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A35-WP/30 ASSEMBLÉE — 35e SESSION COMMISSION

1. L OACI devrait valuer avec l assistance de la Direction de la coop ration technique et de la Direction des affaires juridiques les risques associ s l utilisation de personnel de projet qui ne rel ve pas directement de son contr le dans les projets d accord de services de gestion 5 1 3 2001 Paragraphe 38 L OACI devrait continuer examiner les projets d accord de services de gestion avec l assistance de l EAO A35 WP 30 AD 12 E 13 Appendice E Situation actuelle Suite donn e et observations Lorsqu ils valuent les risques ventuellement associ s l utilisation de personnel local dans des projets qui ne rel vent pas directement du contr le de l OACI des contrats types pour le personnel local ont t mis au point pour sauvegarder les immunit s de l Organisation ils disposent que l OACT ne sera pas responsable de toute demande de d dommagement qui pourrait tre introduite par un tiers contre un membre de ce personnel dans la fourniture des services vis s par le contrat et que ledit membre du personnel mettra OACI hors de cause en pareil cas Ces contrats contiennent aussi une clause type sur la suspension ou l interruption d un projet en vertu de laquelle le signataire du contrat accepte de renoncer tout d dommagement si le projet est suspendu ou interrompu totalement ou en partie par manque de financement ou pour toute autre cause Les responsabilit
2. 3 2002 Projets de coop ration technique 6 1 8 3 5 Bureaux r gionaux en particulier le Bureau Asie et Pacifique Bangkok et le Bureau Europe et Atlantique Nord Paris 6 2 5 1 4 Total 13 4 30 9 Pourcentage d application de toutes les recommandations A35 WP 30 AD 12 Appendice F APPENDICE F PROJETS DE R SOLUTION R solution 42 Approbation des comptes de l Organisation pour l exercice financier 2003 et examen du rapport de v rification correspondant L Assembl e Consid rant que les comptes de l Organisation pour l exercice financier 2003 ainsi que le rapport de v rification de ces comptes que le V rificateur g n ral du Canada membre du Groupe mixte de v rificateurs ext rieurs des comptes de l Organisation des Nations Unies et des institutions sp cialis es a tabli en qualit de Commissaire aux comptes de OACI ont t soumis l Assembl e apr s avoir t communiqu s aux tats contractants Consid rant que le Conseil a tudi le rapport de v rification des comptes et l a soumis l examen de l Assembl e Consid rant que les d penses ont t examin es conform ment aux dispositions du Chapitre VII article 49 alin a f de la Convention 1 Prend note du rapport du Commissaire aux comptes sur les comptes apur s pour l exercice financier 2003 des observations du Secr taire g n ral comme suite aux recommandations du rapport de v rification et du rapport s
3. R UNIONS 2003 TAT DES D PENSES EN DOLLARS DES TATS UNIS GRAND PROGRAMME I POLITIQUE G N RALE ET DIRECTION Services linguistiques AN CONF 11 AT CONF 5 34 session extraordinaire de l Assembl e GRAND PROGRAMME II NAVIGATION A RIENNE Groupes d experts AN CONF 11 GTC 9 SADISOPSG 8 WAFSOPSG 1 AMCP 8 AIRP 1 GNSSP 4 OPSP 6 DGP 19 FCLTP 1 GRAND PROGRAMME III TRANSPORT A RIEN AT CONF 5 Groupes d experts Groupe AVSEC S minaire AVSEC FAL Ateliers s minaires REG TFG TAG MRTD 14 AH DE 14 IETC 4 ANSEP 4 AEP 5 AVSECP 15 R gion Afrique orientale et australe 5 WARFM STAW 44 S minaire Politique de r gl FEPW Dakar FEPW Le Caire AFI TFG MER TFG GRAND PROGRAMME IV QUESTIONS JURIDIQUES S minaire juridique a Lieu Montr al Montr al Montr al Montr al Montr al Montr al Montr al Marrakech Bangkok Lima Montr al Montr al Montr al Montr al Maurice Dakar Bangkok Beyrouth Dakar Le Caire Dakar Le Caire Montr al Montr al Montr al Dakar GRAND PROGRAMME V PROGRAMMES R GIONAUX ET AUTRES PROGRAMMES Groupes de planification APIRG 14 NAT SPG 39 GEPNA 45 APASM TF 5 APASM TF 6 ATS AIS SAR SG 13 CNS ATM IC SG 10 et CNS MET SG 7 ATTF 5 APANPIRG 14 RPG WRC 2003 MIDANPIRG 8 Yaound Paris Paris Bangkok Honolulu Bangkok Bangkok Phuket Bangkok Bangkok Le Caire Les d penses en dollars can
4. le Conseil est convenu de r duire de quatre trois mois le d lai de pr sentation des candidatures dans le cas des avis de vacance internationaux Ce d lai a t ramen deux mois en 2003 C DEC 168 3 Le Conseil a demand au Secr taire g n ral de s efforcer d acc l rer le traitement des candidatures Les d lais pour chaque phase du m canisme de recrutement ont donc t tablis et port s la connaissance des cadres A35 WP 30 AD 12 Appendice E Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2000 Paragraphe 64 D terminer si la composition de ses effectifs est la plus appropri e pour assurer que l Organisation disposera d un personnel ayant les comp tences et les aptitudes requises et tablir si la combinaison des nominations est la plus appropri e aux fins de la progression des carri res du fonctionnement et de l efficacit des co ts E 10 Situation actuelle Suite donn e et observations En 2002 le Conseil a invit la Commission d examen des candidatures aux postes de directeur COPAD revoir ses proc dures habituelles en vue de les am liorer et de les simplifier La COPAD a proc d cet examen et en 2003 le Conseil a not un rapport qu elle lui a soumis sur l issue de son examen Les entrevues syst matiques avec les candidats inconnus ont d but au d but de Tan 2000 Ces entrevues ont permis aux notateurs d valuer les cand
5. le budg taire rigoureux a t exerc et aucun financement sp cifique n a t attribu d autres directions pour le d veloppement et l entretien de syst mes administratifs au del de ceux qui sont n cessaires pour appliquer de bonnes pratiques de gestion A35 WP 30 AD 12 D 5 Appendice D 5 3 Le Commissaire aux comptes a correctement appr ci au paragraphe 90 la complexit d une d finition de l ampleur du projet Un appel d offres sous scell s des fournisseurs potentiels de syst mes int gr s d information financi re a t mis en mars 2004 et les fournisseurs ont t invit s pr senter des estimations d taill es des co ts Les soumissions re ues au d but mai 2004 sont en cours d examen Lorsqu une solution sera finalement choisie et sous r serve des fonds disponibles l Organisation tablira comme il convient l ampleur et l ch ancier de la mise en uvre du projet 54 La n cessit de prendre en compte le co t total de la mise en uvre du nouveau syst me financier est reconnue sans r serve Dans l appel d offres sous scell s il est demand aux fournisseurs de donner des estimations pour le logiciel initial et les honoraires de licence l acquisition de mat riel et sa maintenance l infrastructure la reconfiguration des modes de fonctionnement la formation des utilisateurs la maintenance du syst me et les ressources internes que l OACT devra mobiliser pour la mise
6. ments de l Annuaire statistique qui ont t ajout s ses deux derni res ditions Or l Annuaire a fait l objet de nombreuses demandes depuis que sa publication a t interrompue A35 WP 30 AD 12 Appendice E Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation part des utilisateurs afin de s assurer que le Programme statistique continue d tre pertinent et de r pondre aux besoins des tats et des autres utilisateurs 1998 Paragraphe 63 Il tait recommand que la Direction du transport a rien tablisse un lien entre les donn es existantes li es aux r sultats et ses activit s afin de d terminer si des progr s ont t r alis s la suite des actions qui ont t men es ou s il convient d envisager d autres actions Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 1998 Paragraphe 72 Par syst me de gestion de l environnement on entend les politiques et les proc dures gr ce auxquelles une organisation est tenue au courant de l interaction de ses produits et activit s avec l environnement et parvient au niveau souhait dans ses r alisations environnementales Certains efforts ont Protection de l environnement E 2 Situation actuelle Suite donn e et observations La pertinence pour les tats des l ments du Programme statistique concernant les services d a roport et de navigation a rienne a t confirm e duran
7. canisme permanent jug e achev e application Le Secr tariat et le Conseil proc dent en permanence des am liorations du document de budget programme et du m canisme par lequel il est formul Les responsabilit s obligatoires consacr es dans la Convention relative l aviation civile Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation indicateurs de rendement au niveau strat gique pour assurer que le SAP devienne un v ritable instrument de gestion 2000 Paragraphe 40 Mettre en place un moyen officiel par exemple une fonction de planification strat gique ou un proc d d examen critique aux niveaux sup rieurs de administration pour faciliter l tablissement d objectifs strat giques dans leur ordre d importance d s le d but de l laboration du Budget Programme 2000 Paragraphe 40 Pr senter au Conseil des options viables du Budget Programme afin qu il puisse se prononcer en toute connaissance de cause sur les avantages et les inconv nients de chaque option et sur ses incidences potentielles sur la possibilit pour l Organisation de s acquitter pleinement de son mandat A35 WP 30 AD 12 E 7 Appendice E Situation actuelle Suite donn e et observations internationale les r solutions de l Assembl e et les besoins globaux sont pris en compte lors de la formulation du budget programme Le Conseil examinera les plans et les perspectives long
8. entendre leur sujet Les r les et les responsabilit s des bureaux r gionaux devraient tre clarifi s et le manuel des bureaux r gionaux devrait tre revu et rendu disponible sous forme lectronique Les bureaux r gionaux devraient rendre compte des r sultats des co ts en ressources et des carts par rapport aux plans pour toutes les grandes activit s telles que la planification de la navigation a rienne et la mise en uvre la planification du transport a rien et les initiatives d am lioration de la gestion Cela s appliquerait aussi bien aux comptes rendus internes au si ge tout au long de l ann e qu au Rapport annuel l Assembl e Les bureaux r gionaux devraient indiquer les b n fices potentiels dans leurs plans budg taires et les avantages r els dans leurs rapports mensuels au si ge Les r alisations pourraient aussi tre publi es dans le Rapport annuel du Conseil avec toute indication utile en ce qui concerne l attribution Les bureaux r gionaux devraient promouvoir le partage entre eux des exp riences et des meilleures pratiques Suite donn e et observations groupe de gestion de haut niveau et la formulation de la m thodologie et de la formation dans ce domaine L tude des bureaux r gionaux progresse Sa premi re phase est achev e et la phase suivante est en cours de planification Le manuel des bureaux r gionaux est actuellement r vis Les rapports des b
