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P3C, LTE et P3D - Université d`Ottawa

1. Cycl Formulai E class P Dur e Nombres P class ede re class maximal d heures paie e normales BW P3C LTE 5A 41010 Aucune Peut varier Acad mique g n ral occasionnel BW P3C LTE 5A 41015 Aucune Peut varier Acad g n ral tud occasionnel BW P3C LTE 5A 44011 Aucune Peut varier Soutien g n ral occasionnelt BW P3C LTE 5A 44013 Aucune Peut varier Soutien g n tud occasionnel BW P3C LTE 5A 41013 Aucune Peut varier Ch de cours Non APTPUO 1 pm BW P3C LTE 5A 46500 Aucune Peut varier Travail tudes Feuille de temps SM P3D 3C 36500 4 mois entre 10 et 15 Travail tudes Terme ann e scol jusqu 35 t SM P3D 2L 34176 4 mois 15 35 Terme expl conf NC 1820 SM P3D 2L 34177 4 mois 15 35 Terme expl gestion NM 1820 SM P3D 2L 34178 4 mois 15 35 Terme subv conf 1820 SM P3D 2L 34179 4 mois 15 35 Terme subv gestion 1820 SM P3D 2L 34174 4 mois 15 35 Terme menant PSUO 1820 SM P3D 2L 34175 4 mois 15 35 Terme menant PIPS 1820 SM P3D 2L 34136 4 mois 1 35 tudiant nonsynd terme 1820 SM P3D 2L 34142 Aucune jusqu 14 Sout g n TermeNon syn 15h sem SM P3D 2M 34246 4 mois 40 Terme expl conf NC 2080 SM P3D 2M 34248 4 mois 40 Terme subv non gestion 2080 UNIVERSIT D OTTAWA 17 Cycl Formulai E class P Dur e Nombres P class ede re class maximal d heu
2. 0 CIS 3 Pour changer de feuille de temps il faut cliquez sur la liste d roulante Feuille de Feuille de temps pres Taux 155 h Hbures 3 IR BV Tax 10253 aues temps 4 Vous pouvez cr er plusieurs feuilles de temps cependant elles doivent toutes appartenir la m me p riode de paye Feuille de temps 2 de 2 Feuille de temps BW 24 30 10 2011 12 11 2011 Feuille de temps BW24 Taux 18 h Heures 7 vi BW24 Taux 12 h Heures 19 5 Si vous devez payer du temps suppl mentaire sur une de feuille de temps vous devez cr er une nouvelle feuille de temps et entrer le taux horaire appropri Par exemple vous avez un employ pay 12 l heure vous multipliez ce taux par UNIVERSIT D OTTAWA 37 1 5 pour obtenir un nouveau taux de 18 l heure Feuille de temps Cycle de paie BW BW 24 30 10 2011 12 11 2011 3 Feuille de temps BW24 Taux 18 h Heures 7 x Feuille de temps 2 de 2 A BW24 Tau saihe an 13 te de gains 260 Employ Occassionnel Variz taux horaire r gulier 6 Lorsque vous cr ez une feuille de temps le syst me met toujours le centre de co t de l emploi cependan vous pouvez toujours modifier ce centre de co ts directement dans la section de la feuille de temps il suffit d enlever le crochet de la bo te intitul e Utiliser la r partition des centres de co ts de l emploi iliser la r partition
3. 100 Recherche d un formulaire par son num ro 100 Recherche d un formulaire par le compte d utilisateur 101 Recherche d un formulaire par l org de la feuille de temps 101 Recherche d un ou des formulaires P3C ou LTE pour une p riode de paye sp cifique 102 Approbateur 1 0 1 2 sessesstoescsnencescotecessocessoesss ssce 09 Section delappropate l ss rorta otsene ieee 10e same oecse sieste OEA 105 Notes concernant l approbation des formulaires 105 Approbation duform lalre 44 444 4reetesdhesttelanneesm ttemensemues TEREE 108 V rification des donn es biographiques et d mographiques 109 V rification des donn es de l emploi 110 V rification des donn es de la r mun ration 111 V rification de la R partition des centres de co ts 112 V rification des donn es de la section Information de l employ 113 V rification des donn es de la section Feuille de temps 113 V rification ou ajout dans la section Commentaires 114 Confirmation de l avis de retard 115 S lection
4. R partition des centres de co ts Modifier Effacer FQ Pourcentage Modifier Effacer 1000 12010 1001 100 Ajouter I 0 Si vous avez modifi le centre de co t et que vous retournez modifier un des champs suivant facult org de feuille de temps taux horaire ou classe de poste dans la section Emploi du formulaire le formulaire changera le centre de co ts automatiquement selon les valeurs que vous aurez modifi es Si la facult du cr ateur du formulaire TP ou S est diff rente de la facult de l approbateur la v rification du centre de co ts sera faite lorsque l approbateur approuvera le formulaire La r partition des centres de co ts de la feuille de temps 1 Le salaire d un employ pay par feuille de temps est toujours imput au centre de co t de la section R partition des centres de co t de la feuille de temps Utiliser la r partition des centre de co ts de l emploi calcul automatique lors de la sauvegarde R partition des centres de co ts de la feuille de temps FOAP 1560 563202 63402 1300 lo 1120101 UNIVERSIT D OTTAWA 27 2 Veuillez noter que vous devez identifier le nombre d heures s appliquand chaque centre de co ts lorsqu il y en a plus d un Utiliser la r partition des centre de co ts de l emploi calcul automatique lors de la sauvegarde R partition des centres de co ts de la feui
5. Modifier Effacer FOAP Pourcentage Sauvegarder Annuler 1000 14 62302 1001 100 I _121301 Theatre Adm Ajouter 121321 Theatre Prod _121322 Maillage Vous pouvez modifier un seul champ lorsque vous modifiez le FOAP Vous devez modifier le fonds si l employ est pay par un fonds de recherche ou de subvention Vous devez modifier l organisation si l employ est pay par fonds d op ration Le syst me ne vous permet pas de modifier le compte Account nile programme puisque ces champs sont remplis automatiquement par la s lection du PCLASS R partition des centres de co ts Modifier ___ Effacer _________FOAP Pourcentage Sauvegarder Annuler 62356 1001 p Ajouter Lorsque vous s lectionnez le contrat renouveler le centre de co ts du poste appara t par d faut Vous pouvez le modifier ce moment l Veuillez noter que vous devez identifier le pourcentage de chaque centre de co ts l aide du champ Pourcentage Pourcentage 100 26 6 Vous ne pouvez jamais modifier le compte d un centre de co t puisqu il est directemement reli la classe de postes que vous avez s lectionn e Emploi Emploi Cr er un nouvel emploi Facult Service 12 Facult des arts v Classe d employ s 5A Casual Employees Classe de postes Poste AC2003 Acad mique g n ral occasionne Suffixe de l emploi Taux horaire 10 25 Date de d but de a Org de feuille de l emploi temps
6. D OTTAWA 43 4 Cliquez sur Obtenir information de l employ 5 Cliquez sur S lectionner pour obtenir les information de l employ recherch Recherche d un employ personne Options Chercher un dossier d employ V ou num ro tudiant LOI ou S lectionner famine Pr nom naissance e sociale QUO S lectionner 221 S lechpner Ducharme Cathy 02 10 1974 S lectionner Ducharme _ Cathy 05 04 1958 S lectionner S lectionner Ducharme _ Clermont 12 11 1971 S lectionner 21 10 1962 E C athy S lectionner Ducharme E 19 07 1981 S lectionner Ducharme _ Josette 23 06 1953 S lectionner Ducharme Kate 22 04 1963 S lectionner S lectionner Ducharme Mathieu 07 01 1972 S lectionner Ducharme Mustapha 04 04 1968 S lectionner Ducharme Nanette 17 08 1975 201 S lectionner Ducharme _lOlivette 12 10 1979 217 Obtenir information de l employ eg z 3 3 a a n n 5 3 m L information de l employ appara t l cran Si la citoyennet de l employ s lectionn est autre que Canadien ne veuillez vous assurer de demander le document qui autorise l employ travailler l Universit permis de travail d tudes etc afin de vous assurer que l employ d tient un permis valide pour travailler Vous devez ensuite vous assurer d envoyer une copie du permis de travail aux Ressources humaines afin
7. El empoi Ee 2 S lectionnez l emploi pour lequel vous remplissez une feuille de temps 3 Cliquez sur la disquette pour sauvegarder le formulaire et pour g n rer la feuille de temps Cr ation de l emploi dans un P3C LTE Si l employ n a pas d emploi actif il faut lui en cr er un 50 1 S lectionnez Cr er un nouvel emploi Emploi Emploi Cr er un nouvel emploi Facult Service 12 Facult des arts v 1 Classe d employ s 5A Casual Employees Poste Taux horaire 4 de vacances S lectionner Date de d but de l emploi E Org de feuille de temps 120101 2 S lectionnez la Classe de postes 3 Tapezle Taux horaire Vous devez entrer un nombre en utilisant le format suivant 99 99 4 S lectionnez l option du 4 de vacances 5 Tapez la date de la premi re journ e de travail dans le champ Date de d but de l emploi 6 Tapez l Org de la feuille de temps 7 Cliquez sur la petite disquette pour sauvegarder l emploi et pour g n rer la section de la feuille de temps Cr ation de l emploi d un sauveteur Si l employ n a pas d emploi actif il faut lui en cr er un dans la section Emploi UNIVERSIT D OTTAWA 51 1 S lectionnez Cr er un nouvel emploi Emploi Emploi Cr er un nouvel emploi Facult Service 56 Service des sports v Classe d employ s 5 A Casual E pl y ee Poste SC0160 Sauveteur chef Suffixe de l emploi Taux horai
8. 39 au syst me de paye indique que les donn es ont t envoy es Banner di Mes formulaires S Outil de recherdh z P3C Feuilles de B temps LaS P3D Paves multiples P LTE Feuilles de temps en retard outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Type de formulaire Num ro d employ Nom da IP Demandeur Id Banner Enseignement temp partiel Poste ILA TP Rapports Filtre pour les formulaires P3C Org fiche de pr sence Embauche APTPUO Ann e calendrier Appliquer les filtres R initialiser les filtres Si vous devez remplir un formulaire d entr e du temps en retard parce que vous venez tout juste de manquer la date laquelle les formulaires doivent avoir t approuv s mais que la p riode de paye n est pas encore termin e vous devez sauvegarder le formulaire et d attendre que la paye ait t ex cut e avant de soumettre votre formulaire pour approbation Par exemple dans l exemple du calendrier illustr ci apr s vous devez remplir un formulaire de paye en retard pour la p riode de paye BW 03 la date d aujourd hui est le 28 janvier et selon le calendrier vous aviez jusqu au 27 janvier pour faire approuver le formulaire vous allez devoir attendre jusqu au 2 f vrier pour soumettre le formulaire pour approbation puisque la paye BW
9. Jacqueline iso723 pao compite Daimsis Anthony aoze pao compie paimsis Anthony mz pe eeno oe Daimsis Anthony 14063 P3D Envoy En attente Gu rette Pierre Olivier d approbation 96 7 Lorsqu un formulaire est sauvegard on lui assigne un num ro On retrouve le num ro du formulaire dans le coin en haut droite tel qu illustr ci apr s TP 36408 DDAOUST 8 Pour faire une recherche partir du num ro du formulaire il faut utiliser le param tre Num ro de formulaire Num ro de formulaire 36408 9 Vous pouvez faire un recherche partir du groupe de formulaire Par exemple le groupe Feuille de temps comprend les formulaires P3C et les LTE Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Feuille de temps v Types de formulaire P3C Feuille de temps num d Doo Num ro d employ 10 Vous pouvez rechercher un formulaire pour un type de formulaire sp cifiquement Il suffit de faire la s lection du type de formulaire recherch Filtre pour tous les types de formulaires Type de formulaire UNIVERSIT D OTTAWA 97 11 12 13 14 15 16 Pour obtenir une liste de feuilles de temps P3C LTE qui ont t cr s pour une p riode de paye BW sp cifique vous devez utiliser les param tres Num ro de paie et Ann e calendrier Ann e calendrier 201 1 Num ro de paie 6 Pour obtenir une liste de f
10. Language Proxy User Id Proxy must have same Org t SPAF Hir TWP 2 S lectionner la valeur French 3 Cliquez sur Save 4 Cliquer sur la touche F5 de votre clavier et le syst me bascule automatiquement vers le fran ais 13 Mes formulaires et utilisation des P3C P3D et LTE Mes formulaires Lorsque vous cr ez un formulaire lectronique que vous le sauvegardez sans toutefois le soumettre pour approbation il est conserv dans Mes formulaires Vous pouvez donc l ouvrir et le compl ter et l envoyer pour approbation Mes formulaires 2 item s dans votre corbeille Utilisateur qui a apport le dernier changement Date du dernier changement Date de d but de l emploi 11 11 2014 03 25 23 PM S Contrat SCFP 2626 Nouveau ST2030 01 09 2014 DDAOUST 12 11 2014 12 31 59 PM e Si vous ouvrez une session de Formulaires EPAF et que vous avez des formulaires qui n ont pas t envoy s pour approbation vous obtiendrez la fen tre Mes formulaires e Si vous tes en train de travailler sur un formulaire et que vous sauvegardez l bauche vous pourrez le retrouver en cliquant sur Mes formulaires partir de l index de gauche Utilisation des P3C P3D et LTE Le tableau suivant vous indique quel formulaire vous pouvez utiliser en relation avec la classe d employ s la classe de postes le nombre d heures travaill es et la dur e du travail 15 16
11. Num ro de paie IMIRIRI Appliquer les filtres R initialiser les filtres Types de formulaire amp 4 Bb D Nombre de requ tes par page 3 Cliquez sur Appliquer les filtres 4 Cliquez sur le Num ro du formulaire Recherche d un ou des formulaires P3C ou LTE pour une p riode de paye sp cifique 1 Cliquez sur l Outil de recherche partir de l index de droite UNIVERSIT D OTTAWA 103 2 Tapez l Ann e calendrier 3 Tapez le num ro de la p riode de paye BW dans le champ Num ro de paie 4 Cliquez sur Appliquer les filtres 5 Cliquez sur le Num ro du formulaire Approbateur Section de l approbateur Les prochaines sections du guide traitent des approbations des formulaires lectroniques ainsi que l ajout ou la suppression du proxy lorsque l approbateur doit s absenter Notes concernant l approbation des formulaires 1 Le statut du formulaire qui vous permet de voir quelle tape est rendue le formulaire Le statut Approuv informe l utilisateur que le formulaire a t approuv Lorsque le formulaire est approuv par tous les niveaux d approbation l information est ensuite envoy e Banner lors de l ex cution d un processus automatis Lorsque le formulaire a t trait avec succ s dans Banner le statut est chang Compl t 2 Lorsque vous vous avez des formulaires approuver ils sont automatiquement envoy s dans Mes formulaires et c est la fen tre ci apr s qui appara t
