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APPEL & PDF Single Form - dgecho partners` website

1. Ax x a Ky Commission europ enne COMMISSION EUROPEENNE a ace comision EUROPE i h N Aide humanitaire ee A 8 e numanitaR Aide humanitaire 7 y RS ADA Table des matieres BICNVENUGS is menthe ll ira tt Med seaplane dis atts 1 AVA PrOPOS A A 3 APPEL hihi id et ee RE 3 Modules APPEL coccion Se eR a didi Haein aan 3 Gette eDocumentation c h ie8 aie aana oils lena liada 4 Diff r nt s approches remit ie tot bios biblia aes 4 Fonctions de recherche de l eDocument seen 5 Fonctions oc c is eaa e e eenaa a aiaa a a aa ENA A AE a are anaa A a n RE Aie an n a eaa EEEa 5 Ic nes utilis es dans l e documentation sr 6 G n ralistes er O ne o e E er 7 Aper u des processus sin Hit nm ne pi aaah tele pana coin eet 7 ACTION NUMaNta S OO D D 7 A OT RAR SA RTR ASS REATSEE CS 8 Recherche farniente nets A es 8 Crit res de recherche once Mein 9 Listes d roulante Senrima nn rer rite te Bae tn ie drones nee Reece Miranda cad 9 S lectionner un l ment de la liste sise 9 Conditions utilis es dans les l ments de recherche 9 A O een Reese re 11 Boutons Topos cies A tee ne rt et en ee ee 12 Options utilis es dans les l ments de recherche ss 12 Fonctions d recherche his in RM nn Ail eva Mate en ati seach edie nn ins 13 C l ndrier coc tt de titi EE tee 14 S l ctionner un Cate rit in Arda tee draps noria AGEN DR rodantes 1
2. Appel Soumettre une eRequ te Ecran de recherche de l eRequ te gt eRequ te Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur l eRequ te 4 Profils Les profils autoris s a soumettre une eRequ te sont les suivants Sender Personne qui fait l envoi A Soumettre une eRequ te 1 a 8 D No Introduisez au minimum toute l information obligatoire Chapitre 1 Chapitres 2 a 9 Sous chapitre 4 3 1 Sous chapitre 4 3 2 Chapitre 8 Chapitre 10 Chapitre 11 Chapitre 12 Annexe A Sauvez chaque chapitre T l chargez les annexes n cessaires Cliquez sur Soumettre Un message de confirmation mentionnant votre num ro de r f rence apparait Voir Remarques Cliquez sur Back L eRequ te est soumise Si le Desk souhaite plus d informations ou de clarifications un message sera envoy au Partenaire lui demandant de soumettre une nouvelle version de l eRequ te Y Astuces Au lieu d introduire toutes les informations obligatoires en ligne vous pouvez galement t l charger une eRequ te qui a t cr e hors ligne Seul le chapitre 12 contient des informations obligatoires qui doivent tre ajout e apr s avoir t l charg l eRequ te parce que le chapitre 12 n est pas disponible dans la version hors ligne Ducs Le message de confirmation fai
3. a Cliquez toujours sur Sauvegarde interm diaire Sauver ou Annuler la frappe avant de naviguer vers un autre chapitre ou un autre cran Sinon le message suivant apparait Voulez vous sauver vos modifications Cliquez sur OK pour sauver ou sur Cancel pour partir Si vous cliquez OK les donn es introduites vont tre valid es et sauvegard es si vous cliquez Annuler les derniers changements introduits ne sont pas sauv s 51 APPEL Num ro de R f rence D s que l eRequ te initiale est cr e le num ro de r f rence ou eDoc ID est automatiquement g n r Il y a diff rents types de num ros de r f rence 1 L eRequ te initiale avant soumission consiste en 4 chiffres Apr s soumission de l eRequ te initiale tous les documents ont la structure suivante 2 345 Le num ro de r f rence contient l information suivante 1 2 3 52 L ann e ou la premi re eRequ te pour un projet a t soumise L ann e est affich e en quatre chiffres Le num ro s quentiel de projet contient 5 chiffres Le type de formulaire eSingle est une chaine de deux caract res RQ Requ te Request RM Requ te de Modification MR Modification Request RI Rapport Interm diaire IR Intermediate Report RF Rapport Final FR Final Report La Requ te s quentielle ou num ro du rapport pour un eDocument particulier Le num ro de version de la Requ te ou du
4. Aucun autre caract re n est accept mis part l espace Des exemples de mots de passe sont pr sent s au bas de l cran ss Les champs suivis d un ast risque sont obligatoires et doivent tre compl t s Retenez bien votre mot de passe Vous ne recevrez pas d email de confirmation contenant le mot de passe choisis Une fois le mot de passe cr vous ne pourrez le changer ou le r initialiser vous m me qu apr s 24 heures Pour des raisons de s curit le systeme demande p riodiquement de modifier le mot de passe L e mail vous est envoy apr s la soumission du formulaire d enregistrement ECAS vous disposez alors de 90 minutes pour cr er un mot de passe 29 APPEL Enregistrement APPEL Activez votre compte et vos droits d utilisateurs Connexion avec ECAS gt Ecran d accueil APPEL Cliquez sur Se connecter APPEL sur l cran d authentification APPEL L cran de connexion ECAS apparait Connectez vous pour aller cran d accueil APPEL a Activer votre compte et vos droits d utilisateur 1 Cliquez sur le lien Demander l activation de vos droits d utilisateurs APPEL 2 L cran d activation de votre compte et de vos droits d utilisateur apparait 3 S lectionnez un crit re de recherche 4 Compl tez le champ li a ce crit re 5 Cliquez sur Requ te 6 La liste des r sultats de la recherche apparait 7 Cliquez sur votre organisatio
5. B i a ao s E Ww 2 Check Spelling gt Q Eind Ctrl F Advanced Search Shift Ctrl F Protection gt Analysis gt Accessibility gt 122 PDF eSingleForm 2014 Preferences Categories General Commenting Y Automatically calculate field values Documents Full Screen General Show Focus rectangle Page Display 9 Show text field overflow indicator Cl Always hide forms document message bar 3D amp Multimedia Accessibility Adobe Online Services Highlight Color Email Accounts CS 4 Show border hover color for fields Identity Internet Fields highlight color o JavaScript Language Required fields highlight color m Measuring 2D Measuring 3D Auto Complete Measuring Geo Multimedia legacy Multimedia Trust legacy Reading Edit Entry List Reviewing Search Security Security Enhanced Signatures Spelling Tracker Trust Manager off v Remember numerical data e g he auto complete Feature is now off No suggestions will be made while you type in Form fields Choose Basic or Advanced from the drop down box to turn the feature on Form Tracker Preferences 123 APPEL APPEL Cr ation de l eDocument Cr er un brouillon eRQ Y APPEL gt Ecran de Recherche d eRequ tes gt Nouvelle eRequ te En ligne cliquez sur e Requ tes dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes apparait Les f
6. Cliquez sur le bouton droit de votre souris 3 Allez sur Text style 4 S lectionnez les styles que vous souhaitez Ctri x s 2 IDP s living in set Cut on i rogrammes will offer on Copy o eee ae ae frc Delete nerability of returning a rk simultaneously to tU Select All Ctrl a gt tt and therefore reducing m Remove returnees From Dictionary Check spelling Look Up returnees Text Style 2 Bold Ctrl B Edit Hyperlink Italic Ctrl I Underline Ctrl U Select Hyperlink Superscript Shift Ctrl Plus Open Hyperlink Copy Hyperlink Subscript Ctrl Plus Remove Hyperlink Clear Formatting Q Astuces Pour le formatage vous pouvez galement utiliser le raccourci CTRL E Parmi les options de format seules les suivantes resteront gras couleur soulignement et italique 115 APPEL Champ de date ins rer une date Cliquez dans le champ de date Une fl che apparait droite du champ Cliquez sur la fl che Un calendrier apparait S lectionnez une date October 2011 y Sun Mon Tue Wed Thu Fri Sat he action i 8 D ission of the start date of 2 3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 25 29 30 31 C Today 1 14 2013 116 PDF eSingleForm 2014 Sauvegarde et validation Sauvegarder L ic ne disquette en haut a gauche de cran permet de sauvegarder l eDocument mais n
7. cran 4 3 2 Le point 4 3 2 vous permet de donner les d tails pour chacun des r sultats ajout s L information introduite sous le point 4 3 2 sera en partie visible sous ce point ci Vous pouvez ajouter un maximum de 5 indicateurs Appel Le cadre logique affiche un maximum de 3 activit s principales par r sultat S il y a plus d activit s les 3 activit s les plus importantes doivent tre ajout es en premier lorsque vous compl tez le sous chapitre 4 3 2 61 APPEL Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es sur l objectif sp cifique et les r sultats RQ 7 eRequ te gt Sous chapitre 4 3 2 Cliquez sur e Request dans le menu principal de APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es sur l objectif sp cifique et les r sultats 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es sur l objectif sp cifique et les r sultats Dans le sous chapitre 4 3 2 1 introduisez les d tails et les indicateurs v rifiables de l objectif sp cifique Les d tails de chaque r sultat dans le sous chapitre 4 3 1 sont affich s sous le sous chapitre 4 3 2 2 et les sous chapitres suivants Le nombre de sous chapitres d pend du nombre de r sultats que vous
8. es par ECHO Bruxelles pour l action concern e seront automatiquement copi es par courrier lectronique ces adresses Pour supprimer une ligne cochez la case gauche et cliquez sur Sauver 66 Appel Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s RQ e Requ te gt Annexe A Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur l Annexe A Tableau de passation des march s 4 Profils Les profils autoris s compl ter l Annexe A sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s introduisez l information n cessaire dans le tableau de passation des marches et commentez 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire 2 Introduisez la date de lancement de la proc dure jj mm yyyyy 3 Introduisez la date de passation du march jj mm yyyy 4 Cliquez sur Sauver Q Astuces Le tableau de passation des march s est obligatoire seulement pour les conventions avec un m canisme de contr le A Toutes les parties de cette section doivent tre remplies Il regroupe les principales proc dures de passation de march s pour cette action et sera rempli au stade de la proposition et mis jour aux stades du rapport interm diaire et du rapport final Le partenaire peut joindre un tableau pr sent diff remmen
9. il se peut qu un d lai soit constat entre la soumission de la demande et la r ception de l email Si l email arrive apres 90 minutes le syst me d authentification vous proposera de reprendre le processus de validation du compte Si vous ne trouvez pas le courrier dans votre boite e mail v rifier votre boite de courrier ind sirable Droits d enregistrement Initialisation du mot de passe ECAS e Mail du Service d Authentification ECAS gt Initialisation du mot de passe Cliquez sur ce lien dans le mail de confirmation ECAS pour terminer le processus d enregistrement L cran d initialisation apparait initialisation du mot de passe ECAS L cran Nouveau mot de passe apparait Introduisez un mot de passe de votre choix dans le champ Nouveau mot de passe Introduisez nouveau ce mot de passe dans le champ Confirmer le nouveau mot de passe Cliquez sur Soumettre Vous tes connect a APPEL L cran propos est fonction des droits qui sont associ s a votre compte d utilisateur pour APPEL OP D Exigences du mot de passe ECAS Un mot de passe Ne peut pas contenir votre nom d utilisateur Doit comporter au minimum 10 caract res choisis parmi au moins trois des quatre groupes de caract res suivants espaces autoris s Majuscules A Z Minuscules a z Chiffres 0 9 Caract res sp ciaux amp lt gt _
10. rationnels ou autres dans la mise en uvre de l action Dans APPEL il n est plus possible de demander un amendement par l utilisation du Rapport Interm diaire 9 Astuces Il devrait y avoir une ligne pour chaque modification effectu e dans un chapitre qui affecte la Convention de Subvention chapitres 1 5 et 8 Pour une modification unilat rale ce n est pas n cessaire Pour supprimer une ligne cochez la case gauche et cliquez sur Sauver D Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 72 Appel Compl ter les chapitres 1 a 12 MR Requ te d eModification gt Chapitres 1 a 12 Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention de votre choix Allez sur la Requ te d eModification et compl tez les chapitres 1 a 12 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter les chapitres 1 12 1 Cliquez sur chaque chapitre et sous chapitre dans le volet de navigation a gauche de l cran 2 Pour chaque chapitre et sous chapitre compl tez modifiez ou introduisez une explication dans les champs appropri s 3 Cliquez sur Sauver 9 Astuces Cliquez ici pour d
11. t soumises a la DG ECHO Derni re version soumise Cette option montre uniquement la derni re version soumise des e Requ tes Les options possibles telles que montr es dans l illustration pour rechercher des Conventions de Subvention sont Tous Cette option est standard et montre toutes les Conventions de Subvention Encours Cette option montre les Conventions de Subvention qui sont encore en action Cl tur Cette option montre uniquement les Conventions de Subvention finies suite a un refus d une proposition ou cl turant une op ration 12 G n ral Fonctions de recherche L image suivante illustre les fonctions pour les crans de recherche C vider Recherche Pecherche 1 2 3 4 Les diff rentes fonctionnalit s sont 1 R init Efface le dernier crit re introduit et retourne l tat pr c dent du volet de recherche 2 Vider Efface tous les crit res introduits et retourne a l tat de d part du volet de recherche 3 Recherche Lance la recherche bas e sur le crit re introduit 4 Boutons gris s La fonction ne peut pas tre utilis e ce moment l 13 APPEL Calendrier L outil calendrier est une fen tre qui s ouvre au dessus de la fen tre active et qui s active si vous cliquez sur l ic ne calendrier a droite du champ date Cet outil aide a rapidement s lectionner une date S lectionner une date Cliquez sur l ic ne calendrier A Please choose a ele Su
12. 000 00 0090100 s 200000 Capone nowrtura su Sehere Dirtnd Inde 54 100 00 OSSONA Les diff rentes fonctions de la liste des r sultats des Conventions de Subvention sont 1 Bouton de Recherche 2 Un clic sur la colonne Titre de l op ration trie la liste des r sultats 3 Les feux de signalisations donnent un apercu rapide du statut des op rations 4 Laligne jaune montre l article s lectionn dans la liste Un click sur la ligne jaune ouvre la liste des eDocuments de l op ration 9 Astuces Les lignes en gris indiquent les articles ferm s qui ne peuvent plus qu tre consult s 18 G n ral Liste des eDocuments par op ration L illustration suivante montre la liste des eDocuments d une op ration 2tcuvenre OGADA Arpana de resta tor en Darit ot Las Assarreserert ruori ies POI storan den m RAPPORT DNTERMEDIAINE 200900011 14 0 1 01 2005 2009 04 08 2009 CEMAMOE DE MODIFICATION 1009 0001 L M4 01 012 2902 2009 13 02 2009 AEQU TE 300 00011 AQ 04 01 29 03 2000 3 02 2009 1 200N00WAQGOUEI agorda ernens 1 due 10 07 2009 ARTE 4 WOW VOTTOAQ OL SL pigerds_ennere_2 coc ose 1607 2009 apre Bo ROOWOOOTANQ OLOL muerdo sanea Ziwi jesu de Norda du plan de Gili des as 16 07 2000 aara Les diff rentes parties de la liste des r sultats sont 1 Le volet d information Conventions de Subvention le num ro de R f rence le pays le titre le montant et le statut de l op ration sont affich s 2 L
13. 7 r gt A JOOS OOSTS AQ OI EL BOLIVIE NORA 109 000 5 ferwsble 17 02 2008 17 03 2008 CT a zoo7 ocesa najorjor suser mussi Pucon sf Dr Rinel laput da fond 700 000 00 Serershle 48 07 2007 14 07 2007 arot imsmcrre gt ssu unta DA od Le gt A mr maras s al Les diff rentes fonctions de la liste des r sultats d eRequests sont 1 Fonction de Recherche pour rechercher une eRequ te 2 Fonction de cr ation d une Nouvelle e Requ te pour cr er une nouvelle eRequ te et la fonction Comparaison pour comparer deux articles de la liste d s lors deux articles doivent tre coch s 3 Un clic sur la colonne Titre de l op ration trie la liste des r sultats 4 Laligne jaune montre l article s lectionn dans la liste Un clic sur la ligne jaune ouvre l article s lectionn 5 Cases a cocher pour effectuer une comparaison de deux eRequ tes Y Astuces Les lignes en vert indiquent la version brouillonne d un article Les lignes en gris indiquent les articles passifs ou refus s ceux ci ne peuvent tre que consult s bamos En cliquant sur Comparaison sans cocher deux articles de la liste le message suivant s affiche Vous devez choisir 2 documents a comparer 17 APPEL Liste des R sultats des Conventions de Subvention L image suivante illustre la liste des r sultats de recherche des Conventions de Subvention Tire de l op ration 2008100013 BANOLADESHA Ade an nou au Barna dese 110
14. Imprimer ou exporter des fichiers seems 36 AS fichiers feminine E EA A 37 TYPOS A O 38 APPEL COM e er ae aE ae a 39 R sultat des ComparalSOns issiro niassa dai ER ENNE a ani nae Nipa aN 40 ESINGIEFOKM 2008 RE E E AE A AAT 41 Introductionza6SINGle FOM a a a aa a a A E E Eao a OAA E Ona eaa aa AAEE TE TEREE ERa 41 Version papier vs eDocuments iii 42 Lignes directrices pour e Single Forms ace 43 EimitationS d s champs errre nn a ne re eee he lie 43 Apercu Financier cit hee ee ee ae Lan eae ld A ree 43 Structure de l DOocument 2 sise rm fenetre Ran aerea 44 DOCU Md A ee ee ee nan er 44 Ent te si un ein A on na nn tien ie 45 Voletide Navigation 2 ccc aiscei leet a nt a wie A ee 46 Voletide Contents lt ti inated ernst cela ett 47 Statut de la Section e aaa Ea E a a E e aaae aa aaa aAa ERa A SREE ENAS 48 Fonctions de DOCUMENE A EE EE E ATT 49 Fonctions AU CON a ee ee a a i 51 Num ro dere tren neren a de eae aa ad 52 a A an ile Jat ile ttt eee del Tant oe tt ea ded ee 53 introd ction a l eReqU te aici ii ide e hv aie dee 53 Cr erune nouvelle CREQUEtE coccion duce teecck ask aceeassanedsnuaaceeadeayaedgessgsaauaeeuseigiusheeapteseteadtisdacesdesasedaneseanagte 54 NR A cen remets ctev eas ae aaea E a E eae a Eaa A E e ides Eaa ae Paho Sanak Eai 55 Cr er une nouvelle Version d eRequ te iii 56 Compl ter le chapitre 1 Information G n rale RQ ie 57 Compl ter l s chapitres 2 9TRO 2 mimar siennes eee nie de
15. Les champs de notes n ont pas de limite de bytes le champ peut contenir autant de caract res que souhait D cochez la case Notes pour masquer les notes Cliquez sur Effacer toutes les notes pour supprimer les notes PS Ajouter des annexes 1 Compl tez un eDocument 2 La fonction Ins rer une annexe apparait au bas de certains champs du PDF eSingleForm 3 Cliquez sur Ins rer une annexe pour annexer un document visant mieux illustrer ou compl ter les donn es contenues dans ce champ 4 Les documents annex s apparaissent gauche du PDF eSingleForm Ins rer une annexe 9 Astuces Les annexes peuvent galement tre ajout es partir du menu PDF A gauche du menu PDF cliquez sur l ic ne Annexes repr sent par un trombone et cliquez ensuite sur le bouton Add pour attacher un document a Ne pas confondre la fonction Ins rer une annexe avec l ajout d annexes au PDF eSingleForm L ajout d annexes pour soumission se fait apr s le transf re du fichier xml en ligne dans APPEL Les fonctions Notes et Ins rer une annexe permettent diff rents membres d une m me organisation de se partager des notes et documents visant aider dans l accomplissement du PDF eSingleForm Il s agit d un outil de communication interne aux organisations 133 APPEL Les notes et annexes ajout s au PDF eSingleForm ne seront pas transf r s en ligne lors de l importation du fich
16. Mo Tu We Th Fr Sa 1 23 4158 Pel 7 el Mio 11 12 eee Sena Les diff rentes fonctions de l outil calendrier sont 1 Mois Ann e Retourner un an en arri re Retourner un mois en arri re Aller Aujourd hui Avancer d 1 mois Avancer d 1 an Le jour d aujourd hui est en rouge Le nombre que vous s lectionnez est en rouge fonc _ Apr s avoir s lectionn une date le calendrier peut parfois se cacher derri re une autre fen tre En cliquant nouveau sur le calendrier et qu il ne s affiche pas allez la barre de t ches Windows et s lectionnez le tab Choisissez pour ramener le calendrier en avant nouveau N O1 w D 14 G n ral Filtres Pour faciliter les processus de recherches r currentes sauvegardez vos crit res de recherche en cr ant un filtre a Cr er un filtre 1 Introduisez le crit re de recherche d sir 2 Introduisez un nom dans le champ c t de Filtre Filter 3 Cliquez sur Recherche Search La prochaine fois que vous souhaitez chercher avec le m me crit re cliquez sur la fl che de la liste d roulante pour s lectionner un filtre s lectionnez un filtre et cliquez sur Recherche 15 APPEL Listes des r sultats Listes des r sultats Pour acc der a un projet ou cr er des requ tes et des rapports l application utilise les fonctions de Recherche qui vous permettent de naviguer vers un certain partenaire un Formu
17. Modifier la langue du correcteur automatique Cliquez sur Edit Cliquez sur Pr f rences Cliquez sur Spelling dans la liste des cat gories S lectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez qu Adobe Reader corrige l orthographe Cliquez sur Check Non e PDF eSingleForm pdf Adobe Reader File p219 View Window Help L Select All Ctrl4 A E Deselect All Shift Ctrl 4 Copy File to Clipboard Check Spelling gt Q Eind Ctrl F Advanced Search Shift Ctrl F Protection b Analysis gt Accessibility b 120 PDF eSingleForm 2014 Preferences Categories Spelling Commenting A Check spelling while typing Documents A Full Screen Underline color m General Page Display Dictionaries 3p amp Multimedia lt X gt English United States AS lt gt Arabic United Arab Emirates Accessibility lt gt Bulgarian Bulgaria lt gt Catalan Spain lt gt Croatian Croatia Adobe Online Services Email Accounts Forms Identity lt gt Czech Czech Republic lt gt Danish Denmark Internet uncheck lt gt Dutch Netherlands Uncheck JavaScript 3 Ik lt gt English Canada E English United Kingdom Measuring 2D Recall gt 2 lt gt Estonian Estonia Measuring 3D lt X gt French France Measuring Geo lt gt German Germany Multimedia legacy a MES lt gt German Switze