9. le Bureau r gional de Paris dans l intention d largir le moment venu ledit plan aux autres bureaux r gionaux si des ressources suffisantes sont disponibles En ce qui concerne la communication des En cours r sultats des co ts des ressources et des carts par rapport aux plans pour toutes les principales activit s des r gions cette recommandation sera examin e en m me temps que le m canisme de planification r gionale La m thode actuelle selon laquelle les bureaux r gionaux pr sentent des rapports d avancement mensuels sera renforc e dans le cadre des activit s permanentes d am lioration de l efficacit des bureaux r gionaux A35 WP 30 AD 12 E 15 Appendice E 6 RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR 2002 6 1 Projets de coop ration technique Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2002 Paragraphe 78 Les descriptifs de projet devraient comprendre des renseignements pertinents pour justifier la solution propos e dans le projet y compris une analyse formelle des obstacles auxquels l tat contractant est confront 6 1 2 Une liste de contr le devrait tre adopt e pour documenter l examen des projets de contrats ou d accords 6 1 3 Des renseignements et documents suffisants devraient tre fournis sur le taux qui sera appliqu pour les frais g n raux la phase de planification du projet qu il faudra suivre pendant toute sa dur e
10. le co t des ressources valu pour les atteindre afin d identifier et d accepter l tablissement de priorit s r alistes 2001 Paragraphe 72 Les bureaux r gionaux devraient faire part des r sultats des co ts en ressources et des carts par rapport aux plans pour toutes les grandes activit s comme la planification de la navigation a rienne et la mise en uvre la planification du transport a rien et la gestion des initiatives d am lioration Ceci s appliquerait aussi bien aux audits internes faits au si ge durant l ann e qu l occasion du rapport annuel l Assembl e E 14 Bureaux r gionaux en particulier le Bureau Am rique du Sud Lima Situation actuelle Suite donn e et observations Le Secr taire g n ral partage les En cours pr occupations du Commissaire aux comptes et appuie sa recommandation relative l institution d un m canisme d examen annuel formel des plans de chacun des sept bureaux r gionaux En raison de la n cessit de poursuivre l application de beaucoup de programmes en cours tout en faisant face la demande accrue de nouveaux programmes malgr les limitations d un budget de croissance nulle il s est r v l difficile pour le Secr tariat d appliquer pleinement ladite recommandation Des progr s consid rables ont cependant t r alis s au cours du dernier triennat dans la formulation d un projet de plan d entreprise pour
11. provenant du Grand Programme Finances Relations ext rieures Information du public et valuation des programmes v rification des comptes et examen de la gestion aux Grands Programmes Politique g n rale et direction 48 000 Affaires juridiques 87 000 Programmes r gionaux et autres programmes 17 000 et Soutien administratif 288 000 37 pages G A 35 A 35 wp 030 fn A 35 wp 030 fr doc A35 WP 30 AD 12 Lo 1 1 4 Durant l exercice conform ment au paragraphe 5 10 du R glement financier le Secr taire g n ral a approuv le virement de 111 000 du Grand Programme Programmes r gionaux et autres programmes au Grand Programme Transport a rien et le virement de 102 000 du Grand Programme Soutien administratif au Grand Programme Programmes r gionaux et autres programmes 1 1 5 Conform ment au paragraphe 5 6 du R glement financier le Conseil a aussi approuv le virement de 2 524 077 de cr dits non engag s de l exercice 2003 l exercice 2004 C DEC 170 11 1 1 6 Par suite de ces augmentations et virements le total final des cr dits approuv s pour l exercice s est lev 58 415 389 Des pr cisions sur ces changements figurent l Appendice A 1 2 Comparaison des d penses r elles et du budget 1 2 1 Comme l indique l Appendice A les d penses r elles de l exercice pr vues dans le budget final approuv se sont lev es 58 170 721 Les d penses faites dans d autres monnaies
12. que le dollar canadien sont calcul es au taux de change op rationnel des Nations Unies Les d penses faites en dollars canadiens sont calcul es au taux budg taire de 1 54 Can pour 1 00 US Par comparaison les d penses port es dans les tats financiers s l vent 58 363 096 La diff rence vient de ce que dans les tats financiers les d penses en dollars canadiens sont calcul es suivant le cours terme voir le paragraphe 1 4 et conform ment la politique comptable de l Organisation L Appendice A contient des comparaisons entre les d penses r elles et le budget final approuv pour chaque grand programme 1 3 D penses au titre des r unions 1 3 1 Le budget approuv des r unions de 2003 s levait 738 000 S y sont ajout s 991 000 de cr dits inutilis s report s de 2002 et correspondant notamment aux services linguistiques Comme l indique l Appendice B les d penses r elles de 2003 au titre des r unions ont t de 736 133 Le budget pour les d penses au titre des r unions n a pas t enti rement utilis en raison du report de deux grandes r unions 1 4 Achat terme de devises 1 4 1 Les cr dits budg taires de OACI et les contributions recevoir des tats contractants pour financer ces cr dits sont approuv s en dollars des tats Unis mais une grande partie des d penses sont faites en dollars canadiens ou influenc es par eux Le budget et les contributions recevoi
13. rapport num ro du paragraphe et recommandation 6 1 5 Une approche formelle devrait tre employ e pour obtenir des retours d information sur la qualit des services d achat fournis aux tats contractants 6 1 6 Les efforts devraient tre poursuivis pour l tablissement d une structure int gr e de surveillance et de compte rendu qui procurera la Direction l information et la souplesse n cessaires pour la gestion des projets de coop ration technique A35 WP 30 AD 12 E 17 Appendice E Situation actuelle l tude En cours Suite donn e et observations ainsi que les contrats d achat comprennent obligatoirement une clause d indemnisation en vertu de laquelle le signataire du contrat doit indemniser et d gager de toute responsabilit P OACL et ses pr pos s contre toute poursuite r clamation en responsabilit et obligation de r parer r sultant d actes et d omissions commis par l OACI ou ses pr pos s au nom du gouvernement dans l ex cution de l arrangement ou du contrat Les tats contractants sont g n ralement satisfaits de la qualit de services d achat fournis par OACI La possibilit d employer une approche formelle est actuellement T tude Des lignes directrices sur les proc dures de surveillance et d valuation existent sous la forme selon les besoins d une surveillance quotidienne par courrier lectronique correspondances en facsimil et c
14. s en mati re d assurance maladie et d assurance accidents du travail en cas de mort de l sion corporelle et de maladie imputables l exercice de fonctions officielles y sont galement pr cis es De plus la demande de la Direction des affaires juridiques des accords cadres de coop ration technique tels que les MSA et les arrangements de fonds d affectation sp ciale ainsi que les contrats d achat comprennent obligatoirement une clause d indemnisation en vertu de laquelle le signataire du contrat doit indemniser et d gager de toute responsabilit l OACL et ses pr pos s contre toute poursuite r clamation en responsabilit et obligation de r parer r sultant d actes et d omissions commis par l OACI ou ses pr pos s au nom du gouvernement dans l ex cution de l arrangement ou du contrat Lors de leur v rification de 2002 les commissaires aux comptes ont proc d des examens approfondis des projets MSA De plus s ils le jugent n cessaire ils pourront demander l EAO de leur pr ter assistance A35 WP 30 AD 12 Appendice E 5 2 Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2001 Paragraphe 72 Le Secr taire g n ral devrait instituer un m canisme examen annuel formel des plans de chaque bureau r gional tous les ans Cette r vision ferait intervenir des repr sentants de chaque direction du si ge et examinerait les r sultats pr vus et
15. 003 qui figurent dans le Document 9834 des observations du Secr taire g n ral sur le rapport de v rification du Commissaire aux comptes Appendice D la pr sente note et du rapport sur la mise en uvre des recommandations du Commissaire aux comptes pour les exercices ant rieurs Appendice E b de demander instamment au Secr taire g n ral de continuer de mettre en uvre les recommandations du Commissaire au comptes c d approuver les comptes apur s de l Organisation qui figurent dans le Document 9834 d d approuver les comptes des projets du PNUD Tableau F des tats financiers ex cut s par Organisation 6 3 Deux projets de r solution figurant l Appendice F et relatifs aux recommandations ci dessus sont soumis l examen de l Assembl e APPENDICE A TAT DES CR DITS ET DES D PENSES PAR GRAND PROGRAMME 2003 en dollars des tats Unis A35 WP 30 AD 12 Appendice A a 2 6 G2 65 6 7 Cr dits Report s Transfert entre Report Total D penses au Solde approuv s d exercices grands programmes 2004 des cr dits taux budg taire non utilis au ant rieurs par 5 10 du par 5 6 du modifi s 31 d cembre 2003 R s A33 23 C 167 9 C169 12 R gl fin R gl fin C 170 11 C 170 11 Grand Programme 2 63 4 5 6 I Politique g n rale et direction 888 000 991 513 48 000 494 192 1 433 321 1 433 321 I Navigation a rienne 8 640 000 811 800 730 493 8 72
16. 1 307 8 700 981 20 326 MI Transport a rien 4 622 000 73 532 111 000 251 570 4 554 962 4 554 961 1 IV Affaires juridiques 816 000 29 713 87 000 7 660 925 053 925 053 V Programmes r gionaux et autres programmes 15 069 000 274 859 8 000 84 867 15 266 992 15 266 294 698 VI Soutien administratif 22 039 000 367 552 186 000 179 995 22 412 557 22 260 586 151971 VII Finances Relations ext rieures Information du public et valuation des programmes v rification des comptes et examen de la gestion 3 468 000 245 684 440 000 179211 3 094 473 3 059 844 34 629 VIII Programme universel d audits de supervision de la s curit 990 000 153 174 3 594 1 139 580 1 139 580 56 532 000 2 947 827 1 931 582 57 548 245 57 340 620 207 625 VIII Programme universel d audits de supervision de la s curit reste de la poursuite financer partir de l exc dent de tr sorerie 1 052 000 407 639 592 495 867 144 830 101 37 043 57 584 000 3 355 466 2 524 077 58 415 389 58 170 721 244 668 Estimation Recettes approuv e r elles Recettes accesssoires 4 454 000 5 766 964 NOTE Conform ment la R solution A33 23 de l Assembl e l cart positif entre le taux budg taire de 1 00 US 1 54 Can et le taux moyen terme de 1 00 US 1 556 Can qui tait de 260 000 a t vir au m canisme d am lioration AVSEC Les d penses en dollars canadiens ont t converties au taux budg taire de 1 54 Can pour 1 00 US APPENDICE B
