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1. b Saisir les informations comme indique l exemple dans l interface de Logon information pr sent e ci dessous Puis valider en cliquant sur OK ou en pressant Enter Il convient ce niveau de faire certaines remarques Chaque utilisateur aura un nom d op rateur ainsi qu un mot de passe construits de concert avec son superviseur ou le responsable de l Unit Pour des raisons de s curit les mots doivent tre gard s secrets 1 e connus seulement de l agent en question de son superviseur du responsable de l Unit ou de personnes autoris es Il est pr vu de faire en sorte que ces param tres soient les m mes que ceux utilis s pour avoir l acc s au r seau local Quant au Groupe et l Op ration ils seront d termin s selon que l op rateur aura t choisi pour travailler le matin ou l apr s midi comme agent de saisie ou superviseur 2 3 1 Ecran de logon information Loggon information Op rateur pepe Mot de Passe Fr Groupe Groupe matin D Op ration Abnandonner Ces informations une fois valid es le programme vous positionne sur l cran de l interface globale de l application Cet cran comporte un menu d roulant disponible l utilisateur avec lequel il ne tardera pas se familiariser c Sur le bureau de l application pr sent ci dessous faire un Clic Droit Right Click puis cliquer sur le bouton Gestion des Op rateurs Une nouvelle f
2. Individuelle 5 12 15 60 Modul EE EE 5 1 2 1 7 Module F Informations individuelles 5 1 2 1 8 Module G valuation du travail de collecte 5 2 PROCEDURE D INSTALLATION DE L APPLICATION DE SAISIE 6 2 1 Ecran 1 d installation de l application sssessseseesesesessseeesssereesssesesssseee 6 2 2 Ecran 2 d installation de l application sssessseseeseseseesseeesssereessseresssseee 6 2 3 LANCEMENT DU PROGRAMME DE SAISIE 7 2 3 1 Ecran de logon information EE 7 2 3 2 Ecran d interface de Fame eege Bee it ne Li 8 2 3 3 Ecran d inscription d un Utilisateur aniasn tt 9 3 GESTION DE ER CT EE 9 3 L ORGANISATION KI ER E EE 9 3 2 ADMINISTRATION DU PERSONNEL 10 3 4 POUIPEMENTSS EE 10 3 4 MODALITES DE RECEPTION ET DISTRIBUTION DES SDEs 11 4 STRATEGIE DE CONTROLE DE LA QUALITE SUPERVISION ss 12 4 1 CONTROLE DES CODES GEOGRAPHIQUES ssi ssonseseesseeesseossseessrsssresseee 12 42 CONTROLE DE DOMAINE hosted 12 4 3 CONTROLE DES ERREURS DE FRAPPE 13 44 PRODUCTION DE EISTINGS EE 13 4 5 BACK P Ernst us annee 14 4 6 TABLEAU DES E KARN DEE 14 4 6 1 LISTE PRINCIPALES DES ACTIVITES DANS LE CADRE DE LA MISSION DU MANAGER DE ROULEMENT ere 15 4 6 2 LISTE PRINCIPALES DES ACTIVITES DANS LE CADRE DE LA MISSION DULSUIRERNISRUIRG edd renier ai Ee 19 5 ORGANIGRAMME DE L UNITE DE SAISIE 24
3. Le second module comprend huit 8 questions portant sur les caract ristiques du b timent La question 8 conditionne deux attitudes l application selon les valeurs trouv es dans 8 1 et 8 2 Nous en ferons cas ult rieurement 1 2 1 4 Module C Local Usage d Habitation Collectif Le module C est consacr au local Usage d Habitation Collectif Il porte sur des questions relatives au type de local au nombre de personnes des deux sexes habitant le local 1 2 1 5 Module D Local Usage d Habitation Individuelle Le quatri me module est consacr au local Usage d Habitation Individuel plus pr cis ment l unit d habitation et met en relief les caract ristiques li es celle ci Il comporte les rubriques allant de la question 10 la question 22 du module en question 1 2 1 6 Module E D c s Le module F traite des informations relatives aux personnes d c d s dans le m nage Il indique le nom le sexe et l ge des personnes d c d es dans le m nage au cours des douze 12 derniers mois pr c dant la collecte des informations Les questions 23 et 24 y sont consacr es 1 2 1 7 Module F Informations individuelles Le sixi me module intitul Informations individuelles est consacr aux caract ristiques personnelles des membres du m nage Ce module doit tre rempli pour chacun des membres du m nage et comprend quatre 4 sous modules a Le sous module F1 s adresse tou
4. de concr tisation de certaines activit s li es au superviseur ce pour viter d faut de cette d marche de la part de celui ci un modus operandi inappropri dans l accomplissement des op rations et ou m me une absence de prise en charge r elle d une partie ou de la totalit de sa mission 3 1 ORGANISATION DU TRAVAIL Les op rations de saisie s organiseront en roulement alternant deux quipes matin et soir de 7hres am 7hres pm Elles se d rouleront dans une salle ou deux salles distinctes de capacit suffisante pour accueillir par roulement quatre vingts 80 agents de saisie cinq Superviseurs trois Managers des Manutentionnaires et Intendants Le personnel se chiffre de la fa on suivante pour les deux roulements 1 Responsable de l Unit de la saisie 1 Technicien adjoint 16 Superviseurs managers 160 Agents de saisie 5 Manutentionnaires 2 Intendantes L organisation du travail incombe tous les responsables de l Unit de saisie particuli rement aux Managers et Superviseurs de saisie qui eux ont une pr sence permanente aupr s des op rateurs pour les assister et les diriger Sans vouloir tablir une nette tanch it entre les diff rentes t ches qui reviennent ces derniers nous en fournissons quelques lignes de description qui n infirment nullement les tableaux des activit s retrouv s la fin du manuel des Superviseurs Managers 10 La description de t c