12. CORRECTION PAYE et CORRECTION RH Si la personne que vous embauchez n a pas de num ro d employ cliquez sur Cr er un dossier d employ Recherche d un employ personne Options S lectionner Cr er un dns S lectionner ET UNI C 31ET Q EITIPIOVE j Chercher un dossier d employ UNIVERSIT D OTTAWA 69 Cr ation de la personne 1 Tapez le Nom de famille du candidat en lettres minuscules majuscules et assurez vous que les caract res fran ais y apparaissent Recherche d un employ personne Options Cr er un dossier d employ v Information requise Nom Marquis Pr nom Genevi ve Num ro d assurance sociale 1254187852 Date de naissance JJ MM AAAA 15 8 1989 Sexe Femme x 2 Tapez le Pr nom du candidat en lettres minuscules majuscules et assurez que les caract res fran ais y apparaissent 3 Tapez le Num ro d assurance sociale sans espace ni tiret 4 Tapez la Date de naissance dans le format JJ MM AAAA 5 S lectionnez le Sexe du candidat 6 Cliquez sur Obtenir information de l employ 70 Cr ation de la personne suite 1 Facultatif Tapez un Second pr nom Information personnelle Nom Kim Pr nom Seyoung Second pr nom Pr fixe Date de naissance 09 09 1987 Sexe Femme Langue de correspondance Fran ais v tat matrimonial C libataire x Num ro tudiant UO 14490571 C
13. NR0009 Terme suby conf NC 1620 M1 Suffixe de l emploi 101 Date de d but de l emploi 06 0 12012 Date de fin de l emploi 25 04 2014 M Payer les p riodes de paie ant rieures Si la case est coch e les ajustements de paie seront cr s automatiquement UNIVERSIT D OTTAWA 111 V rification des donn es de la r mun ration La section R mun ation contient les informations sur le nombre d heures et le taux horaire et les paiments faits l employ Cette tape ne s applique qu l approbation d un formulaire P3D R viser les donn es de la section R mun ration e Section R mun ration avec m thode de calcul Bas sur le montant du contrat Taux horaire R mun ration demand e pour plus d une p riode de paie M thode de calcul Bas sur le montant du contrat Taux horaire V 4 de vacances Pay chaque psie V Taux horaire Nombres d heures par paie Montant par paie R partition des paiements du contrat co Us lus us _506 5060 Salaire brut derni re p riode de paie partielle Section R mun ration avec m thode de calcul Bas sur le montant du contrat heures par paye R mun ration R quested for More Than One Psy Period Calculation Method Based on Contract Amount Hours Per Pay WY 4 Vacation Pay Psid on each psy W Contract Gross Pay first partial period Gross Pay per full period Gross Pay for last Partial Period 112 e
14. d s que vous ouvrez une session de EPAF titre d approbateur Cliquez sur le num ro du formulaire dans la liste des formulaires qui vous apparaissent lorsque vous ouvrez une session du Epaf 105 106 Mes formulaires 8 item s dans votre corbeille Utilisateur qui a Date du apport le dernier dernier changement 21 01 2015 09 52 59 AM 24 02 2015 11 01 10 AM 22 01 2015 07 32 59 AM 04 03 2015 S Contrat SCFP 2626 06 11 2014 Nouveau Nicklin Sean ST2034 01 01 2015 CHICODES 09 48 59 AM Sidorovskaya NN Durocher TTL 138633 Lynne ST1033 01 05 2015 CHICODES 03 39 56 PM 3 Le formulaire approuver appara t l cran r viser chaque section du formulaire Si des corrections doivent tre faites vous devez retourner le formulaire au cr ateur 4 Il ya quatre op rations possibles lorsque vous approuver un formulaire Approuver et aller au prochain formulaire Rejeter cette demande e _ Approuver vous permet d approuver le formulaire de l imprimer au besoin et de passer au prochain formulaire approuver e Appprouver et aller au prochain formulaire vous permet d approuver et si vous n avez pas besoin d imprimer le formulaire vous passer directement au formulaire suivant approuver UNIVERSIT D OTTAWA 107 Retourner au demandeur vous permet de retourner le formulaire au cr ateur afin qu il puisse puisse y faire des corrections Vous pouvez ajouter un commentaire avant de
15. devez cliquez dans la bo te ci apr s pour UNIVERSIT D OTTAWA 21 indiquer que vous reconnaissez que le formulaire est soumis en retard et de plus vous devez ajouter la raison pour laquelle le formulaire est soumis en retard Avertissement pour formulaire en retard R Les meilleurs pratiques RH indiquent qu un employ devrait tre pay l int rieur d un d lai de 30 jours suivant le travail effectu Puisque cette requ te exige un paiement d passant le d lai de 30 jours elle sera achemin e au secteur de la paie pour approbation Vous devez attester ce message et pr ciser les raisons du d lai de cette requ te onfirme que j ai eu un rappel au sujet des meilleures pratiques RH au sujet des 5 de temps en retard et que cette requ te sera envoy e au secteur de la paie pour approbation Continuer la soumission Information sur la cr ation de la personne Si le candidat n a pas de num ro d employ il est n cessaire d entrer les informations biographiques dans le formulaire afin qu un num ro d employ soit cr dans Banner 1 Le num ro d assurance sociale est valid s il n est pas valide vous recevrez un message d erreur Le num ro d assurance n est pas valide 2 Certains formulaires B UC vous permettent de taper un num ro d assurance sociale compos de neuf z ros lorsque le d tenteur de la bourse ne veut pas activer les retenues la source pour l imp t 3 Vous devez vous assur
16. m Demandeur Id Banne OoOo Approbateur Id Banner UNIVERSIT D OTTAWA 99 Recherche d un formulaire par le num ro d employ 1 Cliquez sur Outil de recherche partir de l index de droite e Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Types de formulaire Num ro de formulaire Num ro d employ Nom COO Jooo Approbateur Id Demandeur Id Banner OoOo DR Poste Doo Date d emploi entre 4 et Filtre pour les formulaires P3C Org de la feuille de temps Lo Ann e calendrier Lo Num ro de paie IMIRIRI Appliquer les filtres R initialiser les filtres Types de formulaire amp 4 Bb D Nombre de requ tes par page 2 Tapez le Num ro d employ 3 Cliquez sur Appliquer les filtres 4 Cliquez sur le Num ro du formulaire 100 Recherche d un formulaire par le nom de l employ La recherche d un formulaire par le nom de l employ fonctionne uniquement dans le cas o l employ a d j un num ro d employ Cliquez sur Outil de recherche partir de l index de droite Tapez le Nom de famille Le nom de famille commence par une lettre majuscule et les autres lettres doivent tre minuscules N oubliez pas d inclure les caract res fran ais cetc Tapez le Pr nom Le pr nom commence par une lettre majuscule et les autres lettres doivent tre minuscules N oubliez pas d inclure les caract res fran ais
17. section sont remplis automatiquement par les valeurs entr es dans les sections pr c dentes du formulaire Vous ne pouvez pas modifier l information si la personne a d j un num ro d employ 1 Cliquez sur l ic ne Sauvegarder bauche de la section Information de l employ Information de l employ Num ro d employ G n r Date de recrutement actuel 07 05 2012 f D y s 3A Org d attache 110101 Org de distribution 110101 UNIVERSIT D OTTAWA 55 Le syst me remplit les champs Date de recrutement actuel Classe d employ s Org d attache et Org de distribution 2 Tapez l org d attache si celui qui appara t n est pas le bon 3 Tapez l org de distribution si celui qui appara t n est pas le bon Entr e du permis de travail ou d tudes Veuillez vous r f rer l image ci apr s pour entrer l information sur le permis de travail ou d tudes PROTECTEO WHEN COMPLETED PROT G UNE FOIS REMPLI B V AMIGRATIO Number pa g BATH DATE DATE DE NAISSANCE O8 MAY 17753 COUNTRY OF BIRTH PAYS DE NAISSANCE Il est important de noter que l tudiant d tenteur du permis d tudes peut implicitement travailler l Universit Pour le d tenteur du permis de travail le permis indique clairement s il peut travailler l Universit d Ottawa Si le candidat a un permis de travail ouvert cela signifie qu il peut occuper un poste n importe o au Canad
18. votre num ro d employ sans les premiers 1 et z ros ainsi que votre Mot de passe qui est le m me que celui d InfoWeb tout en majuscules Exemple 100010568 E10568 Votre Mot de passe qui est le m me que celui d InfoWeb tout en majuscules X 2 Tapez votre nom d utilisateur 3 Tapez votre mot de passe 4 Cliquez sur Connexion Login 5 Cliquez sur un des items parmis les choix suivants Tous les formulaires lectroniques sont accessibles en se connectant au Formulaire EPAF P3C Feuille de temps P3D Payes Multiples LTE Feuilles de temps en retard LR Redistribution Salariale Corrections Corrections Paye ou Corrections RH S Contrat SCFP 2626 Formulaire S TP Enseignement temp partiel Formulaire TP B Bourse ou Bourse de recherche UC Cliniciens non pay s S Rapports Tp Rapports UNIVERSIT D OTTAWA 11 Solde accumul 4 B Rapports Embauche APTPUO SGEUO APTPUO Embauche CUPE 2626 SGEUO CUPE SPAF Embauche R gulier Message d erreur lors de l ouverture de la session du EPAF Si vous recevez le message Le nom d utilisateur et ou le mot de passe ne sont pas valides apr s avoir tap votre nom d utilisateur et votre mot de passe et que vous savez A Erreur Error Le nom d utilisateur et ou le mot de passe ne sont pas valides Could not login with the username and password provided ox Veuillez vous r f rer la section Modificatio
19. 03 devra avoir t ex cut e avant que vous puissiez soumettre le formulaire pour approbation 40 LEE TR Fin de la NS Calendrier de payes aux deux semaines d c 2010 ETA PORN DE RUE FU _23 janv 2011 5fevr 2011 ew o4 18f wr 2011 15 f vr 2011 16 f vr 2011 23 janv 2011 f vr 2011 10fevr 2o11 _6f vr 2011 19 f vr 2011 Bw 05_ 4mars 2011 1 mars 2011 f 2 mars 2011 6f vr 2011 23f vr 2011 25 f vr 2011 _20f vr 2011 5 mars 2011 8w 06 18 mars 2011 15 mars 2011 16 mars 2011 20 f vr 2011 8 mars 2011 10 mars 2011 L_6 mars 2011 19 mars 2011 _Bw 07 avr 2011 29 mars 2011 30 mars 2011 6 mars 2011 22 mars 2011 24 mars 2011 4 Les formulaires qui sont en retard pour une p riode de plus de trente jours doivent tre approuv s par le Service de la Paye avant d tre envoy s Banner C est le statut du formulaire En attente d approbation du secteur de la paie qui vous indique le formulaire est en attente d approbation par le Service de la Paye 5 Vous ne pouvez pas soumettre de feuilles de temps pour un retard exc dant trois mois Le syst me ne vous donne que les p riodes de paye des trois derniers mois Si vous devez remplir une feuille de temps pour une retard exc dant trois mois vous devez communiquer avec le Service de la paye au poste 7792 on vous fera parvenir un formulaire d entr e du temps version papier Ce formulaire sera ens
20. 1 09 2013 CHICODES 11 00 26 AM Durocher 21 04 2015 138633 Nouveau Lynne ST1033 01 05 2015 CHICODES 03 39 56 PM 2 Optionnel Tapez l Org de fiche de pr sence si celui qui appara t doit tre modifi 3 Cliquer sur Modifier Effacer ou Ajouter pour diter la R partition des centres de co ts 4 Veuillez s lectionner une des quatres options suivantes 1 Approuver 2 Appprouver et aller au prochain formulaire 118 3 Retourner au demandeur 4 Rejeter cette demande Ajout d un proxy Si vous devez vous absenter du bureau vous avez la possibilit d ajouter un proxy En ajoutant un proxy vous permettez qu une autre personne puisse approuver les formulaires lectroniques en votre nom 1 Cliquez sur Pr f rences partir de l index de gauche 2 Tapez le Nom d utilisateur dans le champ Nom d utilisateur du Proxy et cliquez sur Sauvegarder Formulaires lectroniques RH uOttawa cm t HR Pay Electronic Forms En i Mes formulaires des Pr f rences ES Corrections ia x G Outil de recherche Nom d utilisateur du Proxy AGAGNO3 Alexandre Gagnon T S Rapports Sauvegarder LA TP Rapports Solde accumul 4 Embauche APTPUO Embauche CUPE 2626 Pr f rences Le Proxy doit avoir la m me s curit dans Banner pour les organisations remplac par le compte Banner 40 UNIVERSIT D OTTAWA 119 Suppression d un proxy Vous pouvez enlever le code de l utilisat
21. 2 Ne s applique pas aux formulaires de Corrections Paye ou Corrections RH S lectionnez le nom de l approbateur dans la liste en cliquant sur Prochain Approbateur 3 Cliquez sur Sauvegarder et soumettre lorsque vous avez compl t le formulaire et que vous tes pr t l envoyer pour approbation 4 Cliquez sur Annuler pour supprimer un formulaire que vous avez commenc Confirmation de l avis de retard Si le formulaire accuse un retard de paiement de plus de trente jours vous obtiendrez une fen tre intempestive telle qu illustr plus bas 1 Cliquez dans la bo te Je confirme que j ai au Secteur de la paie pour approbation Avertissement pour formulaire en retard Les meilleurs pratiques RH indiquent qu un employ devrait tre pay l int rieur d un d lai de 30 jours suivant le travail effectu Puisque cette requ te exige un paiement d passant le d lai de 30 jours elle sera achemin e au secteur de la paie pour approbation Vous devez attester ce message et pr ciser les raisons du d lai de cette requ te e confirme que j ai eu un rappel au sujet des meilleures pratiques RH au sujet des feuilles de temps en retard et que cette requ te sera envoy e au secteur de la paie pour approbation Un commentaire est requis ici I 2 Tapez la raison pour laquelle le formulaire est en retard UNIVERSIT D OTTAWA 63 3 Cliquez sur Continuer la soumission Formulaire P3D Cr ation d u
22. 5 Option Bas sur le montant du contrat Heures par paies 77 Option Bas sur entr e manuelle 4 78 Modification d un centre de co ts 4 80 Ajoutd un centre de COURS ist rence rentrer tante alien 81 Suppression d un centre de co ts 442 82 Entr e de l information de l employ 22 83 Entr e du permis de travail ou d tudes 84 Entr e de l information bancaire 422442 86 Ajout d UN COMMENTS este dome sara done ee de on Enr one nee a ts 87 Sauvegarde envoi ou annulation du formulaire 88 Confirmation de l avis de retard 89 Annulation d un formulaire en stade d approbation 91 Terminer un formulaire apr s qu il ait t envoy Banner 91 Outil de recherche ss ssssssssssssscsessessssccceeesssccccee 93 Recherche d n formulaif 3254 16 4504 ia ambinesieuuueladeunteeeernigestune 93 Recherche d un formulaire par le num ro d employ 99 Recherche d un formulaire par le nom de l employ
