Formulaire Spaf - Université d`Ottawa
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1. 46 Approbation du secteur Avantages sociaux des RH 47 Courriels envoy s apr s approbation de l unit 48 Courriel envoy au Secteur de la pension 48 Courriel envoy au Secteur des avantages sociaux RH 50 Courriel envoy au Secteur service conseils 51 Courriel envoy au Secteur de planification financi re 53 Outil de fOher he is ssscscnswtvnsecdncvsssseces sedassecvssesesestesernees esses enescew DD Recherche d un formulaire 44444000 2 55 Recherche d un formulaire par le num ro d employ 61 Recherche d un formulaire par le nom de l employ 62 Recherche d un formulaire par son num ro 2 62 Recherche d un formulaire par le compte d utilisateur 63 Recherche d un formulaire par le num ro du poste 63 Recherche d un formulaire par la date de d but d emploi 65 Approbateur 4 4 3 23m0esesemensemmeneasecneseocesenesenesseecse OF Section del approbateuir uses seins ass aude Mau we Ene E nee pes oe 672. 9 Modification du mot de passe 4444422 9 Configuration sssssi ss ssesesee essences seeoneesescesescenceceece IT Modification de la langue d pr f rence ss iscistvssjuteasetieent saws saunasawd saa e eaten 11 Mes formulaires et utilisation des SPAF sssssssssssesssssssssse 13 Mes formulaires 3 uses menie dow Ka EN ERN E EE eee anaes neue 13 Utilisation du SPAF et les E class P class 13 Le formulaire Spaf et l embauche de travailleurs trangers 14 Notes relatives aux formulaires lectroniques ssssccsssecccseccce 17 Notes concernant tous les formulaires lectroniques 17 Information sur la cr ation de la personne 22 18 Information relative l entr e de l adresse et du num ro de t l phone 18 Information concernant l emploi 442222 19 Cr ation de leMplol sas eee gnome uE EES EA E EAE EENEN 21 SPAF embauche d un employ r gulier sssssssssssssee 23 Processus du formulaire Spaf embauche r gulier 23 Cr ation d un Spat d embauche f qulir ss sisss css sentareresmendientevisnsetestetsns 24 Recherche d un dossier d employ s ss
3. Pour obtenir une liste de feuilles de temps P3C LTE qui ont t cr s pour une p riode de paye BW sp cifique vous devez utiliser les param tres Num ro de paie et Ann e calendrier Ann e calendrier 201 1 Num ro de paie el Pour obtenir une liste de formulaire pour une organisation de feuille de temps sp cifique vous devez utiliser le param tre Org fiche de pr sence Org fiche de pr sence 121527 Pour obtenir une liste des formulaires qui ont t faits pour un num ro de poste sp cifique tapez le num ro du poste en lettres majuscules dans le param tre Poste Poste WS0002 Pour obtenir un liste des formulaires qui ont t faits pour un employ sp cifique utilisez le param tre Num ro d employ Num ro d employ 100123450 Pour obtenir une liste des formulaires entr s par un utilisateur sp cifique il suffit de taper le compte d utilisateur en lettres majuscules Fast Banner dans le param tre Demandeur Demandeur Id Banner IDDAOUST Pour obtenir une liste des formulaires approuv s par un utilisateur sp cifique il suffit de taper le compte d utilisateur en lettres majuscules Banner Fast dans le param tre Approbateur Approbateur Id Banner MRICHAR 60 17 Pour trouver les formulaires qui ont t faits pour une date de d but d emploi se situant entre deux dates il suffit de taper la p riode durant laquelle l employ a com
4. chelon salariale n est disponible que lorsqu on embauche un candidat dont l affilialation syndicale est SSUO 2 Taper le nouveau Salaire annuel Il est possible de donner un salaire plus l v que celui pr vu par l chelle salariale affich e sur le formulaire pour certains groupes d employ s seulement Le tableau suivant vous en donne les d tails Le salaire annuel ne peut pas tre inf rieur au minimum de l chelle salariale Le salaire annuel est d termin au moyen d un calcul des ann es d exp rience relatives au poste pour lequel le candidat a postul C est le secteur Services conseils des Ressources humaines qui a la t che de faire le calcul pour d terminer le salaire l embauche du candidat UNIVERSIT D OTTAWA 35 Groupe E class Echelon Le salaire peut il tre plus lev que le maximum d employ requis de l chelle s 2B 2C 2D Oui Non le salaire doit correspondre au niveau de l chelon s lectionn ul un PIPS 2E Non Oui mais le syst me donnera un message d avertissement APNS 2G 2F Non Oui mais le syst me donnera un message d avertissement 3 Taper la Moyenne d heures par semaine du poste Les champs des heures standard et ETC sont ajust s selon le nombre d heures que vous avez entr dans la Moyenne d heures par semaine du poste Entr e de l information de l employ Plusieurs champs de cette section sont remplis automatiq
5. Secteur des avantages sociaux des RH Le Secteur des avantages sociaux re oit une copie du courriel puisqu il a la responsabilit de v rifier si la cat gorie d avantages sociaux BCAT et la classe d employ ECLASS sont corrects afin que les d ductions pour avantages sociaux soit activ es correctement par le Service de la paie Secteur de la pension des RH Le Secteur de la pension re oit une copie du courriel pour lui indiquer qu il doit commencer le processus d inscription au r gime de pension UO en envoyant une s rie de formulaires au nouvel employ Service de planification financi re Le Service de planification financi re re oit une copie du couriel pour leur donner les informer au sujet du salaire de l employ et de la date de d but dans le poste Le Secteur de planification financi re doit ensuite ouvrir le formulaire NBAPUD de Banner aller l onglet Salary Budgets pour ajouter le salaire annuel de l employ dans le champ Budgeted Amount et la date de d but d emploi dans le champ Create Date Secteur services conseils si le formulaire Spaf est cr par un g n raliste Le Secteur services conseils des RH re oit une copie du courriel pour leur permettre d amorcer le processus de probation dans Halogen et le courriel est envoy uniquement si le cr ateur des RH n est pas un agent des RH Courriel envoy au Secteur de la pension L illustration qui suit est un exemple du
6. Pour de plus amples renseignements concernant les formulaires lectroniques veuillez communiquer avec le Secteur de la paye par t l phone en composant le poste 7709 ou par courriel l adresse EPAF uottawa ca Connection aux formulaires EPAF Information sur la connexion au Formulaires RH PAYE 1 Comment se connecte t on aux Formulaires RH PAYE En cliquant sur le lien suivant https erp forms uottawa ca uoforms default aspx 2 Quel est mon compte d utilisateur Vous pouvez utiliser votre compte d utilisateur de Banner ou votre compte d utilisateur de Mon Profil RH 3 Comment demande t on acc s aux diff rents Formulaires RH PAYE En remplissant le Formulaire de demande d acc s aux syst mes RH PAYE 4 Le formulaire permet de demander l acc s aux syst mes suivants a Recherche de personnes b P3C Feuillles de temps r gulier et en retard c P3D Payes multiples d SGEUO APTUO e Formulaire TP f SGEUO CUPE g Formulaire S h FastRH Rapports Ressources humaines i Rapports de v rification de paye j Formulaire Correction Paye k Formulaire Redistribution salariale Formulaire Correction RH m Formulaire B n SPAF Embauche Connexion au formulaires RH Paye 1 Cliquez sur le lien suivant Formulaire EPAF Votre Nom d utilisateur qui commence avec un E majuscule suivi de votre num ro d employ sans les premiers 1 et z ros ainsi que votre Mot de passe qui est le m me que celui
7. Veuillez taper les noms et pr noms en utilisants les lettres majuscules et minuscules 3 Message d erreur Tous les champs doivent tre remplis ag Note Veuillez remplir tous les champs de la section Cr ation de la personne 4 Message d erreur Le num ro d assurance sociale n est pas valide ag Note Le num ro d assurance sociale entr n est pas valide veuillez le v rifier et le taper de nouveau 5 Message d erreur L employ doit avoir 15 ans ou plus ag Note L employ doit avoir un minimum de 15 ans d ge veuillez v rifier la date de naissance et l entrer de nouveau 6 Message d erreur La date de naissance n est pas valide ag Note Vous avez entr une date erron e veuillez la corriger 7 Message d erreur Num ro tudiant UO 73 74 ag Note Vous avez omis d entrer le num ro d tudiant Messages d erreur dans la section Adresse 1 Message d erreur Aucune adresse retrouv e pour ce code postal ag Note Modifiez le code postal Si le code postal existe selon Poste Canada veuillez entrer le code postal de l Universit entrez l adresse de votre d partement et envoyer un courriel inforh uottawa ca afin que l adresse v ritable de l employ puisse tre entr e dans Banner Message d erreur Champ s invalide s dans la section Adresse ag Note Le num ro que vous devez entrer doit correspondre un chiffre qui se situe entre les deux paren