5. des modules de IMPS 1 1 2 SAISIE DES DONNEES CENTRY Le module data entry abr viation de CENsus data enTRY en fran ais saisie des donn es de recensement de IMPS r pond excellemment bien au d veloppement des applications de saisie Il permet en outre la v rification la modification des donn es et enfin de collecter des statistiques sur ces op rations 1 1 3 CORRECTION DES DONNEES Concor Concor consistency and Correction est le module de correction du IMPS C est un syst me int gr de programmes informatiques qui peuvent rep rer et changer des donn es invalides et incoh rentes tablies pour la mise en tableaux et analyse Concor permet la production de listings et des statistiques d erreurs lesquels listings seront soumis l analyse d experts d mographes On peut ex cuter un programme concor apr s l entr e des donn es ou l entr e des donn es avec centry 1 1 4 PUBLICATION TABULATION Cents Le CENTS est le module du syst me micro informatique int gr IMPS qui traite la tabulation et la publication Le CENTS est form de programmes informatiques qui cr ent des tableaux de statistiques les r sument et les affichent Au d part il a t con u pour faciliter la mise en tableaux des donn es sur la population et sur le logement extrait des recensements nationaux Un des principaux aspects de CENTS est qu il permet de construire des tableaux Par contre il ne peut pas ef
6. espaces distincts sur le bureau de l op rateur pour la partie des lots d j saisie et celle qui est saisir archives Questionnaires distribu s aux agents Les espaces de stockage en g n ral principes de classement et de stockage 18 Activit 1 1 5 Faire preuve d aptitude personnelle et professionnelle T ches Pr vues 1 2 3 4 5 6 pour Ex cuter R sultat op rationnel Moyens Donn es de base Indicateur de Indicateur de Ressources P Activit 5 attendu Objectif rendement quantitatif rendement qualitatif 1 1 5 1 L ex cution temps de toutes Mise jour des registres Registres d activit Inexistence de goulot Managers G rer efficacement les t ches li e la saisie et dans d activit s Respect des d lais Plan de travail d tranglement dans les son temps les d lais impartis de fa on Promptitude dans les actions activit s viter des goulots d tranglement 1 1 5 2 La planification et l ex cution de Chaque activit en son temps Plan de travail coh rent 100 100 des activit s Managers Organiser son toutes les t ches normalement selon les planifications et structur tournent normalement travail avec m thode 1 1 5 3 Capacit d expliquer les Un relev tout moment des Les ventuels probl mes Managers Communiquer probl mes ventuels avec maints probl mes Sollicitation de l attention confront s facilement l oral
7. inh rents au travail Autres techniciens de supervision questionnaire autres 1 1 3 2 Le respect au Les r ponses aussi Manuels techniques relatifs au Managers Fournir moins du quota promptes que possible recensement la saisie Superviseurs Pop rateur appui pr vu exp riences et connaissances Statisticiens n cessaire pour l am lioration de sa productivit personnelles Autres techniciens de supervision 17 Activit 1 1 4 Tenir le registre des activit s T ches Pr vues 1 2 3 4 5 6 pour Ex cuter R sultat Moyens Donn es de base Indicateur de rendement Indicateur de Ressources P Activit 4 op rationnel quantitatif rendement qualitatif attendu Objectif 1 1 4 1 Tous les questionnaires L enregistrement Registres d entr e et sortie des Managers de roulement Recevoir les re us sont bien temps questionnaires questionnaires Etag res bien questionnaires r pertori s et consign s dans les registres compartiment s dinsd sresistr s d entr e et sortie les i 5 classer imm diatement prevusa cet effet avant dans des tag res bien d tre distribu s compartiment es 1 1 4 2 Affectation d espaces En dehors des espaces Questionnaires re us des Respect 100 100 des Managers de roulement G rer efficacement les questionnaires aux lots de questionnaires selon Putilisation qu on en fait de stockage pr voir d autres
8. superviseurs 1 1 VUE GENERALE SUR LE PROGICIEL La saisie des donn es du recensement g n ral de la population et de l habitat se fait partir d un des modules de l IMPS en fran ais Syst me Int gr de Traitement des donn es en l occurrence le CENTRY L IMPS est un progiciel d velopp par le Bureau du Recensement des Etats Unis d Am rique Il est destin d velopper des applications de saisie modification v rification de donn es et collecter des statistiques sur ces op rations partir de traitement des donn es recueillies lors des recensements ou enqu tes nationaux Les diff rents modules de l IMPS sont 1 Data Dictionnary Dictionnaire des donn es 2 Data Entry Centry ou Saisie des donn es 3 Data Edit and Imputation Concor ou Correction des donn es 4 Publication Tabulation Cents ou Tabulation 1 1 1 DICTIONNAIRE DE DONNEES Data dictionary La cr ation d un dictionnaire de donn es est la premi re d marche entreprise dans le d veloppement de l application de saisie Il est aussi l l ment central autour duquel se construit tout l appareillage du traitement informatique la saisie la correction des donn es jusqu leur exploitation tabulation Le module data dictionary permet la cr ation du fichier dictionnaire dans lequel toutes les structures de donn es traiter sont d finies Ce fichier est requis comme signal tant t lors de l utilisation
9. MINISTERE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES INSTITUT HAITIEN DE STATISTIQUE ET D INFORMATIQUE IHSI Manuel d instructions des Superviseurs Managers de roulement Unit de saisie RGPH 18 Oct 2002 1 CONSIDERATIONS GENERALES Ce manuel s adresse au manager de roulement superviseurs de saisie en tant qu instrument d informations d organisation de l ensemble des activit s li es la saisie et de gestion de l application de saisie identifiant un ensemble d op rations coh rentes int gr es au processus de traitement informatique et visant introduire de fa on exhaustive dans un syst me informatique des donn es relatives la population contenues dans des questionnaires Tout le m canisme se veut garant non seulement de l exhaustivit des informations collect es mais aussi de la fiabilit de celles ci en terme de coh rence et de validit Ce manuel comprend quatre parties La premi re partie vise fournir l utilisateur un ensemble d informations sur l application de saisie et l outil utilis le progiciel pour le cr er La deuxi me vise le doter d un guide permanent dans l installation de l application vue dans toutes ses tapes La troisi me traite de la gestion de la saisie La quatri me pr sente une approche sur la strat gie du contr le de qualit et de la supervision et inclut un ensemble d activit s et comp tences relatives au manager de roulement et
