Manuel d`instructions - Actif, le logiciel qui prend en charge la totalité
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1. Tr s utile pour vous rappeler les promesses faites un employ ou encore pour arr ter une d duction un moment pr cis Au moment de faire la paye si une note est ant rieure la paye que vous faites l ordinateur vous avisera qu une note existe et vous proposera de consulter ces notes NOTE Inscrire ce que bon vous semble entre autres les dates auxquelles l employ a re u une paye de vacances 10 CLIENTS et FOURNISSEURS Pour Actif un client est quelqu un qui vous doit de l argent Par exemple si vous faites une vente cr dit quelqu un ce quelqu un doit exister dans Actif titre de CLIENT Dans le m me souffle si le gouvernement vous doit de l argent ce qui peux arriver dans le cas ou vous devez recevoir un cr dit de taxes l inscrire comme un client Supposons que votre fournisseur r gulier vous envoi une facture que vous ne paierez pas tout de suite Vous avez deux choix e Mettre la facture dans une fili re et faire une transaction du type DEPENSE TAXE et BANQUE le jour ou vous paierez cette facture e Entrer cette facture dans ACTIF comme un compte payer soit une transaction du type D PENSE TAXE COMPTE A PAYER puis faire une deuxi me transaction du type COMPTE A PAYER BANQUE le jour ou vous paierez cette facture L inconv nient de la deuxi me solution est qu elle implique plus de manipulation cependant ce l ger travail suppl mentaire est habituellement largemen2. vous ne pouvez entrer le num ro de ce compte dans la colonne COMPTE mais devez plut t aller dans le milieu de votre cran entrer le code du client F4 ou du fournisseur F7 affect et cliquer sur C ou D selon que le compte doit tre cr dit ou d bit Votre fournisseur de trombones vous fait une facture que vous ne payez pas tout de suite Cette transaction est taxable Compte 5110 D bit ou augmente 100 00 1050 D bit ou augmente 7 00 1060 D bit ou augmente 8 03 2010 Cr dit ou augmente 115 03 Vous payez une facture que vous avez d j inscrite dans vos comptes payer auparavant Compte 2010 D bit ou diminue 115 03 1100 Cr dit ou diminue 115 03 19 Vous faites une facture payable la petite caisse Compte 4000 2050 2060 1010 Cr dit ou augmente 100 00 Cr dit ou augmente 7 00 Cr dit ou augmente 8 03 D bit ou augmente 115 03 Un client qui vous doit de l argent fait faillite et votre comptable vous demande d augmenter votre d pense de mauvaise cr ance Compte 1020 Cr dit ou diminue 115 03 5300 D bit ou augmente 100 00 2050 D bit ou diminue 7 00 2060 D bit ou diminue 8 03 Un client qui vous doit de l argent d cide de ne pas vous payer et votre comptable vous demande de diminuer vos revenus Compte 1020 Cr dit ou diminue 4000 D bit ou augmente 2050 D bit ou diminue 2060 D bit ou diminue 115 03 100 00 7 00 8 03 Vous faites votre remise de TVQ et de TPS
3. que vous devrez payer ou encore vous avez peut tre fait des transactions datant de quelques mois auparavant La mauvaise m thode ne tappera pas ces ajustements BALANCE DE V RIFICATION C est un rapport que votre comptable vous demandera Assurez vous que e le total des d bits soit gal au total des cr dits si ce n est pas le cas la diff rence sera clairement inscrite e le solde du compte recevoir gal l ge officiel des comptes recevoir la m me date e le solde du compte payer gal l ge officiel des comptes payer la m me date Normalement le tout sera correct Dans le cas inverse voir les modules R INDEXATION et VERIFICATION D INTEGRITE R SULTATS Pour la p riode demand e vous verrez les revenus et les d penses Si vous cliquez sur un compte vous verrez l activit par compte prouvant ce chiffre Vous pouvez aussi cliquer sur une ligne de l activit par compte pour y voir l criture compl te ainsi de suite BILAN Voir le solde des comptes de bilan la date demand e 25 PAIEMENT EN LOT Ce module sert faciliter le travail de nos clients qui veulent payer toutes les factures payables au diff rents fournisseur d un seul coup Lorsque vous entrez une transaction un terme de paiement s inscrit Par exemple payable dans 30 jours Paiement en lot paie automatiquement tous les fournisseurs e Payables une date donn e s ils n ont pas d escompte ou
4. Vous achetez des trombones de 4 taxes pour un total de 4 60 avec taxes pay l aide de la petite caisse Inscrire la date r elle de votre transaction suivi de TAB Inscrire le num ro de facture que vous avez re ue dans REF Taper F2 pour aller directement inscrire votre compte comptable Inscrire 5110 suivi de TAB Inscrire votre montant avant taxe soit 4 suivi de Enter Taper F2 pour aller au premier compte disponible Inscrire 1010 suivi de TAB Terminer votre transaction en appuyant F12 Une transaction doit balancer c est dire que les sommes des cr dits et des d bits doivent tre gaux Si ce n est pas le cas vous ne pourrez pas sortir de celle ci La diff rence est inscrite au dessus des cases OK et ANNULER Vous pouvez aussi inscrire des commentaires ce qui devrait normalement tre une proc dure exceptionnelle pour indiquer une transaction qui ne s explique pas par elle m me Chacune des transaction est num rot e uniquement et le num ro de la derni re transaction accept e appara t au dessus des colonnes C et D Avant de compl ter une transaction nous vous conseillons de bien analyser TOUTES les lignes de cette derni re et voir si ces chiffres repr sentent la vraie vie Aussit t votre transaction accept e prenez un tampon et estampez toutes les pi ces justificatives de cette transaction comme votre talon de ch que la facture originale etc Au besoin inscrire
5. aussi le num ro d criture donn par Actif sur chacune de ces pi ces justificatives Comme mentionn plus haut toutes les transactions peuvent tre inscrites l aide des techniques montr es plus haut Voyons tout de m me un exemple 17 Votre client fait faillite et ne vous paiera pas Dans la vraie vie en plus d tre frustr vous voulez diminuer vos comptes recevoir puisque vous en avez fait votre deuil Pour ce faire faites exactement comme un paiement de client sauf que vous changerez le compte de banque par celui des mauvaises cr ances au tableau des transactions CORRECTION DE TRANSACTION Nous allons voir dans la section RAPPORT qu il est possible de modifier directement une criture Dans tous les cas m me si le module RAPPORT ne vous permet pas de modifier une transaction vous pouvez utilisez la m thode suivante pour modifier votre criture Voyons par un exemple Vous aviez inscrit Compte Montant 1010 100 00 D bit Petite caisse 1050 7 00 D bit TPS pay e 1060 8 03 D bit TVQ pay e 5010 115 03 Cr dit D pense de papeterie et vous vouliez inscrire Compte Montant 1010 75 00 D bit Petite caisse 1050 5 25 D bit TPS pay e 1060 6 02 D bit TVQ pay e 5010 86 27 Cr dit D pense de papeterie Vous avez 2 fa ons de faire une criture de correction 1 Simplement faire une criture qui explique la diff rence CE QUE NOUS NE SUGGERONS PAS car tr s di