8. Avantages sociaux des RH Le formulaires Spaf embauche r gulier doit tre approuv par le secteur des Avantages sociaux des ressources humaines Cette derni re tape permet de s assurer que toutes les d ductions des avantages sociaux sont correctement configur es dans Banner Cette derni re tape permet de g n rer les diff rents courriels qui seront envoy s aux diff rents secteur des Ressources humaines et du Service des finances Avantages sociaux RH Pension RH Services conseils RH Service de la paye et Planification financi re 1 Cliquer sur le num ro du formulaire approuver a Mes formulaires Mes formulaires Lits Corrections 1 item s dans votre corbeille Q Outil de recherche En attente pour avantages sociaux Vance Carter James 2 R viser le formulaire et cliquer sur Completed by Benefits LBRETON AMESSAGE Approbations Cr le 29 07 2015 13 11 57 par DPLANTE Derni re mise jour le 29 07 2015 14 13 20 par LBRETON v le 29 07 2015 par AMESSAGE n 48 Courriels envoy s apr s approbation de l unit Le tableau suivant d crit la liste des diff rents secteurs qui re oivent les courriels qui sont g n r s automatiquement une fois que l approbateur a approuv le formulaire Spaf embauche r gulier Le tableau donne une description de la raison pour laquelle on leur achemine un courriel Nom du secteur Raison de l envoi du couriel
9. Initial Employment Regular Facult ou service Faculty or Service 15 Facult de m decine Fac of Medicine d Employ Employee 100244532 Nom Name Date de d but d emploi Job Start Date Date de fin d emploi Job End Date Affiliation syndicale Union Affiliation SSUO SSUO Heures par semaine Average Hours Per Week 24 50 ETC FTE 700 Salaire annuel Annual Salary 81 517 00 Salaire actuel Actual Salary 57 061 90 Classe salariale Salary Grade 11 chelon Salary Step 10 Date de d but de probation Probation Start Date 14 APR 2014 Date de fin de probation Probation End Date 14 OCT 2014 UNIVERSIT D OTTAWA 53 Courriel envoy au Secteur de planification financi re L illustration qui suit est un exemple du courriel qui est envoy au Secteur de planification financi re 54 Subject e SPAF 150630 for position 100516 The SPAF 150630 is being processed in BATCH for the position 100516 Professional Assistant SPAF Emploi initial r gulier SPAF Initial Formulaire Form Horse Rapi a 15 Facult de m decine Fac of Medicine Service d Employ Employee 100244532 Nom Name Patricia McNamee Date de d but d emploi Job Start 14 APR 2014 Date 2B Soutien
10. Tourangeau Dubeau d approbation Mellissa 140763 p3D annul Blair Stephen 40760 pab compe Sa Stephen 140757 p3D Annul Blair Stephen 140735 P3D Compl t Rockman Lynn 740729 Pan job envoy e a Banner Rockman Lynn 140725 P2D Compl t Huston Jacqueline 40723 pao compite Daimsis anthony 40718 pao compie Daimsis anthony mz pe ee oe __ Daimsis Anthony 14063 P3D Envoy En attente Gu rette Pierre Olivier d approbation 58 7 Lorsqu un formulaire est sauvegard on lui assigne un num ro On retrouve le num ro du formulaire dans le coin en haut droite tel qu illustr ci apr s TP 36408 DDAOUST 8 Pour faire une recherche a partir du num ro du formulaire il faut utiliser le param tre Num ro de formulaire Num ro de formulaire 36408 9 Vous pouvez faire un recherche partir du groupe de formulaire Par exemple le groupe Feuille de temps comprend les formulaires P3C et les LTE Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Feuille de temps v Types de formulaire P3C Feuille de temps num d Num ro d employ 10 Vous pouvez rechercher un formulaire pour un type de formulaire sp cifiquement Il suffit de faire la s lection du type de formulaire recherch Filtre pour tous les types de formulaires Type de formulaire UNIVERSIT D OTTAWA 59 11 12 13 14 15 16
11. courriel qui est envoy au Secteur de la pension UNIVERSIT D OTTAWA 49 From UOHRFORM lt ccscs uottawa ca gt To Suzanne Bellefeuille CCS Ce Subject Sent Thu 09 10 2014 1 Emploi initial r gulier e SPAF 150630 pour Patricia McNamee Le formulaire SPAF 150630 a t envoy e pour la dotation du poste 100516 Professional Assistant concours J0123 4567 p SPAF Emploi initial r gulier SPAF ess ist Initial Employment Regular Facult ou service Faculty or Facult de m decine Fac of Medicine Service d Employ Employee Nom Name Date de d but d emploi Job Start Date 14 APR 2014 Date de fin d emploi Job End Date Affiliation syndicale Union Affiliation SSUO SSUO Heures par semaine Average 24 50 Hours Per Week ETC FTE 700 Salaire annuel Annual Salary 81 517 00 Salaire actuel Actual Salary 57 061 90 Classe salariale Salary Grade 11 Echelon Salary Step 10 Date de d but de probation Probation Start Date RARES Date de fin de probation Probation End Date a 50 Courriel envoy au Secteur des avantages sociaux RH L illustration suivante est un exemple du courriel envoy au Secteur des avantages sociaux des RH UNIVERSIT D OTTAWA From UOHRFORM lt ccscs uottawa ca gt Sent Thu 09 10 2014 1 41 T
12. facult ou le service L approbateur de la facult ou du service o l employ est embauch donne son approbation Processus de cr ation de l employ Un processus automatis envoie l information sur l employ dans Banner 1 Ce processus ajoute l information biographique et bancaire l adresse et le num ro de t l phone 2 S il s agit d une nouvelle personne la classe d employ les cat gories de cong et d avantages sociaux et les dates de services sont mise jour par ce m me processus cependant si le num ro d employ existe d j l information est mise jour dans Banner par les RH Bo te Mes formulaires du Service de la paye Le formulaire est envoy e dans la bo te Mes formulaires du Service de la paye o ils devront tre approuv s par un agent de la paye Approbation du formulaire par le Service de la paye L agent de paye approuve chaque formulaire Spaf embauche r gulier pour permettre la cr ation de l emploi de l employ embauch Processus de cr ation de l emploi L emploi est cr dans Banner Configuration des codes de d ductions Le Service de la paye doit configurer les d ductions pour les avantages sociaux le R gime de pension UO l affiliation syndicale PSUO PIPS L agent de paye responsable du formulaire v rifie si 23 24 Nom de l tape Description Approbation finale du Secteur des avantages sociaux des RH l
13. fxe Date de naissance 09 09 1987 Sexe Femme Langue de correspondance tat matrimonial C libataire Num ro tudiant UO 4490571 Citoyennet Canadien ne v 2 S lectionnez la Langue de correspondance 3 S lectionnez l Etat matrimonial Le champ tat matrimonial affiche C libataire par d faut et vous pouvez le laisser cette valeur si vous ne connaissez pas l tat matrimonial de votre candidat Advenant le cas o l employ voulait souscrire certains avantages sociaux l tat matrimonial serait alors v rifi par un employ des RH 4 Tapez le Num ro d tudiant si vous le connaissez 5 S lectionnez le type de Citoyennet Vous devez vous informer au sujet de la citoyennet de votre candidat Advenant le cas o votre employ soit d tenteur d un permis de travail ou d tudes vous devrez alors entrer l information relative au permis dans la section Information de l employ Vous devez faire parvenir une copie du permis aux RH Entr e de l adresse et du num ro de t l phone 1 Cliquer sur l enveloppe du Guide intellignet d adresse 30 gt Guide intelligent d adresse Code postal K2J0E9 a Canada O Etats Unis Valider code postal Taper le Code postal sans espace ou le Code Zip si l adresse permanente est aux Etats Unis S lectionner Canada ou tats Unis Cliquer sur Valider code postal S lectionner la ligne d