10. assistance technique consid rable R sultat Global Disponibilit de donn es saisies fiables exploitables et exhaustives Attendu Activit 1 1 1 Organiser les op rations de saisie T ches Pr vues pour 1 2 3 4 5 6 Ex cuter l Activit 1 R sultat op rationnel Moyens Donn es de base Indicateur de Indicateur de Ressources attendu Objectif rendement rendement quantitatif qualitatif 1 1 1 1 Utilisation rationnelle des V rification r guli re du Les consignes les tag res Tous les mat riels de Respect 100 100 Managers Tenir en ordre les postes mat riels tag res classement des lots saisis et saisir les lots de questionnaires les travail soumis des des principes Superviseurs de saisie ordinateurs espace de Affichage d une liste succincte de ordinateurs l espace de principes d utilisation Op rateurs bureau quelques r gles essentielles bureau 1 1 1 2 Aucune perte de Comptage des questionnaires dans Questionnaires re us des Contr le sur 100 100 des Nbre de questionnaires Superviseurs tablir avant et apr s questionnaires les lots avant et apr s la saisie archives registre de contr le questionnaires re us nbre de quest Managers chaque saisie le contr le remplir les registres de contr le saisis nbre de des questionnaires SCH f retourn s aux archives 1 1 1 3 Maximisation de la tablissement d quit dans la Contrat du travail relations S r nit sur les Superviseurs Assurer
11. d tails qui de droit de son personnel RE et l crit Transmission des solutions aux Seen sion K Interet g n rale S 5 Disponibilit d un traitement de texte op rateurs le plus clairement pour crire un message afficher ou possible faire passer au personnel 1 1 5 4 Etablissement d un climat serein Respect par le superviseur des Comportement Managers Etablir et favorable au travail et pouvant principes g n raux respectueux et s v re du maintenir de optimiser les performances Rappel en temps opportun des superviseur bonnes relations de consignes aux op rateurs Les consignes travail 1 1 5 5 Toute les activit s accomplies Respect du plan logique de Toutes les activit s Managers Faire preuve de sens de responsabilit temps et dans les d lais pr vus tant par le superviseur que par son personnel travail pr vues dans le cadre du travail 19 4 6 2 LISTE PRINCIPALES DES ACTIVITES DANS LE CADRE DE LA MISSION DU SUPERVISEUR Le superviseur de saisie se doit d organiser et superviser le travail de saisie Il est galement responsable de la discipline efficience et qualit du travail Tableau 1 1 Superviseur de Saisie Mission Le Superviseur de saisie se doit d ex cuter toutes les activit s lui incombant et de veiller au bon d roulement de l op ration de saisie Il assure la supervision des agents de saisie tout en constituant une
12. dont chaque membre une fois dans l enceinte de l Institut portera attach sur sa poitrine un badge indiquant tous les l ments d informations n cessaires relatives sa personne Une fois dans les salles de travail tout le personnel se mettra observer les r glements internes inh rents leurs responsabilit s ce pour viter les vacarmes susceptibles de provoquer une ambiance non propice au travail Les Agents d s leur acc s la salle doivent viter les palabres inutiles discussions oiseuses pour essentiellement se focaliser sur l accomplissement de leurs t ches dans l ordre et la discipline de fa on ne pas troubler l atmosph re de travail qui doit tre toujours serein et calme L Agent de saisie veillera ne pas d courager le reste du personnel en lui infusant de mauvais sentiments par des propos plaintifs des grognes en rapport avec le travail sous quelque forme que ce soit sous peine de r siliation de son contrat Au besoin il s adressera alors avec respect ses sup rieurs hi rarchiques qui s vertueront r pondre et m me prendre note si n cessaire des desiderata 3 3 EQUIPEMENTS Un travail de structuration des espaces est galement pr vu pour assurer des conditions de travail propres encourager la productivit du personnel l table de travail pour deux agents de saisie abritant alors deux stations de travail s par ment ou deux ordinateurs H stations au moins de su
13. e responsabilit temps et dans les d lais pr vus tant par le superviseur que par son personnel travail pr vues dans le cadre du travail 24 5 ORGANIGRAMME DE L UNITE DE SAISIE Responsable Division Traitement Movi le Mentor Responsable De l Unit de Saisie Janov ST PAUL Assistant Renel Lamarque 8 Managers Superviseurs 8 Managers Superviseurs 1 Roulement 2me Roulement Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Section 5 Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Section 5 16 16 16 16 16 16 16 16 16 16 op rateur op rateur op rateur op rateur op rateur op rateur op rateur op rateur op rateur op rateul 25 SOMMAIRE 1 CONSIDERATIONS GENERALES sssesssenmenmeenseenseenseeenseeeseeencecencese 2 1 1 VUE GENERALE SUR LE PROGICIEL 2 1 1 1 DICTIONNAIRE DE DONNEES Data dictionary sesesssseseesseeeesssereessse 2 EN SAISIE DES DONNEES CEN TRY jadis instaure 5 1 1 3 CORRECTION DES DONNEES COncor esse 3 1 1 4 PUBLICATION TABULATION Cents ss sssenseeeesseeseseesseessseosssresseessseesse 3 LL APPLICATION DE ee ee ee 3 1 2 1 STRUCTURE DU QUESTIONNAIRE ss 3 1 2 1 1 Module A Ee 4 1 2 1 2 Module Cartographie Au enee eege senge eeneg ee eE deeede 4 eh Mod le B B timent sisterna de nn cn rt et a 4 1 2 1 4 Module C Local Usage d Habitation Collectif 4 1 2 1 5 Module D Local Usage d Habitation