17. A35 WP 30 AD 12 23 7 04 ASSEMBL E 35 SESSION COMMISSION ADMINISTRATIVE Point 42 Examen des d penses approbation des comptes et examen des rapports de v rification des comptes des exercices financiers 2001 2002 et 2003 TATS FINANCIERS ET RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR L EXERCICE FINANCIER 2003 SOMMAIRE La pr sente note soumet les tats financiers de l Organisation pour l exercice 2003 ainsi que le rapport du Commissaire aux comptes correspondant Document 9834 Les projets de r solution soumis l examen de l Assembl e figurent l Appendice F La suite recommand e l Assembl e figure au paragraphe 6 1 ACTIVIT S DE L OACI DANS LE CADRE DE SON PROGRAMME ORDINAIRE 1 1 Cr dits 1 1 1 sa 33 session l Assembl e a approuv des cr dits d un montant total de 57 584 000 dont 1 052 000 pour la suite et l largissement du Programme universel d audits de supervision de la s curit financ s par l exc dent de tr sorerie pour les activit s du Programme ordinaire de l exercice financier 2003 R solution A33 23 1 1 2 Conform ment au paragraphe 5 6 du R glement financier le Conseil a approuv le report de 2002 2003 de 3 355 466 de cr dits non engag s C DEC 167 9 et C DEC 169 12 1 1 3 Au cours de l exercice conform ment au paragraphe 5 10 du R glement financier le Conseil C DEC 170 11 a approuv le virement de 440 000 de cr dits
18. EC COMM 2 C CAR DCA 6 et MEVA 9 E CAR IWG 27 E CAR DCA 18 SAM 93 03 ATM R union informelle AIS MAP AUTO E CAR NE SAM SAM CAA R union 8 CMU CNS ATM Atelier sur la certification des a rodromes S minaire atelier de navigabilit Groupe de travail pour pr parer AN CONF 11 S minaire pr paratoire AN CONF 11 Atelier pour les hauts responsables CASK RVSM S minaire 5 DLSS PM AN CONF 11 Atelier conjoint OACI ACI S minaire quipe sp ciale RVSM Atelier de formation sur les produits du SMPZ S minaire de coordination civil militaire et SAR S minaire sur la gestion de la s curit des pistes et la s curit ATS DGSW S minaire pr paratoire AN CONF 11 a 2 Lieu Budget Le Caire Abou Dhabi Le Caire Le Caire Le Caire Bras lia Monterrey Lima Dakar Nairobi Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Dakar Shannon Annapolis Shannon Annapolis Reykjavik Paris Paris Moscou Paris Paris Paris Shenzhen Bangkok Hanoi Gold Coast Delhi Bangkok Bangkok Honolulu Bangkok Paris Abou Dhabi Lima Mexico Nassau St John s Port of Spain Quito Lima Venezuela Buenos Aires Mexico Dakar Accra Dakar Yerevan Dushanbe Bangkok Bangkok Bangkok Dubai Abou Dhabi Mascate Le Caire Le Caire Kingston Lima 1 729 000 Les d penses en dollars canadiens ont t converties au taux budg taire de 1 54 Can pour 1 00 US Y compris report de 2002 6 otal
19. ablis et pr sent s r guli rement au Conseil 4 2 Gestion des ressources humaines E 8 Suite donn e et observations Le Conseil est r guli rement inform des r sultats des activit s men es dans le cadre de programmes particuliers Le rapport annuel est un l ment de ce m canisme Des proc dures sont cependant tablies pour rendre compte express ment au Conseil de l efficacit globale au regard du budget programme Situation actuelle En cours Au paragraphe 64 de son rapport pour 2002 le Commissaire aux comptes recommandait pour assurer que l OACI dispose en permanence d un personnel comp tent qui lui permette d atteindre son objectif strat gique que le Secr tariat devrait Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2000 Paragraphe 64 S assurer qu il g re ses ressources humaines dans une optique strat gique en tablissant des politiques et des syst mes notamment pour la planification de la rel ve compatibles avec les meilleurs pratiques de gestion Suite donn e et observations En juin 2001 un syst me d tablissement des co ts de personnel a t mis la disposition des cadres sup rieurs pour les aider contr ler les ressources financi res tablir leurs priorit s planifier la publication des avis de vacance et pourvoir les postes En novembre 2001 il leur a t demand de pr senter leurs besoins en personnel pour le
20. adiens ont t converties au taux budg taire de 1 54 Can pour 1 00 US Y compris report de 2002 T OA Goo d G GLA 2 Budget 991 000 160 000 175 000 53 000 350 000 A35 WP 30 AD 12 Appendice B 6 Total des d penses 251 990 26 208 6071 2 280 31 444 3 065 4716 4814 41 740 10 891 6 425 3 546 33 054 3 645 1741 4235 8 875 8 356 9 662 11 273 8 223 10 321 6 460 4438 619 1396 1450 20 056 36 647 698 8 530 2 596 470 668 1657 7723 6736 A35 WP 30 AD 12 Appendice B Groupes de planification suite R unions de mise en uvre S minaires et ateliers MIDANPIRG AFS ATN TF 9 MIDANPIRG RVSM TF 8 CS ATM IC SG 2 MTG Sous Groupe ATM SAR AIS ATS IS TF AERMET SG 6 GREPECAS AGA AOP SG 3 GREPECAS AIS MAP SG 8 AOP SG 5 DDG CE 2 CNS ATM SG 4 RVSM RMAF RMP TF 2 R union informelle sur le p lerinage saisonnier du Hadj R union informelle sur l am lioration du service de la circulation a rienne au dessus de l Atlantique Sud Groupe d experts AVSEC africains R union de coordination ATS GNSS ITF NAT IMG 22 NAT IMG 23 NAT FIG 8 NAT FIG 9 NAT ATMG 21 TARTAR 14 TARTAR 15 RVSMIE 1 OLIMP 4 OLIMP 5 AWOG 10 CMRI 4 RVSM TF 17 RVSM TF 18 EMARSSH PIRM RVSM TF 20 R union sp ciale de coordination ATS ACP WG M Revue CNS ATM OPS GM TF OPMET E TF 1 EUR MID Interface 1 RVSM TF 10 GREPECAS ACG 3 GREPECAS AVS
21. ar des moyens manuels Un meilleur appui d informatique est n cessaire dans ce secteur et cette activit a t incluse dans le programme de travail de l analyste des syst mes PER et dans les besoins des utilisateurs de PER pour le syst me int gr de gestion financi re A35 WP 30 AD 12 Appendice D D 4 4 6 3 Aux paragraphes 66 70 le Commissaire aux comptes a pris acte des progr s de l OACI dans son utilisation des entrevues dans le processus de s lection pour les postes dans la cat gorie des administrateurs et des fonctionnaires de rang sup rieur il a galement not que l Organisation encourage l application d entrevues de tous les candidats consid r s pour un poste qu ils soient connus ou non de l administrateur charg des valuations Il est noter cet gard que le poste d administrateur charg du recrutement sera sans doute limin en avril 2005 en raison des coupures budg taires Il s ensuit que l appui fourni actuellement par la Sous Direction au cadre hi rarchique dans la conduite des entrevues est galement menac La perte du poste en question aura probablement des incidences n fastes sur l am lioration du processus de recrutement 4 7 Repr sentation g ographique quitable RGE 4 7 1 Le Secr taire g n ral prend note avec plaisir de l observation du Commissaire aux comptes au paragraphe 72 sur les progr s r alis s par OACI dans l am lioration de la repr sentation de
22. aragraphe et recommandation 2000 Paragraphe 64 Assure que l am lioration de la gestion et des m thodes de recrutement soit financ e un niveau satisfaisant Technologie de l information Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2000 Paragraphe 81 L OACI s est efforc e de remplacer son syst me financier mais elle n a gu re progress en d pit de l urgence qu elle attachait ce remplacement La mise en uvre de syst mes informatis s modernes n cessitera un financement un esprit d initiative et des sp cialistes tr s comp tents 2000 Paragraphe 82 L OACI devrait revoir la priorit qu elle a affect e au remplacement des syst mes financiers dont elle dispose Les conditions cruciales ci apr s sont n cessaires au succ s de cette initiative financement des logiciels de la formation des am liorations futures et de la maintenance des syst mes A35 WP 30 AD 12 Appendice E Situation actuelle Suite donn e et observations Pour am liorer l efficacit et l efficience de En cours l Organisation le Conseil a approuv entre autres le financement des programmes concernant la gestion des rapports de rendement et le perfectionnement des cadres voir notes C WP 12219 et C DEC 171 7 Il a t recommand titre hautement prioritaire de doubler les affectations budg taires consacr es la formation au cours du prochain trienn
23. at Cela sera n cessaire pour entreprendre la formation technique des membres du personnel qui seront r affect s des fonctions et disciplines hautement prioritaires Situation actuelle Suite donn e et observations En cours Le Conseil a pr sent l Assembl e une justification de la modernisation du syst me financier Par sa R solution A33 24 de 2001 l Assembl e a autoris le financement initial du remplacement du syst me de gestion financi re Les fonds d un montant de 2 5 millions de dollars ont t d gag s au d but de 2002 Des mesures sont en cours pour acqu rir et mettre en uvre au moins les l ments principaux d un nouveau syst me de gestion financi re Il est pr vu que la mise en uvre du nouveau syst me sera entreprise en 2005 En cours A35 WP 30 AD 12 Appendice E E 12 Ann e du rapport num ro du paragraphe et Suite donn e et observations recommandation Situation actuelle 2000 Paragraphe 82 Cette recommandation concerne une activit En cours Solide impulsion de la part de permanente Dans la mise en uvre des l Administration appui vigoureux des nouveaux syst mes toutes les normes de mise tats contractants et acceptation par les au point n cessaires seront observ es Le utilisateurs Sous Directeur des finances assume la responsabilit globale de ce projet Le Secr taire g n ral le Groupe de gestion de haut niveau et les principaux utilisa
24. au qui est pr vue dans le budget programme du triennat 2005 2007 une approche pragmatique sera adopt e quant aux t ches additionnelles qui pourraient d tourner des activit s d valuation et d audit L EAO s acquitte d j d un certain nombre de t ches concernant des activit s non centrales qui occupent un pourcentage encore plus grand du temps du personnel Comme l a mentionn le Commissaire aux comptes ces t ches sont en rapport avec le nombre croissant de rapports du CCI le suivi des rapports du CCI les recommandations du Commissaire aux comptes et de l EAO ainsi que l examen de soumissions sous scell s Tout cela a diminu le temps disponible pour les activit s centrales cette situation va devenir encore plus critique au cours du prochain triennat 7 2 L ind pendance de l EAO pourrait tre renforc e par un comit interne de supervision 7 2 1 Dans les paragraphes 146 150 le Commissaire aux comptes recommande que l OACI tablisse un comit interne de supervision pour renforcer la fonction d EAO et fournir des avis selon les besoins Le Commissaire aux comptes fait observer que la fonction principale d un comit de supervision serait d tre un organe consultatif aupr s de l EAO et d aider r aliser l acceptation g n ralis e et l utilit de la supervision interne L existence d un comit interne de supervision ne renforcerait pas n cessairement l EAO elle seule et si le com