14. la banque Num ro de compte Svp acheminer un sp cimen de ch que aux Ressources Humaines 2 Prenez votre sp cimen de ch que ou votre lettre de banque 3 S lectionnez le type de gabarit de ch ques partir de la liste d roulante ka Guide intelligent pour ch que Gabarits de ch ques RLEWEAI Gabarit 2 Lettre de la banque L Jon _ Jw jus no de no de no P ch que transit d institution no de compte Le gabarit 1 doit tre utilis pour entrer l information bancaire partir d un sp cimen de ch que ayant six s ries de chiffres Le gabarit 2 doit tre utilis pour entrer l information bancaire partir d un sp cimen de ch que ayant 5 s ries de chiffres e La lettre de banque doit tre utilis e pour entrer l information bancaire partir d une lettre de la banque 38 4 Tapez les tous les chiffres qui apparaissent sur votre sp cimen de ch que dans les cases du gabarit que vous avez s lectionn Veuillez ne pas taper les tirets m me si le document que vous utilisez pour entrer l information bancaire en contient Lorsqu un tiret est ajout dans le num ro du compte il n est pas ajout dans Banner et l employ ne re oit pas son d p t bancaire 5 Cliquez sur Ok et l information bancaire appara t l cran 6 S lectionnez le type de compte 7 Avez vous envoyer une copie du sp cimen de ch que ou de la lettre de banque aux Ressources humaines Entr e d
15. partir du menu D marrer 2 Tapez votre nom d utilisateur de Banner 3 Tapez votre mot de passe 4 Cliquez sur Connecter 10 5 6 10 11 Cliquez sur Mot de passe de Banner dans l index de droite Tapez le mot de passe ACTUEL dans le champ Mot de passe Oracle z4 Formulaire de modification du mot de e d Oracle GUAPSWD 7 0 BPROD 71 NI utilisateur Oracle LBOUCHAR Mot de passe Oracle Base de donn es ag Tapez le NOUVEAU mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe Tapez le NOUVEAU mot de passe dans le champ V rifier le mot de passe Cliquez sur la disquette pour sauvegarder le nouveau mot de passe Cliquez sur Ok Cliquez sur X de la barre d outils pour quitter Banner Configuration Modification de la langue de pr f rence Il est possible de travailler avec les versions fran aises des formulaires lectroniques veuillez suivre les tapes suivantes pour basculer vers le fran ais ATTENTION vous devez tapez les nombres d cimaux dans le format suivant 99 99 Les nombres d cimaux crits en fran ais utilisent la virgule pour s parer le nombre entier du d cimal 1 Cliquez sur Preferences partir de l index fi uOttawa My Forms I Preferences English Frenn das ee Corrections Q Search E SPAF Hire Language Proxy User Id Proxy must have same Org t SPAF Hir TWP 2 S lectionner la valeur French
16. r gulier PSUO 1820 Admin Sup FC SSUO reg 1820 P Class 14140 Soutien PSUO r gulier 1820 Support SSUO reg 1820 Affiliation syndicale Union Affiliation SSUO SSUO Salaire annuel Annual Salary 81 517 00 Montant par paie Per Pay Amount 2 377 58 Heures par semaine Average Hours 24 50 per Week Classe salariale Salary Grade 11 chelon Salary Step 10 chelle salariale Salary Range Min 66 786 00 Max 86 428 00 P Request approved Requ te approuv by par sms DDINELLE one 09 OCT 14 FOAP Fond Organisation Compte Programme Pourcentage Fund Organization Account Program Percent 1000 151905 63101 1002 100 Outil de recherche Recherche d un formulaire 1 ll est possible de trouver un formulaire qui a t cr approuv ou envoy Banner pour initier la recherche d un formulaire vous devez cliquer sur l ic ne Outil de recherche 4 Outil pes 2 Vous avez acc s tous les formulaires qui ont t cr s approuv s ou envoy s Banner pour toutes les organisations auxquels vous avez acc s par cons quent si vous tes plus d une personne faire la cr ation des formulaires dans la m me unit vous pouvez trouver les formulaires qui ont t cr dans votre s rie d organisations 3 Vous avez acc s plusieurs param tres de s lection pour faire la recherche de vos formulaires tel qu illustr plus bas 55 56 ea Outil de recherche Fi
17. 011 2 Vous devez absolument entrer une adresse permanente canadienne pour la personne que vous embauchez sinon vous recevrez un message d erreur lorsque vous essaierez de sauvegarder le formulaire 3 Si vous obtenez un message vous disant que le code postal n est pas valide veuillez vous assurer que le code postal est le bon en vous rendant sur le site de Poste Canada et que vous avez confirm qu il est correct veuillez entrer l adresse de l Universit mais assurez vous d envoyer un courriel inforh uottawa ca pour leur donner l adresse r elle du candidat afin que les agents d information des Ressources humaines puissent entrer l adresse dans Banner Information concernant l emploi 1 Les employ s pay s par un formulaire Spaf font partie du cycle de paye SM 2 Le num ro de poste doit tre unique poste simple 3 Le statut du poste doit tre actif 4 Le poste doit tre vacant 5 La date de d but de l emploi ne peut pr c der la date de d but du poste 6 Le poste ne doit pas avoir de date de fin 7 La classe d employ s la classe de poste l unit syndicale le suffixe de l emploi sont remplis automatiquement d s que vous entrer le num ro du poste 20 8 9 Emploi Facult Service du Or Che 32 Serv ress humaines Vv kesh 300101 Registrai Facult Service 30 Registraire Vv Date de d but de l emploi 06 10 2014 al Poste 101505 Adjoint scolaire Suffixe de l emploi 00 Titre du poste R
18. 3 Cliquez sur Save 4 Cliquer sur la touche F5 de votre clavier et le syst me bascule automatiquement vers le fran ais 11 Mes formulaires et utilisation des SPAF Mes formulaires Lorsque vous cr ez un formulaire lectronique que vous le sauvegardez sans toutefois le soumettre pour approbation il est conserv dans Mes formulaires Vous pouvez donc l ouvrir et le compl ter et l envoyer pour approbation Mes formulaires 2 item s dans votre corbeille Utilisateur qui Date de a apport le d but de Fri l emploi ernier changement 11 11 2014 03 25 23 PM S Contrat SCFP 2626 Nouveau ST2030 01 09 2014 DDAOUST te 12 31 59 PM e Si vous ouvrez une session de Formulaires EPAF et que vous avez des formulaires qui n ont pas t envoy s pour approbation vous obtiendrez la fen tre Mes formulaires e Si vous tes en train de travailler sur un formulaire et que vous sauvegardez l bauche vous pourrez le retrouver en cliquant sur Mes formulaires a partir de l index de gauche Utilisation du SPAF et les E class P class Le tableau suivant vous indique quelles classes d employ s et de postes peuvent tre utilis es pour r mun rer un employ au moyen du SPAF embauche r gulier 13 14 Cycl Formulai E class Description Dur e Nombres P class et d finition ede re du E class maximale d heures paie du normales contrat SM SPAF 2B Soutien I
19. H Adjointe scolaire Classe d employ s 28 Admin Sup SSUO reg 1820 Classe de postes 14140 Soutien F Unit syndicale SS SSUO No de l affichage J0714 0952 Le num ro du poste de la section Emploi permet galement de remplir galement plusieurs champs de la section R mun ration et vous ne pouvez pas les modifier R mun ration ve 2015 Code du groupe salarial Minimum ch salariale 1T 245 00 Classe salariale NM2 Min 7 Standard ch salariale 196 556 00 chelon salarial Maximum ch salariale 10621 1 00 Salaire annuel 85 000 00 Salaire actuel 85 000 00 sl Moyenne d heures par semaine 35 Taux horaire 46 70 des heures standard 100 00 Montant du paiement 3541 67 EFC 1 000 Salaire brut premi re p riode de paie 321 9 70 Nbre de paiements paran 24 Moyenne d heures par paie 75 83 Le num ro du poste de la section Emploi permet galement de remplir la R partition des centres de couts auquel sera imput le salaire de l employ et vous ne pouvez pas la modifier R partition des centres de co ts FOAP 1000 450003 63121 1700 Pourcentage 100 UNIVERSIT D OTTAWA 21 10 C est l approbateur du formulaire qui doit entrer l organisation de le fiche de pr sence Cr ation de l emploi 1 S lectionner la Facult Service du cr ateur du formulaire lel rs mg du 32 Serv ress humaines Vv Org Fiche de 300101 Reg