14. en tre 2 3 2 Ecran d interface de l application Permet de quitter l application Ah 4 me Recensement G n ral de la Population et de l Habitat SAISIE Groupe Matin VISUALISER LES BATCH Op ration de Sasie Groupe Matin Gestion des Op rateurs s POR i ES EA a p55 f L rowaeg t Path C Matin Saisie 4 me Recensement G n ral de la Population et de l Habitat des Op rateurs bouton Gestion appel e INSCRIPTION UTILISATEUR montr ci dessous appara t et permet la gestion des inscriptions comme son nom l indique d S il s agit par exemple d ajouter un nouvel op rateur on doit Cliquer sur le bouton Ajouter Entrer les informations pour le nouvel op rateur le champ BEEP doit contenir une valeur strictement num rique 1 9 Cliquer sur le bouton Sauvegarder Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l inscription de l op rateur On peut galement visualiser modifier la table des utilisateurs 2 3 3 Ecran d inscription d un Utilisateur Inscription d un Utilisateur 3 fu N OPERATOR serNname Ajouter PASSWORD Sauvegarder BEEP_ H e Be Cliquer sur l option Quitter du menu de l interface d accueil de l application pour laisser l op ration 3 GESTION DE LA SAISIE Dans le souci de simplifier l op ration et d aboutir au bon d roulement de l op ration de saisie il convient d laborer une strat gie
15. endu Objectif 1 1 4 1 L assurance du contr le Inscription des lots au Questionnaires destin s aux 100 100 des lots doivent tre Superviseurs Inscrire en temps et de la r partition moment de la agents de saisie registre de trait s selon les principes de opportun le stricte des lots distribu s distribution Rappel et distribution de lots consignes classement RE v rification des transfert des lots et distribuer S S consignes li es au aux agents de saisie lassement d s questionnaires 1 1 4 2 Orientation prompte des Disposer de sceaux Questionnaires saisis ou v rifi s Mesure appliqu e 100 100 Superviseurs Noter temps la r cup ration des lots provenant des agents de saisie lots saisis vers les suites n cessaires pour viter des duplications pour marquer les lots Registres de contr le pour leur orientation Registres de contr le Sceaux des questionnaires provenant des agents 23 Activit 1 1 5 Faire preuve d aptitude personnelle et professionnelle T ches Pr vues 1 2 3 4 5 6 pour Ex cuter R sultat op rationnel Moyens Donn es de base Indicateur de Indicateur de Ressources P Activit 5 attendu Objectif rendement quantitatif rendement qualitatif 1 1 5 1 L ex cution temps de toutes Mise jour des registres Registres d activit Inexistence de goulot Superviseurs G rer efficacement les t ches li e la
16. et sera index e aux fichiers nouvellement cr s et ou modifi s l Unit informatique y est impliqu e Un backup est galement imp ratif avant toute op ration de v rification d puration sur un fichier ou un groupe de fichiers 4 6 TABLEAU DES ACTIVITES 4 6 1 LISTE PRINCIPALES DES ACTIVITES DANS LE CADRE DE LA MISSION DU MANAGER DE ROULEMENT 15 Le manager de roulement organise et contr le l ex cution des op rations Il est responsable de la gestion du personnel de saisie discipline efficience qualit du travail Voir tableaux des activit s principales du manager Tableau 1 1 Manager de roulement Mission Le manager de roulement veille l organisation et au contr le de l ex cution des op rations Il est responsible entre autres de la gestion du personnel R sultat Global Disponibilit de donn es saisies fiables exploitables et exhaustives Attendu Activit 1 1 1 Organiser les op rations de saisie T ches Pr vues pour 1 2 3 4 5 6 Ex cuter l Activit 1 R sultat op rationnel Moyens Donn es de base Indicateur de Indicateur de Ressources attendu Objectif rendement rendement quantitatif qualitatif 1 1 1 1 Saisie de tous les lots des Distribution r guli re de lots de Questionnaires bien codifi s Respect du quota pr vu Tous les lots saisis Managers Faire une r partition sections d num ration questionnaites aux agents i v rifi s Superviseurs rati
17. fectuer les calculs statistiques complexes que comportent souvent les logiciels d analyse statistique 1 2 L APPLICATION DE SAISIE Le d veloppement d une application de saisie sur IMPS suppose n cessairement l implication d un ou de plusieurs types d enregistrements Un type d enregistrement repr sente en principe une unit statistique b timent m nage individu sur laquelle le questionnaire est appeler se renseigner 1 2 1 STRUCTURE DU QUESTIONNAIRE Le questionnaire du recensement g n ral de la population et de l habitat comprend huit 8 modules correspondant chacun un type d enregistrement Ce sont 1 A Localisation 2 Cartographie 3 B B timent 4 C Local usage d habitation collectif 5 D Local usage d habitation individuel Unit d habitation 6 E D c s dans le m nage 7 F Informations individuelles 8 G valuation du travail de collecte L application telle que con ue reproduit ces modules sous forme d crans appel s encore crans de saisie L acc s ces crans est d crit dans la suite du manuel et se promet d tre tr s d taill et intelligible tout utilisateur En outre les crans seront dessin s de sorte qu ils pr sentent une similitude de forme avec les pages du questionnaire ce pour aider l agent de saisie se retrouver tout moment de l op ration Une description sommaire de chacun de ces module
