 Mr B exemplaires sur formulaire pr num rot Arriv e accus r ception commande ex 2du BC re 3 tourn sign par fournis seur Archivage r ception ARC apr s contr le 4 Mr C Visa sur ARC 5 Contr le des prix 6 Mr D Iv nz I R vision et archivage 7 BC3 et ARC gt 70 Diagramme horizontal Cf 70 8 Les diff rents services intervenant dans une op ration ou sur un do
84. t il contr les r ciproques des membres de l entreprise par s paration des t ches Toute prise op ration l mentaire intervenant dans une entre se rapporte soit la r alisation de l objet social achats ventes personnel soit la conservation du patrimoine conservation et entretien des stocks des moyens de production soit la comptabilit qui enregistre les flux qui affectent les biens La distinction entre ces trois fonctions est tout fait fonda mentale au plan du contr le interne parce qu une s paration du personnel au sein m me de chacune d elles permet de r aliser un auto contr le satisfaisant 2 2 66 CONDUITE DE L EVALUATION Elle se fait en cinq tapes Cf diagramme page 67 Description du syst me d organisation et des proc dures cons cutives Confirmation de la compr hension du syst me Evaluation pr liminaire Confirmation de l application des points forts Evaluation d finitive 2 2 1 Description du syst me et des proc dures 2 2 1 1 Pour ce faire deux techniques de base sont disponibles 1e m morandum et 16 diagramme de circulation Le m morandum est la description narrative du syst me et des proc dures cons cutives mises en oeuvre 11 pr sente la synth se des entretiens avec les responsables de l entreprise synth se appuy e des diff rents documents recueillies l occasion de la r colte des informations Une telle approche do
85. tion 59 Quels sont les moyens utiliser pour acqu rir cette Medus SUUM ES PORT ASJAST p connalssance Ce seront tout la fois la documentation trouv e l ext rieur de l entreprise des entretiens avec les principaux res ponsables des visites des installations la documentation interne de l entreprise 1 3 L objectif est de se familiariser avec l entreprise Quel va donc tre l ordre d acquisition des connaissances Apr s le recueil d informations caract re g n ral l auditeur examinera les caract ris tiques techniques commerciales et juridiques de l entreprise avant de s int resser son approche comptable et son approche financi re 1 3 1 Informations g n rales dont les l ments serviront cr ation du dossier permanent Elles porteront essentiellement sur identification de la soci t tat civil historique d o vient elle et dans quelles conditions situation dans la branche conomique position dans le secteur information sur conjoncture particuli re connaissance de la r glementation propre a la profession politique du personnel et aspects sociaux organigramme et organisation m thodes proc dures 60 1 3 2 Caract ristiques techniques On s attachera plus particuli rement l examen des points suivants pr sentation sch matique de l entreprise avec commentaires si n
86. toute hypoth se la vie de l entreprise s ins re dans un contexte g n ral o elle m me n est qu un sous groupe sur lequel l influence des groupes ext rieurs p se d un poids d termi nant L entreprise est interd pendante de son milieu son objectif lui est pour l essentiel dict si ce n est impos de l ext rieur les d cisions prises sont le reflet de contraintes externes Le comportement individuel de ses membres est galement conditionn de l ext rieur Le salari appartient d autres groupes famille communaut spirituelle que l entreprise I cherche respecter leurs lois qui conditionnent parfois de mani re imp r tive son comportement influence des institutions d finies comme tout syst me de normes qui structure un groupe social Ainsi la solution des probl mes du groupe entreprise ne peut pas tre trouv e dans la seule entreprise 1 y a conflit entre deux groupes de dimension in gale qui poursuivent des buts divergents si ce n est oppos s les membres de l entreprise participent en tant que tels au groupe des acteurs conomiques et poursuivent ipso facto des objectifs d ordre conomique les m mes individus participent des groupes sociaux qui poursuivent des finalit s d un autre ordre Pratiquement toute la structure officielle de l entre prise hi rarchie est institu e et ordonn e de mani re ce que les objectifs conomiques soient atteints les