25. cessaires l largissement au domaine AIG pour les travaux pr paratoires et pour 2004 ont t tablis mais n ont pas encore t obtenus Les besoins long terme du financement du programme notamment pour sa poursuite et son largissement seront examin s et inscrits au prochain budget Reconnaissant les difficult s intrins ques de la poursuite de l largissement du programme Annexe par Annexe le Secr tariat s efforce actuellement de d terminer s il serait possible de proc der l avenir des audits globaux Il est pr vu que cette question sera trait e dans le budget du prochain triennat A35 WP 30 AD 12 Appendice E Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 1999 Paragraphe 47 Le Groupe d audits de la supervision de la s curit devrait utiliser un syst me d enregistrement du temps Cet outil fondamental fournirait l administration des renseignements d taill s sur l emploi des ressources et des donn es comparatives pour la planification des cycles de v rification futurs ainsi que pour la prise de d cisions E 6 Situation actuelle Suite donn e et observations Aucun syst me officiel d enregistrement du Sans suite temps n a t institu durant les audits initiaux m me si certains auditeurs individuels l enregistraient Les observations des auditeurs cet gard ont conduit modifier le plan des missions pour que chacu
26. de la n cessit d augmenter le financement de la formation pour le triennat en cours et il a octroy 100 000 la formation des cadres sup rieurs dans les domaines des rapports de rendement et du perfectionnement des membres de la haute direction Des fonds suppl mentaires seront requis pour appuyer ces activit s au cours du prochain triennat Si les ressources ne sont pas disponibles au titre du budget du Programme ordinaire des fonds suppl mentaires devront tre approuv s au cas par cas 4 6 Pratiques de recrutement 4 6 1 Dans les paragraphes 55 63 le Commissaire aux comptes a pris acte du processus d am lioration et de rationalisation des pratiques de recrutement L tablissement de la liste pr f rentielle et le d lai d entr e en fonction des candidats retenus sont soulign s comme tant deux tapes du processus de recrutement qui appellent des mesures plus strictes de renforcement d efficacit Il a t pris note de ces observations et les efforts se poursuivront pour r duire davantage les retards toutes les tapes du processus de recrutement 4 6 2 Concernant les observations figurant aux paragraphes 64 et 65 pr conisant la surveillance de la dur e d ex cution de toutes les tapes du processus de recrutement il convient de noter que la Sous Direction PER a effectivement fait l analyse et le suivi du temps pass dans chaque phase du processus du recrutement Jusqu pr sent cela s est fait p
27. des d penses 166 965 253 264 8 291 7792 7 849 6 598 1 040 7741 4387 1732 3 130 157 2 130 523 1 620 2271 1 554 2 097 2 230 230 250 4267 416 180 5 182 147 1774 213 2657 1224 997 9 041 442 6 301 5 447 3 885 806 6165 1745 1 068 3 295 6154 2 995 41 5 742 2019 456 246 165 1279 5 799 736 133 APPENDICE C COOP RATION TECHNIQUE A35 WP 30 AD 12 Appendice C D PENSES DES SERVICES D ADMINISTRATION ET DE FONCTIONNEMENT AOSC TAT DU BUDGET APPROUVE DES D PENSES ET DU SOLDE NON UTILISE DU BUDGET APPROUVE 2003 en dollars des tats Unis Approuv s Budget par r vis l Assembl e 2003 Cr dits D penses Grand Programme XI 4 376 000 5 579 000 Recettes 4 090 000 5 723 000 Exc dent des recettes d ficit sur les d penses 286 000 144 000 Not par le Conseil sa 170 session C DEC 170 8 G A 35 A 35 wp 030 fn A 35 wp 030 appC fr doc D penses Recettes 2003 5387851 5 503 763 115 912 Solde non utilis du budget approuv 191 149 A35 WP 30 AD 12 Appendice D APPENDICE D OBSERVATIONS DU SECR TAIRE G N RAL SUR LE RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES 1 la 28 session de l Assembl e il a t convenu qu l avenir le Conseil devrait indiquer dans son rapport les mesures que le Secr taire g n ral compte prendre pour donner suite aux recommandations de fond figurant dans le rapport
28. du Commissaire aux comptes Le pr sent appendice contient les observations du Secr taire g n ral et d crit les mesures qu il envisage pour donner suite au rapport du Commissaire aux comptes sur l exercice 2003 figurant dans le Document 9834 2 Les observations ci apr s sont pr sent es dans l ordre suivi par le Commissaire aux comptes dans son rapport 3 TATS FINANCIERS ET AVIS DE V RIFICATION paragraphes 9 15 3 1 Au paragraphe 11 de son rapport le Commissaire aux comptes r it re la recommandation pr sent e en 2002 l effet que OACI reconsid re sa politique comptable afin d inclure une provision pour retards de longue dur e dans le recouvrement des contributions fix es Dans sa r ponse en 2002 le Secr taire g n ral exprimait l avis que l inclusion d une telle provision ne paraissait pas appropri e car les contributions sont des obligations contraignantes des tats contractants d s qu elles ont t approuv es par l Assembl e La question a t d battue la douzi me s ance de la 169 session du Conseil qui a alors not l observation du Comit des finances l effet que la disposition recommand e par le Commissaire aux comptes ne modifierait peut tre pas notablement l utilit des tats financiers car les informations destin es aux parties int ress es sont compl tement r v l es dans les tats financiers 3 2 On continuera en 2004 s efforcer d am liorer enco
29. en uvre Les co ts permanents de soutien et les co ts internes seront aussi pris en compte dans les estimations et examin s lors du choix d une solution 5 5 Au sujet de la d claration du paragraphe 92 selon laquelle il y aurait une forte probabilit d chec du projet il convient d observer que l Organisation en est seulement aux stades initiaux de d termination de l ampleur du projet sur la base des priorit s et des ressources disponibles En l absence de sources de financement durables pour la modernisation de son syst me financier il faudra imposer une stricte limitation de l ampleur du projet Il est exact qu l avenir l Organisation conna tra des difficult s pour tenir jour les syst mes financiers avec l actuelle technologie sans des sources durables de financement 5 6 Au sujet de la d claration du paragraphe 93 selon laquelle il y aurait une certaine incertitude au sujet de l aptitude de l Organisation entretenir et maintenir un syst me complexe il convient d observer que l Organisation ne peut pas faire l acquisition des comp tences n cessaires l appui d un nouveau syst me financier avant le choix d une solution sp cifique car diff rentes solutions n cessiteraient diff rentes comp tences Par cons quent les ressources n cessaires l appui du nouveau syst me seront d termin es en temps opportun sur la base de la solution qui sera choisie et des ressources disponibl
30. es 5 7 Des entretiens avec d autres organisations de la famille de l ONU ont eu lieu constamment durant le projet Cela va continuer Il sera d ment tenu compte de la mesure dans laquelle les besoins de POACI dans le pr sent et le long terme pourront tre satisfaits au moyen d applications d j mises en place dans d autres organisations en vue de r duire les co ts 6 OBSERVATIONS D COULANT DE L AUDIT DE 2003 Bureaux r gionaux en particulier Bureau Afrique occidentale et centrale Dakar paragraphes 97 133 6 1 Le rapport du Commissaire aux comptes sur le Bureau r gional de Dakar a t bien re u et toutes les recommandations qui y figurent ont t approuv es Plus express ment au sujet de l observation g n rale demandant l am lioration des processus de planification de gestion et de compte rendu des travaux du bureau r gional on peut s attendre ce que l introduction planifi e de plans d ex cution pour le Grand Programme V am liorera encore les processus de gestion existants De plus les plans d ex cution aideront tablir les priorit s et promouvoir la mise en uvre des imp ratifs figurant dans le plan mondial et les plans r gionaux de navigation a rienne tout en am liorant encore les plans eux m mes 6 2 En ce qui concerne la recommandation sur le d veloppement des produits et r sultats planifi s li s l objectif du bureau r gional de procurer une meilleure base de resp
31. es des bureaux r gionaux ont t examin s lors de la r union pl ni re du Groupe de gestion de haut niveau qui s est tenue au si ge en juillet 2003 Il a t recommand que les fonctions disciplines essentielles des bureaux r gionaux soient indiqu es pour permettre d tablir le niveau minimal du personnel n cessaire Un groupe de travail interne toffe actuellement cette recommandation Note de discussion n 1 li e la note C WP 12215 En ao t 2003 il a t demand aux chefs de service d indiquer les priorit s de leurs besoins en personnel en tenant compte des postes vacants et des d parts la retraite et autres d parts pr vus jusqu la fin de 2004 De mani re g n rale il a t jug que la plupart de ces postes taient hautement prioritaires mais ils n ont pas t class s par ordre de priorit En automne 2003 le groupe d tude du Conseil sur la planification long terme et le m canisme budg taire a fourni aux cadres sup rieurs pour les inciter tablir les priorit s de leurs besoins des renseignements sur les postes vacants et sur les d parts la retraite et autres d parts pr vus jusqu la fin de 2010 la demande du Conseil des rapports d avancement lui ont t pr sent s sur les mesures administratives prises jusqu pr sent pour abr ger les d lais dans le recrutement des administrateurs et fonctionnaires de rang sup rieur En 2002 C DEC 160 5
32. et recommandation t faits au si ge pour d terminer quelles autres conomies peuvent tre r alis es au niveau de la gestion et pour s int resser aux pr occupations environnementales ainsi par exemple le site Internet de OACI est un important v hicule de diffusion de l information au public et des efforts sont faits pour utiliser du papier recycl ainsi que pour recycler du papier Bien que certains l ments constitutifs d un syst me de gestion de l environnement soient en place au sein du Secr tariat ils n y sont pas tous et il n y a pas de documentation syst matique au niveau des pratiques existantes Nous avons recommand au Secr taire g n ral d envisager notamment la mise en uvre d un syst me de gestion de l environnement au sein du Secr tariat Gestion de la tr sorerie Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 1998 Paragraphe 89 Il tait recommand que la politique en mati re de placements soit plus pr cise et plus compl te 1998 Paragraphe 89 Il tait recommand que le syst me comptable soit modernis pour qu il soit plus facile de prendre des mesures en temps utile y compris le paiement aux dates d ch ance A35 WP 30 AD 12 E 3 Appendice E Situation actuelle Suite donn e et observations Situation actuelle Suite donn e et observations L OACI ne place que les liquidit s qui Achev exc dent ses be