18. g d erreurs Les incorrections suivantes sont prises en compte 1 Le nombre de locaux usage d habitation enregistr s pour un b timent la question 8 2 du module B est diff rent du nombre cumul de locaux usage individuel et pour lesquels des informations sont r ellement saisies 2 Un b timent d clar sans unit d habitation avec la valeur 00 pour A09 dans le module Localisation pr sentant quand m me d autres unit s d habitation 3 Valeurs manquantes pour au moins un des champs se rapportant aux caract ristiques du b timent 14 4 L ensemble des tests d erreurs concernant ant rieurement l Agent de saisie et dont le programme s active au moment de presser f7 pour la sauvegarde sera repris galement au niveau du Superviseur Les SDESs saisies ventuellement v rifi es par double saisie ou contr l au pourcentage donc reconnues acceptables seront fusionn es par d partement et soumises au lancement du programme d puration pour produire des listings d erreurs Apr s analyse des listings par des techniciens d mographes entre autres des corrections automatiques seront d cid es 4 5 BACKUP La sauvegarde s av re d une importance capitale pour la s curit des donn es Elle consiste cr er une copie suppl mentaire des fichiers originaux au cas o ceux ci seraient perdus ou endommag s Une sauvegarde automatique est pr vue tous les jours en fin de journ e
19. hes pour les postes de responsabilit intervenant dans l op ration sont consign s dans le chapitre 4 6 du pr sent manuel Le manager de roulement organise et contr le l ex cution des op rations Il est en outre responsable de la gestion du personnel de saisie pr sence discipline efficience qualit du travail compilation de rapports manant de Superviseurs r ception et retour des lots vis vis de l Unit d archivage Chacun aura sa charge une quarantaine 40 d agents de saisie et aura droit de regard sur les Superviseurs rattach s ces agents en question Voir 4 6 1 LISTE DES ACTIVITES PRINCIPALES DANS LE CADRE DE LA MISSION DU MANAGER DE ROULEMENT Le superviseur de saisie se doit d organiser et superviser techniquement le travail de saisie Chacun aura sa charge quinze 15 vingt 20 agents de saisie Il est galement responsable de la discipline efficience qualit du travail rapports pour son groupe Il assiste techniquement les agents de saisie pr t r pondre aux probl mes li s aux questionnaires aux ordinateurs inventorier tous les inconv nients quitte solliciter l intervention de sp cialistes par la suite Voir 4 6 2 LISTE DES ACTIVITES PRINCIPALES DANS LE CADRE DE LA MISSION DU SUPERVISEUR 3 2 ADMINISTRATION DU PERSONNEL Une feuille de pr sence g r e par le manager de roulement de chaque groupe enregistrera tous les mouvements du personnel entr e sortie et d part
20. l est souligner l importance de la mise jour permanente de tous les dossiers de contr le ce pour permettre de disposer d informations pertinentes sur le d roulement des op rations 4 STRATEGIE DE CONTROLE DE LA QUALITE SUPERVISION Les alin as tels que montr s pr c demment permettent de voir les champs d intervention du manager de roulement et du superviseur de saisie dans le processus de la saisie Il importe cependant de pr ciser le genre de probl mes qui peuvent surgir pendant la saisie ce pour habiliter les superviseurs les comprendre et optimiser leurs capacit s d intervention Des erreurs sont susceptibles d int grer les batchs de saisie elles peuvent d river soit d erreurs d j pr sentes sur le questionnaire comme r sultat d erreurs de l agent recenseur ou de l agent codificateur d erreurs de frappe introduites par l op rateur de saisie Le premier type d erreurs fera ult rieurement l objet de correction au moment de la validation et puration des donn es Le deuxi me type d erreurs par contre rel ve de la juridiction des superviseurs et commande trois niveaux de contr le 1 Le contr le des codes g ographiques 2 Le domaine des variables 3 Le contr le des erreurs de frappe 4 1 CONTROLE DES CODES GEOGRAPHIQUES Chaque fois qu une nouvelle SDE doit tre saisie le superviseur peut assister ou contr ler l agent lors de la saisie des codes g ographique
21. lement l agent avec les Et 90 100 pour un fichiers batch codifi s questionnaires l appui agent douteux 1 1 2 3 L assurance de la conformit Lancement sur chaque Programme de test de batch saisis sans erreurs Superviseurs Contr ler la des donn es saisies pra batch fini d un programme d incoh rence Managers qualit du batch rapport dans un premier d tecteur d incoh rence li e Fichiers batch saisi temps celles contenues Se e imm diatement saisis y ventuellement la collecte dans les questionnaires 1 1 2 4 L assurance de la fiabilit des V rification manuelle et Fichiers batch saisis 10 100 de tous les Superviseurs Apporter les donn es automatique du fichier Programme de coh rence fichiers batch v rifi s Managers corrections batch une fois saisi manuellement n cessaires Correction manuelle ou 100 100 des fichiers automatique v rifi s automatiquement 1 1 2 5 Identification facile des Utilisation de registres Fichiers batch 100 100 des fichiers Les labels fini sur les registres Superviseurs Attribuer au fichiers v rifi s et corrig s de contr le de fichiers Registre de contr le de saisis doivent tre jug s Managers fichier batch le jug s acceptables par rapport Utilisation de sceaux fichiers acceptable Sceaux fini sur les Op rateurs label de produit fini d autres en cours de modification pour les questionnaires finis Sceaux ques