6. cette p riode et de la refermer par la suite Alors pourquoi fermer une p riode si la seule cons quence est de m emp cher de travailler dessus par la suite Pour votre cr dibilit Apr s avoir donn vos chiffres au comptable fait analyser les r sultats par la direction fait votre rapport de taxes fait votre rapport d imp ts vous ne voulez certes pas modifier ces chiffres par erreur Pour sauver du temps Si vos chiffres balancent la fin du mois fermez ce mois Le mois suivant si vous avez des probl mes l erreur sera n cessairement dans votre mois courant De plus quand vous consulterez vos chiffres vous pourrez demander seulement la p riode courante plut t que d tre oblig de voir les chiffres depuis votre ouverture ce qui peux tre long G n ralement les entreprises ferment les p riodes aux mois ou encore par p riode de 4 semaines C est vous de choisir c est pratiquement vous qui dites Actif quelle date vous voulez fermer votre p riode Avant de fermer une p riode assurez vous g n ralement que Votre conciliation bancaire est compl t e Votre ge officiel des comptes clients est v ridique Votre ge officiel des comptes fournisseurs est v ridique Votre bilan est correct Votre tat des r sultats est correct Quand une p riode est ferm e vous ne pourrez plus modifier enlever ou faire des transactions dans cette p riode Actif vous permet cependant de r ouvrir une
7. de la personne qui vous parle etc Cliquer aussi sur les factures que paye cette promesse Une promesse de paiement vient d tre ajout e Elle s archivera d s que la facture en question sera pay e ou encore quand vous cliquerez sur ARCHIVER Seules les promesses courantes apparaissent pour voir toutes les promesses ant rieures de ce client cliquez sur TOUTES Pour revoir les promesses non r alis es cliquez sur COURANTE Si vous avez inscrit une promesse et que vous voulez l enlever d finitivement cliquez sur ENLEVER Une liste des promesses par ordre de dates de suivi tout client confondu est disponible en cliquant sur SUIVI Cliquez la promesse sur laquelle vous d sirez travailler et Actif vous am nera au bon client 13 TRANSACTIONS Avant de faire votre premi re transaction vous devez compl ter les sections Charte de compte Client Fournisseur et Info Ce module vous permet d entrer l ordinateur presque toutes vos transactions comptables entre autres d p ts factures mises et re ues ch ques critures de r gularisation corrections etc Dans Actif vous avez un module pour faire des factures et un autre pour faire des payes Ces modules font automatiquement les transactions comptables requises et il n est pas n cessaire de les refaire dans ce module malgr que c est techniquement possible Pour faire une transaction vous devez savoir quelle est l incidence sur la comptabilit de ce
8. doivent tre inscrits comme tel dans le module EMPLOYE Pour les 2 res lignes de vendeurs inscrire aussi le de commissions et inscrire P si les commissions sont calcul es sur le Profit ou G si ce est calcul sur la vente totale Pour les autres lignes inscrire un montant forfaitaire de commission par facture BANQUE ET REF Inscrire ici les r f rences bancaires et les diff rentes r f rences commerciales de votre client REGION et PRODUITS y compris REGION DE BASE Voir la section s y rapportant directement LISTE Permet de voir une liste de clients qui r pondront aux crit res que vous choisirez plus haut Vous pourrez cliquer 2 x sur un des clients que vous verrez et Actif vous am nera ce client TAT DE COMPTE S il existe un solde payer ce solde sortira sous forme d tat de compte COURANT 12 S il existe un solde payer ce solde appara tra l cran TOTAL Voir l ensemble des transactions faites avec votre client ou fournisseur y compris les paiements effectu s SUIVI Cet utilitaire sert pour faire la collection Quand vous faites COURANT vous acc dez un cran vous donnant ce que le client vous doit ou ce que vous devez au fournisseur Afin d all ger le texte nous donnerons des exemples avec le c t CLIENT seulement mais le principe s applique au fournisseur Inscrire AJOUTER UNE PROMESSE cliquer sur la promesse ajouter et remplir les renseignements demand s entre le nom
9. et vous envoyez un ch que au gouvernement Compte 1050 1060 2050 2060 1100 Vous faites votre remise de TVQ et de TPS et le gouvernement vous doit de l argent Cr dit ou diminue 92 35 Cr dit ou diminue 105 87 D bit ou diminue 201 30 D bit ou diminue 230 78 Cr dit ou diminue 233 86 Cr dit ou diminue 201 30 Cr dit ou diminue 230 78 D bit ou diminue 92 35 D bit ou diminue 105 87 D bit ou augmente 233 86 Vous d posez le ch que du gouvernement et 2 ch ques de clients diff rents votre banque Compte 1020 1020 1020 1100 Cr dit ou diminue 233 86 Cr dit ou diminue 115 03 Cr dit ou diminue 222 39 Cr dit ou diminue 571 28 20 Par erreur vous avez fait la transaction suivante vous voulez la d faire mais Actif ne vous ne permet pas d effacer ou de modifier la facture Compte ancienne transaction 1020 Cr dit ou diminue 233 86 1020 Cr dit ou diminue 115 03 1020 Cr dit ou diminue 222 39 1100 Cr dit ou diminue 571 28 Compte transaction qui annulera l ancienne 1020 D bit ou augmente 233 86 1020 D bit ou augmente 115 03 1020 D bit ou augmente 222 39 1100 D bit ou augmente 571 28 Vous deviez 115 03 votre fournisseur soit 100 plus taxe Le fournisseur vous donne un escompte de 2 que vous prenez Compte 2010 D bit ou diminue 115 03 4030 Cr dit ou augmente 2 00 1100 Cr dit ou diminue 113 03 Votre comptable calcule que vous devez inscrire 150 d amortissem
10. pourrez donc vous servir de cette case pour faire un remboursement de d penses ou encore pour le remboursement d une dette de l employ Chaque fois que cette case est utilis e un compte comptable doit tre affect Par exemple s il s agit d un remboursement de d penses vous devrez affecter un compte comptable du genre FRAIS DE DEPLACEMENT CAT GORIE D EMPLOY S Certains voudront s parer la d pense de salaire en diff rentes cat gories par exemple avoir un compte comptable SALAIRE DE BUREAU puis un compte comptable SALAIRE DES VENDEURS Chaque compte comptable repr sente en fait une cat gorie d employ s Vous avez droit 9 cat gories soit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Un m me employ peut faire partie d une cat gorie 100 de son temps ou de deux cat gorie Dans ce cas vous pourriez inscrire par exemple 25 pour la cat gorie 4 et 75 pour la cat gorie 5 C est dans INFO que nous verrons plus loin que vous inscrirez l ordinateur quel compte comptable correspond quelle cat gorie T4 Ces montants s ajouteront aux informations de base directement sur les T4 PAYE SPECIALIS E Ne pas en tenir compte RAPPEL Il s agit d un aide m moire Le principe est d inscrire une note une date donn e pour l employ en cours Vous pourrez par la suite consulter ces notes en cliquant sur RAPPEL dans le bas de la page employ Toutes les notes appara tront par date de rappel peu importe l employ