18. Msc ates li terete avin gi ted atv era ee 76 Introduction au Rapport elnterm diaire siens 76 Cr er un nouveau Rapport elnterm diaire ss 77 Soumettre un Rapport elnterm diaire sise 78 Compl ter les chapitres 1 10 IR iii 79 Rapport e Fija ea aaa ear Min ele Mbits Faite pod ines pies end NO peed 80 Introduction au RapporteRINal civic midi nent ee nn Gina ed ces 80 Cr er un nouveau Rapport eFinal sise 81 Soumettre un Rapport eFinal 2082 8m cs ebesiecada saa a i dates E En o Eaa a En aa ANENA 82 Compl ter les chapitres 1 10 et Annexe A FR ie 83 Gompl ter le chapitre 11 FR tisse haa eset he tease rate lentes de rester cane interet eee nain 84 Completerle chapitr 13 ER ste mienne ae ee Aa ee Men te ee a 85 Liens WINES cc a tirado Error Bookmark not defined Liens Utiles cita A naa Error Bookmark not defined Questions Fr quemment pos es cccoccconccccnoccconcncnnncnnnncononcnnnn corn c anna cananea renacer 86 Questions Fr quemment pos es APPEL sienne 86 PDF eSingleFOrmM 201 citas aa LE 91 Table des mati res Introduction l application PDF eSingleForm sise 91 Lignes directrices cy chest ersevens mr Enr ds 92 Limitations etam he Nan seve succes edi cnaace aeeaesichaeatiaaiesensndndstaaaadeeesuechinczsdesaresteniariaeds 92 CHAMP O O O 93 Champ texte vto cial A a cr id eden 93 Champ date criticada ar 94 Sauvegarde et validat
19. Rapports Finaux soumis apr s le 28 aout 2013 Suite a la r vision du processus de travail du Rapport eFinal en tant que Partenaire vous allez faire face a quelques petits changements dans la cr ation et l envoi du Rapport eFinal la DG ECHO Quand il y a lieu de nouvelles informations sont demand es au Partenaire a travers une lettre pour des informations compl mentaires stop the clock Ce n est qu apr s avoir renvoy toute l information demand e que l analyse du Rapport eFinal pourra tre cl tur e par la DG ECHO et envoy e pour paiement Ce nouveau processus favorise l interaction du Partenaire avec la DG ECHO et permet au travers de diff rents changes de compl ter ou mettre jour l information du Rapport eFinal Il n est plus n cessaire d envoyer les informations vers l adresse echo central mailbox Contrairement l ancienne m thode il n est plus possible d envoyer un nouveau Rapport eFinal Il n y a qu un seul et unique Rapport eFinal qui volue au fil des corrections Les corrections peuvent soit tre soit une nouvelle demande de paiement des informations suppl mentaires de nouvelles annexes 138 R pondre a une DIC Transf rer une nouvelle demande de paiement APPEL gt Agreement gt Ecran de recherche Cliquez sur Agreement Conventions de Subvention dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d Agreement apparait A Transf rer une nouvelle dema
20. Si vous ne parvenez pas lire les caract res affich s sur l image de v rification de s curit cliquez sur Essayer une autre image pour modifier l image D Les champs suivis d un ast risque sont obligatoires et doivent tre compl t s 25 APPEL L adresse email introduite doit tre personnelle Elle est utilis e pour confirmer votre compte Attention la Commission Europ enne ne vous demandera jamais votre nom d utilisateur et votre mot de passe 26 Droits d enregistrement Modifier le domaine de connexion pour ECAS APPEL gt Ecran d authentification L cran d authentification APPEL apparait 4 Profils Les personnes qui ont besoin de modifier le domaine de connexion vers Externe sont Les membres d organisations externes souhaitant se connecter APPEL Les membres d organisations externes souhaitant s enregistrer dans APPEL a Modifier le domaine de connexion vers Externe NO ES D Cliquez sur S enregistrer en ECAS Cliquez sur le lien Changer L cran de s lection du domaine apparait S lectionnez le domaine Ni une institution ni un organe europ en Cochez si n cessaire Retenir mon choix Cliquez sur S lectionner Vous allez tre redirig vers l cran pr c dent point 2 et vous verrez que le domaine a t chang et est Externe 9 Astuces Le domaine d utilisateur doit tre Externe
21. ajouter des annexes Cliquez sur Soumettre au dessus du volet de navigation NO e o D 9 Astuces Les champs que vous modifiez dans la Requ te d eModification doivent tre compl t s de la m me mani re que dans l eRequ te initiale Allez l eRequ te initiale pour savoir comment compl ter les champs de la Requ te d eModification Vous pouvez galement utiliser la fonction upload pour transf rer une Requ te d eModification valid e qui a t r alis e dans l application PDF eSingleForm offline ee Les pages marqu es d un point d exclamation rouge doivent obligatoirement tre compl t es Les annexes ne sont pas obligatoires La Requ te d eModification peut tre soumise uniquement si les crans obligatoires sont compl t s 69 APPEL Soumettre une Requ te d eModification Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Modification Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouvelle e Modification apparait 4 Profils Les profils autoris s soumettre une Requ te d eModification sont les suivants Sender Personne qui fait l envoi Soumettre une Requ te d eModification 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire Demande d ame
22. avez 1 Cliquez sur D tail sous le point 4 3 2 dans le volet de navigation gauche de l cran 2 Le formulaire du D tail se compose de quatre onglets D tails Indicateurs v rifiables Activit s et Moyens 3 Cliquez sur chacun des onglets et introduisez au minimum toute l information obligatoire dans les champs 4 Cliquez sur Sauvegarde pour sauvegarder les donn es entr es dans chacun des onglets 9 Astuces Cliquez sur l onglet pour ajouter un indicateur une activit ou un moyen Cliquez sur supprimer pour effacer une donn e Cliquez sur Ixl pour supprimer un co t Cochez au dessus de l cran Sauvegarde automatique si vous souhaitez que l information introduite soit automatiquement sauvegard e e Le champ Courte description du r sultat ne doit pas tre vide Le champ Co ts global ne doit pas tre vide Au moins un secteur doit tre s lectionn Le champ Nombre de b n ficiaires ne doit pas tre vide Au moins un Type de b n ficiaires doit tre s lectionn Vous pouvez ajouter un maximum de 5 indicateurs Le champ Description courte d un indicateur ne doit pas tre vide Le champ Description courte d une activit ne doit pas tre vide 62 Appel Compl ter le chapitre 8 Mesures d urgence et de s curit RQ e Requ te gt Chapitre 8 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRe
23. et r centes dans le pays un bref aper u de la pr sence dans le pays nombre d ann es type d intervention r gions type d implantation Cliquez ici pour des explications plus d taill es sur le point Carde logique du chapitre 4 Cliquez ici pour des explications plus d taill es sur le point Autres co ts du chapitre 4 Cliquez ici pour des explications plus d taill es du chapitre 8 Pour supprimer une ligne cochez la case gauche et cliquez sur Sauver _ Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 59 APPEL Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique RQ eRequ te gt Sous chapitre 4 3 1 Cliquez sur e Request dans le menu principal de APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le sous chapitre 4 3 1 Vue Op rationnelle de l Action Cadre logique 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique 1 Le Titre de l action est d j introduit par le syst me 2 Introduisez l objectif principal 3 L objectif sp cifique 1 introduisez l objectif sp cifique 2 Cliquez sur l il pour ajouter un indicateur pour l objectif sp cifique 3 Introduisez l information n cessair
24. fonctionnalit s du navigateur ne sont pas n cessaires ainsi toutes les fonctionnalit s requises sont cr es dans l application File Edit View Favorites Tools Help SVP n utilisez pas les fonctionnalit s dela barre d outils du navigateur Des messages d erreur peuvent apparaitre et vous allez perdre une partie de l information introduite N utilisez pas le bouton Back de la barre d outils 35 APPEL Imprimer ou exporter des fichiers eDocument gt Imprimer Cliquez sur Agreement ou e Requ te dans le menu principal d APPEL Recherchez une Convention de Subvention ou une eRequ te dans l cran de recherche Cliquez sur le projet recherch dans la liste des r sultats Un apergu des eDocuments ex eRQ eMR elR et ou eFR disponibles pour ce projet apparait Cliquez sur l eDocument dont vous avez besoin La fonction Imprimer est disponible dans le volet de navigation de l eDocument ou au bas de chaque page d eDocument en fonction du type d eDocument a Imprimer un eSingleForm ou Formulaire Unique 1 Cliquez sur Impression 2 L application ouvre un cran de chargement PDF 3 Cliquez sur Ouvrir ou Sauver 4 Le document comprenant les parties s lectionn es s ouvre au format PDF dans une nouvelle fen tre 5 Cliquez sur l ic ne imprimante pour lancer l impression du document 6 Dans la fen tre des propri t s d impression cochez l une des possibilit s suivantes All p
25. l Objectif sp cifique 5 Cliquez sur Ajouter un indicateur 6 Compl tez les champs de l indicateur 7 Cliquez sur Ajouter un r sultat 8 Compl tez les champs du r sultat 9 Le Montant total du r sultat apparaitra apr s qu il soit introduit dans la section 4 3 2 10 Ajoutez et compl tez autant de r sultats que n cessaires 11 Allez la section 4 3 2 12 Les donn es entr es dans la section 4 3 1 sont reprises dans la section 4 3 2 13 Compl tez et d taillez les champs si n cessaire Y Astuces Le nombre maximum d indicateurs par objectif sp cifique est de 10 Le nombre maximum d indicateurs par r sultat est de 5 Seules les 3 premi res activit s par r sultat apparaissent dans le syst me Dans la section 4 3 1 seules 3 activit s peuvent tre ajout es par r sultat Dans la section 4 3 2 il est possible d ajouter plus d activit s par r sultat Cliquez sur la croix x droite du champ pour supprimer ce champ Cliquez sur la fonction Supprimer pour supprimer un l ment Dans la section 4 3 2 cliquez sur afficher pour afficher le d tail des r sultats 108 F vrier 2013 PDF eSingleForm 2008 Ajouter des notes PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Ajouter des notes 1 Importer votre fichier XML 2 Cochez la case Notes au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 3 Ajoutez des notes dans le
26. lectionn 9 Si vous avez coch Partial upload Transfert partiel s lectionnez les parties du document que vous souhaitez transf rer 10 Cliquez sur Ex cution du transfert Process upload 11 Le message suivant apparait Le transfert du projet est ok Upload of project is ok 12 Cliquez sur Retour a l eDocument Back to eDocument 13 L Action Humanitaire compl t e hors ligne est alors accessible en ligne Y Astuces Le chapitre 12 ne peut pas tre compl t hors ligne il doit tre compl t en ligne Si vous n tes responsable que pour une partie de l eSingleForm la personne qui fait l envoi Sender peut transf rer que cette partie en choisissant le Partial upload Transfert partiel Pour le transfert d un Rapport Interm diaire d une Requ te de Modification ou d un Rapport Final consultez le manuel APPEL ou cliquez sur Aide en ligne ss 4 112 Si vous s lectionnez un mauvais fichier XML file transf rer un message d erreur apparait Les annexes doivent tre ajout es quand vous travaillez en ligne Si par exemple vous ne transf rez qu un seul chapitre du projet vous devez valider en ligne les chapitres un un y compris ceux vers lesquels aucun contenu n a t transf r Le contenu transf r apparait alors en ligne Si tout est import utilisez la fonction Valider en haut gauche de l cran de votre eDocument en ligne Apr s le transfert
27. parce que vous tes membre d une organisation externe la Commission Europ enne ss Votre nom d utilisateur et votre mot de passe ne sont pas accept s si vous essayez de vous connecter avec le mauvais domaine Un message d erreur apparait Le nom d utilisateur ou le mot de passe pour le domaine s lectionn est incorrect Si vous n tes pas membre de ce domaine modifiez le domaine Cliquez sur le lien dans le message d erreur pour modifier votre domaine 27 APPEL Terminer le processus d enregistrement ECAS Votre boite d e mails gt e Mail du Service d Authentification ECAS Consultez la boite de courrier lectronique correspondant a l adresse e mail introduite pr c demment lors du processus de cr ation de votre compte ECAS Un e mail provenant du Service d Authentification ECAS devrait s y trouver Voir remarques Terminer le processus d enregistrement ECAS a 8 D Ouvrez le courrier du Service d Authentification ECAS Ce mail vous a t envoy pour terminer le processus d enregistrement dans ECAS Votre nom d utilisateur vous est communiqu Cliquez sur ce lien pour cr er votre mot de passe Initialisez votre mot de passe ECAS AA 28 Le courrier est envoy imm diatement apr s que vous ayez soumis le formulaire d enregistrement de compte ECAS Vous disposez alors de 90 minutes pour valider votre compte Selon le fournisseur d acc s INTERNET
28. point d exclamation rouge 81 APPEL Soumettre un Rapport eFinal Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Final Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouveau e Final apparait 4 Profils Les profils autoris s soumettre un Rapport eFinal sont les suivants Sender Personne qui fait l envoi Soumettre un Rapport eFinal 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire Chapitres 1 a 10 Chapitre 11 Chapitre 13 Sauvez chaque chapitre T l chargez les annexes n cessaires Cliquez sur Soumettre Un message de confirmation mentionnant votre num ro de r f rence apparait Voir Remarques Cliquez sur Back 7 Le Rapport eFinal est soumis aron D Si le Desk souhaite plus d informations ou de clarifications un message sera envoy au Partenaire lui demandant de soumettre une nouvelle version du Rapport eFinal Y Astuces Au lieu d introduire toutes les informations obligatoires en ligne vous pouvez galement t l charger un Rapport eFinal qui a t cr e offline A Le message de confirmation fait office d accus de r ception Ce message a une valeur juridique il indique que la DG ECHO a bien recu le document Les chapi
29. seen ne 59 Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique RQ e cece eee eee tee rene te eter teas nan nn annnrn ano naar nnar cnn 60 Compl ter le sous chapitre 4 3 2 Informations plus d taill es sur l objectif sp cifique et les r sultats RQ 62 Compl ter le chapitre 8 Mesures d urgence et de s curit RQ ooooocconcococonococonononcnononnononannnononnnnnnnnnononnnnnns 63 Compl ter le chapitre 10 Ressources Humaines RQ 64 Compl ter le chapitre 11 Aper u financier RQ sise 65 Compl ter le chapitre 12 Information administrative RQ 66 Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s RQ 67 R qu ted MOodification is ts reste ag beticsd cas tepac re ini ane dd teak a aa a tees aa T E e E EEE aaan TAEAE 68 Introduction la Requ te d eModification ss 68 Cr er une nouvelle Requ te d eModification ooococcnnnnnnccnnnnonncccnnccnnnncncnnrncnn nora n cnn nc n rra rca 69 Soumettre une Requ te d eModification ss 70 Cr er une nouvelle version de Requ te d eModification cceccccesceeeeeeeeeeeeeereseeeeeeeeseaeeeeeeeseaeeseaeeseaeeeeatees 71 Demande d amendements MR c ssecccceseeceeeseeceeeesenceseeseeeneesaeeeseseeeeeeueaenesauesesescesesseseeeseseageesesceeeeseeeness 72 Compl ter les chapitres 1 12 MR iii 73 Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique MR 74 Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s MR 75 Rapport elnterm diaire sesge
30. si vous ne disposez pas encore de compte ECAS Voir remarque 3 L cran de connexion ECAS apparait 4 Modifiez si n cessaire le domaine de connexion vers Externe 5 Enregistrez vous en ECAS 6 Terminez le processus d enregistrement ECAS 7 Initialisez votre mot de passe ECAS 8 Activez votre compte et vos droits d utilisateurs Mes Si vous disposez d j d un compte ECAS vous n avez pas besoin d en cr er un sp cifiquement pour APPEL Activez votre compte pour disposer des droits d utilisation d APPEL 24 Droits d enregistrement S enregistrer en ECAS APPEL gt Ecran d authentification L cran d authentification APPEL apparait 4 Profils Les personnes qui ont besoin de s enregistrer en ECAS sont Les membres d organisations externes qui ont besoin de se connecter APPEL et qui ne disposent pas de nom d utilisateur ou de mot de passe ECAS Les membres disposant d j d un compte ECAS et souhaitant se connecter APPEL doivent suivre la proc dure de Demande d activation d une connexion APPEL a S enregistrer en ECAS 1 Cliquez sur S enregistrer dans ECAS 2 L cran de connexion ECAS apparait 3 Modifiez si n cessaire le domaine de connexion vers Externe 4 Cliquez sur le lien Pas encore enregistr 5 Le Formulaire d enregistrement ECAS apparait 6 Introduisez un nom d utilisateur optionnel Voir astuces 7 Introdu
31. soumis la DG ECHO Les eDocuments qui ont t soumis la DG ECHO ne peuvent pas tre modifi s Cependant une nouvelle version peut tre cr e partir de la version pr c dente Tant que cette nouvelle version est au statut Brouillon Draft vous pouvez y apporter les modifications requises La nouvelle version de l eDocument devra nouveau tre soumise la DG ECHO Comment soumettre une proposition r vis e Vous devez soumettre une nouvelle version d eRequ te 1 Allez dans APPEL Requ tes 2 Recherchez l eRequ te pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version 3 Cliquez sur l eRequ te de votre choix 4 Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version de cette eRequ te Compl tez l eSingleForm Formulaire Unique en cliquant sur chaque chapitre 6 Cliquez sur Soumettre a J ai mis a jour les donn es du Partenaire mais les changements ne sont pas visibles dans le syst me Pourquoi Avant que vos modifications ne soient visibles la DG ECHO doit les approuver D s que vos modifications sont accept es les donn es seront visibles dans le syst me Est il possible de modifier le statut de contr le A ou P Le statut de contr le ne peut pas tre modifi il est automatiquement ajout par APPEL Le statut de contr le d pend de votre CCP Quand le statut de contr le est r vis APPEL prendra cela en compte Par exem
32. 0 G n ral Champs Pour affiner une recherche les champs du formulaire de recherche peuvent contenir beaucoup de type d informations diff rentes texte nombre valeurs Certains champs dans les crans de recherche doivent tre utilis s en combinaison avec un autre l ment tel qu une liste d roulante L image suivante illustre un champ en combinaison avec une liste d roulante Hum ro de r f rence contient x SR Ne pas utiliser un point ou une virgule dans les champs m me si vous chercher un montant tel que par ex 5 000 00 euros ce montant doit tre introduit sans point ou virgule soit 5000 euros Si vous utilisez un point ou une virgule les r sultats de la recherche ne sont pas corrects ou l application indiquera une erreur 11 APPEL Boutons d options Les boutons d options vous aident a affiner votre recherche et vous aident a trouver uniquement les projets que vous souhaitez voir Un crit re coch r duira les r sultats de la recherche au crit re s lectionn Vous ne pouvez s lectionner qu un des l ments pr sent s Options utilis es dans les l ments de recherche Les options possibles telles que montr es dans l illustration de recherche d eRequ tes sont Tous Cette option est l option par d faut et montre toutes les e Requ tes Bouillon version 1 Cette option montre les e Requ tes qui sont encore en version brouillon et qui n ont pas encore
33. 4 FINS AS es ane MES E 15 Listes des resultats nn et Ae Si tA ed a 16 Listesides resultats cist ate cite ed tite a teint ans aed eas eat deans eter ae cee 16 Listes standards de r sultats citada vedas hated it ites haath hea ied ina rein ea tee eee 16 Liste des r sultats de l eRequest sise 17 Liste des R sultats des Conventions de Subvention 18 Liste des eDocument par op ration sise 19 Statut de l eDocument i essiri ne team en en 20 Statut de operation iis initie eee veld ee ee 21 Drolts d enregistre ments uma do anne nn nee tte nt eee 23 Enregistrement EGAS criar Dl tt alge ei Ain ue 23 INtrOQUCtION Er O de 23 Processus d enregistrement en ECAS iii 24 S enregistrer en ECAS vinimos nat seit de dates ead a eee 25 Modifier le domaine de connexion pour ECAS ii iieereneenns 27 Terminer le processus d enregistrement ECAS ss 28 Initialisation du mot de passe ECAS iii 29 Exigences du mot de passe ECAS zaaier estes toi ada 29 Enregistrement APPEL 88 nan ein ead A nt ri 30 Activez votre compte et vos droits d utilisateurs 30 S enregistrer auiGGP ura see tree marrer tan dent danois ch einen ae nnn wives At 31 Formulaire d enregistrement Step 1 iii 31 Formulaire d enregistrement Step 2 siennes 32 Questionnaire refuse cinco ised no heen i deities tear ei bed 33 Appelen nine ate aii bea dein os fae eel dha 35 CDOCUMEMNME sae 2e obese ad A clea eee ee aed nee 35 Fonctionnalit s du Navigateur siennes 35
34. 71 APPEL Chapitres Demande d amendements MR es Requ te d eModification gt Demandes d amendements Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention de votre choix Allez sur l eRequ te de Modification et compl tez le chapitre Demandes d amendements 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Demandes d Amendements 1 Introduisez le Nom T l phone Fax et E Mail des personnes demandant les amendements 2 Liste des amendements demand s 1 Introduisez l information relative aux amendements demand s 2 Sid autres amendements sont demand s cliquez sur Ajout d une ligne Un amendement est une modification une Convention pour refl ter les changements op rationnels ou autres dans la mise en uvre de l action Une modification unilat rale peut tre faite par un Rapport Interm diaire Les modifications qui se traduisent par un change de lettres ou d une Convention compl mentaire doivent tre effectu es via une demande de modification Pour la version papier de l eSingleForm il est possible de demander une modification du Rapport Interm diaire Dans la version papier de l eSingleForm une modification de la Convention vise refl ter les changements op