23. 63322 1001 25 Modifier Effacer 1000 121550 63322 1001 50 R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentage Modifier Effacer 1000 121524 63322 1001 25 Modifier Effacer 1000 121550 63322 1001 50 ins rer annuler 2 Tapez les 2 premiers chiffres du Org dans la deuxi me bo te et s lectionnez l org partir de la liste d roulante Sitoutefois vous devez ajouter un fonds de recherche tapez les deux premiers chiffres du fonds dans la premi re bo te et s lectionner le fonds partir de la liste d roulante Le reste du centre de co ts est rempli automatiquement 3 Tapez le Pourcentage auquel s applique le nouveau centre de co ts 82 4 Cliquez sur Ins rer Suppression d un centre de co ts Vous ne pouvez pas effacer un centre de co ts s il n y en a qu un qui appara t Vous devez d abord ajouter le nouveau centre de co ts avant de pouvoir effacer celui qui est erron 1 js sur Effacer qui est situ la gauche du centre de co ts POMPES R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentage Modifier Effacer 100 1215271163322 1001 50 Modifier Effacer 1000 121524163322 1001 50 2 Cliquez sur Ok UNIVERSIT D OTTAWA 83 Entr e de l information de l employ La plupart des champs de cette section sont remplis automa
24. 7 Pro Classe d employ s 3C Work Study Students x Classe de postes 36500 Trav Poste WS0002 Travail tudes Terme x Suffixe de l emploi 00 Date de d but de l emploi 06 09 2011 Ea Date de fin de l emploi 22 12 2011 9 Si vous devez payer un employ dont l emploi n est plus actif c est dire que l employ a travaill plus d une p riode de paye et qu il n a aucune paie date et qu en plus il a termin son emploi vous pouvez faire payer toutes ses payes r troactives au moyen du formulaire P3D Option Bas sur le montant du contrat Taux horaire Les prochaines tapes vous d montrent comment remplir la section Emploi d pendamment de l option de r mun ration que vous faites Emploi Facult Service 12 Facult des arts M Org fiche de pr sence 1121527 P1 Classe d employ s 3C Work Study Students Classe de postes 36500 Tre Date de d but de l emploi 01 10 2011 He Date de fin de l emploi 131 12 201 1 S lectionnez Facult Service 2 Tapezles deux premiers chiffres dans le champ Org de fiche de pr sence et s lectionnez la valeur partir de la liste qui appara t 3 S lectionnez la Classe d employ s de l emploi que vous devez cr er Pour embaucher un employ terme d une dur e de quatre mois ou moins utilisez le E class 2L Pour embaucher un tudiant r gime travail tude RTEUO utilisez le E class 3C 76 4 S lectionnez la Classe
25. La r partition des centres de co ts de la feuille de temps 26 information d lemploy 54 ssevsmmensanensenvesdrensahintesrenanenentesmaserennant 27 Notes relatives au permisidetravail 22 mienne sioemnelashedane n 28 Notes relatives l information bancaire 22 29 Information relative la feuille de temps 22 35 Notes sur le formulaire Entr e du temps en retard 38 Formulaires P3C et LTE ss sssssssessccccesessscccccessssssocccees 41 Cr ation d un formulaire P3C ou LTE 44444444444e esse 41 Recherche d un dossier d employ s suisse suaesasesensasmnsemareemasesmnese ts 42 Cr ation de la personne 1 44essenhitedeedhatebnenesdatemese adumeaersdanebtue 45 Option de cr ation de l employ P3C ou LTE 22 46 Cr ation de la personne suite E ENEE eS 46 Entr e de l adresse et du num ro de t l phone 47 S lection d nemploi actif sssssses sdesssesssesssessmemesenesersseensemetebtecenes 49 Cr ation de l emploi dans un P3C LTE 444 0220 49 Cr ation de l emploi d un sauveteur 444222 50 Modificationd un centre de COUTS 22442 nis
26. Section R mun ration d un formulaire P3D avec m thode de calcul bas e sur entr e manuelle R mun ration demand e pour plus d une p riode de paie M thode de calcul Bas sur entr e manuelle Y 4 de vacances Pay chaque paie Y Nombres d heures par Montant par Nombre de R partition des paiements du EA paies contrat meules Cao Cd 2 eos A e e E V rification de la R partition des centres de co ts Cette section ne peut pas tre modifi e par l approbateur s il y a des erreurs le formulaire doit tre r achemin au demandeur R viser les donn es de la section R partition des centres de co ts UNIVERSIT D OTTAWA 113 V rification des donn es de la section Information de l employ R viser les donn es de la section Information de l employ Information de l employ de Num ro d employ 100234 Date de recrutement actuel 01 05 2013 Classe d employ s 2L Org d attache 1 52399 Org de distribution 180201 Type de visa Permise travail v Num ro du Visa DD183 075 852 Nationalit China v Date de d but du Visa 24 04 2014 Date de fin du Visa 24 04 2017 V rification des donn es de la section Feuille de temps Pour les formulaires P3C et LTE seulement R viser les donn es de la section Feuille de temps Feuille de temps Cycle de paie BW BW 14 D3 06 2014 21 06 2014 Y Feuille de temps EW Tan Amm n
27. Universit d Ottawa University of Ottawa PIG LTE et PD Ressources humaines 613 562 5832 inforh uOttawa ca www rh uOttawa ca wi u Ottawa Avis de non responsabilit Ce document comporte des renseignements g n raux fournis seulement titre d information et peut tre modifi sans pr avis I ne remplace aucunement les dispositions des conventions collectives ni les r glements proc dures et m thodes de l Universit qui ont pr s ance en tout temps tout comme les interpr tations qui en d coulent Pour toute alternative en mati re d accessibilit veuillez communiquer avec les Ressources humaines L utilisation du masculin vise uniquement all ger le texte Pour de plus amples renseignements Ressources humaines 550 rue Cumberland Pi ce 019 KIN 6N5 T l 613 562 5832 T l c 613 562 5206 inforh uOttawa ca Ressources humaines Universit d Ottawa Version 1 0 2649 Table des mati res Introduction 2 4456eee ess sttaesessoscsseeesesesneesesceseeteseeteoncesesZ INtOdUCION 3245 oui sonia denses deniers iiiheu shine 7 Aide 4e aus ess amuse tenscsenemesnedicienneee desc AEE a n e terne E ES 7 Connection aux formulaires EPAF 4 ssssssssssessscccossessecccs ee 9 Information sur la connexion au Formulaires RH PAYE 9 Connexion au formulaires RAPAYS 50h tasatiass een iles entendent eines 10 Message d erreur lors de l ouv
28. a 56 Veuillez consulter le site web de Emploi et D veloppement social Canadadu Gouvernement du Canada pour plus de renseignements au sujet du programme des Travailleurs trang s temporaires 1 S lectionnez le type de permis l aide de la liste d roulante Type de visa Type de visa Permis de travail Num ro du Visa BB123 123 123 Nationalit Bahrain v Date de d but du Visa 01 09 2013 Date de fin du Visa 31 12 2016 2 Entrez le num ro du permis tel qu il appara t sur le permis avec les lettres majuscules et les espacements dans le champ Num ro du Visa 3 S lectionnez le pays de citoyenn de l employ l aide de la liste d roulante Nationalit 4 Entrez la date laquelle a t sign le permis de travail ou d tudes avec le format JJ MM AAAA ou cliquez sur le petit calendrier pour s lectionner la date dans le champ Date de d but du Visa 5 Entrez la date d expiration du permis de travail avec le format JJ MM AAAA dans le champ Date de fin du Visa 6 Avez vous envoy une copie du permis de travail aux Ressources humaines UNIVERSIT D OTTAWA 57 Entr e de l information bancaire 1 Cliquez sur l ic ne Ouvrir guide intelligent de la banque Ouvrir quide intelligent de la banque Type de compte Non disponible V Num ro d acheminement de la banque Num ro de compte Svp acheminer un sp cimen de ch que aux Ressources Humaines 2 Prenez votre sp cimen de ch q
29. a feuille de temps cliquez sur e Modifier pour corriger le FOAP et pour indiquer le nombre d heures qui s appliquent ce FOAP e Ajouter pour ins rer une ou plusieurs lignes de FOAP et pour indiquer le nombre d heures qui s appliquent ce FOAP Effacer pour supprimer la ligne compl te du FOAP Assurez vous de taper le nombre d heures correspondant chacun des centres de co t si vous en avez plus d un Le nombre total des heures s appliquant aux diff rents centres de co ts doit correspondre au nombre total d heures entr es dans les semaines 1 et 2 Cliquez sur la disquette pour sauvegarder la feuille de temps Cliquez sur Cr er une nouvelle feuille de temps si l employ a travaill des heures a un taux horaire diff rent par exemple s il a fait des heures suppl mentaires et qu il sera pay 1 5 fois son taux horaire habituel UNIVERSIT D OTTAWA 61 Ajout d un commentaire 1 Tapez le commentaire Commentaires Taper un commentaire ici 2 Cliquez sur Ajouter le commentaire pour sauvegarder le commentaire Sauvegarde envoi ou annulation du formulaire 1 Cliquez sur Sauvegarder bauche si vous d sirez garder le formulaire avant de l envoyer pour approbation Approbations pre approbateur Pierre Lapointe y La requ te n a pas t approuv e Cr par HRTRAINO2 Cr le Derni re mise jour par HRTRAIN11 Derni re mise jour le Sargeras 19 20 62
30. aill es dans le champ Nombre d heures Taper z ro 0 si aucune heure n a t travaill e 91 92 10 11 Optionnel Tapez le taux horaire si vous avez tap un nombre d heures plus grand que z ro l tape pr cedente Sauvegarder le formulaire S lectionnez l approbateur Cliquez sur Sauvegarder et soumettre pour envoyer le formulaire pour approbation Outil de recherche Recherche d un formulaire 1 Il est possible de trouver un formulaire qui a t cr approuv ou envoy Banner pour initier la recherche d un formulaire vous devez cliquer sur l ic ne Outil de recherche G Outil pes 2 Vous avez acc s tous les formulaires qui ont t cr s approuv s ou envoy s Banner pour toutes les organisations auxquels vous avez acc s par cons quent si vous tes plus d une personne faire la cr ation des formulaires dans la m me unit vous pouvez trouver les formulaires qui ont t cr dans votre s rie d organisations 3 Vous avez acc s plusieurs param tres de s lection pour faire la recherche de vos formulaires tel qu illustr plus bas 93 94 e Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Types de formulaire Num ro de formulaire Num ro d employ oOo o g Nom DO Pr nom Demandeur Id Banner DO O cu Gd Poste D Date d emploi entre OoOo e E et Filtre pour les formulaires P3C Org de la feui
31. ars Feuille de temps 1 de 1 Sema Cote de D ol CEE T e Loezouz Leon fe mn ro rmo eean puana ovane des centre de co ts de l emploi calcul automatique lors 12706 20140 3 19706 20145 a nm NN IT vlana vanne fe Efanemmale 7 sfruoemmufe Aa a2 e 0a 20 or pour la paye de vacances 114 V rification ou ajout dans la section Commentaires 1 Lire le commentaire r dig par le cr ateur du formulaire 2 Optionnel Ajouter un commentaire dans la bo te section Commentaires Commentaires Commentaire Nom d utilisa Junior Technician Total of 14hrs 11wks x 35hw 35hrs Feb 17 stat 7hrs 441hrs 18 72 hr 18 00 4 8255 52 total contract Spvr Ajoy Basak 3 Cliquer sur Ajouter le commentaire si vous avez tap dans la bo te intitul e Commentaires UNIVERSIT D OTTAWA 115 Confirmation de l avis de retard Si le formulaire accuse un retard de paiement de plus de trente jours vous obtiendrez une fen tre intempestive telle qu illustr plus bas 1 Cliquez dans la bo te Je confirme que j ai au Secteur de la paie pour approbation Avertissement pour formulaire en retard Les meilleurs pratiques RH indiquent qu un employ devrait tre pay l int rieur d un d lai de 30 jours suivant le travail effectu Puisque cette requ te exige un paiement d passant le d lai de 30 jours elle sera achemin e au secteur de la paie po
32. ateur il faut entrer des orgs appartenant la facult du cr ateur du formulaire Messages d erreurs apparaissant dans la section Emploi T Message d erreur Aucun poste retrouv pour la combinaison Facult Service et la classe d employ S v p contacter le Service de planification financi re UNIVERSIT D OTTAWA 123 sg Note Vous n avez pas de poste regroup que vous pouvez utiliser pour ce type d embauche vous devez faire cr er un nouveau poste regroup Veuillez remplir le formulaire de cr ation de poste regroup et le faire parvenir au secteur de Planification financi re 2 Message d erreur L organisation de feuille de temps est invalide ag Note L organisation que vous avez tap e dans le champ Org fiche de pr sence n existe pas ou vous n y avez pas acc s 3 Message d erreur L utilisateur n a pas acc s l organisation de la feuille de temps s lectionn e Timesheet Org ag Note Vous n avez pas acc s l org de feuille de temps apparaissant l cran Veuillez le modifier 4 Message d erreur Suffixe de l emploi et Mode de paiement ag Note Vous avez omis de s lectionner la classe de poste 5 Message d erreur Date de fin de l emploi sg Note Vous avez omis d entrer la date de fin de l emploi 6 Message d erreur Taux horaire n est pas valide ag Note Utilisez vous le formulaire fran ais Si oui assurez vous de taper les nombres d cimaux en
33. attendre que le processus de cr ation du num ro d employ ait t compl t avant de proc der avec le deuxi me formulaire 3 Vous ne pouvez pas faire de formulaire pour un employ dont le statut n est pas actif ou pour qui il manque une des informations suivantes dans Banner cioyennet date de naissance sexe langue de pr f rence N A S Vous devez remplir un formulaire Correction RH pour r activer un employ Veuillez vous r f rer au manuel d utilisateur de Correction RH pour conna tre la proc dure qui permet de r activer un employ 4 Si vous cr ez un formulaire lectronique pour une p riode de paye ferm e des processus informatiques seront lanc s pour permettre le paiement des payes manqu es 19 20 L employ recevra un bordereau de paye par p riode de paye manqu e Si l tudiant que vous embauchez n a pas de num ro d assurance sociale elle doit s en procurer un apr s de Services Canada Veuillez consulter la page Etudiants trangers et num ro d assurance sociale pour plus de d tails ce sujet Si le candidat s lectionn est un d tenteur de permis de travail veuillez plut t vous r f rer la page Travailler au Canada afin de d terminer si vous pouvez l embaucher Option de paiement du 4 de vacances Les formulaires lectroniques ont t modifi s pour permettre au cr ateur du formulaire de s lectionner l option de paiement du 4 de vacances T Vous devez faire