11. que vous voulez faire Par exemple quand vous achetez des trombones dans un magasin quel compte de votre charte de compte allez vous affecter Peut tre FOURNITURES ET PAPETRIE Demandez votre comptable de vous fournir la r ponse Un autre exemple Un client vous doit 1000 mais ne vous paie que 950 comme paiement final Vous acceptez cet arrangement C est votre comptable de vous dire comment traiter ce 50 Est ce une diminution de revenu une augmentation d une d pense comme mauvaise cr ance ou r clamation clients simplement donner ce 50 en escompte C est votre comptable de vous dire comment traiter ces cas Notre r le est de vous permettre d inscrire dans Actif les indications de votre comptable Notre service la client le se limitera vous aider entrer la transaction que votre comptable vous propose c est dire que vous devrez savoir quelle transaction vous d sirez effectuer Notez que nous pouvons aussi vous fournir des services comptables adapt s vos besoins si tel est votre d sir Vous pouvez faire une transaction avec une date future Actif affectera les comptes la date de la transaction Par exemple si vous envoyez des ch ques pour la CSST l avance le compte de banque sera affect la bonne date TRANSACTION Cons Benoit Larocque enr Date p2042000 Ref 1020 Compte recevoir 12566 ELEA payent so F DL OK _ I Annuler Figertaxes Pas de
12. si l escompte est d pass e Profitez des escomptes jusqu une date ult rieure sachant que vous ne ferez PAIEMENT EN LOT que dans quelques jours Pour ne pas payer un fournisseur payable allez mettre un crochet dans la case LORS D UN PAIEMENT EN LOT NE PAS PAYER CE FOURNISSEUR Pour ne pas payer tout de suite une facture d un fournisseur amenez cette criture l cran cliquez dessus pour la modifier et changez le terme de paiement Actif vous montrera d abord ce qu il s appr te payer Apr s v rification Actif vous sortira la liste de ce qu il a pay en y indiquant le num ro de ch que 26 CONCILIATION BANCAIRE Vous entrez des transactions qui touche votre banque Il est essentiel de v rifier si les transactions que vous avez entr es dans Actif correspondent votre relev bancaire Normalement tous les mois vous recevez votre relev de compte bancaire Avec ce relev inscrire dans Actif les transactions que vous savez ne pas avoir mis auparavant comme les frais bancaires etc Allez dans ce module inscrire la date et le solde bancaire sur le relev et Actif vous montrera toutes les transactions faites avec Actif qui n taient pas pass es la banque Suivre votre tat bancaire et cliquez sur Actif les transactions pass es la banque la fin il ne vous restera que les transactions non encore pass es la banque ce que l on appelle EN CIRCULATION Si pendant le processus vous c
13. 0 Ordinateur D biteur 1121 Ammori acc ord Cr diteur 2000 Marge de cr dit Passif court terme Cr diteur 2010 Compte payer Cr diteur 2050 T P S per ue Cr diteur 2060 T V Q per ue Cr diteur 2070 Remise prov payer Cr diteur 2080 Remise fed payer Cr diteur 2090 Salaire payer Cr diteur 2100 Imp t payer Cr diteur 2500 Hypoth que Passif long terme Cr diteur 3000 Capital action Capital Cr diteur 3010 B n fice non reparti Cr diteur 4000 Revenu mat riel Revenus Cr diteur 4010 Revenu honoraire Cr diteur 4020 Revenus divers Cr diteur 4030 Escompte fournisseur Cr diteur 5000 Achat de mat riel D penses D biteur 5100 T l phone D biteur 5110 Fournitures D biteur 5120 Frais de banque D biteur 5130 D penses diverses D biteur 5200 Salaire atelier D biteur 5201 Av sociaux atelier D biteur 5210 Salaire vendeur D biteur 5211 Av sociaux vendeur D biteur 5300 Mauvaises cr ances D biteur 5500 Amort Mob bur D biteur 5510 Amort Ordinateur D biteur 5600 Escompte client D biteur 9999 Transitoire D biteur Un certain nombre de comptes sont inclus dans votre logiciel vous de renommer le code si ce dernier ne correspond pas celui de votre comptabilit ou encore changer le nom pour l adapter votre situation propre si le syst me vous le permet Vous remarquerez un dernier compte codifi 9999 soit transitoire C est votre choix d avoir un tel compte mais je vous sugg re d
14. ITIONS CR DIT 11 Limite de cr dit que vous donnez ce client Inscrivez un montant sinon Actif consid rera que ce client a d pass la limite de cr dit allou e chaque fois qu il vous devra quelque chose CODE de cr dit Ce code sera inscrit sur l ge des comptes voir RAPPORT mais n a aucun usage en soi sinon celui de vous informer de la cote de cr dit que vous donnez ce client TERME SUR FACTURE Terme de cr dit inscrit sur la facture par exemple Net 0 jours TERME TOL R D lais de paiement que vous accordez votre client avant qu Actif consid re que votre client est en retard Ce terme peux tre un nombre de jours par exemple 36 jours ou encore une date dans le prochain mois exemple Payable le 15 du mois suivant ESCOMPTE Escompte que vous accordez au client s il vous paie dans un certain d lais exemple 2 s il vous paie en moins de 10 jours ou encore 2 s il vous paie avant le 15 du mois suivant Selon la loi l escompte est payable sur le montant de la facture elle m me et ne s applique pas la taxe Par exemple 2 d une facture de 115 03 soit 100 plus 15 05 de TPS et TVQ donnera 2 Un escompte n affecte pas les taxes payer donc demeure toujours 15 03 peu importe que votre client se soit pr value de son escompte de 2 ou non SOLDE D OUVERTURE Combien ce client vous devait au moment de d marrer Actif VENDEURS Inscrire les vendeurs pour ces clients Les vendeurs
15. aiements vos fournisseurs par transactions ou paiements en lot les ch ques s accumulent pour tre imprim s Ce module vous permet de les imprimer Notez qu en aucun temps ce module n affecte les chiffres comptables M me si vous d cidez de ne pas imprimer un ch que ou de modifier le talon de ch que pour inscrire vos propres commentaires en aucun temps et d aucune fa on ce module ne change quoi que ce soit dans votre comptabilit Premi rement choisir le compte de banque partir duquel vous voulez imprimer vos ch ques Quand votre ch que sera imprim la mention IMPRIM appara tra c t de ce dernier Quand vous quitterez le module de ch que Actif vous demandera si vous devez effacer les ch ques imprim s Dans le cas ou les ch ques sont effectivement bien imprim s faites EFFACER Cependant dans le cas ou vous avez manqu de papier ou que les ch ques n ont pas t bien imprim s n effacez pas les ch ques avec la mention IMPRIM ES Vous pourrez alors les imprimer plus tard Le format du ch que d pend de ce que vous avez inscrit dans INFO 23 RAPPORT Vous trouverez ici les principales informations financi res de votre entreprise Notez que le module de PAYE contiens ses propres rapports de m me que CLIENT FOURNISSEUR contient les rapports financiers du client fournisseur sur lequel vous vous trouvez actuellement SOLDE Vous inscrira le solde du compte demand la date demand e Vo