33. et dont il sera rendu compte en temps opportun Situation actuelle Suite donn e et observations La TCB tient compte de cette question Achev lorsqu elle pr pare les descriptifs de projet en y introduisant des renseignements d arri re plan pertinents qui justifient la n cessit du projet de coop ration technique qui est propos Elle met un accent particulier sur l analyse des obstacles sp cifiques et communs que rencontreront les administrations de l aviation civile des pays en d veloppement dont les ressources humaines et les difficult s techniques ou financi res sont les m mes Cela a permis de mettre au point une approche r gionale ou sous r gionale la conduite des activit s de coop ration technique dans les domaines de la s curit des vols et de la s ret ce qui am liore l efficacit et l efficience de la r alisation des projets constitue une solution pratique et procure d importantes conomies aux tats b n ficiaires Dans le cadre des activit s du Groupe Achev d examen des proc dures d achat PPRG TCB LEB et EAO ont conjointement examin et amend les contrats types ainsi que les termes et conditions des contrats mis par TCB LEB et FIN examinent dans chaque cas d esp ce les modifications apport es aux contrats et accords standard Les observations re ues sont class es pour faciliter la pr paration et l examen futurs de projets de contrats et d accords se
34. eur pratique n gligeable Les soldes de tr sorerie sont cependant contr l s de tr s pr s et lorsque c est possible ils sont plac s en vue de maximiser leurs r mun rations compte tenu des param tres de tol rance au risque de OACI 3 RECOMMANDATIONS DU RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR 1999 3 1 Programme universel d audits de supervision de la s curit Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 1999 Paragraphe 47 Il tait recommand que les probl mes de ressources au si ge et dans les bureaux r gionaux devraient tre r solus afin que les ressources n cessaires puissent tre consacr es aux activit s d audit de la supervision de la s curit Situation actuelle Suite donn e et observations Presque tous les bureaux r gionaux En cours comportent un expert r gional supervision de la s curit ROSO qui a jou un r le important dans la conduite des audits initiaux Plusieurs de ces postes sont cependant devenus vacants L arrangement adopt consistait utiliser 50 du temps des ROSO aux fins des audits les autres 50 l tant aux services de leur bureau r gional Les r sultats ont t mitig s en ce que certains des ROSO taient effectivement utilis s au moins pendant le temps ainsi pr vu alors que d autres ne l taient pas pour diverses raisons De toute mani re les audits n auraient pas pu tre men s bonne fin sans l ap
35. idats mais elles ont aussi eu pour effet de prolonger la dur e des recrutements Les types de contrats utilis s pour obtenir les services de fonctionnaires sont adapt s aux divers types de fonctions que l on attend d eux Il existe cependant certaines contraintes a Par sa d cision du 4 mars 1985 C DEC 114 7 le Conseil a tabli le pourcentage des nominations sans perspective de carri re pour les postes soumis la r partition g ographique quitable pas moins de 33 Conform ment cette d cision toutes les nominations initiales des administrateurs et des fonctionnaires de rang sup rieur sont sans exception des nominations sans perspective de carri re b Seuls des contrats temporaires sont accord s aux membres du personnel dont les postes sont financ s par des ressources extrabudg taires m me si ces postes r pondent des besoins long terme c En raison de la situation financi re actuelle de l Organisation le Secr taire g n ral a d cid de suspendre en 2003 l application de la recommandation relative aux nominations pour une dur e d termin e et aux nominations titre permanent d administrateurs et fonctionnaires de rang sup rieur d Le recours plus soutenu des services contractuels moins co teux pourrait avoir une incidence d favorable sur les statistiques concernant la r partition g ographique quitable et le recrutement de femmes Ann e du rapport num ro du p
36. ier des r ductions possibles des co ts en tenant compte des priorit s au niveau de chaque grand programme ainsi que de la n cessit de recourir au processus de d parts naturels autant que possible pour toute r duction des effectifs selon les instructions du Conseil Ensuite une revue globale de toutes les propositions l chelle de P Organisation fut entreprise compte tenu des objectifs globaux de l Organisation ainsi que des facteurs expos s au paragraphe 3 1 de la note C WP 12097 Furent aussi examin es d autres occasions de r duire les co ts gr ce davantage d conomies et d efficacit Dans ce processus on s est attach faire en sorte que des programmes cruciaux ainsi que certains programmes plus petits et certaines unit s organiques ne soient pas excessivement touch s par la r duction budg taire Les probl mes li s l utilisation du processus de d parts naturels furent aussi constat s tr s t t dans le processus et cela fut d ailleurs expliqu dans la note C WP 12097 et des rapports ult rieurs au Conseil cet gard il convient aussi d observer qu en raison de la structure des emplois dans l Organisation la m thode de d parts naturels tait consid r e comme l approche la plus efficace en regard des co ts pour r duire les co ts globaux 4 2 2 Dans le paragraphe 33 de son rapport le Commissaire aux comptes d clare que la haute direction devrait d cider quels programmes l Organisa
37. ire aux comptes et la suite qu il est propos de donner aux recommandations figurent l Appendice D 5 EXAMEN PAR LE CONSEIL 5 1 Le 21 juin 2004 conform ment au paragraphe 13 3 du R glement financier le Conseil a examin les tats financiers de lOrganisation pour l exercice financier 2003 ainsi que le rapport correspondant du Commissaire aux comptes Document 9834 Le Conseil a aussi examin les observations du Secr taire g n ral sur le rapport du Commissaire aux comptes Appendice D ainsi que le rapport du Secr taire g n ral sur la situation relative aux recommandations du Commissaire aux comptes pour les exercices ant rieurs Appendice E Apr s un examen attentif des tats financiers et du rapport du Commissaire aux comptes le Conseil est convenu de transmettre le document et de recommander les mesures ci apr s 6 D CISION DE L ASSEMBL E 6 1 Les tats financiers pour l exercice 2003 et le rapport du Commissaire aux comptes pr sent s dans le Document 9834 et les observations du Secr taire g n ral sur le rapport du Commissaire aux comptes Appendice D sont soumis l Assembl e conform ment au paragraphe 13 3 du R glement financier En outre l Appendice E contient un rapport sur la mise en uvre des recommandations du Commissaire aux comptes pour les exercices ant rieurs 6 2 Le Conseil recommande l Assembl e a de prendre note du rapport du Commissaire aux comptes sur les comptes de 2
38. it n tait pas convenablement con u il pourrait en r alit produire un fardeau administratif additionnel qui risquerait de r duire le temps disponible pour les fonctions de supervision Il existe des comit s de supervision dans certaines institutions de l ONU mais ces institutions n ont pas la m me structure organisationnelle ou un conseil permanent N anmoins la proposition sera examin e en vue d instituer un groupe consultatif correspondant la taille du bureau sans trop augmenter le fardeau administratif pour EAO A35 WP 30 AD 12 D 7 Appendice D 7 3 Recommandations 7 3 1 Les paragraphes qui suivent pr sentent les observations formul es sur les recommandations figurant au paragraphe 175 a b c d Le Commissaire aux comptes recommande que EAO actualise son tude de l valuation des risques sur une base continue et fasse participer la haute direction son valuation des risques Comme il est indiqu au paragraphe 152 du rapport l EAO a tenu compte des risques dans l tablissement de son programme de travail dans le cadre de d lib rations avec les directeurs de programmes L EAO poursuivra cette approche et formalisera le processus d valuation des risques dans l tablissement de ses programmes de travail annuels Le Commissaire aux comptes recommande que l EAO explore les fa ons dont il pourrait utiliser le Rapport annuel pour informer les tats membres des r sultats obtenus en
39. mandations qui ont t mises en pratique Cette information indique le progr s qui a t r alis Le Commissaire aux comptes recommande que l EAO rende compte formellement de ses activit s telles que la participation louverture de soumissions sous scell s Comme il est observ dans les paragraphes 161 et 162 du rapport du Commissaire aux comptes certaines informations ont d j t incluses et les am liorations continueront cet gard A35 WP 30 AD 12 Appendice E APPENDICE E SUITE DONN E CERTAINES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES RELATIVES A DES EXERCICES ANTERIEURS 1 Le pr sent rapport d avancement contient une liste non v rifi e par le Commissaire aux comptes de recommandations faites par les commissaires aux comptes lors d exercices ant rieurs auxquelles aucune suite n avait t donn e au 31 d cembre 2002 Les renseignements pr sent s indiquent l ann e au cours de laquelle chacune de ces recommandations a t faite le num ro de paragraphe du rapport des commissaires aux comptes qui contenait la recommandation une description compl te de la recommandation faite par le Commissaire aux comptes une explication de la suite donn e chaque recommandation et la situation actuelle la concernant 2 RECOMMANDATIONS DU RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR 1998 2 1 Direction du transport a rien Programme statistique Ann e du rapport num ro du paragraphe et reco
40. mblables Dans l attente de la mise en uvre d un En cours nouveau syst me comptable qui puisse faciliter l identification des co ts directs et indirects des projets de coop ration de technique l OACT impute aux projets des frais g n raux d administration fond s sur la complexit du projet et de la coop ration technique effectivement fournie Les pourcentages des frais g n raux des accords A35 WP 30 AD 12 Appendice E Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 6 1 4 Les risques des projets devraient tre mieux valu s gr ce a l tablissement d un profil de risques potentiels examiner aux diff rentes phases d un projet b une valuation formelle des risques potentiels pour les projets dont la vocation est d aider au d veloppement des ressources humaines d une administration de l aviation civile nationale c la r valuation p riodique de l analyse de risques dans le cas de projets portant sur plusieurs ann es E 16 Situation actuelle Suite donn e et observations de services de gestion sont n goci s avec l tat et peuvent varier selon l l ment du projet Des mesures int rimaires seront cependant prises pour valuer le co t r el de l appui aux projets et justifier les d cisions prises au sujet des frais g n raux imput s En cours a c La TCB continue de contr ler de fa on uniforme et d taill e tous les p