87. ts et des services ce qui permet une diminution des co ts de production donc des prix de vente Promotion des ventes qui a pour buts de faire connaitre le produit ou le service faire prendre conscience du besoin et ventuellement le faire naitre tout en vitant de cr er des besoins factices 19 Ex cution des ventes dont les t ches sont les suivantes conception du programme de ventes d finition des moyens mettre en place fixation des objectifs individuels des agents de vente contr le de l ex cution du programme qui a t pr sent dans le cadre du budget des ventes et du budget des co ts de distribution Enrichissement du produit ou du service l un des soucis de la fonction commercial doit tre de rechercher et de reconna tre tous les services que les clients attendent du produit qu ils viennent d acqu rir Par exemple l acheteur sera sensible l existence d un service tech nique capable de lui procurer en cas de besoin des pi ces de rechange bon march et disponibles en de nombreux points de vente De m me il pourra tre sensible l existence d un manuel d instructions claires et pr cises lui permettant de mieux utiliser l objet acquis Administration des ventes qui regroupe toutes les activit s exerc es par les employ s de la fonction intervenant apr s la conclusion de la vente Formation du personnel la possession d aptitudes particuli res n
88. ui permettre une int gration r ussie dans l entreprise Gestion du personnel La d cision d engagement prise commencent les op rations de gestion proprement dite La gestion du personnel doit s appuyer sur une politique dont la d finition incombe la Direction de l Entreprise Ce fichier existe dans la plupart des entreprises mais on constate que malheureusement il est le plus souvent incomplet ou inutilis alors que ce peut tre un bon moyen de gestion Les informations minimum enregistrer sont les suivantes tat civil Situation de famille formations acquises g n rale et professionnelle emplois tenus pr c demment mutations et promotions dans l entreprise Sanctions Situation pr sente L embauche du salari cr e un contrat par lequel celui ci s engage ex cuter un travail et l entreprise s oblige verser un salaire 34 En la mati re la fonction Personnel a une double t che r diger le contrat de travail entre le salari et l entreprise contrat qui doit pr ciser dans toute la mesure du possible les droits et les devoirs du travailleur assurer le paiement du salaire calcul et ver sement dont est charg le service paie D termination du salaire de base La r mun ration du personnel pose au moins deux probl mes le premier est celui de l valuation du travail effectu dans un poste Pourquoi existe t il des diff rences dans la r mun ration
89. ur comprend trois tapes connaissance g n rale de l entreprise examen de l organisation interne contr le des comptes dont la compl mentarit est indispensable pour que l o pinion mise soit v ritablement motiv e c est dire justifi e par des pr somptions ou des l ments de preuve suffisants Ceux ci sont recueillis tout au long des trois tapes et c est leur total qui est n cessaire l aboutissement de l op ration d audit 85 1 3 Il y a toutefois un seuil minimum au dessous duquel l auditeur ne saurait descendre sans prendre le risque de compromettre l op ration d audit Par ailleurs certaines situations interdisent la conduite normale de l op ration c est le cas par exemple lorsqu il n y a pas d organisation interne ou dans l hypoth se o l auditeur est dans l impos sibilit de valider le bilan absence de document Quelle est l ampleur des travaux mettre en oeuvre pour que puissent tre certifi es sinc rit et r gularit des comptes On remarquera d s l abord que l opinion mise ne doit tre en aucune fa on subjective c est dire que Tes conclusions doivent tre fond es sur des l ments de preuve suffisamment nombreux et de valeur certaine Par ailleurs on retiendra qu il ne s agit pas de prouver de mani re formelle et absolue il s agit En cons quence il convient d une part de conduire des sondages minimaux suffisants d autre part d
90. us exactement un ensemble form de groupes et de sous groupes l int rieur desquels et entre lesquels il convient d organiser les relations de mani re telle que les objectifs d finis pour l entreprise puissent tre atteints dans les meilleures conditions possibles Quelle que soit la taille de l entreprise le probl me fon damental est de faire vivre ensemble les hommes et les femmes qui la composent 4 1 1 Le dictionnaire en donne la d finition suivante ensemble de personnes ou d objets pr sentant une caract ristique commune on dira par exemple un groupe d arbres le groupe des mammif res Une telle approche ne retient que la notion statique du concept car pris dans ce sens le mot groupe signifie en fait rassemblement s rie Une telle approche a t parfaitement per ue puisqu on en est arriv parler de la dynamique des groupes qui donne ce concept l nergie suppl mentaire qui lui fait ini tialement d faut 4 1 2 Qu est ce alors qui diff rencie le groupe du rassem bTement Une seconde d finition du dictionnaire pr cise Groupe ensemble de personnes qui ayant des attitudes et des comportements communs ont un objectif commun qui conditionne la coh sion de ses membres 43 Le groupe se caract rise alors par le but commun les affinit s des membres qui le constituent et par l exis tence d une structure organis e L l ment moteur d un tel ensemb

Etapes et conduite d`une operation d`audit

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