35. APPEL Compl ter le Cadre Logique PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm 2014 a Compl ter le cadre logique Pon Dans le formulaire allez entre les sections 10 et 11 La page Vue d ensemble du cadre logique se trouve entre les sections 10 et 11 Cliquez sur G n rer le cadre logique en haut droite de la page Les donn es apparaissant dans le cadre logique proviennent de la section 4 Y Astuces 132 Avant d envoyer le PDF eSingleForm un coll gue g n rez le logframe afin que les donn es soient jour Le nombre maximum d indicateurs par objectif sp cifique est de 10 Le nombre maximum d indicateurs par r sultat est de 5 Dans la section 4 3 cliquez sur le bouton R sultat pour afficher le d tail de ce r sultat Pour cacher ces d tails cliquez nouveau sur le bouton R sultat PDF eSingleForm 2014 Ajouter des notes et des annexes PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Ajouter des notes 1 Compl tez un eDocument 2 Cochez la case Notes au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 3 Ajoutez des notes dans le champ Notes qui apparait en jaune au bas de chaque section Notes Effacer toutes les notes 9 Astuces Le texte introduit dans le champ Notes peut tre format de la m me mani re que les autres champs de texte
36. Compl ter le chapitre 10 Ressources Humaines 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire 2 Introduisez les Homme mois en projet Par exemple 5 personnes travaillent sur un projet pour 6 mois gale 30 hommes mois 3 Cliquez sur Ajout d une ligne pour introduire plus de chiffres globaux par fonction et statut 4 Cliquez sur Sauver Y Astuces Les membres du personnel qui ne remplissent que l un ou aucun de ces crit res sont class s dans la cat gorie du personnel local Des informations sur le personnel du partenaire de mise en ceuvre sont n cessaires pour les membres cl s notamment lorsqu aucun expatri du partenaire ne dirige directement l action au niveau local Pour supprimer une ligne cochez la case a gauche et cliquez sur Sauver 64 Appel Compl ter le chapitre 11 Apercu financier RQ e Requ te gt Chapitre 11 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 11 Aper u financier 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter le chapitre 11 Aper u financier 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire 2 Cliquez sur pour ajouter un co t 3 Cliquez sur IXI pour supprimer un co t 4 Cliquez sur Sauver Y Astuces Au chapi
37. DF eSingleForm A Annexer des documents 1 Importer un eDocument existant ou un template au format XML 2 Cliquez sur l ic ne Annexes 3 Cliquez sur Add pour attacher un document Y Astuces Si vous attachez des annexes au PDF n oubliez pas de les rajouter par apr s dans APPEL car elles ne seront pas export es avec le contenu de l eSingleForm asis Les annexes doivent tre ajout es s par ment dans APPEL Seul le fichier XML sera export Janvier 2013 104 PDF eSingleForm 2008 Fonctions du Formulaire Unique T l charger le PDF DG Echo Partners Helpdesk gt T l chargement du PDF En ligne cliquez sur e Requ tes dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes apparait Les fonctions Nouvelle RQ Action non urgente Nouvelle RQ D cision d urgence Action urgente et Nouvelle RQ Activit s compl mentaires apparaissent 4 Profils Les profils autoris s a cr er un brouillon d eRQ eMR elR ou eFR sont les suivants 4 Encodeur Sender Personne qui fait la soumission A T l charger le PDF 1 Cr ez un brouillon 2 Cliquez sur T l charger eSF 3 La fen tre Do you want to open or save xxx pdf from webgate ec europa eu apparait au bas de l cran 4 Cliquez sur Save et s lectionnez Save as 5 Sauvegarder le fichier PDF sur votre ordinateur ou sur tout autre support USB Y Astuces Une fois que le
38. Hypertext Markup Language g n ralement abr g HTML est le format de donn es con u pour repr senter les pages web jpg jpeg JPEG extension informatique JPG est un acronyme de Joint Photographic Experts Group nom d un groupe de travail en partenariat ISO et CEI d o le joint pour mixte Ce comit a donn son nom a la norme ouverte de compression d images num riques JPEG pdf Le Portable Document Format commun ment abr g PDF est un format de fichier informatique cr par Adobe Systems png Le Portable Network Graphics PNG est un format ouvert d images num riques qui a t cr pour remplacer le format GIF l poque propri taire et dont la compression tait soumise a un brevet Le PNG est un format non destructeur sp cialement adapt pour publier des images simples comprenant des aplats de couleurs rtf Le Rich Text Format format de texte enrichi ou RTF est un format de fichier d velopp par la soci t Microsoft Ce format descriptif non compress est reconnu par la plupart des logiciels de traitement de texte Sa vocation initiale est d tre un format pivot entre logiciels et plates formes h t rog nes txt En informatique un fichier texte ou fichier texte brut ou fichier texte simple ou le plus souvent abusivement fichier ASCII est un fichier dont le contenu repr sente uniquement une suite de caract res informatiques xls xls est un suffixe de fichier tableur Ces fichiers
39. Le m canisme de contr le qui est appliqu ne peut galement pas tre modifi pour une action sp cifique pendant sa dur e de vie En ce qui concerne les frais ligibles de l action la d nomination des rubriques ne peut pas tre modifi e pendant toute la dur e de l action Des nouvelles rubriques peuvent tre ajout es si n cessaire Pour modifier l eRequ te avant la signature de la Convention Agreement la fonction Nouvelle version eRequ te peut tre utilis e 68 Appel Fonctions Cr er une nouvelle Requ te d eModification Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Modification Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouvelle e Modification apparait 4 Profils Les profils autoris s a cr er une nouvelle Requ te d eModification sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a FA Cr er une nouvelle Requ te d eModification Cliquez sur Nouvelle e Modification Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d une nouvelle Requ te d eModification Cliquez sur les chapitres qui doivent tre modifi s Introduisez l information requise dans les champs Voir astuces Cliquez sur Sauver Cliquez sur Annexes au dessus du volet de navigation pour
40. Valider Shape a eS eA A ER A Re ie 117 Structure deS CS iii A dea 118 PDF eSingleF Or cto siii ra acacia 118 Fonctions du PDF Adobe Reader 119 Naviguer travers le Formulaire Unique sise 119 Modifier la langue du correcteur automatique ss 120 Modifierles couleurs c 220 8005 ken stv Sie a ei 122 APPEL Cr ation de l eDocument sise 124 Cr er un Brouillon eRQ isien iir te alii jad atthe 124 Cr er un brouillon EMR elR OU GFR iii 125 Cr er une nouvelle version d eDocument sise 126 Rechercher un brouillon d eDocument sise 127 Extraire XML de bases ented chien a tn ee eile i nues 128 T l charger Ie PDF rendit cl rm le une EuS a ca E a 129 PDF eSF Traitement de l eDocument uses 130 importer un ficher XML Re aii a ea RGA AA Raa 130 Compl terun eDocument cata tata liar de dr nd rene dde nati train 131 Compl ter le Cadre Logique 2eme hasta a A aa 132 Ajouter des notes et des annexes sister 133 Exporter un fichier XML partir du PDF eSingleForm eeeeceeceeeeeeeeneeeeeeteeeseeeeeaeeeeaeeseeeeeeeteneeeneeeeeaees 135 APPEL APPEL Soumission de l eDocument Transf rer un eDocument compl t hors ligne vi Bienvenue APPEL est un outil permettant l change lectronique bidirectionnel des informations entre la DG ECHO et ses partenaires L application APPEL permet aux organisations qui ne sont pas encore reconn
41. a derni re page du Formulaire Unique Le fichier pourra tre totalement ou partiellement transf r en ligne Janvier 2013 111 APPE L Transf rer une Action Humanitaire compl t e hors ligne APPEL gt eRequ te Cette p fonction montre l cran de recherche d eRequ tes rofils Les profils autoris s transf rer le Formulaire Unique sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Transf rer une Action Humanitaire cr e hors ligne Transf rer le Formulaire Unique compl t vers l application en ligne 1 Cliquez sur nouvelle eRequ te new eRequest 2 Un message de confirmation de cr ation d une nouvelle eRequ te apparait cliquez Ok 3 Au dessus de l cran cliquez sur transf rer Upload 4 Un message de confirmation de cr ation d un nouveau document partir d un fichier XML apparait Cliquez sur Ok 5 Cliquez sur Browse 6 Dans la fen tre Choisissez un fichier Choose file 1 Choisissez le fichier XML correspondant au Formulaire Unique concern par le transfert Ce fichier XML se trouve sur votre ordinateur a vous de voir o vous l avez sauvegard 2 Cliquez sur Ouvrir Open 7 Cochez Full upload Transfert total ou Partial upload Transfert partiel de votre fichier XML Voir Astuces 8 Cliquez ensuite sur Transt rer Upload offline document si vous souhaitez soumettre le fichier XML s
42. a description du fichier est affich e dans le volet contenu Y Astuces Pour t l charger plusieurs fichiers en une fois compressez les d abord au format ZIP La description du fichier peut tre modifi e apr s le transfert Cliquez sur l ic ne disquette pour ouvrir ou sauver le fichier Cliquez sur la croix rouge dans la liste pour retirer un fichier du projet T Les types de fichiers permis pour les t l chargements sont les suivants csv doc gif htm html jpg jpeg pdf png rtf txt xls or zip files File_types Si le fichier que vous t l chargez est plus gros qu 5 M gas octet le message suivant s affichera Error to upload the file Maximum size is Exceeded 37 APPEL Types de fichiers Les types de fichiers support s par l application pour t l chargement sont ceux repr sent s par les extensions suivantes 38 csv Comma separated values CSV est un format informatique ouvert repr sentant des donn es tabulaires sous forme de valeurs s par es par des virgules doc En informatique DOC ou doc abr viation de document est une extension de nom de fichier traditionnellement utilis e pour la documentation en format texte propri taire sur une large vari t de syst mes d exploitation gif Le Graphics Interchange Format litt ralement format d change d images gt plus connu sous l acronyme GIF est un format d image num rique htm html L
43. annex Le Rapport eFinal doit galement tre valid par la DG ECHO Les Partenaires soumettent les eDocuments ECHO via APPEL la DG ECHO doit valuer chacun des eDocuments Chaque eDocument est valu par le tandem Desk Officer Field Expert Expert Terrain Le processus d valuation est divis en deux processus majeurs La pr valuation o la v ritable valuation est pr par e L valuation dans laquelle les eDocuments eRQ eMR elR sont v rifi s valid s ou refus s Une valuation peut aboutir une opinion favorable ou un refus En fonction de l eDocument l valuation peut n cessiter la soumission d une nouvelle version de l eDocument Les chapitres suivants vous guideront dans le processus d ach vement des eDocuments 41 APPEL Version papier vs eDocuments Les diff rences entre la version papier et les eDocuments sont nombreuses 4 4 Validation formelle des eDocuments Possibilit de retracer sur l cran le statut de l action et le statut des documents Le partenaire peut travailler sur une version brouillon du projet avant de soumettre l eDocument la DG ECHO Diff rentes possibilit s de validations temporaires avant l envoi formel la DG ECHO Envoi de versions jour d eRequ tes et de Requ tes d eModifications Possibilit d annexer des fichiers documents images fichiers Excel Les avantages sont vidents 42 Possibilit de c
44. as formaliser votre candidature en envoyant les documents la DG ECHO par courrier recommand dans le d lai imparti votre candidature sera nulle et non avenue S enregistrer au CCP Questionnaire refus Votre candidature peut tre refus e a la fin de la proc dure de s lection La Commission Europ enne se r serve le droit de refuser des candidats CCP FPA s ils ne remplissent pas les exigences requises L enti re responsabilit de l exactitude des informations fournies a la Commission Europ enne par un candidat CCP FPA incombe l organisation candidate Si de fausses informations sont fournies la DG ECHO le candidat CCP FPA est exclu du CCP FPA pour deux ans Si votre candidature est refus e vous pouvez Demander un r examen introduire un recours D poser une plainte aupr s du m diateur Europ en Les liens vers ces actions sont disponibles sur l cran de Demande d admission Allez l cran d accueil APPEL Cliquez sur Postuler au processus de s lection pr alable la signature du contrat cadre de partenariat et l cran de Demande d admission apparait 33 Appel eDocument Fonctionnalit s du Navigateur APPEL est une application web Cela signifie que l application est montr dans le navigateur N utilisez pas les fonctionnalit s de la barre d outils du navigateur Des messages d erreur peuvent apparaitre et vous allez perdre une partie de l information introduite Les
45. ation des march s et commentez 1 Cliquez sur Ajout d une ligne Introduisez l information n cessaire dans les champs et cliquez sur la fl che pour s lectionner Oui ou Non Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de lancement de la proc dure Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de contrat Si n cessaire introduisez un commentaire Introduisez si n cessaire la r f rence aux documents que vous annexez Cliquez sur Sauver DaRoN Y Astuces Pour supprimer une ligne cochez la case a gauche et cliquez sur Sauver RA R p tez les tapes 1 3 pour chaque changement dans la passation des march s Ce chapitre est obligatoire et vous devez cliquez sur sauvegarder m me si vous ne modifiez aucune information 75 APPEL Rapport elnterm diaire Introduction au Rapport elnterm diaire Pour chaque action humanitaire un Rapport elnterm diaire doit tre envoy a la DG ECHO pour signaler la progression du projet Le Rapport elnterm diaire doit tre utilis comme un outil de contr le Pour impl menter des modifications a la Requ te l eModification doit tre utilis e Dans la Requ te initiale tous les chapitres indiqu s d une ic ne obligatoire doivent tre sauvegard s m me si vous ne changez aucune information L information montr e en vert est automatiquement copi e de la Requ te initiale seuls les champs crits en noir doivent tre compl t s si n ces
46. ations techniques qu offre le syst me PDF sont les suivantes Le cadre logique est l un des outils les plus importants pour la pr paration et la gestion des actions d aide humanitaire La visualisation de la matrice a t am lior e afin de mieux refl ter la logique verticale ainsi que les relations entre les objectifs les r sultats les indicateurs les activit s et les risques derri res ceux ci Le format PDF offre galement la possibilit de surligner de diff rentes couleurs les modifications faites par d autres coll gues Cette fonction qui sera expliqu e en d tail plus tard facilitera la collaboration entre les diff rentes personnes intervenant sur le document Dans l ensemble vous constaterez que la navigation travers les diff rentes sections du Formulaire Unique a t facilit e compar e l ancienne application hors ligne 92 Janvier 2013 PDF eSingleForm 2008 Champs Champ texte a introduire du texte 1 Cliquez dans le champ texte 2 Introduisez ou coller du texte 3 Cliquez c t du champ pour visualiser votre texte 4 Le nombre de bytes utilis s s affiche sous le champ a gauche a Formater un texte 1 S lectionnez le texte a formater 2 Cliquez sur le bouton droit de votre souris 3 Allez sur Text style 4 S lectionnez les styles que vous souhaitez set Cut Ctrl x 2 IDP s living in on rogrammes will offer on L Copy Sel eee e
47. auvegard e Les objectifs r sultats et activit s ont t compl t s par le syst me l information a t fournie la cr ation de l eRequ te initiale Le titre de l action l objectif principal et l objectif sp cifique restent tels qu introduits dans l eRequ te initiale ils ne peuvent pas tre modifi s De nouveaux indicateurs pour l objectif sp cifique peuvent tre ajout s La Requ te d eModification vous permettra de compl ter l information et d ajouter de nouveaux r sultats et ou nouvelles activit s Cliquez sur le point d interrogation rose pour plus d informations sur les donn es introduire Appel Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s MR Requ te d eModification gt Annexe A Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er une Requ te d eModification ou cliquez sur une Requ te d eModification existante li e cette Convention de Subvention Compl tez l Annexe A Tableau de passation des march s 4 Profils Les profils autoris s compl ter l Annexe A sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter l Annexe A Tableau de passation des march s Si un quelconque changement se produit dans la passation des march s compl tez le tableau de pass
48. avant le transfert Si vous n tes responsable que pour une partie de l eSingleForm la personne qui fait l envoi Sender peut transf rer que cette partie en choisissant le Partial upload Transfert partiel Si vous ne faites qu un transfert partiel il n est pas n cessaire de tout valider seules les sections a transf rer doivent tre valid es nce Les annexes doivent tre ajout es dans APPEL en ligne avant la soumission 136 Pr financement Demande de pr financement suppl mentaire APPEL gt Agreement gt Ecran de recherche Cliquez sur Agreement Conventions de Subvention dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d Agreement apparait 4 Profils Les profils autoris s a transf rer une demande de pr financement suppl mentaire sont les suivants Encodeur Sender Introduire une demande de pr financement suppl mentaire 1 Recherchez une action pour laquelle vous souhaitez introduire une demande de pr financement suppl mentaire Dans la liste des r sultats de la recherche cliquez sur votre projet 3 Cliquez sur la fonction Upload pre financing request Transf rer la demande de pr financement 4 La fen tre Upload pre financing request Transf rer la demande de pr financement s ouvre 5 Dans cette fen tre cliquez sur les ic nes Download prefinancing template T l charger le template de pr financement Ces ic nes sont repr sent s par un
49. aviguer a travers le formulaire Les diff rents ic nes indiquent les champs obligatoires et l information sauvegard e 5 Barre de d filement Cliquez sur la fl che de mont e ou de descente pour vous d placer travers l arborescence Tirez la case de d filement scroll box verticale pour vous d placer travers l arborescence a e Wh 46 Appel Volet de Contenu L image suivante illustre la mise en page g n rale du volet de contenu 1 10 Ressources humaines 5 10 1 Veuillez indiquer les chiffres globaux par fonction et par statut Titre fonction Statut Nombre de Hommes mois Commentaires personnes dans projet F lt Choisir gt 0 0 00 l Ajout d une ligne Sauv rde interm diaire Annuler la frappe impression ega Ce volet affiche l information de la s lection du formulaire actif tel que montr dans le titre Le volet de contenu contient les informations suivantes 1 Le chapitre ou le titre Les sous chapitres ou section d eDocument Les diff rents champs du formulaire compl ter champs de texte listes d roulantes Les boutons de fonction Texte indiquant le statut de la section Modifi apparait d s que l information a t introduite Brouillon apparait apr s avoir cliqu Sauvegarde interm diaire Sauv apparait apr s avoir cliqu Enregistrer aaron 47 APPEL Statut de la section Les petits ic nes utilis s devant les sections
50. base APPEL gt eDocument gt Exporter En ligne ouvrez ou cr ez un eDocument La fonction Export apparait au dessus du volet de navigation de l eDocument 4 Profils Les profils autoris s a extraire I xml de base sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l a soumission a Extraire I xml de base Cr ez un brouillon d eRQ ou d un autre type d eDoc ou ouvrez un brouillon existant Cliquez sur Export pour exporter le fichier xml Un pop up File Download apparait Cliquez sur Save Sauvegardez le fichier xml sur votre ordinateur ou sur tout autre support USB etc oF ON Astuces Ce fichier XML servira de base de travail dans le PDF eSingleForm 2014 128 PDF eSingleForm 2014 T l charger le PDF APPEL gt Ecran de Recherche d eRequ tes gt Nouvelle eRequ te En ligne cliquez sur e Requ tes dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes apparait Les fonctions Nouvelle RQ Action non urgente Nouvelle RQ D cision d urgence Action urgente et Nouvelle RQ Activit s compl mentaires apparaissent 4 Profils Les profils autoris s a t l charger le PDF sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a T l chargez le PDF 1 Cr ez un brouillon 2 Cliquez sur Download PDF T l charger PDF 3 Un pop up Do you want to save eSF_2014_vxx pdf from webgate ec europa eu Souhaitez vou
51. champ Notes qui apparait au bas de chaque section Notes Supprimer les notes _ Surligner champs modifi s ajout s Y Astuces Le texte introduit dans le champ Notes peut tre format de la m me mani re que les autres champs de texte Les champs de notes n ont pas de limite de bytes le champ peut contenir autant de caract res que souhait D cochez la case Notes pour masquer les notes Cliquez sur Supprimer les notes pour supprimer les notes Janvier 2013 109 APPEL Suivre les modifications PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm a Suivre les modifications 1 Importer votre fichier XML 2 Cochez la case Surligner champs modifi s ajout s au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 3 Introduisez votre nom dans le champ R viseur actuel 4 La couleur du champ dans lequel votre nom apparait est celle qui surlignera vos modifications 5 Entamez vos modifications C Notes IX Surligner champs modifi s ajouter R viseur actuel Lieselot Changer le r viseur En Changer de r viseur 1 Allez au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 2 Cliquez sur Changer de r viseur 8 introduisez votre nom nouveau r viseur 4 Entamez les modifications a Arr ter le suivi des modifications sans validation 1 Allez au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm 2 D cochez la case Surligner champ
