MANUEL D`INSTRUCTIONS POUR SERVICE
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1. INSTRUCTIONS PR L MINAIRES POUR CONTRATS EXE CONTRATS EXE est un logiciel de r daction et d impression de contrats de vente de v hicules motoris s au Qu bec Il peut fonctionner sur un poste de travail unique ou en r seau sur un nombre illimit de postes Les formulaires de contrats sont imprim s en m me temps que le contrat lui m me et le nombre de copies imprim es est sur demande une la fois Ce logiciel a t d velopp pour utilisation sous un environnement Windows 98 Me 2000 ou XP L impression des contrats se fait sur une imprimante laser r guli re le mod le utilis pour les tests tait la Brother HL 1435 environ 200 00 chez Bureau en Gros noter que les imprimantes jets d encre que nous avons essay es n ont pas fonctionn ad quatement en raison des marges lat rales tr s troites n cessit es par le formulaire Le manuel d instructions est en cours de pr paration et sera publi aussit t que possible Ce logiciel est tr s intuitif Voici donc quelques informations qui vous aideront l utiliser Il y a deux sections principales au menu R daction de contrats et Gestion des donn es de base Dans un premier temps la Gestion des donn es de base vous permettra d entrer dans divers tableaux des informations g n rales qui faciliteront la r daction des contrats Types de v hicules Dans ce tableau vous entrez le type de v hicule le montant de taxes sur les pneus et autres infor2. es du contrat s lectionn seront utilis es pour imprimer les formulaires d sir s num de s rie mod le marque nom du client permis de conduire etc Plusieurs formulaires sont disponibles pr sentement d autres pourront s ajouter si la demande est suffisante Cr er un nouveau contrat avec les donn es du contrat s lectionn Cet option charge en m moire le contrat s lectionn et en fait le contrat en cours On peut maintenant utiliser les donn es pour cr er un nouveau contrat Comme exemple un m me client ach te un autre v hicule Si le client est la m me adresse que pour le contrat pr c dent par exemple on n aura pas r inscrire son adresse Suite l essai de ce logiciel si vous d sirez vous procurer le droit d utilisation illimit vous communiquez simplement avec moi et je me ferai un plaisir d aller sur place dans un rayon de 200 kilom tres pour vous fournir une formation et inclure votre logo de commer ant dans le logiciel de fa on ce que vos ent tes de contrats soient plus compl tes Le co t d une license pour utilisation illimit e sur un nombre illimit de postes de travail est de 995 00 noter que ce co t comprend l assistance t l phonique et les mises jour s il y a lieu pendant la premi re ann e d utilisation Pour tout autre d tail sur l utilisation de ce logiciel ou les autre modules disponibles il me fera plaisir de vous renseigner par t l phone ou par courrie
3. l T l phone 450 756 4323 Cellulaire 450 760 1743 Par courriel clement dupuis clementdupuis com
4. mations relevantes qui seront utilis es lors de la r daction d un contrat Par exemple si vous avez entr une taxe sur pneus de 12 pour un certain type de v hicule chaque fois que vous vendrez un v hicule NEUF de ce type le montant de 12 sera ajout comme taxe de pneus Liste des accessoires Le tableau de la liste des accessoires vous permet d entrer les accessoires et le prix de ces accessoires A la r daction du contrat vous n aurez qu s lectionner les accessoires pour que le prix et la description s inscrivent Les marques de v hicules Pour viter des erreurs et acc l rer la r daction d un contrat les marques de v hicules entr es dans ce tableau seront transcrite au contrat par un simple clic de souris Les mod les M me application que pour les marques de v hicules Les taux de taxes Les taux de taxes peuvent tre chang s par les gouvernements Dans ce tableau on entre les taux en vigueur pour la TPS la TVQ et la taxe sur les assurances Coordonn es du commer ant Le nom l adresse les num ros de t l phone de votre commerce sont entr s ici ainsi que les divers num ros de code de license et de dossier qui seront n cessaires la r daction de vos contrats et des divers formulaires que vous aurez remplir Vous pouvez aussi entrer la description de garantie qui s applique chacune des cinq cat gories pr vues par le pr sent logiciel Ces description de garantie seront imprim es s