20. Nom de famille et pr nom 4 Cliquez sur Obtenir information de l employ Recherche d un employ personne Options Chercher un dossier d employ V ou num ro tudiant LOI ou r Nom de Date de Num ro d assurance Num ro tudiant S lectionner famite Pr nom naissance v0 S lectionner 18 09 1983 221 S lecypner Ducharme Cathy 02 10 1974 S lectnner Ducharme Cathy 05 04 1958 S lectionner S lectionner Ducharme Clermont 12 11 1971 S lectionner 21 10 1962 lectionner Ducharme _ Josette 23 06 1953 lectionner Ducharme Kate 22 04 1963 lectionner 21 03 1972 lectionner Ducharme Mathieu 07 01 1972 lectionner Ducharme Mustapha 04 04 1968 lectionner Ducharme _ Nanette 17 08 1975 mr lectionner Ducharme Olivette 12 10 1979 An ea Obtenir information de l employ L information de l employ appara t l cran Si la citoyennet de l employ s lectionn est autre que Canadien ne veuillez vous assurer de demander le document qui autorise l employ travailler l Universit permis de travail d tudes etc afin de vous assurer que l employ d tient un permis valide pour travailler Vous devez ensuite vous assurer d envoyer une copie du permis de travail aux Ressources humaines afin qu elle puisse tre mise au dossier physique de UNIVERSIT D OTTAWA 27 l employ Information personnelle Nom j Pr
21. Notes concernant l approbation des formulaires 67 Ajout d UN RORY AR ends sre wes Ries EE EE 69 Suppression d UN PIFOXY 5325 unie names ia Donne EOR ARO NERED ENES ie 70 Messages d rFeUP ss sunsenatesenenesvehernoserhenrerhscerhaenrasensssdr s 28 Messages d erreur lors de la cr ation de la personne 73 Messages d erreur dans la section Adresse 74 Messages d erreurs apparaissant dans la section Emploi 74 Messages d erreurs apparaissant dans la section R mun ration 75 Messages d erreur de la section Information Personnelle 76 Message d erreur dans la section Approbations 76 Introduction Introduction 1 Ce guide d utilisateur a t cr dans le but de servir d outils d apprentissage et de r f rence pour les utilisateurs de ce syst me 2 Une version jour du guide en format Abode Acrobat PDF peut tre consult e sur le site Web des Ressources humaines et t l charg e Il suffit de vous rendre l adresse Guides d utilisateur des syst mes RH Paye Le guide se trouve dans la section Documentation 3 Vous tes invit s nous faire part de vos commentaires et questions par courrier lectronique adress a Adresse courriel de Lynne Bouchard Aide
22. OTTAWA 41 Approbation du formulaire L approbateur de la facult ou du service doit s assurer que le formulaire ait t correctement rempli La boite Mes formulaires affiche les formulaires a approuver par cat gorie Cliquez sur le num ro du formulaire a approuver Mes formulaires 8 item s dans votre corbeille Utilisateur qui a Date du apport le dernier dernier changement changement 21 01 2015 09 52 59 AM 24 02 2015 11 01 10 AM Chambers 22 01 2015 Stuart 07 32 59 AM 06 11 2014 09 48 59 AM Sidorovskaya 05 03 2015 138583 Nouveau Sidor ST1029 01 09 2013 CHICODES 11 00 26 AM Durocher 21 04 2015 138633 Nouveau Lynne ST1033 01 05 2015 CHICODES 02 39 56 PM 42 V rification des donn es biographiques et d mographiques L approbateur de la facult ou du service concern doit v rifier si tous les champs du formulaire ont t correctement remplis Si des corrections doivent tre apport es au formulaire il doit le retourner au demandeur 1 R viser les donn es de la section Information Personnelle Information personnelle Nom de famille munies Pr nom Jonathan Second pr nom Pr fixe Date de naissance mii 11 Sexe Homme v Langue de correspondance Anglais VY Etat matrimonial Mari e v Num ro tudiant UO Citoyennet Canadien ne V 2 R viser les donn es des sections Adresse et T l phone seulement s il s agit d un nouvel employ de l Universit Adresse permane
23. Universit d Ottawa University of Ottawa Formulaire Spat Ressources humaines 613 562 5832 inforh uOttawa ca www rh uOttawa ca wi uOttawa Avis de non responsabilit Ce document comporte des renseignements g n raux fournis seulement a titre d information et peut tre modifi sans pr avis Il ne remplace aucunement les dispositions des conventions collectives ni les r glements proc dures et m thodes de l Universit qui ont pr s ance en tout temps tout comme les interpr tations qui en d coulent Pour toute alternative en mati re d accessibilit veuillez communiquer avec les Ressources humaines L utilisation du masculin vise uniquement all ger le texte Pour de plus amples renseignements Ressources humaines 550 rue Cumberland Pi ce 019 KIN 6N5 T l 613 562 5832 T l c 613 562 5206 inforh uOttawa ca Ressources humaines Universit d Ottawa Version 1 0 2649 Table des mati res IMFOduciiON si sssssceneeleaseiiensenesstdesninesca sessions eeteiedieutes el ITROGDUCHON E E E E E A E alee Adan dda auee TE 5 AdE seei are nies EEEE E AEE E EEEE E EEE EE E E EE 5 Connection aux formulaires EPAF sssssssscsesscsessocesessessssesesessssssessesesss Information sur la connexion au Formulaires RH PAYE 7 Connexion au formulaires RA Payes rss ss tesatiehieemilenesesterdenel etes 8 Message d erreur lors de l ouverture de la session du EPAF
24. adresse contenant le num ro civique de l adresse que vous devez entrer Taper le Num ro civique UNIVERSIT D OTTAWA 31 10 11 12 O D Guide intelligent d adresse Num ro Nom de rue BLACKLEAF Type de rue DR ville Province Code postal K2J0E9 Pays Canada Date effectile 20 11 2012 E Facultatif Taper le num ro d appartement Facultatif Modifier la date effective de l adresse Banner ins re la date courante puisqu il faut toujours indiquer la date partir de laquelle l adresse est valide Si la date doit tre modifi e cliquez sur le pictogramme du calendrier Cliquer sur Appliquer adresse Facultatif Taper le Code r gional du num ro de t l phone Facultatif Taper le Num ro de t l phone dans le format 9999999 Facultatif Taper le Poste t l phonique 32 Information sur la r mun ration du Spaf La section R mun ration dur formulaire SPAF donne l information salariale de l employ T L chelle salariale est bas e sur le nombre d heures du poste Par exemple si le poste est de 40 heures semaine l chelle salariale l est aussi Par cons quent le Salaire annuel doit toujours tre calcul sur l chelle salariale Si l employ travaille un nombre d heures diff rent par rapport au poste son salaire r el est ajust et affich dans le champ Salaire actuel Le syst me ne permet pas d embaucher un employ dont la Moyenne
25. d InfoWeb tout en majuscules Exemple 100010568 E10568 Votre Mot de passe qui est le m me que celui d InfoWeb tout en majuscules X 2 Tapez votre nom d utilisateur 3 Tapez votre mot de passe 4 Cliquez sur Connexion Login 5 Cliquez sur un des items parmis les choix suivants Tous les formulaires lectroniques sont accessibles en se connectant au Formulaire EPAF P3C Feuille de temps P3D Payes Multiples LTE Feuilles de temps en retard LR Redistribution Salariale Corrections Corrections Paye ou Corrections RH S Contrat SCFP 2626 Formulaire S TP Enseignement temp partiel Formulaire TP B Bourse ou Bourse de recherche UC Cliniciens non pay s S Rapports Tp Rapports UNIVERSIT D OTTAWA Solde accumul 4 B Rapports Embauche APTPUO SGEUO APTPUO Embauche CUPE 2626 SGEUO CUPE SPAF Embauche R gulier Message d erreur lors de l ouverture de la session du EPAF Si vous recevez le message Le nom d utilisateur et ou le mot de passe ne sont pas valides apr s avoir tap votre nom d utilisateur et votre mot de passe et que vous savez A Erreur Error Le nom d utilisateur et ou le mot de passe ne sont pas valides Could not login with the username and password provided ox Veuillez vous r f rer la section Modification du mot de passe pour vous aider dans cette t che Modification du mot de passe 1 Cliquez sur Application Banner
26. d heures par semaine est plus lev e que celle de la classe d employ La Moyenne d heures par semaine peut tre inf rieure celle de la classe d employ mais ne peut pas tre sup rieure et si cela se produisait il faudrait remplir un formulaire Spaf en format PDF ou faire reclassifier le poste Le syst me calcule le Salaire actuel en utilisant les donn es que vous avez entr es dans les champs Salaire annuel et Moyenne d heures par semaine Si la Moyenne d heures par semaines est inf rieure celle de la classe d employ le syst me ajustera le Salaire actuel en se basant sur le nombre d heures que vous avez entr UNIVERSIT D OTTAWA 33 Classe d employ s 2G Admin Sup Non Union reg 2080 classe de postes 141 synd r g NC Unit syndicale NO None No de l affichage R mun ration Code du groupe salarial 2015 Minimum ch salariale 50 762 00 Classe salariale NC4 Min 50 7695 Max 66 V Standard ch salariale 60 192 00 chelon salarial v Maximum ch salariale 66 211 003 Salaire annuel Taux horaire Movenne d heures par semaine des heures standard Montant du paiement ETC 0 875 Salaire brut premi re 2 734 36 p riode de paie Nbre de paiements par an 27 Moyenne d heures par paie 3 Le salaire que vous entrez dans le champ Salaire annuel est valid avec l chelle salariale du poste Certains r gles de validation vont permettre que le salaire soi