52. city Non relevant institutions to strengthen DRR systems and structure and replicate DRR initiates to ensure community based risk systems and structure and replicate ORR initiatives to ensure community based risk management at local level management at local level Specific objective detailed description 40 Appel eSingleForm 2008 Introduction a l eSingleForm Tous les documents du Cycle de Gestion d un projet d une Op ration Humanitaire forment l eSingleForm ou Formulaire Unique L ensemble des eDocuments sont mis ensemble pour refl ter l eSingleForm papier tel qu il tait utilis les ann es pr c dentes Les diff rents eDocuments sont Requ te eRQ Premi re proposition et nouvelle version que la DG ECHO doit valider Elle peut tre envoy e par le Partenaire ou tre encod e par l Archiviste si le Partenaire n envoie que la version papier Requ te d eModification eMR Le Partenaire l envoie pour rapporter les changements dans le projet Les modifications doivent tre valid es par la DG ECHO Rapport elnterm diaire elR Permet de rapporter les progr s interm diaires au sein du projet Humanitaire pour introduire les modifications unilat rales Le Rapport elnterm diaire doit tre valid par la DG ECHO Rapport Final eFR Document qui est le dernier rapport envoyer la DG ECHO il rapporte les r sultats sur le projet Humanitaire Le rapport financier n est pas inclus dans le Rapport eFinal il y est
53. ct All Ctrl a Deselect All Shift Ctrl 4 I led a lL Copy File to Clipboard Ss CR sie lQ a a un gt 3 gt Check Spelling b Find Ctrl F Advanced Search Shift Ctrl F Protection gt Analysis gt Accessibility 102 Preferences Categories Commenting Documents Full Screen General Page Display 3D amp Multimedia Accessibility Adobe Online Services Email Accounts a Internet JavaScript Language Measuring 2D Measuring 3D Measuring Geo Multimedia legacy Multimedia Trust legacy Reading Reviewing Search Security Security Enhanced Signatures Spelling Tracker Trust Manager PDF eSingleForm 2008 General M Automatically calculate field values Show Focus rectangle Show text field overflow indicator Cl Always hide forms document message bar Highlight Color Show border hover color for Fields Fields highlight color o Required fields highlight color m Auto Complete off v Remember numerical data fe 9 telephone number Edit Entry List he auto complete Feature is now off No suggestions will be made while you type in Form fields Choose Basic or Advanced from the drop down box to turn the feature on Form Tracker Preferences Janvier 2013 103 APPEL Annexer des documents PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du P
54. dans le volet de navigation indiquent ce qui suit ei g ES La loupe indique que l information est en lecture seule E La petite page vide indique que l information est optionnelle et n a pas t chang e depuis la version pr c dente s amp ILe point d exclamation rouge indique que l information est obligatoire et la petite page vide indique que l information n a pas t chang e depuis la version pr c dente B VI Le v vert indique que l information est optionnelle et a t sauv e 07 Par cas 2 Le point d exclamation rouge indique que l information est obligatoire et le v vert indique que l information a t sauv e BlieD rouge en lettre capitale indique que l information est optionnelle et qu elle a t sauv e en brouillon in y vt a x Dile point d exclamation rouge indique que l information est obligatoire et le D rouge en lettre capitale indique que l information a t sauv e en brouillon 48 Appel Fonctions de l eDocument Les fonctions dans le volet de navigation affectent l eDocument dans son enti ret Il y a trois combinaisons de fonctions possibles L image suivante illustre les fonctions standards disponibles Annexes impression ol 1 2 Les diff rentes fonctionnalit s sont 1 Annexes En mode lecture seule la fonction Annexes montre une liste de tous les documents attach s l eDocument Dans tous les autres modes la fonction Anne
55. de l action humanitaire utilisez les fonctions en ligne Sauvegarder et Soumettre pour terminer l eDocument L eDocument est alors soumis la DG ECHO PDF eSingleForm 2014 Introduction L application PDF eSingleForm est un document PDF interactif pr sentant le Formulaire Unique suivant le format du Contrat Cadre de Partenariat 2014 Framework Partnership Agreement FPA Avant d entamer le travail hors ligne dans un PDF eSingleForm un draft d eDocument doit tre cr en ligne dans APPEL Le fichier xml de ce projet doit alors tre export pour ensuite tre import dans un PDF eSingleForm vierge Le PDF eSingleForm vierge est t l chargeable a partir du site APPEL Ce n est qu apr s avoir import le fichier xml dans le PDF eSingleForm que celui ci peut tre chang entre coll gues Il est conseill de ne pas changer le fichier xml par e mail Afin de comprendre le fonctionnement du PDF eSingleForm suivez les explications pas a pas d crites dans les sections suivants cette introduction La notion d eDocument est utilis e en r f rence aux diff rents documents composant I eSingleForm ou Formulaire Unique Requ te Requ te de Modification Rapport Interm diaire et Rapport Final Cette documentation traite de l aspect fonctionnel et technique du PDF eSingleForm Pour les questions d ordre g n ral et th orique consultez le site helpdesk pour partenaires de la DG ECHO http www dgecho partners helpdesk
56. e version sera automatiquement visible dans le volet d information du projet Cette fonction est active d s qu un eDocument est envoy a une Unit de la DG ECHO es 4 Si le statut d un projet est verrouill cette fonction n est pas active Un projet peut tre verrouill par un Desk Officer c est le cas par exemple s il attend des informations 49 APPEL suppl mentaires de la part d un Field Expert ou Expert Terrain Le projet est verrouill par le syst me en fonction de l activit qui est en cours 50 Appel Fonctions du contenu L image suivante illustre les fonctions des crans d eDocument Sauvegarde interm diaire ET Annuler la frappe impression 1 2 3 4 Les diff rentes fonctionnalit s sont 1 Sauvegarde interm diaire Sauvegarde l information que vous avez introduite dans l cran A ce stade l information n est pas encore valid e 2 Sauver Sauvegarde l information que vous avez introduite dans l cran apr s validation les donn es et les champs obligatoires L information obligatoire manquante est indiqu e en rouge ou avec une ligne rouge 3 Annuler la frappe Annule toute l information introduite et retourne la derni re version sauv e de cet cran 4 Imprimer G n re un document PDF de cet cran ou de ce chapitre uniquement Le document PDF peut alors tre Envoy imprimer Sauvegard sur votre disque dur ou disque r seau Visualis en aper u dans le volet contenu
57. e Subvention de votre organisation Downloads T l chargements Vous pouvez T l charger les derni res informations de la DG ECHO APPEL Cette eDocumentation Diff rentes approches Il y a diff rentes approches pour apprendre travailler avec l application APPEL Les diff rentes approches de l e documentation sont L eDocumentation crite L eDocumentation crite repr sente la plus grosse partie de cette eDocumentation Vous pouvez effectuer une recherche en utilisant les fonctions de recherche de cette eDocumentation Aide en ligne par cran Aussi connue sous le nom d aide en ligne cette aide fournit une information plus sp cifique concernant les champs d un cran En naviguant avec votre curseur sur les diff rents champs une br ve explication concernant le champ apparait dans une petite fen tre L e documentation est disponible travers l intranet via l application APPEL Cliquez sur le bouton d aide en haut droite de la barre de menu APPEL Mer L e documentation a pour objectif l apprentissage de l application informatique elle n a pas la pr tention de vous apprendre ou de vous donner plus de d tails sur la mani re de g rer un projet d Aide Humanitaire Avant propos Fonctions de recherche de l eDocument L e documentation explique progressivement comment ex cuter une action L e documentation est structur e de mani re refl ter les diff rentes activit s ex cuter dans l ap
58. e ae frc Delete nerability of returning art pe rk simultaneously to tU Select All Ctrl A gt tE and therefore reducing m Remove returnees from Dictionary Check spelling Look Up returnees Text Style Bold Ctrl B Edit Hyperlink Italic Ctrl I Select Hyperlink Underline Ctrl U Superscript Shift Ctrl Plus Open Hyperlink Copy Hyperlink Subscript Ctrl Plus Remove Hyperlink Clear Formatting Q Astuces Pour le formatage vous pouvez galement utiliser le raccourci CTRL E Parmi les options de format seules les suivantes resteront gras couleur soulignement et italique ee Les champs de texte ne reconnaissent pas les tableaux si vous souhaitez importer un fichier XML contenant des tableaux ceux ci seront transform s en texte non format Un message d alerte apparaitra pour vous en aviser Les tableaux transform s en texte non format sont attach s au PDF sous format html pour consultation Ceux ci ne peuvent tre transf r s en ligne 93 APPEL Si vous souhaitez ajouter des tableaux il est pr f rable de les annex s dans APPEL en ligne Champ date a Ins rer une date 1 Cliquez dans le champ de date 2 Une fl che apparait a droite du champ 3 Cliquez sur la fl che 4 Un calendrier apparait 5 S lectionnez une date 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 C Today 1 14 2013 94 Janvier 2013 PDF eSingleFo
59. e dans les champs 4 Cliquez sur Ixl pour effacer l indicateur et sa source de v rification 5 Introduisez les Pr conditions 4 R sultats Voir Remarques 1 Cliquez sur r pour ajouter un r sultat 2 Introduisez le r sultat 3 Cliquez sur l il pour ajouter un indicateur pour le r sultat 5 Introduisez l information n cessaire dans les champs 6 Cliquez sur Ixl pour effacer l indicateur et sa source de v rification 7 Activit s 1 Cliquez sur I al dans le champ de r sultat pour ajouter une activit 2 Introduisez l activit Y Astuces Cochez Oui ou Non pour Autosave Autosauvegarde au dessus de l cran si vous souhaitez que l information introduite soit automatiquement sauvegard e Le titre de l action devrait tre le m me qu au point 1 2 Il est automatiquement copi par le syst me apr s qu il ait t compl t au point 1 2 du chapitre 1 L objectif principal devrait tre conforme l un des objectifs sp cifiques de la d cision de financement ECHO correspondante Cliquez sur Maximize pour ouvrir le point 4 3 1 sur une grande fen tre Cliquez sur le point d interrogation rose de chaque champ pour avoir plus d information sur le champ Astuces sur les limitations et l information obligatoire pour compl ter le cadre logique Mo 60 Le d tail de chaque r sultat introduit peut tre compl t soit partir de cet cran soit partir de l
60. e le valide pas Y Astuces Si vous quittez votre ordinateur ou si vous le verrouillez sauvegardez le fichier PDF en cliquant sur l ic ne disquette afin d viter toute perte de donn es Valider La validation peut soit se faire pour le Formulaire Unique complet soit par chapitre ou section Pour une validation du Formulaire Unique complet allez la page d accueil et cliquez sur Valider le Formulaire Unique Validate eSingleForm Cette validation peut galement se faire sur la derni re page du PDF la fin du Formulaire Unique Pour une validation par chapitre ou section cliquez sur Valider Chap x Validate Chap x dans le coin sup rieur droit de la page du PDF eSingleForm Le r sultat de la validation peut diff rer Sile Formulaire Unique ou le chapitre valider n est pas valide la derni re page du PDF eSingleForm indique la Validation du formulaire D tails des erreurs de validation Form validation Validation error details Cette page reprend la liste des erreurs contenues dans le formulaire ou dans le chapitre a valider en pr cisant la localisation et la description des erreurs Les champs non valid s sont surlign s en rouge A c t de chaque chapitre une ic ne repr sentant un V dans un cercle vert indique que le chapitre est valid 117 APPEL Structure des crans PDF eSingleForm 2014 PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eS
61. e page et une disquette D Ouvrir et compl ter la demande de pr financement suppl mentaire 6 Au bas de l cran un pop up apparait Do you want to open or save PreFinancing_2NN14_00046 rtf from webgate ec europa eu 1 Cliquez sur Open Ouvrir 2 Compl tez le document word Request for additional pre financing payment Demande de pr financements suppl mentaires 3 Sauvegardez et fermez le document compl t Transf rer la demande de pr financement suppl mentaire 7 Dans la fen tre Upload pre financing request Transf rer la demande de pr financement cliquez sur Browse 8 S lectionnez le template de demande de pr financement compl t 9 Cliquez sur Upload pour transf rer votre demande de pr financement Consulter la demande de pr financement suppl mentaire envoy e 10 Le fichier transf r apparait alors sur votre liste d annexes a La Requ te doit tre favorable pour pouvoir introduire une demande de pr financement La demande de pr financement ne peut se faire si le Rapport Final est entam Apr s le transfert de la demande de pr financement la DG ECHO re oit instantan ment un e mail l informant de cette nouvelle demande Le template pour les demandes de pr financements suppl mentaires est galement accessible sur le site helpdesk pour les partenaires 137 APPEL R pondre a une DIC R pondre a une Demande d Informations Compl mentaires ou DIC Pour tous les
62. eDocument cr hors ligne Transf rer le Formulaire Unique compl t vers l application en ligne 1 Rechercher un brouillon d eDocument RQ MR IR ou FR que vous souhaitez soumettre 2 Cliquez sur un brouillon pour l ouvrir 3 Au dessus de l cran cliquez sur transf rer Upload 4 L cran de transfert apparait 5 Cliquez sur Browse 6 Dans la fen tre Choisissez un fichier Choose file 1 Choisissez le fichier XML correspondant au Formulaire Unique concern par le transfert Ce fichier XML se trouve sur votre ordinateur vous de voir o vous l avez sauvegard 2 Cliquez sur Ouvrir Open 7 Cochez Full upload Transfert total ou Partial upload Transfert partiel de votre fichier XML Voir Astuces 8 Cliquez ensuite sur Transt rer Upload offline document si vous souhaitez soumettre le fichier XML s lectionn 9 Si vous avez coch Partial upload Transfert partiel s lectionnez les parties du document que vous souhaitez transf rer 10 Cliquez sur Ex cution du transfert Process upload 11 Le message suivant apparait Le transfert du projet est ok Upload of project is ok 12 Cliquez sur Retour a l eDocument Back to eDocument 13 Cliquez sur Annexes pour ajouter des annexes si n cessaire 14 Cliquez sur Soumettre pour soumettre l eDocument la DG ECHO Y Astuces Toutes les sections doivent tre compl t es et valid es hors ligne
63. ent un maximum de 3 activit s principales par r sultat et ne contient pas les moyens et co ts Les moyens et co ts devraient tre fournis dans le sous chapitre 4 3 2 En tant que r gle g n rale le cadre logique devrait contenir un maximum de trois pages L id e est que les principales activit s soient pr sent es dans le cadre logique et que tous les d tails soient expliqu s dans le sous chapitre 4 3 2 Le cadre logique dans le sous chapitre 4 3 1 ne devrait pas simplement tre une copie du sous chapitre 4 3 2 Pour plus d informations consulter le site DG ECHO Partner s helpdesk Je peux ajouter un maximum de 5 indicateurs par r sultat dans le cadre logique Pourquoi Dans l eSingleForm papier il tait techniquement possible de donner plus de 5 indicateurs dans le cadre logique cela n tait pas conforme aux r gles de l eSingleForm Donc dans les faits la limitation 5 indicateurs n a pas chang APPEL respecte les r gles des lignes conductrices de l eSingleForm Questions techniques Quelles sont les exigences de configuration pour APPEL Les exigences techniques pour l acc s externe APPEL sont 1 Une connexion internet de gt 256 Kb est recommand e 2 Internet browser IE 6 x ou plus 88 Appel 3 Une r solution d cran de 1280 x1024 est recommand e Quel browser devrai je utiliser L application en ligne fonctionne avec Internet Explorer L application offline fonctionne avec Internet Explorer ou Fire
64. erche Cliquez sur Requ te Agreement Conventions de Subvention dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Requ te Agreement apparait 4 Profils Les profils autoris s a un brouillon d eDocument sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait la soumission Reader a Rechercher un brouillon d eRequ te Cliquez sur e Requ tes dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes apparait Introduisez vos crit res de recherches Cochez Brouillon pour afficher les brouillons La liste des brouillons corresponds la recherche apparait Les brouillons apparaissent en vert Cliquez sur un brouillon pour l ouvrir NOaPoON gt a PS Rechercher un brouillon d eMR elR ou eFR Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Introduisez vos crit res de recherches Cochez En cours pour afficher les projets en cours La liste des projets en cours correspondant a votre recherche apparait Cliquez sur le projet de votre choix La liste des diff rents e Documents li s a ce projets apparait Les brouillons apparaissent en vert Cliquez sur un brouillon pour l ouvrir D Veillez ouvrir le bon brouillon Le transfert d un fichier xml en ligne doit se faire partit du brouillon duquel il a initialement t export OMNAARON 127 APPEL Extraire l XML de
65. es actions d aide humanitaire La visualisation de la matrice a t am lior e afin de mieux refl ter la logique verticale ainsi que les relations entre les objectifs les r sultats les indicateurs les activit s et les risques derri res ceux ci Le cadre logique se trouve entre les sections 10 et 11 du formulaire Le format PDF offre galement la possibilit de surligner de diff rentes couleurs les modifications faites par d autres coll gues Cette fonction qui sera expliqu e en d tail plus tard facilitera la collaboration entre les diff rentes personnes intervenant sur le document Les nouveaut s li es l eSingleForm 2014 sont pr sent es sur le site helpdesk des partenaires de la DG ECHO http www dgecho partners helpdesk eu Dans la section 4 3 cliquez sur le bouton R sultat pour afficher le d tail de ce r sultat Pour cacher ces d tails cliquez nouveau sur le bouton R sultat 114 PDF eSingleForm 2014 Champs Champ de texte introduire du texte 1 Cliquez dans le champ texte 2 Introduisez ou coller du texte 3 Cliquez c t du champ pour visualiser votre texte Y Astuces Le syst me comptabilise pour chaque champ un nombre limit de bytes Ce nombre varie d un champ a l autre Un message Attention Bytes limite x y x tant le nombre de bytes utilis s et y le nombre de bytes autoris s Formater un texte 1 S lectionnez le texte a formater 2
66. es boutons pour la cr ation d un nouveau rapport interm diaire d un rapport eFinal d une Request d eModification Le bouton de comparaison vous permet d avoir une vue des diff rences entre deux versions d un eDocument 3 Les eDocuments pour une op ration sp cifique La Request initiale et les diff rentes versions la de modification et les diff rentes versions le Rapport interm diaire et le rapport Final peuvent tre affich s 4 La liste des annexes li es la Convention de Subvention 5 Les ic nes page et disquette permettent d ouvrir ou de sauvegarder une version du document au format PDF 6 Pour cr er un fichier zip contenant le document cochez la case et cliquez sur la fonction Cr er un fichier zip 19 APPEL Statut de l eDocument L eDocument peut avoir 3 statuts de document au cours de la vie du projet Brouillon Le document est cr et sauvegard mais il n y a pas encore eu de validation Transmis Le document est transmis et attend activation et v rification du Desk de la DG ECHO Pendant cette p riode la cr ation et la transmission d une nouvelle version est possible si le syst me n est pas verrouill pour cette fonction Le m canisme de verrouillage est soit activ automatiquement par le workflow du syst me soit il est activ manuellement par le Desk Officer par exemple pour avoir plus de temps pour finir l valuation Un brouillon d une nouvelle version peu
67. es erreurs cit es dans le formulaire de validation il est possible de parcourir les erreurs en cliquant sur Aller a l erreur suivante Go to next error dans le coin inf rieur droit de la page du Formulaire PDF Les champs non valid s sont surlign s en rouge Au dessus de chaque chapitre une ic ne repr sentant un V vert ou un D rouge apparait Si l icone repr sente un D rouge c est que le chapitre n est pas valide Si l ic ne repr sente un V vert c est que le chapitre est valide 95 APPEL Structure des crans PDF eSingleForm PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm A S Page d accueil L image ci dessous donne une description d taill e des fonctions de la page d accueil du PDF eSingleForm dans l application eTools offline European Commission Directorate General Humanitarian aid and Civil protection ECHO eSingle form pour les actions d aide humanitaire Type of eDocument Importer AML 3 8 C Notes 9 E Surligner champs modifi s ajout s Humanitarian principles Humanity Newtrality Impartiality Independines EN pour l anglais ou FR pour le francais S lectionnez la langue de votre choix Importer l XML Cliquez sur cette fonction pour importer un fichier XML Type d eDocument Indique le type d eDocument sur lequel vous tes entrain de travailler Valider amp Exporter Cliquez sur cette fonction pour valider e
68. es explications plus d taill es sur le point Carde logique du chapitre 4 Chapitre 10 Ressources Humaines Les chiffres globaux par fonction et par statut peuvent tre modifi s De nouvelles fonctions peuvent tre ajout es Chapitre 11 Aper u Financier Les co ts totaux et les financements totaux sont automatiquement calcul s par le syst me Siun Rapport Interm diaire a t soumis le budget interm diaire sera pr sent Si aucun Rapport Interm diaire n a t soumis le budget interm diaire restera vide Le budget interm diaire ne peut tre modifi au stade de la Requ te d eModification Les co ts totaux et les financements totaux doivent tre gaux _ A Dans la plupart des chapitres l information est compl t e par le syst me cette information a t fournie la cr ation de l eRequ te initiale Vous pouvez compl tez et ou modifiez l information Introduisez le plan de travail r vis s il a t modifi apr s la proposition La Requ te d eModification vous permet de modifier et ou de compl ter l Information existante Toutes les questions suivies d un ast risque sont obligatoires 73 APPEL Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique MR Requ te d eModification gt Sous chapitre 4 3 1 Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez
69. ets interm diaires et finaux sont automatiquement calcul s par le syst me _ ee Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s Les documents composanis le Rapport eFinal doivent tre joints en annexe au Rapport 84 eFinal Appel Compl ter le chapitre 13 FR i Rapport eFinal gt Chapitre 13 Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er un Rapport eFinal ou cliquez sur un Rapport eFinal existant au brouillon li a cette Convention de Subvention Compl tez le chapitre 13 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter le chapitre 13 Conclusions et commentaires de l organisation humanitaire 1 introduisez les Conclusions et commentaires 2 Cliquez sur Sauver s Le chapitre 13 n apparait qu au niveau du Rapport eFinal 85 APPEL Questions Fr quemment pos es Questions Fr quemment pos es APPEL Questions g n rales Pourquoi est utilis APPEL APPEL donne l opportunit aux organisations qui ne sont pas encore reconnues en tant que partenaires de la DG ECHO de se faire connaitre aupr s de la DG ECHO en po
70. ette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm 2014 a PB Naviguer travers le Formulaire Unique 1 Cliquez sur l ic ne Bookmarks 2 La liste des chapitres apparait 3 Cliquez sur le chapitre de votre choix pour acc der directement ce chapitre 2 Otganisabon humanitaire dans la zone d intervention 21 Pr sence de l Organisation humanitare dans la zone d intervention Y 2 Humanitarian organisation in the area 2 2 Synergies avec d autres achons a P 5 Quality Markers Pe implementation P 7 Field Coordination Ps Monitoring and evaluation Y Astuces Les chapitres indiqu s en bleu ne font pas partie du SingleForm Les chapitres indiqu s en rouge sont toujours visible dans le SingleForm quelque soit le type d action Les chapitres indiqu s en noir ne sont parfois pas visibles comme par exemple pour une action urgente Le chapitre sur lequel vous tes apparait en noir et surlign en gris voir image ci dessus Il est aussi possible de parcourir le Formulaire Unique en cliquant sur la barre de d filement Dans Bookmarks la table des mati re apparait toujours en anglais Dans le menu PDF allez dans View gt Page Display gt Enable Scrolling pour vous faciliter la navigation travers le document 119 APPEL Modifier la langue du correcteur automatique PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm 2014 a
71. eu Novembre 2013 113 APPEL Lignes directrices Limitations et am liorations Limitations Les limitations du syst me sont les suivantes Le syst me comptabilise pour chaque champ un nombre limit de bytes Ce nombre varie d un champ l autre Un message Attention Bytes limite x y x tant le nombre de bytes utilis s et y le nombre de bytes autoris s Dans l exemple ci dessous 306 bytes ont t utilis s alors que 300 sont autoris s Il faut r duire le texte de 6 bytes pour pouvoir continuer travailler Titre de Faction Titre de l action Titre de l acbon Titre de l action Titre de l action Titre de l action Titre de l action Titre de l action Titre de faction Titre de faction Titre de l action Titre de l action Titre de l action Titre de l action Titre de l action Titre de Faction Le syst me ne permet pas la cr ation ou le copier coller de tableaux dans les champs Cela n est techniquement pas possible avec la technologie PDF ll est d conseill de travailler simultan ment sur le m me fichier PDF m me si celui ci se trouve sur une serveur partag Il y a un risque de pertes de donn es ll est conseill de s changer le PDF comprenant le fichier xml et viter d envoyer le fichier xml seul Am liorations Les am liorations techniques qu offre le syst me PDF sont les suivantes Le cadre logique est l un des outils les plus importants pour la pr paration et la gestion d
72. eur automatique Importer un eDocument existant ou un template au format XML Cliquez sur Edit Cliquez sur Pr f rences Cliquez sur Spelling dans la liste des cat gories S lectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez qu Adobe Reader corrige l orthographe Cliquez sur Check 1 2 3 4 5 6 e PDF eSingleForm pdf Adobe Reader File M3 View Window Help Select All Ctrl4 A Deselect All Shift Ctrl 4 215546 Copy File to Clipboard Ss E sire iw a a un gt 3 gt gt Check Spelling gt Q Find Ctrl F Advanced Search Shift Ctrl F Protection gt Analysis gt Accessibility gt 100 PDF eSingleForm 2008 Preferences Categories Spelling Commenting Documents Full Screen General Page Display 3D amp Multimedia Accessibility Adobe Online Services Email Accounts Forms Identity Internet JavaScript Language Measuring 2D Measuring 3D Measuring Geo Multimedia legacy Multimedia Trust legacy Reading Reviewing Search Security Security Enhanced Signatures Spelling Tracker Trust Mananer Q Astuces Check spelling while typing Underline color m Dictionaries A lt gt Arabic United Arab Emirates j lt gt Bulgarian Bulgaria lt gt Catalan Spain lt gt Croatian Croatia lt gt Czech Czech Republic lt gt Danish Denma
73. explique les fonctionnalit s des diff rents modules de l application APPEL de la DG ECHO Pour vous familiarisez avec l application APPEL lisez pr alablement l explication tape par tape dans cette e documentation Avant propos APPEL APPEL donne l opportunit aux organisations qui ne sont pas d ja reconnues comme partenaires ECHO de se faire connaitre en postulant au Contrat Cadre de Partenariat CCP afin de devenir un partenaire ECHO Les organisations d ja partenaires d ECHO peuvent acc der aux donn es de leur organisation a condition que le compte ainsi que les droits d utilisateur soient pr alablement valid s par une personne de contact de l organisation Les organisations doivent demander l activation du compte des utilisateurs avant que ceux ci puissent effectuer des mises a jour D s que le compte utilisateur est activ APPEL peut tre utilis par les partenaires ECHO existants pour la mise a jour de leurs donn es administratives Il leurs permet de mettre a jour les informations op rationnelles et financi res qui peuvent ensuite tre utilis es par ECHO pour l valuation p riodique des partenaires pr vu dans le cadre du CCP Modules APPEL E request e requ te Vous pouvez Rechercher des eRequ tes de votre organisation Modifier des eRequ tes de votre organisation Agreement Convention Vous pouvez Rechercher des Conventions de Subvention de votre organisation Modifier des Conventions d
74. ez la Date de d but et introduisez une explication S lectionnez les modalit s de financement demand es pour cette convention 1 100 de financement introduisez une justification de la demande 2 Co financement Action Urgente 1 Oui s lectionnez entre D cision de premi re urgence ECHO D cision d urgence ECHO et Action urgente dans le cadre d une autre d cision ECHO Si vous cochez Action urgente dans le cadre d une autre d cision ECHO introduisez une justification 2 Non Les champs 1 9 et 1 10 sont automatiquement compl t s avec l information disponible dans le syst me Cliquez sur Sauver 9 Astuces Le champ Titre de l action ne peut plus tre modifi apr s la signature du contrat Le partenaire devrait viter des donn es susceptibles de changer comme le nombre de b n ficiaires la localisation exacte ou la sous r gion de mise en uvre etc Le titre peut donner une indication du secteur de l action et mentionner le ou les pays Dans le champ Zone d intervention zone pays r gion le ou les pays ou r gions d intervention doivent correspondre a la port e de la d cision de financement ECHO La ou les localit s exactes seront d taill es au point 4 1 a l aide de cartes et de points de r f rence La Date de d but de l action devrait tre la date effective du d but de l action sur le terrain et n a pas besoin d tre le premier jour d un mois Elle peut
75. fichier XML est import dans le PDF le fichier PDF contenant l XML sera celui sur lequel vous et vos coll gues pourrez travailler Le fichier WML seul ne peut pas tre chang c est le PDF contenant l XML qui doit tre chang Seule l application Adobe Reader peut tre utilis e pour ouvrir le PDF eSingleForm Janvier 2013 105 APPEL Importer un fichier XML PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm PS Importer un fichier XML 1 Cliquez sur la fonction Import XML 2 S lectionnez sur votre ordinateur le fichier XML que vous souhaitez ouvrir 3 Le type d eDocument import apparaitra en bleu sur la page d accueil Type de eDocument o Valider 4 exporter XML Q Astuces Apr s l importation s lectionnez la langue de travail sur la page d accueil du formulaire unique Janvier 2013 106 PDF eSingleForm 2008 Compl ter une Action Humanitaire PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm a Compl ter une Action Humanitaire 1 Importer un eDocument existant ou un template au format XML 2 Parcourrez le fichier PDF offline 3 Compl ter les champs du formulaire en introduisant au minimum toute l information obligatoire 4 Sur la page d accueil ou la derni re page du PDF eSingleForm cliquez sur Valider le Formulaire Unique Validate eSingleForm pour v
76. fox Dois je soumettre la Requ te d eModification MR en premier ou Rapport elnterm diaire IR Si vous souhaitez soumettre une Requ te d eModification et un Rapport elnterm diaire simultan ment il y a deux fa ons de soumettre le Rapport elnterm diaire et la Requ te d eModification 1 D abord l IR puis la MR Quand le Rapport elnterm diaire est cr il se base sur le dernier eSingleForm soumis Donc le Rapport elnterm diaire ne peut pas prendre en compte les modifications de la MR 2 D abord la MR puis l IR Dans ce cas la cr ation de l IR devra attendre jusqu ce que la MR soit approuv e De cette mani re le Rapport elnterm diaire se base sur les derni res donn es accept e de la MR Les modifications de la MR sont refl t es dans l IR Une Requ te d eModification peut tre soumise tout moment sans tenir compte de l IR November 2012 89 PDF eSingleForm 2008 Introduction l application PDF eSingleForm L application PDF eSingleForm offline est un document pr sentant le Formulaire Unique au format PDF Ce format a t d velopp afin de remplacer l actuelle application eTools Offline Tout comme l ancienne application eTools Offline le nouveau PDF eSingleForm offline est li un fichier XML Le principe du travail hors ligne a t simplifi grace a un formulaire pr sent dans un m me document et reprenant le Formulaire Unique dans son Int gralit Pour entamer un eDocume
77. ge d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm 2014 A Compl ter un eDocument Pon Importer le fichier xml de votre eDocument Parcourrez le fichier PDF eSingleForm 2014 Compl ter les champs du formulaire en introduisant au minimum toute l information obligatoire Sur la page d accueil ou a la derni re page du PDF eSingleForm cliquez sur Valider eSingleForm pour v rifier la conformit du formulaire Si le Formulaire Unique n est pas valide la liste des erreurs apparait sur la derni re page Validation de formulaire D tails des erreurs de validation Cette page reprend la liste des erreurs contenues dans le formulaire en pr cisant la localisation et la description des erreurs Si la derni re page Validation de formulaire D tails des erreurs de validation est vide cela signifie que le Formulaire Unique est valid et qu il ne contient pas d erreurs Y Astuces Pour compl ter le PDF eSingleForm il faut qu au pr alable le fichier xml ait t Importer Voir aussi le chapitre Sauvegarde et validation Le syst me comptabilise pour chaque champ un nombre limit de bytes Ce nombre varie d un champ l autre Un message Attention Bytes limite x apparait en rouge indiquant la limite des bytes autoris s Il faut r duire le texte pour pouvoir continuer compl ter le formulaire Lors de la validation les champs obligatoires non compl t s apparaissent en rouge 131
78. ier xml pour la soumission en ligne 134 PDF eSingleForm 2014 Exporter un fichier XML a partir du PDF eSingleForm PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm 2014 Exporter un fichier XML 1 Au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm cliquez sur Valider et exporter XML pour valider et exporter votre Formulaire Unique compl t hors ligne Cette fonction apparait aussi a la fin du formulaire 2 La fen tre Save as apparait 3 Sauvegarder le fichier XML asias Si le formulaire n est pas valide le d tail des erreurs de validation apparaitra la derni re page du Formulaire Unique Le formulaire doit tre valid pour pouvoir tre transf r en ligne Si vous ne faites qu un transfert partiel il n est pas n cessaire de tout valider seules les sections a transf rer doivent tre valid es Le fichier pourra tre totalement ou partiellement transf r en ligne 135 APPEL APPEL Soumission de I eDocument Transf rer un eDocument compl t hors ligne APPEL gt eRequ te Agreement gt Ecran de recherche Cliquez sur Requ te Agreement Conventions de Subvention dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Requ te Agreement apparait 4 Profils Les profils autoris s a transf rer un eDocument sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Transf rer un
79. illustration montre l ic ne des feux de signalisation pour une op ration qui a t accord e mais qui a t suspendue suite au refus du rapport interm diaire Le nom de l op ration apparait en gris dans la liste le statut de l op ration indique Cl tur 9 Astuces En gardant la souris point e sur les feux de signalisation un indicateur d aide apparait et fournit l information en utilisant des abr viations de l indicateur suivit par le statut Par exemple RQ Favorable IR Active FR Aucun MR Aucun 21 APPEL 22 Droits d enregistrement Enregistrement ECAS Introduction Pour acc der a APPEL un nom d utilisateur et un mot de passe sont n cessaires Ce nom d utilisateur mot de passe est unique a chaque personne et peut tre utilis pour acc der diverses bases de donn es a la Commission Europ enne Votre nom d utilisateur sera li l adresse email que vous avez fournis sur l cran d identification Les emails concernant l acc s APPEL ne seront envoy s qu cette adresse email Assurez vous de bien retenir l email adresse fournie ainsi que le nom d utilisateur mot de passe afin d acc der APPEL 23 APPEL Processus d enregistrement en ECAS APPEL gt Ecran d authentification L cran d authentification APPEL apparait Processus d enregistrement dans ECAS 1 L cran d authentification APPEL apparait 2 Cliquez sur S enregistrer dans ECAS pour cr er un compte
80. ingleForm 2014 a Page d accueil L image ci dessous donne une description d taill e des fonctions de la page d accueil du PDF eSingleForm 2014 Commission Europ enne Direction G n rale Aide Humanitaire amp Protection Civile ECHO eSingleForm 2014 2 Type de eDocument 4 o To me 6 7 C Notes Effacer toutes les notes 1 Surligner les champs modifi s ajout s 8 Pon on 118 EN pour l anglais ou FR pour le fran ais S lectionnez la langue de votre choix Importer l XML Cliquez sur cette fonction pour importer un fichier XML Type d eDocument Indique le type d eDocument sur lequel vous tes entrain de travailler Valider 8 Exporter Cliquez sur cette fonction pour valider et exporter le fichier XML de l eDocument Un fichier valid pourra ensuite tre totalement transf r en ligne dans APPEL Valider l eSingleForm Cliquez sur cette fonction pour valider le Formulaire Unique La r f rence APPEL est le num ro de r f rence du projet dans APPEL c est vers ce projet que I xml devra tre transf r une fois compl t Notes Cochez cette case si vous souhaitez que les notes soient visibles Surligner les champs modifi s ajout s Cochez cette case si vous souhaitez avoir une vue des diff rentes modifications apport es a l eDocument PDF eSingleForm 2014 Fonctions du PDF Adobe Reader Naviguer a travers le Formulaire Unique PDF eSingleForm gt Page d accueil C
81. ion ected ae 95 Sauvegarder ae A Ge edt TS lor ida 95 A Te 95 Str cture des NS it A ih 96 PDF Single FoM Es ee A on eee ee 96 Fonctions du PDF Adobe Reader sise 98 Naviguer travers le Formulaire Unique sise 98 Mettre en vidence les champs obligatoires oooncccinicinnncnonccnncccnoncnnanccnnrncnancn non cn nan cc nan ca nan cn nan ca ran cn rn caracas 99 Modifier la langue du correcteur automatique see 100 Modifier les COU SUTS icon Ad Rats 102 Annexer des documents id a ada pa 104 Fonctions du Formulaire Unique ss sise 105 T l chargerle PDF oia als main chee iii al 105 Importer um fie Ner A A aaa E anA EA EEan iR AE a 106 Compl ter une Action Humanitaire sise 107 Compl ter le Cadre Logique ici eene tement retenir 108 Ajouter des NOLES vectra 109 SUIVFE1ES MOCITICATIONS oes ste rare teur rente da ir ll 110 Exporter un fehler ME tl raie ere en deter oe 111 Transf rer une Action Humanitaire compl t e hors ligne ecceeeceeeneeeeeeeeeneeeeeeseaeeeeaeeteaeeeeaeeteaeeeeaeeteas 112 PDF eSingleForm 2014 a 3c te eaaa en e dia 113 Introductions Di A A AA ed A 113 Lign s CIFECIICOS asia aaa 114 Limitations et ameliorations 2 3 tee wai he a a ee ee eee de 114 ENIMIRATIONS tt T E ATAT 114 A a nr nt ne e e NRA aa Mr a aaa aE E a 114 COMP A ent ee ld sl ee eed 115 Champ de texte ina etd Ai Aa A Last den PG a 115 Ghamp de dates nine A eat E a O T 116 SauVegarde etivalidation uva rta et tri 117 SAUVEO MA A E 117
82. ir compl t tous les volets marqu s d un point d exclamation rouge 77 APPEL Soumettre un Rapport elnterm diaire Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Rapport elnterm diaire Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouvelle e Interim apparait 4 Profils Les profils autoris s soumettre un Rapport elnterm diaire sont les suivants Sender Personne qui fait l envoi a Soumettre un Rapport elnterm diaire 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire Chapitres 1 10 Sauvez chaque chapitre T l chargez les annexes n cessaires Cliquez sur Soumettre Un message de confirmation mentionnant votre num ro de r f rence apparait Voir Remarques Cliquez sur Back Le Rapport elnterm diaire est soumis a 8 D No Si le Desk souhaite plus d informations ou de clarifications un message sera envoy au Partenaire lui demandant de soumettre une nouvelle version du Rapport elnterm diaire 9 Astuces Au lieu d introduire toutes les informations obligatoires en ligne vous pouvez galement t l charger un Rapport elnterm diaire qui a t cr offline _ Le message de confirmation fait office d accus de r ception Ce un message a une valeur
83. isez votre pr nom 8 Introduisez votre nom de famille 9 Introduisez votre adresse de courrier lectronique 10 Confirmez votre adresse lectronique 11 S lectionnez votre langue pr f r e pour les courriels 12 Lisez la d claration de confidentialit 13 Introduisez les caract res de l image pour v rification de s curit 14 Cochez la case pour reconnaitre avoir lu et compris la d claration de confidentialit 15 Cliquez sur M enregistrer 16 Le message de confirmation suivant Merci pour vous tre enregistr Vous allez recevoir un courriel vous permettant de terminer la proc dure d enregistrement apparait 17 Terminer le processus d enregistrement ECAS en allant sur le mail regu Y Astuces Le domaine d utilisateur doit tre Externe car vous tes membre d une organisation externe la Commission Europ enne Quand vous n introduisez pas de nom d utilisateur dans le formulaire d enregistrement ECAS le syst me vous en g n re un Le nom d utilisateur qui vous est d sign vous est communiqu par email Cet email de confirmation vous permet de terminer le processus d enregistrement ECAS Cliquez sur le lien clauses de confidentialit pour visualiser la version imprimable des clauses de confidentialit et cliquez sur l ic ne d impression pour imprimer Dans le champ de v rification de s curit les majuscules et minuscules peuvent tre utilis es indiff remment
84. juridique il indique que la DG ECHO a bien recu le document Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 78 Appel Chapitres Compl ter les chapitres 1 a 10 IR Rapport elnterm diaire gt Chapitres 1 a 10 Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er un Rapport elnterm diaire ou cliquez sur un Rapport elnterm diaire existant li cette Convention de Subvention Compl tez les chapitres 1 10 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter le chapitre 1 Information G n rale Si un des contrat s suppl mentaire s a ont t valu sur cette action compl tez le champ 1 11 Cliquez sur Ajout d une ligne Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de requ te Cliquez sur l ic ne calendrier pour ajouter la date de contrat Introduisez le sujet du contrat Si n cessaire vous pouvez introduire la r f rence des documents que vous allez annexer Cliquez sur Sauver _ R p tez les tapes 1 5 ci dessus pour chaque contrat suppl mentaire D G 8 D Compl ter les chapitres 2 10 P
85. la Convention de Subvention de votre choix Allez sur la Requ te d eModification et compl tez le Cadre logique 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter le sous chapitre 4 3 1 Cadre logique Suns ia Ez M 74 Autosauvegarde Cochez Oui ou Non Le Titre de l action est celui introduit dans l eRequ te L Objectif principal est celui introduit dans l eRequ te L objectif sp cifique 1 L Objectif sp cifique est celui introduit dans l eRequ te 2 Cliquez sur l il afin d ajouter un indicateur pour l objectif sp cifique 3 Introduisez l information n cessaire dans les champs 4 Cliquez sur Ixl pour effacer l indicateur et sa source de v rification 5 Introduisez les Pr conditions R sultats 1 Cliquez sur r pour ajouter un r sultat 2 Introduisez le r sultat 3 Cliquez sur I il afin d ajouter un indicateur pour le r sultat Introduisez l information n cessaire dans les champs Cliquez sur Ixl pour effacer l indicateur et sa source de v rification Cliquez sur leditl pour diter le r sultat Activit s 1 Cliquez sur l al dans le champ r sultat pour ajouter une activit 2 Introduisez l activit emarques Cochez Autosave Autosauvegarde au dessus de l cran si vous souhaitez que l information introduite soit automatiquement s