16. avoir un compte dont la fonction n est pas bien d finie Lorsque vous serez devant une transaction dont vous ne savez pas quel compte affecter utilisez temporairement ce compte le temps de demander votre comptable ce que vous auriez du faire INFO Inscrivez ici les informations propres votre entreprise comme votre nom num ros de taxes etc C est aussi l endroit pour choisir vos options dans Actif par exemple voir les dates sous la forme JJ MM AA ou encore MM JJ AA Bien remplir TOUTES les cases et votre travail en sera facilit Par exemple Actif vous demande quel terme par d faut vous offrez vos clients Si vous offrez normalement 36 jours et que vous n indiquez rien dans la case appropri e de INFO vos clients n auront pas de terme de paiement et vous devrez l entrer manuellement chaque fois que vous ajouterez un client CLIENT FOURNISSEURS D LAIS Dans plusieurs rapports relatifs vos comptes recevoir ou payer Actif vous donnera la r partition de la dette sur diff rentes colonnes selon la date de la dette Voici un exemple Courant 100 15 jours 125 30 jours 25 45 jours 200 60 et plus 40 Total 490 La r partition dans le temps d pend ce que vous inscrirez dans D LAIS PR VISION EN DATE DUE Dans les rapports Actif vous permet de voir ce qui est normalement pr visible et que vous payez vos fournisseurs ou encore ce que les clients devraient normalement vous payer Dans le cas
17. ctions n est qu un amalgame de ces 3 transactions de base 1a Transaction FACTURE RE UE que vous ne payez pas tout de suite Votre fournisseur CBL vous envoie une facture de 125 8 75 tps 10 03 tva 143 78 Date de la facture 1er avril 2000 num ro 24987 Inscrire la date r elle de la facture suivie de TAB Inscrire le num ro de la facture dans REF Taper F7 pour aller inscrire le code de votre fournisseur Inscrire CBL suivi de TAB le nom du fournisseur va appara tre plus bas Taper F8 pour signifier Actif que le compte des Cr dit augmenter Taper F11 pour vous rendre la case du montant et inscrire le montant AVANT TAXE soit 125 ENTER e V rifier si le montant des taxes correspond Dans le cas contraire les ajuster 15 Terminer votre transaction en appuyant F12 En effet vos dettes augmentes si vous recevez des factures de vos fournisseurs et que vous ne les payez pas tout de suite Le symbole au bout de la ligne sert modifier le terme de paiement pour cette facture Vous pouvez m me s parer le paiement de cette facture en 3 versements 1b Transaction FACTURE MISE que votre client ne vous paie pas tout de suite Inscrire la date r elle de la facture suivi de TAB Inscrire le num ro de la facture dans REF Taper F4 pour aller inscrire le code de votre client Inscrire le code du client suivi de TAB le nom du client va appara tre plus bas Taper F5
18. enregistrements pour les H ches EEE DUR ann t l phone NOM Liste Ajouter Passer de l un Aller Voir les enregistrements Liste trouver par une l autre dans l ordre du directement par Nom Code compl te partie du Nom Code selon Let commencants par ce a essayer t l phone celui qui est en rouge enregistrement qui est inscrit dans la case pr c dante ETAPES A SUIVRE POUR COMMENCER UNE COMPTABILIT D finir la charte de compte Mettre les informations de votre entreprise D finir tous les employ s D finir tous les clients D finir tous les fournisseurs O1 8 D Chaque tape est expliqu e dans son module respectif CODIFIER VOS CLIENTS FOURNISSEURS EMPLOYES Chacun de vos clients fournisseurs ou employ s doit porter un code Ce code c est vous qui le choisissez Afin de faciliter votre travail prenez une m thode pour les codes et surtout appliquez cette m thode d une fa on rigoureuse Voici 2 suggestions e Prendre le num ro de t l phone e Prendre les 3 premi res lettres des mots principaux en omettant les mots communs et les articles pr c dant ces mots Par exemple LES LOGICIELS ACTIFS INC sera LOGACT CASE INACTIF Lorsqu un client un fournisseur un compte ou un employ devient inactif cochez simplement cette case Cela n enl ve pas l enregistrement proprement dit mais l enl ve des listes actives DIVERS Dans le cas ou la r ponse une case n es
19. ent pour le compte MOBILIER DE BUREAU Compte 1111 Cr dit ou augmente 150 00 5500 D bit ou augmente 150 00 Vous avez inscrit un d p t l ordinateur de 115 03 mais la banque a r ellement d pos 115 04 Votre comptable vous dit d imputer vos frais bancaires Compte 5120 Cr dit ou diminue 0 01 1100 D bit ou augmente 0 01 Vous payez vos remises provinciales de salaire dues le 15 du mois Compte 2070 D bit ou diminue 125 00 1100 Cr dit ou diminue 125 00 Vous recevez et payez imm diatement un compte de d pense entre autre avec des frais de mat riel 5000 et de d penses diverses 5130 5000 D bit ou augmente 100 00 5130 D bit ou augmente 125 00 1050 D bit ou augmente 15 75 1060 D bit ou augmente 18 06 1000 Cr dit ou diminue 258 81 21 Un relev de carte de cr dit n est pas en soi une facture et ne peux tre consid r comme une d pense ce n est qu un moyen de paiement Les factures originales sur lesquels sont inscrit les num ro de taxes de votre fournisseur demeurent n cessaires Vous pouvez exig ces factures les entrer au fur et mesure dans un compte comptable tel que CARTE DE CREDIT PAYER puis faire une conciliation bancaire lorsque vous recevez votre tat de compte la mani re de n importe quel autre compte de banque 22 IMPRIMER CH QUES Ce module sert imprimer les ch que sur votre papier ch que Au fur et mesure que vous faites des payes des p
20. entrer le cumulatif d un employ depuis le d but de l ann e Quand vous faites ou modifiez une paye une transaction comptable est r alis e Voici un exemple simple d criture Une fois pour l ensemble des employ s Au D BIT SALAIRE ATELIER AV SOCIAUX ATELIER SALAIRE VENDEUR AV SOCIAUX VENDEUR AU CR DIT REMISES PROVINCIALES REMISES F D RALES SALAIRE PAYER Une criture par ch que mis SALAIRES PAYER BANQUE 30 SALAIRES PAYER BANQUE SALAIRES PAYER BANQUE 31 QUITTER CHANGER CIE Permet de quitter le programme Actif ou simplement de changer de compagnie dans Actif pourvu que cette compagnie existe d j dans Actif Pour quitter simplement choisir la compagnie qui se nomme QUITTER CR ER COMPAGNIE Actif vous permet d avoir plusieurs compagnies Pour cr er des compagnies simplement cliquer sur CREER COMPAGNIE et suivre les instructions R INDEXER Si vous avez ferm votre ordinateur sans sortir correctement d Actif si vous avez l impression qu il manque des choses qui existaient dans Actif si vos chiffres ne balancent pas il est temps de cliquer sur REINDEXER R INDEXER va reconstruire vos donn es et peut tre r parer l erreur que vous aurez rencontr e Avant de nous appeler pour le genre de probl me ci haut veuillez toujours r indexer Cette op ration va prendre de quelques secondes quelques heures selon votre situation Habituellement quelques m
21. fficile retrouver par la suite Compte Montant 1010 25 00 Cr dit Petite caisse 1050 1 75 D bit TPS pay e 1060 2 01 D bit TVQ pay e 5010 28 76 Cr dit D pense de papeterie Remarquez que dans nos exemples nous avons invers les D BITS et CR DITS pour faire une transaction inverse En effet 100 D bit 25 Cr dit donne effectivement 75 d bit et ainsi de suite pour les autres comptes 2 Faire une criture inverse et refaire la bonne criture ce qui est la m thode que nous sugg rons Elle est plus longue mais combien plus efficace et facilement identifiable Compte Montant 1010 100 00 Cr dit Petite caisse 1050 7 00 Cr dit TPS pay e 1060 8 03 Cr dit TVQ pay e 5010 115 03 Cr dit D pense de papeterie 18 Compte Montant 1010 75 00 D bit Petite caisse 1050 5 25 D bit TPS pay e 1060 6 02 D bit TVQ pay e 5010 86 27 Cr dit D pense de papeterie Une transaction ne peut avoir que 12 lignes Si votre transaction en requiert plus utilisez votre compte transitoire 9999 pour votre derni re ligne puis continuez votre transaction dans une autre criture toujours en utilisant votre compte transitoire Vous remarquerez que ce compte s annule quand votre transaction est compl tement termin e Si une transaction n a pas de taxes mais que les taxes vous sont propos es taper F3 Si vous ne vous rappelez plus le code du compte comptable ut