5. um ro de contrat comme r f rence commune Vous verrez l cran le contrat que vous pourrez choisir d imprimer ou non et aussi d imprimer ou non des copies aditionnelles Sauvegarder le contrat En sauvegardant le contrat il s ajoute la liste de contrats qui sera accessible tous les postes de travail Les donn es du contrat en cours sont toutes remises blanc Liste des contrats Tous les postes qui ont acc s au logiciel CONTRATS peuvent consulter cette liste qui contient les contrats class s par ordre d croissant des num ros de contrats contrats plus r cents en premier Quitter Ce choix met tout simplement fin au programme NOUVEAU CONTRAT Cinq options s offrent vous sous cette rubrique Vous y voyez aussi le tableau r capitulatif du contrat en cours Ent te Toutes les informations relatives l acheteur deux acheteurs peuvent tre entr s sont inscrites sur ce tableau A noter que le num ro de contrat sera attribu automatiquement lors de la sauvegarde du contrat dans la liste de contrats Si vous suivez attentivement les diff rentes rubriques ces informations seront tr s utiles pour la r daction des formulaires __V hicule s Ce tableau vous permet d entrer les d tails pour la vente de 1 2 ou m me 3 v hicules Vous pouvez entrer un num ro de stock facultatif si le v hicule est neuf ou usag la cat gorie de garantie qui couvrira ce v hicule la marque et le mod le que
6. ur la page deux du contrat C est sur ce tableau que vous entrez aussi le prochain num ro de contrat Ce num ro sera augment de 1 chaque nouveau contrat Par la suite vous pourrez r diger des contrats en utilisant R daction de contrats Nouveau contrat Ce choix met blanc toutes les donn es pertinentes un contrat et vous affiche un tableau r capitulatif du contrat Normalement tous les montants seront ZERO Vous avez sur la gauche un sous menu vous permettant de choisir une partie du contrat que vous voulez r diger Vous pouvez commencer par Ent te V hicule s Accessoires ou Echange et revenir aussi souvent que vous le voulez chacune de ces parties du contrat pour modifier les informations Pour Imprimer et sauvegarder un contrat vous devez avoir au moins le nom de l acheteur inscrit Contrat en cours Si vous commencez un contrat et que vous ne pouvez pas le terminer ce contrat est sauvegard sur votre poste de travail et y restera tant que vous n aurez pas s lectionn Nouveau contrat ou Sauvegarder le contrat Ainsi cette option vous permet de revenir modifier le contrat aussi souvent que vous le d sirez Sauvegarder et imprimer le contrat En voulant imprimer le contrat ce dernier est automatiquement sauvegard dans une liste accessible tous les postes de travail directeur des ventes service etc qui auront acc s ce logiciel Il est donc n cessaire d attribuer ce moment un n
7. us les postes de travail directeur des ventes service etc qui auront acc s ce logiciel II est donc n cessaire d attribuer ce moment un num ro de contrat comme r f rence commune Vous verrez l cran le contrat que vous pourrez choisir d imprimer ou non et aussi imprimer ou non des copies aditionnelles LISTE DES CONTRATS Plusieurs options vous sont disponibles dans ce tableau qui affiche les contrats par ordre d croissant du num ro de contrat soit le contrat qui a le plus gros num ro en t te de liste Vous pouvez aussi en cliquant sur l ent te d une colonne faire un classement par la rubrique de cette ent te soit le num ro de contrat le t l phone du client le nom du client la date du contrat et le nom du repr sentant Ces informations pourront devenir tr s utiles pour fin de statistiques Rechercher La recherche d un contrat peut se faire par num ro t l phone nom date et nom du repr sentant __Restructurer Ce bouton fera un reclassement de la liste des contrats Utile suite une panne d lectricit ou une malfonction du syst me informatique Modifier Ceci aura pour effet de charger le contrat s lectionn en m moire pour permettre d y apporter des changements Imprimer Ceci imprimera le contrats s lectionn Imprimer les formulaires Diff rents formulaires sont n cessaires dans un commerce de v hicules Par exemple on doit produire un ATAC pour la SAAQ Les donn
8. vous pouvez inscrire ou choisir dans une liste en clicquant sur Liste le nombre de cylindres l ann e le type de v hicule que vous devez choisir dans une liste Si des frais s appliquent selon le table des types de v hicule ces frais s ajoutent automatiquement au bas de l cran dans la rubrique correspondante P A L Documents Taxes sur pneus Serv Prolong Ces montants pourront tre corrig s si vous le d sirez Pour chacun des v hicules on entre aussi la lecture du totalisateur heures ou kilom trage et le kilom trage r el la couleur du v hicule le poids la date de livraison et le prix avant taxes de chaque v hicule Accessoires Le tableau des accessoires permet l entr e de un vingt accessoires avec la possibilit d indiquer si l accessoire est vendu install ou non En faisant un double clic sur la description de l accessoire le tableau des accessoires appara t nous permettant de transcrire la description et le prix par un simple clic de souris Toutes les informations concernant les accessoires sont modifiables souhait Certains voudront utiliser une partie de ce tableau pour inscrire des conditions ou notes sp ciales sur le contrat Echange La description du des v hicule s d change sera entr e ici comme pour les v hicules vendus voir V hicule s ci dessus Sauvegarder Imprimer En voulant imprimer le contrat ce dernier est automatiquement sauvegard dans une liste accessible to
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