86. laire Unique ou un e document Les listes de r sultats sont toujours affich es sous l cran de Recherche Laliste des r sultats eRequest indique le formulaire unique sp cifique eRequest eModification Request La liste des r sultats des Conventions de Subvention combine les diff rents formulaires uniques et les rapports par num ro de contrat Listes standards de r sultats Cliquez sur le titre de la colonne dans la liste des r sultats pour classer la liste en fonction du titre de cette colonne Cliquez une fois pour classer par ordre ascendant ou double cliquez pour classer pas ordre descendant D placez votre curseur sur ligne et cliquez dessus pour avoir des informations plus d taill es Exportez la liste des r sultats vers MS Excel Les Contrats sont affich s soit en noir soit en rouge Les Contrats en noir sont des avenants Les Contrats en rouge sont les anciennes versions du contrat initial _ RNS Vous pouvez introduire un ou plusieurs crit res de recherche Il n est pas obligatoire de remplir le formulaire entier pour lancer une recherche La liste des r sultats d pend des crit res introduits dans le formulaire 16 G n ral Liste des r sultats de l eRequest L image suivante illustre la liste des r sultats de recherche d eRequests 100 0004 QONA Tee varane pul th as x 0017 00 1 fererebic 19 04 3000 a 10 1000 nen O LANM 20590237 POSITIVE APPRAIEAL j
87. liquez sur Agreement Conventions de Subvention dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d Agreement apparait A Transf rer de nouvelles annexes 1 Recherchez une action pour laquelle vous souhaitez introduire une nouvelle demande de paiement Cliquez sur le projet concern dans la liste des r sultats Cliquez sur T l charger annexes narratives ou T l charger annexes financiers Une nouvelle fen tre apparait Cliquez sur Browse et s lectionnez l annexe que vous souhaitez transf rer Cliquez sur Transf rer L annexe transf r e apparait sur la liste des annexes R p tez les tapes pr c dentes pour chacune des annexes qui doit tre transf r e 8 Apr s le transfert des annexes cliquez sur Terminer le transfert des annexes AO GE 60 1 Q Astuces Cliquez sur la croix rouge c t de l annexe pour supprimer une annexe de la liste des annexes 141
88. liquez sur Check afin de v rifier si le formulaire est pr t pour l valuation Si le message Pr t pour l valuation apparait cliquez sur Evaluate pour aller l tape suivante 3 L cran Formulaire d enregistrement Step 2 apparait aaron Y Astuces Dans la section Information g n rale d placez votre curseur sur le champ a compl ter pour avoir plus d information Dans la section Auto valuation cliquez sur Help a c t de chaque question pour avoir des informations concernant cette question Vous avez 4 mois pour terminer le processus d enregistrement ias Tous les champs suivis d un ast risque sont obligatoires et doivent tre compl t s Sauvegardez souvent pendant que vous compl tez le questionnaire Une session de connexion APPEL expire apr s 90 minutes d inactivit 31 APPEL Formulaire d enregistrement Step 2 info on Step 2 gt Ecran du Formulaire d enregistrement Step 2 L cran Info on Step 2 apparait Lisez attentivement le texte et cliquez sur Continuer au bas de l cran L cran du Formulaire d enregistrement Step 2 apparait Formulaire d enregistrement Step 2 1 2 D Vous tes sur l cran Info on Step 2 Lisez attentivement le texte et cliquez sur Continuer au bas de l cran L cran du Formulaire d enregistrement Step 2 1 Cliquez sur chaque section et continuez compl ter le formulaire d en
89. n 8 Cochez la case Oui ou Non si vous tes administrateur des droits d utilisateurs pour votre organisation voir astuces 9 Cliquez sur Confirmer 10 Votre demande d activation de votre compte est enregistr e Vous serez inform par e mail d s que votre compte sera activ pour APPEL 11 Cliquez sur Home 12 Vous tes nouveau sur l cran d accueil APPEL Y Astuces Cochez Oui si vous tes la personne de contact pour les contacts entre la DG ECHO et votre 30 organisation Les personnes de contacts g rent les droits d utilisateur pour tous les membres de son organisation S enregistrer au CCP Formulaire d enregistrement Step 1 Connexion avec ECAS gt Ecran d accueil APPEL Cliquez sur Se connecter APPEL sur l cran d authentification APPEL L cran de connexion ECAS apparait Connectez vous avec votre compte ECAS L cran d accueil APPEL apparait Formulaire d enregistrement Step 1 1 Cliquez sur Postuler au contrat cadre de partenariat 2 L cran du Formulaire d enregistrement Step 1 apparait Lisez attentivement le texte sur l cran 1 A gauche de l cran vous voyez une liste de liens vers les diff rentes sections du formulaire Certaines sont en lecture seule d autres peuvent tre compl t es Cliquez sur Information g n rale et sur Auto valuation et compl tez les formulaires Cliquez sur Save pour sauvegarder vos donn es C
90. nce entre Sauvegarder et Sauvegarder au brouillon save as draft La fonction Sauvegarder v rifie la validit des donn es et les sauvegarde quand l information est correcte Lorsque vous sauvegardez l information peut toujours tre modifi e pour autant que les donn es n aient pas encore t soumises La fonction Sauvegarder au brouillon sauvegarde l information sans pour autant qu elle soit valid e L information doit toujours pr alablement tre sauvegard e en utilisant la fonction Sauvegarder avant d tre soumise Quand est ce qu une eRequ te est visible la DG ECHO L eRequ te ou tout autre eDocument n est visible la DG ECHO qu apr s qu il ait t soumis Qu est ce qu une nouvelle version d eRequ te D s que vous soumettez une eRequ te vous ne pouvez plus la modifier ou y ajouter des pi ces jointes Si vous souhaitez modifier ou ajouter des informations ou des pi ces jointes vous pouvez utiliser la fonction Nouvelle version Le syst me vous fournit une copie de votre version originale et vous pouvez modifier n importe quelle information La fonction Nouvelle version est disponible d s que vous soumettez l eRequ te et que le Desk Officer commence avec l valuation de votre proposition Une nouvelle version peut tre r alis e pour introduire des modifications dans l eRequ te initiale avant la signature de la Convention Comment un eDocument peut tre modifi une fois qu il ait t
91. nde de paiement 1 NOARWN Recherchez une action pour laquelle vous souhaitez introduire une nouvelle demande de paiement Cliquez sur le projet concern dans la liste des r sultats Cliquez sur Transfert de demande de paiement Une nouvelle fen tre apparait Cliquez sur Browse et s lectionnez l annexe que vous souhaitez transf rer Cliquez sur Transf rer L annexe transf r e apparait sur la liste des annexes R p tez les tapes pr c dentes pour chacune des annexes qui doit tre transf r e Apr s le transfert des annexes cliquez sur Terminer le transfert des annexes Y Astuces Cliquez sur la croix rouge c t de l annexe pour supprimer une annexe de la liste des annexes 139 APPEL Modifier le contenu du Rapport eFinal APPEL gt Agreement gt Ecran de recherche Cliquez sur Agreement Conventions de Subvention dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d Agreement apparait a Modifier le contenu du Rapport eFinal Recherchez une action pour laquelle vous souhaitez modifier le contenu du rapport eFinal Cliquez sur le projet concern dans la liste des r sultats Cliquez sur le rapport eFinal qui apparait en vert mode brouillon Modifier le contenu du Rapport eFinal Cliquez sur Soumettre pour soumettre le rapport eFinal NANA 140 R pondre a une DIC Transf rer de nouvelles annexes APPEL gt Agreement gt Ecran de recherche C
92. ndements Chapitres 1 12 Sous chapitre 4 3 1 Sauvez chaque chapitre T l chargez les annexes n cessaires Cliquez sur Soumettre Un message de confirmation mentionnant votre num ro de r f rence apparait Voir Remarques Cliquez sur Back La Requ te d eModification est soumise a 8 D No Si le Desk souhaite plus d informations ou de clarifications un message sera envoy au Partenaire lui demandant de soumettre une nouvelle version de la Requ te d eModification 9 Astuces Au lieu d introduire toutes les informations obligatoires en ligne vous pouvez galement t l charger une Requ te d eModification qui a t cr e hors ligne dans l application PDF eSingleForm offline A Le message de confirmation fait office d accus de r ception Ce message a une valeur juridique il indique que la DG ECHO a bien recu le document Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 70 Appel Cr er une nouvelle version de Requ te d eModification Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Modification Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version de la Requ te d M
93. nt il suffit d importer un fichier XML vierge ou un projet d j entam d pendant de ce que vous souhaitez faire L eDocument peut tre chang avec des coll gues ou tre export afin de le transf rer en ligne Afin de comprendre le fonctionnement de ce nouvel outil suivez les explications pas pas d crites dans les sections suivantes de cette introduction Il est galement possible d obtenir plus d informations concernant le mode de fonctionnement du PDF eSingleForm offline en consultant le site helpdesk pour partenaires de la DG ECHO Janvier 2013 91 APPEL Lignes directrices Limitations et am liorations Cette nouvelle application hors ligne comporte de nombreuses am liorations mais comprend galement quelques inconv nients Le systeme comptabilise pour chaque champ un nombre limit de bytes lequel est pour la majorit des champs de 3800 bytes Il est possible d introduire plus de 3800 bytes par champ mais ce nombre doit tre r duit a 3800 avant d exporter le fichier Un message d alerte apparaitra afin de vous signaler que le nombre de bytes autoris s a t d pass Le syst me ne permet pas la cr ation ou le copier coller de tableaux dans les champs Cela n est techniquement pas possible avec la technologie PDF Il est d conseill de travailler simultan ment sur le m me fichier PDF m me si celui ci se trouve sur une serveur partag Il y a un risque de pertes de donn es Les am lior
94. ntants totaux par r sultat et le montant total des autres co ts dans la section 4 3 2 Revenu direct de l Action Dans le cas o l action elle m me cr e un revenu le montant r el budg t Final doit tre mentionn ici Etant donn que ce revenu est consid r comme revenu cela peut augmenter le montant total de l Action Il est d duit lors de la fixation de la contribution de DG ECHO Pourcentage du financement total de la DG ECHO En cas de contrats multi donateurs le de financement de la DG ECHO n est pas requis Les co ts totaux seront toujours gaux au Financement Total 43 APPEL Structure de l eDocument eDocument L image suivante illustre la pr sentation g n rale de l cran US Nouvelle rendir 2000 01 908 avec Maries parties prenantes bebo que los ihantes s bee ON les aqences des Mariona imiss ati ps 4 apre au Foewassve aigue REQUETE em a _ _ ty Deroenations G M RALES te 2 Evaiuarion ces nttotne i CROANTIATION MUMANITAIRE DANE LA TOME DINTERVENTION i tee CADRE OP MATLONEMEL i 2 Cbinntiin andres ot attinm e BD 431 Vae Op rationselie de Acer Cake brae EARI Inhoramons pios ditadas por rameter 4 7 Atoit s nationales et foco platices elaboramos satire coc dination a 4 3 1 4 Warmer crits tas A Pn de evel tie Gun Wren astr ot armes states LIO QUESTION arave rauti COORDINATION GUE LE TERRAIN crans d eDocument et de C
95. odification 4 Profils Les profils autoris s a cr er une nouvelle version de requ te d eModification sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Cr er une nouvelle version d une Requ te d eModification 1 Cliquez sur la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version de Requ te d eModification Cliquez sur la Requ te d eModification li e cette Convention de Subvention Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version pour cette Requ te d eModification Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d une nouvelle eModification Cliquez sur les chapitres qui doivent tre modifi s Introduisez l information requise dans les champs Voir astuces Cliquez sur Sauvegarder Cliquez sur Annexes au dessus du volet de navigation pour ajouter des annexes Cliquez sur Soumettre au dessus du volet de navigation on Oe AON E 9 Astuces Les champs que vous modifiez dans la Requ te de d eModification doivent tre compl t s de la m me mani re que dans l eRequ te initiale Allez l eRequ te initiale pour savoir comment compl ter les champs de la Requ te d eModification Ms Les pages marqu es d un point d exclamation rouge doivent obligatoirement tre compl t es La Requ te d eModification peut tre soumise uniquement si les crans obligatoires sont compl t s
96. oduisez une valeur li e a cette condition iw 1175000 00 S lectionner un l ment de la liste 1 Cliquez sur la fl che a droite de la liste Pays Tout pays 2 La liste s ouvre Cliquez sur l article de votre choix pour le s lectionner Pays Tout pays Tout pays AFGHANISTAN AFRIQUE DU SUD Titre de l op ration Montant 2008 00012 RQ 01 04 Conditions utilis es dans les l ments de recherche Diff rentes conditions sont utilis es pour affiner un crit re de recherche avec des chaines de caracteres Cela peut tre soit une chaine de caract res une chaine de nombres ou une cha ne de caracteres sp ciaux Contient La cha ne de caract res introduite peut tre n importe o dans le crit re de recherche Commence par La cha ne de caract res introduite est le d but exact de ce crit re de recherche Est La cha ne de caract res introduite est la valeur exacte de ce crit re de recherche Les diff rentes conditions utilis es pour affiner un champ avec des nombres comme par exemple Montant Egal Le nombre introduit correspond exactement la valeur du montant Diff rent de Indique tous les projets l exception de ceux avec le montant introduit APPEL Plus grand que Indique tous les projets avec une valeur sup rieure au nombre introduit Plus petit que Indique tous les projets avec une valeur inf rieure au nombre introduit 1
97. on de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention Les fonctions Nouvelle e Modification Nouveau Rapport Interm diaire et Nouveau Rapport eFinal apparaissent Ces fonctions sont actives ou inactives en fonction de l tat d avancement du processus de l eDocument 4 Profils Les profils autoris s a cr er un brouillon eMR elR ou eFR sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait la soumission a Cr er un brouillon eMR elR ou eFR 1 Cliquez sur Nouvelle e Modification Nouveau Rapport Interm diaire ou Nouveau Rapport eFinal en fonction de ce qui est actif et du type d eDocument que vous souhaitez cr er Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation du nouveau eDocument 3 Le brouillon eMR elR ou eFR est cr D Y Astuces C est a partir de ce brouillon que sera extrait le fichier XML qui servira de base de travail dans le PDF eSingleForm 2014 C est vers ce m me brouillon que le fichier XML sera transf r une fois complet pour soumission en ligne 125 APPEL Cr er une nouvelle version d eDocument 2 APPEL gt eRequ te Agreement gt Ecran de recherche gt Nouvelle version Cliquez sur Requ te Agreement Conventions de Subvention dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Requ te Agreement apparait 4 Profils Les profils autoris s a cr er une nouvelle version d eDocument sont les suivants Encodeur Sender Pe
98. on en d tail 4 Profils L ic ne profil indique le profil qu il faut avoir pour entreprendre une action sp cifique 9 Astuces L ic ne repr sentant une ampoule indique une astuce ou une information suppl mentaire Par exemple Les champs de recherche ne sont pas sensibles aux majuscules minuscules vous pouvez introduire des caract res minuscules ou majuscules T L ic ne repr sentant deux points d exclamation jaune sur fond bleu fonc indique un point important Les remarques importantes sont toujours crites en rouge Par exemple Les champs suivis d un ast risque sont obligatoires G n ral Apercu des processus Action humanitaire L image suivante illustre le flux de travail pour la pr paration d une action humanitaire l eFichop est automatiquement g n r Aucune eRequ te ne peut tre soumise Une nouvelle version Desk peut verrouill l oRaqu te pendant l valuation peut tro soumise Initier eRequ te Activation par DG ECHO Pr s lection Evaluation par DG ECHO APPEL Recherche Recherche L application APPEL fait usage de beaucoup de fonctions et d actions standards Les diff rentes possibilit s de recherches sont par eRequ te et par Contrat Les crans de recherche sont pr sent s sous forme de formulaire de recherche Ces formulaires sont construits a partir de diff rents l ments pour vous aider et vous permettre d affiner votre
99. onctions Cr er un nouveau Rapport eFinal Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Final Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouveau e Final apparait 4 Profils Les profils autoris s a cr er un nouveau rapport eFinal sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Cr er un nouveau Rapport eFinal NO GR DR A Cliquez sur Nouveau e Final Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d un Nouveau Rapport eFinal Cliquez sur chaque chapitre en commen ant par le premier introduisez l information requise dans les champs Cliquez sur Sauver Cliquez sur Annexes au dessus du volet de navigation pour ajouter des annexes Cliquez sur Soumettre au dessus du volet de navigation 9 Astuces M Vous pouvez galement utiliser la fonction upload pour transf rer un Rapport eFinal valid qui a t r alis dans l application PDF eSingleForm offline emarques Les volets marqu s d une loupe sont en lecture seule Les volets marqu s d un point d exclamation rouge doivent obligatoirement tre compl t s Les annexes sont obligatoires L activit peut tre soumise uniquement apr s compl t tous les volets marqu s d un
100. onctions Nouvelle RQ Action non urgente Nouvelle RQ D cision d urgence Action urgente et Nouvelle RQ Activit s compl mentaires apparaissent 4 Profils Les profils autoris s a cr er un brouillon d eRQ en ligne sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait la soumission a Cr er un brouillon en ligne eRQ 1 Cliquez sur Nouvelle e Requ te Choisissez le bouton correspondant au type de requ te que vous souhaitez cr er 2 Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d une nouvelle e Requ te 3 Le brouillon d eRQ est cr Y Astuces C est a partir de ce brouillon que sera extrait le fichier XML qui servira de base de travail dans le PDF eSingleForm 2014 C est vers ce m me brouillon que le fichier XML sera transf r une fois complet pour soumission en ligne Pour en savoir plus sur les diff rents types d Requ te Nouvelle RQ Action non urgente Nouvelle RQ D cision d urgence Action urgente et Nouvelle RQ Activit s compl mentaires r f rez vous au site helpdesk pour les partenaires de la DG ECHO http www dgecho partners helpdesk eu 124 PDF eSingleForm 2014 Cr er un brouillon eMR elR ou eFR APPEL gt Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouveau eMR elR ou eFR Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Conventi
101. ontr le distance Possibilit d ajout de donn es n importe quel moment Int gration progressive de donn es financi res Possibilit de cr er des fichiers XML pour les versions venir Simplification et r duction de l change de papiers entre les Partenaires et la DG ECHO Consultation d eDocuments simultan ment Echange d information en ligne entre le terrain le Quartier G n ral et la DG ECHO Certitude que ce que vous voyez c est la derni re version Appel Lignes directrices pour l eSingleForm Pour travailler avec l eDocument il est imp ratif de tenir compte des lignes directrices suivantes Limitations des champs Un maximum de caract res d termin s peut tre introduit par champ Le nombre de caract res autoris est indiqu au bas du champ Si vous souhaitez introduire plus d information t l charger un document en annexe Seuls les chapitres et sous chapitres suivis d une ic ne peuvent tre modifi s Tous les chapitres du formulaire marqu s d un point d exclamation rouge sont obligatoires et doivent tre sauvegard s m me si vous ne modifiez pas l information Vous pouvez copier et coller dans un champ un texte provenant d un document Word Le message suivant peut parfois apparaitre Le texte que vous souhaitez coller semble provenir de Word Souhaitez vous le nettoyer avant de le coller Cliquez Annuler pour que le style reste similaire celui dans Word The text you want
102. onventions de Subvention contiennent les volets suivants Menu s 1 2 Information du Projet 3 Volet de Navigation 4 Volet de Contenu 44 Appel En t te L en t te donne un bref aper u de l eDocument ou de la Convention de Subvention La premi re image illustre l en t te de l eDocument et la seconde illustre l en t te de la Convention de Subvention Mom court du partenaire HUMANA Pays ANTARCTIOUE Cat gorie NGO Non Governmental Orgarisations 0 00 1 Brouillon09 10 2008 D s que l eRequest initiale est soumise a la DG ECHO un num ro de r f rence est cr Pendant le cycle de vie d un projet l eDocument et la Convention de Subvention peuvent avoir diff rents statuts 45 APPEL Volet de Navigation L image suivante illustre la mise en page g n rale du volet de navigation Ey Nouvelle requ te 2009 01665 Formulaire Unique REQUETE 4 1 INFORMATIONS G N RALES 2 EVALUATION DES BESOINS Le volet de navigation contient les informations suivantes 1 Fonctions affectant tout l eDocument 2 Num ro de projet 3 Type de Document Apr s la soumission de l eRequ te initiale tous les eDocuments pour ce projet seront automatiquement ajout s dans l arborescence Cliquez sur pour plier l arborescence Cliquez sur pour tendre l arborescence 4 Les chapitres et sous chapitres pour les eDocuments s lectionn s Cliquez sur les ic nes ou sur le nom des sous chapitres pour n