27. employ a manqu un ou plusieurs paiement et si c est le cas prend les mesures n cessaires pour faire payer les montants r troactifs Le Secteur des avantages sociaux doit donner l approbation finale au formulaire pour compl ter le processus du Spaf embauche r gulier Courriels automatis s Une fois que le formulaire a re u toutes les approbations n cessaires le syst me envoie des courriels automatis s au secteurs suivants 1 Service de Planification financi re 2 Secteur service conseils RH 3 Secteur de la pension RH 4 Secteur des avantages sociaux Cr ation d un Spaf d embauche r gulier Cliquer sur SPAF Embauche et Corrections ea ns Mes formulaires Q Outil de recherche TES spar Embauche UNIVERSIT D OTTAWA 25 Recherche d un dossier d employ 1 Cliquez sur Chercher un dossier d employ 2 S lectionnez l option Chercher un dossier d employ 3 ag Note Le syst me permet de trouver un employ en tapant les neufs chiffres de son num ro d employ son num ro d tudiant ou son nom complet Nom de famille et Pr nom Recherche d un employ personne Options Chercher un dossier d employ V Num ro d employ ou Num ro tudiant UO ou pr nom id Obtenir information de l employ S lectionner le crit re de recherche et taper l un des choix suivants Num ro d employ ou Num ro d tudiant ou
28. es avantages sociaux Il est n cessaire de d finir les renseignements sur les avantages sociaux de l employ embauch 1 S lectionner la Cat gorie d avant sociaux Avantages sociaux Cat gorie d avant Nombre de mois sociaux SA Reg SSUO probation e Date de d but probation 06 10 2014 Date de fin probation 06 04 2015 T S4 Reg Supp SSUO Pro Serie hth 1 Reg Supp SS Eligible aux avant Ou g Eligible au r gime de Oui V sociaux retraite Date d ligibilit aux 06 10 2014 Date d ligibilit au r gime 55 655 avant sociaux ter de retraite HS ET Date d ligibilit aux 07 04 2015 cong s ILD 2 Taper le nombre de mois probation Le nombre de mois de probation pouvant tre entr est 6 ou 12 mois Veuillez consulter la tableau suivant pour d terminer le nombre de mois qui doit tre entr UNIVERSIT D OTTAWA 39 Nombre de mois de probation Type d embauche 6 Employ r gulier appartenant SSUO 6 Employ r gulier appartenant a PIPS 6 Employ r gulier non syndiqu dont la classe salariale est de niveau NC 12 Employ r gulier non syndiqu dont la classe salariale est de niveau NM 3 S lectionner la Cat gorie de cong l embauche La cat gorie de cong sert a d finir entre autres a quel type de cong l employ a droit Un employ membre de SSUO devient ligible au cong d invalidit long terme une fois sa p
29. formulaires lectroniques ainsi que l ajout ou la suppression du proxy lorsque l approbateur doit s absenter Notes concernant l approbation des formulaires 1 Le statut du formulaire qui vous permet de voir quelle tape est rendue le formulaire Le statut Approuv informe l utilisateur que le formulaire a t approuv Lorsque le formulaire est approuv par tous les niveaux d approbation l information est ensuite envoy e Banner lors de l ex cution d un processus automatis Lorsque le formulaire a t trait avec succ s dans Banner le statut est chang Compl t 2 Lorsque vous vous avez des formulaires approuver ils sont automatiquement envoy s dans Mes formulaires et c est la fen tre ci apr s qui appara t d s que vous ouvrez une session de EPAF titre d approbateur Cliquez sur le num ro du formulaire dans la liste des formulaires qui vous apparaissent lorsque vous ouvrez une session du Epaf 67 68 Mes formulaires 8 item s dans votre corbeille Utilisateur qui a Date du apport le dernier dernier changement 21 01 2015 09 52 59 AM 24 02 2015 11 01 10 AM 22 01 2015 07 32 59 AM 04 03 2015 S Contrat SCFP 2626 06 11 2014 Nouveau Nicklin Sean ST2034 01 01 2015 CHICODES 09 48 59 AM Sidorovskaya NN Durocher TTL 138633 lt Lynne ST1033 01 05 2015 CHICODES 03 39 56 PM Le formulaire approuver appara t l cran r viser chaque section du formulaire S
30. he et de distribution ag Note Si la facult du cr ateur est diff rente de la facult de l approbateur il faut entrer des orgs appartenant la facult du cr ateur du formulaire 2 Message d erreur L utilisateur n a pas acc s l organisation de distribution ag Note Si la facult du cr ateur est diff rente de la facult de l approbateur il faut entrer des orgs appartenant la facult du cr ateur du formulaire Message d erreur dans la section Approbations 1 Message d erreur Un approbateur est requis Note Veuillez s lectionner l approbateur du formulaire dans la section Approbations
31. i des corrections doivent tre faites vous devez retourner le formulaire au cr ateur Il y a quatre op rations possibles lorsque vous approuver un formulaire Approuver et aller au prochain formulaire Rejeter cette demande e Approuver vous permet d approuver le formulaire de l imprimer au besoin et de passer au prochain formulaire approuver e Appprouver et aller au prochain formulaire vous permet d approuver et si vous n avez pas besoin d imprimer le formulaire vous passer directement au formulaire suivant approuver UNIVERSIT D OTTAWA 69 e Retourner au demandeur vous permet de retourner le formulaire au cr ateur afin qu il puisse puisse y faire des corrections Vous pouvez ajouter un commentaire avant de retourner le formulaire pour correction afin que le cr ateur puisse savoir la raison du retour du formulaire Vous n avez qu taper le commentaire dans la bo te r serv e cet effet et appuyer sur Add Comment e Rejeter cette demande vous permet de rejeter le formulaire Le formulaire ne sera plus modifiable par le cr ateur Ajout d un proxy Si vous devez vous absenter du bureau vous avez la possibilit d ajouter un proxy En ajoutant un proxy vous permettez qu une autre personne puisse approuver les formulaires lectroniques en votre nom 1 Cliquez sur Pr f rences partir de l index de gauche 2 Tapez le Nom d utilisateur dans le champ Nom d utilisateur du Proxy et cliquez s
32. iltre pour les formulaires P3C Org de la feuille de temps Ann e calendrier Num ro de paie inline Appliquer les filtres R initialiser les filtres Types de formulaire amp 4 gt D Nombre de requ tes par page 3 Cliquez sur Appliquer les filtres 4 Cliquez sur le Num ro du formulaire UNIVERSIT D OTTAWA 65 Recherche d un formulaire par la date de d but d emploi On peut trouver les formulaires qui ont t cr s en sp cifiant une p riode durant laquelle l employ a t r mun r 1 Cliquez sur Outil de recherche partir de l index de droite 2 Tapezle d but de la p riode durant laquel l employ a travaill dans le champ Date d emploi entre et tapez la date de fin de la p riode dans le champ et Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Types de formulaire Num ro de formulaire Num ro d employ Nom Lo Pr nom Approbateur Id Demandeur Id Banner OoOo _4 ares Poste Date d emploi entre al et Filtre pour les formulaires P3C Org de la feuille de temps Ann e calendrier Num ro de paie PT Appliquer les filtres R initialiser les filtres Types de formulaire amp 4 gt D Nombre de requ tes par page 3 Cliquez sur Appliquer les filtres 66 4 Cliquez sur le Num ro du formulaire Approbateur Section de l approbateur Les prochaines sections du guide traitent des approbations des