41. mmandation Situation actuelle Suite donn e et observations 1998 Paragraphe 63 En octobre 2002 la nouvelle base de donn es Presque Il tait recommand que la Direction du transport a rien poursuive l informatisation de la collecte de l analyse et de la diffusion des statistiques d aviation de mani re les publier en temps voulu La d finition de statistiques int gr e ISDB est devenue op rationnelle En f vrier 2004 les Etats contractants ont t inform s qu ils pouvaient acc der certaines s ries de donn es sur le r seau s curis de OACI les autres s ries deviendront disponibles en 2004 Cette achev e sa nouvelle base de donn es int gr e devrait permettre d am liorer la mesure et le compte rendu des r sultats de ses activit s Il est manifeste que ces am liorations technologiques doivent tre apport es en conformit avec les imp ratifs du bogue informatique de Pan 2000 possibilit rend caduque la n cessit d imprimer les recueils de statistiques et met plus rapidement la disposition des tats des renseignements statistiques jour En cours 1998 Paragraphe 63 Il tait recommand que la Direction du transport a rien proc de une surveillance et une valuation syst matiques du programme et s efforce de recueillir davantage de r actions de la Aucune r ponse n a t re ue un questionnaire sur l utilit des l
42. ne ne porte que sur deux tats et non trois et ajouter un ou deux jours de travail dans chaque tat pour que le temps consacr chaque audit permette de l achever Les chefs d quipe sont habilit s valuer le temps n cessaire pour achever un suivi d audit avant l tablissement du calendrier en cons quence duquel les missions sont organis es Les cadres de SOA proc dent un contr le de la qualit par sondage et l utilisation du temps est valu e la fin de chaque mission dans le cadre du rapport de mission du chef d quipe Dans le cadre du programme largi partir de 2005 les chefs d quipe seront tenus de prendre cette mesure 4 RECOMMANDATIONS DU RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR 2000 4 1 M canisme de planification du projet de budget programme pour 2002 2004 Au paragraphe 40 de son rapport pour 2000 le Commissaire aux comptes recommandait que pour tablir un budget programme qui puisse tenir compte des besoins globaux et des priorit s strat giques de l OACI le Secr tariat envisage de proc der comme suit Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2000 Paragraphe 40 Proposer que dans la prochaine version du SAP le Conseil envisage d tablir un calendrier long terme comportant une indication des cr dits n cessaires pour tablir le cadre strat gique ainsi que des Situation actuelle Suite donn e et observations M
43. ns seront apport es dans le prochain rapport valuation du rendement Le Commissaire aux comptes recommande que l EAO adopte une pr sentation coh rente des comptes rendus dans son rapport d valuation du rendement et son programme de travail pour identifier l gard de chaque produit ou projet les objectifs questions cl s et recommandations en indiquant le nombre de recommandations formul es et les commentaires des gestionnaires s il y a lieu L EAO a graduellement am lior la pr sentation de ses rapports La pr sentation des rapports a t simplifi e et est devenue plus coh rente cet effort sera poursuivi Comme l a demand le Commissaire aux comptes le rapport au Conseil comportera une note indiquant que les informations de l EAO sont transcrites sans changement A35 WP 30 AD 12 Appendice D c d D 8 Au sujet de la recommandation l effet qu il y ait un suivi des rapports ant rieurs de l EAO le nombre r el de rapports ayant donn lieu un suivi et le nombre de recommandations restantes d j en place cette recommandation a d j t mise en pratique dans l appendice au rapport d valuation du rendement Le Commissaire aux comptes souhaite que l EAO exprime une opinion sur la situation indiquant si le suivi est effectu par les gestionnaires et si un progr s est r alis Des informations sont donn es dans des tableaux sur le nombre et le pourcentage des recom
44. nt financier le Conseil a r vis les pr visions budg taires de 2003 en les portant 5 579 000 C DEC 170 8 pour des recettes estimatives port es 5 723 000 2 2 Les d penses et les recettes AOSC r elles de 2003 se sont lev es respectivement 5 387 851 et 5 503 763 soit un surplus net de 115 912 pour l exercice Les d penses comprennent un l ment inhabituel de 544717 d coulant d un d ficit de remboursement par le Gouvernement vietnamien dans le cadre d un accord de r glement concernant un projet CAPS au Viet Nam qui tait en arbitrage depuis 1992 L Appendice C contient une comparaison des pr visions budg taires indicatives AOSC et des r sultats r els 3 ACTIVIT S DE L OACI AU TITRE DU PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE D VELOPPEMENT 3 1 Au cours de l exercice clos le 31 d cembre 2003 les d penses totales engag es au titre de projets du Programme des Nations Unies pour le d veloppement PNUD r alis s par l OACT totalisaient 7 160 327 dont 5 114 550 taient fournis par des gouvernements b n ficiaires au titre d arrangements de partage de co ts et le solde soit 2 045 777 tait financ par le PNUD 3 2 Aux termes du R glement financier et des R gles du Programme des Nations Unies pour le d veloppement PNUD les agents d ex cution qui sont des organisations du syst me des Nations Unies communiquent l Administrateur du PNUD les comptes indiquant l
45. on et l a soumis l examen de l Assembl e pour qu il soit transmis l Administrateur du Programme des Nations Unies pour le d veloppement Consid rant que le R glement financier et les R gles de gestion financi re du Programme des Nations Unies pour le d veloppement pr voient que les organismes des Nations Unies qui sont charg s par le PNUD d ex cuter ou de r aliser des activit s au titre des programmes soumettent l Administrateur qui les transmet au Conseil d administration des tats indiquant l utilisation des allocations que l Administrateur leur a faites et que ces tats sont accompagn s d une attestation de v rification tablie par les v rificateurs externes des organismes int ress s et de leur rapport 1 Prend note du rapport du Commissaire aux comptes sur les tats financiers de l Organisation qui porte galement sur les comptes du Programme des Nations Unies pour le d veloppement qui sont administr s par OACI en tant qu agent d ex cution pour l exercice 2003 et des observations du Secr taire g n ral faisant suite aux recommandations du rapport de v rification 2 Approuve les comptes relatifs au Programme des Nations Unies pour le d veloppement qui sont administr s par OACI en tant qu agent d ex cution pour l exercice 2003 3 D cide que les tats financiers de l Organisation qui comprennent galement les comptes du Programme des Nations Unies pour le d veloppement
46. onsabilisation l introduction pr vue A35 WP 30 AD 12 Appendice D D 6 d un meilleur syst me de rapports de rendement devrait continuer d am liorer le processus d valuation utilis pour d terminer l efficacit du travail de l OACT 6 3 En relation avec les comptes rendus de r sultats obtenus dans la r gion par exemple l intense planification n cessaire en raison du p lerinage annuel du hadj l intention est d am liorer la pr sentation des comptes rendus mensuels des bureaux r gionaux pour faire en sorte que les principales activit s sp cifiques la r gion soient incluses et se retrouvent ensuite dans le rapport annuel du Conseil Ces informations pourront aussi servir aux bureaux r gionaux durant le processus de planification budg taire pour d montrer leurs besoins en ressources 6 4 D une fa on g n rale il est not que les constatations du rapport du Commissaire aux comptes sont applicables tous les bureaux r gionaux et seront mises en uvre dans cet esprit Il est pr vu que les recommandations du Commissaire aux comptes seront progressivement introduites dans le courant du prochain triennat 7 OBSERVATIONS D COULANT DE L AUDIT DE 2003 Bureau de l valuation des programmes de la v rification et de l examen de la gestion EAO paragraphes 134 176 7 1 G n ralit s 7 1 1 Les recommandations du Commissaire aux comptes sont accept es en principe Vu la taille r duite du bure
47. onversations t l phoniques ou de missions entreprises dans les tats Dans de nombreux cas toutefois la TCB apr s consultation des tats b n ficiaires et des donateurs doit adapter son action pour r pondre des exigences et calendriers sp cifiques de surveillance et de compte rendu en fonction de la complexit et du genre de projet en cours de r alisation La TCB partage l avis que l tablissement de syst mes int gr s de surveillance et de compte rendu faciliterait la gestion des projets Elle poursuivra ses efforts cet gard 6 2 Bureaux r gionaux en particulier le Bureau Asie et Pacifique Bangkok et le Bureau Europe et Atlantique Nord Paris Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2001 Paragraphe 114 Le Secr taire g n ral devrait instituer un m canisme d examen annuel formel des Situation actuelle Suite donn e et observations Des travaux ont t entrepris sur la gestion et les rapports de performance ils portent sur la formulation de principes directeurs par le En cours A35 WP 30 AD 12 Appendice E E 18 Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation plans avec chaque bureau r gional Cet examen devrait faire intervenir des repr sentants de chacune des directions du si ge et tre ax sur les r sultats pr vus et les co ts pr voir pour les atteindre Cela permettra d identifier des priorit s r alistes et de s
48. pui du personnel d tach par les tats pour renforcer les ressources limit es des bureaux r gionaux Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 1999 Paragraphe 47 Il tait recommand qu en pr paration pour l toffement du Programme universel d audits de la supervision de la s curit le financement long terme du programme devrait tre obtenu d s que possible A35 WP 30 AD 12 E 5 Appendice E Situation actuelle Suite donn e et observations Les suivis d audit sont actuellement men s avec un minimum d appui des bureaux r gionaux car les ROSO sont encore moins nombreux et ils sont n cessaires pour servir les tats et non pour les auditer C est pourquoi SOA d pend de ses propres experts et de certains autres membres du personnel qui lui sont attach s Cette question n a pas encore t r gl e L USOAP tant largi pour couvrir toutes les Annexes li es la s curit un accord solide est n cessaire et il est pr vu qu il sera conclu pour novembre 2004 sa 33 session l Assembl e a approuv En cours l largissement du programme aux Annexes 11 et 14 R solution A33 8 y compris son financement pendant le triennat 2002 2004 Pour ce qui concerne T largissement aux domaines ATM et AGA des moyens financiers sont disponibles pour les travaux pr paratoires de 2003 et pour la premi re ann e d audits en 2004 Les moyens financiers n
49. qui sont administr s par OACI et le rapport de v rification seront transmis l Administrateur du Programme des Nations Unies pour le d veloppement pour tre soumis au Conseil d administration du PNUD FIN