34. d ge veuillez v rifier la date de naissance et l entrer de nouveau 6 Message d erreur La date de naissance n est pas valide ag Note Vous avez entr une date erron e veuillez la corriger 7 Message d erreur Num ro tudiant UO 121 122 ag Note Vous avez omis d entrer le num ro d tudiant Messages d erreur dans la section Adresse 1 Message d erreur Aucune adresse retrouv e pour ce code postal ag Note Modifiez le code postal Si le code postal existe selon Poste Canada veuillez entrer le code postal de l Universit entrez l adresse de votre d partement et envoyer un courriel inforh uottawa ca afin que l adresse v ritable de l employ puisse tre entr e dans Banner Message d erreur Champ s invalide s dans la section Adresse ag Note Le num ro que vous devez entrer doit correspondre un chiffre qui se situe entre les deux parenth ses Messages d erreur de la section Information Personnelle 1 Message d erreur L utilisateur n a pas acc s l organisation d attache Vous n avez pas acc s aux orgs d attache et de distribution ag Note Si la facult du cr ateur est diff rente de la facult de l approbateur il faut entrer des orgs appartenant la facult du cr ateur du formulaire Message d erreur L utilisateur n a pas acc s l organisation de distribution ag Note Si la facult du cr ateur est diff rente de la facult de l approb
35. de l option d approbation 116 Approuver un formulaire lectronique 117 Ajout d UN PONT ad adm te dame manne end E E EAE ERE ERE EE 118 Suppression d UN PrOXY eeescecenenterted pinni nAn EEEE EEE ER E 119 Messages A E E E E A V A Messages d erreur lors de la cr ation de la personne 121 Messages d erreur dans la section Adresse 122 Messages d erreur de la section Information Personnelle 122 Messages d erreurs apparaissant dans la section Emploi 122 Messages d erreur dans la section R partition des centres de co ts 124 Messages d erreur dans la section Feuille de temps 125 Message d erreur dans la section Approbations 126 Introduction Introduction 1 Ce guide d utilisateur a t cr dans le but de servir d outils d apprentissage et de r f rence pour les utilisateurs de ce syst me 2 Une version jour du guide en format Abode Acrobat PDF peut tre consult e sur le site Web des Ressources humaines et t l charg e Il suffit de vous rendre l adresse Guides d utilisateur des syst mes RH Paye Le guide se trouve dans la section Documentation 3 Vous tes invit s nous faire par
36. de la lettre de banque aux Ressources humaines Type de compte Non disponible EX Vous avez trois gabarits diff rents pour entrer votre information bancaire 30 7 Si avez un sp cimen de ch que sur lequel vous trouvez six s ries de num ros s lectionnez l option Gabarit 1 4100 DOLLARS AL 10051 PLGP 12006 NNRI PAu 9 Glemg que ZA Guide intelligent pour ch que Gabarits de ch ques Gabarit 1 p m Pa Jw no de no de no ch que transit d institution Si vous avez un sp cimen de ch que sur lequel vous trouvez cinq s ries de num ros s lectionnez l optionGabarit 2 UNIVERSIT D OTTAWA 31 210 DATE 2 0 VW NN SS GU AN SA 100 DOLLARS A mei0r 123906600 hi 8 b525 E Guide intelligent pour ch que Gabarits de ch ques Gabarit 2 m nn P wm 0 Bi m no de no de no ch que transit d institution no de compte 8 Sivous avez une lettre de banque contenant l information bancaire s lectionnez Lettre de la banque 32 9 Canada Trust Customer name SANDRA M ROBIICT TDCT Account No _ 60927 004 06176280927 Transit No Inst No Account No This form is used for new direct deposits pre authorized transactions on A Guide intelligent pour ch que Gabarits de ch ques Lettre de la banque no de transit no d institution no de compte Si le num ro de compte bancaire
37. de postes 5 Tapez la date de la premi re journ e de travail dans le champ Date de d but de l emploi 6 Tapez la date de la derni re journ e de travail dans le champ Date de fin de l emploi 7 S lectionnez la m thode Bas sur le montant du contrat Taux horaire R mun ration demand e pour plus d une p riode de paie M thode de calcul Bas sur le montant du contrat Taux hordw 4 de vacances S lectionner EX Nombres d heures par paie Montant par paie R partition des paienu 8 S lectionnez l option de paiement du 4 de vacances 9 Tapez le Taux horaire Les nombres d cimaux des formulaires lectroniques fran ais s parent le nombre entier du d cimal en utilisant la virgule 10 Tapez le montant total du contrat dans le champ R partition des paiements du contrat 11 Cliquez sur Calculer UNIVERSIT D OTTAWA 77 Option Bas sur le montant du contrat Heures par paies Les prochaines tapes vous d montrent comment remplir la section Emploi d pendamment de l option de r mun ration que vous faites Emploi Facult Service 12 Facult des arts x Org fiche de pr sence 121527 P1 Classe d employ s 3C Work Study Students x Classe de postes 36500 Tre Date de d but de l emploi 01 10 2011 E Date de fin de l emploi 31 12 201 1 S lectionnez Facult Service 2 Tapez les deux premiers chiffres de l Org de fiche de pr sence et s l
38. de trois chiffres et il est normalement plac au tout d but du num ro qui appara t sur le sp cimen L illustration suivante est un exemple de sp cimen de ch que qui ne contient pas le num ro du ch que Comme le sp cimen contient d j cinq s ries de chiffres il faut utiliser le Gabarit 1 et entrer z ro dans la premi re case et entrer les autres s ries de chiffres dans les cases suivantes UNIVERSIT D OTTAWA 35 _ Contient 5 s ries de chiffres 1 case pour num ro d ch que rit 1 ZO Guide intelligent pour ch que Taper z ro dans la premi re case pour remplacer le num ro Gabarits de ch ques Gabarit 1 du ch que m o u aS 30200 m 815 IZ 500 m 680 m 5 n no de no de no ch que transit d institution no de compte Information relative la feuille de temps 1 Le taux horaire de la feuille de temps est toujours modifiable Cote de gains 260 Employ e mu Variable Vac d j incluses _ code Heures reo C 0 Te vejl a C C m wa Ja 2 Il est possible de cr er plus d une feuille de temps dans la m me p riode de paye Il suffit de cliquez sur l ic ne Cr er une nouvelle feuille de temps et de taper un nouveau taux horaire dans la nouvelle feuille de temps 36 Cr er une nouvelle feuille de temps X i E Feuille de temps 2 de 2 Cote de gains 260 Employ ne Variable Code Heures Taux horaire Toi vac again s EE es Ed d
39. des centre de co ts de l emploi calcul automatique lors la sauvegarde rtition des centres de co ts de la feuille de temps FOAP f 121527161451 1001 1001 L 7 Vous pouvez imputer le salaire plusieurs centres de co ts mais vous devez indiquer le nombre d heures s appliquant chaque centre de co ts 38 o Utiliser la r partition des centre de co de la sauvegarde 63401 1000 121511163401 Notes sur le formulaire Entr e du temps en retard 1 Votre nouvel employ a d j manqu une ou plusieurs p riodes de paye vous devez remplir un formulaire d entr e du temps en retard pour chacune des p riodes de payes qui a t manqu e Vous devez vous assurer de taper la date r elle du d but de l emploi afin que vous puissiez remplir les formulaire en retard Date de d but de Apa 21 09 2009 A Si vous devez remplir plusieurs formulaires de payes en retard pour un employ qui n a pas d emploi actif vous devez commencer par remplir le formulaire le plus en retard et l envoyer pour approbation Emploi De Vous pourrez remplir les autres formulaires pour les p riodes de paye manqu es d s que le statut de votre formulaire indiquera Transmis au syst me de paye Vous pouvez obtenir cette information l aide de l Outil de recherche Le statut Transmis UNIVERSIT D OTTAWA
40. e Modifier Effacer 1000 121524 63322 1001 25 Modifier Effacer 1000 121550 63322 1001 50 jig 0 R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentage Modifier Effacer 1000 121524 63322 1001 25 Modifier Effacer 1000 121550 63322 2 Tapez les 2 premiers chiffres du Org dans la deuxi me bo te et s lectionnez l org partir de la liste d roulante Sitoutefois vous devez ajouter un fonds de recherche tapez les deux premiers chiffres du fonds dans la premi re bo te et s lectionner le fonds partir de la liste d roulante Le reste du centre de co ts est rempli automatiquement 3 Tapez le Pourcentage auquel s applique le nouveau centre de co ts 4 Cliquez sur Ins rer 54 Suppression d un centre de co ts Vous ne pouvez pas effacer un centre de co ts s il n y en a qu un qui appara t Vous devez d abord ajouter le nouveau centre de co ts avant de pouvoir effacer celui qui est erron 1 Cliquez sur Effacer qui est situ la gauche du centre de co ts supprimer R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentage Modifier Effacer 100 121527 63322 1001 50 Modifier Effacer 1000 121524 63322 1001 50 2 Cliquez sur Ok Entr e de l information de l employ La plupart des champs de cette
41. e deux types de postes dans Banner des postes sir ne un poste pour un employ et des postes regroup s pou EE poste pour un ou plusieurs employ s Les postes regrou Formulaire de cr ation ETC de poste regroup Paye initiation Notes relatives aux formulaires lectroniques Notes concernant tous les formulaires lectroniques 1 Les formulaires lectroniques permettent la cr ation du num ro d employ lorsque le candidat n en a pas Voici les tapes de cr ation du num ro d employ pour tous les formulaires lectroniques a Le cr ateur entre l information biographique dans le formulaire lectronique b Il soumet le formulaire pour approbation c Sile candidat est d tenteur d un permis de travail le formulaire est achemin aux Ressources humaines qui vont rel cher le formulaire lorsqu ils auront re u le permis de travail d Sile formulaire accuse un retard de plus de trente jours dans le paiement de l employ il sera r achemin au Service de la paye qui vont le rel cher apr s avoir lu le commentaire expliquant la raison du retard e Le formulaire est envoy dans Banner et le num ro d employ est cr f Vingt quatres heures plus tard l employ et l emploi sont disponibles dans l environnement FastHR 2 Sivous avez embauch une personne qui n a pas de num ro d employ et pour lequel vous devez faire plusieurs formulaires vous devez commencer par remplir le premier formulaire et
42. e intelligent pour ch que Gabarits de ch ques RLEWEAI Gabarit 2 Lettre de la banque L Jon Jon jus no de no de no P ch que transit d institution no de compte Le gabarit 1 doit tre utilis pour entrer l information bancaire partir d un sp cimen de ch que ayant six s ries de chiffres Le gabarit 2 doit tre utilis pour entrer l information bancaire partir d un sp cimen de ch que ayant 5 s ries de chiffres e La lettre de banque doit tre utilis e pour entrer l information bancaire partir d une lettre de la banque UNIVERSIT D OTTAWA 87 4 Tapez les tous les chiffres qui apparaissent sur votre sp cimen de ch que dans les cases du gabarit que vous avez s lectionn Veuillez ne pas taper les tirets m me si le document que vous utilisez pour entrer l information bancaire en contient Lorsqu un tiret est ajout dans le num ro du compte il n est pas ajout dans Banner et l employ ne re oit pas son d p t bancaire 5 Cliquez sur Ok et l information bancaire appara t l cran 6 S lectionnez le type de compte 7 Avez vous envoyer une copie du sp cimen de ch que ou de la lettre de banque aux Ressources humaines Ajout d un commentaire 1 Tapez le commentaire Commentaires Taper un commentaire ici 2 Cliquez sur Ajouter le commentaire pour sauvegarder le commentaire 88 Sauvegarde envoi ou annulation du formulaire 1 Cli
43. ectionnez la valeur partir de la liste qui appara t 3 S lectionnez la Classe d employ s Pour embaucher un employ terme d une dur e de quatre mois ou moins utilisez le E class 2L Pour embaucher un tudiant r gime travail tude RTEUO utilisez le E class 3C 4 S lectionnez la Classe de postes 5 Tapez la date de la premi re journ e de travail dans le champ Date de d but de l emploi 6 Tapez la date de la derni re journ e de travail dans le champ Date de fin de l emploi 78 7 S lectionnez la m thode Bas sur le montant du contrat Heures par paie R mun ration demand e pour plus d une p riode de paie thode de calcul Bas sur le montant du contrat Heures par p 7 4 de vacances PET Taux horaire Nombres d heures par paie Montant par ee R partition des paie R gulier Vacances 2600 00 8 S lectionnez l option de paiement du 4 de vacances 9 Tapez le Nombre d heures par p riode de paye nombre d heures r elles par semaine x 52 semaines 24 p riodes de payes Les nombres d cimaux des formulaires lectroniques fran ais s parent le nombre entier du d cimal en utilisant la virgule 10 Tapez le montant total du contrat dans le champ R partition des paiements du contrat 11 Cliquez sur Calculer Option Bas sur entr e manuelle Les prochaines tapes vous d montrent comment remplir la section Emploi d pendamment de l opti
44. erture de la session du EPAF 11 Modification du mot de passe 4 fi Configuration ss snsseseseedeectonsedecennaanss sent esndiennetoaceden enendesees 2 Modification de la langue d pr f rence css sun sheadueeedeehoneedusseniuemateehhess 13 Mes formulaires et utilisation des P3C P3D et LTE ss 15 Mes formulaires 32235365 irine ne E E E EEEE E E TEGERE NNS 15 Utilisation des P3C P3D et LTE 4 15 Notes relatives aux formulaires lectroniques 19 Notes concernant tous les formulaires lectroniques 19 Option de paiement du 4 de vacances 20 Avertissement de paiement en retard 4 2 4 20 Information sur la cr ation de la personne 21 Option dans la cr ation de la personne nner erener 22 Information relative l entr e de l adresse et du num ro de t l phone 23 Information au sujet de l emploi dans les formulaires P3C ou LTE 23 Embauched unhsauveteur lis i ia ain saiusne site EE E BE E R 24 Information relative la R partition des centres de co ts 24