33. istrai reateur presence Facult Service 30 Registraire Vv Date de d but de l emploi 06 10 2014 al Poste 101505 Adjoint scolaire Suffixe de l emploi 00 Titre du poste RH Adjointe scolaire Classe d employ s 2B Admin Sup SSUO reg 1820 Classe de postes 14140 Soutien F Unit syndicale SS SSUO No de l affichage J0714 0952 2 S lectionner la Facult Service de l approbateur du formulaire 3 Taper la Date de d but de l emploi 4 Taper le num ro du Poste Le titre du poste de Banner appara t d s que entrer le num ro du poste 5 Taper le titre du poste RH Le titre du poste RH est le titre du poste qu on retrouve dans le syst me DEP Ce titre doit tre tap dans la langue de correspondance de la personne embauch e Ce titre apparaitra dans la version PDF du formulaire E SPAF embauche r gulier 6 Taper le No de l affichage Le No de l affichage correspond au num ro de poste Job D de Njoyn SPAF embauche d un employ r gulier Processus du formulaire Spaf embauche r gulier Le processus du formulaire Spaf embauche r gulier contient plusieurs tapes qui sont faites par le cr ateur du formulaire RH ou g n raliste RH l approbateur au niveau de la Facult ou Service et le Service de la paye Nom de l tape Description Cr ation du formulaire Spaf embauche r gulier L agente RH ou le g n raliste RH cr e le formulaire Spaf embauche r gulier Approbation par la
34. la section R mun ration e Echelon salarial e Salaire annuel Moyenne d heures par semaine ag Note Le num ro de poste que vous avez entr n appartient aux classes d employ s qui peuvent tre utilis s pour le formulaire Spaf embauche r gulier Ve uillez entrer un num ro de poste appartenant aux classes d employ s suivantes 2B 2C 2D 2E 2Fet 2G 2 Message d erreur Le statut du poste n est pas actif ag Note Le num ro du poste que vous avez entr a un statut inactif Veullez entrer un num ro de poste dont le statut est actif 3 Message d erreur Vous devez utiliser un poste simple pour ce formulaire ag Note Le formulaire Spaf embauche r gulier ne peut pas tre utilis pour embauch un employ dans un poste regroup vous devez entrer un num ro de poste simple r gulier 4 Message d erreur Le poste n est pas actif entre les dates de d but et de fin qui ont t entr es ag Note La date de l emploi ne peut tre inf rieure la date de d but du poste et la date de d but de l emploi ne peut tre sup rieure la date de fin du poste Veuillez entrer une date de d but d emploi valide ou communiquer avec le secteur de Planification financi re pour obtenir plus de renseignements sur le poste 76 Messages d erreur de la section Information Personnelle 1 Message d erreur L utilisateur n a pas acc s l organisation d attache Vous n avez pas acc s aux orgs d attac
35. loy dont le statut n est pas actif ou pour qui il manque une des informations suivantes dans Banner cioyennet date de naissance sexe langue de pr f rence N A S Vous devez remplir un formulaire Correction RH pour r activer un employ Veuillez vous r f rer au manuel d utilisateur de Correction RH pour conna tre la proc dure qui permet de r activer un employ 4 Si vous cr ez un formulaire lectronique pour une p riode de paye ferm e des processus informatiques seront lanc s pour permettre le paiement des payes manqu es 17 18 L employ recevra un bordereau de paye par p riode de paye manqu e Si l tudiant que vous embauchez n a pas de num ro d assurance sociale elle doit s en procurer un apr s de Services Canada Veuillez consulter la page tudiants trangers et num ro d assurance sociale pour plus de d tails ce sujet Si le candidat s lectionn est un d tenteur de permis de travail veuillez plut t vous r f rer la page Travailler au Canada afin de d terminer si vous pouvez l embaucher Information sur la cr ation de la personne Si le candidat n a pas de num ro d employ il est n cessaire d entrer les informations biographiques dans le formulaire afin qu un num ro d employ soit cr dans Banner J Le num ro d assurance sociale est valid s il n est pas valide vous recevrez un message d erreur Le num ro d assurance n est pas valide Certains for
36. ltre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Types de formulaire Num ro de formulaire Num ro d employ oOo o g Nom Pr nom Demandeur Id Banner O eae id Poste Date d emploi entre E et Filtre pour les formulaires P3C Org de la feuille de temps Ann e calendrier Num ro de paie TT Appliquer les filtres R initialiser les filtres Types de formulaire amp 4 gt D Nombre de requ tes par page Vous pouvez combiner les diff rents param tres de s lection pour faire un recherche plus pouss e Par exemple si vous voulez obtenir tous les formulaires TP qui ont t faits pour un employ sp cifique s lectionnez le type de formulaire TP et de taper le num ro de l employ recherch dans le champ Num ro d employ UNIVERSIT D OTTAWA 57 Qa Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Types de formulaire Num ro de formulaire Num ro d employ Nom i C Demandeur Id Banner Approbateur Id Banner 5 C est le Statut du formulaire qui vous indique quel stade est rendu votre formulaire 6 Vous devez cliquer sur le Num ro du formulaire pour l ouvrir Num ro de FRERES en Type Statut Employ P3D Nouveau Lefebvre Helene Envoy En attente 141107 Pao d approbation Cardin Val rie 140879 P3D Compl t Boucher Aur lie 140878 P3D Compl t Blair Stephen Envoy En attente
37. menc travailler dans les champs Date d emploi entre et et ea Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Payes multiples Vv Types de formulaire P3D Payes multiples W Num ro de formulaire num ro demio Nom Prom Demandeur Id Banne Approbateur Id Banner UNIVERSIT D OTTAWA 61 Recherche d un formulaire par le num ro d employ 1 Cliquez sur Outil de recherche partir de l index de droite ea Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Types de formulaire Num ro de formulaire Num ro d employ Nom D pr nom Approbateur Id Demandeur Id Banner Bane Poste Date d emploi entre al et Filtre pour les formulaires P3C Org de la feuille de temps Ann e calendrier Num ro de paie Lali Appliquer les filtres R initialiser les filtres Types de formulaire amp 4 gt D Nombre de requ tes par page 2 Tapez le Num ro d employ 3 Cliquez sur Appliquer les filtres 4 Cliquez sur le Num ro du formulaire 62 Recherche d un formulaire par le nom de l employ La recherche d un formulaire par le nom de l employ fonctionne uniquement dans le cas o l employ a d j un num ro d employ 1 Cliquez sur Outil de recherche partir de l index de droite 2 Tapezle Nom de famille Le nom de famille commence par une lettre majuscule et les autres lettres d
38. mulaires B UC vous permettent de taper un num ro d assurance sociale compos de neuf z ros lorsque le d tenteur de la bourse ne veut pas activer les retenues la source pour l imp t Vous devez vous assurez de taper le nom et le pr nom du candidat en utilisant les caract res fran ais ainsi que des lettres majuscules et minuscules Assurez vous de toujours valider le code postal de la personne afin que l adresse que le candidat a entr e soit correcte peu importe si celle ci avait d j t entr e dans une demande d emploi de SGEUO Les Ressources humaines utilise l adresse entr e dans le formulaire pour envoyer la lettre contenant l adresse courriel et le mot de passe initial du candidat C est aussi a cette adresse que le Service de la paye envoie les formulaires T4 T4A Il est tr s courant qu un candidat tape un code postal incorrect d o l importance de valider le code postal Information relative l entr e de l adresse et du num ro de t l phone 1 Si le candidat a un num ro d employ son adresse appara t dans le formulaire et vous ne pouvez pas la modifier Si toutefois le candidat n a pas de no d employ vous devez entrer son adresse l aide du Guide intelligent d adresse UNIVERSIT D OTTAWA 19 Adresse permanente Initialiser guide intelligent d adresse x Adresse 131 Amherst RU Ville Gatineau Province QC Code postal J 8 Y2 K2 Pays Canada Date effective 18 10 2