50. r pendant le triennat 2002 2004 ont t tablis au taux de change de 1 00 US 1 54 Can Afin de r duire les risques au minimum et de prot ger le budget contre les cons quences de fluctuations ventuelles du taux de change des dollars canadiens sont achet s terme avec l approbation du Conseil 1 4 2 De 2002 2004 OACI a pass des contrats d achat terme de 151 212 000 Can un taux de change moyen de 1 00 US 1 556 Can En 2003 elle a re u 50 281 000 Can au co t r el de 32 304 730 US L objectif de stabiliser les d penses li es au dollar canadien un niveau qui ne d passe pas les pr visions budg taires a donc t atteint 1 5 Recettes accessoires 1 5 1 Le total des recettes accessoires r alis es en 2003 a t de 5 766 964 soit 1 312 964 de plus que le montant estimatif de 4454000 inscrit au budget Cette augmentation r sulte essentiellement d une augmentation des ventes de publications A35 WP 30 3 AD 12 2 D PENSES DES SERVICES D ADMINISTRATION ET DE FONCTIONNEMENT DU PROGRAMME DE COOPERATION TECHNIQUE 2 1 L Assembl e a approuv des pr visions budg taires indicatives d penses des services d administration et de fonctionnement du Programme de coop ration technique AOSC d un montant de 4376 000 pour l exercice financier 2003 Les recettes AOSC taient estim es 4 090 000 pour l exercice Au cours de l ann e conform ment au paragraphe 9 5 du R gleme
51. re la fiabilit du syst me de contr le d inventaires comme il est indiqu au paragraphe 13 du rapport afin de permettre au Secr taire g n ral de rendre compte de la valeur des mat riels non consommables dans les notes accompagnant les tats financiers 4 SUITE AU RAPPORT DE 2000 Gestion des ressources humaines paragraphes 16 82 4 1 Observations g n rales 4 1 1 Alors que la Sous Direction des services du personnel PER est de plus en plus sollicit e les ressources en personnel pour effectuer le travail diminuent C est le r sultat des contraintes budg taires g n rales qui ont entra n de notables compressions particuli rement dans les secteurs du soutien administratif Ces compressions exercent de graves effets n gatifs sur l aptitude de la Sous Direction PER relever les imp ratifs de son programme A35 WP 30 AD 12 Appendice D D 2 4 2 Planification des ressources humaines 4 2 1 Dans son commentaire sur la planification des ressources humaines le rapport de v rification mentionne les processus utilis s et les efforts d ploy s pour r duire les ressources en personnel dans le budget programme du triennat 2005 2007 Tr s t t dans le processus budg taire il est devenu vident qu il fallait op rer des r ductions et ajustements budg taires afin de donner satisfaction aux aspirations g n rales des tats contractants Initialement les gestionnaires de programmes furent tenus d identif
52. regard des buts ou objectifs explicitement nonc s dans le budget programme faire un rapport sur les indicateurs cl s de son rendement noter tous progr s et exposer les activit s futures L EAO explorera cette possibilit au fil du temps pour am liorer graduellement son contenu dans le Rapport annuel Le Commissaire aux comptes d clare que l EAO devrait commencer tout travail de projet avec des objectifs clairs et que ces objectifs devraient d terminer le type de travail effectuer et les normes observer L EAO s est toujours efforc de focaliser les rapports et d utiliser des normes toutes les fois que c est possible et il continuera de le faire en tenant compte des observations du Commissaire aux comptes Au sujet de la recommandation l effet que l EAO devrait poursuivre ses efforts pour renforcer sa capacit d valuation et formuler des normes et lignes directrices appropri es EAO poursuivra ses efforts dans les limites actuelles et pr vues des ressources 7 3 2 Les paragraphes qui suivent pr sentent les observations formul es sur les recommandations du Commissaire aux comptes figurant au paragraphe 176 a b En ce qui concerne la recommandation l effet que l EAO devrait r capituler le travail planifi pour l ann e les travaux r alis s et les travaux report s la pr sentation du rapport a t simplifi e et rendue plus coh rente que dans le pass D autres am lioratio
53. rojets de coop ration technique de OACI Une analyse plus approfondie des domaines de l valuation des risques au d but et durant les diverses phases des projets est actuellement entreprise Les projets sont suivis en permanence et tous leurs aspects sont valu s p riodiquement Achev Il a t proc d une analyse des risques b potentiels auxquels l OACI s expose dans les projets qui consistent mobiliser les ressources humaines n cessaires aux administrations nationales de l aviation civile des tats b n ficiaires Des contrats types pour le personnel local ont t mis au point pour sauvegarder les immunit s de l Organisation ils disposent que l OACI ne sera pas responsable de toute demande de d dommagement qui pourrait tre introduite par un tiers contre un membre de ce personnel dans la fourniture des services vis s par le contrat et que ledit membre du personnel mettra OACI hors de cause en pareil cas Ces contrats contiennent aussi une clause type sur la suspension ou l interruption d un projet en vertu de laquelle le signataire du contrat accepte de renoncer tout d dommagement si le projet est suspendu ou interrompu totalement ou en partie par manque de financement ou pour toute autre cause De plus la demande de la Direction des affaires juridiques des accords cadres de coop ration technique tels que les MSA et les arrangements de fonds d affectation sp ciale Ann e du
54. s Etats non repr sent s et sous repr sent s L Organisation poursuivra ses efforts dans ce domaine 4 8 Situation des femmes 4 8 1 Au paragraphe 74 le Commissaire aux comptes a observ que la situation des femmes dans la cat gorie des administrateurs et des fonctionnaires de rang sup rieur a fort peu progress depuis une dizaine d ann es 1993 2003 Les efforts seront poursuivis dans ce domaine Il a t pris note des directives du Conseil pour suite donner 4 9 Recommandations 4 9 1 Les recommandations du Commissaire aux comptes r sum es au paragraphe 82 sont ent rin es Leur mise en uvre d pendra toutefois de la disponibilit des ressources humaines et financi res notamment de l appui requis au syst me d information sur les ressources humaines 5 SUITE AU RAPPORT DE 2000 Modernisation des syst mes d information financi re paragraphes 83 96 5 1 Les observations et recommandations pr sent es par le Commissaire aux comptes dans les paragraphes 83 96 sont approuv es avec les pr cisions ci apr s 5 2 Les risques mentionn s au paragraphe 89 ont t att nu s de la fa on suivante a comme il est indiqu au paragraphe 88 du rapport d audit le recours des ressources de gestion de projets et des services de consultants a t restreint afin de limiter les co ts imput s au compte ICT b le Conseil a t inform p riodiquement des progr s r alis s c un contr
55. sacr es l exploitation et l entretien du syst me d information PER et que les travaux de d veloppement qui ont t identifi s devront sans doute attendre au moins jusqu en 2008 en vue de P int gration du syst me PER avec le syst me de gestion financi re 4 5 Formation du personnel 4 5 1 Le Secr tariat partage les observations du Commissaire aux comptes sur la formation du personnel dans les paragraphes 42 51 ainsi que sa conclusion paragraphe 80 voulant que l OACI ne consacre pas suffisamment de fonds la formation du personnel Des carences dans le programme de formation de l OACI ont t not es dans des pr c dents rapports d audit et encore une fois il est pr sent une recommandation l effet de consacrer le financement n cessaire aux imp ratifs de formation particuli rement pour les questions techniques Cette recommandation renforce l importance d un programme efficace de formation pour atteindre les objectifs de l Organisation particuli rement dans un processus de r duction des postes au cours duquel il faudra red ployer certains employ s et les former pour qu ils assument des fonctions d une priorit plus lev e Les besoins de l Organisation en mati re de formation doivent donc tre examin s attentivement dans l actuel exercice budg taire et une priorit plus lev e devrait tre attribu e aux besoins en mati re de formation 4 5 2 Le Conseil de l OACT a pris note
56. soins Des arrangements favorables concernant ces placements ont t conclus avec les banques D autres formes de placements tels que les d p ts plus long terme ont aussi t adopt es En cours Des mesures ont t prises pour moderniser le syst me comptable Il est pr vu que les syst mes principaux en particulier ceux qui concernent la gestion de la tr sorerie seront remplac s en 2005 Entre temps toutes les factures font l objet d un contr le attentif pour veiller ce qu elles soient r gl es temps A35 WP 30 AD 12 Appendice E Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 1998 Paragraphe 89 Il tait recommand que la Sous Direction des finances continue faire une pr vision des mouvements de tr sorerie s il y a lieu 1998 Paragraphe 89 Il tait recommand que l OACI envisage d tablir des indicateurs de performance pour sa gestion de tr sorerie E 4 Situation actuelle Suite donn e et observations Des pr visions des mouvements de tr sorerie en particulier court terme sont actuellement faites pour guider les d cisions de placement Non appliqu La tol rance l gard du risque et l environnement op rationnel sont tr s particuliers l OACI Un indicateur de performances compar aux normes de l industrie ne permettrait peut tre pas une mesure objective et n aurait donc peut tre qu une val
57. t ANSConf 2000 Quand le nouveau syst me sera en ligne OACI pourra mieux valuer si les besoins des tats en mati re de donn es et d actualit de ces donn es sont satisfaits En ce qui concerne les utilisateurs ext rieurs chaque jour apporte la preuve de l utilit de la base de donn es statistiques de OACI en raison des demandes provenant notamment de consultants qui nous sont adress es et du fait que les demandeurs sont tout dispos s payer pour obtenir ces donn es Une caract ristique centrale de l application En cours de la nouvelle base de donn es statistiques est le syst me de suivi qui permet de mieux surveiller la fourniture de donn es par les tats Le syst me permet aussi de contr ler l utilisation du personnel L informatisation des donn es complique la t che de l OACTI qui doit traiter plus rapidement celles qu elle re oit et les contr les incorpor s au syst me devraient permettre de mieux pr dire les besoins de personnel en p riodes de pointe Situation actuelle Suite donn e et observations Le b timent de l OACT et tous ses aspects En cours environnementaux sont contr l s par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada TPSGC L OACI est un locataire et toutes les activit s de l OACT l int rieur du b timent qui ont un aspect environnemental sont contr l es par TPSGC et le propri taire du b timent Ann e du rapport num ro du paragraphe