45. esse 131 Amherst RU Ville Gatineau Province QC Code postal F 8 Y2 X2 Pays Canada Date effective 4 8 1 0 2011 2 Vous devez absolument entrer une adresse permanente canadienne pour la personne que vous embauchez sinon vous recevrez un message d erreur lorsque vous essaierez de sauvegarder le formulaire 3 Si vous obtenez un message vous disant que le code postal n est pas valide veuillez vous assurer que le code postal est le bon en vous rendant sur le site de Poste Canada et que vous avez confirm qu il est correct veuillez entrer l adresse de l Universit mais assurez vous d envoyer un courriel inforh uottawa ca pour leur donner l adresse r elle du candidat afin que les agents d information des Ressources humaines puissent entrer l adresse dans Banner Information au sujet de l emploi dans les formulaires P3C ou LTE 1 L emploi d un employ cr au moyen d un formulaire P3C devient inactif lorsque les deux conditions suivantes sont remplies l employ est occasionnel pay par feuille de temps et 24 l employ n a pas t pay depuis quatre mois et demi 2 Si l employ a re u une paie dans les quatre derniers mois et demi l emploi est toujours actif et vous n avez pas cr er un nouvel emploi s il travaille toujours dans le m me d partement et qu il est pay partir du m me centre de co ts 3 Le montant du 4 des vacances est imput au FOAP de l empl
46. esuerialiaumanenages sta detente 52 AIGLE UE centrede COTS 4 rune eumapenmenlenteentteseneiaeree diet 53 Suppression d un centre de co ts 54 Entr e de l information de l employ 4x drsssirsssbrenstisssenesenesserneneresant 54 Entr e du permis de travail ou d tudes 55 Entr e de l information bancaire 442222022 57 Cr ation de la feuille de temps 442220 59 Ajout d un Commentaire sessions ira rene tien ner rentes 61 Sauvegarde envoi ou annulation du formulaire 61 Confirmation de l avis de retard 62 Formulaire P3D 25 sosie tonssontetanssceneutsccisetesoeesse 0 Cr ation d un formulaire P3D 224502 00220 ane et ile edeessetae demo teteoeees 65 Recherche d un dossier d employ s 8e sure tenrerennienanestenesirnt een 66 Cr ation de la personne 444 sessesesissasdenessunesanenss semences ete tete ntedenee 69 Cr ation de la personne suite 044 2 70 Entr e de l adresse et du num ro de t l phone 70 Information concernant l emploi dans un P3D 73 Option Bas sur le montant du contrat Taux horaire 7
47. etc Cliquez sur Appliquer les filtres Cliquez sur le Num ro du formulaire Recherche d un formulaire par son num ro Cliquez sur l Outil de recherche Tapez le num ro du formulaire dans le champ Num ro de formulaire Cliquez sur Appliquer les filtres Cliquez sur le Num ro du formulaire UNIVERSIT D OTTAWA 101 Recherche d un formulaire par le compte d utilisateur 1 Cliquez sur Outil de recherche 2 Tapez le code d utlisateur de Banner EN LETTRES MAJUSCULES dans le champ Demandeur Id Banner ou Approbateur Id Banner selon le cas 3 Cliquez sur Appliquer les filtres 4 Cliquez sur le Num ro du formulaire Recherche d un formulaire par l org de la feuille de tem ps Le param tre de s lection Org de fiche de pr sence n est pas limit aux formulaires P3C m me s il se trouve dans la section Filtre pour les formulaires P3C On peut trouver tous les formulaires pour un org de fiche de pr sence sp cifique 1 Cliquez sur Outil de recherche partir de l index de droite 102 2 Tapez l org de la feuille de temps dans Org fiche de pr sence e Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Types de formulaire Num ro de formulaire Num ro d employ booo i g Nom DO Pr nom Demandeur Id Banner DO O a A id Poste D Date d emploi entre E et Filtre pour les formulaires P3C Org de la feuille de temps OoOo Ann e calendrier Doo
48. eur de votre proxy 1 Cliquez sur Pr ferences partir de l index de gauche 2 Effacez le code d utilisateur de Banner qui appara t dans le champ Nom d utilisateur du Proxy et cliquez sur Sauvegarder 42 Pr f rences Langue Fran ais Nom d utilisateur du Proxy Louise Boisvert Sauvegarder Messages d erreur Messages d erreur lors de la cr ation de la personne Tous les messages d erreur de la section Information personnelle auront toujours le premier message suivant Champs invalides pour le dossier de la personne Le champ qui contient l erreur appara t sous le message ci haut mention 1 Message d erreur L ge de l employ ne peut pas tre plus de 100 ans ag Note Pour r soudre le probl me veuillez modifier la date de naissance que vous avez entr e 2 Message d erreur Le nom ne doit pas tre uniquement en lettres majuscules ag Note Veuillez taper les noms et pr noms en utilisants les lettres majuscules et minuscules 3 Message d erreur Tous les champs doivent tre remplis ag Note Veuillez remplir tous les champs de la section Cr ation de la personne 4 Message d erreur Le num ro d assurance sociale n est pas valide ag Note Le num ro d assurance sociale entr n est pas valide veuillez le v rifier et le taper de nouveau 5 Message d erreur L employ doit avoir 15 ans ou plus ag Note L employ doit avoir un minimum de 15 ans
49. ez de corriger les p riodes de payes s lectionn es dans les feuilles de temps que vous avez cr es 3 Message d erreur L utilisateur n a pas acc s l organisation de la feuille de temps s lectionn e Timesheet Org ag Note Vous ne pouvez pas imputer un salaire un org auquel vous n avez pas acc s Veuillez modifier l org du centre de co t de la section Feuille de temps 4 Message d erreur Le nombre d heures ne peut pas tre 0 sg Note Vous avez modifi ou ajout un centre de co ts dans la r partition des centres de co ts de la feuille de temps et vous avez omis d indiquer le nombre d heure s appliquant ce centre de co ts 5 Message d erreur Impossible d ajouter des heures la journ e JJ MM AAAA puisque la date de d but d emploi est le JJ MM AAAA ag Note Vous avez entr des heures une date inf rieure la date de d but d emploi Veuillez modifier la date de d but de l emploi ou remplacez les heures entr es par z ro 0 6 Message d erreur La paie s lectionn e n a pas t ex cut e Le formulaire sera sauvegard Cependant la paie d ajustement ne peut pas tre achemin e jusqu ce que la paie originale soit termin e 126 Note Vous avez rempli un formulaire d entr e du temps en retard pour laquelle la p riode d approbation est termin e mais dont l ex cution n a pas encore eu lieu Vous devez attendre que la p riode de paye ait t ex cut e avant de pouv
50. ez de taper le nom et le pr nom du candidat en utilisant les caract res fran ais ainsi que des lettres majuscules et minuscules 4 Assurez vous de toujours valider le code postal de la personne afin que l adresse que le candidat a entr e soit correcte peu importe si celle ci avait d j t entr e dans une demande d emploi de SGEUO Les Ressources humaines utilise l adresse entr e dans le formulaire pour envoyer la lettre contenant l adresse courriel et le 22 mot de passe initial du candidat C est aussi cette adresse que le Service de la paye envoie les formulaires T4 T4A Il est tr s courant qu un candidat tape un code postal incorrect d o l importance de valider le code postal Option dans la cr ation de la personne Lors de la cr ation de la personne dans un processus P3C ou LTE on peut cr er la personne le dossier employ son emploi ou cr er la personne son dossier employ son emploi et sa feuille de temps dans le m me formulaire Attention Veuillez d terminer si vous souhaitez cr er un dossier employ seulement ou un dossier employ avec la feuille de temps Si vous cliquez sur l option cr er un employ et une feuille de temps le dossier employ sera envoy dans Banner une fois que la feuille de temps ait t soumise et approuv e Si vous cliquez sur l option cr er un employ seulement la feuille de temps pourra tre cr e seulement une fois que le dossier employ aura
51. facez un ligne du Centre de co ts puisque le syst me met le pourcentage 0 Tapez un pourcentage sur la ligne dont le pourcentage indique 0 et cliquez sur Sauvegarder 4 Message d erreur Le record ne peut pas tre effac Au moins un centre de co t doit tre assign ag Note Si vous devez effacer la seule ligne de la R partition des centres de co ts veuillez commencer par en ajouter une autre afin de pouvoir effacer l unique ligne qui appara t 5 Message d erreur Un centre de co t est en mode criture Sauvegarder ins rer ou annuler la transaction pour poursuivre ag Note Vous avez omis de sauvegarder la ligne de centre de co ts que vous venez d ajouter ou de modifier sauvegardez ou ins rez la ligne avant de passer la prochaine section du formulaire UNIVERSIT D OTTAWA 125 Messages d erreur dans la section Feuille de temps 1 Message d erreur Le total de la feuille de temps est 0 V rifier le nombre d heures et le taux Note Vous avez omis d entrer des heures dans la section feuille de temps Veuillez compiler les heures travaill es et les entrer dans la section feuille de temps 2 Message d erreur Plus d une p riode de paie a t ins r e dans la section de feuilles de temps S v p mettre jour cette section ag Note Le syst me vous permet de cr er plusieurs feuilles de temps elles doivent cependant toutes appartenir la m me p riode de paye Veuillez vous assur
52. haque paie Taux ombres d heures par Montant par Nombre de R partition des pa horaire paie paie paies contrat R gulier 12 50 2167 2708750 1896 12 281 71 7 1971 97 9 S lectionnez l option de paiement du 4 de vacances 10 Tapez le Taux horaire Les nombres d cimaux des formulaires lectroniques fran ais s parent le nombre entier du d cimal en utilisant la virgule 11 Tapez le Nombre d heures par p riode de paye nombre d heures r elles x 52 semaines 24 p riodes de payes 12 Cliquez sur Calculer Modification d un centre de co ts 1 Cliquez sur Modifier R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentage qarder Annuler 1001 121527 163322 1001 Effacer 1000 121524 63322 1001 _ 50 Ajouter il 0 UNIVERSIT D OTTAWA 81 2 Tapezles 2 premiers chiffres du Org dans la deuxi me bo te et s lectionnez un des org partir de la liste d roulante Sitoutefois vous devez modifier un fonds de recherche tapez les deux premiers chiffres du fonds dans la premi re bo te et s lectionner le fonds partir de la liste d roulante Le reste du centre de co ts est rempli automatiquement 3 Cliquez sur Sauvegarder Ajout d un centre de co ts 1 Cliquez sur Ajouter R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentage Modifier Effacer 1000 121524
53. itoyennet Canadien ne v 2 S lectionnez la Langue de correspondance 3 S lectionnez l Etat matrimonial Le champ tat matrimonial affiche C libataire par d faut et vous pouvez le laisser cette valeur si vous ne connaissez pas l tat matrimonial de votre candidat Advenant le cas o l employ voulait souscrire certains avantages sociaux l tat matrimonial serait alors v rifi par un employ des RH 4 Tapez le Num ro d tudiant si vous le connaissez 5 S lectionnez le type de Citoyennet Vous devez vous informer au sujet de la citoyennet de votre candidat Advenant le cas o votre employ soit d tenteur d un permis de travail ou d tudes vous devrez alors entrer l information relative au permis dans la section Information de l employ Vous devez faire parvenir une copie du permis aux RH Entr e de l adresse et du num ro de t l phone 1 Cliquer sur l enveloppe du Guide intellignet d adresse UNIVERSIT D OTTAWA 71 Guide intelligent d adresse Code postal K2J0E9 pays Canada tats Unis Valider code postal Taper le Code postal sans espace ou le Code Zip si l adresse permanente est aux tats Unis S lectionner Canada ou tats Unis Cliquer sur Valider code postal S lectionner la ligne d adresse contenant le num ro civique de l adresse que vous devez entrer Taper le Num ro civique 72 10 11 12 O DA Guide i
54. ivre les prochaines tapes que vous remplissiez l un ou l autre 1 S lectionnez la p riode de paye l aide du champ Cycle de paie BW Feuille de tem 3 Cycle de paie B BW 20 31 08 2014 13 09 2014 V Feuille de temps 1 d Feuille de temps Semaine 1 07 09 2014 08 09 2014 09 09 2014 CIEJEZEIKJEMEJ 10 09 2014 tiliser la r partition des centre de co ts de l em calcul automatique lors de la sauvegarde 11 09 2014 R partition des centres de co ts de la feuille d 12 09 2014 FOAP Heures nue 1000 1150101 161451 1002 28 seule pour m Cr er une nouvelle feuille de temps Effacer cette feuille de t Si vous remplissez la feuille de temps d un formulaire LTE vous verrez obtiendrez la liste des p riodes de paye pour les trois derniers mois 2 S lectionnez le taux horaire l aide de la liste Feuille de temps Si toutefois le taux horaire que vous devez utiliser n appara t pas dans la liste ci haut entrer le Taux horaire que vous devez payer dans le champ Taux horaire 3 Tapez le nombres d heures travaill es dans chacune des bo tes Heures correspondant aux dates travaill es 60 Le syst me affiche le FOAP duquel sera imput le salaire de l employ pour modifier le FOAP cliquez dans la petite bo te intitul e Utiliser la r partition des centres de co ts de l emploi calcul automatique lors de la sauvegarde Pour modifier le centre de co t de l
55. lle de temps 1000 _ f121501 63402 1001 Information de l employ 1 Plusieurs champs de cette section sont automatiquement remplis partir des valeurs que vous avez entr es dans les sections pr c dentes Information de l employ Num ro d employ G n r Date de recrutement actuel 01 10 2011 Classe d employ s 5A Org d attache 121527 Org de distribution 121527 Type de visa Num ro du Visa BB 0737634 2634 Nationalit France Date de d but du Visa 01 09 2011 Date de fin du Visa 18 12 2012 Date de la signature du permis 01 09 2011 Ouvrir quide intelligent de la banque KA Type de compte Op rations v Num ro d acheminement de la banque 000123906 Num ro de compte BANK OF MONTREAL ERP 8125 925 2 Les orgs d attache et de distribution sont automatiquement remplis par la valeur que vous avez entr e dans l org de feuille de temps 28 3 Le champ Date de recrutement actuel prend la valeur de la Date r elle de d but d emploi de la section Emploi 4 Le champ Classe d employ s prend la valeur de la Classe d employ s de la section Emploi 5 Si vous avez s lectionn Permis de travail ou Permis d tudes au champ Citoyennet vous pourrez entrer l information relative au permis de travail d tudes dans la section Information de l employ 6 La cr ation d une personne dans le formulaire permet aus