39. nd termi 35 14140 Soutien PSUO embauch r gulier n e r gulier 1820 e r gulier PSUO 1820 SM SPAF 2C Soutien Ind termi 40 14240 Soutien PSUO embauch r gulier n e r gulier 2080 e r gulier PSUO 2080 SM SPAF 2D Soutien Ind termi 36 25 14330 Soutien PSUO embauch r gulier n e r gulier 1885 e r gulier PSUO 1885 SM SPAF 2E Soutien Ind termi 35 14440 Soutien IPFPC embauch r gulier n e r gulier 1820 e r gulier IPFPC 1820 SM SPAF 2F Soutien Ind termi 35 14151 Conf non synd r g embauch r gulier non n e NC 1820 e r gulier synd 1820 SM SPAF 2F Soutien Ind termi 35 14152 Gest non synd r g embauch r gulier non n e NM 1820 e r gulier synd 1820 SM SPAF 2G Soutien Ind termi 40 14251 Conf non synd r g embauch r gulier non n e NC 2080 e r gulier synd 2080 Le formulaire E spaf r gulier ne permet pas d embaucher un employ retrait Si cette situation survient elle doit tre trait au moyen d un formulaire Spaf version PDF Le formulaire Spaf et l embauche de travailleurs trangers 1 Le formulaire Spaf embauche r gulier permet d embaucher un employ de citoyennet canadienne ou un r sident permanent 2 Le formulaire Spaf embauche r gulier ne permet pas d embaucher un travailleur tranger dans un poste r gulier UNIVERSIT D OTTAWA 15 3 Le num ro d assurance sociale d un travailleur tranger commence toujours par un 9 et ce
40. nom Second pr nom Pr fixe Date de naissance 02 07 1987 Sexe Femme L Num ro tudiant UO 6 Ne s applique pas aux formulaires CORRECTION PAYE et CORRECTION RH Si la personne que vous embauchez n a pas de num ro d employ cliquez sur Cr er un dossier d employ Recherche d un employ personne Options S lectionner S lectionner Ag ne ET UNI C 31ET Q EITIPIOVE j Chercher un dossier d employ Cr ation de la personne 1 Tapez le Nom de famille du candidat en lettres minuscules majuscules et assurez vous que les caract res fran ais y apparaissent Recherche d un employ personne Options Cr er un dossier d employ Information requise Nom Marquis Pr nom Genevi ve Num ro d assurance sociale 12541 87852 Date de naissance JJ MM AAAA 518 1 989 Sexe Femme CT Caen 2 Tapezle Pr nom du candidat en lettres minuscules majuscules et assurez que les caract res fran ais y apparaissent 3 Tapez le Num ro d assurance sociale sans espace ni tiret 4 Tapez la Date de naissance dans le format JJ MM AAAA 5 S lectionnez le Sexe du candidat 6 Cliquez sur Obtenir information de l employ UNIVERSIT D OTTAWA 29 Cr ation de la personne suite 1 Facultatif Tapez un Second pr nom Information personnelle Nom Kim Pr nom Seyoung Second pr nom _ pr
41. nte T l phone Adresse 30 Hope ST Code r gional 1613 Ville Almonte Num ro 1695 3992 Province ON Code postal KOA1A0 Pays Canada YV Date effective 31 08 2010 UNIVERSIT D OTTAWA 43 Ajout de l organisation de la fiche de pr sence Tapez les deux premiers chiffres de l Org de fiche de pr sence de la section Emploi Emploi Facult Service du Cr ateur Org Fiche de pr sence 150101 Facult de m Facult Service Date de d but de l emploi Poste Suffixe de l emploi Titre du poste RH Ajointe administrative du x Classe d employ s Classe de postes 14140 Soutien PSUC Unit syndicale No de l affichage 14149 Soutien PSUC E R mun ration Code du groupe salarial Minimum ch salariale Classe salariale Standard ch salariale chelon salarial Maximum ch salariale Salaire annuel Salaire actuel Moyenne d heures par semaine Taux horaire des heures standard Montant du paiement ETC Salaire brut Nbre de paiements par an PRE NS Moyenne d heures par paie 44 V rification de la R partition des centres de co ts R viser les donn es de la section R partition des centres de co ts R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentage PE TE Ajout ou modification des organisations d attache et distribution 1 Tapez l Org d attache si celui qui appara t doit tre modifi UNIVERSIT D OTTAWA 45 2 Taper l Org de distribution si celui qui appara t doit
42. o Suzanne Bellefeuille CCS Cc Subject Employee now eligible for benefits e SPAF 150630 d Employ Employee Nom Name Langue de pr f rence Language i Preference eae Rae 7 SPAF Emploi initial r gulier SPAF ssmsnsisonet Initial Employment Regular ECLS 2B Soutien r gulier PSUO 1820 Admin n Sup SSUO reg 1820 BCAT SA Reg SSUO Reg SSUO Affiliation syndicale Union Affiliation SSUO SSUO Date d admissibilit Benefits Eligibility Date 14 APR 2014 Admissible a la pension Eligible to Oui Yes Pension Date d admissibilit pr vue Pension Eligibility Date 14 APR 2014 Salaire annuel Annual Salary 81 517 00 Salaire actuel Actual Salary 57 061 90 ETC FTE 700 Date de d but de probation Probation Start Date PERES Date de fin de probation Probation End Date 14 OCT 2014 Agent d administration Approver Diane Dinelle Courriel envoy au Secteur service conseils l illustration qui suit est un exemple du courriel qui est envoy au Secteur services conseils 52 UOHRFORM lt ccscs uottawa ca gt Suzanne Bellefeuille CCS Subject Sent Thu 09 10 2014 1 4 e SPAF 150630 envoy par Dominique Plante pour Patricia McNamee La SPAF 150630 a t envoy e a l tape BATCH par Dominique Plante pour la dotation du poste 100516 Professional Assistant concours J0123 4567 Formulaire Form SPAF Emploi initial r gulier SPAF
43. oivent tre minuscules N oubliez pas d inclure les caract res fran ais a etc 3 Tapezle Pr nom Le pr nom commence par une lettre majuscule et les autres lettres doivent tre minuscules N oubliez pas d inclure les caract res fran ais etc 4 Cliquez sur Appliquer les filtres 5 Cliquez sur le Num ro du formulaire Recherche d un formulaire par son num ro 1 Cliquez sur l Outil de recherche 2 Tapezle num ro du formulaire dans le champ Num ro de formulaire 3 Cliquez sur Appliquer les filtres 4 Cliquez sur le Num ro du formulaire UNIVERSIT D OTTAWA 63 Recherche d un formulaire par le compte d utilisateur 1 Cliquez sur Outil de recherche 2 Tapez le code d utlisateur de Banner EN LETTRES MAJUSCULES dans le champ Demandeur Id Banner ou Approbateur Id Banner selon le cas 3 Cliquez sur Appliquer les filtres 4 Cliquez sur le Num ro du formulaire Recherche d un formulaire par le num ro du poste On peut trouver les formulaires qui ont t cr s pour un num ro de poste sp cifique 1 Cliquez sur Outil de recherche partir de l index de droite 64 2 Tapez le num ro du poste dans le champ Poste ea Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Types de formulaire Num ro de formulaire Num ro d employ a Nom Pr nom Demandeur Id Banner O ci id Poste Date d emploi entre E et F
44. riode de probation termin e et qu il est comfirm dans son poste par cons quent la cat gorie de cong l embauche diff re de la cat gorie apr s la probation 4 S lectionner la Cat gorie de cong apr s probation L employ membre de SSUO devient ligible au cong d invalidit long terme apr s qu il a termin sa probation et qu il a t confirm dans le poste Il est donc n cessaire que sa cat gorie de cong soit modifi e pour le refl ter Ajout d un commentaire 1 Tapez le commentaire Commentaires Taper un commentaire ici 40 2 Cliquez sur Ajouter le commentaire pour sauvegarder le commentaire Sauvegarde envoi ou annulation du formulaire 1 Cliquez sur Sauvegarder bauche si vous d sirez garder le formulaire avant de l envoyer pour approbation Approbations Prochain approbateur Pierre Lapointe La requ te n a pas t approuv e Cr par HRTRAINO2 Cr le 19 Derni re mise jour par HRTRAIN11 Derni re mise jour le 20 Sauvegarder bauche 2 Ne s applique pas aux formulaires de Corrections Paye ou Corrections RH S lectionnez le nom de l approbateur dans la liste en cliquant sur Prochain Approbateur 3 Cliquez sur Sauvegarder et soumettre lorsque vous avez compl t le formulaire et que vous tes pr t l envoyer pour approbation 4 Cliquez sur Annuler pour supprimer un formulaire que vous avez commenc UNIVERSIT D
45. sessuseesnaehenmenanseaarmenneesaneuneius 25 Cr ation d lab rsonmne 222 1e aus cadeau mecs as con san iees 28 Creation de la personne SUite 22425 neue ee daimeneuunniheldeedsimeuheeae dde di 29 Entr e de l adresse et du num ro de t l phone 29 Information sur la r mun ration du Spaf 32 Creation de la r mun ration 124 ieumiemehiuaeneecedeneomerideneeceneedeneu 34 Entree de l information de l employ scc c0cieewevsieaewseeeeaveewadetadbived ben bebetawda 35 Entr e de l information bancaire 244422228 37 Entr e des avantages SOCIAL icc uvre nas he dde ne dans Paie nas rose le 38 Ajout AUG COMMENT ES Lane remaniement ere ns 39 Sauvegarde envoi ou annulation du formulaire 40 Approbation du formulaire ete monede teur cocielieuent 41 V rification des donn es biographiques et d mographiques 42 Ajout de l organisation de la fiche de pr sence 43 V rification de la R partition des centres de co ts 44 Ajout ou modification des organisations d attache et distribution 44 V rification ou ajout dans la section Commentaires sv rmseseseenhs red nnee 45 S lection de l option d approbation