103. our chaque chapitre compl tez les champs afin que ceux ci refl tent l volution de l action 1 Introduisez l information n cessaire pour chacune des questions de ce chapitre 2 Introduisez si n cessaire la r f rence aux documents que vous annexez 3 Cliquez sur Sauver its Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge sont obligatoires Cliquez sur sauvegarder m me si vous ne modifiez aucune information 79 APPEL Rapport eFinal Introduction au Rapport eFinal Le Rapport eFinal donne la possibilit de signaler les activit s pertinentes ou significatives les modifications et les probl mes Au stade du Rapport eFinal il est recommand de mentionner les difficult s particuli res rencontr es au cours de la mise en uvre les le ons les id es pour de futurs projets et de fournir toute autre information jug e utile pour une meilleure compr hension et une valuation des actions mises en uvre et de ses r alisations Le chapitre 13 du Rapport eFinal permet d mettre des conclusions et des commentaires Les descriptions des co ts et des moyens qui y sont li s peuvent tre requises ainsi que toute copie de communiqu s de presse des coupures de presse toutes les publications et produits audiovisuels pertinents Comme d crit dans les lignes directrices pour le Rapport financier final les documents composants le Rapport eFinal doivent tre joints en annexe au Rapport eFinal 80 Appel F
104. our tout imprimer Current view pour la section actuellement visionn e Current page pour la page sur laquelle vous vous trouvez Pages et pr cisez le num ro des pages que vous souhaitez imprimer 7 Cliquez Ok 36 Appel Annexer des fichiers a eDocument gt Annexes Cliquez sur Agreement ou eRequets dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention ou de Requ tes apparait Recherchez une Convention de Subvention ou une Requ te La fonction Annexes apparait dans le volet de navigation de l eDocument Les eDocuments sont bas s sur les formulaires papiers originaux Si n cessaire vous pouvez joindre la version lectronique d autres documents photos fichiers Excel T l charger des fichiers attacher l eDocument 1 Dans le volet de navigation cliquez sur Annexes 2 Un aper u des fichiers annex s apparait dans le volet de contenu 3 Dans le volet contenu cliquez sur Browse c t du champ Fichier charger 4 Une nouvelle fen tre s ouvre 5 S lectionnez le fichier que vous souhaitez joindre et cliquez sur Ouvrir Open 6 Le chemin d acc s du document est affich sur le champ Fichier a charger File to upload 7 Introduisez une description du fichier dans le champ Description du fichier File description 8 Cliquez sur Charger Upload en bas droite de l cran 9 Apr s t l chargement l
105. peuvent tre ouverts avec des logiciels tableurs comme Microsoft Excel ou OpenOffice org calc zip Le ZIP est un format de fichier permettant la compression de donn es Appel Comparer Pour comparer deux versions diff rentes d un eDocument chercher des eRequ tes ou des Conventions Dans la liste des r sultats a droite il y a une colonne avec des cases a cocher L image suivante illustre un exemple d utilisation des comparaisons VOL DIO 01 0 2008 Q z y PAPOORT INTER MEDIAIRE 3008 0000 1 01 01 03 10 7009 07 10 7008 1 Dans la liste des r sultats cherchez deux versions a comparer 2 Cliquez sur la case a cocher pour s lectionner deux documents a comparer 3 Cliquez sur Comparaison a droite de l cran Q Astuces Un clic sur la colonne Num ro de R f rence trie la liste des r sultats A Quand vous cliquez sur Comparaison sans cocher deux articles de la liste affich e le message suivant apparait Vous devez choisir 2 documents comparer 39 APPEL R sultat des comparaisons L image suivante illustre le r sultat d une Comparaison Les deux documents comparer apparaissent c te c te dans une nouvelle fen tre pe ners ET RE D nny a eed 1017303 1 2013 3 28 01 2013 28 01 2013 4 3 2 More detailed information on specific objective and results 4 3 2 1 Specific objective To enhance the capacity of community and refevant institutions to strengthen ORR To enhance the capa
106. ple les projets qui ont commenc avant une certaine date garderont le statut de contr le A et les projets partir d une certaine date auront un m canisme de contr le P Questions sur l eSingleForm ou Formulaire Unique Vous trouverez des questions propose de l eSingleForm sur le site helpdesk des partenaires de la DG ECHO APPEL peut il tre utilis pour des urgences primaires Oui APPEL peut tre utilis pour des urgences primaires 87 APPEL Vous pouvez s lectionner Oui pour la question Action urgente au chapitre 1 de l eRequ te S lectionnez ensuite ECHO D cision de premi re urgence ECHO D cision d urgence ou Action urgente dans le cadre d une autre d cision Le type d urgence d termine le montant des champs et la validation des r gles Lorsque vous cr er une urgence primaire moins de champs doivent tre compl t s Comment soumettre une proposition r vis e Soumettez une nouvelle version d eRequ te 1 Allez dans APPEL Requ tes 2 Rechercher l eRequ te pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version 3 Cliquez sur l eRequ te de votre choix 4 Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version pour cette eRequ te Compl tez l eSingleForm en cliquant sur chacun des chapitres 6 Cliquez sur Soumettre a Pourquoi ne puis je pas soumettre une nouvelle version d eRequ te Deux raisons possibles 1 Vous ne po
107. plication Fonctions de recherche 1 Dans l ent te de l e documentation cliquez sur Contenu Contents Cliquez sur un sujet repr sent par un livre Ceci ouvre et montre diff rents titres de menus et pages li es Cliquez sur la page souhait e 2 Dans l ent te de l e documentation cliquez sur Recherche Search introduisez un ou plusieurs crit res de recherche dans le champ recherche et appuyez sur le bouton entrer Une liste de r sultats est pr sent e avec toutes les pages contenant votre crit re de recherche Cliquez sur la page souhait e 3 Dans l ent te de l e documentation Cliquez sur Index Une liste alphab tique est pr sent e D s que vous introduisez par exemple r f rence dans le champ de recherche le curseur va au premier mot cl qui commence par r f rence APPEL Ic nes utilis es dans l e documentation L e documentation utilise diff rentes ic nes ces ic nes indiquent diff rents contenus ou points d attention Chemins d acc s Ceci illustre les diff rents chemins pour acc der un cran sp cifique de l application Parfois il est n cessaire de cliquer sur un lien suppl mentaire ou bouton dans l cran de contenu Ceci est aussi indiqu c t de cet ic ne a Pas pas L ic ne pas a pas est suivie d une action Une liste d tapes est affich e en dessous de cette action Les diff rentes tapes apparaissent dans un certain ordre bien pr cis expliquant l acti
108. qu tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 8 Mesures d urgence et de s curit 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi A Compl ter le chapitre 8 Mesures d urgence et de s curit 1 Introduisez au minimum toute l information obligatoire 2 Un protocole de s curit sp cifique a t il t tabli pour cette action 1 Oui introduisez une explication du protocole 2 Non 3 Proc dure standard 3 Cliquez sur Sauver 9 Astuces Ence qui concerne les mesures de s curit et d urgence sous le point 8 1 dans l ventualit o les hypoth ses ou les risques se concr tiseraient le partenaire doit expliquer la fa on dont il entend r agir afin d att nuer leurs effets sur la mise en uvre de l action et indiquer les autres options propos es pour atteindre les r sultats envisag s Pour supprimer une ligne cochez la case gauche et cliquez sur Sauver 63 APPEL Compl ter le chapitre 10 Ressources Humaines RQ i e Requ te gt Chapitre 10 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 10 Ressources Humaines 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi
109. rapport Appel eRequ te Introduction a l eRequ te L eRequ te est le premier document de l ensemble des diff rents eDocuments C est la requ te initiale que le partenaire envoie a la DG ECHO Cette requ te initiale peut tre accept e ou refus e par la DG ECHO Si elle est refus e le partenaire devra cr er une nouvelle version de la requ te Si elle est accept e le partenaire est alors consid r comme tant un candidat pour une Action Humanitaire 53 APPEL Fonctions Cr er une nouvelle eRequ te Ecran de Recherche d eRequ tes gt Nouvelle eRequ te Cliquez sur e Requ te dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes apparait La fonction Nouvelle e Requ te apparait 4 Profils Les profils autoris s a cr er une nouvelle eRequ te sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Cr er une nouvelle eRequ te 1 Cliquez sur Nouvelle e Requ te 2 Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d une nouvelle e Requ te 3 Remplissez l eRequ te en cliquant sur chaque chapitre Voir Astuces 4 Cliquez sur Soumettre Y Astuces Vous pouvez galement utiliser la fonction upload pour transf rer une eRequ te valid e qui a t r alis e dans l eSingleForm offline a Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s Novembre 2012 54
110. recherche Les crans de recherche sont construits pour optimiser et faciliter l op ration de recherche D abord s lectionnez une condition de recherche Ensuite introduisez la valeur li e cette condition Dans la plupart des cas la combinaison de deux ou plusieurs l ments est requise L image suivante illustre un exemple pour chercher un montant utilisez la liste d roulante afin de s lectionner une condition et ensuite introduisez une valeur li e cette condition Montant Egal v 175000 00 Eur Les diff rents l ments de recherche sont Listes d roulantes Champs Boutons d options Boutons fonctionnels Calendrier Filtres Pour commencer la recherche cliquez sur Recherche Search 9 Astuces Les champs de recherche ne sont pas sensibles aux majuscules minuscules vous pouvez introduire des caract res minuscules ou majuscules Le bouton Annuler la frappe Undo typing retourne la derni re action qui a t ex cut e et sauv e cela n efface pas tout les champs G n ral Criteres de recherche Listes d roulantes Les listes d roulantes sont utilis es pour d finir les criteres et peuvent avoir diff rentes fonctions Choisissez un article d une liste pr d finie ex Choisissez un pays Choisissez une condition pour affiner un crit re ex Pour rechercher un montant utilisez la liste d roulante s lectionnez une condition et ensuite intr
111. registrement Les sections qui taient en lecture seule dans la premi re tape peuvent maintenant tre dit es La section d Auto valuation devient en lectre seule et ne peut pas tre modifi e 2 Cliquez sur Save pour sauvegarder vos donn es 3 Cliquez sur Check afin de v rifier si le formulaire est pr t pour la soumission 4 Sitous les champs obligatoires ont t compl t s vous pouvez soumettre le formulaire Cliquez sur Soumeittre Un cran comprenant le message Merci d avoir compl t le questionnaire apparait Afin de finaliser et formaliser votre candidature vous devez envoyer a la DG ECHO les document obligatoires list s sur l cran Y Astuces Vous avez au total 4 mois pour envoyer le dossier de candidature complet la DG ECHO L ach vement du questionnaire constitue votre candidature actuelle pour le CCP FPA 32 Avant de soumettre le formulaire assurez vous d avoir compl t l ensemble des champs dans toutes les sections Une fois soumis aucune modification ne pourra tre apport e Sauvegardez souvent pendant que vous compl tez le questionnaire Une session de connexion APPEL expire apr s 90 minutes d inactivit Votre candidature formelle au CCP FPA est le questionnaire sur papier que vous envoyez la DG ECHO ce questionnaire est sign par la personne ayant le pouvoir de signature et est accompagn des documents de support Si vous ne parvenez p
112. rifier la conformit du formulaire 5 Si le Formulaire Unique n est pas valide une nouvelle page Form validation Validation error details se cr e a la fin du fichier PDF Cette page reprend la liste des erreurs contenues dans le formulaire en pr cisant la localisation et la description des erreurs 6 Si le Formulaire Unique est valide le message Validation r ussie Validation successful apparait 7 Cliquez sur Ok Y Astuces Voir aussi le chapitre Sauvegarde et validation Le syst me comptabilise pour chaque champ un nombre limit de bytes lequel est pour la majorit des champs de 3800 bytes ll est possible d introduire plus de 3800 bytes par champ mais ce nombre doit tre r duit 3800 avant d exporter le fichier Un message d alerte apparaitra afin de vous signaler que le nombre de bytes autoris s a t d pass Si un champ contient plus de 3800 bytes le fichier ne sera pas exportable Il faudra r duire le nombre de bytes pour pouvoir l exporter En parcourant un champ avec votre curseur des astuces concernant ce que doit contenir ce champ apparaissent Janvier 2013 107 APPEL Compl ter le Cadre Logique PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm A Compl ter le cadre logique 1 Importer un eDocument existant ou un template au format XML 2 Allez la section 4 3 1 3 Introduisez l Objectif principal 4 introduisez
113. rir le Formulaire Unique en cliquant sur la barre de d filement Janvier 2013 98 PDF eSingleForm 2008 Mettre en vidence les champs obligatoires PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm a PS Mettre en vidence les champs obligatoires D O1 8 D Importer un eDocument existant ou un template au format XML Cliquez sur Highlight Existing Fields dans le coin sup rieur droit de votre cran Les champs ditables ainsi que les champs obligatoires apparaissent encadr s en rouge Compl tez le Formulaire Unique Les champs modifi s sont surlign s en jaune Pour retirer les encadrements rouges cliquez nouveau sur Highlight Existing Fields dans le coin sup rieur droit de votre cran Les champs modifi s restent surlign s en jaune BELLE ds x Sign e Comment 1 Extended Q Astuces Seuls les champs obligatoires sont encadr s en rouge Les champs ditables ont un fond de couleur Les champs non ditables ont un fond blanc A certains niveaux du Formulaire Unique certains champs ne seront plus actifs Par exemple dans un Rapport Interm diaire seuls les champs du rapport interm diaires seront ditables F vrier 2013 99 APPEL Modifier la langue du correcteur automatique PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm a Modifier la langue du correct
114. rk lt gt Dutch Netherlands lt gt English Canada lt gt English United Kingdom lt gt Estonian Estonia lt gt German Germany lt gt German Switzerland lt gt Greek Greece oe hemes Tee sels Select the dictionaries to use for spell check From this list Click Up or Down to set the dictionary Y search order Dans l illustration ci dessus c est dans la langue English United States que le syst me va v rifier l orthographe Si par exemple vous souhaitez que ce soit en French France que le syst me v rifie l orthographe s lectionnez cette langue comme illustr et cliquez sur Up pour l envoyer au top de la liste Pour d s lectionner une langue allez dessus et cliquez sur UnCheck F vrier 2013 101 APPEL Modifier les couleurs PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm A Modifier les couleurs des champs surlign s et des champs requis Importer un eDocument existant ou un template au format XML Cliquez sur Edit Cliquez sur Pr f rences Cliquez sur Forms dans la liste des cat gories Allez dans le cadre Highlight color et cliquez sur la couleur que vous souhaitez modifier La couleur de fond des champs ainsi que la couleur de l encadrement des champs requis peuvent tre modifi s D oew D e PDF eSingleForm pdf Adobe Reader View Window Help Sele
115. rland Multimedia Trust legacy 3 lt gt Greek Greece Reading E E E ESE TO Mi Reviewing anis Search Security pe Select the dictionaries to use for spell check From this list Click Up or Down to set the dictionary Security Enhanced y search order Signatures Ez r M Trust Mananer Y Astuces Dans l illustration ci dessus c est dans la langue English United Kingdom que le syst me va v rifier l orthographe Si par exemple vous souhaitez que ce soit en French France que le syst me v rifie l orthographe s lectionnez cette langue comme illustr et cliquez sur Up pour l envoyer au top de la liste Pour d s lectionner une langue allez dessus et cliquez sur UnCheck 121 APPEL Modifier les couleurs PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm 2014 a Modifier les couleurs des champs surlign s et des champs requis Cliquez sur Edit Cliquez sur Pr f rences Cliquez sur Forms dans la liste des cat gories Allez dans le cadre Highlight color et cliquez sur la couleur que vous souhaitez modifier La couleur de fond des champs ainsi que la couleur de l encadrement des champs requis peuvent tre modifi s NAON e PDF eSingleForm pdf Adobe Reader File RIM View Window Help IL Select All Ctrl 4 Deselect All Shift CtrI4 4 i 54 fol Copy File to Clipboard est amp
116. rm 2008 Sauvegarde et validation Sauvegarder L ic ne disquette en haut a gauche de cran permet de sauvegarder l eDocument mais ne le valide pas Y Astuces Si vous quittez votre ordinateur ou si vous le verrouillez sauvegardez le fichier PDF en cliquant sur l ic ne disquette afin d viter toute perte de donn es Valider La validation peut soit se faire pour le Formulaire Unique complet soit par chapitre ou section Pour une validation du Formulaire Unique complet allez la page d accueil et cliquez sur Valider le Formulaire Unique Validate eSingleForm Cette validation peut galement se faire sur la derni re page du PDF la fin du Formulaire Unique Pour une validation par chapitre ou section cliquez sur Valider Chap x Validate Chap x dans le coin sup rieur droit de la page du PDF eSingleForm Le r sultat de la validation peut diff rer Sile Formulaire Unique ou le chapitre valider n est pas valide une nouvelle page Validation du formulaire D tails des erreurs de validation Form validation Validation error details se cr e a la fin du fichier PDF Cette page reprend la liste des erreurs contenues dans le formulaire ou dans le chapitre valider en pr cisant la localisation et la description des erreurs Sile Formulaire Unique ou le chapitre valider est valide le message Validation r ussie Validation successful apparait Y Astuces Pour faciliter la correction d
117. rsonne qui fait l envoi a PA Cr er une nouvelle version d eRequ te 1 2 3 4 5 Introduisez vos crit res de recherches dans l cran de Recherche de Requ te La liste des Requ tes correspondant votre recherche apparait Cliquez sur la requ te pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version de l eRequ te La nouvelle version est cr e a Pour cr er une nouvelle version de Requ te de Modification ou une nouvelle version de Rapport Interm diaire 1 D OR IN 126 introduisez vos crit res de recherches dans l cran de Recherche de Conventions de Subvention Cochez En cours pour afficher les projets en cours La liste des Conventions de Subvention correspondantes votre recherche apparait Cliquez sur la convention de votre choix La liste des diff rents e Documents li s a cette convention apparait S lectionnez l e MR ou l elR pour lequelle vous souhaitez cr er une nouvelle version Cliquez dessus pour l ouvrir Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version de Requ te de Modification ou une nouvelle version de Rapport Interm diaire La nouvelle version est cr e PDF eSingleForm 2014 Rechercher un brouillon d eDocument APPEL gt eRequ te Agreement gt Ecran de rech
118. s modifi s ajout s 3 Le nom de la ou des personne s ayant modifi le Formulaire Unique reste visible apr s avoir d coch la case de suivi 4 Les champs modifi s restent surlign s dans la couleur du r viseur qui les a modifi s A Valider les modifications et arr ter le suivi Allez bas de la page d accueil du PDF eSingleForm e 2 Cliquez sur le V qui apparait a c t du r viseur pour valider les modifications apport s par le ou les r viseur s et arr ter simultan ment le suivi des modifications 3 Les noms des r viseurs n apparaissent plus 4 Les champs modifi s ne sont plus surlign s Janvier 2013 110 PDF eSingleForm 2008 Exporter un fichier XML PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm Exporter un fichier XML 1 Au bas de la page d accueil du PDF eSingleForm cliquez sur Valider et exporter XML pour valider et exporter votre Formulaire Unique compl t hors ligne Cliquez sur Exporter XML sans validation pour l exporter sans le valider 2 La fen tre Save as apparait 3 Sauvegarder le fichier XML __ Fee Si l un des champs du formulaire contient plus de bytes qu autoris il ne vous sera pas possible d exporter le fichier Les champs posant le probl me seront nonc s la derni re page du Formulaire Unique Sile formulaire n est pas valide le d tail des erreurs de validation apparaitra l
119. s nouvelles organisations souhaitant postuler au Contrat Cadre de Partenariat CCP Afin d tre en mesure de se connecter l APPEL et de l utiliser en toute s curit vous devez d abord cr er votre compte ECAS en vous enregistrant dans ECAS Comment fonctionne le syst me APPEL Acc dez au site https webgate ec europa eu appel 1 Si vous tes d j inscrit dans ECAS Cliquez sur connecter APPEL sous le nouveau syst me d authentification L cran de connexion ECAS est affich Modifiez le domaine de connexion vers Externe si n cessaire introduisez votre nom d utilisateur et le mot de passe ECAS Cliquez sur Soumettre L cran d accueil APPEL est affich Si vous tes d j inscrit et que vous avez un nom d utilisateur et un mot de passe APPEL introduisez votre nom d utilisateur et mot de passe APPEL sous l ancien syst me d authentification Cliquez sur Login L cran d accueil APPEL est affich 2 Si vous n tes pas encore inscrit dans ECAS ou APPEL Cliquez sur Enregistrer dans ECAS sous le nouveau syst me d authentification Suivez le processus d inscription en ECAS 86 Appel Quelle est la port e l gale du vert pour les feux de signalisation Le statut vert des feux de signalisation est donn a l action d s que la DG ECHO a sign la Convention et l envoie au Partenaire Les feux de signalisation n ont aucune port e l gale Quelle est la diff re