56. lle de temps Ann e calendrier Lo Num ro de paie IMIRIRI Appliquer les filtres R initialiser les filtres Types de formulaire amp 4 D Nombre de requ tes par page Vous pouvez combiner les diff rents param tres de s lection pour faire un recherche plus pouss e Par exemple si vous voulez obtenir tous les formulaires TP qui ont t faits pour un employ sp cifique s lectionnez le type de formulaire TP et de taper le num ro de l employ recherch dans le champ Num ro d employ UNIVERSIT D OTTAWA 95 Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Types de formulaire Num ro de formulaire Num ro d employ vom D wo Demandeur Id Banner DOO Approbateur Id Banner EE 5 C est le Statut du formulaire qui vous indique quel stade est rendu votre formulaire 6 Vous devez cliquer sur le Num ro du formulaire pour l ouvrir Num ro de FRERES en Type Statut Employ P3D Nouveau Lefebvre Helene Envoy En attente 141107 Pao d approbation Cardin Val rie 140879 P3D Compl t Boucher Aur lie 140878 P3D Compl t Blair Stephen Envoy En attente Tourangeau Dubeau d approbation Mellissa 140763 p3D annul Blair Stephen isoro pab compe Sa Stephen 140757 p3D _ Annul Blair Stephen 140735 P3D Compl t Rockman Lynn s0723 Pan job envoy e a Banner Rockman Lynn 140725 P2D Compl t Huston
57. montantt pour chacune des p riodes de payes compl tes c Bas sur entr e manuelle il suffit d entrer le taux horaire et le nombre d heures par paye et l employ pay de cette fa on recevra le m me montant pour chacune des p riodes de paye dans laquelle il travaille Les dates de d but et de fin de l emploi sont directement reli es la m thode de calcul que vous utilisez pour payer votre employ a Si vous utilisez la m thode Based on Manual Entry vous devez entrer les dates de d but de la premi re date de paye dans le champ Date de d but de l emploi et la date de fin de la derni re paye entre dans le champ Date de fin de l emploi Date de d but de l emploi 01 10 2011 Date de fin de l emploi 31 12 2011 b Toutefois si vous utilisez une des m thodes commen ant par Based on Contract Amount vous devez entrer la date de la premi re journ e de travail de l employ dans le champ Date de d but de l emploi et la derni re journ e de travail dans le champ Date de fin de l emploi Date de d but de l emploi 06 09 2011 Lea A Date de fin de l emploi 22 12 2011 EE Si vous remplissez un formulaire P3D pour un employ dont la date de d but d emploi appartient une p riode de paye qui a d j t ferm e des processus UNIVERSIT D OTTAWA 75 automatiques seront enclanch s pour les payes manque es soit pay es Emploi Facult Service 12 Facult des arts x Org fiche de pr sence 12152
58. n du mot de passe pour vous aider dans cette t che Modification du mot de passe 1 Cliquez sur Application Banner partir du menu D marrer 2 Tapez votre nom d utilisateur de Banner 3 Tapez votre mot de passe 4 Cliquez sur Connecter 12 5 6 10 11 Cliquez sur Mot de passe de Banner dans l index de droite Tapez le mot de passe ACTUEL dans le champ Mot de passe Oracle z4 Formulaire de modification du mot de e d Oracle GUAPSWD 7 0 BPROD 71 NI utilisateur Oracle LBOUCHAR Mot de passe Oracle Base de donn es ag Tapez le NOUVEAU mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe Tapez le NOUVEAU mot de passe dans le champ V rifier le mot de passe Cliquez sur la disquette pour sauvegarder le nouveau mot de passe Cliquez sur Ok Cliquez sur X de la barre d outils pour quitter Banner Configuration Modification de la langue de pr f rence Il est possible de travailler avec les versions fran aises des formulaires lectroniques veuillez suivre les tapes suivantes pour basculer vers le fran ais ATTENTION vous devez tapez les nombres d cimaux dans le format suivant 99 99 Les nombres d cimaux crits en fran ais utilisent la virgule pour s parer le nombre entier du d cimal 1 Cliquez sur Preferences partir de l index fi uOttawa My Forms I Preferences English Frenn _ das Es Corrections Q Search E SPAF Hire
59. n formulaire P3D Cliquez sur P3D Payes multiples mr Mes formulaires E n Corrections Outil de recherche 2 P3C Feuilles de LE temps JEA P3D Payes multiples gt LTE Feuilles de temps en retard AA LR Redistribution de salaire en S Contrat SCFP 2626 P gt IP Enseignement temp partiel IA S Rapports IA TP Rapports Solde accumul 4 Embauche APTPUO Embauche CUPE 2626 2 Pr f rences G ouitter 66 Recherche d un dossier d employ 1 Cliquez sur Chercher un dossier d employ 2 S lectionnez l option Chercher un dossier d employ 3 46 Note Le syst me permet de trouver un employ en tapant les neufs chiffres de son num ro d employ son num ro d tudiant ou son nom complet Nom de famille et Pr nom Recherche d un employ personne Options Chercher un dossier d employ V Num ro d employ ou Num ro tudat w ou pr nom E Obtenir information de l employ S lectionner le crit re de recherche et taper l un des choix suivants e Num ro d employ ou e Num ro d tudiant ou e Nom de famille et pr nom UNIVERSIT D OTTAWA 67 4 Cliquez sur Obtenir information de l employ 5 Cliquez sur S lectionner pour obtenir les information de l employ recherch Recherche d un employ personne Options Chercher un dossier d employ V ou num ro tudiant LOI ou S lection
60. ner aile Pr nom naissance e sociale QUO S lectionner 221 S lechpner Ducharme Cathy 02 10 1974 S lectionner Ducharme _ Cathy 05 04 1958 S lectionner S lectionner Ducharme _ Clermont 12 11 1971 S lectionner 21 10 1962 E C athy S lectionner Ducharme E 19 07 1981 S lectionner Ducharme _ Josette 23 06 1953 S lectionner Ducharme Kate 22 04 1963 S lectionner S lectionner Ducharme Mathieu 07 01 1972 S lectionner Ducharme Mustapha 04 04 1968 S lectionner Ducharme Nanette 17 08 1975 201 S lectionner Ducharme _lOlivette 12 10 1979 217 Obtenir information de l employ eg z 3 3 a a n n 5 3 m L information de l employ appara t l cran Si la citoyennet de l employ s lectionn est autre que Canadien ne veuillez vous assurer de demander le document qui autorise l employ travailler l Universit permis de travail d tudes etc afin de vous assurer que l employ d tient un permis valide pour travailler Vous devez ensuite vous assurer d envoyer une copie du permis de travail aux Ressources humaines afin qu elle puisse tre mise au dossier physique de 68 l employ Information personnelle Nom j Pr nom Second pr nom Pr fixe Date de naissance 02 07 1987 Sexe Femme L Num ro tudiant UO 6 Ne s applique pas aux formulaires
61. ntelligent d adresse Type de rue DR Ville Province Code postal K2J0E9 Pays Canada Date effectile 20 11 2012 E Facultatif Taper le num ro d appartement Facultatif Modifier la date effective de l adresse Banner ins re la date courante puisqu il faut toujours indiquer la date partir de laquelle l adresse est valide Si la date doit tre modifi e cliquez sur le pictogramme du calendrier Cliquer sur Appliquer adresse Facultatif Taper le Code r gional du num ro de t l phone Facultatif Taper le Num ro de t l phone dans le format 9999999 Facultatif Taper le Poste t l phonique UNIVERSIT D OTTAWA 73 Information concernant l emploi dans un P3D 1 2 Les employ s pay s par un formulaire P3D font partie du cycle de paye SM Les P3D ne doivent tre utilis es que pour trois types d employ s a Les employ s terme qui ont un contrat de 4 mois ou moins E_Class 2L ou 2M peut importe le nombre d heures qu ils travaillent b Les tudiants du programme r gime travail tudes E_Class 3C c Les employ s terme travaillant moins de 15 heures semaine pouvant avoir un contrat de plus de quatre mois E_Class 2L P_Class 34142 Le num ro de poste regroup et le suffixe sont remplis automatiquement d s que vous s lectionnez la classe de postes Emploi Facult Service 12 Facult des arts x Org fiche de pr sence 121527 P1 Classe d em
62. oi il n est pas imput au FOAP de la feuille de temps Si vous voulez imputer le FOAP au m me FOAP que la feuille de temps vous devez cr er un nouvel emploi Embauche d un sauveteur Le Service des sports embauche des tudiants qui font des t ches de sauveteur et ceux ci appartiennent au syndicat SCFP Il faut donc s assurer de s lectionner la bonne classe de poste et du bon num ro de poste afin que les d ductions pour cotisation syndicale soient correctement appliqu es et que le salaire soit imput au bon compte Emploi Facult Service 56 Service des sports x Classe d employ s 5A Casual Employees Classe de postes 44015 CUPE lifeguards Poste SC0160 Sauveteur chef x Suffixe de l emploi oo Taux horaire 10 25 Date de d but de l emploi 01 1 1 2011 fisz Org de feuille de temps 1563202 R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentage Modifier Effacer 1560 563202 63402 1300 100 Ajouter IL o Information relative la R partition des centres de co ts 1 Le centre de co ts est compos des l ments suivants Fonds Organisation Compte Program UNIVERSIT D OTTAWA 25 2 fonds compte nl FOAP Y Ho0 120101 62333 organisation programme Le centre de co ts que vous trouvez dans la section R partition des centres de co ts est celui de l emploi R partition des centres de co ts
63. oir soumettre le formulaire pour approbation Sauvegardez le formulaire et soumettez le lorsque la paye aura t ex cut e Veuillez consulter le calendrier des payes pour conna tre la date d ex cution de la paye Message d erreur dans la section Approbations 1 Message d erreur Un approbateur est requis ag Note Veuillez s lectionner l approbateur du formulaire dans la section Approbations
64. on de r mun ration que vous faites UNIVERSIT D OTTAWA 79 1 S lectionnez Facult Service Emploi Facult Service 12 Facult des arts x Org fiche de pr sence 121527 P Classe d employ s 3C Work Study Students x Classe de postes 36500 Tre Date de d but de l emploi 01 10 201 1 a Date de fin de l emploi 31 12 201 2 Tapez les deux premiers chiffres de l Org de fiche de pr sence et s lectionnez la valeur partir de la liste qui appara t 3 S lectionnez la Classe d employ s de l emploi que vous devez cr er Pour embaucher un employ terme d une dur e de quatre mois ou moins utilisez le E class 2L Pour embaucher un tudiant r gime travail tude RTEUO utilisez le E class 3C 4 S lectionnez la Classe de postes 5 Tapez la date de d but de la premi re p riode de paye de l emploi dans le champ Date de d but de l emploi 6 Tapez la date de fin de la derni re p riode de paye de l emploi dans le champ Date de fin de l emploi 7 Est ce que la date de d but de l emploi appartient une p riode de paye qui est pass e Sic est le cas le formulaire d clenchera des processus informatiques automatiques qui pemettront de payer les p riodes de payes manqu es 80 8 S lectionnez la m thode Bas sur entr e manuelle R mun ration demand e pour plus d une p riode de paie M thode de calcul Bas sur entr e manuelle 14 de vacances Pay c
65. option de cr ation de l employ Cr er un employ et une feuille de temps Cr er un employ seulement Cr ation de la personne suite 1 Facultatif Tapez un Second pr nom Information personnelle Nom Kim Pr nom Seyoung Second pr nom Pr fixe Date de naissance 09 09 1987 Sexe emme Langue de correspondance tat matrimonial C libataire Num ro tudiant UO 4490571 Citoyennet Canadien ne v 2 S lectionnez la Langue de correspondance 3 S lectionnez l Etat matrimonial Le champ tat matrimonial affiche C libataire par d faut et vous pouvez le laisser cette valeur si vous ne connaissez pas l tat matrimonial de votre candidat Advenant le cas o l employ voulait souscrire certains avantages sociaux l tat matrimonial serait alors v rifi par un employ des RH 4 Tapez le Num ro d tudiant si vous le connaissez 5 S lectionnez le type de Citoyennet Vous devez vous informer au sujet de la citoyennet de votre candidat Advenant le cas o votre employ soit d tenteur d un permis de travail ou d tudes vous UNIVERSIT D OTTAWA 47 devrez alors entrer l information relative au permis dans la section Information de l employ Vous devez faire parvenir une copie du permis aux RH Entr e de l adresse et du num ro de t l phone 1 Cliquer sur l enveloppe du Guide intellignet d adresse 5 Guide intelligent d ad
66. ormulaire pour une organisation de feuille de temps sp cifique vous devez utiliser le param tre Org fiche de pr sence Org fiche de pr sence 121527 Pour obtenir une liste des formulaires qui ont t faits pour un num ro de poste sp cifique tapez le num ro du poste en lettres majuscules dans le param tre Poste Poste WS0002 Pour obtenir un liste des formulaires qui ont t faits pour un employ sp cifique utilisez le param tre Num ro d employ Num ro d employ 1100123450 Pour obtenir une liste des formulaires entr s par un utilisateur sp cifique il suffit de taper le compte d utilisateur en lettres majuscules Fast Banner dans le param tre Demandeur Demandeur Id Banner IDDAOUST Pour obtenir une liste des formulaires approuv s par un utilisateur sp cifique il suffit de taper le compte d utilisateur en lettres majuscules Banner Fast dans le param tre Approbateur Approbateur Id Banner MRICHAR 98 17 Pour trouver les formulaires qui ont t faits pour une date de d but d emploi se situant entre deux dates il suffit de taper la p riode durant laquelle l employ a commenc travailler dans les champs Date d emploi entre et et Outil de recherche Filtre pour tous les types de formulaires Groupe de Formulaire Payes multiples v Types de formulaire P3D Payes multiples W Num ro de formulaire L num ro demio Nom 7 Pr nom