46. t plus lev que le maximum de l chelle salariale du poste Dans le cas o le salaire est plus lev que le standard ou le maximum de l chelle vous obtiendrez un message d avertissement 4 Le nombre d heures par semaine doit tre plus grand ou gal 15 5 Le nombre d heures par paie ne doit pas d passer le nombre d heures par paie de la classe d employ 6 Le syst me ne vous permet pas d entrer une date de d but d emploi ant rieure la date effective du poste 7 L chelle salariale du poste ne doit pas tre XX Si le formulaire affiche XX dans le champ chelle salariale vous obtiendrez un message d erreur 34 Creation de la r mun ration La section R mun ration affiche l information salariale du poste La valeur de la majorit des champs de cette section d pendent directement du num ro de poste entr dans la section Emploi et vous ne pouvez pas les modifi s 1 SSUO seulement S lectionner l chelon salarial R mun ration Code du groupe salarial 2015 Minimum ch salariale 77 319 00 Classe salariale 13 Min 77 3 V Standard ch salariale 96 647 00 Echelon salarial w Maximum ch salariale 106 312 00 Salaire annuel 77 319 00 3 Salaire actuel 77 319 00 Moyenne d heures par semaine Taux horaire 42 48 des heures standard 100 00 Montant du paiement 3 221 63 ETC 1 000 Salaire hrut premi re 2 050 12 Nbre de paiements par an 24 ie us Moyenne d heures par paie 75 83 L
47. th ses Messages d erreurs apparaissant dans la section Emploi 1 Message d erreur Le code E Class n est pas valide pour ce genre de formulaire ag Note Le num ro de poste que vous avez entr n appartient aux classes d employ s qui peuvent tre utilis s pour le formulaire Spaf embauche r gulier Ve uillez entrer un num ro de poste appartenant aux classes d employ s suivantes 2B 2C 2D 2E 2F et 2G Message d erreur Le statut du poste n est pas actif ag Note Le num ro du poste que vous avez entr a un statut inactif Veullez entrer un num ro de poste dont le statut est actif Message d erreur Vous devez utiliser un poste simple pour ce formulaire af Note Le formulaire Spaf embauche r gulier ne peut pas tre utilis pour embauch un employ dans un poste regroup vous devez entrer un num ro de poste simple r gulier Message d erreur Le poste n est pas actif entre les dates de d but et de fin qui ont t entr es UNIVERSIT D OTTAWA 75 sg Note La date de l emploi ne peut tre inf rieure la date de d but du poste et la date de d but de l emploi ne peut tre sup rieure la date de fin du poste Veuillez entrer une date de d but d emploi valide ou communiquer avec le secteur de Planification financi re pour obtenir plus de renseignements sur le poste Messages d erreurs apparaissant dans la section R mun ration 1 Message d erreur Champ manquant dans
48. tre modifi Information de l employ Donn es actuelles Num ro d employ G n r Classe d employ s Org d attache Org de distribution Premier jour de travail Date de recrutement actuel Date de service ajust Cat gorie d avant sociaux Cat gorie de cong s Nouvelles donn es Classe d employ s 2B Org d attache 150101 Org de distribution Premier jour de travail 17 10 2014 Date de recrutement actuel 17 10 2014 Date de service ajust 17 10 2014 V rification ou ajout dans la section Commentaires 1 Lire le commentaire r dig par le cr ateur du formulaire 46 2 Optionnel Ajouter un commentaire dans la bo te section Commentaires Commentaires Commentaire oe d utilisa Junior Technician Total of 14hrs 11wks x 35hw 35hrs Feb 17 stat 7hrs 441hrs 18 72 hr 18 00 4 8255 52 total contract Spvr Ajoy Basak 3 Cliquer sur Ajouter le commentaire si vous avez tap dans la bo te intitul e Commentaires S lection de l option d approbation Veuillez s lectionner une des quatres options suivantes Approbations Cr le 25 06 2014 10 39 50 par MLABELL Derni re mise jour le 25 06 2014 10 44 16 par MLABELL Prochain approbateur Louise Boisvert Alexandre Gagnon J v 1 Approuver 2 Appprouver et aller au prochain formulaire 3 Retourner au demandeur 4 Rejeter cette demande UNIVERSIT D OTTAWA 47 Approbation du secteur
49. uement par les valeurs entr es dans les sections pr c dentes du formulaire mais vous pouvez les modifier Les champs Org d attache et de distribution sont entr s par l approbateur du formulaire au moment de l approbation 1 Cliquer sur l ic ne Sauvegarder bauche de la section Information de l employ Information de l employ Donn es actuelles Nouvelles donn es Num ro d employ 100219396 Classe d employ s 3A tudiants SCFP Classe d employ s Org d attache 121601 Org d attache Org de distribution 121601 Org de distribution ss Premier jour de travail 27 02 2012 Premier jour de travail Date de recrutement actuel 27 02 2012 Date de recrutement actuel 20 02 2015 Date de service ajust 27 02 2012 Date de service ajust Cat gorie d avant sociaux CA SCFP 2626 Cat gorie de cong s OT Autres groupes Le syst me affiche l information actuelle dans la section Donn es actuelles Vous devez r viser et modifier au besoin les informations de la section Nouvelles donn es 2 R viser et modifier au besoin la date du Premier jour de travail 3 R viser et modifier au besoin la Date de recrutement actuel 4 R viser et modifier au besoin la Date de service ajust UNIVERSIT D OTTAWA 37 Entr e de l information bancaire 1 Cliquez sur l ic ne Ouvrir guide intelligent de la banque Ouvrir quide intelligent de la banque Type de compte Non disponible v Num ro d acheminement de
50. ur Sauvegarder Formulaires lectroniques RH u Ottawa a HR Pay Electronic Forms a Mes formulaires _ I Pr f rences at Corrections Te Q Outil de recherche Nom d utilisateur du Proxy AGAGNO3 Alexandre Gagnon ss WA TP Rapports Le Proxy doit avoir la m me s curit dans Banner pour les organisations T remplac par le compte Banner 4 Embauche APTPUO Embauche CUPE 2626 es Pr f rences Suppression d un proxy Vous pouvez enlever le code de l utilisateur de votre proxy 1 Cliquez sur Pr ferences partir de l index de gauche UNIVERSIT D OTTAWA 71 2 Effacez le code d utilisateur de Banner qui appara t dans le champ Nom d utilisateur du Proxy et cliquez sur Sauvegarder He 42 Pr f rences Langue Francais Nom d utilisateur du Proxy Sauvegarder Louise Boisvert Messages d erreur Messages d erreur lors de la cr ation de la personne Tous les messages d erreur de la section Information personnelle auront toujours le premier message suivant Champs invalides pour le dossier de la personne Le champ qui contient l erreur appara t sous le message ci haut mention 1 Message d erreur L ge de l employ ne peut pas tre plus de 100 ans ag Note Pour r soudre le probleme veuillez modifier la date de naissance que vous avez entr e 2 Message d erreur Le nom ne doit pas tre uniquement en lettres majuscules ag Note
51. ux ci sont automatiquement exclus de ce type d embauche Notes relatives aux formulaires lectroniques Notes concernant tous les formulaires lectroniques 1 Les formulaires lectroniques permettent la cr ation du num ro d employ lorsque le candidat n en a pas Voici les tapes de cr ation du num ro d employ pour tous les formulaires lectroniques a Le cr ateur entre l information biographique dans le formulaire lectronique b Il soumet le formulaire pour approbation c Sile candidat est d tenteur d un permis de travail le formulaire est achemin aux Ressources humaines qui vont rel cher le formulaire lorsqu ils auront re u le permis de travail d Sile formulaire accuse un retard de plus de trente jours dans le paiement de l employ il sera r achemin au Service de la paye qui vont le rel cher apr s avoir lu le commentaire expliquant la raison du retard e Le formulaire est envoy dans Banner et le num ro d employ est cr f Vingt quatres heures plus tard l employ et l emploi sont disponibles dans l environnement FastHR 2 Sivous avez embauch une personne qui n a pas de num ro d employ et pour lequel vous devez faire plusieurs formulaires vous devez commencer par remplir le premier formulaire et attendre que le processus de cr ation du num ro d employ ait t compl t avant de proc der avec le deuxi me formulaire 3 Vous ne pouvez pas faire de formulaire pour un emp
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