22. iliser vous pouvez obtenir de l aide en cliquant sur le tout c t de la case du code Si vous le d sirez vous pouvez changer le nom et le num ro affect pour chacune des lignes de votre transaction Que faire avec les factures qui reviennent r guli rement tous les mois comme celle du t l phone Demandez votre comptable s il est pr f rable pour vous d inscrire ces factures comme tant payer d s r ception transaction de type 1 et de les enlever de vos comptes payer lors de l mission de votre ch que transaction de type 2 ou simplement de les inscrire directement la d pense transaction de type 3 Id alement il est souhaitable d entrer TOUTES les factures dans Actif au moment de leur r ception mais puisque les factures r guli res comme le t l phone l acc s Internet etc sont peu pr s toujours les m mes montants chaque mois le travail suppl mentaire requis n est peut tre pas n cessaire Si vous avez commenc utiliser les comptes recevoir ou payer pour quelqu un toujours passer par les compte recevoir ou payer pour cette m me personne m me s il arrive que la transaction soit pay e tout de suite Cela facilite beaucoup la recherche d information Vous trouverez ci apr s des exemples de transactions qui vous aideront faire vos transactions quotidiennes Simplement vous rappeler que si exemple implique le compte recevoir 1020 ou le compte payer 2010
23. inscrire le code de votre client Inscrire votre code suivi de TAB le nom du client va appara tre plus bas Taper F6 pour signifier Actif que le compte des Cr dit diminue Aller dans la case PAIEMENT de chacune des factures que vous payez et taper ENTER Le montant de la facture s inscrira sur cette ligne Terminer votre paiement du client en appuyant F12 16 Quand tous les ch ques sont entr s e Vous assurer que les montants sont corrects ainsi que celui du compte de banque e Terminer votre transaction en appuyant F12 En effet vos dettes diminuent quand vous remboursez vos fournisseurs Si vous utilisez un escompte ou encore s il existe une diff rence minime entre le paiement et ce qui devrait tre pay utilisez la colonne ESCOMPTE pour vous assurer que la colonne PAIEMENT soit rigoureusement ce qui est v ritablement pay ou d pos Il est possible de mettre un escompte en positif ou en n gatif Par exemple Un client paye une facture de 99 99 avec un ch que au montant de 99 98 inscrire un escompte de 01 Dans le cas ou le client paie avec un ch que de 100 00 inscrire plut t un escompte de 0 01 Si vous payez d avance un fournisseur ou si votre client vous paie beaucoup plus qu il ne le devrait normalement sup rieur ce qui est raisonnable de mettre en escompte mettre ce surplus dans la case PAIEMENT A METTRE AU CR DIT DU CLIENT ou du FOURNISSEUR 3 Autres transactions
24. inutes 1 ou 2 Au moment de r indexer vous devez tre le seul usag dans le programme Actif Il faut donc faire sortir tous les utilisateurs avant de proc der V RIFIER INT GRIT Si votre balance de v rification ne balance pas ce qui est th oriquement impossible cliquez sur V RIFIER L INT GRIT et OK Actif vous dira quelle criture ne balance pas c est dire qu il y a une criture dont le total de D BITS n gale pas le total des CR DITS Sachant quelle criture fait probl me vous pourrez l enlever et la refaire ou encore la corriger directement voir RAPPORT De plus si L GE DES COMPTES des clients ou fournisseurs ne balance pas avec le solde du COMPTE RECEVOIR ou COMPTE PAYER c est qu il y a une erreur d affectation d un paiement Dans ce cas cliquez sur V RIFIER LES CLIENTS ou FOURNISSEURS et Actif vous dira quel client ou fournisseur ne balance pas Fort de cette information vous pourrez appeler notre service la client le pour effectuer la correction DATE DE TRAVAIL Si vous devez faire beaucoup de transactions une date donn e par exemple si vous fermez un mois vous pouvez inscrire une date de travail C est cette date qui vous sera propos e lorsque vous ferez une transaction ou encore lorsque vous consulterez les diff rents rapports 32 DERNI RE TRANSACTION Chaque transaction est num rot e d une fa on unique par Actif C est le num ro de la derni re transaction com
25. liquez une transaction par erreur vous la retrouverez sous le bouton COCHE Vous pouvez faire revenir une transaction COCH E dans CIRCULATION simplement en cliquant dessus la fin du processus cliquez sur RAFRA CHIR SOLDE pour voir si vous balancez ce moment Actif vous pr sentera par exemple Votre solde l ordinateur 1 230 Les transaction en circulation 620 Votre solde bancaire th orique 610 Si le solde bancaire r el sur votre tat balance avec votre solde th orique tout est parfait sinon vous devez trouver l erreur Quand vous serez pr t ou si vous voulez sortir de la conciliation peu importe la raison vous avez le choix de TOUT ANNULER ou SORTIR TOUT ANNULER effacera les op rations que vous venez tout juste de faire et non un d but de conciliation que vous auriez commencer la veille SORTIR vous proposera d imprimer les transactions concili es MOINS QUE LE TOUT BALANCE FAITES IMPRIMER CE RAPPORT pour tre capable de savoir ce que vous avez r ellement coch puis si le tout balance imprimez votre conciliation Vous pouvez aussi utiliser ce module pour v rifier que vous avez re u les pi ces justificatives pour un poste de d pense quelconque 27 FIN DE P RIODE Fermer une p riode sert geler les chiffres une date pr cise habituellement la fin de chaque mois Quand une p riode est ferm e vous ne pourrez plus modifier les chiffres de cette p riode moins de r ouvrir
26. nque CDN Vous avez donc d clar un revenu d change puis vous avez obtenu 140 CDN pour votre 100 US Seulement Actif vous affiche les revenus suivants REVENUS Vente 100 US x 1 40 140 CDN Echange 40 CDN Total 180 CDN Actif montre vos ventes converties de US CDN puis vos revenus d change II utilise la case AJUSTEMENT US pour ajuster le tout afin de ne pas sur valuer votre profit G n ralement vous verrez une correspondance entre REVENU D ECHANGE et AJUSTEMENT US Pour plus d information veuillez communiquer avec notre service la client le CHARTE DE COMPTE La charte de compte est en fait la liste des comptes acceptables pour faire des transactions Quand vous regardez vos chiffres vous voulez voir vos revenus vos d penses etc Imaginons vos d penses Vous voulez savoir votre d pense de t l phone de bureau de salaire etc Chacune de ces d penses correspond un compte de votre charte de compte Voici un exemple pratique pour savoir combien vous co tent vos fournitures de bureaux vous avec le choix des comptes suivants Achat de crayons achat d effaces achat de trombones etc ou simplement le compte FOURNITURE DE BUREAU Votre comptable est la meilleure personne pour vous aider d finir votre charte de compte D finition sommaire des termes ACTIF C est un bien qui a une valeur un moment donn Par exemple votre voiture votre compte de banque vos comptes recev