67. peur Pr nom Jonathan Second pr nom i Pr fixe Date de naissance t s it Sexe Homme v Langue de correspondance Anglais v tat matrimonial Mari e v Num ro tudiant UO Citoyennet Canadien ne V 2 R viser les donn es des sections Adresse et T l phone seulement s il s agit d un nouvel employ de l Universit Adresse permanente T l phone Adresse 30 Hope ST Code r gional 613 Ville Almonte i Num ro 695 3992 Province JON Code postal KOA1A0 Pays Canada V Date effective 31 08 2010 110 V rification des donn es de l emploi La section Emploi des formulaires P3C P3D ou LTE est un peu diff rente Si l approbateur constate une erreur dans cette section il doit r acheminer le formulaire au demandeur R viser les donn es de la section Emploi e Section Emploi d un formulaire P3C ou LTE Emploi Cr er un nouvel emploi W Facult Service 15Facult de m decine M Classe d employ s 5A Casual Employees v Classe de postes 4 1010 Acad mique g Poste AC2008 Acad mique g n ra V Suffixe de l emploi 00 Taux horaire 11 4 de vacances Pay chaque paie Date de d butde HG Org de feuille de peggy l emploi temps Section Emploi et R mun ration d un formulaire P3D Emploi Facult Service 15Facult de m decine Org de la feuille de temps 151999 Classe d employ s 2L Admin Sup Non Union term 1820 V Classe de postes 34176 Term Poste
68. ploy s 3C Work Study Students Classe de postes 36500 Tre Date de d but de l emploi 01 10 2011 4 Date de fin de l emploi 31 12 201 Si vous s lectionnez une classe d employ pour laquelle vous n avez pas de poste regroup vous obtiendrez le message d erreur Aucun poste retrouv pour la combinaison Facult Service et la classe d employ S v p contacter le Service de la plannification financi re Vous devez demander votre agent d administration de remplir le formulaire de demande de cr ation de poste regroup Vous pouvez calculer la r mun ration selon trois diff rentes m thodes n tode de ct S ctama ______ Bas sur rs SRE vas du contrat Taux horaire Bas sur le montant du contrat Heures par paie Bas sur entr e manuelle a Bas sur le montant du contrat Taux horaire il suffit d entrer le taux horaire et le montant total du contrat L employ recevra des paiements partiels selon le nombre de jours qu il aura travaill s dans la premi re et la derni re p riode 74 6 F 8 de paye et il recevra le plein montantt pour chacune des p riodes de payes compl tes b Bas sur le montant du contrat Heures par paie il suffit d entrer le nombre d heures par paye et le montant total du contrat L employ recevra des paiements partiels selon le nombre de jours qu il aura travaill s dans la premi re et la derni re p riode de paye et il recevra le plein
69. qu elle puisse tre mise au dossier physique de 44 l employ Information personnelle Nom j Pr nom Second pr nom Pr fixe Date de naissance 02 07 1987 Sexe Femme L Num ro tudiant UO 6 Ne s applique pas aux formulaires CORRECTION PAYE et CORRECTION RH Si la personne que vous embauchez n a pas de num ro d employ cliquez sur Cr er un dossier d employ Recherche d un employ personne Options S lectionner Cr er un dns S lectionner ET UNI C 31ET Q EITIPIOVE j Chercher un dossier d employ UNIVERSIT D OTTAWA 45 Cr ation de la personne 1 Tapez le Nom de famille du candidat en lettres minuscules majuscules et assurez vous que les caract res fran ais y apparaissent Recherche d un employ personne Options Cr er un dossier d employ v Information requise Nom Marquis Pr nom Genevi ve Num ro d assurance sociale 1254187852 Date de naissance JJ MM AAAA 15 8 1989 Sexe Femme x 2 Tapez le Pr nom du candidat en lettres minuscules majuscules et assurez que les caract res fran ais y apparaissent 3 Tapez le Num ro d assurance sociale sans espace ni tiret 4 Tapez la Date de naissance dans le format JJ MM AAAA 5 S lectionnez le Sexe du candidat 6 Cliquez sur Obtenir information de l employ Option de cr ation de l employ P3C ou LTE Cliquez sur l
70. quez sur Sauvegarder bauche si vous d sirez garder le formulaire avant de l envoyer pour approbation Approbations Prochain approbateur Pierre Lapointe La requ te n a pas t approuv e Cr par HRTRAINO2 Cr le 19 Derni re mise jour par HRTRAIN11 Derni re mise jour le 20 Sauvegarder bauche Annuler 2 Ne s applique pas aux formulaires de Corrections Paye ou Corrections RH S lectionnez le nom de l approbateur dans la liste en cliquant sur Prochain Approbateur 3 Cliquez sur Sauvegarder et soumettre lorsque vous avez compl t le formulaire et que vous tes pr t l envoyer pour approbation 4 Cliquez sur Annuler pour supprimer un formulaire que vous avez commenc UNIVERSIT D OTTAWA 89 Confirmation de l avis de retard Si le formulaire accuse un retard de paiement de plus de trente jours vous obtiendrez une fen tre intempestive telle qu illustr plus bas 1 Cliquez dans la bo te Je confirme que j ai au Secteur de la paie pour approbation Avertissement pour formulaire en retard Les meilleurs pratiques RH indiquent qu un employ devrait tre pay l int rieur d un d lai de 30 jours suivant le travail effectu Puisque cette requ te exige un paiement d passant le d lai de 30 jours elle sera achemin e au secteur de la paie pour approbation Vous devez attester ce message et pr ciser les raisons du d lai de cette requ te e confirme que j ai eu un
71. qui appara t sur la lettre de banque ou le sp cimen contient des tirets _veuillez ne pas les taper Veuillez ne taper que les num ros apparaissant sur le sp cimen ou sur la lettre UNIVERSIT D OTTAWA Nom et drasse du clont PAYER L ORDRE LE _ BANQUE ROYALE DU CANADA Ga BEACONSFIELD SHOPF a F 106 BEAUREPAIRE DR Tite PFACONSFIELD QC Adresse de l unit attribur 09361 003 514 280 7 Unit Num ro de compte 1100 DOLLARS Cheque Styles Bank Letter M 00361 1003 5142807 Transit No Inst No Account No 10 S il n y a pas suffisamment d espace pour entrer un num ro parmi la s rie de chiffres que vous avez sur le ch que ou la lettre veuillez tout simplement prendre les num ros en trop et les taper dans la prochaine case Dans l image du ch que ci apr s Le num ro du compte est 05411 11 cependant la quatri me case du gabarit 2 ne permet d entrer que quatre chiffres dans la case alors il faut simplement prendre le reste des chiffres de la s rie et les taper au d but de la case suivante tel qu illustr dans les deux images suivantes 34 Fa Guide intelligent pour ch que Gabarits de ch ques Gabarit 2 x TL 154 u I 100026 m 1002 I no de no de no ch que transit d institution no de compte 11 Certains sp cimen de ch que ne comprennent pas le num ro du ch que Le num ro du ch que est normalement un nombre
72. rappel au sujet des meilleures pratiques RH au sujet des feuilles de temps en retard et que cette requ te sera envoy e au secteur de la paie pour approbation Un commentaire est requis ici and 2 Tapez la raison pour laquelle le formulaire est en retard 3 Cliquez sur Continuer la soumission Annulation d un formulaire en stade d approbation A Terminer un formulaire apr s qu il ait t envoy Banner Veuillez suivre les tapes suivantes si vous devez mettre fin un contrat apr s qu il ait t envoy Banner 1 Cliquez sur Outil de recherche pour trouver le formulaire 2 Cliquez sur le num ro du formulaire terminer Les statuts de la demande Compl t ou Trait manuellement par la Paye indique que le formulaire a t envoy Banner 3 Cliquez sur Mettre fin au contrat D s que vous cliquez sur Mettre fin au contrat le contrat initial s affiche sous de la section Ouvrir le contrat en format PDF Le contrat initial n appara t pas sur la version PDF du formulaire il appara t uniquement lorsque vous ouvrez le formulaire en ligne et il est l titre de r f rence seulement 4 S lectionnez le Code de raison de la cessation du contrat 5 Obligatoire Tapez un commentaire dans le champ Commentaire de la raison 6 Obligatoire Tapez la Date r elle de fin d emploi Date r elle de fin de A Eine 23 03 2011 3 7 Optionnel Tapez le nombre d heures trav
73. re 10 25 4 de vacances Pay chaque p Date de d but de l emploi 03 06 2013 Org de feuille de temps 563202 2 S lectionnez la Classe de postes 44015 Cupe Lifeguards 3 S lectionnez le Poste regroup correspondant l employ 4 Tapez le Taux horaire Vous devez entrer un nombre en utilisant le format suivant 99 99 5 S lectionnez l option 4 de vacances 6 Tapez la date de la premi re journ e de travail dans le champ Date de d but de l emploi 7 Tapez l Org de la feuille de temps seulement si vous devez le modifier 8 Cliquez sur la disquette pour sauvegarder l emploi 52 Modification d un centre de co ts 1 Cliquez sur Modifier R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentage garder Annuler 322 1001 Fo I Effacer 1000 121524 63322 1001 50 Ajouter C I IC IC Jo 2 Tapez les 2 premiers chiffres du Org dans la deuxi me bo te et s lectionnez un des org partir de la liste d roulante Si toutefois vous devez modifier un fonds de recherche tapez les deux premiers chiffres du fonds dans la premi re bo te et s lectionner le fonds partir de la liste d roulante Le reste du centre de co ts est rempli automatiquement 3 Cliquez sur Sauvegarder UNIVERSIT D OTTAWA Ajout d un centre de co ts 1 Cliquez sur Ajouter R partition des centres de co ts Modifier Effacer FOAP Pourcentag
74. remplir le Formulaire d embauche pour employ s occasionnels par l employ que vous embauchez parce que celui ci doit vous indiquer s il veut recevoir son 4 de vacances chaque paie ou s il pr f re le recevoir dans un montant la fin de son contrat Vous trouverez le Formulaire d embauche pour employ s occasionnels dans la section des Formulaires pour les administrateurs et ensuite dans la section des Formulaires Acc s rapide Pour calculer le taux horaire sans le 4 vous devez appliquez la formule suivante taux horaire incluant 4 1 04 taux horaire sans 4 Tous les formulaires d embauche pour employ s occasionnels sign s devront tre gard s dans vos dossiers Le secteur de la paye effectuera des v rifications r guli res pour s assurer que les formulaires ont bien t sign s Il est important que vous gardiez les copies sign es car le Minist re du travail pourrait en tout temps nous demander de leur fournir ces ententes pour d montrer notre conformit Lorsque l employ demandera tre pay pour ses vacances ou lorsque l employ cessera de travailler pour vous vous devrez envoyer une demande de paiement au secteur de la paye par l outil de correction de paye PayCorr Le secteur de la paye remettra l employ le montant accumul Avertissement de paiement en retard Lorsque vous soumettez un formulaire lectronique qui inclus le paiement de p riodes de paye en retard de plus de trente jours vous
75. res paie e normales SM P3D 2M 34234 4 mois 40 Terme menant PSUO 2080 SM P3D 2M 34235 4 mois 40 Terme menant PIPS 2080 SM P3D 2M 34236 4 mois 40 tudiant nonsynd terme 2080 Si vous ne trouvez pas une classe de poste sp cifique dans la liste c est que le poste regroup appartenant cette classe de postes n a pas t cr Vous devez en faire cr er un par le secteur du Contr le des postes en vous servant du formulaire de cr ation de poste regroup dont le l hyperlien est le http www rh uottawa ca fichiers formulaires controlpostes pooledPosition pdf Vous pouvez galement obtenir ce formulaire dans la page des formulaires pour les gestionnaires et les administrateurs des Ressources humaines tel qu illustr ci apr s i u Ottawa Universit d Ottawa uoZone Biblioth que Prograr Ressources humaines Formulaires Accueil Pour les employ s Pour les administrateurs et les gestionnaires Proc dures importantes Notions de Banner sur les postes Calendriers de paye Documentation SUE i PENERE Notions de Banner sur les postes Formulaire de demande d acc s aux Cette explication est tir de la section 2 1 4 Les postes syst mes Voir la page d crivant la formation Demande de recrutement Avec le nouveau syst me FUSION tout le personnel doit On d finit un poste comme une entit budg taire attribu es exist
76. resse Code postal K2J0E9 CANE Canada O tats Unis Valider code postal 2 Taper le Code postal sans espace ou le Code Zip si l adresse permanente est aux tats Unis 3 S lectionner Canada ou tats Unis 4 Cliquer sur Valider code postal 5 S lectionner la ligne d adresse contenant le num ro civique de l adresse que vous devez entrer 6 Taper le Num ro civique 48 10 11 12 O DA Guide intelligent d adresse Num ro Nom de rue BLACKLEA Type de rue DR Ville Province Code postal K2J0E9 Pays Canada Date effectile 20 11 2012 E Facultatif Taper le num ro d appartement Facultatif Modifier la date effective de l adresse Banner ins re la date courante puisqu il faut toujours indiquer la date partir de laquelle l adresse est valide Si la date doit tre modifi e cliquez sur le pictogramme du calendrier Cliquer sur Appliquer adresse Facultatif Taper le Code r gional du num ro de t l phone Facultatif Taper le Num ro de t l phone dans le format 9999999 Facultatif Taper le Poste t l phonique UNIVERSIT D OTTAWA 49 S lection d un emploi actif Si l employ a re u un paiement depuis les quatre derniers mois et demi son emploi est encore actif il suffit de le s lectionner pour pouvoir remplir la feuille de temps 1 Cliquez sur S lectionner pour obtenir la liste des emplois actifs Emploi
77. retourner le formulaire pour correction afin que le cr ateur puisse savoir la raison du retour du formulaire Vous n avez qu taper le commentaire dans la bo te r serv e cet effet et appuyer sur Add Comment Rejeter cette demande vous permet de rejeter le formulaire Le formulaire ne sera plus modifiable par le cr ateur 108 Approbation du formulaire L approbateur de la facult ou du service doit s assurer que le formulaire ait t correctement rempli La bo te Mes formulaires affiche les formulaires approuver par cat gorie Cliquez sur le num ro du formulaire approuver Mes formulaires 8 item s dans votre corbeille Utilisateur qui a Date du apport le dernier dernier changement changement 21 01 2015 09 52 59 AM 24 02 2015 11 01 10 AM Chambers 22 01 2015 Stuart 07 32 59 AM 06 11 2014 09 48 59 AM Sidorovskaya 05 03 2015 138583 Nouveau ide ST1029 01 09 2013 CHICODES 11 00 26 AM Durocher 21 04 2015 138633 Nouveau Lynne ST1033 01 05 2015 CHICODES 02 39 56 PM UNIVERSIT D OTTAWA 109 V rification des donn es biographiques et d mographiques L approbateur de la facult ou du service concern doit v rifier si tous les champs du formulaire ont t correctement remplis Si des corrections doivent tre apport es au formulaire il doit le retourner au demandeur 1 R viser les donn es de la section Information Personnelle Information personnelle Nom de famille