58. tat des fonds qui leur ont t allou s par l Administrateur et le rapport correspondant du Commissaire aux comptes en vue de leur soumission au Conseil d administration du PNUD 3 3 Les comptes de 2003 relatifs aux projets du PNUD r alis s par l OACI figurent l tat F des tats financiers de l Organisation et par cons quent le rapport du Commissaire aux comptes porte sur les comptes des projets du PNUD Ces comptes sont soumis l approbation de l Assembl e pour tre transmis ensuite au Conseil d administration du PNUD 4 RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES 4 1 Le Commissaire aux comptes a mis une opinion non assortie de r serves selon laquelle les tats financiers de l Organisation pour 2003 pr sentent quitablement tous les gards la position financi re de l Organisation au 31 d cembre 2003 et le r sultat de ses op rations Selon cette opinion les transactions de l Organisation qui ont t port es sa connaissance pendant sa v rification des tats financiers ont tous les gards importants t conformes au R glement financier de l Organisation et aux autorisations de ses organes d lib rants 4 2 Le rapport du Commissaire aux comptes traitait aussi des r sultats de son examen d un certain nombre d activit s connexes de l Organisation laquelle il a adress des recommandations Les A35 WP 30 AD 12 Li observations du Secr taire g n ral sur le rapport du Commissa
59. terme de l Organisation notamment les incidences financi res lorsqu il tablira le budget programme pour le triennat 2005 2007 Le SAP a t li au budget programme qui est triennal au moyen de renvois appropri s Les r sultats escompt s et les indicateurs de rendement sont actuellement d crits dans le budget programme au niveau des grands programmes et des programmes S ils l taient au niveau du SAP ils seraient tr s g n raux et ne seraient pas facilement mesurables et il est donc peu probable qu ils puissent constituer l outil de gestion efficace envisag dans les recommandations du Commissaire aux comptes Partiellement appliqu en cours Il est actuellement exig que le SAP et le budget programme soient examin s par le Groupe de gestion de haut niveau avant d tre soumis au Conseil Le Groupe de gestion de haut niveau a particip l examen de toutes les propositions concernant le budget 2005 2007 Pour le triennat 2005 2007 le Secr tariat a soumis l examen du Conseil diverses options accompagn es d une justification de leur n cessit Le Conseil et le Secr tariat s efforcent constamment d am liorer encore plus ce m canisme A35 WP 30 AD 12 Appendice E Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2000 Paragraphe 40 Proposer au Conseil que des renseignements sur l efficacit globale des programmes et des activit s cl s soient t
60. teurs des syst mes participent toutes les phases critiques de la mise au point et de la mise en uvre du syst me 2000 Paragraphe 82 Cette recommandation sera appliqu e lorsque En cours Une modification de la strat gie de le syst me sera achet mis au point et install gestion permettant de mobiliser et de maintenir les efforts qui seront faits pour adopter un nouveau syst me moderne 5 RECOMMANDATIONS DU RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR 2001 5 1 Projets d accord de services de gestion Ann e du rapport num ro du paragraphe et Suite donn e et observations recommandation Situation actuelle 2001 Paragraphe 38 Les r gles et les proc dures qui devraient tre En cours Il tait recommand que OACI indique suivies pour la r mun ration du personnel de dans les accords de services de gestion projet des accords de services de gestion sont les r gles et proc dures qui doivent tre l tude Ces accords sont ainsi structur s suivies pour la r mun ration du conform ment au syst me de r mun ration personnel de projet d indemnit s et d avantages du r gime commun des Nations Unies L objectif est d ins rer leur texte d finitif dans le R glement du personnel des services ext rieurs de P OACT et dans le Manuel d instructions au personnel des services ext rieurs de la TCB Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2001 Paragraphe 38
61. tion ne peut plus appuyer dans les limites budg taires la suite d une revue bas e sur des priorit s strat giques et op rationnelles Les processus entrepris par l Organisation comme il est indiqu ci dessus correspondaient en fait l approche mentionn e par le Commissaire aux comptes mais aboutissaient l ajustement ou la r duction de programmes plut t qu l limination pure et simple de certains programmes cet gard il convient de noter que les programmes entrepris par l Organisation ont volu au fil des ans pour correspondre aux besoins sp cifiques des tats contractants et que ceux ci sont p riodiquement examin s par l Assembl e le Conseil et d autres organes de P Organisation Des revues ult rieures du projet de budget programme par le Conseil et ses organes auxiliaires ont en fait montr qu aucun des programmes ne pouvait tre limin dans son ensemble 4 3 Comp tences des employ s 4 3 1 Dans les paragraphes 36 38 le Commissaire aux comptes a soulign bon escient P importance de recueillir et de surveiller syst matiquement les informations sur les comp tences des employ s et d assurer que ces comp tences sont connues l chelle de l Organisation de mani re faciliter le processus d cisionnel des cadres sup rieurs en mati re de r duction et de r affectation du personnel Un travail est en cours sur les comp tences des employ s l chelle du syst me des Na
62. tions Unies aussi bien qu au niveau de P OACI les comp tences tant incorpor es dans le syst me r vis de classement des postes de l ONU pour la cat gorie des administrateurs Le d veloppement des comp tences est aussi un facteur prendre en compte dans les valuations de rendement du personnel cet gard un groupe de travail conjoint administration personnel sur la gestion du rendement a d j tenu sa premi re r union Ce groupe de travail de P OACI pr sentera des recommandations pour am liorer l actuel syst me de gestion du rendement Il est pr vu que ces recommandations porteront notamment sur l actualisation et l expansion de l actuel cadre de comp tences du personnel A35 WP 30 AD 12 D 3 Appendice D 4 4 Syst me d information sur les ressources humaines 4 4 1 Le Secr taire g n ral partage les observations du Commissaire aux comptes aux paragraphes 39 41 savoir que le syst me d information sur les ressources humaines doit tre renforc pour mieux appuyer les d cisions de planification des ressources humaines Cette question est particuli rement pr occupante pour le Secr tariat car le poste d analyste de syst mes de la Sous Direction des services du personnel a t aboli durant le pr sent triennat et ne sera pas inclus dans le budget du triennat 2005 2007 Cela signifie que les ressources humaines et financi res limit es qui pourraient tre utilis es durant 2005 2007 devront tre con
63. triennat 2002 2004 et d indiquer les postes qui devraient tre annonc s ainsi que les aptitudes et comp tences exig es pour ces postes Pour les aider une liste r capitulative de tous les membres du personnel de tous les consultants et de tous les d tenteurs de SSA leur a t remise avec une indication des d parts la retraite et autres d parts pr vus jusqu la fin de 2004 Les r ponses re ues faisaient tat de postes d administrateur et d agent des services g n raux plus nombreux que ceux du budget approuv Des consultations ont suivi pour d gager d autres sources de financement et d conomies compensatoires qui permettraient de financer les postes suppl mentaires d tablir les priorit s des demandes et de mettre en vidence les besoins les plus Situation actuelle Activit permanente Ann e du rapport num ro du paragraphe et recommandation 2000 Paragraphe 64 R examiner ses pratiques de recrutement pour tablir pourquoi le recrutement est si lent et poursuivre le renforcement de ses m thodes d valuation des candidats de la cat gorie des administrateurs et fonctionnaires de rang sup rieur en cr ant un cadre d valuation assurant que tous les candidats seront valu s comme il convient et quitablement A35 WP 30 AD 12 E 9 Appendice E Situation actuelle Suite donn e et observations pressants Le personnel n cessaire et les ressources disponibl
64. ur la mise en uvre des recommandations du Commissaire aux comptes pour les exercices ant rieurs 2 Approuve les comptes apur s de l exercice financier 2003 R solution 42 Approbation des comptes relatifs aux activit s du Programme des Nations Unies pour le d veloppement qui sont administr es par l OACI en tant qu agent d ex cution pour l exercice financier 2003 et examen du rapport de v rification sur les tats financiers de l Organisation qui porte galement sur les comptes du Programme des Nations Unies pour le d veloppement L Assembl e Consid rant que les comptes indiquant l tat des fonds allou s OACI par l Administrateur du Programme des Nations Unies pour le d veloppement qui ont t administr s par OACI en tant qu agent d ex cution pour l exercice 2003 ainsi que le rapport de v rification des tats financiers de l Organisation qui porte galement sur les comptes du Programme des Nations Unies pour le d veloppement que le V rificateur g n ral du Canada membre du Groupe de v rificateurs ext rieurs des G A 35 A 35 wp 030 fn A 35 wp 030 appF fr doc A35 WP 30 AD 12 Appendice F F 2 comptes de l Organisation des Nations Unies et des institutions sp cialis es a tabli en qualit de Commissaire aux comptes de OACI ont t soumis l Assembl e apr s avoir t communiqu s aux Etats contractants Consid rant que le Conseil a tudi le rapport de v rificati
65. ureaux r gionaux parviennent au si ge plus r guli rement et ils contiennent plus de renseignements La gestion des performances mentionn e ci dessus permettra d autres am liorations Plusieurs communiqu s de presse qui d crivent les r alisations des programmes r gionaux ont t diffus s Les bienfaits des efforts de mise en uvre y sont aussi indiqu s Les bureaux r gionaux changent r guli rement entre eux des renseignements sur leurs exp riences et leurs meilleures pratiques Situation actuelle En cours En cours En cours En cours A35 WP 30 AD 12 E 19 Appendice E 7 R CAPITULATION R capitulation des recommandations du Commissaire aux comptes 1998 2002 Situation au 31 d cembre 2003 Recommandations Sujet R f rence Total Achev es En cours 1998 Direction du transport a rien Programme statistique 2 1 3 1 2 Protection de l environnement 2 2 1 1 Gestion de la tr sorerie 2 3 10 8 2 Total 14 9 65 5 1999 Programme universel d audits de supervision de la s curit 3 1 8 5 3 Total 8 5 63 3 2000 M canisme de planification du projet de budget programme pour 2002 2004 4 1 4 2 2 Gestion des ressources humaines 4 2 4 1 3 Technologie de l information 4 3 6 2 4 Total 14 5 36 9 2001 Projets d accords de services de gestion 5 1 4 3 1 Bureaux r gionaux en particulier le Bureau Am rique du Sud Lima 5 2 2 2 Total 6 3 50

A35-WP/30 ASSEMBLÉE — 35e SESSION COMMISSION

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