22. ng the button below Click this button to install Recensement G n ral Populat et Habitat RGPH software to the specified destination directory m Directory C RGPH20021 Change Directory Exit Setup C Cliquer sur l ic ne d installation pour continuer D Suivre les instructions de l assistant d installation pour continuer E Une fois l installation termin e dans le r pertoire C RGPH2002 a Sur l ordinateur des Agents de saisie ex cuter le fichier Agentsai Bat Ce petit programme Batch permet de cr er et de configurer les r pertoires de travail C Matin Saisie amp C Matin Verif pour le groupe Matin Et C Soir Saisie amp C Soir Verif pour le groupe Soir b Sur l ordinateur du Superviseur ex cuter le fichier Supervis bat D o la cr ation et la configuration des r pertoires additionnels de travail suivants C Matin Rapverif Et C Soir Rapverif Il est conseill de placer un raccourci de l application partir du fichier RGPH2002 EXE situ dans le r pertoire C RGPH2002 cr lors de l installation sur le bureau de Windows en vue de faciliter la t che l utilisateur 2 3 LANCEMENT DU PROGRAMME DE SAISIE CONFIGURATION D UN OPERATEUR DE SAISIE SUR LE POSTE DE SAISIE a Entrer dans l application en double cliquant sur le raccourci ou en suivant le chemin par des clics successifs sur START gt PROGRAMS gt RGPH 2001 2002
23. oir une id e du s rieux de la collecte 2 PROCEDURE D INSTALLATION DE L APPLICATION DE SAISIE L installation de l application est plut t simple puisque guid e par un Assistant d Installation que l utilisateur aura suivre pour r pondre aux interrogations ventuelles lors du processus Les ressources n cessaires requises pour le bon fonctionnement de l application se listent comme suit a System d Exploitation Windows 9 x ou Sup rieur b Capacit disque dur pour les fichiers programmes 500 MB mini c Capacit disque dur pour les fichiers saisis 1 GB mini d Capacit m moire 16 MB mini L ordinateur une fois allum ex cuter le processus d installation A Dans le r pertoire Disquel ex cuter le fichier SETUP EXE Il appara t l cran suivant appel cran 1 d installation de l application 2 1 Ecran 1 d installation de l application 3 Recensement G n ral Populat et Habitat RGPH Setup x Jm Welcome to the Recensement G n ral Populat et Habitat RGPH installation program Setup cannot install system files or update shared files if they are in use Before proceeding we recommend that you close any applications you may be running Exit Setup B Cliquer sur le bouton OK pour continuer 2 2 Ecran 2 d installation de l application n i J Recensement G n ral Populat et Habitat RGPH Setup Ic ne d installation Begin the installation by clicki
24. onnelle du travail de SDESs distribu s en Fiche de contr le du travail individuel ae e GE chaque op rateur saisie entre les op rateurs fonction de la disponibilit S 3 ee R Fiche de contr le collectif des des agents g TASON d un lot op rateurs g r pour le Superviseur de questionnaires chaque fois 1 1 1 2 Utilisation rationnelle des V rification r guli re du Les consignes les tag res Tous les mat riels de Respect 100 100 Managers Tenir en ordre les postes mat riels tag res classement des lots saisis et saisir les lots de questionnaires les travail soumis des des principes Superviseurs de saisie ordinateurs espace de bureau Affichage d une liste succincte de quelques r gles essentielles ordinateurs l espace de bureau principes d utilisation Op rateurs de saisie 1 1 1 3 Aucun m lange des Disponibilit d tag res avec des tag res questionnaires 100 100 des 100 100 des Managers Classer convenablement questionnaires re us espaces bien d limit s pour entr e registre de contr le questionnaires re us questionnaires re us Superviseurs les questionnaires re us destin s la saisie et ceux et sortie de lots class s et not s class s et not s destin s d autre fin Registre de contr le 1 1 1 4 Maximisation de la tablissement d quit dans la Contrat du travail relations S r nit sur les Managers Assurer un climat serein concen
25. pervision a b c d e g h 11 La disponibilit d une imprimante est tr s souhait e pour impression de listings 2 armoires m talliques cl pour le stockage de questionnaires requerrant une attention particuli re un pour chaque roulement Deux placards pour les questionnaires des agents compartiment s de fa on desservir les deux quipes matin et soir en tenant compte du nombre des utilisateurs L utilisation de paniers est d une grande importance aux agents de saisie pour viter le m lange de questionnaires avec ceux des voisins Des chariots des brouettes sont galement requis pour les besoins du travail 3 4 MODALITES DE RECEPTION ET DISTRIBUTION DES SDEs Des lots de questionnaires sont remis au manager de saisie par le responsable des archives desquels le manager accuse r ception une fois que les questionnaires de chaque lot auront t compt s en sa pr sence au niveau de l Unit d archive Aid s des superviseurs le manager de roulement proc de de visu la v rification rapide des questionnaires de fa on se faire une id e sur l inscription des codes g ographiques le classement des questionnaires sur tout ce qui est susceptible d embarrasser la saisie Il enregistre les lots re us dans un dossier tabli cette fin Voir forme de contr le des lots re us en annexe Apr s avoir rempli convenablement la fiche de distribution forme de dis
26. s de sorte qu il ne se glisse d erreurs de frappe bien que l ensemble des codes soit soumis un contr le automatique pr vu dans l application Il faut quand m me viter de substituer des codes g ographiques valides par d autres reconnus galement acceptables par le programme 4 2 CONTROLE DE DOMAINE Pendant la saisie l application contr lera la validit des codes saisis de sorte qu un message d erreur accompagn d une alarme sonore s affiche sur l cran chaque fois que ce code tombe en dehors du domaine pr vu pour une variable donn e L agent de saisie s il n y est pour rien pourra forcer cette valeur au cas o il ne trouve lavis contraire de son ses superviseur s Dans certains cas complexes les superviseurs peuvent recourir l avis d un technicien codificateur dont la pr sence dans l aire de l op ration de saisie est souhaitable 13 4 3 CONTROLE DES ERREURS DE FRAPPE Pour d pouiller la saisie de toutes ventuelles erreurs de frappe codes valides saisis mais non r ellement coch s au niveau du questionnaire il est pr vu une saisie double Toutes les SDESs saisies dans la premi re quinzaine seront soumises ce qu on appelle la Saisie double Cette op ration de v rification d terminera le nombre d erreurs pour chaque op rateur partir d un relev ou d un rapport fourni par le syst me IMPS inh rent au module v rification Des sauts de mod