78. s de travail d tudes etc est valide et vous devez en envoyer une copie aux Ressources humaines UNIVERSIT D OTTAWA 29 Information personnelle Nom e Pr nom en Second pr nom Pr fixe Date de naissance o 2 0 7 1 987 Sexe Femme Num ro tudiant UO Notes relatives l information bancaire 1 6 L information bancaire peut uniquement tre entr e lors de la cr ation de la personne dans le formulaire lectronique Bien que vous ayez la possibilit d entrer l information bancaire de votre employ dans le formulaire vous devez continuer envoyer le ch que en blanc ou la lettre bancaire aux Ressources humaines Le bureau de la V rification interne demande que l information bancaire soit v rifi e par une personne autre que celle qui l a entr e dans Banner Un employ des Ressources humaines s assurera de v rifier l information bancaire l aide de la copie du ch que ou de la lettre de banque vous leur aurez fait parvenir Veuillez ne pas taper les tirets m me si le document que vous utilisez pour entrer l information bancaire en contient Lorsqu un tiret est ajout dans le num ro du compte il n est pas ajout dans Banner et l employ ne re oit pas son d p t bancaire Si vous ne connaissez pas l information bancaire vous devez s lectionner Non disponible du champ Type de compte L employ sera pay par ch que jusqu ce qu il envoie une copie de son ch que ou
79. si d entrer l information bancaire Notes relatives au permis de travail 1 Vous devez toujours envoyer les copies des permis de travail ou de demande de prolongation de permis aux Ressources humaines Type de visa Permis de travail Num ro du Visa BB123 123 123 Nationalit Bahrain v Date de d but du Visa 01 09 2013 4 Date de fin du Visa 31 12 2016 ER 2 Sivous avez s lectionn permis de travail d tudes au champ Citoyennet vous devez remplir les champs reli s au permis de travail d tudes dans la section Information de l employ 3 Vous devez toujours vous assurer que votre employ ait un permis valide pour travailler l Universit De plus le syst me ne vous permet pas de soumettre un formulaire P3C P3D ou LTEC dont la date de d but de l emploi est ant rieure la date de d but du permis de travail ni ne permet pas d envoyer un formulaire dont la date de fin du contrat d passe la date d expiration du permis de travail d tudes 4 Si l employ vous mentionne qu il a pr sent une demande de prolongation de son permis de travail d tudes veuillez vous assurez de lui demander une copie de cette demande pour l acheminer aux Ressources humaines 5 Si l employ existe d j et que vous n avez pas besoin de le cr er vous pourrez quand m me voir sa citoyennet dans la section Information personnelle du formulaire Si la citoyennet est autre que canadienne vous devez vous assurer que le permi
80. t cr dans Banner Si vous s lectionnez cette option le dossier employ sera disponible dans Banner le jour suivant l approbation du formulaire Cr er un employ et une feuille de temp Cr er un employ seulement En s lectionnant l option Cr er un employ et une feuille de temps vous pouvez cr er la personne le dossier employ l emploi et la feuille de temps pour la p riode de paye actuelle dans une seule et m me tape En s lectionnant l option Cr er un employ seulement vous pouvez cr er la personne le dossier employ et l emploi sans toutefois cr er la feuille de temps imm diatement Si vous tes en d but du cycle de paie et que le nouvel employ doit utiliser un ordinateur pour son travail il est pr f rable d utiliser cette option et d entrer les informations dans le syst me d s le d but du cycle de paye afin que l adresse courriel et les comptes informatiques soient cr s pour cet employ Vous pourrez ensuite retourner dans le formulaire et cr er la feuille de temps UNIVERSIT D OTTAWA 23 Information relative l entr e de l adresse et du num ro de t l phone 1 Sile candidat a un num ro d employ son adresse appara t dans le formulaire et vous ne pouvez pas la modifier Si toutefois le candidat n a pas de no d employ vous devez entrer son adresse l aide du Guide intelligent d adresse Adresse permanente Initialiser guide intelligent d adresse Eu m Adr
81. t de vos commentaires et questions par courrier lectronique adress Adresse courriel de Lynne Bouchard Aide Pour de plus amples renseignements concernant les formulaires lectroniques veuillez communiquer avec le Secteur de la paye par t l phone en composant le poste 7709 ou par courriel l adresse EPAF uottawa ca Connection aux formulaires EPAF Information sur la connexion au Formulaires RH PAYE 1 Comment se connecte t on aux Formulaires RH PAYE En cliquant sur le lien suivant https erp forms uottawa ca uoforms default aspx 2 Quel est mon compte d utilisateur Vous pouvez utiliser votre compte d utilisateur de Banner ou votre compte d utilisateur de Mon Profil RH 3 Comment demande t on acc s aux diff rents Formulaires RH PAYE En remplissant le Formulaire de demande d acc s aux syst mes RH PAYE 4 Le formulaire permet de demander l acc s aux syst mes suivants a Recherche de personnes b P3C Feuillles de temps r gulier et en retard c P3D Payes multiples d SGEUO APTUO e Formulaire TP f SGEUO CUPE g Formulaire S h FastRH Rapports Ressources humaines i Rapports de v rification de paye j Formulaire Correction Paye k Formulaire Redistribution salariale l Formulaire Correction RH m Formulaire B n SPAF Embauche Connexion au formulaires RH Paye 1 Cliquez sur le lien suivant Formulaire EPAF Votre Nom d utilisateur qui commence avec un E majuscule suivi de
82. tiquement par les valeurs entr es dans les sections pr c dentes du formulaire Vous ne pouvez pas modifier l information si la personne a d j un num ro d employ 1 Cliquez sur l ic ne Sauvegarder bauche de la section Information de l employ G n r Date de recrutement actuel 07 05 2012 3A Org d attache 110101 Org de distribution 110101 Le syst me remplit les champs Date de recrutement actuel Classe d employ s Org d attache et Org de distribution 2 Tapez l org d attache si celui qui appara t n est pas le bon 3 Tapez l org de distribution si celui qui appara t n est pas le bon 84 Entr e du permis de travail ou d tudes Veuillez vous r f rer l image ci apr s pour entrer l information sur le permis de travail ou d tudes PROTEC TEO WHEN COMPLETED PROTEGE UNE FOIS REMPLI B V AMICRA FIG E y BATH DATE DATE DE NAISSANCE O8 MAY 17753 OEM ni 2e PRO COUNTRY OF BIRTH PAYS DE NAISSANCE Il est important de noter que l tudiant d tenteur du permis d tudes peut implicitement travailler l Universit Pour le d tenteur du permis de travail le permis indique clairement s il peut travailler l Universit d Ottawa Si le candidat a un permis de travail ouvert cela signifie qu il peut occuper un poste n importe o au Canada UNIVERSIT D OTTAWA 85 Veuillez consulter le site web de Emploi et D veloppement social Canadadu Gouvernement d
83. u Canada pour plus de renseignements au sujet du programme des Travailleurs trang s temporaires 1 S lectionnez le type de permis l aide de la liste d roulante Type de visa Type de visa Permis de travail Num ro du Visa BB123 123 123 Nationalit Bahrain v Date de d but du Visa 01 09 2013 fissi Date de fin du Visa 31 12 2016 E 2 Entrez le num ro du permis tel qu il appara t sur le permis avec les lettres majuscules et les espacements dans le champ Num ro du Visa 3 S lectionnez le pays de citoyenn de l employ l aide de la liste d roulante Nationalit 4 Entrez la date laquelle a t sign le permis de travail ou d tudes avec le format JJ MM AAAA ou cliquez sur le petit calendrier pour s lectionner la date dans le champ Date de d but du Visa 5 Entrez la date d expiration du permis de travail avec le format JJ MM AAAA dans le champ Date de fin du Visa 6 Avez vous envoy une copie du permis de travail aux Ressources humaines 86 Entr e de l information bancaire 1 Cliquez sur l ic ne Ouvrir guide intelligent de la banque Ouvrir quide intelligent de la banque Type de compte Non disponible V Num ro d acheminement de la banque Num ro de compte Svp acheminer un sp cimen de ch que aux Ressources Humaines 2 Prenez votre sp cimen de ch que ou votre lettre de banque 3 S lectionnez le type de gabarit de ch ques partir de la liste d roulante A Guid
84. ue ou votre lettre de banque 3 S lectionnez le type de gabarit de ch ques partir de la liste d roulante A Guide intelligent pour ch que Gabarits de ch ques RLEWEAI Gabarit 2 Lettre de la banque L Jon _ Jw jus no de no de no P ch que transit d institution no de compte Le gabarit 1 doit tre utilis pour entrer l information bancaire partir d un sp cimen de ch que ayant six s ries de chiffres Le gabarit 2 doit tre utilis pour entrer l information bancaire partir d un sp cimen de ch que ayant 5 s ries de chiffres e La lettre de banque doit tre utilis e pour entrer l information bancaire partir d une lettre de la banque 58 Tapez les tous les chiffres qui apparaissent sur votre sp cimen de ch que dans les cases du gabarit que vous avez s lectionn Veuillez ne pas taper les tirets m me si le document que vous utilisez pour entrer l information bancaire en contient Lorsqu un tiret est ajout dans le num ro du compte il n est pas ajout dans Banner et l employ ne re oit pas son d p t bancaire Cliquez sur Ok et l information bancaire appara t l cran S lectionnez le type de compte Avez vous envoyer une copie du sp cimen de ch que ou de la lettre de banque aux Ressources humaines UNIVERSIT D OTTAWA 59 Cr ation de la feuille de temps La feuille de temps d un formulaire P3C est identique celui d un LTE veuillez su
85. uite trait manuellement pas les agents de la paie Formulaires P3C et LTE Cr ation d un formulaire P3C ou LTE Les formulaires P3C et LTE fonctionnent de la m me fa on alors vous n avez qu suivre les prochaines tapes que vous vous remplissiez l un ou l autre Cliquez sur P3C Feuilles de temps ou LTE Feuilles de temps en retard i Mes formulaires T Corrections QG Outil de recherche gt P3C Feuilles de temps 2 P3D Payes 2 multiples JEA LTE Feuilles de temps en retard JEA LR Redistribution de salaire en S Contrat SCFP 2626 p TP Enseignement temp partiel LA S Rapports ILA TP Rapports Solde accumul 4 Embauche APTPUO Embauche CUPE 2626 Le Pr f rences Quitter 42 Recherche d un dossier d employ 1 Cliquez sur Chercher un dossier d employ 2 S lectionnez l option Chercher un dossier d employ 3 46 Note Le syst me permet de trouver un employ en tapant les neufs chiffres de son num ro d employ son num ro d tudiant ou son nom complet Nom de famille et Pr nom Recherche d un employ personne Options Chercher un dossier d employ V Num ro d employ ou Num ro tudat w ou pr nom E Obtenir information de l employ S lectionner le crit re de recherche et taper l un des choix suivants e Num ro d employ ou e Num ro d tudiant ou e Nom de famille et pr nom UNIVERSIT
86. ur approbation Vous devez attester ce message et pr ciser les raisons du d lai de cette requ te e confirme que j ai eu un rappel au sujet des meilleures pratiques RH au sujet des feuilles de temps en retard et que cette requ te sera envoy e au secteur de la paie pour approbation Un commentaire est requis ici and 2 Tapez la raison pour laquelle le formulaire est en retard 3 Cliquez sur Continuer la soumission 116 S lection de l option d approbation Veuillez s lectionner une des quatres options suivantes Approbstions Cr le 25 06 2014 10 39 50 par MLABELL Derni re mise jour le 25 06 2014 10 44 16 par MLABELL Prochain approbateur Louise Boisvert Alexandre Gagnon V 1 Approuver 2 Appprouver et aller au prochain formulaire 3 Retourner au demandeur 4 Rejeter cette demande UNIVERSIT D OTTAWA 117 Approuver un formulaire lectronique Les formulaires en attente d approbation apparaissent par groupe de formulaires 1 Cliquez sur le num ro du formulaire approuver Mes formulaires 8 item s dans votre corbeille Date de Utilisateur qui a Date du d but de apport le dernier dernier l emploi changement changement 21 01 2015 09 52 59 AM 24 02 2015 11 01 10 AM 22 01 2015 07 32 59 AM r 04 03 2015 S Contrat SCFP 2626 06 11 2014 Nouveau Nicklin Sean ST2034 01 01 2015 CHICODES 09 48 59 AM Sidorovskaya 05 03 2015 Zoya ST1029 0
87. utilisant la virgule par exemple 10 25 7 Message d erreur Taux horaire doit tre plus grand ou gal au salaire minimum ag Note Le taux horaire ne peut tre inf rieur au taux horaire minimum permis par la loi 8 Message d erreur Le nombre d heures est trop l v pour la combinaison E Class P Class maximum est 45 Note Vous ne devez pas d passer 45 heures par p riodes de paie lorsque vous employ un employ appartement la classe de poste 34142 Veuillez s lectionner une autre classe de poste ou veuillez entrer un nombre de d heures inf rieur 15 124 9 Message d erreur Le nombre d heures est trop lev maximum est 95 33 ag Note Le nombre d heures par p riode de paye ne peut tre plus lev que 95 33 Veuillez le modifier Messages d erreur dans la section R partition des centres de co ts 1 Message d erreur Vous n avez pas acc s l organisation Xxxxxx ag Note Vous n avez pas acc s au org que vous avez entr dans la deuxi me bo te de la section R partition des centres de co ts 2 Message d erreur R partition des centres de co ts non gale 100 total xx ag Note Modifiez le pourcentage d une des lignes de la R partion des centres de co ts afin que la somme totale soit quivalente 100 3 Message d erreur Le pourcentage doit tre plus grand que 0 ag Note Vous devez vous assurez d entrer le pourcentage lorsque vous ditez ou ef

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