27. nscrire CET EMPLOY DOIT RECEVOIR UNE PAYE et bien remplir toutes les cases Entre autre case les plus courantes sont les suivantes e Exemption personnelle Exemptions de base selon le formulaire gouvernemental variant selon la situation matrimoniale le nombre d enfants etc e Taux de l employeur l assurance ch mage pour cet employ Habituellement 1 4 c est dire que votre part en tant qu employeur sera 1 4 fois celle de votre employ Par exemple si l employ paie 28 41 l employeur paiera 32 77 Certains employeurs ayant un assurance salaire peuvent diminuer ce taux apr s l accord du gouvernement e Cet employ paye de l assurance ch mage Bien cocher cette case si votre employ doit payer de l assurance chomage Si la loi pr voit qu un employ ne pas en payer par exemple parce qu il a un certain pourcentage des parts de la compagnie ne pas cocher cette case e Cet employ paye du R R Q S il est pr vu par la loi que cet employ ne dois pas payer du RRQ par exemple cause de son ge ne pas cocher cette case tant donn e la loi de l assurance ch mage qui exige de savoir le temps travaill par un employ en HEURE vous devez maintenant inscrire le nombre normal d heures et un taux horaire normal Si un employ est pay un montant fixe par semaine indiquez un nombre d heures et un taux horaire qui correspondra son salaire Toutes les d ductions que vous inscrirez dans l employ vous
28. nt r alisable dans plus d un an Ex Mobilier Toujours par convention mettre les comptes court terme avant ceux long terme Voir notre exemple bien visualis COMPTE DE BANQUE Dans le cas ou votre compte est un compte de banque sur lequel vous tirez des ch ques TAXABLE Cocher si le compte affecte normalement la TVQ et la TPS SOLDE D OUVERTURE Inscrire le solde de ce compte l ouverture Accessible seulement aux comptes de BILAN TITRE Il est possible de mettre un compte qui ne sera qu un TITRE qui regroupera certains comptes pour en faire un total par exemple IMMOBILISATION plus basse BUDJET Accessible seulement aux comptes de REVENUS ET D PENSES Permet d inscrire le montant projet de revenu ou de d pense Par la suite pour pourrez comparer votre budget aux montants r els voir Etats financiers NOTE Inscrire ce que vous d sirez c est une zone libre Nous vous sugg rons d inscrire ici les l ments qui entreront dans ce compte et l explication du montant que vous avez budg t Dans l aide suivante j utiliserai cette mini charte de compte titre d exemple Code Nom Type 1000 Banque Actif court terne D biteur 1010 Petite caisse D biteur 1020 Compte recevoir D biteur 1030 Frais pay d avance D biteur 1050 T P S pay e D biteur 1060 T V Q pay e D biteur 1100 IMMOBILISATIONS Titre 1110 Mobilier de bureau Actif long terme D biteur 1111 Amm acc mob bur Cr diteur 112
29. oir votre logiciel comptable Norme Le code de ce compte doit commencer par 1 et est normalement D BITEUR PASSIF C est ce que l on doit Par exemple une marge de cr dit une dette etc Norme Le code de ce compte doit commencer par 2 et est normalement CREDITEUR CAPITAL Quant au capital c est ce que l on vaut Par exemple un b n fice du capital action etc Si nous vendons tous nos actifs et payons tous nos passifs le capital est ce qui nous reste Vous retrouverez donc l quation suivante ACTIF PASSIF CAPITAL 5 Norme Le code de ce compte doit commencer par 3 et est normalement CREDITEUR REVENU Comprend tous les postes de ventes diverses i Norme Le code de ce compte doit commencer par 4 et est normalement CREDITEUR DEPENSES Les d penses se dispensent de description c est ce qu il y a de plus facile faire dans une entreprise Norme Le code de ce compte doit commencer par 5 et est normalement DEBITEUR Tout compte de votre charte est soit normalement cr diteur soit normalement d biteur C est simplement une convention comptable Il ne faut pas essayer de trouver une explication logique si vous n tes pas familier avec cette convention DEBIT Les comptes d actifs et de d penses sont normalement d biteurs CREDIT Les comptes de passifs de revenu et de capital sont normalement cr diteur COURT TERME Normalement r alisable dans l ann e qui suit Ex Compte de banque LONG TERME Normaleme
30. ompte il est sugg r d ouvrir des comptes de d penses et de revenus distincts pour la CDN et US Dans INFO vous entrez le taux d change par exemple 1 40 soit 1 US 1 40 CDN Ce taux est fig au moment ou vous fermez votre p riode par exemple Janvier f vrier etc Par exemple VENTE CDN VENTE US TAUX VENTE COMBINEE Janvier 100 150 1 40 310 00 F vrier 100 150 1 50 325 00 D cembre 125 75 1 45 208 75 Total 325 375 843 75 REVENUS ET DEPENSES OK AVEC US Actif convertit vos revenus et d penses de US CDN au taux que vous inscrivez Ces rapports convertis ne sont pas des rapports officiels simplement administratifs Il existe cependant un probl me nous vous l expliquerons l aide de deux exemples Au 1er juin vous avez simplement 100 US dans votre compte de banque Au 1er juillet vous avez toujours ce m me 100 dans votre compte de banque sans avoir fait aucune transaction pendant le mois sauf que vous avez chang le taux de 1 40 1 50 Donc 1er juin 100 US x 1 40 140 CDN 1er juil 100 US x 1 50 150 CDN Vous avez donc fait un PROFIT durant cette p riode sans avoir fait de transactions Comme le profit doit tre report dans votre tat des r sultats nous avons cr un espace AJUSTEMENT US qui nous permet d inscrire les profits ou pertes g n r s par ce genre de situation Un autre exemple vous avez transf r ce 100 dans votre compte de ba
31. ongen Ce manuel est fait pour tre lu en ayant ACTIF install sur votre appareil Les explications donn es dans ce manuel sont donc compl mentaires ce que vous retrouverez l cran Manuel d instructions Ce qui est crit avec ce type de caract re est de l information de base Par contre ce qui est crit dans ce caract re r pond des besoins sp cifiques Vous pouvez passer par dessus lors de la premi re lecture et y revenir quand vous serez l aise avec Actif ENTRER DANS ACTIF Cliquer sur l ic ne ACTIF de votre bureau e Si le bon de compagnie appara t faites TAB sinon cliquez sur la fl che c t du nom de la compagnie pr sent pour choisir votre compagnie e Entrez ensuite votre code d employ suivi de TAB Entrez enfin votre mot de passe suivi de TAB Si vous tes d j entr dans Actif et que vous faites simplement changer de compagnie Actif ne vous redemandera pas votre code d employ Si un autre employ veut entrer il faut absolument sortir de Actif TOUCHES IMPORTANTES e TAB passe d un champ l autre SHIFT TAB revient d un champ l autre e Vous verrez r guli rement des touches en vert comme F2 ou ESC Dans ce cas appuyez sur la touche correspondante de votre clavier pour acc der la commande que d signe la touche Dans les crans un dessin d imprimante vous permet d imprimer La ligne du bas soulign e en jaune vous permet de naviguer Choisir l ordre d apparition des