27. s s av re important dans le cadre de ce manuel ce pour aider l utilisateur appr hender la structure du questionnaire et partant cerner la logique de celui ci 1 2 1 1 Module A Localisation Le premier module Localisation est le module le plus important du questionnaire Toutes les informations indispensables l identification du questionnaire se trouvent dans ce module Il comprend neuf 9 questions auxquelles se greffent deux autres informations de grande importance pour la gestion des lots Il s agit du No Formulaire et No Questionnaire Les questions Al A4 visent l identification g ographique de la Section d num ration SDE c est dire D partement Commune Ville Quartier ou Section Communale et Section d num ration Les questions AS A7 portent respectivement sur le District de supervision l Habitation et la Localit La question AN concerne le num ro d ordre de la SDE La question A9 indique le num ro du b timent et celui du local Usage d Habitation Deux autres questions portent respectivement sur le No du formulaire et No du questionnaire 1 2 1 2 Module Cartographie Ce module est li celui du B timent Il suit imm diatement la saisie des codes relatifs la question 9 et traite des codes identifiant tout b timent ou construction lors des relev s cartographiques sur l ensemble du territoire ha tien 1 2 1 3 Module B B timent
28. saisie et dans d activit s Respect des d lais Plan de travail d tranglement dans les son temps les d lais impartis de fa on Promptitude dans les actions activit s viter des goulots d tranglement 1 1 5 2 La planification et l ex cution de Chaque activit en son temps Plan de travail coh rent 100 100 des activit s Superviseurs Organiser son toutes les t ches normalement selon les planifications et structur tournent normalement travail avec m thode 1 1 5 3 Capacit d expliquer les Un relev tout moment des Les ventuels probl mes Superviseurs Communiquer probl mes ventuels avec maints probl mes Sollicitation de l attention confront s facilement l oral d tails qui de droit de son personnel RE et l crit Transmission des solutions aux Seen sion K aterat g n rale S 5 Disponibilit d un traitement de texte op rateurs le plus clairement pour crire un message afficher ou possible faire passer au personnel 1 1 5 4 Etablissement d un climat serein Respect par le superviseur des Comportement Superviseurs Etablir et favorable au travail et pouvant principes g n raux respectueux et s v re du maintenir de optimiser les performances Rappel en temps opportun des superviseur bonnes relations de consignes aux op rateurs Les consignes travail 1 1 5 5 Toute les activit s accomplies Respect du plan logique de Toutes les activit s Superviseurs Faire preuve de sens d
29. tes les personnes constituant le m nage Cette partie doit tre remplie pour tous les membres du m nage nom et pr nom num ro d ordre de la personne lien de parent de la personne avec le chef de m nage sexe ge acte de naissance survie de la m re enfant plus g vivant en Ha ti religion type de handicap lieu de naissance dur e de r sidence D o la question 1 la question 12 du m me module b Le sous module F2 est beaucoup plus sp cifique et s adresse la population de 5 ans et plus lieu de r sidence aptitude lire et crire niveau d tudes derni re classe termin e domaine d tude fr quentation scolaire type d cole Il varie donc de la question 13 la question 20 inclusivement c Le sous module F3 concerne la population de 10 ans et plus tat matrimonial type d activit branche d activit occupation principale secteur institutionnel de l emploi situation dans l emploi lieu de travail et englobe les questions 21 28 inclusivement d Le sous module F4 collecte strictement des informations sur la population f minine maternit nombre d enfants n s vivants nombre d enfants survivants date de naissance du dernier enfant n vivant survie du dernier n date de d c s du dernier n question 29 34 1 2 1 8 Module G valuation du travail de collecte Le dernier module contient cinq 5 questions qui permettent d valuer ou d av
30. tionnaires 21 Activit 1 1 3 Venir en aide aux Op rateurs de saisie T ches Pr vues 1 2 3 4 5 6 pour Ex cuter R sultat Moyens Donn es de base Indicateur de rendement Indicateur de Ressources P Activit 3 op rationnel quantitatif rendement qualitatif attendu Objectif 1 1 3 1 A toutes les Disposer d assistance Manuels de codification de 100 100 des questions trouvent Superviseurs Apporter une questions technique permanente superviseur d agents de saisie et une r ponse Managers r ponse toute techniques une en la personne de d autres manuels techniques Statisticiens ambiguit relev e dans le r ponse une solution statisticiens d informaticiens et inh rents au travail Autres techniciens de supervision questionnaire autres 1 1 3 2 Le respect au Les r ponses aussi Manuels techniques relatifs au Managers Fournir moins du quota promptes que possible recensement la saisie Superviseurs Pop rateur appui pr vu exp riences et connaissances Statisticiens n cessaire pour l am lioration de sa productivit personnelles Autres techniciens de supervision 22 Activit 1 1 4 Tenir le registre des activit s T ches Pr vues 1 2 3 4 5 6 pour Ex cuter R sultat Moyens Donn es de base Indicateur de rendement Indicateur de Ressources P Activit 4 op rationnel quantitatif rendement qualitatif att