120. s sauvegarder eSF_2014_vxx pdf de webgate ec europa eu apparait 4 Cliquez sur Save Sauvegarder et s lectionnez Save as Sauvegarder sous 5 Sauvegardez le fichier PDF sur votre ordinateur ou sur tout autre support USB etc 9 Astuces Une fois I xml import dans le PDF c est le PDF contenant l XML qui vous servira de base de travail vous ainsi qu vos coll gues L xml seul ne doit pas tre chang toujours faire circuler le PDF contenant I xml AA Ouvrir le PDF eSingleForm avec Adobe Reader Ne fonctionne pas avec d autres programmes 129 APPEL PDF eSF Traitement de l eDocument Importer un fichier XML PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm 2014 Importer un fichier XML 1 Cliquez sur la fonction Import XML 2 S lectionnez sur votre ordinateur le fichier XML que vous souhaitez ouvrir 3 Le type d eDocument import apparaitra en bleu sur la page d accueil Type de eDocument Valider amp Exportar XML ES 9 9 Astuces Apr s l importation s lectionnez la langue de travail sur la page d accueil du formulaire unique Apr s l importation la r f rence APPEL de l eDocument apparait sur la page d accueil du PDF eSingleForm C est vers l eDocument portant cette r f rence que l xml compl t devra tre transf r 130 PDF eSingleForm 2014 Compl ter un eDocument PDF eSingleForm gt Pa
121. saire Seuls les chapitres et sous chapitres marqu s d une ic ne peuvent tre modifi s 76 Appel Fonctions Cr er un nouveau Rapport elnterm diaire Ecran de Recherche de Conventions de Subvention gt Nouvelle e Interim Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez une Convention de Subvention au statut en cours ongoing La fonction Nouvelle e Interim apparait 4 Profils Les profils autoris s a cr er un nouveau Rapport elnterm diaire sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Cr er un nouveau Rapport elnterm diaire Cliquez sur Nouvelle e Interim Cliquez sur OK pour confirmer la cr ation d un nouveau Rapport elnterm diaire Cliquez sur chaque chapitre en commengant par le premier Introduisez l information requise dans les champs Cliquez sur Sauver Cliquez sur Annexes au dessus du volet de navigation pour ajouter des annexes Cliquez sur Soumettre au dessus du volet de navigation NO OR GUN 9 Astuces Vous pouvez galement utiliser la fonction upload pour transf rer une Rapport elnterm diaire valid e qui a t r alis e dans l application PDF eSingleForm offline aras Les volets avec un point d exclamation rouge doivent obligatoirement tre compl t s L activit peut tre soumise uniquement apr s avo
122. stulant pour le Contrat Cadre de Partenariat CCP afin de devenir partenaire de la DG ECHO APPEL est galement utilis par les partenaires existants de la DG ECHO pour la mise a jour de leurs donn es administratives Cela permet une gestion fluide et rapide des projets Le Partenaire de la DG ECHO soumet les eDocuments de l eSingleForm la DG ECHO via APPEL Il peut consulter ces eDocuments a tout moment Pourquoi y a t il deux systemes d authentification en APPEL APPEL est en phase de devenir un outil plus complet pour un change lectronique bidirectionnel des informations entre la DG ECHO et ses partenaires Pour cette raison un nouveau systeme d authentification et d autorisation bas sur ECAS European Commission Authentication System est introduit L ancien systeme d authentification est toujours disponible bien que les partenaires et les partenaires potentiels sont encourag s cr er leur propre compte ECAS d s que possible afin de se familiariser avec le nouveau systeme d authentification Quels sont les types d acc s dans ECAS ECAS permet a trois types de profiles d acc der a APPEL et aux autres applications qui requi rent un compte ECAS 1 Un profil pour consulter 2 Un profil pour mettre jour 3 Un profil pour soumettre Qui doit utiliser le nouveau systeme d authentification en APPEL Le nouveau syst me d authentification est recommand pour la connexion APPEL II doit tre utilis par toutes le
123. t tre cr mais pas soumis il n est pas possible de modifier l information Refus La proposition n est pas accept e par la DG ECHO et peut uniquement tre visualis e aucune modification n est permise apr s un refus Le projet peut avoir 3 modifications de statuts au cours de la vie du projet 20 En N gociation D s qu une nouvelle Requ te est cr e et transmise pour un projet le statut du projet change vers EN NEGOCIATION En cours D s qu une proposition est accept e et un accord est fait le statut du projet change vers EN COURS Ferm Le statut du projet change vers ferm du un refus d une proposition ou la fin d une op ration G n ral Statut de l op ration L image suivante illustre les feux de signalisation et leurs fonctions Les diff rents indicateurs des feux de signalisation sont 4 2 3 4 eRequest ou Requ te Initiale RQ Rapport Interm diaire RI Rapport Final RF Request ou Requ te de Modification RM Les couleurs utilis es sont Gris Non Soumise Jaune Brouillon Vert Favorable Orange Active Mauve Refus Par exemple Cette illustration montre l ic ne des feux de signalisation pour une op ration achev e avec succ s aucune Request ou Requ te d eModification n a t soumise pendant l action Le nom de l op ration apparait en gris dans la liste le statut de l op ration indique Cl tur Cette
124. t par exemple un tableau utilis dans le cadre du projet pour autant que l information n cessaire soit mentionn e Les partenaires qui ont sign une convention avec un m canisme de contr le P n ont pas besoin de joindre ce tableau au formulaire unique aux stades de la proposition ou des rapports Une proc dure compl te de passation de march s sera trait e sur une ligne Une proc dure de passation de march s ne peut tre scind e du fait qu elle est utilis e dans plusieurs activit s Si la scission s av re n cessaire il convient de fournir une explication Les dates de lancement et de passation du march peuvent aussi tre exprim es en nombre de semaines apr s le d marrage de l action Pour supprimer une ligne cochez la case gauche et cliquez sur Sauver A Ce chapitre est obligatoire Vous devez cliquer sur Sauver m me si vous ne modifiez aucune information 67 APPEL Requ te d eModification Introduction a la Requ te d eModification La Requ te d eModification donne la possibilit d ajuster l eRequ te initiale apr s qu elle ait d j t accord e par la DG ECHO La Requ te d eModification permet de demander des modifications de la Convention Agreement apr s signature Toutefois les modifications sont limit es toutes les donn es ne peuvent tre modifi es Par exemple le titre de l action et l objectif principal ne peuvent plus tre modifi s apr s la signature de l accord
125. t exporter le fichier XML de l eDocument Un fichier valid pourra ensuite tre totalement transf r en ligne dans APPEL 5 Exporter l XML sans validation Cliquez sur cette fonction pour exporter le fichier XML sans le valider Valider l eSingleForm Cliquez sue cette fonction pour valider le Formulaire Unique 7 Version de l application PDF offline du fichier XML et de la r f rence APPEL 8 D 96 PDF eSingleForm 2008 8 Notes Cochez cette case si vous souhaitez que les notes soient visibles 9 Surligner les champs modifi s ajout s Cochez cette case si vous souhaitez avoir une vue des diff rentes modifications apport es a l eDocument Janvier 2013 97 APPEL Fonctions du PDF Adobe Reader Naviguer a travers le Formulaire Unique PDF eSingleForm gt Page d accueil Cette fonction montre la page d accueil du PDF eSingleForm a PB Naviguer travers le Formulaire Unique 1 Importer un eDocument existant ou un template au format XML 2 Cliquez sur l ic ne Bookmarks 3 La liste des chapitres apparait 4 Cliquez sur le chapitre de votre choix pour acc der directement ce chapitre dE Bookmarks a gt P Titlepage R P 1 General Information P 2 Needs Assessment G P 3 Humanitarian Organisation in the Area of Intervention E LP 4 Operational Framework EHP 43 Logical Framework fF 4 3 2 1 Specific Objective P 4 3 2 2 Results Y Astuces Il est aussi possible de parcou
126. t office d accus de r ception Ce message a une valeur juridique il indique que la DG ECHO a bien re u le document Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 55 APPEL Cr er une nouvelle Version d eRequ te Ecran de Recherche d eRequ tes gt Nouvelle eRequ te Cliquez sur e Requ te dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche d eRequ tes apparait 4 Profils Les profils autoris s a cr er une nouvelle version d eRequ te sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Cr er une nouvelle version d eRequ te 1 2 3 4 5 M 56 Recherchez l eRequ te pour laquelle vous souhaitez cr er une nouvelle version Cliquez sur le titre de l e Requ te Cliquez sur Nouvelle version dans le volet de navigation pour confirmer la cr ation d une nouvelle version de cette e Requ te Commencez en remplissant le Formulaire Unique en cliquant sur chaque chapitre Cliquez sur Soumettre pour soumettre le formulaire Unique Requ te emarques Une nouvelle version peut tre cr e et soumise d s qu un Desk Officer ait t assign pour l valuation de la proposition d action Le Desk peut verrouiller la requ te le statut apparait sur les feux de signalisation de la liste des Conventions et une nouvelle version ne peut pas tre soumise Aucune nou
127. tion apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er un Rapport eFinal ou cliquez sur un Rapport eFinal existant au brouillon li a cette Convention de Subvention Compl tez le chapitre 11 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter le chapitre 11 Aper u financier 1 introduisez le Budget Final pour chaque op ration list e 2 Introduisez le Budget Final des co ts indirects 3 Cliquez sur Sauver 4 Siles montants introduits ne r pondent pas aux r gles de validation l aper u financier n est pas sauv et un message Validation des donn es apparait 5 Rectifiez le ou les montants ne correspondants pas aux r gles de validation et cliquez a nouveau sur Sauver Y Astuces Cliquez sur le point d interrogation vert droite du titre pour avoir une description des champs et la liste des r gles de validation des donn es Seul le Budget Final est introduit au niveau du Rapport eFinal Le Budget initial le Budget modifi et le Montant engag sont compl t s par le syst me ils ont t fournit la soumission de l eRequ te initiale de l Requ te d eModification et du Rapport elnterm diaire Les co ts totaux et les financements totaux sont automatiquement calcul s par le syst me Les budg
128. to paste seems to be copied from Word Do you want to clean it before pasting Click cancel so the textstyle stays the same as in Word L information affich e en vert est automatiquement compl t e par le syst me seuls les champs cris en noir doivent tre compl t s si n cessaire Quand vous ditez un champ une barre avec une fl che peut parfois apparaitre Cliquez sur la fl che pour utiliser la barre d outils de mise en forme Cette barre d outils peut tre utilis e pour introduire des tableaux des caract res sp ciaux des listes num rot es dans le champ Couleur de fond surligne votre texte Apercu Financier Ce tableau constituera l annexe Il de la Convention sign e Cet aper u financier est aussi fortement li au Rapport Financier Final Pour plus de d tails et de conseils veuillez consulter sur l Intranet de la DG ECHO les Guidelines du Rapport Financier Final Co t ligible d Action Le partenaire peut utiliser une autre repr sentation des Co ts ligibles en conformit avec la pratique actuelle de son organisation Ces titres sont les chapitres du rapport financier final Dans le cas o les co ts de personnel d information de communication et de visibilit ne sont pas explicitement disponibles dans la section 4 3 2 ceux ci doivent tre explicitement mentionn s dans ce tableau Subtotal des co ts ligibles directs Ce montant doit toujours tre gal au total de tous les mo
129. tre 11 du formulaire unique la colonne de gauche D penses ligibles de l action devrait refl ter les principaux chapitres de la structure du rapport financier des partenaires Ces l ments vont ensuite constituer les chapitres du rapports financier final Il conviendrait de disposer d environ 10 rubriques 65 APPEL Compl ter le chapitre 12 Information administrative RQ e Requ te gt Chapitre 12 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 12 Information administrative 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter le chapitre 12 Information administrative Introduisez au minimum toute l information obligatoire Le Num ro CCP est automatiquement ajout par le syst me introduisez l information n cessaire dans les champs t l phone fax et email L information du Compte Bancaire est automatiquement ajout e par le syst me Cliquez sur Sauver OR de 9 Astuces Les diff rentes personnes de l organisation humanitaire tenir inform s peuvent tre num r es au point 12 3 Le partenaire peut ajouter le nom de 2 personnes maximum qui peuvent effectuer des modifications unilat rales ainsi qu une demande d avenant au nom de l organisation humanitaire Toutes les informations envoy
130. tre diff rente de la date d ligibilit des d penses Si l action a d ja commenc veuillez en pr ciser la raison La Dur e de l action en mois est la p riode de mise en ceuvre de l action sur le terrain a partir de la date de d but Elle couvre la dur e totale de l action Elle devrait tre exprim e de pr f rence en mois entiers Exemple 2 mois et 10 jours ou 3 mois et 0 jours Les champs mois 57 APPEL M 58 et jours ne peuvent rester vide s il s agit de z ro jours pr cisez le 0 Les fractions de mois sont viter La p riode d ach vement du rapport final maximum 3 mois ne compte pas dans la dur e totale La date de d but d ligibilit est la date partir de laquelle les d penses peuvent tre consid r es comme ligibles La nature des d penses correspondant la p riode d ligibilit temps coul entre la date d ligibilit et la date de d but devrait tre clairement d termin e au stade de la proposition 4 3 2 et convenue avec ECHO La modalit de financement 100 est une exception Le partenaire doit justifier le financement 100 de mani re appropri e Le Montant total de l action et la Contribution demand e la DG ECHO dans le chapitre 1 au point 1 7 sont copi s du chapitre 11 emarques La dur e d une action ne peut d passer la dur e de la d cision de financement ECHO sauf en cas de suspensions au cours de la mise en uvre de l action Cliq
131. tres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s 82 Appel Chapitres Compl ter les chapitres 1 a 10 et Annexe A FR Rapport eFinal gt Chapitres 1 a 10 et Annexe A Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subvention apparait Recherchez une Convention de Subvention S lectionnez la Convention de Subvention pour laquelle vous souhaitez cr er un Rapport eFinal ou cliquez sur un Rapport eFinal existant li cette Convention de Subvention Compl tez les chapitres 1 a 10 et sur Annexe A 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi a Compl ter les chapitres 1 10 et Annexe A 1 Cliquez sur chaque chapitre dans le volet de navigation a gauche de l cran 2 Pour chaque chapitre introduisez une justification dans le champ afin d expliquer pourquoi le but ou le r sultat a t atteint ou pas 3 Les champs nouvellement apparus doivent tre compl t s ae Les chapitres 1 a 10 et l Annexe A ont t compl t s par le syst me Les nouveaux champs apparus dans ces chapitres doivent tre compl t s 83 APPEL Compl ter le chapitre 11 FR Rapport eFinal gt Chapitre 11 Cliquez sur Agreement dans le menu principal d APPEL L cran de Recherche de Conventions de Subven
132. ues en tant que partenaires de la DG ECHO de se faire connaitre aupr s de la DG ECHO en postulant pour le Contrat Cadre de Partenariat CCP afin de devenir partenaire de la DG ECHO Pour se connecter l application APPEL le candidat partenaire doit au pr alable cr er son compte ECAS European Commission Authentication System en s enregistrant dans ECAS a partir de l cran d authentification APPEL Un compte ECAS consiste en un identifiant personnel unique nom d utilisateur ou adresse e mail et mot de passe permettant d tablir une connexion prot g e avec un large ventail de syst mes d information de la Commission a l aide d un m me mode d authentification Pour consulter ou modifier ses donn es dans APPEL l utilisateur doit activer son compte et ses droits d utilisateur a partir de l cran d accueil APPEL L application APPEL permet aux partenaires existants de la DG ECHO de faire la mise jour de leurs donn es administratives et la gestion de projets humanitaires Pour la gestion des projets humanitaires l application est compos e des modules suivants eRequ te eRequest utilis pour cr er ou consulter une requ te Convention Agreement utilis pour consulter les Conventions de Subvention cr er ou consulter des requ tes d eModification des rapports elnterim et des rapports eFinal T l chargements Downloads utilis pour t l charger les derni res informations de la DG ECHO Cette e documentation
133. uez sur Ajout d une ligne pour ajouter un pays si plus d un pays sont impliqu s Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s Appel Compl ter les chapitres 2 a 9 RQ eRequ te gt Chapitres 2 9 Cliquez sur eRequ te dans le menu principal d APPEL L cran des eRequ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur les chapitres 2 9 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter les chapitres 2 9 1 Cliquez sur chaque chapitre et sous chapitre dans le volet de navigation gauche de l cran 2 Pour chaque chapitre et sous chapitre introduisez au minimum toute l information obligatoire 3 Cliquez sur Sauver Y Astuces Le champ 2 3 Veuillez r sumer les r sultats de l valuation devrait servir de base a la logique d intervention S il existe un rapport d valuation il peut tre annex ainsi que les r sultats r sum s ici en ce qui concerne l action propos e Le cas ch ant fournissez une valuation des risques pouvant r sulter de catastrophes naturelles Pour le champ 3 1 Pr sence de l organisation humanitaire dans la zone d intervention veuillez fournir un bref aper u de la strat gie actuelle et future dans le pays un descriptif des activit s actuelles
134. uvez pas soumettre une nouvelle version si le Desk est toujours occup sur la derni re eRequ te soumise 2 Vous ne pouvez pas soumettre une nouvelle version d eRequ te alors que la signature de la Convention a t lanc e Le syst me a une option de contr le de s curit pour viter que l eRequ te change pendant que le processus de signature est en cours Cependant le Desk Officer responsable peut arr ter le processus de signature et permettre la soumission d une nouvelle version Pourquoi ne puis je pas cr er une nouvelle version d eRequ te Les nouvelles versions ne peuvent pas tre soumises pendant certaines tapes du processus d valuation Par exemple il est impossible de cr er soumettre une nouvelle version 1 Jusqu ce que l eDocument soit assign un Desk Officer 2 Apr s la finalisation de l valuation Si vous devez encore cr er soumettre une nouvelle version contactez le Desk Officer pour savoir comment proc der Pourquoi seules 3 activit s peuvent tre ajout es dans le cadre logique du sous chapitre 4 3 1 de l eRequ te Le cadre logique respecte les lignes conductrices du CCP Le fait d avoir uniquement trois activit s dans le cadre logique a t discut en longueur pendant la consultation sur le Contrat Cadre de Partenariat de 2008 Le cadre logique doit fournir un bon aper u de l action propos e en ligne avec les bases de la gestion du cycle de projet C est une version abr g e qui conti
135. velle version ne peut tre soumise une fois que l valuation par le Desk est termin e Les chapitres marqu s d un point d exclamation rouge et les champs marqu s d un ast risque doivent obligatoirement tre compl t s Appel Chapitres Compl ter le chapitre 1 Information G n rale RQ eRequ te gt Chapitre 1 Cliquez sur e Requ te dans le menu principal d APPEL L cran des e Requ tes apparait S lectionnez l eRequ te de votre choix Cliquez sur le chapitre 1 Informations G n rale 4 Profils Les profils autoris s a compl ter les chapitres sont les suivants Encodeur Sender Personne qui fait l envoi Compl ter le chapitre 1 Information G n rale 1 2 3 Compl tez l ensemble des champs obligatoire Le nom de l Organisation Humanitaire et le pays d enregistrement apparaissent d j dans le champ Ils ont t introduits par le syst me conform ment l information de votre organisation Cliquez sur l ic ne calendrier et s lectionnez une Date de d marrage Si l action a d j commenc introduisez la raison qui justifie cette situation ex Premi re Urgence ou Action Urgente La date de d but d ligibilit des d penses est elle gale la date de soumission 1 Si oui introduisez l explication des d penses budg taires entre la date de soumission et la date de d marrage de l op ration 2 Si non cliquez sur l ic ne calendrier s lectionn
136. xes montre une liste des documents d j attach s l eDocument et permet de t l charger d autres documents attacher 2 Impression G n re un document PDF d uniquement cet cran ou de ce chapitre Le document PDF peut alors tre Envoy imprimer Sauvegard sur votre disque dur ou disque r seau Visualis en aper u dans le volet contenu L image suivante illustre les fonctions disponibles lors de la cr ation d un nouveau eDocument Suppression Soumettre Upload Annexes l impression 3 4 5 Les fonctionnalit s ajout es sont 3 Supression Efface un brouillon d eDocument avant de le soumettre Cliquez sur OK pour confirmer la suppression du brouillon ou cliquez Annuler pour continuer la cr ation du document aucune information ne sera perdue 4 Soumettre Envoi l eDocument la DG ECHO Une fois que le formulaire est dispatch une Unit de la DG ECHO le partenaire re oit un accus de r ception 5 Upload Transfert d un eDocument cr hors ligne vers l application en ligne L eDocument au format XML se trouve sur votre ordinateur et est transf r vers l application en ligne L image suivante illustre la fonction qui sert la cr ation d une nouvelle version d un eDocument Nouvelle version Annexes impression SS 6 La fonctionnalit ajout e est 6 Nouvelle version Cette fonction cr e une nouvelle version d eSingle formulaire d ja existant Le num ro d

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