32. ou vous d sirez voir ces pr visions la semaine inscrire ici quel jour se termine votre semaine NOMBRE DE JOURS DE RECUL Combien de jours apr s la derni re journ e de travail faites vous la paye Par exemple si vous faites la paye le jeudi pour la semaine se terminant le dimanche juste avant votre nombre de jour de recul est 5 COMPTES AFFECTER Inscrire ici les comptes comptables affect s lorsque vous faites une paye Pour plus de d tails voir la section PAYE NOTE ADMINISTRATIVES Ces notes sont inscrites par Actif Une telle note s inscrira automatiquement lorsqu un utilisateur enl ve ou modifie une criture ouvre une p riode etc Bref quand un utilisateur fait en sorte de changer quelque chose d important qui peut mettre en p ril certaines informations qui ont pu tre imprim es sur papier dans le passe MODIFICATIONS Vous trouverez ici la liste des derni res modifications faites au programme EMPLOY S Inscrire ici vos employ s vos vendeurs et enfin toutes les personnes pouvant acc der Actif Remplir l onglet G N RAL et ACC S au meilleur de votre connaissance Ne pas oublier d inscrire un mot de passe aux employ s sinon ces derniers pourront entrer dans Actif sans mot de passe M me si vous avez tous les droits vous ne pourrez voir les mots de passe de vos employ s Vous pourrez simplement les changer dans le cas ou ce dernier a oubli le sien PAYE Si un employ re oit une paye i
33. p riode chose que vous ne devriez pas faire Pour ce faire cliquer 2 x sur la p riode que vous voulez r ouvrir Notez que vous devez r ouvrir la p riode ET TOUTES CELLES QUI SUIVENT Actif vous permet aussi de faire une transaction dans une p riode pr c dente Vous pouvez utilisez cette fonction dans le cas ou vous avez oubli une transaction importante C est cependant d conseill sauf dans le cas ou vous avez ferm une p riode suppl mentaire en fin d ann e pour ventuellement y inscrire les transactions de fin d ann e que le comptable vous remettra Nous vous sugg rons de nommer vos p riodes d une fa on rigoureuse afin de vous faciliter le travail de recherche car contrairement beaucoup de logiciels comptables Actif conserve vos donn es des ann es durant Voici une m thode sugg r s Ann e Mois Janvier 2000 01 F vrier 2000 02 28 D cembre 2000 12 P riode pour le comptable 13 Janvier 2001 101 F vrier 2001 102 D cembre 2001 112 P riode pour le comptable 113 Janvier 2002 201 Actif vous permet aussi de renommer une p riode Apr s avoir ferm une p riode imprimez les rapports suivants pour la p riode ferm e ge des comptes recevoir Age des comptes payer Ecritures Balance de v rification R sultats Bilan Activit par compte de tous les comptes 29 PAYE Actif calcule pour vous les payes et vous permet beaucoup de flexibilit Pour faire une paye vous deve
34. pl t e par Actif Si vous fonctionnez en r seau ce num ro sera modifi uniquement quand vous changerez de fen tre et non chaque fois qu un autre utilisateur fera une transaction Cliquez sur ce bouton pour revoir ce manuel votre ordinateur Ce manuel se mettra jour votre ordinateur au fur et mesure que vous recevrez des mises jour 33
35. pour signifier Actif que le compte des D bit augmenter Taper F11 pour vous rendre dans la case du montant et inscrire le montant AVANT TAXE suivi de ENTER V rifier si le montant des taxes correspond Dans le cas contraire les ajuster Terminer votre transaction en appuyant F12 En effet vos comptes recevoir augmentent si vous faites des factures vos clients et que ces derniers ne les paient pas tout de suite 2a Paiement de facture votre fournisseur Vous payez le 143 78 votre fournisseur CBL Inscrire la date r elle de votre paiement suivi de TAB Taper F7 pour aller inscrire le code de votre fournisseur Inscrire CBL suivi de TAB le nom du fournisseur va appara tre plus bas Taper F9 pour signifier Actif que le compte des D bit diminue Aller dans la case PAIEMENT de chacune des factures que vous payez et taper ENTER Le montant de la facture s inscrira sur cette ligne Terminer votre paiement au fournisseur en appuyant F12 R pondre OUI prendre un ch que Le num ro du ch que s inscrira automatiquement Terminer votre transaction en appuyant F12 En effet vos dettes diminuent quand vous remboursez vos fournisseurs 2b D p t de plusieurs ch ques de vos clients Inscrire la date r elle de votre paiement suivi de TAB Inscrire votre num ro de d p t vous ne pouvez laisser cette case vide Pour chacun de vos ch ques Taper F4 pour aller
36. re pas avec le solde du compte au bilan compte recevoir ou payer Ne pas le donner votre banquier comptable imp t etc ce n est qu un rapport interne Collection retard seulement Ce rapport est en tout point semblable au pr c dant l exception que seuls les clients ayant d pass la limite de cr dit ou le terme de paiement appara tront Officiel Ce rapport vous donnera moins de d tails par clients ou fournisseur Il balancera avec vos soldes contrairement au rapport pour collection C est ce rapport que vous devez inclure avec vos tats financiers Pr vision Ce rapport vous donnera une id e des entr es et sorties pr visibles si tout le monde paie selon le terme inscrit 24 TPS TVQ Pour faire ce rapport votre p riode doit tre ferm e Ce rapport inscrira les informations que vous devez remplir pour vos remises de TPS et TVQ LA TVH taxe de vente des maritimes est incluse dans votre TPS et doit tre trait e comme tel Il y a deux fa ons de calculer les remises que vous devez faire LA MAUVAISE Calculer les taxes per ues dans la p riode y soustraire les taxes pay es aux fournisseurs et payer la diff rence LA BONNE Regarder le solde du compte de taxe per ues y soustraire le solde des taxes pay es au fournisseur et payer la diff rence En principe ces deux m thodes donnent le m me r sultat Cependant votre comptable pourra peut tre fait des ajustements de taxes
37. seront propos es au moment de faire la paye Vous aurez la libert de modifier les d ductions en question au moment de faire la paye Il est possible d avoir diff rents taux horaires utiles dans le cas o votre employ peut tre pay temps et demi temps double etc DE VACANCE Ce pourcentage vous donnera une id e des vacances qu il vous reste payer vos employ s Ce chiffre n a aucune incidence comptable directe PENSION FTQ AUTRE sont des d ductions que vous faites votre employ AVANT que l imp t ne soit calcul Assurez vous que vous avez le droit d inscrire des montants dans ces cases car les montants inscrits ici doivent tre autoris s par une loi Inscrire un montant annuel m me si la d duction se termine apr s 6 mois Par exemple Pour 100 par semaine pour 6 mois inscrire quand m me 5200 100 par semaine annuel et inscrivez 0 dans 6 mois D DUCTIONS APR S IMP T Si vous avez une assurance groupe c est dire une d duction autre qui se calcule apr s que l imp t ait pris sa part inscrire ce montant dans ces cases montant qui doit tre annuel AJUSTEMENT ANNUEL C est une fa on de d duire ou d ajouter un montant d argent sur un ch que de paye Quand vous inscrirez un montant annuel dans cette case ce montant sera propos lors de la paye ajouter au ch que si ce montant est positif sinon soustraire du ch que si ce montant est n gatif Lors de la paye vous