31. tration au travail en distribution du travail Faire valoir humaines lieux du travail Superviseurs au sein du groupe du travail vue d une bonne performance les termes du contrat du travail Op rateurs de saisie 1 1 1 5 Dresser compiler des rapports p riodiques sur l tat d avancement des travaux Disponibilit tout moment d informations pertinentes sur le travail La mise des registres des activit s toujours jour R quisition temps des rapports des Superviseurs sur leur groupe respectif Droit de regard sur les activit s des superviseurs Tous les registres des activit s tant du c t du manager que celui du superviseur Managers Superviseurs Responsable de l Unit 16 Activit 1 1 3 Venir en aide aux Op rateurs de saisie T ches Pr vues 1 2 3 4 5 6 pour Ex cuter R sultat Moyens Donn es de base Indicateur de rendement Indicateur de Ressources P Activit 3 op rationnel quantitatif rendement qualitatif attendu Objectif 1 1 3 1 A toutes les Disposer d assistance Manuels de codification de 100 100 des questions trouvent Superviseurs Apporter une questions technique permanente superviseur d agents de saisie et une r ponse Managers r ponse toute techniques une en la personne de d autres manuels techniques Statisticiens ambiguit relev e dans le r ponse une solution statisticiens d informaticiens et
32. tribution des lots en annexe tout en tenant compte de la charge de travail des op rateurs de saisie il assure de mani re quitable la distribution des questionnaires par SDE toujours en se faisant aider des superviseurs Les agents la r ception des lots donnent leur visa de r ception En faisant montre de leadership le Manager remet la supervision aux superviseurs qui font la surveillance permanente du travail des op rateurs et les assistent en cas de besoin en faisant des remarques pertinentes et collectives s il y a lieu et donc en veillant d j la qualit la r ussite du travail Au terme de la saisie d un lot complet de questionnaires une SDE l agent de saisie remet son lot son superviseur La fin du travail une fois not e dans le dossier ainsi que le visa de l agent de saisie de remise de lots les superviseurs entameront les proc dures de contr le de qualit v rification par visualisation des fichiers double saisie si c est le cas exhaustivit test de validit Les lots saisis et v rifi s seront achemin s par le Manager de roulement apr s son constat et son accord l Unit d archive tout en veillant noter en bonne et due forme ce transfert dans les formes de transmission 12 i Des rapports par semaines sur l tat d avancement de chaque groupe devra tre fourni par le manager de roulement partir d informations provenant des superviseurs En cons quence i
33. ules ou autres imputables la mauvaise foi des agents doivent tre consign s sur une forme pr vue cet effet voir forme de contr le de sauts Cette t che de v rification se renouvellera tous les deux mois et sera confi e des op rateurs plus exp riment s s lectionn s par les Superviseurs en accord avec le Manager de roulement et le Responsable de l Unit Le r sultat de cette premi re phase de v rification une fois en possession des responsables de l Unit de saisie avec une classification de performance en trois cat gories comme montr dans le tableau ci apr s sera trait conform ment aux prescrits de ce tableau La modalit du contr le de qualit par la suite sera conduite de fa on r guli re voire journali re et appliqu e aux op rateurs selon leur performance Plus celle ci se r v le douteuse plus le contr le doit tre intensifi Il s ensuivra des controles chantillonn s 1 10 100 100 qui seront r alis s ou command s alors par les superviseurs tout en incluant une saisie double tous les deux mois pour tous les op rateurs comme c est relat ant rieurement Cat gorie Erreurs Contr le 1 lt 1 10 Op ration normale 2 lt 5 100 En observation 3 gt 5 A remplacer 4 4 PRODUCTION DE LISTINGS Le Superviseur toujours pour s acquitter de sa t che de validation des lots saisis lancera un programme concor qui produira ventuellement un listin
34. un climat serein concentration au travail en distribution du travail Faire valoir humaines lieux du travail Managers au sein du groupe du vue d une bonne les termes du contrat du travail travail performance 1 1 1 4 Disponibilit tout La mise des registres des activit s Tous les registres des activit s Dresser des rapports moment d informations toujours jour tant du c t superviseur que Superviseurs p riodiques sur l tat pertinentes sur le travail celui du manager Managers d avancement des travaux 20 Activit 1 1 2 V rifier le travail des op rateurs de saisie T ches Pr vues 1 2 3 4 5 6 pour Ex cuter R sultat op rationnel Moyens Donn es de base Indicateur de Indicateur de rendement Ressources P Activit 2 attendu Objectif rendement qualitatif quantitatif 1 1 2 1 Disponibilit de la totalit des Backup journalier Fichiers batch Superviseurs R cup rer les fichiers batch la fin de automatique Backup Registre de backup Mangers fichiers batch de l op ration hebdomadaire manuel l op rateur de ou automatique saisie 1 1 2 2 Saisie int grale des Visualisation d un batch Fichiers batch saisis Visualisation au moins 100 100 des questionnaires Superviseurs Contr ler informations dans les une fois d clar saisi par Lots de questionnaires 20 100 en g n ral codifi s devant tre saisi Managers l exhaustivit des questionnaires pr alab

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