38. t pas vidente simplement passer votre souris par dessus cette case et un message d aide appara tra si un tel message est disponible plusieurs endroits vous verrez un aide inscrivant TITRE INDICATIF SEULEMENT moins que nous vous ayons dit le contraire cette case n est pas vraiment utile pour vous Vous pouvez toutefois l utiliser pour votre propre usage Dans la plupart des listes vous pouvez inscrire les premi res lettres de ce que vous cherchez et Actif vous am nera sur l enregistrement commen ant par les lettres que vous aurez inscrites E Comme tout programme Windows vous pouvez cliquez sur le X pour fermer la bo te en question ou encore cliquez sur _ pour minimiser cette bo te Dans le cas ou vous avez minimis une bo te cliquez sur le bouton du milieu pour lui faire reprendre la taille originale Beaucoup de fonctions son optionnelles Vous pouvez r gler ces options dans INFO du menu principal R GION PRODUITS Partout ou vous verrez REGION PRODUITS n en tenez pas compte DEVISE US Si vous utilisez la devise US bien lire ce qui suit Ce logiciel travaille normalement avec le dollars canadien Il accepte aussi la devise am ricaine US Dans les clients les fournisseurs et la charte de compte l ordinateur vous demandera la devise normale pour cet enregistrement Cela ne vous oblige en rien utiliser cette devise pour toutes les transactions Dans le cas de la charte de c
39. t r compens par la qualit de l information que vous obtiendrez d Actif par la facilit d en faire le suivi par la suite Autant pour vos clients que vos fournisseurs assurez vous de faire votre transaction comptable avant votre remise de taxes car les taxes sont remboursables payables non pas au moment ou vous payez la facture mais bien la date de la facture Pour un m me client ou fournisseur toujours utiliser le m me type de transaction le contraire fera en sorte que vous aurez norm ment de difficult s vous retrouver Le choix CLIENT FOURNISSEUR AUTRE n est qu titre informatif pour vous La langue du client vous servira quelquefois pour les communications avec vos clients TYPE Vous pouvez classifier vos clients par type et voir ce que les clients vous doivent pour un type donn voir la section RAPPORTS INFO FACTURATION Vous avez inscrit l adresse normale du client dans l onglet INFORMATION Si la facture doit se faire un autre nom inscrire ce dernier dans INFO FACTURATION COMPTES COMPTABLES NORMAUX Quand vous ferez une vente votre client inscrire le compte de revenu normal pour ce client De plus quand vous encaisserez un paiement pour ce client inscrire le compte normal d encaissement par exemple le code de votre compte de banque ou celui de la petite caisse VENTE 4 Si vous utilisez le module de produits inscrire la colonne de prix 1 4 que vous donnez votre client COND
40. taxes F3 Nom Numero 14 Si votre transaction est un ch que celui ci sera gard en m moire pour tre ventuellement imprim sur demande par le module IMPRESSION DES CHEQUES Actif vous permet de travailler avec les D BITS et CR DITS simplement en cliquant sur C pour CREDIT ou sur D pour DEBIT Actif vous permet aussi de travailler en terme de AUGMENTE ou DIMINUE ce qui est beaucoup plus facile comprendre pour le commun des mortels Dans ce cas voici comment dire ACTIF si une transaction augmente ou diminue COMPTE RECEVOIR ET PAYER Cliquer sur la case du haut du D ou du C pour augmenter Cliquer sur la case du bas du C ou du D pour diminuer POUR LES AUTRES COMPTES Dans ce cas ACTIF augmente automatiquement le compte que vous s lectionnez Si vous d siriez le diminuer inscrivez simplement un montant avec le signe n gatif devant exemple 200 pour les transactions normales Nous travaillerons avec la charte de compte qui se trouve dans la section CHARTE DE COMPTE et avec les clients et fournisseurs suivants CODE NOM Compte revenus Compte encaissement CLIENTS ABC Les cl tures ABC inc 4000 1000 TEC Les pav s TECNO inc 4010 1000 FOURNISSEURS CBL Consultation CBL enr 5000 1000 LOGACT Les Logiciel Actif inc 5000 1000 Vous travaillerons les transactions avec 3 exemples qui repr sentent en fait l ensemble des transactions possibles Le reste des transa
41. us inscrira aussi les soldes du m me compte pour les 12 derni res p riodes CRITURE Vous permet de voir les critures et vous propose les deux derni res Nous vous invitons bien voir les options disponibles vous permettant de retrouver par exemple une transaction d un certain montant pour une certaine personne depuis des ann es Si vous cliquez sur la transaction vous verrez cette m me criture d une fa on diff rente Si vous en avez la permission EMPLOYE vous pourrez modifier directement cette criture ou encore l effacer Votre criture sera s par e en 3 le premier tableau pour l aspect COMPTE RECEVOIR l autre pour COMPTE PAYER et la derni re partie pour les autres lignes de votre criture videmment vous ne pourrez faire en sorte que votre criture ne balance pas Vous ne pourrez par exemple modifier seulement le c t DEBIT d une transaction sans en modifier le c t CR DIT ACTIVIT PAR COMPTE Vous donnera toutes les transactions faites pour un compte donn Si vous cliquer sur une ligne vous verrez l criture compl te de cette ligne et ainsi de suite GES DES COMPTES Collection Voir toutes les factures dues sur lesquelles aucun arrangement n a t pris par exemple les factures pour lesquelles vous n avez envoy aucun ch que votre fournisseur Ce rapport est complet et permet de voir tout le d tail CE RAPPORT N EST PAS UN RAPPORT COMPTABLE et ne balancera peut t
42. z d abord aller dans INFO du menu principal et donner les bons comptes comptables ainsi que les bons taux sous l onglet PAYE Ensuite allez dans chacun des EMPLOY S sous l onglet PAYE et bien r pondre toutes les questions Vous tes maintenant pr t faire votre PAYE Chacune des payes doit avoir un num ro Nous vous sugg rons la num rotation suivante 2000 01 pour la 1 p riode de paye pour l an 2000 2000 02 pour la 2 p riode de paye pour l an 2000 2000 02V pour un pay s par de vacances cette m me p riode 2000 63 pour la 63 p riode de paye de l an 2000 2001 01 pour la 1 p riode de paye de l an 2001 Commencez par faire un test de paye Vous verrez bien comment fonctionne le module en g n ral c est dire qu il vous pr sente ce qu il trouve dans l employ et vous permet de le modifier pour la paye courante ou pour le test de paye Vous r f rer au module EMPLOY pour conna tre la signification des diff rentes cases Vous avez le choix de payer un employ ou TOUS les employ s moins de faire une paye d avance ou une paye de vacances utilisez toujours PAYER TOUS LES EMPLOYES Actif vous donne le choix de modifier une paye ou de l enlever Nous vous sugg rons d enlever l employ et de refaire la paye si une erreur s est produite En effet dans MODIFIER une paye vous devez inscrire TOUTES LES CASES y compris l imp t etc ce qui est pratique dans certaines situations comme
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